Мария Владимировна Кирсанова, Наталья Николаевна Анодина, Юрий Михайлович Аксенов

Деловая переписка: учебное пособие

Предисловие

Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы.

Несмотря на наличие современных форм связи: электронной почты, спутниковой связи, сотовой и пейджинговой связи, которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки и интерпретации, – роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо является документом, а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с текстом на ней, нет. Как известно, каждые 10 лет происходит революционный скачок в методах обработки и хранения информации. Граммофонные пластинки сменила магнитная лента, магнитную ленту – бумажные перфокарты, перфокарты – гибкие диски, затем наступила эпоха компакт-дисков, сегодня применяются оптические диски. Через 10 лет невозможно будет найти проигрыватель компакт-дисков, а письмо, составленное на бумаге, будет храниться в архиве несколько столетий. Важен и психологический фактор: гораздо приятнее получить хорошо оформленное письмо на бланке, чем безликое пейджинговое послание. Таким образом, деловое письмо – перспективная часть документооборота.

Предлагаемое учебное пособие – результат изучения и обобщения существующей практики деловой переписки. Авторы проанализировали письма различных организаций, предприятий, учреждений в органы государственного управления. По результатам анализа даны рекомендации по составлению таких писем. При этом авторы опирались также на исследования Л. В. Аверьяновой, П. В. Веселова, М. Д. Култуновой, В. В. Паневчик, А. Ю. Чуковенкова и В. Ф. Янковой и др. авторов, а также ГОСТ Р 6.30-2003 и международный стандарт по оформлению международной переписки.

В учебном пособии две темы: «Деловое письмо в России» и «Международные письма». Для закрепления изучаемого материала даны контрольные вопросы и практические задания, приводятся образцы оформления писем, что особенно полезно практическим менеджерам, слушателям факультета повышения квалификации, студентам-заочникам, изучающим делопроизводство самостоятельно. Авторы обращают внимание преподавателей, которые будут применять данное пособие в своей работе, что для формирования умений и навыков в составлении писем студентам необходимо выполнить все задания и разобрать тексты, приведенные в разделах, посвященных отдельным видам писем. Следует отрабатывать скорость составления письма, обсуждать составляемые письма.

В настоящем учебном пособии большое внимание уделено письмам в органы государственной власти. Это связано с тем, что авторы длительное время работают в этих органах и передают опыт своей работы с документами слушателям Сибирской академии государственной службы.

Тема 1.

Деловое письмо в России

1. Законодательные и нормативно-методические основы деловой переписки в России.

2. Правила оформления делового письма.

3. Язык и стиль официальных писем.

4. Виды писем в органы государственного управления.

5. Переписка деловых людей по электронной почте.

1. Законодательные и нормативно-методические основы деловой переписки в России

Под законодательной и нормативно-методической базой деловой переписки понимается комплекс правовых положений, требований и методов, которые в совокупности устанавливают нормы создания и обработки документов.

Этот комплекс включает:

• федеральные законы;

• нормативно-правовые акты федеральных органов власти РФ;

• нормативно-правовые акты субъектов РФ;

• государственные стандарты;

• межотраслевые нормативно-методические документы, регламентирующие работу с документами.

Законодательными актами регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения). Так, в соответствии со ст. 4 Федерального закона «О почтовой связи»[1]Правительство РФ своим постановлением от 15.04.2005 № 221 утвердило Правила оказания услуг почтовой связи. Эти правила определяют комплекс требований к упаковке, адресованию, пересылке писем, почтовых карточек. Постановлением Правительства РФ от 28.08.1997 № 1108 утверждены Правила предоставления услуг телеграфной связи.

В Российской Федерации созданы законодательные нормы документирования и работы с документами, которые являются правовой основой процессов информатизации. Так, принятый в 1995 г. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»[2] регулирует отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий.

Отношения, возникающие при передаче информации за пределы Российской Федерации и получении ее из-за рубежа, регулируются Федеральным законом «Об участии в международном информационном обмене»[3], принятым в 1996 г. Законом также установлены ограничения на вывоз за пределы Российской Федерации документированной информации.

Ряд заключительных актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при ведении переписки. Официальное использование государственного языка закреплено Законом РФ «О языках народов Российской Федерации»[4]. Статья 16 Закона определяет: «На территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик».

Увеличение доли электронных документов в общем документообороте, возрастание количества деловой переписки, которая ведется в электронной форме, сделали актуальным вопрос об удостоверении подобных документов. Разработанные законодательные нормы направлены на придание юридической силы документам на различных носителях.

С целью обеспечения правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах в 2002 г. был принят Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»[5]. Закон устанавливает нормы, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок. Из этого следует, что закон устанавливает (при соблюдении определенных условий) одинаковую силу бумажного и электронного документа.

Отдельные законодательные нормы документирования и работы с документами в РФ направлены на упорядочение применения видов документов в той или иной области деятельности и установление единообразия их подготовки и оформления.

Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессах предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками. Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) устанавливает понятие «юридическое лицо»: им признается организация, которая имеет в собственности, полном хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество, отвечает по своим обязательствам этим имуществом и выступает в суде, арбитражном суде, третейском суде от своего имени (ст. 48 ГК РФ). В соответствии со ст. 55 ГК РФ филиалы и представительства организаций не могут являться юридическими лицами.

ГК РФ определил правовые основы деятельности юридических лиц и взаимоотношений юридических и физических лиц, основания прав собственности, договорные и иные обязательства. В процедуре заключения, выполнения, изменения и расторжения договоров заметную роль играет деловая переписка. Кодекс дает определения некоторых разновидностей деловых писем, например ст. 435 содержит определение оферты, аст. 438 – акцепта.

Вст. 52 ГК РФ приводятся требования к содержанию и оформлению таких документов, как устав и учредительный договор, которые являются основными видами учредительных документов юридического лица: «В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида». Наименование юридического лица и место его нахождения принадлежат к числу сведений, которые обязательно включаются в бланк всех видов деловой переписки и не только придают ей официальный характер, но и влияют на ее юридическую силу.

В ряде статей Трудового кодекса РФ (ТК РФ) установлены нормы документирования – требования и к форме, и к содержанию документа, т. е. составу его информации. Например, ст. 184 ТК РФ определяет, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности.

Уголовный кодекс РФ (ст. 324, 325) относит к правонарушениям приобретение или сбыт официальных документов, похищение или повреждение документов, штампов, печатей.

В Кодексе РФ об административных правонарушениях (ст. 13.20) к числу правонарушений относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. Административная ответственность при этом может выражаться в вынесении предупреждения или наложении штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда (МРОТ); на должностных лиц – от трех до пяти МРОТ.

Практически все законодательные акты, которыми определяется создание организаций различных организационно-правовых форм и форм собственности, наряду с правовыми нормами их создания, реорганизации, ликвидации, управления значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов.

Так, ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах»[6] ист. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федеральный закон «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»[7] определяют состав документов и обязанности этих организаций по хранению документов. Законодательно установлена не только обязательность хранения документов по месту нахождения исполнительного органа организации, но и обязательность передачи документов на государственное хранение. Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации. Для всех, кто по роду своей профессиональной деятельности занят деловой перепиской, чрезвычайно важно знать, что переписка наряду со всеми остальными официальными документами должна храниться установленные сроки (обычно 5 лет), так как она сопровождает все процедуры, связанные с деятельностью (коммерческой, управленческой и др.) той или иной организации.

Федеральное законодательство определяет нормы оформления отдельных реквизитов документов. Так, Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» регламентирует изображение Государственного герба на документах. Закон допускает изображение герба в многоцветном, одноцветном вариантах и без геральдического щита. Постановление Правительства РФ[8] регламентирует порядок изготовления и использования бланков и печатей с воспроизведением Государственного герба.

Законодательно установлено использование товарных знаков при оформлении документов. Так, Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров»[9] определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, которая используется при оформлении бланков деловых писем.

Порядок переписки, связанной с обращениями граждан в государственные структуры, основывается на положениях законодательного акта 1980 г.[10] и принятых позднее федеральных законов[11].

Переписка, связанная с депутатскими запросами, регламентирована Федеральным законом от 08.05.1994 № 3-ФЗ «О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации»[12].

При оформлении деловой переписки используются Общероссийский классификатор промышленных объединений и предприятий (ОКПО), в соответствии с которым на бланке проставляется код организации – автора документа, и Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), по которому в бланк письма должен вноситься код вида документа. ОКУД представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются в бланках.

В числе национальных стандартов действует целый ряд стандартов, устанавливающих правила оформления документов.

Особое значение для делопроизводственной службы имеет унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), с большинством документов которой работают практически все делопроизводственные службы независимо от направления деятельности организации и ее организационно-правовой формы. В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации по классу 020000 в состав УСОРД входи т. д.кументация:

• по созданию организации, предприятия;

• реорганизации организации, предприятия;

• ликвидации организации, предприятия;

• приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

• распорядительной деятельности организации, предприятия;

• организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

• оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия.

УСОРД включает в себя государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению[13].

Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию – ГОСТ Р.6.30 – 2003[14] содержит основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов. Стандарт определяет правила оформления официальных писем, некоторые требования к тексту этих документов. Впервые стандарт носит рекомендательный характер, что обусловлено современным законодательством.

Кроме унифицированных форм и унифицированных систем документации, Госстандарт России в разное время утвердил еще ряд государственных стандартов, обязательных к применению в работе с документами.

ГОСТ Р 51141-98[15] нормативно закрепляет термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле, и их определения. В стандарт включено 140 терминов, определяющих общие понятия в делопроизводстве, термины, используемые в документировании и организации работы с документами. Использование стандартных терминов обязательно во всех видах документации, в том числе при создании или регламентации конкретной делопроизводственной системы, в инструкциях, положениях, регламентах, а также в специальной литературе по делопроизводству.

Почти полвека действует стандарт на размеры бумаги[16], который установил основные форматы для производства бумаги, изготовления изделий из нее (папки, конверты и т. п.), подготовки документов.

Для подготовки писем используются стандартные форматы бумаги в соответствии с действующим в настоящее время ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». Это форматы приняты и Международной организацией по стандартизации (ISO)[17]. В управленческой практике в нашей стране основным форматом является формат А4 (210 х 297 мм). Международной организацией по стандартизации разработан международный стандарт на писчую бумагу, которым формат А4 также установлен как основной. Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841 х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего делением большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.

В управленческой практике документы оформляются главным образом на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

С изменением в 1990-е гг. законодательной базы, техническим переоснащением организации и внедрением новых информационных технологий обработки документов возникла необходимость разработки нормативной базы документационного обеспечения управления. Таким нормативным документом является инструкция, разработанная в 2000 г.[18] для министерств и ведомств. Инструкция утверждена приказом Росархива и зарегистрирована Минюстом России 26.12.2000 № 2508, что, несомненно, повышает ее статус как нормативного документа. Инструкцию следует рассматривать как комплексный документ, она отражает практически все технологические операции делопроизводства.

Порядок работы с перепиской, составляющей обращения граждан, определяется специальным нормативным актом, утвержденным правительством в 1981 г.[19]

Деловая переписка составляет большую часть документооборота любой организации. Она используется для обмена информацией между разными организациями, структурными подразделениями одной организации и сопровождает практически все этапы управления, установления и поддержания деловых связей. Переписка содержит важную информацию о процедурах заключения, выполнения, расторжения гражданско-правовых договоров, поэтому в спорных случаях может рассматриваться судебными и арбитражными органами как доказательство. При этом чрезвычайно важно, чтобы каждое письмо являлось официальным документом, т. е. было оформлено в соответствии с действующими в Российской Федерации нормами.

2. Правила оформления делового письма

Существуют единые требования и правила оформления писем в организациях, на предприятиях (независимо от форм собственности и вида деятельности) и ведется делопроизводство традиционным способом или на основе современной информационной технологии.

Порядок оформления реквизитов письма определен Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001) и государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

• юридическую силу письма;

• качественное и своевременное составление и исполнение письма;

• организацию оперативного поиска писем.

При подготовке письма используются следующие реквизиты:

01. Государственный герб Российской Федерации (если учреждение государственное);

02. Герб субъекта Российской Федерации (в учреждениях субъектов РФ);

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04. Код организации;

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07. Код формы документа;

08. Наименование организации;

09. Справочные данные об организации;

11. Дата документа;

12. Регистрационный номер документа;

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;

15. Адресат;

17. Резолюция (при поступлении письма в организацию);

18. Заголовок к тексту;

19. Отметка о контроле;

20. Текст документа;

21. Отметка о наличии приложения;

22. Подпись;

24. Визы согласования письма;

25. Оттиск печати (гарантийные письма);

26. Отметка о заверении копии (если необходима копия письма);

27. Отметка об исполнителе;

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29. Отметка о поступлении документа в организацию;

30. Идентификатор электронной копии документа.

Реквизит 01, 02 – Государственный герб РФ или герб субъекта РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента РФ от 30.11.1993 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ. Герб субъектов РФ помещается на бланке государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположение реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с Государственным гербом в соответствии с Постановлением правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба РФ» изготавливаются только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих соответствующую лицензию, и являются документами строгой отчетности. На бланке может быть или герб России, или герб субъектов Федерации, но не два герба одновременно.

Реквизит 03 – Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Как правило, это символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы.

Реквизит 04, 07 – Код организации и Код формы документа. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000). Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Реквизит 05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица ОГРН 0000000000000.

Реквизит 06 – Идентификационный номер налогоплательщика ИНН/КПП 0000000000/000000000.

Реквизит 08 – Наименование организации. Оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в уставе, положении. Данный реквизит указывает автора документа. Автором документа может быть предприятие или должностное лицо.

Наименование организации указывается в именительном падеже. Например:

ЗАО «Кристалл»

или

Генеральный директор ООО «Граф»

Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру – при продольном расположении реквизитов.

Реквизит 09 – Справочные данные об организации. Содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату лицензии и другие сведения. Например:

ЗАО «Кристалл»

ул. Кирова, 3, офис 14,

г. Новосибирск, 630010,

факс: 661217,

E-mail: Crystal@nm.ru

Реквизит 11 – Дата документа. Это один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

• дата его подписания (для приказов, писем, факсограмм, справок);

• дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

• дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например:

08.04.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например:

8 апреля 2005 г.,

а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например:

2005.01.08.

(в основном в международной переписке).

Реквизит 12 – Регистрационный номер документа. Это

порядковый номер документа с началом календарного года. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой.

Регистрационный номер по усмотрению организации можно дополнять индексом: дела по номенклатуре, должностных инструкций, авторов документов, корреспондентов или исполнителей ит. п. Например:

10-3/12

(10 – порядковый номер документа, 3 – номер структурного подразделения, 12 – номер дела по номенклатуре дел).

Приказы по личному составу и основной деятельности имеют отдельную нумерацию в пределах своей группы. Поступающие в организацию документы, отправляемые документы, внутренние документы регистрируются отдельно.

Реквизит 13 – Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа.

Данный реквизит обязателен для ответных писем, располагается на бланке ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма. Например:

На№ 120-10/12     05.04.2005

Реквизит 15 – Адресат. Указывается в письмах, может состоять из следующих составных частей:

• наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

• наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

• указание должности получателя (в дательном падеже);

• инициалы и фамилия (в дательном падеже);

• почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочного интервала.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Директору ЗАО «Эра»

Г. В. Петрову

Определено несколько вариантов оформления реквизита «Адресат»:

1. Документ можно адресовать на имя организации или структурного подразделения, при этом наименование организации и структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Завод «Кристалл»

Отдел маркетинга

Если документ адресован должностному лицу, то адресат оформляют следующим образом:

Директору ЗАО «Развитие»

П. Н. Фролову

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

Начальнику отдела кадров

П. С. Григорьеву

2. Должность получателя и его фамилия указывается только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. Например:

Управление начального

профессионального образования

Отдел кадров

гл. специалисту

Г. В. Сидорову

При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или ученым), эти звания указываются перед фамилией. Например:

Российский государственный

гуманитарный университет

Историко-архивный институт

Зав. кафедрой археологии

Проф. А. Д. Степанскому

3. Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений, то их следует указывать обобщенно. Например:

Руководителям предприятий

Красноярского края

Администрациям районов, городов

Омской области

4. Реквизит «Адресат» может иметь в своем составе и почтовый адрес: если документ адресуется в организацию, указывают ее наименование, а затем почтовый адрес. Если документ адресуется физическому лицу, указывают фамилию, инициалы адресата, затем почтовый адрес.

Реквизит «Адресат» печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков углов.

На одном документе рекомендуется помещать не более четырех адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку.

При направлении писем зарубежным адресатам реквизит «Адресат» включает инициал имени и фамилию (имя и фамилию) адресата; должность адресата, наименование организации, номер дома, название улицы, название населенного пункта, почтовый код (индекс), название страны. Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата. При адресовании писем в Великобританию может быть указано название графства. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по его левой границе. Количество строк адресата должно быть ограничено шестью, а количество букв – тридцатью. Если в строке более тридцати знаков, реквизит можно оформить шрифтом меньшего кегля. Прописными буквами рекомендуется писать название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Если документ адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес. Например:

The Municipal Court of Seattle

600 Third Avenue /MS

SEATLE, WEASHINGTON 98104

USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указывается его имя (инициал имени), фамилия, должность, название фирмы, почтовый адрес. Например:

Mr. A. Widmar, chairman,

Coke and Son Ltd

LONDON SWK 48 C

ENGLAND

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указывается его имя (инициалы имени), фамилия, затем почтовый адрес. Например:

Mr. Luis Serrano Correcher

34 Call Alcala 6a pl.

(Servicio de prenca)

MADRID 28071

ESPANA

Реквизит 17 – Резолюция. Это конкретное поручение руководителя по исполнению документа. Этот реквизит используется при поступлении письма в организацию.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса.

На письмах, порядок исполнения которых уже известен и не требует никаких дополнительных указаний, в резолюции может быть указан только исполнитель (или исполнители) и срок исполнения. Например:

А. С. Черняеву

к 12.05. 2005

Личная подпись

07.05.2005

Если срок исполнения письма является типовым или он указан в тексте самого письма и, следовательно не требуется его специального указания в резолюции, то руководитель в резолюции может проставить только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, подпись и дату. Например:

А. Б. Веберу

А. А. Галкину

Личная подпись

03.04.2005

Резолюция переносится службой делопроизводства в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.

Реквизит «Резолюция» проставляется руководителем на входящих и внутренних документах, в верхней части.

Реквизит 18 – Заголовок к тексту. Включает краткое изложение основного смысла текста составляемого письма. По окончании составления текста письма к нему формулируется заголовок, являющийся обязательным его элементом. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?» («оком?»). Например:

О сроках поставки продукции

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается от левой границы правого поля документа. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля. Заголовок из двух или более строк печатается через один межстрочный интервал. Количество строк заголовка должно быть не более пяти. Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок нужно формулировать обобщенно.

Реквизит 19 – Отметка о контроле. Проставляется на документах, требующих исполнения и взятых на контроль, в виде буквы «К» (контроль) или контрольной даты на левом поле документа на уровне заголовка. Может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки красным, синим, зеленым карандашом.

Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».

Реквизит 20 – Текст. Тексты документов пишутся на русском языке при направлении их: а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Письма, как правило, состоят из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («предприятие не возражает», «фирма считает возможным»). Подробно о текстах писем будет изложено в следующем разделе этой темы.

Реквизит 21 – Отметка о наличии приложения. Часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

1. Если приложения упомянуты в тексте, то отметка об их наличии оформляется по форме:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

2. Если приложения в тексте не названы, их наименования указываются в отметке о приложениях. Например:

Приложение: 1. Акт приема работ на 12 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект доклада на 7 л. в 2 экз.

При наличии нескольких приложений их нумеруют. Под словом «Приложение» ничего не пишут, номера помещаются друг под другом. Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы, прямо от поля, всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие.

Между названиями приложений делается 1,5–2 межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.

3. Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются. Например:

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес

4. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Например:

Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в 3 экз.

5. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: Гарантийное письмо ОАО «Заря» от 25.10.2005 № 25/10 и приложение к нему, всего на 21 л. в 2 экз.

Реквизит 22 – Подпись. Это обязательный реквизит служебного документа. Должностные лица подписывают документы в пределах своей компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. Подпись помещается сразу под текстом от левого поля документа. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка.

Расшифровка подписи оформляется без скобок строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки в наименовании должности. Инициалы располагаются перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается. Например:

Генеральный директор    Личная подпись     Н. И. Сергеев

2. Когда письмо подготовлено несколькими организациями, то подписывают его, соответственно, их руководители. Подписи лиц с одинаковыми должностями располагают на одном уровне. Например:

3. При подписании документа несколькими должностными лицами одного и того же предприятия, например начальником и главным бухгалтером, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Директор                   подпись    А. В. Ковалев

Главный бухгалтер     подпись     В. Л. Петрова

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности и обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам».

Федеральный закон от 2002 г. «Об электронной цифровой подписи» создал правовую основу для использования электронных цифровых подписей в различных сферах деятельности.

Реквизит 24 – Визы согласования документа. Внутреннее согласование документа проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе. Внутреннее согласование обычно оформляется визой, которая включает подпись визирующего, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости – должность визирующего. Например:

Главный бухгалтер     Личная подпись    И. И. Петров

21.02.2005

Проект письма с визами согласования направляется для подписания руководителем.

Для письма, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого письма.

Реквизит 25 – Оттиск печати. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на гарантийных письмах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью организации.

Организация должна иметь печать со своим наименованием.

Реквизит 26 – Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

• заверительную надпись «Верно»;

• должность лица, заверившего копию;

• личную подпись;

• расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

• дату заверения.

Например:

Верно

Инспектор отдела кадров

Личная подпись М. В. Колосов

07.04.2005

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (при направлении документа в другую организацию).

Реквизит 27 – Отметка об исполнителе. Состоит из фамилии исполнителя (или фамилии, имени, отчества) и номера его телефона. Эту отметку имеют только исходящие документы – справки, заключения, письма и т. д.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

И. В. Петров

45-34-67

Если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копию двух сторон листа).

Для документов с грифом ограниченного доступа указываются адресаты всех экземпляров. Например:

Семенова 925-83-54

Экз. 1 – в адрес

Экз. 2 – в отдел 04

Экз. 3 – в отдел 06

Реквизит 28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Проставляется сразу после решения вопроса и отправления ответа. Состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – кратких сведений об исполнении; слова «В дело»; номера дела, в которое документ будет подшит; кратких сведений об исполнении документа; подписи, даты. Например:

В дело 24/5. Ответ 03-5/88 от 07.05.2005

08.05.2005     подпись   И. Иванко

Или

Решено протоколом согласования 12.08.2005 Вдело 03–05.

16.01.2005     подпись   М. Черняк

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Реквизит помещается на нижнем поле первой страницы документа.

Реквизит 29 – Отметка о поступлении документа в организацию. Проставляется при получении документа в нижнем правом углу первой страницы, допускается отметку проставлять специальным регистрационным штампом. Этот реквизит включает порядковый номер и дату получения документа (является началом отсчета срока исполнения полученного документа), при необходимости – часы и минуты. Например:

Вх. № 0001

03.02.2005

Реквизит 30 – Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Схема расположения реквизитов служебного письма представлена на рис. 1.

Рис. 1. Расположение основных реквизитов на бланке служебного

письма

Бланки делового письма

Бланк письма – это формат бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. Бланк придает информации официальный характер.

При получении документа, адресованного организации, основное внимание, безусловно, уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно внимание фиксируется и на внешнем виде документа – качестве бумаги, использовании цвета, дизайне логотипа, начертании шрифтов, композиции надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности. Необходимо стремиться к созданию запоминающегося бланка, способного оставить благоприятное впечатление об организации, отражающего не только определенную информацию об организации, но и ее стиль. Документы на хорошо оформленных бланках являются составной частью имиджа организации, его своеобразной визитной карточкой.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены следующими документами: 1) ГОСТ Р. 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; 2) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива 27.11.2000 № 68.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации может включать:

• Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (только для государственных предприятий);

• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

• код организации;

• наименование организации;

• справочные данные об организации;

• дату документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылку на регистрационный номер и дату документа;

• место составления или издания документа (при необходимости).

ГОСТ Р. 6.30-2003 предусматривает расположение реквизитов бланка в двух вариантах: продольным и угловым.

В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль и их выравнивают либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73 х 88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Для изготовления бланков используют бумагу формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Меньший формат предназначен для документов, текст которых имеет небольшой (до семи строк) объем; использовать для таких документов формат А4 нерационально.

Допускается изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ. Распечатка бланков с компьютера очень экономична для небольших организаций, но не защищает от подделок. Типографские бланки в этом смысле более надежны. Кроме того, для защиты бланков от недобросовестного использования некоторые организации заказывают в типографиях нумерационные бланки и ведут тщательный учет их расходования. С этой же целью государственные и муниципальные учреждения используют для разных видов документов бланки разных цветов.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления последующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают каждый экземпляр документа.

Пример бланка служебного письма (продольное расположение реквизитов)

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь следующие размеры полей (мм): левое – не менее 20, правое – не менее 10, верхнее – не менее 20, нижнее – не менее 20.

В ряде организаций инструкциями и правилами, регламентирующими оформление документов, были установлены размеры полей больше, чем требовал стандарт. Приведем примеры писем на бланках организации (рис. 2–4).

Рис. 2

Рис. 3

Рис. 4

Оформление письма с помощью персонального компьютера

Подготовка документов в настоящее время чаще всего ведется на компьютере, который повсеместно оттеснил пишущую машину и стал основным средством печатания и редактирования документов. Использование компьютера позволяет выявлять и изучать большой объем информации при подготовке текста документа, сократив при этом время по сбору необходимых данных, исключать многократную перепечатку в процессе подготовки документа и поднять культуру внешнего оформления документа.

В памяти компьютера должны быть формы документов, которые разрабатываются в соответствии с нормативными документами. Если создаются документы, на которых нет утвержденных форм, то работники сами могут разработать свои трафаретные или типовые тексты-шаблоны.

Шаблон может быть чистым листом, содержащим некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т. п.). Набор шаблонов позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, унификацию, а значит, и облегчить восприятие документов. Но их надо сначала создать и заложить в компьютер.

При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документов.

В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются как на чистом листе бумаги (для внутренней документации), так и на базе спроектированных бланков организации.

Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов. Например:

Направляем справку (место для заголовка)

Приложение: на________л. в______экз.

Директор                                          Т. Д. Петров

Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить конкретную информацию данного документа. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка состава данных, но индивидуальны по содержанию.

Текстовые редакторы имеют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркиванием, изменения размера и типа позволяют улучшить восприятие содержания. Однако применение в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомендуется, так как это затрудняет восприятие содержания. Не следует использовать более 2–3 шрифтов одновременно.

Для этого чтобы документы, передаваемые с компьютера на компьютер, везде выглядели одинаково, на всех компьютерах организации должны быть установлены одинаковые русские шрифты. Лучше всего при подготовке документов использовать только входящие в комплекс русской версии Windows 95, 98, Nt4, 2000, Me, XP шрифты Times New Roman, Courier New. Эти шрифты в различных сочетаниях с использованием жирного начертания, курсива, различного размера шрифта и подчеркивания могут обеспечить разнообразное оформление документов. При необходимости на компьютеры организации можно установи т. д.полнительно один-два русских шрифта.

Программа MS Word осуществляет проверку орфографии в фоновом режиме одновременно с созданием документа и подчеркивает красной волнистой линией незнакомые слова, возможно, содержащие ошибку, а в контекстном меню предлагает варианты замены неправильно набранного слова. Тем не менее рекомендуется по завершении создания документа запустить проверку грамматики с одновременной проверкой орфографии. Грамматические проверки позволяют выявить неправильно расставленные знаки препинания, несогласованность слов и другие ошибки.

При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари – синонимов, антонимов, а при подготовке текстов на иностранных языках – англо-русские, русско-английские или соответственно немецкие, французские и др., позволяющие моментально просмотреть соответствующую статью словаря к выбранному слову.

При оформлении реквизитов документа необходимо знать следующее:

Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов «Адресат», «Отметка о наличии приложения» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например:

Директору ООО «Заря»

Л. И. Петрову

Реквизи т. д.кумента отделяются друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

От границы левого поля печатают реквизиты «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись».

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от левого поля, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал.

При оформлении писем на двух страницах вторая должна быть пронумерована. Номер страницы проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница».

3. Язык и стиль официальных писем

Деловое письмо является одним из главных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведется общение перед заключением договоров, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией.

Чтобы правильно и быстро составить письмо, необходимо хотя бы в общих чертах знать особенности языка и стиля современной корреспонденции и требования, предъявляемые к ней.

Содержание деловых писем находит свое выражение в их языке. Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен многообразием деловых ситуаций и особенностями конкретного адресата. Поэтому единый комплекс требований к языку деловой переписки разработать невозможно. Тем не менее постараемся выделить некоторые общие признаки языка и стиля такой переписки, которые обеспечивают ее элементарную лексическую, грамматическую и стилистическую грамотность.

Язык деловой переписки характеризуется частотой повторяемости и единообразием речевых средств. Поэтому часто говорят, что он представляет собой набор штампов, клишированных оборотов, стандартов. Нередки случаи в служебной коммуникации, когда встречаются документы, написанные эмоционально, ярко отражающие индивидуальность автора. Но язык деловой переписки должен обладать нейтральным тоном изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также междометия, модальные слова и имена с суффиксами субъективной оценки. Задача языка такой переписки – обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, лишить эмоциональности и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения.

Итак, язык деловой переписки должен обладать следующими чертами: нейтральность; надличностный характер изложения; унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов; сужение диапазона используемых речевых средств; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текста документов.

Важная задача в составлении письма – его информационное насыщение, т. е. то целесообразное количество информации, которое оно в себя включает. Предметом официальной переписки обычно являются сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. Но письмо может содержать и несколько ситуативно-оценочных моделей, что порождает необходимость их полезного размещения.

Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца. Таким образом, абзац показывает переход от одной мысли к другой. Разбивка текста официального письма на абзацы облегчает его восприятие, позволяет адресату мысленно фиксировать аспект, возвращаться к прочитанному, сосредоточиваться перед очередной порцией информации.

Типичный абзац состоит из трех частей: абзацного зачина, абзацной фразы и комментирующей части. В абзацном зачине формулируется тема абзаца, как бы сообщается, о чем речь пойдет дальше. В абзацной фразе содержится основная информация абзаца. В комментирующей части проводится итог сказанному в абзаце. Как правило, комментирующая часть вводится словами: «поэтому», «таким образом», «в этой связи» и т. д. Однако формальные границы между частями абзаца провести представляется не всегда возможным.

Связь между предложениями абзаца осуществляется с помощью повтора. Повтор – это тип логико-грамматической связи между предложениями и абзацами, в котором в последующем предложении в неизменном или измененном виде повторяются различные фрагменты предыдущего предложения. Кроме того, связи между предложениями осуществляются с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок. Например: «в порядке оказания помощи»; «согласно Вашей просьбе»; «в результате этого» и т. д.

Для современной деловой переписки характерна тенденция к ограничению аспектаций. Как правило, авторы соответствующих пособий рекомендуют составлять деловые письма по одному вопросу, чтобы письмо не содержало тематически разнородную и логически не связанную информацию.

В деловом письме выражаются не индивидуальные, а групповые интересы фирм, предприятий, учреждений. Поэтому текст такого письма излагается не столько от собственного «я», сколько от собственного «мы». Но местоимение «мы» в деловом тексте обычно не пишется, так как окончание глагола и так указывает на первое лицо множественного числа. Использование местоимения «он» в деловой переписке требует особой осторожности, так как это местоимение обезличивает субъекта действия, придавая тону письма оттенок фамильярности.

Чтобы сохранить объективность содержания, тон деловой переписки должен во всех случаях оставаться нейтральным. В деловых письмах грубость, нетактичность и всякое другое проявление неуважения к адресату недопустимы. В то же время нельзя впадать и в другую крайность – чрезмерную вежливость. Так, совершенно неуместны в деловых текстах фразы типа: «Не откажите в любезности…», так как для совместной деловой переписки скорее характерны сухость и строгость, чем увлечение чрезмерной вежливостью, не обоснованной интересами дела.

Нередко при составлении письма нарушаются демократические традиции деловой переписки. Чаще всего это наблюдается в тех случаях, когда ожидаемый результат как бы навязывается адресату, например: «Направляем Вам последний вариант проекта трудового соглашения… Просим рассмотреть и утвердить». Нарушение этикета в данном случае проявилось в том, что отправитель письма как бы не допускает возможности, что указанное соглашение может быть и не утверждено.

Как известно, деловому человеку не всегда безразлично, кто подписал адресованное ему письмо. Это значит, что на тон деловой переписки существенно влияет канцелярская практика подписания деловых бумаг. Такая практика требует соблюдения должностного порядка их подписания.

Таким образом, становится очевидным необходимость серьезного и логически верного подхода к написанию делового письма. Невыполнение требований, предъявляемых к деловой корреспонденции, с одной стороны, ведет к затруднению работы с официальными документами, а с другой – лишает письмо юридической и практической значимости.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования ит. п.

Чтобы правильно и быстро состави т. д.ловое письмо, надо знать хотя бы в общих чертах особенности языка и стиля современных официальных писем. Несоблюдение этих особенностей, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает письма юридической силы и практической значимости.

Эксперты единодушны в том, что официальное письмо должно занимать не более страницы. Но вот то, каких рекомендаций необходимо придерживаться при определении структуры письма, выборе слов, решить бывает нелегко.

Структура делового письма

Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение, т. е. включение в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Нередко один аспект может составить содержание всего письма, и чаще всего такими являются письма, не требующие ответа. Для многоаспектных писем уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспекта содержания. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

Наиболее простая структура письма – это две части. Впервой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания. Приведем примеры структуры писем, состоящих из двух-трех частей.

Служебное письмо-запрос:

1) обоснование актуальности запроса;

2) содержание запроса;

3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Сопроводительное письмо:

1) сообщение о высылаемом материале;

2) уточняющие сведения.

Письмо-просьба:

1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

2) изложение просьбы;

3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):

1) повторение изложения просьбы;

2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

Синтаксис официального письма

Характерной особенностью синтаксиса официального письма, как и любого официального документа, является то, что порядок слов в предложении должен отражать логическую последовательность элементов содержания письма и соответствовать традиционным для данного языка нормам расположения слов. В русской письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Иными словами, отсутствие в письменной речи активной, не формирующей смысл интонации компенсируется принципом «линейной» подачи информации. Сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем – основная, причем основная помещается после сказуемого, а вспомогательная – в начале предложения до сказуемого. Именно поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. Для официально-делового стиля характерны предложения, в которых подлежащее выражено не одним словом, а целостным по назначению сочетанием слов. В целом при согласовании подлежащего со сказуемым действует такой принцип: субъект действия отождествляется не столько с индивидуальным лицом, сколько с его собирательным статусом.

Рассмотрим варианты согласования сказуемого с подлежащим, характерные для официально-делового стиля, которые могут вызывать сомнения у составителя письма.

• При подлежащем с количественным числительным, оканчивающимся на «один», сказуемое употребляется в форме единственного числа. Например:

Неправильно

В 2005 г. на предприятие

были приняты 21 специали-

сты

Правильно

В 2005 г. на предприятие был

принят 21 специалист

• При подлежащем, имеющем в своем составе имя числительное, означающее «два» или более, сказуемое употребляется как в форме единственного, так и в форме множественного числа. Например:

На заседании педагогического совета будут обсуждены (будет обсуждено) два доклада.

Необходимо учитывать, что сказуемое в форме единственного числа подчеркивает внутреннюю нерасчлененность, целостность того множества, о котором идет речь. Например: заводу выделено 12 автомашин.

Единственное число оказывается более уместно, когда лица или предметы пассивны по отношению к обозначенным сказуемым действию или признаку.

Например: было рассмотрено три проекта; было продано 10 костюмов. Форма множественного числа сказуемого уместна в тех случаях, когда составитель документа хочет подчеркнуть активный характер действия каждого лица.

Например:

12 рабочих цеха добились отличных показателей.

• Подлежащие, включающие слова «большинство», «меньшинство», «множество», «ряд», «часть», «много», «немало», «несколько», «количество», «число», «не меньше чем», а также отрицательные и неопределенные местоимения («никто», «ничто», «кое-кто»), употребляются со сказуемыми в форме единственного числа, т. е. сказуемое в этом случае согласуется с подлежащим по грамматическому принципу. Например:

большинство голосовало против; ряд предложений проекта не подкреплен расчетами.

• При подлежащем, выраженном местоимением «кто», сказуемое ставится в форме единственного числа. Например:

тот, кто представит лучшую программу, будет награжден.

Рекомендации по использованию цифр и слов, обозначающих количество или порядок

Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов.

Отдельные виды информации подаются в словесно-цифровой форме. Например: 205 000 записывается так: 205 тыс. Количество, выраженное однозначным числом, воспроизводится словом, а не цифрами. Например: дефектных изделий должно быть не более трех. Аналогично обозначаются временные границы или периоды. Например: испытания должны продолжаться три-пять дней.

Если однозначное число сопровождается обозначением массы, размера и т. д., оно записывается цифрами. Например: требуется 2 кг масла. При записи многозначных чисел цифры делятся пробелами на классы. Например: 253 720 руб.

Запись с помощью цифр порядковых числительных отличается от записи количественных: если она делается арабскими цифрами, то используется наращение, соответствующее падежному окончанию. Например: шероховатость поверхности по 6-му классу точности. При перечислении нескольких порядковых числительных наращение ставится только один раз. Например: изделия 1, 2 и 3-го сорта.

Некоторые порядковые числительные обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без наращения. Римскими цифрами принято записывать порядковые номера месяцев, кварталов.

С помощью цифр можно записывать прилагательные, выраженные сложным словом, включающим указание на число. Например: 100-процентный, 20-километровый, 5-миллиметровый. Допускается сокращать вторую часть прилагательного, означающего единицу измерения: 20-км; 5-мм.

Рекомендации по построению фраз

Составителю письма нетрудно будет построить фразу, если он располагает набором готовых, проверенных долголетней практикой конструкций.

Для объяснения мотивов того или иного действия, той или иной реакции используются следующие выражения:

• В связи с отсутствием финансовой помощи…;

• В связи со сложной экономической ситуацией…;

• В порядке проведения совместной работы…;

• В соответствии с Вашим письмом…;

• В соответствии с протоколом…;

• В ответ на Ваше обращение…;

• В подтверждение нашей договоренности…;

• В целях усиления ответственности…;

• На Ваше обращение… и т. д.

Если составляется письмо-просьба, то используются такие выражения:

• Просим оказать содействие

• Просим выслать в наш адрес…;

• Просим принять участие…;

• Прошу принять меры…;

• Прошу принять к сведению…;

• Прошу довести до сведения…;

• Прошу ликвидировать задолженность… и т. д.

Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

• Направляем информацию…;

• Возвращаем справочные материалы…;

• Высылаем подписанный с нашей стороны договор…;

• Посылаем справочную литературу… и т. д.

Письма-подтверждения начинаются так:

• Подтверждаем…;

• С благодарностью подтверждаем…;

• Фирма «Кристалл» подтверждает… и т. д.

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

• Напоминаем, что…;

• Напоминаем Вам, что…

В письмах-извещениях – такие:

• Сообщаем, что…;

• Ставим Вас в известность, что…

Письмо-гарантия может содержать следующие фразы:

• Оплату гарантируем…;

• Качество изделий гарантируем…;

• Сроки выполнить гарантируем… и т. д.

Письма-приглашения могут начинаться со слов:

• Приглашаем принять участие…;

• Просим направить представителя… и т. д.

Отказ в просьбе и отклонение предложения строятся по таким моделям:

• Ваше предложение отклоняется по следующим причинам…;

• Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам…;

• На Ваше обращение о совместной работе считаем…

Заключительными словами текста письма могут быть следующие:

• Убедительно просим Вас выделить 1 млн руб. На проведение бала выпускников.

• Убедительно просим направить в наш адрес информацию.

• Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

• Просим извинить за задержку с ответом.

• Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

Сокращения как заменители слов и словосочетаний

Использование сокращенных слов (аббревиатур) порой необходимо, чтобы сократить текст, избежать повторения длинных названий либо часто встречающихся слов или словосочетаний.

Существуют лексические и графические сокращения. Пример лексического сокращения – КВН, кавээновец. Графические сокращения – это условные, только письменные сокращения, не являющиеся словами-аббревиатурами. У них нет аббревиатурного произношения, от них не образуются производные слова. Пример графического сокращения – т. е. (читается как «то есть»).

При составлении делового письма нередко возникает вопрос, как сократить слова. В настоящее время стандартизированы некоторые виды сокращений:

1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (г., обл.);

2) названия месяцев (янв.);

3) условные обозначения физических величин и единиц измерения (В, кВт, см, мм, кг);

4) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (Госбанк, квит. №, расч. счет);

5) названия документов (ГОСТ);

6) наименования должностей, ученых званий и степеней (проф., член-корр.; к.э.н., зав., зам., И.О.; ком.).

Из соображений практического удобства возникли сокращения длинных названий. Чтобы правильно их написать, следует воспользоваться «Словарем сокращений русского языка».

Рекомендации по написанию отчетных наименований словосочетаний, наиболее часто употребляемых в текстах письма

Названия документов, которые пишутся с прописной буквы:

Конституция Российской Федерации, Декларация прав и свобод человека и гражданина, Федеральный конституционный закон (название), Федеральный закон (название), Федеральный договор, Закон Российской Федерации (название), Указ Президента Российской Федерации (название), Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию (название), Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. Названия документов во множественном числе пишутся со строчной буквы: указы, законы.

Название документов без предшествующего, стоящего вне названия родового слова (устав, инструкция и т. п.) пишутся с прописной буквы и без кавычек: Положение о президиуме мэрии, Правила внутреннего трудового распорядка, Инструкция по делопроизводству.

Со строчной буквы пишутся: постановление Правительства Российской Федерации, решение городского Совета, постановление мэра, распоряжение мэра, распоряжение главы администрации района города, приказ директора департамента.

Вид документов с предшествующим родовым словом, не включенным в заголовок, пишется со строчной буквы: технологическая инструкция «Ввод информации».

Названия академий, научно-исследовательских учреждений, учебных заведений

В названиях научных учреждений и учебных заведений с прописной буквы пишется первое слово, а также имена собственные, входящие в название: Российская академия наук (РАН), Российская академия медицинских наук (РАМН). Институт ядерной физики Сибирского отделения Российской академии наук, Новосибирский государственный университет (НГУ).

Средние учебные заведения неединичного характера (школы, техникумы, училища) пишутся со строчной буквы: медицинское училище № 1, новосибирская средняя школа № 2.

Общее правило написания названий организаций и их структурных подразделений

В названиях организаций единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в состав названия собственные имена: Российский детский фонд, Фонд социальной поддержки населения, Учреждение юстиции Новосибирской области по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним, Федерация профсоюзов Новосибирской области, ассоциация сибирских и дальневосточных городов.

Названия организаций неединичного характера пишутся со строчной буквы: бюро обмена жилплощади, поликлиника № 17 Дзержинского района. Названия организаций во множественном числе пишутся со строчной буквы: биржи и банки Новосибирской области.

Названия главных управлений в составе структурного подразделения мэрии пишутся с прописной буквы: Главное управление архитектуры и градостроительства мэрии, Главное управление благоустройства и озеленения мэрии.

Названия структурных подразделений мэрии, а также слова типа президиум, ученый совет, факультет, отделение, сектор, группа пишутся со строчной буквы: президиум мэрии, департамент по социальной политике мэрии, правовое управление мэрии, отдел экспертизы и контроля мэрии.

Название железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов, станций метро

В названиях железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов с прописной буквы пишутся все слова, кроме родовых обозначений: аэропорт Толмачево, вокзал Новосибирск-Главный, станция Юность.

Станции метро следует писать без кавычек, с прописной буквы первое слово и имена собственные: станция метро Октябрьская, Красный проспект, Площадь Ленина.

Сложные названия организаций и мероприятий, начинающиеся словами Государственный, Всероссийский, Центральный, Международный или порядковыми числительными (Первый, Второй и т. п.)

С прописной буквы пишется первое слово: Международный выставочный центр, Государственное образовательное учреждение, Новосибирский государственный педагогический университет, Шестая зимняя спартакиада школьников г. Новосибирска.

Сложные названия организаций, начинающиеся с географического определения

Пишутся с прописной буквы, если это определение входит в их состав, и со строчной, если географическое определение не входит в состав названия, а только указывает на местонахождение: Новосибирская городская регистрационная палата, но: новосибирское предприятие ЗАО «Коре».

Названия структур Вооруженных Сил РФ

В важнейших военных названиях Российской Федерации все слова пишутся с прописной буквы: Вооруженные Силы Российской Федерации, Военно-Морской Флот Российской Федерации, Военно-Воздушные Силы.

В названиях родов войск с прописной буквы пишется первое слово, когда эти названия употребляются в значении официальной части Вооруженных Сил: Войска противовоздушной обороны, Ракетные войска, но: ракетные войска обеих армий.

В названиях управлений и подразделений Министерства обороны Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации.

Название военных округов, гарнизонов пишутся с прописной буквы: Сибирский военный округ, Новосибирский гарнизон.

В названиях воинских частей и соединений с прописной буквы пишутся только имена собственные: Глуховская дивизия.

Написание дат

Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: план на 2002 год, смета на 2002 год.

Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание: в октябре 2002 г., в октябре – ноябре 2002 г.; в 1 квартале 2002 г.; в III–IV кварталах 2002 г.; в первом полугодии 2002 г.

Слова «год», «годы» сокращаются (г., гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца, квартала, полугодия. Если дата состоит только из года, то слово «год» пишется полностью: план на 2002 год.

Требуется опускать слово «год» при его цифровом обозначении на титульном листе, а также в выходных данных библиографического описания.

Рекомендуется опускать слово «год» при его цифровом обозначении, как правило, при датах в круглых скобках. Обычно это даты рождения, смерти, рождения и смерти рядом с именем какого-то лица: СИ. Иванов (р. 1925); А. П. Петров (ум. 1980).

Обозначение временных периодов

Календарные сроки в тексте пишутся следующим образом: в октябре 2002 г., но: за 8 месяцев 2002 года, в 2002 году, с 1986 по 1990 год, в 2001–2002 годах.

Все виды некалендарных лет (бюджетный, операционный, отчетный, учебный год, театральный сезон), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 1998/99 учебном году, театральный сезон 2001/2002 года.

Формы обращения в письмах

Стали распространенными формы обращения: уважаемый Иван Петрович! Уважаемый господин Петров! Уважаемые господа!

При обращении к должностным лицам высших органов государственной власти и управления, руководителям (президентам, председателям и т. д.) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр! Уважаемый господин министр!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги!

Склонение фамилий

Мужские фамилии, оканчивающиеся на твердую и мягкую согласную, склоняются: Майорец – Майорца, Коломиец – Коло-мийца, Озолинг – Озолинга, Хмель – Хмеля, Шорец – Шорца, Малай – Малая.

Женские фамилии, оканчивающиеся на твердую или мягкую согласную, не склоняются: Мария Озолинг – Марии Озолинг, Елена Коломиец – Елены Коломиец, Надежда Хмель – Надежды Хмель.

Фамилии, оканчивающиеся на неударную гласную – а, – я, склоняются, за исключением фамилий, в которых окончанию – а предшествует – и: Неруда – Неруды, Петрарка – Петрарки (но Гарсиа, Гулиа).

Славянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную – а, – я, склоняются: Головня – Головни, Лобода – Лободы.

Неславянские фамилии, оканчивающиеся на ударяемую гласную – а, – я, не склоняются: Дюма, Золя.

Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней

Наименования воинских и почетных званий, ученых степеней пишутся со строчной буквы: генерал армии, действительный член Российской академии наук, академик, лауреат Государственной премии.

Высшее звание Российской Федерации пишется с прописной буквы: Герой Российской Федерации.

Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы при их установлении и присвоении. В других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы. Например: установить почетное звание «Народный артист Российской Федерации», «Заслуженный врач Российской Федерации», но: наградить народного артиста Российской Федерации, включить в состав комиссии заслуженного врача Российской Федерации.

Названия средств массовой информации, зрелищных предприятий и учреждений (театров, музеев, парков и т. п.)

С прописной буквы пишется только первое слово и собственные имена, входящие в название: «Российская газета», Государственное учреждение культуры, «Новосибирский драматический театр «Старый дом».

Географическое определение в составе названия пишется с прописной буквы: Новосибирский академический молодежный театр «Глобус». Если географическое определение не входит в состав названия, то оно пишется со строчной буквы: новосибирский цирк.

Слова «Дворец» и «Дом», входящие в названия учреждений культуры, пишутся с прописной буквы: Дворец бракосочетания, Дом актера. Эти же слова пишутся со строчной буквы, если употребляются как нарицательные существительные, а также во множественном числе и при наличии перед ними двух определений: Ледовый дворец спорта «Сибирь», дома отдыха.

Сокращенные названия организаций

Сокращенные названия, составленные из частей слов, пишутся с прописной буквы, если обозначают учреждения единичные (т. е. словосочетание, в полном виде пишется с прописной буквы), и со строчной, если служат наименованиями родовыми: Госзнак, Госдума, госкомитет.

Сокращенные условные названия организаций пишутся с прописной буквы в кавычках и не склоняются, если им предшествуют слова: проектный институт, комбинат и т. п.: проектный институт «Новосибгражданпроект» (проектного института «Новосибгражданпроект»), муниципальное унитарное предприятие «Горводоканал» (муниципального унитарного предприятия «Горводоканал»).

При отсутствии слов «проектный институт», «комбинат» ит.п. их наименования пишутся без кавычек и склоняются: Новосибирскгэсстрой (Новосибирскгэсстрою).

Сокращенные смешанные названия единичных организаций (сложносокращенные слова в сочетании с буквенными аббревиатурами) пишутся с прописной буквы, слитно, без кавычек; причем буквенные аббревиатуры, которые принято писать прописными буквами, сохраняют написание как в начале, так и в середине или в конце сокращенного обозначения: НИИстройкерамика, НИИЭПсельстрой, ГипродорНИИ.

Местоимения «Вы» и «Ваш» при обращении к лицам

Пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас… (Сообщаем Вам…).

При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо…

С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи.

Названия праздников, торжеств

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Новый год, День российской печати, но: День города, День Победы, Рождество Христово.

Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Со строчной буквы пишутся названия постоянно проводимых массовых мероприятий: день встречи выпускников, день донора, день открытых дверей, субботник.

Обозначение диапазона значений

Для обозначения диапазона значений ставят: тире, знак «-», предлог от перед первым числом и до – перед вторым. Например: длиной 5—10 м; длиной от 5 до 10 м; с 14.00 до 16.00 час.

При цифровой форме крупных чисел в диапазоне значений необходимо сохранять нули в числе нижнего предела, например: высота 15000—20000 м.

При буквенно-цифровой форме чисел допустимо опускать в числе нижнего предела обозначение тыс., млн, млрд, например: высота 20–30 тыс. м.

Числа в диапазоне значений располагаются от меньшего к большему, от нижнего предела к верхнему, например: Это составляет 60–80 % всей массы груза.

Номера телефонов, двойные и литерные номера домов

Номера телефонов принято писать, отделяя дефисом по две цифры справа налево (кроме реквизита «Отметка об исполнителе» в правовых актах и письмах): т. 2–99–90; т. 2–45. В номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяется левая группа в три цифры: т. 299–85–90.

Двойные номера домов принято писать через косую черту, например: ул. Линейная, 45/2.

Литерные номера домов пишутся слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., 7а.

Написания сложных существительных и прилагательных с числительными в составе

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие; 3-этажный дом; 1-, 2-, 3-секционный дом.

Сложные слова с числительным и прилагательным «процентный» пишутся: 10 %-ный сбор.

Знак «%» при нескольких числах ставится только один раз, например, 50, 60 и 70 % (неправильно: 50 %, 60 % и 70 %).

Сочетание знаков препинания

Если в начале или в конце предложения, которое нужно выделить в кавычки, стоят слова, уже заключенные в кавычки, то рядом дважды кавычки не ставятся. Например: В телеграмме было сказано: «Трубы предоставит комитет «Новосибгорресурс».

Точка, запятая, точка с запятой, двоеточие и тире не ставятся перед закрывающимися кавычками; все эти знаки могут стоять только после кавычек.

Перед открывающей, закрывающей скобками не ставится запятая, точка с запятой, двоеточие и тире. Эти знаки ставятся только после закрывающейся скобки.

Наиболее часто употребляемые сокращения слов

бульвар – бул.

год, годы – г., гг. (при цифрах)

город, города – г., гг.

господину – г-ну

гражданин, граждане – гр-н, гр-не

гражданка, гражданки – гр-ка, гр-ки

железная дорога – ж.д.

железнодорожный – ж. – д.

жилмассив – ж/м

исполняющий обязанности – и.о.

и другие – и др.

и прочие – и пр.

и так далее – и т. д.

и тому подобное – и т.п.

магистраль – маг.

микрорайон – м/р

миллиард, миллиарды – млрд (после цифрового

обозначения)

миллион, миллионы – млн (после цифрового обозначения)

область – обл.

озеро – оз.

площадь – пл.

переулок – пер.

поселок – пос.

проспект – пр.

пункт, пункты – п., пп.

река – р. (но реки)

улица – ул.

экземпляр – экз.

Информативность и убедительность делового письма

Текст делового письма должен быть кратким и содержать только основные сведения. Дополнительные сведения могут быть приведены в приложении. Одновременно письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется. Основным условием убедительности письма является его доказательность. Точные даты, бесспорные факты особенно важны, если необходимо разобраться в трудном вопросе. Убедительность письма зависит от умения составителя выразить интересы той организации, куда он обращается.

Этикет в деловой переписке

В мировой практике к настоящему времени сложились устойчивые правила поведения и общения в официальных ситуациях. В деловой переписке приняты определенные формы обращения, изложения просьб, выражения признательности, аргументации. Официальный этикет регламентирует и выбор слов, и построение фраз. Например: в деловой переписке используется обращение «Уважаемый…», при этом запятая после обращения придаст письму более будничный и личный характер, а восклицательный знак подчеркнет значимость и официальный тон письма.

Обращение «Уважаемые коллеги» применяется по отношению к лицам одной профессии.

Вводные конструкции в письме смягчают категоричность изложения и тем самым вносят непринужденность в официальное письменное общение. Например: Комитет просит, если это возможно, выслать методический материал.

В современной деловой переписке не принято употреблять местоимение «я». Вместо «Я прошу…» нужно писать «Прошу…», вместо «Я выполнил…» пишут «Мною выполнено…».

Основные требования к тексту деловой переписки

Составляя текст делового письма, необходимо соблюдать определенные требования. Прежде всего, изложение должно быть объективным. Кроме того, оно должно быть нейтральным по стилю. В официальных письмах не допускаются иронизирование, грубость. Не следует впадать и в другую крайность – использовать вычурные слова, выражать чрезмерную вежливость. Неуместны в деловых письмах обороты типа «Не откажите в любезности…». Стиль деловой переписки должен быть достаточно сухим.

Часто встречаемые ошибки в текстах деловых писем

Наиболее часто встречаются структурные ошибки, возникающие из-за отсутствия разработанных типовых писем.

Письмо не должно дублировать другой, уже стандартизированный документ. Нет необходимости в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом и устной информацией.

В связи с тем что на бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего псиьма. Излишне указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в левом верхнем углу письма.

Синтаксические ошибки

1. Ошибки, связанные с несоответствием контекста и порядка слов

Рассмотрим три примера: 1) К 20 декабря завод «Прогресс» выполнил план; 2) Завод «Прогресс» выполнил план к 20 декабря; 3) К 20 декабря выполнил план завод «Прогресс».

В первом предложении констатируется, что завод план выполнил; во втором содержится указание, к какому сроку завод выполнил план; в третьем указывается, какой завод выполнил план.

2. Ошибки при употреблении полной и краткой форм прилагательных

Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Например:

Неправильно:

Выводы комиссии обоснованные и справедливые

Правильно:

Выводы комиссии обоснованны и справедливы

3. Неправильное использование предлогов

Составители деловых писем нередко не различают случаев, когда речь идет об учреждении, а когда о создании. Например: В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты (правильно: На наше предприятие).

В деловой письменной и устной речи получили большое распространение словосочетания с предлогом «о» и с зависимыми существительными в предложном падеже типа: вопрос о доверии; решение о кадрах и т. д. Однако наблюдаются случаи неправильного использования предлога «о». Например:

Управляющий банком отметил о важности поставленного вопроса. Правильно: Управляющий банком отметил важность поставленного вопроса.

4. Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения

В деловых письмах сложноподчиненные предложения, как правило, используются для выражения причинно-следственных связей. При построении сложных предложений следует учитывать, что наиболее употребительны сложные предложения с союзами «что», «который», «если», «чтобы», «где», «вследствие того что», «как». Если придаточное предложение поясняет только одно слово главного предложения, оно обычно следует за этим СЛОВОМ. Например: В работе совещания, на котором присутствовало более 100 человек, приняли участие…

Если придаточное предложение относится к группе сказуемого в главном предложении или ко всему главному предложению, различаются два случая: придаточное ставится перед главным, когда акцент делается на обстоятельствах свершения действия, и после главного, когда оно поясняет основную мысль сложного предложения. Например: Ввиду того, что литье проводилось ускоренным методом, отжиг длился два часа. Отжиг длился два часа, ввиду того, что…

Придаточные предложения могут быть заменены синонимичными причастными и деепричастными оборотами.

Но допускается соединять как однородные синтаксические члены причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями.

Лексические ошибки

1. Неправильное использование слов и терминов

Основная масса ошибок в деловых письмах относится к лексическим. Недостаточная грамотность приводит не только к курьезной бессмыслице, но и абсурду.

Отдельные термины и профессиональные жаргонные слова знакомы узкому кругу лиц определенной профессии, поэтому требуется обязательная расшифровка их в тексте. Расшифровывать нужно и термины, которые в разных отраслях промышленности имеют различное значение.

2. Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов

Часто в деловой язык попадают слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например: срок выполнения может быть пролонгирован (вместо продлен). Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

3. Плеоназмы

Одной из причин Плеоназмов (от греч. pleonasmos – излишество) является неправильное употребление иностранных слов, например: промышленная индустрия (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); форсировать строительство ускоренными темпами («форсировать» означает «вести ускоренными темпами»). Плеоназмы засоряют язык.

4. Тавтология

Это смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова. Например: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы.

5. Неразличение слов-паронимов

Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся по смыслу: гарантийный – гарантированный; поместить – разместить и т. д. Часто составители деловых писем вместо слова «командированный» употребляют слово «командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и означает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием.

6. Ошибки в употреблении слов-синонимов

Синонимами называются слова с одинаковым или близким значением: возвести – построить. Слова-синонимы редко бывают полностью тождественны одно другому. Глагол «построить» может употребляться в любом контексте и сочетании с любым именем существительным, когда речь идет о сооружении, строительстве, постройке чего-либо: построить дом, завод. Глагол «возвести» в соответствии со значением приставки воз– может употребляться только применительно к тому, что возвышается над чем-либо, поднимается вверх: возвести здание, стены.

Неправильное употребление слов-синонимов происходит от того, что многозначное слово может быть синонимичным другому только в одном отношении. Например, характерное для деловых текстов слово «запрос» в одном из значений синонимично слову «требование». В то же время оно не имеет присущего слову «требование» значения – норма, порядок, которому кто-то или что-то должно соответствовать.

4. Виды писем

По характеру информации письма разделяют на большое количество видов:

Письма-приглашения

Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и т. д. обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу организации. Обращение к руководителю, конкретному должностному лицу начинается со слов «Уважаемый..», «Глубокоуважаемый…».

Приведем примеры текстов писем-приглашений.

Уважаемый Виктор Иванович!

Рост заболеваемости туберкулезом во всем мире и в России, где уже несколько лет официально признан его эпидемический характер, вызывает все большую озабоченность как органов власти, так и общественности. Новосибирск занимает, как известно, одно из лидирующих положений по заболеваемости туберкулезом в России. Существующие федеральная, областная и муниципальная программы борьбы с туберкулезом даже при полном финансировании могут лишь стабилизировать положение. Кроме того, они имеют чисто медицинский характер, оставляя в стороне социальные проблемы.

По инициативе общественной организации «Группа Новосибирский Академгородок» Сиб-Ново-Центр совместно с фондом «Академ» и общественной организацией «Правовое общество» в рамках проекта «Местное самоуправление и негосударственные организации: укрепление взаимодействия и обмен опытом в трех регионах России» организует семинар «Социальные проблемы туберкулеза». Координировать организацию семинара поручено фонду.

На семинаре предполагается обсудить проблемы правового регулирования лечения и реабилитации больных туберкулезом, научного обеспечения программ борьбы с туберкулезом и формы взаимодействия общественных и некоммерческих организаций с органами государственной власти и местного самоуправления в этой сфере. Предполагается, что в семинаре примут участие и представители общественных организаций, администрации Новосибирской области и мэрии Новосибирска, депутаты областного и городского Советов и специалисты.

Приглашаем Вас принять участие в работе семинара. Семинар состоится 27 апреля 2005 года в 10 часов по адресу: проспект Димитрова, 4, конференц-зал, 3-й этаж.

Уважаемый Иван Петрович!

С 29 апреля по 3 мая т.г. студенческая газета «Энергия» проводит 5-й региональный студенческий фестиваль «Дни Энергии на Горном Алтае-2005». В нем примут участие свыше 300 студентов Новосибирска, Томска, Кемерово, Барнаула, Красноярска, Омска, Бийска и Новокузнецка, в том числе представители региональных средств массовой информации и крупных общественных организаций.

Цель фестиваля – привлечь внимание студенчества к важным общественным проблемам; к студенческой прессе как к инструменту развития самосознания и выражения интересов молодежи.

В рамках фестиваля:

• семинары, круглые столы и дискуссии по журналистике, политике, экологии;

• расширенное заседание Клуба молодых журналистов;

• выступление команд КВН, музыкальных групп, коллективов студенческой самодеятельности.

Фестиваль организован в режиме интенсивного общения и активного отдыха.

Просим принять участи в студенческом фестивале.

Уважаемые коллеги!

Главным управлением МВД Новосибирской области 27 февраля 2005 г. в 10.00 проводится коллегия по вопросу взаимодействия ведомств, входящих в государственную систему профилактики и предупреждения преступности несовершеннолетних.

Прошу направить Ваших заместителей, курирующих вопросы социальной сферы, для участия в проведении коллегии, обсуждении доклада, внесении предложений по совершенствованию взаимодействия ведомств в условиях действия федерального закона «Об основах системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних», принятого Государственной Думой 21 мая 1999 года.

Место проведения коллегии:…

Об участии Ваших заместителей просьба сообщить по контактному телефону … до 11.00 24.02.2005 Ивановой Татьяне Николаевне.

Уважаемый Виктор Александрович!

21–30 марта 2005 года факультет повышения квалификации Сибирской академии государственной службы проводит региональную курсовую учебу «Социальная политика государства и управление социальной сферой».

Участники учебы (50 человек) – заместители глав администраций районов, городов по социальным вопросам, руководители и специалисты соответствующих структурных подразделений администраций субъектов РФ Сибирского региона.

В программе учебы:

• Социальное развитие России и социальная политика государства.

• Реформирование социальной сферы в странах СНГ.

• Проблемы социального развития Сибирского региона.

• Направления пенсионной реформы в России.

• Основные направления деятельности органов власти в области социальной сферы и др.

Учитывая межрегиональный характер этой учебы, прошу Вас выступить 21 марта т. г. перед участниками семинара по теме «Социальные последствия экономических реформ в России и проблемы реализации государственной социальной политики на региональном уровне».

Уважаемый Иван Петрович!

С целью проведения согласованных мероприятий в рамках реализации президентской Федеральной целевой программы развития социально-экономической и культурной базы возрождения российских немцев на 2000–2006 годы (далее – Программа), а также рационального использования средств из федерального и регионального бюджетов Министерство по делам Федерации национальной иммиграционной политики Российской Федерации подготовило и направляет Вам подписанное соглашение между министерством и администрацией Новосибирской области о совместном участии в реализации мероприятий Программы.

Прошу Вас рассмотреть и подписанный экземпляр направить в наш адрес.

Приложение: Соглашение между министерством и администрацией Новосибирской области о совместном участии в реализации мероприятий Программы на 5 листах в 2 экз.

Уважаемый Иван Григорьевич!

С 20 по 22 сентября 2005 года в городе Лесосибирске Красноярского края состоится вторая выставка-ярмарка «Деревообработка: оборудование и продукция».

Красноярский край является одним из немногих регионов России, имеющих высокий потенциал лесопромышленного производства. Центр лесопиления края – город Лесосибирск – расположен на берегу реки Енисей и имеет мощный речной порт, способный перерабатывать в год более миллиона тонн грузов, транспортируемых на Север, в Приангарье и обратно. Рекой Енисей город связан с Северным морским путем, а Ангарой – с богатейшим регионом Нижнего Приангарья. Станция города Лесосибирска является конечным пунктом железной дороги.

Основу промышленного потенциала г. Лесосибирска составляют несколько десятков лесопильных предприятий, два из которых – ЗАО «Новоенисейский ЛХК» и ЗАО «Лесосибирский ЛДК-1» – являются крупнейшими в России экспортерами пиломатериалов. Лесохимическую промышленность города представляет крупнейшее в крае предприятие – ОАО «Лесосибирский канифольно-экстракционный завод», выпускающий канифоль, скипидар, флотационное мало, лаки, краски и другую продукцию.

В целях взаимовыгодного сотрудничества, приглашаем лесопромышленные предприятия Вашего региона принять участие в выставке-ярмарке «Деревообработка: оборудование и продукция».

Краткая тематика выставки:

• лесозаготовительное и деревообрабатывающее оборудование и инструменты, оборудование для транспортировки и сушки древесины, оборудование для лесохимии;

• продукция деревопереработки – пиломатериалы, двери, окна, изделия народные промыслы;

• продукция лесохимии.

Письма-просьбы

Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного и коллективного заявления. Приведем тексты писем-просьб, которые часто поступают в органы государственного управления. Обращение:

Уважаемый____________

Имя, отчество

применяется практически по всех письмах-просьбах, поэтому повторять его в последующих примерах не будем.

• В ОАО «Птицевод» из-за отсутствия средств сложилась критическая ситуация с обеспечением птиц кормами.

Убедительно просим выделить сроком на 6 месяцев беспроцентный кредит на 200 тысяч рублей или оказать помощь в получении товарного кредита (овес, ячмень) через Областную продовольственную корпорацию.

• В территориальной администрации района имеется три автомобиля 1993 года выпуска. Все они несут большие нагрузки и требуют больших затрат на текущий ремонт, два из них требуют капитального ремонта, затраты на который сопоставимы со стоимостью нового автомобиля.

Убедительно просим оказать спонсорскую помощь на приобретение двух новых служебных автомобилей марки «Волга» для нужд нашей администрации.

• В настоящее время медицинская техника нашей районной больницы изношена на 80 %. На постоянный ее ремонт требуются большие средства, которых нет в бюджете района.

Просим предусмотреть в бюджете области на 2006 год 1,5 млн рублей на приобретение новой техники и ремонта действующей.

• Соглашение от 03.04.2005 г. № 19, заключенное между администрацией Новосибирской области и ОАО «Новосибирский речной порт», предусматривает компенсацию убытков от предоставления льгот при перевозке пассажиров речным флотом в навигацию

2005 года в размере 1542 тыс. рублей, в том числе во втором квартале – 71 тыс. рублей.

Руководствуясь Соглашением, порт заключил договор с ООО «Предприятие Конверса» на поставку дизельного топлива и масла для организации пассажирских перевозок, в том числе в апреле – на сумму 470 тыс. рублей.

Договор поставки предусматривает предоплату.

Учитывая, что в порту по состоянию на 12.04.2005 г. полностью отсутствует дизельное топливо, прошу Вас решить вопрос о перечислении дотации в апреле 2000 года в размере 470 тыс. рублей на оплату дизельного топлива и масла для организации пассажирских перевозок с 28 апреля 2005 года.

• В настоящее время из-за отсутствия средств в районе остановлено строительство двух жилых домов для проживания специалистов ООО «Лесная поляна». Для завершения строительства этих домов и сдачи их в эксплуатацию необходимо доукомплектование строительными материалами, расчет за которые АОЗТ «Лесная поляна» произведет сельхозпродукцией.

Убедительно просим включить в программу строительства на

2006 год по__________________району окончание строительства двух домов.

Наименование

• На основании перечня поручений, данных губернатором области на аппаратном совещании 20.03.2005, территориальная администрация Коченевского района просит Вас провести рабочее совещание по вопросу пуска второй очереди и устранению недоделок по первой очереди газовой котельной в р. п. Коченево (заказчик ГП «Новосибирскжилкомхоз») с приглашением руководителей Коченевского района и Новосибирскжилкомхоза.

• Для расширения производства и увеличения поголовья крупного рогатого скота в нашем хозяйстве необходимо реконструировать и отремонтировать старое помещение для размещения 170 голов телят.

В связи с этим убедительно просим выделить ссуду на один год в сумме 1,5 млн рублей на реконструкцию коровника.

• Наше предприятие производит каталитические теплофикационные установки. На текущий год имеем несколько договоров на поставку установок, а в перспективе предусматривается организация планомерного серийного производства.

В связи с несвоевременным поступлением платежей от заказчиков – потребителей продукции нашей фирмы убедительно прошу предоставить отсрочку по выплате платежей в Новосибирской областной ФПМП, согласно Договора от 25 августа 2004 года № 02/08, до 15 мая т. г.

• В связи с тем, что аэроклуб «Сиблет» своего керосина не имеет, а имевшийся в наличии был израсходован на подготовку и проведение учений по линии ГО и ЧС в марте-апреле 2005 года, убедительно просим Вас для выполнения поисково-спасательных работ во время паводка на вертолетах аэроклуба «Сиблет» решить вопрос о выделении денежных средств на приобретение 17 тонн авиационного керосина (емкость заправщика 13–22) в размере 113 900 рублей в аэропорту «Толмачево» или решить с руководителем этого предприятия Мозжериным А. И. вопрос о выдаче топлива в долг под гарантии областной администрации.

• Командованием объединением ВВС и ПВО спланирован и проводится комплекс мероприятий, посвященных 60-летию Победы советского народа в Великой Отечественной войне. Делается все возможное, чтобы День Победы стал для ветеранов настоящим праздником – праздником Победителей.

В составе Совета ветеранов объединения 128 участников Великой Отечественной войны, которые громили фашистов не только в небе, но и на земле.

Для решения социально-бытовых вопросов ветеранов Великой Отечественной войны и их поощрения прошу Вас оказать финансовую помощь в размере 200 тыс. рублей.

• B p. п. Чистоозерное заканчиваются работы по строительству 24-квартирного жилого дома для ветеранов. Согласно Федерального закона «О пожарной безопасности» от 21.12.1994 г. № 69-ФЗ заказчик (управление строительства и архитектуры обладминистрации) должен отчислить 0,5 % от сметной стоимости глав 1–8 сводного сметного расчета на развитие пожарной охраны, что составляет 22,6 тыс. рублей.

Прошу положительно решить вопрос о включении в сводный сметный расчет необходимой суммы.

• Вечером 24 января т.г. в выставочном комплексе «Сибирская ярмарка» случился пожар, в результате которого полностью выгорел конференц-зал, причинен ущерб выставочному павильону, складским и другим помещениям.

Пожар случился накануне крупнейшей в регионе строительной выставки СТРОЙСИБ-2005. Более 400 зарубежных и отечественных фирм примут участие в экспозиции. Также в рамках выставки с 8 по 11 февраля т. г. запланирован международный конгресс.

Нами приложены все усилия и выделены средства для проведения вышеназванных мероприятий на должном уровне, но из-за коротких сроков не хватит внутренних ресурсов для быстрой реконструкции. Убедительно просим выделить 1 млн рублей выставочному обществу «Сибирская ярмарка».

• Предприятия Республики Беларусь заинтересованы в расширении торгово-экономических отношений с предприятиями Новосибирской области.

В связи с тем, что продукция ПО «Минский тракторный завод», ПО «БелавтоМАЗ» иПО «БелАЗ» относится к разряду сложной технической, кроме продажи автомобилей и тракторов дилер указанных предприятий обязан осуществлять их техническое сопровождение: проведение предпродажной подготовки, организацию сервисного обслуживания, устранение отказов в гарантийный период, обслуживание и ремонт в послегарантийный период эксплуатации. Для этого дилерский центр должен иметь соответствующие помещения, оборудование, квалифицированный персонал. Данная организация должна иметь достаточный опыт работы по организации рекламных кампаний с целью формирования потребительского спроса, налаживания и поддержания связей с потенциальными покупателями, ознакомления их с белорусской продукцией.

В связи с вышесказанным для определения возможности предоставления Торговому дому «Сибирь – Беларусь» статуса дилера белорусских предприятий руководству Торгового дома необходимо подготовить бизнес-план, где будут даны ответы на все поставленные вопросы, и направить его предприятиям. После его рассмотрения ПО «БелавтоМАЗ», ПО «Минский тракторный завод» и ПО «БелАЗ» смогут принять решение о возможности создания дилерской сети в Новосибирской области.

• В связи с наличием на территории Новосибирской области приемных пунктов цветных металлов продолжается хищение кабельной продукции на объектах и в подразделениях нашего предприятия.

Наши убытки измеряются сотнями миллионов рублей, но, несмотря на задержание частных лиц, уголовные дела правоохранительными органами против них не возбуждаются, а если и возбуждаются, то не доводятся до конца и предприятие не получает никакой компенсации.

Прошу Вас принять решение по закрытию приемных пунктов цветных металлов на территории Новосибирской области или запретить сдачу цветных металлов частным лицам.

• Общество с ограниченной ответственностью «Иподор» занимается оптовой реализацией молдавских вин, получаемых от московских поставщиков: ООО «Альфа-Эко», ООО «Вестор».

Основная часть алкогольной продукции реализуется в Новосибирской области.

В связи с тем, что идентифицируется большой объем алкогольной продукции, возникает ряд проблем. Так, при доставке товара на склад ГУП НПК затрачивается много времени, простой автомашин при разгрузке и при получении товара с идентификационными марками увеличивает срок доставки товара потребителю. Так как при перевозке товара используется наемный автотранспорт, фирма несет большие расходы.

В связи с большим ассортиментом и объемом продукции затрачивается много времени на проведении сертификации в НЦСМ.

Несвоевременная оклейка идентификационными марками на складе ГУП НПК приводит к дополнительным затратам. Так, за период с октября 1999 г. по апрель 2000 г. за дни простоя было дополнительно оплачено 5275 рублей штрафа.

При транспортировке, разгрузке продукции имел место бой на общую сумму 20751 рубль.

Кроме этого, при хранении продукции на складе ГУП НПК нарушается температурный режим, нет приборов определения влажности. Все это приводит к ухудшению качества товара.

Из-за вышеперечисленных причин происходит удорожание продукции.

Просим Вас разрешить оклейку идентифицированными марками на складе ООО «Иподор», расположенном по адресу: г. Новосибирск, ул. Даргомыжского, 8а. На нашем складе есть все необходимые условия: огороженное, имеющее замок помещение внутри склада.

• ОАО «Сибэнергосетьпроект» является базовой организацией для проектирования новосибирской энергосистемы и объединенной энергосистемы Сибири. Кроме того, в 2003–2004 гг. институт по заданию администрации области выступал головной организацией при разработке Концепции энергетической стратегии Новосибирской области на период до 2010 года и Программы внедрения электрогенерирующих установок на газе в Новосибирской области на период до 2010 г. Указанные работы определили пути выхода энергетики из кризиса, приоритетные направления топливообеспечения и формирования систем электро– и теплоснабжения на территории области.

Однако изменение топливной политики в энергетике РФ с начала 2000 г. и планируемая реконструкция РАО «ЕЭС России» существенным образом отразятся уже в ближайшей перспективе на функционировании и развитии ТЭК Новосибирской области. В связи с этим считаю, что возникла насущная необходимость разработки Концепции энергетической безопасности Новосибирской области, которая станет важнейшей частью экономической безопасности области в новых условиях хозяйствования.

Накопленный опыт проведения комплексных работ с привлечением широкого круга научно-исследовательских, проектных, производственных энергетических организаций, а также наличие баз данных по энергетике области, Сибири и России дают СИЭСП основание выступить в качестве головной организации в разработке концепции энергобезопасности Новосибирской области.

В связи с вышеизложенным прошу рассмотреть предложения института «Сибэнергосетьпроект» по составу технической программы и исполнителей работы.

Приложение: Проект технической программы на 1 л. в 1 экз.

• Убедительно прошу Вас в счет средств, предусмотренных на выполнение Программы техперевооружения светофорных объектов и внедрения современной интегрированной системы управления дорожным движением на перекрестках города Новосибирска, изыскать возможность оплаты комплектующих изделий для изготовления светодиодных светофоров в сумме 250000 рублей.

Средства прошу перечислить на расчетный счет СМЭУ ГУВД НСО № 40503810603000000001 ИНН 5402120547 КППУ 540201001 банк «Левобережный» г. Новосибирска БИК 045017834 ОКОНХ 51123 кор. счет 30101810100000000832 ОКПО 08584012.

• В учреждениях начального профессионального образования ежегодно увеличивается число учащихся из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей. В 2005 году в училищах и лицеях Новосибирской области обучается 843 таких учащихся.

В последние годы из-за отсутствия финансирования из федерального бюджета на оздоровление учащихся вопросы организации летней занятости, оздоровления учащихся-сирот решаются только за счет средств областного бюджета.

В 2004 году организованными формами отдыха было охвачено только 87,6 % учащихся-сирот.

Для организации летнего отдыха учащихся-сирот убедительно просим предусмотреть средства на подготовку и текущий ремонт оздоровительного лагеря «Солнечная поляна» в размере 212 886 рублей.

Приложение: Смета расходов на ремонт на 4 л. в 1 экз.

• В настоящее время в 82 профессиональных училищах области обучается 30 тысяч учащихся, из которых каждый второй из неблагополучной семьи, каждый пятый имеет одного родителя, 500 человек – дети-сироты. В каждом учебном заведении имеются здравпункты, медицинские работники которых содержатся за счет поликлиник. Оборудование, лекарственные препараты приобретаются за счет училищ. Однако в последние три года Министерство образования РФ, которое финансирует профучилища, прекратило выделять средства, в том числе и на медицинские препараты.

Убедительно просим оказать помощь в обеспечении здравпунктов одноразовыми шприцами, медикаментами для оказания первой медицинской помощи, для лечения желудочно-кишечного тракта, простудных заболеваний, нарушений вегетативной нервной системы.

• Территориальная администрация Карасукского района просит Вас принять на содержание на 2005 год дороги, принадлежащие администрации Черно-Курьинского сельсовета Карасукского района:

1) от республиканской трассы Новосибирск – Павлодар до с. Черная Курья протяженностью 2 км с асфальтовым покрытием;

2) от с. Черная Курья до с. Новострой протяженностью 2 км с грунтовым покрытием.

• Комитет по начальному профессиональному образованию совместно с Новосибирским областным комитетом физкультурно-спортивной организации «Юность России» многие годы проводят областную спартакиаду по 10 видам спорта среди учащихся профучилищ. Цель проводимых спартакиад совпадает с целью спортивно-оздоровительной программы «Президентские состязания».

Однако для полной реализации программы (или, как в профобразовании, спартакиады) необходима финансовая поддержка.

Просим включить в областную целевую спортивно-оздоровительную программу спартакиаду учащихся профучилищ.

Программа спартакиады прилагается.

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

• Большую работу по военно-патриотическому воспитанию подростков и допризывной молодежи нашего города проводят многочисленные клубы юных моряков новосибирского военно-патриотического объединения «Мужество, Героизм и Воля!», в которых в общей сложности занимаются более 1000 ребят.

Летом 2000 года юные моряки «МГиВа» собираются организовать массовый шлюпочный агитпоход по Обскому морю, посвященный 60-летию Победы. Одной из важных проблем, которую необходимо реши т. д.я успеха этого агитпохода, является изготовление 200 комплектов (по 100 комплектов «рабочего» и «штормового») обмундирования для его участников. Эту форму можно пошить из отходов производимых Новосибирским ХБК двух видов тканей: саржи 7148«б» и диагонали Е-5, так называемого мерного лоскута общим погонажем 1000 м.

Прошу Вас, если это возможно, оказать помощь юным морякам в решении этой проблемы, обратившись с просьбой от имени организационного комитета к директору НХБК Г. Р. Петрову о безвозмездной передаче «МГиВу» этого количества мерного лоскута и выделив какому-либо предприятию квоту городских или областных зачетов на сумму 25 000 рублей для пошива этого обмундирования для будущих Ушаковых и Нахимовых.

• В связи с проведением 6–7 февраля т. г. в г. Новосибирске Всероссийского совещания руководителей профобразования по проекту федерального закона «О начальном профессиональном образовании» и отсутствием средств в комитете просим оказать содействие в выделении финансово-хозяйственным управлением администрации области большого автобуса на 6 февраля с 13.00 до 20.00 для доставки учащихся профучилищ – участников праздничного концерта.

• С 3 по 6 апреля т. г. в г. Новосибирске будет проходить зональный конкурс профмастерства среди учащихся профучилищ по специальности «Кондитер».

Убедительно просим разрешить посетить Ваш театр 4 апреля для просмотра спектакля 15 участникам конкурса.

• Просим выделить автомобиль «Ока» инвалиду Великой Отечественной войны I группы Савотченко Максиму Сидоровичу. Характеристика прилагается.

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

• По просьбе родителей и на основании решения совета школы от 21.09.2000, протокол № 2, просим разрешить открыть класс шестилеток по программе 1 «Б» с режимом с 8-00 до 17–00. В этом классе за дополнительную плату, взимаемую с родителей, будут введены хореография, эстетическое воспитание, занятия по культуре речи.

• В течение 25 лет школьную столовую не имели возможность пополнять новым электрооборудованием, столовыми принадлежностями.

• Убедительно просим выделить 200 тыс. рублей на приобретение картофелечистки, овощерезки, миксера, жарочного шкафа для выпечки, кипятильника.

• В последние годы растет число детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, поступающих в профессиональные училища области. В настоящее время таких детей обучается 807 человек. Но в последние годы на содержание сирот средства из федерального бюджета практически не выделяются, за исключением питания, стипендии. Федеральный бюджет не предусматривает средства на организацию летнего труда и отдыха учащихся-сирот, санитарно-гигиенические мероприятия, приобретение медикаментов, содержание общежитий, где проживают дети-сироты, средства на приобретение учебной литературы и письменных принадлежностей, компенсационные выплаты при выпуске и трудоустройстве. Так, в 2005 году для 317 выпускников-сирот необходимо 3033,3 тыс. рублей для приобретения одежды, обуви, мягкого инвентаря, компенсационных выплат за оборудование и выплату единовременного денежного пособия.

Выполняя законы от 13.10.96 г. № 12-ФЗ «Об образовании» и от 21.12.96 г. № 159-ФЗ «О дополнительных гарантиях по социальной защите детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей», учреждения профобразования не могут отказать в приеме детям-сиротам, но в то же время не могут гарантировать им государственное обеспечение.

В связи с новым приемом учащихся просим дать разъяснения по поводу финансирования детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей в новом учебном году.

• В газете «Советская Сибирь» 1 апреля 2005 г. был напечатан критический материал по Федеральному охотничьему заказнику «Кирзинский», где есть замечания и в адрес областной администрации. Убедительная просьба дать редакции ответ по существу затронутых проблем и, по возможности, оказать заказнику практическую помощь. Заранее благодарим за конструктивный ответ.

• Несколько институтов СО РАСХН и СО РАН объединены тематикой, направленной на повышение урожайности сельскохозяйственных культур и рост эффективности в животноводстве и птицеводстве на основе применения новой технологии по производству биологически активных веществ, получаемых механическим методом из минерального и растительного сырья.

В частности, определенные типы бурых углей являются основой для получения гумата натрия – известного стимулятора роста растений и животных, а механохимическая активация широкого круга растений, костной муки и других питательных веществ приводит к значительному повышению их усвояемости в организме животных, что доказано научными исследованиями и подтверждено на практике. С использованием этого метода возможно производство в сухом виде высокоэффективных белковых кормов из соевых бобов, которыми можно заменить часть молока в рационах животных, и некоторых других крайне необходимых кормовых добавок.

Создание опытно-промышленного производства указанной продукции начато на базе СибНИПТИЖ с привлечением коммерческих структур, но в силу известных трудностей в ее реализации нуждающимся хозяйствам это начинание требует поддержки в виде привлечения государственных средств (желательно дотационных в сельское хозяйство) на закупку удобрений и кормовых добавок, получаемых менее затратным методом. С учетом низкой себестоимости этой продукции в дальнейшем целесообразно организовать расширение и тиражирование подобных производств.

Просим Вас оказать содействие в реализации данного проекта, резюме которого прилагается.

• На территории нашей администрации есть село Мамон. Котельная в этом селе, которая отапливает школу, медпункт, детский сад и два жилых дома, требует капитального ремонта. Средств в настоящее время в администрации нет. На обращение в администрацию района получили отрицательный ответ.

Убедительно просим выделить 25 тысяч рублей на ремонт котельной.

• В настоящее время в абсолютном большинстве субъектов Российской Федерации созданы и действуют хозяйственные некоммерческие организации – агропромышленные (аграрные, крестьянские) союзы, объединяющие товаропроизводителей всех форм собственности. На федеральном уровне они объединены в Агропромышленный союз России.

Как показывает практика, многие агропромышленные союзы оказывают заметное влияние на решение актуальных проблем села, всего АПК.

К сожалению, в Вашей области агропромышленный союз пока не создан. Убедительно просим Вас оказать содействие в создании такой организации в области.

• Руководствуясь Федеральным законом «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения» (ст. 25, 29), в целях предупреждения загрязнения окружающей среды и профилактики отравлений населения и работающих при проведении наземной и авиахимической обработки сельскохозяйственных угодий с применением пестицидов для уничтожения саранчи центр госсанэпиднадзора в Новосибирской области просит:

1) включить в состав комиссии и штаба по борьбе с саранчой представителя центра госсанэпиднадзора области;

2) разместить временные полевые аэродромы для химавиации и согласовывать с центром госсанэпиднадзора области;

3) план-карты полей и порядок проведения наземных и авиахимических обработок против саранчи согласовать с районными центрами госсанэпиднадзора не позднее 4 дней до проведения работ.

• Новосибирский государственный технический университет уже в течение 5 лет проводит политику приближения центров получения вузовского образования к местам компактного проживания городской и сельской молодежи. Это было связано прежде всего с возникшей социально-экономической обстановкой в стране: дороговизной проживания и проезда, неблагополучной криминальной обстановкой в крупных городах, желанием сельской и городской администрации удержать молодые кадры у себя и т. д.

Наш опыт показывает, что практически по всем специальностям можно обучать на месте два года, а по некоторым проводить полный цикл обучения. С этой целью созданы и создаются представительства и отделения в г. Бердске, Искитиме, Куйбышеве и других городах Сибири и Казахстана.

Считаем, что вполне созрели условия для создания филиала НГТУ (а впоследствии перерастания его в институт) в г. Куйбышеве. Для этого имеются:

1) желание городской и районной администраций создать полноценный вуз в своем регионе, готовность оказывать организационную и финансовую поддержку;

2) наличие мощной средней профессиональной образовательной базы в г. Куйбышеве и прилегающей зоне: 5 средне-специальных учреждений, 21 ПТУ, филиал НГТУ;

3) благоприятное географическое расположение г. Куйбышева и примыкающая к нему зона с населением 387 тыс. человек, в которой работает 214 средних школ;

4) наработанный НГТУ опыт по организации автономных, удаленных от центра вузовских отделений, в том числе в г. Куйбышеве по подготовке специалистов в области техники и экономики.

Считаем, что уже с этого учебного года можно организовать подготовку по ускоренной программе (выпускники техникумов) по специальностям «машиностроение», «электрификация сельского хозяйства», «электрохимическое производство», «энергетика» и др. Можно продолжить обучение по полной и ускоренной программе по экономическим и управленческим специальностям. Причем по всем этим направлениям возможны и очные, и заочные формы обучения.

Для этого просим решить вопрос о выделении соответствующего помещения для организуемого филиала. Такими помещениями могли бы стать здания ПУ-89, которое в настоящее время слабо загружено, для чего просим направить Ваше ходатайство перед Министерством образования о создании филиала НГТУ в г. Куйбышеве и выделении 50–75 бюджетных мест дополнительно к плану приема НГТУ (с соответствующим бюджетным финансированием).

Мы понимаем финансовые проблемы Новосибирской области и считаем, что указанная выше помощь администрации области вполне достаточна для организации высшего технического образования в Куйбышевском регионе.

• Гимназия № 1 – одна из лучших муниципальных общеобразовательных школ Новосибирска. Несмотря на насыщенный учебный процесс, учащиеся школы стремятся повышать свой культурный уровень и занимаются в различных кружках при гимназии, достигая в этом значительных результатов. Ярким примером этого является ансамбль скрипачей.

В 2000 году ансамбль провел целый ряд концертов-лекций в школах и библиотеках города, а младшая группа ансамбля – в детских садах. Неоднократно ансамбль выступал на концертах областного Русско-немецкого дома, а также в Кафедральном соборе Преображения Господня.

Многочисленные теплые отклики на выступления юных скрипачей привели к мысли, что программа будет интересна не только в России, но и слушателям в Германии.

Зная, что во Франкфурте-на-Майне находится представительство Новосибирской области, просим оказать помощь в организации выступлений в землях, прилегающих к Франкфурту, или в других землях Германии.

Просим финансовой поддержки в организации концертов.

• О награждении

Уважаемый Виктор Александрович!

В 83 профессиональных училищах области обучаются 26 тысяч учащихся, 80 % из которых – несовершеннолетние, каждый второй проживает в неполной или неблагополучной семье, 1234 человека состоят на учете в органах внутренних дел.

С этой категорией молодежи сложилась система учебно-воспитательной работы. Одной из форм художественного эстетического воспитания является проведение ежегодных фестивалей художественного творчества. В текущем году он посвящен 60-летию Победы в Великой Отечественной войне и 65-летию системы начального профессионального образования. В нем приняли участие 20 тысяч учащихся и работников профучилищ.

Победителями стали коллективы ПУ № 7, 79 и лицея № 3. В этих училищах все без исключения учащиеся в течение учебного года участвовали в групповых смотрах художественной самодеятельности, в различных кружках художественного и эстетического воспитания, организовывали выступления перед школьниками города и области, ветеранами войны и труда. В своих районах они пользуются большой популярностью среди жителей и играют большую роль в пропаганде труда рабочих профессий, в раскрытии истории Новосибирской области через художественное творчество.

Убедительно просим наградить коллективы ПУ № 7, 79 и профессионального лицея № 3 Почетными грамотами администрации области и ценными подарками.

• О направлении бланка-заказа

Уважаемые господа!

В соответствии с нашими договоренностями направляем вам бланк-заказ на дизельные генераторы. Надеемся, что вы сможете поставить нам заказываемый товар не позднее 30.04.2005 года.

Просим вас в ближайшее время подтвердить получение заказа и возможность поставки товара в указанные сроки.

Оплата будет произведена сразу после получения вашего подтверждения.

Приложение: на 1 л. В 1 экз.

С уважением.

• Об условиях оплаты заказа

Уважаемые господа!

Мы получили ваше письмо относительно заказа № 10-1 на поставку стабилизаторов напряжения.

Мы могли бы согласиться на отсрочку окончательного платежа, если вы произведете оплату первой партии товара до

01.08.2004.

Кроме того, мы можем предоставить вам специальную скидку в размере 2 %, если вы разместите дополнительный заказ не менее чем на 50 шт. стабилизаторов напряжения.

Просим в самое ближайшее время сообщить нам о вашем решении.

• О предоставлении образцов новой продукции

Уважаемые господа!

Благодарим за каталоги новых моделей светотехнического оборудования, ряд которых представляет для нас интерес.

Мы просили бы вас выслать нам образцы следующих моделей А134, А136 и А137 для более детального их изучения. Это даст нам возможность принять решение о размещении дополнительного заказа с учетом расширения ассортимента продукции вашего предприятия.

С уважением.

• О направлении образца прибора

Уважаемые господа!

Согласно вашей просьбе направляем образец прибора, чтобы вы могли детально ознакомиться с его характеристиками и возможностями применения в медицинских учреждениях вашего города.

Надеемся, что вы сочтете возможным провести его изучение в самые кратчайшие сроки и сообщите нам о результатах.

В случае вашего отрицательного решения просим вернуть контрольный образец прибора нашей организации.

С уважением.

Письма-предложения о сотрудничестве

В последнее время широкое распространение получили письма-предложения о сотрудничестве. Логическая схема построения таких писем такая же, как и схема составления писем-просьб. Они состоят из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве. Обращение перед текстом употребляется не всегда.

• Московская предпринимательская фирма «ОМНИ-Энерго», около 10 лет специализирующаяся на комплектации объектов строительства и промышленных предприятий электротехническим оборудованием и кабельно-проводниковой продукцией, считает необходимым проинформировать Вас, что наша фирма имеет возможность организовать для строящихся и реконструирующихся предприятий в полном объеме поставки необходимого им отечественного электротехнического оборудования и кабельно-проводниковой продукции.

За время работы в указанном направлении фирма «ОМНИ-Энерго» зарекомендовала себя надежным деловым партнером, четко и добросовестно выполняющим заказы клиентов независимо от их размера, формы собственности и отраслевого направления.

Фирма готова в строго оговоренные сроки поставить заказчикам недорогую, но качественную электротехническую продукцию, производимую лучшими предприятиями Российской Федерации.

Возможность воспользоваться услугами нашей фирмы позволит предприятиям и стройкам региона сэкономить время и средства при решении своих производственных задач.

Если возникнет необходимость, любое предприятие и строительная организация региона могут связаться с фирмой по тел./факсу: (095)0 250-67-76 или указанному в пресс-релизе адресу.

Представитель фирмы в течение 7—10 дней установит с этим предприятием контакт по сообщенным им телефонам или адресу, изложит необходимую информацию и условия сотрудничества.

• Новосибирскую и Омскую области связывают многолетние взаимовыгодные отношения. Нам представляется, что основной причиной этого служит не столько фактор близкого географического положения, сколько конструктивное взаимодействие органов власти, предприятий, населения наших регионов. Немаловажную роль при этом играет Соглашение о торгово-экономическом сотрудничестве, подписанное нами 28.12.2004 г., которое впоследствии было продлено.

Администрация Омской области заинтересована в дальнейшем укреплении и развитии взаимовыгодных связей между нашими регионами.

Прошу Вас дать поручения соответствующим структурам возглавляемой Вами администрации в кратчайшие сроки разработать и согласовать новое Соглашение о сотрудничестве в торгово-экономической, научно-технической и гуманитарной сферах, учитывающее произошедшие изменения социально-политической обстановки в наших регионах, а также приглашаю Вас посетить г. Омск для подписания Соглашения в удобное для Вас время.

Подготовка омского варианта Соглашения поручена комитету внешнеэкономических и межрегиональных связей администрации области, председатель – Ф.И.О., тел. т/факс …

Приложение: проект Соглашения на 8 л. в 2 экз.

• В Межрегиональную ассоциацию «Сибирское соглашение» поступило предложение Межрегионального сибирского медицинского фонда им. Д. Д. Яблокова о сотрудничестве в организации и осуществлении программы «Научное наследие» для формирования научного мировоззрения, финансовой поддержки инновационных проектов молодых ученых и врачей Сибирского региона в области фундаментальных и прикладных исследований на конкурсной основе.

Прошу высказать Ваше мнение о возможности участия Межрегиональной ассоциации «Сибирское соглашение» в реализации этого проекта на договорной основе.

Приложение: Проект договора и Решения МАСС, подготовленные Фондом им. Д. Д. Яблокова, на 2 л. в 2 экз.

• Новосибирская государственная медицинская академия на протяжении 65 лет является кузницей врачебных кадров для города Новосибирска и Новосибирской области. Свыше 80 % врачей, работающих в области и городе, являются нашими выпускниками.

Однако в последнее десятилетие в связи с дефицитом бюджетного финансирования и несовершенством законодательной базы резко усилился отток врачебных кадров из районов Новосибирской области, нарушена система переподготовки и повышения квалификации врачей, а выпускники вуза, видя бедственное положение здравоохранения на периферии, под любым предлогом стараются не ехать на работу в область.

В этой связи на Ваше рассмотрение предлагается соглашение о взаимодействии администрации Новосибирской области и Новосибирской государственной медицинской академии, позволяющее улучшить обеспечение лечебно-профилактических учреждений области врачебными кадрами и повысить качество их работы.

• ОАО «Вымпел» просит рассмотреть вопрос о расширении взаимовыгодного сотрудничества с Вашим регионом по организации фирменной торговли на рекомендуемых Вами предприятиях.

Наше объединение является крупнейшим в России производителем верхней женской, мужской и детской одежды с дневным выпуском свыше 1300 единиц. Постоянное участие модельеров и конструкторов предприятия на международных выставках моды в Париже, Милане и Дюссельдорфе позволяет обеспечивать европейский уровень дизайна и качества выпускаемой продукции.

По данным аналитического отдела объединения, годовой оборот нашей продукции, отпускаемой частным лицам за наличный расчет в Ваш регион, составил свыше 7,5 млн рублей. При этом средняя наценка для покупателей составила свыше 46,5 % от отпускной цены объединения.

Готовы создать на базе рекомендуемого Вами предприятия современный специализированный магазин, провести обучение персонала, решить все вопросы обеспечения его эффективной работы, предложить населению более низкий уровень цен, тесно сотрудничать по всем вопросам с администрацией региона.

Наш опыт организации аналогичных предприятий в других регионах России показывает, что торговая площадь должна быть не менее 150 кв. м. Месторасположение – наличие остановок общественного транспорта, желательно не арендное предприятие.

Готовы выехать на согласованные с Вами предприятия для совместного обсуждения нашего сотрудничества.

• Администрация Липецкой области с удовлетворением отмечает укрепление взаимовыгодных связей между нашими регионами, произошедшее в последние годы, и выражает свою заинтересованность в сохранении и дальнейшем развитии. В связи с окончанием срока действия Соглашения о принципах торгово-экономического, научно-технического и культурного сотрудничества между Новосибирской и Липецкой областями направляем на согласование новый вариант Соглашения. В случае, если оно не вызовет замечаний с Вашей стороны, просили бы Вас направить в наш адрес подписанный Вами экземпляр Соглашения.

Дополнительно информируем, что с возможностями Липецкой области Вы можете ознакомиться на страницах ИНТЕРНЕТ по адресу: http://www.admlr.ru, а по всем вопросам нашего взаимодействия можно обращаться в управление инвестиций и международных связей администрации области:

Контактные телефоны (0742) 24-55-83. 24-60-06, факс 74-29-20.

e-mail: 48A00075@lipadm.lipetsk.ru

Начальник управления Подгорный Владимир Михайлович, ответственный за контакты с регионами Маликов Павел Кузьмич.

Для установления прямых торгово-экономических связей предлагаем обращаться в Липецкий областной центр организации рыночных отношений:

Контактные телефоны (0742) 24-04-14, 72-40-74, факс 72-40-74,

Адрес: 398050, г. Липецк, ул. Ленина, 23.

В качестве информации об одном из направлений в развитии нашего сотрудничества направляем перспективный план проведения выставок-ярмарок, организуемых администрацией области совместно с международным выставочным центром «Липецк – ЭКСПО» в 2000 году, и приглашаем принять в них участие товаропроизводителей вашего региона.

Надеемся, что единение регионов положительно повлияет на социально-экономическое положение страны.

• Благотворительная католическая организация «Каритас», созданная в Самаре в 1991 году, оказывает социальную и духовную помощь людям, находящимся в сложной жизненной ситуации. За последние 9 лет построен и успешно действует благотворительный приют «Дом Святого Николая» для детей-сирот, оставшихся без попечения родителей (адрес:…), где воспитывается 46 детей; организовано питание и медицинская помощь бездомным людям; оказывается благотворительная помощь малоимущим гражданам одеждой, продуктами питания, медикаментами. С целью поддержки матерей, оказавшихся в сложной жизненной ситуации, руководствуясь принципами христианского милосердия, наша организация в 1997 году создала приют «Материнская обитель» для оставшихся без жилья и средств к существованию одиноких матерей с грудными детьми. «Материнская обитель» расположена по адресу:…

В настоящий момент продолжается строительство Центра милосердия по адресу:…

Цель Центра милосердия – оказание квалифицированной помощи бездомным детям; подготовка квалифицированных специалистов в области социальной работы; предоставление временного безвозмездного проживания детям приюта, достигшим совершеннолетия и не нашедшим себе будущего места жительства.

Просим Вас выразить письменную поддержку проекту «Помощь нуждающимся детям», так как социальная деятельность отвечает принципам христианского человеколюбия и поможет решить острые социальные проблемы обездоленных людей.

Надеемся на плодотворное сотрудничество.

• Администрация Рязанской области доводи т. д. вашего сведения, что ЗАО «Рязанские узоры», имеющее более чем 70-летнюю практику производства широкого ассортимента изделий народно-художественных промыслов и швейных товаров, является одним из ведущих предприятий легкой промышленности региона.

Продукция предприятия пользуется стабильным спросом более чем у 100 оптовых потребителей России, стран ближнего и дальнего зарубежья. Изделия, производимые коллективом, неоднократно завоевывали золотые и серебряные медали на российских и международных выставках. Предприятие хорошо зарекомендовало себя как поставщик товаров для областных нужд. С целью обеспечения сырьем, маркетинговых исследований и проведения единой политики продвижения товаров на рынок и внерыночным потребителям ЗАО «Рязанские узоры» создало Торговый дом «Рязанские узоры» и выступило одним из главных его учредителей. Содержание незначительного аппарата Торгового дома за счет производителя позволяет продавать конкурентоспособную продукцию по ценам изготовителя.

С целью расширения торгово-экономических связей, насыщения рынка Вашего региона высококачественными товарами отечественного производства просим поручить соответствующим подразделениям подобрать для Торгового дома «Рязанские узоры» крупных и надежных оптовых и розничных покупателей для долговременного и взаимовыгодного сотрудничества. Отгрузка может производиться по железной дороге контейнерами, мелкой отправкой или иным видом транспорта.

Условия оплаты: 50 % – предоплата, 50 % – по факту отгрузки товаров. Максимальный период производства после получения предварительной оплаты для закупки сырья – 10–14 дней.

Контактные телефоны: рабочие…

О размещении наружной рекламы

Уважаемые господа!

В ответ на ваше предложение сообщаем, что наша компания заинтересована в размещении световой установки на крыше дома по адресу: ул. Кирова, д. 46.

Готовы подписать протокол о намерениях и осуществить резервирование площадей в июле 2005 года.

Сопроводительные письма

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. Эти письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.

В сопроводительном письме всегда есть такие стандартные выражения: направляем, посылаем, высылаем. В конце текста сопроводительного письма делается отметка о наличии приложения.

• Направляем список лиц, представленных для вручения удостоверений к медали «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941–1945 гг.», для дополнительного рассмотрения и документ, на основании которого представляемый внесен в список.

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

• Направляем постановление губернатора Новосибирской области от 02.04.2005 г. № 286 «Об охране жизни людей на воде».

Для выполнения данного постановления администрации области необходимо провести следующие мероприятия:

1) принять меры для организации обучения подростков плаванию. Вести строгий учет учащихся, не умеющих плавать;

2) в оздоровительном лагере, в лагерях труда и отдыха, в спортивно-оздоровительных лагерях, при проведении походов провести инструктаж по правилам поведения на воде, оборудовать места купания, не допускать купание несовершеннолетних без физкультурных работников и воспитателей;

3) при проведении массовых водных, спортивных соревнований и экскурсий согласовывать порядок их проведения и обеспечения мер безопасности со специальными органами местного самоуправления;

4) ежегодно в апреле-мае в профучилище проводить Неделю безопасности на воде;

5) обеспечить кабинеты по преподаванию основ безопасности жизнедеятельности учебными пособиями, наглядным материалом по спасению людей на воде;

6) принять участие в смотрах безопасности на воде, проводимых районными (городскими) комиссиями по охране жизни людей на воде.

Приложение: Постановление на 1л. в 1 экз.

• Направляем план совместной работы комитета по начальному профессиональному образованию и областного наркологического диспансера по предупреждению у подростков злоупотребления наркотическими средствами и антинаркогенному воспитанию учащихся, примерную тематику внеклассных мероприятий и перечень наркологических служб г. Новосибирска для руководства и использования в практической работе.

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

• Направляем перечень необходимых хозяйственных материалов для подготовки школы к новому учебному году.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

• В соответствии с нашей договоренностью направляем вам номенклатуру пиломатериалов, которые наша фирма может поставить в первом полугодии 2005 года.

Количество, условия платежа, график и условия поставки пиломатериалов будут согласованы дополнительно при заключении договора.

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Письма-запросы

Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Они обычно используются в деловых взаимоотношениях между разными юридическими лицами. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов.

• Комитет по начальному профессиональному образованию просит представить до 10 июня т. г. в отдел воспитательной работы и социальной защиты учащихся информацию о состоянии воспитательной работы и профилактики правонарушений за 2003–2004 гг. (форма прилагается).

В пояснительной записке необходимо отразить следующие вопросы.

1. Основные направления, формы и методы воспитательной работы с учащимися училища. Перечислите наиболее интересные общеучилищные мероприятия, в том числе посвященные 60-летию системы начального профессионального образования.

2. Какие тематические классные часы прошли в учебных группах в течение учебного года.

3. Внеурочная занятость учащихся, кружковая работа.

4. Работа с родителями.

5. Какие вопросы воспитательной работы и профилактики правонарушений рассматривались на педагогических советах, инструктивно-методических совещаниях, советах при директоре.

6. Совместная работа с ОПППН по профилактике правонарушений, работа с неблагополучными семьями, с учащимися, состоящими на учете в ОПППН.

7. Работа совета по профилактике правонарушений.

8. Оцените степень выполнения плана совместной работы с правоохранительными органами и другими организациями по правовоспитательной работе.

9. Сотрудничество с органами социальной защиты, здравоохранения, психолого-педагогическими службами в процессе воспитания и обучения учащихся.

Отчетные сведения о совершенных преступлениях и правонарушениях за январь – июль 2000 года согласовать с отделом милиции.

• Об оборудовании для сушки древесины

Концерн «ВАМИТ» специализируется на исследовании технологий сушки древесины. В связи с этим мы крайне заинтересованы в приобретении и монтаже сушильных камер производства российских предприятий.

Просим вас выслать рекламные проспекты и информацию о цене комплексов типовых проектов научно-технической документации на оборудование для сушки древесины.

С уважением.

• Об оформлении заказа на мебель

Уважаемые господа,

предлагаем Вашему вниманию новый каталог, включающий полный ассортимент выпускаемой нашей фирмой мебели. Мы также направляем прейскурант, в котором предусмотрены значительные скидки нашим постоянным покупателям. Однако мы сможем оформить ваш заказ в течение текущего месяца.

Письма-благодарности

В последнее время в практике работы органов государственного и муниципального управления стали часто использоваться письма-благодарности.

• С 4 по 9 сентября т. г. на базе отдыха профобразования в Ордынском районе проходил семинар ученического актива и заместителей директоров по учебно-воспитательной работе профессиональных училищ области. В работе этого семинара принимали участие работники кафедры социализации личности и психологии воспитания Вашего института.

Семинар прошел на высоком научно-методическом уровне, учащиеся познакомились с идеями демократических начал в управлении и организации учебного процесса, профессиональной подготовки, досуга, а также были включены в активное творчество по ознакомлению с некоторыми моделями организаторской деятельности.

Прошу поблагодарить и найти формы поощрения работников кафедры социализации личности и психологии воспитания (зав. кафедрой И. Г. Боровиков).

• В период с 27 по 31 марта 2005 г. вг. Барнауле успешно прошел I региональный фестиваль «Театр кукол на пороге XXI века», организованный по решению координационного совета по культуре Межрегиональной ассоциации «Сибирское соглашение».

В фестивале приняли участие 230 творческих работников из 14 кукольных театров Сибири.

Оргкомитет фестиваля выражает благодарность Вам за финансовую помощь, благодаря которой Новосибирский государственный областной театр кукол стал участником важного события в культурной жизни Сибири.

Надеемся, что руководство области будет и в дальнейшем оказывать поддержку кукольникам региона при проведении в рамках Межрегиональной ассоциации «Сибирское соглашение» театральных фестивалей.

• О совещании по строительству завода

Уважаемые господа!

Благодарим за согласие принять участие в совещании по вопросу строительства мусороперерабатывающего завода.

На совещании предполагается обсудить следующие вопросы:

1) возможность выделения земельного участка для завода;

2) получение инвестором гарантий от Министерства финансов РФ или одного из банков на погашение кредита.

Информационные письма

Цель такого письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.

• Предлагаем Вашему вниманию информацию об автоматизированной системе диспетчерского управления жилищно-коммунальным хозяйством (АСД ЖКХ), разработанной фирмой ООО «Горное Плюс». Данная система представляет собой комплекс аппаратно-программных средств на основе отечественного оборудования и предназначена для:

– сбора информации в реальном масштабе времени с датчиков, счетчиков и исполнительных устройств и ведения оперативного учета потребляемых энергоносителей и воды;

– программированного регулирования энергопотоков внутри каждого здания исходя из оптимальной потребности и нормативных параметров;

– снижения потребления энерговодоресурсов без ухудшения потребительских свойств (комфорт потребителя, бесперебойность);

– учета отказов в системе теплоснабжения, ГВС, ХВС и оповещения соответствующих служб;

– круглосуточной диспетчеризации;

– контроля коммунальных платежей, выписки счетов.

Данная система включает в себя все необходимое для организации диспетчерской службы жилищно-коммунального хозяйства и налаживания систематического учета предоставляемых коммунальных услуг.

Система позволяет организовать управление жилыми микрорайонами, большими зданиями.

• О спонсорской деятельности

Уважаемые господа!

Информируем вас, что ЗАО «Премьер» ведет в России широкую спонсорскую деятельность.

Так, в 2004 году компания оказала спонсорскую помощь Департаменту печати и информации; выступила спонсором розыгрыша кубка России по футболу; в рамках культурной программы организовала концерты групп East 17 и Citizens в Москве и Санкт-Петербурге.

Компания также ежегодно выступает генеральным спонсором автогонок Camel Trophy.

Руководство ОАО «Премьер» планирует расширение спонсорской деятельности в России и особенно в Москве.

• Об учреждении Гильдии управляющих документацией

Уважаемый господин Окунев!

Сообщаем Вам об учреждении региональной общественной организации «Гильдия управляющих документацией».

Цель организации состоит в том, чтобы наладить обмен опытом и координацию усилий в области совершенствования документационного обеспечения управления различных учреждений, предприятий и организации. Важнейшим направлением деятельности Гильдии управляющих документацией является оказание содействия всем специалистам в распространении передового отечественного и зарубежного опыта в области управления документацией.

В ближайших планах Гильдии усовершенствование организационного документооборота и документационного обеспечения управления в органах власти и управления, в бизнесе, в частности, в сфере договорной деятельности.

С уважением.

• Уважаемые господа!

Консалтинговая фирма «Информсервис» была создана в 1995 году. За десять лет своего существования она завоевала прочные позиции на российском рынке информационных технологий и программного обеспечения.

Нашими партнерами являются крупнейшие консалтинговые и информационные компании, специализирующиеся на разработке и внедрении широкого спектра информационных продуктов, программно-технических решений в информационных системах для государственных предприятий и организаций, негосударственных коммерческих структур и граждан; редакций журналов; высших учебных заведений страны. Среди них: информационно-правовой консорциум «Кодекс», компания «Электронные офисные системы», консалтинговая компания «Град», редакции журнала «Законодательство и экономика», еженедельника «Финансовая газета» идр.

Среди пользователей информационных и других услуг, предоставляемых компанией «Информсервис», Государственная Дума, Совет Федерации, Федеральное архивное агентство, АО «НК» Роснефть», Банк России, Внешэкономбанк и многие другие учреждения, предприятия и организации.

В сферу деятельности компании входит разработка и внедрение тематических и отраслевых информационных комплексов, автоматизированных систем документационного обеспечения управления и управления персоналом, программно-информационных систем автоматизации аудиторских процедур, автоматизированных информационно-справочных систем (включая интернет-версии) масштаба предприятия, консалтинговые услуги по применению программных продуктов.

Для того чтобы больше узнать о нашей компании, предлагаем вашему вниманию буклет, дающий представление о ее истории, структуре и планах дальнейшего развития.

Мы рассчитываем установить с вашей фирмой тесное и взаимовыгодное сотрудничество. Сообщите, какую дополнительную информацию мы могли бы выслать в ваш адрес.

С уважением.

• О налогах и сборах

Уважаемые господа!

Сообщаем вам, что ООО «Сибдорстрой» в первом квартале 2005 г. не выплачивало следующие виды налогов и сборов:

1) земельный налог;

2) сбор за использование наименований «Россия», «Российская Федерация»;

3) акцизы;

4) налог на рекламу;

5) налог на добычу полезных ископаемых.

Письма-ответы (отказы)

Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая: 1) повторение просьбы, на которую составляет ответ; 2) обоснование причины отказа (если письмо-отказ); 3) констатация отказа.

• Вашу просьбу об изменении срока поставки копировального оборудования выполнить не можем из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре.

• Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе нет возможности из-за отсутствия свободных мест.

• Ваше ходатайство по вопросу предоставления налоговых льгот на прибыль и добавленную стоимость в фирме… рассмотрено дирекцией компании…

В соответствии с законом… Ваша продукция не включена в перечень товаров, освобождаемых от налога на добавленную стоимость. Этот перечень товаров является единым по всей территории… и расширению не подлежит.

Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена.

• Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.

• Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступить покупателем в соответствии со статьей закона…

• Уведомляем Вас о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем, так как указанное в заявке предприятие уже приватизировано.

• На Вашу просьбу о передаче на баланс Ленинского РОО спортивного зала профессионального лицея № 3 сообщаем, что в связи с тем, что зал является федеральной собственностью, передать его на баланс районного отдела образования не имеем возможности.

Руководство ПЛ № 3 изыскало возможность в течение лета т.г. отремонтировать зал, в котором планируется работа различных спортивных секций для молодежи п. Затон.

• Ваша просьба об оказании содействия коллективу в выходе его из ЗАО… и регистрации госпредприятием рассмотрена. Объединение… согласно указа… отнесено исключительно к федеральной собственности, решения о прекращении деятельности или реорганизации таких предприятий принимаются…

На основании изложенного Ваша просьба отклоняется.

• Факты, изложенные в Вашем представлении о нарушении законодательства об образовании в ПУ № 52, 75 еще раз рассмотрены работниками комитета по начальному профессиональному образованию вместе с руководством указанных профучилищ. Многие недостатки устранены.

В настоящее время в комитет поступило представление областной прокуратуры, в котором подобные факты отмечаются и в других училищах области. 27 мая т.г. планируется проведение расширенного заседания коллегии комитета по начальному профессиональному образованию с приглашением директоров училищ г. Новосибирска и области, на котором будет проанализирована работа учебных заведений по соблюдению законодательств об образовании и выработаны меры по устранению фактов их нарушения.

Решение коллегии направим дополнительно.

• О дополнительных поставках трансформаторов

Благодарим за ваше предложение о дополнительных поставках трансформаторов тока для комплектации электрических щитов управления.

Однако мы считаем предлагаемую вами цену слишком высокой. Кроме того, условия платежа для нас, к сожалению, не приемлемы.

Мы готовы вернуться к этому вопросу при внесении соответствующих изменений.

С уважением.

• Министерство внутренних дел Республики Казахстан рассмотрело Ваше предложение о сотрудничестве с Федеральным государственным унитарным предприятием «Комета».

В настоящее время МВД Республики Казахстан потребности в приобретении предложенного предприятием изделия «Фонарь ФАС-4» не имеет.

Если Вы имеете возможность предложи т. д.угие виды специальных средств, выпускаемых предприятиями Вашего региона, просим направить предложения и прайс-листы по адресу:…

Одновременно сообщаем контактные телефоны Управления государственных закупок Департамента тыла МВД Республики Казахстан, на которое возложены функции материального и специального снабжения:…

МВД Республики Казахстан надеется на дальнейшее тесное сотрудничество.

Гарантийные письма

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организациям или отдельному лицу. Слово «Гарантия» вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее письмо может быть гарантийным. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки выполнения работ, оплата продукции, оплата аренды и т. д. В таких письмах используются следующие стандартные выражения: гарантируем, фирма гарантируем, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии).

• Просим дать разрешение на аренду зала 6 февраля т.г. с 17.00 до 20.00 для организации концерта художественной самодеятельности участникам Всероссийского совещания руководителей начального профессионального образования.

Оплату аренды зала гарантируем.

• Уважаемые господа!

ООО «Амега» гарантирует погашение кредита, выданного «Сибакадембанком» ЗАО Женева» на строительство производственных площадей в сумме 100 000 долл. США.

При неуплате указанной ссуды ЗАО «Женева» предоставляет право ОАО «Сибакадембанк» без предварительного предупреждения произвести погашение ссуды и неуплаченных процентов своим распоряжением с нашего расчетного счета № 40703610900000000075 вАКБ «Экспресс-кредит» или любого другого счета или путем обращения взыскания на другие ценности, принадлежащие нам.

Действие гарантии прекращается после полного погашения ссуды.

Генеральный директор И. И. Петров

Главный бухгалтер А. Д. Иванова

М. П.

• Просим продать нашему предприятию ультразвуковой счетчик «Расход-7» для измерения расхода воды. Оплату гарантируем. Наш р/счет…

• Просим в срок до 1 октября т.г. изготовить типографским способом 1200 пригласительных билетов на областной праздник, посвященный 60-летию системы начального профессионального образования.

Оплату гарантируем.

Приложение: образец пригласительного билета.

Заключение контракта

Особое место в коммерческой деятельности занимают заключение договоров и работа по их выполнению. Заключение обычно сопровождается активной перепиской: партнеры направляют предложения или запросы по предмету и условиям договора, а также письма-ответы, содержащие согласие с предлагаемыми условиями, отказ от них, контрпредложения и т. п. Например:

• О дополнительных предложениях по рекламе товаров

Уважаемые господа!

В соответствии с договоренностями, достигнутыми на переговорах наших представителей 12.05.2005 г., направляем дополнительные предложения, касающиеся рекламы Ваших товаров.

Наша компания будет предоставлять Вам для утверждения все образцы подлежащей тиражированию рекламной продукции (проспекты, стенды, плакаты) до начала тиражирования; знакомить Вас по Вашему требованию с ходом работ по изготовлению рекламы.

Также направляем Вам для согласования проект программы работ по рекламе, содержащий сроки выполнения следующих промежуточных этапов:

1) изготовление образцов;

2) проведение их экспертизы;

3) начало и окончание тиражирования.

В случае утверждения Вами программы она будет считаться неотъемлемой частью договора.

Надеемся, что Вы примите наши предложения и мы завершим подготовку договора в ближайшее время.

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

• Об уточнении договорных условий

Благодарим за быстрое рассмотрение нашего предложения.

Мы рады, что вы согласились с условием 25 % предоплаты.

Изучив наши возможности, мы со своей стороны готовы предоставить вам дополнительную скидку в 2 % в течение второго полугодия 2005 года.

В случае вашего согласия просим прислать нам проект договора с указанными условиями для его подписания.

• Об условиях оплаты выполненных работ

Уважаемые господа!

С благодарностью подтверждаем получение вашей оферты, условия которой в целом нас устраивают.

Однако нам бы хотелось, чтобы вы увеличили размер аванса, если это возможно. Напоминаем, что за нашу предыдущую работу был установлен аванс в размере 50 %, и полагаем, что эта величина должна быть сохранена.

Мы бы хотели получить ваше подтверждение возможности выплаты нам аванса в размере 50 % после подписания договора с окончательным расчетом по завершении работы.

Ждем вашего ответа и уверены, что сможем прийти к согласию по данному вопросу.

С уважением.

• О подтверждении согласия с предлагаемыми сроками

Уважаемый господин Федоров!

Подтверждаем свое согласие с предложенными Вами сроками сдачи проектной документации в течение полугода с даты подписания договора и первого этапа работ в течение последующего года.

Мы включили эти сроки в договор.

Направляем Вам экземпляры договора, подписанные со стороны нашей фирмы, и будем признательны за скорейшее возвращение экземпляра, подписанного со стороны Вашей фирмы.

С уважением.

• Об условиях оплаты

Уважаемые господа!

Мы еще раз внимательно изучили наши возможности и пришли к выводу, что в настоящее время предложенные вами условия оплаты для нас неприемлемы, поэтому, к сожалению, мы пока не можем принять ваши предложения.

В случае изменения обстоятельств надеемся вернуться к этому вопросу.

С уважением.

• О заказе на приборы

Уважаемые господа!

В соответствии с договором, заключенным нашими фирмами, просим вас принять к исполнению заказ на изготовление радиоизмерительных приборов:

А24-16 – 3 шт.;

С1-65 – 2 шт.;

С1-67 – 2 шт.

Мы согласны с увеличением цены на 1 % по каждой позиции. Однако вынуждены напомнить вам о нашей договоренности относительно двухгодичного срока гарантии, в течение которого ваш сервисный центр обязан производить бесплатные ремонтные работы.

Просим вас доставить заказ к 25.04.2005 г. по адресу:

ул. Мира 25, г. Энск.

5. Переписка деловых людей по электронной почте

Стиль делового письма, отправляемого по электронной почте, не отличается от обычного письма. Переписка лишена эмоций. Соответственно стиль должен быть сугубо рабочим и сжатым. При почтовой переписке знаки внимания, элементы вежливости передаются с помощью внешних атрибутов. Например, используя специально подготовленный бланк, соответствующую бумагу, оформление, размещение реквизитов и т. п. при электронной почте эти возможности исключены. Поэтому этот «недостаток» можно компенсировать, соблюдая правила письменного этикета.

Электронное письмо не допускает волокиты, задержки с ответом. Это почта экстренной связи с элементами срочности. Переписка порой протекает в режиме реального времени – «On-line». Требуется умение вести письменный диалог, как отмечают некоторые западные документоведы, «со скоростью мысли». Это требует определенной подготовки, навыков, способности владеть пером.

Язык при электронной переписке отличается конкретностью, краткостью. Рекомендуется избегать длинных фраз и набивших оскомину стандартных при традиционной переписке выражений типа «please, be informed» (мы информируем Вас…), «as per your request» (согласно Вашему запросу) и т.п. Приведем один из возможных вариантов переписки по электронной почте в связи с покупкой оргтехники для офиса (перевод на русский язык).

От кого: John Smith

Кому: RBM Manufacturing Company, Inc

Дата: 13 октября 2005 г.

Тема: покупка

Уважаемые господа!

Мы намереваемся до конца этого финансового года приобрести новую копировальную машину для офиса. Мы хотели бы изучить возможность покупки копировальной машины RBM, и нас интересует, имеется ли у вас подходящая модель.

Наш офис небольшой и новой копировальной машиной будут пользоваться только три секретарских работника. Мы изготавливаем примерно 3000 копий в месяц и хотели бы иметь машину, которая работает на стандартной бумаге. Нам необходима также сортировочно-подборочная (раскладочная) машина, но мы редко обрабатываем более 25 экземпляров одновременно.

Мы хотели бы также получить информацию о гарантии и услугах по ремонту.

Учитывая, что финансовый год у нас заканчивается 15 декабря 2005 года, просим ускорить ответ.

С уважением.

John Smith

Office Manager

При частной неформальной переписке по электронной почте допускается использование так называемых Emoticons. Речь идет об использовании схематического изображения человеческого лица для передачи эмоций в электронных текстах. Они призваны оживить сухой и краткий язык E-mail.

Сюда входят Smileys (улыбки, смешинки) и Acronyms (слова, сформированные из первых букв словосочетания).

Разумеется Smileys это касается только личностной коммуникации и вряд ли применимо при серьезной и ответственной переписке, затрагивающей важные деловые проблемы.

Акронимы (Acronyms) встречаются намного чаще при деловой корреспонденции, чем Smileys. Более того, они в ходу не только в электронных письмах, но и в обычной переписке. Ниже приводятся несколько наиболее распространенных Акронимов:

• ASAP (As soon as possible) – как можно скорее;

• MSG (Message) – послание;

• JIC (Just in case) – при случае;

• CUL (See you later) – встретимся позднее;

• FAQ (Frequently asked question) – часто задаваемый вопрос;

• IMHO (In my humble opinion) – по моему скромному мнению;

• BTW (By the way) – между прочим;

• <g> (Grin) – усмешка. Ухмылка;

• BRB (Be right back) – немедленно возвращайся;

• GTG (Got to go) – готов идти;

• LOL (Laugh out loud) – заслуживает громкого смеха;

• WTG (Way to go) – куда идти, направление;

• OIC (Oh, l see) – мне все понятно;

• TTUL (Talk to you later) – поговорю с тобой позднее.

Эти взятые из западной литературы по деловой корреспонденции рекомендации наглядно свидетельствуют, насколько серьезно современные документоведы относятся к переписке по электронной почте. Они рассматривают ее как наиболее перспективную из принятых сегодня на вооружение способов коммуникации и прогнозируют нуклонный ее рост в будущем. Это обусловлено скоростью при передаче информации и простотой операции при ее использовании. Однако многие деловые письма не «укладываются» в рамки электронной почты, иихпуть к адресату лежит через традиционную почтовую связь либо по факсу. Например, претензионное письмо, когда требуется обстоятельно и подробно изложить суть жалобы, лучше отправить в «старом» классическом формате. В данном случае (а их в деловой практике бывает немало) требует не скорость, а убедительная аргументация, подробное изложение фактов. Кроме того, нередко при подготовке корреспонденции (например, первичной, информационной) на переднем плане стоит форма, ритуал. Письмо играет роль визитной карточки, и его требуется изложить на официальном бланке компании с привлечением всех предусмотренных реквизитов. Западные документоведы предупреждают о том, что электронная почта весьма прозрачна, и при желании с содержанием ваших писем может ознакомиться любой, чей компьютер подсоединен к Сети.

Поэтому они предлагают воздерживаться от передачи документов, содержащих коммерческую тайну, конфиденциальную информацию по E-mail. Для пересылки и согласования контактов, коммерческих сделок лучше использовать проверенные надежные каналы связи.

Среди ошибок, которые допускаются при использовании электронной почты, одна заключается в неверном суждении о том, что канал связи якобы менее формален, располагает на «простоту общения». При письменном контакте, даже если это переписка по E-mail, необходимо не забывать про язык, стиль. Это во многом касается наших предпринимателей, которые считают, что после первичной встречи или полученного ответа можно переходить на «ты» и пренебречь «излишним» протоколом. На Западе не спешат переводи т. д.ловые отношения в разряд дружеских и личных. Там всегда стараются сохрани т. д.станцию. Поэтому при электронной переписке, как и при обычной, необходимо оставаться на уровне бизнеса, деловых отношений. Будьте точным, аккуратным в формулировках, выражениях и т. д. При всей простоте E-mail для бизнесмена остается средством официальной переписки. Надо следить за грамотностью, грамматикой, орфографией. При всей скорости переписки надо избегать ошибок. Они могут не только отрицательно повлиять на формирование имиджа фирмы, но и навредить отношениям с партнером или клиентом.

Западные документоведы рекомендуют не заменять телефонные разговоры электронной перепиской. Учитывая скорости E-mail, такое желание появляется постоянно, т. к. телефонные переговоры и электронная почта не могут замени т. д.уг друга, а при умелом использовании дополняют и помогают друг другу. И еще один подводный риф, встречающийся при переписке по E-mail. Поступающая от адресата информация не всегда приятна, а порой, вызывая отрицательные эмоции, толкает на резкость, желание ответить «как надо». Лучше оставить не понравившееся послание без ответа, чем отреагировать на него возмущенным и невежливым письмом.

Контрольные вопросы

1. Какие реквизиты входят в формуляр-образец служебного письма?

2. Как располагаются реквизиты на бланках служебных писем? Назовите реквизиты на бланке.

3. Какой вид служебного письма имеет реквизит «отметка о наличии приложения» и как он оформляется?

4. Как оформляются реквизиты: «адресат» и «адрес»?

5. Кто может быть автором письма?

6. Кто подписывает письмо? В каких случаях на письме ставятся две подписи?

7. Все ли служебные письма перед текстом имеют заголовок?

8. Для каких целей в служебных письмах оформляется реквизит «отметка об исполнителе»? Каким образом он оформляется?

9. Как оформляются совместные письма организаций?

10. Какова структура письма-запроса, письма-просьбы, письма-ответа, сопроводительного письма?

Задания

1. Составьте информационное письмо фирмы «Сибирь» о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной цене и о возможности принимать заказы на составление программ.

2. Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне.

3. Составьте письмо о подписании договора товарищества «Сарни» с товариществом «Алекс» на поставку строительных материалов.

4. Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука» товариществу на вере «Триника» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.

5. Составьте письмо-ответ предприятия «Сайл» на просьбу строительно-монтажной фирмы «Артек» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в пос. Коченево.

6. Составьте совместное письмо-ответ областного управления здравоохранения и управления финансов и налоговой политики в администрацию Новосибирского района о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района.

7. Составьте письмо-просьбу Мочищенского завода железобетонных конструкций администрации области о выделении лимита на стеклоплитку «Ириска» в количестве 50 тыс. кв. мдля отделки наружных стеновых панелей серии 135, которые завод начинает выпускать с 2000 г. для треста «Запсибтрансстрой».

8. Составьте письмо-просьбу Доволенской инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 150 тыс. рублей до начала реализации молодняка птицы населению.

9. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Новосибирскому производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.

10. Составьте письмо-просьбу новосибирского туристического центра «Сибиряк» в комитет по внешнеэкономической деятельности администрации области с просьбой выдать лицензию на вывоз в 2000 г. леса в Литву в количестве 5000 куб. м, так как одним из условий поставки мебели для туристического комплекса в речкуновской зоне отдыха является встречная поставка леса.

11. Составьте письмо-ответ производственного объединения «Новосибирскгазификация» директору Химфармзавода и начальнику управления «Новосибирскгоргаз» о ежемесячной поставке Химфармзаводу 64 т сжиженного газа в течение 2005 г. Указанный объем учтен в разнарядке. Поставка будет осуществляться через управление «Новосибирскгоргаз».

12. Составьте письмо-просьбу ОДО «Индивидум» в комитет по внешнеэкономическим связям о выделении квоты на экспорт круглого леса в количестве 10 тыс. куб. м.

13. Составьте письмо-ответ областного управления сельского хозяйства председателю акционерного общества «Ирмень» по вопросу поставок легковых автомобилей за сданное зерно.

14. Составьте письмо-отказ Новосибирского производственного объединения энергетики и электрификации «Новосибирскэнерго» директору спецкомбината «Радон» о выдаче бесплатного разрешения на электроснабжение жилых домов.

15. Составьте письмо-просьбу государственной торговой компании «Олимп» в болгарскую фирму «Миаве 3» о возможности поставки продуктов детского питания в Кировскую область.

16. Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы «Новосибирскснабсбыт» французской фирме «Окситроль» об организации встречи для установления сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.

17. Составьте информационное письмо объединения «Новосибирскавтодор» французской фирме «Окситроль» о возможности продажи современных гидравлических кранов. Цена крана 5500 долл. США.

18. Составьте письмо администрации Челябинской области в Ассоциацию японо-российской торговли с просьбой дать подробный список экспортной продукции.

19. Составьте письмо-приглашение объединения «Экспоцентр» с предложением принять участие в российской выставке на международной общеотраслевой ярмарке в г. Измире (Турция), которая будет проходить с 20 ноября по 10 декабря 2005 г. Измирская ярмарка является одним из крупнейших торговых мероприятий стран Среднего и Ближнего Востока. В тексте надо указать, что участие в этой ярмарке позволяет широко представить экспортную продукцию организации, продать экспонаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться с другими участниками ярмарки научно-технической информацией и заключить выгодные сделки.

20. Составьте письмо-просьбу производственно-коммерческого предприятия «Новосибирскпромкомбыт» сирийской фирме «Дейри текс» о поставке портьерной ткани, текстиля для мужской, женской и детской одежды.

21. Составьте сопроводительное письмо в управление начального профессионального образования Министрества образования и науки РФ о направлении информации о работе с учащимися профучилищ из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей.

22. Составьте письмо-просьбу директора школы в районное управление образования на разрешение включить в план капитального ремонта бойлерной школы. Дополнительные реквизиты укажите самостоятельно.

23. Составьте письмо-просьбу в администрацию области от комитета начального профессионального образования о внесении предложений по содержанию детей-сирот, обучающихся в профессиональных училищах. В училищах области обучается 840 детей-сирот, в ряде училищ их насчитывается свыше 50 человек. Финансирование из федерального бюджета осуществляется частично: только на питание, одежду, стипендию. Нет средств на обеспечение медикаментами, на предметы санитарной гигиены, на приобретение мебели в общежития. Остро стоят вопросы финансирования дополнительных штатов: педагогов-психологов, педагогов дополнительного образования. По расчетам на содержание этих детей необходимо дополнительно в 2001 г. 9664 тыс. рублей.

24. Составьте информационное письмо Сибирской академии государственной службы о наборе студентов на дневную форму обучения для подготовки по специальностям: государственное и муниципальное управление; финансы и кредит; юриспруденция. Для поступления нужны заявление, документ о среднем образовании, шесть фотокарточек размером 3x4, паспорт. Заявления принимаются с 28 июня по 15 июля. При поступлении абитуриенты сдают экзамены по обществознанию, математике, русскому языку, иностранному языку. Телефон для справок: (382-2) 10-12-13.

25. Составьте письмо председателя Сибирского отделения Российской Академии сельскохозяйственных наук в администрацию Новосибирской области о массовом распространении саранчовых вредителей на территории республики Казахстан в 2000 г. и распространении их на многие территории Сибири, в том числе и на Новосибирскую область. В письме предлагается принять меры и выделить средства на борьбу с вредителями.

26. Составьте письмо-просьбу муниципального образовательного учреждения гимназии № 2 г. Омска главе администрации области об оказании помощи.

27. Найдите ошибки в следующих двух письмах: а) в оформлении; б) в тексте.

Приложения

Приложение 1.1

Пример письма с изложением от первого лица единственного числа

Приложение 1.2

Пример письма с изложением от первого лица множественного числа

Приложение 1.3

Пример письма с изложением от третьего лица единственного числа

Тема 2.

Международные письма

1. Стандарты Международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки.

2. Реквизиты международного письма.

3. Отдельные тексты международных писем.

1. Стандарты международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки

Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков. Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации – ИСО (International Organization for Standardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1: 1983, ИСО 5127-2: 1983, ИСО 5127-3: 1988 и др.). Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены:

1) форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216: 1975);

2) межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882: 1979);

3) формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990).

Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления писем международных. Так, в ГОСТ Р 6.30–97 сего дополнениями, которые введены в действие с 1 апреля 2000 г., приводятся требования к размещению и оформлению 19 реквизитов, а в стандартах ИСО их определено 12:

В международных стандартах и в отечественном ГОСТ Р 6.30-2003 по-разному установлены правила оформления полей документа. В приложении А ИСО 3535: 1977 оговорены следующие размеры полей и текстовой области: левое поле – 20 мм; верхнее – 10, текстовая область для формата А4 – 183 х 280, для формата A5L – 183 х 131 мм. По российскому стандарту левое поле должно быть размером 20 мм, нижнее – 20, правое -10, верхнее – 20 мм.

При построении бланков международных писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм, исходный горизонтальный шаг письма – 2,54 мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали – на колонки. Текстовая область документа формата А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 х 2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.

Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителе документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса (address field). Размещение этих полей показано на рисунке.

Размещение полей (зон) на бланке международного письма

Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30–97) предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.

В международных письмах адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО 11180: 1993.

Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др.

На поле сведений об отправителе документа указывается его наименование, при необходимости – подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.

Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный адрес и т. д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с нашим ГОСТ Р 6.30-2003 эти сведения помещаются только в верхней части бланка.

2. Реквизиты международного письма

Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:

1) сведения об отправителе (Issuer Field) – наименование организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, телефакса и т. д.;

2) ссылки на индексы отправителя (Reference Line);

3) дату (date);

4) «внутренний адрес» (Inside Address), включающий наименование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;

5) указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line);

6) вступительное обращение (Salution);

7) заголовок к тексту (Subject Line);

8) основной текст письма (Body of the Letter);

9) заключительная формула вежливости (Complementary close);

10) подпись (Signature);

11) указание на приложение (Enclosure);

12) указание на рассылку копий данного документа (CCNotation).

Сведения об отправителе. На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности. Например, фирма BRM, занимающаяся совершенствованием работы с деловой документацией, указывает на бланке: «Хранение и управление информационными потоками».

Ссылки на индексы отправителя. В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки – цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например: 453/12, где 453 – порядковый номер письма, а 12 – номер дела. Ссылка может иметь такой вид:

• In your please refer to Е1/КД/15621) (В Вашем ответе просим ссылаться на Е1/КД/15621);

• Kindly mention Ex 16/1716 in your reply (Просим упомянуть

Ex 16/1716 в Вашем ответе)

и т. п.

Дата письма проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601: 1898 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2000.04.01. Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 06.07.2000 в Великобритании будет восприниматься как 6 июля 2000 г., а в США – как 7 июня 2000 г.

Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например: 10 June 2000 (10 июня 2000).

К традиционным британским способам относятся следующие варианты оформления даты: 20 Feb. 2000; 20 February 2000. В американской традиции принята иная последовательность элементов даты: February 20, 2000. Названия месяцев на английском языке пишутся с заглавной буквы.

Адресат («внутренний адрес»). Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны.

Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.

В стандарте ИСО 11180: 1193 содержится лишь рекомендация придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.

Для написания полного почтового адреса частных лиц используются следующие элементы:

1) наименование адресата (указание семейного положения или титула лица). Например: мистер, мисс, миссис, Его Святейшество, Его Превосходительство, Ее Величество;

2) имя (имена), фамилия, приставка к имени:

• имена (прозвища, особенные имена) в сочетании с фамилией для различения лиц в семье (например, Джон, Майкл, Дуди, Милли);

• фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи (например, Райдер, Смит, Чизмен);

• приставка к имени, например, старший, младший;

3) занятие, функция, по адресу (через):

• определенное занятие (например, инженер, судья, нотариус^

• по адресу (через) – указывается связь с другим лицом или учреждением (например, по адресу Эйси Браун Бовери; по адресу семьи Смит);

4) пункт доставки:

• вид улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь и т. д.);

• название улицы (например, Станционная авеню; Станционная улица, Станционная площадь, станция Виктория, станция Лайм-стрит);

• идентификационный номер на улице; номер подъезда или здания, этажа и квартиры (например, 27/307, подъезд № 27, 4-й этаж, квартира № 7);

• название дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию, кварталу, башне, комплексу и т. д.;

• название села, местечка, деревни, квартала, региона (Ткхилл, Доклендз, Ерлхэм, Кэдмен, Сохо);

• почтовый ящик и номер (для обладателя ящика);

• общая доставка;

5) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку:

• почтовый код, который обычно используется для итоговой сортировки местным или региональным узлом доставки. К этим кодам могут добавляться другие цифры или буквы (например, 750 15; ВН2 120);

• номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или букв, указывающих маршрут для направления почты к месту назначения (например, 67 – дорога Беллин-зона Аироло; К1А – отправка на сортировочный участок);

• название учреждения доставки, название учреждения, ответственного за доставку почтового отправления адресату в место назначения (например, Берн 31 (почтовый ящик));

6) название территории или провинции т/или название страны:

• название региона, графства, района, кантона и т. д. (например, Техас, Йоркшир, Уэльс);

• название страны назначения (например, Швейцария, Франция, Великобритания, США).

Ниже приведены примеры написания адресов частных лиц:

Mr. Walter EGGERS

3040 Idaho Ave NW

Apt #621

WASHINGTON D.C. 20016

USA

Mr. Costas MAVRIKIS

81 Pine Brook Dr

LARCHMONT N.Y. 10538

USA

MR. Adam SIMPERINGHAM

37 Franklin Road

Freemans Bay

AUCKLAND

NEW ZEALSND

Mr. Erin SIMPERINGHAM

127 Salisbury Road

CAMPERDOWS NSW 2050

AUSTRALIA

Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы:

1) название организации (например, Nestle Ltd; Kodak Ltd; UNESCO);

2) указание на род деятельности или изделия (например, фирма по гражданскому строительству, общая трастовая компания, продажа семян);

3) название отдела или подразделения организации (например, отдел внешней торговли, отдел цветных металлов, общий отдел);

4) пункт доставки;

5) почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

6) название территории или провинции и/или название страны.

Последние три элемента при написании адреса юридического лица указываются так же, как при написании адреса частного лица.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее название, затем почтовый адрес. Например:

Continental Supply Company

3 12 Sixth Avenue

New York, N.Y. 11011

USA

Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже – название фирмы, затем – почтовый адрес. Например:

Mr. G. H. Black, Chairman,

A. Smith and Ch., Ltd.

London SWL 75 C

England

Если адресат – мужчина, то перед его фамилией ставят сокращенное слово Mr. – от Mister («господин»). В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq. («эсквайр»), которое ставится после фамилии. Например:

E. F. White, Esq.

Перед фамилией следует указывать имя или инициалы. Например:

Mr. Harold Brown

Mr. A. White

Если адресат – женщина, то перед фамилией ставится сокращенное слово Mrs. – от Mistress («госпожа») или слово Miss, если женщина не замужем. Например:

Mrs. Rosalinda Jones

Miss G. Black

Имя и фамилию лица при адресовании рекомендуется писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью, если в подписи стоят только инициалы, то и при адресовании нужно указывать только инициалы. В отличие от русского языка в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.

Нередко после фамилии должностного лица сокращенно (заглавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или ордена. Например:

E. F. Jons, DM (Doctor of Medicine – доктор медицинских наук)

A. B. Smith, M.P. (Member of Parliament – член парламента)

G. H. Dlack, K.C.V.O. (Knight Commander of the Victorian Order – кавалер ордена Королевы Виктории).

Когда фамилия лица, занимающего определенную должность в данной организации, неизвестна, то адресат обозначается следующим образом:

Указание должности без фамилии лица, ее занимающего, возможно лишь тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной в адресате (Chairman – председатель, President – президент, председатель, Managing Director – директор-распорядитель, Secretary – секретарь, Chief Accountant – главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ставится артикль the (The Chairman, The Secretary и т. д.).

Если же известны и фамилия, и должность адресата, то они указываются следующим образом:

Артикль перед названием должности в таких случаях не употребляется.

При написании почтового адреса принята такая последовательность элементов: номер дома, название улицы, название города и индекс, название страны. Например:

«Индастриал Хаус»

34–41 Крейг роуд

Болтон БЛ4 8ТФ

ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной буквы.

Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата, часто сокращенное. При адресовании писем в Великобританию может быть указано графство.

Приведем примеры написания адресов юридическим лицам:

American National Standards Institute

11 West 42nd Street

13th floor

NEW YORK, N.Y/ 10036

USA

City Bankers Association

Mr. Ian SCORER

12 Bolingbroke Grove

LONDON GREAT BRITAN

SW 11 6ER

Указание на конкретное лицо «К сведению». Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка – указание на конкретное лицо – помещается отдельной строкой под адресом. Например:

Attention: Mr. P. Cooper

или

Attention of: P. Cooper

или

For the Attention of Mr. P. Cooper

Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо. Например:

Attention of the Sales Manager

Attention – Sales Department

Вступительное обращение. В деловых письмах используются следующие обращения:

• «Уважаемые господа» – к организации в целом:

Dear Sirs

Gentlemen (вСША)

• «Уважаемый господин» – к мужчине, если неизвестно его имя:

Dear Sir

• «Уважаемая госпожа» – к женщине, если неизвестно ее имя:

Dear Madam

• «Уважаемый г-н Смит» – к мужчине:

Dear Mr. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к замужней женщине:

Dear Mrs. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к незамужней женщине:

Dear Miss Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к женщине, если неизвестно ее семейное положение:

Dear Ms. Smith

• «Дорогой Джон» – к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу:

Dear John

Менее официально выглядят обращения «Уважаемый г-н Джон» (Dear Mr. John) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (Dear Mr. John Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание. Например: «О возобновлении поставок», «О заполнении договора».

Основной текст письма. Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения («Уважаемый г-н …») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т. д.

В первой части могут использоваться следующие фразы:

… Мы пишем, чтобы узнать (навести справки) о … (… We are writing to inquire about…);

Мы пишем в связи с … (We are writing in connection on with …);

Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать … (We are interested in … and we would like to know …)

и т. п.

Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться такими словами:

Мы хотим сообщить … (We would advise …);

С удовольствием сообщаю, что … (It is my pleasure …);

Имеем честь сообщить Вам, что … (We bed to inform you that …)

и т. п.

Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами:

Сообщите, пожалуйста, … (Could you please tell me …); Пожалуйста, сообщите … (Please let me know if …); Я был бы рад узнать … (I should be glad to know if …)

и т. п.

Письмо-ответ может начинаться с таких фраз:

Благодарю Вас за письмо от (дата) … (Thank you for your letter of

(date) …);

Мы получили Ваше письмо (дата) … (We have received your letter of

(date) …)

и т. п.

В деловой переписке используются следующие выражения благодарности и внимания:

Очень любезно с Вашей стороны … (It is very kind of you to …);

Пишу, чтобы поблагодарить Вас за … (I am writing to thank you very much indeed for …);

Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас … (May I take this opportunity of thanking you for …);

Благодарим за Ваш большой вклад в … (Thank you for contributing so much to …);

Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь … (Please, accept me sincere (deep) appreciation for your

help …)

и т. п.

Извинения могут начинаться такими словами: Мы должны извиниться за … (We must apologise for …); Мы извиняемся за … (We apologise for …);

Мы очень огорчены из-за того, что … (We are extremely sorry for …);

Хочу принести свои самые искренние извинения за … (I wish to offer me sincere apologies for …)

и т. п.

После изложения основной причины письма, деталей и подробностей приводятся заключительные фразы:

Буду ждать Ваш ответ … (I look forward to receiving your soon reply …);

С нетерпением жду ответа … (Looking forward to hearing from you …)

и т. п.

В заключительной части может быть дана оценка приведенной в письме информации:

Надеюсь, что эта информация Вам поможет (I hope that this information will help you);

Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная информация (Please, do not hesitate to contact me if you need any further information)

и т. п.

Заключительная формула вежливости. В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения:

Yours faithfully

Yours truly

Yours very truly

Faithfully yours

Truly yours

Best wishes

Указанные фразы можно перевести как «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».

В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются следующие:

Dear Sirs/Sir/Madam

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith

Dear John

Yours faithfully

Yours sincerely

Best wishes

В данных формулах заключительная фраза соответствует началу письма. Эти же формулы часто используются в письмах российских организаций.

Подпись. В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность. Например:

Yours sincerely

Mr. S Basuki

Manager

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства. Например:

For a.Smith and Co., Ltd

D. Whith

Export Department

Перед подписью может стоять отметка «р.р.» – «за», «от имени», или «Per pro» – «по доверенности» (от латинского выражения «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

Отметка о наличии приложений. В письмах зарубежных корреспондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова «Enclosure», если приложение одно, или «Enclosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Например:

2 Enclosures

Возможно сокращенное обозначение: Encl. или Enc. В отметке о приложении могут быть названы документы-приложения.

Указание на рассылку копий письма. В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «с.с.» (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия. Например:

c. c. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers

Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку «без копий» («without copies»).

Постскриптум

За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. post scriptum – «после написанного»). В конце приписки еще раз ставится подпись.

Оформление второго и последующих листов письма

В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма № …». Например:

Continuation Sheet No …

Под названием фирмы, направляющей письмо, указываются организация, которой оно адресуется, и дата. Например:

Mills and Green                                   Continuation Sheet No

Messrs. A.Smith and Co., Ltd

12th May 1999

Многие британские фирмы пользуются дополнительными листами без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но кроме последней, пишется: «Continued» – или сокращенное: Cont'd (Countd), что значит «имеется продолжение».

3. Отдельные тексты международных писем

Приведем примеры текстов писем, составленных как в России, так и в других странах.

Господа,

Очень благодарны за Ваш запрос от 10 июня и высоко ценим возможность обеспечить нужды Вашей новой многообещающей организации.

Нам очень хотелось незамедлительно помочь Вам. Однако прежде необходимо получше познакомиться с Вашей организацией. Нам будет легче сделать это, если представите копию документа о Вашем нынешнем финансовом положении.

Если будете так любезны и вышлите необходимую информацию, сделаем все возможное для того, чтобы Ваш запрос о кредите был вновь рассмотрен как можно быстрее.

Искренне Ваши

Уважаемые господа,

Благодарим за Ваши замечания и предложения, которые сделали по нашему проекту контракта на строительство автосборочного цеха.

Хотели бы отметить, что в соответствии с нашим контрактом на строительство «под ключ» автосборочного завода подрядчик берет на себя всю ответственность за организацию и выполнение всех строительных работ.

Строительные работы будут выполняться российскими специалистами, а также местными фирмами, которые будут наняты на условиях субподрядчика. Работы, выполняемые этими фирмами, будут контролироваться компетентными российскими специалистами, стоимость услуг которых включена в цену контракта. Мы уже ознакомились с указанными фирмами и считаем, что они обладают достаточным опытом, квалификацией и возможностями для выполнения работ, которые мы собираемся им поручить.

В связи с вышеизложенным просим Вас рассмотреть настоящее письмо и, если контракт представляет для Вас интерес, телеграфировать нам о Вашей готовности подписать его.

С уважением

Уважаемые господа,

Получили Ваше письмо от 30 мая с.г., в котором предъявляете нам претензию в связи с задержкой пуска станции в эксплуатацию и требуете уплату неустойки.

В связи с этим хотели бы напомнить Вам следующее.

В соответствии с контрактом Вы обязаны были передать нам площадку под строительство в течение одного месяца с даты подписания контракта. Однако Вы задержали передачу площадки на 3 месяца, что задержало начало выполнения строительных работ.

Кроме того, в ходе выполнения контракта в связи с неоднократным нарушением Вами контрактных обязательств возникли серьезные трудности.

Несмотря на то, что к настоящему моменту прошло только 3 месяца с даты истечения контрактного срока, станция готова к приемным испытаниям. Учитывая вышеизложенное, считаем Вашу претензию необоснованной и просим отозвать ее.

С уважением

Уважаемые господа,

В соответствии с контрактом № подписанным между … 12 декабря 2004 г., поставка оборудования для расширения первой очереди завода начинается в ноябре текущего года. Чтобы избежать простоя вагонов и задержки с перегрузкой оборудования на станции, просим подготовить соответствующие площадки для перегрузки оборудования в… вагоны.

В соответствии с графиком поставки оборудования и его монтажа в первую очередь будут поставлены негабаритные тяжеловесные технологические металлоконструкции.

Поставку конверторов предлагаем осуществить морем на специальных баржах, так как значительная негабаритность указанного оборудования не позволяет транспортировать его по железной дороге.

Просим сообщить о принимаемых мерах по обеспечению своевременной поставки оборудования на площадку завода. С уважением

Уважаемые господа,

Получили Ваше письмо от 2 марта с.г. с просьбой поставить оборудование для…

Рассмотрев просьбу, сообщаем, что готовы провести переговоры по данному вопросу. Одновременно хотели бы обратить Ваше внимание на то, что наш завод осуществляет продажу лицензий на передачу «ноу-хау», которые сопутствуют поставкам комплектного оборудования.

Эта форма сотрудничества, как Вы знаете, широко практикуется во всем мире. В договоре на передачу «ноу-хау» гарантируем получение лицензиатом дополнительной прибыли и выпуск продукции высокого качества в соответствии с техническими спецификациями.

Если Вас заинтересует наше предложение, мы подготовим материалы для патентования (описание, чертежи) оборудования с учетом требований Вашего патентного ведомства.

С уважением

Уважаемые господа,

Ссылаясь на переговоры, проходившие в … в июле с. г. между Вашим представителем г-ном … и коммерческим директором фирмы … г-ном с удовольствием подтверждаем, что готовы действовать в качестве агентов по продаже Вашего оборудования в нашей стране.

Прежде чем вышлете нам проект агентского соглашения, хотели бы еще раз изложить основные моменты соглашения, достигнутого в..., а именно:

1) обязуемся выступать в качестве агентов с монопольным правом продажи Вашего оборудования в течение трех лет с даты подписания соглашения;

2) будем получать комиссионное вознаграждение в размере …% всех продаж Вашего оборудования на оговоренной территории;

3) Вы вышлите нам первую партию Вашего оборудования на консигнацию сроком на 12 месяцев и представите рекламный материал (брошюры, каталоги, образцы, рабочие модели, фильмы) для организации рекламной кампании. Со своей стороны мы откроем демонстрационные залы в … и поместим рекламные материалы в наших журналах;

4) обязуемся представлять квартальные отчеты о продаже оборудования. Оплата за проданное оборудование будет производиться каждый квартал по безотзывному аккредитиву против наших счетов.

Надеемся, что соглашение будет взаимовыгодным и откроет пути к дальнейшему сотрудничеству. С уважением

Приведем примеры международных писем на бланках.

Контрольные вопросы

1. Каковы различия в оформлении реквизитов в письме внутри России согласно ГОСТ Р 6.30-2003 и в международном письме согласно стандартам ИСО?

2. Какие существуют реквизиты международного письма? Расскажите о правилах их оформления и расположения на бланке письма.

3. В чем состоят основные рекомендации по составлению текстов международных писем?

Задания

1. Найдите ошибки в оформлении письма, приведенного на следующей странице.

2. Составьте письмо-ответ фирмы «Супер Тойз ЛТД» (адрес: Четтисфилд Роуд, Нькугаун NE12 OLD тел. 2567 591048) сеньоре п. Ферраро, проживающей в Мадриде, где говорится об интересе по поводу новой игрушки «Медвежонок Тилоти». В письме указаны условия оплаты игрушки. Письмо подписал Крис Мастере. Дата письма – 15 марта 2005 г.

3. Составьте письмо фирмы «Сибирь» господину Моррисону в Лондон («Ривер Банк») с напоминанием выполнить заказ на поставку компьютера «OPTIMA 133». В случае неотправки следует выразить просьбу вернуть направленные деньги.

4. Составьте письмо администрации Челябинской области в Ассоциацию японо-российской торговли с просьбой представить подробный список экспортной продукции.

5. Составьте письмо-просьбу производственного коммерческого предприятия «Новосибирскпромкомбыт» сирийской фирме «Дейри текс» о поставке портьерной ткани, текстиля для мужской, женской и детской одежды.

6. Составьте информационное письмо коммерческой фирмы «Якутскснабсбыт» французской фирме «Окситроль» о возможности продажи современных гидравлических прессов.

7. Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы «Новосибирскснабсбыт» французской фирме «Окситроль» об организации встречи для установления сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.

Приложения

Приложение 2.1

Расположение реквизитов международного письма

1 – сведения об отправителе (Issuer Field): наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, телекса, телефакса и др.; 2 – ссылки на индексы отправителя/получателя (Reference Line); 3 – дата (Date); 4 – «внутренний адрес» (Inside Address), включающий наименование получателя письма (лица, организации) и его почтовый адрес; 5 – указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line); 6 – вступительное обращение (Salution); 7 – заголовок (Subject Line); 8 – основной текст письма (Body of the Letter); 9 – заключительная формула вежливости (Complimentary Close); 10 – подпись (Signature); 11 – указание на приложение (Enclosure); 12 – указание на рассылку копий данного письма (CCNotation)

Приложение 2.2

Пример оформления письма

Приложение 2.3

Пример оформления письма

Литература

ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2003.

Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М., – 2001.

Аверьянова Л. В. Деловой английский: Учеб. пособие. М., 1999.

Басовская Е. Н. О языке служебных документов // Делопроизводство. 1997. № 2/1.

Веселое П. В. Современное деловое письмо в промышленности. М., 1990.

Веселое П. В. Аксиомы делового письма. М., 1993.

Добсон Э. Как писать деловые письма. Челябинск, 1997.

Кирсанова М. В. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2004.

Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.

Колтунова М. Д. Деловое письмо. М., 1998.

Паневчик В. В. Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 1999.

Печникова Т. В., Печникова А. В. Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 1999.

Румынина Л. А. Делопроизводство: Учебник. М., 2000.

Русский язык и культура общения для деловых людей / Под ред. О. Б. Сиротинина. М., 1999.

Словарь сокращений русского языка / Под ред. Д. И. Алексеева, И. Г. Гофмана, Г. В. Сахарова. М., 1983.

Секретарское дело. 2004. № 1.

Теппор Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру. М., 1994.

Чуковенков А. Ю., Янкова В. Ф. Оформление документов. М., 1999.

Примечания

1

Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» // СЗ РФ. 1999. № 29. Ст. 3697; 2003. № 28. Ст. 2895.

2

Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» // СЗ РФ. 1995. № 8. Ст. 609; 2003. № 2. Ст. 167.

3

Федеральный закон от 14.07.1996 № 85-ФЗ «Об участии в международном информационном обмене» // СЗ РФ. № 28. Ст. 3347; 2003. № 27. Ч. 1. Ст. 2700; 2004. № 27. Ст. 2711.

4

Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» // Ведомости СНД и ВС РФ. 1991. № 50. Ст. 1740; СЗ РФ. 1998. № 31. Ст. 3804; 2002. № 50. Ст. 4926.

5

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1 – ФЗ «Об электронной цифровой подписи» // СЗ РФ. 2002. № 2. Ст. 127.

6

Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» // СЗРФ. 1996. № 1. Ст. 1; 1996. № 25. Ст. 2956; 1999. № 22. Ст. 2672; 2001. № 33. Ч. 1. Ст. 3423; 2002. № 12. Ст. 1093; 2002. № 45. Ст. 4436; 2003. № 9. Ст. 805; 2004. № 11. Ст. 913; 2004. № 15. Ст. 1343.

7

Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» // СЗ РФ. 2002. № 48. Ст. 4746; 2003. № 50. Ст. 4855.

8

Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» // СЗ РФ. 1996. № 2. Ст. 123; 2001. № 24. Ст. 2461.

9

Закон РФ от 23.09.1992 № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» // Ведомости СНД РФ иВСРФ. 1992. № 42. Ст. 2322; 2002. № 50. Ст. 4927; 2001. № 1. Ч. 1. Ст. 2; 2001. № 53. Ч. 1. Ст. 5030; 2002. № 52. Ч. 1. Ст. 5132.

10

Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.03.1980 № 1662-Х «О внесении изменений и дополнений в Указ Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 г. «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» // Ведомости Верховного Совета СССР. 1980. № 11. Ст. 192; 1968. № 17. Ст. 144.

11

Федеральный закон от 27.04.1993 № 4866-1 «Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан» // Ведомости СНД РФ и ВС РФ. 1993. № 19. Ст. 685; СЗ РФ. 1995. № 51. Ст. 4970.

12

СЗ РФ. 1994. № 2. Ст. 74; 2004. № 17. Ст. 1588; 2000. № 32. Ст. 3336; 2003. № 52. Ч. 1. Ст. 5038.

13

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М.: ВНИИДАД, 1980.

14

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

15

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М.: Изд-во стандартов, 1998.

16

ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». М.: Изд-во стандартов, I960.

17

ISO 216:1976. Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские форматы. Серии А и В.

18

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Росархива от 27.11.2000 № 68. М.: Росархив, 2001.

19

Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Утв. Постановлением ГКНТ СССР, Госстандарта СССР, Главархива СССР от 30.11.1981 № 463/162/298// Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. 1982. № 2. С. 26–31.

Content

Мария Владимировна Кирсанова, Наталья Николаевна Анодина, Юрий Михайлович Аксенов
Деловая переписка: учебное пособие

Предисловие

Тема 1. Деловое письмо в России

1. Законодательные и нормативно-методические основы деловой переписки в России

2. Правила оформления делового письма

Бланки делового письма

Оформление письма с помощью персонального компьютера

3. Язык и стиль официальных писем

Структура делового письма

Синтаксис официального письма

Рекомендации по использованию цифр и слов, обозначающих количество или порядок

Рекомендации по построению фраз

Сокращения как заменители слов и словосочетаний

Рекомендации по написанию отчетных наименований словосочетаний, наиболее часто употребляемых в текстах письма

Информативность и убедительность делового письма

Синтаксические ошибки

Лексические ошибки

4. Виды писем

5. Переписка деловых людей по электронной почте

Контрольные вопросы

Задания

Приложения

Приложение 1.1

Приложение 1.2

Приложение 1.3

Тема 2. Международные письма

1. Стандарты международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки

2. Реквизиты международного письма

3. Отдельные тексты международных писем

Контрольные вопросы

Задания

Приложения

Приложение 2.1

Приложение 2.2

Приложение 2.3

Литература

Примечания