Марк Грэм Браун

Сбалансированная система показателей: на маршруте внедрения

Эта книга — кладезь идей для организации, которая ищет новые подходы к повышению своей эффективности. Взаимоувязывание ключевых факторов успеха с показателями эффективности помогает руководителям сфокусировать усилия на правильной оценке того, что действительно необходимо.

Мэри Е. Артэйл, менеджер по вопросам удовлетворенности клиентов, IBM Corporation

Книга «Сбалансированная система показателей: на маршруте внедрения» представляет собой всеобъемлющее и предельно ясное руководство по разработке и отладке системы измерения эффективности любой организации. В ней автор в доступной для понимания манере последовательно разбирает различные аспекты сложнейшей проблемы.

Джули С. Мехта, консультант по эффективности, U.S. Coast Guard

Наконец-то мы получили практическое руководство по созданию системы измерения эффективности и ее использованию в качестве инструмента, позволяющего добиться результатов мирового уровня.

Реймонд С. Серретти, директор по качеству, Air Products and Chemicals, Inc.

Наполненная конкретными примерами из многолетней практики автора, книга «Сбалансированная система показателей: на маршруте внедрения» предлагает ценные рекомендации по разработке систем измерения эффективности, которые открывают путь к совершенству.

Роберт Дж. Мруз, директор по всеобщему управлению качеством, ITT Sheraton, North America

Предисловие редакторов

Вот уже десятилетие концепция сбалансированной системы показателей владеет умами менеджеров во всем мире. Эта концепция не может оставить равнодушным ни одного профессионала, ищущего пути повышения результативности своей деятельности и эффективности организации. Труды Нортона и Каплана, хорошо известные российскому читателю, популяризовали идею Performance Management, сформировав фундаментальное понимание философии управления эффективностью. Но менеджер-практик, следующий заветам Нортона и Каплана, пытающийся в своей организации применить сбалансированную систему показателей, ведомый вопросом «как?», неизбежно наталкивается на массу скрытых камней, островков и подводных течений. Не всем удается добраться до конца маршрута без подробного путеводителя и практических советов.

Книга, которую вы держите в руках, отчасти может облегчить ваш путь. Не скроем, у нас были некоторые сомнения по поводу ее издания на русском языке. Появившись в середине девяностых, когда концепция сбалансированной системы показателей делала свои первые шаги, эта книга подчас предстает наивным юнцом, открывающим для себя богатый мир управления эффективностью. В те времена менеджеров еще приходилось убеждать в необходимости измерять и управлять удовлетворенностью потребителей. Однако практический взгляд автора — консультанта по вопросам эффективности с многолетним стажем — делает эту книгу бесценной для менеджера или специалиста, принимающего непосредственное участие в создании системы управления эффективностью своей организации. Ведь вопросы, которые возникают у нас в реальной жизни, не обязательно очень сложны и часто вовсе не требуют глубоких математических расчетов. Обычно нам нужен просто совет человека, который уже однажды решал для себя аналогичную проблему и у которого была возможность понять, какое решение приведет в итоге к желаемому результату.

Читая эту книгу, вы сможете получить примеры из практики и найти ответы на следующие вопросы:

♦ Есть ли в моей организации система управления эффективностью, в чем ее преимущества и недостатки?

♦ Сколькими показателями должен оперировать менеджер и как глубоко по иерархии следует разрабатывать систему?

♦ Сколько и какие финансовые показатели наилучшим образом могут отразить финансовую эффективность организации?

♦ Как все-таки измерить удовлетворенность потребителя?

♦ Зачем контролировать операционную эффективность, какие области контролировать, чтобы не перегрузить систему лишней информацией?

♦ Что такое удовлетворенность сотрудников, и контролирует ли ее кто-нибудь в действительности, какие плоды это приносит?

♦ Могут ли существовать показатели без четкого понимания целей организации?

Эта книга не является чем-то революционным, она не изменит ваше мировоззрение, не перевернет мир. Она с последовательностью хорошего гида пройдет с вами рука об руку по всему маршруту внедрения сбалансированной системы показателей, подробнее останавливаясь на местах баталий и древних развалинах, причиной которых были ошибки менеджеров. Она убережет вас от неверных шагов на узкой тропе управления эффективностью и поможет сформировать список всего того, что нужно взять с собой, а что лучше оставить в прошлом, чтобы не перегружать свои плечи и плечи своих товарищей в долгом, но интересном пути покорения вершин бизнеса.

Желаем вам полезного чтения и успешной реализации простых правил, с которыми вы познакомитесь. Ведь даже одно из них, использованное на практике, способно сделать вашу организацию эффективней!

Мария Горина, руководитель практики

«Performance Management»,

«Стратегика», группа Про-Инвест

Михаил Иванов, директор по развитию,

«Стратегика», группа Про-Инвест

Москва, август 2004 г.

Благодарности

В этой книге не так много новых идей, а значительная часть содержательного материала так или иначе основана на идеях и материалах других специалистов. Большое количество используемых мною понятий по сбалансированной системе показателей (balanced scorecard, BSC) взято из статей Роберта Каплана и Дэвида Нортона, публиковавшихся в Harvard Business Review. Кроме того, многие идеи я почерпнул из работ Гари Хамела и К.К. Прахалада — авторов выдающихся книг и статей по стратегии.

Я глубоко признателен моим клиентам, предоставившим мне возможность получить большой опыт в создании и внедрении систем управления эффективностью и разработке планов, и хочу выразить благодарность следующим людям и компаниям:

— Мэри Артэйл и Марку Кэроллу, IBM;

— Биджану Анвару и Деннису Пикопу, Northrop Grumman;

— Майку Беннетту и Крэйгу Скривсету, Appleton Papers;

— Джеффу Хейслеру, Australia New Zealand Direct Lines;

— Роджеру Хессениусу и Полу Адэю, Ericsson;

— Ларри Мерсьеру, U.S. Coast Guard, Baltimore Yard;

— Вере Садковски и Стиву Уэлшу, Pacific Bell;

— Рэю Серретти, Air Products and Chemicals.

Сотрудники компании Cargill дали мне возможность обучить принципам, изложенным в данной книге, высшее руководство компаний по всему миру. Работая с этой прекрасной фирмой последние несколько лет, я понял, что это действительно возможно — удовлетворять потребности клиентов и получать достойную прибыль, будучи к тому же компанией, сотрудники которой гордятся тем, что работают в ней. Я получил бесценный опыт, работая с Кэрол Плетчер, Джуди Аарнесс, Филом Форве, Элом Фостером, Натом Джексоном, Джоди Коленбергер, Грегом Мейером, Джерри Могк и Морин Смит. Также я хотел бы поблагодарить Шарлин Рейс из Forum Corporation за ее дополнения к рукописи.

Эта книга посвящается моим родителям Дональду и Джоан Браун

Введение

Каждый день тысячи менеджеров и специалистов тратят большую часть своего рабочего дня, собирая информацию, сидя на совещаниях и слушая, как другие представляют данные различного качества и достоверности. Я могу предположить, что на это уходит как минимум 25 % рабочего времени. В крупных корпорациях, возможно, и больше. Всегда ли эти затраты времени оправданны? Учитывая свой опыт консалтинговой работы, я в этом сомневаюсь. Работая со многими крупными корпорациями и правительственными организациями, я наблюдаю, как утекает поток времени, потраченный на ознакомление с данными, представляющими спорную ценность в вопросе управления организацией. И дело не только в том, что на это тратится драгоценное время менеджеров. Недостоверные данные затрудняют процесс принятия решений и могут привести к серьезным управленческим ошибкам — вот в чем заключается главная опасность.

Все организации занимаются сбором данных

Все без исключения организации занимаются сбором данных. Эта книга о том, каким образом убедиться, что вы измеряете действительно нужные и достоверные данные, способные стать основой вашего успеха сейчас и в будущем. Она дает практические инструменты по осмыслению того, что вы измеряете, каким образом и какие параметры стоит добавить к вашей базе данных, чтобы обеспечить последовательное движение к вашему видению будущего.

Базисные предпосылки данной книги состоят в следующем: важно иметь средства оценки и контроля вашего прошлого, настоящего и будущего. При этом контролировать следует реализацию интересов всех заинтересованных сторон, чей «голос» в виде инвестиций, оплаты товара или качества труда может повлиять на успех вашей компании: акционеров, клиентов, сотрудников компании, поставщиков, государства и т. п.

Информация — великая сила и один из источников власти. Одной из основных идей книги является утверждение, что лучше не иметь никакой системы сбора данных, чем учитывать слишком много показателей. Традиционной проблемой организаций является то, что они пытаются отследить и зафиксировать все, кажущееся относительно полезным. Трудно убедить менеджеров выбрать несколько ключевых показателей из большого количества данных. Это размывает фокус и приоритеты контроля, превращая сбор и анализ информации в бюрократическую систему. В то же время многие отказываются верить нескольким коэффициентам общего характера или итоговым показателям, желая иметь более подробную информацию.

Каким образом составлена данная книга

Книга разделена на три части. Каждая часть затрагивает различные аспекты измерения показателей.

В первой части рассказывается о том, каким образом оценить ваш текущий подход к оценке показателей. В первой главе дается обзор концепций, на которых основана данная книга. Модель измерения показателей, представленная здесь, во многом полагается на работы Роберта Каплана и Дэвида Нортона, а также на критерии Malcolm Baldrige Quality Award[1]. Критерии Baldrige Award стали широко распространенным стандартом эффективного управления организацией, и сосредоточены они, по большей части, на выборе правильных показателей эффективности. В общей массе компании, которые руководствуются критериями эффективности Baldrige, значительно превосходят своих соперников по фондовой бирже. Такие организации, как AT&T (трехкратный обладатель Baldrige), обнаружили, что акцент на нескольких показателях эффективности, отражающих ключевые факторы успеха, позволил им увеличить прибыль, достигнуть высокой степени удовлетворения потребностей клиента и стать самой привлекательной компанией-работодателем. Во второй главе обсуждаются ошибки организаций при оценке эффективности своей деятельности.

Третья глава построена иным образом. На ее основе вы сами сможете оценить систему, которая работает у вас сегодня, что позволит вам определить, насколько она соответствует принципам, представленным в данной книге. Если вы наберете максимальное количество баллов, то, возможно, захотите отдать эту книгу друзьям, которые работают в менее продвинутой организации, чем ваша.

Вторая часть разбита на главы, которые посвящены правильному выбору основных контрольных показателей при формировании сбалансированной системы показателей.

В четвертой главе представлен краткий обзор различных типов данных, которые обсуждаются в последующих главах. Пятая глава посвящена тому, как определить правильные финансовые показатели. Здесь обсуждается экономическая добавленная стоимость (economic value-added, EVA) в качестве одного из относительно новых финансовых индикаторов, однако большая часть главы посвящена тому, как свести ваши финансовые данные к нескольким ключевым показателям.

Шестая глава — самая длинная в этой части. Она посвящена оценке стоимости, которую создает компания для клиента, и степени удовлетворенности потребителя. Это самое слабое место систем управления эффективностью в большинстве организаций. Акцент в данной главе сделан на взаимосвязи степени удовлетворенности клиента и потребительской стоимости с поведением покупателя.

Седьмая глава рассказывает о том, по каким критериям оценивать качество ваших товаров и услуг, прежде чем они будут предложены потребителю. В восьмой главе рассматривается управление процессами наряду с такими показателями операционной деятельности, как производительность, безопасность и экологичность.

Для большинства организаций основной статьей затрат являются закупки товаров и услуг. Таким образом, критичным становится умение компании контролировать эффективность данной деятельности. Она непременно должна быть зафиксирована в BSC. Вопрос эффективности деятельности и взаимодействия с поставщиками представлен в девятой главе.

Последняя глава второй части затрагивает ту область управления эффективностью, которая забыта многими организациями, — это степень удовлетворенности сотрудников. Здесь обсуждаются верные и ошибочные методы измерения степени удовлетворенности персонала и то, каким образом разработать общий индекс, который представил бы вам общую картину настроений и эффективности сотрудников компании.

В третьей части книги рассказывается, каким образом разрабатывать и вводить новые параметры управления эффективностью, а также рассматриваются методы сбора и анализа информации.

В одиннадцатой главе представлена поэтапная модель проекта модернизации системы управления эффективностью. Данный процесс может происходить как на уровне отдельной бизнес-единицы, так и на уровне целой корпорации.

Двенадцатая глава охватывает наиболее важную идею книги — связывает критерии эффективности с ключевыми факторами успеха компании. Ключевые факторы успеха — это такие параметры, которые отличают вашу организацию от ее основных конкурентов. Неправильное определение ключевых факторов успеха может привести к неправильному определению критериев эффективности, а в итоге — к ложной эффективности.

В тринадцатой главе мы всесторонне обсудим, как построить разумную систему отчетности и анализа информации, используемую для оценки эффективности компании.

И наконец, финальная глава посвящена стратегическому планированию. Система оценки в отсутствии целей и стратегии просто бесполезна. Здесь будет рассмотрен подход, предусматривающий разработку ежегодных и долгосрочных планов, помогающих вам реализовать намеченные цели.

Часть I. Анализ и оценка вашей системы показателей эффективности

1. Измерение и оценка — ключ к эффективности мирового уровня

Изобретение передовых технологий по определению химического состава крови человека обеспечило значительный прогресс в медицине за последние десятилетия. Например, обнаруженный в крови специфический антиген простаты предвещает проблемы с простатой в будущем или даже рак. Подобные открытия в области прогнозирования сильно продвинули практику профилактики здоровья человека.

К сожалению, наука прогнозирования и выявления показателей здоровья организации еще не достигла подобных успехов. Сегодня, как и 30 лет назад, многие организации используют одни и те же средства управления эффективностью. Выявление и измерение действительно существенных переменных — залог здоровья вашей компании в будущем. Поэтому высшему руководству компаний следует так же тщательно подходить к отбору аналитических данных, как хороший врач подходит к проведению анализа крови, для того чтобы идентифицировать проблемы со здоровьем прежде, чем они выйдут из-под контроля.

Что же следует пересмотреть в своем подходе к анализу и оценке эффективности организации? Следующие принципы могут стать основой нового подхода к измерению эффективности вашей компании:

♦ Лучше меньше, да лучше: сконцентрируйтесь на измерении нескольких ключевых показателей.

♦ Критерии оценки должны быть связаны с факторами, необходимыми для формирования долгосрочного успеха, — ключевыми движущими факторами бизнеса.

♦ Критерии оценки должны основываться на событиях прошлого, настоящего и будущего, чтобы представлять картину во всех трех измерениях.

♦ Основой для выработки критериев для оценки эффективности должны быть интересы клиентов, акционеров и других ключевых держателей интересов.

♦ Критерии оценки должны быть разработаны на всех организационных уровнях, начиная с высшего менеджмента и заканчивая обслуживающим персоналом.

♦ Многочисленные показатели могут быть сгруппированы в единый индекс для предоставления достоверной обобщенной оценки эффективности.

♦ Критерии оценки должны меняться или корректироваться в соответствии с изменениями как внешней среды, так и вашей стратегии.

♦ Для критериев оценки необходимо установить целевые (или контрольные) значения, базирующиеся на серьезном исследовании, а не на случайным образом выбранных числах.

Характеристики эффективной системы оценки

Несколько жизненно важных вместо множества несущественных

Максимальное количество обобщенных показателей в любой организации — не более 20. Ни один человек не сможет постоянно и систематически отслеживать и контролировать больше 20 различных переменных. Если вы хотите иметь тот набор параметров, который обеспечит вам успех в будущем, вам предстоит привести вашу базу данных в соответствие с несколькими ключевыми показателями вашего успеха. Крупные высокотехнологичные компании (такие как AT&T) настаивают на том, что для любой организации достаточно 20 или менее критериев оценки. Утверждение о том, что таким компаниям, как AT&T, достаточно для управления всего четырех ключевых показателей, не совсем верно.

Действительно, в целом система управления эффективностью AT&T имеет выход в виде всего четырех ключевых параметров. Однако в то же самое время по всей организации и ее подразделениям собираются и обрабатываются многочисленные данные, которые затем группируются в обобщенные индексы, являющиеся показателями общей эффективности. Например, экономическая добавленная стоимость (EVA) — единый финансовый параметр, на котором концентрируется AT&T, — состоит из множества вспомогательных показателей. Совершенно естественно, что в базе данных вашей организации присутствуют сотни или даже тысячи показателей. Критичным для понимания моментом является то, что один человек должен концентрироваться не более чем на нескольких основных показателях и иметь явно выраженную направленность своей деятельности. Здесь уместно сравнение с приборной панелью автомобиля, на которой есть всего несколько ключевых индикаторов, требующих достаточно регулярного мониторинга с меньшей или большей частотой, и несколько предупреждающих сигнальных лампочек, которые информируют о возможных проблемах. Показатели, которые не являются ключевыми для успеха вашей компании, могут ассоциироваться с предупреждающими сигналами. Они важны, но нет необходимости проверять их каждый день или подвергать обсуждению на ежемесячных собраниях. К ним возвращаются только тогда, когда диагностированы существенные отклонения.

Один из моих недавних клиентов — производственная компания — стоял перед выбором: рассматривать ли им показатель безопасности бизнеса в качестве ключевого. Компания превосходила своих конкурентов по параметрам безопасности благодаря имеющимся методам профилактики. В результате они решили оставить параметр безопасности в своей сбалансированной системе показателей (BSC), но сделали его дополнительным средством оценки, потому что на протяжении долгого периода времени компании сопутствовал успех в данной области. Безопасность для компании здесь аналогична вашей уверенности в том, что у вас в машине нормальный уровень масла. Недостаток масла в двигателе, конечно же, может вызвать определенные проблемы, но если вы купили новую машину и просто меняете масло каждые 2000 миль, вам не придется ежедневно проверять его уровень.

Взаимосвязь с видением, ценностями и ключевыми факторами успеха

Наряду с разумно составленным набором критериев оценки эффективности, ключом к успеху является отбор тех критериев, которые являются отражением ключевых факторов вашего успеха. Например, если вы определили, что технические компетенции вашего персонала являются ключевыми в вашей способности конкурировать, то вам лучше включить критерий технической компетенции в вашу систему показателей. Таким же образом, если одним из ключевых факторов вашего успеха является ваш маркетинговый потенциал, то необходимо ввести показатель эффективности предпринимаемых вами маркетинговых усилий. Если вы озабочены культурой и этикой и всерьез намерены культивировать определенный набор ценностей в вашей организации, то необходимо ввести показатели, которые отражали бы соответствие заявленным ценностям. Например, одной из ценностей, которую провозгласила компания Giba-Giegy, является безопасность и защита окружающей среды. Чтобы бренд компании ассоциировался с данной ценностью, компания ввела в свою BSC специальный набор показателей, а также систему сравнения по этим показателям с другими игроками в данной отрасли.

Показатели должны охватывать прошлое, настоящее и будущее

Проблема большинства критериев оценки состоит в том, что они фокусируются на прошлом. Сколько денег мы заработали в прошлом квартале, сколько аварий случилось в этом месяце и сколько единиц товара мы отгрузили? Оценка эффективности недавнего периода критична для любой организации. Однако если это все, что вы измеряете, то вы вряд ли останетесь лидером своей отрасли в течение следующих пяти лет. Показатели прошлого и настоящего периода — самое простое, чем можно оперировать, поскольку у нас всегда есть информация подобного рода. Вам не нужно строить предположения о доходе в прошлом месяце — вы можете обратиться к фактам. Критерии оценки будущих событий помогают предугадать успех предприятия на более долгий срок, чем предстоящий месяц или квартал. В качестве примера параметра, отражающего будущее, скажем, для инжиниринговой компании может быть долларовая стоимость нестандартных проектов. Для производственной компании критерием оценки будущих событий может стать сумма заказов постоянных потребителей. Для компании, которая стремится увеличить объем продаж посредством вывода на рынок новых продуктов, критерием оценки эффективности в настоящем и будущем может стать доход от продаж новых товаров в долларах.

Показатели должны соблюдать баланс интересов и отражать потребности клиентов, акционеров и персонала компании

Выбор правильных показателей оценки на самом деле значит больше, чем решение, что конкретно измерять. По сути, это ключевая часть реализации вашей стратегии успеха. Выбор неправильной системы управления эффективностью может обернуться банкротством, хотя все показатели будут в норме. Выбор неправильной системы может сделать явью ваш ночной кошмар: сотрудники будут старательно работать на результат, который вам не нужен. Необходимость введения системы сбалансированных показателей и принцип «лучше меньше, да лучше» уже стали притчей во языцех среди организаций. Однако довольно трудно определить по-настоящему верный и точный набор параметров, которые действительно предугадали бы ваш успех. Зачастую требуется провести дорогое исследование и методом проб и ошибок определить правильный индекс или показатель, который предопределит и опишет ваш успех на рынке. Какое-то время многие компании полагали, что если сосредоточиться на качестве, то все остальное само о себе позаботится. Клиенты в восторге от качества ваших товаров и услуг — и прибыль обеспечена. По прошествии нескольких лет мы убедились, что концентрация на качестве — это не панацея от всех бед. Компании «выпадали» из бизнеса, имея самый высокий показатель качества в отрасли. Последнее модное явление в области оценки корпоративной эффективности — добавленная экономическая стоимость (EVA), которая выступает в качестве магического финансового индикатора, обещающего привести вашу организацию к успеху. Показатель EVA обсуждается в пятой главе, но помните, что с помощью только одного, даже самого хорошего, показателя организацию трансформировать не удастся. EVA оказалась превосходным полноценным индексом финансовой эффективности, который задает правильное направление деятельности и создает акционерную стоимость. Однако берегитесь, если это единственный показатель в вашей системе показателей.

Если вы хотите получить эффективную систему, вам необходимо иметь разумный набор показателей, отражающих интересы различных сторон. Успех — это баланс составляющих, а не бездумная концентрация на качестве, акционерной стоимости, прибыли или любом другом показателе, отражающем только часть смысла существования организации.

Показатели должны распространяться на все уровни организации и быть последовательными

На сегодняшний день многие компании уже разработали набор сбалансированных показателей для оценки общей эффективности. Проблема в том, что отдельные бизнес-единицы, производственные участки и различные функции зачастую имеют свой набор показателей, который совершенно не связан с общими корпоративными параметрами. Часто целевые значения и показатели разрабатываются для тех параметров, которые легко доступны и просты в измерении, однако никак не связаны с успехом организации в целом. В первую очередь необходимо определить показатели на уровне высшего руководства, а затем распространить их на все уровни и функции организации. Показатели одного уровня должны результировать в показатели следующего, более высокого уровня и т. д. Такой подход к построению системы управления эффективностью обеспечивает целостность и последовательность проводимой оценки.

Многочисленные показатели могут быть объединены в несколько сводных

Ряд организаций опровергают концепцию, согласно которой возможно провести оценку эффективности с помощью дюжины параметров. Одна аэрокосмическая компания пересмотрела свою систему управления эффективностью и в результате сократила количество параметров высшего уровня с 200 до ключевых 64. Очевидно, что такое количество показателей слишком велико для любой организации, но компания не хотела расставаться ни с одним из важных для нее показателей. Один из способов сокращения числа показателей до разумного количества — разработка индексов, которые будут представлять собой совокупные данные.

Например, в одной организации была собрана информация по ряду отдельных параметров, связанных с благополучностью и степенью удовлетворенности персонала:

♦ исследование морального состояния сотрудников;

♦ фокус-группы;

♦ прогулы;

♦ количество рабочих часов в неделю;

♦ текучесть кадров;

♦ недовольства/жалобы;

♦ заявления на перевод (из одного отдела в другой).

Далее набор этих параметров был проранжирован по значимости каждого из них для достижения ключевых целей, а затем был рассчитан общий индекс удовлетворенности персонала (employee satisfaction index, ESI), который теперь контролируется каждые 6 месяцев. Таким образом, семь индивидуальных показателей были сведены к одному.

Проводя мониторинг трендов общего индекса удовлетворенности персонала на всех уровнях организации, вы экономите время, а дополнительные данные по-прежнему находятся в базе (на тот случай, если они кому-то понадобятся). Объединение многочисленных показателей в единый индекс — прекрасный способ консолидации и упрощения отчетности. Подобная практика агрегирования данных в единый показатель все же рискованна, поскольку обобщенная статистика часто может скрывать некие внутренние тенденции, которые видны только с помощью дополнительных показателей. Я рекомендую внедрять агрегированную статистику на локальных участках бизнеса, чтобы видеть, как вам удалось суммировать данные и учесть подводные течения. Желание максимально упростить базу данных часто приводит к потере необходимой степени детализации информации. Таким образом, мы можем не выявить области, требующие вмешательства, до тех пор пока проблемы не станут настолько серьезными, что повлияют на сводный индекс. Логика утверждения, что несколько ключевых показателей лучше хороших пятидесяти, основана на идее о том, что ни один человек не в силах постоянно отслеживать и контролировать 50 переменных. Подсознательно любой менеджер, получающий 50 графиков в неделю, мысленно отсеивает ненужные данные, концентрируясь только на самых главных.

Показатели должны меняться по мере изменения стратегии и ситуации

Иногда компания начинает сбор данных по какому-то параметру, так как он относится к проблемной зоне. Например, крупная корпорация потратила три года на регулярное измерение и контроль показателя «процент вовремя начавшихся собраний». Обычно этот показатель не настолько важен, чтобы быть включенным в общую систему показателей, однако генеральный директор данной компании считал его весьма критичным. Корпоративная культура компании, казалось, располагала к регулярным опозданиям на совещания, но однажды кто-то подсчитал, что ущерб от подобных опозданий напрямую сказался на ежегодной производительности и составил несколько тысяч долларов. Неудивительно, что генеральный директор был крайне обеспокоен. Спустя пару лет ситуация улучшилась, не было зафиксировано ни одного опоздания, и данный показатель был изъят.

Некоторое время назад один из основных производителей компьютерной техники получил несколько претензий от клиентов. Проведя ряд фокус-групп для выяснения причин сложившегося мнения о безответственности компании, он обнаружил, что чаще всего это касается телефонного общения и общения с голосовой почтой. Для решения этой проблемы был проведен тренинг с целью научить сотрудников определенным стандартам общения по телефону. Например, сообщение на вашей голосовой почте должно ежедневно обновляться, вам необходимо сообщить, где вы планируете быть, а также указать альтернативный телефонный номер, по которому можно связаться с вами лично или передать информацию для вас. Компания провела аудит телефонного сервиса, используя метод «таинственного покупателя»; затем составила индекс телефонного сервиса на основе показателей общей эффективности. До тех пор пока проблема не была решена, показатель эффективности телефонного сервиса рассматривался руководством компании как один из основных. Позднее данный показатель был отменен в связи с повышением уровня эффективности и его неизменностью на протяжении достаточно длительного промежутка времени.

По мере необходимости вы можете убрать или добавить в вашу систему показателей определенные показатели. Потребность клиентов в рыночных изменениях часто диктует, какие показатели необходимо добавить, а какие изъять. Еще в 1980-х и начале 1990-х гг. конкурентное ценообразование не было проблемой для Giorgio Armani. За один год цена на костюм от Armani увеличилась на 15–20 %, но никто и глазом не моргнул. Люди с деньгами или просто те, кто заботится о своем имидже, недолго думая, выкладывали до двух тысяч долларов за костюм «от Armani». Однако в 1990-х гг. даже Armani пришлось забеспокоиться о конкурентном ценообразовании. Те же самые люди, которые платили две тысячи долларов за такой костюм пять лет назад, теперь покупают основную часть своего гардероба в Gap и, кажется, больше обеспокоены стоимостью, нежели статусом.

Необходимо установить целевые, или контрольные, значения критериев оценки на основе качественного исследования

График показателя с неизвестными целевыми значениями — просто бессмысленные данные, которые не помогут управлять эффективностью. Начиная с 1970 г., когда Джордж Одиорн познакомил нас с управлением по целям (management by objectives, MBO), большинство компаний стали практиковать постановку целей и задач. Проблема многих организаций состоит в том, что цели формулируются в совершенно произвольной форме, на основе прошлого опыта. Мы смотрим на прошлогодние показатели и увеличиваем их на 10 %, а если хотим поставить задачи посложнее или расширить ряд уже имеющихся задач, то ставим перед собой какую-нибудь расплывчатую цель вроде «десятикратного повышения эффективности», полагая, что сотрудники тотчас же примутся искать новые способы выполнения рабочих процессов. Глупо полагаться на спонтанно возникшие и плохо сформулированные цели. Цель — это мишень, стреляя по которой, стремишься попасть в нечто многообещающее, результативное и вполне достижимое. Постановку целей должно предварять качественное исследование деятельности ключевых конкурентов, а также проведение сравнительного анализа компаний, которые, возможно, действуют за пределами вашей отрасли.

Например, около семи лет назад аэрокосмическая компания Northrop Grumman собрала данные о том, сколько дней ей требуется на составление заказа на поставку. Цикл составил 40 дней. Затем по этому показателю были исследованы другие аэрокосмические компании, и оказалось, что в одной из них этот цикл составляет всего лишь 10 дней. Не желая быть первой среди худших, компания провела бенчмаркинг и нашла компанию такого же масштаба, которая умудрялась составлять заказ всего за два дня. Составление заказа в течение двух дней стало долгосрочной целью Northrop Grumman. Конечно, сократить время составления заказа с сорока до двух дней — дело непростое, однако это была достойная и обоснованная долгосрочная цель, базирующаяся на проведенном исследовании. Движение к намеченной цели увенчалось успехом: на момент написания книги компания сократила срок оформления заказа с 40 до 4 дней и успешно следует далее к своей цели.

Произвольно формулируемые целевые показатели определяются достаточно просто, поскольку обычно это целые числа, которые варьируются в пределах от 10 % до 98 %. Такой неквалифицированный подход к целеполаганию говорит о том, что организация не желает тратить время на определение целевых показателей, в основе которых лежит полноценное исследование, а не цифры с потолка. Постановка произвольных целей чревата тем, что персонал достигнет их и тем самым вызовет еще большую проблему. Достижение плохо сформулированной произвольной цели по одному показателю может повлечь за собой серьезные проблемы в других сферах деятельности организации. Еще одна, менее серьезная проблема состоит в том, что сотрудники не станут активно реализовывать долгосрочные цели, если будут знать, что в их основе лежат неподтвержденные показатели. Кажется очевидным, что постановка любых целей должна быть основана на исследовании, однако в большинстве компаний и правительственных организаций, которые я консультировал, преобладает множество неподтвержденных целей. Мы поговорим об этом подробнее в четырнадцатой главе, где обсуждается, каким образом устанавливать адекватные целевые показатели в соответствии с вашей системой показателей.

Модель стратегической системы показателей

Проводить измерения просто. Гораздо сложнее измерять и оценивать только существенные факторы, не обращая внимания на другие, пусть даже интересные, но не способствующие успеху вашей организации. На рисунке 1.1 представлена модель, которая поможет вам определить показатели, критичные для успеха вашей организации. Первый этап — определение глобальных принципов существования организации и ее видения будущего. Следующим шагом является идентификация ключевых факторов успеха, на которых необходимо сконцентрироваться и с их помощью дифференцировать себя от конкурентов. На данном этапе организация также определяет главные принципы ведения бизнеса, на которые следует обратить особое внимание, чтобы оставаться успешной. Базисные составляющие бизнеса, стоящие во главе угла для всех организаций любой отрасли, — это прибыльность, рост и регулирование. Выбор ключевых факторов успеха вашей организации — важная составляющая стратегии бизнеса. Это могут быть сильные стороны, которые вам предстоит развивать, или слабые, которые необходимо подтянуть. На основе ключевых факторов успеха формулируются и показатели. Как только организация идентифицировала наиболее важные показатели своей системы показателей, для каждого из параметров определяются целевые значения. Эти значения основываются на исследовании и призваны помочь организации приблизиться к общему видению. Важно аккуратно отследить взаимосвязи и соответствие различных показателей между собой, чтобы повышение эффективности по одному показателю не вызвало понижения по другому. Как только показатели и их значения определены, необходимо разработать план действий для достижения поставленных целей.

Рисунок 1.1. Модель стратегического измерения

Никакой Магии

Модернизация системы показателей сама по себе не гарантирует успеха организации. Эта система также не является очередным управленческим мифом. Серьезная управленческая практика, такая как реинжиниринг бизнес-процессов или TQM (Total Quality Management), некогда воспринимаемая как преходящее увлечение, никогда не действовала по принципу раздачи обещаний. Имея под собой солидный набор показателей и используя его в управлении, она сэкономила тысячи часов, используемых на построение таблиц и графиков, пребывание на собраниях и чтение статистических отчетов, которые часто не имели особого значения. Все организации что-то измеряют. Крупные организации стремятся измерить и обработать все, что только поддается измерению. Тысячи сотрудников только и делают, что собирают и обрабатывают данные. Тысячи менеджеров и технических специалистов тратят рабочее время на ознакомление с этими данными, пытаясь вычленить из массы графиков значимые. Мелкие организации предпочитают не тратить время на измерения, а концентрируются на нескольких ключевых параметрах, таких как продажи, доход, прибыль и производительность. Системы показателей в таких организациях представляют собой не лучшее зрелище, поскольку все показатели основаны на прошлом и не способствуют успеху компании в будущем.

Преимущества применения стратегической системы измерений

Наиболее распространенным возражением на любую попытку модернизации системы управления эффективностью является нехватка времени. Организации слишком заняты процессом генерации денежного потока, чтобы включиться в деятельность, которая станет очередным источником накладных расходов. В хорошие времена на это никогда нет времени, а в плохие — стимул для создания и модернизации системы управления эффективностью еще ниже. «Мы должны освоить еще одно направление деятельности или работать на то, чтобы не потерять связь с основными клиентами, но никак не тратить время на подобные долгосрочные проекты, которые длятся полгода, а то и больше». Несмотря на то что большинство преимуществ модернизированной системы показателей можно получить только по прошествии некоторого времени, все же существует ряд выгод, которые не заставят себя долго ждать. Вот некоторые из них:

♦ Сокращение объема отчетности по корпоративным финансам на 80 %.

♦ Более чем двукратное сокращение времени, затрачиваемого руководством на ежемесячные совещания.

♦ 60 %-ное сокращение количества ежедневно просматриваемых отчетов по эффективности.

♦ Рост потенциала формирования как краткосрочного, так и долгосрочного успеха организации.

♦ Оптимизация баланса интересов потребителей, акционеров и служащих компании.

♦ Сокращение затрат рабочего времени на просмотр и попытки менеджеров интерпретировать незначащие данные как минимум на час ежедневно.

♦ Осознание рядовыми сотрудниками перспектив развития и системы ценностей компании и реальное продвижение по пути практической реализации стратегических задач.

Над этим, конечно, предстоит поработать. Однако то время, которое вы затратите на избавление от ненужных вам данных, с годами окупится сполна. Забота об акционерах, сотрудниках и поставщиках принесет свои плоды. Многие из самых успешных организаций концентрируются только на нескольких ключевых параметрах. Например, вся деятельность FedEx сконцентрирована вокруг людей (сотрудников), обслуживания (потребителей) и прибыли (акционеров). Каждый из сотрудников — от генерального директора до упаковщика — пытается достигнуть баланса в удовлетворении потребностей каждой из трех групп. AT&T также концентрируется на нескольких ключевых показателях, связанных с созданием стоимости для акционеров, удовлетворением потребителей и сотрудников. В таких крупных организациях, как FedEx и AT&T, существуют тысячи параметров, но все они подпадают под несколько основных выделенных категорий, и каждый сотрудник использует только небольшое количество необходимых ему для работы показателей.

2. Проблемы большинства систем управления эффективностью

Стога

Как сено, данные сухи подчас,

Расставлены в стога — любой пересчитает.

А информация иглу напоминает:

Чтоб суть извлечь, вам нужен зоркий глаз.

Томас Ф. Гилберт

Почему же некоторые организации с такой тщательностью производят оценку возможных дефектов на миллион единиц товара или упущенных возможностей на миллион альтернатив? Как же так получается, что воздушные авиалинии совершают тысячи полетов в день из аэропортов всего света и на миллион полетов приходится менее одной аварии? А почему, если вы собрались отдать в ремонт свой автомобиль или пригласили мастера по ремонту ксерокса, только в 6 случаях из 10 он с первого раза идентифицирует и устранит проблему? Управлять полетом Boeing-747 намного сложнее, чем ремонтировать Chevrolet. Отчасти такая разница связана с обучением, рабочей загрузкой и технологией контроля качества, хотя в большинстве случаев это вызвано проблемами в области системы измерения и управления эффективностью. Пилоты самолетов тратят основную часть своего времени на мониторинг ключевых показателей и контроль воздушного судна, чтобы каждый раз обеспечить безопасное прибытие в пункт назначения. Пилоты работают с надежными данными. Они понимают взаимосвязь между отдельными показателями и знают, каким образом соотнести с ними различные аспекты управления самолетом. Сегодня специалисты и управляющие многих организаций подобны пилотам, которые пытаются управлять самолетом при помощи только половины необходимых инструментов, предназначенных для измерения не связанных друг с другом данных. Неудивительно, что с таким набором данных возникает множество проблем во всех сферах деятельности. Практически в каждой организации есть проблемы с самой системой измерения. Одним необходима минимальная корректировка, а другим предстоит серьезная модернизация. В данной главе мы рассматриваем некоторые из часто встречающихся проблем в подходах компаний к измерению эффективности.

Избыток данных

Как-то мне пришлось работать с одной крупной телекоммуникационной компанией, которая использовала 106 отдельных баз данных. Каждая база содержала от 75 до 100 параметров, или показателей эффективности. В то время компания ежемесячно собирала и обрабатывала от 7500 до 10 000 показателей. Теперь показателей стало куда меньше, однако многие менеджеры, с которыми я общался, обычно просматривают от 100 до 200 страниц информации еженедельно. Когда я спросил, а какой же процент полученных данных имеет реальную ценность, большинство из них ответили: «Около пяти»!

Наиболее серьезной и широко распространенной проблемой систем измерения эффективности различных компаний является избыточность данных. Проблемой это становится потому, что компания тратит львиную долю своего драгоценного времени на переработку груды ненужных данных. Менеджерам придется перепахать горы бесполезной информации, прежде чем удастся извлечь несколько погребенных под этой массой зернышек сути. Второй, гораздо более серьезной проблемой является то, что данные, которые берутся в расчет и принимаются к сведению, часто изначально неверны, поскольку отобраны на основе иррациональных соображений. Иными словами, менеджеры почему-то полагают, что конкретный параметр связан с успехом, в то время как тому нет практически никакого подтверждения.

Так как же понять, что данных слишком много? Как правило, никто из сотрудников не должен обрабатывать более 15–20 показателей. Если вы генеральный директор крупной корпорации, то 15–20 показателей — разумное число переменных, которыми можно управлять. Если вы руководите департаментом, производственной площадкой или бизнес-единицей, вы можете обойтись и меньшим набором показателей. Оптимальное число показателей — около дюжины, причем наиболее важными является только половина из них. Это правило — не больше дюжины — распространяется на всех и каждого — от менеджеров высшего звена до курьеров.

Все показатели являются краткосрочными

Многие мелкие и средние организации ограничиваются сбором небольшого количества данных. Однако у них проблемы иного рода. Они собирают только финансовые и операционные данные. Пойдите в любой ресторан, магазин или небольшую организацию — и вы найдете все виды финансовой и операционной статистики. Эти компании могут предоставить вам информацию по накладным расходам, доходу и прибыли и другим показателям бухгалтерской отчетности. Они также смогут дать информацию о том, сколько клиентов было обслужено за день и сколько единиц товара отгружено, каков процент брака и уровень производительности сотрудников. Все это важные показатели функционирования организации, но все они краткосрочные и отражают происходящее сегодня, в этом месяце или в этом квартале.

Фокус только на сиюминутных задачах — одна из причин, по которой американские компании борются за выживание на длинных дистанциях. Уолл-стрит приветствует краткосрочные показатели, поскольку не доверяет долгосрочным, таким как инвестиции в НИОКР и показатели удовлетворенности клиентов. Финансовое сообщество приветствует компании, проводящие сокращение штатов и снижение издержек с целью увеличения показателей прибыльности и, соответственно, повышения котировок акций на бирже. В течение одного-двух лет такие компании, действительно, довольно успешны. В итоге заканчивают они всегда одним и тем же, поскольку именно те люди, которых они уволили, отправили пораньше на «заслуженный отдых» или от которых избавились по сокращению штатов, и составляли основу их конкурентного преимущества.

Вот те долгосрочные показатели, которые должна принимать во внимание любая организация:

♦ удовлетворенность клиентов;

♦ удовлетворенность сотрудников;

♦ качество товаров/услуг;

♦ социальная ответственность.

Счастливые сотрудники и потребители не обеспечат вам сразу финансовый результат, но именно они помогут сохранить уровень вашего бизнеса в течение последующих 5-10 лет. Многие компании полагают, что наиболее удовлетворенные клиенты и сотрудники могут также обеспечить краткосрочные результаты. Недавно одна крупная компания ввела следующую практику: одна треть компенсационного пакета для ключевых сотрудников и менеджеров основывалась на степени удовлетворенности клиента, которую удалось достичь возглавляемой ими организации.

Недостаток деталей

Иногда собираемые и обрабатываемые данные обобщаются до такой степени, что теряют смысл. Стив только что получил должность регионального менеджера по продажам в крупной фармацевтической компании. Одна из его основных обязанностей — контролировать расходы. Еще будучи младшим менеджером, он знал, что расходы могут выйти из-под контроля. В обязанности менеджеров по продажам не входит составление бюджета, но от них требуется четкое и обоснованное решение о том, куда потратить деньги, пытаясь заполучить и удержать клиента. В таблице 2.1 представлен отчет, который Стив получал каждый месяц. Раз в месяц Стив проводил совещания со своими менеджерами по продажам, просматривал ежемесячные отчеты о расходах — и получал нагоняй от своего босса, поскольку с прошлого июня расходы на продажи возросли почти на 40 %, а продажи — всего на 6 % за тот же период. Затраты на телефонные разговоры по сравнению с прошлым годом возросли почти в три раза, и Стиву пришлось вынести своей команде строгое предупреждение. Когда он отчитывал своих менеджеров по поводу телефонных расходов, то каждый перекладывал ответственность на другого, говоря, что его подопечные, конечно же, не имеют к этому никакого отношения. Окончательно запутавшись, Стив позвонил в центральный офис продаж компании и попросил детализацию телефонных расходов по штатам, городам и конкретному менеджеру, чтобы определить истинную причину. Отдел корпоративных продаж проинформировал его о том, что данные вводились каждый месяц, а единственная выборка, которую ему могут предоставить, — это выборка по штатам. Анализ данных по штатам не выявил никаких тенденций: данные свидетельствовали лишь о значительном увеличении телефонных расходов.

Таблица 2.1. Пример отчета о затратах

Статья расходов

Июнь

Текущий год

Прошедший год

Расходы на предложения

48 000

152 300

34 500

Зарплата (продажи)

8400

36 000

4900

Зарплата (поддержка)

12 600

43 800

6300

Обработка рекламных материалов

3400

18 200

4100

Графика

16 400

21 300

9300

Разное

7200

33 000

9900

Командировочные и представительские расходы

48 700

272 000

41 100

Авиаперелеты

18 400

97 000

16 200

Гостиницы

8200

51 400

4700

Аренда автомобилей

9300

46 000

8700

Питание и прочее

12 800

77 600

11 500

Телефонные переговоры

11 200

56 000

3900

Образцы

19 400

88 000

17 400

Стив запутался еще больше, поскольку он не мог понять, кто же несет ответственность за такое непомерное увеличение расходов на продажи и, в частности, на телефонные переговоры. Информация, которую он получил, была неполной, и ее нельзя было использовать для контроля над расходами. Это и является самой распространенной проблемой во всех организациях. Тот отчет, который получил Стив, бесполезен в качестве средства контроля расходов. Постфактум оценивать, сколько потрачено денег, — слишком мало для того, чтобы эффективно контролировать расходы. Если бы даже на каждую телефонную линию был выделен отдельный бюджет и фиксировались отклонения от него, то и это не улучшило бы возможности по контролю над данной ситуацией. Без должной детализации Стив не в состоянии выявить конкретного человека или круг лиц, ответственных за перерасход.

Показатели, снижающие эффективность

Сложно оценить работу таких специалистов, как ученые, инженеры, адвокаты. Интеллектуальную работу вообще трудно оценить объективно, поэтому организации ищут те факторы, которые можно было бы принять в расчет при объективной оценке (не всегда измеримые показатели представляют реальную значимость). Значимыми показателями деятельности специалистов являются идеи, информация, а также успешно разрешенные проблемы. Эти и подобные результаты труда чрезвычайно непросто измерить.

Десять страниц в день

Я работал в компании, которая занималась разработкой специализированных программ обучения для корпоративных клиентов. Одним из критериев оценки разработчиков было количество страниц, написанных за день. Норма в среднем составляла 10 страниц. Еженедельно эффективность работы сотрудников измерялась согласно данному стандарту и по большей части ему соответствовала. Однако качество этих самых 10 страниц было совершенно разным. Некоторые из разработчиков выпускали в свет 10 четких и понятных инструкций. Другие выдавали 10 страниц полной чепухи. Такая разница в качестве сразу бросалась в глаза читающему. Если бы вы работали в проекте Хола, вы узнали бы, как он может разодрать в клочья вашу работу и заставить вас переписать ее трижды или четырежды, прежде чем примет ее. Однако вдруг вам повезло и вы попали на проект к Рэю, тогда вы можете отдать 10 страниц ерунды, если они были аккуратно напечатаны и не содержали бросающихся в глаза ошибок — Рэю этого вполне достаточно. Объективно просто посчитать, сколько страниц в день пишет разработчик, но на самом деле не это важно. Что действительно существенно, так это количество качественно написанного текста в день, но в этой системе нет единого определения качества. Качество написания инструкций — это нечто, подлежащее субъективной оценке.

Выступления и публикации

Многие научно-исследовательские организации и университеты производят оценку специалистов и профессоров на основе количества выпущенных ими публикаций, а также количества докладов, подготовленных к конференциям. В одном университете была система оценки в баллах, через которую проходили все профессора, чтобы продлить срок контракта (см. таблицу 2.2).

Таблица 2.2. Система балльной оценки преподавателей университета

1. Публикация книги

Авторство, крупное издательство

50 баллов

Соавторство, академическое издательство

35 баллов

Коллектив из 3–4 авторов, академическое издательство

25 баллов

Глава в книге

10 баллов

2. Статьи в журналах

Авторство, журнал класса А

25 баллов

Коллектив авторов, журнал класса А

15 баллов

Авторство, журнал класса А

10 баллов

Коллектив авторов, журнал класса В

8 баллов

3. Выступления на конференциях*

Главный выступающий, международная конференция

25 баллов

Главный выступающий, национальная конференция

22 баллов

Приглашенный выступающий, международная конференция

20 баллов

Приглашенный выступающий, национальная конференция

18 баллов

Незаявленные презентации (вне регламента), национальная конференция

10-20 баллов

Внутренние презентации.

5 баллов

* 50 % от общей суммы баллов начисляется в том случае, если вы были одним из представителей группы выступающих от университета

Действительно, опубликованная университетом система оценки считалась передовой, поскольку она, по крайней мере, обнародовала некоторые из критериев оплаты профессорского состава и обеспечила объективную оценку эффективности их труда. Научно-исследовательский департамент одной из крупных корпораций для оценки работы своих сотрудников тоже применяет подобную систему оценки в баллах. Если бы вы были внутренним клиентом отдела научных разработок или студентом университета, вас бы интересовало, сколько статей опубликовали специалисты отдела или профессора университета? Сомневаюсь. Показатели, подобные этим, искажают восприятие эффективности. Ученые в упомянутом отделе научных исследований отлично научились играть в эту игру, так же как и профессора университетов неплохо освоились с балльной системой оценки. Один из сотрудников отдела научных исследований очень хорошо это объяснил:

«Как только вы узнали, как набирать баллы, считайте, что вы прекрасно освоили систему. Схема проста: вы публикуете хорошую статью в журнале и получаете за это баллы. Затем вы представляете этот материал на внутреннем совещании национальной конференции, публикуете его в качестве одной из глав книги, которую редактирует ваш коллега, и снова получаете баллы. И в итоге каждый раз вы получаете премию за одну и ту же работу. Какая-то часть опубликованного и представленного на конференции исследования не представляет никакой ценности. Кто-нибудь показывает взаимосвязь между двумя переменными, где эта взаимосвязь и так очевидна и понятна, и в итоге получает за это 150 баллов».

Целью отдела научных исследований является не публикация статей и подготовка презентаций. Данная система оценки не имеет особой ценности, поскольку на самом деле не связана в первую очередь с истинным предназначением организации — разработкой новых технологий, которые обеспечивают выпуск новых товаров и позволяют модернизировать существующие товары и процессы.

«Куриная эффективность»

У большинства организаций есть один или два ключевых показателя, которые считаются гораздо более важными, чем другие. Руководство часто называет их «горячими» показателями. Иногда это прибыль, продажи или отгруженные единицы товара. Например, в одной из сетей фаст-фуда, специализирующейся на блюдах из курицы, таким показателем является «куриная эффективность». Любой управляющий или сотрудник ресторана знает, что «куриная эффективность» — самый важный из всех показателей. Каждый месяц менеджеры составляют графики «куриной эффективности», которые представляют своим боссам.

«Куриная эффективность» — некий показатель безотходного производства. Это соотношение проданных и выброшенных порций цыплят. Каким образом данный показатель будет влиять на эффективность? Один из менеджеров объяснил нам это следующим образом:

«Если я хочу иметь самые хорошие показатели эффективности по цыплятам, все, что я должен сделать, так это не готовить цыплят вообще. Если я приготовлю цыпленка и не продам его, мне придется его выкинуть, а это может здорово повлиять на показатель эффективности. Если я его не приготовлю, покупателю придется подождать минут двадцать, но только некоторые, особо нервные, предпочтут уйти без своего цыпленка».

Вот сценарий развития событий: покупатель заходит в заведение и заказывает пару цыплят. Скорее всего, готовых цыплят не будет, и ему придется подождать. Он может рассердиться и больше никогда не возвращаться в это заведение, даже если жареный цыпленок — его любимое блюдо. Хотя у компании и есть показатели эффективности приготовления цыплят, у нее нет способа подсчета и оценки потерянных клиентов. Дело в том, что показатель эффективности приготовления цыплят порождает неэффективность деятельности с точки зрения удовлетворенности клиентов. Выбирая неверные показатели, компания оказывает себе медвежью услугу. В этом случае гораздо эффективней не иметь показателей вообще.

Показатели вежливости вместо компетентности

Подобного рода проблемы встречаются в тех организациях, которые концентрируются на показателях вежливости, а не компетенции. Чаще всего они встречаются в сфере обслуживания. Например, некая авиакомпания постоянно задерживает рейсы, но бортпроводники неизменно провожают пассажиров улыбкой на лице и вежливым «до свидания», несмотря на то что самолет снова прибыл на час позже.

Примеры приятных в общении, но некомпетентных людей встречаются почти в каждой профессии. Иногда то, что собирается оценивать организация, способствует лишь эффективному и приятному общению, но не созданию реальной стоимости. Например, в одном из супермаркетов Детройта постоянно следили за тем, чтобы кассиры, вручая чек покупателям, обязательно говорили: «Удачного дня». Была даже разработана программа, стимулирующая служащих желать клиентам удачного дня. Это продолжалось до тех пор, пока не было проведено небольшое исследование, которое показало, что свыше половины покупателей даже не замечали этого пожелания, а многие признались, что просто ненавидят эту фразу.

Nordstrom — универмаг с высочайшим уровнем сервиса — не подсчитывает количество улыбок или вежливых слов, отпущенных покупателям персоналом магазина. Вместо того чтобы делать из сотрудников сервисных роботов, здесь стимулируют каждого сотрудника выбирать тот стиль поведения, который наиболее для него Удобен. Однако самым важным показателям для Nordstrom являются продажи. Если вы работаете в Nordstrom и не продаете, то вас увольняют, неважно насколько вежливы вы были с покупателями. Никто не говорит, что Nordstrom не интересует, вежливы ли их продавцы. Безусловно, универмаг проводит соответствующие тренинги для своих сотрудников. Но самое главное — он проводит оценку персонала по критериям, которые действительно значимы: по объему продаж и повторному обращению клиентов.

Показатели поведения вместо реальных достижений

«Гуру» качества скажут вам, что если вы хотите добиться неизменно высокого качества товаров и услуг, то вам необходимо контролировать процессы и не отвлекаться на инспектирование вашего товара или услуги. Превентивный подход к качеству включает контроль параметров процесса, которые напрямую влияют на характеристики товара или услуги. Во многих организациях (как производственных, так и сервисных) процессы выполняются людьми, а не машинами. Отсюда следует, что контролировать процессы значит контролировать поведение. Далее логика подсказывает, что если каждый следует предписанному способу поведения, то почти всегда можно предсказать результат. Поведенческие показатели — это характеристики того, что делают люди. Показатели достижений — это показатели, отражающие реальный результат. В качестве примера в таблице 2.3 приведены некоторые показатели поведения и достижений для технического специалиста автосервиса.

Таблица 2.3. Показатели эффективности работника автосервиса

Поведенческие показатели

Показатели достижений

Использует программное обеспечение для диагностики проблемы

Процент возвратов при обслуживании (проблемы, которые не были выявлены при первичном осмотре)

Работает в соответствии с требованиями техники безопасности

Отклонение фактических временных затрат от нормативных

Грамотно использует запчасти и инструменты

Количество выполненных заказов в день (показатель производительности)

Проблема с оценкой поведения состоит в следующем: те поведенческие навыки, которые требуются от специалистов, зачастую не гарантируют качество товара или предоставляемой услуги. Опасность выбора в качестве показателя эффективности характеристик поведения, а не реальных достижений показана на примере двух продавцов — Линн и Ларри. На протяжении нескольких лет Линн и Ларри работали под руководством Эдди, который не так давно прошел стажировку в Xerox и IBM, изучив научный подход к продажам. Обе компании полагали, что продажи — это процесс, который может быть разбит на поведенческие составляющие. На самом деле, Xerox провел самое простейшее исследование, чтобы определить особую последовательность в поведении, которая напрямую связана с исключительными результатами продаж. В IBM также считают, что эффективные продажи — это наука, а не искусство. Если вы сможете определить сакраментальный тип поведения и научить каждого соответствовать данному типу, продажи действительно увеличатся.

Опираясь на исследования, проведенные в обеих компаниях, Эдди разбил процесс продаж в своей собственной компании на следующие этапы:

• Создание потока потенциальных клиентов.

• Определение наиболее привлекательных потенциальных клиентов.

• Установление контакта.

• Составление коммерческого предложения.

• Увеличение объема поступлений от данного клиента.

Работая со своими продавцами, Эдди определил тип поведения на каждом из этапов цикла продаж и разработал критерии важных поведенческих навыков. Сначала продавцы противились всей этой системе, но со временем стали к ней привыкать. Все, кроме Линн. Линн по своей натуре всегда была диссидентом. Она была резкой, часто пропускала совещания отдела продаж, по большому счету ее недолюбливали. Ларри, напротив, любил работать в команде. И всем нравилось с ним работать. Он всегда был в хорошем настроении, рассказывал интересные истории, шутил и знал намного больше о товарах компании, чем многие технические эксперты.

В качестве эксперимента Эдди решил ввести новые процессные и поведенческие показатели, хотя пока оценка эффективности по-прежнему основывалась на старых показателях, фиксирующих достижения. В таблице 2.4 представлены показатели, связанные с поведенческими навыками оцениваемых сотрудников (в данном случае Линн и Ларри), а также с их достижениями в течение первых двух кварталов года.

Таблица 2.4. Показатели поведенческих навыков и достижений, январь-июнь

Поведенческие показатели

Линн

Ларри

Целевые

Количество контактов/заполненных отчетов о встречах

2

62

40

Процент выявленных потенциальных клиентов

100

48

50

Число личных встреч с потенциальными покупателями в месяц (в среднем)

1

14

12

Число полученных запросов на составление предложения

6

18

12

Число отправленных предложений

2

18

6

Число дополнительных возможностей, выявленных в ходе контакта с новыми клиентами

4

11

6

Количество мероприятий, направленных на укрепление отношений с ключевыми фигурами, принимающими решения о покупке

6

31

24

Число отработанных в неделю часов

36

64

50

Показатели достижений

Процент выигранных предложений

100

22

50

Стоимость заключенных сделок, тыс. долл.

2 850

640

1 000

Выставленные за месяц счета на сумму, тыс. долл.

350

111

250

Прибыльность проектов, %

61

37

40

Ларри демонстрировал самые высокие поведенческие показатели, и оцениваемая с этой точки зрения эффективность деятельности Ларри почти всегда была выше нормы и по сравнению с Линн — почти в три-четыре раза лучше. К тому же в течение последних шести месяцев он здорово поработал, чтобы улучшить новые поведенческие показатели. Линн сделала все, чтобы проигнорировать новые показатели, и редко вырабатывала даже восьмичасовой трудовой день. Ее поведенческие показатели указывали на то, что она не увеличивает число новых клиентов, ответила только на пару запросов и не проводит много времени, укрепляя взаимоотношения с клиентами за обедом или во время совместных спортивных мероприятий. Каким образом она достигает результатов — большая загадка как для Ларри, так и для ее босса Эдди.

История Линн и Ларри показывает, насколько обманчива концентрация на поведенческих показателях. Никто не станет спорить, что оценка поведенческих навыков (генерация контактов и подготовка предложений) важна для процесса продажи. Однако если вы сделаете акцент только на поведении, а не на достижениях, показатели эффективности получатся, как у Ларри.

Показатели стимулируют конкуренцию в коллективе и мешают работе в команде

Иногда может показаться, что бизнес-единицы одной и той же компании на самом деле конкурируют друг с другом, создавая желаемые условия для себя, часто в ущерб родственным организациям. Показатели, выбранные этими организациями, зачастую сами способствуют такой конкуренции. В отчетах постоянно сравнивается эффективность одной бизнес-единицы с эффективностью другой, вместо того чтобы отразить вклад каждой из них в общую эффективность компании. Это едва различимая форма снижения командного духа. Кто бы ни был первым, он не захочет делиться секретами с другими бизнес-единицами и департаментами.

Значительная часть систем оценки эффективности содержит показатели, которые провоцируют конкуренцию и вносят разлад в работу команды. В большинстве систем оценивается не эффективность работы команды, а эффективность конкретного человека. В итоге продвижение по служебной лестнице, а также повышение зарплаты получает не команда, а конкретные лица. Концентрация исключительно на показателях индивидуальной эффективности — традиционная, но нежелательная практика в организации, которая таким образом истребляет дух сотрудничества и взаимовыручки. Теперь, когда сокращение размеров организации с целью увеличения показателей прибыльности является одной из приоритетных стратегий, многие компании прибегают к методу, когда каждый менеджер ранжирует своих сотрудников по достигнутым показателям, чтобы в случае сокращения штатов проще было определить кандидатов на увольнение. И огромную опасность представляет ознакомление сотрудников с подобной шкалой. Являетесь вы первым или пятнадцатым — осознание того, на каком месте по сравнению с сослуживцами вы находитесь, негативно влияет на вашу работу в команде.

3. Оценка существующей системы показателей

Проводить замеры и расчеты — достаточно скучное занятие. Большинство из нас далеко не в восторге от сбора показателей и ознакомления с таблицами и графиками, которые содержат эти самые показатели. Для большинства людей измерение показателей не более чем рутинная работа.

Проведение изменений с целью повышения, например, потребительской стоимости вовсе не предполагает введение большего числа показателей. Многие организации, применяющие критерии Baldrige Award, поняли, что правильный выбор критически значимых параметров сбора данных более важен, чем сбор статистических данных обо всем на свете. Также важно иметь систему управления, которую Роберт Каплан и Дэвид Нортон называют «системой сбалансированных показателей». В своей статье «Внедряем сбалансированную систему показателей» (Putting the Balanced Scorecard to Work, Harvard Business Review, 1993) авторы отмечают, что используемая большинством организаций система показателей часто построена нерационально, поскольку концентрируется в основном на краткосрочных финансовых показателях, игнорируя долгосрочные, стратегически более важные показатели, такие как удовлетворенность клиентов, удовлетворенность сотрудников и рост бизнеса.

Согласно разделу 2.0 системы Baldrige Award, сбалансированный набор критериев для любой организации должен включать приблизительно одинаковое количество данных в каждой из следующих областей:

• Удовлетворенность клиентов.

• Удовлетворенность сотрудников.

• Финансовая эффективность.

• Производственная (операционная) эффективность (например, продолжительность производственного цикла, производительность и т. п.).

• Качество товаров/услуг.

• Эффективность поставщиков.

• Безопасность/социальная ответственность/охрана окружающей среды.

В большинстве организаций около 80 % собираемых данных подпадают под две категории — финансовую и операционную. Раз в год компании проводят исследование удовлетворенности клиентов, а раз в три года проводят исследование боевого духа сотрудников. У них практически нет статистики по качеству и безопасности товаров, а также по контролю отгружаемого поставщиком товара. Такое положение мы как раз и оцениваем как отсутствие системы сбалансированных показателей. Для большинства организаций почти все собранные данные попадают только в две из семи категорий. Это близорукий подход к оценке эффективности организации, поскольку он концентрируется только на показателях, влияющих на организацию сегодня. На основе представленного в данной главе исследования вы сможете оценить, имеет ли ваша организация набор сбалансированных показателей, и то, каким образом вы используете информацию по этим показателям для повышения эффективности.

Несмотря на то что проведение оценки всегда критично для повышения эффективности, организации не всегда получают желаемое при проведении измерений. Сама по себе сбалансированность набора используемых показателей не гарантирует успеха. Система измерения лишь обеспечивает вас данными. Таким образом, если вы остановились на неверно определенных показателях или эти данные не используются для принятия решений и повышения эффективности, даже хорошая система измерения и оценки не представляет особой ценности.

Приведенное ниже исследование позволяет вам провести самостоятельную оценку имеющейся на сегодняшний день в вашей компании системы управления эффективностью и входящих в нее показателей. Пройдя этот тест, вы познакомитесь с характеристиками эффективной системы и определите, насколько ваша система соответствует этим стандартам.

Как работать с вопросником

Вопросник разделен на три части, каждая из которых рассматривает определенный аспект вашей системы оценки. В первой части (вопросы 1–5) рассматривается общий подход к системе измерения. Вторая часть (вопросы 6-40) касается конкретных показателей. Третья часть (вопросы 41–50) посвящена тому, каким образом следует анализировать и использовать данные для повышения эффективности вашей организации. Прочитайте каждое утверждение и пометьте соответствующий вариант ответа в зависимости от степени согласия с ним. Постарайтесь ответить на каждый вопрос, даже если иногда вам приходится только предполагать. Отвечать на вопросы необходимо, принимая во внимание масштаб всей организации или, по крайней мере, значительной ее части. Например, вы можете отвечать на вопросы в рамках одной бизнес-единицы, а не целой компании, или одного лечебного заведения в сети медицинских клиник. Анкета не рассчитана на ответы в рамках одного департамента, такого как производство или отдел кадров.

ТЕСТ «САМООЦЕНКА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬЮ»

Часть 1: общий подход к оценке

1. Показатели нашей базы данных тесно связаны с ключевыми факторами успеха, что позволит нам дифференцировать себя от наших конкурентов.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

2. Мы сознательно формировали нашу базу данных, она не представляет собой нечто сформировавшееся само по себе с течением времени.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

3. Наш генеральный директор или президент компании просматривает не более 20 показателей ежемесячно, чтобы оценить эффективность организации в целом.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

4. Показатели эффективности бизнес-единиц/департаментов не противоречат друг другу.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

5. У нас прекрасно сбалансированный набор показателей с приблизительно равным количеством показателей по каждой из следующих категорий: финансовая эффективность, операционная эффективность, удовлетворенность клиентов, удовлетворенность сотрудников, качество товаров/услуг, эффективность работы поставщиков, эффективность политики безопасности/ охраны окружающей среды.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

Часть 2: конкретные типы показателей вашей системы показателей

Показатели, связанные с клиентами

6. В нашей базе данных существуют жесткие критерии удовлетворенности клиентов/ценности клиента, такие как повторные сделки/прекращение сотрудничества, возвраты и т. п.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

7. Наша организация собирает данные как по степени удовлетворенности клиентов, так и по степени ценности нашей компании для клиента. Сбор данных производится при помощи разнообразных технологий, таких как телефонное анкетирование, почтовое анкетирование и фокус-группы.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

8. Наши исследования по оценке удовлетворенности клиента нацелены на то, чтобы превзойти ожидания клиента, а не просто удовлетворить его потребности.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

9. Все вопросы, касающиеся степени удовлетворенности клиента, составлены на основе тщательного исследования по выявлению самых важных требований клиентов.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

10. Мы объединяем различные количественные и качественные показатели удовлетворенности клиентов, а также стоимости товаров/услуг компании для клиента в общий индекс удовлетворенности клиента.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

Показатели, относящиеся к сотрудникам

11. По крайней мере раз в год мы проводим исследование в отношении наших сотрудников с целью определить степень их удовлетворенности различными аспектами управления организации.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

12. Исследования удовлетворенности сотрудников являются анонимными, и в них участвуют не менее 75 % общего состава персонала компании.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

13. Прежде чем заказать исследование со стандартными вопросами, проводится анализ того, что же по-настоящему важно для сотрудников.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

14. Наша организация проводит сбор данных и по другим показателям, относящимся к степени удовлетворенности сотрудников компании, таким как текучесть кадров (по собственному желанию), невыходы на работу, количество часов, отработанных в неделю, стрессовые состояния и т. п.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

15. Индивидуальные показатели удовлетворенности сотрудника сводятся в общий индекс удовлетворенности сотрудников, подобно индексу удовлетворенности клиентов.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

Финансовые показатели

16. Мы определили несколько (например, от 4 до 6) ключевых показателей общей финансовой эффективности.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

17. Финансовые показатели являются удачным сочетанием краткосрочных и долгосрочных показателей финансового успеха.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

18. Финансовые показатели разных бизнес-единиц/департаментов не противоречат друг другу.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

19. Мы собираем финансовые данные по основным конкурентам, чтобы использовать их при оценке нашей собственной системы эффективности и постановке целей.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

20. Организация аккумулирует финансовые данные в одном или двух общих статистических отчетах, отражающих общую эффективность, показателем которой может быть добавленная экономическая стоимость или рентабельность инвестиций.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

Операционные показатели

21. Организация разработала от 4 до 6 общих операционных показателей, таких, например, как добавленная стоимость на сотрудника, которые используются во всех функциональных подразделениях компании.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

22. Любые технологические показатели непосредственно связаны с ключевыми характеристиками товаров/услуг, которые важны для клиента.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

23. Временной цикл операционного процесса используется в качестве ключевого операционного показателя в масштабах организации.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

24. Операционные показатели позволяют нам предотвращать проблемы, а не просто идентифицировать их.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

25. В организации установлены стандарты для всех ключевых операционных показателей.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

Показатели по поставщикам

26. В организации существует рейтинговая система оценки эффективности работы поставщиков.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

27. Рейтинговая система эффективности работы поставщиков в нашей организации представляет собой сочетание количественных данных, таких как возврат товара и отказ от отгрузки, а также качественных показателей, таких как наша степень удовлетворенности ответственностью поставщиков.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

28. Оценка качества товаров и услуг, предоставляемых поставщиками, проводится на регулярной основе.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

29. Наша организация запрашивает у поставщиков операционные данные, а также требует проведения собственных мероприятий по оценке эффективности.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

30. Соответствие нашим требованиям по цене — только один из многочисленных критериев, используемых в качестве оценки и выбора поставщиков.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

Показатели качества товаров/услуг

31. Производится оценка только тех характеристик товаров/услуг, которые представляют наибольшую значимость для клиентов.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

32. Если нельзя проверить качество абсолютно всех товаров и услуг, для обеспечения гарантии их соответствия стандартам производится оценка репрезентативной случайной выборки образцов.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

33. Чтобы избежать ошибок, связанных с человеческим фактором, повсеместно используются автоматизированные средства измерения.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

34. Показатели эффективности оказываемых услуг скорее связаны с реальными достижениями, нежели с поведенческими навыками (например, процент правильно оформленных заказов или процент своевременных вылетов по сравнению с наличием улыбки при встрече клиента).

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

35. Показатели качества товаров/услуг выражаются в фактических цифрах, а не в процентах товаров/услуг, не имеющих дефектов.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

Показатели безопасности/экологической безопасности/социальной ответственности

36. По крайней мере раз в месяц в организации производится сбор данных по безопасности и защите окружающей среды с использованием нескольких различных критериев.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

37. По своей сути показатели безопасности скорее связаны с поведением человека и превентивными мерами, чем с чрезвычайными происшествиями, вызывающими временный простой производства.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

38. Показатели экологической безопасности куда более обширны, чем стандарты, установленные управлением по охране окружающей среды и другими агентствами, регулирующими экологическую ситуацию.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

39. Организация собирает данные по вопросам регулирования и учитывает показатели социальной ответственности, такие как число часов, затраченных на услуги/работы общественной значимости или на выполнение заказов общественных/городских организаций.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

40. В организации разработан индекс социальной ответственности, который представляет собой сочетание показателей безопасности, экологической безопасности и услуг/работ общественного значения.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

Часть 3: обработка и анализ данных

41. Организация обрабатывает данные всех разделов системы показателей и сводит в единую отчетность для ключевых менеджеров.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

42. Данные представляются в удобном для чтения графическом виде, который требует минимального анализа для выявления тенденций и уровня эффективности.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

43. Данные по степени удовлетворенности клиентов, сотрудников, а также данные по инновациям/росту обрабатываются теми же сотрудниками и так же часто, как и данные по финансовой, операционной эффективности, качеству товаров/услуг и эффективности работы поставщиков.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

44. Организация провела исследование с целью выявить взаимосвязь между степенью удовлетворенности клиентов и финансовой эффективностью.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

45. Организация понимает взаимосвязь между всеми ключевыми показателями общей системы показателей.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

46. Данные по эффективности анализируются и используются для принятия ключевых решений по работе организации.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

47. Все ключевые показатели соответствуют миссии организации, ее системе стоимостей, а также долгосрочным целям и стратегиям. (5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

48. Организация постоянно производит оценку и модернизацию своих показателей и методов сбора и обработки данных по эффективности.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

49. В целях обеспечения точности и надежности проводимых исследований регулярно создаются и корректируются инструменты автоматизации и сбора информации.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

50. Процесс планирования, т. е. определение ежегодных и долгосрочных целей организации, происходит на основе одних и тех же показателей, содержащихся в системе показателей организации.

(5) полностью согласен (4) согласен (3) отчасти согласен (2) не согласен (1) полностью не согласен

Подсчитываем результаты

Ваш ответ оценивается количеством баллов, указанным рядом с ним в тесте: полностью согласен — 5, абсолютно не согласен — 1 и т. п. Вопросы 1–5 относятся к комплексной системе оценки в вашей организации, поэтому данные вопросы получают больший вес в общем рейтинге: общую сумму баллов, полученных при ответе на вопросы 1–5, умножьте на 2. Если вы ответили на все пять вопросов «полностью согласен», вы получите максимальный результат — 50. Запишите сумму баллов, полученную при ответе на вопросы с 1 по 5, прибавьте сумму баллов, полученную при ответе на вопросы с 6 по 40, затем добавьте сумму баллов, полученную при ответе на вопросы с 41 по 50, и умножьте итоговую сумму на 2. Максимальный результат, который вы можете получить, составляет 325. Если ваш результат превышает это значение, вернитесь и уточните правильность ваших расчетов.

Общее количество баллов, полученное при ответе на вопросы 1-5

________ * 2 = ________

Общее количество баллов, полученное при ответе на вопросы 6-40

+ ________

Общее количество баллов, полученное при ответе на вопросы 41-50

+ ________ * 2 = ________

Итого:

__________ / 325

Интерпретируем результаты

От 276 до 325

Если ваш результат находится в этом диапазоне значений, то подход вашей организации к управлению эффективностью соответствует лучшей мировой практике. Вы сократили вашу базу данных до нескольких ключевых показателей, и ваш набор параметров, вероятно, прекрасно сбалансирован. Также очевидно, что вы в действительности используете собранные данные для принятия решений и повышения эффективности вашей организации. Похоже, что другие компании ориентируются на вашу организацию, как на флагмана эффективности. Скорее всего, вы захотите отдать эту книгу вашему приятелю, который работает в менее продвинутой в области управления эффективностью компании.

От 226 до 275

Если ваш результат находится в этом диапазоне значений, можно сказать, что у вас прекрасно сбалансированный системный подход к управлению эффективностью. Возможно, вы не очень сильны в измерении степени удовлетворенности клиентов и сотрудников, а также в приведении индивидуальных показателей к интегрированным или только делаете первые шаги в анализе для повышения эффективности. Однако налицо ваши явные достижения в области управления эффективностью. Но даже если вам уже удалось многое, не забывайте, что со временем потребуется оптимизация и корректировка системы. Возможно, это будет тщательное исследование с целью выявления взаимосвязи между долгосрочными показателями, такими как степень удовлетворенности клиентов/сотрудников, и краткосрочными показателями, такими как финансовая эффективность. Если ваша организация относится к данной категории, то в вопросах управления эффективностью она преуспела лучше, чем 75–80 % компаний Северной Америки.

От 176 до 225

Если ваш результат попал в этот диапазон значений, вы находитесь на середине пути и взяли хороший старт в реорганизации вашего подхода. Скорее всего, у вас неплохой набор показателей по нескольким из семи категорий системы показателей. Возможно, вы не слишком сильны в проведении отдельных типов измерений, но при этом преуспели в измерении финансовых, операционных параметров или данных по качеству производимых товаров. Следует сфокусироваться на формировании системы по другим важным категориям. Вероятно, у вас по-прежнему слишком много показателей, а различные подразделения используют различные несогласованные подходы. Ваша организация предпринимает какие-то действия в области управления эффективностью, но они несистемны и нуждаются в хорошей ревизии, корректировке и доработке.

175 баллов и менее

Вы находитесь на очень среднем уровне или на уровне ниже среднего. Ваша система еще далека от лучших примеров системы сбалансированных показателей. По моему опыту, на данном уровне находится большинство коммерческих компаний, а также правительственных и медицинских учреждений. Многие коммерческие организации только осознают важность измерения и анализа удовлетворенности клиентов и персонала. Правительственные и медицинские учреждения не преуспели в этих двух областях и по-прежнему слабы в измерении качества товаров/услуг и эффективности работы поставщиков. В организациях, которые набрали менее 175 баллов, высшее руководство еще не осознало, что долгосрочные стратегические показатели так же важны, как и традиционные финансовые и операционные показатели. В любом случае я советую вам прочитать данную книгу до конца и попытаться применить некоторые из изложенных в ней концепций, чтобы сформировать и существенно улучшить ваш подход.

Часть II. Выбираем правильные показатели

4. Система управления эффективностью в лучших компаниях

Во второй части книги речь пойдет о разработке показателей, которые формируют систему управления эффективностью компании. Созданная система должна содержать показатели, отражающие как минимум следующие шесть областей:

1. Финансовая эффективность.

2. Степень удовлетворенности клиентов.

3. Качество товаров/услуг.

4. Эффективность деятельности поставщиков.

5. Технологическая и операционная эффективность.

6. Степень удовлетворенности сотрудников.

Не так важен набор и количество категорий, которые войдут в вашу систему показателей, как тот баланс между требованиями акционеров и потребностями других заинтересованных лиц (клиентов и сотрудников), отраженными в данных категориях. Также важен временной баланс показателей прошлого и будущего. Другими словами, необходимо выбрать те критерии, которые помогут вам определить, насколько вы близки к реализации вашей долгосрочной цели.

Выбор категорий данных для вашей системы показателей

Набор категорий для включения в вашу систему показателей зависит от типа вашего бизнеса и ключевых факторов успеха вашей организации. Например, самое крупное захоронение ядерных отходов в Ричленде, штат Вашингтон, находящееся в ведении Департамента энергетики, должно иметь отдельную категорию критериев, отражающих обеспечение безопасности сотрудников и общества. Компании, оказывающей банковские услуги, вероятно, подобная категория не нужна. Компании, которая, чтобы выжить и обеспечить себе достойное существование на рынке, должна непрерывно пополнять товарный ассортимент новыми товарами, следует использовать отдельную категорию показателей, связанных с новыми разработками товаров и их внедрением.

Существуют определенные категории данных, которые следует включить в систему показателей любой организации. Например, всем организациям необходимо иметь данные по финансовой эффективности, степени удовлетворенности клиентов и сотрудников. Даже в тех организациях, где трудозатраты составляют лишь малую часть, например в сталелитейных компаниях, система показателей должна содержать критерии удовлетворенности сотрудников. Выбор других категорий данных для вашей BSC обусловлен ключевыми факторами успеха вашего бизнеса. Например, в одной химической компании есть категория, отражающая конкурентную цену и стоимость товара, т. к. они являются ключевыми преимуществами в конкурентной борьбе. Эта компания позиционирует себя как поставщика самых дешевых химических препаратов, поэтому в ее системе показателей присутствуют показатели, отражающие динамику цены по отношению к конкурентам и то, каким образом ее воспринимают потребители. Та же самая компания пытается обеспечить рост бизнеса за счет ежегодного пополнения ассортимента и международной экспансии. Соответственно, в системе показателей этой организации присутствует набор параметров, отражающих рост компании путем разработки новых товаров и продаж на международных рынках.

Оценка финансовой эффективности

Существует такой вид данных, который должен присутствовать в BSC всех организаций без исключения, — это показатели финансовой эффективности. Даже некоммерческим и правительственным организациям стоит подумать об эффективности использования бюджета и контроле над издержками. Проблема данной категории состоит в выборе оптимального набора показателей, достаточного для отражения самых важных результатов деятельности организации, что чаще всего требует сокращения количества измеряемых параметров. Также важно, чтобы выбранные финансовые показатели отражали не только прошлое. Ежеквартальная прибыль и доход, безусловно, важные показатели, однако они отражают только текущее состояние дел. В действительности же финансовые показатели должны помогать вам контролировать как прошлое и настоящее, так и будущее. Разработка набора таких показателей с фокусом на долгосрочный финансовый успех — дело непростое. Найти магическую формулу финансового успеха пытались лучшие аналитики Уолл-стрит, но пока им не удалось изобрести единую систему прогнозирования финансовых показателей, гарантирующую процветание.

Такие компании, как AT&T и Coca-Cola, заявляют, что добавленная экономическая стоимость (EVA) является одним из финансовых показателей, который отчасти может претендовать на звание подобной универсальной формулы, т. к. позволяет компании оценивать свою эффективность и успехи в создании стоимости для акционеров. Однако я сомневаюсь, что сосредоточенность на одном критерии обеспечила успех этим компаниям. В пятой главе я более подробно коснусь вопросов финансовой эффективности и вернусь к этому и другим современным финансовым показателям.

Оценка потребительской стоимости товара и степени удовлетворенности клиента

Это самая уязвимая область управления эффективностью в большинстве организаций. Многие только сейчас начали оценивать степень удовлетворенности клиентов. Большинство по-прежнему полагается на косвенные данные и довольствуется общим показателем объема продаж в прошлом. Некоторые компании проводят ежегодное исследование потребительских предпочтений с набором общих вопросов, а потом не знают, как использовать полученные данные. IBM, Ford, AT&T уделяют вопросам оценки степени удовлетворенности клиентов значительные средства и время лучших менеджеров. Залог оптимальной системы измерения степени удовлетворенности клиентов — удачное сочетание информации о предпочтениях потребителей и их фактическом покупательском поведении. Качественные данные, основанные на мнении клиентов, должны помочь своевременно выявить скрытые проблемы, а количественные данные, отражающие поведение покупателей, помогут вам оценить, насколько высказываемые потребителями мнения совпадают с их покупательским поведением. Многим компаниям часто с трудом удается установить взаимосвязь между степенью удовлетворенности клиента, повторным обращением и рыночной долей.

Помимо степени удовлетворенности клиента также важно произвести оценку фактической стоимости товара/услуги для клиента. Стоимость — это соотношение степени удовлетворенности клиента и его оценки справедливости взимаемой цены. Я могу быть крайне удовлетворен качеством обеда за 150 долларов, но испытывать ощущение, что меня ограбили, и больше никогда не пойду в этот ресторан. Воспринимаемая клиентом стоимость так же важна, как и степень его удовлетворенности, и должна быть включена в общую систему оценки степени удовлетворенности клиента.

Измерение качества товаров и услуг

Рискованно рассчитывать только на обратную связь с клиентом при оценке качества ваших товаров и услуг. Полезно иметь внутренние показатели, с помощью которых можно контролировать качество прежде, чем товар будет отгружен, а услуга оказана клиенту. Тем не менее они должны отражать характеристики товаров и услуг, наиболее важные для ваших клиентов. Часто определение данной категории показателей оказывается непростой задачей. Параметрами качества рекламы на телевидении для потребителей являются ее уникальность и запоминаемость, однако рекламное агентство внутренними параметрами качества может считать сроки производства и соответствие эстетическим нормам.

Задачей при формировании данной группы показателей является минимизация количества данных до нескольких самых важных, а также их регулярное отслеживание. Комплексная оценка качества часто производится на основе более 100 параметров, каждый из которых представляет высокую важность для клиента. Даже такая простая услуга, как «обед в номер» для клиента отеля, требует проведения оценки на основе нескольких параметров. Возможно, вам не стоит отказываться от уже измеряемого множества разнообразных показателей качества. Попытайтесь агрегировать эти отдельные показатели в несколько интегрированных индексов, которые представят вам полную картину уровня качества ваших товаров/услуг. Более подробно мы рассмотрим этот вопрос в седьмой главе.

Измерение технологической и операционной эффективности

Измерение результатов внутренних технологических процессов, позволяющее спрогнозировать возможные проблемы с выходными показателями, также играет важную роль в формировании потребительской стоимости. Технологические и операционные показатели по своей природе превентивны, поскольку они опережают события или происходят одновременно, а не следуют за ними. Многие организации фокусируются только на оценке готовой продукции, а не на процессах, которые, собственно, и обеспечивают ее выход. В высокотехнологичных отраслях с высокой автоматизацией процессов достаточно просто разрабатывать и проводить измерения технологических параметров качества выпускаемой продукции. Например, целлюлозно-бумажным или сталелитейным производством обычно руководит небольшая группа людей. Большинство параметров ключевых технологических процессов отслеживаются и контролируются при помощи оборудования и компьютеров, а не персоналом. В других организациях процесс больше творческий, нежели технологический, и слабо поддается стандартизации. Подобным компаниям, например юридической конторе, приходится подходить к выбору технологических параметров с особой тщательностью. Здесь важно, чтобы выбранные показатели не противоречили реальному результату процессов, как в нашей истории с Линн и Ларри из второй главы.

Измерение эффективности деятельности поставщиков

На сегодняшний день одной из популярных практик в организациях является аутсорсинг в том случае, если та или иная функция не является ключевой компетенцией компании. Компании полностью отдают на аутсорсинг функцию управления информационными системами или складского хранения — в общем, все то, что обещает обойтись меньшими затратами и более высокой эффективностью при осуществлении за пределами компании. Однако и без применения аутсорсинга компании всегда закупали у внешних поставщиков товары и услуги, необходимые им в процессе производства. Например, в одной из химических компаний 66 центов с каждого израсходованного доллара приходится на внешних поставщиков. Таким образом, существуют убедительные аргументы за то, что организациям необходимо самым тщательным образом разработать систему измерения эффективности работы поставщиков.

В большинстве организаций товары, полученные от поставщика, проходят внутреннюю проверку, но я веду речь о комплексном подходе. Например, компания Boeing известна своим жестким подходом к мониторингу поставщиков на основе широкого ряда показателей эффективности технологий и конечной продукции. Многие компании проводили бенчмаркинг подхода Pacific Bell к оценке эффективности работы поставщиков. Например, American Express переняла данный подход и использовала его как основу системы контроля работы поставщиков. Оптимальный набор показателей данной категории, как правило, включает показатели качества товара/услуги, технологические параметры, ценовую конкурентоспособность, а также общий подход к ведению бизнеса.

Измерение удовлетворенности сотрудников

Этот показатель для большинства организаций по-прежнему остается самым слабым местом в их системе показателей. Менеджер отдела персонала может вести кадровую статистику, проводить ежегодные исследования боевого духа сотрудников и климата в коллективе, проявляя энтузиазм и инициативу, но, к сожалению, эта информация будет последней в ряду анализируемых высшим руководством параметров. Только в нескольких особо продвинутых организациях считают, что благополучие и уровень удовлетворенности сотрудников так же важны, как и показатель общего здоровья организации, отражающий финансовый успех. Многие организации уже успели убедиться на опыте, что внимание к удовлетворенности сотрудников окупает себя сполна. Компания Home Depot известна тем, что зарплаты ее сотрудников на 25 % больше, чем аналогичные в компаниях-конкурентах, а также тем, что проводит намного больше тренингов и прикладывает максимум усилий, с тем чтобы сделать свои магазины приятным для работы местом. Вместе с тем компания предлагает клиентам самые справедливые цены, самый широкий выбор товаров и лучший уровень сервиса. Акционеры также довольны эффективностью работы Home Depot.

При обсуждении этой темы практически все компании соглашаются с важностью данных показателей. Однако только некоторые из них нашли способ регулярного измерения этой области эффективности. Вряд ли можно назвать адекватным подходом наличие единственного показателя в виде текучести кадров или проведение исследования раз в год. Такие компании, как AT&T и Federal Express, разработали очень хорошую систему показателей, с помощью которых можно определить общую картину здоровья и благополучия сотрудников.

Измерение приобретенных компетенций, инноваций и развития

Сегодня большинству организаций жизненно важно быть гибкими, инновационными, брать на себя больше рисков для формирования долгосрочного успеха. Множество организаций провозгласило в качестве своих ценностей развитие и инновации. Но только некоторые из них правильно оценивают принимаемые на себя риски. Каплан и Нортон, на которых мы ссылаемся в данной книге, говорят, что важно выделить отдельную категорию параметров инноваций и развития в своей системе сбалансированных показателей. Вот несколько примеров показателей, которые могут быть включены в данную категорию:

• Число инновационных предложений в расчете на одного сотрудника.

• Процент реализованных предложений.

• Рентабельность инвестиций, вложенных в совершенствование технологий или проекты по реинжинирингу.

• Число полученных патентов.

• Число премий, присужденных в области инновации продуктов и услуг.

• Рост уровня компетентности сотрудников.

• Процент сотрудников, прошедших перекрестное обучение с целью выполнения трех или более функций.

• Общее количество баллов по системе оценки Malcolm Baldrige.

Возможно, нет необходимости формировать отдельную категорию показателей, связанных с развитием и инновациями, но важно помнить о той роли, которую они несут, помогая вам создавать успешное будущее. Я не стал посвящать отдельную главу подобным показателям, но рассказываю о них в рамках других категорий BSC, куда они могут быть эффективно включены.

Убедитесь в выборе правильных показателей

Мне довелось встретить несколько организаций, которые принялись за измерение нефинансовых параметров, полагая, что тем самым создают систему сбалансированных показателей. Если бы все было так просто! Выбор правильных показателей эффективности требует значительного интеллектуального напряжения и способности мыслить стратегически. Любая BSC должна содержать набор сбалансированных показателей, отражающих потребности клиентов, акционеров, сотрудников и других заинтересованных лиц, и только верно отобранные показатели могут провести черту между успехом и неудачей. Самым важным правилом создания сбалансированной системы показателей является обязательная связь показателей с ключевыми факторами успеха, которые, в свою очередь, на деле формируют долгосрочный успех вашей организации.

5. Управление финансовой эффективностью

Новый революционный подход в области управления стоимостью обеспечил менеджеров мощным инструментом, позволяющим создать сверхценную компанию.

Баннет Стюарт III

Если бы вам пришлось выбирать единственную область, где сосредоточены самые надежные показатели эффективности деятельности вашей организации, вы бы выбрали финансы, не правда ли? Надеюсь, вы не испытываете недостатка финансовых данных по традиционным показателям, таким как прибыль, рентабельность инвестированного капитала, доход, издержки, денежные потоки, курс акций, дебиторская задолженность, кредиторская задолженность и т. п. Бизнес нуждается в определенном наборе финансовых показателей для отчета перед органами государственного контроля, но подобного рода показатели не всегда помогают принимать управленческие решения. Проблема большинства компаний в управлении финансовой эффективностью состоит в том, что они пытаются собирать и анализировать слишком много данных и только малая их часть действительно имеет отношение к эффективности компании. Другими словами, большинство финансовых отчетов не содержат того оптимального числа важных параметров, позволяющих менеджерам принимать правильные решения и эффективно управлять организацией.

Правила игры известны каждому

Американские менеджеры преуспели в вопросах манипулирования расходами организации в целях краткосрочного повышения прибыли. Часто встречается ситуация, при которой новый менеджер приглашается в умирающий бизнес для его оживления. Своей первостепенной задачей новый менеджер видит снижение расходов компании. Обычно эта задача реализуется за счет сокращения расходов на персонал, т. к. переменные затраты могут не оказать моментального влияния на доход. Так, новый босс увольняет от 10 % до 20 % персонала, сокращает сверхурочные — и цифры в финансовой отчетности внезапно начинают улучшаться. Он сокращает затраты на покупку товаров и услуг, ставя перед существующими поставщиками нереальные условия или находя новых, а также сокращает другие «дорогостоящие» статьи затрат. В результате всех этих мер прибыль действительно увеличивается, но чаще всего за счет снижения качества товара или услуги, а также удовлетворенности потребителя.

Поскольку за последние тридцать лет менеджеры не внесли практически ничего нового в управление финансовой эффективностью, они очень хорошо научились играть в игру цифр, представляя свою организацию или бизнес-единицу в самом выгодном свете. На кону слишком доступный выигрыш. Техника «креативного» учета по-прежнему без сбоев обеспечивает менеджеров неплохими бонусами. В результате сокращения затрат и «креативного» учета менеджер продвигается вверх по карьерной лестнице. Он переходит на более престижную работу, а новичок наследует все то, что осталось от бизнеса, — в виде озлобленных сотрудников и сбежавших к конкурентам потребителей, ищущих товар приемлемого качества. С приходом новых менеджеров раз в несколько лет подобная игра цифр повторяется. Конечно, не все случаи снижения затрат выглядят таким образом. Многим организациям действительно необходимо снизить затраты на персонал. Подобные сокращения могут способствовать эффективности компании на протяжении долгого времени. Однако само по себе сокращение затрат не гарантирует успеха компании в перспективе. В данной главе мы рассмотрим несколько новых технологий измерения финансовой эффективности и приведем характеристики базы данных, обеспечивающей качественное измерение.

Три перспективы: вчера, сегодня, завтра

Для того чтобы создать надежную систему, ваша база данных должна включать три вида информации:

1. Исторические данные. Как шли дела в организации в прошлом месяце, на прошлой неделе, в этом году, в прошлом году и т. п.?

2. Данные о текущем состоянии. Как обстоят дела в данную минуту, на сегодняшний день?

3. Данные о будущем состоянии. Как будут идти дела в организации в течение следующих нескольких месяцев или лет?

С точки зрения финансов основной целью бизнеса является благосостояние его владельцев. Исторические финансовые показатели помогают организации оценить, насколько она продвинулась на пути реализации этой цели. Эти данные всегда основаны на прошлом, поскольку отражают события, которые уже произошли: чистая прибыль за текущий год по сравнению с прошлым годом, доход от продаж за последний квартал, средняя цена на акцию в этом месяце по сравнению с аналогичным в прошлом году — все это показатели корпоративной эффективности, основанные на исторических данных. Любая финансовая информация, которая поступает в виде отчета акционерам или другим заинтересованным лицам, обычно попадает в категорию исторических данных.

Исторические данные интересны, но не дают менеджеру инструментов повышения эффективности в будущем. Исторические данные — это «посмертная статистика», изменить которую уже нельзя. А менеджер нуждается в информации, отражающей в том числе текущее состояние бизнеса, на основе которой можно принять срочные решения и исправить ситуацию. Питер Друкер называет подобные показатели фундаментальными («Информация, которая действительно нужна руководителю», Harvard Business Review, январь/февраль 1995) и проводит аналогию с параметрами,

«которые обычно измеряет врач: вес, пульс, кровяное давление, температура, анализ мочи. Если показатели в норме, они нам ни о чем не говорят. Если они отклоняются от нормы, то указывают на проблему, которую необходимо выявить и разрешить. Подобные показатели можно назвать фундаментальной информацией».

Такими традиционными жизненно важными показателями для любого бизнеса могут являться: денежный поток, количество входящих заказов, общая сумма дебиторской задолженности, а также ежедневный показатель объема продаж. Другим примером текущих финансовых результатов может быть показатель срочной или текущей ликвидности. Это хороший показатель общего финансового здоровья организации, который очень любят банкиры и инвесторы. Для некоммерческой организации финансовым критерием ее состояния на сегодняшний день может быть сумма оставшихся неизрасходованными бюджетных средств. Эти виды финансовых показателей отвечают на вопрос: как обстоят дела в организации сегодня?

В комплексной системе управления эффективностью также должны измеряться и анализироваться данные, которые можно отнести к третьему типу — описывающему будущее состояние организации. Компания Air Products & Chemicals использует в качестве финансового показателя, ориентированного на перспективу, долю продаж новых товаров в общем объеме продаж. Консалтинговые и аудиторские компании для прогнозирования финансового здоровья компании в будущем используют такой показатель, как стоимость выставленных счетов в долларовом выражении. Они также практикуют расчет статистического показателя в виде процента предложений, в результате которых заключаются контракты именно с их компанией. Данные прогнозы используются в целях планирования рабочей загрузки в будущем и необходимости привлечения дополнительных ресурсов.

Другим распространенным видом показателей, отражающих будущее, является отношение суммы инвестиций в НИОКР к доходу или чистой прибыли компании. В трудные времена организации практикуют сокращение именно этих затрат: они жертвуют своим будущим ради краткосрочной финансовой устойчивости. Прирост продаж по конкретному географическому региону или конкретной отрасли тоже может быть представлен в виде показателя с прицелом на перспективу в том случае, если компания видит своей стратегией проникновение на новые или зарождающиеся рынки.

Стив Хронек из Arthur Andersen называет эти финансовые данные, ориентированные на перспективу, стратегическими показателями и определяет их как

«информацию о затратах, необходимую для принятия решений с долгосрочным эффектом в рамках всей организации. Примерами такого рода информации могут служить решения о покупке или строительстве собственных производственных мощностей, целевой анализ затрат, а также анализ себестоимости продукции» (Vital Signs, New York: AMACOM Press, 1993, p. 131).

Добавленная экономическая стоимость (EVA): ключ к созданию благосостояния организации и повышению финансовой эффективности

Спросите у генеральных директоров AT&T, Coca-Cola, CSX и Quaker Oats, по какому параметру они стали бы производить оценку, если если бы пришлось выбирать единственный показатель финансового благополучия компании. Они ответят вам, что это EVA, или добавленная экономическая стоимость. EVA — самый точный способ оценки эффективности компании. Он даже более точен, чем традиционные показатели прибыли, поскольку включает в себя приведенную стоимость капитала. Капитал — это деньги, вложенные в здания и оборудование, инвестиции в обучение, исследования и разработки, а также в другие полезные вещи, отдача от которых появится более чем через год. Капитал также включает в себя рабочий капитал, а именно деньги на счету, запасы готовой продукции и дебиторскую задолженность. Таким образом, компания может демонстрировать прибыль в бухгалтерском балансе, но в действительности работать в убыток, если вспомнить о стоимости капитала, необходимого для управления бизнесом. Поэтому прибыль может оказаться тем показателем, который вводит менеджеров в заблуждение при оценке финансового успеха. Все мы слышали о компаниях, которые в течение многих лет считались прибыльными, а теперь находятся за бортом.

Формула расчета EVA представлена в таблице 5.1. В первых двух строках представлены компании с положительной EVA, а в последней — с отрицательной. Все три компании получают неплохую прибыль в качестве процента от общих продаж, но подсчет EVA в качестве критерия эффективности оказывается более показательным, чем просто данные по прибыли.

Таблица 5.1. Расчет EVA (млн долл.)

Операционная прибыль

Налоги

Стоимость капитала

EVA

250

Минус

87

Минус

110

53 +

1 750

Минус

670

Минус

840

240 +

18

Минус

4,2

Минус

16,5

— 2,7

Если для оценки вам предстоит выбрать один исторический показатель, то им вполне может стать EVA. Использование данного показателя помогает избегать ненужных инвестиций и принимать правильные решения по управлению бизнесом. В отчете, опубликованном в журнале Fortune 20 сентября 1993 г., показано, что концентрация на показателе EVA резко повысила курс акций таких компаний, как AT&T, Coca-Cola и ряда других, тем самым увеличив их стоимость. Фокус на показателе EVA также помог компаниям принять оптимальные решения относительно инвестирования свободных средств. Вильям Смитсбург, генеральный директор Quaker Oats, объясняет:

«EVA заставляет управляющих мыслить и действовать подобно акционерам. Это настоящее корпоративное кредо 1990-х».

Наиболее полное описание показателя EVA приводится в книге Беннета Стюарта The Quest for Value (New York, Harper Business School Press, 1991). Финансовый консультант Стюарт является основным популяризатором показателя EVA. При этом понятие EVA, как и большинство концепций в мире управления, само по себе не ново. В частности, Питер Друкер утверждает, что описывал EVA в своей книге Managing for Results, изданной в 1964 г., и ссылается на двух других авторов, которые рассматривают данный показатель в книге, опубликованной еще в 1890-х гг. И несмотря на то что EVA вряд ли можно назвать новой идеей, для большинства бизнесменов этот показатель является определенным новшеством. Немногим была известна книга Стюарта, прежде чем журнал Fortune опубликовал в своем номере от 20 сентября 1993 г. статью по EVA, иллюстрация к которой со словами «Самая яркая финансовая идея» красовалась на обложке журнала. На сегодняшний день услуги Стюарта и его консалтинговой компании в Нью-Йорке пользуются популярностью у самых «продвинутых» топ-менеджеров мира.

Стюарт объясняет, что использование EVA в качестве ключевого показателя эффективности, а также привязка к данному показателю заработной платы наемных менеджеров стимулирует последних к:

1) увеличению операционной прибыли без увеличения капитала, использующегося в операционной деятельности;

2) увеличению заемного капитала до тех пор, пока доход от инвестирования заемного капитала покрывает расходы на его привлечение и обслуживание;

3) высвобождению капитала и погашению кредита до тех пор, пока потери в прибыли не будут покрываться за счет экономии на плате за капитал (The Quest for Value, p. 225).

Возможно, у вас нет другого выбора, кроме как продолжать оценку традиционных показателей финансовой отчетности и ежемесячного баланса, являющихся итогом деятельности компании. Однако именно EVA является основным или главенствующим по отношению ко всем остальным показателем финансовой эффективности.

Добавленная рыночная стоимость (MVA): еще один новый способ оценки финансовой эффективности

MVA — «добавленная рыночная стоимость» — еще один финансовый показатель, собрат EVA. Показатель MVA был разработан консультантами компании Stern Stewart в Нью-Йорке. Он считается лучшим показателем, демонстрирующим способность компании обеспечивать благосостояние своих акционеров. Как говорится в статье «The New Champ of Wealth Creation» (Fortune, 18 сентября 1995), это не просто еще одно безликое слово в качестве нового развлечения для управленцев или индекс оценки, для понимания которого требуется наличие докторской степени. MVA, так же как и EVA, — это коэффициент, или отношение: в числителе находится весь капитал, который инвестировала компания с момента ее образования, в знаменателе — рыночная стоимость всех собственных и заемных средств компании. Если рыночная стоимость меньше инвестированных средств, очевидно, что менеджеры компании уничтожили капитал акционеров.

Журнал Fortune в 1995 г. разместил компанию Coca-Cola на верхней позиции по шкале MVA. Другие компании, вошедшие в пятерку лидеров, — General Electric, Wal-Mart, Merck и Microsoft. Интересно, что GE и Coca-Cola, занимающие две верхних строчки по показателям MVA, добились успеха менее чем за 15 лет. Гоизуета, генеральный директор компании Coca-Cola, увеличил показатель MVA с 1,8 млрд. долл. в 1981 г. до 59 млрд. долл. в 1995 г. Джек Уэлч, генеральный директор GE, превратил отрицательный показатель MVA в -387 млн. долл. в 1981 г. в положительный — 52 млрд. долл. Консультанты компании Sten Stewart полагают, что оба показателя — MVA и EVA — должны использоваться в качестве основы для начисления премий наемным менеджерам. Истинная задача любого менеджера — обеспечивать благосостояние владельцев компании, и эти два показателя как раз позволяют произвести оценку того, насколько менеджмент компании преуспел в этом направлении. Конечно же, компенсационный пакет менеджера должен в равной степени учитывать и другие нефинансовые параметры, однако показатели EVA и MVA должны быть неотъемлемыми составляющими формулы расчета бонусов.

ABC-анализ: новый способ взглянуть на операционную финансовую эффективность

Почти так же как показатель EVA является новым способом оценки финансовой эффективности в исторической перспективе, исчисление себестоимости по отдельным видам деятельности (activity-based costing, ABC) является новым методом расчета фактических операционных затрат на ведение бизнеса. ABC и EVA в чем-то похожи, оба показателя являются наиболее точным способом оценки реальной финансовой эффективности. ABC — это метод отображения всех затрат, связанных с производством товаров и услуг, а не только тех затрат, которые подпадают под традиционные методы расчета. Помимо стоимости непосредственно производства товара, ABC включает стоимость эксплуатации оборудования, затраты на хранение готовой продукции до ее отгрузки, а также стоимость переработки или выбраковки некачественной продукции. Метод ABC появился практически одновременно и частично в результате появления процессного анализа, а также тенденций к совершенствованию операций. Как только организации начали рисовать схемы последовательности операций или модели процессов, они одновременно стали рассчитывать фактическую стоимость каждого из основных этапов процесса, что позволило усовершенствовать процессы и сократить затраты на тех участках, где это не влияло на целостность и не ухудшало результаты всего процесса. Этот анализ также обеспечил важной информацией экономистов и бухгалтеров организаций, у которых ранее не было разбивки фактических расходов по каждому из этапов самых важных процессов производства и дистрибуции.

Настоящая стоимость подхода ABC состоит в том, что он дает возможность распределить затраты по конкретным видам деятельности или этапам процесса, а не по традиционным статьям затрат. Традиционные статьи затрат слишком обобщены, чтобы с их помощью можно было эффективно сократить затраты или точно диагностировать проблемы. Например, статья «затраты на труд вспомогательных рабочих» вряд ли представит вам ясную картину, пока не станет известно, для выполнения какой деятельности эти рабочие были наняты. По своей сути ABC — это способ разнесения издержек с такой степенью детализации, чтобы менеджеры могли оценить целесообразность всех расходов, которые производит их организация. Сочетая данные ABC с процессным анализом, можно производить модернизацию производства или усовершенствование бизнес-процессов таким образом, чтобы удалить лишние дорогостоящие этапы или работы, которые практически или совсем не добавляют стоимости товару или услуге.

Залогом качества товаров и услуг является контроль процесса их производства. Аналогично залогом получения требуемых финансовых результатов, таких как EVA и показатели прибыльности, является обеспечение должного подхода и контроля издержек управления организацией. ABC-анализ обеспечивает вас данными по процессам, с помощью которых вы видите реальную картину затрат, а значит, имеете возможность эффективно управлять ими. Таким образом, достижение наилучших финансовых результатов базируется на наличии реальных данных по затратам и умении контролировать переменные параметры организации, генерирующие эти затраты.

Поскольку ABC представляет реальную картину ваших операционных затрат, я настоятельно рекомендую использовать данный подход в качестве способа измерения финансовой эффективности вашей компании. Решит ли он все проблемы? Вряд ли. В первую очередь потребуются затраты на внедрение. Некоторые организации пришли к выводу, что усилия, затраченные на переход к ABC, так и не окупились результатами в управлении. Но пусть это вас не останавливает. Большинство компаний, внедривших данный подход, собрали неплохой урожай.

Стоимость качества

Успех Фила Кросби в основном объясняется его концепцией определения и отнесения затрат на качество при производстве товаров и услуг. Кросби высказал предположение, что существующая система отчетности не обеспечивает менеджеров необходимыми данными по количеству товаров, повторно пущенных в производство на переделку. Затраты на качество (cost of quality, COQ) — это статистика, которая на сегодняшний день используется многими организациями для отображения количества затрат на материалы и труд, которые идут на повторную обработку продукции или ее коррекцию. Немецкий производитель автомобилей класса люкс подсчитал, что на создание Toyota Camry в том виде, в котором она существует сейчас, начиная с эскизов, понадобилось немалое количество доработок и корректировок, и все они требовали затрат на труд и материалы. Этот показатель стал приоритетным, а за последние годы компания достигла серьезного прогресса по COQ.

Для того чтобы показатель COQ заработал, необходима новая система разнесения затрат на труд и материалы, чтобы иметь возможность правильно распределить расходы на доработку. Компании присваивают различные коды затратам, идущим на доработку, и учат сотрудников правильно их отображать. Проблема в честной отчетности. Если компании решили сконцентрироваться на сокращении COQ, сотрудники могут намеренно искажать отчетные данные по доработке, боясь оказаться обвиненными в высоких затратах на COQ. И предстоит потратить немало времени, чтобы убедить сотрудников, что точные данные по затратам на COQ крайне важны и что никто не будет обвинять их в высоких затратах в этой области.

Как передовые компании оценивают финансовую эффективность

• Для оценки эффективности организации в целом используется только несколько ключевых статистических финансовых показателей.

• Финансовые параметры охватывают эффективность компании в прошлом, настоящем и будущем.

• Финансовая статистика тесно связана с ключевыми факторами успеха.

• Общие финансовые показатели, такие как EVA, MVA или ROI, используются в целях стимулирования роста доходов.

• Организация в курсе фактических затрат на производственные процессы, товары и услуги.

• Организация регулярно производит оценку и совершенствование финансовых параметров, чтобы выбрать самые верные из них и таким образом прогнозировать долгосрочный и краткосрочный успех компании.

6. Показатели удовлетворенности клиентов и стоимости товаров и услуг

Определяем и классифицируем потребителей

У разных людей разные потребности. Однако потребители в основной своей массе хотят одного и того же: хорошего качества и справедливой цены. Но все же существует множество различий в потребностях и ожиданиях клиентов относительно приобретаемого товара или услуги. И первым шагом на пути к созданию организации, в центре внимания которой находится клиент, является основательная работа по сегментации потребителей и определению потребностей и пожеланий каждой группы покупателей. Например, Northrop Grumman сегментирует своих потребителей в соответствии с тем, принадлежат ли они к правительственным организациям или коммерческим структурам, а далее происходит сегментация клиентов в рамках этих двух групп с целью выявить их уникальные потребности и желания.

Наиболее важным в данном подходе к сегментации потребителей является то, что вы группируете их на основе общих характеристик и потребностей, а не по схеме, которая для вас наиболее удобна. Например, некая телефонная компания разделяет потребителей на две основные группы: юридические и частные лица. Бытовые потребители больше не сегментируются. Компании-потребители разделяются на три группы: малые, средние и крупные, в зависимости от дохода, который они приносят телефонной компании. Этот подход вряд ли сможет определить реальные потребности хотя бы одной из групп потребителей. У малого бизнеса отнюдь не одинаковые требования к телефонным системам. Например, у компании-дистрибьютора, которая принимает тысячи заказов в день по телефону, совершенно другой набор требований к телефонному обслуживанию, чем, скажем, у завода с тем же количеством сотрудников. Если уж наша телефонная компания решила провести основательную работу по сегментации потребителей, ей следовало бы сегментировать своих клиентов, основываясь на зависимости их бизнеса от телефона или какого-либо другого фактора, а не исходя из размера компании.

Определяем «пунктики» клиента

Как только вы логически разделили клиентов на группы на основе их общих характеристик и потребностей, вам необходимо определить, какие факторы, соотносящиеся с вашими товарами или услугами, наиболее значимы для каждой из групп. Потребители — это не просто другие организации; это люди. И если вы собираетесь продать им свой товар, вам следует учитывать индивидуальные особенности и склонности, которые есть у каждого из них. Например, у моей консалтинговой компании недавно был клиент, который выдвинул необычное требование. Больше всего для Чарли было важно, чтобы у людей, которые с ним работают, ботинки были начищены до блеска. Сверкающая обувь была одним из «пунктиков» Чарли. Если он видел человека в поношенных, не начищенных до блеска ботинках, он сразу причислял его к разряду неорганизованных людей. Отставной военный, Чарли полагал, что начищенная обувь является признаком того, что человек — профессионал, уделяющий внимание деталям, что, по мнению Чарли, является ключом к успеху в любом начинании. Когда я интервьюировал Чарли на предмет наиболее важных требований, предъявляемых консультантам, которых он нанимает, мне так и не удалось узнать, каково же самое главное из них. А узнал я о самом важном требовании Чарли от одного из его сотрудников, который после нашей второй встречи заметил, что еще после первой встречи Чарли сделал замечание по поводу моих ботинок, а на второй встрече просто не сводил с них глаз. Когда я уходил, ассистент Чарли посоветовал мне перед следующей встречей удостовериться, что мои ботинки хорошо начищены. В тот момент я мог бы разозлиться и решить, что ни один клиент не имеет права судить обо мне по моим ботинкам, или взять слова Чарли на вооружение и встать на пятнадцать минут пораньше, чтобы почистить ботинки перед нашей следующей встречей с Чарли, — что, собственно, я и сделал.

Метод определения потребностей клиента

Вот три наиболее важных подхода к определению потребностей клиента: (1) подведите итог того, что вы уже знаете о потребностях ваших клиентов, (2) спросите клиентов, чего они хотят и ожидают, и (3) определите их требования с помощью обратной связи и анализа поступающих жалоб. К сожалению, ни один из этих подходов сам по себе не является достаточно эффективным.

Как иногда опасно строить предположения

Вы в этом бизнесе уже 22 года и полагаете, что если бы вы так хорошо не знали потребности клиента, ваша компания не просуществовала бы так долго. Зачем обременять себя тратами на фокус-группы и другие формы исследования рынка, чтобы выяснить то, что вы и так уже знаете? Некоторые организации разрабатывают новые продукты, услуги и свойства продукта, даже не спрашивая клиента. Уверенная в своем знании потребностей и ожиданий потребителя, компания разрабатывает новые характеристики товара или услуги, чтобы удивить клиентов. Несколько лет назад мне пришлось в первый раз столкнуться с компанией, которая полагала, что знает, каким образом можно удивить своих клиентов, и предложила им новый вид услуг.

Один отель внедрял систему управления качеством, пытаясь предложить клиентам новые услуги, которые заставили бы их возвращаться снова и снова. Менеджмент этого отеля не желал копировать действия конкурентов, а старался предложить что-нибудь уникальное. Действительно, то, что они предложили, было уникальным. Вот как я испытал на себе эту новую услугу:

«В шесть утра зазвонил телефон, и я вскочил с постели. После ночного перелета с Западного побережья мне удалось поспать всего лишь пять часов. Я принимал душ, когда телефон начал трезвонить. Я хотел было снять трубку, но не мог представить себе, кто же может беспокоить меня в такой час, и решил, что если это что-нибудь важное, мне обязательно перезвонят. После десятого звонка я подумал, что, может быть, действительно стоит ответить. Может, это клиент звонит, чтобы передать какую-то информацию относительно нашей встречи, или что-то не в порядке дома? Я выскочил из душа, чуть не поскользнувшись на кафельном полу, и побежал, весь мокрый, к телефону. „Доброе утро, мистер Браун, мы просто звоним, чтобы убедиться, что вы проснулись“».

За завтраком все посетители ресторана только и разговаривали об этой новой услуге, называя ее «подъем по тревоге» или «контрольный звонок». Большинство, конечно, были крайне раздражены данным нововведением. Эта прекрасная новая услуга, которая разрабатывалась с целью удивить клиентов, только рассердила их.

Спрашиваем клиентов, чего же они хотят на самом деле

Некоторые из наиболее прогрессивных организаций на сегодняшний день даже не пытаются делать вид, что знают настоящие потребности клиента, — они просто спрашивают клиентов. Фокус-группы, телефонные интервью, почтовые рассылки, а также всяческие другие методы используются для выяснения того, чего же на самом деле хотят и ожидают клиенты. Иногда это работает. Иногда потраченные на это средства не приносят желаемого результата. Потребители высказывают вам свои предпочтения, вы разрабатываете новый продукт на основе этой информации, а потом никто его не покупает. Что случилось? Люди сами не знают, чего хотят. Они совершенно искренне полагают, что предлагаемый вами товар или услуга им подойдет или они обязательно ею воспользуются. Однако, по той или иной причине, они ваш товар просто не покупают, а если и покупают, то он им кажется уже не таким, каким они его себе представляли. Еще одна проблема при использовании фокус-групп и других методов с целью выявления потребностей клиента заключается в том, что потребители не могут постоянно думать об автомобильных дверях или кондиционерах для волос. На ваш вопрос потребители могут ответить примерно следующее: «Я, на самом деле, не знаю, чего бы я хотел от юридической конторы; наверное, чтобы вы хорошо работали и придерживались разумных цен».

Если вы наймете маркетинговую компанию для проведения исследования в области изучения потребителей, возможно, у вас появится больше полезной информации. Выше обсуждался тот случай, когда компании пытаются сделать все сами, без помощи профессионалов, и заканчивается это пустой тратой времени. Если исследование проведено на должном уровне, вы получите в результате список основных предпочтений и требований клиента, а также степень важности каждого из них для клиента. Скорее всего, вы не в состоянии удовлетворить абсолютно все потребности клиента, поэтому важно знать наиболее приоритетные из них.

Поддерживаем обратную связь с клиентом, чтобы определить его потребности

Многие организации не предпринимают никаких предупредительных мер по выявлению потребностей клиентов. В качестве определения «горячих точек» они поддерживают обратную связь с потребителем. Если клиенты начинают жаловаться, например, на формат и разборчивость выставляемых вами счетов, это используется как сигнал к принятию определенных мер для улучшения ситуации. Другие просто не обращают внимания на жалобы; они проводят исследования клиентской базы с целью выявить, что нравится или не нравится потребителю в том или ином товаре или услуге. Исследования по удовлетворенности клиента действительно обеспечивают вас данными относительно их требований и того, насколько вы их удовлетворяете. Однако это реактивный и не совсем рентабельный подход. Представьте себе компанию, которая тратит годы на разработку нового свойства товара, его презентацию и рекламу, заявляя, что товар стал еще более эффективным. Но, воспользовавшись этим товаром, покупатели практически единодушно возненавидели это самое свойство, предпочитая иметь товар в первоначальном виде, без данного новшества.

Лучший, но более рискованный способ определения потребностей клиента: остановитесь и посмотрите, о чем вас спрашивают ваши клиенты

Занявшись не так давно финансовым планированием в своей организации, Пит был немало удивлен. Понаблюдав за работой восьми сотрудников планового и финансового отделов, он обнаружил, что 80 % рабочего времени они тратят на ввод и обработку данных и подготовку отчетов, в основном по финансовой информации, для остальной части организации. Он усомнился в необходимости всех этих отчетов; команда Пита проинформировала его, что им удалось провести серию фокус-групп и индивидуальных интервью с целью определить, какого рода информация необходима внутренним потребителям. В ходе исследования выяснилось, что им необходимы все данные, которые обычно направлялись, и несколько новых отчетов, которые до этого никогда не делались. Сотрудники финансового и планового отделов объяснили, что не сомневаются в правильности своих действий и проведенное исследование в области определения потребностей внутренних клиентов лишь подтвердило эту уверенность.

Однако Пит был настроен скептически: «Вы хотите сказать, что им необходимы все эти отчеты ежемесячно?» — «Именно так. Мы даем им именно то, что нужно, и всегда укладываемся в сроки». Поразмыслив над ситуацией в течение нескольких дней, Пит решил предпринять более рискованный подход к определению реальных потребностей клиентов финансового и планового отделов. Он отдал распоряжение своим сотрудникам прекратить выпуск всех отчетов в течение двух месяцев. Его команда решила, что он спятил: «Пит, людям необходимы эти данные, чтобы управлять компанией и принимать решения. Без этих данных все развалится». Пит сказал, что не верит, что такое может случиться, и что он берет на себя всю ответственность в том случае, если решение окажется неверным. «На совещании мы обязательно отметим тот факт, что вас, ребята, принудили к этому эксперименту».

Так на протяжении двух месяцев команда Пита документировала несколько ключевых процессов, занималась планированием и делала все, за исключением финансовой отчетности. И что, вы думаете, случилось за все эти два месяца, пока не было выпущено ни единого финансового отчета? Пару раз позвонил Пол из сервисной службы, чтобы узнать несколько цифр по трудозатратам за месяц. Парочка бренд-менеджеров запросила некоторые данные по продажам, и отдельные сотрудники звонили по поводу нескольких ключевых показателей, необходимых им для работы. В этом и состоял анализ Пита по выявлению потребностей клиентов. Данные, запрошенные сотрудниками компании, и оказались той информацией, которая действительно нужна была им для выполнения своих обязанностей. Воспользовавшись результатами такого нетрадиционного подхода к определению потребностей клиентов, Пит мог теперь сократить количество отчетных данных, предоставляемых его департаментом, почти на 80 %, а также на 50 % сократить время, которое его сотрудники тратили на ввод и обработку этих данных. Уволил ли Пит половину своих сотрудников? Вовсе нет. Они оказывали содействие организации в планировании, управлении и контроле факторов финансовой эффективности. И люди стали счастливее оттого, что теперь их работа является более ответственной и значимой. Внутренние клиенты стали счастливее оттого, что получали только необходимые данные для выполнения своих функций, а общая финансовая эффективность организации улучшилась благодаря дополнительным консультациям, которые дают сотрудники Пита в отношении управления и контроля над финансами.

Мораль всей этой истории, которая случилась на самом деле, такова: спрашивать клиентов о желаниях и потребностях не всегда лучший способ выяснить, что же им действительно необходимо. До того как Пит вступил в должность, его сотрудники действовали по первому сценарию: внутренние клиенты сообщили, какие отчеты им нужны для работы. Однако в действительности им было необходимо куда меньше данных для выполнения своих функций.

Сбор достоверных качественных данных об удовлетворенности клиента

Хотя у многих организаций нет количественных показателей удовлетворенности клиента, у многих есть, по крайней мере, некоторые качественные данные. Как упоминалось ранее, большинство качественных данных об удовлетворенности клиента являются неполными и способны ввести в заблуждение. Сбалансированный набор показателей удовлетворенности клиента должен включать три или четыре индивидуальных параметра, в основе которых лежат различные методы оценки. Всем организациям необходимо проводить какой-либо вид исследования степени удовлетворенности клиентов. Для этого клиентов просят оценить их общую удовлетворенность работой компании в целом наряду с конкретными товарами/услугами и сотрудниками/функциями. Любое исследование удовлетворенности клиента должно содержать вопросы, подобные тем, которые приведены на рисунке 6.1.

1. Как бы вы оценили наши товары и услуги в целом?

2. Насколько ответственно мы подходим к решению ваших проблем?

3. Насколько легко с нами работать?

4. Какие товары/услуги из ранее не предложенных мы могли бы вам предложить?

5. Что конкретно мы можем сделать, чтобы повысить вашу степень удовлетворенности?

Рисунок 6.1. Типичные вопросы исследования удовлетворенности покупателя

Вы увидите, что в трех из пяти вопросов потребителям предлагается оценить степень их удовлетворенности по определенной шкале, а два вопроса являются открытыми, то есть требуют развернутого, резюмированного ответа. Оба типа вопросов хороши. Рейтинговые вопросы позволяют количественно определить предпочтения потребителей и выявить тенденции. С помощью открытых вопросов пытаются получить конкретную информацию, которая может быть использована в целях повышения качества, но которую трудно измерить.

Неверный способ использования шкал для определения степени удовлетворенности клиента

Самым традиционным подходом к определению степени удовлетворенности клиента является оценка по шкале, представленной на рисунке 6.2. Компания IBM использует несколько иной подход — со 100-балльной шкалой. Число 100 в сводном индексе удовлетворенности означает, что 100 % опрошенных клиентов дали IBM оценку «крайней удовлетворенности» — самый высокий балл в используемой шкале.

Компания, ведущая операции с недвижимостью, подсчитывает процент удовлетворенных клиентов. В размещенной в журнале рекламе компании говорится, что степень удовлетворенности ее клиентов составляет 96 %. Узнав, что в их исследовании используется пятибалльная шкала, подобная той, что представлена на рисунке 6.2, я спросил, каким образом рассчитывается процент удовлетворенных клиентов. Мне ответили: удовлетворенными считаются клиенты, выставившие по данной шкале балл где-то от 2 и выше. Затем я спросил, какой они получают процент отдельно по 2, 3, 4 и 5 баллам. «Наше программное обеспечение не позволяет нам сделать такую выборку». В ходе дальнейшего разговора выяснилось, что на самом деле компания не заинтересована в подобной выборке. Оказывается, расчет процента удовлетворенных клиентов производится путем подсчета общего рейтинга от 2-х до 5-ти баллов — стандартная практика всех риэлторских компаний. Все другие компании, занимающиеся недвижимостью, делали это подобным же образом. Далее выяснилось, что компания выплачивает премиальные большинству сотрудников за достижения определенной степени удовлетворенности клиента. А теперь догадайтесь, какого целевого показателя необходимо достичь для получения бонуса? 95 % и выше. Получается, что компания выплачивает бонусы за то, что можно назвать низкой эффективностью. Такая система оценки и отчетности порождает бездействие, позволяя зарабатывать на двух- или трехбалльном рейтинге. В результате у сотрудников компании нет никакой заинтересованности в том, чтобы потребители оценили компанию на четыре или пять баллов, поскольку при данной системе оценки это не будет иметь значения.

Другой способ перетасовать колоду с целью представить исследования удовлетворенности клиентов в выгодном свете состоит в том, как задать вопрос. Даже Департамент автотранспорта (Department of Motor Vehicle, DMV) сегодня стремится повысить уровень удовлетворенности клиента. Одной из основных жалоб на работу DMV является наличие больших очередей из желающих продлить водительские права или поставить печать. Один из штатных сотрудников DMV начал работать над сокращением времени ожидания в очередях; он проводил исследование с целью определить отношение клиентов к времени ожидания. Вопрос был поставлен следующим образом: «Если принять во внимание ваш прошлый опыт общения с DMV, было ли ваше сегодняшнее ожидание в очереди оправданным?»:

() да () нет

DMV очень гордился тем, что около 65 % его клиентов ответили «да». Однако с этим вопросом не все так хорошо, как хотелось бы. Во-первых, то, что вопрос начинается словами «Если принять во внимание ваш прошлый опыт общения с DMV», уже подразумевает положительный ответ. Не знаю, как вы, но могу догадываться, что большинство людей потратили немало времени, стоя в очередях во время своего последнего визита в DMV. И если сегодня вы потратили 45 минут, а вчера час или полтора, то ваш ответ на вопрос, безусловно, будет «да». Во-вторых, в вопросе использована шкала «да/нет» и слово «оправданный». Что значит оправданный? Многие люди, с которыми я разговаривал, сказали, что если бы продление водительских прав занимало меньше часа, тогда это было бы оправданным. Если бы в DMV действительно хотели выяснить истинное положение дел, вместо того чтобы вытягивать утвердительный ответ, то вопрос анкеты следовало сформулировать, например, таким образом: «Пожалуйста, укажите общее количество времени, которое вы потратили сегодня в DMV на продление водительских прав или талонов»:

() 90 минут или более

() 60–90 минут

() 30–60 минут

() 30 минут или менее

Как правильно использовать шкалы для оценки удовлетворенности клиента

Примеры DMV и компании по операциям с недвижимостью описывают практику завышения рейтингов, которая провоцирует весьма посредственный уровень удовлетворенности клиентов. Система, о которой пойдет речь ниже, совершенно противоположна описанной: она способствует не просто удовлетворению клиента, а возникновению чувства радости и восхищения, которое должен испытывать клиент при взаимодействии с вами. Разница между двумя типами потребителей состоит в том, что удовлетворенные клиенты всегда занимают выжидательную позицию и могут покинуть вас по совершенно разнообразным причинам, например, просто если захотят попробовать что-нибудь новенькое. Восхищенные же клиенты преданы вам и часто являются лучшими продавцами ваших товаров и услуг.

Разрабатываем сбалансированный подход к оценке удовлетворенности клиента

Количественные и качественные показатели удовлетворенности клиента

Наиболее важной характеристикой оптимального набора критериев удовлетворенности клиента является сочетание количественных и качественных показателей. Качественными показателями являются мнение, восприятие и ощущение клиента. Это самые надежные предвестники тенденций в поведении покупателей. Конечно, мнения и ощущения покупателей важны. Однако эти данные необходимо подкрепить количественными показателями удовлетворенности клиента, учитывающими то, что действительно делают, а не просто говорят покупатели. Например, приобретение новых и потеря старых клиентов, доля на рынке по сравнению с конкурентами и повторные обращения — прекрасные количественные показатели удовлетворенности клиентов.

А что если ваша клиентская база стабильна или, например, вы осуществляете поддерживающие функции внутреннего подразделения? Здесь гораздо труднее представить количественные показатели, но они по-прежнему важны. Департамент внутрикорпоративного обучения может оценить свою «долю рынка», измерив соотношение количества денег, потраченных на внешние и на внутренние программы обучения. Компания со стабильной клиентской базой должна отслеживать увеличение и уменьшение дохода от существующих клиентов. По крайней мере 50 % показателей удовлетворенности в вашей системе показателей должны составлять количественные показатели, если вы являетесь организацией, которая предоставляет услуги потребителям, имеющим возможность выбора. Другими словами, если бы они хотели, то могли бы заказать услуги где угодно. Количественные показатели более важны, чем качественные, поскольку отражают реальное покупательское поведение клиентов, которое либо привносит деньги в вашу кассу, либо изымает их из нее. Ведь даже если все покупатели единодушно причислят вас к разряду компаний мирового класса, вам это ничего не даст, пока они на деле не начнут покупать товары и услуги вашей компании.

Самих по себе количественных показателей удовлетворенности клиента недостаточно. Когда наконец покупателю надоест и он перейдет к конкуренту, будет уже слишком поздно. Недавно я закрыл счет и прекратил всякого рода сотрудничество с банком, который в одиннадцатый раз положил мои деньги не на тот счет. Смена банка всегда болезненна для клиента, поэтому я терпеливо ждал и надеялся, что ситуация изменится. Но мне так и не перезвонили, чтобы узнать, чем я недоволен. Учет потерянных клиентов — прекрасный количественный показатель удовлетворенности клиента и неудовлетворенности банком. Однако это не самый лучший способ предотвращения проблем. Вот когда в игру вступают качественные данные. Мнения потребителей, собранные с помощью исследований, фокус-групп и телефонных опросов, помогают предотвратить уход клиентов. Качественные данные своевременно расскажут вам о проблеме, и вы успеете ее решить.

Как определить верные количественные показатели удовлетворенности клиентов

Самыми лучшими количественными показателями удовлетворенности клиентов являются число потерянных клиентов и количество повторных обращений. Однако эти данные иногда трудно собрать. Например, несколько лет назад я работал с крупной сетью фаст-фуда. В то время она отчаянно пыталась определить количество клиентов, которые заходили в закусочную, но никогда не возвращались по причине плохого обслуживания. Это важные данные, но их трудно получить. Используя существующую систему оценки, компания могла определить только доход на каждую закусочную и среднюю сумму одного заказа, но так и не узнала, сколько клиентов приходят в закусочную снова. Более дорогой ресторан может отслеживать количество повторных посещений посредством полученных платежей через кредитные карточки или отслеживая бронирование столиков. Но рестораны фаст-фуда кредитных карточек не принимают, так как же они могут вычислить количество повторных обращений клиентов? Когда я закончил работу с этой компанией, необходимые данные так и не были получены. Вместо этого проводились интервью с произвольно выбранными клиентами с целью выяснить, есть ли у них желание вернуться в ресторан снова, исходя из того, понравилось им здесь или нет. Это качественные данные. Клиент может ответить, что хотел бы вновь посетить ресторан, но никогда больше не зайдет сюда. С другой стороны, я знал нескольких людей, которые зарекались никогда больше не ходить в тот или иной ресторан по причине ужасного обслуживания, но никуда кроме этого ресторана не ходили, потому что им слишком нравилась его кухня.

Domino's Pizza, еще одна сеть ресторанов фаст-фуда, разработала прекрасную систему измерения потерянных и повторно обратившихся клиентов. Как только клиент звонит в ресторан Domino, его телефон автоматически регистрируется в базе данных компании. Телефонная система Domino связана с компьютерной системой, что позволяет фиксировать информацию о клиентах, которые позвонили неоднократно. Система также позволяет отследить клиентов, которые сначала регулярно заказывали пиццу, а затем прекратили это делать. Лучшими клиентами считаются те, которые как минимум шесть раз в месяц заказали в Domino пиццу, — так называемые «золотые заказчики пиццы».

Доля рынка компании также используется как индикатор удовлетворенности клиентов. Разумеется, чем больше клиентов, довольных вашей компанией, тем больше ее рыночная доля. Однако доля рынка компании зависит от множества факторов, в том числе не связанных с удовлетворенностью клиента. Например, ваша доля на рынке может максимально увеличиться вследствие ухода с рынка одного из конкурентов или за счет снижения цен, предпринятого в целях завоевания места на новом рынке. Если вы используете долю рынка в качестве индикатора удовлетворенности клиента, я бы не стал присваивать этому индикатору высокий приоритет.

Жалобы не являются количественным показателем удовлетворенности клиента, поскольку жалоба — это выражение чьего-либо мнения или чувства. Я знаю один гастроном, который в качестве количественного показателя удовлетворенности клиентов использует сумму денег, ежемесячно оставленных среднестатистическим покупателем в этом магазине. Магазин фиксирует количество покупателей на основании кассовых чеков и отслеживает сумму, потраченную покупателем за каждый его визит в магазин. Если количество потраченных клиентом средств увеличивается, это означает, что он тратит меньше денег на покупки в других магазинах. Между тем увеличение расходов покупателей на покупки продовольственных товаров может быть связано с приездом детей из колледжа или с тем, что покупатель наконец-то перестал сидеть на диете, но это не имеет ничего общего с уровнем удовлетворенности клиента. Еще один аналогичный пример: в качестве количественного показателя удовлетворенности клиента телефонная компания использует объем звонков и доход, который они приносят. Разве число звонков, которые вы делаете в месяц, или продолжительность ваших телефонных разговоров каким-либо образом связана с вашей удовлетворенностью работой телефонной компании? Не думаю. Конечно, если ваш телефон не работает по причине отсутствия связи, вы вообще не будете никуда звонить, тем не менее количество телефонных звонков и объем выручки от них — не самые лучшие показатели для телефонной компании. Наилучшими количественными данными для оценки удовлетворенности/неудовлетворенности может быть число клиентов, перешедших на обслуживание к другой междугородней телефонной компании, или количество заказов/отказов от дополнительных услуг, таких как звонок в режиме ожидания или трехсторонние телефонные переговоры.

Удовлетворенный клиент покупает у вас — восхищенный продает для вас

Восхищенный клиент — это тот, кто настолько удовлетворен вашими товарами и услугами, что рассказывает всем и каждому, как прекрасна ваша компания. Удовлетворенный клиент всегда начеку и может расстаться с вами в любое время, если где-то цена будет чуть лучше или просто потому, что вы ему наскучили и ему хочется чего-то нового. Восхищенный клиент — это клиент на всю жизнь: он будет с вами до тех пор, пока вы сумеете превзойти его ожидания.

Компания, система оценки удовлетворенности клиентов которой является самой сильной из тех, что мне приходилось видеть, — победитель Baldrige Award 1991 г. Solectron, располагающаяся в Сан-Хосе, штат Калифорния. Раз в месяц покупатели заполняют отчетную карточку о работе компании, используя буквенную систему оценок. Каждый месяц компания регистрирует среднее количество набранных баллов (grade-point average, GPA). По стандарту А — 4, В = 3, С = 2 и т. д. Шкала компании Solectron основывается на убеждении, что удовлетворенный клиент не представляет ценности для компании. Удовлетворенный клиент — это тот, кто в любое время может свободно перейти к конкуренту и начать покупать его товары. Поэтому Solectron рассчитывает GPA следующим образом:

А = 150 баллов

В = 50 баллов

С = 0

D = -150 баллов

F = -300 баллов.

Шкала Solectron разработана для того, чтобы добиваться увеличения количества восхищенных клиентов, не довольствуясь просто удовлетворенными.

Объединяем все вместе: индекс удовлетворенности клиента

Как только вы определили несколько оптимальных количественных и качественных показателей удовлетворенности клиента, самое время агрегировать все эти данные в один-единственный критерий — индекс удовлетворенности клиента (customer satisfaction index, CSI). CSI является одним из видов итоговой статистики, с которой руководство может знакомиться каждый месяц или, при желании, чуть ли не каждую неделю, чтобы определить, насколько хорошо организация удовлетворяет своих клиентов. Компания Federal Express просматривает свой CSI ежедневно и сообщает о результатах всем сотрудникам по внутренней телесети. Вот несколько правил, которые нужно учитывать при объединении данных в CSI. Итак, CSI:

• на 50–60 % состоит из количественных показателей удовлетворенности клиентов и на 40–50 % — из качественных;

• рассчитывается по крайней мере раз в месяц;

• предполагает возможность выборки по услугам/товарным линиям и их месту приобретения/продажи, если это необходимо;

• понятен для сотрудников всех уровней.

Значимость каждого отдельного параметра в вашем CSI должна указываться в процентах, на основе того, насколько важен каждый из них для определения удовлетворенности клиента и его покупательского поведения. Например, жалобам не стоит присваивать большой вес в CSI, поскольку некоторые клиенты просто не склонны жаловаться, поэтому сокращение числа жалоб может стать тем фактором, который введет вас в заблуждение. В частности, сокращение числа жалоб может означать, что удовлетворенность покупателей сошла на нет и им настолько все надоело, что они уже перестали жаловаться.

Пример CSI представлен в таблице 6.1. Эта система состоит на 60 % из количественных показателей покупательского поведения клиентов и на 40 % — из мнений и ощущений клиентов. Возвращенные (или непроданные) товары на самом деле являются количественным показателем, который, однако, эта компания предпочла объединить с данными о жалобах клиентов. Ежеквартально наряду с показателями CSI отдельных бизнес-единиц рассчитывается CSI для компании в целом. CSI оценивается по шкале от 0 до 100 баллов, а уровни эффективности оцениваются как удовлетворительные, превосходные или мирового класса. Ежегодно и ежеквартально определяются конкретные цели по повышению эффективности организации в целом и каждой бизнес-единицы в отдельности.

Таблица 6.1. Пример индекса удовлетворенности клиентов

Число потерянных клиентов и повторных обращений

30%

Выручка от существующих клиентов

15%

Доля на рынке

15%

Опросы удовлетворенности клиентов

20%

Жалобы/возвраты

10%

Анкетирование по какому-либо конкретному товару

10%

Итого:

100 %

Оценка удовлетворенности внутренних клиентов

Вспомогательные службы, такие как снабжение и финансы, требуют сбалансированного набора показателей в рамках отдельной бизнес-единицы и организации в целом. Однако подход к сегментации потребителей и оценка их удовлетворенности коренным образом отличаются и как нигде максимально привязаны к организации в целом. Потребителями результатов работы вспомогательных служб обычно являются три группы клиентов:

1. Пользователи: сотрудники других подразделений, которые используют товары и/или услуги, предоставляемые вспомогательными службами.

2. Заинтересованные лица: акционеры, менеджеры и другие лица, которых волнует общее благосостояние организации.

3. Аналогичные отделы: персонал бизнес-единиц или вспомогательных единиц, который производит похожие товары или услуги.

Первым делом необходимо выяснить, какие характеристики услуг наиболее важны для потребителей. Пользователи обычно придают значение таким вещам, как точность, удобство в использовании, цена и сроки. Естественно, стоимость их не волнует (в том случае, если они не платят за ваши услуги). Такие клиенты, как исполнительный директор или ваш начальник, обычно принимают во внимание себестоимость вашей работы, калькуляцию себестоимости по статьям и управление рисками организации в целом. Люди, работающие в подразделениях, находящихся за пределами корпорации, и осуществляющие родственные вспомогательные функции, надеются на ваше внимание к их потребностям, обеспечение необходимыми средствами, упрощающими их работу, и быструю реакцию на их потребности в ресурсах.

Наиболее важное правило, которое следует соблюдать при оценке удовлетворенности внутреннего клиента: отнимайте как можно меньше его времени. Девять из десяти департаментов внутреннего содействия, которые приступали к оценке удовлетворенности клиента, через год или два бросали это занятие, поскольку не могли заставить клиентов заполнить анкеты. Когда организации предприняли попытку стать более ориентированными на клиента, многие вспомогательные службы разработали свои собственные внутренние анкеты удовлетворенности клиентов и начали их рассылать. Спустя пару лет эти усилия принесли свои плоды, и теперь каждая вспомогательная служба ежемесячно рассылает анкеты с вопросом: «Как у нас дела?» Доходит до того, что многие менеджеры получают парочку таких анкет в неделю, которые, конечно же, так и остаются во «входящих». Процент возврата анкет держится на уровне 5-10 %, пока окончательно не упадет до нуля. Руководителю вспомогательной службы необходимо понять, что большинство внутренних клиентов ожидают от вас и ваших сотрудников слаженной работы и не хотят тратить время на то, чтобы ответить, как идут чьи-то дела. Самые верные показатели удовлетворенности чрезвычайно просты и занимают совсем немного времени у клиента. Например, в одной компании внутренние потребители раз в год оценивают все функции вспомогательных служб при помощи ответов на пять вопросов, которые очень схожи с представленными в данной книге ранее. В другой компании удовлетворенность клиента определяется с помощью только одного вопроса, который задается на ежеквартальных плановых совещаниях. В обоих случаях система работает, поскольку не отнимает у клиента много времени.

Вспомогательным службам трудно определить количественные показатели удовлетворенности клиентов. У большинства из них — четко ограниченный круг потребителей. Например, если вам необходимо купить что-нибудь, вы идете в отдел снабжения. Если у ваших потребителей нет другого выбора, кроме как обратиться к вашему подразделению, показатели доли рынка или повторных обращений совершенно неприемлемы. Безусловно, если вы хотите разработать количественные показатели удовлетворенности клиента, сделайте это, но помните, что у ваших клиентов нет другого выбора, кроме как воспользоваться вашими услугами. В таблице 6.2 приведен индекс удовлетворенности клиента для вспомогательной службы, например финансового или юридического департамента. Заметьте, что в данном примере нет количественных показателей удовлетворенности внутренних клиентов и что каждой из трех групп потребителей присвоен процентный рейтинг. Это важно, поскольку иногда потребности двух категорий потребителей противоречат друг другу. Например, в связи с квотами для малого бизнеса руководство может потребовать от вас сменить поставщика и выбрать другую компанию, меньшего размера, в то время как пользователи захотят продолжать сотрудничество с крупной компанией, работой которой они довольны.

Таблица 6.2. Пример индекса удовлетворенности внутреннего клиента для отдела корпоративных финансов

Уровень удовлетворенности пользователей

45%

Удовлетворенность руководящего состава/акционеров

30%

Удовлетворенность местного отдела финансов

25%

Итого:

100 %

Как стоимость влияет на поведение покупателей

Проблема с оценкой удовлетворенности клиента заключается в том, что зачастую она не позволяет спрогнозировать поведение покупателей. Раньше раз в неделю мы с друзьями ходили в один местный итальянский ресторан. Кухня нам нравилась, обслуживание тоже, да и цены были не выше среднего. Чтобы сесть за столик, нужно было отстоять в очереди, поэтому мы предпочитали заранее ставить свое имя в лист ожидания. Больше года мы не заходили в этот ресторан, поскольку практически на том же расстоянии от моего дома появился еще один. Этот новый ресторан был почти такой же, как и предыдущий, только кухня была намного лучше и цены на 30 % ниже, а клиентам разрешали приносить с собой вино. Иногда в ожидании столика мы проводили около часа на улице, но это было по-своему приятно, поскольку рядом с рестораном были выставлены стулья и каждый мог пить вино, ожидая своей очереди.

Наш опыт с первым рестораном заставлял нас искать что-то новое. Стоимость нового ресторана была несколько выше. Там лучше готовят, приятней атмосфера, и счет за обед не такой большой. Все дело в соответствии реальной стоимости товара/услуги взимаемой цене; многие компании не придают слишком большого значения ценообразованию и не связывают показатели стоимости с поведением покупателей.

Измерение стоимости

До настоящего момента мы говорили об оценке уровней удовлетворенности клиента, которые важны при определении общей стоимости. Два других параметра, которые необходимо включить в вашу BSC, это: (1) воспринимаемая клиентом стоимость и (2) соотношение цены с ценами ближайших конкурентов. Воспринимаемая клиентом стоимость — качественный показатель, поскольку является субъективным мнением клиента относительно соответствия реальной стоимости товара/услуги взимаемой цене. Воспринимаемая стоимость — это функция товара или услуги и имеющегося у покупателя опыта. Часто мы определяем уровень цены/качества товара только тогда, когда приобретаем его и осознаем, что товар того не стоит. Рассмотрим это на примере популярных наручных часов класса «хай-энд». Стоимость многих часов из этого сегмента определяется затратами на маркетинг. Хотя средняя цена на часы составляет от 1000 до 2000 долларов, сделаны они или из нержавеющей стали, или из все той же стали с электролитическим золотым покрытием и содержат подвижные кварцевые элементы, которые стоят около 5 долларов. В некоторых из них есть сапфировые кристаллы, которые стоят еще несколько долларов, но все же не столько, чтобы оправдать невероятно завышенную цену часов. Реальная стоимость часов, продаваемых за 2000 долларов, составляет 400 долларов, а 1600 долларов уходят на рекламу и сбыт.

Любое исследование ваших потребителей должно включать как минимум один вопрос о соответствии реальной стоимости товара количеству денег, которые клиент на него потратил. Воспринимаемая стоимость часто является более сильным предсказателем покупательского поведения, чем удовлетворенность клиента. В одном отеле класса люкс меня порадовало соответствие стоимости взимаемой цене. Однако мне показалось, что 20 долларов за относительно простой завтрак — слишком дорого. Точно такой же завтрак в отеле напротив стоил 9,95 доллара. Узнав об этом, я почувствовал себя обманутым. Стал ли я утруждать себя заполнением анкеты в ресторане отеля? Отнюдь. Теперь я просто там не завтракал. Когда вы останавливаетесь в отеле класса люкс, конечно, вы и не рассчитываете на завтрак за 4 доллара, но 20 долларов — это просто неприлично, даже для отеля класса люкс. Каждый хочет, чтобы потраченные деньги соответствовали стоимости.

Чем определяется восприятие стоимости

Стоимость товара для потребителя — категория сугубо индивидуальная. Восприятие стоимости человеком основано на его знании стоимости подобных товаров/услуг и на готовности платить за качество, престиж, уникальность и другие факторы, которые определяют цену товаров и услуг на рынке. Удовлетворенность клиента — важная определяющая покупательского поведения в будущем, но не настолько важна, как восприятие справедливо взимаемой цены. Любой, кто останавливается в четырехзвездочном отеле, ездит на «Мерседесе» или одевается в костюм от Армани, всегда будет доволен качеством этих товаров и услуг. Однако у некоторых никогда не будет «Мерседеса», пиджака от Армани и ежегодного отпуска на курорте в четырехзвездочном отеле. Восприятие стоимости основывается на нашей способности позволить себе качественные продукты и услуги, на том, чем мы можем пожертвовать ради качества. В своей прекрасной книге Managing Customer Value Брэдли Гейл описывает подход к определению воспринимаемой клиентом стоимости, который называет анализом воспринимаемого рынком качества. Подход состоит в следующем: потребителей просят перечислить характеристики товара или услуги, которые являются для них наиболее важными, а затем присудить каждой из них балл от 1 до 10 в зависимости от относительной значимости каждого свойства для потребителя. Гейл рекомендует использовать процентное соотношение, но мне больше нравятся балльные веса, потому что люди воспринимают их лучше. Например, бизнесмены могут привести следующие характеристики в качестве наиболее значимых при международных перелетах бизнес-классом.

Характеристики

Вес

Большие удобные сиденья

8

Салон для некурящих

10

Количество откидных кресел

3

Напитки/еда высокого качества

5

Время завтрака/обеда по выбору

2

Обслуживание со стороны бортпроводников

6

Программа для часто летающих пассажиров

9

Степень важности той или иной характеристики обычно определяется в ходе фокус-групп с помощью автоматизированных средств для голосования, которые фиксируют степень значимости, присвоенную характеристике каждым из членов фокус-группы. Далее потребителей просят оценить степень эффективности данной компании по сравнению с двумя основными конкурентами. Например, United Airlines может попросить своих потребителей дать оценку самой компании и ее конкуренту American Airlines no каждой из приведенных характеристик по 10-балльной шкале. При умножении веса на значение рейтинга каждая компания получает общий показатель эффективности с точки зрения стоимости. Ту компанию, у которой данный показатель выше, теоретически и выберет клиент. Ниже представлен гипотетический пример:

Конкурентный анализ воспринимаемой стоимости

Характеристики

Вес

UNITED AIRLINES

AMERICAN AIRLINES

Рейтинг

Всего

Рейтинг

Всего

Удобство сидений

8

8

64

9

72

Салон для некурящих

10

10

100

10

100

Откидные кресла

3

4

12

5

15

Еда/напитки

5

8

40

6

30

Время завтрака/обеда

2

10

20

2

4

Уровень обслуживания

6

6

36

8

48

Регулярная информация о ходе полета

9

7

63

8

72

Итого:

335

341

Из данного примера непонятно, кто же является победителем. У обеих компаний приблизительно одинаковый результат, так что на выбор потребителя, скорее всего, повлияют другие факторы, такие как цена и расписание.

Проблема данного вида исследования состоит в том, что оно предполагает логический подход к совершению покупки. Однако многие люди импульсивно принимают основные решения о покупке, без особого логического анализа. Недавно мой друг решил купить Porsche-911 после того, как посмотрел Acura NSX и Dodge Viper. Когда его спросили, почему он купил 911-ю модель, он ответил, что она выглядит круче остальных. Очевидно, в списке важных для моего друга характеристик автомашин эта — крутой стайлинг — получила максимальное количество баллов. Однако я сомневаюсь, что это можно было бы выяснить на фокус-группе. Я считаю, что следует осторожно проводить исследования в области восприятия клиентов, поскольку то, что кажется людям значимым на фокус-группах, совсем не обязательно определяет их покупательское поведение на практике. Вообще говоря, маркетинговые исследования далеки от точной науки, поскольку люди — не самые объективные наблюдатели своего собственного поведения и ощущений.

Соотношение «цена — конкуренция»: количественный показатель стоимости

По аналогии с показателями удовлетворенности клиента, которые включают количественные показатели фактического покупательского поведения, вам необходимо выбрать несколько количественных показателей стоимости. Наиболее важным из них является соотношение ваших цен и цен на аналогичные товары/услуги ваших ближайших конкурентов. В действительности сравнение цен происходит на основе того, какое количество покупателей может определить свое отношение к стоимости. В первое же утро своего пребывания в отеле класса люкс на Гавайях я просто решил, что в большинстве крупных отелей завтрак стоит 20 долларов, и принял это как должное, хотя и чувствовал, что это дороговато, например, по сравнению со стоимостью завтраков в отелях Манхэттена. Однако я почувствовал себя обманутым, когда выяснил, что у конкурента в ресторане напротив такой же завтрак стоит в два раза дешевле. Скорее всего, в отеле об этом тоже знали, но не принимали во внимание, а возможно, руководство отеля было слишком самоуверенным, чтобы признать наличие конкурентов.

Всем компаниям необходимо оценивать соотношение своих цен и цен конкурентов как можно чаще. Авиалинии производят подобную оценку ежедневно, поскольку знают, насколько важен ценовой фактор в поведении покупателей. В компаниях, занимающихся арендой автомобилей, тоже проводится мониторинг цен конкурентов, однако данный бизнес не настолько чувствителен к ценам, как пассажирские авиаперевозки. AT&T, которая, как я полагаю, является примером в отношении оценки удовлетворенности клиента и восприятии стоимости потребителем, сократила критерии стоимости, воспринимаемой клиентом, до трех показателей:

• ценовая конкурентоспособность;

• воспринимаемая клиентом стоимость;

• удовлетворенность клиента.

AT&T оценивает воспринимаемую клиентом стоимость в трех разрезах:

• стоимость в целом: соответствие обслуживания цене;

• сравнительное восприятие качества: качество данной услуги по сравнению с качеством аналогичной услуги конкурента;

• сравнительная цена: удовлетворенность ценой в сравнении с ценами конкурента.

Взаимосвязь потребительской стоимости с индексом удовлетворенности клиента

Можно использовать два общих параметра в потребительском секторе вашей системы показателей: индекс удовлетворенности клиента (CSI), который включает количественные и качественные показатели удовлетворенности клиента, а также индекс потребительской стоимости (customer value index, CVI). CVI должен состоять из качественных показателей, полученных в ходе исследований и фокус-групп, целью которых является определение соотношения воспринимаемой клиентом стоимости и цены, а также определение соотношения цен на аналогичные товары конкурентов. CVI должен содержать по крайней мере один количественный показатель соотношения ваших цен и соответствующих цен ваших ближайших конкурентов. Общий показатель CVI должен состоять из статистических данных, представленных в таблице 6.3. Для облегчения анализа и интерпретации данных, CVI и CSI лучше рассчитывать по 100-балльной шкале.

Таблица 6.3. Пример индекса потребительской стоимости

Критерий

Степень важности

Показатели, полученные в ходе исследований

30 %

Общая стоимость (15 %)

Соотношение нашей цены и цены конкурентов (15 %)

Данные, полученные в ходе фокус-групп

30 %

Общая стоимость (10 %)

Качество/цена товара (5 %)

Качество/сцена обслуживания (5 %)

Соотношение нашей стоимости и стоимости конкурентов (10 %)

Соотношение фактической цены и цены конкурентов

40 %

Товар А (15 %)

Товар В (10 %)

Товар С (15 %)

Можно также объединить CSI и CVI в единый индекс общей удовлетворенности и стоимости. Так поступает AT&T. Одним из видов статистических данных в системе показателей AT&T является «стоимость для потребителя» — сочетание количественных и качественных показателей удовлетворенности клиента, восприятия стоимости потребителями, а также соотношения фактической цены товара с конкурентной.

Соотношение общего количества баллов, которые получает фактор стоимости и фактор удовлетворенности, варьируется и зависит от степени значимости трех факторов — стоимости, цены и качества, — которые формируют решение клиента при покупке. Например, в автотранспортных компаниях цена и стоимость чрезвычайно важны, поскольку качество услуг подобных компаний покупатели воспринимают одинаково. Для Universal Card Systems, кредитной системы компании AT&T, фактор стоимости не является настолько значимым, поскольку ежегодная процентная ставка по кредиту для большинства клиентов компании приблизительно одинакова по отрасли. Потребители чаще всего пользуются картой AT&T и собираются делать это и впредь скорее по причине качественного обслуживания и максимального удобства, чем по причине ее цены/ стоимости. Следовательно, компонент CSI в системе показателей организации получает большее количество баллов.

Неважно, будете ли вы оценивать стоимость и ценообразование как часть CSI или отдельно, самое главное, чтобы вы не исключали этот показатель из своей системы показателей. По словам Брэдли Гейла, AT&T обнаружила, что не существует непосредственной взаимосвязи между показателями удовлетворенности потребителей, долей рынка и покупательским поведением. На самом деле рыночная доля AT&T снижалась даже тогда, когда показатели удовлетворенности клиентов постоянно держались на отметке 90 %. Только после того как компания начала оценивать, наряду с удовлетворенностью, восприятие стоимости потребителями, удалось установить взаимосвязь между этими двумя факторами и покупательским поведением. Для более подробного ознакомления с оценкой и взаимозависимостью факторов стоимости и удовлетворенности потребителя я настоятельно рекомендую вам прочитать книгу Брэдли Гейла Managing Customer Value (New York: The Free Press, 1994). В этой книге представлен максимально практический и глубоко исследовательский подход, с помощью которого на основе анализа удовлетворенности клиентов и восприятия потребителями стоимости можно определить взаимосвязь этих двух факторов с ключевыми параметрами бизнеса.

Каким образом успешные организации определяют потребительскую стоимость и удовлетворенность

• Как минимум раз в год производится сегментация потребителей, а также определяются их специфические потребности.

• Разрабатываются специальные опросники для оценки уровня удовлетворенности потребителей.

• По меньшей мере дважды в год производится изучение многочисленной группы потребителей, и таким образом удается получить высокий процент ответов на вопросы исследования (до 50 % и более).

• Организация проводит фокус-группы или подобные мероприятия с различными группами потребителей несколько раз в год, чтобы собрать качественные данные по удовлетворенности клиента.

• Результаты почтовых и телефонных опросов по поводу удовлетворенности потребителей оцениваются и постоянно улучшаются.

• Такие количественные данные, как повторные обращения, собираются для подтверждения мнений клиентов по поводу качества товаров и услуг организации.

• Индивидуальные показатели удовлетворенности клиентов сводятся в единый индекс удовлетворенности клиентов (CSI).

• Определяется степень удовлетворенности клиентов для ключевых конкурентов.

• Для определения уровня удовлетворенности своих клиентов вспомогательные службы используют простые, но основательные методы.

• Собираются разнообразные количественные и качественные данные по потребительской стоимости.

• Для оценки цены и ее адекватности регулярно происходит сбор данных по цене и качеству аналогичных товаров конкурентов.

7. Оценка качества товаров и услуг

Давайте рассмотрим следующий раздел вашей системы показателей, в котором идет речь о качестве товаров и услуг. Это не данные об удовлетворенности клиента, хотя, конечно, оба фактора тесно взаимосвязаны. Здесь собираются данные тестов, проверок и других способов оценки вашей эффективности. В этой главе я расскажу о некоторых ошибках, совершаемых компаниями при оценке качества своих товаров и услуг, а также дам ряд рекомендаций относительно того, каким образом необходимо выбирать соответствующие показатели.

Товары, услуги — или и то и другое?

В производственной компании очень легко определить, что представляет собой продукт компании. Но, кроме того, часто эти же компании оказывают услуги. Black and Decker не только продает дрели и другие строительные инструменты, но также предлагает услуги по ремонту, доставке, маркетинговой поддержке розничных магазинов и ряд других. Это, в свою очередь, не означает, что сервисные организации вообще не производят товары. Например, McDonald's продает и товары, и услуги. Еда — это товар, а услуги — приготовление еды, чистый столик, детская площадка, туалет и т. д. Банк никаких товаров не продает. Банки, конечно, с эти не согласятся, но ссуду или кредит вряд ли можно назвать товаром. Банк не производит товара в отличие от McDonald's, где готовится очередная порция картофеля фри. Есть ли товар у школы? Может быть, более способные учащиеся? Нет, школа или университет являются сервисной организацией.

Требования клиента управляют показателями качества товаров и услуг

В предыдущей главе мы много говорили о том, насколько важно найти именно то свойство товара или услуги, которое действительно значимо для клиентов. Информация о предпочтениях и ожиданиях клиента также определяет, какие параметры ваших товаров и услуг необходимо оценивать и контролировать. Поскольку предпочтения и ожидания потребителей часто меняются, важно регулярно проводить исследование потребностей клиентов. На сегодняшний день некоторые из ведущих компаний используют требования клиентов в качестве определяющего фактора при разработке нового товара. При помощи подхода, называемого структурированием функции качества (quality function deployment), такие компании, как Mazda и Hewlett-Packard, определяют конкретные требования клиентов к товару, который пока еще не существует. В качестве отправной точки при разработке нового товара они используют «лист пожеланий» клиента, поэтому естественно, что они выходят на рынок с товарами, которые клиент хочет купить. Новый Cadillac Seville с двигателем Northstar, пробег которого составляет 100 тысяч миль без капитального ремонта, может служить еще одним примером товара, разработанного с учетом требований клиентов.

Внимание к деталям

Давайте рассмотрим любой успешный бизнес в сфере обслуживания. У McDonald's, Ritz Carlton, Walt Disney, Citicorp и других ведущих организаций, предоставляющих услуги, есть одна простая формула успеха — внимание к деталям. Ничто не остается без внимания. Каждый аспект сервиса оценивается и контролируется таким образом, чтобы потребитель непрестанно получал прекрасное обслуживание и справедливую стоимость за уплаченные деньги. Ritz Carlton производит оценку свыше 600 индивидуальных показателей по различным видам сервиса, которые предлагаются гостям. Оценка каждого из них производится на основе сотен фокус-групп и других технологий сбора данных с целью выяснить, что же является наиболее значимым для клиента, который останавливается в отеле класса люкс. Кроме того, Ritz Carlton создал базу данных уникальных потребностей каждого из своих клиентов. Если вы остановились в отеле Ritz Carlton в Бостоне и попросили низкоаллергенное туалетное мыло и неперьевую подушку, вы не только тотчас получите эти предметы, но и в следующий раз, когда вы закажете номер в любом из отелей Ritz Carlton, эти вещи заранее будут приготовлены для вас в номере! Используя расширенную базу данных о потребностях клиентов, Ritz Carlton корректирует услугу под каждого из своих клиентов. Для того чтобы формула «внимание к деталям» работала, необходимо уделять внимание значащим деталям. Сделайте акцент на тех вещах, которые действительно важны для вашего потребителя, а не на тех, которые легко оценивать и контролировать.

Качественный мусор

Кажется, так легко делать деньги на вывозе мусора. Однако это гораздо сложнее, чем может показаться стороннему наблюдателю. Услуги по вывозу мусора не требуют особых технологий, но у клиентов есть некие существенные требования, которые необходимо выполнять. Browning Ferris Industries (BFI), одна из крупнейших компаний по вывозу мусора, проводила оценку качества своих услуг на основе всего лишь одного показателя — вывезена или нет коробка с мусором от дверей клиента в соответствующий день недели. Традиционно около 15 % ее клиентов ежегодно уходили к крупным конкурентам, например к Waste Management. На самом деле ежемесячно BFI теряла от 4000 до 5000 клиентов, а приобретала около 6000 новых. Три шага вперед и два назад. Этот круговорот клиентов обычно объясняли ценовым фактором: мол, конкуренты вышли с чуть более низким предложением цены за сбор мусора, и поэтому сразу возник отток клиентов. Однако выяснилось, что причиной ухода покупателей была вовсе не цена, а обслуживание. Проведя исследование требований клиентов, BFI обнаружила, что у ее клиентов есть довольно длинный список пожеланий к обслуживанию, а именно:

• своевременность;

• нешумный транспорт;

• возврат контейнера на место;

• контейнеры не должны быть повреждены;

• в контейнерах не должно быть остатков мусора;

• умеренные цены;

• вывоз всего мусора;

• спокойные сборщики мусора;

• своевременная ежеквартальная отправка счетов.

Как только BFI определила, что ее клиенты хотят чуть большего, чем просто вывоз мусора каждое утро по вторникам, она приступила к оценке различных аспектов обслуживания, которые до сих пор не учитывались. Инспекторы качества компании периодически осуществляли проверки, дабы удостовериться, что требования, предъявляемые клиентами, полностью выполняются. BFI также стала проводить исследования среди своих клиентов с целью выяснить, что они думают по поводу обслуживания. Сочетание собственных критериев качества услуг и обратной связи с клиентами представило прекрасную картину эффективности. Компания предприняла эту попытку в 1998 г. Каково же ее сегодняшнее состояние? BFI по-прежнему ежемесячно теряет клиентов, но это несравнимо с тем, что было. К тому же теперь компания стоит на одной ступени или даже чуть выше своего самого крупного конкурента Waste Management по степени удовлетворенности клиентов и качеству обслуживания.

Разбиваем товары и услуги на составляющие и определяем показатели

Каждая организация предоставляет множество разнообразных товаров и услуг, соответственно, по каждой позиции необходимо определить свои собственные параметры качества и показатели эффективности. Такой сложный товар, как самолет или машина, состоит из большого количества различных компонентов и подсистем, и для каждой составляющей необходимо определить свой специфический набор критериев и показателей качества. Даже такой простой товар, как тюбик зубной пасты, требует оценки как минимум по двум позициям — упаковка и содержимое. У каждого продукта, произведенного компанией, могут быть свои собственные показатели качества. Точно так же в сервисных организациях необходимо провести деление на составляющие конкретных услуг и определить показатели, характерные только для той или иной услуги (см. таблицу 7.1). Каждый отдельный товар или услуга обладают множеством различных атрибутов или характеристик, которые необходимо оценить. Основная проблема состоит в том, чтобы выявить действительно значимые, а не бесполезные свойства.

Таблица 7.1. Иерархия услуг (на примере отеля)

Обязательные услуги

• Прием

• Резервирование/продажи

• Банкеты/еда/напитки

• Удобства

Обслуживающие группы

• Портье

• Консьерж

• Оператор

• Горничные

Индивидуальные услуги

• Будильник

• Телефон

• Сообщения

Показатели качества

• Своевременное оповещение клиента

• Принимая заявку, к клиенту обращаются по имени

Качество — это не просто хороший товар

Обычно качество ассоциируют с точностью и отсутствием дефектов. Качественная машина та, с которой нет проблем, она прекрасно ездит и все время на ходу. Однако понятие качества гораздо шире, чем просто отсутствие дефектов. Хотя отсутствие дефектов и точность являются важными характеристиками товаров и услуг, другие параметры качества важны в равной или даже в большей степени. Качество может включать такие показатели, как:

• точность;

• завершенность;

• соответствие;

• инновационность/новизна;

• высокий класс.

Вероятно, точность является наиболее понятным и традиционным показателем качества. Этот критерий безусловно важен в медицинской лаборатории или при оказании любой медицинской услуги, в банке, авиации и в любом другом деле, где точность имеет первостепенное значение. Завершенность — другой параметр качества, который достаточно распространен. Показателем завершенности может служить заполненность всех необходимых к заполнению полей на экране компьютера или соответствие всем пунктам приемки-сдачи строительных работ. Еще один показатель качества — соответствие. Он указывает, насколько товар или услуга соответствуют техническим характеристикам или стандартам. Вот что, например, подразумевается под показателем соответствия:

• Насколько облицовка выполнена в соответствии с эскизами архитектора.

• Насколько настройка оборудования соответствует стандартам, установленным для выполнения конкретной работы.

• Степень соответствия коммерческого предложения стилю и стандартам, установленным для составления коммерческих предложений компании.

Соответствие стандартам подразумевает высокую степень соответствия реальных эксплуатационных качеств товара или услуги их предполагаемым эксплуатационным качествам.

Инновационность, или новизна, — это другой параметр качества, который очень важен для определенного вида товаров и услуг. Когда вы совершаете перелет на самолете, вам вряд ли захочется, чтобы пилот проявил свои творческие навыки при посадке. Существует совершенно конкретная процедура приземления, которой необходимо следовать каждый раз с особой точностью. Однако в других специальностях креативность является важным критерием качества, а точность и завершенность не обязательны. В качестве примера можно привести газетную рекламу нового шампуня или автомобиля. Разница между высококачественной и низкокачественной рекламой не может измеряться точностью, или завершенностью, или соответствием установленным стандартам для печатной рекламы. Рекламному агентству мы платим как раз за креативность и новизну. А как насчет разработки программного обеспечения? Это еще один товар, в котором ценится креативность. Или киноиндустрия? На успех или провал фильма, а значит, и на кассовые сборы влияют такие параметры, как захватывающий сюжет, привлекательные герои, интрига и т. п. Фильмы, снятые по мотивам литературных произведений, не всегда в точности воспроизводят события, описанные автором книги. Следовательно, точные характеристики не являются важными показателями качества фильма.

Последний параметр качества я назвал «высокий класс». Под этим понятием подразумевается эстетика, внешний вид, удобство и т. д. Он в какой-то степени соотносится с креативностью, но это не одно и то же. Класс — это важный параметр качества любого товара или услуги, который затрагивает покупателя на эмоциональном уровне. Те, кто помнит семидесятые, помнят и автомобиль American Motors Pacer с его уникальным креативным дизайном. American Motors Pacer оказался самой уродливой и непродаваемой моделью. Десятилетием позже (1978–1979) Cadillac выпустил новую Seville, которую отличал легкий дизайн, позаимствованный у роллс-ройса тридцатых годов. Хотя у Seville и не было такого уникального креативного дизайна, как у Pacer, она выглядела более стильной и классной. На самом деле, многие полагают, что Seville того поколения — одна из самых лучших моделей, которые когда-либо выпускал Cadillac.

Нельзя совершенно объективно оценить такие параметры, как классность и креативность. Ведь невозможно объективно оценить такие вещи, как хороший рассказ, хороший фильм, отличный графический дизайн и т. п. Десять человек из ста редко сходятся в оценке таких параметров, как классность и креативность. Однако если они на самом деле представляют значимость, необходимо по крайней мере дать им субъективную оценку, тем самым несколько сузив область системы оценки.

Качественные и количественные показатели

Если вы работаете в производственной компании, то количество производимых единиц товара является почти таким же важным показателем, как и его качество. Например, в текстильной промышленности оплата рабочих до сих пор является сдельной и зависит от количества сшитых изделий, прошедших контроль качества. В сервисной компании также важны количественные показатели оказанных услуг, например: число пациентов, принятых за час приемным покоем, количество телефонных звонков, обработанных за час департаментом по работе с клиентами, и т. д. Количественные показатели завершенного производства также относятся к данному разделу вашей системы показателей, поскольку являются показателями объемов выпуска. Количество работы, выполненной сотрудником, или другие показатели производительности труда попадают в группу показателей операционной/производственной эффективности, которые мы рассмотрим в следующей главе.

Определяем индекс качества товара/услуги

Представьте, что вы — старший руководитель производственного отдела или бренд-менеджер товарной линии, которая насчитывает 180 различных товаров. Будете ли вы еженедельно просматривать подробные данные по качеству каждой товарной единицы в отдельности? Вряд ли. Каждой организации необходимы подробные показатели качества каждого товара и услуги. Это обычно означает наличие сотен или даже тысяч показателей в базе данных по качеству товаров и услуг компании. Однако необходимо каким-то образом объединить эти данные, так чтобы руководители могли составить представление об уровне качества товаров и услуг, не вдаваясь в излишние детали и не просматривая сотни страниц с таблицами. Некоторые компании объединяют информацию по качеству товара или услуги в общий показатель качества. Каждой характеристике товара или услуги присваивается вес, зависящий от степени важности данной характеристики для клиента. Кроме того, товар или услуга получают вес, исходя из объема продаж или степени значимости в деятельности компании. В таблице 7.2 приведен пример отчета о работе административного отдела организации.

Таблица 7.2. Пример отчета о работе административного отдела

Товары / услуги

Вес

Результат

Взвешенная оценка

Распечатка/копирование

20%

72%

14,4

Палетки для проектора

15%

84%

12,6

Создание слайдов

15%

77%

11,6

Обработка текстов

30%

71%

21,3

Графика

10%

85%

8,5

Обеспечение доставки

10%

59%

5,9

Общий рейтинг за месяц

74,3 / 100

Целевой показатель — 80 %

Среднее значение в текущем году — 76,2 %

По состоянию на июнь прошлого года — 67,8 %

Если вы руководите административным отделом — это все, что вам необходимо просматривать ежемесячно, чтобы оценивать качество услуг. Из таблицы видно, что отдел не смог приблизиться к целевому показателю, который составляет 80 %, но эффективность его деятельности по сравнению с июнем прошлого года несколько улучшилась. Глядя на этот отчет, менеджер также может увидеть, что есть определенные проблемы с доставкой, а услуга по обработке текстов могла бы больше соответствовать ожиданиям клиентов. Заинтересованный менеджер может запросить отдельные отчеты по доставке и по обработке текстов. Каждый из отчетов должен содержать разбивку по индивидуальным показателям эффективности для каждой из услуг. Пример отчета об услуге по обработке текстов приведен в таблице 7.3.

Таблица 7.3. Пример отчета об услуге по обработке текстов

Показатель

Вес

Результат

Взвешенная оценка

Точность (отсутствие опечаток)

20%

64%

12,8

Завершенность

20%

77%

15,4

Своевременность

25%

82%

20,5

Соблюдение стандартов

10%

70%

7

Эстетика/оформление

10%

56%

5,6

Последовательность

15%

62%

9,3

Общий рейтинг за месяц

70,6 / 100

Целевой показатель — 85 %

Средний за текущий год — 68,7 %

По состоянию на июнь прошлого года — 66,5 %

Раз в месяц административный отдел готовит отдельный отчет по каждой из основных услуг. Затем эти индивидуальные отчеты сводятся в один общий по отделу. Менеджер, ответственный за обработку текстов, получает детализированный отчет по данной услуге, а его руководитель, глава административного отдела, видит только отчетные показатели по услугам отдела в целом. Рейтинг каждой из характеристик услуги определяется не самим отделом, а потребителями услуги по обработке текстов. Заметьте, что наиболее важным показателем является своевременность, то есть выполнение текстовых работ точно в срок. Данная система объединения рейтинга товаров/услуг позволяет вам задать любую комбинацию, которую вы считаете наиболее соответствующей вашей организации. Часто, по мере изменения степени важности конкретных показателей качества товара или услуги, организации вносят изменения в свою систему показателей. Например, в качестве самого важного фактора при оказании услуги по обработке текстов может стать точность, поскольку многие работы сдаются вовремя, но с бесчисленными ошибками.

Система оценки эффективности товара может применяться к каждому, начиная с рядового сотрудника и заканчивая генеральным директором. Генеральный директор или глава подразделения либо бизнес-единицы будет смотреть на общую систему показателей для всех товаров и услуг. Рассмотрим пример. Schmedrick, Falchar, and Wanermeyer — одна из старейших и крупнейших в стране компаний, специализирующаяся в области аудита и управленческого консалтинга. Она не производит товаров и разделяет свой бизнес на три основные сервисные линии: (1) аудит, (2) налоги, (3) консалтинг.

Партнер, отвечающий за работу каждой из этих бизнес-единиц, ежемесячно получает систему показателей. Консалтинговая практика предполагает ведение огромного количества проектов, которые варьируются от многомиллионных заказов на разработку новой системы или содействия клиенту во внедрении новой инициативы, такой как расчет себестоимости по отдельным направлениям хозяйственной деятельности (ABC) или реинжиниринг, до чисто консультационной практики. Счет за текущие консалтинговые проекты выставляется по фактически отработанным часам или дням, поскольку здесь нет четко определенных понятий товара и конечного результата. Параметры качества, которые являются наиболее важными для проектов с фиксированной оплатой и ясным набором составляющих, приведены в таблице 7.4.

Таблица 7.4. Показатели для проектов с фиксированной оплатой

Показатель

Вес

Результат

Взвешенная оценка

Процент выполненных в срок работ

20%

96%

19,2

Индекс взаимоотношений с клиентом

25%

84%

21

Использование утвержденной методологии

10%

100%

10

Инновационный индекс

15%

68%

10,2

Качество разработанного подхода к решению проблемы

20%

76%

15,2

Качество / оформление отчетности

10%

94%

9,4

Общий рейтинг за месяц

85 / 100

Целевой показатель — 90 %

Средний в текущем году — 86,4 %

По состоянию на апрель прошлого года — 81 %

Некоторые показатели, приведенные в примере, понятны, а некоторые требуют объяснения. Например, индекс взаимоотношений с клиентом — это показатель того, насколько хорошо консультанты отвечают на телефонные звонки клиента, демонстрируют знание бизнеса клиента, проявляют гибкость при общении, насколько часто контактируют с основным заказчиком, а также с остальными сотрудниками его фирмы. Для каждого из шести отдельных показателей существуют свои собственные средства оценки, которые используются для сбора и объединения данных по всем текущим консалтинговым проектам. Выборочный подход применяется по той причине, что у организации нет ни времени, ни ресурсов, чтобы оценивать каждое из сотен консалтинговых предложений ежемесячно. Для тех проектов, которые оцениваются не по составляющим, а по фактически отработанным часам, применяется тот же метод оценки, что и в таблице 7.4. Такие проекты составляют менее 20 % в портфеле этой компании, поэтому их рейтинг в общей системе консультационных услуг значительно ниже. Общая сводная таблица, представляемая управляющему партнеру, может выглядеть так же просто, как приведенная ниже таблица 7.5.

Таблица 7.5. Пример общей ведомости

Тип проекта

Вес

Результат

Взвешенная оценка

С фиксированной оплатой

85%

80%

68

С почасовой оплатой

94%

20%

18,8

Общий рейтинг оказанных консалтинговых услуг

86,8

Целевой показатель — 90 %

Среднее значение в текущем году — 87,4 %

По состоянию на апрель прошлого года — 82,3 %

Из этого примера вы видите, что средний балл за оказанные консультационные услуги чуть ниже целевого. Если менеджер захочет выяснить почему, он обратится к оценке проектов с фиксированной оплатой и определит, в чем заключается проблема. Ознакомившись с оценкой проектов с фиксированной оплатой, менеджер обнаружит три показателя, которые не соответствуют целевым:

• инновационный индекс;

• качество разработки подхода к решению той или иной проблемы;

• индекс взаимоотношений с клиентом.

Дальнейшая детализация данных поможет менеджеру определить, является ли понижение этих трех показателей следствием реализации проектов какого-то определенного типа или следствием работы определенной группы консультантов. Если общий индекс качества услуг превышает целевой показатель (в данном случае 90 %), у управляющего партнера не будет необходимости вдаваться в такие подробности.

Как передовые организации оценивают качество товаров и услуг

• Оценка качества производится по критериям, отражающим самые значимые характеристики товаров и услуг, которые могут превратить потребителя в приверженца компании.

• Сбор данных производится по всему перечню товаров/услуг.

• Степень значимости каждого из критериев качества определяется на основе относительной значимости каждого из них для потребителя.

• Данные по качеству товаров/услуг объединяются в общий индекс качества.

• Стандарты качества товаров/услуг устанавливаются на основе требований клиента, а также уровня качества товаров/услуг ведущих мировых компаний.

• Для подтверждения внутренних данных используются объективные независимые данные по качеству товаров/услуг.

8. Показатели процессов и операционной эффективности

Чтобы предлагать потребителям высококачественные товары и услуги, любой организации необходимо контролировать процессы их производства. Хорошо отлаженные процессы обеспечивают неизменный уровень качества. Главная сложность состоит в точном определении наиболее существенных составляющих процесса для последующей оценки и разработки стандартов. Технологические и операционные показатели — это краткосрочные показатели, которые отслеживаются ежедневно или как минимум еженедельно. Мониторинг некоторых составляющих технологического процесса производится даже чаще, чтобы обеспечить производство и доставку высококачественных товаров и услуг. Высокие технологические или операционные показатели эффективности обеспечивают выпуск качественных товаров и услуг, что, в свою очередь, ведет к увеличению количества удовлетворенных или преданных клиентов, которые обеспечат вам повторные покупки и уверенное продвижение вашей компании по пути успеха в долгосрочном периоде. Графически этот процесс изображен на рисунке 8.1.

Рисунок 8.1. Модель макропроцессов организации

Зачем оценивать процессы?

Обычно организации гораздо больше беспокоятся о результатах, чем о способе их достижения. Если руководитель бизнес-единицы получает неслыханную прибыль, используя нетрадиционный подход, кого это волнует? Никого не интересует, почему менеджер по продажам, «играя» не по правилам, продает на 35 % больше, чем его сослуживцы. Разве организация не должна уделять внимание результатам, а не процессам? Не приведет ли повышенная сосредоточенность на показателях оперативной деятельности или параметрах процессов к эффективности со знаком минус? Но согласитесь, что вас часто интересует, каким именно способом можно достичь тех или иных результатов. Технологические показатели обеспечивают вас данными, необходимыми для прогнозирования и контроля качества ваших товаров и услуг. Когда с товаром или услугой возникают проблемы, причину можно установить, только просмотрев оперативные данные. Результаты, безусловно, важны для всех организаций, но не менее важно понимать и оценивать то, каким образом достигаются данные результаты.

Показатели процесса и показатели результата

Показатели процессов и технологий — это показатели операционной деятельности и способа ее осуществления; они не являются показателями конечных или промежуточных результатов. В хозяйственном блоке отеля таким показателем может служить использование эффективного моющего средства для ванны. Показателем результата может служить соответствие состояния ванны стандартам чистоты. Люди часто путают показатели промежуточных результатов с показателями процессов и технологий. Менеджеры крупной хлебопекарной фабрики рассказали мне, что считали технологическими показателями различных этапов хлебопекарного процесса параметры вязкости масла/теста, сладость теста, единство хлебных форм для выпечки, размер и массу каждого кондитерского изделия или батона до и после выпечки, цвет, вкус и т. д. Ни один из этих параметров не является технологическим показателем. Это промежуточные показатели, относящиеся к тому разделу вашей системы показателей, который соответствует качеству производимых товаров/услуг. Проверка вязкости масла для выпечки — показатель качества сырья. Технологические составляющие, которые должны оцениваться в хлебопекарном деле, должны оценивать следующее:

• использование соответствующего количества ингредиентов;

• скорость миксера;

• продолжительность взбивания масла/теста;

• температура в печи;

• период времени созревания теста.

Логика отображения показателей процессов и технологий лежит в следующем: если вы контролируете все ваши процессы, всякий раз при использовании хорошего сырья вы будете получать одинаковые результаты. Zenith, последняя американская компания, выпускающая телевизоры, не тестирует ни один из сошедших с конвейера телевизоров, поскольку практически безраздельно доверяет данным о процессах, на основе которых определяется качество произведенного товара. Zenith провела достаточное количество исследований и ввела жесткие стандарты контроля производственных процессов, чтобы избежать конечной проверки товаров. В компании уверены, что, оценивая операционные и технологические параметры, можно определить, будет данный телевизор работать качественно или нет.

Если вы посетите завод компании Alcoa по производству алюминия, используемого в изготовлении пивных банок, вы не встретите практически ни одного человека. Площадь этих заводов больше, чем площадь футбольных полей, а все производство регулируется с помощью пульта дистанционного управления. Alcoa, так же как и Zenith, практически не тестирует качество готовой продукции. Она контролирует все составляющие ключевых процессов таким образом, чтобы каждый лист алюминия, выпущенный с конвейера, соответствовал стандартам качества.

Как выбрать правильные показатели процессов и технологий

Выбор правильных показателей процессов и технологий относительно прост, если вы выявили требования клиента и провели исследование составляющих конкретного процесса, который связан с наиболее значимыми характеристиками товара. Например, один из крупных клиентов Alcoa — Coors Beer — закупает у Alcoa прокатный алюминий, который используется для производства пивных банок. Помимо цены, Coors выдвинул еще два наиболее важных требования к алюминию — прочность и толщина. Алюминий должен быть чрезвычайно тонким, а значит, легким и недорогим. Он также должен быть достаточно прочным, чтобы пивная банка была жесткой. Одним из ключевых процессов Alcoa является прокат. Во время проката алюминий проходит предварительную обработку многотонным прессом, прежде чем станет достаточно тонким, чтобы использоваться для изготовления пивных банок. Ключевым показателем процесса является температура. Вы думаете, Coors или других клиентов компании Alcoa интересует температура поступающего на склад алюминия? Уверяю вас — нет. Alcoa производит оценку уровня температуры, поскольку она тесно связана с характеристиками товара, которые представляют для клиента особую значимость, — прочностью и толщиной. Alcoa поняла важность контроля температуры из опыта и в ходе проведенных экспериментов.

Не только Alcoa, но и другие компании проводили подобного рода исследования по поводу выбора соответствующих технологических параметров, на основе которых должна производиться оценка эффективности. Я редко встречал организации, которые обладали бы хорошим набором технологических показателей. Большинство из них основываются на предрассудках и традициях. Под словом «предрассудки» я имею в виду убежденность некоторых лиц в том, что показатель успеха в большей степени связан с неким приобретенным лично ими опытом, нежели с исследовательской работой и объективными количественными данными. Например, одним из первых приказов, выпущенных новым директором одной компании, входящей в список Fortune 500, была отмена свободной формы одежды, которую ранее сотрудникам разрешалось носить по пятницам. Он полагал, что свободная форма одежды может привести к более свободным отношениям и небрежности в работе; сотрудники, дескать, слишком расслабляются. Так на смену свободной одежде по пятницам — негласному правилу, которому следовали сотрудники в течение пяти лет, — пришли костюмы и юбки. Прекрасный способ произвести хорошее впечатление на сотрудников, не правда ли? Я спросил у этого руководителя, может ли он сослаться на какое-либо исследование, в ходе которого выяснилось, что костюмы и юбки каким-то образом влияют на производительность, безопасность или любой другой важный показатель эффективности работы компании. Он даже и не думал о проведении какого бы то ни было исследования. По его личному опыту, сотрудники просто более профессионально выполняют свою работу, если одеты, как профессионалы. Это может служить прекрасным примером того, как на основе предрассудка выбирается процесс или его составляющая.

Традиция является еще одним основанием для выбора критериев для процессов и технологий. Чаще всего за фразой «мы всегда отслеживаем такой-то показатель» кроется привычка. В основе формирования хорошей базы данных любой организации лежит простота. Это означает выбраковку всех посторонних данных, в отборе и обработке которых в действительности нет никакой необходимости.

Организации, зависящие от человеческого фактора

В производственных организациях только малая доля операций контролируется сотрудниками. Человеческий труд составляет менее 5 % от общих производственных затрат. Контроль над процессами полностью автоматизирован. Использование технологии контроля и отслеживания ключевых составляющих процесса — прекрасный способ обеспечения полноценного качества товара. В тех организациях, где значительная доля производственных операций зависит от человеческого фактора, довольно трудно определять и контролировать оперативные показатели. Например, результативность производителя авиационной техники Northrop Grumman в значительной степени зависит от человеческого фактора. Если вы пройдетесь по заводу Northrop Grumman, вы увидите тысячи людей, производящих операции вручную. Подобным образом эффективность ключевых процессов в таких учреждениях, как больница, правительственная организация, школа, и в большинстве организаций сектора обслуживания напрямую зависит от сотрудников. В этом случае нелегко определить оптимальный набор оперативных показателей, с помощью которых можно было бы дать оценку адекватности поведения сотрудников.

В военной организации, с которой мне пришлось работать, обращали особое внимание на физическую форму персонала. Одним из показателей, по которому производился учет, было количество часов, ежемесячно проведенных сотрудником в спортзале. На входе и выходе из спортзала каждый должен был отметиться, следовательно, фальсификация была исключена. Однако это привело к совершенно обратному. Многие приходили в зал, отмечались, а затем шли в бар или сауну, общались час-другой — и так 2–3 раза в неделю. Проводить время в спортзале не значит тренироваться. Спортивные залы и клубы здоровья стали местом для общения.

Ключом к оперативным показателям поведения сотрудников является проведение исследования с целью выявить воздействие стиля работы сотрудника на качество товаров/услуг и степень удовлетворенности клиента. Например, в McDonald's и многих других сервисных компаниях существует такой показатель, как количество улыбок, отпущенных клиенту обслуживающим персоналом. Подсчет улыбок — это оперативный показатель. Однако в ходе исследования выяснилось, что улыбка сотрудника не имеет особого влияния на степень удовлетворенности клиента услугой.

Не наделайте ошибок, наугад определяя тип поведения, который, по вашему мнению, обеспечит успех. Вспомните историю «Удачного дня» из второй главы.

Не следует слепо копировать оперативные показатели конкурентов

Как только какая-либо компания пытается привнести что-то новое в свои товары и услуги, конкуренты начинают это копировать. Вспомните времена, когда в отелях не было отрывной туалетной бумаги. Стоило одному отелю ввести это правило, как все другие стали делать то же самое. Даже когда мы останавливаемся в мотеле № 6 по 22 доллара в сутки, мы ожидаем найти там туалетную бумагу. А как насчет двух шоколадок на подушке и разобранной постели? Вспомните: когда-то это было только в дорогих отелях. Затем все начали делать так же. Пока не обнаружили, сколько же действительно стоит этот милый пустячок, — больше никаких шоколадок в номерах, стоящих меньше 200 долларов в сутки.

Слепое копирование действий конкурентов часто приводит к напрасной трате времени и денег, а также к тому, что ваши люди делают то, что совершенно не нужно вашим клиентам. Лучше потратить деньги на изучение поведенческих и оперативных показателей, которые действительно связаны с качеством, финансовыми результатами и удовлетворенностью клиента.

Длительность производственного цикла

Одним из видов оперативных показателей, которые должны являться частью системы показателей любой организации, является длительность цикла завершения процесса. Общая длительность цикла — это количество времени, которое проходит с начала выполнения задачи до момента ее завершения. Например, в Domino Pizza длительность цикла исчисляется с момента принятия заказа до доставки пиццы клиенту. Domino заработала себе имя, будучи единственной компанией, которая может доставить пиццу за полчаса. Время является критическим показателем для выполнения любой задачи, поскольку соотносится со стоимостью услуги и удовлетворением потребностей клиента. Филипп Томас пошел дальше и предположил, что показатель длительности цикла может быть ключевым фактором конкурентоспособности организации. В своей книге Competitiveness Through Total Cycle Time (New York: McGraw-Hill, 1990) Ф. Томас ставит этот показатель в один ряд с финансовыми показателями.

Оценка длительности цикла должна проводиться по всем вспомогательным службам организации. В качестве примера можно привести юридический департамент крупной корпорации. Наиболее частые жалобы в адрес юридического департамента — длительные сроки рассмотрения документов. А как насчет департамента административных информационных систем? Сколько времени он тратит на разработку или модификацию программного обеспечения, необходимого для работы внутренних потребителей? Часто оперативное время является типичной проблемой правительственных организаций. Сколько вы простояли в очереди, когда последний раз посещали DMV? А вы, случайно, не подавали недавно заявку на ипотеку? На самом деле, сбор данных, необходимых для принятия решения об ипотечном кредитовании, то есть об одобрении или отклонении вашей заявки, занимает всего пару часов. Но вы по-прежнему ждете подтверждения вашей заявки в течение месяца. Практически во всех организациях есть возможность в значительной степени оптимизировать длительность рабочего цикла. Этот показатель важен не только с точки зрения внутренней эффективности и расчета себестоимости, но и с точки зрения значимости для потребителя. Для получения необходимых вам данных надо осторожно подходить к определению показателя длительности цикла. Под этим термином следует понимать отрезок времени с того момента, как клиент озвучил свою потребность, и до момента ее окончательного удовлетворения. Клиенты будут не в восторге, если сокращение времени на оценку обоснованности заявки будет зависеть от сокращения времени на рассмотрение всех заявок. Компании, а иногда и целые отрасли, играют в игры с показателями длительности циклов, чтобы предстать в самом выгодном свете. Как только в авиакомпаниях начали отслеживать показатели своевременности вылетов, тотчас изменилось определение своевременности. Теперь своевременность вылета определяется временем выхода самолета на полосу. Если в течение часа перед фактическим вылетом самолет стоял на взлетной полосе, вылет все равно считается своевременным. Данные о своевременном прибытии самолета также являются двусмысленными. Кроме того, авиалинии прибавили к времени фактического перелета 15–30 минут, для того чтобы сделать показатели эффективности более привлекательными. Например, полет из Лос-Анджелеса в Сан-Франциско занимает 45–50 минут, но в расписании указано 1 час 20 минут.

Производительность сотрудника

Производительность была основным показателем эффективности в восьмидесятых. В те времена в Хьюстоне был сформирован Американский центр производительности. Вы, наверное, заметили, что пять лет назад его переименовали в Центр качества, поскольку критерии производительности были вытеснены критериями качества. Мне пришлось переделать визитные карточки, чтобы предстать перед клиентами консультантом по качеству. А с 1995 г. качество снискало себе плохую репутацию. Даже Malcolm Baldrige National Quality Award убрал большинство ссылок на качество из критериев 1995 г. Так что же случилось с производительностью? Она по-прежнему существует, и ее по-прежнему необходимо оценивать. Но ни один показатель сам по себе не дает полной картины состояния здоровья организации, касается ли это качества, длительности цикла или производительности. Только в совокупности эти показатели в состоянии отразить организационную эффективность.

Всем компаниям необходимо иметь в своей системе показателей несколько показателей, оценивающих производительность, чтобы обеспечить грамотное использование человеческих и других ресурсов. Показателем производительности всегда является соотношение результата и затраченных на его достижение ресурсов. Обычно под ресурсами понимаются люди, но не всегда. Вот некоторые традиционные показатели производительности:

• количество полетов в день;

• продажи в долларах на сотрудника;

• прибыль в долларах на сотрудника;

• число единиц продукции, произведенных одним сотрудником;

• стоимость единицы продукции в расчете на трудозатраты;

• затраты на энергоносители на единицу продукции;

• отношение количества произведенных единиц со знаком качества к затратам на сырье.

Показатели производительности отражают, насколько оправданны трудозатраты и другие капиталовложения компании. Самое трудное — выбрать правильные составляющие для показателей производительности, а также верные стандарты или целевые показатели. В третьей главе я рассказывал об оценке работы сотрудников, которая проводилась на основе количества написанных страниц в день, и об оценке научно-исследовательских работников на основе количества выпущенных ими публикаций в год. Это те показатели производительности, которые приводят к эффективности со знаком минус.

Макропоказатели продуктивности организации в целом довольно просты. Для оценки организационной эффективности такие показатели, как продажи на сотрудника, важны и полезны. Как только вы спускаетесь на уровень департамента или отдельного сотрудника, показатели продуктивности становятся просто бессмысленными. Чтобы найти правильные показатели производительности в масштабах организации, необходимо поинтересоваться, насколько значим оцениваемый результат (левая часть отношения, выражающего коэффициент производительности) для клиентов организации. Безусловно, в случае с писателями количество страниц представляет определенную значимость для клиента. Если рассматривать случай со статьями специалистов, опубликованными в журналах, не думаю, что для клиентов научно-исследовательского департамента эти публикации представляли особую значимость. Далее следует убедиться в том, что оценка результатов происходит на основе правильно выбранных показателей. Количество написанных страниц в день — не самое главное. Чего в действительности хотят клиенты, так это количества хорошо написанных за день страниц.

Показатели безопасности

Компаниям необходимо иметь оптимальный набор показателей безопасности. Безопасность влияет на моральное состояние, производительность сотрудников и общие финансовые результаты. Правильно выбранный набор показателей безопасности сочетает в себе параметры, касающиеся как результатов, так и превентивных мер. Обычная производственная компания осуществляет оценку числа внештатных ситуаций, вызвавших простой в работе, количества чрезвычайных ситуаций и сумм, выплаченных рабочим в качестве компенсации. Несмотря на то что это отличные показатели результата, они не имеют ничего общего с предотвращением проблем безопасности. Оценка внештатных ситуаций, вызвавших простой в работе, подобна оценке качества с учетом производственного брака и дефектов.

Контроль безопасности сводится к контролю поведения сотрудника на рабочем месте. Хотя вряд ли достаточно инструктажа по безопасности и нескольких плакатов, чтобы ежедневно контролировать поведение сотрудников. В ядерной промышленности была проведена тщательная работа по оценке безопасности. Фиксировались всевозможные оперативные показатели, такие как проверка безопасности, подготовка и переподготовка кадров, и некоторые поведенческие показатели. Оптимальный индекс безопасности содержит несколько конечных критериев, таких как число простоев, вызванных внештатными ситуациями, и несколько поведенческих или превентивных мер, таких как проверка безопасности и выявление несоответствий.

Другие традиционные показатели процессов

Наряду с производительностью, длительностью цикла, безопасностью и другими традиционными оперативными показателями многие компании часто учитывают уровень производственных отходов. Бесспорно, это важный показатель, например, для целлюлозно-бумажного или любого другого производства. Производственные отходы на самом деле являются показателем продуктивности использования сырья. Например, в текстильной промышленности оценка дизайнеров и закройщиков производится на основе того, сколько материала осталось после выкройки основных составляющих готового платья. В процессе кройки важно расположить лекала таким образом, чтобы расход материала на готовое платье был оптимальным, поэтому помимо трудозатрат наиболее значимым показателем является расход материала. Производственные отходы или размер выработки являются важными показателями в ресторанном бизнесе. Испорченные или незаказанные (но приготовленные) блюда обходятся ресторанам очень дорого и могут в значительной степени повлиять на прибыль.

Другим традиционным процессным показателем, который характерен для различного вида организаций, является доработка. Доработкой называется время, потраченное на доведение товара или услуги до определенной кондиции (чего не удалось сделать в первый раз). Несколько лет назад я слушал выступление главы Mercedes Benz во Франкфурте. Он рассказывал о том, с чем трудно было поспорить, — об исключительном качестве автомобилей, которые производит Mercedes Benz. Однако он объяснил, что одной из сверхзадач Mercedes Benz является сокращение количества доработок, которые проходит каждая машина. Он предположил, что того количества труда и материалов, которые уходят на доработку стандартного «Мерседеса», будет достаточно для производства целой машины в средней ценовой категории. Другими словами, 15 000 долларов от стоимости одного «Мерседеса», которая равна 85 000 долларов, составляет доработка. Одним из способов оценить доработку является то, что Фил Кросби называет себестоимостью качества. Измеряется ли доработка в долларах, часах или любых других показателях, она по-прежнему критически значима для большинства организаций.

Разработка системы оценки эффективности процессов и технологий: большая четверка

Так же как предлагалось в отношении описанных выше разделов системы показателей вашей организации, я рекомендую сократить количество данных до нескольких ключевых составляющих процесса и, по возможности, объединить процессные данные в единый индекс. Всем организациям, начиная с крупной корпорации и заканчивая небольшим отделом общественной организации, необходимо иметь данные по продуктивности, длительности цикла, безопасности и доработке. Это и есть большая четверка оперативных показателей, которые должны учитываться в организациях всех типов и размеров. На самом деле, если бы вам приходилось собирать данные только для этих четырех макропоказателей, вы бы и забот не знали. Конечно же, вам будет необходим ряд вспомогательных оперативных показателей для контроля всех ключевых процессов в вашей организации, но здесь мы ведем речь только о самом высоком уровне показателей. Как и в других главах, я рекомендую присудить степень значимости каждому показателю процесса и его составляющим. Пример оценки процессных показателей для организации любого типа приведен в таблице 8.1.

Таблица 8.1. Пример оценки оперативных показателей

Измеряемый показатель

Вес

Результат

Взвешенный результат

Целевой показатель

Производительность

20%

80%

16

18

Длительность цикла

25%

86%

21,5

21

Индекс безопасности

15%

100%

15

15

Индекс доработки

40%

82%

32,8

36

Итого:

85,3

90

Все просто, не так ли? Самое трудное — привести данные к показателям 100, 1000 или любому другому круглому числу. Для того чтобы конвертировать данные в общие показатели, вам необходимо разработать шкалу эффективности. В таблице 8.2 представлен пример отчета отдела по обслуживанию клиентов, где оценивается длительность цикла ответов на запросы клиентов. Фиксируется время телефонных звонков клиентов с просьбой прислать каталог или другую литературу о товаре по почте. Длительность цикла данного показателя фактически исчисляется с момента получения телефонного звонка клиента до момента отправки клиенту посылки (все посылки отправляются двухдневной экспресс-почтой). Также фиксируются ответные звонки по факту заявок клиентов. В эти данные не входят те вопросы клиентов, которые были разрешены в процессе телефонного разговора. Альтернативный этому подход может использовать шкалу от 0 до 100, где 100 является идеальным значением.

Таблица 8.2. Длительность обработки запроса клиента о продукте

Ответ по почте

Ответ по телефону

Средний показатель

Результат

Средний показатель

Результат

Менее 24 часов

100

Менее 24 часов

100

24-27 часов

95

1-2 часа

95

27-32 часов

90

2-3 часа

90

32-36 часов

85

3-4 часа

85

Оценка безопасности сотрудников

Фактически для всех производственных и многих других типов организаций оценка безопасности сотрудников представляет первостепенную значимость. Проблемы с большинством показателей безопасности состоят в том, что они концентрируются на прошлом. Традиционно показатели безопасности должны отражать следующую информацию:

• внештатные ситуации, вызвавшие простой в работе;

• степень тяжести чрезвычайной ситуации;

• затраты на компенсации сотрудникам;

• проверки соответствия закону о технике безопасности и гигиене труда США.

Общий индекс безопасности должен быть частью системы показателей многих, но не всех организаций. Компания, оказывающая банковские или финансовые услуги, может обойтись и без показателя безопасности. Индекс безопасности формируется таким же образом, как и индекс удовлетворенности клиентов, который обсуждался в шестой главе, или как общий индекс процессов и технологий, который мы обсуждали ранее. Индекс безопасности должен состоять из нескольких выходных показателей, таких как количество внештатных ситуаций, вызвавших простой в работе, или затраты на выплату компенсации сотрудникам, наряду с несколькими превентивными показателями, такими как недочеты и проверки безопасности с целью выявления нарушений, которые могут привести к чрезвычайным ситуациям. Компании Pacific Bell и Air Products and Chemicals практикуют прекрасный подход к оценке безопасности и ее контролю. Они разработали критерии безопасности, которые сосредоточены на безопасном поведении сотрудников в процессе труда, а не просто на итоговых показателях, таких как чрезвычайные ситуации.

Показатели охраны окружающей среды и общественной безопасности

Большая часть этой книги посвящена разработке системы, которая учитывает потребности акционеров, клиентов и сотрудников. Однако компаниям необходимо помнить и о других участниках игры, на которых их деятельность оказывает влияние. Показатели того, насколько хорошо организация удовлетворяет их потребности, также должны быть включены в вашу BSC. Так, для многих организаций показатели охраны окружающей среды достаточно важны, чтобы включить их в общую систему показателей. Например, нефтяная или химическая компании непременно должны поддерживать на хорошем уровне такие показатели эффективности в сфере охраны окружающей среды, как безопасность выбросов и отсутствие загрязнения сточных вод. Поскольку руководители вряд ли захотят просматривать 22 графы с данными по соответствию нормам защиты окружающей среды, целесообразно разработать индекс общей эффективности в этой области. Индекс должен состоять как из превентивных и оперативных показателей, так и из конечных показателей, сходных с ранее обсуждавшимися в отношении индекса безопасности.

Деятельность компании затрагивает не только интересы людей, живущих в тех местах, где расположены ее производственные мощности. Одна компания фиксирует количество часов, которые сотрудник потратил за месяц, работая в качестве волонтера в рамках благотворительных или общественных работ. Компания гордится статусом «почетного корпоративного гражданина», а ее сотрудники должны отработать не менее 12 часов в месяц на обслуживании общественных организаций. Оплата общественных работ производится из расчета оплаты обычного восьмичасового рабочего дня; под общественные работы выделяется определенный день месяца. Важным показателем для другой организации является порядочность; раз в месяц оценивается «уровень этичности» компании посредством подсчета количества звонков, полученных по «горячей линии», и дается оценка серьезности каждого из нарушений. Может, помимо показателей процессов и технологий, вам захочется добавить один или два показателя, относящихся к эффективности деятельности к сфере безопасности сотрудников, экологической или общественной безопасности. Я думаю, показатель безопасности лучше отнести к разделу «сотрудники» в вашей системе показателей. На самом деле, не так уж важно, к какой категории или разделу будет относиться этот показатель. Главное — не забудьте про него.

Измерение процессов, ориентированных на будущее

Ранее я уже писал, что проблема многих показателей состоит в их направленности на оценку прошлого. Организации, которые ориентированы на долгосрочные цели, должны оценивать, насколько они приблизились к своему видению будущего. Эти долгосрочные оперативные показатели важны, но их трудно определить и оценить объективно. Компания Owens Corning, производитель строительных материалов из Толедо, испробовала новый подход к продажам в 1980-х. Вместо того чтобы концентрироваться на продаже своих товаров подрядчикам и строителям, компания решила, что более эффективным будет «продавать» материалы архитекторам и дизайнерам уже на стадии разработки проекта. Архитекторы и дизайнеры вносили материалы Owens Corning в смету, и подрядчик был вынужден их использовать. Разумно, не правда ли? Проблема состояла в оценке эффективности. Архитекторы могли изначально заложить, например, изоляционный материал Owens Corning или другие товары в первичный проект, а затем передумать из-за изменений в дизайне или бюджете непосредственно перед началом строительных работ. Было бы ошибкой платить продавцам комиссионные с товаров, предназначенных для отделки, поскольку до утверждения окончательного варианта дизайн множество раз пересматривается и к тому же часто претерпевает изменения по мере того, как строится здание. В конце концов компания разработала показатель, согласно которому продавцы получали оценку в зависимости от долларовой стоимости конкретного товара и стадии проекта, на которой товары Owens Corning включались в технические задания.

Rockwater — компания, специализирующаяся на строительстве подводных нефтяных вышек, упоминаемая Нортоном и Капланом в видеокурсе по системе сбалансированных показателей, — попыталась разработать подобный процессный показатель, ориентированный на будущее. Rockwater хотела, чтобы ее потенциальные клиенты учитывали положительный опыт и мощь компании еще на стадии разработки концепции строительного проекта, таким образом проект направлялся бы в Rockwater без рассмотрения предложений конкурентов. Показателем, который руководство компании выбрало для своей системы сбалансированных показателей, стало количество часов, потраченных на обсуждение новых проектов с клиентами. Вроде бы логичный показатель, но оказалось, что по нему невозможно получить объективную оценку. Продавцы и технологи самостоятельно учитывали данные, а поскольку они знали, что компания придает этим данным особое значение, они частенько фальсифицировали их, указывая, что потратили шесть часов в неделю на обсуждение нового заказа с клиентами, в то время как на самом деле они обсуждали с ними спортивные новости или текущий проект.

Несмотря на трудности, возникающие в этой связи, важно отразить те процессные показатели, которые могут обеспечить успех компании в будущем. Любой показатель, который основан на оценке человеческого поведения, может вызвать проблемы. Вы же не хотите иметь систему оценки, которая приведет к тому, что сотрудники станут заниматься оценкой своего поведения, а не работой для клиентов. Вы же не хотите концентрироваться исключительно на результатах оценки, поскольку это исторический тип показателей, обращенный в прошлое. Ключом к выявлению эффективных показателей технологий и процессов является проведение исследования с целью выявить те процессные показатели, которые ведут к значимым результатам. Одного логического тестирования будет недостаточно. Если вы хотите быть уверенными, что выбор долгосрочных оперативных показателей будет правильным, выберите те из них, которые являются надежным комплексным средством оценки. Owens Corning могла бы проверить технические характеристики своих продуктов на соответствие строительному дизайну, и ей не пришлось бы опираться на слова своих продавцов. Не стоит связывать показатель и денежное вознаграждение, дабы не провоцировать обман. Если вы это сделаете, вам не избежать проблем.

Каким образом передовые организации производят оценку процессов и операционных результатов

• Оценивается длительность цикла всех ключевых процессов.

• Оценивается время и/или затраты на доработку для всех ключевых процессов производства и доставки.

• Определяются и отображаются все ключевые показатели производительности для основных процессов, происходящих в организации.

• Для каждой единицы, функции и департамента определяются ключевые процессы. Для каждого ключевого процесса определяются свои процессные показатели.

• Процессные показатели связаны непосредственно с теми эксплуатационными характеристиками товара/услуги, которые представляют основную значимость для потребителя.

• Для всех ключевых показателей устанавливаются стандарты и целевые показатели, которые основаны на опыте ведущих компаний и на требованиях клиента.

• Процессные показатели предполагают наличие превентивных мер по обеспечению безопасности производства. Следует разработать общий индекс безопасности, который отслеживается по крайней мере один раз в месяц и содержит несколько выходных показателей, например количество внештатных ситуаций, вызвавших простой в работе, а также несколько превентивных или поведенческих показателей.

• Отслеживаются несколько долгосрочных процессных показателей, которые призваны обеспечить процветание и успех компании в будущем.

9. Показатели эффективности работы поставщиков

Многие компании тратят большие суммы на приобретение товаров и услуг у внешних поставщиков, чем на производство собственных. Я работал с одной химической компанией, которая тратила 66 центов из каждого доллара на закупки у внешних поставщиков. Типичная компания, производящая говядину или свинину, тратит от 80 до 90 центов из каждого доллара на покупку скотины. Для большинства компаний отношения с поставщиками — критический фактор. При этом многие из них практически не проводят оценку эффективности сотрудничества. В этой главе мы поговорим о некоторых ошибках, которые допускают компании, пытаясь определить эффективность поставщиков, а также расскажем об основных правилах, которых следует придерживаться при оценке этой эффективности.

Отношения с поставщиками

Отношение компании к своим поставщикам напрямую влияет на то, как ее поставщики относятся к ней. Многие организации утверждают, что они выстраивают партнерские отношения со своими поставщиками. Однако в большинстве случаев это не больше чем риторика. Некоторые крупные корпорации осознают свою власть над поставщиками и часто используют ее в своих целях.

Следуя примеру Delta, другие крупные авиакомпании недавно решили, что сократят комиссионные туристических агентств, которые раньше составляли 10 % от стоимости, доходя до 50 долларов за билет. Комиссионные были основными расходами авиакомпаний, и сокращение этих затрат увеличило прибыль. В результате многим туроператорам пришлось уйти из этого бизнеса. В качестве ответного шага на это чудовищное сокращение комиссионных туристические агентства начали взимать с клиента плату за услуги, которые ранее предоставлялись бесплатно. Теперь каждый раз, покупая авиабилет, помимо его стоимости клиент платит еще 10 долларов, и, кроме того, дополнительная плата взимается при изменениях в маршруте. Туристические агенты также стали брать деньги за услуги, которые ранее были бесплатными, например бронирование гостиниц и автомобилей. В действительности авиалинии оказали медвежью услугу клиентам, что очень не понравилось как туроператорам, так и самим клиентам.

Можно привести примеры и из других отраслей, где крупные компании используют свою власть для воздействия на поставщиков. В начале восьмидесятых годов крупная автомобильная компания разослала письмо всем поставщикам с предложениями «добровольно» сократить сумму выставляемых ей в течение шести месяцев счетов на 10 %, объясняя это тем, что у компании выдался не совсем удачный год. Поскольку для любого из поставщиков эти 10 % составляли практически всю прибыль, единственным средством для них было 10 %-ное повышение цен, после которого можно было согласиться с желанием крупного клиента сократить суммы выставляемых счетов. Некоторые из поставщиков не могли поднять цены, поскольку были скованы рамками контракта, поэтому выкроили эти 10 % за счет качества и других факторов. Остальные просто отказались от сотрудничества с данной компанией по той причине, что пришлось бы снижать цены. В итоге стратегия не сработала, так же как и стратегия авиакомпании по отношению к своим туристическим операторам.

Большинство организаций установили неписаные правила поведения своих сотрудников по отношению к поставщикам. Эти правила и убеждения в значительной степени воздействуют на оценку эффективности работы поставщика. Например, правительственная система материального обеспечения основана на убеждении, что поставщикам доверять нельзя: они воспользуются любой возможностью, чтобы обобрать вас. Эта система также основана на низкой степени доверия своим сотрудникам. Вводятся строгие правила и положения, а поставщикам не разрешается предложить даже чашечку кофе правительственным клиентам.

Когда я работал в Детройте в конце семидесятых — начале восьмидесятых годов, некоторые менеджеры автомобильных компаний «Большой тройки» работали по схеме, в которой поставщики использовались в личных целях. По негласному требованию, поставщики должны были покупать путевки для руководителей автомобильных компаний, дорогие подарки вроде телевизоров или членства в гольф-клубах, а также принимать на работу их детей на время каникул в колледже. Все это подразумевалось само собой, и клиенты требовали «особых знаков внимания» без тени смущения.

Изменение системы правил в сфере отношений с поставщиками является первым важным шагом на пути к выстраиванию партнерских взаимоотношений.

Сколько компаний оценивают эффективность поставщиков

Большинство небольших компаний так по-настоящему и не приступили к оценке эффективности работы своих поставщиков. Они проверяют купленные материалы только в момент доставки, и если что-то не подходит, отправляют обратно. Считается, что нет особого смысла в отражении показателей эффективности поставщика. Небольшие компании не могут позволить себе держать армию инспекторов и технологов, которые собирают образцы и производят их оценку на базе установленных стандартов. У крупных компаний есть множество данных о поставщиках, но обычно они не представляют особой ценности. Большинство крупных организаций проверяют входящие отгрузки поставщиков и производят детализированный сбор данных, чтобы выявить степень соответствия товаров поставщика собственным установленным стандартам. Эти данные отправляются поставщикам по принципу обратной связи и используются при оценке их эффективности. Компании традиционно собирают также данные о своевременности отгрузок на склад, осуществленных поставщиками.

Вместо того чтобы строить систему оценки поставщиков на основе пятидесяти различных показателей качества со степенью значимости каждого из них, необходимо выбрать всего несколько (6-10) ключевых характеристик. Хорошим способом упрощения раздела товаров и услуг в системе оценки эффективности поставщика является отображение эффективности его деятельности по каждому из показателей качества товара или услуги и присвоение степени значимости каждому из них в зависимости от значимости данного показателя для вас. Таким образом, вы сможете рассчитать общий индекс качества товаров и услуг для каждого поставщика. Пример системы оценки поставщиков, предоставляющих услуги по обслуживанию компьютерных систем, представлен в таблице 9.1.

Таблица 9.1. Параметры качества товаров и услуг

Параметры качества товара или услуги

Результат

Вес

Взвешенная оценка

Процент выявленных проблем в ходе первого осмотра

80%

50%

40

Своевременность прибытия на место

68%

25%

17

Своевременность выполнения работ

75%

25%

18,75

Общая оценка

75,75 / 100

Этот пример достаточно прост, поскольку включает в себя только три показателя, но в вашей системе оценки их может быть и больше. Это увеличивает важность объединения данных в общий индекс. Данные о качестве товара или услуги должны быть основаны на ваших сведениях, а не на сведениях поставщиков.

Оценка вашей удовлетворенности поставщиками

Это раздел системы оценки поставщиков, определяющий их общий рейтинг на основе вашего мнения относительно эффективности вашего с ними взаимодействия. В принципе, вы могли бы просто дать общую оценку эффективности поставщиков по десятибалльной шкале, но это мало поможет самим поставщикам.

Лучше сделать разбивку вашей удовлетворенности по самым важным для вас требованиям и дать оценку эффективности каждого из поставщиков по этим показателям. Затем можно подготовить общий индекс таким же образом, как и в случае с оценкой данных по качеству определенных товаров и услуг. Вот некоторые параметры, по которым вы можете оценить эффективность поставщика:

• ответственность;

• гибкость;

• внимание к деталям;

• удобство взаимодействия;

• добросовестность персонала;

• срыв поставок.

Параметры, по которым вы оцениваете степень своей удовлетворенности поставщиками, должны основываться на том, что важно для вас как для потребителя. При определении данных требований полезно поговорить с разными людьми в вашей организации. У сотрудников, занимающихся закупкой товаров и услуг у поставщиков, может оказаться совершенно другой набор требований, нежели у тех, кто использует эти продукты или услуги. Обе точки зрения важны. Не нужно приводить факторы удовлетворенности клиента к различным типам поставщиков. Они могут быть общими и должны применяться ко всем поставщикам. Я рекомендую вам выделить один из ваших критериев удовлетворенности в отдельную строку системы оценки поставщиков — это цена и/или стоимость.

Оценка цены и стоимости

Единственная услуга, которая не имеет цены, — это бесплатная услуга. Мой постоянный поставщик услуг Sundance Travel прекрасно меня обслуживал. Я трачу около 75 000 долларов в год на авиабилеты, отели и аренду машин, поэтому для меня очень важна точность и разного рода мелочи, a Sundance, мой туроператор, как раз уделяет внимание мелочам, и это здорово у него получается. До недавнего времени цена или стоимость были не проблемой, поскольку мне никогда не приходилось платить за некоторые услуги. Все услуги туристического агентства были для меня бесплатными, поэтому единственное, о чем я беспокоился, так это о качестве. И не более того. Как я уже сказал, Sundance, наряду с другими туристическими агентствами, стало взимать плату за услуги, которые ранее были бесплатными. И тут встал вопрос цены. Некоторые агентства, в отличие от моего, стали снижать стоимость услуг, и я начал подумывать о смене поставщика, хотя мне чрезвычайно нравилось то обслуживание, которое я получал в Sundance.

Цена или воспринимаемая стоимость почти всегда являются важными параметрами при оценке поставщика. Недавно я летел бизнес-классом авиакомпании United's Connoisseur из Лос-Анджелеса в Лондон. Обслуживание было прекрасным, и самолет даже вовремя взлетел. Однако билет стоил почти 5000 долларов! Люди, летевшие первым классом, заплатили всего по 600 долларов за билет, а рядом со мной сидел человек, который заплатил за билет 1100 долларов, но, воспользовавшись своими привилегиями часто летающего пассажира, перешел в бизнес-класс. Я почувствовал, что меня ободрали как липку. Конечно, обслуживание было прекрасным, но заплатить 5000 долларов за билет куда бы то ни было — просто смешно.

Цена имеет меньшую значимость, когда это деньги клиента или компании, а не ваши собственные, хотя она все равно остается важным фактором. Компании пытаются избежать ситуации, когда поставщики обдирают сотрудников и компанию до нитки. При оценке эффективности поставщиков важно предоставить им данные, где приводится сравнение предлагаемых ими цен с ценами конкурентов, а также ваше отношение к этим ценам и соответствие стоимости качеству оказываемых услуг. Вы можете использовать пятибалльную шкалу, где 1 = «Я чувствую себя ободранным как липка» и 5 = «Вы берете недостаточно за свои шикарные товары/услуги», но я сомневаюсь, что кто-то поставит пятерку.

Я рекомендую вам составить справочный индекс цен, в котором вы укажете степень расхождения цен ваших поставщиков и их основных конкурентов. В системе оценки поставщиков также должен быть качественный показатель, с помощью которого вы оцените каждого из них на предмет соответствия воспринимаемой стоимости и цены товара/услуги. Такого рода вопросы обычно содержатся в анкетах отелей и ресторанов, поскольку воспринимаемая стоимость имеет крайне важное влияние на степень удовлетворенности клиента. Отель Ritz Carlton в Пасадене считается самым лучшим отелем в Лос-Анджелесе: прекрасное обслуживание и номера, о которых можно только мечтать. Но самое приятное, что цена номера в сутки составляла 160 долларов, и я думаю, это было грамотным ходом отеля Ritz. По крайней мере, мне показалось, что за свои деньги я получил даже больше, чем ожидал.

Оценка ключевых составляющих процесса

До сих пор мы обсуждали показатели эффективности поставщиков, которые относятся к прошлому. Мы проверяли их товары, оценивали их услуги, а также давали оценку соответствия цены и стоимости наших покупок. Ключевой составляющей системы оценки любого поставщика являются процессные и превентивные показатели, которые помогают клиенту и поставщику предотвратить потенциальные проблемы. Обратимся к примеру Cargill, крупнейшей сельскохозяйственной компании, основному поставщику сиропа для Coca-Cola. Вместо того чтобы самой отслеживать качество сиропа, Coca-Cola поручает Cargill регулярно предоставлять данные по процессу его приготовления. Обе компании избежали ненужной бумажной волокиты и всевозможных отсрочек за счет того, что Cargill проводит мониторинг составляющих процесса производства сиропа, направляет данные Соке и поставляет сироп непосредственно на производственные линии Coca-Cola. Нет смысла проводить проверки, поскольку Cargill доказала, что может поддерживать строгие стандарты качества Соке с помощью контроля за составляющими процесса. В некоторых компаниях вообще можно избежать всякого рода проверок продукции на выходе просто за счет мониторинга составляющих процесса. Однако это имеет смысл лишь в том случае, если процессы и их составляющие контролируются с максимальной тщательностью. Только тогда имеет смысл запрашивать оперативные показатели у поставщиков, когда проведено основательное исследование, установившее непосредственную взаимосвязь составляющих процесса и качества продукции на выходе.

Контроль процессов слабо применим в том случае, если процесс в значительной степени зависит от человеческого фактора. Предположим, что наиболее важными для вас поставщиками являются дилеры и дистрибьюторы, продвигающие ваши товары. Исходя из логики контроля над процессами, вам не нужны данные по продажам. Вместо этого вам понадобятся данные по различным показателям процесса продаж, например следующие:

• число контактов с потенциальными клиентами;

• количество поступивших заявок;

• количество времени, потраченного на обсуждение потребностей уже имеющихся клиентов;

• количество мероприятий, направленных на поддержание взаимоотношений с существующими клиентами.

Проблема состоит в том, что показатели процессов могут быть превосходными, а итог — ужасающим. Продажи, конечно, не так технологичны, как производство алюминия или кукурузного сиропа. Поэтому отслеживание процессов, с точки зрения клиента, не является критически важным. Я бы порекомендовал запрашивать данные по процессам у поставщиков в том случае, если они непосредственно связаны с вашими требованиями к товарам или услугам поставщика.

Оценка поставщиков с точки зрения качества управления

Многие крупные организации резко сократили количество поставщиков, у которых регулярно покупали товары и услуги. Например, Xerox сократила количество своих поставщиков более чем на 50 %. Этот своеобразный процесс отбора поставщиков выявил не только тех из них, кто предлагает товары и услуги по справедливым ценам, но и тех, кто эффективно управляет своими компаниями. Крупные организации сильно зависят от своих поставщиков, поэтому хотят быть уверенными в том, что ими хорошо управляют, что, в свою очередь, будет способствовать долгосрочным отношениям компании с этими поставщиками. Подобно тому, как компании отбирают персонал в соответствии со своей корпоративной культурой, они отбирают и поставщиков. Например, те, кто ориентирован на командную работу, стараются выбирать поставщиков, которые тоже умеют работать в команде.

ISO 9000

На сегодняшний день ряд крупных организаций не просто пытаются оценить эффективность поставщика, но и проверяют, насколько хорошо ведется управление в компании-поставщике. Десять лет назад об этом даже и не думали, а теперь это стало традиционной практикой среди крупных организаций. Теперь, чтобы быть поставщиком крупной компании, необходимо иметь сертификат ISO 9000. Процесс сертификации ISO затрагивает основные процессы производства, дистрибуции и их документальное подкрепление, а также ставит во главу угла системы минимизации разнообразия оперативных процессов компании. Прелесть ISO 9000 состоит в том, что эта система обеспечивает общий набор стандартов или критериев, которым должны ежегодно соответствовать поставщики, чтобы сохранить сертификат. Покупая товары у поставщика, имеющего сертификат ISO, компания может быть уверена, что с системой качества у него все в порядке. Используя сертификацию ISO в качестве стандартного критерия при выборе поставщика, компания экономит миллионы долларов на необходимости проводить каждого поставщика через собственный процесс сертификации. Автомобильная промышленность США создала свою версию критериев ISO, которые в течение двух ближайших лет будут применяться ко всем поставщикам. Эти критерии очень близки к критериям ISO, но включают ряд показателей, характерных только для автомобильной промышленности. Автомобилисты, с которыми мне довелось общаться, полагают, что гораздо труднее соответствовать стандартам автомобильной отрасли, чем общим критериям ISO.

Другим типом периодической оценки поставщиков, которая приобретает все большую популярность, является оценка по критериям Malcolm Baldrige Award. Motorola требует от своих поставщиков подать заявку на соискательство Malcolm Baldrige Award. Motorola полагает, что процесс подготовки заявки и оценка сертифицирующей компании может сослужить хорошую службу компании на ее пути к совершенствованию. Хотя это и верно до определенной степени, ряд поставщиков не восприняли предложение Motorola всерьез; они приложили минимум усилий к подаче заявки просто для того, чтобы Motorola поскорее от них отвязалась.

Другие организации не требуют подачи заявки, однако используют критерии Malcolm Baldrige Award для оценки своих поставщиков. Одной из компаний, которая первой внедрила данное положение, стала компания Pacific Bell. Она просит поставщиков письменно оформить заявку на свою собственную программу сертификации, затем квалифицированные эксперты Pacific Bell оценивают заявки поставщиков и присуждают им сертификаты различного типа, в зависимости от набранных поставщиком баллов. Используя традицию Олимпийских игр — присуждение золотой, серебряной и бронзовой медалей, — Pacific Bell сертифицирует ключевых поставщиков в зависимости от полученных по заявке баллов. «Золото» означает неплохой трофей и признание и помогает установить долгосрочные отношения с Pacific Bell. Джо Якура, бывший вице-президент Pacific Bell, который разработал данную программу сертификации, недавно стал вице-президентом American Express по вопросам международных закупок и внедрил подобную программу в этой компании. Вот некоторые из ключевых показателей, по которым American Express в настоящее время оценивает эффективность поставщика:

• результаты оценки, сопоставленные с критериями Baldrige;

• процент ключевых поставщиков, участвующих ежегодно в программе по сертификации;

• число «золотых», «серебряных» и «бронзовых» поставщиков ежегодно.

Взаимосвязь показателей эффективности поставщиков с ключевыми факторами бизнеса

При проведении оценки эффективности поставщиков компании допускают те же ошибки, что и при проведении оценки других параметров эффективности. Они стараются дать оценку тем вещам, которые легко подсчитать или отследить, и часто совершенно не способны установить взаимосвязь с ключевыми факторами успеха. Один из способов удостовериться, что поставщики оцениваются по наиболее важным переменным, — разработать различную систему оценки для различных категорий поставщиков. Ряд организаций уже ввели такую практику, но собирать, обрабатывать и интерпретировать данные оказалось слишком сложным и трудоемким делом. Лучше иметь общий набор категорий оценки.

Простой способ установить взаимосвязь между показателями эффективности поставщика и ключевыми факторами успеха — присвоить степень важности четырем категориям оценки поставщика, которые обсуждались ранее. Для поставщика запчастей, возможно, наиболее значимыми категориями станут качество товара и своевременность доставки. Для поставщика услуг, например, по ремонту офисного оборудования и компьютеров такими ключевыми показателями могут стать стоимость простоя оборудования и повторное количество обращений с той же самой проблемой. Для компании, которая продает бумагу, показателем наивысшей значимости может служить конкурентное ценообразование. Присуждая степень важности показателям поставщика, вы обретаете гибкий формат оценки поставщиков, состоящий из четырех категорий: (1) качество товаров и услуг, (2) удовлетворенность клиента, (3) цена/стоимость, (4) эффективность процессов и технологий. Важность может присуждаться каждой категории, а также конкретным показателям в рамках каждой категории. Данный подход позволяет гибко подходить к оценке каждого поставщика и связывать составляющие его эффективности с ключевыми факторами вашего бизнеса. Пример агентства, которое оказывает услуги в области PR консалтинговой компании, приведен в таблице 9.2.

Таблица 9.2. Пример показателей эффективности деятельности PR-агентства и их оценка

Качество товаров / услуг

50 %

Потенциальные клиенты, появившиеся по итогам публикаций

20%

Частота использования названия компании в СМИ

10%

Освещение в печати (охват)

5%

Качество/точность информации

5%

Целевые публикации/программы

10%

Удовлетворенность клиента

25 %

Минимум времени/погрешностей

10%

Соответствие нашим требованиям

4%

Понимание нашего бизнеса

6%

Своевременность выполнения работ

5%

Цена / стоимость

25 %

Цена по сравнению с другими конкурентными компаниями

5%

Наше восприятие стоимости по отношению к ежемесячным затратам

10%

Процессные показатели

15 %

Выставленные счета по отношению к бюджету

4%

Мероприятия по продвижению компании

3%

Тщательное документирование проделанной работы

3%

Исходя из данного примера видно, что консалтинговую компанию волнует число и тип публикаций в средствах массовой информации, поскольку это приносит новых клиентов. Показателям процесса присуждается самая низкая оценка, поскольку хорошую работу по формированию общественного мнения вряд ли можно назвать точной наукой. PR-агентство, с которым вы работаете, может выставлять вам счета за сотни мероприятий, запланированных для раскрутки вашей компании. Компанию не особо интересуют те технологии, которые PR-агентство использует для ее представления в средствах массовой информации. Ей важно получение результата и максимальное удобство сотрудничества.

Каких поставщиков оценивать

Хотя для некоторых крупных и маститых организаций я и являюсь поставщиком, я никогда не получал оценку своей деятельности или какое-либо другое формальное подтверждение своей эффективности ни от одной из них. Мои самые большие клиенты нанимают меня на 50 дней в году, что для меня является крупной инвестицией, но для таких компаний, как IBM, это капля в море расходов. Проводя оценку поставщика и фиксируя ее формально, имеет смысл следовать правилу Парето 80/20: 80 % расходов большинства организаций приходится на 20 % поставщиков. Это именно те поставщики, чью эффективность необходимо отслеживать с помощью системы оценки. Обратная связь с остальными поставщиками будет менее формальной и выразится в повторных заказах или прекращении отношений. Важно, чтобы вы не переборщили с разработкой системы оценки и не сделали ее слишком сложной и трудной в управлении.

Каким образом передовые компании проводят оценку эффективности поставщиков

• Компания собирает данные по ключевым характеристикам товаров и услуг, закупаемых у поставщиков.

• Оцениваемые параметры качества поставщиков связаны с ключевыми факторами успеха компании.

• Показатели эффективности работы поставщиков собираются регулярно.

• Поставщики регулярно получают обратную связь.

• Поставщики ранжируются по ценовому критерию в сравнении с их основными конкурентами.

• Оценка поставщиков производится на основе ключевых показателей процессов наряду с традиционными показателями цены и качества.

10. Показатели удовлетворенности сотрудников

Заберите моих людей, но оставьте мои предприятия — и вскоре все мхом порастет. Заберите мои предприятия и оставьте людей — и мы создадим новое предприятие, еще лучше, чем было.

Эндрю Карнеги

Многие люди уже счастливы тем, что имеют работу. Они не ожидают пожизненного найма или заботы со стороны работодателя относительно карьерного роста и реализации себя как личности. В наши дни достойно оплачиваемая работа по специальности, не требующая 80-часовой нагрузки в неделю, — большая редкость. Работодатели осознают свое преимущество над сотрудниками и уделяют еще меньше внимания их благополучию, чем в былые времена. Здесь тоже действуют законы рынка. Если вам не нравится ваша работа или организация, вас с распростертыми объятиями примет другая компания, готовая использовать ваш труд, но только за меньшую плату.

Приоритет сотрудникам, а не клиентам

В сегодняшнем мире, где придумано столько благозвучных названий для увольнения сотрудников, вроде «сокращения штатов» или «оптимизации размера компании», подобная концепция стала радикальной философией. Хотя некоторые компании поняли, что способность удовлетворить или «очаровать» сотрудника означает способность удовлетворить или «очаровать» клиента. Несчастные сотрудники, вся мотивация которых сводится к страху потерять свою работу, никогда не будут выкладываться на 120 %. Страх — это сильный стимул, но временный. Как только угроза снижается или приостанавливается, эффективность тут же падает.

Некоторые из наиболее продвинутых компаний всерьез полагают, что удовлетворение сотрудников может быть успешной бизнес-стратегией и одновременно гуманистическим подходом к управлению бизнесом. Одной из компаний, которая в значительной степени реализовала эту философию на практике, стала AT&T Universal Card Systems, обладатель Baldrige Award. Созданная в 1990 г., эта компания, занимающаяся кредитными карточками, использовала критерии Baldrige Award в качестве точки отсчета при создании своей команды. Она создала компанию победителей, подбирая сотрудников из лучших компаний, занимающихся кредитными картами, по всему Восточному побережью и убеждая их приехать в Джексонвилл для работы в AT&T — новой компании того же профиля. AT&T платит своим сотрудникам чуть больше, чем принято у ее основных конкурентов. Сотрудники премируются исходя из их личной эффективности, а также эффективности всей компании. Помощь по уходу за ребенком, клуб здоровья, самое лучшее и безопасное оборудование, а также ряд дополнительных услуг, которые предоставляются сотрудникам, вселяют в них уверенность, что они работают в одной из самых лучших компаний Америки.

Такой подход к удовлетворению сотрудников окупил себя сполна. Компания стала одной из самых крупных и наиболее успешных в отрасли, в которой работает свыше 6000 конкурентов. В течение первых 20 месяцев AT&T UCS была третьей в отрасли по общему количеству клиентов. И все это без шумной рекламной кампании. Завоевание клиентов происходило путем рекомендаций и почтовых рассылок. Я провел в компании в Джексонвилле два дня и был так впечатлен, что открыл их кредитную карту, как только приехал домой. Частью успешной стратегии компании был такой же тщательный подход к подбору сотрудников, как и к выбору клиентов. AT&T UCS выбирала самых лучших!

Как большинство организаций относятся к удовлетворенности сотрудников

На самом деле большинство организаций не заботит удовлетворенность сотрудников. Конечно, многие заявляют: «Сотрудники — наша самая главная ценность», но проблема с такими заявлениями о «непреходящих» ценностях состоит в том, что это только слова. Большинство организаций на деле поступают так, как будто сотрудники представляют для компании наименьшую ценность. Например, недавно вице-президент по вопросам персонала одной из крупных компаний списка Fortune 500 вышел на пенсию. Вместо того чтобы найти ему замену, компания передала его функции другому вице-президенту, который уже координировал ряд вспомогательных функций, но никогда не занимался решением кадровых вопросов. Этот факт позволил сотрудникам сделать вывод, что кадровая политика вообще не имеет большого значения для компании. Что говорить, если корпорация не позаботилась о том, чтобы в компании был вице-президент по финансам, процессам и технологиям, а также другим значимым функциям. Как и многие другие, эта компания осуществляла оценку удовлетворенности сотрудников с помощью исследования, которое проводилось каждые два-три года. Вот как большинство сотрудников высказываются относительно проводимых опросов:

«Да, проводили тут исследование пару лет назад. Разослали нам информационное письмо с результатами, а потом мы об этом больше ничего не слышали. Мы думали, что после исследования что-то изменится, но ничего так и не произошло».

В качестве средства сбора данных по удовлетворенности сотрудников многие организации интервьюируют увольняющихся сотрудников. Представитель отдела кадров, как и положено, делает записи в личном деле сотрудника, берет его себе на заметку, а данные так и остаются данными. Большинство средних и крупных организаций также занимаются сбором данных по текучести кадров, но руководители не утруждают себя знакомством с ними до тех пор, пока ручеек не превратится в реку.

Увеличение прибыли за счет сокращения размеров компании

Практически для всех типов организаций увеличение прибыли за счет сокращения размеров компании стало чуть ли не приоритетной стратегией. Уолл-стрит старается максимально поощрять подобное сокращение, поскольку оно всегда обеспечивает увеличение краткосрочной прибыли. За последние два года IBM сократила свой штат практически вдвое, как и ряд других корпораций. В течение какого-то периода времени бухгалтерский баланс выглядит значительно лучше, и только несколько лет спустя они почувствуют, к чему привела потеря квалифицированных сотрудников. Одним из пагубных последствий сокращений является как никогда высокий уровень прессинга, который ощущается в большинстве крупных организаций. Многие управленцы высшего и среднего звена работают по 70–80 часов в неделю, и степень нагрузки не снижается.

Результаты проведенных исследований ставят под сомнение эффективность сокращения штатов с целью получения прибыли

Если столько компаний проводят сокращение, значит, этот прием работает, не правда ли? Не обязательно. Сокращение как диета: она рассчитана на краткосрочные результаты, но спустя некоторое время вы снова набираете вес. Сокращение преображает организацию только до конца года, но вряд ли обеспечит долгосрочное преимущество. Arthur D. Little, одна из наиболее уважаемых компаний в мире в области управленческого консалтинга, недавно завершила исследование в этой области. Результаты исследования появились в Quality Productivity and Management Associations (QPMA) Discovery за сентябрь-октябрь 1994 г. Из 350 руководителей-респондентов 70 % отметили, что с проведением сокращения штатов появилось гораздо больше проблем, чем они ожидали. Менее 16 % заявили, что сокращение себя оправдало, а 40 % сказали, что в целом остались недовольны результатами осуществленного сокращения.

Другое исследование, проведенное Census Bureau's Center for Economic Study, полагает, что увеличение производительности не обязательно связано с сокращением штата компании. В восьмидесятых годах в ходе исследования было изучено 140 000 предприятий. Почти у половины (45 % предприятий) увеличение производительности произошло при росте числа работников.

Сколько компаний заботятся о своих сотрудниках

Практически в любой отрасли конкуренты могут скопировать производимые вами товары или оказываемые услуги. Как только вы придете на рынок с чем-нибудь по-своему уникальным, конкуренты тотчас скопируют ваше предложение, сделав его дешевле. Один отель начинает на ночь разбирать постель для сна и класть на подушку шоколадку, а три месяца спустя все отели делают это. IBM выходит на рынок с новым портативным компьютером, который в данной ценовой категории обладает уникальными характеристиками и мощностью, а несколько месяцев спустя появляется более дешевая версия аналогичного товара. Вам становится трудно позиционировать вашу компанию — неважно, какой у вас бизнес. Ведущие компании поняли одну вещь: единственное, что не могут просто так украсть ваши конкуренты, — это ваши люди. Но в действительности это тоже не совсем верно. Компании часто предпринимают «охоту за головами», переманивая лучших сотрудников у своих конкурентов.

Если вы вложили много средств в привлечение лучших и наиболее талантливых людей в вашу компанию, а также потратили целое состояние на их обучение, меньше всего вы захотите отдать их конкурентам. Так как же удержать хороших сотрудников? Как предотвратить уход сотрудника, если «охотник за головами» предлагает ему сумму на 10 000 долларов в год выше той, которую вы платите кому-либо в вашей компании? Однако предложение самой высокой зарплаты в отрасли тоже не ответ на вопрос. Я консультировал одну большую нефтяную компанию, у которой были проблемы с текучестью, кадров в отделе исследований. Проработав в компании лет пять-восемь, те, кто считался супертехнологами, покидали ее. И это в тот момент, когда они представляли наибольшую ценность для компании, и несмотря на лучший компенсационный пакет в отрасли и другие льготы, которыми была известна эта нефтяная компания. Все технологи и научные сотрудники, которых я интервьюировал, считали, что получают достойную оплату за свой труд. На самом деле один из них сказал мне по секрету, что им кажется, будто бы они получают даже сверх того, что заслужили. Анализ данных, полученных в результате интервью с увольняющимися сотрудниками, показал, что многие уходили в другую компанию на те же самые или даже меньшие деньги. Причина их ухода крылась в однообразной будничной работе, которая не раскрывала их настоящих возможностей. Их привлекал шанс испробовать свой интеллектуальный и управленческий потенциал на новом месте.

Высшее руководство отказалось признать подобное объяснение причин ухода своего персонала. Таким образом, компания продолжала нанимать самых способных выпускников из самых лучших учебных заведений, завлекая их высокими зарплатами и обещая им интересную и увлекательную работу. И так же, как их предшественники, по тем же самым причинам, новобранцы покидали компанию, как только начинали окупаться затраты на их обучение. Подобного рода информацию невозможно отразить в бухгалтерском балансе, но совсем нетрудно дать рациональное объяснение такой текучести кадров.

«Большая шестерка» аудиторских компаний практикует похожий подход к управлению персоналом. Будучи экзаменатором Baldrige Award, мне пришлось оценивать одну из этих компаний; она потеряла много баллов из-за своего подхода к управлению кадрами и к обеспечению качества выполняемой сотрудниками работы в целом. Компания ничем не отличалась от своих конкурентов, которые точно так же ежегодно проводили отбор самых лучших и самых способных выпускников нескольких университетов. Получить работу в такой крупной компании сразу после окончания учебы — большое достижение. Каждый год компания набирает 250 новобранцев, тратит несколько месяцев на их обучение и неотступно следит за их работой в течение трех или более лет, пока они не станут достаточно хорошими аудиторами или консультантами по финансовым вопросам.

Проработав в компании 3 года по 80 часов в неделю, вынужденные по семь-восемь раз переделывать свою работу, большинство из этих 250 новобранцев покидает компанию. Более стойких забирает клиент, где нагрузка составляет всего лишь 40 часов в неделю. Другие начинают сомневаться в правильности выбора профессии, осознавая, что потребуется 10 или 20 лет по 80 часов в неделю, чтобы стать партнером и зарабатывать приличные деньги. Многих просят уволиться, поскольку их работа не соответствует принятым стандартам или они просто не готовы полностью пожертвовать личной жизнью. Таким образом, спустя 3 или 4 года в компании остается только 25 из нанятых 250. Лучшие ли это 25? Вовсе необязательно. Эта компания, подобно многим другим, каждый год тратила сотни тысяч долларов на рекрутинг и подготовку новых сотрудников, но ничего не сделала для того, чтобы хотя бы попытаться компенсировать свои расходы. Более разумным превентивным подходом, за который вы получили бы лучшую оценку Baldrige, было бы нанять 50 новых сотрудников, потратить время на их подготовку и обучение, предусмотрев в контракте обязательную отработку в компании в течение пяти лет, чтобы компания могла окупить вложенные средства. Однако данный подход необходимо было бы подвергнуть более тщательной проверке, а также проявить больше честности по отношению к новобранцам, рассказав о характере работы в компании и о том, что их ожидает.

Каким образом удовлетворенность сотрудника связана с сервисом и прибылью

Любой руководитель скажет, что удовлетворенность сотрудника и его психологический настрой очень важны для успеха организации. Проблема возникает тогда, когда приходит время платить за повышение уровня удовлетворенности сотрудника. Многие руководители просто не уверены, что существует взаимосвязь между удовлетворенностью сотрудника и финансовой эффективностью. Это действительно не всегда так. Сразу после колледжа я начал работать в консалтинговой компании в Детройте, которая на самом деле верила в значимость удовлетворенности сотрудников. У нас не было плакатов с надписями о ценностях компании, но каждый понимал, что самое важное — добиться удовлетворенности клиента, а кроме того, получать удовольствие от работы. Мы позволяли себе практически все, чтобы «очаровать» наших клиентов, и получали настоящее удовольствие от работы. В компании работало порядка двухсот молодых и талантливых сотрудников, которые хорошо работали и хорошо отдыхали.

Президент компании с большой ответственностью подходил к вопросам корпоративной культуры. Его личные приоритеты простирались куда дальше наших обязательств перед клиентами или просто получения удовольствия от работы. В своих стараниях добиться удовлетворенности клиентов и сотрудников мы часто не укладывались в рамки бюджета по проекту и, на самом деле, никогда не отличались хорошими финансовыми результатами. Я помню, что еще в начале восьмидесятых нашей целью было получение 2 % прибыли, но нам так и не удалось этого достичь. Я по-прежнему скучаю по работе в этой компании. Это было похоже на продолжение учебы в колледже, и мы здорово веселились, когда работали над проектами для клиентов. Однако единственное, чего все-таки не смогла сделать компания, — так это достичь баланса между удовлетворением клиентов и сотрудников и зарабатыванием денег. Пять лет спустя я приехал в компанию навестить своих старых друзей и был поражен, насколько все изменилось. Компанию приобрела крупная фирма, которая была озабочена получением прибыли, и дух компании, в которой я когда-то работал, стал совершенно иным. Да, теперь это была прибыльная организация, но внутренняя атмосфера несла отпечаток размеренности и серьезности, так что мне пришлось отметить, что здесь стало не так весело, как раньше.

Однако я не считаю, что необходимо чем-то жертвовать. Можно зарабатывать деньги и одновременно приносить радость клиентам и сотрудникам. И у меня есть основания думать именно так, поскольку я видел достаточно компаний, которые прекрасно с этим справляются. Я считаю, что сосредоточенность на удовлетворении сотрудников напрямую связана со степенью удовлетворенности клиента и финансовыми результатами. Недавно была опубликована статья Хескет и других авторов Putting the Service-Profit Chain to Work (Harvard Business Review, март/апрель 1994), где удачно описана взаимосвязь между удовлетворенностью сотрудников и их производительностью, удержанием персонала, качеством товаров и услуг и удовлетворенностью клиента. В качестве примера авторы привели Southwest Airlines. Это компания с высоким уровнем удовлетворенности сотрудников и клиентов, а также одна из самых прибыльных авиалиний в США. Использование потенциала сотрудников и авиатехники в Southwest на 40 % выше, чем у ее конкурентов. Недавно Southwest Airlines была признана одним из 10 самых привлекательных мест работы в стране благодаря усилиям компании, направленным на то, чтобы работа приносила сотрудникам только положительные эмоции. Ключом к достижению высокого уровня удовлетворенности сотрудников и клиентов, наряду с прекрасными финансовыми результатами, является соблюдение баланса. Такие компании, как Southwest и Home Depot, учат менеджеров тому, каким образом сделать приоритетными все области эффективности, не жертвуя ни одной из них.

Интеллектуальный капитал

По мере того как возрастает значимость интеллектуального капитала, квалификации и навыки сотрудников становятся самым важным активом многих компаний. Научно-исследовательские организации, компании в области разработки программного обеспечения и многие другие осознали, что интеллектуальный потенциал сотрудников — один из наиболее ценных активов, который необходимо защищать и взращивать. Pacific Bell является одной из таких компаний. Она проделывает большую работу по выявлению способностей своих сотрудников и использует различные критерии для оценки удовлетворенности сотрудников. Такой подход позволяет считать, что способности сотрудников действительно являются для компании активом, который можно оценить и который представляет ту же степень значимости и ценности, что и деньги в банке. Подобные продвинутые организации часто полагают, что интеллектуальный капитал представляет даже большую стоимость, чем деньги. Сотрудники способны выдвинуть идеи, на которых вы заработаете миллион долларов, а ведь даже самые талантливые сотрудники столько не стоят.

Одним из показателей, который включен в раздел «сотрудники» корпоративной системы оценки Air Products and Chemicals, является количество часов, потраченных на обучение персонала. Технология дает данной компании преимущество над ее конкурентами. Подобно другим ведущим компаниям мирового уровня, которые концентрируются на развитии персонала, Air Products стремится обеспечить каждого сотрудника обучением, которое в среднем составляет 80 часов в год. Это две полных недели обучения ежегодно. В большинстве организаций сотрудникам отводится на обучение всего пару дней в году. Air Products ввела в свою BSC такой показатель, как обучение сотрудников, поскольку хотела подчеркнуть, что компания делает упор на обучении. Оценка количества времени, которое руководители бизнес-единиц отводят на обучение своих сотрудников, является частью общей оценки эффективности деятельности, в частности поэтому бюджеты на обучение не сокращаются.

Количество часов, отведенных на обучение, является довольно распространенным, но и слишком общим показателем, который зачастую порождает некачественное обучение. Air Products планирует внедрить более детальные показатели, которые основываются скорее на эффективности обучения, нежели на его количестве. Трехкратный обладатель Baldrige Award, компания AT&T — организация, которая беспристрастно отражает эффективность развития своих сотрудников, а также обучения, проводимого на базе каждой из своих крупнейших бизнес-единиц. New England Telephone — пример другой организации, которая также учитывает различные показатели, отражающие эффективность обучения.

Многие организации проводят оценку количества и эффективности проводимого обучения. Но уникальность тех организаций, на которые я ссылаюсь, состоит в том, что генеральные директора, а также все вице-президенты регулярно используют статистику по проводимому обучению в качестве средства оценки прогресса компании в целом. В таких передовых компаниях руководители осознают, насколько важно проводить оценку человеческого капитала в целях обеспечения долгосрочного успеха компании.

Определяем потребности служащих

В шестой главе я подчеркнул необходимость сегментировать клиентов и уделить немало времени на выявление их «пунктиков». Немногие компании проделывают тщательную работу в отношении своих клиентов и практически ни одна — в отношении своих служащих. Большинство просто полагает, что все работники хотят одного и того же: безопасности, достойной оплаты, интересной работы и благоприятного климата в коллективе. Может быть, это и верно, однако этих благ недостаточно для удовлетворения работников. Удовлетворенный работник подобен удовлетворенному покупателю. Он не замедлит покинуть вас, как только получит более интересное предложение. Преданный компании сотрудник не только не уйдет из компании, но и расскажет всему свету, в каком прекрасном месте он работает. Если вы действительно хотите «очаровать» своих служащих и полагаете, что преданные работники, вероятнее всего, будут выкладываться на все 100 % ежедневно, вам необходимо время и деньги, чтобы выяснить, чем действительно можно добиться такой любви и преданности.

Первым шагом на этом пути может стать сегментация сотрудников на основе общих потребностей. Вам придется немного подумать, вместо того чтобы автоматически разделить сотрудников по полу, возрасту или уровню занимаемой должности. Личные ситуации и цели сотрудников во многом определяют выбор тех средств, с помощью которых вы можете добиться их особого расположения. Например, приоритеты матери-одиночки с тремя детьми могут коренным образом отличаться от приоритетов пятидесятилетней замужней дамы, чьи дети давно выросли и покинули родительский дом. Только имейте в виду: что бы вы ни делали, удовлетворить интересы сразу всех категорий сотрудников вы не сможете.

Методы, которые используются для выяснения потребностей и приоритетов работников, сходны с теми, которые вы используете при определении требований клиентов: фокус-группы, интервью, исследования, обратная связь, а также интервью увольняющихся сотрудников — все это прекрасные источники данных. Какой бы метод вы ни избрали, главное — задавать правильные вопросы и использовать различные источники сбора информации. Кроме того, важно делать это несколько чаще, чем раз в три года. Приоритеты работников меняются так же, как и приоритеты клиентов, поэтому необходимо проводить их регулярную оценку.

Исследования удовлетворенности служащих

Если вы хотите ограничить свои усилия в этой области, то проводите хотя бы ежегодное исследование атмосферы в коллективе. Я бы порекомендовал для этих целей нанять стороннюю компанию, специализирующуюся на подобных исследованиях, по нескольким причинам. Во-первых, это обойдется вам практически в ту же сумму, что и проведение подобного исследования своими силами. Исследование сотрудника стоит около 5-10 долларов за интервью. Таким образом, если у вас работает, скажем, 1000 человек, то вся работа обойдется вам в сумму от 5 до 10 тысяч долларов. Возможно, это даже меньше, чем вы тратите еженедельно на сбор и обработку финансовых данных. Во-вторых, привлекая компанию извне, вы можете сопоставить уровень удовлетворенности ваших работников и работников ваших конкурентов. Крупные компании, специализирующиеся на проведении подобных исследований, поддерживают обширную базу данных, и вы сможете сравнить ваши собственные результаты с результатами других компаний в отрасли.

Принимая во внимания тот факт, что потребности ваших работников отличны друг от друга, можно ли сделать вывод, что вам придется проводить множество различных исследований, подобно тем, которые вы будете проводить в отношении ваших клиентов? Вероятно, нет. Важно сначала сегментировать работников на основе общих характеристик и приоритетов, и я не думаю, что вам понадобится множество методов для проведения исследования. Используйте одинаковые приемы проведения базового исследования для всех типов работников, включая только несколько вопросов (от 4 до 7), разработанных для каждой категории служащих. Например, вам, возможно, придется задать высшему руководству несколько иные вопросы, нежели рядовым работникам.

Вот общие вопросы, которые необходимо задавать любому сотруднику:

• оплата;

• возможности продвижения/роста;

• уровень стресса на работе;

• общая атмосфера в коллективе;

• степень соответствия действий руководства заявленным ценностям;

• рабочая нагрузка;

• компетентность наставника/начальника;

• открытость общения;

• условия труда/эргономичность;

• безопасность.

Исследуя своих сотрудников, компании часто пытаются манипулировать результатами, стремятся представить ситуацию в выгодном для себя свете. При низком показателе «боевого духа» сотрудников отдел кадров испытывает весь гнев руководства на себе. Следовательно, в интересах отдела кадров разработать исследование таким образом, чтобы результаты были максимально положительными.

Вопросы и шкалы оценки должны выявить, насколько вам удалось завоевать любовь ваших сотрудников и очаровать их, а не просто удовлетворить.

Одна из крупных компаний установила целевой показатель: 60 % сотрудников должны были дать ей оценку от 3 до 5 баллов по шкале общей удовлетворенности (1 = абсолютно неудовлетворен, 5 = абсолютно удовлетворен). Ясно, что компания не стремилась добиться беззаветной преданности сотрудников. И если половина служащих не удовлетворены работой, все равно будет сделано все, чтобы получить целевой показатель. Вот еще один довод в пользу того, чтобы нанять независимую компанию для проведения исследования. У независимой компании нет материальной заинтересованности в приукрашивании результатов. Они проведут анализ каждого из методов исследования, чтобы выявить некорректные или неверно поставленные вопросы.

Многие крупные корпорации проводят исследования психологического настроя своих сотрудников раз в три года на отдельной группе служащих. Но когда они сталкиваются с реальными проблемами, у них находится тысяча объяснений тому, почему они не делают это чаще. Вы только представьте себе, если компания имела бы обратную связь с клиентами только раз в три года. У сотрудников тоже есть выбор, и они точно так же могут уйти в любое время. И будет слишком поздно решать проблемы с персоналом, когда начнутся массовые увольнения. Следует по крайней мере раз в год проводить комплексное исследование удовлетворенности сотрудников. Pacific Bell проводит подобные исследования дважды в год, а некоторые компании делают это ежеквартально.

Другие способы оценки качественных данных удовлетворенности сотрудников

Качественные показатели удовлетворенности сотрудников основываются на мнениях и ощущениях. Формальные исследования сотрудников — хороший способ периодически проверять их настроения и выявлять потенциальные проблемы прежде, чем они выйдут из-под контроля. Проблема такого исследования состоит в том, что оно лишено необходимой глубины. Например, согласно исследованию, 60 % ваших служащих не удовлетворены подходом компании к вопросам безопасности. Этих данных достаточно, чтобы продолжать сбор информации в этом направлении, но недостаточно для решения проблемы. Другие методы сбора информации используются для получения более детальных данных. Одним из способов получения таких данных являются фокус-группы из 6-10 сотрудников, которые собираются вместе и обсуждают конкретный вопрос за закрытыми дверями. Если фокус-группа проводится опытным модератором, часто удается получить огромное количество информации, с помощью которой можно определить проблему и найти ключи к ее решению.

Данные фокус-групп трудно представить в количественной форме, но, задействовав определенную долю воображения, это все же можно сделать. Недавно я принимал участие в фокус-группе, которую проводила компания Business Incentives (BI). Каждому участнику раздали электронные пульты голосования. Эти устройства, которые выглядели, как пульты дистанционного управления, использовались для того, чтобы каждый участник мог выстроить проблемы в порядке их приоритетности или оценить различные факторы. Таким образом мы определяли наиболее важные темы, которые нам предстояло раскрыть на готовящемся семинаре. Этот подход хорошо работает, поскольку его отличает быстрота. Каждый член группы должен высказать свое мнение по тому или иному вопросу прежде, чем будут подведены итоги; никто не знает, как проголосовал тот или иной участник группы.

Другим хорошим источником качественных данных удовлетворенности сотрудников является общение. Действительно, самый лучший способ узнать, насколько благополучен психологический настрой сотрудников, — ненавязчиво поговорить с людьми. Если в вашей компании царит дружелюбная атмосфера, вы доверяете вашей организации, а менеджеры достаточно опытны, чтобы поговорить с сотрудником по душам, этот подход прекрасно работает. Однако, по моему собственному опыту, в большинстве организаций нет подобной атмосферы доверия и зачастую открытое общение не поощряется. Поэтому подобные визиты руководства с целью разведать обстановку приводят сотрудников в трепет. Тем не менее мне приходилось сталкиваться с рядом управляющих, которым удалось внедрить данный подход даже в тех компаниях, где практически не было доверия и открытости. Вице-президент одной из крупных авиационных компаний рассказала мне, что она проводит оценку настроений персонала в ходе еженедельных совещаний. Небольшой штат сотрудников, который насчитывал 12 человек, собирался каждую пятницу на два часа. И каждую неделю одним из вопросов повестки дня был: «Нравится ли вам ваша работа?» Сам стиль руководства, которого придерживалась эта женщина-руководитель, — уважение и открытость — способствовал тому, что пятничные совещания являлись прекрасным средством проверки уровня удовлетворенности сотрудников.

Так же как жалобы клиента, жалобы и недовольства сотрудников являются прекрасным способом определения степени их удовлетворенности. Однако большая часть сотрудников, равно как и большая часть клиентов, не будут утруждать себя жалобами. Часто это происходит по той причине, что мы сами сделали жалобу очень сложной процедурой. Устное изложение жалобы занимает так же много времени, как и составление письменной. В некоторых компаниях процедура предъявления жалоб со стороны сотрудников проста и анонимна. В Northrop Grumman есть специальная телефонная линия, по которой любой может сделать анонимный звонок и пожаловаться. В группе Shared Services компании Pacific Bell руководство ежемесячно принимает звонки своих сотрудников по любому вопросу, который они хотят обсудить. Это помогает руководителям быть в курсе уровня удовлетворенности сотрудников, а сотрудникам предоставляется простой способ обсудить волнующие их вопросы.

Многие организации сегодня внедряют системы «бережливого производства», в рамках которого происходит значительное сокращение штатов. Доходит до того, что ни у кого, кроме президента компании, нет секретаря или личного помощника. Вы можете провести тотальную реорганизацию, но количество работы от этого не уменьшится. Во многих компаниях, с которыми я работал в последние несколько лет, сотрудников всех рангов просто «прижимают к стенке». Люди работают по 70–80 часов в неделю, проводят по 8-10 часов на совещаниях и еще пару часов в день отвечают на сообщения голосовой почты. Одна компания разработала так называемый «индекс стрессов», который рассчитывается ежемесячно и состоит из следующих показателей:

• среднее количество рабочих часов в неделю;

• процент заболеваний, вызванных стрессом (язва, повышенное кровяное давление и т. д.);

• события, происходящие в компании и вызывающие стресс (например, увольнения, плохие финансовые результаты и т. п.);

• уровень стресса, который определяют сами сотрудники (сбор данных происходит с помощью телефонных опросов);

• количество сотрудников, принимающих транквилизаторы, такие как Prozac, или препараты, снижающие кровяное давление.

Количественные показатели удовлетворенности сотрудников

Качественные показатели удовлетворенности сотрудника носят превентивный характер. Эти данные помогают вам предотвратить потенциальные проблемы, прежде чем они превратятся в трудноразрешимые. Но помимо них BSC должна включать и количественные показатели поведения сотрудников, которые связаны с уровнем их удовлетворенности. Например, таким показателем может служить количество увольнений служащих по собственному желанию, если вы сможете выявить истинные причины увольнения. Если увольнение сотрудника вызвано необходимостью продолжить образование, завести ребенка, переехать в другой штат по месту работы супруга либо просто предложением с более высокой оплатой, поступившим от другой компании, то это не означает, что в вашей компании есть проблемы с внутренним климатом. При этом низкая текучесть кадров не всегда является показателем: сегодня во многих организациях текучесть кадров невысока, даже когда сотрудники не слишком-то довольны работой. Любая работа лучше, чем отсутствие работы как таковой.

В вашу базу данных следует включить показатели увольнений сотрудников, связанные с неудовлетворенностью работой. Важно понимать истинные причины увольнений. В большинстве крупных, ряде мелких и средних организаций проводится обязательное собеседование с увольняющимися работниками; в анкете их просят указать причину ухода. Не желая сжигать мосты, большинство увольняющихся лжет. Если вы уже нашли более привлекательную работу, не имеет смысла наговаривать на своего босса или компанию, поэтому большинство ограничивается общим ответом типа: «Новая компания предлагает мне больше возможностей использовать свою квалификацию». Опытный интервьюер с легкостью обнаружит истинную причину, но большинство себя этим не утруждают: они просто записывают самый простой ответ в графе анкеты — и все.

Интересным показателем уровня удовлетворенности служащих того или иного департамента является количество заявлений на перевод из одного отдела в другой. Если вы получаете по 50 заявлений в год от работников, желающих перейти в ваш департамент, и ни одного заявления о переводе из вашего департамента в другой, это достаточно хороший показатель удовлетворенности сотрудников вашего департамента. Конечно, причиной подобных заявлений может быть удобное расположение вашего департамента или открытые вакансии. Например, если ваш отдел неудачно расположен, вы вряд ли что-то сможете поделать с заявлениями о переходе. Другим количественным показателем, который можно включить в данную категорию, является безопасность сотрудников. Я предложил включить показатели безопасности сотрудников в ту же категорию, что и показатели экологической и общественной безопасности, но такие показатели, как число чрезвычайных ситуаций, вызвавших простой в работе, и т. п., также подпадают под данную категорию.

Индекс удовлетворенности сотрудников

В идеале все организации должны разработать индекс удовлетворенности сотрудников (employee satisfaction index, ESI), с помощью которого можно определить моральный дух персонала. Подобно индексу удовлетворенности клиента (CSI), ESI должен сочетать в себе количественные и качественные показатели, каждому из которых присваивается степень значимости. Например, раз в квартал вы можете рассчитать ваш ESI, определив степень значимости индивидуальных показателей, приведенных в таблице 10.1. Предлагаемый подход учитывает несколько типов показателей: 60 % качественных и 40 % количественных показателей поведения служащих, которые взаимосвязаны с уровнем их удовлетворенности. Среди количественных показателей — прогулы, заявки на перевод, текучесть и более половины показателей индекса стресса на работе.

Таблица 10.1. Пример индекса удовлетворенности сотрудников (ESI)

Исследование климата в коллективе

35%

Фокус-группы

10%

Жалобы/недовольства

10%

Индекс стресса

20%

Увольнения по собственному желанию

15%

Прогулы

5%

Заявления на переход

5%

Итого:

100 %

Каким образом передовые компании оценивают удовлетворенность сотрудников

• Сотрудники сегментируются в соответствии с имеющимися у них потребностями. По крайней мере раз в год проводится комплексное исследование с целью выявить потребности и приоритеты сотрудников.

• Как минимум раз в год довольно большая группа сотрудников участвует в проведении официального исследования с целью определения уровня морального духа и психологического климата в коллективе.

• Несколько раз в год в целях сбора качественных данных по уровню удовлетворенности сотрудников проводятся фокус-группы, а также используются другие инструменты сбора данных.

• Регулярно (например ежемесячно) собираются и обрабатываются количественные показатели удовлетворенности сотрудников, такие как количество прогулов и текучесть кадров.

• Показатели измерения уровня настроений в коллективе направлены на учет сверхудовлетворенных, а не просто удовлетворенных сотрудников.

• Индивидуальные показатели удовлетворенности сотрудников В целях сравнения и установления целевых показателей проводится сбор данных по уровню удовлетворенности сотрудников других компаний.

• Методы и средства оценки удовлетворенности сотрудников постоянно модернизируются.

Часть III. Модернизация системы управления эффективностью

11. Как разработать собственную систему управления эффективностью

Разработка новой или усовершенствование существующей системы управления эффективностью может занять даже меньше времени, чем вы предполагаете. Многие организации признают, что теперь могут экономить по крайней мере пару часов, ранее отводившихся на изучение и преобразование бессмысленных данных. Получается очень большая сумма: 2 часа в неделю на сотрудника умножить на 48 рабочих недель и умножить на стоимость одного дня. Конечно, непросто найти отражение подобных расчетов в бухгалтерском балансе. Еще одним из преимуществ реорганизации вашей системы управления эффективностью станет возможность принимать взвешенные стратегические решения.

Два подхода: «сверху — вниз» или в разрезе бизнес-единиц

Два подхода, которые применяются при реорганизации системы управления эффективностью предприятия, — это стратегия «сверху — вниз» и стратегия индивидуальных бизнес-единиц. Оба подхода могут быть эффективными и зависят от культуры компании. Если в вашей организации централизованный управляющий аппарат берет на себя львиную долю контроля, очевидно, вам больше подойдет подход «сверху — вниз». Преимущество данного подхода состоит в том, что он быстрее внедряется и снижает степень возможного несоответствия между корпоративными показателями и показателями различных подразделений. Но подход «сверху — вниз» обречен на провал в тех организациях, которые предоставляют своим бизнес-единицам и подразделениям значительную часть автономии. В организациях такого рода все, что исходит от корпоративного центра, просто не будет работать.

Подход «сверху — вниз»

Внедрение подхода «сверху-вниз» начинается с генерального директора и его непосредственного указания к разработке некоего набора макропараметров в масштабах всей организации. Этот подход наряду с другими использовался в корпорации Air Products and Chemicals Inc. Air Products разработала набор из 9 показателей, которые и составляют ее корпоративную систему оценки (см. таблицу 11.1). На основе этих 9 корпоративных показателей все группы разработали свои собственные системы показателей, одни из которых идентичны показателям организации в целом, а другие характерны только для той или иной бизнес-единицы. Одной из крупнейших бизнес-единиц компании является Chemicals Group. Комплексные показатели, на основе которых проводилась оценка ее эффективности, представлены в таблице 11.2.

Как видите, сравнивая корпоративные показатели с показателями Chemicals Group, можно найти очень много общего, но данной бизнес-единице пришлось разработать более детальный набор показателей, чем у корпорации в целом.

Таблица 11.1. Корпоративные показатели Air Products and Chemicals Inc.[2]

Рентабельность капитала

Чрезвычайные ситуации, вызвавшие простой в работе, и соответствие нормам безопасности

Ставка реинвестирования капитала

Процент продаж на международных рынках

Удовлетворенность клиентов

Количество часов, инвестированных в тренинги, в расчете на одного сотрудника

Процент продаж новых товаров

Удовлетворенность / моральное состояние сотрудников

Рост прибыли

Таблица 11.2. Карта показателей Chemicals Group — Air Products and Chemicals[3]

Безопасность труда / охрана окружающей среды

Продажи

Соответствие нормам безопасности

Ежегодный рост продаж, %

Коэффициент чрезвычайных ситуаций, вызвавших простой в работе

Общий объем продаж, $

Уровень соответствия закону о технике безопасности и охране труда США

Процент международных продаж

Сокращение интенсивности загрязняющих выбросов, %

Общее снижение отходов, %

Прибыльность

Сотрудники

Рост прибыли, %

Индекс удовлетворенности сотрудников

Прибыль до уплаты налогов, $

Количество часов обучения на сотрудника

Уровень рентабельности капитала, %

Фактор разнообразности

Ставка реинвестирования, %

Соответствие целевым / плановым показателям эффективности

Чистый доход, $

Процент увольнений по собственному желанию

Соответствие плановым и целевым показателям компании

Потребители

Технологии

Индекс удовлетворенности клиентов

Процент продаж новых товаров

Жалобы/отгрузки

Уровень удовлетворенности клиента техническим обслуживанием

Индекс безукоризненного обслуживания

Доля рынка, %

Производительность

Оперативность

Прибыль на сотрудника, $

Срок рассмотрения жалоб (в днях)

Производственная эффективность

Длительность цикла разработки нового продукта

Начинаем с бизнес-единицы

Другой подход к разработке нового набора показателей для вашей организации — начать с конкретной бизнес-единицы и использовать ее в качестве прототипа для всей организации в целом. Одной из компаний, которая применила данный подход, стала компания FMC Corporation of Chicago. FMC состоит из 27 достаточно разнородных дивизионов. Подобно другим крупным организациям, корпорация наделяет свои бизнес-единицы значительной долей автономии. Вместо того чтобы насаждать набор корпоративных показателей, на основе которых каждая бизнес-единица сама должна разработать индивидуальные системы оценки, компания выбрала 6 бизнес-единиц в качестве прототипов для разработки системы сбалансированных показателей. Затем при помощи консультантов четыре дивизиона FMC объединили свои индивидуальные системы оценки. Первые пять бизнес-единиц настолько преуспели с новыми системами показателей, что остальные 22 подразделения начали модернизировать свои собственные системы оценки.

Подобный подход использовала и Cargill Inc. — одна из крупнейших в США частных компаний. Эта компания всегда считалась чрезвычайно успешной, но в девяностых годах топ-менеджментом компании было решено внести некоторые изменения в ее систему управления эффективностью: стало ясно, что необходимо оптимизировать показатели удовлетворенности клиентов и сотрудников.

На протяжении двухлетнего сотрудничества с Cargill я провел семинары по новым системам оценки эффективности для ключевых менеджеров компании. Многие из основных подразделений воспользовались идеей концентрации на нескольких ключевых показателях и их балансе. Успех внедрения подобной системы в компании Cargill состоял в том, что никому ничего не навязывалось. Даже участие в семинарах было добровольным. Поначалу мы никак не могли набрать достаточное количество слушателей для проведения семинара в одном из регионов, но как только распространился слух, что на семинаре можно приобрести ценный опыт, посещаемость стала практически 100 %-ной.

Во второй части двухдневного семинара мы разделили группу на команды по бизнес-единицам или подразделениям; они разрабатывали проект набора показателей для своей организации. Каждая команда документировала новый разработанный ею набор показателей, и информация распространялась среди всех участников семинара таким образом, чтобы другие могли найти применение тем идеям, которые им больше всего понравились. Такой метод оказался очень продуктивным. Кто-то разработал уникальный подход к вычислению общего индекса удовлетворенности клиентов, который настолько понравился представителям четырех или пяти бизнес-единиц, что они решили его перенять. Единственной проблемой, с которой столкнулась Cargill при внедрении, стало то, что корпорация по-прежнему запрашивает данные преимущественно по краткосрочным финансовым показателям, несмотря на то что уже многие бизнес-единицы сосредоточились на сборе данных по таким долгосрочным показателям, как удовлетворенность клиентов и покупателей. Чтобы система сбалансированных показателей работала, корпорация от начала до конца должна нести ответственность за результаты во всех областях эффективности.

Процесс модернизации вашей системы оценки

Формируем и обучаем команду проекта

Ясно, что первоочередной задачей при реорганизации системы управления эффективностью станет формирование команды. Ваша команда должна состоять из 6–8 человек, которые занимают достаточно высокие позиции, чтобы представлять общую ситуацию в компании, и чей вклад в реализацию проекта представлял бы реальную ценность. Очевидно, вам также понадобится менеджер проекта. В одних компаниях такую роль берет на себя генеральный директор, в других — финансовый директор или вице-президент какого-либо из департаментов, например управления качеством или персоналом. Не так важна занимаемая человеком позиция, как его человеческие качества. Как только вы сформировали команду, запланируйте ряд совещаний и последующих заданий по проекту. Само собой разумеется, все члены команды должны пройти тренинг по концепциям, представленным в данной книге. Ряд организаций проводит открытые семинары по использованию системы сбалансированных показателей в качестве подхода к внедрению системы оценки в организации. Исходя из опыта проведения и разработки семинаров по системе оценки, я рекомендую проводить двух- или трехдневные семинары. Одного дня, как правило, бывает недостаточно.

Ниже представлен процесс модернизации вашей системы оценки, состоящий из шести шагов:

1. Подготовьте регламентирующие документы.

2. Проведите ситуационный анализ.

3. Определите ключевые факторы успеха и принципы ведения бизнеса.

4. Определите макропоказатели эффективности.

5. Разработайте план измерений.

6. Разработайте методы и средства для сбора данных.

Подготовьте регламентирующие документы

Первым шагом на пути к модернизации вашей системы оценки является разработка документов в соответствии с вашим статусом и намерениями. Я надеюсь, что вам не придется создавать новые положения и вы сможете воспользоваться уже имеющимися. Если на начальном этапе проекта у вас не будет подобного руководства, вам следует провести несколько ключевых трех- или четырехчасовых совещаний и разработать пять или более вариантов данных положений, прежде чем каждый из заинтересованных участников одобрит окончательный вариант.

В разных организациях такие понятия, как видение, миссия, система ценностей и т. п., имеют совершенно разные значения. Сообразно нашим целям я дам им следующие определения:

• МИССИЯ: Определяет, кем вы являетесь: производимые вами продукты, услуги, потребители/рынки и общий потенциал.

• ВИДЕНИЕ: Определяет перспективное видение, будущее организации.

• ЦЕННОСТИ: То, что отражает основные принципы работы компании; то, во что верят ее сотрудники.

Миссия компании

Миссия должна объяснить, кто вы и зачем существует ваша компания. Критерием правильно сформулированной миссии является ее специфичность. Поэтому в ней не должны содержаться такие фразы, как: «Мировой диверсифицированный производитель качественных товаров и услуг, отвечающих истинным требованиям покупателя». Подобное заявление можно применить к любой компании. Вот что важно отметить, формулируя миссию своей компании:

• сферу операций;

• конкретные товары/услуги;

• рынки/основных клиентов;

• классификацию товаров/услуг (например, самые лучшие, по самой низкой стоимости и т. д.).

Поскольку организации традиционно имеют сформулированную миссию, не тратьте время на то, чтобы переиначить ее на другой лад, если с ней и так все в порядке. Я обычно рекомендую команде, работающей над проектом, пересмотреть миссию на предмет ее ясности. Если миссия непонятна, необходимо провести отдельное совещание по ее корректировке.

Формулировка перспективного видения компании

Наибольшее внимание традиционно уделяется пересмотру такого положения, как видение или перспективы. В двенадцатой главе обсуждается правильное и неправильное отражение видения, а также его значимость при разработке общей стратегии бизнеса. Первое, что предстоит команде, — пересмотреть формулировку видения будущего компании, чтобы всем было понятно то направление, в котором движется компания, равно как и индикатор достижения цели. Посмотрите, нет ли в формулировке таких неопределенных понятий, как «ведущий поставщик» или «поставщик мирового уровня». Компания Cargill определила свои перспективы следующим образом: двукратное увеличение размера в 2000 г. Это понятно каждому из 70 000 ее сотрудников. Однако чаще всего мне приходилось сталкиваться с иной ситуацией: 10 разных сотрудников дают совершенно 10 разных ответов о том, какой они видят компанию в перспективе.

Формулировка системы ценностей

Третий тип основополагающих документов, на который следует обратить внимание, — это формулировка ценностей. В каждой организации есть приоритеты и ценности, которыми она руководствуется в своей деятельности. Обычно они не отражены на бумаге, но их понимают все сотрудники. В Steelcase, еще одной успешной частной компании, такими ценностями являются, например, ваша семья и ваша личная жизнь, приоритет которых выше, чем приоритет вашей работы в компании. Взгляните на те ценности, которые вы определили, и спросите себя, действительно ли компания руководствуется именно ими. Причина, по которой по-настоящему важно пересмотреть основополагающие принципы, состоит в том, что они будут использоваться для определения ключевых факторов успеха и показателей вашей системы оценки.

Ситуационный анализ

Ситуационный анализ обычно проводится в рамках процесса ежегодного стратегического планирования в организации. Остается надеяться, что данный анализ, равно как и разработка основных принципов организации, будет завершен до начала внедрения проекта по модернизации системы управления эффективностью. Под ситуационным анализом понимается исследование сильных и слабых сторон вашей организации, ваших основных конкурентов, а также определение тенденций, которые могут повлиять на ваш бизнес в течение ближайших 5–7 лет. Формулируя перспективы, вам стоит определить, где вы хотите видеть вашу организацию в будущем. Ситуационный анализ используется для исследования факторов, которые могут воспрепятствовать или помочь достижению пункта назначения или цели. Вот некоторые вопросы, на которые следует ответить:

• Каково наше положение на рынке на данный момент по отношению к нашим самым крупным конкурентам?

• Каковы основные сильные, слабые стороны и стратегии наших основных конкурентов?

• В какой степени изменение ситуации с технологиями может повлиять на наш бизнес?

• Какие методы государственного регулирования или другие внешние факторы могут повлиять на нашу организацию?

• Какие текущие или прогнозируемые экономические или социальные тенденции могут оказать влияние на наш бизнес?

• Каковы на данный момент наши сильные и слабые стороны?

• Растет или сворачивается рынок, на котором мы работаем?

Разумеется, ситуационный анализ не проводят с помощью мозгового штурма, сидя в конференц-зале. Вам предстоит провести исследование так, чтобы ваш анализ основывался на фактах, а не на предположениях.

Определите ключевые факторы успеха

А вот теперь вам предстоит настоящая работа. Это самый трудный и критически важный этап процесса. Если вы плохо поработаете над определением ключевых факторов успеха, ваша система оценки обречена на провал, равно как и ваша организация. Прежде чем объяснить, каким образом определить ключевые факторы успеха, будет проще дать разъяснение тому, что таковыми не является. При разработке системы оценки попытка команды определить ключевые факторы успеха обычно заканчивается следующим:

• товары без брака;

• высококвалифицированный и мотивированный персонал;

• гибкость при адаптации к рыночным условиям;

• неуклонный рост за счет разработки новых товаров;

• «очарованные» потребители;

• сотрудничество с поставщиками, поставляющими высококачественный товар;

• показатель безопасности мирового уровня.

Хотя эти составляющие и важны для успеха компании, все же они довольно общие. Трудно найти организацию, успех которой не зависел бы от этих параметров. Ключевые факторы успеха должны отвечать на вопрос: что вам необходимо привнести в ваш бизнес, чтобы отличаться от своих непосредственных конкурентов? Забудьте про общий список факторов — он относителен. Я хочу знать только несколько самых важных критериев, на которых вы сфокусируетесь, чтобы дифференцировать себя от других игроков на рынке.

На семинарах я использую такой пример. Я говорю, что хочу быть вторым Филом Кросби. В деловом мире каждому известно его имя; он по праву считается самым успешным и, возможно, самым богатым «гуру» современности в сфере управления. На семинарах я прошу помочь мне достичь моей мечты путем определения тех факторов, которые помогли Филу Кросби снискать такой успех. Некоторые не раздумывая отвечают, что это была его книга. Я отвечаю, что выпустил в свет несколько книг, которые прекрасно продаются, но пока почему-то не могу спокойно почивать на лаврах. После непродолжительной дискуссии слушатели семинара выдают добротный список ключевых факторов успеха, на которых мне предстоит сконцентрироваться, если я действительно хочу стать вторым Филом Кросби или Томом Питерсом. Вот ключевые факторы для консультанта в сфере управления:

• упоминание в средствах массовой информации;

• новое видение старой концепции (например, модернизация технологий или стоимость качества);

• прекрасные коммуникативные навыки/способность к публичным выступлениям;

• опыт консультирования ведущих корпораций мира;

• отличные навыки продаж.

Если посмотреть на этот список ключевых факторов успеха, можно предположить, что наличие кандидатской или докторской степени престижной бизнес-школы — не обязательное условие для того, чтобы стать богатым и знаменитым консультантом. В списке также нет и других критериев, которые вы сочли бы первоочередными для достижения успеха. Например, сколько знаменитых представителей сферы управленческого консалтинга в прошлом являлись генеральными директорами успешных компаний? Не так уж много. Больше всего в ключевых факторах успеха мне нравится то, что они определяют конкретные составляющие, на которых должен сконцентрироваться консультант в сфере управления, чтобы достичь успеха. Одной из причин, по которой Фил Кросби и Томас Питере снискали такой успех, было то, что они знали, каким образом продавать себя на рынке. Их имена раз в месяц упоминаются в 20–30 публикациях, а их лица красуются на обложках многих журналов. Связи с общественностью и упоминание в средствах массовой информации вроде бы считаются ключевыми факторами успеха, хотя по-прежнему многие консультанты уделяют этому недостаточно времени и средств, считая подобного рода занятие чем-то непрофессиональным. Утверждение «если ты хороший, люди сами к тебе потянутся» не совсем верно. Представители шоу-бизнеса прекрасно знают, что такое правильная подача в прессе, и платят за это огромные деньги. Даже доктор Стивен Конвей недавно появился у Опры. И как вы думаете, сколько книг было продано после этой передачи? Кто-то сказал мне, что минута появления в эфире у Опры гарантирует вам успешную продажу вашей книги тиражом 10 000 экземпляров.

Определите показатели макроэффективности

Необходимо начать этот этап с пересмотра текущих ключевых параметров эффективности. Одна компания, которую я консультировал, учитывала 64 показателя. Если у вас подобная ситуация, вы в опасности. В случае с этой компанией мне пришлось выбросить большую часть из них и начать все сначала. Надеюсь, что показатели вашей организации изначально находятся в лучшем состоянии. На данной стадии проекта можно выделить три этапа:

1. Определение категории оценки.

2. Мозговой штурм по показателям в рамках каждой категории.

3. Сокращение количества показателей до нескольких жизненно важных.

Определяем категории оценки

Первое решение, которое вам предстоит принять, состоит в следующем: какие категории вы хотите отразить в своей системе показателей? Каплан и Нортон предлагают использовать следующие четыре категории:

• потребители;

• финансы;

• внутрикорпоративные показатели;

• рост/инновации.

Потребительская категория включает в себя количественные показатели, такие как повторные обращения и своевременная доставка, и качественные показатели, например удовлетворенность клиента. Финансовые показатели очевидны: прибыль, ROI, ROE и продажи. Внутрикорпоративные показатели — это переменные, которые должны контролироваться для достижения полноценной эффективности по остальным трем типам показателей. К внутренним показателям часто относят длительность цикла, производительность и безопасность. Показатели роста и инноваций соотносятся с факторами, которые призваны обеспечить будущее компании. Одна технологическая компания проводит оценку количества времени, потраченного на обсуждение с клиентами новых проектов, наряду с оценкой внедренных предложений собственных сотрудников. Эти параметры оценки выступают в качестве двух показателей, которые подпадают под данную категорию системы показателей.

У одной из региональных телефонных компаний Bell таких категорий четыре:

• затраты;

• выполнение работ;

• оптимизация процесса;

• удовлетворенность клиентов.

Многие бизнес-единицы компании Cargill разработали систему показателей, которая включает семь категорий:

1. Удовлетворенность клиентов (внешняя перспектива).

2. Качество товаров/услуг (внутренняя перспектива).

3. Финансы.

4. Безопасность/защита окружающей среды.

5. Эффективность поставщиков.

6. Операционная эффективность (производительность, размер выработки, длительность цикла).

Все три конфигурации прекрасно работают. На своих семинарах я представляю различные модели классификации и предлагаю каждой команде выбрать ту, которая понравится ей больше. Залог хорошей сбалансированной системы показателей — включение в нее показателей, учитывающих удовлетворенность клиентов и сотрудников. Кроме того, в BSC должны сочетаться краткосрочные и долгосрочные показатели. Категории используются только для сортировки показателей и для того, чтобы удостовериться, не забыли ли вы отметить самые важные для вас показатели. Компания Cargill захотела отдельно выделить категории по удовлетворенности клиентов, эффективности поставщиков, а также по социальной и экологической безопасности в связи с чрезвычайной значимостью данных факторов для бизнеса компании.

Проводим мозговой штурм в рамках каждой категории

Ведущий отмечает на флип-чарте одну из категорий оценки (например удовлетворенность сотрудников), а затем команда называет возможные показатели, которые могут подойти под данную категорию. После мозгового штурма предполагаемых показателей оценки команда также составляет список уже имеющихся показателей, по которым организация проводит оценку эффективности. Попытайтесь максимально использовать уже имеющиеся показатели. Даже если вы считаете какие-то показатели некорректными, в любом случае внесите их в список. Как только команда составила список возможных показателей на одном или двух листах для одной из категорий, продолжайте составлять список для остальных категорий в том же духе. Когда вы закончите, у вас, возможно, наберется от 15 до 20 показателей в каждой из 4–8 категорий.

Проводя мозговой штурм, убедитесь, что при выборе оптимальных показателей команда руководствуется ключевыми факторами успеха. Например, один из ключевых факторов успеха, который соответствовал моей цели стать вторым Филом Кросби, состоял в налаживании связей с общественностью. Вот некоторые из показателей, полученные в результате мозгового штурма для данного фактора успеха:

• число упоминаний о Марке Брауне в средствах массовой информации в месяц;

• число упоминаний о Марке Брауне в целевых средствах массовой информации в месяц;

• тираж СМИ, в которых упоминается Марк Браун;

• количество ссылок на Марка Брауна или его публикации, приводимых другими авторами;

• количество заметок или статей в месяц, которые освещают исключительно работу Марка Брауна;

• количество фотографий Марка Брауна на обложках журналов.

При проведении мозгового штурма важно ссылаться на ключевые факторы успеха, поскольку с каждым из них должен соотноситься по крайней мере один показатель вашей BSC, которую вы утвердите в конечном итоге. Если это действительно то, от чего, по вашему мнению, зависит успех компании, вы должны быть уверены, что этот показатель включен в вашу систему оценки. Показатели вашей BSC также подбираются с учетом основных составляющих бизнеса, таких как доля рынка, рост, соответствие установленным стандартам. Не все показатели непосредственно связаны с ключевыми факторами успеха.

Сокращаем количество показателей до нескольких жизненно важных

Третьим завершающим шагом в реализации данного процесса будет сокращение показателей до 20 и менее. Это означает, что, если у вас пять категорий оценки, на каждую из них придется по 4 показателя. Поскольку вы начинаете с 15–20 показателей в каждой категории, от многих из них придется отказаться и оставить всего три или четыре. Чтобы не отказываться от существующих показателей, можно объединить их в один общий индекс. В предыдущих главах рассказывалось, каким образом можно поступить с конкретными показателями. Самый простой способ объединения в общий индекс четырех-шести индивидуальных показателей — присвоить степень значимости каждому из показателей и рассчитать общий индекс по шкале от 0 до 10 или от 0 % до 100 %. Лучше использовать шкалу от 0 % до 100 %, поскольку она четче отражает незначительные, но прогрессирующие изменения. В восьмой главе представлено более подробное объяснение того, каким образом необходимо рассчитывать сводный индекс.

Еще один способ сокращения общего количества показателей — отказаться от тех, которые являются производными от основных показателей или их частью. Например, если вы уже отслеживаете показатель прибыли, вам нет необходимости иметь в качестве отдельных показателей доходы и расходы, поскольку они используются для вычисления прибыли. Это не означает, что вы должны отказаться от какого-то из этих показателей в вашей базе данных. Это означает лишь, что не все показатели, полученные в результате мозгового штурма, займут место в списке макропоказателей организации в целом. Люди всегда неохотно расстаются с любыми показателями своей базы данных. Возможно, все сто показателей, сгенерированные вами посредством мозгового штурма, являются важными. Однако никто не в состоянии управлять 100 переменными. Хороший способ помочь членам команды отобрать несколько важных показателей — это попросить их рассмотреть следующий сценарий:

Вы — генеральный директор и уходите в отпуск на три месяца. Ежемесячно вы просматриваете данные, представленные в четырех графах (финансы, удовлетворенность клиентов или любые другие категории), которые позволяют вам узнать о состоянии дел в компании. Что бы вы хотели увидеть в этих четырех графах?

Чтобы сократить количество показателей, нужно попросить каждого члена команды составить список из четырех самых важных. Затем каждый член команды пишет эти четыре показателя на флип-чарте для того, чтобы группа решила, какие из них являются наиболее критичными. После того как выбраны наиболее важные, по мнению группы, показатели, мы приступаем к дискуссии и достигаем консенсуса в отношении наиболее важных показателей для каждой из категорий. Помните, у вас должно быть максимум 20 показателей по всем категориям, еще лучше, если их будет от 10 до 12. Поэтому, если у вас восемь категорий данных, у вас может быть только два-три показателя в каждой из категорий.

Разработайте план оценки

После того как вы выбрали наиболее важные ключевые показатели, вашей следующей задачей будет разработка плана их оценки. Это подразумевает подготовку разных показателей, сведенных в таблицу, для каждой из категорий вашей системы показателей. План оценки представлен в таблице 11.3. Каждому из ключевых факторов успеха присвоен номер, чтобы не было необходимости перечислять их в последней колонке плана оценки.

Таблица 11.3. План оценки

Показатели

Методы сбора данных

Частота

Ответственный

Связь с основополагающими или ключевыми факторами успеха

Финансовые

• Добавленная экономическая стоимость

Существующий финансовый учет

Ежемесячно

Глава дивизиона

1, 4, 8

• Поток наличных средств

Существующий финансовый учет

Ежемесячно

Глава дивизиона

1, 4, 8, 11

• Количество новых заказов (в долл.)

База данных по продажам

Еженедельно

Вице-президент по продажам

11, 12

Клиенты

• Доля на рынке

Отчет F.W. Schwartz

Ежеквартально

Вице-президент по маркетингу

3, 4, 5, 7

• Потерянные/приобретенные клиенты

База данных по продажам

Ежемесячно

Вице-президент по продажам

3, 4, 5, 7

• Восприятие стоимости/уровень удовлетворенности

Почтовое исследование

Ежеквартально

Вице-президент по маркетингу

3, 4, 5, 7, 11

• Цена по отношению к конкурентам

Исследование конкурентоспособности цены с помощью телефонного опроса

Ежеквартально

Вице-президент по маркетингу

5, 7, 11

Как видно из таблицы, показатели приведены в первой графе в соответствии с вашими категориями. Во второй колонке конкретизируется метод сбора данных, который планируется использовать. Если вы уже собираете данные по указанному показателю, просто напишите: «Существующая система сбора данных». Если вы в настоящее время не собираете данные по этому показателю, определите ваши первоначальные соображения по предполагаемому методу сбора данных, исходя из следующих вариантов (но не ограничиваясь ими):

• исследования;

• опросные листы;

• проверки;

• анализ;

• покупка у внешнего источника;

• наблюдения;

• фокус-группы;

• лабораторное тестирование;

• «таинственный покупатель»;

• измерения.

Третья графа плана оценки предназначена для определения частоты сбора данных. Следующую колонку вы заполняете по выбору; она определяет ответственного по каждому показателю.

Последняя графа чрезвычайно важна. В ней отражена взаимосвязь между показателями и ключевыми факторами успеха. Каждому фактору успеха должен соответствовать по крайней мере один показатель вашей BSC. Однако некоторые показатели могут и не быть напрямую связанными с каким-либо ключевым фактором. Другими словами, ничего страшного, если один из показателей в базе данных вашей компании, например прибыль или рентабельность, не связаны с ключевым фактором успеха. Определенное количество ваших макропоказателей в любом случае будут стандартным набором для оценки любого бизнеса. Очень важно, чтобы каждому ключевому фактору успеха соответствовал по крайней мере один показатель.

Разрабатываем средства и методы сбора данных

Эта часть проекта требует наибольшего количества времени. Скорее всего, вам придется потратить деньги на покупку информации. Используя методы сбора данных, определенные на предыдущем этапе, вы в первую очередь должны спросить себя: «Можем ли мы использовать существующие методы и средства сбора данных?» Например, если вы до сих пор проводили ежеквартальное исследование удовлетворенности потребителей, возможно, вы захотите продолжать использовать тот же метод исследования, разве что слегка модифицировав его. После рассмотрения всех окончательно выделенных показателей вашей системы оценки команда должна составить список показателей, для которых на данный момент не разработаны методы и средства сбора данных. Обычно они составляют от 50 % до 60 % вашей системы показателей. Следующий шаг — договориться об общей стратегии разработки средств и методов сбора данных. Какие-то исследования лучше поручить внешним экспертам, а некоторые — выполнить самим. Часто дешевле воспользоваться услугами внешнего источника по сбору данных. Например, стоимость исследования психологического климата в коллективе составляет 5 долларов за сбор и обработку данных по одному сотруднику. Может быть, дешевле будет разработать и администрировать ваше собственное исследование, но в этом случае ответы не будут достаточно анонимными, а вам будет сложно провести сравнение ваших результатов с результатами ведущих компаний отрасли или компаний, аналогичных вашей.

На данном этапе разработки системы показателей команда должна подготовить матрицу, как представлено в таблице 11.4. В таблице отражена доля общего планирования и принятия решений, которые проводятся или собственными силами, или посредством покупки уже готовых средств и методов сбора данных. После принятия основных решений о методах сбора данных каждому менеджеру проекта в индивидуальном порядке предстоит разработать план проекта, где приводится подробное описание технических характеристик и подходов, которые предполагается использовать. В нашей таблице одним из видов данных, которые предстоит закупить, является исследование удовлетворенности клиентов. План реализации проекта может выглядеть так, как представлено в таблице 11.5.

Таблица 11.4. Средства и методы сбора данных

Показатель

Располагаете ли вы этими данными?

Используете ли вы их в том виде, в котором они существуют?

Обрабатываете самостоятельно или заказываете обработку?

Менеджер проекта

Сотрудники

Текучесть кадров

Да

Да

Нет данных

Не определен

Индекс удовлетворенности сотрудников

Нет

Нет данных

Заказываем

J. Springer

Индекс стрессоустойчивости сотрудников

Нет

Нет данных

Выполняем самостоятельно

F. Toomy

Финансовые

Экономическая добавленная стоимость

Нет

Нет данных

Выполняем самостоятельно

A. Wayne

Продажи (в долл.)

Да

Да

Нет данных

Не определен

Рост оборота

Да

Да

Нет данных

Не определен

Операционные

Длительность операционного цикла

Нет

Нет данных

Выполняем самостоятельно

В. Billings

EVA в расчете на одного сотрудника

Нет

Нет данных

Выполняем самостоятельно

В. Billings

Таблица 11.5. Пример плана проекта: заказываем исследование удовлетворенности сотрудников

Задача

Ответственный

Сроки

1. Написать спецификации к исследованию по сотрудникам.

J.S.

1 февраля

2. Составить запрос для внешних подрядчиков.

J.S.

1 февраля

3. Проанализировать спецификацию и запрос.

Meas. Team

10 февраля

4. Определить три компании, у которых можно заказать исследование, и направить им запрос.

А.С.

16 февраля

5. Рассмотреть поступившие предложения.

J.S., А.С., J.T.

21 марта

6. Провести совещание с целью выбрать компанию, у которой будет заказано исследование.

J.S.

22 марта

7. Провести пилотное исследование.

Внешний подрядчик и J.S.

15 апреля

8. Провести совещание по итогам пилотного исследования.

Внешний подрядчик и J.S.

30 апреля

9. Разработать план проведения исследования в рамках целой организации.

Внешний подрядчик

15 апреля

10. Управлять ходом исследования в масштабах всей организации.

Внешний подрядчик

10 мая

11. Провести анализ результатов и модифицировать подход и методологию.

Внешний подрядчик и J.S

1 июня

Отдельные планы проекта, подобно приведенному в таблице, следовало бы подготовить для каждого средства оценки, которое предстоит использовать. На данной стадии проекта команда, разработавшая общую систему оценки, традиционно проводит ежеквартальные или ежемесячные плановые совещания, где менеджеры проектов отчитываются о состоянии своих проектов в отношении системы оценки.

Общее время на внедрение проекта

Календарное время, отводимое на завершение проекта в целом, обычно варьируется от шести месяцев до года. В ходе проекта каждый член команды традиционно посещает от четырех до шести совещаний, которые занимают половину рабочего дня, и от четырех до шести двухчасовых совещаний. Поэтому общее время, потраченное на совещания, составляет от 24 до 36 часов. Дополнительные пару дней обычно отводят на тренинг по использованию сбалансированной системы показателей в качестве подхода к разработке системы оценки. Кроме того, каждый член команды выделяет от трех до шести дней на разработку системы оценки, а также средств и методов сбора данных. В общей сложности в ходе реализации годичного проекта сотрудник может потратить от 8 до 12 рабочих дней. Руководитель команды обычно затрачивает на проект на 25 % времени больше, чем члены его команды.

Количество времени, требуемое на реализацию проекта, непосредственно связано с состоянием существующей системы оценки. Если вам придется полностью от нее отказаться и начать все с нуля, то проект внедрения новой системы оценки может занять два года или более. Однако это не аксиома. Большинство организаций внедряют данный подход в течение четырех-шести месяцев с момента проведения начального внутреннего обучения и формирования команды проекта.

Чтобы получить больше информации о процессе разработки сбалансированной системы показателей, я настоятельно рекомендую вам посмотреть кассету, подготовленную Гарвардской школой бизнеса, — Measuring Corporate Performance: The Balanced Scorecard (1994).

12. Устанавливаем взаимосвязь между стратегией и ключевыми факторами успеха

Сегодня руководители осознают, насколько значима оценка эффективности. Однако они редко задумываются о системе оценки как о важнейшей части своей стратегии.

Роберт Каплан и Дэвид Нортон

Сейчас среди организаций стало довольно модным формулировать видение и миссию, а также систему ценностей. В некотором роде предполагается, что тщательно подобранные слова станут магической мантрой, которая поможет компании достичь мирового уровня эффективности. Исходя из моего опыта, множество компаний впустую потратили огромное количество времени и средств на формулировку своего видения и миссии. Руководители нанимают на пару дней консультантов, а сами уезжают на курорт, чтобы в течение этих двух дней исписать пару страничек вариантами формулировок миссии и видения компании. Миссия — кто мы, видение — кем мы хотим быть. Если вы, так же как и я, просмотрите 20–30 формулировок видений и миссий, вы изумитесь, насколько они похожи, притом что разработавшие их организации сильно отличаются друг от друга. Как будто для их формулировки использовался один и тот же генератор слов. Вот примеры слов и словосочетаний, которые вы можете встретить во многих из подобных формулировок:

• Мирового уровня.

• Конкурентоспособный.

• Истинные потребности потребителей.

• Уровень ведущих производителей отрасли.

• Интегрированный.

• Инновационный.

• Прибыльный.

• Выгодный.

• С добавленной стоимостью.

• Сфокусированный на потребителе.

• Ориентированный на рынок.

Руководители возвращаются с курортов с готовыми видением и миссией и распространяют их по всей организации под фанфары, как будто слова сами по себе могут каким-то образом изменить компанию. Миссия и видение гравируются на именных дощечках и публикуются в информационных письмах. В одной компании даже запрограммировали все компьютерные терминалы таким образом, чтобы каждое утро при запуске компьютера перед глазами сотрудника представали миссия и видение, и, кроме того, вручили каждому сотруднику мраморное пресс-папье с бронзовой дощечкой, на которой были выгравированы видение и миссия компании. Сотрудники называли эту вещицу не иначе как «кирпич видения и миссии». Несмотря на все эти старания, ни один из пятидесяти сотрудников, которых я интервьюировал, не смог сразу сформулировать видение и миссию компании.

Другая компания подошла к вопросу доведения до сведения сотрудников миссии, перспектив и целей более интересным способом. Она раздала каждому сотруднику бумажные карточки, на которых были напечатаны основные положения миссии компании. Руководители подразделений компании просили сотрудников максимально использовать данные карточки для запоминания миссии, видения и целей. Чтобы запоминание проходило успешно, они превратили это в игру. Во время обучения сотрудники должны были составить формулировку миссии компании, собрав недостающие части целого из имеющихся компонентов. Иной раз руководители проводили блиц-опрос служащих прямо на рабочих местах, предлагая сформулировать миссию и видение компании. Работники, которые смогли воспроизвести формулировку, не подглядывая в карточку, получали талон на бесплатный обед. Те, у которых имелись в наличии данные карточки, но которые не могли привести положения миссии и видения дословно, получали бесплатный напиток. Как вы думаете, удалось компании с помощью таких мер преуспеть на поприще повышения эффективности? Конечно же нет. Исследование, проведенное некоторое время спустя, показало, что более двух третей сотрудников полагали, что миссия и видение не способствуют повышению эффективности компании, а поведение руководства не соответствует объявленной системе ценностей.

Почему не работают положения миссии и видения

Разработка положений миссии и видения не принесет положительных изменений вашей компании, пока не последуют другие изменения. Многие компании находятся в замешательстве, когда тратят время и деньги на разработку данных положений, а эффективность не повышается. На видеокассете Каплана и Нортона Measuring Corporate Performance генеральный директор компании Rockwater объясняет отсутствие роста эффективности сотрудников тем, что они не видят, каким образом миссия и видение компании отражаются непосредственно на их работе. Бывший консультант Arthur Andersen Стив Хронек в своей книге Vital Signs (New York: AMACOM Press, 1993) подчеркивает:

«Руководство тратит уйму времени на разработку положений миссии, но часто игнорирует или отстраняется от процесса разработки контрольных показателей для оценки эффективности компании».

Почему же это происходит так часто? Потому что разработка показателей — трудная и зачастую скучная работа. Руководители любят использовать глобальное мышление при разработке формулировок видения будущего. Им не нравится глубоко копать и уделять время такой рутине, как разработка показателей и методов сбора данных. Они часто не понимают, что без этого реализовать их видение будет довольно проблематично. Вначале они рассказывают о необходимости инноваций и долгосрочных целях, а потом ориентируются на краткосрочные финансовые результаты. Для стороннего наблюдателя вопрос о необходимости и приоритетности достижения долгосрочных целей очевиден, однако он не так просто решаем изнутри компании.

Другой распространенной проблемой видения является неспособность сотрудников соответствовать ему. Например, основной постулат видения: быть первыми во всем или обеспечить максимальную прибыль акционерам, — и ни слова о сотрудниках или их участии в будущем организации. Некоторые сотрудники не поддерживают видение компании, поскольку не принимают его или не понимают, каким образом они могут способствовать компании в достижении перспектив видения. Бывает, что некоторые положения видения нацелены на уничтожение конкурентов и поэтому кажутся сотрудникам довольно безнравственными. Например, одним из положений видения крупной компании, которая занимается кредитными картами, является: «Вывести American Express из бизнеса».

У AT&T другой подход к видению будущего. Вместо того чтобы сосредоточиться на завоевании конкретных рынков или на выведении из бизнеса своих конкурентов, AT&T так определяет направление своего развития: «Компания призвана стать лучшей компанией, цель которой — объединить людей, обеспечив им свободный доступ друг к другу, а также к необходимым информационным услугам — в любое время и повсеместно». Это одна из самых лучших формулировок видения, которые я когда-либо видел. Она понятна, конкретна и доводит мысль на доступном языке. AT&T также призывает своих руководителей перенести слова «в любое время и повсеместно» на конкретные показатели эффективности для того, чтобы видение не было просто красивой фразой.

Разрабатываем стратегию

Хорошая стратегия — залог хорошей системы оценки. Для достижения вашего видения вам предстоит извлечь показатели из вашей стратегии, а также из анализа ключевых факторов бизнеса, на которых вам предстоит сконцентрироваться. За плечами каждой успешной компании — хорошо продуманная стратегия. Под стратегией подразумевается тот способ подачи товара или услуги, который обратит предпочтения покупателей в вашу пользу, а не в пользу ваших конкурентов. Federal Express — пример компании, успех которой построен на тщательно выверенной стратегии. Председатель правления компании Фред Смит выбрал стратегию, которая позволила его компании обеспечивать своевременную ночную доставку почты в масштабах всей страны. В 1973 г. Federal Express была единственной компанией, которая предлагала такую услугу, и по мере увеличения спроса ее продажи росли и росли. Другие пытались скопировать подход/стратегию Federal Express, предлагая подобную услугу дешевле. Однако вскоре выяснилось, что более низкая стоимость услуги не гарантировала доставку почты в срок. И вот уже на протяжении более 20 лет Federal Express по-прежнему проводит отличную стратегию и по-прежнему обеспечивает лучшее обслуживание по отрасли.

Однако для обеспечения долгосрочного успеха, скажем, на ближайшие 10–20 лет только хорошей стратегии недостаточно. Обычно конкуренты копируют вашу стратегию, предлагая товар или услугу по более низкой цене. Теперь, когда усилилась конкуренция, компании Baby Bells пришлось снизить плату за абонентское обслуживание. Pizza Hut решила перенять немного от Domino, предложив услугу по доставке пиццы. United Airlines ввела новую бизнес-единицу Shuttle, чтобы конкурировать с Southwest, которая предлагает низкие цены и незамысловатое обслуживание. Стратегия United Airlines — предложить ту же самую низкую цену при более высоком уровне обслуживания.

Ключ к хорошей стратегии

В известной статье К.К. Прахалада и Г. Хамела «The Core Competences of the Corporation» (Harvard Business Review, май/июнь 1990) говорится, что залог хорошей стратегии — делать то, что не могут делать другие, или делать хорошо то, что другие делают плохо или с большим трудом. Это характерные черты всех успешных организаций.

Самое сложное — найти то единственное, что вы можете делать лучше других, не позволяя конкурентам копировать вашу стратегию. Стратегия успеха Southwest Airlines позволила обеспечить выгодное для клиентов предложение стоимости, а также получение более высокой, чем у конкурентов, прибыли. Стратегия обслуживания без излишеств и быстрый оборот воздушного судна с учетом выгрузки и загрузки пассажиров обеспечили компании известность среди других игроков отрасли воздушных авиалиний. Обслуживание United Shuttle — это попытка напрямую скопировать некоторые составляющие стратегии Southwest путем привнесения в нее нескольких новшеств с целью завоевания клиентов. Например, меня всегда раздражало в Southwest, что чем позднее вы прибываете к терминалу, тем худшее вам достается посадочное место. Поскольку распределение посадочных мест в билетах не предусмотрено, все лучшие места занимают пассажиры, которые прибыли к терминалу заранее. За ту же цену и за те же рейсы United Shuttle предлагает посадочные талоны с указанием места. В связи с этим многие деловые люди предпочитают пользоваться услугами компании United, поскольку могут занять удобное место вне зависимости от времени прибытия в аэропорт.

Связываем видение, цели, стратегии и показатели

Стратегия происходит из вашего видения будущего. Ваше видение должно отражать желаемую перспективу компании на ближайшие 5-10 лет. В общих терминах вы формулируете то, каким образом вы хотите достичь вашего видения. После того как вы дали определение вашему видению, а также стратегии и ключевым целям, вам необходимо определить ключевые факторы успеха. Они необходимы для того, чтобы обеспечить реализацию вашего видения и стратегии. Следующим шагом является определение ключевых контрольных показателей.

Определяем ключевые факторы успеха

Ключевые факторы успеха — это вектор ваших действий или ваш потенциал, который необходимо запустить для достижения ваших целей и видения. Ключевые факторы успеха обычно связывают со следующими понятиями:

• конкурентное ценообразование;

• технический потенциал;

• растущая доля рынка;

• повышение прибыли;

• инвестиции в новое оборудование;

• специальные предложения;

• новые товары/услуги;

• производственные мощности;

• повышение качества;

• контроль качества поставщика;

• сокращение времени на разработку нового товара;

• целевой маркетинг.

Чтобы определить необходимый набор ключевых факторов успеха, начните с вопроса: «Что нам предстоит сделать, чтобы достичь нашего видения и долгосрочных целей, которые мы для себя определили?»

Руководство компании за час или два не может взять и определить ключевые факторы успеха. Необходимо хорошо подумать и выбрать правильные исходные данные, чтобы точно идентифицировать, что же необходимо для того, чтобы преуспеть в будущем. Для эффективной работы по определению ключевых факторов успеха вам понадобится собрать следующую информацию:

• прогнозы относительно потенциальных клиентов и рынков;

• стратегии, сильные и слабые стороны ключевых конкурентов;

• прогнозы относительно возможных изменений требований и предпочтений существующих покупателей;

• оценка того, каким образом новые технологии могут повлиять на ваш бизнес;

• исследования, тестирования и прогнозы в отношении новых товаров и услуг;

• экономические и социальные тенденции, которые могут оказать влияние на бизнес или вашу компанию;

• анализ ваших собственных сильных и слабых сторон.

Принимая во внимание все эти факторы, руководители вашей организации должны разработать список из 8-12 критических факторов, которые повлияют на успех и благосостояние вашей компании в будущем. Обычно на мозговой штурм выносится от 30 до 50 факторов, которые сортируются по степени приоритетности, а затем список сокращается до 10–12, которыми и предстоит управлять.

Пример, приведенный в таблице 12.1, показывает, каким образом гипотетическая компания в целлюлозно-бумажной промышленности определила свое видение и ключевые факторы успеха. Как видно из примера, компания сформулировала очень конкретное видение своего будущего. Оно включает фактические показатели того, чего она хочет достичь в своем сегменте рынка. Конечно, нет необходимости расписывать все так подробно. Формулировка видения часто не предполагает такой конкретики. Скорее это присуще формулировке целей. Под целями подразумеваются конкретные достижения, которые необходимы для реализации видения компании. Однако иногда и цели размыты. Для компании было бы достаточно определить свой список целей следующим образом:

• увеличить долю на внутреннем и международном рынке;

• достигнуть статуса самого предпочтительного поставщика среди основных клиентов;

• обеспечить приемлемый уровень прибыльности операций.

Ключевые факторы успеха этой компании представляют собой те действия, которые обеспечивают ей достижение своего видения и целей путем реализации разработанной ею стратегии.

Таблица 12.1. Пример видения и ключевых факторов успеха: целлюлозно-бумажная компания

Видение:

Быть высокоэффективным и одним из наиболее предпочитаемых поставщиков качественной журнальной бумаги в основных городах Северной Америки, контролируя при этом не менее 35 % рынка США и 25 % рынков Мексики и Канады.

Ключевые факторы успеха:

Предлагать клиентам бумагу, в производстве которой в большей степени, по сравнению с основными конкурентами, используется вторсырье.

Удержать позицию среди 25 % компаний, предлагающих наиболее низкие цены для клиентов.

Обеспечить имидж компании как гибкого поставщика бумаги, с которым легко и приятно иметь дело.

Обеспечить поставку точно в срок для минимизации расходов клиентов, связанных с хранением запасов.

Получить сертификат ISO 9000 на всех производственных площадках.

Показатели как производные целей и ключевых факторов успеха

Если вы хотите иметь хорошую систему оценки, вам необходимо избежать разногласия между показателями, целями и ключевыми факторами. Такое явление довольно распространено, поскольку эти составляющие обычно разрабатываются независимо друг от друга. Что бы вы ни определили в качестве критического фактора вашего долгосрочного успеха, вам как-то необходимо отразить это в вашей системе показателей. Например, одна компания в качестве наиболее важного фактора успеха выбрала конкурентное ценообразование, однако не включила соответствующие показатели в систему показателей верхнего уровня. Другая компания посчитала критически важным для своего долгосрочного успеха такой показатель, как повторные обращения уже имеющихся покупателей. И опять — ни единого показателя по повторному обращению не присутствовало в системе показателей верхнего уровня. Еще более распространенная ошибка — выбрать в качестве критического фактора успеха определенные способности сотрудников и забыть включить их в систему показателей компании.

Обычно выделить надлежащие контрольные показатели довольно просто. Например, если вашей целью является увеличение доли на рынке в странах Тихоокеанского бассейна, в качестве показателя будет выступать процент рынка, принадлежащий вашей компании в этих странах. Иногда на определение соответствующего контрольного показателя придется потратить некоторое время. Одна компания в области цифровой телефонной связи определила в качестве ключевого фактора успеха гибкость в вопросе тарификации. Однако спустя некоторое время обнаружила, что оценка данного фактора при помощи количества новых тарифных планов некорректна. Дело было не в количестве тарифных планов. Клиентов волновало наличие у компании того тарифного плана, который интересовал именно их. Введение дополнительных тарифных планов также увеличило административные издержки и расходы на продажу, негативно сказываясь на прибыли. В результате компания разработала индекс гибкости, который состоял из ряда индивидуальных показателей, включающих число предлагаемых тарифных планов, а также обратную связь с покупателями на предмет соответствия тарифных планов их потребностям, равно как и другие факторы.

Показатели, которые вводят в заблуждение

На первый взгляд, установить взаимосвязь между показателями и ключевыми факторами успеха довольно просто, и трудно представить себе, что хоть мало-мальски успешный бизнес не сделал этого. Загвоздка состоит в том, чтобы выбранные вами показатели действительно предопределяли вашу способность достичь вашего видения и целей. На первый взгляд, многие индексы оценки кажутся довольно убедительными и к тому же соответствуют ключевым факторам успеха. Однако при ближайшем рассмотрении можно обнаружить, что показатель способствует эффективности в направлении, противоположном видению и целям организации. Во второй главе я рассказывал о том, каким образом одна из сетей фаст-фуда, специализирующаяся на приготовлении цыплят, использует показатель безотходного производства, который называется «куриная эффективность», для того чтобы обеспечить приготовление того количества цыплят, которое необходимо, а не держать продукт под нагревательными лампами. Под данным показателем эффективности подразумевается приготовление цыплят по факту поступившего заказа от покупателей. В этом случае цыплята не приготовляются впрок, а готовятся при посетителе в течение 15–20 минут. Таким образом, показатель, соотносящийся с экономией средств, обеспечивает успех ресторанной сети на краткосрочный период, однако такой показатель может привести к потере клиентов. Многие, кому пришлось достаточно долго прождать в ожидании своего цыпленка, просто никогда больше не придут в этот ресторан, даже если блюдо им понравилось.

Контроль издержек, безусловно, является ключевым фактором успеха любой сети фаст-фуда, поэтому совершенно очевидно, что такие показатели, как «куриная эффективность», действительно влияют на эффективность бизнеса. Проблема не в показателе; проблема в степени значимости, которой наделен данный показатель. Если сотрудники или менеджмент полагают, что краткосрочные показатели, соотносимые с расходами, гораздо важнее, чем такие долгосрочные показатели, как приобретение и потеря клиентов, они будут руководствоваться своей стратегией и дальше. Никто не утверждал, что «куриная эффективность» важнее, чем обслуживание и удержание клиентов. Тем не менее данный показатель каким-то образом попал в перечень приоритетных и контролировался в компании до тех пор, пока приоритеты не были изменены.

Показатели и система ценностей

Установление взаимосвязи показателей с бизнес-стратегией и целями компании не настолько сложный процесс, как приведение ваших показателей в соответствие с ценностями организации. Ценностями организации являются приоритеты и принципы, которыми руководствуется компания в своей деятельности. Среди ценностей организации обычно встречаются: открытая коммуникация, максимизация стоимости для акционеров, уважение к личности, целостность, обеспечение безопасности, удовлетворение клиентов, инновации, принятие рисков и т. д. Ценности представляют такую же значимость, как и четкое видение, и как объясняют нам Барлетт и Гошэл (Changing the Role of Top Management, Harvard Business Review, ноябрь/декабрь 1994): «Делать акцент на достижении цели — это прекрасно, но людям также необходимо учитывать ценности компании».

Важно оценить, насколько организация в действительности живет в соответствии с провозглашенной системой ценностей. Часть этих ценностей не более чем риторика. И в то время как на стене висят плакаты с призывом к целостности, открытому и честному общению, высшее руководство заставляет служащих покупать дорогие подарки клиентам, дабы обеспечить взаимодействие в будущем, и умалчивает о предстоящем закрытии производства и других событиях, которые угрожают безопасности сотрудников. Организации, которые действительно хотят жить, следуя провозглашенным ценностям, нашли способ оценки степени соответствия действий компании выбранному пути. Ценности обычно призрачны и туманны, а показатели эффективности строги и точно измеримы. И неизбежно, что количественные показатели часто превалируют над качественными. Во многих компаниях я слышу примерно такие жалобы сотрудников:

«Безусловно, у нас есть ценности: порядочность, забота об окружающей среде, уважение к сотрудникам, качество, удовлетворение клиентов и что-то еще — не могу вспомнить. Но это все на стене; я вам скажу, что в действительности является ценностью для компании: прибыль, прибыль и еще раз прибыль. Мы делаем все, чтобы в конечном итоге предстать в самом выгодном свете, независимо от способа достижения цели».

Так каким образом сделать так, чтобы показатели эффективности и цели компании не противоречили ее ценностям? За счет использования сбалансированного подхода к оценке, которому и посвящена данная книга. Достичь этого баланса можно, установив для каждого руководителя и сотрудника показатель, соотносящийся с персоналом, клиентами, обществом и акционерами. Тогда компания будет уверена, что соответствует провозглашенным ценностям. Примером могут служить две компании — Corning и Federal Express, обладатели Malcolm Baldrige Award. Одной из провозглашенных FedEx ценностей является работа каждого менеджера в интересах своих сотрудников и никак иначе. И подтверждением выполнения данного требования служит оценка менеджера его подчиненными. Если по оценкам сотрудников управляющий получает балл ниже установленного стандарта, он может лишиться премии. Даже если финансовая эффективность менеджера прекрасна, ему, тем не менее, необходимо заручиться положительной оценкой со стороны клиентов и сотрудников, чтобы претендовать на премию.

Генеральный директор Corning Джемми Хьютон часто в своих заявлениях о видении компании употреблял словосочетание «мирового уровня». Он говорил о том, что компания призвана стать одной из самых уважаемых компаний в мире. Звучит хорошо, а как бы вы проконтролировали достижение данной цели? В качестве контрольного показателя для данной цели Хьютон выбрал рейтинг, публикуемый журналом Fortune. Данный рейтинг рассчитывался на основе опроса, проводившегося среди высшего руководства крупнейших компаний страны, и достаточно объективно демонстрировал, насколько продвинулась компания в стремлении завоевать статус компании мирового уровня.

13. Получаем и анализируем данные по эффективности

Множество людей полагают, что оценка проблемы равносильна ее решению. Если бы сама по себе оценка могла изменить поведение, у людей не было бы проблем с лишним весом, никто бы не курил и все занимались бы спортом, поскольку результаты подобного поведения можно было бы без труда измерить.

Обри С. Дэниэлс

Сама по себе система оценки не является той магической пилюлей, выпив которую, вы сможете решить все проблемы вашей компании. Ни одно нововведение не способно в одночасье сделать посредственную компанию лидером рынка. Хороший набор сбалансированных показателей сэкономит вам время и направит вашу организацию на правильный путь достижения ее видения и долгосрочных целей. В течение последних пяти лет я встречал ряд компаний, которые провели тщательный пересмотр своих систем оценки, избавившись от ненужных показателей и сконцентрировавшись на достижении долгосрочных показателей, таких как продажи новых товаров и сверхудовлетворение клиентов. Даже у компаний с хорошими системами показателей часто бывают проблемы с представлением данных, но еще большие проблемы возникают с анализом данных для принятия верных решений.

Что важно при рассмотрении данных

При рассмотрении данных важно помнить три слова:

1. Уровень.

2. Тенденции.

3. Изменчивость.

Под уровнем понимается степень соответствия показателей эффективности вашей компании в текущем периоде:

• ее целям;

• эффективности в прошлом;

• эффективности конкурентов;

• лучшим компаниям в отрасли.

Чтобы оценить этот показатель, необходимо иметь значительное количество сравнительных данных. Изучая статистику, хороший менеджер взглянет на последние данные и спросит: «Насколько мы соответствовали нашим целям в прошлом месяце, в прошлом году, по отношению к нашим конкурентам и как соотносятся наши результаты с результатами компаний мирового уровня?»

Следующим важным параметром, который предстоит изучить, являются тенденции. Это предполагает рассмотрение данных через определенные промежутки времени. Здесь могут быть выявлены улучшение, ухудшение или отсутствие каких бы то ни было изменений. Чтобы верно оценить тенденции, необходимо иметь несколько типов данных. Статистики полагают, что для определения тренда необходимо иметь как минимум семь точек измерения. Третьим параметром, который предстоит рассмотреть, является изменчивость, или флуктуация, трендов и степени эффективности за определенный промежуток времени. Аномалии, или слишком резкие повышения или падения, уровня эффективности важно отмечать, чтобы затем получить ответ на вопрос: «Что случилось 15 августа? Почему наша производительность так резко упала?»

Традиционные проблемы в способах передачи данных

Данные представлены в таблицах, а не с помощью графиков

Менеджеры часто жалуются, что еженедельно им приходится тратить огромное количество времени на просмотр и анализ данных по эффективности. И большая часть времени уходит на расшифровку неразборчивых графиков и таблиц в поисках необходимых статистических данных. Я заметил, что большинство компаний склонны представлять данные по эффективности в виде таблиц с множеством колонок с цифрами. Мне часто приходится наблюдать, как координаторам авиарейсов приходится разбираться с таблицами по семь или восемь столбцов каждая, где данные отпечатаны шестым или восьмым кеглем. И неудивительно, что у них слипаются глаза при попытке извлечь смысл из этих таблиц. Менеджеры многих организаций часто не могут воспользоваться получаемыми данными по эффективности, поскольку они слишком сложны для прочтения и анализа. Всегда лучше представлять информацию в виде графиков. Традиционно с помощью графика можно представить информацию по уровням, трендам, динамике, а также ту информацию, которую трудно извлечь из статистических таблиц.

Представлены несопоставимые данные

На практике часто случается, что в отчетах приведены данные, которые не могут быть сопоставлены, т. е. правильно проинтерпретированы. Такие данные бессмысленны. Если я скажу, что уровень ваших триглицеридов составляет 150, подобная информация вам ни о чем не скажет, пока я не объясню, что уровень триглицеридов чуть выше 150 у человека означает серьезную проблему со здоровьем. Предпочтительно вместе с данными по эффективности отражать на графике целевые показатели. (В следующей главе я затрону вопрос постановки целей таким образом.) И по этой причине также важно при оценке степени эффективности ссылаться на другие параметры. Вот два очевидных показателя, которые следует использовать: эффективность ваших конкурентов по данному показателю и эффективности компаний — лидеров отрасли.

Представлены данные только за последний период

Большинство управленческих отчетов содержат данные только за текущий год. Обычно данные представляются ежемесячно за один месяц текущего года. В колонках традиционно показаны данные по месяцам и, возможно, статистика по текущему году. Наличие только самых последних, свежих данных затрудняет выявление трендов. При всем множестве показателей эффективности важно следить за изменениями в трендах в течение длительного периода времени. Это в особенности касается показателей, которые собираются только ежеквартально или еще реже. Например, данные по удовлетворенности клиентов можно собирать только раз в квартал, а данные по удовлетворенности сотрудников — единожды или дважды в год.

Представлены данные, в которых нет необходимости

Редко встретишь отчет об управленческой эффективности толщиной менее чем четверть дюйма. Некоторые из них настолько объемные, что каждый месяц приходят в двухдюймовом скоросшивателе. И неудивительно, что их практически не смотрят. Акцент в данной книге делается на том, что каждый сотрудник, от секретаря до генерального директора, должен нести ответственность за 10–20 показателей эффективности — и не более. Это означает, что никому не нужен отчет больше чем на 20 страниц. Все второстепенные данные, которые обычно включаются в отчет, следует заносить в компьютерную базу данных компании (чтобы при необходимости можно было извлечь конкретный нужный показатель) и предоставлять только по специальному запросу. Если эффективность по общим показателям соответствует целевым значениям, нет необходимости просматривать все графики с второстепенными или вспомогательными данными.

Northrop Grumman: проведение сравнительного анализа для представления данных по эффективности

За последние несколько лет компания Northrop Grumman из Лос-Анджелеса проделала большую работу по модернизации своей системы оценки. Приобретение Northrop таких компаний, как Grumman и Vought, в 1994 г. привело к реорганизации системы управления эффективностью, продолжающейся и по сей день. Компания пытается выявить несколько ключевых, жизненно важных показателей, которые могут использоваться для оценки деятельности во всех бизнес-единицах. Стандартизация формата представления данных по эффективности в масштабах корпорации стала за последние два года самым значимым событием на пути к реорганизации системы. Раньше даже в рамках одной бизнес-единицы можно было найти более 20 форматов отчетности различного уровня и предназначения.

Было сложно интерпретировать данные, поскольку каждый представлял результаты в своем формате. На команду менеджеров дивизиона Military Aircraft Systems была возложена ответственность за разработку стандартизированного формата отчетности. Компания хотела иметь не только данные одного формата, но и возможность сравнить свои показатели с аналогичными показателями ведущих компаний отрасли. Ответственная команда разработала новый стандартизированный формат отчетности. Пример одного из таких отчетов приведен на рисунке 13.1. На нем есть все, что вам нужно знать, чтобы определить уровень, тенденции и динамику. На рисунке больше информации, чем на большинстве 20-страничных отчетов. Этот формат хорош тем, что включает целевые значения на год, долгосрочные цели, а также данные сравнительного анализа, которые могут быть использованы для сравнения текущей эффективности. На нем, кроме того, предусмотрено отражение эффективности по месяцам текущего года, а также по годам прошедшего периода. Это помогает руководителям заранее выявить проблему, чтобы решить ее. Формат чрезвычайно прост для понимания. Каждый раз, имея дело с информацией, представленной в одном и том же виде, менеджеры просматривали данные сравнительного анализа в правом верхнем угу, а долгосрочные цели — в правом нижнем. Трудно посчитать точно, но я уверен, что стандартизация показателей отчетности сэкономила компании сотни тысяч долларов на экономии времени, равно как и на некоторых других расходах.

Рисунок 13.1. Отчет Northrop Grumman по эффективности

Управление «с открытой книгой»: учим сотрудников понимать показатели эффективности

Отличный подход к представлению данных по эффективности, который распространен среди мелких и средних организаций, называется управлением без секретов. Он подразумевает свободный доступ сотрудников к финансовой информации и другим ключевым статистическими данными. Джон Кейс, автор Open Book Management (New York: Harper Business School Press, 1995), полагает, что такой способ управления может помочь компании стать более конкурентоспособной за счет того, что ее сотрудники улучшат понимание корпоративной бизнес-модели и свое представление о том, какой вклад вносит их работа в общую эффективность. В реализации такого метода управления нет ничего сложного: вы просто распространяете больше копий ежемесячного отчета по эффективности. Сотрудников нужно научить правильно интерпретировать данные по эффективности и объяснять, каким образом их собственная эффективность воздействует на показатели общей системы.

Чтобы доступно объяснить сотрудникам предназначение данной системы показателей, необходимо провести стандартизацию форматов отчетности так, как это сделала Northrop Grumman, или заменить это использованием графики или серией игр для подведения итогов. Springfield Remanufacturing Company (SRC) прославилась в реализации такого подхода. Сотни руководителей ежегодно приезжают в SRC на стажировку, в ходе которой их знакомят с тем, каким образом можно научить своих сотрудников играть в большой бизнес.

Понимание взаимосвязей между показателями вашей системы

На сегодняшний день передовые компании не только регулярно отслеживают изменения того или иного показателя, но также могут доподлинно объяснить, каким образом изменение одного показателя влияет на изменение другого. Все эти виды взаимозависимостей необходимо понимать, чтобы иметь возможность принимать обоснованные решения. Большинство менеджеров организаций, с которыми я работал, интуитивно понимают некоторые взаимосвязи между различными показателями, не имея точных количественных данных.

Одной из компаний, которая проделала отличную работу в данном направлении, является IBM. Например, IBM провела исследование, которое установило взаимосвязь между общим показателем удовлетворенности клиентов (называемым «чистый индекс удовлетворенности» — net satisfaction index, NSI) и увеличением дохода корпорации. Согласно исследованию, каждое увеличение NSI на 1 балл по 100-балльной шкале ведет к увеличению дохода компании на 5 млн долларов! Затем самостоятельные бизнес-единицы могут посчитать, какова стоимость увеличения их собственного показателя NSI, путем определения своего вклада в объемы корпорации в целом. Очень мало организаций проводят подобного рода исследования. Понимание такого рода взаимоотношений чрезвычайно важно. Предложение потратить 2 млн долларов на повышение удовлетворенности клиентов, которое составит 3 балла по шкале NSI, станет хорошим капиталовложением: увеличение на 3 балла по шкале NSI обеспечит увеличение доходов компании на 15 млн долларов — неплохой возврат от вложенных инвестиций.

Многие говорят о том, насколько в современном мире важны такие понятия, как качество и удовлетворенность клиентов, и большинство компаний оценивают эти параметры. Однако только некоторые из них имеют представление о способе их достижения или об их влиянии на успех бизнеса в целом. Я работал с одной химической компанией, которая потратила несколько лет и сотни тысяч долларов на повышение качества обслуживания клиентов. Поскольку предлагаемые компанией товары были преимущественно товарами народного потребления и цены на них были практически идентичны рыночным ценам, компания решила выделиться на фоне конкурентов за счет более высокого качества обслуживания. По сравнению с предыдущим уровнем качество обслуживания значительно повысилось, однако это не позволило компании стать более успешной. Несмотря на то что данные демонстрировали значительное улучшение, обслуживание клиентов было практически таким же, как и у конкурентов. Повышение качества обслуживания также не привело к росту доходов, увеличению числа повторных обращений или доли на рынке. Отсюда урок: вам необходимо заранее знать, каким образом улучшение одного показателя повлияет на другие показатели эффективности вашей системы оценки. Повышение удовлетворенности клиентов, удовлетворенности сотрудников, а также качества товаров и услуг всегда стоит денег. И важно спрогнозировать, каким образом улучшение данных показателей приведет к улучшению таких показателей, как прибыль, доля на рынке и повышение стоимости компании.

Большая работа по установлению баланса

Вести бизнес или управлять компанией все равно что жонглировать. Чтобы добиться успеха, необходимо достичь идеального баланса эффективности по всем показателям системы оценки. И если что-то не в порядке, следует с максимальной осторожностью подойти к внесению изменений, поскольку всякое резкое движение может повлечь за собой снижение уровня эффективности и вызвать множество проблем. Представим, что у вас существует проблема с уровнем энтузиазма у технических специалистов из-за отсутствия перспектив роста. Вы создаете соответствующую карьерную лестницу. А спустя три года обнаруживаете, что слишком много людей достигло высоких постов и вам трудно контролировать затраты на оплату труда.

Хороший набор показателей, представляющий ясную картину эффективности в прошлом и обозримом будущем, сотворит чудеса, сделав вашу компанию более успешной, но одного этого недостаточно. Данные по эффективности всего лишь информация. Если на основе этой информации делаются неправильные выводы, это не поможет вашей организации продвинуться вперед. Правильный анализ данных и их целевое использование являются сутью управления эффективностью.

14. Устанавливаем взаимосвязь между показателями, целями и планами

По достижении тридцати лет я стал задумываться о своем здоровье и общем физическом состоянии и решил собрать первичные данные о том, насколько я здоров. Я никогда не тренировался, ел что попало, курил и «умирал», поднимаясь по лестнице. Нельзя сказать, что я выглядел полным, но моя талия была всего лишь на 4 дюйма меньше, чем грудная клетка. Я посетил врача и персонального тренера по фитнесу и получил оценку базовых показателей состояния моего здоровья:

• Состав крови: холестерин, сахар и т. д.

• Состояние сердца.

• Кровяное давление.

• Дыхание.

• Процент жировых отложений.

• Вес.

• Обмен веществ.

• Сила.

• Гибкость.

Полученные данные повергли меня в шок. Я предпринял ряд шагов по исправлению ситуации: бросил курить, стал заниматься зарядкой. Это в лучшую сторону изменило ряд показателей. Другие перемены в образе жизни заняли значительно большее время, но уже через несколько лет после моего тридцатого дня рождения я постепенно произвел ряд изменений в моем образе жизни, которые кардинально повлияли на уровень всех перечисленных показателей. Для того чтобы почувствовать себя более здоровым, я перечитал множество наставлений различных докторов, диетологов и тренеров и, конечно же, провел некоторое количество экспериментов над собой с диетами, упражнениями и биологически активными добавками — и все для того, чтобы найти наилучшим образом подходящую мне формулу.

Смысл этой истории в том, что достижение вашего видения требует гораздо большего, чем просто хороший набор показателей. Вам необходимо поставить краткосрочные и долгосрочные цели для каждого из ваших показателей и разработать пробные стратегии для достижения этих целей. Как упоминалось ранее, фраза «что измеряете, то и получаете» является распространенным заблуждением. Хороший набор показателей — это лишь одна сторона медали. В этой главе рассказывается о второй стороне — целях и стратегии по достижению вашего видения.

Показатели без ориентиров бессмысленны

Если вам скажут, что уровень холестерина в вашей крови составляет 250, — вам это ровным счетом ничего не скажет, пока вы не узнаете, что положенная норма содержания холестерина в крови составляет менее 180, а все, что выше 300, может привести к сердечному приступу. Каждый показатель вашей системы оценки необходимо ассоциировать с ежегодными и долгосрочными целевыми значениями. Для некоторых показателей вам, возможно, придется установить ежемесячные или ежеквартальные цели. Важно иметь краткосрочные поэтапные цели, поскольку они позволяют сотрудникам видеть прогресс и праздновать краткосрочные достижения. У людей обычно возникают проблемы с долгосрочными проектами и целями до тех пор, пока они не научатся фиксировать прогресс на пути к цели по достижению краткосрочных показателей.

Цели, планы и задачи

Разные организации по-разному дают определения слову «цели». Для некоторых компаний цели — это заявления о том, кем они хотят себя видеть в будущем. Для этих компаний задачи являются, по сути, продолжением их видения. Их цель может звучать так: «Стать первым поставщиком уплотнителей и заглушек в автомобильной промышленности США». Для других компаний цели являются совершенно определенным уровнем эффективности, который непосредственно связан с показателями. Например, «достичь 15 %-ного возврата инвестиций». Другие компании называют это планами или задачами. На самом деле неважно, какой терминологии вы придерживаетесь. В данной книге под словом «цель» я подразумеваю измеримый желаемый уровень эффективности по конкретному показателю. Цель всегда состоит из двух частей: показатель как таковой и желаемый уровень эффективности.

Вот некоторые примеры постановки целей:

• Сократить текучесть кадров до 7 % в год.

• Достичь на ежегодном мероприятии по проверке уровня безопасности показателя 98/100.

• Сократить количество брака до 30 единиц на 10 000.

• Добиться того, чтобы 90 % клиентов оценивали свою степень удовлетворенности нашим обслуживанием высшей отметкой по пятибалльной шкале.

Заметьте, что в каждом из примеров мы делаем акцент на показателе (например текучесть кадров) и желаемом уровне эффективности (7 %). Во множестве задач также присутствует компонент времени, что вполне оправданно. Если мы рассмотрим третью цель и вставим в нее фактор времени, у нас получится следующее: «К концу третьего квартала на 10 000 единиц продукции должно приходиться не более 30 единиц брака». Цели могут охватывать короткий промежуток времени, например следующий месяц, или более длительный период, который охватывает пять или более лет.

Цели необходимо ставить на каждом уровне организации таким образом, чтобы достижение целей более низкого уровня автоматически вело к достижению макроцелей. Цели на более низких уровнях организации основываются скорее на проектах, оперативных показателях, показателях деятельности, а также на конечных показателях результатов процесса. И это прекрасно до тех пор, пока вы можете видеть взаимосвязь между оперативными целями и целями макроуровня.

Ошибки, которые допускают компании при постановке целей

Я трачу много времени, просматривая стратегические планы многих организаций в течение года. И большинство из них превращают постановку целей в нечто невообразимое. Вот пять наиболее характерных ошибок, которые мне удалось выявить:

1. Сформулированные цели на самом деле могут оказаться проектами, процессами или стратегиями.

2. Цели могут базироваться исключительно на прошлой эффективности.

3. Цели могут быть неконкретными.

4. Краткосрочные цели могут не соответствовать долгосрочным.

5. Цели могут не совпадать на разных уровнях организации.

Цели могут оказаться проектами, процессами или стратегиями

Это одна из наиболее типичных ошибок, которые я встречал в стратегических бизнес-планах организаций. Многие продолжают это делать уже в течение 20 лет, с тех пор как в 1970-х впервые узнали об управлении по целям. Цель должна сообщать вам, какого уровня эффективности вы хотите достичь по конкретному показателю, но не должна указывать, каким образом вы будете стремиться к достижению этого уровня эффективности. Самый простой способ удостовериться, что ваши цели не являются вашими стратегиями или проектами, — убедиться, что каждой из них соответствует один ключевой показатель в вашей системе оценки.

В последнее время мне часто встречается следующая постановка цели: «Получить к концу года сертификат ISO 9000». Проблема при постановке такой цели состоит в том, что традиционно сертификация по ISO не является ключевым показателем эффективности компании. Если бы это было так, тогда данная постановка задачи была бы корректной. Вот еще несколько примеров некорректной постановки целей по процессам или по стратегическим показателям:

• К концу 1996 г. ввести гибкий график работы корпоративного офиса.

• К третьему кварталу 1997 г. завершить строительство завода в Ноксвилле.

• К концу текущего года отдать по крайней мере 50 % работ по обработке данных компании внешним (аутсорсинговым) исполнителям.

Все три примера являются важными и значимыми для организации на пути повышения эффективности. Однако все они являются целями проектов или целями процессов. В первую очередь необходимо задать параметры для самых основных из исходящих показателей вашей системы оценки, а затем заняться постановкой подцелей, которые могут выглядеть так же, как приведенные примеры, указывающие на те действия, которые вам необходимо предпринять, чтобы выполнить задачи макроуровня. Например, одним из ключевых показателей может быть индекс удовлетворенности сотрудников и долгосрочная задача по достижению 80 %-ного уровня удовлетворенности клиентов. Внедрение гибкого рабочего графика к концу года может быть одним из мероприятий, которые будут способствовать повышению уровня удовлетворенности сотрудников.

Цели могут базироваться исключительно на прошлой эффективности

Другой типичной ошибкой при постановке цели может быть простая экстраполяция предыдущих достижений. Эта практика приобрела популярность в семидесятые годы с распространением подхода управления по целям (management by objectives, MBO); на сегодняшний день она преобладает во многих компаниях. Вы смотрите на уровень эффективности прошлого года и ставите задачу повышения уровня эффективности в следующем году на 5 % или 10 % по сравнению с предыдущим. Один из руководителей, с которым я общался по поводу подобной практики, объяснил мне, что это за игра с МВО, в которую играют многие компании:

«Вы задаете цели, достаточно высокие для того, чтобы ваш босс решил: вам придется здорово напрячься, чтобы достичь их, — но достаточно низкие для того, чтобы обеспечить довольно легкое достижение этих целей еще в начале года, а в оставшееся время работать в спокойном режиме. Однако не следует сразу сообщать об этом боссу: он сам поднимет вопрос в середине года».

Организации играют в игру с МВО почти так же долго, как и в игру с бюджетом, когда вы просите на 20 % больше, чем вам нужно, зная о том, что вам нужно «выбить» эти деньги до того, как будет одобрен бюджет.

Проблема состоит в том, что ряд организаций на 5 % или 15 % являются банкротами. Пока они отмечали ежегодное 5 %-ное повышение эффективности, некоторые из конкурентов повысили ее на все 100 %, таким образом отвоевав их долю на рынке. Вспомните, как американские компании забили тревогу, когда получили подтверждение того, что качество японских автомобилей несравненно выше качества производимых в Америке.

Эффективность прошедшего периода, безусловно, хорошее подспорье при постановке целей на будущее. Однако это не единственный ориентир, на который следует ссылаться. Практически в каждой отрасли можно найти организации, которых обогнали конкуренты с передовым уровнем эффективности. Постановка целей, основанная на анализе эффективности прошлого периода, — стратегия, которая в конечном итоге приведет вас к неудаче.

Нечеткие цели

На сегодняшний день многие передовые компании уже отошли от практики постановки целей, основанных по прошлой эффективности. Новый подход называется промежуточные (или эластичные) цели и требует от сотрудников анализа и реорганизации выполняемой работы. В большинстве случаев просто более интенсивная работа не позволит команде приблизиться к промежуточным целям. Мне нравятся эластичные цели. Я думаю, они помогают организациям избежать бюрократии и ненужной работы. Однако есть два пути постановки целей — грамотный и заведомо провальный. Заведомой неудачей обернется произвольный выбор целевого показателя. Подобного рода целевые значения всегда просто установить, поскольку они обычно представлены круглыми числами, такими как 10 или 100. Я видел рад крупных организаций, промежуточные цели которых звучали приблизительно как «десятикратное повышение качества производимого товара». Когда их спрашиваешь, почему же десятикратное, они отвечают, что это прекрасное круглое число, которое будет способствовать стремлению людей достичь поставленной задачи.

В одной организации для каждого показателя в корпорации есть общая цель, которая называется «восемьдесят за пять». Это означает, что за пять лет эффективность по всем показателям должна повыситься на 80 %. Немалую огласку получила Motorola со своей системой целей «Шесть сигм», согласно которой на миллион товаров должно приходиться только 3,4 бракованных единицы. И теперь у многих компаний есть свои цели «Шесть сигм», которые они переняли у Motorola. Я работал с одним производителем электроники, который восхищался Motorola и тоже поставил задачу сократить количество бракованных товаров до 3,4 единицы на миллион выпускаемых. И когда я спросил, как идут дела в этом направлении, он мне ответил: «На сегодняшний день на миллион товаров у нас приходится 1100 бракованных, но раньше было еще хуже». Когда я спросил, почему в качестве магического числа был выбран показатель 3,4 на миллион, мне ответили, что постановку такой задачи предопределили критерии компании Motorola, которая является ориентиром в данном бизнесе. Когда Motorola ставила перед собой такие задачи, она основывалась на тщательном исследовании своего потенциала, показателях эффективности прошедших периодов, а также на уровне эффективности своих ключевых конкурентов. Другими словами, она не просто взяла эту цифру с потолка. Эта промежуточная цель была основана на проведенном исследовании. Однако упомянутая компания по производству электроники не преминула для каждого из своих показателей эффективности поставить данную цифру в качестве целевого значения. «Шесть сигм» не обязательно будут определяющим критерием для вашей компании, тем более что компании редко могут позволить себе быть эффективными сразу в нескольких сферах бизнеса.

И поэтому провозглашение таких целей, как «восемьдесят за пять» или «Шесть сигм», прямо противоположно тому, что я хотел бы видеть среди поставленных вашей компанией целей. Цели должны основываться на:

• эффективности прошедших периодов;

• эффективности конкурентов;

• эффективности ведущих компаний в подобных сферах бизнеса;

• анализе технического потенциала и ресурсов;

• свидетельстве того, что достижение цели/уровня сделает организацию более конкурентоспособной;

• обратной связи с сотрудниками и поставщиками, непосредственно связанными с достижением данной цели;

• анализе того, каким образом достижение цели влияет на другие показатели.

Одна из проблем при постановке примерных целей состоит в том, что сотрудники могут даже не предпринимать никаких усилий по их достижению, поскольку цели кажутся им нереальными. Особенно если сотрудники компании знают, что руководство взяло все целевые показатели с потолка и эти цели вряд ли имеют под собой какое-то основание. В этом случае вместо того чтобы мотивировать сотрудников к достижению максимального уровня эффективности, промежуточная цель может и вовсе охладить их энтузиазм.

Краткосрочные цели могут не соответствовать долгосрочным

Когда я провожу оценку компаний на основе критериев Malcolm Baldrige Award, одним из факторов, на который я обращаю внимание, является несоответствие годовых бизнес-планов долгосрочным планам. Это означает, что показатели эффективности, на основе которых определены цели на год, отличаются от тех показателей, на которых основаны долгосрочные задачи. Например, в компании отсутствует краткосрочная цель осуществления продаж в странах Тихоокеанского бассейна, однако долгосрочная — присутствует. Или есть краткосрочная цель по повышению степени удовлетворенности клиента, а долгосрочная цель такого характера отсутствует. Ежегодные цели должны быть основаны на тех же показателях, что и долгосрочные. Ежегодная цель должна быть ступенькой к достижению долгосрочной цели.

В идеале план организации должен представлять собой изложенный в таблице 14.1. Заметьте, что и долгосрочные, и ежегодные цели основаны на тех же показателях эффективности, а долгосрочные цели всегда подразумевают более высокий уровень эффективности по сравнению с целями 1996 г.

Таблица 14.1. Годовые и долгосрочные цели

Показатели

Цели на 1996 г.

Цели на 1999 г.

По клиентам

Процентное увеличение дохода от существующих клиентов

5%

12%

Доля рынка

26%

35%

Исследование удовлетворенности клиентов

4,6/5,0

4,8/5,0

Жалобы из расчета на 1000 заказов

10

4

По сотрудникам

Текучесть кадров

15%

5%

Отсутствие по неуважительным причинам

10%

6%

Индекс удовлетворенности сотрудников

75%

85%

Индекс стрессоустойчивости

68/100

80/100

Цели могут не совпадать на разных уровнях организации

Почти такая же проблема возникает при постановке задач в масштабах организации, когда обнаруживается множество несоответствий на различных функциональных уровнях организации. Модернизация технологий проводится в отрыве от внутренних клиентов и поставщиков. Цели одних бизнес-единиц и подразделений совершенно отличны от целей других бизнес-единиц и подразделений c теми же функциями. В результате происходит несоответствие, поскольку подразделения с определенными функциями не только не соотносят свои цели с вышестоящими подразделениями, но даже не советуются друг с другом при постановке задач. Такие нестыковки приводят к более серьезным проблемам, поскольку оптимизация эффективности в одной области часто вызывает проблемы в другой.

Отдел персонала добивается, чтобы в индивидуальном ежегодном плане каждого сотрудника были обозначены цели по повышению его собственной эффективности. Однако никто не хочет удостовериться в том, что это и есть надлежащие цели или показатели. Единственным действенным способом разрешения данной проблемы является разработка показателей эффективности для компании в целом и дальнейшее распространение системы оценки на все функциональные уровни организации таким образом, чтобы сбалансированная система показателей каждого из них насчитывала от 10 до 20 показателей. Как только у вас появился комплексный набор показателей, который соответствует всем уровням организации, вы переходите к постановке краткосрочных и долгосрочных целей, используя подходы «сверху — вниз» и «снизу — вверх». Высшее руководство ставит задачи непосредственно перед своими подчиненными, которые выдвигают их на рассмотрение и обсуждают целесообразные целевые показатели. Затем подобные обсуждения переходят на цели бизнес-единиц разных уровней до полного согласования с сотрудниками всех категорий.

Разрабатываем стратегии достижения ваших целей

Ставить цели просто. Каждый год я ставлю перед собой цель заработать миллион долларов. У меня это еще впереди. Сложность процесса планирования состоит в том, чтобы определить способ достижения вашей цели. Очевидно, я еще не уловил эффективную стратегию, посредством которой я мог бы зарабатывать миллион долларов за год. Как только вы согласовали цели с желаемым уровнем эффективности в масштабах всей организации, необходимо собрать группу менеджеров для последующей разработки стратегии достижения поставленных целей. Обычно человек, отвечающий за тот или иной показатель, собирает команду из представителей перекрестных подразделений, которая будет помогать при разработке стратегий. Например, если, согласно одной из макроцелей, необходимый уровень удовлетворенности сотрудников должен составлять 80 %, вице-президент по кадрам, который отвечает за данный показатель, должен сформировать группу из четырех или шести топ-менеджеров для разработки стратегий или планов действий, направленных на повышение морального духа сотрудников. Редко можно достичь цели с помощью только одной стратегии.

Обычно стратегии разрабатываются на основе мозгового штурма для генерации идей, которые должны повлиять на показатель эффективности. Например, если целью является достижение 80 %-ной удовлетворенности сотрудников, в списке стратегий, полученных в результате мозгового штурма, могут присутствовать следующие:

• Разделение труда.

• Дистанционное присутствие (на рабочем месте с помощью домашнего компьютера).

• Вечеринки/пикники.

• Повышение уровня безопасности.

• Акционерная программа для сотрудников.

• Всесторонняя система оценки, основанная на обратной связи.

• Оплата в зависимости от эффективности.

• Гибкий рабочий график.

• Программы поощрений.

• Программа льгот.

• Система кондиционирования на производственных площадках.

• Большее количество часов на обучение.

• Повышенная мотивация.

• Новое оборудование.

После мозгового штурма по составлению списка возможных стратегий производится оценка каждой из них на основе заранее разработанных критериев, таких, например, как:

• стоимость;

• предполагаемое воздействие на показатель/цель;

• политика/культура;

• время, необходимое на внедрение;

• риск неудачи;

• вероятность одобрения руководством.

Затем список из 15–20 возможных стратегий сокращается до приемлемых четырех или пяти, которые призваны оказать наибольшее воздействие на показатели, сократить затраты и снизить риски. Для каждой из стратегий пишется проектный план, в котором указываются контрольные показатели или другие производные процесса, а также определяются конкретные шаги, которые следует предпринять для удачного выполнения проекта. Именно на этом уровне проекта лучше всего зафиксировать микроэкономические цели. Например, цель может звучать так: «К концу 1996 г. разработать и внедрить дистанционное присутствие на рабочем месте с помощью домашнего ПК для представителей всех вспомогательных подразделений, у которых в этом есть необходимость».

Обычно перед внедрением в масштабах всей организации стратегии проходят пилотное тестирование в рамках одной бизнес-единицы или подразделения. Каждую стратегию необходимо оценить по степени ее воздействия на соответствующие показатели эффективности. Иногда одна стратегия может влиять на несколько показателей эффективности, иногда — только на один. В зависимости от результатов тестирования вы поймете, стоит ли делать полномасштабное внедрение или следует вернуться и пересмотреть стратегию. Даже неудача преподносит урок, который следует преподать другим, чтобы они не повторяли ваших ошибок.

Используем сравнительный анализ для совершенствования стратегий

Бенчмаркинг — один из самых лучших способов определить реалистичные задачи на заданный промежуток времени и выявить идеи по реализации стратегий. Посещение компаний мирового класса, преуспевающих в тех областях, в которых вы недостаточно преуспели, может стать увлекательным опытом, который сэкономит ваше время на тестирование той или иной стратегии. Проблема при проведении сравнительного анализа состоит в том, что большинство компаний проводят его некорректно. Корпоративные визиты-исследования, во время которых сотрудники бродят по такой компании, восхищаясь всеми ее достижениями, но так и не получая никаких конкретных сведений, часто выдаются за бенчмаркинг. Бенчмаркинг следует проводить только после того, как вы определили показатели эффективности и собрали данные о текущем уровне эффективности по данному показателю. После того как вы обнаружите, на какой ступени вы находитесь по отношению к тому или иному показателю, будь то рационализаторское предложение, выдвинутое сотрудником, или стоимость квадратного метра недвижимости, вам необходимо потратить время на исследование компаний, подходящих для проведения сравнительного анализа. Используйте множественные источники данных, чтобы выяснить, кто достиг наибольшего успеха в той или иной области, которую вы хотите подвергнуть сравнительному анализу, а затем проведите ряд телефонных опросов, прежде чем купить своей команде билеты на самолет.

Как только вы остановили свой выбор на одной или нескольких организациях для проведения сравнительного анализа, вам предстоит собрать информацию для постановки соответствующей промежуточной цели, связанной с вашей эффективностью, и определить стратегии и подходы, которые вы можете использовать в вашей компании. Суть бенчмаркинга состоит в том, что вы перенимаете идеи у других. Таким образом, вы сможете сократить львиную долю времени и усилий на разработку хороших стратегий. Вместо того чтобы изобретать велосипед, возьмите на вооружение то, что хорошо работает в других организациях, и внедряйте в собственных. Опасность данного подхода состоит в том, что стратегия, которая отлично работала в одной организации, может провалиться в вашей. Прежде чем копировать чужой подход, удостоверьтесь, что он вписывается в культуру вашего собственного бизнеса.

Излагаем свой план

Как-то я консультировал компанию, топ-менеджеры которой не разрешили мне взглянуть на разработанный ими стратегический план, объясняя это тем, что не хотели бы, чтобы содержавшаяся в нем конфиденциальная информация стала доступна конкурентам. И хотя я подписал соглашение о конфиденциальности, руководители слишком настороженно относились к моему возможному ознакомлению с данным планом. Выяснилось, что компания к тому же не поделилась своим планом с сотрудниками: им тоже, по всей видимости, нельзя было доверять, да и незачем им было знать общие цели и стратегии организации. Это заведомо некорректное суждение. Если сотрудники не знают о ваших целях и планах, они не смогут помочь вам в их достижении. В одних компаниях каждому сотруднику раздали по экземпляру стратегического плана и очень разочаровались, узнав, что большинство из них даже его не коснулись. В других — понимают, что никто и никогда не будет читать план толщиной в кулак, поэтому публикуют сокращенную версию на картонке, которую вручают всем сотрудникам. Недавно я выступал с докладом и посмеялся над картонными карточками как над глупой попыткой донести свои планы до сотрудников. Более чем у половины аудитории были при себе такие карточки. Когда я спросил, кто из аудитории может, не подглядывая, процитировать содержимое карточки, откликнулись лишь немногие. Сотрудникам нужно нечто среднее между толстой папкой с планами и бумажной карточкой. Им необходимо знать основные показатели эффективности, цели организации, а также основные стратегии достижения данных целей. Им также необходимо знать, каким образом их функции и выполняемая работа вписываются в планы организации. Каждый сотрудник должен быть в состоянии объяснить, каким образом его личные показатели эффективности соотносятся с общими показателями компании. Однократное знакомство с планом — явно ошибочный подход, и неважно, какое средство коммуникации при этом используется: план не успеет осесть в головах сотрудников. Pacific Bell — компания, которая проделала огромную работу по донесению четырех «Четких целей» до всех своих сотрудников. Сотрудники могут видеть четко сформулированные цели, каждое утро проходя через вестибюль, читать о них в информационных письмах, слышать на тренингах и регулярных совещаниях, где рассматривается эффективность каждого сотрудника и команды в целом. Ключ к эффективности подобных сообщений в том, что они должны быть персональными, то есть осуществляться на уровне персональных контактов между непосредственным руководителем и сотрудником или между коллегами одного иерархического уровня. Формально подготовленные презентации или видеозаписи сами по себе не принесут желаемого эффекта.

Ключ к успешному планированию

Для обобщения вышесказанного сформулируем 10 правил, выполнение которых сделает ваши планы успешными:

1. Разработайте конкретные цели для каждого показателя эффективности вашей системы.

2. Определите годовые и долгосрочные цели на основе одних и тех же показателей.

3. Установите примерные цели на основе сравнительного анализа ведущих компаний отрасли и ключевых конкурентов.

4. Разработайте цели и планы, пронизывающие корпорацию сверху вниз и снизу вверх.

5. Удостоверьтесь в том, что цели последовательны на всех уровнях.

6. Привлеките клиентов, ключевых поставщиков и сотрудников к процессу планирования.

7. На разработку вашего плана должно уходить не более шести недель в год; окончательный вариант плана должен быть утвержден на основании максимум трех промежуточных.

8. Применяйте систематический подход к выбору наилучших стратегий достижения ваших целей.

9. Используйте сравнительный анализ для определения эффективных стратегий достижения ваших целей.

10. Доведите ваши планы до сведения всех сотрудников, используя все возможные методы и средства, делая акцент скорее на личной коммуникации, нежели на формальных заготовках.

Библиография

Bartlett, Christopher A., and Sumantra Ghoshal. «Changing the Role of Top Management: Beyond Strategy to Purpose». Harvard Business Review, November/December 1994.

Case, John. Open Book Management — The Coming Business Revolution. New York: Harper Business School Press, 1995.

Cortada, James W. «Balancing Performance Measurements and Quality». Quality Digest, December 1994.

Daniels, Aubrey. Bringing Out the Best in People — How to Apply the Astonishing Power of Positive Reinforcement. New York: McGraw-Hill, 1994.

Drucker, Peter F. «The Information Executives Truly Need». Harvard Business Review, January/February 1995.

Eccles, Robert G. «The Performance Measurements Manifesto». Harvard Business Review, January/February 1991.

Gale, Bradley T. Managing Customer Value. New York: The Free Press, 1994.

Gilbert, Thomas F. Human Competence. New York: McGraw-Hill, 1978.

Hamel, Gary, and С. К. Prahalad. Competing for the Future. Cambridge: Harvard Business School Press, 1994.

Heskett, J. L., T. O. Jones, G. W. Loveman, and W. E. Sasser. «Putting the Service-Profit Chain to Work». Harvard Business Review, March/ April 1994.

Hronec, Steven. Vital Signs — Using Quality, Time, and Cost Performance Measurements to Chart Your Company's Future. New York: AMACOM Press, 1993.

Kaplan, Robert, and David Norton. «The Balanced Scorecard Measures That Drive Performance». Harvard Business Review, September/October 1993.

Kaplan, Robert, and David Norton. «Putting the Balanced Scorecard to Work». Harvard Business Review, January/February 1992.

Kaplan, Robert, and David Norton. «Using the Balanced Scorecard as a Strategic Management System». Harvard Business Review, January/ February 1996.

Krulikowski, Claire. «Measuring Employee Satisfaction». Quality Digest, September 1994.

McTaggert, James M., Peter W. Kontes, and Michael С Mankins. The Value Imperative: Managing for Superior Shareholder Returns. New York: The Free Press, 1994.

Montgomery, Cynthia A., and Michael E. Porter, (eds.). Strategy: Seeking and Securing Competitive Advantage. Cambridge: Harvard Business School Press, 1991.

Pare, Terance P. «The New Champ of Wealth Creation». Fortune, September 18, 1995.

Prahalad, С. К., and Gary Hamel. «The Core Competencies of the Corporation». Harvard Business Review, May/June 1990.

Rust, Roland Т., Anthony J. Zahorik, and Timothy L. Keiningham. Return on Quality — Measuring the Financial Impact of Your Company's Quest for Quality. Probus Publishing, 1994.

Stewart, G. Bennett, III. The Quest For Value — The EVA Management Guide. New York: Harper Business School Press, 1991.

Thomas, Phillip R. Competitiveness Through Total Cycle Time — An Overview for CEOs. New York: McGraw-Hill, 1990.

Thor, Carl. Measures of Success. Junction, VT: Oliver Wight Books, 1994.

Treacy, Michael, and Fred Wiersema. The Discipline of Market Leaders. New York: Addison-Wesley, 1995.

Tully, Shawn. «The Real Key to Creating Wealth». Fortune, September 20, 1993.

Zairi, Mohamed. Measuring Performance for Business Results. New York: Chapman & Hall, 1994.

Zuckerman, Marilyn R., and Lewis J. Hatala. Incredibly American. Milwaukee: ASQC Quality Press, 1992.

Примечания

1

Престижная премия, ежегодно вручаемая в США компании, добившейся наибольших достижений в области всеобщего управления качеством (total quality management). — Прим. ред.

2

Опубликовано с разрешения Air Products and Chemicals Inc.

3

Опубликовано с разрешения Air Products and Chemicals Inc.

Content

Марк Грэм Браун
Сбалансированная система показателей: на маршруте внедрения

Предисловие редакторов

Благодарности

Введение

Часть I. Анализ и оценка вашей системы показателей эффективности

1. Измерение и оценка — ключ к эффективности мирового уровня

2. Проблемы большинства систем управления эффективностью

3. Оценка существующей системы показателей

Часть II. Выбираем правильные показатели

4. Система управления эффективностью в лучших компаниях

5. Управление финансовой эффективностью

6. Показатели удовлетворенности клиентов и стоимости товаров и услуг

7. Оценка качества товаров и услуг

8. Показатели процессов и операционной эффективности

9. Показатели эффективности работы поставщиков

10. Показатели удовлетворенности сотрудников

Часть III. Модернизация системы управления эффективностью

11. Как разработать собственную систему управления эффективностью

12. Устанавливаем взаимосвязь между стратегией и ключевыми факторами успеха

13. Получаем и анализируем данные по эффективности

14. Устанавливаем взаимосвязь между показателями, целями и планами

Библиография

Примечания