Софья Тимофеева

Детский клуб. Совершенствуем систему управления

Введение

Я родилась и выросла в городе Новороссийске. С детства очень люблю море в любую погоду – зимой с сильным штормом и солеными брызгами до окон третьего этажа, летом с шелестящей галькой и прозрачными медузами у берега. Еще мне очень нравится наблюдать за движением морских судов в Новороссийской бухте. Вот медленно движется доверху нагруженная старая, рыжая от ржавчины баржа, а вот заносчивый красавец лайнер проплывает, ни на кого не глядя. Тут же серьезно, не растрачивая себя на мелочи, режут воду небольшие пограничные катера.

Мой детский клуб – это малый бизнес. Среди всех серьезных, важных и огромных бизнесов-барж и бизнесов-лайнеров он напоминает мне маленький шустрый буксир, который то подплывет к огромной барже, то подтолкнет ее в нужном направлении, то шустро, весело и легко полетит по морю дальше…

У нас действительно очень легкий, радостный и подвижный бизнес. Но им, как и маленьким буксиром, обязательно нужно управлять. Управление есть и у неповоротливой баржи – среднего бизнеса, и у гордого лайнера – большого бизнеса. Оно жизненно необходимо и малому бизнесу. Без управления любое судно в коммерческом море погибнет, его не заметит и подомнет под себя и лайнер, и баржа.

Во главе маленького буксира всегда должен стоять очень умный капитан, который обладает хорошим стратегическим и тактическим мышлением, а также трудолюбием и чувством ответственности. Управление бизнесом для меня – это прежде всего именно ответственность перед людьми, поверившими мне и пришедшими работать в мой детский клуб; перед взрослыми клиентами, которые в условиях конкурентной среды выбрали мой развивающий центр; и, конечно, перед маленькими клиентами, которые на территории детского клуба должны находиться в полной безопасности.

Данная книга – третья в серии книг о детском клубе, выпущенных издательством «Питер». Первая книга «Детский клуб: с чего начать, как преуспеть. Практическое руководство по организации детского развивающего центра» (2012) посвящена основам организации детского клуба. Во второй книге «Прибыльный детский клуб» (2013) рассматриваются ключевые проблемы, которые влияют на прибыльность детского развивающего центра. Третья книга «Детский клуб. Совершенствуем систему управления», являющаяся логическим продолжением серии, поможет осмыслить детский клуб как бизнес-структуру, которой можно и нужно управлять грамотно и профессионально.

Хорошим подспорьем в решении вопросов организации и построения работы детского клуба станет наш сайт http://www.tvoyklub.ru, где вы найдете много полезной информации, которой мы делимся с вами бесплатно.

Если у вас возникнут вопросы, сомнения или пожелания, то смело пишите на электронную почту ecoklub@mail.ru. Мы обязательно вам ответим! Также мы всегда с радостью принимаем гостей на территории клуба. Приезжайте, чтобы познакомиться поближе с нашим маленьким «буксиром» – детским клубом «Умничка»!

С уважением и пожеланием успехов в работе,

Софья Тимофеева

Глава 1

Руководство решает все!

Успех детского клуба определяется не столько суммой вложенных денег и удачным местоположением, сколько личностью руководителя. Недаром существует множество поговорок, которые подчеркивают влияние руководителя на процесс: «Рыба гниет с головы», «Куда голова – туда и ноги», «Без хозяина дом – сирота» и т. д. Именно «голова» детского клуба задает тон всему делу. Казалось бы, все просто: в любом детском клубе руководитель есть автоматически с момента регистрации фирмы. Однако нельзя сказать, что ситуация однозначная. Руководитель-соучредитель, имеющий партнеров по бизнесу, и руководитель-одиночка – это совершенно разные вещи, ведь условия управления при этом будут глобально различаться. Существует также масса нюансов, если детским клубом руководит наемный директор.

Как правильно организовать работу детского клуба и управление им в упомянутых трех случаях, мы и рассмотрим в данной главе.

«Брачные отношения» в бизнесе. Работа с соучредителем

Организация детского клуба с одним или несколькими соучредителями – довольно распространенная практика в нашей стране. Такое взаимодействие накладывает определенный отпечаток на руководство организацией. Любая конфликтная ситуация между соучредителями, а также непродуманность деловых взаимосвязей при подобном партнерстве могут привести к тому, что деятельность детского клуба будет парализована. Поэтому к выбору соучредителя надо подойти с особой тщательностью.

Причины поиска соучредителя очевидны.

Во-первых, это может быть нехватка средств для открытия детского клуба. Идея есть, а денег или совсем нет, или не хватает. Тогда и возникает мысль о поиске партнера-инвестора, который не только вложит финансы в развитие проекта, но и станет единомышленником. В некоторых случаях соучредитель появляется не сразу, а спустя какое-то время после открытия детского центра. Например, по каким-то причинам клуб не набирает оборотов и со временем становится убыточным предприятием. Владелец понимает: чтобы бизнес выжил, нужны новые инвестиции. Поэтому приходится искать соучредителя.

Во-вторых, детский клуб – бизнес специфический. Педагогика здесь является основой всех процессов. Отсутствие педагогического образования, неуверенность в собственных силах, страх перед незнакомым видом деятельности ставят начинающего бизнесмена перед необходимостью начать поиски партнера-специалиста, а точнее, педагога, который возьмет весь «производственный» процесс на себя. Чаще всего детский клуб открывают в паре с педагогом-практиком, который, как подразумевается, будет руководить методической работой.

Сюда же можно отнести вариант, когда больших денег нет и методиста в штат взять невозможно, так как ему придется платить зарплату. Тогда педагог приглашается в соучредители не только как специалист-помощник, но и как сотрудник. В этом случае можно сэкономить на его зарплате, поскольку он будет работать за часть доходов от бизнеса.

В-третьих, это нежелание брать ответственность на себя. Все, кто выбирают соучредителя, руководствуясь данным соображением, рассчитывают, что совместная работа будет гораздо легче, интереснее и продуктивнее. Вроде бы вдвоем бизнес открывать не так страшно. Не только вся предстоящая работа, но, главное, ответственность делится пополам, и именно поэтому страх перед новым видом деятельности отступает на второй план.

Итак, один из вышеперечисленных аргументов толкает инициатора открытия детского клуба на поиски соучредителя. На электронную почту мне часто приходят письма с просьбой помочь найти соучредителя в целях создания детского центра. В данной ситуации оказать содействие непросто, да и незачем. Почему? Потому что мне не хотелось бы помогать «первооткрывателям» совершать огромную ошибку в самом начале пути.

Надо понимать, что работа с соучредителем – дело непростое. Я бы даже сказала – тонкое. Не зря данная глава называется «“Брачные отношения” в бизнесе». Бизнес-партнерство действительно похоже на брак, то есть это добровольный союз двух (или более) людей, заключенный для создания и ведения бизнеса. И выбирать партнера по бизнесу нужно с той же серьезностью, что и спутника жизни. «Разойтись» с соучредителем гораздо сложнее и не менее болезненно, чем с официальным супругом. Однако многие относятся к данному вопросу довольно просто, не понимая, что просчет на начальном этапе вызовет целый ряд проблем в будущем.

Давайте рассмотрим ошибки, которые с самого начала допускают бизнесмены, открывающие детский клуб.

Первая ошибка – фактически учредителей двое, а организация оформлена как ИП (индивидуальный предприниматель) на одного. Часто бывает так: у одного уже есть готовое ИП, так зачем регистрировать ООО и тратить дополнительные деньги? Попробуем сначала так, а потом посмотрим. Но сразу возникает вопрос: «А если получится? Если бизнес пойдет? То что потом будете делать в такой ситуации?» На самом деле ситуация с ИП при двух соучредителях не редкость.

Представим ситуацию: две подруги за вечерней чашкой чая решили открыть свой развивающий центр. У одной из них уже есть ИП и некоторый опыт предпринимательской деятельности, пусть и не в области детских услуг. Дамы решают объединить финансы и под эгидой уже имеющегося ИП организовать совместное предприятие под названием «детский клуб». Энтузиазма на первых порах очень много, работы невпроворот, и никто не задумывается, а что же будет дальше. Но давайте трезво оценим данную ситуацию. Такой тандем и соучредителями-то не назовешь. На самом деле это единоличное правление той подруги, которая имеет ИП. Вложение денег вторым лицом юридически нигде не зафиксировано, решения принимаются и документы подписываются одним человеком, а фамилия второго ком паньона вообще нигде не значится. Такое соучредительство, как правило, длится до первой ссоры или даже спора. Мнимый соучредитель, доверчиво вложивший свои деньги и труд в детский клуб, но не являющийся совладельцем бизнеса, в любой момент может оказаться за бортом. Кто несет юридическую ответственность за детский клуб, тот и хозяин. В данном случае он только один. И даже если будет заключено нотариальное соглашение о распределении прибыли и убытков, оно будет ничтожно. Нужно запомнить: если права на долю бизнеса не оформлены юридически, документально, то их просто не существует.

Вторая ошибка – незнакомый соучредитель. Как уже было сказано, поиск партнера для открытия детского клуба может быть вызван разными причинами. Где обычно ищут соучредителя? В первую очередь среди знакомых. Однако общеизвестно, что дружбу и бизнес лучше не смешивать, чтобы не испортить дружбу. Но вариант с малознакомым человеком имеет еще больше недостатков. Не представляя реакции будущего компаньона на те или иные ситуации, не зная его черт характера, материальных возможностей, ты заранее обрекаешь себя на провал. С партнером, конечно, может повезти, но это бывает очень и очень редко.

Расскажу свою историю. Когда моей дочери был годик, я, руководствуясь наилучшими материнскими побуждениями, стала возить ее в детский центр на развивающие занятия. Время было раннее, не очень удобное, и в группе было всего два ребенка – моя дочка и еще один мальчик, который посещал занятия с няней. В группе появлялись и другие дети, но они как-то быстро бросали занятия, а с тем мальчиком мы ходили постоянно. Маму этого ребенка я видела лишь однажды мельком, когда она оплачивала занятия. И вдруг спустя год после начала посещения этого клуба она мне позвонила и предложила открыть совместно детский центр. Как вы понимаете, мы друг друга совершенно не знали. Мы несколько раз встретились, договорились о вложениях и совместной деятельности, определили круг моих методических задач и… пошли регистрировать фирму. И сейчас, по прошествии лет, мне непонятно, как это я, абсолютно не зная человека, ввязалась в эту авантюру, к тому же вложив в нее последние деньги. Проект был, конечно, интересный и чрезвычайно увлекательный, но в тот момент неплохо было бы включить разум и обдумать все спокойно, без спешки. Я не хотела слушать знакомых бизнесменов, которые предрекали провал моей идеи, ведь я мечтала, как вместе мы создадим замечательный, самый лучший детский клуб, который, естественно, принесет нам хороший доход. Пока мы искали помещение, покупали оборудование и материалы, все было неплохо. Проблемы начались в первый месяц работы. Я стала замечать, что нахожусь в клубе почему-то гораздо больше своей напарницы, хотя изначально мы договаривались, что роль администратора будет исполнять она. Дальше – больше. Недовольство росло, и к Новому году конфликт был налицо. А ведь прошло всего три месяца с момента открытия центра! Мы с партнером оказались абсолютно противоположными людьми, по-разному смотрящими на клиентов, сотрудников и бизнес в целом. Летом мы расстались, и я открыла с другим соучредителем свой детский клуб в этом же здании. Моим партнером стала Настя Шевченко, которая работала педагогом в первом детском клубе. Именно с Настей мы придумывали сценарии праздников и занятий, ночами украшали клуб, отмывали детские столы и готовили подарки детям. Взгляды на работу, на методы ее организации, как и отношение к маленьким клиентам, у нас абсолютно совпадали. Мы по-прежнему дружно работаем, вместе отдыхаем и растим собственных детей.

Отлично, если вам известны профессиональные качества будущего соучредителя. Просто хорошие личные отношения здесь не помогут, ведь вам предстоит вместе работать, принимать совместные решения, делить ответственность и прибыль. Авторы многих бизнес-книг наихудшим считают вариант, если два соучредителя трудятся вместе, поскольку при этом вероятность конфликтов возрастает. Самой благоприятной признается ситуация, когда один из партнеров является инвестором, который вообще не вмешивается в дело. Однако детский клуб – малый бизнес, огромных денег здесь не заработаешь, и это не тот вид деятельности, который принесет инвестору хороший пассивный доход. Когда речь идет о детских развивающих центрах, наиболее распространенная практика – это вместе работающие совладельцы бизнеса.

Как правильно построить руководство детским клубом, если он основан несколькими соучредителями? Вот некоторые рекомендации.

Нравственные нормы. Представления соучредителей о нравственности должны совпадать. Это правило я считаю наиважнейшим. Смотрите сами: один считает, что в обмане клиента нет ничего страшного, второй же и мысли подобной не допускает. Требования к деятельности сотрудников, отношение к клиентам, взгляды на развитие клуба тоже должны быть одинаковыми. Но прежде всего нравственные нормы. Иначе конфликтов, например, при обсуждении работы детского клуба не избежать. Кроме того, высока вероятность столкнуться с ситуацией, когда один партнер обманывает другого.

Возложение ответственности. Даже когда соучредители имеют равные доли в бизнесе, важно договориться о том, кто будет «главным» собственником. Этот компаньон должен возглавлять детский клуб и нести ответственность за все, умело распределяя обязанности. Если же руководство «размыто», то развивающий центр может стать кораблем, которым никто не управляет. Именно руководитель детского клуба должен в полной мере ощущать ответственность за свой бизнес, поскольку это поможет ему принимать быстрые и оправданные решения.

Доверие, планирование, контроль деятельности и отчетность. Соучредителю обязательно надо доверять. Без доверия работать спокойно не получится. Но слепо полагаться на кого-либо не стоит. Надо четко определить, вплоть до мелочей, обязанности всех совладельцев бизнеса и осуществлять контроль исполнения обязательств. Кто будет контролировать? Все вместе. На общих собраниях каждый отчитывается о проделанной работе и выполненном плане.

Распределение ролей. Вообще, детский клуб – это дракон о трех головах. Одна голова – коммерческая, которая отвечает за продажу услуг. Вторая – методическая, отвечающая за производственный процесс, а именно за технологию оказания услуг. Третья – финансово-управленческая, которая управляет финансами детского клуба и следит за распределением обязанностей. Если два соучредителя «сделаны из разного теста» и один является финансистом по образованию, а второй – педагогом, то роли распределяются автоматически. В нашем клубе, например, мы с Настей педагоги, а значит, прежде всего «производственники». Мы не сразу поняли, что наш корабль все время кренится в одну сторону – слишком много времени уделяется методикам, возможно, в ущерб другим бизнес-процессам клуба. Как только все роли были распределены правильно, деятельность клуба выровнялась и развитие пошло более быстрыми темпами.

Финансовая отчетность. На обязательных собраниях раз в месяц обсуждается финансовое положение клуба, планируется дальнейшая деятельность, уточняются текущие вопросы. Руководитель представляет другим соучредителям подготовленную финансовую отчетность.

Разграничение зарплаты и дивидендов. Надо четко разделять позиции сотрудника детского клуба и соучредителя. Например, распространенная ситуация: один соучредитель выполняет функции администратора в клубе, а второй – генерального директора и педагога. По каким-то причинам (болезнь, декретный отпуск и т. п.) один из соучредителей не может в ближайшем будущем работать в центре. Сразу же возникает вопрос, который может перерасти в конфликт: как перераспределить доход? Должен ли тот, кто продолжает трудиться, получать больше? Поэтому нужно с самого начала определить проценты, получаемые соучредителями от прибыли, и размер заработной платы за выполняемую работу. Работаешь администратором – получаешь зарплату, скажем, в размере 10 тысяч рублей. Перестал работать, пришлось найти другого администратора – он и будет получать эту зарплату. А вот дивиденды, или часть прибыли, – это уже другое. Их процентное соотношение оговорено в уставе общества и не изменяется от того, являешься ли ты сотрудником детского центра или уже нет. Разграничение зарплаты и дивидендов – это единственно правильный путь избежать конфликта при возникновении вопроса о том, кто из соучредителей больше работает.

Выход из состава учредителей. Еще до регистрации детского клуба следует определить, как из него может выйти соучредитель. Нужно помнить, что общим собранием соучредителя исключить нельзя, тем более если вас всего двое. Без согласия компаньона это можно сделать только через суд, если на то есть основания. Таким образом, вопрос расставания надо обдумать и обсудить заранее. Правила содружества двух или нескольких соучредителей определяются не только житейским опытом. Прежде всего они должны быть отражены в уставе фирмы.

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) – самая распространенная в нашей стране форма сотрудничества нескольких соучредителей. Отношения учредителей регламентирует устав общества. Если мы посмотрим шаблон типового устава, то увидим, что он содержит определенные права и обязанности членов общества. Многие этот шаблон и берут за основу своего устава, думая, что если уточнения и потребуются, то с ними можно разобраться по ходу дела. Все это так. Закон не возбраняет вносить изменения в устав, и сделать это не сложно, не хлопотно и не дорого. Если бы не одно «но»: необходимость изменений, как правило, возникает, когда между соучредителями уже назрел конфликт. Вот тогда-то и появляется повышенный интерес к уставу. Давайте посмотрим, на что при составлении устава советуют обратить внимание юристы (речь пойдет о тех моментах, которые я считаю безусловно важными для работы детского клуба).

Выход участников из общества. В уставе должно быть оговорено, имеют ли участники ООО право свободно выйти из него. Ранее законодательством было предусмотрено такое право, пока в обществе не останется единственный участник. Однако в соответствии с нынешними законами свободно покинуть общество представляется возможным, только если это указано в уставе.

Безопасность общества при выходе соучредителя. Следует тщательно продумать и предусмотреть в уставе меры обеспечения безопасности общества, чтобы при выходе одного из партнеров его доля осталась в пользовании фирмы.

Преимущественное право. Это возможность выкупить долю одного из участников в порядке первой очереди перед третьими лицами, которым возникло намерение продать эту долю. Вообще, такое право есть у каждого участника негласно, но нелишним будет отразить это и в уставе общества.

Отчуждение доли третьим лицам в форме дарения либо передачи по наследству. Этому вопросу следует уделить особое внимание.

Очередность и сроки выплат стоимости отчуждаемой доли. При определении в уставе очередности и сроков выплат участнику общества стоимости отчуждаемой доли следует учитывать, что выплата такого рода может существенно отразиться на благополучии детского клуба.

Количество голосов участников общества. Обычно в шаблонном уставе голоса распределяются между участниками пропорционально их доле в уставном капитале. Если у одного 60 %, а у другого 40 %, то общество вынуждено все время подчиняться решениям того, у которого больше голосов? Да, если уставом не определен другой порядок. Например, при создании общества в уставе можно зафиксировать, что каждый участник имеет один голос независимо от размера доли в уставном капитале.

Вопросы, требующие единогласного решения. Необходимо определить круг вопросов, решения по которым будут приниматься единогласно. Это может быть и расход денег, и распределение зарплаты, и изменение штатного расписания. На главу детского клуба можно возложить административные функции, а решения принимать сообща. В результате вероятность возникновения конфликтных ситуаций снизится.

Порядок распределения прибыли. Кроме того, в уставе детского клуба может быть установлен иной порядок распределения прибыли между участниками общества, независимо от их доли в уставном капитале.

Ограничение полномочий генерального директора детского клуба по вопросам трудоустройства и определения размера заработной платы работников. Зачем это может понадобиться? А как вам вариант трудоустройства на должность бухгалтера родственницы генерального директора и установления ей зарплаты в 100 тысяч рублей? Генеральный директор является единоличным исполнительным органом ООО, осуществляющим текущее руководство деятельностью общества, и именно он назначает и утверждает приказом зарплату сотрудникам. Лучше, если все эти вопросы будут решаться общим собранием участников ООО.

Вот такие юридические тонкости необходимо учитывать с самого начала. Я много общалась с юристами по различным вопросам взаимоотношений с соучредителями, ведь их возникает немало. Это и смена генерального директора, и оптимальное определение долей в бизнесе, и принятие решений совладельцами по различным вопросам. Могу сказать только одно: самый частый ответ юристов – это совет по грамотному составлению устава общества и формированию умения договариваться друг с другом.

Являясь соучредителем первого клуба, я находилась в очень неудобном положении миноритария со своими 40 % и отсутствием права голоса в связи с тем, что устав ООО был шаблонным и непродуманным. Откровенно говоря, позиция миноритария не просто некомфортна, а неприемлема для человека активного и деятельного, имеющего идеи по развитию детского клуба и желание это делать. Поэтому профессиональные механизмы выработки решений при работе двух и более соучредителей, основанные на грамотно составленном уставе ООО, – это лучший способ наладить бесконфликтное руководство детским клубом.

один в поле – воин. руководство клубом в одиночку

Самостоятельно думать, планировать и принимать решения – дело непростое. При открытии детского клуба перед многими начинающими предпринимателями встает вопрос: работать с соучредителем или самостоятельно? В предыдущем разделе я описала нюансы работы с партнером, но не остановилась на плюсах и минусах работы вместе и в одиночку. Сейчас мы рассмотрим этот важный вопрос (табл. 1.1).

Как видите, в обоих случаях есть и преимущества, и недостатки. Выбор за вами. Если вы решаетесь руководить детским клубом самостоятельно, то, на мой взгляд, очень важно научиться двум вещам:

самоорганизации;

умению делегировать полномочия.

Начнем именно с самоорганизации, ведь без нее не будет успеха. У соучредителей с этим вопросом чуть проще, ведь при правильной организации работы обязательно есть совместное планирование деятельности, отчетность о проделанной работе, контроль над деятельностью партнера. Иначе говоря, у каждого из соучредителей есть лицо, которое контролирует его работу.

Если управляешь детским клубом один, то без жесткой самоорганизации не обойтись. Контроля нет. Надежда только на самоконтроль, который развит далеко не у всех. Очень часто, создавая собственный бизнес, человек начинает думать, что теперь он может делать все, что хочет: заниматься личными делами, спать до обеда, выполнять свои обязанности, когда удобно. Но, как правило, получается следующее: бизнес не движется, а загнивает от безделья. Необходимая работа не делается или делается от случая к случаю, бессистемно. Результата при такой организации деятельности не будет никогда.

Таблица 1.1.

Анализ преимуществ и недостатков при руководстве детским клубом самостоятельно и с соучредителем

Управлять своим бизнесом – это большая работа, к которой нужно относиться очень серьезно, и только тщательное, продуманное планирование ежедневной деятельности, а также четкое выполнение поставленных задач позволят детскому клубу не только выжить, но и добиться успеха и процветания. Заведите ежедневник, причем блокнот маленького формата вам явно не подойдет. Планируйте крупные дела, разбивайте их на более мелкие, а потом на такие, которые надо выполнять каждый день. Все графы с понедельника по пятницу должны быть заполнены запланированными делами. Вечером не забудьте подвести итоги проделанной работы – отметьте выполненные дела, проанализируйте то, что не успели осуществить. Задайте себе вопрос: почему вы не справились с поставленной задачей? Кстати, планы должны быть реальными. Я, например, грешу тем, что всегда планирую очень много на один день.

Если вы будете управлять детским клубом восемь часов в день, этого достаточно, чтобы ваш развивающий центр стал успешным в самые кратчайшие сроки. Меня удивляет, когда человек, будучи наемным сотрудником, отрабатывает минимум восемь часов пять дней в неделю (плюс временные затраты на дорогу), а став руководителем и владельцем бизнеса, позволяет себе работать нерегулярно и бессистемно. Разве такая работа принесет плоды? Конечно, нет.

На этапе открытия клуба действительно очень много времени придется тратить на решение самых разных вопросов и в восемь часов при пятидневной рабочей неделе не уложишься. Но детский центр начинает работать, клиенты приходят регулярно, и наступает тот самый момент, когда все клубные процессы необходимо упорядочить.

Прежде всего вам нужно понять структуру работы детского клуба, а также бизнес-процессы, которые в нем протекают. Затем необходимо определить, какие обязанности и кому вы будете делегировать. Детский клуб должен работать как часы. Для каждой производственной задачи необходимо прописать все этапы ее реализации. Сотрудники детского клуба должны понимать свои функции и четко их выполнять. Здесь помогут четкие должностные инструкции. Пример одной из них приведен в приложении. Посмотрите, насколько подробно расписана деятельность администратора, и это еще не предел. Чем точнее и понятнее инструкция для каждой штатной единицы, тем больше свободного времени остается у вас как у руководителя. Несколько лет назад я посетила семинар Александра Левитаса «Человеческие машины». Информация, которую я почерпнула, во многом изменила мои взгляды на управление фирмой. Именно на этом семинаре я поняла ценность должностных инструкций.

Одно из важнейших управленческих умений при самостоятельном ведении бизнеса – четкая постановка целей и задач перед подчиненными. Если вы с самого начала будете все делать сами, то через какое-то время почувствуете себя загнанной лошадью. Как научиться делегировать полномочия, рассказывается в разделе «Распределение обязанностей в коллективе» главы 2. Самое главное – понять, что свое время вы должны тратить на решение именно управленческих задач. Включение новых курсов в спектр предоставляемых клубом услуг, анализ работы деятельности конкурентов, разработка нового рекламного пакета – вот пример задач, которые может ставить себе руководитель детского развивающего центра.

Одно из распространенных опасений будущих руководителей детских клубов – страх перед единоличным управлением организацией. Действительно, при работе с соучредителем вы делите пополам не только прибыль, но также ответственность и страх. Это как в детстве, когда девочка приходит на первое свидание с подружкой. И в бизнес хочется взять такую подружку, чтобы не было страшно. При руководстве клубом в одиночку возникает ложное ощущение, что опереться будет не на кого. Почему вы так решили? Ведь директор любой школы один руководит огромным педагогическим коллективом, опираясь на подчиненных, а именно завучей, завхозов и т. д. И ничего – справляется! Вы разве слышали о том, что в какой-то школе есть два директора? Чем же ваша работа по сути отличается от деятельности директора школы? Ничем. Такую специальность тоже не получишь. Поэтому, если вы чувствуете неуверенность при принятии решений, введите должность методиста и назначьте на нее человека, с которым в числе прочего вы сможете ненавязчиво обсуждать различные педагогические и мелкие хозяйственные вопросы. Вопросы управленческого характера с подчиненными проговаривать, конечно, не стоит. Но у вас будет возможность в приятной беседе за чашкой чая посоветоваться, стоит ли покупать новый принтер и поменять ли коврик у входной двери. Уверена, что спустя какое-то время, а именно когда клуб начнет работать и приносить прибыль, у большинства руководителей мысли о том, что им нужна опора, исчезнут.

Итак, решив вопросы самодисциплины и делегирования полномочий, вы сможете руководить клубом в одиночку не только продуктивно и профессионально, но и с удовольствием!

Наемный руководитель. Кто вместо вас?

Можно выделить две причины приглашения наемного директора или управляющего на работу в детский клуб. Во-первых, если у детского клуба появляется филиал. Во-вторых, если владелец по каким-то причинам не может или не хочет напрямую руководить деятельностью центра. Например, у собственника есть другой бизнес или семейные обстоятельства не позволяют уделять управлению много времени.

Таким приглашенным руководителем может быть как управляющий, так и наемный генеральный директор. Но эти две должности нельзя смешивать. В первом случае в штатное расписание вводится единица управляющего, составляется должностная инструкция, зачастую на эту должность назначается человек из числа работников клуба. Управляющий в детском развивающем центре может выполнять многие организационные функции руководителя: следить за расписанием, наполнением групп, делать закупки, проводить акции и т. д. Но он не будет подписывать документы, в том числе платежки в системе «Клиент-Банк», или оценивать состояние расчетного счета. То есть, нанимая управляющего, руководитель детского клуба снимает со своих плеч организационно-хозяйственные вопросы, но оставляет за собой стратегические задачи, а также финансовую сферу. Кроме того, на руководителе по-прежнему лежит вся юридическая ответственность за принятые решения.

Вариант с назначением вместо себя наемного генерального директора в корне отличается. В этом случае отношения между собственником бизнеса и наемным руководителем будут уже совершенно другие. Во-первых, это касается вопроса возможного привлечения к ответственности (административной, уголовной) владельца бизнеса – теперь он фактически не считается должностным лицом, а значит, не может быть и субъектом вины. Ответственность перекладывается на наемного руководителя. Во-вторых, обязательно составляется подробная сложная должностная инструкция генерального директора детского клуба, четко регламентирующая его права и обязанности. В-третьих, собственник только контролирует бизнес, а решение всех финансовых вопросов, право подписи документов передается директору. Как видите, разница между управляющим и наемным генеральным директором глобальная.

На практике собственники детских клубов Москвы чаще нанимают управляющих, даже в филиалах, полностью контролируя все вопросы и тратя на это массу времени. И речь, как правило, не идет об экономии средств, поскольку зарплаты сопоставимы. Владельцы детских клубов боятся потерять влияние на происходящие процессы внутри организации. Тем более что при наемном руководителе есть огромный риск увода бизнеса.

Одно время мы консультировали управляющего московским детским клубом. Эта компания решила закупить у нас большой блок методических материалов. Поскольку мы контактировали с управляющей, то именно на адрес ее электронной почты были отправлены наши разработки. Спустя два месяца раздался звонок от владелицы клуба, которая поведала грустную историю о том, что управляющая, забрав все материалы, клиентов и половину педагогов, открыла клуб в шаговой доступности. Собственник, заплатив немалые деньги за методики, даже не оставил себе их копию. Не сохранилось и копий остальных документов (приказов, локальных актов, трудовых договоров и т. д.), унесенных управляющей.

Такие «страшные истории» могут начисто лишить желания приглашать наемного управляющего или директора. Но на самом деле в подобные ситуации владельцы бизнеса попадают из-за незнания юридических нюансов, а также отсутствия четко прописанных обязательств наемного руководителя. Почему управляющий позволил себе так поступить? Потому что не было предусмотрено ответственности за подобные действия.

Если вы назначаете руководителя, то необходимо оговорить и документально зафиксировать все зоны ответственности, ведь по закону наемный сотрудник такого уровня может быть привлечен к административной, гражданско-правовой и уголовной ответственности.

Взаимодействие собственника и наемного руководителя регулируется не только мерой ответственности. Прежде всего это личностные, человеческие отношения. Найти для детского клуба управляющего сложнее, чем хорошего администратора. Кто-то ведет поиск среди знакомых, но это не самый удачный вариант. Лучше выйти на открытый рынок труда. Нужно также дать объявление в СМИ и провести конкурсный отбор кандидатов. Не сразу, но управляющий будет найден. Теперь придется строить отношения, а это дело непростое. Я знакома со многими владельцами детских клубов, в которых есть управляющие. Как и в супружеских отношениях, первый год – это время притирки. Беседы с владельцами детских клубов позволили выявить ряд существенных моментов, которые осложняют взаимодействие с наемными руководителями.

Плохо, когда собственник боится передать управление наемному руководителю, постоянно дублируя указания. Таким образом, появляются «два командира» в одном отряде, чего быть не должно. Владельцу необходимо четко определить свою роль в управлении клубом. И если хозяйственные функции переданы управляющему, то не нужно постоянно вмешиваться в его деятельность, например самостоятельно заказывать картриджи для принтера. При подобном поведении собственника управляющий никогда не сможет полноценно вести дела.

Управляющий и владелец детского клуба могут не подходить друг другу по личностным качествам.

Обычно мотивы хозяина бизнеса и наемного руководителя разные. Владелец желает увеличения прибыли, а управляющий – увеличения зарплаты. Это разные вещи.

У собственника и наемного руководителя разный уровень осведомленности о делах, происходящих в клубе. Причем не факт, что управляющий располагает большим объемом информации.

Со временем управляющий выстраивает личные отношения с поставщиками, педагогами и клиентами, у него складывается целостное представление о сути бизнеса, конкурентной среде. Значит, возрастает риск увода бизнеса. Нередки и случаи воровства, когда собственнику представляются ложные сведения об объемах продаж услуг клуба. Ведь часть денег от проданных абонементов может идти в карман наемного руководителя. Поэтому проблемным моментом является степень доверия приглашенному управляющему или директору.

Но все же наладить эффективные отношения с наемным руководителем можно. Для этого следует выполнить всего лишь ряд условий.

Во-первых, если вы сами руководили детским клубом и через какое-то время решили нанять руководителя, то передача полномочий должна быть постепенной: сначала одни функции, потом следующие и т. д.

Во-вторых, если бизнес в сфере детских услуг вам совсем незнаком и вы решили открыть клуб, чтобы вложить деньги или использовать простаивающее помещение, то вам прежде всего нужно самому разобраться с новым видом деятельности. Иначе вы не будете знать, какие полномочия следует передать наемному руководителю. Собственник должен сам понимать свой бизнес! В противном случае он не сможет его контролировать.

В-третьих, владелец бизнеса должен дать четкие распоряжения управляющему относительно того, в каких направлениях должен развиваться детский клуб. Общие указания наподобие «бизнес должен развиваться», «клиентов должно быть больше» не подходят. Здесь необходима конкретика – например, сумма дохода в месяц, количество заполненных групп и т. д.

В-четвертых, должны быть разработаны подробные формы отчетности управляющего перед собственником, которые обеспечат жесткую систему контроля над бизнесом.

В-пятых, «доверяй, но проверяй». Удаленное видеонаблюдение позволит контролировать деятельность клуба. Из любой точки мира вы сможете узнать о количестве детей в группах на занятиях, а потом сравнить его с цифрами, представляемыми управляющим. У наемного руководителя не должно быть сомнений в том, что собственник контролирует свой бизнес.

В-шестых, на должность управляющего надо подбирать умного и способного, но не слишком амбициозного человека.

В-седьмых, важно правильно выстроить мотивацию деятельности наемного руководителя. Он должен быть заинтересован в росте прибыли. Поэтому разумно, если его заработную плату будет составлять оклад и ежемесячный процент от прибыли клуба.

В-восьмых, с наемным руководителем в обязательном порядке заключается трудовой контракт, в котором оговаривается минимальный срок работы в детском клубе. В контракте также должен быть предусмотрен запрет на работу у конкурентов в течение определенного времени.

В-девятых, вся система работы должна быть выстроена так, чтобы в случае увольнения наемного руководителя детский клуб мог продолжать деятельность и без него. Для этого необходимо правильно распределить обязанности между всеми сотрудниками детского клуба.

В-десятых, стратегом бизнеса остается владелец детского клуба. Следует помнить, что он обладает теми знаниями, которые никогда не будет иметь ни один управляющий. Именно собственник бизнеса знает не только направления развития детского клуба, но и результат, которого нужно достичь. Стратегическое видение может быть не присуще наемному управляющему, но это и не является его обязанностью.

Организовать работу детского клуба так, чтобы хозяин получал максимально возможную прибыль, развитие фирмы шло в нужном направлении, а у руля при этом был наемный руководитель, непросто, но возможно.

Глава 2

Формирование команды профессионалов детского клуба

Вопросов, связанных с работой коллектива детского клуба, возникает немало. Руководителю приходится иметь дело с людьми, каждый из которых обладает определенными личностными особенностями. Задача руководителя – создать такую систему управления коллективом, при которой, независимо от индивидуальных качеств сотрудников, развивающий центр будет работать не только бесперебойно и продуктивно, но и настолько эффективно, чтобы успешно выдерживать конкурентную борьбу с расположенными рядом детскими клубами. Подводных камней в деле управления людьми немало, и наделать грубых ошибок в самом начале работы клуба, не имея опыта управленческой деятельности, можно запросто.

В данной главе мы подробно рассмотрим основные факторы, влияющие на работоспособность коллектива детского клуба. Вы узнаете, как поднять рабочий дух сотрудников, а также сохранить деньги и нервы руководителя детского клуба.

Правильный подбор сотрудников

В книге «Детский клуб: с чего начать, как преуспеть» в главе «Поиск и набор персонала» уже были описаны этапы поиска работников для детского клуба. Сейчас мы обсудим вопросы правильного подбора сотрудников, которые будут работать в детском клубе преданно и увлеченно много лет, с удовольствием участвовать в праздниках, общаться друг с другом и… уважительно относиться к вам как к руководителю.

Управление командой профессионалов доставляет удовольствие, поверьте! Однако не нужно думать, что профессионалы приобретаются в готовом виде. Чаще их все же выращиваешь в собственной компании. Поэтому не обязательно ограничивать себя поиском сотрудников со стажем работы в других детских клубах, можно смело принимать на работу и выпускников вузов, главное, чтобы они обладали необходимыми личностными качествами.

К сожалению, найти хорошего сотрудника не так просто. Понятие «хороший сотрудник» включает в себя не только умение профессионально провести занятие в клубе, но и желание участвовать в жизни центра, стремление улучшать все аспекты его деятельности. Хорошему педагогу не нужно напоминать о том, что после занятия следует протереть столы, заточить карандаши, разложить пособия на места. Такой сотрудник всегда с готовностью отзовется на инициативу руководителя клуба, поддержит его во всех начинаниях. Найти хорошего работника сложно, но возможно.

Поиск и подбор персонала – целая система последовательных действий, каждое из которых надо обязательно выполнить. Иначе никак. В противном случае будут ошибки, которые приводят не только к потере клиентов, но и к нервным срывам у руководителя детского клуба. Незначительные ошибки воспринимаются как небольшое происшествие, глобальные же просчеты могут повлечь полный развал коллектива детского клуба. Подобные промахи допускают на любой стадии подбора сотрудников.

В самом начале работы нашего клуба мы тоже попадали в такие «истории». Конечно, по прошествии времени они кажутся забавными, но на тот момент нам было не до смеха.

Наш первый детский клуб открылся в конце сентября. Педагогов мы не искали, решив посмотреть, сколько будет клиентов и как пойдет дело. Я выполняла функции и методиста, разрабатывающего занятия, и педагога, который их вел, а также в оставшееся время – администратора клуба, отвечающего на звонки и встречающего клиентов. Время шло незаметно – день, два, неделя, вторая… По истечении трех недель в таком ритме я выдохлась (а ведь есть еще семья с четырехлетним ребенком!), и мы со вторым соучредителем пришли к выводу, что необходимо срочно искать педагогов. Как? Никто не знает. Мы никогда этого не делали. Решили пойти двумя путями – разместить вакансию в Интернете и повесить объявление на кафедре дошкольного образования пединститута. Начались звонки. Даже скрывать не стану, что все дошедшие до клуба нас полностью устраивали. Мы и понятия не имели о тех требованиях, которые нужно предъявлять к соискателям. Не косая, не кривая – и ладно! Вперед, к детям! Так были приняты на работу сразу три сотрудника: 40-летняя приятная женщина, 20-летняя студентка-логопед и 21-летняя студентка-дошфаковец Даша. Поступали просто: новички приходили на мое занятие, наблюдали за процессом и следующее занятие с группой детей вели уже сами. Отмечу, что это была работа с нашими реальными клиентами! Вот так. У нас и мысли не возникало, что что-то может быть не так! Пока не состоялось пробное занятие, которое вела дошфаковец Даша. Как сейчас помню яркую комнату своего первого клуба. Я тихо сижу на стуле в углу комнаты и оцениваю работу Даши на листке бумаги. В группе пять детей. Даша правильно, в соответствии с конспектом, поприветствовала ребят, выполнила с ними первое задание, и дело подошло к сказке «Колобок». Даша достала героев, сумбурно начала рассказывать сказку и… замолчала. Никто ничего не понял. Вдруг прозвучал вопрос: «Софья, а что там было дальше? Я не помню. Расскажите, а я покажу!» Дети были на занятии с родителями. Наш клуб установил самые высокие цены в районе… Родители оплатили… И такой промах! Я встала со стула, отпустила Дашу и закончила занятие сама, благо конспект был написан мной и я хорошо знала материал. Потом извинилась перед родителями, сказав, что экспериментов больше не будет. Что еще интересно? Мы заплатили Даше за такие вот «пробные занятия». Мы не знали, как правильно поступить: оплачивать эту «работу» или нет?

Подобных ошибок мы больше не делали. Но были другие промахи в подборе персонала, которые отнимали много личного времени и не способствовали притоку клиентов в клуб. Только проанализировав проблему со всей серьезностью и ответственностью, прочитав массу литературы, пройдя дополнительное обучение и апробировав каждый прием, мы поняли, как нужно набирать сотрудников. Сложного здесь ничего нет, но это целая система, над которой руководителю детского клуба следует поработать.

Среди всего персонала детского клуба следует особо выделить педагогов. Именно они составляют основу команды развивающего центра. Очень часто штат детского клуба искусственно раздут, что создает дополнительные сложности в управлении коллективом. Подготовку к школе ведет один педагог, лепку – другой, занятия с годовалыми детьми – третий. Все это ни к чему. Для многих курсов детского клуба достаточно одного сотрудника. Такого педагога можно назвать универсальным. Ведь не случайно в вузах на отделениях дошкольной педагогики и начального образования студентов обучают теории и методике преподавания самых разных дисциплин: математики, чтения, рисования, лепки, труда, а также физкультуры и музыки. Выпускники именно этих факультетов педагогических университетов способны вести практически любой урок или занятие, присутствующие в сетке расписания школы либо дошкольного учреждения. Педагог детского клуба тоже должен быть универсалом, который может провести занятие и по рисованию, и в рамках «Школы этикета», и «Арт-студии», и курса «Путешествие вокруг света». При наличии разработанных методик педагог-универсал способен преподавать даже рисование.

Однако следует отметить, что есть курсы, вести которые должны только педагоги, получившие специальное образование. Это музыка, танцы, шахматы и иностранный язык.

Теперь остановимся на нюансах поиска сотрудников. При подборе и педагога-универсала, и администратора, и бухгалтера следует учитывать ряд общих аспектов. Первый шаг, как обычно, – это размещение объявления о вакансии в СМИ. На данном этапе есть интересное правило, обязательное для выполнения: нужно обеспечить как можно большее количество поступивших резюме. Зачем? Чтобы было из кого выбирать. Либо мы будем выбирать лучших из худших, либо – лучших из лучших. Только имея множество претендентов, вы сможете найти действительно хороших сотрудников. Поэтому публикация объявления на одном сайте или в одной газете смысла не имеет. Вы должны решить, исходя из особенностей месторасположения детского клуба, какие источники для поиска сотрудников будете задействовать. Например, это могут быть объявления на специализированных сайтах, в газетах, соцсетях, педвузах, обращение в агентства по трудоустройству и т. д.

Очень важно уделить внимание формулировке объявления. Вы ведь хотите найти лучших сотрудников? А лучшие хотят достойных условий. Сейчас на рынке труда можно встретить массу предложений от детских центров, и ваш клуб должен выделяться. Здесь есть правило: рекламируй свое рабочее место! Поэтому не забудьте указать преимущества вашего клуба. Среди них, как ни странно, следует отметить официальное трудоустройство. Для наемного работника это очень важно. Оформление по трудовой книжке – не только соблюдение трудового законодательства, но и обретение сотрудником чувства защищенности. Также большим преимуществом будет наличие у детского клуба собственных методик, качественных подробных конспектов и других материалов. Если вы сообщите об этом в объявлении, то педагог сразу поймет, что его ждут счастливые вечера с семьей, а не с грудой педагогической литературы для подготовки к завтрашнему занятию.

В объявлении следует указать и график работы будущего сотрудника. Все, кому не подходит установленный вами распорядок, направлять резюме уже не будут.

При составлении объявления можно попасть в ловушку ограничений, с помощью которых очень хочется очертить круг требований для подходящих вам кандидатов. Нужно помнить, что этот вопрос оговорен в Федеральном законе № 162-ФЗ, который запрещает указывать в объявлении о вакансии любые ограничения, которые не относятся к профессиональным качествам соискателя. Так, с 14 июля 2013 года запрещается публиковать объявления о вакансиях, содержащие ограничения по полу, расе, цвету кожи, национальности, языку, происхождению, имущественному, семейному, социальному и должностному положению, возрасту, месту жительства, отношению к религии, убеждениям, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям или каким-либо социальным группам, а также другим обстоятельствам, не связанным с деловыми качествами работников (за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами РФ).

За несоблюдение данных требований предусмотрена административная ответственность в виде штрафов: для физических лиц – от 500 до 1000 рублей; для должностных лиц – от 3000 до 5000 рублей; для юридических лиц – от 10 000 до 15 000 рублей.

Требования в объявлении можно сформулировать обтекаемо, а вот самому с ними необходимо определиться. Чем четче вы представляете себе будущего работника, тем лучше. Обязательно зафиксируйте письменно все требования, которые вы считаете необходимыми. Я люблю делать таблицы. На мой взгляд, таблица как форма представления информации позволяет, во-первых, лучше систематизировать материал, а во-вторых, упрощает его анализ. Таблица с требованиями к кандидатам может иметь следующий вид (табл. 2.1).

Дополните таблицу теми требованиями, которые считаете нужными, и обдумайте, каким должен быть ваш сотрудник. Это поможет ускорить прием соискателей на работу и избежать ошибок, поскольку какие-то сиюминутные субъективные факторы, например, на собеседовании не повлияют на окончательное решение.

Таблица 2.1.

Примерная таблица требований к кандидатам на должности сотрудников детского клуба

После того как вы составили креативное объявление о вакансии, конкретизировали требования к кандидатам, готовьтесь к рутинному разбору резюме. При большом количестве поступающих откликов на вакансию необходимо оптимизировать их обработку. На наших семинарах мы тренируемся анализировать содержание резюме. Такая практика позволяет сократить временные затраты на собеседования с неподходящими кандидатами. Вот моменты, на которые стоит обращать особое внимание в резюме: фото, гражданство (с трудоустройством иностранных граждан возникает немало трудностей), место жительства (для больших городов это тоже важно – вряд ли кто-то согласится работать в детском клубе, если дорога до него занимает более двух часов), возраст, образование, трудовой стаж, качества характера и хобби.

Кстати, прием резюме нужно обязательно ограничить по времени. То есть вы так и указываете в объявлении: «Резюме принимаются до 20 июня». Это станет стимулом для потенциальных соискателей отправлять резюме как можно раньше и позволит вам спланировать свою деятельность.

Отобрав приемлемые резюме, переходите к следующему этапу – предложите кандидатам сделать любое несложное тестовое задание. Цель такого испытания – определить заинтересованность в работе и исполнительность. Вы даже можете не обращать внимания на качество выполнения теста. Самое главное – это то, что человек его сделал и своевременно вам направил. Таким образом, тестовое задание позволяет определить личные качества будущего сотрудника. Уверяю вас, данный этап отсеет массу ненужных людей. Конечно, если город, в котором вы работаете, совсем небольшой и поступивших резюме изначально мало, то можно обойтись и без подобного испытания. Но мы постоянно используем его при приеме на работу новых сотрудников, и на собеседования обычно попадают уже более или менее подходящие нам кандидаты.

После выполнения теста вы приглашаете кандидатов на собеседование, предлагая перед этим изучить сайт детского клуба или информацию в соответствующих группах в соцсетях. Зачем это нужно? Чтобы избежать вопросов из разряда: «А чем вы занимаетесь?», «А что еще есть в вашем клубе?» и т. п.

Как проводить собеседование? Во-первых, всех кандидатов на одну должность следует приглашать в одно и то же время. Раньше мы поступали очень неразумно, назначая собеседование первого соискателя на 17:00, второго – на 18:00, третьего – на 19:00. Мы тратили много времени, и собеседование проходило менее эффективно. Поверьте, личностные качества замечательно определяются именно в сравнении, когда перед тобой находится сразу несколько претендентов. Если приходит один человек, то и так на него посмотришь, и эдак – вроде ничего… Но если этот человек придет еще с пятью кандидатами, то его личностные черты будут выделяться более ярко в положительную либо в отрицательную сторону. Поэтому по возможности приглашайте сразу несколько претендентов в одно и то же время.

Время от времени директора вновь открывающихся клубов просят нас протестировать своих кандидатов на позиции педагогов на территории нашего клуба. Помню, как летом для выполнения пробного задания к нам пришли сразу три претендента. Пока мы ждали их директора, девушки удобно расположились на диване и мило беседовали со мной о клубе, о детях и просто о жизни. Тестирование можно было не проводить. Уже после такого непосредственного разговора мне было ясно, что одна из соискателей – настоящая звезда в хорошем смысле слова, вторая – ответственная, но «серенькая», а третью и близко нельзя подпускать к детскому клубу. Мы долго беседовали с новоиспеченным директором именно по поводу третьей девушки. Она была ухоженной, выглядела презентабельно, и директору очень хотелось взять ее хотя бы на должность администратора. Мне же было очевидно, что эта дама не только не любит детей, но и не видит никого и ничего вокруг себя. Надо сказать, что эти черты отчетливо просматривались именно в сравнении с первыми двумя претендентками. Иными словами, не прозорливость, а правильно организованное собеседование помогло мне определить личностные качества девушек. Директор доверилась моему мнению и взяла тех работников, которых я утвердила. Клуб открылся в сентябре. «Звезда» стала магнитом, притягивающим клиентов в клуб, а «серенькая» старательно работала на благо компании.

Следует выделить основные стадии собеседования – это заполнение анкеты, небольшое тестовое задание и непосредственно беседа. Напомню, что при составлении анкеты надо опираться и на правовые аспекты. Статья 86 Трудового кодекса запрещает работодателю собирать и обрабатывать персональные данные работника, затрагивающие его политические, религиозные и иные убеждения. Получать данные о частной жизни работника можно только с его письменного согласия.

Наиболее информативной в собеседовании является, конечно, беседа с соискателем. Я всегда составляю контрольный лист для собеседования. Если соискателей несколько, то без него трудно удержать в голове детали, касающиеся каждого из них (табл. 2.2).

Этот лист нужен не только для выявления лучшего претендента. Он поможет вам вспомнить характеристики кандидатов в ситуации срочного поиска сотрудника. Если вам по каким-то причинам внезапно потребовался работник, можно опубликовать объявление о вакансии в СМИ и параллельно обзвонить тех претендентов, с которыми вы уже знакомы и которые не вызвали отторжения на собеседовании, но на тот момент кто-то оказался лучше их.

Таблица 2.2.

Пример контрольного листа для собеседования

При собеседовании надо обязательно обратить внимание на ряд моментов. Например, соискатель часто менял работу, не задерживаясь подолгу в одной компании. Когда человек переходит с места на место, это должно насторожить. Или во время собеседования претендент плохо отзывается о прежних работодателях. Попросите человека рассказать, что его не устраивало на предыдущем месте. Еще хуже, если кандидат готов поделиться с вами конфиденциальной информацией, касающейся бывшего работодателя. Однажды он с такой же легкостью выдаст кому-то и ваши секреты. Бывает, что соискатель интересуется только условиями работы: какой оклад, отпуск и т. д. Вряд ли от такого человека вы дождетесь энтузиазма в работе, дела детского центра его волновать не будут. Вам же нужен сотрудник, который был бы вовлечен в деятельность клуба и отстаивал бы интересы компании. Если соискатель проявляет повышенный интерес к тому, насколько комфортно ему у вас будет, то почти наверняка он станет трудиться с ленцой.

После того как по итогам собеседования вы убедились, что этот человек вам подходит, смело приглашайте его на тестовый день. Что такое тестовый день? Это просто необходимое мероприятие. Вы предлагаете соискателю прийти в детский клуб на полдня, но не менее чем на шесть рабочих часов. В этот день будущий сотрудник знакомится с работой центра, включается в деятельность, помогая педагогу или администратору. Вы наблюдаете за соискателем, а он изучает жизнь клуба. Замечу, что этот день оплачивать не нужно, ведь соискатель пока не работает, вы пригласили его познакомиться с клубом, его рабочим укладом и трудовым распорядком. Это поможет человеку определить, подходит ли ему данное место работы. Бывает, что кандидат, проведя полдня в клубе, отказывается от трудоустройства.

Далее следует пробный день, который является преддверием пробной недели. В пробный день педагог и администратор уже не просто пассивные зрители, они – активные участники процесса. В такой день сотрудник приходит ненадолго, часа на три. Этого достаточно. Поручите педагогу провести подвижную паузу, а администратору – встретить детей после занятия, когда они выходят в холл из учебной комнаты. Администратор может предлагать игрушки детям или журналы взрослым. Задание должно быть несложным и не зависеть от знания/ незнания клиентов, но таким, чтобы соискатель смог проявить активность. Понаблюдайте за улыбчивостью и искренностью претендента. После этого можно переходить к пробной неделе.

Вновь возникает вопрос об оплате времени соискателя. Пробный день или неделя также не оплачиваются. Нарушаем ли мы ТК? Нет. Мы не привлекаем человека к работе. По сути, мы знакомим его с работой. Соискатель может приходить или не приходить – это уже его желание.

Перед началом пробной недели вы даете соискателям задание, рассчитанное на три-четыре дня, а на четвертый-пятый день вы будете проверять его выполнение. Можно сказать, что это инструкция на пробную неделю. Прежде всего соискатели должны досконально изучить ваш сайт или материалы в группах в соцсетях. Им нужно знать перечень всех занятий и курсов, которые есть в клубе, возраст приходящих детей, преимущества вашего центра. В конце этой недели педагог проводит пробное занятие по вашему конспекту, а администратор работает несколько часов, в том числе встречает или провожает клиентов.

Далее, если сотрудник вас устраивает, вы заключаете договор с испытательным сроком на три месяца (это максимальная продолжительность испытательного срока).

Именно такая последовательность действий позволит вам подобрать сотрудника, с которым будет приятно иметь дело, а также минимизировать риски, связанные с личностными особенностями человека.

обучение сотрудников

Желание сделать свой клуб более профессиональным и конкурентоспособным заставляет руководителя задуматься о повышении профессионализма своих сотрудников. Специализированные курсы для бухгалтеров, оригинальные методические мастер-классы для педагогов, тренинги для администраторов – выбирать есть из чего. Но курсы и тренинги бесплатными не бывают, и сразу же возникает вопрос: кто должен их оплачивать? Казалось бы, все просто: конечно, организация, а именно детский клуб, ведь крупные компании так и поступают. Но детский клуб не крупная компания, а малое предприятие, и необдуманные траты здесь невозможны. Оплатишь сотруднику курсы, а он уволится через полгода – и что делать? Платить за повышение квалификации нового работника? А ведь курсы стоят недешево.

Шел второй год работы нашего клуба. Я и мой соучредитель Настя, как настоящие «люди-оркестры», все делали сами: вели занятия, выполняли функции администраторов, украшали клуб к праздникам и дням рождения. На каком-то этапе мы поняли, что часть обязанностей пора кому-то передать. Меньше всего мы понимали в воздушных шарах. Искусство аэродизайна (оформления интерьера воздушными шарами) казалось нам непосильным. Мы нашли в Интернете курсы по аэродизайну и отправили на них нашего администратора Светлану. За курсы, разумеется, заплатили мы, ведь наш детский клуб – «настоящая серьезная компания». Света оказалась очень талантливой, способной и с золотыми руками – из шариков у нее легко получались клоуны, цветы и гусеницы. Мы восхищались Светланой, ведь она могла делать то, чего не могли мы. После окончания курсов Света проработала у нас еще полгода и… уволилась по семейным обстоятельствам. Несмотря на то что она продолжала жить в шаговой доступности от клуба, обращаться к ней по поводу украшения клуба уже не имело смысла – пришлось бы немало платить каждый раз за выход. Мы остались не столько без специалиста по воздушным шарам, сколько без уверенности в том, что надо повышать квалификацию сотрудников. «Нельзя вкладывать деньги в других! Только в себя», – думала тогда я. Соучредитель Настя тем временем не расстраивалась, а самостоятельно освоила по Интернету искусство надувания шаров. Мы приобрели необходимое оборудование – чудо-куб, насосы, хай-флоат – и стали надувать шары в четыре руки не хуже, чем Света. Однако каждый раз, когда я занималась украшением клуба, мне не давала покоя одна и та же мысль: что-то здесь неверно, мы не должны все делать сами, нужен какой-то разумный выход из данной ситуации.

Так кто же все-таки должен платить за курсы? Может, сотрудники? Чаще всего люди не готовы самостоятельно финансировать подобное обучение. Итак, сотрудники не хотят платить за обучение из собственной зарплаты, а директор не может принять решение о повышении квалификации работников за счет клуба. Руководитель переживает, что деньги пропадут, поскольку гарантии, что сотрудник не уйдет из детского клуба в ближайшее время, нет.

Как можно решить эту проблему? Здесь поможет правильно составленное с юридической точки зрения соглашение между работником и детским клубом.

Клуб платит за обучение сотрудника на курсах, но по окончании он обязан проработать у работодателя, оплатившего обучение, в течение срока, определенного договором. Как правило, устанавливается срок не более трех лет. В договоре будет указано: «Работник обязан после получения официального документа об окончании курсов в обучающей организации проработать у Работодателя не менее 36 месяцев».

Если по окончании курсов работник без уважительных причин не выполняет свои обязательства по договору, в том числе не приступает к работе, он по требованию работодателя возмещает понесенные расходы (в том числе и командировочные расходы) в связи с ученичеством, как указано в части 2 ст. 207 ТК РФ.

Также сотрудник обязан полностью возместить организации денежные средства, перечисленные на оплату обучения, в случаях:

его отчисления по инициативе обучающей организации за неуспеваемость и нарушение учебной дисциплины;

его отчисления из обучающей организации по собственному желанию без уважительных причин;

невыполнения в свободное от учебы время работы по должности, занимаемой им до заключения договора об обучении;

его увольнения до истечения установленного договором об обучении срока обязательной работы за нарушение трудовой дисциплины, совершение других виновных действий.

Кроме того, сотрудник обязан вернуть вам деньги за обучение, если он уволился по собственному желанию и у него не было на это следующих уважительных причин:

переезд в связи с переводом супруга в другую местность или направлением его за границу для прохождения службы;

болезнь, не позволяющая продолжать работать или жить в данной местности (подтвержденная медицинским заключением);

необходимость ухода за больным членом семьи или инвалидом I группы (подтвержденная медицинским заключением);

невыполнение работодателем условий ученического, коллективного или трудового договоров;

ликвидация организации либо сокращение численности штата работников;

прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. По общему правилу работник должен возместить не все расходы работодателя на его обучение, а лишь затраты, исчисленные пропорционально времени, не отработанному после окончания обучения.

Таким образом, чтобы минимизировать риски потери денежных средств при оплате обучающих курсов, руководителю необходимо заключить с работником соглашение об обучении.

Свет звезд в детском клубе

При формировании коллектива задача руководителя детского клуба – не только набрать сотрудников, способных успешно трудиться и добросовестно выполнять свои профессиональные обязанности, но и сохранить здоровые отношения в коллективе, поддерживать командный дух и создавать комфортную рабочую обстановку для каждого сотрудника. Только при наличии здоровой атмосферы в коллективе им можно спокойно управлять, добиваясь определенных результатов в развитии детского клуба.

Как каждый человек сталкивается в жизни с теми или иными заболеваниями, так и любой коллектив, в том числе команда детского клуба, не обходится без звездной болезни. К сожалению, звездная болезнь не поражает одного лишь работника, она разрушает связь между руководителем и подчиненными и портит годами наработанные отношения. А когда обстановка в коллективе детского клуба нездоровая, тут уже не до конкурентной борьбы, да и вообще не до работы.

Звездной болезнью может страдать не только педагог, но и администратор и даже уборщица. Прививки от данной болезни не существует, причем она не щадит никого – ни только что образовавшийся молодой клуб, ни зрелый развивающий центр с сильным иммунитетом.

Конечно, неопытным руководителям чаще приходится иметь дело с сотрудниками, подхватившими этот опасный вирус.

Вот письмо от руководителя детского клуба: «Здравствуйте! Меня зовут Виктор, год назад открыл клуб, набрал преподавателей. Полно детей. Но по окончании года некоторые преподаватели выловили звезду и решили уйти на вольные хлеба. Как вы просчитываете такие ситуации?»

Решать подобные вопросы непросто, особенно на заре работы детского клуба. Случалось это и у нас.

Я знаю о звездной болезни не понаслышке. Так или иначе, периодически данный вирус проникает и к нам в клуб, но с годами я научилась его различать и уничтожать в самом зародыше, не давая разрастись эпидемии на нашей территории. А ведь когда-то болезнь бушевала. Я, выполняя функции администратора в клубе, послушно вырезала паспарту, а бухгалтер по первому зову бросала компьютер и бежала в кладовку за клеем – и все это по указанию нашего звездного педагога. Мы, по словам нашей «звезды», всегда были «недоумками» – и фонарь повесили не так, и пособия у нас не очень, и зарплата маловата. Дальше – больше. Негатив стал распространяться не только на руководство и сотрудников, но и на клиентов клуба, причем как на малышей, так и на их родителей: одни себя неприлично ведут, другие – некрасиво одеты и т. д. «Звезда» уже не хотела работать со всеми детьми, ей было интересно только с избранными, желательно из очень обеспеченных семей. Работать стало невыносимо, но потерять ценного педагога, который устраивал родителей и ради которого клиенты приходили в клуб, было еще страшнее. Ситуация развивалась по негативному сценарию и наконец разрешилась: однажды в декабре посреди дня «звезда» на повышенных тонах заявила, что работать больше у нас не будет. Я думала, что у меня случится инфаркт, ведь остаться посреди года без педагога невозможно! Да и клиенты от нас уйдут, узнав, что этот специалист в клубе больше не работает. На работу я приходила в полуобморочном состоянии. Но, как оказалось, ничего страшного не произошло. Ни один клиент не покинул клуб. Все, конечно, расстраивались, спрашивали о причинах ухода преподавателя, тосковали, но… продолжали оплачивать абонементы и посещать занятия у другого педагога. Напомню, что в тот момент я работала администратором клуба и тесно контактировала с клиентами. Спустя время я поинтересовалась у родителей, почему они не ушли из клуба. Ответы клиентов были практически одинаковыми: им очень нравится наш клуб и сами занятия. Жаль, конечно, что педагог уволилась, но ведь отношение в клубе к детям не изменилось и сами занятия остались прежними, так зачем уходить? Это была маленькая победа правильной организации работы детского клуба над эмоциональными всплесками отдельного сотрудника. На тот момент я не делала глобальных выводов, но понимала: если клиенты остались с нами, значит, им нравится и директор, и администратор, и весь коллектив в целом. Но данная ситуация меня задела, и я решила изучить механизмы правильного построения коллектива, а также освоить технологию управления сотрудниками. Вырезать паспарту по указанию очередной «звезды» мне больше не хотелось.

Эта история стала импульсом для движения вперед в плане изучения основ правильной организации работы коллектива. Периодически и сейчас у нас возникают небольшие всплески звездной болезни, но мы с ними умело справляемся. Почему возникают до сих пор? К сожалению, эту болезнь порождают особенности моего характера – открытое, искреннее восхищение положительными качествами человека. От души расхваливать другого я могу сколько угодно. Правда, с опытом я нашла противовес этой своей черте, который помогает установить гармонию в отношениях.

Несмотря на опыт звездной болезни, на нашем сайте есть раздел «Наша звездная команда». Как же так? Сразу уточню, что нужно проводить грань между настоящими звездами и людьми, страдающими звездной болезнью. У нас в клубе работают заслуженная артистка России Наталья Шостак, актриса Юлия Година, ранее работали чемпионка Европы по хип-хопу Настя Соболева, художница с мировым именем Ирина Антонова. Работа с настоящими звездами не приносит проблем и доставляет истинное удовольствие! Этим людям их регалии не достались даром, они привыкли как лошадки трудиться с утра до вечера и к любой работе относиться ответственно и добросовестно. Настоящие звезды являются основой коллектива детского клуба, и за годы работы у меня ни разу не возникло в общении с ними какого-либо напряжения. Где берут настоящих звезд? На открытом рынке труда. Все наши педагоги такого уровня были найдены по обычным объявлениям о вакансиях, размещенным на интернет-порталах по трудоустройству.

Другое дело – сотрудники, страдающие звездной болезнью. Это не настоящие, а фальшзвезды. Но зачастую мы сами способствуем возникновению этого вируса. Давайте посмотрим на причины проявления звездной болезни в детском клубе.

Во-первых, у человека может быть изначально завышена самооценка. Но выявить это несложно уже на стадии собеседования. Как только вы слышите, что он когда-то кому-то помогал открыть какую-то фирму, но потом судьба несправедливо обошлась с ним или в другом детском клубе абсолютно все держалось на нем – перед вами фальшзвезда! Брать такого кандидата на работу не стоит.

Во-вторых, иногда стиль руководства порождает ложных звезд. Напомню, что психологи выделяют авторитарный (директивный), демократический и либеральный стили управления. Именно либеральный стиль характеризуется отсутствием активного участия руководителя в управлении коллективом, плохим контролем над деятельностью сотрудников, низкой требовательностью и попустительством. Отсутствие дисциплины и требовательности, пассивность руководителя и предоставление подчиненным полной свободы действий – отличная почва для появления все новых и новых «звезд». Причем в этом случае при увольнении одной такой «звезды» нет гарантий, что не появится вторая, а затем третья и т. д.

В-третьих, при демократическом стиле управления отсутствие элементарного контроля над деятельностью сотрудника, адекватной оценки его труда может способствовать возникновению звездной болезни. Например, вы по показателям видите, что к данному педагогу выстраивается очередь клиентов, группы у него заполнены, отклики родителей только положительные. Будете вы хвалить такого сотрудника или нет – особой роли не играет. Важным становится именно контроль его деятельности. Очень важно для руководителя посещать занятия данного педагога, делать разумные замечания и т. п. Таким образом вы предотвратите развитие звездной болезни у успешного работника.

В-четвертых, чрезмерная похвала, как я уже отмечала, тоже способствует формированию звездной болезни у подчиненного. Сотрудник начинает неадекватно оценивать себя.

В первый год работы мы решили открыть в клубе курс обучения шахматам. Преподаватель нашелся достаточно быстро – высокий гордый студент последнего курса вуза. Студент уже имел какие-то скромные регалии, которые мы в рекламе, конечно, представили как большие. Чтобы быстрее набрать группы, мы начали распространять листовки, в которых указывалась фамилия шахматиста и сообщалось об успехах, которые ожидают детей при посещении наших курсов. Также я активно рекламировала шахматы среди всех наших старых клиентов. Группы набирались стремительно. Работая администратором, я продолжала в беседах с клиентами формировать положительную оценку работы нашего шахматиста. Однако преподаватель оказался недостаточно внимателен к детям, иногда они даже выходили с занятий в слезах, отказываясь посещать их дальше. Но мои разговоры с родителями способствовали приобретению абонементов на шахматы. Звездная болезнь не заставила себя ждать. Шахматист достаточно резко высказал мне, что я на нем зарабатываю, и ультимативно потребовал непомерного повышения зарплаты. В увеличении оплаты его труда я отказала, подробно объяснив, какие большие расходы мы несем на рекламу его же курса, аренду и т. д. Казалось, что конфликт исчерпан и повтора ситуации не будет. Я ошибалась. В самый неудобный момент (как это обычно и бывает) шахматист опять потребовал двойного увеличения зарплаты. Пришлось с ним расстаться, так как дохода при таком раскладе от курса «Шахматы» не оставалось никакого. Шахматист ушел, но забрал с собой часть клиентов, которым он за моей спиной оставлял номер телефона. Получается, я сама же рекламировала клиентам данного преподавателя, так чего же удивляться, если они захотели брать индивидуальные уроки именно у него! Хорошо, что он проработал у нас всего год.

Проанализировав эту историю, я поняла, что личностные особенности шахматиста были очевидны с самого начала, просто, будучи неопытной, я своими же руками помогла развиться звездной болезни. На смену уволенному шахматисту пришел 20-летний студент, который работает в нашем клубе уже три года. Мы используем те же рекламные методы для раскрутки курса шахмат, группы у нас неизменно полны, но рецидивов той ситуации не происходит. Работать с нынешним преподавателем беспроблемно и приятно. В нашем клубе проводятся шахматные турниры, дети получают разряды в школе Анатолия Карпова, родители безмерно рады высокому уровню преподавания и уважительному отношению к детям. Моя мечта, чтобы наш нынешний преподаватель по шахматам никогда не ушел от нас, поэтому я так ему и говорю: «Никуда не отпущу из нашего клуба!»

Как понять, что в вашем клубе появилась «звезда»? Признаков может быть несколько.

Сотрудник начинает немотивированно требовать повышения зарплаты или все время напоминает о своих предыдущих заслугах, забывая, что в настоящее время он делает гораздо меньше. Например, подчиненный часто повторяет, что в прошлом году все мастер-классы проводил именно он, хотя в этом году педагоги по очереди работают в творческих мастерских.

Одним из явных признаков звездной болезни являются попытки работника вести себя на равных с руководством (а то и поставить себя выше!). В коллективе он негативно отзывается о принятых руководителем решениях, отрицательно высказывается о директоре, высокомерно относится к другим сотрудникам.

Также появляется требование и особых условий труда, например прихода на работу только в удобное время или неадекватного повышения зарплаты. Человек уверен, что именно он является ключевым сотрудником детского клуба, и руководитель никуда не денется и примет его условия. Интересно, что даже в случае увольнения такой сотрудник продолжает ощущать себя звездой, осторожно неся свою «корону» в следующий клуб. Задача руководителя детского клуба – увидеть эту «корону» при приеме на работу, а сделать это можно двумя способами: подробной беседой с соискателем и звонком на прежнее место работы.

Что можно сделать, чтобы коллектив детского клуба оставался здоров и в него не проник вирус звездной болезни?

На мой взгляд, если сотрудник уже «заболел», то с ним лучше расстаться. В литературе, посвященной кадровым вопросам, увольнение такого сотрудника не считается удачным решением. Как правило, даются советы повысить подчиненного или предложить ему удаленную работу. Может, эти меры и хороши в других компаниях, но до какой должности вы повысите педагога в клубе? Методиста? Управляющего? А зачем, если этот человек вас раздражает и отношения уже испорчены? Я не верю, что в случае повышения «звездного» сотрудника и предоставления ему больших полномочий его самооценка изменится или он изменит мнение обо мне как о руководителе. Ведь звездная болезнь не только позволяет думать сотруднику о себе как о сверхчеловеке, она еще трансформирует отношение к руководству, когда преуменьшаются заслуги и достижения шефа, какого бы они масштаба ни были. Поэтому при запущенной стадии звездной болезни я бы рекомендовала без всякого сожаления увольнять такого сотрудника, несмотря ни на что. Клуб выживет, поверьте. А вот если звездный сотрудник останется работать в коллективе и продолжит распространять негативное мнение о руководстве среди других работников, то ничего хорошего ждать не приходится. Вы можете столкнуться с необходимостью практически полной смены коллектива.

Все-таки лучше использовать профилактические меры, чтобы звездная болезнь никогда не проявилась ни у одного из сотрудников вашего клуба. К таким мерам можно отнести следующие.

Отсечение фальшзвезд на этапе набора сотрудников.

Выстраивание четкой системы контроля и оценки работников. Об этом мы подробнее поговорим в следующих главах данной книги.

Умеренная похвала подчиненных, при этом ненавязчивое подчеркивание заслуг клуба в достижениях сотрудника.

Регулярный анализ ошибок в работе подчиненных.

Тщательная разработка всех бизнес-процессов в клубе. Обязательно должна быть налажена система взаимозаменяемости сотрудников. Нельзя допускать, чтобы человек думал, что замены ему нет! С простыми педагогами, скажете вы, этот вопрос решить просто, а как быть, например, с шахматистом, заменить которого в клубе некем? На самом деле есть кем. Принимая на работу узких специалистов, мы просим сразу подыскивать себе замену на случай болезни. Ведь, если заболел преподаватель английского языка или музыкант, не будем же мы отменять занятия. Обучение в клубе должно вестись бесперебойно. У преподавателей, заменяющих штатных сотрудников, мы берем контакты – это наш резервный фонд для непредвиденных случаев. Руководитель начинает чувствовать себя свободнее и увереннее, когда у него есть замена для любого сотрудника.

Разрабатывайте собственные методические материалы для проведения занятий. Когда у вас есть подробные конспекты, по сути, не будет иметь значения, кто их озвучивает на занятиях. Если заболела Света – ничего страшного, занятие проведет Валя. Таким образом, вы обретаете независимость от педагогов. Сотрудники это понимают и меньше подвержены риску подхватить звездную болезнь.

Не допускайте близких отношений с подчиненными. Приглашения к себе домой, слишком доверительные беседы, обсуждение семейных дел ни к чему хорошему не приведут.

В целом бояться звездной болезни не надо. С опытом вы станете более прозорливым и мудрым руководителем. Надо только быть внимательным к своим сотрудникам, ведь тогда вы сможете разглядеть зачатки звездной болезни и вовремя принять меры.

распределение обязанностей в коллективе

Детский клуб – небольшая организация, но работы в нем невпроворот. Для начала все-таки стоит выделить должности, которые обязательно должны присутствовать в штатном расписании детского развивающего центра: педагог (если нет образовательной лицензии, то должность будет называться «инструктор детского клуба»), администратор, уборщица, бухгалтер. Зачастую новоиспеченный руководитель только что открывшегося клуба в целях экономии пытается возложить на себя обязанности, выполняемые в рамках сразу нескольких должностей. Самый распространенный и простой вариант – совмещение должностей директора и администратора клуба. Более сложные ситуации – когда руководитель сочетает управленческую должность с работой педагога, а то и с обязанностями уборщицы. Действительно, кто, как не ты, лучше всего наведет порядок в твоем клубе!

К сожалению, перспективы такого внутреннего совмещения плачевны – несмотря на то что руководитель экономит значительные средства на зарплате необходимых сотрудников, детский клуб так долго не просуществует. Почему? Потому что кесарю кесарево. Каждый должен хорошо выполнять свои обязанности, а чтобы выполнять их хорошо, надо с головой погрузиться в работу. Как только руководитель клуба станет педагогом и будет вести занятия, он однозначно начнет задумываться: почему мамочка годовалого Пети не хочет включаться в занятие и сидит отстраненно; почему трехлетняя Алина никак не реагирует на призывы игрушек выполнить увлекательное задание; почему няня Егора так грубо обращается с ребенком, и стоит ли об этом сказать маме? Сравните с другими проблемными вопросами: как изменить текст листовки на более эффективный; стоит ли проводить выездной мастер-класс в ближайшие выходные в доме культуры; какой открытый урок необходимо посетить на этой неделе и у кого; какова сумма выручки за последний месяц и от каких занятий она больше? Это непридуманные ситуации.

Приведу письмо руководителя детского клуба, который уже несколько месяцев работает и директором, и педагогом: «Софья, добрый день! У меня в группе по чтению возраст пять-шесть лет, есть двое деток, которым слишком просто и легко дается выполнение заданий, даже тех, которые в конспектах предлагаются для разных уровней подготовки. Они быстро их выполняют, и им уже неинтересно сидеть и смотреть, как другие стараются читать или писать, чтение слогов с лету получается. Возраст деток уже 5,7 и 5,9. Может, их в группу к старшим деткам (шестилеткам) перевести по чтению?» К чьей компетенции относится этот вопрос – педагога или руководителя? Конечно, педагога.

На самом деле и педагогические, и управленческие вопросы одинаково важны. Нельзя махнуть рукой на одни, чтобы решать другие. И ответственные руководители это понимают, пытаясь полноценно разобраться с текущими задачами, которые валятся на них каждый день. Но это сделать невозможно по определению. На самом деле педагогические вопросы будут отвлекать от управленческих дел, потому что проблемы педагогической практики обычно всегда животрепещущие, их сложно отложить на потом, а текст листовки, мастер-классы, посещение уроков могут и подождать.

Так руководитель детского клуба постепенно становится «человеком-оркестром», исполняющим обязанности в рамках сразу нескольких должностей, и так же постепенно превращается в загнанную лошадь.

Поэтому примите за аксиому, что вы не будете совмещать ряд должностей. Вы – только руководитель детского клуба. У вас очень много задач, и их нужно решить вовремя и профессионально. Кроме того, есть масса вопросов, которыми должны заниматься именно подчиненные.

Только умелое делегирование полномочий и распределение обязанностей снизит непомерную нагрузку, лежащую на плечах руководителя детского клуба, и высвободит время для решения более масштабных задач. Но дело не только в экономии времени директора. Грамотное распределение обязанностей в коллективе позволит детскому клубу полноценно, бесперебойно и эффективно функционировать, а также приносить прибыль.

Понятия «распределение обязанностей» и «делегирование» означают разные вещи. Распределение обязанностей предполагает контроль руководителя за выполнением подчиненными своих функций и данных им поручений. Делегирование подразумевает большую степень самостоятельного выполнения тех или иных функций, самоконтроль со стороны подчиненных и малую степень контроля со стороны директора.

Задача руководителя детского клуба – сначала распределить обязанности, а затем постепенно переходить к их делегированию. Прежде всего нужно определить те функции, которые должны выполнять ваши сотрудники. Замечу, что у каждого члена коллектива есть свои должностные обязанности. Например, в должностной инструкции педагога указано, что он проводит занятие, наводит порядок в рабочей комнате после занятий, затачивает карандаши и т. д. Но, помимо задач в рамках функциональных обязанностей каждого из сотрудников, детскому клубу приходится выполнять массу других вещей: подбирать идеи для мастер-классов, проводить мастер-классы, выездные выступления, праздники на территории клуба, осуществлять подготовку ко всем этим мероприятиям, закупать расходные материалы и т. д. Можно, конечно, сразу прописать все обязанности в должностных инструкциях, но толку от этого не будет. Невозможно ведь, чтобы все педагоги сразу были ответственны за проведение празднования Нового года. Ответственным должен быть кто-то один. Поэтому делегируют те обязанности, которые не оговорены в должностных инструкциях.

Но сначала составьте перечень распределяемых задач.

Например:

кварцевание помещения;

украшение помещения к празднику и дню рождения;

поиск идей для проведения мастер-класса;

проведение мастер-класса;

подготовка к выездному выступлению;

закупка расходных материалов;

оценка чистоты помещения и методических пособий;

подготовка внутренних объявлений в клубе;

заполнение журнала по охране труда;

уход за цветами и т. д.

После того как определен круг задач, нужно их еще раз проанализировать. Все они очень разноплановые. Часть требует явно творческого подхода (украшение помещения к празднику и дню рождения, проведение мастер-классов и т. д.), а часть – просто добросовестного исполнения.

Теперь присмотритесь к сотрудникам, которые обладают определенными личностными особенностями. Кто-то из подчиненных является увлекающимся творческим человеком, а кто-то – отличным исполнителем. Исходя из характеристик личности, а также других факторов (графика работы в клубе, семейных обстоятельств), вы распределяете обязанности между работниками. Обязательно наблюдайте за подчиненными, чтобы определить их возможности в выполнении поставленных задач. В случае если вы хотите делегировать обязанности, характеристики конкретного сотрудника наподобие «хороший работник», «исполнительная», «очень творческая» и т. д. не подходят. Объективные выводы делаются только на основании того, выполняет сотрудник задания или нет, а также задания какой сложности он способен выполнить самостоятельно.

Например, у нас раньше всех на работу приходит педагог Настя. Она очень любит порядок во всем, а также заботится о своем здоровье и здоровье клиентов. Мы назначили ее ответственной за утреннее кварцевание помещения. Аппарат у нас передвижной, сначала нужно обработать одну комнату, потом – вторую, затем – третью. Педагог Ирина очень любит путешествовать по различным сайтам и может найти в Интернете практически любую информацию. Именно ее я назначу ответственной за поиск и подбор материала для творческих мастер-классов. А вот проводить мастер-класс по найденному Ирой материалу будет все та же Настя, которая сделает все необходимые детали-заготовки и поможет каждому ребенку сотворить неповторимую поделку.

Помимо учета личностных особенностей сотрудников, очень важно правильно и доходчиво донести саму задачу до исполнителя. Казалось бы, можно сказать: «Ира, найди интересную идею для новогоднего мастер-класса в Интернете», – и все, жди результата. При таком подходе результат может сильно удивить и расстроить. Несмотря на то что Ира работает не первый год в клубе и видит поделки детей, с которыми они выходят после мастер-класса, не факт, что она правильно понимает, чего вы от нее хотите. Неумело поставленные задачи портят отношения руководства с подчиненными. Когда мои сотрудники делают что-то не так, как мне хотелось бы, я понимаю, что это неправильно поставленная задача, а именно отсутствие детальных требований к ее исполнению. Если вернуться к идее для новогоднего мастер-класса, то я должна подробно рассказать Ире, что конкретно нужно найти в Интернете: поделка должна быть новогодней, но без религиозного уклона; с продолжительным временем изготовления; простой по используемым материалам; красивой; доступной для трехлетних и десятилетних детей; вариативной в исполнении и т. д. Я буду умницей, если еще и покажу Ире пример требуемой поделки.

После детального объяснения задачи необходимо попросить сотрудника повторить ее вслух. Вы сильно удивитесь услышанному! Очень многие люди перескажут вам совсем другое! Поэтому нужно ставить задачи так, чтобы не допускать «испорченного телефона», тогда риск некачественного исполнения будет снижен.

На самом деле ответственность за выполнение задачи делится между руководителем и сотрудником пополам. Один отвечает за то, чтобы донести информацию о задаче в наиболее полной форме, а другой – за то, чтобы правильно ее выполнить. Так, поручая педагогу каждое утро кварцевать помещение детского клуба, я подробно расскажу, с какой комнаты следует начать, сколько минут длится кварцевание в каждом помещении, куда потом поставить кварцевый аппарат и в каком он должен быть виде (шнур намотан на поручень, стоит лицом в такую-то сторону и т. д.).

Конечно, за качественное решение поставленных задач надо поощрять. Поощрение станет залогом того, что сотрудник и дальше будет стремиться выполнять поручения наилучшим образом. Методы поощрения могут быть различными. Они зависят от материальных возможностей клуба, личностных особенностей сотрудников и т. д.

Если распределить обязанности между сотрудниками можно сразу, то к делегированию нужно переходить постепенно. Надо сначала научиться четко ставить задачи, посмотреть на результат, и если все хорошо, то понемногу снижать количество контрольных процедур.

При правильном учете личностных особенностей сотрудников все задания будут сделаны с удовольствием, качественно и в срок, а вы как руководитель сможете избавиться от роли «человека-оркестра» и наконец-то заняться решением стратегических задач, важных для продвижения клуба.

Глава 3

ежедневник руководителя детского клуба

Умение планировать свой график, распределять цели и обязанности на каждый день – неотъемлемая черта делового человека. Руководителю детского клуба обязательно нужно научиться ставить перед собой конкретные задачи, выработать систему планирования собственной деятельности. Только тогда время будет использоваться эффективно, а результат не заставит себя ждать. Объем управляющей деятельности настолько велик, что разумно сначала разбить задачи на месяцы, а затем распределить их по конкретным дням недели, то есть без схемы ежедневника не обойтись. Использование такой схемы внесет четкость в работу по достижению поставленных целей, повысит продуктивность работы, а также исключит вероятность невыполнения важнейших дел.

Данная глава посвящена тому, как руководителю детского клуба правильно спланировать свою ежедневную работу.

Бесценное время руководителя

Умение эффективно распоряжаться своим временем – главная ценность, которой может научиться руководитель детского клуба. Масса рабочих вопросов, семья, беспрестанные думы о развитии бизнеса – так протекает жизнь любого владельца детского центра. Свободного времени не остается ни на что. Не успеешь оглянуться – опять Новый год, в клубе нужно ставить елку, заниматься подготовкой сценария, закупкой подарков, украшением территории. Время летит быстро и незаметно, груз невыполненных дел никуда не исчезает, притом что вы заняты с утра до вечера и успеваете решить огромное количество вопросов. Чем же это вызвано?

Во-первых, проблема заключается в том, что у руководителя детского клуба действительно очень много разной работы. Даже если вы не выполняете функции администратора клуба и не ведете занятия, список дел огромен. Подчиненным кажется, что управление клубом не требует особых усилий: вложил деньги – и получай прибыль. И только руководитель может понять руководителя.

Во-вторых, в большинстве случаев мы не умеем управлять своим временем. Ощущение груза неосуществленных дел возникает не случайно. Выполняя много мелкой работы, вы не успеваете решать какие-то очень важные вопросы.

Хорошо помню, как я работала в первый год после открытия детского клуба. Утром я отвозила на машине четырехлетнюю дочь в детский сад и ехала в клуб вести занятия. После утренних занятий я занимала удобное место администратора за красивым оранжевым столом. Ближе к пяти вечера я бежала в сад за Ясей, оставив в клубе клиентов. Мы возвращались в клуб и были там почти до девяти вечера, то есть пока не уходил последний клиент. Потом мы ехали с Ясей пять километров на машине, медленно поднимались на третий этаж, ужинали… и я усаживалась к компьютеру, чтобы написать к следующему дню шесть конспектов для всех групп. Семья спала, я перетаскивала эмфэушник на кухню, ставила его на диван, ксерокопировала пособия и ламинировала их здесь же на полу. Засыпала я далеко за полночь. Утром вставала невыспавшаяся, с красными глазами, и все начиналось заново.

Мне особенно запомнилась подготовка к утренникам Нового 2009 года. Мы с двумя педагогами разрабатывали сценарий, задерживаясь в клубе до 11 вечера. Мой маленький ребенок со мной, участвует во всем по-детски искренне. До праздников остается два дня, работа кипит, ведь надо все украсить, отрепетировать сценарий, упаковать подарки для детей. И в этот момент возникает новая идея с развитием сюжета новогодней сказки – мы будем катать снежки! Срочно понадобился большой кусок картона, который нужно было обклеить фольгой, чтобы получилась настоящая ледяная горка. Мы отправили мужей искать картон в ночные магазины, а сами продолжали готовиться к празднику. Четырехлетняя Яся опять со мной, поскольку няни нет, а бабушки живут далеко. Мы закончили работу в час ночи. Дочь пыталась уснуть на коврике, на диване, на ледяной горке, но так и не смогла…

У меня до сих пор есть чувство вины перед собственным ребенком за то, что своим неуемным желанием работать и неумением правильно распределить время я нарушала все режимы, нанося ущерб ее здоровью. А бесконечные дни за компьютером, когда ты не видишь свою семью? Все это происходит из-за того, что ты не можешь расставить приоритеты и разграничить дела по степени важности.

Поэтому, если вы хотите стать успешным владельцем детского клуба, надо научиться контролировать свое время. И тогда вам не придется откладывать важные дела на потом, оправдывать свою апатию, делать все и сразу, не высыпаться и переживать из-за того, что вы плохо выглядите.

Для начала необходимо выработать навык планирования своих дел. Об их распределении в течение года мы поговорим в следующем разделе «Планирование работы на год». Сейчас ваша задача – научиться составлять список дел и заносить их в свой ежедневник. Даже если вы считаете, что обладаете замечательной памятью и способны держать все вопросы в голове, ежедневник все равно понадобится, поскольку дела следует планировать не только на завтрашний день, но и забегая далеко вперед. Психологами давно доказано, что кратковременная память человека не позволяет хранить в уме информацию, включающую более семи элементов (в данном случае дел). Как только дел становится больше, часть из них забывается или вытесняется другими. Наверняка у вас тоже бывало, что вы весь день помнили о каком-то важном вопросе и были уверены, что не забудете о нем, но потом все-таки забыли. Вместо бумажного ежедневника, конечно, можно использовать телефон, но психологи считают, что самый обычный датированный ежедневник лучше подходит для формирования привычки планировать свое время.

С ежедневником нужно уметь работать. Это целая наука. Нельзя просто заносить список дел на страницу с соответствующей датой, а потом вычеркивать выполненное. Список дел следует подвергнуть анализу, чтобы определить, какие из них важные, а какие – второстепенные.

Существует ряд правил тайм-менеджмента, которые необходимо соблюдать, чтобы справиться со всеми делами.

Формулируйте задачу в ежедневнике так, чтобы был понятен желаемый результат. Например, перед праздником нужно упаковать подарки для детей. Вы можете записать в ежедневнике: «Упаковка подарков», подразумевая, что будут назначены ответственные за это дело. Однако из такой формулировки вытекают еще две задачи: определиться с сотрудниками, которые будут выполнять поручение, и известить их об этом. Скорее всего, вы уже знаете, кто будет осуществлять упаковку подарков. Поэтому запись в ежедневнике нужно конкретизировать: «Ивановой А. А., Петровой Ю. Ю. – упаковка подарков». Вот еще один пример из моей практики работы администратором. У нас сломался доводчик. Я пишу в ежедневнике: «Позвонить в ТСЖ». Позвонила. У них не было специалистов, которые бы могли отремонтировать доводчик. Выполнила ли я запланированное дело? Да. Ведь задача стояла – позвонить. Доводчик отремонтирован? Нет. То есть желаемый результат не получен.

Разделяйте все задачи на «гибкие» и «жесткие». «Жесткие» задачи привязаны к определенному времени. Например, в последнюю среду месяца в 19:00 у вас открытая линия – время, когда вы находитесь в клубе и принимаете от клиентов вопросы и предложения. Иными словами, вы обязаны быть в клубе именно в это время. «Гибкую» задачу можно выполнить в течение дня, неважно – утром или вечером. Например, вы указываете в списке дел: «Провести ревизию аптечки». Сделаете вы это утром, днем или вечером, значения не имеет. Психологи советуют разделять эти задачи в ежедневнике. Одни можно записывать в левой части страницы, а другие – в правой.

Научитесь определять примерное время, необходимое для выполнения задач. Плохо, когда к концу дня оказывается, что ты не осуществил и половины запланированных дел, так как время тратилось на пробки, проверку уроков у собственного ребенка и т. п. Поэтому при формировании списка дел нужно предусматривать время на дорогу, подготовку к выполнению задачи и др. Обязательно оставляйте «окна», которые станут запасом времени на непредвиденные случаи. На первом этапе указывайте в ежедневнике предполагаемое время решения вопроса. Например: «Провести собрание в клубе – 2 часа». На само собрание уйдет меньше времени, но ведь вам еще нужно пообщаться с сотрудниками, ответить на их вопросы, обсудить какие-то проблемы.

Делите все задачи на крупные, которые надо выполнять по частям (так называемые «слоны»), и мелкие, но неприятные («лягушки»). К «слонам» я отношу написание методических разработок, текстов для сайта. Вообще, работа над сайтом – это самый настоящий «слон». Здесь можно работать беспрестанно. «Лягушкой» для меня является подписывание вороха бухгалтерских документов, когда они лежат толстыми пачками на буфете. Приходишь в клуб, смотришь на них… и хочется заняться чем-то другим. Может, завтра их подписать? Но и завтра ведь не захочется. Это подлинная «лягушка». Психологи советуют как можно быстрее избавляться от «лягушек». Зная об этом правиле, я вздыхаю, беру красивую ручку, усаживаюсь поудобнее и подписываю один документ за другим, не отрываясь. Именно несделанные «лягушки» способны испортить настроение на целый день. К «лягушкам» относятся и неприятные звонки или разговоры с сотрудниками, когда вам нужно отказать им в какой-то просьбе.

Выстраивайте порядок выполнения важных и менее важных дел. Начинать следует с «лягушек», а потом приниматься за осуществление самого важного дела на сегодняшний день. Скажем, вам нужно просмотреть присланное арендодателем приложение к договору аренды, сделать СМС-рассылку клиентам об акции, позвонить в клуб и сказать, что не можете отпустить педагога в субботу на дачу, так как нет замены, и проверить электронную почту. Что вы сделаете в первую очередь? «Лягушка» – это звонок в клуб с отказом педагогу. Затем вам необходимо выполнить рассылку клиентам, потому что письма должны прийти в определенное время, а не поздно вечером. Потом вы работаете с приложением к договору. И только в последнюю очередь просматриваете электронную почту.

Делегируйте, то есть поручайте, решение тех или иных задач другому лицу. Дел много, и успеть все невозможно. Умение делегировать имеет огромное значение для высвобождения времени руководителя детского клуба. Например, уборщица попросила приобрести средство для чистки кранов. Вы можете пойти и купить его сами, можете выдать деньги авансом уборщице или администратору. А можете позвонить бухгалтеру и сказать, чтобы она выдала деньги и сама все учла. Вашему администратору вполне по силам составить список закупок расходных материалов на следующий месяц: картриджей для принтера, стаканчиков для кулера, салфеток, туалетной бумаги. Перепоручая кому-либо решение задачи, обязательно записывайте в ежедневнике, что и кому вы делегировали.

Не откладывайте важные дела на потом. Мне очень нравится новое крылатое выражение на основе известнейшего высказывания Б. Франклина: «Не откладывай на сегодня то, что можно сделать сейчас». Лень очень тормозит нас, и часто, откладывая выполнение действительно важных дел, вы занимаетесь мелкими и ненужными. Времени на решение существенных задач остается все меньше, и вы переходите в режим аврала, вгоняя себя в стрессовое состояние.

При выполнении важных дел исключите отвлекающие моменты. Это одно из самых важных правил. Многие успешные бизнесмены при работе в Интернете отключают бегущие строки или всплывающие окна, не пользуются СМС-оповещением о поступивших на электронную почту письмах и т. п. Пока я писала данную главу, на не отключенный вовремя телефон мне позвонило пять человек с разными просьбами: помочь выбрать подходящее название для детского центра, приехать посмотреть помещение, купить фермерские продукты и т. д. Каждый раз я отвлекалась на разговор, потом заново пыталась сформулировать мысль, на которой меня прервали. Сегодня я нарушила правило, которое нарушать не стоит. Такие отвлекающие факторы съедают массу драгоценного времени, и намеченное дело остается невыполненным, его приходится переносить на следующий день, а ведь на завтра уже сформирован список других дел.

Придерживаясь этих простых правил при выполнении разнообразной работы руководителя детского клуба, в том числе не самой приятной, вы избавитесь от тяжкого груза стрессов и станете успевать больше, чем раньше. При этом появится время для собственной семьи. Ведь можно жить по обстоятельствам, ничего не успевать, а можно планировать успех, работать в удовольствие и полноценно отдыхать!

Планирование работы на год

Руководитель детского клуба должен уметь планомерно распределять по месяцам всю работу, которую нужно выполнить в течение года. Прежде всего установите объем работы. Без этого не обойтись. Запишите в тетради все большие и малые дела, которые должны быть сделаны в клубе: уплатить единый налог и помыть игрушки, проконтролировать ведение личных дел и посетить открытый урок, вовремя вывесить объявление в клубе о предстоящем празднике и проверить печати в медицинских книжках… А также помыть окна, провести химчистку ковров, не забыть проверить дату истечения годности удостоверения по пожарно-техническому минимуму и т. д. После того как посмотришь на весь список, наверняка голова пойдет кругом.

Сразу замечу, что не все пункты списка вы будете выполнять сами. Ни в коем случае! Этот перечень вам необходим, чтобы клуб работал без сбоев, все нужные документы были оформлены вовремя, СМС-рассылка не забыта, а клиенты уведомлены о проведении праздника. Поэтому список дел должен включать даже такие небольшие задачи, как проработка сценария праздника, поиск и покупка подарков, ревизия клубной аптечки. Тетрадь придется заполнять не один день, поскольку сразу вспомнить обо всех делах вряд ли удастся.

Затем всю работу необходимо распределить по месяцам. Для этого удобно воспользоваться таблицей в формате Excel и для каждого месяца предусмотреть отдельный файл. В верхней строке вы укажете числа месяца, а ниже запишите все дела, которые надо сделать в клубе. Таблица на сентябрь может иметь следующий вид (табл. 3.1).

Таблица 3.1.

Планирование дел в детском клубе на сентябрь

Я не могу привести эту таблицу полностью, так как она не поместится в формате книги. Вот некоторые другие дела, которые должны быть указаны: выплата сотрудникам аванса, выплата сотрудникам зарплаты, открытая линия (день приема клиентов руководителем клуба), страховые взносы в ФС, страховые взносы в ПФР, мойка пособий и игрушек, обзвон директором клуба клиентов, переставших посещать занятия, ревизия журналов администратора, проверка работы администратора с помощью тайного клиента и т. д.

Теперь этот внушительный список нужно проанализировать. Отметьте цветным маркером те дела, которые вы будете точно выполнять самостоятельно. Передать их никому невозможно. Например, вам лично необходимо посетить комплексное занятие у годовалых детей и занятия по музыке, чтобы проконтролировать деятельность педагогов. Отметьте крестиком в таблице ячейки, соответствующие датам, на которые намечено выполнение дел.

Как видите, 1 сентября я обязательно буду на открытии детского клуба после летних каникул, в обед проведу собрание педагогов, поздравлю их с праздником и началом учебного года, заодно (пока присутствует весь коллектив!) проведу положенные инструктажи по охране труда и пожарной безопасности, не забуду сделать необходимые записи в соответствующих журналах инструктажа и соберу подписи сотрудников.

Здесь же, на собрании, я распределю между работниками остальные дела на месяц. Например, администратор отвечает за вовремя вывешенные в клубе объявления. Сделав отметку в таблице, я буду знать, что 15 сентября администратор должен вывесить объявление о празднике. За проведение мастер-класса по осенней поделке отвечает педагог Иванова А. А. Задачи распределены. При таком подходе все дела будут выполнены вовремя и общими усилиями: вывешены объявления в клубе, осуществлена СМС-рассылка, заполнены важнейшие журналы, проведены инструктажи, проконтролирована работа педагогов. В результате нагрузка на руководителя значительно снизится.

Не забудьте составить план и на летние месяцы. Так как это ваш личный документ, то вы можете смело указывать в нем посещение вами различных тренингов и обучающих семинаров. Как только вы сделаете в своем графике соответствующие отметки, на подобное обучение найдутся и время, и деньги, ведь вы спланируете его заранее.

Теперь дела из этой таблицы можно перенести в обычный ежедневник с датами. Заполняйте его не только на ближайший месяц, но и сразу на весь год. Работая с ежедневником, вы будете видеть, какие задачи вам предстоит решить в следующем месяце, весной, летом и т. д.

Только такое четкое планирование на год, предполагающее распределение всех дел по месяцам и датам, поможет вам эффективно использовать свое рабочее время.

Что делать, чтобы сотрудники не заснули на собрании? Правильная организация ежемесячных собраний коллектива

В любой организации должен быть коллектив сотрудников. А если есть коллектив, то без собраний не обойтись. Причем неважно, сколько человек у вас работает. В начале деятельности нашего клуба в штате было всего пять человек: я (генеральный директор), бухгалтер, уборщица и два педагога, один из которых являлся соучредителем. Сейчас в нашем коллективе более 20 человек. Понятно, что проводить собрания малочисленного коллектива проще хотя бы потому, что легче найти время, удобное для всех. Чем больше коллектив, тем сложнее определить время проведения собрания.

Собрания в детском клубе можно классифицировать по количеству присутствующих на них людей:

общее собрание коллектива – присутствуют абсолютно все сотрудники детского клуба;

совещание – собирается небольшая группа сотрудников для обсуждения какого-либо вопроса (например, вы приглашаете тех педагогов и администраторов, которые будут принимать участие в подготовке и проведении новогодних утренников в клубе);

мини-совещание – собирается несколько человек, чаще всего работающих на одних должностях, для решения конкретной проблемы (например, это могут быть мини-совещания администраторов клуба для обсуждения вопроса поддержания чистоты в холле в течение дня или для знакомства с новой формой электронной отчетности).

Первый вопрос, который нужно решить, – периодичность проведения собраний. Здесь все просто и логично. Чем меньше коллектив, тем чаще проводятся общие собрания (то есть собрания всего коллектива). Чем коллектив больше, тем реже проводятся собрания со всеми работниками. На мой взгляд, если сотрудников в детском клубе более 15 человек, то общих собраний за год должно быть не более четырех:

первое собрание – накануне учебного года в августе или самом начале сентября;

второе собрание – в начале декабря;

третье собрание – март – начало апреля;

четвертое собрание – конец мая.

Этого количества собраний достаточно для обсуждения командой клуба тех вопросов, которые действительно требуют совместного решения. Сутью любого собрания является возможность коллективной работы над поставленными задачами и возникающими проблемами в рамках движения к общей цели. Плохо, когда собрания проводятся формально. В этом случае люди, которые их посещают, считают, что зря потратили время. В работе детского клуба нельзя допускать формализма. В ваших силах все устроить так, чтобы любое действие осуществлялось осознанно и имело смысл. Я бывала на таких совещаниях, когда руководитель что-то зачитывал по бумажке, а все собравшиеся поглядывали на часы и друг на друга, ожидая, когда все это закончится. Я всегда думаю в таких случаях: неужели руководителям не жаль своего времени? Разве нельзя убрать подготовленный черновик и сказать что-то своими словами, от души? Или сказать нечего? Если сказать нечего, то собрание проводить не стоит. Каждый член коллектива, будь то администратор или уборщица клуба, должен понимать, зачем он пришел на собрание и потратил свое время.

Темы общих собраний тоже должны быть общими, то есть актуальными для всех сотрудников. Что мы обсуждаем на общих собраниях?

Во-первых, есть закон начала любого собрания: руководитель обязательно сообщает какие-то хорошие новости.

Во-вторых, если в клубе произошли изменения, то надо познакомить с ними коллектив. В вашем центре мог появиться новый педагог, добавиться новый курс, клуб стал работать по воскресеньям или, наоборот, этот день сделан выходным. Преобразования могут быть крупными или мелкими. Не забудьте рассказать, что в холле теперь есть новые игрушки, вы перешли на работу с более качественными красками, отныне вы будете принимать участие в районных фестивалях и т. д. Все новости и изменения необходимо довести до сведения каждого сотрудника, ведь коллектив должен быть в курсе, куда и как движется клуб.

Очень важно, чтобы члены команды знали друг друга в лицо и располагали информацией, кто и какие занятия ведет. Также руководитель детского клуба должен позаботиться о том, чтобы сотрудники владели предметом всех курсов, предлагаемых клубом. Любой работник (педагог, уборщица, администратор) способен выступить в качестве пиарщика услуг клуба и представить его деятельность клиенту с самой лучшей стороны.

Нередко в больших коллективах детских развивающих центров сотрудники не пересекаются друг с другом и понятия не имеют, кто еще работает в этих же стенах. Например, преподаватель английского языка приходит только во вторник и четверг, а педагог по шахматам – в среду и пятницу. На первом же собрании необходимо представить всех преподавателей, подчеркнув при этом их профессионализм. Люди осознают, что они работают в сильном коллективе.

В-третьих, общие собрания идеально подходят для проведения инструктажа. Помните, что их у вас должно быть несколько: по пожарной безопасности, охране труда и электробезопасности. После инструктажа все сотрудники должны расписаться в соответствующем журнале.

В-четвертых, именно собрания коллектива способны объединить команду детского клуба и привнести в работу дух здоровой конкуренции. Желание сделать свой клуб лучше центра, работающего неподалеку, абсолютно нормально для каждого члена коллектива.

В-пятых, актуальная тема для проведения собрания – работа детского клуба в определенный сезон года, например летом или во время новогодних праздников. В мае стоит обсудить режим работы летом, какие курсы уйдут на каникулы до осени, какие будут видоизменены. На этом собрании актуализируется график отпусков, обозначается дата общего сбора в конце лета и т. д.

В-шестых, нелишним будет напомнить сотрудникам общие правила обслуживания клиентов в вашем клубе.

В-седьмых, на собраниях вы распределяете обязанности на следующий период работы. Для этого пригодятся записи из вашего ежедневника. Например, вы извещаете всех, что осенью у вас будут три праздника: «Осенины», Хэллоуин и Праздник сладкоежки. Вы даете указания администраторам вывесить объявления-афиши в клубе в определенные даты, подготовить к продаже билеты, правильно осуществить учет их оплаты; назначаете ответственного администратора на дни праздников. Также вы извещаете уборщицу о том, что в эти дни должна быть проведена дополнительная уборка. Из числа педагогов определяются ответственные за украшение клуба и выбираются артисты, которые будут вести праздник. Подобным образом распределяются и другие дела, которые должны быть выполнены в клубе.

В-восьмых, на общих собраниях нужно говорить только о решенных проблемах, подводить итоги сделанного, сообщать о хороших новостях, а также о планах на будущее. Ни в коем случае не следует обсуждать проблемы со всем коллективом – это вы сделаете на совещаниях или мини-совещаниях. Запомните данное важнейшее правило проведения общих собраний.

Темы, перечисленные выше, как правило, предназначены для монолога руководителя детского клуба: он представляет сотрудников, рассказывает о новостях, извещает о графике работы летом и т. д. Общие собрания не подходят для решения острых вопросов.

Другое дело – совещания и мини-совещания. На них обсуждаются конкретные проблемы, здесь возможны напряженная полемика и бурные дебаты. Как уже отмечалось, совещания проводятся отдельно с администраторами или педагогами. Не обязательно собирать общее собрание, чтобы обсудить вопрос мытья столов, заточки карандашей и раскладывания методических пособий на свои места после занятий. Эта тема актуальна для педагогов. На подобных совещаниях педагогов методист может более подробно, чем на общем собрании, рассказать о новых курсах, например описать цели и задачи, программное содержание, привести примеры заданий.

В вашем ежедневнике собрания коллектива должны быть запланированы на каждый месяц работы. Сначала стоит назначить даты общих собраний, которых, как мы выяснили, может быть всего четыре за год. Далее распределите по датам совещания и мини-совещания. Должно быть как минимум по три встречи с педагогами и администраторами. Очень полезно проводить мини-совещания с администраторами и уборщицами для обсуждения вопросов наведения чистоты в клубе и прояснения возникших мелких недоразумений.

Собрания коллектива можно сделать не только информативными, но и интересными. Помню, как на кафедре педагогики и психологии, на которой я работала, устраивали выставки творений преподавателей. Кто-то принес картины, написанные на досуге, кто-то – мыло ручной работы или вязаный шарф, а я представила воротничок, выполненный в технике фриволите. Подобные выставки помогали нам, членам коллектива кафедры, лучше узнавать друг друга не только с профессиональной стороны, но и с человеческой. Мне кажется, что такие мероприятия можно проводить и в клубе. Клиентам тоже будет интересно познакомиться с увлечениями педагогов. Например, организуйте накануне Нового года выставку новогодних украшений ручной работы.

Задача руководителя детского клуба – сделать собрания такими, чтобы никому из сотрудников и в голову не пришло их пропускать, поскольку они будут интересны, информативны и полезны как каждому участнику, так и коллективу детского клуба в целом.

работа с ежедневной отчетностью

Работать с ежедневной отчетностью, поступающей из детского клуба, – святая обязанность его руководителя. Не будете анализировать информацию – не будет четкой картины ни по клиентам, ни по документам, ни по финансовому состоянию вашей компании. Клуб будет развиваться сам собой, и каким окажется это развитие, никто не знает.

Вот основные показатели, требующие анализа информации:

клиентооборот;

документооборот (входящие и исходящие документы);

движение денежных средств (поступления и траты);

деятельность сотрудников клуба.

Все эти позиции вы должны контролировать ежедневно. Осталось только понять, каким образом.

Руководителей детских клубов можно классифицировать по разным критериям, один из которых – время присутствия в клубе. Есть руководители, которые обязательно приходят на работу каждый день, а есть те, которые бывают в клубе периодически. Самое главное – понять, что, независимо от того, сколько времени вы проводите на территории детского клуба, у вас должны быть заполненные бланки отчетности с информацией о деятельности организации за каждый день. Если вы работаете в клубе администратором или педагогом, то вносите сведения в бланки самостоятельно, так как все происходящее в клубе – перед вами. Если вы не работаете, то бланки заполняет администратор и затем направляет их вам по электронной почте. Необходимо, чтобы отчетность содержала всю информацию по вышеперечисленным пунктам. Иными словами, вы должны четко знать:

сколько сегодня людей поинтересовалось вашим клубом и какими конкретно курсами они интересовались;

возраст детей, занятия для которых интересовали клиентов;

источник рекламы, из которого клиент узнал о вашем клубе;

сколько детей записалось на пробное занятие и на какую дату;

сколько пришло новых детей на пробное занятие и на какие курсы;

сколько человек, дети которых посетили пробное занятие, купили абонемент;

сколько человек, дети которых посетили пробное занятие, не купили абонемент и по какой причине;

сколько человек не пришло на пробное занятие и по какой причине;

сколько человек присутствовало у педагогов на любом курсе сегодняшнего дня;

сколько человек сегодня отсутствовало у педагогов на любом курсе и по каким причинам;

кто оплатил абонементы и на какие курсы;

кто приходил на разовые занятия и на какой курс;

сколько человек написало заявление по отъезду;

кто из педагогов опоздал;

опрятны ли педагоги и каков их внешний вид;

какие документы сегодня поступили в клуб (счета, товарные накладные, письма);

какие сегодня были исходящие документы;

что продали в магазине;

приход денег по кассе;

приход денег по эквайрингу;

расход денег;

остаток в кассе;

какие расходные материалы заканчиваются в клубе и что надо закупить в ближайшее время.

Чтобы упростить отчетность по этим показателям, разработайте бланки в виде таблиц. Например, у нас одна из таблиц электронной отчетности администратора выглядит следующим образом (табл. 3.2).

В книге «Прибыльный детский клуб» я уже говорила о том, что руководитель будет иметь полноценную картину всего происходящего в клубе только в том случае, если он научится правильно систематизировать и анализировать информацию. Как правильно пишут в бизнес-книгах, «все, что вы не замеряете, вы не контролируете».

Вам нужно не просто просматривать отчеты, а научиться ежедневно с ними работать. Располагая статистическими данными о деятельности клуба, вы сможете эффективно руководить бизнес-процессами. Кстати, варианты таблиц для руководителя детского клуба представлены на нашем сайте www.tvoyklub.ru.

В главе 4 «Контроль деятельности детского клуба» подробно описано то, как следует анализировать поступающую информацию. Не все любят работать с цифрами и данными, заполнять таблицы, строить графики, но без этого руководителю, который хочет стать успешным, не обойтись.

организация документооборота в детском клубе

Открывая детский клуб, вы столкнетесь с большим количеством вопросов, которые нужно решать руководителю, и с неменьшим объемом документов, которые нужно систематизировать. Кто-то слышал о необходимости вести документы по пожарной безопасности и теперь озадачен встречей с представителем органов Госпожнадзора, кто-то прочитал на нашем сайте www.tvoyklub.ru о том, как у нас была проведена выездная проверка трудовой инспекцией, и понял, что подобные проверки – реальность. А ведь существуют еще и бухгалтерские документы!

Таблица 3.2.

Сведения о клиентах, пришедших на пробное занятие

На каком этапе следует задуматься об организации документооборота в детском клубе? Скажу честно: еще до официального открытия. Множество журналов и папок должны быть оформлены и сформированы до того момента, как первый клиент перережет ленту на входе в ваш клуб. Документооборот – один из важнейших компонентов, необходимых для построения системы бизнеса, и хорошо бы знать с самого начала, какие документы и в какие папки нужно подшивать.

Наш первый детский клуб был открыт, когда мне было уже далеко за 30. До этого я успела поработать и в госучреждениях (учителем начальных классах в школе, затем преподавателем педагогического вуза), и в частном агентстве недвижимости. Везде отношение к бумагам было бережное и очень внимательное. В школе – журналы, отчетность, в институте – инструкции, договоры и отчетность, в агентстве недвижимости – нескончаемые папки с документами, договоры и опять же отчетность, причем подробная и еженедельная. Именно поэтому, став соучредителем первого клуба, я недоумевала, почему наш развивающий центр не пополняется папками с многочисленными бумагами. Не может же быть так, чтобы организация существовала, а документов не было! На эту тему мы неоднократно спорили с партнером, доказывая друг другу противоположное. Соучредитель – генеральный директор – убеждала меня, что настоящему бизнесу стандартные документы, как у всех организаций, не нужны, самое главное – это коммерческая отчетность, где ясно видны реальные денежные приходы и расходы.

Организовав второй клуб и став генеральным директором, я сразу же принялась претворять свои убеждения в жизнь – приказы, договоры, локальные акты и т. п. Документы собирались, можно сказать, хаотично и стопками складывались в сейфе. Я пыталась с помощью Интернета разобраться в том, что еще необходимо действующей фирме, и находила все новые и новые документы, которые меня уже просто пугали своим количеством. Хорошо, что у нас была трудолюбивая и ответственная бухгалтер, – бухгалтерская документация сразу раскладывалась по нужным папкам. Постепенно, в некоторых вопросах самостоятельно, а в некоторых – посетив необходимые курсы, я разобралась с этой грудой документов, распределив их по многочисленным папкам по охране труда, противопожарной безопасности и т. д. Наведя порядок в этих стандартных обязательных документах, я поняла, что у меня полный провал с анализом финансовой ситуации в клубе. Соучредитель первого детского клуба в чем-то была права. Только управленческий учет дает тебе полноценную картину жизнедеятельности детского клуба как бизнеса. Пришлось приниматься за оформление внутренних журналов, разработку и стандартизацию бланков отчетности для администраторов, поиск электронной программы для детского клуба, которая помогла бы упорядочить информацию.

Документооборот необходим детскому клубу – это надо принять как должное.

Во-первых, существует обязательный минимум документов для любой организации, который определен законом. Например, правоспособность компании подтверждается следующими документами: уставом, учредительным договором, регистрационными свидетельствами и пр. В детском клубе в обязательном порядке должны быть документы по охране труда, пожарной и санитарной безопасности. От этого никуда не деться. Причем самодеятельность здесь недопустима – все документы такого плана необходимо оформить надлежащим образом, поскольку они являются источником информации для отчетности перед налоговой или трудовой инспекцией, органами Госпожнадзора, прокуратуры и т. д. О проверках, проводимых госорганами, мы поговорим в главе 5 данной книги. К проверкам нужно отнестись со всей серьезностью, поскольку в зависимости от характера нарушений детский клуб может быть просто разорен огромными штрафами, налагаемыми на организацию. При любой ревизии, как вы понимаете, проверяют прежде всего документы, и оправдания вроде «я не знал» здесь не помогут. Отсутствие документов грозит применением мер административной ответственности.

К документации клуба также относятся договоры с другими организациями. Например, вы заказываете воду для кулера – составляется и подписывается договор, который хранится в клубе. Подобных хозяйственных договоров с годами накапливается немало – несколько толстых архивных папок. Это и обслуживание придверных ковриков, и Интернет, и оптовая закупка книг, которые будут являться подарками на предстоящем празднике. Форма таких гражданских договорных отношений строго определена законодательством, и отклонений быть не может. Договоры с контрагентами обусловливают появление дополнительных документов: выставленных счетов, подписанных актов и т. п., для которых также должны быть предусмотрены отдельные папки.

Во-вторых, четкая организация документооборота нужна не только для готовности детского клуба к проверкам. Правильное и грамотное хранение документов позволяет в любое время извлечь необходимую информацию о деятельности клуба как в прошлом, так и в настоящем. Управлять детским клубом эффективно можно только на основе достоверной информации, полученной опять-таки из документов.

В-третьих, следует понимать, что большинство документов, которые проходят через клуб, имеют юридическую ценность. Подписи сотрудников под локальными актами, правильно оформленные акты сдачи-приемки работ с поставщиками, своевременно заполненные обязательные журналы – вся эта документация имеет юридическую силу и может пригодиться в любой момент. В последнее время участились жалобы сотрудников на работодателей в трудовую инспекцию, которая обязана в кратчайшие сроки рассмотреть инцидент и, конечно, будет изучать прежде всего документы по сложившейся ситуации. Если с документами все в порядке, то вас, скорее всего, ожидает беседа с инспектором и дело до административных санкций не дойдет.

В-четвертых, документы бывают обязательными (они определены законом) и внутренними, необходимыми для повседневной деятельности клуба. К последним мы относим подробную инструкцию разговора по телефону администратора, включающую шаблонные фразы; бланки ежедневной электронной отчетности администратора; бланки учета расходных материалов и др. Подобная внутренняя документация не является обязательной для всех организаций, но она поможет детскому клубу фиксировать внутрифирменную информацию.

Самое главное – определить объем внутренней документации детского клуба. Кто-то может решить, что внутренние документы – это излишняя трата времени, ведь достаточно ежедневно отслеживать приход и расход денежных средств. К тому же руководители опасаются, что персонал не захочет заполнять многочисленные бланки или плохо справится с этой задачей. Некоторые директора детских клубов впадают в другую крайность и обрастают огромным количеством докладных, отчетов и таблиц. Здесь необходимо найти золотую середину, а для этого нужно четко понимать, какие данные важны для дальнейшего развития детского клуба. Например, вы хотите знать, каково процентное соотношение групповых и индивидуальных занятий, – включите в ежедневную отчетность администратора данный пункт и не забудьте сделать на своем рабочем компьютере соответствующую таблицу, которая позволит упорядочить информацию.

Чтобы все эти многочисленные документы не накапливались хаотично и не терялись время от времени, нужно установить график документооборота.

Вот реальная ситуация из жизни детского клуба. Обычное рабочее утро, стоит гул детских голосов, слышны размеренные разговоры взрослых, телефон раскален, и администратор разрывается между клиентами и звонками. Именно в это время приходит курьер со счетами за Интернет, а следом за ним – доставщик питьевой воды с кипой товарных накладных. Администратор бросает документы на рабочий стол, затаскивает воду в клуб, держа телефон у уха и отвечая на вопросы клиентов, которые хотят написать заявление по отъезду и воспользоваться ежегодным правом заморозки абонемента. Спустя полчаса забегает бухгалтер – ей нужно зарегистрировать подписанную директором доверенность в налоговую и поставить на ней печать. В рабочей суете принесенные счета и товарные накладные могут запросто затеряться и остаться неоплаченными и не подшитыми в соответствующие папки. В результате утери заявления вы не будете знать, кто уже воспользовался правом заморозки, а кто – нет. Произвольно поставленный номер на доверенности вызовет сбой в нумерации документов, а значит, и в общем документообороте.

Поэтому работа администратора с входящими и исходящими документами должна быть упорядочена. В этом поможет график документооборота, который позволяет наладить перемещение документации и по сути является четкой инструкцией по работе с документами. Так, в ситуации из примера, приведенного выше, администратор обязан сделать записи в журналах входящей и исходящей документации, а документы убрать в папки. В нашем клубе имеются две пластиковые папки на молнии, одна из которых предназначена для директора, вторая – для бухгалтера. Все входящие документы (накладные, счета, письма и т. д.) сначала помещаются в папку директора. Вечером я просматриваю поступившую корреспонденцию. Это могут быть письма от «Яндекса» с актами выполненных работ, счета от организаций, товарные накладные, заявления от клиентов и др. Бухгалтерские документы я перекладываю в папку бухгалтера, а те, что нужно подписать, – сразу подписываю.

После того как я просмотрела документы, согласно графику документооборота они продолжают движение по территории клуба. Бухгалтерские документы обрабатывает бухгалтер и обязательно подшивает их в папки. Нигде в клубе не должно лежать отдельных листов документов! Абсолютно для всех бумаг есть свое место.

В графике документооборота также указываются ответственные за создание, отправление, принятие, регистрацию и хранение всех документов. Например, в нашем клубе один из администраторов отвечает за то, чтобы все справки по болезни от клиентов были подшиты в определенном порядке, который позволяет быстро найти необходимый документ.

Много ли в клубе накапливается папок? Немало. Одни толстые бухгалтерские папки с названиями «Авансовые отчеты», «Банк», «Касса», «Входящие счета-фактуры» и т. д. занимают длинную полку. Моя мечта – оборудовать помещение для архива, в котором стояли бы металлические шкафы с замками для хранения всех документов. Помните, что документы клуба не должны находиться в открытом доступе. Как бы вы ни доверяли сотрудникам, но документацию нужно убрать от глаз подчиненных подальше. Это касается не только личных дел и банковских документов, но и всех остальных. Даже случайно заглянув в бумаги, сотрудник может неправильно что-то истолковать и выдать коллективу ложную информацию, не говоря уже о ситуациях, когда обиженный подчиненный пожелает унести какие-либо документы, в последний раз уходя из клуба.

Следует отдельно остановиться на электронном документообороте. Он очень важен, но полагаться на него нельзя. Компьютеры не являются на 100 % надежными. Все внутренние документы нужно вести и на электронном, и на бумажном носителе. Кроме того, копии электронных и ключевых бумажных документов обязательно надо хранить вне детского клуба.

Сейчас стали появляться разнообразные компьютерные программы для детских клубов, предназначенные для упорядочения информации и призванные облегчить ее анализ. Программы стоят недорого – от 10 до 40 тысяч рублей. Я не осталась в стороне и приобрела для клуба две программы за 40 тысяч, которые, как предполагалось, должны были упростить мою работу. К сожалению, ни я, ни соучредитель Настя, ни наши бухгалтеры разобраться с программами не смогли. Директора дружественных нам детских клубов приобретали другие программы, но тоже ими не пользуются, поскольку они зависают, требуют непрерывного технического обслуживания и очень мудрены. Познакомившись с практикой работы салонов красоты и стоматологических клиник, я обратила внимание, что применяемые ими программы стоят от 150 тысяч рублей. Видимо, время качественных рабочих программ для детских клубов еще не наступило. Для обработки количественных данных приходится пользоваться по старинке таблицами Excel.

Любому бизнесмену меньше всего хочется заниматься многочисленными бумагами, однако именно упорядоченная документация дает представление обо всех аспектах жизнедеятельности клуба и помогает грамотно управлять бизнес-процессами.

обратная связь с клиентами детского клуба

Руководителю детского клуба обязательно нужно иметь обратную связь с клиентами, без этого не обойтись. Только так вы сможете составить более или менее объективное представление о клубе. Ведь как оценивает собственник свое детище? Как настоящий первоклассник – по вложенным усилиям. Не спал ночами, старался изо всех сил, не видел семьи, в клубе чисто и тепло… Что еще надо? Красота! А клиентов почему-то мало, хотя все детские площадки вокруг заполнены детьми.

И в случае нехватки клиентов, и даже в ситуации их переизбытка обратная связь позволит руководителю иметь полную картину происходящего в детском клубе. Детский развивающий центр – организация, работающая в сфере услуг, и рассчитывать на то, что у тебя всегда будет очередь клиентов, нельзя. Как только вы потеряете чутье, загордитесь, перестанете отвечать на запросы клиентов, ваш клуб опустеет. Именно поэтому следует всегда держать руку на пульсе и следить за меняющимися потребностями посетителей.

Как это можно сделать? По-разному. Я предложу несколько путей, остальные найдите сами.

Во-первых, обзаведитесь книгой жалоб и предложений. В ней клиент может оставить мнение о клубе, проведенном празднике, педагоге. Администратор может предложить родителям, которые удовлетворены обучением их детей, сделать записи в книге. Положительные отзывы вы потом обязательно разместите на сайте. Если отзыв отрицательный, то надо будет с ним поработать – встретиться с клиентом или позвонить ему. Кроме критики и похвал, иногда от клиентов поступают предложения, которые тоже могут быть записаны в книге. Чаще всего клиенты предлагают ввести новый курс, перенести какое-то занятие на более удобное время и т. п.

Во-вторых, у клиента должна быть возможность встретиться с вами как с руководителем детского клуба и высказать свои пожелания, нарекания, предложения лично. Для многих родителей или родственников это очень важно. Так, бабушки часто не хотят оставлять письменные отзывы, им обязательно нужна личная встреча с директором.

Один или два раза в месяц проводите открытую линию. Кроме того, клиенты должны знать, что вы всегда бываете в клубе, например, в среду с 19:00 до 20:00 (следует выбрать удобное для посетителей время). Повесьте в холле клуба информационную доску, на которой в числе прочего будут размещены сведения о ваших «приемных днях и часах». Поводы для обращения клиентов к руководителю клуба могут быть самыми разными: длительная болезнь ребенка и перенос абонемента, возможность отпраздновать день рождения ребенка на территории клуба, обсуждение программы этого мероприятия. Иногда родителям нужен совет, какую школу выбрать для шестилетнего ребенка, или их интересует вопрос, почему поменялся педагог по музыке, и т. д.

В-третьих, необходимо иметь обратную связь на сайте. Для этого нужно сделать форму «Задать вопрос директору детского клуба». Разумеется, на вопросы следует отвечать в тот же день.

На электронную почту мне приходит много писем от наших клиентов с вопросами и предложениями. Одна из последних просьб – провести акцию на музыкальные занятия. Мама одного из наших маленьких клиентов так и написала: «Я была с ребенком на пробных занятиях в вашем клубе. Мне очень понравился клуб, но занятия для нас дорогие. Очень прошу, сделайте акцию на занятия в арт-студии или по музыке, чтобы у нас была возможность купить абонемент в ваш клуб». Группы арт-студии у нас переполнены, поэтому мы сделали акцию на музыкальные занятия и уведомили об этом клиента, который приобрел абонемент со скидкой сразу на несколько месяцев.

В-четвертых, необходимо периодически проводить анкетирование клиентов, чтобы узнать мнение о клубе, его сильных сторонах и недостатках.

В-пятых, следите за отзывами клиентов о вашем детском клубе на различных сайтах и форумах.

Напомню, что все жалобы и отрицательные отзывы вы тоже должны заносить в специальную таблицу у себя в компьютере. Вообще нужно приучить себя систематизировать любую информацию. Ведение базы наиболее часто встречающихся проблем поможет вам улучшить обслуживание в клубе и повысить лояльность клиентов.

Обратная связь с клиентами – очень эффективный элемент управления, который обязательно принесет вам реальную пользу и ощутимый результат.

Глава 4

Контроль деятельности детского клуба

Общеизвестно, что контроль – это наиважнейший элемент управления в бизнесе. Чрезвычайно важен контроль и для детского клуба. Контролю подлежат все процессы, происходящие в клубе, и результаты его работы.

Контроль – это действия, которые помогают детскому клубу достичь поставленных целей. Среди таких действий следует выделить планирование показателей, сравнение, анализ отклонений, принятие решений.

Все эти мудреные слова в жизни детского клуба имеют конкретное воплощение. Например, вы ставите в сетку расписания на вторник и четверг в 18:00 курс по подготовке к школе и планируете, что будет сформирована группа из семи детей. После недели активной рекламы вы снимаете показатели – в группе всего два человека. Пора браться за анализ ситуации: понаблюдайте за деятельностью администратора, принимающего звонки; подсчитайте число клиентов, которые купили абонемент после пробного урока; посетите занятие по подготовке к школе и посмотрите на работу педагога. Контроль этим не ограничивается. Исходя из полученных результатов, нужно принимать решение: улучшать деятельность администратора/педагога, давать больше рекламы, переставить время в сетке расписания для данного курса и т. д.

Именно контроль помогает своевременно обнаружить и разрешить проблемы. Контролю в клубе подвергается все: процессы, сотрудники, финансы, оснащение и т. д. Например, вы можете проконтролировать процесс принятия телефонного звонка администратором – так вы замеряете стандарт обслуживания клиентов. Запланировав в своем ежедневнике посещение занятий и анализ деятельности педагогов, вы осуществляете контроль за сотрудниками. Конечно, каждый день делается сводка по приходу и расходу денежных средств – это контроль финансов. Периодический осмотр детской мебели, методического оборудования, проверка штор, ковров на чистоту относятся к контролю за ресурсами детского клуба.

Очень важно организовать контроль грамотно, тогда все процессы в клубе будут протекать бесперебойно. Организации контрольной деятельности в детском клубе и посвящена данная глава.

Учет расходов в детском клубе

Руководителю детского клуба очень важно научиться управлять потоками доходов и расходов в собственной организации. Как только вы поймете основные принципы и подходы к управлению финансами, бизнес сразу станет результативным.

Именно расходы являются важнейшим моментом управленческого учета, поскольку зачастую их уменьшение существенно увеличивает прибыль детского клуба.

Со временем у клуба появляются свободные средства. Это еще не прибыль, но такие свободные средства легко за нее принять. Руководитель сразу начинает тратить появившиеся деньги на то, что считает чрезвычайно необходимым для дальнейшего успешного развития клуба. Чаще всего это расходы на рекламу – деньги направляются на рекламные щиты, промоутеров, массу новых листовок, рекламу на радио и телевидении. О трате денег на рекламу мы поговорим в одном из следующих разделов, поскольку реклама – существенная часть расходов детского клуба и к этому вопросу нужно подходить очень серьезно и продуманно.

Независимо от количества поступивших средств, каждая статья расходов должна быть оправданна с экономической точки зрения и все издержки детского клуба необходимо контролировать. Однако нельзя качественно проанализировать издержки организации, занимаясь этим вопросом время от времени. Программу четкого контроля нужно выполнять постоянно, ведь только тогда вы получите представление о своих расходах, рентабельности клуба, отлаженности бизнес-процессов и будете уверены в наличии прибыли, а не просто свободных средств.

Кроме того, практика показывает, что именно постоянный контроль расходов позволяет детскому клубу стать подвижным и «живым», поскольку накатанная схема работы убивает бизнес.

Как правильно контролировать расходы детского клуба? С чего начать? Не стоит откладывать дело в долгий ящик и ждать того момента, когда появится удобная электронная программа для анализа деятельности клуба.

Я общаюсь со многими людьми, которые имеют средний и большой бизнес, рассредоточенный по всей стране. Меня, например, всегда интересовал вопрос контроля денежных средств на таком большом расстоянии, и я была безмерно удивлена тому, что зачастую и крупные бизнесмены для анализа поступивших из филиалов данных пользуются обычными таблицами в формате Excel. Мне почему-то казалось, что у предпринимателей такого масштаба обязательно должны быть сложные и самые современные программы для обработки информации. «Ничего нет надежнее этих таблиц, а графики, если надо, и сама нарисуешь!» – был ответ одной моей знакомой бизнес-вумен, вдаделицы компании с филиалами не только по всей России, но и в ближнем зарубежье. Я поверила этой даме и уже много лет не жалею о том, что у меня отсутствует пресловутая компьютерная программа для анализа данных детского клуба.

Итак, в первую очередь надо составить список расходов клуба. Вспоминаем абсолютно все: аренду помещения, ежемесячные расходы на зарплату, закупку клея и чая, офисной и туалетной бумаги, оплату коммунальных услуг и света, телефона и т. д. В данный список следует вносить как постоянные, так и переменные расходы. Детский клуб – это малый бизнес, и по определению больших расходов у него быть не должно. Тем не менее специфика бизнеса такова, что издержек много, и ваш перечень будет довольно обширным.

На следующем этапе вы должны распределить все расходы на три группы: постоянные, переменные и разовые траты. Разовые издержки – это покупка мебели и пособий, установка кассового аппарата, замена входной двери и т. п. К постоянным относятся аренда помещения, коммунальные платежи, закупка канцтоваров, обслуживание пожарно-охранной сигнализации, оплата питьевой воды для кулеров и др. В группу периодических расходов включают, в частности, закупку подарков к Новому году, обновление антивирусных программ на компьютерах, замену МФУ. Создайте на рабочем компьютере три папки: «Постоянные расходы», «Переменные расходы» и «Разовые расходы». Именно в них вы будете сохранять данные о расходах клуба.

С папкой «Разовые расходы» все понятно – в нее вы включаете действительно редкие траты. Сломался доводчик на двери, вы вызвали работника ТСЖ и оплатили его работу – занесите информацию в данную папку, а точнее, в соответствующий файл. Папку «Разовые расходы» лучше разбить на папки и файлы по годам и месяцам. Например: папка «2013/2014» будет содержать файлы «Сентябрь», «Октябрь», «Ноябрь» и т. д. Анализировать информацию о расходах детского клуба следует именно таким образом. Ведь нас интересуют данные не за календарный год, а за учебный, то есть с сентября по август. Отслеживая расходы в таком ракурсе, вы сможете увидеть динамику от года к году.

Когда вы приглашаете электрика для замены перегорающих ламп – речь идет о периодических расходах. Здесь тоже неясностей не возникает – эту папку вы будете изучать для определения возможности снижения издержек (например, ваш муж может поменять лампы вечером, так зачем платить кому-то за это?). Данная папка будет построена по аналогии с папкой «Разовые расходы».

Сложнее систематизировать постоянные расходы. Я работаю со следующими папками: «Расходы администратора», «Расходы бухгалтера», «Расходы педагогов», «Расходы уборщицы», «Магазин», «Ключевые расходы клуба» и «Сводная». В эти папки входят файлы с данными по месяцам.

Как мы классифицируем информацию? Если расходниками пользуется администратор – выдает, развешивает, тратит, – это папка «Расходы администратора». Например, бумага для принтера, чай, ручки, пакеты для мусора, стаканчики, вода и т. д. Если что-то требуется для работы уборщицы (тряпки, дезинфицирующие средства и т. п.) – открываем папку «Расходы уборщицы». В папку «Расходы педагогов» сохраняем файлы с издержками на клей, карандаши, пластилин, краски, альбомы, картон и др. Так же поступаем и с папкой «Расходы бухгалтера».

Для чего нужна папка «Магазин»? Если у вас в клубе есть мини-магазин или хотя бы небольшая витрина, то у вас будут и определенные расходы. Вы ведь закупаете для продажи карандаши, ножницы, пластилин? Неважно, что потом вы получите доход от реализации данных товаров. Сначала это расходы. Значит, все закупаемое для магазина нужно заносить в эту папку. У нас структура такой папки позволяет видеть и расходы, и доход от продажи товаров, и прибыль.

В папку «Ключевые расходы клуба» войдут издержки на аренду, зарплату, налоги, Интернет, коммунальные услуги и т. д.

Понятно, что в сводной таблице будет не так много пунктов. Я делаю ее небольшой, формируя из данных, содержащихся в предыдущих папках. Благодаря цифрам из строк «Расходы педагогов», «Расходы администратора», «Расходы бухгалтера» и т. д. я получаю представление о ежемесячной динамике тех или иных расходов в моем клубе. Приведу пример. Именно общая таблица показала мне, что у нас сильно возросли расходы педагогов. Количество клиентов увеличилось, но незначительно. Если бы клиентов стало намного больше, то я бы соотнесла это с увеличившимися тратами на пластилин, влажные салфетки, картон и т. д. Но наша ситуация означала неэкономное использование расходных материалов. Каких именно? Чтобы это выяснить, нужно было тщательно проанализировать папку «Расходы педагогов». Именно такой подход позволил мне обнаружить расточительный расход влажных салфеток, пластилина и др. Я посмотрела видеозапись занятий. И правда, салфетки уходят очень быстро. Пришлось провести собрание педагогов, на котором я научила сотрудников пользоваться салфетками экономно, а пластилин мы стали иногда заменять соленым тестом. Расходы сократились.

Таким образом, мы дошли до главного. Анализ расходов позволяет уменьшить издержки и тем самым увеличить прибыль компании. Именно в результате изучения данных всех этих таблиц вы получаете ответ на вопрос «Что нужно сокращать в первую очередь?» Практика показывает, что от разовых и переменных расходов вреда гораздо меньше, чем от постоянных. Следовательно, на них нужно обращать особое внимание.

Из постоянных расходов необходимо выделить самые крупные. Мелочная экономия особой пользы не принесет, но отнимет кучу времени и нервов.

Не так давно педагоги стали жаловаться на цветные карандаши, которые без конца ломаются. Действительно, в этом году мы закупили другие карандаши для занятий. До этого приобретались карандаши либо немецкой фирмы Stabilo, либо австрийской Kores. Обычно летом мы распечатываем список закупок и едем в «Ашан» на школьную ярмарку, где можно по 4–7 рублей за пачку купить отличную цветную бумагу, а также недорого приобрести цветной картон, новые стаканчики-непроливайки для краски и т. д. Выбирая в этом году расходные материалы, мы с администратором клуба обратили внимание на красивые коробки с цветными карандашами одной известной фирмы. Попробовали грифель. Очень мягкий – отлично! А цена какая! Не сравнить со стабиловской или коресовской! Мы дружно выгрузили коробки с дорогими карандашами из тележки и загрузили в нее новые красивые упаковками, радуясь, что сэкономили.

Работать с карандашом мы начинаем уже с годовалыми детьми. Детская ручка еще очень слабая, о нажиме и речи не идет, поэтому обычные или восковые карандаши должны быть высококачественными, чтобы ребенок мог без особых усилий проводить насыщенные и яркие линии на листе бумаге. Эргономичная треугольная форма, небольшой размер и более толстый стержень идеально подходят для ручки малыша 1–3 лет. Длинным шестигранным карандашом пользуются дети от четырех лет. В карандаше важны не только форма и длина, но и цвет. Красный цвет должен быть именно красным, а не бледно-розовым, а синий – синим, а не голубым или серым. Хорошие цвета дают только качественные красители.

Купленные карандаши соответствовали всем перечисленным требованиям. Грифель был ярким, мягким, с восковым блеском и оставлял отличный след. Однако, кроме того, карандаши должны быть неломкими и иметь высокое качество заточки. При падении карандаша на пол (а это в клубе бывает очень часто) грифель повреждается внутри карандаша, и затачивать такой инструмент потом очень трудно – стержень постоянно ломается. Так от длинного карандаша в процессе всего одной заточки в руке может остаться коротенький карандашик. Оказывается, в качественных карандашах, чтобы этого не происходило, грифель проклеивается по всей длине корпуса, поэтому при ударе он не крошится и не ломается. Именно такая технология изготовления карандашей делает заточку быстрой и эффективной.

Казалось бы, карандаши – это мелочь. Их заточка является обязанностью не моей, а педагогов. Но мне очень жаль времени и денег. Преподаватели впустую тратят свое драгоценное время, без конца затачивая карандаши. А ведь бывает, что на занятии нужно сразу шесть красных карандашей… Кроме того, и деньги израсходованы напрасно – обычно того количества коробок карандашей, которые мы закупили, хватало клубу на год, но в этом году карандаши закончились через три месяца. Не зря ведь говорят: «Скупой платит дважды».

Именно поэтому, задумываясь о сокращении затрат, нужно прежде всего обращать внимание на крупные издержки. Например, вы выкладываете круглую сумму, оплачивая услуги администратора группы «ВКонтакте», а ведь эту работу несложно сделать самой или поручить ее 15-летней дочери. Здесь нужно лишь поразмыслить и начать действовать!

Проанализируйте цены поставщиков, с которыми вы постоянно имеете дело. Вполне возможно, эти цифры удастся снизить. Например, вы закупаете бахилы в ближайшей аптеке или супермаркете «Метро», а ведь их можно приобретать в Интернете по совсем другой цене!

Обязательно надо анализировать данные по месяцам. Изучение данных в динамике позволит вам увидеть сезонные колебания расходов в детском клубе, а значит, не только подготовиться к ним, но и снизить. Кстати, все таблицы для анализа данных размещены на нашем сайте www.tvoyklub.ru.

Осуществив все перечисленное, вы повысите эффективность деятельности детского клуба. Вы увидите, что от многих расходов можно безболезненно отказаться. Цифры вас впечатлят. Планируя постоянные расходы, нужно просчитывать сумму не только на месяц, но и на год, постоянно анализируя, оптимально ли вы ее тратите. Богат не тот, кто много зарабатывает, а тот, кто разумно тратит.

Таким образом, благодаря контролю расходов можно оптимизировать управление детским клубом, выстраивая качественные бизнес-процессы и непрерывно их совершенствуя.

организация контроля деятельности сотрудников

Хороший руководитель понимает, что сотрудники – это тот ресурс, с помощью которого обычный детский клуб может стать уникальным. Хорошо бы, конечно, чтобы в клуб приходили настоящие профессионалы, увлеченные своим делом. Но, к сожалению, чудес на свете не бывает, чаще всего приходится самому выращивать достойного работника, тратя на это массу времени.

Но речь сейчас пойдет не о мотивации к плодотворной деятельности и не об обучении «сырого» педагога, а о контроле руководителя детского клуба за работой персонала.

Давайте представим следующую картину. Вы – руководитель детского клуба, и неважно, находитесь вы в клубе с утра до вечера или заглядываете в него раз в неделю. При вашем появлении жизнь центра кипит: дети приходят, педагоги выводят малышей после занятия и мило улыбаются, администраторы порхают по клубу… Все вроде бы в порядке. Вы видите, что на занятия приходят новенькие, но увеличения дохода нет. Абонементы оплачиваются, однако общая картина прибыли не меняется. Вы спрашиваете администратора о каждом клиенте, который не купил абонемент после пробного занятия ребенка. Ответ логичен и понятен: клиенты довольны, но оплату совершат в следующий раз.

В таких ситуациях руководитель похож на мельницу, работающую вхолостую, – колесо вертится, а муки нет. То есть руководитель проявляет активность, обеспокоен жизнью клуба, но это не дает результатов.

Написание кандидатской диссертации помогло мне осознать важность цифр. Весьма наглядное представление о том или ином вопросе дают цифры, занесенные в таблицы. Давайте посмотрим, какие данные мы можем получить, контролируя деятельность сотрудников. О контроле работы администратора более подробно рассказывается в книге «Прибыльный детский клуб», а сейчас нас интересуют педагоги. Итак, клуб дает качественную рекламу, сайт безупречен, на нем есть вся информация, интересующая клиентов (расписание, цены, описание занятий, сведения о педагогах и т. д.). Администраторы работают хорошо, вы это проверили. Но текучесть клиентов в клубе есть. В чем дело? В педагогах. Именно их деятельность вы и должны контролировать. В результате простого посещения занятий полной картины у вас не будет. Как я уже говорила – только цифры. Как мы будем их получать? Это несложно.

Например, для контроля деятельности педагога Ивановой А. А. заведем отдельный файл в формате Excel. Разбейте верхнюю часть шапки таблицы на дни месяца – 1 сентября, 2 сентября, 3 сентября и т. д. Каждый получившийся столбец разделите на три части – «Записался», «Пришел», «Оплатил». В строки вы будете заносить показатели по курсам, которые ведет этот преподаватель (табл. 4.1).

Данная таблица покажет вам, сколько детей остается у данного педагога после пробного занятия. Например, вы увидите, что к Ивановой А. А. записалось очень много детей на пробное занятие по чтению, но из пяти остался только один 1 сентября. А 3 сентября пришли еще три ребенка, но из них не остался никто. Такая картина позволит вам сделать вывод, что чтение – популярный курс среди клиентов, но, вероятно, качество занятия не соответствует их ожиданиям. Можно было бы подумать о высокой стоимости занятий, но на сайте цены указаны, администратор тоже отработал отлично. Нет, дело в педагоге.

Самое интересное, что данная таблица позволяет выявить и сильные стороны педагога. Например, вы можете сделать вывод, что на занятиях по изолепке и в крафт-студии у этого педагога остается очень много вновь пришедших клиентов, а вот на чтении – мало. Дальнейший анализ деятельности конкретного педагога, наблюдение за его работой покажут, что он отлично справляется с творческими курсами, но ему не удаются интеллектуальные занятия. Значит, нужно пересмотреть распределение нагрузки между педагогами.

Также полезно завести таблицу под названием «Табель учета рабочего времени». Ничего общего эта таблица с настоящим табелем иметь не будет. Шапку также следует разбить на рабочие дни в месяце, а строки будут показывать рабочие часы. В полученных ячейках нужно указывать количество детей, присутствующих на занятии (табл. 4.2).

Таблица 4.1.

Показатели контроля деятельности педагога

Таблица 4.2.

Табель учета рабочего времени

Благодаря этой таблице вы будете знать реальное количество детей, приходящих к конкретному педагогу. Кроме того, вы увидите динамику прироста или убывания клиентов. Поверьте, что именно эти цифры лучше всего расскажут вам о настоящей жизни клуба и деятельности педагога!

Эти таблицы имеют и сходства, и различия. В вашей работе важны обе. Первая позволяет отследить посещение занятий новичками и их реакцию на данного педагога, а вторая иллюстрирует момент удержания клиентов, которые уже оплатили абонемент и посещают курсы у этого преподавателя. Цифры для заполнения обеих таблиц вы будете брать из электронных отчетов администратора.

Контроль над педагогами неразрывно связан с действиями, которые они выполняют. И кроме количественных показателей, нас еще интересуют качественные. Для вас, как руководителя детского клуба, естественно, важен своевременный приход преподавателей на работу, их опрятность, аккуратность. Еще они должны с энтузиазмом участвовать в общей деятельности клуба: украшать помещение к праздникам, готовить выступления и т. д. За участие в общественной деятельности сотрудников необходимо поощрять, например премиями.

Человеческая память устроена так, что запоминаются очень яркие моменты, имеющие какое-то субъективное отношение к человеку, а серые будни часто не откладываются в памяти. Из-за особенностей человеческой памяти можно попасть не в самые приятные ситуации.

Например, вы точно помните, что педагог Юля принимала самое активное участие в проведении праздников в клубе, и решаете по итогам года наградить ее ценным подарком на собрании коллектива. Но разгорается настоящий скандал – часть сотрудников открыто возмутились тем, что они участвовали в мероприятиях не меньше, чем Юля, но зато не опаздывали на работу так часто, как она.

Или другая ситуация. Вы пораньше пришли на работу и спокойно пьете кофе в утренней тишине. Появился администратор, подтягиваются клиенты, а педагога все нет. Часы пробили девять, и все уже начинают переживать, что занятие сорвалось. В начале десятого в клуб забегает Юля и приступает к ведению занятия чуть ли не в холле. Дождавшись перерыва, вы решаете поговорить с ней и прежде всего обращаете внимание на то, что данный случай опоздания уже не первый и дальше так продолжаться не может.

– Почему вы решили, что я постоянно опаздываю? Это всего второй раз! – возмущается Юля.

– Как второй?! Вы опоздали в этом месяце уже несколько раз, например, это было совсем недавно! – говорите вы.

– Когда это недавно? – спрашивает Юля. Вы не находите, что ей ответить. Знакомая ситуация? Да. Вряд ли вы вспомните точные даты, когда опаздывала Юля. А без точных дат разговор с сотрудником – бесполезное сотрясение воздуха. Подобная беседа не имеет смысла, она лишь подрывает ваш авторитет в глазах работника.

Преподавая в РГПУ им. А. И. Герцена историю педагогики, я тщательно готовилась к лекциям и практическим занятиям, выискивая интересные факты из жизни педагогов. На всю жизнь мне запомнилась методика работы Антона Семеновича Макаренко со своим педагогическим коллективом. У Макаренко была заведена картотека на сотрудников. На карточках он записывал проступки или, наоборот, положительные действия сотрудника. Каждая карточка обязательно имела дату, а ящики с фамилиями педагогов комплектовались по хронологии. Если Макаренко предстояло оценить деятельность педагога, он просматривал карточки, на которых были зафиксированы не эмоции, а факты.

Я полностью разделяю такой подход. Причем мне кажется, что данная методика годится для применения не только в педколлективе, но и в любой организации.

Предлагаю воспользоваться этим принципом для составления последней, третьей, таблицы. В ней вы будете учитывать качественные характеристики каждого педагога. Таблица строится следующим образом. В верхней графе указываются даты, а в строках вы будете оценивать характеристики: аккуратность прически, опоздания, опрятность одежды и т. д. (табл. 4.3).

Таблица 4.3.

Характеристики педагога

Такая таблица поможет вам составить правильную картину деятельности каждого педагога. Данные о педагогах в нее заносит администратор, ведь именно он является в клубе вашей правой рукой. Точнее, информацию о внешнем виде и некоторые другие параметры может записывать администратор, а часть граф (участие в праздниках, разработка сценария праздника и т. д.) заполняете вы.

Таким образом, осуществив контроль деятельности педагогов, определив количественные и качественные показатели, вы сможете держать руку на пульсе и адекватно оценивать эффективность работы каждого человека.

«Черная дыра» рекламы

Раздел так назван не случайно. При существующей в настоящий момент конкуренции детских клубов без рекламы не обойтись. И количество детских развивающих центров будет только расти. То, что в одном здании могут располагаться две аптеки или два салона красоты, мы уже воспринимаем как норму. То же самое произойдет и с организациями, предоставляющими образовательные услуги. Оставаться прибыльным и успешным клубом в таком густонаселенном бизнесе будет непросто. Как обычно, на плаву удержат два кита – лояльность старых клиентов и приход новых. Без новых вливаний не обойтись, а их поступление обеспечивает реклама.

Таблица 4.4.

Расходы детского клуба на разные источники рекламы

Однако за рекламными тратами нужно пристально следить, поскольку реклама – это та «черная дыра», которая запросто поглотит весь бюджет детского клуба.

Теперь определимся, что мы будем понимать под рекламными расходами. Буквально все, что касается демонстрации клуба во внешней среде: рекламные щиты и объявления на «Яндекс. Директе», рекламные ролики в маршрутках и визитки на столе у администратора, флажки/воздушные шары с логотипом клуба и листовки, СМС-рассылку и баннеры. Этот список можно долго продолжать, поэтому его обязательно надо упорядочить, а значит, занести данные в таблицу. Таблица нам необходима, чтобы отслеживать как общую сумму затрат на рекламу, так и расходы по каждому показателю (щит, листовки, буклеты и т. д.). Имеет смысл сделать отдельные файлы в формате Excel по месяцам. В шапке таблицы укажите даты, а в левом столбце – наименования затратных статей (табл. 4.4).

Заполняя эту таблицу, вы сможете получить полное представление о своих тратах. Очень важно, чтобы наименования из месяца в месяц повторялись, даже если расходов по данной статье нет. Иначе говоря, пятой строкой ежемесячно у вас, например, будет «Изготовление штендера». Так вы увидите периодичность трат. Понятно, что разовые расходы (такие, как заказ штендера) или периодические (изготовление баннеров) лучше указывать в конце списка. В начало перечня помещайте те статьи, траты по которым производятся достаточно часто: заказ листовок в типографии, оплата услуг расклейщиков, «Яндекс. Директ» и т. д.

Таблица 4.5.

Анализ эффективности рекламных источников

Именно благодаря этой таблице вы сможете понять, что давно не делали СМС-рассылку или не выставляли промоутеров в детском магазине. Забот у руководителя детского клуба настолько много, что удержать все в голове невозможно, поэтому подобная форма систематизации информации будет являться и напоминанием о различных способах рекламы.

Анализ данных таблицы покажет основные статьи затрат на рекламу. Но, чтобы понимать, оптимальны ли расходы клубных средств, этого мало. Вы видите, что в месяц расходуется около 60 тысяч рублей на листовки? Но что это означает? Урезать бюджет? Ни в коем случае! Траты тратами, а существует еще и эффективность рекламы.

Поэтому цифры по расходам обязательно нужно соотнести с данными таблицы эффективности рекламных источников. Такие таблицы обычно ведут во всех организациях. Даже я, работая начальником отдела в агентстве недвижимости, еженедельно сдавала данные по рекламе директору. Чтобы анализировать эффективность рекламы, надо хотя бы записывать, а потом подсчитывать количество звонков и заходов клиентов в клуб. Администратор должен вести журнал звонков и заходов. То есть каждый поступивший звонок администратор фиксирует в журнале, указывая: кто и в какое время позвонил, чем интересовался и из какого рекламного источника узнал о клубе. Эти данные вы получаете вечером из электронного отчета администратора и заносите их в свою таблицу (табл. 4.5).

В получившиеся ячейки вы будете записывать конкретные цифры. Например, 5 сентября поступило пять звонков по листовкам, два клиента увидели вывеску и еще 10 человек позвонили, найдя в информацию в Интернете. Эти данные вы распределяете по соответствующим ячейкам. В конце месяца вы получите интересную картину. Останется соотнести количество звонков с реальными затратами. Например, вы за очень большие деньги запустили ролик сразу в нескольких маршрутках, которые проезжают рядом с вашим детским клубом. А звонка от клиента, указавшего бы, что он видел этот ролик и заинтересовался клубом, не было ни одного! Может быть такое? Конечно! Или, наоборот, телефон раскаляется от звонков по листовкам, но вы их развешиваете только время от времени.

Но рубить с плеча не стоит. Исключать определенный источник рекламы можно, только все взвесив и хорошо обдумав. В предыдущей книге я уже приводила пример про рекламный щит. Очень часто клиенты могут говорить, что нашли клуб по Интернету, но затем доверительная беседа покажет, что сначала они увидели рекламный щит, а потом уже стали искать информацию о клубе, который понравился, в Сети. Поэтому, прежде чем снижать рекламные расходы, следует помнить, что эффект от исключения определенных источников или сокращения частоты их использования может проявиться лишь через несколько месяцев. Это, конечно, не относится к бесполезной рекламе, размещение которой следует прекратить.

В расходовании средств важны не только крупные траты, но и мелкие. К подобным мелочам можно отнести работу с расклейщиками. Деньги, которые им платятся, немалые, а вот работают они не всегда результативно. Если расклейщиков несколько, то вам нужно тщательно анализировать их работу. У наших администраторов есть специальный бланк, в который они заносят данные о том, когда и в каком количестве были выданы листовки, какой тематики, сумма оплаты и за что она была произведена (просто расклейка листовок или расклейка с разрезкой), когда выдавались деньги на клей и т. п.

Анализ расходов на рекламу предполагает отдельный подсчет остатков и учет выдачи внутрифирменных рекламных материалов (визиток, буклетов, старт-пакетов и т. д.). Мы, например, заказываем в типографии книжки-раскраски с рисунками нашей художницы, фирменные блокноты и наклейки. Такие сувениры мы дарим новым клиентам и, конечно, осуществляем учет данной продукции.

Таким образом, отслеживая суммы расходов на рекламу, проводя анализ эффективности рекламных источников, вы сможете не только оптимизировать свои издержки, но и повысить отдачу от рекламы.

Полноценная картина клиентооборота в детском клубе

Ведение учета клиентов в детском клубе – это первый шаг к построению системы управления взаимоотношениями с ними. Вы всегда будете точно знать, сколько у вас реальных клиентов, а сколько – потенциальных.

Руководитель детского клуба должен знать: общее количество клиентов клуба; количество детей, посещающих только один курс; количество детей, посещающих два курса и более; процент посещений индивидуальных занятий; наиболее посещаемые курсы; когда, какой клиент и по каким причинам перестает ходить в ваш клуб. Эти вопросы чрезвычайно важны для анализа клиентооборота в детском развивающем центре. Ведь можно давать сколько угодно дорогой, красивой и эффективной рекламы, но если клиенты остаются в клубе ненадолго, то ваш бизнес вряд ли будет прибыльным.

Увидеть движение клиентов можно только тогда, когда соответствующие данные будут систематизированы. Даже если вы находитесь в клубе с утра до вечера, досконально изучили расписание и, разбуди вас среди ночи, без запинки можете ответить, кто и какой курс посещает в вашем клубе, упорядочить данные все равно необходимо. Только так вы составите объективное мнение о том, что на самом деле происходит в клубе.

Кто ведет учет клиентов? Конечно, руководитель детского клуба и администратор. Однако возникает вопрос: как вести этот учет? Для этих целей таблицы в формате

Excel не слишком актуальны, ведь давно уже существуют специальные программы по учету клиентов – CRM.

Английская аббревиатура CRM расшифровывается как система управления взаимоотношениями с клиентами. CRM помогает вести учет клиентов, анализировать качество работы с ними, контролировать их отток. Кроме того, есть онлайн-программы CRM, которые позволяют работать с данными по клиентам вашей организации в любой точке планеты, оборудованной доступом в Интернет.

Учет клиентов в CRM, несомненно, надежнее и корректнее, чем использование таблиц в Excel, если бы не одно «но» – нужно найти такую программу, которая подходила бы детскому клубу и учитывала бы все особенности его деятельности.

Иметь корректную программу для детского клуба – моя мечта. Несколько лет назад я решила претворить ее в жизнь. На тот момент наш клуб отработал всего год, похвастаться большими доходами мы не могли, но усовершенствовать работу клуба очень хотелось. Поразмыслив, мы с Настей решили купить в клуб новый ноутбук и установить на него современные программы, с помощью которых мы могли бы вести не только финансовый учет, но и учет клиентов. Изучая предложения в Интернете, мы нашли фирму, с которой сотрудничали по другим вопросам, – и она как раз предлагала две отличные программы, казалось бы, специально для нас созданные: CRM и управление небольшой фирмой. Мы с радостью приобрели это ПО за 40 тысяч рублей. Программы уместились в большой коробке – к ним прилагались пачки каких-то немыслимых инструкций. Дело происходило летом, в августе, клуб был закрыт на каникулы, клиентов не было, и мы располагали массой свободного времени. Количество инструкций нас не смутило, и я была уверена, что новый учебный год мы начнем как современный детский клуб XXI века. Я попыталась разобраться с программами и уперлась в глухую стену. ПО было мне не по силам. Я умею читать и ставить курсор в нужное место. Также я могу ввести данные, если на экране монитора черным по белому написано «ФИО». Но я отношу себя к «старому поколению» со всеми вытекающими… Я никогда не пыталась понять принципы создания и функционирования интернет-ресурсов, я не делаю рассылку и не загружаю новости на сайт. Я и в айфоне-то большую часть функций не использую.

Но Настя – другое дело. Ее мозг обожает задачки, которые преподносит время от времени наш сайт. Поэтому я сразу предоставила ей возможность изучать эти замечательные программы. Она все изучит – не сомневалась я, – поймет, а потом обучит меня. Смешно, но программы не осилил и Настин ум. Тогда мы решили пройти обучение и пригласили людей, продавших нам ПО. Обучение было платным – 5 тысяч рублей. К нам приехали двое серьезных мужчин. Они расположились за столиком в холле и на какое-то время погрузились в наш новый ноутбук. Не прошло и получаса, как мне стало ясно, что они тоже ничего не понимают в этой программе и ничему нас не научат. Так и оказалось спустя пять часов их усилий. Следующей попыткой стало предложение (с обещанием премии) нашему бухгалтеру разобраться в этих программах, так как они строятся на основе программы «1С: Бухгалтерия». Бухгалтер с радостью схватила ноутбук, инструкции и… дело опять закончилось ничем. Через полгода в клубе произошла смена бухгалтера, и новому сотруднику поступило то же предложение, предполагающее премирование. Однако программы стояли насмерть. С тех пор они так и живут у нас на балконе.

Я, конечно, разочаровалась в современных программах CRM, но не отчаялась. Придет время, и, без сомнения, удобная, простая и корректная программа, которая не будет все время зависать, обязательно появится и для детского клуба. Есть же подобные электронные системы управления в салонах красоты и стоматологических клиниках. Будут они и у нас.

В отличие от Excel, система управления (CRM) позволяет одновременно вести клиентскую базу, осуществлять учет продаж, хранить информацию о сотрудниках, а также создавать отчеты по различным критериям. Хочешь узнать, сколько сейчас приходит в клуб двухлетних детей? Пожалуйста! А сколько занимается эстрадными танцами? Запросто! А количество детей, посещающих занятия у педагога Ивановой А. А.? Без проблем! И все эти цифры можно получить одним нажатием клавиши. Вот за такой программой будущее.

Тем не менее если вы еще не приобрели подобное ПО, то придется вести учет в формате Excel, хотя это будет отнимать немало времени и сил. Но лучше уж такой учет, чем никакого.

Учет мы начинаем с базы клиентов. Что вам нужно знать? В книге «Прибыльный детский клуб» я уже подробно рассказывала, как работать с базой клиентов. Сейчас остановлюсь на этом вопросе кратко. Без базы не обойтись. В сфере услуг база клиентов – самая важная вещь. Я даже знаю одного директора детского клуба, которая никогда и ни при каких обстоятельствах не расстается с ноутбуком, в который занесены контакты ее клиентов. Базу клиентов надо собирать сразу, как только клуб открылся. Вообще клиентская база – это контакты и другие данные ваших клиентов. Данные обо всех, кто хотя бы один раз позвонил в клуб и поинтересовался его услугами, а также тех, кто посетил пробные занятия или уже является вашим клиентом, заносятся в базу. Понятно, что если потенциальный клиент пока только интересовался занятиями, то информация о нем будет неполной, тем не менее ее тоже следует занести в базу. Среди интересующих нас сведений будут следующие: имя и фамилия ребенка, его возраст, адрес проживания, день рождения, рекламный источник, дата первого обращения в клуб. Информацию по желанию можно расширить.

Для этой работы пригодится и обычный бумажный журнал. Его может заполнять администратор, а вы будете переносить данные в компьютер. База покажет вам общее число клиентов, которые обращались в клуб. С ее помощью вы будете видеть динамику прироста или уменьшения количества новых клиентов каждый месяц. Информация из базы понадобится вам для электронных и СМС-рассылок. Анализируя данные, вы сможете узнать об увеличении числа клиентов в клубе по годам. Но такая база не дает вам информацию о том, приходит ли клиент сейчас и на какие курсы, когда он последний раз покупал абонемент и были ли у него переносы по болезни и т. д.

Для получения подобных сведений вам понадобятся другие таблицы, в которых учитывается посещение клиентами конкретных занятий.

Руководителя детского клуба должно интересовать, какой клиент и какие курсы посещает. Для чего это нужно, я напишу позже. Приведенная ниже табл. 4.6 позволит вам понять принцип анализа. У нас эта таблица также сделана в формате Excel, что облегчает подсчет данных.

Таблица 4.6.

Учет посещения клиентами различных курсов в клубе

Во-первых, работая с данными этой таблицы, вы можете подсчитать количество клиентов, которые приходят к вам всего на один курс. Объясните администраторам, что определенным клиентам надо более подробно рассказать обо всех курсах клуба.

Во-вторых, вы определите клиентов, которые посещают занятия в клубе разово. Возможно, они не знают, что у вас есть чрезвычайно интересный и однозначно выгодный плавающий абонемент.

Если плюсов в строке напротив фамилии клиента очень много, то предложите ему клубную карту, которая предполагает бесплатное посещение праздников, льготное проведение дня рождения на территории клуба или другие бонусы.

Кроме того, данная таблица поможет вам не забыть вкусы клиента, переставшего к вам приходить по каким-либо причинам. А СМС-рассылка об очередной акции в клубе напомнит ему о вас.

Получается, что учет клиентов и анализ данных позволяют улучшить отношения с клиентами, проявить к ним дополнительное внимание, а значит, и повысить лояльность к клубу. Кроме того, обслуживание в вашем клубе становится более качественным, а ваша работа – эффективной.

Почему клиенты уходят к конкурентам

Конкурентов я люблю. И я обязательно слежу за их деятельностью. Это раньше, когда у наших соперников появлялось нечто, чего не было у нас, я приходила в уныние, сейчас же я открыто радуюсь. Когда конкуренты долго «спят» и ничего не предпринимают, я тоже оказываюсь в тихом уютном болоте, которое меня постепенно затягивает. Именно успехи конкурирующих с нами развивающих центров позволяют мне встряхнуться и продолжить движение вперед. Честно скажу, я не знаю, кем бы я была сейчас, если бы не они. Поэтому я всегда говорю: «Первая свечка – за клиентов, вторая – за конкурентов». Нами многое достигнуто благодаря прежде всего конкурентам. Например, тема экоклуба была выбрана в том числе по причине необходимости отстраниться от них.

Контрольная функция руководителя детского клуба должна быть направлена не только внутрь организации, но и во внешнюю среду. Что нужно контролировать вовне? Конечно, деятельность конкурентов. Только так вы сможете получить представление о том, почему клиенты уходят к вашим соперникам.

Как уже говорилось, сегодня открытие детских образовательных учреждений – очень популярный бизнес, и рост количества детских центров будет продолжаться. В здании, в котором размещается наш клуб, работает и другой развивающий центр. Так что о конкуренции я знаю не понаслышке. Многие молодые предприниматели также без особых опасений открывают свой клуб в одном жилом комплексе или на одной улице с конкурирующим. Когда ты работаешь рядом с соперником, следует знать, какую деятельность он ведет в своем клубе.

В книге «Детский клуб: с чего начать, как преуспеть» я уже приводила схему анализа деятельности клубов-конкурентов.

Так, хотя бы поверхностно вы должны знать:

название детского клуба;

адрес;

наличие сайта и его особенности;

месторасположение (проходное, рядом с магазинами, во дворе и т. д.);

наличие внешней рекламы (световая вывеска, штендеры, световые занавеси на окнах и т. д.);

другую рекламу (флаеры, плакаты и т. д.);

занимаемую площадь и количество комнат;

муниципальный или коммерческий;

помещение находится в аренде (госаренда или коммерческая) или в собственности;

диапазон цен;

спектр предлагаемых занятий;

целевую аудиторию (премиум-класс, широкие слои населения и т. д.);

поток клиентов и за счет чего он формируется;

наличие дополнительных услуг (магазин и др.);

оформление территории клуба;

работу администратора;

«фишки» детского клуба.

Прежде всего вас должны интересовать сведения о клубах, расположенных поблизости. Откровенно говоря, настоящих конкурентов у детского клуба немного. Обычно один, максимум – два-три. И такая общая информация не даст ответа на вопрос, почему ваши клиенты уходят к конкурентам. Нужен более детальный анализ деятельности – как своей, так и конкурентов.

Кстати, как вы узнаете, что клиенты перешли на занятия в другой клуб? Надеюсь, путем личного обзвона. Так, руководителю детского клуба ежемесячно в определенный день нужно подводить итог по клиентам: кто перешел на другой курс в клубе и по каким причинам, кто продолжает ходить на занятия, кто стал посещать большее количество курсов, а кто перестал приходить в клуб. Именно тем, кто перестал посещать занятия, вы и должны позвонить: «Здравствуйте, меня зовут так-то. Я директор такого-то детского клуба. Мы очень рады тому, что вы выбрали наш развивающий центр и Петя посещал наши занятия. Все ли вам нравится в нашем клубе? Я просто обеспокоена тем, что ваш ребенок пропустил занятия». Я привела примерный набор фраз, и каждый из вас может составить свою схему разговора. По моему опыту, родители обычно говорят правду. Среди называемых причин может быть многое: смена педагога, отсутствие няни, болезнь бабушки, переезд, слишком высокая цена, низкая результативность занятий. Иногда родители сообщают, что их ребенок стал ходить в другой клуб. Услышав это, не нужно класть трубку, необходимо узнать подробности: в какой клуб, на какие занятия и т. п. Возможно, выяснится, что в вашем клубе отсутствует изо, а у конкурента есть. Или у вас простые педагоги, а у конкурирующего клуба – сотрудники, имеющие научную степень (хотя это может быть неправдой, например рекламной уловкой). Кроме того, у конкурента может быть интересная система скидок на большое количество курсов или льготы для матерей-одиночек. Зачастую внешнее наблюдение и анализ текстов на сайте не позволяют узнать обо всех «фишках» конкурентов. Информацию о многих важных мелочах вы получите из уст своих бывших клиентов.

Несколько лет назад я с сомнением смотрела на книжную полку одного знакомого бизнесмена, на которой стояли книги по конкурентной разведке. Неужели они нужны? Или тема промышленного шпионажа актуальна только для крупного бизнеса? Спустя годы я поняла, что конкурентная разведка необходима любому бизнесу, в том числе и детским клубам.

Недавно мне написала директор только что открывшегося детского клуба, которая хотела узнать количество клиентов в конкурирующем развивающем центре. Для этого дама припарковала машину перед зданием конкурентов и поставила видеорегистратор на запись. И так она делала в течение недели. Потом ей оставалось только подсчитать количество приходящих клиентов и проанализировать, в какое время был наибольший поток.

Итак, чтобы узнать подробности о деятельности конкурентов, можно использовать законные методы конкурентной разведки. Это означает, что сбор сведений осуществляется преимущественно из открытых источников. Подчеркиваю, речь идет именно о законных способах, а не о методах промышленного шпионажа (например, взлом почты и чтение переписки) и не серых схемах (когда, например, ложно представляешься сотрудником какой-нибудь фирмы и собираешь коммерческую информацию).

К законным методам можно отнести звонки по телефону, анализ информации на сайте, беседу с работодателем-конкурентом в качестве соискателя на должность, подписку на рассылку клуба-конкурента и т. д. Кстати, наблюдение за потоком клиентов – тоже законный метод конкурентной разведки.

Основным источником информации является непосредственно клуб-конкурент. Например, просматривая информацию о новых вакансиях, можно узнать о планах его развития. Новые курсы в клубе обычно добавляются с сентября. Не поленитесь в мае-июне проследить в Интернете (газетах), какие объявления дают ваши конкуренты, и подумайте, нужен ли этот новый курс и в вашем клубе. Можно попросить знакомую сходить на собеседование к конкуренту и узнать все подробности. Это не будет нарушением закона.

Часто конкуренты поступают и по-другому. Несколько лет назад в нашем клубе открылась театральная студия, причем занятия вела молодая, обаятельная и известная киноактриса. Театральная студия настолько востребована, что потоки клиентов в шесть и семь часов вечера по вторникам и четвергам сложно было не заметить. Год назад клуб-конкурент тоже открыл театральную студию. Это совершенно правильный шаг. Если у конкурентов что-то идет очень хорошо, значит, и у вас это будет востребовано при должном качестве занятий.

Не забывайте анализировать рекламные материалы конкурентов, ведь именно они предшествуют появлению нового курса в их клубе. И такой курс может появиться раньше в вашем детском клубе.

Весьма распространенный способ, которым пользуемся и мы, – свой клиент в клубе конкурента. Таким образом, я всегда в курсе жизни клуба-конкурента: ценовой политики, новых акций, проводимых праздников, качества занятий и т. д.

Мониторинг Интернета по названию клуба-конкурента, фамилии его директора или известных педагогов также может дать интересную информацию.

Остается только сказать, что все обязательно нужно записывать. Не надейтесь на память. Я бываю во многих организациях. В кабинетах директоров для продукции конкурентов отводятся целые шкафы, причем разбираются они в ней не хуже, чем в своей.

Анализ эффективности работы конкурентов позволит улучшить деятельность и поддержать конкурентоспособность вашего детского клуба. Периодически звоните в соседний клуб под видом клиента, чтобы понять, как у них налажен сервис обслуживания, что отвечает администратор и т. п.

Не забывайте, что методы конкурентной разведки должны быть не только законными, но и приемлемыми с точки зрения морали. Любой нечестный по отношению к соседу поступок может обернуться еще большим ударом против вас.

Как уже отмечалось, для понимания причин оттока клиентов к конкурентам необходимо проводить контроль деятельности внутри клуба. Надо обязательно смотреть на себя. А то, бывает, в чужом глазу соринку видим, а в своем и бревна не замечаем. Руководителю может казаться, что его клуб находится на первой позиции в районе, поскольку и оборудование, и методические разработки, и педагоги самые лучшие. Формируется высокомерное отношение к конкурентам, а зря. В этом случае руководитель перестает замечать свои ошибки в продажах абонементов, ему кажется, что клиенты все понимают и видят преимущества его клуба. Спустя какое-то время директор удивляется тому, что поток клиентов значительно снизился, а у «средненьких» конкурентов все группы заполнены. На самом деле, если вы не обращаете внимания в рекламе на качество своих услуг, не факт, что его заметят клиенты. К тому же при таком восприятии действительности можно пропустить ошибки, которые допускают администратор или педагог в собственном клубе.

Также глобальным просчетом в работе детского клуба является предоставление спектра услуг, состоящего полностью из нестандартных и новых курсов. Руководителю такого развивающего центра кажется, что если услуги оригинальны, то сразу образуется очередь из клиентов, желающих обучить детей чему-то новому. Это не так. Основной массе клиентов детских клубов нужен стандартный набор курсов: подготовка к школе, комплексное развитие для детей 1–3 лет, рисование, танцы и английский язык. Будут, конечно, и клиенты-«новаторы», но их число небольшое. Поэтому новые курсы требуют особой раскрутки. Мы, например, заметили: на то, чтобы новый курс прижился в клубе и оброс клиентами, уходит год.

Бизнес-психологи, изучающие тему оттока клиентов в конкурирующие организации, выделили его основную причину – это уверенность в своем превосходстве. Именно надменность и высокомерие губят многие крупные компании, не говоря уже о детских клубах.

Поэтому, если клиенты уходят в соседний детский клуб, не следует обвинять в этом ни клиентов, ни конкурентов. Необходимо провести большую исследовательскую работу в отношении деятельности конкурирующей организации и начать производить изменения в себе и своем детском клубе.

Глава 5

Страхи и тревоги руководителя детского клуба

Быть руководителем любой организации, в том числе и детского клуба, непросто. Управление развивающим центром накладывает на вас большой груз ответственности за персонал, детей, приходящих в клуб, законность деятельности клуба, а также потраченные деньги на его открытие. Детский клуб – довольно простой бизнес по сравнению с каким-либо производством, тем не менее объем управленческой работы здесь тоже велик. Эмоциональное напряжение, бесконечные тревоги за состояние дел в клубе, отношения с сотрудниками, страх перед гос проверками часто приводят к бессонным ночам руководителя столь безобидной организации. Эта глава посвящена способам избавления от страхов и тревог. Я откровенно расскажу о проверках, которые мы пережили сами, о том, как снизить риски увода бизнеса, а также обеспечить его безопасность.

Страхи открытия: «я не педагог» и «я не бизнесмен»

Выдающимися бизнесменами рождаются редко, говорят, это всего 1 % людей. Все остальные успешные предприниматели сделали себя сами. Примеров тому масса. Однако страх перед открытием бизнеса есть практически у каждого человека. Вместе с тем современный предприниматель благодаря Интернету имеет доступ практически к любой информации о нюансах ведения того или иного бизнеса, в том числе и организации деятельности детского клуба. Например, цель нашего сайта www.tvoy klub.ru – организационная, юридическая и методическая помощь в работе детского клуба.

Опасений при открытии детского развивающего центра много – это и малое количество денег, и нехватка времени, и отсутствие поддержки семьи. Кроме этих страхов, одними из самых распространенных являются два: «я не педагог» и «я не бизнесмен». О них мы и поговорим в этом разделе.

Конечно, начинать свой бизнес сложно, причем в большей мере с психологической точки зрения, а не с финансовой. Многие долго изучают рынок детских клубов, составляют бизнес-план, берут персональные консультации, покупают методики, но детский клуб так и не открывают. Останавливает страх неудачи. К нам в клуб часто приезжают за советом люди, которые задумываются об открытии детского развивающего центра, и, надо сказать, педагогов среди них немного. Детский клуб чаще открывают либо люди с экономическим образованием, либо просто мамы с маленькими детьми, которые увлеклись идеей раннего развития. Мам с детьми больше, и образование у них самое разное. В моей практике были даже мамы-полицейские, которые захотели открыть детский клуб и решили уволиться из полиции.

В целом всех будущих руководителей-непедагогов можно разделить на две категории. Первая – это те, кто понимают свою несостоятельность в педагогике, но их это не останавливает. Они либо подыскивают соучредителя-педагога, либо рассчитывают на свой родительский опыт. Эту группу предпринимателей я поддерживаю, поскольку суть нашего бизнеса не витиевата и доступна любому развитому человеку. Детский клуб в большинстве случаев рассчитан на дошкольников, а еще в XVII веке великий чешский педагог Ян Амос Коменский говорил, что до шести лет любого ребенка может воспитывать мать, поскольку все женщины обладают тем жизненным опытом, который надо передать ребенку. Так почему будет неуспешным детский клуб, принадлежащий женщине, у которой есть дети и которая имеет точное представление о том, что надо делать, чтобы они охотно ходили на занятия?

Вторая группа руководителей-непедагогов – это те, для которых отсутствие педагогического образования является преградой. У таких предпринимателей появляется мысль поступить хотя бы в педагогический колледж или посетить какие-то курсы, чтобы начать разбираться в проблемах этой мудреной науки – педагогики. Однако то, что вы познаете основные закономерности педагогического процесса, поймете, какие мысли Песталоцци продолжил Дистервег, или выучите дидактические принципы, не поможет вам в руководстве детским клубом. В колледже вам дадут много теории, а детский клуб – реальный бизнес. Ваша задача – руководить, вот этому и надо учиться. А правильно обучить ребенка лепке или чтению – это дело специалистов, которых вы наберете.

На мой взгляд, на данный момент не стоит зацикливаться на том, что вы не педагог.

Во-первых, сейчас существует масса периодических популярных изданий о детях и их развитии, и если вы будете иногда их читать – замечательно! Спустя какое-то время вы станете уверенно разбираться в методиках Марии Монтессори и Масару Ибуки, Сесиль Лупан и Бориса Никитина, и этого достаточно.

Во-вторых, развитие детских клубов как бизнес-структур идет полным ходом, и уже сейчас в продаже существуют готовые подробные конспекты для массы курсов. Вам остается только закупить готовые методики и раздать их педагогам. Проведу аналогию с ателье. Открывая пошивочный цех, можно пригласить на работу швейных мастеров со своими швейными машинами и в результате попасть в зависимость от настроения работников. Швея поссорилась с вами – и ушла, забрав свою швейную машинку, а у вас горит план… Закупив в цех собственное оборудование, вы приглашаете работника, который умеет шить. Заболеет он или поссорится с вами – вы не будете зависеть от этих обстоятельств, поскольку найти человека, умеющего шить, гораздо проще, чем работника, который умеет шить и у которого есть своя отличная швейная машинка. Замечу, что изучать устройство швейной машины вам даже и в голову не придет, ведь это дело мастеров. То же самое и с готовыми методиками. Методики – это «швейная машина», знать устройство которой вам не обязательно. Вы должны лишь найти педагогов-профессионалов.

В-третьих, вы всегда можете получить консультацию у людей, которые уже владеют детским клубом не один год. За определенную сумму они поделятся с вами информацией о том, как руководить педагогами и правильно построить деятельность. Мы, например, бесплатно проводим экскурсию по клубу и отвечаем на многие насущные вопросы первооткрывателей.

В-четвертых, любого руководителя детского клуба, даже педагога, время от времени охватывает чувство профессиональной несостоятельности. Наука, в том числе и педагогика, постоянно развивается, и угнаться за стремительно растущим уровнем знаний невозможно.

Думаю, что со страхом «я не педагог» мы разобрались. Второй тип опасений – «я не бизнесмен». Мне этот страх хорошо знаком, так как я педагог по образованию. У педагогов есть свои особенности: желание понять правила и действовать строго в соответствии с ними, не упасть в грязь лицом; установка на понимание первопричин и предвидение последствий и т. д. Педагогу сложно стать предпринимателем исходя из нюансов профессионального обучения и специфики профессии. Тем не менее и ему это по силам.

Людям, которые никогда не сталкивались с предпринимательской деятельностью, следует встречаться и советоваться с теми, кто уже имеет успешный бизнес. И это не обязательно должен быть детский клуб. Например, моим собеседником поначалу был знакомый, у которого своя упаковочная компания. Со временем круг моих знакомых, имеющих собственный бизнес, расширился. Я с удовольствием общаюсь и с владельцами салонов красоты, и с предпринимателями – собственниками производств. И у первых, и у вторых есть чему поучиться. Предприимчивость можно развить в себе – это точно.

В основе опасения «я не бизнесмен» лежит страх все потерять. Но давайте разберемся, что вы можете потерять. Если вы регистрируете ООО, то личным имуществом не отвечаете. Значит, есть вероятность потерять только вложенные в детский клуб финансы. Это не самые большие деньги. Тем более за эти средства вы учитесь бизнесу и узнаете схемы бизнес-процессов. Чтобы снизить риски неудачи, для получения опыта можно устроиться в детский клуб на любую должность – педагога, администратора, уборщика в конце концов! Вы узнаете жизнь детского клуба изнутри, что позволит вам успешно преодолеть чувство страха.

Кроме того, если вы окончите курсы бухгалтерского учета для руководителей, то будете лучше разбираться в бухгалтерских документах и понимать движение денежных средств у себя в клубе.

Первый детский клуб я тоже открывала с партнером. Моя функция как соучредителя была чисто педагогической – я должна была разрабатывать методики для клуба, следить за деятельностью педагогов, готовить праздники. Мне этого было достаточно. Остального я просто не понимала. Словосочетания «платежные поручения», «чековая книжка», «авансовый отчет» не значили для меня ровным счетом ничего. Соучредитель советовалась со мной о снятии денег со счета по чековой книжке, но, хотите верьте, хотите нет, я и понятия не имела, что это такое. Я лишь кивала головой, выражая согласие. Шли месяцы совместной работы, и отношения с партнером начали портиться. Я осознавала, что с нашими общими деньгами происходит что-то не то, но контролировать финансовый процесс была не в состоянии. Закупив бухгалтерские учебники, я читала их ночами. Результата не было. Тогда я решила пройти курсы бухучета, чтобы на равных принимать участие в планировании расходов заработанных денег и контролировать затраты. Найдя в Интернете курсы бухгалтерского учета для руководителей предприятий, проводившиеся в удобное вечернее время и недалеко от моего дома, я с радостью записалась на них, заплатила деньги и два месяца, взяв блокнот и ручку, исправно посещала занятия. С лектором мне очень повезло. Скучные бухгалтерские знания преподносились в таком виде, что мы слушали, затаив дыхание. Надо сказать, что в группе было около 20 человек и только пять из них (в том числе и я) только что открыли бизнес или собирались его открыть.

Остальные имели бизнес уже несколько лет. Как-то я спросила соседку по парте Галину, бизнесвумен с 10-летним стажем, о том, зачем она записалась на эти курсы. Галина объяснила мне, что она уже не первый раз их посещает и постоянно открывает для себя новые нюансы, которые приносят пользу ее бизнесу. Курсы я окончила с глубокой уверенностью в собственных силах. Ничего чересчур сложного в платежных поручениях не оказалось. И в чековой книжке тоже. Теперь меня удивляло, что раньше я этого не понимала. Различные бухгалтерские счета, их особенности, авансовые отчеты, счета-фактуры и товарные накладные стали моими друзьями. С такими знаниями я уже могла задавать вопросы соучредителю и нашему наемному бухгалтеру. Именно эти курсы помогли мне разобраться со всеми денежными операциями в нашей фирме, произвести смену бухгалтера, а потом и расстаться с первым соучредителем. Без этих курсов меня бы еще долго водили за нос.

Это были не единственные курсы, которые я прошла, но с них все началось. Затем последовали курсы по правильной организации дел в клубе (на которых изучались такие темы, как пожарная безопасность, увольнение сотрудников, налоговое законодательство и т. д.) и различные бизнес-тренинги. Я даже брала платные индивидуальные консультации у гуру российского бизнеса и ни разу не пожалела, что отдала немалые деньги за час беседы. С каждым подобным семинаром я становлюсь более профессиональной и уверенной в собственных силах. Надо только сделать первый шаг в этом направлении. Психологи говорят, что именно знания побеждают страх и формируют уверенность в себе.

Вот несколько советов, которые помогут преодолеть в себе страх «я не бизнесмен».

Обязательно советуйтесь с людьми, которые разбираются в тематике детского клуба. Посещайте различные форумы, посвященные организации деятельности детских образовательных учреждений, задавайте не стесняясь вопросы, анализируйте полученную информацию.

Самостоятельно напишите бизнес-план. Бесплатные рекомендации вы найдете в юридическом разделе и каталоге бесплатной продукции на нашем сайте www.tvoyklub.ru. Тщательный анализ ситуации и подробное планирование помогут вам преодолеть чувство страха.

Постарайтесь окружить себя позитивными людьми, которые верят в ваш успех. Я обратила внимание, что рядом с руководителями детских клубов, у которых дело не пошло, всегда находились родственники, которые буквально каждый день говорили, что бизнес прогорит и что затея с его организацией была неудачной. Если близкие не верят в вас, запретите им говорить об этом вслух!

Обязательно составьте пошаговый план действий. Например, сначала регистрируете ООО, затем ищете помещение и набираете педагогов, потом определяетесь с методической базой клуба, заказываете мебель и т. д. Шаги могут быть как крупными, так мелкими. Чем детальнее все спланировано, тем лучше.

Мечтайте о том, как вы будете руководителем самого лучшего детского клуба в районе. Представляйте большое количество детей в клубе, улыбки благодарных родителей и радостных педагогов. Всегда приятно иметь поддержку деловых партнеров, супруга или наставника. В таком случае ты знаешь, что тебе есть с кем поговорить. Решение все равно принимается обычно самостоятельно, но обсудить это с кем-то надо. Если у вас возникли какие-то сомнения, то смело пишите на электронную почту ecoklub@mail.ru. Ваше обращение не останется без внимания. Юридические вопросы я могу переадресовать нашему юристу. Ответы мы обычно даем в течение двух суток.

Помните, что успех – это не просто счастливый поворот судьбы, а результат кропотливой и целенаправленной работы. Посмотрите, сколько успешных детских клубов есть у нас в стране! Значит, обязательно получится и у вас!

Замечу, что предпринимателей, которые ничего не боятся, не бывает. У всех есть свои страхи и опасения. Однако очень важно, как ты ими пользуешься. Моя любимая пословица «Глаза боятся, а руки делают». Страх – это сильный мотиватор, который помогает добиваться успехов не только в бизнесе, но и в жизни.

детский клуб и Закон о защите прав потребителей

Слышал звон, да не знаешь, где он, – это как раз про Закон «О защите прав потребителей». Абсолютно все слышали про него, но мало кто им пользуется. Тем не менее руководителю детского клуба обязательно нужно разобраться с содержанием этого нормативного акта и понять, как деятельность развивающего центра будет с ним соотноситься.

Следует помнить, что отношения между клиентом и детским клубом регулируются Гражданским кодексом РФ. Качество же предоставляемых услуг должно отвечать требованиям Закона РФ «О защите прав потребителей» от 7 февраля 1992 года № 2300-1.

Остановимся подробнее на правовых нормах Закона «О защите прав потребителей». Ведь клиент, не удовлетворенный услугами, которые оказывает ваш клуб, может ссылаться именно на этот правовой акт, требуя возврата денег за занятия или компенсации.

Для начала необходимо рассмотреть понятия, которые используются в Законе и напрямую касаются работы таких организаций, как детский клуб.

Потребитель – гражданин, имеющий намерение заказать или приобрести либо заказывающий или использующий услуги исключительно для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности. Потребителями являются наши клиенты.

Исполнитель – организация независимо от ее организационно-правовой формы, а также индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги потребителям по возмездному договору. В детском клубе под договором возмездных услуг мы будем понимать договор оказания развивающих услуг.

Недостаток услуги – несоответствие услуги или обязательным требованиям, предусмотренным законом, или условиям договора, или целям, для которых услуга такого рода обычно используется, или целям, о которых исполнитель был поставлен в известность потребителем при заключении договора.

Безопасность услуги – безопасность услуги для жизни, здоровья, имущества потребителя и окружающей среды при обычных условиях, а также безопасность процесса оказания услуги.

Теперь можно перейти к тому, какие права и обязанности имеют наши клиенты, то есть потребители, и детские клубы, а именно исполнители, по Закону «О защите прав потребителей».

Потребитель (то есть клиент детского клуба) имеет право на получение услуги, качество которой соответствует договору. Для детского клуба этот пункт означает следующее: если вы указали в договоре или рекламе, что ребенок обязательно начнет считать до 20 в течение 10 дней, но он так и не научился этому в силу разных обстоятельств, то налицо оказание услуги, не соответствующей условиям договора. Поэтому нужно очень внимательно относиться к словам в рекламе и тем более к формулировкам договора. Давайте гарантию только на то, что действительно можете гарантировать.

Потребитель имеет право на то, чтобы процесс оказания услуги при обычных условиях был безопасен для его жизни, здоровья, окружающей среды, а также не причинял вред его имуществу. Требования, которые должны обеспечивать безопасность услуги для жизни и здоровья потребителя, окружающей среды, а также предотвращение причинения вреда имуществу потребителя, являются обязательными и устанавливаются Законом (ст. 7 Закона). В данном случае речь идет о том, что сами услуги (развивающие занятия в клубе) не должны причинить вред психическому и физическому здоровью ребенка. Нужно также понимать, что условия, в которых происходит процесс оказания услуги (то есть помещение клуба), должны соответствовать законодательству, например санитарным и противопожарным нормам.

Потребитель имеет право на информацию об исполнителе и предоставляемых им услугах (ст. 8 Закона). Потребитель вправе потребовать предоставления необходимой и достоверной информации об исполнителе, режиме его работы и реализуемых им услугах. Данная информация в наглядной и доступной форме доводится до сведения потребителей при заключении договоров об оказании услуг способами, принятыми в отдельных сферах обслуживания потребителей, на русском языке, а дополнительно, по усмотрению исполнителя – на государственных языках субъектов Российской Федерации и родных языках народов Российской Федерации.

Какая же информация и в каком виде должна быть доведена до сведения потребителей? Детский клуб обязан довести до сведения клиента фирменное наименование (название) своей организации, место ее нахождения (адрес) и режим работы. Данная информация должна быть размещена на вывеске детского клуба (ст. 9 Закона).

В «Уголке потребителя» на территории детского клуба должна быть размещена следующая информация, которую вам необходимо довести до сведения потребителя (также она может быть представлена в виде ксерокопий документов, заверенных детским клубом):

свидетельства о государственной регистрации (ОРГН или ОГРНИП, дата регистрации и наименование регистрирующего органа);

лицензии и/или свидетельства о государственной аккредитации, если вид деятельности подлежит лицензированию и/или исполнитель имеет государственную аккредитацию;

информация об услугах и их стоимости (прайс-лист, цены в котором указываются в рублях);

информация о правилах оказания услуг, которая может включать порядок оплаты, пересчета пропущенных занятий и т. д. (очень удобно разместить всю эту информацию на стенде в виде договора оферты с условием, что, осуществляя оплату, клиент тем самым подтверждает, что принимает условия договора в полном объеме);

правила эффективного и безопасного оказания услуг, в том числе правила приема детей на занятия и присутствия/отсутствия родителей, правила посещения детей с признаками ОРЗ, ОРВИ, правила безопасного поведения детей на занятиях и т. д. Данная информация также может содержаться в договоре оферты;

режим работы клуба и расписание занятий.

Стенд «Уголок потребителя» может иметь другое наименование, например «Информация», обязательных требований к его оформлению не существует.

Потребитель, то есть клиент, вправе отказаться от исполнения договора оказания услуг в любое время при условии оплаты исполнителю фактически понесенных им расходов, связанных с исполнением обязательств по данному договору.

Законом «О защите прав потребителей» оговорена ответственность, которую несут организации, предоставляющие услуги потребителям. Так, ваш детский клуб будет нести:

ответственность исполнителя за ненадлежащую информацию об услуге: клиент вправе потребовать возврата уплаченной суммы, если ему при заключении договора не представлена вышеуказанная информация об услуге (ст. 12);

ответственность исполнителя за оказание услуг с нарушением договора: потребитель вправе потребовать возмещения убытков (то есть уплаченной суммы) и отказаться от исполнения договора об оказании услуги либо потребовать уменьшения цены, если им обнаружены существенные недостатки оказанной услуги или иные существенные отступления от условий договора. Например, детским клубом было заявлено, что подготовку к школе ведет кандидат педагогических наук, а фактически у вас преподает педагог, окончивший колледж (ст. 29);

ответственность за вред, причиненный жизни, здоровью или имуществу потребителя в связи с использованием материалов, оборудования, инструментов и иных средств, необходимых для оказания услуг, независимо от того, позволял уровень научных и технических знаний выявить их особые свойства или нет. Например, на занятии вы использовали высокотоксичные игрушки и дети получили отравление. Независимо от того, знали вы о том, что игрушки вредны, или нет, вы несете ответственность по закону (п. 4 ст. 14);

административную, уголовную или гражданско-правовую ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение прав потребителей, установленных законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (ст. 43).

Законом «О защите прав потребителей» предусмотрена компенсация морального вреда за нарушения прав потребителей.

Таким образом, разумное исполнение правил, содержащихся в данном Законе, позволит вам оказывать услуги высокого качества и не бояться ответственности за нарушение прав потребителей.

ответственность детского клуба за здоровье детей

Руководителя детского клуба всегда волнует вопрос: а какую ответственность несет его компания, если с ребенком что-то произойдет на территории клуба? Ведь всякое может быть… Что, если ребенок в клубе подрался с другим, поранился или сломал руку?

Есть ситуации, которые предотвратить невозможно. Помню историю, произошедшую на моих глазах. Восемь часов вечера. Закончилось занятие по шахматам, открылась дверь комнаты, и дети веселой гурьбой выбежали в холл. Впереди всех скакал семилетний Миша, который почему-то споткнулся на ровном месте и носом упал на крепкий сосновый стол. Клуб замер. В тот же момент открылась входная дверь, в клуб вошли Мишины родители, а плачущий Миша поднял лицо, которое было залито кровью. Бинты для носа, перекись водорода, холодная вода – все мгновенно закрутилось и завертелось. Пол от стола до раковины в туалете был покрыт крупными каплями крови. Сострадание, жалость к ребенку и беспокойство сковали мое сердце. Обошлось, к счастью, без перелома. Надо сказать, что родители дружно участвовали в обработке Мишиного лица и успокаивали нас, объясняя, что для Миши это типичная ситуация, поскольку он с самого рождения такой «травмоноситель».

Я привела пример ситуации, которая запросто может произойти в любом детском клубе. Хорошо, что в нашей истории обошлось без громких криков родителей, требований возмещения ущерба и судебных исков. Но ведь случаи бывают разные. В детский клуб приходят как малыши в сопровождении родителей, так и детки постарше, которые остаются под присмотром педагогов клуба.

Если травма произошла на занятии, то кто понесет наказание? Прежде всего детский клуб. Виноват вроде бы педагог, ведь это по его недосмотру произошло неприятное происшествие, но согласно ст. 1068 Гражданского кодекса РФ вред, причиненный работником при исполнении трудовых обязанностей, возмещает работодатель. Поэтому в данном случае именно детский клуб будет возмещать родителям ребенка расходы на лечение, а также моральный вред.

А педагога может ожидать следующее.

1. За ненадлежащее исполнение своих обязанностей педагог может быть привлечен к дисциплинарной ответственности (вплоть до увольнения, это зависит от степени тяжести травмы) в порядке, установленном ст. 192 и 193 Трудового кодекса РФ. Такого понятия, как «не реагировал на запрет педагога», действующее законодательство не содержит, поэтому на ситуацию этот нюанс никак не влияет.

2. Детский клуб, заплатив родителям ребенка материальную компенсацию и моральный вред, вправе взыскать суммы понесенных им расходов в порядке регресса с виновного работника (педагога) (в соответствии со ст. 1081 ГК РФ).

3. Возможно одновременное применение мер, указанных в п. 1 и 2.

Кроме того, в случае причинения тяжкого вреда здоровью ребенка (это должно быть подтверждено результатами судебно-медицинской экспертизы) работник (педагог) может быть привлечен к уголовной ответственности по ч. 2 ст. 118 Уголовного кодекса РФ (причинение тяжкого вреда здоровью по неосторожности вследствие ненадлежащего исполнения лицом своих профессиональных обязанностей).

Иногда причиной травмы становится случайность. Если администрация детского клуба докажет, что факта

недосмотра не было, то иск будет отклонен (п. 3 ст. 1073 ГК РФ). Например, ребенок спускался по лестнице и подвернул ногу. Если лестница была в технически исправном состоянии, то винить в этом несчастном случае некого.

Таким образом, вне зависимости от присутствия родителя на занятии ответственность за здоровье ребенка несет детский клуб.

Руководителю детского клуба обязательно нужно выделить в своем плотном графике время и обойти территорию с целью анализа окружающего пространства на предмет безопасности детей. Острые углы, выступающие части мебели, розетки и т. д. – все должно быть закрыто или недоступно.

Следует разработать инструкцию по обеспечению безопасности детей на территории детского клуба. В нашем клубе такая инструкция есть и с ней под роспись ознакомлены все работники. В данном документе оговариваются самые разные моменты: работа с ножницами на занятии и крепление шкафов к стене в помещении, заглушки на розетках и открывание окон в перерывах между занятиями. Инструкция обязательно должна быть актуальной и адаптированной именно к вашему клубу. Лучше, если положения данного документа будут обсуждаться на собраниях коллектива раз в полгода. Не стоит ограничиваться сбором подписей сотрудников под инструкцией при приеме на работу.

Ответственное отношение руководителя к профилактике травм на территории центра снизит вероятность неприятных случаев и «страшных историй».

Государственные проверки детского клуба

Слово «проверка» вызывает стресс у руководителя любой организации независимо от ее масштаба. Распространено убеждение, что малые предприятия, которым еще не исполнилось трех лет, никто проверять не придет. Это верно и неверно одновременно. Плановых проверок действительно быть не должно (в соответствии с Федеральным законом от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ в редакции от 28 декабря 2013 года «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»), а вот внеплановых – сколько угодно. Причинами внеплановых проверок могут быть как внутренние происшествия в клубе (жалоба сотрудников, несчастный случай и т. д.), так и внешние, которые с клубом никак не связаны.

Вот что говорит на этот счет Закон № 294-ФЗ, а именно п. 2 ч. 2 ст. 10: «Основанием для проведения внеплановой проверки является…

2) поступление в органы государственного контроля (надзора), органы муниципального контроля обращений и заявлений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, юридических лиц, информации от органов государственной власти, органов местного самоуправления, из средств массовой информации о следующих фактах:

а) возникновение угрозы причинения вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружа ющей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Феде рации, безопасности государства, а также угрозы чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;

б) причинение вреда жизни, здоровью граждан, вреда животным, растениям, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов Российской Федерации, безопасности государства, а также возникновение чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера;

в) нарушение прав потребителей (в случае обращения граждан, права которых нарушены)». Так, в каком-либо детском клубе или дошкольном учреждении может произойти неприятное происшествие, которое повлечет внеплановые проверки во всех организациях, работающих с детьми. Мне известны случаи, когда детские клубы проверяли буквально спустя два месяца после открытия. Обычно проверки осуществляют трудовые инспекции и Госпожнадзор. Поводом чаще всего служат жалобы сотрудников. К сожалению, внеплановая проверка никогда не бывает проверкой одной инстанции. Например, администратор детского клуба пожаловался в Государственную инспекцию по труду (ГИТ) на не вовремя выплаченную зарплату, и вот, пожалуйста, в течение недели к вам приходит с проверкой трудовой инспектор, который обязан не только сам проверить вашу организацию, но и сообщить о факте жалобы в прокуратуру, Госпожнадзор, налоговую инспекцию, ФСС и другие организации. И все эти замечательные учреждения в ближайшее время тоже будут у вас в гостях, потому что это их святая обязанность.

Проверки все же необходимы, бежать от них не стоит. Детский клуб обычно остается жить, а руководитель закаляется как сталь в огне и дальше уже ничего не боится.

Не избежал участи проверки и наш детский клуб. В октябре 2013 года у нас была проведена выездная проверка трудовой инспекции. Вообще проверки трудовой инспекции бывают документарными и выездными. Как вы догадались, выездная гораздо хуже. Как и когда маленький детский клуб попал в один список с предприятиями-монстрами, которые обычно проверяет ГИТ, узнать нам, видимо, не суждено.

Откуда нам стало известно о проверке? Когда мне задают этот вопрос, я отвечаю, что данная ситуация сравнима с похоронами – не успели тело усопшего довезти до морга, как родственников уже побеспокоили десятки ритуальных агентств. Так и с нами. В январе 2013 года сразу после праздников раздался звонок из фирмы, занимающейся аттестацией рабочих мест, с предложением провести аттестацию в связи с предстоящей проверкой.

Моей реакцией стало: «Не может быть! Какая проверка? ГИТ? Почему? Зачем?» Несмотря на то, что я читала о подобных проверках и о том, что они участились в последнее время, и даже писала об этом в первой книге, услышанному я не поверила. Я попросила, чтобы мне больше не звонили с подобными вопросами, так как аттестация у нас есть. На том конце телефонной трубки вздохнули и промолчали. Спустя несколько дней опять раздался звонок от той же фирмы. Мне было сказано, что нам следует поторопиться, поскольку проверку перенесли с октября на февраль и аттестации у нас все же нет. Я опять отмахнулась, но забеспокоилась. Неужели? Я дала задание помощнице изучить список проверок ГИТ, который размещен на сайте этой организации и состоит примерно из 700 «приговоренных» в 2013 году. Помощница нас в списке не нашла. Я выдохнула, но беспокойство не прошло. Ночью я решила сама просмотреть таблицу. Прокручивая страницу за страницей, я не находила знакомого названия. Глаза слипались, и я уже хотела выключить ноутбук, как вдруг мозг мгновенно проснулся и сон как рукой сняло на ближайшие десять месяцев – № 624 был наш.

Я всматривалась в монитор. В этот момент действительно холодеют руки и ноги, а мысли идут в одном направлении: «Как же так! За что? Что мы такого сделали? Почему именно мы?» Я сразу, среди ночи, позвонила соучредителю, чтобы разделить горе пополам. Проверка все же будет. Что делать?

С февраля посыпались звонки и письма от организаций, желающих помочь. Интересно, что часть обращений была вежливой и искренней, а часть начиналась с угроз, с уведомления меня как директора, с упоминания статей Уголовного кодекса и пр. Я не выбросила эти письма. Пусть лежат, вдруг еще пригодятся. Конечно, мы озаботились подготовкой к проверке: провели, как положено, аттестацию рабочих мест, дополнительно наняли для аудита кадровика, обратились за консультацией к юристу.

Благодаря тому, что нас проверяли в первый раз и существенных нарушений не было выявлено, к нам отнеслись снисходительно и штрафы составили: для меня, как должностного лица, – 1800 рублей, для юрлица – 30 800 рублей. Мы отделались малой кровью.

Пройдя государственную проверку по охране труда, могу точно сказать, что подобных мероприятий бояться не надо, если до этого вы работали честно, ответственно и старательно. Конечно, нужно знать общие правила поведения руководителя при таких проверках, чтобы не «напороть лишнего».

Давайте рассмотрим эти правила. Необходимо знать, что закон выделяет документарные и выездные проверки, которые могут быть плановыми и внеплановыми. При этом плановые проверки проводятся не чаще чем один раз в три года в соответствии с планом органа контроля. Это означает, что если вы недавно зарегистрировали свой детский клуб как юрлицо или ИП, то плановых проверок в ближайшие три года не будет.

О проведении плановой проверки детский клуб будет проинформирован или заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, либо по факсу, либо по электронной почте. Нам ГИТ прислала уведомление на электронную почту ровно за неделю до начала проверки, и инспектор лично позвонила в клуб.

Конечно, принимая таких «гостей», нужно быть максимально сконцентрированным и вежливым, демонстрируя готовность представить всю необходимую информацию. При этом очень важно не выдать лишних сведений. Не следует отвечать на вопросы, если вы не владеете предметом разговора в полной мере. В таких случаях лучше говорить фразы: «Не помню точно», «Сомневаюсь», «Надо посмотреть». Иначе вы вызовете подозрения и проверяющие начнут поиск нарушений. В то же время старайтесь отвечать конкретно и по существу.

Любой сотрудник проверяющего государственного органа, пришедший к вам с проверкой, обязан иметь при себе документ, дающий ему соответствующее право. В нашем случае трудовой инспектор предъявил удостоверение и распоряжение о проверке, а также приказ руководителя ГИТ о назначении выездной проверки.

Документ о проведении проверки и данные самих проверяющих обязательно нужно зарегистрировать в журнале учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля.

Журнал проверок юридических лиц должен быть пронумерован, прошит и опечатан. Кроме того, необходимо заполнить первую страницу. После проведения проверки в журнал заносится краткая информация обо всех обнаруженных нарушениях. Этот журнал нужен не только для плановых, но и для внеплановых проверок, то есть клуб обязан его иметь с самого начала работы.

Выездная проверка будет проводиться на территории детского клуба. Вам нужно найти место для работы проверяющих. В нашем клубе нет свободных комнат, обычно в каждом помещении идут занятия. Нет у нас и кабинета руководства. Поэтому мы всех встречаем в холле, где находятся и клиенты.

Трудовая инспекция приходила к нам в составе двух человек: начальника отдела и инспектора. Они проработали шесть часов, расположившись в холле на диване. Наш холл был обложен бумагами, клиенты недоумевали, но ни о чем не спрашивали. Я сразу вызвала двух администраторов – один находился на телефоне и с клиентами, а второй помогал нам сшивать ксерокопии бумаг.

Что смотрели проверяющие? Все. Личное дело гендиректора со всеми инструкциями, паспорт, графики отпусков, личные дела уволенных, локальные акты, бумаги по декретным отпускам, заявления о совмещении должностей, приказы по основной деятельности и кадрам, ученические договоры, документы по лицам с семейными обязанностями, наличие в штате пенсионеров, аттестацию рабочих мест и все, что связано с ней, журналы учета и т. д.

Ваша задача при проверке – представить все запрашиваемые документы.

Изъятие имущества не допускается без составления протокола об изъятии и описи изымаемого. Важно, подписывая такой протокол, убедиться в точности описи.

Вы должны потребовать от проверяющих составления по итогам проверки соответствующего документа (акта, протокола осмотра, постановления, предписания).

Подписывая документы, оформляемые по итогам проверки, прочитайте их внимательно и не торопясь. В противном случае руководитель может поставить свою подпись под тем, чего ни он, ни его организация не совершали.

Результаты проверки всегда можно оспорить, но при этом важно не пропустить установленных законом сроков. Мы оспаривать результаты проверки ГИТ не стали, так как я была согласна с выявленными нарушениями.

На мой взгляд, любая проверка – это мощный стимул привести документы детского клуба в порядок, и это, несомненно, благоприятная ситуация, позволяющая организации стать сильнее.

Увод бизнеса

К сожалению, попытки увести детский клуб как бизнес не редки. У меня есть несколько знакомых директоров детских клубов, у которых администраторы забрали базу клиентов, открыв свой клуб в соседнем доме. Истории обычно уводом не заканчиваются. Почему-то бывшие

работники пытаются черной монетой отплатить своему бывшему работодателю: вывешивают объявления с порочащей информацией на дверях старого клуба, обзванивают клиентов, сообщая им ложные сведения, распускают слухи о закрытии центра.

Детский клуб является одним из тех бизнесов, которые действительно легко увести, поскольку на его открытие требуется не так много средств, для детского развивающего центра не нужно дорогостоящее оборудование и он может работать без лицензии.

Ниже приведены реальные истории увода бизнеса у руководителей детских клубов.

В небольшом подмосковном городке открылся детский клуб. Деньги были вложены немалые и в оборудование, и в методики, и в рекламу. Клиенты с утра стекались к развивающему центру, и поток не прекращался в течение дня. Руководитель сначала сама работала в должности администратора, но потом, когда прибыль стала увеличиваться, решила нанять администратора, которому постепенно и передала многие организационные функции. Клуб работал стабильно до июля, далее было принято решение уйти на каникулы до сентября. Каково же было удивление руководителя, когда она в конце августа увидела на соседнем доме огромную яркую вывеску нового детского клуба с похожим названием, а зайдя туда, познакомилась и с владельцем – своим бывшим администратором, которая даже не удосужилась предупредить хозяйку об увольнении. Разгорелись страсти. Многие клиенты перешли в новый клуб, ведь там был знакомый любимый администратор и часть привычных педагогов. Конкурентная борьба пошла не на жизнь, а на смерть. Новый клуб все время пытался испортить жизнь старому: распускались слухи о закрытии, о плохих методиках, о недостаточной санитарной безопасности помещения. Но старый клуб держался изо всех сил: так же давал рекламу, проводил праздники и дарил клиентам подарки. Прошло полгода. Старый клуб расправил крылья после удара и работает до сих пор, а молодой постепенно зачах и закрылся. Справедливость восторжествовала. Надо сказать, что бывший администратор воспринимала этот бизнес как легкий и доступный, поэтому, видимо, считала, что руководителем быть очень просто, а прибыль поступает сама собой. Кстати, клиенты, перешедшие в новый клуб, постепенно практически в полном составе вернулись в прежний центр.

Эту историю я узнала от владельца старого клуба и следила за тем, как развивались события. Вторая ситуация абсолютно нестандартная. Она буквально происходила на моих глазах. Рядом с нашим клубом в соседнем доме на 340 м^2 успешно функционировали «Танцы». Помещение было большое, танцевальные залы – отличными, а педагоги – профессиональными. Жители нашего района очень любили этот клуб, и группы стабильно были полными. Хозяйка «Танцев» захотела расшириться, и для этого она арендовала в шаговой доступности отдельное помещение на полторы тысячи квадратов. Клуб за свой счет сделал там ремонт. В данном помещении уже были не только танцы, но и чрезвычайно востребованные спортивные занятия. Надо ли говорить, что это золотое дно! Дела шли настолько хорошо, что первым не выдержал арендодатель. Он не продлил аренду по истечении 11 месяцев. То есть хозяйка «Танцев» заключила стандартный договор аренды помещения на 11 месяцев, надеясь, как обычно, на его продление. Арендодатель же решил сам заняться предоставлением спортивных услуг, видя, что это весьма прибыльное дело. Тренеры поменялись, но народ ходить не перестал. Ведь многим все равно, как называется спортивный клуб и кто его владелец, главное, что близко к дому, не очень дорого и профессионально. Таким образом, «Танцы» остались за бортом.

Вот две реальные истории увода бизнеса. Прежде всего вы должны понять, кто может увести ваш детский клуб. Арендодатель – раз. Сотрудники – два. Соучредитель – три. Из сотрудников наибольшую опасность представляют администраторы и управляющие. Почему не педагоги? Потому что они в основном заняты подготовкой и проведением занятий и мало вникают в организационные моменты деятельности фирмы. Открытие бизнеса предполагает знание организационных нюансов. А это как раз находится в компетенции администраторов. Им известно, как составляется расписание, какая компания обслуживает пожарную сигнализацию, где покупаются расходники, по какой цене заказывается вода. Еще большим объемом информации владеет управляющий детским клубом.

Педагог тоже может уйти из детского клуба и увести клиентов, но это не станет столь масштабной проблемой.

Обидно, конечно, что клиенты стали заниматься индивидуально на дому у бывшего преподавателя. Однако подобная ситуация не является катастрофой для детского клуба, поскольку остальной персонал на месте и основная масса клиентов продолжает ходить.

Самый плохой вариант, когда клуб покидает целая команда сотрудников, пытаясь открыть свой центр неподалеку. Практика, кстати, показывает, что обычно такие вновь образованные клубы не выживают, хотя бывают и исключения.

Теперь рассмотрим факторы, способствующие уводу бизнеса.

1. Бесконтрольность детского клуба. Понятно, что вы в нем бываете, наблюдаете за картиной жизнедеятельности, подписываете платежки, выдаете сотрудникам зарплату, но жизнь развивающего центра спокойно и размеренно течет без вас. Казалось бы, это замечательно, значит, полномочия делегированы правильно, ведь владелец не должен пахать в клубе с утра до вечера. Все верно, но руководитель потерял контроль над сотрудниками и атмосферой в коллективе, он выпал из тесных клубных взаимоотношений и стал попросту не нужен.

2. Детский клуб – несложный бизнес. Отсутствие лицензии облегчает задачу по его открытию. Чем больше препятствий для открытия бизнеса, тем труднее его увести.

3. Небольшой коллектив детского клуба предполагает тесные отношения между сотрудниками. Пока вы находитесь дома, они в обеденный перерыв вместе пьют чай, обсуждают личную и клубную жизнь. Такие совместные посиделки запросто могут привести к действиям против интересов детского клуба.

4. Отсутствие карьерного роста. Если на позиции педагога, администратора или управляющего работает амбициозный сотрудник, то вполне возможно, что спустя какое-то время эта должность перестанет его удовлетворять. Открытие детского клуба он будет считать следующим шагом в рамках собственного развития. Кстати, часто люди не пытаются скрыть подобных намерений и в доверительном разговоре на собеседовании или во время испытательного срока могут проговориться.

5. Отсутствие в клубе системы лояльности для клиентов и их сильная привязанность к педагогу. Ценность вашего детского клуба в таком случае определяется ценностью услуг конкретного преподавателя. Если он уйдет из центра – вместе с ним уйдут клиенты, потому что их ничего не связывает с детским клубом, кроме конкретного педагога.

В 2005 году я водила свою годовалую дочь в один из детских клубов трижды в неделю. Каждый раз, идя на занятие, я не знала, какой педагог будет сегодня его вести – Валя, Лена, Света или кто-то еще. В клубе была и есть (он работает до сих пор) очень необычная, но, наверное, правильная система работы педагогов – в расписании за ними не закрепляются определенные часы и группы. Какая была схема распределения занятий между педагогами – я не знаю. Мне как клиенту это не очень нравилось, потому что из всего педколлектива симпатичными и профессиональными были, на мой взгляд, только две девушки, а остальные педагоги вели свои курсы серо и неинтересно. Я сразу расстраивалась, если, заходя в рабочую комнату с малышкой, не видела Лену или Валю. Тем не менее на занятие мы шли и продолжали стабильно посещать клуб. И не смена педагогов стала причиной нашего ухода из этого центра.

В собственном клубе я решила избежать такой чехарды, помня, что клиентам не все педагоги нравятся. Однако нужно сказать, что постоянные педагоги, за которыми закреплены группы, мне как руководителю создают массу сложностей. Любая замена педагога (увольнение, декретный отпуск, семейные обстоятельства) воспринимается клиентами как катастрофа, хотя новый преподаватель иногда оказывается не хуже, а лучше предыдущего!

Следует отметить, что описанная выше схема распределения рабочего времени педагогов однозначно является мерой против увода бизнеса.

Какие еще шаги надо предпринять, чтобы снизить вероятность клонирования вашего клуба вашими же сотрудниками?

Во-первых, следует держать руку на пульсе, быть в курсе всех ключевых событий в жизни детского клуба. Непрерывный контроль над процессами, происходящими в компании, поможет либо вовремя обнаружить попытки увода, либо их предотвратить.

Во-вторых, необходимо повысить ценность детского клуба для клиентов и сотрудников. Вы должны знать потребности клиентов и периодически делать интересные предложения исходя из их личностных предпочтений. Лояльность к клубу повысит направление спецпредложений по электронной почте или СМС-рассылка. Чтобы узнать о потребностях клиента, сложные компьютерные программы не нужны, подойдет все та же таблица в формате Excel, о которой мы говорили ранее. На основании анализа данных о посещении курсов каждым клиентом вы можете делать небольшие скидки для конкретных посетителей. Не все время, конечно. Например, вы открываете в клубе новый курс «Крафт-студия». Просмотрите данные по клиентам и составьте список тех детей, которые посещали рисование, арт-студию, изолепку. Иными словами, получится список детей, которые ходят на творческие занятия. Отправьте родителям этих детей СМС о новом курсе, сообщив, что покупка первого абонемента будет стоить для них не 4000 рублей, а все го 3000. Группы нового курса наполнятся быстрее, и старые клиенты будут довольны проявленным к ним вниманием.

Клиенты должны стать особой ценностью для руководителя детского клуба, и ему необходимо заботиться о совершенствовании программы лояльности.

Именно программа лояльности наряду с высоким качеством предоставления услуг способна защитить вас от утечки клиентов вместе с уходом педагога. Если на смену покинувшему вас специалисту придет мастер своего дела, а отношение останется прежним, то зачем клиенту уходить в другой клуб, где уровень комфорта может быть ниже?

В-третьих, надо быть очень внимательным к отношениям внутри коллектива. Подумайте, кто из ваших сотрудников может увести бизнес. Понизьте полномочия этого человека, ограничьте доступ к информации и постарайтесь предотвратить его свободное общение с сотрудниками.

В-четвертых, серьезно отнеситесь к вопросу хранения документов. Они не должны находиться в свободном доступе. В частности, не следует хранить методические разработки клуба в компьютере администратора. При открытом хранении договоров с поставщиками и обслуживающими организациями эти документы могут быть легко отксерокопированы.

В-пятых, не следует передавать в руки одного человека слишком много функций. Очень часто администратор становится вашей правой рукой – он делает закупки, ведет базу клиентов, выдает зарплату сотрудникам и координирует деятельность педагогов. Если администратор так много умеет, то почему же ему не открыть свой клуб!

В-шестых, постарайтесь создать такие условия для своих сотрудников, чтобы у них была серьезная личная заинтересованность в работе вашего детского клуба. Сделать это можно только с учетом личностных особенностей подчиненных. Также клуб должен все время развиваться, чтобы каждый сотрудник понимал: компания, в которой он работает, – это источник его дохода. Клиенты

приходят в этот клуб именно потому, что руководитель все время занимается его продвижением. Кроме того, руководитель создает комфортные условия труда для подчиненных и душевную атмосферу для клиентов.

В-седьмых, подумайте, как и за счет чего можно сделать ваш клуб действительно уникальным. Это будет особенность, воспроизвести которую очень сложно. В моем клубе такой изюминкой являются наши методические разработки, книги, изданные в «Ювенте». Мы всячески демонстрируем клиентам, что наш клуб профессионален как никакой другой!

Подводя итог, можно сказать следующее. Гарантией неувода для детского клуба станет постоянный рост и развитие, совершенствование всех бизнес-процессов и повышение ценности клуба для сотрудников и клиентов.

Безопасность бизнеса

Открывая детский клуб, нужно обязательно подумать о его безопасности. Ведение предпринимательской деятельности, к сожалению, не обходится без многочисленных рисков. Но профилактические меры помогут избежать большинства проблем. Безопасность бизнеса предполагает не только выстраивание сложной системы противодействия уводу, но и изучение вопроса о том, в каких случаях ваш бизнес может столкнуться с угрозой, способной помешать его успешному поступательному развитию.

Вообще безопасность детского клуба как бизнеса состоит из разных зон, контроль за которыми должен осуществлять руководитель. Прежде чем перейти к их рассмотрению, я отдельно остановлюсь на безопасности покупки готового бизнеса, в частности детского клуба. Сегодня многие молодые предприниматели рассматривают вариант покупки готового детского клуба, в котором работает слаженная команда педагогов и клиенты не один год посещают любимые занятия. Безопасность бизнеса в данном случае начинается непосредственно с его покупки.

Мне нередко приходят письма от людей, которые просят совета по покупке готового детского клуба. Вот одно из них: «…Есть вариант покупки детского клуба на 180 м^2. Клуб отработал год. Пошел второй год его работы. Интерьер приличный, аренда адекватна рынку. Разговор с владелицей дал понять, что бизнес нерентабельный. За первый год работы она получала всего 50 тысяч рублей в месяц! Причиной называет трудный первый год работы для любого клуба. По ее оценкам, в этом году будет 100–200 тысяч рублей в месяц. Ничем подтвердить данные предположения не в состоянии. На вопрос, что в итоге я покупаю (ибо по чистой прибыли это не бизнес), отвечает: “Ремонт, сайт, мебель, педагогический состав и т. д.”».

Очень важно понять мотивы владельца бизнеса, продающего свою компанию. Если продавец убеждает, что это прибыльное предприятие, а у него просто не хватает времени или он срочно уезжает за границу на ПМЖ, вас должен насторожить этот факт. Ведь понятно, что вряд ли кто-то решится продавать курицу, несущую золотые яйца. Если же у владельца имеются проблемы с квалифицированным персоналом, рекламой, маркетингом, правильной организацией деятельности и поэтому бизнес плохо развивается или попросту нерентабелен, то это уже ближе к действительности. В этом случае можно проанализировать ошибки и с учетом перспектив подойти к оценке и покупке бизнеса.

При знакомстве с детским клубом продавец должен вручить вам подробное описание бизнеса. В нем будет очерчена структура и финансовая модель – обычно предоставляется презентация бизнеса или так называемый инвестиционный меморандум.

Зачастую продавцы стараются поскорее получить задаток от покупателя. Надо помнить, что покупатель имеет право и без внесения задатка ознакомиться с основной документацией: учредительными и разрешительными документами, договором аренды с планом расположения, перечнем имущества и товарных остатков, прошлогодним балансом с отчетом о прибылях и убытках (обычно в виде приложений к инвестиционному меморандуму). При рассмотрении варианта покупки готового детского клуба необходимо обратить внимание на следующее.

Прежде всего следует изучить ту часть меморандума, которая посвящена бухгалтерской и управленческой отчетности компании за последние три года с расшифровками статей доходов и расходов.

В меморандуме обязательно должна быть глава о персонале с подробным описанием условий работы, дальнейших планов, указанием дат найма и т. д.

Все материальные активы, товарные остатки должны быть подробно расписаны по статьям по результатам последней инвентаризации.

Должны быть готовы юридические документы для совместной инвентаризации. По результатам совместной инвентаризации итоговая цена бизнеса может быть скорректирована!

Не должно быть никаких задолженностей, невыплаченных займов и прочих текущих обязательств. Если они есть, то требуется их подробное описание и учет в конечном ценообразовании.

Далее необходимо проанализировать составленный договор купли-продажи. В нем в числе прочего должны быть указаны: структура сделки (с максимально однозначным описанием), точки выхода из сделки с возвратом задатка, условия корректировки снижения цены, ответственность сторон. Если этого не будет, то покупатель может запросто оказаться в ситуации, из которой нет иного выхода, кроме как потерять денежные средства.

Ни в коем случае нельзя соглашаться с предложением оценить такой бизнес «на глазок». Если нет инвестиционного меморандума, перечня активов, отчетности, зато у продавца имеется явное желание подписать договор купли-продажи немедленно и получить задаток, то лучше повременить со сделкой.

Если покупается готовый детский клуб с арендованным помещением, то при встрече с собственником помещения надо выяснить, будет ли он заключать новое арендное соглашение, не намерен ли он в будущем разрывать договор аренды или увеличивать арендную плату.

В целом покупка готового детского клуба – это неплохой вариант, если все риски будут учтены и снижены до минимума тщательной предварительной проверкой.

Теперь рассмотрим зоны безопасности работающего детского клуба, которым нужно уделить особое внимание для обеспечения общей безопасности бизнеса.

Во-первых, это безопасность денег на расчетном счете. Руководитель детского клуба должен сам контролировать расчетный счет. Ни в коем случае нельзя, чтобы деньги уходили без подписи директора, поскольку это самый простой способ увода финансов из компании. Как оплачиваются различные счета в детском клубе? Подготовленное бухгалтером платежное поручение подписывает директор, на нем ставится печать, и бухгалтер относит платежку в банк. Снять деньги в этом случае со счета очень просто. Подпись директора можно подделать, печать зачастую есть у бухгалтера. Более надежный вариант оплаты счетов – заключение с обслуживающим банком договора и установка на компьютере системы «Клиент-Банк». Бухгалтер готовит электронное платежное поручение, а право подписи и отправки денег имеет только руководитель детского клуба. Обязательно нужно просматривать каждое платежное поручение. Никогда не подписывайте стопку платежек не глядя!

Деньги со счета можно снять и с помощью чековой книжки. Работать с ней весьма проблематично – заполнять этот документ нужно очень аккуратно, исправлений быть не может, а подпись руководителя должна соответствовать предыдущим. И бухгалтер нередко возвращается из банка без денег – банк по каким-то причинам не пропустил подписанный чек и отказал в обналичивании (нечетко стояла печать, съехала подпись и т. д.). На этом основании бухгалтер может попросить подписать сразу несколько чеков, причем часть из них будут пустыми. Делать этого нельзя. Каждый чек подписывается только в заполненном виде.

Во-вторых, это налоговая безопасность. Руководитель должен быть в курсе финансовой жизни клуба. Очень важно контролировать уплату налогов. Так, налог может считаться неуплаченным, если уплата произведена не вовремя или платежные документы содержали ошибки.

В нашем клубе был такой случай. Бухгалтер случайно отправила квартальный налог не на тот счет. Хорошо, что это выяснилось достаточно быстро, но пеня была немалой. Поэтому нужно предусмотреть ответственность бухгалтера за сделанные им ошибки.

Бухгалтер должен своевременно представлять вам информацию о начисленных налогах. Суммы квартальных налогов могут быть большими, и вам нужно иметь эти средства на счете. Кроме того, один раз в год необходимо проводить сверку с налоговой инспекцией и внебюджетными фондами по обязательствам перед бюджетом. Также подобные сверки делаются при смене бухгалтера.

Есть и другой аспект налоговой безопасности. Дело в том, что большинство детских клубов пользуется упрощенной системой налогообложения, а именно вариантом «доходы минус расходы». Это не самый лучший способ расчета налогов, поскольку в расходной части очень легко ошибиться даже опытному бухгалтеру. Например, вы записали траты на купленные в клуб конфеты в статью расходов, а этого делать было нельзя. То есть вы незаконно увеличили расход, а значит, уменьшили налогооблагаемую базу и заплатили меньше налогов государству, чем требовалось. Штрафы при проверке неминуемы. Бухгалтер должен постоянно задумываться о том, что можно списывать в расходы, а что – нельзя. Не ошибиться тут невозможно. Поэтому более безопасным считается вариант, когда в рамках УСН платится налог 6 % с дохода. Вопросов у налогового инспектора будет гораздо меньше.

В-третьих, это договорная безопасность. Здесь угрозу представляет возможное невыполнение договорных обязательств сторонними организациями перед детским клубом и детским клубом перед кем-либо. В книге «Детский клуб: с чего начать, как преуспеть» я уже приводила пример, как нами были уплачены 10 тысяч рублей мифической организации за установку двери. Организация растворилась как туман, не оставив и следа. Нашей ошибкой было то, что мы уплатили деньги по выставленному счету, не подписав договор. Необходимо следить и за счетами, которые детский клуб сам обязан оплатить.

В-четвертых, это кадровая безопасность. Данная проблема имеет как минимум два аспекта. С одной стороны, необходимо обратить внимание на правильность оформления кадровых документов. Сотрудники развивающего центра могут пожаловаться в трудовую инспекцию о несоблюдении их прав, и тогда проверка вашей деятельности неминуема. Документы, касающиеся охраны труда, должны быть в полном порядке с самого начала работы детского клуба. При их отсутствии вашей фирме грозят очень большие штрафы, а также трудовые споры.

С другой стороны, в детском клубе могут иметь место мелкое мошенничество и воровство (хотя, как мне кажется, риски здесь невысоки). В целом для педагогов нехарактерно несоблюдение нравственных норм, но все же личностных факторов исключать нельзя. Я семь лет работала в Санкт-Петербурге начальником отдела в агентстве недвижимости (совмещая эту работу с основной в РГПУ им. А. И. Герцена) и нередко наблюдала случаи мошенничества и воровства. То агенты поставят печать на бланке и примут аванс за квартиру в собственный карман, то деньги пропадут из сумочки агента, то начальник отдела скроется с большой суммой. Агентство недвижимости преподнесло мне очень хорошие уроки на всю жизнь, особенно когда мы столкнулись с фактом систематического воровства денег фирмы менеджером по рекламе, близким другом генерального директора. После агентства недвижимости педагогический коллектив детского клуба кажется мне идеальным, но бдительность притуплять нельзя. Обязательно должны быть подписаны положения о коммерческой тайне и договор о полной материальной ответственности, иначе при причинении работниками ущерба вашей компании руководителю будет очень сложно его возместить. Ежегодно и при смене материально ответственных сотрудников необходимо проводить инвентаризацию. Пересчет кубиков, фигурок животных, мягких игрушек и книг – привычное дело в детском клубе. Ваши сотрудники будут видеть, что здесь каждый пластмассовый грибок под учетом. Часть педагогов, не извещая вас, все же может вести развивающие занятия с клиентами у себя на дому. И возможность прихватить пособия из клуба, а не покупать за собственные деньги, очень заманчива. В отличие от крупных материальных средств (столов, стульев и т. д.) мелкие я рекомендовала бы пересчитывать гораздо чаще чем раз в год, например один раз в три месяца.

Кстати, видеонаблюдение в детском клубе поможет вам снизить кадровые риски. Мы пользуемся удаленным видеонаблюдением, и я могу наблюдать за всеми процессами, происходящими на территории клуба, из любой точки мира.

В-пятых, это законодательная безопасность. Здесь все просто. Правила пожарной и санитарной безопасности, охраны труда, налоговые нормы и т. д. вы соблюдать обязаны, как и правильно вести соответствующую документацию. Иначе ваш клуб потревожат государственные правоохранительные органы. Внеплановая проверка может прийти в течение 24 часов после уведомления, и, как вы понимаете, этого времени не хватит, чтобы подготовить все необходимые документы.

В-шестых, это конкурентная безопасность. Здесь имеется в виду защита от происков конкурентов. Их действия могут быть как безобидными, пассивными, например наблюдение внутри (клиент в клубе) и снаружи (анализ сайта, рекламы и т. д.) за деятельностью вашего клуба, так и активными, недобросовестными. К активным методам можно отнести демпинг, нечестный перехват клиентов, черный пиар, открытую антирекламу, жалобы в налоговую, трудовую инспекции и т. д. Надо взять себе за правило, что внутренние документы в детском клубе всегда должны быть в порядке – это придаст вам уверенности в себе. Если методы конкурентов явно противоправные, то не стесняясь нужно обращаться в органы правозащиты и к юристам.

Чтобы иметь возможность спать спокойно, необходимо провести немалую работу, но это того стоит. Наведение порядка в детском клубе и минимизация основных рисков, которые могут нарушить деятельность компании, позволят вам не отвлекаться на непредвиденные случаи, а спокойно работать, развиваться и двигаться вперед.

Заключение

Слово директора детского клуба

Несколько лет назад одна знакомая рассказала мне о том, что на каком-то детском сайте она прочитала душевное обращение директора детского клуба к клиентам, которое так и называлось – «Слово директора детского клуба». Идея засела у меня в голове, я ночами просыпалась и составляла речь, обдумывая фразы, предложения, слова, которые размещу на нашем сайте… Действительно, ведь хорошо, когда руководитель говорит лично от себя, а не от имени обезличенной организации.

Однако что такое «Слово директора»? Слово директора детского клуба – это не только обращение с теплыми словами к клиентам, не только рассказ о клубе. Это прежде всего внутренняя позиция и содержание души руководителя маленького королевства, созданного специально для детей.

Слово директора должно быть емким, твердым, понятным и необидным для подчиненных.

Слово директора должно быть теплым, ласковым и участливым для клиентов.

Слово директора не должно быть слишком громким, чтобы внутри вас «директор» не задавил человека.

Я собираю «слова директоров» в отдельную папку, которая хранится у меня дома. Время от времени я ее просматриваю. Вот «Слово директора» Окской птицефабрики, которое я достала из картонной упаковки для яиц, а это «Слово» было написано на коробке конфет…

Искренне желаю вам подумать над своим «Словом». Возможно, вам удастся почувствовать душу вашего детского клуба, открыть в нем что-то новое и незаметное, но очень-очень важное, и тогда вы сможете рассказать об этом своим клиентам!

рекомендуемая литература

Бакшт К. А. Как загубить собственный бизнес. Вредные советы российским предпринимателям / К. А. Бакшт. – СПб.: Питер, 2012.

Гагин Т. В. Руководитель-эксперт. Руководство по эксплуатации человека человеком / Т. В. Гагин. – М.: Добрая книга, 2012.

Друкер П. Эффективный руководитель / Питер Друкер. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013.

Копытина Н. Не сдаваться! Не сдаваться! Не сдаваться! Как достичь успеха в бизнесе и личной жизни / Н. Копытина. – М.: Альпина Паблишер, 2010.

Левитас А. М. Больше денег от вашего бизнеса. Партизанский маркетинг в действии / А. М. Левитас. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012.

Левитас А. М. Больше денег от вашего бизнеса. Скрытые методы увеличения прибыли / А. М. Левитас. – СПб.: Питер, 2008

Лошкарев В. Г. Развитие бизнеса: первые три года работы / В. Г. Лошкарев. – СПб.: Питер, 2008.

Манн И. Б. Маркетинг без бюджета. 50 работающих инструментов / И. Б. Манн. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011.

Манн И. Б. Точки контакта. Простые идеи для улучшения вашего маркетинга / И. Б. Манн, Д. И. Турусин. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012.

Меркулов А. А. Бизнес на автопилоте. Как собственнику отойти от дел и не потерять свой бизнес / А. А. Меркулов, Н. С. Мрочковский. – М.: Альпина Паблишер, 2013.

Рыбаков М. Ю. Как навести порядок в собственном бизнесе. Практикум / М. Ю. Рыбаков. – М.: Икар, 2011.

Саттон Р. Искусство быть хорошим руководителем. Руководство для тех, кто управляет людьми / Роберт Саттон. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013.

Сьюэлл К. Клиенты на всю жизнь / Карл Сьюэлл, Пол Браун. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2011.

Тимофеева С. А. Детский клуб: с чего начать, как преуспеть. Практическое руководство по организации детского развивающего центра / С. А. Тимофеева. – СПб.: Питер, 2012.

Тимофеева С. А. Прибыльный детский клуб / С. А. Тимофеева. – СПб.: Питер, 2013.

Тимофеева С. А. Лепка для детей от 1 года до 2 лет на комплексных занятиях в детском клубе. Методический материал. 60 заданий / С. А. Тимофеева, А. А. Шевченко. – М.: Ювента, 2012.

Тимофеева С. А. Массажные паузы на развивающих занятиях в детском клубе для детей от 1 года до 7 лет. Методический материал / С. А. Тимофеева, А. А. Шевченко. – М.: Ювента, 2012.

Тимофеева С. А. Пальчиковая гимнастика на развивающих занятиях в детском клубе. Для детей от 1 года до 7 лет. Методический материал / С. А. Тимофеева, А. А. Шевченко. – М.: Ювента, 2012.

Тимофеева С. А. Подвижные игры и игровые упражнения на развивающих занятиях в детском клубе. Для детей от 1 года до 7 лет. Методический материал / С. А. Тимофеева, А. А. Шевченко. – М.: Ювента, 2012.

Тимофеева С. А. Развитие внимания на комплексных занятиях у детей 3–4 лет. Раздаточный материал для детского клуба / С. А. Тимофеева, А. А. Шевченко. – М.: Ювента, 2013.

Тимофеева С. А. Развитие мелкой моторики руки на комплексных занятиях в детском клубе. Для детей от 1 года до 3 лет. Методический материал / С. А. Тимофеева, А. А. Шевченко. – М.: Ювента, 2012.

Тимофеева С. А. Развитие цветовосприятия у детей от 1 года до 2 лет на комплексных занятиях в детском клубе. 40 заданий. Методический материал / С. А. Тимофеева, А. А. Шевченко. – М.: Ювента, 2012.

Трамп Д. Лидерство. Золотые правила Дональда Трампа / Дональд Трамп. – М.: Эксмо, 2013.

Трейси Б. 100 железных законов успешного бизнеса / Брайан Трейси. – М.: Альпина Паблишер, 2010.

Чандлер С. 9 заблуждений, препятствующих развитию вашего бизнеса / Стив Чандлер, Сэм Бекфорд. – Минск: Попурри, 2007.

Приложения

Приложение 1

Пример ученического договора для детского клуба

___________ «__» _____________ 20__ г.

______________________, именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице Генерального директора _______________ ___________________________, действующего на основании Устава, с одной стороны и гражданин _________________ ____________________, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящий Договор о следующем:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Ввиду необходимости Работодателя в специалисте (профессия, квалификация, навыки) _________________ _____________________ Работодатель направляет Работника, занимающего должность ___________________________, на соответствующие обучающие курсы с сохранением за ним прежнего места работы.

1.2. Работник направляется на обучение в ___________ ______________________________________________________ для прохождения курса по программе «________________ ____________________________».

1.3. Продолжительность обучения составляет ______ (____________) часов.

1.4. Форма обучения _____________________ (индивидуальная, бригадная, курсовое обучение, иная форма). Работник направляется на учебу без отрыва от работы. При этом Работник выполняет работу на условиях неполного рабочего времени.

1.5. По окончании обучения Работник получает (специальность, профессию, квалификацию, навыки) ______ __________________________________________________.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Работодатель обязан:

обеспечить Работнику возможность обучения в соответствии с условиями настоящего Договора;

заключить с обучающей организацией, указанной в п. 1.2 настоящего Договора, договор на оказание образовательных услуг;

сохранить за Работником место работы, занимаемое им у Работодателя до заключения настоящего Договора;

своевременно оплачивать стоимость обучения в соответствии с условиями договора, заключенного с обучающей организацией;

составить график работы Работника таким образом, чтобы Работник не пропускал учебные занятия.

2.2. Работодатель вправе осуществлять контроль за успеваемостью Работника в процессе обучения.

2.3. Работник обязан:

выполнять учебный план, соблюдать учебную дисциплину, получить официальный документ об окончании курсов в обучающей организации;

представлять по требованию Работодателя необходимые документы об успеваемости (зачетную книжку, справки и т. п.);

после получения официального документа об окончании курсов в обучающей организации проработать не менее ____ (_________) месяцев у Работодателя;

полностью возместить организации денежные средства, перечисленные Работодателем на оплату обучения, в случаях:

✓ отчисления Работника по инициативе обучающей организации за неуспеваемость и нарушение учебной дисциплины;

✓ отчисления Работника из обучающей организации по собственному желанию без уважительных причин;

✓ невыполнения в свободное от учебы время работы по должности, занимаемой Работником до заключения настоящего Договора;

✓ увольнения Работника до истечения установленного настоящим Договором срока обязательной работы за нарушение трудовой дисциплины, совершение других виновных действий, за которые законодательством предусмотрено увольнение с работы, а также увольнения Работника по собственному желанию без следующих уважительных причин:

а) переезд в связи с переводом супруга в другую местность или направлением его за границу для прохождения службы;

б) болезнь, не позволяющая Работнику продолжать работать или жить в данной местности (подтвержденная медицинским заключением);

в) необходимость ухода за больным членом семьи или инвалидом I группы (подтвержденная медицинским заключением);

г) невыполнение Работодателем условий ученического, коллективного или трудового договоров;

д) ликвидация организации либо сокращение численности штата работников;

е) прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон.

2.4. Работник вправе не являться на работу в часы учебных занятий, а также во время подготовки к экзаменам и их сдачи в обучающей организации.

Продолжительность подготовки к каждому экзамену, при которой Работник вправе не являться на место работы, не должна превышать ______ дней.

3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

При неисполнении или ненадлежащем исполнении сторонами обязательств, принятых на себя согласно настоящему Договору, стороны несут ответственность в соответствии с Трудовым кодексом и иным законодательством РФ.

4. УСЛОВИЯ РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА

4.1. Настоящий Договор расторгается по основаниям, предусмотренным для расторжения Трудового договора № ___ от ______ г.

5. УСЛОВИЯ ОПЛАТЫ ТРУДА И УЧЕБЫ

В период обучения Работнику ежемесячно выплачивается заработная плата в размере 100 % от суммы, установленной Трудовым договором № ___ от ______ г.

6. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

6.1. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны. Оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу.

6.2. Настоящий Договор является дополнительным к Трудовому договору № ___ от ______ г.

6.3. Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания и действует до окончания обучения, продолжительность которого предусмотрена п. 1.3 настоящего Договора.

6.4. Возникшие по настоящему Договору споры разрешаются путем переговоров. При недостижении согласия споры разрешаются в установленном законодательством порядке.

6.5. Действие настоящего Договора продлевается на время болезни Работника, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иным действующим законодательством РФ.

6.6. Вопросы, не урегулированные настоящим Договором, разрешаются в порядке, установленном действующим законодательством.

7. РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

ПОДПИСИ СТОРОН:

Работодатель: _________________/_______________/

Работник: _________________/_______________/

Приложение 2

Пример должностной инструкции администратора детского клуба

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «Детский клуб»

______________/____________/

Должностная инструкция администратора

ООО «Детский клуб»

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность администратора.

Администратор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора ООО «Детский клуб» (далее – директор клуба).

Администратор должен знать:

✓ виды оказываемых услуг;

✓ правила внутреннего трудового распорядка;

✓ правила и нормы охраны труда.

Администратор подчиняется непосредственно директору клуба/управляющему клубом.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Администратор обязан:

соблюдать условия Трудового договора, Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об охране конфиденциальности информации;

исполнять должностные обязанности по охране труда и обеспечению безопасности детей;

разделять интересы детского клуба;

нести полную материальную ответственность за вверенные денежные средства;

строго соблюдать кассовую дисциплину;

приходить на рабочее место своевременно до начала смены и быть полностью готовым к встрече детей;

проверять готовность центра к новому рабочему дню. Обо всех выявленных недостатках сообщать директору клуба;

не приходить на работу в нездоровом состоянии, предупреждая о своей болезни заранее;

на работе всегда носить бедж с именем и должностью;

приходить на работу в аккуратной, чистой одежде, предпочтительно делового стиля, не слишком открывающей части тела, с прической или аккуратно убранными волосами, не пользоваться парфюмерией с резким или сильным запахом;

прилагать усилия к эффективному и культурному обслуживанию посетителей, создавать для них комфортные условия;

встречать с улыбкой детей, клиентов, посетителей и сотрудников центра. Использовать в разговоре дружелюбную интонацию, говорить четко и внятно;

приветствовать входящего в центр в течение 20 секунд после его прихода;

не принимать расслабленные позы, не опираться на мебель и оборудование, не держать руки в замке, в карманах, скрещенными на груди в присутствии клиента и тем более при общении с ним;

не ставить детям какие-либо клинические или медико-педагогические диагнозы;

не вести личную беседу при клиентах и посетителях;

всегда благодарить за звонок и приглашать собеседника посетить детский клуб;

консультировать посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг;

хорошо ориентироваться в структуре, содержании и графике проведения занятий клуба. При изменении графика доводить новый график до сведения работников;

принимать меры по предотвращению и разрешению конфликтных ситуаций;

рассматривать претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, и докладывать о них руководителю. Вести журнал посещаемости детского клуба;

не рекомендовать специалистов, не работающих в детском клубе;

следить за днями рождения детей, поздравлять их с праздником в клубе или отправлять поздравительное сообщение. Отвечать за вручение подарка. Ненавязчиво предлагать родителям провести день рождения ребенка в клубе;

информировать руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации;

осуществлять выдачу информационных и рекламных материалов (визитки, буклеты, флажки, расписание и т. д.) посетителям;

обеспечивать контроль за сохранностью материальных ценностей;

обеспечивать выдачу материальных ценностей сотрудникам клуба и контроль за рациональным расходованием материалов и средств;

вести учет в рамках своей компетенции и представлять директору информацию в соответствии с установленными формами отчетности;

принимать звонки и вести их учет. Предупреждать телефонным звонком клиентов, записавшихся на пробное занятие;

в случае отмены занятий по какой-либо причине осуществлять корректировку расписания, немедленно предупреждая об этом руководителя и не менее чем за два часа до занятия – родителей;

осуществлять контроль за состоянием рекламы внутри помещения и на здании;

обеспечивать чистоту и порядок в помещении (при необходимости вытирать пол, стены, сиденье унитаза и т. д.) и на прилегающей к нему или зданию территории;

обеспечивать надлежащее содержание и эксплуатацию помещений в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты;

следить за хранением и наличием медикаментов в аптечке. При необходимости покупать лекарственные средства, согласовав перечень с директором клуба. Нести ответственность за отсутствие необходимых лекарственных средств и за сроки их годности;

проводить опрос родителей о состоянии здоровья детей, составляя списки детей-аллергиков, и доводить эту информацию до сведения сотрудников, которые работают с детьми;

участвовать в подготовке и проведении праздников;

не обсуждать детей и их семьи, не поддерживать подобные разговоры с нянями и водителями, доставляющими детей на занятия в клуб;

не разглашать размеры заработной платы и другие сведения, составляющие коммерческую тайну. Обсуждать вопрос заработной платы только с руководством компании;

способствовать поддержанию доброжелательных отношений между коллегами;

присутствовать на общих собраниях. Отсутствие разрешается только по уважительной причине и по предварительному согласованию с директором;

принимать участие в корпоративных тренингах и семинарах, днях открытых дверей, корпоративных праздниках и прочих запланированных мероприятиях, которые проходят в нерабочее время. Совместно с коллегами участвовать в подготовке мероприятий;

подготавливать офис к закрытию (отключать освещение и оргтехнику, активизировать системы охранной сигнализации и пр.);

составлять список и информировать руководство о днях рождения сотрудников;

в случае обращения представителей любой конкурирующей организации или государственных органов по каким бы то ни было вопросам проводить посетителей к директору клуба, не вступая с ними в разговор. На все вопросы следует отвечать: «Этот вопрос находится в компетенции директора клуба».

Должностные обязанности администратора определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности администратора и могут быть дополнены и уточнены исходя из конкретных обстоятельств.

3. ПРАВА

Администратор имеет право:

знакомиться с проектами решений директора клуба, касающихся деятельности администратора;

в пределах своей компетенции сообщать директору клуба/управляющему клубом обо всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению;

давать распоряжения и указания, осуществлять необходимые действия по устранению причин возникновения конфликтной ситуации;

вносить предложения директору клуба по улучшению работы, относящейся к его должностным обязанностям, предусмотренным настоящей должностной инструкцией;

получать от работников клуба информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;

требовать от директора клуба/управляющего клубом оказания содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Администратор несет ответственность за:

ненадлежащее выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией;

правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных законодательством РФ;

причинение материального ущерба в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством РФ;

представление недостоверной информации о состоянии выполнения полученных им заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения;

невыполнение приказов, распоряжений директора клуба/управляющего клубом;

нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в клубе.

ЛИСТ ознакомления с должностной инструкцией администратора ООО «Детский клуб»

Приложение 3

Пример конспекта занятия по курсу «школа этикета»

Этикет. Занятие 1. Что такое этикет?

Цель: познакомить детей друг с другом, заинтересовать их темой этикета, дать первоначальное понятие об этикете. Развитие речи, свойств внимания, умственного действия классификации. Формирование творческих способностей.

Материалы: рабочий лист, цветные карандаши. Мяч, куклы – мальчик и девочка, мягкие игрушки – собака, кошка. Король, вырезанный из бумаги (рабочий лист) и обязательно заламинированный. Полоски белой бумаги, ножницы. Клей.

Помогите Тобику навести порядок на детской площадке. Возьмите полоску белой бумаги, нарежьте ее и заклейте весь мусор.

Помогите Васе и Мурке пройти через лабиринт и добраться до замка.

Нарисуйте свой портрет.

Этикет – это правила поведения, которые помогают людям жить дружно и не обижать друг друга.

План

Знакомство с детьми. Игра «Давайте знакомиться».

Рисование. Мой портрет.

Подвижная игра. Этикет.

Введение в тему этикета. Сказка про Васю и Мурку.

Аппликация. Тобик собирает мусор.

Подвижная игра на внимание. Найдите фантик.

Лабиринт. В поисках этикета.

Массажная пауза. Яблоко.

Введение понятия «этикет».

Развитие мелкой моторики. Подарок для короля. Цветы.

Развитие коммуникации. Укрась этикетку.

Пальчиковая игра. Встреча.

Подбери правила для этикета.

Полоса препятствий. Дорога домой.

Лепка. Яблоко.

Прощание.

Ход занятия

Приветствие

Дети становятся в круг, берут друг друга за руки и, раскачивая руками, произносят:

Чтоб культурными расти,

Нам, конечно, нужно знать,

Где и как себя вести

И как вежливыми стать.

На вопросы даст ответы

Наша школа этикета!

Знакомство с детьми. Игра «Давайте знакомиться»

Педагог говорит:

– Меня зовут… А как тебя зовут?

Таким образом педагог знакомится со всеми детьми.

Затем дети встают в круг, педагог бросает мяч ребенку и называет его имя. Ребенок ловит мяч и бросает его другому ребенку, также называя его имя. В ходе игры дети запоминают имена друг друга.

Рисование. Мой портрет

– Ребята, мы многому научимся в нашей школе этикета, познакомимся со многими сказочными героями и узнаем интересные истории, которые с ними произошли. У нас с вами появится волшебная тетрадь, и мы наполним ее вашими рисунками и другими работами. А сначала давайте нарисуем себя!

Педагог выдает рабочий лист и просит детей нарисовать себя за столом.

Дети рисуют.

Подвижная игра. Этикет

Эти-эти-этикет (маршируют),

Знает он на все ответ:

Как сидеть и как стоять (присесть, встать),

Что при встрече отвечать (пожать руку соседу),

Как нам кушать, одеваться (имитация еды ложкой и одевания),

Как играть и как прощаться (прыжки на месте. Помахать рукой).

Введение в тему этикета. Сказка про Васю и Мурку

Педагог начинает рассказывать и показывать детям сказку:

– В одном обычном городе жил мальчик Вася, и была у него кошка Мурка. Васю с Муркой боялся весь двор, ведь когда они выходили на улицу, то на всех ругались и кричали: «Эй, ты! А ну уйди, мы кататься будем с горки». А еще им нравилось разбрасывать повсюду фантики и есть грязными руками.

Однажды в их двор переехали новые соседи, и у них была дочка Ариша, а еще собака по кличке Тобик.

Ариша всегда носила чистые платья, ходила с прямой спинкой и была очень вежливой, со всеми здоровалась, а Тобик любил, чтобы вокруг были порядок и чистота.

Аппликация. Тобик собирает мусор

Педагог просит детей посмотреть на рабочий лист.

– Ребята, а вот и детская площадка, на которой любят гулять дети. Посмотрите, как много мусора валяется на ней. Это Вася и Мурка бросили на землю фантики от конфет и огрызки от яблок! Давайте поможем Арише и Тобику собрать весь мусор с площадки!

Педагог предлагает детям отрезать от полоски бумаги кусочки и заклеить весь мусор.

– Вот теперь площадка стала чистой!

Подвижная игра на внимание. найдите фантик

– Ребята, Тобик чует, что где-то здесь спрятался фантик, но никак не может его найти. Давайте поможем Тобику. Сейчас мы сядем, закроем глаза, а Вася спрячет фантик на видном месте. Потом по команде Тобика мы встанем и начнем спокойно и воспитанно искать фантик. Он будет лежать на видном месте, и, чтобы его найти, нам понадобятся только глазки, ничего поднимать или открывать не надо. Тот, кто первый найдет фантик, должен спокойно подойти к Тобику, шепнуть ему на ушко: «Я нашел» – и сесть на место.

Игра повторяется несколько раз.

Лабиринт. В поисках этикета

– Васе очень понравилась Ариша, она была похожа на настоящую принцессу, хоть и не носила длинного платья и короны. Просто что-то в ней было такое – то ли походка, то ли всегда вежливая улыбка, – что с ней очень хотелось подружиться.

Вася подошел к Арише и сказал: «Эй, ты! Хочешь откусить от моего яблока?» Вася протянул Арише грязное покусанное яблоко.

Девочка улыбнулась и ответила: «Спасибо, я не голодна. А ты не пробовал учиться этикету?» Сказав это, Ариша попрощалась с Васей и ушла домой.

«А что такое этикет?» – спросил Вася у Мурки. «Мр-р-р, не знаю… – ответила та. – И где искать этот этикет? Может быть, он вкусный?»

Решили Вася с Муркой отправиться этикет искать. – Педагог обращает внимание детей на рабочий лист:

– Ребята, давайте поможем Васе и Мурке добраться до замка, в котором может находиться этикет.

Дети проводят линию в лабиринте.

Массажная пауза. Яблоко

Яблоко спелое, красное, сладкое (катаем мячик между ладошками),

Яблоко хрусткое, с кожицей гладкою (катаем мячик ладошкой по полу).

Яблоко я пополам разломлю (катаем мячик другой ладошкой по полу),

Яблоко с другом своим разделю (катаем мячик между ладошками).

Введение понятия «этикет»

Педагог продолжает рассказывать сказку: – Шли они три дня и три ночи и пришли к необыкновенному замку.

Зайдя туда, Вася и Мурка увидели, что в главном зале на троне сидит король, вокруг него лежит много разных карточек, а король их все читает и вздыхает.

«Эй, король, а что ты делаешь?» – спросила Мурка.

«Этикет пытаюсь придумать, – ответил, тяжко вздохнув, король, – да никак не могу понять, какие правила подходят, а какие – нет».

«Правила? Фу-у-у… а я думала, что этикет вкусный», – зашипела Мурка.

«Так этикет – это правила? А что за правила?» – спросил Вася.

«Этикет – это список правил поведения в обществе. Без него никак, без него все перессорятся и королевство мое пропадет. А какой я тогда буду король? Вот придумываю такой этикет, чтобы в нем были все нужные правила. И для знакомства, и для встречи, и для прощания, и для застолья, и для всего-всего. Да что-то я совсем не могу ничего решить. Может, вы поможете, странники?»

«Да мы сами этикет ищем…» – ответил Вася.

«Ну, значит, пропадет мое королевство», – сказал король и горько заплакал.

Развитие мелкой моторики. Подарок для короля. Цветы

– Решили Вася с Муркой развеселить короля и подарить ему цветы.

Дети делают цветы: берут зеленые счетные палочки для стеблей, выбирают пластилин любого цвета, катают шарик, нанизывают его на счетную палочку, лепестки делают из тыквенных семечек.

– Подарили Вася с Муркой цветы королю, а тот все равно плачет.

Развитие коммуникации. Укрась этикетку

– А Вася с Муркой переглянулись и решили короля пожалеть: «Ну, показывайте, что у вас тут на карточках, – поможем».

«Это не карточки, это этикетки, ведь это правила этикета».

Педагог достает лист формата А4 с нарисованной рамкой и предлагает детям вместе украсить эту этикетку. Дети по очереди выбирают, кто и чем будет украшать рамку этикетки, приклеивают разные украшения, наклейки и т. п.

Пальчиковая игра. Встреча

Исходное положение – пальцы рук соединены и разведены.

Пальчик вечером гулял (хлопаем большими пальцами рук – пальцы «целуются»),

Друга пальчик повстречал (хлопаем мизинцами):

– Здравствуй, здравствуй (средние пальцы сгибаются, как бы «обнимаясь»).

– Добрый вечер!

– Ну пока! До новой встречи (ладошки, разъединяясь, машут друг другу)!

Подбери правила для этикета

– И стали Вася с Муркой и королем читать все, что написано на этикетках, и выбрасывать те правила, из-за которых люди друг на друга обижаться будут, а оставлять те этикетки с правилами, которые помогут людям дружить.

Дети по очереди вытаскивают бумажки с правилами, читают их и решают, подходящее это правило или нет. Если правило не подходит, то его откладывают в сторону, если правило подходит, то его приклеивают на этикетку.

– Целый день Вася, Мурка и король разбирали этикетки. И вот последнюю ненужную этикетку они выбросили в мусорное ведро.

«Спасибо вам большое, дорогие друзья, вы спасли королевство. Я поспешу раздать всем своим подданным этикетки, чтобы по ним они выучили этикет, и в нашем королевстве будет всегда царить мир и покой. Спасибо огромное и до свидания», – сказав это, король убежал раздавать этикетки.

Полоса препятствий. дорога домой

– Отправились Вася с Муркой в обратный путь. Идут по лесу, перебираются через бревна. И тут на их пути попадается злой тролль, который говорит: «Назовите мне по одному правилу этикета, иначе я вас съем».

Дети выкладывают полосу препятствий из материалов, имеющихся в клубе, педагог несколько раз изображает тролля.

Лепка. яблоко

– Вернувшись домой, Вася побежал за новым яблоком для Ариши.

Он помыл фрукт, а потом подошел к девочке и сказал: «Здравствуй, меня зовут Вася, а это моя кошка Мурка. Хочешь яблоко?» И протянул ей чистое яблоко. Ариша широко улыбнулась и ответила: «Здравствуй, я Ариша. Спасибо большое. Теперь ты выучился этикету! Давай дружить?»

И Ариша и Вася стали друзьями.

Прощание

Дети садятся в круг:

Чтоб воспитанными стать,

Надо много нам узнать.

Этикет освоим в срок,

Всем спасибо за урок!

Семейно-досуговый центр «Страна гномов», г. Долгопрудный Московской области

Детский клуб «Сашенька»,г. Волжский Волгоградской области

Семейный экоклуб «Древо», Москва

Детский клуб «Мама+малыш», станица Старокорсунская Краснодарского края

Студия развития детей,г. Геленджик

Детский центр развития и сказкотерапии «Аришка», Москва

Центр раннего развития «ЯСАМ», г. Курган

Детский экоклуб «Крутые наследники»,г. Железнодорожный Московской области

Детский клуб «Умничка», Крым

Детский сад «Цветочный город», г. Балашиха Московской области

Соучредители детского экоклуба «Умничка» Тимофеева Софья и Шевченко Анастасия со своими детьми, Москва

Курс «Школа внимания для младших школьников» в детском экоклубе «Умничка», Москва

Документы, необходимые детскому клубу по охране труда

Комплексное занятие с детьми 9 месяцев в детском экоклубе «Умничка», Москва

Коллектив детского экоклуба «Умничка», Москва

Выездное собрание руководителей детских клубов в г. Коломне

Content

Софья Тимофеева
Детский клуб. Совершенствуем систему управления

Введение

Глава 1 Руководство решает все!

«Брачные отношения» в бизнесе. Работа с соучредителем

один в поле – воин. руководство клубом в одиночку

Наемный руководитель. Кто вместо вас?

Глава 2 Формирование команды профессионалов детского клуба

Правильный подбор сотрудников

обучение сотрудников

Свет звезд в детском клубе

распределение обязанностей в коллективе

Глава 3 ежедневник руководителя детского клуба

Бесценное время руководителя

Планирование работы на год

Что делать, чтобы сотрудники не заснули на собрании? Правильная организация ежемесячных собраний коллектива

работа с ежедневной отчетностью

организация документооборота в детском клубе

обратная связь с клиентами детского клуба

Глава 4 Контроль деятельности детского клуба

Учет расходов в детском клубе

организация контроля деятельности сотрудников

«Черная дыра» рекламы

Полноценная картина клиентооборота в детском клубе

Почему клиенты уходят к конкурентам

Глава 5 Страхи и тревоги руководителя детского клуба

Страхи открытия: «я не педагог» и «я не бизнесмен»

детский клуб и Закон о защите прав потребителей

ответственность детского клуба за здоровье детей

Государственные проверки детского клуба

Увод бизнеса

Безопасность бизнеса

Заключение Слово директора детского клуба

рекомендуемая литература

Приложения

Приложение 1 Пример ученического договора для детского клуба

Приложение 2 Пример должностной инструкции администратора детского клуба

Приложение 3 Пример конспекта занятия по курсу «школа этикета»