Евгения Борисовна Пастернак

Офисный компьютер для женщин

Введение

Это введение я пишу для тех, кто взял книгу с полки в магазине и хочет понять, что в ней написано и для кого она предназначена.

Итак!

1. Это самоучитель по самым распространенным сейчас офисным программам под общим названием пакет Microsoft Office 2007 («пакет» – потому что программ в нем много; по-русски его называют просто «офис»). В этом самоучителе описаны:

• текстовый редактор Word;

• табличный редактор Excel;

• программа для презентаций PowerPoint;

• почтовая программа Outlook.

2. Данный самоучитель предназначен для начинающих. Но! Вы должны знать, как включается компьютер, как создать документ и как найти на клавиатуре нужную клавишу.

Если вы совсем-совсем не знаете, с какой стороны подойти к компьютеру, то рекомендую начать с моей книги «Компьютер для женщин»[1].

3. Этот самоучитель не преследует цель вывести начинающего пользователя на уровень суперпрофессионала. Здесь рассмотрены необходимые в работе обычного пользователя вещи.

Но я вам гарантирую, что знаний из этой книги вам будет более чем достаточно для того, чтобы грамотно набрать и распечатать любой текст, разобраться с таблицей в Excel, сделать совершенно сногсшибательную презентацию в PowerPoint и отправить письмо по электронной почте.

4. Язык книги максимально «человеческий», без сложных компьютерных терминов.

Обратите внимание! В этой книге будут описаны программы, входящие в состав именно Microsoft Office 2007. Если у вас другая версия «офиса», то иллюстрации в книге будут не совпадать с тем, что вы увидите у себя на экране. Кроме того, рисунки для книги я делала в операционной системе Windows 7. Поэтому, если у вас другая «операционка», изображения также могут немного отличаться.

От издательства

Ваши замечания, предложения и вопросы отправляйте по адресу электронной почты gromakovski@minsk.piter.com (издательство «Питер», компьютерная редакция).

Мы будем рады узнать ваше мнение!

На сайте издательства http://www.piter.com вы найдете подробную информацию о наших книгах.

Глава 1

Текстовый редактор Microsoft Word

Внешний вид программы Word

Вкладка Главная

Вставка

Разметка страницы

Ссылки

Рассылки

Рецензирование

Вид

Меню Кнопки «Office»

Параметры программы Word

Сначала пару слов теории.

Как я уже сказала в предисловии, у вас на компьютере должна быть установлена операционная система Windows 7, а также пакет Microsoft Office 2007. Это самые новые и последние на сегодняшний день версии Windows и Microsoft Office.

Без программ, входящих в состав Microsoft Office, наверное, немыслима работа в любом офисе, школе, поликлинике и даже дома. Чем больше компьютеры проникают в нашу жизнь, тем больше людей вынуждены начинать работать с этими программами.

Обидно, что очень многие из тех, кого суровая действительность заставила сесть за компьютер, не пытаются облегчить себе жизнь и потратить немножко времени на изучение возможностей программ, в которых они работают. И часто на то, что можно сделать нажатием одной кнопки, тратится огромное количество драгоценного для всех нас времени.

Но раз вы купили этот самоучитель, мы вместе быстро во всем разберемся. Программы Microsoft Office очень просты.

Знаете, что такое интерфейс? Это внешний вид программы, ее оболочка, которая облегчает вам работу.

Так вот, интерфейс программ «офиса» очень «дружественный». Почти все кнопки подписаны, есть справка. А самая большая ценность интерфейса офиса – это то, что он у них один на все программы. То есть с каждой следующей программой вам будет разбираться все проще и проще.

Ну что, вам уже не страшно приниматься за работу? Тогда приступим!

1. Включаем компьютер!

2. Создаем собственную рабочую папку. Делаем это для того, чтобы не засорять компьютер. Вдруг вы работаете на чужом?

Для этого нажмите кнопку Пуск , которая находится в левом нижнем углу экрана. В появившемся меню выберите пункт Документы. Это мы открыли библиотеку документов хозяина компьютера (будем надеяться, что он не сильно на нас обидится по этому поводу) (рис. 1.1).

Теперь представьте, что компьютер – это шкаф, и вам в нем нужна своя полочка.

Видите в верхней части окна кнопку Новая папка? Щелкайте на ней.

Рис. 1.1. Окно библиотеки Документы

На экране появилась новорожденная папка, у нее выделено название (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Только что созданная папка

Набираем название А это мои документы[2]. Набрали? Нажмите Enter или щелкните кнопкой мышки на пустом месте экрана. Это мы подтвердили введенное название.

Если при вводе названия папки вы попытаетесь набрать (случайно или специально) не букву, а один из недопустимых (как грозно звучит!) в данном случае символов, то появится сообщение (рис. 1.3). Из него можно узнать, какие знаки не должно содержать имя файла и название папки.

Рис. 1.3. Таких символов в имени файла быть не должно (и не может)

Итак, теперь в библиотеке Документы есть ваша персональная папка.

3. Запускаем программу Word.

Для этого снова щелкаем мышкой на кнопке Пуск , которая находится в левом нижнем углу экрана. Затем нажимаем строку Все программы, щелкаем на папке Microsoft Office, а потом нажимаем пункт Microsoft Office Word 2007 (рис. 1.4).

Рис. 1.4. Запускаем Word

А может быть, у вас на Рабочем столе есть значок Microsoft Office Word 2007 ?

Тогда щелкните левой кнопкой на нем два раза, программа и запустится.

Программа начнет загружаться, на экране появится ее заставка, чтобы ее ни с чем не перепутали.

Вот она – программа Word, самая популярная программа для работы с текстом (рис. 1.5). Word по-английски означает «слово». Возможности этой программы для работы со словами и даже целыми предложениями практически безграничны.

Рис. 1.5. Окно Microsoft Office Word 2007

Посмотрите на верхнюю строку. В центре – название программы (Microsoft Word) и имя документа (Документе), в правом верхнем углу – значки для того, чтобы свернуть, уменьшить (увеличить) и закрыть окно .

Программа Microsoft Word может все. Она позволяет набрать текст, потом в любой момент в любом месте внести в текст любое исправление, а потом еще и сверстать этот текст, то есть оформить.

Верстка текста – это красивое расположение текста на экране, а потом и на бумаге.

Word позволяет создать и вставить в текст рисунки, схемы, диаграммы, таблицы, а потом распечатать все это любым шрифтом и цветом.

Word огромен. Если писать о нем подробно, то «Война и мир» покажется тоненькой книжечкой.

Но на самом деле каждый отдельно взятый человек использует эту программу всего лишь на несколько процентов. Кто-то в ней редактирует, кто-то пишет технические статьи, кто-то оформляет рефераты. Каждый углубляется в свою область.

И сейчас мы с вами должны освоить не груду бесполезных знаний, а только то, что нужно, чтобы начать работать. С остальным разберетесь сами, если понадобится.

Итак, нам нужно набрать страницу текста (ну хотя бы полстраницы), над которым потом можно будет всласть поиздеваться. Заодно познакомитесь поближе с клавиатурой (если вы не очень хорошо с ней знакомы).

Клавиатура устроена довольно удобно. Буквы, которые часто встречаются, расположены в центре, остальные – по краям. Нужно не так много времени, как кажется, чтобы научиться печатать почти с той же скоростью, с которой вы пишете от руки. Для этого нужно только одно – практика.

Вы можете вводить с клавиатуры как русские буквы, так и английские. Какие буквы вы можете набирать в текущий момент, можно узнать, посмотрев на значок . который находится в правом нижней углу экрана.

Если на значке горит RU, то будут набираться русские буквы, а если EN, то латинские. Переключить регистр (то есть переключиться с английских букв на русские и обратно) можно двумя способами.

• Щелкнуть левой кнопкой мыши на этом значке и выбрать нужный язык в меню (рис. 1.6). Это долго.

Рис. 1.6. Выбираем язык

• Нажать «волшебное» сочетание клавиш (их еще называют горячими). Существуют два варианта[3]: нужно одновременно нажать Ctrl и Shift или Alt слева и Shift. Этот способ переключения букв гораздо быстрее.

В программе Word работает очень много сочетаний клавиш.

Например, сочетание Ctrl+O (O – латинское) открывает новый файл, Ctrl+S – сохраняет файл, Ctrl+A (А – латинское) – выделяет весь текст.

Часто бывает, что нечаянно ткнешь не туда, куда собиралась, и о ужас! Вид экрана меняется.

Что делать? Запомнить еще одно сочетание клавиш – Ctrl+Z.

Ctrl+Z отменяет ваше последнее действие!

Сделали что-то не то, не пугайтесь, жмите Ctrl+Z – все станет, как было. А теперь очень полезная информация о том, как перемещаться по тексту.

• Используйте клавиши управления текстовым курсором: ←, →, ↑ и ↓. Если нажимать эти клавиши с Ctrl, то курсор будет бегать по тексту гораздо быстрее, прыгая через слово.

• При нажатии клавиши Ноте курсор переместится в начало строки, End – в конец строки, Page Up – страница перелистывается вверх, Page Down – вниз.

• В том месте, где вы щелкнете мышкой, в тексте появится курсор.

• Покрутите колесико мышки. Текст будет пролистываться так же, как при перетаскивании ползунка полосы прокрутки (если, конечно, в нем несколько страниц).

• Клавиши Shift+F5 возвращают вас к месту последнего исправления в тексте, причем сколько угодно раз. Нажмете еще раз – будет предпоследнее исправление, еще раз – предпредпоследнее и т. д.

И еще, перед тем как приступать к работе, прочитайте о том, как НЕ надо набирать текст.

ПОМНИТЕ!

• Word сам, без вашей помощи равномерно расставит слова на экране. Не пытайтесь искусственно менять интервалы лишними пробелами.

• Word сам, без вашей помощи узнает, когда перейти на следующую строчку. При этом стандартная длина строки рассчитана на то, чтобы текст, когда вы соберетесь его распечатать, поместился на стандартный лист бумаги формата А4.

• Word сам, без вашей помощи переведет текст на следующую страницу, после того как вы заполните текущую. Перемещаться между страницами документа можно будет с помощью колесика мыши, вертикального ползунка и клавиш Page Up и Page Down.

ЗНАЙТЕ!

• Абзац в Word – это фрагмент текста, который начинается с новой строки и заканчивается нажатием клавиши Enter. Абзац в Word можно отформатировать. Это значит, что мы можем придать абзацу «форму». Текст будет выглядеть так, как мы захотим. Можем изменить шрифт, расстояние между строками, отступ первой строки (сделать так называемую «красную» строку) и т. д.

• Любая строка, которая появляется в тексте после нажатия клавиши Enter, автоматически считается программой Word новой строкой абзаца. Каждая такая строка будет начинаться с «красной» строки, если это записано в формате абзаца.

• Пробел – это такой же символ, как и любая буква, цифра или знак препинания. С ним можно выполнять стандартные операции редактирования – удалять лишние, добавлять пропущенные, установив курсор между слившимися словами.

УЧТИТЕ!

• Перед точкой, запятой, двоеточием, точкой с запятой, восклицательным и вопросительным знаками не нужно ставить пробел! Вы набираете слово, ставите, например, запятую, а потом уже нажимаете пробел.

• В кавычках и скобках тоже не нужно лишних пробелов. Набираете скобку и следом без пробела пишете слово (вот так) или «вот так».

• Слова с дефисом также пишутся без пробелов. Например, «темно-красный».

• Тире – исключение. Этот хитрый знак препинания нужно с обеих сторон отделять пробелами. Обратите внимание на то, что на клавиатуре нет тире. Есть коротенький дефис (-), а вот минуса (–) и длинного (—) тире нет. Чтобы их набрать, нужно нажать Ctr+– для минуса и Ctrl+Alt+– для длинного тире. Только дефис (-) при этом набирайте с цифровой части клавиатуры.

Сейчас от вас требуется только набрать текст, разделяя его на абзацы с помощью клавиши Enter. Никаких попыток изменить его внешний вид вручную предпринимать не нужно. Иначе это не только ухудшит расположение текста в документе, но и приведет к серьезным ошибкам и сложностям при его форматировании (то есть оформлении) с помощью специальных средств Word.

Начнем с названия. Чтобы написать его по центру страницы, многие новички вводят перед ним большое количество пробелов. Менять положение текста с помощью пробелов – самая распространенная ошибка среди начинающих «вордистов». На самом деле это делается гораздо проще: чтобы набранный текст встал по центру листа или, например, сместился к правому краю, нужно нажать всего одну кнопку. Такая процедура называется «выравниванием», и чуть позже я вам про это расскажу.

А сейчас давайте попробуем с вами набрать текстик.

Набираем!

СКАЗКА О МАЛЕНЬКОМ КОМПЬЮТЕРЕ (если вы набираете название большими буквами, то удобнее нажать Caps lock; нажимаем Enter здесь и в конце каждого абзаца)

Жил-был маленький компьютер, звали его Компик. Было ему очень одиноко, потому что никто его не любил и никто не хотел с ним играть. Приходили разные мужчины и мучили его всякими сложными задачами и сверхзадачами. Они ковырялись в его мозгах и доставали из него душу. Когда ему хотелось просто подумать о чем-нибудь приятном, они кричали на него, сыпали страшными проклятьями и обзывались Биллом Гейтсом (это хозяин компании Microsoft; если что-нибудь случается с Windows, то почему-то считается, что виноват именно он). Мужчины курили, стряхивая пепел на клавиатуру, заливали клавиши пивом и смотрели в Интернете такое, что у Компика краснел экран и горели аудиоколонки. Но был у Компика светлый образ в душе (простите, на винчестере). Это о нем он думал, когда зависал. Когда Компик путал Alt и Ctrl, когда у него не было сил пошевелить даже хвостиком мышки, он «засыпал» и видел во сне Ее. Когда Она по утрам приходила в комнату, сразу становилось светлей, потому что Она открывала все окна, и табачный дым рассеивался. От Нее вкусно пахло духами и шоколадом. Когда Она как-то случайно дотронулась до мышки, Компик был потрясен тем, какие у Нее нежные руки и как приятно чешут спинку мышки ее ухоженные ноготки. Короче, Компик влюбился!

Он был очень наблюдательным компьютером и быстро начал вести себя так же, как все мужчины в ее присутствии. Подмигивал лампочками, скачивал из Интернета фривольные шуточки и рисовал цветы на экране. И вот настал удивительный день. Она заинтересовалась им! Потихоньку-потихоньку она стала проводить с ним все больше времени (предварительно купив эту книгу, разумеется), и уже через неделю их было не оторвать друг от друга!

Идиллия длилась месяц. А потом Компик стал с изумлением понимать, что если клавиатуру заливают не пивом, а кофе, то радости тоже не так много. И читать каждый день кулинарные рецепты стало тошно! А эта ее так называемая переписка! Одно и то же, одно и то же. Три страницы текста (видите, как она уже быстро набирает, вы тоже скоро так будете!) с одним-единственным фактом, что она где-то там видела потрясающую блузку. Она ее даже не купила!

Жизнь Компика превратилась в ад. К ней стали приходить подруги, они пили вино, а в Интернете раскопали такое, что то, куда ходили мужчины, казалось просто детскими картинками. Он с тоской вспоминал время, когда играл по сети в Quake, а ночами качал что-нибудь из Интернета. А потом случилось чудо! Он заметил, что когда она сидит и работает, а мимо проходит Он, ее рука на мышке подозрительно дрожит, а команды путаются. И Компик понял, что чем больше он зависает и чем больше Он ей помогает, тем меньше им обоим есть дела до него. Прошло совсем немного времени, и у Компика началась райская жизнь. Эти двое приходили на работу, включали его, скорее, по привычке, а потом он целый день спокойно думал о своем, о компьютерном. Тихо стоял и потрескивал в углу. Зато теперь он знал, зачем они провели столько времени в Интернете!

Сказка – ложь, да в ней намек, и даже не один, а несколько.

1. Мужики оккупировали все компьютеры.

2. Неизвестно, чем по ночам на работе занимаются.

3. Если нас, женщин, за компьютер пустить, мы тоже найдем чем заняться.

4. Компьютер – это так интересно! Поверьте мне, я долго кричала, что у меня дома компьютера никогда не будет, пока не села один раз из любопытства посмотреть, что они все там делают.

5. А правда, текст уже быстрее набирается?

Ну, как настроение? Очень устали? У нас впереди еще много дел, поэтому предлагаю сейчас пять минут отдохнуть, а потом мы научимся сохранять наш текст (файл) в память компьютера, чтобы научиться его редактировать.

Самый простой способ сохранить документ – попытаться закрыть окно документа. Вас сразу спросят, сохранить ли его. Мы, естественно, хотим сохранить, поэтому нажимаем кнопку Да. Зря что ли старались, набирали? На экране появится очередное окно (рис. 1.7).

Рис. 1.7. Окно сохранения документа

У вас опять открылась папка Документы. Куда будем сохранять файл? Ну конечно, в папку А это мои документы. Мы же ее для себя создавали. Нашли? Щелкайте на ней два раза. Откроется окно этой папки. Почему в нем пусто? Потому что в нашей папке пока нет ни одного документа.

Чтобы нам легко было найти в дальнейшем наш файл, нужно дать ему понятное имя. Это делается в строке Имя файла. Автоматически указана первая строка нашего текста – «Сказка про маленький компьютер». Если вы хотите изменить название, то щелкните левой кнопкой на этой строке – в ней начнет мигать курсор. Удалите старую надпись и набирайте, что хотите (например, Сказка). Если старое название выделено, то оно пропадет, как только вы начнете набирать новое[4].

В поле Тип файла должен быть указан Документ Word. Действительно, это документ, и набирали мы его в программе Word.

Обратите внимание на кнопку Отмена. Если вы передумали сохранять файл, то нажимайте ее, хотя можно и просто закрыть окно.

Итак, чтобы сохранить файл, щелкните на кнопке Сохранить мышкой или просто нажмите Enter. Все! Теперь наша сказка будет существовать в компьютере вечно (то есть до тех пор, пока мы специально сами ее оттуда не удалим), независимо от того, кто и с чем на компьютере работает, включен он или выключен. Даже если забыть его на необитаемом острове на долгие годы, а потом найти и включить, то наша Сказка будет лежать в папке А это мои документы.

Если вы уже устали, то можете выключить компьютер и пойти заняться домашним хозяйством. Есть желающие? Я так и думала, тогда продолжим.

Внешний вид программы Word

Что же у нас есть в окне программы Word (рис. 1.8)?

Рис. 1.8. Так устроено окно Microsoft Word 2007

Вы уже знаете умное слово – интерфейс. Так называется внешний вид программы. Вот его-то мы сейчас и будем рассматривать.

В верхнем левом углу окна Word есть большая кнопка с логотипом Microsoft Office . Вы знаете, что набранный вами в Word текст сохраняется в компьютере как файл. Так вот, в меню, которое появится, если нажмете эту кнопку, как раз и прячутся команды для создания, открытия, сохранения, распечатки файла и т. д., список последних открытых документов, а также кнопка Параметры Word, открывающая окно настроек программы.

Это меню мы обязательно разберем подробнее ниже.

Смотрим на левый верхний угол рис. 1.8. Там находится Панель быстрого доступа. На ней «висят» кнопки команд, которые используются чаще всего. Это сделано для вашего удобства. Такие команды всегда под рукой, не нужно искать их по всем вкладкам и группам меню.

Эту панель можно настраивать, то есть каждая из вас может выбрать кнопки, которые лично вы используете чаще всего, и повесить себе на Панель быстрого доступа. Об этом мы поговорим в конце раздела, тем более что сейчас вы и не подозреваете, какие кнопки вам вообще могут понадобиться.

Верхнюю часть окна Word занимает лента с вкладками (см. рис. 1.8). На ней собраны все инструменты, которые предлагает нам программа.

Если у вас на экране не видно ленты, а отображаются только названия вкладок, то щелкните правой кнопкой мыши в любом месте голубой полоски, на которой написаны эти названия. Увидите меню (рис. 1.9).

Рис. 1.9. Включаем отображение ленты

Видите строку Свернуть ленту? Если у вас в этой строке стоит «птичка», то щелкните на этой строчке еще раз, «птичка» пропадет, а лента появится!

Кстати, в каком-нибудь очень умном самоучителе по поводу этих действий было бы написано, что вы «сняли флажок возле команды Свернуть ленту». Так вот, если вам где-нибудь попадется такое выражение, не ищите «флажок», ищите «птичку», точку, любой маркер, который вы можете поставить и подтвердить, что из всего меню вы выбрали именно эту команду.

Включили ленту? Тогда смотрите дальше на рис. 1.8 или на свой экран.

Лента состоит из вкладок Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки…

Сейчас на рис. 1.8 активна, то есть отображается вкладка Главная. Щелкните кнопкой мыши на любой другой вкладке – картинка изменится. У программы Word огромные возможности, десятки всяких инструментов, каждому из которых полагается отдельная кнопка. Вывести их все на экран одновременно просто невозможно – тогда для текста места не останется. Вот и приходится частично их прятать на вкладках ленты. (А в случае маленьких экранов прятать и саму ленту.)

Сейчас мы с вами рассмотрим вкладку Главная. Все кнопки на ней распределены по группам Буфер обмена, Шрифт, Абзац, Стили, Редактирование. Это сделано для вашего удобства. Понятно, что если вы хотите изменить шрифт, то нужную кнопку следует искать в группе Шрифт, а не в какой-нибудь другой.

Дальше, в нижнем правом углу многих групп есть совсем маленькая кнопочка . Называется она кнопкой диалогового окна. Если вы щелкнете на ней, например, в группе Шрифт, то на экране появится окно с другими настройками, которые относятся к группе Шрифт, только используются редко. Поэтому их и спрятали, чтобы место не занимали.

В правом нижнем углу окна Word находится регулятор масштаба. Вы можете перемещать ползунок, наблюдая за тем, как текст на экране становится крупнее или мельче. Выберите размер, который удобен для вас. Только помните, что, увеличивая масштаб, вы как будто приближаете к себе страничку с текстом, реальный размер шрифта при этом не меняется!

Справа в окне программы расположен ползунок, который позволит вам быстро листать документ.

Кроме того, что вы можете таскать ползунок мышкой, вы можете пользоваться кнопками, расположенными внизу полосы прокрутки:

•  – листаем документ вверх или вниз;

•  – открывает панельку маленьких кнопок (рис. 1.10).

С помощью этих кнопок можно настроить, к какому элементу вы будете переходить при нажатии кнопок . Вы сможете перейти к следующему исправлению, заголовку, рисунку, странице и т. д. Если подвести к каждой кнопке, показанной на рис. 1.10, указатель мыши, то появится поясняющая подпись.

Рис. 1.10. Куда можно перейти

Кстати, обратите внимание! В Word работает помощь (подсказка-справка).

Если подвести указатель мышки к любой кнопочке на экране и чуть-чуть подождать, то появится подсказка, и вы узнаете, для чего нужна данная кнопочка (рис. 1.11). Это самый простой и быстрый вид помощи.

Рис. 1.11. Всплывающая подсказка появляется при наведении указателя мышки на кнопку

Если нажать клавишу F1 или кнопку  (она находится справа вверху под крестиком, который закрывает окно), появится окно справки Word. Если в поле вверху ввести интересующий вас вопрос о программе Word и нажать клавишу Enter, можно получить на него ответ.

Посмотрите на рис. 1.12, слева. Так будет выглядеть результат поиска в справочнике, если вы введете слово шрифт. Вы увидите разделы, в которых это слово встречается. Допустим, вас заинтересовал раздел Выбор шрифта для использования по умолчанию, щелкните на нем кнопкой мыши, и вы получите его содержание в отдельном окне (рис. 1.12, справа). Читайте на здоровье!

Много чего можно найти в справке. Но пока вы еще плохо ориентируетесь в программе, часто просто трудно сообразить, что искать. Не расскажешь же этому справочнику, что у меня тут какая-то «зюка» на экране выскочила и вот такая «штучка» с экрана пропала. Справочник – вещь хорошая, но нужно разбираться самим, что к чему в этом Word.

Сейчас мы будем потихоньку двигаться от одной вкладки ленты к другой, рассматривая по очереди многие вордовские инструменты.

Рис. 1.12. Ищем информацию в справочной системе Word

Итак, отправляемся в путешествие по меню программы Word.

Вкладка Главная

Небольшое вступление. На экране у нас уютно расположился текст сказки про маленький компьютер (см. рис. 1.8). Допустим, что-то нам в нем не нравится, и мы хотим это что-то изменить. Вы наверняка умеете пользоваться клавишами Backspace и Delete, но они удаляют символы по одному. А если мы хотим удалить целую строку? А если абзац? А если мы захотим поменять абзацы местами? Все это несложно сделать.

Сначала научимся выделять часть текста. Для этого существует множество способов, все даже описывать не буду, расскажу только про самые удобные, то есть самые распространенные. Выделять будем первый абзац.

Здесь нам пригодится очень полезная информация про способы выделения текста.

Выделение с помощью мышки. Подводим указатель мыши к началу нужного места, щелкаем левой кнопкой и, не отпуская ее, тащим выделение до конца строки, а потом вниз, до конца этого самого места. Текст будет выделяться голубым цветом. Отпустили кнопку – выделение закончилось.

Если вы ошиблись, то щелкните кнопкой мышки еще раз или нажмите любую стрелочку управления курсором (←, →, ↑ или – ↓), выделение пропадет, и вы сможете попробовать снова.

• Выделение строки. Двигайте мышь к левому полю строки (не нажимая кнопку). Попав на само поле, она должна превратиться вот в такую стрелочку . Щелкните левой кнопкой – выделится целая строка.

• Выделение слова. Щелкните левой кнопкой мышки на нем два раза.

• Выделение абзаца. Щелкните левой кнопкой мышки три раза на любом месте абзаца, который хотите выделить.

Выделение с помощью клавиш. Поставьте курсор в начало той части текста, которую вы хотите выделить, и нажмите клавишу Shift, держите ее, а стрелочками управления курсором выделяйте текст.

Если вы будете нажимать стрелочки ↑ и – ↓, то выделение будет бежать по строкам, а если ← и →, то по буквам строки.

Существует несколько сочетаний клавиш для выделения, если поставить курсор в середину строки:

• Shift+Home – выделение от курсора до начала строки;

• Shift+End – выделение от курсора до конца строки;

• Ctrl+A (All – все) – выделение всего текста.

Что можно сделать с выделенным текстом? С него можно снять выделение. Для этого нужно щелкнуть кнопкой мышки в любом месте документа или нажать любую клавишу управления курсором. Но это, как вы догадываетесь, не все.

Наконец-то мы плавно подошли к рассмотрению первой группы вкладки Главная.

Буфер обмена

Смотрим, что у нас есть в группе Буфер обмена (рис. 1.13).

Рис. 1.13. Группа Буфер обмена

Кнопка с ножницами  отвечает за вырезание текста (ее дублирует сочетание клавиш Ctrl+X). Выделяем часть текста (например, первый абзац). Нажимаем кнопку с ножницами или Ctrl+X – абзац пропал. Не пугайтесь, он исчез не бесследно. Установите курсор в любом другом месте текста – и вы сможете его туда вставить нажатием большой кнопки Вставить (ее дублирует сочетание клавиш Ctrl+V). Нажимаем.

Вот он – наш первый абзац, в целости и сохранности. Если хотите потренироваться, то верните его на место.

Кнопочка под ножницами (с двумя листками бумаги ) отвечает за копирование текста. Ее дублирует сочетание клавиш Ctrl+C (Сору – копировать). Допустим, нам нужно повторить какое-то место в тексте. Выделяем нужный кусок. Нажимаем волшебные клавиши или щелкаем на кнопке Копировать. Выделенный текст компьютер запомнил, причем текст при этом не пропал. Теперь устанавливаем курсор в то место в тексте, где мы хотим повторить наш выделенный кусок. Вставляем его туда с помощью кнопки Вставить или сочетания клавиш Ctrl+V. Эту операцию можно выполнить сколько угодно раз. Один раз часть текста скопировать, а потом вставлять ее в текст хоть через каждое слово.

В программе Word существует так называемый буфер обмена – это такой кусочек памяти компьютера (в честь него и названа группа кнопок, которую мы только что рассмотрели). Когда вы что-то вырезаете или копируете, то компьютер заносит этот кусочек текста (или картинку, или еще что-то) в буфер. В Word 2007 буфер может содержать максимум 24 объекта.

Объект – это то, что вы сохранили за один раз: слово, абзац, картинку. Например, в буфере может быть три куска текста и 21 изображение. Чтобы посмотреть, что хранится в буфере, найдите в группе Буфер обмена кнопку диалогового окна (справа внизу квадратик со стрелочкой ) и щелкните на ней. В левой части окна появится область (рис. 1.14). Посмотрите, на рисунке в буфере заполнено 5 мест из 24. В любой момент мы можете вставить в текст любой из этих 5 кусочков. Для этого ставите курсор в нужное место в тексте, а потом щелкаете на том кусочке, который хотите вставить, на панели буфера обмена.

Если не открывать весь буфер обмена, то вы сможете вставить из него только один объект (скопированный или вырезанный последним). Запомнили что-то, потом можете это что-то вставлять куда угодно несколько раз. Запомнили что-то другое, первый кусочек затерся, даже если там было 10 страниц текста, а во второй раз вы запомнили только один символ.

Когда буфер обмена вам больше не нужен, закройте панель. У нее есть свой собственный крестик, на котором нужно щелкнуть кнопкой мышки. На рис. 1.14 вы увидите его правее заголовка панели.

Три кнопки, которые мы рассмотрели (Вырезать, Вставить и Копировать), доступны только тогда, когда у вас выделен какой-нибудь текст, так что, если они неактивны, не пугайтесь.

Рис. 1.14. Слева открыта область задач Буфер обмена

И еще, щелкните правой кнопкой мышки на выделенном тексте. Видите, в контекстном меню тоже есть пункты Вырезать, Копировать и Вставить (рис. 1.15). Ими можно точно так же пользоваться, как и кнопками из группы Буфер обмена.

Рис. 1.15. Такое меню появляется при щелчке правой кнопкой мыши на выделенном тексте

Если вы решите распрощаться с каким-то куском текста и удалить его, нужно сначала выделить его, а потом нажать клавишу Delete. Впрочем, совсем необязательно нажимать именно Delete, потому что выделенную часть текста удалит нажатие любой «буквенной» клавиши или Пробела, буква или пробел просто заменят собой то, что было на этом месте раньше. Подобное действие удобно в том случае, если вы сразу захотите набирать текст на освободившемся месте. Но ведь может быть и так, что текст удалился случайно. И это ужасно! Например, нажали нечаянно Пробел – и куска текста как не бывало.

Естественно, ни одна работа не обходится без ошибок. Поэтому, если вы что-то не то нажали, что-то не то удалили или вставили не туда, куда нужно, не паникуйте. На панели быстрого доступа (слева вверху) есть чудодейственная кнопочка Отменить , она просто панацея от всех бед (это ее дублирует сочетание клавиш Ctrl+Z, о котором я уже рассказывала). Эта кнопка позволяет последовательно отменять действия, которые вы выполнили (например, ввод или удаление). Причем отменить можно не просто одно последнее действие, а сколько угодно много. Каждое нажатие кнопки отменяет одно действие. Но можно сразу отменить несколько действий. Для этого раскройте список, то есть щелкните на стрелочке , которая расположена на кнопке Отменить (рис. 1.16).

Рис. 1.16. Список кнопки Отменить

Видите, вы одним махом можете отменить столько последних действий, сколько захотите. Сколько действий выделите указателем мыши, столько действий и отмените.

Простой пример. Давайте сделаем следующее.

1. Выделим часть текста.

2. Вырежем текст.

3. Вставим его в другое место.

И тут у нас звонит телефон, кто-то к нам приходит, а потом мы сидим и думаем, а зачем мы это делали? Пытаемся вспомнить и нажимаем Ctrl+Z.

1. Ctrl+Z – текст пропадает из места вставки.

2. Ctrl+Z – текст появляется в том месте, откуда мы его удалили.

Можно также было отменить два последних действия в списке (рис. 1.17).

Рис. 1.17. Отменяем свои действия с помощью списка

И именно в этот момент мы вспоминаем, что делали все правильно. Нам на помощь приходит вторая важнейшая кнопочка на панели быстрого доступа – Вернуть (справа от Отменить). Нажимаем ее – текст вырезается. Нажимаем еще раз – текст вставляется. То же самое можно было бы проделать, нажав два раза сочетание клавиш Ctrl+Y.

Шрифт

Вы, скорее всего, видели в разных документах Word, что одна и та же буква на экране может выглядеть совершенно по-разному.

Итак, у букв есть три важнейших свойства, которые вы можете изменять в Word – шрифт, размер и начертание. Помогут вам в этом инструменты группы Шрифт на вкладке Главная (рис. 1.18).

Рис. 1.18. Группа Шрифт на вкладке Главная

Вот я вам сейчас покажу, как можно сделать:

• эта строка набрана жирным шрифтом[5];

• эта строка набрана курсивом;

• .

Такую красоту можно навести с помощью следующих кнопочек:

– Полужирный (Ctrl+B);

– Курсив (Ctrl+I);

– Подчеркнутый (Ctrl+U).

Щелкнув на стрелке этой кнопки, вы можете выбрать тип и цвет линии подчеркивания.

Нужно сначала набрать текст, выделить кусок, а потом мышкой нажать нужную кнопку, чтобы изменить начертание шрифта (то есть выбрать вариант одного и того же шрифта) выделенного текста. А можно сначала нажать кнопку, и дальше текст будет набираться выбранным начертанием.

Один раз нажали кнопку – она заработала, стала оранжевой, буквы приобрели другое начертание. Второй раз нажали – кнопка перестала быть активной, а выделенный текст превратился в обычный (если до этого вы сделали его необычным).

Полужирный, курсив и подчеркивание можно комбинировать, например сделать шрифт одновременно.

Что вообще такое шрифт? Думаю, вы догадываетесь, но я все же поясню. Возьмем букву «А» . Эта «А» написана разными шрифтами. Каждый шрифт тщательно разрабатывается художниками, долго рисуются все буквы. У любого шрифта есть свое название.

Выделите кусочек текста и щелкните на стрелочке списка Шрифт (рис. 1.19).

Видите, какое огромное количество вариантов шрифтов есть? Шрифты отличаются друг от друга формой знаков, толщиной линии, которой вычерчены буквы, шириной букв и много чем еще. Обратите внимание на то, что не все шрифты можно применять к русскому тексту, а только те, которые справа в списке помечены буквами русского алфавита (и некоторые другие, что можно выяснить опытным путем). К латинским буквам можно применить любой шрифт.

Удобно то, что при наведении указателя мыши на любой шрифт вы сразу же увидите результат его действия на выделенный текст. А чтобы закрепить результат, нужно просто щелкнуть на понравившемся шрифте.

Размер шрифта можно изменить в списке Размер шрифта, щелкнув на его стрелочке (рис. 1.20). В данном случае имеется в виду размер букв на бумаге, а не на экране. На экране они могут быть какими угодно: большими или маленькими, это зависит от масштаба. А в списке Размер шрифт устанавливают размер букв именно готового документа. Обычный размер букв в книгах и газетах – от 8 до 14. Когда будете водить указателем мышки по цифрам в списке, выделенный кусочек текста будет меняться в размере – легко подобрать нужный. Чтобы закрепить его, необходимо щелкнуть на цифре. А можно не выбирать размер из списка, а просто ввести с клавиатуры нужные цифры в поле.

Рис. 1.19. Выбираем шрифт

Рис. 1.20. Изменяем размер шрифта

Вы можете воспользоваться и кнопками Увеличить размер  и Уменьшить размер . Щелкнули на кнопке – размер шрифта увеличился (уменьшился) на единичку.

Рассмотрим остальные кнопки, которые могут видоизменить буквы нашего текста. (Не забывайте предварительно выделять текст, который нужно отформатировать.)

Зачеркнутый. Зачеркивает текст в выделенном фрагменте.

Подстрочный знак. Уменьшает буквы и опускает их ниже основной линии текста (создает нижний индекс).

Надстрочный знак. Уменьшает буквы и поднимает их выше основной линии текста (создает верхний индекс – степень).

Регистр. Откройте список этой кнопки, щелкнув на треугольничке  справа. Вы можете сделать строчные буквы прописными или наоборот, сделать так, чтобы каждое слово автоматически начиналось с прописной (большой) буквы, или изменить регистр на противоположный у всех букв выделенного фрагмента.

При желании вы можете изменить цвет шрифта выделенного текста, нажав в группе Шрифт кнопку Цвет текста  . Щелкнув на стрелке этой кнопки, вы откроете палитру, на которой можно выбрать другой цвет.

Чтобы привлечь внимание к определенному фрагменту в тексте, можно выделить его маркером точно так же, как вы делали бы это на бумаге. Нажмите кнопку Цвет выделения текста  в группе Шрифт, чтобы активизировать кнопку, щелкните слева от первой буквы нужного фрагмента и, удерживая нажатой левую кнопку, протащите мышь вдоль текста. Когда выделение охватит последнюю нужную букву, отпустите кнопку мыши. Выделенный текст будет закрашен. Щелкните на кнопке Цвет выделения текста еще раз, чтобы маркер перестал работать. Цвет маркера можно выбрать заранее на палитре, которая открывается щелчком на стрелке этой кнопки.

Если то, что вы сотворили с текстом, вам не понравилось, можете снять форматирование, выделив нужный кусочек текста и нажав кнопочку Очистить формат .

Чтобы вам было понятнее, что делают с текстом все списки и кнопки, которые мы рассмотрели, я поместила на рис. 1.21 примеры их использования. Изучайте.

Рис. 1.21. Примеры форматирования символов текста

Абзац

Вот мы с вами добрались и до оформления абзацев. Еще не забыли, что такое абзац? На всякий случай напомню. Это фрагмент текста между двумя нажатиями клавиши Enter. Вы можете нажать кнопку Отобразить все знаки  в группе Абзац. При этом отобразятся так называемые непечатаемые знаки. Нажмите, посмотрите. Пробел отображается как точка, Enter – вот таким значком: .

Важно понимать, что абзацем в Word принято называть не только фрагмент текста, но и пустую строку, которая образовалась при нажатии клавиши Enter (то есть такая строка содержит только значок ).

Если вы хотите внутри абзаца начать новую строчку, то вам нужно воспользоваться «мягким переносом», или «мягким вводом». Нажмите Enter+Shift. Текст перейдет на новую строчку, но эта строка не будет считаться первой строкой следующего абзаца.

Если сейчас не очень понятно, зачем такие сложности, не волнуйтесь, я еще к этому вернусь.

Что мы можем сделать с абзацем? Сейчас расскажу.

Кнопка Сортировка  отсортирует вам текст.

Если вы выделите текст, то после нажатия этой кнопки Word расставит абзацы в тексте по алфавиту (по убыванию или по возрастанию) или по убыванию или возрастанию чисел, если они стоят в начале абзаца.

Все параметры, по которым нужно отсортировать текст, вы можете задать в окне, которое появляется при нажатии кнопки Сортировка (рис. 1.22).

Рис. 1.22. Окно параметров сортировки

Если вы хотите настроить один абзац, можно его не выделять – достаточно просто установить курсор в любую его часть и выбрать нужные параметры. Чтобы одновременно изменить нескольких абзацев, их нужно выделить.

Теперь займемся выравниванием. Сейчас мы заставим текст в нашем абзаце ровняться так, как нам нужно.

Если вы выровняли абзац определенным образом и решили набрать после него новый абзац, нажав клавишу Enter, имейте в виду, что он будет иметь такое же выравнивание. Переключиться на другой тип выравнивания можно сразу, нажав нужную кнопку в группе Абзац на ленте.

Для абзаца можно задать междустрочный интервал и интервал, добавляемый перед абзацем и после него. Откройте список кнопки Междустрочный интервал . Word использует интервал 1,15, если вы его не просили о другом. Это значит, что расстояние между строками абзаца в 1,15 раза больше высоты самой строки. Чтобы изменить междустрочный интервал, выберите в списке нужное значение (рис. 1.23).

Рис. 1.23. Изменяем интервал между строками

Если ни одно из предложенных расстояний вас не устраивает, выполните команду Другие варианты междустрочных интервалов. В открывшемся окошке (рис. 1.24) в области Интервал щелкните на кнопке с треугольничком в списке междустрочный и выберите пункт Множитель. Справа в числовом поле значение наберите с клавиатуры нужный интервал и нажмите ОК.

Рис. 1.24. В этом окне тоже можно настроить параметры абзаца

Кстати, диалоговое окно Абзац, показанное на рис. 1.24, можно также открыть, щелкнув на кнопке  – в правом нижнем углу группы Шрифт.

Рассмотрим это окно подробнее. Иногда использовать его удобнее, чем кнопки в группе Шрифт.

• Выравнивание. Этот список дублирует кнопки, позволяющие «прижимать» текст к одному из краев документа, располагать текст по центру или ширине страницы. Эти кнопки я уже описала раньше.

• Отступ. Если вы зададите отступы Слева и (или) Справа, то абзац «уедет» вглубь текста или не будет доставать до его конца. Вы можете попробовать ввести нужный отступ, и в нижней части окна в области Образец сразу заметите, что происходит с абзацем.

• Первая строка. Раскройте этот список. Я думаю, что такое «красная строка», помнят все. Выступ в списке первая строка – это величина «красной строки». Отступ в этом списке – это «красная строка» наоборот: первая строка будет выезжать за основной текст.

Помните про «мягкий ввод»? Так вот, такая строка не будет «красной», хотя и начнется с новой строки.

Рис. 1.25. разница между Вводом и мягким вводом

• Интервал. Про интервал между строками мы уже поговорили. Между абзацами тоже есть определенные интервалы. По умолчанию (то есть когда вы ничего другого не просите) перед абзацем интервал не добавляется, а после него интервал есть, и равен он 10 пунктам (10 пт).

«Пунктам чего?» – спросят самые любопытные из вас. «Неважно!» – гордо отвечу я. Потому что все равно нужный вам интервал вы определите только опытным путем, глядя на образец в окне. Если вы точно знаете, какое расстояние вам нужно между абзацами, то просто введите его в необходимое поле – Перед или После. Если точного числа вы не знаете, а вам просто нужно увеличить или уменьшить промежуток между абзацами, попробуйте пощелкать на стрелочках справа от полей.

Кстати, если вы щелкнете на уже знакомой вам кнопке Междустрочный интервал в группе Абзац, то увидите, что здесь тоже можно удалить или добавить интервал перед (после) абзацем. Поменять его величину в этом списке вы не можете.

Причем, есть ли интервал перед абзацем и после него, вы сможете определить по названию двух последних команд (см. рис. 1.23). Если название команды начинается со слова Добавить, это значит, что интервала нет и его можно добавить, выбрав данную команду. Когда интервал есть, соответствующая ему команда начинается со слова Удалить. Выбрав ее, вы можете удалить интервал.

• По умолчанию. При щелчке на этой кнопке Word будет использовать для всех абзацев параметры, заданные в этом окне. Если вы вручную ничего не поменяете.

Набрали свои любимые параметры – щелкнули на кнопке По умолчанию, эти параметры стали вашими параметрами по умолчанию.

Самые дотошные из вас, наверное, заметили, что в окне Абзац мы пока рассмотрели только одну вкладку – Отступы и интервалы. Теперь перейдем на вкладку Положение на странице.

• Запрет висячих строк. Эта функция запрещает начинать страницу с «неполной» строки для удобства чтения.

• Не отрывать от следующего. Текущий абзац и тот, который идет следом, будут всегда вместе. Их не разнесет на разные страницы.

• Не разрывать абзац. Запрещает переносить часть абзаца на другую страницу.

• С новой страницы. Текущий абзац всегда будет начинаться на новой странице.

• Запретить нумерацию строк и запретить автоматический перенос слов. Отключает, как вы догадываетесь, нумерацию строк и перенос слов по слогам.

• Параметры надписей. Их можно настраивать тогда, когда в тексте есть надписи. Надписи – это такие фигуры. Мы их рассмотрим позже.

А теперь вернемся к вкладке Отступы и интервалы окна Абзац. Обратите внимание на кнопку Табуляция. При ее нажатии открывается окно (рис. 1.26).

Рис. 1.26. Окно настройки табуляции

Табуляция – это величина отступа при каждом нажатии клавиши Tab на клавиатуре (она находится в левой верхней части клавиатуры). Значение табуляции по умолчанию – 1,25 см.

«По умолчанию» – это в том случае, если в вашем документе не заданы «позиции табуляции». Что это такое?

Чтобы объяснить это, мне придется немного нарушить плавность повествования.

Работа с линейкой

Скорее всего, у вас в документе Word включена линейка. Выглядит она как обычная линейка и обозначает горизонтальный и вертикальный размер листа «бумаги», который вы видите перед собой на экране.

Если линейка отключена, то щелкните на вкладке Вид и в группе Показать или скрыть поставьте «птичку» рядом с командой Линейка.

Еще, чтобы отобразить линейку, можно щелкнуть на кнопке , которая находится над вертикальным ползунком.

Противоположно этой кнопке, то есть в левом верхнем углу под лентой, есть кнопка, которая меняет вид, если вы будете щелкать на ней мышкой.

Рассмотрим все виды этой изменчивой кнопки.

Сначала при каждом щелчке кнопка будет менять свой вид следующим образом:

• По левому краю

• По центру

• По правому краю

• По разделителю

• С чертой

Эти кнопки позволяют задать ту самую «позицию табуляции», ради которой мы сюда и свернули. Щелкните в любом месте линейки. У вас на ней появится маркер.

Теперь, если вы начнете вводить текст, а потом нажмете клавишу Tab, то курсор автоматически перескочит в строке на позицию, которая задана на линейке маркером табулятора.

Посмотрите на рис. 1.27. Перед вами документ, в котором заданы две позиции табуляции По левому краю – 6 и 12 см и включен режим показа непечатаемых символов.

Рис. 1.27. Документ с двумя табуляциями

Как я это сделала? Задала две позиции табуляции, два раза щелкнув на линейке: в точке 6 и 12 см. Потом набрала в начале строки Текст, нажала клавишу Tab, набрала Текст после табуляции, снова нажала Tab и набрала После второй табуляции.

Почему же эта кнопка называется По левому краю? Да потому что текст выравнивается по левому краю маркера табуляции.

Вернемся к окну кнопки Табуляция. После моих действий оно будет выглядеть вот так (рис. 1.28).

Рис. 1.28. Окно Табуляция документа с двумя табуляциями

Это окно легко вызвать, дважды щелкнув на маркере табуляции на линейке.

Используя это окно, можно изменить настройки табуляции, чтобы расположить текст по-другому. Для настройки табуляции выделите ее строку в списке. В окне Позиции табуляции выделено 6 см, значит, в этом случае настраивать мы будем позицию табуляции, которая находится на отметке 6 см.

Позиция будет настраиваться в том абзаце, в котором установлен курсор. Хотите настроить во всем тексте – выделите его.

В окне Табуляция можно изменить выравнивание: по центру, по правому краю, по разделителю или с чертой. Я думаю, вы заметили, что эти варианты совпадают с вариантами, которые может иметь кнопка рядом с линейкой.

С помощью переключателя Заполнитель вы выбираете символ, который заполнит место, свободное от текста, до следующей табуляции.

Поясню на практике. Первый пример (рис. 1.29).

Рис. 1.29. Оглавление с двумя табуляциями

В этом оглавлении выставлены две табуляции. Первая позиция табуляции – 6 см, выравнивание – по центру, заполнитель – точки (рис. 1.30). Заполнитель не набивается вручную, он появляется автоматически!

Вторая позиция табуляции – 12 см, выравнивание – по левому краю, заполнитель – сплошная черта (рис. 1.31).

Рис. 1.30. Настройки табуляции на позиции 6 см

Рис. 1.31. Настройки табуляции на позиции 12 см

Вы набираете: Глава 1, нажимаете клавишу Tab, набираете 10 стр, нажимаете Tab, набираете 10 комметариев. Все остальное Word расставит и расположит сам.

Обратите внимание, что, после того как вы указали все настройки для какой-то позиции табуляции в окне Табуляция, вы должны нажать кнопку Установить, потом перейти к другой позиции, а когда настроите все, что хотите, на забудьте щелкнуть на кнопке ОК.

Пример второй (рис. 1.32).

Рис. 1.32. Табуляция с выравниванием по разделителю

Использовать табуляцию с выравниванием по разделителю очень удобно при работе с числами. Выравнивание по разделителю – это выравнивание по запятой. Запятая в нашем примере стоит на отметке 6 см.

Пример третий (рис. 1.33).

Рис. 1.33. Табуляция с чертой

Табуляция с чертой проводит вертикальную черту на заданной отметке.

В данном случае я набрала 1 отдел, нажала клавишу Tab, набрала 3 марта. Вертикальная черта и заполнители появились сами.

Любой маркер на линейке вы можете захватить мышкой и передвинуть. Но имейте в виду, что сдвинется он только для того абзаца, в котором стоит курсор. Если вы хотите изменить позицию табуляции для всего текста, выделите его весь.

Чтобы удалить маркер табуляции с линейки, захватите его мышкой и вытащите за пределы линейки.

У нас осталось еще несколько видов кнопки, которая находится слева от горизонтальной линейки. Рассмотрим их (напоминаю: чтобы кнопка меняла свой вид, щелкайте на ней).

• Отступ первой строки . Если у вас кнопка в этом режиме, то вы можете щелкнуть в любом месте линейки, и именно с этого места будет начинаться первая строка абзаца, в котором стоит курсор. Если вы хотите, чтобы в этом месте начиналась первая строка во всем тексте, выделите весь текст.

• Выступ . В этом режиме вы можете установить место, где будут начинаться все остальные строки абзаца (или всего текста, если вы его предварительно выделили).

Отступ первой строки и выступ, как вы уже знаете, можно задать в диалоговом окне Абзац. Просто выберите способ, который вам удобнее.

Границы и заливка

Вернемся к инструментам группы Абзац вкладки Главная.

Вы можете выделить абзац рамкой. Вид рамки можно настроить по желанию.

Посмотрите, какое меню открывает маленькая кнопка на ленте (рис. 1.34). По умолчанию на ней «висит» инструмент создания нижней границы . Чтобы им воспользоваться, достаточно щелкнуть кнопкой мыши на абзаце, к которому должна быть применена граница, и нажать эту кнопку.

Рис. 1.34. Границы абзаца

Не хотите нижнюю границу? Вы можете в этом меню выбрать вариант границы, который вас устроит.

Посмотрите, что вы можете сделать.

Нижняя, верхняя, правая, левая границы – абзац будет обозначен одной линией (снизу, сверху, справа или слева соответственно). Вы можете выбрать и разнообразные варианты внешних и внутренних границ.

Нет границы – это пункт для отмены границы.

Если вам больше всего нравится какая-нибудь граница, то выберите ее щелчком кнопкой мыши в списке. Именно она «повиснет» на кнопке группы Абзац. Потом, чтобы ее применить, вам не нужно будет разворачивать список, достаточно щелкнуть на кнопке.

Если в списке, показанном на рис. 1.34, вы выполните команду Границы и заливка, то увидите окно (рис. 1.35), в котором можно делать следующее:

• выбирать тип рамки, щелкнув на нужном значке слева в списке Тип (наиболее эффектны объемная рамка и рамка, отбрасывающая тень);

• задавать тип, цвет и ширину линии рамки;

• в области Образец включать и выключать границы; можете оставить только правую или только нижнюю границы;

• нажав кнопку Горизонтальная линия, выбирать тип линии, которую нужно вставить после заданной строки.

Рис. 1.35. С помощью этого окна можно задать рамку для текста

Обратите внимание, окно Границы и заливка имеет несколько вкладок. На рис. 1.35 показана вкладка Граница. Все, что мы можем в ней напридумывать, мы применим к выделенному абзацу или к кусочку текста. Если вы перейдете на вкладку Страница, то увидите, что там расположены аналогичные команды. Они отвечают за создание рамки, окаймляющей страницу. На вкладке Заливка из списков можно выбрать цвет заливки абзаца или другого фрагмента и фоновый узор (или интенсивность цвета заливки).

Чтобы быстро выбрать цвет заливки абзаца, щелкните на стрелке кнопки Заливка .

На рис. 1.36 я привожу вам в качестве примера три абзаца в рамках различных типов, залитых разными цветами. Любуйтесь и делайте у себя то же самое.

Рис. 1.36. Примеры абзацев в рамках разных типов

Только учтите, что на печати заливка не всегда выглядит красиво. А может случиться так, что текста на бумаге вообще не будет видно – будет отображаться один фон.

Списки

Когда в тексте нужно что-то перечислить, это принято делать с помощью списков. Пока читаете книгу, обратили внимание, сколько в ней есть списков? Я их создавала в Word с помощью специальных инструментов. Сейчас расскажу вам о них.

Остаемся в группе Абзац на вкладке Главная. Здесь есть три кнопки для создания различных списков.

Маркеры. Кнопка отвечает за создание маркированного списка. Строки будут помечаться «птичками» , квадратиками  или цветочками . Это зависит от выбранного вами образца.

Нумерация. С помощью этой кнопки вы можете создать нумерованный список.

Многоуровневый список. Кнопка отвечает за создание списка, состоящего из нескольких уровней. Это сложный список, где у каждого пункта есть подпункты.

Чтобы набрать список, нужно нажать кнопку списка, например, с нумерацией, и дальше набирать первый пункт. Когда вы нажмете Enter, то перейдете ко второму пункту, после следующего нажатия Enter – к третьему. То есть каждый пункт списка должен находиться в отдельном абзаце.

Можно сделать и по-другому. Набрать текст, разделяя пункты будущего списка с помощью клавиши Enter, а потом выделить весь текст и щелкнуть на кнопке нужного вам списка.

Если вы что-то перепутали и включили в список строку, которая в нем быть не должна, установите в нее курсор и снова нажмите кнопку создания списка.

Обратите внимание, каждая из кнопок, создающих список, имеет стрелку. Щелкнув на ней, вы развернете образцы списков, из которых можно выбрать наиболее подходящий к стилю оформления вашего документа (рис. 1.37).

Рис. 1.37. Образцы маркированных, нумерованных и многоуровневых списков

Если же вы просто щелкнете на кнопке списка, будет применен тот образец, который вы использовали последним.

А сейчас подробно объясню, как сделать многоуровневый список.

1. Нажмите кнопку Многоуровневый список  и выберите в появившемся списке подходящий вид списка, например с циферками. Это первый уровень списка. Нажмите Enter.

1.1. Нажмите кнопку Увеличить отступ , и абзац станет подпунктом первого пункта. Это второй уровень списка. Нажмите Enter.

1.2. Это второй подпункт первого пункта. Второй уровень. Нажмите Enter.

1.2.1. Нажмите кнопку Увеличить отступ , абзац станет подпунктом второго пункта. Это третий уровень. Нажмите Enter.

1.2.2. Это второй подпункт второго пункта. Третий уровень. Нажмите Enter.

1.3. Нажмите кнопку Уменьшить отступ , абзац станет вторым уровнем списка. Нажмите Enter.

2. Нажмите кнопку Уменьшить отступ , абзац станет первым уровнем списка.

Я думаю, принцип ясен. Кнопками Увеличить отступ  и Уменьшить отступ  вы перемещаетесь между уровнями списка.

И последнее. Если вам нужно в пункте списка начать фразу с новой строки, воспользуйтесь мягким вводом – Enter+Shift (рис. 1.38).

Рис. 1.38. Новая строка в списке

Стили

Внимание, умное определение! Стиль – это набор рассмотренных нами выше параметров форматирования, которые применяются единовременно к выделенному тексту.

А говоря человеческим языком, берем текст, выбираем для него шрифт, форматируем абзац, короче, делаем красиво и запоминаем все то, что мы сделали. Мало того, еще и даем этому всему название. Например, стиль Обычный – так обычно набираем текст. Стиль – подходит для крупных заголовков.

Стиль  – для заголовков поменьше

Зачем создают стили? Чтобы быстрее работалось.

Например, набрали вы заголовок текста. А потом вместо того, чтобы выбирать, как именно выделить этот заголовок (изменить размер шрифта, возможно, сделать его жирным), щелкаете на кнопке Заголовок 1 в группе Стиль.

Посмотрите на вкладке Главная на группу Стили. Вы увидите там образцы стилей, щелкните на кнопке Дополнительные параметры , список развернется во всей красе (рис. 1.39).

Рис. 1.39. Выбираем стиль для оформления текста

Если вы выделите кусок текста, а потом подведете мышку к любому стилю в списке, то Word покажет вам, как именно будет смотреться выделенный кусок в новом стиле. Но только покажет. До тех пор пока вы держите мышку на значке стиля. Уберете – все вернется на свои места.

Чтобы поменять стиль, щелкните на понравившемся вам стиле мышкой.

А если вы откроете панель Стили (нажмите для этого кнопку ), то увидите список стилей. Подведите мышку к любому из них, и получите полную информацию о данном стиле (рис. 1.40).

Рис. 1.40. Информация о стиле Заголовок 1

Все, что вы видите, вы можете изменить.

Щелкните на стрелочке рядом со стилем в списке на рис. 1.40 и выберите команду Изменить. Откроется окно Изменение стиля (рис. 1.41).

Рис. 1.41. Окно изменение стиля

Из того, что мы еще не рассматривали, в этом окне есть полезная строка – Стиль следующего абзаца. Как видите, для стиля Заголовок 1 стиль следующего абзаца Обычный. Значит, после того как вы набрали заголовок и нажали Enter, Word сам, автоматом перейдет на стиль Обычный для набора текста.

И последняя кнопка Изменить стили справа в группе Стили вкладки Главная на ленте. Вы можете сменить коллекцию стилей, а также изменить в них цвета и шрифты.

Но делать это совершенно не обязательно.

Редактирование

Давайте переведем взгляд на последнюю группу вкладки Главная Редактирование (рис. 1.42).

Рис. 1.42. Группа Редактирование вкладки Главная

Здесь «живут» кнопки, которые помогают быстро найти в тексте нужное слово и при необходимости заменить его.

Кнопку Найти дублирует сочетание клавиш Ctrl+F (Find – искать). Эта команда позволяет найти в тексте слово, которое вы напишете в поле Найти (рис. 1.43). Вводите нужное слово. Теперь найдите кнопку Больше и щелкните на ней. Видите, окно стало больше, а кнопка превратилась в Меньше. Как вы уже, наверное, догадались, таким образом можно изменять размер окна, открывая дополнительные функции.

Рис. 1.43. Это окошко помогает найти слово в тексте

Где будем искать? Это нужно указать в списке Направление. Относительно того места, где сейчас находится курсор в тексте, можно искать Везде, Вперед и Назад.

Можно учитывать (если установить флажок) или не учитывать регистр (то есть какими буквами написано слово – большими или маленькими).

Например, в «Сказке», которую мы набирали в начале главы, мы ищем Везде слово «компик», не учитывая регистр. Нажимаем Найти далее, Word находит наше слово и выделяет его.

Давайте запомним очередные сочетания клавиш. Если вы сейчас закроете окно Найти и заменить (закройте!) и нажмете Ctrl+Page Up или Ctrl+Page Down, то у вас на экране будет появляться следующее или предыдущее найденное слово «компик». Заметьте, что текстовый курсор появляется именно в выделенном слове. Если вы хотите его там оставить, то нажмите любую стрелочку, управляющую курсором, – выделение снимется. Но если вы нажмете любую другую клавишу, то выделенный кусочек удалится. То есть действуют те же правила, что и при работе с выделениями. Но если даже и удалится, то это нестрашно, мы можем все вернуть (нужно воспользоваться кнопкой Отменить на панели быстрого доступа).

При нажатии кнопки Заменить (ей же соответствует сочетание клавиш Ctrl+H) откроется практически то же самое окно (рис. 1.44). Только теперь мы можем не только найти слово «компик», но и заменить его на «персональный компьютер». Пробуем!

Рис. 1.44. Так можно найти и заменить слово

Находим первое слово, нажимаем Заменить, Найти далее и т. д., пока не надоест или пока компьютер не выдаст сообщение, что достигнут конец документа, и не спросит, нужно ли искать сначала.

Если хотите, то можно сделать обратную замену. Задаем искать Вверх (или Везде, если дошли до конца документа) и заменяем «персональный компьютер» на «компик». Мне лично «компик» больше нравится!

Кстати, можно заменить слово одним махом во всем документе. Для этого нужно нажать кнопочку Заменить все. Когда Word выполнит задачу, то отчитается перед вами о количестве сделанных замен.

Искать вы можете любую последовательность символов. Например, пробелы, или сочетание букв «па», или «тире».

И заменить вы можете, например, последовательность двух пробелов на один. Или «пробел, запятая» на «запятая».

Если щелкнуть на стрелочке справа от кнопки Найти и выбрать пункт Перейти, мы попадем в окно, которое позволяет быстро перескакивать по тексту в нужное вам место: к необходимой странице, разделу, строке и т. д. (рис. 1.45). Вводите номер нужной страницы, и сразу на нее попадаете. А можно задать, например, +4, и вы перейдете на четыре страницы вперед. Наверное, это очень нужная функция и кто-нибудь ей часто пользуется. Так что пусть будет, может, и нам когда-нибудь пригодится[6].

Рис. 1.45. Из этого окна можно перейти в другое место документа

А теперь у нас будет большое практическое занятие для закрепления пройденного. Представьте себе, что вы только что пришли, сели за компьютер, и тут вам дают задание правильно и грамотно набрать и оформить текст.

Что будем делать? Работать!

1. Включаем компьютер.

2. Открываем Word и создаем новый документ. Так как Word при открытии создает новый документ автоматически, то просто сохраним пустой пока документ. Для этого нажмите Кнопку «Office» и выберите пункт Сохранить.

3. Откроется знакомое окно (см. рис. 1.7), где вы сможете вписать имя файла (назовем его Как правильно ухаживать за компьютером) и выбрать папку для хранения – А это мои документы. Нажимаем кнопку Сохранить.

4. Теперь набираем текст.

Когда будем набирать текст, а потом форматировать, не забывайте про кнопку Отменить  и про то, что у нее есть список, то есть можно отменить много последних действий. Если вы сделали что-то не так, то часто это самый простой и быстрый способ исправить положение. Вы вернетесь в исходное состояние и сможете повторить попытку сделать то, что хотели.

Я буду по ходу дела комментировать. Итак, набираем:

Нажимаем Enter.

Это название нашего текста, его нужно расположить по центру страницы. Для этого выделяем его, а потом нажимаем кнопку  в группе Абзац на вкладке Главная.

Стрелочкой управления курсором – ↓ переходим на следующую строку и пишем дальше:

Нажимаем Enter.

Нажимаем Enter. Нажимаем Enter. В группе Абзац вкладки Главная нажимаем кнопку Нумерация . Продолжаем печатать.

Нажимаем Enter.

Нажимаем Enter.

Нажимаем Enter.

Нажимаем Enter и отключаем Нумерацию, еще раз щелкнув на кнопке .

Нажимаем Enter.

Нажимаем Enter и в группе Абзац вкладки Главная включаем Маркеры  (строки разделяем клавишей Enter).

Нажимаем Enter и отключаем Маркеры, еще раз щелкнув на кнопке .

Нажимаем Enter.

Выделяем эту строку и щелкаем на кнопке . Нажимаем Enter.

Нажимаем Enter.

Теперь давайте оформим наш текст. Предлагаю вариант на свой вкус, а вы как хотите: повторяйте за мной для тренировки или же изобретайте что-то свое.

1. Включите отображение линейки.

2. Установите курсор в любое место первого абзаца.

3. Щелкните на линейке на маркере отступа первой строки и сдвиньте его на 1,25 см вправо. Сделаем красную строку.

Еще мне не очень нравится большой интервал после абзаца. Давайте его уберем. Щелкаем на кнопке Междустрочный интервал  и выбираем команду Удалить интервал после абзаца.

Теперь расскажу вам про еще не известную вам кнопочку, с помощью которой можно быстро применить форматирование, которое мы выполнили для первого абзаца, к остальным абзацам.

1. Щелкаем кнопкой мышки на уже оформленном первом абзаце.

2. На вкладке Главная в первой группе Буфер обмена нажимаем «кисточку» .

3. Щелкаем на следующем неоформленном абзаце. Он будет оформлен, а «кисточка» сбросится.

Чтобы оформить остальные абзацы, поступаем таким образом.

1. Дважды щелкаем на кнопке .

2. Оформляем столько абзацев, сколько хотим. Пройдитесь по всем абзацам до конца текста. Только не трогайте списки, фразу «Берегитесь вирусов!» и самое последнее предложение.

3. Чтобы избавиться от «кисточки», нажимаем клавишу Esc.

Оформляем списки.

Не очень красиво выглядит то, что перед списком нет интервала. Сделаем его.

Нажимаем кнопку Междустрочный интервал  (курсор при этом стоит в первой строке списка) и выбираем пункт Добавить интервал перед абзацем.

Неплохо было бы немного увеличить расстояние между пунктами списка. Выделите все строки, опять нажмите кнопку Междустрочный интервал и щелкните на циферке 1,5.

Номера строчек списка выступают влево по сравнению с началом остальных абзацев. Давайте это дело немного подвинем. Устанавливаем курсор в первый пункт списка и нажимаем кнопочку Увеличить отступ . Вот теперь все красиво.

А сейчас проделайте все то же самое для второго, маркированного списка. Только не «кисточкой», а вручную, иначе маркированный список превратится в нумерованный.

У нас остались нетронутыми предложения «Берегитесь вирусов!» и «Желаю удачи вам и вашему будущему питомцу!» Давайте разбираться с ними. Выровняйте их по центру с помощью кнопочки .

Теперь вернитесь к «вирусам», щелкните на кнопке Междустрочные интервалы и выберите пункт Другие варианты междустрочных интервалов. В уже знакомом окошке Абзац (см. рис. 1.24) в области Интервал выставьте значения Перед и После по 18 пт. Для последнего предложения выставите таким же образом интервал Перед в 18 пт (только курсор предварительно не забудьте в него поставить), интервал После не трогайте.

Нужно как-то выделить наше пожелание удачи. Давайте выберем для него другой шрифт и размер. Выделяем все предложение целиком протаскиванием мышки, в списке шрифтов (группа Абзац) выбираем Arial Black и в соседнем списке изменяем размер (я сделала 16). Для пущего куража можно еще и цветом выделить надпись, например красненьким (кнопочка  в группе Абзац).

Смотрите, наше название совсем потерялось на фоне этой надписи. Давайте его тоже увеличим, но сделаем это с помощью группы Стили.

1. Выделяем название.

2. Разворачиваем коллекцию стилей, щелкнув на кнопке  в группе Стили.

3. Выбираем понравившийся стиль. Я выбрала стиль Название.

4. Выравниваем его по центру. Можно немного уменьшить размер шрифта (например, до 18).

Все! Вот что у вас должно получиться (рис. 1.46).

Рис. 1.46. Красиво и правильно оформленный текст

Вот так верстается текст. Теперь вы можете изменять что хотите, добавлять всякие пункты и подпункты, изменять размер страницы и т. д. С этим текстом ничего не случится!

Теперь я хочу показать, почему нельзя оставлять пустые строки, а также ставить пробелы и табуляцию Я вас уже предупреждала о том, чтобы вы сразу учились печатать правильно. Давайте рассмотрим последствия самодеятельности на конкретном примере.

Включите отображение непечатаемых знаков кнопкой  в группе Абзац.

Давайте наберем:

то есть пробелами выровняем название по центру страницы. Теперь изменим размер шрифта – с 11 на 18:

Вот что получилось. Название стоит уже далеко не по центру.

А если сделать правильно – выровнять слово по центру кнопкой , то никакие изменения тексту не будут страшны. Например, наберем слово и поместим его по центру этой кнопкой:

Если теперь изменить размер шрифта, то наше название все равно будет стоять точно по центру страницы:

Посмотрите на наш текст, красиво получилось! Никаких лишних пробелов, никаких лишних Enter. Вот просто хоть бери и в печать отдавай тиражом не менее 10 000 экземпляров.

Правда, кнопка Отобразить все знаки  очень удобна? Когда вам кажется, что документ уже готов, включите ее – наверняка найдется что-нибудь лишнее (например, какой-нибудь пробел). Но набирать текст в таком режиме вам может показаться утомительным. Так что если эти лишние символы мешают, включайте ее, когда все уже набрано.

Вставка

Приступим к рассмотрению вкладки Вставка (рис. 1.47).

Рис. 1.47. Вкладка Вставка

Как вы все уже догадались, инструменты этой вкладки позволяют вставить что-нибудь в текст документа.

Страницы

Титульный лист

В Word имеется коллекция красиво оформленных заготовок титульных листов. При желании вы можете использовать одну их них в своем документе.

На вкладке Вставка в группе Страницы нажмите кнопку Титульная страница в открывшемся списке (рис. 1.48) выберите понравившуюся заготовку для вставки в документ. Потом нужно будет просто ввести в ее поля свои данные.

Рис. 1.48. Выбор заготовки титульной страницы

Пустая страница

В том месте, где у вас стоит курсор в тексте, появляется пустая страница. Мало ли зачем она вам понадобилась, может, будете рисунки от руки туда врисовывать.

Разрыв страницы

Позволяет разорвать текст для того, чтобы начать новую страницу. Например, можно начинать каждый новый раздел с новой страницы. Удобно!

Всегда начинайте новую страницу так, а не какими-нибудь там вводами.

Когда вы примените эту функцию, у вас на экране появится надпись:

…………………… Разрыв страницы………………………

Разрыв появляется в том месте, где у вас находился текстовый курсор.

Чтобы убрать разрыв, поставьте перед ним (перед началом точек) курсор и нажмите клавишу Delete.

Таблицы

Про таблицы придется писать длинно, так что запасайтесь терпением.

Вставляем заготовку таблицы

Чтобы добавить в свой документ таблицу, сделайте следующее.

1. Установите курсор в начало новой строки нажатием клавиши Enter.

2. На ленте перейдите на вкладку Вставка.

3. В группе Таблицы щелкните на кнопке Таблица. Вы увидите много одинаковых клеток. С их помощью можно задать размер таблицы. При движении мышки клетки будут выделяться оранжевым цветом. Охватите нужно количество клеток в зависимости от того, сколько строк и столбцов должна содержать таблица (рис. 1.49), и щелкните для ее вставки в документ. На рисунке в документ вставится таблица 8 × 7, в ней 8 строк и 7 столбцов.

4. С помощью клеточек можно создать таблицу размером не более 10 строк и 8 столбцов. Если вам нужна таблица с большим количеством ячеек, выполните команду Вставить таблицу меню кнопки Таблица, в открывшемся окошке (рис. 1.50) в полях Число столбцов и Число строк наберите нужные вам цифры и нажмите кнопку ОК.

Обратите внимание, после добавления таблицы на ленте появились две новые вкладки – Конструктор и Макет, которые содержат уйму всего для работы с таблицами. Внимание! Вкладки видны только тогда, когда курсор установлен в любой из ячеек таблицы. До этих вкладок мы еще доберемся, а пока давайте набирать что-нибудь в ячейках таблицы.

Рис. 1.49. Вставляем в документ таблицу

Рис. 1.50. Задаем размер таблицы в специальном окошке

Заполняем таблицу данными

Если вы включите отображение непечатаемых символов, щелкнув на кнопке  в группе Абзац вкладки Главная, то увидите, что в каждой ячейке таблицы есть внутренний маркер конца абзаца (рис. 1.51). Это значит, что каждую ячейку можно рассматривать как отдельный абзац и применять к нему известные вам приемы форматирования (задавать шрифт, размер, выравнивание и отступы).

Рис. 1.51. Кружочек в каждой ячейке – это маркер абзаца

Щелкните мышкой в нужной ячейке и начните набирать текст. Если длина текста превысит длину ячейки, высота ячейки увеличится, и часть текста будет автоматически перенесена новую строку. Высоту и ширину строк и столбцов можно регулировать вручную, чтобы уместить текст в ячейке в меньшее (или, наоборот, большее) число строк. Для изменения высоты или ширины столбца или строки подведите мышку к соответствующей границе и, когда она примет вид вертикальной черты с двумя стрелками, щелкните и протащите границу в нужном направлении (рис. 1.52).

Рис. 1.52. Изменение ширины столбца

Если у вас включены линейки, то вы увидите, что на горизонтальной и вертикальной линейке напротив границ строк и столбцов есть маркеры. Можно изменять размеры строк и столбцов, перетаскивая эти маркеры.

Курсор перескакивает из ячейки в ячейку с помощью клавиши Tab. Если в таблице много чего написано, то удобнее перемещать курсор мышкой. Щелкните мышкой на нужной вам ячейке – курсор перейдет туда. А можно еще использовать клавиши ↑, – ↓, ←, →.

С набранным в ячейке текстом можно проделывать все то же самое, что и с обычным абзацем текста, – форматировать его с помощью инструментов групп Шрифт и Абзац вкладки Главная или применять к нему стили из коллекции Word, которая находится в группе Стили вкладки Главная. Предварительно не забудьте выделить текст в нужной ячейке.

Как выделить строку, столбец и ячейки

Если нужно что-то проделать с текстом одновременно в нескольких ячейках, их удобно выделить, используя следующие приемы.

• Чтобы выделить столбец, подведите указатель мыши к верхней границе и, когда он примет вид маленькой черной стрелочки, направленной вниз, щелкните кнопкой мышки.

• Для выделения строки переместите мышку в левую часть документа и когда указатель мыши примет вид стрелки, наклоненной вправо, щелкните возле нужной строки.

• Чтобы выделить отдельную ячейку, щелкните в ней трижды или подведите указатель к левой границе и, когда он примет вид маленькой черной стрелочки, наклоненной вправо, щелкните (рис. 1.53).

Рис. 1.53. Выделяем строки и столбцы

• Для выделения ячеек, находящихся в разных частях таблицы, последовательно выделяйте каждую ячейку, удерживая нажатой клавишу Ctrl.

• Чтобы выделить группу соседних ячеек, щелкните на одной из крайних и протащите мышь в направлении остальных ячеек.

• Чтобы выделить таблицу целиком, щелкните на значке  который появляется в верхнем левом углу таблицы, когда вы подводите туда указатель мыши.

• Для выделения всего перечисленного вы также можете воспользоваться командами меню, которое открывается при нажатии кнопки Выделить в группе Таблица на вкладке Макет.

Снять выделение ячеек можно щелчком кнопкой мышки в любом месте таблицы.

Имейте в виду, если вы протаскиваете границы строки или столбца, в которых выделена ячейка, то произойдет изменение только ее размеров, и вся таблица искривится. Поэтому следите за тем, чтобы отдельные ячейки не были выделены, когда вы двигаете границы.

Добавляем и удаляем, объединяем и разбиваем…

Давайте уже переберемся на вкладку Макет, которая появляется, когда вы щелкаете внутри таблицы, и посмотрим, что там есть интересного (рис. 1.54).

Рис. 1.54. Вкладка Макет при работе с таблицами

Часто бывает, что к таблице нужно добавить новые строки и столбцы или же, наоборот, удалить их. Это можно сделать с помощью кнопок группы Строки и столбцы.

Для вставки новой строки или столбца выделите ряд, выше или ниже (левее или правее) которого нужно добавить новый ряд, и щелкните на нужной кнопке в группе Строки и столбцы (их название начинается со слова Вставить).

Для удаления строки или столбца выделите его, нажмите кнопку Удалить в группе Строки и столбцы и в открывшемся меню выполните нужную команду.

Нужно разбить одну ячейку на две или объединить две ячейки в одну? Пожалуйста, установите курсор в разделяемую ячейку или выделите две объединяемые ячейки и нажмите кнопку Разбить ячейки или Объединить ячейки, которые находятся в группе Объединить.

Ошиблись? Ничего страшного, отменяйте то, что напортачили, нажатием Ctrl+Z и делайте снова.

Чтобы выровнять текст в ячейках, выделите ячейки и воспользуйтесь одной из девяти маленьких кнопочек выравнивания слева в группе Выравнивание.

Текст в ячейках можно располагать не только по горизонтали, но и по вертикали, ориентируя его двумя способами: вверх и вниз. Если хотите изменить направление текста в ячейках, выделите их и последовательно нажимайте кнопку Направление текста в группе Выравнивание, чтобы выбрать подходящую ориентацию.

Перебираемся на вкладку Конструктор (рис. 1.55). Здесь мы сможем оформить стиль таблицы. А еще здесь находятся две полезные кнопки, отвечающие за рисование и удаление границ в таблице.

Рис. 1.55. Вкладка Конструктор

Рисуем таблицу ручками

Иногда нужно нарисовать какую-то сложную таблицу, и, поверьте мне, гораздо проще сделать это с помощью инструмента рисования таблицы, чем мучиться с объединением и разбивкой ячеек в обычной таблице. Кстати, используя этот инструмент, вы можете дорисовывать границы и в уже готовой таблице.

Нажимаем кнопку Нарисовать таблицу в группе Нарисовать границы вкладки

Конструктор. Она станет оранжевой, а указатель мышки примет вид карандашика. Щелкаем в том месте страницы, где должен находиться верхний левый угол таблицы, и протягиваем мышь вправо вниз, чтобы нарисовать внешнюю границу. Отпускаем кнопку мыши. Внешняя рамка таблицы готова.

Внутренние границы таблицы тоже рисуются протаскиванием мыши. Щелкаем на одной из границ и протягиваем пунктирную линию к противоположной стороне (рис. 1.56). Чтобы отключить инструмент рисования таблицы, нажмите его кнопку еще раз.

Рис. 1.56. Рисуем таблицу

Обратите внимание, в группе Нарисовать границы слева от кнопки Нарисовать таблицу находятся два раскрывающихся списка, в которых можно задать тип и толщину линии для рисования таблицы. Щелкнув на кнопке Цвет пера, вы можете выбрать на палитре цвет линий будущей таблицы.

Ластиком можно затереть ненужные границы, объединив тем самым соседние ячейки. Если вы пройдетесь Ластиком по внешней границе, она станет скрытой: на ее месте появится пунктирная линия.

Нажмите кнопку Ластик в группе Нарисовать границы вкладки Конструктор, она активизируется и станет оранжевой. Указатель мышки примет вид ластика. Нацельтесь им на стираемую линию и протащите по ней так, чтобы линия была выделена. Отпустите кнопку мышки, чтобы удалить границу. Для выключения Ластика нажмите его кнопку вновь.

Таблицу нарисовали, давайте теперь оформим ее – как-нибудь изменим границы, зальем ячейки цветом. Посмотрите, в группе Стили таблиц вкладки Конструктор есть инструменты, с помощью которых мы сможем это сделать.

Наводим в таблице красоту

Если вы хотите, чтобы в каких-то строках, столбцах или ячейках границы были не видны (или же, наоборот, видны, если они отключены), выделите эти строки (или столбцы, или ячейки), щелкните на стрелке кнопки Границы и выполните команду, которая отвечает за отображение нужных вам линий.

Если кнопка окрашена в оранжевый цвет, щелкните на ней, чтобы скрыть ненужные линии. Иногда границы исчезают или появляются сами уже при выполнении команды. На месте скрытых границ появится пунктирная линия. Пробуйте, смотрите, как красивее выходит.

Чтобы залить ячейки цветом, выделите их, щелкните на стрелке кнопки Заливка в группе Стили таблиц и на палитре выберите понравившийся оттенок.

Таблицы, как и абзацы, можно форматировать не только ручками, но и с помощью готовых стилей. Стиль таблицы задает следующее:

• цвет заливки ячеек;

• цвет и толщину границ таблицы;

• скрытие определенных линий;

• определенные параметры шрифта текста в ячейках.

Чтобы применить к таблице стиль, щелкните мышкой на любой из ее ячеек, нажмите кнопку Дополнительные параметры  в группе Стили таблиц и в открывшейся коллекции выберите понравившийся стиль (рис. 1.57).

Рис. 1.57. Выбираем для таблицы готовый стиль

Обратите внимание на первую группу Параметры стилей таблицы вкладки Конструктор. Здесь можно выбрать внешний вид вашей таблицы: выделить другим цветом строки заголовка, первого столбца, строки или столбца итогов, а также выбрать отображение цветного чередования строк.

Вот так выглядит одна из диет, которую я скачала из Интернета (рис. 1.58). Как вам? По-моему, диета – полная чушь, а вот табличка получилась красивая.

Рис. 1.58. Таблица с диетой оформлена стилем из коллекции Word с помощью всего одного щелчка

Можете составить и себе что-нибудь подобное. А потом с чистой совестью отправиться на заслуженный отдых. Про рисование таблиц в Word вы знаете все! (Ну, или почти все.)

Иллюстрации

Вернемся к вкладке Вставка ленты. Мы ее рассматриваем, если вы еще не забыли, увлекшись вставкой таблиц.

Word не только позволяет вам набрать текст, он еще и поможет вам этот текст проиллюстрировать. Чего изволите? Тут есть все: любые рисунки, схемы, диаграммы…

Рисунки

На вкладке Вставка в группе Иллюстрации есть большая кнопки Рисунок. Как вы уже, наверное, догадались, она помогает вставлять в текст картинки. Можно вставить, например, какую-нибудь фотографию. Установите курсор в то место, где должно разместиться изображение, и нажмите кнопку Рисунок.

В знакомом окне (очень похожем на Открытие документа) перемещаетесь по папочкам, находите нужный рисунок, выделяете его (рис. 1.59) и нажимаете кнопку Вставить. Красота!

Рис. 1.59. В этом окне выбираем нужный рисунок

Смотрите-ка, вместе с рисунком вверху появилась новая вкладка Формат. С помощью ее инструментов можно настроить эффекты оформления рисунка, а также его положение в тексте. Но этим вы при желании займетесь на досуге самостоятельно. Даю вам такое факультативное задание.

Клипы

Нажав кнопку Клип в группе Иллюстрации на вкладке Вставка, вы откроете панель клипов, на которой можно выбрать красивый рисунок для вставки в текст (рис. 1.60). Если картинки не отображаются, нажмите кнопку Начать и откажитесь от поиска клипов на узле Microsoft.

Рис. 1.60. Коллекция красивых картинок в Word

Чтобы вставить понравившуюся картинку, просто щелкните на ней. И она появится в том месте документа, где установлен курсор.

Для закрытия панели с клипами щелкните на крестике в ее правом верхнем углу.

Фигуры

В текст можно вставлять не только готовые изображения, но и что-нибудь нарисованное самостоятельно. Внутри нашего текстового редактора Word есть большое количество фигур (линий, простейших геометрических фигур, фигурных стрелок), с помощью которых можно акцентировать внимание на важных моментах и сделать текст более привлекательным. Чтобы открыть коллекцию фигур, нажмите кнопку Фигуры в группе Иллюстрации вкладки Вставка. Выберите понравившийся элемент. Для вставки фигуры в документ щелкните кнопкой мышки в нужном месте страницы и, удерживая нажатой левую кнопку, протяните мышь вправо вниз для создания фигуры нужного размера.

После того как вы вставите в документ фигуру, появится новая вкладка – Формат (рис. 1.61).

Рис. 1.61. Вкладка Формат при работе с фигурами

С помощью этой вкладки вы можете оформить фигуру: выбрать стиль, придать ей объем и задать эффекты тени. Можете указать точный размер и упорядочить фигуры. Упорядочить – значит связать между собой несколько фигур в документе. Что-то вывести на задний, а что-то на передний план, связать фигуры в единое целое, чтобы проще было с ними работать.

Кроме обычных фигур, в списке есть также фигуры, в которых можно писать текст. Например, объект Надпись  или фигуры из раздела Выноски. После вставки в документ таких фигур появляется вкладка Формат (рис. 1.62).

Рис. 1.62. Вкладка Формат при работе с надписями

Она очень похожа на вкладку Формат при работе с фигурами, добавилась только первая группа – Текст. Вы можете задать направление этого текста, создать связь, то есть сделать так, чтоб текст перетекал из одной надписи-фигуры в другую, а потом разорвать эту связь, если она вам больше не понадобится.

На рис. 1.63 две фигуры: солнышко с эффектом тени и объема и выноска-надпись в виде облачка. Текст в облачке – курсив 20 пт, солнышко спрятано на задний план.

Рис. 1.63. Фигуры, помещенные в текст

Удалить фигуру можно, выделив ее (вокруг фигуры появится рамка, как вокруг облачка на рисунке) и нажав Delete.

За маркеры в этой рамке можно таскать, чтобы изменять размер фигур. Перетаскивая зеленый маркер в верхней части фигуры, вы сможете повернуть ее на определенный угол. Перетаскивая желтый маркер, можно изменить некоторые пропорции фигуры.

В группе Упорядочить вкладки Формат можно задать обтекание текстом с помощью одноименного списка. Тогда фигура будет вписана в основной текст (рис. 1.64).

Рис. 1.64. Фигура с надписью, помещенная в текст

Схемы SmartArt

Если вам вдруг понадобится представить в виде графической схемы список, какую-либо последовательность действий, иерархию объектов, процесс или показать связь между элементами, воспользуйтесь коллекцией SmartArt. Идем на вкладке Вставка в группу Иллюстрации, нажимаем кнопку SmartArt. Видим вот такую красоту (рис. 1.65).

Рис. 1.65. Коллекция заготовок графических схем

Такие графические схемы вы можете поместить в свой документ легким движением руки. Достаточно выбрать в списке вид схемы, а потом нажать ОК.

В каждую отдельную фигуру схемы вы можете вписать текст, при этом размеры фигуры автоматически изменятся так, чтобы ваш текст в нее влез. Вы можете удалить лишние фигуры из схемы (выделить и нажать Delete). Можете добавить фигуры в схему, если вам их не хватает. Для этого выделите фигуру, рядом с которой вы хотите добавить еще одну, и нажмите кнопку Добавить фигуру в группе Создать рисунок на появившейся вкладке Конструктор.

С помощью вкладок Конструктор и Формат вы сможете полностью изменить вид фигур и надписей. Подробнее я описала коллекцию SmartArt в главе про PowerPoint (см. гл. 3). Там она гораздо чаще используется.

В качестве примера дарю вам рис. 1.66. Вот как я схематично изобразила устройство компьютера.

Рис. 1.66. Устройство компьютера, изображенное с помощью схемы SmartArt

Диаграммы

Диаграммы существуют для того, чтобы наглядно показать числовые данные или зависимость одной величины от другой. После того как вы выберете, какую диаграмму вам вставить в документ, сразу откроется файл в программе Excel.

Программу Excel мы подробно рассмотрим в гл. 2, а потом уже, вооруженные до зубов знаниями, в гл. 3, изучая PowerPoint, опишем и диаграммы.

Связи

В этой группе вы сможете расставить по вашему тексту метки, на которые потом можно ссылаться.

Гиперссылка

Были ли вы когда-нибудь в Интернете? Если да, то вы знаете, что такое гиперссылка, вам не нужно это объяснять.

Для остальных попробую растолковать на примере.

Представьте себе длинный тест в документе Word, куча вопросов. Вы отвечаете на них и суммируете свои баллы.

А в конце теста написано так.

• Если сумма баллов у вас от 0 до 10, то читайте этот текст.

• Если сумма баллов у вас от 11 до 20, то вы должны пройти дополнительный тест.

• Если сумма баллов у вас от 21 до 30, то запишитесь на консультацию к психологу.

Если вы подведете указатель мыши к подчеркнутым словам, то увидите надпись (рис. 1.67).

Рис. 1.67. Гиперссылка в документе

Если вы последуете совету и нажмете Ctrl, то перейдете по ссылке, и курсор окажется в другом месте текста, в дополнительном тесте или возле номера телефона психолога, которые находятся в этом же документе, в котором вы проходили тест, только в другом месте.

То есть гиперссылка в документе Word – это такая штука, которая позволяет вам быстренько перейти от одного места в документе к другому.

Гиперссылки можно создавать на начало документа, заголовки (кстати, заголовки должны быть предварительно размечены стилями, чтобы Word понял, что это заголовки!) или закладки. Закладки тоже должны быть предварительно размечены. Как это сделать, мы рассмотрим дальше, а сейчас опишем, как создать гиперссылку в документе Word.

1. Выделите ту часть текста, которая должна быть гиперссылкой (Например, «читайте этот текст»).

2. Щелкните на строке Гиперссылка в группе Связи вкладки Вставка.

3. В окне Вставка гиперссылки (рис. 1.68) щелкните в списке Связать с на надписи местом в документе.

Рис. 1.68. Окно Вставка гиперссылки

4. В списке Выберите место в документе щелкните на строке, обозначающей место, с которым нужно связать выделенный текст.

5. Нажмите ОК.

Так вы создадите ссылку на определенное место открытого документа. Щелкните на ней с нажатой клавишей Ctrl – перепрыгнете туда, куда ведет гиперссылка.

Кстати, если вы внимательно посмотрите на рис. 1.68, то увидите, что можно сделать ссылку на другой файл, на новый документ и даже на электронную почту или веб-страницу. Но в последних случаях компьютер должен быть подключен к Интернету.

Закладка

Закладка – это помеченный кусок текста, который легко найти по названию закладки.

Как создать закладку?

1. Выделяете нужный кусок текста.

2. Щелкаете на строке Закладка в группе Связи вкладки Вставка.

3. В окне Закладка вводите имя закладки (рис. 1.69). Только учтите, что начинаться оно должно обязательно с буквы, может содержать цифры, но в нем не может быть пробелов. Например: Bonpoc1 или Вопрос_1.

Рис. 1.69. Окно Закладка

4. С помощью переключателя Порядок выбираете, как ваши закладки будут располагаться: в алфавитном порядке или по порядку следования в документе.

5. Нажимаете кнопку Добавить.

Чтобы перейти к необходимой закладке, нужно открыть окно Закладки, выбрать одну из них и щелкнуть на кнопке Перейти.

Удалить закладку можно с помощью кнопки Удалить в окне Закладка.

Вот так выглядит закладка в тексте (рис. 1.70).

Рис. 1.70. Закладка в тексте

Если закладка не отображается, то есть скобки не видны, щелкните на Кнопке «Office» , которая находится в левом верхнем углу окна программы. В появившемся меню нажмите кнопку Параметры Word и перейдите в раздел Дополнительно. Там в области Показывать содержимое документа поставьте «птичку» в графе Показывать закладки.

Кстати, в конце этой главы мы разберем меню Кнопки «Office» детально.

Перекресная ссылка

Эта команда дублируется на вкладке Ссылки. Там мы ее и рассмотрим подробнее.

Колонтитулы

Что такое колонтитулы? Это надписи, которые находятся вверху и/или внизу каждой страницы. Это может быть номер страницы, название текущей главы, книги, статьи или рукописи, имя автора и еще масса полезных вещей.

Посмотрите, на вкладке Вставка есть группа Колонтитулы. В ней находятся самые распространенные команды для создания колонтитулов.

Нажав кнопку Верхний колонтитул или Нижний колонтитул, вы сможете выбрать нужный вариант колонтитула, который будет расположен, соответственно, сверху или снизу. С помощью меню, которое появляется при щелчке на этой кнопке, вы также сможете отредактировать колонтитул или удалить его.

Кнопка Номер страницы позволяет вставить в документ (догадались? правильно!) номер страницы. Щелкните на этой кнопке и выберите то положение и оформление номера, которое вам больше всего понравилось (рис. 1.71).

Рис. 1.71. Выбираем формат номеров страниц

Ставить номер на титульной странице не принято. Чтобы отказаться от нумерации первой страницы, перейдите на появившуюся вкладку Конструктор и в группе Параметры установите «птичку» в строке Особый колонтитул для первой страницы. При этом номер исчезнет с первой страницы.

Как только вы вставите колонтитул в документ, сразу появится новая вкладка — Конструктор (рис. 1.72).

Рис. 1.72. Вкладка Конструктор для работы с колонтитулами

С помощью этой вкладки вы можете вставить в колонтитулы рисунки и клипы, текущую дату и время, определить положение колонтитулов на странице с точностью до миллиметра.

Чтобы выйти из режима редактирования колонтитулов, щелкните два раза за пределами колонтитула или нажмите кнопку Закрыть окно колонтитулов.

Для внесения изменений в колонтитулы нужно дважды щелкнуть кнопкой мыши на любом их участке.

Текст

В этой вкладке есть всякие полезные (или просто красивые) штуки, которые вы может вставить в текст.

Надпись

Когда мы рассматривали фигуры, то уже встречались с надписями. Это фигура, внутри которой есть текст.

Щелкните на кнопке Надпись. В появившемся списке выберите образец надписи, которую вы сможете вставить в документ.

Если вы выберете строку Нарисовать надпись, то сможете растянуть за маркеры прямоугольник до нужных вам размеров.

Все подробности работы с надписями вы с вами уже изучили, рассматривая фигуры.

Экспресс-блоки

Допустим, у вас в тексте часто повторяются какое-то слово, фраза или даже целый абзац. Ну не будете же вы их постоянно заново набирать! И копировать каждый раз неудобно. Вот в таком случае и нужны экспресс-блоки. Вы можете создать несколько экспресс-блоков, поместив в них часто повторяющиеся слова и фразы, и при необходимости просто вставлять их в документ.

Для создания экспресс-блока выполните следующие действия.

1. Выделите текст, который планируете использовать для вставки.

2. В группе Текст на вкладке Вставка нажмите кнопку Экспресс-блоки и выполните команду Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков.

3. В открывшемся окне подтвердите создание экспресс-блока, нажав ОК. По умолчанию название блока начинается с первых двух слов записываемой в него фразы, однако во избежание путаницы вы можете задать в поле Имя новое имя для экспресс-блока.

Когда возникнет необходимость вставить в документ текст, находящийся в экспресс-блоке, щелкните на кнопке Экспресс-блоки и в списке созданных блоков выберите щелчком нужный эскиз (рис. 1.73). При этом текст будет автоматически вставлен в документ в то место, где находится курсор.

Рис. 1.73. Вставка текста из экспресс-блока

Если вы больше не нуждаетесь в каком-либо экспресс-блоке с текстом, имеет смысл удалить его, чтобы не загромождать список блоков. Для этого нажмите кнопку Экспресс-блоки, щелкните правой кнопкой мышки на эскизе текстового фрагмента, выполните команду Упорядочить и удалить и в открывшемся окне нажмите кнопку Удалить.

Надписи WordArt

Покажу-ка я вам еще одну красоту.

Нажмите кнопку WordArt, откроется вот такое меню с эскизами красивеньких надписей (рис. 1.74).

Рис. 1.74. Коллекция WordArt

В этом меню можно выбрать стиль, которым будет оформлен выделенный текст. После щелчка на понравившемся стиле откроется окошко Изменение текста WordArt.

Задайте в нем желаемый шрифт, размер букв и начертание, и ваш текст преобразится (рис. 1.75).

Рис. 1.75. Текст, созданный с помощью коллекции WordArt

Таким образом, WordArt – это коллекция художественных стилей, которыми можно оформлять текст, набранный в программе Word. Пользуйтесь этими стилями, если хотите, чтобы ваш текст выглядел особенно красиво.

Буквица

Откройте любую детскую книгу, и вы обязательно найдете там буквицу. Это такая большая буква в начале абзаца. Буквица всегда привлекает внимание малышей (да и родители не отстают!), ведь она такая красочная и необычная. Рассматривая буквицы, легче изучать алфавит (обычно это делают дети, но всякое бывает).

Хотите создать нечто подобное в своем документе? Тогда срочно устанавливайте курсор в нужном абзаце (обычно первом) и щелкайте на кнопочке Буквица. В открывшемся меню выберите, где будет стоять буквица – В тексте или На поле. Мне больше нравится вариант В тексте. Тогда буквицу красиво обтекает текст справа и снизу, прямо как в сказке (рис. 1.76)!

Рис. 1.76. Красавица-буквица в сказке

Строка подписи

Кнопка Строка подписи  позволяет вставить в документ на каждую страницу строку-подпись с указанием фамилии того, кто должен расписаться. Это хорошо знакомо тем, кто хоть раз подписывал договор, расписываясь на каждой странице.

Дата и время

Кнопка Дата и время  вставляет в текст текущие дату и время в выбранном формате.

Объект

Кнопка Объект  позволяет вставить в документ совершенно посторонний для него объект, например таблицу Excel. Причем вы сможете редактировать эту таблицу, используя Excel.

Символы

Символ

С помощью кнопки Символ вы можете вставить в текст всякие символы, которых нет на клавиатуре. Список некоторых особо популярных символов открывается сразу при щелчке на этой кнопке. Среди них значки евро, фунта стерлингов, некоторые греческие буквы и т. д. Просто щелкните на нужном, и он вставится в документ в то место, где установлен курсор.

Чтобы получить доступ к огромному количеству других символов, среди которых обязательно будет нужный вам значок, щелкните на кнопке Символ и выберите пункт Другие символы. Откроется окошко, в котором вы сможете выбрать для своего документа самые необычные загогулинки (рис. 1.77).

Рис. 1.77. Окно вставки символа

Видите, в поле Шрифт есть стрелочка, значит, там спрятался список. Вы можете выбрать любой из значков любого шрифта и вставить его в ваш текст. Чего там только нет! Любая «зюка» и даже «закозюка»!

Чтобы вставить символ в текст, нужно выделить его и нажать кнопку Вставить. Символ появится в том месте, где на экране мерцает курсор.

– вот чего я навставляла! По-моему, очень красиво.

Удобно, что окно Символ не нужно закрывать, вы можете вставлять сколько угодно символов, просто переходя с помощью мышки из окна символов в окно документа. В том месте, где вы щелкнете мышкой на окне документа, появится курсор.

Формулы

Честно говоря, я в некотором замешательстве, потому что формулы нужны в основном тем, кто пишет (распечатывает) работы по математике (физике, химии), а они в большинстве своем компьютером уже владеют, и самоучители для начинающих им не нужны.

Уж если человек разобрался во всех этих логарифмах и прочих интегралах, освоить Word для него – раз плюнуть!

Итак, как только вы выберете команду Формула, у вас на экране появится Место для формулы, а на ленте – новая вкладка Конструктор (рис. 1.78).

Рис. 1.78. Место для формулы и вкладка Конструктор для работы с формулами

В группе Сервис вкладки Конструктор вы сможете выбрать готовую формулу из списка и внешний вид для нее: профессиональный, линейный или обычный текст.

В группе Символы находятся самые часто встречающиеся математические символы.

В группе Структуры расположены отдельные блоки для формул. Из них, как из конструктора, вы сможете скомпоновать любую формулу.

Если вы набрали формулу, которой будете часто пользоваться, то можете сохранить ее в списке формул. Для этого выделите формулу, в группе Сервис щелкните на кнопке Формула и выберите команду Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию формул.

Я уверена, разберетесь!

Разметка страницы

Переходим к вкладке Разметка страницы.

Темы

Когда мы с вами рисовали фигуры, выбирали для текста стиль, в коллекциях заливок для фигур и стилей текста нам предлагался совершенно определенный набор цветов, шрифтов и эффектов. И я не исключаю, что кто-то из вас возмутился тому, как мало, скажем, цветов предлагают на выбор. На самом деле всего этого счастья (цветов, шрифтов и эффектов) в Word невероятно много, просто каждый набор определяется темой документа. Хотите другой набор – меняйте тему. А сделать это можно как раз в группе Темы на вкладке Разметка страницы, щелкнув на большой кнопке Темы (рис. 1.79). Здесь в коллекции вы можете видеть список тем, с помощью которых вы зададите определенную цветовую гамму и шрифты.

Рис. 1.79. Выбираем тему оформления документа

Параметры страницы

Переходим ко второй группе вкладки Разметка страницы – Параметры страницы (рис. 1.80). Как вы понимаете, здесь можно задать размеры страницы. Обычно это делают, когда нужно распечатать свой документ. Смотрим, что тут есть полезного.

Рис. 1.80. Кнопки настройки параметров страницы

Поля. Эта кнопка открывает список возможный вариантов полей печатного листа. Поля – это белое место, которое остается на листе бумаги, после того как вы его запечатали. Маленькие поля – пустого места мало, большие – много. Стандартные поля для документа, который нужно подшить в папку, – 2,5 см справа, 1–1,5 см слева, 1,5 см сверху и снизу. Но вы можете выбрать и другие значения. Если ни одно из них вас не устроило, выберите команду Настраиваемые поля и в открывшемся окне введите нужное число.

Ориентация. С помощью этой кнопки можно выбрать способ ориентации текста на листе: по вертикали (Книжная) или горизонтали (Альбомная – как в детском альбоме для рисования).

Размер. Если вы хотите распечатать документ не на листе стандартного размера (формата А4), следует указать это Word, выбрав нужное значение из меню кнопки Размер.

Колонки. Текст на странице можно расположить в нескольких колонках. Поэкспериментируйте с этой возможностью с помощью кнопки Колонки. Смотрите-ка, как наша Сказка в двух колонках уместилась (рис. 1.81).

Рис. 1.81. Сказка удобно расположилась в колонках

Разрывы. Сейчас я повторюсь, но это, правда, важно. Если вам нужно, чтобы какой-либо раздел документа начинался с нового листа, нельзя настукивать клавишей Enter пустые строчки! Точно так же, как нельзя набивать пробелами название в середину листа. Если вы потом, например, измените размер шрифта, ваш текст будет выглядеть совсем не так, как вы задумывали. Если вам нужно начать новую страницу, сделайте так. Установите курсор в конец строки, после которой текст должен быть перенесен на новый лист, нажмите кнопку Разрывы и выполните команду Страница. Мы уже говорили о разрыве страницы, здесь эта функция дублируется.

Номера строк. Word может пронумеровать все строки документа. Нумерация может быть непрерывной, начинаться в разделах, быть отдельной для каждой страницы.

Расстановка переносов. При нажатии этой кнопки появляются команды (рис. 1.82). Видите, расстановку переносов можно отменить (команда Нет), задать автоматическую (Авто), то есть Word сам будет расставлять переносы в словах, или ручную (Ручная) расстановку переносов (в этом случае выбудете ставить их сами). Тут выбор за вами.

Рис. 1.82. Настраиваем расстановку переносов

Можете открыть параметры расстановки переносов. Так можно изменить ширину зоны переноса и максимальное количество последовательных переносов.

Я лично просто выбираю команду Авто и вообще забываю о существовании переносов.

Что еще можно сказать о группе Параметры страницы? Если вы щелкнете на кнопке Параметры страницы  в правом нижнем углу группы, то откроется одноименное окно. Там вы найдете почти все команды, о которых мы только что поговорили, плюс кучу нюансов, которые можно настроить.

Фон страницы

Следующая группа вкладки Разметка страницы – Фон страницы. С помощью ее инструментов, как вы понимаете, можно сделать страничке фон.

Подложка. При использовании подложки на страничке появится как будто водяной знак. Если вы выберете в списке команды не готовые образцы, а строку Настраиваемая подложка, то увидите окно (рис. 1.83).

Рис. 1.83. Настройка подложки

Здесь вы можете выбрать, как печатать документ: без подложки, с рисунком или текстом в качестве подложки.

Если вы установите переключатель в положение Рисунок или Текст, то сможете выбрать нужную картинку или ввести желаемый текст.

Чтобы удалить подложку, щелкните на кнопке Подложка в группе Разметка страницы и выберите команду Удалить подложку.

Цвет страницы. Ну, тут все очевидно: открывается уже знакомая вам гамма цветов. Только не печатайте синим по синему или фиолетовым по черному. Будет плохо видно.

Тем, в ком не погиб художник, можно порекомендовать влезть в списке Цвет страницы в Способы заливки (рис. 1.84).

Тут целых четыре вкладки:

• Градиентная – это неравномерная заливка: где-то густо, где-то пусто;

• Текстура – эффекты различных материалов;

• Узор – геометрический рисунок;

• Рисунок – любой. Вы его сможете выбрать и загрузить сами. Дерзайте!

Рис. 1.84. Способы заливки страницы

Границы страниц. Открывает окно Границы и заливка на вкладке Страница. Вы можете сделать вокруг страницы рамку, выбрать линии, заливку… Собственно, мы уже рассматривали это окно, но в применении к абзацам.

Абзац

В этой группе содержатся некоторые параметры абзаца. Ну, вот такой дубль инструментов группы Абзац вкладки Главная. Кому-то, может, удобнее их тут использовать. Кнопка  в правом нижнем углу группы открывает диалоговое окно Абзац.

Упорядочить

Команды этой группы мы уже тоже рассматривали, когда разговаривали про фигуры и надписи. Эти инструменты позволяют расположить объекты на странице, вписать в текст и сгруппировать.

Ссылки

На вкладке Ссылки собрано все, что касается расстановки по тексту различных ссылок и сносок.

Оглавление

Из списка вы можете выбрать один из вариантов автособираемого оглавления. Автособираемое оглавление – это оглавление, которое Word сделает сам, собирая по вашему тексту все заголовки трех уровней (заголовки при этом должны быть размечены стилями с названием Заголовок).

Добавить текст. Вы можете вставить в документ текст любого уровня. Собственно, вы и так можете его в любой момент туда добавить, но с помощью этой кнопки вы одним щелчком зададите уровень текста. Если поставить «птичку» Не включать в оглавление, то текст будет набран стилем, который в оглавление не попадает.

Обновить таблицу. Под таблицей тут имеется в виду оглавление. Его можно обновить. Например, сделали вы что-то в своем тексте такое, отчего у вас номера страниц поменялись. Нажмите кнопку Обновить таблицу, номера снова станут правильными.

Сноски

Что такое сноска, знают все. Это маленькая циферка, которая стоит рядом с непонятным словом[7]. А дальше читаем внизу страницы объяснения, примечания и все, на что хватило фантазии у автора.

Как набрать текст со сносками? Очень просто.

Чтобы сделать сноску, нужно установить курсор в то место в тексте, где должна быть циферка, и щелкнуть на кнопке Вставить сноску (рис. 1.85). Word сам перенесет вас вниз страницы, и вы сразу сможете набрать текст сноски.

Когда сноска сделана, чтобы ее прочитать, подведите мышку к циферке и чуть-чуть подождите – всплывет текст, который вы набирали внизу (рис. 1.86). Чтобы потом отредактировать текст сноски, нужно поставить текстовый курсор в текст сноски и действовать, как с обычным текстом.

Word автоматически нумерует сноски и сам располагает их внизу нужной страницы. Вы можете изменять текст сколько угодно – сноска будет всегда стоять в необходимом месте.

Сноску можно сделать обычную, внизу страницы, или концевую, в конце документа. Если вам нужна концевая сноска, то обращаться нужно к кнопке Вставить концевую сноску, которая также находится в группе Сноски.

Рис. 1.85. Кнопка вставки сноски

Рис. 1.86. Если подержать мышку на знаке сноски, то всплывет текст самой сноски

Кнопка Следующая сноска поможет вам переходить от сноски к сноски.

Если вы установите курсор в месте сноски и щелкните на кнопке Показать сноски, то вас сразу перенесет к месту текста сноски.

Диалоговое окно Сноски, для открытия которого нужно нажать кнопку , не покажет вам почти ничего нового (рис. 1.87).

Рис. 1.87. Окно Сноски

Разве что вы можете изменить нумерацию сносок и выбрать формат номера.

Ссылки и списки литературы

Если вы постоянно пишете статьи или рефераты, основываясь на одних и тех же источниках, то вы можете собрать в Word свой список литературы.

Чтобы создать список, нужно нажать кнопку Управление источниками. Откроется окно Диспетчер источников, в котором вы должны будете нажать кнопку Создать. Появится окно Создать источник (рис. 1.88).

Рис. 1.88. Создаем источник литературы

Вводите в него нужные данные.

После ввода нажмите ОК. После этого в пустом окне Диспетчер источников появится одна книга.

Дальше вы можете ввести все книги и статьи, которые используете, а потом сортировать их по авторам и формировать разные списки (рис. 1.89). Главный список – это ваш общий список. Текущий список – то, что используете в документе.

Посмотрите, в нижней части окна есть область Образец. После слова Ссылка показано, как ссылка будет выглядеть в тексте. После слов Элемент списка литературы приведена строка из списка литературы, который вы сможете поместить в документ (рис. 1.90).

Сейчас я приведу пошаговую инструкцию, как вставить введенную ранее ссылку в текст, который приведен на рис. 1.90. Допустим, список литературы из книг двух авторов Иванова и Петрова у нас уже есть.

1. Набираем текст, который вы видите на рис. 1.90.

2. После упоминания фамилии Иванова нажимаем кнопку Вставить ссылку и выбираем из списка нужную книгу. В тексте появляется ссылка, в моем случае (Иванов, 2010).

Рис. 1.89. Сортируем источники

Рис. 1.90. Так выглядят в тексте ссылка на источник литературы и список используемой литературы

3. После упоминания фамилии Петрова нажимаем кнопку Вставить ссылку и снова выбираем из списка необходимую книгу. Теперь в тексте появляется ссылка (Петров, 2010).

4. В конце документа нажимаем кнопку Список литературы и выбираем подходящий вид списка. Word автоматически составит список из произведений, на которые вы ссылались.

Если щелкнуть на ссылке в тексте, то вокруг нее появится рамка с треугольничком справа. Щелкните на этом треугольничке, раскроется контекстное меню (рис. 1.91).

Рис. 1.91. Контекстное меню источника

Что есть интересного в этом меню?

• Изменить ссылку. Ну, не очень-то ее можно изменить. Вы сможете добавить только количество страниц или скрыть то, что написано.

• Изменить источник. Можете использовать эту команду, если захотите сослаться на другую книгу.

• Преобразовать ссылку в текст. Если выберете эту команду, то текст останется, а ссылка исчезнет.

• Обновить ссылки и список литературы. Если вы набираете большой реферат и периодически вставляете в него ссылки на источники, то в любой момент вы можете обновить список литературы, и Word вставит в список все, что вы навставляли после последнего обновления.

Теперь откройте список кнопки Вставить ссылку (рис. 1.92).

Рис. 1.92. Список кнопки Вставить ссылку

Как видите, добавить можно не только источник, но и заполнитель. Что же такое этот загадочный заполнитель? Это слово, на которое вы сможете ссылаться точно так же, как и на источник.

Я добавила заполнителей, и теперь текущий список у меня выглядит так (рис. 1.93).

Рис. 1.93. Заполнители и источники

Заполнители помечены знаком вопроса. А отличаются они от источников тем, что не будут включены в финальный список литературы.

Названия

Названия – это подписи под каким-нибудь объектом.

Щелкните на кнопке Вставить название, появится окно (рис. 1.94).

Рис. 1.94. Окно Название

Откройте список строки подпись, и вы увидите, что подписать вы можете рисунок, таблицу или формулу.

С помощью списка положение можно расположить подпись под или над выделенным объектом. Этот список станет активным, если вы выделите в тексте нужный объект.

Названия можно пронумеровать. Для этого щелкните на кнопке Нумерация.

Появится окно (рис. 1.95).

Рис. 1.95. Нумерация названий

Посмотрите на образец на рис. 1.95. Если включить номер главы, то подпись будет выглядеть, как на образце[8].

Рассмотрим, какие еще кнопки есть в группе Названия.

• Список иллюстраций . Включит в ваш документ список имеющих подпись иллюстраций, а именно схем, рисунков и формул.

• Обновить список иллюстраций . Обновление списка иллюстраций в процессе работы.

• Добавить перекрестную ссылку . Перекрестная ссылка – это ссылка на элемент, который находится в другой части документа. Например, на рис. 1.96 – см. Глава 1. Лепим из теста.

Рис. 1.96. Пример документа с перекрестной ссылкой

Рассмотрим перекрестные ссылки немножко подробнее.

Перекрестные ссылки могут работать как гиперссылки, то есть если щелкнуть на такой ссылке мышкой при нажатой клавише Ctrl, то вы перепрыгнете на заголовок Глава 1.

Как сделать перекрестную ссылку?

1. Вставьте курсор в нужное место в тексте. Лучше всего после написанного слова «смотри» (сокращенно «см.»).

2. Нажмите кнопку Добавить перекрестную ссылку . Откроется окно (рис. 1.97).

Рис. 1.97. Перекрестные ссылки

3. Задайте параметры:

• Тип ссылки – выберите из списка, на что именно выдаете ссылку (заголовок, рисунок, сноска и т. д.);

• Вставить ссылку на – раскройте список. Выбирайте, что хотите. Может быть написано, например, (см. стр. 25), (см. «Полный текст заголовка»), (см. выше);

• Вставить как гиперссылку – если поставить эту «птичку», то при нажатой клавише Ctrl курсор будет перескакивать к месту ссылки. Вот вам и отличие гиперссылки от перекрестной ссылки. Перекрестная ссылка не обязательно работает как гиперссылка.

• Для какого заголовка – если выдаете ссылку на заголовок, выберите, на какой.

4. Щелкните на кнопке Вставить.

Предметный указатель

Вы можете составить собственный предметный указатель.

Как это делается?

1. Выделяете в тексте слова (кусок текста), которые должны быть в указателе.

2. Нажимаете кнопку Пометить элемент. Откроется окно (рис. 1.98). Я пометила слово «слово».

Рис. 1.98. Выберите элемент своего будущего указателя

3. Нажмите кнопку Пометить, и выделенное слово будет отмечено в тексте как слово, которое должно быть в указателе. Если вы нажмете кнопку Пометить все, то отметятся все такие же слова, встречающиеся в тексте.

В обычном режиме меток указателя в тексте не будет видно. Зато если вы включите отображение скрытых символов (напоминаю, что для этого нужно щелкнуть на кнопке  в группе Абзац вкладки Главная), то увидите эти метки (рис. 1.99).

Рис. 1.99. Так выглядит элемент указателя в тексте

Вот такое слово.

Теперь нажмите кнопку Предметный указатель . Появится окно (рис. 1.100).

Рис. 1.100. Выбираем, как будет выглядеть наш указатель

Задайте нужные параметры указателя. А потом для вставки указателя нажмите кнопку ОК. Вот так, например, может выглядеть указатель (рис. 1.101). Слово, которое было отмечено, потом номера страниц в документе, где встречается это слово.

Рис. 1.101. Вот такой указатель

Кнопка Обновить указатель  очень удобна для больших документов, которые все время дорабатываются.

Таблица ссылок

Это аналог списка литературы, но для юридических источников, прав и законов.

Выделяете текст, помечаете его как ссылку, отмечаете, на что именно указывает эта ссылка: на закон, статью и т. д.

А потом кнопкой Таблица ссылок  вы можете вставить в свой документ (вернее, Word все сам вставит) список ссылок с указанием страниц.

Рассылки

Эта вкладка в меню создана для облегчения электронной и обычной переписки.

Создать

В эту группу входят следующие кнопки.

Конверты. Позволяет создать и распечатать шаблон конверта. Чтобы долго не объяснять, посмотрите на Образец на вкладке Конверты в окне Конверты и наклейки, которое открывается при нажатии этой кнопки (рис. 1.102). От вас требуется только ввести нужные данные и правильно подать конверт на печать (рядом с образцом есть область Подача, в которой показано, как именно вам нужно засовывать конверт в принтер).

Рис. 1.102. Конверты

Наклейки (рис. 1.103). Посмотрите на образец и введите нужные сведения. Печатать можно на «самоклейке».

Рис. 1.103. Наклейки

Начать слияние

Эта группа для тех, кто ведет активную переписку. Выполнить слияние – это значит составить письмо, которое нужно разослать многим людям (организациям). Часть текста в этом письме будет одинакова для всех, а часть Word сам будет менять для каждого отдельного получателя.

Откройте список кнопки Начать слияние и выберите строку Пошаговый мастер слияния. Вам довольно подробно объяснят, что нужно делать.

С помощью Word вы можете сделать свою записную книжку. Щелкните на кнопке Выбрать получателей и выберите команду Ввести новый список. Откроется окно (рис. 1.104).

Теперь ввести все ваши контакты – дело времени. Стрелка в заголовках столбца потом поможет вам отсортировать данные, так что вводить их можно в любом порядке.

В этом окне еще есть такие кнопки:

• Создать запись – для создания новой строки;

• Удалить запись – соответственно, для удаления строки;

• Найти – если у вас список разрастется до неприличных размеров, воспользуйтесь этой кнопкой, когда вам нужно будет что-то найти в списке;

Рис. 1.104. Создаем адресную книгу

• Настройка столбцов – имеются в виду столбцы, в которые вы вводите данные. Так, вы заполняете обращение к человеку, его имя, фамилию, адрес и т. д. Вы можете настроить себе нужные столбцы, чтобы вводить данные, которыми именно вы чаще всего пользуетесь.

А еще в списке кнопки Выбрать получателей есть строка Выбрать из контактов Outlook. Outlook – это почтовая программа пакета Microsoft Office, мы ее рассмотрим в гл. 4. Приятно, что все программы пакета работают вместе и что можно вот так запросто переносить сведения из одной программы в другую.

Составление документа и вставка полей

Эта группа в меню позволяет составить документ, который вы потом разошлете многим адресатам.

Представьте себе письмо (рис. 1.105).

Часть письма одинакова для всех, кому оно предназначено, но имя и адрес нужно вписать каждому свой.

Область документа, которая для всех адресатов разная, называется полем слияния. Имя поля всегда заключается в кавычки («»).

Рис. 1.105. Письмо для рассылки

С вашего позволения, остальные подробности я оставлю вам на самостоятельное изучение. Не забывайте, что вы всегда можете воспользоваться справкой, которая открывается при нажатии клавиши F1.

Просмотр результатов

Если вы ведете деловую переписку (точнее, рассылку, то есть отправляете свои письма большому количеству адресатов одновременно), то желательно не делать ошибок в адресах и именах тех, кому вы пишете ваши обращения.

Для этого и существует группа Просмотр результатов. Перед тем как окончательно выполнить слияние, вы можете вручную просмотреть все письма и исправить в них случайные ошибки.

Завершить

В этой группе находится единственная кнопка – Найти и объединить. С ее помощью можно завершить процесс слияния. Вы создадите отдельные документы для каждого письма, чтобы потом отправить их на принтер или разослать по электронной почте.

Рецензирование

Эта вкладка для редакторов (в смысле, тех самых, которые книги редактируют), а также для всех, кто работает с текстом. Правят, оставляют замечания и примечания.

Правописание

Проверка правописания – очень полезная вещь, к тому же она постоянно включена. Все неправильные слова сразу подчеркиваются, то есть все ошибки и опечатки тут же можно исправить. Но учтите, что это не панацея. Русский язык настолько богат и могуч, что далеко не все ошибки можно выловить.

Расскажу о возможностях проверки правописания подробнее.

Все неправильно написанные слова подчеркиваются красной волнистой линией (это орфографические ошибки), а предложения – зеленой (это грамматические ошибки).

Если слово подчеркнуто, а вы не понимаете, в чем ваша ошибка, щелкните на нем правой кнопкой мыши. Теоретически в меню вам должны предложить правильный вариант написания слова, который можно выбрать из списка (рис. 1.106). На практике такого слова может просто не оказаться в словаре. Например, нет в словаре слова «комп», но его можно туда добавить (если выполнить команду Добавить в словарь).

Рис. 1.106. Исправляем ошибку с помощью контекстного меню

Если вы не согласны и считаете, что написали слово правильно, то выберите Пропустить. А если вы выберете Пропустить все, то «проверялка» пропустит все такие же ошибки, считайте, что вы ее убедили в своей правоте.

Пояснение пунктуационных, синтаксических, стилистических ошибок, а также ошибок, связанных с неправильным согласованием слов можно прочесть в контекстном меню, щелкнув на подчеркнутом зеленой линией участке предложения правый кнопкой. Если замечание доступно (то есть имеет синий, а не серый цвет), вы можете исправить предложение, просто щелкнув на нем (рис. 1.107).

Рис. 1.107. Устраняем пунктуационную ошибку

Я заметила, что проблемы с расстановкой знаков препинания возникают и у системы правописания Word. В некоторых случаях она не замечает грубейшие пунктуационные ошибки, а в других, наоборот, пытается исправить корректное предложение. Поэтому будьте предельно внимательны. Не стоит полностью доверять трактовке Word неоднозначных по смыслу предложений. Помните о том, что у многих правил русского языка есть исключения, о существовании которых Word может быть и неизвестно. Тем не менее в большинстве случаев он способен оказать незаменимую поддержку в грамотном написании текста.

В группе Правописание есть одноименная кнопка. При ее нажатии открывается окно, в котором Word вам будет любезно показывать ошибки с пояснениями и предложениями по исправлению. Если вам мало того, что программа подчеркивает ошибки в тексте, то можете воспользоваться этим окном.

Справочные материалы

Если ваш компьютер подключен к Интернету, то вам доступны любые службы со страницы Office.

Достаточно ввести слово, которое вы хотите найти, в строку Искать на панели Справочные материалы (она появится после нажатия одноименной кнопки в группе Правописание) и нажать Enter для начала поиска или щелкнуть на любом слове мышкой при нажатой клавише Alt.

Тезаурус

Тезаурус – это служба, которая позволит вам найти слова, связанные с выделенным словом. Щелкните на любом слове с нажатой клавишей Alt. Появится дополнительная панель (рис. 1.108).

Рис. 1.108. Справочные материалы

Обратите внимание на то, что искать связанные слова вы можете и на других языках.

Перевод

Ну, тут все понятно. Вы можете перевести слово, предложение или весь текст на английский, немецкий или другие языки. Только не очень-то доверяйте компьютерному переводу, чаще всего его приходится править.

Всплывающая подсказка с переводом

Вы можете настроить Word так, что при подведении к слову указателя мыши будет всплывать подсказка с переводом этого слова на выбранный язык. Чтобы включить такую возможность, щелкните на кнопке Всплывающая подсказка с переводом  и выберите нужный язык из списка.

Если вам надоест эта возможность, снова щелкните на кнопке Всплывающая подсказка с переводом и выберите команду Отключить всплывающую подсказку с переводом.

Выбрать язык

Щелкнув на кнопке Выбрать язык  вы можете выбрать язык, грамматику которого Word будет проверять автоматически (рис. 1.109). Кстати, в этом окне вы можете отключить автоматическую проверку, установив «птичку» Не проверять правописание.

Рис. 1.109. Выбор языка

Статистика

Смотрите, в левом нижнем углу окна есть кнопка, на которой написано количество слов в документе (рис. 1.110).

Рис. 1.110. Кнопка статистики

Если на ней щелкнуть, появится окно, в котором будет показано, сколько у вас набрано слов, строк, абзацев, символов с пробелами и без и т. д. (рис. 1.111). Это же окно появится, если щелкнуть на кнопке Статистика  в группе Правописание.

Рис. 1.111. Это окно отражает статистику документа

Подсчет знаков – очень полезная штука для писателей, особенно начинающих. Дело в том, что некоторые издатели платят как раз за количество написанных знаков. Пробелы тоже считаются, поэтому я стараюсь писать короткие слова, чтобы между ними было как можно больше пробелов. Шутка.

На самом деле часто просят написать статью не больше, например, 2000 знаков.

Не считать же их вручную! Вот тут как раз и поможет статистика.

Примечания

Примечания – это очень удобная вещь. Выделите кусок теста и щелкните на кнопке Создать примечание. Вы увидите на полях выноску – яркий прямоугольник, в котором вы можете набрать свое примечание к выделенному тексту.

Отправили вы кому-нибудь текст, он вернулся весь в примечаниях – это плохо, то плохо, а вот это все переделать.

Первым делом вы просматриваете все примечания (можете использовать кнопки (Следующее примечание  и Предыдущее примечание ), с чем-то соглашаетесь, что-то исправляете. А потом нажимаете кнопку Удалить примечание  и удаляете их. Можно по одному, а можно и все скопом (для этого щелкните на стрелке справа от кнопки и выберите команду Удалить все примечания в документе).

Если примечания пишут несколько пользователей, то цвет выносок у них будет разным.

Отслеживание

Эта группа предназначена для того, чтобы отслеживать исправления в документе. Например, вы отправили кому-то документ Word. В документ вносили исправления, и вы хотите быстро посмотреть, что же там наисправляли.

Исправления

Если щелкнуть на кнопке Исправления, то появится список (рис. 1.112).

Рис. 1.112. Список кнопки Исправления

Нам доступны такие команды:

Исправления. Включает режим показа исправлений в документе. Если вы после нажатия этой кнопки будете что-то изменять в тексте, то Word будет вам эти изменения показывать. Как именно он будет их отображать, вы можете настроить, используя следующую команду.

Параметры исправления. При щелчке на этой команде появляется окно (рис. 1.113), в котором вы можете задать, как именно вам будут показывать исправления: каким цветом, подчеркивая или зачеркивая, с помощью выносок или в тексте. Понять, как именно вам удобно, вы сможете только опытным путем.

Рис. 1.113. Параметры исправлений

Сменить пользователя. Исправления другого пользователя будут отмечены другим цветом.

Выноски

Решите, как вам удобнее: чтобы все исправления показывались в выносках, отображались в тексте или чтобы в выносках были только примечания (по умолчанию задано именно так).

Исправления в измененном документе

Если у вас есть документ, в котором отображаются исправления (то есть раньше в этом документе нажали кнопку Исправления и потом уже редактировали текст), то с помощью списка кнопки Исправления в измененном документе вы можете включить или отключить отображение исправлений в данный момент.

Есть следующие варианты:

• Исходный документ – скрывает все сделанные правки и показывает начальный вариант документа;

• Измененный документ – вы не видите сделанные правки (то есть сделанные исправления не отображаются всеми цветами радуги), но текст при этом показан с внесенными изменениями;

• Исправления в исходном документе – текст исходного документа и показаны все исправления;

• Исправления в измененном документе – текст измененного документа и показаны все исправления.

Какой именно режим вам понадобится, зависит от ситуации.

Показать исправления

Если щелкнуть на кнопке Показать исправления, можно будет выбрать, какие именно исправления будут отображаться (рис. 1.114).

Рис. 1.114. Какие исправления вам показать?

Тут вы можете не только указать, какие именно исправления будут показаны, но и включить или отключить исправления от конкретного рецензента. Рецензенты – это те, кто правил ваш текст.

Область проверки

Эта команда отображает Панель рецензирования. На этой панели будет список всех изменений, произошедших с вашим текстом. В списке этой кнопки можно выбрать, где она будет располагаться: сбоку или внизу.

Изменения

Если изменений в документе много, удобно пользоваться этой группой кнопок.

Например, вы видите исправление, и вы с ним согласны. Ставите в него курсор и нажимаете кнопку Принять. Выделение исправления пропадает, и оно органично вписывается в ваш текст.

У этой кнопки несколько режимов. Вы сможете выбрать для себя самый удобный. Мне, например, нравится режим Принять и перейти к следующему.

А может, для переходов к исправлениям вам удобнее воспользоваться кнопками Следующее исправление  и Предыдущее исправление . Выбирайте.

А что делать, если с замечанием вы не согласны и хотите оставить текст в старом виде?

Видите кнопку ?

Щелкаете на ней – отклоняете изменение, в котором установлен курсор, и текст остается в нетронутом виде. А можете выбрать из списка этой кнопки Отклонить все изменения в документе, чтобы одним махом отменить все исправления.

Сравнить

Бывает так, что у вас есть два документа: один с исправлениями, другой без.

Или, например, текст правили два человека, и вот они оба прислали вам свои правки. Можно ли объединить их правки в один документ?

Можно.

Нажимайте кнопку Сравнить, и вы сможете сравнить или объединить два документа.

Защитить

Эта функция для тех, кто не хочет, чтобы в его текст вносились поправки. Если щелкнуть на кнопке Защитить документ и выбрать команду Ограничить форматирование и редактирование, то появится дополнительная панель (рис. 1.115).

Как видите из рисунка, вы можете ограничить право редактирования, а можете включить режим Только чтение, и вашему тексту уже ничего не будет угрожать.

Рис. 1.115. Включить защиту?

Когда вы поставите «птичку» в пункте Ограничение на редактирование, то панель развернется, и появятся дополнительный пункт Исключения. Чтобы включить защиту, нужно нажать кнопку Да, включить защиту. Если у вас этой кнопки не видно, то, возможно, вам нужно пролистать панель внизу, используя полоску со стрелкой  в самом низу панели (рис. 1.116).

Рис. 1.116. Используя стрелку, можно пролистать панель вниз

Вид

Вкладка Вид ленты отвечает за то, в каком виде ваш документ предстает перед вами на экране (рис. 1.117).

Рис. 1.117. Вкладка Вид

Очень важно, чтобы вы понимали, что все многочисленные команды этого меню не меняют сам документ! Они меняют только его представление на экране.

Режимы просмотра документа

Оказывается, документ на экране можно отобразить несколькими способами. Смотрим, какими же.

• Разметка страницы. Этот режим выбран программой автоматически. В нем отображаются разбивка на страницы, границы листа, а также верхние, нижние и боковые поля документа.

• Режим чтения. Используется для удобного и комфортного чтения документа прямо на экране (рис. 1.118). Не отображаются лишние в данном случае элементы экрана (например, вкладки ленты), чтобы вы наслаждались чтением, не напрягая глаза.

Рис. 1.118. Вид документа в Режиме чтения

• Веб-документ. Так будет выглядеть документ, если мы захотим разместить его на страничке в Интернете.

• Структура. Этот режим очень удобен для работы с большими документами, состоящими из кучи глав и разделов. В режиме структуры очень удобно перемещаться между ними и при необходимости изменять параметры заголовков и разделов с помощью кнопочек вкладки Структура, которая появляется при переходе в этот режим.

Смотрите, как выглядит моя рукопись в режиме Структуры (рис. 1.119).

Рис. 1.119. Вид документа в режиме Структура

Видите, разделы и подразделы представлены на различных уровнях. Свернуть и развернуть уровень можно двойным щелчком кнопкой мыши на кружке с плюсиком слева от заголовка раздела. Одним щелчком на плюсике можно просто выделить отдельный уровень.

Смотрим на инструменты вкладки Структура. В раскрывающемся списке Показать уровень можно выбрать, до какого уровня нужно отображать структуру (другими словами, как подробно нужно показывать заголовки документа). Самый большой уровень – первый, все его подразделы – это второй уровень, разбивка внутри подраздела – это третий уровень и т. д. В режиме структуры удобно отслеживать, не ошиблись ли вы с уровнем для какой-то части своего документа. Так, если раздел на самом деле должен быть подразделом, выделите его щелчком на плюсике у заголовка и щелкните на зелененькой стрелочке  Понизить уровень. Если же, наоборот, нужно «поднять» раздел, смело нажимайте Повысить уровень  (зеленая стрелочка смотрит влево).

Для закрытия режима структуры щелкните на большой красной кнопке с крестиком справа на ленте.

Черновик. Это самый удобный режим для набора текста, не содержащий ничего лишнего – нет границ страницы и полей, как будто вы набираете текст на бесконечном бумажном рулоне (рис. 1.120).

Рис. 1.120. Вид документа в режиме Черновик

Кстати, кнопки режимов отображения структуры продублированы в правом нижнем углу окна Word (слева от ползунка изменения масштаба): .

Показать или скрыть

Я думаю, название у этой группы само за себя говорящее. Итак, что же может от нас спрятаться?

• Линейка. Показывает горизонтальную и вертикальную линейки страницы. С ней мы уже знакомы.

• Сетка. Вы привыкли писать на бумаге в клеточку? Тогда эта сетка для вас! На самом деле она удобна, когда работаешь с таблицами, рисунками и фигурами или нужно что-то выровнять по вертикали.

• Схема документа. Слева на панельке вам покажут все заголовки вашего документа. Щелкая на них, вы сможете быстро перемещаться от одного раздела к другому (имеет смысл лишь в случае больших документов).

• Эскизы. Опять-таки, слева на панели вам покажут все страницы вашего документа в уменьшенном варианте. Можно быстро переместиться к нужной странице, пролистывая эскизы и щелкая на необходимых.

Масштаб

Кнопки этой группы позволяют увеличивать и уменьшать буквы на экране. На мой взгляд, куда удобнее пользоваться регулятором масштаба в нижнем правом углу окна, но раз уж они есть…

Кнопка Масштаб открывает одноименное диалоговое окно (рис. 1.121).

Рис. 1.121. Масштаб

Как видите, сейчас у меня текст выровнен по ширине страницы, а масштаб у него 118 %.

Вернемся к группе Масштаб вкладки Вид. Подсказка к кнопке 100 %  говорит, что при нажатии данной кнопки документ будет отображаться в 100 %-ном масштабе, то есть 1:1. На самом деле это очень условно, потому что все зависит от величины экрана вашего компьютера. На нетбуке и на 19-дюймовом мониторе 100 % одного и того же документа выглядят совершенно по-разному. Так что вы не заморачивайтесь цифрами, подберите себе на глаз режим, который вам удобен, и пользуйтесь.

Кнопка Одна страница  вписывает в экран страницу целиком. При этом сохраняется горизонтальная линейка – можно поля выставить, например. В таком постраничном виде можно пролистать с помощью ползунка весь документ.

Кнопка Две страницы  вписывает в экран две страницы. Теперь вы можете бегунком пролистать весь документ по две страницы. Щелкая мышкой, вы можете переходить от одной страницы к другой. Линейка появляется над той, в которой установлен курсор.

Кнопка По ширине страницы  растягивает страницу на всю ширину экрана.

И еще раз напоминаю, если вы увеличиваете масштаб, то вы просто смотрите на свой документ как будто через увеличительное стекло. Сам документ от этого не изменится. Вы изменяете вид букв только на экране.

Окно

В этой группе находятся всякие инструменты для работы с окном программы.

Кнопка Новое окно открывает еще одно окно с текущим документом. То есть у вас появятся два абсолютно одинаковых окна.

При нажатии кнопки Упорядочить все все открытые у вас на данный момент окна будут расположены на экране аккуратной стопочкой.

С помощью кнопки Разделить можно разделить окно на две части. Щелкаете на кнопке Разделить, а потом щелкаете в том месте документа, где вы хотите поместить разделительную черту. Теперь вы можете смотреть и редактировать две части одного документа одновременно. Надоест – нажмите кнопку Снять разделение, которая появится вместо кнопки Разделить.

Если у вас открыто несколько документов в Word, то вы можете выбрать два из них и открыть их рядом, щелкнув на кнопке Рядом  (рис. 1.122).

Как вы видите, на рисунке расположены два окна рядом, в первом открыта вкладка Окна.

Синхронная прокрутка – это кнопка как раз для такого режима. Оба окна будут прокручиваться одним ползунком (или если вы будете крутить колесико мыши).

Рис. 1.122. Окна Рядом

Оба окна самостоятельны и независимы друг от друга. Вы можете их закрывать, разворачивать на весь экран и сворачивать. Но как только вы захотите вернуться в режим Рядом, нажмите кнопку Восстановить расположение окна.

Когда окна размещены рядом, вы можете легко переходить из одного в другое, просто щелкая в нужном окне мышкой.

Что там еще осталось в группе Окно вкладки Вид?

Если у вас открыто несколько документов в Word, то нажмите кнопку Перейти в другое окно и выберите в появившемся списке документ, к которому вы хотели бы перейти. По-моему, удобнее это делать с помощью эскизов Word на Панели задач Windows, но возможности лишними не бывают.

Макросы

Из справки Word: «Макрос – это набор команд и инструкций, группируемых вместе в виде единой команды для автоматического выполнения задачи».

Другими словами, это такие мини-программки, которые создают, используя программистские приемы.

Рассмотрение этих приемов явно выходит за рамки самоучителя для начинающих пользователей, поэтому оставим их до того момента, как станем серьезными и матерыми пользователищами.

Поскольку меню программы закончилось (ура!), но расставаться с Word совсем не хочется, вернемся к самому главному меню. Итак, сейчас мы подробно рассмотрим, что кроется за Кнопкой «Office».

Меню Кнопки «Office»

В самом начале урока я уже обращала ваше внимание на то, что в верхнем левом углу окна Word есть большая кнопка с логотипом Microsoft Office. Давайте нажмем ее и посмотрим, что за меню она скрывает (рис. 1.123).

Рис. 1.123. Меню Кнопки «Offices»

Создать

Хотите создать новый файл? Выполняйте самую первую команду! Откроется окно, в котором оранжевым цветом будет выделен значок Новый документ. Это именно то, что нам нужно. Справа внизу нажимаем кнопочку Создать, и в отдельном окне сразу же появится чистый бланк документа.

А вообще в Word есть много шаблонов разных документов. С их помощью вы можете создать изысканный факс, современное резюме, отчет… Даже не стану перечислять. В окне создания нового документа слева перейдите по ссылке Установленные шаблоны и сами все посмотрите.

А еще создать новый документ можно одним движением руки – нажав сочетание клавиш Ctrl+N.

Давайте в только что созданном документе что-нибудь напишем, например Это новый документ, и закроем его. Как и полагается, при закрытии нас спросят, нужно ли сохранять изменения в документе. Нажимаем Да и сохраняем наш документ в папку А это мои документы, это мы уже умеем. Название хотите изменяйте, хотите нет. Нажмите кнопку Сохранить, Word все запишет и закроет окно.

Открыть

Сохраненный документ можно открыть. Щелкаем на Кнопке «Office» и выполняем команду Открыть (либо нажимаем сочетание клавиш Ctrl+O (Open – открывать)). Видим такое окно (рис. 1.124).

Рис. 1.124. Окно открытия документа

В этом окне нужно добраться до нужной вам папки, выделить название необходимого документа и щелкнуть на кнопке Открыть.

Сохранить

Чтобы сохранить изменения, выберите пункт Сохранить в меню Кнопки «Office» или щелкните на кнопке Сохранить  на Панели быстрого доступа или нажмите сочетание клавиш Ctrl+S (видите, сколько вариантов на ваше благо!). Когда Word знает название файла и то, в какую папку его сохранять, он уже не задает нудных вопросов. Пожужжал себе тихонько и все сохранил.

Кстати, важное лирическое отступление о том, как правильно сохранять работу.

Это только кажется, что компьютер такой умный и надежный. На самом деле малейший сбой в системе, и вы получаете сообщение о том, что работа Word прекращена, и программа закрывается (рис. 1.125). Это весьма неутешительные сведения, учитывая то, что все, что мы не записали в память (то есть не сохранили), просто пропадает. И бесполезно рассказывать железному ящику, что вы этот текст три часа набирали. Он совершенно безжалостный и беспощадный.

Рис. 1.125. Такое окошко появляется, когда в работе программы происходит сбой

Выход один – как можно чаще сохранять документ. Просто нажимайте Ctrl+S или щелкайте вверху на кнопке . Много сил это не отнимет, зато нервов и времени сбережет достаточно.

ПРИМЕЧАНИЕ

Вообще в Word есть функция автоматического сохранения документа, если ее никто не отключил. И срабатывает она каждые 10 минут. Так что в случае чего пропадет ну максимум 10 минут работы.

Сохранить как

Эта кнопка открывает такое меню (рис. 1.126).

Если щелкнуть на пункте Сохранить как в меню Кнопки «Office», то откроется окно сохранения файла. Эта команда позволяет переименовать файл или записать его в другое место. Попробуйте ввести новое название (щелкните в строке Имя файла мышкой и набирайте) и нажмите Сохранить. Сохранили? Здорово! Но учтите, что теперь у нас есть два одинаковых файла с разными названиями. Изменения в одном файле никак не повлияют на другой. То есть мы взяли наш файл и сохранили его еще раз, но с другим именем.

Рис. 1.126. Меню Сохранить как

А теперь очень важная информация к размышлению.

Документы, сохраненные в формате Word 2007 (а именно в таком формате мы их и сохраняли, наши файлы имеют расширение DOCX), нельзя открыть на компьютере, где установлена одна из предыдущих версий Word. Помните об этом при отправке документа коллегам или друзьям и в том случае, если собираетесь работать с ним на другом компьютере. В таких случаях для сохранения нужно использовать формат, поддерживаемый предыдущими версиями Word. Чтобы сохранить документ в формате предыдущих версий Word, нажмите Кнопку «Office» и наведите указатель мыши на строку Сохранить как. Появится список, в котором нужно щелкнуть на пункте Документ Word 97-2003. А дальше все как обычно – вы увидите окно сохранения, в котором уже знаете, что делать.

Чтобы вы не пугались, документы, созданные в Word более ранних версий, без проблем открываются в Word 2007. Но открываются они в режиме ограниченной функциональности (рис. 1.127).

Рис. 1.127. Документ из «старого» Word

Многие пункты меню в таком режиме просто не будут работать. Но, если понадобится, вам уже не составит никакого труда взять и пересохранить этот документ в формате Word 2007.

Кстати, когда открыт такой «ограниченный» документ, в меню Кнопки «Office» появляется новая кнопка Преобразовать (рис. 1.128).

Рис. 1.128. Можем сразу преобразовать документ

Так что вы справитесь с задачей легким движением руки.

Остальные форматы, в которых можно сохранить ваш документ, мы рассматривать не будем.

Печать

Список команды Печать включает следующие команды (рис. 1.129).

Рис. 1.129. Меню Печать

• Печать. Откроет диалоговое окно, в котором вы сможете настроить все параметры печати (рис. 1.130).

Рис. 1.130. Окно Печать

Вы сможете выбрать принтер, решить, какие страницы печатать, задать количество копий и число страниц на напечатанном листе. Когда все выберете, не забудьте нажать ОК.

• Быстрая печать. Если вы хотите распечатать документ без всех этих дополнительных настроек, то просто нажмите эту кнопку.

• Предварительный просмотр. Выбрав эту команду, вы сможете увидеть, как будет выглядеть текст на листе бумаги. Вот такой вид будет иметь файл, если его распечатать (рис. 1.131). В этом режиме сразу будут видны все недостатки (например, что название расположено не по центру). Указатель мыши при этом примет вид лупы. Щелкнув на странице, вы сможете увеличить ее для более детального просмотра. Повторный щелчок приведет к уменьшению масштаба.

Рис. 1.131. Предварительный просмотр документа

Чтобы закрыть окно предварительного просмотра, щелкните на большой красной кнопке с крестиком справа на ленте.

Подготовить

Эта строка меню содержит команды, которые помогут вам подготовить ваш файл к рассылке.

Отправить

Здесь находятся команды, которые помогут вам отправить файл. По электронной почте, используя Bluetooth или по факсу.

Опубликовать

Поможет вам выложить текст в Интернете или опубликовать на сервере для коллективного доступа.

Последние документы

В правой части меню Кнопки «Office» вы видите список файлов, которые открывались последними. Это очень удобно, когда вы не знаете, в какую папку сохранили файл, но помните, что вчера с ним работали. Загружаете Word, нажимаете Кнопку «Office» и из меню выбираете свой документ.

Параметры программы Word

В самом низу меню Кнопки «Office» находится почти волшебная кнопка Параметры Word. Это центр управления полетами, это святая святых программы. Готовы? Щелкайте на ней!

Появится окно с кучей разделов и настроек. Сейчас раскрыт раздел Основные (рис. 1.132). Я думаю, вы уже догадались, что те команды, рядом с которыми стоит «птичка», включены, остальные вы легко и просто сможете включить, установив «птичку».

Рис. 1.132. Основные параметры Word

В дебри не полезем, а из несложного вы можете поменять цветовую схему программы и изменить стиль всплывающих подсказок (ну, или можете отключить их совсем).

Следующий раздел Экран (рис. 1.133). Здесь можно настроить то, что вы увидите на экране и на бумаге.

Вы можете включить непечатаемые символы, и они будут видны постоянно.

Рис. 1.133. Параметры Word, раздел Экран

Раздел Правописание содержит настройки исправлений и форматирования (рис. 1.134).

Рис. 1.134. Параметры Word, раздел Правописание

Первое, на что я хочу обратить ваше внимание, – кнопка Параметры автозамены. При ее нажатии открывается окно (рис. 1.135).

Рис. 1.135. Окно Автозамена

Вы замечали, что Word сам исправляет, если вы нечаянно нажали клавишу Caps Lock или набрали две прописные буквы в начале слова? И это не чудо, просто все задано в настройках.

Вы можете сами ввести последовательность символов в поле заменить и указать в поле на, на какие буквы нужно заменить эту последовательность символов.

Это очень удобно, если вы часто используете какие-нибудь экзотические значки, которых нет на клавиатуре.

Остальные вкладки окна Автозамена рассмотрите сами.

С помощью настроек раздела Сохранение окна Параметры Word настраивается автосохранение (вы можете указать удобное вам количество минут) и место, куда по умолчанию сохраняется документ (рис. 1.136).

Рис. 1.136. Параметры Word, раздел Сохранение

Следующий раздел – Дополнительно (рис. 1.137).

Рис. 1.137. Параметры Word, раздел Дополнительно

Список, который находится в разделе Дополнительно, не влезает в один экран, он и в два экрана не влезет. Если интересно, пролистайте и посмотрите, сколько всего вы можете включить и выключить.

Раздел Настройка позволяет настроить панель быстрого доступа (рис. 1.138). Вы можете выбрать любую команду, щелкнуть на кнопке Добавить, и команда окажется у вас на панели.

Рис. 1.138. Параметры Word, раздел Настройка

Разделы Надстройка и Центр управления безопасностью мы пропустим, скольку они не представляют для нас интереса.

В разделе Ресурсы обратите внимание на координаты компании Microsoft в Интернете (рис. 1.139). Чтобы попасть на эти сайты, компьютер, естественно, должен быть подключен к Сети.

Рис. 1.139. Параметры Word, раздел Ресурсы

Итак, мы с вами изучили программу Word.

Конечно, мы разобрали ее не досконально, но полученных знаний вам с лихвой хватит на то, чтобы разобраться во всех остальных премудростях самостоятельно.

Удачи!

А желающие двигаться дальше переходят ко второй главе.

Глава 2

Табличный редактор Microsoft Excel

Первые шаги

Вводим и редактируем данные в ячейках

Работа с ячейками

Работа с листами

Форматирование ячеек

Формат чисел

Проведение расчетов

Решим-ка задачку

Ошибки в формулах

Строим диаграмму

Сортировка, фильтрация и поиск

Excel – уникальная и очень распространенная программа. В наше время ни один офисный компьютерный труженик просто не имеет морального права быть с ней незнакомым – все расчеты и отчеты в фирмах, как правило, составляются именно в ней. Так что если вы претендуете на звание уверенной пользовательницы ПК, придется попотеть и изучить Excel[9].

На этот раз в скучные описания вкладок главного меню я ударяться не буду, а расскажу вам только о самом главном. По большому счету, Excel – программа не для «чайников». И то, что мы с вами научимся в ней делать, немного напоминает забивание микроскопом гвоздей. Но, во-первых, всем нужно с чего-то начинать, а во-вторых, этот микроскоп крепкий, я уверена, с ним ничего не случится.

Многие инструменты в Excel такие же, как и в Word, который мы подробно разобрали в предыдущей главе. Поэтому сейчас опишем только самое важное.

Итак, запаситесь вкусненьким, мозгу для напряженной работы необходимо сладкое, и вперед! Включаем компьютер.

Первые шаги

Запускаем Excel и начинаем рассматривать эту пока еще для нас диковинку. Нажмите кнопочку Пуск, зайдите в меню Все программы, далее выполните команду Microsoft Office ► Microsoft Office Excel 2007. Думаю, первое впечатление у вас будет сопровождаться облегченным вздохом. Ведь как все похоже на Word! На ленте тоже есть вкладки, на них расположились группы инструментов, с помощью которых мы будем форматировать ячейки и работать с данными. Некоторые из кнопок вам хорошо знакомы из опыта работы в программе Word, однако большинство являются совершенно новыми. Ну, ничего, мы до них еще доберемся, а пока давайте посмотрим, что есть что в окне Excel (рис. 2.1). На рисунке я все подписала, а вы читайте и смотрите.

Рис. 2.1. Окно Microsoft Excel 2007

Посмотрите на экран. Что вы видите? Клеточки – ячейки, которые образуют строки и столбцы. Или, говоря языком Excel, вы видите перед собой лист – так в этой программе принято называть рабочую область с ячейками. Теперь посмотрите в левый нижний угол экрана. Там вы увидите ярлычки Лист1, Лист2, ЛистЗ, щелкая на них кнопкой мышки, вы можете перемещаться по этим трем листам. Все они вместе и составляют файл программы Excel и называются книгой.

Что такое строка, я думаю, вам интуитивно понятно. Обратите внимание, строки пронумерованы. Максимальное количество строк в листе – 1 048 575. Нумерацию можно видеть в заголовках строк (в первом столбце) в левой части окна Excel. Столбцы обозначаются латинскими буквами (А, В, С, D… Z, АА, АВ, AC, AD… AZ, ВА, ВВ, ВС… BZ… AAA, ААВ, ААС и т. д.), которые находятся в заголовках столбцов (в первой строке). Максимальное количество столбцов в листе – 16 384.

Теперь давайте рассмотрим готовую таблицу Excel. Кто-то сходил в магазин бытовой химии, накупил груду всего (особенно радуют четыре дезодоранта и шесть освежителей воздуха) и потом, вымывшись шестью шампунями и тремя гелями для душа, как дурак с чистой шеей, сел и нарисовал эту таблицу (рис. 2.2).

Каждая ячейка таблицы Excel имеет уникальный адрес, который легко узнать, посмотрев на номер строки и столбца, на пересечении которых она расположена. Так, на рис. 2.2 ячейка, в которой написано Шампунь, имеет адрес А2, а ячейка, в которой набрана цена зубной пасты, – ВЗ. Адрес ячейки в Excel принято называть ссылкой.

Рис. 2.2. Простейший пример учета финансов в Excel

Если бы вы, вернувшись из магазина, захотели подсчитать суммарные затраты, вы бы составили таблицу такую же, как на рис. 2.2. Как бы вы заполняли столбец D, то есть Стоимость? Взяли бы калькулятор (или включили б его на компьютере), перемножили цену товара на количество, а результат вбили в ячейки. А сумму как подсчитать? Ту, которая в ячейке D10? В принципе, и это несложно: взять да и просуммировать весь столбец на том же калькуляторе.

А теперь представьте себе, что, освоив Excel, вы сможете с легкостью выкинуть калькулятор, а также забыть таблицу умножения. Все, что я сейчас перечислила, делается в этой программе практически автоматически.

Допустим, выщелкнули мышкой на ячейке D2. Смотрим на рис. 2.3. В Excel есть замечательная строка, она называется строкой формул. Что написано в этой строке? Смотрим: fx = B2*C2.

Рис. 2.3. Формула в выделенной ячейке

fx – это функция (припоминаем школьный курс алгебры). А кнопка с этим значком называется кнопкой вызова Мастера функций.

Что такое функция? Умное определение звучит так: функция – это термин, используемый в математике для обозначения такой зависимости между двумя величинами, при которой если одна величина задана, то другая может быть найдена. Обычно функция задается формулой, выражающей зависимую переменную через одну или несколько независимых переменных.

Смотрим на строку формул. В ней сейчас записано то, что должно получиться в ячейке D2. Для этого Excel возьмет данные из ячейки В2 и умножит на данные из ячейки С2. То есть значение ячейки D2 задано формулой. Зная В2 и С2, можно вычислить D2.

Если пощелкать на ячейках D3, D4 и т. д., то вы везде увидите одну и ту же формулу, только буквы в адресе ячеек будут меняться. Но в любой строке Excel, чтобы посчитать стоимость, будет умножать цену на количество. Немного забегая вперед, скажу, что не нужно для каждой строки вводить формулу заново. Достаточно скопировать значение ячейки D2 и вставить ее во все ячейки столбца D.

Если щелкнуть на ячейке D10, в строке формул вы увидите: fx = CУMM(D2:D9).

Это функция, которая просуммирует значения, стоящие в ячейках с D2 по D9.

Итак. Что понадобилось сделать, чтобы Excel заполнил таблицу? Ввести две формулы. Сложно? Сначала да. Зато теперь можно изменить цену любого товара. Сумма автоматически пересчитается. Программе все равно, что написано у вас в ячейке, она берет формулу, а в формуле стоит не число, а ссылка на ячейку. Мы дали команду взять число из ячейки В2, а что там в этой ячейке, 62,5 или 10 000, программе абсолютно безразлично. Она посчитает сумму в любом случае. Как только вы меняете число в любой из ячеек, формулы сами все пересчитывают.

Удобно? Очень! Только есть одна тонкость: нужно знать формулы программы Excel. Но вы не пугайтесь, мы освоим то, что нужно. Правила создания формул в Excel очень строгие. Им мы уделим внимание ниже. Сейчас скажу только, что ввод любой формулы в Excel всегда начинается со знака равенства =. Примеры: = B2*C2,=CУMM(D2:D9).

А сейчас мы немного переключимся. Рассмотрим, как можно вводить данные в ячейки.

Вводим и редактируем данные в ячейках

Данные всегда вводятся в активную ячейку. Какая ячейка активна? Та, которая обведена рамкой, та, в которой мигает курсор. При первом запуске программы

Excel всегда активна ячейка А1 (см. рис. 2.1). Чтобы активизировать другую ячейку, можно щелкнуть на ней кнопкой мышки.

Если вы щелкните правой кнопкой мышки на ячейке, то увидите контекстное меню. В этом меню есть строчка Формат ячеек. Выберите ее. Посмотрите, на вкладке Число есть числовые форматы (рис. 2.4).

Рис. 2.4. Окно Формат ячеек

Вот в таких форматах вы можете водить число в ячейку. Много? Не пугайтесь, ничего сложного. Выбирая из списка формат, вы рядом с ним получаете подсказку, для чего он используется и чем отличается от других. Сейчас мы просто пробежимся по верхам, а подробнее все это рассмотрим позже.

Общий – универсальный формат. Можно вводить и текст, и число. Этот формат устанавливается во всех ячейках по умолчанию.

Числовой – самый общий формат для чисел. Посмотрите, вы можете задать точное количество знаков после запятой. Обратите внимание, что для ввода десятичных дробей нужно использовать запятую.

Формат Дата. Числа, содержащие точку, дефис или слэш, Excel воспринимает как даты. Так, если вы наберете в ячейке 1.5, 1/5 или 1–5, программа распознает эту запись как первое мая текущего года, изменив ее на 01.май. Полную дату (в формате число. месяц. год – 01.02.2010) можно увидеть в строке формул, выделив ячейку. Если вы хотите ввести дату, содержащую другой год, наберите последовательно через точку, дефис или слэш число, месяц и год, например 7.8.99, 25/6/0 или 12-12-4. В результате Excel поместит в ячейки даты 07.08.1999, 25.06.2000 и 12.12.2004.

Формат Время. Для ввода времени используется двоеточие. Так, если вы наберете в ячейке 19:15, Excel распознает эту запись как время 19:15:00.

Пока про форматы все.

Хотите потренироваться вводить данные? Тогда открывайте Excel и начинайте набирать таблицу с рис. 2.2. Пока вводите только текст и числа, про формулы я расскажу чуть ниже. Помним, что в любой ячейке установлен общий формат, так что вводим текст или числа по своему усмотрению.

После того как вы ввели число или текст, нажмите клавишу Enter, или щелкните мышкой, или с помощью клавиш со стрелками переведите курсор в другую ячейку.

Обратите внимание: текст при вводе выравнивается по левому краю ячейки, а числовые данные – по правому.

Если вы вводите текст, а он не помещается в ячейку, что делать? Например, вы хотите написать не просто «Список покупок», а «Список покупок в магазине "Чистота", которые я совершила 1 августа». Проще всего изменить ширину столбца. Идем вверх, в строчку, где подписаны столбцы, то есть в заголовки столбца. Подводим указатель мышки к границе между столбцами и смотрим на него внимательно. Когда он превратится вот в такой значок  щелкайте мышкой и тащите границу, куда хотите и насколько хотите. А можно сделать хитрее: дважды щелкнуть кнопкой мыши на заголовке столбца, и Excel автоматически изменит ширину столбца по размеру самого длинного текста в ячейках этого столбика.

Обратите внимание, когда вы набираете длинный текст, то он перекрывает собой соседние ячейки. Но это только до тех пор, пока в соседних ячейках пусто. Как только вы введете в них данные, ваш текст сразу спрячется в свою родную ячейку.

И если вы не хотите увеличивать ширину столбца, то весь текст, который вы ввели, можно прочитать, только если выделите ячейку, когда полный текст появится в строке формул. В неактивном состоянии текст будет «обрезан» по размеру ячейки.

Но вы можете не только увеличить ширину столбца, но и увеличить высоту строки. Для этого выделите ячейку с текстом, а потом на вкладке Главная в группе Выравнивание нажмите кнопку Перенос текста . Попробуйте, посмотрите что получится. А можете взять и перетащить границу между строками вручную, точно так, как мы таскали границу столбцов. Идем влево, в заголовки строк, подводим мышку к границе так, чтобы она превратилась в значок , и тащим.

Формулы в Excel есть простые, которые вы можете придумать и набрать сами, есть сложные, которые нужно выуживать из библиотеки самой программы. Сейчас мы попробуем набирать самые простые формулы. Как в первом классе, используя только арифметические знаки (+, -, * и /).

Выполняйте все, что написано ниже.

1. Выделите щелчком кнопки мыши ячейку, в которую нужно поместить формулу.

2. Введите знак равенства = (при наборе формул это нужно делать всегда).

3. Далее нужно ввести адреса ячеек, значения которых будут принимать участие в расчете. Есть два способа. Первый – просто щелкнуть кнопкой мыши на ячейке. При этом ячейка выделится бегущей рамкой (рис. 2.5, слева), а ее адрес появится в той ячейке, где вы набираете формулу. Второй – просто набрать с клавиатуры адрес ячейки. Только используйте английские буквы. Как вам проще – решайте сами.

4. После этого наберите с клавиатуры арифметический знак и введите адрес второй ячейки удобным вам способом. На рис. 2.5, справа показано то, что вы увидите, если щелкнете мышкой на второй ячейке, а не будете вводить ее адрес с клавиатуры. Нажмите Enter для завершения ввода. В результате в ячейке отобразится результат вычисления.

Рис. 2.5. Вводим простейшую формулу

5. Вы можете комбинировать в одной формуле несколько арифметических действий. При необходимости используйте скобки, как и в случае стандартной записи математических выражений. Так, например, если нужно сложить значения двух ячеек, а затем результат поделить на число, находящееся в третьей ячейке, в виде формулы это будет выглядеть следующим образом: = (B2+C2)/D2.

Как редактировать содержимое ячеек?

Чтобы удалить все содержимое ячейки, выделите ее и нажмите клавишу Delete.

Если нужно набрать в заполненной ячейке новые данные, предыдущие удалять необязательно. Просто выделите ее и начните ввод. Старые данные будут автоматически заменены.

Если вам нужно изменить содержимое ячейки, но не полностью, а просто внести поправки, то выделяете ячейку и в строке формул щелкаете мышкой в том месте, где хотите что-то изменить. Меняете. Нажимаете Enter.

Если вы передумали редактировать ячейку, но уже начали это делать, просто нажмите клавишу Esc. Все останется на своих местах. И не забывайте о кнопке Отменить (или Ctrl+Z), если что-то не то сделали. В Excel она действует точно так же, как и в Word.

Если вы что-то поменяете в ячейке, на которую ссылается формула в другой ячейке, то в последней число будет автоматически пересчитано.

Автозавершение

Часто при заполнении таблицы приходится набирать одни и тот же текст. Ручками это делать нам, естественно, лень. Да и необходимости такой нет, Excel все сам введет за нас, необходимо только объяснить ему, что нам нужно.

Есть в Excel такая функция, называется умным словом автозавершение. Если программа определит, что набираемая часть текста совпадает с тем, что была введена ранее в другой ячейке, она подставит недостающую часть и выделит ее цветом (рис. 2.6). Можно согласиться с предложением и перейти к заполнению следующей ячейки, нажав Enter, или же продолжить набирать нужный текст, не обращая внимания на выделение (при совпадении первых нескольких букв).

Рис. 2.6. Автозавершение при наборе текста

Автозаполнение

Есть еще одна удобная штука, позволяющая ускорить набор, которая называется автозаполнение. Его удобно применять в тех случаях, когда в ячейки требуется ввести какие-либо последовательные данные.

Предположим, вам нужно заполнить строку или столбец числами, каждое из которых больше (или меньше) предыдущего на определенную величину. Чтобы не заниматься этим вручную, нужно сделать следующее.

1. Наберите в двух соседних ячейках первые два числа, чтобы Excel мог определить разницу между ними.

2. Выделите обе ячейки. Для этого щелкните на одной из них и, удерживая нажатой кнопку мыши, протащите рамку выделения на соседнюю ячейку, чтобы она захватила ее.

3. Наведите указатель мыши на маркер, который находится в нижнем правом углу рамки выделения. При этом он примет вид черного плюсика (рис. 2.7, а).

4. Щелкните и, удерживая нажатой кнопку мыши, протяните рамку до появления на всплывающей подсказке возле указателя мыши последнего числа, которое будет вставлено в последнюю ячейку (рис. 2.7, б). Протаскивать рамку можно в любом направлении (вверх-вниз, влево-вправо).

5. Отпустите кнопку мыши, чтобы диапазон охваченных ячеек заполнился (рис. 2.7, в).

Рис. 2.7. Автозаполнение ячеек последовательностью чисел

Автозаполнение очень полезно при копировании формулы в ряд ячеек. Давайте вернемся к рис. 2.2. В столбце D находятся формулы перемножения чисел из двух соседних ячеек. Для ввода каждой из них вручную потребовалось бы немало времени. Но мы можем ввести только формулу в ячейку D2, а за «плюсик» перетащить эту формулу на весь столбец. Умный Excel даже заменит буквы в названии ячеек. Вы попробуйте, это совсем не сложно!

Автозаполнение можно применять при вводе времени, дат, дней недели, месяцев, а также комбинаций текста с числом. На рис. 2.8 достаточно было ввести первую строчку, дальше выделяем ее, за «плюсик» тащим вниз. Excel все сделал сам, он просто увеличил каждое значение на единицу. А если бы лабораторные работы шли не каждый день, а через день или через три дня, то нужно было бы ввести две строки, чтобы Excel определил разницу между значениями в ячейках. И дальше он все заполнит автоматически, только увеличивать значение в ячейках будет не на единицу, а на ту разницу, которую вы ему задали.

Рис. 2.8. Автозаполнение ячеек различными данными

С помощью автозаполнения вы можете скопировать содержимое ячейки в строку или столбец. Возьмите любую ячейку, найдите «плюсик» и тащите в произвольном направлении. Во всех ячейках, до которых вы дотащите выделение, будет дублироваться ваша первая ячейка.

С помощью волшебного «плюсика» вы можете копировать не только значение ячейки, но и формат данных ячейки. Помните, что это такое?

Например, вы ввели в ячейку время (то есть эта ячейка у вас в формате Время) и хотите, чтобы во всем столбце был точно такой же формат. Что делать? Для этого выделяете ячейку и тащите за «плюсик» рамку на весь столбец. После того как вы отпустите кнопку мыши, в правом нижнем углу ряда появится кнопка Параметры автозаполнения  . Щелкнув на ней, вы откроете меню, в котором можно выбрать способ заполнения ячеек (рис. 2.9). Выбираем Заполнить только форматы. Весь столбец у вас теперь в формате Время.

Если же вы хотите сделать наоборот, не сохранять формат, а просто заполнить содержимое ячеек, выбираете Заполнить только значения.

Рис. 2.9. Выбор способа автозаполнения

Если вы ничего не выбираете, то Excel копирует и содержимое ячеек и формат.

Работа с ячейками

Все, что содержится в ячейках Excel, вы можете копировать, перемещать, удалять – одним словом, проделывать со всем этим счастьем все то же самое, что и с текстом в Word.

Многие действия в Excel удобнее выполнять не с каждой ячейкой по отдельности, а с группой ячеек. Так что мы с вами сейчас рассмотрим способы выделения ячеек и основные приемы работы с ними.

Выделение ячеек

Как вам уже известно, чтобы сделать активной одну ячейку, нужно ее выделить. В Excel также можно делать активными группы ячеек, или, как принято говорить, диапазоны ячеек.

Чтобы выделить прямоугольный диапазон ячеек, то есть ячейки, которые находятся рядом, щелкните на левой верхней ячейке выделяемой области (рис. 2.10, слева, ячейка А5), только смотрите, чтобы указатель мышки был в виде белого крестика, и протяните рамку до нижней правой ячейки, удерживая нажатой кнопку мыши (до ячейки В8). Отпустите мышь для закрепления рамки.

Вы можете сделать активными и ячейки, которые находятся совсем не рядом, а в разных местах таблицы. Для этого щелкайте по ячейкам, удерживая нажатой клавишу Ctrl (рис. 2.10, справа).

Рис. 2.10. Выделение прямоугольного диапазона ячеек (слева) и ячеек в разных частях таблицы (справа)

Для выделения строки или столбца нужно навести указатель мыши на заголовок строки или столбца, и когда он примет вид маленькой черной стрелочки, щелкнуть (рис 2.11). Если хотите выделить несколько строк или столбцов, то тяните мышь, не отпуская от первого заголовка до последнего. Сколько протянете, столько строк или столбцов и выделится.

Рис. 2.11. Выделение строки и столбца

Чтобы выделить все ячейки таблицы, щелкните на кнопке с треугольником , которая находится в верхнем левом углу таблицы, или нажмите сочетание клавиш Ctrl+A.

Отменить любое выделение можно, щелкнув кнопкой мышки на любой ячейке.

Мы уже знаем, что каждая ячейка имеет свой адрес. Диапазон ячеек тоже имеет свой адрес. Смотрим на рис. 2.10, слева, там выделен диапазон ячеек А5:В8 (через двоеточие указывается левый верхний и правый нижний углы диапазона). На рис. 2.11, справа выделен диапазон В1:В10 (через двоеточие верхняя и нижняя ячейки). Вы спросите, зачем присваивать адрес диапазону? Отвечаю: значения из диапазонов ячеек могут принимать участие в расчетах. В этом случае адрес диапазона будет использоваться в формуле.

Перемещение и копирование ячеек

Перемещать и копировать ячейки в Excel можно несколькими способами.

Простейший из них – перетаскивание.

Для перемещения выделите нужную ячейку или диапазон, подведите указатель мыши к тому, что вы выделили (нужно подводить к краешкам выделенного диапазона). Когда он примет вид , щелкните и, не отпуская левую кнопку мыши, перетащите выделенную ячейку или диапазон в новое положение. Если в новых ячейках уже содержатся данные, появится окно с предложением заменить их. Вы можете согласиться с ним (тогда содержимое ячеек, на место которых вы перемещаете, будет утеряно) или отменить перемещение, нажав кнопку Отмена.

Копирование выполняется по такому же принципу. Единственное отличие – перед тем как тащить выделенную область, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl. При этом рядом с указателем мыши появится маленький плюсик.

При перетаскивании левой кнопкой мыши перемещаются или копируются как содержимое ячейки, так и ее формат.

Другой способ перетаскивания – с удержанием правой кнопки мыши – дает возможность выбрать, что и каким образом должно быть перемещено или скопировано. Выделите нужную ячейку или диапазон, щелкните правой кнопкой мышки и, не отпуская ее, перетащите ячейки в новое место. Когда вы отпустите кнопку, появится контекстное меню (рис. 2.12), в котором нужно выполнить подходящую команду.

Рис. 2.12. Меню, которое открывается при перетаскивании правой кнопкой мыши

Как видите, в этом контекстном меню можно много чего выбрать. Вы можете, например, скопировать только значения и только формат.

Если вы выполните любую команду, которая начинается со слова Сдвинуть, то произойдет вот что. Допустим, вы выделили столбец В (рис. 2.11, справа), или, другими словами, диапазон В1:В10 Затем, нажав правую кнопку мыши, перетащили весь этот столбец на место столбца С, а потом выполнили команду Сдвинуть вправо и скопировать. Что случится? Столбец В займет место столбца С, а столбец С сдвинется вправо. Объяснять долго, проще попробовать. Дерзайте. Если не получится, не забывайте, что всегда можете отменить свое последнее действие.

Копирование и перемещение ячеек также можно выполнять стандартным способом через буфер обмена. Выделите ячейку или диапазон, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выполните команду Вырезать или Копировать. Или нажмите волшебные клавиши Ctrl+X и Ctrl+C.

Затем щелкните правой кнопкой на том месте, куда вы хотите вставить то, что вы вырезали или скопировали. Если это диапазон ячеек, то вы должны указать верхнюю левую ячейку его нового места.

Потом выполняйте команду Вставить или нажимайте Ctrl+V. Но учтите, что если в конечных ячейках находятся данные, они будут заменены без предупреждения.

После того как действие будет выполнено, справа внизу от вставленного фрагмента появится кнопка Параметры вставки . Щелкнув на ней, вы откроете меню, в котором можно указать дополнительные параметры вставки.

Поместить содержимое ячеек из буфера обмена в новое место можно и с помощью кнопки Вставить, которая находится в группе Ячейки на вкладке Главная. Если вы воспользуетесь ею, то вставите ячейки из буфера обмена, а содержимое тех ячеек, куда вы копируйте, сдвинется вправо или вниз.

Добавление ячеек

Иногда к готовой таблице нужно что-то добавить. В этом случае нужно поступить следующим образом.

1. Выделите ячейку или диапазон, на место которой нужно поместить дополнительные ячейки.

2. В группе Ячейки на вкладке Главная щелкните на стрелке кнопки Вставить и выполните команду Вставить ячейки.

3. В открывшемся окне (рис. 2.13) укажите направление сдвига выделенных ячеек и нажмите ОК.

То есть если вы выбираете ячейки, со сдвигом вниз, то на месте выделенных ячеек появятся новые, а те, что вы выделили, «уедут» вниз.

Рис. 2.13. Выбор способа добавления ячеек

Чтобы добавить целую строку или столбец, выделите ячейку, находящуюся в строке, выше которой нужно поместить новую (или в столбце, левее которого будет добавлен новый), щелкните на стрелке кнопки Вставить в группе Ячейки на вкладке Главная и выполните команду Вставить строки на лист или Вставить столбцы на лист.

Удаление ячеек

Щелкните на ячейке или диапазоне, который должен быть удален, и нажмите кнопку Удалить в группе Ячейки. При этом произойдет удаление с автоматическим сдвигом вверх содержимого лежащих ниже ячеек. Если вы хотите выбрать другое направление сдвига, щелкните правой кнопкой мышки на выделении, выполните команду Удалить, в открывшемся окне выберите вариант сдвига и нажмите ОК.

Для удаления целой строки или столбца щелкните правой кнопкой на заголовке и выполните команду Удалить из контекстного меню.

Очистка ячеек

Выше я уже говорила о том, что для удаления содержимого ячейки достаточно выделить ее и нажать Delete. Точно также можно поступить и с диапазоном ячеек. Однако имейте в виду, что при использовании клавиши Delete удаляются только данные, а форматирование ячейки и формат чисел сохранятся. Чтобы указать программе, что именно вы хотите удалить из ячеек (только содержимое, только формат или и то, и другое), щелкните на стрелке кнопки Очистить в группе Редактирование на вкладке Главная и выполните нужную команду (рис. 2.14). При выборе пункта Очистить все удаляется и содержимое ячеек, и формат.

Поскольку числа, введенные через точку, Excel воспринимает как даты, то, ошибившись со знаком препинания при наборе десятичной дроби, вы автоматически зададите для ячейки формат даты, и потом даже при правильном вводе дроби она превратится в дату. И только после того как вы очистите формат, вы сможете спокойно ввести любое число.

Рис. 2.14. Выбор варианта очистки ячеек

Работа с листами

Я уже говорила о том, что каждый новый файл Excel (книга) содержит три листа – электронные таблицы, переключаться между которыми можно, щелкая кнопкой мыши на ярлыках в нижней части окна. По умолчанию они называются Лист1, Лист2 и ЛистЗ. С листами можно выполнять стандартные действия: копировать, переименовывать, добавлять и удалять, перемещать.

Чтобы переименовать лист, щелкните правой кнопкой мыши на его ярлычке и выполните команду Переименовать. При этом название листа станет доступным для редактирования. Наберите новое имя и нажмите Enter.

Для создания нового листа щелкните на ярлычке Вставить лист , который находится справа от ярлычков листов.

Чтобы удалить ненужный лист, щелкните правой кнопкой мыши на его ярлычке и выполните команду Удалить.

Листы можно перемещать друг относительно друга. Для этого щелкните на ярлычке листа, который нужно переместить, и, удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите лист в новую позицию, которая помечается при перемещении маленькой черной стрелочкой. Скопировать лист можно таким же способом, если при перемещении удерживать нажатой клавишу Ctrl.

Если в одной книге будет создано большое количество листов, то в окне не смогут отобразиться все их ярлыки. Для перемещения между ними используйте кнопки прокрутки и , расположенные слева от ярлычков.

Если в книге создано большое количество листов, можно пометить ярлычки важнейших из них определенным цветом, чтобы было проще ориентироваться. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке, наведите указатель мыши на подменю Цвет ярлычка и в открывшейся палитре выберите понравившийся оттенок.

Форматирование ячеек

Форматирование содержимого ячеек Excel ничем не отличается от форматирования текстовых таблиц в Word. Идем в группу Шрифт на вкладке Главная. Видим там кнопки шрифтов, заливки ячеек и отображения границ. Поскольку с ними вы уже хорошо знакомы, не будем останавливаться на рассмотрении каждого из них. Общий принцип работы следующий: сначала нужно выделить ячейку или диапазон, а затем нажать кнопку в группе Шрифт.

В группе Выравнивание вкладки Главная расположены инструменты выравнивания содержимого ячейки относительно границ. Некоторые из них мы уже знаем. Остановимся на новых.

Вот эти кнопки  позволяют сориентировать данные в ячейках относительно верхней, нижней границы или по центру.

С помощью команд меню кнопки Ориентация  (нажмите ее стрелочку) можно задать направление поворота текста в ячейке.

Часто, если нужно написать заголовок, приходится объединять ячейки и текст одной из них помещать по центру всей области объединения. В Excel есть волшебная кнопка Объединить и поместить в центре .Для создания заголовка наберите текст в ячейке, выделите нужный диапазон, который собираетесь объединять, включая ячейку с текстом, и нажмите эту кнопку.

На рис. 2.15 я вам привела примеры всех перечисленных приемов форматирования. Тренируйтесь, делайте у себя то же самое.

Рис. 2.15. Различные способы форматирования ячеек

Когда вы начнете работать с таблицами, то быстро поймете, что все время приходится менять ширину столбцов и высоту строк, чтобы содержимое ячеек полностью показывалось на экране, не перекрывая при этом другие ячейки.

Мы уже научились таскать границы вручную, сейчас я расскажу, как сделать это автоматически. Чтобы подобрать ширину ячейки или диапазона, выделите ее или его, нажмите кнопку Формат в группе Ячейки на вкладке Главная и выполните команду Автоподбор ширины столбца. Для выравнивания высоты ищите команду Автоподбор высоты столбца в меню этой же кнопки.

Теперь нажмите кнопку Стили ячеек в группе Стили вкладки Главная. Что такое стиль ячейки? Это набор параметров форматирования. А если по-русски, то вы можете выбрать: шрифт, цвет заливки и шрифта, наличие и вид границы, числовой формат ячейки… Просто ищите то, что понравилось в коллекции (рис. 2.16), и щелкайте кнопкой мыши на нужном варианте.

Рис. 2.16. Выбор стиля ячеек

Кстати, вы можете применять стили оформления Excel и к отдельным ячейкам, и к таблице целиком.

Стиль таблицы как единого целого определяет оформление заголовка, границы и заливку ячеек. Если вы уже ввели все данные в таблицу, а теперь решили ее оформить, выделите таблицу и нажмите кнопку Форматировать как таблицу в группе Стили на вкладке Главная. Выбрав в коллекции подходящий стиль, щелкните кнопкой мыши на его эскизе. В открывшемся окошке необходимо установить флажок Таблица с заголовками, если текст заголовков вы уже ввели. В противном случае поверх вашей выделенной таблицы будет вставлена строка заголовка с именами столбцов по умолчанию Столбец 1, Столбец 2 и т. д., которые нужно будет переименовать.

Вы можете сначала задать стиль таблицы, а затем начать заполнять ее. Для этого выделите примерную область вашей будущей таблицы, нажмите кнопку Форматировать как таблицу, выберите подходящий стиль и в открывшемся окошке просто нажмите ОК. В нижнем правом углу заготовки вы увидите маленький треугольник. Чтобы изменить размеры заготовки таблицы, наведите на него указатель мыши, и когда он примет вид , протащите границу по горизонтали или вертикали, чтобы увеличить или уменьшить количество оформленных ячеек. Перетаскивание границы можно выполнять только по вертикали или горизонтали. Если вам нужно увеличить и число строк, и число столбцов, протяните сначала нижнюю границу вниз, а затем правую вправо. Определившись с размерами, заполните форму. При желании вы можете комбинировать стиль таблицы со стилями отдельных ячеек в ее составе. Вот смотрите, как я оформила свой расчет с использованием стиля из коллекции Excel (рис. 2.17).

Рис. 2.17. Использование встроенного стиля таблицы

Формат чисел

Наконец-то добрались до формата чисел. Я уже не раз о нем упоминала, теперь разложу все по полочкам (хотя общий смысл вы уже могли понять).

Числа в Excel могут отображаться в различных форматах. В этом разделе мы поговорим о том, какие существуют форматы чисел и как задать для ячейки определенный числовой формат.

По умолчанию в Excel установлен общий формат ячеек. Это значит, что в любую чистую ячейку вы можете смело вводить любые данные: текст, числа или формулы. Вас поймут и данные запомнят. А сейчас мы узнаем (или повторим) те особенные способы введения чисел, для которых Excel автоматически меняет формат.

• Если вы вводите число через запятую, Excel трактует это как десятичную дробь.

• При вводе чисел через точку, слэш или тире в ячейке устанавливается формат даты, и данные отображаются в виде даты.

• Если вы вводите число через двоеточие, автоматически устанавливается формат времени.

• Если вы хотите представить введенное число в процентном формате, добавьте после него знак %.

• Чтобы представить число в денежном формате (в рублях), наберите после него р… В денежном формате к числу добавляется знак денежной единицы, а каждые три цифры числа отделяются друг от друга пробелами для вашего же удобства.

• Если вы отделите пробелами в числе по три цифры, например 36 258, 2 739, вы переведете его в числовой формат. Он аналогичен денежному, за исключением того, что на экран не выводится знак денежной единицы.

• Если в ячейку нужно поместить простую дробь, например 3/5 или 1^1/2, поступите следующим образом. Введите целую часть дроби (для дробей меньше единицы нужно набрать ноль), затем нажмите пробел и наберите дробную часть, используя слэш, например 1 4/5. В результате в ячейке будет установлен дробный формат и запись отобразится без изменений (не превращаясь в десятичную дробь).

Excel считает с точностью до 15 знака после запятой, однако в ячейках выводится только два десятичных знака (при необходимости эту настройку можно изменить, скоро расскажу как). Полностью число можно увидеть в строке формул, выделив ячейку.

Изменить формат числа можно, не только по-разному набирая числа, но и с помощью специальных инструментов. За установление числовых форматов ячеек отвечают кнопки, которые находятся в группе Число на вкладке Главная.

• Откройте меню кнопки Числовой формат . Вы можете выбрать формат чисел для выделенной ячейки или диапазона. С большинством форматов вы уже познакомились. Сделаю лишь замечание относительно процентного формата. При его выборе число, находящееся в ячейке, будет умножено на 100, и к нему добавится знак %.

Новыми для вас являются экспоненциальный и текстовый форматы. Коротко о каждом из них.

Любое число можно представить в виде десятичной дроби, умноженной на 10 в степени, равной количеству знаков после запятой. Так, число 1230 можно записать в виде 1,23 × 10^3, а число 0,00015 как 1,5 × 10-4. Точно так же поступит и Excel, если вы выберете экспоненциальный формат. Только он использует разделитель Е в записи вместо ×10. Так, число 1230 в экспоненциальном формате будет выглядеть как 1,23Е+03, а число 0,00015 как 1,5Е-04.

Текстовый формат можно использовать не только для текста. Он полезен, когда требуется, чтобы Excel распознавал число как текст, и оно не принимало участие в расчетах. При выборе текстового формата число в ячейке будет выровнено по левому краю, как и текст.

• Кнопка  переводит содержимое ячейки в финансовый формат. По умолчанию выбран российский рубль. Если вам нужен доллар или евро, щелкните на стрелке этой кнопки и выберите нужный вариант.

• Кнопка  переводит содержимое выделенных ячеек в процентный формат.

• С помощью кнопки  можно задать для ячеек числовой формат с разделителями-пробелами по три знака.

• С помощью кнопок Увеличить разрядность   и Уменьшить разрядность  можно увеличить или уменьшить количество знаков, отображаемых после запятой.

Проведение расчетов

Ну вот, теперь мы подходим к самому главному. Ведь основное назначение Excel – это расчеты. А расчеты – это формулы. Правила ввода простейших формул вы уже изучили выше. Сейчас мы попробуем разобраться с формулами посложнее.

Правила ввода формул

Правило 1. Ввод любой формулы всегда нужно начинать со знака равенства =.

Правило 2. В формуле могут находиться только:

• знаки арифметических действий: +, -, *, /, ^ (знак возведения числа в степень) и %;

• скобки (), [];

• числа, текст (он берется в кавычки);

• ссылки на ячейки и диапазоны ячеек (как на текущем листе, так и на других листах книги);

• встроенные функции.

Прочитали? Я понимаю ваше замешательство. Сейчас попробую объяснить подробнее. Что такое встроенная функция? Идем в строку формул, нажимаем кнопку Вставить функцию . В открывшемся окне Мастера функций выбираем в раскрывающемся списке Категория пункт Полный алфавитный перечень. Любуемся. Если вы мышкой выделите в списке любую из этих функций, то рядом появится подсказка, что именно эта функция делает.

Как видите, разнообразие функций огромно. Не расстраивайтесь, если не понимаете, зачем они все нужны. Я тоже далеко не все из них знаю, а пользуюсь буквально десятком. И вам, скорее всего, больше знать не понадобится.

Давайте рассмотрим конкретные примеры формул. Еще раз напоминаю, формула всегда начинается со знака =.

=А2+В2 – сложение значений двух ячеек.

=А1*0,8 – умножение числа из ячейки А1 на 0,8.

=D1^2+1 – возведение числа из ячейки D1 в квадрат и прибавление единицы к результату.

Пример использования встроенной функции:

=СУММ(А1:А5) – суммирование значений из диапазона ячеек А1:А5.

Еще немного теории. Вспомним еще раз школьный курс алгебры. Функция – это такая выдуманная математиками штука, которая описывает зависимость между двумя величинами. Помните, в школе писали f(x) = х^2 или у = х^2, где у – это функция, ах – аргумент функции. Y зависит от х. Меняем х, меняется и у. То есть функция зависит от аргумента.

Смотрим на наш пример. СУММ – имя функции. Аргумент функции А1:А5 – диапазон ячеек. Аргумент всегда заключается в скобки.

Впрочем, всю эту теорию про функции и аргументы вы можете благополучно пропустить мимо ушей и просто знать, что конкретная функция СУММ записывается вот в таком виде: СУММ(число 1; число 2…), где число 1, число 2 и т. д. – аргументы функции, то есть те числа, которые нам нужно просуммировать.

В случае СУММ(А1:А5) у функции аргумент один – ссылка на диапазон ячеек. Можно было бы написать так: СУММ(А1:А5; В7), тогда аргумента у функции стало бы два, и суммировались бы диапазон ячеек от А1 до А5 и число из ячейки В7.

Что мы можем использовать в качестве аргументов функции?

• Числа. Просто числа. Так и пишем СУММ(3; 1234; 265758494040). Банальный калькулятор.

• Ссылки на ячейки. Это мы уже рассмотрели. Функция берет число из ячейки, адрес которой вы укажете. Удобно, что число можно менять, и сумма будет пересчитывать автоматически

• Ссылки на диапазон ячеек. Это мы уже тоже видели.

• Ссылки на ячейки и диапазоны ячеек, которые находятся на другом листе. Рассказываю подробнее. В файле (книге) может быть несколько листов. Допустим, вы на одном листе считаете свой доход. Получаете финальное число. А на другом листе вы считаете расходы, и вам нужно, чтоб у вас перед глазами было число, которое покажет вам, сколько денег у вас осталось. Что нужно сделать? Правильно, из доходов вычесть расходы. Доход на Листе1, расходы на Листе2. Что делаем? В формулу на Листе2 вставляем не просто ссылку В2 (тогда Excel возьмет число из ячейки В2 Листа2), а 'Лист1'!В2, то есть В2 из Листа1 Обратите внимание, Лист1 отделен штрихами, а после него стоит разделитель – !. Штрих вводится на английской раскладке с помощью клавиши, на которой написана буква «Э». Если нужен диапазон из другого листа, то нужно написать 'Лист 1'!А1:С4.

Ну, я думаю, вы уже немного разобрались с тем, что представляет собой функция в Excel. Это довольно сложная штука, но если ее не бояться, то можно посчитать все, что угодно. Главное – удобство, не нужно эти функции из головы выдумывать, все уже придумали и в библиотеку сложили.

Давайте расскажу, как вставить функцию в формулу.

Первый способ: нажимаем кнопку Вставить функцию  в строке формул.

Второй способ: идем на вкладку Формулы в группу Библиотека функций. Там функции распределены по категориям в зависимости от того, для чего они предназначены. Что делает и как правильно записывается та или иная функция, можно прочесть во всплывающей подсказке, которая появляется при наведении указателя мышки на имя функции в меню (рис. 2.18).

Рис. 2.18. Смотрим, что может сделать функция

Третий способ: жмем треугольничек рядом с кнопкой Сумма в группе Редактирование на вкладке Главная (рис. 2.19). Тут находятся те функции, которые используются чаще всего.

Рис. 2.19. Эти функции нужны чаще других

Четвертый способ: вводим название функции ручками с клавиатуры. Плохой способ. Легко ошибиться.

Давайте мы с вами подробно рассмотрим функции, которые вынесены в меню кнопки Сумма в группе Редактирование на вкладке Главная (см. рис. 2.19). Не зря же их считают самыми популярными.

Сумма. Мы уже долго рассматриваем эту функцию, и не зря – она безусловный лидер программы Excel. Ее использование упрощено до предела.

Если вам нужно просуммировать данные, которые расположены в одном столбце или строке, выделите их и нажмите кнопку . Результат сложения тут же отобразится внизу (в случае столбца) или справа (в случае строки). Щелкните кнопкой мыши на ячейке с результатом, в строке формул вы увидите функцию =СУММ(). Вот так одним движением руки можно просуммировать свои затраты в магазине.

Если необходимо просуммировать значения из нескольких строк или столбцов (не важно, являются они смежными или нет), выделите ряды и вновь жмите кнопку . Суммы тут же отобразятся в ячейке, следующей за рядом.

Для суммирования ячеек, находящихся в прямоугольной области или в разных частях документа, сделайте вот что.

1. Выделите щелчком кнопки мыши ячейку, в которой нужно отобразить результат суммирования.

2. Нажмите кнопку . При этом в ячейке вы увидите =СУММ(), где в скобках будет мигать курсор. Это вам мягко намекают на то, что нужно ввести аргументы функции.

3. Выделите нужный диапазон ячеек (при необходимости – несколько диапазонов, удерживая нажатой клавишу Ctrl). При этом он будет охвачен бегущей рамкой, а в скобках формулы появятся ссылки на диапазоны ячеек (рис. 2.20).

4. Нажмите Enter для получения результата.

После того как вы введете формулу, если вам нужно будет в ней что-то изменить, то всегда можно это сделать. Например, вам захочется поменять диапазон ячеек, которые нужно просуммировать (см. рис. 2.20).

Рис. 2.20. Суммирование диапазона ячеек

Что делаем?

1. Дважды щелкаем на ячейке, содержащей формулу. При этом диапазон, принимающий участие в расчетах, будет охвачен синей рамкой с маркерами в углах.

2. Подводим указатель мыши к нужному углу и, когда он примет вид стрелки , протаскиваем границы рамки так, чтобы захватить новые ячейки (или, наоборот, исключить старые). При этом адрес диапазона в скобках формулы будет изменяться автоматически. Впрочем, вы можете и просто набрать новые адреса ячеек в формуле.

3. Нажимаем Enter для подсчета нового результата.

Что еще есть в списке кнопки  (см. рис. 2.19)?

• Среднее. Вызывает функцию =СРЗНАЧ(), с помощью которой можно подсчитать арифметическое среднее диапазона ячеек (просуммировать все данные, а затем разделить на их количество).

• Число. Вызывает функцию =СЧЁТ(), которая определяет количество ячеек в выделенном диапазоне.

• Максимум. Вызывает функцию =МАКС(), с помощью которой можно определить самое большое число в выделенном диапазоне.

• Минимум. Вызывает функцию =МИН() для поиска самого маленького значения в выделенном диапазоне.

Кстати, результат работы некоторых из этих функций можно видеть, не обращаясь к ним самим непосредственно. Выделите интересующий вас диапазон и посмотрите вниз на строку состояния Excel.

Слева от регулятора масштаба появятся значения суммы, количества ячеек в диапазоне и среднего арифметического (рис. 2.21). Очень удобно, не правда ли?

Рис. 2.21. Расчет в строке состояния

Относительные и абсолютные адреса

Адреса ячеек и диапазонов в Excel могут быть относительными и абсолютными.

Попробую объяснить разницу. Помните, когда я писала об автозаполнении выше, то, рассматривая рис. 2.2, мы убедились в том, что можно в одной строке запомнить формулу =В2*С2, а потом скопировать ее навесь столбец. При этом умный Excel в каждой следующей строчке сам поменяет цифры. Строчкой ниже формула превратится в =ВЗ*СЗ и т. д.

Так вот, это потому, что в данном случае адреса ячеек относительные. То есть Excel запомнил, что для того, чтобы получить нужное произведение, необходимо взять две ячейки (В2 и С2) левее той, в которой пишется результат (D2), и их содержимое перемножить. Для каждой следующей строчки программа опять же возьмет две ячейки, левее ячейки с результатом.

Часто бывают случаи, когда во всех формулах используется одна и та же ячейка. Например, вбиваем в ячейку А1 курс доллара, а потом во всей таблице нам нужно будет цену товара умножить именно на то, что стоит в ячейке А1. Вот тут-то нам и понадобится абсолютный адрес.

Абсолютный адрес не будет изменяться при копировании или автозаполнении ячеек. А выглядит он так: $А$1. Это абсолютный адрес ячейки А1.

Чтобы быстро сделать относительный адрес в формуле абсолютным, дважды щелкните кнопкой мышки на формуле, поставьте курсор на нужную ссылку и нажмите клавишу F4. Но можно знак $ добавлять в формулы вручную с клавиатуры.

Решим-ка задачку

Вот я все рассказываю вам «можно это, можно то», давайте уже попробуем применить на конкретной задачке то, что вы изучили в теории.

Берем реальный жизненный пример. Девушка Даша занимается распространением косметики. И для подсчета своей прибыли пользуется Excel. Смотрим, что у нее получается.

Мини-бизнес такой. На фирме Даша берет косметику с 10 %-ной скидкой, а потом продает ее знакомым по цене, которая указана в каталоге. Каждый день все свои продажи она записывает в файлик Excel, а в конце месяца подсчитывает свою прибыль. Давайте по шагам проделаем все то же самое, чтобы вы убедились, насколько все быстро и удобно.

Каталог косметики, который Даша дает смотреть подругам, красивый и глянцевый, но на компьютере есть электронный вариант, который выглядит вот так (рис. 2.22).

Рис. 2.22. Каталог косметики

Что нам с вами нужно сделать в первую очередь? Обзавестись похожим каталогом, чтобы было на чем тренироваться. Если не лень, наберите в Excel то, что видите на рис. 2.22 (ну, или хотя бы треть того, что там есть, если совсем уж лень), и сохраните это в файл под именем Каталог в папку А это мои документы. Действуйте так же, как в Word: нажмите большую Кнопку «Office» в левом верхнем углу и выполните команду Сохранить.

Теперь нужно создать файл Прибыль, в котором мы будем подсчитывать то, что заработали. Щелкните на Кнопке «Office» и выберите Создать. Откроется окошко, в нем оранжевым цветом будет выделен значок Новая книга. Это то, что нам нужно, мы ведь еще не забыли, что файлы Excel называются книгами. Нажимаем справа внизу кнопку Создать. Точно так же, как и Каталог, сохраняем файл в папку А это мои документы под именем Прибыль.

У вас должны быть открыты оба этих файла[10]. Начинаем работу.

Первым делом давайте обозначим месяц, за который будет проводиться расчет. Наберите в ячейке А1 файла Прибыль название месяца и оформите его каким-нибудь стилем (щелкните на кнопочке Стили ячеек в группе Стили вкладки Главная и выберите тот, что нравится).

Теперь скопируем из каталога в файл Прибыль то, что мы продали. Допустим, это было девять наименований с рис. 2.22: губная помада, тональный крем, тушь для ресниц, карандаш косметический, лак маникюрный, пудра компактная, румяна компактные, тени для век, подводка для глаз.

Выделяем название первого проданного товара и его цену, щелкаем на выделении правой кнопкой мышки и выбираем строчку Копировать. Вокруг того, что мы выделили, начинает бегать рамка.

Переходим из каталога в файл Прибыль, щелкаем на ячейке А2 и в контекстном меню выбираем Вставить. Так, по ширине название явно не вписалось в новую ячейку. Изменим ее ширину. Подведите указатель мышки к границе заголовков первого и второго столбца и дважды щелкните на ней, чтобы ширина первого столбца увеличилась как раз до размеров текста.

Все остальное предлагаю копировать не по одной строчке, а за один раз скопом. Поскольку наименования товаров находятся в несмежных ячейках, мы будем выделять их вместе с ценами последовательно, удерживая нажатой клавишу Ctrl. Когда все выделите, щелкайте на выделенном правой кнопкой мышки, выбирайте Копировать, переходите в файл Прибыль, щелкайте на ячейке A3 и выбирайте Вставить. Вот так мы составили список того, что удалось продать в текущем месяце.

Теперь займемся подсчетами, но перед этим давайте оформим шапку нашей таблицы, чтобы не запутаться, где у нас что.

Поверх списка надо вставить дополнительную строчку для шапки. Для этого выделяем первую строку списка, там, где у нас помада (для этого нужно щелкнуть на заголовке строки), и в группе Ячейки вкладки Главная нажимаем кнопку Вставить. Если скопировался формат ячейки с названием месяца, его можно убрать. Выделите ячейку, в группе Редактирование нажмите кнопочку Очистить (с ластиком) и выберите Очистить форматы.

Набираем шапку. Над названиями пишем Наименование товара, над ценами – Цена без скидки, и последнее – Прибыль. Там, где надпись не умещается по ширине, увеличиваем ширину столбца двойным щелчком на границе заголовка.

А скидку давайте запишем где-нибудь вверху, мало ли, она когда-нибудь изменится, будет удобно ее подправить сразу. В ячейке В1 набираем слово Скидка, в ячейке С1 вводим ее размер – 10 % (сразу таким образом переводим ячейку в процентный формат). Оформляем скидку каким-нибудь стилем (кнопка Стили ячеек в группе Стили).

Вот, что получилось у меня (рис. 2.23).

Рис. 2.23. Табличка для подсчета прибыли

Чтобы рассчитать прибыль с каждого продукта, нужно текущую цену умножить на процент скидки. В нашем примере он равняется 10. Глядя на рис. 2.23, понятно, что в ячейке СЗ должна быть формула =С1*ВЗ. Вводим формулу. Либо просто набираем с клавиатуры, либо делаем так.

1. Щелкаем на ячейке СЗ.

2. Набираем знак =.

3. Щелкаем на ячейке С1. Видим, что этот адрес появился в формуле.

4. Набираем *.

5. Щелкаем на ВЗ. Этот адрес тоже появляется в формуле.

6. Нажимаем Enter.

Формула готова – ее вы можете видеть в строке формул вверху, а в самой ячейке уже представлен результат расчета.

По логике останется только распространить формулу на остальные ячейки столбца с помощью автозаполнения, но… вспоминаем, что я рассказывала про относительную и абсолютную адресацию.

Попробуйте скопировать формулу из СЗ в ячейку С4. Что получилось? Получились «зюки» непонятные. А знаете почему? Потому что наша формула превратилась в =С2*В4. А в ячейке С2 у нас что? Ничего. Вот программа и не понимает, чего вы от нее хотите, и рисует вам «зюки» вместо ответа. Как исправить ошибку? Как добиться того, чтобы во всех формулах была ячейка С1? Сделать ее адрес абсолютным. То есть написать $С$1.

Итак, формула в ячейке С3 будет выглядеть так: =$С$1*В3. И в таком виде вы можете ее копировать в другие ячейки (рис. 2.24).

Рис. 2.24. Делаем адрес ячейки абсолютным

А теперь представьте, что в один прекрасный день размер скидки поменялся. Например, с 10 % на 5 %. Вы легким движением руки меняете в таблице одну цифру в ячейке С1. Остальное Excel пересчитает сам. Очень удобно!

Теперь предлагаю оформить нашу табличку каким-нибудь красивым стилем. Выделяем ее (включая шапку), в группе Стили нажимаем кнопочку Форматировать как таблицу и выбираем понравившийся стиль щелчком кнопкой мыши. Появится маленькое окошечко. Проверьте, чтобы в нем стоял флажок Таблица с заголовками (у нас же есть заголовки), и нажмите ОК.

Осталось дело за малым – просуммировать наши проценты. Для этого выделяем ячейки, в которых рассчитана прибыль, и нажимаем кнопочку  в группе Редактирование. Результат сразу выскочит внизу, да еще и будет красиво оформлен в виде строки итогов. Все удобства на блюдечке! Щелкните кнопкой мышки на конечной сумме и посмотрите в строку формул, там будет написано следующее: =СУММ(СЗ:С11). Это значит, что программа сложила все числа, которые находятся в ячейках с СЗ по С11. То, что нам нужно.

Если вам не нравятся кнопки сортировки в шапке таблицы (о них мы еще будем говорить), уберите их. Щелкните на кнопке Сортировка и фильтр в группе Редактирование (курсор должен стоять где-нибудь в таблице) и выполните команду Фильтр.

Вот какая красота может у вас получиться в итоге (рис. 2.25).

Раз уж мы при решении задачи натолкнулись на «зюки», давайте сразу поговорим о том, как Excel сигнализирует об ошибках.

Рис. 2.25. Готовая табличка с подсчетом прибыли

Ошибки в формулах

При работе с формулами в Excel нередко возникают ошибки, связанные не только с правильностью написания формулы, но и с правильным определением адресов ячеек и диапазонов с данными. Проведем краткий обзор способов выявления и устранения ошибок.

Иногда возникает ситуация, когда после введения формулы в ячейке вместо результата появляется сообщение об ошибке. Это связано с тем, что при расчетах программа столкнулась с каким-то противоречием. Вот список наиболее часто встречающихся сообщений в ячейках.

• #ЗНАЧ! – ошибка в типе данных, используемых в формуле. Возможно, в одной из ячеек диапазона находится текст.

• #ИМЯ? – ошибка в имени функции или адресах ячеек и диапазонов, присутствующих в формуле.

• #ССЫЛКА! – удалены или перемещены ячейки или диапазоны, на которые ссылается формула.

• #ДЕЛ/0! – при расчете происходит деление на ноль.

• ###### – данные не умещаются по ширине в ячейку. Увеличьте ширину столбца перетаскиванием границы заголовка.

Если Excel обнаружит ошибку в написании формулы (например, будут пропущены или поставлены лишние скобки, если между аргументами функции будет отсутствовать разделитель (;), обнаружится меньше аргументов, чем того требует функция), он выдаст сообщение об ошибке, похожее на то, что вы видите на рис. 2.26.

Рис. 2.26. Excel обнаружил ошибку в формуле

В этом случае нужно вернуться к ячейке с формулой, перепроверить ее и исправить ошибку.

Самая опасная ошибка – неправильный ввод адресов ячеек и диапазонов в формулу. Программа определяет только математические ошибки и ошибки написания формул, но предугадать, данные каких именно ячеек должны присутствовать в формуле, не может. За этим должны внимательно следить вы.

Проще всего проверить правильность указания адресов ячеек и диапазонов в формуле так. Щелкните два раза на ячейке, содержащей формулу. При этом ячейки и диапазоны, входящие в нее, будут выделены в таблице рамками с маркерами, цвет которых соответствует цвету ссылки в формуле (см. рис. 2.24). Если был указан неправильный адрес, перетащите рамку на нужную ячейку (или измените ее размеры протаскиванием маркера при увеличении или уменьшении диапазона).

Строим диаграмму

В Excel есть средства для создания высокохудожественных графиков и диаграмм, с помощью которых вы сможете в наглядной форме представить то, что отражают ваши числа в таблице.

Кнопки построения графиков и диаграмм находятся в группе Диаграммы на вкладке Вставка (рис. 2.27). Посмотрите, сколько видов диаграмм мы можем нарисовать! График, гистограмма, диаграмма того или иного вида. Для чего такое разнообразие? Можно сказать, что для красоты… Но есть случаи, когда нагляднее график, например вам нужно показать, как меняется что-то со временем. Иногда круговая диаграмма, допустим, когда нужно показать, сколько народа проголосовало за делегата Иванова. А если вам нужно что-то сравнить, то удобнее всего гистограмма или линейчатая диаграмма.

Рис. 2.27. Кнопки вставки графиков и диаграмм

Мы с вами потренируемся рисовать диаграммку на примере личного бюджета. Увидите, как можно наглядно отобразить все свои статьи расходов.

Рис. 2.28. Таблица для построения диаграммы

В первую очередь нужно создать таблицу, на основе которой будет построена диаграмма. Таблица должна иметь стандартный вид: данные нужно поместить в один или несколько столбцов (в зависимости от задачи). Для каждого столбца создайте текстовый заголовок. Впоследствии он будет автоматически вставлен в легенду графика.

Для себя я составила вот такую таблицу ежемесячных расходов (рис. 2.28). Сделайте у себя такую же, цифры можете подставлять свои. Заполнять ячейки, надеюсь, у вас уже получается без труда.

После того как таблица создана, выделите все ее ячейки, включая заголовки, перейдите на вкладку Вставка и в группе Диаграммы щелкните на кнопке Круговая. Для нашей задачи лучше всего подойдет объемная диаграмма (рис. 2.29). Выберите ее щелчком кнопки мышки.

Рис. 2.29. Выбираем тип диаграммы

В результате на нашем листе появится вот такая диаграммка (рис. 2.30). Неплохо для начала. Но мы с вами ее еще доработаем.

Рис. 2.30. В таком виде диаграмма была вставлена на лист

Посмотрите, в легенде не отображается статья расходов Кредиты. Спряталась куда-то. Давайте-ка потянем рамку диаграммы за нижний маркер (там, где точечки) вниз, чтобы отобразить ее. Если хотите саму диаграмму подвинуть, наведите указатель мышки на рамку в то место, где нет точечек, и когда он примет вид , двигайте диаграмму в произвольном направлении.

Обратите внимание, при выделении области графика в главном меню появляются три новые вкладки. На вкладке Конструктор можно подобрать для графика определенный макет и стиль. Давайте-ка займемся этим. Было бы хорошо, если бы над каждым сегментом круга отображался процент расходов от общей суммы затрат. Это можно сделать, выбрав макет с процентами. Предлагаю вариант Макет 6 (рис. 2.31).

Рис. 2.31. Выбираем для диаграммы новый макет

Вот уже и процентики появились. Для пущей красоты можно еще и стиль выбрать в соседней группе Стили диаграмм.

Надо бы изменить название диаграммы, а то Сумма – не очень удачное название. Обзовем наш шедевр Расходы за месяц. Щелкаем на названии, оно выделится рамкой. Удаляем надпись Сумма (все точно так же, как в Word) и набираем новое.

В заключение предлагаю как-нибудь красивенько оформить область нашего графика. Щелкните кнопкой мышки на его рамке, перейдите на вкладку Формат, в группе Стили фигур щелкните на кнопке Дополнительные параметры (рис. 2.32) и выберите стиль, который вам нравится. Вот что у меня получилось в итоге (рис. 2.33). По-моему, очень даже художественно.

Рис. 2.32. Выбираем стиль для области диаграммы

Рис. 2.33. Готовая диаграмма

Больше всего денег у меня тянет еда, коммуналка и кредит. А у вас?

Сортировка, фильтрация и поиск

Довольно часто возникают ситуации, когда нужно отсортировать список по возрастанию или убыванию параметра в одном из его столбцов. Давайте-ка откроем нашу табличку с прибылью от продажи косметики (см. рис. 2.25). Ее можно отсортировать по возрастанию или убыванию цены товара или по названию товара, выстроив его по алфавиту.

Чтобы отсортировать список по названиям, находящимся в первом столбце, выделите список целиком, включая заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование на вкладке Главная и выполните команду Сортировка от А до Я.

Для сортировки списка по параметрам другого столбца, например по цене, выделите весь список, включая заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование и выполните команду Настраиваемая сортировка.

В открывшемся окне (рис. 2.34) в области Столбец в списке Сортировать по выберите пункт Цена без скидки, а в области Порядок – По возрастанию или По убыванию, как хотите. Нажмите ОК, чтобы все отсортировалось по цене (рис. 2.35).

Рис. 2.34. Окно настройки сортировки

Рис. 2.35. Список отсортирован по возрастанию цены

Списки в Excel можно фильтровать. То есть отбирать данные, удовлетворяющие какому-либо условию. Предположим, в нашем списке нужно отобрать товары, стоимость которых не превышает определенной суммы.

Чтобы выполнить фильтрацию данных, выделите таблицу целиком, включая заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование и выполните команду Фильтр. При этом в заголовках столбцов появятся кнопки раскрывающихся списков. Если вы применили к таблице один из встроенных стилей, кнопки будут присутствовать по умолчанию, и выполнять данную команду не нужно (если только вы не убрали кнопки).

Щелкните на кнопке в заголовке столбца, по значениям которого нужно отфильтровать список, зайдите в подменю Числовые фильтры и выберите пункт, соответствующий условиям сортировки (в нашем случае следует выбрать пункт меньше). В открывшемся окне (рис. 2.36) выберите в раскрывающемся списке справа значение, которое не должны превышать выбранные данные, или введите число с клавиатуры и нажмите ОК.

Рис. 2.36. Задаем порог для фильтрации данных

В результате в списке будут показаны только те пункты, которые удовлетворяют условиям фильтрации. Чтобы вновь отобразить все пункты списка, нажмите кнопку в заголовке столбца, по которому проводилась фильтрация, и в списке значений установите флажок Выделить все.

Поиск и замена данных в ячейках Excel выполняется так же, как и поиск текстовых фрагментов Word. Чтобы открыть окно поиска и замены, нажмите сочетание клавиш Ctrl+F или нажмите кнопку Найти и выделить в группе Редактирование и выполните команду Найти. Откроется уже знакомое вам окно, на вкладках которого можно вводить условия для поиска и замены данных.

С книгами Excel можно выполнять все стандартные действия: открытие, сохранение, распечатку, за которые отвечают команды Кнопки «Office» в левом верхнем углу окна программы. Подробно эти команды мы рассмотрели в главе, посвященной Word, поэтому сейчас не будем на них останавливаться. В Excel все аналогично.

Закончим с электронными таблицами. Хоть бы все это переварить. Но я в вас верю! Все у вас получится! А пока отдыхайте до следующей главы.

Глава 3

Программа для создания презентаций PowerPoint

Внешний вид программы

Начало работы

Вкладка Главная

Работа с фигурами

Вкладка Дизайн

Вкладка Вставка

Вкладка Анимация

Показ слайдов

Вкладка Вид

Меню Кнопки "Office"

Параметры PowerPoint

Презентация – это красиво оформленный доклад. Одно дело рассказать про свои достижения на словах, совсем другое – показать при этом красивые картинки.

Презентации PowerPoint – это просто, наглядно, доступно, производит впечатление сложной проделанной работы, особенно если зрители не владеют компьютером.

Так что если нужно пустить пыль в глаза или понятно и красочно изложить свои мысли, осваивайте PowerPoint!

Итак, приступим!

Внешний вид программы

Запустите программу из меню Пуск из списка офисных программ. Вы увидите очень знакомый интерфейс (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Программа PowerPoint

Что это в середине экрана? Про заголовок какого такого слайда там написано? Все очень просто. Создавая презентацию, вы будете делать именно последовательность слайдов. Создаете слайд, потом указываете временной интервал, через который он должен уступить место следующему слайду, и то, каким именно способом они будут сменяться (то есть выбираете анимацию).

Потом запускаете презентацию – слайды, как кадры, начнут сменять друг друга указанным способом в выбранной последовательности.

Рассмотрим все по порядку.

Главное меню

Главное меню программы (рис. 3.2) открывается при щелчке на Кнопке «Office»  которая, как и в других программах Microsoft Office, находится в левом верхнем углу.

Рис. 3.2. Главное меню

Оно содержит стандартные команды для работы с файлами: Создать, Открыть, Сохранить, Сохранить как, Печать, Подготовить, Отправить, Опубликовать, Закрыть.

Справа – последние открытые в данной программе документы.

Внизу – две кнопки: Параметры PowerPoint и Выход из PowerPoint.

Подробное изучение этого меню мы с вами оставим на самый конец главы, пока вам достаточно знать, что оно есть.

Панель быстрого запуска

Панель быстрого запуска находится в самом верху, рядом с Кнопкой «Office»  (рис. 3.3). На нее можно (и нужно) помещать кнопки, которыми вы чаще всего пользуетесь.

Рис. 3.3. Панель быстрого запуска

У меня пока на ней кнопки Сохранить, Отменить и Повторить.

Чтобы настроить панель быстрого запуска, щелкните на кнопке  справа от нее. Вы можете выбрать свои любимые команды из предложенного списка.

Начало работы

Каким должен быть ваш первый слайд?

Простым? Тогда щелкаем в поле Заголовок слайда и пишем слово Презентация, а вместо Подзаголовок слайда набираем Кадр первый (рис. 3.4).

Рис. 3.4. Самый простой первый слайд

Как вы понимаете, текст заголовка и подзаголовка может быть любым. Да, вышло простенько, но зато понятно, о чем речь.

Сейчас я расскажу о важных вещах, которые нужно знать перед началом работы.

• Создать новый слайд можно, нажав кнопку Создать слайд на вкладке Главная.

• Переходить от слайда к слайду можно, щелкая на эскизе нужного слайда на ленте слайдов, которая находится в левой части окна программы.

• Запустить просмотр презентации можно, нажав клавишу F5.

• Посмотреть презентацию, начиная с выделенного слайда, можно, нажав Shift+F5.

• Выйти из режима показа можно, нажав клавишу Esc.

В режиме показа слайды сменяют друг друга либо автоматически (я позже расскажу, как это настроить), либо при нажатии клавиши Пробел, либо при щелчке кнопкой мыши.

В режиме показа слайда в левом нижнем углу появляются потайные кнопки. Они становятся видны только тогда, когда вы наведете на них указатель мыши (см. рис. 3.4).

Рассмотрим эти кнопки.

С их помощью кнопок  и  вы можете листать слайды назад и вперед. Кнопка  имеет свое меню (рис. 3.5).

Рис. 3.5. Меню кнопки

Выберите Ручку, Фломастер или Выделение и попробуйте порисовать указателем мыши прямо на слайде (Выделение работает как маркер). Вы сможете выделять и подчеркивать нужные слова или делать пометки прямо во время показа презентации.

Как видите, в меню кнопки  можно задать цвет чернил и воспользоваться Ластиком, чтобы стереть ненужные пометки. Можно также одним махом удалить все рукописные данные со слайда.

Чтобы вернуться к обычному виду мышки, выберите в списке строку Стрелка.

В списке Параметры стрелки можно сделать указатель мыши невидимым во время показа презентации.

Кнопка  также имеет свое меню (рис. 3.6).

Рис. 3.6. Меню кнопки

Строки Далее, Назад и Последний просмотренный – это переход к следующему, предыдущему и последнему просмотренному слайду.

Команда Перейти к слайду откроет список всех слайдов презентации. Щелкните на названии нужного, и вы сразу перейдете к нему.

Команда Произвольный показ позволяет задать последовательность показа слайдов и сохранить эту последовательность под каким-нибудь именем. Например, у вас может быть Сокращенный показ для быстрого варианта презентации и Подробный показ для полного. Или Вариант для покупателей и Вариант для директоров. Позже я расскажу об этом подробнее.

Команда Экран (рис. 3.7). Позволяет изменить внешний вид экрана.

• Черный экран и Белый экран. Команда Черный экран включит вам черный экран. Белый экран – соответственно, белый. На этом экране вы сможете рисовать фломастерами и ручками, взятыми из предыдущей кнопки. Вернуться к слайду вы сможете, нажав клавишу Esc.

Рис. 3.7. Режимы экрана

• Показать или скрыть рукописные примечания. Рукописные примечания это то, что вы нарисуете все теми же фломастерами и ручками. Возможно, вам понадобится сначала скрыть эти примечания, а потом быстро вернуть на экран. Вот тогда-то и используйте эту команду.

• Переключение программ. Эта команда покажет вам внизу экрана Панель задач Windows. Вы получите доступ ко всем кнопкам программ и документов, не прерывая показ презентации.

Ну, и последнее, что хочу сказать перед началом работы. Презентация, какой бы длинной она ни была, сохраняется как один файл. (Правда, у сохранения файлов есть нюансы, и мы их обязательно обсудим, но позже.)

И еще.

Напоминаю! В PowerPoint, как и во всех программах Microsoft Office, работает справка, которая вызывается клавишей F1.

А теперь давайте начнем, наконец, что-нибудь делать.

Вперед, разбираться с меню!

Вкладка Главная

Начнем с вкладки Главная (рис. 3.8).

Буфер обмена. Здесь для вас не будет никаких неожиданностей: команды Вырезать, Копировать, Вставить (работают горячие клавиши Ctrl+X, Ctrl+C, Ctrl+V) и кнопка вызова панели буфера обмена на 24 элемента. Как и в Word, вы можете запомнить 24 элемента (кусочков текста или рисунков), а потом вставлять их в любой слайд легким движением руки.

Рис. 3.8. Вкладка Главная меню PowerPoint

Слайды. Кнопка Создать слайд вставляет новый слайд после выделенного. Если вы нажмете стрелочку  рядом с командой, то узнаете, что создать вы можете разные варианты слайдов (рис. 3.9). Мы с вами создали просто Титульный слайд (см. рис. 3.4), а там вон сколько всего есть!

Рис. 3.9. Макеты слайдов

Какой бы слайд вы ни создали, вы всегда сможете изменить его, причем очень просто. Нажмите кнопку Макет и выбирайте снова (рис. 3.10).

Рис. 3.10. Выбор макета

Кнопка Восстановить восстановит внешний вид слайда в соответствии с темой по умолчанию. Как настроить тему по умолчанию, расскажу чуть позже.

Кнопка Удалить удаляет слайд. А еще можно просто выделить ненужный слайд и нажать клавишу Delete.

Шрифт. Тут для вас тоже нет ничего нового, после знакомства с программой Word тут нет ни одной незнакомой команды.

Все, чего может не хватить, скрыто за стрелочкой в правом нижнем углу . При ее нажатии открывается окно Шрифт. С его настройками вы точно разберетесь самостоятельно, если понадобится.

Абзац. В этой группе находятся инструменты для форматирования абзацев (какая неожиданность, не так ли?). Тут тоже практически все команды знакомы по Word.

Рисование. Это группа предназначена для работы с фигурами. Поскольку их часто вставляют в презентации, в следующем разделе расскажу о них подробнее.

Редактирование. В этой группе сплошь знакомые вам команды.

• Найти – поиск текста. Введите в открывшемся окне символ (последовательность символов), которую нужно найти.

• Заменить – вы можете не только найти символ, но и заменить его другим. Например, найти, где у вас в тексте стоят подряд два пробела (вы ведь помните, что слова нужно разделять одним пробелом, а не двумя-тремя?), и заменить одним.

Выделить – эта команда содержит подменю с командами Выделить все, Выбор объектов и Область выделения. Последняя команда открывает панель Выделение и видимость, о которой мы поговорим подробнее позже.

Итак, перейдем к практике.

Работа с фигурами

Как я уже сказала выше, инструменты для работы с фигурами находятся в группе Рисование вкладки Главная. Щелкните на кнопке Фигуры, и вы увидите, какие фигуры можно вставить в слайд (рис. 3.11).

Рис. 3.11. Список фигур

И заметьте, на рис. 3.11 не все фигуры, вы можете промотать бегунок.

Давайте создадим новый слайд и вставим в него несколько фигур. Чтобы вставить фигуру, нужно сначала выбрать ее из списка, а потом мышкой с нажатой левой кнопкой растянуть ее на экране. Можно особо не церемониться с точностью, потому что фигуру потом можно подвинуть и изменить ее размер.

Посмотрите, фигура появляется в рамке (рис. 3.12).

Рис. 3.12. Новая фигура в слайде

Если щелкнуть на угловых кружочках рамки, то можно растянуть фигуру, сохраняя ее пропорции. Если потянуть за квадратики, то увеличится только ее длина (ширина). За зеленый кружок фигуру можно поворачивать. Если щелкнуть в центре рамки, то фигуру можно будет двигать, не меняя ее размера.

Обратите внимание, как только вы нарисовали фигуру, на ленте появились дополнительная вкладка Формат (рис. 3.13). На ней собраны инструменты, которые могут вам понадобиться для работы с фигурами.

Рис. 3.13. Вкладка для работы с фигурами

Отдельно эту вкладку мы рассматривать не будем, потому что все ее команды дублируются на остальных вкладках ленты.

Продолжаем работать. Давайте поместим на один слайд несколько фигур. Например, так (рис. 3.14).

Рис. 3.14. Вот такой получился слайд!

Что-то они у меня абы как по слайду разбросаны… Что же делать? Перейти к кнопке Упорядочить вкладки Главная (рис. 3.15) или к командам группы Упорядочить вкладки Формат!

Рис. 3.15. Как упорядочить фигуры

Чтобы упорядочить эти фигуры, то есть расставить в нужном порядке, их необходимо выделить. Знаете, как? Можно просто щелкать на них мышкой при нажатой клавише Ctrl, а можно в меню кнопки Упорядочить щелкнуть на строке Область выделения. Откроется панель Выделение и видимость (рис. 3.16).

Рис. 3.16. Панель Выделение и видимость

В этом списке можно выделить фигуры, щелкая на их названии. То, что вы выделите в этом окне, будет выделено и на рисунке.

Если вы нажмете «глазик», который находится в той же строке, что и название фигуры, то «глазик» с кнопки исчезнет, а вместе с ним исчезнет со слайда и сам объект. Это такая шапка-невидимка для ваших фигур.

В нижней части панели есть кнопка Скрыть все. При ее нажатии скроется все, кроме фона. У кнопки Показать все обратное действие: она вернет все на места.

Итак, фигуры выделены, начинаем упорядочение.

Вы можете выровнять фигуры по середине (команда Выровнять ► по середине кнопки Упорядочить), а потом распределить по горизонтали (Выровнять ► Распределить по горизонтали), и ваш рисунок будет ровнее ровного.

Чего-то нашему рисунку не хватает для полного счастья… Солнышка! Чтобы оно не загораживало «формулу любви», я вывела его на задний план (рис. 3.17). Для этого я выбрала команду На задний план кнопки Упорядочить.

Рис. 3.17. Солнце на заднем плане

И, конечно же, вы всегда сможете воспользоваться командой На передний план кнопки Упорядочить, если захотите.

Теперь давайте сгруппируем нашу «формулу». Выделяйте рожицы, сердечко и знаки «+» и «=», а потом выбирайте команду Группировать кнопки Упорядочить. Теперь все эти фигуры – группа, то есть единое целое. Вы можете двигать, поворачивать, уменьшать, увеличивать их скопом.

Теперь рассмотрим кнопку Экспресс-стили группы Рисование (рис. 3.18).

Рис. 3.18. Экспресс-стили

Эти стили можно и нужно применять отдельно к каждой фигуре. Фигуры станут разностильными, и рисунок будет редкой красоты (рис. 3.19).

Рис. 3.19. Готовый слайд

Кроме Экспресс-стилей, оформить фигуры помогают кнопки Заливка фигуры , Контур фигуры  и Эффекты для фигур . Вашу фантазию практически ничего не ограничивает!

А если вам и этого покажется мало, то щелкните на кнопке  в правом нижнем углу. Там столько всяких настроек!

А теперь пока перепрыгнем через вкладку Вставка ленты, чтобы продолжить украшение нашего слайда.

Вкладка Дизайн

Посмотрим, что у нас есть на вкладке Дизайн (рис. 3.20).

Рис. 3.20. Вкладка Дизайн

Во-первых, вы можете сменить ориентацию слайда (рис. 3.21). Выбрать можно, как обычно, из книжной и альбомной.

Рис. 3.21. Кнопка смены ориентации слайда

Во-вторых, можете задать понравившуюся тему, щелкнув на ней кнопкой мыши (рис. 3.22).

Рис. 3.22. Выбор тем и всплывающая подсказка кнопки Дополнительные параметры

В этот список все темы не влезают. Нажмите кнопочку Дополнительные параметры (см. рис. 3.22), и вы увидите весь список. Я думаю, вы уже поняли, что тема – это внешний вид слайда. Пройдитесь по темам, и вы сможете выбрать для себя то, что вам нужно. Достаточно просто подвести указатель мыши к эскизу темы, и вы сразу увидите, как тема будет выглядеть на вашем слайде.

Рис. 3.23. Контекстное меню темы

Когда в вашей презентации будет много слайдов, вы сможете применить тему как ко всей презентации сразу, так и выборочно (к выделенным слайдам). Тему можно сделать темой по умолчанию. В результате любая ваша презентация изначально будет создаваться в этой теме. Помните про кнопку Восстановить из группы Слайды на вкладке Главная? Она как раз применит для слайда тему по умолчанию. Если вы сами не задали тему по умолчанию, то программа будет считать, что тема по умолчанию – это Тема Office. Названия темы смотрите на всплывающих подсказках (рис. 3.24).

Рис. 3.24. Тема Office и всплывающая подсказка

Итак, тему выбрали. Теперь желающие могут все в ней поменять.

Обратите внимание, в группе Темы есть еще такие кнопочки:

• Цвета – вы выбираете цветовую гамму темы;

• Шрифты – шрифты;

• Эффекты – эффекты, которые включают в себя толщину линий рисунка, тени и способы заливки фона. Выделите одну из фигур на слайде и посмотрите, что меняется при применении различных эффектов.

Теперь займемся фоном. В группе Фон щелкните на кнопке Стили фона.

Для самой простой темы – Темы Office – стили фона выглядят так (рис. 3.25).

Рис. 3.25. Стили фона для Темы Office

Цвета в списке будут зависеть от выбранной вами в меню цветовой гаммы.

Если вы выберете в меню кнопки Стили фона команду Формат фона, то увидите такое окно (рис. 3.26).

Рис. 3.26. Формат фона

Чего изволите? Пробуйте!

В этом окне два раздела – Заливка и Рисунок. Переключаться между ними можно, щелкая на строках в левой части окна.

В разделе Заливка у нас есть следующие настройки:

• Сплошная заливка – ровный цвет рисунка;

• Градиентная заливка – это неравномерная заливка: где-то гуще, где-то жиже;

• Рисунок или текстура – ну, вы понимаете: в качестве фона можно будет выбрать картинку или текстуру.

Если вы выберете этот вариант, то в окошке появится дополнительные настройки. Нажмите стрелочку кнопки Текстура – получите множество вариантов текстур: от жеваной бумаги и ткани до керамической плитки.

А еще тут, как видите, вы можете выбрать в качестве фона рисунок из файла, из коллекции готовых клипов или вставить его из буфера обмена. Можно также преобразовать свой файл в любую текстуру, задав параметры смещения, отражения, масштабирования, установить прозрачность рисунка… Непочатый край работы!

Если в качестве фона слайда вы выбрали рисунок, то в разделе Рисунок окна Формат фона можно перекрасить этот рисунок (рис. 3.27).

Рис. 3.27. Перекрашиваем рисунок фона

Еще в этом разделе можно поменять яркость и контрастность рисунка-фона.

Вы уже чувствуете себя крутым дизайнером? Тогда переходим к следующему пункту нашей программы.

Вкладка Вставка

Итак, вкладка Вставка (рис. 3.28).

Рис. 3.28. Вкладка Вставка

На этой вкладке собрано все, что можно вставить в слайд.

Используя команды кнопки Таблица, можно поместить на слайде как обычную таблицу, нарисовав ее прямо на слайде, так и таблицу Excel. Если вы освоили работу с таблицами в Word, то никаких проблем у вас тут не возникнет.

Кстати, есть более простой способ вставить что-то нужное в слайд – использование значков в центре слайда (рис. 3.29).

Рис. 3.29. Значки в середине слайда

С помощью этих значков в слайд можно вставить таблицу, диаграмму, рисунок SmartArt, рисунок (из файла), клип (из коллекции) и фильм (то есть любой видеофайл).

Дальше рассмотрим работу с некоторыми элементами подробнее.

Работа с рисунками

Чтобы вставить рисунок, щелкните на кнопке Вставить рисунок из файла в середине слайда. Или нажмите кнопку Рисунок в группе Иллюстрации. Откроется окно Вставка рисунка. В нем вы можете выбрать любой файл из любой папки на своем компьютере. Я выбрала, например, пингвинов из коллекции фотографий Windows 7 (рис. 3.30).

Рис. 3.30. Слайд со вставленным рисунком

Посмотрите, как только мы вставили в слайд рисунок, тут же сверху появилась дополнительная вкладка Формат. На ней собраны команды, которые могут вам пригодиться при работе с рисунками. Пройдемся по этим инструментам.

Изменить. В этой группе можно настроить яркость, контрастность, а также перекрасить рисунок так, как вам хочется.

Команда Сжатие рисунков позволяет уменьшить их «вес». Это чтобы ваш документ занимал меньше места на жестком диске.

С помощью команды Изменить рисунок можно выбрать другую картинку.

Кнопка Сброс параметров рисунка предназначена для тех рисунков, над которыми уже вдоволь поиздевались. Она возвращает изображению первозданный вид.

Стили рисунков. Здесь вы можете задать общий стиль оформления рисунка. В вашем распоряжении рисунки без рамок, а также с различными рамками.

Выбирайте, что вашей душеньке угодно.

Кроме списка стилей, в группе Стили рисунков есть еще такие три кнопки:

• Форма рисунка – вписывает рисунок в любую форму из списка. Разнообразие вам обеспечено;

• Граница рисунка – позволяет настроить толщину и цвет рамки или отказаться от нее совсем;

• Эффекты для рисунка – содержит кучу эффектов, которые можно применить к картинке (рис. 3.31).

Рис. 3.31. Эффекты для рисунка

Пробуйте, творите, изобретайте!

Можно много всякого интересного сделать с рисунком (рис. 3.32). А когда наиграетесь вдоволь, вспомните про кнопку Сброс параметров рисунка в группе Изменить. Нажмите ее – и все станет как было.

Рис. 3.32. Рисунок с применением эффекта тени и поворота объемной фигуры

Обратите внимание, что при любом (даже самом украшенном) виде рисунка, если вы выделите его, то увидите рамку. Используя маркеры на рамке, вы сможете повернуть свою картинку, переместить ее или изменить любой ее размер.

Ну и для самых любопытных. Если все эти выкрутасы не удовлетворят вашу фантазию, нажмите крохотную стрелочку  в правом нижнем углу группы Стили рисунков. В появившемся окне найдете еще больше настроек для рисунка.

Упорядочить. На слайде можно поместить не один рисунок, а столько, столько вы захотите на него впихнуть. Как только вы вставите в слайд несколько рисунков, вы сразу сможете их организовать друг относительно друга (рис. 3.33).

Рис. 3.33. Группа Упорядочить

Вы сможете вывести выделенный рисунок на передний или задний план.

Кнопкой Выровнять  вы можете расположить рисунки друг относительно друга.

Нажав кнопку Группировать , вы объедините рисунки в единое целое и дальше сможете работать с ними, как с одним объектом.

Кнопкой Повернуть  вы можете развернуть рисунки.

Кнопка Область выделения откроет знакомую вам панель Выделение и видимость (рис. 3.34).

Рис. 3.34. Общий вид PowerPoint с открытой панелью Выделение и видимость

Как и в случае с фигурами, то, что вы выделите в этом окне, будет выделено и на рисунке.

Размер. С помощью этой группы (рис. 3.35) вы можете обрезать рисунок в любом направлении и до любых размеров.

Рис. 3.35. Меню Размер

Обратите внимание, что вы не уменьшаете размер рисунка, а именно обрезаете его (рис. 3.36).

Рис. 3.36. Обрезанная фотография

Работа с клипами

Клипы в данном случае – это картинки, фотографии и звуки, распределенные по темам или ключевым словам.

Чтобы вставить рисунок, щелкните на кнопке Клип в середине слайда. Или нажмите такую же кнопку в группе Иллюстрации.

Откроется панель коллекции клипов (рис. 3.37).

Рис. 3.37. Коллекция клипов

Вы можете найти нужный файл. Введите ключевое слово в поле Искать (например, животные), выберите, где искать (из списка Просматривать), и укажите, что искать, в списке Искать объекты.

Если вы подключены к Интернету, то вам будут доступны клипы с веб-узла Office Online.

Нужен вам, например, звук аплодисментов, введите ключевое слово аплодисменты – и найдете звуковой клип. Двойным щелчком вы сможете вставить его в слайд. При этом вас спросят, как воспроизводить звук при показе слайда (рис. 3.38).

Рис. 3.38. Как воспроизводить звук?

Есть два варианта. Автоматически – это значит, что, как только слайд будет появляться на экране, будет раздаваться звук аплодисментов. По щелчку – это значит, что слайд возникнет, а чтобы появился звук, нужно будет щелкнуть мышкой или нажать Пробел.

Чтобы вы знали, что к слайду у вас «прикручен» какой-то звук, на слайде появится вот такой значок . Если выделить этот значок и нажать клавишу Delete, то вы удалите звук со слайда.

Подробнее про звуки мы поговорим чуть позже.

Клип-картинку вставить проще простого. Двойной щелчок – и она на слайде. Вы можете ее перемещать, менять ее размер… Короче, издеваться над ней так же, как и над обычным рисунком.

И кстати! Вам ничего не мешает вставлять клипы в слайд вместе с фотографиями и рисунками.

Фотоальбом

Вы хотите сделать красивую презентацию из собственных фотографий?

Чтобы не добавлять фотографии на каждый слайд по одной (это долго и нудно), вы можете поместить их все скопом.

Нажмите кнопку Фотоальбом на вкладке Вставка ленты. Откроется окно (рис. 3.39).

Рис. 3.39. Создаем фотоальбом

Нажимайте кнопку Файл иди диск и выбирайте в появившемся окошке файлы, из которых вы хотите сделать альбом (рис. 3.40). Я перешла в нужную папку, выбрала все файлы (нажала сочетание клавиш Ctrl+A) и щелкнула на кнопке Вставить.

Рис. 3.40. Выбираем фотографии

Появилось содержимое моего будущего альбома (рис. 3.41).

Рис. 3.41. Мой будущий фотоальбом

Вы видите название фотографии и ее эскиз. Можно расставить фотографии в нужной последовательности (кнопки со стрелками вверх  и вниз , удалить лишнее фото, повернуть фото, а также отрегулировать яркость и контрастность.

Вы можете впихнуть в один слайд одну, две, четыре фотографии или, например, два фото с заголовками. Разверните список Разметка рисунка и выберите нужный вам вариант.

В списке Форма рамки вы можете указать рамку для картинок. В окошечке справа вам покажут схематично, как это будет выглядеть.

Можете еще выбрать тему оформления фотоальбома из одноименного списка, нажав кнопку Обзор (рис. 3.42).

Рис. 3.42. Выбираем тему

Щелкните на понравившейся теме и нажмите кнопку Выбрать. Если тема вас не устроит, то поменять ее вы сможете на вкладке Дизайн.

Когда все настройки фотоальбома будут сделаны, нажимайте кнопку Создать.

Программа PowerPoint создаст новый файл – презентацию, где будут все выбранные фотографии.

Чтобы просмотреть альбом, нажмите клавишу F5.

Вы можете добавить в альбом музыку, причем так, что она будет звучать весь показ непрерывно. Как это сделать, описано в подразделе «Работа со звуком».

А мы двигаемся дальше.

Работа с рисунками SmartArt

Рисунки SmartArt – это такие картинки с готовыми блоками. Вы выбираете блок, который вам нужен, и просто вставляете его в свою презентацию.

Щелкните на кнопке SmartArt. Откроется окно, в котором вы можете выбрать подходящий рисунок.

Я выбрала из группы Цикл рисунок Простой цикл (рис. 3.43).

Рис. 3.43. Слайд с рисунком

Как только вы вставите в слайд рисунок SmartArt, на ленте тут же появятся две новые вкладки – Конструктор и Формат.

На вкладке Конструктор (рис. 3.43) вы можете сделать следующее.

• Ввести текст во все фигуры. Для этого щелкайте кнопкой мыши в нужном элементе фигуры и набирайте текст. Введенный текст будет появляться на панели Введите текст. Кстати, вы можете набирать текст и прямо на этой панели, он будет при этом появляться в соответствующих фигурах.

Рис. 3.44. Вкладка Конструктор для работы с рисунками SmartArt

Я ввожу в каждую фигуру такой текст: Первый этап, Второй этап…

• Добавить текст второго уровня в выделенную фигуру. Для этого щелкните на нужной фигуре, нажмите кнопку Добавить маркер в группе Создать рисунок и наберите текст (рис. 3.45).

Рис. 3.45. Вводим текст второго уровня в фигуру

• Добавить фигуру, используя одноименную кнопку группы Создать рисунок. Если щелкнуть на названии этой кнопки, то появится список с вариантами, куда именно можно добавить фигуру. По умолчанию она добавляется после выделенной.

• Зеркально перевернуть всю диаграмму с помощью кнопки Справа налево группы Создать рисунок.

• Повысить или понизить уровень фигуры.

Объясняю на примере. Допустим, у нас есть вот такая иерархия (рис. 3.46).

Рис. 3.46. Рисунок из группы Иерархия

Повысим уровень фигуры Третий уровень 1.2, нажав кнопку  (рис. 3.47).

Рис. 3.47. Уровень фигуры повысился

Видите, фигура переместилась на ступеньку выше. Теперь это фигура второго уровня.

Если повысить уровень текста второго уровня на рис. 3.45, то он станет самостоятельной фигурой (рис. 3.48).

Рис. 3.48. Вместо текста второго уровня новая фигура

• Выбрать макет фигуры, используя список группы Макеты.

• Выбрать самый красивый стиль для фигуры с помощью инструментов группы Стили SmartArt.

Если вы слишком сильно увлеклись видоизменением макета, то нажмите кнопку Восстановить рисунок группы Сброс, чтобы вернуть макету первоначальный вид.

На вкладке Формат для работы с рисунками SmartArt собраны команды для изменения каждой отдельной фигуры (рис. 3.49).

Рис. 3.49. Вкладка Формат меню Работа с рисунками SmartArt

Используя инструменты этой вкладки, вы можете сделать следующее.

• Изменить фигуру, выбрав желаемую из одноименного списка.

• Сделать фигуру крупнее и мельче, используя соответствующие кнопки группы Фигуры.

Кстати, есть еще один способ изменить размер фигур, на мой взгляд, более простой. Изменить местоположение и размер каждой фигуры можно с помощью рамки, которая появляется при выделении фигуры. Просто тягайте за кружочки или квадратики, и размеры фигуры будут изменяться.

• Сделать фигуры плоскими, то есть убрать третье измерение, с помощью кнопки Двумерное редактирование (она работает только для трехмерных стилей). При повторном нажатии этой кнопки фигуры снова станут объемными. Наверное, эта кнопка предназначена для удобства редактирования объемных фигур.

• Поменять стиль фигур, используя одноименную группу. Я думаю, с этим вы уж сами разберетесь, подобных инструментов мы рассмотрели предостаточно.

• Применить к тексту в фигуре стили WordArt из одноименной группы. Вы можете выбрать понравившийся стиль, указать контур, залить фон и даже создать анимацию текста. Вашу фантазию в очередной раз практически ничего не ограничивает.

• Упорядочить фигуры с помощью меню кнопки Упорядочить. Рисунок SmartArt состоит из отдельных фигур. Вот именно их вы и можете перегруппировать: что-то вывести на передний или задний планы, выровнять их угодным вам способом. В меню кнопки Упорядочить вы также найдете уже знакомую вам команду Область выделения, которая открывает панель Выделение и видимость.

• Задать определенный размер выделенной фигуре, используя окошко, которое открывается при щелчке на кнопке Размер.

Чтобы удалить фигуру, выделите ее и нажмите клавишу Delete.

С рисунками SmartArt разобрались, кто у нас на очереди?

Работа с диаграммами

Диаграммы нужны для того, чтобы наглядно показать числовые данные. Одно дело рассказать словами, что в классе из 20 человек 3 отличников, 10 хорошистов, а остальные – троечники и двоечники. И совсем другое – нарисовать красивую картинку. Рассмотрим работу с диаграммами подробнее.

Самая простая диаграмма – круговая.

Рассмотрим подробнее пример с учениками в классе.

Чтобы вставить диаграмму, нажмите кнопку  в середине слайда или кнопку Диаграмма в группе Иллюстрации вкладки Вставка. Выберите из списка круговую диаграмму и нажмите ОК. Диаграмма появится на слайде (рис. 3.50).

Рис. 3.50. Мы вставили в слайд круговую диаграмму

Узнаете справа таблицу Excel? Такая таблица всегда будет появляться рядом с диаграммой. Именно в таблицу вы будете вносить все данные, которые PowerPoint затем преобразует в рисунок.

Кв. 1, Кв. 2 и прочие Кв. – это, видимо, обозначение квартальной отчетности. Это PowerPoint нам так любезно помогает и предлагает, по ее мнению, популярный вариант. Мы легко переделаем эти Кв. в успеваемость учеников в классе. Для этого просто щелкайте в ячейках таблицы Excel и набирайте нужный текст, а заодно меняйте и цифры.

У вас должна получиться примерно такая картина (рис. 3.51).

Рис. 3.51. Меняем текст в ячейках

Рамкой в таблице Excel вы можете менять диапазон того, что рисуется на вашей диаграмме. Перетащили рамку – и остались в классе только отличники и хорошисты (рис. 3.52).

Рис. 3.52. Двоечников и троечников не показываем

Посмотрите, возле диаграммы есть слова Отличники, Хорошисты и т. д. и маленькие разноцветные квадратики рядом с ними. Они показывают, каким цветом данная категория обозначена на диаграмме. Такое описание называется легендой.

Думаю, вы уже сами догадались, что окна программ Excel и PowerPoint открыты рядом только для вашего удобства. С каждым из окон вы можете работать по отдельности и открывать/закрывать их так, как вам это удобно.

Диаграммы нужны еще и для того, чтобы наглядно показывать зависимость одной величины от другой. Для этого существуют двухмерные диаграммы с двумя осями. Быстро вспоминаем математику за пятый класс: ось X по горизонтали, ось Y по вертикали.

Например, посадили мы на даче фасоль, и каждый день бегаем и меряем высоту ростка. Выясняем, что на пятый день росток был 10 см, на 10 день – 20 см, а на 15 день – 30 см.

И теперь нам нужно наглядно показать зависимость высоты ростка от количества прошедших дней.

Создавайте новый слайд, щелкайте на кнопке вставки диаграммы и выбирайте из открывшегося окна точечную диаграмму. Она лучше всего подходит для случая, когда и по оси X, и по оси Y откладываются числа (рис. 3.53).

Рис. 3.53. Точечная диаграмма

Как только вы вставите диаграмму в слайд, опять откроется файл с таблицей Excel. Просто внесите свои данные в таблицу, и диаграмма построится сама, по вашим данным.

Можете развернуть окно программы PowerPoint на весь экран, чтобы было удобнее добираться до меню.

Посмотрите, после вставки диаграммы в программе появились новые вкладки – Конструктор, Макет и Формат для работы с диаграммами.

Рассмотрим вкладку Макет (рис. 3.54).

Рис. 3.54. Вкладка Макет для работы с диаграммами

Текущий фрагмент. Позволяет выбрать из раскрывающегося списка любой фрагмент диаграммы, в результате чего он будет выделен.

Вставить. В диаграмму можно вставить рисунок, фигуры или надпись. Зачем? Для наглядности или просто для красоты.

Подписи. Позволит вам подписать все величины и оси. Рассмотрим подробнее, что тут есть.

Название диаграммы – можете решить, где оно будет находиться, а потом ввести текст в появившуюся рамку (рис. 3.55).

Рис. 3.55. Название диаграммы

Названия осей – можно выбрать, как именно будут подписаны оси на диаграмме, или выбрать вариант, при котором они не будут подписаны вообще.

Легенда – позволяет задать отображение легенды (выше мы уже говорили, что это такое) на диаграмме. Я поменяла в таблице заголовок второго столбца со Значения Y (см. рис. 3.53) на Длина ростка, и легенда изменилась автоматически (рис. 3.56).

Легенда поясняет, что именно вы хотите показать, используя график или диаграмму. Отображение легенды можно отключить. Кроме того, ее можно отформатировать. Для этого нужно в меню кнопки Легенда выбрать строку Дополнительные параметры легенды и в появившемся окне задать ее цвет и стиль ее границ, заливку, тень… Что вашей душеньке будет угодно.

Рис. 3.56. Моя диаграмма с измененной легендой

Если вы выделите легенду, то можете изменить ее размер, используя стандартную рамку, которая появляется при выделении.

• Подписи данных – позволяет дополнительно подписать значение оси Y, то есть в моем случае вывести длину ростка прямо рядом с точкой на диаграмме.

• Таблица данных – доступна не для всех диаграмм. Рассмотрим эту команду чуть позже.

Оси. В этой группе есть такие команды.

• Оси – при щелчке на этой кнопке появляется список осей диаграммы. Вы можете выбрать нужную ось и настроить некоторые ее параметры с помощью раскрывшегося подменю. Обратите внимание, в этом подменю есть пункт Дополнительные параметры. При его выборе откроется окно, в котором вы можете разукрасить ось, как хотите.

• Сетка – для наглядности в случае сложных графиков можно включить сетку по выбранной оси. Кстати, в меню тут тоже есть строка Дополнительные параметры. Если у вас в душе живет художник, то ему будет где развернуться.

Фон. Позволяет выделить фон области построения. Область, где находится график, будет выделена выбранным вами цветом.

Анализ. Если вам когда-нибудь понадобится проанализировать свой график – идите сюда. В подробности вдаваться не буду, там много математики. Напишу, что в случае с ростком фасоли график получился прямой линией, и анализ показал, что это линейная зависимость.

Я напомню, что мы рассмотрели случай, когда нужно показать зависимость одной величины от другой, причем и одна, и вторая величины выражаются цифрами. Я описала точечную диаграмму, а можно было еще использовать пузырьковую, там вместо точки на графике большой пузырек.

Теперь изменим тип диаграммы. Для этого откройте вкладку Конструктор (рис. 3.57) и нажмите кнопку Изменить тип диаграммы.

Рис. 3.57. Вкладка Конструктор для работы с диаграммами

Выбираем в открывшемся окне График.

Причем я хочу ввести больше данных и нажимаю кнопку Изменить данные (рис. 3.58).

Рис. 3.58. Диаграмма График с включенной таблицей данных

А теперь рассматривайте рисунок, а я буду рассказывать, что я сделала.

Во-первых, продлила график, введя новые значения в таблицу Excel. Помните, что на графике отображается выделенная в таблице часть данных: то, что в таблице обведено рамочкой.

Во-вторых, добавила второй график, вставив второй столбец в таблицу. Посмотрите, на диаграмме теперь две легенды – Длина ростка и Длина второго ростка.

В-третьих, на вкладке Макет я нажала кнопку Таблица данных. И эта таблица высветилась на экране.

У кнопки Таблица данных есть меню. Вы сможете задать, показывать таблицу данных с ключами легенды или без них. Разница заключается в том, что рядом с легендой в таблице появится кусочек графика. Сразу будет видно, что Длина ростка – красный график, а Длина второго ростка – синий. Я это изобразила, конечно, на рис. 3.59.

Рис. 3.59. Легенда с ключами

Вам придется верить мне на слово или ждать, когда компьютерные самоучители будут делать с цветными иллюстрациями.

Хочу обратить ваше внимание на одну хитрость – График с накоплением. Вы можете выбрать его в окне, которое появляется при нажатии кнопку Изменить тип диаграммы в группе Тип вкладки Конструктор.

При этом вставится график, в котором PowerPoint снова для нас уже вбила какие-то данные (рис. 3.60). Первый столбец и, соответственно, первый график – зарплата. Чья-то зарплата в условных тугриках. Второй столбец – доходы вне зарплаты в тех же тугриках.

Рис. 3.60. График с накоплением

А теперь обратите внимание! График рисуется с накоплением, второй график – это сумма первого и второго, то есть второй график автоматически рисует общий доход.

В диаграммах с накоплением каждая следующая линия (фигура) – эта сумма всех предыдущих.

Естественно, что применять такие диаграммы можно только там, где нужно просуммировать несколько диаграмм.

Следующий тип диаграмм – гистограмма. Ее очень удобно использовать, когда нужно что-то с чем-то сравнивать. В гистограмме можно «включить» третье измерение, сделать ее объемной. Например, смотрите, что можно сделать для нашего случая, чтобы сравнить длину первого ростка и второго (рис. 3.61).

Рис. 3.61. Гистограмма (а) и гистограмма объемная (б)

Наглядно. Просто. На легенде виден цвет столбца, который отвечает за каждый росток. Вы можете менять стиль гистограммы – она может быть объемной, пирамидальной, цилиндрической, с накоплением, с группировкой…

Вернемся к вкладке Конструктор. Отдельно хочу рассказать о кнопке  строка/столбец.

Она меняет местами строки и столбцы в таблице Excel, в которую вы ввели данные для диаграммы. Рассмотрим пример.

На диаграмме на рис. 3.62 показан рост троих детей – Маши, Миши и Паши.

Рис. 3.62. Гистограмма роста детей

В легендах показано, какого цвета столбик отвечает за какого ребенка. Обратите внимание, у нас трое детей и четыре месяца, в течение которых им мерили рост. Основной параметр – месяц. Он показан на горизонтальной оси.

При нажатии кнопки  Строка/столбец столбцы и строки в таблице меняются местами (рис. 3.63).

Рис. 3.63. «Перевернутая» гистограмма роста детей

Теперь в легенде подписан не ребенок, а месяц. Три ребенка «отложены» по горизонтальной оси и на каждого ребенка отведено по четыре столбика. Каждый столбик соответствует месяцу – цвет виден в легенде. Основной параметр в данном случае – ребенок.

Если у вас еще не совсем зашел ум за разум, то предлагаю дальше рассмотреть вкладки для работы с диаграммами самостоятельно. Там остались только Макеты диаграмм и Стили диаграмм на вкладке Конструктор, а также вкладка Формат. Они предназначены чисто для украшательства. И почти все инструменты, которые там находятся, уже были рассмотрены раньше (применительно к рисункам).

Надеюсь, я понятно объяснила основные приемы работы с диаграммами, и, если вам придется с ними столкнуться, вы не испугаетесь, а успешно справитесь со всеми трудностями.

Возвращаемся к вкладке Вставка, в котором рассмотрим группу Связи.

Работа с гиперссылками

В диаграмму можно вставить гиперссылку, как в Интернете.

Чтобы наглядно все объяснить, я создала вот такой новый слайд (рис. 3.64).

Рис. 3.64. Слайд с текстом

Теперь, чтобы вставить гиперссылку, делаем следующее.

1. Выделяем текст первого пункта.

2. Нажимаем кнопку Действие в группе Связи вкладки Вставка. В появившемся окне (рис. 3.65) укажем, что делать при щелчке на гиперссылке, то есть куда именно нужно будет переходить по гиперссылке. Обратите внимание, в окне открыта вкладка По щелчку мыши. То есть, чтобы куда-то попасть, нужно будет щелкнуть на ссылке мышкой.

Рис. 3.65. Куда будем переходить?

3. Щелкните на строке Перейти по гиперссылке, чтобы слева от нее появилась точка в кружочке. В длинном списке под надписью Перейти по гиперссылке выберите пункт Другой файл.

4. В открывшемся окне найдите файл, на который вы хотите дать ссылку. Ради такого случая я просто создала новый файл в Word под названием Связь с презентацией.

5. Можете задать звук. Для этого поставьте «птичку» Звук и выберите из списка подходящий звук, например Аплодисменты. В этом случае переход к заданному файлу будет сопровождаться овациями.

6. Нажмите ОК.

Для того чтобы оценить, что получилось, запустите презентацию с этого слайда (Shift+F5).

При щелчке кнопкой мыши на гиперссылке откроется указанный ранее файл. Он может не появиться на экране, потому что слайд открыт на весь экран. В таком случае, чтобы вывести файл на экран, вы можете сделать одно из следующих действий.

• Подвести указатель мыши в левому нижнему углу экрана, чтобы проявились скрытые кнопки. Нажать кнопку , выбрать в меню пункт Экран, а в нем – Переключение программ (рис. 3.66).

Рис. 3.66. Как перейти к открытому файлу, не прерывая показа презентации

При этом внизу экрана появится Панель задач Windows. Вы сможете выбрать закладку программы Word и найти там нужный вам файл.

• Нажать клавиши Alt+Tab или Windows+Tab и переключиться между окнами с помощью этих клавиш. Для тех, кто не знаком с этим трюком, поясню. Чтобы перелистывать окна, после того как на экране появятся эскизы, нужно держать нажатой клавишу Alt и поочередно нажимать клавишу Tab. Открытые окна будут пролистываться. На каком остановитесь, то и откроется на весь экран.

Ну что, убедились, что ваш файл открыт? Я думаю, все у вас получилось, поэтому продолжаем.

1. Выделите второй пункт нашего списка на слайде.

2. Нажмите кнопку Гиперссылка в группе Связи вкладки Вставка. Откроется окно (рис. 3.67).

3. Щелкните в списке Связать с в левой части окна на строке местом в документе.

4. В списке Выберете место в документе в центре окна щелкните на строке Слайд 2.

5. Нажмите ОК.

Рис. 3.67. Настраиваем перед ко второму слайду презентации

Если интересно, что получилось, запустите презентацию, щелкните на второй ссылке. Сразу же попадете на второй слайд.

Обратите внимание, что вы можете не только выбрать в списке слайд с определенным номером, но и сделать ссылку на Произвольный показ. Что это такое и как его задать, мы подробнее рассмотрим позже.

Ну, и остался у нас только третий пункт списка, показанного на рис. 3.64.

1. Выделите третий пункт.

2. Нажмите кнопку Гиперссылка в группе Связи вкладки Вставка.

3. В открывшемся окне выберите в списке Связать с строку файлом, веб-страницей.

4. Наберите в поле Адрес адрес нужного сайта в Интернете.

5. Нажмите ОК.

Теперь, щелкнув на данном пункте на слайде, вы сможете перейти на нужную вам страницу сети, не прерывая показа презентации. Естественно, что компьютер при этом должен быть подключен к Интернету.

Продолжим рассматривать вкладку Вставка.

Работа с текстом

В меню Текст практически не ничего нового.

Надпись. Имеется в виду надпись как фигура. Мы сталкивались с ней, когда рассматривали Word. Позволяет вставить в слайд фигуру и что-нибудь в ней написать. После ее вставки появится меню Средства рисования. С ним вы уже знакомы.

WordArt. Позволяет вставить в слайд красиво оформленный текст.

Дата и время. Дает возможность поместить на слайд информацию о времени и дате.

Номер слайда. По сути те же колонтитулы.

Символ. Позволяет вставить в слайд нестандартные значки.

Объект. Дает внедрить в слайд чужеродный объект. Вы можете посмотреть, какие именно документы вы сможете вставить в слайд, щелкнув на этой кнопке.

Колонтитулы. В PowerPoint колонтитулы можно поместить на слайдах или на заметках.

При щелчке на кнопке Колонтитулы появляется окно с двумя вкладками. Первая называется Слайд, и в ней все понятно. На каждый слайд вы можете поставить колонтитул. В области Просмотр вам покажут, где он будет находиться.

И еще хочу сказать пару слов о вкладке Заметки и выдачи (рис. 3.68).

Рис. 3.68. Вкладка Заметки и выдачи

Тут в области Просмотр показывается не просто слайд, а слайд с заметками. Написать их вы можете прямо под слайдом. Я думаю, вы уже давно обратили внимание на белое поле с надписью Заметки к слайду в нижней части экрана (см. рис. 3.1).

Вы можете ввести в этих заметках любые пояснения и примечания. А еще можно вставить туда диаграммы, рисунки и таблицы.

На вкладке Заметки и выдачи вы можете вставить колонтитулы именно на страницу с заметками. Как я уже сказала, в области Просмотр вы увидите, где будут располагаться эти колонтитулы.

В обычном режиме, если вы сохраните презентацию как презентацию PowerPoint, ваши заметки в момент показа никому не будут видны.

Свои заметки можно посмотреть прямо под каждым отдельным слайдом, а можно перейти на вкладку Вид и в группе Режимы просмотра презентации щелкнуть на строке Страницы заметок.

В таком виде вы можете их и распечатать. Каждый слайд будет печататься на отдельном листе вместе со своими заметками.

А сейчас чуть забегу вперед.

Чтобы распечатать слайды с заметками, щелкните на Кнопке «Office»  в левом верхнем углу окна программы.

Выберите там строку Печать, а в появившемся списке – строку Предварительный просмотр.

В окне предварительного просмотра вы легко найдете группу Параметры страницы, быстро нажмете стрелочку под надписью Печатать следующее. Я думаю, вы и сами сообразите, что в раскрывшемся списке нужно выбрать строку Заметки.

Работа с видео

На слайд можно вставить и видеоролик.

Для этого щелкните на кнопке Фильм в группе Клипы мультимедиа вкладки Вставка. Появится меню, в котором мы можем выбрать, какой фильм будем вставлять: из организатора клипов или из файла.

Организатор клипов – это коллекция готовых клипов, которые есть у вас на компьютере или в Интернете. Если щелкнуть на этой строке, то откроется окно коллекции клипов. Выбирайте и вставляйте.

Если щелкнуть на строке Фильм из файла меню кнопки Фильм из файла, то появится окно выбора файла с компьютера. Вы выбирайте что хотите, а я нашла стандартный файл из библиотеки Windows 7.

Как только вы укажете файл, у вас спросят, как воспроизводить ваш файл (рис. 3.69).

Рис. 3.69. Как запускать видео?

Есть два варианта:

• Автоматически – значит, показ видео будет начинаться сразу, как только во время показа откроется данный слайд;

• По щелчку – для начала показа нужно будет щелкнуть мышкой.

Когда фильм вставится в слайд, вы увидите черный прямоугольник со стандартной рамкой, которая появляется при выделении любого объекта. Видео может занимать не весь слайд, вы можете легко изменить размер кадра с помощью рамки.

После вставки видео на ленте появляется новая вкладка Параметры для работы с фильмами (рис. 3.70).

Рис. 3.70. Вкладка Параметры для работы с фильмами

Воспроизвести. Содержит единственную кнопку Просмотр и в комментариях не нуждается.

Параметры фильма. Посмотрим, что есть в этой группе.

• Громкость – при щелчке на этой кнопке откроется меню с вариантами громкости.

• Фильм – справа от этой надписи есть раскрывающийся список. Оно дублирует окно, которое появлялось, когда вы помещали ролик на слайд. Тут вы можете выбрать, как запускать фильм при показе слайда.

• Скрыть при показе – при показе слайда окно с роликом будет скрыто. Шапка-неведимка для фильма.

• Во весь экран – ролик будет показываться на весь экран независимо от размеров окна фильма на слайде.

• Непрерывно – ролик будет крутиться до тех пор, пока вы его не остановите. Сколько угодно раз.

• Перемотать после просмотра – каждый раз после остановки ролик будет начинаться с начала, а не с того места, где вы остановились.

Упорядочить. Если у вас на слайде, кроме окна с роликом, есть еще рисунки, диаграммы, текст или что-то еще, то все эти объекты вы можете расположить на слайде так, как вам удобно, используя команды этой группы.

Размер. Позволит вам точно выставить и размеры окна с фильмом, и его положение на слайде.

Обратите внимание, что при вставке ролика на слайд, кроме вкладки Параметры для работы с фильмами, появляется еще вкладка Формат для работы с рисунками.

С помощью этой вкладки вы можете изменить черный прямоугольник, который появляется на экране на том месте, где во время показа слайдов будет показываться ролик. А вот изменить форму кадра фильма вы не сможете, фильм будет воспроизводиться в кадре прямоугольной формы.

Посмотрите на рис. 3.71.

Рис. 3.71. До того как начнется фильм, рамка может быть какой угодно (а), но ролик все равно в прямоугольном кадре (б)

Так выглядит слайд в процессе подготовки (см. рис. 3.71, а) и при воспроизведении ролика (см. рис. 3.71, б). Я специально впихнула на слайд еще и диаграмму, чтобы вы знали, что это можно сделать.

Работа со звуком

Вторая кнопка в группе Клипы мультимедиа называется Звук. Щелкните на стрелочке, увидите список (рис. 3.72).

Рис. 3.72. Меню кнопки Звук

Любой звуковой файл, который есть на вашем компьютере, вы можете вставить в свой слайд. Щелкните в меню кнопки Звук на строке Звук из файла, откроется окно Вставка звука, в котором вы сможете найти нужный файл (рис. 3.73). Выбираете файл и нажимаете ОК.

Рис. 3.73. Ищем нужный звуковой файл

После этого возникнет окно, в котором следует выбрать, как будет воспроизводиться звуковой файл: Автоматически или По щелчку мыши.

После выбора нужного варианта на слайде появится значок . Это значит, что файл присоединился.

Вы можете выделить этот значок и нажать клавишу Delete. Это самый простой способ удалить звуковой файл со слайда.

Рис. 3.74. Вкладка Параметры для работы со звуками

Посмотрим, что есть на этой вкладке.

Воспроизвести. Содержит кнопку Просмотр, которая даст вам прослушать файл.

Параметры звука. Включает в себя всякие настройки звука.

• Громкость – я думаю, тут проблем не возникнет.

• Скрыть при показе – скрывает при показе слайда значок .Звук при этом будет играть.

• Непрерывно – файл будет звучать непрерывно до тех пор, пока вы не смените слайд.

• Воспроизведение звука – еще один шанс выбрать, как вы хотите запускать звук: Автоматически, По щелчку или Для всех слайдов.

Для всех слайдов – очень нужная команда. Ее не было в старых версиях программы, и этой возможности очень не хватало.

Вы можете задать мелодию (песню) на первом слайде, и дальше слайды будут меняться, а музыка не будет прерываться.

Так можно сделать, например, свой фотоальбом под любимую музыку.

• Максимальный размер звукового файла – позволит вам ограничить присоединение к слайду слишком тяжелых файлов. Или, наоборот, разрешить тяжелые файлы. Если звуковой файл не вставляется в слайд, гляньте, сколько он «весит». Возможно, у вас в программе ограничен размер звукового файла и нужно изменить эту настройку.

Маленькая кнопочка  в правом нижнем углу группы Параметры звука открывает окно Параметры звука. Из новой информации для вас там будут только сведения о файле.

Упорядочить и Размер. Эти группы относятся не к звуковому файлу, а к значку  как к рисунку. К нему же относится и вкладка Формат для работы с рисунками.

Возвращаемся к меню кнопки Звук (см. рис. 3.72). Какие команды у нас там остались?

• Звук из организатора клипов – открывает знакомую вам панель коллекции клипов. Просто выберите нужный файл и щелкните на нем.

• Запись с компакт-диска – позволит запускать трек с компакт-диска. Компакт-диск, на котором находится звуковой файл, при показе презентации должен будет находиться в компьютере.

• Записать звук – хотите присоединить к слайду свой, свежезаписанный звуковой комментарий? Тогда выбирайте эту команду (при этом у вас должен быть подключен микрофон к компьютеру). Появится окошко (рис. 3.75).

Рис. 3.75. Запись звука

Чтобы запустить запись, нажмите кнопку с красным кружком. Теперь время пошло, говорите в микрофон все, что у вас наболело. Когда закончите, нажмите кнопку с синим прямоугольником.

Осталось только нажать ОК – и ваш новый звуковой файл присоединится к слайду.

Вкладка Анимация

Переходим к следующей вкладке ленты – Анимация (рис. 3.76).

Рис. 3.76. Вкладка Анимация

Здесь вы сможете задать способы перехода от слайда к слайду и всяческое движение во время показа слайда. «Всяческое движение» – это когда из угла слайда выплывает название или рисунок бойко выпрыгивает из темноты и пульсирует на слайде.

Просмотр. Кнопка в этой группе позволит вам просмотреть слайд с заданной анимацией. Как ее задать? Сейчас расскажу.

Анимация. Настройки этой группы касаются анимации одного отдельно взятого слайда.

Я создам для примера новый слайд с названием Коалы, в который вставлю рисунок и диаграмму.

Далее нажимаю кнопку Настройка анимации, и сразу же появляется одноименная панель (рис. 3.77).

Если вы прочитаете надпись внутри панели Настройка анимации, то без труда сообразите, что нужно сделать, чтобы добавить анимацию.

Рис. 3.77. Вид программы PowerPoint с открытой панелью Настройка анимации

1. Выделяете на слайде любой элемент (например, заголовок слайда).

2. Нажимаете ставшую активной кнопку Добавить эффект. Появляется меню (рис. 3.78):

Рис. 3.78. Какой эффект анимации желаете добавить?

• Вход – название может красиво влететь на экран;

• Выделение – название может каким-то образом выделиться из общего фона слайда;

• Выход – название может замысловато исчезнуть с экрана;

• Пути перемещения – название может как-нибудь хитро перемещаться по экрану, причем путь перемещения вы можете задать сами.

Для заголовка я выбрала из списка Выделение строку Изменение размера шрифта, и на слайде рядом с заголовком появилась цифра 1, которая показывает, что для этого элемента слайда определена анимация (рис. 3.79).

Рис. 3.79. Видите цифру «1»? Это номер заданной анимации

Теперь на панели Настройка анимации (рис. 3.80) можно:

Рис. 3.80. Что можно сделать с анимацией

• удалить этот эффект (кнопка Удалить);

• определить, как начинать эффект (я выбрала – По щелчку);

• задать параметры эффекта (размер шрифта и скорость);

• изменить порядок следования эффектов, если у вас их задано несколько;

• запустить просмотр эффекта.

Я использовала четыре эффекта для слайда. Сначала у меня проявляется название слайда, потом выезжает рисунок, потом медленно и печально появляется диаграмма, а в самом конце колокольчики (файл с расширением GIF, добавленный в кадр как рисунок) весело обегают вокруг коал по нарисованной мною траектории (рис. 3.81).

Рис. 3.81. Слайд с четырьмя анимациями

Рассматриваем вкладку Анимация дальше.

Переход к этому слайду. Если вы откроете список возможных эффектов, то увидите, что их очень-очень много: Выцветание и растворение, Появление, Сдвиг и наплыв, Полосы. И это только название способов анимации, без деталей.

Когда вы выберете, каким именно способом ваш слайд будет появляться на экране, вы сможете настроить звук (выберите готовый звук из раскрывающегося списка или укажите свой звук, воспользовавшись командой Другой звук) и скорость эффекта.

Вы сможете применить этот способ появления слайда ко всем слайдам презентации, нажав соответствующую кнопку.

Следующий параметр в группе переход к этому слайду – Смена кадра.

Кадры могут сменяться по щелчку или через определенный интервал времени. Время вы можете задать сами.

Когда вам нужно подробно объяснить, что именно изображено на слайде, и, возможно, ответить на вопросы, конечно, удобнее ручное управление.

Если слайды идут фоном, то проще выставить время смены кадра и не трогать компьютер.

Изучение анимации очень увлекательно, и нас, простых пользователей, просто не устает потрясать фантазия разработчиков программы… Но! Хочется вас предупредить, что обилие и разнообразие анимации очень усложняет восприятие презентации.

Когда от обилия выплывающих, закручивающихся в причудливом вихре и уносящихся вдаль надписей и рисунков начинает гудеть голова, уже совершенно все равно, что именно тебе пытаются рассказать.

Анимацию следует использовать только в действительно важных местах, когда нужно, чтобы аудитория вздрогнула и проснулась. Или для детской аудитории, особенно для школьников младших классов. Если арифметическая задачка оформлена с помощью PowerPoint и на слайде видно, как пешеход идет из пункта А в пункт Б, а по дороге его обгоняет машина, то такую задачу дети решают с огромным энтузиазмом.

Показ слайдов

Теперь приступим к вкладке Показ слайдов (рис. 3.82).

Рис. 3.82. Вкладка Показ слайдов

Рассмотрим, чем нам могут помочь инструменты этой вкладки. Начать показ слайдов. Вы уже знаете, что, чтобы начать показ слайдов:

• с начала – нужно нажать горячую клавишу F5;

• с текущего слайда – сочетание Shift+F5.

А можете еще воспользоваться соответствующими кнопками в группе Начать показ слайдов.

Произвольный показ

Произвольный показ – это заданная вами последовательность слайдов. Для чего это нужно? Рассказываю.

Допустим, у вас есть презентация длиной в 20 слайдов:

• слайд 1 – название презентации, тема;

• слайды 2, 3, 4, 5 – теория;

• слайды 6, 7, 8, 9, 10 – задачи, причем в порядке усложнения;

• слайды 11, 12, 13, 14, 15 – теория;

• слайды 16, 17, 18, 19 – задачи в порядке усложнения;

• слайд 20 – заключительный.

Каждый раз, запуская презентацию, вы не уверены, знает ли теорию ваша аудитория.

Если нет, то объяснять нужно подробно и давать им только легкие задачи. Если знает, то теорию можно пропустить и задачи давать посложнее.

Вы делаете два списка:

• первый уровень – слайды 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 20 (пропущены сложные задачи);

• второй уровень – слайды 1, 8, 9, 10, 18, 19, 20 (пропущена теория).

Придя в аудиторию, вы первым делом определите уровень знаний слушателей, а дальше уже будете решать, какой показ запускать.

Можно вставить в первый слайд гиперссылки на произвольные показы (про гиперссылки мы уже говорили выше) и сразу же выбрать нужный вам вариант.

Итак, рассмотрим, как создать произвольный показ.

Щелкните на кнопке Произвольный показ в группе Начать показ слайдов и выберите строку Произвольный показ. Появится окно (рис. 3.83).

Рис. 3.83. Создаем произвольный показ

Окно пустое, потому что в моей презентации еще не создано ни одного произвольного показа. Нажимаем кнопку Создать. Откроется окно со списком всех слайдов (рис. 3.84).

Рис. 3.84. Выбираем слайды для произвольного показа

Теперь можно изменить имя произвольного показа и создать в нем последовательность слайдов.

Выделяете название слайда в левом списке, нажимаете кнопку Добавить, и его название появляется в правом списке.

Если вы выделите название слайда в правом списке, то сможете удалить его из произвольного показа или с помощью кнопок-стрелок поставить его в любое место произвольного показа.

Когда все будет готово, не забудьте нажать ОК.

Настройка демонстрации

Кнопка Настройка демонстрации группы Настройка откроет окно (рис. 3.85).

Рис. 3.85. Настройка демонстрации

Можно выбрать в области Показ слайдов такие варианты:

Управляемый докладчиком (полный экран) – окно с презентацией разворачивается на весь экран;

• Управляемый пользователем (окно) – на экране, кроме окна программы PowerPoint, остается Панель задач Windows;

• Автоматический (полный экран) – показ презентации без управления. Для этого должна быть задана смена слайдов по времени, и все эффекты (например, анимация) тоже должны сменяться автоматически, а не по щелчку мыши.

В области Слайды можно выбрать слайды, которые вы хотите продемонстрировать при этом показе:

• все;

• с такого-то по такой-то;

• произвольный показ.

В области Параметры показа можно задать различные настройки показа слайдов:

• Непрерывный цикл до нажатия Esc – презентация будет показываться в «зацикленном» режиме до тех пор, пока вы не нажмете Esc;

• Без речевого сопровождения – эта «птичка» отключит речевое сопровождение, если оно было вашей презентации;

• Без анимации – эта «птичка» отключит анимацию, если вы добавляли ее в презентацию;

• Цвет пера – цвет пометок, которые вы можете делать на слайде в процессе показа презентации. Мы о них уже говорили (см. рис. 3.5).

Параметр Смена слайдов позволяет выбрать, как будут сменяться слайды: вручную или по времени. Это мы уже тоже обсуждали при описании вкладки Анимация.

К современному компьютеру технически возможно подключить несколько мониторов. В таком случае в области Несколько мониторов вы можете настроить соответствующие параметры. Два из подключенных мониторов можно использовать для показа презентации.

В области Производительность можно задать качество слайдов презентации.

Если скорость загрузки слайдов вас устраивает, ничего не трогайте. Если слайды загружаются медленно, читайте дальше.

Чем качественнее слайд, тем выше разрешение, то есть количество точек (пикселов) на квадратный дюйм экрана. Чем больше пикселов, тем выше четкость изображения, но тем меньше скорость обработки слайда компьютером.

Так что выбирайте – качественно и медленно или не очень качественно и быстро. Впрочем, разница в скорости загрузки слайда будет заметна только для очень больших (тяжелых) фотографий.

Вернемся к вкладке Показ слайдов и обратим свое внимание на кнопку Скрыть слайд группы Настройка. Еще щелкнуть на этой кнопке, то выделенный слайд останется в презентации, он будет виден на ленте слайдов в левой части окна программы, но его номер будет обведен в рамочку (на рис. 3.86 это второй слайд). При показе презентации такой слайд будет просто пропущен.

Рис. 3.86. Второй слайд скрыт

Кнопка Звукозапись позволит вам записать речевое сопровождение к вашей презентации. Для этого к компьютеру должен быть подключен микрофон.

Настройка времени

С помощью этой кнопки можно настроить время, которое на экране будет показываться каждый слайд. То есть такая вот репетиция презентации.

При нажатии кнопки Настройка времени начнется полноэкранный показ презентации. В левом верхнем углу вы увидите вот такое окошечко (рис. 3.87).

Рис. 3.87. Репетиция презентации; засекаем время

Время пошло!

Вы проговариваете текст, который хотите сказать во время показа, время тикает. Как только вы все договорили, нажмите стрелку , чтобы перейти к следующему слайду. Время, потраченное на первый слайд, запомнится. Таймер обнулится и начнет считать время, необходимое вам для второго слайда.

Вы можете поставить таймер на паузу, если нужно отвлечься (нажмите для этого кнопку ), или запустить его еще раз для текущего слайда, если сбились (щелкните на кнопке ).

Когда вы пройдете всю презентацию или когда настроите все слайды, которые хотели, можете закрыть окно репетиции.

Появится окошко, в котором вам сообщат общую продолжительность презентации и спросят, нужно ли сохранить времена. Под временами подразумеваются все временные промежутки, которые вам потребовались на слайды.

Если хотите сохранить, нажимайте Да. Тогда вы увидите такую картину (рис. 3.88).

Рис. 3.88. Под слайдами время, которое мне потребовалось на каждый из них

В этом окне слайды презентации (второй слайд по-прежнему скрыт). Под каждым слайдом время, которое потребовалось для того, чтобы проговорить нужный текст. Теперь программа может автоматически менять слайды после того, как пройдет указанное время.

Захотите использовать эти настройки, ставьте «птицу» в строке Использовать записанные времена в группе Настройка.

Захотите изменить времена, еще раз запустите Настройку времени.

Настройки группы Мониторы аналогичны параметрам в окне Настройка презентации. Они предназначены для того, чтобы настроить мониторы (если их два) или задать нужное разрешение, если вас не устраивает скорость загрузки слайдов.

Вкладка Вид

Что в PowerPoint расположено на вкладке Вид (рис. 3.89)? Рассмотрим подробнее.

Рис. 3.89. Меню Вид

Есть такие режимы.

• Обычный – это вид, к которому вы привыкли (см. рис. 3.1).

• Сортировщик слайдов – если вы перешли на вкладку Вид сразу после того, как настроили время (мы это описывали в предыдущем подразделе), то у вас стоит именно этот режим просмотра презентаций (см. рис. 3.88).

В этом режиме вы можете сделать следующее.

• Посмотреть эскиз слайда. Обратите внимание на значок, который в данном режиме находится под эскизом, в левом нижнем углу, рядом со временем, отведенным на слайд. Он есть у слайдов, на которые что-то «навешано» – звук, видео или анимация. Щелкнув на этом значке, вы можете просмотреть (прослушать) «довесок» прямо в этом режиме.

• Переставить слайды местами. Это можно сделать, просто перетаскивая слайды мышкой.

• Увидеть, какие файлы скрыты.

• Страницы заметок – актуально для презентаций с заметками. Показывает на одной страничке слайд и заметки к нему.

• Показ слайдов – очередная кнопка для того, чтобы начать показ слайдов.

• Образец слайдов – откроет вам новую вкладку: Образец слайдов.

Вкладка для создания файлов нового образца, если вам не хватает тех шаблонов, которые есть в наличие. Если есть в этом нужда – дерзайте, все кнопки там вам уже знакомы.

Чтобы выйти из этого режима, нажмите кнопку Закрыть режим образца в правой части вкладки.

• Образец выдач – тоже открывает целую вкладку. Она поможет вам настроить выдачу, то есть то, что программа может выдать наружу – распечатанный лист бумаги.

Можно настроить:

• количество слайдов на странице;

• ориентацию слайдов на странице;

• ориентацию самой страницы;

• колонтитулы.

Когда все заполните, нажмите кнопку Закрыть режим образца в правой части вкладки.

• Образец заметок – открывает вкладку, которая позволит вам организовать свои заметки к слайду. Когда добьетесь желаемого вида, нажимайте Закрыть режим образца.

Показать или скрыть. В этой группе можно настроить отображение таких элементов на экране: Линейка, Сетка, Панель сообщений.

Масштаб. При нажатии кнопки Масштаб открывается одноименное окно, в котором вы сможете выбрать удобный для вас масштаб слайда.

Кнопка Вписать в окно выставляет оптимальный размер слайда.

Цвет или оттенки серого. При щелчке на этой кнопке открывается меню с командами: Цвет, Оттенки серого и Черно-белый без серого. Выберите одну из них, и вы увидите свою презентацию в новом цвете.

Окно. С помощью настроек этой группы можно упорядочить несколько открытых окон программы.

• Новое окно – открывает еще одно окно программы PowerPoint с той же презентацией. У вас будет два одинаковых окна.

• Упорядочить все – если у вас в программе PowerPoint открыто несколько документов, то эта кнопка расположит их на экране рядом внутри окна программы (рис. 3.90).

Рис. 3.90. Два документа внутри программы

Вы можете просто переходить из окна в окно. Окно становится активным, как только вы щелкнете на нем мышкой. Если одно окно видно, а второе скрыто (например, одно из окон развернуто на весь экран), то переходить из одного окна в другое можно с помощью кнопки Перейти в другое окно. А можно и с помощью закладки программы на Панели задач Windows.

Кнопку  удобно использовать для того, чтобы открыть окно документа в программе Powe rPoint на весь экран, когда документ в программе остался один.

• Окна каскадом – еще один способ расположить несколько документов в программе. Кнопка выглядит так . Я думаю, очевидно, что будет, если ее нажать.

• Разделить – позволяет удобно менять границы окон внутри программы. Кнопка имеет такой вид .

Если вы наведете указатель на границу между окнами в программе, то он примет вот вид двунаправленной стрелки. Щелкнув мышкой и не отпуская ее кнопку, вы можете переместить границу в любую сторону.

А если вы нажмете кнопку Разделить , то при наведении на границу мышиный курсор поменяет свой вид, и вы сможете управлять им с помощью клавиатуры, а именно стрелок вверх, вниз, вправо, влево.

Для выхода из этого режима нажмите клавишу Esc или Enter.

Макросы. Макросы – это мини-программки внутри программы. Самые простые макросы записывают последовательность нажатий клавиш и щелчков мыши, сложные макросы способны автоматизировать многие команды. Послесоздания макроса можно его запустить, и указанные действия будут выполняться автоматически.

Макросы создаются с помощью Visual Basic и, мне кажется, написание и использование макросов выходит за рамки самоучителя для начинающих.

Итак, я вас поздравляю, мы закончили изучение ленты с вкладками программы PowerPoint. Остался последний рывок.

Меню Кнопки «Office»

Мы уже упоминали в этой главе меню Кнопки «Office» (см. рис. 3.2), и я говорила, что мы оставим его на закуску. Пришло время к нему вернуться.

Итак, какие у нас там есть команды.

• Создать (Ctrl+N) – открывает новый файл программы PowerPoint.

• Открыть (Ctrl+O) – открывает любой из уже созданных файлов программы.

• Сохранить (Ctrl+S) – сохраняет открытый файл.

• Сохранить как – дает возможность сохранить файл в различных вариациях (рис. 3.91).

Рис. 3.91. Варианты сохранения документа

• Презентация PowerPoint – документ, который будет открываться только в программе последней версии, то есть в PowerPoint 2007.

• Демонстрация PowerPoint – файл, который будет автоматически запускать демонстрацию при открытии. Такой файл удобно послать по почте или передавать кому-то, кто будет без вас показывать вашу презентацию. Задача человека, получившего этот файл, – открыть его. Все остальное программа сделает сама. Узнать такие файлы можно по значку. Посмотрите, его иконка немного отличается от стандартной иконки программы PowerPoint. Значок нарисован прямо в меню.

• Презентация PowerPoint 97-2003 – файл, который будет открываться и в предыдущих версиях программы. Если вы пересылаете презентацию по почте или собираетесь показывать ее на чужом компьютере, очень рекомендую сохранять файл именно в таком виде. Этот файл откроется в любом случае.

Остальные строки меню Сохранить как посвящены сохранению презентации в других форматах.

• Печать – содержит команды для настройки печати и ее запуска (рис. 3.92).

Рис. 3.92. Печать документа

• Печать – если вы щелкнете на этой кнопке, то увидите большое окно, в котором вам предложат настроить кучу параметров печати. Поэтому если вам нужно распечатать что-нибудь быстренько, то используйте не эту команду, а следующую.

• Быстрая печать – просто печать. Без всяких дополнительных телодвижений.

• Предварительный просмотр – при выборе этой команды откроется окно, в котором вы можете просмотреть то, что собираетесь печатать (рис. 3.93).

В группе Параметры страницы вы можете задать вид печатного листа (рис. 3.94).

Рис. 3.93. Окно предварительного просмотра

Рис. 3.94. Что желаете напечатать?

Что зададите, то и напечатается.

Здесь же вы можете указать ориентацию листа.

С помощью меню кнопки Параметры группы Печать в окне предварительного просмотра можно задать колонтитулы и еще некоторые настройки печати.

Группа Масштаб позволит вам изменить размер изображения на экране.

С помощью кнопок Следующая страница и Предыдущая страница можно пролистать всю презентацию в режиме просмотра.

Ну, и кнопка Закрыть окно предварительного просмотра служит для того, чтобы закрыть окно предварительного просмотра. Что приятно.

• Подготовить – открывает большой список команд для того, чтобы подготовить документ к рассылке. Из интересного для нас здесь – команда Пометить как окончательный, которая закрывает возможность редактировать вашу презентацию.

• Отправить – позволяет послать файл любым доступным вам способом. Что совершенно не отменяет обычных способов отправки.

• Опубликовать – содержит меню для рассылки документа. Например, строка Подготовить для компакт-диска позволит вам полностью подготовить вашу презентацию к записи на диск. По умолчания в одну папку будут помещены презентация, средство просмотра PowerPoint (чтобы можно было просмотреть презентацию на другом компьютере, даже если на нем не установлена PowerPoint) и все связанные с презентацией файлы (например, помещенные на слайды звук и видео).

• Закрыть – закрывает файл.

В нижней части меню есть две кнопки.

Кнопка Выход из PowerPoint – это выход из программы, тут ничего сложного.

А вот вторую кнопку рассмотрим подробнее.

Параметры PowerPoint

В принципе, лезть в эти настройки вам вполне может не понадобиться. Но вдруг будет нужно, поэтому я немножко о них скажу.

Итак, раздел Основное (рис. 3.95).

Рис. 3.95. Раздел Основное параметров PowerPoint

Здесь вы можете решить, отображать ли всплывающие подсказки, сможете изменить цветовую гамму программы и определить свои личные настройки.

Раздел Правописание поможет настроить систему исправления ошибок.

В разделе Сохранение (рис. 3.96) есть два важных момента.

Рис. 3.96. Вкладка Сохранение параметров PowerPoint

Во-первых, вы можете задать автосохранение документа через сколько хотите минут. Во-вторых, можно выставить сохранение документов в формате Презентация PowerPoint 97-2003, и тогда все ваши презентации будут сохраняться в формате, совместимом с предыдущими версиями программы. Напомню, что документы, сделанные в последней версии «офиса», без специальных манипуляций в предыдущих версиях не открываются.

И еще одно из того, что вам может понадобиться, – настройка панели быстрого доступа в разделе Настройка. Тут вы можете указать, какие кнопки должны быть на панели быстрого доступа, которая находится в левом верхнем углу программы.

На этом мы заканчиваем изучение программы PowerPoint. Я думаю, полученных знаний вам с лихвой хватит для создания любой презентации.

Глава 4

Почтовая программа Microsoft Outlook

Настройка

Внешний вид

Почта

Календарь

Контакты

Задачи

Заметки

Меню программы Microsoft Outlook

Microsoft Outlook – это почтовая программа и электронный органайзер в одном флаконе. Мы не будем сильно влезать в дебри этой программы, потому что про нее, как и про три предыдущие, тоже можно написать «Войну и мир». Пройдемся только по основным функциям.

Настройка

Если вы запускаете Microsoft Outlook на компьютере впервые, то увидите такое сообщение (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Вас приветствует Outlook

Нажимайте кнопку Далее. Появится следующее окно (рис. 4.2).

У вас уже есть свой почтовый адрес? Если нет, то нужно быстренько сходить на любой сервер, на котором можно создать почтовый ящик: «Яндекс» (http://www.yandex.ru), Google (http://gmail.com), Mail.Ru (http://mail.ru). Выбирайте любой[11].

После того как у вас появился свой почтовый ящик, смело выбирайте Да на рис. 4.2 и нажимайте Далее.

Рис. 4.2. У вас уже есть учетные записи?

В следующем окне все очевидно: вам нужно только ввести свои адрес электронной почты и пароль (рис. 4.3). Пароль вводится дважды, чтобы вы случайно не ошиблись. При несовпадении Пароля с Проверкой пароля вас заставят повторить ввод.

Рис. 4.3. Ведите ваши данные

Щелкайте на кнопке Далее.

Все, что будет дальше происходить на экране, не потребует вашего участия (рис. 4.4). Что-то там само найдется, настроится. Вы увидите уже готовый результат.

Рис. 4.4. Выполняется настройка. А вы спокойно пейте кофе

Внешний вид

Окно программы Microsoft Outlook поделено на четыре неравные части (рис. 4.5). Все границы между частями мобильны – вы можете двигать их мышкой.

Когда первый шок от обилия окошек и окошечек пройдет, можно начинать разбираться в этом многоцветий.

Самая левая часть – область переходов. Ее можно свернуть, о чем мы узнаем из всплывающей подсказки вот этой кнопки  (рис. 4.6).

Если щелкнуть на этой кнопке, то область переходов превратится в тоненькую полоску и совсем не будет занимать места на экране.

Что же такое эта загадочная область переходов?

Это место, где вы можете переключиться между различными частями программы Microsoft Outlook.

Рис. 4.5. Окно программы Microsoft Outlook

Рис. 4.6. Слева – область переходов

Здесь есть такие элементы: Почта, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки (если этого элемента не видно, то щелкните на маленькой кнопке Заметки в нижней части области переходов). В зависимости от того, что вы выберете, изменится и внешний вид других частей окна программы.

Та часть, в которой на рисунке открыто письмо под названием Ключи от Яндекса, называется областью чтения.

Крайняя правая часть окна – Список дел. Его можно свернуть, щелкнув на кнопке «справа от надписи Список дел.

В верхней части окна – меню программы и панель инструментов.

На панели инструментов находятся команды, которые чаще всего нужны в работе. А в меню вы найдете все команды программы.

В нижней части программы – строка состояния.

Сейчас мы с вами последовательно разберем все пункты области переходов, а потом пройдемся по строке меню.

Почта

Первый элемент области переходов – Почта. Именно он открыт на рис. 4.5.

В средней части области переходов при этом вы видите список всех своих почтовых папок.

Рассмотрим некоторые папки.

• Входящие – содержит все письма, которые вы получаете.

• Исходящие – письма, которые вы написали, но они по каким-то причинам не были отправлены.

• Нежелательная почта – сюда программа автоматически сваливает весь спам. Бывает так, что программа ошибается, так что время от времени эту папку нужно проверять, не попало ли туда нужное письмо.

• Отправленные – письма, которые вы отправили.

• Удаленные – сюда помещаются письма, которые вы удаляете. Эту папку вы можете принудительно чистить, а можете настроить так, что письма, попавшие в нее, будут автоматически удаляться.

• Черновики – недописанные письма. То есть письма, которые вы можете написать заранее и отправить в любой момент.

Список папок можно свернуть, чтобы не занимал место. Для этого нужно щелкнуть на кнопке .

В верхний список – Избранные папки вы можете перетащить мышкой любую папку из полного списка. Там должны быть те папки, которыми вы пользуйтесь чаще всего. И этот список тоже можно свернуть, кликнув на кнопке .

Содержимое выделенной папки отображается в центральном окне, а в области чтения появляется содержимое выделенного письма.

Теперь рассмотрим панель инструментов.

Панель инструментов Почты

Посмотрим, что находится на панели инструментов в режиме Почты (рис. 4.7).

Рис. 4.7. Панель инструментов Почты

• Создать – если щелкнуть на этой кнопке, не открывая списка кнопки, то появится окно, в котором вы сможете написать письмо. Если откроете список кнопки, щелкнув на стрелке  справа от кнопки, то… изумитесь тому, что еще вы можете создать в этой замечательной программе.

• Печать – кнопка поможет вам распечатать выделенное письмо.

• Переместить в папку – при помощи этой кнопки вы можете переместить выделенное письмо в любую папку программы. Но вы можете и просто перетащить письмо мышкой в любую папку в списке области переходов.

• Удалить – при нажатии этой кнопки удаляются выделенные письма.

• Ответить, Ответить всем, Переслать – стандартные команды любой почтовой программы. Из их названий очевидно, что вы можете сделать с их помощью.

• Выбрать категорию – позволяет выбрать для каждого письма категорию (рис. 4.8). Это для любителей раскладывать все по полочкам или раскрашивать все вокруг.

Рис. 4.8. Какую категорию желаете?

Например, вы можете отмечать важные письма красным цветом, личные – желтым, а письма из общества зеленых – зеленым.

Открываете папку Входящие – а там все такое красиво разноцветное, закрывать не хочется, и сразу бросаются в глаза письма определенного цвета.

• К исполнению – на самом деле это просто флажок, которым вы можете пометить самые важные письма. Причем флажки бывают разные: один краснеет сегодня, второй – завтра, а третий – в течение всей следующей недели (рис. 4.9).

Рис. 4.9. Когда вам напомнить про письмо?

• Отправить и получить – эта кнопка поможет вам отправить и получить почту. Если вы просто щелкнете на этой кнопке, программа полезет проверять почту. Если же щелкнуть на треугольничке  справа от кнопки, то откроется список с командами. Самые очевидные – Получить почту (F9) и Отправить все – находятся в верхних строках. Группа Все учетные записи предназначена для тех случаев, когда программа настроена не на один адрес электронной почты, а на несколько.

• Создать правило – эта кнопка опять для тех, кто любит все упорядочить. Посмотрите, вы можете настроить программу так, что при получении сообщения с указанного адреса вы будете получать дополнительное оповещение, слышать звуковой сигнал, и что самое удобное – письма от этого адресата будут автоматически помещаться в определенную папку (рис. 4.10). Вы можете создать папки «Саша», «Алена» и «Работа». Новые письма от адресатов сразу будут попадать туда.

Рис. 4.10. Создайте свои правила

• Адресная книга – откроет адресную книгу.

• Поиск в адресной книге – поможет вам найти в адресной книге нужного человека.

• Справка – этот значок вам уже хорошо известен, во всех программах Microsoft Office с его помощью вызывается справка. Справку можно открыть также, нажав клавишу F1. Все, как обычно.

• Параметры панели инструментов – щелкнув на этой кнопке, вы сможете убрать с панели инструментов кнопки, которые вам не нужны (рис. 4.11). Можете сбросить панель и настроить ее заново так, как вам удобно.

Рис. 4.11. Настройка панели инструментов

Теперь приступим к активным действиям.

Пишем письмо

После того как вы нажмете кнопку Создать, вы увидите бланк письма (рис. 4.12).

Посмотрите на меню этого окна. Правда же, оно вам знакомо?

Вкладка Сообщение. Эта вкладка открыта на рис. 4.12. Про группы Буфер обмена и Основной текст даже не буду рассказывать, про них в главе, посвященной Word, все написано. Активны они только тогда, когда курсор стоит в тексте письма.

Рис. 4.12. Бланк письма

В группе Имена можно открыть Адресную книгу. Это обычная записная книжка, только электронная. Подробнее про нее я напишу чуть позже, чтобы сейчас не уходить в сторону.

В группе Включить находятся элементы, которые вы можете включить в свое письмо.

Самая нужная и часто используемая функция Вложить файл . Любой файл, который есть у вас на компьютере, вы можете с помощью этой кнопки, как скрепкой, «приколоть» к своему письму. На рис. 4.12 в шапке письма есть строка Вложение. Она появляется в том случае, если к письму прикреплен файл. В данном случае это файл, сделанный в Word. На его месте может быть любой файл: фотография, видео и т. д. Очень удобно, что вы можете просто мышкой затащить любой файл в поле письма, и он прикрепится к нему.

Щелкнув на кнопке Параметры сообщения  в правом нижнем углу этой группы, вы откроете одноименное диалоговое окно. В нем можно настроить степень важности письма или параметры безопасности. Впрочем, вы легко можете жить, даже не заглядывая в это окно.

В группе параметры есть еще кнопка К исполнению. С этим параметром вы уже знакомы (см. рис. 4.9).

На вкладке Сообщение еще находится группа Правописание. Для развращенных Word пользователей проверка правописания – это бесценная помощь. Но учтите, что полностью полагаться на эту проверку нельзя.

Вкладка Вставка. Вот что вы можете вставить внутрь своего письма (рис. 4.13).

Рис. 4.13. Вкладка Вставка бланка письма

Хорошо, что программы Office универсальные. Тут тоже нет ничего такого, с чем бы вы не сталкивались раньше.

Вкладка Параметры. Содержит всякие настройки письма (рис. 4.14).

Рис. 4.14. Вкладка Параметры бланка письма

• Темы – позволяют «разукрасить» письмо.

• Поля – дают возможность задать то, что будет указано на полях.

• Формат – задает формат текста. Я не буду влезать в это, ладно?

• Отслеживание – позволяет вам отследить путь письма. Вы можете получить уведомление о том, что письмо получено, а потом о том, что письмо прочитано, чтобы не мучиться сомнениями – дошло, не дошло, прочитал, не прочитал…

• Дополнительные параметры – здесь вы можете выбрать папку, в которую сохранится ваше письмо после отправки. Или открыть диалоговое окно Параметры сообщения.

Формат текста. Это такой маленький Word для форматирования текста письма (рис. 4.15).

Рис. 4.15. Вкладка Формат текста бланка письма

Итак, по ленте галопом проскакали, теперь разберемся, как все-таки письмо написать.

Если вы пишете первое в программе письмо, то адрес в строку Кому вам придется вбивать вручную. В дальнейшем вам будет помогать Адресная книга, которая откроется, если вы щелкнете на кнопке Кому.

Вы можете отправить одно и тоже письмо многим людям. Для этого введите адреса всех эти людей в строку Кому через запятую. Или заполните строку Копия.

Тему письма писать обязательно. Мало того, что это сильно облегчает переписку, так еще и многие программы-антивирусы не пропускают письма без указания темы.

Если хотите что-то прикрепить – лепите. Еще раз повторю, что вы просто можете мышкой затащить файл в письмо.

Теперь пишите и форматируйте текст письма.

Готово?

Нажимайте кнопку Отправить.

Письмо полетело!

Дальше рассмотрим еще несколько полезных вещей.

Адресная книга

Первый раз я ввела электронный адрес в письме в графу Кому вручную. Чтобы в следующий раз этого не делать, я щелкаю правой кнопкой мыши на адресе и в появившемся контекстном меню выбираю строку Добавить в контакты Outlook (рис. 4.16).

Рис. 4.16. Добавляем адрес в контакты

Появится окно (рис. 4.17).

Рис. 4.17. Анкета

Если подробно заполнять все анкеты для всех ваших контактов, то через некоторое время вам будут завидовать спецслужбы, поэтому вводите только то, что вам может понадобиться.

Как только укажете всю информацию, нажмите кнопку Сохранить и закрыть в группе Действия на вкладке Контакт. Информация сохранится в записной книжке.

А в следующий раз, когда вы будете писать письмо, программа сама подскажет вам адрес, как только вы наберете первую букву (рис. 4.18).

Рис. 4.18. Подсказка адреса

Впрочем, вы можете занести контакт в записную книжку еще несколькими способами. Например, щелкнуть на кнопке Адресная книга  на панели инструментов и в открывшемся окне выполнить команду Файл ► Создать адрес (рис. 4.19).

Рис. 4.19. Создаем контакт

Как ответить на письмо

И вот вы (или Ольга Иванова) получили первое письмо (от меня – Евгении Пастернак) (рис. 4.20)!

Рис. 4.20. Полученное письмо

В области переходов рядом с названием папки Входящие появляется (1) – это значит, что у вас есть одно непрочитанное письмо.

Вы можете прямо на панели инструментов щелкнуть на строке Ответить. Появится бланк письма, в котором будет вбит адрес того, на чье письмо вы отвечаете.

А можете дважды щелкнуть на названии письма и открыть бланк полученного письма (рис. 4.21).

Рис. 4.21. Бланк полученного письма

Посмотрите, здесь тоже есть в меню кнопки Ответить и Переслать. Можете воспользоваться ими.

Календарь

Следующая строчка в области переходов – Календарь (рис. 4.22). Чтобы развернуть календарь, просто щелкните на надписи Календарь в области переходов.

Посмотрите, в верхней части окна вы можете выбрать, что вам покажут: День, Неделю или Месяц.

6 апреля у меня в календаре три заметки. Эти заметки легко вбить в любое место календаря.

Рис. 4.22. Календарь в Microsoft Outlook

Теперь если переключиться в Почту (или любой другой режим), то в Списке дел в правой части окна можно увидеть эти заметки (рис. 4.23).

Рис. 4.23. Список дел и заметки

Можно на панели инструментов нажать кнопку Создать (не открывая списка этой кнопки) (рис. 4.24).

Рис. 4.24. Создаем встречу

Это не просто заметка, это круче. В этом окне в группе Параметры вы сможете выставить напоминание. Например, за 15 минут (откройте список, там много вариантов) до встречи программа напомнит вам о ней. Можно включить звуковой сигнал и задать повторение.

Контакты

Следующая строка в области переходов – Контакты (рис. 4.25).

Рис. 4.25. Контакты

Обратите внимание, в левой части окна появилась область Текущее представление. Тут вы можете выбрать, в каком виде программа вам покажет список контактов. На рис. 4.25 контакт (он у меня пока один) представлен в виде визитной карточки.

Справа – алфавит. Выбирайте букву – на экране появятся контакты на эту букву. Самая нижняя кнопка  – выбор алфавита. Щелкните на ней, если вас не устраивает наша кириллица.

В правом верхнем углу – строка поиска. Очень облегчает жизнь, когда контактов становится много.

Задачи

Эта категория для сложного многоступенчатого планирования. Позволяет создать задачу, назначить ответственного и следить за выполнением. Скорее всего, человек, который будет этим пользоваться, не нуждается в самоучителе для начинающих, так что подробно расписывать эту возможность не вижу смысла.

Заметки

Если вы щелкнете на кнопке Создать в режиме Заметки, то увидите такое окошко (рис. 4.26).

Рис. 4.26. Заметка

Эту заметку вы можете оставить в таком виде, чтобы она висела перед глазами, а можете, щелкнув на крестике, закрыть это окошко, и тогда текст заметки появится в списке Заметок.

Меню программы Microsoft Outlook

Теперь вернемся к строке меню программы. Это меню собирает все команды, которые содержит программа. Например, на рис. 4.27 открыто подменю команды Создать пункта Файл. Все это вы можете создать в команде Microsoft Outlook в разных ее частях.

Рис. 4.27. Все это вы можете создать

Подробно рассматривать меню мы не будем, так как все, что необходимо на начальном уровне владения программой, я вам уже рассказала.

Подробнее остановимся на команде меню Вид (рис. 4.28).

Рис. 4.28. Команда меню Вид

Верхняя часть этого меню будет зависеть от того, что именно в данный момент открыто (на рис. 4.28 открыта почта). Мы рассмотрим среднюю часть меню.

Если подвести указатель мыши к команде Область переходов, то появится список команд. Вы узнаете, что эту область можно представить в обычном виде, в свернутом или убрать совсем.

Меню команды Список дел позволяет вам добавить или убрать из списка дел элементы. Можно также свернуть или убрать сам список.

Область чтения может располагаться сбоку и снизу. Ее вы можете настроить с помощью соответствующей команды меню Вид.

Панели инструментов также можно настроить.

Строку состояния можно выключить, сняв флажок возле ее названия в меню Вид (для этого нужно просто щелкнуть на команде Строка состояния в меню Вид).

Теперь, если вы увидите где-нибудь программу Microsoft Outlook не в том виде, к которому привыкли, я уверена, вы не испугаетесь.

На этой оптимистичной ноте мы простимся с программой Microsoft Outlook. Желаю вам интересной переписки и удачного планирования.

Приложение 1

Список непонятных английских слов, которые появляются на экране

А

Apply – применить.

Attachment – вложение (в почтовое сообщение).

Attention – внимание.

Auto – автоматически.

В

Back – назад.

Browse – обзор.

Button – кнопка.

C

Cancel – отмена.

CD – компакт-диск.

Choose – выбор.

Click – щелкнуть.

Close – закрыть.

Connection – соединение.

Converting – преобразование типа (файла).

D

Default – по умолчанию.

Desktop – Рабочий стол.

Download – загружать (файлы).

E

Edit – правка.

Error – ошибка.

Exit – выход.

F

File – файл.

Finish – готово, окончание.

Floppy disk – гибкий диск (дискета).

Font – шрифт.

H

Help – помощь, справка.

Hyperlink – гиперссылка.

I

Image – изображение.

Info – информация.

Install – установка.

Internet – Интернет.

M

Menu – меню.

Message – сообщение.

N

Net – сеть.

New – новый.

Next – далее, следующий.

No – нет.

О

Offline – автономный (режим).

OK – ОК.

Online – подключенный (режим).

Open – открыть.

P

Print – печать.

Properties – свойства.

Q

Quit – выход.

R

Remove – удаление.

T

Taskbar – Панель задач.

Toolbar – панель инструментов.

U

Uninstall – удаление.

Update – обновление.

V

View – вид.

S

Save – сохранить.

Select – выбор.

Setup – установка.

Shortcut – ярлык.

Site – сайт.

Start menu – меню Пуск (Главное меню).

W

Warning – предупреждение, внимание.

Window – окно.

Y

Yes – да.

Приложение 2

Сочетания клавиш в Microsoft Office Word

Создание, просмотр и сохранение документов

Поиск, замена и переходы

Печать и предварительный просмотр документов

Рецензирование документов

Режим полноэкранного чтения

Вставка специальных знаков и элементов

Примечания

1

Пастернак Е. Б. Компьютер для женщин. Изучаем Windows 7. – СПб.: Питер, 2010. – 384.: ил.

2

На самом деле вы можете ввести любое название для своей папки. Главное, не забудьте какое.

3

Какой из способов работает у вас на компьютере, вы сможете определить опытным путем.

4

Запомните, выделенный текст всегда автоматически заменяется на символ, который вы нажмете. Например, вы нажали букву «А». Выделенный текст пропал, появилась буква «А». Нажали Пробел, вместо теста – пробел. Нажали клавишу Delete или Backspace – выделенный текст просто удалился.

5

Если подходить к вопросу досконально, то это начертание шрифта полужирное. Есть еще более жирный вариант, но используется он редко и даже есть не у всех шрифтов. Мне кажется, что если вы будете называть этот вариант жирным шрифтом, на вас никто не обидится, и все поймут вас правильно.

6

Еще как пригодилась! Когда у меня файл перевалил за 60 страниц, а нужно было что-то исправить на 25-й странице – это был самый быстрый способ до нее добраться.

7

Непонятное слово – это слово, значение которого, с точки зрения автора, вы можете не знать. К сожалению, точка зрения автора и точка зрения читателя не всегда совпадают.

8

Тут не все очевидно. Во-первых, ваши заголовки обязательно должны быть отмечены стилем заголовков. Во-вторых, вам нужно будет вернуться на вкладку Главная, в группе Абзац щелкнуть на кнопке Многоуровневые списки и выбрать любой вид списка, который относится к заголовкам.

9

Даже если и не претендуете, все равно изучайте. Знаете, как удобно вести в Excel семейный бюджет и прикидывать предстоящие расходы!

10

Вообще, необязательно создавать новый файл. Все свои расчеты вы можете сделать на другом листе файла с каталогом. Щелкните на ярлыке Лист2 и считайте на здоровье. Иногда удобнее иметь два файла, иногда лучше все считать в одном, зависит от ситуации и вашего желания.

11

Если это предложение поставило вас в тупик, почитайте сначала самоучитель «Интернет для женщин» (Пастернак Е. Интернет для женщин. – СПб.: Питер, 2009. – 256 с: ил.).

Content

Евгения Борисовна Пастернак
Офисный компьютер для женщин

Введение

От издательства

Глава 1 Текстовый редактор Microsoft Word

Внешний вид программы Word

Вкладка Главная

Буфер обмена

Шрифт

Абзац

Списки

Стили

Редактирование

Вставка

Страницы

Таблицы

Как выделить строку, столбец и ячейки

Иллюстрации

Связи

Колонтитулы

Текст

Символы

Разметка страницы

Темы

Параметры страницы

Фон страницы

Абзац

Упорядочить

Ссылки

Оглавление

Сноски

Ссылки и списки литературы

Названия

Предметный указатель

Таблица ссылок

Рассылки

Создать

Начать слияние

Составление документа и вставка полей

Просмотр результатов

Завершить

Рецензирование

Правописание

Примечания

Отслеживание

Изменения

Сравнить

Защитить

Вид

Режимы просмотра документа

Показать или скрыть

Масштаб

Окно

Макросы

Меню Кнопки «Office»

Создать

Открыть

Сохранить

Сохранить как

Печать

Подготовить

Отправить

Опубликовать

Последние документы

Параметры программы Word

Глава 2 Табличный редактор Microsoft Excel

Первые шаги

Вводим и редактируем данные в ячейках

Автозавершение

Автозаполнение

Работа с ячейками

Выделение ячеек

Перемещение и копирование ячеек

Добавление ячеек

Удаление ячеек

Очистка ячеек

Работа с листами

Форматирование ячеек

Формат чисел

Проведение расчетов

Правила ввода формул

Относительные и абсолютные адреса

Решим-ка задачку

Ошибки в формулах

Строим диаграмму

Сортировка, фильтрация и поиск

Глава 3 Программа для создания презентаций PowerPoint

Внешний вид программы

Главное меню

Панель быстрого запуска

Начало работы

Вкладка Главная

Работа с фигурами

Вкладка Дизайн

Вкладка Вставка

Работа с рисунками

Работа с клипами

Фотоальбом

Работа с рисунками SmartArt

Работа с диаграммами

Работа с гиперссылками

Работа с текстом

Работа с видео

Работа со звуком

Вкладка Анимация

Показ слайдов

Произвольный показ

Настройка демонстрации

Настройка времени

Вкладка Вид

Меню Кнопки «Office»

Параметры PowerPoint

Глава 4 Почтовая программа Microsoft Outlook

Настройка

Внешний вид

Почта

Панель инструментов Почты

Пишем письмо

Адресная книга

Как ответить на письмо

Календарь

Контакты

Задачи

Заметки

Меню программы Microsoft Outlook

Приложение 1 Список непонятных английских слов, которые появляются на экране

Приложение 2 Сочетания клавиш в Microsoft Office Word

Примечания