Стив Макклетчи

От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте

Steve McClatchy

Decide

Work Smarter, Reduce Your Stress, and Lead by Example

Издано с разрешения John Wiley & Sons

Правовую поддержку издательства обеспечивает юридическая фирма «Вегас-Лекс»

© 2014 Steve McClatchy

© Перевод на русский язык, издание на русском языке, оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2015

* * *

Эту книгу хорошо дополняют:

Тайм-драйв

Глеб Архангельский

Как привести дела в порядок

Дэвид Аллен

Делегирование и управление

Брайан Трейси

Линн, Грейс, Эмми, Кайлу и Келли, благодаря которым я усердно работаю и с радостью спешу домой. Спасибо за вашу веру в меня, поддержку и бесконечную любовь. Эта книга для вас

Предисловие

Материал для этой книги собирался в течение 12 лет с помощью самых разных людей: старшеклассников, студентов, квалифицированных специалистов. Эта книга о лидерстве, которое каждый может примерить к себе — потому что каждый может быть лидером как в команде профессионалов, так и в собственной жизни.

Цель создания этой книги — помочь вам улучшить жизнь, достичь успеха в бизнесе и научиться принимать верные решения, основанные на желаемых результатах. Прочитав ее, вы поймете мотивы своих ежедневных поступков и узнаете, какие решения нужно принимать, чтобы обрести жизненный баланс, не надеясь при этом на других. Вы сможете найти источники энергии, необходимой каждый день, в том числе для достижения поставленных целей или борьбы с прокрастинацией. Вы пересмотрите ценность времени сквозь призму ценности возможностей и выясните, как расстановка приоритетов определяет, на что вы потратите свою жизнь. Вы найдете важные советы по планированию, управлению, отдыху и организации времени, а также обучитесь практическим и действенным навыкам, благодаря которым сможете делать многое за более короткий срок, уменьшить количество стрессовых ситуаций и освободить больше времени на то, ради чего действительно стоит жить. И наконец, эта книга объяснит, как именно ваши решения влияют на всю жизнь.

Этот проект на тему тайм-менеджмента и личного лидерства — вершина многих лет наработок, идей, развития, выступлений, обсуждений и мозговых штурмов, исследований и переоценки ценностей. Я потратил много лет, помогая людям развивать их способности, потому что понимаю необходимость умения задумываться о собственных ценностях, брать ответственность за свою жизнь, при желании — возвращаться к исходной позиции и смотреть на ситуацию с иной точки зрения. Я даю людям возможность обрести основу, опираясь на которую они могут оценить свои решения, направление движения и перспективы.

Я также верю, что эта книга поможет бизнесу найти предназначение, сформировать общую культуру, поставить значимые цели и выявить пути к их достижению. Постоянное развитие сотрудников в компании даст им возможность почувствовать себя более счастливыми, как следствие — более удовлетворенными останутся клиенты, и отношения с ними укрепятся. После посещения моих курсов для лидеров слушатели сообщали об изменениях в их организациях: более внимательном отношении к работе, снижении текучки кадров и развитии корпоративной культуры. Лидерство — неотъемлемая часть выживания и процветания в этом быстро меняющемся мире. Я твердо верю, что мое определение лидерства как улучшения важно и в бизнесе, и в жизни. Без непрерывного улучшения компании начинают сдавать свои позиции и вымирать. То же самое касается и людей. Личное лидерство, достижение успеха и отстаивание ценностей — именно то, что позволяет выбираться из рутины, начинать расти и со временем становиться лучше.

Лидерству и прогрессу необходимо отдавать время, энергию и веру. Но время проходит вне зависимости от того, используете вы его для достижения чего-то стоящего или нет. Если ваши решения на темы «что делать в жизни» и «как использовать время» не приводят к усилиям по улучшению будущего, оно и не станет лучше. Достигая успеха, делая активный выбор и рассчитывая последствия своего действия или бездействия для сотрудников, семьи, коллег, друзей и детей, вы показываете, насколько лидируете в своем окружении и как управляете будущим, а не просто надеетесь на судьбу.

Моя увлеченность этой темой привела к написанию настоящей книги и презентации идеи лидерства тысячам людей ежегодно. Слушая рассказы участников курсов из разных стран мира об их опыте лидерства, с уверенностью заявляю: лидеры действительно меняют мир. Так что, надеюсь, вы решите быть лидером и менять мир, а моя книга подскажет, как это сделать.

Если после прочтения этой книги вы решите изменить жизнь в лучшую сторону и стать лидером на пути к более яркому, впечатляющему будущему, я буду считать, что выполнил свое предназначение.

Введение

16 сентября для меня всегда был самым лучшим днем. На протяжении как минимум восемнадцати лет это был единственный день в году, когда я мог решать, что буду есть на ужин. 16 сентября — мой день рождения.

С двенадцатью детьми, мужем и многочисленными ежевечерними гостями моя мама сошла бы с ума, пытаясь угодить каждому в еде. И поэтому каждый день она окидывала взглядом кладовую и сама решала, что приготовить на ужин. Единственным исключением был день рождения: в этот вечер имениннику оказывались королевские почести, а остальным приходилось есть его любимое блюдо. Я помню и любимое лакомство каждого, и это выражение гордости и удовлетворения на лице, когда вкусность подавали на стол. Я также помню переговоры с братьями и сестрами — иногда удавалось повлиять на выбор виновника торжества. Все понимали ценность уникальной возможности, и наивных, которые позволили бы этому чувству власти и свободы выбора ускользнуть еще на год, не находилось.

На наше счастье, еда, хотя и выбранная недемократичным способом, всегда была вкусной и всегда радовала, как любая забота. К слову, мама была человеком справедливым и ценящим свободу волеизъявления, так что в оставшиеся 364 дня, когда выбора в отношении ужина не было, нам всегда предоставлялась альтернатива в качестве хлопьев с молоком. Все равно приходилось сидеть за общим столом, но чашка с хлопьями была выражением индивидуальности, и это успокаивало даже самого капризного ребенка в нашей семье.

Мама решала, что готовить на ужин, не ради напоминания, кто здесь главный. Ей приходилось учитывать множество условий: время, бюджет, одну пару рук и одну кухню. К счастью, среди нас не было аллергиков, зато имелся неисчерпаемый запас собственных мнений: почти каждый вечер кто-нибудь выбирал хлопья.

Когда пришло время отправиться в колледж, я с восторгом представлял независимость, которую мне даст жизнь в общежитии колледжа. Я знал, что у меня будет огромный выбор направлений, предметов, способов использовать свой досуг и т. д. Но в итоге пришлось посмеяться над собой, когда я первый раз оказался в студенческой столовой и обнаружил ограниченное, конкретное ежедневное меню, а в конце очереди — огромный автомат, отсыпающий хлопья всем недовольным готовой едой.

Прилив гордости и ощущение свободы, приходящие с возможностью делать собственный выбор, принимать решения, — это сильные чувства. Даже дети осознают силу выбора. Само собой, когда мы взрослеем, заветная привилегия принятия решения становится значительной ответственностью, особенно когда последствия этих решений все более длительные и серьезные. Чем серьезнее был ваш выбор, тем сильнее его результат скажется на окружающих — членах вашей семьи или сотрудниках. Рано или поздно решения будут настолько тяжелым грузом, что вам захочется просто услышать от кого-нибудь — что сделать, к чему перейти или как это осуществить… или хотя бы что готовить на ужин.

И хотя большинство принимаемых вами решений в результате превращается в приятный ужин или ведет к другим, не особо заметным переменам, некоторые все же оказывают значительное воздействие на жизнь. Все ли ваши решения заслуживают одного и того же затраченного времени и внимания? Как вы расставите среди них приоритеты? Знаете ли, с чего начать, когда придет время принимать глобальное решение?

Позвольте задать еще несколько важных вопросов: как вы оцениваете серьезные решения, которые принимали до сего дня? А как — ежедневные решения, влияющие на ваши будни? Чувствуете ли вы баланс в своей жизни? У вас достаточно времени для важных дел или вы бесконечно бегаете по кругу, пытаясь все успеть? Знаете ли вы, как расставить приоритеты и создать эффективный план, чтобы успевать делать больше за меньшее время? Даст ли грамотное принятие решений лучшие результаты? В курсе ли вы, как перейти от управления к лидерству? Вы полностью отдаетесь карьере и своим целям? Знаете способы улучшить ваш бизнес и вашу жизнь, при этом управляя ежедневным процессом быть собой и поддерживая его? Книга «От срочного к важному» покажет, что эти вещи не только возможны, но совершенно точно необходимы — чтобы избежать выгорания, почувствовать себя счастливым и стать эффективным лидером как в бизнесе, так и в жизни.

Глава 1

Две формы мотивации

Достигать успеха или решать проблемы

Через двадцать лет вы будете более сожалеть о том, чего не сделали, чем о том, что сделали. Поэтому отбросьте сомнения. Уплывайте прочь от безопасной гавани. Поймайте своими парусами попутный ветер. Исследуйте. Мечтайте. Открывайте.

Марк Твен

Какие решения или стремления сильно влияют на нашу жизнь — и уделяем ли мы им достаточно времени и внимания? Какие ежедневные дела двигают нас вперед, а какие заставляют топтаться на месте?

Согласно популярной психологии, у всех есть одни и те же стимулы для сотни разных дел. Многие психологические исследования свидетельствуют, что источники мотивации можно разделить на две категории: достижение успеха и решение проблем. Каждый раз, когда вы хотите сделать хоть что-нибудь — позвонить, встать с дивана, потратить деньги, пойти на работу, отправиться в путешествие, — вы либо достигаете того, чего хотите, либо решаете проблемы, чтобы не потерять уже достигнутое.

Пример этой концепции можно найти практически в любой сфере жизни: здоровье, финансы, питание, карьера/работа, даже семья и хобби. Давайте для начала рассмотрим здоровье. Регулярно ли вы занимаетесь спортом, принимаете витамины или лекарства, а также посещаете врача для плановой проверки или во время болезни? Вас толкает вперед желание достигать успеха — улучшать что-либо в этой категории (стать сильнее и здоровее, сбросить вес, понизить уровень холестерина, вылечить травмы) или вы заранее решаете будущие проблемы (занимаетесь профилактикой, чтобы не заболеть, не потолстеть, не ослабеть и т. д.)? Иногда вами движут обе мотивации; например, вы можете делать упражнения, чтобы похудеть и при этом предотвратить заболевания сердца.

А как насчет финансов? Деньги — сильная мотивация для каждого в тот или иной момент жизни. Вы хотите достигнуть успеха — получить повышение или прибавку к зарплате, сделать выгодное вложение или увеличить сбережения? Или пытаетесь решить проблемы — например, избежать потери или нехватки денег (покупаете страховку, вырезаете купоны, подаете заявку на стипендию или грант, пересматриваете планы на ипотеку или ищете съемную квартиру подешевле)?

И конечно же, еда. Здесь достижение успеха — удовольствие от еды: вы хотите вкусно поужинать или приготовить что-нибудь новое. Иногда приходится решать проблему голода — вы слишком заняты или голодны, просто надо избежать боли в животе и быстро перекусить, чтобы вернуться к работе.

Вопросы достижения успеха и решения проблем также применяются в бизнесе. Спросите себя: цель еженедельного собрания — найти потенциальных клиентов? Придумать, как лучше выполнять заказы? Или вы используете эти собрания, чтобы просмотреть протоколы, поговорить об опозданиях сотрудников и состоянии инвентаризации? Эти собрания нужны, чтобы достичь успеха — двигать ваш бизнес вперед; или они помогают решить проблемы — чтобы просто не остаться позади?

Посмотрите на любое свое профессиональное решение за последнее время. Было ли оно сфокусировано на будущем достижении успеха, которое когда-нибудь принесет пользу вашей карьере (например, получение высшего образования, профессионального сертификата или заключение значительной сделки, ведущей к повышению)? Или вы больше думаете о том, как избежать возможных увольнений и подтянуть результаты на следующей оценке персонала?

Желание достигать успеха или необходимость решать проблемы толкают вас вперед к реализации поставленных целей. Возможно совмещать обе мотивации, но всегда будет преобладать одна из них. Самое главное различие между ними — результат.

Задачи, рожденные желанием достичь успеха, дают более значимые положительные результаты для жизни и бизнеса, чем задачи, необходимые для решения проблем.

Тут же возникает справедливый вопрос: почему так? Когда вы думаете о достижении успеха и мотивированы мыслью о нем, вы фокусируетесь на чем-то, что хотите. Вы вычисляете, как добиться желаемого результата, не думая при этом о потерях или сохранении статус-кво. Вы работаете, чтобы сделать свою жизнь лучше, чем сегодня, ориентируясь на то, какой мечтаете ее видеть, — а это захватывающе! Вы достигаете целей, на которых сосредоточены, и двигаетесь только вперед.

Это не те мысли, которые посещают вас во время ежедневного решения проблем — например, оплаты счетов или стирки. Чистая одежда не совсем то, о чем вы мечтаете. Вы стираете просто для того, чтобы не ходить в грязной одежде. Вы оплачиваете счета, чтобы не отключили электричество или не начислили пеню по кредиту. Но стремление достигать успеха — это другое. Оно толкает к чему-то, что вы хотите; к чему-то, что сделает вашу жизнь лучше. И эти результаты важнее тех, которые дает решение проблем.

Подумайте минутку о том, что вы хотели бы сделать в жизни, но до чего руки еще не дошли. Верного или неверного ответа просто нет, все зависит только от вас. Может, вы всегда мечтали получить диплом специалиста или докторскую степень, пробежать марафон, выучить иностранный язык, написать книгу, открыть бизнес, основать фонд или отреставрировать винтажный автомобиль? Как насчет того, чтобы заняться незнакомым видом спорта, отправиться путешествовать или исследовать свою родословную? Либо купить свой первый дом и баллотироваться на политическую должность? Подумайте об одной вещи, которая выделяется среди остальных. Что бы вы предпочли делать в жизни?

А теперь подумайте: эта цель будет двигать вас к чему-то лучшему или только спасать от проблем? Большинство людей выбирают как раз достижение успеха. Мало кто, рассказывая о своих мечтах, говорит об оплате счетов за электричество или заполнении налоговой декларации. Когда мечтаем, мы думаем о достижении успеха. Представьте, какой будет ваша жизнь, если вы достигнете успеха. Принесет ли это чувство выполненного долга и счастливые воспоминания? Будет ли ваша жизнь лучше, чем сегодня?

В этом суть достижения успеха: улучшать жизнь и двигаться вперед. Достижение успеха — это те польза и впечатления, которые вы хотите иметь в своей жизни.

Решение проблем: я обязан это сделать!

Задачи решения проблем просто подсказывают, что мы обязаны сделать. Есть старое выражение: «В этом мире неизбежны только смерть и налоги». Уверен: если спрошу, что вы должны сделать сегодня (и всегда), чтобы вести нормальный образ жизни, список будет намного длиннее.

У всех есть свои обязанности. Их может быть больше или меньше из‑за различий в возрасте, работе, семье и т. д. Например, ваша зарплата зависит от ваших служебных обязанностей: в конце концов, босс платит вам за выполнение определенной работы. Если вы еще школьник, ваша обязанность — учиться и подготавливать себя к будущему, пока есть возможность. Если в наличии какая-то собственность, например дом, машина или даже просто домашнее животное, вы берете на себя большую ответственность. А уж быть родителем — это просто отдельная категория обязанностей, и однажды взрослые принимают на себя такой груз. Какие-то из обязанностей (например, лечение травмы или болезни) наваливаются без предупреждения; какие-то вы выбираете сами, или они могут стать непредвиденным результатом других решений.

И не имеет значения, сколько у вас таких «я обязан»: вы всегда можете заполнить ими весь день. Всегда есть то, что надо сделать, починить, почистить, оплатить, кого-то накормить или обеспечить. Причина бесконечности этого процесса решения проблем в том, что ни одно дело на самом деле не решается. Оно просто время от времени повторяется. Например, вы никогда не сможете вычеркнуть из списка дел пункт «помыть посуду» — вы просто каждый раз по выполнении перемещаете его в конец, потому что завтра снова придется мыть посуду. То же самое происходит с проверкой почты или инвентаризацией. Вы никогда не вычеркнете их насовсем: просто сдвинете их вниз по списку, потому что в какой-то момент они вернутся. Такие занятия, как заправка автомобиля, стирка, покупка еды, всплывают снова и снова, потому что вещи, сохраняющие порядок нашей жизни, никогда не бывают законченными. Но, фокусируя свое внимание только на них и вечно решая проблемы, вы никогда не начнете достигать успеха. У вас не будет проблем, но также не будет и прогресса.

Проблемы, требующие вашего решения, имеют разную степень срочности. Некоторые из них вы просто обязаны решить — например, выполнить свою работу в срок. Другие — предположим, содержание дома — более гибкие в плане времени. Вы можете решать их или не решать — и иметь дело с последствиями. Одно объединяет все эти «я обязан» и становится определением подобных проблем: если вы их не решите, непременно кто-нибудь явится и укажет на ваше упущение.

Скажем, кто-то где-то знает, что вы что-то делаете, и ждет завершения процесса. В ожидании этот человек в конце концов перехватит вас в лифте, позвонит или пошлет письмо, остановит в коридоре, оставит напоминание на автоответчике или постучится в дверь, чтобы сказать: «Эй, ты еще не…?» Это может быть менеджер, коллега, клиент, родственник, сосед, налоговый инспектор или еще кто-нибудь; он захочет узнать, сделали ли вы то, что обязались. И в этом вся природа решения проблем, или обязанностей. У вас появятся проблемы, если вы не выполните очередное задание.

Я действительно обязан?

Когда вы слышите, что обязаны что-то сделать, можете подумать: «Я никому ничего не обязан, я свободный человек!» И конечно, технически это вы выбираете — заниматься вам тем или иным делом либо нет. Так или иначе, при выборе не делать что-то именно вам придется встретиться с последствиями этого решения. Например, если решите не платить аренду или ипотеку, вы не сможете больше жить в этой квартире, а во втором случае еще и рискуете не найти новую из‑за испорченной кредитной истории. Так что либо вы плáтите, либо разбираетесь с тем, что случится потом. Последствия — это та проблема, которая обязательно возникнет, если ее не решить заранее.

Хотя я сомневаюсь, что кто-то хочет рискнуть и стать бездомным, некоторые невыполненные дела имеют не такие страшные последствия, и вы можете их стерпеть. Например, если сосед стучится в дверь и говорит: «Эй, ты что, решил джунгли во дворе устроить? Может, уже подстрижешь газон?» — вы легко ответите любой репликой из целого ряда, включая: «О, спасибо, что напомнил, но я не собираюсь этого делать больше никогда! Это мой газон, и я буду делать с ним все что захочется!» Вот вы перестали ухаживать за газоном — и не решили проблему с ним. Но эта нерешенная проблема начнет расти как снежный ком: двор приобретает запущенный вид, вы уже не можете толком по нему ходить; трава начинает вянуть; ваши отношения с соседями портятся. А вот он уже совсем заброшен — там пропадают дети и домашние питомцы! Если вы можете жить с такими последствиями, то вольны выбрать подобный ход событий, но, так или иначе, уход за газоном относится к разряду «я обязан», или к решению проблем: в случае невыполнения придется встретиться с последствиями.

Так вы можете отличить задачи, благодаря которым достигаете успеха, от задач, посредством которых решаете проблемы. Когда вы гонитесь за успехом, обязанности не возникают, и вы не страдаете ни от каких последствий.

Стать успешным вы никому не обещали и не обязаны делать то, что даст самый значительный эффект в вашей жизни и бизнесе. Это выглядит немного парадоксально, правда? Думается, если вы сделали то, что обязаны, кто-то должен поблагодарить вас и поздравить с выполнением. Но все работает не так. Если сосредоточитесь единственно на том, что каждый день необходимо для выживания, вы всего лишь решите проблемы своей жизни. Чтобы двигать жизнь или бизнес вперед и видеть улучшения, надо сделать что-то экстраординарное — что-то, что вы вовсе не обязаны делать. Надо гнаться за успехом.

Эта идея впервые пришла ко мне на последнем курсе колледжа. Я хорошо учился, но имел не самые высокие результаты в группе. В дополнение к учебе, подготовке к тестам и написанию курсовых играл в футбол и участвовал во множестве волонтерских групп. Так, с первого курса я стал «старшим братом» для одного славного ребенка из города. Мне всегда нравилось делать выбор, и я был благодарен судьбе за эту свободу. Казалось правильным потратить свободное время на то, чтобы дать и ребенку свободу выбора, которого без меня у него не появилось бы. И я посвящал этому много времени и сил — мы занимались спортом, ходили в кино, я помогал ему с домашним заданием и прочее.

Приближался выпускной, и я метался между письменными работами и экзаменами, как и все остальные, но неожиданно мне позвонили из выпускного комитета и предложили выступить с речью на заключительной церемонии. Комитет, сформированный из представителей факультета, консультантов и студентов, выбрал меня не из‑за баллов на экзамене и академической успеваемости. Мне сообщили, что я был определен благодаря всей дополнительной работе, которую не обязан был делать, такой как участие в программе «Старший брат», в студенческом самоуправлении, в создании собственной радиопередачи в общежитии. Ни одно из этих дел не было обязательным условием для окончания колледжа.

В тот момент мне это показалось очень странным. У некоторых однокурсников оценки были выше, они лучше справлялись с тем, что было обязательно для учебы, но их не удостоили такой высокой чести. Вместо этого комитет выбрал меня — благодаря всему тому, что не было обязательно. Чем больше я об этом думал, тем больше начинал понимать это. Каждый должен сдать экзамены, чтобы получить диплом, и у многих студентов высокие баллы; но этого недостаточно, чтобы выделить их среди остальных. Меня выделили дела. Тот выбор, который я совершал в отношении собственного времени и энергии, сформировал и выделил мою индивидуальность. Когда люди из комитета подумали обо мне, они не задавались вопросом: «А он справляется с тем, что необходимо?» — их интересовало: «Что в нем особенного? Какой выбор он сделал? Что он сделал сверх необходимого?»

Этот опыт и способ выделить себя остался со мной навсегда. Он показал силу и результат того, что мы выбираем — сделать больше простого выполнения обязанностей. С помощью такого выбора мы достигаем успеха.

Признаки движения к достижению

Если мы рассмотрим признаки достижения успеха, можем увидеть, какие дела ведут к успеху, а какие просто решают проблемы. Это также поможет разобраться, что вы чувствуете, когда чем-либо занимаетесь. (Подсказка: вы скоро научитесь понимать, какие дела вызывают у вас гордость, а от каких просто чувствуете себя занятым.) Как только мы определим эти признаки, сможем взглянуть на те результаты, которые получаем в том или ином случае. Тогда сумеем разобраться, будет ли разница в результатах влиять на ваш выбор способа времяпрепровождения.

1. Задачи достижения успеха никогда не бывают срочными

Срочность — сильный мотиватор. Как только на что-то приклеивается ярлычок «Срочно!», люди сразу напрягаются и начинают переживать по поводу упущенного времени и сроков. Но когда виден результат, срочность отодвигается на второй план. Она не самый лучший критерий для выбора того, что важно.

Например, вы уже определили, чем мечтали бы заняться в жизни, но еще не приступили к осуществлению этого. А теперь подумайте: необходимо начать прямо сейчас? А что если вы очень заняты на этой неделе, это ведь может подождать до следующей? Или начнете со следующего месяца? А сможете прожить весь год, не занимаясь этим делом? Случится что-нибудь плохое?

Нет. Задача, ведущая к успеху, всегда может подождать; вам никто не выставляет дедлайны и не требует отчетов. Никто не обязал вас это делать. Вы не боитесь никаких последствий, если этого не сделаете. Единственная мотивация, чтобы начать, — желание как-то улучшить свою жизнь. Эта ситуация никогда не бывает срочной. Таким образом, если вы отдаете все ваше время лишь на то, что срочно, никогда не начнете двигаться к успеху — и не получите никаких положительных результатов, которые с ним приходят.

Допустим, нельзя игнорировать какие-то проблемы. Вот как долго вы проживете без еды? Люди выживали 30–40 дней в экстремальных условиях. В особых случаях — два или три дня без воды. Необходимость поиска еды и воды, оплаты ипотеки, выполнения поручений и появления на работе достаточно очевидна. У этих дел есть крайний срок и последствия в случае их невыполнения.

2. Не обязательно достигать успеха

Второй признак движения к достижению успеха — вам совсем не обязательно его достигать.

Мотивация к достижению успеха приходит из желания улучшения в вашей жизни, а не из страха перед грядущими последствиями невыполнения обязанностей. Никто не спросит с вас результат, никто не будет следить за продвижениями. Вы занимаетесь этим только потому, что хочется, а не потому, что обязаны.

Что случится, если вы никогда не достигнете успеха? Ну вообще-то ничего не случится. В этом случае никто не предъявит претензий и никто не спросит, почему вы не стали успешным. Ничего плохого не случится, но ничего хорошего не случится тоже. Вы не почувствуете себя успешным, не продвинетесь к цели и не сможете насладиться достижениями. Ваша жизнь остается ровно такой же, как и была, пока вы себе это позволяете.

Вы можете прожить всю жизнь, не сделав ни одного движения в сторону успеха. Люди живут долгой, счастливой, насыщенной жизнью и без осуществления этой конкретной цели. Причина начала пути к успеху — желание результатов, сопровождающих этот успех. Разница между достижением успеха и решением проблем та же, что и между я хочу и я обязан, между обязанностью и желанием, между стремлением к результатам и страхом последствий.

Представьте, что вы достигли успеха, о котором мечтали. Это даст весомый или незначительный эффект? Не думайте о результатах только как о деньгах, которые сможете заработать, или как они отразятся в резюме, или что подумают другие. Думайте о том, что он принесет вам опыт и чувство удовлетворения и как обогатит вашу жизнь. Думайте о результате как о мечтах, чувствах, прогрессе, росте и улучшении.

3. Нельзя поручить достижение успеха кому-нибудь другому

Природа достижения успеха подразумевает, что только вы можете добиться результатов, к которым стремитесь. И только вы можете испытать удовлетворение от этих результатов. Вы не можете поручить свои желания и мечты другому человеку.

Мы все сталкиваемся с вопросом, как лучше потратить наши ограниченные 24 часа, чтобы успеть как можно больше. Каждый раз, когда вы принимаетесь за что-нибудь, определяете количество времени, которое на это будет затрачено. И каждый раз, когда делаете то, что за вас мог бы сделать кто-нибудь другой, упускаете возможность достичь успеха. Когда вы нанимаете кого-то постричь газон или заказываете пиццу на дом, вы перепоручаете свои обязанности. Даже когда покупаете одежду вместо того, чтобы делать ее самому, — это перепоручение! Практически каждый раз, когда тратите деньги, вы перепоручаете свои дела кому-то другому.

Весь вопрос в том, достаточно ли вы перепоручаете? Если тратите время на решение проблем, которыми мог бы заняться кто-то другой, вы теряете шанс достичь успеха в своем бизнесе, отношениях или жизни. Если ваши перепоручения неэффективны, вы снова теряете возможность достичь успеха.

Конечно же, следует подумать, что и кому стоит перепоручать. Есть ли рядом кто-то, у кого больше свободного времени, чем у вас? Влияют ли на решение задачи время и срочность? Может быть, кто-нибудь более талантливый справится с этим заданием? Имеет ли значение качество выполнения? Если это рабочая задача — есть ли кто-то, кому полезно выполнить ее, чтобы для профессионального роста, обучения или развития карьеры наработать некий опыт или получить хорошую отчетность? Чего стоят ваши затраты на организацию перепоручения? Но самый главный вопрос — что вы делали бы, если бы не были заняты решением проблем? Скорее всего, ответ будет связан с достижением успеха в вашей жизни.

Результат достижения успеха — это ощущение лидерства в жизни, бизнесе или отношениях, и без перепоручения очень сложно найти время стать лидером. Как выкроить время, чтобы начать думать неординарно, работать над системами, а не в системе, улучшать свой бизнес, а не содержать его, развивать новые стратегии, а не идти проторенными тропами?

Перепоручение освобождает время для движения вперед.

Что лучше перепоручить, чтобы освободить больше времени на улучшение ваших знаний в определенной сфере? Если бы у вас было больше времени, каких высот вы могли бы достичь? Если вы уже чего-то достигли, чем могли бы помочь вашим подчиненным или клиентам? Чем выше ценится эта помощь, тем более востребованными становитесь вы.

Перепоручение — необходимый инструмент, потому что ограничение во времени оказывается главным препятствием на пути к самообразованию, росту и достижению успеха. Это ключевой стратегический навык, высвобождающий ваше время и помогающий двигаться вперед, а не стоять на месте.

Я усвоил этот урок несколько лет назад, когда мой бизнес начал развиваться. Телефон тогда разрывался от предложений, что было знаком успешного развития моего предприятия, а также хорошей репутации, создаваемой несколько лет с помощью рекомендаций довольных клиентов. Это было здорово! Не один год я обивал пороги, обзванивал потенциальных клиентов, и это наконец принесло свои плоды. На самом деле я был настолько занят, что даже записал на голосовую почту сообщение для подтверждения контрактов, так как просто не было времени обсуждать их долго и детально.

Я делал презентацию или давал тренинги четыре-пять раз в неделю, что включало обработку материала, подготовку листовок, организацию поездки на день или на выходные. И хотя я был доволен бизнесом, затраченные на это часы меня убивали — без помощи было не обойтись. Конечно же, встал вопрос: где взять время на поиск людей, способных помочь. Я ужасно волновался, что найму не тех специалистов и придется, ко всему прочему, разбираться еще и с персоналом. Между тем накапливались месяцы постоянного недосыпа и «килограммы» нарастающего стресса. Мне нужно было не только найти помощника, но и человека, который нашел бы этого помощника, — у меня просто не было времени заниматься всем этим самому!

Наконец, я дошел до критической точки — и тогда придумал простой план. Началось все с нянь. Моя жена со степенью МВА в финансах была полностью загружена присмотром за нашими четырьмя маленькими детьми. Так что первым делом я позвонил своей сестре, работавшей в местной старшей школе. Она начала присылать энергичных молодых студенток, готовых посидеть и поиграть с нашими детьми с трех до пяти вечера (нам это стоило около десяти долларов в час). Это высвободило жене два часа в день на то, чтобы найти мне помощника. Она просматривала сайты вакансий несколько недель и набрала в итоге 400 резюме. Затем проверила этих людей в социальных сетях, подыскивая кандидата для бизнеса с подходящими персональными качествами и нужными навыками. Когда список сократился до 15 человек, показала его мне.

Я выбрал четыре резюме, которые выглядели подходящими. Мы провели собеседования с каждым из кандидатов — и я нанял одного! Мы получили главного ассистента и быстро обучили ее, показав все, что требуется делать. Всего через несколько дней она уже организовывала для меня поездки, отвечала на звонки и взяла на себя управление сайтом.

Все еще имеющееся в распоряжении свободное время моя жена теперь использовала, чтобы вести наш бизнес. Вот так всего за несколько недель я перешел из театра одного актера к штату из ассистента и моей жены с частичной занятостью. Потом мы наняли еще несколько сотрудников, и я наконец снова почувствовал себя человеком.

Всего несколькими месяцами ранее мой бизнес развивался неустойчиво и неконтролируемо. С правильным перепоручением мы двинулись дальше, сделали его устойчивым и процветающим. Когда с меня снялись такие решения проблем, как организация поездок, счета и реклама, я наконец стал свободно думать над тем, что предполагал делать со своим бизнесом дальше, и мог тратить больше времени на достижение успеха.

Управление бизнесом занимало все мое время, но дело уже было готово получить лидера. Перепоручение дало мне возможность занять позицию лидера и двигать бизнес вперед.

Управление против лидерства

Чем отличается управление от лидерства — и какое это имеет значение для достижения успеха и решения проблем? Как сделать правильный выбор?

Как мы видели, решая проблемы, вы сохраняете свою жизнь и бизнес такими же, какие они сейчас. Вы платите аренду, стираете, ходите на работу, сдаете вовремя отчеты — все только для того, чтобы сохранить статус-кво и держать жизнь в существующем статусе.

Если вам удаются все эти и другие решения проблем, вы отлично, без последствий и отставаний, справляетесь с управлением своей жизнью и работой. Управление — это поддержание всех дел в том состоянии, в котором они находятся. Если все, чем вы занимаетесь, — это приведение дел в порядок, как через пять лет будет выглядеть ваша жизнь? Да примерно так же, как и сегодня. И возможно, это не так плохо. Я не отрицаю ценность эффективного управления. Иметь хорошо налаженную жизнь, бизнес или отношения — это то, чем стоит гордиться. Хорошее управление жизненно необходимо для успеха в карьере и отношениях, но это не лидерство. Если вы хотите, чтобы дела шли лучше, чем сейчас, вам нужно стать лидером.

Если управление — это сохранение дел, то лидерство — это улучшение, то есть движение от повседневности в сторону усовершенствования.

Что изменится и улучшится в вашей жизни за пять лет? Ответ на этот вопрос лежит в целеполагании: каких успехов вы хотите достичь.

Управление содержит дела в неизменном виде:

управление = сохранение.

Лидерство продвигает дела вперед:

лидерство = улучшение.

Вы сознательно направляете свою жизнь? Или просто управляете повседневными делами, следя за минимальным решением разных проблем?

Следует задавать себе этот вопрос намного чаще, думая о своем бизнесе. За годы работы я встречал бизнесменов, которые занимали руководящие должности, но делали все только хуже. Они катастрофически снижали прибыль, выводили компании из дела, растрачивали миллионы долларов и теряли самых крупных клиентов.

Это было не лидерство. Это было плохое управление, ведущее к распаду и запустению. Настоящее лидерство не зависит от должности или положения. Власть в какой-либо группе лишь дает возможность сделать выбор, который улучшит или изменит положение дел. Но если дела в итоге не становятся лучше, значит, вы не были лидером.

Именно это превращает лидерство из расплывчатой идеи в результат, который нужно получить. Если вы принимали верные решения, продиктованные достижением успеха, и двигались к этим целям, вы действительно были лидером на пути к лучшей жизни.

Если вы развиваете и улучшаете бизнес, то доказываете свое лидерство, несмотря на должность или положение. Чтобы быть настоящим лидером, должность не требуется. Если хотите быть лидером — делайте все лучше других. В группе каждый может определить, кто выдает лучшие идеи, кто все портит, а кто замечательно управляет делами. Все, кто улучшает существующую ситуацию, — лидеры. Изменения в экономике, технологиях, трендах, взаимодействии персонала требуют изменения в мышлении и усовершенствования способа действий. У лидеров есть мужество предложить изменения и новые идеи для лучшего будущего организации.

Определение лидерства означает, что любой может быть лидером до тех пор, пока сфокусирован на улучшении организации. Но это утверждение провоцирует вопрос:

Кто займет место лидера в вашей жизни кроме вас?

День за днем делая то, что приходится, ради сохранения положения дел, вы управляете. Это не определяет вас как личность. Это, скорее, делает вас таким же, как и все остальные. Личностное лидерство — совершение того, что вы не обязаны делать: продвижение и рост. Достигая успеха, вы получаете индивидуальность, иначе чем еще можно отличаться от других? В противном случае вы создаете почву для негатива, неуверенности, зависти и депрессии, а также для завышенной или заниженной самооценки. Вы должны все время адаптироваться, расти и развиваться, чтобы двигаться вперед, не застревая в рутине. Путь к этому открывает личностное лидерство, или достижение успеха, о котором мы поговорим в следующей главе.

Единственная практика, предлагаемая в этой книге, — мозговой штурм

Прежде чем мы продолжим, я бы хотел, чтобы вы еще несколько минут подумали о достижении успеха. Какие цели поведут вашу жизнь вперед? Что сделает вашу жизнь лучше? В этой книге мы исследуем, как вы обычно выбираете, на что потратить ваше время, как это влияет на качество вашей жизни — и как это качество может стать выше, если вы начнете двигаться в направлении успеха. Мы также изучим, как лучше распределять ваши ежедневные дела, одновременно улучшая жизнь.

Чтобы подготовиться к этому, выделите 5 или 10 минут и проведите мозговой штурм — запишите перечень успехов, при достижении которых ваша жизнь улучшится, несмотря на то, сколько времени вы потратите. Рассмотрите цели — долгосрочные и сиюминутные, личные и профессиональные. Подумайте о своей карьере, семье, отношениях, доме, здоровье, путешествиях, хобби, интересах, финансах, обществе, друзьях, соседях и т. д. Это должно быть нечто такое, что вам хотелось сделать или испытать, но пока вы себе не позволяли. Чем больше целей получится придумать, тем лучше.

Помните: желание улучшить вашу жизнь не означает, что вас не устраивает нынешнее положение дел. Оно всего лишь свидетельствует, что вы рассматриваете способы улучшить его и двигаться к тому, чего хотите добиться. Потратьте несколько минут на размышления, какой была бы ваша жизнь, если бы вы достигли одного, или двух, или всех этих улучшений.

Ваши цели или задачи могут быть совершенно разными, например поступить на юридический факультет и заняться альпинизмом, получить повышение и вырастить сад, открыть свой бизнес и выучить иностранный язык, усыновить ребенка или скопировать картины знаменитых художников-импрессионистов. Что бы вы ни написали, сохраните это. Может понадобиться освежить это в памяти или добавить что-то, пока вы читаете эту книгу и постепенно понимаете, какой вклад может внести в вашу жизнь достижение успеха.

Глава 2

Все зависит от вас

Как избежать выгорания и сохранить баланс

Если жизнь сузить до одной вещи, для меня это будет движение.

Жить — значит продолжать двигаться.

Джерри Сайнфелд

Вам уже должно быть понятно, какие из поставленных целей ведут к достижению успеха, а какие решают проблемы. А еще, наверное, приходит осознание: вы настолько заняты решением проблем из своего списка дел на день, что, когда справляетесь с ним, уже это считаете успехом. Я постоянно слышу подобное на своих тренингах. Люди говорят:

«Каким образом мне заняться достижением успеха, да еще и добиться его? Я же не супермен!»

«Мне бы закончить со своими обязанностями, и я уже был бы счастлив!»

«Я с делами по дому-работе и так не успеваю!»

«Мой список успехов завален кучей дел, которые надо переделать!»

Зачем нам нужен еще и успех?

Это правда: заниматься достижением успеха, когда вы завалены решениями проблем, — утопия или издевательство над собой. Большинство людей после рабочего дня стараются провести время с семьей, решая обыденные проблемы — что приготовить на ужин, кто помоет посуду и как оплатить счета. После всего этого сложно даже представить, где найти силы заняться чем-нибудь развивающим, а не просто посмотреть комедию по телевизору, доползти до кровати и получить драгоценные семь часов сна, чтобы… завтра начать все заново. Последнее, что может прийти на ум, — преследовать какие-то далекие цели, когда вы и так уже на грани истощения и недовольства жизнью. Слишком сложно думать о достижении успеха, если вся энергия уходит на решение проблем. Так или иначе, если вы только и делаете, что решаете проблемы, в конце концов начинаете ощущать некий дисбаланс, а это ведет к выгоранию.

Выгорание — проблема серьезная и потенциально очень дорогая, особенно если принять в расчет отрицательное влияние на здоровье и как следствие — затраты на антидепрессанты и успокоительное. Оно же способно стать причиной классического кризиса среднего возраста, результатом которого порой оказывается поиск острых ощущений, как правило, весьма недешевых — например, скайдайвинг или гонки на спортивной машине или мотоцикле. Выгорание ведет к болезненным психологическим и физиологическим последствиям. Оно наступает, когда люди чувствуют себя застрявшими в болоте повседневности, делая одно и то же каждый день и не ощущая никакого прогресса. Болото по определению не предполагает эволюционных изменений. Когда люди работают слишком много и слишком долго и им все еще нечем гордиться, они испытывают выгорание. Не только жизнь не улучшается — более того, негативное мировоззрение заставляет их страдать. Из‑за постоянного пребывания в стрессе слабеет здоровье. Пытаясь удовлетворить потребность в удовольствии, люди импульсивно совершают крупные покупки или теряют доходы, когда начинают плохо работать, лишившись амбиций и мотивации к работе.

Так как же избежать выгорания со всем тем, что вы обязаны сделать, чем должны управлять и что надо содержать? Как найти баланс? Ответ — включить достижение успеха в свою жизнь. Стремление к успеху и получение результатов отвлекают от мысли, что вы крутитесь в колесе, не радуя никого (даже самого себя). Это отгоняет ощущение, что вы работаете и работаете, но не создаете ничего значительного. Если вы определите успешную цель, которая даст толчок к осуществлению мечты, то почувствуете, что вам все по силам. Когда вы достигаете желаемого, ощущаете, как жизнь обретает баланс.

Вы можете спросить: «Как, тратя больше сил еще и на погоню за успехом, я смогу обрести баланс? Как, добавляя еще больше ответственности, я избегу стресса?»

Парадокс баланса

Согласно исследованию, проведенному в 2010 году независимыми экспертами, 90 % работающих матерей и 95 % работающих отцов испытывают конфликт между работой и семьей. Другое исследование через два года дало похожие результаты: 88 % служащих заявили, что им очень тяжело выбирать между работой и личной жизнью, 57 % называли это «серьезной проблемой», а 64 % признались: возвращаясь домой после работы, чувствуют себя «физически истощенными». Как могут быть эти проценты настолько высокими? И как долго люди выдерживают в подобной атмосфере?

Недавно я консультировал одну клиентку по поводу проблем, с которыми столкнулась ее компания. Она попросила не касаться темы баланса между семьей и работой, потому что, по ее мнению, «такого баланса не существует». Эта компания пыталась справиться с последствиями эмоционального выгорания и стресса на рабочих местах: низким моральным духом, отсутствием включенности в работу, падающей продуктивностью, высокой текучкой кадров, прогулами, частыми больничными, плохим качеством работы и таким же обращением с клиентами.

Работодатели признали, что стресс, испытываемый подчиненными, отсутствие баланса и выгорание влияют на все эти вещи, что в конечном счете сказывается не только на благополучии подчиненных, но и на самой компании. Ставки высоки. Так почему же сложно сгармонизировать работу и жизнь?

Проблема в том, что работодатели не могут просто так включить баланс в бонусный пакет подчиненного. Несмотря на приложенные усилия, ни одна организация не может предложить своему сотруднику больше, чем другая. Если бы это было так, все хотели бы работать именно в этой компании (рис. 2.1).

Рис. 2.1

Хотя многие организации стараются изо всех сил, предлагая такие привилегии, как гибкие часы работы, программы по уходу за ребенком или премии, все это помогает лишь более эффективно управлять жизнью. Они не могут указать вам верный жизненный путь, оставить приятные воспоминания или наладить баланс.

Несмотря на осознание проблемы, исследование за исследованием показывает, что за последнее десятилетие отношения между работой и жизнью все сильнее разбалансированы. Все чаще встречаются высказывания типа «рекордный уровень безработицы», «как пережить кризис» и «сделать больше при меньших затратах». Каждого заставили ценить тот факт, что у него хотя бы есть работа, и уже не принимать в расчет, сколько стресса она приносит. Многим пришлось взять на себя больше ответственности и больше обязанностей — только для того, чтобы остаться на той же должности. Будни превратились в гонку: выполнить ежедневный список дел, чтобы оправдать чьи-то ожидания. Но это не поиск баланса. Это поиск способов выживания. И оставаясь в режиме выживания слишком долго, не чувствуя никого прогресса, вы в конце концов придете к выгоранию.

Идею баланса между работой и жизнью, в сущности, можно считать борьбой. Она предусматривает раздор между двумя насущными частями нашей жизни: работой — тем, что мы обязаны делать, и жизнью — тем, что мы хотим делать. Подразумевается, что две эти силы противодействуют друг другу, а мы постоянно должны делать выбор — и если отдаем больше сил или времени одной, вторая проигрывает. Постоянная борьба между работой и личными стремлениями любого вгонит в состояние вечного конфликта; кроме того, предполагается, что личные и профессиональные цели не совпадают или взаимно исключают друг друга, делая достижение обеих невозможным.

И люди искренне верят в существование врожденного конфликта между работой и жизнью! Это довольно печальная точка зрения, потому что на самом деле у вас нет профессиональной или личной жизни; у вас только одна жизнь. Это заблуждение заставляет людей говорить, что они хотят усердно поработать и выйти на пенсию лет в пятьдесят, чтобы «остаток дней делать то, что хочется». Но разве это даст чувство баланса? Разве разумно ждать конца жизни, когда вы ее только-только начали? А продержатся ли ваши друзья или спутник жизни так долго, чтобы разделить с вами эти радости?

Стремление отдавать работе и личной жизни определенное количество часов каждый день тоже не гарантирует баланса. То, что вы проводите полдня в офисе и полдня дома, не обязательно снимет стресс, накопленный за рабочее время. Неизвестно, хватит ли вашим родным того, что вы посвятили им определенное количество часов вне работы или выключили телефон во время ужина. Баланс — величина неизмеримая.

Количество проведенных на работе часов не очень хороший индикатор того, чувствует ли человек баланс. С одной стороны, те, кто работает от 60 до 100 часов в неделю на позициях высокооплачиваемых профессионалов, говорят, что обожают то, что делают, и прекрасно себя чувствуют под таким давлением. Они преследуют успех каждый день на своей работе. Так как они работают экстремально, могут позволить себе и экстремально сбежать, если необходимо. Некоторые из них берут отпуск в далекие уголки мира, такие как северные пределы Канады, где нет телефонной связи или интернета, и пытаются полностью отключиться от работы, чтобы никто не мог их потревожить, даже через телефон. Чтобы снять напряжение от работы, занимаются экстремальными видами спорта или отправляются в приключения. Мне кажется, они трудятся до полусмерти и пытаются добить себя на выходных, но в реальности только и делают, что гонятся за успехом. Они переживают изнурительное рабочее время и невозможные требования с помощью постоянного стремления к целям: с одной стороны, каждый день двигают свою компанию вперед, с другой — в свободное время все больше ограничивают себя. Конечно, не все упорно работающие бывают так преданы идее. Многие молодые специалисты уходят после пяти лет, отданных не требующей много должности, и рассказывают, как ужасные часы и требования работы в экстремальном режиме портили их здоровье и убивали отношения в семье. В Японии смерть от переутомления на работе случалась так часто, что для этого понятия появилось отдельное слово: кароши (karoshi).

С другой стороны, те, кто работает в более умеренном темпе, могут испытать стресс и депрессию, связанные с выгоранием и синдромом переутомления. Бесконечное количество статей для подверженных стрессу женщин и выведенных из равновесия мужчин советуют лекарства от всех болезней: нужно пить больше воды, правильно питаться, больше бывать на солнце — и удастся легко сохранить баланс между работой и жизнью. И хотя все эти приемы помогут улучшить здоровье и снизить уровень стресса, им не удастся заглушить чувство, что награды, которые дает вам жизнь, не стоят усилий.

Успех — это ответ на кризис баланса

Создать баланс в вашей жизни можете только вы. И единственный способ это сделать — найти пути сделать собственную жизнь лучше, чем она была вчера. В этом поможет достижение успеха. Вспомните, когда последний раз жизнь казалась вам удавшейся? Вы получили диплом или новую работу, повышение, заключили сделку с клиентом, съездили в отпуск, пробежали марафон, успешно провели мероприятие, начали новые отношения, приступили к новой волонтерской работе, помогли ребенку с новым этапом в его жизни, разрешили старую проблему оригинальным способом, просто выложились на все сто в спортзале или получили комплимент по поводу хорошо сделанной работы? Это те моменты, когда вы чувствуете баланс. Вы приложили все усилия на пути к цели, и тяжелая работа дала реальные результаты, внеся что-то хорошее в вашу (а может быть, и еще в чью-то) жизнь. Это то, что успех делает для вас. Он делает жизнь лучше, чем вчера.

Приближение к целям или их достижение создает баланс и энергию, которая нужна для продолжения движения. Это дает чувство успокоения, что вы не потратили время впустую, что определили свои цели и сделали хоть что-то вместо того, чтобы стоять на месте, бесполезно проживая очередной день. Импульс и результаты, которые дает это улучшение, вдохновляют завтра сделать еще больше.

Чувство баланса появляется, когда вы удовлетворены тем, где находитесь сейчас, и тем, что происходит в вашей жизни.

Это другое понимание баланса. Оно приходит, когда вы довольны тем, как тратите свое время и ресурсы. Это баланс между я обязан сделать и я не обязан делать, между содержанием и улучшением, между управлением и лидерством. Подобная гармонизация случается, когда вы преследуете свои цели и достигаете их, видите улучшения в жизни вместо того, чтобы впрягаться всеми силами, пытаясь хотя бы удержаться на месте. Как только вы сдвинете жизнь с того места, где она застряла, немедленно почувствуете радость от улучшения. Вы испытаете успокоение от осознания, что наконец сделали нечто очень важное.

Баланс и удовлетворение, приходящие с достижением целей и улучшением качества жизни, у каждого уникальны. То, что делает жизнь одного человека лучше, не всегда нужно другому. Кому-то хочется купить дом побольше, а кто-то, наоборот, ищет поменьше. Это не обязательно больше, лучше, дальше; суть всего этого в движении, в том, что вы двигаетесь в выбранную сторону, испытывая радость и психологический подъем. Когда кто-нибудь говорит вам: «У меня есть цель», на самом деле имеется в виду: «Когда я достигну этого, моя жизнь станет лучше».

У вас всегда есть возможность для освоения нового, приключения, роста — как в личном, так и в профессиональном плане. Лучший способ победить выгорание и стресс — ощутить, что ваша жизнь находится в устойчивом балансе между тем, что вы обязаны делать, и тем, что заставляет вас чувствовать себя живым, — постоянно искать развития в какой-либо части вашей жизни.

Это важно, потому что ваши обязанности и волнения никогда не прекратятся. На самом деле с возрастом они будут только расти. Подумайте о тех областях жизни, которые стали хуже за все это время. Если что-то уже в естественном процессе угасания и вы не тратите особых сил, поддерживая его существование, оно в конце концов исчезнет.

С возрастом все сложнее следить за здоровьем. Говоря научным языком, количество лет будет расти, а здоровье — постепенно слабеть. Научные работы демонстрируют значительное увеличение времени и денег, затраченных на лечение, после пятидесяти лет. Если вы не занимаетесь спортом и не поддерживаете физическое и психическое здоровье, значит, каждый следующий год оно будет становиться все хуже.

Поддерживание должного физического уровня превратилось в один из культов. Американцы каждый год тратят в среднем 33 миллиарда долларов на вещи, связанные с антивозрастной продукцией, и косметическая хирургия получает чистый доход в 10 миллиардов ежегодно. Слабоумие и другие связанные с возрастом психические расстройства ежегодно становятся причиной 22 % госпитализаций и 11 миллиардов долларов выплат по федеральным программам медицинского страхования. Вы можете замедлить процесс старения, сохранить или даже улучшить вашу внешность или здоровье усердной работой, но повернуть все вспять не удастся.

Конечно, это касается не только здоровья. Если вы не переезжаете каждый год в новое здание, ваш дом также со временем ветшает, то есть и ему однажды потребуются должное содержание и ремонт. Стихийные бедствия — ураганы, наводнения, засуха, торнадо, землетрясения и т. д. — окажутся причинами разрушений и необходимости ремонта, перестройки или переезда. И не придется долго вспоминать различные экономические или природные катастрофы, вынуждающие людей сталкиваться с жизненными трудностями.

С возрастом и отношения также могут стать более изматывающими, к ним надо будет прилагать больше усилий, так как люди разъезжаются, становятся более занятыми, устают от жизненных проблем.

Особенно это сказывается на бизнесе или карьере. Что если вы никак не будете продвигаться в профессиональном плане? Если позволите вашим навыкам остаться без изменений — в то время как конкуренты развиваются и осваивают новые методы работы, пользуются преимуществами новых технологий, открывают новые сферы рынка и т. д., — вы растеряете своих клиентов, а бизнес или карьера начнут увядать, пока им не наступит конец. Вы не можете выбрать просто топтание на месте; вы должны развиваться и не отставать, иначе станете бесполезным и ненужным.

Смысл в том, что многие вещи в нашей жизни со временем увядают естественным путем. Проблемы всего лишь в одной из этих областей уже могут утянуть в болото. А думать обо всех вещах одновременно совсем невыносимо!

Если вы не стремитесь к достижению успеха и прогрессу, большую часть времени и усилий будете тратить на то, чтобы поддерживать существующий порядок вещей. Если перестать двигаться в сторону улучшения какой-либо области жизни, придется зациклиться на той ее части, которая ухудшается. Это может привести к стрессу, выгоранию, чувству обиды, огорчению и депрессии — не клинической депрессии, но к чувству отчаяния, что вчера было лучше, чем сегодня. У всех когда-нибудь да возникало это чувство. Это происходит, если мы увязаем в болоте повседневности и ощущаем при этом потерю времени, проведенного без радости от достижений. Отчаяние возникает, когда мы осознаём, что прилагаемые усилия не оцениваются по достоинству.

Можем ли мы быть действительно счастливы, если нет надежды на лучшее будущее? Ваша действительность не обязательно должна быть ужасной, чтобы захотелось помечтать об улучшении ситуации. Вы можете жить полной и счастливой жизнью, иметь замечательную работу, семью и друзей, обладать приличным уровнем достатка и влияния. Но если постоянно возникает мысль, что это все, лучше уже не будет, завтра может быть только хуже, — вы будете несчастны! Я определенно не понимаю, как можно быть счастливым, имея такие взгляды на будущее.

Счастье — всего лишь личное дело каждого. Или оно влияет и на бизнес? Статистика показывает, что депрессия снижает продуктивность и стоит работодателям 44 миллиарда долларов ежегодно, что делает ее самой затратной для компаний болезнью. И наоборот, счастливые сотрудники добиваются высоких уровней прибыли, продуктивности, стабильности кадров и отзывов клиентов. Именно поэтому создание баланса, а также ощущение удовлетворенности и счастья имеют долгосрочное положительное воздействие не только на отдельного человека, но и в целом на организацию, в которой он трудится.

Но как же этого добиться? Работая все усерднее, вы не вытащите себя из подобного болота. Вы должны поменять курс, направив усилия в другую сторону.

Цели избавляют от чувства депрессии. Они исправляют и возмещают все потери и неприятности вашей жизни, чтобы вы не закончили ее в том же болоте. Они смягчают осознание, что вы слишком усердно работали, но ничего не достигли. Стремясь к успеху, вы каждый день засыпаете с ощущением некого прогресса и движения вперед. И этот импульс помогает почувствовать баланс и зарядиться энергией — как будто сегодня уже лучше, чем вчера. Это дает надежду. Это помогает спокойно засыпать, зная, что благодаря хорошей работе жизнь постоянно становится лучше. Это похоже на баланс. Это похоже на удовлетворение и счастье.

Достижение успехов и решение проблем должны взаимодействовать

Чувство баланса приходит, когда вы сделали то, что обязаны сделать для поддержания жизни и решения проблем, а также когда вы сделали то, что не обязаны, но что сделает вашу жизнь немного лучше. Многие ищут подобной гармонии, но найти ее невозможно: ее надо создать. Одним из признаков может стать ощущение, что полученные результаты стоят потраченных усилий. Когда вы вкладываете громадные силы только в управление своей жизнью и сохранение ее статуса, это в конце концов приводит к выгоранию. Но если каждый день вы будете направлять усилия на создание значительных результатов и продвижение к улучшению, тогда то же количество усилий будет оправданно и полезно.

Мы постоянно пытаемся сбалансировать цели успеха с управлением — я обязан с я не обязан. И так как эти цели различны и уникальны для каждого человека, ни организация, ни работодатель не могут вместо вас создать баланс между работой и жизнью. Никто не сможет за вас это сделать. Растущее число отгулов, льгот, бонусов и гибких предложений не обеспечит желаемое чувство баланса — до тех пор, пока вы не начнете использовать эти преимущества для улучшения собственной жизни.

Определение целей успеха и ежедневная работа над ними смягчают ощущение выгорания. С каждым маленьким шажком в сторону успеха вы видите улучшение и получаете заряд энергии. Вы движетесь, прогрессируете, результат ваших усилий становится все более очевидным. Вам есть о чем рассказать, и у вас есть идеи, которые можно развить. Вы обнаружите, что мысли в постоянном круговороте, в планах, как достичь очередной цели и какой станет жизнь, когда это случится. Вы используете свои ресурсы, чтобы прийти к чему-то лучшему, а не сражаетесь, защищая свою территорию. Это чувство жизни в движении формирует баланс. Направление к значительным улучшениям в вашей жизни, жизни семьи, команды на работе, организации и т. д. — это то, что сглаживает депрессию, выгорание и стресс и позволяет гармонии и удовлетворенности взять верх.

Исследования показали, что в реальности главный мотиватор для сотрудников — не обещания о повышениях и надбавках, а ощущение, что они с каждым днем приближаются к значимой цели. Это чувство позволяет показать большую креативность и лучшее качество работы. Без осознания прогресса и достижений люди теряют мотивацию к продолжению конструктивной работы, откатываясь к выгоранию.

Даже маленькие шаги способны обеспечить баланс и улучшить качество всей жизни, а не только работы. Мы не должны балансировать между работой и жизнью, работа — часть жизни. Мы должны балансировать между сиюминутным выживанием и прогрессированием. Если вы определили способы обновления какой-нибудь области своей жизни — неважно, насколько маленькой, — у вас есть достойное основание для чувства баланса. Ключ к началу путешествия по достижению баланса в вашей жизни — определение возможностей для успеха, расставление приоритетов и планирование.

Глава 3

Цели, приоритетные по результатам

Времени не хватит на все, что ты хочешь в этой жизни, поэтому придется делать выбор. И хочется надеяться, что выбор будет исходить из глубокого понимания, кто ты на самом деле.

Фред Роджерс

В одно прекрасное утро вы впервые задаетесь вопросом: «Что я должен сделать сегодня?» И когда по итогу насчитываете столько дел, что выполнить их в один день никак не представляется возможным, пытаетесь сократить этот лист под лозунгом «Что из этого нужно сделать срочно?». Большинство людей расставляют приоритеты с помощью вопроса «К какому сроку это должно быть сделано?». Чем ближе срок выполнения, тем более приоритетным считается задание. Это самый распространенный метод установления первоочередности всему, что считается срочным.

Если вы когда-нибудь сталкивались с моделями приоритетности, использующимися в типичных тайм-менеджментах, знаете, что буквы А, B и C традиционно обозначают срочность или приближающийся дедлайн. Задание, которое надо выполнить немедленно или сегодня, имеет пометку А. Дела, которыми надо будет заняться скоро, — В, а С выставляется тем вещам, которые понадобятся на следующей неделе, или в следующем месяце, или существуют в грядущих планах. И все, что надо сделать, чтобы превратить С в А, — так это как можно дольше откладывать его. Не надо заниматься им сейчас — просто подождите. Оно само однажды превратится в А. Еще немного подождите. Вот уже ближе! Сейчас оно выглядит еще не таким важным, никто про него пока вас не спрашивает, но оно станет срочным, если вы дождетесь его дедлайна или потянете еще немного дольше!

Такой метод приоритетов делает цикл заданий примерно следующим:

«Это надо сделать через месяц? О, это совсем несрочное дело (С). У меня целых 30 дней. Я, конечно, его не забуду; оно важное, но у меня есть целый месяц, так что сейчас я им заниматься не буду…»

«Надо выполнить на следующей неделе, да? Ладно, давайте дадим ему срочность В. Я буду держать его в поле зрения. Никак не могу его упустить, это уже на следующей неделе. Это серьезно. О’кей, это В, но у меня есть еще дела, у меня есть дела со срочностью А, их надо сделать сегодня, так что остальное может подождать».

«Как, уже сегодня?! Как так получилось? Да, вот теперь это самое срочное (А) на сегодня! Я немедленно брошу все остальное — это ведь так срочно! Мне надо закончить это прямо сейчас!»

Если подходить к планированию таким способом, все что угодно может приобрести срочность А. И если все на свете имеет такую срочность, как вы узнаете, что по-настоящему важно, а что нет? Такой образ жизни присущ людям, отменяющим все планы в последнюю минуту. Они не являются на встречу, потому что им срочно надо быть где-то еще. Они пропускают мимо себя вещи, которые должны были быть более важными для них, из‑за дел, которые на самом деле не важны. Они разучились отличать, что имеет для них какое-либо значение, они постоянно в стрессе и под давлением срочности всяких дел — и, как результат, у них появляется ощущение, что никому так и не угодили. Они часто опаздывают на встречи или в места, где им надо быть, потому что постоянно пытаются успеть закончить более важный проект. Они переживают над приземленными вещами, скапливающимися у них пачками. Вы знаете людей, которые так живут? Может, это ваш образ жизни?

На одной из презентаций я привел гипотетический пример. Допустим, в вашем районе мусор вывозят в понедельник с утра. В воскресенье вечером, когда вы с семьей так приятно и уютно отдыхаете дома, подняться с дивана и вынести мусор будет для вас приоритетом А, В или С? Для большинства людей — С. Если вы забыли сделать это до того, как легли спать, утром в понедельник дело получает приоритет В. У вас все еще есть несколько часов, прежде чем станет поздно! А, вот вы уже слышите, как мусоровоз едет по вашей улице? Ну, теперь точно А! Срочность заставляет бежать по улице под одобряющие крики мусорщиков и закидывать свой пакет в последнюю минуту, прежде чем мусоровоз скроется за поворотом. Вы сделали это! Ура! Какое достижение. Круто, правда? Поздравляю — вы просто выбросили мусор. И можете вычеркнуть его из листа самых срочных А-заданий на сегодня. Из‑за этого будете весь день чувствовать себя прекрасно. Но добились ли вы чего-нибудь на самом деле стоящего? Не особенно: вы просто выбросили мусор. И — угадайте что? Новый пакет мусора уже наполняется.

Вот почему расставление приоритетов по срочности не работает. Как вы, без сомнения, заметили: чем ближе к дедлайну, тем выше приоритет задания. Само задание никогда не меняется, это вы делаете его все более и более жизненно важным с приближением крайнего срока. Такой метод приоритетов создает иллюзию, что вы продуктивны, тогда как в реальности ваша занятость не дает никаких особенных результатов. Он может дать вам ложное чувство выполненного долга — долга, который ничего не прибавит к ценности вашей жизни. Это называется драматизм. Драматизм появляется, когда вы даете чему-то больше времени и внимания, чем оно заслуживает по результатам. Драматизм мешает расстановке приоритетов.

Помните первый признак цели успеха: она никогда не бывает срочной! Те вещи, которые дадут лучшие в вашей жизни результаты, никогда не имеют дедлайна.

Новый способ расстановки приоритетов

Эффективный способ расстановки приоритетов основывается не на дедлайнах или срочности. Он базируется на результатах, подразумевая присвоение ценности и порядка событиям вне зависимости от их срочности. Теперь нужно отвечать на новые вопросы: что это задание даст вашей жизни? Какие занятия покажут наилучший результат?

Вот и новый способ расстановки приоритетов: А, В и С должны отражать результат, который это задание даст лично вам после завершения. Так, задания класса А означают цели достижения успеха — самые значительные, продуктивные, которые вы когда-либо выполните или испытаете в своей жизни. Они основаны на результатах, а не дедлайнах. Вспоминая свою жизнь на сотом дне рождения, вы припомните задания с приоритетом А.

Оба — и В-, и С-задания, — те, которые приходится выполнять, или решения проблем, о которых вам обязательно напомнят в случае невыполнения. У обоих есть степень срочности, но есть и разница: кто-то где-то следит за тем, как и когда вы выполните задание В. Другими словами, вы обязаны не только закончить задание В, но и должны сделать его хорошо и вовремя, потому что за него придется отчитаться. Например, сдать отчет за месяц — это В; коллеги заметят, вовремя ли вы это сделали. Высылать счета-фактуры или заполнять инвентаризацию вовремя — тоже В, потому что это отслеживается и отмечается в вашем личном деле. Другой пример — оплата ипотеки или кредитной карты, потому что банки также отслеживают, сделали ли вы это вовремя. И напротив, никто не смотрит, насколько хорошо вы выполняете задание С. Если кто-то и задастся целью отслеживать, как хорошо вы выносите мусор или как часто проверяете электронную почту, это значит, ему откровенно больше нечем заняться.

Старую установку «Все, что можно измерить, можно сделать» приписывают разным авторам и мыслителям. В целом это означает, что если вы находитесь в позиции управления и хотите, чтобы ваши подчиненные что-то сделали, покажите, сколько сделать, проследите за исполнением, поставьте сроки выполнения и потом зафиксируйте, как идет процесс. Другими словами, если вы ясно опишете стандарты, они будут достигнуты. И это работает — до тех пор, пока это что-то (ваше требование, цель) можно измерить. Но другой принцип, высказанный Альбертом Эйнштейном, гласит: «Не все, что может быть подсчитано, имеет значение. Не все, что имеет значение, может быть подсчитано». К этому стоит прислушаться компаниям, когда они собираются что-то проверить или подготовить отчет и выбирают подходящую для этого систему измерений. Так или иначе, при расстановке приоритетов это означает, что, как только система мер установлена, задание сразу приобретает класс В для всех, кто его выполняет, потому что теперь придется отчитываться, и это повлияет на оценку подчиненного. Если вы поручаете кому-нибудь работу и просите отчет, это повышает приоритет задания.

Когда-то я работал в компании, где у всех было дело важности С — в данном случае еженедельное собрание: я помог ему быстро приобрести важность В. На меня была возложена обязанность вести эти собрания. Начинал я с оглашения повестки дня, которую передавал начальник отдела, а потом озвучивал те задания, которые надо было выполнить в течение недели ради целей проекта. Собрания обязаны были посещать все сотрудники.

Вы закатываете глаза, когда это читаете? Значит, скорее всего, уже бывали на подобных собраниях и все о них знаете. Никто не хочет на них ходить. Часто у подчиненных вдруг возникает «неотложный телефонный звонок», и им приходится пропускать мероприятие, или они находят уйму других отговорок, только бы увильнуть. Многие приходят с опозданием, показывая свое пренебрежение к процессу в пассивно-агрессивном ключе. И хотя мне самому это было не очень интересно, в мои обязанности входило всех туда собрать.

И тут появилась идея.

Однажды я втайне от всех записал точное время прихода каждого на собрание. В тот раз все прошло, как и обычно. А на следующей неделе я начал собрание в 10 часов коротким слайдом, который состоял из имени и времени, во сколько этот человек пришел в прошлый раз. Можете представить себе шок, отразившийся на лицах сидящих. Я выложил слайд ровно в 10 и оставил всего на несколько секунд. Нет, я не пытался никого пристыдить; просто хотел, чтобы мою точку зрения поняли. Конечно, это было лишь 10 утра, и многие — вечно опаздывающие — еще не пришли. Они проскальзывали внутрь, и то, как на них смотрели видевшие слайд, должно быть, было им очень непонятно.

Но слух об этом быстро разошелся по компании, и на следующее собрание все явились вовремя. Большинство пришли даже заранее, и мы были готовы начать ровно в 10:00. Признаюсь, я посмеивался над этим несколько дней. Но самая большая выгода была не в моем хорошем настроении, а в том, что мой начальник отслеживал, как я справляюсь с тем, чтобы привести всех на собрание, — и теперь это было под контролем. Ну, и как дополнительный бонус для всех, собрание теперь длилось всего 20 минут, потому что все были на месте и готовы слушать, а потом быстро возвращались к работе.

Еженедельное собрание имело важность С, было одним из решений проблем, которое никому не нравилось, обязанностью в списке дел. Но когда к нему добавили отчетность посещаемости и времени прибытия, оно немедленно стало делом В, чем-то способным отразиться на аттестации, ежегодном отчете или даже просто в слайде на следующей неделе. Как говорится, все, что можно измерить, можно сделать.

Получается, существуют «подотчетные обязанности» (В) и «обязанности без отчетов» (С). Как мы обсуждали в главе 1, вы обязаны решать эти проблемы, если хотите не отстать от жизни, даже если потом их и не вспомните.

Новый способ расстановки приоритетов:

А = задания для достижения успеха.

В = подотчетные задания для решения проблем.

С = задания для решения проблем.

Получаемые результаты:

А = цели, лидерство, улучшения.

В = эффективное управление обязанностями.

С = управление.

Подумайте о предыдущем примере: какой приоритет в этой новой модели получил бы вынос мусора — А, В или С? Да, подобные задания всегда будут получать С, и без связи с тем, скоро ли подъедет мусоровоз, — потому что, если вы этого не сделаете, кто угодно, от члена семьи до соседа, может указать на плохой запах из ведра! Решение подобных проблем никогда не заслужит приоритета А в нашем новом подходе, потому что не дает никаких значительных результатов. И оно не будет заданием В, потому что никто не потребует о нем отчета. Оценка вас как личности не зависит от того, вынесли вы мусор или нет. То, что вы это сделали, лишь дает иллюзию продуктивности — самое большое препятствие на пути к настоящей продуктивности. Первый шаг к тому, чтобы стать по-настоящему продуктивным, — понять правильную картину, какое занятие какие результаты дает, и действовать соответственно. И хотя еще не раз придется бежать за мусоровозом, размахивая пакетом, вы хотя бы не будете обманываться, думая, что совершили что-то А-важное.

Всегда помните о втором признаке заданий для достижения успеха: их делать не обязательно. Это те занятия в вашей жизни, которые дают самый значительный и удовлетворительный личный результат; вещи, которые создают вашу индивидуальность. Эти воспоминания, впечатления, чувства, прогресс, рост и улучшение жизни — то, что мы помним и год, и пять лет, и десятилетие, и всю жизнь. А еще есть вещи, о которых мы забываем через пять минут после того, как сделали, но которым так часто присуждаем первую степень важности. Так получается, потому что мы убедили себя, что должны делать эти незначительные вещи регулярно, и можем прожить годы, так и не продвинувшись к настоящим целям.

Этот новый подход требует разграничения. Мы даем заданиям, ведущим к достижению успеха, приоритет А, решениям же проблем — В или С. Мы ставим приоритет, ориентируясь на результат.

Почему расстановка приоритетов так важна

Это, конечно же, необычный взгляд на расстановку приоритетов, потому что здесь мы даем высший приоритет делам, которые вы не обязаны делать, а обязанностям — средний или низкий уровень важности. Вот и еще одно неотъемлемое разногласие между тем, на что мы обязаны тратить время, и тем, на что мы хотим его тратить: это и есть причина важности расстановки приоритетов. Если мы никогда не распознаем вещи, наиболее значительные для нас, и не начнем действовать в их пользу, никогда не доберемся до того, чего действительно хотим.

Вы когда-нибудь составляли список всех заданий для решения перманентных проблем? Вот примерный перечень, составленный участниками моей презентации. Подумайте, сколько часов из двадцати четырех вы тратите на выполнение этих заданий. Учтите, что у кого-то обязанностей в одной сфере может быть больше, чем в другой.

Заметили, чего не хватает в этом списке? Того, чем большинству из нас приходится заниматься как минимум восемь часов в день: работы! Некоторые компоненты, например звонки и электронная почта, присутствуют в списке, но эти вещи существуют и в личной жизни. А как насчет повторяющихся день ото дня рабочих процессов?

Чего же еще не хватает? Того, чему многие уделяют по восемь часов в день (хотя не все такие счастливчики): сна. Спать и работать — наверное, два самых долговременных занятия из всех! А все остальные дела концентрируются в оставшиеся часы.

Посмотрите внимательно на список всех заданий: это вся ваша жизнь, за исключением работы и сна!

Некоторые могут задаться вопросом: почему семья включена в список обязанностей? Но подумайте о людях, у которых уже пожилые родители или зависимые от них члены семьи, нуждающиеся в заботе. Даже если у вас нет похожих обязанностей, все равно приходится время от времени звонить маме или брату со словами: «Привет! Я еще жив! Я тут каждый день решаю проблемы!» Та же ситуация с друзьями. У вас просят помощи, вы тратите время на нуждающихся в вас друзей или знакомых. К таким отношениям иногда прилагается чувство долга — из любви и уважения, дружбы и преданности, честности и взаимовыручки.

Иногда даже на работе мы думаем: «Кому и что я еще должен?» Скажем, днем вы должны встретиться с четырьмя людьми. Что вы делаете утром до встречи? Отвечаете на всю электронную почту и звонки, относящиеся к этим людям! Потому что, если этого не делать, первое, что услышите, придя на встречу, будет: «Эй, а ты получил то письмо, которое я посылал на прошлой неделе?» Он знает, что вы его получили, и вы знаете, что получили, — но не ответили, и угадайте, что теперь? Теперь вам придется встретиться с проблемой, которую вы не сумели решить! Вам придется столкнуться с последствиями того, что вы не соответствовали ожиданиям, и, как результат, придется как-то восполнять доверие, которое вы нарушили, справляться со смущением, которое вы испытываете, и восстанавливать потерянную уверенность. Теперь у вас больше проблем, чем если бы вы решили проблему сразу же!

Сосредоточьтесь на результатах

Провал задания для решения проблемы может привести к значительным отрицательным результатам, тогда как работа над достижением успеха дает значительные положительные результаты. Если вы не решите проблему, не выполните своих обязательств, то в конце концов пострадаете от негативных последствий. Тем не менее, если все ваши цели связаны только с решением проблем и нет ни одной для достижения успеха, вы так и будете получать одни и те же результаты, что и сейчас, не чувствуя никакого прогресса. Вы будете стоять на месте многие годы. Возможно, это место в жизни вас вполне устраивает — отлично! Но если нет того движения, о котором мы говорили, стагнация со временем приведет к упадку и выгоранию. Единственный способ получить положительные результаты в жизни — заняться достижением успеха. Рис. 3.1 ниже иллюстрирует результаты достижения успеха и решения проблем.

Рис. 3.1

Какой путь из них ваш?

Когда вы получаете отличные результаты, вы выполняете дела, которые не обязаны делать, — таким образом, контролируете свой жизненный путь. Так почему же вы не делаете таких вещей каждый день?

Жизнь не укладывается в аккуратные столбики таблиц и графики, где есть список ваших обязательств, каждому из них уделено время и еще немного оставлено для достижения успеха. Жизнь, скорее, выглядит иначе — вы просыпаетесь, и вот что выдает ваш мозг:

Совсем ничего. Потом, через несколько минут, вы вспоминаете, что обещали перезвонить Джону. И тут начинается внутренний диалог:

«О’кей, надо не забыть позвонить Джону. Как только доеду до офиса, оставлю ему сообщение.

Позвонить Джону, не забыть позвонить Джону».

Через пару минут вспоминаете, что вот-вот уже надо сдавать ежемесячный отчет.

«Ох, и почему я должен делать это каждый месяц? Так, ладно — позвонить Джону, ежемесячный отчет, позвонить Джону, месячный отчет».

Потом вы спускаетесь на завтрак — и тут, вот оно… молоко!

«Я забыл купить молоко! О’кей, большой день сегодня, позвонить Джону, отчет, молоко… Джон, отчет, молоко…»

А потом вы даже не заметите, как все больше и больше проблем и их решений прорвется в ваше сознание, пока мозг не начнет выглядеть так, как показано на рис. 3.2.

Рис. 3.2

Ну вот и все… и это всего лишь семь утра! Бывает такое, что вы говорите кому-то привет, а в ответ — тишина? Встречаете кого-то на улице или, проходя в офис, говорите: «Доброе утро» — и ничего не получаете в ответ, кроме пустого взгляда. Вот что в тот момент происходит в мозге этого человека! Не то чтобы он недружелюбен, просто человек занят мыслями: «Джон, отчет, молоко… Джон, отчет, молоко… Если я скажу привет, я могу забыть про молоко! Нет уж, молоко важнее!»

Причина, по которой люди никогда не достигают своих целей или не начинают заданий для достижения успеха, в том, что их список дел выглядит примерно как на рис. 3.3.

Список дел:

• Решить проблему

• Решить проблему

• Решить проблему

• Решить проблему

• Решить проблему

• Решить проблему

• Решить проблему

Рис. 3.3

И именно поэтому у вас не получится приступить к заданиям успеха после того, как вы решите все проблемы в списке: они никогда не закончатся. Вы снова и снова к ним возвращаетесь. Если сделали одно дело, оно просто переходит в конец списка и снова попадется вам через неделю или около того. Вы не можете вычеркнуть из списка покупку продуктов, потому что каждый раз, когда едите, становитесь ближе к очередному походу в магазин. Ваши проблемы никуда не уйдут, так что, фокусируясь на них, лишь изведете себя. Конечно, придется решать все эти проблемы, но выход заключается в правильном использовании вашего времени. Где-нибудь посреди дня решения проблем вы должны остановиться и 10 минут посвятить занятию или делу, которое продвинет вас ближе к целям. Вы должны продолжать двигаться к достижению успеха.

Наверняка бывали дни, когда вы чувствовали себя по горло в делах, но каким-то образом так ни одно из них и не закончили. Это дни, наполненные решением проблем, которые мы описывали раньше. Но следующий вариант намного лучше. Рис. 3.4 демонстрирует, как выглядит день, про который вы сможете сказать, что он был отличным, что он продвинул вас вперед, что в этот день вы сделали свою жизнь немного лучше.

Сбалансированный список дел

• Решить проблему

• Продвинуться к успеху

• Решить проблему

• Решить проблему

• Решить проблему

• Продвинуться к успеху

• Решить проблему

• Решить проблему

• Продвинуться к успеху

• Решить проблему

• Продвинуться к успеху

• Решить проблему

• Решить проблему

Рис. 3.4

Если будете пытаться закончить все решения проблем до того, как приняться за достижение успеха, у вас ничего не получится, потому что проблемы никогда не заканчиваются. Вам придется делать и то и другое параллельно.

Инстинкты выживания

Почему большинство людей не следуют в жизни этим путем? Тому есть две основные причины.

Во-первых, мозг не может работать согласно сбалансированному списку дел, потому что ему не нравится переключаться туда-сюда. Он заточен на приоритет выживания, а не улучшения; решение проблем, а не достижение успеха; обязанности, а не желания. Это первобытный инстинкт. Миллионы лет люди просыпались и первым делом думали: «Что бы мне сделать, чтобы выжить сегодня? Поохотиться? Пособирать? Может, отвадить хищников?» И тот же самый инстинкт заставляет думать над собственным выживанием не только в отношении еды и воды, но и по поводу современных вещей, без которых в жизни не обойтись.

Это побуждение очень сложно унять. Ваш мозг не похож на механизм для достижения успеха, счастья и роста; это устройство для выживания. И он всегда будет следовать этому инстинкту, занимаясь в первую очередь тем, что необходимо для безопасности. Чтобы идти на риск и принимать решения, ведущие к достижению успеха, надо преодолеть инстинкты собственного мозга, отложить занятия по выживанию и двигаться вперед. Хорошая новость: как только вы это сделаете, мозг начнет так же защищать и эти новые занятия — то есть заниматься выживанием на новом уровне. Но вам придется сломать ограничения, которые вы инстинктивно выставляете; не оставляйте мозгу выбора. Если позволите вашему мозгу следовать инстинктам и иметь дело со всем, что происходит, снова попадете в список решения проблем.

Во-вторых: почему не видно никого, следующего хорошему смешению достижения успеха и решения проблем? Потому что люди, которые на самом деле что-то планируют, неправильно расставляют приоритеты. Они сначала планируют свои решения проблем, думая, что это логично. А уже потом собираются добраться до достижения успеха и двинуться вперед — если, конечно, останется хоть какое-то время. Но, как мы знаем, список решения проблем не заканчивается никогда. Всегда отыщется какое-то банальное дело, которое заставит отложить ваше достижение успеха подальше.

Происходит это так: вы начинаете с благими намерениями. Говорите себе: «Если я хотя бы начну создавать свой сайт сегодня, будет отлично! Я так долго хотел это сделать, и сегодня именно тот день!.. Сначала только проверю почту и посмотрю, вдруг там что-то есть…» У меня много раз так выходило. А у вас? Вы знаете, что только что произошло? Вы сделали неправильный выбор. Вы начали решать проблему вместо того, чтобы приступить к достижению успеха — опять. Вы только что сказали: «Создание моего нового сайта даст хорошие результаты… Но я лучше проверю электронную почту и посмотрю, не хочет ли кто-нибудь, чтобы я сделал что-нибудь другое». Мы не можем управлять самим временем. Время проходит независимо от того, что мы решили с ним сделать. Мы можем управлять только собственным выбором.

Есть еще причина, почему этот подход не работает: да потому, что решение проблем исчерпывает нашу энергию. Вернемся к списку, приведенному выше. Завершение всех дел из списка — это расход энергии, а не ее источник. С каждым часом, который вы проводите в обязательствах, чувствуете себя все более истощенным и более медленным.

Так или иначе, если вы включите задание для достижения успеха в список ваших решений проблем, оно может дать энергию, необходимую для движения дальше, и, замотивированные таким образом, вы завершите свои дела быстрее.

Например, замечали ли вы, насколько можете быть продуктивнее за неделю до отпуска? Что происходит? Вы работаете, пока не почувствуете себя настолько вымотанным, что отдых уже становится необходимостью, и планируете отпуск. С приближением этой даты ощущаете такой прилив сил и энергии от понемногу материализующегося успеха, что можете горы свернуть. Вы с легкостью проноситесь через все эти решения проблем и даже проекты, лежавшие у вас месяцами, потому что знаете: в отпуске не придется думать обо всех этих мелких вещах, ожидающих вашего возвращения дома или на работе. Вы хотите, чтобы они убрались с дороги и можно было бы наконец по-настоящему расслабиться, делать то, что действительно хотите. Это видение дает энергию, необходимую для ускоренного решения всех ваших проблем.

Отпуск — довольно простой пример, потому что предвкушение и удовольствие — очевидные источники энергии, а достижение успеха здесь явно и незамедлительно. Но как быть с другими видами целей — теми, которых сложно достичь, как, например, написание книги? Или изучение языка? Открытие бизнеса? Изобретение продукта? Эти цели на далекую перспективу, естественно, требующие более серьезной работы, дисциплины и сосредоточенности. Они могут быть утомительными и сложными. Вас могут поджидать провалы, множественные попытки, и все это пожирает вашу энергию. Конечно, где-то вдалеке видно и вознаграждение, если вы до него доберетесь, а все, что испытаете в отпуске, — это достижение успеха от начала до конца.

Так что следующее, о чем мы поговорим, — разные типы достижения успеха и цели.

В погоне за успехом: созидание против потребления

Два типа достижения успеха влияют на вашу мотивацию, и не так, как решение проблем.

Как вы знаете, задачи достижения успеха — движение вашей жизни к улучшению, ведущее ее все дальше. Существует два типа таких задач: цели потребления и цели созидания.

Цели потребления — например, отпуск или дорогая (но заслуженная) награда (шикарный ужин, роскошные часы). Они приносят радость; всем полезно получать хоть немного такой радости. Цели потребления стоят того, чтобы на них работать, они привносят в жизнь немного позитива, где-то уравновешивая негатив. Им можно порадоваться; они здоровый ресурс для короткого прилива энергии. Всегда легче выдержать какой-нибудь особенно трудный день на работе, когда все буквально валится из рук, если вы думаете о том, что вечером вас ждет что-нибудь приятное — например, хороший ужин или даже что-то совсем простое, как просмотр любимого телешоу в уютном кресле.

Когда вы достигли такой цели потребления, следует спросить себя: вы рады, что это сделали? Или чувствуете, что зря потратили время и деньги? Хороший отпуск, в котором вы отдыхаете и знакомитесь с новыми людьми, пробуете что-то необычное, никогда не будет пустой тратой времени. А вот расточительный отдых, который вы не можете себе позволить, но все равно осиливаете с помощью кредита, не принесет расслабления и не прибавит сил, и даже приятных воспоминаний не оставит. Приятно посмотреть с другом любимый сериал — но если вы чувствуете, что тратите впустую время и не делаете ничего, что дало бы толчок вашей жизни, тогда действительно требуются перемены.

Разница между усердной работой, дающей средства на определенную награду себе любимому, и бесконтрольным кутежом или транжирством в том, как вы себя при этом чувствуете. Люди часто используют цели потребления (например, поощрения в виде отпуска, новой одежды, гаджетов или других покупок) как терапию от выгорания и депрессии, когда застревают в рутине. Цели потребления всегда приносят радость; в большинстве случаев они необходимы, и вы их заслуживаете. Но даже спасая вас от тягот решений проблем, они не в состоянии дать ощущение прогресса, отличия от вас вчерашнего или прошлогоднего. Они всего лишь временный источник энергии, который будет исчерпан, как только вы с ними покончите и вернетесь к решению проблем. Если потребление становится единственной целью в жизни, вы вряд ли выберетесь из того болота, в котором застряли. Вы также можете испытывать и чувство вины из‑за потраченных денег и времени.

Потребительские цели стоит рассматривать как краткосрочные награды за выполнение тяжелой работы. Вы можете использовать их как источник энергии и стимул — чтобы выдержать еще один день, неделю или месяц. Но совершенно необходимо уравновесить их с целями созидания — стремлениями, которые более значимы и которые обогатят вашу жизнь на более долгий срок.

В жизни нужны как цели потребления, так и цели созидания — чтобы чувствовать баланс и избегать выгорания.

Цели созидания — это те вещи, которые вы записали в конце первой главы. Если достигнете этих целей — через год, или пять, или десять лет, — ваша жизнь будет другой, лучше, чем сегодня. Они включают такие события, как продвижение по карьерной лестнице или получение высшего образования, открытие бизнеса, восстановление значимых отношений, вовлечение в волонтерскую работу, создание новых отношений, придумывание интересного дизайна ландшафта или интерьера в своем доме, избавление от физического, душевного или эмоционального беспорядка. Эти цели абсолютно индивидуальны; все, что движет вашу жизнь вперед и делает ее лучше, — это цель созидания. Например, написание этой книги — главная цель созидания для меня.

Разница между двумя типами целей видна в воздействии, которое они оказывают на вашу жизнь. Цели созидания влияют продолжительно; вы будете вспоминать их как нечто особенное. А цели потребления, приносящие радость и подъем, имеют более мимолетное воздействие.

Дальше мы рассмотрим, как эти два типа задач разными способами создают и расходуют энергию и как мы пополняем ее запас, чтобы достигать этих целей и решать наши проблемы.

Глава 4

Энергия и мотивация

Выбирайте, как вы получите свое

Наш выбор, Гарри, показывает, кто мы есть на самом деле, гораздо больше, чем наши способности.

Дамблдор, «Гарри Поттер и Тайная комната», Джоан Роулинг

Все задания и занятия требуют энергии, и, кроме физических затрат, заставляющих тело двигаться, необходима мотивация — чтобы сфокусироваться на проектах и довести их до конца, не расстраиваясь, не отвлекаясь и не сдаваясь.

Вы полагаетесь на разные энергетические ресурсы, чтобы каждый день делать различные комбинации дел. Можете удовлетворять физические потребности, решать проблемы, чтобы избежать последствий, или работать ради результата и награды — в это время тело и разум работают согласованно, чтобы все время толкать вас вперед. Вы используете эти потребности, последствия или награды как мотиваторы для работы.

С самого рождения благодаря физическим потребностям вы знаете, что такое мотивация. Как говорилось раньше, люди изначально стремятся к выживанию. Так как основные нужды никуда не исчезли, опирающаяся на них мотивация стала частью повседневности. Но, как современные люди, вы больше не нуждаетесь в охоте или собирательстве ради выживания; появляется другая мотивация — желание достичь чего-то или стать чем-то большим. И подобная мотивация применима ко многим другим вещам. Это не только деньги или признание, хотя такие стимулы движут многими. Мотивация существует, когда есть некоторое расстояние между тем, где вы находитесь, и тем, где хотите быть. Вы можете желать больше свободы, больше контроля над своей жизнью, больше знаний, уважения или безопасности. И хотя индивидуальные мотиваторы со временем меняются, вы хотите разных вещей и находите разные возможности для достижения успеха. Мотивация — это часть вас. Вы созданы бесконечно искать удовлетворения и лучшей жизни и, как уже говорилось во второй главе, страдаете, когда этот поиск угасает или приводит в тупик; тогда появляются симптомы выгорания и депрессии. Жизнь находится в балансе, только когда вы чувствуете мотивацию к движению и точно знаете, к чему двигаться.

Некоторые говорят: «Я счастлив быть тем, кто я есть! Не хочу прыгать выше, дальше, лучше. Я доволен своей жизнью и наслаждаюсь каждой ее минутой!» И я отвечу — это здорово! Но на что вы тратите все свое время? Какими способами наслаждаетесь своей жизнью? Открываете в себе творческую натуру? Путешествуете? Выискиваете в книгах или где-то еще информацию на интересующие темы? Участвуете в благотворительности, чтобы помочь менее удачливым? Все это — те вещи, на которые вы мотивированы. Все эти занятия представляют собой достижение успеха, рост и движение — в вашем индивидуальном направлении. Речь идет не о погоне за деньгами и славой, а о мотивации к росту, развитию и эволюции.

Мотивация необходима для выживания, она естественная часть нас самих, поэтому после удовлетворения основных насущных потребностей мотивация все еще остается, снабжая нас энергией. У нас развиты инстинкты максимизировать удовольствие и благополучие и минимизировать физическую боль; это то направление, в которое мы пускаем энергию, когда инстинкты выживания уже удовлетворены.

Именно поэтому не следует тратить попусту такую силу на приземленные дела, как, например, вынос мусора или появление на работе. Чтобы понять, как можно использовать мотивацию не только для решения проблем, но и для движения в сторону успеха, полезно взглянуть на химию нашего мозга — и как ее миссия выживания может помочь преуспеть в жизни.

Что может для вас сделать собственный мозг?

Изучением работы мозга занимаются сложные науки, в частности нейрохимия. Но если говорить простым языком, малопонятные химические процессы помогают нам, например, преодолевать препятствия, сосредоточиваться на заданиях, побуждают выбирать грамотное поведение и сохранять энергию.

Необходимость быть замотивированным и настойчивым фундаментальна для выживания. Когда нашим предкам приходилось весь день трудиться, охотиться и собирать еду, искать убежище или убегать от хищников, было жизненно важно, чтобы химия тела помогала, работала с ними, а не против них. Я сомневаюсь, что ленивый или рассеянный пещерный человек смог бы выжить. Эндорфины помогали терпеть боль, продолжать сражаться за выживание. Дофамин и серотонин настраивали на повторение поведения, ведущего к результату. Адреналин давал возможность быстро принимать решение при появлении угрозы — сражаться или бежать.

Кстати, у древних людей не было под рукой нейробиологии и психологии, объясняющих, как использовать все эти механизмы или как функционирует мозг с химическими реакциями и без них. Они просто использовали то, что имели, чтобы выжить, и выживание — это все, что их волновало. У них не было мысли, что их образ жизни довольно посредственный; все, что они делали, просто было их единственной целью. Мотивация к выживанию оказывалась врожденной движущей силой, и у них были неосознаваемые механизмы, с помощью которых они могли достичь своей цели.

Мы имеем все те же механизмы сегодня, но знаем о них намного больше благодаря нескольким столетиям исследований и достижений в области психологии и биологии. Несмотря на это мы все еще используем их примерно так же: бессознательно нажимая на кнопочки, если требуются мотивация, энергия или сосредоточение.

Например, дофамин образуется в нашем мозгу вполне естественно, чтобы мы могли распознавать удовольствие и счастье. Его уровень повышается, когда мы получаем награду за какую-либо активность, и это побуждает мозг повторять позитивное поведение. Опять же — мозг снабдил нас этой службой ради выживания. С его помощью мы узнавали, какие методы лучше работают для охоты, поиска еды, побега от хищников. Так мы могли вспоминать полученные знания день за днем, чтобы выполнять эти задачи более продуктивно. Современные исследования с лабораторными животными наглядно иллюстрируют эффекты дофамина; эти эксперименты показывают: недостаток дофамина настолько критичен, что животные теряют мотивацию питаться, даже находясь на грани голодной смерти. Без этого полезного гормона мы не знали бы, как себя вести, чтобы получить то, что хотим.

Эндорфины, вырабатывающиеся как естественным, так и искусственным путем, также старательно работают на нас. Вы когда-нибудь вписывали в свой список дел уже выполненное задание только для того, чтобы тут же его вычеркнуть? Писать длинный список обязанностей — задача как минимум удручающая. А вот вычеркивание уже выполненных заданий дает ощущение некоего достижения. Появляется легкое воодушевление — и это слабый толчок в сторону прогресса. Это маленький трюк, который мы устраиваем сами себе, пытаясь спровоцировать немного положительной мотивации и прилив эндорфинов, чтобы вызвать желание приступить к следующему заданию.

Эндорфины действуют как обезболивающее, производимое вашим же организмом, в ответ на стресс, страх, удовольствие, боль, возбуждение и другие провокации. Их естественное назначение — нивелировать удар, вызывая эйфорию и ощущение благополучия, чтобы вы могли двигаться дальше. Это возврат к первобытному ответу на угрозы «бей или беги». Эндорфины дают возможность временно преодолевать препятствия (такие как боль и изнеможение), чтобы закончить начатое дело, и это аналогично тому, как у первобытных людей находились силы бежать от хищников на большие дистанции. Эти ощущения могут быть сымитированы искусственными источниками эндорфинов — например, наркотиками и алкоголем. Но привнесенные извне источники несут дополнительную опасность в виде зависимости или интоксикации и в случае злоупотребления затрудняют естественную выработку гормонов. Чем это грозит? Да как только уменьшается возможность естественного производства эндорфинов, возрастает зависимость от искусственного. Именно поэтому не стоит полагаться на синтетические поставщики эндорфинов.

Есть и хорошая новость: существует множество естественных способов получить нужный нам эндорфин, не прибегая к его заменителям. Доказано, что эти гормоны — вдобавок к целям выживания — так же естественно выделяются в ответ на вполне обычные физические стимулы: физические упражнения, потребление острого перца чили или шоколада, влюбленность, иглоукалывание и воздействие естественных или искусственных солнечных лучей, а также на острые ощущения — например, катание на американских горках — и психологические стимулы (внимание и признание окружающих, смех, соревнование или, что ближе всего к нашей теме, чувство достижения). Выполнение задания любой сложности или важности дает тот самый прилив энергии, который поступает к нам при достижении чего-либо. Чем важнее законченное задание, тем счастливее, увереннее и сильнее мы себя чувствуем.

Выплеск эндорфинов — это позитивное чувство, которое людям нравится, и он способствует повторению занятий, заданий и опыта, которые его вызвали. Эндорфины могут создавать чувство энтузиазма и благополучия просто от ожидания чего-то приятного — это ощущение напоминает состояние накануне отпуска. Они делают восприятие заданий более легким, а нашу работу не такой тягостной. Путешествие, вначале казавшееся тяжким и невыносимым, с приближением финишной черты становится все легче, и последние шаги вызывают взрыв энергии (спасибо эндорфинам!), помогающей его завершить.

Когда мы испытываем боль — физическую, эмоциональную или даже неприятные психологические состояния, такие как скука или смущение, — мозг ищет эндорфины для восстановления предыдущего, безболезненного состояния. И в этот момент мы обнаруживаем, что дрейфуем к мыслям о награде и других стимулирующих эндорфины вещах.

Мы можем привлечь позитивные чувства, создаваемые эндорфинами, чтобы они помогали нам не останавливаться, продолжать двигаться к достижению успеха, несмотря на все препятствия.

Если рассматривать способ действия дофамина и эндорфинов как нападение, как силу, заставляющую удовлетворять собственные потребности, то адреналин можно назвать защитой. Адреналин вырабатывается, чтобы при любой угрозе обеспечить безопасность. Это классическая реакция на страх или угрозу — «бей или беги». Это очередной инструмент выживания, и подразумевается, что мы используем его в ситуациях крайней необходимости. Но некоторые считают прилив адреналина таким эффективным и бодрящим, что ищут способы испытывать его чаще, даже с помощью потенциально опасных занятий — таких как прыжки с парашютом или скайдайвинг.

Функции нападения и защиты этих гормонов указывают на двойственное направление нашей природной мотивации: максимизировать удовольствие и желать вознаграждения, а также минимизировать боль и обеспечить выживание; другими словами, стремиться к достижению успеха и решать проблемы. Мозг побуждает нас делать оба этих дела, и эффект тяни-толкай мотивирует нас ежедневно.

Первичная мотивация выживания вполне естественно проистекает из страха перед последствиями. Если мы не будем питаться, убегать от хищников и производить потомство, то просто вымрем. Нашим предкам не приходилось задумываться: они делали это инстинктивно, зная о последствиях невыполнения перечисленных условий. Мы действуем с той же точки зрения, когда решаем проблемы: из страха перед последствиями. Страх остается первичным мотиватором наших обязанностей. Но так как нам на самом деле не надо беспокоиться о выживании в том же смысле, что и далеким предкам, мы получаем больше времени и возможности подумать, что еще мы хотим делать, кроме простого выживания. У пращуров никогда не было времени думать об этом. Но сейчас мы располагаем преимуществами предсказуемых источников питания, прирученных животных, прогрессивных цивилизаций, индустриализации, сельскохозяйственных систем и т. д. Величайший подарок, врученный нам тысячелетием прогресса, — возможность задуматься: что я хочу делать со своей жизнью? В чем хочу достичь успеха? Это второй вид мотивации: желание.

Существует два вида мотивации: страх и желание. Мы боимся последствий невыполненных обязательств. Мы желаем результатов от достижения успеха и прогресса в жизни.

Мы берем энергию из этих источников и используем все те же рычаги, данные мозгом для максимизации обоих. Мы должны выбрать, с каким видом мотивации работать. И этот выбор влияет на то, будем мы только управлять собственной судьбой, оставаясь на месте, или лидировать в жизни, делая ее лучше.

Энергия из желания: созидание и потребление

Когда мы преследуем цель созидания в том виде достижения успеха, который движет нас вперед, мы начинаем видеть результаты, и это нас вдохновляет. Разница между целью созидания и целью потребления в том, что первая приносит успех после его достижения. Мы получаем эндорфины от выполненного дела, а выделяются они уже после того, как мы закончили задание для достижения успеха. Мы чувствуем, что награда соответствует затраченным усилиям, и используем это чувство, чтобы преодолеть каждый промежуточный этап. Когда вы знаете, что успех близко и жизнь улучшается, чувствуете себя замечательно — и это помогает выдержать все ваши обязанности. Энергия для решения проблем появляется из достижения успеха.

Мы также используем эндорфины и удовольствие от целей потребления в качестве топлива для целей созидания — достижения успеха. Это способ сохранить позитивный взгляд на мир и избежать рутины.

Несмотря на то что воздействие от созидания длится дольше, не все цели созидания требуют много времени. Вы можете написать статью в журнал за один вечер. Можете потратить час на хорошую тренировку и весь день чувствовать себя отлично. Можете пойти на тренинг и приобрести некие знания. Но если цель созидания носит длительный характер, использовать энергию из целей потребления или награды за промежуточные этапы — отличный способ дойти до конца.

Если вы обзавелись долгосрочной целью созидания, необходимо праздновать и награждать себя по дороге. Пытаясь переждать, чтобы наградить себя по завершении работы, вы рискуете выдохнуться и сдаться слишком рано. Рассказывайте о своих продвижениях людям, которые способны радоваться за вас. Используйте их позитивную энергию, чтобы продолжать идти и не сдаваться.

Не давайте мелочам отвлекать вас от пункта назначения в долгосрочном проекте. Получение ученой степени или профессионального сертификата — событие, достойное празднования, но, если ждать его четыре года, не отмечая шаги прогресса целями потребления, вы в итоге почувствуете себя истощенным, а не достигшим успеха. Если вы собираетесь бежать марафон, просто необходимо отмечать каждые 5– или 10-километровые забеги при подготовке к главному событию или награждать себя за каждые пять тренировок чем-нибудь, побуждающим двигаться дальше. Если расширяете свой бизнес, празднуйте каждый шаг на пути к цели, чтобы сделать сверхурочные часы не такими тягостными. Даже если просто отслеживаете прогресс повышения продаж и видите результаты, это может вызвать всплеск эндорфинов, давая вам импульс к дальнейшему движению. Подумайте о важных для вас отношениях как о длительных целях созидания. Долгосрочные обязательства могут потеряться в мелочах быта, если о них не заботиться. Празднования продвижений и цели потребления, разделенные с важными для вас людьми, обновляют и отношения, и энтузиазм к работе, и энергию к цели.

Рис. 4.1 показывает, как по-разному цели потребления и цели созидания вырабатывают эндорфины.

Когда вырабатываются эндорфины при разных типах достижения успеха

Рис. 4.1

Цели потребления провоцируют выработку эндорфинов сразу же с помощью удовольствия, получаемого во время потребления, пока вы все еще веселитесь, и еще немного после — с помощью воспоминаний и отношений, которые вы создали. Награда, которую вы предвидите, помогает решить все проблемы.

Исследователи, изучавшие, как отпуск влияет на уровень счастья, открыли, что самое резкое повышение настроения происходит просто от его планирования, и этот уровень сохраняется восемь недель до события. Но так или иначе, счастье опускается до обычного уровня практически сразу после того, как отдых закончен. Даже те немногие, кто провел совершенно необыкновенный отпуск, испытывали повышение уровня счастья лишь две недели после него. Эти работы доказывают, что, хотя цели потребления делают людей счастливыми и способствуют повышению продуктивности, этот эффект ощущается большей частью в стадии предвкушения события и быстро исчезает после него.

Конечно, это не причина жить совсем без целей потребления; другое исследование показывает, что те, кто отказывался от отпуска, бывают более напряженными, подавленными и усталыми — и у них в восемь раз повышается опасность развития болезней сердца, чем у пользующихся регулярным отпуском. И хотя приятные эффекты от целей потребления длятся недолго, они все-таки необходимы и ценны для мотивации долгосрочных дел.

Удовольствие при целях созидания наступает позже, и к ним труднее приступить, чем к целям потребления. Учись хорошо — и получишь хорошие оценки за семестр; работай хорошо — и получишь повышение. Всплеск эндорфинов, который вы испытываете, добиваясь цели созидания, — это чувство эйфории и гордости, и это награда за достижение чего-либо. Но идея созидания «Ты будешь чувствовать себя хорошо после того, как это сделаешь!» не так прельщает, как тезис «Будет весело во время того, как ты это делаешь». Именно поэтому многие пытаются достичь такого успеха, как отпуск, шопинг или шикарный ужин, скорее, чем потеть, открывая свое дело; не спать ночами, изобретая или создавая что-нибудь новое; сидеть на диете и тренироваться, сбрасывая вес; вкладывать сердце и душу в создание произведения искусства или предпринимать хоть какие-то шаги к улучшению важных отношений, став лучшим супругом, братом или сестрой, родителем, другом. Но это также причина того, почему так много людей обнаруживают себя застрявшими в жизни без понятия, как сдвинуться с места. Цели потребления могут дать только короткую передышку, прежде чем вы снова вернетесь в ту же жизнь, от которой хотели отдохнуть. Только цели созидания могут сдвинуть с насиженного места.

Несмотря на то что награды могут быть очень приятными, время, жертвы и тяжелый труд, нередко сопровождающие долгосрочную цель созидания, могут даже отбить охоту ею заниматься. Например, много лет назад, когда моя жена думала, не пойти ли учиться в вечернюю школу, она сетовала, что это займет целых пять лет. Один мудрый человек высказал мысль: «Пять лет все равно пройдут. Но через эти пять лет ты хочешь все еще думать о высшем образовании или уже иметь его?»

Другими словами, течение времени само по себе не изменит нашей жизненной ситуации. Через пять лет мы останемся там же, где сейчас, если только не приложим усилия, чтобы улучшиться и сдвинуться вперед. Чтобы создать разницу между все той же жизнью пятью годами позже и достижением чего-то, чем можно будет гордиться всю жизнь, надо начинать прямо сейчас и приложить к этому усилия. Эта мысль оказала на нас сильное воздействие, став краеугольным камнем способа принятия решений. Время проходит. Если вы в это время прилагаете усилия, чтобы сделать будущее лучше, чем сейчас, оно даст длительные положительные результаты.

Результаты, которые вы получаете при достижении цели созидания, могут быть продолжительными. Если вы окончили колледж, сможете получать пользу от вашего диплома на протяжении всей жизни. Если карьера принесет с собой некую награду, у вас останется эта награда, а также уважение на протяжении всей профессиональной деятельности. Если вы изобрели новый продукт, навсегда останетесь его изобретателем. Если покорили гору или пробежали марафон, всегда будете иметь это достижение, из которого почерпнете гордость, уверенность и жизненный опыт. Эти тяжело заработанные достижения могут влиять на вашу самооценку и уверенность всю жизнь. И наоборот, влияние целей потребления на наш моральный дух и энергию мимолетны, как бы необходимы и привычны они ни были. Поэтому они и требуются так часто! Эндорфиновый всплеск от целей потребления можно описать как «легко пришло, легко ушло», и мы ищем множество этих всплесков регулярно, чтобы снова почувствовать удовлетворение и успокоение.

Отложенное от целей созидания удовольствие может испытывать вашу решимость и стойкость, несмотря на то, нравится вам или нет заниматься тем, что включено в его достижение. Но это природа таких занятий; если бы они не были трудными (не испытывали вас?), вы бы их давным-давно уже выполнили. Именно от тяжелой работы вы получите эндорфины — от той работы, за которую назначили себе награду, но гордость и эйфория привязываются к достижению этой цели и не появятся, пока работа не сделана.

Так что, хотя долгосрочные цели созидания часто требуют больше энергии, мотивации, вдохновения, работы и жертв для их достижения, они стоят этих дополнительных усилий, потому что то, что вы от них получите, будет иметь более длительное влияние на качество вашей жизни, чем то, что вы получите от целей потребления. Здесь не стоит выбор — делать только одно или только другое. Это, скорее, осознание, что обе — и цель потребления, и цель созидания — необходимы, чтобы ощутить баланс и избежать выгорания, и вы должны понимать, как работают награды за одно и за другое. Можете потратить энергию, получаемую из целей потребления, не только для того, чтобы решить проблемы, но и чтобы достичь успеха в цели созидания.

Энергия из страха: прокрастинация

Скажем, вы еще не совсем стали фанатом достижения успеха или еще не выполнили достаточно заданий А, чтобы решить все проблемы на сегодня. У каких-нибудь решений ваших проблем есть срок выполнения? Вы чувствуете себя побежденным или нервничаете, когда смотрите на список таких дел? А ведь есть еще один способ получить свою энергию: это называется «прокрастинация». Вы наверняка знаете, что с вами скоро произойдет. Очень скоро почувствуете прилив адреналина. Вот так мы и получаем энергию из чувства страха.

Прокрастинация — это выбор, который вы совершаете, стремясь получить энергию из страха перед последствиями, вместо того чтобы брать ее из достижения успеха. Вы ждете, пока дедлайн какого-нибудь дела не приблизится до степени запугивания самого себя: видимо, вы ничего не успеете, и придется встретиться с последствиями. Этот страх дает взрыв энергии, необходимый для завершения дела. Адреналиновая волна, которую он производит, идентична записанной в ДНК реакции «бей или беги» при столкновении со страхом. Эта реакция на стресс на самом деле иногда полезна для тела и мозга, потому что позволяет сфокусировать энергию на приближающейся угрозе, тем самым повышая шансы на выживание. И хотя сдать отчет начальнику вовремя не совсем то же самое, что убегать от хищника, тело реагирует примерно тем же способом. Страх приводит вас в движение.

По той же причине вы переставляете часы на 10 или 15 минут вперед; таким образом, когда проснетесь, первой реакцией будет: «А-а-а-а! Я опоздал!» И получите свой маленький заряд энергии, или адреналиновый взрыв, который поможет вскочить с кровати.

Прокрастинация — это то, как мы используем страх, чтобы заставить себя сделать то, чего не хочется.

Я знаю, что вам не хочется это делать, и вы знаете, что вам не хочется это делать, так что просто подождите, пока до окончания срока этого дела останется полчаса, и так запугайте себя, чтобы сделать это.

Рис. 4.2 показывает цикл прокрастинации. Допустим, есть доклад, который вы не хотите делать. Вы ждете, пока страх последствий не подтолкнет вас к действию, и заканчиваете доклад вовремя. После, когда страх пройдет, вернетесь к пассивности и отсутствию мотивации. Следующее задание уже на подходе, и вы начинаете цикл сначала.

Цикл прокрастинации

Рис. 4.2

Многие используют энергию от прокрастинации при одном большом трудоемком задании, вместо того чтобы переделать кучу других дел, которые обычно откладывали. Именно поэтому, когда нужно завтра сдавать объемный месячный отчет, вместо этого вы вдруг решаете закончить отчет по расходам, ответить на все сообщения, расчистить стол и упорядочить документы. И именно поэтому, если через несколько недель запланирован переезд и уже пора запаковывать вещи с чердака, вы обнаруживаете, что вместо этого перебираете ящик с носками или сортируете письма электронной почты.

Прокрастинация заработала себе плохую репутацию большинства тайм-менеджментов и тренингов для лидеров — и есть за что. В тайм-менеджменте она считается самой большой и грубой ошибкой, связанной с ленью, слабостью, неорганизованностью и отсутствием самодисциплины. Так почему же мы все это делаем? Что ж, оказывается, на самом деле можно получить некоторую выгоду из откладывания неизбежного. В некоторых случаях прокрастинация может принести больше хорошего, чем плохого.

Польза прокрастинации

1. Энергия: самый ценный плюс, позволяющий сделать то, что вы не хотели делать. Вы явно не мечтали об этом задании, иначе не откладывали бы его выполнение так долго. Если вы ждете, пока к работе подтолкнет страх последствий, адреналиновая волна заставит вас тут же взяться за дело. И все знают, что начать проект, который не хочется делать, — самое сложное. Если вам нужно чувство страха, чтобы побудить вас к действию, то вы получите его с помощью прокрастинации. И — бам! Вы начали дело, а значит, уже на пути к его завершению.

2. Сосредоточенность: это второй ценный плюс прокрастинации, и поэтому некоторые люди преуспевают, работая под напряжением. Страх дает дополнительные силы, ясный взгляд и концентрацию на текущем задании. Адреналин начинает подскакивать, когда вы приближаетесь к дедлайну. Неожиданно для себя вы не позволяете перерывов и не отвлекаетесь на другие вещи — телефон, электронную почту или коллег, — пока не закончите работу. Страх может пробудить вас и дать такую ясность ума, какая бывает после хорошего сна или дозы кофеина.

3. Скорость: если задание занимает как минимум час и у вас есть ровно этот час до дедлайна, не остается никакого шанса, что вы потратите больше времени. Вы не даете себе таких послаблений, как отдых, не позволяете вашим мыслям блуждать и не даете этому занятию больше времени, чем нужно. Через час вы точно сможете вычеркнуть его из списка дел.

4. Меньше усилий: вам не понадобится дисциплина, чтобы начать и оставаться сфокусированным на задании; дедлайн и страх перед последствиями сделают это за вас. Вам потребовалось бы много самодисциплины, чтобы закончить этот четырехчасовой отчет, если бы вы приступили к нему несколько дней назад, или чтобы проснуться и начинать упаковывать вещи с того чердака, но теперь дисциплина не нужна: вместо этого в качестве мотивации присутствует страх. И это действительно большое дело, потому что дисциплина — совсем неинтересно, да еще и так сложно! Хотя кажется, что это почти подвиг — работать в бешеном темпе, чтобы успеть что-то в последнюю минуту, вы применяете страх и адреналин для начала работы. Вам не приходится собирать эту энергию, чтобы заставить себя начать проект.

Вот так обстоят дела!

Вы наверняка спрашиваете себя каждый раз: «Зачем я с собой делаю это?» Теперь есть ясный ответ: чтобы получить энергию и сделать то, что делать не хочется. Уровень вашей энергии выше, вы сосредоточенны, и вас сложнее отвлечь. Ваша скорость увеличивается; вы набираете обороты, чтобы успеть вовремя. И на это уходит меньше усилий; это просто легче! Таковы плюсы прокрастинации.

Мне кажется, звучит здорово! Правильно?

Именно поэтому многие говорят: «У меня лучше всего получается все делать в последнюю минуту». Страх — эффективный мотиватор для таких людей. Если вы дожидаетесь последней минуты, возникает атмосфера срочности, которую можно перепутать с производительностью. Вы переделываете кучу работы за короткий отрезок времени, и разве это плохо? Но на самом деле не принимаете в расчет качество: вы оцениваете количество. В этом смысле по крайней мере какая-то часть работы действительно сделана. Но выдаете ли вы лучший результат, когда спешите? Вы создаете работу того же качества и когда работаете в последнюю минуту, и когда даете себе достаточное количество времени?

И по этим причинам прокрастинация имеет такую плохую репутацию.

Вред прокрастинации

1. Стресс: при прокрастинации вы испытываете сильное давление. Медицинское сообщество предупреждает о стрессе и предельно ясно показывает его вред здоровью. Хотя короткие взрывы энергии для ситуаций «бей или беги» оправданны в целях выживания, они не предназначены для длительного периода времени. Делать прокрастинацию своим стилем жизни не очень-то полезно. Стресс изначально возник как способ выживания, но мы знаем, что, если находиться в таком режиме слишком долго, неизбежно придется встретиться с последствиями в виде выгорания. Как вы себя чувствуете, находясь некоторое время в цикле прокрастинации и постоянно пытаясь успеть выполнить очередное задание? Выбившимся из сил, нервным, усталым, выведенным из строя, подавленным? Это не лучший способ работать или управлять жизнью.

2. Низкое качество: у давления и качества напряженные отношения. Они не ладят. Когда давление повышается, качество часто понижается. Вы когда-нибудь видели, как кто-то ломается под давлением — например, спортсмены, проигрывающие большую игру; сотрудники, ответственные за документы, в которых обнаруживаются простейшие ошибки; кандидаты, начинающие заикаться на собеседовании? А как насчет продукции, выпущенной в спешке, только для того, чтобы тут же быть возвращенной на доработку?

Проектам или заданиям, законченным в последнюю минуту, часто недостает перспективы, продуманности, ясности, рефлексии, материала и участия других людей. Страх перед дедлайном мешает мыслить творчески и сужает кругозор. Если вы обнаруживаете, что при наступлении дедлайна вам нужно больше времени, приходится смиряться с тем качеством, которое получается. Это также может негативно повлиять на качество работы других людей, если они ориентируются на вашу работу.

Мы все знаем, как это бывает в бизнесе. Я видел, как компании высылают контракты на миллион долларов, оформленные в последнюю минуту, — с неверным именем клиента. Я был на собраниях, попросту съедавших время присутствующих, потому что всех пытались собрать в последнюю минуту. Я видел, как люди подавали в суд на компании из‑за ошибок в налоговых отчетах, сделанных в последний момент.

Когда вы ждете до последнего, обычно не показываете высокого результата, как если бы уделили работе достаточное количество времени. Это всего лишь значит, что надо выбрать заранее, какой уровень качества вы хотите, — и не давать дедлайну выбирать за вас.

3. Меньше контроля и комфорта: прокрастинация также делает дедлайн главным в вашей жизни. Несмотря на то что у вас есть выбор времени начала задания, как только вы достигаете дедлайна, этого выбора уже нет. В этот момент ценна каждая минута, чтобы закончить задание. У вас нет возможности уделить внимание чему-либо еще. Вы должны сосредоточиться на своем дедлайне, пока не закончили задание.

Делать все в последнюю минуту обычно дискомфортно. Мы причислили скорость к плюсам прокрастинации, потому что энергия и адреналин, появляющиеся в это время в ответ на страх перед последствиями, могут заставить спешить и работать быстрее. Но что если вы не можете повлиять на скорость? Задание может занять больше времени, чем вы предполагали изначально.

Скажем, вы заметили, что бак вашей машины опустеет через десять километров. От кого или от чего зависит, что вы сейчас сделаете? Не от вас; теперь главный — бензин. И вы вынуждены искать ближайшую заправку, вместо того чтобы ехать самым коротким маршрутом до места назначения. А если бы вы заправили машину вчера, когда горючего в запасе оставалось еще на 50 километров, могли бы выбрать любую удобную вам заправку по дороге домой.

То же самое происходит, когда вы пытаетесь решить срочные дела в час пик. Вы потратите в два раза больше времени на дорогу. Разве получится зарезервировать столик в ресторане на День святого Валентина? Забудьте! Скорее всего, вы обзвоните 20 ресторанов, прежде чем отчаетесь и возьмете что-нибудь навынос по дороге домой (это и будут последствия).

Или в последнюю минуту вы почти заканчиваете рабочий проект и вдруг обнаруживаете, что крайне необходима информация от человека, который сейчас как раз в отпуске. Если так случалось, наверняка помните, как вам было стыдно. Теперь уже никак не скрыть, что вы откладывали работу до последнего и совершенно не уважаете проект, если не удосужились уделить ему достаточно времени, внимания и ума.

Если ждете до последней минуты, то лишаете себя возможности выбрать наиболее удобный и быстрый отрезок времени, которое может занимать задание. Вы отказываете себе в контроле над ситуацией и, по сути, полностью полагаетесь на удачу и стечение обстоятельств. А непостоянство может серьезно повлиять как на бизнес, так и на вашу личную жизнь.

Итоговое мнение о прокрастинации

Теперь, когда мы взвесили все плюсы и минусы прокрастинации, пришло время для заключительного мнения: когда качество не имеет значения, прокрастинация — это нормально. Качество многих решений проблем, таких как проверка голосовой почты, раскладывание документов, закупка продуктов, стирка, вынос мусора, никак не пострадает от того, что вы сделаете это в последнюю минуту. Им не требуются обдумывание, анализ, исследования, обратная связь, мозговой штурм, дедукция или глубокое погружение в работу. Так что пользуйтесь на здоровье этим взрывом энергии и сосредоточения от прокрастинации, чтобы покончить со всеми решениями проблем и заданиями срочности С! Никто не судит, насколько правильно вы выбросили мусор; имеет значение, что вы это сделали. И до тех пор, пока счета оплачены вовремя, вы в безопасности. Не дайте страху успеть завести вас и подтолкнуть к выполнению всех этих бессмысленных обязанностей, на которые вы никак не найдете сил.

Проблема с хронической прокрастинацией — это когда вы начинаете поступать таким образом со всем. От заданий А до С. Просто прокрастинация не работает, если ведется отчет или дело важное. Вы в конце концов будете сожалеть, что не начали вовремя, если придется подписаться под работой, не дотягивающей до собственных стандартов. Вы не можете использовать страх как мотиватор, когда имеет значение качество. Страх — эффективный мотиватор, но, если последствия уже не угрожают, мотивацию найти намного сложнее. И стресс, вызванный страхом, выльется в переутомление и вытянет больше энергии, чем сгенерирует. Вспомните, что вы чувствовали, когда целый день бегали туда-сюда и накручивали себя, что не успеете? Вы вряд ли захотите чего-то большего, чем сидеть и смотреть телевизор или просто выпить таблетку от головной боли и отправиться спать. Как это повлияет на повседневную жизнь? С вами не очень приятно находиться рядом после такого денька — и вы на пути к серьезному выгоранию.

Если страх — это выбранный вами источник энергии, тогда придется беспрестанно откладывать все до последней минуты, пугая себя снова и снова. Так люди попадают в цикл прокрастинации, спешки и стресса, продолжающийся, кажется, бесконечно и становящийся образом жизни. Они забывают, как мотивировать себя другими способами.

Когда мы действуем реактивным способом, с расцветом активности прямо перед дедлайном, стресс и срочность высоки, качество среднее или низкое, и контролем становится дедлайн (рис. 4.3).

Реактивная модель

Рис. 4.3

Но когда мы беремся за дело активно, стресс и срочность низкие, качество может быть настолько высоким, насколько позволяют ваши способности, и ситуацию контролируете вы (рис. 4.4).

Активная модель

Рис. 4.4

Когда качество имеет значение, следует рассмотреть другой источник энергии для работы: не страх, а что-то более надежное, как, например, достижение успеха. Успех всегда продолжает мотивировать и вдохновлять. Люди, страдающие хронической прокрастинацией, живущие дедлайнами, отказываются от достижения успеха — вещей, которые они действительно хотят в жизни, — потому что задания, нужные для достижения успеха, не назначают дедлайнов и не имеют последствий невыполнения. Такие люди постоянно думают я должен, я должен, я должен и никогда не добираются до я хочу.

Ожидание страха как мотивации — это реактивная модель поведения, а не активная. Вместо того чтобы жить с девизом «Я сделаю что смогу в последний момент», почему бы не задуматься о подходе «Я сделаю наилучшую работу, когда наилучшая работа понадобится», — а все эти последние минуты оставить для тех вещей, которые не так важны? Сделайте важную работу в первую очередь и используйте полученную от чувства выполненного долга энергию, чтобы покончить со всеми С-делами.

Прокрастинация — это скорее не проблема тайм-менеджмента, а неумение правильно сделать выбор. Если вы выберете сделать важное, подотчетное или памятное дело, будет меньше стресса, повысится качество, сохранится контроль над собственным временем и жизнью. Если выберете решить проблемы перед самым дедлайном, тогда вы также сохраните и нервы, и время, и контроль над ситуацией.

В следующей главе вы узнаете, почему жизненно важно контролировать свое время и что это даст вашей жизни. Мы покажем ключ к контролю над временем и обсудим, как положить конец неуместной прокрастинации, остановить реактивный образ жизни, сократить стресс и удостовериться, что у вас достаточно времени для достижения успеха.

Глава 5

Осознание ценности времени

Что это может дать вашей жизни

Начинайте делать то, что хотите, прямо сейчас. У нас нет вечности. У нас есть только это мгновение, сверкающее, как звезда в руках, и тающее, как снежинка.

Сэр Фрэнсис Бэкон

Когда я смотрю на календарь, всегда чувствую больше вдохновения, чем когда просто думаю о том, что меня ждет сегодня: отмеченные даты и обведенные разными цветами недели или месяцы, что означает ограниченный период времени с определенным началом и концом. Эта картинка дает понимание, что, дойдя до последней в месяце даты, я переверну страницу и никогда к ней больше не вернусь. Что бы я ни делал в эти дни, что бы ни испытывал в это время, это, к худшему или к лучшему, навсегда останется там — и все возможности тоже. Мысли об этом заставляют меня наполнять дни смыслом.

С возрастом становится все очевиднее, что моя жизнь — набор таких страниц. Они отражают все то, что я сделал, увидел, почувствовал, достиг, что меня тронуло и на что я повлиял, о чем задумывался, что узнал, в чем преуспел или проиграл. Каждая встреча с друзьями, семьей, знакомыми, клиентами, соседями и незнакомцами, произошедшая в это время, теперь стала частью моих отношений со всеми этими людьми, хорошо это или плохо. Это побуждает меня относиться к каждому из прошедших событий с заботой, обращаться с ними как с памятными моментами — которые сохранятся навсегда и которые невозможно поменять.

Это особенность времени. Оно двигается лишь в одном направлении: вперед. Это закон жизни, который так завораживает. Многие одаренные воображением люди снимали фильмы и писали книги о втором шансе, возможности все переделать, перемотать чуть-чуть назад и забрать сказанные слова, сделать что-то иначе, предотвратить катастрофу, организовать особый идеальный момент — или заморозить время совсем, создав нечто нетленное. Мы настолько очарованы идеей путешествия назад или вперед во времени, потому что это способ кардинально изменить нашу жизнь.

С другой стороны, существует красота завершенности времени: факт, что ничто не сможет изменить идеальный или триумфальный момент или воспоминание, что это сохранено навечно. Мы можем заново пережить выступление олимпийского чемпиона, но никак не в силах сделать его иным: зато сам момент способны вспоминать бесконечно. Какие-то научные открытия или изобретения были бы потеряны навсегда, если бы время можно было перемотать или изменить, но эти события зафиксированы в человеческом развитии. А болезненное расставание или горе лечится только временем, сменой времен года. Это движение жизни вперед — хорошо это или плохо, все происходит именно так.

В эти моменты — выигранные или проигранные, идеальные или испорченные — мы учимся делать правильный выбор и ценить скоротечную природу времени, особенно обретенные возможности. Мы узнаем, как время превращается в саму жизнь. И чем дальше идем этой дорогой, тем очевиднее становится, что наше время и есть наша жизнь, вся череда того, что вы сделали в каждый драгоценный момент, каждый день, каждое движение секундной стрелки. Жизнь соткана из миллионов секунд, догоняющих одна другую. И когда вы цените этот бесконечный бег, начинаете думать и о самом времени немного по-другому.

Множество людей имеют тенденцию видеть свою жизнь как набор жизненного опыта от детства до взрослого возраста, как череду основных событий — таких как выпускной, свадьба, рождение детей, начало карьеры, переезд в новый город или, возможно, тот незабываемый период времени в молодости, когда мы проводили время с хорошими друзьями в любимых местах. Мы видим горные вершины нашей жизни издалека, не думая о мелочах повседневности. Это рефлексивный взгляд, он и должен быть таким. Это путешествие, включающее жизненный опыт, мысли и рост, рассказывает, кто мы есть, где начали и к чему пришли.

Какую-то особенную минуту вы запечатлели в памяти, а другую обделили вниманием, но в действительности эта одна минута во времени не больше и не важнее следующей; каждая занимает ту же долю вашей жизни. Воспоминания выделяют какой-то период времени среди остальных в зависимости от того, на что вы это время потратили. Та минута, которую я потратил годы назад, когда произносил клятву верности и сказал жене: «Я согласен» — на нашей свадьбе, намного важнее для меня, чем такая же минута этим утром, когда я вытаскивал вещи из стиральной машины. Но, так или иначе, обе — просто 60-секундные отрезки времени.

Я не пытаюсь сказать, что стирка или занятие чем-либо другим из решений проблем не стоящее дело. Как известно, мы обязаны выполнять эти дела регулярно, чтобы нормально существовать. Но когда начинаем видеть время как непоколебимую, необратимую силу — и что в совокупности с другими каждая частичка времени существенно влияет на то, что мы когда-нибудь будем называть всей нашей жизнью, — начинаем видеть все в другом свете.

Конечно, нельзя тратить все время, размышляя, как сделать отдельную минуту яркой и запоминающейся. Если бы вы это делали, никогда бы не закончили ни одно из своих повседневных дел, необходимых на работе и дома. Эта идея о времени как о жизни не должна давить на вас так, чтобы вы начали пытаться сделать что-нибудь экстраординарное в текущий час. Она лишь предлагает задуматься, как ваша жизнь складывалась до данного момента и как будет продолжаться в будущем. Вы выбирали, как распределить ваше время, и теперь получаете заслуженные результаты, приведшие к такой жизни.

Вы знаете, что обязанности необходимы для поддержания жизни. Все, что вы не обязаны делать, достижения успеха, задания А — это то, что отличает одного человека от другого, наделяет жизнь смыслом и делает вас тем, кто вы есть. Вы когда-нибудь слышали такое описание человека:

«Ну, он каждый день дышит, чистит зубы, ест, иногда стирает, приходит на работу и выносит мусор»?

Ух ты, ему есть что рассказать внукам. Вы не описываете людей подобным образом, потому что все занимаются этими вещами. Ни одно из решений проблем не показывает вашей индивидуальности. Результаты, которых вы достигаете каждый день, не определяются вашими обязанностями.

Ценность минуты

Когда вы начнете ценить то, что ваша жизнь — это коллекция из каждого особенного кусочка времени, который можно использовать как угодно, вы увидите, что все, совершаемое в каждый момент времени, и есть самый главный приоритет в тот момент, просто потому что вы решили делать именно это. Я не призываю сразу переходить к действию и не убеждаю проводить время, делая что-то отличное от того, что вы уже делаете. Это просто наблюдение: если вы сейчас выносите мусор, значит, вынос мусора — самое важное занятие, которое вы могли бы делать в данный момент. Конечно, в перспективе вынос мусора совсем не важен. Но когда вы говорите себе: «Я вынесу его на улицу, прежде чем он начнет пахнуть» — это лучший выбор, который вы можете сделать, самая важная вещь, которую вы можете сделать в эту минуту. Если бы это было не так, вы выбрали бы что-то другое, а мусор оставили бы на потом. Как мы знаем, даже наши самые неприятные и насущные решения проблем со временем возрастают в срочности. Это не меняет их результатов; они все еще просто оберегают вас от проблем. Но если вы убеждены, что им нужно уделить внимание в эту минуту, — вы сделали выбор, что заняться ими сейчас будет лучшим использованием времени в конкретный момент.

Это редкость, когда мы сознательно выбираем что-то согласно своим основным приоритетам в жизни на данную минуту. В лучшем случае мы обычно тратим несколько минут, чтобы распланировать день, и, если повезет, держим этот план в памяти в течение дня. Так или иначе, мы постоянно совершаем подсознательный выбор, что сделать: поработать, переделать домашние дела, поспать, отдохнуть, повеселиться, посидеть в интернете, пролистать последние новости, потренироваться, поехать куда-то — эти примеры бесконечны. Иногда лучшим использованием времени становится достижение успеха, будь то цель созидания — как поиск работы, или цель потребления — как вечеринка; иногда лучшим использованием времени окажется решение проблем, потому что проблемы никому не нужны.

Какой бы выбор вы ни сделали, существует цена его возможности, аналогичная деньгам. Если вы выберете потратить 20 долларов на одну покупку, уже не сможете потратить те же 20 долларов на что-то еще. Большинство людей понимают эту истину, вне зависимости от того, придерживаются ее или нет и имеют ли дисциплину, чтобы это делать. Если в кошельке 10 долларов и вы тратите их на обед, у вас больше нет этих 10 долларов. Это был ваш выбор. Никто не принуждал вас его делать.

Такая же история с вашим временем. Если вы выбрали этим вечером потратить время на приготовление ужина или просмотр фильма, значит, вы решили, что это лучшее использование вашего времени и ваш высочайший приоритет этим вечером. Но вы не можете то же время потратить на сон, фитнес-клуб, организацию домашнего офиса, поход на бейсбольный матч, написание книги или путешествие в горы. Вы уже выбрали, что будете делать со своим временем, — и этот выбор исключает все остальные возможности.

Возможно, вы читаете эту книгу, когда едете в поезде. Вы могли бы проверить почту, или смотреть в окно, или закрыть глаза и думать, как прошел день, но вы посчитали, что чтение книги о том, как делать лучший выбор, было лучшим способом потратить свое время прямо сейчас (хороший выбор!). Всякий раз, когда выбираете какое-либо дело, вы убеждены, сознательно или нет, что этот вариант — лучший способ потратить время. Ваше мнение, хорошим был выбор или нет, должно основываться на том, дал он вам или нет те результаты, которые вы хотели. Если это был хороший фильм, или даже если нет, но у вас была возможность отдохнуть, вы наверняка останетесь довольны своим выбором. Вы должны осознать выбор, который совершаете, прежде чем сможете его контролировать. И это следует из того, что ваше время — это ваша жизнь: вы должны стать хозяином своего времени, прежде чем начнете управлять вашей жизнью.

Скажем, вы сожалеете о своем выборе: фильм оказался плохим, и вы совсем не отдохнули. Вы хотели бы потратить свое время или деньги на что-то другое. Значит, сделали плохой выбор. Иногда это случается: так мы учимся. Это чувство сожаления означает, что вы не ценили свой выбор так, как ценили бы что-то другое. В конечном счете те вещи, на которые мы тратим наше время и деньги, — это то, что мы ценим. Как я говорил многим клиентам все эти годы: покажите мне свой календарь и счет своей кредитки, и я смогу сказать, что вы цените. Семья, дом, карьера, хобби и благотворительность — все показывают то, что мы считаем ценным. Некоторые из них — это выбор, который мы совершили давно, из тех, что изначально приносят с собой ответственность и проблемы, которые надо решать: это дом, собственность и воспитание детей. Мы сделали выбор в их пользу, думая, что жизнь станет лучше, если мы будем жить в этом доме, заведем эти отношения, будем работать на этой работе или купим эту машину. Это все выбор. И если мы воспринимаем все это только как то, что обязаны содержать, тогда надо поменять либо наше отношение, либо наш образ жизни и придумать, как сделать в будущем лучший выбор. Каждое действие и каждый выбор дают свои результаты, положительные либо отрицательные, длительные либо короткие. Когда вы начинаете осознавать собственный выбор, вы также начинаете осознавать результаты — и иметь больший контроль над ними. Контроль над вашим выбором — это разница между лидерством и просто управлением жизнью, которое происходит, если контроля нет.

Когда вы начинаете видеть время как свой самый ценный, незаменимый ресурс, вы видите, чего он стоит. Ваш выбор в отношении времени отражает ваши приоритеты и непосредственно производит результат. Моя цель — помочь увидеть время этим способом. Ваша жизнь — это продукт каждого вашего выбора касательно того, как тратить свое время — до текущего момента. Если вы поймете возможности, предлагаемые временем, сможете использовать его для улучшения жизни и движения вперед.

Поймите, куда уходит время

Чтобы делать лучший выбор относительно времени, вы должны понять в первую очередь, на что уходит ваше время. Можете классифицировать практически все, что делаете каждый день, в три категории: привычки, обязанности и календарные события.

Привычки — это те вещи, на которые вы тратите время, но их не обязательно записывать или думать о них, потому что обычно вы их не забываете. Они включают ежедневные дела: поспать, почистить зубы, поесть, прийти на работу, по дороге пролистать последние новости, когда приходите домой — включить телевизор, почитать перед сном. Это обычные, повторяющиеся снова и снова дела, возможно, срабатывающие от естественных стимулов, таких как проснуться утром голодным или увидеть на часах определенное время. Если вы знаете, что надо выходить из дома в 7:15 каждый день, чтобы доехать вовремя, это становится частью распорядка дня. Это не то, что надо записывать каждый день, чтобы не забыть; это встроенная часть вашего дня.

Привычки чаще всего влияют на такие сферы жизни, как гигиена, здоровье, питание, отдых и веселье, дела по дому (например, мытье посуды) и повторяющиеся задачи (проверка электронной или голосовой почты несколько раз в день). Они полагаются на автопилот мозга, позволяя вам в это время сосредоточиваться и планировать другие вещи. Вы можете обдумывать, о чем будете говорить сегодня на утреннем совещании, пока с утра принимаете душ и чистите зубы. Вы можете подумать над тем, что обсудить с клиентом по телефону, пока добираетесь до работы. Вы можете смотреть телевизор, пока моете посуду после ужина. Даже некоторые обязанности попадают сюда. Вам не надо усиленно думать над такими заданиями: вы делали их уже столько раз, что действуете автоматически. И хотя привычки редко занимают много времени, они его все-таки занимают. Минуты, потраченные на них, все равно считаются, и вы не сможете их вернуть в конце дня. Вы должны брать в расчет привычки и повседневные заботы, когда думаете о том, на что уходит время каждый день.

Ваш список дел включает такие задания, которые надо не забыть сделать: обновить систему, отправить напоминание в другой отдел, связаться с клиентом, послать электронную почту, предоставить отчет о расходах, зайти в химчистку и за покупками, купить подарок, написать письмо, оплатить счета, организовать что-то. Списки дел — это то, чем мы заполняем свои дни, сюда входят решения обыденных проблем, которые надо вычеркнуть независимо от того, есть ли у них дедлайн. Даже если их нужно сделать именно сегодня, их реально распределить в течение дня, потому что обычно вы не приписываете им точное время, как, например, назначенным встречам.

В календарь записывают дела, имеющие определенное время: события, назначенные встречи и другие места, куда надо прибыть вовремя, — относящееся к бизнесу или к личным делам. Как результат, приходится ориентироваться на эти занятия, защищать занятое ими время от других заданий или вещей, намеревающихся попасть в это же время. Одно такое назначенное событие будет влиять на весь оставшийся день, а также на то, куда вы сумеете успеть до или после. Из‑за всей дополнительной работы, связанной с созданием расписания, распределением других занятий и защитой этих назначенных событий, приходится резервировать время для действительно важных вещей. Если что-то несущественное каким-то образом попадет в календарь, вы, скорее всего, отмените его в пользу чего-либо более важного. Вы не будете суетиться вокруг такого дела и распределять до и после него другие дела, если оно не особенно важно для вас. Даже поход в магазин или встреча с друзьями — это календарное (или назначенное) дело, если вы записали его и зарезервировали на него время.

Эти способы распределения времени касаются практически всего, что вы делаете каждый день. Если что-то не подходит ни под одну из этих категорий — входит ли это в распорядок вашей жизни? Привычки, списки дел и календарные события занимают практически все время — становясь, таким образом, вашей жизнью. Так как можно лучше управлять ими или использовать их более грамотно, чтобы извлечь больше пользы?

Как принять лучшее решение насчет вашего времени

Подумайте, ваши привычки работают на вас или против вас? Надо ли что-нибудь в них изменить? Есть ли что-то, что вы делаете каждый день, но могли бы делать лучше, правильнее и эффективнее? Если так, то изменение обозначенной привычки будет достижением успеха. Например, если вы прекратите покупать фастфуд и начнете правильно питаться дома, ваша жизнь (конкретно — здоровье и самочувствие), скорее всего, станет лучше. Первым шагом может быть то, что вместо обычного поворота в забегаловку по дороге с работы домой вы заедете в магазин за продуктами. Если вас вполне устраивают собственные привычки и распорядок дня, тогда просто запомните, сколько реального времени на них тратите.

Напишите список ваших ежедневных решений проблем, чтобы ничего не забыть и не делать в последнюю минуту. Если сможете выполнить их заранее, используя этот список, то научитесь лучше контролировать свое время. (И даже сможете избежать штрафов за просроченные счета.)

Эти вещи делать просто. Никто не напоминает записать клиента или поход к дантисту в календарь, потому что эти вещи фундаментальны. Они либо напоминают о себе сами, либо у них есть дедлайн, либо назначено определенное время. Но, как мы знаем, у достижений успеха всего этого нет. Даже если вы придумали и записали свои цели, они никогда не исполнятся, если вы не будете посвящать время работе над ними. Ваше время всегда будет тратиться на другие вещи, и вы будете откладывать мечты в сторону день за днем, чтобы заняться решением проблем. У успеха нет ни дедлайна, ни напоминания, когда кто-нибудь придет и спросит «Ну, как, ты уже справился с этим?»

Вы не сможете заниматься А-заданием или даже В-заданием на автопилоте. Они требуют вашего внимания, чтобы нормально продумать их и поработать над ними. Такие задания даже используют другую часть мозга: главным образом, префронтальную кору, где происходит сложная мыслительная деятельность. Чтобы включить эту часть своего мозга, вам придется перестать думать в режиме выживания.

Вот когда пригодится календарь. Развитие полезных и эффективных привычек, использование списков дел — отличные навыки для поддержания жизни и управления временем, но ваш календарь — это тот инструмент, который вы будете использовать, чтобы перестать просто поддерживать жизнь и начать двигать ее вперед.

Вы добьетесь успеха, если впишете цели в календарь

Это очень просто.

Причина, по которой так много людей не могут достигнуть своих целей, состоит в том, что они не могут защитить время, которое хотят этому посвятить.

Как только вы отведете часть ежедневного календаря на работу по продвижению к цели, уже не назначите на это место что-либо еще. Возможно, вы никуда не продвинулись именно потому, что постоянно пытаетесь найти время для своей цели. Вряд ли вы скажете после целого дня решения проблем: «Эй, у меня еще остались силы и желание, я готов думать о будущем и начать делать его лучше!» В это время люди, скорее, тянутся к целям потребления (например, идут на вечеринку), а не устремляются к целям созидания. Если вы ждали, что время появится само, то не надейтесь: этого как не случилось, так и не случится. Единственный способ поломать этот цикл постоянного решения проблем — начать видеть свои цели как то, что вы готовы защищать: ваш календарь. Что в жизни достойно защиты? Вы не будете защищать такое занятие, как вынос мусора, потому что он не настолько ценен, чтобы отменять все остальные способы провести время (рис. 5.1).

Рис. 5.1

Защищать время непросто. Чтобы говорить «нет» другим занятиям и просьбам, чтобы освободить место для чего-то запланированного, нужно постоянно помнить о том, как важны для вас результаты этого достижения успеха. Если вы определили достойную цель, ваша преданность ей будет расти при любом напоминании о результатах.

Что заслуживает таких стараний по защите и планированию, если не ваши цели? Если вы согласны на такую работу и готовы ее придерживаться, результаты должны быть достойными.

Даже если вы придумали все мыслимые достижения успеха, без записи о них в вашем календаре ничего не получится. Это зависит от претворения слов в действия. Если вы утверждаете, что это важно, следующим шагом будет демонстрация — насколько важно. Если вы научитесь ставить приоритеты так, как мы обсуждали в третьей главе, начнете относиться к вашим целям с тем уважением, которого они заслуживают, и в соответствии с теми результатами, которых вы от них ожидаете.

В сущности, вписывая свои цели в календарь, вы назначаете им встречу. Вы определяете им точное время и будете заниматься ими, чтобы получить результаты. Календарь — это место начала процесса. Здесь начинается успех.

Почему это работает

Скажем, вам назначен прием у стоматолога в два часа дня четверга, но всплывает что-то важное, и вы не успеваете. Как вы поступите? Большинство позвонят в больницу, отменят прием и во время того же звонка назначат новый. Было бы хамством просто не явиться к врачу, не предупредив; тем более, если это ваш постоянный стоматолог и вы не хотели бы показать, что совсем его не уважаете. Смысл в том, что, если это дело было изначально запланировано в календаре, оно заставит относиться к нему с уважением — достаточным, чтобы запланировать его снова, сохранив в календаре. Это запланированное дело будет висеть в вашем списке, пока вы, наконец, не доедете до стоматолога. То же самое и с достижением успеха. Если вы запланировали его, даже в случае полного аврала на работе, просто перенесете свое задание для достижения успеха на другой день, когда сможете выполнить. У вас меньше шансов забыть его насовсем.

Используя календарь и уделяя своим целям то внимание, которого они заслуживают, вы поймете разницу между самодисциплиной и простым структурированием времени. Если вы заполнили это время в календаре работой над своими целями, значит, должны защищать его всей ответственностью перед целями — давая им таким образом больше шансов на претворение в жизнь. Если вы уже назначили дело в календаре, должны встроить его в структуру дня — и для этого не обязательно иметь железную самодисциплину. Если этого дела нет в календаре, а оно всего лишь абстрактная мечта, гуляющая в голове, или «хорошая идея» в списке других, потребуется вся ваша воля, чтобы ею заняться. Это сложно, когда повсюду проблемы, требующие решения, и последствия, которых надо избежать. Мы уже знаем, что, если вы поставите достижение успеха в списке дел рядом с решением проблемы, последнее всегда будет перевешивать, потому что вашей жизнью управляют привычки и дела по поддержанию жизни. Мозг, как мы помним, занят выживанием, и эта гонка никогда не заканчивается. Даже после того, как справились со всеми заданиями, вы чувствуете себя слишком уставшим от выживания, и найти решимость встать с дивана и заняться достижением успеха слишком сложно или совсем невозможно. Именно поэтому мы никогда не «находим время», чтобы после целого дня работы заняться достижением успеха. Однако если вы построите свой день вокруг этого события, отложите решение проблемы в это определенное время, будете уважать назначенное дело, вы достигнете успеха. Поверьте: никто никогда не найдет время на то, что делать не обязан. Все, что требуется, — назначить дело и уважать его. Придется ориентироваться не на то, есть ли у вас время вообще, а на уважение к назначенному времени, несмотря на другие скопившиеся дела. От этого зависит, как быстро вы захотите решить все проблемы, чтобы добраться до достижения успеха и получить более значимые результаты.

Например, что вы сделаете в первую очередь, если я попрошу вас: «Давайте встретимся в понедельник?» Видимо, проверите свой календарь, нет ли там чего-нибудь запланированного на понедельник. После этого можете сказать: «В понедельник не смогу. Может, в среду?» Мы оба будем проверять наши календари, пока не найдем дату, которая устроит обоих. Что происходит? Мы защищаем то, что уже запланировали, при этом не проверяя список дел на этот день. Мы не говорим: «Надо ответить на несколько писем когда-то там в понедельник, поэтому этот день совсем не подходит». Запланированные дела всегда будут перевешивать гибкие по времени задания.

Разница в использовании календаря и списка дел видна в том, когда и как мы соглашаемся сделать что-то. Если вы попросите меня выслать статью, которую мы обсуждали, я сначала соглашусь это сделать — и добавлю в список дел уже после того, как согласился. Если попросите о встрече в понедельник, сначала сверюсь с календарем и смогу ответить уже после этого. Это разница в уважении, которое мы придаем делам, записанным в календаре и списке дел.

Почему же я не проверил список дел, прежде чем согласился? Потому что задания в списке дел не носят такой важности, как дела в календаре. Их можно передвигать во времени, они могут быть отложены до самого дедлайна. Дела в календаре так или иначе привязаны ко времени, и их сложнее перенести. Я могу прислать статью когда угодно, а для встречи нужно назначить определенное время. В подобных случаях вы будете сверяться со своим календарем. Следовательно, при планировании необходимо разделить выживание и достижение успеха. Списки дел — для решений проблем выживания; достижения успеха принадлежат вашему календарю.

И теперь вопрос, который вы должны задать себе: «Что сейчас находится в списке дел и что должно быть в календаре?»

Ваши цели переходят в календарь: первые шаги

Когда вы поняли, что цель слишком крупная, чтобы осуществить ее за раз — а достойные цели как раз такие, — надо разбить ее на промежуточные шаги.

Вернитесь и взгляните на ваш список целей из главы 1. Выберите одну, над которой хотите работать, и устройте себе мозговой штурм: опишите каждый шаг, необходимый для достижения этой цели. Продумать их все за раз не получится; некоторые станут понятны уже в процессе. Чем больше вы узнаёте и чем ближе подходите к достижению цели, тем больше понимаете, что надо узнать, изучить или сделать. Но начать можно с базисных вопросов и списка основных шагов. Ваши первоначальные вопросы после мозгового штурма могут звучать примерно так.

Примеры вопросов и заданий, необходимых для начала достижения цели

• Что должно случиться вначале?

• Вовлечены ли еще какие-либо люди?

• Где узнать, как это делается?

• Знаете ли вы людей, которые могут дать вам информацию или подсказать, как достичь чего-то подобного?

• Могут ли профессионалы или более опытные люди дать совет или поделиться знаниями?

• Какие ресурсы (время, деньги, персонал, оборудование) понадобятся, и как их достать?

• Сколько времени займет весь процесс? Насколько реалистичны эти рамки?

• Кто захочет включиться в ваше дело: босс, семья или бизнес-партнер?

• От кого еще зависит осуществление этой цели? Чьей поддержкой надо заручиться?

• Есть ли риск, и какой он?

• Что нужно изучить?

• Нужна ли для этого практика или тренировка?

Каждая цель уникальна, поэтому не все вопросы подойдут. Для каждого гола существуют разные исходные точки; некоторые будут профессиональными, в то время как другие могут быть личными или направленными на семью или здоровье. Какими бы ни были вопросы, это первый шаг. Начните отводить короткие промежутки времени в календаре для мозгового штурма начальных вопросов и заданий, подходящих для вашей цели. Пятнадцати, двадцати или тридцати минут должно быть достаточно в зависимости от сложности задачи. Потом из этого списка сформулируйте первое планируемое действие. Если одного мозгового штурма недостаточно, снова посмотрите в календарь и запланируйте еще один 30-минутный сеанс: может, так продвинетесь дальше. Как только найдете начало пути к своей цели и первое действие, которое можете совершить — не важно, насколько незначительное, — это и запланируйте в своем календаре на следующий раз. Причем сразу же. Не приступайте к следующему занятию, пока не запланировали время для очередного задания по достижению успеха. Поставьте его на какой-нибудь день в этом месяце, в который получится это сделать. Даже если это всего лишь пятиминутный пробный звонок или начальный поиск информации в интернете, запишите в свой календарь, чтобы точно выполнить. Теперь, когда вы закончили это задание, сразу же запланируйте следующий шаг.

Планируя действия шаг за шагом и располагая их в той последовательности, в какой они, по логике, должны совершаться, вы создаете блок-схему процесса. Это похоже на прокладывание маршрута от одной точки к другой. Как только наметили блок-схему, можете запланировать несколько первых шагов, чтобы подтолкнуть себя к действию. Естественно, вы будете добавлять или вычеркивать некоторые позиции. Но чем менее пугающими будут ваши первые шаги, тем больше вероятность, что вы их совершите. Вы намечаете тропу, по которой будете идти — от того, что имеете сейчас, к успеху, которого хотите достичь.

После начальных простых шагов подойдете к более сложным. Ваша решимость к достижению цели будет расти просто потому, что вы начали это делать, — а решимость может стать самым важным оружием на пути к победе. Планирование единственного 15– или 30-минутного задания сегодня может значительно продвинуть ваш бизнес или жизнь вперед. Одна только мысль о том, что вы защитили это время и будете работать сегодня на достижение успеха, даст энергию на решение всех ваших проблем, как до, так и после этого важного отрезка времени.

Нужны примеры?

Мозговой штурм и последующее создание блок-схемы действий критически необходимы для начала работы. Давайте рассмотрим несколько примеров.

Скажем, ваше самое заветное желание — обладать доходной недвижимостью и сдавать ее арендаторам. Вы видите это как стоящее стремление, потому что оно принесет как доход, так и интересную занятость и удовлетворение; оно также даст простор вашему воображению и изобретательности, если появится желание привести это место в порядок. Проблема в том, что вы ничего не знаете о занятии арендодателя и системе управления доходной недвижимостью, и времени, чтобы заняться этой целью, у вас немного. В итоге уже пять лет откладываете эту идею. Вы с завистью смотрите на тех, кто уже достиг желаемого, пока у вас в этом вопросе так ничего и не сдвинулось.

Первый шаг — сюрприз: надо начать мозговой штурм. Составьте список людей, которых вы могли бы использовать в этом деле в качестве ресурсов. Это могут быть агенты по недвижимости, специалист по кредитам, снабженец, бухгалтер или друг, который уже владеет доходной недвижимостью и может рассказать о подводных камнях и тонкостях дела. Будет ли у вас партнер, чей вклад пригодится?

Вы можете собрать список информационных ресурсов, таких как книги или сайты об управлении доходной недвижимостью. Вы можете также узнать примерную ценовую категорию недвижимости в том месте, где хотите ее приобрести, а также потенциальный доход от аренды или историю аренды в этих районах. Следующим возможным шагом будет оценка ваших финансов для определения возможности совершить подобную авантюру. Далее можно начинать рассматривать варианты.

После того как вы начали, все может произойти очень быстро, а может занять и год, и больше, прежде чем вы отыщете подходящее помещение. Одна вещь остается верной: этого не случится никогда, если вы не предпримете первых шагов по изучению всего процесса.

А может, ваша заветная мечта — поступить на юридический факультет, потому что вы хотите обладать всеми знаниями и навыками, которые дает образование юриста? Можете рассматривать карьеру в юриспруденции или просто добавить это к своей текущей профессиональной деятельности. Но вы не учились уже несколько лет. Попробуйте начать выбирать между очным и вечерним посещением. Потом — просмотреть в интернете лучшие юридические школы в шаговой доступности, имеющие вечернее отделение. Вы можете изучить оклады начинающих юристов и возможности карьерного роста. Позже — узнать условия для поступления и подобрать подготовительные курсы. Вы можете найти стипендиальные программы или студенческие кредиты. Какими бы ни были ваши первые шаги, существует дорога, по которой вы сможете дойти до своей цели. Чтобы найти ее, достаточно устроить себе мозговой штурм.

Возможно, вы хотите баллотироваться в мэры или занять место в Городской думе. Вы посчитали, что это стоящее решение, но до этого никогда не занимались политикой. Попытайтесь посетить заседание Думы или стать членом партии, чтобы понять, как все устроено. Вы можете поговорить с людьми, баллотировавшимися ранее, и узнать их взгляд на это предприятие, а также поинтересоваться, какова процедура выдвижения кандидатуры. Возможно, сначала нужно будет пройти предварительные выборы.

Или, допустим, вы хотите открыть кафе-мороженое. Вы когда-нибудь участвовали в бизнесе, связанном с общепитом, или вообще в каком-нибудь бизнесе? Если нет, то, чтобы достичь этой цели, стоит начать с поиска информации. Какие виды лицензий или сертификатов понадобятся? Где найти поставщиков? Вы хотите открыть франшизу или начать собственный бизнес? Каков должен быть начальный капитал? Какой доход у подобного бизнеса в похожих условиях? Это будет ваш основной бизнес или дополнительный? Кто-нибудь, владеющий подобным успешным бизнесом, поделился своей историей с другими?

Наконец, скажем, ваша цель — стать менеджером или получить больше влияния в вашей организации. Само это уже будет достижением успеха, включающим многие шаги. Первый — получить профессиональные сертификаты, лицензии, повышение квалификации, дополнительное образование, необходимое для желаемого уровня. Если все эти вещи необязательны для продвижения в вашей организации или у вас уже есть все необходимое, вторым шагом может стать разговор с теми людьми, которые способны порекомендовать вас на управляющую должность и рассказать всем о вашей заинтересованности. Какие книги или семинары по менеджменту следует поискать? На какие статьи, блоги или форумы об управлении вы можете подписаться? Начните обновлять резюме, портфолио и коллекцию дополнительных документов (отзывы клиентов, награды, результаты аттестаций, рабочие проекты, рекомендации и т. д.). Поработайте над случаями и примерами, когда вы улучшали что-то в своем окружении, показывая позицию лидера. Узнайте, какие должности вакантны; подумайте, готовы ли вы при необходимости к смене места жительства и о том, как устроиться на нужную должность.

Верьте в лучшее

Конечно, надо верить в лучшее. Вы можете устраивать мозговой штурм, рисовать блок-схемы, вносить задания в календарь, защищать их — и, когда настанет момент приступать, может пропасть желание выполнять задуманное или вы просто не сможете пересилить себя и заняться делом. Ваш календарь не сделает работу за вас; за рулем все еще вы.

Такие вещи, как страх и лень, могут сильно сдерживать. Вы перенесете встречу с достижением успеха раз или два, а потом устанете все откладывать и, наконец, решите попробовать. Чтобы начать, нужно хотя бы немного воли. Вот где помогут мозговой штурм и блок-схема промежуточных шагов. Сразу все не произойдет. Страшно даже сказать себе такие фразы: «Вот сегодня я покупаю доходную недвижимость, сегодня начинаю учиться на юриста, сегодня баллотируюсь на должность мэра, открываю кафе-мороженое или приступаю к работе менеджером». Намного легче сказать: «Сегодня я позвоню» — или: «Сегодня я разузнаю кое-что». Эти маленькие, не такие пугающие действия помогают пройти долгий путь к формированию импульса, толкающего к цели, и, когда вы начнете, именно он станет источником энергии, помогающей двигаться дальше.

Если чувствуете, что дошли до точки желания успеха, тогда сможете найти решимость, необходимую для первых небольших шагов — мозгового штурма и составления блок-схемы цели. Вы сможете придерживаться назначенных в календаре дел. Как только вы начнете, почувствуете волну эндорфинов, вызванную гордостью за начатый путь. И чем больше гордости и азарта испытаете, тем меньше потребуется самодисциплины.

Вот поэтому каждое достижение успеха — сугубо уникальный и индивидуальный процесс. Та цель, которую кто-то поставил для вас, не принесет пользы или чувства гордости, в отличие от той, что вы придумали сами. Настоящая цель исходит из свободного самоопределения и вашего желания ее испытать; это единственное условие, которое дает ей силы сохранять свою значимость для вас и продолжать укреплять вашу мотивацию. Если вы не можете найти в себе воли совершить даже этот маленький шаг, значит, желание слишком слабо. Возможно, цель не так много значит, как вы изначально считали. Нужно спросить себя: «Насколько я действительно хочу этого?»

Есть еще одна хитрость, о которой надо знать. Если вы больше уважаете обещания, данные другим людям, чем самому себе, полезно включить еще кого-нибудь в это дело — жену, бизнес-тренера, наставника, партнера, личного тренера или другое заинтересованное лицо. Например, друг будет интересоваться, как вы продвигаетесь, и присматривать, не отступаете ли от дела, — даже это может помочь. Если получится рассказать кому-то о своих продвижениях, это способно заставить вас «появляться» на встречах с достижением успеха, потому что вы уважаете свои отношения с этим человеком.

В конечном счете все решает ваше желание. Вы хотите чувствовать себя сбалансированным, удовлетворенным и успешным — для того чтобы делать больше обычного, чтобы вырваться из замкнутого круга и повести свою жизнь вперед? Вам нужны перемены? Вы гордитесь тем, чего достигли, но готовы двинуться дальше? Если так, пора начинать двигаться к достижению успеха. Используйте календарь, блок-схему, беседы с наставником — все, что есть в запасе. Вы определили цель, которая будет двигать вашу жизнь вперед и даст значительные результаты, и разделили ее на небольшие осуществимые шаги, помогающие начать. Вы назначили время в календаре и защищали его, так что время тоже есть. У вас есть направление, знание, желание, время и помощник (календарь), чтобы довести дело до конца, а также появится и движущая вперед сила. Но вы ничего не доведете до конца, пока желание что-то сделать будет сильнее страха не сделать этого.

Гарантирует ли начало пути к достижению цели то, что вы ее достигнете? Конечно, нет. По своей природе успех включает в себя и риск. Возможно, самые первые шаги откроют вам, что именно это достижение успеха вам не подходит, совсем или пока. Вы можете обнаружить, что эта цель не сделает вашу жизнь лучше, и вам больше не захочется ею заниматься. Но вы хотя бы точно узнаете это и перестанете мечтать о ней впустую. Это даст возможность лучше разобраться, в каком направлении двигаться, чтобы все-таки улучшить свою жизнь. Осознание того, что вы не хотите делать, может быть так же полезно, как знание, что вы хотите делать. Когда перестанете гоняться за этой целью, появится время подумать, чего вы действительно хотите. Вы можете использовать новые знания для выбора нового пути — в другом направлении.

Я не могу сказать, стоят ваши цели чего-то или нет; только вы можете выбрать, что сделает вашу жизнь лучше, чем она есть. Этот выбор — и все трудности, сопряженные с ним, — будут для вас определяющими.

Не надрывайтесь

Не надо пытаться вместить все в один день; если добавлять дела к уже перегруженному календарю, можно надорваться. Вместо этого пролистайте его до первого свободного места на странице. Неважно, насколько оно далеко от сегодняшней даты; найдите время, когда вы не будете испытывать стресс и не придется слишком спешить. В этот момент вы должны быть в состоянии думать творчески и достаточно расслаблены, чтобы размышлять о достижении успеха. Запланируйте на этот день первый мозговой штурм. При приближении даты вы будете осознавать, что это время надо защищать. Теперь вы включили его в расписание, заняли время, запланировали — и вот оно! Добавьте следующее задание из своей блок-схемы, как только закончили предыдущее. Защищать это задание, когда оно уже оказалось в календаре, намного проще, чем вписать его туда. Позвольте остальным обязанностям заполнить оставшееся время, но это назначенное время защищайте.

Если вы задумываетесь над реалистичностью планирования на дальний срок, подумайте о других отдаленных датах, например о визите к стоматологу. Чем под конец визита интересуется стоматолог или медсестра? «Хотите назначить следующий прием через шесть месяцев?» Вы же назначили этот прием, так? Вы защищали это время, отодвинули другие дела, не назначали ничего другого на этот час, потому что знали: вас ожидает прием у стоматолога. Если вы так постарались ради зубов, сможете сделать что-то подобное и для важнейших целей жизни. Это так же хорошо работает и в бизнесе. Я время от времени назначаю встречи клиентам на полгода вперед, люди назначают даты свадеб, вечеринок и отпусков, даже не придавая этому значения. Защита времени — всего лишь вопрос желания сделать то, что вы уже запланировали.

Так как претворить все это в жизнь с максимальной пользой? Выбирайте и соблюдайте планы! Когда записывали все свои желаемые успехи в первой главе (и возможно, уже пересмотрели этот список, с тех пор как узнали, что достижение успеха может сделать для вашей жизни), вы выбрали, что сделает вашу жизнь лучше, чем сегодня. Теперь надо придерживаться вашего плана, а еще этих двух правил:

1. Тратьте несколько минут в день на составление планов на день, неделю и месяц.

2. Используйте календарь как средство введения успеха в вашу жизнь.

Соблюдая эти два правила, вы сэкономите намного больше времени, чем они займут. Они помогут вам ощутить баланс и удовлетворение потраченным временем и вашим выбором, позволят начать вести жизнь вперед.

Глава 6

Планирование на день, неделю и месяц

Я всегда оказывался в нужном месте в нужное время. Разумеется, я сам себя туда и приводил.

Боб Хоуп

Решить впустить достижение успеха в свою жизнь — только половина дела; теперь надо стать ответственным за это дело.

Подумайте обо всем, перед чем несете ответственность каждый день: назначенные встречи, собрания, рабочие проекты, задачи, события и т. д. Вы также отвечаете перед самим собой за выживание — решаете все проблемы, обеспечивая это выживание. В награду за ответственность вы получаете зарплату и жизнь, свободную от страха перед последствиями. Чтобы все получилось и сохранилась ответственность за эти дела, надо взять на себя еще одну ответственность: планировать.

Существует три уровня планирования: на месяц, неделю и день — это соответствует трем уровням (А, В и С) важности дел и занятий, которые вы делаете каждый день.

Планирование на месяц — для заданий достижения успеха — ответственность уровня А. Взгляните на следующий месяц в календаре, просмотрите те шаги, которые вы вывели с помощью мозгового штурма и блок-схемы в пятой главе, и впишите в свой календарь. Планирование достижений успеха каждый месяц позволяет видеть в перспективе, что ваша жизнь движется вперед, яснее, чем когда вы видите только ежедневные дела и дедлайны.

Конечно, в некоторые месяцы мы можем позволить себе потратить больше времени на достижение успеха, чем в другие. Такие вещи, как региональные собрания, командировки, приемы у врача, праздники, отпуска и социальные события, обычно планируются заранее — вы записываете их в календарь, чтобы нести перед ними ответственность. Некоторые из них, как вы можете увидеть, уже запланированы на ближайший месяц. У многих отраслей существуют загруженные сезоны, когда требуются все свободные руки для максимальной производительности; в такие периоды, возможно, надо отложить улучшения. К счастью, это случается в определенные времена в году, поэтому подобные моменты также можно планировать заранее. Часто расписание многих людей становится более загруженным во время летних месяцев, отпусков, семейных праздников, вечеринок и посиделок.

Но сезонные тенденции означают, что более свободные периоды, в конце концов, тоже наступят — тогда будет больше времени для достижения успеха. Воспользуйтесь этим. Запланируйте полчаса для работы над достижением успеха, защищайте его, даже если он намечен только через несколько месяцев. Постепенно другие вещи будут заполнять этот день вокруг вашего назначенного дела — но оно будет в календаре и задаст тон всему дню.

Планирование на неделю — это для ваших заданий важности В. Теперь, когда вы знаете, как календарь претворяет планы в жизнь, можете использовать его, чтобы не откладывать свои важные дела — и удостовериться, что они получают должное внимание и качество. Тратьте несколько минут каждую неделю, чтобы определить, какие В-задачи намечаются и когда они должны быть сделаны. Их нельзя откладывать до последнего, потому что важно качество, — так что запланируйте их в календарь на неделю и дайте себе время сконцентрироваться на них заранее. Этот подход даст понимание — понадобится лишнее время, чтобы закончить это задание, или его лучше разбить на шаги и делать в течение недели, или нужно добыть информацию у других людей, не каждый день доступных. Вы не можете оставить эти задания на последний момент, потому что их результат для вас важен.

Планирование на день — для ваших С-заданий, каждодневных решений проблем, обязанностей. Вы можете запланировать их вечером, утром, как проснетесь, или когда придете на работу. В любой удобный момент потратьте пять минут на планирование ближайших 24 часов. Имейте в виду все точные по времени дела в календаре (это мероприятия, встречи, собрания, А— и В-задания), когда продумываете гибкие по времени С-задания (обязанности) для списка дел на день. Пронумеруйте их в порядке важности или согласно удобству выполнения. Это ваш план на день. Если он заполнен точными по времени делами, остается меньше свободных мест на гибкие по времени дела. Иногда такие дни не оставляют никакого времени для мелких дел. Если большую часть времени вы на собраниях, потребуется некоторое время для восстановления, чтобы перевести дух, проверить электронную или голосовую почту или решить неотложные вопросы, возникшие во время этих собраний. Если запланируете слишком много времени на промежуточные периоды, только сильнее расстроитесь. Более свободный день, когда у вас всего несколько запланированных на точное время мероприятий или вообще нет таковых, позволит заняться многими гибкими по времени заданиями.

Ключ к успешному планированию на день — составление его до проверки электронной или голосовой почты. Если делать наоборот, они перетянут на себя все внимание и перенаправят вашу продуктивность. План на день даст больший контроль над продуктивностью.

По природе своей электронная и голосовая почта — это способы других людей привлечь ваше внимание к тому, что важно им. И вряд ли кто-то стал дико успешным, выполняя только пожелания других. Когда процесс планирования основывается на том, чего хотят от нас другие, это сложно перебороть. Начиная день с разбазаривания продуктивного времени, чаще всего мы так его и заканчиваем, не занявшись ни одним из наших важных дел. Вы можете избежать этой ловушки с помощью расстановки приоритетов заданиям от разных людей — и в соответствии с этим вписывать их в свой план.

Что случится, если вы составили идеальный план на день, но после проверки электронной и голосовой почты обнаружили срочные дела, требующие внимания? А может, и не очень срочные, но более важные, чем запланированные? Когда такое случается, план поможет принять лучшее решение, иначе вы сравниваете эти сообщения — какими бы они ни были важными — ни с чем. Если не с чем сравнить, все что угодно будет казаться делом сверхважности.

Нет времени планировать

Люди часто говорят, что им не хватает времени даже на планирование. И это правда, ведь надо найти время, чтобы продумать все и записать, вместо того чтобы бросаться с головой в первое попавшееся дело; это требует усилий и самодисциплины. Но ваш день будет намного эффективнее, если вы проведете его по плану — и увидите разницу в полученных результатах. Стресс и недостаток времени застают нас врасплох чаще всего тогда, когда мы что-то обещаем и не записываем. Мы абсолютно забываем об этом, тратим продуктивное время или совершенно не осознаем, сколько времени нужно, чтобы все сделать.

Следующая подглава покажет, как, тратя всего пять минут в день на создание плана, держать продуктивное время под контролем.

Польза пятиминутного плана

Польза № 1: вы ничего не забываете

Как может наш мозг до сих пор помнить о том, как мы залезали по паутинке на детской площадке в четыре года, и в то же время забывать имя человека, представившегося десять секунд назад (см. рис. 6.1)?

«Только встретились»

«10 секунд спустя»

«10 минут спустя»

Рис. 6.1

Наш мозг работает довольно забавно. Мы говорили в четвертой главе, что химия мозга помогает нам выживать. Но если вы рассчитываете, что мозг сразу выдаст список важных вещей, лучше запаситесь копией — просто на всякий случай.

Представьте, что на рынке появился новый вид запоминающего устройства. У него есть потрясающее свойство наугад напоминать о делах, которые вы забыли сделать. Это, может, и полезно, но система дает сбои. Во-первых, вы не можете предугадать, когда она будет работать, а когда нет. Во-вторых, в ряде случаев эта система слишком поздно будет обращать ваше внимание на забытые дела. В-третьих, она может удерживать только одну или две мысли за раз. Как только вы включаете новую мысль или задание, исчезает существующее прежде.

Как вы думаете, долго ли подобное устройство продержится на рынке? Звучит так, будто от него больше проблем и стресса, чем от чего бы то ни было. Но вот беда: это устройство — ваш мозг.

Вот что мозг делает с вами. Вы рухнули в постель после изматывающего дня — и что происходит, когда вы уже начали дремать? Бам! Что-то, что вы забыли сделать на прошлой неделе, вдруг возникает в голове. О, спасибо, мозг! Это очень помогло! Теперь вы и уснуть спокойно не можете, и с тем невыполненным заданием тоже ничего не поделаешь! А сколько раз отправлялись в другую комнату и там застывали: «И зачем я сюда пришел?» Вы забыли, что собирались делать три секунды назад, потому что за это время успели подумать о чем-то другом. То же раздражение вы испытываете, когда запинаетесь в середине предложения, забыв, о чем вообще была речь. И я точно знаю: если вы видите, что официант не собирается записывать заказ для вашей компании, ворчите про себя: «Ну почему он просто все не запишет? Ведь наверняка перепутает!»

Если бы вы увидели свой мозг на полке магазина, ни за что бы его не купили! Однако когда дело касается жизни, люди всецело полагаются только на свою память. Даже несмотря на то, что существует более простой, не такой напряженный (и, пожалуй, более надежный) способ управлять собственной жизнью.

Когда у вас есть план с несколькими назначенными встречами или занятиями и парочкой гибких по времени решений проблем, больше не нужно их запоминать; единственное, что надо помнить: этому плану нужно следовать. В восьмой главе мы поговорим о том, как структурировать календарь и список дел ради увеличения их эффективности, а также о разных видах систем. И неважно, какую систему вы используете; вы в любом случае будете пользоваться плюсами планирования. Один из таких — существенное снижение стресса. Ваша система позволит сосредоточиваться на одной вещи за раз, не упускать деталей и избегать подводных камней, а также оградит от неприятных встрясок перед сном.

Польза № 2: вы успеваете больше в более короткий срок

Даже те люди, которые обычно не пишут планов или списков, все равно начинают придумывать их перед отпуском. Почему? Потому что время ограничено; дорога каждая минута! Если вы действительно хотите насладиться долгожданным отпуском, то не должны думать, какие проблемы не успели решить до отъезда и какие последствия ожидают вас по возвращении.

Наличие плана дает возможность переходить от одного дела к другому, не тратя много времени на переход. Размышления, что бы еще сделать, отнимают время, вы можете отвлечься или вас могут прервать. Именно в это время придет в голову перекусить, поболтать, просмотреть социальные сети, пролистать новости, помечтать, налить себе кофе, посидеть в интернете и т. д. Этим вещам сложнее сбить вас с курса, если вы занимаетесь чем-то определенным. Я не говорю, что совсем нельзя отдыхать. Но если хотите сберечь продуктивное время, сокращение перерыва между делами и занятиями — эффективный способ.

Ежедневное следование плану также повышает эффективность. Подумайте: кто быстрее выйдет из продуктового магазина — тот, у кого есть подробный список продуктов, рассортированный соответственно отделам, или тот, кто просто блуждает от стеллажа к стеллажу без плана действий? Я пробовал оба этих способа — думаю, что и вы тоже. Если у вас много времени — пожалуйста, бродите в свое удовольствие! Но если время волнует, план — наиболее эффективный способ, дающий направление. Он делает каждый шаг проще; вы можете потратить свою энергию на само задание, вместо того чтобы разбираться, что же делать дальше.

Польза № 3: активный, а не реактивный способ действия

Планируя заранее, вы можете действовать активно. Как мы обсуждали в четвертой главе, это сохраняет уровень срочности и стресса низким, повышает качество работы, дает контроль над ситуацией и позволяет вам, а не дедлайну выбирать лучшее время для завершения работы. Когда плана нет, ваша продуктивность не раскрывается до последней минуты. И вы снова заканчиваете реактивным способом действия, который повышает стресс и срочность, снижает качество, контроль и комфорт.

Активный способ действия усиливает организованность, позволяя группировать схожие задания. Вместо того чтобы спуститься на первый этаж и посетить собрание, потом подняться на свой четвертый и только у рабочего стола понять, что надо спуститься снова, потому что забыли с кем-то там поговорить, вы можете запланировать это заранее и сэкономить время, делая все вещи заодно. Соедините темы, которые хотите обсудить во время собрания, в одну группу — и выиграете кучу времени. По этой самой причине мы и составляем списки продуктов: потому что бежать в магазин каждый раз, когда нам что-то понадобится, — неоправданная трата времени.

Поэтому важно распределить по категориям вопросы к начальнику или клиенту — чтобы не отвлекать человека, перезванивая ему каждые пять минут. Именно поэтому стоит соединять все те маленькие дела, из‑за которых приходится вставать из‑за стола, или даже покупать подарки на день рождения задолго до нужной даты, раз вы уже решили пройтись по магазинам сейчас.

Польза № 4: вы принимаете лучшие решения

План научит оценивать, чего стоят возможности вашего времени, и определять лучший способ его использования. Он также даст реалистичное представление о том, что вы можете сделать за один день, учитывая точные по времени мероприятия и дела, а также гибкие по времени задания. И, как вы уже знаете, когда плана нет, вы, скорее всего, займетесь любым подвернувшимся под руку делом. План позволяет сравнить эти возможности с теми, что вы уже запланировали, и выбрать лучшее.

Скажем, вам надо сегодня провести на собрании все утро, потом, возможно, останется время днем, чтобы сделать одно важное В-задание и несколько С-заданий. И вдруг перед вашим столом возникает начальник и требует начать сегодня другой проект. Без плана вы бы начали выполнять это задание тут же — и, скорее всего, на следующий день бросились бы делать В-задание, потому что его срок уже на подходе, а все эти С-задания пришлось бы тоже отодвинуть до их дедлайнов. Но… У вас есть план! Обращайтесь к начальнику: «Вы не могли бы мне посоветовать? Вот мой план на день. Этот новый проект важнее, чем сегодняшнее собрание? Или мне стоит перенести дедлайн В-задания, которое необходимо сдать завтра, чтобы я мог заняться проектом сейчас? Или отложить все эти С-задания, которые вы мне дали на следующий день, чтобы вместо них сделать проект?» Возможно, начальник подтвердит, что ваш план на сегодня более важен, чем новый проект. Или, наоборот, освободит от утреннего совещания для работы над проектом — или позволит перенести С-задания на другой день. Что бы ни произошло, вы примете обдуманное решение, потому что у вас есть план. Можете придерживаться его, а можете отказаться в пользу чего-то еще, но вы сделаете лучший выбор, основанный на понимании — что вы действительно способны выполнить.

План помогает отказаться от дел, использующих время впустую. Мы знаем, что иногда говорить «нет» может быть сложно и неудобно. Но на самом деле делаем это каждый день, даже не осознавая. Помните, что каждая возможность стоит вашего времени; если вы посвящаете его какому-либо занятию, вы, по сути, говорите «нет» всему, чем могли бы заниматься в это время. Представьте, что вы на совещании; присутствуя на нем, вы отказываетесь от телефонных звонков, электронной почты, иных собраний и любых других дел в этот отрезок времени. Вы также говорите «нет» идее устроить себе выходной и поиграть в гольф. Каждый раз, говоря «да» одной вещи, вы отказываете всем остальным.

Скажем, вы приглашаете меня на вечеринку в эту субботу, и я отказываюсь, потому что уже запланировал пойти на свадьбу. Разве вы обидитесь? Скорее всего, нет; было бы неразумно обижаться, потому что у меня уже намечено на этот день важное событие. Я не говорил «нет» вам; я просто уже сказал «да» чему-то другому.

А что было бы, если бы не было запланированного события? Представьте такой разговор:

Вы: «Привет, не хочешь сегодня пойти в кино?»

Ваш друг: «Нет, спасибо».

Вы: «У тебя уже есть планы на этот вечер?»

Ваш друг: «Нет».

Вам, скорее всего, на некоторое время расхочется звонить такому другу. У него не было оправдания; он просто сказал «нет»! Возможно, вам больше пришелся бы по душе такой вариант:

Ваш друг: «Спасибо, но у меня не получится. Я завтра рано утром улетаю. А сегодня думал упаковать чемодан и лечь спать пораньше. Я тебе позвоню на выходных, когда вернусь; может, тогда и увидимся».

Такой ответ вряд ли обидит. Смотреть кино допоздна, а потом рано просыпаться — не лучшее использование времени вашего друга. И даже если у него не было важных дел на сегодня, он смог отказать вам, не обидев.

А такой разговор у вас был?

Ваш друг: «Что ты делаешь в понедельник вечером?»

Вы: «Мне надо навестить маму. А что?»

Ваш друг: «А что ты делаешь вечером во вторник?»

Вы: «Во вторник придется работать допоздна. А что ты хотел?»

Ваш друг: «Ну, а что ты делаешь в среду вечером?»

Вы: «Вот на вечер среды у меня ничего не запланировано. Так в чем все-таки дело?»

Ваш друг: «Отлично! Приходи в среду вечером смотреть трехчасовой документальный фильм о миграции птиц».

Нет, очень может быть, вы обожаете птиц и то, как они мигрируют, но даже если не особо, угадайте, что вы будете делать в среду вечером? И вы это сделаете — потому что ваш друг нашел ваше нераспланированное время. Почему так? Просто, что бы ни придумал ваш друг, это будет важнее, чем ничего, — а ничего вы и запланировали.

Вы знаете, что существуют неписаные правила, когда вы просите потратить на вас время: если вам отказывают, то лучше бы у них было запланировано что-то серьезное. Иначе вы обидитесь. Мы проявляем уважение, когда кто-то говорит, что это время занято; и намного меньше уважаем незащищенное, нераспланированное время. План дает право выбора. Вы всегда можете изменить его, если новое занятие кажется более приоритетным. А если нет, у вас уже запланировано что-то другое, и это будет социально приемлемым способом сказать «нет». Смысл в том, что вы не учитесь лучше говорить «нет», вы учитесь лучше говорить «да» правильным вещам, — а остальное за вас договаривает календарь.

Конечно, это непрактично и даже невозможно — распланировать все 24 часа. Но чем больше положительного и продуктивного времени вы будете иметь, тем меньше шанс, что вы согласитесь потратить свое время на ненужные дела под влиянием социального или рабочего давления.

Польза № 5: вы лучше восстанавливаетесь после прерываний

Когда вы работаете по плану, а вас прерывают или отвлекают, все, что нужно сделать, — свериться с планом и продолжить работу. Неважно, надолго ли вы отвлеклись; посмотрев в свой план, вы вернетесь ровно к тому, что делали до этого. Но если плана нет, восстановление после таких прерываний часто требует даже больше времени, чем то, на сколько вы отвлеклись. Если вы быстро возвращаетесь к работе, то сохраняете продуктивность в тонусе. Мы более детально обсудим это в следующей главе.

Сделайте из этого привычку

Как сделать что-то без усилий, включив автопилот? Да просто сделать это привычкой, регулярной частью дня! Если превратите в привычку записывать А— и В-задания в календарь, вы эффективно оградите себя от прокрастинации, когда надо сосредоточиться на качестве. Каждое задание для достижения успеха в календаре продвинет вас ближе к результату, который улучшит жизнь. И сделать это вы можете с помощью превращения планирования в привычку. А когда оно станет привычкой, уже не придется заставлять себя.

Глава 7

Как быть с прерываниями

А сейчас, извините, я себя перебью.

Мюррей Уокер

Теперь вы вооружены планом и можете использовать его, чтобы держать свой мозг на коротком поводке и оставаться в фокусе. Но что делать, если вас прерывают или вы отвлекаетесь, что неизбежно в коллективе? Кто-нибудь вдруг ошарашивал вас таким срочным проектом, что вы напрочь забывали о своем плане и весь оставшийся день так и не могли к нему вернуться?

Ужасно неприятно в конце рабочего дня осознавать, что не получилось никакого прогресса. В конце концов, вы ведь целый день чем-то занимались, правда? Но так и не решили ни одной проблемы. Что же случилось? Иногда — возможно, чаще, чем хотелось бы, — фактическое количество времени, затраченное на продуктивную и сосредоточенную деятельность, меньше желаемого.

В большинстве рабочих коллективов невозможно не прерываться и не отвлекаться. Даже те люди, которые работают дома и могут избежать офисной атмосферы, регулярно борются с внезапными телефонными звонками, электронной почтой, собственными мыслями, доставкой на дом, детьми, питомцами и со всем, что рядом катается, бегает или прогуливается мимо двери весь день. К счастью, большинство таких диверсий короткие. Я работал в офисе, наполненном бесконечными отвлекающими моментами, как относящимися к работе, так и нерабочими, включая командные встречи, повседневно проходившие в зоне общей слышимости офиса, а также очень популярное для разговоров место рядом с центральным принтером около моего стола и даже настольный футбол.

Но отвлекаться и прерываться — разные вещи. Отвлекаться вы можете в результате проблем с самодисциплиной или офисной культурой. Вокруг вас может быть нечто, отрывающее ваше внимание от заданий и мешающее сосредоточиться. Это может стать проблемой, если происходит слишком часто; в таком случае надо ограничить уровень шума или, возможно, сменить место офиса. Атмосфера, в которой слишком много отвлекающих моментов, может способствовать низкой продуктивности и раздражению сотрудников, начинающих полагать, что требования к ним слишком высоки, несправедливы и недостижимы.

С другой стороны, прерываетесь вы тогда, когда кто-то хочет вашего внимания, а вы пытаетесь сосредоточиться на чем-то своем. Мы проводим так много времени в совместных трудах, что воспринимаем подобные прерывания как естественную часть дня. Но иногда отрывают от работы буквально целый день. Невозможность справиться с подобным может привести к тому, что придется взять работу на дом или остаться допоздна, когда все уже ушли, а вы наконец можете приступить к своим обязанностям.

В офисе, в котором работал я, людям постоянно приходилось ходить от стола к столу, чтобы координировать совместные проекты. Как легко в условиях такого типа начать потихоньку вместо рабочих вопросов обсуждать планы на выходные? Было приятно работать в дружном коллективе, и мне нравились отношения, которые я выстроил. Но я видел: все мы прилагали огромные усилия, чтобы оставаться сосредоточенными на работе и при этом не грубить друг другу. Я знал, что должен найти способ справляться с прерываниями, если хочу нормально работать.

Самым простым решением было бы запереть дверь офиса или поставить на стол табличку «Не беспокоить» и отказываться говорить с кем-либо. Тем не менее в действительности это обычно не работает, потому что часто нас отвлекают по поводу работы и задают вопросы, на которые мы обязаны ответить. Не всегда нас прерывают поболтать — это неплохо изначально. Иногда информация или люди, которые вам нужны, приходят в неудобное время; хотя вас и прервали, вы рады их видеть. Иногда полезные или даже отличные события могут произойти, когда нас прерывают. Но в конце концов надо возвращаться к тому, что вы делали до этого.

Я пытался узнать, как эксперты по поведению советуют поступать в подобных случаях, но те тактики, которые я изучил, не работали. Предлагали, например, вставать, когда кто-то подходит к столу, избегать зрительного контакта, если прерывают, или пытаться подойти к их столу прежде, чем они подойдут к вашему. Один даже предлагал подрезать передние ножки «гостевых» стульев в офисе, чтобы, садясь, люди чувствовали, как сползают: им будет неудобно, и они не захотят оставаться надолго. И этот совет действительно как-то попал в опубликованную книгу! По мне, выглядит немного нелепо. И со временем я придумал свои методы борьбы с прерываниями.

Вот вопросы, на которые я искал ответы:

• Как реагировать на прерывание (и его причины), чтобы не сбиться с курса и оставаться вежливым, когда мало времени?

• Как быстрее вернуться к работе после того, как прервали, чтобы не тратить еще больше времени?

К этим вопросам мы и обратимся.

Придерживайтесь обсуждения рабочих тем

Сложно вернуться к нужному курсу, когда разговор, которым вас прервали, выходит из-под контроля и вы не понимаете, когда он закончится. Нравится собеседник или нет, вы подчас ловите себя на желании услышать звонок телефона, избавляющий от этого длинного непреднамеренного разговора. Именно поэтому вы должны сразу же, как только возможно, установить рамки времени, на которое готовы прерваться. Это ключ к тому, чтобы разговор получился настолько кратким, насколько надо вам.

Лучший способ это сделать — огласить то, чем вы сейчас занимаетесь, направляющемуся к вам человеку, а потом задавать целенаправленные вопросы.

Вот несколько примеров:

«Я как раз пытаюсь расчистить свою почту. Ты ненадолго ко мне или стоит назначить встречу на другое время?»

«Мне надо сделать несколько телефонных звонков. Ты хочешь обсудить что-то конкретное или мы можем поговорить позже?»

«Я собираюсь на совещание примерно через пять минут. Можешь кратко рассказать мне свою проблему за полминутки или лучше я позвоню тебе после совещания?»

Даже с помощью короткого наводящего вопроса вроде «Как я могу вам помочь?» или (для телефонного звонка) «По какому вопросу вы обращаетесь?» можно быстро выяснить основную причину, по которой вас прервали, и дать понять, что у вас нет сегодня времени на пустую болтовню. Это задает тон и показывает, что вы намерены говорить только по делу.

Если понятно, что вас собираются прервать на продолжительное время, стоит запланировать 15-минутную встречу с этим человеком по окончании текущего задания. Если ваши целенаправленные вопросы показывают, что разговор окажется дольше нескольких минут, скажите что-нибудь вроде: «Я был бы рад помочь тебе с этим. Мне надо кое-что закончить за полчаса. Давай мы с тобой потом минут за пятнадцать все обсудим? Я к тебе зайду». Когда вы снова встретитесь через полчаса, можете опять ограничить рамки времени и тему разговора, сказав: «О’кей, у нас есть пятнадцать минут. Давай посмотрим, успеем ли мы обсудить те два вопроса, которые ты упомянул. Чем я могу помочь?»

Причины, по которым вас прерывают, обычно попадают в эти три категории:

1. Задание — кто-то хочет, чтобы вы его выполнили («пришли сроки проекта Мишель»).

2. Встреча — кто-то хочет с вами ее запланировать («ты сможешь прийти на совещание с Дейвом и Джеки в 14:00?»).

3. Обмен информацией (например, общими новостями или стратегией принятия решений).

Если надо просто записать какое-то задание в список дел или запланировать время в календаре, ваши целенаправленные вопросы обычно позволяют не отвлекаться от работы, прерываясь всего на минуту-две. Тем не менее, если прерывают ради обмена информацией, это занимает намного больше времени — может даже привести к переделке расписания.

Тот, кто хочет обменяться информацией, оперирует данными, фактами и цифрами, детальной информацией, контекстом, мнением или советами и решениями. Например, кто-то останавливается у вашего стола, чтобы спросить о результатах обзвона клиентов. Если вы просто расскажете о том, с кем говорили и что продажи были успешными, а также сколько удалось заключить контрактов, вы прерветесь не более чем на две минуты. Но разговор о детальной информации, контексте, мнении требует объяснить, как вы нашли этого клиента, почему он выбрал ваш продукт, а не конкурента, детали контракта, ваше мнение насчет долгосрочности отношений. Вам, возможно, придется, в свою очередь, спросить: «Как вы думаете, что дальше делать с этим клиентом?» Если вас прервали и разговор двигается в сторону обмена информацией, контекста, мнения или совета, надо сделать из него запланированную встречу, потому что эта информация требует больше времени для обсуждения. И такой незапланированный разговор не лучшая форма подобного обмена информацией. Предложите назначить встречу на более подходящее время, желательно уже после того, как вы закончите текущее сложное задание; и можете быть уверены, что ваше обсуждение получит столько времени и внимания, сколько заслуживает, и вы не потеряете настрой на запланированную работу.

Закончите разговор, перебив себя

Иногда, несмотря на ваши старания, короткое прерывание выходит из-под контроля. Вы часто можете предугадать, что это произойдет, отметив невербальные знаки коллеги или язык его тела; у него может быть меньше работы сегодня и полно времени. Если в разговоре всплывают последние новости, погода или другие не относящиеся к делу темы, можно вежливым способом закончить разговор и не обидеть коллегу, перебив самого себя (вместо него) в середине фразы. Когда настанет ваша очередь говорить или комментировать, остановитесь, обозначьте свое ограничение по времени и вернитесь к работе, которую делали до того, как вас прервали. Звучать это будет примерно так:

«Я знаю, середина декабря, а кажется, что май. На выходных мы тоже выезжали… Ох! Извини, контракт, над которым я работаю, сдавать уже через час, и мне нужно к нему вернуться. Я пошлю тебе по электронной почте результаты продаж, которые ты запрашивал, к концу дня. Было здорово с тобой поболтать».

«Нет, вчера я игру пропустил; я бы хотел достать билеты на игру в эти выходные… Но, эй, мне лучше заняться этим отчетом, а то не успею до дедлайна. Я запишу встречу с тобой в календарь на завтра, тогда и увидимся».

«Да, я пойду на вечеринку в честь выхода Джо на пенсию. Я еще не купил подарок, так что, может, что-нибудь подскажешь за обедом… Но, прости, мне нужно позвонить нескольким клиентам, поэтому я лучше займусь делом. Принесу тебе отчет о статусе проекта завтра».

Этот прием позволит закончить разговор вежливо и дать коллеге понять, что на разговоры сегодня нет времени.

Обозначайте ожидания

Если кто-то прерывает вас с каким-то заданием, нужно установить временные рамки, в которые желательно и уложиться. К сожалению, сложно получить прямой ответ на вопрос, когда это должно быть сделано; ответ обычно бывает таким: «Чем раньше, тем лучше». Есть одно простое правило: если задание занимает меньше двух минут, сделайте его сразу же. Покончите с ним и идите дальше — так вы быстро возвратитесь к тому, чем занимались прежде, и об этом задании уже не надо будет думать. Если это займет больше времени, то бросать все и тут же начинать его делать может быть не самым практичным или эффективным. Чтобы избежать недоразумения и получить ясное понимание об ожиданиях другого человека, всегда спрашивайте «самое позднее время, когда оно должно быть выполнено», чтобы реально включить его в планирование. Если не успеваете его сделать до дедлайна из‑за своего расписания или рабочей нагрузки, надо иметь об этом представление с самого начала. Реально понимая собственные временные рамки, вы сумеете грамотно расставить приоритеты.

Очень важно после того, как вас прервали, как можно скорее вернуться к работе — сохранив таким образом свое продуктивное время. Бывают дни, когда есть больше времени поболтать и пообщаться. Но если это не тот день — то есть у вас горы работы, — задавайте целенаправленные вопросы, придерживайтесь рабочих моментов и обозначайте ожидания, чтобы быстрее вернуться к работе.

Придите в себя и возвращайтесь к работе!

Вот вас прервали, вы с этим справились и успешно вернули свое внимание к запланированной работе. А теперь… на чем вы там остановились?

Огромное количество исследований было сделано на тему потери продуктивности по причине прерываний и того количества времени, которое необходимо, чтобы прийти в себя, — особенно относительно того, сколько эта потеря продуктивности в конце концов стоит корпорациям. Исследование 2008 года заключило, что подобные прерывания стоят корпорациям США 680 миллиардов долларов ежегодно, а другие подсчеты показали, что типичный офисный работник тратит почти треть своего времени на прерывания и восстановление после них (рис. 7.1). Разработки также подчеркнули: чем более сложное и трудоемкое задание выполнялось, тем больше времени потребуется, чтобы вернуться к тому же состоянию концентрации.

Как проходит день работника в сфере информации

Рис. 7.1

Как раз в тот момент и необходимо обратиться к плану, потому что — и это одно из его достоинств — в нем кроется подсказка, почему именно сегодня у вас нет времени на разговоры. Сверившись с намеченным, вы освежите проекты и цели на день и вернетесь к уровню своей продуктивности намного быстрее. Если работаете над трудоемкой, утомительной, скучной или сложной частью проекта, быстрее восстановиться можно с помощью заметок, где именно в процессе задания вы находились, когда вас прервали. Нужно наметить, каким будет следующее действие, когда вы вернетесь, потому что обычно в этом трудно положиться на собственную память. Делайте заметки как можно более подробными, чтобы они служили сигналом, включающим созданное рабочее состояние, — и вам удастся в него вернуться. Я делаю так даже в конце рабочего дня, когда занимаюсь продолжительным проектом; это позволяет назавтра сразу влиться в работу, а не мучить себя, вспоминая ту самую отличную идею, возникшую перед самым концом рабочего дня.

Рис. 7.2 показывает краткий план стратегий управления прерываниями.

Рис. 7.2

Внесите в расписание время, когда можно или нельзя вас прерывать

Конечно, некоторые проекты требуют большей концентрации, чем другие; поэтому может понадобиться запланировать отдельное время, посвященное себе, и сделать так, чтобы в это время вас невозможно было прервать. Если есть возможность, позвольте звонкам отправляться в голосовую почту, не проверяйте электронную почту, поставьте табличку на столе, что в этот день вы недоступны с 10:00 до 11:00, или даже отправьтесь работать в конференц-зал либо другое тихое место, где можно держать дверь закрытой. Если вы работаете в коллективе, где существует общее расписание дел, можете обозначить это время там, чтобы все знали: вас нельзя беспокоить. И наоборот, запланировать отрезок времени, когда вас можно прервать, или время открытых дверей, когда вы доступны для просьб и готовы отвечать на вопросы.

Отвечайте тем же

И последнее: помните, что следовать всем этим советам стоит и в том случае, когда вы сами кого-нибудь прерываете. Объявите человеку, сколько времени требуется, сразу расскажите, почему его прервали, и ясно поставьте рамки времени для выполнения задания, если это возможно. А потом дайте человеку вернуться к работе. Если потребуется занять человека больше, чем на несколько минут, пришлите ему просьбу о встрече с несколькими пунктами предполагаемого обсуждения. Попросите коллегу выделить вам немного времени, когда он освободится. Если будете говорить по делу и кратко, то, когда в следующий раз направитесь к сотрудникам, у них не возникнет желания прятаться!

Глава 8

Как со всем этим справиться

Реализация тайм-менеджмента

Организация — это то, что надо делать, прежде чем что-то сделать, чтобы, когда ты это делаешь, все это не перепуталось.

Алан Александр Милн

Теперь, когда вы выбрали, какие достижения успеха дадут вам значительные результаты, и поняли идею о расстановке приоритетов и соответственном планировании, а также о своевременном выполнении обязанностей, начинайте обдумывать, как же со всем этим справиться.

Помните, когда вы учились в школе, для каждого предмета была отдельная тетрадь? На уроке математики вы доставали тетрадь по математике. И точно знали, что это она, потому что на обложке было написано «Математика», и ваши записи с прошлого урока — вот они! Мы помечали цветами все: красный — для математики, голубой — для физики, желтый — для истории и т. д. В этом был смысл школьной системы: выбрать, где и что записывать в этом году, чтобы можно было легко отыскать, когда понадобится. Какими мы тогда были умными, правда? Большинство из нас лучше организовывали свою информацию в 11 лет, чем сейчас. В настоящее время многие оказываются в такой ситуации:

«Где твои записи с совещания, которое было на прошлой неделе?»

«О-о-о… м-м-м… они были в желтом блокноте… Я еще там дерево в уголке пририсовал. Ищи дерево».

Хороша система поиска? (Ваши школьные учителя были бы разочарованы.)

Организованность всего-навсего делает вещи проще — проще их найти, запомнить и управлять ими. Это также экономит время. Тайм-менеджмент весь состоит из организации и систематизации ваших информационных ресурсов, о чем вы и узнаете в этой главе.

Организация ваших информационных ресурсов

Чтобы контролировать свои обязанности и время, нужно получить контроль над собственными информационными ресурсами. Они включают:

• Список дел (задания).

• Календарь (планы).

• Контакты.

• Заметки.

Если удастся держать эти ресурсы в порядке и под контролем, вы сможете:

• Сдерживать обещания, данные другим людям.

• Помнить обо всех запланированных делах и выполнять их (включая задания для достижения успеха).

• Продолжать с клиентами и коллегами обсуждения с того места, где закончили.

• Организовывать свою информацию так, чтобы легко к ней обратиться и сэкономить время на поиск важной информации.

Некоторые испытывают трудности с такими вещами на протяжении всей жизни. Их дела и контакты записаны повсюду — на стикерах, салфетках или на оборотах бизнес-карточек (рис. 8.1).

Рис. 8.1

Если у вас нет системы для управления этими вещами, вы, скорее всего, будете полагаться на привычные разлетающиеся бумажки или стикеры, призванные напоминать о важных поручениях или информации. У вас может быть несколько разных календарей с пересекающимися планами. Вы, скорее всего, не знаете, как найти информацию, на запись которой когда-то потратили время. Тип стратегии «надеюсь, я это не потеряю», скорее всего, выльется в стресс, ведь вы неизбежно все-таки потеряете или забудете что-то и в итоге не сдержите какое-то обещание. Имея систему, которая организует и упрощает обращение с вашими информационными ресурсами, вы сохраните время и нервы. Она также поможет в тайм-менеджменте, и следующие подглавы покажут, как именно это происходит.

Зачем нужна организованность

Вы можете считать наличие системы тайм-менеджмента способом избавиться от бардака в вашей голове, так же как вы избавляетесь от бардака в доме. Например, подумайте о какой-нибудь вещичке, которой в голову не придет потеряться, — хотя бы о столовых принадлежностях (вилках, ножах и ложках). Вы слышали когда-нибудь такое: «Хотелось бы поесть, но сначала надо найти вилку и ложку. Они кому-нибудь здесь попадались?» Я не видел такого дома, в котором не было бы специально отведенного места для хранения этих предметов. Цикл передвижения этих вещей — использование, мойка, сушка и водворение обратно в ящик — настолько прост и естествен, что, если кто-нибудь найдет потерявшуюся вилку на полочке в ванной или за диваном, она, без всяких сомнений, немедленно будет возвращена на кухню. Как результат, мы никогда не тратим время на розыск этих предметов, и такого явления, как ложко-вилковый стресс, не бывает! Вы когда-нибудь спрашивали кого-нибудь: «Как дела?» — а он в ответ: «Друг, все настолько плохо, мы даже наши вилки не можем найти». Да, такие дела действительно плохи.

Было бы здорово, если бы в жизни оказалось больше подобных вещей, за которыми так же легко можно было следить. В доме или офисе у каждого физического объекта должно быть определенное место, чтобы его легко было найти и неоднократно использовать. Если нет такого места хранения, ситуация становится беспорядком. И этот бардак не только создает беспорядок в пространстве, но также приносит стресс.

Скажите честно: у вас есть что-то на столе прямо сейчас, что явно не на месте? Вы так и думали, когда это покупали: «Эта вещь будет стоять у меня на столе, там ей самое место»? Конечно, нет. Когда покупали, скорее всего, не задумывались, где будете это хранить. Но пока не решили, куда эту вещь пристроить, вы будете класть ее где попало. А потом она станет частью бардака, вызывающего стресс, и когда будете на нее натыкаться, и когда искать. Вещь не может быть полезной, если вы не можете ее найти в момент необходимости. Как только вы определите для нее место (желательно, чтобы не спотыкаться), тогда она будет приносить пользу. Таким образом, организованность сокращает стресс и экономит время.

Дезорганизация приносит стресс несколькими способами:

1. Вы не можете найти вещь, когда она вам нужна, и нервничаете.

2. Вещи лежат везде и постоянно мешают. Вам приходится перекладывать их с места на место, когда они не нужны, что прибавляет работы.

3. Из‑за бардака вы постоянно чувствуете, что у вас есть незаконченная работа; это добавляет головную боль и истощает силы.

4. Иногда вы покупаете что-то повторно, просто потому что не можете найти уже имеющуюся вещь, а это неоправданные расходы.

Бардак и беспорядок также вызывают во многих людях стыд и смущение. Большинство из нас не хотят показаться неорганизованными и не умеющими контролировать свои дела. Вы замечали, как уровень дезорганизации в физическом пространстве обычно отражает — по крайней мере, в какой-то степени, — насколько мы контролируем свою жизнь и время? Как вы себя чувствуете, когда вокруг чистота и порядок и все на своем месте? Даже если все остальные вещи в жизни доставляют дискомфорт и огорчения, то хотя бы с вашим пространством все в порядке. Мы ощущаем комфорт и спокойствие в организованном, расслабляющем месте; это позволяет нам стать более творческими, продуктивными, ясно мыслящими, чем в захламленном и беспорядочном пространстве. Как вы себя чувствуете, когда вокруг беспорядок и вы не можете толком ничего найти? Скорее всего, разочарованным, беспокойным, нервным, подавленным, уставшим и не владеющим ситуацией — это эмоции, истощающие творческие силы и снижающие продуктивность. Даже просто расчистка и организация пространства могут смягчить эти негативные эмоции, снизить стресс и обеспечить прилив эндорфинов и гордость, из которых вы почерпнете энергию, как мы обсуждали в четвертой главе.

Простой переход между ощущением стресса в некоторых сферах жизни (таких как организованность) или отказом от него сводится к принятию решения. Например, вы решили создать систему размещения ложек и вилок в вашем доме и придерживаетесь ее. Система работает, и вам больше не надо принимать никаких решений на этот счет. Но вы еще не сформулировали решения насчет других разбросанных вещей.

То же касается и ваших информационных ресурсов. Вы должны принять решение, чтобы реализовать их в тайм-менеджменте.

Физические объекты принято организовывать, чтобы сохранять контроль над пространством. Аналогично этому в организации нуждаются и информационные ресурсы — чтобы контролировать свои обязанности и время.

Тем же способом, как вы выбираете определенное место для каждой вещи в доме и придерживаетесь этого, вы должны найти одно место или систему для организации списка дел, календаря, контактов и заметок, чтобы снизить стресс перед управлением вашими обязанностями и временем — и придерживаться своего решения. Это поможет чувствовать себя спокойно и продуктивно.

Выбирайте свою систему и придерживайтесь ее

Как обычно, самая сложная часть — решение. Психологи называют самыми большими стрессами нашей жизни смерть близких, смену работы и переезд из одного дома в другой. Что эти события имеют общего? Это решения, решения, решения… Порой надо принять столько решений за короткий период времени! Вы когда-нибудь были в гостях у человека, который переехал уже год назад, но до сих пор так и не освоился? Попробуйте его спросить: «Эй, а что там за коробка?» И ваш друг, скорее всего, подумает: «Я не хочу говорить об этой коробке!» Но почему нет? Что же такого в этой коробке? А в коробке решения! Что ты будешь делать с этим? А с этим? А это тебе вообще нужно? Может, отдать кому-нибудь? Для всего в этой коробке придется принять решение!

Решения могут даваться нелегко, потому что заставляют мозг усиленно работать. Это хорошо показано в лабораторном эксперименте над крысами. Ученые поместили грызуна в лабиринт, в конце которого лежал кусочек шоколада. Крыса чуяла запах лакомства, как только открывали лабиринт, и ее мозговая активность просто зашкаливала. Мозг направлял и корректировал путь через лабиринт до шоколада. Ученые повторяли эксперимент ежедневно, и животное день за днем демонстрировало снижение мозговой активности во время поиска верной дороги к вкусному. По мере того как крыса повторяла и запоминала этот путь, ей требовалось все меньше мозговой активности на поиск. Вместо этого она следовала выученному уже пути к награде, а это означало, что уже не надо усиленно думать и принимать решения, какой поворот ведет к шоколаду. Мозговая активность крысы вернулась к базовым значениям.

Печально, но люди недалеко ушли от крыс (по крайней мере, в этом случае). Нам надо посвящать всего себя новому делу, когда мы только учимся и постоянно принимаем решения. Это требует внимания, сосредоточенности и анализа; мы ничем больше не можем заниматься или думать о чем-то. Но как только приняли решение, изучили систему, сделали это привычкой, мозг начинает действовать на автомате. Теперь уже не приходится погружаться всеми мыслями в подобное задание, и мы даже можем позволить себе думать о чем-то еще, пока его выполняем.

Так происходит постоянно, когда мы превращаем свои решения в привычки. Подумайте о самом первом вечере в вашей квартире. Вы только переехали и начали расставлять вещи. Что вы сделали, когда дошло до вопроса, куда положить ключи? Скорее всего, посвятили несколько секунд придумыванию простого и доступного варианта ответа. Некоторые вешают ключи на крючок у дверей; у других для этого есть маленькая чашечка на кухне или в коридоре. Кто-то носит их целый день в кармане, а ночью оставляет на прикроватном столике, чтобы утром сразу же вернуть в карман. Как бы ни поступали, вы знаете, что это важная вещь и, если ключи потеряются, точно придется потратить время на поиски. Поэтому вы принимаете решение хранить свои ключи в определенном месте каждую ночь, чтобы больше об этом не пришлось думать. Вы создаете привычку.

Если вы выбрали систему управления списком дел, календарем, контактами и заметками и придерживаетесь ее, превратив в привычку, она станет системой, не нуждающейся в решениях. Это снизит стресс, сэкономит время и поможет в том, чтобы вы не забывали про назначенные дела, не обещали того, что не сможете выполнить, не теряли информацию и не пропускали дедлайны. Как только это стало привычкой, больше не надо останавливаться, раздумывать и решать, как поступить с новой информацией. Интересно, вам понравилось бы быть настолько организованным?

Лучшее решение — разработать и использовать объединенную систему, которая имеет возможность управлять всеми этими ресурсами вместе. Загвоздка не в том, чтобы найти такую систему; их много. Сложнее придерживаться эффективного ее использования. Если вы сумеете это сделать, сможете пожинать сладкие плоды вашего контроля: ничего не забывать, чувствовать себя более организованным и менее нервным, быстрее находить вещи, более эффективно управлять своим днем.

Ключи к эффективному использованию системы тайм-менеджмента

Независимо от выбранной системы надо следовать двум основным правилам:

1. Использовать только одну систему. Придерживайтесь только одного места для ваших заданий, назначенных дел, контактов и записей. Запишите гибкие по времени задания (как личные, так и рабочие) в один список дел и внесите точные по времени дела (как личные, так и рабочие) в календарь (один-единственный!). Запишите все контакты (как личные, так и рабочие) в один список и распределите все записи в той единственной системе, в которой до них будет проще всего добраться. Мы обсудим в следующих подглавах, как эффективно использовать каждый из этих ресурсов. А пока просто запомните, что крайне важно использовать одну и ту же систему и для рабочих, и для личных дел. Если вы ведете отдельные списки и календари для работы и для личной жизни, это ведет к взаимоисключающим обещаниям, потому что быть в двух разных местах в одно и то же время невозможно.

Важная часть этого шага — избавиться от бесконечных разлетающихся бумажек. Другими словами, не пишите на стикере, что должны кому-то позвонить; напишите это в вашей системе тайм-менеджмента. Не ставьте себе крестиков на руке и не шлите самому себе эсэмэски, чтобы напомнить о назначенной встрече; сразу занесите ее в календарь. Не оставляйте квитанции по оплате счетов на столе и не распечатывайте письма, чтобы напомнить себе о каких-то заданиях или встречах. Зафиксируйте это все в своей системе и позвольте ей помнить обо всех важных делах за вас. Если задания и напоминания на стикерах расклеены по всему офису, в машине и дома, вы никогда не сможете быть уверенным до конца, что ничего не забыли. Я видел множество людей, клеящих стикеры прямо на мониторы компьютеров. Сколько в этом иронии! Это тот предмет, который призван наиболее эффективно хранить информацию, и люди все равно игнорируют его самую полезную функцию, приклеивая пресловутый стикер. Это могут быть и записки, напоминающие о том, что надо сделать; документы, оставленные на столе до тех пор, пока вы до них не дойдете, и т. д. Так люди теряют счет своим обязанностям. Задания, записанные на всех этих бесконечных листочках, — как вещи, брошенные не на своем месте; они создают бардак в голове до тех пор, пока вы с ними не разберетесь. И, как вилкам, заданиям нужна система. Пользование исключительно одной системой гарантирует, что ничего не будет потеряно или забыто.

2. Вы должны иметь постоянный доступ к своей системе. Причем как из дома или офиса, так и удаленно с какого-нибудь мобильного устройства, как, например, смартфон. Что обычно случается, если нет доступа? Когда спрашивают, сможете ли вы прийти на собрание сегодня, вы вынуждены ответить: «Я проверю, когда вернусь в офис, и пришлю ответ почтой». Если кто-нибудь пригласит вас на ланч, придется ответить: «Я посмотрю, что у меня запланировано с утра, и позже перезвоню». Эти переписки и перезвоны! Вы не контролируете ситуацию, а лишь прибавляете себе работы.

Постоянный доступ к вашей системе — в офисе, дома или посредством мобильного устройства — сохранит контроль над обязанностями и временем. Вы всегда будете знать, где именно надо быть и что делать. Достаточно просто, не так ли? Но правда в том, что практически все регулярно страдают от опозданий, пропущенных встреч, забывания или откладывания заданий, невыполненных обещаний, повторных бронирований или нехватки времени. Вы можете победить эту неопределенность и избежать ошибок, если будете пользоваться одной системой с постоянным доступом.

Что должна уметь ваша система

Технологии всегда меняются, на рынок будут выходить новые инструменты, приложения, системы или смартфоны, чтобы помочь вам управлять информационными ресурсами. Дополнительные возможности, звоночки и свисточки могут быть полезными, удобными и даже забавными, но, какую бы систему вы ни выбрали, она должна выполнять три основные функции:

1. Формировать список дел на сегодня и на будущее (другими словами, назначать каждому заданию определенную дату).

2. Давать возможность просматривать точные и гибкие по времени обязанности на один и тот же день (назначенные дела и задания на день).

3. Создавать категории для информации (содержать контакты и записи).

Большинство компьютеров и смартфонов позволяют делать все эти вещи. Самая полезная — и, возможно, самая малоиспользуемая — функция дает возможность просматривать календарь (точные по времени дела) и список дел (гибкие по времени задания) на каждый день в одной и той же программе. Чтобы успешно управлять своим днем, надо одновременно видеть и то, где надо быть, и то, что надо сделать.

Давайте рассмотрим каждый из информационных ресурсов, чтобы понять, как лучше ими управлять и почему они так необходимы вашей системе тайм-менеджмента.

Система управления заданиями: список дел

Допустим, кто-то говорит: «Позвоните мне где-то через три недели после совещания (или проекта)». Как запомнить такое задание? Записать в свой календарь как точное по времени дело, хотя у него нет определенных даты и времени? Может, стоит внести в список дел, и пусть он маячит там все эти три недели? Прилепить стикер на стену в офисе?

Как вы можете догадаться, ни один из этих вариантов не идеален. Но если ваши задания систематизированы, они напоминают о себе ровно тогда, когда их нужно сделать. Тогда можете вспомнить о них, назначить приоритет и выполнить.

Систематизация просто означает хранение заданий в соответствии с той датой, когда вы должны их сделать. Нужно помещать каждое задание, попадающееся на пути, в сегодняшний или будущий список дел. Управление этими списками — это ваша система управления заданиями. Теперь посмотрим, как они будут работать на вас.

Как мы знаем, гибкие по времени решения проблем не записываются в календарь; они направляются в список дел. И не забывайте о ключах к эффективному использованию системы: применяйте только одну, избавьтесь от бесконечных листочков и имейте постоянный доступ к ней.

Если вы записываете все задания, можете быть уверены: вы всегда будете в курсе, что надо делать. Вы просто сверяетесь со списком дел, чтобы удостовериться, что ничего не забыли. Это снижает стресс, сохраняет спокойствие и дает чувство уверенности, что переделаете как свои обязательные дела, так и необязательные (но желаемые) дела для достижения успеха.

Большинство используют один длиннющий список дел, который продолжается и продолжается от одного дня к другому. Каждый раз, когда придумывают новое задание, добавляют его в список. И в конце концов каждый день пересматривают все задания, какие только пришли на ум, независимо от того, смогут их выполнить или нет (рис. 8.2). Как вы думаете, получится ли закончить хоть одно задание в такой ситуации? Скорее, нет. Вас не только будет ошеломлять количество записанных дел, но и сама мысль когда-нибудь их завершить будет выглядеть глупо.

Рис. 8.2

В конце концов, список пополнится парой дел в понедельник, еще что-то добавится во вторник и среду. Вы понадеетесь, что к четвергу с ними разберетесь, а в пятницу махнете на все рукой.

Систематизация заданий поможет не впасть в отчаяние. Вам надо помещать задания в те дни, когда их возможно сделать.

Рассмотрите день, показанный на рис. 8.3.

Рис. 8.3

Когда большую часть дня занимают назначенные дела, свободное время для выполнения гибких по времени заданий ограничено. Невозможно вместить в этот отрезок все, что надо сделать вообще. В конце концов вы будете нервничать и расстраиваться, что не сделали запланированного. Если так вести себя день за днем, задания в списке будут только накапливаться.

Через какое-то время вы настолько привыкаете к их присутствию, что перестаете вспоминать, пока они вдруг не станут срочными. Эта плохая привычка позволяет привлекать внимание только к срочным заданиям, а остальные вылетают из головы, и вы о них забываете. Здесь работает система реактивной мотивации с помощью страха, которую мы обсуждали в четвертой главе. Правило для создания осуществимого списка дел такое:

Если вы не можете сделать это сегодня, не думайте об этом сегодня.

Посмотрите свои точные по времени дела на день, определите, какие проблемы сможете решить сегодня и для каких гибких по времени заданий есть время или какие необходимо сегодня сделать, и внесите в сегодняшний список дел.

Рис. 8.4 показывает более реалистичный список дел на такой день. Можете воспользоваться коротким отрезком продуктивного времени между назначенными делами и запланировать несколько решений проблем. Это намного лучше, чем ошарашивать себя огромным списком, к которому невозможно подступиться в такой день. Точно так же как вы планировали время для достижения успехов в пятой главе, ориентируйтесь на точные по времени обязательства, когда создаете список дел на день, имея в виду задания для достижения успеха, которые записываете в календарь. Теперь посмотрите, сколько проблем успеете решить за оставшееся свободное время. Если вы смотрите на приемлемый список вместо нереального, имеете больше шансов не терять времени, выполняя задания. Вы также навряд ли вычеркнете задания для достижения успеха в пользу заданий для решения проблем.

Рис. 8.4

Все остальные дела лучше запланировать на тот день, когда будет больше шансов их сделать. Если знаете, что не сможете сделать это до следующей среды, внесите в список дел на следующую среду и не позволяйте этому заданию давить на вас сегодня. Потом, когда вы потратите пять минут в среду, чтобы распланировать день, увидите и это задание. Для этого и существует список будущих дел.

Вот несколько примеров заданий, которые можно записать в список будущих дел:

1. Элен просит вас позвонить через три недели и рассказать, как продвигается проект. Добавьте задание «Позвонить Элен, чтобы рассказать о таком-то проекте» в список дел на дату через три недели от текущей. Это позволит не натыкаться каждый день на это задание в списке. А когда наступит время, тогда оно и появится; вы можете не думать о нем до того момента. Вы также можете назначить точное время, чтобы позвонить ей в этот день, тем самым перенося это задание как назначенное в свой календарь.

2. Надо не забыть купить подарок на сорокалетие Дейва, но нет времени сделать это сегодня. Добавьте «Купить Дейву подарок на день рождения» в список дел на определенную дату, когда у вас появится время его выполнить, — и точно не придете на вечеринку с пустыми руками.

3. Продукция для клиента должна быть готова через три месяца, и вы перепоручили Джею выполнить несколько шагов. Добавьте «Проверить прогресс Джея по шагу № 1» через две недели. Добавьте «Проверить прогресс Джея с шагом № 2» через четыре недели. Добавьте «Проверить прогресс Джея с шагом № 3» через шесть недель.

4. Надо позвонить насчет сделки клиенту, который говорит, что еще не готов ничего купить, но попросил уточнить через несколько месяцев. Добавьте «Позвонить Бретту и снова предложить сделку» через три месяца.

5. Каждый день вы думаете: «Почему я постоянно пытаюсь забронировать столик на День матери в последнюю минуту?» Добавьте «Забронировать столик на День матери» в список дел на декабрь или январь (настолько рано, насколько вам удобно), чтобы быть уверенным, что мама будет счастлива — и вы спокойно пойдете в выбранный вами ресторан в этот особенный майский день.

6. У вас есть проект, разделенный на восемь этапов. Используйте список дел, чтобы распланировать эти этапы и быть уверенным, что не отстанете от графика. Добавьте «этап 1», «этап 2» и т. д. в свой список дел на те даты, когда должны их выполнить.

7. У вас есть клиент, делающий заказ примерно раз в три месяца. Добавьте «Напомнить Питеру сделать заказ» в список дел через три месяца — и вы будете спокойны, что он не перейдет к конкурентам.

Создание списка будущих дел снимает стресс и позволяет планировать реалистично, не думать ни о чем, кроме тех дел, на которые есть время именно сегодня. Если вы не можете сделать их сегодня, не думайте о них сегодня. Впишите их в список дел на тот день, когда сможете сделать. Это 365-дневный список дел, или, как я называю его, список дел на будущее.

Вы можете спросить, в чем же разница между 365-дневным списком дел и календарем. Последний нужен для точных по времени запланированных дел для выполнения А— и В-заданий (ваших достижений успеха или важных подотчетных решений проблем). 365-дневный список дел — для гибких по времени решений проблем, которые надо в конце концов сделать. Список дел на будущее дает уверенность, что не будут забыты ни одна деталь и ни одно обещание.

Вы увидите еще один плюс от использования технических систем. Когда назначите дату вашему заданию, устройство напомнит об этом в нужный день. Многие почтовые системы могут быть синхронизированы с мобильным телефоном, и напоминалка будет выскакивать на экране в нужное время. Вы также можете продублировать эту систему на вашем компьютере: это сделает ее списком дел и на сегодня, и на будущее. Это также позволит автоматически передвигать любое задание, которое не получилось сделать сегодня, на следующий день. Их можно отмечать красным или как-то по-другому показывать, что вы просрочили.

Этот подход позволяет следить и за переданными другим поручениями. Если вы отдали свое задание мне, можете выбрать какую-нибудь дату в списке будущих дел, чтобы проверить меня и спросить о состоянии работы. Этот подход можно назвать ключом к управлению контактами. Если вы связываетесь с клиентами или членами команды в разные интервалы времени, можете использовать эту систему, чтобы следить за своими обязательствами, не назначая им точного времени.

Списки дел на будущее также позволяют не терять голову от бесконечного перечисления дел. Они устраняют ощущение в конце каждого дня, что все выполнить не удалось. Цель всего этого — сбалансировать количество заданий, которые нужно сделать, и время, которое на них надо потратить, с количеством времени, не занятого назначенными делами на этот день. Подобный баланс может оказаться ключом к снижению стресса и перегрузки. В день, занятый точными по времени делами, внесите в список максимум два или три задания. Если попытаетесь успеть больше, сами себя загоните в ловушку, а продуктивность и энергия только снизятся. И кто это для вас устроил? Правильно, родители. Они во всем виноваты. Всегда вините родителей! Шучу. Вы сами загнали себя в эту ловушку, потому что не учли всех ограничений.

Напомним, какими правилами надо руководствоваться в системе управления заданиями:

1. Выберите одно место, где будете записывать список всех дел, как личных, так и рабочих. Лучше всего подобрать электронную систему, к которой есть постоянный доступ с вашего мобильного устройства. Также нужно удостовериться, что вы можете ее синхронизировать с компьютером или интернетом, в случае если потеряете мобильное устройство.

2. Придерживайтесь одной выбранной системы, чтобы всегда знать, где посмотреть свои задания. То есть прекратите использовать все остальные напоминания, включая разлетающиеся бумажки и стикеры.

3. Разделите список заданий на сегодняшний список дел и список на будущее, назначайте каждому заданию дату. Это сформирует отдельный список дел для каждого дня. Смотрите реалистично на свои обязательства, чтобы снизить стресс и с пользой провести продуктивное время. Если не можете выполнить это сегодня, не думайте об этом сегодня. Запишите это в список дел на будущее.

Календарь

Какую систему вы используете, чтобы отслеживать встречи? Каким способом запомните дату приглашения на барбекю в следующем месяце? Запишете все в календарь, висящий на кухне? Запишете в календарь на своем смартфоне? Или на работе? Или во всех трех местах?

Иметь два раздельных календаря для личных и рабочих дел не означает получить два раздельных 24-часовых расписания; это скорее принесет головную боль. Все запланированные дела должны сосредоточиваться в одном месте. Их нельзя разделить, так же как вы не можете быть в двух разных местах одновременно. У вас есть друзья, которые, не раздумывая, на все соглашаются, не проверяя или не записывая своих обещаний в календарь? Они в конце концов отменяют какие-то дела, потому что ранее запланировали что-то еще, не смогли найти время для этого или просто забыли, на что и когда соглашались. Использование календаря предотвращает такие вещи.

Помните высказывание «Человек, у которого есть часы, всегда знает, сколько времени. Человек, у которого двое часов, постоянно сомневается»? То же самое можно отнести и к вашим важным делам. Если вы планируете дела в разных системах хранения, это практически гарантированно приведет к конфликту расписаний.

Ключи к эффективному использованию вашего календаря точно такие же, как и ключи к использованию системы заданий:

1. Выберите одну систему календаря для всех личных и рабочих дел, имеющих точное время, и придерживайтесь ее.

2. Постоянно имейте ее с собой или обзаведитесь удаленным доступом к ней.

Некоторые используют так называемый общий календарь. Это может быть обычный календарь, которым пользуется целый отдел на работе, так что все знают, кто и где будет в этот день. Такой же можно использовать дома. Это может быть интернет-календарь или настенный. Его смысл в том, что другие люди могут узнать, где вы находитесь в конкретный момент. Но он не должен быть вашим единственным напоминанием об обязанностях. Каждое дело, назначенное в общий календарь, должно быть и в вашем календаре, чтобы вы могли видеть все свои обязательства одновременно.

Также непременно надо иметь мобильный доступ к своему календарю, чтобы решать на месте, стоит ли соглашаться на встречу, принимать ли приглашение и как поступать с любым обязательством.

Итак, ваш календарь также включает в себя и назначенное время, которое вы выделяете, чтобы заняться делами для достижения успеха. Он показывает, на что вы тратите время и, следовательно, что цените. Вы показываете, что цените определенные стремления или отношения: даете им свое время — самый дорогой и невосполнимый ресурс.

Все работает в союзе

Мы объяснили в прошлом разделе, что, прежде чем составлять список дел, надо сверяться с вашим календарем по поводу точных обязательств. Так вы не будете пытаться вместить огромное количество заданий в малый отрезок времени, заранее избежав неудачи.

Но что если ваш список дел — главный приоритет на весь день? Иногда нагрузка так велика, что не остается времени запланировать хоть какие-нибудь дополнительные встречи. Это бывает в том случае, если приближается срок подобных дел, или они так долго томились в списке на будущее, что игнорировать их уже никак не получится. Скажем, намечается большое мероприятие. За несколько дней до него вряд ли стоит планировать встречи или занятия с новыми клиентами. Вы, скорее всего, будете загружены мелкими поручениями, деталями, заданиями, последними приготовлениями. И хотя все эти дела могут не быть привязаны ко времени, все-таки надо успеть их закончить перед этим мероприятием. В такие дни список дел окажется для вас наивысшим приоритетом. Придется закончить все дела в нем для уверенности, что мероприятие пройдет успешно, поэтому с планированием важных и точных по времени событий придется подождать.

Календарные дела и задания из списка должны работать совместно друг с другом, потому что они представляют и ваши обязанности, и вашу ответственность. При планировании дня надо иметь в виду оба этих ресурса.

Именно поэтому важно использовать систему, позволяющую параллельно видеть точные и гибкие по времени дела. Если вы видите, что список на будущий день заполнен множеством мелких обязанностей, которые решат проблемы на вашем пути, неразумно планировать важную встречу с отделом финансов или обед с клиентом. Даже если нет ничего точного по времени, все равно многое надо успеть. И наоборот, если день занят последовательными совещаниями, вместить получится только одно или два гибких по времени задания.

Вы сможете принимать решения насчет того, как провести день лучшим образом, только если выработаете привычку планировать. Знание о том, что ждет впереди — и когда будет время уделить этому внимание, — это навык, который вы приобретаете с помощью привычного планирования и расстановки приоритетов. И это то, что поможет выработать календарная система, позволяя:

• Планировать дела для достижения успеха в календаре и защищать время для их выполнения.

• Использовать только один календарь для личных и рабочих дел.

• При планировании и расстановке приоритетов рассматривать и точные по времени, и гибкие по времени задания в любой выбранный день.

• Использовать систему, которая дает мобильный доступ к вашему календарю из офиса, дома или из любого другого места, так что вы всегда можете принять правильное решение, как потратить свое время и какие давать обещания.

Приходить вовремя или опаздывать

Мы знаем, что время ценится очень высоко — как наше, так и других людей. Мы также знаем, как это важно — приходить вовремя. Цель ведения календаря — знать, где и когда вы должны быть. Но просто знание совсем не гарантирует, что вы там будете!

Правда в том, что люди, хронически везде опаздывающие, не имеют проблем с управлением своим временем; у них проблемы с решением быть вовремя или нет. В корне вопроса лежит выбор выполнить свои обязательства и признать рамки времени, а не игнорировать их. И в большинстве своем это вопрос уважения. Если вы уважаете свое обещание и людей, которым его дали, включая себя, захотите соблюдать время и найдете способ это сделать.

Представьте: я предлагаю вам миллион долларов, если вы вовремя придете на утреннее совещание. И как бы рано оно ни начиналась, вы ведь будете там, не так ли? Вы позаботитесь о том, чтобы не опоздать ни на минуту. Я даже не удивлюсь, если вы выйдете намного раньше, чтобы на всякий случай было время разобраться с любыми препятствиями по дороге, такими как пробки, неполадки с поездом или метро, неисправность будильника и т. д. Вы, скорее всего, два или три раза уточните время и место совещания. А кто-то может даже снять комнату на ночь в ближайшем отеле и завести три разных будильника на утро. (Мы же все-таки говорим о миллионе долларов!)

Если обещание достаточно важно, вы найдете способ выполнить его, несмотря ни на что. Требуется лишь немного работы мозга, планирования и здравого смысла, чтобы предугадать, что может встать на вашем пути, и решить, как это устранить. Что это говорит о том обязательстве, которое вы не успеваете выполнить? Только то, что это обязательство не настолько важно для вас, чтобы вы были вовремя. Это также показывает, что человек или люди, с которыми у вас встреча, тоже не так уж важны.

Люди, которые постоянно опаздывают, имеют этому кучу оправданий. Все они на самом деле означают лишь то, что люди не уважают данное обещание или отношения с этим человеком до такой степени, чтобы быть вовремя.

Вот что те, кто приходит вовремя, а потом вынуждены ждать, должны знать об опоздавшем:

1. Этот человек не уважает ваших отношений.

2. Этот человек не уважает своих обещаний.

3. Такого человека нельзя считать надежным.

В итоге чувство доверия к этому человеку подорвано. И наоборот, каждый раз, когда обещание выполняется, доверие становится крепче и уважение к такому человеку растет.

Конечно, всегда бывают исключения. Вы можете планировать выйти пораньше, чтобы успеть куда-то вовремя, и все равно потерять целые часы в пробке. Иногда что угодно — от больного ребенка до спущенного колеса или опоздавшего поезда — может неожиданно сломать ваш хорошо продуманный план. Если человек, которого вы заставили ждать, не будет знать о ваших затруднениях, он может счесть ваше поведение грубым и невежливым. Но так как в подобные ситуации время от времени попадают все, обычно все, что вы можете предложить, — это искренние извинения и объяснение случившегося. И этого, в принципе, бывает достаточно для удаления неприятных чувств, особенно если вы искренни и сделали все что могли, чтобы предупредить человека о своем опоздании.

Уважать отношения необходимо в любой сфере жизни, потому что от этого зависит, насколько вам доверяют. Если вы постоянно не оправдываете доверие другого человека, снова завоевать его будет сложно. Возможно, вы никогда до конца не осознаете, как свидетельствует против вас невыполнение обещаний.

Как было сказано, в некоторых ситуациях опоздания допустимы. Например, большое собрание людей, такое как вечеринка, предполагает указанное на приглашении время прибытия. Но в большинстве социальных кругов позволяется некоторое отклонение от точного времени, как, например, первый час, когда все только собираются — поэтому никто не сочтет вас опоздавшим. С другой стороны, если вы решили поужинать с товарищем в ресторане — это совсем другая ситуация. Опоздав в этом случае на час, вы встретитесь в итоге с очень сердитым другом, перед которым обязаны будете извиниться.

Бизнес-обязанности всегда попадают во вторую категорию. Когда вы назначаете время для звонка или встречи любой важности, нужно уважать время всех участников. Все приняли на себя обязанности; поэтому, если они появятся вовремя, а вы — нет, люди поймут, что вам нельзя доверять и что вы не отвечаете за свои слова. Они также могут решить, что вы цените их время меньше, чем свое. Такая репутация в бизнесе способна негативно сказаться на многих сферах. Из‑за нее вам могут не давать выгодных предложений, не назначать вас на проекты, не повышать, и вы не сможете получить помощь других, когда будет нужно.

Вы знакомы с кем-нибудь имеющим репутацию постоянно опаздывающего? Вы бы доверили такому человеку серьезный контракт для вашего бизнеса? Я так не думаю. Не будьте таким человеком. Поймите, что обещания, которые вы держите, многое скажут о том, насколько вам стоит доверять и можно ли на вас положиться. Столько же можно понять по тем обещаниям, которые вы не сдерживаете. Выкажите свое уважение отношениям с помощью сдержанных обязательств в жизни и бизнесе, которые вы взяли перед людьми.

Управление информацией: контакты и заметки

Управление информацией — необходимая составляющая вашего тайм-менеджмента, потому что здесь играют роль удобство, экономия времени и организованность. Сколько раз в день или неделю надо связываться с другими людьми для вашего бизнеса? Как часто приходится вспоминать, когда вы говорили с кем-то, о чем и что нужно сделать до следующего разговора с этим человеком? Сколько раз в неделю вы просматриваете один и тот же справочный материал? Имея эту информацию в организованной системе, вы спасете себя от потраченного впустую времени, от лишнего расстройства и ни перед кем не почувствуете себя неловко.

Управление контактами

Как вы запоминаете людей в жизни и бизнесе? В основном работают личные знакомства или у вас есть широкая клиентская база? Эти вопросы приводят к следующему информационному ресурсу. Отслеживание людей в бизнесе или жизни называется управлением контактами. Так какой системой управления контактами вы пользуетесь?

Она должна охватывать не только телефонные номера, адреса, электронную почту и другие способы связи. Она должна включать в себя дела, которые вас связывали, причины, по которым вы в последний раз пересекались, и имеющую отношение к делу личную информацию — имя супруга или супруги, любимый ресторан для деловых встреч, прошлые контракты или проекты, которые вы имели с этим человеком. Этот тип управления контактами необходим в таких занятиях, как продажи или профессиональные услуги, или на самом деле — в любой профессии, если вы имеете дело с постоянными или частыми клиентами.

Многие компании разрабатывают свою систему управления контактами и учат подчиненных управлять этими важными связями. Но даже если у вас нет такой системы, все равно надо следить за людьми, с которыми имеете дело, будь то клиенты, коллеги по компании или по отрасли либо сетевые знакомые.

Многие системы электронной почты и мобильных устройств позволяют создать файл или страничку для каждого контакта со свободным местом, где можно сделать пометку, когда вы в последний раз говорили с этим человеком. Как и со списком дел, и с календарем, лучший способ управлять вашими контактами — определить одно место для всех и придерживаться исключительно одной системы.

В этом случае вы будете уверены, что не потеряете важную контактную информацию. Вы всегда будете знать, где при необходимости посмотреть. Нужно обеспечить постоянный доступ к вашей системе или иметь удаленный доступ к ней с мобильного устройства.

Если ваше мобильное устройство и служит основной системой управления контактами, регулярно дублируйте ее на компьютере или в интернете на случай потери вашего устройства. Утрата такой информации может плохо сказаться на вашем бизнесе, а восстановление займет слишком много времени.

Заметки

Когда вы обычно делаете заметки? На совещаниях? На переговорах с клиентом? На семинарах? А как насчет списков? У вас есть списки покупок, дел на выходные, перечень местных ресторанов? Как и с вашими остальными информационными ресурсами (думаю, вы знаете, что я сейчас скажу!), нужно определить одно место для хранения ваших записей и придерживаться его. Например, на еженедельных совещаниях, предполагающих заметки, понадобится простой бумажный блокнот, который потом можно отложить в сторонку, потому что, скорее всего, постоянно иметь его с собой не обязательно — впрочем, как и все остальные информационные ресурсы. Конечно, если требуется удаленный доступ к записям или файлам, тогда можно воспользоваться созданными для этого техническими средствами и приложениями.

Большинство людей распределяют записи в определенном соответствии: с контактом или человеком, к которому они относятся (как например, в системе управления контактами для продаж); с датой, когда запись была сделана (как на еженедельных совещаниях); или с темой, к которой эта запись относится (в случае с проектом для нескольких участников). Решите, какая классификация наиболее удобна, и придерживайтесь ее. При необходимости удаленного доступа к собственным записям, относящимся к текущим проектам, создайте их в компьютере. Если не можете найти записи, когда они нужны, был ли смысл их вообще делать?

Решайте сразу

Есть еще одно правило, способное помочь быть более продуктивным при организации своей системы управления информационными ресурсами: решайте сразу. Это означает, что надо принимать решение, как только эта необходимость возникает. Помните, как вы открывали электронную почту или отвечали на телефонный звонок, а потом думали: «О нет, это займет целых 20 минут. У меня нет времени делать это сейчас»? Вы просто пропускали это и продолжали читать почту? Или писали себе напоминалку на стикере? Вы уже решили, что сейчас нет на это времени. Просто пойдите немного дальше и спросите себя: «Если не сейчас, то когда?» И когда определите время, запишите это задание в список дел на будущее и уже не волнуйтесь, что забудете. Если это важное событие, внесите его в свой календарь сразу, чтобы не забыть сделать это позже. Тренируясь совершать такие маленькие шаги в моменты появления задания или новой информации, со временем вы превратите это в привычку.

Если вы выработаете привычку быть организованным в отношении списка дел, календаря, контактов, заметок и другой важной информации, сумеете обрести контроль над своими обязанностями, временем и результатами. Как это звучит? Как умиротворение? Спокойствие? Продуктивность? Может, даже триумф? И еще кое-что… это абсолютно достижимо, если вы решили придерживаться системы тайм-менеджмента, включающего в ваш ежедневный план как достижение успеха, так и решение проблем.

Глава 9

Действуйте!

Хотите знать, кто вы? Не спрашивайте. Действуйте! Действие будет описывать и определять вас.

Томас Джефферсон

Сила ваших решений

Мы начали с разговора о мотивации и достижении успеха, балансе, приоритетах, энергии и ценности времени. Мы также обсудили практические способы использования планирования и организации, чтобы сэкономить время и повысить продуктивность для достижения результатов, ведущих к улучшению бизнеса и жизни. Можно ли, просто совершенствуя способ принятия решений, действительно повлиять на все эти вещи?

Одним словом — да. Принимаемые нами решения влияют на жизнь, которую мы строим. Ваша жизнь, какая она сейчас, — совокупный результат всех решений и обстоятельств, бывших ее частью до сих пор. На некоторые из них — место рождения, родителей, здоровье членов семьи — вы никак не можете повлиять. Но решения, каким образом справиться с ситуациями, которые вам преподносит жизнь, рискнуть или нет, на что потратить свое время и какого успеха достигнуть, — это то, что выделяет вас среди остальных. Это то, что определяет вас.

Ваши решения настолько критичны для вашей жизни отчасти потому, что каждое имеет последствия, как намеренные, так и случайные. Это похоже на рябь, идущую по воде от брошенного камня, — так ваши решения могут затронуть все сферы жизни или уровни организации. Когда вы молоды, вам позволяют принимать решения — в знак того, что вы взрослеете, вам доверяют и ждут от вас ответственности. В каком-то роде это заветная привилегия. Пока мы растем, родители объясняют, что такое последствия, позволяя со временем принимать все более сложные решения, которые мы в состоянии контролировать, — что надеть, что заказать в кафе, с кем встречаться, какие кружки посещать. Последствия постепенно становятся все более серьезными с каждым принятым решением — например, когда мы решаем, какую профессию выбрать, на ком жениться или за кого выйти замуж, какими ценностями руководствоваться в поведении. Мы даже принимаем решения, которые влияют на других людей, например на членов семьи или подчиненных. И именно в это время решения перестают быть привилегией, становясь ответственностью. Вы принимаете решение, и со всеми последствиями, даже непреднамеренными, придется мириться и нести за них ответственность. Вы не можете никого в этом обвинять или приписывать их кому-то другому. Они также становятся частью вашей личности.

Решения похожи на правила

Помните, как в детстве выходили во двор и играли с соседскими ребятами? В первую очередь вы оговаривали правила игры. Многие вещи в жизни работают так же. Спортивные игры были бы ничем без правил. Офисная культура, семья, друзья, социальные организации — все имеют набор правил, известных и негласных. То, как придерживаются игроки этих правил, определяет, насколько хорошо они ладят между собой и насколько часто возникают проблемы. Знание правил дает людям возможность понимать, чего ожидать от определенной ситуации.

Но, так или иначе, это правила, придуманные другими людьми. И не все они кажутся вам справедливыми.

В собственной жизни вы сами устанавливаете правила. Мы можем не называть их таковыми, но вы ведь принимали решения, как будете жить и в чем никогда не пойдете на компромисс? Подобные решения часто принимаются из этических принципов или жизненного опыта. Они бывают очень разными — от «я ничего не буду покупать в кредит, если не хватает денег» до «чтобы вырваться вперед, я никогда не использую другого человека». Эти принципы тоже часть вашей сущности. В соответствии с ними иногда нелегко жить, особенно если вы задаете высокие стандарты. Но, как только вы решили, что хотите сделать некий принцип частью своей жизни, уже не надо ничего решать, и жизнь становится проще. Так и в организации физического пространства и информационных ресурсов: как только вы приняли решение или взяли что-либо себе за правило — будь это личная жизнь или профессиональная, — нет больше необходимости думать, анализировать, спорить, гадать или просто тратить на это время. Вы уже будете знать, что делать при возникновении такой ситуации. Соблюдение собственных правил помогает следовать решениям или действиям, делающим вас счастливым.

Ваши решения определяют, кто вы на самом деле

В начале семидесятых кто-то придумал понятие «поиск себя». Этот термин стал мантрой для нескольких поколений, оправдывающей все — от разгульного образа жизни до разрыва отношений и переезда в другие страны с одним лишь рюкзаком да бунтарским духом. Не думаю, что для всех этот термин имел один и тот же смысл, но уверен: запутал он многих. Как может кто-то потерять себя настолько, что ради «поиска себя» приходится ехать в дальние страны? Как необдуманное поведение или дальние путешествия решают проблему? Бесчисленные потерянные люди — как наивные драматичные персонажи из сериалов и фильмов — обречены десятилетиями скитаться по свету, чтобы «найти себя» и понять, кто они на самом деле, и все из‑за этой жестокой головоломки. Я думаю, самое время им помочь!

Знать, кто ты есть, означает знать, чем ты отличаешься от остальных. Что делает вас индивидуальным? Другими словами, что вы сделали такого, чего не должны были? Во что верите настолько сильно, чтобы достичь этого, даже если это никому не нужно? Что делает вашу жизнь ценной для вас? Ответы на эти вопросы обычно приходят, когда вы перестаете все время под всех подстраиваться, обретая желание выделиться из толпы за счет талантов, умений, характера или знаний. Как бы далеко вы ни искали, ответы не где-то там. Все, что надо сделать, — рассмотреть вопросы, на которые только вы можете ответить:

• Что вы цените?

• Каковы ваши жизненные принципы?

• Какой бы вы хотели видеть свою жизнь?

• Чего хотите достичь или что хотите попробовать?

• Что сделает вашу жизнь лучше, чем сейчас?

• Что вы собираетесь для этого сделать?

• Что вы хотите, чтобы люди думали или ощущали, когда слышат ваше имя?

• Как, по вашему мнению, люди должны о вас вспоминать?

Если вы можете ответить на эти вопросы — поздравляю: вы нашли себя! Теперь отправляйтесь домой: вам уже ясно, кто вы такой.

Но большинство не задумывались над этими вопросами или не знают на них ответов. Они запутались в концепции «поиска себя», потому что застряли в рутине, вычеркивая одни и те же задания в списке дел. Они не понимают своей индивидуальности, потому что слишком заняты исполнением минимальных требований жизни, и выгорают от этого. Они вкладывают практически все силы в выживание — что, как им кажется, и делают все остальные — и не понимают, что их отличает от других и что делает кого-то успешным лидером. Если вы ответили на эти вопросы или приближаетесь к ответам на них и решили достичь успеха в жизни, тогда вряд ли окажетесь в такой ситуации. Но только вы можете ответить на эти вопросы. Как мы обсуждали в первой главе, только вы можете определить то достижение успеха, которое сделает вашу жизнь лучше, прекратит выгорание и принесет баланс, вытащит из рутины, освободит от депрессии, наполнит энергией для выполнения ваших целей. Только вы можете направить себя на путь лидерства — путь, достойный путешествия, вдохновляющий других как в личной, так и в профессиональной жизни.

Принимаете ли вы решения как лидер?

Ваши решения и их последствия определяют, кто вы есть — и можно ли вас назвать лидером. Что бы ни стало их итогом — лидерство, управление или ошибки, — это все равно определяет вас. Если ваши решения подвигают дела вперед и улучшают ситуацию, значит, вы — лидер. Если вашим решениям не хватает храбрости, мастерства, знаний или усилий для какого-либо улучшения, вы, возможно, просто хороши в управлении; значит, способны поддерживать вещи в том состоянии, в котором они находятся, и сохранять статус-кво, но пока не очень хорошо получается достигать чего-то. Если ваши решения основывались на мыслях о себе или таких эмоциях, как обида, зависть или эгоизм, тогда вы можете не управиться с вашими обязанностями и сделать вещи еще хуже, чем они были.

Лидерство в бизнесе означает пробивание новых дорог и продвижение организации вперед, в отличие от просто поддержания ее на одном и том же уровне. Также личностное лидерство — это когда вы двигаете свою жизнь туда, куда хотите, а не туда, куда она должна стремиться по мнению других людей. В бизнесе и жизни достижение успеха помогает это делать. Сложно определить свою уникальность, если всю энергию вы тратите на решение проблем, как делают и все остальные, — появляетесь на работе, выносите мусор, оплачиваете счета. Что вы делаете такого, что вас отражает? Что вы улучшили? Что создали? Что сделали такого, чего не обязаны были? Достижения успеха выделяют вас среди остальных. Достигать успеха и улучшать жизнь — значит стать лидером для себя и других. Эти вещи оградят от выгорания, сделают ваши усилия ненапрасными, принесут удовлетворение и баланс, наполнят энергией двигаться дальше.

Это не соревнование

Двигаясь к достижению успеха, вы строите собственную личность. Ваша личность — это совокупность знаний, кто вы есть, чего достигли и к чему стремитесь. Как же определить свою индивидуальность, если в жизни нет движения? Как выделиться? Очень многие пытаются обрести это чувство самоидентификации в окружающем мире, соревнуясь и сравниваясь с другими. Этот подход выбирают люди, чье эго испытывает угрозу или недостаток успеха, потому что работа вашего эго — защищаться и самоутверждаться. Без стойкого чувства самоидентификации, появляющегося на пути к достижению успеха, ваше эго пытается компенсировать его с помощью соревнования и сравнения себя с окружающими.

Возможно, вы разговаривали с кем-то действующим таким образом. Если ваша компания выросла на 10 %, то у этого человека — на 20 %, к тому же он открыл в этом году два новых офиса. Если упомянули, что сходили на концерт, то у этого человека были места в первом ряду на другом концерте. Если у вашего дома сугробы по колено, то у него в прошлом году сугробы были по пояс!

Иногда это происходит в самых странных обстоятельствах. Несколько лет назад на вечеринке моя теща, держа на руках нашего маленького сына, сказала стоящей рядом женщине: «Правда же, у него самые пухленькие ножки?» На что женщина немедленно отозвалась: «У моего внука ноги в два раза пухлее!» Теща отдала нам ребенка, молочную смесь и наказала кормить его почаще, потому что она только что проиграла в конкурсе на самого пухлого ребенка! Мы даже не подозревали, что был такой конкурс, но, похоже, как-то в нем поучаствовали — и проиграли!

Такие люди чувствуют индивидуальность, причисляя себя к некой группе. Потом в этой же группе выделяются среди остальных с помощью собственного превознесения. Это соревнование дает им повод самоопределиться как победителю в чем-либо. Вы можете проследить, как подобное соревнование случается во время разговора, если говорите с человеком, чье эго под угрозой.

Вы: «Моя дочь играет в футбол».

Собеседник: «Моя дочь тоже играет в футбол (причислить себя к группе). Она играет в избранной лиге и в этом сезоне получила награду самого ценного игрока (выделиться и превзойти)».

Вы: «Это моя самая любимая группа».

Собеседник: «Моя тоже (причислить себя к группе). Я их фанат вот уже 20 лет. У меня был пропуск за сцену на их первом концертном туре (выделиться и превзойти)».

Вы: «Моя тетя больна».

Собеседник: «У меня тоже была больная тетя (причислить себя к группе). Она была моей самой любимой (выделиться). Тетя недавно умерла и оставила мне кучу денег (превзойти)».

Вы: «Я когда-то играл в бейсбольной команде».

Собеседник: «Я тоже играл в бейсбольной команде (причислить себя к группе). Вообще-то, моя команда вышла на чемпионат по штату (выделиться), и я выиграл решающее очко! (Превзойти.)»

Возможно, все это правда. Возможно, эти люди действительно открыли больше офисов, у них больше снега, они забили больше голов и дети у них более пухлые, чем ваши. Но тенденция превращать любой разговор в соревнование исходит из недостатка самоопределения, неудовлетворенности своей жизнью, непонимания, кто они есть и что делает их уникальными. Они пытаются установить и развить собственную индивидуальность, используя критерий извне (окружающих людей) — вместо того чтобы строить самих себя изнутри.

Недостаток самоопределения не только заставляет людей соревноваться с другими; через какое-то время они начинают желать другим неудачи, потому что своя жизнь им не нравится. Это неизбежно, так как, если вы все время соревнуетесь, не можете все время выигрывать. Они каждый день смотрят новости, чтобы увидеть, какой ужас сотворили со своей жизнью другие люди. А потом выключают телевизор и отправляются спать со вздохом облегчения и обнадеживающими мыслями: «Ну, у меня вышел плохой денек, но не такой плохой, как у них!» Их личность строится на знании, что некоторым хуже, чем им. И лучшее, что они могут сказать: «По крайней мере, я не в вечерней сводке происшествий!»

К сожалению, дело не ограничивается незнакомыми людьми в телевизоре. Если вы застряли в болоте, это может негативно повлиять и на личные отношения. Скажем, мы с вами друзья. Ваша жизнь движется вперед и становится лучше день ото дня, а моя застыла на месте или делается только хуже. Через некоторое время я начну вам завидовать. Соревнование и чувство обиды берут свое, и вот я уже втайне желаю вам споткнуться в марафоне, который вы бежите в выходные! Я в самом деле желаю вам зла, потому что не хочу, чтобы ваша жизнь становилась лучше, если моя не улучшается.

Когда эгоизм берет верх и я мечтаю о вашей неудаче, поддерживать хорошие отношения уже сложно. В конце концов, отношения основываются на взаимопонимании и симпатии, а не на разделении и соревновании. Соревнование предполагает наличие победителя и проигравшего, а в отношениях победителей не бывает. Тот, кто видит себя проигравшим в отношениях, будет переживать из‑за пострадавшей самооценки и может испытывать проблемы в общении — позволять победителю манипулировать собой или использовать себя. Если, с другой стороны, вы постоянно пытаетесь победить, то зациклитесь на том, как другие вас воспринимают. Вы станете чересчур много думать, каков ваш статус в плане материальных благ, таких как машины и дома, титулы и положение в обществе или бизнесе. Ваши отношения в любом случае будут портиться, потому что попытки постоянно превосходить всех быстро утомляют. Это подрывает доверие, необходимое людям в успешных отношениях, вне зависимости, деловые это отношения, дружеские, семейные, соседские, рабочие или какие-то еще.

Если соревнования и зависть ставят под угрозу отношения и лучшее, что вы можете сказать о вашей собственной жизни, — так это: «По крайней мере, я не в вечерней сводке происшествий!» — тогда, возможно, самое время включить немного достижения успеха в вашу жизнь. Достижение успеха поможет восстановить баланс по одной невероятно важной причине:

Достижение успеха поворачивает ваше внимание внутрь.

Как только вы решили работать в направлении успеха, вектор вашего внимания меняется. Вы начинаете концентрироваться на себе, своих целях и на том, что хотите испытать вместо переживаний о том, что другие люди думают или делают. Короче говоря, вы перестаете соревноваться.

Выстраивание личности лидера

Достижение успеха строит вашу индивидуальность и самооценку, потому что цели созидания определяют вас и раскрывают как лидера. Вы не сможете построить индивидуальность лишь на целях потребления; это побег от жизни и обязательств. Вы используете их как награду за проделанную работу. Также не получится развить свою личность, занимаясь стиркой или вынося мусор и даже просто появляясь на работе. Делая только то, что должны, вы просто выполняете свою работу — решаете проблемы. Этого от вас и ожидают, и это не принесет прогресса в вашу жизнь.

Чтобы сделать что-то частью себя самого, нужно превзойти то, чего от вас ожидают. Вы должны любить что-то в жизни настолько сильно, что могли бы сделать больше необходимого минимума. Это та страсть, которая позволяет быть самим собой и развивает личность.

Скоро вы закончите читать эту книгу. Вернитесь к концу первой главы, где впервые устроили мозговой штурм, придумывая список своих целей. Теперь напишите этот список заново, думая о том, что вы любите. Подумайте о продвижении в бизнесе или карьере, укреплении важных для вас отношений, о тех вещах, которые вы любите и хотите, чтобы они стали большей частью вашей жизни, — обо всем что угодно, в чем вы можете продвинуться. Подумайте о том, как сделать что-то лучше, потому что так думают лидеры. Страсть, двигающая вас, также необходима и чтобы двигать вперед организацию, отдел или команду. Человек, который может преследовать собственные цели и ценности, достоин вести за собой других. Так же как и человек, не способный на это, не сможет и эффективно вести за собой.

Жизнь без целей — это жизнь без страсти к чему бы то ни было, и она ведет только к выгоранию. Работая над созданием чего-то, вы положите конец выгоранию и соревнованию.

Если вы преследуете достижение успеха, не будете ни на кого обижаться и завидовать чужим целям или победам; вы будете захвачены собственным путешествием. Пагубные эмоции, такие как обида или зависть, заменятся энергией и гордостью (их мы обсуждали в четвертой главе). Ваши отношения с другими также станут лучше, потому что вам больше не придет в голову желать кому-то зла; вы будете слишком сосредоточены на пожелании удачи себе. Как только начнете лидировать в собственной жизни, вместо того чтобы просто управлять ею, улучшатся и отношения с другими. Вы сможете радоваться чужим успехам и росту, потому что будете уверены в знании, кто вы и куда движетесь.

Не размышляйте. Сделайте это!

Ваши цели не станут частью вас самого, пока не сделаете первого шага к сближению с ними. Они — всего лишь намерения, пока не попадут в ваш календарь. Календарь может оказаться той силой, которая заставит вас действовать в направлении результатов этих целей. Календарь — это инструмент, необходимый для начала претворения намерений в реальность.

Это не обязательно должно — а чаще всего и не будет — продвигаться быстро. В конце концов, большинство стоящих вещей требует некоторого времени для их завершения. Есть ли какая-то тема на грани сознания, о которой вы постоянно думаете? Возьмите себе одну цель; это абсолютно нормально. Подумайте о ней сегодня, а потом сделайте что-нибудь сегодня же, чтобы к ней продвинуться. Запишите ее в ваш календарь и продолжайте работать над ней завтра. Прежде чем это осознаете, вы уже будете на пути к ее достижению, и как изменится тогда ваша жизнь? Я думаю, станет лучше. И в этом суть достижения успеха!

Знаете ли вы людей, которые настолько плохо управляли собственной жизнью, что теперь ненавидят в себе все? Они ощущают себя запертыми в непрекращающемся цикле неприятных рабочих ситуаций, давящих долгов, сломанных отношений и даже проблем со здоровьем, появившихся из‑за постоянного стресса и усталости? Люди в такой ситуации чувствуют, что все вокруг — обязанность. Они думают так: «Я не управляю своей жизнью!», или «Мне же нужны деньги! Поэтому и работаю!», или «У меня нет выбора!». Они чувствуют, что у них нет контроля. Выгорание и стресс управляют их жизнью, и они находятся на самой низкой точке мотивации и продуктивности.

Но даже эти люди, начавшие выбираться из столь бедственного положения, могут сделать выбор и изменить свою жизнь. Я видел, как подобные люди начинают прогрессировать и работать, чтобы улучшить жизнь; они наконец приняли на себя ответственность за тот выбор, что привел их к такой жизни, и двинулись к достижению успеха.

Придумайте что угодно. Это может быть самая маленькая быстродостижимая цель, способная улучшить вашу жизнь, даже что-то такое на первый взгляд незначительное, как организация офиса. Потом запланируйте маленькое вознаграждение за выполненное дело. Скажем: «Я займусь организацией офиса, чтобы перестать терять все на свете. А во время обеда прогуляюсь со своим другом». Или: «Я сегодня разберусь с этой новой программой, чтобы стало немного легче работать. А потом расслаблюсь и перед сном посмотрю фильм». Контроль над такой маленькой частью вашей жизни заставит желать и искать больше контроля. Так что среди решений проблем запланируйте время что-нибудь немного улучшить завтра, потом послезавтра и т. д. В конце концов, начав с самой маленькой цели, вы увидите сдвиг — способ вырваться из рутины.

Время всегда двигается вперед, и ваша жизнь будет проходить независимо от того, планировали вы ее, направляли, взвешивали последствия своих решений или нет. Какое вы примете решение? Когда наступит время важного выбора? Если вы определили цели и приоритеты, которые хотите сделать частью свой жизни, сможете сосредоточиться на том, куда хотите двигаться. И это знание поможет принимать решения и выбирать путь, ведущий к желаемому.

Есть в жизни вещи, которые вы обязаны делать, и есть те, которые делать не обязаны. Так получается, что самые важные и приятные вещи — счастье, свершения, улучшения и лидерство — находятся в списке не обязательных дел. Никто за них не возложит на вас ответственность. Вы должны захотеть их, работать над ними и заслужить их. Хороший баланс в вашей жизни между обязательным и не обязательным, между достижением успеха и решением проблем — путь к ощущению баланса в конце каждого дня, к удовлетворению потраченными усилиями. И конечно, это требует, чтобы вы сменили свои приоритеты и ориентировались на результат.

Если усилия не дают заслуженных результатов

Кажется, где-то в воздухе постоянно витают вопросы: «Когда надо это закончить? Кому я обещал это сделать? Что будет, если я этого не сделаю?» Ответы на эти вопросы преимущественно определяют, как люди используют свое время. Проблема в том, что подобные вопросы направлены не в ту сторону. Они исключают из картины вас и то, что вы хотите делать. Помните, как, слыша чужой заказ в ресторане, вы думали: «Из всего списка замечательных блюд он выбрал это? Я бы никогда такое не заказал!» Другие люди принимают не те решения, которые мы приняли бы на их месте. Их выбор карьеры или будущего будет в корне отличаться от вашего. Если вы позволите им распоряжаться вашим временем и использовать эти неправильно направленные вопросы в качестве критерия вашего выбора, скорее всего, избежите проблем, но это все, что вы сможете сделать. Возможно, вам никогда не выпадет шанс делать то, что хочется.

Мы не сможем испытывать все те потрясающие возможности, которые предлагает жизнь, если постоянно пытаемся подавить стремления собственной личности. Мы быстро устаем от мыслей о том, чего от нас хотят другие, что надо сделать для них, что мы должны сделать, во что мы впутались и как из этого выпутаться. Что будет, если мы думаем об этом уже десяток лет? Выгорание, кризис среднего возраста, депрессия и рутина — вот некоторые из малоприятных возможностей.

Если все, что вы делаете, заключается в решении проблем, вы закончите рабочую неделю в том же месте, где и начали, и так неделя за неделей. Вы усердно отдаетесь службе и не получаете тех результатов и продвижения, которые исходят от достижения успеха. Разве вы не заслуживаете за такой труд результатов получше?

Если сумеете сменить приоритет с дедлайнов на результаты, вы можете начать двигаться вперед и получить эти результаты, когда достигнете успеха. Все еще нужно оплачивать счета и решать другие проблемы? Конечно. Но теперь в конце тяжелой рабочей недели вы отметите небольшое продвижение, небольшое улучшение и небольшой прогресс. И это удовлетворение стоит приложенных усилий.

Как только научитесь расставлять приоритеты для выбора и действий, получаемые результаты улучшатся. Если вы сможете двигать свою жизнь чуть-чуть вперед каждую неделю, начнете ощущать баланс. Вы сможете начать лидировать вместо того, чтобы просто управлять.

Будьте вдохновением — для себя и для других. Будьте тем человеком, на которого смотрят и гадают: «Как он добился такой жизни?» И потом расскажите им — как! Сделайте выбор — и достигайте своего успеха, поддерживайте баланс, расставляйте приоритеты, планируйте и получайте энергию из желания и страха. Посвятите себя организованности и получайте высокие результаты в обмен на время и усилия; лидируйте вместо того, чтобы просто управлять; улучшайте вместо того, чтобы просто поддерживать; двигайтесь вперед вместо того, чтобы оставаться на месте.

Сделайте это для себя и людей вокруг вас, потому что лучшее, что вы можете дать этим людям, — постараться сделать такой выбор, который убережет от рутины решений проблем.

Все оказываются перед одним и тем же выбором каждый день: «Как потратить эти 24 часа с максимальной пользой?» Так решайте! Решайте, на что потратить ваше время, ориентируясь на желаемые результаты. Выбирайте движение вперед!

Дочитать эту книгу до конца — ваше достижение успеха на сегодня. Вы не обязаны были этого делать, но, надеюсь, рады, что сделали. Я желаю вам огромной удачи и попутного ветра в любом пути к тому успеху, которого вы решили достичь.

А теперь — не забудьте выбросить мусор!

Представляем новые ключи к решению!

Что отличает результаты, карьеру и жизнь лидеров? Их решения. Это критерий, который мы можем использовать, чтобы наши решения управляли нашими действиями — и нашей эффективностью как лидеров. Полезная привычка принимать решения выльется в жизнь, полную достижений и успехов. Плохие привычки принесут стресс, разочарования и постоянное отсутствие баланса.

Эта книга показывает, что лидеры и стремящиеся ими стать имеют на каждом уровне больше контроля в личной жизни и работе, чем можно представить, и рассказывает, как принимать те решения, которые двигают нас вперед и в том, и в другом. Эта книга обозначает инструменты, которые помогут вам:

• сосредоточиться на результатах и ведущих силах своих действий;

• вернуть себе критическое планирование и личное время;

• резко повысить включенность в жизнь и работу.

Эти возможности заряжают энергией, наполняют юмором и любовью, делают вас проницательными. Благодаря этому каждый новый день становится лучше, каждое действие повышает производительность и все это приносит удовлетворение работой и своей жизнью.

Об авторе

Стив Макклетчи — одиннадцатый из двенадцати детей в семье, жившей в пригороде Филадельфии. В нынешнем увлечении тайм-менеджментом он признаёт заслугу своей большой семьи и веселого и безалаберного детства. Стив учился в колледже Вашингтона и по завершении получил степень бакалавра в экономике и финансах.

Прошлое Стива связано с продажами, а с 1996 года он работает в индустрии развития талантов. В 2001 году основал собственную консалтинговую компанию Alleer Training and Consulting. Alleer — от латинского слова alere, означающего «питать, развивать». Он выступает, проводит тренинги и консультации со многими компаниями из Fortune 1000 (списка самых крупных компаний США по версии американского журнала Fortune) и интернациональными компаниями на темы тайм-менеджмента, лидерства и продаж. Макклетчи — член Национальной ассоциации лекторов (National Speakers Association), Сообщества по управлению персоналом (Society for Human Resource Management), Американской ассоциации специалистов по обучению и развитию персонала (American Society for Training and Development).

Автор книги — приглашенный лектор таких высококлассных американских школ бизнеса, как Университет Пенсильвании, Университет Дрекселя, Университет Темпл, Университет св. Джозефа, Университет Вилланова, Университет Чикаго и Западный университет Канады.

Макклетчи цитируют популярные бизнес-издания: газета Wall Street, ежедневная газета «Бизнес-инвестор», журналы «Предприниматель», WebMD, Selling Power и Fast Company.

Стив 25 лет участвует в программе «Старший брат» и посвящает часть дохода от продажи этой книги организации «Старшие братья и сестры Америки».

В настоящее время Стив Макклетчи проживает в городке Малверн, Пенсильвания, со своей семьей — женой Линн и четырьмя детьми.

Благодарности

Многие люди сделали этот проект возможным и выполнимым от начала до конца.

Спасибо Адрианне Джонсон из корпорации John Wiley & Sons за то, что заметила мою публикацию в журнале Wall Street, после чего мы начали наше путешествие; за ее веру в мои способности и идею этой книги.

Спасибо Шону Мелвину за помощь в соединении точек и то, что направлял нас в начале проекта.

Спасибо Синтии Зигмунд за знание дела и советы.

Спасибо Каролин Монако и Алисе Симпсон из Monaco & Associates за их знания в области маркетинга, веру в успех этой книги и их дружбу.

Спасибо моему племяннику Джею Макклетчи за гениальность, талант, долгие часы тяжелой работы, преданность, поддержку и нескончаемое терпение.

Спасибо доктору Анне Дрюммей за знания и советы.

Спасибо Кристиане Мур из корпорации John Wiley & Sons за редакторские навыки, поддержку и ободрение.

Спасибо Мэтт Хольт из корпорации John Wiley & Sons за решение принять участие в этом проекте и собрать его по кусочкам.

Спасибо Эрин ван Бель за поддержку, терпение, ободрение, честность и дружбу. С твоими навыками административного и кризисного менеджмента ничто не сравнится.

Спасибо Линдси Дэрфи из PR/PR за продвижение моих идей в мире печати.

Спасибо Дэвиду Харманн и Скотту Улрич из D2S Designs за отличную интерпретацию наших простеньких человечков и от руки нарисованных диаграмм. Ваш талант и видение удивительны.

Мою жену, невидимого соавтора этой книги и партнера в бизнесе и жизни, Линн Шаблески Макклетчи, я благодарю за искреннюю поддержку проекта с самого начала, за долгие месяцы работы над книгой, исследования, неутомимое стремление к совершенству и дар превращать мои идеи в слова. Никакими словами не описать, что ты для меня значишь. Спасибо тебе за решение провести эту жизнь со мной и быть сердцем и душой нашей семьи.

Моим детям: Грейс, Эмми, Кайлу и Келли — спасибо за любопытство к этому проекту, за рвение праздновать со мной каждый пройденный шаг, поддержку и ободрение, за непоколебимую веру, что все, что я делаю, делаю для вас. Не могу выразить, как я вас люблю.

Моей маме Кей и покойному отцу Джею Макклетчи: спасибо за неповторимое детство; за дом, наполненный жизнью; нерушимые семейные узы; незабываемые уроки; этику труда, которая всегда мне хорошо служит, и непоколебимую веру; за пример безусловной любви, который вылепил мою жизнь, и вашу поддержку и молитвы с самого начала.

Моей теще Джеки Шаблески: спасибо за вашу поддержку и молитвы и за самоотверженность в том, чтобы наша семья ничего не потеряла за время написания этой книги. Без вашей помощи мы никогда не смогли бы справиться с этим проектом и успеть вовремя на футбольную тренировку. Слова не могут описать благодарность за то, как вы обогатили нашу семью. Мы никогда не сможем отплатить вам тем же количеством доброты, и, как я и говорил раньше, мы можем только пообещать так же относиться в будущем к нашим внукам.

Моим родственникам и друзьям, в особенности: Мэри-Кэйт и Биллу; Салли и Тэду; Джо и Мэри-Пэт; Тому; Мишель и Кристине; Джиму и Нэн; Джону; Биллу; Элизе; Рику и Синди; Винсу и Бет; Эллен; Мишель и Сиду; Дэвиду и Мэри-Кей; Салли и Бретту; Сэму и Салли; Бобу и Нэнси; Питеру и Сьюзан; Лайзе; Максу; Стиву и Мишель; Крису и Мишель; Пэту и Лиз; Джею, Джеку, Каролин, Тому, Лиз и Кэтти; Полу и Джерри; Грегу и Дебби; Арти и Лайзе; Разу и Джулии; Джерри и Шэнон. Спасибо вам за участие в наших трудностях, работе и веселье, пока рос этот проект. Спасибо за вашу веру в меня и поддержку. Наша жизнь стала светлее с вашей дружбой. Линн и я гордимся тем, что можем назвать всех вас нашими друзьями и семьей.

Content

Стив Макклетчи
От срочного к важному: система для тех, кто устал бежать на месте

Эту книгу хорошо дополняют:

Предисловие

Введение

Глава 1 Две формы мотивации Достигать успеха или решать проблемы

Решение проблем: я обязан это сделать!

Я действительно обязан?

Признаки движения к достижению

1. Задачи достижения успеха никогда не бывают срочными

2. Не обязательно достигать успеха

3. Нельзя поручить достижение успеха кому-нибудь другому

Управление против лидерства

Единственная практика, предлагаемая в этой книге, — мозговой штурм

Глава 2 Все зависит от вас Как избежать выгорания и сохранить баланс

Зачем нам нужен еще и успех?

Парадокс баланса

Успех — это ответ на кризис баланса

Достижение успехов и решение проблем должны взаимодействовать

Глава 3 Цели, приоритетные по результатам

Новый способ расстановки приоритетов

Почему расстановка приоритетов так важна

Сосредоточьтесь на результатах

Инстинкты выживания

В погоне за успехом: созидание против потребления

Глава 4 Энергия и мотивация Выбирайте, как вы получите свое

Что может для вас сделать собственный мозг?

Энергия из желания: созидание и потребление

Энергия из страха: прокрастинация

Польза прокрастинации

Вред прокрастинации

Итоговое мнение о прокрастинации

Глава 5 Осознание ценности времени Что это может дать вашей жизни

Ценность минуты

Поймите, куда уходит время

Как принять лучшее решение насчет вашего времени

Вы добьетесь успеха, если впишете цели в календарь

Почему это работает

Ваши цели переходят в календарь: первые шаги

Нужны примеры?

Верьте в лучшее

Не надрывайтесь

Глава 6 Планирование на день, неделю и месяц

Нет времени планировать

Польза пятиминутного плана

Польза № 1: вы ничего не забываете

Польза № 2: вы успеваете больше в более короткий срок

Польза № 3: активный, а не реактивный способ действия

Польза № 4: вы принимаете лучшие решения

Польза № 5: вы лучше восстанавливаетесь после прерываний

Сделайте из этого привычку

Глава 7 Как быть с прерываниями

Придерживайтесь обсуждения рабочих тем

Закончите разговор, перебив себя

Обозначайте ожидания

Придите в себя и возвращайтесь к работе!

Внесите в расписание время, когда можно или нельзя вас прерывать

Отвечайте тем же

Глава 8 Как со всем этим справиться Реализация тайм-менеджмента

Организация ваших информационных ресурсов

Зачем нужна организованность

Выбирайте свою систему и придерживайтесь ее

Ключи к эффективному использованию системы тайм-менеджмента

Что должна уметь ваша система

Система управления заданиями: список дел

Календарь

Все работает в союзе

Приходить вовремя или опаздывать

Управление информацией: контакты и заметки

Управление контактами

Заметки

Решайте сразу

Глава 9 Действуйте!

Сила ваших решений

Решения похожи на правила

Ваши решения определяют, кто вы на самом деле

Принимаете ли вы решения как лидер?

Это не соревнование

Выстраивание личности лидера

Не размышляйте. Сделайте это!

Если усилия не дают заслуженных результатов

Представляем новые ключи к решению!

Об авторе

Благодарности