Н. В. Селищев

«1С. Управление небольшой фирмой 8.2». Управленческий учет в малом бизнесе

© ООО Издательство «Питер», 2014

* * *

Введение

Итак, наша книга посвящена программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2», которая сочетает в себе многофункциональность, простоту в освоении и достоинства современного интерфейса программ фирмы «1С». В этой программе есть все необходимое для автоматизации оперативного учета на предприятии малого бизнеса. В то же время программа не перегружена средствами учета, что очень важно для формирования оптимального соотношения между стоимостью и функциональностью.

Несомненным достоинством является возможность «быстрого старта», или начала работы «с нуля». Доступ ко всем основным подсистемам программы может быть осуществлен с использованием схемы, расположенной на первой вкладке. Выполнить то или иное действие по созданию элемента справочника, нового документа или формирования отчета можно с помощью ссылок, которые мы также будем называть командами. Для облегчения быстрого старта можно воспользоваться сервисом, который задает последовательность действий при начале создания информационной базы.

Если вы никогда не работали в программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2», но являетесь опытным пользователем продукции фирмы «1С», то очень быстро во всем разберетесь, так как соблюдаются основные принципы работы со справочниками, документами, отчетами, характерные для программ последнего поколения семейства «1С». Более того, последовательность заполнения справочников или документов во многом схожа с последовательностью в других программах фирмы «1С». Если же вы никогда не работали с программами фирмы «1С», то удобный и логичный интерфейс будет способствовать быстрому усвоению материала.

Благодаря гибкости и широким возможностям настройки программа способна выполнять все функции учета – от ведения различных списков (например, товаров, покупателей) и ввода первичных документов до получения сводной информации и аналитических отчетов.

Для работы программы вы можете выбрать один из режимов, который максимально соответствует вашим аппаратным ресурсам. Это режимы так называемых толстого и тонкого клиентов. Тонкий клиент реализует ограниченный набор функций, но обеспечивает удобство работы программы при ограниченных аппаратных ресурсах. Тонкий клиент требует значительно меньше ресурсов, чем толстый клиент. Однако тонкий клиент в отличие от толстого не позволяет разрабатывать и администрировать используемую конфигурацию. Для удаленной работы следует использовать режим Web-клиента. Этот режим не требует предварительной установки на компьютер пользователя. Информационная база отображается в окне интернет-браузера. Web-клиент можно использовать для контроля ситуации на предприятии, находясь в дороге, в командировке или непосредственно из дома.

За основу структуры книги взята структура программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2», поэтому каждой вкладке программы соответствует глава книги. Материал каждой из глав достаточно независим от остального материала. Однако пользователям, которые только начинают работать с программами фирмы «1С», рекомендуется прочесть книгу целиком, так как основные приемы работы с объектами программы (справочниками, документами, отчетами) описаны в начале книги. Если вы уже работали с другими программами «1С», то можете начать чтение с любой главы.

Опишем кратко круг вопросов, охватываемых в книге.

Функции программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» условно подразделяются на группы, каждая из которых отображается в отдельной вкладке программы. Структура книги во многом повторяет структуру программы, что после усвоения материала позволяет использовать книгу в качестве справочного пособия.

В первой главе рассказывается об основных новшествах программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2», описываются режимы работы программы.

Материал второй главы помогает начать работу с программой «1С: Управление небольшой фирмой 8.2». В главе рассказывается о сервисе «Быстрый старт», проводится настройка параметров учета, осуществляется ввод основных сведений для последующего многократного использования: базы контрагентов, номенклатуры, сотрудников. Проводится ввод начальных остатков. Кроме того, в этой главе описывается план счетов и дается краткая характеристика подсистем конфигурации.

В третьей главе даются сведения о действиях, которые требуется выполнять для сопровождения бесперебойной работы программы. Как создать новую запись о пользователе, определить права пользователя и ограничить доступ к информационной базе. Здесь же говорится об использовании классификаторов для добавления информации из централизованных источников: об адресном классификаторе, классификаторе банков и др. Рассказывается о резервном копировании данных и о других сервисных операциях.

Четвертая глава посвящена учету операций продажи. В главе рассказывается об отражении в программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» ценовой политики предприятия. Рассказывается о том, как произвести настройку справочников программы для автоматизации установки цен в документах, назначении скидок и наценок. В главе также написано, как оформить документ, лежащий в основе учета, – заказ покупателю, а затем на основании заказа сформировать счет, расходную накладную, счет-фактуру. Кроме того, средствами этой части интерфейса осуществляется учет товаров, переданных на комиссию.

В пятой главе описываются возможности программы по оформлению операций поступления. Потребности предприятия обеспечиваются резервированием запасов в местах хранения, а также размещением запасов в заказах поставщикам или заказах на производство. Операции закупки товаров, услуг и работ автоматизированы и позволяют вводить и хранить различную информацию: регистрация поставщиков и цен контрагентов, оформление заказов поставщикам и т. д. Описаны различные схемы пополнения запасов – покупка, прием на реализацию от комиссионера, получение и передача сырья и материалов в переработку, прием (передача) на ответственное хранение.

Шестая глава рассказывает об оформлении складских операций. Предусмотрена ситуация, когда регистрация товаров и поступление на склад оформляются как отдельные операции. Похожая ситуация также может возникнуть при оформлении операции поступления: регистрация и отгрузка могут быть разнесены во времени. Для отражения таких ситуаций в учете используется ордерная схема.

Кроме того, в шестой главе подробно описана процедура отражения в программе производственных процессов: как оформить передачу запасов в производство, зафиксировать в программе нормы расхода сырья, отразить незавершенное производство. Описаны отчеты для контроля остатков и производства.

В седьмой главе отражен порядок розничных продаж. Рассказывается о справочниках, используемых при оформлении продажи в розницу. Рассмотрены операции открытия и закрытия кассовой смены, получения чеков, оформления переоценки.

Восьмая глава посвящена управлению финансами. В этой главе рассмотрена регистрация банковских операций, начиная с загрузки курсов валют и регистрации платежных поручений, оформления поступления на счет и заканчивая взаимодействием с программой «Клиент-банк». Описан учет движений денежных средств через кассу: расходные операции по кассе, поступление денег в кассу, перемещение денег между кассами, оформление расчетов с подотчетными лицами. В главе также рассказывается о возможностях программы, связанных с планированием движений денежных средств.

В девятой главе описываются средства программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» для кадрового учета. В программе предусмотрено несколько справочников для учета персонала. В эти справочники заносится информация о графиках работы, должностях, физических лицах, видах начислений и удержаний. Кадровые изменения отражаются документами о приеме, увольнении, кадровом перемещении. Кроме того, эта глава содержит сведения о начислении и выплате заработной платы. Зарплата может содержать не только постоянную часть, но и переменную, зависящую от количества отработанного времени, объема выполненной работы. В главе приводятся сведения о средствах программы, позволяющих проводить учет рабочего времени и расчет переменной части зарплаты.

Глава десять содержит материал о средствах программы, необходимых для учета имущества. В программе предусмотрены отдельные документы для отражения стандартных операций по учету имущества, таких как принятие к учету, продажа, списание, выработка, амортизация. В главе рассказывается о том, как правильно заполнить все эти документы и получить отчеты о состоянии имущества предприятия: амортизационную ведомость, инвентарную карточку, отчет о выработке имущества.

В одиннадцатой главе рассказывается о выполнении ежемесячных регламентных операций, закрытии месяца и формировании финансового результата. Рассказывается о планировании и формировании бюджета. Кроме того, показано, как ввести операцию, для отражения которой в программе не предусмотрено специального документа. Уделено внимание операции корректировки долга.

В двенадцатой по счету заключительной главе даются сведения об обмене данными с другими конфигурациями, выпускаемыми фирмой «1С»: взаимодействие с программами «1С: Бухгалтерия 8.2», «1С: Управление торговлей 8.2».

Таким образом, круг вопросов, охваченных книгой, достаточно широк и позволяет одновременно с прочтением книги приступить к работе в качестве пользователя программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2».

Изложение материала в книге построено с использованием большого количества примеров, некоторые разобраны очень подробно. Надеемся, что эта книга станет надежным путеводителем для тех пользователей, которые только начинают знакомство с программой, а более опытные пользователи также найдут для себя важную и полезную информацию.

От издательства

Ваши замечания, предложения, вопросы отправляйте по адресу электронной почты comp@piter.com (издательство «Питер», компьютерная редакция).

Мы будем рады узнать ваше мнение!

На web-сайте издательства http://www.piter.com вы найдете подробную информацию о наших книгах.

Глава 1. Назначение и функциональные возможности программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2»

Первая глава посвящена рассмотрению основных функциональных особенностей программы и новшеств, появившихся в версии 8.2. И прежде чем приступить к рассмотрению непосредственно прикладного решения, рассмотрим особенности платформы «1С: Предприятие 8.2».

1.1. Основные новшества новой версии платформы 8.2

По сравнению с предыдущими версиями системы «1С: Предприятие», новая версия платформы претерпела существенные изменения.

Интерфейс платформы «1С: Предприятие 8.2» полностью переработан. Значительно изменил свой внешний вид также пользовательский интерфейс. Принципиально переработан процесс установки, запуска и обновления платформы. Разработчики усовершенствовали использование оперативной памяти и вычислительных ресурсов компьютера.

Рассмотрим наиболее существенные нововведения платформы «1С: Предприятие 8.2»:

• Появление режима «Управляемое приложение», который стал не просто следующим шагом в развитии старой системы или новой опцией, добавленной в программу. Режим «Управляемое приложение» – это совершенно новый этап в развитии системы «1С: Предприятие». Коренным образом изменился принцип формирования интерфейса и взаимодействия в архитектуре клиент-сервер. В новом режиме работы изменились принципы создания и администрирования конфигурации, а также сам процесс работы пользователя с приложением.

• Новый дизайн интерфейса. В режиме «Управляемое приложение» используется интерфейс, который соответствует современным тенденциям и ориентирован на комфортную и эффективную работу пользователя. Интерфейс основан на отдельных независимых окнах. Каждое окно выполняет определенную задачу, например формирование счетов или построение отчета.

• В новом режиме работы интерфейс для каждого пользователя создается исходя из назначенных ему прав, параметров установки приложения и настроек, произведенных самим пользователем. Разработчики устанавливают только общую схему интерфейса и форм, а затем после проведения настройки приложения под специфику конкретной организации включаются или отключаются необходимые функциональные части системы «1С: Предприятие 8.2».

• Новая модель клиент-серверного взаимодействия. С выходом новой версии платформы приоритетным является перенос большинства задач на сервер и максимальная «разгрузка» приложения, с которым работает пользователь. Задача перераспределения функциональности решается с помощью режима «Управляемое приложение». В свою очередь, режим «Обычное приложение» обеспечивает совместимость с прикладными решениями, разработанными в прошлых версиях системы.

• Появление режима «Тонкий клиент». Использование данного режима позволяет затрачивать меньше аппаратных ресурсов компьютера. При этом клиент устанавливается на компьютер пользователя с помощью дистрибутива значительно меньших размеров, чем установочный файл старой версии программы. Кроме того, режим «Тонкий клиент» может устанавливаться как вместе со всей платформой, так и отдельным приложением.

• Появление режима «Web-клиент». Данный режим не требует предварительной установки, поскольку работа клиента осуществляется с помощью интернет-браузера. Пользователю достаточно запустить Microsoft Internet Explorer или Mozilla Firefox, ввести адрес Web-сервера, на котором находится информационная база, и «Web-клиент» начнет работу в окне браузера.

• Работа через Интернет в режиме реального времени. Одним из основных преимуществ режимов «Тонкий клиент» и «Web-клиент» является возможность работать с информационной базой через Интернет в реальном режиме времени при подключении через Web-сервер. Если такое подключение осуществляется через низкоскоростное соединение, то эти клиентские приложения могут быть запущены в режиме, который предназначен для низкоскоростных интернет-соединений. Ранее, в предыдущих версиях программы, удаленная работа осуществлялась только в режиме off-line.

• Повышение быстродействия. В новой версии платформы значительно улучшена масштабируемость, увеличена скорость работы с базой данных, усовершенствовано использование оперативной памяти и вычислительных ресурсов компьютера пользователя.

• В новой версии платформы «1С: Предприятие 8.2» реализована отказоустойчивость кластера серверов – основного компонента, обеспечивающего взаимодействие между пользователем и системой управления базами данных (СУБД). Для пользователя это означает, что в подавляющем большинстве случаев после восстановления прерванного соединения пользователь сможет продолжить работу с того момента, на котором прервалось соединение. При этом не потребуется повторное подключение к информационной базе.

• Как известно, большая часть работы с программами учета – это составление и анализ различных отчетов. Для сокращения времени формирования отчетов был разработан и внедрен механизм агрегатов. Эта новинка будет особенно востребована для больших информационных баз, содержащих сотни тысяч и миллионы записей в регистрах. Для любого регистра может быть создано несколько специализированных хранилищ, содержащих агрегированные данные регистра в различных разрезах, удобных для формирования отчетов в данной информационной базе. Система автоматически оценивает интенсивность работы пользователей с теми или иными разрезами информации и на основе накопленной статистики выбирает оптимальный состав поддерживаемых агрегатов. Использование агрегатов в «1С: Предприятие 8.2» позволит аналитикам и менеджерам анализировать имеющуюся информацию, быстро переключаясь между различными разрезами просмотра. При этом система, с одной стороны, использует накопленные агрегированные данные, а с другой стороны, всегда обеспечивает актуальность получаемых отчетов.

• Помимо всего прочего нельзя не отметить и расширение возможностей по управлению отчетами для разработчиков и пользователей. Для каждого отчета конфигурации «1С: Предприятие 8.2» разработчик или пользователь может создать несколько вариантов этого отчета. Каждый вариант может представлять данные отчета в различном виде. Пользователь выбирает один из готовых вариантов и выполняет отчет. Разработчик может описать, какие настройки отчета будут доступны пользователю (пользовательские настройки) и какие из этих настроек будут присутствовать прямо в форме отчета (быстрые пользовательские настройки). С их помощью пользователь может настроить вариант отчета под себя и сохранить его для дальнейшего использования. Создание и изменение вариантов отчета и настроек вариантов отчета возможно как в режиме «Конфигуратор», так и в режиме «1С: Предприятие».

В режиме управляемого приложения используется новый дизайн интерфейса «1С: Предприятие 8.2», ориентированный на комфортную и эффективную ра-боту.

Этот дизайн соответствует современным тенденциям и в то же время учитывает сильные стороны прежнего интерфейса. Работа с программой начинается с рабочего стола и панели разделов, расположенных в основном окне приложения. Рабочий стол содержит часто используемые документы, отчеты, справочники и т. п. Это своеобразный помощник пользователя. Рабочий стол вводит пользователя в курс дел, отвечает на его вопросы.

Реализован целый ряд сервисных механизмов, делающих работу пользователя более комфортной:

• история работы пользователя в системе для быстрого просмотра последних измененных данных;

• список избранных ссылок пользователя для быстрого перехода к режимам и данным, с которыми пользователь работает наиболее часто;

• механика сообщений, привязывающихся к элементам формы, для визуального выделения тех элементов, при заполнении которых пользователь допустил ошибку;

• другие механизмы.

1.2. Использование управляемого приложения

В режиме «Управляемое приложение» интерфейс не «рисуется», а «описывается». Разработчик определяет только общую схему командного интерфейса и общую схему окон. Это описание платформа использует при построении интерфейса для конкретного пользователя с учетом различных факторов: прав пользователя, особенностей конкретного внедрения, настроек, сделанных самим пользователем. Наличие режима «Управляемое приложение» значительно облегчает внедрение прикладных решений. Теперь можно не дорабатывать, а настраивать решение под специфику компании, не меняя при этом само прикладное решение.

С точки зрения архитектуры в «1С: Предприятие 8.2» был реализован целый ряд принципиальных новшеств по сравнению с предыдущими вариантами платформы. Но в то же время новая система должна обеспечить полную совместимость с ранее созданными программами «1С: Предприятие 8». Нужно иметь в виду и другой важный момент: старые конфигурации будут работать в обычном режиме, без новых возможностей платформы.

Применение режима «Управляемое приложение» значительно изменяет повседневную работу пользователя. Изменения становятся очевидными сразу после запуска программы «1C: Управление небольшой фирмой 8.2» в новом режиме. В первую очередь коренным образом изменился интерфейс платформы (рис. 1.1).

Теперь работа начинается с окон Навигация и Панель разделов, расположенных в основном окне приложения.

Главное управление функциональностью представлено в верхней части окна в виде Панели разделов, соответствующих подсистемам конфигурации верхнего уровня. При активации одной из подсистем, представленных в верхней части окна, вся функциональность представляется в виде команд на панели навигации и панели действий.

Рис. 1.1. Окно программы «1C: Управление небольшой фирмой 8.2»

Кроме переработки интерфейса изменения затронули и модель разделения задач между приложением и сервером. Кроме режима «Толстый клиент», который обеспечивает совместимость с конфигурациями, разработанными в прошлых версиях системы, стали доступны режимы «Тонкий клиент» и «Web-клиент», при использовании которых задействуется режим «Управляемое приложение».

При использовании режима «Управляемое приложение» появляются следующие преимущества:

• Повышается масштабируемость системы за счет использования тонкого клиента, который переносит вычислительные операции с компьютера пользователя на сервер. При работе режима «Толстый клиент» или при использовании старых версий программ «1C: Предприятие» большинство прикладных операций выполняется на компьютере пользователя.

• Возникают новые возможности удаленной работы с помощью режима «Web-клиент», который запускается в окне интернет-браузера, или работы в режиме реального времени с помощью режимов «Тонкий клиент» или «Web-клиент».

• Интерфейс в режиме «Управляемое приложение» формируется для каждого пользователя в отдельности исходя из прав пользователя, его роли, особенностей конкретной организации, а также настроек произведенных самим пользователем.

• С помощью режима «Управляемое приложение» осуществляется более эффективное управление правами доступа. Данный режим позволяет устанавливать права просмотра и редактирования на отдельные поля объектов для каждой роли. Запрещенные для пользователя поля автоматически скрываются в формах, списках и отчетах. Пользователю видны только доступные ему части системы.

Для удобства работы пользователя в «1С: Предприятие 8.2» реализованы еще несколько механизмов навигации по функциональности. В частности, теперь есть возможность получить текстовую ссылку на любой объект информационной базы (документ, элемент справочника, отчет и т. п.) и быстро перейти в нужное место с помощью функции Перейти по ссылке, а сами ссылки можно сохранять в списке Избранное. Система автоматически хранит ссылки на последние созданные или обновленные объекты, этим списком также можно пользоваться для ускорения навигации по системе.

Кроме того, в основном окне приложения поддерживается режим рабочего стола, в котором отображается одновременно несколько форм, содержащих наиболее оперативную и часто используемую информацию.

При этом в режиме «Управляемое приложение» без существенных изменений остались принципы работы с данными информационной базы, описание данных, работа со справочниками, документами и отчетами, механизмы запросов и обмена данными. Это позволяет безболезненно перейти с более старых версий платформы на новую.

Командный интерфейс представляет собой основное средство навигации пользователя по функциям приложения. Раньше он имел достаточно жесткую структуру, и фактически функциональные подсистемы привязывались к командному интерфейсу, изначально написанному разработчиком. Изменения в структуре метаданных или правах пользователя сами по себе не влияли на интерфейс. Теперь же «1С: Предприятие 8.2» автоматически формирует командный интерфейс для пользователя с учетом состава и внутреннего содержания функциональных подсистем.

Новая система формирования отчетов была реализована уже в версии 8.1. Форму отчета система создает автоматически, но разработчик может ее изменить. В программе «1С: Предприятие 8.2» получил развитие механизм настроек отчетов, который допускает два варианта работы. В первом случае разработчики и опытные пользователи могут применять все доступные возможности настройки для создания специализированных отчетов на базе одной схемы компоновки данных. Второй вариант включает ограниченный набор наиболее популярных настроек, доступный всем пользователям.

Пользователь может также сам настроить интерфейс, как ему нужно и удобно. В его распоряжении есть средства управления составом реквизитов формы, их взаимным расположением и частично внешним видом. При этом все пользовательские настройки сохраняются в информационной базе.

До сих пор в «1С: Предприятие» использовалась классическая многооконная система, в которой главное окно служит оболочкой для всех дочерних окон и включает главное меню и панели инструментов для обращения к функциональности системы. В управляемом режиме работы «1С: Предприятие 8.2» каждое окно независимо и представлено отдельным элементом на панели задач Windows.

1.3. Режимы работы программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2»

Программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» может работать в нескольких режимах, предназначенных для решения определенных задач.

К таким режимам относятся:

• Режим «Конфигуратор»;

• Режим «1С: Предприятие».

В свою очередь, режим «1С: Предприятие» по функциональным особенностям может быть подразделен на несколько режимов:

• Толстый клиент;

• Тонкий клиент;

• Web-клиент.

1.3.1. Назначение режима «Конфигуратор»

«Конфигуратор» программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» (рис. 1.2) является специальным режимом запуска и предназначен для разработчиков, программистов. В этом режиме разработчик создает или корректирует структуру базы данных, программные модули, производит административные работы. В режиме «Конфигуратор» нельзя вводить информацию в базу данных, за исключением загрузки базы данных из архивов. Обычно пользователи работают в другом режиме – в режиме «1С: Предприятие». В этом режиме возможен ввод данных, заполнение справочников и ввод документов, формирование отчетов и запуск обработок. В режиме «1С: Предприятие» нельзя редактировать структуру конфигурации.

Рис. 1.2. Режим «Конфигуратор» программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2»

1.3.2. Толстый клиент

«Толстый клиент» дает возможность полностью реализовать все возможности, которые предоставляет программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2». Эти возможности относятся как к области администрирования и разработки, так и к полному исполнению прикладного кода. В то же время «Толстый клиент» не предоставляет доступ и возможность работы с информационными базами с помощью Интернета, нуждается в инсталляции на рабочую станцию пользователя, имеет достаточно большой объем дистрибутива.

«Толстый клиент» – это один из вариантов клиентского приложения платформы «1С: Предприятие 8.2».

Свое название – «толстый» – этот режим работы получил, так как в состоянии обеспечить полную функциональность встроенного языка. Это обуславливает как повышенные требования к ресурсам компьютера, так и то, что «Толстый клиент» имеет связь с сервером «1С: Предприятия 8.2» и базой данных только по локальной сети и с помощью файлового доступа.

Кроме стандартной работы в пользовательском режиме системы «1С: Предприятие», данный клиент позволяет работать в режиме «Конфигуратор». Как уже упоминалось, именно в этом режиме выполняется разработка прикладных приложений и администрирование информационных баз.

При работе программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» в варианте клиент-сервер «Толстый клиент» подключается к кластеру серверов «1С: Предприятия 8.2». И уже кластер взаимодействует с выбранной системой управления базами данных. Осуществляется подключение по локальной сети, по протоколу TCP/IP. Этот вариант работы наиболее распространен.

В случае если работа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» происходит в файловом варианте, то обеспечивается непосредственное взаимодействие толстого клиента с файловой базой данных. Этот вариант работы требует прямого файлового доступа к выбранной базе данных. Такой доступ может обеспечиваться, например, через общий сетевой ресурс, либо база данных может присутствовать на компьютере, на котором установлен «Толстый клиент». Всю полноту функционала файловой СУБД «Толстый клиент» реализует самостоятельно.

«Толстый клиент» обеспечивает работу приложения и в обычном режиме. Это позволяет использовать толстого клиента для работы с такими прикладными решениями, которые были созданы на старых версиях платформы – 8.0 и 8.1, не использовавшими управляемые платформы и управляемый интерфейс.

1.3.3. Тонкий клиент

«Тонкий клиент» предоставляет возможность работать с информационными базами посредством доступа через Интернет. Но при этом в нем отсутствует возможность администрировать и разрабатывать прикладные решения. Требуется инсталляция клиентского приложения, но размер дистрибутива значительно меньше, чем у толстого клиента.

«Тонкий клиент» – также один из вариантов клиентского приложения платформы «1С: Предприятие 8.2». Название «тонкий» этот клиент получил потому, что функциональные возможности исполнения встроенного языка ограничены. Например, при использовании тонкого клиента недоступны прикладные типы данных. «Тонкий клиент» имеет возможность оперировать ограниченным вариантом набора типов встроенного языка, который служит только для изменения и отображения данных в памяти. Работа с базой данных, исполнение запросов и работа с объектными данными происходит на стороне сервера. Тонкому клиенту доступны лишь готовые данные, которые сервер обработал для отображения у пользователя.

«Тонкий клиент» предоставляет возможность работы только в пользовательском режиме системы «1С: Предприятие».

При использовании клиент-серверного варианта работы «Тонкий клиент» для взаимодействия с кластером напрямую использует протокол TCP/IP.

В случае если работа программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» происходит в файловом варианте, то обеспечивается непосредственное взаимодействие тонкого клиента с файловой базой данных. Этот вариант работы требует для тонкого клиента прямой файловый доступ к выбранной базе данных. Такой доступ может обеспечиваться, например, через общий сетевой ресурс.

1.3.4. Web-клиент

Режим «Web-клиент» значительно расширил возможности пользователя. Теперь работать с программой «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» можно в любом месте, где есть подключение к Интернету. При этом нет необходимости устанавливать какие-то дополнительные программы на компьютер, работа приложения осуществляется через интернет-браузер. Пользователю достаточно запустить Microsoft Internet Explorer или другой интернет-браузер, например Mozilla Firefox, Google Chrome или Safari, ввести адрес Web-сервера, на котором находится информационная база, и режим «Web-клиент» начнет свою работу в окне браузера (рис. 1.3).

Поддержка работы «Web-клиента» в браузерах Safari и Google Chrome включена в новую версию платформы 8.2 в целях бета-тестирования.

Рис. 1.3. Окно программы «1C: Управление небольшой фирмой 8.2» в режиме «Web-клиента» в Microsoft Internet Explorer 8.0

Функциональность и принцип работы с приложениями «Тонкий клиент» и «Web-клиент» полностью идентичны.

Работа через Интернет в режиме реального времени является одним из основных преимуществ приложения «Web-клиент». Подключение осуществляется через Web-сервер по протоколу HTTP. Если такое подключение осуществляется через низкоскоростное соединение, то клиентское приложение может быть запущено в режиме, который предназначен для низкоскоростных интернет-соединений.

Пользователь должен запустить удобный ему браузер, ввести определенный адрес Web-сервера, где содержится информационная база, – и «Web-клиент» автоматически начнет исполняться на машине пользователя (рис. 1.3).

Для использования интернет-браузера сначала необходимо выполнить его настройку. Рассмотрим процесс настройки на примере Microsoft Internet Explorer.

Выполните следующие действия:

• В браузере выберите команду меню Сервис\Свойства обозревателя (Tools\Internet Options). На экране появится диалог Свойства обозревателя (Internet Options) (рис. 1.4).

• На вкладке Безопасность (Security) для зоны Интернет (Internet) нажмите на кнопку Другой (Custom level). На экране появится диалог Параметры безопасности – зона Интернета (Security Settings – Internet Zone) (рис. 1.5).

• Разрешите выполнение скриптов JavaScript. Для этого в разделе Сценарии (Scripting) для параметра Активные сценарии (Active scripting) установите переключатель в положение Разрешить (Enable).

• Для работы с внешними компонентами установите переключатель в положение Разрешить (Enable) для следующих параметров: Запрос разрешения для ActiveX объектов (Automatic prompting for ActiveX controls), Загрузка подписанных ActiveX объектов с разрешения пользователя (Download signed ActiveX controls), Работа с ActiveX объектами и плагинами (Run ActiveX controls and plugins), Работа с объектами, помеченными как безопасные (Script ActiveX controls marked safe for scripting). Закройте диалог, нажав на кнопку OK.

• Разрешите использование всплывающих окон. Для этого перейдите на вкладку Конфиденциальность (Privacy) диалога Свойства обозревателя (Internet Options) (рис. 1.6) и сбросьте флажок Включить блокирование всплывающих окон (Turn on Pop-up Blocker).

Рис. 1.4. Диалог Свойства обозревателя (Internet Options)

Рис. 1.5. Диалог Параметры безопасности – зона Интернета (Security Settings – Internet Zone)

Рис. 1.6. Вкладка Конфиденциальность (Privacy) диалога Свойства обозревателя (Internet Options)

• Разрешите использование cookies, выбрав с помощью ползункового регулятора уровень безопасности не выше Умеренно высокий (Medium High). Сохраните настройки, нажав на кнопку OK.

В этой главе вы познакомились с новыми возможностями платформы «1С: Предприятие 8.2». Это более удобный по сравнению с предыдущими версиями интерфейс; наличие различных вариантов работы программы в режиме «1С: Предприятие»: в зависимости от существующих аппаратных ресурсов может быть выбран «Тонкий клиент» или «Толстый клиент». Кроме того, для работы в режиме «1С: Предприятие» можно использовать интернет-браузер. В этом случае используется «Web-клиент». Данный режим не требует предварительной установки и очень удобен для удаленной работы.

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой «1С: Управление небольшой фирмой 8.2»

В этой главе мы покажем, как настроить программу для ведения управленческого учета в фирме. Опишем процесс заполнения справочников сведениями о контрагентах, сотрудниках, номенклатуре и ценах. А также расскажем о том, как ввести информацию о начальных остатках товарно-материальных ценностей и денежных сумм. Другими словами, представим подробное описание того, как произвести ввод начальных данных, необходимых для начала работы с программой.

2.1. Запуск программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2»

При запуске информационной базы открывается главное окно программы (рис. 2.1).

Верхняя строка содержит панель инструментов и заголовок, в котором указано имя информационной базы и имя пользователя, вошедшего в систему. С помощью кнопки открывается главное меню программы. Кнопки и позволяют перемещаться к ранее открытым вкладкам.

В верхней части окна находится Панель разделов. Названия разделов соответствуют подсистемам конфигурации. На рис. 2.1 открыта вкладка Рабочий стол. Рабочий стол программы представляет собой навигационную карту, которая обеспечивает быстрый переход к любой необходимой информации, а также к текущим задачам пользователя.

Рабочая область вкладки Рабочий стол содержит несколько окон. Содержание этих окон пользователь может настроить самостоятельно в зависимости от того, какая информация необходима для выполняемой работы. В рассматриваемом примере содержание вкладки Рабочий стол имеет стандартную настройку. Вкладка имеет окна Навигация, Задания и Поиск.

Рис. 2.1. Главное окно программы

Окно Навигация содержит команды перехода на другие вкладки, например Закупки, Банк, Касса, а также команды создания новых документов.

• Щелкните мышью на команде перехода Банк. Откроется вкладка Денежные средства и журнал документов Документы по банку (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Вкладка Денежные средства основного окна программы

• Для создания нового документа вернитесь на вкладку Рабочий стол (см. рис. 2.1).

• Щелкните мышью на команде создания документа с выбранным наименованием в окне Навигация вкладки Рабочий стол. Команды создания документов имеют пиктограмму .

Область Настройки окна Навигация содержит команды открытия окон настроек, плана счетов и сервиса Быстрый старт.

Помимо окна Навигация, вкладка Рабочий стол содержит окно Задания. В этом окне отображаются документы Задание на работу. Если щелкнуть мышью на строке с документом в окне Задания, то в нижней части окна в поле Описание появится дополнительная информация для этого задания. Пользователю очень удобно иметь перед глазами список заданий.

Кроме того, на вкладке Рабочий стол содержится окно Поиск.

Выше говорилось о том, что содержание окон на вкладке Рабочий стол пользователь может редактировать самостоятельно. Чтобы выполнить настройку, проделайте следующее.

• Нажмите кнопку на панели инструментов окна программы. Откроется главное меню.

• Выберите команду меню Сервис\Настройка интерфейса\Рабочий стол. На экране появится диалог Настройка рабочего стола (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Диалог Настройка рабочего стола

Пользуясь кнопками Добавить, Удалить, и , пользователь может редактировать видимость тех или иных окон, которые будут отображаться на вкладке Рабочий стол в правой или левой колонках. Порядок отображения окон редактируется с помощью кнопок и .

• Выполните требуемые изменения.

• Нажмите кнопку OK. Окно настройки закроется, изменения сохранятся.

• Чтобы вернуться к настройке рабочего стола, заданной в конфигурации, выберите команду меню Все действия\Установить стандартные настройки в нижней части окна настройки и нажмите кнопку OK.

Диалог Настройка рабочего стола можно открыть другим способом.

• Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке вкладки Рабочий стол. На экране появится контекстное меню.

• Выберите команду Настройка рабочего стола из контекстного меню. На экране откроется диалог Настройка рабочего стола (см. рис. 2.3).

Аналогично настраивается видимость вкладок на Панели разделов. Отличие состоит в том, что выбирается команда меню Настройка панели разделов.

2.2. Ввод начальных данных в программу

Под вводом начальных данных подразумевается заполнение справочников, определение организационной структуры компании. А также ввод начальных остатков запасов товарно-материальных ценностей, денежных средств, взаиморасчетов.

2.2.1. Быстрый старт

Панель действий вкладки Настройка и администрирование содержит команду открытия сервиса Быстрый старт (рис. 2.4). Это окно также может быть открыто с помощью команды перехода Настройки\Настройка параметров учета, расположенной на вкладке Рабочий стол. Сервис Быстрый старт помогает неопытному пользователю быстро и правильно внести сведения о структуре фирмы и параметрах учета, а также ввести остатки. Для этого следует внимательно прочитать информацию в окне Быстрый старт (рис. 2.4) и следовать инструкциям. Можно использовать команды перехода в окне Быстрый старт для открытия обработок, справочников и документов.

Рис. 2.4. Окно Быстрый старт

Такая легкость настройки обеспечивается за счет того, что программа не перегружена излишним функционалом. В этой программе реализовано все необходимое для ведения учета, анализа и планирования в небольшой компании. При изменении организации работ или структуры фирмы можно легко перенастроить программу, что не потребует много времени и опыта.

2.2.2. Настройка параметров учета

Для ввода в программу сведений о параметрах учета и начальных данных используется обработка Настройка учета. Вы можете открыть обработку из окна Быстрый старт (см. рис. 2.4), используя команду перехода Настройка параметров учета или из области Настройки окна навигации. Окно обработки Настройка учета также может быть открыто с помощью команды Настройки\Настройка параметров учета вкладки Настройка и администрирование.

Обработка содержит несколько вкладок или разделов настройки (рис. 2.5). Все параметры организации работы определяются установкой флажков и переключателей. На вкладке Предприятие настраивается структура компании. Компания может состоять из нескольких организаций. В этом случае устанавливается флажок Вести учет в информационной базе по нескольким организациям и заполняется справочник Организации, который можно открыть из окна обработки, щелкнув мышью на команде перехода Просмотр и редактирование списка организаций. Определяется компания, по которой будет осуществляться консолидация данных.

Может быть установлен флажок Вести учет операций в валюте.

Из этого раздела обработки также можно открыть справочники Организации, Организационно-структурные единицы компании, Направления деятельности, Кассы. Чтобы получить возможность открыть справочники Организации или Кассы для просмотра или редактирования из окна обработки, необходимо записать данные. Если изменения не будут подтверждены, то в правой части окна настройки появится сообщение об ошибке.

• Установите флажки, которые соответствуют планируемой организационной структуре компании.

• Щелкните мышью на кнопке . Данные будут сохранены. Теперь вы можете открыть справочники Организации и Кассы из окна настройки.

Справочник Организации (рис. 2.6) предназначен для хранения информации обо всех организациях, входящих в состав фирмы.

• Для открытия справочника откройте окно Настройка учета и нажмите на Просмотр и редактирование списка организаций.

Создание нового элемента осуществляется с помощью кнопки Создать на панели инструментов окна справочника.

• Для просмотра и редактирования полной информации о какой-либо организации дважды щелкните мышью на строке.

Рис. 2.5. Обработка Настройка учета

Рис. 2.6. Справочник Организации

В диалоге создания нового элемента вводятся данные, которые характеризуют организацию. Значение поля Префикс будет использовано для нумерации документов данной организации. Организация может являться также физическим лицом. В этом случае переключатель устанавливается в положение Физическое лицо. Полное наименование в дальнейшем выводится в печатные формы документов.

Диалог имеет две вкладки: Общие и Адреса и телефоны. На вкладке Общие в поле Производственный календарь выбирается значение из справочника Календари. Заполняется группа полей Коды. Реквизиты Значения по умолчанию будут использоваться для подстановки в документы. Значения этих полей выбираются из одноименных справочников.

Подробнее о работе со справочниками будет изложено в следующем подразделе главы.

В справочник Организационно-структурные единицы компании вносятся сведения об организационно-структурных единицах фирмы – административно-управленческих и производственных подразделениях. Информацию о складах также следует вносить в справочник Организационно-структурные единицы компании. В окне справочника выводится тип подразделения, организация, к которой это подразделение относится, и материально-ответственное лицо. Флажок Ордерный устанавливается для структурной единицы, имеющей тип Склад, в случае использования для этого склада разделения складских и финансовых операций, при условии, что возможность ведения такого учета включена.

• Для открытия справочника Организационно-структурные единицы компании откройте окно Настройка учета и нажмите на Просмотр и редактирование списка складов.

Информация обо всех направлениях деятельности фирмы хранится в справочнике Направления деятельности. Для каждого направления в окне элемента справочника указываются счета учета доходов и расходов, которые выбираются из Плана счетов. Окно Плана счетов будет рассмотрено ниже.

Список касс организаций хранится в справочнике Кассы. Для каждой позиции справочника указывается валюта и счет учета. Поле Счет учета является обязательным для заполнения. Значение поля выбирается из плана счетов.

• Для открытия справочника Кассы откройте окно Настройка учета и нажмите на Просмотр и редактирование списка касс организаций.

Для установки параметров продаж предназначена вкладка Маркетинг и продажи. На вкладке указывается срок поступления оплаты от покупателя для использования в договорах с поставщиком, как максимальный срок отсрочки платежа покупателя. Установкой флажков вы разрешаете использовать передачу товаров на реализацию по договору комиссии, использовать скидки и наценки в документах продаж и т. д. Устанавливая переключатели, пользователь определяет, в какую часть некоторых документов продаж (шапку или табличную часть) будут помещаться реквизиты Планируемая дата отгрузки, Заказ и Вид работ.

На вкладке Снабжение и закупки настраиваются параметры операций снабжения и закупок установкой флажков и переключателей. Указывается срок оплаты поставщику для использования в договорах с покупателем.

В программе предусмотрены дополнительные возможности учета запасов товарно-материальных ценностей на складах и в производстве. Например, учет в разрезе характеристик номенклатуры, в разрезе партий товара и ячеек складов, разделение финансовых и складских операций учета запасов, прием и передача запасов на хранение и др. Если вы планируете использовать какие-либо из этих возможностей, установите флажки на вкладке Склад и производство.

На вкладке Розничные продажи производятся настройки параметров розничных продаж. Функция учета розничных продаж добавляется установкой флажка Использовать учет розничных продаж.

На вкладке Зарплата и персонал устанавливаются параметры расчета зарплаты и учета персонала. Возможность совместительства, функция ведения штатного расписания, учет налога на доходы включаются установкой соответствующего флажка на вкладке Зарплата и персонал.

Вкладка Финансы предназначена для установки кассового метода учета доходов и расходов, а также для установки использования бюджетирования.

На вкладке Прочие разделы включаются функции учета имущества и использования оперативного платежного календаря.

На вкладке Начальные остатки можно создавать новые документа по вводу остатков. Работа с этим журналом документов будет описана ниже.

2.2.3. Ввод сведений о контрагентах

Рассмотрим основные действия работы со справочниками на примере справочника Контрагенты.

• Откройте вкладку Маркетинг и продажи или Снабжение и закупки, щелкнув мышью на заголовке. В левой части вкладки расположена Панель навигации, на которой имеются команды перехода для открытия справочников и журналов документов.

Вкладки Маркетинг и продажи или Снабжение и закупки можно открыть, пользуясь командами перехода Закупки или Продажи окна навигации вкладки Рабочий стол соответственно.

• Щелкните мышью на команде перехода Контрагенты, расположенной на Панели навигации вкладки. В окне справа появится справочник Контрагенты.

Вы можете открыть справочник в отдельном окне.

• Щелкните правой кнопкой мыши на команде перехода Контрагенты, расположенной на Панели навигации вкладки. На экране появится контекстное меню.

• Выберите команду Открыть в новом окне из контекстного меню. На экране откроется окно справочника Контрагенты (рис. 2.7).

Рис. 2.7. Окно справочника Контрагенты

Ранее в главе уже были рассмотрены некоторые справочники, однако справочник Контрагенты содержит большое количество сведений, размещенных на вкладках элемента, позволяет структурировать информацию в виде дерева. Кроме того, это один из основных справочников программы. Поэтому работу со справочниками удобно рассмотреть на примере справочника Контрагенты. Справочник Контрагенты имеет несколько подчиненных справочников, содержащих информацию о банковских счетах, договорах контрагентов и другую информацию.

Напомним, что новый элемент справочника создается с помощью кнопки Создать панели инструментов окна справочника. При этом не важно, открыт справочник в отдельном окне или на вкладке главного окна программы. Для создания группы элементов предназначена кнопка . В рассматриваемом примере в справочнике находятся две группы элементов: Покупатели и заказчики и Поставщики и подрядчики. Информация представлена в виде иерархического списка (рис. 2.7). Строки с наименованием групп имеют пиктограмму , строки с наименованием элементов – .

• Чтобы просмотреть содержимое какой-либо группы, щелкните мышью на в строке с наименованием группы. Группа с выбранным наименованием откроется, в окне появится список элементов группы.

• Для закрытия списка элементов группы нажмите .

Внутри каждой группы можно создавать не только элементы, но и другие группы. Количество уровней вложенности для справочника Контрагенты не ограничено.

Как элементы, так и группы можно создавать копированием. Например, вы хотите создать позицию справочника, свойства которой будут преимущественно совпадать с одним из уже существующих элементов.

• Щелкните мышью на выбранной позиции в окне справочника и нажмите кнопку . Откроется окно создания нового элемента или группы, поля которого будут заполнены свойствами выбранной позиции.

Для просмотра или редактирования информации о каком-либо элементе предназначена кнопка . Это действие также можно выполнить, дважды щелкнув мышью на строке с выбранной позицией.

Функция кнопки  – установка пометки на удаление выделенного элемента. Непосредственное удаление элемента из справочника производится другими средствами.

Нажав кнопку Найти, вы откроете диалог поиска данных в динамическом списке, в котором можно вести поиск с учетом иерархии, например, в текущей группе.

• Нажмите кнопку в поле выбора Где искать. Откроется список наименований колонки, в которой будет вестись поиск данных.

• Щелкните мышью на выбранной строке списка. Список закроется, значение установится в поле выбора.

• Введите с клавиатуры значение в поле Что искать.

В окне поиска сохраняются предыдущие значения поля Что искать. Для восстановления одного из предыдущих значений откройте список выбора, нажав на кноп-ку .

• В поле Искать в группах выберите из списка, в какой группе следует производить поиск. Под полем выбора вы можете увидеть подсказку, какая группа является текущей.

• Нажмите кнопку Найти. Диалог закроется, в окне справочника появится список найденных элементов.

• Для возврата к просмотру полного списка справочника нажмите кнопку отмены поиска , которая при отборе элементов становится активной.

Кнопка предназначена для открытия окна Дополнительные сведения, в котором можно просмотреть или отредактировать дополнительные свойства элемента справочника. Администратор системы может настроить наборы дополнительных свойств для каких-либо объектов.

Из окна справочника Контрагенты можно создавать документы на основании выбранных элементов. Например, создать документ Заказ покупателю, предварительно выбрав позицию из группы Покупатели.

• Щелкните мышью на кнопке Создать на основании и выберите один из пунктов меню: Заказ покупателю, Заказ поставщику, Заказ-наряд или Событие. Откроется окно нового документа. Поле Контрагент в документе будет заполнено автоматически значением из справочника Контрагенты.

Просмотреть полный список команд редактирования можно, нажав на кнопку Все действия.

На рис. 2.7 установлен режим просмотра справочника Иерархический список. Информация в окне справочника может быть представлена также в виде дерева или списка.

• Нажмите кнопку Все действия и выберите команду меню Режим просмотраДерево. Режим просмотра справочника изменится.

Любой существующий элемент справочника может быть перемещен в другую группу.

• Щелкните мышью на строке с выбранной позицией.

• Нажмите кнопку Все действия и выберите команду меню Переместить в группу. Откроется справочник Контрагенты в режиме выбора групп.

• Щелкните мышью на строке с выбранной группой и нажмите кнопку Выбрать. Окно справочника закроется, элемент будет перемещен в группу. В нижней части экрана слева появится сообщение об изменениях.

С помощью команд меню Перейти на уровень ниже и Перейти на уровень выше происходит открытие и закрытие текущей группы.

Список всех контрагентов можно вывести в табличный или текстовый документ для последующей печати.

• Нажмите кнопку Все действия и выберите команду меню Вывести список. Откроется диалог Вывести список.

• Выберите вид документа в поле выбора Выводить в с помощью кнопки .

• Если вы хотите не выводить в документ содержимое какой-либо колонки, например Код, сбросьте флажок Код.

• Установите флажок С подчиненными для вывода элементов групп.

• Нажмите OK. Диалог закроется, на экране появится окно созданного текстового или табличного документа.

• Для печати документа на принтере нажмите кнопку на панели инструментов окна документа и выберите команду меню Файл\Печать.

• Чтобы получить список контрагентов одной группы, щелкните мышью в строке с наименованием группы в окне справочника и откройте диалог Вывести список.

• Установите флажки Только выделенные и С подчиненными и нажмите OK.

В списке команд меню, появляющихся при нажатии кнопки Все действия, также существует команда Изменить форму. Пользуясь этой командой, пользователь может настроить содержание окна справочника. При выборе команды меню Изменить форму открывается диалог Настройка формы (рис. 2.8).

Группа элементов формы Список содержит все доступные для отображения свойства позиций справочника. Снимая и устанавливая флажки, вы определяете информацию, которая будет видимой в таблице в окне справочника для каждого имеющегося в нем элемента.

В группе Командная панель находятся все команды, которые предназначены для работы со справочником: отображаемые на панели инструментов окна справочника кнопки и команды меню, появляющиеся при нажатии кнопки Все действия. Вы можете отключить возможность каких-либо действий, сняв флажки, кроме корневого элемента Командная панель и команды Изменить форму.

Порядок расположения отображаемых элементов формы можно изменить, пользуясь кнопками и . Изменения, произведенные в диалоге Настройка формы, вступают в действие при нажатии кнопки OK.

Рис. 2.8. Диалог Настройка формы

• Чтобы отменить настройки пользователя и вернуться к настройке формы, определенной конфигурацией, щелкните мышью на кнопке Все действия диалога Настройка формы, выберите команду меню Установить стандартные настройки и нажмите OK.

Рассмотрим процесс создания нового элемента справочника Контрагенты.

• Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна справочника. Откроется окно нового элемента (рис. 2.9).

Рис. 2.9. Окно нового элемента справочника Контрагенты

Вначале заполняются основные поля окна: Наименование, Полное наименование; устанавливается переключатель, определяющий тип контрагента (физическое или юридическое лицо). Поле Группа контрагентов заполняется, если вы хотите подчинить создаваемый элемент одной из существующих в справочнике групп.

• Нажмите кнопку в поле Группа контрагентов. Откроется справочник Контрагенты для выбора групп.

• Щелкните мышью на выбранной строке и нажмите кнопку Выбрать. Окно справочника закроется, наименование группы установится в поле.

Общие реквизиты контрагента указываются на вкладке окна Общие. В зависимости от типа контрагента меняется содержимое вкладки. Для физического лица в поле Физическое лицо выбирается значение из справочника Физические лица. Поле КПП в группе реквизитов Коды присутствует только для юридических лиц.

Справочник Физические лица для ввода и редактирования информации также открывается с помощью команды Физические лица на Панели навигации вкладки Зарплата и персонал.

Перед заполнением групп реквизитов Значения по умолчанию и Счета учета расчетов необходимо записать новый контрагент в справочник.

• Нажмите кнопку панели инструментов окна. Поле Код автоматически заполнится. В нижней части экрана справа появится сообщение о создании нового объекта.

В левой части окна элемента справочника расположена Панель навигации (см. рис. 2.9), которая содержит команды открытия справочников контрагента: Банковские счета, Договоры контрагентов, Виды цен контрагентов; а также списка документов по контрагенту и контактных лиц. Если щелкнуть мышью на какой-либо команде, в правой части окна откроется справочник в режиме ввода и редактирования или список документов. Все описанные команды находятся в группе команд Перейти. В верхней части Панели навигации расположена команда перехода к окну элемента. Перечисленные справочники на данном этапе не содержат никакой информации, за исключением основного договора в справочнике Договоры контрагентов.

Чтобы заполнить поле Банковский счет и изменить значение поля Договор (по умолчанию Основной договор), необходимо предварительно внести информацию в одноименные справочники, так как выбор значений при заполнении этих реквизитов происходит из справочников.

Значения реквизитов группы Счета учета расчетов выбираются из плана счетов и являются обязательными для заполнения.

На вкладке Адреса, телефоны указывается контактная информация контрагента. Вы можете внести какую-либо дополнительную информацию на вкладке Дополнительная информация.

Не путайте дополнительную информацию и Дополнительные сведения. Напомним, что Дополнительные сведения являются дополнительными свойствами объектов, наборы которых настраиваются администратором системы. Редактирование дополнительных сведений производится в отдельном окне, открываемом с помощью кнопки .

• По окончании создания элемента справочника нажмите кнопку Записать и закрыть.

Некоторые значения полей в дальнейшем будут использованы для подстановки в документы как реквизиты по умолчанию. Пользователь может менять какие-либо свойства контрагента, открыв окно элемента справочника.

2.2.4. Ввод основных сведений о номенклатуре

В этом разделе мы опишем ввод сведений в окне элемента справочника Номенклатура. Расскажем о том, как внести единицы измерения, цены и характеристики с использованием команд открытия справочников, расположенных на Панели навигации.

Справочник Номенклатура предназначен для хранения информации о товарах, услугах, продукции, материалах, видах работ, внеоборотных активах, технологических операциях, услугах сторонних контрагентов.

• Для открытия справочника Номенклатура откройте вкладку Склад и производство и выберите команду перехода Номенклатура.

Напомним, как открыть справочник в отдельном окне.

• Щелкните правой кнопкой мыши на команде перехода Номенклатура, расположенной на Панели навигации вкладки. На экране появится контекстное меню.

• Выберите команду Открыть в новом окне из контекстного меню. На экране откроется окно справочника Номенклатура (рис. 2.10).

Рис. 2.10. Окно справочника Номенклатура

Справочник Номенклатура, как и справочник Контрагенты, имеет иерархическую структуру с неограниченным уровнем вложенности.

Содержание вкладок окна элемента справочника (рис. 2.11) зависит от типа номенклатуры. Поле Тип может принимать следующие значения:

• Запас – подлежащие учету материальные ценности;

• Услуга – сервис;

• Работа – производственные работы;

• Вид работ;

• Расход – услуги сторонних организаций;

• Операция – выполняемые в производстве операции.

Окно имеет две вкладки для указания свойств: Основные параметры и Параметры хранения и закупки. Исключение составляет номенклатура, имеющая тип Вид работ. В этом случае вкладка Параметры хранения будет отсутствовать.

Поле Группа выбирается из справочника Номенклатура, открытого в режиме выбора групп. В поле Артикул номенклатуре присваивается цифровой код, который будет использован в печатных формах документов. Поле Код автоматически заполнится при записи элемента в справочник.

Рис. 2.11. Окно элемента справочника Номенклатура

На рис. 2.11 открыта вкладка Основные параметры, содержание которой соответствует номенклатуре, имеющей тип Запас. В полях, содержащих обязательные для заполнения свойства, установлены значения по умолчанию. Каждой позиции номенклатуры назначается базовая единица измерения, которая выбирается из справочника Классификатор единиц измерения, содержащего список используемых фирмой единиц измерения: штуки, килограммы, метры и т. д. Базовая единица измерения указывается в поле Единица измерения.

В левой части окна находится Панель навигации, на которой расположены команды перехода для открытия справочников, регистров, а также списка присоединенных файлов, относящихся к элементу. Воспользоваться командами Панели навигации можно после записи номенклатуры в справочник с помощью кнопки на панели инструментов окна элемента.

Команда перехода Единицы измерения из группы команд Перейти, расположенных на Панели навигации, открывает справочник Единицы измерения, предназначенный для хранения информации о других единицах измерения, необходимых для данной номенклатурной позиции. При создании новой единицы измерения в этом справочнике указывается Коэффициент пересчета этой единицы относительно базовой. Например, в упаковке может находиться 10 штук номенклатурных базовых единиц, а в коробке – 20 упаковок, то есть 200 базовых единиц. В этом случае коэффициенты пересчета будут равны 20 и 200 соответственно.

Номенклатурные позиции, близкие по свойствам, могут быть объединены в номенклатурные группы. Список номенклатурных групп хранится в классификаторе номенклатуры – справочнике Номенклатурные группы, который можно открыть на вкладке Склад и производство основного окна программы, щелкнув мышью на команде перехода Номенклатурные группы в группе команд Смотри также, расположенной на Панели навигации вкладки.

Для указания номенклатурной группы, к которой относится создаваемый элемент, в поле Номенклатурные группы на вкладке Основные параметры окна элемента (см. рис. 2.11) выбирается значение из одноименного справочника.

В поля Счета учета запасов и Счета учета затрат устанавливаются значения из плана счетов. На Счет учета затрат будет отнесена стоимость запасов при передаче в производство и расходов при получении услуг сторонних организаций.

Поступление товарно-материальных ценностей происходит партиями, стоимость которых в большинстве случаев отличается. При расходе товара или материала со склада хранения: перемещении, продаже, отпуске в производство или списании, – производится оценка себестоимости. В поле Способ списания указывается метод, который будет использоваться для определения стоимости этой номенклатуры. Доступны два способа: По средней и FIFO. При выборе метода оценки По средней рассчитывается средняя стоимость номенклатурной позиции всех имеющихся на данный момент на складе партий. При использовании метода FIFO стоимость выбывающей партии номенклатуры имеет стоимость партии, поступившей ранее всех имеющихся в данный момент на складе.

Значение поля Ценовая группа выбирается из справочника Ценовые группы, являющегося дополнительным классификатором номенклатуры.

Направление деятельности фирмы, в пределах которой осуществляется движение номенклатуры, указывается в поле Направление бизнеса.

Также на вкладке Основные параметры указывается количество дней, за которое фирма обещает поставить покупателю данную номенклатуру (товар или услугу). Значение поля Срок исполнения используется в дальнейшем в документах заказа. Ставка НДС, используемая по умолчанию для этой позиции номенклатуры, указывается в одноименном поле.

В окне элемента справочника Номенклатура для наглядности можно поместить картинку. Номенклатурная позиция должна иметь тип Запас. Картинка размещается на вкладке Основные параметры. Файл с изображением предварительно должен быть размещен в справочнике Присоединенные файлы. Ниже изображения расположено поле выбора файла из справочника Присоединенные файлы.

Справочник Присоединенные файлы открывается с помощью одноименной команды в группе команд Смотри также на Панели навигации окна элемента. Например, вы хотите поместить изображение товара, хранящееся в графическом файле на жестком диске компьютера.

• Щелкните мышью на команде перехода Присоединенные файлы на Панели навигации окна элемента. В правой части окна откроется справочник Присоединенные файлы.

• Нажмите кнопку Создать. На экране появится диалог Создание нового файла.

• Установите переключатель в положение Из файла на диске и нажмите кнопку Создать. Откроется диалог Выбор файла.

• Выберите файл и нажмите кнопку Открыть. Файл будет скопирован, откроется карточка файла – диалог, имеющий имя выбранного файла (рис. 2.12).

Рис. 2.12. Диалог для редактирования свойств присоединенного файла

С помощью карточки файла редактируются свойства файла, как элемента справочника: наименование, описание, автор и т. д.

• Для сохранения значений свойств нажмите кнопку или Записать и закрыть, чтобы сохранить значения и закрыть карточку.

Кнопка Редактировать открывает изображение для редактирования. Для возможности редактирования файла на компьютере должно быть установлено соответствующее приложение.

Вернитесь к редактированию элемента справочника Номенклатура, щелкнув мышью в строке с наименованием номенклатурной позиции на Панели навигации элемента справочника.

Рассмотрим вкладку Параметры хранения и закупки. На этой вкладке указывается склад хранения номенклатурной позиции путем выбора значения из справочника Организационно-структурные единицы компании, а также ячейка склада в группе свойств Параметры хранения.

Группа Параметры производства и закупки определяет способ пополнения запасов данной номенклатуры. Возможны три способа: закупка у поставщика, собственное производство и производство сторонней организацией из собственного сырья или переработка. А также срок, в течение которого возможно пополнение запаса или оказание услуги. В поле Поставщик указывается поставщик номенклатурной позиции – элемент справочника Контрагенты.

Если при настройке параметров учета был включен учет по партиям и характеристикам, на вкладке будут расположены флажки Характеристики и Партии для указания дополнительных разрезов учета. Для возможности ведения такого учета для конкретной номенклатурной позиции следует установить эти флажки.

Для хранения списка характеристик и партий предназначены справочники Характеристики и Партии соответственно. На Панели навигации окна элемента в группе команд Перейти расположены одноименные команды для открытия данных справочников. Не забудьте сохранить изменения после установки флажков, нажав кнопку , чтобы получить возможность работать с этими справочниками.

Виды свойств или дополнительные реквизиты, которые могут быть использованы для назначения характеристик, могут быть заданы заранее в плане видов характеристик Наборы дополнительных характеристик и сведений. Для разных видов номенклатуры можно определить различные виды свойств.

• Откройте вкладку Настройка и администрирование и выберите команду Наборы дополнительных характеристик и сведений на Панели навигации. Откроется список Наборы дополнительных реквизитов и сведений, настроенный администратором.

• Дважды щелкните мышью на группе Свойства справочника «Характеристики номенклатуры» и выберите наименование номенклатурной группы, для которой необходимо назначить вид свойства, например Товары, щелкнув мышью на строке.

• Нажмите кнопку панели инструментов списка Наборы дополнительных реквизитов и сведений. Откроется диалог Товары (Набор дополнительных реквизитов и сведений) для создания дополнительных реквизитов и сведений и добавления свойств в набор для данной номенклатурной группы (рис. 2.13).

Рис. 2.13. Диалог Товары (Набор дополнительных реквизитов и сведений)

Для добавления дополнительного реквизита выполните следующее:

• Нажмите кнопку Подбор. Откроется окно Подбор дополнительных реквизитов.

• Для создания нового дополнительного реквизита номенклатуры нажмите кнопку Создать. На экране появится диалог Дополнительный реквизит/сведение.

• Введите наименование свойства, например Цвет. Установите переключатель в положение Доп. реквизит.

В поле выбора Тип значения вы можете изменить тип значения созданного свойства, нажав кнопку и выбрав тип из списка. По умолчанию в поле установлен тип Значения свойств объектов. Для дополнительного реквизита Срок годности, например, установлен тип значения – Дата.

Вы можете задать конкретные значения свойства. Это возможно, если тип значения указан как Значения свойств объектов.

• Нажмите кнопку и выберите команду перехода Значения свойств объектов на Панели навигации диалога. Откроется справочник Значения свойств объекта, предназначенный для хранения списка значений этого свойства.

Вы можете создавать и в дальнейшем редактировать неограниченное количество значений свойств.

• Нажмите кнопку Создать панели инструментов справочника Значения свойств объектов. Откроется диалог для создания значения свойства Цвет.

• Введите в поле значение название цвета, например Белый, и нажмите кнопку Записать и закрыть. Диалог закроется, в справочнике появится строка с созданным значением.

• Повторите действия, добавив еще несколько значений для свойства Цвет, например Черный, Голубой.

• Вернитесь к редактированию свойства, выбрав верхнюю команду перехода, выделенную жирным шрифтом и имеющую теперь наименование свойства, в рассматриваемом примере – Цвет (Дополнительный реквизит / сведение). Справочник Значения свойств объектов закроется, в окне появится диалог редактирования свойства.

• Нажмите кнопку Записать и закрыть. Диалог закроется, в окне Подбор дополнительных реквизитов появится новый реквизит Цвет.

• Щелкните мышью на наименовании нового реквизита и нажмите кнопку Добавить в набор панели инструментов окна.

• В табличной части окна Товары (Набор дополнительных реквизитов и сведений) появится свойство Цвет. Вы можете добавить другие дополнительные реквизиты из числа существующих или созданных. Например, можно добавить еще одну характеристику – Производитель для указания страны или фирмы, где товар был изготовлен.

• Закройте окно подбора.

• Нажмите кнопку Записать и закрыть диалога Товары (Набор дополнительных реквизитов и сведений). Диалог закроется. Появляется возможность использовать значения свойства Цвет как характеристики номенклатуры из номенклатурной группы Товары для ведения учета.

Напомним, что для указания номенклатурной группы в окне элемента справочника на вкладке Основные параметры существует поле выбора Номенклатурная группа. Не забывайте нажимать кнопку панели инструментов окна элемента для сохранения изменений, если значения каких-либо полей были изменены, для корректного продолжения работы по редактированию справочников номенклатурной позиции.

В рассматриваемом примере вы можете добавить в справочник Характеристики значения свойства Цвет, то есть такие характеристики, как Белый, Голубой и Черный. Чтобы задать выбранные характеристики номенклатурной позиции, указанные в примере для товара, нужно для элемента справочника Номенклатура в поле Номенклатурная группа установить значение Товары.

• Щелкните мышью на команде перехода Характеристики на Панели навигации окна элемента справочника Номенклатура, относящегося к номенклатурной группе Товары. В окне появится справочник Характеристики.

• Нажмите кнопку Создать панели инструментов справочника. Откроется диалог создания новой характеристики данной номенклатурной позиции (рис. 2.14).

Рис. 2.14. Диалог Характеристика номенклатуры

В нижней части диалога в табличной части Свойства и значения вы увидите созданный для номенклатурной группы Товары вид свойств Цвет.

• Дважды щелкните мышью на строке Цвет в колонке справа. В строке появится поле выбора.

• Нажмите кнопку поля выбора. Откроется диалог Выберите значение со списком созданных значений для вида свойств Цвет: Белый, Голубой, Черный.

• Щелкните мышью на выбранной позиции списка и нажмите кнопку Выбрать. Диалог закроется, в поле Наименование диалога Характеристика номенклатуры появится выбранная характеристика.

• Нажмите кнопку Записать и закрыть. Диалог закроется, характеристика будет записана в справочник.

Вы можете создавать характеристики, не используя существующие значения свойств. Для этого достаточно ввести с клавиатуры наименование характеристики в диалоге Характеристика номенклатуры и нажать кнопку Записать и закрыть.

Справочник Партии, команда открытия которого так же находится на Панели навигации окна элемента справочника Номенклатура (см. рис. 2.11), предназначен для ведения учета запасов по партиям для конкретной номенклатурной позиции. Чтобы заполнить справочник партий номенклатурной позиции, нужно в окне элемента справочника Номенклатура на вкладке Параметры хранение и закупки установить флажок Партии.

При создании элемента справочника Партии определяется Статус партии запасов: Собственные запасы, Товары на комиссии, Давальческое сырье для материалов, принятых в переработку, или Ответственное хранение. Если владелец партии сторонний поставщик, вы можете указать владельца, выбрав значение из справочника Контрагенты. В рассматриваемом примере в окне элемента справочника Партии (рис. 2.15) в группе свойств Дополнительные реквизиты добавлено свойство Срок годности.

Рис. 2.15. Диалог создания элемента справочника Партии

Для типов номенклатуры Запас и Работа можно описать состав номенклатурной позиции или порядок выполнения работ. Для хранения таких описаний, которых может быть несколько для одной номенклатуры, предназначен справочник Спецификации. В поле Спецификации на вкладке Параметры хранения и закупки номенклатурной позиции выбирается спецификация по умолчанию. Команда открытия справочника Спецификации расположена в группе команд Смотри также на Панели навигации окна элемента.

Рассмотрим, какие еще команды перехода расположены на панели навигации окна номенклатуры.

Одним из важных свойств номенклатурной позиции является цена. Для хранения истории изменения цен предназначен регистр Цены. Для добавления новой записи в регистр используется диалог Цена номенклатуры (рис. 2.16), который открывается с помощью кнопки Создать панели инструментов регистра.

Рис. 2.16. Диалог Цена номенклатуры

Для номенклатуры типа Работа заполняется справочник Нормы времени работ, в котором можно задать нормативы времени для выполнения различных производственных действий.

В регистр Управление запасами вносится информация о размере минимального количества номенклатуры, при котором необходимо делать заказ, а также максимального количества, используемого для регулирования размера заказа.

Вы можете определить список номенклатурных позиций, которыми можно заменять данную номенклатуру, если это необходимо. Этой цели служит регистр Аналоги. При создании новой записи регистра указывается номенклатурная позиция путем выбора из справочника Номенклатура, а также приоритет использования этой позиции в качестве замены.

Регистр Цены контрагентов, команда открытия которого также находится на Панели навигации окна номенклатурной позиции, предназначен для хранения значений цен данной номенклатуры различных поставщиков или конкурентов.

Свойства любого элемента справочника Номенклатура могут быть изменены в дальнейшем. Вы можете открыть окно номенклатурной позиции, дважды щелкнув мышью на строке справочника, и изменить значения полей или записей справочников.

2.2.5. Заполнение справочника сотрудников

Для хранения информации о сотрудниках фирмы предназначен справочник Сотрудники.

• Выберите команду перехода Сотрудники на Панели навигации вкладки Зарплата и персонал главного окна программы. Откроется справочник Сотрудники.

Справочник Сотрудники позволяет хранить информацию, используя иерархию групп и элементов, как и рассмотренные выше справочники. Для создания групп используется кнопка панели инструментов справочника.

• Нажмите кнопку Создать панели инструментов справочника. На экране появится диалог Сотрудник для создания нового элемента справочника (рис. 2.17).

Рис. 2.17. Диалог для создания нового элемента справочника Сотрудники

При создании нового элемента справочника можно установить переключатель в шапке окна в одно из положений:

• Создать нового сотрудника и внести его личные данные в справочник физических лиц. В этом случае будет создан не только элемент справочника Сотрудники, но и элемент справочника Физические лица. Будет установлена связь между созданными элементами. Если переключатель установлен в положение Создать нового сотрудника и внести его личные данные в справочник физических лиц, то в окне элемента справочника отображается три вкладки: Основное, Личные данные, Данные о приеме на работу. На вкладке Личные данные вводятся дополнительные сведения, необходимые для создания элемента справочника Физические лица.

• Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц. При установке переключателя в это положение в окне появляется поле Физ. лицо для выбора элемента из справочника Физические лица. Если переключатель установлен в положение Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц, то в окне элемента справочника отображается две вкладки: Основное и Данные о приеме на работу.

• Создать нового сотрудника. Создается только элемент справочника Сотрудники, который не будет связан со справочником Физические лица. В окне элемента справочника отображается две вкладки: Основное и Данные о приеме на работу.

Поле Группа сотрудников заполняется в случае, если вы предварительно создали какие-либо группы для удобства хранения информации.

• После введения фамилии, имени и отчества в поле Наименование нажмите кнопку . Информация будет сохранена в справочнике, в поле ТН сотруднику присвоится код, который можно использовать как табельный номер.

• На вкладке Основное установите переключатель Тип занятости в положение Основное место работы или Совместительство.

• Заполните поля вкладок Личные данные, Данные о приеме на работу.

Часто элементы справочника Сотрудники тесно связаны со справочником Физические лица. Другими словами, каждый сотрудник также записывается в справочник Физические лица, а связь между ними указывается в поле Физическое лицо диалога Сотрудник. Но при проведении различных операций учета один человек будет являться двумя разными объектами: Сотрудник и Физическое лицо. Например, при увольнении сотрудника, а затем приеме вновь через какое-то время на другую должность одно и то же физическое лицо будет являться двумя разными сотрудниками.

Напомним, что справочник Физические лица для ввода и редактирования информации открывается с помощью команды перехода Физические лица в группе команд Смотри также на Панели навигации вкладки Зарплата и персонал.

На Панели навигации диалога Сотрудник имеются команды перехода к регистрам Плановые начисления и удержания и Сведения о сотрудниках.

Записи в этих регистрах появляются при проведении кадровых документов по данному сотруднику.

2.2.6. Ввод начальных остатков

После заполнения справочников можно переходить к вводу начальных остатков. Начальные остатки удобно вводить с использованием обработки Настройка учета (см. рис. 2.5).

Напомним, что вы можете открыть обработку, используя команду перехода окна Быстрый старт или области Настройки окна навигации вкладки Рабочий стол главного окна программы.

• Перейдите на вкладку Начальные остатки обработки Настройка учета. На вкладке откроется журнал документов Ввод начальных остатков.

На панели инструментов журнала документов существует несколько кнопок, назначение большинства которых было описано ранее. С помощью кнопки можно установить интервал дат для списка выводимых для просмотра документов. В данном случае это не актуально, так как журнал пуст, но действие будет справедливо для всех журналов документов.

• Нажмите кнопку . Откроется диалог Настройка периода (рис. 2.18).

Рис. 2.18. Диалог Настройка периода

В поле Период дат вы можете выбрать значение из открывающегося списка или указать в поле Период дат значение Произвольный период и выбрать начало и конец периода в полях с и по с помощью появившихся кнопок открытия календаря .

Если вы хотите при следующем открытии данного журнала документов ограничить выведенную информацию таким же периодом, то установите флажок Использовать эту настройку периода при открытии. Для другого пользователя или другого журнала документов настройка действительна не будет.

Рассмотрим основные действия, выполняемые при работе с документами на примере оформления документа Ввод начальных остатков.

• Нажмите кнопку Создать панели инструментов журнала документов. Откроется окно нового документа Ввод начальных остатков (рис. 2.19).

Рис. 2.19. Окно нового документа Ввод начальных остатков

Поле Номер заполнять не следует, номер документу присваивается автоматически при записи, чтобы не нарушить уникальность нумерации в системе. В поле Дата указана текущая дата. Значение даты может быть изменено с помощью кнопки . В поле Раздел учета выбирается раздел учета, по которому будут вводиться остатки. В зависимости от выбранного раздела изменяется содержание окна документа: вкладок, табличных частей.

• Выберите для поля Раздел учета значение Денежные средства. Документ примет вид как на рис. 2.19.

• Нажмите кнопку Добавить панели инструментов табличной части документа. В табличной части появится строка для ввода информации.

• Щелкните мышью на кнопке выбора поля Банковский счет (касса). На экране возникнет диалог Выбор типа данных.

• Щелкните мышью на строке с выбранным типом: Касса или Банковский счет и нажмите кнопку OK. Диалог закроется, откроется справочник Кассы или Банковский счет для выбора элемента.

• Выберите позицию из справочника, щелкнув мышью на строке и нажав кнопку Выбрать. Справочник закроется, в колонке установится выбранное значение.

• Щелкните мышью на колонке Сумма валютная. В текущей строке появится поле выбора суммы.

• Введите размер суммы с клавиатуры или с помощью кнопки поля выбора.

• В колонке Валюта выберите из списка наименование валюты, в которой указана сумма в предыдущей колонке. В колонке Сумма будет автоматически пересчитана сумма в валюте, указанной в настройке параметров учета как Валюта учета.

• С помощью кнопки Добавить заполните табличную часть документа, указав остатки на всех счетах и кассах выбранной организации.

Для работы с табличной частью документа вы можете использовать кнопки панели инструментов. Для удаления строки предназначена кнопка . Чтобы добавить строку копированием текущей, используйте кнопку . Для изменения порядка строк в таблице используются кнопки и .

Теперь документ необходимо записать для сохранения значений всех полей и таблиц и провести. При проведении документа все данные документа отражаются в каких-либо учетных механизмах системы, изменяется состояние тех или иных учетных данных. Проведенные документы помечены в колонке пиктограмм в журнале документов.

• Нажмите кнопку панели инструментов окна документа. Документ будет записан без проведения, в поле Номер появится значение, присвоенного программой уникального номера документу.

• Нажмите кнопку Провести для проведения документа.

При нажатии кнопки Провести также происходит запись документа, если это действие не было выполнено ранее. Кнопка Провести и закрыть предназначена для одновременного с проведением закрытия окна документа. Вы можете отменить проведение документа, если это необходимо. Для этого нажмите кнопку Все действия панели инструментов окна документа и выберите пункт меню Отмена проведения.

В списке команд меню, открывающемся при нажатии кнопки Все действия, существует команда Изменить форму, выбрав которую вы можете изменить состав и расположение полей окна документа. Как это сделать, было описано в одном из предыдущих разделов главы.

В левом нижнем углу окна документа вы можете увидеть состояние документа в настоящий момент времени: Новый, Записан, Проведен, Не проведен. В нижней части окна также выведена строка с указанием автора документа или именем пользователя, с которым был осуществлен вход в систему. Изменить имя автора можно лишь выполнив вход в программу под другим именем перед созданием нового документа.

На панели инструментов окна документа находится кнопка , нажав которую вы получите вывод на экран окна табличного документа, отражающего изменения в базе данных, которые произведены проведением данного документа, или сформированного отчета по движениям (рис. 2.20). С помощью этого отчета осуществляется контроль введенных данных.

Рис. 2.20. Окно отчета Движения документа

Вы можете вывести информацию табличной части документа в текстовый или табличный документ для последующего вывода на печать.

• Нажмите кнопку Все действия панели инструментов табличной части документа (см. рис. 2.19) и выберите команду меню Вывести список. Откроется диалог Вывести список.

Работа с диалогом Вывести список была описана ранее в главе.

• Нажмите OK. Откроется окно табличного или текстового документа, который можно распечатать, нажав кнопку панели инструментов окна и выбрав команду меню Файл\Печать.

При вводе остатков по запасам документ будет иметь несколько вкладок, на которых указываются начальные остатки в разрезе складов и ячеек склада, остатки по прямым затратам в незавершенном производстве, по принятым и переданным на комиссию или ответственное хранение запасам, а также по запасам в разрезе грузовых таможенных деклараций (ГДТ).

После заполнения документа для ввода остатков по запасам также следует записать и провести документ и выполнить проверку по движениям документа.

При вводе остатков по разделу учета Расчеты с поставщиками и покупателями в табличной части документа (рис. 2.21) вы увидите колонку Документ. В этой колонке требуется указать документ, по которому существует данная задолженность. Необходимо предварительно создать такие документы в системе.

Рис. 2.21. Документ Ввод начальных остатков для раздела учета Расчеты с контрагентами

• Дважды щелкните мышью на колонке Документ текущей строки. В колонке появится поле выбора.

• Нажмите кнопку поля выбора. Откроется диалог выбора типа документа.

• Щелкните мышью на строке с выбранным типом документа и нажмите OK. Диалог закроется, на экране появится окно журнала документов. В данный момент окно будет пустым, так как вы еще не создавали в системе документов.

• Нажмите кнопку Создать. Откроется окно нового документа, например Приходная накладная.

Достаточно заполнить только шапку документа. Проводить документ не следует.

Система может сама сформировать необходимые документы, для этого в окне документа Ввод начальных остатков (см. рис. 2.21) следует установить флажок Автоформирование.

Перед вводом остатков по расчетам с персоналом необходимо оформить документы, регистрирующие прием сотрудников на работу.

2.3. План счетов

В программе существует предустановленный управленческий план счетов, который может быть дополнен новыми счетами и субсчетами. План счетов Управленческий аналогичен бухгалтерскому плану счетов. Каждая операция оформляется проводкой, которая изменяет показатели двух взаимосвязанных счетов. Названия счетов отражают управленческую политику фирмы.

Команда для вызова окна плана счетов (рис 2.22) находится на Панели навигации вкладки Финансы в группе команд Смотри также и в области Настройки окна Навигация вкладки Рабочий стол.

Рис. 2.22. Окно План счетов

Вы можете создавать новые счета и субсчета. Предположим, вам необходимо счет Зарплата производственного персонала разделить более детально на два субсчета Зарплата постоянных сотрудников и Зарплата по временным договорам.

• Дважды щелкните мышью на строке Зарплата производственного персонала. Откроется окно счета Зарплата производственного персонала (рис. 2.23).

• Измените значение поля Тип счета на Группа счетов и нажмите кнопку Записать и закрыть. Окно счета закроется, в плане счетов появится новая группа счетов.

• Нажмите кнопку Создать панели инструментов окна плана счетов. Откроется окно нового счета.

• В полях Код и Порядок укажите значение 20.03.1. В поле Подчинен счету выберите из плана счетов созданную группу Зарплата производственного персонала. В поле наименование введите значение Зарплата постоянных сотрудников.

• Нажмите кнопку Записать и закрыть. Новый субсчет создан и помещен в указанную группу.

Рис. 2.23. Окно счета Зарплата производственного персонала

Создайте еще один субсчет с наименованием Зарплата по временным договорам с порядком и кодом 20.03.2 и подчините этот субсчет группе Зарплата производственного персонала.

2.4. Краткая характеристика подсистем конфигурации

В этом разделе главы мы кратко опишем функции программы, сгруппированные на отдельных вкладках. Названия вкладок соответствуют разделам программы.

2.4.1. Настройка Панели навигации

На каждой вкладке слева расположена Панель навигации, которая содержит команды открытия справочников, журналов документов для быстрого перехода к необходимой информации. Если щелкнуть мышью на выбранной команде, справочник или другая форма списка будет открыта в рабочей области вкладки. При выборе другой команды будет открыт другой журнал документов или справочник, замещая предыдущий. Напомним, что можно открыть какую-либо форму списка в отдельном окне.

• Щелкните правой кнопкой мыши на команде Панели навигации вкладки. На экране появится контекстное меню.

• Выберите команду Открыть в новом окне из контекстного меню. Откроется окно выбранной формы списка.

Все команды Панели навигации разделены на группы: важные, обычные и вспомогательные. Команды группы Важное расположены сверху и выделены жирным шрифтом. Вспомогательные команды находятся в группе Смотри также и обычно редко используются. Вы можете изменить содержимое Панели навигации.

• Щелкните правой кнопкой мыши на любой команде Панели навигации. На экране появится контекстное меню.

• Выберите команду Настройка панели навигации из контекстного меню. На экране откроется диалог Настройка панели навигации (рис. 2.24).

Рис. 2.24. Диалог Настройка панели навигации

С помощью кнопок Добавить, Удалить, Добавить в группу, Переместить в группу вы можете настроить содержимое Панели навигации любой вкладки, удалив, например, команды, которые вы не планируете использовать.

Выше рабочей области вкладки расположены панели действий, такие как Создать, Отчеты или Сервис. На Панелях действий находятся кнопки для быстрого создания документов, элементов справочников, отчетов и других объектов. Видимость и порядок кнопок Панели действий также можно изменить.

• Щелкните правой кнопкой мыши на любом месте Панели действий. Откроется контекстное меню.

• Выберите команду Настройка панели действий из контекстного меню. На экране появится диалог Настройка панели действий.

Панель действий настраивается так же, как и Панель навигации.

Кнопка панели действий открывает список других кнопок этой панели. Размеры панелей навигации и действий можно изменять, пользуясь разделителем.

В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» можно сохранять команды открытия вкладок, справочников, журналов документов и любых других объектов базы данных с помощью механизма избранных команд перехода и ссылок. Рассмотрим такую возможность на примере.

• Перейдите на вкладку Маркетинг и продажи и щелкните мышью на команде панели навигации Контрагенты. В рабочей области вкладки откроется справочник Контрагенты.

• Нажмите кнопку панели инструментов в верхней строке окна программы. Откроется меню Избранное.

• Выберите команду меню Добавить в избранное. В меню появится команда перехода на открытый в данный момент объект.

Вы можете добавить в меню Избранное любое количество команд. При последующем нажатии на кнопку вы можете воспользоваться этими командами для открытия объектов.

Приведем пример использования механизма ссылок.

• Откройте какой-нибудь документ, справочник или любой другой объект.

• Нажмите кнопку панели инструментов окна программы или объекта, если объект открыт в отдельном окне, например окно элемента справочника. Откроется диалог Получение ссылки (рис. 2.25).

Рис. 2.25. Диалог Получение ссылки

В приведенном примере получена ссылка на элемент справочника Контрагенты.

• Нажмите кнопку Добавить в избранное. Ссылка на объект будет добавлена в меню Избранное.

С помощью кнопки Копировать в буфер вы можете скопировать ссылку в буфер обмена. Кнопка предназначена для открытия диалога Переход по ссылке (рис. 2.26).

Рис. 2.26. Диалог Переход по ссылке

В примере в строке ввода диалога расположена ссылка, скопированная в буфер обмена. Чтобы вставить в строку ссылку из буфера обмена, воспользуйтесь кнопкой Вставить из буфера. Вы можете также ввести наименование ссылки с клавиатуры, добавить ссылку, расположенную в строке, в меню Избранное или выполнить переход по ссылке с помощью одноименных кнопок.

2.4.2. Маркетинг и продажи

Содержание вкладки Рабочий стол было описано в начале главы. Рассмотрим вкладку Маркетинг и продажи. Команды на Панели навигации и Панелях действий этой вкладки предназначены для учета существующих и возможных потребителей с помощью справочника Контрагенты, доступа к документам по продажам, учета цен, скидок, ассортимента товаров, а также планирования продаж. Пользуясь кнопками группы Создать, расположенной на Панели действий, вы можете быстро создать документы Заказ покупателя, Расходная накладная, Счет на оплату, добавить новую позицию в справочник Контрагенты. Кнопки панели действий Отчеты предназначены для открытия окон формирования отчетов по продажам, с помощью которых вы можете, например, проанализировать состояние заказов покупателей или задолженностей контрагентов.

В программе полностью отслеживается процесс управления продажами. При этом продажи можно оформлять как по полному циклу оформления продажи, начиная с момента фиксации в программе какого-либо события (например, обсуждения проекта) и заказа, так и без предварительно оформленных заказов клиентов.

Документ Событие позволяет зафиксировать важное запланированное действие, например обсуждение сделки с покупателем. На основании документа Событие может быть создан документ Заказ покупателя. При вводе одного документа на основании другого часть полей нового документа заполняется значениями из документа-основания. Например, при вводе документа Заказ покупателя на основании документа Событие происходит заполнение полей шапки документа: Контрагент и Договор.

По согласованным данным оформляется заказ клиенту. В конфигурации «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» заказ является центральным звеном управления всеми последующими действиями по его отработке. Используются статусы заказа, описывающие этапы прохождения заказа: В работе, Выполнен, Заявка. В тех заказах, которые уже закрыты, должен быть установлен флажок Закрыт.

Программа предоставляет возможность указать график оплаты по заказу клиента. В любой момент времени менеджер может получить подробную информацию о состоянии заказа, сформировав один из отчетов с помощью команды группы Отчеты на Панели действий вкладки Маркетинг и продажи.

Заказ может выступать в качестве распоряжения на продажу или переработку. Часто документ Заказ покупателя является основанием для документов Заказ на производство, Расходная накладная, Поступление в кассу, Поступление на счет.

В программе предусмотрено формирование полного комплекта документов, включая Счет на оплату, Расходную накладную, Счет-фактуру.

Для автоматического формирования цен может быть использована обработка, позволяющая задавать цены для выбранных номенклатурных позиций по определенным алгоритмам. Она может быть вызвана с помощью кнопки Формирование цен из окна справочника Прайс-лист компании.

2.4.3. Снабжение и закупки

Для управления закупками и запасами предназначена вкладка Снабжение и закупки. Вы можете проконтролировать ассортиментный перечень товаров и услуг, чтобы своевременно обеспечить предприятие необходимой номенклатурой. На вкладке можно получить доступ к документам по закупкам, создать документы для оформления заказов сторонним поставщикам, документы поступления товаров и услуг и др. С помощью отчетов, которые доступны на вкладке Снабжение и закупки, вы можете получить сведения о состоянии расчетов с поставщиками, плановых поступлениях номенклатуры по заказам, а также выявить потребности в каких-либо материалах.

По заказам покупателей рассчитываются потребности в запасах. Для этого используется отчет Анализ потребностей, по результатам которого можно планировать закупки. Закупки учитываются в разрезе поставщиков, запасов и номенклатуры. Этот отчет предоставляет полную информацию о потребностях и удобен для анализа и вывода на печать. Кроме того, обработка Расчет потребностей в запасах, расположенная на Панели действий в группе Сервис, позволяет проводить анализ потребностей и автоматически формировать документы вида Заказ поставщику для выбранных номенклатурных позиций. Сведения об оборачиваемости запасов можно получить из отчета Оборачиваемость запасов.

Существенно развит механизм резервирования товаров. Система позволяет планировать отгрузки товаров со склада (по заказам на отгрузку) с учетом будущих поступлений на склад (по заказам на поступление), контролируя при этом, чтобы получающийся в результате график остатков товаров не попадал в отрицательный диапазон.

Программа позволяет учитывать дополнительные расходы, повышающие стоимость запасов. Для этого предусмотрен отдельный документ Дополнительные расходы.

Так же как и для документов продажи, при закупке может быть сформирован полный комплект документов: Счет на оплату поставщика, Приходная накладная, Счет-фактура (полученный).

Группа команд Панели навигации, относящаяся к дополнительным возможностям вкладки Снабжение и закупки, позволяет вести учет документов Авансовый отчет, Отчет комитенту, Отчет переработчика, Возврат поставщику.

Расположенная на Панели действий группа команд Отчеты позволяет выполнить всесторонний анализ взаиморасчетов, движения и оборачиваемости запасов и т. д.

2.4.4. Склад и производство

Программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» позволяет вести многоскладской учет запасов на предприятии. Функции ведения такого учета отражает вкладка Склад и производство. Этот раздел содержит команду открытия справочника Номенклатура, который позволяет хранить информацию о составе и технологии изготовления продукции. В группе Создать, расположенной на Панели действий вкладки Склад и производство, находятся кнопки для создания новых номенклатурных позиций, документов перемещения номенклатуры между структурными единицами фирмы, заказов складу на комплектацию товаров. В любой момент времени вы можете получить информацию о поступлении и количестве запасов на складах, о количестве выпущенной продукции и выполненных работ, используя механизмы отчетов.

Программа позволяет вести учет запасов не только на нескольких складах, но и в разрезе структуры склада. Можно подразделить склад на участки и вести детализацию по участкам. Запасы учитываются также в разрезе розничных торговых точек и в незавершенном производстве. Раздельно ведется учет запасов собственных принятых и переданных на реализацию, принятых и переданных в переработку. Документы для оформления перемещения запасов расположены на вкладке Склад и производство.

Реализован многошаговый процесс инвентаризации товара, включающий формирование приказов на инвентаризацию, выдачу распоряжений на пересчет остатков в местах хранения, раздельное отражение излишков и недостач в учете.

В программе реализована схема ордерного складского учета, когда поступление запасов опережает поступление Приходной накладной, а отгрузка опережает выписку документов Расходная накладная. В этом случае оформляется документ Приходный ордер или Расходный ордер, а сведения о накладной вносятся позднее.

Панель действий вкладки Склад и производство содержит достаточно большую группу Отчеты. Команды этой группы позволяют формировать всевозможные отчеты по запасам в разрезе заказов, номенклатурных позиций, грузовых таможенных деклараций, поставщиков и т. п.

2.4.5. Розничные продажи

Для учета розничных продаж предназначена вкладка Розничные продажи. Вы можете получить информацию о проданных позициях номенклатуры за любой период времени, о движении наличных и безналичных денежных средств.

Оплата розничных продаж может осуществляться через кассу либо через эквайринговый терминал. Для учета розничных продаж с оплатой по кассе используются документы вида Чек ККМ. На вкладке Розничные продажи реализован учет операций по кассе в пределах кассовой смены. То есть перед началом работы следует открыть кассовую смену, выполнить необходимые кассовые операции, после чего закрыть кассовую смену.

Информация, связанная с розничными продажами, может быть получена из отчетов, объединенных в группу Отчеты на Панели действий.

Группа Сервис, расположенная на Панели действий, содержит вспомогательные команды, например Печать этикеток и ценников.

2.4.6. Денежные средства

Вкладка Денежные средства содержит функции программы по управлению денежными средствами предприятия. Программа позволяет вести учет по кассам и банковским счетам. На Панели действий вкладки находятся кнопки создания документов для оформления операций прихода и расхода по кассам и банкам, а также документов по расходованию выданных средств подотчетным лицам. Вы можете получить информацию о достаточности запасов денежных средств в местах хранения. В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» включена возможность обмена информацией с банками по электронным каналам с помощью обработки. Команды для вызова обработок расположены на Панели действий в группе Сервис.

Удобным инструментом для финансового планирования является обработка Платежный календарь. Основное назначение платежного календаря – предотвращение нехватки денежных средств для исполнения обязательств перед контрагентом, персоналом или бюджетом. В Платежном календаре отображаются сведения о запланированных поступлениях и о запланированных денежных расходах. Сведения в Платежный календарь могут попадать из заказов. Кроме того, Платежный календарь может быть заполнен с помощью документов Поступление денег (план) и Расход денег (план).

В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» имеется возможность обмена данными с банком через программу Клиент-банк. Также можно произвести загрузку курсов валют.

2.4.7. Зарплата и персонал

Вкладка Зарплата и персонал предназначена для ведения кадрового учета сотрудников, учета рабочего времени, а также расчета заработной платы персонала. В этом разделе формируются документы, регистрирующие факты приема, увольнения и кадрового перемещения сотрудников. В программе предусмотрена возможность планирования выполнения какой-либо производственной операции сотрудником или бригадой сотрудников, а в последующем регистрации факта выполнения для начисления заработной платы.

Планирование загруженности персонала осуществляется в форме заданий на работу или сдельных нарядов. Контроль загруженности сотрудников осуществляется с помощью Рабочего календаря. Информация о выполненных заданиях также может быть отражена в учете и использована для оценки эффективности работы сотрудников и для сравнения запланированных и фактических объемов работы. Переменная часть зарплаты, зависящая от результатов работы, также может быть рассчитана. Вы можете получить информацию о задолженности по заработной плате, о начислениях и удержаниях сотрудников.

Предусмотрены документы для ведения кадрового учета: Прием на работу, Кадровое перемещение, Увольнение.

2.4.8. Имущество

Для учета имущества предприятия предназначена вкладка Имущество. На Панели навигации вкладки находится команда открытия справочника Имущество, предназначенного для хранения списка основных средств и нематериальных активов предприятия. А также журнала документов по учету имущества. С помощью этих документов можно оформлять операции по принятию средств на учет, ежемесячного расчета амортизации и факта выбытия в результате продажи или списания.

Амортизация может начисляться линейным способом, когда ежемесячно списывается одна и та же доля начальной стоимости актива, либо по интенсивности использования актива, когда сумма ежемесячного списания рассчитывается пропорционально некоторому параметру интенсивности.

2.4.9. Финансы

В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» включена возможность ведения управленческого баланса. Такая возможность реализуется на вкладке Финансы. Финансовый учет ведется с помощью плана счетов и механизма проводок документов. Вы можете получить информацию о прибылях и убытках фирмы за определенный период времени, о расчетах с бюджетом по налогам, а также прогнозируемые прибыль или убытки на основании информации о бюджете предприятия.

На основании информации о доходах, расходах и финансовом результате руководство предприятия имеет возможность детально изучить результаты деятельности. Доходы и расходы могут вычисляться по отгрузке и по оплате, в разрезе различных объектов (подразделений, заказов и др.).

На вкладке Финансы осуществляется доступ к документу Операция, предназначенного для оформления нерегулярных действий, например для отражения финансовых вливаний.

Возможности программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» позволяют осуществлять финансовое планирование. Финансовые цели предприятия при этом вносятся в документ Бюджет. Контроль эффективного использования ресурсов осуществляется с помощью отчетов, расположенных на вкладке Финансы: Доходы и расходы (прогноз), Финансовый результат (прогноз). Отчет Денежные средства (прогноз) также может быть отнесен к группе прогнозных отчетов, хотя и находится на вкладке Денежные средства. Указанные отчеты могут быть сформированы в различных разрезах, например в разрезе подразделений.

Важным инструментом вкладки Финансы является Монитор руководителя. Монитор руководителя помогает быстро выявлять «слабые места» в деятельности фирмы, отображая следующие показатели:

• остатки денежных средств на счетах и в кассах предприятия,

• дебиторская задолженность: общая, просроченная и по срокам долга,

• кредиторская задолженность: общая, просроченная и по срокам долга,

• прибыли и убытки,

• просроченные обязательства перед покупателями и заказчиками по отгрузке товаров и оказанию услуг,

• просроченные обязательства поставщиков и подрядчиков по поставке товаров и оказанию услуг.

Помимо Монитора руководителя, информацию о текущем состоянии финансов предприятия представляют отчеты группы Показатели деятельности, расположенной на Панели навигации. Графический формат информации, отображаемой в этих отчетах, чрезвычайно удобен для визуального анализа.

2.4.10. Настройка и администрирование

На вкладке Настройка и администрирование собраны все обработки, помогающие выполнить настройку программы. Очень важным объектом, команда открытия которого расположена на вкладке Настройка и администрирование, является Журнал регистрации.

В этой главе мы рассмотрели начальный этап работы с программой «1С: Управление небольшой фирмой 8.2». Мы описали действия, которые несложно выполнить, чтобы настроить работу программы в соответствии с планируемой учетной политикой вашего предприятия. Были представлены основные приемы работы с такими объектами, как справочники и документы.

Глава 3. Обслуживание информационной базы

Прежде чем приступить к ведению учета в программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2», рассмотрим вопросы сохранности информационной базы программы. Этому важному моменту использования программы зачастую уделяется слишком мало внимания со стороны пользователей, но такое отношение может привести к плачевным последствиям: искажению или потере важной информации, необходимости повторного ввода данных или даже необходимости начинать ведение учета в программе заново.

Основными причинами потери или искажения информации в базе данных программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» являются как проблемы технического характера (например, выход из строя оборудования или сбой при обновлении конфигурации), так и преднамеренное или случайное искажение информации в базе самими пользователями программы.

Основными средствами обеспечения сохранности информации в базе данных программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» являются сохранение архивной копии информационной базы, управление доступом к информации пользователей, работающих с базой, а также регистрация основных действий пользователей в информационной базе.

3.1. Сохранение и восстановление информационной базы

Как известно, одним из самых надежных способов сохранения информации является создание резервной копии данных, или архивной копии.

В процессе работы с программой «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» в информационную базу ежедневно вводятся первичные данные: создаются новые документы, элементы справочников и многое другое. Размер информационной базы при этом постепенно увеличивается.

К сожалению, имеют место ситуации сбоя оборудования: на жестких дисках появляются ошибки вследствие различных сбоев или перепадов напряжения в электросети. Бывают случаи сбоя, после которых восстановление данных невозможно. Вместе с прочими данными может быть потеряна и рабочая база.

Смысл создания архивной копии заключается в следующем. Данные, которые пользователь хочет защитить, сохраняются в отдельном файле. Если в дальнейшем произойдет какой-либо сбой, сопровождающийся потерей информации, можно просто продолжить работу с заранее сохраненными данными. Разумеется, ту часть работы, которая была сделана после создания архивной копии, придется переделывать заново. Но и этот риск можно свести к минимуму, если делать архивные копии регулярно и достаточно часто.

Всегда следует помнить, что архивные копии необходимо создавать не только на регулярной основе по расписанию, но и перед каждым нетривиальным действием с компьютером, на котором ведется работа, или непосредственно с информационной базой. В число таких действий могут входить: обновление информационной базы, добавление новых отчетов или обработок, установка драйверов или сервисного пакета для операционной системы, замена комплектующих и другие подобные случаи.

Для создания архивных копий существует несколько методов. Простейший из них – обычное копирование файла с данными, которое производится средствами операционной системы, такими как Проводник Windows, либо с помощью стороннего файлового менеджера, например, такого, как Total Commander.

Еще один популярный способ – использование специальных программ, которые называются менеджерами резервного копирования. В числе подобных программ можно назвать, например, программу Acronis Backup Manager, широко используемую многими предприятиями.

Третий способ создания архивной копии данных – использование штатных средств той программы, которая, собственно, и работает с этими данными. Мы остановимся на создании архивной копии информационной базы, а затем восстановлении данных именно этим способом.

3.1.1. Сохранение архивной копии информационной базы

Перед созданием архивной копии следует обеспечить целостность данных во время копирования. Для этого обязательно необходимо убедиться, что все пользователи завершили работу с информационной базой. Во время создания архивной копии с базой не следует производить каких-либо иных операций.

Время, которое будет затрачено на создание архивной копии, зависит от размера базы и может быть весьма длительным. Поэтому график копирования следует продумать заранее, с таким расчетом, чтобы не парализовать деятельность предприятия.

Перед копированием необходимо определиться, на какой носитель будет сохранена архивная копия. Если у вас есть дополнительный жесткий диск, помимо того, на котором сейчас размещена информационная база, имеет смысл сохранять архивную копию на этом диске. Это позволит снизить риск потери одновременно и информационной базы, и самой архивной копии в результате отказа оборудования. Еще лучшим вариантом является выделение под архивные копии отдельного жесткого диска. В определенных случаях, когда информационная база относительно невелика и при этом архивные копии делаются достаточно часто, возможно, имеет смысл хранить часть архивных копий, например, на DVD-диске.

Размер информационной базы может быть велик, и поэтому архивные копии могут занимать на диске значительное пространство. Чтобы уменьшить размер архивной копии, иногда бывает целесообразно воспользоваться архиватором, например, программы WinRAR или бесплатной программы 7Zip. Преимущество программы WinRAR в возможности добавить к архиву информацию для восстановления, позволяющую распаковать сжатый файл, даже если архив был незначительно поврежден. Конечно, в случае серьезных проблем с архивным файлом эта информация мало поможет. Преимущества же программы 7Zip – несколько большая эффективность сжатия и возможность бесплатного использования.

Рассмотрим создание архивной копии информационной базы с помощью встроенных средств программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2».

• Запустите программу «1С: Управление небольшой фирмой 8.2». Откроется окно запуска программы.

• Выберите мышью строку с названием базы, для которой необходимо создать архивную копию.

• Нажмите кнопку Конфигуратор. Откроется окно конфигуратора.

• Выберите команду меню Администрирование\Выгрузить информационную базу. Откроется стандартный диалог операционной системы Сохранить как (рис. 3.1).

Рис. 3.1. Диалог Сохранить как

• Выберите путь для сохранения архивной копии информационной базы, в поле Имя файла введите имя файла. Рекомендуется название сохраняемой копии задавать как можно информативнее и включать в него дату создания резервной копии.

• Нажмите кнопку Сохранить диалога Сохранить как. В строке состояния появится сообщение программы Выгрузка информационной базы, и после некоторой паузы, во время которой и происходит сохранение копии информационной базы, появится диалог с сообщением о завершении выгрузки информационной базы в файл (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Диалог Конфигуратор с сообщением о завершении выгрузки информационной базы в файл

• Нажмите кнопку OK диалога с сообщением о завершении выгрузки информационной базы в файл. Диалог закроется.

Описанная процедура позволяет создавать архивные копии информационной базы, которые можно сохранять как на локальных дисках компьютера, так и на серверах компьютерной сети или съемных носителях информации. Можно также создавать резервные копии сохраненной архивной копии информационной базы, скопировав архивную копию средствами операционной системы.

На следующем этапе мы рассмотрим, как восстановить информационную базу из сделанной нами архивной копии.

3.1.2. Восстановление базы из архивной копии

Перед тем как восстанавливать информационную базу из архивной копии, следует убедиться, что с базой не проводится никаких других операций и все пользователи завершили работу с данной базой.

• Запустите программу «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» в режиме «Конфигуратор».

• Выберите команду меню Администрирование\Загрузить информационную базу. Откроется стандартный для операционной системы Windows диалог Открыть. Структура этого диалога аналогична структуре диалога Сохранить как.

• С помощью диалога Открыть выберите папку, в которой находится архивная копия информационной базы. Обратите внимание, что в данном диалоге Открыть отображаются только файлы с расширением dt.

• Выберите файл с архивной копией, щелкнув на нем мышью, и нажмите кнопку Открыть. На экране появится предупреждение о возможной потере данных при загрузке, которое вы можете видеть на рис. 3.3.

Рис. 3.3. Предупреждение о возможной потере данных

• Нажмите на кнопку Да. Предупреждение закроется, и на экране появится диалог, который вы видите на рис. 3.4.

Рис. 3.4. Диалог с сообщением об успешной загрузке информационной базы

• Нажмите кнопку Да также и в этом диалоге. Конфигуратор программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» будет перезапущен.

Как вы заметили, процесс архивирования и восстановления информационных баз не представляет собой никаких трудностей. Но именно этот простой процесс позволит избежать многих проблем.

Всегда следует помнить, что архивация должна выполняться регулярно. Как правило, архивы создаются ежемесячно, еженедельно и ежедневно. Ежемесячные и еженедельные архивы желательно хранить на надежном носителе в безопасном месте. Они помогут уберечь предприятие от тотальной потери данных в случае серьезных проблем с компьютерной техникой. Однако перспектива восстанавливать вручную все документы, которые были изменены или созданы за такое длительное время, – малоприятная процедура.

Поэтому рекомендуется выполнять ежедневную архивацию данных. Таким образом, имея свежий архив, в самом худшем случае данные будут потеряны за один рабочий день, восстановить которые не составит большого труда.

3.2. Управление доступом к информации

Если наличие архивной копии позволяет восстановить информационную базу после утраты или повреждения, то грамотное разграничение доступа к базе – это один из самых эффективных способов предупредить внештатную ситуацию.

Смысл ограничения доступа состоит в том, чтобы у пользователей были лишь те возможности, которые требуются им для работы в соответствии с их обязанностями. Таким образом, уменьшается вероятность повреждения информационной базы в результате неквалифицированных действий пользователя, а также снижается риск попадания информации в чужие руки, например к конкурентам.

Ограничить доступ к базе можно в два этапа.

• На первом этапе администратор «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» создает список пользователей, допущенных к работе с информационной базой.

• На втором этапе администратор с помощью списка пользователей определяет, какими правами на доступ к базе обладает тот или иной пользователь.

3.2.1. Создание списка пользователей

Для создания списка пользователей выполните следующие шаги:

• Запустите программу «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» в режиме конфигуратора.

• Выберите команду меню Администрирование\Пользователи. Откроется окно Список пользователей (рис. 3.5).

Рис. 3.5. Окно Список пользователей

В верхней части окна Список пользователей, как и в любом другом окне программы, располагается панель действий и меню Действия. Команды данного меню дублируют кнопки, но, кроме того, в меню находятся команды Вывести список и Настройка списка. В нижней части окна Список пользователей расположены строки Отбор, где указывается, по какому признаку фильтруется список, и Количество, с указанием числа пользователей, имеющих доступ к информационной базе.

Основную часть окна занимает непосредственно список пользователей, организованный в виде таблицы. По умолчанию данная таблица содержит только две колонки: Имя и Полное имя. В колонке Имя содержатся имена, под которыми пользователи входят в программу, а колонка Полное имя предназначена для расшифровки данных имен. Например, Имя пользователя может быть Борисова (секретарь), а Полное имя – Борисова Мария Андреевна.

Разумеется, есть возможность включить отображение и других колонок таблицы. В качестве примера рассмотрим добавление в список пользователей колонки Запрещено изменять пароль. После того как эта колонка будет добавлена в таблицу, администратору будет сразу видно, кому из пользователей было запрещено изменять пароли на вход в программу.

Итак, добавляем в таблицу со списком пользователей колонку Запрещено изменять пароль.

• Выполните команду меню Действия\Настройка списка. Откроется окно Настройка списка (рис. 3.6).

Рис. 3.6. Окно Настройка списка

Как видно из рисунка, данное окно содержит две вкладки: Колонки и Прочее. Основную часть вкладки Колонки занимает список из десяти возможных колонок. Для отображения колонки в списке пользователей нужно установить флажок рядом с названием нужной колонки. Две кнопки, расположенные у правого верхнего угла списка колонок, позволяют отметить все возможные колонки или, наоборот, отменить выбор всех уже отмеченных. Также в правой части вкладки Колонки находится группа элементов управления Колонка, позволяющая настроить внешний вид таблицы со списком пользователей.

Другая вкладка окна Настройка списка, которая называется Прочие, позволяет настроить режим просмотра данного списка. С помощью открывающегося списка на этой вкладке можно выбрать, на какую позицию списка пользователей попадет пользователь при открытии окна Список пользователей.

Вернемся к добавлению колонки Запрещено изменять пароль.

• На вкладке Колонки установите флажок Запрещено изменять пароль.

• Нажмите кнопку Применить в нижней части окна Настройка списка. В таблице со списком пользователей, которая находится в окне Список пользователей, появится колонка Запрещено изменять пароль.

• Закройте окно Настройка списка, нажав кнопку OK. Обратите внимание, что вы можете нажать кнопку OK вместо кнопки Применить, если хотите, применив внесенные вами изменения, сразу закрыть окно.

• В любой момент времени внесенные изменения можно отменить. Для этого вновь откройте окно Настройка списка и нажмите кнопку Стандартная настройка. При этом все внесенные вами изменения будут отменены. В частности, в списке пользователей будут отображаться только две колонки: Имя и Полное имя.

Теперь рассмотрим, как добавить в список нового пользователя.

• Нажмите кнопку Добавить в окне Список пользователей. Откроется окно Пользователь (рис. 3.7).

Рис. 3.7. Окно Пользователь

Для открытия окна Пользователь можно также выполнить команду меню Действия\Добавить.

• В поле ввода Пользователь укажите имя, под которым пользователь будет идентифицироваться в системе.

• В поле ввода Полное имя можно указать настоящие фамилию, имя, отчество данного пользователя.

Обратите внимание, что элементы управления, расположенные в диалоге Пользователь между полем Полное имя и кнопками OK, Отмена и Справка, образуют две группы. Это означает, что на выбор предлагается два способа аутентификации пользователя в программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2». Мы можем воспользоваться одним из них или обоими сразу. Первый способ, предлагаемый по умолчанию, – это аутентификация средствами самой программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2». Второй – аутентификация средствами операционной системы Windows. Так как второй способ менее безопасен, по умолчанию данный способ отключен. Мы будем использовать первый способ.

• В поле Пароль введите пароль для пользователя. На экране введенный вами пароль отображается символами «*». Поэтому следующим шагом в поле Подтверждение пароля введите пароль еще раз.

По мере ввода программа оценивает вводимый пароль на безопасность и выводит справа от поля результат проверки, например «простой». А справа от поля Подтверждение пароля указывается, совпал ли пароль, который указали в данном поле, с тем, что вы ввели в поле Пароль.

• Если в целях безопасности необходимо, чтобы пользователь не мог менять свой пароль, установите флажок Пользователю запрещено изменять пароль.

• Если вы хотите, чтобы имя данного пользователя не отображалось при входе пользователей в программу «1С: Управление небольшой фирмой 8.2», сбросьте флажок Показывать в списке выбора.

• Перейдите на вкладку Прочие диалога Пользователь (рис. 3.8).

Рис. 3.8. Вкладка Прочие диалога Пользователь

• Установите флажок у одного или нескольких элементов списка Доступные роли. Обратите внимание, что если список пользователей пуст, то первым следует создать пользователя с полномочиями администратора.

• В поле ввода Язык укажите язык, на котором будет запускаться для данного пользователя программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2».

• В открывающемся списке Режим запуска выберите режим запуска программы для данного пользователя. По умолчанию выбран вариант Авто, когда для пользователя устанавливается тот режим запуска, что выбран в свойстве Основной режим запуска данной конфигурации.

• Нажмите кнопку OK. Диалог Пользователь закроется, а в списке пользователей (см. рис. 3.5) появится запись о созданном нами пользователе.

Теперь давайте посмотрим, как можно отфильтровать список пользователей, чтобы отображались только пользователи, отвечающие выбранному нами критерию. Это поможет при работе с длинными списками, включающими большое количество пользователей.

• Нажмите кнопку или выберите команду меню Действия\Установить отбор. На экране появится диалог Отбор (рис. 3.9).

• В диалоге Отбор укажите один или несколько критериев, по которым должна осуществляться фильтрация.

Рис. 3.9. Диалог Отбор

• Нажмите кнопку OK. Диалог Отбор закроется, а в списке пользователей отобразятся лишь пользователи, отвечающие выбранным критериям.

• Чтобы отменить фильтрацию и отобразить в списке всех пользователей, нажмите кнопку или выберите команду меню Действия\Отключить отбор.

Готовый список пользователей можно вывести в отдельный документ, текстовый или табличный. Для этого выполните следующие шаги:

• Выберите команду меню Действия\Вывести список. Откроется диалог Вывести список (рис. 3.10).

Рис. 3.10. Диалог Вывести список

• В списке Выводить в выберите, в каком формате должен быть сохранен список пользователей. Для выбора предлагается два варианта: Текстовый документ и Табличный документ.

• В списке Выводить колонки установите флажки рядом с названиями тех колонок списка пользователей, информацию о которых вы хотите вывести в файл.

• Нажмите кнопку OK в правой части диалога Вывести список. Вместо диалога Вывести список откроется документ, в который вы только что вывели список.

3.2.2. Определение прав пользователей и ограничение доступа к информационной базе

Как уже было сказано выше, смысл разграничения полномочий состоит в предоставлении пользователю лишь тех возможностей, что требуются для работы.

В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» ограничение доступа выполнено на основе системы ролей. Роли – это наборы функций программы, доступных тому или иному пользователю. Администратор назначает роли пользователям, исходя из политики безопасности, принятой в компании.

Чуть выше мы уже видели, как можно назначить роль при создании пользователя. Давайте посмотрим, как изменить роль, назначенную пользователю, то есть назначить новую или убрать старую.

• Выберите команду меню Администрирование\Пользователи. Откроется окно Список пользователей (см. рис. 3.5).

• Дважды щелкните мышью на строке с именем пользователя, права которого вы хотите изменить. Откроется диалог Пользователь.

• Прейдите на вкладку Прочие диалога Пользователь.

• В списке Доступные роли установите флажки возле названий тех ролей, которые вы хотите назначить данному пользователю, или сбросьте флажки у названий тех ролей, которых вы хотите лишить пользователя.

• Нажмите кнопку OK в нижней части диалога Пользователь. Диалог закроется, роли пользователя будут переназначены.

3.3. Сервис и администрирование

Чтобы облегчить труд администратора по поддержанию информационной базы в рабочем состоянии, в программу «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» добавлен ряд сервисных функций.

3.3.1. Журнал регистрации

Журнал регистрации позволяет фиксировать действия, которые производятся с информационной базой, и вообще любые изменения данных в базе. Это может оказаться полезным для контроля действий пользователей или при анализе причины сбоя.

Чтобы открыть Журнал регистрации, выполните следующие шаги:

• Запустите программу «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» в режиме «Конфигуратор».

• Выберите команду меню Администрирование\Журнал регистрации. На экране появится окно Журнал регистрации (рис. 3.11).

Рис. 3.11. Окно Журнал регистрации

Журнал регистрации также может быть открыт в режиме «1С: Предприятие». Для этого на Панели разделов следует выбрать раздел Настройка и администрирование, а затем на Панели навигации выполнить команду Журнал регистрации.

В верхней части окна Журнал регистрации расположен набор стандартных для программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» элементов управления: меню Действия и восемь кнопок, дублирующих команды данного меню. В центральной части окна расположена таблица со списком событий информационной базы. С помощью колонок Дата, время и Пользователь данной таблицы можно узнать, когда и кем производились изменения в информационной базе. Колонка Событие предоставит информацию о том, какой характер носили данные изменения. Колонка Транзакция сообщает, завершено ли было данное действие с базой. Если дважды щелкнуть мышью на записи в таблице, откроется окно Событие, в котором содержится более полная информация о выбранном событии базы.

Со временем Журнал регистрации может достигнуть значительных размеров и пользоваться журналом станет не очень удобно. Исправить положение можно несколькими способами:

• Настроить Журнал регистрации таким образом, чтобы в него попадали только события определенного типа.

• Удалить из Журнала регистрации устаревшие записи.

• Воспользоваться средствами фильтрации, чтобы отобразить только те события, которые вас интересуют.

Сначала посмотрим, как настроить Журнал регистрации.

• Выберите команду меню Администрирование\Настройка журнала регистрации. На экране появится диалог Настройка журнала регистрации (рис. 3.12).

Рис. 3.12. Диалог Настройка журнала регистрации

• С помощью переключателя Регистрировать в журнале события выберите тип событий, которые вы хотите регистрировать.

• В списке Регистрировать хранение журнала по периодам выберите, с какой периодичностью журнал будет разделен на файлы.

• Нажмите кнопку OK. Диалог Настройка журнала регистрации закроется.

Теперь удалим из Журнала регистрации устаревшие записи.

• Выберите команду меню Администрирование\Настройка журнала регистрации. На экране появится диалог Настройка журнала регистрации (см. рис. 3.12).

• Нажмите кнопку Сократить. На экране появится диалог Сократить журнал регистрации (рис. 3.13).

Рис. 3.13. Диалог Сократить журнал регистрации

• Нажмите кнопку выбора в поле Удалить события до. Откроется Календарь.

• В Календаре выберите интересующую вас дату. Все события, зафиксированные в Журнале регистрации за более ранний период, будут удалены.

Если вы хотите не безвозвратно удалить данные о событиях из Журнала регистрации, а сохранить для дальнейшего анализа, выполните следующие дополнительные шаги:

• Установите флажок Записать удаляемые события в файл. Вам станет доступна группа элементов управления Сохранение.

• Флажок Сохранять разделение хранения журнала по периодам и объединять с сохраненным ранее журналом позволит вам сокращать журнал с выбранной вами периодичностью, вынося старые записи в файл, и при этом иметь возможность просматривать данные записи.

• Нажмите кнопку выбора , расположенную справа от текстового поля. Откроется диалог Сохранить как.

• С помощью диалога Сохранить как выберите папку для сохранения файла журнала.

• В поле Имя файла диалога Сохранить как укажите имя для файла журнала.

• Нажмите кнопку Сохранить. Диалог Сохранить как закроется. Файл журнала будет сохранен на диск.

• Нажмите кнопку OK в диалоге Сократить журнал регистрации. Диалог закроется. Журнал будет сокращен.

И наконец, посмотрим, как отфильтровать информацию в Журнале регистрации.

Рис. 3.14. Окно Отбор

• Выберите команду меню Действия\Отбор. На экране появится окно Отбор. Как вы можете видеть на рис. 3.14, данное окно состоит из трех вкладок.

• Чтобы указать начало периода, данные за который вы хотите просмотреть, нажмите кнопку выбора в поле Период с, расположенного на вкладке Основные. Откроется Календарь.

• Чтобы указать окончание периода, данные за который вы хотите просмотреть, нажмите кнопку выбора справа в поле до.

Чтобы выбрать фильтрацию по пользователям, работавшим с информационной базой, компьютерам и приложениям, с помощью которых производились действия с базой, выбрать важность внесенных в базу изменений, воспользуйтесь списками Пользователи, Компьютеры, Приложения и Важность соответственно. Обратите внимание, что над каждым списком вы видите кнопку , позволяющую выбрать все элементы списка, и кнопку , отменяющую выбор отмеченных элементов.

• Чтобы выбрать фильтрацию по типу событий, выберите список События. Обратите внимание, что данный список имеет древовидную структуру, то есть выбор, например, пункта Сеанс влечет за собой и выбор всех подчиненных пункту Сеанс элементов – Аутентификация, Завершение, Начало.

• Установите переключатель Способ отбора событий в положение Отобрать сразу, если вы хотите отфильтровать только уже имеющиеся данные, или в положение Фильтровать динамически, если вам требуется, чтобы программа фильтровала и вновь появляющиеся данные.

• Чтобы отфильтровать информацию в журнале по завершенности транзакций, перейдите на вкладку Прочие и воспользуйтесь списком Статус транзакции.

• Если вы хотите сохранить условия фильтрации, чтобы можно было воспользоваться ими в дальнейшем, нажмите кнопку Отборы. Откроется диалог Список отборов, с помощью которого можно сохранять и вновь загружать наборы условий для фильтрации данных в Журнале регистрации.

• После установки всех условий отбора информации в журнале нажмите кнопку OK в нижней части окна Отбор. Данное окно закроется, а данные в окне Журнал регистрации окажутся отфильтрованы в соответствии с указанными вами условиями.

Чтобы отключить фильтрацию и вновь отобразить все данные в Журнале регистрации, выберите команду меню Действия\Отключить отбор.

3.3.2. Удаление помеченных объектов

При работе с информационной базой пользователи иногда ошибочно создают новые объекты. Ненужные объекты следует помечать на удаление. Предположим, был неправильно создан документ Приходная накладная. Рассмотрим, как пометить на удаление этот документ.

• На Панели разделов перейдите на вкладку Снабжение и закупки.

• На Панели навигации выполните команду Документы по закупкам. Откроется окно журнала документов Документы по закупкам (рис. 3.15).

Рис. 3.15. Окно журнала документов Документы по закупкам

•команду меню журнала документов Все действия\Пометить на удаление/Снять пометку либо щелкните мышью на кнопке панели инструментов журнала. Появится окно для подтверждения действия (рис. 3.16).

Рис. 3.16. Окно с запросом на подтверждение удаления

• В окне сообщения нажмите кнопку Да. Документ будет помечен на удаление (рис. 3.17).

Рис. 3.17. Окно журнала документов с документом, помеченным на удаление

Со временем объектов, помеченных на удаление, может накопиться достаточно много. Для удаления таких объектов служит обработка Удаление помеченных объектов.

• Для вызова обработки удаления помеченных объектов на Панели разделов перейдите на вкладку Настройка и администрирование.

• На Панели действий выполните команду Удаление помеченных объектов, расположенную в группе команд Сервис. Появится окно обработки Удаление помеченных объектов (рис. 3.18).

Рис. 3.18. Окно обработки Удаление помеченных объектов

Если команда Удаление помеченных объектов отсутствует в группе Сервис, то это означает, что для ее отображения не хватило места. В этом случае следует расширить меню группы команд Сервис с помощью кнопки и в появившемся меню выбрать команду Удаление помеченных объектов.

• Для контроля за процессом удаления установите переключатель в положение Выборочное удаление объектов и нажмите кнопку Далее. Через некоторое время в окне обработки появится список объектов информационной базы, помеченных на удаление (рис. 3.19).

Рис. 3.19. Окно обработки Удаление помеченных объектов со списком объектов, помеченных на удаление

• Сбросьте флажки рядом с названиями тех объектов, которые пока удалять не следует.

• Нажмите кнопку Удалить. Через некоторое время появится сообщение о результатах выполнения обработки.

Если на удаляемый объект существуют ссылки из других объектов информационной базы, то такой объект не будет удален, и по окончании выполнения обработки появится сообщение, примерный вид которого представлен на рис. 3.20.

Рис. 3.20. Окно сообщения о наличии объектов, которые не удалось удалить

• Для просмотра списка объектов, которые не удалось удалить, нажмите кнопку OK. Появится окно обработки Удаление помеченных объектов со списком объектов, которые не удалось удалить.

• Для просмотра списка объектов, которые ссылаются на тот объект, который не удалось удалить, нажмите кнопку (рис. 3.21).

• Закройте окно обработки, нажав на кнопку Закрыть.

Рис. 3.21. Окно обработки Удаление помеченных объектов с развернутым списком объектов, связанных с объектом, который не удалось удалить

3.3.3. Управление регламентными операциями

Регламентными заданиями, или регламентными операциями в программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» называются операции, которые выполняются по расписанию в фоновом режиме. Это позволяет автоматизировать многие рутинные операции, производя их всегда вовремя и без ошибок, вызванных человеческим фактором.

Давайте посмотрим, как настроить регламентное задание Загрузка курсов валют таким образом, чтобы оно выполнялось каждый день в 10 часов 00 минут.

• На Панели разделов перейдите на вкладку Настройки и администрирование.

• На Панели навигации нажмите на Регламентные и фоновые задания. Появится окно Регламентные и фоновые задания (рис. 3.22).

Рис. 3.22. Окно Регламентные и фоновые задания

• Откройте регламентное задание Загрузка курсов валют, дважды щелкнув на нем мышью. Появится окно, представленное на рис. 3.23.

Рис. 3.23. Окно регламентного задания Загрузка курсов валют

• В окне регламентного задания нажмите кнопку Расписание.

• В появившемся окне Расписание перейдите на вкладку Дневное. Это необходимо для установки времени ежедневно повторяющегося действия.

• Установите в поле Время начала значение 10:00:00 (рис. 3.24).

• В окне Загрузка курсов валют нажмите кнопку Записать и закрыть.

Рис. 3.24. Вкладка Дневное окна Расписание регламентного задания Загрузка курсов валют

Для отключения какого-либо задания в окне Регламентные и фоновые задания (см. рис. 3.23) сбросьте флажок Использование.

В заключение раздела отметим, что для более детального знакомства с настройкой регламентных заданий вы можете обратиться к справочной службе системы «1С».

3.4. Работа с классификаторами

Одним из средств, облегчающих ввод информации в программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2», являются классификаторы. Классификатор – это упорядоченная информация о тех или иных возможных объектах информационной базы. Примерами классификаторов являются Классификатор единиц измерения, Адресный классификатор и др. Классификаторы периодически обновляются фирмой «1С».

3.4.1. Классификатор единиц измерения

Удобство использования классификаторов покажем на примере добавления новой единицы измерения в справочник.

• На Панели разделов перейдите на вкладку Склад и производство.

• На Панели навигации нажмите на ссылку Классификатор единиц измерения, которая расположена в группе См. также. На экране появится окно справочника Классификатор единиц измерения (рис. 3.25).

Рис. 3.25. Окно справочника Классификатор единиц измерения

• Для добавления нового элемента в справочник Классификатор единиц измерения нажмите кнопку Подбор из классификатора (ОКЕИ). Откроется окно Общероссийский классификатор единиц измерения (рис. 3.26).

Рис. 3.26. Окно выбора единицы измерения из общероссийского классификатора единиц измерения

• Для добавления нового элемента в справочник дважды щелкните мышью на строке, содержащей информацию о нужной единице измерения. Появится окно нового элемента справочника Классификатор единиц измерения (рис. 3.27).

Рис. 3.27. Новый элемент справочника Классификатор единиц измерения

• Для записи элемента нажмите кнопку OK.

Если в общероссийском классификаторе единиц измерения отсутствует нужная информация, следует ввести новую единицу измерения вручную.

• В справочнике Классификатор единиц измерения выберите команду меню Действия\Добавить. В нижней части таблицы появится новая пустая строка.

• Заполните поле ввода Код и нажмите клавишу «. Курсор переместится в поле Наименование.

• Заполните поле ввода Наименование и нажмите клавишу «. Курсор переместится в поле Полное наименование.

Заполните поле ввода Полное наименование. Закончите ввод новой единицы измерения клавишей «.

3.4.2. Адресный классификатор

Важным является адресный классификатор. Этот классификатор используется при заполнении справочников, содержащих информацию об адресах, например при заполнении справочника Контрагенты. Адрес контрагента вводится на вкладке Адреса, телефоны элемента справочника. Например, поле Юридический адрес может быть заполнено с помощью клавиатуры. Однако более эффективной будет обработка ввода адреса, окно которой открывается с помощью кнопки выбора поля.

Для добавления адреса с использованием адресного классификатора выполните следующие действия.

• Перейдите на вкладку Маркетинг и продажи.

• Нажмите на ссылку Контрагенты, расположенную на Панели навигации. Появится окно справочника Контрагенты.

• Нажмите на кнопку Создать в меню окна справочника. Откроется окно нового элемента справочника Контрагенты.

• Перейдите на вкладку Адреса, телефоны.

• Нажмите на кнопку выбора поля Юридический адрес. Появится окно обработки ввода адреса (рис. 3.28).

Рис. 3.28. Окно обработки ввода адреса

Поля в окне обработки ввода адреса можно заполнить с помощью клавиатуры. Более удобным является использование адресного классификатора.

• Для заполнения адреса с использованием адресного классификатора нажмите на кнопку Все действия и в появившемся меню выберите Загрузить адресный классификатор. Появится окно загрузки адресного классификатора (рис. 3.29).

Рис. 3.29. Окно загрузки адресного классификатора

• Установите флажки напротив регионов, адреса которых нужно загрузить. Это может быть, например, 77 – Москва г. Нажмите на кнопку Далее. Окно обработки изменится: появится переключатель Подготовка параметров загрузки.

Загрузка информации об адресах может быть осуществлена с сайта компании «1С», с диска Информационно-технологического сопровождения (ИТС) либо из файлов на компьютере пользователя. Отметим, что для загрузки с сайта компании «1С» необходимо зарегистрироваться на сайте.

• Если на компьютере пользователя уже есть загруженный адресный классификатор, то установите переключатель в положение У меня есть файлы адресного классификатора и укажите путь к файлам классификатора в поле Путь к файлам данных на диске.

• Нажмите на кнопку Далее. Вид окна обработки изменится: появится предупреждение о том, что для загрузки классификатора может потребоваться довольно длительное время.

• Нажмите кнопку Загрузить адресный классификатор. Начнется загрузка информации, сопровождаемая комментариями. По окончании загрузки окно обработки автоматически будет закрыто.

• Для добавления московского адреса в окне обработки ввода адреса (см. рис. 3.28) заполните поля Регион, Улица из соответствующих списков с использованием кнопки выбора. С использованием клавиатуры внесите сведения о доме, корпусе, квартире. Поле Индекс будет заполнено автоматически. В информационной строке, расположенной в нижней части окна, появится адрес в том виде, как он будет отображаться в печатных формах документов и отчетов.

• Нажмите на кнопку OK. Окно ввода адреса будет закрыто, а в поле Юридический адрес окна Контрагент появится адрес.

3.4.3. Классификатор банков

Помимо классификаторов единиц измерения и адресного классификатора для удобства ввода сведений о банковских счетах используется классификатор банков. Для этого нужно заполнить справочник банков с использованием классификатора.

• На Панели разделов перейдите на вкладку Денежные средства.

• На Панели навигации нажмите Банки. Откроется окно справочника Банки.

• В меню справочника нажмите кнопку Добавить из классификатора. Откроется окно Добавление банков из классификатора.

• Если известны значения полей БИК, Корреспондентский счет, Наименование или Город, то заполните их. Например, введем в поле Корреспондентский счет символы, с которых начинается номер счета: 30101810.

• Нажмите кнопку Подобрать банки. Табличная часть обработки будет заполнена списком банков с номерами корреспондентского счета, номер которого начинается с символов 30101810 (рис. 3.30).

• Установить флажки рядом с названиями банков, которые собираетесь использовать.

Отметим, что при установке флажков можно осуществить поиск по наименованию или любой другой колонке. Для этого установите курсор в колонку и наберите символы для поиска. При этом автоматически вызывается окно обработки Найти.

Рис. 3.30. Окно Добавление банков из классификатора

• Нажмите кнопку Добавить в справочник. Окно обработки будет закрыто, а в справочник банков будут добавлены новые элементы.

В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» используется также классификатор валют, который вызывается из справочника Валюты. Вы можете познакомиться с классификатором валют самостоятельно.

Итак, в данной главе мы рассмотрели:

• работу с резервными копиями, позволяющую защитить базу при сбое;

• разграничение полномочий пользователей, предотвращающее доступ к базе неквалифицированного пользователя;

• работу с Журналом событий, позволяющим отследить происходящее с базой;

• удаление ненужных объектов;

• автоматизацию рутинных задач, делающую выполнение данных задач более быстрым и корректным.

• автоматизацию ввода информации с использованием классификаторов.

Таким образом, знания, полученные вами из данной главы, позволят повысить защищенность и работоспособность базы, с которой вы ведете работу.

Глава 4. Маркетинг и продажи

Программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» поддерживает ведение товарного ассортимента в виде справочника Номенклатуры, цен и скидок на товары и продукцию, планирование продаж, а также работу с потенциальными потребителями и текущими клиентами.

В программе автоматизированы следующие операции с товарным ассортиментом:

• регистрация и хранение номенклатуры товаров и услуг предприятия,

• формирование и печать прайс-листов,

• регистрация видов скидок и наценок.

Планы продаж могут формироваться в количественном и стоимостном выражении и составляться как по предприятию в целом, так и по подразделениям, менеджерам, отдельным товарным позициям.

Для анализа эффективности продаж в программе реализован план-фактный анализ по отдельным подразделениям, номенклатурным группам и отдельным товарам.

В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» реализованы наиболее часто востребованные элементы технологии CRM (Customer Relationship Management – управление взаимоотношений с клиентами).

Подготовка продаж и работа с клиентами в «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» осуществляются операциями:

• регистрация и хранение контактной информации клиентов;

• ведение истории взаимоотношений с имеющимися и потенциальными клиентами – фиксация телефонных звонков, писем, встреч, переговоров, заказов, обещаний, пожеланий и пр.;

• планирование контактов и взаимодействий с клиентами;

• ввод коммерческих предложений на основании заявок клиентов;

• регистрация договоров с покупателями;

• регистрация заказов покупателей (заказ фактически является спецификацией к договору, в котором отражены виды товаров, работ, сроки поставки/выполнения, а также стоимость и график расчетов);

• формирование графика отгрузки и графика расчетов с покупателями;

• обеспечение потребности в товарах, работах, услугах, образуемой заказами покупателей, путем резервирования свободных остатков товаров на складах, размещения в заказах поставщикам и/или заказах на производство;

• отслеживание обеспечения заказа покупателя товарами, продукцией, работами и услугами.

Программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» обеспечивает сквозную автоматизацию процесса продаж при различных схемах торговли:

• продажи со склада и под заказ,

• отгрузка в кредит или по предоплате,

• реализация товаров, принятых на комиссию,

• передача товаров на реализацию комиссионеру,

• розничные продажи.

Документальное оформление продаж товаров, продукции, работ и услуг осуществляется товарными накладными или актами выполненных работ. На основании документов продаж формируются счета-фактуры.

Руководители и менеджеры могут в наглядной форме получать информацию о состоянии заказов покупателей, произведенных и запланированных отгрузках, о выполненных и просроченных заказах и пр.

Для перехода к разделу Маркетинг и продажи необходимо на Панели разделов щелкнуть мышью на кнопке Маркетинг и продажи.

Раздел состоит из трех подразделов:

• Продажи.

• Цены и скидки.

• Дополнительно.

Команды, реализующие функции каждого из подразделов, расположены на Панели навигации и на Панели действий.

4.1. Ценообразование

В программе необходимо настроить правила, по которым будут рассчитаны цены и скидки (наценки) при оформлении продаж. Необходимо ввести в программу список всех используемых видов цен и всех видов предоставляемых скидок (наценок).

Для каждого вида цены необходимо определить правила расчета: способ расчета, правила округления, валюту цены. Правила расчета могут быть назначены общими для всех товаров или детализированы до ценовых групп товаров.

В программу вводится перечень всех возможных скидок (наценок), которые могут применяться при продаже товаров. Для скидок (наценок) определяется правило совместного действия (выбор максимальной или минимальной скидки, указание приоритетной скидки и т. д.). Для каждой группы партнеров (сегмента партнеров) можно назначить тот список скидок (наценок), который будет для них действовать. Скидки (наценки) указываются в типовом или индивидуальном соглашении (договоре) с клиентом. Срок действия скидки (наценки) в этом случае определяется сроком действия соглашения.

Скидки (наценки) могут быть назначены при соблюдении различных условий. Скидки (наценки) могут быть назначены как по конкретным позициям номенклатуры, так и в целом по документу.

Установка видов цен, расчет скидок (наценок) в документах реализации производится при нажатии на кнопку Редактировать цены и валюту.

Настройку правил ценообразования и правил назначения скидок (наценок) обычно производит пользователь, который обладает правами администратора.

4.1.1. Виды цен и ценовые группы

Справочник Виды цен номенклатуры предназначен для хранения только видов отпускных цен компании.

В разрезе видов отпускных цен строится прайс-лист. Каждая колонка задает цены определенного типа. Цены разных типов можно сравнивать между собой. В итоге каждая позиция номенклатуры может иметь столько цен, сколько в системе зарегистрировано типов цен.

Отпускные цены используются для подстановки по умолчанию в документах отгрузки, в заказах покупателей. Один из типов отпускных цен в системе имеет особое назначение. Это тип цен, который устанавливает цены не для покупателей, а используется для учетной, или базовой, цены номенклатуры. В качестве учетной цены может выступать, например, плановая себестоимость.

Учетная цена рассчитывается пользователем вручную для каждой позиции номенклатуры и вводится в систему с помощью документа Формирование цен, либо непосредственно добавлением информации в регистр сведений Цены.

Отпускные цены всегда назначаются за базовую единицу измерения позиции номенклатуры. Возможность вести учет номенклатуры в различных единицах измерения определяется в Настройке параметров учета.

Чтобы перейти к списку видов цен номенклатуры необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на Цены и Скидки\Виды цен (рис. 4.1).

Рис. 4.1. Справочник Виды цен номенклатуры

Для просмотра и редактирования существующей записи справочника необходимо нажать на кнопку , для ввода нового вида цен – нажать на кнопку Создать. На экране появится окно элемента справочника Виды цен номенклатуры (рис. 4.2).

Рис. 4.2. Элемент справочника Виды цен номенклатуры

Все отпускные цены с точки зрения способов формирования и хранения делятся на три категории:

• Базовые цены. Эти цены задаются для каждой номенклатуры только вручную. Эти цены определяются пользователем и хранятся в системе. При обращении к этим ценам в системе берется последнее по времени значение. Для этих типов цен в поле Способ расчета цены указывается значение Вручную.

• Расчетные цены. Так же как и базовые цены, расчетные цены задаются пользователем и хранятся в системе. Отличие заключается в том, что для этих цен существует автоматический способ расчета на основании базовых цен. То есть расчетные цены получаются из базовых путем некоторой процедуры, например увеличением значений базовой цены на определенный процент наценки. Не зависимо от того, каким способом в итоге получена расчетная цена – в системе хранится только само результирующее значение цены и тип базовых цен, на основе которых производился расчет. Расчетными ценами могут быть оптовые и розничные цены, полученные на основании заводских цен или на основании плановой себестоимости продукции. Для этих цен в поле Способ расчета цены указывается значение Рассчитывается, а также задается значение базовой цены и наценки.

• Динамические цены. Значения этих цен в системе не хранятся, хранится только способ вычисления цен. Эти цены, как и расчетные, получаются из базовых цен с помощью определенных механизмов. Однако результаты расчета в системе не хранятся, вычисление производится непосредственно в момент обращения к этим ценам. Для этих цен в поле Способ расчета цены указывается значение Рассчитывается динамически, а также задается значение базовой цены и наценки. Использование динамических цен позволяет использовать цены в том случае, если отпускные цены жестко связаны с базовой ценой, которая достаточно часто меняется.

Для вида цены задается валюта вида цены, метод и порядок округления, формат представления цены.

Для вида цены может быть задана любая валюта, определенная в справочнике валют, задание валюты не зависит от способа формирования цены.

Предусмотрена возможность хранения цен, включающих в себя налог на добавленную стоимость (НДС). Для этого в диалоге предусмотрен флажок Цена включает НДС.

Порядок округления может быть задан произвольным образом для каждого вида цены. Округление цен может производиться в большую сторону или по арифметическим правилам.

Например, если в окне элемента справочника Виды цен номенклатуры (см. рис. 4.2) установлен флажок Округлять в большую сторону, то при точности округления 5 цена товара 16 рублей будет округлена до 20 рублей. Если же флажок Округлять в большую сторону сброшен, то это означает, что выбран метод округления по арифметическим правилам, то цена товара 16 рублей при точности округления 5 будет округлена до 15 рублей.

Для установки или изменения формата представления цены необходимо в группе элементов Формат цены нажать на кнопку Изменить. Откроется окно Конструктор форматной строки (рис. 4.3).

Рис. 4.3. Окно Конструктор форматной строки

Формат представления задается с помощью элементов управления окна Конструктора форматной строки. Для записи настройки следует нажать кнопку OK.

Результат выбора настройки можно посмотреть в разделе Пример окна элемента справочника Виды цен номенклатуры (см. рис. 4.2). В нижней части окна расположена область, где выводится форматная строка, сформированная с использованием заданных настроек.

Если какое-либо значение в окне Конструктора форматной строки не выбрано, то оно выбирается из настроек, устанавливаемых по умолчанию.

Вид отпускной цены, подставляемый по умолчанию в документы реализации, определяется в Настройках пользователя.

Вид цены для конкретного контрагента может быть также указан в договоре с контрагентом.

Для дополнительной классификации номенклатуры служат Ценовые группы.

Каждую номенклатурную позицию можно отнести к одной ценовой группе. Для этого в справочнике Номенклатура необходимо выбрать нужную ценовую группу в поле Ценовая группа.

По ценовым группам можно задавать различные виды цен продажи.

Чтобы перейти к списку ценовых групп номенклатуры, необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на Цены и Скидки\Ценовые группы (рис. 4.4).

Рис. 4.4. Справочник Ценовые группы

Для просмотра и редактирования существующей записи справочника необходимо нажать на кнопку , для ввода новой ценовой группы – нажать на кнопку Создать.

Ценовые группы можно использовать для группировки, сортировки и отбора позиций номенклатуры в отчетах. Сортировку по ценовым группам в отчетах можно выполнять как по наименованию ценовых групп, так и по порядку сортировки. Порядок сортировки определяется для каждой ценовой группы в справочнике Ценовые группы в поле Порядок. При вводе новой ценовой группы в справочник этой ценовой группе автоматически присваивается порядок. Если элементы в справочнике объединены в группы, то свой порядок соблюдается внутри каждой группы. Автоматически присвоенный порядок можно изменить с помощью кнопок и в командной панели справочника.

4.1.2. Виды скидок и наценок

Справочник Виды скидок и наценок предназначен для хранения списка видов скидок и наценок, например «за наличную оплату», «распродажа товаров» и т. д.

Чтобы перейти к списку видов скидок и наценок, необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на Цены и Скидки\Виды скидок, наценок (рис. 4.5).

Для просмотра и редактирования существующей записи справочника необходимо нажать на кнопку , для ввода нового варианта скидки или наценки – нажать на кнопку Создать.

Рис. 4.5. Список и элемент справочника Виды скидок, наценок

Редактирование информации о скидке (наценке) производится в отдельном диалоговом окне:

• Величина скидки (наценки) задается в процентах.

• Скидка в справочник вводится со знаком плюс, а наценка – со знаком минус.

• Наименование – название типа скидки.

• Процент – величина скидки (наценки), выраженная в процентах. Этот процент будет по умолчанию устанавливаться в документе продажи при выборе данного типа скидок.

• Комментарий – указывается любой произвольный комментарий, например условия предоставления скидки.

Возможность использования скидок и наценок в документах продаж определяется в Настройке параметров учета. В документах продажи вид скидки (наценки) проставляется в диалоговом окне Цены и валюта.

Вид скидок, наценок для конкретного контрагента может быть также указан в договоре с контрагентом.

4.1.3. Прайс-лист

Обработка Прайс-лист компании предназначена для просмотра и редактирования цен компании.

Чтобы перейти к обработке, необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на Цены и Скидки\Прайс-лист (рис. 4.6).

Рис. 4.6. Обработка Прайс-лист компании

Для эффективной работы с обработкой Прайс-лист компании возможен быстрый отбор цен номенклатуры по:

• виду цен;

• ценовой группе;

• номенклатуре;

• активности.

Также есть возможность получить цены номенклатуры на любую заданную дату.

Значение вида цен для отбора выбирается из справочника Виды цен, при нажатии на кнопку справа от поля Вид цен. Для очистки поля, чтобы отменить отбор по виду цен, необходимо нажать на кнопку . Для просмотра выбранного для отбора элемента справочника необходимо нажать на кнопку справа от поля Вид цен. Если Вид цен не выбран для отбора, то прайс-лист формируется по всем отпускным ценам, по которым заданы значения хотя бы по одному элементу номенклатуры, удовлетворяющему другим критериям отбора, что очень удобно для визуального сравнения цен.

Значение ценовой группы для отбора выбирается из справочника Ценовые группы, при нажатии на кнопку справа от поля Ценовая группа. Для очистки поля необходимо нажать на кнопку . Для просмотра выбранного для отбора элемента справочника необходимо нажать на кнопку справа от поля Ценовая группа. При выборе ценовой группы в прайс-лист попадают только те позиции номенклатуры, которые относятся к заданной ценовой группе.

Значение номенклатуры для отбора выбирается из справочника Номенклатура, при нажатии на кнопку справа от поля Номенклатура. Для очистки поля необходимо нажать на кнопку . Для просмотра выбранного для отбора элемента справочника необходимо нажать на кнопку справа от поля Номенклатура. Следует отметить, что выбирать можно только элемент справочника. Группу элементов выбирать нельзя.

В поле На дату указывается дата, на которую необходимо получить значения цен. Поскольку цены хранятся в периодическом регистре сведений с периодичностью один день, на любой день существует только одно значение цены.

У каждой записи регистра сведений Цены номенклатуры существует признак актуальности. По этому признаку осуществляется отбор при установке флажка А.

Для просмотра и редактирования существующего значения цены необходимо дважды щелкнуть мышью на изменяемом значении либо установить курсор на строку с изменяемым значением и щелкнуть мышью на кнопку Изменить на панели инструментов.

Чтобы установить значение цены для элемента справочника Номенклатура (независимо от того, присутствует элемент в прайс-листе либо нет), необходимо щелкнуть мышью на кнопку Добавить. Откроется окно новой записи регистра сведений Цены номенклатуры (рис. 4.7).

Рис. 4.7. Новый элемент регистра сведений Цены номенклатуры

Необходимо заполнить поля в окне Цена номенклатуры (см. рис. 4.7) и нажать на кнопку Записать и закрыть.

Нажатием на кнопку панели инструментов обработки Прайс-лист можно создать новый элемент цен номенклатуры копированием существующего элемента (курсор в этом случае должен стоять на копируемом значении). В этом случае все данные копируемого документа кроме даты будут перенесены в новый элемент справочника Цены номенклатуры.

Для удаления значения цены необходимо установить курсор на удаляемый элемент и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Кнопка Отображать заголовок управляет выводом заголовка над таблицей с ценами.

Для вывода сформированного прайс-листа на печать необходимо щелкнуть мышью на кнопку . Откроется стандартное окно Windows выбора принтера.

Для просмотра истории изменения цен конкретной номенклатурной позиции необходимо установить курсор на позицию и нажать на кнопку . Откроется окно История изменения цен номенклатуры, в котором также можно создать, изменить или удалить значения цен.

Для настройки содержания и оформления внешнего вида формы Прайс-лист компании необходимо нажать на кнопку (рис. 4.8).

Рис. 4.8. Окно Настройка формы

С помощью настроек можно:

• скрыть ненужные поля, сняв флажки рядом с названиями элементов (исключение – корневой элемент формы и кнопка настройки формы);

• добавить новые поля – кнопка Добавить поля;

• изменить взаиморасположение полей – кнопки и ;

• объединить поля в группы – кнопка Добавить группу;

• изменить различные свойства элементов формы.

4.1.4. Установка цен номенклатуры

Для удобства расчета и установки цен номенклатуры предназначена обработка Формирование цен, которая вызывается при нажатии на кнопку Формирование цен.

При нажатии на кнопку Формирование цен в окне прайс-листа компании открывается обработка Формирование цен (рис. 4.9). Обработка предназначена для массового расчета, изменения и удаления цен номенклатуры.

Рис. 4.9. Обработка Формирование цен

Для групповой установки цен номенклатуры необходимо:

• выбрать вид цен из справочника Виды цен с помощью кнопки , расположенной справа от поля Вид цен. Для просмотра выбранного для отбора элемента справочника необходимо нажать на кнопку ;

• заполнить список элементов номенклатуры, для которых будут устанавливаться цены. Если в прайс-листе был выбран вид цен, обработка откроется сразу с текущими значениями выбранного вида цен номенклатуры. Заполнить список элементов номенклатуры можно, нажав на кнопку Заполнить номенклатуру и выбрав значение из открывающегося списка:

• Заполнить по ценовым группам;

• Добавить по ценовым группам;

• Заполнить по группам номенклатуры;

• Добавить по группам номенклатуры;

• Заполнить по виду цен;

• Заполнить по приходной накладной;

• Добавить по приходной накладной.

Если выбран вариант, начинающийся со слова Заполнить, то список предварительно будет очищен. Если выбран вариант заполнения, начинающийся со слова Добавить, то информация будет добавлена в список.

Чтобы вручную добавить элемент номенклатуры в список, необходимо нажать на кнопку Добавить и из справочника Номенклатура выбрать требуемую позицию.

Нажатием на кнопку можно создать новый элемент списка копированием существующего элемента.

Чтобы удалить элемент списка, необходимо установить курсор на удаляемый элемент и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

С помощью кнопок и можно переместить выбранную строку списка выше или ниже.

• Установите флажки рядом с наименованиями тех позиций номенклатуры, цены которых требуется изменить. Можно сбросить или установить все флажки с помощью соответствующих кнопок панели инструментов табличной части обработки.

Значение цены, которое необходимо установить, можно ввести непосредственно в таблицу, дважды щелкнув мышью на изменяемом значении. Либо воспользоваться одним из вариантов группового изменения цены в разделе Изменить цены обработки. В зависимости от варианта изменения вид окна обработки Формирование цен может изменяться, будут появляться те или иные поля для заполнения.

• По ценам. При выборе этого варианта формирования цен будет выполнено заполнение актуальными ценами по выбранному виду цен на указанную дату. Окно обработки будет иметь вид, представленный на рис. 4.9.

• По ценам контрагента. При выборе варианта По ценам контрагента в окне обработки появляется дополнительное поле – Контрагент. Будет выполнено заполнение актуальными ценами, указанными для выбранного контрагента, по выбранному виду цен на указанную дату.

• По документу. В случае выбора этого варианта формирования цен в окне обработки появляется поле Приходная накладная. Если номенклатура присутствует в документе, указанном в поле Приходная накладная, то будет установлена цена, указанная в документе.

• Рассчитать. В окне обработки появляются поля База и %. В этом случае будет выполнено заполнение цен по базовому виду цен на указанную дату и увеличение на заданный процент.

• Изменить на %. В окне обработки появляется поле со списком для выбора знака изменения цены (в большую сторону «+», в меньшую сторону «–») и поле ввода процента. Цены будут увеличены или уменьшены на указанный процент.

• Изменить на сумму. В окне обработки появляется поле со списком для выбора знака изменения цены (в большую сторону «+», в меньшую сторону «–») и поле Сумма. Цены будут увеличены или уменьшены на указанную сумму в валюте выбранного вида цены.

• Округлить. При указании этого варианта формирования цены появляется поле Порядок округления и флажок Округлять в большую сторону. Отмеченные в таблице цены будут округлены по указанным правилам (порядку и варианту округления).

• Удалить. Для помеченной номенклатуры в таблице будет удалена цена на указанную дату по выбранному виду цен. Таким образом, на дату, указанную в окне обработки, будет действовать предпоследняя цена.

• Снять актуальность. С указанной даты для отмеченной номенклатуры будут отсутствовать цены по выбранному виду цен.

• Для изменения цен примените настройки, нажав на кнопку Выполнить в группе элементов Шаг 3: Изменить цены. В колонке Цена изменятся значения для номенклатурных позиций, рядом с которыми установлен флажок.

• Запишите цены: в поле На дату группы элементов Шаг 4: Записать цены установите дату и нажмите на кнопку Установить. Будут установлены отмеченные цены номенклатуры по выбранному виду цен на указанную дату.

4.1.5. Регистрация цен контрагентов

Информация о ценах на товары и услуги поставщиков или конкурентов, история изменений цен хранится в регистре сведений Цены номенклатуры контрагентов.

Регистр сведений вызывается для ввода и редактирования информации на Панели навигации элемента справочника Номенклатура. Для открытия списка История изменения цен номенклатуры контрагентов номенклатурной единицы необходимо:

• на Панели разделов выбрать Склад и производство;

• на Панели навигации выбрать Номенклатура;

• в списке Номенклатура найти требуемую номенклатурную позицию и открыть окно этой позиции для просмотра и редактирования, щелкнув мышью на кнопку ;

• на Панели навигации элемента справочника выбрать Цены контрагентов. Откроется список История изменения цен номенклатуры контрагентов.

Для просмотра и редактирования существующей позиции необходимо нажать на кнопку , для ввода нового значения цены – нажать на кнопку Создать. Откроется окно Цена номенклатуры контрагентов (рис. 4.10).

Для формирования нового значения цены необходимо ввести либо скорректировать значения полей:

• Период – дата, начиная с которой будет действовать вновь устанавливаемая цена.

• Контрагент, для которого устанавливается цена. Выбирается из справочника контрагентов, при нажатии на кнопку , справа от названия поля.

• Вид цен контрагента. Одна позиция номенклатуры может иметь несколько видов цен контрагента.

• Номенклатура – выбирается из справочника номенклатуры, при нажатии на кнопку , справа от названия поля. По умолчанию поле принимает значение текущего элемента справочника Номенклатура.

• Характеристика – характеристика номенклатуры.

• Цена – вводится новое значение цены.

Рис. 4.10. Окно Цена номенклатуры контрагентов

Для сохранения введенной информации необходимо нажать на кнопку Записать и закрыть.

Цены номенклатуры контрагентов могут использоваться для формирования отпускных цен в обработке Формирование цен.

4.2. Регистрация событий

Для эффективной работы с контрагентами необходимо отражение всех этапов взаимодействия с клиентом в программе.

Документ Событие предназначен для регистрации запланированных событий пользователем и хранения уже совершившихся событий.

Это могут быть запланированные телефонные звонки, поездки, отправка писем, проведение встреч и другие события, требующие планирования времени.

Документ Событие может быть введен в журнале документов События или в окне Рабочий календарь.

4.2.1. Создание события

Чтобы перейти к журналу документов События, необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на Продажи\События (рис. 4.11).

Рис. 4.11. Журнал документов События

Значение интервала дат для отбора документов можно задать, щелкнув мышью на кнопку на панели инструментов. В качестве интервала можно выбрать вариант стандартного периода в параметре Период дат. Или установите вручную требующиеся дату начала и дату конца периода.

Для поиска документов в списке документов по значениям полей необходимо щелкнуть мышью на кнопку Найти на панели инструментов и задать требуемое значение.

Для просмотра и редактирования существующего документа необходимо установить курсор на документ и дважды щелкнуть на нем мышью либо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов.

Для создания нового документа Событие:

• На панели журнала документов нажмите на кнопку Создать либо на панели действий выберите Создать\Событие. Будет создан новый документ Событие (рис. 4.12).

Для возможности отбора событий все события делятся по своему назначению на группы:

• телефонный звонок;

• личная встреча;

• электронное письмо;

• почтовое письмо;

• прочее.

Рис. 4.12. Документ Событие

Событие каждой группы дополнительно рассматривается как Входящее или как Исходящее.

Исходящие события – это события, определяющие действия менеджера, которые менеджер сам должен провести, например написать письмо, позвонить, организовать встречу.

Входящие события – это события, которые со стороны менеджера требуют простого контроля, например проверить, что пришло письмо по электронной почте, проверить, что клиент, обещавший перезвонить, действительно перезвонил.

Событие можно классифицировать на три категории:

• событие Запланировано;

• событие Завершено;

• событие Отменено.

Такая классификация ведется пользователем вручную.

В событии следует указать, с каким видом объектов оно будет связано – с контрагентами и контактными лицами контрагентов либо с прочими контактными лицами. Поле Контрагент не обязательно, а таблица Контактные лица обязательна для заполнения.

В таблице контактных лиц поля Представление контакта и Как связаться заполняются произвольным образом, а Контактное лицо выбирается из справочника контактных лиц. Для добавления новой строки в список контактных лиц необходимо нажать на кнопку Создать. Чтобы удалить элемент списка, необходимо установить курсор на удаляемый элемент и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

С помощью кнопок и можно переместить выбранную строку списка выше или ниже.

Для каждого события можно указать Тему, Содержание события, интервал времени, отведенный на проведение события (Начало и Окончание события) и Ответственного за проведение события.

Для сохранения и закрытия окна документа необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть. Чтобы просто сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку .

На основании существующего документа Событие можно сформировать документы:

• Задание на работу;

• Заказ покупателя;

• Заказ поставщику;

• Заказ-наряд;

• Событие;

• Счет на оплату поставщика;

• Счет на оплату.

Для создания документа на основании документа Событие необходимо нажать на кнопку Создать на основании в журнале документов либо в окне документа и выбрать вид создаваемого документа.

4.2.2. Рабочий календарь

Обработка Рабочий календарь предназначена для анализа запланированных событий, графика производства, загрузки сотрудников и ключевых ресурсов.

Чтобы открыть Рабочий календарь, необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на Рабочий календарь (рис. 4.13).

Календарь имеет три варианта отображения информации: Менеджер контактов, График производства и Загрузка ресурсов. Данные выводятся списком, по дням, по неделе или по месяцу. С использованием календаря можно вводить новые документы:

• Событие, если вариантом отображения Рабочего календаря является Менеджер контактов;

• Заказ-наряд и Заказ на производство – для варианта отображения информации График производства;

• Задание на работу – для варианта Загрузка ресурсов.

Рис. 4.13. Вариант Менеджер контактов, режим По дням обработки Рабочий календарь

Исходные данные и внешний вид календаря могут быть настроены с помощью кнопки и кнопки Настройка панели окна. В окне Настройка можно установить следующие параметры:

• Выводить в режиме День один или два дня.

• Выводить в режиме Неделя 5, 6 или 7 дней.

• Какие из документов Событие, Заказ покупателя, Заказ поставщику выводить в календаре в варианте Менеджер контактов.

• Какие из документов Заказ-наряд, Заказ на производство выводить в календаре в варианте График производства и работ.

За какой день, неделю или месяц будет отображаться информация в Рабочем календаре, определяется выбором даты, которая должна находиться внутри требуемого периода.

4.3. Выполнение заказов покупателей

Документ Заказ покупателя предназначен для оформления предварительной договоренности с покупателем о намерении приобрести товары.

Параметры, по которым происходит контроль отгрузки и оплаты по заказу, устанавливаются в договоре с контрагентом.

В заказе можно указать способ, предполагаемую дату оплаты и банк или кассу, куда должны поступить денежные средства по оплате заказа. Эта информация используется для планирования входящих платежей.

Заказ может быть оформлен от покупателя или от комиссионера. Для кого оформляется заказ – для покупателя или для комиссионера – определяется видом договора, который выбран в документе.

Оформление заказов покупателей по торговым операциям не является обязательным. Торговые операции могут оформляться и в том случае, когда учет заказов не ведется.

Заказ будет считаться исполненным, если все количество товара, указанное в документе, будет отгружено заказчику.

4.3.1. Оформление заказа

Документ Заказ покупателя предназначен для оформления намерений покупателя приобрести товары, работы, услуги.

Для открытия журнала документов Заказы покупателей необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на Продажи\Заказы покупателей (рис. 4.14).

Рис. 4.14. Журнал документов Заказы покупателей

Для эффективной работы в журнале документов возможен быстрый отбор документов по:

• контрагенту;

• ответственному;

• состоянию;

• организации;

• актуальности.

Значение контрагента для отбора выбирается из справочника Контрагенты при нажатии на кнопку справа от поля Контрагент.

Значение ответственного для отбора выбирается из справочника Сотрудники при нажатии на кнопку справа от поля Ответственный.

Значение состояния для отбора выбирается из списка состояний при нажатии на кнопку справа от поля Состояние.

Значение организации для отбора выбирается из справочника Организации при нажатии на кнопку справа от поля Организация.

Значение актуальности для отбора выбирается из открывающегося списка Актуальность.

Для очистки поля, по которому установлен отбор в журнале документов, необходимо нажать на кнопку , которая находится рядом с этим полем.

Значение интервала дат для отбора документов можно задать, щелкнув мышью на кнопку на панели инструментов. В качестве интервала можно выбрать вариант стандартного периода в параметре Период дат. Даты начала и конца периода могут быть установлены вводом с клавиатуры или с использованием Календаря.

Для создания нового Заказа покупателя:

• В журнале документов нажмите на кнопку Создать либо на панели действий выберите Создать\Заказ покупателя. Будет создан новый документ Заказ покупателя (рис. 4.15).

Рис. 4.15. Вкладка Товары, услуги документа Заказ покупателя с видом операции Заказ на продажу

В шапке нового документа необходимо заполнить поля:

• Организация. В данном поле указывается собственная организация, от имени которой оформляется документ. Выбирается из справочника организаций.

• Вид операции. Указывается вид операции документа. В новом документе по умолчанию Вид операции принимает значение Заказ на продажу. Также Вид операции может принимать значение Заказ на переработку.

• Контрагент. В данном поле указывается информация о контрагенте-заказчике. Выбирается из справочника Контрагенты.

• Договор. В данном поле указывается договор контрагента, в рамках которого оформляется документ. Выбирается из справочника Договоры контрагентов.

• Состояние заказа. Может принимать одно из значений: Заявка, В работе, Выполнен. В новом документе по умолчанию устанавливается значение Заявка.

• В окне документа расположена кнопка для редактирования цен и валюты, при нажатии на которую открывается диалог редактирования видов цен, скидок и валюты данного документа.

На вкладке Товары, услуги:

• Для добавления новой строки нажмите на кнопку Добавить панели инструментов табличной части.

• Заполните поля:

• В поле Номенклатура введите элемент справочника Номенклатура.

• В поле Характеристика укажите характеристику номенклатурной позиции, выбрав ее из справочника Характеристики номенклатуры. Поле доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по характеристикам номенклатуры и если в окне элемента справочника Номенклатура на вкладке Параметры хранения и закупки установлен флажок Характеристики.

• В поле Количество введите количество заказанного товара в единицах измерения, указанных в поле Ед.

• В поле Цена введите значение цены.

• В поле % Скидки укажите процент скидки (наценки). Задается непосредственно для конкретной позиции документа.

• Для удаления ошибочно введенной строки нажмите на кнопку на панели инструментов табличной части.

• Для осуществления подбора запасов в табличную часть по справочнику Номенклатура нажмите на кнопку Подбор на панели инструментов табличной части. В открывшемся окне подбора выберите требуемые номенклатурные единицы запасов, дважды щелкнув мышью на строке с номенклатурной позицией. Укажите количество. Для удобства в окне подбора по каждой номенклатурной позиции указывается общий и свободный остаток по складу. После окончания подбора для переноса подобранной номенклатуры в документ необходимо нажать на кнопку OK.

С помощью кнопок и можно поменять местами строки табличной части.

Если состояние заказа В работе или Выполнен, то можно установить флажок Запланировать оплату. При этом в табличной части появится вкладка Платежный календарь (рис. 4.16).

На вкладке указываются способ и этапы оплаты. Если этапов оплаты более одного, то, щелкнув мышью на кнопку Список, можно задать отображение этапов оплаты в виде списка.

Рис. 4.16. Вкладка Платежный календарь документа Заказ покупателя

На вкладке Дополнительно документа Заказ покупателя можно заполнить поля Проект, Склад, Подразделение и Ответственный.

Если Вид операции документа Заказ на переработку, то в табличной части появится еще одна вкладка – Материалы заказчика. На этой вкладке указывается список материалов, поступивших от заказчика.

• Для сохранения и проведения документа нажмите на кнопку Провести и закрыть.

Чтобы просто сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку .

Нажатием на кнопку в журнале документов можно создать новый документ копированием существующего документа.

Чтобы пометить документ на удаление, необходимо установить курсор на удаляемый документ и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Распечатать Заказ покупателя можно либо из журнала документов, либо из самого документа, щелкнув мышью на кнопку Печать. Раскроется список всех печатных форм документа. Для документа Заказ покупателя существуют следующие печатные формы:

• Акт об оказании услуг.

• Заказ покупателя.

• Расходная накладная.

• Счет на оплату.

• Товарная накладная (ТОРГ-12).

• Бланк товарного наполнения.

Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям документа по регистрам, необходимо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов Заказ покупателя либо в окне документа.

На основании существующего документа Заказ покупателя можно сформировать документы:

• Акт выполненных работ;

• Задание на работу;

• Заказ на производство;

• Заказ поставщику;

• Поступление в кассу;

• Поступление на счет;

• Приходная накладная;

• Резервирование запасов;

• Расходная накладная;

• Событие;

• Счет на оплату.

Для создания документа на основании заказа покупателя необходимо нажать на кнопку Создать на основании в окне журнала документов либо в окне документа и выбрать вид создаваемого документа.

Чтобы открыть журнал документов Заказы покупателей с видом операции Заказ-наряд, необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на Продажи\Заказ-наряды.

Работа с журналом документов Заказ-наряды производится так же, как и с журналом документов Заказы покупателей.

Для создания нового Заказа покупателя с видом операции Заказ-наряд:

• В журнале документов нажмите на кнопку Создать. Будет создан новый документ Заказ покупателя с видом операции Заказ-наряд (рис. 4.17).

Документ Заказ покупателя с видом операции Заказ-наряд, в отличие от документов с видом операции Заказ на продажу или Заказ на переработку, имеет дополнительную вкладку Работы.

На вкладке Работы необходимо заполнить поля:

• Выбрать Вид работ из справочника Номенклатура.

• Для добавления новой строки необходимо нажать на кнопку Добавить на панели инструментов табличной части.

Рис. 4.17. Вкладка Работы документа Заказ покупателя с видом операции Заказ-наряд

• В поле Работа, услуга вводится элемент справочника Номенклатура (выполняемая работа, оказываемая услуга).

• В поле Характеристика указывается характеристика работы, услуги, выбираемая из справочника Характеристики номенклатуры. Поле доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по характеристикам номенклатуры.

• В поле Время вводится норма выполнения работы.

• Кратность – количество работ, норма которого указана.

• В поле Цена вводится значение цены работы, услуги.

• % Скидки – процент скидки (наценки). Задается непосредственно для конкретной позиции документа.

• Ставка НДС – ставка налога на добавленную стоимость. Выбирается из справочника Ставки НДС.

• Спецификация. Определяет вариант выполнения работы. По спецификации можно автоматически заполнить использованные материалы.

• Материалы – затраченные материалы.

• Исполнители – сотрудники, выполняющие работы с указанием тарифа.

• Содержание – представление работы в печатной форме. Чтобы поле стало видимым, необходимо нажать на кнопку Все действия в шапке документа, выбрать Изменить форму и установить флажок напротив поля.

• Для удаления ошибочно введенной строки необходимо нажать на кнопку на панели инструментов табличной части.

• Для осуществления подбора запасов в табличную часть по справочнику Номенклатура необходимо нажать на кнопку Подбор на панели инструментов табличной части. В открывшемся окне подбора необходимо выбрать требуемые номенклатурные единицы запасов, дважды щелкнув мышью на строке с товаром, указать количество. В окне подбора по каждой номенклатурной позиции указывается общий и имеющийся на складе остаток. После окончания подбора для переноса подобранной номенклатуры в документ необходимо нажать на кнопку OK.

• С помощью кнопок и можно поменять местами строки табличной части.

Заказ-наряд может считаться фактически выполненным после того, как для него будет установлено состояние Выполнен. При этом на дату выполнения будут совершены фактические движения – списание со склада, реализация. Для закрытия Заказ-наряда не требуется оформления расходных накладных и актов выполненных работ, которыми закрывается обычный Заказ покупателя.

4.3.2. Акт выполненных работ

Документ Акт выполненных работ предназначен для хранения информации по отражению в учете реализации работ и услуг сторонним контрагентам.

Чтобы перейти к журналу документов Акты выполненных работ, необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на Продажи\Акты выполненных работ.

Работа с журналом документов Акты выполненных работ производится так же, как и с журналом документов Заказы покупателей.

Для создания нового документа Акт выполненных работ:

• В списке документов нажмите на кнопку Создать. Будет создан новый документ Акт выполненных работ (рис. 4.18).

• Заполните поля шапки документа:

• Организация. В данном поле указывается собственная организация, от имени которой оформляется документ. Выбирается из справочника организаций.

• Основание. В данном поле указывается документ Счет на оплату, на основании которого сформирован данный документ. Поле заполнять не обязательно. После выбора документа основания можно заполнить Акт выполненных работ на основании выбранного документа, нажав на кнопку .

• Заказ покупателя. Выбирается документ Заказ покупателя. Поле отображается в окне, если в Настройках параметров учета включена опция Заказ в документах отгрузки устанавливается для всего документа. Поле заполнять не обязательно.

• Контрагент. В данном поле указывается информация о контрагенте-заказчике. Выбирается из справочника Контрагенты.

Рис. 4.18. Новый документ Акт выполненных работ

• Договор. В данном поле указывается договор контрагента, в рамках которого оформляется документ. Выбирается из справочника Договоры контрагентов.

• Подразделение. Выбирается из справочника Структурные единицы компании с типом Подразделение.

• С помощью кнопки вызывается диалог редактирования видов цен, скидок и валюты данного документа.

• На вкладке Работы и услуги заполните поля:

• Для добавления новой строки необходимо нажать на кнопку Добавить на панели инструментов табличной части.

• В поле Номенклатура вводится элемент справочника Номенклатура с типом Услуга или Работа.

• В поле Характеристика указывается характеристика номенклатурной позиции, выбираемая из справочника Характеристики номенклатуры. Поле доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по характеристикам номенклатуры.

• В поле Количество вводится количество реализуемой номенклатурной единицы в единицах измерения, указанных в поле Ед.

• В поле Цена вводится значение цены.

• % Скидки – процент скидки (наценки). Задается непосредственно для конкретной позиции документа.

• Ставка НДС – ставка налога на добавленную стоимость. Выбирается из справочника Ставки НДС.

• Заказ покупателя. Выбирается документ Заказ покупателя. Поле отображается в окне, если в настройках параметров учета включена опция Заказ в документах отгрузки устанавливается для каждой строки отдельно. Поле не обязательно заполнять.

• Содержание – представление работы в печатной форме. Чтобы поле стало видимым, необходимо нажать на кнопку Все действия в шапке документа, выбрать Изменить форму и установить флажок напротив поля.

• Для удаления ошибочно введенной строки необходимо нажать на кнопку на панели инструментов табличной части.

• Для осуществления подбора запасов в табличную часть по справочнику Номенклатура необходимо нажать на кнопку Подбор на панели инструментов табличной части. В открывшемся окне подбора необходимо выбрать требуемые номенклатурные единицы, дважды щелкнув мышью на строке с товаром, указать количество. В окне подбора по каждой номенклатурной позиции указывается общий и свободный остаток по складу. После окончания подбора для переноса подобранной номенклатуры в документ необходимо нажать на кнопку OK.

• С помощью кнопок и можно поменять местами строки табличной части.

С помощью кнопки Редактировать зачет предоплаты вызывается диалог Зачет предоплаты. В диалоге заносятся сведения по зачету авансов, полученных ранее от покупателя.

• Для сохранения и проведения документа нажмите на кнопку Провести и закрыть.

Нажатием на кнопку в журнале документов можно создать новый документ копированием существующего.

Акт выполненных работ может быть введен на основании документов:

• Заказ покупателя;

• Счет на оплату.

Чтобы пометить документ на удаление, необходимо установить курсор на удаляемый документ и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Распечатать Акт выполненных работ можно либо из журнала документов, либо из окна документа, щелкнув мышью на кнопке Печать.

Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям документа по регистрам, необходимо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов Акты выполненных работ либо в окне документа.

На основании существующего документа Акт выполненных работ можно сформировать документы:

• Поступление в кассу;

• Поступление на счет;

• Счет-фактура;

• Событие;

• Счет на оплату.

Для создания документа на основании акта выполненных работ необходимо нажать на кнопку Создать на основании в журнале документов либо в окне документа и выбрать вид создаваемого документа.

4.3.3. Регистрация счета-фактуры

Документ Счет фактура предназначен для выписки счета-фактуры при реализации товаров, работ и услуг или при получении аванса от покупателей, а также для учета номеров грузовых таможенных деклараций.

Для создания документа Счет-фактура необходимо в окне документа Акт выполненных работ или Расходная накладная нажать на гиперссылку Ввести Счет-фактуру. На экране откроется новый документ Счет-фактура с заполненными данными из документа-основания (рис. 4.19).

Рис. 4.19. Документ Счет-фактура, созданный на основании Акта выполненных работ

Создать новый документ Счет-фактура, а также отредактировать или удалить существующий можно в журнале документов Счета-фактуры (рис. 4.20), для перехода к которому необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на Продажи\Счета-фактуры.

Для просмотра и редактирования существующего документа необходимо сделать активным документ и дважды щелкнуть на нем мышью либо щелкнуть мышью на кнопке панели инструментов.

Рис. 4.20. Журнал документов Счета-фактуры

Для создания нового документа Счет-фактура необходимо нажать на кнопку Создать.

В зависимости от установленного вида операции с помощью данного документа может быть выписан счет-фактура:

• на продажу;

• на аванс;

• на суммовые разницы.

В шапке нового документа необходимо заполнить поля:

• Организация. В данном поле указывается организация, от имени которой оформляется документ. Выбирается из справочника организаций.

• Вид операции. Указывается вид операции документа. В новом документе по умолчанию Вид операции принимает значение На продажу. Также Вид операции может принимать значение Аванс и Суммовые разницы.

• Контрагент. В данном поле указывается информация о контрагенте-заказчике, для которого формируется счет-фактура. Выбирается из справочника Контрагенты.

• Договор. В данном поле указывается договор контрагента, по которому формируется счет-фактура. Выбирается из справочника Договоры контрагентов.

• № документа. Указывается номер платежно-расчетного документа.

• от. Указывается дата платежно-расчетного документа.

На вкладке Запасы необходимо заполнить поля.

• Для добавления новой строки необходимо нажать на кнопку Добавить на панели инструментов табличной части.

• В поле Номенклатура вводится элемент справочника Номенклатура.

• В поле Характеристика указывается характеристика номенклатурной позиции, выбираемая из справочника Характеристики номенклатуры.

• Партия. В данном поле указывается партия номенклатуры. Выбирается из справочника Партии номенклатуры. Поле отображается в окне документа, если в настройках параметров учета включено ведение партионного учета.

• В поле Количество вводится количество номенклатурной позиции в единицах измерения, указанных в поле Ед.

• В поле Цена вводится значение цены.

• Ставка НДС – ставка налога на добавленную стоимость. Выбирается из справочника Ставки НДС.

• Страна происхождения номенклатурной позиции. Выбирается из справочника Страны мира.

• Номер ГТД. Указывается номер грузовой таможенной декларации. Выбирается из справочника Номера ГТД.

• Для удаления ошибочно введенной строки необходимо нажать на кнопку на панели инструментов табличной части.

• Для осуществления подбора запасов в табличную часть по справочнику Номенклатура необходимо нажать на кнопку Подобрать на панели инструментов табличной части. В открывшемся окне подбора необходимо выбрать требуемые номенклатурные единицы, дважды щелкнув мышью на строке с товаром указать количество. После окончания подбора для переноса подобранной номенклатуры в документ необходимо нажать на кнопку OK.

• Для заполнения полей Номер ГТД и Страна происхождения необходимо нажать на кнопку Заполнить номера ГТД на панели инструментов табличной части.

• С помощью кнопок и можно поменять местами строки табличной части.

Для сохранения и проведения документа необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть. Чтобы просто сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку .

Документ Счет-фактура может быть введен на основании документов:

• Акт выполненных работ;

• Отчет комиссионера;

• Отчет комитенту;

• Отчет о переработке;

• Расходная накладная;

• Счет на оплату.

Распечатать Счет-фактуру можно либо из журнала документов, либо из самого документа, щелкнув мышью на кнопку Печать.

Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям документа по регистрам, необходимо щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов журнала документов Счета-фактуры либо в окне самого документа.

Чтобы посмотреть структуру подчиненности документа Счет-фактура, необходимо дважды щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов (рис. 4.21).

Рис. 4.21. Окно Структура подчиненности

4.3.4. Выписка счета

Документ Счет на оплату предназначен для получения печатной формы счета на оплату покупателю.

Чтобы перейти к журналу документов Счета на оплату, необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на Продажи\Счета на оплату.

Для создания нового документа Счет на оплату:

• В журнале документов нажмите на кнопку Создать. Будет создан новый документ Счет на оплату (рис. 4.22).

Рис. 4.22. Документ Счет на оплату

В шапке нового документа необходимо заполнить поля:

• Организация. В данном поле указывается собственная организация, от имени которой оформляется документ. Выбирается из справочника организаций.

• Основание – документ, на основании которого выписывается счет на оплату.

• Контрагент. В данном поле указывается информация о контрагенте-заказчике. Выбирается из справочника Контрагенты.

• Договор. В данном поле указывается договор контрагента, в рамках которого оформляется документ. Выбирается из справочника Договоры контрагентов.

На вкладке Запасы необходимо заполнить поля:

• Для добавления новой строки необходимо нажать на кнопку Добавить на панели инструментов табличной части.

• В поле Номенклатура вводится элемент справочника Номенклатура, требование оплаты которой отражается данным документом.

• В поле Характеристика указывается характеристика номенклатурной позиции, выбираемая из справочника Характеристики номенклатуры. Поле доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по характеристикам номенклатуры.

• Партия. В данном поле указывается партия номенклатуры. Выбирается из справочника Партии номенклатуры. Поле отображается в окне документа, если в настройках параметров учета включено ведение партионного учета.

• В поле Количество вводится количество товара, требующее оплаты, в единицах измерения, указанных в поле Ед.

• В поле Цена вводится значение цены.

• % Скидки. Процент скидки (наценки). Задается непосредственно для конкретной позиции документа.

• Ставка НДС – ставка налога на добавленную стоимость.

• Для удаления ошибочно введенной строки необходимо нажать на кнопку на панели инструментов табличной части.

Если установлен флажок Запланировать оплату, то в табличной части присутствует вкладка Платежный календарь (см. рис. 4.16).

На вкладке указываются:

• Способ оплаты. Указывается один из вариантов: безналичные, наличные или не определен.

• Банковский счет организации для оплаты. Становится доступным для указания при выбранном способе оплаты Безналичные. Выбирается из справочника Банковские счета.

• Касса организации, в которую планируется приход. Становится доступной для указания при выбранном способе оплаты Наличные. Выбирается из справочника Кассы.

• Процент, Сумма и НДС оплаты.

Если этапов оплаты более одного, то щелкнув мышью на кнопку Список можно задать отображение этапов оплаты в виде списка.

Для сохранения и проведения документа необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть. Чтобы просто сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку .

Распечатать Счет на оплату можно либо из журнала документов, либо из самого документа, щелкнув мышью на кнопку Печать.

На основании существующего документа Счет на оплату можно сформировать документы:

• Акт выполненных работ;

• Поступление в кассу;

• Поступление на счет;

• Расходная накладная;

• Событие;

• Счет-фактура.

Для создания документа на основании счета на оплату необходимо нажать на кнопку Создать на основании в журнале документов либо в окне документа и выбрать вид создаваемого документа.

4.3.5. Отчеты по выполнению заказов

Программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» содержит целый ряд отчетов, позволяющих анализировать эффективность и динамику работы с заказами.

4.3.5.1. Заказы покупателей

Отчет Заказы покупателей отображает состояние и динамику работы с заказами за выбранный период. Отчет показывает движение номенклатуры в количественном выражении по каждому заказу.

Данные группируются по заказам покупателей и номенклатуре.

Для открытия отчета Заказы покупателей необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на Заказы покупателей. Появится окно отчета Заказы покупателей, в котором расположены команды управления отчетом и поля ввода «быстрых» пользовательских настроек.

Отчет может формироваться в двух вариантах – Ведомость и Остатки.

Для получения отчета необходимо указать вид отчета в поле Вариант отчета, установить параметры отбора и нажать на кнопку Сформировать. В нижней части окна отчета Заказы покупателей появится сводная информация, полученная для выбранных настроек (рис. 4.23).

В колонке Заказано указывается количество каждой номенклатурной позиции по документу Заказ покупателя, в колонке Выполнено – количество номенклатурных позиций в документах Расходная накладная или Акт выполненных работ, сформированных на основании заказа. В колонках Нач. ост. (начальный остаток) и Кон. ост. (конечный остаток) отображается количество номенклатурных позиций по еще не выполненному Заказу покупателя.

Рис. 4.23. Отчет Заказы покупателей

Для редактирования полного перечня текущих настроек нажмите на кнопку Настройка. На экране появится диалог Настройки отчета, в котором можно указать дополнительные настройки отбора, сортировки, группировки данных и отображения информации в отчете.

Если в окне отчета Заказы покупателей в поле Вариант отчета выбрать значение Остатки, в отчет будут выводиться остатки по заказам на выбранную дату.

4.3.5.2. Анализ выполнения заказов покупателей

Отчет Анализ выполнения заказов покупателей позволяет оценить и проанализировать ход выполнения заказов.

Для открытия отчета Анализ выполнения заказов покупателей необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на Анализ выполнения заказов покупателей. Появится окно отчета Анализ выполнения заказов покупателей.

Вариант отчета существует только один – Основной.

Для получения отчета необходимо настроить фильтр, в соответствии с которым данные будут отбираться в отчет, и нажать на кнопку Сформировать. В нижней части окна отчета Анализ выполнения заказов покупателей появятся данные (рис. 4.24).

Рис. 4.24. Отчет Анализ выполнения заказов покупателей

Данные в отчете сгруппированы по заказам. Для каждого заказа рассчитывается недостающее, то есть не обеспеченное источниками количество позиций номенклатуры. Таким образом, с помощью отчета можно определить потребность в закупке или изготовлении позиции номенклатуры, необходимой для выполнения заказа.

Потребность в номенклатуре может быть удовлетворена:

• резервированием на складах,

• размещением в заказе поставщику,

• размещением в заказе на комплектацию, производство.

Факт резервирования регистрируется самим заказом покупателя. Факт размещения регистрируется документами, сформированными на основании документа Заказ покупателя.

4.3.5.3. Анализ счетов на оплату

В отчет выводятся сведения об оплате контрагентами выставленных счетов.

Для открытия отчета Анализ счетов на оплату необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на Анализ счетов на оплату. Появится окно отчета Анализ счетов на оплату.

Для получения отчета необходимо установить параметры отбора и нажать на кнопку Сформировать. В нижней части окна отчета Анализ счетов на оплату появятся данные, полученные с учетом установленного фильтра отбора (рис. 4.25).

Рис. 4.25. Отчет Анализ счетов на оплату

Данные отчета группируются по покупателям и договорам. Информация в графах Запланировано и Осталось оплатить появляется, если в документе Счет на оплату установлен флажок Запланировать оплату и заполнена вкладка Платежный календарь.

4.4. Планирование продаж и расходная накладная

Программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» включает в себя средства контроля продаж, начиная с планирования продаж, которое фиксируется документом План продаж, и заканчивая отчетами, благодаря которым можно контролировать выполнение плана по продажам, взаиморасчеты с покупателями, задолженность по срокам и многое другое.

Рассмотрим процедуру оформления продажи.

4.4.1. План продаж

Документ План продаж предназначен для хранения информации по предполагаемому объему продаж за определенный период, называемый периодом планирования. Планирование происходит по суммовым и количественным показателям.

Чтобы открыть журнал документов Планы продаж, необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на Дополнительно\Планы продаж (рис. 4.26).

Рис. 4.26. Журнал документов Планы продаж

Значение интервала дат для отбора документов можно задать, щелкнув мышью на кнопку на панели инструментов. В качестве интервала можно выбрать вариант стандартного периода в параметре Период дат. Или установите вручную требующиеся дату начала и дату конца периода.

Для поиска документов в журнале документов по значениям полей необходимо щелкнуть мышью на кнопку Найти на панели инструментов и задать требуемое значение.

Для просмотра и редактирования существующего документа необходимо сделать активным требуемый документ и дважды щелкнуть на нем мышью либо щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Для создания нового документа План продаж:

• На панели списка документов нажмите на кнопку. Будет создан новый документ План продаж (рис. 4.27).

Рис. 4.27. Документ План продаж

• Заполните поля шапки документа:

• Организация. В данном поле указывается организация, от имени которой оформляется документ. Выбирается из справочника организаций.

• Подразделение. Указывается собственное подразделение, для которого производится планирование продаж. Выбирается из справочника Структурные единицы компании. Выбор значения производится среди элементов справочника с типом Административно-управленческое подразделение. Поле необязательно для заполнения.

• Период планирования. В данном поле указывается период планирования, который определяет периодичность, начало и окончание планового периода продаж. Выбирается из справочника Периоды планирования (рис. 4.28). Справочник предназначен для хранения периодов планирования, например продаж, а также реализации различных сценариев планирования, например: оптимистичный, реалистичный и пессимистичный. Непосредственно переход к списку элементов справочника Периодов планирования производится из Панели навигации. Необходимо щелкнуть мышью на См. Также\Периоды планирования (рис. 4.28). Элемент справочника содержит следующие поля:

• Дата начала. Дата начала периода планирования.

• Дата окончания. Дата окончания периода планирования.

• Периодичность. Используется для указания периодичности планирования: день, неделя, декада, месяц, квартал, полугодие, год. Таким образом можно, например, реализовать период планирования на год с разбивкой по кварталам.

• В справочнике находится предопределенный элемент для регистрации в системе фактических данных – Фактический. Элемент справочника Фактический недоступен для редактирования.

Рис. 4.28. Справочник Периоды планирования

• В окне документа План продаж расположена кнопка для редактирования цены и валюты. Эта кнопка вызывает диалог редактирования видов цен и валюты данного документа.

• Заполните поля вкладки Запасы. Для добавления новой строки нажмите кнопку Добавить на панели инструментов табличной части.

• В поле Номенклатура вводится элемент справочника Номенклатура.

• В поле Характеристика указывается характеристика номенклатурной позиции, выбираемая из справочника Характеристики номенклатуры. Поле доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по характеристикам номенклатуры.

• В поле Количество вводится количество запланированного товара в единицах измерения, указанных в поле Ед.

• В поле Цена вводится значение цены.

• Заказ покупателя – источник потребности. Выбирается документ Заказ покупателя. Поле заполнять не обязательно.

• Дата планирования – начало планового периода. При вводе данных значение этого поля автоматически устанавливается на начало планового периода, определенного периодом планирования.

• Для осуществления подбора запасов в табличную часть по справочнику Номенклатура необходимо нажать на кнопку Подобрать на панели инструментов табличной части. В открывшемся окне подбора необходимо выбрать требуемые номенклатурные единицы запасов, дважды щелкнув мышью на строке с товаром указать количество. После окончания подбора для переноса подобранной номенклатуры в документ необходимо нажать на кнопку OK.

• С помощью кнопок и можно поменять местами строки табличной части.

• Для сохранения и проведения документа необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть. Чтобы просто сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, нажмите на кнопку .

Нажатием на кнопку в списке документов можно создать новый документ копированием существующего документа.

Чтобы пометить документ на удаление, необходимо установить курсор на удаляемый документ и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям документа по регистрам, необходимо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов Планы продаж либо в окне документа.

4.4.2. Расходная накладная

Для отражения в учете различных операций по реализации (отгрузке) запасов стороннему контрагенту предназначен документ Расходная накладная.

Чтобы перейти к журналу документов, необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на Продажи\Расходные накладные (рис. 4.29).

Рис. 4.29. Журнал документов Расходные накладные

Для эффективной работы в журнале документов возможен быстрый отбор документов по следующим полям:

• Контрагент;

• Склад;

• Ответственный;

• Организация.

Значение для отбора выбирается из соответствующего справочника при нажатии на кнопку справа от поля.

Для очистки поля необходимо нажать на кнопку , расположенную рядом с полем.

Значение интервала дат для отбора документов можно задать, щелкнув мышью на кнопку на панели инструментов. В качестве интервала можно выбрать вариант стандартного периода в параметре Период дат. Период можно задать вручную.

Для поиска документов в журнале документов по значениям полей необходимо щелкнуть мышью на кнопку Найти на панели инструментов и задать требуемое значение.

Для просмотра и редактирования существующего документа необходимо сделать активным требуемый документ и дважды щелкнуть на нем мышью либо щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Для создания нового документа Расходная накладная:

• В журнале документов нажмите на кнопку Создать либо на панели действий выберите Создать\Расходная накладная. Будет создан новый документ Расходная накладная (рис. 4.30).

Рис. 4.30. Документ Расходная накладная

В зависимости от установленного вида операции с помощью данного документа может быть зафиксирована реализация (отгрузка) запасов по различным операциям:

• Продажа покупателю,

• Передача на комиссию,

• Передача в переработку,

• Передача на ответственное хранение,

• Возврат поставщику,

• Возврат комитенту,

• Возврат из переработки,

• Возврат с ответственного хранения.

Документ может быть сформирован на основании Заказа покупателя. По форме эти два документа очень похожи. В Расходной накладной, в отличие от Заказа покупателя, отсутствует поле Проект и колонка Дата отгрузки, но добавлено поле Основание для указания Счета на оплату или Приходной накладной, на основании которой создана Расходная накладная.

Если в параметрах учета переключатель Указывать заказ покупателя в документах отгрузки установлен в положение В шапке, то в окне документа появляется поле Заказ для указания документа Заказ покупателя.

Документ Расходная накладная может быть введен на основании документов:

• Проходная накладная,

• Счет на оплату,

• Заказ покупателя,

• Заказ Поставщику.

Распечатать Расходную накладную можно либо из журнала документов, либо из окна документа, щелкнув мышью на кнопку Печать и выбрав значение из открывающегося списка. Для документа Расходная накладная существуют печатные формы:

• Расходная накладная.

• Расходная накладная с услугами.

• Товарная накладная (ТОРГ-12).

• Товарная накладная (ТОРГ-12) с услугами.

• Акт об оказании услуг.

• Товарно-транспортная накладная.

• Накладная на отпуск материалов на сторону.

• Бланк товарного наполнения.

Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям документа по регистрам, необходимо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов Расходная накладная либо в окне документа.

На основании существующего документа Расходная накладная можно сформировать документы:

• Поступление в кассу;

• Поступление на счет;

• Приходная накладная;

• Расходный ордер;

• Расходная накладная;

• Счет-фактура;

• Поступление денег (план);

• Счет на оплату;

• Событие.

Для создания документа на основании расходной накладной необходимо нажать на кнопку Создать на основании в журнале документов либо в окне документа и выбрать вид создаваемого документа.

Для создания документа Счет-фактура необходимо в окне документа Расходная накладная нажать на гиперссылку Ввести Счет-фактуру. На экране откроется новый документ Счет-фактура с заполненными данными из документа основания (см. рис. 4.19), который необходимо записать, нажав на кнопку Провести и Закрыть.

4.4.3. Отчеты по продажам и расчетам

Программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» содержит целый ряд отчетов, позволяющих анализировать эффективность торговой деятельности.

4.4.3.1. Планы продаж

В отчете Планы продаж отображаются данные о планируемых продажах номенклатуры, сгруппированные по подразделениям. Отчет формируется на основании регистра Планы продаж, данные в который попадают при проведении документа План продаж. Для каждой позиции номенклатуры, планируемой к продаже, в отчет выведено количество и сумма.

Для открытия отчета Планы продаж необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на Планы продаж. Появится окно отчета (рис. 4.31). В окне расположены команды управления отчетом, средства настройки отчета.

Вариант отчета существует только один – Основной.

Для получения отчета необходимо установить параметры отбора и нажать на кнопку Сформировать. На экране появится окно отчета Планы продаж со сформированными по заданным параметрам данными (см. рис. 4.31).

В отчет попадают позиции номенклатуры, у которых в документах План продаж поле Дата планирования попадает в заданный интервал, независимо от периода планирования.

Рис. 4.31. Отчет Планы продаж

Для редактирования полного перечня текущих настроек нажмите на кнопку Настройка. На экране появится диалог Настройки отчета.

В диалоге настройки отчета есть возможность, помимо «быстрых» пользовательских настроек, указать дополнительно выводимые поля, отбор, сортировку и группировку отчета и надо ли выводить в табличный документ заголовок и параметры отчета.

4.4.3.2. Продажи

Отчет отображает сведения о проданных позициях номенклатуры в количественном и суммовом выражении за определенный период времени. В варианте отчета Валовая прибыль отображается также себестоимость проданной продукции, валовая прибыль и рентабельность продаж.

В отчете предусмотрена группировка информации по заказам.

Для открытия отчета Продажи необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на Продажи. Появится окно отчета. В окне отчета расположены команды управления отчетом и средства «быстрой» настройки.

Отчет может формироваться в двух вариантах – Валовая прибыль и Основной.

Для получения отчета необходимо в поле Вариант отчета указать нужное значение, установить параметры отбора и нажать на кнопку Сформировать. В нижней части окна отчета Продажи появятся результаты отчета (рис. 4.32).

Рис. 4.32. Вариант Валовая прибыль отчета Продажи

Для редактирования полного перечня текущих настроек нажмите на кнопку Настройка. На экране появится диалог Настройки отчета.

При выборе варианта Основной в отчет будут выводиться только колонки Количество и Сумма.

4.4.3.3. План-фактный анализ продаж

Отчет План-фактный анализ продаж предназначен для анализа соотношения планируемых и фактических продаж. В отчете отражается разница между количеством и суммой планируемого к продаже и проданного товара с указанием величины процентного отклонения, которое эта разница составляет по сравнению с плановыми данными.

Для открытия отчета План-фактный анализ продаж необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на План-фактный анализ продаж. В окне отчета расположены команды управления отчетом поле и поля «быстрых» пользовательских настроек.

Вариант формирования отчета только один – Основной.

Для получения отчета необходимо установить параметры отбора и нажать на кнопку Сформировать. В нижней части окна появится отчет План-фактный анализ продаж со сформированными по заданным параметрам данными (рис. 4.33).

Рис. 4.33. Отчет План-фактный анализ продаж

4.4.3.4. Отчет по взаиморасчетам

Отчет Взаиморасчеты отображает состояние и динамику взаиморасчетов с контрагентами (покупателями, поставщиками) за выбранный период времени.

Данные группируются по контрагентам и договорам.

Для открытия отчета Взаиморасчеты необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на Взаиморасчеты. В окне отчета расположены команды управления и средства «быстрых» пользовательских настроек.

Отчет можно сформировать в двух вариантах – Ведомость и Остатки.

Для получения отчета необходимо выбрать вариант отчета, установить параметры отбора и нажать на кнопку Сформировать. В нижней части окна отчета Взаиморасчеты появятся результаты (рис. 4.34).

Рис. 4.34. Вариант Ведомость отчета Взаиморасчеты

В варианте Остатки в отчет выводятся только данные об остатках взаиморасчетов на выбранную дату.

4.4.3.5. Расчеты с покупателями

Отчет Расчеты с покупателями отображает состояние и динамику расчетов с покупателями за выбранный период времени. Данные группируются по контрагентам и договорам.

Для открытия отчета Расчеты с покупателями необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на Расчеты с покупателями.

Отчет может формироваться в двух вариантах – Ведомость и Остатки.

Для получения отчета необходимо выбрать вариант отчета, установить параметры отбора и нажать на кнопку Сформировать. В нижней части окна отчета появятся результаты (рис. 4.35).

Рис. 4.35. Вариант Ведомость отчета Расчеты с покупателями

В режиме Остатки в отчет выводятся только данные об остатках взаиморасчетов на выбранную дату.

4.4.3.6. Дебиторская задолженность по срокам

Отчет Дебиторская задолженность по срокам отображает суммы задолженностей контрагентов перед компанией с указанием сроков задолженности:

• менее недели,

• от 1 до 2 недель,

• 2 недели – месяц,

• от 1 до 2 месяцев,

• более двух месяцев.

Для открытия отчета Дебиторская задолженность по срокам необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на Дебиторская задолженность по срокам.

Отчет формируется в разрезе контрагентов на определенную дату. Вариант формирования отчета только один – Основной.

Для получения отчета необходимо установить параметры отбора и нажать на кнопку Сформировать. В нижней части окна отчета появятся результаты (рис. 4.36).

Рис. 4.36. Отчет Дебиторская задолженность по срокам

4.5. Передача товара на комиссию

Для оформления передачи товара нашей организацией (комитентом) на комиссию контрагенту (комиссионеру) необходимо, чтобы в настройках учетной политики в разделе Маркетинг и продажи был установлен флажок Использовать передачу товаров на реализацию по договору комиссии.

4.5.1. Расходная накладная

Передача товаров на комиссию осуществляется с помощью документа Расходная накладная с видом операции Передача на комиссию (рис. 4.37).

Порядок оформления документа в этом случае такой же, как и при оформлении документа Расходная накладная с видом операции Продажа покупателю (см. выше).

При проведении документа регистрируется факт передачи товаров контрагенту на комиссию. На вкладке Запасы и услуги указывается перечень передаваемых товаров и документ заказа, в рамках которого производится передача.

Рис. 4.37. Документ Расходная накладная с видом операции Передача на комиссию

4.5.2. Оформление отчета комиссионера

Документ Отчет комиссионера предназначен для регистрации факта продажи комиссионером запасов, которые организация передала на комиссию.

Чтобы перейти к журналу документов Отчеты комиссионера, необходимо на Панели разделов выбрать Маркетинг и продажи и на Панели навигации щелкнуть мышью на Дополнительно\Отчеты комиссионера.

Для создания нового документа Отчет комиссионера:

• В журнале документов нажмите на кнопку Создать. Будет создан новый документ Отчет комиссионера (рис. 4.38).

В шапке нового документа необходимо заполнить поля:

• Организация. В данном поле указывается организация, от имени которой оформляется документ. Выбирается из справочника организаций.

• Контрагент. В данном поле указывается информация о комиссионере. Выбирается из справочника Контрагенты.

• Договор. В данном поле указывается договор контрагента, в рамках которого оформляется документ. Выбирается из справочника Договоры контрагентов.

• В нижней части окна документа находится кнопка , при нажатии на которую может быть вызван диалог редактирования видов цен, валюты способа налогообложения данного документа.

• На вкладке Запасы для добавления новой строки необходимо нажать на кнопку Добавить на панели инструментов табличной части.

Рис. 4.38. Документ Отчет комиссионера

• В новой строке заполните следующие поля:

• В поле Номенклатура введите позицию номенклатуры, за реализацию которой комиссионер отчитывается перед организацией. Отметим, что для таких номенклатурных позиций в справочнике Номенклатура следует в поле Тип выбрать значение Запас.

• В поле Характеристика укажите характеристику номенклатурной позиции, выбрав значение из справочника Характеристики номенклатуры. Поле доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по характеристикам номенклатуры.

• В поле Количество введите количество реализованной номенклатуры, за которую отчитывается комиссионер, в единицах измерения, указанных в поле Ед.

• В поле Цена введите цену, по которой номенклатурная позиция была реализована комиссионером.

• Ставка НДС – ставка налога на добавленную стоимость. Выбирается из справочника Ставки НДС.

• Цена передачи – цена, по которой номенклатурная позиция была передана комиссионеру.

• Сумма вознаграждения – сумма комиссионного вознаграждения, рассчитанная исходя из условий договора с комиссионером и с учетом параметров вкладки Дополнительно.

• Заказ покупателя – заказ покупателя, в рамках которого передавались запасы комиссионеру. Выбирается из журнала документов Заказ покупателя. Это поле заполнять необязательно.

Для удаления ошибочно введенной строки используется кнопка панели инструментов табличной части.

Для осуществления подбора запасов в табличную часть по справочнику Номенклатура необходимо нажать на кнопку Подобрать на панели инструментов табличной части.

С помощью кнопок и можно поменять местами строки табличной части.

• Заполните поля на вкладке Дополнительно:

• Способ расчета комиссионного вознаграждения. Указывается способ расчета комиссионного вознаграждения. Можно выбрать один из следующих вариантов:

• Не рассчитывается (такой способ расчета означает, что сумма комиссионного вознаграждения указывается индивидуально).

• Процент от суммы продажи (под суммой продаж понимается та сумма, по которой комиссионер продал запасы).

• Процент от разности сумм продажи и поступления (под суммой продаж понимается та сумма, по которой комиссионер продал запасы, а под суммой поступления понимается та сумма, по которой запасы были переданы комиссионеру на реализацию).

• Процент комиссионного вознаграждения. Указывается процент для расчета комиссионного вознаграждения.

• Ставка НДС с комиссионного вознаграждения. Указывается ставка налога на добавленную стоимость с комиссионного вознаграждения.

• Удержать комиссионное вознаграждение. Указывается признак удержания комиссионного вознаграждения.

• Сохраните и проведите документ с помощью кнопки Провести и закрыть.

Чтобы просто сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку .

Нажатием на кнопку в журнале документов можно создать новый документ копированием существующего документа. В этом случае поля нового документа будут автоматически заполнены значениями из существующего документа.

Чтобы пометить документ на удаление, необходимо установить курсор на удаляемый документ и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям проведенного документа по регистрам, необходимо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов Отчеты комиссионера, либо в окне самого документа.

На основании существующего документа Отчет комиссионера можно сформировать документы:

• Расход из кассы.

• Расход со счета.

• Счет-фактура.

• Счет-фактура (полученный).

• Поступление денег (план).

• Событие.

Для создания документа на основании Отчета комиссионера необходимо нажать на кнопку Создать на основании в журнале документов либо в окне документа и выбрать вид создаваемого документа.

4.5.3. Получение информации по запасам, переданным на комиссию

Отчет Запасы переданные позволяет получить полную информацию о запасах, переданных на комиссию. Для получения отчета:

• На Панели разделов выберите Склад и производство и на Панели действий в группе Отчеты щелкните мышью на Запасы переданные. Появится окно отчета Запасы переданные. Появится окно отчета с командами управления отчетом, поля быстрых пользовательских настроек отбора и поле для вывода результата отчета.

• Выберите вариант отчета. Отчет может формироваться в двух вариантах – Ведомость и Остатки.

• Нажмите на кнопку Настройка. На экране появится диалог Настройки отчета.

• В строке Отбор, нажатием на кнопку в колонке Значение, откройте диалог Редактирование отбора (рис. 4.39).

Рис. 4.39. Диалог Редактирование отбора

• Установите, например, значение поля Тип приема (передачи) равным Передача комиссионеру и нажмите на кнопку OK.

• Выполните другие необходимые настройки.

• Нажмите на кнопку Завершить редактирование в диалоге Настройки отчета.

• Нажмите на кнопку Сформировать в окне отчета. Появятся результаты выполнения отчета (рис. 4.40).

Рис. 4.40. Отчет Запасы переданные

В отчете отображается информация о начальных и конечных остатках переданных запасов у комиссионеров. Данные представлены в количественном и суммовом выражении.

В варианте Остатки в отчете не отображается информация по приходу и расходу, выводятся только конечные остатки.

4.6. Последовательность документов

В ходе работы вы уже сталкивались с созданием одного документа на основании другого. При выборе документа-основания происходит автоматическое заполнение некоторых полей данными из выбранного документа. Иногда в каком-либо поле документа указывается созданный ранее документ. И в том и в другом случае эти объекты оказываются связанными между собой и образуют так называемую последовательность документов.

Чтобы посмотреть структуру подчиненности (последовательность формирования) любого документа, необходимо дважды щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов в журнале документов или в окне документа. Структура подчиненности документа отображается в виде дерева. Пример представлен на рис. 4.41.

В окне отчета Структура подчиненности предусмотрено выполнение следующих действий:

• открыть окно текущего документа в журнале (кнопка Открыть),

• провести документ (кнопка ),

• отменить проведение документа (кнопка ),

• пометить документ на удаление (кнопка ),

• обновить список документов (кнопка Обновить),

• сформировать новое дерево относительно текущего документа (кнопка Вывести для текущего).

Рис. 4.41. Структура подчиненности документа Акт выполненных работ СЛ-00000001

При формировании дерева журнал документов, которым подчинен искомый документ, в некоторых случаях может выводиться не полностью. Это происходит, когда документы более высокого уровня сами являются подчиненными и при этом подчинены одному и тому же документу. В этом случае построение структуры «вверх» ограничивается этими документами.

В данной главе мы рассмотрели основные возможности и функционал программы, представленный на вкладке Маркетинг и продажи. Были подробно рассмотрены инструменты для описания ценообразования, регистрации событий, работы с покупателями и комиссионерами.

Глава 5. Снабжение и закупки

В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» разработан процесс обеспечения запасами предприятия, что позволяет определить и обеспечить внутренние и внешние потребности в товарах и услугах. Полученная информация предоставляется службе снабжения и содержит следующие сведения:

• наличие необеспеченных потребностей;

• фактические закупки;

• открытые заказы поставщикам и на производство.

Потребности предприятия обеспечиваются резервированием запасов на складах (местах хранения), а также размещением в заказах поставщикам или заказах на производство. Операции закупки товаров, услуг и работ автоматизированы и позволяют вводить и хранить различную информацию: регистрация поставщиков и цен контрагентов, оформление заказов поставщикам, формирование отчетов и т. д.

В программе поддерживаются различные схемы пополнения запасов – покупка, приобретение подотчетным лицом, прием на реализацию от комиссионера, получение и передача сырья и материалов в переработку, прием (передача) на ответственное хранение. Практически все перечисленные схемы и процессы обеспечения запасами реализуются на вкладке Снабжение и закупки, относящейся к Панели разделов (рис. 5.1).

На данной вкладке службе снабжения оперативно предоставляется информация для определения и обеспечения внутренних и внешних потребностей в товарах, материалах и услугах.

В верхней части вкладки представлена панель действий, состоящая из трех групп команд: Создать, Отчеты и Сервис. Группа команд Создать предназначена для быстрого создания новых документов или элементов справочников. Например, с помощью команды Контрагент вводится новый элемент в справочник Контрагенты. Также можно ввести новые документы Заказ поставщику, Резервирование запасов, Приходная накладная, Событие и Авансовый отчет.

Рис. 5.1. Вкладка программы Снабжение и закупки

Группа команд Отчеты предназначена для вывода на экран и формирования различных отчетов, относящихся к разделу Снабжение и закупки. В группе команд Сервис располагаются команды для вывода на экран обработок. Для вкладки Снабжение и закупки представлена только обработка Расчет потребности в запасах.

С помощью команд Дополнительные отчеты и Дополнительные обработки в группах Отчеты и Сервис открывается список дополнительных отчетов и обработок, разработанных и добавленных в информационную базу дополнительно.

На Панели навигации, расположенной слева на вкладке Снабжение и закупки, собраны команды, открывающие справочники, журналы и списки документов, обработки. Ссылка Документы по закупкам открывает одноименный журнал документов, в котором регистрируются практически все документы, относящиеся к разделу Снабжение и закупки. В журнале для общего списка документов по закупкам можно задать отбор по значениям полей, расположенных в панели управления журнала, и получить список документов, выбранных по заданному контрагенту, организации, типу и периоду.

Ссылка Контрагенты на Панели навигации открывает справочник Контрагенты, а ссылка Рабочий календарь – обработку Рабочий календарь. Обработка предназначена для анализа запланированных событий и графика производства, загрузки сотрудников и ключевых ресурсов.

В группе Снабжение панели навигации собраны команды, открывающие списки документов заказов и резервирования запасов товарно-материальных ценностей. Группа Закупки предназначена для оформления документов закупок товарно-материальных ценностей (ТМЦ). В группу Дополнительно включены списки документов, которыми оформляются различные дополнительные схемы поступления ТМЦ.

В группе См. также панели навигации собраны команды, открывающие различные дополнительные справочники, списки документов либо обработки, которые могут понадобиться при оформлении документов раздела Снабжение и закупки.

В главе познакомимся с операциями, позволяющими управлять процессом закупки ТМЦ и формирования необходимого количества запасов на складах предприятия.

Перед вводом документов, касающихся снабжения и закупок ТМЦ, рекомендуется проверить установленные параметры учета операций в разделе настроек Снабжение и закупка. Настройка параметров учета осуществляется на вкладке Снабжение и закупка диалога Настройка учета, который открывается с помощью ссылки Настройка параметров учета вкладки Настройка и администрирование. На вкладке указывается срок оплаты поставщику по умолчанию, используемый для подстановки в договор с контрагентом. При установке флажков разрешается прием товаров на комиссию, передача давальческого сырья в переработку, использование системы резервирования запасов и другие установки. Целью проверки установленных параметров является включение всех необходимых возможностей программы для ведения учета на вашем предприятии. Отметим, что отменить установку некоторых заданных параметров учета впоследствии, после ввода документов, уже станет несколько проблематичным – придется переделывать либо отзывать документы.

5.1. Оформление операции поступления

Операции поступления ТМЦ занимают одну из ключевых позиций в работе с программой. Поступление ТМЦ может быть реализовано различными схемами. В программе предусмотрено формирование полного комплекта документов: заказ поставщику, приходные накладные, счета-фактуры, счета на оплату и другие документы.

5.1.1. Оформление заказа на закупку

В программе реализован комплекс решений – документы, отчеты и обработки, который можно назвать системой управления заказами. Данная система содержит средства анализа заказов, призвана оказывать поддержку в принятии управленческих решений при взаимодействии с клиентами и помогать выявлять узкие места на производстве и складе.

Первым этапом закупочной деятельности предприятия является заключение предварительной договоренности на поставку номенклатурных позиций и формирование заказа поставщику. В программе формировать заказ можно двумя способами: на основе потребности, то есть любое прогнозируемое количество, либо на основе заказа покупателя.

5.1.1.1. Анализ потребностей

Анализ потребности в запасах, сырье и материалах, необходимых для выполнения заказов, а также для производства продукции, формируется с помощью отчета Анализ потребности (рис. 5.2). Отчет вызывается с помощью одноименной команды группы Отчеты на панели действий вкладки Снабжение и закупки.

Рис. 5.2. Отчет Анализ потребности

Для выбора данных в отчет предназначена кнопка Сформировать. В отчете можно задать отбор данных на определенную дату, по организации, контрагенту или заказу покупателю. Значения для отбора указываются в одноименных полях отчета.

Отчет помогает собрать сведения о сырье и материалах, необходимых для выполнения заказов, а также источниках пополнения. Обеспечить потребность в номенклатуре можно оформлением следующих документов:

• Заказ поставщику. Оформляется для недостающих позиций номенклатуры.

• Заказ на производство. Оформляется для недостающих позиций номенклатуры, которые производятся (комплектуются) в организации.

• Резервирование запасов. Документ вводится для резервировании запасов в месте хранения.

Для расчета потребности предприятия в запасах также можно воспользоваться обработкой Расчет потребностей в запасах.

5.1.1.2. Заказ поставщику

Заказ поставщику – это заказ предприятия внешнему контрагенту на поставку материалов для изготовления продукции или товаров для перепродажи. Заказ будет считаться исполненным, если весь заказанный поставщику товар будет получен на склады предприятия или если заказ будет принудительно закрыт менеджером. Закрытие заказа означает снятие заказа с учета, даже несмотря на то, что не вся продукция, указанная в заказе получена, однако надобности в получении оставшегося количества уже нет. Для выполнения заказа продукция может быть произведена своими силами.

Заказ поставщику может быть оформлен как на ведение торговых операций с контрагентами, так и на ведение операций по переработке давальческого сырья. Причем, для торговых операций ведение заказов желательно и рекомендуется. Операции переработки могут оформляться и без формирования заказов.

Для оформления намерений организации приобрести товары, работы или услуги у поставщика предназначен документ Заказ поставщику (рис. 5.3). Документ регистрируется в списке документов Заказы поставщикам, который открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки Снабжение и закупки.

Рис. 5.3. Документ Заказ поставщику

В открывающемся списке Вид операции выбирается операция, которая будет оформлена данным документом: заказ на поставку или заказ на переработку (производство).

В поле Контрагент с помощью кнопки открывается окно для выбора элемента из справочника Контрагенты и выбирается наименование контрагента. При выборе контрагента также указывается договор с контрагентом, по которому осуществляется поступление ТМЦ. По умолчанию поле Договор заполняется значением основного договора, заключенного с контрагентом и введенного в справочник Договоры контрагентов. Договор выбирается в окне для выбора элемента справочника Договоры контрагентов, который вызывается с помощью кнопки поля Договор.

В табличную часть документа вводятся информация о позициях номенклатуры, которые будут заказываться у поставщика: наименование, требуемое количество, цена, ожидаемая дата поступления. Вводить позиции номенклатуры можно построчно либо подбором в диалоге Подбор, который открывается кнопкой Подобрать панели инструментов таблицы.

Заказ поставщику может формироваться на основе заказа покупателя. В этом случае заполняется поле Заказ покупателя. Значение выбирается из списка документов Заказы покупателей. Для автоматического заполнения табличной части документа Заказ поставщику на основании заказа покупателя предназначена кнопка .

Для документов заказов появилась возможность указания состояния заказа. Значение статуса заказа выбирается в открывающемся списке Состояние и дополнительно устанавливается флажком Закрыт. При статусе Заявка заказ играет роль заявки или предварительной калькуляции – при проведении движения не формируются. При статусе В работе или Выполнен документ формирует все необходимые движения. Для незавершенного заказа устанавливается статус В работе. При этом данные заказа отражаются в платежном календаре, учитываются при расчете потребности в запасах. После выполнения заказа устанавливается статус Выполнен. Если установлен статус Заявка или В работе и при этом установлен флажок Закрыт, то заказ является отмененным и при проведении движений не формирует.

Для заказов, у которых состояние В работе или Выполнен, можно запланировать оплату, установив флажок Запланировать оплату. Планирование выплат поставщику осуществляется на вкладке Платежный календарь (рис. 5.4).

Рис. 5.4. Вкладка Платежный календарь документа Заказ поставщику

С помощью переключателей группы Тип денежных средств устанавливается способ оплаты поставщику: наличными, безналичными либо не определено. В случае оплаты наличными, указывается касса предприятия, из которой будет произведена выдача наличных денежных средств. Если выбран вариант безналичной оплаты, то указывается банковский счет организации, с которого будет производиться перечисление. Если пользователь еще не знает способа оплаты, то устанавливается переключатель Не определено.

В поле Дата оплаты указывается планируемая дата оплаты заказа. В поле Процент оплаты вводится предполагаемый процент оплаты по заказу. Сумма оплаты и НДС рассчитываются автоматически. Если планируется производить оплату в несколько этапов, то данные вводятся несколькими строками в таблицу, которая появляется на вкладке с помощью кнопки Список. При проведении документа заказа данные о планируемой оплате отражаются в платежном календаре предприятия.

Для документа Заказ поставщику разработана печатная форма (рис. 5.5), которая вызывается на экран с помощью команды Заказ поставщику открывающегося списка Печать.

Рис. 5.5. Печатная форма документа Заказ поставщику

Чтобы сохранить, провести и закрыть документ Заказ поставщику, предназначена кнопка Провести и закрыть.

Пользователю, ответственному за данный заказ, необходимо отслеживать состояние заказа и вручную устанавливать значение в поле Состояние. После подтверждения поставщиком выполнения заказа в документе Заказ поставщику можно изменить статус с Заявка на В работе.

На основании заказа поставщику может производиться выписка счета, оплата поставщику и получение товара. В документе Счет на оплату поставщику, введенном на основании заказа поставщику, указывается информация о заказанных товарах, количестве и цене. Так же как и в заказе, в счете поставщика можно запланировать оплату. Данные, указанные в счете, не участвуют в оценке общего объема потребности продукции и необходимы только для формирования фактических платежей.

5.1.2. Приходная накладная

С помощью документа Приходная накладная (рис. 5.6) вводится и хранится информации по отражению в учете поступления запасов от сторонних контрагентов. Документ регистрируется в списке документов Приходные накладные, который открывается с помощью одноименной ссылки, расположенной на панели навигации вкладки Снабжение и закупки.

Рис. 5.6. Документ Приходная накладная

В открывающемся списке Вид операции выбираются операции, по которым фиксируется поступление запасов: поступление от поставщика, прием на комиссию, прием в переработку, прием на ответхранение, возврат от покупателя, возврат от комиссионера, возврат от переработчика, возврат с ответхранения.

При оформлении операции возвратов появляется дополнительное поле Основание. В поле Основание указывается Расходная накладная, на основании которой сформирован данный документ.

В поле Контрагент выбирается наименование контрагента. При выборе контрагента также указывается договор с контрагентом, по которому осуществляется поступление ТМЦ. По умолчанию поле Договор заполняется значением основного договора, заключенного с контрагентом и введенного в справочник Договоры контрагентов.

В поле Склад выбирается структурная единица, в которую будет оформляться поступление запасов. Значение выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании. Если учет запасов ведется в разрезе ячеек склада, то дополнительно заполняется поле Ячейка.

В табличную часть вкладки Запасы вводится информация о поступающих запасах. Информацию можно вводить построчно либо подбором из справочника Номенклатура. В графе Заказ указывается заказ, по которому поступают запасы. Значение в поле выбирается из списка документов, который зависит от вида операции документа. Графа необязательна для заполнения. При вводе документа на основании заказа графа заполняется автоматически.

В табличной части вкладки Расходы вводится информация о дополнительных расходах, возникших при поставке данной партии запасов. Дополнительными расходами может быть, например, транспортировка. Если установлен флажок Включать расходы в себестоимость запасов, то сумма расходов распределяется между позициями номенклатуры при проведении документа. При этом в таблице вкладки Запасы появляется дополнительная графа, в которой указывается сумма расходов. Сумму расходов можно распределить вручную либо автоматически с помощью команд открывающегося списка Распределить расходы. С помощью команд списка выбирается вариант распределения расходов: по сумме или по количеству. При распределении расходов по сумме сумма дополнительных расходов распределяется пропорционально общей сумме для строки, рассчитанной в графе Всего. При распределении по количеству сумма дополнительных расходов распределяется пропорционально количеству номенклатурных позиций в строке.

На вкладке Дополнительно (рис. 5.7) вводится дополнительная информация: номер и дата поступившего вместе с запасами документа, подразделение и ответственное лицо.

Рис. 5.7. Вкладка Дополнительно документа Приходная накладная

Если с документом поступает счет-фактура, то с помощью ссылки Ввести счет-фактуру поля Счет-фактура в документе можно ввести новый документ Счет-фактура полученный.

В документе Приходная накладная можно установить (изменить) порядок оплаты и цены. С помощью кнопки Редактировать цену и валюту, имеющей вид и расположенной под полем Ячейка, открывается диалог Цены и валюта (рис. 5.8), в котором производится заполнение и изменение данных об установке порядка оплаты и цен документа.

Рис. 5.8. Диалог Цены и валюта

При открытии диалога показываются установленные на текущий момент времени значения параметров. В поле Вид цен контрагента выбирается вид цены контрагента из справочника Виды цен контрагента. При этом в документ будут подставляться цены позиций номенклатуры исходя из установленного вида цены. В любой момент времени можно выбрать другой вид цен для заполнения цен в спецификации документа. Чтобы произошло изменение уже заполненных цен в документе, необходимо установить флажок Перезаполнить цены. Чтобы при проведении документа Приходная накладная автоматически регистрировались цены контрагента (поставщика), указывается значение в поле Вид цен контрагента и устанавливается флажок Регистрировать цены поставщика. В дальнейшем зарегистрированные цены поставщика используются для подстановки в документы движения запасов и прайс-лист контрагентов.

В группе элементов управления Валюта документа устанавливаются параметры валюты документа. В поле Валюта выбирается валюта цен в документе. Значение выбирается из справочника Валюты. В поле Курс показывается курс выбранной в документе валюты. Значение в поле изменяется только при изменении валюты документа и доступно только для просмотра. Поле Кратность показывает кратность выбранной в документе валюты. Значение поля изменяется при изменении валюты документа и доступно только для просмотра. Отметим, что при изменении валюты происходит автоматический пересчет цен в документе только при установленном флажке Пересчитать цены по валюте.

В группе элементов управления Валюта расчетов устанавливаются параметры валюты расчетов с контрагентом: валюта, курс и кратность.

В группе элементов Налоги диалога Цены и валюта выбирается порядок расчета НДС при поступлении запасов. В поле Налогообложение устанавливается тип налогообложения продажи товаров и услуг налогом на добавленную стоимость: облагается, не облагается и экспортная ставка (применяется нулевой процент). При исчислении НДС возможны два варианта заполнения суммы НДС в документах: сумма включает НДС и сумма не включает НДС. Если установлен флажок Сумма включает НДС, то предполагается, что НДС уже включен в сумму документа. В этом случае НДС вычисляется из суммы каждой позиции номенклатуры и ставки НДС, указанной в документе, а в графе Всего документа отображается сумма с включенным НДС. Если флажок Сумма включает НДС не установлен, то в сумму по документу (графа Всего) не включается НДС. В этом случае сумма НДС и сумма товаров отражаются отдельно.

Для сохранения, проведения и закрытия окна документа Приходная накладная предназначена кнопка Провести и закрыть. При проведении документом формируются движения запасов по складу. Для документа разработаны следующие печатные формы: приходная накладная, приходная накладная в розничных ценах, ценники и этикетки. Вывод на экран печатных форм документа производится с помощью команд открывающегося списка Печать.

Документ удобно вводить на основании следующих документов: Расходная накладная, Заказ поставщику, Заказ покупателя. При вводе на основании заказов необходимо установить состояние документа заказа В работе или Выполнен.

5.1.3. Регистрация полученного счета-фактуры

Для регистрации полученных счетов-фактур от поставщиков и учета номеров грузовых таможенных деклараций предназначен документ Счет-фактура (полученный) (рис. 5.9). Документ регистрируется в списке документов Счета-фактуры (полученные), который открывается с помощью одноименной ссылки в панели навигации вкладки Снабжение и закупки.

Рис. 5.9. Документ Счет-фактура (полученный)

В поле Организация указывается организация, в которой регистрируется счет-фактура. Значение выбирается из справочника Организации. По умолчанию поле Договор заполняется значением основного договора, заключенного с контрагентом и введенного в справочник Договоры контрагентов.

В открывающемся списке Вид операции выбирается вид операции документа: поступление, аванс или суммовые разницы. В поле Основание указывается документ-основание получения счета-фактуры. В зависимости от выбранного вида операции документом-основанием может быть: Заказ поставщику, Отчет комиссионера, Дополнительные расходы, Авансовый отчет или Приходная накладная.

В полях Контрагент и Договор поставщика указывается контрагент и договор, по которому выписан счет-фактура. В полях № вх. документа и от вводится номер и дата входящего документа.

В табличную часть вкладки Запасы вводится информация о поступающих запасах. Информацию можно вводить построчно либо подбором из справочника Номенклатура. При вводе импортных запасов дополнительно заполняются графы Страна происхождения и Номер ГТД.

Для вывода на экран печатной формы счета-фактуры (рис. 5.10) предназначена команда Счет-фактура открывающегося списка Печать.

Рис. 5.10. Печатная форма документа Счет-фактура (полученный)

Для сохранения, проведения и закрытия окна документа предназначена кнопка Провести и закрыть.

Часто документ вида Счет-фактура (полученный) создается на основании документа Приходная накладная. В этом случае почти все поля документа заполняются автоматически.

5.1.4. Учет дополнительных расходов

При поступлении запасов от поставщика могут возникнуть дополнительные затраты на приобретение, связанные с предоставлением сопутствующих услуг или выполнением работ. При этом поступать запасы могут от одного поставщика, а оказание дополнительных услуг возлагаться на другого. Для оформления в учете увеличения стоимости запасов, поступивших от контрагентов, предназначен документ Дополнительные расходы (рис. 5.11). Документ регистрируется в списке документов Дополнительные расходы, который открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки Снабжение и закупки.

Рис. 5.11. Документ Дополнительные расходы

Документ может вводиться на основании приходной накладной.

В поле Организация указывается организация, в которой регистрируется счет-фактура. Значение выбирается из справочника Организации. В поле Склад выбирается структурная единица, в которую будет оформляться поступление запасов. Значение выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании с типом Склад.

В полях Контрагент и Договор поставщика указывается контрагент и договор, в рамках которого оформляются дополнительные расходы.

В табличной части вкладки Расходы вводится информация о дополнительных расходах, возникших при поставке данной партии запасов: наименование, цена, количество, ставка НДС.

В таблице вкладки Запасы появляется дополнительная графа, в которой указана сумма расходов. В табличную часть вкладки Запасы вводится информация о поступающих запасах. Информацию можно вводить построчно либо подбором из справочника Номенклатура. В графе Документ поступления указывается документ поступления запасов в организацию. При вводе документа на основании приходной накладной графа заполняется автоматически. В графе Сумма расходов вводится сумма дополнительных расходов, которая будет распределена для данного вида номенклатуры. Таким образом, сумма расходов всегда распределяется на поступающие запасы. Сумму расходов можно распределить вручную либо автоматически с помощью команд открывающегося списка Распределить расходы. С помощью команд выбирается вариант распределения расходов: по сумме или по количеству.

С помощью ссылки Ввести счет-фактуру поля Счет-фактура можно оформить документ Счет-фактура (полученный) (см. рис. 5.9) на сумму дополнительных расходов.

На основании документа Дополнительные расходы можно ввести документы оплаты. Для сохранения, проведения и закрытия окна документа предназначена кнопка Провести и закрыть.

5.1.5. Отчеты, связанные с поступлением товаров и материалов

После ввода заказов поставщикам возникает естественный вопрос о состоянии поставок заказанных ТМЦ, сумме задолженности и т. д. Данные вопросы снимаются при формировании различных отчетов. В разделе рассмотрим отчеты, связанные с поступлением товаров и материалов.

5.1.5.1. Размещение заказов

С помощью отчета Размещение заказов (рис. 5.12) формируются данные о заказах покупателей, выполнение которых обеспечивается за счет поступлений по другим заказам – поставщикам и на комплектацию, производство. Отчет открывается с помощью команды Размещение заказов группы Отчеты, расположенной на панели действий вкладки Снабжение и закупки.

Рис. 5.12. Отчет Размещение заказов

Для выбора данных в отчет предназначена кнопка Сформировать. Отчет формируется с детализацией до номенклатуры. Отчет может быть сформирован в нескольких вариантах: ведомость и остатки. Вариант формирования отчета выбирается в диалоге Выбор варианта отчета, который вызывается на экран с помощью кнопки Выбрать вариант.

В режиме Ведомость в графах отчета выводится информация о начальных остатках, количестве размещенной номенклатуры в заказах и поступлениях, а также конечный остаток – количество оставшихся номенклатурных позиций, которые необходимо поставить. В режиме Остатки в отчет выводится только количество оставшихся номенклатурных позиций, которые необходимо поставить на дату формирования отчета.

С помощью полей отчета данные можно отфильтровать за период, по организации, контрагенту или заказу покупателя. Значения для отбора указываются в одноименных полях отчета.

5.1.5.2. Кредиторская задолженность по срокам

В отчете Кредиторская задолженность по срокам (рис. 5.13) отбираются суммы задолженностей предприятия перед контрагентами по срокам задолженности. Отчет открывается с помощью команды Кредиторская задолженность по срокам группы Отчеты, расположенной на панели действий вкладки Снабжение и закупки.

Рис. 5.13. Отчет Кредиторская задолженность по срокам

Для выбора данных в отчет предназначена кнопка Сформировать. Отчет формируется на определенную дату. Разбивка данных в отчете осуществляется по следующим срокам: менее недели, 1–2 недели, 2 недели – месяц, 1–2 месяца и более двух месяцев.

Отчет может быть сформирован в нескольких вариантах: основной и в валюте. Вариант формирования отчета выбирается в диалоге Выбор варианта отчета, который вызывается на экран с помощью кнопки Выбрать вариант.

В режиме Основной в отчет выводится информация о всей кредиторской задолженности предприятия с группировкой по контрагентам. В режиме В валюте в отчет выводится информация в валюте расчетов, указанной в договоре с контрагентом.

Можно настроить поля отчета таким образом, что данные будут отбираться на дату, по организации, контрагенту или заказу.

5.2. Прайс-листы контрагентов

Обработка Прайс-листы контрагентов (рис. 5.14) предназначена для просмотра и редактирования цен поставщиков, конкурентов. Обработка открывается с помощью одноименной ссылки в панели навигации вкладки Снабжение и закупки.

Рис. 5.14. Обработка Прайс-листы контрагентов

В форму обработки выбираются сведения о ценах контрагентов. Отчет формируется на дату, которая указывается в поле На дату. При формировании отчета используется регистр Цены номенклатуры контрагентов, который подчинен справочнику Номенклатура.

В отчет попадают цены контрагента, указанного в поле Контрагент, причем поле является обязательным для заполнения и значение выбирается из справочника Контрагенты. Для фильтрации выбранных записей используются значения в полях Вид цен контрагента, Ценовая группа и Номенклатура.

Цены контрагентов можно вводить непосредственно в справочнике Номенклатура. Перед вводом цен в справочнике Контрагенты добавляются виды цен номенклатуры контрагентов в одноименный подчиненный справочник. В прайс-листе цены показываются в разрезе видов цен. На рис. 5.14 это оптовая и розничная цены. Цены разных видов можно сравнивать между собой, при этом каждая позиция номенклатуры может иметь столько цен, сколько в системе зарегистрировано видов цен контрагентов. Впоследствии указанные цены используются для подстановки по умолчанию в приходные накладные и заказы поставщикам.

Отметим, если установлен флажок Регистрировать цены поставщика в диалоге Цены и валюта (см. рис. 5.8), то цены контрагента регистрируются в программе при проведении документа Приходная накладная с указанным видом цен контрагента.

В обработке можно добавить, изменить или удалить цены контрагентов. Добавление и изменение цен контрагента осуществляется в диалоге Цена номенклатуры контрагента (рис. 5.15). Диалог открывается с помощью кнопок Добавить, Изменить, Копировать, панели инструментов обработки.

Рис. 5.15. Диалог Цена номенклатуры контрагента

Для удаления текущей записи предназначена кнопка Удалить. При вводе или изменении цены контрагента необходимо обращать внимание на дату установки цены, которая указывается в поле Период. В данном поле устанавливается дата, с которой будет действовать установленная цена, так как цены относятся к периодическим реквизитам. Установленный флажок А показывает, что на данный момент цена является активной, то есть действующей, что следует учитывать при заполнении поля Период в обработке.

Для отобранных данных можно получить расшифровку: выводятся элементы справочников Номенклатура, Ценовые группы либо диалог Цена номенклатуры контрагента. Возможность получения расшифровки в форме обработки определяется видом курсора .

Для вывода на печать прайс-листа контрагента предназначена кнопка панели инструментов обработки.

5.3. Резервирование запасов

Под системой складского резервирования подразумевается организация доступа к ТМЦ на складах. Данное утверждение означает, что списание зарезервированных ТМЦ возможно только при определенных условиях, например при продаже ТМЦ под составленный заказ.

Все ТМЦ, которые не зарезервированы, называются свободным остатком. Контроль свободного остатка и анализ зарезервированных ТМЦ выполняются при оформлении документов реализации. В программе реализованы следующие виды резервирования: резерв под заказ и резервы по документам.

Под резервами по заказам понимается количество ТМЦ, которое зарезервировано под определенный заказ. Соответственно, перемещение таких ТМЦ разрешено оформлять документами, в которых указан заказ, совпадающий с заказом, под который резервировались ТМЦ. Такая схема резервирования называется стандартной.

Если на предприятии используется ордерная система документооборота, то возникает понятие «резерв по документу». Данный механизм необходим, чтобы, например, между выписыванием финансового документа реализации и оформлением расходного ордера товар, отгружаемый по этим документам, не попал бы в свободный остаток и не был бы выписан другим менеджером. Аналогичным образом можно запретить продажу ТМЦ, которые оформлены приходным складским ордером, но на которые еще не оформлены финансовые документы поступления.

В программе во многих случаях реализация или переработка запасов предварительно оформляется заказами покупателей либо заказами на производство, на основании которых оформляются различные документы. Также на основе заказов покупателя (на производство) производится резервирование запасов на складах. В разделе познакомимся с некоторыми возможностями резервирования запасов в программе.

5.3.1. Расчет потребностей в запасах

Рассчитать потребность предприятия в запасах можно с помощью обработки Расчет потребностей в запасах (рис. 5.16). Обработка вызывается командой Расчет потребностей в запасах группы Сервис на панели действий вкладки Снабжение и закупки.

Рис. 5.16. Обработка Расчет потребностей в заказах

В поле Окончание периода указывается дата окончания периода расчета. В поле Организация указывается организация, для которой рассчитывается потребность в запасах. Если установлен флажок Только дефицит, то в отчет выводятся данные по номенклатурным позициям, по которым есть дефицит. С помощью кнопки Настройка на экран вызывается диалог настройки обработки, в котором можно установить отбор по номенклатуре и характеристике номенклатуры.

Для формирования данных предназначена кнопка Обновить. В табличную часть обработки выводится дерево номенклатурных позиций с расшифровкой сведений. В колонках табличного поля обработки указывается номенклатура, характеристика, общая величина дефицита, величина просроченной потребности (в единицах номенклатуры) на текущую дату и прогноз потребности по датам.

В графу Просрочено табличной части попадают номенклатурные позиции, по которым дата ожидаемого поступления (потребления) меньше даты формирования отчета либо остатки запасов на дату формирования отчета равны или меньше максимального уровня запасов. Минимальный и максимальный уровень запасов устанавливается в регистре Управление запасами, который подчинен справочнику Номенклатура. Минимальный уровень запасов – это количество складских запасов номенклатурной позиции, необходимых для страховки от возможных сбоев в процессе поставок или производства. Максимальный уровень запасов – это размер остатка запасов, при достижении которого необходимо сформировать заказ поставщику для поддержания установленного уровня запасов номенклатурных позиций на складах.

При разворачивании позиции номенклатуры в дереве появляется информация о том, что явилось основанием для расчета. Открывшиеся показатели (строки) рассчитываются следующим образом. Значение в строке Начальный остаток равно сумме дефицита и конечного остатка из предыдущей графы. Значение Поступление равно сумме всех ожидаемых поступлений запасов. Значение Потребность равно сумме всех ожидаемых потреблений запасов. Максимальный и минимальный запасы равны установленному для номенклатуры значению максимального и минимального уровня запасов. Значение строки Конечный остаток рассчитывается как сумма начального остатка и поступления, за минусом потребности.

С помощью кнопки Рекомендации открывается диалог Расчет потребностей в запасах (рис. 5.17) с рекомендациями по погашению дефицита запасов.

В табличную часть вкладки Рекомендации выводится дерево номенклатурных позиций, по которым существует дефицит. При разворачивании позиции номенклатуры в дереве появляется информация о способах пополнения запаса в графе Номенклатура. При этом для способа пополнения, который является основным для номенклатуры, добавляется подпись: Основной. В графе Характеристика/Источник пополнения выводится информация о характеристике номенклатуры. Если для номенклатурной позиции зарегистрированы цены контрагента, то выводится наименование основного поставщика. Также автоматически с учетом цен контрагента заполняются графы Цена, Сумма, Валюта и Вид цен.

В графе Дата поступления выводится дата потребности запаса, а в расшифровке – дата возможного поступления запаса. Дата возможного поступления рассчитывается с учетом текущей даты и срока пополнения запаса. В графе Количество отображается количество дефицита в единицах номенклатуры.

Рис. 5.17. Вкладка Рекомендации диалога Расчет потребностей в запасах

С помощью флажков в служебной графе отмечаются позиции, которые будут обрабатываться далее, то есть по которым необходимо сформировать заказ поставщику либо оформить заказы на производство.

Чтобы автоматически сформировать заказы для отмеченных позиций номенклатуры, используется кнопка Сформировать заказы. При этом открывается вкладка Заказы (рис. 5.18) со сформированными документами Заказ поставщику для покрытия дефицита.

Рис. 5.18. Вкладка Заказы диалога Расчет потребностей в запасах

На вкладке Заказы выводится список документов-заказов, сформированных для покрытия дефицита. Открыть сформированный документ заказа можно, дважды щелкнув мышью на записи в списке. Чтобы записать и провести документы заказов, используется кнопка . Для отмены проведения документа предназначена кнопка панели инструментов диалога.

Результатом обработки являются новые документы заказов на закупку или производство (сборку) в списках документов Заказы поставщикам и Заказы на производство, сформированные автоматически. Сформированным документам присваивается состояние: заявка. В случае когда поставщик запаса известен, в новые документы подставляется договор по умолчанию для контрагента. Если для позиций номенклатуры способ пополнения, контрагент, валюта и дата поступления одинаковые, то формируется один документ заказа. Такая возможность устанавливается с помощью переключателя В табличной части (для каждой строки документа) на вкладке Маркетинг и продажи диалога Настройка учета. Диалог Настройка учета открывается с помощью ссылки Настройка параметров учета панели действий вкладки программы Настройка и администрирование.

В рассмотренном примере автоматически был сформирован документ Заказ поставщику для заказа у поставщика необходимого количества запасов, потому что для данной позиции был установлен флажок для закупки запасов в служебной графе. При этом основным видом покрытия дефицита для данной номенклатурной позиции является производство. Если установить флажок в строке Кондиционер БК, то автоматически установится основной вид покрытия – производство. В этом случае сформируется документ Заказ на производство для выполнения работ по сборке (комплектации) данной номенклатуры. В документе заказа на производство автоматически добавятся комплектующие и материалы в соответствии со спецификацией данной номенклатуры.

5.3.2. Оформление документа резервирования запасов

Потребность в номенклатуре может быть удовлетворена следующими способами:

• Резервированием на складе.

• Размещением в заказе поставщику.

• Размещением в заказе на комплектацию, производство.

Резервирование и размещение запасов во многих случаях регистрируются документами, сформированными на основании документа Заказ покупателя. Для отражения в учете операций резервирования запасов под заказ покупателя на складе и в производстве, а также размещения потребностей по заказам покупателей в заказах поставщикам или заказах на производство (комплектацию) вводится документ Резервирование запасов (рис. 5.19). Документ регистрируется в списке документов Резервирования запасов, который открывается с помощью одноименной ссылки, расположенной в группе Снабжение на панели навигации вкладки Снабжение и закупки.

В поле Заказ покупателя указывается заказ покупателя, по которому резервируются запасы и размещаются потребности. Значение выбирается из списка документов Заказы покупателей.

В табличной части документа вводится информация о резервируемых номенклатурных позициях: название, количество, единица измерения. С помощью значений в графах Исходное место резерва и Новое место резерва формируется либо снимается резерв запасов. Порядок заполнения граф следующий:

• Для формирования резерва. Графа Исходное место не заполняется. В графе Новое место резерва указывается структурная единица или заказ.

• Для снятия резерва. В графе Исходное место указывается место резервов – структурная единица или заказ. Графа Новое место резерва не заполняется.

Рис. 5.19. Документ Резервирование запасов

В данном случае под заказом понимаются документы Заказ на комплектацию, Заказ на производство или Заказ поставщику. А структурной единицей может быть склад (место хранения) или производство. Возможность резервирования запасов по заказам определяется установкой флажка Использовать резервирование запасов на складах и в ожидаемых поступлениях по заказам поставщикам и заказам на комплектацию, производство на вкладке Снабжение и закупки диалога Настройка учета.

Для сохранения, проведения и закрытия окна документа предназначена кнопка Провести и закрыть. После проведения документа указанные запасы резервируются для данного покупателя. Если запасов на складе (месте хранения) не хватает, вводятся документы заказов поставщикам либо заказ на производство.

5.3.3. Отчеты по запасам

Чтобы повысить эффективность работы пользователей с запасами, необходимо, прежде всего, знать количественные и качественные показатели движения запасов. Для этих целей в программе разработаны отчеты График движения запасов и Оборачиваемость запасов.

5.3.3.1. График движения запасов

С помощью отчета График движения запасов (рис. 5.20) формируются данные о плановых поступлениях и отгрузке номенклатуры по заказам в количественном выражении. Отчет открывается с помощью одноименной команды, расположенной в группе Отчеты на панели действий вкладки Снабжение и закупки.

Для выбора данных в отчет предназначена кнопка Сформировать. В отчет выводятся данные за выбранный период времени. График формируется с детализацией по датам.

С помощью полей отчета данные можно сформировать за период, по организации, номенклатуре или заказу.

Рис. 5.20. Отчет График движения запасов

5.3.3.2. Оборачиваемость запасов

С помощью отчета Оборачиваемость запасов (рис. 5.21) формируются данные для анализа оборачиваемости и среднего срока хранения запасов в днях. Отчет открывается с помощью одноименной команды группы Отчеты на панели действий вкладки Снабжение и закупки.

Для выбора данных в отчет предназначена кнопка Сформировать. В отчет выводятся данные за выбранный период времени. В отчет отбираются данные о количестве расхода запасов (графа Расход) и рассчитывается средний остаток запасов за период (графа Объем). В графах Оборачиваемость и Средний срок хранения выводятся одноименные показатели, которые рассчитываются из полученных данных. Оборачиваемость вычисляется как отношение расхода запасов за период к среднему остатку запасов за период. Показатель Средний срок хранения рассчитывается как отношение количества дней периода к оборачиваемости запасов. Точность расчетов показателей устанавливается с помощью поля Периодичность.

С помощью полей отчета данные могут быть отфильтрованы за период, по номенклатуре и периодичности. При формировании отчета поля Начало периода и Конец периода обязательны для заполнения.

Рис. 5.21. Отчет Оборачиваемость запасов

5.4. Комиссионная торговля

Продажа товаров по договору комиссии регулируется гражданским кодексом РФ. Организация, которая передает на комиссию собственные товары, называется комитентом, а контрагент комиссионером. При отгрузке товаров в этом случае право собственности товаров не переходит от комитента к комиссионеру.

Поступление и реализация товаров комитента отражаются на складах. Реализованная в программе система учета обеспечивает возможность формирования отчета комитенту о проданных товарах, расчет комиссионного вознаграждения, переоценку товаров принятых на комиссию и необходимую отчетную информацию в количественном и стоимостном выражении.

Осуществление комиссионной торговли можно условно разбить на следующие этапы:

• Оформление договора о поступлении товаров на реализацию;

• Оформление заказа комитенту на поступление комиссионных товаров;

• Прием товаров на реализацию;

• Формирование отчета комитенту по факту проданных комиссионных товаров;

• Оплата комитенту;

• Переоценка непроданных комиссионных товаров;

• Возврат товаров комитенту.

В программе можно оформить заказ комитенту на получение товаров. Такая операция регистрируется с помощью документа Заказ поставщику. В документе должен быть указан договор вида С комитентом. В заказе поставщику можно указать конкретные заявки покупателей, под которые надо зарезервировать товар при поступлении от комитента. Поступившие комиссионные товары будут автоматически зарезервированы под указанные заявки покупателей. Отметим, что оформление заказа комитенту не является обязательным.

Поступление товаров на реализацию оформляется документом Приходная накладная с видом операции Прием на комиссию.

Продажа комиссионных товаров может производиться как при оптовой торговле, так и при розничной. Продажу можно проводить как с использованием ордерного складского учета, так и с обычным учетом товаров. Комиссионные товары можно передавать в субкомиссию.

На основании данных о продажах комиссионных товаров составляется отчет комитенту. В отчете фиксируется перечень реализованных товаров и сумма вознаграждения. Операция оформляется документом Отчет комитенту.

Необходимость переоценки товаров может возникать, например, в случае, если товар комитента плохо продается и необходимо снизить цену. В этом случае оформляются документы переоценки товаров, например Переоценка в рознице (суммовой учет). Документ оформляется в рамках договора с комитентом. Переоценке могут подлежать только непроданные остатки с указанием той цены, по которой товар принимался на реализацию. Новую цену устанавливает пользователь – это та цена, по которой теперь будут учитываться товары, принятые на реализацию у комитента. Можно переоценивать не все, а только часть товаров.

Товар, принятый на комиссию, может быть возвращен комитенту так же, как и товар, полученный от поставщика. Для оформления возврата комиссионного товара вводится документ Расходная накладная с видом операции Возврат комитенту.

5.4.1. Прием товара на комиссию

В учете поступление товаров на комиссию оформляется документом Приходная накладная (рис. 5.22) с видом операции Прием на комиссию. Документ регистрируется в списке документов Приходные накладные, который открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки Снабжение и закупки.

В открывающемся списке Вид операции документа выбираются операции, по которым фиксируется поступление запасов, в данном случае – Прием на комиссию.

В полях Контрагент и Договор указывается контрагент и договор, в рамках которого оформляется прием на комиссию товаров. При этом в договоре контрагента устанавливается вид договора С комитентом в поле Вид договора. Значение договора при оформлении товаров на комиссию выбирается автоматически для контрагента.

Рис. 5.22. Документ Приходная накладная с видом операции Прием на комиссию

В поле Склад выбирается структурная единица для оформления поступления запасов. Значение выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании. Комиссионный товар может поступать как на оптовый, так и на розничный склад.

В табличную часть вкладки Запасы вводится информация о поступающих комиссионных товарах. Информацию можно вводить построчно либо подбором из справочника Номенклатура. В графе Заказ указывается заказ, по которому поступают запасы. Значение в поле выбирается из списка документов, зависящего от вида операции документа. При вводе документа на основании заказа графа заполняется автоматически.

Прием и учет товаров на комиссию осуществляется с указанием партии поставки для отличия собственных запасов, находящихся на балансе предприятия. На каждый вид принимаемых запасов может использоваться как одна партия, так и несколько. Например, на каждую поставку можно ввести свою партию.

Чтобы для запасов указать партию, необходимо сделать следующее. В элементе справочника Номенклатура на вкладке Параметры хранения и закупка устанавливается флажок Партии (для данной позиции номенклатуры разрешается вести учет в разрезе партий). В подчиненном справочнике Партии номенклатуры добавляются записи о партиях товаров, принятых на комиссию. Справочник Партии номенклатуры открывается с помощью ссылки Партии панели навигации окна элемента справочника Номенклатура. Справочник Партии номенклатуры предназначен для хранения информации о партиях запасов и организации партионного учета запасов. Возможность использования справочника устанавливается с помощью флажка Вести учет по партиям на вкладке Склад и производство диалога Настройка учета.

Для сохранения, проведения и закрытия окна документа Приходная накладная предназначена кнопка Провести и закрыть. При проведении документом формируются движения запасов по складу. Для документа разработаны следующие печатные формы: приходная накладная, приходная накладная в розничных ценах, ценники и этикетки. Вывод на экран печатных форм документа производится с помощью команд открывающегося списка Печать.

5.4.2. Оформление отчета комитенту

Комиссионер периодически отчитывается перед комитентом о проданных товарах. Для оформления отчета перед комитентом за реализованные товары и расчета комиссионного вознаграждения вводится документ Отчет комитенту (рис. 5.23). Документ регистрируется в списке документов Отчеты комитентам, который открывается с помощью одноименной ссылки, расположенной в группе Дополнительно на панели навигации вкладки Снабжение и закупки.

Рис. 5.23. Документ Отчет комитенту

В полях Контрагент и Договор указывается контрагент и договор, в рамках которого был оформлен прием на комиссию товаров. При этом в договоре контрагента устанавливается вид договора С комитентом в поле Вид договора. Значение договора при оформлении товаров на комиссию выбирается автоматически для контрагента.

В табличную часть вкладки Запасы вводится информация о реализованных комиссионных товарах. Информацию можно вводить построчно либо подбором из справочника Номенклатура. В графе Заказ покупателя может быть указан заказ покупателя, по которому отгружены запасы. В графе Заказ поступления может быть указан заказ поставщику, по которому поступили запасы. Отметим, если в документе поступления товаров на комиссию, Приходная накладная, был указан заказ поставщику, то и в отчете комитенту обязательно указывается данный заказ. Значения в полях выбираются из списков документов заказов.

Дополнительно в табличную часть вкладки Запасы вводится информация о цене продажи и суммах поступления товаров. В графе Сумма вознаграждения указывается сумма причитающегося вознаграждения от продажи товаров. Порядок расчета и выплаты сумм комиссионного вознаграждения указывается на вкладке Дополнительно (рис. 5.24) документа.

В открывающемся списке Способ расчета комиссионного вознаграждения выбирается способ расчета комиссионного вознаграждения: не рассчитывается, процент от суммы продажи и процент от разности сумм продажи и поступления. Если выбрано значение Не рассчитывается, то сумма комиссионного вознаграждения указывается вручную, в зависимости от условий договора с комитентом. При указании способа Процент от суммы продаж сумма вознаграждения рассчитывается как процент от общей суммы проданного товара. Если указан вариант Процент от разности сумм продажи и поступления, то сумма вознаграждения рассчитывается как процент от разности сумм продажи товара и суммы поступления. Сумма продажи – это общая сумма продаж товара. Сумма поступления – это сумма, по которой запасы были приняты на комиссию. Величина процентов для обоих случаев расчета указывается в поле Процент комиссионного вознаграждения.

Рис. 5.24. Вкладка Дополнительно документа Отчет комитенту

Если установлен флажок Удержать комиссионное вознаграждение, то при расчете сумм причитающихся комитенту сразу удерживается сумма вознаграждения комиссионера.

В соответствии с правилами комиссионной торговли, НДС из суммы проданных товаров уплачивает комитент. Комиссионер рассчитывает и выплачивает НДС только из суммы комиссионного вознаграждения.

В документе Отчет комитенту существует возможность оформления документа Счет-фактура. Для ввода документа Счет-фактура предназначена ссылка Ввести счет-фактуру.

Выплата денежных средств, причитающихся комитенту, осуществляется с помощью документов Расход из кассы либо Расход со счета. Расходные денежные документы удобно оформлять на основании отчета комитенту. Следует отметить, что в случае, когда посредник (комиссионер, агент) в расчетах не участвует, то выручка от продажи товаров поступает на расчетный счет или кассу комитента. При этом комитент самостоятельно перечисляет комиссионеру причитающуюся сумму вознаграждения.

5.4.3. Получение информации о запасах, принятых на комиссию

Информацию о запасах, принятых на комиссию, в переработку и на ответственное хранение позволяет сформировать отчет Запасы принятые (рис. 5.25). Отчет открывается с помощью одноименной команды группы Отчеты на панели действий вкладки Склад и производство.

Рис. 5.25. Отчет Запасы принятые

Для выбора данных в отчет предназначена кнопка Сформировать. В отчете отображается информация о начальных и конечных остатках запасов контрагентов на складах предприятия. Данные отчета представлены в количественном и суммовом выражении. Отчет формируется с детализацией до документа.

Отчет может быть сформирован в нескольких вариантах: ведомость и остатки. Вариант формирования отчета выбирается в диалоге Выбор варианта отчета, который вызывается на экран с помощью кнопки Выбрать вариант.

В режиме Ведомость в графах отчета выводится информация о начальных остатках, количестве принятой номенклатуры и количестве запасов, на которые оформлен отчет, а также конечный остаток. В суммовом выражении также показываются начальный остаток, сумма принятой и оформленной отчетом номенклатуры и конечный остаток. В режиме Остатки в отчете не отображается информация по приходу и расходу, а выводятся только конечные остатки.

С помощью полей отчета данные можно отфильтровать за период, по организации, контрагенту, заказам покупателей либо поставщиков.

5.5. Оформление отчета о переработке сырья и материалов сторонней организацией

В программе реализованы возможности оформления передачи собственного сырья и материалов в переработку стороннему контрагенту, а также прием и переработка давальческого сырья и материалов.

Передача сырья и материалов в переработку или ответственное хранение фактически является покупкой услуг сторонних организаций по переработке или хранению ТМЦ. Данные виды передачи оформляются с помощью документа Расходная накладная, для которого указывается вид операции Передача в переработку или Передача на ответственное хранение. Документ регистрируется в списке документов Расходные накладные, который открывается с помощью одноименной ссылки вкладки Склад и производство. Оформление документа Расходная накладная для передачи в переработку подобен вводу документов передачи на комиссию.

Дополнительно учет переданных в переработку материалов может вестись в разрезе заказов на переработку. Для оформления заказа на переработку материалов, собственником которых является организация, оформляется документ Заказ поставщику с видом операции Заказ на переработку. В заказе указывается перечень продукции с договорными ценами на услуги по переработке и может быть указан перечень передаваемых материалов для переработки. В заказе и расходной накладной указывается договор контрагента, по которому будут вестись расчеты с переработчиком, при этом вид договора может быть только С поставщиком.

Факт переработки сырья и материалов, которые были переданы стороннему контрагенту, отражается в учете оформлением документа Отчет переработчика (рис. 5.26). Документ регистрируется в списке документов Отчеты переработчиков, который открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки Снабжение и закупки.

В документе указывается информация о переработчике и заключенном договоре на переработку в полях Контрагент и Договор.

В поле Основание может быть указан Заказ поставщику, на основании которого сформирован данный документ.

В поле Склад выбирается структурная единица, в которую будет оформляться поступление полученной продукции. Значение выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании. Если учет запасов ведется в разрезе ячеек склада, то дополнительно заполняется поле Ячейка.

В группу элементов Продукция вводится информация о продукции, которая получена в результате переработки. В поле Номенклатура указывается позиция номенклатуры, которая является результатом переработки переданных запасов и материалов переработчику. Значение выбирается из справочника Номенклатура, в котором для данной номенклатурной позиции устанавливается тип Запас и способ пополнения указывается Производство или Переработка.

Рис. 5.26. Документ Отчет переработчика

В поле Характеристика может быть указана характеристика номенклатуры. Значение выбирается из подчиненного справочника Характеристики номенклатуры. Поле отображается в форме документа, если в параметрах учета установлено ведение учета по характеристикам, а именно – установлен флажок Вести учет запасов в разрезе характеристик на вкладке Склад и производство диалога Настройка учета.

В поле Партия может быть указана партия номенклатуры. Значение выбирается из справочника Партии номенклатуры. Поле доступно, если в настройках параметров учета включено ведение партионного учета.

Поле Количество предназначено для ввода количества изготовленной номенклатурной позиции переработчиком. В открывающемся списке Ед. выбирается единица измерения номенклатуры.

В поле Спецификация указывается спецификация, в которой содержится информация о технологии производимой продукции. Значение выбирается из подчиненного справочника Спецификации. Поле необязательно для заполнения. С помощью кнопки поля заполняется табличная часть Запасы на основании спецификации.

В табличной части вкладки Запасы указывается информация о позициях номенклатуры, которые переданы в переработку и потрачены на изготовление продукции: наименование, характеристика, партия, количество, спецификация, цена, стоимость, ставка и сумма НДС. В графе Всего автоматически рассчитывается суммарная стоимость запасов, которые были переданы переработчику, в соответствии с настройками цен и валют. Настройки устанавливаются в диалоге Цены и валюта. Вводить позиции номенклатуры можно построчно либо подбором в диалоге Подбор, который открывается кнопкой Подобрать панели инструментов вкладки Запасы.

В табличной части вкладки Отходы вводится перечень отходов переработки, которые представляют собой номенклатурные позиции, но возвращены предприятию после переработки. Отходы приходуются по нулевой себестоимости. Вводить позиции номенклатуры можно построчно либо подбором в диалоге Подбор, который открывается кнопкой Подобрать панели инструментов таблицы. По каждой позиции номенклатуры обязательно вводится наименование, количество и единица измерения.

На вкладке Расходы (рис. 5.27) указываются сведения об оказанных переработчиком услугах.

Рис. 5.27. Вкладка Расходы документа Отчет переработчика

В поле Номенклатура указывается дополнительный расход, возникший в результате переработки. Значение выбирается из справочника Номенклатура. Для данной позиции номенклатуры должен быть установлен тип Расход. В поле Сумма вводится стоимость расхода. В полях Ставка НДС и Сумма НДС указывается ставка и сумма НДС. В поле Всего автоматически рассчитывается суммарная стоимость расходов, в соответствии с настройкам цен и валют.

На вкладке Дополнительно указывается информация о подразделении и фамилия ответственного работника.

В документе Отчет переработчика существует возможность оформления документа Счет-фактура (полученный). Для ввода документа Счет-фактура (полученный) на основании отчета переработчика предназначена ссылка Ввести счет-фактуру документа. Счет-фактура создается на сумму оказанных услуг переработчиком.

Если переработчику был переведен аванс за оказание услуг по переработке, то данную сумму можно зачесть как сумму расчетов по документу. Выбор перечисленного аванса выбирается в диалоге Зачет предоплаты, который открывается с помощью кнопки поля Сумма расчетов (итог). В данном поле показывается зачтенная сумма аванса. На основании документа Отчет переработчика можно запланировать расход денежных средств с помощью документа Расход денег (план). Для ввода нового документа планирования оплаты предназначена одноименная команда открывающегося списка Создать на основании.

Чтобы сохранить, провести и закрыть документ Отчет переработчика, предназначена кнопка Провести и закрыть.

Итак, в главе вы познакомились с процессом учета закупочных и некоторых производственных операций. Документы и отчеты, рассмотренные в главе, помогут вам быстро и легко оформить операции для работы с запасами, правильно организовать и оформить процесс закупки и резервирования ТМЦ, производить комиссионную торговлю и передавать материалы в переработку.

Глава 6. Складские и производственные операции

Для ведения учета запасов предприятия на множестве складов предусмотрены следующие возможности:

• раздельный учет запасов – собственных товаров, материалов, продукции, а также товаров, принятых и переданных на комиссию, и материалов, принятых и переданных в переработку;

• учет произвольных характеристик номенклатуры (цвет, размер и т. д.), а также партий запасов;

• учет в разрезе ячеек мест хранения (зоны, стеллажи, полки и т. п.);

• резервирование запасов (учет запасов и затрат в разрезе заказов покупателей).

Программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» поддерживает управление процессами производства продукции, выполнения работ, оказания услуг.

Управление данными о составе и технологии выполняемых работ и производимой продукции осуществляется с помощью спецификаций.

График производства продукции формируется заказами на производство. График выполнения работ, оказания услуг – заказами покупателей и заказами-нарядами.

Регистрируемые заказы на производство имеют следующие особенности:

• они могут являться источниками обеспечения потребностей по заказам покупателей;

• по заказам на производство рассчитывается потребность в материалах и комплектующих;

• в открытых заказах на производство могут быть размещены потребности, образованные новыми заказами покупателей.

Программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» позволяет регистрировать факт изготовления (разборки, разделки) продукции. Выпуск может быть оформлен как в производственном подразделении, так и на складе (например, фасовка, сборка комплектов). Продукция числится за выпустившей ее структурной единицей и может быть перемещена в другую структурную единицу, например на склад для последующей продажи или в следующий цех по технологическому маршруту.

Факт выполнения работы (оказания услуги) и сдача ее заказчику отражаются актом выполненных работ, а также непосредственно в заказах-нарядах.

Для учета затрат предприятия и расчета фактической себестоимости поддерживаются следующие функции:

• учет фактических затрат ведется в необходимых разрезах в стоимостном и натуральном измерении;

• распределение материальных и нематериальных затрат, понесенных на выпуск, может быть произведено как за указанный период, так и на основании конкретного документа выпуска;

• регламентный расчет фактической себестоимости выпуска при закрытии периода;

• отчет о себестоимости выпущенной продукции и выполненных работ.

Реализован простой механизм выполнения работ и оказания услуг в небольших фирмах с использованием заказов-нарядов (документов, совмещающих в себе функции заказа покупателя, счета на оплату, акта выполненных работ и расходной накладной для сферы сервисных услуг) и рабочего календаря.

6.1. Журнал документов по складу

Все документы, предназначенные для отражения в учете складских операций, собраны в журнале Документы по складу. Чтобы перейти к списку документов журнала, необходимо на Панели разделов выбрать Склад и производство и на Панели навигации щелкнуть мышью на Документы по складу (рис. 6.1).

В журнале по складу собраны документы (по типам):

• Приходный ордер;

• Перемещение по ячейкам;

• Расходный ордер;

• Перемещение запасов;

• Списание запасов;

• Оприходование запасов;

• Инвентаризация запасов.

Для эффективной работы в журнале возможен быстрый отбор документов по:

• складу;

• типу документа;

• организации;

• периоду.

Рис. 6.1. Журнал документов Документы по складу

Значение склада для отбора выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании при нажатии на кнопку справа от поля Склад. Для очистки поля (отменить отбор по складу) необходимо нажать на кнопку . Для просмотра выбранного для отбора элемента справочника необходимо нажать на кнопку справа от поля Склад.

Значение типа документа для отбора выбирается из списка типов документов при нажатии на кнопку справа от поля Тип документа. Для очистки поля (отменить отбор по типу документа) необходимо нажать на кнопку .

Значение организации для отбора выбирается из справочника Организации при нажатии на кнопку справа от поля Организация. Для очистки поля (отменить отбор по организации) необходимо нажать на кнопку . Для просмотра выбранного для отбора элемента справочника необходимо нажать на кнопку справа от поля Организация.

Значение периода для отбора задается либо выбирается из списка при нажатии на кнопку справа от поля Период (рис. 6.2). Для очистки поля (отменить отбор по периоду) необходимо нажать на кнопку справа от поля Период.

Значение интервала дат для отбора документов можно задать, щелкнув мышью на кнопку на панели инструментов. В качестве интервала можно выбрать вариант стандартного периода в параметре Период дат. Или установите вручную требующиеся дату начала и дату конца периода.

Для поиска документов в журнале по значениям реквизитов необходимо щелкнуть мышью на кнопку Найти на панели инструментов и задать требуемое значение.

Для просмотра и редактирования существующего документа необходимо щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Рис. 6.2. Задание периода для быстрого отбора

В журнале можно создать новый документ, щелкнув мышью на кнопку Создать и выбрав тип создаваемого документа.

Нажатием на кнопку можно создать новый документ копированием существующего документа. В этом случае все данные копируемого документа кроме даты документа перенесутся в новый документ.

Чтобы пометить документ на удаление, необходимо установить курсор на удаляемый документ и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

6.2. Дополнительная настройка справочника складов

Для каждого из складов компании можно задать дополнительные Параметры автоперемещения запасов при переходе по гиперссылке Просмотр и редактирование параметров автоперемещения запасов из окна элемента справочника Организационно-структурные единицы компании (рис. 6.3).

Рис. 6.3. Окно элемента справочника Организационно-структурные единицы компании

При переходе по гиперссылке откроется диалог Параметры автоперемещения запасов (рис. 6.4).

Рис. 6.4. Диалог Параметры автоперемещения запасов

При открытии диалога показываются установленные на текущий момент времени значения параметров. Параметры автоперемещения запасов разделены на группы:

• Перемещение, комплектация, производство. Группа состоит из реквизитов:

• Списать из – указывается структурная единица и ячейка, с которой будут списываться запасы. Значения по умолчанию подставляются в документ Перемещение запасов для вида операции Перемещение в поля Склад и Ячейка при выборе значений в полях Получатель и/или Ячейка (получатель). В документ Производство значения подставляются на вкладке Запасы в поля Списывать из и Ячейка при выборе значений в полях Подразделение и/или Ячейка (подразделения). В документ Заказ на комплектацию, производство значения подставляются в поле Склад резерва при выборе значения в поле Подразделение.

• Получатель – указывается структурная единица и ячейка, в которую будут оприходованы запасы. Значения по умолчанию подставляются в документ Перемещение запасов для вида операции Перемещение в поля Получатель и Ячейка (получатель) при выборе значений в полях Склад и/или Ячейка. В документ Производство значения подставляются в поля Получатель (получатель готовой продукции) и Ячейка (получатель) при выборе значений в полях Подразделение и/или Ячейка (подразделения).

• Получатель отходов – указывается структурная единица и ячейка, в которую будут оприходованы возвратные отходы. Значения по умолчанию подставляются в документ Производство на вкладке Отходы в поля Получатель и Ячейка (получатель) при выборе значений в полях Подразделение и/или Ячейка (подразделения).

• Списание на расходы. Группа состоит из реквизитов:

• Получатель – указывается структурная единица и ячейка, на которую будут отнесены расходы. Значения по умолчанию подставляются в документ Перемещение запасов для вида операции Списание на расходы в поля Получатель и Ячейка (получатель) при выборе значений в полях Склад и/или Ячейка.

• Передача в эксплуатацию. Группа состоит из реквизитов:

• Получатель – указывается структурная единица и ячейка, в которую будут оприходованы запасы в эксплуатацию. Значения по умолчанию подставляются в документ Перемещение запасов для вида операции Передача в эксплуатацию в поля Получатель и Ячейка (получатель) при выборе значений в полях Склад и/или Ячейка.

• Возврат из эксплуатации. Группа состоит из реквизитов:

• Получатель – указывается структурная единица и ячейка, в которую будут оприходованы возвращенные запасы из эксплуатации. Значения по умолчанию подставляются в документ Перемещение запасов для вида операции Возврат из эксплуатации в поля Получатель и Ячейка (получатель) при выборе значений в полях Склад и/или Ячейка.

6.3. Оформление приходного и расходного ордеров

Факт поступления ТМЦ на склад может регистрироваться по однофазной и двухфазной (ордерной) схемам приема. При однофазной схеме ТМЦ сразу поступают на склад, указанный в документе Приходная накладная. Менеджер, оформляющий поступление товаров, проверяет количество товаров и назначает цены.

Указать схему приема товаров, которая будет использоваться на складе, можно в справочнике Организационно-структурные единицы компании. Для ордерного склада в окне элемента справочника нужно, чтобы в поле Тип было выбрано Склад, а также чтобы был установлен флажок Ордерный.

Если для склада указана ордерная схема приема товаров, то при поступлении товаров формируется два документа: Приходный ордер и Приходная накладная, которая может быть создана на основании приходного ордера. Приходный ордер может создаваться, например, кладовщиком на складе и отражать факт поступления ТМЦ на склад. Приходная накладная создается бухгалтером или оператором.

Примерно такая же схема работы может быть реализована документами Расходный ордер и Расходная накладная.

6.3.1. Приходный ордер

Документ Приходный ордер предназначен для оформления факта поступления материальных ценностей на ордерный склад и является основанием для оформления приходного финансового документа.

Чтобы перейти к журналу документов, необходимо на Панели разделов выбрать Склад и производство и на Панели навигации щелкнуть мышью на Склад\Приходные ордера (рис. 6.5).

Рис. 6.5. Журнал документов Приходный ордер

Значение интервала дат для отбора документов можно задать, щелкнув мышью на кнопку на панели инструментов. В качестве интервала можно выбрать вариант стандартного периода в параметре Период дат. Или установите вручную требующиеся дату начала и дату конца периода.

Для поиска документов в журнале документов по значениям реквизитов необходимо щелкнуть мышью на кнопку Найти на панели инструментов и задать требуемое значение.

Для просмотра и редактирования существующего документа необходимо сделать активным требуемый документ и дважды щелкнуть на нем мышью либо щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Для создания нового Приходного ордера:

• В журнале документов нажмите на кнопку Создать либо на панели действий выбрать Создать\Приходный ордер.

Будет создан новый документ Приходный ордер (рис. 6.6).

Рис. 6.6. Новый документ Приходный ордер

В новом документе необходимо заполнить поля:

• Организация. В данном поле указывается собственная организация, от имени которой оформляется документ. Выбирается из справочника организаций.

• Склад. В этом поле необходимо указать склад, на который будут оприходованы запасы. Выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании. Напомним, что склад должен быть ордерным.

• Ячейка. В этом поле необходимо указать ячейку склада, в которую будут оприходованы запасы. Выбирается из справочника Ячейки склада. Использование справочника зависит от параметра учета системы Использовать ячейки. Значение параметра устанавливается в окне Настройка параметров учета.

• Табличная часть Запасы:

• Для добавления новой строки необходимо нажать на кнопку Добавить на панели инструментов табличной части.

• В поле Номенклатура вводится элемент справочника Номенклатура.

• В поле Характеристика указывается характеристика номенклатурной позиции, выбираемая из справочника Характеристики номенклатуры. Поле доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по характеристикам номенклатуры.

• Поле Партия номенклатурной позиции доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по партиям номенклатуры и выбирается из справочника Партии.

• В поле Количество вводится количество приходуемого товара в единицах измерения, указанных в поле Ед.

• Для удаления ошибочно введенной строки необходимо нажать на кнопку на панели инструментов табличной части.

• Для осуществления подбора запасов в табличную часть по справочнику Номенклатура необходимо нажать на кнопку Подбор на панели инструментов табличной части. В открывшемся окне подбора необходимо выбрать требуемые номенклатурные единицы запасов, дважды щелкнув мышью на строке с товаром, указать количество. В окне подбора по каждой номенклатурной позиции указывается общий и свободный остаток по складу. После окончания подбора для переноса подобранной номенклатуры в документ необходимо нажать на кнопку OK.

• С помощью кнопок и можно поменять местами строки табличной части.

Нажатием на кнопку можно создать новый документ копированием существующего документа. В этом случае все данные копируемого документа кроме даты документа перенесутся в новый документ.

Приходный ордер может быть создан также на основании Расходного ордера из журнала расходных ордеров либо из окна расходного ордера.

Чтобы пометить документ на удаление, необходимо установить курсор на удаляемый документ и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Распечатать приходный ордер можно либо из журнала документов, либо из самого документа, щелкнув мышью на кнопку Печать. Раскроется список всех печатных форм документа. Для документа Приходный ордер существует 4 печатные формы:

• Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (ТОРГ-4).

• Приходный ордер.

• Приходный ордер (М4).

• Бланк товарного наполнения.

Для сохранения и проведения документа необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть. Чтобы просто сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку .

При проведении документа увеличивается количество к поступлению на склад, которое уменьшается финансовым приходным документом – приходной накладной.

Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям документа по регистрам, необходимо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов Расходный ордер либо в окне документа.

На основании существующего документа Приходный ордер можно сформировать документы:

• Авансовый отчет.

• Оприходование запасов.

• Отчет переработчика.

• Перемещение запасов.

• Приходная накладная.

• Расходный ордер.

Для создания документа на основании приходного ордера необходимо нажать на кнопку Создать на основании в списке документов либо в окне документа и выбрать вид создаваемого документа.

6.3.2. Расходный ордер

Документ предназначен для оформления факта расхода материальных ценностей с ордерного склада.

Документ может быть оформлен на основании расходного финансового документа, фактически являющегося распоряжением на расход запасов со склада (рис. 6.7) или как независимый документ.

Рис. 6.7. Диалог ввода Расходного ордера на основании Расходной накладной

Чтобы перейти к списку расходных ордеров, необходимо на Панели разделов выбрать Склад и производство и на Панели навигации щелкнуть мышью на Склад\Расходные ордера (рис. 6.8).

Значение интервала дат для отбора документов можно задать, щелкнув мышью на кнопке на панели инструментов. В качестве интервала можно выбрать вариант стандартного периода в параметре Период дат. Или установите вручную требующиеся дату начала и дату конца периода.

Для поиска документов в журнале документов по значениям реквизитов необходимо щелкнуть мышью на кнопку Найти на панели инструментов и задать требуемое значение.

Для просмотра и редактирования существующего документа необходимо сделать активным требуемый документ и дважды щелкнуть на нем мышью либо щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Рис. 6.8. Журнал документов Расходные ордера и новый документ Расходный ордер

Для создания нового Расходного ордера:

• В списке документов нажмите на кнопку Создать.

Будет создан новый документ Расходный ордер (см. рис. 6.8).

В новом документе необходимо заполнить поля:

• Организация. В данном поле указывается собственная организация, от имени которой оформляется документ. Выбирается из справочника организаций.

• Склад. В этом поле необходимо указать склад, с которого будут списаны запасы. Выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании.

• Ячейка. В этом поле необходимо указать ячейку склада, из которой будут списаны запасы. Выбирается из справочника Ячейки склада. Использование справочника зависит от параметра учета системы Использовать ячейки. Значение параметра устанавливается в окне Настройка параметров учета.

• Табличная часть Запасы:

• Для добавления новой строки необходимо нажать на кнопку Добавить на панели инструментов табличной части.

• В поле Номенклатура вводится элемент справочника Номенклатура.

• В поле Характеристика указывается характеристика номенклатурной позиции, выбираемая из справочника Характеристики номенклатуры.

Поле доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по характеристикам номенклатуры.

• Поле Партия номенклатурной позиции доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по партиям номенклатуры. Оно выбирается из справочника Партии.

• В поле Количество вводится количество расходуемого товара в единицах измерения, указанных в поле Ед.

• Для удаления ошибочно введенной строки необходимо нажать на кнопку на панели инструментов табличной части.

• Для осуществления подбора отпускаемых запасов в табличную часть по справочнику Номенклатура необходимо нажать на кнопку Подбор на панели инструментов табличной части. В открывшемся окне подбора необходимо выбрать требуемые номенклатурные единицы запасов, дважды щелкнув мышью на строке с товаром, указать количество. В окне подбора по каждой номенклатурной позиции указывается общий и доступный остаток по складу. После окончания подбора для переноса подобранной номенклатуры в документ необходимо нажать на кнопку OK.

• С помощью кнопок и можно поменять местами строки табличной части.

Нажатием на кнопку можно создать новый документ копированием существующего документа. В этом случае все данные копируемого документа кроме даты документа перенесутся в новый документ.

Расходный ордер может быть создан также на основании документов:

• Отчет о переработке.

• Расходная накладная.

• Списание запасов.

• Перемещение запасов.

• Приходный ордер.

• Принятие к учету ВА.

• Заказ покупателя.

Чтобы пометить документ на удаление, необходимо установить курсор на удаляемый документ и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Распечатать расходный ордер можно либо из журнала документов, либо из самого документа, щелкнув мышью на кнопку Печать. Раскроется список всех печатных форм документа. Для документа Расходный ордер используется две печатные формы:

� Расходный ордер.

� Бланк товарного наполнения.

Для сохранения и проведения документа необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть. Чтобы просто сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку .

При проведении документа уменьшается количество к расходу со склада, образованное финансовым документом-основанием.

Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям документа по регистрам, необходимо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов Расходный ордер либо в окне самого документа.

На основании существующего документа Расходный ордер можно сформировать документ Приходный ордер, нажав на кнопку Создать на основании в списке документов либо в окне документа и выбрать вид создаваемого документа.

6.4. Оформление складского перемещения

В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» реализовано складское перемещение двух видов: перемещение между складами и перемещение между ячейками склада. Для оформления каждого из указанных видов перемещений предназначен отдельный документ. Рассмотрим операцию перемещения подробно.

6.4.1. Перемещение запасов между складами

Документ Перемещение запасов предназначен для оформления передачи запасов из одной структурной единицы в другую, а также списания запасов на внутренние расходы.

С помощью документа можно отразить следующие операции:

• Перемещение запасов между складами.

• Перемещение запасов между производственными подразделениями.

• Перемещение запасов со склада в производство.

• Перемещение (возврат) запасов из производства на склад.

• Списание запасов на внутренние расходы.

• Передача запасов в эксплуатацию.

• Возврат запасов из эксплуатации.

Выбор варианта осуществляется с помощью указания необходимого вида операции, а также определяется типом структурной единицы источника и получателя.

При оформлении документа, отражающего перемещение запасов между складами, вид операции должен иметь значение Перемещение.

Чтобы перейти к печати Перемещение, необходимо на Панели разделов выбрать Склад и производство и на Панели навигации щелкнуть мышью на Запасы\Перемещения запасов (рис. 6.9).

Для эффективной работы со списком документов возможен быстрый отбор документов по:

• Складу;

• Получателю;

• Организации;

• Заданному интервалу дат.

Рис. 6.9. Список документов Перемещения запасов

Значение склада для отбора выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании при нажатии на кнопку справа от поля Склад. Для очистки поля (отменить отбор по складу) необходимо нажать на кнопку .

Значение получателя для отбора выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании при нажатии на кнопку справа от поля Получатель. Для очистки поля (отменить отбор по получателю) необходимо нажать на кнопку .

Значение организации для отбора выбирается из справочника Организации при нажатии на кнопку справа от поля Организация. Для очистки поля (отменить отбор по организации) необходимо нажать на кнопку .

Значение интервала дат для отбора документов задается при нажатии на кнопку на панели инструментов. В качестве интервала можно выбрать вариант стандартного периода в параметре Период дат. Или установите вручную требующиеся дату начала и дату конца периода.

Для поиска документов в списке документов по значениям реквизитов необходимо щелкнуть мышью на кнопку Найти на панели инструментов и задать требуемое значение.

Для просмотра и редактирования существующего документа необходимо сделать активным требуемый документ и дважды щелкнуть на нем мышью либо щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Для создания нового документа Перемещение запасов:

• В списке документов нажмите на кнопку Создать либо на панели действий выберите Создать\Перемещение запасов. Будет создан новый документ Перемещение запасов (рис. 6.10).

Рис. 6.10. Новый документ Перемещение запасов (между складами)

При оформлении перемещения запасов между складами необходимо заполнить следующие поля:

• Организация. В данном поле указывается собственная организация, от имени которой оформляется документ. Выбирается из справочника организаций.

• Склад. В этом поле необходимо указать склад, из которого будут списаны запасы. Выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании.

• Ячейка. В этом поле необходимо указать ячейку склада, из которой будут списаны запасы. Выбирается из справочника Ячейки склада. Использование справочника зависит от параметра учета системы Использовать ячейки. Значение параметра устанавливается в окне Настройка параметров учета.

• Получатель. В этом поле необходимо указать склад, на который будут оприходованы запасы. Выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании.

• Ячейка (получатель). В этом поле необходимо указать ячейку склада, в которую будут оприходованы запасы. Выбирается из справочника Ячейки склада. Использование справочника зависит от параметра учета системы Использовать ячейки.

• Табличная часть Запасы:

• Для добавления новой строки необходимо нажать на кнопку Добавить на панели инструментов табличной части.

• В поле Номенклатура вводится элемент справочника Номенклатура.

• В поле Характеристика указывается характеристика номенклатурной позиции, выбираемая из справочника Характеристики номенклатуры. Поле доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по характеристикам номенклатуры.

• Поле Партия номенклатурной позиции доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по партиям номенклатуры. Оно выбирается из справочника Партии.

• В поле Количество вводится количество передаваемого товара в единицах измерения, указанных в поле Ед.

• Резерв – указывается количество единиц измерения номенклатурной позиции, передаваемой в резерв.

• Заказ покупателя – заказ, под который будет осуществлен резерв или на который будут отнесены расходы.

• Для удаления ошибочно введенной строки необходимо нажать на кнопку на панели инструментов табличной части.

• Для осуществления подбора запасов, добавляемых в табличную часть по справочнику Номенклатура, необходимо нажать на кнопку Подбор на панели инструментов табличной части. В открывшемся окне подбора необходимо выбрать требуемые номенклатурные единицы запасов, дважды щелкнув мышью на строке с товаром, указать количество. В окне подбора по каждой номенклатурной позиции указывается общий и свободный остаток по складу. После окончания подбора для переноса подобранной номенклатуры в документ необходимо нажать на кнопку OK.

• С помощью кнопок и можно поменять местами строки табличной части.

Нажатием на кнопку можно создать новый документ копированием существующего документа. В этом случае все данные копируемого документа кроме даты документа перенесутся в новый документ.

Документ Перемещение запасов может быть создан также на основании документов:

• Перемещение по ячейкам.

• Заказ на производство.

• Сборка запасов.

• Приходный ордер.

Для создания документа Перемещение запасов на основании одного из перечисленных документов необходимо в списке документов документа-основания нажать на кнопку Создать на основании и выбрать Перемещение запасов.

Чтобы пометить документ на удаление, необходимо установить курсор на удаляемый документ и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Распечатать документ Перемещение запасов можно либо из журнала документов, либо из самого документа, щелкнув мышью на кнопку Печать. Раскроется список всех печатных форм документа. Для документа Перемещение запасов при перемещении запасов между складами можно выбрать одну из печатных форм:

• Накладная на перемещение запасов (ТОРГ-13).

• Перемещение запасов.

• Бланк товарного наполнения, склад отправитель.

• Бланк товарного наполнения, склад получатель.

Для сохранения и проведения документа необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть. Чтобы просто сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку .

Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям документа по регистрам, необходимо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов Перемещение запасов либо в окне самого документа.

На основании существующего документа Перемещение запасов можно сформировать документ Расходный ордер, нажав на кнопку Создать на основании в журнале документов либо в окне документа и выбрать вид создаваемого документа.

6.4.2. Передача номенклатурных позиций между ячейками склада

Для оформления передачи номенклатурных позиций между ячейками одного склада предназначен документ Перемещение по ячейкам.

Чтобы перейти к списку документов Перемещение по ячейкам, необходимо на Панели разделов выбрать Склад и производство и на Панели навигации щелкнуть мышью на Склад\Перемещения по ячейкам (рис. 6.11).

Рис. 6.11. Список документов Перемещения по ячейкам

Значение интервала дат для отбора документов задается при нажатии на кноп-ку на панели инструментов. В качестве интервала можно выбрать вариант стандартного периода в параметре Период дат. Или установите вручную требующиеся дату начала и дату конца периода.

Для поиска документов в списке по значениям реквизитов необходимо щелкнуть мышью на кнопку Найти на панели инструментов и задать требуемое значение.

Для просмотра и редактирования существующего документа необходимо сделать активным требуемый документ и дважды щелкнуть на нем мышью либо щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Для создания нового документа Перемещение по ячейкам:

• В списке документов нажмите на кнопку Создать. Будет создан новый документ Перемещение по ячейкам (рис. 6.12).

Рис. 6.12. Новый документ Перемещение по ячейкам

При оформлении перемещения запасов между ячейками необходимо заполнить следующие поля документа:

• Организация. В данном поле указывается собственная организация, от имени которой оформляется документ. Выбирается из справочника организаций.

• Вид операции. Вид операции перемещения – из нескольких ячеек в одну или из одной ячейки в несколько. Перемещение из одной ячейки в другую является частным случаем любого из видов операции.

• Склад. В этом поле необходимо указать склад, по которому осуществляется перемещение. Выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании.

• Ячейка. В этом поле необходимо указать ячейку склада, с которой будут списаны запасы в случае операции Из одной в несколько или в которую будут оприходованы запасы в случае операции Из нескольких в одну.

• Табличная часть Запасы.

• Для добавления новой строки необходимо нажать на кнопку Добавить на панели инструментов табличной части.

• В поле Ячейка необходимо указать ячейку склада, с которой будут списаны запасы в случае операции Из нескольких в одну или в которую будут оприходованы запасы в случае операции Из одной в несколько.

• В поле Номенклатура вводится элемент справочника Номенклатура.

• В поле Характеристика указывается характеристика номенклатурной позиции, выбираемая из справочника Характеристики номенклатуры. Поле доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по характеристикам номенклатуры.

• Поле Партия номенклатурной позиции доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по партиям номенклатуры. Оно выбирается из справочника Партии.

• В поле Количество вводится количество передаваемого товара в единицах измерения, указанных в поле Ед.

• Для удаления ошибочно введенной строки необходимо нажать на кнопку на панели инструментов табличной части.

• Для осуществления подбора перемещаемых запасов в табличную часть по справочнику Номенклатура необходимо нажать на кнопку Подобрать на панели инструментов табличной части. В открывшемся окне подбора необходимо выбрать требуемые номенклатурные единицы запасов, дважды щелкнув мышью на строке с товаром, указать количество. В окне подбора по каждой номенклатурной позиции указывается общий и свободный остаток по складу. После окончания подбора для переноса подобранной номенклатуры в документ необходимо нажать на кнопку OK.

• С помощью кнопок и можно переместить выбранную строку табличной части выше или ниже.

Нажатием на кнопку можно создать новый документ копированием существующего документа. В этом случае все данные копируемого документа кроме даты документа перенесутся в новый документ.

Чтобы пометить документ на удаление, необходимо установить курсор на удаляемый документ и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Чтобы сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку . Для сохранения и проведения документа необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть. При проведении документ производит движения только по регистру накопления Запасы на складах. Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям документа, необходимо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов Перемещение запасов либо в окне самого документа.

На основании существующего документа Перемещение по ячейкам можно сформировать документ Перемещение запасов, нажав на кнопку Создать на основании в журнале документов либо в окне документа и выбрать вид создаваемого документа.

6.5. Инвентаризация склада

Для инвентаризации склада в программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» используются документы Инвентаризация запасов, Оприходование запасов, Списание запасов. В качестве первого шага при проведении инвентаризации следует сформировать отчет о складских остатках. Далее по результатам инвентаризации оформляется документ Инвентаризация запасов. Излишки и недостача корректируются документами Оприходование запасов и Списание запасов соответственно.

6.5.1. Получение отчета об остатках и оборотах складских запасов

Отчет Склад позволяет получить полную информацию о поступлении, отгрузке и текущем количестве запасов (товаров, материалов и пр.) по складам предприятия. Отчет отображает состояние склада, информацию для кладовщика. Данные группируются по складам. Для открытия отчета Склад необходимо на Панели разделов выбрать Склад и производство и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на Склад. Появится окно отчета Склад. В окне расположены команды управления отчетом, поле «быстрых» пользовательских настроек и поле результата отчета.

Для получения отчета об остатках и, если необходимо, полных оборотов за весь период учета:

• С помощью кнопки Выбрать вариант установите вариант отчета Остатки.

• Заполните поля для отбора данных (дата получения остатков, организация, склад). Устанавливая или снимая флажки для параметров, а также изменяя условия сравнения (равно, не равно, в группе, не в группе, в группе из списка и пр.) и значения сравнения, можно оперативно получать различные срезы данных.

• Нажмите на кнопку Сформировать. На кнопку Сформировать необходимо нажимать каждый раз после изменения параметров для обновления отчета.

На экране появится окно отчета Склад со сформированными по заданным параметрам данными (рис. 6.13).

Для редактирования полного перечня текущих настроек нажмите на кнопку Настройка. На экране появится диалог Настройки отчета «Склад» (рис. 6.14).

В диалоге настройки отчета есть возможность, помимо «быстрых» пользовательских настроек, указать дополнительно выводимые поля, сортировку и группировку отчета и надо ли выводить в табличный документ заголовок и параметры отчета. Можно настроить и оформление отчета.

В варианте отчета Остатки данные представлены только в количественном выражении.

Для получения данных о начальных и конечных остатках за заданный период, движении товаров в количественном выражении необходимо выбрать вариант отчета Ведомость (рис. 6.15).

Рис. 6.13. Окно отчета Склад со сформированными данными

Рис. 6.14. Диалог Настройки отчета «Склад»

Если дважды щелкнуть мышью на строке в поле отчета, то на экране откроется список возможных действий:

• Расшифровать.

• Открыть элемент справочника.

• Отфильтровать отчет по выбранному элементу справочника Номенклатура.

• Упорядочить, сгруппировать, оформить отчет.

Рис. 6.15. Вариант Ведомость отчета Склад

При нажатии на элемент списка Расшифровать на экране появится список возможных вариантов расшифровки:

• Организация.

• Партия.

• Период.

• Регистратор.

• Склад.

• Характеристика.

• Ячейка.

При выборе варианта расшифровки Регистратор на экране появится список документов движения по выбранной позиции номенклатуры с указанием количества прихода или расхода.

6.5.2. Проведение инвентаризации

Для отражения результатов проведения инвентаризации в производстве или на складе предназначен документ Инвентаризация запасов.

Чтобы перейти к списку документов Инвентаризации запасов необходимо на Панели разделов выбрать Склад и производство и на Панели навигации щелкнуть мышью на Инвентаризация\Инвентаризации запасов (рис. 6.16).

Рис. 6.16. Список документов Инвентаризации запасов

Значение интервала дат для отбора документов можно задать, щелкнув мышью на кнопку на панели инструментов. В качестве интервала можно выбрать вариант стандартного периода в параметре Период дат. Или в качестве периода выбрать Произвольный период и установить вручную требующиеся дату начала и дату конца периода.

Для поиска документов в списке документов по значениям реквизитов необходимо щелкнуть мышью на кнопку Найти на панели инструментов и задать требуемое значение.

Для просмотра и редактирования существующего документа необходимо сделать активным требуемый документ и дважды щелкнуть на нем мышью либо щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Для создания нового документа Инвентаризация:

• В списке документов нажмите на кнопку Создать. Будет создан новый документ Инвентаризация запасов (рис. 6.17).

Рис. 6.17. Новый документ Инвентаризация запасов

В новом документе необходимо заполнить поля:

• Дата. Указывается дата проведения инвентаризации.

• Организация. В данном поле указывается собственная организация, от имени которой оформляется документ. Выбирается из справочника организаций.

• Склад. В этом поле необходимо указать склад или производственное подразделение, в котором проводится инвентаризация. Выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании.

• Ячейка. В этом поле необходимо указать ячейку склада, в которой производится инвентаризация. Выбирается из справочника Ячейки склада. Использование справочника зависит от параметра учета системы Использовать ячейки. Значение параметра устанавливается в окне Настройка параметров учета.

• Табличная часть Запасы:

• Для заполнения табличной части нажмите на кнопку Заполнить и из появившегося списка выберите Заполнить по остаткам на складе. При заполнении значение поля Количество (фактическое количество) устанавливается равным количеству по учетным данным.

• На основании данных проведенной инвентаризации может измениться поле Количество. Для корректировки поля Количество необходимо дважды щелкнуть мышью на значении, которое требуется изменить, и ввести правильное значение.

• Если в результате инвентаризации обнаружены запасы, отсутствующие в табличной части Запасы, внесите эти позиции в табличную часть вручную с помощью кнопки Добавить или кнопки Подобрать. После нажатия на кнопку Подобрать в открывшемся окне подбора выберите добавляемые номенклатурные единицы запасов, дважды щелкнув мышью на строке с номенклатурной позицией, и укажите фактическое количество. В поле Подобранные запасы при открытии окна подбора уже будет перенесена вся информация из табличной части документа с фактическим количеством. В окне подбора по каждой номенклатурной позиции указывается общий и свободный остаток по складу. После окончания подбора для переноса подобранной номенклатуры в документ нажмите на кнопку OK. Значение поля Количество (учет) у отсутствующих позиций будет равно нулю. Количество (учет) в документе вручную изменять нельзя.

• Для удаления ошибочно введенной строки необходимо нажать на кнопку на панели инструментов табличной части.

• С помощью кнопок и можно поменять местами строки табличной части.

Проводить инвентаризацию можно с использованием терминала сбора данных (ТСД). В этом случае данные о фактическом количестве загружаются из ТСД в табличную часть при нажатии на кнопку .

Распечатать данные об инвентаризации можно либо из журнала документов, либо из самого документа, щелкнув мышью на кнопку Печать. Раскроется список всех печатных форм документа. Для документа Инвентаризация запасов можно получить одну из печатных форм:

• Инвентаризация запасов.

• ИНВ-3 (Инвентаризационная опись товаров).

• ИНВ-3 (Инвентаризационная опись с пустыми фактическими данными).

• ИНВ-19 (Сличительная ведомость).

Для сохранения документа необходимо нажать на кнопку , для сохранения документа и закрытия окна документа необходимо нажать на кнопку Записать и закрыть.

Документ не формирует движений. На основании документа Инвентаризация запасов могут быть сформированы документы:

• Оприходование запасов при обнаружении излишков.

• Списание запасов для списания недостач.

• Ввод начальных остатков при начале работы с информационной базой.

• Отчет о розничных продажах.

Для формирования подчиненных документов необходимо в журнале документов или в окне отдельного документа нажать на кнопку Создать на основании (рис. 6.18).

Рис. 6.18. Ввод на основании из журнала документов Инвентаризации запасов

6.5.3. Оприходование излишков

Для оприходования излишков на основании документа Инвентаризация запасов создается документ Оприходование запасов (рис. 6.19). Все поля в документе в этом случае уже заполнены. Возможно, необходимо будет изменить только поле Корреспонденция.

Документ предназначен для оформления факта оприходования материальных ценностей на склад или производственное подразделение.

Для сохранения и проведения документа необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть. Чтобы сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку . Чтобы сохранить и провести документ, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку Провести.

Для открытия журнала документов Оприходования запасов необходимо на Панели разделов выбрать Склад и производство и на Панели навигации щелкнуть мышью на Инвентаризация\Оприходования запасов (рис. 6.20).

Рис. 6.19. Новый документ Оприходование запасов

Рис. 6.20. Список документов Оприходования запасов

Новый документ Оприходование запасов может быть оформлен не только на основании проведенной инвентаризации, но и как отдельный документ.

Для создания нового документа:

• В списке документов нажмите на кнопку Создать. Будет создан новый документ Оприходование запасов.

В новом документе необходимо заполнить поля:

• Организация. В данном поле указывается собственная организация, от имени которой оформляется документ. Выбирается из справочника организаций.

• Склад. В этом поле необходимо указать склад или производственное подразделение, куда будут оприходованы запасы. Выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании.

• Ячейка. В этом поле необходимо указать ячейку склада, в которую будут оприходованы запасы. Выбирается из справочника Ячейки склада. Использование справочника зависит от параметра учета системы Использовать ячейки. Значение параметра устанавливается в окне Настройка параметров учета.

• Корреспонденция. В этом поле необходимо указать счет учета с типом Прочие доходы или Капитал для определения источника оприходования запасов.

• Табличная часть Запасы:

• Для добавления новой строки нажмите на кнопку Добавить на панели инструментов табличной части.

• В поле Номенклатура установите элемент справочника Номенклатура.

• В поле Характеристика укажите характеристику номенклатурной позиции из справочника Характеристики номенклатуры. Поле доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по характеристикам номенклатуры.

• Поле Партия номенклатурной позиции доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по партиям номенклатуры. Оно выбирается из справочника Партии.

• В поле Количество введите количество приходуемого товара в единицах измерения, указанных в поле Ед.

• В поле Цена введите цену, по которой приходуется запас.

• Для удаления ошибочно введенной строки нажмите на кнопку на панели инструментов табличной части.

• Для осуществления подбора оприходуемых запасов в табличную часть по справочнику Номенклатура нажмите на кнопку Подобрать на панели инструментов табличной части. В открывшемся окне подбора выберите требуемые номенклатурные единицы запасов, дважды щелкнув мышью на строке с товаром, укажите количество. В окне подбора по каждой номенклатурной позиции указывается общий и доступный остаток по складу. Подобранная номенклатура находится в поле Подобранные запасы. После окончания подбора для переноса подобранной номенклатуры в документ нажмите на кнопку OK.

• С помощью кнопок и можно поменять местами строки табличной части.

Нажатием на кнопку можно создать новый документ копированием существующего документа. В этом случае все данные копируемого документа кроме даты документа перенесутся в новый документ.

Документ Оприходование запасов может быть создан также на основании документов:

• Инвентаризация запасов.

• Приходный ордер.

Для создания документа Оприходование запасов на основании одного из перечисленных документов необходимо в списке документов документа-основания нажать на кнопку Создать на основании и выбрать Оприходование запасов.

Чтобы пометить документ на удаление, необходимо в списке документов установить курсор на удаляемый документ и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Для сохранения и проведения вновь введенного документа необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть. Чтобы просто сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку .

Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям документа по регистрам, необходимо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов Оприходование запасов либо в окне самого документа.

6.5.4. Списание недостачи

Для списания недостачи на основании документа Инвентаризация запасов создается документ Списание запасов (рис. 6.21). Все поля в документе в этом случае уже заполнены. Возможно, необходимо будет изменить только поле Корреспонденция.

Рис. 6.21. Новый документ Списание запасов

Документ предназначен для оформления факта списания материальных ценностей со склада или производственного подразделения.

Для сохранения и проведения документа необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть. Чтобы сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку . Чтобы сохранить и провести документ, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку Провести.

Для открытия журнала документов Списания запасов необходимо на Панели разделов выбрать Склад и производство и на Панели навигации щелкнуть мышью на Инвентаризация\Списания запасов (рис. 6.22).

Рис. 6.22. Список документов Списания запасов

Новый документ Списание запасов может быть оформлен не только на основании проведенной инвентаризации, но и как отдельный документ в случае произвольного списания запасов.

При списании запасов без оформления документа Инвентаризация запасов:

• В списке документов нажмите на кнопку Создать. Будет создан новый документ Списание запасов.

В новом документе необходимо заполнить поля:

• Организация. В данном поле указывается собственная организация, от имени которой оформляется документ. Выбирается из справочника организаций.

• Склад. В этом поле необходимо указать склад или производственное подразделение, из которого будут списаны запасы. Выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании.

• Ячейка. В этом поле необходимо указать ячейку склада, с которой будут списаны запасы. Выбирается из справочника Ячейки склада. Использование справочника зависит от параметра учета системы Использовать ячейки. Значение параметра устанавливается в окне Настройка параметров учета.

• Корреспонденция. В этом поле необходимо указать счет учета с типом Прочие расходы или Прочие оборотные активы для определения направления списания запасов.

• Табличная часть Запасы:

• Для добавления новой строки нажмите на кнопку Добавить на панели инструментов табличной части.

• В поле Номенклатура выберите значение из справочника Номенклатура.

• В поле Характеристика укажите характеристику номенклатурной позиции, выбираемой из справочника Характеристики номенклатуры. Поле доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по характеристикам номенклатуры.

• Поле Партия номенклатурной позиции доступно только в том случае, если при настройке параметров учета указано ведение учета по партиям номенклатуры. Оно выбирается из справочника Партии.

• В поле Количество введите количество списываемого товара в единицах измерения, указанных в поле Ед.

• Для удаления ошибочно введенной строки нажмите на кнопку на панели инструментов табличной части.

• Для подбора списываемых запасов в табличную часть по справочнику Номенклатура нажмите на кнопку Подобрать на панели инструментов табличной части. В открывшемся окне подбора необходимо выбрать требуемые номенклатурные единицы запасов, дважды щелкнув мышью на строке с товаром, укажите количество. В окне подбора по каждой номенклатурной позиции указывается общий и свободный остаток по складу. Подобранная номенклатура находится в поле Подобранные запасы. После окончания подбора для переноса подобранной номенклатуры в документ нажмите на кнопку OK.

• С помощью кнопок и можно поменять местами строки табличной части.

Нажатием на кнопку можно создать новый документ копированием существующего документа. В этом случае все данные копируемого документа кроме даты документа перенесутся в новый документ.

Чтобы пометить документ на удаление, необходимо установить курсор на удаляемый документ и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Для сохранения и проведения документа необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть. Чтобы сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку .

Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям документа по регистрам, необходимо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов Списания запасов либо в окне самого документа.

На основании существующего документа Списание запасов можно сформировать документ Расходный ордер, нажав на кнопку Создать на основании в журнале документов либо в окне документа и выбрать вид создаваемого документа (Расходный ордер).

6.5.5. Отчеты о складских запасах

Отчеты о складских запасах, в отличие от отчета об остатках и оборотах, позволяют получить информацию не только в количественном, но и суммовом выражении.

6.5.5.1. Запасы

Отчет Запасы позволяет получить полную информацию о поступлении, отгрузке и текущем количестве запасов в свободном остатке и в резерве заказов покупателей. Отчет отображает финансовое и управленческое состояние запасов, информацию по запасам для менеджера. Дополнительно данные группируются по складам.

Для открытия отчета Запасы необходимо на Панели разделов выбрать Склад и производство и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на Запасы. Появится окно отчета Запасы. В окне расположены команды управления отчетом, поле «быстрых» пользовательских настроек и поле результата отчета.

В отчете отображается информация о начальных и конечных остатках на складах организации и у контрагентов. Данные отчета представлены в количественном и суммовом выражении. Отчет может формироваться в двух вариантах – Ведомость и Остатки.

Для получения отчета в варианте Ведомость:

• С помощью кнопки Выбрать вариант установите вариант отчета Ведомость.

• Заполните поля для отбора данных (начальная и конечная дата получения запасов, организация, номенклатура, заказ покупателя). Устанавливая или снимая флажки для параметров, а также изменяя условия сравнения (равно, не равно, в группе, не в группе, в группе из списка и пр.) и значения сравнения, можно оперативно получать различные срезы данных.

• Нажмите на кнопку Сформировать. Это необходимо делать каждый раз после изменения параметров для обновления отчета.

На экране появится окно отчета Запасы со сформированными по заданным параметрам данными (рис. 6.23).

Для редактирования полного перечня текущих настроек нажмите на кнопку Настройка. На экране появится диалог Настройки отчета Запасы.

В диалоге настройки отчета есть возможность, помимо «быстрых» пользовательских настроек, указать дополнительно выводимые поля, отбор, сортировку и группировку отчета и надо ли выводить в табличный документ заголовок и параметры отчета. Можно настроить и оформление отчета (Условное оформление).

Рис. 6.23. Вариант Ведомость отчета Запасы

Для получения отчета в варианте Остатки:

• С помощью кнопки Выбрать вариант установите вариант отчета Остатки.

• Заполните поля для отбора данных (дата получения запасов, организация, номенклатура, заказ покупателя). Устанавливая или снимая флажки для параметров, а также изменяя условия сравнения и значения сравнения, можно оперативно получать различные срезы данных.

• Нажмите на кнопку Сформировать.

На экране появится окно отчета Запасы со сформированными по заданным параметрам данными (рис. 6.24).

Рис. 6.24. Вариант Остатки отчета Запасы

Если дважды щелкнуть мышью на строке в поле отчета, то на экране откроется список возможных действий:

• Расшифровать.

• Открыть элемент справочника.

• Отфильтровать отчет по выбранному элементу справочника Номенклатура.

• Упорядочить, сгруппировать, оформить отчет.

При нажатии на элемент списка Расшифровать на экране появится список возможных вариантов расшифровки:

• Заказ покупателя.

• Организация.

• Партия.

• Период.

• Регистратор.

• Счет учета.

• Характеристика.

Если выбран вариант расшифровки Период, то на экран выводится расшифровка в разрезе выбранных периодов.

При выборе варианта расшифровки Регистратор на экране появится список документов движения по выбранной позиции номенклатуры с указанием количества и суммы прихода или расхода.

6.5.5.2. Запасы в разрезе ГТД

С помощью отчета Запасы в разрезе ГТД можно проанализировать запасы организации в разрезе грузовых таможенных деклараций. В режиме Ведомость отчет позволяет получить полную информацию о поступлении, отгрузке и текущем количестве любого импортного товара, которому присвоен номер ГТД. Данные отчета представлены в количественном выражении.

Для получения отчета в варианте Ведомость:

• С помощью кнопки Выбрать вариант установите вариант отчета Ведомость.

• Заполните поля для отбора данных (начальная и конечная дата получения запасов, организация, номенклатура, номер ГТД). Устанавливая или снимая флажки для параметров, а также изменяя условия сравнения и значения сравнения, можно оперативно получать различные срезы данных.

• Нажмите на кнопку Сформировать. На экране появится окно отчета Запасы в разрезе ГТД со сформированными по заданным параметрам данными (рис. 6.25).

Рис. 6.25. Вариант Ведомость отчета Запасы в разрезе ГТД

Для редактирования полного перечня текущих настроек нажмите на кнопку Настройка. На экране появится диалог настройки отчета Запасы в разрезе ГТД.

В диалоге настройки отчета есть возможность, помимо «быстрых» пользовательских настроек, указать дополнительно выводимые поля, сортировку и группировку отчета и надо ли выводить в табличный документ заголовок и параметры отчета.

В варианте Остатки в отчете не отображается информация по приходу и расходу, выводятся только конечные остатки (рис. 6.26).

Рис. 6.26. Вариант Остатки отчета Запасы в разрезе ГТД

Если дважды щелкнуть мышью на строке в поле отчета, то на экране откроется список возможных действий:

• Расшифровать.

• Открыть элемент справочника.

• Отфильтровать отчет по выбранному элементу справочника Номенклатура.

• Упорядочить, сгруппировать, оформить отчет.

При нажатии на элемент списка Расшифровать на экране появится список возможных вариантов расшифровки.

6.6. Настройка нормативного состава изделия для производства

Нормативный состав выпускаемого фирмой изделия состоит из входящих в изделие материалов и комплектующих и нормы времени каждой технологической операции процесса производства изделия. Эта информация хранится в спецификациях изготовления продукции.

6.6.1. Спецификация номенклатурной позиции

Для хранения информации о спецификациях изготовления продукции, выполнения работ, оказания услуг предназначен справочник Спецификации.

Справочник вызывается для ввода и редактирования информации из Панели навигации элемента справочника Номенклатура. Для открытия списка спецификаций номенклатурной единицы:

• На Панели разделов выберите Склад и производство.

• На Панели навигации выберите Номенклатура.

• В списке Номенклатура найдите требуемую номенклатурную позицию и откройте ее для просмотра и редактирования, щелкнув мышью на кнопку .

• На Панели навигации элемента справочника выберите Спецификации. На одну номенклатурную позицию может существовать несколько спецификаций (вариантов изготовления продукции).

Для просмотра и редактирования существующей спецификации необходимо нажать на кнопку , для ввода новой спецификации – нажать на кнопку Создать. Окно элемента имеет две вкладки (рис. 6.27).

Рис. 6.27. Вкладка Состав элемента справочника Спецификация

На вкладке Состав добавляются или редактируются поля:

� Тип строки. Тип строки состава изделия. Может принимать следующие значения:

• Материал. Сырье или материал, закупаемые у сторонних контрагентов (поставщиков).

• Сборка. Сборочная единица, полуфабрикат, производимый на предприятии.

• Узел. Несуществующая единица, набор, состоящий из нескольких номенклатурных позиций, фантом.

• Расход. Услуга сторонних контрагентов производственного характера.

• Номенклатура. Номенклатурная позиция, входящая в состав изделия, в соответствии с указанным типом строки состава.

• Характеристика. Характеристика номенклатурной позиции.

• Ед. Единица измерения номенклатурной позиции.

• Количество. Норма расхода номенклатурной позиции на изготовление изделия.

• Количество продукции. Количество продукции, на которое указаны нормы расхода номенклатурной позиции.

На вкладке Состав (рис. 6.28) указываются следующие сведения:

• Операция. Технологическая операция процесса изготовления изделия. Технологические операции хранятся в справочнике Номенклатура; элементы справочника имеют тип Операция.

• Норма времени. Норма времени на выполнение операции (в часах).

• Количество продукции. Количество продукции, на которое указаны нормы времени выполнения операции.

Рис. 6.28. Вкладка Операции элемента справочника Спецификация

Нажатием на кнопку в списке спецификаций можно создать новую спецификацию копированием существующей. В этом случае все данные копируемой спецификации перенесутся в новый элемент справочника.

Чтобы пометить спецификацию на удаление, необходимо установить курсор на удаляемую спецификацию и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

К спецификации (элементу справочника Спецификации) могут быть присоединены файлы, содержащие, например, чертеж изделия или описание изделия. Для перехода к работе с прикрепленными файлами необходимо на Панели навигации элемента справочника Спецификации выбрать Прикрепленные файлы.

6.6.2. Отчет о нормативном составе изделия

Получить наглядное представление о составе и технологии изготовления продукции по данным спецификации можно с помощью отчета Нормативный состав изделия.

Для открытия отчета Нормативный состав изделия необходимо на Панели разделов выбрать Склад и производство и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на Нормативный состав изделия. Появится окно отчета, в котором расположены поля для «быстрого» отбора (номенклатура, характеристика, спецификация) и поле результата отчета.

Значение номенклатуры для отбора выбирается из справочника Номенклатура при нажатии на кнопку справа от одноименного поля. Для просмотра выбранного для отбора элемента справочника необходимо нажать на кнопку справа от поля Номенклатура.

Значение характеристики для отбора выбирается из справочника Характеристики номенклатуры, который открывается при нажатии на кнопку справа от одноименного поля. Для просмотра выбранного для отбора элемента справочника необходимо нажать на кнопку справа от поля Характеристика.

Значение спецификации для отбора выбирается из справочника Спецификации номенклатуры при нажатии на кнопку справа от одноименного поля. Для просмотра выбранного для отбора элемента справочника необходимо нажать на кнопку справа от поля Спецификация.

Для получения отчета о нормативном составе изделия необходимо заполнить поля для отбора и нажать на кнопку Сформировать.

На экране появится окно отчета Нормативный состав изделия со сформированными по заданным параметрам данными (рис. 6.29).

Рис. 6.29. Отчет Нормативный состав изделия

В отчете отображается перечень комплектующих, необходимых для выпуска выбранного продукта, с указанием требуемого количества. Те комплектующие, которые также должны быть произведены в соответствии с данными своих спецификаций, в отчете выделены другим цветом.

В нижней части отчета отображается перечень технологических операций, необходимых для производства таких комплектующих и самого продукта, и указана норма времени (в часах), которое должно быть затрачено на каждую из этих операций.

6.7. Передача сырья и материалов в производство

Программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» обеспечивает ведение производственного учета, позволяет планировать производство, проводить расчет фактической себестоимости продукции и полуфабрикатов. Эти возможности помогают наладить эффективное управление производством и затратами на предприятиях малого бизнеса.

Поддерживается планирование и ведение учета для позаказного и серийного производства.

На основании заказов формируется объемно-календарный план производства, производится расчет потребности в сырье и материалах.

6.7.1. Оформление заказа на производство

Оформление заказа складу на комплектацию товаров или производственному подразделению на производство продукции производится с помощью документа Заказ на производство.

Чтобы перейти к списку документов, необходимо на Панели разделов выбрать Склад и производство и на Панели навигации щелкнуть мышью на Комплектация, Производство\Заказы на производство (рис. 6.30).

Для эффективной работы в журнале возможен быстрый отбор документов по:

• Изготовителю;

• Ответственному;

• Состоянию;

• Организации;

• Актуальности.

Значение изготовителя для отбора выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании при нажатии на кнопку справа от поля Изготовитель. Для очистки поля (отменить отбор по изготовителю) необходимо нажать на кнопку справа от поля Изготовитель.

Рис. 6.30. Список документов Заказы на производство

Значение ответственного для отбора выбирается из справочника Сотрудники при нажатии на кнопку справа от поля Ответственный. Для очистки поля (отменить отбор по ответственному) необходимо нажать на кнопку справа от поля Ответственный.

Значение состояния заказа для отбора выбирается из открывшегося списка при нажатии на кнопку справа от поля Состояние. Состояние может принимать одно из трех значений:

• В работе.

• Выполнен.

• Заявка.

Для очистки поля (отменить отбор по состоянию) необходимо нажать на кнопку справа от поля Состояние.

Значение организации для отбора выбирается из справочника Организации при нажатии на кнопку справа от поля Организация. Для очистки поля (отменить отбор по организации) необходимо нажать на кнопку справа от поля Организация.

Актуальность документа для отбора выбирается из открывшегося списка при нажатии на кнопку справа от поля Актуальность. Актуальность заказа для отбора может принимать одно из трех значений:

• Все.

• Кроме закрытых.

• Закрытые.

Значение интервала дат для отбора документов можно задать, щелкнув мышью на кнопку на панели инструментов. В качестве интервала можно выбрать вариант стандартного периода в параметре Период дат. Или укажите в параметре Период дат значение Произвольный и установите вручную требующиеся дату начала и дату конца периода.

Для поиска документов в журнале по значениям реквизитов необходимо щелкнуть мышью на кнопку Найти на панели инструментов и задать требуемое значение.

Для просмотра и редактирования существующего документа необходимо сделать активным требуемый документ и дважды щелкнуть на нем мышью либо щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Для создания нового Заказа на производство:

• На панели инструментов журнала документов нажмите на кнопку Создать либо на панели действий выберите Создать\Заказ на производство. Будет создан новый документ Заказ на производство (рис. 6.31).

Рис. 6.31. Новый документ Заказ на производство

В шапке документа необходимо указать номенклатуру, которую необходимо произвести, структурную единицу организации – склад или производственное подразделение, а также дату и время начала выполнения заказа (старт) и время и дату окончания выполнения заказа (финиш). Состояние заказа для нового документа по умолчанию принимает значение Заявка.

В табличной части Запасы формируется потребность в сырье, материалах, полуфабрикатах, требующихся для изготовления изделия.

Если используется механизм резервирования запасов, то заказ можно открыть под заказ покупателя, тем самым разместив потребности заказа покупателя по товарам в ожидаемом выпуске по заказу на производство. Необходимые материалы также могут быть зарезервированы на указанном складе под заказ покупателя.

Использование механизмов резервирования запасов и технологических операций настраивается в окне Настройка параметров учета.

Документ Заказ на производство может быть создан на основании Заказа покупателя. Для создания заказа на производство в этом случае необходимо в списке документов Заказы покупателей или в самом документе Заказ покупателя нажать на кнопку Создать на основании и выбрать Заказ на производство.

Нажатием на кнопку можно создать новый документ копированием существующего документа. В этом случае все данные копируемого документа кроме даты документа перенесутся в новый документ.

Чтобы пометить документ на удаление, необходимо установить курсор на удаляемый документ и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Распечатать заказ на производство можно либо из журнала документов, либо из самого документа, щелкнув мышью на кнопку Печать. Для документа существует печатная форма: Требование на склад.

Для сохранения и проведения документа необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть. Чтобы просто сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку .

Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям документа по регистрам, необходимо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов Заказы на производство либо в окне самого документа.

На основании существующего документа Заказ на производство можно сформировать документы:

• Распределение затрат.

• Сборка запасов.

• Сдельный наряд.

• Перемещение запасов.

• Заказ поставщику.

• Заказ на производство.

Для создания документа на основании приходного ордера необходимо нажать на кнопку Создать на основании в списке документов либо в окне документа и выбрать вид создаваемого документа.

6.7.2. Перемещение запасов со склада в производство

Оформление передачи в производство ничем не отличается от оформления складского перемещения. При перемещении запасов со склада в производство Вид операции принимает значение Перемещение, а в качестве получателя выступает организационно-структурная единица с типом Подразделение (рис. 6.32).

Рис. 6.32. Перемещение запасов со склада в производство

Документ Перемещение запасов со склада в производство может быть создан также на основании документа Заказ на производство. Для создания документа Перемещение запасов на основании заказа на производство необходимо в списке документов документа-основания нажать на кнопку Создать на основании и выбрать Перемещение запасов.

Распечатать документ Перемещение запасов можно либо из журнала документов, либо из самого документа, щелкнув мышью на кнопку Печать. Раскроется список всех печатных форм документа. Для документа Перемещение запасов при перемещении запасов со склада в производство существуют печатные формы:

• Накладная на перемещение запасов (ТОРГ-13).

• Перемещение запасов.

• Требование-накладная (М-11).

Для сохранения и проведения документа необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть. Чтобы просто сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку .

Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям документа по регистрам, необходимо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов Перемещение запасов либо в окне самого документа.

6.7.3. Производство

Для отражения операции комплектации товаров на складе или производства продукции в производственном подразделении предназначен документ Производство.

Чтобы перейти к списку документов, необходимо на Панели разделов выбрать Склад и производство и на Панели навигации щелкнуть мышью на Комплектация, Производство\Производство (рис. 6.33).

Рис. 6.33. Список документов Производство

Для эффективной работы в журнале возможен быстрый отбор документов по:

• Изготовителю;

• Номенклатуре;

• Организации.

Значение изготовителя для отбора выбирается из справочника Организационно-структурные единицы компании при нажатии на кнопку справа от поля Изготовитель. Для очистки поля (отменить отбор по изготовителю) необходимо нажать на кнопку справа от поля Изготовитель.

Значение номенклатуры для отбора выбирается из справочника Номенклатура при нажатии на кнопку справа от поля Номенклатура. Отбор по номенклатуре подразумевает отбор по выпускаемой продукции. Для очистки поля (отменить отбор по выпускаемой продукции) необходимо нажать на кнопку справа от поля Номенклатура.

Значение организации для отбора выбирается из справочника Организации при нажатии на кнопку справа от поля Организация. Для очистки поля (отменить отбор по организации) необходимо нажать на кнопку справа от поля Организация.

Значение интервала дат для отбора документов можно задать, щелкнув мышью на кнопку на панели инструментов. В качестве интервала можно выбрать вариант стандартного периода в параметре Период дат. Или в параметре Период дат выбрать значение Произвольный и установить вручную требующиеся дату начала и дату конца периода.

Отбор может состоять из комбинации значений критериев отбора.

Для поиска документов в журнале по значениям реквизитов необходимо щелкнуть мышью на кнопку Найти на панели инструментов и задать требуемое значение.

Для просмотра и редактирования существующего документа необходимо сделать активным требуемый документ и дважды щелкнуть на нем мышью либо щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Новый документ Производство может быть введен на основании заказа на комплектацию, производство и отражать выпуск как на склад, так и под заказ покупателя. Для создания документа Производство в этом случае необходимо в списке документов Заказы на производство или в самом документе Заказ на производство нажать на кнопку Создать на основании и выбрать Производство.

Новый документ может быть создан и из журнала документов:

• На панели инструментов журнала документов нажмите на кнопку Создать либо на панели действий выберите Создать\Производство.

Рис. 6.34. Новый документ Производство

Будет создан новый документ Производство (рис. 6.34).

В шапке документа указывается:

• Организация.

• Структурная единица организации – склад или производственное подразделение, а также ячейка структурной единицы, в которую будет помещено выпущенное изделие.

• Документ-основание, если документ Производство создан на основании документа Заказ на производство.

• Если документ создан под заказ покупателя, то в шапке документа задается Заказ покупателя.

• Производимая номенклатура, характеристика номенклатуры, спецификация номенклатуры.

На вкладке Запасы указывается структурная единица организации – склад или производственное подразделение, а также ячейка структурной единицы, с которой будут списываться запасы, израсходованные на изготовление изделия.

В табличной части вкладки Запасы указывается потребленное сырье, материалы, полуфабрикаты, израсходованные на изготовление изделия. Если используется механизм резервирования запасов и выпуск осуществляется под заказ покупателя, происходит резервирование выпущенной продукции под указанный заказ. В случае если использованные материалы были ранее зарезервированы под указанный заказ покупателя в графе Резерв, необходимо указать количество, потребляемое из резерва.

Добавить новую строку в табличную часть можно с помощью кнопки Добавить на панели инструментов вкладки. Удалить ошибочную строку можно с помощью кнопки на панели инструментов вкладки. С помощью кнопок и можно поменять местами строки табличной части.

На вкладке Отходы (рис. 6.35) указывается структурная единица организации – склад или производственное подразделение, а также ячейка структурной единицы, в которую будут помещены возвратные отходы.

Рис. 6.35. Вкладка Отходы документа Производство

В табличной части вкладки Отходы указываются возвратные отходы, возникающие в результате производства продукции и требующие учета. Отходы приходуются по нулевой себестоимости.

Нажатием на кнопку в списке документов Производство можно создать новый документ копированием существующего документа. В этом случае все данные копируемого документа, кроме даты документа, перенесутся в новый документ.

Чтобы пометить документ на удаление, необходимо в списке документов установить курсор на удаляемый документ и щелкнуть мышью на кнопку на панели инструментов.

Распечатать документ Производство можно либо из журнала документов, либо из самого документа, щелкнув мышью на кнопку Печать. Для документа существуют три печатные формы:

• Требование – накладная (М-11).

• Накладная на передачу готовой продукции в места хранения (МХ-18).

• Бланк товарного наполнения.

Для сохранения и проведения документа необходимо нажать на кнопку Провести и закрыть. Чтобы сохранить введенную информацию, не закрывая окно документа, необходимо нажать на кнопку .

Чтобы сформировать и посмотреть отчет по движениям документа по регистрам, необходимо щелкнуть мышью на кнопке на панели инструментов журнала документов Производство либо в окне самого документа.

На основании существующего документа Производство можно сформировать документы:

• Распределение затрат.

• Перемещение запасов.

Для создания документа на основании приходного ордера необходимо нажать на кнопку Создать на основании в списке документов либо в окне документа и выбрать вид создаваемого документа.

6.7.4. Отчеты по производству

Для получения разнообразной информации о производственной деятельности предприятия и анализа этой информации предназначены производственные отчеты.

6.7.4.1. Заказы на производство

Отчет Заказы на производство предназначен для анализа заказов, поступивших производственным подразделениям предприятия в течение заданного периода времени.

Для открытия отчета Заказы на производство необходимо на Панели разделов выбрать Склад и производство и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на Заказы на производство. Появится окно отчета. В окне расположены команды управления отчетом, поле «быстрых» пользовательских настроек и поле результата отчета.

В отчете отображается информация о начальных и конечных остатках на складах организации и у контрагентов. Данные отчета представлены в количественном выражении. Отчет может формироваться в двух вариантах – Ведомость и Остатки.

Для получения отчета в варианте Ведомость:

• С помощью кнопки Выбрать вариант установите вариант отчета Ведомость.

• Заполните поля для отбора данных (начальная и конечная дата периода отчета, организация, заказ на производство). Устанавливая или снимая флажки для параметров, а также изменяя условия сравнения (равно, не равно, в группе, не в группе, в группе из списка и пр.) и значения сравнения, можно оперативно получать различные срезы данных.

• Нажмите на кнопку Сформировать. На экране появится окно отчета Заказы на производство со сформированными по заданным параметрам данными (рис. 6.36).

Рис. 6.36. Вариант Ведомость отчета Заказы на производство

Для редактирования полного перечня текущих настроек нажмите на кнопку Настройка. На экране появится диалог Настройки отчета Заказы на производство.

В диалоге настройки отчета есть возможность, помимо «быстрых» пользовательских настроек, указать дополнительно выводимые поля, сортировку и группировку отчета и надо ли выводить в табличный документ заголовок и параметры отчета.

Можно настроить и оформление отчета (Условное оформление).

Для получения отчета в варианте Остатки:

• С помощью кнопки Выбрать вариант установите вариант отчета Остатки.

• Заполните поля для отбора данных (дата получения запасов, организация, подразделение, заказ на производство). Устанавливая или снимая флажки для параметров, а также изменяя условия сравнения и значения сравнения, можно оперативно получать различные срезы данных.

• Нажмите на кнопку Сформировать. На экране появится окно отчета Заказы на производство со сформированными по заданным параметрам данными (рис. 6.37).

Если дважды щелкнуть мышью на строке в поле отчета, то на экране откроется список возможных действий:

• Расшифровать.

• Открыть элемент справочника.

• Отфильтровать отчет по выбранному элементу справочника Номенклатура.

• Упорядочить, сгруппировать, оформить отчет.

Рис. 6.37. Вариант Остатки отчета Заказы на производство

При нажатии на элемент списка Расшифровать на экране появится список возможных вариантов расшифровки.

Если выбран вариант расшифровки Закрыт, то на экран выводится расшифровка в разрезе статусов заказов.

Если выбран вариант расшифровки Период, то на экран выводится расшифровка в разрезе выбранных периодов.

При выборе варианта расшифровки Регистратор на экране появится список документов движения (Производство) по выбранной позиции номенклатуры с указанием количества начального и конечного остатка, прихода или расхода (в варианте Ведомость) или Осталось выполнить (в варианте Остатки).

6.7.4.2. Выпуск продукции

Отчет по фактическому выпуску продукции и выполнению работ предоставляет информацию о количестве выпущенной продукции и выполненных работ за определенный период.

Для открытия отчета Выпуск продукции необходимо на Панели разделов выбрать Склад и производство и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на Выпуск продукции. Появится окно отчета. В окне расположены команды управления отчетом, поле «быстрых» пользовательских настроек и поле результата отчета.

В отчете отображается список выпущенной номенклатуры за выбранный период времени с указанием Заказа покупателя и документов Производство, созданных на основании заказа покупателя и фиксирующих факт выпуска продукции. А также Актов выполненных работ, фиксирующих факт выполнения и сдачи работ заказчику.

Доступен только один вариант отчета – Основной.

Для получения отчета:

• Заполните поля для отбора данных (начальная и конечная дата получения отчета, организация, заказ покупателя). Устанавливая или снимая флажки для параметров, а также изменяя условия сравнения и значения сравнения, можно оперативно получать различные срезы данных.

• Нажмите на кнопку Сформировать. На экране появится окно отчета Выпуск продукции со сформированными по заданным параметрам данными (рис. 6.38).

Рис. 6.38. Отчет Выпуск продукции

Для редактирования полного перечня текущих настроек нажмите на кнопку Настройка. На экране появится диалог Настройки отчета Выпуск продукции.

В диалоге настройки отчета есть возможность, помимо «быстрых» пользовательских настроек, указать дополнительно выводимые поля, сортировку и группировку отчета и надо ли выводить в табличный документ заголовок и параметры отчета.

Если дважды щелкнуть мышью на строке в поле отчета, то на экране откроется список возможных действий:

• Расшифровать.

• Открыть элемент справочника номенклатура либо документ, в зависимости от строки, по которой необходимо получить информацию.

• Отфильтровать отчет по выбранному элементу справочника Номенклатура либо документу Заказ покупателя.

• Упорядочить, сгруппировать, оформить отчет.

При нажатии на элемент списка Расшифровать на экране появится список возможных вариантов расшифровки.

Если дважды щелкнуть мышью на строке в поле отчета, то на экране откроется список возможных действий:

• Расшифровать.

• Открыть элемент справочника.

• Отфильтровать отчет по выбранному элементу справочника Номенклатура.

• Упорядочить, сгруппировать, оформить отчет.

Если выбран вариант расшифровки Период, то на экран выводится расшифровка в разрезе выбранных периодов.

При выборе варианта расшифровки Регистратор на экране появится список документов Производство, которыми было оформлено производство выбранной продукции (рис. 6.39).

Рис. 6.39. Расшифровка отчета Выпуск продукции

Если выбран вариант расшифровки Спецификация, то на экран выводится расшифровка в разрезе используемых для выпуска спецификаций номенклатуры.

6.7.4.3. Себестоимость

Отчет Себестоимость содержит данные о себестоимости выпущенной продукции, работ и услуг с расшифровкой понесенных при этом затрат.

Себестоимость продукции рассчитывается автоматически – на основании данных о потреблении запасов при выпуске продукции, заработной плате производственного персонала, других прямых и косвенных затрат. Списание запасов может осуществляться по методу FIFO и по средней. Отнесение на себестоимость косвенных затрат осуществляется согласно указанному способу и базе распределения при закрытии периода.

Для открытия отчета Заказы на производство необходимо на Панели разделов выбрать Склад и производство и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на Себестоимость. На экране появится окно отчета. В окне расположены команды управления отчетом, поле «быстрых» пользовательских настроек и поле результата отчета.

Отчет может формироваться в двух вариантах – Полный и Основной. На рис. 6.40 представлен вариант отчета Полный.

Рис. 6.40. Вариант Полный отчета Себестоимость

В отчете отображается информация о затратах на выпуск продукции в количественном (для израсходованных запасов) и суммовом выражении.

В варианте Полный по умолчанию отчет сгруппирован по:

• Подразделению.

• Продукции.

• Счету учета затрат.

• Номенклатуре.

Для редактирования полного перечня текущих настроек нажмите на кнопку Настройка. На экране появится диалог Настройки отчета Себестоимость.

В диалоге настройки отчета есть возможность, помимо «быстрых» пользовательских настроек, указать дополнительно выводимые поля, сортировку и группировку отчета и надо ли выводить в табличный документ заголовок и параметры отчета.

На рис. 6.41 представлен вариант отчета Основной.

В отчете отображается информация о затратах на выпуск продукции в суммовом выражении.

Рис. 6.41. Вариант Основной отчета Себестоимость

В варианте Основной по умолчанию отчет сгруппирован по:

• Продукции.

• Счету учета затрат.

Если дважды щелкнуть мышью на строке в поле отчета, то на экране откроется список возможных действий:

• Расшифровать.

• Открыть элемент справочника номенклатура либо счет учета, в зависимости от строки, по которой необходимо получить информацию.

• Отфильтровать отчет по выбранному элементу справочника Номенклатура либо счету учета.

• Упорядочить, сгруппировать, оформить отчет.

6.7.4.4. Незавершенное производство

Отчет Незавершенное производство предоставляет информацию о прямых и косвенных производственных затратах предприятия.

Для открытия отчета Незавершенное производство необходимо на Панели разделов выбрать Склад и производство и на Панели действий в группе Отчеты щелкнуть мышью на Незавершенное производство. На экране появится окно отчета. В окне расположены команды управления отчетом, поле «быстрых» пользовательских настроек и поле результата отчета.

Отчет может формироваться в двух вариантах – Ведомость и Остатки.

Пример отчета в варианте Ведомость представлен на рис. 6.42.

Рис. 6.42. Вариант Ведомость отчета Незавершенное производство

В отчете отображается информация о начальных и конечных остатках незавершенного производства в подразделениях организации, приход и расход за заданный период. Данные отчета представлены в разрезе счетов учета затрат и заказов покупателей в суммовом выражении.

Отчет Незавершенное производство в варианте остатки представлен на рис. 6.43.

Рис. 6.43. Вариант Остатки отчета Незавершенное производство

В отчете отображаются остатки незавершенного производства в подразделениях организации на заданную дату. Данные отчета представлены в разрезе счетов учета затрат и заказов покупателей в суммовом выражении.

Если дважды щелкнуть мышью на строке в поле отчета, то на экране откроется список возможных действий:

• Расшифровать.

• Открыть элемент справочника Счета учета либо документ, в зависимости от строки, по которой необходимо получить информацию.

• Отфильтровать отчет по выбранному счету учета либо документу Заказ покупателя.

• Упорядочить, сгруппировать, оформить отчет.

При нажатии на элемент списка Расшифровать на экране появится список возможных вариантов расшифровки.

Если выбран вариант расшифровки Период, то на экран выводится расшифровка в разрезе выбранных периодов.

При выборе варианта расшифровки Регистратор на экране появится список документов, в результате оформления которых образовались остатки незавершенного производства.

В главе были рассмотрены порядок и особенности оформления складских и производственных операций. Надеемся, что после прочтения этой главы вы сможете избежать трудностей, связанных с регистрацией подобных документов в программе.

Глава 7. Розничные продажи

Розничная торговля – это продажа товаров и услуг населению для использования их в личных целях, не связанных с перепродажей и предпринимательской деятельностью. Отношения продавца и покупателя в розничной торговле регулируются законодательством Российской Федерации:

• Гражданским кодексом РФ.

• Законом о защите прав потребителей РФ.

• Федеральным законом «Об основах государственного регулирования торговой деятельности в Российской Федерации».

Программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» позволяет автоматизировать процессы учета, контроля, ценообразования в розничной торговле.

Перед началом работы в программе необходимо проверить настройку розничных продаж. Для этого в верхней панели окна программы найдите раздел Настройка и администрирование:

• Выполните команду Настройка параметров учета группы Настройка параметров. Откроется окно Настройка учета.

• Перейдите на вкладку Розничные продажи (рис. 7.1).

• Установите флажок Использовать учет розничных продаж.

• Нажмите на кнопку Записать и закрыть. Если были выполнены изменения настроек, то эти изменения будут сохранены.

• Если хотите отказаться от внесенных изменений, закройте окно Настройка учета и в появившемся диалоге на запрос о принятии изменений ответьте отрицательно.

Рис. 7.1. Окно Розничные продажи

7.1. Справочники, необходимые для учета розничных продаж

В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» много удобных справочников, которые очень легко заполнить:

• Справочник Организации.

• Справочник Физические лица.

• Справочник Контрагенты.

• Справочник Единицы измерения и др.

Как правило, большинство справочников заполняется в настройках и начале работы программы, когда происходит закуп товара и приемка его на склад. Но есть и специфические справочники, которые необходимы для учета розничных продаж:

• Кассы ККМ.

• Эквайринговые терминалы.

• Шаблоны этикеток и ценников.

Рассмотрим каждый из них подробнее.

7.1.1. Кассы ККМ

Использование контрольно-кассовых машин в Российской Федерации регламентируются законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Чек, напечатанный контрольно-кассовой машиной, является своего рода договором между продавцом (юридическим лицом) и покупателем (физическим или юридическим лицом).

Кассовые аппараты подлежат обязательной регистрации в налоговых органах, так как машины снабжены электронной фискальной памятью, которая фиксирует накопительный итог, то есть вашу наличную выручку. Для каждого кассового аппарата ведется журнал кассира-операциониста, куда записываются показания счетчика фискального регистратора на начало и конец смены. Таким образом, государство контролирует ваши доходы, подлежащие налогообложению.

Для ввода информации о кассовом аппарате выполните следующие действия.

• Перейдите на вкладку Розничные продажи на Панели разделов.

• На Панели навигации щелкните мышью на Кассы ККМ. Откроется окно Кассы ККМ (рис. 7.2).

Рис. 7.2. Окно Кассы ККМ

Это справочник собственной контрольно-кассовой техники. В нем можно добавлять названия новых контрольно-кассовых машин, редактировать существующие, удалять ненужные.

Чтобы добавить новый кассовый аппарат:

• Нажмите кнопку Создать на панели инструментов Кассы ККМ. Откроется окно нового элемента справочника Кассы ККМ.

• Заполните поля элемента справочника. Пример представлен на (рис. 7.3).

• Нажмите на кнопку Записать и закрыть. Окно будет закрыто, а в справочнике Кассы ККМ появится новый элемент.

Добавить элемент в справочник можно также путем копирования текущего элемента. Ненужную технику из справочника можно удалить либо отредактировать существующие записи.

Рис. 7.3. Добавление новой ККМ в справочник Кассы ККМ

Выбирая новый кассовый аппарат, нужно понимать, какая техника вам подойдет для бизнеса. Автономная контрольно-кассовая машина или ККМ, подключенная к компьютерной системе. Не забудьте уточнить, состоит ли выбранная вами модель в перечне Государственного реестра контрольно-кассовой техники, применяемой на территории Российской Федерации. У машины должен быть блок ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная) – это дополнительное средство защиты фискальной памяти. Фискальная память фиксирует суточную выручку при снятии Z-отчета в конце смены, а блок дополнительной памяти ЭКЛЗ фиксирует каждую покупку. Менять блок ЭКЛЗ нужно один раз в год, с отметкой в налоговой инспекции о замене и составлением Акта. Хранить до проверки ИФНС. Ежегодно на кассовый аппарат наклеивается голограмма, подтверждающая, что ККМ состоит в Государственном реестре контрольно-кассовой техники. Отсутствие голограммы приведет к штрафу при проверке ИФНС. При регистрации кассового аппарата в налоговой инспекции заполняется Карточка регистрации контрольно-кассовой техники, с указанием данных ККМ (заводской номер, показания счетчика при постановке на учет и др.), а также адреса местонахождения данной ККМ. При смене адреса необходимо уведомить ИФНС и внести изменения в Карточку регистрации контрольно-кассовой техники. Карточка должна храниться при кассовом аппарате. В процессе регистрации специалист по обслуживанию ККМ должен не просто снять начальные показания счетчика и составить Акт для налоговой инспекции, но и настроить сам аппарат с учетом особенностей вашего предприятия. Например, если ваша фирма находится на общепринятой системе налогообложения, в чеке контрольно-кассовой машины должен быть выделен НДС. Когда регистрация кассового аппарата пройдена и все документы в порядке, можно начинать работу.

Выручка наличными за смену сдается в Кассу предприятия и оформляется Приходным кассовым ордером. Снимается Z-отчет и показания счетчика записываются в журнал кассира-операциониста. Но выручка за день бывает не только наличными деньгами. Рассчитаться за товары и услуги можно и платежными картами. Вам необходимо заключить договор торгового эквайринга с банком, чтобы можно было принимать к оплате банковские карты.

7.1.2. Эквайринговые терминалы

Чтобы увеличить клиентскую базу за счет привлечения держателей банковских карт, предприятие торговли заключает с банком договор эквайринга. В качестве вознаграждения банк взимает определенный процент от суммы операции за услуги эквайринга (комиссионное вознаграждение).

Эквайринг – это банковская услуга, включающая в себя расчеты с предприятиями торговли по операциям, связанным с использованием платежных банковских карт. Население использует платежные карты в качестве оплаты за товары, работы, услуги. После заключения договора эквайринга между предприятием торговли и банком банк-эквайер устанавливает электронные терминалы для приема банковских карт (POS-терминалы) и специальное программное обеспечение для кассовых аппаратов.

Терминалы бывают различных моделей и способов подключения к обслуживающему банку. В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» сведения о терминалах собственных организаций содержатся в справочнике Эквайринговые терминалы.

Для открытия справочника Эквайринговые терминалы на вкладке Розничные продажи на Панели разделов выполните следующее:

• На Панели навигации щелкните мышью на Эквайринговые терминалы. Откроется окно Эквайринговые терминалы (рис. 7.4).

Рис. 7.4. Окно Эквайринговые терминалы

Чтобы добавить новый терминал:

• Нажмите кнопку Создать на панели инструментов Эквайринговые терминалы. Откроется окно нового элемента справочника Эквайринговые терминалы.

• Заполните поля элемента справочника. Пример представлен на (рис. 7.5).

• Нажмите на кнопку Записать и закрыть. Окно будет закрыто, а в справочнике Эквайринговые терминалы появится новый элемент.

В справочник добавляются виды платежных карт, обслуживаемых банком по договору эквайринга. Одними из самых распространенных являются платежные системы – MasterCard International, Visa International, American Express, Diners Club и China Union Pay.

Рис. 7.5. Добавление терминала в справочник Эквайринговые терминалы

Преимуществом эквайринга перед оплатой наличными является улучшение имиджа предприятия за счет использования современных технологий, увеличение товарооборота за счет незапланированных покупок, поскольку клиент охотно расплачивается пластиковой карточкой за нужный ему товар. Снижаются риски, связанные с наличными деньгами, расходы на инкассацию. Банки, с которыми заключаются договоры эквайринга, предоставляют все необходимые для работы информационно-рекламные материалы, расходные материалы: наклейки, чековые ленты, справочники. Сотрудники банков проводят обучение вашего персонала, сервисное обслуживание торговых терминалов. Торговое предприятие может рассчитывать на льготный пакет банковских услуг, принять участие в дисконтной программе банка.

При расчете за товар банковской карточкой происходит следующее:

• Кассир принимает от клиента банковскую карту.

• Терминал считывает информацию с карты и отправляет запрос в банк клиента.

• Банк клиента, выдавший карту, проверяет действительность карты, наличие средств и формирует ответ, который поступает обратно в терминал.

• Кассир выполняет оплату, распечатывая два экземпляра карт-чека, один из которых возвращает покупателю вместе с карточкой.

• Процессинговым центром формируется платежное поручение на возмещение денежных средств организации через банк-эквайер и отправляется банку клиента.

• Банк клиента переводит средства с карт-счета клиента в пользу получателя.

• Кассир в конце операционного дня формирует реестры карт-чеков, которые с помощью электронного терминала передаются в банк-эквайер.

Конечно, у эквайринга есть и минусы. Для покупателя это проценты банка, для предприятия торговли – комиссия за обслуживание по договору. Пластиковые карточки не имеют 100 % защиты от мошенников, а комиссия по договору эквайринга иногда не ниже комиссии за услуги инкассации.

Программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» позволяет проводить операции с платежными картами. Для открытия окна Управление эквайринговыми терминалами (рис. 7.6) на Панели действий выполните команду Сервис\Управление эквайринговыми терминалами.

Рис. 7.6. Окно Управление эквайринговым терминалом

Контрольно-кассовая техника в составе платежного терминала, как и любая автономная ККМ, должна быть зарегистрирована в налоговой инспекции и эксплуатироваться в фискальном режиме.

Подключение торгового оборудования к банку может осуществляться через телефонную линию, выделенный канал связи, соединение через оператора мобильной связи.

Регулируются отношения банка и клиента при использовании банковских карт Гражданским Кодексом РФ и нормативными документами Банка России, в том числе Положением Центрального Банка Российской Федерации «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершенных с использованием платежных карт».

7.1.3. Шаблоны этикеток и ценников

Торговая организация, реализуя товар, обязана предоставить потребителю необходимую и достоверную информацию о товарах (работах, услугах), сведения об основных потребительских свойствах товаров (работ, услуг), изготовителе (адрес, фирменное наименование), дате и месте изготовления товара, сроках гарантии, сроках службы или сроках годности товаров, правила и условия эффективного и безопасного использования, весе товара, размерах. В отношении продуктов питания – сведения о составе: наименование использованных в процессе изготовления продуктов, пищевых добавок, биологически активных добавок, наличие генно-модифицированных компонентов, условиях хранения продуктов питания, способах изготовления готовых блюд и др. Если это медицинские препараты – также сведения о составе, назначении, применении, сведения о противопоказаниях и др. Все эти требования прописаны в законе «О защите прав потребителей».

Данная информация должна отображаться на этикетках или в технической документации, прилагаемой к товарам. Вся информация должна быть на русском языке. Если по каким-то причинам информация отсутствует непосредственно на этикетках, торговая организация обязана самостоятельно изготовить этикетки. Например, при фасовке товара, при торговле развесным товаром.

Законодательством также установлено: «Продавец обязан обеспечить наличие единообразных и четко оформленных ценников на реализуемые товары с указанием наименования товара, его сорта, цены за вес или единицу товара, подписи материально ответственного лица или печати организации, даты оформления ценника».

Проверить наличие и правильное оформление ценника может Государственная инспекция по торговле, качеству товаров и защите прав потребителей и налоговая инспекция. Неправильное оформление ценника и его отсутствие – это нарушение правил торговли, о чем говорится в Кодексе «Об административных правонарушениях».

Шрифт на ценниках должен быть разборчивым, по возможности простым и крупным. Главные параметры: наименование товара, цена и цена со скидкой, если она предусмотрена, должны смотреться контрастно на общем фоне. Дополнительная информация – срок годности товара, информация об изготовителе, логотип, уменьшенное изображение товара и любая другая, полезная покупателю информация, может быть напечатана шрифтом поменьше.

При изготовлении ценников должен соблюдаться принцип единообразия: определенный размер самого ценника, определенный размер шрифтов в ценниках, цвет на ценниках для определенных групп товаров.

Торговая организация может изготовить свои ценники на товар с фирменными цветами, своим запоминающимся логотипом.

В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» предусмотрено создание этикеток и ценников. В шаблоне присутствует таблица, в которой с помощью ячеек и столбцов можно придать ценнику и этикетке любую конфигурацию. Можно использовать любые шрифты и цвета.

• Перейдите на вкладку Розничные продажи на Панели разделов.

• На Панели навигации щелкните мышью на Шаблоны этикеток и ценников. Откроется окно справочника Шаблоны этикеток и ценников.

• Нажмите кнопку Создать на панели инструментов Шаблоны этикеток и ценников. Откроется окно нового элемента справочника Шаблоны этикеток и ценников (рис. 7.7).

Чтобы изменить форму шаблона, вернитесь в окно Шаблоны этикеток и ценников.

• Щелкните мышью на кнопку Все действия. Откроется список, где можно добавить шаблон.

В списке предоставлен выбор следующих действий:

• Добавить шаблон этикетки или ценника по умолчанию.

• Добавить путем копирования существующего шаблона.

• Записать готовые шаблоны в файл.

• Пометить на удаление.

• Изменить форму шаблона, поменяв настройки.

Рис. 7.7. Создание ценника в окне Шаблоны этикеток и ценников

Для изменения настроек шаблона выполните следующие действия:

• Щелкните мышью на кнопку Изменить форму. Откроется окно Настройка формы, где можно настроить нужную вам форму, изменяя параметры внутри окна.

• Нажмите на кнопку OK. Окно будет закрыто, настройки изменены.

Чтобы распечатать существующие или вновь созданные этикетки и ценники:

• Перейдите на вкладку Розничные продажи на Панели разделов.

• На Панели действий в группе Сервис щелкните мышью на Печать этикеток и ценников. Откроется окно Печать ценников и этикеток.

• Нажмите на кнопку Все действия. В открывающемся списке выберите команду Установить режим печати Печать ценников. Название окна поменяется на Печать ценников (рис. 7.8).

• Нажмите кнопку Заполнить на панели инструментов окна Печать ценников. Появится перечень товара, присутствующего в базе.

• Выберите наименование товара из предложенной номенклатуры, на который нужно напечатать ценники. Заполните колонку Шаблон ценника.

• Установите флажок напротив выбранных наименований товаров.

• Щелкните мышью на кнопку Печать на панели инструментов окна Печать ценников. Появится новое окно Печать документов, и вы увидите ценник, готовый к печати (рис. 7.9).

• В поле со счетчиком копий на панели инструментов окна Печать документов установите количество ценников для отправки на печать.

• Нажмите кнопку Печать и закройте окна.

Рис. 7.8. Окно Печать ценников

Рис. 7.9. Готовый к печати ценник, отображенный в окне Печать документов

После того как ценники распечатаны, на них необходимо расписаться ответственному должностному лицу, поставить печать организации и дату.

Красивые и правильно расположенные ценники привлекают внимание покупателя, что способствует увеличению объема продаж.

7.2. Регистрация чеков ККМ

При осуществлении торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации с расчетами наличными денежными средствами все торговые организации обязаны применять контрольно-кассовую технику. Исключение составляют предприятия, включенные в Перечень отдельных категорий организаций, утвержденный государством, которые в силу специфики своей деятельности могут осуществлять свою деятельность без применения контрольно-кассовых машин. Правила установлены законом Российской Федерации «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Контрольно-кассовые машины, используемые при денежных расчетах с населением, должны быть включены в Государственный реестр ККМ, снабжены фискальной памятью и блоком памяти ЭКЛЗ (электронной контрольной ленты защищенной). На ККМ должны быть установлены две голограммы «Государственный реестр» и «Сервисное обслуживание», изготовленные на фотополимерной пленке.

Контрольно-кассовая машина – это счетно-суммирующее и чекопечатающее устройство, позволяющее государству контролировать полноту и своевременность оприходования предприятиями наличной выручки.

Вся контрольно-кассовая техника должна быть зарегистрирована в налоговой инспекции. На каждую ККМ заводится Карточка регистрации с указанием местонахождения. Журнал кассира-операциониста должен быть прошнурован, пронумерован, заверен директором, главным бухгалтером. В журнале должна стоять печать организации и отметка налоговой инспекции. В журнале кассира-операциониста регистрируются показания счетчика на начало дня, конец дня, сумма выручки за день. Показания берутся из снятых кассиром-операционистом Z-отчетов, в которых фиксируется общий итог пробитых за день (смену) чеков.

7.2.1. Чеки ККМ

Предприятия розничной торговли, применяющие контрольно-кассовые машины, обязаны вместе с покупкой выдавать покупателю чек, отпечатанный контрольно-кассовой машиной. Чек является документом, подтверждающим факт исполнения обязательств по договору купли-продажи между покупателем и продавцом.

Контрольно-кассовая машина печатает на чеке:

• наименование торгового предприятия;

• ИНН предприятия;

• порядковый номер чека;

• заводской номер ККМ;

• дату и время покупки;

• сумму покупки;

• сумму, внесенную покупателем;

• сумму сдачи;

• идентификатор секции.

Кроме обязательных данных, дополнительно на чеке могут печататься и другие показатели, в зависимости от модели ККМ и программного обеспечения, а также настроек, индивидуальных для каждого предприятия.

В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» предусмотрено создание кассового и товарного чеков.

• Перейдите на вкладку Розничные продажи на Панели разделов.

• На Панели навигации щелкните мышью на Чеки ККМ. Откроется окно Чеки ККМ (рис. 7.10).

Рис. 7.10. Окно Чеки ККМ

Если кассовая смена не открыта, то кнопки создания и редактирования документов будут неактивными. Для открытия кассовой смены выполните следующее:

• В поле Касса ККМ укажите кассу выбором из справочника Кассы ККМ.

• Нажмите на кнопку Открыть смену на панели инструментов журнала документов. Произойдет открытие кассовой смены: станут активными кнопки Закрыть смену, Внесение денег, Выемка денег. Кнопка Открыть смену, напротив, станет неактивной.

• Нажмите кнопку Создать на панели инструментов окна Чеки ККМ. Откроется окно нового элемента Чек ККМ.

• Заполните поля открывшегося окна Чек ККМ.

Номер чека выставляется автоматически. Дата и время, как правило, текущие. Остается выбрать форму оплаты: наличными или по платежной карте, с помощью кнопок выбора.

• Щелкните мышью на кнопку Добавить на панели инструментов окна Чек ККМ и на вкладке Запасы заполните табличную часть товарами для продажи.

Товар может быть зарезервирован с помощью кнопки Зарезервировать. В этом случае документ Чек ККМ будет сохранен, но не пробит (рис. 7.11).

После внесения наличных денег кассир-операционист может пробить чек ККМ.

• Откройте документ Чек ККМ, который необходимо пробить.

• Если оплата была произведена наличными, внесите сумму в поле Получено наличными.

• Нажмите кнопку Пробить чек. В появившемся окне сообщения о проведении документа ответьте утвердительно. Документ Чек ККМ будет проведен и пробит.

Рис. 7.11. Образец заполнения документа Чек ККМ

Кассовый чек и товарный чеки отдаются на руки покупателю и служат основанием для возврата в случае, если по каким-то причинам покупатель решит вернуть товар.

Товарный чек формируется автоматически одновременно с чеком ККМ (рис. 7.12).

Рис. 7.12. Образец печатной формы Товарный чек

Все пробитые за день (смену) кассовые чеки отображаются на контрольной ленте (если она есть), записываются в фискальную память и память блока ЭКЛЗ. После окончания смены выручка приходуется в кассу предприятия и оформляется документом Приходный кассовый ордер. Снимаются показания счетчика, которые записываются в книгу кассира-операциониста.

7.2.2. Чеки ККМ на возврат

Нередко в процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятия возникают ситуации, когда покупатель возвращает товар. Причины возврата могут быть разные, например, если товар оказался некачественным или не подошел по фасону, размеру, габаритам и комплектации. Подробнее о том, какой товар и в каких случаях подлежит возврату, говорится в законе «О защите прав потребителей».

Основанием для возврата товара является чек ККМ, выданный ранее вместе с покупкой, но даже если чек утерян, закон позволяет вернуть покупателю товар и получить деньги обратно. Если возврат товара происходит в день покупки, кассир-операционист, с разрешения администрации, может выдать деньги по возвращенным товарно-материальным ценностям непосредственно из кассы ККМ. Приемка товара от покупателя оформляется актом о возврате товара, с оформлением товарной накладной. Суммы, выплаченные по возвращенным покупателями и неиспользованным кассовым чекам, записываются в книгу кассира-операциониста, и на итоговую сумму уменьшается сумма выручки за день (смену). Чеки передают в бухгалтерию, наклеенными на лист бумаги, но лучше сделать ксерокопию чека ККМ, так как со временем термобумага выцветает. Если чек ККМ утерян, покупатель должен написать заявление на возврат товара, в котором в свободной форме объяснит причину возврата товара. В заявлении указываются также дата приобретения товара, сумма возврата цифрами и прописью и паспортные данные самого покупателя. Заявление, подписанное администрацией, покупатель отдает в кассу предприятия, где по расходному ордеру при предъявлении паспорта он получит деньги за возвращенный товар. После этого продавец составляет товарную накладную и на ее основании приходует товар.

Порядок оформления возврата товара покупателем не в день покупки такой же, как и при утерянном чеке. Возврат денег из операционной кассы предприятия не допускается. Уплаченную за товар сумму покупатель получает только из главной кассы организации на основании письменного заявления с указанием фамилии, имени, отчества и только при предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорта или документа, его заменяющего).

В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» реализована возможность хранения информации по возвратам от розничных покупателей, оформляемых в день реализации товарно-материальных ценностей. Эта информация отображается в журнале документов Чеки ККМ на возврат, для открытия которого следует выполнить следующие действия:

• Перейдите на вкладку Розничные продажи на Панели разделов.

• На Панели навигации щелкните мышью на Чеки ККМ на возврат. Откроется окно Чеки ККМ на возврат.

Для оформления возврата на вкладке Розничные продажи выполните следующее:

• На Панели навигации нажмите Чеки ККМ. Откроется окно журнала документов Чеки ККМ.

• Щелкните мышью на кнопку Найти на панели инструментов окна Чеки ККМ. Откроется поисковое окно.

• В поисковом окне с помощью кнопок выбора найдите чек ККМ, который подлежит возврату.

• Нажмите на кнопку Создать чек на возврат. Откроется окно Чек ККМ на возврат (рис. 7.13), заполненное на основании документа, найденного в журнале Чеки ККМ.

Рис. 7.13. Окно Чек ККМ на возврат

• Щелкните мышью на кнопку Пробить чек на панели инструментов окна Чек ККМ на возврат. Чек будет проведен.

При создании чека ККМ на возврат одновременно формируется товарный чек и акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам). В акте, в обязательном порядке, указывается номер чека, сумма возврата. Подписывают акт члены комиссии: заведующий отделом (секцией), старший кассир, кассир-операционист, утверждает своей подписью директор. Указанные документы могут быть распечатаны. Для получения печатной формы нажмите на кнопку Печать и в появившемся списке печатных форм выберите нужную.

Нужно различать два понятия – «чек на возврат» и «квитанция возврата». Квитанция возврата – это документ, который печатается банковским терминалом при оформлении возврата товара, оплаченного пластиковой картой. Она не имеет никакого отношения к контрольно-кассовой машине. В договоре эквайринга должны указываться условия возврата товара, оплаченного пластиковой картой. Возврат наличных денежных средств из кассы ККМ за товар, оплаченный при помощи пластиковой карты, не допускается. Сумму за товар, оплаченный банковской картой, можно вернуть только на личный карточный счет покупателя. При возврате товара в день покупки осуществляется отмена операции по оплате с платежной карты:

• Откройте окно Чек ККМ на возврат (см. рис. 7.13).

• На панели инструментов окна Чек ККМ на возврат нажмите на вкладку Оплата платежными картами. Выберите товар, оплаченный банковской картой и подлежащий возврату.

• Щелкните мышью на кнопку Пробить чек на панели инструментов окна Чек ККМ на возврат. Операция отмены оплаты по банковскому терминалу будет проведена.

Также в программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» формируется акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) и товарный чек, только в данном случае нужно еще приложить чек банковского терминала (слип). Вышеперечисленные документы будут служить основанием проведенной кассиром операции отмены оплаты по банковской карте.

7.3. Отчет о розничных продажах

Программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» позволяет автоматизировать процессы учета в розничной торговле. При закрытии кассовой смены кассир-операционист подводит итоги работы контрольно– кассовой машины за рабочий день (смену). Автоматически формируется и проводится сводный документ кассовой смены Отчет о розничных продажах, в котором фиксируется факт отгрузки товарно-материальных ценностей и факт получения денежных средств в кассу ККМ.

• Перейдите на вкладку Розничные продажи на Панели разделов.

• На Панели навигации щелкните мышью на Отчеты о розничных продажах. Откроется окно Отчеты о розничных продажах.

• Щелкните мышью на кнопку Создать на панели инструментов окна Отчеты о розничных продажах. Откроется окно для формирования отчета.

• Заполните все поля окна Отчет о розничных продажах с помощью кнопок выбора.

• На вкладке Запасы добавьте номенклатурные позиции, реализованные за кассовую смену. Это можно сделать с помощью кнопок на панели инструментов табличной части вкладки Запасы (рис. 7.14).

Рис. 7.14. Окно Отчет о розничных продажах

Убедившись, что все поля заполнены и сумма в документе Отчет о розничных продажах, в котором фиксируется факт отгрузки товарно-материальных ценностей, совпадает с Z-отчетом, который фиксирует накопительный итог, проведите документ.

• Нажмите на кнопку Провести и закрыть на панели инструментов окна Отчет о розничных продажах. Документ будет проведен.

Отчет о розничных продажах можно распечатать, нажав на кнопку Печать (рис. 7.15).

Рис. 7.15. Печатная форма документа Отчет о розничных продажах

Документ Отчет о розничных продажах может понадобиться при составлении товарного отчета.

Документом Отчет о розничных продажах производится закрытие кассовой смены. Для закрытия кассовой смены можно выполнить действия:

• На Панели навигации щелкните мышью на Кассы ККМ. Откроется окно Кассы ККМ.

• Нажмите кнопку Закрыть смену на панели инструментов окна. Появится окно нового документа Отчет о розничных продажах.

• Заполните и проведите документ, как было описано выше. Кассовая смена будет закрыта.

В зависимости от того, как определено в учетной политике организации, способ оценки товара в розничной торговле может быть по стоимости приобретения или по продажной стоимости. По стоимости приобретения товар учитывается на синтетическом счете 41 «Товары, продукция» с соответствующими субсчетами и ведется в количественном учете с аналитической разбивкой счетов. Если учет ведется в ценах продажи, также может использоваться счет 41 «Товары, продукция» с соответствующими субсчетами или 42 «Торговая наценка». В данном случае количественного учета с аналитической разбивкой счетов может и не быть, а будет суммовой учет. Все зависит от желания и программного обеспечения. Выручка от реализованных в розницу товаров приходуется в кассу предприятия по дебету счета 50 «Касса» документом Приходный кассовый ордер.

7.4. Переоценка в рознице

Переоценка товаров бывает обязательной, когда цены регулирует государство, и добровольной, когда инициатором выступает само предприятие. Товары, подлежащие государственному регулированию, подлежат переоценке в связи с изменением законодательства, появлением новых фиксированных цен после проведения тендеров, госзаказов. Вынужденная (обязательная) переоценка товара проводится на основании правового «Акта о переоценке» или «Положения об изменении уровня цен до законодательно установленных». Право проводить добровольную переоценку предоставлено всем предприятиям, независимо от права собственности или системы налогообложения. Добровольная переоценка проводится на основании Приказа руководителя с обязательным составлением Акта переоценки (дооценки, уценки) в присутствии членов комиссии.

Переоценка (дооценка, уценка) товара в розничной торговле может проводиться:

• в связи с частичной потерей потребительских качеств,

• истечением срока реализации,

• в целях рекламы,

• с целью повышения спроса или, наоборот, в связи со снижением спроса,

• сезонной распродажей и др.

В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» предоставлена возможность переоценки товаров в рознице по суммовому учету.

• Перейдите на вкладку Розничные продажи на Панели разделов.

• На Панели навигации щелкните мышью на Переоценка в рознице (суммовой учет). Откроется окно Переоценка в рознице (суммовой учет).

• Щелкните мышью на кнопку Создать на панели инструментов окна Переоценка в рознице (суммовой учет). Будет создан новый документ Переоценка в рознице (суммовой учет).

• С помощью кнопок выбора заполните поля, указав наименование торговой точки, вид цены, корреспонденцию счетов, сумму наценки и, если нужно, добавьте комментарий (рис. 7.16).

• Нажмите кнопку Провести и закрыть.

Переоценка проведена, окно будет закрыто.

Комиссия по переоценке выбирается из сотрудников предприятия. Как правило, это представитель администрации (заместитель директора, товаровед), представитель бухгалтерии (бухгалтер материальной группы, старший бухгалтер) и материально ответственное лицо (заведующий секцией, продавец). Акт переоценки (дооценки, уценки), составленный комиссией, утверждает директор. Если учет был не суммовой, то к акту прикладывается перечень товара, по которому была проведена переоценка.

Рис. 7.16. Окно Переоценка в рознице (суммовой учет)

Итак, мы с вами познакомились с организацией учета розничных продаж в программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2». В главе рассказывается о том, какие справочники нужно заполнить для автоматизации учета розничных операций. Описаны процедуры открытия и закрытия кассовой смены, регистрации чеков ККМ, возврат, переоценка, формирование отчета о розничных продажах.

Глава 8. Управление финансами

Как известно, результатом деятельности любой компании, независимо от размеров, является получение прибыли или убытка за определенный период времени. Прибыль или убыток измеряется в деньгах, и поэтому учет денежных средств предприятия является ответственной задачей. Чтобы не погрузиться в финансовую пропасть, необходимо постоянно планировать и контролировать движение денежных средств.

Все расчеты обычно осуществляют в наличной или безналичной денежной форме. Программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» позволяет организовать учет движения денежных средств на расчетных счетах и в кассах, вести платежный календарь. Дополнительной возможностью программы является взаимодействие с программой Клиент банка.

Можно выделить следующие виды денежных средств:

• Наличные денежные средства в кассе (кассах) предприятия.

• Безналичные денежные средства, находящиеся на банковских (расчетных) счетах организации.

• Денежные средства, находящиеся у подотчетных лиц.

• Любые другие активы с высокой степенью ликвидности.

Движение денежных средств оформляется документами. Практически все документы по учету, движению и планированию денежных средств собраны на вкладке Денежные средства.

В главе познакомимся с возможностями организации учета, движения и планирования наличных и безналичных денежных средств, реализованными в программе.

8.1. Банковские операции

К банковским документам движения денежных средств относятся Поступление на счет, Списание со счета. Также для формирования печатной формы банковских платежных поручений для выполнения банком перечисления денежных средств используется документ Платежное поручение. Все банковские операции регистрируются и хранятся в журнале документов Документы по банку (рис. 8.1), который открывается с помощью одноименной ссылки в группе Банк, расположенной на панели навигации вкладки Денежные средства.

Рис. 8.1. Журнал документов Документы по банку

Для удобства поиска и отображения документов в журнале предусмотрена возможность отбора документов по банковскому счету, контрагенту, типу документа, организации и периоду выписки документов.

Чтобы отобрать документы по банковскому счету, указывается значение в поле Банковский счет, которое выбирается в окне для выбора элемента из справочника Банковские счета. Отметим, что в данном случае открывается полный справочник Банковские счета, а не только записи для определенного контрагента или организации.

Для отбора документов по контрагенту выбирается контрагент в поле Контрагент из справочника Контрагенты.

В открывающемся списке Тип документа можно указать тип документа для отбора в журнале: поступление на счет, расход со счета или платежное поручение.

Для отбора документов по организации указывается значение в поле Организация. Название организации выбирается в справочнике Организации. Выбор организации становится доступным в случае ведения учета по нескольким организациям, объединенным в компанию.

8.1.1. Загрузка курсов валют

В программе реализована возможность регистрации движения денежных средств в разных валютах. Список валют, применяющихся в расчетах предприятия, предварительно добавляется в справочник Валюты (рис. 8.2), который открывается с помощью одноименной ссылки панели навигации вкладки программы Денежные средства.

Рис. 8.2. Справочник Валюты

При установке программы в справочник Валюты добавляется только один предопределенный элемент – российский рубль. Добавление новой валюты в справочник производится из Общероссийского классификатора валют. Окно классификатора открывается с помощью кнопки Подбор из классификатора. Чтобы включить в справочник новую валюту, необходимо открыть диалог подбора и дважды щелкнуть на строке для валюты, а затем в появившемся диалоге Валюта (создание) внести необходимые изменения и для сохранения нажать кнопку Записать и закрыть.

Пересчет иностранной валюты в рубли в программе производится по курсам, установленным Центральным банком России. Если ваш компьютер подключен к сети Интернет, то курсы валют можно обновлять автоматически с сайта компании «РосБизнесКонсалтинг». Чтобы каждый раз не добавлять валюты для обновления, в элементе справочника Валюты для валют, курсы которых необходимо обновлять, устанавливается флажок Загружается с сайта РБК. Элемент справочника открывается, если дважды щелкнуть мышью на строке для валюты в таблице справочника.

Загрузка курсов валют осуществляется в окне Загрузка курсов валют с веб-сайта РБК (рис. 8.3), которое открывается с помощью кнопки Загрузка курсов панели инструментов справочника Валюты.

Рис. 8.3. Окно Загрузка курсов валют с веб-сайта РБК

Сначала списком валют, курсы которых необходимо загрузить, заполняется табличная часть окна. Если для валют установлен признак автоматической загрузки – установлен флажок Загружается с сайта РБК, то таблица заполняется автоматически с помощью кнопки Заполнить. Также валюту в список можно добавить вручную либо подбором. Валюта, курс которой не нуждается в обновлении, удаляется из списка вручную. В полях Начало периода и Окончание периода уточняется период, за который необходимо загрузить курсы валют. После проведения всех этих предварительных мероприятий для загрузки курсов валют используется кнопка Загрузить. При этом происходит автоматическая загрузка курсов, а по окончании загрузки информации в графе Дата курса выводится дата последнего загруженного курса для каждой валюты.

8.1.2. Регистрация платежных поручений

Для формирования печатной формы банковских платежных поручений предназначен документ Платежное поручение (рис. 8.4). Документ регистрируется в списке документов Платежные поручения, который открывается с помощью одноименной ссылки группы Банк на панели навигации вкладки Денежные средства.

Рис. 8.4. Документ Платежное поручение

В поле Организация указывается организация, для которой оформляется платежное поручение. Значение выбирается из справочника Организации. При выборе организации автоматически заполняется поле Банковский счет значением расчетного счета, если для организации введен один расчетный счет. Выбор расчетного счета производится из справочника Банковские счета.

В поле Получатель выбирается контрагент, для которого оформляется платежное поручение. Значение выбирается в окне для выбора элемента из справочника Контрагенты. В поле Счет получателя указывается банковский счет получателя платежа. Значение выбирается в окне для выбора элемента из справочника Банковские счета. В поле Очередность платежа выбирается очередность платежа. В открывающемся списке Вид платежа выбирается вид платежного документа: электронно, почтой, телеграфом, срочно.

В открывающемся списке Вид операции выбирается вид платежного поручения:

• Оплата – операция предназначена для формирования печатной формы платежного поручения на оплату контрагенту.

• Перечисление в бюджет – операция предназначена для формирования печатной формы платежного поручения на перечисление в бюджет.

На вкладке ИНН/КПП указываются коды ИНН, КПП, наименование получателя и отправителя платежа.

В поле Сумма вводится сумма платежа. В поле Ставка НДС указывается ставка НДС. Значение выбирается из справочника Ставки НДС. В поле Сумма НДС рассчитывается сумма НДС.

Если выбран вид операции Перечисление в бюджет, то дополнительно заполняется вкладка Перечисление в бюджет (рис. 8.5).

Рис. 8.5. Вкладка Перечисление в бюджет документа Платежное поручение

Поля вкладки заполняются в соответствии с приказами Минфина РФ, в которых регулируется оформление документов на перечисление налоговых платежей.

В открывающемся списке Вид перечисления в бюджет выбирается вид перечисления в бюджет: налоговый платеж, таможенный платеж или иной платеж. Значение Налоговый платеж используется для перечисления в бюджет налогов, сборов и других платежей, администрируемых налоговыми органами. При выборе значения Таможенный платеж – поручение используется для перечисления в бюджет таможенных и иных платежей от внешнеэкономической деятельности. Значение Иной платеж выбирается для всех прочих перечислений денежных средств в бюджет, например, при покупке или аренде имущества, за услуги оказанные государственными органами, административные платежи и сборы и т. д.

В открывающемся списке Статус составителя выбирается статус составителя платежного документа на перечисление налогов, сборов и иных обязательных платежей. В полях КБК и ОКАТО вводятся коды бюджетной классификации доходов и код ОКАТО сборщика платежей. В открывающемся списке Основание платежа выбирается условное обозначение основания налогового платежа. В открывающемся списке Налоговый период указывается условное обозначение периода, за который перечисляется налог. В полях Номер документа и Дата документа указывается номер и дата документа – основания перечисления налога, сбора или иного платежа. В открывающемся списке Тип платежа выбирается условное обозначение типа налогового платежа.

В поле Назначение платежа вводится текст назначения платежа, который отображается в печатной форме документа.

Для формирования и вывода на экран печатной формы документа Платежное поручение предназначен пункт Платежное поручение открывающегося списка Печать. Для вывода на печать сформированной печатной формы платежного поручения предназначена кнопка Печать.

Документ Платежное поручение может быть введен на основании документа Расход со счета.

Отметим, что списание денежных средств со счета предприятия оформляется документом Списание со счета, а документ Платежное поручение предназначен только для оформления печатной формы для передачи в банк.

8.1.3. Оформление поступлений на счет

Для учета поступлений безналичных денежных средств на банковский счет предназначен документ Поступление на счет (рис. 8.6). Документ регистрируется в списке документов Поступления на счет, который открывается с помощью одноименной ссылки группы Банк, расположенной на панели навигации вкладки Денежные средства.

Рассмотрим назначение элементов окна документа. В поле Организация указывается название организации, для которой вводится документ. При выборе организации автоматически заполняется поле Банковский счет значением расчетного счета, если для организации введен один расчетный счет. Выбор расчетного счета производится из справочника Банковские счета.

В поле Статья указывается статья движения денежных средств. Значение выбирается из справочника Статьи движения денежных средств. Значения из данного справочника установлены в качестве вида субконто и используются для ведения аналитического учета по счетам 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» и другим счетам учета денежных средств. По статьям движения денежных средств формируются различные итоговые отчеты.

Рис. 8.6. Документ Поступление на счет

В поле Сумма указывается сумма платежа в валюте расчетного счета. В поле Основание вводится документ-основание платежа. В полях Номер вх. док. и Дата вх. док. вводится номер и дата входящего документа. В поле Назначение платежа указывается назначение платежа.

В поле Основание выбирается документ-основание платежа из списка документов, который открывается с помощью кнопки выбора поля . При этом сначала в диалоге Выбор типа данных выбирается тип документа-основания, а затем из появившегося списка документов выбирается непосредственно документ. После выбора документа из списка название документа появляется в поле Основание. Чтобы автоматически заполнить документ Поступление на счет данными из документа-основания, используется кнопка . При автоматическом заполнении проверяется тип документа-основания и устанавливается требуемый вид операции документа Поступление на счет. Документ Поступление на счет может быть введен на основании документов: Акт выполненных работ, Расходная накладная, Передача, Счет на оплату, Перемещение денег (план), Поступление денег (план).

В открывающемся списке Вид операции устанавливается вид операции, фиксирующей поступление безналичных денежных средств:

• От покупателя – оформляются поступления безналичных денежных средств от покупателя.

• От поставщика – оформляются операции получения денег от поставщика за возвращенные ранее позиции номенклатуры.

• От подотчетника – операция выбирается в случае оформления операции по возврату неизрасходованных денежных средств подотчетником.

• Прочее – в остальных случаях.

В зависимости от выбранного вида операции изменяется форма документа и количество полей для заполнения документа. Для видов операции От покупателя и От поставщика вид документа представлен на (рис. 8.6).

В поле Контрагент, в зависимости от вида операции, указывается покупатель или поставщик. Значение выбирается из справочника Контрагенты. В поле Счет контрагента указывается банковский счет отправителя платежа. Значение выбирается в окне для выбора элемента из справочника Банковские счета. В поле Договор указывается договор с контрагентом, по которому поступила оплата. Значение выбирается из справочника Договоры.

В поле Документ указывается документ, по которому осуществляется оплата. Для операции От покупателя указывается только для неавансовых платежей. Для операции От поставщика указывается всегда. Документ выбирается из списка документов, который вызывается на экран после выбора типа документов в диалоге Выбор типа данных.

Флажок Аванс устанавливает признак авансового платежа. В графе Сумма расчетов указывается сумма оплаты в валюте расчетов по договору с контрагентом.

Если в настройках параметров учета включено ведение учета валютных операций, то появляется графа Курс, в которой указывается курс валюты расчетов по договору с контрагентом. При ведении валютного учета в графе Сумма платежа вводится сумма оплаты в валюте расчетного счета.

В графах Ставка НДС и Сумма НДС указывается ставка и сумма НДС. Значение ставки НДС выбирается из справочника Ставки НДС. Сумма НДС рассчитывается автоматически. В случае поступления платежа по определенному счету заполняется графа Счет на оплату. Значение выбирается из списка документов Счета на оплату.

Если поступление платежа оформляется по заказу, то заполняется графа Заказ. Значение и выбор типа документа заказа зависит от вида операции: от поставщика или от покупателя.

В информационных полях Сумма платежа (итог) и Сумма НДС (итог) показываются итоговые суммы платежа и НДС, рассчитанные по строкам в табличной части документа.

Для вида операции От подотчетника документ Поступление на счет принимает вид, как показано на (рис. 8.7).

В поле Подотчетник указывается сотрудник, от которого поступают денежные средства. Значение выбирается из справочника Сотрудники. В поле Документ указывается документ выдачи денежных средств подотчетному лицу. Значение выбирается из списка документов Расход из кассы либо Расход со счета и зависит от варианта выдачи денежных средств подотчетному лицу.

Рис. 8.7. Документ Поступление на счет с видом операции От подотчетника

Если в одном поступлении на счет оформляется сразу оплата по нескольким договорам либо заказам, то данные вводятся в таблицу. Чтобы в документе появилась табличная часть, предназначена кнопка Список.

Чтобы сохранить, провести и закрыть окно документа Поступление на счет, предназначена кнопка Провести и закрыть. При проведении документа производится операция зачисления денежных средств на расчетный счет предприятия.

8.1.4. Расход со счета

Для учета расхода безналичных денежных средств оформляется документ Расход со счета (рис. 8.8). Документ регистрируется в списке документов Расход со счета, который открывается с помощью одноименной ссылки в группе Банк на панели навигации вкладки Денежные средства.

Так как документ во многом идентичен документу Поступление на счет, то рассмотрим лишь основные отличия документов. Первое и главное отличие – документ производит операцию расхода денежных средств с расчетного счета.

В открывающемся списке Вид операции устанавливается вид операции, фиксирующей списание безналичных денежных средств:

• Поставщику – оформляется оплата поставщику безналичными денежными средствами.

• Покупателю – оформляются операции списания денег поставщику за возвращенные ранее позиции номенклатуры.

• Подотчетнику – операция выбирается в случае оформления операции по выдаче денежных средств подотчетному лицу.

• Налоги – устанавливается в случае оплаты налогов.

• Зарплата – оформляется расходование денежных средств на выплату заработной платы.

• Прочее – в остальных случаях.

Рис. 8.8. Документ Расход со счета

В зависимости от выбранного вида операции изменяется форма документа и количество полей для заполнения документа. Для видов операции Поставщику и Покупателю вид документа представлен на рис. 8.8.

Документ Расход со счета может быть введен на основании документов: Дополнительные расходы, Заказ поставщику, Отчет комиссионера, Отчет комитенту, Перемещение денег (план), Платежное поручение, Приходная накладная, Расход денег (план), Счет на оплату поставщика. Отметим, что не все документы-основания заполняют документ Расход со счета полностью.

В поле Контрагент, в зависимости от вида операции, указывается покупатель или поставщик. Значение выбирается из справочника Контрагенты.

Если в одном расходе оформляется несколько сумм списания со счета, то данные вводятся в таблицу, которая появляется в форме документа с помощью кнопки Список.

В случае расхода денежных средств по определенному счету заполняется поле Счет на оплату. Значение выбирается из списка документов Счета на оплату. Если расход оформляется по заказу, то заполняется поле Заказ. Значение и выбор типа документа заказа зависит от вида операции: от поставщика или от покупателя.

Поля документа можно заполнить как последовательным (построчным) вводом, так и с помощью формы подбора долгов поставщикам. Окно формы открывается с помощью кнопки Подобрать документа.

В информационных полях Сумма платежа (итог) и Сумма НДС (итог) показываются итоговые суммы платежа и НДС.

Чтобы сохранить, провести и закрыть окно документа Списание со счета, предназначена кнопка Провести и закрыть.

8.1.5. Взаимодействие с программой «Клиент-банк»

Система «1С: Предприятие» позволяет подготавливать и учитывать различные платежные документы. Обычно распечатки этих документов предоставляются в банк бухгалтером, а из банка получают выписки проведения платежей и поступления на счет организации.

В программе для синхронизации платежных документов в информационной базе и на стороне клиента банка (системы дистанционного управления лицевыми счетами) предназначена обработка Клиент-банк. Разработанный механизм обмена информацией с программами системы «Клиент-банк» позволяет формировать платежные документы в информационной базе, затем выгружать в программу «Клиент-банк» для передачи в банк по электронным каналам связи. Также с помощью обработки из программы «Клиент-банк» в базу загружается информация, поступившая из банка об операциях по расчетным счетам организации. Обмен данными между конфигурацией и программой «Клиент-банк» осуществляется через файл обмена определенного формата.

Настройка электронного обмена с банком производится на вкладке Настройки (рис. 8.9) в окне обработки Клиент-банк, которая вызывается с помощью одноименной команды, расположенной в группе Сервис на панели действий вкладки Денежные средства.

Рис. 8.9. Вкладка Настройки обработки Клиент-банк

С помощью переключателей Кодировка выбирается тип кодировки файлов для обмена данными. В открывающемся списке Название программы выбирается название программы Клиент банка, которая используется для обмена данными с банком. С помощью открывающихся списков Статья ДДС (приход) и Статья ДДС (расход) выбираются статьи прихода и расхода денежных средств в программе. Значение выбирается из справочника Статьи движения денежных средств.

Чтобы сразу проводить загружаемые операции по движению денежных средств, устанавливается флажок Проводить загружаемые.

Выгрузка данных о движении денежных средств в банк осуществляется на вкладке Выгрузка (рис. 8.10).

Рис. 8.10. Вкладка Выгрузка обработки Клиент-банк

В поле Организация указывается организация, для которой производится выгрузка. Значение выбирается из справочника Организации. В поле Банковский счет выбирается банковский счет организации, для которого выполняется обмен данными. Значение выбирается из подчиненного справочника Банковские счета.

В поле Файл выгрузки указывается имя файла, в который будет производиться выгрузка данных. Имена файлов настраиваются в процедурах выгрузки и загрузки. По умолчанию используются следующие имена файлов: при передаче – 1c_to_kl.txt, а при приеме – kl_to_1c.txt. Такие же настройки расположения файлов необходимо указать и в программе Клиент банка для правильного обмена данными. Формат файла – текстовый.

В полях Начало периода и Конец периода задается период отбора платежных документов для выгрузки. В этом интервале дат будут выгружены все платежные документы указанных видов по указанным расчетным счетам. Период выгрузки выбирается таким образом, чтобы были выгружены все документы, введенные (измененные) после предыдущей выгрузки данных. Если период охватывает ранее выгруженные документы, это не считается ошибкой.

После задания периода в табличной части обработки появляется список документов, предназначенных для выгрузки. Документы, не имеющие логических ошибок, то есть готовые к выгрузке в банк, отмечаются флажками. Выгружаются только отмеченные флажками «правильные» документы.

После просмотра (проверки) списка платежных документов можно формировать файл для системы «Клиент-банк» с помощью кнопки Выгрузить.

На следующем этапе с помощью системы «Клиент-банк» сформированный текстовый файл читается и обрабатывается. Результат обработки передается по телекоммуникационным каналам в банк.

Загрузка данных из системы «Клиент-банк» также осуществляется в два этапа. На первом этапе производится прием данных из банка и формирование текстового файла для загрузки в программу «1С: Управление небольшой фирмой 8.2». На втором этапе с помощью обработки Клиент-банк сформированный текстовый файл читается и обрабатывается. Загрузка и проверка файла производится на вкладке Загрузка (рис. 8.11) обработки Клиент-банк.

Рис. 8.11. Вкладка Загрузка обработки Клиент-банк

С помощью кнопки Прочитать данные из файла производится проверка и загрузка данных из файла. После проверки данных в файле в табличной части обработки появляются записи выписки – оплаченные платежные документы из банка. В случае возникновения ошибки в записи текстового файла об этом выводится сообщение.

Загрузка документов из табличной части в конфигурацию производится с помощью кнопки Загрузить. После окончания процесса загрузки документы появляются в журнале Документы по банку (см. рис. 8.1), который открывается с помощью одноименной ссылки в панели навигации вкладки Денежные средства. Загруженные документы остается только открыть, проверить и провести.

8.2. Учет движений денежных средств через кассу

В программе реализована возможность ведения списка касс организации, что предполагает оформление движения денежных средств в кассе. К кассовым документам относятся следующие документы: Расход из кассы, Перемещение денег, Авансовый отчет, Поступление в кассу, Авансовый отчет и Платежные ведомости.

Все кассовые документы регистрируются и хранятся в журнале документов Документы по кассе, который открывается с помощью одноименной ссылки, расположенной в группе Касса на панели навигации вкладки Денежные средства.

8.2.1. Отражение в учете расходных операций по кассе

Для учета расхода наличных денежных средств предназначен документ Расход из кассы (рис. 8.12). Документ регистрируется в списке документов Расход из кассы, который открывается с помощью одноименной ссылки группы Касса на панели навигации вкладки Денежные средства.

Рис. 8.12. Документ Расход из кассы

В поле Организация указывается организация, для которой оформляется расход из кассы. В поле Касса выбирается название кассы организации из справочника Кассы.

В поле Статья указывается статья движения денежных средств. Значение выбирается из справочника Статьи движения денежных средств.

В поле Сумма указывается сумма платежа в валюте кассы. В открывающемся списке Валюта выбирается валюта кассы. В полях Номер вх. док. и Дата вх. док. вводится номер и дата входящего документа. В поле Основание выбирается документ-основание платежа. Чтобы автоматически заполнить документ Расход из кассы данными из документа-основания, используется кнопка . При автоматическом заполнении проверяется тип документа-основания и устанавливается требуемый вид операции документа Расход из кассы.

Для корректного и правильного заполнения расходного кассового ордера заполняются поля Принято от, Основание платежа и Приложение.

В открывающемся списке Вид операции устанавливается вид операции, фиксирующей расход денежных средств из кассы:

• Покупателю – операция предназначена для оформления выдачи наличных денежных средств покупателю за возвращенные ранее позиции номенклатуры.

• Поставщику – оформляется операция выдачи денег поставщику.

• Подотчетнику – оформляется операции по выдаче денежных средств подотчетникам.

• Зарплата – оформляется расход денежных средств на выплату заработной платы.

• Налоги – выбирается в случае оплаты налогов.

• Перемещение в кассу ККМ – оформление перемещения денежных средств в кассу ККМ.

• Прочее – расход денежных средств в остальных случаях.

В зависимости от выбранного вида операции изменяется форма документа Расход из кассы. В данном разделе рассмотрим назначение элементов управления для видов операции Поставщику и Покупателю.

В поле Контрагент, в зависимости от вида операции указывается покупатель или поставщик. Значение выбирается из справочника Контрагенты.

В поля документа информация вводится построчно либо подбором. В поле Договор указывается договор с контрагентом, по которому производится расход. Значение выбирается из справочника Договоры.

В поле Документ указывается документ, по которому осуществляется расход. Флажок Аванс устанавливает признак аванса платежа. В графе Сумма расчетов указывается сумма расхода в валюте расчетов по договору с контрагентом.

В полях Ставка НДС и Сумма НДС указывается ставка и сумма НДС. Значение ставки НДС выбирается из справочника Ставки НДС. Сумма НДС рассчитывается автоматически.

В случае расхода по определенному счету заполняется графа Счет на оплату. Значение выбирается из списка документов Счета на оплату. Если расход из кассы оформляется по заказу, то заполняется поле Заказ. Значение и выбор типа документа заказа зависит от вида операции: от поставщика или от покупателя.

Для документа Расход из кассы разработана печатная форма Расходный кассовый ордер, который выводится на экран с помощью пункта Расходный кассовый ордер открывающегося списка Печать.

Чтобы сохранить, провести и закрыть окно документа Расход из кассы, предназначена кнопка Провести и закрыть.

8.2.2. Поступления в кассу

Для учета поступлений наличных денежных средств в кассу предназначен документ Поступление в кассу (рис. 8.13). Документ регистрируется и хранится в списке документов Поступления в кассу, который открывается с помощью одноименной ссылки в группе Касса на панели навигации вкладки Денежные средства.

Рис. 8.13. Документ Поступление в кассу

Так как документ во многом идентичен документу Расход из кассы, то рассмотрим лишь основные отличия документов. Первое и главное отличие – документ производит операцию прихода денег в кассу. В открывающемся списке Вид операции устанавливается вид операции, фиксирующей приход денежных средств в кассу:

• От покупателя – операция предназначена для оформления поступления наличных денежных средств от покупателя.

• От поставщика – оформляется операция получения денег от поставщика за возвращенные ранее позиции номенклатуры.

• От подотчетника – оформляется операция по возврату неизрасходованных денежных средств подотчетному лицу.

• Розничная выручка – оформление выручки, полученной из автоматизированных торговых точек.

• Розничная выручка (суммовой учет) – оформление выручки из неавтоматизированных торговых точек.

• Прочее – поступление денежных средств в остальных случаях.

Для документа Поступление в кассу разработана печатная форма Приходный кассовый ордер, который выводится на экран с помощью пункта Приходный кассовый ордер открывающегося списка Печать.

8.2.3. Перемещение денег между кассами

Перемещение денежных средств оформляется документом Перемещение денег (рис. 8.14). Документ регистрируется в списке документов Перемещение денег, который открывается с помощью одноименной ссылки в панели навигации вкладки Денежные средства.

Рис. 8.14. Документ Перемещение денег

Основным назначением документа является перемещение денег между кассами, но также возможно оформление перемещения и между банковскими счетами.

В поле Организация указывается организация, для которой оформляется документ. Значение выбирается из справочника Организации и заполняется в случае ведения учета по нескольким организациям. В открывающемся списке Валюта выбирается валюта денежных средств. В поле Сумма вводится сумма перемещения в валюте денежных средств. В поле Статья движения денежных средств указывается статья денежных средств, по которой осуществляется перемещение.

В группе элементов управления Источник денежных средств указывается информация об источнике перемещения денег: тип денежных средств и источник. Если выбран наличный тип перемещения, то указывается касса, из которой перемещаются денежные средства. При выборе безналичного перемещения указывается банковский счет, с которого производится перемещение.

В группе элементов управления Получатель денежных средств указывается тип (способ) перемещения и место приема: касса или банковский счет.

Чтобы сохранить, провести и закрыть окно документа Перемещение денег, предназначена кнопка Провести и закрыть.

8.2.4. Взаиморасчеты с подотчетными лицами

ТМЦ для организации могут приобретаться и подотчетным лицом. Расчеты с подотчетным лицом ведутся одновременно в валюте учета и в указанной пользователем валюте взаиморасчетов с подотчетным лицом. Валюта взаиморасчетов с подотчетным лицом устанавливается в момент выдачи денежных средств подотчетному лицу и может отличаться от валюты выдачи денежных средств.

Для взаиморасчетов с подотчетным лицом характерны следующие этапы, которые будут рассмотрены в разделе: выдача денежных средств, отчет подотчетного лица об использовании средств, возврат неизрасходованных средств. Отметим, что расчеты с подотчетным лицом могут производиться как в наличной, безналичной либо смешанной формах.

8.2.4.1. Выдача денег под отчет

Выдача денежных средств под отчет может осуществляться как из кассы компании, так и с расчетного счета. В данном случае рассмотрим схему работы через кассу организации. Факт выдачи денежных средств подотчетному лицу оформляется документом Расход из кассы (рис. 8.15). Документ регистрируется в списке документов Расход из кассы, который открывается с помощью одноименной ссылки группы Касса на панели навигации вкладки Денежные средства.

Рис. 8.15. Документ Расход из кассы для подотчетного лица

Документ вводится с видом операции Подотчетнику. Лицо, получающее денежные средства, указывается в поле Подотчетник и выбирается из справочника Сотрудники. В случае выдачи сумм, ранее перерасходованных сотрудником по авансовому отчету, в поле Документ указывается документ Авансовый отчет. Для данного типа расхода не предусмотрено табличной части для ввода нескольких выплат.

Для вывода на экран печатной формы расходного кассового ордера предназначена команда Расходный кассовый ордер открывающегося списка Печать.

8.2.4.2. Регистрация авансовых отчетов

Для отражения в учете операций по расходованию подотчетным лицом выданных наличных или безналичных денежных средств предназначен документ Авансовый отчет (рис. 8.16). Документ регистрируется в списке документов Авансовые отчеты, который открывается с помощью одноименной ссылки группы Касса на панели навигации вкладки Денежные средства.

Рис. 8.16. Документ Авансовый отчет

Документ может быть введен на основании расхода из кассы либо расчетного счета. Документ оформляется в той валюте, которая определена для сотрудника при выдаче денежных средств. В табличной части вкладки Выданные авансы указываются авансы, выданные под отчет. В табличной части вкладки Запасы вводится информация о запасах, приобретенных подотчетным лицом. Для каждой позиции поступивших запасов по авансовому отчету указывается количество, цена, сумма, склад поступления, ставка и сумма НДС, номер и дата документа поступления.

В табличной части вкладки Расходы вводится информация о расходах на приобретение запасов. Для расходов на приобретение запасов указывается количество, цена, сумма, ставка и сумма НДС, подразделение, направление деятельности.

Сведения о выплаченных подотчетным лицом денежных средствах поставщикам вносятся в табличную часть вкладки Оплаты.

После проведения документа Авансовый отчет можно сформировать печатную форму документа, а также ввести на основании новый документ Счет-фактура (полученный).

Для документа разработана печатная форма Авансовый отчет, которая выводится на экран одноименной командой в открывающемся списке Печать.

Документом Авансовый отчет может производиться движение запасов на складе, а также закрывается задолженность подотчетного лица перед организацией.

8.2.4.3. Получение сведений о взаиморасчетах с подотчетными лицами

С помощью отчета Расчеты с подотчетниками (рис. 8.17) отображается состояние и изменение задолженностей в течение выбранного периода времени, возникающих при расчетах с подотчетными лицами. Отчет открывается одноименной командой группы Отчеты, которая расположена на панели действий вкладки Денежные средства.

Рис. 8.17. Отчет Расчеты с подотчетниками

В отчете существует возможность группировать задолженности по сотрудникам и валютам. Отчет формируется в режимах: ведомость и остатки. В режиме Ведомость для каждого сотрудника выводится информация по остаткам и оборотам денежных средств. В режиме Остатки из отчета исключаются сведения о выдаче и возврате денежных средств и отображаются только задолженности на выбранную дату. Для данного отчета дополнительно разработаны режимы отображения ведомости и остатков в валюте. По умолчанию отчет формируется в валюте, установленной в параметрах учета.

С помощью полей отчета данные можно сформировать за период, по организации или сотруднику.

8.2.4.4. Возврат неизрасходованных денег в кассу

Для возврата неизрасходованных денежных средств от подотчетника оформляется документ Поступление в кассу (рис. 8.18) с видом операции От подотчетника. Документ регистрируется в списке документов Поступления в кассу, который открывается с помощью одноименной ссылки группы Касса на панели навигации вкладки Денежные средства.

При оформлении операции поступления денежных средств от подотчетника в поле Подотчетник указывается подотчетное лицо, а в поле Документ выбирается документ, которым была оформлена выдача денег: Расход из кассы либо Расход со счета. Статья движения денежных средств выбирается в соответствии с учетной политикой предприятия.

Рис. 8.18. Документ Поступление в кассу с видом операции От подотчетника

Для документа Расход из кассы разработана печатная форма Расходный кассовый ордер, которая выводится на экран с помощью пункта Расходный кассовый ордер открывающегося списка Печать.

Чтобы сохранить, провести и закрыть окно документа Расход из кассы, предназначена кнопка Провести и закрыть. При проведении документа списывается неизрасходованная сумма долга с подотчетного лица.

8.3. Планирование движений денежных средств

В программе реализован отчет Платежный календарь, который является удобным инструментом для оперативного финансового планирования и контроля исполнения финансовых обязательств. Основным назначением платежного календаря является предотвращение «кассовых разрывов», а также определение приоритетности платежей. Понятие «кассовый разрыв» – это ситуация, когда денег на счетах и в кассах предприятия не хватает на исполнение обязательств перед контрагентами, персоналом или бюджетом.

Для вывода отчета Платежный календарь (рис. 8.19) на экран предназначена одноименная ссылка в панели действий Отчеты вкладки Денежные средства.

В отчет выбираются данные по планируемым и фактическим платежам по всем кассам и расчетным счетам компании. Информация о планируемых платежах представляет наибольший интерес с точки зрения платежного календаря и финансового планирования.

Платежный календарь формируется на основании запланированных поступлений и расходов денежных средств автоматически при оформлении заказов от покупателей или заказов поставщикам. Также в программе предоставлена возможность произвольного планирования поступления и списания денежных средств – на основании иных планов по движению денежных средств, вводимых вручную. В платежном календаре наглядно выделены просроченные платежи – эта информация может быть предметом анализа.

Рис. 8.19. Отчет Платежный календарь

В открывающемся списке Период просроченных платежей выбирается период формирования просроченных платежей. В открывающемся списке Период будущих платежей выбирается период для отбора данных по предстоящим платежам. Значения в списках охватывают практически все возможные периоды формирования отчета. Если значение стандартного периода не устраивает, то существует возможность задания произвольного периода.

С помощью кнопок панели управления отчета Добавить приход, Добавить расход, Добавить перемещение оформляются документы по плановому поступлению, расходу и перемещению денежных средств. С помощью кнопки Сформировать осуществляется формирование отчета.

8.3.1. Планирование расхода денег

Для планирования расхода денежных средств предназначен документ Расход денег (план) (рис. 8.20). Документ регистрируется в списке документов Расход денег (план), для открытия которого используется ссылка Расход денег (план) группы Платежный календарь панели навигации вкладки Денежные средства.

В поле Сумма указывается сумма платежа. В открывающемся списке Валюта выбирается валюта расхода. В поле Статья указывается статья движения денежных средств.

Рис. 8.20. Документ Расход денег (план)

В группе элементов Способ оплаты с помощью переключателей выбирается планируемый способ поступления денег:

• Безналичные. В поле Банковский счет указывается банковский счет организации.

• Наличные. В поле Касса выбирается название кассы организации.

• Не определено.

Если выбран способ Не определено, то проведение документа невозможно до тех пор, пока не будет выбран один из двух других способов оплаты.

Также в документе может быть указана следующая информация: название контрагента, договор, заключенный с контрагентом, и документ, на основании которого планируется расход денег.

Для документа определены статусы платежа Утвержден либо Не утвержден. Выбор статуса устанавливается переключателями. Для дальнейшей работы с документами по расходу денег необходимо утвердить запланированный расход денег.

На основании документа Расход денег (план) может быть введен фактический платеж документами Расход со счета или Расход из кассы.

Чтобы сохранить, провести и закрыть окно документа, используется кнопка Провести и закрыть. Если документ вводился непосредственно из отчета Платежный календарь, то для вывода актуальных данных отчет необходимо переформировать заново, для чего используется кнопка Сформировать.

8.3.2. Планирование поступления денег

Для планирования поступления денежных средств предназначен документ Поступление денег (план) (рис. 8.21). Документ регистрируется в списке документов Поступления денег (план), для открытия которого используется ссылка Поступления денег (план) группы Платежный календарь панели навигации вкладки Денежные средства.

Рис. 8.21. Документ Поступление денег (план)

Порядок заполнения и назначения полей формы документа Поступление денег (план) подобен документу Расход денег (план). На основании документа Поступление денег (план) может быть введен фактический платеж с помощью документов Поступление на счет или Поступление в кассу.

Чтобы сохранить, провести и закрыть окно документа, используется кнопка Провести и закрыть. Если документ вводился непосредственно из отчета Платежный календарь, то для вывода актуальных данных отчет необходимо переформировать заново.

8.3.3. Планирование перемещения денег

Для планирования перемещения денежных средств предназначен документ Перемещение денег (план) (рис. 8.22). Документ регистрируется в списке документов Перемещение денег (план), для открытия которого используется ссылка Перемещение денег (план) группы Платежный календарь панели навигации вкладки Денежные средства.

Порядок заполнения и назначения полей формы документа Перемещение денег (план) подобен документу Расход денег (план), с той лишь разницей, что для данного документа вместо способа оплаты указывается тип перемещаемых денежных средств для источника и получателя. При этом возможно сочетание различных вариантов перемещения. Например, перемещение безналичных денежных средств с расчетного счета организации в кассу, где будут приняты. Либо, наоборот, из кассы на расчетный счет организации.

Рис. 8.22. Документ Перемещение денег (план)

Чтобы сохранить, провести и закрыть окно документа, используется кнопка Провести и закрыть.

В главе вы познакомились с основными возможностями ведения учета денежных средств. Правильный и оперативный ввод документов по движению денежных средств позволит вам в дальнейшем оперативно производить расчеты с поставщиками и покупателями, определять предварительный финансовый результат деятельности организации в целом.

Глава 9. Учет персонала и выплата зарплаты

Раздел учета Зарплата и персонал предназначен, с одной стороны, для обеспечения взаиморасчетов с работниками предприятия, а с другой – для учета затрат на оплату труда в составе себестоимости продукции и услуг.

В программе реализован простой механизм кадрового учета и начисления заработной платы. Кадровый учет в программе сводится к хранению и обработке данных о сотрудниках компании, необходимых для расчета заработной платы и налога с фонда оплаты труда. В целях кадрового учета программа позволяет также в определенной мере следить за карьерой и статусом работника, а именно: приемом на работу, кадровыми изменениями, в том числе и в окладе, увольнениями.

В конфигурацию включены возможности начисления почасовой оплаты за работу, оформления нарядов и заданий на работу, ведение табелей учета рабочего времени.

Расчет заработной платы производится помесячно, при этом все начисления и удержания подразделяются на два основных класса:

• Плановые начисления и удержания. Примером планового начисления является оплата по окладу. К плановым удержаниям можно отнести удержания по исполнительному листу. Все плановые начисления и удержания назначаются на некоторый интервал времени, и расчет производится ежемесячно. Обычно назначаются сотруднику при вводе документов кадровых событий: Прием на работу или Кадровое перемещение. Расчет плановых начислений и удержаний производится документом Начисление зарплаты.

• Разовые начисления и удержания. К разовым начислениям можно отнести работы по нарядам, заданиям на работу и т. д. Расчет таких начислений и удержаний производится одновременно с регистрацией в программе.

Отметим, что некоторые начисления и удержания могут являться как плановыми, то есть назначаться на длительный срок и рассчитываться ежемесячно, так и разовыми – назначаться и сразу рассчитываться с помощью ввода отдельных документов.

В программе не предусмотрен расчет налоговых вычетов, налоговая отчетность и отчетность в фонды, но существует возможность отражения сумм начисленного налога на доходы. Чтобы отражать суммы начисленного налога на доходы, устанавливается флажок Вести учет налога на доходы на вкладке Зарплата и персонал в диалоге Настройка параметров учета. Диалог открывается с помощью ссылки Настройка параметров учета в группе Настройка параметров учета на панели действий вкладки Настройка и администрирование.

Для описания условий работы сотрудников предприятия используются справочники Должности, Виды начислений и регистр сведений Штатное расписание. Также в программе используются графики работы.

В системе учета персонала и начисления зарплаты программы центральное место занимают журналы Документы по кадрам и Документы по учету времени. В журнале Документы по кадрам регистрируются документы кадрового учета, характеризующие отношения сотрудника с организацией: прием на работу, кадровое перемещение, увольнение. В журнале Документы по учету времени регистрируются документы, учитывающие выполняемую работу сотрудником: задания на работу, сдельные наряды и учет отработанного времени.

Для удобства поиска и отображения документов в журналах предусмотрена возможность отбора документов по сотруднику, подразделению, типу документа, организации и периоду регистрации документов.

Общую схему движения данных при расчете зарплаты можно описать следующим образом:

• Вводится «условно-постоянная» информация о начислениях и удержаниях работников – заполняются справочники в программе.

• Ежемесячно вводятся документы, регистрирующие фактическую выработку и другие первичные документы, влияющие на начисления и удержания.

• В конце месяца производится собственно начисление зарплаты, по результатам которого формируются данные о суммах, подлежащих выплате работникам.

• Регистрируются выплаты зарплаты.

• По результатам проведенных месячных расчетов формируется отчетность как выдаваемая на руки работникам, так и для внутренних целей.

Практически все справочники, документы, отчеты и обработки для учета персонала и выплате зарплаты собраны на вкладке программы Зарплата и персонал.

9.1. Справочники, используемые для учета персонала

Перед началом ведения учета рекомендуется заполнить основные справочники, так как на основании справочных данных вводятся различные документы, производится планирование. К справочникам первоочередного заполнения можно отнести: Физические лица, Должности, Графики работы, Виды начислений и удержаний, Сотрудники, Штатное расписание, Параметры расчетов, Бригады. С некоторыми из перечисленных справочников вы уже встречались ранее при вводе документов или заполнении справочников. В разделе познакомимся со справочниками учета персонала более подробно.

9.1.1. Графики работы

В случае использования нескольких графиков работы в организации заполняется справочник Графики работы (рис. 9.1), который открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки программы Зарплата и персонал.

Рис. 9.1. Справочник Графики работы

В справочник вводится информация обо всех графиках работы предприятия, которые назначаются сотрудникам. График работы может описывать пятидневную рабочую неделю, шестидневную рабочую неделю или график с суммированным учетом рабочего времени. Ввод, просмотр и изменение записей справочника производятся в окне элемента справочника. Для ввода нового элемента предназначена кнопка Создать панели инструментов справочника. Для открытия существующего элемента для просмотра и изменения можно дважды щелкнуть мышью на строке для элемента либо нажать кнопку панели инструментов справочника. В окне элемента вводится наименование графика и присваивается код.

9.1.2. Должности

В справочнике Должности хранится информация о перечне должностей сотрудников предприятия. Справочник открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки программы Зарплата и персонал.

Ввод, изменение и просмотр информации о должности производятся в окне элемента справочника. Информация из справочника используется для заполнения документов и справочников, связанных с учетом персонала и расчетом зарплаты.

9.1.3. Физические лица

В программе информация обо всех физических лицах хранится в справочнике Физические лица, который открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки Зарплата и персонал.

Справочник является многоуровневым и иерархическим, то есть можно добавлять неограниченное количество групп и подгрупп. Информация из справочника впоследствии выбирается для многих документов, а также для других справочников. Физические лица могут быть как сотрудниками компании, так и контрагентами (продавцами или покупателями). Ввод, изменение и просмотр информации о физическом лице производится в окне элемента справочника (рис. 9.2).

Рис. 9.2. Окно элемента справочника Физические лица

Для каждого физического лица существует возможность указания личных данных: пол, дата рождения, адреса и телефоны и другая информация.

Рассмотрим назначение элементов окна справочника. В поле ФИО вводится фамилия, имя и отчество физического лица. В поле Группа физ. лиц можно выбрать принадлежность данного лица к группе физических лиц, например, к покупателям. В поле Дата рождения вводится дата рождения физического лица, в открывающемся списке Пол – выбирается пол.

В элементах управления вкладки Адреса, телефоны указывается информация о различных адресах физического лица, а также контактный телефон. В полях Адрес для информирования, Адрес за пределами РФ, Адрес по прописке и Адрес проживания указывается адресная информация физического лица. Информация об адресе вводится в диалоге Ввод адреса, который открывается с помощью кнопки выбора полей указания адресов. Для облегчения ввода адресов в диалоге может быть загружен адресный классификатор. При этом поля в диалоге заполняются выбором из классификатора. Загрузить адресный классификатор можно с помощью команды Загрузить адресный классификатор открывающегося списка Все действия диалога Ввод адреса.

Для хранения информации об удостоверении личности физического лица предназначен справочник Документы, который подчинен справочнику Физические лица и открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации окна справочника. Ввод, просмотр и редактирование информации о документе осуществляется в окне элемента справочника. При заполнении информации о документе указывается вид документа, серия и номер, кем выдан документ и дата выдачи.

Дополнительно о физическом лице можно ввести информацию о фамилии, имени и отчестве раздельно в регистре сведений Фамилия, имя, отчество физических лиц. Регистр содержит информацию о ФИО физических лиц, а также историю всех изменений.

Информация о сотрудниках тесно связана со справочником Физические лица. Особенностью учета персонала является тот факт, что один и тот же человек (физическое лицо) может рассматриваться как несколько объектов учета. Примером может служить увольнение сотрудника, а затем повторное устройство на работу. То есть в этом случае два сотрудника, принятые в разное время и в общем случае на разные рабочие места, соответствуют одному физическому лицу. Отметим, что факт приема и увольнения сотрудника оформляется документами. Для хранения информации о сотрудниках предназначен справочник Сотрудники, который открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки Зарплата и персонал.

9.1.4. Виды начислений и удержаний

При расчете зарплаты работников предприятия и работников организаций в программе используются независимые списки начислений и удержаний. Порядок автоматического исчисления суммы к начислению (удержанию) однозначно определяется указанием для каждого вида начисления и удержания способа расчета.

В справочнике Виды начислений и удержаний хранится перечень всех начислений и удержаний сотрудников, используемых при расчете заработной платы. Справочник открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки Зарплата и персонал.

Для удобства выбора и хранения значений создаются группы по видам начислений и удержаний. Ввод, изменение и просмотр информации о начислении или удержании производится в окне элемента справочника (рис. 9.3).

Рис. 9.3. Элемент справочника Начисления и удержания

Для элемента справочника выбирается тип с помощью переключателей Начисление, Удержание или Налог. В поле Счет затрат выбирается счет учета из плана счетов, на который будут относиться суммы для данного вида начисления или удержания.

В поле Описание формулы расчета можно просмотреть формулу расчета для данного вида начисления (удержания). Изменить формулу расчета можно в диалоге Форма редактирования формулы расчета, который открывается с помощью ссылки Редактировать формулу расчета. В формулу расчета могут быть включены элементы справочника Параметры расчетов, числа и функции.

Для налога указывается значение в поле Вид налога из справочника Виды налогов. Формула расчета для налога не задается – сумма начисленного налога указывается вручную в документе Начисление зарплаты.

Чтобы в элементе справочника Начисления и удержания появился переключатель Налоги, необходимо установить флажок Вести учет налога на доходы на вкладке Зарплата и персонал диалога Настройка учета. Диалог настроек учета открывается с помощью ссылки Настройка параметров учета вкладки программы Настройка и администрирование.

Начисления могут рассчитываться следующими способами:

• По тарифной ставке (месячной, дневной или часовой) за фактический период действия начисления.

• Сдельно за фактический период действия начисления.

• Процентом от сумм по базовым начислениям.

• Фиксированной суммой.

• Без оплаты.

Удержания могут рассчитываться следующими способами:

• Процентом от сумм по указанным базовым начислениям.

• Фиксированной суммой.

Списки начислений и удержаний, используемые для расчета зарплаты работников организаций, также можно расширять необходимыми начислениями и удержаниями.

Для сохранения, проведения и закрытия окна элемента справочника Начисления и удержания предназначена кнопка Записать и закрыть.

9.1.5. Бригады

В бригады объединяются сотрудники, коллективно выполняющие определенную производственную задачу. В справочнике Бригады хранится информация о составе рабочих бригад. Справочник открывается с помощью одноименной ссылки на панели навигации вкладки Зарплата и персонал. Значения из справочника используются при формировании сдельных нарядов.

Ввод, изменение и просмотр значений справочника производятся в окне элемента справочника (рис. 9.4).

Рис. 9.4. Элемент справочника Бригады

В поле Наименование вводится название бригады, а в табличной части указывается состав бригады: ФИО и табельный номер. Значения выбираются из справочника Сотрудники.

Для сохранения, проведения и закрытия окна элемента справочника Бригады предназначена кнопка Записать и закрыть.

9.2. Формирование штатного расписания

Количество штатных единиц предприятия регламентируется штатным расписанием. Под штатной единицей понимается должность в подразделении предприятия. Список должностей предприятия определяется в справочнике Должности. Хранится штатное расписание в виде периодического регистра сведений Штатное расписание.

В конфигурации использование штатного расписания включается с помощью установки флажка Вести штатное расписание на вкладке Зарплата и персонал диалога Настройка параметров учета. Диалог настроек учета открывается с помощью ссылки Настройка параметров учета панели действий вкладки Настройка и администрирование.

9.2.1. Работа с регистром штатного расписания

Актуальная информация о штатном расписании организации хранится в регистре сведений Штатное расписание (рис. 9.5), который открывается одноименной ссылкой в группе Персонал, расположенной на панели навигации вкладки Зарплата и персонал.

В списке, расположенном в левой части окна регистра сведений, выводится информация об организационно-структурной единице компании, а в табличной части справа – штатные должности для структурной единицы организации. По умолчанию в окне регистра сведений выводится актуальное состояние штатного расписания.

Рис. 9.5. Регистр сведений Штатное расписание

Ввод, изменение и просмотр информации о структурных единицах компании осуществляются в справочнике Организационно-структурные единицы. Справочник открывается из окна Настройка учета, которое открывается с помощью команды Настройка параметров учета группы Настройка параметров, расположенной на вкладке Настройка и администрирование. Для заполнения справочника в окне Настройка учета следует перейти на вкладку Предприятие, установить флажок Вести учет по нескольким подразделениям (двум или более) и перейти по ссылке Просмотр и редактирование списка подразделений.

Ввод, изменение и просмотр информации о должностях для выбранного подразделения осуществляются в окне Штатное расписание (рис. 9.6). Новый элемент справочника может быть создан в окне регистра сведений Штатное расписание (см. рис. 9.5) с помощью команды меню Создать.

Рис. 9.6. Элемент справочника Штатное расписание

Для каждой записи штатного расписания указывается организация, подразделение, должность, количество ставок, а также информация о тарифе. Должность выбирается из справочника Должности. Для тарифа выбирается вид начислений, который применяется для данной должности, а также указываются минимальная и максимальная суммы оплаты. В поле Период указывается дата, с которой будет действовать единица штатного расписания.

Для сохранения, проведения и закрытия окна элемента справочника Бригады предназначена кнопка Записать и закрыть.

9.2.2. Получение информации о штатном расписании

Для предоставления информации о состоянии штатного расписания организации предназначен отчет Штатное расписание (рис. 9.7), который открывается одноименной командой группы Отчеты, расположенной на панели действий вкладки Зарплата и персонал.

Рис. 9.7. Отчет Штатное расписание

Для выбора данных в отчет предназначена кнопка Сформировать. В отчет выводятся данные о штатном расписании организации, а также информация о количестве ставок: общее количество, занято и вакансии. С помощью полей отчета данные можно сформировать на определенную дату, по организации, подразделению или отдельной должности.

9.3. Учет кадров

В программе кадровый учет ограничивается учетом движения кадров и регистрацией персональных данных работников. К учету движения кадров относится прием на работу, кадровые перемещения и увольнения. Для учета данных работников предназначены справочники Физические лица и Сотрудники. Понятия физическое лицо и сотрудник организации тесно связаны между собой.

9.3.1. Документы для учета кадров

Движение кадров регистрируется документами. В конфигурации разработаны отдельные документы для приема на работу, кадрового перемещения и увольнения сотрудника. Например, должностные обязанности физических лиц, а также условия оплаты труда регистрируются документами Прием на работу и Кадровое перемещение. Факт прекращения трудовых отношений с сотрудником оформляется документом Увольнение.

В разделе познакомимся более подробно на указанных документах, а также сформируем список сотрудников предприятия.

9.3.1.1. Прием на работу

Расчет заработной платы персонала предприятия предполагает учет некоторых соглашений. Прежде всего, персоналом предприятия считаются все физические лица, зарегистрированные как «сотрудники» предприятия, то есть должен быть оформлен и проведен документ Прием на работу. При этом сотрудники предприятия могут быть приняты на работу в организации, составляющие предприятие, с соблюдением ограничений, вытекающих из трудового законодательства РФ. Одно и то же физическое лицо может быть оформлено сотрудником нескольких организаций предприятия. Основное место работы у сотрудника может быть только в одной из организаций. Для других организаций сотрудник оформляется как внешний совместитель. Некоторые сотрудники предприятия могут не быть оформленными на работу ни в одну из организаций предприятия.

В программе прием сотрудника на работу осуществляется в два этапа: вначале вводится новый сотрудник в справочник Сотрудники, а затем производится факт регистрации приема на работу. Документом Прием на работу (рис. 9.8) регистрируется прием на работу физических лиц, то есть перевод в разряд сотрудников, и устанавливается необходимость расчета начислений и удержаний. Документ регистрируется в списке документов Приемы на работу сотрудников, который открывается ссылкой Приемы на работу, расположенной в группе Персонал на панели навигации вкладки Зарплата и персонал.

В поле Организация указывается организация, для которой осуществляется прием на работу сотрудников. В табличную часть Сотрудники вводится информация о местах работы и условиях труда сотрудников: ФИО, дата приема, подразделение, должность, количество занимаемых ставок и график работы. Выбор сотрудника осуществляется из справочника Сотрудники. Каждому новому сотруднику при занесении в справочник автоматически присваивается уникальный табельный номер, который отображается в графе ТН. Также в справочнике Сотрудники определяется тип занятости сотрудника: основное место работы или совместительство.

В графе Ставок таблицы указывается количество занимаемых ставок. Указанное значение используется только для анализа занятых ставок по штатному расписанию и при расчете зарплаты не учитывается.

Рис. 9.8. Документ Прием на работу

В табличную часть Начисления и удержания вводится информация о способах оплаты труда сотрудника: вид начисления, размер планового начисления или удержания, валюта и счет учета, на который относится начисление (удержание).

Если в настройках параметров учета установлен признак ведения учета налога на доходы, то дополнительно появляется табличная часть Налоги и доходы. В данной табличной части указывается информация о плановых налогах на доходы.

Для физических лиц, работающих по совместительству, прием на работу можно оформлять неограниченное количество раз. По таким работникам в справочник Сотрудники вводится несколько элементов.

Отметим, что документом Прием на работу оформляется прием на работу всех сотрудников при вводе начальных остатков в программу.

Для сохранения, проведения и закрытия окна документа Прием на работу предназначена кнопка Провести и закрыть.

9.3.1.2. Кадровое перемещение

После приема сотрудников на работу все изменения условий оплаты труда и кадровые перестановки регистрируются документом Кадровое перемещение (рис. 9.9). Документ регистрируется в списке документов Кадровые перемещения сотрудников, который открывается с помощью ссылки Кадровые перемещения, расположенной в группе Персонал на панели навигации вкладки Зарплата и персонал.

В открывающемся списке Вид операции выбирается операция, которая оформляется документом: перемещение и изменение способа оплаты или изменение способа оплаты.

В табличную часть Сотрудники вводится информация о новых местах работы и условиях оплаты труда сотрудников: выбирается сотрудник, дата вступления изменений, подразделение, в которое перемещается сотрудник, новая должность, новое количество занимаемых ставок, а также новый график работы.

Рис. 9.9. Документ Кадровое перемещение

В табличную часть Начисления и удержания вводится информация о способах оплаты труда сотрудников: новое плановое начисление сотрудника или надбавка, новый размер планового начисления или надбавки, счет, на который будут отнесены затраты. Для актуальности записи о плановом начислении устанавливается флажок А. Табличная часть Начисления и удержания заполняется всегда при перемещении на новое место работы, даже если условия оплаты остались прежними. В противном случае будет считаться, что плановые начисления и удержания отсутствуют. Для автоматического заполнения таблицы начислений и удержаний текущими способами оплаты для сотрудника предназначена кнопка Заполнить.

Для сохранения, проведения и закрытия окна документа Кадровое перемещение предназначена кнопка Провести и закрыть.

9.3.1.3. Увольнение

Увольнение сотрудников оформляется документом Увольнение (рис. 9.10). Документ регистрируется в списке документов Увольнения сотрудников, который открывается ссылкой Увольнения, расположенной в группе Персонал на панели навигации вкладки Зарплата и персонал.

В табличную часть документа вводится информация о дате и причине увольнения сотрудников. Основание увольнения сотрудника указывается в произвольной форме. Начиная с даты, указанной в графе Дата увольнения, для уволенного сотрудника прекращаются автоматические начисления и удержания.

Для сохранения, проведения и закрытия окна документа Увольнение предназначена кнопка Провести и закрыть.

Рис. 9.10. Документ Увольнение

9.3.2. Формирование списка сотрудников

Отчет Списки сотрудников (рис. 9.11) предназначен для отображения кадровой информации, плановых начислениях сотрудников, паспортных данных и контактной информации. Отчет открывается с помощью команды группы Отчеты на панели действий вкладки Зарплата и персонал.

Рис. 9.11. Отчет Списки сотрудников

Для формирования отчета предназначена кнопка Сформировать отчета. Отчет может быть сформирован в нескольких вариантах: Список сотрудников, Плановые начисления, Паспортные данные и Контактная информация. Вариант формирования отчета выбирается в диалоге Выбор варианта отчета, который вызывается на экран с помощью кнопки Выбрать вариант.

В режиме Список сотрудников в отчет выводится информация обо всех сотрудниках предприятия. Для каждого сотрудника отображается табельный номер, ФИО, должность и количество занимаемых ставок. Группировка отчета производится по подразделению. В режиме Плановые начисления в отчет отбирается список сотрудников с отображением табельного номера, ФИО, вида начисления и суммы плановых начислений зарплаты. В режиме Паспортные данные выводится список сотрудников с отображением паспортных данных по каждому сотруднику: вид документа, номер документа, дата выдачи, кем выдан и код подразделения. В режиме Контактная информация в отчет выбирается информация об адресных данных сотрудников и контактный телефон.

С помощью полей отчета данные можно сформировать на дату, по подразделению, статусу сотрудника: работает либо уволен.

9.4. Учет времени

Если организация занимается производственной деятельностью либо оказывает услуги производственного характера, то в большинстве случаев придется оформлять задания на работу, вести учет времени выполнения работ (услуг) либо выписывать сдельные наряды на выполнение работ.

9.4.1. Задание на работу

Документом Задание на работу (рис. 9.12) производится планирование загрузки сотрудников и ключевых ресурсов. Документ регистрируется в списке документов Задания на работу, который открывается одноименной ссылкой, расположенной в группе Наряды и задания на панели навигации вкладки Зарплата и персонал.

Документ можно ввести на основании заказа покупателя. В зависимости от установленного значения в открывающемся списке Вид операции с помощью данного документа могут быть запланированы:

• Внешнее задание. Выполнение работы по конкретному заказу или договору для контрагента.

• Внутреннее задание. Выполнение работы для предприятия.

В документе указывается вид цен, по которому определяется стоимость работ, и вид выполняемых работ. В табличной части документа вводится информация, которая конкретизирует задание на работу, и указывается следующая информация: заказчик или заказ покупателя, работа, для изготовления которой выполняется задание, планируемая дата и время выполнения задания, стоимость часа работы по заданию и стоимость выполнения задания для клиента. Некоторые параметры, например цена, описание, заполняются автоматически из справочника Номенклатура. Также может быть указан вид работы, деятельность по которому планируется, и вид цен, по которому определяется стоимость работ. Если используется оборудование и техника предприятия, то заполняется поле (графа) Ключевой ресурс.

Рис. 9.12. Документ Задание на работу

Табличная часть для ввода задания на работу включается с помощью кнопки Список панели инструментов документа. Задание на работу может включать произвольное количество строк.

По заданиям на работу можно сформировать отчет по планированию и выполнению заданий. На основании документа Задание на работу может быть введен документ Учет времени.

Для сохранения, проведения и закрытия окна документа Задание на работу предназначена кнопка Провести и закрыть.

9.4.2. Регистрация времени, потраченного на выполнение задания

С помощью документа Учет времени (рис. 9.13) оформляется факт регистрации времени, затраченного на выполнение задания. Документ регистрируется в списке документов Учет времени, который открывается одноименной ссылкой в группе Наряды и задания на панели навигации вкладки Зарплата и персонал.

Документ может быть введен на основании задания на работу. В документе указывается информация о времени, затраченном сотрудником на выполнение выданных заданий в течение рабочей недели. Если документ оформляется для внешних заданий, то в табличной части указывается заказчик – контрагент, для которого выполняется работа, а также работа (услуга), которая должна быть выполнена в рамках заказа.

В графах Расценка и Сумма указывается цена за единицу работы или стоимость нормо-часа для вида выполняемой работы. При этом автоматически рассчитывается суммарное количество часов, потраченное сотрудником на выполнение задания (работы).

Рис. 9.13. Документ Учет времени

Для документа Учет времени разработана печатная форма, которая вызывается на экран с помощью команды Учет времени открывающегося списка Печать. Для сохранения, проведения и закрытия окна документа Учет времени предназначена кнопка Провести и закрыть.

9.4.3. Сдельный наряд

Факт планирования и выполнения бригадой (сотрудником) работ или услуг для начисления зарплаты оформляется документом Сдельный наряд (рис. 9.14). Документ регистрируется в списке документов Сдельные наряды, который открывается одноименной ссылкой, расположенной в группе Наряды и задания на панели навигации вкладки Зарплата и персонал.

Рис. 9.14. Документ Сдельный наряд

Сдельные наряды используются для выдачи заданий на выполнение технологических операций производственного цикла исполнителем со сдельной оплатой труда.

При оформлении документа указываются подразделение, исполнитель и валюта расчетов по заказу. В табличной части вкладки Операция вводится информация о запланированной и выполненной операции с возможностью детализации до заказа покупателя и продукции. В графе Количество (план) указывается запланированное количество выпускаемой продукции в единице измерения, а в графе Количество (факт) – фактическое количество выпускаемой продукции в единице измерения.

Если в качестве исполнителя работ выбрана бригада, то в табличной части вкладки Состав бригады указывается фактический состав бригады, выполняющей операции. Для автоматического заполнения таблицы вкладки предназначена кнопка Заполнить состав бригады. В графе КТУ указывается коэффициент трудового участия, пропорционально которому делится стоимость работ, при этом вводится доля, а не процент.

Чтобы по документу Сдельный наряд начислить зарплату исполнителям на дату закрытия наряда, устанавливается флажок Закрыт.

Для сохранения, проведения и закрытия окна документа Сдельный наряд предназначена кнопка Провести и закрыть.

По выданным нарядам может быть сформирован аналитический отчет Сдельные наряды.

9.4.4. Отчеты по учету времени

Для повышения эффективности работы предприятия в программе разработан ряд отчетов, позволяющих формировать данные по распределению и учету рабочего времени сотрудников, заданий на работу и сдельных нарядов.

9.4.4.1. Отработанное время

В отчете Отработанное время (рис. 9.15) формируются сводные данные по учету рабочего времени на основании документов Табель. Отчет вызывается с помощью одноименной команды группы Отчеты на панели действий вкладки Зарплата и персонал.

Для формирования отчета предназначена кнопка Сформировать отчета. Отчет может быть сформирован в двух режимах: По дням и В целом за период. При формировании по дням в отчете отображаются сведения о ежедневных затратах рабочего времени за указанный период. В режиме В целом за период в отчете отображаются данные о суммарных затратах рабочего времени с детализацией до вида рабочего времени на определенную дату.

Данные в отчете группируются по сотрудникам и подразделениям. С помощью полей отчета данные можно отфильтровать за период, по организации или сотруднику.

Рис. 9.15. Отчет Отработанное время

9.4.4.2. Задания на работу

Для проведения план-фактного анализа по видам работ и выполнения заданий предназначен отчет Задания на работу (рис. 9.16). Отчет вызывается с помощью одноименной команды группы Отчеты на панели действий вкладки Зарплата и персонал.

Рис. 9.16. Отчет Задания на работу

Для формирования отчета предназначена кнопка Сформировать отчета. В отчет выводится информация по планируемому и фактическому времени выполнения работ. Для внешних заданий в отчете отображаются заказы контрагентов. Дополнительно разработан вариант формирования отчета для заказчика. Выбор варианта осуществляется в диалоге Выбор варианта отчета, который открывается с помощью кнопки Выбор варианта.

Данные в отчете группируются по сотрудникам предприятия. С помощью полей отчета данные можно сформировать за период, по сотруднику или виду работ.

9.4.4.3. Сдельные наряды

Для проведения план-фактного анализа технологических операций, выполняемых сотрудниками по сдельным нарядам, формируется отчет Сдельные наряды (рис. 9.17). Отчет вызывается одноименной командой группы Отчеты на панели действий вкладки Зарплата и персонал.

Рис. 9.17. Отчет Сдельные наряды

Для формирования отчета предназначена кнопка Сформировать отчета. В отчете данные группируются по бригадам (исполнителям). С помощью полей отчета данные можно сформировать за период, по исполнителю или отдельному заказу.

9.5. Начисление и выплата зарплаты

В программе можно начислить заработную плату для повременной и сдельной оплаты труда. Для начислений с повременной оплатой труда учитывается отработанное время сотрудников. Учет отработанного времени вводится документом Табель. Для сотрудников со сдельной оплатой труда учитывается выработка. Выполненные работы такими сотрудниками учитываются документами Сдельный наряд и Заказ-наряд. По этим документам производится начисление сдельной оплаты.

После ввода дополнительных документов, которыми регистрируются операции выполнения работ (услуг), можно приступать к расчету и выплате зарплаты сотрудникам. Для расчета и выплаты зарплаты можно придерживаться следующего порядка:

• Заполняется табель рабочего времени.

• Производится расчет зарплаты на основании табеля и сдельных нарядов.

• Оформляется платежная ведомость на выплату зарплаты.

• Производится выплата зарплаты из кассы либо зачислением на карт-счета сотрудников.

Все расчеты с работниками предприятия производятся в валюте управленческого учета. При этом размеры отдельных начислений и удержаний могут быть указаны в произвольной валюте. При расчете суммы к начислению (удержанию) производится пересчет из валюты начисления в валюту управленческого учета, в случае если валюты различаются. Все расчеты с работниками организаций производятся в валюте учета. Здесь размеры отдельных начислений и удержаний также могут быть указаны в произвольной валюте, а пересчет сумм к начислению в валюте учета производится по курсу для расчетов с персоналом.

9.5.1. Табель

Для повременной формы оплаты труда необходимо вести учет фактически отработанного времени. Фактически отработанное время в системе не фиксируется отдельными документами, а вычисляется как объем планового времени, которое должен был отработать работник согласно графику, минус документально зафиксированные отклонения от этого графика, когда в указанное в графике рабочее время работник не работал, например, по причине отпуска или болезни.

Для ввода информации об использовании рабочего времени оформляется документ Табель (рис. 9.18). Документ регистрируется в списке документов Табели, который открывается одноименной ссылкой, расположенной в группе Зарплата на панели навигации вкладки Зарплата и персонал.

В поле Период регистрации вводится дата, в которой месяц указывает на период начисления зарплаты. То есть если табель вводится за март, то и дата должна быть мартовская. В поле Подразделение указывается подразделение организации, в котором числятся сотрудники. С помощью переключателей группы Способ ввода данных указывается способ заполнения документа:

• По дням – данные хранятся в разрезе дней. В табличной части для сотрудника указывается количество часов по каждому из трех видов времени за каждый день по дням месяца.

• За период – данные записываются на первое число месяца. В табличной части для сотрудника указывается общее количество часов и дней за месяц по каждому из шести видов времени.

В таблицу документа вводится список сотрудников подразделения, и для каждого сотрудника указываются сведения об отработанном времени. Вид табличной части документа зависит от установленного переключателя группы Способ ввода данных. В графы Вид вводится информация по видам времени. В графах Часы или Часов – количество часов по виду времени. В графах Дней указывается количество дней по виду времени. Для автоматического заполнения таблицы данными предназначена кнопка Заполнить.

Рис. 9.18. Документ Табель

Для документа разработана печатная форма Табель учета рабочего времени, которая вызывается на экран с помощью команды Табель открывающегося списка Печать.

Для сохранения, проведения и закрытия окна документа Табель предназначена кнопка Провести и закрыть.

9.5.2. Начисление зарплаты

Факт начисления сотрудникам зарплаты и отнесения рассчитанной суммы на затраты оформляется документом Начисление зарплаты (рис. 9.19). Документ регистрируется в списке документов Начисления зарплаты, который открывается одноименной ссылкой в группе Зарплата на панели навигации вкладки Зарплата и персонал.

В поле Период регистрации водится дата, в которой содержится месяц начисления зарплаты. В поле Подразделение указывается подразделение, по которому рассчитывается зарплата. В открывающемся списке Валюта документа выбирается валюта, в которой происходит начисление.

В табличной части документа вводится информация о начисленной сотрудникам заработной плате и способах отнесения на затраты. Количество граф таблицы и порядок расчета устанавливаются параметрами расчета зарплаты. Параметры расчетов заработной платы хранятся в справочнике Параметры расчетов.

Рис. 9.19. Документ Начисление зарплаты

Для случая повременной оплаты сотрудникам администрации, приведенном на рисунке рис. 9.19, автоматическое заполнение и расчет значений в таблице производятся в два этапа. Сначала заполняются строки таблицы значениями по сотрудникам подразделения с помощью кнопки Заполнить. После этого для каждого сотрудника заполняются графы Значение для параметров расчета, указанных в графе Показатель, значения которых требуются для расчета по формуле вида начисления. Например, если в графе Показатель 1 задано значение Норма дней, то в графе Значение 1 вводится количество нормы дней, необходимых для расчета зарплаты. После ввода значений производится расчет зарплаты по подразделению с помощью кнопки Рассчитать. Если установлен флажок К для строки, то эта строка исключается из расчета и суммы данной строки не пересчитываются.

Также для каждой строки таблицы указывается счет отнесения затрат в графе Счет затрат. Дополнительно может быть указано направление деятельности и заказ покупателя, с которым связано данное начисление или удержание.

Если установлен признак ведения учета налогов на доходы в параметрах учета, то в форме документа дополнительно появляется вкладки Налоги на доходы. В табличной части вкладки указывается сумма удерживаемого с сотрудников налога на доходы вручную, так как расчет сумм налогов в программе не производится.

Налог по ставке 13 % для налоговых резидентов РФ исчисляется по всем доходам физического лица, начисленным как работнику организации, включая обособленные подразделения, нарастающим итогом с начала налогового периода. Налог для налоговых нерезидентов РФ исчисляется по каждому факту получения дохода, то есть тем документом, который регистрирует доход.

Для сохранения, проведения и закрытия окна документа Начисление зарплаты предназначена кнопка Провести и закрыть.

9.5.3. Получение платежной ведомости

После проведения и проверки всех начислений можно приступать к выплате зарплаты. Для формирования печатной формы платежной ведомости по выплате заработной платы сотрудникам организации оформляется документ Платежная ведомость (рис. 9.20). Документ регистрируется в списке документов Платежные ведомости, который открывается одноименной ссылкой в группе Зарплата, расположенной на панели навигации вкладки Зарплата и персонал.

Рис. 9.20. Документ Платежная ведомость

С помощью значения в открывающемся списке Вид операции формируется платежная ведомость на выплату зарплаты или аванса. В поле Период регистрации вводится дата, относящаяся к месяцу, за которой производится выплата зарплаты. В табличную часть документа вводится информация по выплатам для сотрудников выбранного подразделения. Для автоматического заполнения таблицы значениями для выплат сотрудникам по указанному подразделению предназначена кнопка Заполнить по остаткам. При автоматическом заполнении сумм выплат учитывается ранее выплаченный аванс.

Для сохранения и закрытия окна документа Платежная ведомость предназначена кнопка Записать и закрыть.

После сохранения документа печатается платежная ведомость для оплаты в кассе. Печатная форма формируется и выводится на экран с помощью команды Платежная ведомость открывающегося списка Печать.

9.5.4. Выплата зарплаты из кассы

Для расходования денежных средств из кассы оформляется документ Расход из кассы (рис. 9.21). Документ регистрируется в списке документов Расход из кассы, который открывается одноименной ссылкой в группе Касса на панели навигации вкладки Денежные средства.

Рис. 9.21. Документ Расход из кассы

Если в настройках параметров учета включено ведение учета по нескольким организациям, то в поле Организация указывается организация, для которой оформляется расход со счета. Значение выбирается из справочника Организации. В поле Касса выбирается название кассы организации. Выбор кассы производится из справочника Кассы.

В поле Статья указывается статья движения денежных средств. Значение выбирается из справочника Статьи движения денежных средств.

В поле Сумма указывается сумма платежа в валюте кассы. В открывающемся списке Валюта выбирается валюта кассы. В полях Номер вх. док. и Дата вх. док. вводится номер и дата входящего документа. В поле Основание выбирается документ-основание платежа из списка документов, который открывается с помощью кнопки выбора поля. Чтобы автоматически заполнить документ Расход из кассы данными из документа-основания, используется кнопка . При автоматическом заполнении проверяется тип документа-основания и устанавливается требуемый вид операции документа Расход из кассы. Для корректного и правильного заполнения расходного кассового ордера заполняются поля Основание платежа, Приложение и По.

В документе Расход из кассы устанавливается вид операции Зарплата. В табличную часть документа вводится информация об основании выдачи денег из кассы – ведомости на выплату зарплаты. Отметим, что в табличную часть документа можно ввести несколько ведомостей на выплату заработной платы. Документ Расход из кассы может быть создан на основании планирования расходов, то есть документа Расход денег (план). Также документы Расход денег (план) и Расход из кассы могут быть созданы на основании платежной ведомости на зарплату. Для документального оформления расхода денег формируется печатная форма расходного кассового ордера с помощью команды Расходный кассовый ордер открывающегося списка Печать.

Для сохранения, проведения и закрытия окна документа Расход из кассы предназначена кнопка Провести и закрыть.

9.5.5. Отчеты по взаиморасчетам с сотрудниками

Для контроля начислений зарплаты и взаиморасчетов с сотрудниками разработаны отчеты, позволяющие формировать различную итоговую информацию.

9.5.5.1. Начисления и удержания

Для контроля и детализации данных по начислениям и удержаниям по сотрудникам формируется отчет Начисления и удержания (рис. 9.22). Отчет вызывается одноименной командой, расположенной в группе Отчеты на панели действий вкладки Зарплата и персонал.

Рис. 9.22. Отчет Начисления и удержания

Для формирования отчета предназначена кнопка Сформировать отчета. В отчет выводится информация о начислениях и удержаниях по начисленной зарплате по сотрудникам предприятия. Данные в отчете группируются по подразделениям и сотрудникам. Отчет может быть сформирован в двух режимах: Основной и В валюте. При формировании в валюте отчет формируется в валюте расчетов с сотрудниками, в данном случае – в рублях. В режиме Основной в отчете отображаются данные в валюте управленческого учета, указанной в настройках учета.

С помощью полей отчета данные можно отфильтровать за период, по организации, подразделению, периоду регистрации или отдельному сотруднику.

9.5.5.2. Расчетная ведомость

С помощью отчета Расчетная ведомость (рис. 9.23) формируется произвольная расчетная ведомость предприятия, при этом отбор и группировка могут осуществляться по различным критериям. Отчет вызывается одноименной командой группы Отчеты на панели действий вкладки Зарплата и персонал.

Рис. 9.23. Отчет Расчетная ведомость

Отчет формируется в соответствии с настройками, установленными в полях отчета. В поле Период регистрации указывается дата, за месяц которой необходимо выбрать данные. В полях Организация и Подразделение выбирается подразделение и организация предприятия. В поле Валюта указывается валюта, в которой производились расчет и выплата зарплаты сотрудникам. Для формирования отчета предназначена кнопка Сформировать. В отчет выбираются суммы начислений, удержаний, количество отработанных и оплаченных дней или часов, суммы задолженности по выплате зарплаты.

9.5.5.3. Расчетные листки

С помощью отчета Расчетные листки (рис. 9.24) формируются расчетные листки сотрудников организаций за период времени. Отчет вызывается одноименной командой, расположенной в группе Отчеты панели действий вкладки Зарплата и персонал.

Рис. 9.24. Отчет Расчетные листки

Отчет формируется в соответствии с настройками, установленными в полях отчета. В поле Период регистрации указывается дата, за месяц которой необходимо выбрать данные. В полях Организация и Подразделение выбирается подразделение и организация предприятия. В поле Валюта указывается валюта, в которой производился расчет и выплата зарплаты сотрудникам. Для формирования отчета предназначена кнопка Сформировать. Отчет предоставляет возможность сформировать расчетные листки, отобранные и сгруппированные по организациям и подразделениям.

9.5.5.4. Расчеты с персоналом

Состояние задолженности по заработной плате сотрудникам за период времени отражается в отчете Расчеты с персоналом (рис. 9.25). Отчет вызывается одноименной командой группы Отчеты на панели действий вкладки Зарплата и персонал.

Рис. 9.25. Отчет Расчеты с персоналом

Для формирования отчета предназначена кнопка Сформировать. В отчет выводится информация о суммах расчетов с сотрудниками предприятия. Данные в отчете группируются по подразделениям и сотрудникам. Отчет может быть сформирован в нескольких вариантах: ведомость и остатки. Вариант формирования отчета выбирается в диалоге Выбор варианта отчета, который вызывается на экран с помощью кнопки Выбрать вариант. В режиме Ведомость в отчет отбирается информация об остатках расчетов, суммах начислений и выплат. В режиме Остатки выводится информация об остатках выплат сотрудникам. Отметим, что данные в отчет для указанных режимов выбираются в валюте управленческого учета, указанной в настройках учета. Дополнительными способами формирования являются валютные режимы – данные выбираются в рублях.

С помощью полей отчета данные можно сформировать за период, по подразделению или отдельному сотруднику.

В главе вы познакомились с порядком ведения кадрового учета, оформлением нарядов и заданий на работы, а также начислением и выплатой заработной платы. Конечно, данный раздел относится больше к бухгалтерскому учету, но никогда не помешает руководителю иметь полную и достоверную информацию о состоянии занятости сотрудников, выполнении заказов покупателей в любой момент времени. Для более полноценного и качественного учета кадров и заработной платы лучше использовать конфигурацию «1С: Зарплата и Управление персоналом».

Глава 10. Учет имущества

Под имуществом предприятия понимаются все материальные, нематериальные и денежные средства, принадлежащие предприятию на правах собственности. Имущество предприятия можно разделить на недвижимое и движимое. К недвижимому имуществу относятся земля, обособленные водные объекты и все, что прочно связано с землей. Движимое имущество включает в себя объекты, не относящиеся к недвижимым, включая деньги и ценные бумаги.

Помимо деления имущества предприятия на недвижимое и движимое, оно подразделяется на внеоборотные и оборотные активы. Внеоборотные активы включают в себя основные средства и нематериальные активы.

Основные средства – это часть имущества, которая используется для производства продукции, выполнения работ или оказании услуг предприятием. В состав основных средств организаций могут входить здания, сооружения, рабочие и силовые машины и оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная техника, транспортные средства, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности, рабочий, продуктивный и племенной скот, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги и пр.

Нематериальные активы предприятия – это имущество организации, которое, не имея вещественной формы, тем не менее имеет денежную стоимость, может быть определено, приносит прибыль либо способствует этому. Например: торговые марки, фирменные знаки, патенты, другие виды интеллектуальной собственности, право на пользование ресурсами и т. д.

10.1. Справочник имущества

Справочник Имущество содержит объекты, относящиеся к имуществу предприятия, и предназначен для хранения, ввода и редактирования основных средств и нематериальных активов предприятия.

Для вызова справочника сделайте следующее:

• Выберите ярлык Панели разделов\Имущество. На Панели разделов перейдите на вкладку Имущество. На экране появится слева Панель навигации, справа Панель действий (рис. 10.1).

Рис. 10.1. Вкладка Имущество

• Щелкните мышью на закладке Имущество, расположенную на Панели навигации. Откроется окно справочника Имущество (рис. 10.2).

Рис. 10.2. Окно справочника Имущество

Редактировать информацию о внеоборотном активе можно с помощью кнопок в верхней части окна справочника. При этом открывается диалог для ввода, редактирования или поиска информации.

Для редактирования записи справочника Имущество щелкните мышью на кноп-ке . На экране появится окно для редактирования (рис. 10.3).

Для ввода новой записи справочника Имущество сделайте следующее:

• Щелкните на кнопке Создать. На экране появится диалог для ввода нового элемента справочника Имущество (рис. 10.4).

• Заполните поля в окне нового элемента справочника Имущество.

• Нажмите кнопку Записать и закрыть. Элемент справочника будет сохранен.

Рис. 10.3. Окно для редактирования элемента справочника Имущество

Рис. 10.4. Окно для создания элемента справочника Имущество

Для поиска элемента справочника сделайте следующее:

• Щелкните на кнопке Найти. На экране появится диалог для поиска (рис. 10.5).

Рис. 10.5. Диалог для поиска в справочнике Имущество

• В диалоге поиска заполните поле Где искать с использованием выпадающего списка. Для случая поиска элемента в справочнике Имущество это поле может принимать одно из двух значений: Наименование или Инв. №.

• В поле Что искать укажите наименование или инвентарный номер.

• Нажмите кнопку Найти. Если искомый элемент существует, то после выполнения поиска произойдет фильтрация справочника в соответствии с параметрами, заданными в диалоге поиска.

10.2. Поступление имущества

В процессе деятельности предприятия происходят изменения в составе и структуре имущества данного предприятия. Для отражения этих изменений в программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» существует журнал Учет имущества, в который записываются все документы, отражающие происходящие изменения.

Перечислим эти документы:

Принятие к учету имущества – оформляется при вводе объекта в эксплуатацию;

Изменение параметров – оформляется при изменении параметров амортизации;

Амортизация имущества – предназначен для ежемесячного расчета амортизации;

Выработка имущества – для расчета амортизации пропорционально объему выпускаемой продукции;

Продажа имущества – оформляется при продаже имущества;

Списание имущества – оформляется в случае выбытия имущества в связи с износом.

10.2.1. Принятие к учету

Для обращения к журналу документов Принятие к учету имущества сделайте следующее:

• Щелкните мышью на команду Принятие к учету имущества, которая находится на Панели навигации. На экране появится окно журнала документов Принятия к учету имущества (рис. 10.6).

• Для работы со списком документов Принятия к учету имущества используйте кнопки, расположенные на панели журнала документов.

Рис. 10.6. Журнал документов Принятия к учету имущества

Создать новый документ Принятие к учету имущества можно, щелкнув на кнопке Создать, а также следующим образом:

• Выберите команду Принятие к учету имущества в группе элементов управления Создать, расположенной на Панели действий. На экране появится окно нового документа Принятие к учету имущества (рис. 10.7).

Рис. 10.7. Создание нового документа Принятие к учету имущества

• Заполните поля ввода шапки документа. Заполнить некоторые поля можно вручную либо на основании уже введенного документа, для чего существует кнопка Создать на основании. Поля ввода Организация, Склад, Ячейка, Номенклатура, Партия заполняются путем нажатия на кнопку , при этом откроется окно для выбора значения из связанного с эти полем списка. Дата документа, а также поля Количество и Сумма могут быть заполнены как с помощью клавиатуры, так и нажатием на кнопку, расположенную справа от поля ввода. При этом открывается Календарь или Калькулятор для выбора соответственно даты или числа. Поле ввода Ед: заполняется с использованием открывающегося списка, из которого необходимо выбрать подходящее значение.

• Щелкните на кнопке Добавить для добавления записи в табличную часть документа. При этом следует соблюдать правила введения значений в поля ввода, заключающиеся в том, что если поле ввода не содержит с правого края никаких кнопок, то ввод производится непосредственно в поле с клавиатуры. Если же есть кнопка выбора, то следует щелкнуть на этой кнопке и выбрать значение из появившегося списка.

• Для каждой строки, добавляемой в табличную часть, введите реквизиты Имущество, Начальная стоимость, Способ амортизации, Срок использования, Объем продукции.

• После заполнения шапки документа и всех записей табличной части запишите документ, нажав на клавиши Ctrl + S или щелкнув на кнопке .

• Для проведения документа щелкните на кнопке Провести и закрыть или Провести.

Проведение документа требуется, если необходимо сформировать бухгалтерские проводки для отражения данной хозяйственной операции. При этом будут сформированы движения документа по регистрам. Отчет по движениям документа можно сформировать, нажав на кнопку Все действия в журнале документов и выбрав в выпадающем списке Отчет по движениям.

Редактировать существующий документ Принятие к учету имущества можно, щелкнув на кнопке . При этом откроется окно, подобное окну, представленному на рис. 10.7. Поля ввода документа уже будут содержать ранее введенные значения. Изменять значения можно таким же образом, как и ввод новых значений, то есть с использованием кнопки выбора или с помощью клавиатуры.

10.2.2. Изменение параметров

Документы Изменение параметров предназначены для внесения изменений параметров начисления амортизации внеоборотных активов.

Для обращения к журналу документов Изменение параметров сделайте следующее:

• Щелкните мышью на вкладке Изменение параметров на Панели навигации. На экране появится окно журнала документов Изменение параметров.

• Для работы с журналом документов Изменение параметров используйте кнопки, расположенные на панели инструментов журнала документов.

Создать новый документ Изменение параметров можно, щелкнув на кнопке Создать, а также копируя существующий документ с использованием кнопки .

• Щелкните на кнопке Создать. На экране появится окно нового документа Изменение параметров (рис. 10.8).

Рис. 10.8. Окно нового документа Изменение параметров

• Заполните поля ввода в шапке документа.

• Щелкая на кнопке Добавить, добавьте строки в табличную часть документа.

• Для каждой добавленной строки введите реквизиты Имущество, Срок использования, Объем продукции работ, Стоимость, С текущего месяца.

• После заполнения шапки документа и всех записей табличной части запишите документ, нажав на клавиши Ctrl + S или щелкнув на кнопке .

• Для проведения документа щелкните на кнопке Провести и закрыть или Провести.

10.3. Выбытие имущества

Для описания выбытия имущества в программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» предназначено два документа: выбытие имущества может быть оформлено как продажа либо как списание.

10.3.1. Продажа

Для обращения к журналу документов Продажи имущества выполните следующее:

• На Панели навигации щелкните мышью на Продажи имущества. На экране появится окно журнала документов Продажи имущества.

• Для работы с журналом документов Продажи имущества используйте кнопки, расположенные на панели инструментов журнала.

Создать новый документ Продажа имущества можно, щелкнув на кнопке Создать, а также копируя существующий документ с помощью кнопки .

• Щелкните на кнопке Создать. На экране появится окно Продажа имущества (рис. 10.9).

Рис. 10.9. Окно нового документа Продажа имущества

• Заполните поля ввода шапки документа. Ввести значения можно на основании созданного ранее документа, для чего существует открывающийся список Создать на основании. Поля ввода Организация, Контрагент, Договор могут быть заполнены путем нажатия на кнопку , при этом откроется диалог для выбора значения из связанного с эти полем объекта.

• Щелкая на кнопке Добавить, добавьте строки в табличную часть документа.

• Для каждой добавленной строки введите реквизиты Имущество, Начальная стоимость, Остаточная стоимость, Амортизация всего, Амортизация за текущий месяц, Сумма, Ставка НДС. Поля Сумма НДС, Всего рассчитываются автоматически, в зависимости от данных, введенных при заполнении других полей.

• Для расчета амортизации нажмите на кнопку Рассчитать, при этом введенные ранее данные будут пересчитаны.

• После заполнения шапки документа и всех записей табличной части запишите документ, нажав на клавиши Ctrl + S или щелкнув на кнопке .

• Для проведения документа щелкните на кнопке Провести и закрыть или Провести.

Редактировать существующий документ Продажа имущества можно, щелкнув на кнопке в окне журнала документов Продажи имущества.

10.3.2. Списание

Для обращения к журналу документов Списания имущества сделайте следующее:

• Щелкните мышью на вкладке Списания имущества, расположенной на Панели навигации. На экране появится окно журнала документов Списания имущества.

• Для работы с журналом документов Списания имущества используйте кнопки, расположенные на панели инструментов журнала.

Для создания нового документа Списание имущества щелкните на кнопке Создать. На экране появится окно документа Списание имущества (рис. 10.10).

Рис. 10.10. Окно нового документа Списание имущества

• Заполните поля ввода шапки документа. Вводить значения можно вручную, заполняя каждое поле ввода. Поля ввода Организация, Корреспондент заполняются путем нажатия на кнопку , при этом откроется диалог для выбора значения из связанного с этим полем списка.

• С помощью кнопки Добавить добавьте строки в табличную часть документа.

• Для каждой добавленной строки заполните поля Имущество, Начальная стоимость, Остаточная стоимость, Амортизация всего, Амортизация за текущий месяц.

• После заполнения шапки документа и табличной части запишите документ, нажав на клавиши Ctrl + S или щелкнув на кнопке .

• Для проведения документа щелкните на кнопке Провести и закрыть или Провести.

Редактировать существующий документ Списание имущества можно, щелкнув на кнопке в окне журнала документов Списания имущества.

10.4. Амортизация имущества

В этом разделе рассмотрим документы для учета амортизации имущества. Напомним, что амортизация основных фондов – это процесс переноса стоимости основных фондов по мере износа на производимый продукт или на услуги. Необходимость амортизации вытекает из особенностей участия основных фондов в производственном процессе. Они функционируют в течение продолжительного времени, сохраняя свою натуральную форму. В каждой единице нового продукта воплощается часть стоимости основных фондов, пропорциональная износу основных фондов. Амортизация не начисляется на объекты, которые имеют стоимость ниже установленного лимита или срок службы менее одного года. Амортизационный фонд создается путем ежемесячных амортизационных отчислений, которые производятся по установленным нормам. Для большинства основных фондов годовые нормы амортизации определяются в процентах к стоимости.

В международной практике бухгалтерского учета для расчета амортизационных отчислений используют четыре способа: линейный; списание стоимости пропорционально объему выпуска продукции или единиц продукции; списание стоимости по сумме лет срока полезного использования; уменьшаемого остатка или двойной остаточности.

10.4.1. Выработка

Способ списания стоимости пропорционально объему выпуска продукции применяется для активов, у которых определяющим является периодичность использования. Это относится к автомобилям, самолетам, износ которых зависит от величины пробега или от количества часов полета, а также к оборудованию горнодобывающей промышленности, износ которого зависит от объемов добытой породы и др. Для таких основных средств вычисляется величина амортизации на единицу продукции.

В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» предусмотрен документ Выработка имущества для расчетов амортизационных отчислений в случае применения способа пропорционально объему продукции.

Для обращения к журналу документов Выработка имущества выполните следующее:

• Щелкните мышью на вкладке Выработка имущества на Панели навигации. На экране появится окно журнала документов Выработка имущества.

• Для создания нового документа щелкните на кнопке Создать. На экране появится окно документа Выработка имущества (рис. 10.11).

Рис. 10.11. Создание документа Выработка имущества

• Заполните поля ввода шапки документа. Поле ввода Организация заполняется путем нажатия на кнопку , при этом откроется диалог для выбора значения из связанного с этим полем объекта. Дата может быть введена как вручную с клавиатуры, так и нажатием на кнопку, расположенную справа от поля ввода. При этом откроется Календарь для выбора даты или числа.

• Добавьте строки в табличную часть документа с помощью кнопки Добавить.

• Для каждой добавленной строки введите сведения в полях Имущество, Ед., Количество.

• После заполнения шапки документа и всех записей табличной части запишите документ, нажав на клавиши Ctrl + S или щелкнув на кнопке .

• Для проведения документа щелкните на кнопке Провести и закрыть или Провести.

Редактировать существующий документ Выработка имущества можно, щелкнув на кнопке в окне журнала документов Выработка имущества.

10.4.2. Амортизация

Линейный способ амортизационных отчислений применяется для активов, у которых главными факторами, ограничивающими срок службы, являются время использования и относительно постоянный объем периодически выполняемых работ. К ним относятся многие сооружения, машины и механизмы, станки и оборудование в пищевой, легкой промышленности, во многих отраслях тяжелой промышленности и др. Этот способ заключается в том, что ежемесячные амортизационные отчисления одинаковы в течение всего срока службы.

Для обращения к журналу документов Амортизация имущества сделайте следующее:

• Щелкните мышью на вкладке Амортизация имущества на Панели навигации. На экране появится окно журнала документов Амортизация имущества.

• Для работы с журналом документов Амортизация имущества используйте кнопки, расположенные на панели инструментов журнала.

• Для создания нового документа щелкните на кнопке Создать. На экране появится окно Амортизация имущества (рис. 10.12).

Рис. 10.12. Создание документа Амортизация имущества

• Заполните поля ввода документа.

• После заполнения запишите документ, нажав на клавиши Ctrl + S или щелкнув на кнопке .

• Для проведения документа щелкните на кнопке Провести и закрыть.

Редактировать существующий документ Амортизация имущества можно, щелкнув на кнопке в окне журнала документов Амортизация имущества.

10.5. Получение отчетов об имуществе

В этом разделе описываются отчеты об имуществе, которые предоставляет программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2».

10.5.1. Амортизационная ведомость и инвентарная карточка

Для получения отчета Амортизационная ведомость сделайте следующее:

• Выберите команду Отчеты\Имущество, расположенную на Панели действий вкладки Имущество. На экране появится окно настройки отчета Имущество (рис. 10.13).

• Щелкните на кнопке Выбрать вариант и в появившемся окне выберите Ведомость амортизации.

• Укажите, за какой период следует сформировать ведомость. Для этого заполните поля ввода Начало периода, Конец периода. Эти поля имеют кнопки выбора и заполняются или вводом даты с клавиатуры, или выбором даты с помощью кнопки выбора и использования календаря. Если эти поля ввода не заполнять, то программа будет учитывать все нужные документы, имеющиеся в базе данных, независимо от даты. Такого же эффекта можно добиться, сбрасывая флажки реквизитов в колонках, расположенных слева от названия поля.

• Введите, если требуется, значения полей ввода Организация, Подразделение, Имущество. Если эти реквизиты заполнены и имеют установленные флажки в левой колонке, то данные для отчета будут выбираться с учетом установленного фильтра. Поля настройки отчета имеют кнопки выбора и заполняются с использованием связанных объектов. Если в эти поля ничего не вводить, то отчет сформируется для всех организаций, подразделений, любого имущества.

Рис. 10.13. Отчет Ведомость амортизации

• Щелкните на кнопке Сформировать. На экране появится сформированный отчет Ведомость амортизации.

• Для вывода отчета на принтер выберите команду Все действия\Печать в окне Имущество. На экране появится диалог Печать с выбранным по умолчанию принтером. Если выбранный принтер устраивает, то щелкните кнопку Печать, если нет – выберите из предоставленного списка принтер и щелкните на кнопке Печать.

Кнопка Настройка предназначена для начальной настройки рассмотренных выше реквизитов, чтобы не вводить значения при каждом вызове отчета, а также для выбора колонок, выводимых в отчете, и выбора колонок для сортировки в отчете.

• Для обращения к отчету Инвентарная карточка сделайте следующее:

• Выберите команду Отчеты\Имущество, расположенную на Панели действий раздела Имущество. На экране появится окно настройки отчета Имущество (рис. 10.14).

• Щелкните на кнопке выбора Выбрать вариант и в появившемся окне выберите Инвентарная карточка.

• Укажите, на какую дату следует сформировать отчет. Для этого заполните поле ввода На дату. Если в это поле ввода ничего не вводить, то программа будет выводить данные на текущую рабочую дату, установленную в данной конфигурации. Такого же эффекта можно добиться, сбрасывая флажок реквизита в колонке, расположенной слева от названия поля.

Рис. 10.14. Отчет Инвентарная карточка

• Щелкните на кнопке Сформировать. На экране появится отчет Инвентарная карточка.

• Для вывода отчета на принтер выберите команду Все действия\Печать в окне Имущество. На экране появится диалог Печать с выбранным по умолчанию принтером. Если выбранный принтер устраивает, то щелкните кнопку Печать, если нет – выберите из предоставленного списка принтер и щелкните на кнопке Печать.

10.5.2. Отчет о выработке имущества

Для обращения к отчету Выработка имущества сделайте следующее:

• Выберите команду Отчеты\Выработка имущества, расположенную на Панели действий раздела Имущество. На экране появится окно настройки отчета Выработка имущества (рис. 10.15).

Рис. 10.15. Отчет Выработка имущества

• Щелкните на кнопке выбора Выбрать вариант и выберите Основной.

• Укажите, за какой период следует сформировать отчет. Для этого заполните поля ввода Начало периода, Конец периода.

• Заполните, если требуется, поля ввода Организация, Имущество. Если эти поля не заполнять, то отчет сформируется для всех организаций и любого имущества.

• Щелкните на кнопке Сформировать. На экране появится отчет Выработка имущества.

• Для вывода отчета на принтер выберите команду Все действия\Печать в окне Имущество. На экране появится диалог Печать с выбранным по умолчанию принтером. Если выбранный принтер устраивает, то щелкните кнопку Печать, если нет – выберите из предоставленного списка принтер и щелкните на кнопке Печать.

Кнопка Настройка предназначена для начальной настройки рассмотренных выше реквизитов, чтобы не вводить значения при каждом вызове отчета, а также для определения, какие колонки показывать в отчете, по каким сортировать.

В этой главе мы познакомились с порядком оформления операций по учету имущества в программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2». Сведения об имуществе организации, то есть об основных средствах и нематериальных активах, вносятся в справочник Имущество. Для учета имущества в программе предусмотрены документы по поступлению, амортизации и выбытию имущества. Отчетная информация может быть получена с использованием отчетов Амортизационная ведомость, Инвентарная карточка, Выработка имущества.

Глава 11. Регламентные операции и финансовый результат

Регламентные операции – это отчетность, необходимая для анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, с целью улучшения работы и получения хороших финансовых результатов. Регламентные операции позволяют составить отчетность в налоговую инспекцию и внебюджетные фонды, органы статистики. Формы отчетности могут быть представлены на бумажных носителях и в виде отдельных файлов.

В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» очень легко формируются различные виды отчетов, в том числе и управленческий баланс.

На Панели разделов перейдите на вкладку Финансы (рис. 11.1).

Рис. 11.1. Вкладка Финансы

• На Панели действий выберите Финансовые отчеты Баланс. Откроется окно Баланс.

• Нажмите кнопку Сформировать на панели инструментов окна Баланс. Вы увидите сформированный отчет.

Отчет Баланс является основным управленческим отчетом. Баланс формируется за заданный период времени и показывает остатки по всем синтетическим счетам на начало и конец периода.

В активе баланса вы увидите основные средства, товарные остатки, налог на добавленную стоимость по оприходованным товарам, расходы будущих периодов, денежные средства (в том числе акции и векселя), дебиторскую задолженность (долг покупателей) и прочие активы.

В пассиве баланса отражена сумма уставного капитала и ваша прибыль (убыток) за определенный период времени, задолженность по кредитам и займам, кредиторская задолженность (поставщикам), задолженность по налогам, во внебюджетные фонды, по заработной плате, прочая задолженность и другие статьи расходов.

Очень важным является отчет Прибыли и убытки.

• На Панели действий выберите Финансовые отчеты.

• Щелкните мышью на Прибыли и убытки. Откроется окно Прибыли и убытки (рис. 11.2).

Рис. 11.2. Окно Прибыли и убытки

• Нажмите кнопку Сформировать на панели инструментов окна Прибыли и убытки. Отчет сформируется.

Так же как и отчет Баланс, отчет Прибыли и убытки формируется за определенный период времени. Отчет Прибыли и убытки показывает вам выручку, себестоимость, валовую прибыль, коммерческие и управленческие расходы, доходы и расходы от прочей реализации, прибыль до налогообложения, текущий налог на прибыль.

Еще одним необходимым отчетом является Движение денежных средств.

• Перейдите на вкладку Финансы.

• На Панели действий в группе Финансовые отчеты выберите команду Финансовые отчеты\Движение денежных средств. Откроется окно Движение денежных средств.

• Щелкните мышью на кнопку Сформировать на панели инструментов окна Движение денежных средств. Вы увидите отчет.

Отчет будет сформирован за указанный промежуток времени. В окне отчета Движение денежных средств выводится следующая информация:

• остаток средств (наличных и безналичных) на начало периода;

• приход (выручка от покупателей, возврат подотчета, возврат займа, залог, получение кредита, прочие поступления);

• расход (оплата поставщикам за товар, выдача под отчет, выплата заработной платы, займы сотрудникам, материальная помощь, выплата кредита и процентов, оплата налогов и сборов, плата за аренду помещения, оплата транспортных расходов, плата за коммунальные услуги и услуги связи, оплата хозяйственных расходов, прочие расходы);

• остаток средств на конец периода.

На Панели действий группа команд Бюджеты содержит отчеты по планированию: Прогнозный баланс, Бюджет прибылей и убытков, Бюджет движения денежных средств.

На Панели навигации вкладки Финансы расположен Монитор руководителя, на котором отражаются показатели деятельности предприятия для проведения подробного экономического анализа, и раздел Финансовые документы, где формируются показатели финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

11.1. Начисление налогов

Налоговым кодексом Российской Федерации установлены следующие виды налогов и сборов: федеральные, региональные и местные.

• Федеральными налогами и сборами признаются налоги и сборы, которые обязательны к уплате на всей территории Российской Федерации.

• Региональными (территориальными) налогами признаются налоги, которые установлены Налоговым кодексом РФ и законами субъектов Российской Федерации о налогах и обязательны к уплате на территориях соответствующих субъектов Российской Федерации.

• Местными налогами признаются налоги, которые установлены Налоговым кодексом РФ и нормативными правовыми актами представительных органов муниципальных образований о налогах и обязательны к уплате на территориях соответствующих муниципальных образований (муниципальных районов, поселений, городских округов).

Федеральным законом «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» и Федеральным законом «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» установлены социальные налоги и сборы:

• отчисления в Пенсионный фонд на страховую и накопительную часть;

• страховые взносы в фонды обязательного медицинского страхования (федеральный и территориальный);

• страховые взносы в фонд социального страхования на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

11.1.1. Справочник видов налогов

К федеральным налогам и сборам относятся: налог на добавленную стоимость, акцизы, НДФЛ (налог на доходы физических лиц), налог на прибыль, налог на добычу полезных ископаемых, водный налог, сборы за пользование объектами животного мира и за пользование объектами водных биологических ресурсов, государственная пошлина.

Региональные (территориальные) налоги: налог на имущество организаций, транспортный налог.

Местными считаются: земельный налог, налог на имущество физических лиц и др.

Социальные налоги – это страховые взносы в Пенсионный фонд на страховую и накопительную часть, взносы в территориальный и федеральный фонды медицинского страхования, страховые взносы по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, страховые взносы от несчастных случаев на производстве.

Виды налогов содержатся в справочнике программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2», где можно добавить новый налог или отредактировать существующий.

• Перейдите на вкладку Финансы на Панели разделов.

• На Панели навигации щелкните мышью на Виды налогов. Откроется окно Виды налогов (рис. 11.3).

• Нажмите на кнопку Создать на панели инструментов окна Виды налогов.

Откроется новое окно Налог для создания записи о налоге. Заполните поля окна и нажмите Записать и закрыть. В справочнике программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» появится запись о новом налоге.

Рис. 11.3. Окно справочника Виды налогов

11.1.2. Процесс начисления налогов

Систему налогообложения налогоплательщик выбирает самостоятельно. Но существуют ограничения по выручке, видам деятельности предприятия, размерам торговой площади, количеству работников и др. В случае если ваша организация не занимается видами деятельности, облагаемыми ЕНВД, не вправе применять УСНО, то вам подойдет общепринятая система налогообложения.

Общепринятая система налогообложения (ОСНО), или классическая (КСНО), подразумевает, что юридическое лицо (организация или индивидуальный предприниматель) платит подоходный налог, налог на добавленную стоимость, налог на прибыль и другие налоги, необходимость уплаты которых предусмотрена налоговым законодательством, а также платит взносы в Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования, в Фонд социального страхования. Налогообложение по налогу на прибыль при общепринятой системе ведется по методу начисления или кассовому методу, если величина выручки в среднем за предыдущие четыре квартала без учета налога на добавленную стоимость не превысила одного миллиона рублей за каждый квартал. Ставка по налогу на прибыль равна 20 % с разбивкой на федеральный (18 %) и территориальный (2 %) бюджеты. Для налога на имущества налогооблагаемой базой является среднегодовая стоимость имущества, умноженная на ставку 2,2 %. К налогу на добавленную стоимость применяются ставки 0, 10 и 18 %, в зависимости от особенностей вашего бизнеса.

Чтобы начислить налог, выполните следующие действия:

• Перейдите на вкладку Финансы на Панели разделов.

• На Панели навигации щелкните мышью на Начисления налогов. Откроется окно журнала документов Начисления налогов.

• Нажмите на кнопку Создать в журнале документов Начисления налогов. Появится окно нового документа Начисление налогов (рис. 11.4).

• Заполните поля на панели инструментов окна Начисления налогов с помощью кнопок выбора.

• Щелкните мышью на кнопку Добавить, откроется справочник Виды налогов. Выберите налог, который собираетесь начислить.

• Введите сумму, счет затрат, нажмите кнопку Провести и закрыть. Налог начислен.

Рис. 11.4. Окно документа Начисление налогов

Кроме общепринятой системы налогообложения существуют специальные налоговые режимы: система налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог), упрощенная система налогообложения, система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности, система налогообложения при выполнении соглашений о разделе продукции.

Система налогообложения в виде единого налога на вмененный доход для отдельных видов деятельности (ЕНВД) – это налоговый режим, который освобождает от уплаты: НДС, налога на прибыль, налога на имущество. Вместо указанных налогов уплачивается единый налог. Остальные налоги уплачиваются в общем порядке. Но на уплату единого налога не переводятся организации и индивидуальные предприниматели со среднесписочной численностью работников, превышающей 100 человек, если площадь торгового зала превышает 150 квадратных метров. Существуют и другие ограничения, предусмотренные законодательством. Объектом налогообложения признается вмененный доход налогоплательщика, к которому применяются различные коэффициенты и физические показатели: количество работников, площадь торгового зала, местонахождение, вид деятельности и др.

Как альтернатива общепринятой системе налогообложения, упрощенная система налогообложения (УСН) – это налоговый режим, при применении которого организации освобождаются от уплаты основных налогов: НДС, налога на прибыль, налога на имущество. Налоговой базой при упрощенной системе налогообложения признаются доходы либо доходы, уменьшенные на величину расходов. Датой получения доходов признается день поступления денежных средств на счета в банках и (или) в кассу, получения иного имущества, а также погашения задолженности (оплаты) налогоплательщику иным способом (кассовый метод). Если объектом налогообложения являются доходы, налоговая ставка устанавливается в размере 6 %. В случае если объектом налогообложения являются доходы, уменьшенные на величину расходов, налоговая ставка устанавливается в размере 15 %. Применение упрощенной системы освобождает налогоплательщика от обязанности вести в полном объеме бухгалтерский учет.

11.1.3. Получение информации о расчетах по налогам

В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» можно сформировать отчет о начисленных налогах для уплаты в бюджет в двух вариантах.

• В режиме Ведомость содержится информация об остатке задолженности по налогу на начало периода, начислении налога за период, оплате, задолженности на конец периода.

• В режиме Остатки выводятся только конечные остатки по налогам.

Выбрать вариант отчета можно, нажав на кнопку Выбрать вариант на панели инструментов окна Расчеты по налогам.

Чтобы сформировать отчет о начисленных в бюджет налогах, перейдите на вкладку Финансы на Панели разделов.

• На Панели действий выберите Отчеты, щелкните мышью на Расчеты по налогам. Откроется окно Расчеты по налогам (рис. 11.5).

Рис. 11.5. Окно отчета Расчеты по налогам

• Выберите вариант отчета, нажав на кнопку Выбрать вариант.

• Установите флажки, указав выбранный период.

• Щелкните мышью на кнопку Сформировать, и вы увидите готовый отчет.

Таким образом, вы всегда увидите образовавшуюся задолженность по налогам и сборам, подлежащую уплате в бюджет.

11.2. Прочие затраты

В Налоговом кодексе Российской Федерации четко определены виды расходов.

Расходы, связанные с производством и реализацией, включают в себя:

• расходы, связанные с изготовлением (производством), хранением и доставкой товаров, выполнением работ, оказанием услуг, приобретением и (или) реализацией товаров (работ, услуг, имущественных прав);

• расходы на содержание и эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание основных средств и иного имущества, а также на поддержание в исправном (актуальном) состоянии;

• расходы на освоение природных ресурсов;

• расходы на научные исследования и опытно-конструкторские разработки;

• расходы на обязательное и добровольное страхование;

• прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией.

Расходы, связанные с производством и (или) реализацией, подразделяются на:

• материальные расходы;

• расходы на оплату труда;

• суммы начисленной амортизации;

• прочие расходы.

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся следующие расходы налогоплательщика:

• расходы на сертификацию продукции и услуг, а также на декларирование соответствия с участием третьей стороны;

• суммы налогов и сборов, таможенных пошлин и сборов, страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации на обязательное пенсионное страхование, в Фонд социального страхования Российской Федерации на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования на обязательное медицинское страхование, начисленные в установленном законодательством Российской Федерации порядке;

• суммы комиссионных сборов и иных подобных расходов за выполненные сторонними организациями работы (предоставленные услуги);

• арендные (лизинговые) платежи за арендуемое (принятое в лизинг) имущество (в том числе земельные участки), а также расходы на приобретение имущества, переданного в лизинг;

• расходы на консультационные услуги;

• расходы на канцелярские товары;

• расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет);

• расходы на рекламу производимых (приобретенных) и (или) реализуемых товаров (работ, услуг), деятельности налогоплательщика, товарного знака и знака обслуживания, включая участие в выставках и ярмарках.

И это далеко не полный перечень расходов, относящихся к прочим расходам.

11.2.1. Отражение затрат, образующихся в результате хозяйственной деятельности предприятия

Чтобы отразить в учете прочие затраты (расходы), образующиеся в результате хозяйственной деятельности предприятия, перейдите на вкладку Финансы на Панели разделов.

• На Панели навигации в разделе Финансовые документы щелкните мышью на Прочие затраты (расходы). Откроется окно журнала документов Прочие затраты (расходы) (рис. 11.6).

Рис. 11.6. Окно журнала документов Прочие затраты (расходы)

В документе Прочие затраты (расходы) отражаются затраты с разбивкой по организациям (если у вас несколько организаций), а также по месту учета.

Чтобы добавить в перечень затрат новый документ:

• Нажмите на кнопку Создать на панели инструментов журнала Прочие затраты (расходы). Откроется окно нового документа Прочие затраты (расходы) (рис. 11.7).

Рис. 11.7. Окно документа Прочие затраты (расходы)

• Заполните поля документа с помощью кнопок выбора: укажите подразделение, корреспонденцию счетов.

• В табличной части документа введите счет затрат и сумму.

• Щелкните мышью на кнопку Провести и закрыть. Документ будет проведен.

Чтобы увидеть детальное движение проведенного документа:

• Нажмите на кнопку Все действия на панели инструментов окна Прочие затраты. В открывающемся списке выберите команду Отчет по движениям. Откроется новое окно Движения документа (рис. 11.8).

Рис. 11.8. Окно Движения документа

В окне Движения документа в поле Документ можно задать другой документ и получить движения для выбранного документа. Для этого выполните следующие действия.

• Щелкните мышью на кнопку выбора поля Документ для открытия окна Выбор типа данных (рис. 11.8).

Рис. 11.9. Окно Выбор типа данных

• С помощью полосы прокрутки найдите нужный тип документа, например Прочие затраты (расходы), и нажмите кнопку OK. Откроется окно журнала документов Прочие затраты (расходы) с расходными документами, как показано на рис. 11.6.

• Выберите проведенный документ, по которому необходимо видеть движение, нажав на кнопку Выбрать. В окне Движения документа поле Документ будет изменено.

• На панели инструментов окна Движение документа в открывающемся списке Выводить детализацию выберите нужное значение: По горизонтали или По вертикали. Выбор того или иного значения влияет на внешний вид отчета.

• Щелкните мышью на кнопке Сформировать. Будет сформирован отчет о детальном движении документа с разбивкой по регистрам учета. Для документа Прочие затраты (расходы), например, будут отражены:

• Период прохождения документа.

• Организация.

• Направление деятельности.

• Счет учета.

• Проводка документа.

• Сумма и др.

Расходы группируются на счетах бухгалтерского учета 20, 25, 26, 44 и др. в зависимости от того, как вы обозначили счета затрат в учетной политике. В составе информации об учетной политике предприятия необходимо раскрыть порядок признания коммерческих и управленческих расходов:

• Расходы по обычным видам деятельности, как и прочие расходы, описываются в разрезе элементов затрат.

• Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления расчетов.

• Необходимо определить, какие расходы вы отнесете к прямым, и описать порядок списания в затраты прямых расходов.

• Определить порядок начисления амортизации, признаваемой в качестве расхода исходя из величины амортизационных отчислений, срока полезного использования и принятых предприятием способов начисления амортизации.

Расход производится в соответствии с конкретным договором, подтверждается первичными учетными документами (счетом-фактурой, накладной, актом выполненных работ (если это работы, услуги). Желательно, если будут дополнительные документы (проект, смета и др.).

В налоговой отчетности коммерческие и управленческие, а также внереализационные и прочие расходы отражены в Форме-2 (Отчет о прибылях и убытках).

11.2.2. Распределение затрат на выпуск продукции

Продукция, не прошедшая всех операций обработки (изготовления), предусмотренных технологическим процессом, законченные, но не принятые заказчиком работы и услуги, а также остатки невыполненных заказов производств и остатки полуфабрикатов собственного производства – все это незавершенное производство. Предприятие, организующее производственный процесс, несет расходы, связанные с производством и реализацией. Оценка остатков незавершенного производства на конец текущего периода производится налогоплательщиком на основании данных первичных учетных документов о движении и об остатках сырья и материалов, готовой продукции по цехам (производственным подразделениям налогоплательщика) и данных налогового учета о сумме осуществленных в текущем месяце прямых расходов.

В бухгалтерском учете используется классификация затрат предприятий и организаций и порядок распределения прямых и косвенных расходов, предусмотренный отраслевыми рекомендациями по калькуляции себестоимости.

В налоговом учете порядок распределения суммы расходов на производство и реализацию между статьями калькуляции подробно описан в Налоговом кодексе РФ. Налогоплательщики могут сами решать, исходя из отраслевой специфики, какие расходы признать прямыми. Организациям, оказывающим услуги, предоставлено право относить сумму прямых расходов, осуществленных в отчетном (налоговом) периоде, в полном объеме на уменьшение доходов от производства и реализации данного отчетного (налогового) периода без распределения на остатки незавершенного производства. Этот порядок также следует закрепить в учетной политике.

Расходы на производство и реализацию, осуществленные в течение отчетного (налогового) периода, подразделяются на прямые и косвенные.

К прямым расходам могут быть отнесены: материальные затраты, расходы на оплату труда сотрудников, участвующих в процессе производства товаров, выполнения работ, оказания услуг, а также расходы на обязательное пенсионное страхование, идущие на финансирование страховой и накопительной части трудовой пенсии, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, начисленные на указанные суммы расходов на оплату труда, суммы начисленной амортизации по основным средствам, используемым при производстве товаров, работ, услуг, и прочие расходы. Прямые расходы относятся к расходам текущего отчетного (налогового) периода по мере реализации продукции, работ, услуг, в стоимости которых они учтены. Сумма остатков незавершенного производства на конец текущего месяца включается в состав прямых расходов следующего месяца. При окончании налогового периода сумма остатков незавершенного производства на конец налогового периода включается в состав прямых расходов следующего налогового периода. Порядок распределения прямых расходов устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения и подлежит применению в течение не менее двух налоговых периодов. Если отнести прямые расходы к конкретному производственному процессу по изготовлению данного вида продукции невозможно, налогоплательщик в своей учетной политике для целей налогообложения самостоятельно определяет механизм распределения указанных расходов с применением экономически обоснованных показателей.

Косвенные расходы на производство и реализацию, осуществленные в отчетном (налоговом) периоде, в полном объеме относятся к расходам текущего отчетного (налогового) периода. К косвенным расходам относятся все иные суммы расходов, за исключением внереализационных расходов.

Внереализационные расходы (услуги банка за пользование счетом, проценты по банковским кредитам и др.), так же как и косвенные, включаются в расходы текущего периода.

В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» предусмотрен документ, предназначенный для отражения в учете распределения материальных и прочих затрат на выпуск продукции.

Чтобы провести распределение затрат, необходимо сначала выбрать продукцию, на которую будут распределены затраты:

• Перейдите на вкладку Рабочий стол на Панели разделов.

• На Панели навигации в разделе Финансы щелкните мышью на Распределение затрат. Откроется окно нового документа Распределение затрат (рис. 11.10).

Рис. 11.10. Табличная часть Продукция документа Распределение затрат

• На панели инструментов документа Распределение затрат с помощью кнопок выбора заполните поля: Подразделение, Организация, Ячейка. Установите период.

Документ имеет три вкладки: Продукция, Запасы, Затраты.

• Перейдите на вкладку Продукция.

• Нажмите на кнопку Добавить. Появится новая строка, которую необходимо заполнить.

• В колонке Номенклатура с помощью кнопки выбора откройте справочник Номенклатура, найдите нужную группу и дважды щелкните мышью на выбранной вами группе. На экране возникнет номенклатурный справочник.

• Щелкните мышью на нужную позицию и нажмите кнопку Выбрать. В строке документа автоматически появятся: наименование номенклатуры, характеристика, партия, количество, единица измерения, спецификация, заказ покупателя, то есть все показатели, присущие данному наименованию номенклатурной позиции.

Таким образом, происходит выбор продукции, на которую необходимо распределить затраты. Для распределения самих затрат перейдите на вкладку Затраты (рис. 11.11).

Рис. 11.11. Табличная часть Затраты документа Распределение затрат

На вкладке Затраты заполните две табличные части.

• Щелкните мышью на кнопке Добавить в верхней табличной части. Появится новая строка, в которой должна быть указана общая сумма распределяемых затрат, счет затрат и заказ покупателя.

• В нижней табличной части Распределение затрат нажмите на кнопку Добавить. Появится новая строка, где необходимо заполнить сумму распределения затрат и номенклатуру. Остальные показатели заполнятся автоматически.

Распределение запасов (вкладка Запасы) происходит по такой же схеме, как и распределение затрат.

В нижней части окна Распределение затрат справа расположены итоговые показатели (см. рис. 11.11):

• Затраты (итог).

• Распределено затрат (итог).

• Заполнив необходимые данные, нажмите кнопку Провести и закрыть. Операция по распределению затрат будет проведена.

Для документа Распределение затрат, как и для других документов, можно сформировать Отчет по движениям.

• На панели инструментов журнала документов Распределение затрат нажмите кнопку Все действия.

• В открывающемся списке выберите команду Отчет по движениям. Откроется окно Движения документа (рис. 11.12).

Рис. 11.12. Окно Движения документа для документа Распределение затрат

Свои особенности определения расходов по торговым операциям имеют предприятия, осуществляющую оптовую, мелкооптовую и розничную торговлю. Стоимость приобретения товаров, отгруженных, но не реализованных на конец периода, не включается в состав расходов, до момента реализации товаров. Расходы, так же как и в производстве, разделяются на прямые и косвенные. К прямым расходам относятся: стоимость приобретения товаров, реализованных в данном отчетном периоде, и суммы расходов на доставку (транспортные расходы) покупных товаров до склада покупателя в случае, если эти расходы не включены в цену приобретения указанных товаров. Все остальные расходы, за исключением внереализационных, признаются косвенными расходами текущего периода. Сумма прямых расходов в части транспортных расходов, относящаяся к остаткам нереализованных товаров, определяется по среднему проценту за текущий период с учетом переходящего остатка на начало следующего периода. Необходимо описать в учетной политике организации порядок включения в затраты прямых расходов, например:

• определяется сумма транспортных расходов, приходящихся на остаток нереализованных товаров на начало квартала, и произведенных транспортных расходов за текущий период;

• определяется стоимость приобретения товаров, реализованных в текущем периоде, и стоимость остатка нереализованных товаров на конец месяца;

• рассчитывается средний процент как отношение суммы транспортных расходов к стоимости товаров;

• в процентном соотношении определяется сумма транспортных расходов, относящаяся к реализованному товару.

Именно сумма транспортных расходов, определенная расчетным путем, на реализованный товар и может быть включена в затраты текущего периода в целях налогообложения.

11.3. Ввод операций вручную

Не все финансово-хозяйственные операции вводятся в программу с помощью документов. Необязательно создавать автоматизированные документы в типовой конфигурации для регистрации проводки, которая не повторяется или повторяется очень редко, например взносы учредителей. Взнос в уставный капитал происходит в начале деятельности, а повторные взносы крайне редки, в основном если меняется законодательство или происходит смена учредителей в фирме. На случай таких редких проводок в программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» предусмотрена регистрация финансово-хозяйственных операций вручную, без использования документов.

Чтобы зарегистрировать проводку без использования документов, выполните следующие действия:

• Перейдите на вкладку Рабочий стол на Панели разделов.

• На Панели навигации в разделе Финансы щелкните мышью на кнопку Операция. Откроется окно Операция (рис. 11.13).

Рис. 11.13. Окно Операция для создания проводок вручную

• Для добавления проводки в табличную часть нажмите кнопку Добавить на панели инструментов окна Операция. В табличной части появится строка для заполнения.

• В колонке Счет Дт (счет по дебету) нажмите кнопку выбора. Откроется План счетов

• Дважды щелкните мышью на выбранном вами счете. Колонка Счет Дт будет заполнена.

• Перейдите в колонку Счет Кт (счет по кредиту) и выберите в Плане счетов кредитовый счет.

• Заполните колонку Сумма.

• Опишите содержание проводки в колонке Содержание.

• Нажмите кнопку Провести на панели инструментов окна Операция. В нижней части окна установится флажок и статус документа Новый сменится на статус Проведен (рис. 11.14).

Рис. 11.14. Изменение статуса документа Операция

В документе Операция можно сформировать отчет Движение документа по регистрам, чтобы увидеть проводку, введенную вручную.

• На панели инструментов окна Операция щелкните мышью на кнопку Все действия.

• В открывающемся списке выберите команду Отчет по движениям. Откроется окно Движения документа.

На экране отразится проведенная вами операция, занесенная в определенный регистр (в зависимости от вида операции).

11.4. Регистрация корректировки долга

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у предприятий периодически возникают задолженности, которые по каким-либо причинам не могут быть оплачены безналичными или наличными деньгами. Однако при отсутствии денежных средств у предприятий Гражданским кодексом Российской Федерации предусмотрено еще несколько способов погасить задолженности: расчеты векселями, уступка права требования или зачет взаимных требований (взаимозачет). Взаимозачет – это способ полного или частичного прекращения обязательства зачетом встречного однородного требования. Обязательные условия, при которых взаимозачет может быть проведен:

• факт наступления срока погашения обязательств;

• наличие встречных задолженностей, признанных и не оспариваемых сторонами;

• однородность встречных требований.

Каждая из сторон, принимающая участие во взаимозачете, является по одному самостоятельному договору кредитором, а по другому договору должником. Сроки заключения договоров и условия оплаты по договорам могут быть различны. Для документального подтверждения взаимозачета желательно составить акт взаимозачета и оформить дополнительное соглашение о проведении взаимозачета к основным договорам, которое подписывается каждой из сторон. Законодательство предусматривает возможность проведения зачета взаимных требований в одностороннем порядке (без обязательного согласия второй стороны). В данном случае документами, подтверждающими факт проведения зачета, может служить акт сверки и письмо в адрес должника о факте проведения взаимозачета. На основании документов о проведении зачета взаимных требований в налоговом и бухгалтерском учете отражаются операции по проведению взаимозачета проводкой: Дт счета 60 (76) Кт счета 62 (76) на сумму зачета.

Документ, предназначенный для проведения взаимозачетов и переуступок долга, в программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» называется Корректировка долга.

• Для проведения зачета взаимных требований перейдите на вкладку Финансы на Панели разделов.

• На Панели навигации в разделе Финансовые операции щелкните мышью на Корректировки долга. Откроется окно Корректировка долга (рис. 11.15).

• С помощью кнопок выбора заполните поля на панели инструментов окна Корректировка долга. Поля Покупатель и Поставщик заполняются из открывающегося справочника Контрагенты.

• В поле Вид операции выберите операцию Взаимозачет из предложенного списка операций. Может быть произведена одна из следующих операций:

• Взаимозачет.

• Переуступка долга покупателя.

• Корректировка долга покупателя.

• Переуступка долга поставщику.

• Корректировка долга поставщику.

• Нажмите кнопку Добавить на вкладке Расчеты с покупателем. В табличной части появится новая строка, которую необходимо заполнить.

• Щелкните мышью на кнопке выбора в колонке Договор. Откроется справочник Договоры контрагентов. Дважды щелкните мышью на требуемом договоре, и колонка будет заполнена.

• Заполните колонку Документ.

Рис. 11.15. Окно документа Корректировка долга

Если покупателем была сделана предоплата, при заполнении поля в колонке Документ автоматически установится флажок в поле колонки Аванс. Колонка Заказ заполняется из справочника Заказы покупателей. В колонку Сумма расчетов заносится сумма задолженности по договору с контрагентом, подлежащая погашению путем зачета взаимных требований. Сумма задолженности по учетной стоимости указывается в колонке Сумма учета.

По такой же схеме, как заполнение вкладки Расчеты с покупателем, заполняется и вкладка Расчеты с поставщиком.

Общая сумма взаимозачета по учетной стоимости отражается в нижней части окна Корректировка долга, в итоговой строке Сумма учета.

После заполнения всех необходимых данных нажмите на кнопку Провести и закрыть. Окно будет закрыто, операция зачета взаимных требований проведена.

Кроме операции взаимозачета, можно погасить задолженность, уступив право требования другому лицу. По законодательству Российской Федерации перемену лиц в обязательстве можно разделить на три вида:

• Уступка права требования (цессия).

• Перевод долга (делегация).

• Соглашение, соединяющее в себе уступку права и перевод долга.

Несмотря на разные виды договоров, позволяющих оформить различные нюансы сделок, перевод задолженности на другое лицо осуществляется одной проводкой. В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» проводка называется Переуступка долга покупателя (поставщика).

• Выберите операцию Переуступка долга покупателя в строке Вид операции на панели инструментов окна Корректировка долга с помощью кнопки выбора (рис. 11.16).

Вкладка Расчеты с покупателями заполняется так же, как при проведении взаимозачета, показанного на рис. 11.15. Вкладка Реквизиты получателя заполняется с помощью кнопок выбора из предлагаемых справочников: Договоры контрагентов, Выбор типа данных, Заказы покупателей. Заполняется сумма переуступки долга в строке Сумма расчетов.

Рис. 11.16. Вид окна документа Корректировка долга для операции Переуступка долга покупателя

• Нажмите кнопку Провести и закрыть на панели инструментов окна Корректировка долга. Операция по переуступке долга покупателя будет зарегистрирована.

Если задолженность оказалась невостребованной продолжительное время и прекратился деловой оборот с контрагентом, такая задолженность подлежит списанию как задолженность с истекшим сроком давности. Если задолженность не может быть погашена по решению суда как безнадежная к взысканию или по иным причинам, подтвержденным законодательством или прописанным в договоре между контрагентами, она также подлежит списанию.

Обратите внимание, что списание дебиторской задолженности в налоговом учете попадает во внереализационные расходы, уменьшая при этом налоговую базу по налогу на прибыль. Но при этом возникает налоговая база по НДС. Налог на добавленную стоимость со списанной дебиторской задолженности должен быть начислен в бюджет.

Кредиторская задолженность, подлежащая списанию, наоборот, увеличивает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, попадая во внереализационные доходы. НДС при этом не платится и не возмещается.

Для списания задолженности с истекшим сроком давности законодательством установлен срок списания три года. Необходимо провести инвентаризацию задолженностей, оформив акт инвентаризации, а также составить приказ руководителя о списании задолженности с указанием причины. Данные документы будут являться основанием для списания задолженности как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Чтобы списать кредиторскую задолженность с истекшим сроком давности, перейдите на вкладку Финансы на Панели разделов.

• В разделе Финансовые документы на Панели навигации выберите операцию Корректировка долга. Откроется окно Корректировка долга.

• Нажмите кнопку Создать, откроется новый элемент окна для создания корректировки долга (рис. 11.17).

Рис. 11.17. Списание задолженности поставщику документом Корректировка долга

• В строке Вид операции на панели инструментов окна Корректировка долга выберите с помощью кнопки выбора операцию Корректировка долга поставщику.

• Нажмите на кнопку выбора в строке Поставщик. Откроется справочник Контрагенты. Выберите из справочника нужного контрагента.

• Нажав на кнопку выбора в строке Корреспонденция, вы увидите открывшийся План счетов.

• Выделите корреспондирующий счет с помощью мыши. Нажмите кнопку Выбрать. В строке Корреспонденция появится наименование счета.

• Щелкните мышью на кнопку Добавить на панели инструментов окна Корректировка долга. В табличной части документа появится строка для заполнения.

• Щелкните мышью на кнопку выбора в колонке Договор. Откроется справочник Договоры контрагентов. Выделите договор, по которому задолженность подлежит списанию, щелкнув мышью на строке, и нажмите кнопку Выбрать. Колонка Договор будет заполнена.

• Заполните остальные колонки. Пример заполненного документа представлен на рис. 11.15.

• Щелкните мышью на кнопке Провести и закрыть на панели инструментов окна Корректировка долга. Операция по списанию задолженности будет проведена.

11.5. Закрытие месяца

Для формирования результата финансово-хозяйственной деятельности предприятия необходимо проводить операцию по закрытию периода. Документом, предназначенным для ежемесячного подведения итогов, служит документ Закрытие месяца. При проведении документа Закрытие месяца происходит расчет и распределение затрат, расчет себестоимости, курсовых разниц, расчет финансового результата.

Чтобы выполнить операцию по закрытию периода, необходимо перейти на вкладку Рабочий стол на Панели разделов.

• На Панели навигации перейдите на вкладку Финансы и щелкните мышью на кнопке Закрытие месяца. Появится окно журнала документов Закрытие месяца.

• Нажмите на кнопку Создать в журнале документов Закрытие месяца. Откроется окно нового документа (рис. 11.18).

Рис. 11.18. Окно документа Закрытие месяца

• С помощью кнопки выбора установите дату на панели инструментов окна Закрытие месяца и организацию (если в программе ведется учет по нескольким организациям).

• Установите флажки напротив выбранных позиций.

• Нажмите кнопку Провести и закрыть.

Если какие-либо проводки не сделаны, программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» предупредит вас об ошибке. Например, может появиться сообщение: «Обнаружены отрицательные остатки по регистрам учета затрат! Расчет себестоимости может быть выполнен некорректно и может выполняться длительное время». Тогда необходимо исправить ошибку и провести документ заново.

• После проведения документа Закрытие месяца нажмите на кнопку Все действия на панели инструментов окна Закрытие месяца.

• Выберите операцию Отчет по движениям, и вы увидите сформированный отчет Движения документа в разрезе регистров, таких как регистр накопления Финансовый результат и регистр бухгалтерии Управленческий.

Напомним, что перед проведением документа Закрытие месяца необходимо произвести начисление амортизации основных средств, убедиться, что проведены все первичные документы, сданы все авансовые отчеты от подотчетных лиц, начислены необходимые налоги, проведены сверки с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами, кредиторами, проверен лимит кассы и др. То есть перед формированием правильного финансового результата должна быть проведена необходимая подготовка.

11.6. Формирование бюджета на период планирования

Перспективное планирование помогает принимать решения по комплексным проблемам деятельности предприятия, определяет стратегическое направление и программы развития, содержание и последовательность осуществления важнейших мероприятий, обеспечивающих достижение поставленных целей, определение направлений и размеров капиталовложений и источников их финансирования, внедрение технических новшеств и прогрессивных технологий. Планирование является главной функцией управления. Основными задачами планирования на предприятии остаются готовность к изменениям спроса на рынке продукции, сведение к минимуму нерациональных действий при возникновении неожиданных ситуаций, развитие приоритетных направлений, обеспечение четкого взаимодействия между подразделением предприятия и исполнителями. Реализуя заложенные в бюджете планы, необходимо фиксировать фактические результаты деятельности предприятия. Сравнивая фактические показатели с запланированными, можно осуществлять бюджетный контроль выполнения предприятием определенных задач и анализ отклонения фактических показателей от запланированных.

В программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» для отображения сводной информации о движениях денежных средств организации за указанный период предусмотрены следующие отчеты: Прогнозный баланс, Бюджет прибылей и убытков, Бюджет движения денежных средств. Данные отчеты отображают информацию на начало и конец периода, прогноз поступления и выбытия, группировку по статьям движения денежных средств. В качестве примера рассмотрим отчет Бюджет движения денежных средств.

Для составления отчета Бюджет движения денежных средств выполните следующие действия:

• В окне программы перейдите на вкладку Финансы.

• Выполните команду Бюджет движения денежных средств группы Бюджеты. Откроется окно отчета Бюджет движения денежных средств (рис. 11.19).

• Выберите вариант отчета, нажав на кнопку Выбрать вариант на панели инструментов окна Бюджет движения денежных средств. Для выбора будет предложено два варианта:

Рис. 11.19. Отчет Бюджет движения денежных средств

• Основной.

• План-фактный анализ.

Окно отчета содержит табличную часть для ввода настроек отчета. Для выбора условия отбора следует установить флажок в колонке, расположенной в табличной части слева. Для указания значения отбора в колонке, расположенной справа, следует ввести нужное значение. Для ввода значения отбора дважды щелкните в изменяемом поле мышью и, воспользовавшись кнопкой выбора, укажите нужное значение.

• В табличной части панели настроек отчета введите дату начала и конца периода, за который должен быть сформирован отчет, организацию и период планирования и задайте нужный период.

• Выберите организацию, если в программе ведется учет в разрезе нескольких организаций.

• Нажмите кнопку Сформировать на панели инструментов окна Бюджет движения денежных средств. Вы увидите готовый отчет.

11.7. Отчеты для получения информации о финансах предприятия

На вкладке Финансы на Панели разделов окна программы с помощью команд группы Финансовые отчеты можно сформировать следующие отчеты:

• Баланс (Форма-1). Управленческий баланс формируется за определенный вами период времени для выбранной организации (если в программе ведется учет в разрез нескольких организаций). В управленческом балансе вы увидите остатки по всем счетам учета.

• Прибыли и убытки (Форма-2). Отчет о прибылях и убытках предприятия содержит информацию о выручке, себестоимости, валовой прибыли, управленческих и коммерческих расходах, прочих доходах и расходах, облагаемой налогом прибыли, о налоге на прибыль и чистой прибыли предприятия за определенный период времени.

• Движение денежных средств (Форма-3). В отчете показаны денежные средства на начало периода, приход денежных средств из разных источников (выручка, возврат подотчета, получение займа, залога, кредита), расход денежных средств на различные нужды (выдача заработной платы, расчеты с поставщиками и подрядчиками, выплата налогов, выплата подотчетных средств и др.) и остаток денежных средств на конец периода.

В группе Отчеты на вкладке Финансы на Панели разделов формируются отчеты:

• Доходы и расходы кассовым методом. Рассчитывается по оплате, при условии использования кассового метода учета доходов и расходов, указанного в настройках программы. В отчете формируются доходы и расходы с разбивкой по направлениям деятельности.

• Оборотно-сальдовая ведомость. В отчете показаны: сальдо на начало периода, дебетовый оборот, кредитовый оборот и сальдо на конец периода с разбивкой на счета учета.

• Финансовый результат. Формируется при закрытии месяца с разбивкой по направлениям деятельности. В отчете показана выручка, себестоимость, подробные статьи расходов (заработная плата, амортизация, канцтовары и др.), прочие доходы и расходы и финансовый результат.

Формируются и дополнительные отчеты, прогнозные, предназначенные для планирования и анализа финансово-хозяйственной деятельности с разбивкой по направлениям деятельности и за определенные периоды времени.

Важнейшим и очень удобным элементом программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» является Монитор руководителя. Для работы с Монитором руководителя выполните следующее.

• На Панели разделов перейдите на вкладку Финансы.

• На Панели навигации щелкните мышью на Монитор руководителя. Откроется окно Монитор руководителя (рис. 11.20).

В окне Монитор руководителя представлены наиболее важные показатели деятельности предприятия, что позволяет руководителю видеть состояние дел на любую дату и контролировать производственный процесс. При изменении даты в командной строке монитора меняются и показатели. Разделы на Мониторе руководителя представляют собой сконцентрированные мини-отчеты:

� Остатки денежных средств на расчетных счетах и в кассе. Отчет показывает наличие денежных средств, с разбивкой по подразделениям предприятия, на начало и конец дня, а также общий итог.

Рис. 11.20. Окно Монитор руководителя

• Прибыль (убыток). Показывается финансовый результат по направлениям деятельности предприятия с выводом итогового результата, общие доходы и расходы.

• Дебиторы и Кредиторы. Отчеты помогают отследить задолженности контрагентов с указанием размера задолженности, в том числе и просроченной, а также общую задолженность фирмы перед поставщиками и покупателей перед фирмой.

• Товары, услуги к отгрузке. Отчет показывает список товаров, работ и услуг, подлежащих отгрузке (выполнению) с указанием заказа.

• Товары, услуги к поступлению. В этом отчете показан список товаров, работ и услуг, подлежащих получению с указанием заказа.

Отчет Денежные средства отражает движение денежных средств за определенный период времени с помощью гистограмм и таблиц. Представлены остатки денежных средств на расчетных счетах и в кассе. Для получения отчета щелкните мышью на Денежные средства в группе Показатели деятельности на Панели навигации.

Отчет Общие показатели включает анализ общих показателей в виде построенных гистограмм за определенный период времени. В отчете отражены продажи, доходы и расходы, а также оборотные средства (рис. 11.21). Для получения отчета щелкните мышью на Общие показатели в группе Показатели деятельности на Панели навигации. Кривая изменения каждого показателя выделяется своим цветом.

Для анализа расчетов с покупателями и поставщиками предусмотрены отчеты Расчеты с покупателями и Расчеты с поставщиками (рис. 11.22). Команды открытия этих отчетов также содержатся в группе Показатели деятельности на Панели навигации вкладки Финансы.

Рис. 11.21. Окно Общие показатели

Рис. 11.22. Окно Расчеты с покупателями

Отчеты построены с помощью объемных круговых диаграмм и графиков задолженности в виде таблиц.

Таким образом, управленческий персонал фирмы может через команду Монитор руководителя легко и быстро провести управленческий анализ деятельности фирмы, а с использованием отчетов группы Показатели деятельности получать оперативную информацию о деятельности предприятия.

В данной главе были рассмотрены регламентные операции, позволяющие составить отчетность для налоговой инспекции, внебюджетных фондов, органов статистики, а также выполнить закрытие месяца и сформировать внутреннюю отчетность по результатам деятельности предприятия.

Глава 12. Организация обмена данными в программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2»

Конфигурация «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» позволяет выполнять обмен данными между различными информационными базами по правилам обмена.

Обмен данными может выполняться интерактивно (вручную по требованию пользователя) либо автоматически (по заданному расписанию). Для обмена данными могут быть использованы каналы связи:

• сетевой каталог;

• FTP.

Для использования возможностей обмена данными необходимо выполнить следующее.

• Перейдите на вкладку Настройка и администрирование. На Панели действий в группе Настройка параметров щелкните мышью команду Настройка сервисных функций. Откроется окно Настройка сервисных функций (рис. 12.1).

• Перейдите на вкладку Обмен данными и установите флажок Использовать обмен данными.

В окне Настройка сервисных функций необходимо установить префикс информационной базы. Префикс информационной базы используется для подстановки в номер документа, чтобы различать однотипные документы при использовании распределенной базы данных.

� Для сохранения измененных настроек нажмите на кнопку Записать и закрыть. Чтобы просто сохранить введенную информацию, не закрывая окно настроек, нажмите на кнопку .

Рис. 12.1. Вкладка Обмен данными окна Настройка сервисных функций

После установки параметров возможности использования обмена данными на Панели навигации в разделе Настройка и администрирование появится пункт Обмен данными.

12.1. Обмен данными с программой «1С: Бухгалтерия 8.2»

В конфигурации «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» реализован двусторонний обмен данными с конфигурацией «1С: Бухгалтерия 8.2».

Между конфигурациями реализован обмен всей основной справочной информацией: организации, структурные единицы, контрагенты, номенклатура и т. д.

В конфигурацию «1С: Бухгалтерия 8.2» переносятся все документы, созданные в конфигурации «1С: Управление небольшой фирмой 8.2», за исключением следующего:

• Документов, относящихся только к управленческому учету. К ним относятся документы разделов Имущество, Зарплата и персонал, Финансы.

• Документов по вводу начальных остатков. Информацию о начальных остатках необходимо ввести в конфигурации «1С: Бухгалтерия 8.2» и «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» перед началом обмена.

• Документов Приходная накладная с видом операции Возврат от переработчика.

• Документов Поступление на счет с видом операции От подотчетника.

• Документов Счет-фактура и Счет-фактура (полученный), в которых не заполнен реквизит Документ-основание.

• Справочной информации о номенклатуре с типами Операция, Вид работ, Расход.

Из конфигурации «1С: Бухгалтерия 8.2» в конфигурацию «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» переносятся документы по учету денежных средств (документы по кассе и банку).

При переносе из конфигурации «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» в конфигурацию «1С: Бухгалтерия 8.2» документов Счет-фактура с видом операции Аванс, введенных на основании документов Счет на оплату, в конфигурации «1С: Бухгалтерия 8.2» не заполняется реквизит Документ-основание. Пользователю необходимо заполнить Документ-основание самостоятельно.

Также пользователю необходимо самостоятельно заполнить реквизит Партия материалов в эксплуатации при переносе документов Перемещение запасов с видом операции Возврат из эксплуатации и при переносе документов Списание запасов с установленным флажком Списать запасы из эксплуатации.

В конфигурации «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» договоры при использовании не различаются по видам (с покупателем, с поставщиком), а реквизит Вид договора используется только для совместимости при обмене данными с конфигурацией «1С: Бухгалтерия 8.2». Если при переносе встречаются документы, в которых с точки зрения «1С: Бухгалтерия 8.2» неправильно заполнены договоры, то документы все же переносятся, договоры в них заполняются, но такие документы не проводятся.

Для корректного переноса договоров с контрагентами в конфигурации «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» необходимо отслеживать соответствие организации, указанной в договоре, и организации, указанной в документе.

Если в конфигурации «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» используются документы Перемещение запасов при перемещении давальческих материалов, то для правильного переноса таких документов в конфигурацию «1С: Бухгалтерия 8.2» в табличной части необходимо использовать материалы только одного заказчика.

12.1.1. Настройка обмена данными

Настройка обмена и управление обменами производится в окне Обмены данными.

Настройку обмена выполняет администратор системы с установленной ролью Добавление и изменение обменов данными.

Для добавления указанной роли проделайте следующее.

• Выполните команду Пользователи на Панели навигации вкладки Настройка и администрирование. Откроется окно справочника Пользователи.

• В списке пользователей найдите элемент, в котором заданы настройки пользователя, ответственного за обмен данными. Откройте окно элемента.

• На вкладке Свойства пользователя информационной базы в списке Разрешенное действие (роль) должна присутствовать строка Добавление и изменение обменов данными. Если эта строка отсутствует, добавьте ее с помощью кнопки Добавить.

• С помощью кнопки Записать и закрыть сохраните изменения.

Для открытия окна Обмены данными необходимо в разделе Сервис и администрирование на Панели навигации щелкнуть мышью на команде Обмены данными. Для создания нового обмена данными необходимо щелкнуть мышью на кнопке Создать и выбрать команду Создать обмен с Бухгалтерией предприятия 2.0. Откроется помощник настройки нового обмена данными (рис. 12.2).

Помощник создания обмена данными предназначен для создания обмена данными между двумя информационными базами. Помощник используется как для создания обменов по правилам конвертации, так и для создания обменов в распределенной информационной базе.

Создание нового обмена данными выполняется в два этапа. Первый и второй этапы выполняются в первой и во второй информационной базе соответственно. Процесс создания обмена начинается в одной из баз и заканчивается в другой. Для синхронизации данных между этапами создания обмена используется временный файл с настройками.

Рис. 12.2. Помощник создания обмена данными

При создании нового обмена данными в первой информационной базе необходимо настроить параметры обмена:

• Если обмен будет осуществляться через локальный или сетевой каталог, то необходимо установить флажок Настроить обмен данными через локальный или сетевой каталог и выбрать или указать сам каталог (рис. 12.3). Для проверки наличия каталога и доступности каталога необходимо нажать на кнопку Проверить подключение. При установленном флажке Настроить обмен данными через локальный или сетевой каталог проверка подключения будет произведена и при переходе к следующему этапу, при нажатии на кнопку Далее.

Рис. 12.3. Настройка обмена данными через локальный или сетевой каталог

• Если обмен будет осуществляться через FTP-ресурс, то необходимо установить флажок Настроить обмен данными через FTP-ресурс, указать путь к каталогу (FTP-адрес), порт соединения, имя пользователя и пароль (рис. 12.4). Для проверки наличия каталога и доступности каталога необходимо нажать на кнопку Проверить подключение.

Рис. 12.4. Диалог настройки обмена через FTP-ресурс

При установленном флажке Настроить обмен данными через FTP-ресурс проверка подключения будет произведена и при переходе к следующему этапу, при нажатии на кнопку Далее.

• Необходимо настроить ограничения при передаче данных и значения по умолчанию для использования при загрузке данных (рис. 12.5).

Рис. 12.5. Окно настройки параметров обмена данными

В этом окне необходимо ввести наименование создаваемого обмена данными, выбрать основной способ обмена данными. Для настройки ограничений (дата начала выгрузки и выбор организаций для выгрузки) передаваемых данных необходимо нажать на кнопку Настроить ограничения. Для настройки загружаемых по умолчанию значений необходимо нажать на кнопку Настроить значения, при этом откроется окно выбора значений по умолчанию.

• На заключительном шаге первого этапа настройки обмена будет предложено сохранить файл с настройками для второго этапа (рис. 12.6). Также на заключительном шаге первого этапа настройки обмена будет предложено начать обмен – выполнить выгрузку данных.

Рис. 12.6. Завершение первого этапа настройки обмена данными

• В начале второго этапа необходимо выбрать файл с настройками и продолжить создание обмена во второй информационной базе «1С: Бухгалтерия 8.2». После завершения настройки необходимо продолжить обмен данными и произвести загрузку и выгрузку данных в конфигурации «1С: Бухгалтерия 8.2».

Между конфигурациями документы переносятся с теми параметрами проведения, какие для них установлены в исходной базе. То есть если, например, документ был помечен на удаление в конфигурации «1С: Управление небольшой фирмой 8.2», то такой документ будет загружен и помечен на удаление в конфигурацию «1С: Бухгалтерия 8.2». Проведенные документы после загрузки в другую конфигурацию проводятся автоматически.

Счета учета расчетов с контрагентами заполняются в документах «1С: Бухгалтерия 8.2» по данным настройки, заданной в регистре сведений Счета учета расчетов сконтрагентами.

Счета учета номенклатуры заполняются в документах «1С: Бухгалтерия 8.2» по данным настройки, заданной в регистре сведений Счета учета номенклатуры.

В конфигурациях документы регистрируются к обмену только в том случае, если в документе изменились реквизиты, участвующие в обмене. Повторное проведение документов без изменений значений реквизитов не приводит к регистрации таких документов к обмену.

12.1.2. Выполнение обмена данными

Чтобы пользователь имел возможность выполнить обмен данными, у пользователя необходимо установить роль Выполнение обменов данными. Описание этой процедуры приводилось выше.

Для открытия окна Обмены данными необходимо в разделе Сервис и администрирование на Панели навигации щелкнуть мышью на команде Обмены данными. В окне Обмены данными по каждому из существующих настроенных обменов указывается наименование обмена и наименование плана обмена, даты выполненных загрузок и выгрузок, даты успешных загрузок и выгрузок (для наглядности успешные загрузки и выгрузки отмечаются зеленой пиктограммой, а неуспешные отмечаются красной пиктограммой) (рис. 12.7).

Для просмотра всех узлов текущего плана обмена необходимо щелкнуть мышью на кнопке Все действия и из раскрывшегося подменю выбрать Список узлов плана обмена. В списке для каждого узла высвечивается Номер отправленного сообщения, Номер принятого сообщения и Дата начала выгрузки документов. В окне списка узлов плана обмена можно:

• Создать новый узел.

• Отредактировать существующий узел.

• Выполнить обмен данными.

• Посмотреть и настроить параметры обмена данными: параметры транспорта сообщений обмена, правила конвертации объектов, правила регистрации объектов.

Программа «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» позволяет производить обмен в автоматическом и интерактивном режимах (рис. 12.7).

Рис. 12.7. Меню Выполнение обмена данными окна Обмены данными

При выполнении команды Выполнение обмена данными\Выполнить автоматически появляется окно, из которой выполняется обмен в автоматическом режиме (рис. 12.8).

Рис. 12.8. Окно обмена в автоматическом режиме

Команда Открыть каталог обмена информацией служит для перехода в каталог обмена информацией, если в открывающемся списке Укажите способ обмена данными выбрано значение Обмен через локальный или сетевой каталог или Обмен через FTP-ресурс.

Команда Настроить параметры транспорта сообщений обмена открывает окно для задания и проверки параметров транспорта сообщений обмена.

В окне отображаются статусы загрузки и выгрузки данных с возможностью быстрого перехода в журнал регистрации для диагностики хода выполнения обмена данными.

Команда Выполнение обмена данными\Выполнить интерактивно открывает помощник интерактивного обмена данными (рис. 12.9).

Помощник интерактивного обмена данными предназначен для выполнения обмена данными с возможностью предварительного просмотра загружаемых данных. Помощник позволяет выполнять сопоставления объектов двух информационных баз, между которыми настроен обмен данными. После выполнения сопоставления и загрузки данных выполняется выгрузка данных.

На первой странице помощника следует выбрать способ обмена данными, настроить параметры транспорта сообщений обмена и нажать на кнопку Далее. Для проверки корректности выбора можно перейти в каталог обмена информацией и убедиться в физическом существовании требуемых файлов или проверить параметры выбранного способа обмена.

Рис. 12.9. Помощник интерактивного обмена данными

На второй странице помощника отображается информация о загрузке данных и статистика сопоставления объектов.

Для открытия окна предварительного просмотра загружаемых данных и выполнения сопоставления объектов необходимо щелкнуть мышью на кнопку Выполнить сопоставление командной панели.

Процесс сопоставления объектов для всех строк таблицы выполняется, если щелкнуть мышью на кнопку Автоматическое сопоставление (по умолчанию) командной панели. Автоматическое сопоставление выполняется по заданным по умолчанию полям сопоставления, при этом соблюдаются самые строгие правила сопоставления. Рекомендуется вначале выполнять автоматическое сопоставление, а затем выполнять сопоставление вручную для объектов, которые не были сопоставлены автоматически.

Непосредственно загрузка данных для всех строк таблицы выполняется, если щелкнуть мышью на кнопку Выполнить загрузку данных командной панели. Выполнять загрузку данных рекомендуется только после выполнения сопоставления объектов.

Если объекты не были сопоставлены, то после загрузки данных будут созданы копии (дубли) несопоставленных объектов.

Перечисленные команды доступны для вызова из контекстного меню таблицы статистики сопоставления. При вызове из контекстного меню эти команды актуальны для множества выделенных строк таблицы.

После того как будет выполнено сопоставление всех объектов и все данные будут загружены, следует нажать на кнопку Далее для выгрузки ответного сообщения обмена.

На заключительной странице помощника будет предложено открыть окно Сценарий обмена данными для настройки расписания обмена (рис. 12.10). Окно настройки расписания будет открыто в том случае, если текущий обмен данными еще не включен ни в одно из существующих расписаний выполнения обмена.

Рис. 12.10. Сценарий обмена данными

В окне сценария обмена данными выбираются узлы информационной базы, вид транспорта обмена, выполняемое действие, для которых назначается расписание выполнения. Расписание формируется из частей:

• Общее: указывается дата начала и дата окончания выполнения сценария и периодичность повторения в днях.

• Дневное: указывается время начала и время окончания выполнения сценария и периодичность повторения в секундах.

• Недельное: указываются дни недели выполнения сценария и периодичность повторения в неделях.

• Месячное: указываются месяцы года, в которые будет производиться выполнение сценария.

Чтобы настроить расписание обмена из окна Обмены данными, необходимо щелкнуть мышью на Выполнение обмена данными Настроить сценарии обмена (см. рис. 12.7). На экране откроется список настроек сценариев обменов данными для выбранного обмена данными. В открывшемся окне есть возможность включить или отключить загрузку и (или) выгрузку, отредактировать существующий сценарий, добавить новый сценарий обмена данными, включить или отключить расписание выполнения обмена данными.

Используя сценарии обмена, можно разделить процедуру обмена данными на процесс загрузки и выгрузки данных. Для каждого сценария используется индивидуальное расписание.

12.2. Обмен данными с программой «1С: Управление торговлей 8.2»

Типовой обмен с программой «1С: Управление торговлей 8.2» предусмотрен только в одностороннем порядке, а именно перенос информации из программы «1С: Управление торговлей 8.2» в программу «1С: Управление небольшой фирмой 8.2».

С помощью обработки Загрузка данных из УТ 10.3 можно загрузить данные из конфигурации «1С: Управление торговлей 8.2». Следует иметь в виду, что перенос данных из конфигурации «1С: Управление торговлей 8.2» возможен, начиная с версии 10.3.12.

Для открытия обработки переноса данных необходимо на Панели разделов выбрать Настройка и администрирование и на Панели действий в группе Сервис щелкнуть мышью на Загрузка данных из УТ 10.3. Откроется окно обработки (рис. 12.11).

Рис. 12.11. Окно обработки Загрузка данных из УТ 10.3

В окне обработки следует указать имя файла обмена (или выбрать, щелкнув мышью на кнопку справа от поля Имя файла обмена), в который были выгружены данные из конфигурации «1С: Управление торговлей», редакция 10.3, и нажать на кнопку Загрузить.

Файлы, необходимые для выгрузки данных из конфигурации «1С: Управление торговлей», редакция 10.3, входят в поставку программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» и находятся в каталоге Extfiles/ConvTr103. Список и назначение файлов:

• Перенос данных УТ 10.3–УТ 11 v81.epf – внешняя обработка выгрузки данных во внешний файл из конфигурации «1С: Управление торговлей», редакции 10.3, которая использует для работы «1С: Предприятия 8.1».

• Перенос данных УТ 10.3–УТ 11 v82.epf – внешняя обработка выгрузки данных во внешний файл из конфигурации «1С: Управление торговлей», редакции 10.3, которая использует для работы «1С: Предприятия 8.2».

• Описание правил конвертации из конфигурации Управление торговлей, редакция 10.3.mxl, – подробное описание правил конвертации данных с перечнем объектов и особенностями переноса данных конкретных объектов.

При переносе данных из конфигурации «1С: Управление торговлей 8.2» в программу «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» необходимо соблюдать последовательность действий:

• Выполнить резервное копирование информационной базы конфигурации «1С: Управление торговлей 8.2». Поскольку перенос данных из конфигурации «1С: Управление торговлей 8.2» возможен, начиная с версии 10.3.12, проведите обновление конфигурации до указанной или более поздней версии, если вы используете более раннюю версию. Выполнить регламентные процедуры в конфигурации «1С: Управление торговлей 8.2»:

• Удалить помеченные на удаление объекты.

• Закройте кассовые смены.

• Оформите и проведите документы Отчет комиссионера о продажах и Отчет комитенту о продажах.

• Оформите межфирменные продажи между организациями.

• Выполните проведение документов по партиям.

На момент переноса данных в информационной базе «1С: Управление торговлей 8.2» не должно быть отрицательных остатков товаров по складам и организациям. Информация об отрицательных остатках товаров не будет выгружена из информационной базы конфигурации.

• В программе «1С: Управление торговлей 8.2» откройте внешнюю обработку Перенос данных УТ 10.3 – УНФ 1.2 v82.epf с помощью пункта меню Файл-Открыть.

• В появившемся диалоге укажите каталог и имя внешнего файла, в который будет производиться выгрузка данных. Укажите актуальную дату, на которую будут выгружаться остатки товаров, денежных средств и взаиморасчетов.

• В диалоговом окне появится список объектов, которые могут быть выгружены. По умолчанию будет выгружена информация:

• Настройка параметров учета.

• Справочники.

• Остатки товаров, денежных средств и взаиморасчетов.

Если необходимо выгружать не всю информацию, можно отключить выгрузку информации по любому из справочников или отключить выгрузку остатков по любому из регистров конфигурации.

При выгрузке остатков задолженности по контрагентам есть возможность выгрузить задолженность с учетом конкретных документов реализации или авансов, перечисленных по заказам клиентов. Будет выгружена информация для загрузки в документ Ввод остатков с требуемым видом операции, с указанием суммы непогашенной задолженности. Документы, по которым есть непогашенная задолженность, не выгружаются, а автоматически генерируются при загрузке, с указанием только обязательных для заполнения полей.

• После настройки правил выгрузки данных нажмите на кнопку Выгрузить. При выгрузке данных осуществляется проверка на наличие отрицательных остатков товаров и выдается сообщение о тех товарах, по которым обнаружены отрицательные остатки. Если требуется, эти данные можно откорректировать. После того как все объекты исправлены, необходимо повторно нажать на кнопку Выгрузить. Данные будут выгружены в указанный в обработке внешний файл.

• Создайте новую информационную базу конфигурации «1С: Управление небольшой фирмой 8.2».

• В конфигурации «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» сопоставьте предопределенную организацию Наша фирма с организацией в конфигурации «1С: Управление торговлей 8.2». Для этого необходимо, чтобы совпадали реквизиты организации ИНН и Наименование в указанных информационных базах.

• Для загрузки данных в конфигурации «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» на Панели разделов выберите Настройка и администрирование и на Панели действий в группе Сервис щелкните мышью на Загрузка данных из УТ 10.3. В открывшемся окне укажите внешний файл, в который была произведена выгрузка, и нажмите на кнопку Загрузить. Данные будут загружены в информационную базу из внешнего файла.

• После проведения загрузки убедитесь, что данные загружены корректно. Остатки товаров, денежных средств и взаиморасчетов фиксируются документом Ввод остатков. С помощью отчетов проверьте правильность обмена данными.

В данной главе вы познакомились с обменом данными. Обмен данными позволяет сократить временные затраты на ввод информации, исключая повторное внесение одних и тех же первичных документов в информационные базы различных программ. В главе описан обмен данными между программами «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» и «1С: Бухгалтерия 8.2», а также между программами «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» и «1С: Управление торговлей 8.2».

Заключение

Вы прочитали книгу, в которой рассказывается об основных принципах работы в программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2». Эта программа является одной из последних разработок фирмы «1С», признанного лидера в области производства и поддержки программ для автоматизации управления и учета на предприятиях различных отраслей. Поскольку для всех программ семейства «1С» приемы работы достаточно похожи, овладев программой «1С: Управление небольшой фирмой 8.2», вы не только повысили свой профессиональный уровень и конкурентоспособность, но и получили ключ к более быстрому освоению других программ платформы «1С: Предприятие 8.2». На первом этапе освоения программы книга может быть использована как учебник. Затем, по мере совершенствования вами навыков работы, вы можете использовать ее и как справочное пособие.

В книге отражены вопросы первоначальной настройки программы, описан ввод информации об организации, пользователях, контрагентах, номенклатуре, начальных остатках, особое внимание уделено вопросам структурирования информации, содержащейся в справочниках, с использованием различных группирующих признаков. Также в книге рассмотрены вопросы, связанные с автоматизацией хозяйственных операций, с обслуживанием информационной базы, резервным копированием и восстановлением данных. В соответствии со структурой программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2» выделено несколько функциональных групп: маркетинг и продажи, снабжение и закупки, склад и производство, розничные продажи, денежные средства, зарплата и персонал, имущество, финансы, настройка и администрирование. Подробное описание каждой из групп сопровождается практическими примерами.

Надеемся, что эта книга станет для вас незаменимым помощником в работе. Желаем вам успешного освоения программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2», а также и других программных продуктов фирмы «1С».

Content

Н. В. Селищев
«1С. Управление небольшой фирмой 8.2». Управленческий учет в малом бизнесе

Введение

От издательства

Глава 1. Назначение и функциональные возможности программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2»

1.1. Основные новшества новой версии платформы 8.2

1.2. Использование управляемого приложения

1.3. Режимы работы программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2»

1.3.1. Назначение режима «Конфигуратор»

1.3.2. Толстый клиент

1.3.3. Тонкий клиент

1.3.4. Web-клиент

Глава 2. Быстрый старт: начало работы с программой «1С: Управление небольшой фирмой 8.2»

2.1. Запуск программы «1С: Управление небольшой фирмой 8.2»

2.2. Ввод начальных данных в программу

2.2.1. Быстрый старт

2.2.2. Настройка параметров учета

2.2.3. Ввод сведений о контрагентах

2.2.4. Ввод основных сведений о номенклатуре

2.2.5. Заполнение справочника сотрудников

2.2.6. Ввод начальных остатков

2.3. План счетов

2.4. Краткая характеристика подсистем конфигурации

2.4.1. Настройка Панели навигации

2.4.2. Маркетинг и продажи

2.4.3. Снабжение и закупки

2.4.4. Склад и производство

2.4.5. Розничные продажи

2.4.6. Денежные средства

2.4.7. Зарплата и персонал

2.4.8. Имущество

2.4.9. Финансы

2.4.10. Настройка и администрирование

Глава 3. Обслуживание информационной базы

3.1. Сохранение и восстановление информационной базы

3.1.1. Сохранение архивной копии информационной базы

3.1.2. Восстановление базы из архивной копии

3.2. Управление доступом к информации

3.2.1. Создание списка пользователей

3.2.2. Определение прав пользователей и ограничение доступа к информационной базе

3.3. Сервис и администрирование

3.3.1. Журнал регистрации

3.3.2. Удаление помеченных объектов

3.3.3. Управление регламентными операциями

3.4. Работа с классификаторами

3.4.1. Классификатор единиц измерения

3.4.2. Адресный классификатор

3.4.3. Классификатор банков

Глава 4. Маркетинг и продажи

4.1. Ценообразование

4.1.1. Виды цен и ценовые группы

4.1.2. Виды скидок и наценок

4.1.3. Прайс-лист

4.1.4. Установка цен номенклатуры

4.1.5. Регистрация цен контрагентов

4.2. Регистрация событий

4.2.1. Создание события

4.2.2. Рабочий календарь

4.3. Выполнение заказов покупателей

4.3.1. Оформление заказа

4.3.2. Акт выполненных работ

4.3.3. Регистрация счета-фактуры

4.3.4. Выписка счета

4.3.5. Отчеты по выполнению заказов

4.4. Планирование продаж и расходная накладная

4.4.1. План продаж

4.4.2. Расходная накладная

4.4.3. Отчеты по продажам и расчетам

4.5. Передача товара на комиссию

4.5.1. Расходная накладная

4.5.2. Оформление отчета комиссионера

4.5.3. Получение информации по запасам, переданным на комиссию

4.6. Последовательность документов

Глава 5. Снабжение и закупки

5.1. Оформление операции поступления

5.1.1. Оформление заказа на закупку

5.1.2. Приходная накладная

5.1.3. Регистрация полученного счета-фактуры

5.1.4. Учет дополнительных расходов

5.1.5. Отчеты, связанные с поступлением товаров и материалов

5.2. Прайс-листы контрагентов

5.3. Резервирование запасов

5.3.1. Расчет потребностей в запасах

5.3.2. Оформление документа резервирования запасов

5.3.3. Отчеты по запасам

5.4. Комиссионная торговля

5.4.1. Прием товара на комиссию

5.4.2. Оформление отчета комитенту

5.4.3. Получение информации о запасах, принятых на комиссию

5.5. Оформление отчета о переработке сырья и материалов сторонней организацией

Глава 6. Складские и производственные операции

6.1. Журнал документов по складу

6.2. Дополнительная настройка справочника складов

6.3. Оформление приходного и расходного ордеров

6.3.1. Приходный ордер

6.3.2. Расходный ордер

6.4. Оформление складского перемещения

6.4.1. Перемещение запасов между складами

6.4.2. Передача номенклатурных позиций между ячейками склада

6.5. Инвентаризация склада

6.5.1. Получение отчета об остатках и оборотах складских запасов

6.5.2. Проведение инвентаризации

6.5.3. Оприходование излишков

6.5.4. Списание недостачи

6.5.5. Отчеты о складских запасах

6.6. Настройка нормативного состава изделия для производства

6.6.1. Спецификация номенклатурной позиции

6.6.2. Отчет о нормативном составе изделия

6.7. Передача сырья и материалов в производство

6.7.1. Оформление заказа на производство

6.7.2. Перемещение запасов со склада в производство

6.7.3. Производство

6.7.4. Отчеты по производству

Глава 7. Розничные продажи

7.1. Справочники, необходимые для учета розничных продаж

7.1.1. Кассы ККМ

7.1.2. Эквайринговые терминалы

7.1.3. Шаблоны этикеток и ценников

7.2. Регистрация чеков ККМ

7.2.1. Чеки ККМ

7.2.2. Чеки ККМ на возврат

7.3. Отчет о розничных продажах

7.4. Переоценка в рознице

Глава 8. Управление финансами

8.1. Банковские операции

8.1.1. Загрузка курсов валют

8.1.2. Регистрация платежных поручений

8.1.3. Оформление поступлений на счет

8.1.4. Расход со счета

8.1.5. Взаимодействие с программой «Клиент-банк»

8.2. Учет движений денежных средств через кассу

8.2.1. Отражение в учете расходных операций по кассе

8.2.2. Поступления в кассу

8.2.3. Перемещение денег между кассами

8.2.4. Взаиморасчеты с подотчетными лицами

8.3. Планирование движений денежных средств

8.3.1. Планирование расхода денег

8.3.2. Планирование поступления денег

8.3.3. Планирование перемещения денег

Глава 9. Учет персонала и выплата зарплаты

9.1. Справочники, используемые для учета персонала

9.1.1. Графики работы

9.1.2. Должности

9.1.3. Физические лица

9.1.4. Виды начислений и удержаний

9.1.5. Бригады

9.2. Формирование штатного расписания

9.2.1. Работа с регистром штатного расписания

9.2.2. Получение информации о штатном расписании

9.3. Учет кадров

9.3.1. Документы для учета кадров

9.3.2. Формирование списка сотрудников

9.4. Учет времени

9.4.1. Задание на работу

9.4.2. Регистрация времени, потраченного на выполнение задания

9.4.3. Сдельный наряд

9.4.4. Отчеты по учету времени

9.5. Начисление и выплата зарплаты

9.5.1. Табель

9.5.2. Начисление зарплаты

9.5.3. Получение платежной ведомости

9.5.4. Выплата зарплаты из кассы

9.5.5. Отчеты по взаиморасчетам с сотрудниками

Глава 10. Учет имущества

10.1. Справочник имущества

10.2. Поступление имущества

10.2.1. Принятие к учету

10.2.2. Изменение параметров

10.3. Выбытие имущества

10.3.1. Продажа

10.3.2. Списание

10.4. Амортизация имущества

10.4.1. Выработка

10.4.2. Амортизация

10.5. Получение отчетов об имуществе

10.5.1. Амортизационная ведомость и инвентарная карточка

10.5.2. Отчет о выработке имущества

Глава 11. Регламентные операции и финансовый результат

11.1. Начисление налогов

11.1.1. Справочник видов налогов

11.1.2. Процесс начисления налогов

11.1.3. Получение информации о расчетах по налогам

11.2. Прочие затраты

11.2.1. Отражение затрат, образующихся в результате хозяйственной деятельности предприятия

11.2.2. Распределение затрат на выпуск продукции

11.3. Ввод операций вручную

11.4. Регистрация корректировки долга

11.5. Закрытие месяца

11.6. Формирование бюджета на период планирования

11.7. Отчеты для получения информации о финансах предприятия

Глава 12. Организация обмена данными в программе «1С: Управление небольшой фирмой 8.2»

12.1. Обмен данными с программой «1С: Бухгалтерия 8.2»

12.1.1. Настройка обмена данными

12.1.2. Выполнение обмена данными

12.2. Обмен данными с программой «1С: Управление торговлей 8.2»

Заключение