Евгений Коноплев

Про INFO. Разложить все по полочкам

Технический редактор Н. Лисицына

Корректор Е. Аксенова

Компьютерная верстка А. Фоминов

Художник обложки С. Прокофьева

© Коноплев Е.C., 2009.

© ООО «Альпина Бизнес Букс», 2009

© Электронное издание. ООО «ЛитРес», 2013

Коноплев Е.

Про INFO. Разложить все по полочкам / Евгений Коноплев. – 2-е изд. – М.: Альпина Паблишерз, 2010.

ISBN 978-5-9614-2437-9

Все права защищены. Никакая часть электронного экземпляра этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для частного и публичного использования без письменного разрешения владельца авторских прав.

К читателю

Информация – самый серьезный товар. Владеть информацией – значит уметь предвидеть развитие событий, принимать нужные решения, прогнозировать будущее – как свое, так и общества в целом.

Эта книга – для тех 5–7 %, кто принимает решения, и для тех 93–95 %, кто эти решения готовит. Для тех, кто не хочет останавливаться на достигнутом, а стремится подняться еще на несколько ступенек. Профессионалы в области работы с информацией освежат свои знания. Начинающие «информационщики» смогут воспользоваться чужим опытом и не тратить годы на наработку собственного.

Как вычленить самое главное? Как в «информационном шуме» услышать правильную ноту? Как создать собственный информационный фильтр, отсеивающий то, что вас не интересует, но пропускающий полезное? Где границы ваших собственных возможностей, за которыми есть риск забыть уже узнанное?

А самое главное – как чрезвычайно занятому человеку привести в порядок и папки на стеллажах, и файлы в компьютере, да и собственные мысли в придачу, чтобы не захлебнуться в океане информации? Ответы на эти вопросы – на следующих страницах.

Ашот Насибов,

журналист, автор и ведущий радиостанции «Эхо Москвы»

Предисловие

Это моя вторая книга. Первая («Info-драйвер: Как выжить в мире информации»[1]) – более философская, эта – предельно практична.

Главная особенность книги, которую вы держите в руках, – мгновенная применимость материала. В ней я не предлагаю «подумать о том-то», а советую «сделать так-то».

Адресована эта книга практикам, живущим в мире информации, – тем, кто пишет электронные письма, ведет ежедневник, читает и создает документы. То есть едва ли не каждому современному человеку.

«Но деловых книг “для всех” не бывает!» – возразите вы. И будете отчасти правы: новичкам нужны одни знания, профессионалам – другие. Тем не менее я попытался создать «универсальный продукт», или, вернее сказать, – комплексный. Изучите содержание, и вы увидите: начальные и профессиональные знания разведены в книге по разным разделам. Таким образом, новички смогут, начав с азов, последовательно добраться до high-level умений, а профессионалы, если захотят, проверят себя на знание «банальностей».

Право на подобную классификацию навыков и информации мне дает более чем десятилетний опыт информационной работы – от внештатного автора журнала до пресс-секретаря крупнейшей в России риелторской компании. За эти годы я сам проделал путь от «легкого веса» до информационного «супертяжа». Да и сейчас мне постоянно приходится иметь дело с представителями всех «весовых» категорий: от начинающих журналистов до руководителей центров общественных связей. Добавляет прав на написание книги и защищенная диссертация на тему информационной работы в современном обществе.

В общем, я в курсе того, как живется офисным работникам – самым многочисленным представителям общества знаний и информации. В курсе я и что такое информационные перегрузки и катастрофическая нехватка времени. Для меня не секрет, что зачастую единственным местом для чтения бывает или вагон метро, или обеденный столик, или кресло в зале ожидания. Эта книжка подготовлена с учетом реалий, то есть для чтения в условиях, когда все время некогда. Все эпизоды – текстовые фрагменты (информационные единицы) – занимают по две страницы, не больше: каждый можно прочитать за две минуты (среднее время проезда от одной станции метро до другой). А потому вы не найдете здесь ни долгих вступлений, ни объемных отступлений.

Не смею более задерживать… К делу!

Часть I. Новичкам: первые шаги информационного работника

Эта часть книги посвящена основам информационной работы. Но банальностей, прописных истин и деклараций не будет: концентрация предлагаемых приемов, решений и технологий здесь даже выше, чем в последующих частях.

Для новичков практические рекомендации будут намного полезнее призывов и рассуждений. Профессионалам же стоит пройти этот раздел не только и не столько для проверки себя, сколько ради того, чтобы увидеть, как можно поставить на рельсы технологии действия, которые, казалось бы, давно стали привычными.

По одной из врачебных теорий, осознание процесса дыхания, такого естественного и привычного для нас, уже само по себе положительно влияет на здоровье. Вот так и мы пройдем по азам в поисках скрытых резервов. Не исключено, что переосмысление рутинных операций поможет повысить КПД информационной работы.

Шаг 1. Информация на визитке, в подписи к электронным письмам и т. п.

По одежке встречают…

С чего начинается информационный работник? Естественно, с информации, и в первую очередь – с информации о нем самом. Если деловой человек может презентовать себя одним своим внешним видом, то об информационном работнике не меньше, чем обувь, галстук или часы, «говорят» его атрибуты. Так же, как деловой стиль одежды оговаривает обязательный набор элементов и аксессуаров, информационный «внешний вид» слагается из ряда необходимых составляющих. Именно их мы и будем обсуждать в «Шаге первом».

Визитка – обязательные компоненты

Аз-буки-веди

Вопросы дизайна визитной карточки (шрифты, расположение текста и т. п.) мы оставляем в стороне. Если они для вас важны, сходите на любую профильную выставку, наберите сотню-другую визиток ваших партнеров и отраслевых конкурентов, проведите сравнительный анализ (какие карточки нравятся? какие нет? чем первые лучше вашей?), и большинство вопросов снимутся сами собой.

Также мы не рассматриваем здесь вопрос «нужна ли визитка?». На мой взгляд, она необходима даже студенту-первокурснику. Тех, кого надо в этом убеждать, адресую к соответствующим главам книги Игоря Манна «Маркетинг на 100 %»[2].

Здесь мы рассматриваем визитку как носитель информации.

Сразу же привожу пример идеальной визитной карточки. Опираясь на него, мы обсудим детали.

ООО «Компания» Строительные и отделочные материалы

Василий ИВАНОВ

Начальник отдела маркетинга

Департамент маркетинга и реклам

Моб. тел.: +7 (985) 123-45-67

Тел.: 222-22-22 (доб. 123)

E-mail: ivanov_v@company.ru

123456, г. Москва, ул. Строителей, д. 25, оф. 13

www.company.ru

Если в компании действуют стандарты в области корпоративной информации, то общая информация на визитках ее сотрудников выглядит одинаково. Объем сведений о компании может быть различным, но, как правило, в эти данные входит:

• название компании; иногда оно дополняется формой собственности (ООО, ОАО, ФГУП и др.);

• род деятельности компании – (это не обязательно, а в случае известных брендов и вовсе не приветствуется);

• логотип – обязателен при наличии корпоративной символики;

• адрес компании – с указанием города и даже почтового индекса (для корреспонденции);

• адрес интернет-сайта компании.

Далее следует персональный раздел.

• ФИ(О).

Указывать ли на визитке отчество и в каком порядке писать имя и фамилию – это определяется корпоративными стандартами. Обычно в компаниях, практикующих западный стиль, ограничиваются именем и фамилией (Василий ИВАНОВ). В «просоветских» организациях добавляют отчество и первой указывают фамилию (ИВАНОВ Василий Иванович).

• Должность.

Следует первым же пунктом после ФИ(О). Ваш контрагент должен знать, кому он звонит и с кем общается. В крайнем случае (неопределенные полномочия) укажите хотя бы «дежурную» должность – «специалист», но тогда не забудьте указать, какого именно отдела или по какому направлению.

• Отдел, департамент, подразделение – в зависимости от корпоративных стандартов.

Подразделения обязательно указывают в крупных компаниях или холдингах. А в общем случае строка помогает понять, чем занимается хозяин визитки, если по названию должности его функции неочевидны (см. пояснения к пункту «Должность»). Возможно также объединение двух пунктов – например, «специалист отдела кредитования».

• Мобильный телефон.

Если номер прямой, а не федеральный, лучше указать префикс (например, +7(955)), чтобы у партнера была возможность при необходимости отправить вам СМС или внести в свой коммуникатор все десять цифр вашего мобильного (некоторые коммуникаторы без «+7» ошибаются при ассоциировании номеров с именами из записной книжки).

В нашем примере мобильный телефон указан первым. Владелец визитки подчеркивает, что готов к звонкам на этот номер. Причем готов даже к тому, что на мобильный номер ему будут звонить в первую очередь, а на офисный – по остаточному принципу. Для одних работников – более мобильных и «индивидуальных» (персональный агент, адвокат и т. п.) – такой подход уместен и удобен, для других, больше привязанных к рабочему месту и телефону (секретарь офиса, бухгалтер и т. п.), он может быть неэффективным. Тогда нужно или поменять очередность номеров, или вовсе не указывать мобильный. Порядок следования номеров на визитке сообщает звонящему о ваших ожиданиях.

Визитка с мобильным телефоном, вписанным рукою вручателя, раньше подчеркивала особое доверие к ее адресату. Сегодня это смотрится странно. Надписи от руки портят вид визитки, их неудобно читать, часто их помещают на оборотной стороне карточки, и тогда в визитнице они и вовсе не видны. А, например, на выставке, когда приходится оперативно раздавать десятки визиток, делать на них пометки попросту некогда. Определитесь, нужен ли вам на визитке мобильный телефон, и, если чаще всего нужен, – постарайтесь отказаться от «рукописных» вариантов. Исключения, конечно, есть: 1) журналисты или другие «скрывающиеся» и «засекреченные» люди; 2) любители часто менять личные мобильные номера. К слову, сегодня распространены мобильные телефоны с двумя активными сим-картами, и в этом случае на визитке указывают рабочий мобильный номер, а личные меняют, сколько душе угодно.

• Адрес электронной почты.

Вид персонального e-mail мы обсудим ниже. На визитке электронный адрес должен присутствовать обязательно. Исключения возможны (например, для некоторых госслужащих), но в целом в современной бизнес-среде при отсутствии e-mail визитка теряет смысл.

Дополнительные сведения

Бонус-визитка

Нужно ли перегружать визитку дополнительной информацией?

Давайте подумаем.

Во-первых, можно было бы указать номер своего интернет-пейджера (ICQ). О том, можно ли считать это средство коммуникации достойным упоминания в деловой среде, мы поговорим ниже.

Во-вторых, рабочие контакты можно было бы дополнить резервными. Например, личным мобильным телефоном или электронным адресом. Насколько это этично (указывать личные данные на корпоративной визитке), мы также обсудим ниже. Пока же допустим, что у вас есть два рабочих адреса и вы раздумываете, не указать ли второй (на всякий случай). Или же у вас два мобильных номера: один телефон для рабочих звонков, второй – коммуникатор – для доступа в Интернет, но и второй звонок при необходимости принять можно. И вы размышляете, не указать ли на визитке оба номера?

Итак, суммируем: два рабочих телефона фиксированной связи, два мобильных номера, два электронных адреса, номер ICQ (а может быть, еще и Skype?), что еще?.. Прибавим к этому корпоративные сведения – адрес компании и т. д.

Здесь уместно вспомнить анекдот, где стюардесса самолета после перечисления всех удобств, имеющихся на борту (включая бар и джакузи), говорит: «А теперь со всей этой ерундой мы попробуем взлететь».

Даже не спрашиваю о том, каким шрифтом нужно все это печатать, чтобы уместить на карточке размером 50×90 мм… Просто предлагаю почувствовать себя в роли получателя такой карточки. Сколько информации на вас обрушивается! А вся ли она вам нужна?

Мой совет: визитка должна быть лаконичной с информационной точки зрения. Как правило, достаточно одного рабочего, одного мобильного номера и одного адреса электронной почты. Если даже мобильный телефон партнера выключен, не сложно позвонить в офис и узнать, как и когда с ним можно связаться, или же написать ему электронное письмо с вопросом.

«Коротко и внятно!» – вот любимый лозунг многих управленцев и руководителей.

А если вы хотите сообщить контрагенту всю остальную информацию о себе, то сначала убедитесь в его готовности и желании ее получить. И только потом вываливайте на его и без того перегруженную голову все свои «пароли и явки»: узнайте электронный адрес вашего партнера и отправьте ему сообщение с дополнительными контактами.

Подпись к электронному письму

Электронная визитка?

При составлении подписи к электронному письму вы не ограничены в объеме сообщаемой информации. Главное, чтобы важные (необходимые вашим адресатам) сведения о вас стояли на первом месте, а все дополнительные следовали далее и не мешали коммуникации (например, приводились более мелким шрифтом или более «прозрачным» серым цветом). Все эти данные легко организовать в шаблон в любом современном почтовом клиенте (Outlook, The Bat! и др.) – заданная подпись будет присоединяться ко всем письмам, ответам и пересылкам сообщений.

Ниже – условный пример правильной подписи к электронному письму.

С уважением,

Василий Петров

Специалист по внешним коммуникациям

Отдела комплектования

Службы развития

Корпорации «Спецпроекты»

E-mail: petrov_v@spec-projects.ru

Тел. (раб.): (495) 333-33-33 (доб. 135)

Тел. (моб.): +7 (903) 123-45-67

ICQ: 330-220-65 (Skype: 770-550-660)

www.spec-projects.ru

Наш адрес: 123456, г. Москва, ул. Авиаторов, д. 25, стр. 6, оф. 307

Схема проезда: www.spec-rpojects.ru/contacts

Пример требует некоторых пояснений. Ниже они приведены в виде вопросов и ответов.

Нужно ли в шаблоне писать «С уважением…» или что-то в этом роде?

Нужно. Если у письма есть «шаблонное» начало («Здравствуйте, Иван Иванович»), должно быть и какое-то завершение коммуникации. Шаблонная строка (в англоязычном варианте она часто выглядит как «Best regards») позволяет плавно закончить письмо. Прописать такие строки в шаблонах почтового клиента – значит, кроме прочего, сэкономить время на их постоянном наборе вручную.

Зачем указывать электронный адрес (ведь он есть в адресе отправителя в параметрах письма) и почему в примере он стоит на первом месте в контактах?

E-mail в подписи надо приводить для того, чтобы облегчить жизнь получателю ваших писем. Контакты, сгруппированные в одном месте, позволяют ему, например, оперативно перенести их в свою базу данных, а не извлекать ваш электронный адрес из строк служебной информации. Очередность следования контактов в подписи указывает (или намекает) на то, в каком порядке их лучше использовать при последующем общении. Но этот порядок, конечно же, может меняться в зависимости от ситуации.

Если в письме указан такой «неформальный» канал связи, как интернет-пейджер (ICQ), то почему бы не привести еще и личный почтовый ящик (например, на случай сбоя корпоративной почты)?

Указание личных контактов в официальной подписи сотрудника компании, как правило, не приветствуется. Причины понятны – сотрудник представляет в деловом общении с контрагентом всю компанию и не должен ни снижать ее статус указанием бесплатных почтовых серверов, ни «перетягивать одеяло» на себя (известны случаи, когда руководство агентств увольняло брокеров, узнав, что те пользуются двумя визитками – персональной корпоративной и личной как независимого агента). Когда номер «аськи» приводится в официальной подписи, это подчеркивает, что «неформальное» средство связи будет использовано именно для делового общения (то же касается и мобильного телефона). Если нет возможности разграничивать деловое и личное общение по «аське», иногда заводят именно рабочий номер интернет-пейджера. К слову, неформальные отношения с важными партнерами необходимы и возникают довольно часто. Например, пресс-секретари крупных компаний чаще всего знают личные (некорпоративные) адреса журналистов большинства изданий. Но такие отношения устанавливают в частном порядке, а в первом же деловом письме увидеть личные контакты отправителя – несколько странно.

Я – кандидат наук. Надо ли мне указывать ученую степень в подписи к письму (или даже на визитке)? Ведь это может придать вес моей организации в глазах потенциальных клиентов…

В западных фирмах эта информация, возможно, и была бы полезной и ценной. Но в российских реалиях такой подход практикуется очень редко. Во-первых, если в цепочке вашего вышестоящего руководства будет хотя бы один человек, на визитке которого не окажется подобной подписи, его самолюбие может быть ущемлено. Во-вторых, даже если все вышестоящие руководители пожертвуют своими амбициями ради пользы дела, не исключено, что такую же характерную реакцию ваши регалии вызовут у потенциальных клиентов. Поэтому упоминание ученых степеней и любых достижений (лауреат, победитель, призер, член союза и т. д.) возможно только там, где подобные схемы «стандартизованы» (в руководстве институтов, в научных и общественных организациях, творческих союзах, на афишах и т. д.). Хотя есть исключения и в бизнесе: например, кандидат медицинских наук, представляющий компанию, которая производит или продает медицинское оборудование, действительно может вызвать большее уважение у потенциальных партнеров.

Вид персонального e-mail

Мели Емеля…

Ваше «электронное имя» намного важнее, чем может показаться на первый взгляд. Задумайтесь об этом.

Даже такие похожие адреса, как masha@company.ru, mary@company.ru и marya@company.ru производят разное впечатление. Сравните подачу имени в учетной записи (приводится до знака @). Допустим, вы солидный бизнесмен и знакомитесь с потенциальным партнером: с кем бы вам захотелось продолжить общение – с Машей, с Мэри (имя не совпадает с указанным на визитке) или с Марией?

Согласитесь, что все деловые люди ищут в потенциальных партнерах в первую очередь сочетание предсказуемости и адекватности с достаточным опытом и даже некоторой солидностью. В каком из перечисленных вариантов такое сочетание наиболее вероятно? Естественно, в третьем. Но и этот случай – не предел совершенства. Ведь адрес marya@company.ru дает основания предположить следующее:

• в данной компании работает всего одна Мария (если в организации действуют хотя бы какие-то стандарты при создании электронного адреса нового сотрудника);

• если первое предположение верно, значит, штат компании, скорее всего, не превышает 30–50 человек и руководство или пока не думает о расширении, или еще не разработало информационные стандарты, допускающие расширение;

• в компании не действуют информационные стандарты (и у тезок Марии электронный адрес принципиально отличается по форме от изучаемого).

Согласитесь, ни одна из этих версий не идет нашей Марии в плюс. После этих пояснений становится понятно, что введение стандартов и правил – не пустое крючкотворство, а забота об имидже компании.

Кроме того, из приведенного примера видно, как важно соблюдать информационные стандарты при составлении любого послания внешнему рынку – от этапа разработки дизайна визитки до создания структуры и вида корпоративного сайта. Все они демонстрируют потенциальным клиентам наличие у компании стратегии (в том числе и стратегии развития) или ее отсутствие.

В качестве примера «респектабельных» электронных адресов приведем следующие:

Ivanov.Sergey@company.ru

Ivanov_S@company.ru

Ivanov_SA@company.ru

Последний пример, кстати, говорит о том, что в штате компании может быть больше 1000 человек (то есть в электронной базе сотрудников возможно наличие нескольких Сергеев Ивановых). Или что в организации принято обращаться по имени и отчеству (если вы получите письмо от такого адресанта, на всякий случай запомните его имя и отчество – наверняка, эти данные будут указаны в поле «От кого»).

Ники и псевдонимы

Блажен, кто вовремя созрел…

К разговору о деловых нормах в области коммуникаций нужно добавить еще одно пожелание. Адресовано оно в первую очередь студентам. А также «вечным студентам» и, в общем, всем, кто вовремя не созрел.

Можно оставаться вечно молодым в душе, но если вы придете в солидный офис в шортах, вам как минимум сделают замечание. Интерьеры молодежных компаний и холлы креативных агентств с баскетбольными кольцами и теннисными столами – не в счет. Мы говорим об общих правилах. Даже «неформалы» из сетей продаж мобильных телефонов или туристического снаряжения обязательно носят корпоративные футболки желтого или оранжевого цвета. Ведь так удобнее клиентам – покупателям.

Поэтому, придя в «обычный» офис, нужно не только сменить шорты на брюки с рубашкой, но и привыкнуть к тому, что теперь вы не Вася «Террор» Петров, бас-гитарист начинающей рок-группы, а менеджер по закупкам Василий Петров – респектабельный сотрудник преуспевающей фирмы. Чем быстрее произойдет эта трансформация в вашем сознании, тем лучше для вашего профессионального роста. Вечером вы можете снова становиться «Террором» и сотрясать слушателей децибелами, но на 8 часов в день (с 10.00 до 18.00) об этом лучше забыть, если только солист вашей группы не начальник фирмы, где вы трудитесь.

В приложении к нашей – информационной – теме это означает, что из angel_1986@mail.ru или vasilek@gmail.com вам придется теперь стать petrova.lidiya@company.ru или ivanov.vasiliy@company.ru. Кстати, имеет смысл завести и «мейловские» (или «гмейловские» и любые другие) личные ящики именно с такими логинами на случай, если понадобится сообщать каким-либо деловым партнерам личный электронный адрес. Да и с любимого «исторического» и неофициального почтового ящика всегда можно настроить переадресацию на новый «резервно-личный» ящик – и сделав последний основным, не потерять прежних друзей.

Это верно даже для такого неформального средства общения, как «аська» (ICQ). Во многих компаниях «аську» не блокируют, а воспринимают как оперативное средство бизнес-коммуникации с внешним миром. Если вдруг вы обнаружите, что большая часть делового общения у вас происходит по этому каналу, то, может быть, пора уже переименоваться из VASVAS в Василия Иванова, а в профиле вместо иконки в виде забавного покемона поставить деловое фото?

Догадываюсь, сколько возмущенных обвинений в формализме я вызову этим эпизодом. Готов возразить на них, исходя из личного опыта. В моем списке в интернет-пейджере нет ни одного ника, огромный список контактов нереально было бы ассоциировать в уме с настоящими именами и фамилиями. Поэтому все новые контакты я заношу в «аське» в группу «Рабочие» под реальными фамилиями и именами (а если хватает места в графе, то указываю и компанию). И мне намного удобнее обсуждать рабочие вопросы, если при общении я вижу в профиле не покемона, а нормальное фото нормальной девушки или нормального молодого человека. Догадываясь, что я и сам могу быть 50-м номером в чьем-то списке контактов, я подписан в «аське» не замысловатым ником, а реальными именем и фамилией, а на фото в профиле у меня даже есть галстук.

Я вовсе не призываю в массовом порядке штамповать «офисных сухарей» из веселых студентов. Я говорю о банальной экономии внимания и интеллектуальных сил ваших деловых партнеров. Что же до неформального общения, то я «отнюдь его не против», но всему свое место и свое время. Мне, например, деловой стиль общения никак не мешает на выходных встречаться со сноубордистами (а в течение рабочей недели – деловыми партнерами) и «зажигать не по-детски» на подмосковных горках.

Дополнительные сведения о себе

Bonus pack

Чем еще можно дополнить первичный набор сведений о себе (визитка, подпись к электронному письму)?

В первую очередь можно подумать о своей деловой фотографии в электронном виде. Ваши партнеры могут поместить ее как в ваши контакты в ежедневнике (Outlook отводит для этого специальное поле), так и на определитель номера в мобильном телефоне (большинство современных моделей позволяют настроить индивидуальный профиль на каждую запись из списка контактов). Нужно ли прикреплять ее к каждому письму (подобно графическому наполнению писем в виде фона)? Не думаю, что это хорошая идея. Во-первых, это может значительно увеличить трафик, пользователи мобильного Интернета (владельцы коммуникаторов) не скажут вам спасибо ни за задержку в получении объемных писем, ни за оплату лишнего трафика (бывает ведь, что обсуждение текущих вопросов растягивается на пару десятков писем). Во-вторых, не стоит делать свое фото фоном для писем и таким образом «девальвировать» это изображение. Пусть лучше специальная («ручная») отсылка вашей фотографии будет проявлением хорошего отношения к партнеру. А вот в «аське» фотография, повешенная в профиль, вполне уместно будет сопровождать весь процесс общения.

Также можно задуматься о какой-то дополнительной информации о себе или своей организации, если часто приходится рассылать письма людям, которые не знакомы с деятельностью вашей компании. Эта информация может быть полезна для них. В практике PR такой небольшой набор сведений о фирме называется «бэкграундер» (от англ. background – фон). Он содержит краткий набор информации в виде сухих фактов и тезисов. В каком объеме приводить эти дополнительные сведения, зависит от конкретного случая. Чаще всего дается минимальный фрагмент такой информации, сопровождаемый отсылкой на корпоративный сайт: «Прочитать больше о деятельности нашей компании вы сможете здесь… (ссылка)». В любом случае дополнительные сведения нужно сообщать ниже подписи и как-то отделять их от основного текста, чтобы во время переписки по конкретным вопросам этот бэкграундер не отвлекал.

В зависимости от ситуации может понадобиться снабдить ваши электронные письма (или набор печатной информационной продукции) разными дополнительными материалами (например, ссылками, документами, графиками, видеороликами и т. д.). Готовя все эти информационные продукты (письма, пакет документов или даже визитку), помните, что они ориентированы на потребителя. Попробуйте представить себя в роли этого потребителя, и дело пойдет лучше. Как говорят англичане, try walking in my shoes («Попробуй походить в моих ботинках»). Русская поговорка не менее жизненна: «Побывать в чужой шкуре»…

Резюме (Шаг 1)

Все содержание «Шага первого» можно охватить известной русской поговоркой, вынесенной в подзаголовок: «По одежке встречают». К слову, многие убеждены в том, что качество одежки определяется как раз состоянием того самого ума, по которому провожают.

В «Шаге первом» речь шла об «одежке» информационной, то есть о том, с чего начинается общение. Итак:

• обязательно обзаведитесь визитками и всегда (!) держите их под рукой;

• тщательно продумайте наполнение собственной визитной карточки, если ее вид не регламентирован корпоративными стандартами; визитка должна предоставлять все необходимые для успешной работы контакты, но при этом быть лаконичной;

• продумайте наполнение подписи к электронному письму; здесь вы можете дать больше информации (по сравнению с визиткой), но возникает проблема «самоограничения» в предоставлении сведений о себе и о компании; итоговый текст впишите в шаблоны почтового клиента, автоматизировав таким образом эту работу;

• вид вашего электронного адреса должен соответствовать деловым стандартам: ники и псевдонимы недопустимы (причем они не приветствуются, даже если речь идет о резервных – личных – ящиках);

• многие первичные письма можно сопровождать дополнительной информацией о себе (фотографией в электронном виде, небольшим бэкграундером со сведениями о себе или компании, текстовым файлом, ссылками на сайт компании и т. д.); руководствуйтесь соображениями целесообразности – ставьте себя мысленно на место получателя и не перегружайте его ненужной информацией.

Вся ваша «информационная одежка» требует крайней внимательности, аккуратности и даже педантичности. Помните: по ней встречают и выносят первое впечатление.

Шаг 2. Имена файлов/папок, темы писем и т. п.

Что в имени тебе моем?

Если «Шаг первый» был, условно говоря, экстравертным – мы заботились о том, как нас воспринимают другие, удобна ли для них наша визитка, подпись к электронному письму и т. д., – то в «Шаге втором» будем ориентироваться и на себя – на то, что создает комфорт нам. Но для окружающих это тоже будет полезно. Научившись некоторым несложным действиям и организовав определенный порядок в своих информационных фондах, мы будем тратить меньше сил на поиски нужного информационного продукта (файла, каталога и т. д.). В то же время и получателям наших писем работать с ними станет намного проще.

Имена файлов

Как вы лодку назовете…

Вам понадобилось срочно составить заявку на оборудование. Припомнив, что похожий документ уже был подготовлен в прошлом полугодии, вы решаете отыскать его на жестком диске своего компьютера. Логичное решение, ведь просто актуализировав цифры и дату, можно сэкономить 15 минут рабочего времени. Вы начинаете поиски, но в папке «Мои документы» обнаруживаете более 30 файлов, имена которых начинаются со слова «Заявка». После десяти минут, потраченных сначала на изучение имен файлов, а потом и на открытие некоторых из них, вы понимаете, что подготовить новый документ «дешевле». В итоге вместо ожидаемой 15-минутной экономии вы получили вдобавок к повторной работе 10-минутные «убытки» за счет поисков, да еще и подпорченное настроение. Знакомая ситуация?

Когда количество однотипных файлов (например, тех же заявок) переваливает за несколько десятков и когда даже категории файлов быстро плодятся (таблицы, текстовые документы, фотографии и т. п.), хранить все эти данные в одном массиве крайне неэффективно. Придется стать собственным информационным «завхозом» (или информационным «библиотекарем»).

Самый простой способ облегчить себе жизнь – ввести несложную и понятную систему именования файлов, принятую вами лично или коллективно (рабочей группой, отделом и т. д.).

Принципов категоризации файлов существует множество. Рассмотрим «по-крупному» основные схемы. Зная эти общие принципы, комбинируя их или выбирая наиболее удобные, можно создать собственную систему или вырабатывать конкретные индивидуальные решения.

Суть документа в имени файла. Чтобы сделать передающие содержание имена файлов более функциональными, постарайтесь уместить в коротком наборе символов как можно больше информации. Тогда «Заявка», которую мы обсуждали выше, будет выглядеть как «Заявка_техника_два_ноутбука» или «Заявка_канцелярка_на_месяц». Поскольку короткие названия проще пробегать взглядом, можно пользоваться понятными сокращениями. В нашем примере это могут быть «Заявка_техн_2_ноута» или «Заявка_канц_мес».

Если текстовым файлам ничего не говорящие названия еще простительны, то правильными именами медиа-файлов (фото, аудио, видео) лучше не пренебрегать. Даже если сегодня вы еще помните, кто изображен на фото, то когда число таких фото перевалит за сотню, сложно будет не запутаться в подробностях (дата съемки, причина и т. д.). Если же материалы передаются в третьи руки, то аккуратность и вовсе необходима. Прикрепить к письму (заявке на семинар) три доклада (Doklad.ppt, Doklad1.ppt, Doklad2.ppt) и три фотографии (IMG1015.jpg, IMG1236.jpg, IMG1705.jpg) – значит проверять организаторов семинара на сообразительность и психологическую устойчивость. А вот прислав файлы докладов «Петров_маркет_план. ppt», «Иванов_итоги_года. ppt», «Сидоров_задачи_филиала. ppt» и фотографии докладчиков «Петров. jpg», «Иванов. jpg», «Сидоров. jpg», вы значительно упростите жизнь деловым партнерам.

Кроме прочего, в имени файла можно указывать автора документа, адресата, важность, секретность или достоверность, стадию работы над документом, его статус, и т. д. и т. п.

Дата в названии файла. Если информация о содержимом файла – наиболее важная часть его имени, то дату добавляют в конце. Если же работа идет с версиями документа или со «скоропортящимся продуктом» (данными, актуальность которых зависит от времени их создания и редактирования), то цифры лучше размещать в начале имени. Дату «детализируют» до нужной точности: биржевые сводки могут быть выписаны с точностью до минуты, а материалы для доклада на ежегодном семинаре – с точностью до месяца. Наши файлы с заявками (см. примеры в предыдущем пункте) при указании дат в названии преобразуются в «Заявка_техн_2_ноута_май_2009.doc» или в «12_05_09_Заявка_канц_месяц. doc».

Сокращение, аббревиатуры и другие маркеры в названии файла. Если вы постоянно работаете с однотипными материалами, если эти материалы ориентированы на круг пользователей, знакомых с системой сокращений, которая принята в вашей среде, то имеет смысл пользоваться этими сокращениями или аббревиатурами. В нашем примере «Заявка» может стать «ЗВК», а если понадобится написать «Заявление» – оно станет «ЗВЛ». Используя сокращения, в названии можно уместить больше данных.

Чтобы показать, как можно комбинировать все три рассмотренных принципа, приведу в качестве примера имена файлов, в которых они сочетаются. Оба файла не созданы, а только получены мною от грамотных информационных поставщиков.

Первый файл – из моего mp3-плеера. По утрам я закачиваю в него новостные и тематические радиопередачи «Би-Би-Си» (через службу «подкастов» – podcasts). Вот конкретный файл – tae_20080905-1700.mp3. В нем отображена аббревиатура TAE (Talk About English), передающая суть аудиофайла (радиопередачи об английском языке), а также указана дата создания файла в формате _ГГГГММДД-ЧЧММ (5 сентября 2008 г. 17 часов 00 минут).

Второй пример – из рабочей папки моего компьютера. Текстовый файл «А-ЖГН-Н_26.05–01.06.2008.doc» скрывает «Аналитический отчет по жилой городской недвижимости за неделю с 26 мая по 1 июня 2008 г.». Сравните, насколько короче стало имя файла. Здесь мы опять видим аббревиатуру, которая шифрует суть файла, а также временную «принадлежность» документа в формате ДД.ММ-ДД.ММ.ГГГГ.

Конечно, значительную часть информации о файлах (дату создания и редактирования и т. д.) можно узнавать через меню «Свойства» или выстроив файлы в каталоге в виде таблицы. Но и в первом и во втором случае поиск потребует дополнительных усилий (выделить файл, посмотреть его свойства; зайти в меню, настроить вид папки). Если же грамотно именовать документы, то в дальнейшем удобнее будет работать и вам, и получателю создаваемых вами материалов.

Семь плюс-минус два

Берегите голову

Один мой коллега, садясь в лифт, забыл, на какой этаж ему нужно было ехать. Другой сотрудник, дойдя до тумбочки с канцелярскими принадлежностями, спросил: «Никто не помнит, зачем я сюда пришел?» Я работаю не в психиатрической клинике… Я тружусь в нормальном офисе. Если вы и сами испытываете информационные перегрузки, то понимаете, что я не привираю и не преувеличиваю.

Эти два примера из повседневной жизни я привел, чтобы показать, как мало места в нашей голове. Дело в том, что первый мой коллега, подходя к лифту, дважды поговорил по мобильному телефону, а второй по пути к тумбочке решил два-три текущих вопроса. Оба забыли о первоначальной цели, так как у них не хватило «оперативной памяти», чтобы удержать основную задачу на фоне других, решаемых попутно.

В 1950-х годах западный ученый Джордж Миллер решил измерить усредненный объем такой «оперативной памяти» и пришел к выводу, что среднестатистический человек способен одновременно удерживать в своей кратковременной памяти семь плюс-минус два параметра. С его работы «Магическое число семь плюс минус два» (1956), по сути, началась вся современная инженерная психология. Мы не будем углубляться в эту тему, а просто запомним «магическое число» (7±2). У человека действительно «высокие» отношения с этой цифрой: вспомните хотя бы, сколько цветов в радуге и сколько нот в музыкальной грамоте…

При чем здесь информационная работа? Да ведь, выполняя ее, мы только и делаем, что удерживаем в голове фрагменты информации. А Джордж Миллер однозначно заявляет, что если у нас в голове находится в оперативной работе больше девяти информационных единиц (задач, фактов, цифр и т. п.), то мы наверняка что-то забудем. Или потратим уйму сил на то, чтобы ничего не забыть. И все равно забудем. Доказано практическими исследованиями…

Так что, разрабатывая систему маркеров для ваших файлов (см. выше) или систему наименования папок на вашем компьютере (см. ниже), обязательно учитывайте правило «7±2». В идеале объектов, которыми вы оперируете (типов файлов, одноуровневых папок в структуре каталогов и т. п.) должно быть не больше пяти-семи – чтобы обеспечить небольшой запас восприятия информации.

Да и вообще, отвлекитесь и подумайте: сколько людей находится у вас в подчинении (больше десяти? разбивайте на группы и назначайте старших в каждой из них); сколько документов лежит в стопке «срочно» (больше десяти? разбейте на категории «сверхсрочно» и «важно»). Ну и так далее и тому подобное.

В общем, запомните: семь плюс-минус два – и используйте. Выручает – проверено.

Имена и структура каталогов

Порядок – прежде всего!

Три основных принципа, рассмотренных в разделе об именах файлов, в полной мере относятся и к наименованиям каталогов. Различия между файлами и каталогами определяются их разными функциями. Если говорить упрощенно, то файлы нужны для работы, а папки – для упорядочивания файлов. Этим целям и должны подчиняться имена каталогов. Поэтому общий принцип при построении системы каталогов – разбиение на группы (категоризация), чтобы проще было искать нужный материал. Общие советы по группировке объектов – следующие.

Мухи отдельно, котлеты отдельно. Тексты отделяем от фотографий, работу от личных дел. Как ветви деревьев уже не срастаются, так и здесь объединить папки уже не получится. Поэтому изначальную иерархию нужно тщательно продумать. Или же попробовать разные варианты (в конце концов, копирование и перемещение файлов занимает не так уж много времени) и выбрать наиболее удобный.

Делить по контенту и контексту. В одном случае файлы фотографий удобно отделить от текстовых файлов и от таблиц. В других случаях, напротив, удобно, чтобы и тексты, и сопровождающие фото, и подтверждающие таблицы лежали в одной папке. Все зависит от конкретики (контекста), но в любом случае определяющим фактором будет содержание (контент).

Группы и списки. Ранжирование папок нужно проводить так, чтобы навигация по ним была эффективной и оперативной. В любом случае стоит руководствоваться правилом 7±2 и не допускать, чтобы на одном уровне находилось более 10 разнотипных объектов. Исключение: одноранговые папки, среди которых навигация осуществляется в алфавитном порядке.

Статус папок. Наиболее распространенная операционная система (OS Windows) не позволяет нам задавать нестандартный вид папок, скажем, выделять их цветом, как это можно делать на Mac OS. Но есть некоторые хитрости. Например, экономно использовать заглавные буквы и помечать ими только «большие» (значимые) папки. Так можно на одном уровне разделить папки на два разных статуса: имена важных папок будут записаны заглавными буквами, остальные – строчными (к слову, по неписаным правилам Интернета писать заглавными буквами в сети означает КРИЧАТЬ). Или же можно интегрировать в имена папок особые текстовые маркеры (например, аббревиатуры). А если в начало имени каталога подставлять цифры (обозначающие статус), то, упорядочив папки по алфавиту, мы одновременно построим их и по ранжиру.

Можно ли привести пример идеальной структуры каталогов? Едва ли. Слишком личное это дело – упорядочивание собственной информации. Но когда вы на чужом компьютере без долгих пояснений ориентируетесь во всей полноте данных или когда на ваших глазах специалист без пауз оперирует огромным массивом информации – знайте: перед вами примеры очень эффективных информационных структур.

Поле «Тема письма»

Re[99]…

Поверьте, программисты Microsoft, как бы их ни ругали системные администраторы, очень неглупые люди. И если они ввели в шаблонах электронной почты графу «Тема письма», то сделали это не для того, чтобы она заполнялась значениями «Re[18]» (18-й ответ на начальное письмо – подставляется автоматически) или записями типа «Привет!» (с этого слова должно начинаться тело письма). Не менее забавно смотрится в теме письма фраза «Это я!». Если вы пишете не со своего личного ящика, то надо указать, кто это «я»; а если со своего – то все и так узнают, что это вы, по данным отправителя.

Удобство графы «Тема письма» заключается в том, что она позволяет, не раскрывая самого письма, узнать по существу его содержание. Причем это верно как для тех писем, что прислали вам (папка «Входящие»), так и для тех писем, что написали вы сами (папка «Отправленные»). Согласитесь, в этом смысле «Иванов – Петрову: фотографии семинара» удобнее, чем письмо с темой «Re[6]: семинар», к которому прикреплены фотографии.

Вам пока не понятно, насколько это актуально? Тогда дождитесь, когда вам будет приходить по 50 писем в день и когда вы сами будете отправлять столько же. Тогда вы оцените удобство графы «Тема письма» в полной мере. А пока приучайте себя:

• указывать в теме письма его суть одним тезисом (от двух до пяти слов) («Ответ на заявку и два уточняющих вопроса»);

• если переписка ведется не по личным адресам (на общий адрес или с общего адреса), указывать и адресата, и отправителя письма («Иванов – Петрову: координаты сервисного центра»);

• в особо важных письмах использовать верхний регистр букв (только не забывайте, что это означает КРИК): «Иванов – Петрову: СРОКИ по вашей заявке ИСТЕКАЮТ через 2 дня»;

• ставить себя на место получателя писем и думать о том, понятно ли по теме письма, что ждет его читателя («Re[98]: Вот, что я хотел сказать, пока не сказал то, что не хотел сказать»).

Все эти меры позволят вам, упорядочив письма по адресату или по теме, быстро путешествовать по вашей корреспонденции. Можно провести аналогии между темой письма и именем файла. И то и другое существенно облегчает поиск и навигацию по базе файлов или писем. К слову, файлы писем, сохраняемые из Outlook на жесткий диск (или флешку), именуются системой именно по теме письма, и здесь уже, не открыв письмо, вы его не просмотрите, более того – два разных письма с одинаковой темой «Заявка» в одном каталоге сохранить не получится.

Большинство почтовых клиентов позволяют еще и заводить отдельные папки, в которые по заданным правилам будет автоматически помещаться входящая/исходящая почта – например, все письма от одного адресата. При разработке структуры этих каталогов и их имен с некоторыми оговорками можно применять принципы каталогизации, описанные в предыдущих эпизодах.

Резюме (Шаг 2)

Все описанные в «Шаге втором» приемы призваны облегчить жизнь как самому автору информационных продуктов (файлов, писем и т. д.), так и их получателю. Приучая себя применять эти правила, мы тратим не так уж много сил сейчас, чтобы сэкономить массу времени потом («Лучше день потерять, потом за пять минут долететь…»). Так что потратьте немного усилий «на входе» (в самом начале информационной работы), чтобы получить значительную экономию «на выходе» (в процессе этой работы).

• Введите и приучите себя соблюдать логичную и понятную систему именования файлов. Отражайте суть, дату создания (по необходимости) и любые другие необходимые сведения в их названиях. Так будет удобнее и вам – при поиске файлов, и получателю ваших материалов.

• Разработайте и внедрите в свою практику осмысленную иерархию каталогов. При наименовании папок используйте различные приемы, упрощающие навигацию по вашим информационным массивам. Классифицируйте информацию по значимым для вас критериям и сокращайте время, затрачиваемое в дальнейшем на ее поиск.

• Активно и эффективно используйте графу электронной почты «Тема письма». Отражайте в ней кратко суть писем и важные подробности. Этим вы упростите жизнь своим контрагентам, а себе облегчите поиск писем в папке «Отправленные».

В общем, задумайтесь о том, эффективно ли вы используете имена файлов / каталогов / писем и т. п. И если здесь есть скрытые резервы, постарайтесь их задействовать. В дальнейшем это принесет ощутимую выгоду.

Шаг 3. Ваш информационный фонд

Полным-полна моя коробочка…

В «Шаге первом» мы думали о взаимоотношениях с внешним миром (о наполнении визитки, о том, как выглядит наш e-mail, и т. д.). В «Шаге втором» создавали удобства, одинаково выгодные как нам самим, так и получателям наших файлов и писем. В «Шаге третьем» мы думаем только о себе любимых. Какими средствами облегчить себе жизнь в современном мире, где мобильный телефон обновляют раз в полтора года, компьютер – раз в два года, а работу (или рабочие проекты) некоторые меняют даже чаще, чем мобильник и ноутбук? Как обустроить свой информационный фонд, чтобы его сохранность не вызывала опасений, чтобы эти постоянные «информационные переезды» не сопровождались стрессом? Как не потерять ничего важного в процессе повседневной работы или апгрейда и как не тратить на действия по сохранению своих информационных фондов уйму сил и времени? Ответы – в «Шаге третьем».

Регистрация – навигация – анализ информации

У меня все ходы записаны!

Деньги любят счет, а информация любит учет. Регистрация большинства входящих и исходящих информационных продуктов для профессионального информационного работника необходима. У нотариуса вы ставите подпись в журнале выданных документов, где указаны все данные по вашему вопросу. В сервисную книжку вашего автомобиля вписывают работы, выполненные на очередном техническом обслуживании. И так далее и тому подобное. На самом деле любая информация так или иначе складируется в ваших фондах – письма сохраняются в папках почтовой программы, прочитанные журналы собираются в аккуратные (или не очень) стопки. Но если накопление и упорядочивание поставить на профессиональный уровень, можно извлечь из этого немалую пользу.

Грамотная регистрация создает предпосылки для удобной и быстрой навигации по вашим информационным фондам. Если вы тратите по пять минут, чтобы найти электронное письмо, и если полчаса у вас уходит на то, чтобы отыскать договор в шкафу с документами, это означает, что навигация по вашим архивам затруднена. По оценкам некоторых исследователей, среднестатистический офисный работник тратит на такую ненужную работу до 50 % своего времени. Это ужасает, ведь информационный профессионал не может позволить себе такого расточительства, но и обнадеживает – буквально «под ногами» лежат ресурсы, которые можно высвободить, нужно только приложить усилия.

Если регистрация действует эффективно, а навигация происходит оперативно, значит, вам доступна одна из главных функций информационного работника – анализ информационных фондов. Кому из тружеников офиса не приходилось писать отчеты? Кто не оценивал, сколько средств потрачено и сколько, исходя из этих трат, понадобится в будущем? Все информационные продукты (отчеты, подсчеты и т. п.) – результат анализа информации.

Итак, если вы можете назвать себя информационным работником, то есть если большую часть времени вы трудитесь интеллектуально, а не физически, то запомните эту триаду: регистрация – навигация – анализ информации. И в своей деятельности опирайтесь именно на этих трех китов.

• Если в вашей машине до сих пор нет «бортжурнала», заведите его как можно скорее. Вносите в него (регистрация) все: адреса магазинов, где приобретались запчасти, их маркировку и стоимость, адрес автосервиса, когда и какие работы были проведены, их стоимость, а также мысли и заметки – за чем следить, на что обратить внимание. Вы сможете точно подсчитать свои расходы, запланировать очередные работы, сравнить цены и т. д. (анализ). Если вести такой журнал в электронном виде, то его всегда можно носить в смартфоне или КПК и постоянно иметь под рукой всю необходимую информацию (навигация).

• Если руководство регулярно требует от вас сдавать отчеты о проделанной работе или любые другие отчетные документы (анализ), то основу для них лучше готовить заранее. Можно по ходу выполнения работ вносить информацию о них (регистрация) или прямо в файл отчета, или в рабочий журнал (в том или ином виде). Для рядового работника такая отчетность просто удобна, а на руководящих должностях она необходима.

• Если вы активный пользователь Интернета, организуйте понятную и эффективную систему закладок, при которой все ссылки (от сайта прогнозов погоды до выхода на страницу корпоративного сайта) хранятся не в одной главной папке («Избранное»), а разносятся по каталогам и подкаталогам (регистрация). Удобная навигация по этому дереву каталогов сэкономит вам впоследствии много времени.

• Если вы читаете печатную прессу (газеты, журналы) и сохраняете важные статьи или же ведете подшивку журналов, то запаситесь цветными индексными закладками – стикерами, клеящимися прямо на страницы. С их помощью можно отмечать важные статьи и разными цветами задавать значимость отмеченных материалов. Кроме того, на стикерах можно даже делать надписи. Такая регистрация заинтересовавшей вас информации позволит потом не только быстро найти нужные статьи (навигация), но и оценить количество заинтересовавшей и прочитанной прессы, оценить внимание СМИ к исследуемой проблеме и т. д. То есть провести анализ прессы.

Примеров внимательной работы с информацией можно привести немало. Например, один мой коллега, устав следить за возвратом книг в свою домашнюю библиотеку, завел журнал и отмечает в нем выдачу каждого издания, как в настоящей библиотеке. И это тоже регистрация информации.

Все эти действия помогают повысить эффективность информационной работы, сократив время на поиск информации, и высвободить внимание, которое иначе потребовалось бы на удержание ее в памяти.

Архивирование, резервные копии, история документов

Потерявши, плачем

Часто случается, что файл становится нужен сразу после того, как его стерли, а журнал со статьей – после того, как его выкинули. Именно поэтому сегодня в информационной работе лучше придерживаться полушутливого журналистского правила: «Информации много не бывает». Десять раз подумайте, прежде чем занести палец над клавишей Delete («Удалить»).

Времена, когда пространство на жестком диске было дорогим и ценным, уже прошли. Сегодня вместо удаления файлов с неопределенными перспективами лучше использовать их архивирование. Не в программном смысле, когда файлы упаковываются в сжатый RAR-архив, хотя и этого никто пока не отменял, а в самом прямом – помещать их в архивную папку.

В любой рабочей папке имеет смысл завести поддиректорию под названием «Архив» и складывать в нее все, что мешает в папке основной, но когда-нибудь может понадобиться. Например, я в такую папку складываю копии doc-файлов с текстом книги, которая находится в работе, – «Книга_ДД_ММ. doc». Раз в неделю в «Архив» отправляются пять устаревших копий текста. Если понадобится что-то восстановить, я всегда могу проследить развитие мысли во времени. С выходом книги эта папка, вероятно, будет очищена от таких копий.

Работать с версиями текстового документа будет еще удобнее, если прямо в файле завести некое подобие журнала – «шапку» его параметров. В описанном примере с текстом книги я в такой «шапке» использую поля «Текущий объем», «Отличия от предыдущей версии», «Что сделать» и другие.

Подход, при котором в теле файла содержится полная информация о его параметрах и особенностях, крайне необходим, если материал находится в коллективном, а не индивидуальном использовании. Такие формализованные сведения позволяют передавать документ из рук в руки без пояснений. Сам термин «шапка» я позаимствовал из редакционной среды, где мне довелось поработать. Каждый текст, сдаваемый автором, редактор дополнял подобной «шапкой» и уже в таком виде вычитывал, передавал литературному редактору и на верстку. Вся сопроводительная информация при таком подходе путешествует вместе с самим продуктом, и ничего не нужно объяснять «вдогонку» на словах.

Процедура архивирования будет эффективнее, если проводить ее регулярно, с определенной периодичностью. Тогда не понадобится при любом изменении документа тут же тратить время на его обновление в своем информационном архиве. Определите разумные сроки для «уборки информационного фонда» – они будут продиктованы интенсивностью вашей информационной работы.

Практикуйте также метод ограниченного хаоса – любую информацию, с которой пока не понятно, что делать, не удаляйте, а складывайте во временное хранилище. Например, в папку «Временные документы» (или англоязычную папку TEMP) либо в текстовый файл «Дополнительная информация». Достигнув определенного (заданного вами) размера, этот хаотичный массив сам подскажет вам своим видом, как его лучше классифицировать. Такой подход к классификации будет отнимать у вас намного меньше времени, и ни один телефон контрагента или файл с материалами не будет потерян. А разборы завалов как раз можно приурочить к регулярным работам по архивированию накопленной информации.

У функции архивирования есть и «ближайший родственник» – резервное копирование (другое название которого – «бэкап», back up). Не стоит, однако, путать эти действия. Архивирование – это буквально помещение в архив информации, которая может понадобиться когда-то, но не нужна сейчас. Резервное копирование – это изготовление «запасного» полного слепка с вашего информационного фонда (и рабочих материалов, и архивных) на случай, если в технике произойдет какой-либо сбой. Тогда информационную базу можно будет восстановить в том виде, в котором и был изготовлен слепок.

Увы, сегодня бэкап разбит для информационного работника на целый набор процедур – «бэкапить» по отдельности нужно мобильный телефон, карманный компьютер, флешку, базу контактов ежедневника, папки почтового клиента, папку «Избранное» интернет-браузера, наиболее важные каталоги с жесткого диска ноутбука или стационарного компьютера. Все эти действия тем не менее необходимо проводить регулярно, чтобы потом не было «мучительно больно».

Неприятны финансовые потери – до 5000 рублей может стоить сегодня восстановление данных с физически пострадавшей USB-флешки. Но еще более неприятна утрата важных сведений, не поддающихся оценке (база контактов, документы и т. д.).

Процедура бэкапа для каждого устройства происходит по своим правилам. Чаще всего резервную копию сохраняют в электронном виде. Но изготовление «твердотельных» носителей информации повышает надежность резервного копирования. Это означает, что наряду с электронным бэкапом самые важные документы и базы лучше сохранить еще и на CD или DVD. Архив из десятка «болванок» никого не отяготит, а вот если «рухнет» жесткий диск компьютера, никакая электронная резервная копия, хранившаяся на нем, не поможет.

Повышать сохранность информации можно также, сохраняя «аналоговые» следы информации – чеки на покупку, печатные документы. Конечно, хранить тонны бумаги – не лучшее решение, но в некоторых случаях «аналоговая подстраховка» необходима. Рабочие реалии помогут вам найти компромисс.

Еще одна зона «ненадежности» – сетевые документы в глобальной сети. Часто бывает, что страница с важной информацией вдруг перестает существовать по тому адресу, который был сохранен в папке «Избранное» вашего интернет-браузера. Именно поэтому наиболее важные страницы можно и нужно сохранять на собственном жестком диске в виде html-документов (или импортировать в документы другого формата).

Главная рекомендация тем, кто забывает архивировать информацию: попробуйте какое-то время постоянно спрашивать себя, что будет, если вы лишитесь этой базы данных (телефонной книги в мобильнике, файлов на флешке и т. д.)?

Мобильность баз данных

Все свое ношу с собой

Чем больше опыта набирает информационный работник, тем лучше он понимает, что одно из его главных конкурентных преимуществ – объем собранной информационной базы: от контактов с деловыми партнерами (раньше это называлось «связи», сегодня – «социальные сети») до портфеля реализованных проектов.

У банкира – банковский счет, у информационного работника – информационный фонд. Пример не случаен. Финансисты частенько называют деньги не только капиталом, но еще и «ликвидностью», подчеркивая легкость их движения. Подобными качествами должен обладать также информационный фонд. Меняются банки, меняются предметы инвестиций – но ваши деньги остаются при вас. Меняются компьютеры и другие технические устройства, меняются офисы и круг задач – но накопленные знания и сведения должны перемещаться вместе с вами. Информация – та же «ликвидность», она должна быть легкой на подъем и удобной для хранения и перемещения. Иными словами, информационные базы должны быть мобильны.

Храните весь свой электронный информационный фонд в отдельной папке компьютера (например, в каталоге WORK). Тогда при смене очередного ноутбука или жесткого диска вам не понадобится тратить время и нервы на копирование разрозненных папок с важной информацией со всего жесткого диска. Можно будет просто скопировать эту папку WORK с одного «винта» (винчестер – hard disk) на другой и создать на рабочем столе ярлык с доступом к этой папке.

Учитывая, как быстро устаревают сегодня компьютеры, можно предположить, что в ближайшем будущем апгрейд настольного компьютера или ноутбука будет происходить в среднем раз в один-два года. Облегчите себе процедуру переноса информации со старого компьютера на новый. По возможности «развяжите» информацию и технику – сделайте свой информационный фонд по-настоящему мобильным. Это, кстати, позволит оперативно и без проблем создавать его резервные копии.

Разберитесь, где на вашем компьютере хранятся папки, в которые:

а) ваш почтовый клиент складывает почту (чаще всего – это папка mail, находящаяся в директории почтового клиента);

б) интернет-браузер складывает ссылки (чаще всего это папка расположена в каталоге С: and Settings\u1083?огин пользователя);

с) программа синхронизации складывает резервные копии при синхронизации вашего мобильного телефона (КПК, смартфона).

Во-первых, попробуйте переместить эти каталоги в уже упомянутую папку WORK, «перепрописав» адресные строки в программах. Во-вторых (если это не удалось), запомните или запишите все, что нужно будет подвергать резервному копированию или переносить на новый компьютер во время апгрейда. В первом случае вы просто укажете новые пути к уже существующим (перенесенным) папкам почты и так далее для почтового клиента и других программ. Во втором – замените стандартные пустые папки программ своими, содержащими информацию.

Похожим образом относитесь и к своей базе рабочих контактов. Увод клиентской базы с прежнего места работы на новое – шаг неоднозначный с этической точки зрения (хотя новый работодатель часто именно этого и ожидает от кандидата с опытом). Но уж деловые контакты вы в любом случае набираете не для того, чтобы отказываться от них при переходе на новое место. Поэтому весь свой профессиональный информационный фонд (начиная с книги контактов в ежедневнике и заканчивая четко оформленным портфолио реализованных проектов и подшивкой личных документов) стройте так, чтобы их всегда можно было взять с собой. Это, кстати, может упростить вам жизнь при переезде в новый офис.

Оцените сами, какие еще сферы вашей деятельности допускают перевод информационных фондов в мобильное состояние. Задумайтесь, сколько времени у вас заняла бы, скажем, подготовка к эвакуации. Такие мысли, кроме прочего, помогают навести порядок как в деловой жизни (от хранения важных документов в сейфе до регулярного резервного копирования рабочей информации и т. п.), так и в быту (от хранения важных документов в одном установленном месте до аккуратного подшивания квитанций коммунальных платежей).

Конечно, не стоит становиться параноиком и строить всю свою жизнь по принципу «если завтра война, если завтра в поход». Но вот о поговорке «знал бы, где упаду, соломки бы подстелил» забывать не стоит. В некоторых, наиболее вероятных, местах падения подстелить соломки заранее никогда не помешает.

Резюме (Шаг 3)

Информация – главная ценность и главное конкурентное преимущество современного делового человека. Чтобы надежно ее хранить и эффективно ею пользоваться, нужно ввести в свою практику некоторые несложные принципы и требовать от себя их неуклонного соблюдения.

• Для эффективного анализа информации нужно создать возможность быстрой навигации по информационной базе, для чего следует регистрировать и классифицировать все важные входящие/исходящие данные. Любую информационную работу необходимо базировать на триаде регистрация – навигация – анализ (информации).

• Порядок в информационных фондах наводят при помощи архивирования информации, а для перестраховки от сбоев (технических и других) применяют регулярное резервное копирование информации. Две эти процедуры необходимо наладить для любого информационного массива – от книги контактов в мобильном телефоне до объемной базы данных на рабочем компьютере.

• Чтобы повысить комфортность обращения с вашими информационными фондами, необходимо, по возможности, «развязать» информацию и технические средства – сделать информационные фонды мобильными. Соберите всю важную информацию в определенных местах, не рассредоточивая ее по рабочим папкам разных программ. Тогда и апгрейд техники будет проходить менее болезненно, и комплексное резервное копирование займет меньше времени.

Подобные сознательные усилия отнимают не так уж много времени, зато значительно повышают надежность и эффективность вашей информационной работы. А то, что такие действия обычно воспитывают в человеке аккуратность и ответственность, можно воспринимать как бонус.

Часть II. Средний вес: секреты информационного работника

Освоив азы, мы стали полноценными информационными работниками. Пора «выходить в свет»: общаться с другими представителями информационного общества – профессиональными и, увы, не очень; получать и создавать информационные продукты; бороться за повышение эффективности нашей работы. Во всех этих процессах тоже есть место и готовым приемам, и технологиям.

Во второй части мы сконцентрируем наше внимание на дальнейшем росте информационного работника. Для чего изучим набор решений – от способов повышения эффективности общения в информационной среде до принципов создания качественных информпродуктов.

Шаг 4. Коммуникации с другими информационными работниками

Мы с тобой одной крови…

Социальное (общественное) существо – человек – начинается там, где начинается социум (общество). «Человек общественный», попав на необитаемый остров, прекращает свое существование. То же можно сказать и о «человеке информационном»: если не с кем разделить знания и сведения, то остается лишь отмечать ход дней зарубками на дереве да читать книги вслух самому себе. Прелесть истории про Робинзона еще и в том, что до спасения он успел побывать в условиях «неполной коммуникации»: после общения с Пятницей любой носитель родной речи покажется даром Небес.

Но просто ли нам дается общение с другими? Если даже настроенные позитивно и конструктивно партнеры то и дело садятся за стол переговоров, чтобы в десятый раз обсудить детали, что же говорить о повседневных деловых контактах?!

В «Шаге четвертом» мы будем обсуждать проблему оптимизации социальной компоненты в деятельности информационного работника: способы минимизации потерь и построения надежной системы коммуникаций и с коллегами, и с контрагентами – то есть со всеми «другими».

Потери на коммуникациях

Трудности перевода

«Спасибо вам, мои корреспонденты, что вы неверно поняли меня», – однажды Высоцкий пошутил, что в ответ на многочисленные неверные прочтения его стихов хотел бы написать песню, которую можно было бы озаглавить этой его строкой. Другой классик столетием раньше заметил: «Нам не дано предугадать, как слово наше отзовется…»

Как не существует в природе механизмов со стопроцентным КПД, так и в любом общении (межличностном и тем более групповом) невозможно стопроцентное взаимопонимание. И как физики, оттолкнувшись от этого факта, начали разработку более эффективных энергосберегающих двигателей, так и информационные работники однажды задумались над тем, как избежать потерь в процессе коммуникации.

В армии, где речь идет не просто об эффективности, а о выживании, действует четкий устав, чтобы мыслящие «на особицу» индивиды не могли внести помех в движение информации по иерархическим структурам. В менеджменте и управлении, где цена ошибки чуть меньше, а творческий подход и гибкость позволяют извлекать прибыли и сверхприбыли, столь жесткое регламентирование оказалось неуместным. Оставляя в системе некоторое свободное пространство, управленцы смирились и с вытекающими из этого «потерями КПД». И даже ввели для обозначения таких потерь специальный термин.

Под транзакционными издержками в менеджменте понимают затраты на проведение любого основного действия (транзакции). Часто транзакционные издержки приравнивают к операционным издержкам, хотя последний термин – более узкий. Для финансиста, например, под транзакционными издержками можно понимать оплату труда посредников и консультантов при проведении сделки.

Для информационного работника транзакционные издержки – это потери на коммуникациях. За этим определением может скрываться:

• непонимание информации / поручений / приказов и т. д. (причем вы сами можете не понять суть поступившего распоряжения, и точно так же непонятым может остаться ваше поручение);

• недопонимание;

• невольная неверная трактовка;

• сознательная неверная трактовка, если формат информации/приказов и так далее позволяет такие действия;

• недостаточное внимание к информации/приказам;

• нарушение сроков и других условий.

Переведем сухие управленческие термины на живой повседневный язык делового сообщества. Знайте, что вы сталкиваетесь с информационными транзакционными издержками, когда слышите следующие фразы:

• «Мы не получали вашего письма»;

• «Ваш вопрос пока еще не рассмотрен»;

• «Я обязательно займусь этим вопросом, как только появится возможность»;

• «Я должен был позвонить ему, но замотался и не успел»;

• «А я думал, что надо было сделать именно так».

Ряд таких фраз, не самых приятных для уха делового человека, любой офисный работник продолжит без особого труда.

Есть, кстати, и еще один распространенный вид издержек на коммуникациях. В пособиях по тайм-менеджменту их называют «пожирателями времени». Увы, это не только и не столько говорливый коллега, который не отстанет от вас, пока не перескажет содержание просмотренного вчера фильма. Чаще всего это неэффективно выстроенная коммуникационная среда, которая заставляет вас тратить драгоценный ресурс времени на бесполезную рутину. Именно об этом – известный управленческий афоризм: «К успеху приводят только 20 % всех действий» (читай: «Остальные 80 % работы делается впустую»).

Итак, будем считать, что враг определен – это неэффективная система коммуникаций, которая для решения основной задачи расходует впустую часть времени, внимания, сил и энергии информационного работника. Подобно старому дымящему двигателю с непростительно низким КПД. Не пора ли его заменить?..

Устраняем издержки

И мир вокруг тебя изменится

Итак, мы боремся с врагом – транзакционными издержками информационного работника. Если кто-то является для вас источником этих издержек, нужно лишить контрагента (неэффективного партнера или вредителя) такой возможности. Да и самому ни в коем случае нельзя оказываться в категории «воспитуемых». В общем, надо стараться являть собой пример ответственности и аккуратности в коммуникациях с внешним миром. Настойчиво и вежливо «гнем свою линию» и ждем, что «однажды он прогнется под нас».

Во-первых, при коммуникациях необходима система подтверждений.

• Отправив важное письмо и не получив ответа с подтверждением того, что оно дошло, вы можете позвонить адресату. Если у вас дружественные отношения, это хороший повод лишний раз пообщаться «вживую». Если же это сложный партнер, то можно невинным голосом сообщить, что вы не требуете незамедлительного ответа – просто хотели убедиться в том, что письмо получено (и замечено). В любом случае ваше обращение, дополненное телефонным разговором, будет более четко зафиксировано в сознании адресата. В практике PR такие действия называются дозвоном – именно так PR-менеджеры поддерживают связь с важными адресатами, «дозванивая» рассылки и дополняя их живым общением с ключевыми информационными партнерами. К слову, сегодня живое общение все чаще происходит не по телефону, а по интернет-пейджерам типа ICQ. Журналисты, например, больше любят, когда их аккуратно «выстукивают» по «аське», а не вызванивают по телефону. Существует также маленькая хитрость в виде приписки к письму: «Подтвердите, пожалуйста, получение этого письма (я не уверен в надежной работе нашего почтового сервера). Если не получу от Вас подтверждения в течение часа, позвоню, чтобы убедиться, что письмо нигде по дороге не застряло». Ну или что-то в этом роде.

• Получая письма от партнеров, с которыми вам хотелось бы сохранять хорошие отношения, не забывайте сами давать оперативный ответ. Уведомления почтового клиента с подтверждением получения – не в счет: автоответчикам никто не доверяет. Черкнуть пару слов «реплаем» (reply – ответ) займет у вас 5–10 секунд. Добрые отношения стоят таких «затрат». Даже если вы перегружены другой важной работой, ваш контрагент будет знать, что его письмо не отсек спам-фильтр и что вы хотя бы бегло ознакомились с содержанием послания. Вот примеры коротких ответов – «живых» уведомлений: «Письмо получил, вопрос понял, отвечу в течение двух дней», «Получил, занят, прочитаю внимательно через час», «Пробежал глазами по диагонали, подумаю на досуге, если в течение двух-трех дней не будет ответа, напомните, пожалуйста, еще раз», – ну и т. д. и т. п., в зависимости от степени неформальности ваших отношений с партнером.

Во-вторых, начинаем вводить в свою информационную жизнь систему запросов. Для переговоров вы выбираете удобное для всех время и место встречи, а не выезжаете в офис партнеров наудачу. Такое же резервирование времени и внимания можно практиковать и для некоторых коммуникаций (чаще всего телефонных). Вот, например, текст электронного письма с подобным запросом: «Хотел бы обсудить такой-то вопрос (проблему) в течение сегодняшнего (завтрашнего) дня. Разговор не займет больше семи-десяти минут. Когда Вам будет удобно созвониться?»

Те, кто активно использует интернет-пейджер (ICQ и подобные), запросы на общение выполняют по десять раз на дню («Здесь?» – вот так это обычно выглядит). Даже если вы в онлайне, но заняты, обращающийся без проблем дождется, когда вы будете готовы пообщаться прямо в «аське» или договориться о созвоне.

Есть и еще один относительно новый способ запроса на коммуникацию – это СМС с текстом «Могу ли я Вам позвонить? Разговор на 5 мин. Василий Иванов». Большинство современных людей и «аську», и СМС воспринимают как весьма удобный инструмент деловых коммуникаций.

Не стоит забывать и об еще одном – «мгновенном» – запросе на коммуникацию. И по стационарному, и по мобильному телефону почти всегда следует сначала задавать вопрос: «Удобно ли вам сейчас говорить?» Не только формы ради – обязательно прислушайтесь к тому, что ответит собеседник.

В-третьих, для важных переговоров, событий, выступлений, докладов налаживаем систему регистрации информации. На ключевые совещания обычно приглашают секретаря-референта. Помочь ему в работе или вовсе заменить его в некоторых случаях может диктофон (если только обсуждаются не секретные вопросы). Выступления докладчика вашей компании на симпозиуме или конференции необходимо записывать на видеокамеру. Эти записи могут пригодиться как для анализа процесса, так и для самоанализа его непосредственных участников. К тому же фиксация событий или информации (на камеру либо на диктофон) часто помогает во время сложных переговоров – всегда есть, к чему вернуться и с чем свериться. А в некоторых случаях все переговоры лучше и вовсе вести только в письменном виде, чтобы держаться в рамках обсуждаемого вопроса, следить за развитием темы, нести ответственность за сделанные заявления и следовать выработанным соглашениям.

Логическим продолжением регистрации информации становится система фиксации фактов. Например, по результатам совещания секретарь-референт составляет протокол, и его копии рассылаются всем участникам встречи. Диктофонные записи интервью всегда сохраняются на срок, в течение которого озвученная информация может иметь значение. Более того, многие пресс-секретари сами оперативно предоставляют журналистам расшифровку (скрипт) проведенной беседы. Так и пишущему человеку удобнее, и пресс-секретарь может быть уверен в том, что основой для интервью послужит неискаженный, верный скрипт. В частной практике тоже полезно бывает расшифровывать некоторые разговоры (телефонные и не только), записанные на диктофон. Набранный текст позволяет увидеть «картину» в целом, проследить стройность мысли или отметить неоднозначность сказанного.

Фиксацию фактов и договоренностей весьма полезно практиковать в деловом общении. Реакция на письма, напоминающие протокол встречи, почти всегда бывает позитивной. Вот пример: «Итак, обсудив вопрос такой-то, мы выработали такое то решение (сроки, условия и т. д.). Правильно ли я сформулировал результат нашей беседы?» Или что-то в этом роде. Можно даже фиксировать малозначительные факты, а не только стратегические решения. «Итак, был рад знакомству. Как и договаривались, будем поддерживать общение» – таким может быть деловое письмо, отправленное потенциальному партнеру, с которым вы познакомились на выставке или конференции. И это тоже своего рода протокол встречи.

Преодоление коммуникационных преград

Принцип трех гвоздей

Ярко и наглядно иллюстрирует особенности отечественной деловой среды принцип трех гвоздей. Эта своеобразная шутка – наследие прошлого (советских времен и даже более ранних исторических периодов). Бумажные бюрократы той поры, от лени ли или от перегруженности, никогда не спешили сразу отвечать на запросы или исполнять распоряжения руководства. Все поступающие бумаги они вешали на «первый гвоздь». Если в течение какого-то периода (недели, месяца, квартала) по данному запросу не поступало никакой дополнительной информации, бумага с первого гвоздя отправлялась в архив (или в мусорное ведро). Если же проситель интересовался, как продвигается решение вопроса, то документ «переезжал» на соседний (второй) гвоздь со словами: «Ваш запрос в данный момент в работе». Со второго гвоздя бумага могла или перекочевать на третий (после очередного звонка от просителя), а уже оттуда попасть на рабочий стол чиновника, или вернуться на первый гвоздь, или (по истечении некоторого срока ожидания) отправиться все в тот же архив или в мусорное ведро. Принцип трех гвоздей обеспечивал своеобразную экономию ресурсов чиновника, страхуя его от выполнения ненужной и неактуальной работы.

Можно злиться, можно иронизировать, но факт остается фактом: гвоздей больше нет (на самом деле они и раньше были скорее шутливой метафорой), их заменили электронные ежедневники, но подавляющее большинство представителей современной отечественной деловой среды по-прежнему руководствуется принципом трех гвоздей. Частично из-за перегруженности линейных менеджеров, частично из-за неаккуратности рядовых исполнителей.

Никому не советую организовывать на своем рабочем месте подобную «экономию» рабочего времени – слишком велик риск испортить реноме ответственного и исполнительного специалиста. Но помнить о принципе трех гвоздей очень даже стоит – это может выручить в трудных ситуациях.

Если вы подозреваете, что организация или специалист, с которым вы имеете дело, работает именно по такому принципу, проходите все этапы со знанием дела. Чтобы ваш запрос сразу же (без недельных задержек) отправился на второй гвоздь (а не на первый, как все остальные документы), «дозвоните» (см. выше) через какое-то время (например, через час) ваше электронное письмо или переданный с курьером документ. Поинтересуйтесь: все ли дошло, понятна ли задача, нет ли каких-то проблем? Если вам скажут, что с запросом все в порядке, и пообещают, что результат будет через неделю, то уже через три дня звоните повторно и аккуратно уточняйте: «Как идут дела? Подтверждаются ли оговоренные сроки?» В этом случае, вероятно, ваш запрос «перевесят» со второго на третий гвоздь. И когда вы позвоните в оговоренное время («через неделю») и вам скажут, что «вопрос почти решен», это, скорее всего, будет означать, что именно тогда запрос и поступит в работу, перекочевав с третьего гвоздя на стол исполнителя.

Можно, конечно, обозначить эти стадии более строгими терминами. Например: поступление обращения (первый гвоздь), постановка вопроса в очередь заданий (второй гвоздь), актуализация вопроса (третий гвоздь), решение вопроса (стол исполнителя). Но тогда эта метафора начинает претендовать на звание бизнес-практики или управленческой процедуры. Увы, в жизни все не так просто, и каждому известны случаи, когда вопрос решался не с трех телефонных звонков и даже не с десяти. Но если помнить об этом шутливом принципе, то штурмовать бюрократические стены будет и проще, и веселее.

Секреты эффективной переписки

Чего же боле?..

В эпоху чернил и авторучек письма писали вдумчиво – ведь возможности «если что» подправить ошибки не было. Сейчас такая возможность есть, но часто ли ею пользуются? Часто ли вы получаете высококачественные электронные послания? Логичные и структурированные, с верной пунктуацией и орфографией? А ведь контрольная вычитка письма занимает в среднем не более 5 % времени, требуемого на его написание. Может быть, стоит пойти на такие дополнительные расходы, чтобы выловить пару-тройку «очепяток» и добавить одну-две недостающие запятые? Возможно, ваши друзья порадовались бы «домашнему» письму «без претензий», но в деловом мире реноме – одна из наиболее дорогостоящих вещей.

Как, затратив минимум усилий, изменить электронную корреспонденцию таким образом, чтобы значительно повысить свою ценность как ответственного и грамотного информационного работника? Вот несколько советов:

1. Приучите себя перечитывать письма перед отправкой. Помимо отловленных ошибок вы, возможно, парой перестановок абзацев (или удалением фрагментов) придадите тексту бóльшую стройность и четкость. Порог целесообразности при доработке – уже упомянутые 5 % от времени, требуемого на написание письма. При превышении этого порога расходы времени становятся необоснованными.

2. Эффективно используйте графу «Тема письма», сообщайте в ней коротко суть каждого послания. Это удобно и экономит время при ознакомлении и последующем поиске писем в папках почтового клиента (см. раздел «Поле “Тема письма”» в «Шаге втором»).

3. При обсуждении какого-либо вопроса свой ответ контрагенту создавайте через функцию «Ответить», а не через функцию «Создать новое письмо». Так и работа идет быстрее, и, что еще важнее, обе стороны видят в процессе переписки ход обсуждения с первого до последнего письма. Иными словами, каждое письмо сопровождается историей вопроса.

4. Создавая такие ответы, свой текст очередного комментария обязательно добавляйте первым сверху. Редко, но встречаются почтовые клиенты, которые предлагают вписывать ответ ниже истории переписки. Это очень неудобно, так как письма всегда открываются с первой строчки, и, чтобы прочитать ответ на долгую переписку, письмо приходится пролистывать.

5. По той же причине – из-за крайнего неудобства при прочтении – старайтесь не отвечать на поставленные вопросы прямо в тексте письма (разрывая текст полученного сообщения). Во-первых, такое письмо опять же придется пролистывать и внимательно выискивать добавленные фрагменты. Даже выделив комментарии цветом или другим шрифтом, не всегда можно быть уверенным в том, что получатель прочитает письмо именно в таком форматировании (он может получить письмо и в «почтовик» с другой программной платформой, и на смартфон, и даже на мобильник). Во-вторых, если в ответ на ваши комментарии у другой стороны появятся свои замечания, то нить беседы вовсе запутается, став «деревом беседы», – фрагменты будут разбросаны по всему тексту. Поэтому, если ваше письмо требует точного соотнесения со словами собеседника, цитируйте в своем ответе его слова. Но переписку всегда ведите линейно: «мой ответ» – «твой ответ» – «мой ответ» и т. д.

6. Порою общение становится эффективнее, если придерживаться правила «одна проблема – одна переписка» (одна история, один диалог). Если же неудобно одновременно вести с одним и тем же человеком переписку по нескольким темам или если необходимо обсудить все вопросы в одном письме, то обозначьте их цифрами и разбейте послание на пункты. Так будет проще не запутаться в линиях обсуждения разных вопросов.

7. Поскольку переписка часто сопровождается прилагаемыми материалами (графикой, текстами, медиафайлами и т. д.), задумайтесь о легкости их распознавания при сохранении отдельно от письма. Если из текста вашего сообщения понятно, что на фото 123654.jpg изображен именно Иван Иванович, то уже на следующий день получатель письма, открыв папку «Мои изображения» с сохраненным фото, будет долго раздумывать, чья же эта фотография скрывается под таким «говорящим» именем. Чтобы избавить адресата от повторного прочтения текста письма, просто назовите файл правильно. Особенности «нейминга» (наименования – от англ. naming) файлов мы подробно рассматривали в разделе «Имена файлов» «Шага второго», а в параграфе «Архивирование, резервные копии, история документов» «Шага третьего» говорили о пользе интегрирования в текстовые файлы краткой информации «об информации». Пересылая текстовые файлы по почте, вы сильно облегчите жизнь вашим адресатам, если задействуете эти два приема.

В целом, как нетрудно заметить, все рекомендованные подходы решают одну общую задачу – сделать переписку более четкой и удобной, чтобы сэкономить внимание ваших партнеров, сберечь их психофизиологические ресурсы. В современной научно-популярной литературе подобные правила объединяют в понятие «информационный этикет». Соблюдение правил этикета – это проявление уважения, а значит, основная рекомендация при любых коммуникациях такова: уважайте ваших партнеров, старайтесь увáжить их при любой возможности. Проявляйте первым заботу о контрагенте, и, как поется в песне, «она к тебе не раз еще вернется».

Резюме (Шаг 4)

Личность не существует вне общества. Информационный работник не существует без коммуникаций: общение с внешним миром (переписка, звонки, встречи) – это одно из его основных «средств производства» и одна из наиболее частых «операций». Как и любую операцию, ее можно выполнять с той или иной степенью эффективности, и эффективность эту можно повышать.

• Как и у любых других операций, у коммуникаций всегда есть издержки. И нужно научиться как минимум распознавать их. После чего необходимо разработать систему мер и правил (писаных или неписаных, официальных или неформальных), которые помогут свести эти издержки к минимуму.

• Меры по минимизации издержек в каждом случае будут свои. Но все они сводятся к стратегическим основам грамотного управления процессами. Например, для деловых контактов надо ввести систему запросов и подтверждений. При обсуждении вопросов (на собраниях, деловых встречах и т. п.) или оглашении сведений (во время докладов на конференциях) регистрировать информацию с помощью секретаря-референта, диктофона, видеокамеры. По результатам коммуникации резюмировать достигнутые соглашения и договоренности; итоговую информацию доводить до сведения всех участвовавших сторон.

• При ведении электронной деловой переписки надо стараться с помощью несложных приемов делать эту коммуникацию более четкой и удобной: использовать графу «Тема письма», сохранять историю переписки в теле письма, грамотно выстраивать диалог (цитировать фрагменты, разбивать вопросы на пункты с присвоением им номеров и т. д.).

Все эти меры можно обозначить понятием информационный этикет или более будничным словосочетанием – информационная аккуратность.

Шаг 5. Оценка и экспертиза информационных продуктов

Когда простой продукт имеет…

«Шаг четвертый» мы посвятили участникам информационного обмена. «Шаг пятый» и «Шаг шестой» будут посвящены его продуктам – то есть документам в самом широком смысле этого слова: текстам, речам, докладам и т. д. Во-первых, нам нужно научиться оценивать эти продукты, чтобы понимать, что перед нами – сплав высшей пробы или просто блестящий слиток, лишенный ценности. Об этом – «Шаг пятый». Во-вторых, нам нужно научиться создавать качественные информационные продукты. Этим в большей степени мы будем заниматься в «Шаге шестом».

Получаем ли мы документы извне или создаем их сами, хотелось бы, чтобы о компонентах нашего информационного фонда всегда можно было сказать словами из «Евгения Онегина»: «…не нужно золота ему, когда простой продукт имеет».

Качественный анализ информации

…И что такое плохо

Хороший информационный продукт оценить сложнее, чем плохой. Когда с документом (речью, журналом, телепередачей и т. д.) что-то не в порядке, мы сразу это чувствуем – несовершенство бросается в глаза. А когда все хорошо – и даже когда все замечательно, – мы просто получаем удовольствие, принимая это как должное.

Чтобы иметь возможность объяснить и себе, и другим, что же не так с изучаемым документом, нам понадобятся какие-то точки отсчета. Ниже мы разберем простой, но эффективный инструмент качественной оценки информационных продуктов. Для этого запомним аббревиатуру ФТОП – она складывается из первых букв слов при перечислении следующих качеств информационного продукта:

Ф – форма представления информации;

Т – точность информации;

О – оперативность информации;

П – полнота информации.

Качественный документ не вызывает претензий ни по одному из этих параметров.

Форма представления информации. Этот параметр намного важнее, чем может показаться на первый взгляд. Весь «Шаг первый» этой книги (оформление визитки, подписи к электронным письмам и т. д.) мы обсуждали частные случаи этого понятия. Но все частности можно обозначить и другим емким понятием – соответствие информационного продукта отраслевым стандартам.

Например, каждый, кто писал диплом (и тем более диссертацию), знает, что форма таких документов четко задана и ее нарушение карается оценивающими экспертами. А все потому, что эти эксперты работают «на потоке» и не могут себе позволить вылавливать крупицы ценных сведений по всему тексту диплома, даже если они там есть.

Тот, кто ощущает себя не в своей тарелке из-за непонимания «птичьего языка», на котором происходит документооборот или живое общение в организации, просто еще не освоил ни отраслевого словаря, ни правил оформления информационных продуктов.

Тот, кто хотел посмотреть новостную программу или прочитать новостное издание, а получил вместо этого набор ангажированных мнений, раздражается именно из-за несоответствия передачи либо издания заявленному формату, в данном случае – новостному.

Помните про параметр «форма представления информации». В особенности когда создаете информационные продукты. «Переводите» сложные объяснения на понятный адресату язык. Или, напротив, придерживайтесь строгой стилистики деловых писем. Устроившись на новую работу, оперативно осваивайте отраслевые стандарты оформления (если вы встраиваетесь в систему) или внедряйте их (если вы управляете этой системой либо оптимизируете ее).

Точность информации. Казалось бы, комментарии тут излишни, но на самом деле ответственному информационному работнику нужно помнить о точности постоянно.

Во-первых, мы слишком много фактов принимаем на веру. В особенности если эти факты опубликованы в СМИ – печатное слово по-прежнему обладает силой. Но, будучи напечатанными, цифры не становятся более надежными.

Можно и нужно проверять если не всю важную информацию, то хотя бы некоторую часть ее. Если в ваши руки попала таблица со значениями, возьмите калькулятор и перемножьте сами пару цифр. Если кто-то в своем письме ссылается на какой-либо закон (распоряжение, приказ и т. п.), изучите упомянутый пункт закона (в Интернете сегодня можно найти практически любой официальный общественный документ). Если кто-то говорит, что «Иван Иванович так считает», иногда стоит уточнить у самого Ивана Ивановича.

Вскрывать неточности в информации часто помогает сопоставление версий одного и того же события. Если в двух уважаемых источниках вы обнаруживаете разночтения, это дает вам повод обратиться с вопросами к обоим авторам. Теоретически ситуация от этого должна проясниться: одно из мнений вы подтвердите, второе опровергнете, а заодно сделаете на будущее вывод о степени надежности обоих источников. На практике, увы, ситуация часто лишь запутывается еще больше, так как ни одному из утверждений вы теперь не можете доверять в полной мере. К тому же редакции газет вряд ли будут утруждать себя ответами на ваши запросы. Но в Интернете сегодня большинство статей можно сопровождать комментариями, и многие авторы, отвечая на них, проясняют спорные моменты. В любом случае вскрывать неточности в информации всегда полезно, хотя и не всегда приятно. Ведь даже если у нас нет шансов узнать горькую правду, это не повод довольствоваться сладкой ложью.

Ну и, естественно, сами мы должны следить за точностью выдаваемой информации. Испортить свою репутацию надежного информационного партнера (или источника) намного проще, чем заработать ее.

Оперативность информации. Пожалуй, лучше всего понимают значимость этого параметра биржевые игроки – борьба у них идет за минуты, если не за секунды. Но и рядовые информационные работники вполне могут оценить его важность. Достаточно, например, чтобы ваш почтальон задержал одно из ежедневных изданий буквально на день. Если это случится, скажем, в разгар предвыборной гонки или финансовых колебаний рынка, то вы в полной мере прочувствуете, что такое «вчерашняя газета». Не меньше вас могут «повеселить» и еженедельные журналы, претендующие на роль оперативных комментаторов событий. Во времена политических игр, разгоравшихся перед выборами, многие из них попадали в незавидное положение, поскольку сдавались в печать в четверг-пятницу, на прилавки попадали в понедельник и при этом пытались давать краткосрочные прогнозы развития ситуации. Формат таких изданий должен задаваться их периодичностью – нужно, чтобы они отличались от ежедневных газет усиленной аналитической компонентой и были «долгоиграющими», т. е. работали в течение недели.

Даже редакции ежедневных деловых газет в большинстве своем выкладывают теперь содержание свежего номера на интернет-портал уже ночью, после сдачи макета в типографию. Благодаря этому заинтересованные читатели могут изучить содержание свежего номера не в семь часов утра, когда открываются киоски печати, а уже в три часа ночи. Но даже так издатели не в силах помочь тем, для кого «промедление смерти подобно». Такие читатели (например, аналитики) уже давно обитают на новостных порталах информагентств. На этих порталах журналисты размещают короткие заметки, находясь прямо на месте событий, едва ли не в «прямом эфире», с небольшой задержкой на редактирование и корректуру. А интернет-версии деловых газет оперативные потребители информации изучают позднее, чтобы узнать мнение специалистов и экспертов по поводу произошедших событий.

В общем, важность такого параметра, как оперативность, в ближайшие годы, безусловно, будет лишь возрастать. Поэтому, даже если сейчас время вас не поджимает, лучше заранее подготовиться к информационным войнам на опережение, выработав в себе навыки профессионального «бойца».

Полнота информации. Этот параметр неспроста стоит в списке последним. Пожалуй, он наименее критичен, но, согласитесь, приятно, когда тебя избавляют от дополнительных интеллектуальных усилий. Удобно получать информационный продукт, как минимум не содержащий пробелов в сведениях. А как максимум – дополненный еще и всей необходимой справочной информацией.

Читатели наиболее уважаемых деловых газет уже давно привыкли к тому, что по главным фигурантам любой большой статьи приводится справочная информация (для персон – биография и карьерные сведения, для юридических лиц – история, финансовые показатели и т. п.). Более того, развернутые статьи дополняются еще и фактами из серии «это любопытно». Даже если эти сведения повторяются из номера в номер дословно, читателю удобно каждый раз получать «комплексный обед».

Воспринимать этот параметр следует именно как дополнительный и подчеркивающий высокий профессионализм автора документа.

Итак, мы изучили несложный инструмент качественного анализа информационных продуктов. Корнями он уходит в глубокую теоретику и впервые упоминается в переводной книге Ланкастера «Информационно-поисковые системы»[3]. Но для рядового труженика информационной среды достаточно использовать этот инструмент именно в таком упрощенном виде. С его помощью можно разделить «ФТОП»-продукты и «оффтоп»-продукты. Название первых происходит от уже знакомой нам аббревиатуры. Название вторых – от расхожего словечка из интернет-форумов (от англ. off topic), означающего выход за рамки темы и несоответствие стандартам. Все, что «оффтоп», мы либо отбрасываем, либо дорабатываем. И ни в коем случае сами не производим и не распространяем «оффтоп».

Этот комплекс критериев применим как при оценке поступающих информационных продуктов, так и при производстве собственных. Оценивайте, каким именно требованиям обязательно должен отвечать документ (например, в годовом отчете важны форма представления, точность и полнота, но непринципиальна оперативность), и добивайтесь полного им соответствия.

Количественный анализ информации

Хорошего много не бывает?

Профессиональный информационный работник должен уделять внимание и количественному анализу информации. Эту тему мы пройдем кратко, двигаясь от тактических, т. е. повседневных, вопросов к стратегическим, относящимся к видению перспектив информационной среды.

С приходом электронного документооборота каждый информационный работник должен приучить себя мыслить именно в цифровом, а не аналоговом формате.

Например, сегодня еще очень многие редакторы или журналисты старой закалки мыслят «страницами текста», что очень неудобно в работе и раскрывает маргинальность таких «профессионалов» в обществе электронных коммуникаций. Просьба «напишите нам пару страниц текста» раздражает почти любого современного человека. Дело в том, что в зависимости от кегля шрифта и от междустрочных интервалов на одной странице может уместиться от 1500 до 5000 символов (и это прекрасно знают студенты, «раздувающие» рефераты до заданного объема). Согласитесь, троекратная разница в возможных объемах неудобна при планировании работы.

Поэтому намного лучше мыслить не в страницах, а в символах электронного текста. А если такой подход пока кажется непривычным, можно в качестве коэффициента перевода запомнить следующее правило: в наиболее общем варианте документа на одной странице помещается в среднем 2400–2500 символов, или знаков (формат А4, стандартные отступы, кегль 12, полуторные междустрочные интервалы, полное заполнение страницы текстом). Измерение объема текста в знаках сегодня становится общепринятым.

К слову, во многих журналах еще практикуется оплата труда авторов по принципу «гонорар за материал». Но объем материала изначально оговаривается как раз в знаках (не меньше и не больше стольких-то тысяч символов). Копирайтеры привязаны к этой системе еще жестче.

Полезно знать и другую меру, принятую в среде профессиональных «писателей», – это авторский лист текста. Он содержит 40 000 символов. Стоит напомнить, что функция измерения объема текста в MS Word прячется за пунктом «Статистика» меню «Сервис».

Вторая по популярности область оцифровки – фотоматериалы. Гонка производителей цифровой фототехники приучила большинство пользователей к ценности мегапикселей, и многие уже изучили хотя бы в минимальном объеме программы растровой графики. Наиболее известная среди них – Adobe Photoshop. Программы векторной графики, более привычные для дизайнеров, «мыслят» не точками, а объектами и координатами (один из наиболее распространенных примеров – Corel Draw).

Чтобы связать число мегапикселей с физическим размером получаемых при печати фотографий, можно запомнить простой коэффициент перевода. Если учесть, что реальный нижний порог качества для печати цифрового фото составляет 250 dpi (dot per inch – точек на дюйм), а дюйм равен 2,54 см, получается, что для качественной печати необходимо разрешение не менее 100 пикселей (точек) на сантиметр. То есть для получения фотографии хорошего качества формата 10×15 см потребуется цифровой файл с минимальным разрешением 1000×1500 = 1,5 Мп.

«Для чего же мне фотоаппарат с десятью мегапикселями?» – спросите вы. Ответ прост: чтобы из снимка, сделанного на вашем фотоаппарате, можно было отрезать до 80 % ненужного фона (кадрированием в том же Photoshop) и полученный остаток распечатать в хорошем качестве в формате 10×15 или же без кадрирования – в формате 20×30 см. Получается, что «мобилография» с камерфона с разрешением камеры 3 Мп допускает кадрирование с отрезанием до 50 % площади снимка, если фото готовят к печати в формате 10×15.

Эти общие рассуждения показывают нам, что сегодня нужно привыкать мыслить не в сантиметрах и даже не в разрешении (dpi), а в фактических размерах фотографии (в пикселях). Разбираясь в них, нетрудно подсчитать, на сколько сантиметров можно «растянуть» фотографию без потери качества.

К сведению, фотография размером 1000×1500 пикселей в формате jpg «весит» от 0,5 до 1 Мб (в зависимости от типа фотографии и степени сжатия). А формат, сохраняющий максимум качества (не сжимающий картинку в ущерб качеству), – tiff – для такого объема требует порядка 4,5 Мб (на один пиксель здесь нужно три байта для хранения информации о цвете – по байту на каждый из базовых цветов RGB). Таким образом, цифровое фото приучает нас мыслить в пикселях (а также в мегабайтах).

Затрагивая тему мышления в мегабайтах, мы переходим в область стратегических вопросов. Если вы – продвинутый или просто активный компьютерный пользователь, то такое понятие, как частота апгрейда, для вас не требует пояснений. В привязке к мегабайтам приоритеты апгрейда выглядят приблизительно так: дольше прочих может «терпеть» в ожидании замены аппаратная часть компьютера (процессор, материнская плата, устройства чтения). Но и здесь обновления неизбежны: более емкие носители информации (CD – 750 Мб, DVD – от 4,7 Гб, Blue-Ray – от 23 Гб) требуют иных устройств чтения; популярность новых форматов (например, цифрового видео) требует больших мощностей для их обработки (процессоры, материнские платы и т. д.). Также относительно долгие сроки жизни имеет аудио– и видеотехника – только смена форматов и стандартов заставляет пользователей обновлять видеокамеры (переход от аналогового к цифровому видео), фотоаппараты (увеличение разрешения и качества, а также быстродействия) и музыкальные устройства.

А вот наиболее часто «сменяемыми» оказываются сегодня устройства хранения информации. Вспомните: как давно вы в последний раз обновляли жесткий диск? С каким запасом вы его приобретали? «Не жмет» ли он вам уже сейчас и когда, по прогнозам, вы исчерпаете этот запас и потребуется очередная замена?

Частоту апгрейда носителей информации (жестких дисков и флеш-карт) можно предсказать, опираясь на теоретические изыскания. Так, если в 2000-м объем всей мировой информации увеличивался вдвое за 5 лет, то сейчас он удваивается за год. И эта скорость будет только расти: по прогнозам специалистов, при такой динамике в 2010 году удвоение будет происходить за 12 часов (верится с трудом, но очень скоро можно будет проверить). Так вот, в локальном масштабе что-то похожее происходит и с вашим жестким диском. Если в 2000 году можно было приобрести «винт» с десятикратным запасом дискового пространства и лет на пять расслабиться, то сейчас трудно и представить, сколько раз за пять лет активный пользователь сменит «хард» на более емкий. Возникает дилемма: покупать сейчас диск всего с двойным запасом и менять его через год или приобрести устройство с четырех– или восьмикратным превышением требуемого объема, чтобы хоть как-то отсрочить очередную замену?

Чтобы принять решение, полезно посчитать среднюю цену гигабайта и спрогнозировать ее стоимость на момент следующего апгрейда. Тогда станет понятно, стоит ли переплачивать. Это верно и для дисковой, и для флеш-памяти. Поясню на примере с USB-флешкой. Зимой 2008 года уже можно было отыскать флешку емкостью 16 Мб стоимостью 2500 рублей. При этом в крупных торговых сетях устройство емкостью 2 Гб по-прежнему продавалось за 1900 рублей. По незнанию можно было совершить шестикратную (!) переплату за гигабайт. Причем высока была вероятность того, что те же 16 Гб через год можно будет приобрести раз в 5–10 дешевле, так что покупателю стоило задуматься, нужны ли ему эти 16 Гб именно сегодня и окупятся ли они при таких затратах. К слову, здесь действуют и законы маркетинга: всем известно, что новые модели мобильных телефонов теряют в цене до 30–40 % через полгода после выхода на рынок.

В общем, полезно знать текущую цену гигабайта. Для этого нужно периодически (приблизительно раз в полгода) делить стоимость самых ходовых, т. е. наиболее продаваемых в настоящий момент, носителей на их емкость. Пара-тройка таких замеров поможет вам: 1) оценить и спрогнозировать динамику цен; 2) соотнести ее с вашими текущими и прогнозируемыми запросами; 3) принять решение о сроках апгрейда носителей информации.

Также нужно смириться с тем, что переносить свои информационные фонды с одного жесткого диска на другой придется все чаще и чаще. А для этого нужно сделать их мобильными (соответствующие стратегии мы обсуждали в разделе «Мобильность баз данных» «Шага третьего»).

Эксклюзивность информации

По секрету всему свету

Информация, с одной стороны, продукт «летучий» – распространяется быстро и широко, становится доступной очень многим (если, конечно, это не секретные сведения). С другой стороны, в сегодняшнем мире достигнута такая степень плотности информации, что пробиться в информационное поле с новыми идеями ох как непросто. Это знают все – и маркетологи с рекламщиками, и научные работники, и начинающие литераторы, и молодые звезды шоу-бизнеса. И эту двойственную ситуацию нужно иметь в виду в повседневной информационной работе.

Прежде всего надо понимать, что если что-либо, когда-либо и кем-либо было публично сказано либо опубликовано в виде текста или документа, то эти сведения попали в глобальный информационный фонд. А значит, проявив ту или иную степень настойчивости, эту информацию можно отыскать. Поиск не всегда бывает легким и часто требует и сил, и времени, а также некоторых навыков информационной работы. Так что полезно знать, что эту работу за вас могут проделать профессиональные игроки информационной отрасли – справочные службы, информационные агентства и специальные исследовательские компании (подробно мы обсудим их услуги в «Шаге седьмом»). Бывает даже, что информация, которую они предлагают, – вполне открытая и публичная, но найти ее, не обладая специальными навыками, трудно. А у таких исследовательских компаний ее можно получить оперативно и в правильно структурированном виде. Причем даже не всегда за нее приходится платить: работу многих справочных служб оплачивают сами производители и распространители товара или информации. Это верно и для аптечных справочных, и для корпоративных изданий, и даже, отчасти, для массовых газет и журналов, существующих за счет рекламных бюджетов. Поэтому следует знать основных информационных поставщиков в своей отрасли, чтобы при необходимости получать у них необходимые сведения, возможно, иногда заплатив за них, но сэкономив при этом свое драгоценное время.

Еще один момент, который нужно учитывать информационным работникам, – это связь ценности информации с ее эксклюзивностью. Если говорить упрощенно, то существует два вида такой связи. Например, маркетологи знают, что ценность бренда напрямую зависит от его узнаваемости. Назовем такую информацию обобществляемой – чем больше людей узнает ее, тем более ценной она станет. А вот аналитики биржевых компаний, напротив, стараются заполучить сведения, которыми никто, кроме них, не обладает, и извлечь из этого прибыль. Цена такой информации тем выше, чем меньше людей ею располагает, – назовем ее засекречиваемой. Типичный пример засекречиваемой информации – инсайдерская, или «инсайд», т. е. сведения, поступающие по закрытым каналам от своеобразных «разведчиков» внутри корпораций или госструктур. К слову, искусство политика (впрочем, как и консультанта, и маркетолога, и даже журналиста) заключается в том, чтобы умело переводить информацию из одной категории в другую, извлекая в результате такой деятельности прибыль.

Итак, нужно уметь четко отделять засекречиваемую информацию от обобществляемой и учитывать этот критерий при оценке или производстве информационных продуктов.

Внешняя экспертиза информационных продуктов

Я сам себе не доверяю

Завершающей стадией создания любого информационного продукта должна быть его экспертиза. Предпочтительно – внешняя. То есть ваше произведение должен оценить непредвзятый человек. Это может быть «пробный» читатель (слушатель, зритель), более-менее отвечающий вашим ожиданиям от получателя созданного информационного продукта. Или же это должен быть эксперт, который способен отметить недочеты и места, требующие доработки, а также обосновать свою критику.

Дело тут вовсе не в недооценке собственных сил. Просто у автора текста «глаз замыливается». Он-то знает и что он имел в виду, и что означает именно это слово именно в этом контексте. Но когда документ читает человек, в голове у которого нет такой же картины происходящего, как у автора текста, многие слова могут приобрести совершенно неожиданный смысл. Вот как раскрывает эту мысль моя коллега, редактор журнала о ремонте и интерьерах, кандидат технических наук, для которой такая экспертиза – одна из основных ее профессиональных функций: «Я выступаю в роли первой лакмусовой бумажки: если я не понимаю с первого прочтения текст, присланный мне автором, то нет гарантий, что его потом поймут читатели».

А уж попутно, свежим взглядом, в результате экспертизы будут выловлены и недостающие запятые, и «очепятки», ведь и их «замыленный глаз» пропускает намного чаще.

В издательствах и редакциях такая экспертиза поставлена на профессиональный уровень: в штате присутствуют не только редактор, работающий с автором и требующий доработки текста, но еще и литературный редактор, воспринимающий «только литературу», и корректор, воспринимающий «только буквы». В солидных изданиях корректор проверяет текст дважды: один раз до верстки или сразу после «заливки» текста в шаблон страницы, и один раз на завершающей стадии, когда верстка закончена и надо проверить правильность расстановки переносов и множество других тонкостей. Кроме того, ответственный автор и сам вычитывает текст на верстке еще от одного до трех раз, а после верстки все завершается итоговым просмотром редактора, который ставит подпись на паспортах страниц, разрешая отправить их в печать. И даже после всех этих мер большой редкостью считаются журнал или деловая книга (относительно «оперативные» продукты), в которых при внимательном прочтении никто не найдет двух-трех опечаток.

Рядовому пользователю нет никого смысла нанимать литературного редактора и корректора. Но вовсе исключать стадию финальной (или промежуточной) внешней оценки ваших информационных продуктов – недальновидно. Поэтому просто найдите себе свою «лакмусовую бумажку»:

• Вашу речь или доклад могут выслушать домочадцы или коллеги по офису. Как известно, самый лучший экспромт – это домашняя заготовка. Прочитайте доклад в спокойных условиях, и наверняка после такой репетиции вы в нем что-то поменяете. Даже «выступление» перед зеркалом или просто чтение текста вслух всегда оправдывает затраты времени и усилий. Иногда по-новому оценить подготовленную речь или доклад помогает и запись, сделанная на диктофон или видеокамеру.

• Важные документы обязательно показывайте коллегам; еще лучше, если документ будет вычитан дважды – двумя экспертами. Если ни один из чтецов не выскажет замечаний, значит, документ можно выпускать «в люди».

• Даже электронные письма необходимо оценивать с этой точки зрения – ведь среди них бывают как рядовые, так и крайне важные. Например, однажды мы с дружественным коллегой заключили своеобразный «бартер» – наиболее важные письма перед отправкой адресату сначала отправляли друг другу с просьбой рассмотреть критически и с придирками (иногда даже сопровождали послание вопросом: «Какие ассоциации и ощущения у тебя вызывает такой текст?»).

Подобных примеров можно привести множество. В завершение этой темы вспомним две известные поговорки. «Одна голова хорошо, а две лучше» – это относится к промежуточным оценкам документа в процессе его разработки. «Семь раз отмерь, один раз отрежь» – это уже об итоговой экспертизе любого информационного продукта до его опубликования. Для лучшего запоминания в контексте обсуждаемой темы можно предложить римейк второй мудрости: «Семь раз проверь, один раз отправь». Или прожги (если это диск), или напечатай (если это тираж рекламных буклетов).

Резюме (Шаг 5)

В процессе работы мы постоянно сталкиваемся с чьими-то информационными продуктами или создаем свои собственные, поэтому нам нужны надежные инструменты оценки документов.

• Качественная оценка информационного продукта – дело непростое и крайне субъективное, но при наличии хотя бы каких-то точек отсчета проводить ее будет легче. Несложным и эффективным сводом критериев является набор параметров ФТОП, заимствованный из теории информационных систем. За этой аббревиатурой скрываются следующие параметры: форма представления, точность, оперативность и полнота информации. Удерживайте ФТОП-критерии в своей памяти, и вам проще будет отличить ценный продукт от «подделки», а ваши документы станут более конкурентоспособными.

• Работа в современном цифровом мире требует владения инструментами количественной оценки информационных продуктов. Необходимо научиться «взвешивать» тексты в количестве знаков, а не страниц документа – возможно, сейчас такая система будет для вас дополнительной, но наверняка скоро станет (а для многих уже стала) основной. Также следует разобраться в такой «модной» теме, как размер цифровых фотографий (в пикселях), их разрешение (в dpi) и «вес» (в мегабайтах). Не лишним будет следить за техническим прогрессом, своевременно проводя апгрейд техники, чтобы она соответствовала стандартам времени и могла эффективно обрабатывать возрастающие с каждым днем объемы информации.

• При работе с информационными продуктами не следует забывать о том, что информация может быть как эксклюзивной, так и массовой, и в обоих случаях ее ценность напрямую зависит от количества знакомых с ней людей. Четко обозначив тип информации – обобществляемая или засекречиваемая, – можно вести информационную работу более осознанно и эффективно.

• Любой информационный продукт на завершающей стадии создания лучше подвергать внешней экспертизе. И если в издательском деле этим занимается целый штат профессионалов, то рядовой офисный работник может ограничиться тем, что попросит коллег прочитать подготовленный документ и высказать свои замечания или предложения. Свежий взгляд на информационный продукт помогает отловить не только опечатки и неточности, но и оценить реакцию потенциального получателя документа.

Таким образом, все разделы «Шага пятого» призывают нас к одному: эффектно и эффективно огранять информационные алмазы, т. е. доводить информационные продукты до совершенства, – как те, что попадают к нам извне, так и те, что мы производим сами.

Шаг 6. Повышение емкости информационных продуктов

Короче, Склифософский!

Не думайте, что слово «дефицит» осталось в советском прошлом. За преодоление «товарной недостаточности» мы заплатили немалую цену – теперь мы, как и все мировое бизнес-сообщество, живем в дефиците времени и дефиците внимания. СМС-формат – одно из ярчайших проявлений этого дефицита. Даже электронные письма сегодня чаще похожи на телеграммы (СМСки), чем на литературные послания. А в книжных магазинах уже можно купить «романы в СМСках». Технологии, в общем-то, позволяют писать и длинные сообщения (мобильный почтовый клиент есть на всех современных телефонах) – но нам некогда, да и «грузить» читателя объемной информацией сегодня считается дурным тоном.

Современный бизнес-сектор вполне осознает проблему дефицита времени: учебники по тайм-менеджменту стоят в рейтингах бизнес-литературы на первых местах. А это значит, что деловое сообщество понимает, с какими сложностями оно столкнулось, и пытается преодолеть их.

Дефицит внимания – он же ограниченность психофизиологического ресурса человека – пока еще осознан не так широко. Но борьба за этот ресурс уже ведется сегодня на передовой информационного общества.

Экономя время, мы пытаемся за меньшее его количество выполнить большее число операций. Экономя внимание, мы стараемся в меньшем сообщении передать больше информации.

Как в ограниченное по объему сообщение (СМС, письмо, записку, доклад и т. д.) вместить как можно больше информации? Об этом мы поговорим в «Шаге шестом», завершающем вторую часть книги.

Структура сообщений

Чувствуешь логику?

Лучший способ оптимизации текста (письма, СМС-сообщения, доклада и т. д.) – это создание в нем четкой структуры. Все с этим согласны, но как же часто, когда дело доходит до белого листа (либо открытого окна письма или документа), мы «зависаем» на несколько минут в тяжких раздумьях. А между тем есть простые способы преодолеть «творческий кризис».

Если вы точно знаете, о чем должно быть письмо, но никак не можете вылить свое знание «на бумагу», напишите в девственно чистом электронном документе четыре вопроса: Что? Для чего? Благодаря чему? Что еще известно? Теперь под этими вопросами фиксируйте те факты, которые собирались изложить. Когда добавить к написанному будет уже нечего, сотрите вопросы и изучите получившийся текст. Возможно, он потребует некоторого редактирования, возможно, вы решите переставить местами некоторые фрагменты или вообще выбрать другую нить повествования (функции «вырезать» и «вставить» помогут вам в этом). Но в любом случае вы уже не забудете основные факты и даже, возможно, четче расставите приоритеты. Далее останется только литературно обработать итоговый текст – и вы получите готовое письмо с четкой и безупречной логикой.

Чем-то такой подход (текст как ответ на четыре ключевых вопроса) напоминает детскую сказку «Каша из топора». Заканчивается все тем, что вопросы (топор), оказываются ненужными, поэтому в конце концов мы их из текста (котелка с кашей) вынимаем – пригодятся в следующий раз.

Описанный подход – предельно упрощенная реализация научного метода информационной работы. Называется он «метод объектно-документального анализа (МОДА)». В 1980-е годы его создал российский ученый Ю.С. Гузев для более удобной работы с огромными потоками информации в ВИМИ (Всесоюзный институт межотраслевой информации) и ВИНИТИ (Всероссийский институт научно-технической информации). Метод опирается на принципы объектного программирования, и четырем упомянутым вопросам соответствуют Надобъекты (ответ на вопрос «Для чего?»), Объекты («Что?»), Подобъекты («Благодаря чему?») и Связанные объекты («Что еще известно?»). Так возникает аббревиатура НОПС, а действия по приведению информационных продуктов к такой структуре называются НОПС-форматированием.

Запомните название этой процедуры (НОПС-форматирование) или четыре ключевых вопроса, и вам станет намного проще создавать качественные и логичные тексты, а также обрабатывать информационные продукты, созданные другими людьми. НОПС-формат, кстати, можно использовать и как «интеллектуальный знаменатель», сводя к единому представлению информационные кванты, разбросанные по разным источникам, т. е. копируя и вставляя в электронный текст фрагменты из разных документов.

Детальное описание технологии МОДА не укладывается в формат данной книги. Профессиональный информационный работник сможет извлечь для себя немало пользы, ознакомившись с ней подробно. Для этого можно, например, прочитать книгу «Info-драйвер: Как выжить в мире информации».

Но рядовому пользователю будет вполне достаточно и рассмотренной выше «верхушки айсберга». Потенциал даже такой упрощенной модели намного выше, чем может показаться из-за ее видимой простоты.

Проверяйте собственные тексты (письма, доклады, заявления и т. д.) на наличие ответов на ключевые НОПС-вопросы, и вы увидите, как будет меняться в лучшую сторону качество создаваемых вами продуктов.

Есть, кстати, и другой способ «поймать музу», подходящий для любителей творческой свободы и противников систем. Как мы помним, мозговой штурм – бизнес-процедура, столь любимая многими руководителями, – предусматривает фиксацию любых поступающих идей при полном отсутствии критики. Для успешного создания текста, когда «муза нейдет», эту практику можно перенести с коллективного на индивидуальный уровень.

Откройте текстовый файл (или шаблон письма – но обязательно без указания адреса, чтобы ненароком не отправить промежуточный продукт адресату) и дайте себе какое-то время на фиксацию любых мыслей при отсутствии какой бы то ни было внутренней критики. Очень многие люди после десяти минут такой работы получают целый массив текста. Как минимум от него можно оттолкнуться в дальнейшей работе, а как максимум его остается всего лишь грамотно отредактировать.

Оба приведенных примера – написание по НОПС-шаблону и индивидуальный мозговой штурм – показывают нам, что электронный текст отличается от печатного своей «пластичностью». Это своего рода глина или пластилин, из которого можно до самого последнего момента лепить требуемое произведение – «сушить» (ужимать) текст или дополнять (расширять) его, менять местами фрагменты и т. д. Но приучить себя воспринимать электронный текст как глину не так-то просто.

Получали ли вы письма, заканчивающиеся словами «Забыл представиться, меня зовут Вася»? Мне, например, доводилось. И каждый раз я думал, что Вася мог бы перенести свое представление в начало текста и не извиняться. К слову, ответственный подход к тексту обязывает внимательнее относиться к полученному результату и хотя бы раз перечитывать итоговый продукт. Ведь, как известно, «вылетит – не поймаешь», а «вылетает» текст электронного письма в момент нажатия кнопки «Отправить». И с этого момента хотя все сказанное не написано пером, а напечатано на клавиатуре, но топором его все равно уже не вырубишь.

Линейные и нелинейные тексты

Нить повествования

Чуть выше мы обсудили, что изменить структуру электронного текста – проще простого, нужно лишь освоить функции редактирования «вырезать» и «вставить». Этот факт меняет традиционное отношение к тексту: в электронном виде это уже не жестко заданная структура, как было с текстом печатным, а глина, из которой можно по собственному усмотрению создавать необходимые в каждом конкретном случае произведения. Таким образом, все информационные единицы (инфокванты) перестают быть жестко зафиксированными и больше не стоят в строгой очередности, помещенные в единый информационный массив. Интуитивно мы чувствуем взаимосвязи этих фактов между собой, понятно также, что один инфоквант может быть связан сразу с несколькими другими информационными единицами. Попробуйте взять лист бумаги и нарисовать структуру, которую математики и лингвисты называют гиперграф, поставив в его узлы инфокванты и прорисовав взаимосвязи между ними в виде линий. Такие рисунки еще называют блок-схемами – текстовые фрагменты в графических боксах здесь соединены линиями.

На этом рисунке мы получаем визуализированную нелинейную сеть идей. Психологи говорят, что такая структура намного ближе к схемам нашего мышления, чем записанная в виде линейного текста последовательность фактов. К слову, если у вас под руками (или в голове) есть такая нелинейная сеть идей, то можно выбрать определенный маршрут и записывать, следуя ему, линейный текст. В итоге получится огромное количество линейных текстов (их можно подсчитать, если оговорить условия «прокладки маршрута» – повторяются ли пункты и т. д.).

То есть на нашей схеме (или в голове) мы имеем «упакованную» сеть идей, которую каждый раз разворачиваем в линейный текст (книгу или документ, заявку или сообщение). И чаще всего мы надеемся на то, что, прочитав этот линейный документ, читатель нарисует у себя в голове – мысленно воссоздаст – такую же нелинейную схему, как у нас. Какие из этого можно сделать выводы?

Во-первых, надо понимать, что любой наш линейный текст – это своего рода двухмерная фотография трехмерного объекта (или одномерная реализация двухмерной схемы). Чтобы точнее передать другим читателям понимание «трехмерного объекта», лучше осознанно изучить его – визуализировать или четко осмыслить нелинейную сеть идей. То есть в сложных и запутанных ситуациях стоит взять лист бумаги и прорисовать нелинейную структуру идей, фактов и мыслей в виде гиперграфа.

Во-вторых, электронный текст (как еще не зафиксированная окончательно линейная реализация сети идей) позволяет изменять структуру сообщения простым редактированием. То есть искать оптимизированные варианты. Иными словами, «гибкий» электронный текст – это подаренное нам современной техникой промежуточное звено между линейными и нелинейными текстовыми структурами. И нелишним будет научиться эффективно (и главное – осознанно) использовать такой подарок.

Все эти удобства вылились в свое время в появление такого инструмента, как гипертекст (учитывая значение греческой частицы hyper – над, сверх – буквально, сверх-текст). Этот электронный формат позволил в большей мере задействовать преимущество нелинейных текстовых структур.

Но еще задолго до второй половины XX века (когда появился термин «гипертекст») авторы рукописных текстов чувствовали ограничения линейных структур и пытались их преодолеть. Главным инструментом такой борьбы были ссылки (отправки к другому фрагменту текста). А инструментом вспомогательным были нарисованные от руки блок-схемы (те самые гиперграфы). В мемуарах писателей можно найти рассказы о том, как сюжеты будущих романов возникали в виде блок-схем.

Наступление века электроники не отменило этих простых приемов, и большинство деловых совещаний или планерок сопровождаются прорисовкой цветных блоков и связующих их линий. Все это отображают на пластиковых досках или флипчартах (планшетах с большими отрывными листами бумаги).

Чаще всего такая работа ведется по наитию. Не зря выстраивание структуры гипертекста считается неформализуемым умением и связывается с мастерством его автора. Тем не менее в эту работу можно (и нужно) вносить некоторые алгоритмы, повышающие ее эффективность.

В рассмотренной в предыдущем разделе технологии МОДА блок-схему из небольших текстовых фрагментов называют объектно-документальной схемой (ОДС) (см. рис. 1, 2, 3). Строят ее по правилам НОПС-форматирования (также см. выше), и для этого созданы специальные компьютерные программы, а также оговорены алгоритмы рукописной работы.

В простом (но от этого не менее эффективном) варианте ОДС рисуют от руки, помещая внутри текстовых блоков фрагменты реферируемого документа и указывая принадлежность к классу информационных квантов и ссылку на источник. В программной – электронной – реализации этой технологии все то же самое можно проделывать в специальном гипертекстовом редакторе, а каждый информационный блок сопровождать еще и прикрепленным текстовым фрагментом или даже любым электронным файлом.

Инфокванты в системе разбиты на четыре класса, реализующих идеи НОПС-форматирования документов. Каждому классу соответствует определенный цвет – в рукописных схемах его задают маркером, в электронной реализации цветовые схемы заложены в интерфейс (см. табл. 1).

Таблица 1

Рис. 1. Информационный блок – структурная единица ОДС

В информационном блоке указываются:

К – класс объектов

I – надобъекты,

II – объекты,

III – подобъекты,

IV – связанные объекты;

К_№ – порядковый номер блока в данном классе объектов;

ИС_№ – порядковый номер информационного источника в списке литературы.

Рис. 2. Пример информационного блока

Взяв на вооружение этот несложный принцип, можно значительно повысить эффективность информационной работы. Нарисованные от руки объектно-документальные схемы (гиперграфы, отражающие нелинейную сеть идей) позволяют:

• сэкономить собственные психофизиологические ресурсы. Теперь все факты и взаимосвязи не нужно удерживать в голове – достаточно зафиксировать в ОДС ключевую мысль, ее место в уже существующей сети идей (связи с другими инфоквантами) и ссылку на источник и после этого можно уже не опасаться того, что информация забудется или потеряется;

• более четко и объемно увидеть проблему, изучив визуализированную взаимосвязь фактов. Вспомните правило «7±2» (см. соответствующий раздел «Шага второго»): как только фактов становится больше семи, удерживать их в голове уже не получается, а о связях между ними, число которых растет экспоненциально, и говорить нечего. На схеме же все отражается наглядно и просто – по ней можно путешествовать, продумывая каждое звено в отдельности, но не теряя его связи с общей картиной;

• устроить коллективное обсуждение – мнения ваших коллег и собеседников можно тут же отражать на схеме, вписывая в контекст. Это помогает вести конструктивные переговоры. И подчеркивает уважение к мнению всех собеседников, ведь в качестве источника информации в блок-схеме можно указывать автора каждой мысли (информационной единицы);

• создать информационную базу в виде гиперграфа (нелинейной сети идей), путешествуя по которой, можно намного быстрее и эффективнее создавать производные линейные тексты. Маршрут их будет определяться конкретным запросом, но опираться они будут на накопленную и структурированную фактологическую базу.

Рис. 3. Условная объектно-документальная схема (ОДС)

Попробуйте применить этот подход на практике – это поможет вам в полной мере оценить его эффективность. Возможно, первое время нововведения будут скорее отнимать у вас силы и внимание, чем экономить их. Но опыт многих информационных работников, решивших «упереться и научиться», показал, что отдача от затраченных на освоение технологии усилий начинает ощущаться очень скоро.

Мономедиа и гипермедиа

О пользе книжек с картинками

В предыдущем разделе мы обсудили один эффективный способ увеличения информационной емкости продукта – переход от линейных текстовых форм к нелинейным (явный или заложенный в концепцию при подготовке документа).

Но существует и второй «концептуальный» способ повышения эффективности информационной работы. Заключается он в переходе от однокомпонентных информационных продуктов к многокомпонентным. Например, «скучный» текст научной книги дополняется иллюстрациями и ярким оформлением, над которыми от души поработал дизайнер. Бизнес-книга дополняется диском с ее же озвученным текстом или даже с видеокурсом.

Те же самые психологи, что ратуют за нелинейность информации, утверждая, что именно в таком виде она хранится в наших головах, говорят, что прямой путь к правополушарному (ассоциативному, творческому) мышлению лежит через дополнение сухого рационального текста живыми и эмоциональными медиакомпонентами. И что именно так можно задействовать скрытые резервы мозга при усвоении информации.

Вот далеко неполный перечень медиакомпонентов, уже задействованных сегодня в науке, бизнес-сообществе и т. д.:

• визуальный компонент:

– графика (диаграммы, графики, схемы и т. д.);

– ч/б фотографии;

– цветная и полноцветная печать (типографская или на цветном принтере);

– презентации (часто объединяющие сразу несколько компонент);

• аудиальный (звуковой) компонент:

– музыкальный фон сайтов;

– новости в виде звуковых роликов, распространяемые через Интернет (подкасты или радиостанции);

– CD– и DVD-диски с аудиокнигами, прилагаемые к печатным изданиям;

• видеокомпонент:

– видеозаставки, видеорепортажи, новостные ролики на сайтах компаний;

– кинофильмы как эффективный носитель рекламы (в виде продукт-плейсмента);

– видеопособия, виртуальные тренажеры для специалистов;

• тактильная (осязательная) компонента:

– различное качество полиграфии (визитки, каталоги, книги и т. д.);

– сувенирная продукция, подчеркивающая особенности бизнеса (например, теплый плед от компании, производящей отопительное оборудование);

• вкусовые и обонятельные компоненты:

– ароматизация магазинов;

– пробники парфюмерной продукции, распространяемые вместе с журналами.

Обо всех этих компонентах стоит знать – ведь будущее, несомненно, за гипермедийностью. Но все-таки пока всем этим «медиа» не сравниться по силе влияния со старым добрым текстом. Он доминировал с момента изобретения книгопечатания и сохраняет свои позиции по сей день. Но почему бы не дополнить его другими медиакомпонентами? Ведь современное техническое оснащение вполне позволяет сделать это.

Однако размышления о силе влияния на рынке ауди – видео – осязания – обоняния – удел консультантов по маркетингу. Оставим им их хлеб и ограничимся лишь некоторыми практическими советами.

Начнем с того, что сайт и электронные письма – не менее удобные «разносчики» аудио и видео, чем радиоэфир и кинотеатры. Используйте их по мере надобности, или даже опережая обстоятельства, только не забывайте, что пока не все пользователи Интернета технически (и финансово) готовы получать письма с приложениями по 2–5 мегабайт и загружать интернет-страницы такого же объема.

А вот какие «медиа» не стоит недооценивать, так это графику и цвет. Техническая среда сегодня в полной мере дозрела до того, чтобы задействовать эти компоненты и в случае с простой канцелярской работой, и при подготовке электронных документов.

Работа с бумажными документами будет удобнее, если с «монотонной» канцелярки перейти на цветную. Сегодня в любом крупном магазине офисных принадлежностей можно найти:

• цветные скрепки;

• цветные индексные закладки (их можно клеить на страницы документов и даже делать на них пометки гелевыми ручками);

• цветные папки для документов;

• цветные самоклеящиеся бумажки с напоминаниями (Post It);

• цветные маркеры-выделители, обычные маркеры и гелевые ручки и т. д. и т. п.

Чтобы не изобретать велосипед, можно ввести простую схему, делающую «работу в цвете» понятной, эффективной и удобной. Проассоциируем цвета с основными темами и приоритетами (см. табл. 2) – цветовая маркировка и ключевые вопросы заимствованы из технологии МОДА.

Эти же значения цветов переносим в работу с электронными документами. Ключевые фрагменты писем и документов выделяем, используя (умеренно) цветной текст. Графы таблиц заполняем цветным фоном. В документах выделяем цветовыми маркерами места, требующие доработки или обсуждения. Оперативная система Mac OS и вовсе позволяет помечать цветом по выбору файлы и каталоги – очень удобное решение для творческой работы (к слову, в издательском процессе платформа Mac сегодня задействована намного больше, чем Windows).

Таблица 2

Помимо цвета в документах очень эффективными оказываются графические решения. Это могут быть:

• иллюстрации (как цветные, так и ч/б) – такое решение задействует ассоциативное мышление, связывая текст с прилагаемой картинкой. Важно только, чтобы эта связь была однозначной. Поэтому, например, в журналах и газетах под всеми фотографиями и иллюстрациями есть подписи, особенно под изображениями персон;

• графики и таблицы – хорошо, если они дополняют текст. Больше того, они могут замещать целые фрагменты текста, если вы, как его автор, уверены, что графики не будут отсечены от основного документа (например, многие пользователи читают интернет-страницы, используя мобильный Интернет и отключая загрузку графики). Если такой уверенности нет, лучше пусть текст и графика дублируют друг друга, создавая объемность информации.

Даже простое форматирование текста может придать ему более эффектный, читаемый и запоминающийся вид. Выбор абзацных отступов и красной строки; типа, размера (кегля) шрифта; курсива или полужирного шрифта; подчеркивания или зачеркивания и т. д. и т. п. – все это в распоряжении пользователей любого текстового редактора и даже любого современного почтового клиента (HTML-формат создания писем). Все эти меры можно назвать элементами верстки текста. На таком «полупрофессиональном» уровне они доступны любому компьютерному пользователю. Так что присматривайтесь к хорошо оформленным (сверстанным и иллюстрированным) книгам и журналам и заимствуйте удачные решения для ваших документов.

Итак, в борьбе за внимание и память читателей ваших документов хорошую службу вам могут сослужить медиакомпоненты, дополняющие текст (или другой основной медиакомпонент). В случае текстовых материалов, которые на сегодня по-прежнему составляют подавляющее большинство, особенно эффективными оказываются графические и цветовые решения.

Интеллектуальный фильтр информации

Зерна от плевел?

Пожалуй, лучший способ повысить эффективность информационной работы (как, впрочем, и любой другой) – это научиться отделять главное от второстепенного. В современном информационном хаосе этот навык оказывается едва ли не самым ценным.

Вырабатывать такие навыки помогает концепция интеллектуального фильтра. Если не усложнять ее содержание, то можно сказать что: интеллектуальный фильтр (ИФ) – это набор критериев и правил, которые мы применяем, когда из неудобного и объемного информационного массива создаем компактный и легко воспринимаемый информационный продукт.

ИФ может быть использован двунаправленно. Когда мы потребляем информационные фонды (изучаем Интернет, слушаем радио) и, возможно, делаем из них «выжимку» (пишем реферат, аналитическую записку, вырабатываем понимание ситуации) – мы задействуем ИФ на входе. Когда же мы производим информационный продукт – «причесываем» свои мысли и из хаоса в голове рождаем стройное и четкое произведение – мы применяем ИФ на выходе.

Как видим, такая концепция не предлагает коренным образом перестраивать свою деятельность или ее понимание. Высокая ее эффективность обусловлена тем, что она выводит в разряд сознательно практикуемых действий то, что раньше делалось «по наитию». Осознать и регламентировать такие действия – значит повысить эффективность информационной работы. А осознать их стоит, потому что продукты деятельности интеллектуальных фильтров сегодня можно встретить повсюду.

Мнение специалиста (консультанта, аналитика, врача, продавца в магазине) – это продукт действия его интеллектуального фильтра. Причем не всегда идеального, так как на его параметры может влиять не только непрофессионализм, но и экономические соображения (желание продвинуть собственные услуги или продукты компаний-партнеров).

Любые статьи, репортажи и даже аналитические материалы, то есть почти все наполнение каналов СМИ – это также продукт интеллектуальной фильтрации информации. Даже если издательский дом может доказать отсутствие ангажированности, то редакция без редакционной политики – это нонсенс.

Да и любой пересказ ситуации или мнение любого третьего лица о произошедших событиях либо текущих процессах – это тоже продукт интеллектуальной фильтрации информации. Ведь как часто, разобравшись и составив свое собственное мнение о ситуации, мы понимаем, что оно отличается от всех слышанных ранее оценок, многие из которых подавались как истина в последней инстанции.

Какие рекомендации следуют из всего этого?

Во-первых, надо стараться максимально приблизиться к событию в информационном смысле, то есть исключать несколько дополнительных ступеней интеллектуальной фильтрации информации (которые наличествуют в избытке, например, на государственных теле– и радиовещательных каналах или в газетах). Или отказываться от фильтров с сильным искажением информации (каковой может оказаться, например, у ангажированного – политически или экономически – интернет-блогера).

Переводя этот совет в практическую плоскость, можно сказать, что новостные сообщения информагентств – более надежный источник информации, чем новостные передачи федеральных каналов: здесь вы можете сами выбирать источники и темы и избавлены от ненужных интерпретаций. Также можно посоветовать читать деловые газеты крупных и независимых издательских домов – ведь они находятся под пристальным вниманием общества, а также конкурируют друг с другом, поэтому даже ангажированные оценки (если таковые встречаются) они вынуждены максимально соотносить с реальностью.

Во-вторых, не лишним будет прояснить структуру интеллектуального фильтра ваших основных поставщиков информации – например, редакционную политику изданий. Проще всего сделать это, зная исходную информацию и понаблюдав, как ее интерпретирует конкретное СМИ. Но знание исходной информации – прерогатива избранных лиц. Поэтому всем остальным можно попробовать, используя множественность источников информации, максимально точно реконструировать исходные события. И уже это знание позволит оценить степень «искажений», допускаемых разными изданиями.

Конкретизирую совет: лучше быть подписанным на несколько газет и журналов и читать по несколько статей на одну и ту же (важную для вас) тему. Так вы увидите, кто и как трактует описываемые события и на какие отклонения от темы готов пойти ради своей версии.

В-третьих, когда вы сознательно выбираете «информационного подрядчика», проговаривайте и обсуждайте структуру его интеллектуального фильтра. Секретарю или помощнику объясните, какие именно документы или статьи вы считаете важными, какие звонки нужно переводить на вас лично, а с какими разбираться самостоятельно (т. е. отсеивать, отфильтровывать). Нанимая консультанта (брокера, аналитика и т. д.), четко проговаривайте, какой объем информации и по каким критериям надо фильтровать. Ведь если в случае с газетами и телепрограммами вашего потребительского мнения никто не спрашивает, то в ситуации найма информационного подрядчика вы вправе требовать от него выполнения ваших условий.

По большому счету, у вас есть право выбора или право голоса почти во всех случаях «информационного аутсорсинга» (отдачи информационной деятельности третьим лицам). Просто консультантам вы платите напрямую, а газетам и телеканалам – опосредованно. Лишь небольшая часть изданий окупается продажей тиражей – большинство живет за счет рекламного бюджета. Так что, читая (или просматривая) рекламу, вы оплачиваете своим вниманием получение полезной информации. Воспринимайте свое внимание как валюту нового времени и решайте, чьи услуги оплачивать этой валютой, а кому в оплате отказать.

Еще одна рекомендация связана с работой вашего ИФ на выходе. Изучайте правила информационного обмена, принятые в вашей среде. Привыкайте к структуре и терминологии документов, осваивайте формат вашего профессионального информационного пространства. Настраивайте свой интеллектуальный фильтр так, чтобы создаваемые вами информационные продукты соответствовали отраслевым стандартам. Например, чтобы ваш документ, адресованный руководителю, не выглядел как интернет-блог, а интернет-блог на личной страничке не был похож на фрагмент финансового отчета.

Эффективным может быть освоение универсального интеллектуального фильтра – такого, структура которого принята большинством мыслящих индивидов и не трансформируется с изменением по возрастному, профессиональному, культурному и другим критериям. На роль такого универсального интеллектуального фильтра хорошо подходит НОПС-формат (см. первый раздел «Шага шестого»). По сути, процесс НОПС-форматирования входящего информационного потока (или создаваемого информационного продукта) – это и есть работа простого и эффективного интеллектуального фильтра. Если вас заинтересовала идея НОПС-форматирования, попробуйте посмотреть на него именно с такой точки зрения, и это еще более повысит эффективность изученной технологии.

Резюме (Шаг 6)

Мы живем в условиях дефицита внимания и избытка информации. В такой ситуации только качественные информационные продукты – логичные, короткие и внятные письма / документы / речи – имеют шанс завоевать внимание реальных и потенциальных адресатов. Поэтому крайне необходимо научиться такие продукты создавать.

• Во все деловые тексты нужно интегрировать логические структуры. На роль универсального помощника в этом деле может подойти НОПС-форматирование – элемент технологии информационной работы, созданной российским ученым. Он предельно прост в действии и освоении, но при этом дает информационному работнику ощущение надежной опоры.

• С приходом цифрового общества линейные текстовые структуры утрачивают свои доминирующие позиции, уступая место нелинейным сетям идей (самый яркий пример – гипертекст). Текст электронных писем и документов более пластичен, по сравнению с печатным: выбирая маршрут движения по нелинейной сети идей, его можно многократно редактировать, переставляя фрагменты, и получать в итоге новый документ. Научиться воспринимать электронный текст таким образом – значит повысить эффективность работы с ним.

• Цифровое общество позволяет активно использовать и другие средства коммуникации, кроме текста. Цвет, звук, видео приходят в деловую жизнь в виде полноцветных печатных документов, аудиокурсов, анимации и видеороликов. Умело пользуясь всеми этими компонентами, можно повышать информационную емкость создаваемых продуктов. Самыми доступными из подобных средств пока остаются графика и цвет – нужно осваивать их, чтобы делать документы более запоминающимися и удобными для восприятия.

• Помочь в работе с многочисленными информационными продуктами и в создании собственных информационных сообщений может концепция интеллектуального фильтра. Работая на входе или на выходе, являясь универсальным или узкопрофессиональным, интеллектуальный фильтр дает возможность отделить значимую информацию от второстепенной, высвободить ценный ресурс внимания, а также лучше понять суть процессов, протекающих в современных информационных средах.

«Коротко и внятно!» – кто из деловых людей не подпишется под этим призывом к авторам информационных продуктов?! Ну, или хотя бы: «Логично и понятно». Именно таким требованиям должны отвечать сегодня качественные документы. Поэтому нужно изучать приемы их создания, чтобы ваши «произведения» имели все шансы на успех.

Часть III. VIP-клуб: работа и жизнь информационного профессионала

Аббревиатура VIP, вынесенная в заголовок третьей части, помимо привычного значения (very important person – очень важная персона), может иметь и еще одно: variously informed person (в вольном переводе – всесторонне информированная личность). Для информационного работника эти два значения почти что равноценны – расхожая поговорка «Тот прав, у кого больше прав» в информационном обществе трансформировалась в закон «Тот важнее, кто умнее» (или информированнее, что как раз является предпосылкой к тому, чтобы стать умнее). Большинство руководителей уже не скрывает того, что ключевое различие между управляющим и управляемым заключается в степени информированности. У солдата есть только оружие, у генерала – знание военных стратегий и обстановки на фронте; потому генерал и отдает приказы, потому они и не обсуждаются солдатом.

Хвала информационному обществу – сегодня каждый информационный солдат при желании может стать информационным генералом. Безусловно, многое зависит от стартовых условий. Но сегодня как никогда доступны и как никогда дешевы средства, при помощи которых можно брать информационные высоты и удерживать их. Об этих средствах мы и будем говорить в третьей части книги.

Шаг 7. Источники информации

Хочу все знать

Одна из фраз «великого комбинатора» осталась недооцененной, хотя к ней, несомненно, стоило бы отнестись внимательнее: «Почему вы не читаете газет? Их нужно читать. Они довольно часто сеют разумное, доброе, вечное». Заметим, что и на идею многоженства («12 стульев»), и на автопробег («Золотой теленок»), и на большинство других его смелых ходов Бендера вдохновили именно газеты, к чтению которых он относился как к профессиональной обязанности. Поверим двум опытным журналистам Ильфу и Петрову, говорившим устами своего знаменитого героя: знакомство с содержанием актуальных СМИ необходимо для успешного существования делового человека.

Правда, по сравнению с временами Остапа Бендера набор этих СМИ сильно изменился. Они дополнены радио-, теле– и интернет-каналами. Снизилась роль цензуры, замещенной таким понятием, как редакционная политика. Стало больше разнообразия.

«Шаг седьмой» мы посвятим современным СМИ – печатным (газетам и журналам) и электронным (в основном интернет-источникам), а также «инструкциям по применению» этих средств. Предварим эту тему небольшим вступлением, в котором расскажем о принципах построения входящего информационного потока.

Принципы выбора информационных источников

Во всем нужна метода…

Первый и основной принцип – это четкое и осознанное разделение информации на развлекательную, познавательную и деловую. Поскольку в данной книге речь идет не о досуге, а о деловой жизни, развлекательную информацию мы полностью исключаем из сферы нашего внимания. Что касается познавательной, то ее надо получать обязательно, но дозированно и в соответствии со стратегией своего профессионального развития (подробнее мы рассмотрим эту тему в «Шаге десятом»). А сейчас все свое внимание мы сосредоточим на деловой информации.

Критерием, позволяющим проводить разделение деловой информации на значимую и несущественную, служит ее новизна. Чем сильнее полученный информационный прирост влияет (в положительную сторону) на вашу деловую жизнь, тем полезнее эта информация. Даже если она влияет опосредовано – например, меняя мировоззрение.

Второй принцип – в работе удобнее источники, позволяющие архивировать информацию, ведь к ней, возможно, понадобится возвращаться впоследствии. Поэтому даже деловые радиостанции менее эффективны для информационного работника, чем газеты или сайты, – цитату из радиопередачи в письмо или документ вставить трудно, надо или набирать скрипт прямой речи, или просто упоминать специалиста и пересказывать его мнение. А важные интернет-страницы лучше копировать на жесткий диск, так как удаленные ресурсы надежными хранилищами не назовешь – некоторые из страниц неожиданно перестают существовать, некоторые уходят в архив с ограничениями доступа. Так, на сайтах многих деловых газет доступ к архивным материалам становится платным или предоставляется только зарегистрированным пользователям.

Третий принцип – источники информации должны быть множественными. Это снижает риск попадания в зависимость от чьей-либо точки зрения, будь-то отдельный автор или целая редакция. В «Шаге шестом» в разделе о структуре интеллектуального фильтра мы уже говорили подробно о том, почему лучше читать две-три статьи на одну и ту же важную для вас тему.

Четвертый принцип – поставщики информации должны быть надежными и неангажированными. Звучит банально, но когда дело доходит до практики, становится понятно, как непросто решить эту задачу в мире пересекающихся интересов.

Успешно реализовать третий и четвертый принципы помогает довольно простая стратегия выбора подрядчиков (мы рассматриваем подрядчиков информационных, но принцип работает и при заказе любых других услуг или продуктов). Назовем его принципом двух дивизионов – основного и дополнительного.

В первый дивизион, состоящий из трех (плюс-минус один) игроков, попадают наиболее уважаемые информационные источники – три самые солидные газеты, или три серьезных журнала, или три наиболее качественных интернет-портала. Их мы считаем равновеликими, т. е. не ранжируем внутри группы, и обращаемся ко всем трем источникам постоянно.

Второй дивизион включает четверых (плюс-минус два) игроков, недотянувших по каким-то причинам до первого дивизиона. И здесь мы тоже не ранжируем участников, но изучаем уже не все продукты разом, а по одному (продукту и, соответственно, игроку) за очередную сессию – в качестве дополнения к двум-трем основным информационным источникам.

И для первого, и для второго дивизиона обязательно проводим процедуру верификации (или аттестации) – периодически решаем, продлевать ли «кредит доверия» каждому из поставщиков информации. Например, в случае газет в первом дивизионе такую процедуру придется проводить раз в полгода или раз в год – когда продлевается подписка. На самом деле никаких специальных действий по аттестации не потребуется – практика сама расставит все по местам. Главное – постоянно напоминать себе, что эти списки не на века.

Удобство такого подхода в том, что мы не перегружаем себя информационными источниками – ежедневно нам приходится иметь дело с тремя-четырьмя информационными продуктами (газетами, сайтами). Но при этом в активе мы имеем 7±2 поставщика информации, что, кстати, в точности соответствует требованию инженерной психологии – такое число партнеров (и их характеристик) вполне реально удерживать в памяти.

Подобная стратегия эффективна в любом виде деятельности – будь то походы по магазинам (основным + резервным) или выбор поставщиков сырья либо услуг (два-три основных + три-пять резервных). Тогда вы будете в курсе и последних тенденций рынка, и адекватных цен.

Несложные принципы, приведенные в этом разделе, в полной мере соотносятся с концепцией интеллектуального фильтра, рассмотренной в «Шаге шестом». Все предложенные действия – суть отсечение ненужного и грамотное структурирование отобранного. Иными словами, это настройка интеллектуального фильтра.

Газеты и журналы

Сила печатного слова

Трудно представить себе делового человека, не читающего газет. Конечно, Интернет пошатнул позиции печатных СМИ, но не отменил этого удобного формата. Газету можно пролистать и выбросить, можно отложить, чтобы показать деловым партнерам или коллегам, можно просто сохранить в архиве (на всякий случай). Наконец, газету можно просматривать за завтраком или за обедом. Конечно, все это можно проделывать и с электронными страницами – можно даже читать газетные статьи с экрана КПК или ноутбука, сидя за обеденным столом. Но, как говорится, «не тот эффект».

Во-первых, магия отпечатанного тиража по-прежнему сильна, и, вероятно, еще долгие годы нашему глазу будет приятнее видеть отраженный от страниц свет, а не экран монитора. Но что еще важнее, газеты обладают эффектом объединения бизнес-сообщества. Читая дайджест деловой жизни, вы точно знаете, что еще тысячи подписчиков получили его сегодня именно в таком виде. А попадание новости на эти 16 полос делает ее особенно ценной: она прошла много стадий отсева, она была выбрана как важнейшая. На информационно-новостных порталах все не так: там каждый индивид сам себе хозяин. И здесь мы наблюдаем аналогию с противостоянием телевизионных фильмов и кино на DVD. Как сказал Евгений Гришковец в своей пьесе «Одновременно»: «Я не хочу смотреть Штирлица на дисках, я хочу смотреть его вместе со всей страной…»

К тому же, хотя современные деловые издания и декларируют специализацию на определенной информации и темах, тем не менее строятся они по принципу дайджеста современной жизни. В них отводится место вопросам экономики, политики, культуры и т. д. «Развесовка» и глубина обзора этих тем определяются редакционной политикой, но в целом издания ориентируются на «среднестатистического делового человека». И чтобы знать, «что это за зверь такой», полезно изучать именно такие дайджесты, «заточенные» под него. Ведь редакторы и издатели – это мастера своего дела: они выстраивают издания, интересные широкой аудитории, чтобы потом как можно эффективнее использовать их как рекламную или политическую площадку.

Итак, даже если вы продвинутый «юзер» и электронный текст воспринимаете лучше печатного, все равно листайте газеты – хотя бы для того, чтобы понять, как и чем живут «аналоговые» партнеры.

Рекомендуемый список газет и журналов, приведенный ниже, полностью реализует описанную в предыдущем разделе стратегию двух дивизионов. По отзывам одной из слушательниц курса «Повышение эффективности информационной работы», занимавшейся комплектованием киосков печати, предлагаемый список в точности отражает рейтинг продаж прессы в деловом центре Москвы (так называемом «Московском Сити» – районе внутри Садового кольца).

Начнем с карты чтения газет.

Газеты:

• первый дивизион – «Ведомости», «КоммерсантЪ»;

• второй дивизион – «Газета», «Известия», «РБК-Daily», «Независимая газета», «Российская газета».

На две основные газеты оформляем подписку (годовую или полугодовую), чтобы не тратить каждое утро время на их покупку и не зависеть от распространителей. Эти издания читаем ежедневно.

Каждую из газет, попавших в дополнительный список, прочитываем раз в неделю. Можно изучать их все сразу – в один «информационный» день, что позволит оценить разницу во взглядах на одни и те же злободневные вопросы. Для этого лучше всего подходит среда или четверг (уже разгар рабочей недели, но еще не «мешает» пятничная тема досуга). Можно также покупать по одной газете в день по очереди (устроить ротацию) и сравнивать ее содержание с основными источниками из первого дивизиона (в дополнительном списке как раз пять газет по числу рабочих дней). При первом подходе вы будете затрачивать по 10 минут в течение четырех дней плюс 35 минут один день в неделю (из расчета по пять минут на газету). При втором – по 15 минут в течение пяти дней в неделю. Суммарные затраты времени одинаковы.

Верификация (аттестация) основных игроков происходит в момент продления подписки, верификация второго дивизиона – практически в режиме онлайн, от недели к неделе. И в том и в другом случае мы задаемся вопросом: необходимо ли присутствие этого издания в списке просматриваемой прессы? Так все выглядит в схеме, но, конечно же, на практике может происходить более спонтанно.

Карта чтения еженедельных журналов почти ничем не отличается от газетной, разве что периодичностью ознакомления с изданиями из дополнительного списка. В него входят четыре-пять еженедельников, и ротация растягивается на месяц – раз в неделю покупается очередное из дополнительных изданий.

Еженедельные журналы:

• первый дивизион (подписка) – SmartMoney, «Эксперт»;

• второй дивизион – «Секрет фирмы», «Профиль», «Русский репортер», «Итоги», «Финанс», «Компания».

Что касается ежемесячных изданий, то тут выбор – дело слишком индивидуальное, чтобы предлагать какие-либо варианты. С одной стороны, раскрученных ежемесячных деловых журналов не так уж много – их можно пересчитать по пальцам одной руки: Forbes, «РБК», «Бизнес-журнал», «Карьера (Enterpreneur)», «Генеральный директор». С другой стороны, бывает трудно отделить ежемесячные деловые журналы от развлекательных или познавательных. Если с такими изданиями, как GQ (Gentlemen Quarterly) и Vogue, все понятно – это развлекательные и стильные журналы для мужчин и женщин, то, например, Esquire, хотя и позиционируется, как «мужской, культурный, умный», в последнее время становится все более «унисекс» и «своим» в деловой среде.

Сравнивая между собой три типа печатных изданий – ежедневные, еженедельные и ежемесячные, – логично было бы предположить, что чем ниже оперативность издания, тем более глубоким будет анализ информации. На деле, действительно, ежедневные газеты в погоне за оперативностью грешат некоторой сумбурностью и сбивчивостью. Менее оперативные издания заметно отличаются от них стилем (языком, подачей материала), да и качеством (меньшим количеством ошибок). А вот отличить по этим критериям еженедельник от ежемесячника подчас непросто. Как непросто отличить и журналистов, пишущих в еженедельники, от их коллег, работающих в ежемесячниках (к слову, очень часто это одни и те же люди). Хотя справедливости ради надо заметить, что иногда в толстых журналах все-таки встречаются серьезные и глубокие материалы, достойные своего печатного носителя.

В любом случае деловому человеку нужно знакомиться со всеми тремя типами изданий, чтобы видеть разницу в материалах и разносторонне изучать современные бизнес-процессы.

Вне нашего внимания остались специальные профессиональные или узкотематические издания, которых сегодня существует великое множество. Любой специалист, применив рассмотренные принципы построения карты чтения периодики, сможет постепенно подобрать и набор профессиональной прессы. Мы же в этом разделе упомянули лишь «общеделовые» издания, которые подойдут и кондитеру, и нефтянику.

Интернет-источники

Виртуально? Реально!

Любая новая технология таит в себе как блага, так и риски. Вокруг Интернета до сих пор не стихают споры, что это – всемирный информационный фонд или «глобальная помойка»? Возможно, он и то, и другое – вопрос лишь в том, с какой стороны к нему подойти, т. е. с какой целью и как им пользоваться. При соблюдении некоторых мер безопасности для информационного работника WWW (Word Wide Web – сеть величиною в мир) становится незаменимым инструментом.

Главный плюс Интернета – в простоте опубликования информации. Но эта же простота – и главный его минус, так как она снижает ценность информации и рождает обилие информационного мусора. Так что пойдем, как говорится, от противного и будем искать ценную деловую информацию там, где ее опубликовать непросто. А именно:

• на уважаемых порталах с ответственной информационной политикой;

• на лентах крупных информационных агентств;

• на интернет-сайтах солидных деловых газет.

На таких страницах не появляется случайной информации. Слишком высока была цена вывода на рынок уважаемого интернет-СМИ, и слишком дорога репутация – его или того издательства/информагентства, которое за ним стоит. Появляющиеся здесь новости и статьи готовят профессиональные журналисты, их материалы проходят предпечатную подготовку (редактирование, литературное редактирование, корректуру) почти с той же тщательностью, что и в солидных печатных изданиях. Конечно, возможность задним числом что-то подправить на сайте немного расхолаживает, но тем не менее штатная единица «корректор» здесь существует и активно задействована.

Поэтому главный совет деловому человеку, строящему свой онлайновый информационный входящий поток, – доверять только проверенным источникам. И придерживаться правила – чем солиднее издание (дороже/весомее), тем надежнее информация.

Вот список сайтов, составленный с учетом концепции двух дивизионов (первый дивизион комплексно просматриваем ежедневно, второй – изредка, «поштучно», с ротацией участников):

• первый дивизион – gazeta.ru («Газета. ру»), lenta.ru («Лента. ру»);

• второй дивизион – dp.ru («Деловой портал»), vzglyad.ru («Взгляд»), utro.ru («Утро. ру»).

Этот список ориентирован на аналитическую информацию. Если же читателя интересуют «сухие» новости, то все места в списках надо отдать лентам информагентств, например, interfax.ru («Интерфакс»), rian.ru (РИА «Новости») и т. д.

А ведь есть еще не менее уважаемые в качестве поставщиков информации сайты деловых газет и радиостанций – почти всех «офлайновых» производителей деловой информации. И доверие к ним ничуть не меньше (а возможно, даже и больше), чем ко всем перечисленным выше уважаемым сайтам.

Вдобавок к этому существуют еще и агрегаторы информации – они не производят ее сами, но собирают информацию об информации в виде набора ссылок с короткими описаниями. Самый, пожалуй, известный среди них – новостной раздел Яндекса news.yandex.ru (Яндекс. Новости). Возможно, кому-то он покажется и самым удобным, так как дает возможность изучать информацию по агрегированным новостным страницам или вести поиск новостей по ключевому слову. Причем в результатах этого поиска преобладают ссылки на уважаемые и серьезные источники.

А есть и системы рассылок типа Subscribe.ru, которые позволяют настроить процесс доставки информации и активный поиск заменить пассивным получением дайджестов на интересующую тему.

В общем, в этой виртуальной и ускользающей из рук стихии каждому придется самостоятельно выстраивать собственные информационные «силовые поля». Нужно лишь приложить некоторые усилия и побороться за чистоту и независимость собственного информационного пространства. Для таких затрат сил и внимания есть основания. Вот лишь некоторые преимущества, которые получает «онлайновый» информационный работник.

• Оперативность (экономия времени). Если в киосках утренние газеты появляются в 6–7 часов утра, а курьер приносит почту в ваш офис к 8–9 часам, то интернет-пользователю электронные версии на сайтах издательств, как правило, становятся доступны сразу после сдачи номера в типографию. Репортеры новостных агентств отправляют цитаты на сайты прямо с конференций (шутки ради известный докладчик, к которому приковано внимание общественности, может отслеживать по сайтам, как именно процитировали то, что он сказал пять минут назад). Заодно вы сэкономите время на походах в киоск – ведь электронные газеты можно загружать в ваш ноутбук или коммуникатор даже в автоматическом режиме (по настроенной подписке).

• Экономия (прямая – финансовая). На момент написания этой книги стоимость месячной подписки на газеты «КоммерсантЪ» и «Ведомости» составляла половину МРОТ (минимального размера оплаты труда). Конечно, для читателей таких газет подобная экономия едва ли актуальна. Но если речь пойдет о 10 газетах и 10 еженедельных изданиях, то затраты станут более ощутимыми. Информационный работник, вынужденный просматривать большое количество прессы, может ежемесячно экономить сумму, достаточную для апгрейда своего компьютера, если приучится пользоваться электронными аналогами печатных изданий.

• Разнообразие информации. В этом смысле все определяется лишь «аппетитами» читателя. К слову, и выдать собственную реакцию, и узнать оценку аудитории в случае с печатной статьей практически невозможно. А электронные версии статей, как правило, оперативно обрастают комментариями читателей – редко, но попадаются среди них довольно интересные и достойные внимания. Более того, опытный «серфер» знает, на какие форумы или блог-сервисы отправиться, чтобы узнать мнение живых людей по актуальным вопросам – возможно, это будут эксперты, возможно, даже сами герои статей. Иногда бывает полезно познакомиться и с заказным (проплаченным либо ангажированным иначе) «сливом» информации. Изучают же ученые микробов и паразитов, а вот редакторы печатных газет лишают такой возможности читателей солидных и уважаемых изданий!

Итак, мы рассмотрели и возможные блага, и потенциальные риски, связанные с переходом в цифровое пространство. Для опытного информационного работника сальдо, несомненно, оказывается положительным. И даже если жизнь еще не поставила перед вами задачи стать электронным информационным работником, надо готовиться к этому заранее. Судя по развитию современных технологий, рано или поздно стать им все равно придется.

Платные источники информации

Позолоти ручку!

Нужно четко понимать, что информация, которую сегодня можно приобрести за деньги (без нарушения законодательства), поступает из открытых источников. Ничего секретного никто и никому законно не продает. Есть ли тогда какой-либо смысл в оплате такой информации? Конечно, есть. Не возникает же вопроса, почему мы оплачиваем работу автомеханика (ведь мы и сами могли бы починить свое авто!) или платим комиссию риелтору (для его работы не нужны специальные лицензии, а все необходимые действия любой продавец или покупатель квартиры теоретически может выполнить и без чужой помощи).

В случае законного приобретения информации мы оплачиваем работу профессионала или услуги посредника – усилия по ее сбору, структурированию, а иногда и анализу. К тому же этот посредник занимается сбором информации профессионально, а потому имеет льготный доступ ко многим информационным источникам – в этом смысле он похож на крупного оптового покупателя, работающего на особых условиях с большинством производителей. Теоретически всю информацию вы могли бы собрать и сами, но на это пришлось бы потратить столько времени и сил, что проще (да и дешевле в пересчете на человеко-часы затрат) поручить эту работу профессионалам. В данном случае мы имеем дело с классическим аутсорсингом – передачей третьим лицам (подрядчикам) непрофильных функций, – причем аутсорсингом информационным.

Некоторые вопросы, связанные с аутсорсингом, мы рассматривали в «Шаге шестом» при обсуждении концепции интеллектуального фильтра. Здесь же рассмотрим конкретные примеры информационного подряда и назовем участников этого рынка. Но при этом речь все-таки будет идти о концепциях, ведь примеры могут поменяться – суть останется.

Наиболее распространенный вид торговли информацией – продажа баз данных. Законное и легальное распространение открытой, агрегированной и структурированной информации об игроках рынка, о действующем законодательстве и прочее, и прочее (просьба не путать с незаконным распространением баз данных сотовых операторов, информации об автовладельцах, налогоплательщиках и т. п.). Удобство таких официальных баз очевидно: у вас всегда под рукой все сведения о действительных и потенциальных партнерах. В зависимости от целей и задач наполнение баз может быть самым разным. В одном случае потребителю достаточно телефонного справочника или «Желтых страниц», в другом – требуется полная информация об участнике рынка (например, данные о размерах бизнеса, его владельцах, прибыльности и т. д.). И если минимум сведений – адрес и телефон – можно отыскать и в открытых источниках, то содержательные базы данных придется покупать.

Яркий пример каталога деловых сведений – база данных «Спарк» (Система профессионального анализа рынков и компаний), проект агентства «Интерфакс». По состоянию на лето 2008 года в электронном магазине этого портала можно было купить краткую справку о российской компании за 250 руб., а за 1300 руб. – получить полные сведения о компании. Можно стать и постоянным подписчиком базы данных, что должно сократить расходы. А в дополнение к справочной информации клиентам доступна и аналитика.

Второй пример поставщика агрегированной информации – проект «Интегрум» (www.integrum.ru). Подписчикам этого ресурса предлагается массив «сырой» информации – оцифрованное и сведенное в единый электронный фонд содержание свежей и архивной деловой прессы (газет, журналов, интернет-изданий, некоторых радио– и телепередач и т. д.). По этому массиву можно путешествовать как по библиотеке – ресурс имеет форму электронного каталога, – а можно при помощи функций поиска получать список статей, в которых фигурирует интересующий вас объект (ключевая тема, персона, юридическое лицо). Вся свежая деловая пресса оперативно оцифровывается, для большинства крупных печатных изданий доступны не только электронные текстовые файлы, но и pdf-страницы – если вам хочется читать материал в виде, максимально приближенном к печатному оригиналу, просто выведите их на цветной принтер.

Как видим, основной принцип работы системы прост – вам предоставляется объемный информационный фонд, а вы вольны путешествовать по нему как вам заблагорассудится. Оплата привязана к количеству просматриваемых документов – четыре действующих тарифа находятся в ценовой вилке от 10 000 до 72 000 руб. в месяц (по состоянию на лето 2008 года). В первом случае пользователь получает лимитированное число открытий документов (в среднем открытие одного документа стоит около 15 руб.), во втором – безлимитный тариф на месяц. Также компания развивает аналитическое направление – мониторинг и анализ информации, но эти услуги в деятельности проекта пока значатся как дополнительные. Такой продукт удобен аналитикам, ресерчерам, маркетологам и другим информационным работникам, для которых отслеживание наполнения медиапространства является важной, но, возможно, не основной составляющей работы.

Другой проект – «Медиалогия» (www.medialogia.ru) – напротив, анализ потока деловой информации предлагает в качестве основной услуги. На базе такого анализа проводятся как количественные оценки (индекс цитирования, сравнение с конкурентами), так и качественные (позитивное, негативное, нейтральное упоминание, конфликтность темы и т. д.). Многочисленные отчеты и графики предоставляются в интуитивно понятной и удобной для использования форме, упор на аналитику виден во всех материалах. Таким образом, «добавленную стоимость» своих продуктов «Медиалогия» создает именно на стадии интеллектуальной обработки массивов неструктурированной деловой информации из открытых источников. Поэтому стоимость услуг компании отличается, например, от стоимости доступа к «сырым» массивам при помощи «Интегрума». Конкретика зависит от вида информационного обслуживания, но все тарифы стартуют от 20 000–30 000 руб. в месяц. Такие затраты оказываются оправданными, если продукты окупаются и приносят прибыль компании-приобретателю. Основные их потребители – маркетологи, пресс-секретари, PR– и топ-менеджеры.

Схожий сервис предоставляет также крупнейший игрок на рынке исследований компания TNS – глобальный исследователь медиапространства и аудитории СМИ. Помимо предоставления общих отчетов, доступных всем желающим, компания проводит многочисленные исследования на заказ. Мощнейшие исследовательские технологии и реноме надежного и профессионального оценщика СМИ делают такие аналитические услуги весьма востребованными. Ими пользуются издатели – для оценки аудитории и соотнесения своих действий с активностью конкурентов. Также ими пользуются и другие игроки рынка, для которых важен регулярный мониторинг медиапространства, позволяющий оценить информационную активность собственной компании и конкурентов. Стоимость таких услуг варьируется в широких пределах и зависит от технических условий проекта, но, естественно, «цена входа» едва ли будет по карману частному информационному работнику – компания ориентирована на корпоративных клиентов.

Приведенными примерами рынок профессиональных продавцов информации не исчерпывается. Ведь любое действие по приобретению информации – от покупки газеты до похода к консультанту – это своего рода обращение к информационному розничному торговцу. Его услуги могут оплачиваться как реальными деньгами, так и вашим вниманием – готовностью читать (смотреть/слушать) рекламу, скрытую или явную. И подобно тому, как мы знаем, где расположен ближайший к нашему дому продуктовый магазин или аптека, нам нужно знать, где в нашем информационном пространстве расположен ближайший надежный продавец информации. Чтоб знать, где ее можно оперативно раздобыть, когда она понадобится.

Резюме (Шаг 7)

Определить каналы, по которым к вам будет поступать информация, отделить поставщиков ценной информации от производителей «информационного шума», навести порядок в этой сфере, регламентировав входящий информационный поток, – без всех этих действий информационному профессионалу никак не обойтись.

• Изучайте или вырабатывайте сами стратегические принципы «благоустройства» потока входящей информации. Отделяйте деловую и развивающую (учебную) информацию от развлекательной, например, по критерию новизны и пользы для дела или для собственного профессионального роста. Выбирайте информационные источники с возможностью архивирования данных, обзаводитесь множественными источниками объективной и неангажированной информации. Поставить на поток знакомство с содержанием многочисленных СМИ поможет, к примеру, технология двух дивизионов.

• Современный деловой человек не может обойтись без изучения печатной периодики. Это не только средство доставки актуальной информации, но и инструмент объединения делового сообщества, средство его саморефлексии. Чтобы быть в курсе последних тенденций деловой жизни, привыкайте следить за ней по страницам газет, еженедельников и ежемесячных журналов. Изучите разницу между этими изданиями и выработайте оптимальную карту чтения.

• Активно осваивайте онлайновые источники информации – за ними будущее (а по мнению многих – уже и настоящее). Хаотичность потоков информации во всемирной Сети требует более тщательного подхода к выбору источников. Но компенсацией за ваши усилия по упорядочиванию этого канала получения информации станут экономия времени и денег, высокая оперативность и бóльшая степень информационной свободы.

• Информационному профессионалу также полезно знать о существовании платных ресурсов информации. Большинство из них предоставляет агрегированные сведения из открытых источников. Зато можно сэкономить время (да и средства тоже) на поиск нужной информации, приобретя ее в полном объеме и удобно структурированном виде. Многие профессиональные игроки этого рынка проводят специальные исследования, в том числе и заказные, стоимость которых может покрываться экономической отдачей от получения информации. Изучайте продавцов, предлагающих информацию на общие темы, а также на специальные – профессиональные и отраслевые.

Несмотря на спекуляции на тему «информационного хаоса» и «высокой зашумленности информационного поля», сегодня вполне реально, приложив сознательные усилия, оптимизировать входящие информационные потоки таким образом, чтобы избавить себя от ненужного шума и получать необходимую информацию в должном объеме. Конечно, это потребует и начальных инвестиций (времени, внимания, средств), и дальнейших постоянных усилий. Но затраты, вне сомнений, будут оправданы результатом.

Шаг 8. Книги как источник информации

Скажи мне, что ты читаешь…

Вы, без сомнения, догадались, как должен заканчиваться афоризм, вынесенный в подзаголовок «Шага восьмого»: «…и я скажу тебе, кто ты». Увы, в этой фразе уже пора менять акцент, чтобы наполнить ее другим смыслом: «Скажи мне, что ты хоть что-то читаешь!» Это звучит, скорее, как просьба, как мольба… По данным «Левада-центра», сегодня только 24 % россиян читают книги, и от лидирующих по этому показателю англичан (52 %) мы отстаем более чем два раза. Вот так и рушится миф о самой читающей нации.

Поэтому подзаголовок следует читать не так: «Скажи мне, что ты читаешь…», а по-другому: «Скажи мне, что ты читаешь…»

Вы, читатель, наверняка входите в эти 24 %, иначе не держали бы сейчас в руках эту книгу. Увы, утешаться нам – чтецам – приходится лишь тем, что такая ситуация дает ощутимые конкурентные преимущества каждому четвертому россиянину (т. е. россиянину читающему). На фоне остальных нечитающих 76 % он постоянно наращивает свои конкурентные преимущества как информационный работник. А если из этой группы вычесть еще и потребителей развлекательной литературы низкого качества (ее часто называют «трэшовой» от английского trash – мусор), то конкурентное преимущество оставшихся читателей возрастет еще в разы.

О пользе чтения книг

Бук-мотивация

Чтобы утверждение «читать надо» не звучало школьной нотацией, давайте задумаемся: «А зачем?» Да затем, что, как говорят в рекламных роликах, это «вкусно и полезно». Почему «вкусно», мы не обсуждаем, а вот вопрос, почему полезно, стоит рассмотреть внимательнее – ведь осознание пользы, которую приносит чтение, может заметно активизировать его.

Деловая периодика и бизнес-литература, несмотря на схожесть тем, отличаются коренным образом. Книги – монографии или же продукт сотворчества коллектива авторов – как правило, содержат масштабную, проработанную и четко оформленную идею (мысль, концепцию, «месседж»). Этим они отличаются от журналистики, которая напоминает скорее репортажную фотографию, чем станковую живопись.

К тому же, как правило, инициатором создания книги выступает сам автор, а в журналистике пересекается столько интересов, что порою это не может не отразиться на качестве конечного продукта. «Образцово-показательный» журналист должен бы отвечать за каждое свое слово так же, как и автор монографии, но практика часто показывает обратное. Бывает даже, что статьи готовят люди, плохо владеющие темой. Писать в подобной ситуации книгу – дело опасное, и не каждый автор решится так «подставиться». Чаще всего книга – продукт основательно продуманный и должным образом «выношенный».

К тому же книга проходит очень серьезную проверку качества уже на стадии рукописи. Редкий издатель деловой литературы возьмется на свой страх и риск издавать откровенно слабое произведение. Кроме «фильтра по качеству» на этом уровне действует еще и «фильтр по актуальности», напрямую связанный с коммерческими перспективами деловой книги. Будьте уверены: раз это издают, значит, это кому-то нужно – до принятия решения о выпуске книги любой издатель оценивает ее рыночные перспективы, иначе он просто разорится.

Ну а уж если решение принято, в дело вступают литературные редакторы, корректоры, дизайнеры, верстальщики. В результате их коллективной работы мы получаем продукт, как правило, превосходящий по качеству большинство индивидуальных произведений, будь то электронная статья или интернет-блог очень талантливого автора.

В довершение, серьезные и продуманные деловые книги, отражающие авторское видение мира, которых сегодня издается великое множество, дают возможность «пообщаться» со специалистом тем, кто лишен возможности контактировать с ним напрямую. И даже если вы посещаете авторские курсы, слушаете выступления специалиста на форумах или конференциях, это не отменят необходимости чтения его книг. Одно дело – речь, доклад или даже учебная программа, другое – продуманный, структурированный материал (пусть даже это будет тот же самый учебный курс).

Да и сам процесс чтения весьма полезен для делового человека. Множество новоиспеченных читателей замечали, как буквально за несколько месяцев у них повышается скорость усвоения текста, вырабатываются собственные критерии качества книг, да и картина современного делового сообщества все более проясняется. Одним словом, проявляется вполне закономерный эффект от активной информационной практики.

Бизнес-литература

Ой, какие мы деловые!

Как уже говорилось, основным критерием качества для деловой литературы служит то, насколько полноценно она снабжает читателя новой для него информацией. Если вдобавок книга еще и написана неплохим языком – это двойная удача. Но все же критерий полезной новизны остается главным.

Какую новизну можно считать полезной? Ту, что напрямую приносит успех вашему бизнесу (например, это описание технологий, которые сразу же можно применять на практике) или поднимает ваш профессиональный уровень – то есть дает знания, повышающие качество вашей работы.

В этом смысле можно разделить все новые и полезные знания на те, которые необходимы вам уже сейчас (актуальные), и те, которые могут пригодиться в обозримом будущем (перспективные). Если вас недавно назначили руководителем и вы, испытывая в связи с этим определенные трудности, начинаете читать профильную литературу по управлению – это актуальные для вас книги. Но еще недавно они были для вас перспективными. И если бы вы могли предвидеть свое продвижение по службе, то прочитали бы их заблаговременно, что принесло бы вполне ощутимую пользу.

Выбор соотношения актуальных и перспективных книг в общем объеме читаемой литературы – дело очень ответственное. С одной стороны, надо заранее запасаться нужными знаниями, с другой – они не должны быть полностью оторваны от повседневной практики, чтобы не оказаться бесполезными. Правильное распределение времени и сил между чтением актуальной и перспективной деловой литературы помогает целеустремленным работникам грамотно управлять своим профессиональным и карьерным ростом.

Любой активный читатель деловых книг знает, как часто им бывает свойственен один общий недостаток – избыток несущественной информации. Выражение «лить воду» пришло к нам из Древнего Рима, где время выступления ораторов отмеряли водяными часами. Для выступающего было делом чести не освободить трибуну раньше времени. Вот и в современных книгах, увы, много «воды», как будто перед автором стояла задача «не умолкать» на протяжении 200 страниц. Их частенько хочется «подсушить» (а то и «высушить» совсем). Если есть такая возможность, ищите издания, которые не будут раздражать вас обилием «воды». А если альтернатив нет – учитесь читать «по диагонали». Редакционная и авторская разметка – выделение курсивом, составление списков, отбивка фрагментов межабзацными интервалами – не только упрощает навигацию по тексту и его общее восприятие, но также позволяет, пробежав страницу глазами, понять, содержит ли она ценные идеи.

Вполне естественно, что содержательность книги хочется оценить еще до ее покупки. Именно поэтому современные издания снабжаются аннотациями и краткими рецензиями на обложках или во вступлении. Обращайте внимание на декларации автора и издательства: на какого читателя рассчитана книга, чего в ней больше – теоретики или практических методов? Просмотрите информацию об авторе: почему именно он написал книгу именно на эту тему, каков его багаж знаний и практического опыта? Загляните в библиографию, если она есть, – это позволит оценить бэкграунд книги, научный или практический. Естественно, изучите оглавление. Если после всего этого интерес к изданию еще не пропал, откройте его произвольно где-нибудь в середине и прочитайте пару абзацев – оцените стиль и слог. Наконец, выберите по оглавлению раздел, посвященный теме, в которой вы разбираетесь лучше всего, просмотрите пару страниц и попытайтесь оценить профессионализм автора, исходя из ваших знаний. Как показывает практика, именно после этого последнего шага часто приходится отказываться от покупки. Составлять броские аннотации уже научилось большинство авторов и издательств – маркетинг делает свое дело, а вот качество контента нередко оставляет желать лучшего.

Существует и еще один способ оценить состоятельность книги – воспользоваться ее «демоверсией». Сегодня большинство электронных книжных магазинов и издательств выкладывают на своих сайтах отдельные фрагменты произведения. Потенциальный покупатель может прочитать десяток-другой страниц, а уж потом принимать решение о приобретении. Многие читатели практикуют также «полупиратский» подход к авторскому праву. Разыскав в Интернете сканированный или электронный вариант книги, распечатывают несколько десятков первых страниц. Если чтение оказывается полезным и интересным, то затем книгу приобретают в «законном» варианте. Кстати, так поступать стоит хотя бы потому, что нормальную книгу удобнее и приятнее читать. К тому же это еще и дело принципа – отблагодарить автора и издателя рублем за выпуск хорошего и полезного продукта.

О некоторых приемах, повышающих эффективность чтения деловой литературы, мы поговорим в соответствующем разделе, завершающем «Шаг восьмой».

Художественная литература

Великий и могучий

Чтение художественной литературы тоже можно сделать не только «вкусным», но и полезным занятием. Для информационных работников, занимающихся написанием текстов, – журналистов, копирайтеров и других профессиональных «бумагомарателей» – другого способа поддерживать себя в хорошей литературной форме пока что не придумано. Как профессиональные спортсмены для поддержания спортивной формы регулярно подвергают себя нагрузкам, так и наиболее ответственные «писцы» вменяют себе чтение качественной литературы в приятную обязанность. В общем-то, любой носитель культуры обязан заниматься саморазвитием и совершенствовать знание родного языка, но у информационных работников от этого зависит и профессиональный уровень, и заработок.

Для людей, пишущих изо дня в день, художественная литература является, простите за такое утилитарное сравнение, и терапией, и реанимацией. Если игнорировать этот неиссякаемый источник, то школьного и институтского языкового запаса надолго не хватит – язык выхолащивается, «штиль» непростительно снижается, и редакторы с читателями говорят про такого автора: «исписался» (подобно тому, как о спортсмене говорят: «устал»).

Если вы пишущий человек, смиритесь с тем, что полчаса-час в день не сможете заниматься зарабатыванием денег, а будете тратить это время на «инвестиции в себя». А если уже «грянуло» и вы чувствуете, что ваши тексты мало чем отличаются от речей Эллочки-Людоедки – они скучны, шаблонны и однообразны, – то тем более спасти вас может только чтение. Пора на неделю-другую отойти от дел и, как говаривал Чехов, «залечь с книжкой на диван».

А на какие произведения надо тратить эти полчаса-час в день, чтобы «инвестиции» дали максимальную отдачу? Критерий все тот же – полезная новизна. Например, развлекательное чтиво хорошо только в том случае, если написано умным человеком, который профессионально владеет языком. Иначе в языковом смысле вы будете заниматься переливанием из пустого в порожнее.

Грамотный «портфель инвестиций» читателя должен содержать тексты, написанные профессиональными носителями языка – хранителями традиций и авторами новаций. К слову, почти каждый классик прошел в свое время путь от вторых к первым. Пушкин, Гоголь, Толстой, Достоевский, Тургенев, Чехов, Булгаков – едва ли не весь «пантеон», изучаемый в рамках школьного курса литературы, составляет раздел «традиции». С современными авторами все пока не так однозначно, ведь их работы еще не прошли проверки временем, но и здесь выбор богат. Улицкая и Аксенов, Прилепин и Иличевский, Акунин и Веллер – сегодня в изобилии качественных современных книг на любой вкус.

Если есть затруднения с выбором, можно положиться на цеховое мнение. В отношении классических текстов это мнение выразилось как раз в компоновке школьного курса литературы для старшеклассников. Откровенно говоря, людей, изучивших его в полном объеме, сегодня не так уж много. Читая не только произведения классиков, но и воспоминания о них современников, а также письма знаменитых авторов, вы сможете узнать, что они думали о языке или литературе, и выяснить их собственные предпочтения. Что касается современников, то консолидированное цеховое мнение выражают признанные литературные премии: изучение коротких (а если интересно, то и длинных) списков трех национальных премий «Большая книга», «Русский Букер» и «Национальный бестселлер» – позволит сориентироваться в современной отечественной литературе.

Раз уж для некоторых людей чтение – профессиональная обязанность, то можно и его организовать «по методе». Например, поставить перед собой вполне конкретные задачи по освоению языка (не все же учились на филологов) и планомерно продвигаться в их решении, выбирая соответствующие книги. Вот как может выглядеть такой план.

Грамотность письма. Если неинтересно заново изучать школьные и институтские учебники, то остается читать как можно больше грамотных текстов. Рекомендации по выбору авторов приведены двумя абзацами выше. Произведения должны быть такими, чтобы на них можно было бы со спокойной душой поставить «знак качества» или штамп «проверено временем».

Стилистика речей и текстов. Есть много популярных книг на эту тему. Классическим произведением, уважаемым и любимым многими, считается книга Д.Э. Розенталя «Секреты стилистики». Рядом с ней на полках крупного книжного магазина вы найдете и много альтернативных вариантов.

Четкая логика в текстах. Те, у кого нет желания начинать с азов (то есть с книг античных философов), могут подобрать произведения современных ученых, ориентированные на широкого читателя. Например, книги Умберто Эко или других популярных писателей с филологическим бэкграундом.

Профессиональное владение словом. Есть целый ряд авторов, более всего заинтересованных не поиском «конечных смыслов бытия», а движением внутрь родного языка – вглубь слов и их смыслов. Подобное чтение порой не назовешь легким занятием (так многие отзываются, например, о книгах Саши Соколова). Иногда, напротив, рождаются увлекательные популярные книжки. Скажем, известнейшая книга Корнея Чуковского о русском языке для родителей «От двух до пяти». Тем, кому эта тема интересна, стоит при поиске соответствующей литературы опираться на слова «филология», «лингвистика» и «научно-популярная книга».

Построив список задач таким образом (или как-либо иначе), можно каждый раз, открывая книгу, спрашивать себя: «Решением какой задачи я сейчас занимаюсь?» Тогда случайных авторов в вашем «портфеле» не окажется.

Принципы эффективного чтения

Секреты читателя

Повысить эффективность чтения книг помогут маленькие хитрости. Их можно применять в отношении любых произведений, хотя в большей степени они ориентированы на освоение деловой литературы. Некоторые из них могут пригодиться и в работе с документами.

Умные мысли имеют свойство быстро улетучиваться. А в голове, как мы помним, сложно одновременно удерживать больше 7±2 единиц информации. Поэтому при чтении нужно отмечать важные фрагменты, чтобы не забыть о них и не тратить в дальнейшем по десять минут на их поиски. Всегда носите в одном портфеле с книгой карандаш и ластик: читая, подчеркивайте важные мысли, делайте пометки на полях (восклицательные знаки, вопросительные знаки, одному вам понятные «закорючки»). Записывайте свои мысли на тему прочитанного, связывайте факты, указывая источники, и так далее и тому подобное.

Чтобы отмеченные места можно было оперативно отыскать, обзаведитесь индексационными наклейками (например, Post-it.Index) – их можно клеить прямо на страницы без ущерба для книги или журнала. Края одной наклейки могут выступать за страницу, а вторая закладка может быть наклеена внутри книги на нужном фрагменте. На таких закладках можно писать гелевой ручкой, кроме того, они часто продаются наборами, содержащими образцы четырех цветов. С помощью такого комплекта можно особенно эффективно размечать читаемые книги. Альтернатива такому решению – скрепки, в том числе и цветные. А раз на скрепках ничего не напишешь, можно выработать для себя систему – установка скрепки на одну из трех сторон страницы будет означать разные степени важности информации (это применимо и для цветных наклеек-закладок).

Если же под рукой нет никаких средств разметки, то можно просто загибать страницы, причем тоже руководствуясь условной системой приоритетов. Например, загиб верхнего угла, нижнего угла, маленький загиб или залом половины листа – все это может кодировать какие-либо условные сигналы («дочитал до этого места», «важный фрагмент», «выписать/отксерить», «пересмотреть по завершении чтения» и т. д.). Размечайте и индексируйте книги и любые печатные материалы – тогда повторный поиск заинтересовавшей вас информации не будет занимать много времени и чтение станет более эффективным.

Все мы живем в нескольких «параллельных мирах» – это работа, хобби, семья, учеба и т. д. Неудивительно, что и наши интересы сильно расслоены. Даже частный набор профессиональной литературы может содержать, казалось бы, «несовместимые» книги. Разнообразие тем не менее полезно, хотя бы для расширения кругозора. Чтобы создать предпосылки для разнообразного чтения, необходимо предоставить себе право выбора. Поэтому не ругайте себя, когда понимаете, что читаете далеко не все, что покупаете, и многое откладываете с мыслью «надо посмотреть».

По опыту многих активно читающих людей, для эффективного самообразования необходимо покупать в три-пять раз больше литературы, чем будет в итоге прочитано. В параллельном чтении должно находиться несколько книг, чтобы можно было переключаться с одной на другую в зависимости от настроения и потребностей. Так что, не смущаясь, покупайте книги «с запасом» и создавайте себе таким образом поле для выбора и сравнения.

В наборе читаемой литературы должны быть и книги по «вашей» теме, и труды из смежных или совсем незнакомых отраслей. Первые будут расширять ваш словарный актив (набор постоянно используемых профессиональных терминов), вторые позволят увеличивать тезаурус (набор известных вам терминов, словарный пассив).

Дополнительное и познавательное чтение расширяет картину мира, позволяет выстраивать ассоциации и увязывать собственные знания с современным фондом знаний в отрасли или в деловом сообществе в целом. К настоящему профессионалу всегда предъявляется требование «знать все о немногом и понемногу обо всем». Не забывайте о второй части этого требования, не становитесь очень узкопрофильным специалистом и постоянно расширяйте круг общих знаний.

Чтение должно быть занятием регулярным, а не спорадическим, поэтому возьмите себе за правило: «одна неделя – одна прочитанная книга». Понятно, что при параллельном чтении нескольких книг это невыполнимо. Понятно также, что, читая увесистый фолиант, не всегда можно найти на неделе время «упереться и осилить». Это не жесткое требование, за нарушение которого вы должны самого себя покарать. Это – намерение, которое будет подталкивать вас к обновлению набора читаемой в данный момент литературы. На место одних изданий будут приходить другие, замещая прочитанные произведения или вытесняя те, что оказались неактуальными.

Разделяйте книги на те, что требуют серьезного, вдумчивого чтения, и на те, что можно «пробежать глазами» в транспорте или в очереди. Даже деловые книги пишутся по-разному. Одни – фрагментированные, сжатые и компактные – не требуют полного погружения, их можно постоянно носить с собой, заполняя чтением незапланированные паузы. Другие – глубокие и сложные – требуют погружения в текст и интеллектуальных усилий. Такие вещи лучше читать в домашней обстановке, на выходных или перед сном, или в специально отведенное время, когда не отвлекают телефонные звонки. Но конкретное решение – дело индивидуальное: кто-то любит читать «Евгения Онегина» в тесном вагоне метро, а «Маркетинг» Филипа Котлера изучать на сон грядущий, кто-то – наоборот.

Коллективное обсуждение прочитанного часто повышает ценность изучаемых мыслей и решений. Если у вас есть круг читающих друзей со схожими интересами, вам повезло. Рекомендуйте им только что прочитанные труды, отдавайте им книги (если не собираетесь тут же их перечитывать), просите также рекомендаций и пояснений, почему именно это нужно читать. Кто-то уже потратил свое время на оценку книги, вы можете на этом сэкономить, и наоборот – экономьте время своих друзей. Можно завести интернет-блог и писать в нем отзывы о прочитанных произведениях. Объединившись в сообщество с другими друзьями-блогерами, можно организовать таким образом виртуальный читальный клуб.

Если же вы знаете, что ваши друзья или партнеры перегружены делами, и если вы не стеснены в средствах, то наиболее интересные прочитанные книги по бизнес-тематике можно покупать в нескольких экземплярах и поручать секретарю разослать их по указанным адресам. Такому подарку, даже если для него нет формального повода, наверняка будут рады. А если сопроводить его комментарием типа «Мне прочитанные мысли показалось очень интересными, был бы рад обсудить их тобой» – то продемонстрированная вами искренняя заинтересованность в общении сделает ваш подарок приятным вдвойне.

Резюме (Шаг 8)

Чтение книг – это приятная и полезная для любого человека работа над собой. А для информационного работника – это приятная и полезная обязанность.

• Приучите себя постоянно читать книги. Печатные или электронные, но это должны быть законченные и достаточно объемные произведения, содержащие цельную и глубоко проработанную авторскую идею или концепцию. Чтение таких трудов развивает информационного работника интеллектуально и обогащает по-настоящему ценными знаниями.

• Грамотно отбирайте деловую литературу – тратьте свои деньги и время эффективно. Оценивайте произведение по ключевым маркерам (автор, аннотация, содержание, целевая аудитория, «пробные» страницы). При отсутствии альтернатив учитесь читать деловые книги, в которых много «воды», без лишних затрат времени. Делите бизнес-литературу на актуальную и перспективную, следите за тем, чтобы она присутствовала на вашей книжной полке в правильном соотношении.

• Обязательно дополните карту чтения художественной или научно-популярной, публицистической, исторической литературой. Читайте тексты не только ради информации, но и для лучшего владения родной речью. В «портфель авторов» включайте и классиков, и новаторов со «знаком качества». Если же вы по долгу службы пишете тексты (вы журналист, копирайтер и т. п.), то чтение произведений мастеров слова должно стать для вас профессиональной обязанностью, иначе велик риск «исписаться».

• Изучайте уже известные секреты эффективного чтения и вырабатывайте собственные навыки. Создавайте себе возможность выбора, покупая больше книг, чем реально успеваете осилить. Размечайте читаемые книги, чтобы не тратить время на повторный поиск нужной информации. Читайте как книги по «своей» теме (для развития активного словарного запаса), так и те, что выходят за ее рамки (для увеличения объема знакомых слов – тезауруса). Читайте коллективно: обсуждайте произведения с друзьями, коллегами и партнерами; пишите собственные отзывы-рецензии, интересуйтесь чужими откликами и предпочтениями.

Привыкайте много читать. Возможно, не очень скоро, но такие инвестиции приносят информационному работнику ощутимую отдачу.

Шаг 9. Профессиональный рост

Дотянуться до звезд

Все идеи и рекомендации, которые вы встретите в «Шаге девятом», исходят из одного простого постулата – мы развиваемся только тогда, когда нас подвигают к этому окружающие условия. Создавать такие условия – наша личная обязанность. О том, как это делать, мы и поговорим.

Закон «творческого тока»

Создать разность потенциалов…

Закон, с которым вы сейчас познакомитесь, хотя и апеллирует к известному закону физики, но описывает принцип мышления и действий – а в каком-то смысле и «гражданскую позицию» или, если точнее, позицию профессиональную.

Из школьного курса физики все мы знаем закон Ома:

I = U / R,

сила тока прямо пропорциональна разности потенциалов и обратно пропорциональна сопротивлению.

Посмотрим на этот закон философски и переведем его в область профессионального и творческого роста.

«Мысль пошла», «началось развитие», «заметен рост» – всем знакомы эти фразы, описывающее процесс, который можно назвать появлением творческого тока. Договоримся обозначать его по аналогии с током электрическим буквой «I».

Вряд ли кто-то будет сопротивляться такому току, но испытывать и искать его можно с разной интенсивностью. Поэтому R (resistanse) – «сопротивление» мы заменим обратным ему параметром «желание» – D (desire) = 1/R.

Увы, одного желания недостаточно для того, чтобы начался профессиональный рост. Для этого необходима разность потенциалов (профессиональных, творческих и т. д.) – U. Чтобы создать ее, нужно попасть в более профессиональную среду, общаться со знатоками своего дела (экспертами).

Итак, получаем:

I = U × D,

сила творческого тока (скорость профессионального развития) прямо пропорциональна желанию развиваться и разности потенциалов (профессиональных, творческих).

Этот закон относится не только к информационным работникам, но и к любым специалистам, растущим профессионально. Информационную специфику он обретает, когда мы начинаем создавать «разность потенциалов». Именно поиском знаний (информации) мы занимаемся в процессе таких действий. О том, как создавать эту «разность потенциалов» (U), будет рассказано далее.

А вот о том, как создавать D («желание развития»), вряд ли стоит говорить. Во-первых, если бы у вас его не было, эта книга не оказалась бы у вас в руках. Во-вторых, если все-таки желания маловато, то лучше обратиться к соответствующей литературе – к общедоступным пособиям по психологии или к популярным деловым книгам Тома Питерса или Ричарда Брэнсона, насквозь пропитанным «мотивирующими мотивами».

Оценка и самооценка

Наличный потенциал

В любой нормальной компании каким-либо преобразованиям предшествует аудит. Ведь чтобы что-то изменить, нужно сначала адекватно оценить объект предстоящих изменений. А чтобы создать разность потенциалов, нужно знать начальный потенциал.

Казалось бы, кто лучше нас может знать цену нам самим? Наши умения и способности – такие понятные для нас вещи. Что тут оценивать? Увы, все не так просто, как кажется. Многие люди испытывают серьезный стресс во время интервью с сотрудниками кадровых агентств. Услуги индивидуальных тренеров (коучей) очень востребованы. Все это говорит о том, что грамотно оценить свои способности, навыки, умения и профессионализм без взгляда со стороны очень сложно. К тому же все познается в сравнении. Только соотнеся свой уровень со «средней температурой по больнице», можно сделать какие-то выводы. Ниже приводится несколько советов по выработке более-менее объективной самооценки.

Самый дорогой и самый эксклюзивный способ оценить свой уровень – нанять индивидуального консультанта (бизнес-тренера, коуча), который проведет с вами курс консультаций и выработает программу развития и совершенствования ваших навыков. Это довольно эффективно, но затратно и окупится только для людей с очень высокими доходами. Поэтому такое решение подходит для топ-менеджеров и владельцев бизнеса.

Подобные процедуры оценки, но поставленные на поток, во многих ответственных компаниях проводятся регулярно. За это отвечает «ассесмент-центр», а периодическая аттестация помогает оценивать профессиональный рост сотрудников и планировать действия по их дальнейшему развитию.

Если в вашей компании «ассесмент-центр» не предусмотрен, у вас все равно остается возможность оценить свои профессиональные навыки. Ведь в вашем распоряжении всегда есть Интернет, в котором можно найти всевозможные тесты – от общих психологических до специальных узкопрофессиональных. Кроме того, есть масса тренинговых и учебных центров, где тоже можно пройти процедуру оценки знаний. Онлайн-тесты не потребуют больших затрат (ни денежных, ни временных), но большинство из них и менее результативны.

Оценить свои способности, не прибегая к каким либо экзаменам или тестам, можно и простым изучением вакансий по «родственным» позициям, а также просматривая резюме кандидатов, претендующих на такие вакансии. Так вы поймете, какие навыки необходимы в качестве базовых (они будут указаны в числе требований к кандидату в большинстве открытых вакансий), а какие являются конкурентными преимуществами (их можно найти в графе «дополнительно» в резюме соискателей).

Например, для информационного работника (в самом общем смысле этого слова) востребованными и ожидаемыми навыками являются следующие (список весьма условный, включает общие знания, не оговаривает специальных умений, навыки выстроены в порядке сложности и «весомости»).

• Общая компьютерная грамотность. Знание пакета офисных программ (включая Microsoft PowerPoint и основ работы с Adobe Photoshop) и программ работы с почтой (чаще всего Microsoft Outlook).

• Навыки эффективного поиска информации в Интернете. Не просто знание интернет-браузеров, а умение оперативно найти необходимые сведения или убедиться в том, что в открытом доступе в Сети их в настоящее время нет.

• Знание английского языка (как базового международного средства коммуникации).

• Умение определять качество информационных источников, оценивать, насколько они заслуживают доверия, и оперативно прояснять их информационную политику.

• Знать основных информационных игроков отрасли – информагентства, источники надежной статистики и аналитических сведений.

• Понимать, по каким законам живет современное информационное пространство, как генерируется, распространяется и эволюционирует деловая информация.

Оценив свой текущий уровень, полезно сохранить результаты, чтобы через какое-то время можно было оценить рост профессионализма. К слову, все языковые школы ведут подобную статистику, чтобы слушатели могли видеть свой прогресс. Для «мгновенной фотографии» вполне может сгодиться и просто качественно составленное резюме. Будет очень приятно, когда через два-три года оно покажется вам сильно устаревшим и требующим коренной переработки (а не просто актуализации дат и цифр).

Контакты с экспертами

Высокий потенциал

Оценив собственный потенциал, мы можем создать подвигающую нас к профессиональному развитию разность потенциалов. Для этого нужно обеспечить себе возможность постоянно контактировать с носителями более высокого потенциала. Эту задачу можно решить двумя способами – работать в компании с высокой корпоративной культурой или контактировать с экспертами. Это общие принципы, а в приложении к профессиональному росту информационного работника в искомой компании должна быть развита информационная культура, а под экспертами понимаются в первую очередь носители знаний.

Признаки наличия информационной культуры могут присутствовать как в фирмах, где она пока находится на начальном уровне, так и в корпорациях, где этот вопрос включен в число стратегических – то есть тех, от которых зависит судьба бизнеса. Кое-что можно распознать по деталям: в первом разделе книги мы как раз обсуждали такие «мелочи», из которых складывается повседневная информационная жизнь. Изучите визитки одного-двух представителей компании и их подписи к электронным письмам, просмотрите сайт фирмы и другие ее информационные материалы (буклеты, разделы сайта «О компании» или «Для прессы») – все это поможет вам составить первое впечатление об организации («встретить по одежке»).

Подробнее узнать, как обстоит в компании дело с информационной культурой, без погружения внутрь довольно сложно. Надо быть как минимум клиентом, а как максимум – сотрудником. Здесь важно понимание корпоративных стандартов, задающих особенности внутренних бизнес-процессов. Они могут вовсе отсутствовать, могут декларироваться, но не соблюдаться, а могут быть слишком жесткими и мешать нормальному рабочему процессу. Высшим пилотажем можно считать наличие системы управления знаниями – сознательно и профессионально выстроенного механизма, обеспечивающего эффективную циркуляцию знаний, их накопление, архивирование, актуализацию, а также создание и поддержание эффективной работы внутрикорпоративной информационной сети, постоянное проведение семинаров и совещаний по взаимодействию и обмену опытом, наставничество и т. д. Заинтересованный читатель найдет много литературы по этому вопросу, используя для поиска ключевые слова «корпоративная культура» и «управление знаниями».

Организация контактов с экспертами – дело более сложное. Во-первых, потому, что чем дальше вы будете продвигаться по карьерной лестнице, тем уже будет становиться круг людей, превосходящих вас по профессионализму. При этом человеческие недостатки никуда не денутся, и вы будете встречать много талантливых людей с тяжелым характером. Поэтому общение с высококлассным специалистом, у которого вы могли бы учиться, совпадая по идейным позициям и взглядам на бизнес, – большая удача. Считайте, что вам очень повезло, если вы работаете под началом такого человека и стиль руководства, профессионализм и опыт руководителя не вызывают у вас никаких вопросов. Не меньшая удача – работать в профессиональном коллективе, в котором вместо позиционных войн происходит совместное творчество, опирающееся на синергетический эффект. Увы, чтобы разобраться «кто есть кто», придется «нырнуть в эту реку» – оставаясь внешним наблюдателем, можно составить лишь первое оценочное мнение. На полное понимание обстановки на новом месте работы уходит от одного до трех месяцев. Не случайно испытательный срок длится именно такой отрезок времени, и на его протяжении присматриваетесь вы и присматриваются к вам.

Если наладить постоянный контакт с экспертами (носителями ценных знаний в вашей области) не удается, остается возможность периодических встреч. Учебные курсы и тренинги, конференции и симпозиумы, круглые столы и профильные выставки с партнерскими мероприятиями – все внутрицеховые площадки, на которых происходит обмен опытом и знаниями, в вашем распоряжении. Если вы твердо решили приобрести новые знания, стоит поинтересоваться семинарами и авторскими курсами профессионалов в вашей отрасли. Если же интересующие вас темы и вопросы требуют коллегиального обсуждения, стоит узнать, на каких конференциях и форумах такое обсуждение возможно. Изучайте также интернет-пространство, ведь очень многие сообщества профильных специалистов выбирают виртуальные площадки для дискуссий и вопросов, которые требуют незамедлительного обсуждения или недотягивают по масштабам до уровня конференции.

Когда никак не получается наладить прямые контакты с отраслевыми профессионалами, можно попробовать установить контакты опосредованные. В этом плане незаменим Интернет: авторы книг и известные топ-менеджеры часто проводят онлайн-конференции и у многих из них есть собственные блоги, где можно вступать в дискуссии. На своих страницах они рассказывают о текущих и планируемых событиях и мероприятиях, и такие сообщения допускают или подразумевают обратную связь.

Не менее полезным будет знакомство с информационными продуктами интересующих вас экспертов, доступными через ваше «профильное» информационное поле – специализированные или общеделовые СМИ. А также с книгами авторов, материалами конференций (тезисами, расшифровками или даже записями выступлений), выступлениями по радио– и телеканалам (в том числе и интернет-каналам).

Если вы отслеживаете информационную активность своих «любимцев» в СМИ, то полезно знать некоторые особенности этой среды. Высказывания экспертов в СМИ (цитаты в интервью, ссылки на их мнения) чаще всего появляются не столько по желанию самих спикеров, сколько по инициативе журналистов (или редакций). Автор статьи часто сам генерирует тему, предлагает эксперту вопросы (правда, не обязывая строго придерживаться заданной логики в ответах), и если полученная информация укладывается в концепцию статьи, то цитаты «принимаются». В таких статьях, однако, есть и плюс – каждый из высказавшихся понимает, что его мнение будет соотнесено с высказываниями коллег и конкурентов, поэтому все стараются быть максимально объективными и подкреплять свои слова фактами и/или цифрами. Читать такие материалы очень полезно, так как это позволят сформировать условный рейтинг отраслевых экспертов, а заявления каждого из них соотнести с консолидированным видением профессионалов.

Более «авторскими» будут колонки эксперта и его статьи. Они в любом случае подчинены формату издания, но если в нем нет прямой или косвенной цензуры, то давление формата будет сказываться только на стилизации текста, не искажая авторской позиции.

Ну и, наконец, есть полностью «авторские» информационные продукты – книги, программы курсов, тезисы выступлений на профильных конференциях, заявления на страницах собственного сайта, открытые письма. Они отражают позицию автора такой «как она есть».

Сопоставив все эти выступления, заявления и материалы, вы сможете понять профессиональную позицию интересующего вас эксперта как в стратегическом смысле (отражается в книгах и прямых заявлениях), так и в смысле тактическом (высказывания по текущим и злободневным вопросам в статьях в СМИ). Вы сможете увидеть, как трансформируются эти мысли в зависимости от формата издания и темы статьи. Такое комплексное изучение позволит вам не только следить за профессиональной деятельностью интересующих вас экспертов, но и лучше понимать законы информационного пространства.

Контакты с экспертами (прямые или опосредованные) можно наладить всегда. Одним из главных препятствий на этом пути порой становится, как ни удивительно, не сложность доступа к информации, а неадекватная самооценка. Кому-то неприятно сознавать свою «недокомпетентность», кто-то считает себя состоявшимся специалистом и не видит нужды в дальнейшем профессиональном развитии и самообразовании. Стоит преодолеть эту незримую, но очень серьезную преграду, и перед вами откроются новые горизонты и понимание новых – желанных – уровней компетентности. А следующая ступень есть всегда: и у топ-менеджеров, и у владельцев крупного бизнеса, и у президентов.

Резюме (Шаг 9)

«Плох тот солдат, который не мечтает стать генералом» – стремление к профессиональному росту, по идее, должно быть одним из основных руководящих моментов в деятельности любого работника, и информационного в том числе.

• Чтобы создать предпосылки для профессионального роста, нужно понимать основы мотивации (в том числе и самомотивации). Если тема здорового карьеризма вам чужда – изучите популярные книги успешных топ-менеджеров и других гуру бизнес-сообщества.

• Перед началом любых преобразований необходимо оценить текущее положение дел. Осознание своих сильных и слабых сторон позволяет эффективно использовать первые и устранять вторые. Способов оценить себя существует множество – от простейших психологических или профессиональных тестов до процедур «ассесмент-центра» или найма профессиональных индивидуальных тренеров. Нелишним будет проводить подобный аудит регулярно, а результаты аттестаций фиксировать и архивировать, чтобы периодически оценивать рост достижений.

• Ничто так не способствует росту, как контакт с профессионалами – мастерами своего дела. Работа в организациях с высокой корпоративной культурой или постоянные контакты с экспертами создают предпосылки для профессионального развития. Выявить «правильные» организации информационному работнику помогут такие признаки, как присутствие в компании четких стандартов в области обмена информацией или наличие системы управления знаниями. Организовать прямые или косвенные контакты с экспертами помогают отраслевые коммуникационные площадки (семинары, выставки, образовательные программы) и медиаактивность соответствующих специалистов – их присутствие в информационном пространстве через общеделовые или профессиональные СМИ.

Для тех, кто считает, что пределов совершенству нет, сегодня много возможностей. Верно наметить траекторию своего профессионального роста, выбрать правильную рабочую среду и окружить себя знатоками своего дела – задача непростая, но вполне осуществимая.

Часть IV. Раздвигая горизонты

Четвертая часть, состоящая всего из одного «Десятого шага», затрагивает «очень стратегические» вопросы профессионального развития индивида, но при этом не нарушает основного принципа книги – решения и технологии должны преобладать над идеями и теориями. Поэтому даже в рамках такой абстрактной темы, как планирование собственного развития, мы изучаем подходы, концепции и стратегии, которые вполне можно назвать технологиями и методами.

Шаг 10. Карьерные стратегии информационного работника

Управление «Я-корпорацией»

Понятие «Я-корпорация», вынесенное в подзаголовок «Шага десятого», заимствовано у известного гуру маркетинга Тома Питерса. В своих книгах он предлагает каждому индивиду осознать себя боевой единицей бизнес-среды и управлять этой бизнес-единицей так же, как управляют деятельностью крупных компаний.

О создании предпосылок для профессионального роста мы уже говорили в «Шаге девятом». Обсуждать схожие темы мы продолжим и на этом – заключительном – этапе, но уже со стратегических позиций. Здесь будут перечислены некоторые эффективные и состоятельные стратегии, опираясь на которые, можно строить сценарий своего профессионального развития. При их рассмотрении приводятся ссылки на общедоступные (и весьма популярные) труды известных авторов, чтобы заинтересованный читатель мог изучить концепции в их первоначальном виде. Здесь же эти концепции соотнесены с идеями и подходами, изученными в предыдущих девяти шагах данной книги.

Результат / (ресурсы + средства)

Тратим, восполняя

Стивен Кови известен всему миру благодаря своей книге «Семь навыков высокоэффективных людей»[4] (обратите внимание, и здесь «магическое число» семь – см. соответствующий раздел «Шага второго»).

Центральное место в книге занимает концепция «Р/РС». Автор книги утверждает, что для достижения результата (Р) никогда нельзя забывать о ресурсах (Р) и средствах (С). Деятельность по их восполнению и расширению должна стать одной из основных для работника. Даже если этот человек не ориентирован на рост – профессиональный, творческий, карьерный, – от этой обязанности сегодня уже никуда не деться.

Чтобы просто оставаться на месте, нужно бежать, чтобы куда-то двигаться, нужно бежать быстро. Фраза Люьиса Кэрролла из сказки «Алиса в Зазеркалье» сегодня нуждается в небольшом дополнении – чтобы двигаться к определенной цели, нужно бежать не только быстро, но и умно.

Какие ресурсы и средства (Р и С) понадобятся мне для достижения намеченных целей?

Какие Р и С нужно не забывать своевременно восполнять, потому что я расходую их прямо сейчас?

Задавая себе постоянно эти два вопроса, человек постепенно превращается в сознательного и аккуратного инвестора в самого себя. Объектом инвестиций выступают наши внимание и средства, а в конечном итоге – время. Сознательный инвестор понимает ограниченность этого капитала и ищет способы получить от него предельно возможную отдачу в виде результата (Р – в терминах Кови).

Обсуждавшийся нами в «Шаге восьмом» пример пишущего информационного работника (журналиста, копирайтера и т. д.), вменяющего себе в обязанность регулярное чтение книг, отлично иллюстрирует концепцию «Р/РС». Так же показательна и спортивная аналогия, когда чемпиону требуется чередовать усиленную работу на результат с периодами восстановления.

Любому информационному работнику для поддержания своих ресурсов и средств необходимо читать профильную литературу и заниматься самообразованием. Карту чтения общеделовой литературы мы обсуждали в «Шаге седьмом», там же упоминалось и о том, что профильный специалист к этому объему информации должен добавлять специализированную (профессиональную, тематическую) периодику.

Надо заметить, что сегодня появляется все больше «двойных» специализаций, например маркетолог в области медицинского оборудования или PR-менеджер в сфере образования. Поменяться местами этим информационным работникам (PR-менеджеру уйти в медицину, а маркетологу – в сферу образования) будет не так просто – на смену отраслевой специализации уйдет в среднем около полугода. Значит, грамотный инвестор должен понимать, что какую-то часть инвестиций (т. е. времени, затрачиваемого на саморазвитие) он должен тратить на себя как на маркетолога и какую-то – как на знатока медицинской техники. Соотношение этих частей может быть различным – от 10 на 90 % (или наоборот) до 50 на 50 %. Главное – подходить к этому осознанно и отдавать себе отчет в своих действиях. Иными словами, реализовывать стратегию развития «корпорации имени себя».

В любом случае удержание в сознании простой формулы Р/(Р+С) позволяет не превратиться в дровосека, которому некогда заточить топор, потому что нужно рубить деревья.

Жизненный цикл и капитализация индивида

Основы самомаркетинга

Если Том Питерс предлагает относиться к себе как к корпорации, то Игорь Манн советует периодически смотреть на себя как на товар. Некоторых такое сравнение возмущает. Поэтому стоит пояснить, что известный российский маркетолог под словом «товар» подразумевает не столько то, что продается и покупается, сколько «продукт», который выводят на рынок.

Ведь никого сегодня не удивляют такие понятия, как рыночная стоимость специалиста или его капитализация. Эти термины уже считаются устоявшимися. И даже там, где они не звучат, в основе дискуссии все равно присутствует экономическая тематика. Например, к ключевым показателям эффективности бизнес-школ относят среднюю годовую зарплату выпускников через три года после обучения, а также разницу зарплат до и после получения бизнес-образования. Для наиболее солидных площадок первый показатель составляет $150 000–170 000, второй находится в диапазоне 150–200 % (данные на 2008 год).

Вот и получается, что при планировании своего профессионального развития никак не обойтись ни без финансового, ни без маркетингового анализа. Зачем же отказываться от предлагаемого ими лаконичного и функционального словаря?

Так что людям, не знакомым с маркетинговыми концепциями, стоит изучить их хотя бы ради того, чтобы использовать почерпнутые сведения при оценке собственной карьеры.

Даже из основ маркетинга в популярном изложении можно узнать, что такое сегментирование рынка. Информационный работник сумеет соотнести это понятие со своей специализацией (чуть выше мы говорили, что смена специализации требует немалых усилий). Полезными будут сведения о дифференцировании (упрощенно – о разработке отдельных предложений для каждой ниши рынка) и уникальном предложении, о выгодах временной монополии, прямо связанной с уникальностью предложения, и об эластичности спроса (готовности лояльных покупателей платить больше за уникальный товар). Соотнесите эти понятия с действиями, обсуждавшимися в «Шаге девятом», где мы говорили о том, как грамотно провести аудит самого себя и создать предпосылки для усовершенствования себя как продукта, предлагаемого рынку вакансий. Так мы пытались определить характеристики высокомаржинального сегмента (сегмента, где происходит оборот высококачественных товаров с большой добавленной стоимостью). А в «Шаге первом» мы обсуждали характеристики стандартного товара – навыки, обязательные для грамотного информационного работника.

Капитализацию информационного работника можно оценивать и наращивать. Так «медийность» персоны может быть связана с маркетинговым понятием узнаваемости. А собственный сайт-визитка может стать эффективным средством коммуникации и даже продвижения себя-товара на рынок специалистов.

Как видим, маркетинговый подход попросту предлагает нам удобную систему описания (картину мира), а вовсе не требует начать измерять все в условных единицах. Если вам импонирует такой подход, если вы готовы относиться к нему трезво и даже с некоторой долей здорового юмора, то попробуйте взять за правило изредка смотреть на себя со стороны именно в таком ключе. Постоянно задавайте себе маркетинговые вопросы: на какой стадии жизненного цикла я сейчас нахожусь? Не проигрываю ли я борьбу за рынок по стандартным параметрам? В чем уникальность моего предложения? Из чего я мог бы извлечь добавленную стоимость? Какие рынки будут актуальными в ближайшее время, а какие утратят свое значение? Что я могу сделать, чтобы учесть эти кратковременные тренды и долговременные изменения? Каких инвестиций это потребует? Когда можно ожидать отдачи от этих инвестиций?

Как видим, маркетинг предлагает грамотному инвестору в себя целый концептуальный фонд и очень удобный терминологический словарь.

Построение карты жизни

Вы себе сколько отмерили?

Как видим, и в случае принятия концепции «Р/(Р+С)», и при взгляде на свой индивидуальный рост с позиций маркетинга все так или иначе вращается вокруг одной и той же точки отсчета – сознательно принятой на себя ответственности за свою жизнь. До сих пор мы ограничивались только профессиональной и творческой ее составляющими. Но верхом ответственного отношения к своей жизни будет взгляд на нее без разделения на личное и общественное, профессиональное и «домашнее».

В книге «Тайм-драйв»[5] Глеба Архангельского можно найти предложение нарисовать на листе бумаги планируемую диаграмму своей жизни в целом, включая личную и профессиональную. Вдоль отрезка-шкалы от 0 до 100 лет отложить периоды (возможно, многие из них будут идти параллельно), на которых отметить окончание вуза и получение второго образования, планы по организации собственного дела или ожидаемый карьерный рост, выход на пенсию и окончание профессиональной активности. Уже один такой график (пусть даже он будет очень приблизительным и совсем не жестким) заставит очень серьезно пересмотреть подход к жизни и к своему месту в ней. А что если под ним нарисовать подобные графики для вашего(й) супруга(и) и родителей, для детей и ближайших родственников, с которыми тесно связана ваша жизнь? Если соотнести их «плановые периоды» со своими намерениями, картина получится и вовсе интересной. На ней, например, может проясниться, что строительство загородного дома пересекается с запланированным (желанным) рождением второго ребенка и хорошо бы первый процесс успеть завершить до начала второго. Здесь может быть видно, что к моменту достижения вами пенсионного возраста вашему первому ребенку будет уже тридцать лет, и опасений по поводу того, будет ли он крепко стоять на ногах в финансовом плане, меньше, чем в отношении второго, которому будет еще только двадцать. А вашим родителям в это время будет уже по восемьдесят, и хорошо бы построить загородный дом таким, чтобы они могли спокойно провести свой заслуженный отдых на природе…

Итак, многое становится виднее. А если на этот график наложить рассмотренный выше маркетинговый план саморазвития? На каком этапе я занимаюсь инвестициями в себя? До какого момента я наращиваю свою капитализацию? В какой момент отдача от меня-продукта становится максимальной? Насколько я надеюсь продлить такое положение и чем собираюсь его подкреплять? Что будет моей целью (результатом «Р») и что будет ресурсами «Р» и средствами «С» на каждом из важных жизненных этапов?

Уверен, многие улыбнутся в ответ на предложение нарисовать такую диаграмму. Без должной доли юмора и самоиронии здесь, конечно, не обойтись. Не стоит также забывать об известной поговорке: «Хочешь рассмешить Бога, расскажи Ему о своих планах». Но ведь никто и не предлагает всю свою жизнь положить на реализацию разработанного плана именно в таком варианте. Гибкости и готовности к оперативным изменениям он не отменяет.

С другой стороны, очень немногие полководцы начинали крупные сражения, не имея первоначального плана действий. Конечно, реальное развитие событий вносило коррективы в их планы, а иногда и вовсе отменяло все первичные и альтернативные заготовки. Но чем больше времени проводили полководцы, склонившись над картой, тем выше были их шансы на успех.

Если этот подход – с «жизненной диаграммой» – взять на вооружение, у каждого из нас появится шанс почувствовать себя полководцем собственной жизни, пытающимся предугадать неизведанное и хоть как-то подготовиться к нему.

Резюме (Шаг 10)

Любой работник рано или поздно задумывается о своих карьерных, профессиональных, творческих и жизненных планах. Для стратегического планирования в области саморазвития ему могут пригодиться разнообразные эффективные методики.

• Стивен Кови, автор концепции «Р/(Р+С)» (подробно изложена в книге «Семь навыков высокоэффективных людей»), советует не забывать о том, что достижение любого результата «Р» всегда нужно соотносить с восполнением и расширением собственных ресурсов и средств («Р+С»). В вашем плане развития «Р + С» должно быть уделено не меньше внимания, чем просто «Р» (результату).

• Игорь Манн в своей книге «Маркетинг на 100 %. Ремикс»[6] предлагает заняться самомаркетингом и для этого представить себя в виде товара – продукта, продвигаемого на рынок вакансий (или рынок профессиональных услуг). Иногда бывает весьма полезно описать свою карьеру как жизненный цикл продукта, изучить, в чем заключается уникальность вашего предложения и что создает вам (как «продукту») конкурентные преимущества и даже основания для временной монополии.

• Глеб Архангельский в книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать» рекомендует изобразить на линейном графике (шкале времени) свою планируемую жизнь, отметив ожидаемые периоды и задачи (обучение, воспитание детей, выход на пенсию). Соотнеся диаграмму своей жизни с такими же графиками ваших родственников (или партнеров по бизнесу), можно заранее предсказать напряженные жизненные периоды и сложные моменты, что-либо скорректировать и подготовиться к предстоящим процессам.

Успешно комбинируя даже только эти три методики, можно в большем объеме и более сознательно влиять на течение своей профессиональной жизни. Заинтересованный читатель найдет в трех перечисленных книгах множество ссылок и на другие полезные работы.

Список рекомендованной литературы

Завершает книгу список полезной литературы. Он составлен согласно авторским предпочтениям, и порядок следования в нем произвольный – с расстановкой приоритетов он никак не связан. На мой взгляд, все эти книги объединяет одно – они могут принести ощутимую пользу информационному работнику. Они снабдят его прежде всего идеями, но в них можно найти и практические рекомендации.

Мини-резенции на книги хотя и субъективны, но, надеюсь, помогут вам составить общее мнение о них и сориентироваться на «информационной книжной полке».

Нордстрем К., Риддерстрале Й. Бизнес в стиле фанк. Капитал пляшет под дудку таланта. – Спб.: Стокгольмская школа экономики в Санкт-Петербурге, 2005. – 280 с.

Мировой бестселлер, посвященный вопросам перехода от стандартной «тяжеловесной» экономической модели к экономике, основанной на мозгах – «инструменте, который всегда с вами». Приводятся многочисленные примеры, показывающие, что сегодня выигрывают те персоны, фирмы и корпорации, кто решился на такой переход. Увы, на фоне офисной повседневности пафос авторов выглядит сомнительно, а идеи – утопично. Но с этой утопией полезно познакомиться, так как некоторые ее элементы планомерно проникают в современную жизнь. В настоящее время вышел римейк книги – «Бизнес в стиле фанк навсегда»[7] – с актуализацией информации и подведением некоторых итогов, ведь с момента появления первого издания прошло уже более 10 лет.

Бард А., Зодерквист Я. Netократия. Новая правящая элита и жизнь после капитализма. – Спб.: Стокгольмская школа экономики в Санкт-Петербурге, 2004. – 252 с.

Книга продолжает традиции «Бизнеса в стиле фанк» (кстати, авторы «фанки-бизнеса» рекомендуют ее к прочтению), но прорабатывает тему информационного общества на более глубоком уровне. Книга излагает в популярном формате самые серьезные новаторские социологические концепции. Вероятно, именно из-за этой глубины анализа и некоторой академичности текста она не стала хитом продаж. Всем, кому не чужд серьезный язык и фундаментальный анализ современности (с футурологическим уклоном), стоит прочесть этот труд. Он даст читателю, кроме всего прочего, удобные модели для описания современных социальных процессов. Например, познакомит с понятием «аттенциоализм» (борьба за внимание потребителя; власть внимания, а не капитала – в противовес капитализму).

Питерс. Т. Представьте себе! – Спб.: BestBusinessBooks, 2006. – 352 с.

Книга известного гуру маркетинга изобилует эмоциями и ориентирована на широкого читателя, то есть написана предельно простым языком. При этом работа более чем серьезна, содержит огромную фактологическую базу (статистику, описания событий, комментарии и мнения известных авторов и бизнес-персон). По уровню патетики напоминает «Бизнес в стиле фанк», по экспрессивности намного превосходит ее. Но выгодно отличается от последней тем, что в большей степени опирается на повседневную бизнес-практику. Например, приводит многочисленные факты из профессиональной жизни западных топ-менеджеров, которых Том Питерс консультирует в рамках своей профессиональной деятельности.

Друкер П. Задачи менеджмента в XXI веке. – М.: Вильямс, 2007. – 272 с.

Питера Друкера считают одним из основателей современного менеджмента – как науки и как практики. Книги «патриарха» хотя и серьезны и научны, но вполне доступны для понимания рядового читателя. В данной работе наибольшее внимание уделено трансформации менеджмента – и научного, и практического – в связи с новыми реалиями: повышением значимости информации в бизнес-процессах, глобализацией и т. д. Профессиональным управленцам, менеджерам (как топ-, так и среднего звена), маркетологам эта книга будет весьма полезна. Всем остальным информационным работникам стоит познакомиться с ней для расширения кругозора.

Йенсен Р. Общество мечты. Как грядущий сдвиг от информации к воображению преобразит ваш бизнес. – Спб.: Стокгольмская школа экономики в Санкт-Петербурге, 2002. – 272 с.

Автор пытался повторить успех «Бизнеса в стиле фанк», но текст получился несколько тяжеловесным, оторванным от реалий деловой жизни и сводящимся в основном к призывам и лозунгам. Тем не менее основная мысль книги весьма интересна, хотя и не слишком оригинальна: «Сегодня побеждать в бизнесе (в офисе, в обществе) будет тот, кто сможет постоянно предлагать интересные истории – сказки и мечты». Так что целевая аудитория этой книги – в первую очередь креативщики, для которых «производство историй» – повседневная работа. Для остальных информационных работников книга, если не покажется скучной и затянутой, сама по себе станет любопытным источником мечтаний и сказок. Иногда это полезно.

Горкина М. Пять шагов от менеджера до PR-директора. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2008. – 224 с.

Практическое пособие по профессиональному росту PR-менеджера от начинающего специалиста до руководителя. В первую очередь служит хорошо структурированным пособием по практике PR. Если вам интересно узнать, каковы будни пиарщика, познакомьтесь с этим изданием. Если же PR – ваша профессия, то это произведение должно быть на вашем столе, как книга рецептов на полке у повара. Хранить в голове пошаговые алгоритмы действий при проведении презентаций, пресс-конференций, семинаров – дело непростое, пусть лучше эти знания будут содержаться в своеобразном справочнике, который всегда под рукой. Автор книги обладает богатым практическим опытом (в том числе и опытом прохождения упомянутых в названии «пяти шагов»), консультирует крупные отечественные предприятия по вопросам PR и ведет авторские курсы по профильным темам.

Карр Н. Блеск и нищета информационных технологий. Почему ИТ не являются конкурентным преимуществом. – М.: Секрет фирмы, 2005. – 176 с.

В свое время книга породила много споров в среде «айтишников» (IT-работников) – как простых программистов, так и менеджеров крупных фирм-производителей, создающих и меняющих этот рынок. Ключевая тема книги – переход информационных технологий из числа конкурентных преимуществ в ряд распространенных повсеместно (инфраструктурных) решений. Проводится аналогия с развитием железных дорог и электрических сетей. Концепции и факты, изложенные в книге, сиюминутных выгод читателю не принесут, но думающему на перспективу менеджеру позволят при построении долгосрочных стратегий принять к сведению ряд важных моментов.

Мариничева М. Управление знаниями на 100 %. Путеводитель для практиков. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2008. – 320 с.

Книга ориентирована в большей степени на практику, хотя реально действующих практических решений предлагает не так уж много. Ознакомившись с ней, читатель прояснит для себя, что же это такое – управление знаниями и каким компаниям оно жизненно необходимо, а также познакомится с историями успеха тех фирм, где оно успешно внедрено. Книгу стоит прочитать руководителям или управленцам, желающим повысить эффективность бизнеса за счет оптимизации информационных потоков внутри компании. Также книга будет полезна профессиональным информационным работникам – благодаря ей они смогут научиться распознавать информационно-ответственные компании.

Кляйн Н. No logo. Люди против брендов. – М.: Добрая книга, 2005. – 624 с.

Нашумевшая в свое время книга, рассказывающая о борьбе социально ответственных групп (и отдельных индивидов) с транснациональными корпорациями и другими игроками крупного бизнеса, пытающимися негуманно использовать те шансы, которые предоставляет глобализация. Подробнейшим образом описан опыт зарождения, становления и повседневной практики этого движения – произведение считается летописью и манифестом антиглобализма. Книга тянет на серьезный социологический труд, так как подкреплена многочисленными фактами и статистическими данными, собранными за время многолетнего журналистского расследования. Читается, увы, не на одном дыхании, так как одна и та же тема проходит рефреном через многочисленные главы, и остается ощущение, что для такого количества идей хватило бы и половины объема книги. Тем, кто любит неторопливое чтение серьезной социологической и публицистической литературы, она придется по вкусу, остальным придется смириться с повторами. Но ценность получаемых сведений и свежесть идей, пожалуй, компенсируют объемы.

Коноплев Е. INFO-ДРАЙВЕР: Как выжить в мире информации. – Спб.: Питер, 2009. – 240 с.

Первый опубликованный труд автора, книгу которого вы сейчас держите в руках. Изучает схожий набор тем, но подходит к ним с другой – идейной – стороны. Изобилует фактологическим материалом, отступлениями (от профессиональных до философских), более глубоко раскрывающими обсуждаемые идеи. Из практических решений подробно рассмотрена технология информационной работы – МОДА (метод объектно-ориентированного документального анализа). Книга воспроизводит в популярном формате значительную часть диссертации автора «Информационные практики в современном обществе». Будет полезна тем, кто предпочитает двигаться к практическим решениям и технологиям, отталкиваясь от идей и теоретических концепций.

Послесловие

Итак, намеченные в предисловии шаги – от изучения азов информационной деятельности до разработки информационных стратегий – пройдены. Насколько решены намеченные задачи и ровным ли оказался наш путь – судить вам, читатель.

Объять необъятное не удавалось еще никому, но мне хочется верить: тем, кто изучил эту книгу, будет гораздо легче ориентироваться в обширном пространстве информационной работы. «Информационный этикет», «критерии качества информационных продуктов», «карта чтения», «структура входящего потока информации» – надеюсь, что, опираясь на эти вешки, вы будете прокладывать собственные маршруты к профессиональным вершинам и детализировать свои карты современного информационного мира.

Мне как автору, конечно же, важно получить отзывы читателей на изданную книгу. Мнения, комментарии, пожелания по поводу дальнейшего развития темы, указания на то, что по какой-то причине не попало в сферу моего внимания, личный опыт информационной работы, примеры из бизнес-практики – любые отклики будут рассмотрены с интересом и благодарностью. А достойные широкого внимания письма и истории читателей найдут свое место (с указанием авторства) в дальнейших работах на тему эффективной работы с информацией.

Отзывы, пожелания и комментарии можно и нужно направлять по адресу электронной почты:

Konoplev_E@info-driver.ru

Примечания

1

Коноплев Е. Info-драйвер. Как выжить в мире информации. – Спб.: Питер, 2009. – 240 с.

2

Манн И. Маркетинг на 100 %. Как стать хорошим менеджером по маркетингу. – Спб.: Питер, 2003. – 240 с.

3

Ланкастер Ф. Информационно-поисковые системы. – М.: Мир, 1972. – 310 с.

4

Кови С. Семь навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2008. – 384 с.

5

Архангельский Г. Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2008. – 256 с.

6

Манн И. Маркетинг на 100 %. Ремикс. Как стать хорошим менеджером по маркетингу. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2007. – 384 с.

7

Нордстрем К., Риддерстрале Й. Бизнес в стиле фанк навсегда. Капитализм в удовольствие. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2008. – 328 с.

Content

Евгений Коноплев
Про INFO. Разложить все по полочкам

К читателю

Предисловие

Часть I. Новичкам: первые шаги информационного работника

Шаг 1. Информация на визитке, в подписи к электронным письмам и т. п.

Визитка – обязательные компоненты

Дополнительные сведения

Подпись к электронному письму

Вид персонального e-mail

Ники и псевдонимы

Дополнительные сведения о себе

Резюме (Шаг 1)

Шаг 2. Имена файлов/папок, темы писем и т. п.

Имена файлов

Семь плюс-минус два

Имена и структура каталогов

Поле «Тема письма»

Резюме (Шаг 2)

Шаг 3. Ваш информационный фонд

Регистрация – навигация – анализ информации

Архивирование, резервные копии, история документов

Мобильность баз данных

Резюме (Шаг 3)

Часть II. Средний вес: секреты информационного работника

Шаг 4. Коммуникации с другими информационными работниками

Потери на коммуникациях

Устраняем издержки

Преодоление коммуникационных преград

Секреты эффективной переписки

Резюме (Шаг 4)

Шаг 5. Оценка и экспертиза информационных продуктов

Качественный анализ информации

Количественный анализ информации

Эксклюзивность информации

Внешняя экспертиза информационных продуктов

Резюме (Шаг 5)

Шаг 6. Повышение емкости информационных продуктов

Структура сообщений

Линейные и нелинейные тексты

Мономедиа и гипермедиа

Интеллектуальный фильтр информации

Резюме (Шаг 6)

Часть III. VIP-клуб: работа и жизнь информационного профессионала

Шаг 7. Источники информации

Принципы выбора информационных источников

Газеты и журналы

Интернет-источники

Платные источники информации

Резюме (Шаг 7)

Шаг 8. Книги как источник информации

О пользе чтения книг

Бизнес-литература

Художественная литература

Принципы эффективного чтения

Резюме (Шаг 8)

Шаг 9. Профессиональный рост

Закон «творческого тока»

Оценка и самооценка

Контакты с экспертами

Резюме (Шаг 9)

Часть IV. Раздвигая горизонты

Шаг 10. Карьерные стратегии информационного работника

Результат / (ресурсы + средства)

Жизненный цикл и капитализация индивида

Построение карты жизни

Резюме (Шаг 10)

Список рекомендованной литературы

Послесловие

Примечания