Борис Жалило

Бизнесхаки: Полезные советы для руководителей

© Б. А. Жалило, 2015

© Business Solutions International, 2015

* * *

Как каждый охотник желает знать, где сидят фазаны, так и каждый руководитель хочет знать, как обеспечить бизнес персоналом в нужном количестве и качестве, как ставить сотрудникам задачи и контролировать их выполнение, как обучать и как мотивировать персонал, как управлять корпоративной культурой… Ответы на эти и другие животрепещущие вопросы я даю в своей книге в формате сгруппированных советов, которые, надеюсь, будут Вам полезны. Читайте и внедряйте! Помните, что знания должны ожить и воплотиться в виде Ваших бизнес-успехов…

Готовых решений не бывает!

Готовых решений не бывает. Напомню в двух словах сюжет одной из великолепных грузинских комедий-«короткометражек»:

Залез Гоги на дерево. Залез, а слезть не может. Собралась под деревом вся деревня, горюют, но помочь не получается. Мимо шел Вахтанг – житель соседней деревни. Поскольку «эксперт – это человек из другого города», его тут же попросили помочь в этом горе: посоветовать что делать… Вахтанг попросил принести длинную прочную веревку и бросить ее конец Гоги. Когда тот поймал, его попросили крепко обвязаться веревкой, а за другой конец веревки Вахтанг заставил взяться односельчан и потянуть за веревку. Бедный Гоги упал с дерева едва не убившись. Лежит и еле дышит. Естествнно, все обратились с претензией к «консультанту»:

– Вахтанг, что же ты наделал? Чуть Гоги не убил!

– Странно что так получилось, – удивился Вахтанг – на той неделе мы таким образом Вано из колодца вытягивали…

Поскольку то, что помогло Вано не поможет Гоги, а то, что сработало в компании Procter & Gamble или Северсталь вряд ли поможет Мегафону или Очаково, изучать опыт других компаний, конечно, полезно и похвально, но перенимать его нужно очень осторожно. И польза от внедрения тех же шагов и решений в условиях нашей конкретной компании относительно непредсказуема и спорна. В то же время, в успешных действиях есть очень много общего, а именно – принципы, на которых они основаны, их логика, в некоторых случаях некоторый алгоритм, по которым эти действия предпринимались.

На основании АЛГОРИТМОВ, которые мы предложим Вашему вниманию со следующего номера, Вы сможете составить детальный план своих действий и успешно разработать или изменить систему стимулирования, систему отбора и другие системы в компании.

Все эти алгоритмы построены на четырех простых принципах:

– Принцип системности, или «принцип бирюлек». Есть такая игра – игра в бирюльки. Довольно сложная: из горки насыпанных специальных крючков или палочек нужно вытащить одну, не нарушив равновесия остальных. Это сделать очень сложно или практически невозможно, потому что все палочки-крючки касаются друг друга образую своеобразную случайно образовавшуюся систему. Точно также, желая что-нибудь изменить или внедрить в организации, мы должны понимать, что мы не сможем изменить лишь один из элементов системы, не затронув остальных. Изменяя один элемент, мы должны изменять его, предусматривая все воздействия на остальные элементы. Кроме того, любой новый элемент должен соответствовать существующей системе, иначе мы не сможем внедрить этот элемент или должны будем изменять все его окружение…

– Принцип первичности цели или принцип ЦЕЛЕсообразности. Ни в коем случае нельзя внедрять какое-либо новшество только на основании того, что оно Вам понравилось, или кому-то принесло пользу. Вначале четко поставьте цели, которых Вы хотите достичь, после чего подбирайте из доступных Вам те инструменты, приемы, методы, которые позволят достичь этих целей…

– Принцип партнерства, или вовлечения. Хоровод в одиночку не станцуешь. Поскольку внедрять любое нововведение в вашей компании придется вместе с КЕМ-ТО, нужно, чтобы эти КТО-ТО* участвовали в разработке изменения. Только в этом случае мы сможем учесть интересы всех сторон и предотвратить или минимизировать сопротивление при внедрении…

– Принцип экономической целесообразности, или «анализа инвестиционного решения». Ежедневно Вы принимаете инвестиционные решения.

Любое действие влечет за собой затраты и имеет целью какие– то результаты. Прежде чем предпринимать это действие стоит сравнить результаты с затратами и инвестировать только в том случае, если это оказывается выгодно…

Ответьте на 6 вопросов экспресс-теста, для того, чтобы определить, используете ли вы эти 4 принципа успеха в Вашей работе:

Ответьте «да» или «нет» на следующие вопросы:

1) Составляете ли Вы детальный план разработки и внедрения прежде чем приступать к выполнению чего либо?

ДА/НЕТ

2) Предусматриваете ли Вы при изменении системы отбора изменения в системе стимулирования и системе аттестации?

ДА/НЕТ

3) Участвуют ли в разработке систем отбора, аттестации, стимулирования кроме Вас и руководителя компании линейные менеджеры и ключевые сотрудники компании (как менеджеры, так и ценные специалисты)?

ДА/НЕТ

4) Подписывают ли план все участвовавшие в разработке, чтобы подтвердить свое согласие с ним?

ДА/НЕТ

5) Просчитываете ли Вы детальные затраты на разработку и внедрение новых инструментов или мероприятий?

ДА/НЕТ

6) Сравниваете ли Вы для принятия окончательного решения посчитанные в п.4 затраты с ожидаемыми результатами?

ДА/НЕТ

Если у Вас получилось 6 ответов «да» – Великолепно! Позвольте Вас поздравить с тем, что с этими 4-мя принципами у Вас все в порядке. Буду рад получить от Вас комментарии по публикуемым алгоритмам.

Если у Вас получилось 5 ответов «да» – Очень хорошо! Посмотрите, где Вы все-таки позволяете себе оступаться и следующий раз «побеждайте с сухим счетом»!

Если у Вас получилось 3–4 ответа «да» – присмотритесь к ответам «нет». Сделайте выводы о том, что и как нужно делать иначе.

Запишите эти выводы и постарайтесь их внедрить с учетом описанных 4-х принципов.

Если у Вас получилось 2 ответа «да» – есть над чем работать. У Вас есть прекрасный шанс за следующие 9 месяцев сделать прорыв в своей карьере!

Если у Вас получилось 1 ответ «да» – попробуйте обсудить с коллегами 4 описанных выше принципа и старайтесь начать их применять.

Если у Вас получилось 6 ответов «нет» – не расстраивайтесь. Внедряйте рекомендации этих статей и ситуация постепенно изменится!

1. Как обеспечить бизнес персоналом в необходимом количестве и качестве?

Вы довольны каждым сотрудником Вашей компании? Какой процент сотрудников Вы бы с радостью уволили, как только нашли бы им подходящую замену? Какой процент сотрудников сам сбежит, как только найдет подходящую работу? Насколько Вы смогли бы повысить прибыль компании, если бы заменили часть или всех сотрудников? Все это вопросы, ответы на которые так или иначе характеризуют систему отбора в Вашей компании…

Давайте рассмотрим алгоритм действий, необходимых для того, чтобы построить оптимальную систему отбора в Вашей компании.

1. Постановка целей

↓

2. Структуризация компании

↓

3. Разработка процедуры для ввода информации

↓

4. Адаптация системы к существующим подсистемам

↓

5. Разработка механизма отбора

↓

6. Определение ответственных и исполнителей

↓

7. Обучение ответственных и исполнителей

↓

8. Разработка процедуры для обратной связи

↓

9. Разработка механизма корректировки и саморазвития системы

↓

10. Пилот – Тестирование системы

↓

11. Корректировка системы отбора и связанных с ней систем

1. Постановка Целей:

Основная цель любой системы отбора – отсев неподходящих для данной должности (или компании) сотрудников. Кроме этого, важной целью является все-таки выбор лучшего (наиболее подходящего) из всех привлеченных кандидатов, даже если он и не стопроцентно подходит. Кроме этих основных целей перед системой отбора ставятся еще и такие вспомогательные цели:

– исследовательская – в процессе отбора компания может получить бесценную информацию:

• о конкурентах, их планах и действиях…

• о рынке труда, требованиях и процессах отбора в других компаниях, об уровне заработной платы…

• о восприятии компании общественностью, клиентами и конкурентами…

• о реакции потенциальных сотрудников на систему отбора компании и ее систему компенсации…

• приобрести массу оригинальных ценных идей по различным вопросам деятельности компании…

– информационно-рекламная – в процессе отбора компания дает определенную информацию о себе и своей продукции кандидатам, которых может проходить до нескольких тысяч человек в год…

– мотивирующая – когда человек проходит этапы жесткого отбора, он получает моральное удовлетворение от этого и намного больше ценит свою приобретенную работу, которая досталась нелегко…

– направляющая – в процессе отбора компания, так или иначе, дает понять будущему сотруднику, что от него ожидается и каким его хотят видеть…

– развивающая – иногда уровень развития рынка труда в данном регионе или данной профессии катастрофически не соответствует требованиям компании. В этом случае, компания с помощью своей системы отбора, предъявляя жесткие высокие требования и предлагая очень привлекательный компенсационный пакет, заставляет потенциальных кандидатов развиваться и повышать свой уровень, стремясь удовлетворить требования компании.

Все цели, которые Вы поставите перед разрабатываемой системой, должны быть сформулированы письменно и согласованы между собой. Старайтесь также формулировать цели таким образом, чтобы они соответствовали критериям СМАРТ*.

От чего зависят эти цели?

– от миссии-визии и стратегии компании (например, если компания стремится быть № 1, для нее очень важна жесткость и принципиальность в отборе лучших из лучших, а если компания следует стратегии минимальных затрат, скорее всего и требования к кандидатам и требования к самой системе отбора будут гораздо проще);

– от стейкхолдеров (например, руководитель компании может иметь свое видение того, как должен проходить отбор и требовать реализации именно этого видения, руководители некоторых подразделений, которые должны принимать участие в отборе, не желая слишком себя утруждать, могут попытаться максимально упростить систему и т. д.);

– от корпоративной культуры (например, если мы хотим чтобы основной ценностью, принимаемой всеми сотрудниками компании был клиент, то мы должны будем уделить значительное внимание при отборе выбору кандидатов, внутренне и искренне ориентированных на клиента; если мы верим в то, что руководитель должен иметь опыт работы в нашей компании и пройти по всем ступенькам служебной лестницы, мы будем строить жесткую систему внешнего отбора только для стартовых позиций, и более простую и толерантную систему внутреннего отбора для руководящих должностей);

– от стиля руководства и личности руководителя (например, при авторитарном стиле руководства часто руководитель сам принимает решение о приеме или неприеме кандидата на работу, при проповедовании стиля микроменеджмента в компании, система отбора будет перегружена всевозможными процедурами, правилами, алгоритмами, формами и т. п.).

Мы сознательно уделили наибольшее внимание именно целям, поскольку от того, насколько одинаково четко понимают цели все участники процесса разработки, зависит и сам результат и то, какие усилия потребуются для его достижения.

2. Структуризация компании

Система отбора не может быть единой для всех должностей. Некоторые компании выделяют отдельно систему внешнего отбора для стартовых позиций и систему внутреннего отбора для всех остальных. Другие компании отдельно рассматривают рабочие должности, ИТР, руководителей. Вполне логично выделить несколько кластеров должностей сгруппированных по сложности отбора. Вы можете это сделать довольно легко, если, выписав все должности, которые есть в компании, попробуете сгруппировать их по уровню сложности оценки требуемых для этой должности знаний, навыков, умений, способностей, отношений, ценностей и т. п. Если групп окажется, на Ваш взгляд, слишком много, попробуйте их укрупнить.

Не бойтесь ошибиться, Вы еще сможете изменить эти группы.

3. Разработка процедуры для ввода информации

В системе отбора может быть лишь немного констант, не меняющихся от изменения различных организационных факторов, все остальное – переменные, зависимые от множества факторов. В то же время, очень важно определить, к чему привязана переменная, что на нее влияет, с какой периодичностью и в каких случаях необходимо обновлять ее значение, как рассчитывать и, в конце концов, кто это должен делать. Для этого можно создать процедуры или даже компьютерную программу. Желательно иметь процедуру ввода информации для каждой из следующих переменных:

– план персонала (план потребностей в персонале);

– принципы и ограничения (в том числе финансовые и временные), используемые при отборе;

– уровень развития рынка труда/доступных кандидатов;

– требуемые для конкретной должности знания, умения, навыки, способности, отношения, ценности, убеждения, персональные качества и т. п. (job specification = профиль должности) и их приоритетность и критичность;

– возможность или невозможность приобретения перечисленных выше характеристик (если возможно, мы можем по этой характеристике при необходимости «снизить планку» и развить ее с помощь дальнейшего обучения и развития в компании);

– бюджет мероприятий по отбору;

– список основных стейкхолдеров процесса, их интересов, степени заинтересованности и степени влияния;

4. Разработка или выбор механизма отбора

Фактически, это один из наиболее важных и трудоемких составляющих процесса разработки системы отбора. Механизм отбора – это те приемы, методы, инструменты (тесты, упражнения, вопросы интервью и т. п.), которые применяются для определения наличия или отсутствия (а иногда и степени наличия) у кандидатов требуемых согласно профилю должности характеристик. На этом этапе самое главное – соблюдать принцип первичности цели и не перестараться с количеством инструментов. Кстати, хочу дать хороший практический совет: прежде чем довериться выбранным инструментам при отборе нового персонала, опробуйте их на уже работающих у Вас сотрудниках.

5. Адаптация системы к существующим подсистемам

То, что Вы создаете, должно вписаться в существующую среду. Или же нужно изменить саму среду до или в процессе внедрения новой системы отбора.

Система обучения должна нам помогать преодолевать пропасть между портретом идеального сотрудника, который нам нужен на данной конкретной должности, и реалиями рынка труда. Однако, в некоторых случаях системе обучения придется еще и заполнять пропасть между уровнем уже работающих сотрудников и отобранных с помощью новой системы отбора, предъявляющей новые высокие требования…

Система контроля и система оценки исполнения (аттестации) должны стать основными помощниками как в определении того, насколько правильно были приняты решения при отборе, так и в определении того, какие дополнительные требования необходимо предъявлять к кандидатам. Система компенсации должна также следовать за повышением требований при отборе, в виде представления привлекательного компенсационного пакета, одновременно с этим решая массу конфликтных ситуаций с работающим персоналом, желающим зарабатывать не меньше отбираемых новичков…

6. Определение ответственных и исполнителей

Ни один замысел не осуществляется, пока для него не находится конкретный исполнитель, который при этом четко знает, что он должен сделать, способен это сделать и заинтересован в том, чтобы это сделать.

На предыдущих этапах мы определили, что должно делаться в системе отбора, а теперь мы должны решить, кто это будет делать и назначить исполнителей и ответственных за каждое действие, происходящее в процессе отбора. Здесь важно еще раз напомнить, что эти исполнители – тоже стейкхолдеры нашего процесса разработки и внедрения системы. Для того, чтобы они восприняли и приняли важность, правильность и само содержание каждого действия, они должны были быть вовлечены (если это было возможно) еще на этапе разработки системы отбора.

7. Обучение ответственных и исполнителей

Не стоит надеяться, что сложные инструменты, механизмы, процедуры отбора сразу пойдут гладко и без сбоев. Но для того, чтобы этих сбоев было как можно меньше и, в конце концов, чтобы система отбора в реальной жизни стала максимально похожей на то идеальное, что мы нарисовали на бумаге, придется уделить значительное внимание, время и ресурсы обучению исполнителей и ответственных. Обучение может быть как внутренним (они должны изучить, понять и запомнить разработанный процесс отбора), так и внешним (если исполнителям придется использовать новые незнакомые инструменты отбора: тесты, упражнения, ролевые игры, оценочный центр, провокации и т. п.)

8. Разработка процедуры для обратной связи

У системы отбора есть клиенты. Внутренние клиенты, которые поставили четкие цели перед системой в процессе ее разработки и которые ставят перед ней еще более четкие цели непосредственно по отбору персонала. Директору по персоналу (начальнику ОК) очень важна обратная связь от них: информация о том, удовлетворены ли их цели и в полной ли мере? Очень важно сделать обратную связь регулярной, обязательной и НЕформальной.

9. Разработка механизма корректировки и саморазвития системы

Система/процедура обратной связи очень важна, но этого мало для развития. Необходимо, чтобы эта обратная связь обрабатывалась, анализировалась и преобразовывалась в требуемые действия по изменению системы. Для этого нужно, чтобы она поступала к человеку, имеющему необходимые полномочия и «кровно» заинтересованному в развитии системы. Лучше всего, чтобы таким человеком оказался сам исполнитель…

10. Пилот – Тестирование системы

Опробуйте Вашу систему с помощью пилотного проекта – одной должности или подразделения. В этом случае Вы сразу же увидите, что в ней работает не так, как задумано, и требует корректировки. Пилотный проект желательно проводить для тех должностей, которые не критически важны для компании, чтобы даже в случае сбоев ущерб компании был незначительным. В случае деления системы на кластеры (например, руководители и исполнители), необходимо отдельно протестировать каждый из кластеров. Кстати, неплохим тестированием работоспособности и валидности системы может быть прогонка через нее уже работающих в компании сотрудников. Хотя опыт показывает, что они могут не пройти даже первый этап отбора…

11. Корректировка системы отбора и связанных с ней систем

После пилотного проекта необходимо вернуться на соответствующие этапы-ступеньки и осуществить необходимую корректировку системы и связанных систем. В некоторых случаях после значительной корректировки может потребоваться еще один пилотный проект, после чего система сможет работать «на полную мощность».

И последнее, но очень ВАЖНОЕ! В процессе всей разработки системы, на каждом этапе разработки и внедрения системы НЕОБХОДИМО:

– Вовлечение стейкхолдеров;

– Контроль соответствия целям;

– Контроль совместимости с другими системами/подсистемами компании.

И еще одно замечание. Очень часто на практике путают разработку системы с разработкой процесса отбора. Это немножечко разные вещи. Процесс отбора – это последовательность наших действий, осуществляемых при отборе. Система – то, что организует процесс и то, на базе чего он проходит (люди, принципы, процедуры, взаимосвязи между людьми, взаимосвязи с другими системами).

Сколько времени уходит на разработку и внедрение такой системы? – от одного дня до года, в зависимости от целей и требований, которые к ней предъявляются, а также в зависимости от размеров компании и профессионализма разработчиков. Стоимость разработки и внедрения также индивидуальна для каждой компании. Причем, чем более детальный предварительный план Вы разработаете, тем легче и достовернее можно оценить затраты времени и финансовых ресурсов.

Тест на эффективность системы отбора «С кем мы работаем?»

© 2015, Борис Жалило

Дайте ответы на каждый из 14 вопросов (да или нет). В случае нескольких «вложенных» вопросов ответ «да» возможен только при положительном ответе на все «вложенные» вопросы. Не торопитесь. Отвечайте на все вопросы. Если Вы не можете ответить на вопрос, и при этом вопрос находится в Вашей компетенции, отвечайте «нет». Будьте предельно честны – Вы отвечаете для себя! УДАЧИ!

1) Вы знакомы со стратегией компании и уверены, что отбираете новый персонал, который способствует усилению конкурентных преимуществ компании?

ДА/НЕТ

2) Вы знаете, что система отбора у Вас поставлена гораздо лучше, чем у основных конкурентов?

ДА/НЕТ

3) Реализуются ли постулаты кадровой политики компании в ее системе отбора? (Прочитайте документ, описывающий кадровую политику, и по каждому из описанных принципов скажите, используется ли он в системе отбора; отвечайте на этот вопрос «да», только если используется больше 2/3 принципов).

ДА/НЕТ

4) Какие ценности и нормы поведения Вы хотели бы видеть в новых сотрудниках? Проверяете ли Вы их наличие и соответствие? Являются ли эти ценности и нормы основным (или хотя бы значительным) фактором, влияющим на Ваше решение при отборе?

ДА/НЕТ

5) Знаете ли Вы планы компании на следующий год? месяц? корректируете ли Вы систему отбора, исходя из этих планов?

ДА/НЕТ

6) Проводится ли в компании анализ работ? Разработаны ли требования к сотрудникам, исходя из особенностей, «дизайна» работы? Изменяются ли требования при «перепроектировании» работ?

ДА/НЕТ

7) Изменяется ли «дизайн» работы, если Вы не можете отобрать соответствующего требованиям нового сотрудника?

ДА/НЕТ

8) Передается ли информация в систему обучения:

а) о новых требованиях к сотрудникам, и

б) об уровне знаний, навыков и т. п. новых сотрудников и расхождении этого уровня с требуемым?

ДА/НЕТ

9) Предъявляем ли мы примерно одинаковые требования к уровню знаний и навыков при отборе и при аттестации (оценке исполнения)?

ДА/НЕТ

10) Знает ли непосредственный линейный руководитель об особенностях вновь отобранного сотрудника? Понимает ли он эти особенности и способен ли их выгодно использовать?

ДА/НЕТ

11) Помогаем ли мы новому сотруднику освоиться в новом для него коллективе и условиях работы?

ДА/НЕТ

12) При отборе помогаем ли мы кандидату также объективно выбирать себе место работы и взвешивать реальные «за» и «против»?

ДА/НЕТ

13) Привлекаете ли вы стейкхолдеров (в первую очередь непосредственных руководителей будущего сотрудника) в процессе отбора и в процессе разработки/изменений системы отбора?

ДА/НЕТ

14) Довольны ли Вы хотя бы в 90 % случаем результатом отбора?

ДА/НЕТ

Система отбора предопределяет то, с каким персоналом нам придется работать и реализовывать цели компании. А значит, и то, насколько результативны и эффективны мы будем в движении к этим целям.

Система отбора является всего лишь подсистемой более крупных систем: системы управления персоналом и системы менеджмента компании. Как подсистема, она определяется воздействием таких других подсистем как:

• стратегия компании;

• кадровая политика;

• корпоративная культура (в первую очередь корпоративных ценностей);

• система планов компании;

• содержание работы (дизайн должности сотрудника);

и, в свою очередь, система отбора оказывает значительное практическое воздействие на такие подсистемы компании как:

• система обучения;

• система контроля;

• система аттестации (оценки исполнения);

• оперативное руководство;

• стиль делегирования;

• стиль коммуникации в компании;

• подсистема адаптации нового персонала.

Если такая взаимосвязь подсистем нарушена, значит, нарушается и принцип системности, что повлечет за собой массу проблемных ситуаций.

Кроме принципа системности, система отбора должна основываться на:

1) принципе первичности цели (прежде чем разрабатывать эту систему или прежде чем использовать какие-либо инструменты для отбора, мы ставим перед собой четкие цели и уже под них все строим и подбираем);

2) принципе экономической эффективности;

3) принципе гибкости (чтобы учитывать постоянно изменяющиеся цели и условия);

4) принципе вовлечения стейкхолдеров (т. е. всех тех, кого каким-либо образом затронет используемая система отбора, как минимум тех, кто будет работать вместе с новыми сотрудниками, их следует вовлекать как при разработке системы отбора, так и при самом процессе отбора).

Сделайте выводы по Вашим ответам на тест.

Самой важной частью работы над тестом будет именно ЗАЗЕМЛЕНИЕ Ваших выводов:

1. По каждому из ответов «нет» продумайте конкретные действия: что и как можно сделать для того, чтобы при следующей работе над тестом дать в ответ твердое «да!»;

2. Поставьте сроки выполнения этих действий и достижения «да» – цели;

3. Определите исполнителей и ответственных (так как сами по себе эти действия не реализуются). Не забудьте поставить этих исполнителей и ответственных в известность;

4. Определите требуемые ресурсы и их источники;

5. Исходя из пунктов 1–4 проанализируйте достижимость запланированного. При необходимости скорректируйте пункты 1–4.;

6. Выполняйте!

7. Верьте в себя!

Желаем Вам успехов в Вашем нелегком, но благодарном деле!

2. Как правильно ставить перед собой и перед подчиненными цели?

«Когда не ведают далеких дум – не избегают близких огорчений…»

Участвовать в процессе легко. Гораздо сложнее достигать результатов. Причем, желаемых результатов. И самый первый шаг в достижении этих результатов – четкая постановка цели. Говорят, что мечтать не вредно… Мечты сбываются очень редко. И только в тех случаях, когда они вначале превращаются в четко сформулированные, записанные на бумаге СМАРТ-цели… Давайте обсудим несколько конкретных, практичных, применимых рекомендаций по поводу того, как нам реализовать свои мечты и достигать желаемых результатов.

Прежде всего, давайте договоримся о том, чем мечты отличаются от целей:

Во-первых, мечты находятся у нас в голове, а цели всегда сформулированы на бумаге. Если Вы считаете, что какие-то из целей можно удерживать в голове и не записывать, давайте определимся, что такие цели остаются по нашей классификации в разряде «мечты», о них я не говорю как минимум потому, что их «КПД» крайне низок – в основном они не реализуются…

Во-вторых, у цели всегда есть руки-ноги-голова-имя, то есть конкретный ответственный и конкретный исполнитель. Пока мы четко не определились с исполнителем или исполнителями, наша мечта, пусть даже и записанная на бумаге, не может быть названа целью. В лучшем случае назовем ее «видением» с ударением на втором слоге, или «визией»…

В-третьих, для достижения любой цели обязательно требуется затратить определенное количество каких-нибудь определенных РЕСУРСОВ. Как минимум, времени исполнителей. Как максимум, финансовых и всех остальных ресурсов организации. При постановке цели определяется объем требуемых инвестиций этих ресурсов. Именно «инвестиций», а не «затрат», поскольку мы говорим о БИЗНЕСЕ. А в бизнесе каждое решение инвестиционное – мы решаем то, предпринимать ли какой либо шаг, оценивая соотношение требуемых затрат (пардон, инвестиций) и ожидаемых выгод от этого шага. Выгоды не всегда выражаются деньгами, но всегда могут быть оценены и должны оцениваться в денежном эквиваленте. Обычно не имеет смысл ставить цель, реализация которой потребует больших затрат, чем принесет результатов (сегодня и в обозримом будущем). Хотя не всегда легко оценить долгосрочные выгоды…

Кстати, Вы часто ставили перед собой цели вроде «выучить английский язык», «похудеть», «бросить курить»? Почему подобные цели очень редко достигаются? Как минимум по пяти причинам:

Прежде всего, что означает для Вас «выучить английский язык»? Достаточно ли выучить сотню слов? Либо нужно сдать экзамен TOEFL не менее чем на 600 баллов? Сформулируйте четко конкретный результат, которого Вы ожидаете и постарайтесь его сделать измеримым, чтобы Вы знали, что «похудеть» означает «похудеть на 3 килограмма» и смогли определить, достигли вы своей цели или нет. Или, скажем, достигли на 90 %, похудев на 2 килограмма 720 грамм… Естественно, Вы должны знать, когда становиться на весы и взвешивать эти «три килограмма», то есть, в какие сроки цель должна быть достигнута?

Нужно ставить перед собой и другими реальные достижимые цели. Как определить, достижима ли цель? Довольно просто. Разбейте эту цель на более мелкие части. Например, если Вы поставили цель «выучить 10 000 английских слов за 1 год», Вы не знаете, достижимо ли это, пока не определите, что 10 000 слов в год означает около 30 слов в день. Для большинства нормальных людей, тем более, работающих, а не только посвящающих жизнь английскому, это – недостижимая цель. Если же цель уменьшится до «выучить 1000 английских слов за год», что означает выучивание 3-х слов в день – она станет реальной и достижимой. Более того, Вы сможете измерять ежедневный прогресс в ее достижении. И даже корректировать ситуацию, если сегодня не удалось выучить очередные 3 слова. Для Вас это автоматически означает либо «выучить 6 слов завтра» либо означает, что необходимо на 1 день сдвинуть конечный срок. Но об этом Вы знаете заранее и сможете предупредить заблаговременно…

Важно также РАДИ ЧЕГО нужно достижение этой цели. Если ответ достаточно Важен для Вас (исполнителя), то даже сложная, с трудом достижимая цель будет выполнена.

Еще раз напомним читателям, что описанное выше часто называют требованиями SMART: specific, measurable, achievable, relevant, timed = СМАРТ – цели должны быть Сформулированными четко или конкретными, с результатом, который можно Мерять т. е. измеримым, Абсолютно достижимыми (они могут быть очень сложными и бросающими вызов, но у исполнителя не должно возникать сомнений в их выполнимости, должно быть понятно, Ради чего это делается либо к чему в итоге это должно привести, а кроме того, цели должны быть Точно очерченными во времени – необходимо четко определить сроки (дата+время) достижения цели;

Маленький каверзный вопросик: скажите, а ставили бы Вы эту цель, если бы знали, что у Вас осталось не более трех лет жизни? не более года? не более месяца? Действительно ли эта цель настолько важна для Вас, чтобы тратить на нее Вашу жизнь или даже часть ее? А есть ли более важные цели? Что-то, что Вам бы действительно очень хотелось достичь? Пусть даже это будет очень долгосрочная сложная цель. Поставьте эту цель для себя.

Выделите час-полтора своего времени. Поставьте самые важные для Вас цели в жизни (или цели в жизни компании, если речь идет о бизнес-целях). Запишите эти цели и постарайтесь их также привести в соответствие с требованиями этой статьи. Вставьте список этих целей в свой еженедельник-планер-тайм-менеджер…Этот список должен стать для Вас своеобразным «маяком», который позволит ставить цели на год-квартал-месяц-неделю-день так, чтобы они приближали Вас к действительно желаемому. Сверяйте постоянно все свои цели с этим «маяком». И без колебаний отказывайтесь от них, если они идут в разрез с «маяком» или не приближают к нему. Если колебания все-таки возникают, подумайте, может быть стоит «маяк» дополнить еще чем-то, что для Вас важно? Пересматривайте этот «маяк» не реже раза в год…

Ваша жизнь – бокал. От Вас зависит, будет ли этот бокал наполнен водой из под крана, кока-колой или элитным французским красным вином…

Однако, не забывайте «мыслить глобально, а действовать локально…» Ставьте конкретные маленькие цели-шажки, уверенно приближающие Вас к этим огромным целям-маякам…

А теперь, 12 шагов по постановке цели:

1. Сформулируйте цель (в виде желаемого результата) на бумаге;

2. Убедитесь в том, что эта цель не уводит Вас в сторону от Вашего «маяка» или «маяков», а приближает к ним;

3. Конкретизируйте цель, чтобы ожидаемый результат был конкретным, четким, понятным Вам и окружающим, причем не только исполнителю. Убедитесь в том, что Вы и исполнитель одинаково понимаете что и в каком виде должно быть в результате;

4. Сделайте цель измеримой. Убедитесь в том, что Вы четко представляете, как именно Вы будете измерять достижение/недостижение цели. Убедитесь в том, что ответственный/исполнитель тоже будет способен измерить достижение результата и, если возможно, прогресс в процессе его достижения;

5. Определите четкие сроки достижения результата. К «четким срокам» мы не относим варианты «на вчера», «как можно скорее», «сейчас же, «до конца недели», а относим лишь срок с указанием конкретной даты (например, среда, 23 июля 2003 года) и времени (к 17:00). Даже если время еще может измениться;

6. Убедитесь в достижимости цели. Если она недостижима в указанные сроки или с указанными ресурсами, сделайте что-нибудь со сроками или ресурсами. Либо найдите новую оригинальную технологию достижения. В любом случае, исполнитель должен не сомневаться в достижимости цели. Иначе он не будет даже пытаться ее достичь или будет прилагать незначительные/недостаточные усилия;

7. Определите, как достижение этой цели скажется на остальных целях, для чего и ради чего это делается. Убедитесь в том, что исполнитель четко представляет себе, ради чего это делается, причем для него эта причина убедительна. Одним словом, убедитесь в мотивированности исполнителя!

8. Определите, что требуется для достижения этой цели и обеспечьте необходимые ресурсы и требуемые условия;

9. Еще раз убедитесь в том, что «игра стоит свеч», а цель действительно заслуживает Вашего внимания;

10. Определите, либо помогите исполнителю определить способы достижения цели и план ее достижения. Определите верстовые столбы на пути к цели…

11. Доведите цель до непосредственного исполнителя и убедитесь в принятии им на себя обязательств по достижению этой цели в оговоренные сроки. Если непосредственный исполнитель – Вы – просто впишите задачу в свой календарный план…

12. Контролируйте достижение цели. Празднуйте ее достижение! Никогда не останавливайтесь на достигнутом!

Да, и еще один важный момент. Никогда не усложняйте себе жизнь! Если цель гораздо проще, чем «увеличить объем продаж товара А в регионе на 7 % к 31 сентября 201Х года с целью выхода этого товара на уровень точки безубыточности» и скорее похожа на «не забыть купить пакет молока в гастрономе напротив дома по дороге домой», не тратьте силы на описанные выше шаги. Забудьте о них. Просто зайдите в магазин и купите пакет молока…

Экспресс-Тест «Правильно ли мы ставим перед собой цели?»

© 2015, Борис Жалило

Дайте ответы на каждый из 13 вопросов (да или нет). В случае нескольких «вложенных» вопросов ответ «да» возможен только при положительном ответе на все «вложенные» вопросы. Не торопитесь. Отвечайте на все вопросы. Если Вы не можете ответить на вопрос, и при этом вопрос находится в пределах Вашей компетенции, отвечайте «нет». Будьте предельно честны – Вы отвечаете для себя! УДАЧИ!

1) Имеете ли Вы четкое представление о том, каким/какой мы хотели бы себя увидеть лет через пять?

ДА/НЕТ

2) Имеете ли Вы четкое представление о том, каким через пять лет должен быть Ваш бизнес/компания, в которой Вы работаете?

ДА/НЕТ

3) Записано ли это представление/видение по п. 1 и 2 где-нибудь на бумаге?

ДА/НЕТ

4) Существует ли перечень четких целей, которые стоят перед Вами на этот год?

ДА/НЕТ

5) Ориентированы ли цели, которые ставятся с диапазоном в неделю или месяц на определенные более долгосрочные цели? Убеждены ли Вы в том, что Ваша ежедневная работа приближает Вас к этим целям?

ДА/НЕТ

6) Всегда ли Вы четко знаете, почему/зачем делается конкретная работа/действие/шаг? И не бывает так, что что-то делается потому, что кто-то другой это делает или потому что «мы всегда так делали»?

ДА/НЕТ

7) Всегда ли измеримы цели, которые Вы ставите перед собой или подчиненными? Всегда ли Вы можете определить, достигли цели или нет или насколько ее достигли?

ДА/НЕТ

8) Разбиваете ли вы сложную цель на простые подцели, которые в итоге должны привести к ней?

ДА/НЕТ

9) Всегда ли Вы ставите перед собой и перед подчиненными пусть очень сложные, но все же достижимые цели?

ДА/НЕТ

10) Всегда ли Вы знаете, к чему приведет достижение данной конкретной цели? Зачем нужен этот результат? Ради чего это делается?

ДА/НЕТ

11) Всегда ли Ваши цели имеют четкие временные рамки (конкретная дата достижения)?

ДА/НЕТ

12) Часто ли Вы записываете цели на бумаге?

ДА/НЕТ

13) Можете ли Вы с уверенностью ответственно заявить, что цели, которые Вы ставите перед собой и перед подчиненными, достигаются? Довольны ли Вы тем, насколько они достигаются?

ДА/НЕТ

Если Вы ответили «Да» на все 13 вопросов – Вы великий человек, который уже достиг очень многого и добьется практически всего, чего захочет;

Если у Вас получилось 10–12 ответов «Да» – подумайте о том, как довести результат до максимально возможного. И сделайте это – У ВАС получится;

При результате в 4–9 «Да», вспомните о том, что «когда не ведают далеких дум, не избегают близких огорчений»;

При результате в 3 и меньше «Да» – поздравляю, Вы – «среднестатистический сотрудник среднестатистической компании», посмотрите на приведенные выше 13 вопросов и подумайте, как перестать быть «статистической посредственностью». Если захотите – у Вас получится…

Но главное, насколько бы меньше 13 ответов «Да» у Вас не было, не успокаивайтесь, пока их не будет 13! Шаг за шагом! Попытка за попыткой! Действуйте!..

Проведите эксперимент:

Возьмите шляпу, коробку, мусорную корзину или что-то подобное по размерам. Скомкайте три листа формата А4 так, чтобы получились импровизированные «шарики». Спросите у своего подчиненного, сколькими шариками из трех он/она попадет в эту корзину/коробку/шляпу с двух шагов. Наверняка ответ будет «тремя». Дайте попробовать – подчиненный без труда попадет. Теперь попросите подчиненного повернуться к Вам спиной (или завяжите ему глаза) и осуществить этих три броска. Теперь он сможет попасть разве что случайно… И в первом и во втором случае он/она бросает с одинакового количества шагов, но результат столь разительно отличается только потому, что в первом случае четко видна цель.

Попробуйте четче (с использованием техники СМАРТ, описанной в этой статье) формулировать цели как для себя, так и для подчиненных. И Вы поразитесь изменениям, которые произойдут уже через пару месяцев…

А теперь, как всегда, не забудьте сделать выводы по этой главе и тесту, поскольку самой важной частью работы будет именно ЗАЗЕМЛЕНИЕ Ваших выводов!

3. Как правильно делегировать задачу?

Что можно делегировать, а что нельзя? Кому можно делегировать и кому лучше делегировать? Как это сделать таким образом, чтобы не сомневаться в результате? Должна ли делегироваться ответственность? Какие способы контроля наиболее результативны при наименьших затратах времени и сил? Есть ли правила делегирования, которые подходят «на все случаи жизни»?

Эти вопросы интересуют каждого руководителя – от начальника отдела до президента компании. Вам ответы на эти вопросы интересны по двум причинам:

– во-первых, у Вас тоже есть подчиненные;

– во-вторых, Вы очень часто попадаете «меж двух огней» при возникновении конфликтных ситуаций между руководителем и подчиненными. Причем, чаще всего именно по поводу невыполнения подчиненным каких-либо задач или поручений.

Итак, давайте вначале посмотрим на последовательность шагов в процессе делегирования:

Шаг 1: Определение цели (что я хочу получить в результате) и задачи (что конкретно для этого должно быть сделано?). Желательно также предварительно определить «цену вопроса» – количество ресурсов, которое я должен/согласен инвестировать;

Шаг 2: Определение исполнителя – того, кто сможет справиться с задачей;

Шаг 3: Постановка СМАРТ[1] -задачи перед исполнителем, в том числе – определение способов, формы и сроков отчетности;

Шаг 4: Получение подтверждения от исполнителя того, что задача, степень ее важности и приоритетности и требования к результату поняты правильно;

Шаг 5: Согласование с исполнителем требуемых/выделяемых ресурсов и сроков выполнения. Если требуется – корректировка ресурсов и сроков. Получение от исполнителя согласия (желательно уточнить, означает ли его «да» то, что он «постарается выполнить» либо что он «гарантирует выполнение» к заданному сроку). Желательно убедиться в том, что исполнитель записал (лучше всего в своем планере-еженедельнике) дату выполнения;

Шаг 6: Выделение необходимых ресурсов и делегирование необходимых полномочий;

Шаг 7: Обеспечение мотивации/стимулирование исполнителя;

Шаг 8: Мониторинг/контроль промежуточных результатов (иногда, если требуется – контроль процесса);

Шаг 9: Если требуется – коучинг/обучение исполнителя либо помощь в исполнении. В исключительных случаях – сдвиг (заранее) сроков завершения задачи либо корректировка требований к результату;

Шаг 10: Измерение финального результата;

Шаг 11: Предоставление обратной связи исполнителю о результате. Совместное определение причин несоответствия результата требованиям-ожиданиям, анализ сложностей в процессе выполнения, определения факторов, которые мешали или помогали в процессе. Совместное определение того, что будет делаться иначе (и как именно) в следующий раз;

Шаг 12: Поощрение исполнителя за соответствие требованиям/ожиданиям;

А теперь кратко, но четко ответим на ряд вопросов, возникающих в процессе выполнения этих шагов.

1. Кто должен делегировать?

Любой человек, у которого есть такая возможность, т. е. есть подчиненные. Хороший менеджер/руководитель – это человек, который успешно «раздает» задачи подчиненным и создает при этом условия, способствующие их выполнению;

2. Кому можно/нужно делегировать задачу?

Подчиненному, который имеет необходимые знания, умения, способности, опыт, то есть сможет справиться с задачей. Очень часто задачи делегируются и исполнителю с недостаточными для выполнения задачи знаниями, опытом, способности, для того, чтобы исполнитель развивался и повышал свой уровень. В таком случае потребуется больше промежуточных контрольных точек, более частый контроль и, возможно, помощь или консультации со стороны руководителя.

Чем больше Вы уверены в способностях и опыте исполнителя (особенно опыте выполнения ранее точно таких же задач), тем меньше Вам придется потратить времени на объяснение задачи и требований к результату, объяснение или обсуждение/согласование того, как задача будет выполняться.

3. Как выбрать подходящего исполнителя для делегируемой задачи?

Есть два варианта – пассивные и активный. При пассивном Вы выбираете подчиненного с релевантным предыдущим опытом, наличием необходимых знаний и навыков. При активном подходе Вы выбираете подчиненного, наиболее мотивированного к выполнению данного задания, независимо от опыта либо знаний и навыков. В любом случае всегда желательно делегировать задачу «думающему» подчиненному, то есть подчиненному, который способен увидеть задачу комплексно, понять, зачем она выполняется, как она отразится на остальных процессах в компании. Такой подчиненный всегда будет способен принять правильное решение для возникновении альтернатив при выполнении задания.

Для того, чтобы убедиться, что Вы выбрали правильного человека для очень сложной и ответственной/важной задачи, можно дать ему/ей предварительно «пилотное задание» – столь же или менее сложное менее важное задание. Если/когда он или она справится с заданием, Вы сможете убедиться в правильности выбора или изменить свой выбор.

В некоторых случаях следует расспросить подчиненного о том, как он планирует выполнять поставленную задачу, чтобы убедиться в том, что он правильно понял задание и сможет его выполнить.

4. Что можно и что нужно делегировать?

Делегировать можно и нужно ВСЕ! И в первую очередь, те задачи, с которыми подчиненный может справиться лучше Вас или с меньшими затратами.

5. Что нельзя делегировать?

Проще перечислить, что нельзя делегировать: награждение и наказание других подчиненных, неприятные и щекотливые поручения, поручения, для выполнения которых у подчиненного недостаточно ресурсов или полномочий.

6. Делегировали? И что дальше? – Контроль выполнения задачи.

Наиболее часто встречающаяся ошибка менеджеров – считать, что на постановке задачи процесс делегирования завершился. На самом деле для обеспечения исполнения необходимо сделать еще несколько шагов:

• обеспечить необходимыми ресурсами, в том числе информацией, в том числе помощниками, если требуется;

• обеспечить необходимыми для выполнения задачи полномочиями;

• обеспечить мотивацию к выполнению поставленной задачи, то есть сделать так, чтобы для подчиненного выполнение задачи и достижение результата было желанным и важным;

• получить согласие подчиненного, то есть убедиться в том, что он взял на себя обязательства по выполнению задачи и достижению результата к договоренной дате и гарантирует выполнение этого обязательства;

• в некоторых случаях может потребоваться уточнение у подчиненного того, реалистичны ли сроки выполнения с учетом нынешней и будущей загрузки, предусмотрены ли «окна» в планах для непредвиденного и учтены ли возможные «форс-мажоры», которые могут помешать;

• контролировать выполнение задачи – достижение промежуточных результатов (в случае, если ставится сложная долгосрочная задача);

• дать обратную связь по результатам и проанализировать вместе с подчиненным эти результаты (как в случае выполнения всех требований-обязательств, так и в случае невыполнения – особенно сложной долгосрочной задачи).

«Плотность» контроля за исполнением задачи очень сильно зависит от опытности подчиненного, от четкости поставленной задачи и от мотивированности исполнителя. Если с этими факторами все в порядке, можно в основном делегировать контроль самому исполнителю и руководитель должен осуществлять минимальный контроль. Если с каким-то из факторов не все в порядке, контроль требуется более активный и частый. В любом из случаев, и для самоконтроля и для контроля необходимо определить несколько промежуточных результатов с четкими датами отчета о них. В таком случае Вы заранее сможете определить проблемы с выполнением задачи и вовремя предпринять меры.

7. Мотивация и стимулирование при делегировании.

Нам очень важно не просто поручить кому-то задачу, но и быть уверенными в том, что она будет выполнена, в том, что нам не нужно напоминать, беспокоиться, постоянно контролировать. Для этого нужно, чтобы сам исполнитель был заинтересован в выполнении делегированной задачи и в достижении данного конкретного результата.

Заинтересовать можно как процессом:

– интересная задача,

– общение с интересными людьми,

– творческая работа,

– внесение разнообразия в работу,

– предоставляется бОльшая автономность для выполнения данной задачи, повышается степень ответственности (хотя в некоторых случаях степень ответственности может быть и демотиватором!);

– возможность приобретения нового опыта и знаний, связей, репутации,

– возможность попробовать свои силы,

так и результатом:

– важность результата для компании и коллег,

– важность для будущего самого подчиненного,

– награда в случае достижения результата,

– штраф/наказание в случае невыполнения,

– карьерный рост в результате выполнения одной задачи либо серии задач и т. п.

Фактически, для обеспечения заинтересованности в результате Вы делегируете ответственность (как положительную, так и отрицательную) за этот результат.

8. Причины невыполнения делегированной задачи.

Задача не выполнена. Бывает и такое. Сейчас самое главное – проанализировать причины невыполнения и учесть их на будущее.

От руководителя исполнение делегируемой задачи зависит не меньше чем от подчиненного. Поэтому не спешите ругать подчиненного…

Считается, что для того, чтобы задача была выполнена, важно при ее постановке обеспечить следующее:

– Четкое понимание роли исполнителем: что от него/нее ожидают, что и как должно делаться, в какие сроки, с какими ресурсами и полномочиями, каким должен быть результат и какие требования к нему предъявляются;

– Способность подчиненного исполнить эту роль, то есть наличие необходимых для этого знаний, навыков, опыта, физических и умственных способностей, наконец, полномочий;

– Мотивация к исполнению этой роли – желание выполнять заданную задачу и достичь результата. Мотивация может быть обеспечена как самой задачей, так и дополнительным стимулированием;

– Необходимые «условия работы» – оборудование, компьютеры, расходные материалы, технология, информация, время…

Если задача не выполнена – смело ищите причину в одном из перечисленных пунктов. Или, скорее всего, сразу в нескольких…

И, напоследок, десять правил, не претендующих на полноту, которые необходимо учитывать в процессе делегирования:

1) Делегируйте все, что возможно! Не бойтесь делегировать все. Роль современного менеджера состоит именно в том, чтобы делегировать все и обеспечить наилучшие условия выполнения этих задач;

2) Никогда не делегируйте полномочия без ответственности за результаты их использования. Никогда не делегируйте ответственность за результат без полномочий, необходимых и достаточных для того, чтобы повлиять на него;

3) Всегда помогайте подчиненному понять, что от него требуется, какие требования к результату, какие ограничения, каким образом лучше всего выполнить задание и т. п. Ведь Вам важно не только ДАТЬ поручение, но еще более важно, чтобы его ВЗЯЛИ и ВЫПОЛНИЛИ!

4) Развивайте подчиненных, давайте им с каждым разом более сложные и ответственные задания. Развивайте их для того, чтобы постепенно уменьшать интенсивность контроля и упрощать объяснения и саму процедуру делегирования;

5) Подчиненный очень часто гораздо лучше Вас ЗНАЕТ, КАК лучше выполнить задачу, однако ему гораздо сложнее Вас определить, ЧТО должно быть сделано;

6) Всегда лучше знать о проблемах, ошибках, невыполнении, нарушении сроков заранее – когда еще не поздно предпринять корректирующие шаги. Для этого определяйте ключевые промежуточные результаты, о которых подчиненный должен отчитаться, и которые вы должны проконтролировать;

7) Нечеткая постановка задачи – первый шаг к ее невыполнению;

8) Всегда давайте возможность подчиненным переспросить или задать вопрос-уточнение по ходу выполнения задачи – это поможет сэкономить массу времени и ресурсов;

9) Забудьте фразу «быстрее сделать самому, чем кому-то объяснять». Объяснив один раз и потратив тем самым больше времени, Вы сэкономите свое время на будущее – когда подчиненные будут делать это сами без объяснения;

10) Лучший контроль – самоконтроль заинтересованного человека!

Проанализируйте свою практику делегирования в соответствии с предложенным алгоритмом, правилами, рекомендациями и ответами на наболевшие вопросы. Не расстраивайтесь, если что-то не так. Главное – сделать хотя бы несколько конкретных шагов по улучшению ситуации с учетом того, что Вы только что прочитали…

4. «Пилите, Шура, пилите! … или еще немного о делегировании»

Говорят, что лучшее средство для того, чтобы научиться руководить – веревка. Которой крепко-крепко нужно привязать руки обучаемого к туловищу. Чтобы человек был вынужден ничего не делать своими руками, а все делегировать. Жесткий способ, но стопроцентный – другого-то выхода нет…

Суть руководства, менеджмента в том, что задачи выполняются посредством других людей. Делегирование – основная и постоянная работа руководителя. И чем больше делегируется и меньше выполняется самостоятельно – тем лучше руководитель. При делегировании ставится задача, предоставляются необходимые полномочия для ее выполнения и, по возможности, передается вся или часть ответственности за результаты выполняемой задачи. Делегировать можно разово – конкретную задачу, например, закупить канцтовары для офиса. Или на постоянной основе: вменить в обязанности периодические закупки канцтоваров.

Выгоды делегирования – компания выполняет намного больше важных задач, больше чем способен сделать один, пусть даже гениальный руководитель, справляется с более масштабными задачами – теми, которые не под силу одному лишь руководителю, быстрее решаются многочисленные задачи… Минусы делегирования – выше требования к профессионализму руководителя, ведь «самому сделать легче», а вот научить человека, правильно поставить задачу, обеспечить мотивацию, проконтролировать сложнее. Правда в случае «сделать самому» выполняется одна задача. В случае делегирования результат можно умножить на количество подчиненных. А время, затраченное на обучение подчиненного возвращается многократно – каждый раз, когда подчиненный выполняет сам эту работу… Риски делегирования – руководитель может неправильно поставить задачу, подчиненный может ее неправильно понять, руководитель может выбрать не того подчиненного для выполнения задачи, подчиненный может не суметь выполнить задачу или выполнить ее неправильно, руководитель может не научить подчиненного, подчиненному может быть безразлична задача и тогда он может ее не выполнить, выполнить позже, чем нужно, выполнить некачественно.

Что обязательно делегировать? Все, что в данной ситуации может сделать ваш подчиненный (пусть даже с Вашей помощью). Что нельзя делегировать? Награждение и наказание других подчиненных (коллег), неприятные и щекотливые поручения, то, для выполнения чего у подчиненного недостаточно полномочий и ресурсов. Можно ли делегировать то, что подчиненный не умеет делать или делает недостаточно хорошо? Не только можно, но и нужно – ведь только таким образом можно научить подчиненного. Не бойтесь делегировать подчиненному то, что он еще никогда не делал. В конце-концов помните, что ковчег был построен любителем, а профессионалы построили Титаник…

Делегирование «на пользу» – всегда, когда оно сделано правильно. Делегирование может принести вред только тогда, когда исполнителю не делегировали вместе с полномочиями еще и ответственность. Или не полностью делегировали (помните, у Райкина: «К пуговицам претензии есть?»). Хорошей иллюстрацией того, что может произойти, если полномочия были делегированы, а ответственность – нет, является классический эксперимент, который провели американские социологи. Они выбрали 200 участников эксперимента, на их взгляд «репрезентативную выборку», изображающую разные слои населения США. Участники должны были изучить совершенно новый для себя предмет, после чего обучить другого участника. После обучения проводили «экзамен». Проходил «экзамен» нестандартно: «экзаменуемый» сидел с подключенными электродами, «экзаменатор» управлял рубильником, наказывая «экзаменуемого» за каждый неправильный ответ все более мощным электрическим разрядом, начиная с 9 вольт, заканчивая 360. За происшедшим наблюдал сидящий рядом ученый, управляющий экспериментом. Когда «экзаменуемый» просто кричал, «все было в порядке»… когда тот первый раз терял сознание, «экзаменатор» смотрел на ученого, который комментировал, что летальный исход наступить не должен, все под контролем… После чего эксперимент продолжался. Страшно, но факт: из 200 «экзаменаторов» 180 продолжали включать рубильник до финальной отметки в 360 вольт. И лишь 20 на каком-то этапе отказались продолжать эксперимент. Естественно, на самом деле «экзаменуемый» был актером, а «электрический стул» был не настоящим. Но «экзаменаторы» были уверены в реальности происходящего. У них в руках были полномочия – рубильник. А ответственность лежала полностью на ученом, сидящем рядом и контролирующем эксперимент…

Есть ли единственный верный подход к делегированию? В принципе, да. Делегируя обязательно обеспечить четкое понимание исполнителем задачи и ожидаемого результата, убедиться в способности выполнить эту задачу (научить, если требуется), убедиться в том, что исполнитель знает зачем-почему-ради чего и с какой стати она/она будет выполнять эту задачу. А также, обеспечить необходимые полномочия и ресурсы для выполнения задачи. Если чего-либо из перечисленного нет – получаете неполный, или не тот результат, или вообще его не получаете. И наоборот, если не получаете – значит налицо проблема/отсутствие одного из перечисленных факторов.

Что касается последовательности действий при делегировании – на своих семинарах даю следующую схему: последовательность шагов в процессе делегирования:

Шаг 1: Определение цели (что я хочу получить в результате) и задачи (что конкретно для этого должно быть сделано?). Желательно также предварительно определить «цену вопроса» – количество ресурсов, которое я должен/согласен инвестировать;

Шаг 2: Определение исполнителя – того, кто сможет справиться с задачей;

Шаг 3: Постановка СМАРТ-задачи перед исполнителем, в том числе – определение способов, формы и сроков отчетности;

Шаг 4: Получение подтверждения от исполнителя того, что задача, степень ее важности и приоритетности и требования к результату поняты правильно;

Шаг 5: Согласование с исполнителем требуемых/выделяемых ресурсов и сроков выполнения. Если требуется – корректировка ресурсов и сроков. Получение от исполнителя согласия (желательно уточнить, означает ли его «да» то, что он «постарается выполнить» либо что он «гарантирует выполнение» к заданному сроку). Желательно убедиться в том, что исполнитель записал (лучше всего в своем планере-еженедельнике) дату выполнения;

Шаг 6: Выделение необходимых ресурсов и делегирование необходимых полномочий;

Шаг 7: Обеспечение мотивации/стимулирование исполнителя;

Шаг 8: Мониторинг/контроль промежуточных результатов (иногда, если требуется – контроль процесса);

Шаг 9: Если требуется – коучинг/обучение исполнителя либо помощь в исполнении. В исключительных случаях – сдвиг (заранее) сроков завершения задачи либо корректировка требований к результату;

Шаг 10: Измерение финального результата;

Шаг 11: Предоствление обратной связи исполнителю о результате. Совместное определение причин несоответствия результата требованиям-ожиданиям, анализ сложностей в процессе выполнения, определения факторов, которые мешали или помогали в процессе. Совместное определение того, что будет делаться иначе (и как именно) в следующий раз;

Шаг 12: Поощрение исполнителя за соответствие требованиям/ожиданиям;

Самый лучший пример делегирования описан Марком Твеном. Помните, как Том Сойер красил забор? Учитесь, уважаемые руководители. Перечитайте этот классический пример, который пока не превзошел ни один гуру менеджмента. Еще один пример хорошего делегирования – данная статья. Автор материала нашел хороших консультантов, задал правильные вопросы, четко очертил сроки. И получил на выходе массу полезного материала, который нужно было лишь «причесать». Умаляет ли это заслуги автора? Отнюдь! Скорее наоборот, свидетельствует о его профессионализме как руководителя.

За плохим примером делегирования ходить далеко не надо: пусть каждый из нас вспомнит случай, когда что-либо делегированное не было выполнено. И проанализирует, исходя из написанного выше, почему?

Посредственные примеры делегирования описаны в ряде сказок: пойди туда не знаю куда… например. В этом случае только сильная «мотивация» помогла выполнить поручение. Но в реальной жизни даже сильная мотивация не поможет – в отличие от сказки. В примере «двое из ларца, одинаковых с лица» – переборщили с ответственностью – когда плоды полностью пожинались самими исполнителями. Позволю еще себе напомнить пример из «Золотого теленка». В ситуации «пилите, Шура, пилите…» явно были завышены ожидания исполнителя, за что делегировавший вскоре поплатился…

В общем, не все так гладко с делегированием, как хотелось бы. Но, несмотря на это, стоит в делегировании следовать примеру поручика Ржевского из старого пошлого анекдота:

«– Поручик, скажите, как Вам удается пользоваться таким успехом у дам?

– Очень просто. Вижу даму, подхожу и делаю конкретное непристойное предложение…

– Фу, поручик. Ведь так можно и по морде получить!

– Бывает, конечно, и по морде. Но чаще, все-таки …»

5. Как держать руку на пульсе и построить работающую систему контроля в компании?

Система контроля нужна для того, чтобы вовремя хватать за руку тех, кто делает не то, что нужно. И наказывать их. Систему контроля должны бояться. Нельзя быть уверенным ни в чем и ни в ком, контролировать нужно все! Контролеров тоже нужно контролировать. Чем больше контролируешь, тем лучше для бизнеса…

Если Вы согласны с каким-либо из приведенных выше утверждений – нужно срочно что-то делать. Поскольку такие взгляды приносят лишь вред для бизнеса. Хотя они, к сожалению, сегодня распространены во многих компаниях…

Сегодня мы лишь слегка «копнем» вопрос, который волнует каждого руководителя. И который в очень значительной мере определяет успех любого бизнеса.

Для начала позвольте предложить Вашему вниманию некоторые результаты, к которым может привести некачественная система контроля:

Страшно? Тем тяжелее осознать, что все эти беды делаем мы сами. И тем важнее это осознать и изменить. По опыту работы с различными компаниями, среди основных ошибок в системе контроля, которые могут привести к столь плачевным последствиям:

• при определении того, что должно контролироваться, не принимается во внимание стратегия и стратегические цели компании (а в некоторых случаях такие стратегия и цели отсутствуют);

• часто встречаются крайности: тотальный контроль либо практически полное отсутствие контроля;

• контроль не является частью системы развития бизнеса, он используется как инструмент системы наказания и поощрения сотрудников;

• контроль осуществляется лишь «на выходе», т. е. когда уже бывает поздно что-либо исправлять;

• контролируется в основном количество, а не качество. Контролируется то, что легче контролировать;

• нечетко поставлены цели, определены стандарты и нормы, описаны критерии, что означает сложность или невозможность объективного контроля;

Что такое контроль?

Контроль – это сравнение результатов и целей, настоящего и желаемого… Подобные определения наиболее распространены, но и наименее полезны в реальном бизнесе. Давайте попробуем взглянуть на контроль немножечко шире.

Зачем он нам? Чего мы хотим? Каковы цели и задачи контроля?

Есть такое расхожее выражение: «Держать что-то под контролем». Это означает – иметь гарантированную возможность влиять на какой-либо процесс для достижения желаемых результатов. Что лежит в основе такой возможности? Достоверная информация о процессе и рычаги влияния. Под рычагами влияния понимают, в основном, полномочия. А на желаемых результатах и информации давайте остановимся подробнее.

Совершенно верно, контроль начинается «с мыслью о том, что должно быть в конце». Прежде всего, мы должны четко определить, чего мы хотим – желаемый результат. Формализовать его в виде цели или целей. СМАРТ целей. Измеримых целей. Причем должно быть понятно, как и в каких единицах мы будем их измерять. После этого необходимо понять, каким образом можно достичь этого результата – описать процесс достижения результата. После этого необходимо определить, от чего в первую очередь зависит достижение этого результата.

Результат зависит:

а) От всех ресурсов, которые используются для его достижения: сырье и материалы, комплектующие, информация…

б) …и, в первую очередь, от человеческих ресурсов;

в) От технологии, то есть того, как ресурсы будут обрабатываться/использоваться для достижения результата;

г) От наличия/отсутствия достаточного количества времени на технологический процесс и достижение результата.

Таким образом, для того, чтобы контролировать что-либо, нам важно владеть информацией не только о результатах, но и о перечисленных выше факторах а-г, которые влияют на этот результат. И обеспечивать, чтобы эти факторы способствовали результату.

Когда контролируем?

Контроль – это действия, которые предпринимаются для того, чтобы убедиться в достижении желаемых результатов. Если Вы уверены в процессе, в том, что все наверняка будет так, как Вы желаете, можете контролировать только результаты. И в крайне редких случаях, когда результат Вас не устраивает, предпринимайте определенные шаги. Если такой абсолютной уверенности нет, стоит контролировать что-то еще.

Контроль возможен:

– «на входе», то есть контроль результатов (сравниваем полученные результаты с запланированными, желаемыми). На этом этапе уже поздно что– либо менять, можно лишь констатировать факты. И принимать решения. Причем, не о том, кого и как наказать (как это обычно делается), а о том, как изменить систему управления и сам процесс, чтобы все последующие результаты соответствовали желаемому;

– «в процессе», то есть, определяем нормы, стандарты, формализуем технологии и проверяем соблюдение всех этих норм, стандартов, требований, технологий. Если они соблюдаются, у нас есть шанс получить на выходе желаемый результат;

– «на входе»: мы контролируем все ресурсы, которые участвуют в процессе, чтобы убедиться, что у нас есть шанс получить ожидаемый результат на выходе.

Что выбрать: контроль на входе, в процессе или контроль на выходе?

Самый трудоемкий и дорогостоящий вариант контроля – это контроль в процессе (особенно если процесс сложный). Представьте себе, что значит контролировать соблюдение всех технологий, норм, стандартов при приготовлении сложного блюда в ресторане или при производстве компьютера или автомобиля. Творческие процессы (например, разработка программного обеспечения, разработка маркетинговой стратегии или рекламного слогана, разработка дизайна изделия, в конце концов, подготовка отчета или проведение переговоров с клиентом) вообще практически невозможно контролировать «в процессе». На мой взгляд, если и имеет смысл использовать контроль в процессе, то только при использовании супердорогостоящих материалов и/или при критической важности результата (например, очень сложная хирургическая операция).

Самый простой вариант контроля – контроль на выходе, когда можно увидеть финальный или промежуточный результат и сравнить его с желаемым. Но, в случае использования такого контроля, мы получаем информацию слишком поздно для того, чтобы что-либо изменить-исправить. Контроль на выходе нужен для того, чтобы измерить результаты и определить успешность того, что мы делали, определить размеры вознаграждения и, в конце концов, просто чтобы дать обратную связь исполнителям, которые участвовали в получении результата.

Контроль на входе самый экономный – в том смысле, что мы стараемся предотвратить любые проблемы, которые могут возникнуть в будущем. Мы тщательно отбираем лучшие (соответствующие важным для нас требованиям) материалы и комплектующие, чтобы не иметь с ними проблем в процессе обработки и использования, тщательно отбираем и обучаем персонал, чтобы быть уверенными в качестве работы этого персонала и в том, что он выполнит все необходимое для достижения результата.

Кто должен иметь такую возможность – кто должен контролировать?

В идеале, владеть информацией должны те, кто заинтересован в результате и кто может повлиять на достижение или не достижение результата. В первую очередь, непосредственные исполнители и их руководители. Чем меньше будет посредников между исполнителем и контролером, тем меньше возможно искажение информации и тем быстрее предпринимаются необходимые шаги по улучшению. Таким образом, непосредственный исполнитель должен быть основным контролером. Но можем ли мы доверять такому контролеру? Только в том случае, если он кровно заинтересован в результате. Если это так – он сам будет осуществлять необходимый контроль. Если мы не уверены на 100 % в заинтересованности исполнителя, мы (руководители) должны его контролировать. И чем меньше мы уверены в его заинтересованности, тем нужнее контроль. Или тем нужнее все-таки заинтересовать исполнителя в результате, поскольку лучший контролер – сам исполнитель!

Контроль – обратная связь

Если контроль осуществляет не сам исполнитель, то «тенью» контроля должна быть оперативная обратная связь от контролера (руководителя). Исполнитель должен получать от руководителя достоверную и оперативную информацию о своей работе и ее результатах (и их оценке, если таковая давалась), на основе которой он может изменять-улучшать свою работу. Не получая такой обратной связи, исполнитель не только не сможет ничего улучшить в своей работе (что для руководителя очень важно), но и будет демотивирован, поскольку незнание результатов своей работы обычно приводит к разочарованию и снижению мотивации к работе…

Но при предоставлении обратной связи нужно помнить, что она должна быть двигателем, а не тормозом, должна направлять и вселять оптимизм. Ведь, как сказал один умный человек «Лидер – это торговец энтузиазмом!».

Что нужно контролировать, а что нет?

Нужно контролировать все, что важно. Понимая при этом, что большая часть контроля выполняется непосредственным исполнителем (или командой исполнителей), и лишь наиболее важное контролируется вышестоящими руководителями. Также понимая при этом что, если руководитель не смог обеспечить достаточную степень заинтересованности сотрудника (что само по себе можно отнести к «контролю на входе») в результате, ему придется «латать дыры» дополнительным контролем.

Когда без контроля можно обойтись?

В том случае, если результат не важен или менее существенен, чем минимальное время, которое необходимо потратить на контроль.

В то же время, переход с контроля процессов к контролю «на входе» и контролю результатов (возможно даже выборочному), поможет сэкономить массу времени и средств.

Можно ли контроль чем-нибудь заменить? И нужно ли так делать?

Мы уже говорили о том, что исполнитель, заинтересованный в результате, сам будет лучшим контролером. Таким образом, контроль можно заменить построением качественных систем отбора, компенсации, стимулирования, правильного делегирования и созданием соответствующих элементов корпоративной культуры. Однако на самом деле, все это не заменит контроль, а лишь переложит его на плечи самих исполнителей, то есть сделает возможным качественный самоконтроль. Руководитель же должен будет контролировать лишь самые важные результаты/показатели.

Почему мы говорим о СИСТЕМЕ контроля?

Вспомним наш принцип системности. Поскольку бизнес – это система, нельзя повлиять на результат, затронув лишь один из факторов. Бессмысленно беспокоиться о качестве сырья и материалов, не обеспечивая (с помощью отбора и обучения) соответствующе высокое качество персонала. Точно также бессмысленно контролировать всеми силами соблюдение технологии «в процессе», если не контролируется качество ресурсов: как говорится «garbage in – garbage out». Также бессмысленно контролировать лишь один из результатов (например, годовой/квартальный объем продаж компании или подразделения), если у бизнеса долгосрочные цели для достижения которых важен уровень качества продукции и сервиса, удовлетворенность и лояльность клиентов, привлечение новых групп клиентов, текучесть персонала, уровень производственных затрат и т. п. Гораздо эффективнее будет создать систему показателей (balanced scorecard) на всех уровнях, по которым можно контролировать все важные аспекты бизнеса (в первую очередь это относится к «контролю на выходе»).

Как должна выглядеть такая Система показателей?

Система показателей результативности и эффективности бизнеса должна строиться по принципу организационной пирамиды: сверху-вниз. В первую очередь должны определяться наиболее важные показатели на уровне бизнеса, после чего на уровне подразделений, отделов, а потом – на уровне отдельных исполнителей. Например, система показателей на уровне бизнеса/компании в гостиничном бизнесе может включать следующие показатели, которые должны измеряться раз в год или квартал или месяц (или чаще, в зависимости от специфики компании):

На уровне подразделения в той же компании система показателей может включать: (на примере Службы Безопасности)

Показатели вполне могут быть и другими, главное, чтобы они были, соответствовали тому, что важно для компании, и использовались для постановки целей и периодического измерения прогресса в достижении этих целей (контроля).

И, наконец, десять простых шагов по построению эффективной и результативной системы контроля:

1) Определить цели, с которыми создается система;

2) Определить направления, которые важны для бизнеса, определить систему показателей (показатели, единицы измерения, периодичность измерения), которые важно измерять в каждом направлении.

3) Обеспечить наличие СМАРТ-целей по этим показателям;

4) Назначить ответственных за измерение показателей;

5) Обеспечить исполнителям возможность самим измерять эти показатели или предоставлять исполнителям постоянную/периодическую обратную связь;

6) Определить вместе с исполнителями факторы/ресурсы, от которых зависит достижение сформулированных целей;

7) Определить, как будут обеспечиваться-контролироваться эти факторы и ресурсы «на входе»;

8) Разработать требования «на входе» и инструменты для определения соответствия этим требованиям;

9) Назначить ответственных за контроль на входе;

10) Оперативно определять потребность в изменениях и улучшениях, исходя из получаемой от системы контроля информации, и оперативно осуществлять эти изменения/улучшения (в противном случае система очень скоро станет формальностью)

Краткое знакомство с системой контроля закончено. Мы постарались обсудить некоторые наиболее важные вопросы практики контроля.

Понимая, что это система контроля – очень сложный и критически важный для любого бизнеса вопрос, автор готов ответить на любые Ваши вопросы по указанным ниже телефонам и электронной почте.

Вопросы автору можно задать по электронной почте: bz@solutions2b.com.

А пока позвольте позадавать вопросы ВАМ!

Мы предлагаем Вашему вниманию тест из серии авторских Экспресс – тестов, которые помогут менеджеру по персоналу комплексно оценить и качественно перестроить свою работу. Это не просто инструмент для содержательного экспресс-анализа выполняемой работы, но и отличная «линейка» для оценки качества Вашей работы и работы функции. Они также могут послужить хорошим «контрольным списком» (check-list) в процессе разработки и реализации изменений в компании.

Экспресс-Тест «Как у нас работает система контроля?»

© 2015, Борис Жалило

Дайте ответы на каждый из 10 вопросов (да или нет). В случае нескольких «вложенных» вопросов ответ «да» возможен только при положительном ответе на все «вложенные» вопросы. Делайте необходимые пометки прямо в тесте и выписывайте на отдельный чистый лист бумаги все возникающие при этом идеи. Не торопитесь. Отвечайте на все вопросы. Если Вы не можете ответить на вопрос, и при этом вопрос находится в пределах Вашей компетенции, отвечайте «нет». Будьте предельно честны – Вы отвечаете для себя! УДАЧИ!

1) Имеем ли мы четкое представление (исходя из стратегии, визии, планов, целей) о том, какие результаты и процессы для нас наиболее важны, то есть что важно контролировать?

ДА/НЕТ

2) Рассчитываем ли мы соотношение стоимости контроля и результата от контроля? Контролируем ли только то, что важно?

ДА/НЕТ

3) Даем ли возможность некоторые процессы и результаты контролировать самим исполнителям?

ДА/НЕТ

4) Участвовали ли стейкхолдеры (контролеры и контролируемые) в разработке системы контроля?

ДА/НЕТ

5) Используем ли мы возможность контроля на входе вместо контроля процесса?

ДА/НЕТ

6) Контролируем ли мы промежуточные результаты в наиболее важных случаях?

ДА/НЕТ

7) Разработаны ли способы ответственности за результаты? Привязана ли система контроля к системе стимулирования?

ДА/НЕТ

8) Используется ли возможность замены контроля хорошей системой мотивации и стимулирования?

ДА/НЕТ

9) Учитываются ли при выборе методов контроля особенности конкретного процесса, подразделения, сотрудника, для того, чтобы повысить результативность при умеренных затратах?

ДА/НЕТ

10) Достигаются ли цели, которые ставились перед системой контроля? Довольны ли Вы тем, насколько они достигаются?

ДА/НЕТ

А теперь, как всегда, не забудьте сделать выводы по вашим ответам на тест, поскольку самой важной частью работы над тестом будет именно ЗАЗЕМЛЕНИЕ Ваших выводов!

6. Как измерить свои успехи? Доска приборов для управления Вашим бизнесом

Все мы любим мечтать. Говорят: «мечтать – так ни в чем себе не отказывать…» В бизнесе мечты называют «вИдением» или «визией». Многие компании мечтают о том, чтобы быть лидерами в своей отрасли или в своем регионе. Некоторые компании мечтают о выходе на зарубежный рынок, о лояльных клиентах, о лидерстве по качеству, о недосягаемости для конкурентов, о массе других столь желанных и милых сердцу любого руководителя вещах и событиях. Опыт показывает, что чаще всего все эти мечты остаются мечтами. И в лучшем случае, лишь мотивируют руководство и персонал трудиться еще усерднее…

Для того чтобы мечты стали целями и планами, они должны быть, как минимум, записаны на бумаге и четко сформулированы. Результат, которого мы хотим достигнуть, не просто должен быть четко описан и должен быть одинаково понят всеми причастными к этой цели (стейкхолдерами). Результат еще должен быть измеримым. Если это сложная стратегическая цель, которую мы хотим достичь за 5 или 10 лет, мы должны себе четко представлять, насколько (точнее, на сколько процентов, гривен, метров, шагов, попугаев…) мы планируем приблизиться к этой цели за 4 года, на сколько – за 3, за 2, за 1 год. Фактически, мы просто обязаны создать для себя «ориентиры» или «верстовые столбы», «вехи». По этим «вехам» мы сможем планировать конкретные шаги «здесь и сейчас» по достижению «глобальных» целей. По ним же мы сможем подводить итоги и контролировать достижение этих целей по ходу, а не ждать, пока «итоги подведут нас». Мой опыт работы с десятками компаний в качестве тренера-консультанта показывает, что основные проблемы бизнеса очень часто связаны с неграмотной постановкой целей, пропастью между мечтами и рутинной ежедневной действительностью, с проблемой планирования «от кризиса» или «от вчера» вместо планирования достижения амбициозных целей и «мечт». Контроль выполнения поручений и контроль «возмущений системы» вместо контроля или мониторинга приближения к долгосрочным стратегическим Целям и Визии только усугубляет эти проблемы.

Многие быстрорастущие компании требуют систематизации бизнеса. Руководитель компании, которая выросла из нескольких человек, а теперь (через 2-3-5 лет) насчитывает 50, 100 или более человек, прекрасно понимает, что система управления, которая была эффективна и привела компанию к столь бурному росту, сегодня уже не справляется с компанией. Руководителю и его замам просто не хватает времени для того, чтобы уследить за всем, что творится в компании.

Руководители хотят «держать руку на пульсе» и принимать обоснованные управленческие решения. Если для руководителя актуальна проблема контроля – чаще всего эта проблема комплексна, и вызвана неправильной постановкой цели или задачи (как минимум, отсутствием измеримости результата) и отсутствием своеобразного «мостика от глобальных целей к локальным действиям».

Команда – это группа людей, объединенных общей целью/целями. Так почему же множество тренеров и еще большее множество руководителей считают, что для формирования команды (тимбилдинга) на уровне компании (то бишь, уровне руководителей подразделений компании), достаточно, чтобы эти люди просто ближе познакомились, пережили несколько ярких (а иногда и экстремальных) моментов, как говорится, «спелись и спились»? При этом, лишь в ДВУХ из 18 опрошенных мною команд руководителей половина членов команды назвала примерно одинаковые приоритеты и цели работы. Во всех остальных случаях приоритеты и цели назывались разные. Могут ли они быть командой, если они занимаются разными задачами и стремятся к разным целям? Ну а результаты работы «команды», каждый член которой стремится к своей цели, описаны в одной из басен Крылова… Для того, чтобы эти люди действительно работали как единая команда, необходимо, чтобы они сплотились не «сами по себе друг с другом», а вокруг единых целей компаний. И не просто нужно зажечь и вдохновить их «великой целью», а поставить четкие цели и задачи, в достижении которых каждый член команды видит СВОЕ место (вклад) и место других.

Всему вышеперечисленному может помочь разработка Системы сбалансированных показателей (Balanced Scorecard). Система Balanced Scorecard – это не новый подход к управленческому учету или элемент финансового менеджмента. Скорее это доска приборов для управления бизнесом. И пользователь этой «доски» – руководитель компании и команда руководителей следующего уровня. А в идеале – каждый сотрудник компании.

Как выглядит система показателей? По-разному, в зависимости от компании и ее целей. Обычно компания формулирует несколько важных для своего бизнеса показателей, определяет частоту их расчетов и цели, которые ставятся перед компанией по этим показателям (исходя из долгосрочных стратегических целей). На уровне каждого подразделения компании часто создают свои системы сбалансированных показателей развития, которые позволяют руководителям и сотрудникам подразделений контролировать действительно самые важные направления развития и ставить по ним цели.

Система сбалансированных показателей строится индивидуально самой командой руководителей. Иногда (если важно качество результата и есть желание это сделать быстро) с участием фасилитатора-консультанта. Мне посчастливилось несколько раз быть в этой роли, что позволило сравнить системы показателей нескольких компаний и процессы разработки и внедрения таких систем. В результате этих сравнений и выводов, а также практики построения, родился довольно простой

Конструктор системы сбалансированных показателей,

который сегодня предлагается Вам:

Конструктор состоит из:

– Плана действий по разработке и внедрению (перечня шагов, которые Вы должны сделать);

– 5-и критериев, по которым можно «протестировать» систему и убедиться, что она пригодна к использованию;

– 10-и контрольных вопросов, которые помогут добиться наилучших результатов;

– Примеров показателей Системы;

Конструктор прост в использовании и, хотя он позволит разработать и внедрить лишь простейшую Систему Показателей, Вы сможете сделать серьезный уверенный шаг в этом направлении. В конце концов «даже большое путешествие начинается с маленького шага…» А любые вопросы во время этого «путешествия» Вы сможете задать автору по электронной почте

bz@solutions2b.com

Удачного Вам путешествия!

План действий по разработке и внедрению Системы Сбалансированных Показателей:

1. Соберите команду владельцев и руководителей компании. Помечтайте вместе. Определите и договоритесь, как будет выглядеть бизнес через 10, 7, 5 лет, через 3 года, через год. Сформулируйте и запишите как можно подробнее;

2. Определите от 7 до 15 показателей, по которым можно измерять прогресс – развитие компании и достижение Визии бизнеса через 1, 3, 5, 7, 10 лет. Определите, в каких единицах Вы будете измерять эти показатели. Не ограничивайтесь только объемами продаж или прибыли и производными от них показателями. Убедитесь, что каждый член команды понимает, как именно он и его подразделение влияет на данный показатель;

3. Поставьте цели по этим показателям: ожидаемые значения показателя через год, три, пять, семь, десять лет. Обсудите реалистичность этих целей и способы их достижения. Принимайте цели только в случае согласия с ними всех, от кого зависит достижение этих целей (стейкхолдеров). Если есть достоверные данные и возможно измерить показатели текущего или/и предыдущего периодов, это необходимо сделать и сравнить с целями, которые были сформулированы. Сравнение позволит убедиться в реалистичности целей и/или понять необходимость серьезных изменений или вложений для достижения намеченного;

4. Договоритесь о приоритетах: расставьте четкие приоритеты целей. Убедитесь в том, что все согласны именно с таким «рейтингом» приоритетов. Зафиксируйте эти приоритеты на бумаге;

5. Решите, как часто будут рассчитываться эти показатели (из опыта других компаний могу рекомендовать рассчитывать их ежемесячно И ежегодно, некоторые можно дополнительно рассчитывать ежеквартально). Определите, кто будет рассчитывать эти показатели, когда и как (в какой форме) будет сообщать эти результаты остальным членам команды. Если это возможно, договоритесь о датах ежемесячных совещаний для обсуждения прогресса по показателям;

6. Попросите руководителей подразделений определить, от каких работ-действий их подразделений зависит достижение сформулированных выше целей. Они должны сформулировать систему показателей (от 7 до 15) для подразделения, с помощью которых можно измерять названные работы, а также определить приоритеты этих показателей. После обсуждения показателей необходимо сформулировать цели подразделений по этим показателям на 1–3 года и на ближайший месяц. Желательно, чтобы в процессе обсуждения системы, приоритетов, а также в процессе формулирования целей участвовали все или ключевые сотрудники подразделений. Если речь идет о крупном предприятии, в котором представлено больше трех уровней иерархии, процесс разработки показателей и целей должен пройти на каждом уровне иерархии, с обязательным участием ключевых представителей этого уровня. Причем, желательно, чтобы показатели и цели каждого следующего уровня проверялись не только на соответствие целям предыдущего, но и чтобы были видны (в том числе исполнителям на этом уровне) четкие связи со стратегическими целями Первого Уровня;

7. Измерьте результаты первого месяца по сформулированным показателям. Сравните с целями. Пусть Вас не смущает то, что результаты могут не соответствовать целям, отличаясь как в худшую, так и в лучшую сторону. Обсудите с командой КАЖДОГО уровня полученные результаты и то, что привело, способствовало, мешало результатам. Обсудите, что необходимо изменить и улучшить, а что необходимо сохранить-усилить для улучшения результатов в следующий раз. Обязательно найдите, что похвалить и наградить, даже если цели не были полностью достигнуты;

8. Поставьте новые цели по показателям (в соответствии с «намеченным приближением к реализации Видения будущего») при обязательном участии самих «исполнителей» в постановке целей. Также обсудите реалистичность, обсудите, благодаря чему они планируют достичь этих целей. Поинтересуйтесь, какая помощь, поддержка, содействие требуется от Вас (руководства). Вселите дополнительную уверенность в своих силах и в достижении поставленных целей;

9. Продолжайте процесс: ежемесячно, раз в квартал и раз в год подводите итоги и определяйте, «успевает» ли компания приближаться к намеченному Видению. В случае необходимости корректируйте Видение. В моей практике уже дважды приходилось через полгода корректировать Видение. Но пока, к счастью, в более оптимистичную сторону;

Длительность шагов по разработке Системы в разных компаниях (с моим участием) варьировалась от 3–4 дней до 2-х месяцев. Для достижения максимального результата в очень сжатые сроки мы проводили трехдневную интенсивную мастерскую по разработке показателей, в которой в первый день участвовала команда руководителей, во второй день – практически весь ключевой персонал компании в командах с руководителем каждого подразделения, в третий день разработанные системы презентовались, обсуждались, согласовывались, корректировались и принимались.

5 критериев, по которым можно «протестировать» систему и убедиться, что она пригодна к использованию

Система пригодна к использованию, если:

1. Система разработана при участии всех основных стейкхолдеров (т. е. всех, от кого зависит достижение поставленных целей по показателям);

2. Исполнители и руководители низшего звена управления знают, способны повторить и объяснить показатели своего уровня и Первого Уровня (уровня компании) и способны объяснить, как они влияют на эти показатели;

3. Система показателей действительно «сбалансирована» и содержит не только показатели объемов продаж и прибыли, но и показатели, измеряющие удовлетворенность и лояльность клиентов и персонала;

4. На каждом уровне системы сформулированы и рассчитываются не более 15 показателей (на уровне компании – не чаще раза в месяц, на уровне исполнителей – не чаще раза в неделю; дневные показатели можно вводить только в случае необходимости, на короткий промежуток времени);

5. Видение будущего сформулировано как минимум на пять лет вперед (желательно на десять), но уточнено на три года и год. При этом видение должно быть достаточно смелым и амбициозным.

10 дополнительных контрольных вопросов, которые помогут добиться наилучших результатов:

1) Зачем владельцам этот бизнес? Что они хотят от этого бизнеса? Насколько им важно непосредственное участие в управлении бизнесом?

2) Какая картина будущего бизнеса через 10 лет будет действительно желанной для всех?

3) Какое Видение будущего будет очень смелым и амбициозным, но настолько желанным для всех, чтобы быть реализованным?

4) Какие сильные стороны компании помогут реализовать эти мечты?

5) Какие слабые стороны необходимо нейтрализовать, улучшить, усилить, контролировать?

6) Каковы тенденции на рынке? Что может измениться вне компании за это время? Что из этого может повлиять негативно и как, а что позитивно и как?

7) Что может помочь сохранять оптимизм и уверенности и вселять их в других, как в самом начале разработки, так и в случае сбоев, неудач, проблем?

8) Заинтересованы ли руководители и их подчиненные в достижении поставленных целей? Что может их мотивировать? Как, с помощью чего обеспечить эту мотивацию? Кто сможет быть Вашими основными помощниками и соратниками?

9) Способны ли руководители всех уровней использовать не негативный, а позитивный подходы к руководству подчиненными (замечать позитивные результаты, позитивные стороны во всем, хвалить, вселять уверенность и оптимизм, поощрять, помогать…)? Как им в этом помочь?

10) Зачем Вам лично это нужно? Чего Вы сможете достичь с помощью разработки и внедрения Системы Сбалансированных Показателей? Почему для Вас важно довести разработку до конца и добиться успеха?

Примеры показателей Системы:

Уровень компании:

• Объем продаж (руб);

• Объем продаж (единиц продукции или услуг);

• Объем продаж на 1 сотрудника (руб);

• Объем продаж на 1 продавца (руб);

• Средний объем продаж по 1 клиенту (руб);

• Средний чек (руб);

• Количество лояльных клиентов – тех, кто совершил больше 1-й покупки (чел);

• Количество повторных покупок (шт);

• Объем прибыли (руб);

• Средняя прибыльность единицы продукции (%);

• Средний объем прибыли по клиенту (руб);

• Количество жалоб от клиента (шт);

• Количество благодарностей от клиента (шт);

• Процент удовлетворенности клиента в соответствии с анкетой удовлетворенности (%);

• Средний процент роста дохода/зарплаты сотрудника (%);

• Средний рост дохода/зарплаты сотрудника (руб);

• Стоимость акции (руб);

• Доход на 1 акцию (руб);

• Текучесть персонала (%);

• …

Уровень подразделения:

• Количество жалоб внутренних клиентов (шт);

• Удовлетворенность внутренних клиентов в соответствии с анкетой (%);

• Количество услуг, оказанных внутренним клиентам (шт);

• Отклонения от бюджета (руб);

• Отклонения от бюджета (%);

• Количество предложенных нововведений (шт);

• Выполнение плана (%);

• Скорость реакции на запрос внутреннего клиента (дней);

• Количество звонков клиенту (шт);

• Процент успешных контактов с клиентом (%);

• Опоздания по проектам (дней);

• Текучесть персонала (%);

• Количество замечаний руководителя (шт);

• …

7. Как подводить итоги и анализировать результаты года, месяца, недели…

Итоги нужно подводить почаще, чтобы они не подвели нас…

Бизнесовая народная мудрость

Как развивается бизнес? Стихийно? Пошагово? Планово? Возможно ли планировать развитие своего бизнеса в условиях «джунглей»? Возможно ли сделать развитие своего бизнеса более плановым, ритмичным, стабильным? Посмотрим на статистику:

Несколько цифр для руководителей. Из сотен предприятий, с которыми в последнее время я работал в качестве тренера-консультанта:

Лишь 2 % предприятий эффективно доносят четкие цели развития и деятельности до уровня среднего звена руководства. «Эффективно» означают, что, как минимум, цели одинаково понимаются на этом уровне всеми руководителями и, как максимум, понимаются так же, как их понимает высшее руководство;

Лишь 10 % предприятий имеют системы стимулирования, которые более чем 2/3 сотрудников считают справедливыми и «стимулирующими»;

Менее половины руководителей высшего и среднего звена всех предприятий видят какие-либо перспективы, возможности, развитие менее половины считают, что от них зависит развитие предприятия, а значит, еще меньшее количество делают что-либо по этому поводу;

Примерно 15 % предприятий используют систему оценки исполнения, которая хоть немного похожа на «управление по целям»;

Менее 1/5 всех предприятий (или их руководителей) хотя бы раз в год всерьез проводят что-то вроде «стратегического аудита»: анализируют результаты, принятые решения за прошедший период, «находки» и ошибки, делают выводы для дальнейшей практики бизнеса;

Менее 1/3 руководителей верят в планирование и возможность качественно спланировать и бюджетировать работу предприятия хотя бы на год. Менее 1/5 руководителей это делают;

Лишь около 5 % руководителей вовлекают своих непосредственных подчиненных в разработку стратегии, целей, планов.

Менее 20 % имеют систему продаж и управления взаимоотношениями с клиентами. Это системы, в основе которых лежат периодические плановые (!) контакты с клиентами, которые обычно ведут к постоянному увеличению продаж по данному клиенту.

Несмотря на эти цифры, многие компании очень неплохо себя чувствуют. Восполняя отсутствие системности и плановости авральной сверхурочной работой, дополнительными героическими усилиями персонала и самого руководителя. Зачастую руководство и персонал компании тратит гораздо больше усилий, чем могли бы, причем получая при этом гораздо меньшие результаты, чем возможно.

Опыт работы в качестве системного тренера-консультанта показывает, что изменение ситуации возможно всего лишь за счет трех простых (хотя и не очень легких) шагов:

1) Периодический анализ ситуации, опыта, произошедших событий (с последующими выводами, «заземленными» потом в плане конкретных действий). Желательно, чтобы такой анализ проводился почаще, в виде собраний/совещаний руководителей, проводимых максимально динамично и качественно;

2) Определение/разработка/формулирование (совместно с «ключевыми» сотрудниками) четких Видения будущего компании, долгосрочных целей, ориентиров и стратегии развития, определения четких показателей развития (например, Системы Сбалансированных Показателей -Balanced Scorecard);

3) Поскольку все начинается с продаж – внесение плановости в эту функцию компании путем создания Системы активных продаж и системы управления взаимоотношениями с клиентами (например, CRM);

Посмотрим поближе на рекомендуемые шаги. Почему они важны и что они дают бизнесу?

Для того, чтобы событие стало опытом, нужно его проанализировать. Остановиться на некоторое время. Оглядеться по сторонам. Понять, куда мы доехали-добежали. Вспомнить. Обдумать. Обсудить. Записать. Говорят, что опыт – это очень ценная вещь: он позволяет нам узнать наши ошибки, когда мы совершаем их снова. В идеале – опыт должен накапливаться и анализироваться постоянно. Как было бы хорошо, если бы постоянно или, хотя бы, время от времени, рядом с нами был кто-то, кто фиксирует этот опыт, вовремя задает нужные вопросы, помогает его проанализировать, сделать правильные выводы, запомнить. Коуч? Модератор? Консультант? Тренер? Не столь важно, как назвать такого человека, если он реально сможет помочь. Или хотя бы нужно пробовать это делать самостоятельно! Причем не в одиночку, а в коллективе, для того, чтобы выводы были примерно одинаковыми. Руководители компаний, которые этого не делают, часто говорят мне при встрече похожую фразу: «Мы сталкиваемся постоянно с одними и теми же проблемами, наступаем на одни и те же грабли…». А в некоторых случаях руководители и их подчиненные просто считают что у них все в порядке. Пока мы вместе не проанализируем ситуацию и не увидим множество «запущенных» проблем.

Не забывайте о завтра. Чтобы куда-то попасть, нужно куда-то целиться. Можно просто работать, справляясь с наваливающимися трудностями, а можно развиваться. К тому же развиваться можно «в разные стороны». Чтобы быть уверенным в том, что мы развиваемся в нужном, следует время от времени пересматривать цели, стратегию и тактику, планы их достижения. Иногда может потребоваться концентрация и фокусирование ресурсов на наиболее приоритетных направлениях для подготовки и реализации «Стратегии прорыва». Иногда может требоваться управление «бурным разносторонним развитием» – чтобы дерево плодоносило лучше, следует формировать его крону… В моей практике есть примеры трех компаний, объемы продаж и прибыль которых почти удвоились за год только (может быть не только, но это было исходным толчком) за счет того, что их руководители собрались на два с половиной дня в аудитории, задумались над рядом вопросов, часть из которых предлагается и нашим читателям, обсудили и разработали цели, стратегию, четкий и детальный план действий.

Продажи – дело системное. На нашем растущем рынке, на котором лишь в очень немногих отраслях предложение значительно превышает спрос, продавать можно без особых усилий и систем. Однако, введение систем продаж и управления взаимоотношений с клиентами позволяет получать СТАБИЛЬНЫЕ доходы от одних и тех же клиентов, не теряя возможностей, не теряя клиентов, не прилагая сверхусилий, не тратя значительных средств на рекламу. Привлечение новых клиентов также должно быть частью этих систем, поскольку зачастую компании ищут клиентов «экстенсивно», хаотически, тратя при этом гораздо (в 5–7 раз) больше усилий и средств на поиск и привлечение, чем могли бы. Опыт разработки и внедрения систем продаж и управления взаимоотношениями с клиентами (пока лишь в 7 компаниях) показал повышение объемов продаж на 40-200 % практически без увеличения затрат компании на продажи. Эти изменения довольно сложны и трудоемки, но они окупают себя.

Предложенные ниже списки вопросов и экспресс-тест помогут Вам проанализировать ситуацию и сделать развитие Вашего бизнеса более плановым, ритмичным, стабильным.

10 вопросов, которые нужно владельцу/руководителю себе задавать хотя бы раз в год:

©2015, Борис Жалило

1. Зачем мне этот бизнес? Чего я хочу от этого бизнеса?

2. Какова сегодня «картина» бизнеса: чем я доволен и чем недоволен?

3. Благодаря чему мы достигли того, что есть сегодня?

4. Какова должна быть картина через 3–5 лет?

5. Исходя из этого, какой должна быть картина через год?

6. Благодаря чему мы сможем достичь этого?

7. Чем мы лучше всех наших конкурентов?

8. Что нам мешает двигаться/развиваться быстрее, чем сейчас?

9. Каковы результаты нашей работы за год/квартал/месяц/неделю?

10. Соответствуют ли эти результаты намеченным целям, стратегии, приближают ли нас к сформулированному видению?

Периодический поиск ответов на эти вопросы позволит Вам «встряхивать» Ваш бизнес и адаптировать его к реалиям сегодняшнего дня. Такая «встряска» поможет в достижении гораздо более амбициозных результатов, чем те, о которых Вы сейчас мечтаете…

10 вопросов, которые нужно задавать персоналу компании хотя бы раз в год;

©2015, Борис Жалило

1. Каковы цели нашей компании/бизнеса? Как Вы лично влияете на эти цели?

2. Чем мы лучше наших конкурентов? Как Вы на это влияете?

3. Благодаря чему мы достигли того уровня, на котором мы находимся? Что из этого \сделано Вами или с Вашим участием?

4. Каковы результаты нашей работы за год/квартал/месяц/неделю?

5. Соответствуют ли наши результаты намеченным целям, стратегии, приближают ли нас к сформулированному видению?

6. Как Вы развивали свой профессионализм в течение года/квартала/месяца? Как планируете развивать в следующем периоде?

7. Кто Ваши клиенты (внешние и внутренние)? Чего они хотят/ожидают от Вас?

8. Перечислите, пожалуйста, все, что мешает Вашей работе.

9. С чем Вы не согласны в работе/компании?

10. Что конкретно Вы должны делать иначе/дополнительно, чтобы добиться больших/лучших результатов (желательно конкретизировать – поставить измеримую цель, например, удвоить объемы продаж или увеличить количество клиентов на 30 %…) за следующий месяц/квартал/год?

Задайте своим подчиненным эти вопросы. Если им трудно на них ответить, помогите им. Ответьте вместе с ними. Но не подсказывайте – не отвечайте на вопрос сами. Заставьте задуматься своих подчиненных над этими вопросами и думать над ними почаще.

Экспресс-тест «Ритмичность/стабильность развития бизнеса»

©2015, Борис Жалило

1. Есть ли у компании четко сформулированная и одинаково понимаемая миссия компании (определяющая кто наши клиенты и чем мы для них полезны/важны)?

ДА/НЕТ

2. Есть ли у компании четко сформулированное видение компании через 5–7 лет? Через 3 года? Через год?

ДА/НЕТ

3. Есть ли четко сформулированные (количественные) цели на год?

ДА/НЕТ

4. Подводятся ли, как минимум, ежегодно итоги работы компании? Анализируется ли при этом достижение целей?

ДА/НЕТ

5. Разрабатываются ли в компании годовые планы и бюджеты?

ДА/НЕТ

6. Разрабатываются ли эти планы и бюджеты самими сотрудниками или, хотя бы, с их участием?

ДА/НЕТ

7. Выполняются ли эти планы и бюджеты хотя бы на 3/4?

ДА/НЕТ

8. Работает ли в компании система продаж и управления взаимоотношениями с клиентами (как минимум, постоянные планируемые контакты с клиентами)?

ДА/НЕТ

9. Работает ли в компании система оценки исполнения, основанная на принципах «управления по целям»?

ДА/НЕТ

10. Проводятся ли периодические (раз в неделю) собрания для подведения итогов недели и согласования планов на следующую неделю? Месяц?

ДА/НЕТ

Если у Вас 9-10 ответов «да» на вопросы теста – поздравляем! У Вас ритмично/стабильно работающая (при этом растущая) компания, у которой есть все шансы также успешно и стабильно развиваться еще в течение многих лет.

Если у Вас 7–8 ответов «да» – подумайте, что необходимо сделать, чтобы «подтянуть» результат?

Если у Вас 5–6 ответов «да» – Вы на правильном пути, доведите дело до конца – проработайте дальше системы Вашего бизнеса, чтобы он развивался гораздо ритмичнее и стабильнее.

Если у Вас 1–4 ответа «да» – не расстраивайтесь, Вы среди большинства компаний. Некоторые из них при этом даже довольно успешны. Как минимум, поучаствуйте в тренинге-мастерской. Как максимум – срочно возьмитесь всерьез за бизнес, начните планировать и вовремя подводить итоги. Пока они не подвели Вас.

Если у Вас все ответы «нет» – у Вас мало времени, торопитесь…

8. Как построить систему стимулирования для сотрудника?

Кстати, систему стимулирования строят для сотрудника или для должности? Стимулируют «за что?» или «что?» и что именно нужно стимулировать? Нужно ли стимулировать выполнение работы или работника? Можно ли мотивировать человека? Как потратить деньги на стимулирование с наибольшим эффектом? Можно ли стимулировать без денег и мотивируют ли человека деньги? Сколько нужно платить и за что? Достаточно ли мы платим?…

Мне слишком часто задавали эти вопросы как консультанту. Наверное, это самые наболевшие вопросы и для Вас, уважаемый читатель.

До рассмотрения того, какие шаги требуются для грамотного построения системы стимулирования, давайте определимся с несколькими основными понятиями, чтобы дальше говорить на одном языке.

Мотивация – это ответ на вопрос сотрудника (неважно, заданный или незаданный) «почему?» или «зачем?» я должен это делать. Варианты ответа могут быть разными: «потому что это входит в мои должностные обязанности, а я дорожу своей работой», «потому что мне за это заплатят», «потому что мне это интересно», «потому что меня уволят, если я это не сделаю». Как видим, существуют как «внешние» варианты ответа – «мне за это заплатят», «я получу повышение», «меня накажут, если не сделаю», так и «внутренние» – «мне это интересно», «нравится», «я должен это делать», «для меня важен имидж профессионала», «хочу попробовать, смогу ли» и т. п. Существует масса умных теорий мотивации, большинство из которых вполне полезны на практике, однако о них можно почитать в учебниках. Я же хочу напомнить один очень строгий закон менеджмента: работник выполняет только ту работу, по которой он имеет четкий ответ на вопрос «почему-зачем?» Причем, как только работнику становится недостаточно «внутренних» ответов на этот вопрос, срочно необходим «внешний» ответ, то есть СТИМУЛ.

Стимул – это остроконечная палочка, которой погоняли животных в Древнем Риме. Для нас – это ответ на вопрос «зачем-почему?» или, точнее, средство, с помощью которого можно сделать так, чтобы сотрудник ответил себе на этот вопрос.

Таким образом, «мотивировать» сотрудника невозможно. Его можно стимулировать. Либо использовать его мотивацию. Либо обеспечить мотивированность/мотивацию с помощью стимулов. Либо повысить мотивацию, сделав стимулы более желанными или найдя вместе с человеком новые важные для него/нее варианты «внутренних» ответов.

Каким образом происходит процесс стимулирования работника? Вкратце это можно показать так:

Наиболее часто встречающаяся ошибка – многие начинают сразу с п.3, забывая, что стимулирование – всего лишь СРЕДСТВО ДЛЯ ДОСТИЖЕНИЯ ЦЕЛИ. Если конкурент или сосед использует этот метод стимулирования, и он приносит плоды, это не значит, что мы должны перенимать его – он может не соответствовать НАШИМ целям.

Очень часто также встречается вторая ошибка – переход от п.1 к п.3, не интересуясь п.2. В этом случае мы зачастую тратим больше средств на стимулирование, предлагая не то, что ценится работником, или то, что недостаточно ценится. В лучшем случае мы достигнем цели с гораздо большими затратами, в худшем – не достигнем цели!

Итак, шаги по построению системы стимулирования для сотрудника:

1) Определите конечную цель Ваших действий по стимулированию: что должно получиться в результате?

2) Определите объект стимулирования – конкретного человека или группу людей, которые (или с помощью которых Вы) могут достичь этой цели;

3) Определите мотивацию этого человека: что для него важно, что он ценит, почему и для чего он работает;

4) Поставьте четкую ЦЕЛЬ перед объектом – что конкретно Вы хотели бы, чтобы он сделал;

5) Определите исходя из п. 3 конкретную награду для сотрудника;

6) Разработайте четкую процедуру получения сотрудником награды (в случае чего? когда? как? единичный случай или на постоянной основе?);

7) Доведите до сотрудника четкую ЦЕЛЬ и процедуру получения награды;

8) Проконтролируйте выполнение сотрудником условий процедуры;

9) Выполните обещание в соответствии с процедурой – Вручите награду;

10) Если возможно, получите обратную связь.

Возможно запараллелить некоторые шаги:

Если Вы хотите построить или изменить систему стимулирования в компании, начните с тех подразделений и должностей, которые сразу же дадут отдачу: персонал, который занимается продажами и обслуживанием клиента, руководитель и руководители подразделений. Увидев (и продемонстрировав другим) результат от этих изменений можно двигаться дальше.

Система стимулирования – средство сделать так, как нам нужно, чтобы было сделано. Не забывайте, что это средство достижения цели, а не самоцель или самостоятельная система.

Не забывайте, также о том, что система стимулирования очень часто бывает «яблоком раздора в компании». Мне приходилось сталкиваться с конфликтами между менеджерами по продажам и производством. Менеджеры по продажам получают процент от объема продаж, а значит, заинтересованы в том, чтобы получить любой заказ от клиента, даже мелкий или сложный. В то время как работающие в производственном подразделении (те, кто этот заказ фактически выполняют) получают сдельную заработную плату и премии за качество и экономию материалов. Мелкие и сложные заказы означают более частую переналадку оборудования, что требует усилий и затрат времени, к тому же затрат на промывку. Шансов получить премии за качество и экономию тоже гораздо больше при более крупных и/или простых заказах. В результате «производственники» ненавидели «продажников» лютой ненавистью и иногда сознательно срывали сроки или саботировали некоторые заказы. Последствия же были плачевными для всего предприятия. Очень важно, чтобы в цепочке внутренних клиентов не было конфликтов интересов, вызванных неправильным построением системы стимулирования, а наоборот, система стимулирования заинтересовывала каждого в том, что важно для компании.

Постарайтесь сделать так, чтобы система стимулирования была не только индивидуальной, но и командной. Если каждого награждают только за результаты собственной работы, это не стимулирует продуктивное общение, командную работу, обмен опытом, взаимопомощь, замещение коллеги в случае необходимости (а страдает клиент!). И наоборот, это стимулирует конкурентное поведение, замкнутость, недоверие.

Пожалуйста, не забывайте при разработке и изменении системы стимулирования следовать нашим принципам:

– первичности цели;

– системности;

– вовлечения стейкхолдеров в разработку;

– экономической целесообразности;

– ориентации на (внутреннего) клиента;

Тест на эффективность системы стимулирования «Что мы стимулируем на самом деле?»

©2015, Борис Жалило

Дайте ответы на каждый из 10 вопросов («да» или «нет»). В случае нескольких «вложенных» вопросов ответ «да» возможен только при положительном ответе на все «вложенные» вопросы. Делайте необходимые пометки прямо в тесте и выписывайте на отдельный чистый лист бумаги все возникающие при этом идеи. Не торопитесь. Отвечайте на все вопросы. Если Вы не можете ответить на вопрос, и при этом вопрос находится в пределах Вашей компетенции, отвечайте «нет». Будьте предельно честны – Вы отвечаете для себя! УДАЧИ!

1) Имеем ли мы четкое представление (исходя из стратегии, визии, планов, целей) того, что для нас важно в поведении сотрудников, т. е. Что необходимо стимулировать?

ДА/НЕТ

2) Реализуются ли постулаты кадровой политики компании в ее компенсационной системе (прочитайте документ, описывающий кадровую политику, и по каждому из описанных принципов скажите, используется ли он в системе компенсации; отвечайте на этот вопрос «да» только если используется больше 2/3)?

ДА/НЕТ

3) Какие ценности и нормы поведения стимулируются с помощью существующей системе стимулирования? Соответствуют ли они желаемой корпоративной культуре компании?

ДА/НЕТ

4) Вносятся ли при изменении системы стимулирования изменения в систему обучения, систему оценки исполнения, отбора, компенсации?

ДА/НЕТ

5) Всегда ли мы определяем заранее что мы хотим стимулировать, вместо того, чтобы определять потом за что кого премировать?

ДА/НЕТ

6) Описываете ли Вы четкие результаты, которые Вы хотите получить от сотрудника прежде, чем решать, как стимулировать? Ставите ли четкие цели перед сотрудником?

ДА/НЕТ

7) Знает ли сотрудник, что он должен сделать для получения «стимула»?

ДА/НЕТ

8) Гарантирована ли в 100 % случаев работа взаимосвязи результат-награда? Верит ли в это сотрудник?

ДА/НЕТ

9) Есть ли объективная зависимость между ожидаемыми от сотрудника результатами (динамикой его «пользы» для компании) и размерами стимулов?

ДА/НЕТ

10) Учитываются ли при выборе методов стимулирования особенности конкретного сотрудника, для того, чтобы повысить ценность стимула для сотрудника при умеренных затратах?

ДА/НЕТ

11) Привлекаете ли Вы стейкхолдеров (в первую очередь непосредственных руководителей сотрудника и его самого) в процессе разработки/изменений системы стимулирования?

ДА/НЕТ

12) Готовы ли Вы по каждому элементу системы стимулирования четко объяснить, какой цели он служит и какие реальные результаты приносит?

ДА/НЕТ

13) Достигаются ли эти цели? Довольны ли Вы тем, насколько они достигаются?

ДА/НЕТ

Комментарии к тесту

Система стимулирования – это руль, с помощью которого руководство компании направляет сотрудников. Кроме того, направив, мы можем воспользоваться системой стимулирования и в качестве акселератора. Но самое главное – все-таки «газовать» в правильном направлении и не поворачивать руль вправо только потому, что так сделал едущий впереди или сзади…

Как подсистема, система стимулирования определяется воздействием таких других подсистем как:

• стратегия компании;

• кадровая политика;

• корпоративная культура (в первую очередь корпоративных ценностей);

• система планов компании;

• системы контроля и оценки исполнения;

• содержание работы («дизайн» должности сотрудника – поскольку он во многом определяет вклад сотрудника в деятельность компании);

• система компенсации;

и, в свою очередь, система стимулирования оказывает значительное практическое воздействие на такие подсистемы компании как:

• система обучения (поскольку организация или финансирование обучения сотрудника тоже часто воспринимается компанией и сотрудником как награда, а значит, метод стимулирования;

• система контроля («правильность» и действенность системы стимулирования зависит от того, насколько надежна система контроля. Таким образом, при изменениях в системе стимулирования часто требуется скорректировать и систему контроля);

• система аттестации (оценки исполнения), которая часто служит одной из основ системы стимулирования;

• оперативное руководство (руководители используют систему как инструмент воздействия на подчиненных);

• корпоративная культура (поскольку то, что ценит руководство через систему стимулирования, обычно начинают ценить и сотрудники);

Если такие взаимосвязи подсистем нарушены, значит, нарушается и принцип системности, что может повлечь за собой массу проблемных ситуаций. Более того, недостижение целей при изменении системы стимулирования обычно и объясняется нарушением принципа системности.

А теперь, как всегда, не забудьте сделать выводы по вашим ответам на тест, поскольку самой важной частью работы над тестом будет именно ЗАЗЕМЛЕНИЕ Ваших выводов!

9. Как построить компенсационный пакет?

Знают ли в компании уровень зарплаты друг друга? А что произойдет, когда узнают? Уверены ли Вы в справедливости выплачиваемых сумм? Не переманивают ли Ваших лучших сотрудников конкуренты, предлагая им более высокий уровень оплаты и получаемых благ? Используется ли система компенсации не только как педаль акселератора, но и как руль, позволяющий расставлять акценты, определять приоритеты работы сотрудников? Что еще кроме денег компенсирует сотрудникам те силы, способности, энергию, время, которые сотрудники отдают компании? Почему именно эти материальные и нематериальные награды используются? Почему именно в таких случаях и пропорциях? В конце концов, как давно в Вашей компании вносились изменения в систему компенсации?

Ответы на все эти вопросы определяют один из самых важных инструментов бизнеса: компенсационную систему компании. Давайте рассмотрим основные принципы, шаги, действия по разработке этой системы.

До рассмотрения компенсационного пакета давайте в добавление к нашим принципам

– первичности цели

– системности

– вовлечения

– экономической целесообразности

введем пятый основополагающий принцип – принцип ориентации на клиента. Мы не имеем в виду набивший всем оскомину лозунг «Клиент – наш король» или «Все – для клиента» и тому подобное. Оставим пустые лозунги идеологам и будем конкретнее. Все, что мы делаем, имеет своего получателя – клиента. Для нас это в основном внутренние клиенты – другие отделы, руководитель, подчиненные, сотрудники компании. Ориентация на внутреннего клиента означает, что прежде чем мы что-либо делаем, мы четко представляем себе нашего клиента и понимаем его требования и ожидания (как по сути так и по форме!) и стараемся им соответствовать. Зачем нам это? Не из доброты душевной и стремления к совершенству. Все прозаично – ЭТО НАМ ВЫГОДНО! Просто в этом случае нам будет гораздо легче внедрить и реализовать что-либо, с нами реже будут спорить, чаще принимать, соглашаться, пользоваться предложенным. Вспомним древнюю историю о Ходже Насреддине…

В Бухаре жил очень скупой человек – ростовщик, которому была должна половина города. О его жадности ходили легенды… И вот, однажды, случилась с ним беда – он упал в бассейн для сбора и хранения дождевой воды – основной источник воды для горожан. Не умея плавать, он лишь барахтался, издавая отчаянные звуки. Люди пожалели его (или воду) и решили помочь выбраться. С края свесилось несколько добровольцев, каждый из которых, желая помочь, говорил: «Дай руку, я тебя спасу!», «Дай руку, мы тебя вытянем!», «Дай руку!».

К всеобщему удивлению, скряга не давал никому руки…

Когда, выбившись из сил, ростовщик в последний раз показался над водой, у водоема появился Ходжа Насреддин. Узнав в чем дело, он протянул руку скряге и сказал ему «На, держи!». Ростовщик тут же схватил руку…

Давайте, прежде всего, посмотрим на структуру компенсационного пакета (КП):

1. Часть КП, отвечающая за воспроизводство рабочей силы. Имеется в виду предоставление сотруднику ресурсов и материальных благ, необходимых для восстановления сил, здоровья (как минимум нормального питания и ресурсов для профилактики здоровья и лечения в случае необходимости, возможности отдыха, в том числе во время отпуска),

– обеспечения минимально необходимых условий работы (удобное оборудование, мебель на рабочем месте, спецодежда, оплата или предоставление транспорта на работу и с работы и т. п…),

– обеспечения минимально необходимых условий жизни (ресурсы для оплаты за жилье, приобретение одежды, удовлетворение социально-культурных потребностей),

– обеспечения семьи (питание, жилье, одежда и другие основные потребности).

Очень часто компенсационный пакет компании «не дотягивает» до 2 и 3 и лишь едва покрывает 1. Нередко компании для многих категорий сотрудников не могут обеспечить даже составляющие этой части компенсационного пакета. В этом случае, планка требований снижается, и заинтересовать сотрудника в работе именно в этой компании (функция второй части КП) может просто более полное предоставление компанией части 1. Так, в большинстве компаний, с которыми работал автор в качестве системного тренера-консультанта, предоставление бесплатного питания, оплата проездных (или предоставление транспорта – автобуса для сотрудников), предоставление медицинской страховки считались очень привлекательными для сотрудников факторами.

Однако, при этом следует к сотрудникам разного уровня подходить дифференцировано, поскольку, начиная с определенного уровня профессионализма и должности, такие элементы КП как транспорт, мобильный телефон, современное оборудование (например, новый компьютер или ноутбук, новая эргономичная мебель), питание являются нормой, привычным минимумом. Для таких сотрудников перечисленные элементы однозначно не смогут заинтересовать в работе в компании или удержать. Для других же сотрудников возможность получить в пользование автомобиль компании, новый кабинет или просто возможность работать на современном оборудовании и в чистом удобном офисе будет настолько привлекательным элементом КП, что заставит их сменить компанию и принять предложение о работе.

2. Часть КП, отвечающая за то, чтобы заинтересовать сотрудника в работе именно в этой компании. Имеются в виду материальные блага, услуги, возможности, льготы, которые предоставляются сотруднику только в этой компании и не предоставляются в других компаниях, где мог бы работать сотрудник. Эта часть КП появляется, как только Вы предлагаете сотруднику что-то большее (при этом ценное для НЕГО!), чем предлагают другие. Этим большим может быть как более высокая зарплата, так и более длительный отпуск, предоставление больших полномочий, возможностей (в частности, большего бюджета, лучшего оборудования), личного секретаря, отдельного кабинета, возможность обучения за счет компании и так далее.

Разработать эту часть для сотрудника очень легко, выяснив, что предлагают другие компании в Вашей отрасли (если в кандидате на эту должность для Вас важен отраслевой опыт) или регионе (если опыт в данном бизнесе не существенен или не желателен) для работников соответствующих Вашим требованиям. Причем, если Вам нужен самый лучший специалист в Украине (или в мире), соответственно предлагайте ему самый привлекательный компенсационный пакет…

3. Часть КП, отвечающая за заинтересованность (желание) сотрудника в определенных действиях и результатах.

Наверное, для Вас будет мало простого присутствия сотрудника на рабочем месте, важно выполнение им требуемой работы и достижение (причем желательно высоких) результатов. В случае исполнителя, от которого требуется простое подчинение требованиям и выполнение относительно рутинной работы, в основном бывает достаточно привлекательной второй части КП. Тогда стимулом к выполнению четко определенной работы будет желание сохранить «хорошую работу» и иметь обеспечиваемые благодаря этому блага и возможности.

Для руководящей, творческой работы, работы, где сотрудник сам ставит цели, планирует их достижение, проявляет инициативу, требуется дополнительная часть КП: элементы, которые сотрудник получает только в случае достижения определенных целей-результатов. Это могут быть как материальные, так и нематериальные блага, важно чтобы они ценились сотрудником. В этой части КП используют такие элементы, как участие в прибыли, совладение компанией, премии-бонусы-подарки-повышения-награды за результат, либо предоставление/отмена какого-либо из перечисленных ранее элементов в зависимости от результата.

Отдав должное Принципу Первичности Цели нужно вспомнить и об остальных принципах:

Принцип системности: Компенсационный пакет также зависит от кадровой политики, стратегии компании. Компенсационный пакет одного сотрудника не должен значительно отличаться от других сотрудников по содержанию.

Принцип экономической целесообразности: При разработке компенсационного пакета очень важно понимание того, какой экономический результат принесет добавление того или иного элемента пакета. Только если элемент необходим для достижения результата и этот результат превышает стоимость КП, тогда в таком элементе есть смысл.

Принцип вовлечения: При разработке компенсационного пакета (особенно третьей его части) желательно вовлечение сотрудников. В этом случае мы будем уверены, что предлагаемые элементы действительно ценятся сотрудником. Один из наиболее распространенных способов вовлечения – «подход кафетерия» или à la buffet: предоставление возможности выбора материальных благ из предлагаемых альтернативных вариантов.

И еще один нюанс: Компенсационный пакет разрабатывается для конкретной должности, а с определенного уровня – для конкретного сотрудника или кандидата (Принцип Ориентации на Клиента).

Рассмотрим алгоритм действий, необходимых для того, чтобы построить оптимальный компенсационный пакет.

Что делать, если КП для сотрудника уже разработан? Проанализируйте его. Сделайте выводы по поводу того, что и как необходимо изменить. НЕ ЗАБУДЬТЕ ИСПОЛЬЗОВАТЬ АЛГОРИТМ при внедрении этих изменений!

Тест на эффективность системы компенсации «За что мы платим?»

©2015, Борис Жалило

Дайте ответы на каждый из 12 вопросов («да» или «нет»). В случае нескольких «вложенных» вопросов ответ «да» возможен только при положительном ответе на все «вложенные» вопросы. Делайте необходимые пометки и выписывайте на отдельный чистый лист бумаги все возникающие при этом идеи. Не торопитесь. Отвечайте на все вопросы. Если Вы не можете ответить на вопрос, и при этом вопрос находится в Вашей компетенции, отвечайте «нет». Будьте предельно честны – Вы отвечаете для себя! УДАЧИ!

1) Учитывалась ли при построении системы компенсации в компании ее стратегия? Влияют ли изменения в стратегии компании на изменения в ее компенсационной системе? Вы уверены, что система компенсации способствует усилению конкурентных преимуществ компании?

ДА/НЕТ

2) Компенсационная система в Вашей компании лучше, чем у основных конкурентов? Вы отслеживаете то, что делают они и стараетесь, как минимум, не отставать и, как максимум, быть впереди них и лучше них в смысле системы компенсации?

ДА/НЕТ

3) Реализуются ли постулаты кадровой политики компании в ее компенсационной системе (прочитайте документ, описывающий кадровую политику, и по каждому из описанных принципов скажите, используется ли он в системе компенсации; отвечайте на этот вопрос «да» только если используется больше 2/3)?

ДА/НЕТ

4) Какие ценности и нормы поведения стимулируются с помощью существующего компенсационного пакета? Соответствуют ли они желаемой корпоративной культуре компании?

ДА/НЕТ

5) Проводится ли в компании анализ работ? Есть ли четкая объективная привязка компенсационного пакета к содержанию работы? Изменяется ли требования при перепроектировании работ?

ДА/НЕТ

6) Есть ли объективная зависимость между ожидаемыми от сотрудника результатами (динамикой его «пользы» для компании) и размерами компенсационного пакета?

ДА/НЕТ

7) Позволяет ли компенсационный пакет каждого сотрудника компании удовлетворить ему и членам его семьи базовые физиологические потребности в еде, жилье, тепле и элементарные культурно-социальные потребности?

ДА/НЕТ

8) Достаточно ли привлекателен компенсационный пакет для привлечения новых сотрудников в компанию (с учетом предъявляемых к ним требований)?

ДА/НЕТ

9) Учитываются ли при разработке и изменении компенсационного пакета особенности конкретного сотрудника, для которого он разрабатывается, для того, чтобы повысить ценность пакета для сотрудника при умеренных затратах?

ДА/НЕТ

10) Привлекаете ли Вы стейкхолдеров (в первую очередь непосредственных руководителей сотрудника и его самого) в процессе разработки/изменений системы компенсации?

ДА/НЕТ

11) Готовы ли Вы разложить компенсационный пакет каждого сотрудника на составляющие и по каждой из них объяснить, какой цели она служит, для чего мы ее включили в пакет?

ДА/НЕТ

12) Охватывает ли компенсационный пакет все цели, которым служит система компенсации (см. функции системы в комментариях к тесту)? Достигаются ли эти цели? Довольны ли Вы тем, насколько они достигаются?

ДА/НЕТ

Комментарии к тесту

Система компенсации – это система распределения материальных благ в компании между сотрудниками в зависимости от их вклада.

Функции системы компенсации

– воспроизводство рабочей силы;

– привлечение новых сотрудников;

– удержание нынешних сотрудников;

– стимулирование желаемых действий сотрудников;

Последняя функция находится на пересечении системы компенсации с системой стимулирования.

Компенсационный пакет – это набор материальных (в более узком смысле) или не только материальных (в более широком смысле) благ, получаемых сотрудником от компании взамен (в компенсацию!) затраченного времени, сил, энергии.

Система компенсации – всего лишь подсистема более крупных систем: системы управления персоналом и системы менеджмента компании. Как подсистема она определяется воздействием таких других подсистем как:

• стратегия компании;

• кадровая политика;

• корпоративная культура (в первую очередь корпоративных ценностей);

• система планов компании;

• системы контроля и оценки исполнения;

• содержание работы (дизайн должности сотрудника – поскольку он во многом

определяет вклад сотрудника в деятельность компании);

и, в свою очередь, система компенсации оказывает значительное практическое воздействие на такие подсистемы компании как:

• система обучения (поскольку организация или финансирование обучения сотрудника также является элементом компенсационного пакета);

• система контроля («правильность» и действенность системы компенсации зависит от того, насколько надежна система контроля. Таким образом, при изменениях в системе компенсации часто требуется скорректировать и систему контроля);

• система аттестации (оценки исполнения), которая часто служит одной из основ системы компенсации;

• система отбора (обычно жесткий отбор означает и то, что в компании более привлекательные условия, чем у конкурентов, иначе привлечь таких сотрудников будет сложно);

• оперативное руководство (руководители также используют систему компенсации как инструмент воздействия на подчиненных);

• корпоративная культура (поскольку то, что ценит руководство через систему оплаты и поощрений обычно начинает цениться сотрудниками);

Если такие взаимосвязи подсистем нарушены, значит, нарушается принцип системности, что может повлечь за собой массу проблемных ситуаций. Более того, недостижение целей при изменении системы компенсации обычно и объясняется нарушением принципа системности. Внедряя новую систему оплаты или премирования необходимо адаптировать под нее остальные подсистемы.

А теперь, не забудьте сделать выводы по вашим ответам на тест, поскольку самой важной частью работы над тестом будет именно ЗАЗЕМЛЕНИЕ Ваших выводов:

1. По каждому из ответов «нет» продумайте конкретные действия: что можно и нужно сделать для того, чтобы при следующей работе над тестом дать в ответ твердое «да!»;

2. Поставьте сроки выполнения этих действий и достижения «да» – цели;

3. Определите исполнителей и ответственных (так как сами по себе эти действия не реализуются). Не забудьте поставить этих исполнителей и ответственных в известность;

4. Определите требуемые ресурсы и их источники;

5. Исходя из пунктов 1–4 проанализируйте достижимость запланированного. При необходимости скорректируйте пункты 1–4;

6. Выполняйте!

7. Верьте в себя!

8. Гордитесь успешными результатами!

10. Как удержать высококвалифицированного сотрудника?

На первый взгляд, ответ очень прост: платить ему больше. Но это лишь на первый взгляд. Как ни странно, этот ответ в большинстве случаев не работает. Простым повышением заработной платы Вы можете удержать высококлассного работника только в некоторых случаях и только на небольшой промежуток времени. Квалифицированный работник не привязан зарплатой и не беспокоится о стабильности рабочего места – в любой момент он может оставить компанию, в которой он работает и тут же его с радостью возьмет на работу компания-конкурент, причем, предложив большую заработную плату, премии, льготы и пр. Это значит, что удерживать нужно чем-то другим. Или, точнее, не удерживать, а добиться того, чтобы у него даже не возникло желания думать о перемене работы.

Такой лояльности достичь с помощью каких-либо внешних стимулов (зарплаты, премий, системы стимулирования) довольно сложно, в первую очередь потому, что внешние стимулы очень легко скопировать. А поддерживать их на более высоком уровне, чем во всех других компаниях, обходится слишком дорого, что нецелесообразно для компании.

Корпоративную культуру скопировать намного сложнее, так что она может быть фактором, который обеспечит лояльность сотрудника к компании. Но, в то же время, самой компании тоже очень сложно управлять своей корпоративной культурой, а на ее изменение в случае необходимости требуются годы или, как минимум, месяцы. Ваш сотрудник-«звезда» столько ждать не будет.

Есть еще и другой способ, который намного проще и дешевле для компании, но, одновременно с этим, срабатывает в абсолютном большинстве случаев и обеспечивает лояльность сотрудника на длительный период. Этот способ использует «мотивационный потенциал работы» и содержит в своей основе концепцию мотивационных характеристик работы Ричарда Хекмана и Грега Олдхема.

Задумайтесь, почему мы с таким удовольствием играем в футбол, бадминтон, бильярд, карты, шашки? Почему нам так приятно бывает выехать на природу, насобирать и наломать дров, соорудить костер и сделать шашлык или испечь картошку, сварить уху? Почему многим людям интересно мастерить что-нибудь своими руками? Хотя все вышеперечисленное занимает время, требует внимания, значительных физических и, зачастую, умственных усилий, мы нередко занимаемся этим с гораздо большим удовольствием, чем нашей работой. В конце концов, почему многие из нас готовы часами сидеть над кроссвордами и даже не ленятся позвонить своему другу или подруге, чтобы спросить какое-нибудь слово, которое не поддается разгадыванию, а некоторые все выходные пропадают на рыбалке?

Пожалуй, общим во всех перечисленных выше занятиях будет разнообразие – занятие значительно отличается от того, чем мы обычно занимаемся, и что само по себе требует применения разнообразных знаний, умений, навыков и усилий. Если еще подумать, можно прийти к выводу, что во всех этих занятиях мы четко представляем себе, чем именно мы занимаемся, и что именно получится, если мы что-либо сделаем: удар по мячу приведет к великолепной передаче и голу, а правильно и вовремя «подсекая» мы вытащим из реки довольно внушительных размеров рыбину. Более того, именно мы решаем, что именно мы должны сделать, куда, когда и как послать мяч или как и когда подсекать. Над нами не стоит начальник, который приказывает нам ходить в бубну, а не в черву, а если кто-то и пытается подсказать, мы от него отмахиваемся и все равно поступаем так, как мы решили. Кстати, игра в команде еще более нас привлекает, потому что сразу повышается важность наших решений или действий – от Вас зависит победа целой команды, которая на Вас надеется и верит в Ваши силы. Если копнуть глубже, мы увидим, что во всех перечисленных делах мы, сделав что-либо, моментально получаем информацию о том, что из того вышло: видим забитый или не забитый с нашей подачи гол, видим, как постепенно сдается перед нами кроссворд, оставляя все меньше заполненных клеточек, с удовольствием пересчитываем и взвешиваем пойманную рыбу или с удовлетворением наблюдаем, как растут один за другим этажи спичечного замка.

Подытожив все эти привлекающие нас черты можно определить параметры работы, которые определяют степень того, насколько содержание работы само по себе мотивирует работника. Эти факторы называются мотивационными характеристиками работы и перечислены в формуле, по которой можно рассчитать мотивационный потенциал работы:

Формула мотивационного потенциала работы:

МПР=(РР + ОР + ЗР)/3 × АР × ОС, где

РР = Разнообразие работы – отражает наличие в работе нескольких отличающихся задач и разнообразие навыков и умений, требуемых для выполнения работы. Примером отсутствия разнообразия в работе может быть рутинная работа на конвейере – выполнение изо дня в день одной простой операции, а примером наибольшего разнообразия может служить работа консультанта, который сталкивается с десятком различных проблем совершенно разных предприятий ежедневно или работа директора, который постоянно решает проблемы из различных сфер деятельности предприятия, причем проблемы, требующие инновационного мышления и знаний из области маркетинга, финансов, управления персоналом и т. д.

ОР – Отождествляемость работы с конечным результатом или возможность идентифицировать автономный элемент работы отражает наличие четкой видимой связи усилий работника с конечным результатом для компании и ясность ответственности и вклада индивида в бизнес. Работник видит, что от него зависит доставка товара клиенту в срок или опоздание с доставкой.

ЗР – Значимость работы отражает то, в какой степени работа воспринимается работником как оказывающая значительное влияние на жизнь других внутри и/или вне организации. Например, доставка пиццы в течение более чем 30 минут означает, что пиццу клиент получит бесплатно, и компания потеряет на этом 30–40 гривен.

АР – Автономность работы отражает степень свободы в принятии решений работником. Принимает ли работник сам решение о том, как он должен достигать поставленной цели, скажем, объема продаж или ему указывают, что, когда и как он должен делать.

ОС – Обратная связь отражает то, насколько выполнение работы обеспечивает индивида прямой и ясной информацией о результативности его усилий. Знает ли сотрудник о том, сколько деталей он сегодня обработал или сколько обслуженные им покупатели принесли сегодня фирме или довольны ли коллеги новым сотрудником, которого вы отбирали для компании.

Каждый из показателей формулы оценивается работником по десятибалльной шкале: от 1 до 10. Результат формулы покажет насколько работник мотивирован своей работой. Чем ближе результат к 1000, тем более лояльным будет работник к компании, просто не желая потерять такую работу и посвящая себя своему интересному, важному и т. п. делу. Чем дальше удаляется сумма от 1000 и приближается к 1, тем большую неудовлетворенность работник испытывает и тем менее лоялен он будет, а значит, тем больше придется тратить компании на внешние стимулы, которые, как мы уже ранее определили, дают краткосрочные результаты.

Конечно, не все работники одинаково относятся к ответственности, разнообразию и важности работы. Поэтому, при желании получить более достоверную и полезную информацию о мотивации конкретного работника с помощью характеристик работы, необходимо дополнить формулу коэффициентами важности каждой из характеристик для работника. Работник должен оценить каждый из параметров формулы от 1 до 10, где 1 означает «это не важно для меня», а 10 означает «наиболее важный параметр». В этом случае мы будем точно знать, что мотивирует сотрудника, и сможем, в первую очередь, корректировать те факторы, которые более важны. Скорректированная формула будет иметь следующий вид:

МПР=(в1 × РР + в2 × ОР + в3 × ЗР) ÷ 3 × в4 × АР × в5 × ОС, где в1, в2, в3, в4, в5 – коэффициенты важности соответствующего параметра. Сравнивать получившийся результат нужно уже будет не с 1000, а с цифрой, которая равна (10в1 + 10в2 + 10в3) ÷ 3 × 10в4 × 10в5.

Мотивационный потенциал работы (МПР) для сотрудника можно оценить с помощью предложенной ниже анкеты: сотрудник должен ее заполнить самостоятельно, имея возможность пользоваться консультациями менеджера по персоналу при заполнении. Важно именно личное, субъективное мнение сотрудника, поскольку, если сотрудник считает, что разнообразие и важность его работы равны 10, значит, они действительно для него равны 10.

Заполненную анкету нужно проанализировать и на основании анализа принять срочные меры для повышения мотивационного потенциала работы. Если в анкете соединить прямой линией отмеченный результат важности и параметра, то направление прямой покажет срочность и важность необходимых изменений в содержании работы для повышения МПР. Если прямая направлена слева направо вниз, то это свидетельствует о наличии серьезной проблемы с данным параметром и свидетельствует о том, что МПР можно значительно повысить, если изменить этот параграф, а значит, начинать желательно именно с него. Если же прямая направлена влево и вниз, то изменение этого параметра может изменить МПР лишь незначительно.

Как можно повысить МПР – изменить наиболее важные параметры таким образом, чтобы работник их оценивал на 10. Наиболее простой и действенный способ такого изменения – спросить самого работника, что он хотел бы изменить по каждому из параметров, а потом обсудить разные варианты с работником и попытаться выполнить его просьбу. Сделав это, вы обеспечите лояльность работника и гораздо реже станете задавать себе вопрос, который вынесен в заголовок главы.

Анкета для оценки МПР

(Мотивационного Потенциала Работы)[2]

1. Разнообразие Работы (РР)

Степень важности РР для меня (в1)

Результат1 (Р1) = РР × в1 =

Что нужно сделать для повышения степени важности работы? ____________________

2. Отождествляемость работы (ОР)

Степень важности ОР для меня (в1)

Результат2 (Р2) = ОР × в2 =

Что нужно изменить? ______________________

3. Важность Работы (ВР)

Степень важности ВР для меня (в3)

Результат3 (Р3) = ВР × в3 =

Что нужно изменить?___________________

4. Автономность Работы (АР)

Степень важности АР для меня (в4)

Результат 4 (Р4) = АР × в4 =

Что нужно изменить? ________________________

5. Обратная Связь (ОС)

Степень важности для меня (в5)

Результат 5 (Р5) = ОС х в5 =

Что нужно изменить? ___________________________

Рассчитайте МПР:

МПР= (Р1 + Р2 + Р3) ÷ 3 × Р4 × Р5 =

Ваши комментарии: ___________________________

Мобилизация персонала

В мире нет ничего постоянного кроме непостоянства…

Джонатан Свифт, 18 век

«Чтоб ты жил в эпоху перемен!» – самое страшное древнее китайское проклятие. А мы живем сегодня в эпоху перемен. Причем перемены стали постоянным атрибутом нашей жизни. Изменения во внешней среде бизнеса настолько динамичны, что буквально за полгода компания, о которой никто ничего еще вчера не знал, может стать лидером в отрасли. Требования клиентов изменяются и растут каждый день, конкуренты предпринимают все более изощренные методы для переманивания к себе клиентов… Таким образом, самое важное, что должна уметь компания – уметь быстро реагировать на изменения во внешней среде изменениями внутри, в течение краткого времени мобилизовать персонал и осуществить изменения.

От чего зависит возможность мобилизации персонала? Почему в некоторых компаниях решения принимаются и воплощаются быстро, в других для принятия решения должно пройти довольно много времени, но еще больше будет потрачено времени на его медленную реализацию? А в некоторых компаниях планы и решения так и не доводятся до конца. Любая компания может обеспечить оперативность и гибкость реакции на изменения во внешней среде, обеспечить способность к мобилизации персонала и реализации изменений, если акцентирует свое внимание (а значит, инвестирует достаточно средств и времени) на следующие вопросы:

– Децентрализация принятия решений – для того, чтобы решение принималось своевременно, оно должно приниматься непосредственно исполнителем, а не путешествовать вверх-вниз по организационной структуре. Как-то на вопрос «сколько времени может пройти, пока информация дойдет от исполнителя до руководителя, принимающего решение, и спустится обратно на уровень исполнителя?» Я получил от студентов программы бизнес-администрирования МИБа нестандартный ответ: «Много.» А необычный ответ: «Достаточно». Когда я переспросил: «Достаточно для чего?» Мне ответили: «Достаточно, чтобы клиент ушел к конкуренту!». Что и является, в свою очередь, достаточным аргументом в пользу децентрализации.

– Доступ к информации – как это ни крамольно звучит, но персонал компании должен иметь доступ к информации о компании, в том числе и к финансовой информации. Только владея достоверной информацией сотрудник может принимать качественные решения. Только зная суммы и структуру реальных затрат компании, сотрудник может ими управлять, снижать затраты, увеличивать объемы продаж, принимать повседневные управленческие решения;

– Свободный обмен информацией просто необходим для повышения качества принимаемого решения;

– Каналы информации, с помощью которых можно оперативно донести до всего персонала новую информацию, задачи, видение; каналы, которые потом будут использоваться для обмена информацией;

– Способности персонала к принятию быстрых правильных решений, оперативному выполнению работы, т. е. к мобилизации. Ценность любого выпускника хорошей программы МВА в том, что этот студент способен к быстрому принятию решений и к мобилизации, то есть к выполнению работы за короткий ограниченный срок. Для того, чтобы развивать эти способности, необходимо сделать такие изменения обычными, постоянными для компании или, хотя бы, обучать персонал и показывать естественность и постоянность изменений;

– Командная работа. Именно командная работа, а не индивидуальное выполнение задач. Командная работа позволит иметь больше идей, и во время их реализовывать;

– Видение является просто необходимым инструментом для управления изменениями. Представим ситуацию: Вы с группой коллег находитесь в лесу на поляне. Всем тепло и хорошо, каждый занимается своим делом, но Вы узнаете, что сейчас пойдет дождь и все могут промокнуть. В то же время, Вы знаете, что неподалеку растет большая груша, под ветвями которой все могут спрятаться. Что Вы можете предпринять?

– Во-первых, Вы можете подойти к группе коллег, потребовать чтобы они встали, срочно собрали вещи и побежали к растущей неподалеку груше… – это будет подход с позиции силы, административно-командный подход, он будет действовать только тогда, когда у Вас есть формальная власть над подчиненным. Причем, такой метод не может использоваться постоянно – это метод для решения разовых сложных проблем.

– Во-вторых, Вы можете подойти к группе коллег, попросить их встать, собрать вещи, построиться парами по двое, поднять левую ногу, сделать шаг вперед, поднять правую ногу, сделать шаг вперед… Это будет подход с позиции микро-менеджмента, когда мы расписываем все на процедуры и регламентируем всю работу сотрудников. Описанная картинка обычно вызывает ассоциацию с детским садом, что, в принципе, оправдано. Причем, реакцию сотрудников на применение подобного подхода можно получить тоже похожую на детский сад, где нормальными бывают два типа реакции: первый – это полное и беспрекословное подчинение без какой-либо инициативы снизу, и второй – невыполнение, бунт, стремление обойти, не выполнять указания, если нет контроля и т. п.;

– В-третьих, Вы можете подойти к группе и сказать: «Друзья! Нам сейчас хорошо – мы вместе сидим на поляне и отдыхаем. Но есть проблема: через минуту начнется ливень, и мы все можем простудиться. Хотя, проблема легко решается: здесь недалеко растет большая груша, под которой можно спрятаться и переждать дождь.» Это подход с точки зрения видения: Вы рисуете перед коллегами четкую картинку того, что и почему что-то необходимо сделать. Такой подход обычно работает хорошо!

– Четкая постановка целей перед персоналом и наличие свободных ресурсов, которые можно оперативно мобилизовать для решения проблем, – это очень важные факторы. Мы знаем, что многие швейные фирмы примерно три года назад, благодаря использованию необычных новых возможностей, смогли за несколько месяцев заработать объем продаж, соизмеримый с суммарным объемом продаж за несколько лет до этого. Речь идет об использовании возможности пошива одежды нового стиля, показанного в фильме для молодежи «Матрица», которая сразу полюбилась клиентам. Но, использовать эту возможность смогли только компании, в которых на это время были незагруженные ресурсы и время на реализацию решения;

– Системы стимулирования и контроля (для этого нужен отдельный разговор) должны очень четко показывать сотрудникам что для нас важно и что именно требуется. Кроме того, с помощью системы стимулирования мы обеспечиваем мотивацию сотрудника к выполнению данной задачи, а значит, мы можем доверить задачу сотруднику;

– Система ценностей должна включать в себя ценности постоянного развития, использования возможностей, открытости внешнему миру и т. п., то есть человек должен быть заинтересован в обмене информацией, использовании информации, в постоянном обновлении и переменах. Другие элементы корпоративной культуры должны соответствовать этим ценностям;

Перечисленные выше шаги не решат всех проблем Вашей компании, но все же снимут массу проблем в работе с персоналом, обеспечат более высокую способность компании к мобилизации персонала. В идеале, с помощью описанных выше шагов Вы можете сделать Вашу компанию «самообучающейся организацией» – то есть организацией, которой для изменения не требуется ни вмешательство внешних консультантов, ни даже высшего руководства компании – изменения в такой организации происходят постоянно и непрерывно…

Какая в этом роль менеджера по персоналу? Самая важная! Если Вы не просто клерк, занимающийся кадровым делопроизводством, а менеджер по персоналу, Вы должны быть одной из ключевых фигур при подготовке и реализации любых серьезных изменений в компании, поскольку Вы лучше других знаете специфику людей, которые будут внедрять эти изменения и для которых эти изменения будут проводиться. Кроме того, Вы должны быть экспертом во всех технологиях, методах, вопросах управления персоналом.

И еще один совет: «Отстреливайте революционеров!» В марте 2001 года в Harvard Business Review вышла статья с аналогичным названием. Знаете, кто может оказаться самым консервативным человеком в Вашей компании? Вчерашний бунтарь, революционер, инициировавший и проводивший изменения в компании. И не только потому, что он, как говорится, добился своего: реализовал свою идею, изменил то, что его не устраивало, добился признания и, скорее всего, продвижения в карьере. Для того, чтобы отстаивать и пробивать, внедрять какую либо новую идею, нужно в нее верить, нужно в нее вложить массу сил, времени, энергии, здоровья. Поэтому, вполне естественно, что идея будет и далее отстаиваться и защищаться, в том числе и от всяких посягательств выскочек-бунтарей…

Прежде чем предпринимать изменения, проверьте способность Вашей компании к оперативной мобилизации персонала и, соответственно, реализации изменений, с помощью приведенного мини-теста. Тест поможет Вам определить направления, в которых придется что-то сделать, для того, чтобы держать компанию «в тонусе», готовую к изменениям и непрерывно изменяющуюся.

Напоследок хочу пожелать читателям, всерьез пробующим что-либо изменить в компании, трех вещей. Во-первых, СМИРЕНИЯ и ТЕРПИМОСТИ…Поскольку не всё мы, к сожалению, можем изменить и не все нам подвластно. Во-вторых, СМЕЛОСТИ, ЭНЕРГИИ, УВЕРЕННОСТИ, МУЖЕСТВА, чтобы изменить то, что мы можем изменить, а такого очень много. И, в-третьих, МУДРОСТИ, чтобы отличить первое от второго и мудро это второе делать. Удачи Вам!

Экспресс-тест способности компании к мобилизации персонала

©2015, Борис Жалило

Ответьте «да» или «нет» на каждый из вопросов. За каждый ответ «да» засчитайте себе один балл. Ваша задача после подсчета результата – вначале изменить компанию таким образом, чтобы результат теста был как можно выше.

1) Готовы ли Вы четко поставить задачу перед персоналом (что именно требуется, зачем, в какой срок)?

ДА/НЕТ

2) Сформирована ли простая общая картина видения того, что, как и зачем мы хотим сделать?

ДА/НЕТ

3) Готов ли детальный план действий, которые необходимо выполнить для реализации видения и целей?

ДА/НЕТ

4) Есть ли в компании средство коммуникации, которое позволит очень быстро донести задачу и которое может использоваться для оперативного общения между всеми?

ДА/НЕТ

5) Способны ли сотрудники компании выполнить эту задачу?

ДА/НЕТ

6) Имеют ли сотрудники опыт проведения изменений (пусть даже незначительных или учебных)?

ДА/НЕТ

7) Имеют ли сотрудники необходимые полномочия для самостоятельного принятия решений, связанных с выполнением поставленной задачи?

ДА/НЕТ

8) Мотивированы ли они к выполнению этой задачи?

ДА/НЕТ

9) Есть ли в наличии свободные ресурсы для выполнения данной задачи?

ДА/НЕТ

10) Владеют ли все вовлекаемые лица доступом к требуемой информации, в т. ч. финансовой?

ДА/НЕТ

12. Стеклянный потолок Вашего бизнеса? Осторожно!

Эта глава будет интересна не всем. Лишь части руководителей. Тем, кто помнит, как начинался их бизнес три, пять, семь или десять лет назад. Кто знал еще несколько лет назад каждого сотрудника в лицо и по имени, а теперь, заходя в офис, часто видит там новые лица людей, которые, должно быть, тоже работают в компании…

Сказать, что Вы достигли очень многого, значит, ничего не сказать. Вы построили эту компанию, Вы болели за нее, благодаря Вам она стала такой, какой она есть. Вы выстрадали сегодняшний день и вполне заслуженно радуетесь успеху. Позвольте Вас поздравить: Вы выжили и твердо встали на ноги. И, в то же время, посочувствовать: Вам сейчас очень трудно и Вы дошли до того этапа, где рядом с большими возможностями стоят большие проблемы и риски. Это этап, который перешагнули многие, но далеко не все, кто до него дошел: некоторые не смогли перешагнуть. Некоторые потеряли на этом много денег. Многие потеряли бизнес. Были и те, кто потерял себя. Давайте сделаем пять шагов, которые позволят преодолеть этот этап с честью и приобрести, но не потерять…

Шаг первый: переоценка ценностей. Постановка новых целей и разработка стратегии нового этапа.

Стратегия – это игрушка для богатых? Миф для выкачивания денег консалтинговыми и тренинговыми компаниями? На самом деле, это несколько простых ответов на несколько очень сложных вопросов, которые позволяют Вам быстрее и правильнее принимать решения и видеть возникающие в бизнесе возможности и угрозы заблаговременно.

Еще вчера основной целью было выживание. Любой ценой и в любом виде. Следующей плавно и логично вытекающей целью было развитие: больше клиентов, больше продаж, больше проектов, больше персонала и производственных мощностей – гонка на увеличение мышечной массы и подкожного сала для обеспечения устойчивости и стабильности.

Если Вы сегодня спросите у своих менеджеров о том, каковы цели и стратегия бизнеса, часто услышите: «развитие». А может ли развитие быть целью? Можно ли развиваться до бесконечности? Если развиваться, то куда? К чему? В конце концов, что развивать? Как? Насколько? Если я захочу развивать интеллект, а мой сосед – бицепсы, мы будем это делать разными способами. Более того, через год мы оба получим великолепные результаты. Но они будут очень отличаться.

Подумайте, что для Вас действительно важно. Чем бы Вы хотели заниматься через 5–7 лет? Каким Вы представляете свой бизнес? Закройте минут на двадцать глаза и помечтайте… Время от времени открывайте глаза для того, чтобы подробно записать то, что Вы увидели. Решите, будете ли Вы диверсифицировать свой бизнес? Развивать совершенно новые направления? Концентрироваться и углубляться? Делать бизнес международным? Интегрироваться с другими компаниями? Или, возможно, Вы захотите продать/оставить этот бизнес и попробовать себя в чем-нибудь другом?

Определившись (желательно подробно на бумаге, еще желательнее подробно на бумаге и вместе с коллегами) с тем, что Вы хотите и к чему стремитесь, поставьте на пути к этой желаемой картине десяток «верстовых столбов» и опишите их, чтобы узнать их, когда будете проходить мимо. Эти столбы и будут стратегическими ориентирами или целями, которые Вы перед собой поставите сегодня. А стратегией мы назовем множество вариантов путей, которые должны провести Вас через «верстовые столбы» и привести Вас к цели.

Звучит довольно просто. Требует довольно серьезного анализа. Очень важно сделать это вовремя. И делать каждый раз, когда ответы на все эти вопросы могут отличаться от предыдущих…

Что произойдет, если не сделать этот шаг сейчас? Возможны разные варианты: можно погрязнуть в рутине, плывя по течению, или тратить массу усилий на движение не в ту сторону, можно разрастаться в размерах, что обычно приводит либо к ожирению и потере гибкости, скорости, прибыльности, либо к распаду на несколько компаний путем раскола либо почкования. В конце концов, возможен самый трагичный исход, который, к сожалению, встречается чаще всего. Компания может стать «одной из», ничем не выдающимся аутсайдером, работая «как все», зарабатывая минимальный процент прибыли, несмотря на прилагаемые усилия… Почему мы это считаем «самым трагичным исходом»? Потому что не ради этого Вы создавали этот бизнес и вкладывали в него столько сил! К тому же просто нечестно инвестировать силы и средства туда, где они принесут не наибольшую отдачу!

Шаг второй: назад к клиенту? Вперед к клиенту!

Находясь сегодня «на взлете», стремительно развиваясь, признайтесь себе в том, что Вы были не очень-то разборчивы в клиентах. Основным требованием было то, чтобы клиент был прибыльным для компании. Остановитесь. Четко определитесь с целевой группой для Вашего бизнеса. Или для каждого из бизнесов. Убедитесь в том, что это платежеспособная и прибыльная целевая группа. И в том, что она Ваша. Ориентируйте все свои усилия только на них. Остальные клиенты не стоят дополнительных усилий… Для чего это нужно? Для того, чтобы у Вашего бизнеса были и оставались постоянные клиенты. Лояльные клиенты. И чтобы развитие бизнеса базировалось на основных сильных сторонах Вашего бизнеса. Что произойдет, если не сделать этот шаг сейчас? Нельзя быть любимым всеми или угодить всем. Можно потерять бизнес, если клиенты каждой из целевых групп, с которыми Вы работаете сейчас, получат возможность поработать с кем-нибудь из «концентрирующихся» конкурентов…

Шаг третий: разработка маркетинговой стратегии.

Поняв, кто клиент, перечислите на чистом листике бумаги все особенности Вашего товара или услуги. Напротив каждой из них напишите, что ценного она дает клиенту. Проранжируйте их по степени важности для клиента. Вспомните аналогичные товары/услуги Ваших основных конкурентов. Сделайте подобные списки по конкурентам. Сравните эти списки со своим и вычеркните все совпадающие позиции. Сделайте выводы по всем позициям, которое остались у конкурентов – это Ваши слабые стороны. Посмотрите, что осталось у Вас: Ваши конкурентные преимущества. Обратите внимание на то, насколько важны они для клиента. Постарайтесь сделать так, чтобы у Вас осталось одно-два ярко выраженных важных для клиента конкурентных преимущества. Это и будет ответ на вопросы: «Чем Вы отличаетесь от конкурентов?» и «Чем Вы лучше конкурентов? Почему клиент выберет Вас?». Это и будет лежать в основе Вашей маркетинговой стратегии. Что произойдет, если не сделать этот шаг сейчас? Будем сами себя «обворовывать» конкурируя по ценовому принципу…

Шаг четвертый: расшифровка «генетического кода компании»

Генотип – генетическая конструкция индивидуума. Генетический код – система записи генетической информации (генетической конструкции) – зашифрован в молекуле ДНК в виде последовательности аминокислот. ДНК – сложное высокомолекулярное биологически активное соединение, которое служит носителем генетической информации организма. При репликации («размножении») генетическая информация передается от одной молекулы к другой. Ген – наследуемая частица, определяющая характерные признаки организма.

Ваша компания находится сегодня на очень опасном этапе развития. Этапе, на котором, продолжая развиваться прежним образом, она рискует потерять свои особенности, индивидуальность и даже целостность или может сохранить свой «генотип» и благодаря этому развиваться еще успешнее… Для сохранения «генотипа компании» его необходимо «расшифровать», то есть определить те свойства, которые важны для этого бизнеса, благодаря которым он был успешным, которые мы хотим сохранить. Дальнейшее развитие необходимо с учетом «генотипа» Вашей компании.

Шаг пятый: систематизация и формализация бизнеса.

Небольшой бизнес, в котором всё и все находится на виду, может обходится без формализации. В небольшом бизнесе всё могут делать люди. В большом (большем) бизнесе всё должны делать системы. Или, точнее, те же люди, но с помощью систем, облегчающих им эту работу. На этом этапе потребуется постановка систем управления персоналом (в частности, отбора, развития карьеры, оценки исполнения, мотивации и стимулирования), управления информационными потоками, планирования и контроля. Хотя, в некоторых компаниях формализация должна проводиться очень осторожно, для того чтобы не разрушить расшифрованный выше «генотип». Часто требуется анализ и изменение производственных процессов.

Что произойдет, если не сделать этот шаг сейчас? Компания очень быстро утратит свои конкурентные преимущества и «генотип». И рискует погрязнуть в рутине и исправлении массовых ошибок.

Эти пять шагов даны в произвольной последовательности. Последовательность индивидуальна для каждого бизнеса. На практике, когда мы помогаем компаниям делать эти шаги, они делаются параллельно и с учетом взаимозависимости друг от друга. Никто не гарантирует Вам успеха, если Вы попробуете сделать эти шаги. Но если их не делают, об успехе очень скоро говорят только в прошедшем времени… Иногда и о компании тоже…

А теперь пару слов ко всем читателям. Вашему бизнесу может быть уже гораздо больше десяти лет. Вы можете управлять крупным предприятием, которое имеет довольно древнюю историю. Однако, оно тоже может оказаться по целому ряду причин в описанной выше ситуации стеклянного потолка.

Проанализируйте то, чем Вы управляете, с помощью приведенного здесь экспресс-теста:

Экспресс-тест «Стеклянный потолок»

Дайте ответы на каждый из 5 вопросов («да» или «нет»). В случае нескольких «вложенных» вопросов ответ «да» возможен только при положительном ответе на все «вложенные» вопросы. Делайте необходимые пометки и выписывайте на отдельный чистый лист бумаги все возникающие идеи. Не торопитесь. Отвечайте на все вопросы. Будьте предельно честны – Вы отвечаете для себя! УДАЧИ!

1. За последний год-два объем продаж компании увеличился больше чем на сорок процентов, что повлекло за собой увеличение производственных мощностей – как минимум набор нового персонала?

ДА/НЕТ

2. Вы (руководитель) работаете, не зная вечеров и, зачастую, выходных. Ваш последний отпуск был очень давно. Но Вы обещаете себе отдохнуть, «как только мы сделаем еще и это…»?

ДА/НЕТ

3. В течение последнего года Вы переехали в новый офис, потому что в предыдущем офисе было уже тесно и/или он не соответствовал уровню компании и/или Вы смогли себе это позволить?

ДА/НЕТ

4. За последний год-два у Вашего бизнеса появились совершенно новые направления, новые стратегические партнеры?

ДА/НЕТ

5. Вы чувствуете, что компания значительно изменилась в последнее время (например, значительно вырос или упал объем продаж, значительно выросла или упала прибыль, изменились отношения в компании, увеличилась текучесть, изменилась скорость принятия решения по важным вопросам, изменились отзывы клиентов…)?

ДА/НЕТ

Если Вы ответили на все вопросы твердое «Нет!» – не смею больше к Вам приставать.

Если Вы ответили «Да» лишь на один из вопросов – пожалуйста, прочтите тест еще раз и заново обдумайте вопросы.

Если Вы ответили «Да» на 2 и более вопросов – эта статься будет Вам полезна. Постарайтесь сделать эти 5 шагов пока не поздно. Причем будьте очень осторожны и постарайтесь сделать их профессионально. Удачи!

13. Кто должен работать в команде?

(Что мы не знали о тимбилдинге…)

Персонал предприятия – это футбольная команда: ребята должны играть как единая команда, а не скопище ярких личностей.

Ли Якокка

Работаем ли мы как одна команда? «Да!» – можем кричать мы слаженным хором пройдя очень увлекательный тренинг по тимбилдингу и все же иметь массу проблем в работе друг с другом как только вернемся с тренинга. Почему так происходит? Как, а главное, для кого нужно проводить тимбилдинг, чтобы действительно обеспечить в результате работу всего предприятия как единой слаженной команды? Давайте посмотрим, как можно реализовать то, о чем мечтает любой руководитель.

Вначале – проза жизни. Представим себе компанию, снаружи которой находится клиент. Клиента обслуживает сотрудник компании, которого мы назовем «продавец». Неважно, как называется должность этого человека, торговый представитель, менеджер по продажам, директор по сбыту, или директор предприятия, но, если даже директор встречается с директором другого предприятия и заключает с ним контракт по продаже чего-либо, он выполняет функцию продажи, поэтому мы вправе назвать его «продавец». Итак, клиент говорит продавцу, что хочет приобрести 10,000 штук, предположим, шариковых ручек. Причем, половина ручек должна быть доставлена на склад в Дарнице к 9:00 в среду, а вторая половина – ровно в 17:45 в пятницу – в оптовый магазин в центре города. На что продавец с энтузиазмом отвечает:

«Да, конечно, мы выполним и доставим Ваш заказ!»

«Но только упакованы они должны быть не в обычные свои упаковки по 50 штук, а в маленькие, более удобные, по 20 штук. Причем, в связи с довольно специфическими условиями хранения и продажи, нам важно, чтобы упаковка состояла не только из традиционной картонной коробки, но и была обтянута водонепроницаемой пластиковой пленкой…» – продолжает клиент.

«Выполним все, что Вы захотите», – не сдается продавец.

Придя к соглашению, покупатель и продавец расходятся. Покупатель – надеясь вскоре получить обещанное, а продавец – надеясь все это выполнить и удовлетворить клиента.

В каком случае продавец сможет удовлетворить клиента?

Он будет удовлетворять клиента сам? Конечно же, нет! Какой бы он ни был «звездой», но сам удовлетворить своего клиента он не сможет. Он пойдет в производственное подразделение и скажет, что ему нужно произвести 5,000 ручек до среды и 5,000 до вечера пятницы. На что ему могут ответить все что угодно – от обещания выполнить заказ (если очень крупно повезет) до категорического отказа по причине загруженности мощностей или самих рабочих. Если удалось договориться здесь, нужно идти дальше – в транспортный отдел, и просить доставить часть заказа клиенту к 9 утра в среду и 17:45 в пятницу по указанному адресу. Для клиента это было важно и мы ему пообещали… Однако в транспортном отделе нам запросто могут сказать: «К 17:45? Когда доставят, тогда и доставят! И вообще, не мешай работать…». Если повезет и решится вопрос с доставкой, нужно идти в упаковочный цех для удовлетворения просьбы о нестандартной упаковки, к юрисконсульту для составления и заключения договора, в бухгалтерию для решения вопроса об оформлении документов и организации оплаты и т. п. Если все вышеперечисленные инстанции удовлетворят заказы нашего продавца, только в этом случае он сможет удовлетворить своего клиента. В свою очередь, упаковочный цех должен будет успешно решить вопрос с дизайнером о разработке новой упаковки, с отделом снабжения – о закупке полимерных материалов, обеспечивающих водонепроницаемость упаковки и т. п.

Таким образом, мы четко видим цепочку, выполняющую заказ внешнего клиента. Более того, работники «второй линии» тоже выполняют заказ непосредственного клиента, но уже внутреннего (!) – продавца. В свою очередь и они являются клиентами для своих внутренних поставщиков – дизайнера, отдела снабжения, склада и т. д. И, для того, чтобы продавец, в конце концов, удовлетворил клиента компании (своего клиента?), необходимо, чтобы слаженно сработала вся команда, обеспечивающая процесс, – цепочка внутренних поставщиков. Более того, чтобы не получалось как у Райкина: «К пуговицам претензии есть? К пуговицам претензий нет!» – необходима именно командная работа всей процессной цепочки, без «слабых звеньев».

Сегодня практически поголовно все говорят об ориентации на клиента, выяснении и удовлетворении его потребностей. Но при этом мало кто из сотрудников предприятия четко себе представляет, что же требуется именно от него и как он может повлиять на удовлетворение потребностей того самого клиента. Образно говоря, где та кнопка, на которую он должен нажать, чтобы клиент был доволен и, причем тут вообще он, если с клиентами он не работает? Есть хорошее выражение по этому поводу, которое я обычно привожу участникам всех моих тренингов: «Считать, что за маркетинг в компании отвечает только отдел маркетинга, это все равно, что считать, что за счастье в семье отвечает лишь один из супругов…» На самом деле, под «ориентацией на клиента», конечно, для того чтобы это был не пустой (но громкий и модный) звук, необходимо понимать ОРИЕНТАЦИЮ КАЖДОГО СОТРУДНИКА НА СВОЕГО ВНУТРЕННЕГО КЛИЕНТА И УДОВЛЕТВОРЕНИЕ ЕГО ПОТРЕБНОСТЕЙ. Только в этом случае удовлетворение по цепочке будет передано внешнему клиенту!

Желая слаженной работы команды, мы обычно проводим в отделе или проектной группе командный тренинг и на этом останавливаемся. Но на самом деле нам необходимо понимание ВСЕМИ сотрудниками предприятия цепочки от внешних клиентов до них и дальше – к поставщикам, выяснение и удовлетворение требований и ожиданий СВОИХ внутренних клиентов. Что делается не только с помощью хорошего тренинга (но уже ВСЕХ сотрудников предприятия) но и системной работы всех функций управления персоналом.

Должны ли сотрудники бэк-офиса в банке быть коммуникабельны, ориентированы на клиента, улыбчивы, конфликтоустойчивы? Обычно с такими качествами мы набираем сотрудников для фронт-офиса… Нужно ли обучать бухгалтеров, компьютерщиков, снабженцев, руководителей производственных подразделений работе с клиентами, технике выяснения потребностей клиента, делового общения, решения конфликтов, предоставления обратной связи (feedback)? Нужно ли стимулировать ориентацию на клиента и оценивать работу каждого сотрудника компании, в том числе по степени удовлетворенности клиента? Да! Да! Да! Потому что только при таком комплексном подходе мы сможем реализовать желаемые инструменты маркетинга, быть ориентированными на клиента, гибкими, даже реализовать модную сегодня модель «самообучающейся организации». И при этом сэкономить массу времени, сил и средств.

Как выглядит хороший командный тренинг? Да, так же как и те, к которым мы привыкли: можно ходить в горы, преодолевать сложные преграды, что-нибудь вместе строить, в конце концов, развлекаться и пить (из песни слова не выбросишь). Но между приятным и довольно полезным время провождением вместе нужно не забыть самого главного – показать каждому работнику компании процессы, в которых он участвует и содержание, и важность его роли в цепочке внутренних клиентов или «цепочке удовлетворения».

Экспресс-тест «Насколько хорошо работает наша команда?»

©2015, Борис Жалило

1. Знаю ли я, как связано все, что я делаю, с удовлетворением внешних клиентов и потребителей?

ДА/НЕТ

2. Всегда ли мне легко договориться с другими сотрудниками моего предприятия и получить от них то, что мне нужно в работе?

ДА/НЕТ

3. Всегда ли я доволен работой своих коллег, от которых тоже зависят результаты моей работы?

ДА/НЕТ

4. Выясняю ли я четко все требования, ожидания, пожелания тех, с кем работаю и выполняю ли все это затем?

ДА/НЕТ

5. Даю ли я обратную связь тем, кто что-то для меня делает, и помогаю ли им обслужить меня лучше?

ДА/НЕТ

За каждый ответ «да» засчитайте себе 1 очко. Подсчитайте результат. Сколько Вы поставили своей команде?

– Если «5» – то Вам завидует, наверное, процентов 99 работоспособного населения Земного шара…

– «3» или «4» – срочно думайте как команде «подтянуться» и стать отличником!

– Если «двоечку» – что ж, Вы не одиноки, таких команд очень много. Однако Вам не позавидуешь – большая часть Вашего времени тратится на конфликты, объяснения, выяснения, исправления… в общем, на ерунду. Соберитесь вместе и подумайте о том, что делать, чтобы исправить ситуацию. А еще лучше, собравшись, пригласите хорошего тренера…

14. Как изменить корпоративную культуру?

Хотите стать правой рукой собственника? Научитесь управлять персоналом с помощью невидимых рычагов… Звучит интригующе? Давайте поговорим о корпоративной культуре. Но не как о «фотографии того, что есть», а как об одном из самых сильных способов управления персоналом компании.

Что такое корпоративная культура?

Корпоративная культура – это обычный стиль-образ поведения в компании. Это система нематериальных факторов, определяющих каждый шаг и действие любого сотрудника компании. В нее входят, в первую очередь, система ценностей, нормы поведения, верования/убеждения. Кроме этих выделяют более поверхностные элементы: традиции, герои, легенды, символы, праздники, ритуалы, язык.

Почему для нас так важно управлять корпоративной культурой?

Потому что корпоративная культура определяет НОРМАЛЬНОЕ поведение каждого сотрудника. Если нормой для Вас является чистить зубы по утрам и здороваться, приходя на работу, вышестоящему руководству не нужно прилагать никаких усилий, чтобы Вы по утрам чистили зубы или здоровались. Не нужно это стимулировать. Нет необходимости контролировать. В то же время, если руководство посчитает такое Ваше поведение «ненужным и невыгодным», как Вы думаете, легко ли ему будет это поведение изменить?

Именно поэтому каждому бизнесу важно сформировать и поддерживать именно ту культуру, которая выгодна для бизнеса…

Какая она бывает?

В компании не может не быть корпоративной культуры, однако в некоторых компаниях она может быть более однородной – все сотрудники исповедуют одни ценности, нормы и убеждения, а в других может быть неоднородной – у отдельных групп свои, отличающиеся нормы и ценности. Культура может быть более сильной – в результате все новые сотрудники будут сразу же принимать ее, или более слабой – тогда каждый новый сотрудник имеет шанс ее дополнить или частично изменить. Кроме этого, нам важно знать, инертна или адаптивна корпоративная культура в организации. В первом случае мы рискуем значительно отстать от конкурентов и требований клиентов и жить вчерашним днем, во втором случае есть больше шансов для развития и гибкости. Все эти особенности желательно понять, прежде чем пытаться всерьез изменить корпоративную культуру.

Чего она нам стоит?

Конфликты в организации чаще всего происходят в результате нестыковки ценностей, норм или убеждений. Время, которое мы потратим на обсуждение, согласование, споры, напрямую зависит от того, насколько отличаются наши ценности и убеждения. Правильность принятых коллективно решений также зависят от того, что считается нормой, что считается ценным и от целого ряда отношений и убеждений. Наши затраты на стимулирование и контроль тоже зависят напрямую от корпоративной культуры. Нормальное поведение не нуждается ни в стимулировании, ни в контроле. Но если нормальным считается не то поведение, которое нужно и важно для бизнеса, то добиться этого «нужного и важного» будет довольно сложно.

Откуда она берется?

Корпоративная культура формируется постепенно. Из элементов индивидуальных культур (поэтому стоит уделять внимание при приеме на работу не только знаниям-навыкам-опыту, но и ценностям, нормам, убеждениям). Поведение сотрудников постепенно формирует определенные закономерности, стили, нормы, поступки и их результаты, обсуждения, ситуации формируют ценности и убеждения. Однако, сформировавшись и «окрепнув», уже корпоративная культура определяет поведение сотрудников.

Кто ею управляет, когда/если ею не управляем мы?

Каждый сотрудник. В первую очередь неформальные лидеры. И все формальные лидеры, начиная с Генерального директора. Система стимулирования. Система контроля. Система отбора. Система обучения и развития персонала. И опять-таки мы, даже сами иногда не догадываясь об этом – путем личного примера и высказываний…

Какая корпоративная культура нам нужна?

Та, которая соответствует нашей стратегии. Если мы хотим быть лидерами рынка благодаря качеству сервиса – каждый наш сотрудник должен знать, что самое ценное для него – ориентация на клиента, открытость клиенту, удовлетворение ожиданий клиента и действия, благодаря которым можно превзойти эти ожидания. Если наша стратегия – стратегия лидерства благодаря инновациям, опережающим конкурентов, сотрудники должны ценить креативность, считать норму инициативность, генерирование свежих идей, верить в допустимость проб и ошибок, ценить оригинальность и считать нормой непринятие на веру догм, правил, законов…

Подумайте, какая корпоративная культура необходима Вашей компании для реализации стратегии и достижения поставленных перед бизнесом целей? Опишите как можно подробнее, что должны ценить и считать важным сотрудники, в чем они должны быть уверены – убеждены, какое поведение они должны считать нормальным…

Как изменить корпоративную культуру? Внимание – алгоритм:

1. Определите, чего Вы хотите добиться в результате изменений;

2. Продумайте, какое поведение персонала будет оптимальным для реализации стратегии и достижения целей Вашего бизнеса;

3. Согласуйте вопрос со всеми наиболее влиятельными стейкхолдерами;

4. Опишите это поведение как можно подробнее и шире, определите, какие действия должны считаться нормой, опишите их; определите, во что должны верить и в чем должны быть убеждены сотрудники компании, что они должны считать наиболее важным, ценным, правильным для бизнеса и для себя. Старайтесь описать это простым, понятным каждому сотруднику языком, в виде конкретных действий, простых понятий, которые Вы с легкостью сможете объяснить любому из сотрудников. Если возможно, вовлеките в разработку высшее руководство. Желательно вовлечение в разработку максимального количества персонала. Возможна также предварительная проработка с высшим руководством, после чего можно проводить управляемые и направленные на четкий результат мероприятия по разработке элементов корпоративной культуры с вовлечением максимального количества персонала (в идеале – всех);

5. Согласуйте, утвердите разработанное у высшего руководства и убедитесь в согласии с разработанным сотрудников. Это будет легко сделать, если сотрудники принимали участие в разработке и трудно, если не принимали (В соответствии с народной поговоркой: «Есть две точки зрения: моя и неправильная!»);

6. Опубликуйте разработанные принципы, ценности, убеждения с помощью всех доступных средств коммуникации в компании;

7. Привяжите систему стимулирования к декларированным ценностям таким образом, чтобы для сотрудника лично было ценным то, что ценно для компании;

8. Привяжите систему контроля к ценностям – раз контролируем, значит, это важно, ценно;

9. Подберите, разработайте ряд иллюстраций – доказательств к каждому из убеждений, которые были описаны и продемонстрируйте эти доказательства персоналу. Одним из способов доказательства может быть создание легенд;

10. Добейтесь того, чтобы руководители постоянно личным примером демонстрировали поведение, которое должно считаться нормальным. И с искренним недоумением, живо реагировали на поведение сотрудников, которое не соответствует этим нормам. Параллельно можно создавать героев – награждать, поощрять публично (даже иногда преувеличивая их заслуги) тех, кто следуя этим нормам, добился важных для бизнеса результатов;

11. Замечайте тех, кто следует за Вами. Замечайте все, что делается правильно. Поощряйте это. И только это. Не замечайте тех, кто не следует и то, что неправильно, не говорите об этом;

12. Продолжайте проговаривать и демонстрировать все то, что хотите от персонала;

С чего начать?

Как обычно, с целей. Решите, чего вы хотите достичь. Зачем Вам заниматься корпоративной культурой. Что Вы ожидаете получить в результате? И только после этого имеет смысл начинать что-либо.

Что это нам даст?

То, что становится нормой, движимо ценностями и убеждениями, не нуждается в контроле и дополнительных стимулах. Как только Вы внедрите основные ценности, нормы поведения, убеждения, компанией будет легче управлять, будет легче договориться, и гораздо меньше станет производственных конфликтов, вызываемых зачастую конфликтом ценностей и разным пониманием определенных основополагающих вещей.

Сколько это стоит?

Дорого. В первую очередь потому, что это длительный процесс. Во вторую очередь потому, что львиная доля успеха зависит от высшего руководства компании. Именно руководитель расставляет приоритеты, показывая, что в настоящий момент наиболее важно, направляя деятельность, изменения, усиливая что-то (в случае если даете позитивную обратную связь) или ослабляя (если не даете обратной связи и не уделяете вопросу внимания-значения.

Существует «Закон моделирования» – все подчиненные всегда, на сознательном или подсознательном уровне, воспринимают своего руководителя и вышестоящих руководителей как «модель» или эталон поведения. То, как себя ведет руководитель, воспринимается как НОРМА поведения. И подчиненные всегда (как поняли, как умеют, как могут) копируют руководителя, иногда даже не осознавая этого, или на словах выступая против руководителя.

Поэтому руководитель должен определить, что он хочет увидеть в поведении подчиненных, и продемонстрировать личный пример. Под ЛИЧНЫМ ПРИМЕРОМ понимается «Я действую точно так, как хочу, чтобы действовали мои подчиненные». Если я хочу, чтобы они считали невозможным не выполнить обязательство или нарушить сроки, я никогда не позволю этого сделать себе! Более того, буду акцентировать на этом внимание подчиненных. Если я хочу, чтобы они делегировали задачи и полномочия своим подчиненным, а не тянули все на себе, я делегирую все им, наделяю полномочиями, верю в них, помогаю им поверить в себя, помогаю на первоначальном этапе почувствовать их ответственность за результат, помогаю выполнить задание (подсказывая, советуя, но ни в коем случае не принимая часть или всю задачу обратно!), терпимо отношусь к их ошибкам, но стараюсь сделать так, чтобы они больше не повторялись… Если я хочу, чтобы они не делегировали свою работу подчиненным, я тоже выполняю всю работу сам… Если хочу, чтобы они отчитывались о выполнении работы, и сам оперативно сообщаю им о результатах работы бизнеса в целом и некоторых результатах своей работы…

Довольно высока и цена ошибки – если Вы начнете декларировать ценности и нормы не подкрепляя их механизмом внедрения (в первую очередь, моделью поведения руководителей), то результаты могут быть очень плачевными – разочарование персонала, демотивация, скептицизм, цинизм, ложь, негативизм…Фактически, начиная внедрять корпоративную культуру не приготовив механизмы ее внедрения, можно легко внедрить совершенно противоположное желаемому. В любом случае, знайте, что персонал примет не те ценности и нормы, о которых они слышат, а те, которые они видят в своих руководителях и коллегах!

Еще два важных момента, касающиеся использования личного примера как инструмента изменения подчиненных:

а) еще никогда курящим родителям не удавалось объяснить ребенку, что курить нельзя/плохо/не нужно… Ребенок обычно верит тому, что он видит, а не тому, что слышит…

б) делая то и так, как требую, чтобы поступали они, я лучше понимаю, в чем возникают трудности и вовремя могу им подсказать или помочь. К тому же, требую уверенно, зная, что это возможно, законно, не голословно…

Для того, чтобы ускорить процесс внедрения новых элементов культуры, пригласите хорошего консультанта, проведите тренинг-мастерскую по разработке элементов корпоративной культуры. Но за Вас и руководителей компании тренер-консультант эти изменения не сделает.

И еще один важный момент. Для Вас важно поскорее «транслировать» корпоративную культуру на всю компанию. Для этого желательно провести (и периодически проводить) Корпоративную Встречу – The Big Event, в которой будут участвовать все сотрудники компании, или хотя бы все менеджеры подразделений, если это очень крупная компания. Мой опыт проведения подобных мероприятий показывает, что и 50, и 100 и 200 человек (желательно не больше!) могут прекрасно работать на такой Встрече как одна команда: обсуждая общие ценности, цели, принципы работы компании… А в итоге, считая их своими, понимая их одинаково и приняв их в повседневную работу…

Вопросы автору можно задать по электронной почте: bz@solutions2b.com.

А теперь позвольте позадавать несколько вопросов ВАМ!

Мы предлагаем Вашему вниманию тест из серии авторских Экспресс-тестов, которые помогут менеджеру по персоналу комплексно оценить и качественно перестроить свою работу. Публикуемые тесты – это не просто инструмент для содержательного экспресс-анализа выполняемой работы, но и отличная «линейка» для оценки качества Вашей работы и работы функции. Они также могут послужить хорошим «контрольным списком» (check-list) в процессе разработки и реализации изменений в компании.

Экспресс-Тест «Управляем ли мы корпоративной культурой?»

©2015, Борис Жалило

Дайте ответы на каждый из 10 вопросов («да» или «нет»). В случае нескольких «вложенных» вопросов ответ «да» возможен только при положительном ответе на все «вложенные» вопросы. Делайте необходимые пометки прямо в тесте и выписывайте на отдельный чистый лист бумаги все возникающие при этом идеи. Не торопитесь. Отвечайте на все вопросы. Если Вы не можете ответить на вопрос, и при этом вопрос находится в Вашей компетенции, отвечайте «нет». Будьте предельно честны – Вы отвечаете для себя! УДАЧИ!

1) Можете ли Вы перечислить все элементы, которые входят в понятие корпоративной культуры и объяснить причину, по которой для Вас и компании важно ими управлять?

ДА/НЕТ

2) Имеем ли мы четкое представление (исходя из стратегии, визии, планов, целей) о том, какие ценности, нормы поведения, убеждения, стереотипы для нас важны в нашем персонале?

ДА/НЕТ

3) Если Вы ответили «Да» на второй вопрос, то измеряли ли Вы реальную картину – каковы сегодня ценности, нормы поведения, убеждения, стереотипы персонала Вашей компании?

ДА/НЕТ

4) Какие ценности и нормы поведения стимулируются с помощью существующей системы стимулирования? Соответствуют ли они желаемой корпоративной культуре компании?

ДА/НЕТ

5) Есть ли у Вас четкое видение желаемой корпоративной культуры и план действий по формированию/изменению корпоративной культуры компании?

ДА/НЕТ

6) Учитываются ли при изменении системы стимулирования, отбора, продвижения, оценки исполнения и контроля, обучения, информационных систем возможные последствия для корпоративной культуры? Корректируются ли перечисленные системы для обеспечения желаемых последствий для корпоративной культуры?

ДА/НЕТ

7) Есть ли в компании корпоративные легенды, описывающие чье-то «правильное и ценное» поведение, которое позволило компании и самому герою легенды получить важные результаты?

ДА/НЕТ

8) Является ли руководитель «живым примером правильного и ценного поведения» для сотрудников?

ДА/НЕТ

9) Объясняются ли во время программы адаптации/ориентации новым сотрудникам ценности, убеждения, нормы поведения в компании?

ДА/НЕТ

10) Есть ли в компании элементы наглядной агитации (информационные стенды, плакаты, внутренний сайт и т. п.) с прописанными декларируемыми ценностями, верованиями-убеждениями и нормами поведения?

ДА/НЕТ

Комментарии к тесту

Если у Вас получилось 9-10 ответов «Нет», ничего страшного, в основном компании не уделяют внимания управлению корпоративной культуры;

Если у Вас от 2 до 7 ответов «Да» – Вы всерьез задумались над возможностью использования корпоративной культуры для воздействия на персонал. Давайте объединим наши усилия?

Если у Вас получилось 8–9 ответов «Да» – то, скорее всего, следует еще раз искренне ответить на вопросы теста, заново обдумав каждый вопрос.

Если у Вас 10 ответов «Да» – либо в компании все настолько хорошо с корпоративной культурой и Вы в совершенстве освоили эти невидимые рычаги управления персоналом. Либо…?

Почему собака виляет хвостом, радуясь нам? Мы ее этому учили? Заставляли? Почему птицы осенью улетают на юг? Их кто-то стимулирует? Награждает, платит за это? Наверняка, нет. Такое поведение для них естественно. НОРМАЛЬНО.

Нужно ли человека стимулировать, чтобы он вел себя «нормально»? Например, чтобы чистил с утра зубы?

В момент принятия сложных решений человек не перечитывает инструкции, он принимает решение исходя из своих ЦЕННОСТЕЙ, исходя из того, что он считает важным.

В каком случае мы спорим, отстаивая свою точку зрения? Когда в чем-то УБЕЖДЕНЫ, во что-то действительно ВЕРИМ.

Корпоративная культура состоит из множества элементов. Но основными элементами корпоративной культуры, управляющими поведением персонала, являются ценности, нормы поведения и убеждения.

Как подсистема, система корпоративной культуры определяется воздействием таких других подсистем как:

• стратегия компании;

• кадровая политика;

• система планов компании;

• система стимулирования;

• системы контроля и оценки исполнения;

• содержание работы (дизайн должности сотрудника – поскольку он во многом определяет вклад сотрудника в деятельность компании);

• система компенсации;

• система обучения;

• система аттестации (оценки исполнения);

• оперативное руководство;

и, в свою очередь, корпоративная культура оказывает значительное практическое воздействие на все подсистемы компании.

Кстати, если Вы не управляете корпоративной культурой в Вашей компании, это еще не значит, что ею никто не управляет…

А теперь, как всегда, сделайте выводы по вашим ответам на тест, и ЗАЗЕМЛИТЕ их в план конкретных действий!

15. Как изменять незримое: «Операция на душе» = изменение корпоративной культуры компании

Совместимы ли “душа” и “бизнес”?

Есть ли у Вашей компании душа? Существуют ли для Вас такие понятия, как “вера”, “ценности”, “культура”? В наше время такие слова священники, наверное, употребляют реже, чем руководители. У любой компании, даже, если это не объявлено, не продекларировано во внутренних документах и не расписано на плакатах на стенах, есть своя определенная культура, дух, ценности, вера, убеждения. Независимо от того, заботится о них руководитель или нет, они определенным образом влияют на КАЖДОЕ решение, которое принимается и исполняется в компании, а также на поведение КАЖДОГО сотрудника компании – от вахтера до директора.

Все чаще руководители компаний считают, что их проблемы лежат глубже, чем определенные процедуры, или структура, или система заработной платы. И, думая таким образом, они стараются изменить нечто, что нельзя потрогать, измерить или зафиксировать на бумаге. Это “нечто” и есть корпоративная культура их компаний.

Как может повлиять корпоративная культура на прибыль компании?

Представьте себе дорогой ресторан, залогом успеха которого является высокое качество обслуживания. Но при этом, официанты ресторана не считают качественный сервис чем-то необходимым. Они больше ценят хорошие отношения с менеджментом ресторана, смены поваров соревнуются между собой в том, кто больше сэкономил продуктов за смену, а охрана считает естественным задержать каждого, кто заходит в ресторан минимум на минуту, чтобы проверить металлоискателем одежду и вещи посетителей, и на входе образуется небольшая очередь. Один из дорогих ресторанов меньше, чем за полгода превратился в убыточный из-за подобной ситуации. Для того, чтобы изменить ситуацию, руководство ресторана наняло нескольких менеджеров для контроля за ситуацией, надзора за работой всех сотрудников ресторана. Но такой надзор менял ситуацию лишь на то время, пока сотрудник был под контролем. Как только контроль ослабевал, сотрудники ресторана старались его обойти и действовать “так, как было заведено”.

Если формальные цели, задачи, ценности компании не совпадают с тем, как там действительно “заведено”, и как привыкли работать люди, компания вынуждена тратить значительные суммы на контроль, взыскания и дополнительное материальное стимулирование, а также терять еще бóльшие суммы на некачественных товарах и обслуживании, на потерянных заказах или клиентах.

В компании “Артур Андерсен” самым ценным было удовлетворение клиента, сотрудничество с ним и честность, как ключевой фактор успеха любой аудиторской компании. Причем эти ценности не были декларативными или формальными, они ценны для всего персонала компании. (Это же их, кстати, и погубило). Норма поведения персонала – сверхурочная работа, если это необходимо для выполнения заказа клиента. Основными ценностями каждого сотрудника также являются сотрудничество с клиентом для полного удовлетворения его запросов, честность и бескомпромиссность при выполнении работы. Такая корпоративная культура поддерживается личными примерами менеджмента, ее поддерживает система стимулирования, отбора персонала и система аттестаций. Кроме того, такая корпоративная культура действует и при сотрудничестве менеджмента компании с персоналом. Руководство компании поступает открыто и честно по отношению к сотрудникам, удовлетворяет их потребности в профессиональном и личностном развитии и т. д. В этом примере мы видим полное соответствие корпоративной культуры целям и ключевым факторам успеха компании. К тому же, все элементы корпоративной культуры действуют системно, усиливая друг друга и способствуя достижению целей компании.

Что такое корпоративная культура и что она в себя включает?

Культуру нельзя разложить на составляющие, измерить, или описать определенными формулами. Корпоративная культура, ее самое простое определение – это обычный способ поведения сотрудников в компании. То, как сотрудник будет себя вести в организации, зависит не столько от формальных процедур и правил, которые просто не могут регламентировать каждый шаг сотрудника, а больше от норм поведения, которое сложилось в группе, от ценностей, которыми руководствуется сотрудник, от отношения сотрудника к определенным явлениям и понятиям, от некоторых “ритуалов”. Именно нормы, ценности, отношение и ритуалы составляют корпоративную культуру каждой компании. Корпоративная культура создается постоянно, достаточно продолжительное время, и создается самими сотрудниками компании, которые ведут себя так, а не иначе. Типичное поведение постоянно превращается в норму, которой должны придерживаться все сотрудники компании, и которую должны принимать все новые сотрудники, которые приходят в компанию. Компания “Х” (тут и в некоторых других примерах настоящие названия компаний не упоминаются, поскольку проблемы культуры компаний являются очень “интимным” вопросом и ни одна из компаний не дала согласие на упоминание своего названия) является достаточно молодой компанией, которая работает на рынке с 1993 года, и в первые годы достаточно быстро развивалась. За эти годы персонал компании, который фактически работал тут с первых дней существования, сформировал некоторую корпоративную культуру со своими нормами, ценностями, отношением и ритуалами. Когда на одну из должностей компании пригласили человека, который до этого работал в Государственной Комиссии по Ценным Бумагам – государственном учреждении, новый человек продержался там всего два-три месяца, успев за это время поссориться со своими коллегами и успев практически завалить свой участок работы. Это произошло не потому, что человек оказался не способным, а потому, что там, где он работал, было “иначе заведено”: он получал четкие формализованные приказы или задания, нормой для работы в его отделе было четкое выполнение заданий, но ни в коем случае не проявление собственной инициативы и выполнения чего-то сверх того, что было приказано. В его отделе ценилось общение между сотрудниками, с коллегами и непосредственным руководством, для того, чтобы обмениваться информацией, быть в курсе дел и иметь теплые дружеские отношения. Именно на такое общение нормально было тратить большую часть рабочего дня. В новой компаний, в которую пришел человек, было принято ответственное и инициативное отношение к работе. Нормой было то, что каждый человек определял, что он должен делать для того, чтобы его направление приносило компании наибольшую прибыль. Ценным было обеспечение прибыли компании и высокое качество обслуживания клиентов. Несмотря на высокий профессионализм, знание своего дела, человек не смог работать эффективно в новой компании, поскольку ее культура, которая была привнесена из предыдущей компании, абсолютно не совпадала с культурой компании “Х”.

Корпоративная культура – это система ценностей, поверий, убеждений, норм, правил, традиций, ритуалов, легенд, героев, которые есть в компании и которые определяют поведение каждого ее сотрудника. Корпоративная культура может включать формальные элементы – те, которые продекларованы и задокументированы, и неформальные – те, которые нигде не зафиксированы, но в действительности принимаются сотрудниками.

Система ценностей определяет, что такое “хорошо”, а что такое “плохо” для компании и для сотрудника. Для того, чтобы влияние системы ценностей на работу компании было позитивным, необходимо, чтобы система ценностей сотрудника отвечала системе ценностей компании. Этого можно достичь комплексно, при помощи правильного отбора, ориентации и адаптации, обучения, стимулирования и аттестации сотрудника.

Поверья и убеждения – это определенные твердые взгляды (которые не требуют проверки) персонала на следующее:

• Человеческую природу;

• Природу бизнеса;

• Продукты и услуги компании;

• Рынок компании;

• Клиентов (в том числе потребителей);

• Конкурентов;

• Бизнес-партнеров;

• Собственников или акционеров;

• Компанию;

• Организацию процессов в компании, подразделениях, командах;

• Масштабы (ограничения) персональной свободы принятия решения и ответственности;

• Профессионализм в работе (знать или учиться?);

• Персональную работу/задания;

• Стандарты качества;

• Руководство;

• Мотивацию;

• Других сотрудников;

• Самих себя (как сотрудников и личностей).

Например, сотрудники компании «Моторола» верят в то, что качество должно и может быть очень высоким (6 сигма – меньше одной миллионной, а сотрудники другой компании считают, что их рынок ограничен границами их страны). Руководство большинства компаний, которые работают в сфере телекоммуникаций, считают своими конкурентами другие компании, которые работают в подобном бизнесе, редко воспринимая всерьез конкуренцию, которая идет от развития Интернет, который уже легко позволяет общаться при помощи компьютера, а не телефона, без оплаты за международные телефонные переговоры.

Нормы поведения – это стандарты и подходы, по которым сотрудник определяет, что и как ему нужно сделать. Нормы, как правило, касаются таких сфер как:

• Общение;

• Получение или определение цели/задачи;

• Процесс работы;

• Командная работа;

• Использование рабочего времени;

• Использование ресурсов (в том числе финансовых ресурсов) компаний;

• Обслуживание клиентов (как внешних, так и внутренних);

• Отчетность;

• Обучение и профессиональное развитие;

• Обмен информацией;

• Получение, использование и предоставление обратной связи;

• Инициатива;

• Креативность;

• Инновационность, гибкость;

• Активность или пассивность поведения.

Чтобы показать влияние норм, обратимся к наиболее типичным примерам. В некоторых компаниях “нормальным” считается работать пассивно, то есть не выявлять инициативы, не делать новых предложений, одним словом, “не высовываться”. В другой компании может быть “ненормальным” поведение человека, который не предлагает новых идей на собраниях группы и не проявляет инициативу.

Правила поведения могут быть формальными или неформальными. Формальные правила регламентируют отдельные действия сотрудника, иногда превращая их в полностью регламентированные процедуры. Правила могут быть такими, которые необходимо выполнять или такими, которые дают некоторую свободу выбора. Неформальные правила определяются сотрудниками самостоятельно или определяются группой. Неформальные правила очень похожи на нормы. В МакДональдз, к которому мы уже все привыкли, формальным правилом поведения сотрудников является улыбка каждому клиенту, а неформальным – открывать дополнительную кассу кроме одной-двух работающих, когда очередь к кассе больше двух клиентов.

Традиции – это определенные привычки сотрудников. Мы говорим о традиции, когда что-то (определенные действия или отдельные процессы) сотрудники делают не задумываясь, поскольку они всегда это делали. Так, для более старой компании может быть традицией, провожая человека на пенсию, дарить ему какие-то смешные подарки, сделанные своими руками. Для небольшой и более молодой компании традицией может быть совместное празднование дня рождения каждого сотрудника. Или традицией продавцов может быть не делать никаких звонков до конца рабочего дня, если была проведена очень успешная операция – для того, чтобы не потерять везение. Руководитель должен знать традиции, которые сложились в компании и понимать, что попытка их ликвидировать или изменить, как правило, вызывает очень сильное сопротивление со стороны всего персонала. В то же время, в основном, традиции не вредят организации, а наоборот, развивают командный дух, лояльность сотрудников к компании, олицетворение себя с компанией.

Ритуалы – это определенные действия, которые с точностью повторяются, когда в компании происходят определенные события. Например, приход нового сотрудника, или повышение сотрудника. Ритуалы помогают повысить лояльность персонала к компании и иногда повышают имидж компании в общении с партнерами и клиентами.

Правила, традиции и ритуалы при более поверхностном анализе корпоративной культуры можно свести к нормам, поскольку все эти элементы определенным образом “нормируют” поведение сотрудников.

Легенды – это подтвержденные или неподтвержденные документально истории, которые описывают определенные ценности, “ценное” поведение т. д. Во многих компаниях есть истории про первые годы компании, про ценности ее основателей. У некоторых компаний это несколько преувеличенные, романтизированные истории о достижениях кого-то из сотрудников или руководителей компании.

Герои – это лица, которые работают или работали на предприятии, и показали своим примером поведение, которое ярко выражено и обращено на укрепление основных ценностей компании. Героями могут считаться мастера, которые перевыполнили план (при производственной ориентации предприятия), лучшие продавцы (когда наибольшая ценность для компании – максимизация продаж, то есть при сбытовой ориентации), менеджеры, которые правильно определили, что именно, когда, по какой цене продать (при конъюнктурной ориентации). В случае маркетинговой ориентации героями становятся те, кто превзошел ожидания клиента, обеспечил наилучший сервис, или с честью решил конфликт с клиентом и т. д. Некоторые украинские и российские компании уже создают современные аналоги “Доски почета” и считают, что это эффективное средство мотивации.

Какая культура является “хорошей” и какая “плохой” для моего бизнеса?

Это вопрос, наверное, задавал себе каждый руководитель, который задумывался над корпоративной культурой своей компании. Чаще всего ответ звучит так: культура должна быть сильной, ориентированной на прибыль и способствовать поддержанию дисциплины в компании. Наихудший ответ – такая культура, что и у “соседа”. Наилучший ответ – соответствующая, или такая, которая поддерживает выгодное для компании поведение персонала. Если для компании, которая занимается местными маршрутными пассажирскими перевозками, ценно то, чтобы пассажиры экономили время, пользуясь ее услугами, и доезжали быстрее, чем на трамвае или троллейбусе, которые ходят по этому маршруту, то ценным для водителя микроавтобуса этой компании должно быть также время пассажиров, а не отсутствие незанятых мест в микроавтобусе. И пятнадцатиминутные ожидания на остановке, пока микроавтобус вместит не меньше пассажиров, чем в нем свободных мест, должно стать отклонением от принятой неформальной нормы, а не нормой. С другой стороны, если в агентстве по продаже авиабилетов сотрудники относятся к клиенту, который позвонил заказать билеты как к человеку, который, фактически, платит им зарплату и от которого зависит их будущее, такое отношение определяет наилучшую для компании культуру и способствует обеспечению высокого уровня сервиса, благодаря чему услуги агентства пользуются спросом.

Важными параметрами “хорошей” корпоративной культуры являются также однородность и сила. Компанией с однородной культурой легче управлять, и при этом меньше времени, денег и сил руководства тратится на то, чтобы найти разные подходы к сотрудникам, контролировать и координировать их поведение. Если же в производственном отделе ценным является стабильность ассортимента и отсутствие авралов, а в отделе сбыта основная ценность – это полное удовлетворение каких бы то ни было требований клиента, то такая неоднородность культуры и даже несовместимость двух культур в одной организации обязательно приведет к конфликтам между отделами и будет требовать значительных дополнительных усилий менеджмента. Сильная культура значит, что незначительные потрясения, скажем, такие, как приход нового сотрудника с абсолютно другой культурой, практически не изменят ту культуру, что сложилась в организации.

Рассмотрим несколько примеров “хорошей” и “плохой” корпоративной культуры. В 70-х годах цели одного большого концерна формулировались как:

• Ежегодное увеличение оборота на 25 %

• Ежегодное повышение прибыли на 10 %

В 80-е года этого концерна уже не было. Еще один пример: экономическая политика одного немецкого химического предприятия, которого уже не существует сегодня, основывалась на следующих продекларированных принципах:

• Необходим экономический рост;

• Необходимо высокое качество продукции;

• Необходимо экономить;

• Необходима конкурентоспособность;

• Необходима открытость;

• Необходимо динамичное развитие.

А вот два примера того, какие принципы руководства могут принести успех предприятию:

Принципы менеджмента фирмы “Тойои Дойчланд ГмбХ”:

• Подавать пример подчиненным;

• Не оставаться равнодушным к сотрудникам;

• Меньше критики, больше понимания;

• Кто хочет иметь успех, должен подумать об успехе других;

• Быть требовательным к подчиненным и в то же время подбадривать и хвалить их;

А вот некоторые из 31 принципа руководства фирмы “ИКЕА”:

• Мотивировать сотрудников и давать им возможность двигаться вперед;

• Удовлетворение выполненной работой – лучшее снотворное;

• Большую часть задуманного еще предстоит выполнить – это чудесное будущее!

• Позитивно настроенные люди всегда побеждают;

• Победа еще не означает чье-то поражение;

• Бюрократизм мешает быстрому и четкому решению проблем;

• Делать ошибки – привилегия решительных людей;

• Нерешительность значит больше статистики, больше проверок, больше совещаний, больше бюрократии, больше рутины;

• Простота – это хорошо. Сложные правила могут парализовать;

• Ни один метод не может быть эффективнее, чем хороший пример.

В зависимости от целей компании, внешней среды, в которой она работает, персональной культуры сотрудников, оптимальными, конечно, могут считаться разные культуры. Но в них в то же время есть общие элементы. Конструктивной считается ориентация компании на потребителя, на развитие, совершенствование, лидерство. Но такая ориентация должна быть комплексной, то есть все элементы компании и элементы корпоративной культуры должны поддерживать такую ориентацию.

Существует 4 фазы или стадии ориентации компании:

1. Продуктовая или производственная ориентация;

2. Сбытовая;

3. Конъюнктурная;

4. Маркетинговая ориентация и ориентация на потребителя как наивысшая ее стадия.

Интересно, что кроме разницы в некоторых функциональных подсистемах, компании в каждой фазе очень сильно отличаются и по своей корпоративной культуре.

Сотрудники предприятия, которое характеризуется производственной ориентацией, верят в то, что “раньше мы были известны всей стране, а теперь мы никому не нужны. Мы производим, а у нас не покупают. Но мы ж производим! И качество неплохое.” Основными ценностями в такой компании чаще всего являются рост производства, выполнения и перевыполнения плана, стабильность работы и оплаты и т. д. Отдел сбыта в такой компании распределяет продукцию среди тех, кто обратился в компанию и заказал ее.

На предприятии, которое находится на сбытовой стадии ориентации, верят в то, что “все, что произведено, должно быть продано. Любыми средствами!”. Среди целей и ценностей компании: “Раскрутиться!”, “Выжить!”, “Заработать!”, “Продать! Не имеет значения как и кому, но выгодно!”, “Живем, пока есть что продать”. В такой компании качество товара и обслуживания и удовлетворение клиента не является ценным, допускается давление на клиента, любые жалобы клиента после того, как товар был продан, не принимаются. Поскольку объем продаж и прибыль – основные ценности, такие компании очень ценят также минимизацию затрат любой ценой, экономию на всем, на чем можно сэкономить. Такая стадия – очень позитивный сдвиг в работе предприятия, которое находилось на этапе производственной ориентации, или является начальной для многих новых созданных малых фирм. Имея такую ориентацию, можно достаточно быстро заработать, но потом так же быстро обанкротится, поскольку клиенты не станут работать с такой компанией в современных условиях больше одного раза. Хотя некоторые компании относительно успешно работают, находясь в этой фазе.

При конъюнктурной ориентации предприятия сотрудники верят в то, что “нужно производить только то, что сейчас пользуется спросом”. Важно быстро и правильно реагировать на спрос, на изменения конъюнктуры рынка. Клиент ценится, если он – потенциальный покупатель товара. Сотрудники компании понимают, что качественный сервис является важным для того, чтобы клиент купил товар, и, возможно, вернулся в компанию снова, чтобы купить еще. Снижение затрат для такой компаний также важно, но выполняется оно размеренными темпами – персонал уже начинает считаться двигательной силой, поэтому ценным является также удовлетворение персонала.

При маркетинговой ориентации наивысшей ценностью является удовлетворение клиента. Сотрудники компаний верят в то, что они работают для удовлетворения потребностей клиентов, что желание клиента – закон. Ценными являются как внешние, так и внутренние клиенты (коллеги, сотрудники предприятия, непосредственные руководители или подчиненные). Норма поведения – отношение к клиенту с уважением, понимание клиента, внимание к нему и стремление обеспечить наилучший сервис и наивысшее качество продукции. В такой компании невозможно экономить на затратах на персонал, или снизить затраты за счет отказа от дополнительных услуг клиенту. Наоборот, сотрудники такой компании верят в то, что затраты на дополнительный сервис клиенту окупятся, потому что клиент будет лояльным к компании и порекомендует компанию своим коллегам.

Основную массу компаний нельзя охарактеризовать как чисто “сбытовые” или “маркетинговоориентированные”, поскольку в них присутствуют разные элементы от разных культур. Для того, чтобы обеспечить переход к высшей стадии ориентации и получить полный желаемый эффект от такого перехода, нужно стараться достичь однородности культуры и системного соответствия ее элементов.

Как анализировать корпоративную культуру компании?

Анализ корпоративной культуры – это сама по себе очень сложная задача, поскольку культура невидима, “бестелесна” и т. д., а значит ее нельзя и “измерить”. В то же время, есть несколько способов проанализировать корпоративную культуру непрямым образом – через ее проявления и результаты ее проявлений, а также, через анализ факторов, которые определяют эту культуру.

Для того, чтобы определить, является ли корпоративная культура “хорошей” или “плохой” для компании (то есть, нужно ли ее менять?), иногда достаточно просто провести бенчмаркинг, то есть сравнить показатели финансового успеха компании с подобными компаниями в данной отрасли. Если компания – лидер, или один из лидеров в отрасли, нет никаких оснований менять корпоративную культуру. Однако, важно учесть, что бизнес очень динамично меняется: меняется среда, конкуренты и потребители. То есть, корпоративная культура тоже должна меняться.

Для того, чтобы подробнее проанализировать корпоративную культуру, понять ее содержание и определить ее элементы, можно проанализировать видимые сигналы и проявления корпоративной культуры, проанализировать факторы, которые на нее влияют, и проводить опрос, анкетирование, интервью, фокус-группы, анализ отдельных случаев, наблюдать за поведением сотрудников.

Видимыми сигналами или факторами, при помощи которых можно проанализировать корпоративную культуру, являются:

• Формально декларированная миссия, видение, ценности, поверья, политика и прочие подобные формальные документы компании. Важно знать, насколько четко сотрудники компании знают их (спросите нескольких сотрудников, посмотрите, записано ли это на плакатах на стенах, в рекламных буклетах компании, на ее вебсайте и т. д.;

• Посмотрите на доски объявлений, внутренние газеты, вебсайт компании внутренние информационные и директивные (инструктивные) листы. Определите, какие идеи актуальны и популярны в компании, какие есть конфликты, как решаются проблемы, какой информацией обмениваются (делятся) руководство и персонал, о чем заботятся, что вознаграждается;

• Проведите интервью, опрос, фокус-группы и т. д.;

• Поведение сотрудников компаний, то, как именно и какие решения принимаются в компании, дает очень ценную информацию про ценности и нормы компаний.

Для анализа корпоративной культуры, можно также попробовать ответить на следующие вопросы, что поможет достаточно быстро структурировать и проанализировать результаты собственных наблюдений:

• Какие качества и характеристики должен иметь идеальный претендент на вакантную должность предприятия?

• Какие качества бы мешали этому сотруднику работать в данной компании?

• Что бы произошло, если бы руководитель отсутствовал в течение 4-х недель?

• Что бы не понравилось в сегодняшней компании тем, кто ее основал?

• Почему клиент разместит заказ именно в этой компаний?

• Почему стóит работать сверхурочно на этом предприятии?

• Как могла бы называться книга об этой компании?

Когда нужно менять культуру?

Есть два ответа на это вопрос: во-первых, тогда, когда персонал по какой-то причине не ведет себя наилучшим для целей организации образом. И когда приходится контролировать, наказывать и дополнительно стимулировать определенные действия сотрудников компании. Это значит, что эффективное и результативное поведение не является “нормальным”, “ценным”, типичным и обычным. А второй ответ – постоянно. Культура не статична, не формализована, ее нельзя сформировать раз и навсегда, каждый новый человек, который приходит в организацию, привносит с собой новые ценности и нормы, которые не могут не повлиять на поведение других сотрудников организации. Изменения на рынке, во внешней среде, любые поступки влиятельных лиц (руководства) также влияют на определенные элементы существующей культуры. Это значит, что необходимо отслеживать такое влияние на культуру и сознательно им управлять для того, чтобы подходить ближе к поставленной цели. Но важно понимать, что и как должно меняться.

Что именно нужно изменять и как?

В компанию “Y” пришел новый заместитель, у которого был значительный опыт антикризисного управления. Последние несколько лет он работал директором трех предприятий, которые, фактически, поднял с руин. Руководитель компании “Y” поставил перед ним задачу увеличить объемы продаж компании и создать систему сбыта, которая могла бы работать эффективно. Увидев перед собой не очень эффективное предприятие, этот человек решил, что именно он должен делать для улучшения ситуации и как должен работать с персоналом, исходя из своего опыта руководства тремя предыдущими компаниями. Но у корпоративной культуры компании “Y” были значительные отличия от тех предприятий: в компании работали профессионалы высокого класса, которые были ориентированы на достижение. Ценным в компании считалось профессиональное и личностное развитие, качественное обслуживание клиентов. Нормой поведения был постоянный поиск нового, разработка инновационных продуктов и услуг. Прежде всего, новый заместитель ввел жесткий режим экономии на всем, на чем можно, и контроль действий сотрудников, которые должны были во всем ему подчиняться. Хотя подобный подход работал на предыдущих его предприятиях, а данном случае он был абсолютно неприемлемым для той корпоративной культуры, которая сложилась в компании. Более того, когда он заявил сотрудникам о том, что планирует ограничить возможность сотрудников зарабатывать деньги в компании, фиксировать и сократить заработную плату для того, чтобы обеспечить стабильность работы и заработной платы, большинство сотрудников было просто шокировано. Для них стабильность рабочего места и заработной платы не были ценными, поскольку их профессиональный уровень позволял им выбирать работу в любой компании и диктовать свои условия. История этой компании еще не закончилась, но уже есть сигналы того, что сотрудники начали иначе относиться к работе, завершать свои дела «по звонку», даже если они не завершены, обслуживать клиента самым дешевым, а не наилучшим, образом и стараться уделять больше времени своим проблемам, а не проблемам компании. Поскольку ключевыми факторами успеха компании были сервис, инновационность услуг, преданность клиенту и профессионализм персонала, сейчас компания, несколько увеличив объем продаж, потеряла нескольких очень важных клиентов и постоянно теряет свой имидж, который нарабатывался годами. И корпоративная культура, которую привнес новый руководитель, идет вразрез со стратегией компании.

Для того, чтобы изменить в правильном направлении и, к тому же, сделать это правильно, результативно и с наименьшими потерями, важно создать четкое видение новой культуры, которую компания стремится воплотить, разложить это видение на отдельные элементы корпоративной культуры, определить по каждому элементу основные факторы, которые его формируют или влияют на него, и определить как именно нужно изменить этот фактор. Только комплексный подход, то есть изменение нескольких факторов, которые влияют на элемент культуры, может дать результат.

Что формирует и определяет корпоративную культуру в компании?

Как уже упоминалось, корпоративную культуру формирует поведение сотрудников и менеджеров, то есть культуру определяют те факторы, которые способны повлиять на поведение: прежде всего персональная и групповая мотивация сотрудников, их ценности и нормы, система стимулирования и вознаграждения (сотрудник определяет, что является ценным для компании и какие нормы поведения тут приемлемы исходя из того, за что компания вознаграждает, и за что наказывает). Очень сильными факторами, которые влияют на корпоративную культуру являются поведение лидеров, внешние и внутренние информационные потоки, ритуалы, выдающиеся и торжественные события, которые происходят в компании.

Вот достаточно полный перечень факторов, которые определяют корпоративную культуру в компании:

• Формальная корпоративная культура, то есть задокументированные, продекларированные ценности, поверья, нормы компании и т. д. Влияние может быть совместным, но возможна непрямая зависимость неформальной культуры компании от бумажной, формальной. Коэффициент детерминации или корреляции между этими культурами может варьироваться от -1 до +1;

• Персональная культура каждого сотрудника, а также, их IQ и EQ;

• Цели и методы измерения достижения целей или показатели;

• Личность лидеров;

• Стиль лидерства в компании;

• Поведение менеджеров и сотрудников.

Причем, зависимость между культурой и поведением напоминает песочные часы:

• Организационная структура компании (механистическая или органическая, наличие организационных барьеров между функциональными отделами, высокая или плоская структура и т. д.);

• Система мотивации, стимулирования и компенсации;

• Система продвижения/повышение персонала;

• Система обучения и развития персонала;

• Информационные потоки (система управления информацией компании: информационные каналы, формальные политика и правила, процедуры, нормы и реальная практика);

• Распределение ресурсов в компании (формальные политика, правила, процедуры, нормы и реальная практика);

• Конфликты и решение конфликтов (формальные политика, правила, процедуры, нормы и реальная практика);

• Физическая среда (дизайн, пространство, мебель, оборудование т. д.);

• Социальная среда (за пределами компании).

Все перечисленные факторы определяют корпоративную культуру компании, но их вес или сила влияния для каждой компании индивидуальна.

Как делаем “операцию на душе”?

Говорят, что в чужой монастырь со своим уставом не ходят. Но, к сожалению, каждый человек «со стороны», с опытом работы, приходит в компанию с собственным «уставом» – культурой, и ведет себя так, как принято в его культуре. Более того, каждый человек старается изменить своих коллег, которые ведут себя не так, как он. Если культура в компании, в которую пришел новый человек, сильная и однородная – очень скоро новый сотрудник приспособится к такой культуре и постепенно изменит свои ценности, нормы, отношение … или уйдет из компании. Если культура слабая, с приходом нового сотрудника она становится еще более неоднородной и слабой.

Менять корпоративную культуру можно только «сверху-вниз». В первую очередь потому, что рычаги, которые влияют на корпоративную культуру, находятся преимущественно в руках руководства. В компании «Z», которую выкупил иностранный инвестор, к изменению корпоративной культуры подошли серьезно и комплексно. Замена некоторых руководителей позволила привлечь на предприятие лидеров, которые должны были принести и пропагандировать новые ценности и нормы поведения, прием на работу новых сотрудников с нужной мотивацией и ценностями, интенсивные тренинги, которые были проведены для всего административного персонала, общее собрание и выездные пикники, празднования, во время которых персонал усваивал новые нормы поведения, ценности, точки зрения, приобретал веру в компанию, в менеджмент, в возможность успеха и т. д. Одновременно с этим компания при участии всех менеджеров высшего, среднего и нижнего звена изменила систему заработной платы, вознаграждения и стимулирования. Новая система была ориентирована на стимулирование ценного для достижения целей компании поведения. Изменения в системе стимулирования привели к тому, что некоторые сотрудники уволились, не желая принимать новые правила игры, но те, кто остались, восприняли и приняли новые ценности и новую культуру предприятия. Относительно скоро (в течение года) и по большей части успешные изменения корпоративной культуры компаний были возможны исключительно благодаря комплексному подходу и использованию целого спектра средств влияния на формирование желаемой культуры.

Как уже было сказано, для того, чтобы определенным образом изменить корпоративную культуру, нужно действовать на те факторы, которые ее определяют (перечислены выше). Но не следует забывать, что самым сильным фактором является поведение сотрудников и руководителей. Фактически, этот фактор является природным мультипликатором (множителем) изменений. Если мы меняем факторы, которые изменят поведение одной группы, это определенным образом повлияет и на поведение других групп и отдельных лиц.

Для того, чтобы создать определенную корпоративную культуру, необходимо ОИСУ: «Отбирать-Информировать-Стимулировать-Управлять», то есть:

– отбирать на работу в компании сотрудников с такой мотивацией, ценностями, отношением, нормами поведения, которые были бы близки той корпоративной культуре, которая является желаемой в компании;

– эффективно информировать сотрудников о том, что является ценным для компании через программы ориентации и адаптации новых сотрудников, через тренинг, формальные обучение и наставничество, через собственный пример поведения лидеров, через все доступные «медиа», такие как: корпоративный сайт, доску объявлений, газету предприятия, письма сотрудникам (в том числе и через электронную почту), презентации, собрания, совещания и т. д.;

– стимулировать то, что является ценным, благодарить и отмечать то поведение, которое должно быть нормальным для сотрудников, вознаграждать героев, которые должны быть образцом для подражания или стандартами поведения, праздновать то, что является выдающимся и должно цениться;

– ежедневно управлять культурой, то есть держать руку на пульсе и корректировать то, что нужно.

Кто должен делать операцию?

На одном из крупных предприятий для проведения организационных изменений, в том числе и для изменения корпоративной культуры, была отобрана достаточно большая команда, в состав которой вошло основное руководство завода, руководители ключевых функциональных отделов и представители от рабочих. Во время планирования и проведения изменений команда привлекала к сотрудничеству всех желающих, на кого тем или иным образом могли повлиять изменения. Позитивный опыт этого предприятия показывает, что менять корпоративную культуру должен не один человек, которому это будет не по силам. Изменения должна вносить сильная и влиятельная команда, которая состоит из основных стейкхолдеров процесса.

Чего следует остерегаться?

Спешить и делать поспешные выводы, праздновать или сдаваться слишком рано. Корпоративная культура содержит общепринятые ценности, поверья, нормы, а для их изменения должно пройти достаточно много времени. В зависимости от того, насколько сильной была старая культура и насколько кардинально ее хотели изменить, изменения длились от трех месяцев до трех лет. Так что, как говорят, «спешите правильно».

Кроме того, следует помнить, что даже когда мы не думаем о корпоративной культуре, она существует. К тому же, она постоянно и динамично меняется. Это значит, что если не держать “руку на пульсе” и активно не управлять корпоративной культурой, можно очень скоро увидеть, что она очень быстро изменилась и уже не отвечает нуждам компании. Так что управление корпоративной культурой – это ежедневная работа, в которой не может быть выходных.

Экспресс-тест на соответствие корпоративной культуры.

©2015, Борис Жалило

1) Вознаграждается ли в Вашей компании ценное для предприятия поведение?

ДА/НЕТ

2) Есть ли в компании легенда или романтический герой, который является неофициальным образцом для подражания для сотрудников?

ДА/НЕТ

3) Легко ли соглашаются руководители отделов компании на сотрудничество в рамках общих целей, программ действий, распределения ресурсов?

ДА/НЕТ

4) Все ли сотрудники и менеджеры предприятия знают, от чего в их поведении зависит успех и выживание компании?

ДА/НЕТ

5) Верят ли все сотрудники компании, что это лучшая компания для реализации их целей и замыслов?

ДА/НЕТ

Внимание! Если Вы ответили «Нет» более чем на один вопрос, Вашей компании необходимы некоторые изменения в корпоративной культуре.

Тест на готовность компании к изменению корпоративной культуры.

©2015, Борис Жалило

1) Четко ли Вы понимаете все те факторы, которые могут влиять на корпоративную культуру?

ДА/НЕТ

2) Совпадает ли Ваше видение существующей корпоративной культуры в компании с видением, по меньшей мере, троих Ваших коллег?

ДА/НЕТ

3) Определили ли Вы, кто должен принимать участие в разработке и внедрении изменений (кто является стейкхолдерами)?

ДА/НЕТ

4) Есть ли у Вас четкое видение того, какая корпоративная культура нужна предприятию?

ДА/НЕТ

5) Есть ли у Вас не менее трех четких убедительных ответов на вопрос: «Почему сотрудники изменят свое поведение»?

ДА/НЕТ

За каждый ответ «Нет» засчитайте себе 0 балов, а за каждый ответ «Да» – 1 бал. Не начинайте изменения, пока Ваш результат меньше, чем “5”! Успеха Вам!

Критически важные элементы корпоративной культуры для современной компании

Исходя из того, что окружающая среда бизнеса сегодня очень быстро меняется и выдвигает ряд требований к культуре предприятий, которые хотят быть конкурентоспособными, рассмотрим перечень критически важных элементов корпоративной культуры для любой современной компании. Эти элементы приводятся на примере высокотехнологической компаний Bruncor (Нью-Брунсвик, Канада), которая входит в состав компании Aliant, третьей по величине телекоммуникационной компании в Канаде.

Итак, среди прочих других, для любой современной компании критически важными являются следующие элементы:

Ценности:

• рост и прибыльность компании;

• лидерство компании в своей отрасли;

• постоянное развитие (continuous performance improvement);

• интегрированность компании в единую систему, созданную для достижения определенных целей;

• гибкость и быстрота изменений в ответ на требования среды;

• высококачественное обслуживание клиентов (как внешних, так и внутренних);

• постоянное обучение;

• участие в управлении компанией;

• …

Нормы поведения:

• бизнес-ориентированность всех действий (делать то, что важно для бизнеса компании, а не то, что написано в должностной инструкции);

• быстрое принятие решений;

• высококачественное обслуживание клиентов (как внешних, так и внутренних);

• постоянное развитие (continuous performance improvement);

• свободный и открытый обмен информацией внутри компании;

• командная работа;

• инновационность и творческий подход к работе;

• мобильность внутри компании;

• обмен обратной связью;

• ответственное и инициативное поведение;

• принятие риска;

• …

Убеждения (поверья):

• рынок компании глобален;

• конкуренция – глобальна;

• ключевой бизнес компании в будущем связан с Интернет и электронной коммерцией;

• “я ответственен за результативность и эффективность всей компании, потому что я могу на это влиять”;

• профессионализм – это не знание чего-то, а способность и желание учиться (имеется в виду не столько формальное обучение, сколько модификация поведения);

• …

16. Как разработать план развития персонала?

Маленькие бедные серые мышки пришли к филину просить совета:

– Мудрый филин, ты все знаешь, подскажи, что нам делать: мы такие беззащитные, все нас обижают…

Мудрый филин подумал немного и изрек:

– Знаете что, мышки, – станьте ежиками!

Мышки обрадовались, что они станут колючими ежиками, и их никто не сможет обидеть, поблагодарили мудрого филина за такой великолепный совет и убежали. Но, как только они отошли от филина на расстояние, достаточное для того, чтобы прошла первая эйфория, они вдруг поняли, что не знают, как им стать ежиками. Решили вернуться к филину:

– Мудрый филин, прости нас серых, мы недослушали, как же нам стать ежиками?

Мудрый филин посмотрел на них мудро и сказал:

– Знаете что, мышки, идите отсюда! Не морочьте голову! Мое дело – стратегия, а это уже тактика, идите отсюда…

Очень часто разработка видения (визии) будущего компании, стратегии развития бизнеса, кадровой политики, напоминают мудрые изречения мудрого филина. И часто ими и остаются… Чтобы «наши мышки знали, как им стать ежиками», составляется система планов достижения продекларированного, и в первую очередь, – план персонала.

Даже когда Вы идете в супермаркет, чаще всего Вы предварительно составляете список того, что Вам необходимо купить. В результате Вы уверены в том, что купите то, что Вам действительно необходимо и на все это у Вас хватит времени и денег. Даже если и не на все, то на самое главное. Однако, при работе с персоналом очень часто мы не руководствуемся даже подобным списком, а просто «тушим пожары» и выполняем прямые поручения руководства. Иногда еще выполняем ряд действий, которые просто повторяются из года в год, как ритуал, хотя все уже забыли цели и смысл выполняемого (например, проводим ежегодную формальную аттестацию, празднуем день рождения компании и т. п.)

Итак, какую роль Вы выбираете – роль пожарной команды, роль ассистента или роль партнера, правой руки, человека, помогающего вершиться самым важным стратегическим планам компании? Если вторую, – читайте дальше. Если первую, – эта статья не будет Вам интересна…

Что такое план персонала?

План персонала – это документ, описывающий все основные действия по количественному и качественному обеспечению организации человеческими ресурсами для достижения целей/планов на определенный период. Чаще всего план составляется на год. Чуть реже – на ближайшие 3–5 лет. Меньший период рассматривать в качестве достаточного не стоит, ибо «когда не ведают далеких дум, не избегают близких огорчений!».

Кому и зачем нужен план персонала?

Во-первых, – Вам, чтобы спланировать все действия, необходимые с персоналом для того, чтобы обеспечить достижение годовых и более долгосрочных целей организации. Если подобный план не расписывается, какие-то действия могут быть не сделаны (о них не подумают, не вспомнят, их не успеют и т. п.), и цели рискуют быть недостигнутыми;

Во-вторых, опять-таки – Вам, для того, чтобы спланировать Ваше время. Забудьте фразу «Все в свое время» и замените ее фразой «Все в мое время». Поскольку для того, чтобы что-либо свершилось, необходимы затраты Вашего времени и времени Ваших подчиненных. И, если эти затраты не будут до начала выполнения вписаны в Ваш график работы, Вы просто физически не сможете выполнить что-либо дополнительно к тому, что Вы все-таки запланировали. Либо придется выполнять что-то в ущерб чему-то;

В третьих, снова – Вам, чтобы спланировать все затраты и быть уверенными в наличии ресурсов для их финансирования.

В четвертых, план (включающий бюджет) нужен Вам еще и как инструмент для переговоров с руководителем и коллегами при принятии решений. Он позволит убедиться в едином понимании проблем и приоритетов и договориться о согласованности действий;

Только в пятых, план нужен Вашему руководителю, для того, чтобы убедиться в том, что ресурсы расходуются адресно и оптимально на достижение поставленных целей;

А в шестых, план нужен финансовому отделу, для планирования денежных потоков, затрат и обеспечения финансовой стабильности компании.

Кто его составляет? Планы и бюджеты спускаются сверху или пробиваются снизу?

Возможны оба варианта. В любом случае, план не может быть реалистичным без согласования с непосредственными исполнителями, а значит, важно, чтобы они принимали участие в его составлении. С другой стороны, когда ставятся задачи перед отделом/функцией управления человеческими ресурсами, примерно просчитываются ресурсы, которые могут быть выделены для реализации этих задач исходя из экономической целесообразности. На мой взгляд, и это доказывает практика, наилучший результат получается тогда, когда параллельно работают оба варианта – «план или бюджет сверху» и «план и бюджет снизу», а финальный вариант определяется в процессе переговоров между сторонами.

Причем, важен не только результат – документ с названием «План персонала», но и процесс его составления и согласования. При составлении проводится серьезный анализ бизнеса, исследуются проблемы и возможности, так что планирование персонала становится своеобразным инструментом развития бизнеса. А при согласовании и утверждении обсуждаются различные подходы, мнения, видения, позиции, интересы, так что план становится хорошим средством эффективной коммуникации и командообразования.

Как выглядит План персонала? Структура плана персонала:

1. Дата, на какой период, кем составлен, кем утвержден;

2. Описание текущей ситуации. Общие положения.

• Кто мы?

• Где мы сейчас?

• К чему мы стремимся? (выдержки из стратегии компании, кадровой политики, стратегии УЧР и т. п.);

• Какие у нас правила игры? (ограничения, проблемы, возможности, угрозы, сильные и слабые стороны);

• Цель (цели), с которой составлен данный документ.

3. Цели.

• Цели, касающиеся количества персонала;

• Цели, касающиеся качества персонала;

4. Функциональные планы.

• План набора персонала;

• План увольнений и кадровых перемещений (в т. ч. отпуск, ротация и т. п.);

• План работы с кадровым резервом;

• План обучения и развития персонала;

• План аттестаций (оценки исполнения);

• План стимулирования;

• План коммуникации с персоналом (презентации, собрания и совещания, встречи, публикации в доступных СМИ, письма, приказы, семинары),

• План внутренних исследований (в т. ч. анализ работ, бенчмаркинг и т. п.);

• Другие функциональные планы;

5. Календарный план.

• Календарный план деятельности отдела УЧР, составляется на основе функционального плана (должен включать: исполнителей, ответственных, показатели для контроля выполнения, необходимые ресурсы);

6. Бюджет.

• Составляется на основе функционального плана;

7. Заключение.

• Общие рекомендации, принципы, выводы, замечания;

8. Приложения.

• Детальные описания пунктов, описанных в функциональных планах, необходимые положения, процедуры, сметы, графики и т. п.;

• Глоссарий (в случае необходимости);

• Другие документы, необходимые для пояснения пунктов плана;

Очень часто, особенно при первых «пробах пера», составляется не полный план, а лишь его часть. Это вполне нормально и свидетельствует о том, что директор по персоналу и отдел, занимающийся этими вопросами, идут по верному пути и вскоре, приобретя больший опыт планирования, смогут составлять полный План.

Как составить план персонала?

Намного проще, чем кажется. Хотя, вначале обязательно сработает эффект велосипеда: помните тот день, когда Вы впервые сели на велосипед и попробовали на нем проехать? Падали, набивали шишки, было очень неудобно и сложно. Но уже через несколько дней Вы, не задумываясь, садились на велосипед и очень быстро, а главное, с удовольствием, доезжали до нужного места. Точно так же при первой попытке составления такого плана Вам будет сложно, Вы допустите массу неточностей и ошибок. Второй раз будет уже гораздо легче, а через пару лет у Вас это будет получаться легко, довольно быстро и точно.

Попробуйте составить вначале план и бюджет на месяц, потом на квартал, потом год. Не надейтесь, что в первый год у Вас все получится – скорее всего будет масса непредвиденных действий и затрат, некоторые моменты Вы недооцените, а некоторые переоцените. Ничего страшного, корректируйте план и бюджет и делайте выводы на следующий год. Точность придет с опытом такой работы.

Для облегчения работы можете пригласить консультанта для совместного составления или экспертной оценки и комментирования составленного.

Есть девять простых шагов составления плана:

Шаг первый: Запишите все цели и задачи, которые ставятся перед Вами и Вашим отделом (и перед компанией в целом, если эти задачи потребуют Вашего участия). Определите приоритетность (или степень важности) каждой цели или задачи;

Шаг второй: Перечислите как можно детальнее шаги, необходимые для выполнения задач, перечисленных в первом шаге;

Шаг третий: Определите ресурсы, необходимые для каждого шага. Подсчитайте стоимость этих ресурсов;

Шаг четвертый: Распределите шаги по времени (по месяцам, если возможно, по неделям);

Шаг пятый: подсчитайте сумму, которая необходима каждый месяц (неделю) исходя из вышеперечисленного;

Шаг шестой: Если есть необходимость, разбейте затраты по функциям – отдельно подсчитайте ресурсы для обучения, отдельно для отбора, аттестации и т. п.

Шаг седьмой: Определите источники финансирования (целевые фонды, внешние ресурсы, бюджеты других отделов, прямое финансирование компанией и т. п.);

Шаг восьмой: Согласуйте бюджет – сумму и статьи расходов – с руководством;

Шаг девятый: Подкорректируйте план и бюджет в соответствии с результатами переговоров с руководством. Если требуется, откажитесь от тех задач, которые получили меньшую оценку по степени важности (приоритетности).

Ниже предложено 3 простейших формы для составления такого плана.

1. Первичная форма

2. Календарная форма

3. Функциональная форма

А что дальше?

Дальше – попробуйте выполнить запланированное, оперативно корректируя действия, планы и бюджет по ходу выполнения.

Ежедневно, делая что-либо и принимая любые решения, убеждайтесь прежде в том, что эти действия и решения выгодны Вашей компании и соответствуют ее целям и задачам.

Раз в неделю отмечайте отклонения от плана и бюджета и предпринимайте необходимые меры по корректировке.

Планируйте в конце каждого месяца итоговую встречу, чтобы определить вместе с коллегами, подчиненными и руководством, какие возникали проблемы и что требуется изменить в работе в следующем месяце. Говорят, что «итоги нужно подводить чаще, иначе они могут подвести нас…»

Запланируйте в конце года достаточно времени на разработку и согласование плана на следующий год.

Дорогу осилит идущий…

Памятка для менеджера по персоналу:

В конце года:

– Проанализируйте результаты работы за прошедший год;

– Определите задачи, которые ставятся перед функцией HR и разработай план работы на год (в т. ч. и бюджет) по выполнению этих задач.

– Доведите план до ведома руководства. Согласуйте план действий и требуемые ресурсы с руководством;

– Убедитесь в том, что ресурсы, отведенные бюджетом достаточны для выполнения поставленных задач;

В конце месяца:

– Определите вместе с коллегами, подчиненными и руководством, какие возникали проблемы и что требуется изменить в работе в следующем месяце;

Раз в неделю:

– Отмечайте отклонения от плана и бюджета и предпринимайте необходимые меры по корректировке;

Ежедневно:

– Делая что-либо и принимая любые решения, убеждайтесь прежде в том, что эти действия и решения выгодны Вашей компании и соответствуют ее целям и задачам.

17. Как обеспечить результативность обучения?

– Не нравятся мне кошки: шерсть, запах…

– Э, да Вы их просто готовить не умеете!

Замахнулись оценить тренинговую компанию, которая провела для Вас корпоративный тренинг? В таком случае, позвольте Вас предупредить. Вы оцениваете множество вещей сразу: Ваш выбор, правильность постановки задачи, уровень группы, профессионализм тренера, личность тренера, содержание программы, имидж тренинговой компании… Можно ли поставить одну общую оценку? Оцениваете ли Вы при этом себя или их? Оцениваете ли Вы компанию или тренера? Оцениваете ли Вы результаты тренинга или то, насколько понравился сам процесс? Давайте постараемся вместе разобраться во всех этих вопросах, которые наверняка актуальны практически для каждого руководителя.

1. Кому это нужно?

Прежде всего, давайте определимся, с какой целью мы хотим оценить тренинг?

Варианта всего три:

1) Вы хотите принять решение о том, работать ли дальше с данным тренером и компанией;

2) Вы хотите понять, каковы результаты тренинга и что с ними делать дальше;

3) Требует руководитель. Тогда, фактически, речь идет об оценке Вашей работы;

Все остальные варианты, на мой взгляд, входят в перечисленное. Для каждой из предложенных целей и оценка должна быть разной. Хотя в каждом из перечисленных вариантов Вы оцениваете:

1) Тренера;

2) Достижение целей тренинга;

3) Организацию мероприятия (компанию);

4) Содержание программы и форма работы;

5) Дополнительную работу: посттренинговая поддержка и работа с участниками до тренинга;

При этом не забывайте, что на Вашу оценку, скорее всего, повлияют:

• Цена тренинга (дорогое обычно воспринимается как хорошее, дешевое как плохое. Хотя к дорогому и выше требования, выше ожидания);

• Место проведения и конференц-сервис;

Часто путают, что именно понравилось или не понравилось: тренинг или место проведения и сервис вокруг него. Посредственный тренинг в хорошем месте, совмещенный с хорошей развлекательной программой, сопровождаемый хорошим питанием и неплохим фуршетом, воспринимается гораздо положительнее. В то же время хороший тренинг, проведенный в тесной душной обшарпанной аудитории, без выхода «на природу», без выезда, сопровождаемый экономным обедом и без фуршета в конце, воспринимается как посредственный. Не говоря уже о том, что он действительно мог превратиться в посредственный, если возможности аудитории не позволили сделать какие-либо активные упражнения, а жара, отсутствие кислорода, усталость участников «с дороги», сделали группу вялой, неработоспособной, невосприимчивой;

• Имидж компании и тренера (даже если Вам не понравилось, как поет Паваротти, Вы никому об этом не скажете, возможно, даже себе. Раскрученным компаниям и тренерам простят «туфту», а к качеству работы нераскрученного тренера могут отнестись предвзято);

• Мнение особо громкого из участников, которому/которой понравилось или не понравилось;

Между прочим, Вы ищете способы оценить уже проведенный тренинг? Или готовите тренинг? Правильный вариант – второй. Формулировать критерии оценки уже после проделанной кем-то работы просто нечестно. Да и поздно. Критерии оценки должны быть, по-хорошему, определены до заказа тренинга и обсуждены с тренером. Или даже сформулированы совместно с тренером. Тогда у Вас есть шанс получить хороший (в соответствии с Вашими критериями) тренинг. Ведь «всем мил не будешь»… Или, как у Карнеги: «Мне нравится земляника со сливками, рыбе, почему-то, нравятся червяки»… Как тренер, например, я понимаю, что мои тренинги подходят далеко не всем, и есть ситуации, в которых я прямо об этом говорю клиентам, и рекомендую кого-нибудь из своих коллег.

Также, нельзя забывать, что оценка во многом субъективна. Все-таки Вы основываетесь на своем мнении и на мнении участвующих сотрудников. А может ли пациент оценивать хирургическую операцию, которую ему сделали? И все ли пациенты понимают, что лечение не всегда безболезненно?

2. Работать ли дальше с тренером?

Если речь идет о первом варианте: Вы хотите принять решение о том, работать ли дальше с компанией, фактически, речь идет о выборе тренинговой компании. Мои комментарии по выбору тренинговой компании Вы сможете прочитать чуть дальше. Но все же, подумайте, каких целей Вы хотели достичь данным тренингом, и каких целей будете достигать в дальнейшем?

По опыту общения с компаниями и, исходя из десятилетнего опыта продажи, подготовки и проведения тренингов, могу предположить, что у Вас могут быть следующие цели:

• Отдых, хорошо проведенное время, общение:

• Командный эффект, сплочение команды;

• Генерация новых идей в определенном вопросе или направлении;

• Решение конкретного вопроса, принятие решения;

• Ознакомление с чем-либо, получение информации (знания);

• Встряска команды, активизация;

• Приобретение конкретных навыков или комплексов навыков (навыки постановки целей, делегирования задач, планирования рабочего времени, ответов на возражения, презентации…);

Цель оценки команды и отдельных ее членов я здесь не рассматриваю по одной простой причине – в таком случае мы прекратим разговор о тренингах и начнем обсуждать Оценочные центры (Assessment Centers). А это – совсем другая история…

Определившись с целью или целями в каждом конкретном случае Вы даже сможете их ранжировать. Для количественных оценок можно также написать вес каждого критерия.

Если цель:

Отдых, хорошо проведенное время, общение:

• оцените коммуникабельность, приветливость, ненавязчивость тренера, его/ее способность развлечь группу;

• оцените реакцию и отзывы группы по поводу тренера;

• оцените организацию работы на тренинге: было ли достаточно организованного свободного времени, способствовало ли отдыху место проведения, подходил ли график, не много ли было накладок и т. п.;

Если целью был командный эффект, сплочение команды, оцените дружелюбность тренера, способность раскрыть и вовлечь членов команды, умение сглаживать возникающие трения и конфликты, оцените, была ли работа организована таким образом, чтобы члены команды постоянно были вместе, включала ли программа достаточное количество командных упражнений, была ли возможность у участников лучше узнать друг друга. Для этого пункта также очень важно интересовался ли тренер до тренинга составом команды, собирал ли предварительно информацию об участниках;

Если цель – Генерация новых идей в определенном вопросе или направлении – в первую очередь нужно оценить результаты: список зафиксированных и проработанных идей, то, насколько активно участники генерировали идеи, и то, получилось ли найти действительно ценные неординарные идеи;

Если Вашей целью было решение конкретного вопроса, принятие решения, посмотрите, принято ли решение, и готово ли решение к внедрению/исполнению, помог ли тренер и в роли консультанта, или только модерировал процесс принятия решения;

Если же цель – ознакомление с чем-либо, получение информации (знания), оценивайте насыщенность программы, компетентность тренера, наличие примеров, технику презентации, которая позволила эти знания и информацию впитать;

Если у Вас была цель встряска команды, активизация, оценивайте живость тренера и самой программы, наличие провокационных упражнений, нестандартной, насыщенность программы упражнениями;

Если цель – приобретение и развитие конкретных навыков или комплексов навыков (навыки постановки целей, делегирования задач, планирования рабочего времени, ответов на возражения, презентации…), оценить программу достаточно сложно, поскольку потребуется время, чтобы определить, приобрели ли навыки. Но можно, по крайней мере, оценить, достаточно ли было упражнений на отработку навыков, помогал ли тренер в процессе этих упражнений, изучал ли тренер компанию и группу до тренинга и есть ли посттренинговое сопровождение;

Если хотите, можете сделать даже следующую матрицу оценки:

В клетках матрицы могут быть Ваши комментарии, на основании которых можно сделать выводы, и/или количественные оценки (например, по десятибалльной шкале). Оценки могут быть Вашими субъективными (в случае, если Вы активно участвовали в подготовке тренинга и самом тренинге), или Вы можете попросить заполнить матрицу оценками всех участников.

Такую матрицу лучше всего заполнять сразу после тренинга. Пока все участники прекрасно помнят весь процесс. Более серьезный анализ и оценку можно, конечно, дать через некоторое время после тренинга, но тогда мы будем уже оценивать не только сам тренинг, но и его результативность, то есть, достигли ли мы тех целей, которые ставили до тренинга перед собой, перед тренингом и тренером. Достигли ли мы тех целей, для которых тренинг был одним из способов и инструментов достижения.

3. Над кем смеетесь? Над собой…

Не забывайте, пожалуйста, о том, что результативность тренинга зависит не только от тренера, но и от самих участников и их непосредственных руководителей. Причем, как у тренера, так и у них есть определенные задачи до тренинга, в процессе тренинга и после тренинга. Для того, чтобы обеспечить успех тренинга и превратить его из формального инструмента для передачи знаний и навыков в инструмент “научения”, то есть изменения поведения людей, необходимо понять, что тренинг предусматривает активную работу трех сторон: тренера, тренируемого (участника тренинга), и его непосредственного руководителя в течение трех периодов: до тренинга, во время тренинга и после тренинга. Если хотя бы одна из сторон хотя бы в одном из периодов не работает или работает недостаточно активно, тренинг может не достичь преследуемых целей.

Давайте посмотрим, что непосредственный руководитель может и должен делать:

До тренинга:

– Заранее предупредить сотрудника, чтобы сотрудник мог планировать свое время и настроиться на тренинг;

– Не сопротивляться! Поддерживать решение об участии подчиненного в тренинге;

– Не говорить подчиненному (прямо или между строк) нечто вроде: «понятия не имею почему, но руководство хочет, чтобы Вы были на этом тренинге. Я понимаю, что это пустая трата времени и денег, более того, Вам придется потом работать интенсивнее, чтобы «догнать» работу. Я понимаю, что тренинг может оказаться бесполезным, но Вы должны его пройти. Когда Вы вернетесь с тренинга, Вам придется забыть о той ерунде, о которой Вам говорили, вернуться к реальности и работать еще тяжелее…»

– Регулярно обсуждать (имеется ввиду именно «обсуждать» а не указывать) с подчиненным, что нужно для того, чтобы выполнять работу лучше;

– Знать ключевые идеи тренинга для того, чтобы иметь представление о том, где и как подчиненный это сможет выгодно применить;

– Кратко объяснить подчиненному важность тренинга, основные его цели, содержание, формат и применимость в работе (почему, когда, где и как он или она будет применять полученные знания и навыки и почему их применение важно и нужно);

– Акцентировать внимание подчиненного на важности 100 % посещения тренинга и активного участия;

– Предоставить подчиненному время для выполнения заданий, заполнения анкет или встреч по оценке потребностей в обучении;

– Попросить подчиненного предоставить после тренинга свои комментарии и оценку тренинга;

– Включить применение знаний/навыков, полученных во время тренинга в систему оценки исполнения;

В течение тренинга:

– Обеспечить возможность необходимого отсутствия на работе и участия в тренинге;

– Передать объем работы другим;

– Контролировать посещение и участие в тренинге;

– Подготовиться к изменению поведения сотрудника и, если необходимо, изменить свое поведение;

После тренинга:

– Потребовать обратную связь по тренингу;

– Потребовать план действий по внедрению новых знаний/навыков, приобретенных на тренинге;

– Немного снизить первоначальную нагрузку для того, чтобы человек «вошел» обратно в работу;

– Предоставить возможности использовать и продемонстрировать новые знания и навыки;

– Обсудить с подчиненными результаты тренинга и его процесс;

– Служить моделью требуемого поведения;

– Изменить, если необходимо, системы оценки и стимулирования и системы контроля с целью обеспечения изменения и закрепления поведения подчиненных.

Что тренер может и должен сделать

До тренинга

– Увязать программу тренинга с долгосрочными целями и планами развития персонала, с планами развития карьеры сотрудников;

– Попросить у участников сообщить их пожелания по содержанию и формату тренинга;

– Привлечь и участников и супервизоров к анализу потребностей в обучении;

– Обсудить с непосредственными руководителями, как они могут поддержать участников в процессе тренинга и после него;

– Пообщаться с участниками и руководителями для установления первоначального психологического контакта;

– Объяснить роли всех трех сторон (написанное здесь);

В течение тренинга

– Построить тренинг с учетом проблем и пожеланий, выявленных в процессе анализа потребностей в обучении и общения с участниками и супервизорами перед тренингом;

– Обеспечить равноценное вовлечение/участие всех участников тренинга;

– Сделать тренинг максимально активным и разнообразным;

– Обеспечить возможность попробовать приобретенные знания и навыки и стимулировать это;

– Использовать реальные примеры, по возможности, релевантные для участников;

– Убеждаться в том, что участники проводят параллели во время обучения со своей работой;

– Помочь в конце тренинга составить индивидуальные и групповые планы дальнейших действий;

– Обеспечить наличие хороших айс-брейкеров, знакомства, вступления и открытия;

– Быть открытым к вопросам и неформальному общению;

После тренинга

– Попросить участников предоставить обратную связь по тренингу;

– Провести оценку тренинга и сообщить о результатах участникам и их руководителям;

– Потребовать от участников отчет о применении приобретенного;

– Поддерживать контакт с участниками и их руководителями;

– Отвечать на возникающие вопросы;

– Послать дополнительные материалы, статьи для закрепления материала тренинга;

Что участник может и должен сделать?

До тренинга

– Помочь в анализе потребностей в обучении;

– Участвовать в пре-тренинговых мероприятиях;

– Выполнить необходимые предварительные задания;

– Выспаться…

В течение тренинга

– Быть открытым к новой информации;

– Управлять процессом «научения»;

– Активно работать;

– Задавать вопросы;

– Обмениваться идеями;

– Постоянно проводить параллели со своей работой;

– Делать пометки;

– Выполнять все упражнения с максимальной отдачей, демонстрировать тот максимум, на который способен;

После тренинга

– Подвести итог по приобретенным знаниям и навыкам. Сделать выводы;

– Поддерживать контакт с тренером;

– Стараться применить полученное на тренинге;

– Обсуждать с супервизором барьеры, мешающие воплотить приобретенное;

Один из гуру тренинга, Роберт Пайк, считает, что степень важности влияния на результат тренинга наибольшая у непосредственного руководителя тренируемого, а не у тренера. Если ранжировать степень важности от 1 до 9, где 1 – наибольшая, 9 – наименьшая, но все еще очень высокая, получим, по мнению Роберта Пайка, следующую картину:

Степень важности влияния на результативность тренинга:

Таким образом, оценивая результативность тренинга, то, что компания имеет в итоге, давайте будем помнить, что оцениваем мы в том числе себя.

4. Оценка результативности

Если перед Вами стоит цель понять, что же дал компании тренинг, оценить его результативность для того, чтобы от чего-то отталкиваться, что-то делать дальше, в первую очередь нужно обратиться к оценке результативности, определить, насколько достигнуты ожидаемые результаты обучения (установленные до тренинга), и выяснить, какие действия, изменения и улучшения необходимы, чтобы тренинг стал еще более эффективным.

Оценка результативности является неотъемлемой частью тренинга. В самой упрощенной форме, это – сравнение целей (желаемое поведение, желаемые результаты, изменения в бизнесе) и результатов (фактическое поведение, фактические результаты, изменения в бизнесе), которое позволяет ответить на вопрос: «насколько достигнута цель тренинга?». Поэтому, обязательной частью подготовки любого тренинга являются, или должны быть, четкая постановка целей и выбор методов оценки результатов.

Для понимания того, как лучше оценивать результаты, давайте вспомним общеизвестную Модель Кирпатрика и уровни оценки результатов тренинга.

Киркпатрик выделяет 4 уровня оценки результатов тренинга:

Первый уровень – реакция участников.

На данном уровне оценивается реакция на тренинг его участников. В некотором смысле, это оценка степени удовлетворенности обучаемых тренингом на основе немедленной обратной связи.

Киркпатрик дает рекомендации относительно методов оценки реакции на тренинг:

• Определите, что Вы хотите выяснить о реакции участников;

• Продумайте, какие количественные показатели Вы можете для этого применить;

• Побуждайте участников формулировать и записывать их комментарии и предложения;

• Обращайте внимание на немедленную реакцию;

• Обращайте внимание на искренность реакции;

• Разработайте «нормы» реакции;

• Сравнивайте реакцию обучаемых с «нормами» и действуйте соответствующим образом;

• Отвечайте на реакции участников.

Второй уровень – оценка эффективности обучения

На данном уровне происходит сбор информации и определяется, насколько достигнуты цели обучения (уровень знаний, навыков, отношения). А именно – что нового узнали участники, какие навыки они приобрели и отработали, и то, насколько их отношения изменились в желаемую сторону.

Поэтому, по возможности, при оценке эффективности обучения до и после тренинга следует применять различного рода тестовые задания.

Третий уровень – оценка изменений в поведении

Позволяет определить, произошли ли у обученных после тренинга изменения в поведении, т. е. применяют ли они полученные на тренинге знания, умения и навыки в своей работе.

Желательно, чтобы оценивание (фотография рабочего дня, «мистерии шопинг», наблюдение) проходило и до, и после тренинга. К тому же, следует учитывать, что изменения в поведении происходят лишь по прошествии времени после обучения. При этом оценка определяет, достигнуты ли отдельные цели обучения, и, следовательно, произошли ли изменения в поведении и применяемых знаниях, умениях и навыках обученных.

Четвертый уровень – оценка полученных результатов

Самый важный уровень оценивания, т. к. он позволяет сравнить выгоды и затраты тренинга. Такое оценивание проводится до и после тренинга и позволяет определить, насколько были достигнуты основные цели тренинга в таких сферах, как повышение объема продаж, рост производительности, повышение качества работы или степени удовлетворенности клиентов. Оценивать результаты значительно легче, если есть возможность измерить их количественные показатели. Однако, далеко не всегда легко определить, является ли улучшения в работе, наступившие после тренинга именно следствием тренинга, а не влиянием иных факторов. По этому поводу есть великолепное замечание, которое приводит Киркпатрик: «Довольствуйтесь признаками, ибо доказательства найти практически невозможно».

Подобно уровням оценки, предложенным Хэмблином в 1974 году (реакция – обучение – поведение обученных в рабочей обстановке, влияние на работу команды и на успешность организации), модель Киркпатрика также представляет собой цепочку, состоящую из нескольких звеньев. Вследствие реакции на тренинг происходит научение, затем – изменения в работе, и – как результат – успешная работа команды и организации. Реакция на тренинг обучаемых может быть позитивной: им может нравиться само участие в тренинге, но в результате они научатся немногому либо вовсе ничему. Может произойти и так, что они узнают что-то новое для себя, но не смогут либо не будут применять это в своей работе. Возможна и такая ситуация: применяя в работе полученные на тренинге знания, обученные не будут добиваться никаких изменений, либо им удастся изменить свою деятельность на функциональном уровне, однако, это никак не отразиться на успешности работы организации.

Оценку результативности тренинга можно проводить начиная с любого уровня. При использовании модели Киркпатрика целесообразно начинать оценку с первого уровня и постепенно достигать четвертого уровня. Можно оспорить тот факт, что единственная польза от оценки тренинга – это признание того, что более эффективная работа команды или лучшие показатели деятельности организации достигнуты именно благодаря тренингу. О результативности тренинга можно судить и по фактическим изменениям в поведении, которые, сложно измерить, но достижение которых и было целью проведения тренинга.

Оценивая результативность тренинга на более глубоком уровне, чем реакция участников, давайте также не будем забывать о том, что изменение поведения должно иметь причину или мотив. Заинтересованы ли участники тренинга в использовании знаний, навыков, подходов, которые дал тренинг? Обеспечивает ли система стимулирования такую заинтересованность? Есть ли у них необходимость во внедрении и использовании того, что дал тренинг? Если ответы на поставленные вопросы – «нет», тогда даже великолепный тренинг практически ничего не изменит в работе компании. Есть также фактор руководителя, который очень сильно влияет на результаты тренинга: непосредственный руководитель может требовать от сотрудника внедрения того, что было на тренинге, или, наоборот, тормозить внедрение. Не так давно я провел для группы сотрудников одной из украинских гостиниц тренинг по качественному обслуживанию клиентов. После чего узнал, что сотрудники были наказаны за активное обсуждение на тренинге проблем гостиницы, были наказаны те, кто задавал вопросы, а непосредственный руководитель предупредила сотрудников, чтобы слушали ее, а не делали то, что рассмотрели и решили на тренинге. При этом собственник гостиницы, заказавший тренинг, ожидает результат. И был бы очень недоволен тренингом, который не дал результат. Лишь благодаря дальнейшему общению с группой я узнал о происходящем торможении и обсудил с собственником ситуацию для скорейшего ее решения и обеспечения изменений.

Если Вам нужно оценить тренинг, поскольку этого требует руководитель, исходите из трех самых важных предпосылок. Во-первых, руководителя интересует, что получено компанией в обмен на затраченную сумму, во-вторых, руководителя интересует, достигнуты ли те результаты, которых он хотел достичь благодаря тренингу, в-третьих, руководителя интересует оценка Вашей работы (т. е. обеспечили ли Вы максимальную отдачу от тренинга). Постарайтесь в Вашем отчете подробно ответить на перечисленные три вопроса, при этом, приведены они в порядке уменьшения важности и объема текста ответа. На первые два вопроса Вы ответите благодаря рекомендациям, данным в этой статье, а свою работу сможете продемонстрировать, показав то, какие цели ставились перед тренером, отзывы участников и процент достижения целей, показав сами процессы выбора тренера, постановки задачи и оценки тренинга. А также рекомендовав то, что необходимо делать дальше, для максимальной отдачи от тренинга.

5. Как выбрать принца…

Напоследок, отвечу на один из наиболее актуальных вопросов, судя по различным форумам, в которых принимают активное участие HRы компаний: «Как выбрать тренинговую компанию?». Способ выбора тренинговой компании зависит от того, насколько Вы сами четко представляете, что именно Вы хотите в результате:

Если Вы четко представляете, каким именно навыкам нужно научить Вашу группу, выбирайте из готовых отработанных уже программ, ищите отзывы по данным программам и тренерам, отправляйте сотрудника на открытый тренинг/семинар. Делайте выводы. Кстати, можете попросить тренера провести презентацию кусочка своего тренинга (понимая при этом, что хороший тренер редко станет проводить такую презентацию бесплатно).

Если Вы четко не представляете, что именно Вам нужно, не прописали перечень навыков, вопросов, проблем, с которыми нужно справиться, или недостаточно детально прописали, тогда Вам нужно найти тренера, который захочет и сможет разобраться и помочь Вам понять, что именно Вам нужно. Если Вы с этим человеком четко поняли, что Вам нужно и как этого достичь – это Ваш тренер, с которым стоит работать. Если же речь шла о стандартных программах, уговаривании Вас, «продаже» того, что умеет тренер – ищите другого. Кстати, нужно также понимать, что если все-таки Вы с тренером проанализировали ситуацию, разобрались в том, что Вам нужно, определились с программой работы и ожидаемыми результатами, поймите, что это все стоит гораздо дороже, чем стандартный «штампованный» тренинг. И не пытайтесь найти теперь другого тренера, который согласится «по этой программе» провести тренинг. Он-то согласится… Но вот результата не ожидайте – ведь поняли, выстрадали и выстроили Вы эту программу с другим тренером.

Важное уточнение: все-таки стоит выбирать не «компанию», а тренера, поскольку даже в хороших тренинговых компаниях, к сожалению, есть плохие тренеры. Я собственноручно «переделывал» некоторые тренинги для клиентов после своих коллег из компаний, вошедших в опубликованные в журнале Стратегии, в Отделе Кадров, на сайтах и форумах списки.

Пообщайтесь с тренером. Убедитесь, что вы говорите на одном языке, понимаете друг друга (речь идет о руководителе компании-заказчика и тренере), приятны друг-другу. На всякий случай предупрежу: Не бойтесь тех, у кого не было опыта проектов, идентичных Вашему. Помните: ковчег был построен любителем, профессионалы построили Титаник!

И еще одно: если Вы уже нашли хорошего тренера и довольны его/ее результатами – не пытайтесь «сэкономить», не ищите дешевле, не теряйте то хорошее, что уже нашли…

Написав рекомендации по выбору тренера, тем не менее, прекрасно отдаю себе отчет в том, что, в любом случае, Ваше решение по выбору тренера будет похоже на анекдот о том, как султан выбирал себе жену:

– Сколько будет дважды два? – спросил он у первой кандидатки в жены.

– Четыре! – ответила кандидатка.

– Какая умная жена будет, – подумал султан.

– Сколько будет дважды два? – спросил он у второй кандидатки.

– Три, – ответила кандидатка.

– Какая экономная будет жена, – подумал султан.

– Сколько будет дважды два? – спросил он у третей кандидатки.

– Пять! – ответила кандидатка.

– Какая щедрая будет жена, – порадовался султан.

И как Вы думаете, кого из троих он выбрал? Ту, которая ему больше всех понравилась…

Таким образом, выбор тренера чем-то похож на выбор друга, супруги, любимой, выбор места и способа проведения отпуска, выбор своего стиля, выбор стратегии бизнеса, то есть это выбор, в котором будут пробы и ошибки, нестыковки, непонимание, неудачи. Даже если кому-то данный тренер или тренинговая компания подошли – еще не значит, что это подойдет и Вам. Так что запаситесь терпением.

Удачи!

18. С чего начинать изменения?

Для Вас действительно важно изменить ситуацию, сложившуюся в Вашей компании: это вопрос чести, вопрос Вашего профессионализма, вопрос дальнейшей карьеры, вопрос выживания компании, в конце концов. В то же время Вы понимаете, что любые изменения в организации проходят очень сложно и болезненно. Бескровных революций не бывает.

Давайте посмотрим, во-первых, что действительно необходимо изменять, учитывая цену, которую придется заплатить за эти изменения. А во-вторых, как провести эту «революцию» «малой кровью».

Что изменять в первую очередь:

На мой взгляд, все, что непосредственно влияет на объемы продаж, на качество и скорость принимаемых решений и выполняемой работы. Я бы начал с изменения системы стимулирования отдела продаж. Разработав для этой системы новую систему оценки исполнения и измерения результативности и эффективности работы. После этого, изменял бы с каждым шагом уровни «внутренних поставщиков», которые обеспечивают отдел продаж. Разобравшись с системой стимулирования и оценки исполнения, необходимо наладить хороший «контроль на входе» – систему отбора персонала. После этого, имея высокие требования к «входящим» в компанию, необходимо «дотянуть» работающих в организации до уровня новых сотрудников, то есть важно всерьез браться за системы обучения и развития персонала, управления карьерой, адаптации новых сотрудников, а заодно и за корпоративную культуру. При этом вполне нормально, если каждый последующий шаг изменений, кроме всего прочего, будет требовать возврата к предыдущему шагу и внесения новых изменений в только что созданные или измененные системы. На всякий случай скажу еще, что процесс изменений можно лишь начать, и с каждым шагом развития организации будут открываться новые горизонты, возможности, проблемы, а значит, будут требоваться все новые и новые изменения в ее подсистемах.

Как оценить необходимость и приоритетность изменений

Правило простое – делайте то, что может принести наибольшую финансовую отдачу с наименьшей отсрочкой этой отдачи. Например, изменения системы стимулирования менеджеров по продажам приносят плоды уже через 2–3 недели…

Изменения: С чего начать?

1. Помолитесь. Сами решайте кому или чему. Но прежде чем начинать любые серьезные изменения, Вы должны обрести ВЕРУ. Как минимум в важность и правильность того, что Вы делаете. В то, что именно Вам предначертано судьбой свершить это великое дело. В поддержку со стороны руководства. Наконец, в себя и свои силы. Без ВЕРЫ вы не справитесь с серьезными изменениями, поэтому рекомендую даже не затевать.

2. Проанализируйте то, что Вы будете изменять и определите, какие изменения непременно нужны в первую очередь. Определите, что именно Вы хотите увидеть в результате этих изменений. Поймите, почему эти результаты важны для бизнеса, для Вас, для Ваших коллег. Сформулируйте в нескольких простых предложениях эти результаты и их ценность-важность. Присмотритесь к написанному критически – достаточно ли четко описаны результаты и достаточно ли весомы аргументы, чтобы убедить коллег? Повторяйте, пока не напишите несколько предложений, к которым не сможете придраться. После этого попросите наиболее близких товарищей и коллег высказать свои комментарии и беспощадно раскритиковать сформулированное. В результате Вы не только сможете откорректировать Визию и аргументы, но и получить хороший опыт сопротивления изменениям и работы с аргументацией и возражениями. Либо вовремя откажетесь от своей затеи, если поймете, что не справитесь.

3. Проанализируйте стейкхолдеров. Запомните, что все беды и проблемы имеют свои имена, руки-ноги-голову-паспорт и идентификационный код.

Для начала перечислите всех, кто хоть малейшим образом может повлиять на реализацию и результаты Вашего проекта. Проранжируйте по степени влияния. Потом впишите в одну из двух предложенных форм для анализа (либо по очереди – в обе).

Таблица для анализа стейкхолдеров:

Матрица для анализа стейкхолдеров:

В первую очередь в матрице Вас должны интересовать все, кого Вы записали в 1-й квадрат. Это – ключевые игроки. Их интересы необходимо учитывать, кроме того, лучше быть с ними союзниками, чем врагами. Всех, кого Вы вписали во второй квадрат, постарайтесь заинтересовать, используя их мотивацию. Привлеките их в качестве союзников. Третий квадрат тоже важен – это те, кто могут помочь завоевывать союзников либо врагов из состава первых двух квадратов. Нам, естественно, выгодно, чтобы врагов было поменьше, а союзников – побольше.

4. Вооружитесь терпением, обаянием и вирусной стратегией и … продавайте. Продавайте необходимость изменений (это когда «низы не могут, а верхи не хотят…»), идею изменений, желаемый результат, программу действий… Ваша задача – использовать каждую малейшую возможность для «продажи» идеи изменений всем сотрудникам компании, и, в первую очередь, наиболее влиятельным стейкхолдерам. «Вирусная стратегия» – это постепенное «заражение» одного коллеги за другим идеями изменений. Если Вам удастся коллегу действительно заразить идеей, он или она будут активно «нести заразу дальше», рассказывая идею своим коллегам, постепенно «заражая» критическую массу сотрудников компании/стейкхолдеров, достаточную для того, чтобы что-нибудь делать. «Продавая» идеи помните, пожалуйста, об ориентации на клиента. Клиенты бывают разные. И потребности у них бывают разные. И странности у них бывают разные. Для успешной «продажи» очень важно изучить и понять клиента, и донести ему информацию в том виде-объеме-соусе, в котором информация будет правильно воспринята и «куплена».

5. Работайте с обратной связью: обращайте внимание на реакцию, замечайте и анализируйте ее. Просите, требуйте, получайте обратную связь. Обсуждайте, обсуждайте и еще раз обсуждайте! И делайте-делайте-делайте выводы для корректировки содержания и/или формы того, что Вы предлагаете!

6. Разработайте планы. К их разработке старайтесь максимальным образом привлечь всех, кого эти планы хоть как-нибудь могут коснуться. А в первую очередь, основных (наиболее влиятельных) стейкхолдеров. Обеспечьте у них чувство причастности. Чувство собственности. Чувство гордости за СВОИ ПЛАНЫ и СВОИ ИДЕИ. Дайте им возможность повсеместно заявлять об авторстве и получать позитивную оценку и похвалу. Дайте им возможность демонстрировать знание ситуации, профессиональные знания и опыт. И не забывайте, что хороший лидер должен оставаться в тени…

7. Обязательно определите в планах «Верстовые Столбы» – чтобы было что праздновать в пути, не теряя энтузиазма от длительности. «Верстовые столбы» должны выглядеть как СМАРТ цели, стоящие с промежутком в пару недель или 1–2 месяца. Промежуток может изменяться, но старайтесь, чтобы все участники в течение всего проекта изменений четко представляли себе последующие конкретные шаги. И чтобы была возможность и повод чувствовать динамичность «путешествия» и почаще ощущать радость достижения трудных целей. Постарайтесь составить план, а не просто записать на бумаге свои мечты: для того, чтобы мечта стала планом, у нее должны появиться ноги, руки, имя (то есть конкретный исполнитель или исполнители), сроки, четкое представление об измеримом результате, понимание шагов, которые должны к нему привести. Не забывайте, что в идеале исполнители и ответственные сами должны определить себя, проявить инициативу, назначить реалистичные сроки, участвовать в разработке и детализации задачи и планов по ее реализации… Хотя, это – в идеале… И все же, создавайте условия, старайтесь в любом случае добиваться максимального вовлечения, инициативы. Делайте все для того, чтобы «они захотели». Тогда Вам будет гораздо легче реализовывать намеченное. Изменения проводить легко, когда есть много «моторов», которые движут этими изменениями.

8. Не забудьте о бюджете. Ни один из серьезных планов нельзя реализовать, не имея на это финансовых ресурсов. Поэтому постарайтесь, подробно расписав в плане все необходимые действия, просчитать необходимые затраты. Не забыв учесть непредвиденные затраты и резервную сумму (рекомендую даже при тщательных расчетах добавить процентов 15–20 к сумме на «жизненные коррективы»). Чем тщательнее и детальнее Вы распишите шаги, тем достовернее будет Ваш бюджет. Кстати, на этом этапе может быть придется слегка умерить пыл, если окажется, что грандиозная революция потребует столь же грандиозных затрат. Сравните затраты, которые требуются для достижения запланированных результатов, и выгоды от этих результатов. Напоминаю: Вы принимаете ответственное инвестиционное решение! И, кстати, хорошо просчитанное (в форме затраты-выгоды, или, лучше выгоды-и-затраты) решение будет гораздо легче «продать» руководителю в следующем шаге.

9. Кстати, среди стейкхолдеров должен был быть и руководитель компании, поскольку именно он подписывает бюджет. Для того, чтобы бюджет был подписан и выделен, Вам нужно быть хорошим «продавцом», поскольку руководитель – самый трудный «клиент». В большинстве случаев нужно быть готовым к тому, что с Вами будут торговаться. Так что, зная своего шефа, либо просите больше, чем нужно, либо будьте готовы отстаивать бюджет.

10. Приготовьте «тузы в рукаве» – имейте запасные козыри-аргументы, дополнительные силы-резервы-ресурсы-время-поддержку. В большинстве случаев Вы столкнетесь с сопротивлением переменам. Это нормально. Мы уже сделали все возможное на предыдущих этапах для минимизации сопротивления (четкая формулировка видения результата и понимания его ценности, вовлечение в разработку планов, поддержка со стороны влиятельных лиц и руководства…). Все, что мы можем сделать сейчас – обширно информировать обо всем, что происходит, активно и открыто обсуждать отношение к этому окружающих (тогда слухи и сплетни утратят свою эксклюзивность и будут не нужны), презентуя окружающим новые и новые аргументы. И не забудьте, что кроме всего прочего, Вы должны играть новую роль – «торговца энтузиазмом». Даже тогда, когда у всех остальных виден нескрываемый ярко выраженный скепсис и пессимизм.

11. Ничему не удивляйтесь! Даже если Вас будут «подставлять» вчерашние единомышленники, а простейшие вещи не будут понимать. Даже если будут отказываться от выгоднейших вариантов и предложений, принимая невыгодные. Даже если не будут верить Вам, а поверят шарлатанам. Даже если в самый последний момент, когда все «шло как по маслу», вдруг все пойдет «наперекосяк»… Вы взвалили на себя нелегкую задачу. И Вам нести этот крест. Не удивляясь ничему.

12. Кстати, время от времени полезно слушать врагов и пессимистов, чтобы понять, что может пойти не так. При этом не забывайте надевать какую-нибудь «ватно-марлевую повязку», чтобы не заразиться пессимизмом.

13. Контролируйте настроение. Поднимайте его при первой же возможности. Всеми доступными средствами. Себе и всем-всем-всем. Хорошее настроение – это энергия, которая просто необходима для реализации серьезных изменений. Хорошее – настроение, оптимизм, улыбка, уверенность, ощущение прогресса и достижения успешных результатов. Когда есть что праздновать – празднуйте. Каждое достижение. Только не спейтесь.

14. Помолитесь. Укрепите свою ВЕРУ. Не мне Вам советовать, во что или в кого, но от крепости Вашей веры, уверенности зависит то, доведете ли Вы начатое до победного конца или свалитесь от изнеможения или разочарования где-либо в процессе. Крепость Вашей веры определяет количество энергии, которая у Вас будет на реализацию изменений, она же будет Вашим стержнем, который не позволит Вам сломаться под натиском бури сопротивления. Она же будет Вашей «батарейкой для подзарядки» в особо трудные моменты. Не начинайте пути без такой «батарейки».

Я верю в то, что Вы начинаете важное для Вашего бизнеса дело. Я верю в то, что у Вас есть все необходимые инструменты и «припасы» для реализации этого дела. Верю в то, что обеспечил Вас некоторыми из этих инструментов, которые помогут в трудную минуту. Верю в Ваши силы и способности. В способность довести начатое до победного конца. Верю в Вас. И верю в то, что все у Вас получится…

Экспресс-Тест «С чего начинать изменения?»

©2015, Борис Жалило

Дайте ответы на каждый из 9 вопросов (да или нет). В случае нескольких «вложенных» вопросов ответ «да» возможен только при положительном ответе на все «вложенные» вопросы. Делайте необходимые пометки прямо в тесте и выписывайте на отдельный чистый лист бумаги все возникающие при этом идеи. Не торопитесь. Отвечайте на все вопросы. Если Вы не можете ответить на вопрос, и при этом вопрос находится в пределах Вашей компетенции, отвечайте «нет». Будьте предельно честны – Вы отвечаете для себя! УДАЧИ!

1) Имеете ли Вы четкое представление о том, каким видят руководители и сотрудники бизнес через 5 (или 10) лет? Одинаково ли это представление? Насколько это четкая картина? Достижима ли она? Важна ли она для всех?

ДА/НЕТ

2) Есть ли у руководства и сотрудников четкое понимание ценностей компании? Понимание приоритетов в работе компании и отдельных подразделений?

ДА/НЕТ

3) Есть ли у руководства и сотрудников четкое понимание текущей ситуации в бизнесе (в компании)? Одинаково ли это понимание?

ДА/НЕТ

4) Определены ли конкретные направления и процессы, которые требуют изменений для достижения того, что мы хотим увидеть через 5 (10) лет с учетом текущей ситуации? Поставлены/сформулированы ли СМАРТ-цели? Разработан ли относительно детальный план достижения этих целей? Есть ли бюджет?

ДА/НЕТ

5) Заинтересованы ли все руководители и сотрудники в достижении этих целей и реализации этого плана?

ДА/НЕТ

6) Определены ли требования к сотрудникам, которые смогут успешно участвовать в реализации этого плана? Учитываются ли эти требования при отборе новых сотрудников? При продвижении/повышении сотрудников? Проводится ли необходимое обучение для того, чтобы существующие сотрудники соответствовали этим требованиям?

ДА/НЕТ

7) Делегированы ли исполнителям все необходимые полномочия (т. е. им не приходится ежедневно получать решения, разрешения и подтверждения от руководителей?

ДА/НЕТ

8) Работают ли руководители подразделений как одна команда (а не перетягивают постоянно одеяло на себя)? Кроме целей подразделений у них есть достаточно целей, которые им приходится достигать вместе?

ДА/НЕТ

9) Смогут ли работу/результаты контролировать как руководители, так и сами подчиненные?

ДА/НЕТ

Комментарии к тесту

Каждый из ответов «нет» следует считать личным вызовом и начинать с самого первого из «нет» на Вашем пути. Расправьтесь с ними по порядку. И сразу же празднуйте победу серьезных изменений в компании!

P.S. Автор готов к продолжению диалога.

Вы можете задать интересующие Вас вопросы Борису Жалило по электронной почте bz@solutions2b.com

Об авторе

Борис Жалило

(PhD, МВА, BBA, MSc, ACM)

Системный тренер-консультант

Международной

Консалтинговой Группы

Business Solutions International,

Тренер-бренд, тренер-консультант международного уровня с опытом успешной работы в 13 странах. Специализация: управление продажами и маркетингом. Член Гильдии Маркетологов России. Ведущий российский специалист по работе с возражениями. Входит в 10 лучших тренеров России по продажам и список 25 лучших молодых тренеров США (Emerging Training Leaders) по версии Training Magazine. ЗОЛОТОЙ ТРЕНЕР СНГ 2014 года. Входит в Золотую Дюжину бизнес-тренеров по продажам. Успешный опыт работы тренером-консультантом с 1996 г. (около 30,000 часов, более 2,500 тренингов, более 40,000 участников) в России, Украине, Казахстане, Армении, Азербайджане, Молдове, Грузии, Узбекистане, Канаде, Латвии, США.

Совладелец ряда компаний (США, Россия, Украина, Казахстан). Значительный опыт практической работы как руководителя (Украина, Россия, США), успешный опыт реализации международных проектов. Президент Международной Консалтинговой Группы Business Solutions International. Опыт в продажах и ведении переговоров с 1993 г.

Имеет опыт разработки и внедрения изменений и развития бизнеса в компаниях разных форм собственности и масштабов бизнеса, опыт построения систем продаж, разработке стратегии и системы маркетинга (с использованием технологий London Business School и The Chartered Institute of Marketing). Опыт тренинга и индивидуального коучинга для продавцов, менеджеров по продажам, торговых представителей, руководителей отделов продаж, коммерческих директоров, руководителей и владельцев бизнеса.

Кандидат экономических наук (специализация: внедрение изменений), МВА Университета Нью-Брунсвика, Канада. Дополнительное профессиональное обучение в Канаде, США, Великобритании, Польше, Венгрии, Украине, России. Сертифицированный провайдер бизнес-симуляций EcoSIM. Автор более 150 статей, автор/соавтор многочисленных методических разработок, тренингов, учебных материалов, 8 книг, 5 видеотренингов, 4 аудиотренингов, в том числе бестселлеров «Книга Директора по Сбыту», «Шпаргалка проДАж», “Бизнесхаки: Полезные советы для руководителей”, «Мобилизация персонала», «Продажи: Школа Тигра», «Антискидка», «Охота на прибыль», «Говорит Клиент», «Чтобы…». Автор модуля «Управление отделом сбыта» в обучающей мультимедийной программе «Портфель директора».

Задать вопросы автору можно:

bz@solutions2b.com

Skype: bzhalilo

+7 (915) 125-23-12

Блоги Бориса Жалило

http://www.e-xecutive.ru/blog/Salesx1024/

http://zhalilo.livejournal.com/

Сноски

1

SMART: specific, measurable, achievable, relevant, timed = СМАРТ – задачи должны быть Сформулированными четко или конкретными, с результатом, который можно Мерять т. е. измеримым, Абсолютно достижимыми (они могут быть очень сложными и бросающими вызов, но у исполнителя не должно возникать сомнений в их выполнимости, должно быть понятно, Ради чего это делается либо к чему в итоге это должно привести, а кроме того, задачи должны быть Точно очерченными во времени – необходимо четко определить сроки (дата+время) выполнения задачи;

2

Анкета подготовлена и адаптирована Анной Власовой и Борисом Жалило на основании модели Р. Хекмана и Г. Олдхема.

Content

Борис Жалило
Бизнесхаки: Полезные советы для руководителей

Готовых решений не бывает!

1. Как обеспечить бизнес персоналом в необходимом количестве и качестве?

Тест на эффективность системы отбора «С кем мы работаем?»

2. Как правильно ставить перед собой и перед подчиненными цели?

Экспресс-Тест «Правильно ли мы ставим перед собой цели?»

3. Как правильно делегировать задачу?

4. «Пилите, Шура, пилите! … или еще немного о делегировании»

5. Как держать руку на пульсе и построить работающую систему контроля в компании?

Экспресс-Тест «Как у нас работает система контроля?»

6. Как измерить свои успехи? Доска приборов для управления Вашим бизнесом

Конструктор системы сбалансированных показателей,

План действий по разработке и внедрению Системы Сбалансированных Показателей:

5 критериев, по которым можно «протестировать» систему и убедиться, что она пригодна к использованию

10 дополнительных контрольных вопросов, которые помогут добиться наилучших результатов:

Примеры показателей Системы:

7. Как подводить итоги и анализировать результаты года, месяца, недели…

10 вопросов, которые нужно владельцу/руководителю себе задавать хотя бы раз в год:

10 вопросов, которые нужно задавать персоналу компании хотя бы раз в год;

Экспресс-тест «Ритмичность/стабильность развития бизнеса»

8. Как построить систему стимулирования для сотрудника?

Тест на эффективность системы стимулирования «Что мы стимулируем на самом деле?»

9. Как построить компенсационный пакет?

Тест на эффективность системы компенсации «За что мы платим?»

10. Как удержать высококвалифицированного сотрудника?

Анкета для оценки МПР (Мотивационного Потенциала Работы)

Мобилизация персонала

Экспресс-тест способности компании к мобилизации персонала

12. Стеклянный потолок Вашего бизнеса? Осторожно!

Экспресс-тест «Стеклянный потолок»

13. Кто должен работать в команде? (Что мы не знали о тимбилдинге…)

Экспресс-тест «Насколько хорошо работает наша команда?»

14. Как изменить корпоративную культуру?

Экспресс-Тест «Управляем ли мы корпоративной культурой?»

15. Как изменять незримое: «Операция на душе» = изменение корпоративной культуры компании

Экспресс-тест на соответствие корпоративной культуры.

Тест на готовность компании к изменению корпоративной культуры.

Критически важные элементы корпоративной культуры для современной компании

16. Как разработать план развития персонала?

Памятка для менеджера по персоналу:

17. Как обеспечить результативность обучения?

18. С чего начинать изменения?

Экспресс-Тест «С чего начинать изменения?»

Об авторе

Сноски