Руслан Исмагилов

Как превратить 24 часа в 48

© ООО Издательство «Питер», 2016

© Серия «TIMEBOOK», 2016

* * *

Введение, или Почему здесь его нет

Я не верю в творческий беспорядок, я верю в организованное творчество!

Девиз автора книги

Часто авторы сначала пишут книгу, а потом мучительно долго придумывают, для чего же они ее написали. В итоге во введении пишут: «Актуальность книги обусловлена тем, что мне хотелось всемирной славы». Я решил сломать шаблон и предлагаю сразу перейти к фишкам по управлению временем и делегированию полномочий.

Польза фишек в том, что они решают конкретную проблему. Каждая фишка описана максимум на двух листах, чтобы вы не тратили слишком много времени.

Вперед, «Спартак»!

Часть 1

Аспириновые фишки тайм-менеджмента

Метод «Пять целей в день»

Вы умеете ставить цели и достигать их?

• Да, я целеустремленный человек.

• Нет, считаю, что жизнь слишком изменчива, чтобы можно было ставить какие-либо цели.

• Зачем ставить цели? Будет день – будет пища.

• Смотря на какой период ставить цель.

Ученые из Гарвардского университета в течение 10 лет исследовали карьеру выпускников вузов.

Если вы хотите получить быстрый результат, примените прием «Пять целей в день».

1. Определите пять маленьких целей, которых можно достичь за один день: сделать зарядку, подготовить презентацию, написать отчет, лечь спать вовремя, сходить в спортзал.

2. Запишите пять целей на бумагу.

3. Повесьте плакат над кроватью.

4. С утра посмотрите на плакат с целями.

5. В течение дня реализуйте цели.

6. Вечером вычеркните из списка достигнутые цели.

7. Разорвите плакат и выбросьте его.

8. Поздравьте себя и с ощущением победы засните.

Отзывы о методе «Пять целей в день»

Рамиль: «К концу недели я могу точно сказать, что, как бы это ни было тяжело, я достиг всех целей. И я очень горжусь тем, что смог добиться желаемого результата».

Гульназ: «По окончании недели я могу точно сказать, что 86 % моих целей было достигнуто. Жаль, что кое-что не получилось сделать из-за болезни. Также не всегда получалось просыпаться в нужное время. Было очень интересно, смогу ли я сделать то, что запланировала. Ведь, когда получается достигнуть всего, появляется чувство ответственности за свои действия. Это очень хороший способ распределения личного времени, и благодаря такой системе можешь сказать самой себе: “Я смогу!”».

Ольга: «К концу недели у меня получилось добиться практически всех целей, за исключением двух. Достигать своих целей, хоть и маленьких, оказалось иногда тяжеловато, так как иногда было лень, но, глядя на план, я собиралась и все выполняла. Это очень помогает быть собранным и ответственным».

P. S. Если вы считаете, что этот метод будет полезен кому-то из ваших друзей, пожалуйста, расскажите ему об этой фишке.

Метод «Слон»

Вы хорошо справляетесь с объемными трудными задачами – «слонами»?

• Да, я владею инструментами решения крупных задач.

• Я испытываю страх перед большими задачами, поэтому стараюсь не браться за них.

• Я рад бы научиться быстро выполнять объемные задачи.

Каждый из нас, дорогие читатели, слышал шутку про слона. Помните: «Вы знаете, как съесть слона? – Нет. А как? – По кусочку!»

Если перед вами стоит крупная задача, примените метод «Слон».

1. Укажите конечную цель задачи, например: написание диплома, разработка проекта.

2. Разделите задачу на отдельные подзадачи.

3. Определите, какие из подзадач можно передать фрилансерам или коллегам по проекту.

4. Определите примерный объем работы в натуральном выражении (количество листов в документе, кирпичей для переноски и т. д.).

5. Определите срок исполнения задачи.

6. Разделите объем работы на количество дней. Получится дневная норма.

7. Нарисуйте на плакате слона. Прорисуйте на нем отдельные части.

8. Запретите себе утром думать обо всей задаче – думайте об одном куске.

9. Выполните дневную норму.

10. Вечером закрасьте ярким цветом любую часть слона.

Когда весь слон будет закрашен, задача окажется решена.

В чем фишка? Слон САМ стимулирует нас съедать его по кусочкам.

Мы не боимся слона, так как думаем об отдельном куске.

Метод «Зеленая волна»

Вы часто спешите куда-либо?

• Да, я всегда быстро шагаю.

• Я не хочу спешить, но автоматически ускоряю шаг, находясь среди людей.

• Я был бы рад узнать способ замедления времени.

Многие автолюбители знают прием «Зеленая волна». В этом случае машина едет с определенной скоростью, например 60 км/ч, и регулярно проезжает на зеленый свет светофора. Если повысить скорость до 65 км/ч, она будет останавливаться на каждом светофоре.

Если вы хотите почувствовать, как мир расступается перед вами, примените прием «Зеленая волна».

1. Утром доберитесь на метро до нужной станции.

2. Выйдите из поезда и нарочито спокойно и медленно идите.

3. Понаблюдайте, как ведут себя дети подземелья, – бегут, спешат, суетятся.

4. Выйдите на улицу и убедитесь, что целая куча автобусов ждет, когда вы выберете один из них.

5. Спокойно сядьте в автобус и посмотрите на тех, кто рядом. Гепарды и львы так судорожно бежали в метро, а сейчас ждут в автобусе и ругают водителя за задержку.

В чем фишка? Автобус не тронется, пока водитель не примет решение! Водителю плевать, что конкретно вы опаздываете. Ему важен полный автобус, а не скорость движения. Он будет ждать всех черепах. Так что лучше синхронизироваться с ключевыми игроками потока.

Метод «Во имя отца, начни с конца!»

Вы любите использовать новые технологии в своей работе?

• Да, я люблю облегчать себе жизнь.

• Нет, считаю, что лучшее – враг хорошего.

• Я использую, если мне подскажет знающий человек.

• Мне хватает времени, поэтому не вижу смысла применять что-то новое.

В свое время древнегреческий ученый Архимед воскликнул: «Дайте мне точку опоры, и я сдвину Землю!» Он же прославился новым способом делать открытия – надо просто сидеть в горячей ванне и иногда кричать: «Эврика!»

Можно сделать следующий вывод: новая технология ускоряет работу.

Если вы хотите ускорить работу, примените прием «Во имя отца, начни с конца!».

1. Напишите на стикерах, в каком порядке вы обычно делаете работу (один стикер – один этап).

2. Разложите стикеры на столе.

3. Рассчитайте время на выполнение отдельных этапов, записанных вами.

4. Определите общее время работы.

5. Измените порядок расположения стикеров, например, последний поменяйте с первым.

6. Посмотрите, какой выигрыш можно при этом получить.

7. Работайте по измененной технологии.

Как поставить и покрасить забор на даче?

Результат: время работы сокращается в 2,4 раза.

Метод «Воры времени»

Вы очень талантливы, но вас не устраивают результаты вашей деятельности?

• Да, я очень талантлив, но что-то мешает добиться больших высот.

• Да, я талантлив и очень организован.

• Я понимаю, что надо улучшить, но не знаю, с чего начать.

Великий мастер Никола Амати имел ученика Андреа Гварнери. Гварнери был сверхталантлив и сверхнеуправляем. Сегодня он создавал отличную скрипку, а уже завтра прожигал жизнь с картежниками. В итоге имя Амати осталось в веках, а имя Гварнери пришлось прославлять уже Джузеппе Гварнери – внуку Андреа Гварнери. На смертном одре Андреа Гварнери горько каялся в том, что распылил свой талант, однако было поздно.

Если вы талантливы, но вас не устраивают результаты вашей деятельности, примените метод «Воры времени».

1. Рассмотрите список воров времени.

2. Определите тех воров, которые воруют время именно у вас.

3. Выберите трех самых злобных воров.

4. Нарисуйте их на листах формата А4.

5. Сфотографируйте рисунки и закачайте фото в смартфон.

6. Разработайте меры борьбы против каждого из них.

7. В течение недели боритесь с отдельным вором времени.

8. Победив одного вора, удалите его из смартфона.

9. Перейдите к следующему.

Через 21 день вы сможете побороть трех самых злобных воров времени. В результате вы очень мягко измените свою жизнь без ущерба для окружающих.

Перечень воров времени (по Л. Зайферту)

• Нечеткая постановка цели.

• Отсутствие приоритетов в делах.

• Попытка слишком много сделать за один раз.

• Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

• Плохое планирование трудового дня.

• Личная неорганизованность, заваленный чем попало письменный стол.

• Чрезмерное чтение.

• Скверная система досье.

• Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).

• Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.

• Недостатки кооперации или разделения труда.

• Отрывающие от дел телефонные звонки.

• Незапланированные посетители.

• Неспособность сказать «нет».

• Неполная запоздалая информация.

• Отсутствие самодисциплины.

• Неумение довести дело до конца.

• Отвлечение (шум).

• Затяжные совещания.

• Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

• Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

• Болтовня на частные темы.

• Излишняя коммуникабельность.

• Чрезмерность деловых записей.

• Синдром откладывания дел.

• Желание знать все факты.

• Длительные ожидания (например, условленной встречи).

• Спешка, нетерпение.

• Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

• Недостаточный контроль за перепорученными делами.

• Резкая и постоянная смена задач окружающими.

• Интернет-зависимость.

• Рутинная работа.

Метод «Бесконечная минута»

Вам приходилось работать в условиях дедлайна, аврала, когда сроки горят, сердце бешено стучит, наступает паника?

• Да, часто.

• Нет, у меня работа четко спланирована.

• Редко.

Однажды лыжник Николай Замятин выступал на Олимпиаде. Отставание от лидера одна минута – огромный отрыв! Ценой неимоверного усилия спортсмен отыграл гандикап. Все, Замятин – чемпион! После журналисты писали, что Замятину помогло заклинание «Дахусим!».

Если вам кажется, что время бежит слишком быстро, примените прием «Бесконечная минута».

1. Выберите одну точку в пространстве.

2. Поставьте таймер на одну минуту.

3. Смотрите в эту точку неотрывно ровно одну минуту.

4. Через минуту вы поймете, насколько медленно бежит время.

5. Вам сразу станет спокойнее, и вы без проблем справитесь с авралом.

В чем фишка? Наши внутренние часы бегут быстрее реального времени. Поставь на своих часах реальное время.

Метод «Пакет задач»

Знаете ли вы, что шесть блоков по 10 минут, которые вы тратите на подготовку писем, занимают больше времени, чем один блок в 60 минут?

• Да, я знаю арифметику тайм-менеджмента.

• Нет, считаю, что лучше проблемы решать по мере поступления.

• Мне хватает времени, поэтому не вижу смысла пакетировать задачи.

1 × 60 минут < 6 × 10 минут.

Почему?

Если у вас есть однородные рабочие задачи, примените прием «Пакет задач».

1. Напишите на бумаге список лиц, которым вы сегодня должны позвонить.

2. Напишите, какие задания сегодня надо проверить.

3. Напишите, какие служебные записки надо подготовить.

4. Определите время для решения конкретного пакета задач.

5. Поставьте ограничитель, например 15 минут.

6. Сядьте поудобнее. Расслабьтесь.

7. Сделайте эту серию звонков и задач за 15 минут.

8. Выкиньте список и забудьте о задачах.

В чем фишка? Вы один раз готовитесь и занимаетесь однородными задачами.

Метод «Погоди выполнять, отменят»

Ваш босс работает по принципу «Пойди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что»?

• Да, наш босс сам не знает, чего хочет.

• Нет, наш босс конкретен, лаконичен и организован.

• Наш босс молодец, но иногда его заносит.

В одном офисе сотрудник играл во время работы на компьютере. Начальник отдела это увидел и решил поручить сотруднику важное дело – набрать на компьютере толстую папку с бездарной информацией. Сотрудник принялся за дело по принципу «В час по чайной ложке». Через три дня босс сам понял, что информация бесполезна, и отменил распоряжение.

Если начальник не может дать четкий приказ, помогите ему – примените метод «Погоди выполнять, отменят».

1. Получив нелепое или невыполнимое задание, спокойно уточните срок его исполнения.

2. Отложите его в сторону.

3. Когда пройдет 1/3 времени от начала, проверьте, в силе ли задание.

4. Задайте боссу несколько простых вопросов по поводу задания. Если задание важное, он подтвердит его важность, если ненужное – отменит.

Иногда начальнику трудно прямо отменить приказ, но по его реакции вы поймете, что о задании надо забыть.

Результат – вы сохраняете хорошие отношения с боссом и повышаете свою результативность.

Метод «Реальное время»

Как вы думаете, реальное время совпадает с хронологическим?

• Да, конечно. Один час – это всегда один час.

• Нет, один час может пролететь быстро, а может длиться мучительно долго.

• Я хочу узнать формулу расчета реального времени.

На графике видна активность босса и сотрудника. Босс – жаворонок, сотрудник – сова. Формально хронологическое время – восемь часов.

В реальности для начальника с 9:00 до 11:00 реальное время равно хронологическому. С 11:00 до 12:00 реальное время равно 0,7 часа. С 12:00 до 13:00 реальное время равно 0,3 часа.

Как рассчитали?

Реальное время = хронологическое время × качество времени.

Качество времени измеряется в процентах от максимальной производительности.

Если хотите узнать, сколько длится ваше реальное время, примените метод «Реальное время».

1. Разделите рабочий день на отрезки по одному часу.

2. Примите за 100 % уровень работоспособности в самое лучшее время. В этот период реальное время совпадает с хронологическим.

3. Определите уровень работоспособности в другие периоды времени. В эти периоды реальное время меньше хронологического.

4. Рассчитайте ваше реальное время в отдельные периоды времени.

5. Разделите решаемые задачи по степени сложности на пять групп.

6. Самые сложные задачи решайте в самое лучшее время.

7. Простые задачи решайте в периоды упадка, на бреющем полете.

Результат – вы мягко выравниваете загрузку с учетом биоритма.

Метод Ганта

Используете ли вы график Ганта в своей работе?

• Да, конечно, это отличный метод.

• Нет, я не особо знаю этот метод.

• Я хотел бы научиться использовать этот метод.

Один из важнейших параметров проекта – это время. Если вам важны сроки, необходим наглядный контроль задач.

Диаграмма Ганта включает шкалу задач и шкалу времени. Срок каждой задачи откладывается на шкале времени. Конкретная дата – это граница. Слева – выполненные задачи, справа – предстоящие.

Если вам приходится делать много задач по проекту, примените метод Ганта.

1. Напишите список задач по проекту.

2. Определите, сколько времени требуется на выполнение задачи.

3. Нарисуйте двухмерную систему координат.

4. На вертикальной оси укажите задачи.

5. На горизонтальной шкале отложите время, необходимое на выполнение задач.

6. Раскрасьте разные задачи разными цветами.

В чем фишка? Вы с первого взгляда видите, как идет проект.

Пример из жизни одной Деловой Колбасы. Деловая Колбаса запланировала четыре важные задачи на месяц. Они четко распределены по неделям.

Задача № 1 стартует в начале месяца и финиширует через неделю.

Задача № 2 стартует в начале месяца и финиширует через две недели.

Задача № 3 стартует на третьей неделе и финиширует через неделю.

Задача № 4 стартует на третьей неделе и финиширует к концу месяца.

Это по плану! А в реальности?

Самый темный цвет на графике отражает время запаздывания.

Деловая Колбаса не рассчитала своих сил. Как результат:

• задача № 1 стартовала по плану и финишировала с опозданием на неделю;

• задача № 2 стартовала в начале месяца и финишировала через три недели;

• задача № 3 вообще не стартовала;

• задача № 4 выполнена по плану.

Вывод: после первой же недели надо было получить «волшебный пендель».

Отзыв о методе Ганта

Илларион: «Я считаю метод весьма полезным. Применив его при подготовке реферата, я успел сделать хотя бы отдельные части, а вот без графика вообще бы не начал делать работу».

Метод «Синдром откладывания»

Вы часто откладываете дела на потом?

• Да, мне трудно приступить к делу.

• Нет, я предпочитаю делать все сразу.

• Редко.

Чем заканчивается откладывание?

Однажды на остановке стояли парень и девушка. Парню очень понравилась девушка, но он не решался познакомиться с ней. Девушке понравился парень, но она считала, что первый шаг должен сделать мужчина.

Целый час они стояли и ждали автобус. Целый час был у них, чтобы перебороть страхи и познакомиться. Через час подъехал автобус. Девушка еще раз призывно взглянула на парня, вздохнула и уехала. Больше они не встретились.

Если вам знаком синдром откладывания, попробуйте следующие методы.

• «Будильник»

1. Поставьте таймер на 15 или 30 минут.

2. Откройте чистый документ или положите перед собой лист бумаги.

3. Напишите на нем: «Мне сегодня не пишется».

4. Оформите надпись разными шрифтами.

5. Откиньтесь в кресле, полюбуйтесь на свое творение.

6. Почувствуйте себя художником.

7. После этого напишите еще одну такую фразу.

После нескольких минут вынужденного безделья вас посетит муза.

• «Морковка спереди»

1. Напишите или нарисуйте проблему на бумаге.

2. Разделите проблему на кусочки.

3. Пронумеруйте каждый кусочек цифрами от 1 до 6.

4. Придумайте себе награду за каждый решенный кусочек проблемы.

5. Бросьте кубик – пусть судьба определит тот кусочек, от которого вы сейчас избавитесь.

6. Решите маленький кусочек проблемы и получите награду.

• «Всадник с двумя головами»

1. Напишите или нарисуйте проблему на бумаге.

2. Вспомните, у кого из ваших друзей есть аналогичная проблема.

3. Договоритесь о встрече с другом и решите проблему вместе.

4. Решили проблему – отметьте победу над собой.

• «Морковка сзади»

1. Напишите или нарисуйте проблему на бумаге.

2. Разделите проблему на кусочки.

3. Придумайте физические санкции, которые будут наказанием, если вы сейчас не решите проблему. Например, 15 приседаний или отжиманий.

4. Бросьте кубик. Пусть не вы, а судьба определит тот кусочек проблемы, который вы сейчас решите.

5. Избавьтесь от маленького кусочка проблемы и забудьте о ней на сегодня.

• «Загляни в будущее»

1. Напишите или нарисуйте проблему на бумаге.

2. Представьте, что с вами будет, если вы не решите проблему сейчас.

3. Напугайте себя.

4. Идите навстречу своему страху. Сделайте дело сейчас.

5. Поздравьте себя с победой. Вы триумфально идете дальше, а ваш страх размазывает сопли.

• «Декларация»

1. Определите сумму, с которой вам будет жалко расстаться.

2. Выберите среди своих друзей контролера.

3. Отдайте эти деньги контролеру.

4. Представьте, что вы потеряете эти деньги, если не выполните задачу.

5. Напугайте себя.

6. Идите навстречу своему страху. Сделайте дело сейчас.

7. Поздравьте себя с победой. Получите деньги от контролера назад.

Какой из методов вам понравился больше всего? Расставьте приоритеты в таблице.

Отзывы о методе «СИНДРОМ ОТКЛАДЫВАНИЯ»

Лена: «При использовании метода “Будильник” мне трудно было сосредоточиться на одном деле. В течение часа я старалась сделать домашнюю работу, не отвлекаясь на посторонние вещи, затем делала небольшой перерыв на 10 минут и продолжала работать еще час, но оказалось, что это не так-то просто.

Трудно придерживаться этого правила, так как старая привычка давала о себе знать. Конечно, я понимаю, что новая привычка не вырабатывается моментально, что для этого требуется время. В любом случае я буду продолжать придерживаться этого графика, и, думаю, с каждым днем у меня будет получаться успевать все больше и больше. А отвлекающие моменты совсем исчезнут».

Тоня: «Оказалось, ничего не делать очень тяжело. Но, к моему удивлению, это эффективный способ, чтобы начать что-то писать или делать, если это связано с вдохновением или творчеством. Так, мне этот способ помог, когда по культуре речи задали написать эссе, а я три дня не могла даже начать работу. Потом взяла бумагу, ручку, села и сидела, ни о чем не думая. Спустя пять минут пришли мысли, я написала эссе и получила хорошую оценку».

Метод «Три лягушки»

Вы часто ленитесь делать мелкие дела?

• Да, часто.

• Нет, для меня это не проблема.

• Редко.

Жили две лягушки. Однажды они свалились в горшок со сметаной и стали тонуть. Одна лягушка немножко побултыхалась и подумала: «Что напрягаться – все равно не вылезти!» Перестала барахтаться – и утонула.

А вторая лягушка продолжала бороться за жизнь и вдруг почувствовала, что под ногами у нее твердый комок масла. «Ну вот, – подумала лягушка, – хорошо, что я стала делать что-то».

Если у вас есть мелкие дела, которые лень или неприятно делать, примените метод «Три лягушки».

• «Лягушка № 1»

1. Напишите список мелких дел, которые надо сделать: просверлить отверстие, поменять лампу, заплатить штраф, оплатить счет и т. п.

2. Каждый день наугад выберите одно дело.

3. Сделайте его.

4. Вычеркните дело из списка.

Через неделю список иссякнет. Вы почувствуете облегчение.

Результат – вы постепенно съели всех лягушек.

• «Лягушка № 2»

1. Напишите список мелких дел, которые надо сделать.

2. Разбейте лягушек на группы – бытовые, деловые, дачные.

3. Выберите время, чтобы съесть конкретную группу лягушек разом.

4. Решите все мелкие проблемы за час или два.

5. Вычеркните целую группу лягушек из списка.

За несколько приемов весь список закончится. Вы почувствуете кайф.

Результат – вы быстро съели всех лягушек.

• «Лягушка № 3»

1. Напишите список мелких дел, которые надо сделать.

2. Разбейте лягушек на группы – бытовые, деловые, дачные.

3. Договоритесь с кем-либо, чтобы он сделал группу дел разом.

4. Заплатите за решение проблем.

5. Вычеркните целую группу лягушек из списка.

За несколько приемов весь список будет исчерпан. Вы почувствуете кайф.

Результат – кто-то вместо вас съел всех лягушек.

Метод «Швейцарский сыр»

Вы были в ситуации, когда не знали, с чего начать большой проект?

• Да, мне трудно определить, с чего начать.

• Нет, разрезаешь проект на части – и по порядку делаешь.

• Я знаю, с чего начать, но не люблю делать в строгом порядке.

В чем слабость линейного подхода к решению задачи?

Если у вас четко расписана очередь задач, легко тормознуть на маленькой кочке. Если очередная задача не решается, это негативно сказывается на настроении и тормозит работу.

Если вам нужно ускорить свою работу, примените прием «Швейцарский сыр».

1. Разбейте проект на отдельные задачи, например диплом – на главы.

2. Разрежьте каждую задачу на кусочки: главы – на параграфы.

3. Подумайте, какое у вас настроение – творческое, ленивое, боевое.

4. Выберите тот кусочек, который сегодня хочется сделать. Если творческое настроение – продумайте идею, если боевое – бегите на переговоры.

5. Съешьте маленький кусочек сегодня.

6. Через какое-то время проект будет обкусан со всех сторон.

7. Поставьте точку в проекте.

В чем фишка? При «швейцарском» подходе сохраняется свобода действий, с решением каждой задачи растет мотивация.

Именно по такому методу я сам делаю проект «Деловая колбаса». Задача берется под настроение! Захотел сегодня прописать конкретный метод «Микеланджело» – прописал. Захотел вставить рисунки – вставил.

Матрица постепенно заполняется!

Метод «Альпы»

Вы хорошо планируете свой день?

• Да, я владею инструментами планирования дня.

• Нет, я работаю по ситуации. Планы напрягают меня.

• Я рад бы научиться работать по плану, но чтобы это было легко делать.

Что является главной чертой всех планов? Восемьдесят процентов из них не исполняются в полном объеме.

Почему?

Они слишком жесткие!

Если вы задыхаетесь под грудой дел, примените метод «Альпы».

1. Напишите список задач на день.

2. Оцените, сколько времени займет выполнение той или иной задачи.

3. Определите, сколько времени у вас есть, и оставьте в резерве 40 % времени.

4. Расставьте приоритеты. Распределите 60 % времени между задачами.

5. Все задачи, которые не могут быть выполнены за 60 % времени, делегируйте или перенесите.

6. Вечером проконтролируйте исполнение задач.

В чем фишка? План сам заставляет вас отсекать лишние задачи.

Рассмотрим пример применения метода «Альпы». На первом этапе нужно составить список задач, на втором – оценить время, которое потребуется на работу. Должна получиться примерно такая таблица.

На третьем этапе следует определить приоритеты, сократить время на выполнение задач, делегировать какие-то из них.

На четвертом этапе происходит контроль и перенос несделанного на другое время.

Метод «Работа не волк»

Как вы распределяете работу и отдых в плане дня?

• Я сначала выделяю время на работу, а после – на отдых.

• Я вообще никак не планирую день.

• Я планирую работу, а отдых – как получится.

Стандартная ситуация: планирование отдыха в свободное от работы время. Результат: человек живет, чтобы работать. Это раб!

Перевернутая ситуация: определить график и масштаб отдыха. Под график отдыха подстроить работу. Результат: человек работает, чтобы жить! Успешный человек сам определяет, когда и с кем ему отдохнуть.

Если вам регулярно приходится перерабатывать, примените метод «Работа не волк».

1. Подумайте, куда вы хотите пойти отдохнуть – в кино, театр, на концерт.

2. Купите заранее билет на определенную дату.

3. Застрахуйте риски – оповестите руководство о том, что сегодня вы идете в театр.

4. Быстро сделайте работу и отпроситесь пораньше почистить перышки.

5. Идите в театр и порадуйтесь жизни.

В чем фишка? Работа занимает ровно столько времени, сколько вы на нее отвели.

Отзыв о методе «РАБОТА НЕ ВОЛК»

Галина: «На мой взгляд, это планирование тренирует собранность, ответственность. Ты знаешь, что необходимо сделать, когда и для чего.

Исчезает страх неизвестности и неопределенности. Поскольку формулировки основных задач перед глазами и намечены подходы к их решению, новый день выглядит уже не серым и тяжелым, а планируемым и управляемым».

Метод «Эйзенхауэр»

Как вы расставляете приоритеты в работе?

• Я сначала выполняю задачи, за невыполнение которых могу получить по голове.

• Я работаю четко под задачу: дали задачу – делаю, не дали – не делаю.

• Я сначала делаю срочные дела, а если осталось время, перспективные.

• Я сначала выполняю задачи, приносящие доход, потом – все остальное.

Что отличает Деловую Колбасу от человека, плывущего по течению жизни:

• четкое понимание своих приоритетов;

• умение взять себя за жабры и перекрыть кислород своим слабостям;

• умение блокировать неважные задачи;

• умение эффективно делегировать задачи.

Вывод: Деловая Колбаса сама контролирует время и кует свое счастье.

Если у вас много задач, примените метод «Эйзенхауэр».

1. Постройте матрицу «Важно – срочно».

2. Напишите список задач, которые вам сегодня надо выполнить.

3. Распределите их по квадрантам А, Б, В, Г.

4. Вычеркните из списка задачи из категории «Не важно и не срочно».

5. Делегируйте коллеге или фрилансеру задачи из категории «Срочно, но не важно».

6. Ограничьте время на задачи из категории «Важно и срочно».

7. Специально выделите время и посвятите его задачам из категории «Важно, но не срочно».

В чем фишка? Квадрант «Важно, но не срочно» контролирует квадрант «Важно и срочно». Скоро в квадранте «Важно и срочно» будет мало дел.

Отзывы о методе «ЭЙЗЕНХАУЭР»

Аделия: «Мне понравился этот метод. Я научилась выделять для себя наиболее важные дела и распределять время на их выполнение. Метод позволил мне избежать стрессовых ситуаций, как было раньше, когда я собирала все дела в кучу и многое не успевала. Буду пользоваться этим методом в дальнейшем».

Зухра: «В целом метод “Эйзенхауэр” мне очень понравился. Я научилась отделять главные задачи от второстепенных, делегировать их другим людям. В дальнейшем я также собираюсь использовать предложенный метод, ведь, научившись грамотно планировать свое время, я смогу сосредоточиться на самом важном».

Илларион: «Метод очень помогает расставить приоритеты в делах. Используя его, мне удалось отсеять все неважные и несрочные дела, направив все свое внимание на неотложные. Дела нужно сортировать по срочности и важности, иначе куча дел вас раздавит».

Метод «Обед»

Как вы думаете, какая задача дня самая важная?

• Та, которая приближает меня к цели.

• Та, за которую можно получить по голове.

• Первая в списке.

Самая важная задача дня – это его величество обед!

Может ли человек работать без обеда? Да, на морально-волевых усилиях. Однако к чему это приводит? К болезням, усталости, выгоранию!

У обеда две важные функции. Вы можете:

• восстановить силы;

• сказать себе: «Ого, полдня прошло, а я ничего не сделал!»

Если вы хотите работать с огоньком, примените метод «Обед».

1. Определите время для обеда, например с 12:00 до 13:00.

2. Запретите себе обедать на рабочем месте – не смешивайте работу и отдых. Выберите красивое заведение, в котором будете обедать.

4. Определите, с кем вы хотите пообедать: из другого отдела и противоположного пола (порадуйте глаза и сердце).

5. Как только наступило время, пулей бегите – смените обстановку.

В чем фишка? Голодное брюхо к работе глухо!

Метод «Начальник шлагбаума»

Вы устали от работы? Выгорели эмоции?

• Да, мне ужасно надоела моя работа. Каждый день одно и то же.

• Нет, я умею поднимать себе настроение.

• Я был бы рад узнать способ зажечь огонек в груди.

Однажды железнодорожная компания искала дежурного по переезду. Повесили серое, невзрачное объявление, заляпанное грязью: «Требуется дежурный по переезду». Никто почему-то не пришел. Тогда текст и формат объявления изменили. Теперь в нем было написано: «Проводим отбор на должность начальника шлагбаума». Народ повалил валом. Сотрудника пришлось выбирать из множества претендентов.

Если вы хотите раскрасить свою жизнь, примените приемы метода «Начальник шлагбаума».

1. Опишите функции на работе, которые вам осточертели: красить стены, совершать звонки, инструктировать персонал.

2. Подумайте, как можно изменить образ работы:

• маляр превращается в художника;

• «холодный» звонарь – в актера;

• инструктор – в Цицерона.

3. Подумайте, какие навыки нужны для новой роли:

• художник раскрашивает мир в яркие цвета;

• актер играет голосом;

• Цицерон умеет жечь глаголом сердца людей.

4. Тренируйте новые навыки.

Результат – у вас есть новые навыки, вы освежили эмоции. Может быть, даже задумались о смене работы.

В чем фишка? Смена образа меняет наше внутреннее состояние.

Метод «Зона хаоса»

Вам легко держать бумаги на столе в порядке?

• Да, я аккуратно и педантично раскладываю их по папкам и лоткам.

• Нет, терпеть не могу немецкий порядок.

• Я рад бы навести порядок, но он долго не сохраняется.

«Однажды босс треста стал тонуть в бумагах. Эксперт дал заключение: “Документы размножаются половым путем. Приказы несут в себе мужское начало, а стенограммы – женское”. Специалист придумал решение: ни в коем случае нельзя класть два документа вместе. Лучше завести для каждого отдельную папку. Если надо подшить несколько бумаг, лучше переложить их картоном.

Теперь трест завален папками, бумаги лежат отдельно. Любой документ легко найти» (Михаил Успенский. Размножение документов).

Если вам трудно поддерживать порядок на столе, примените прием «Зона хаоса».

1. Выделите ограниченное место в уголке. Это будет зона хаоса.

2. Скажите себе, что рабочий стол – это зона порядка.

3. На рабочем столе держите не больше трех предметов – ноутбук, ручку, лист бумаги.

4. Все бумаги, которые вам не нужны сейчас, отправляйте в зону хаоса.

5. Если нужен документ, переместите его из зоны хаоса в зону порядка.

6. Отработали документ – удалите в зону хаоса.

7. Вечером наведите порядок в зоне хаоса – выбросьте старье.

Результат – в зоне внимания всегда находится только один документ.

В чем фишка? Снижая уровень хаоса вокруг, мы наводим порядок в голове. Наше мышление – отражение внешнего мира.

Отзыв о методе «ЗОНА ХАОСА»

Владислав: «Я считаю этот метод необходимым в современном мире. Он всегда и везде пригодится, так как в бардаке жить невозможно, постоянно тратится лишнее время на поиск. И для экономии времени лучше все держать на своем месте. В порядке удобнее и красивее живется».

Метод «Три секунды»

Вы часто спешите ответить на вопрос?

• Да, часто.

• Нет, я предпочитаю продумать дело.

• Редко.

Олимпиада в Мюнхене, 1972 год. Финал турнира по баскетболу. Матч СССР – США. До конца игры три секунды, американцы ведут – 50:49. Что такое три секунды? Миг, один раз моргнуть – и все. Мгновение – и советский спортсмен аккуратненько «от доски» посылает мяч в кольцо. Вот теперь все – 51:50 в пользу сборной СССР. Впервые родоначальники баскетбола были побиты на Олимпиаде!

Если вы слишком быстро принимаете решения или легко взрываетесь, примените прием «Три секунды».

• К вам обратились с вопросом или просьбой и ждут ответа.

• Вы считаете про себя до трех, а после этого принимаете решение, что ответить и как.

• Часто вообще не надо отвечать, так как вопрос был пустяковый.

Результат – вы хозяин ситуации.

В чем фишка? За три секунды первые эмоции уходят.

Сама проблема может лопнуть!

Отзыв о методе «ТРИ СЕКУНДЫ»

Ольга: «Одним из „времяпоедателей“ считается спешка. На занятии по тайм-менеджменту нам рассказали об интересном способе ее преодолевать – трехсекундной паузе. Сначала я к этому отнеслась с юмором, потому что в некоторых ситуациях выдерживание паузы выглядит довольно глупо.

Но потом я решила попробовать, и первым моим испытуемым стал агрессивный контролер в транспорте. После вопроса: “Что у вас за проезд?!” – я выждала три секунды и спокойно ответила. Контролер, конечно, посмотрел на меня, как на дурочку, но я заметила, что он сбавил свой пыл и осознал, что был слишком агрессивен.

Потом я начала время от времени применять метод в течение всего дня, а вскоре и в течение недели. И на самом деле это очень помогает и самой себе, и окружающим обдумать свой ответ или просто прийти в себя во время ссоры.

Реакция людей была разной: кто-то продолжал кричать, кто-то смотрел с удивлением, некоторые начинали спрашивать, почему я так долго обдумываю ответ. А после рассказа об этом приеме сами начинали его использовать. Метод очень понравился, так как помог мне, и не раз».

Рамиль: «Недавно я побывал в ситуациях, где использовал способ с тремя секундами. В некоторых случаях мое молчание вызывало у людей разные эмоции. Например, когда продавец в магазине спросил, какой сок мне подать, я не знал, какой выбрать, но, чтобы сделать правильный выбор, досчитал до трех. Я еще не успел досчитать, как в очереди за мной послышались возмущенные голоса: “Долго ли вы будете выбирать?”, “Долго ли там еще?!”.

Но была и хорошая ситуация: я проспал, но успевал на занятия, и собираться мне пришлось быстро. В панике я не мог вспомнить, какие у меня пары и что мне с собой взять, но остановился и решил посчитать до трех. Посчитав, я успокоился, собрал все, что было нужно, и успел на занятия.

Правило трех секунд дает еще одно преимущество: оно лишает нас времени на лишнее обдумывание ситуации. Человек просто не успевает вспотеть, разволноваться, начать заикаться».

Метод «Интернет»

Вы сталкивались с интернет-зависимостью?

• Да, я регулярно захожу в Интернет на пять минут, а зависаю на два часа.

• Нет, я четко знаю, на какие сайты я хочу зайти.

• Я рад бы научиться контролировать себя в Интернете.

Анекдот в тему: «Доктор, если вы меня вылечите от интернет-зависимости, я добавлю вас в друзья!»

Если вы без конца просматриваете фотографии в соцсетях, примените метод «Интернет».

1. Сядьте за компьютер в удобной позе. Расслабьтесь.

2. Войдите в «Инстаграм». Выберите красивую яркую фотографию.

3. Смотрите на фотографию не 2–3 секунды, а две минуты. Рассмотрите все детали. До опупения, до тошноты!

4. Затем переходите к следующей фотографии. Две минуты рассматривайте ее.

5. После переходите к следующей.

6. Через шесть минут работы мозг устанет и захочет переключиться.

7. Переключитесь на важное дело. Оно станет восприниматься как отдых.

В чем фишка? Фото стало работой, а дело – отдыхом.

Отзывы о методе «Интернет»

Ольга: «Я применила этот способ – досконально изучила при просмотре фотографии все ее детали. И на самом деле это мне очень помогло. Я стала меньше тратить времени на просмотр фото в соцсетях, так как ты посмотришь максимум 2–3 фотографии – и либо уже не хочешь смотреть остальные, либо устаешь и, чтобы отвлечься, начинаешь заниматься тем, что на самом деле нужно».

Наташа: «Метод меня сначала очень смутил, так как я не понимала, как это: медленно просматривать фотографии и вникать в их суть. Я привыкла, как и многие, мне кажется, быстро взглянуть на фотографию и пролистнуть дальше, поэтому поначалу было трудно. Несмотря на это, я все же смогла найти какие-то мелкие детали на фотографиях. Но, к сожалению, некоторые фотографии после пристального их рассмотрения показались пустыми, то есть не несли никакой информации. Желание просматривать такие фотографии в соцсетях просто пропало, и у меня появилось больше времени».

Регина: «Еще не начав работу по этому методу, я думала, что нет ничего сложного в том, чтобы смотреть на фото две минуты. Но, просмотрев две фотографии, я осознала, что зачем-то посвящаю этому занятию около часа в день. Что я там хочу увидеть? Ведь это просто просмотр всего подряд, а если через минуту ты даже и не вспомнишь того, что видел, значит, это и не нужно. После этого дела, которые постоянно откладывались, были выполнены».

Метод «Остановите мир, я хочу сойти!»

Вы часто испытываете информационную перегрузку?

• Да, я нахожусь под жестким информационным прессингом.

• Нет, я пожиратель рекламы, меня не волнует проблема перегрузки.

• Я был бы рад узнать способы снятия информационной перегрузки.

• Я не верю в эти шаманские приемы, поэтому не делайте мне больно, господа.

Сейчас человек за один день получает столько же информации, сколько средневековый человек получал за всю жизнь! Однако наша животная нервная система не в состоянии справиться с такой нагрузкой. Поэтому актуальна информационная перегрузка.

Если вам нужно остыть после работы и настроиться на вторую смену дома, примените прием «Остановите мир, я хочу сойти!».

1. После тяжелой работы вызовите такси.

2. Сядьте не на переднее, а на заднее сиденье.

3. Попросите водителя выключить радио.

4. Отключите телефон.

5. Расслабьтесь и просто, как маленький ребенок, понаблюдайте за жизнью города.

Пока доедете до дома, вы отдохнете и сможете спокойно общаться с родными.

В чем фишка? Блокируя внешнюю информацию, вы даете отдых мозгу.

Отзывы о методе «Остановите мир, я хочу сойти!»

Алина: «Я выполнила этот метод чуть-чуть в другой форме, так как не было возможности куда-либо ехать на такси. Обычно, когда я куда-нибудь еду или иду, я слушаю музыку или разговариваю по телефону. Мне выпала возможность рано утром прогуляться по городу, проложить, так сказать, путь до дома. Я шла в полной тишине, выключила телефон и наблюдала за природой, за восходом солнца. Дома чувствовала спокойствие. Очень полезный метод, буду его использовать чаще, так как мозг отдыхает после большого потока информации».

Лейла: «Оказывается, еще не зная об этом методе, я использовала его в своей повседневной жизни. Но не с водителем такси. По вечерам, когда обычно поздно возвращаюсь с учебы домой, я не включаю радио в машине. Поездка проходит в тишине, нарушаемой лишь гулом транспорта. И, как следствие, я приезжаю домой со свежей головой. Я отдыхаю от информации, полученной во время занятий. Моя голова не забита песнями, ненужной информацией, услышанной по радио. В общем, метод мне очень нравится и я собираюсь использовать его в дальнейшем».

Аделия: «Метод мне очень понравился. Действительно, иногда хочется отдохнуть от окружающего мира, суеты и шума, но сделать это довольно проблематично, так как не хватает времени побыть один на один с собой. Так вот, заменить в такси, например, прослушивание музыки или новостей на тишину – отличная идея».

Метод «Бриллиант»

Вы умеете быстро генерировать новые идеи?

• Да, я очень креативный человек.

• Нет, считаю, что все идеи можно скачать из Интернета. Зачем изобретать велосипед.

• Умею, но мне требуется определенное время.

• Пока не умею, но хотел бы научиться.

Ученые поставили эксперимент. Около двух пальм положили по палке. К первой пальме подвели обезьяну, а ко второй – прапорщика. Обезьяна сначала потрясла пальму. Увидела палку, бросила ее, сбила бананы и начала их есть.

Прапорщик тряс-тряс пальму – бананы не падают… Подошли экспериментаторы:

– Ты подумай, что надо сделать, вон палка лежит…

Прапорщик:

– Что тут думать, трясти надо!

Мыслительная лень заводит человека в тупик.

Если вам нужны новые идеи и свежесть восприятия, примените прием «Бриллиант».

1. Выберите выходной день, когда вам не надо работать.

2. Накануне этого дня сделайте всю домашнюю работу.

3. За день до выходного загрузите в голову информацию по проблеме.

4. В выходной день отключите телевизор, Интернет, не читайте газеты. Позвольте пыли в вашей голове осесть. Тогда бриллианты ваших мыслей засияют ярким светом.

5. Запишите пришедшие в голову идеи.

В чем фишка? Во время отдыха бесполезные мысли уходят, остаются только самые важные.

Отзывы о методе «БРИЛЛИАНТ»

Юлия: «В воскресенье я запланировала отключить Интернет. Мне кажется, что главное в этом методе – начать. Абсолютно не тянет в Сеть через 2–3 дня, хотя в первый день я постоянно находила какие-то причины для того, чтобы зайти туда. За время без Интернета я удвоила свое свободное время, которое посвятила хобби, отложенным ранее делам. Я считаю, что полезно на время отключать Интернет, так как вокруг столько интересного! Можно с головой уйти в учебу, прочитать прекрасные книги, после которых хочется жить и менять что-либо, проводить больше времени с друзьями в реальной жизни, а не обмениваться в социальных сетях сообщениями».

Камила: «В выходной день я отключила абсолютно все: Интернет, телефон, телевизор. Так у меня появилось гораздо больше свободного времени, которое я потратила с пользой. Конечно, сначала я уделила время учебе, далее занялась собой, то есть сделала себе пару масок для лица, волос – так сказать, немного релакса. Далее делала что-то по дому, разобрала вещи в шкафу – очень давно хотела этим заняться, но все не было времени. Потом поиграла с братишками и сестренками, позже пошла гулять с друзьями. В этот день я поняла, что можно много всего успеть и узнать нового для себя. Ведь это лучше, чем сидеть в Интернете и тупо обмениваться сообщениями и “лайками”».

Метод «Информационная диета»

Вы хотите поднять себе настроение за счет очистки мозга от мусора?

• Да, у меня полно тараканов в голове.

• Нет, я регулярно очищаю его – рыбалка, дача, шашлык.

• Хотел бы, но считаю, что это требует больших затрат времени и денег.

Почему у большинства людей нет уверенности в себе? СМИ постоянно сообщают нам о том, что где-то произошла катастрофа, кто-то погиб, кого-то убили. Как следствие, люди вокруг постоянно ноют и жалуются на жизнь.

Почему в новостях преобладает негатив? На нас идет массированная психологическая атака.

Если вы хотите поднять настроение, примените метод «Информационная диета».

1. Избавьтесь от телевизора или практикуйте день в неделю без него.

2. Блокируйте нытиков. Скажите им, что вы на диете из хороших новостей!

3. Ежедневно общайтесь с людьми, которые вас воодушевляют.

4. Читайте хорошие книги, прошедшие испытание временем.

5. Смотрите фильмы, которые мотивируют на действия.

6. Используйте антирекламные фильтры при работе в Интернете.

7. Задавайте себе вопрос: «Зачем я это читаю/смотрю/слушаю/делаю?»

Результат: не надо обрабатывать вредную информацию – освобождается время.

Решите задачу от А. Волочковой: «Во время первой свадьбы я сменила пять шикарных платьев. Сколько платьев я сменила во время второй свадьбы?»

На размышление одна минута. Успеха!

Учтите, задача с тройным дном.

Ответы

1. Второй свадьбы не было.

2. Какая разница, сколько платьев она сменила?

3. Задачу не надо решать, потому что она не решает вашу проблему.

Отзыв о методе «ИНФОРМАЦИОННАЯ ДИЕТА»

Алина: «Было сложно использовать этот метод. Избавилась от телевизора, но блокировать нытиков не получилось, так как я староста и надо принимать информацию от всех, многих выслушать и помочь с решением. Да, этот метод полезен, так как анализируешь полезность всей информации и мозг не нагружается различными новостями, которые тебе действительно не нужны».

Метод «Концерт тишины»

Вас напрягают постоянные телефонные звонки?

• Да, только приходит вдохновение, как начинает звонить телефон.

• Нет, я люблю быть в постоянном контакте.

• Да, иногда приятно и полезно оказаться вне зоны доступа.

Что происходит, когда звонит телефон? Мы мгновенно встаем в стойку и бросаемся отвечать. После ответа нам требуется от 30 секунд до двух минут, чтобы войти в прежний ритм.

А теперь вопрос: как часто нам говорят, что нас ожидает премия?

Ответ: один раз из 100. 80 % звонков пустые и не имеют значения для дела.

Если вы хотите сохранить концентрацию для важного дела, примените метод «Концерт тишины».

1. Примите решение, что вы недоступны для окружающих.

2. Определите время, когда вы хотите оказаться в зоне доступа. Например, в течение часа после обеда.

3. Запишите на автоответчик текст: «Я сейчас не могу говорить. Оставьте СМС или сбросьте информацию по почте. Если срочно, позвоните с 13:00 до 14:00».

4. Выключите телефон.

5. Сконцентрируйтесь и займитесь важным делом.

6. Через два часа включите телефон и посмотрите, есть ли эсэмэски.

7. Если есть что-то срочное и важное, можете ответить на них.

8. Если срочно, но не важно, отложите ответ на другое время.

Результат – вы тренируете концентрацию и гарантированно выигрываете один час в день.

Отзывы о методе «КОНЦЕРТ ТИШИНЫ»

Гульназ: «В воскресенье вечером я должна была готовиться к сдаче задолженности по английскому языку. Чтобы не отвлекаться, я отключила телефон. И действительно, без него я сделала все намного быстрее. Обычно каждое воскресенье я трачу на выполнение заданий по английскому около 3–4 часов, а в этот раз справилась за два часа! И это притом, что уровень сложности примерно одинаковый на протяжении всего семестра. Метод был мне очень полезен, буду использовать его и дальше».

Людмила: «Включив авиарежим на телефоне в субботу на два часа (с 10:00 до 12:00), я смогла заняться дома генеральной уборкой. Отключив авиарежим, я не увидела ни одной эсэмэски, потому что знала: в это время дня в субботу все, кому я могу понадобиться, еще спят, но тем не менее, отключив связь, я сама буду меньше отвлекаться на телефон и спокойно смогу помочь маме. Метод “Концерт тишины” был мне полезен. Я закончила уборку за два часа, а это на час, а то и на полтора быстрее, чем обычно. А все потому, что я ни разу не отвлеклась на телефон. Буду использовать метод и дальше».

Елена: «Оказавшись вне зоны доступа в пятницу на два часа (с 14:00 до 16:00), я смогла заняться составлением тестовых вопросов по тайм-менеджменту Включив вечером телефон, я увидела три эсэмэски. Две из них были бессмысленными, и отвечать на них я не стала. Лишь одна оказалась важной: от старосты нашей группы. В целом метод “Концерт тишины” мне очень понравился. Я выиграла два часа, отказавшись от телефона на это время, так как не отвлекалась на него. В дальнейшем я также собираюсь использовать предложенный метод».

Метод «Светофор»

Вы умеете определять важность информации?

• Да, как только мне поступает информация, я сразу оцениваю ее полезность.

• Нет, я сначала потребляю информацию и только потом пытаюсь оценить.

• Нет, я воспринимаю все подряд, не пытаясь при этом анализировать.

Для чего люди соблюдают диету? Для очистки организма от вредных веществ. Простой пример – в ресторане вы заказали вкусное блюдо. Вам принесли тарелку с едой, а там червивое мясо. Что вы будете делать? Вы начнете возмущаться и заставите ресторан вернуть вам деньги за заказ.

Очень часто информация по качеству сопоставима с червивым мясом. Если вы хотите сразу блокировать ненужную информацию, примените метод «Светофор».

1. Постройте матрицу «Интересно – полезно».

2. Зайдите в Интернет или выберите статьи из каких-либо журналов и газет.

3. Проанализируйте их содержание. Распределите статьи по квадратам матрицы.

5. Сколько процентов информации попали в квадрат «Блюдо для гурманов»? Этой информации дайте зеленый свет.

6. Информацию, которая попала в квадрат «Червивое мясо», блокируйте.

Результат – вы тренируете навык мгновенной оценки информации.

Отзывы о методе «Светофор»

София: «В целом метод мне очень понравился. Я научилась отделять полезные и интересные задачи от бесполезных и неинтересных. В дальнейшем я также собираюсь использовать предложенный метод, ведь, научившись грамотно разделять задачи, я смогу понять, на какие из них стоит тратить время, какие и принесут мне пользу, и будут интересными».

Вадим: «Метод показывает, какую информацию тебе нужно знать или какие действия выполнять, а какие – не нужно. Также ты ищешь пути решения, как от бесполезной информации перейти к полезной. В данный момент у тебя включается мозг и ты сразу отвечаешь на вопрос: “А надо ли это тебе?” Этот метод может быть интересен многим людям».

Катя: «Метод, бесспорно, полезен. Его стоит научиться применять быстро, чтобы это происходило как бы автоматически. Стоит научиться сразу выбирать: что нужно, а что следует выбросить. Я думаю, что буду использовать его в дальнейшем».

Метод «Микеланджело»

Вам приходится работать с информацией – искать ее в Интернете, писать или читать отчеты, рекламные буклеты?

• Да, часто.

• Нет, у меня работа не связана с информацией.

• Редко.

Однажды великого скульптора Микеланджело спросили, как он создает свои шедевры. Микеланджело ответил: «Я беру камень и отсекаю все лишнее».

Документ до обработки

Информационная перегрузка и ее последствия

Так вот, очень часто та информация, которую мы потребляем, по качеству сопоставима с червивым мясом. Например, это реклама товаров, которые нам не нужны, сплетни желтой прессы, какие-то байки и скандалы в общественном транспорте.

Однако мы не требуем вернуть нам деньги или время, потраченное на ее обработку.

Хотим мы того или нет, когда информация поступает в мозг, он начинает ее обрабатывать и выдает решение, что делать с этой информацией: забыть как страшный сон, применить в работе, отложить на время и т. д.

То есть в любом случае мозг работает и тратит энергию. В результате он перегружается и начинает работать менее эффективно. Отсюда возникает необходимость в записных книжках, календарях и т. п.

Информационная диета – инструмент, который позволяет очистить наше сознание от червивого мяса и тараканов в голове.

Документ после правки С помощью метода «Микеланджело»

Как информация губит разум

Качество информации часто сопоставимо с червивым мясом – таковы реклама ненужных товаров, сплетни, скандалы в транспорте.

Когда мы получаем информацию, мозг обрабатывает ее и решает: забыть, применить, отложить на время.

Мозг работает и тратит энергию вхолостую. Как результат – перегрузка и снижение эффективности.

Отсюда необходимость в записных книжках, календарях.

Информационная диета очищает сознание от червивого мяса и тараканов в голове.

Если вам нужно написать статью, отчет или реферат, примените метод «Микеланджело».

1. Составьте вопросы по теме текста.

2. Откройте презентацию Power Point.

3. Найдите в Интернете информацию, которая поможет ответить на поставленные вопросы.

4. Вставьте информацию в слайды. Задайте шрифт. Разбейте текст на абзацы.

5. Уберите лишние слова. Оставьте в каждом абзаце главную мысль.

6. Скопируйте полученный текст в Word.

7. Распечатайте текст, поставьте подпись. Документ готов.

Отзыв о методе «Микеланджело»

Таня: «Об этом способе нам рассказали на занятиях по тайм-менеджменту. Он очень удобен в учебе, особенно когда нужно писать лекции или работать с информацией. Нам задали написать сочинение по психологии, мне досталась довольно объемная тема, и я не знала, как все это привести в нужный вид. Но, применив метод, который предлагает просто обрубать все ненужное, я быстрее сделала работу и сэкономила много времени».

Радиф: «Этот метод очень удобен при работе с большими документами, которые не всегда понятны для человека. Метод помогает сократить текст, убрав все лишнее. Мне он понравился тем, что теперь я не заморачиваюсь с большими текстами, а сначала использую его, а уже потом вникаю в суть. Очень удобно и экономит много времени, а также не загружает голову лишней информацией».

Метод «Спарта»

Вы любите красиво и ярко поговорить?

• Да, я прирожденный оратор.

• Нет, терпеть не могу болтунов.

• Редко люблю говорить.

В Древней Греции был регион Лакония. Там жили люди, отличавшиеся краткостью речи и немногословием. Спарта входила в эту область.

Классическим примером лаконичности спартанцев стал ответ на письмо царя Македонии Филиппа II, который хотел захватить Спарту: «Призываю вас немедленно сдаться. Если моя армия начнет захват ваших земель, мы уничтожим ваш урожай, поработим население и разрушим города».

На это спартанцы ответили: «Если». Смысл ясен: «Рискните жизнью».

Если вы хотите кратко и ясно донести мысль до клиентов или друзей, примените метод «Спарта».

1. Выберите интересную тему для обсуждения.

2. Выберите собеседника, с которым хотите пообщаться.

3. Выберите роль: один спрашивает, другой отвечает.

4. Возьмите себе и выдайте собеседнику по 10 фишек или карточек. Собеседник № 1 задает последовательно 10 вопросов по теме.

6. Собеседник № 2 отвечает на вопросы. В его распоряжении только три слова.

7. Если в ответе три слова, он принимается. Если в ответе больше трех слов, отвечающий платит штраф – одну фишку.

После 10 ответов собеседники меняются ролями. Процедура оценки ответов сохраняется. После игры участники считают фишки: у кого больше, тот выиграл.

Результат – вы тренируетесь отвечать лаконично и информативно.

Пример бездарного диалога:

– Опять ты разбросал свои вещи по всей квартире!

– А ты на себя посмотри – вечно в раковине гора немытой посуды!

– Взял бы да сам помыл!

– Вот еще, я и так на работе устаю!

– А я, можно подумать, не устаю! Тебе я просто безразлична – ты даже не понимаешь, как я устаю!

– А ты, можно подумать, понимаешь, ты сама ничего не понимаешь!

– То, что ты только и можешь, что меня обижать, это я понимаю!

– А ты меня не обижаешь? Я тоже человек, мне тоже человеческого отношения хочется!

Пример отработанного диалога:

– Опять ты разбросал свои вещи по всей квартире!

– Сейчас уберу, заодно и посуду помою.

– Не беспокойся, посуду я помою сама.

Отзыв о методе «СПАРТА»

Алина: «Я попробовала метод “Спарта”. Он оказался интересным и эффективным в некоторых ситуациях. Благодаря ему можно научиться быстро и доступно рассказывать о чем-либо, а также быстро отвечать на вопросы людей и сокращать свой ответ всего до трех слов. Я рассказала о нем своей подружке, которая очень любит поболтать. Ее метод “Спарта” заинтересовал, и она начала более спокойно, внятно и конкретно доносить до людей информацию».

Антон: «Метод “Спарта” я использовал при общении с друзьями. У каждого реакция была разной. Один из них подумал, что я на него обиделся и поэтому так с ним общаюсь. Начал задавать больше вопросов и пытаться понять, что со мной произошло. Второй друг поддержал такой стиль общения и также начал отвечать на вопросы кратко. Ему это показалось очень веселым. Как по мне, так этот метод следует использовать с осторожностью и в отдельных ситуациях, ведь собеседник не всегда может понять такого рода общение. Иногда же просто хочется поговорить по душам, и ответы в 2–3 слова не имеют смысла».

Динара: «Когда я проводила эксперимент с фишками, то поняла, что мои ответы в три слова хоть и являются лаконичными, но лишены эмоциональной окраски. Кстати, для примера я хотела бы привести поразительные рассказы из шести слов. Хотелось бы поучиться искусству лаконичности, но при этом глубокой эмоциональности этих рассказов.

Незнакомцы. Друзья. Лучшие друзья. Любовники. Незнакомцы.

“Вы ошиблись номером”, – ответил знакомый голос.

“Пассажиры, сейчас с вами говорит не капитан”».

Метод «Да – нет»

Вы умеете быстро отсекать большие объемы лишней информации, чтобы сразу дойти до сути?

• Да, я владею технологией отсекающих вопросов.

• Нет, я предпочитаю задавать точечные целевые вопросы.

• Нет, я не умею сразу отсекать лишнее, так как не понимаю, где главное.

Как работать по методу «Да – нет»? Суть его в том, чтобы рассечь проблему на две части.

1. Задаем вопрос, на который можно ответить «да» или «нет».

2. Все, что попало в зону «Нет», игнорируем.

3. Задаем вопрос для зоны «Да», на который можно ответить «да» или «нет».

Цикл повторяется до попадания в цель.

Пример. Вашему отделу необходимо сделать отчет для комиссии. Вы хотите ограничить объем работы. Задайте несколько отсекающих вопросов.

1. В отчете есть мой раздел? – Да.

2. Раздел делать подробно? – Нет.

3. Двух страниц хватит? – Да.

4. Требуется проявить фантазию? – Нет.

5. Можно использовать старый шаблон? – Да.

6. Это надо сделать сегодня? – Да.

Решение – берете шаблон, ставите новые данные – раздел готов.

Цена вопроса – 15 минут.

Отзывы о методе «Да – нет»

Алина: «Этот метод очень полезен. Благодаря ему я научилась отсекать лишние вопросы. Формулируя точные ответы, сразу все понимаешь, и вывод приходит как-то сам по себе, не нужно мудрить. И времени на выполнение уходит гораздо меньше».

Ольга: «Метод очень эффективен. Он помогает сократить время и затраты на составление отчетов и документации. Прост, не нужно никаких средств для его использования».

Екатерина: «Я часто пользуюсь подобным методом. Это удобно. Суть в том, что это помогает отсечь лишние действия, в которых нет необходимости. Здесь, по сути, действует четкая постановка задач. Так что метод многим может показаться весьма полезным».

Станислав: «Четко сформулировав вопрос, на который можно ответить “да” или “нет”, можно сразу понять, что требуется, и выполнить работу четко, правильно и в срок. Очень удобно!»

Метод «Квинтилиан»

Вы умеете быстро получать полную информацию от собеседника?

• Да, я владею технологией умных вопросов.

• Нет, мне приходится просеивать море информации, пока получу результат.

• Думаю, что лучший способ узнать – внимательно выслушать.

Римский ритор Квинтилиан определил семь вопросов, на которые надо ответить, чтобы информация о событии или задаче была полной.

1. Кто? (субъект.)

2. Что? (Объект.)

Где? (Место.)

Чем? (Средства.)

5. Зачем? (Цель.)

6. Как? (Метод.)

7. Когда? (Время.)

Если вам нужно получить информацию об объекте, следуйте алгоритму метода «Квинтилиан».

1. Выберите объект для изучения.

2. Откройте презентацию Power Point.

3. На отдельных слайдах в заголовках напишите семь ключевых вопросов.

4. Найдите в Интернете ответы на эти вопросы.

5. Вставьте информацию в слайды. Задайте шрифт. Разбейте текст на абзацы.

6. В каждом абзаце уберите лишние слова, оставив главную мысль.

7. Скопируйте полученный текст в Word.

8. Распечатайте текст, прочитайте его. Вы получили информацию об объекте.

Пример. Надо понять, что такое экономическое обоснование проекта. Задаем семь ключевых вопросов.

1. Кто проводит экономическое обоснование? (Субъект.)

2. Что такое экономическое обоснование проекта? (Объект.)

3. Где взять информацию для экономического обоснования? (Место.)

4. Чем пользуются при проведении экономического обоснования? (Средства.)

5. Зачем проводят экономическое обоснование? (Цель.)

6. Как проводят экономическое обоснование? (Метод.)

7. Когда проводят экономическое обоснование? (Время.)

Отзывы о методе «Квинтилиан»

Сергей: «Мне надо было в короткие сроки (один день) написать доклад по диплому. Я использовал два метода – “Квинтилиан” и “Микеланджело”. Просто написал семь вопросов и напечатал ответы на них из диплома. Затем убрал лишнюю информацию, подредактировал текст и ответил на защите. Основная загвоздка – надо уметь формулировать вопросы».

Алина: «По этим вопросам можно найти ответ в любых источниках. Ты сразу ограничиваешь себя в том, что тебе нужно знать, а что – не нужно. Очень удобный метод, так как он занимает совсем мало времени и ты получаешь полноценные ответы на поставленные вопросы».

Метод «Релакс»

Вы устаете на работе?

• Да.

• Нет.

• Редко.

Компания Google вкладывает огромные средства в создание приятных условий труда. И все равно сотрудники жалуются на нечеловеческие условия работы.

• «Когда я хожу на массаж, на моем лице остаются следы от подушки».

• «Я не различаю настройки массажного кресла “Расслабление”, “Регенерация” и “«Прилив сил”».

• «Диван в кабинете не позволяет вытянуться на нем во весь рост».

Если вы еще не работаете в Google, но уже хотите быстро восстановить энергию на работе, примените метод «Релакс».

1. Найдите тихое место, где вас никто не побеспокоит 10–15 минут.

2. Сядьте в удобную позу, обязательно держа спину прямо. Это может быть удобный стул, при этом ноги должны опираться на землю полной ступней.

3. Закройте глаза и положите руки на колени ладонями вверх.

4. Несколько минут наблюдайте за дыханием. Прочувствуйте, как воздух проходит через горло, как поднимается и опускается грудная клетка.

5. Почувствуйте, как усталость мягко покидает ваше тело.

6. Когда вы расслабили тело, измените ритм дыхания.

7. Сделайте глубокий вдох на счет «один», затем задержите дыхание на четыре секунды и выдыхайте медленно на счет «два».

8. Дышите по методу «один – четыре – два» в течение 10 минут.

Результат – за 10–15 минут вы сумели снять усталость.

Часть 2

Делегирование задач

Инвестиции во время

Что такое инвестиции во время?

Есть инвестиции реальные и финансовые, эффективные и неэффективные. Когда мы говорим об инвестициях во время, их надо делить:

• на инвестиции, обеспечивающие комфорт;

• инвестиции, обеспечивающие доход.

Как на практике купить время?

В жизни мы часто покупаем машины, компьютеры, телефоны, мебель. Когда они ломаются, что мы делаем? Обращаемся к мастеру, который решит проблему быстрее нас. Когда мы платим ему деньги, мы покупаем его время.

Когда мы приобретаем стиральную или посудомоечную машину, готовую еду в супермаркете, то покупаем не продукт, а в первую очередь время!

Мы могли бы сами починить машину или мебель, но предпочитаем купить услуги мастера. Это и есть инвестиции во время. Вы покупаете чужое время и освобождаете свое.

Вы можете возразить: «А я считаю, что покупаю комфорт, а не время».

Вы точно подметили важную черту инвестиций во время. Мы покупаем время, чтобы обеспечить комфорт в жизни.

Но ведь цель инвестиций прежде всего доход. Как же быть?

Если мы хотим получить доход, наши инвестиции носят иной характер. Мы покупаем услуги секретарей, консультантов, тренеров, фрилансеров.

Мы приобретаем услуги сторонних лиц.

Мы сбрасываем с себя часть работы.

Мы освобождаем время для выполнения более рентабельных проектов.

За счет чего растет доход? Вы можете реализовать более прибыльные проекты и увеличить количество обычных проектов. Результат – ваш доход растет за счет инвестиций во время.

Схема проста.

1. Вы покупаете время других людей.

2. Ваше время освобождается.

3. Вы увеличиваете количество проектов с вашим участием.

4. Растет ваш доход.

Если схема настолько проста, в чем же хитрость? В следующем: обычно люди, получив доход, сразу покупают машину или активы. В результате у них не остается денег, чтобы купить услуги фрилансеров, тренеров и консультантов. У них есть комфорт, но нет дохода!

Как поступают деловые люди? Они сначала покупают время, чтобы увеличить доход, а на часть полученного дохода покупают время, чтобы повысить комфорт. В результате они имеют и доход, и комфорт!

Оценка эффективности инвестиций во время

Мы предлагаем вам следующий алгоритм.

Решите, что 10 % дохода вы будете откладывать, чтобы купить чужое время. Это бюджет инвестиций во время. Вы получаете 30 000 рублей. Выделите из них 3000, чтобы купить время. Вы освободите свое рабочее время. Подчеркну, именно рабочее время – то, которое приносит вам доход.

Какие конкретно виды работ можно отдать на сторону?

Определите, что именно вы не хотите делать. Это может быть рутинная работа, например набор текста, подбор информации из Интернета. Принцип отбора таков: делегируем работу, если она нам неинтересна или не является нашей сильной стороной.

Инвестиции во время надо делать вовремя. Наше время ограничено. Если вы не сделали инвестиции сегодня, завтра можете не успеть.

Раз мы говорим об инвестициях, то какова же их эффективность? Считаем.

Ваш доход – 30 000 рублей. Инвестиции равны 10 % от этой суммы – 3000 рублей. За 3000 рублей вы можете освободить 1,5 часа в день. В месяц это составляет 30 часов. Их можно потратить на более рентабельные проекты.

Один час вашего времени стоит 187 рублей. Ваш выигрыш уже составит:

187 × 30 = 5200 рублей.

Эффект инвестиций:

5200–3000 = 2200 рублей.

Эффективность инвестиций:

2200 / 3000 = 73 %.

Инвестиции во время выгоднее других инвестиций? Можете сравнить.

Эффективность депозита в банк – 10 %.

Эффективность рискованных инвестиций – 25–50 %.

Эффективность инвестиций во время – 73 %.

Итак, подведем итоги беседы.

1. Существуют инвестиции в оборудование, акции, облигации, а есть инвестиции во время.

2. Вложения во время делятся на обеспечивающие комфорт и обеспечивающие доход.

3. Обычные люди делают инвестиции ради комфорта, деловые люди инвестируют ради дохода.

4. Бюджет инвестиций во время равен минимум 10 % от дохода.

5. Эффективность вложений во время – больше 70 %.

Проблемы делегирования задач со стороны босса

Почему босс не хочет делегировать задачи? Существует несколько проблем.

1. У босса нет времени на объяснение задачи.

2. Босс сам еще не «въехал» в задачу. Босс может сделать работу быстрее сотрудника.

4. Босс не хочет перепоручать то, что поручено ему. Босс любит некоторые задачи.

6. Босс боится, что сотрудник решит задачу лучше него.

7. Босс боится потерять контроль над делом, как только выпустит его из рук.

8. Босс сомневается в сотруднике и не хочет рисковать.

9. Босс боится потерять авторитет, если его задачу решит сотрудник.

10. Босс не знает, что делать, если сотрудник отклонит делегирование.

Рассмотрим эти проблемы подробнее.

Проблема № 1 – нехватка времени на объяснение задачи

Противоречие

• На объяснение задачи надо выделять время.

• На объяснение задачи не надо выделять время, так как его нет.

Идеальный конечный результат

• Задача сама себя объясняет.

• Найдена возможность объяснить задачу в другое время дня.

Сотрудник сам продумывает суть задачи, босс оценивает формулировку.

Решение: написать инструкцию и использовать для регулярно возникающих задач.

Примером регулярно возникающей задачи может быть необходимость подписать командировочное удостоверение у большого круга лиц в определенном порядке. Сделать это поручили новому сотруднику, который не знает регламента. Поручение может быть сформулировано в виде таблицы.

Бланк поручения по регулярной задаче

Какие выгоды дает применение подобной инструкции?

Бланк аккумулирует как формальные параметры работы, так и неформальные ритуалы. Новичок мимикрирует под старожила и сразу же принимает правила игры, принятые в организации.

Еще одна типичная задача – создать список наиболее часто задаваемых вопросов в рамках поручения закупить канцелярские принадлежности для офиса.

Задача это многогранная. Список вопросов представлен в таблице.

Список часто задаваемых вопросов

Что дает этот список? Учтены пожелания разных сотрудников отдела. Список обобщает коллективный опыт.

Готовить задачи следует с вечера. Смысл фишки: вечером вы работаете в замедленном темпе и можно спокойно осмыслить день и четко сформулировать задачу.

Можете дать сотруднику право самому сформулировать задачу. Смысл фишки: вы проверяете, насколько сотрудник вас понял.

Например, вы ставите перед подчиненным задачу написать отчет о работе отдела. Срок исполнения – завтра к 15:00.

Сотрудник предлагает следующий алгоритм решения задачи.

1. Разработать форму для запроса информации от сотрудников.

2. Разослать форму.

3. Проконтролировать заполнение формы.

4. Подождать, пока придет вдохновение.

5. Написать отчет объемом 150 страниц. Почувствовать себя творцом.

Начальник корректирует задачу.

1. Взять старый отчет.

2. Взять цифры из информационной системы компании.

3. Изменить цифры в отчете.

4. Представить документ боссу.

Что дает такая корректировка? Босс резко ограничил размах деятельности сотрудника. Задача будет гарантированно исполнена.

Проблема № 2 – босс сам еще не «въехал» в задачу

Противоречие

В задачу надо «въехать», чтобы потом оценить решение.

В задачу не надо «въезжать», так как на это затрачивается дополнительное время.

Идеальный конечный результат

Задача должна сама «въехать» в мозги боссу (или исполнителю).

Босс и сотрудник одновременно «въезжают» в задачу.

Исполнитель сам «въезжает» в суть дела и ставит задачу.

Решения

1. Покупаем готовую задачу с инструкцией по ее решению. Например, приобретаем программу с инструкцией по применению.

2. Босс и сотрудник вдвоем проводят мозговой штурм.

В качестве примера второго решения рассмотрим ситуацию, когда босс и сотрудник используют метод вопросов, чтобы разобраться в задаче. Исходная проблема звучит так: продажа хлеба приносит малую прибыль, надо ее увеличить.

Начальник и подчиненный ставят вопросы.

1. Как можно поднять прибыль?

Ответ: либо увеличить выручку, либо снизить затраты.

2. Как увеличить выручку?

Ответ: либо поднять цены, либо увеличить объем реализации.

3. Как можно без ущерба для сбыта поднять цены?

Ответ: увеличить добавленную стоимость для клиента.

4. Как увеличить добавленную стоимость?

Ответ: проработать по методу 4P: продукт, цена, продвижение, место.

Общее направление работы понятно. Теперь сотрудник по каждому элементу 4P может внести предложения.

В чем фишка? В режиме совместного обсуждения сразу была отсечена неперспективная ветвь – снижение себестоимости.

Еще одним решением может стать то, что сотрудник самостоятельно проводит разведку проблемы и описывает подводные камни, которые могут возникнуть при ее решении.

Например, босс чувствует, что на рынке косметических услуг грядут изменения, однако пока не может понять, какой тренд будет преобладать. Он дает креативному сотруднику задание:

• проработать ряд отраслевых журналов;

• прочитать ряд интервью ведущих специалистов в этой сфере;

• выявить ключевые тренды.

Проблема № 3 – босс может сделать работу быстрее сотрудника

Противоречие

Если босс сделает работу сам, то затраты времени на задачу будут маленькие.

Если задачу выполнит сотрудник, то это будет сделано медленно, однако босс будет свободен.

Суть проблемы

Босс затратить на решение задачи меньше времени, чем сотрудник.

Цена времени босса выше цены времени сотрудника.

Идеальный конечный результат: в момент принятия решения задача должна сама показать, какова будет цена ее выполнения начальником и подчиненным.

Решение: босс должен иметь расчет затрат на задачу во времени и в деньгах. Он должен знать цену своего времени и цену времени исполнителя.

Например, босс может выполнить задачу за один час, подчиненный – за 1,5 часа. Зарплата босса – 50 000 рублей, сотрудника – 20 000 рублей. Если задачу выполняет босс, цена составляет:

50 000 / 20 / 8 × 1 = 312,5 рубля,

а если сотрудник:

20 000 / 20 / 8 × 1,5 = 187,5 рубля.

Таким образом, если над задачей трудится начальник, фирма несет потери:

312,5 – 187,5 = 125 рублей.

Вывод: надо делегировать задачу.

Проблема № 4 – босс не хочет перепоручать то, что поручено ему

Противоречие

Босс № 1 должен перепоручить работу боссу № 2, так как это освободит его время.

Босс № 1 не должен перепоручать работу, так как это приведет к конфликту с другим боссом.

Суть противоречия – не совпадают мнения боссов № 1 и 2:

• о сложности задачи (босс № 1 считает ее более сложной, чем босс № 2);

• о квалификации исполнителя (босс № 1 считает, что он не справится с задачей).

Идеальный конечный результат: задача сама находит исполнителя с квалификацией, соответствующей ее уровню.

Решения

1. Боссы должны договориться о том, какие задачи босс № 2 имеет право перепоручить кому-то еще. Задача босса № 2 – донести до босса № 1, что он отвечает за конечный результат и этот результат будет достигнут.

2. Босс № 2 перепоручает задачу другим исполнителям, но не ставит об этом в известность босса № 1.

Проблема № 5 – босс любит некоторые задачи

Противоречие

Босс должен решать любимые задачи, так как получает от этого удовлетворение.

Босс не должен решать любимые задачи, так как отвлекается на них.

Суть противоречия

Квалификация босса стала избыточной для части любимых задач.

Квалификации и любви босса к некоторым задачам недостаточно.

Это противоречие представлено в таблице.

Матрица «Квалификация босса – любовь босса»

Идеальный конечный результат

1. Задачи из квадранта Б сами вызывают любовь босса и переходят в квадрант А.

2. Задачи из квадранта В сами переходят в квадрант Г.

Решения

1. Попытаться найти интересные черты в задачах группы Б и полюбить их. За счет этого они перейдут в квадрант А.

2. Сместить акцент в задачах группы В с исполнения на обучение других людей и контроль. Тогда они сами уйдут в группу Г.

Например, босс считает своей сильной чертой генерацию идей, но терпеть не может контролировать их исполнение. Босс может направить свою энергию на разработку методов эффективного контроля или самоконтроля сотрудников. В итоге за ним сохраняются функции генератора, но в области контроля. Результат – контроль реализуется на более высоком уровне за счет творческого подхода.

А если босс любит сам продумывать творческий замысел новых проектов, то ему надо превратиться из генератора в наставника. Генератор творит сам. Наставник учит творить других. Когда меняется должность человека, должен измениться и его образ. Он учится играть иную роль.

Проблема № 6 – босс боится, что сотрудник решит задачу лучше него

Противоречие

Если сотрудник выполнит задачу, то он может обойти босса на карьерной лестнице.

Если босс выполнит задачу сам, то сотрудник не сможет обойти босса, но и роста фирмы не будет.

Суть противоречия

Босс боится за свое место под солнцем.

Скорость развития сотрудника не совпадает со скоростью развития босса, что иллюстрирует таблица.

Матрица «Скорость – сложность»

Идеальный конечный результат – профессиональный рост сотрудников сам обеспечивает рост босса.

Рассмотрим возможные ситуации.

Квадрант А.

• А1. Босс и сотрудник начинают борьбу на выживание. В результате выигрывает третье лицо, которого назначают на должность босса.

• А2. Сотрудник уходит в другую фирму. Плюс – сотрудник нашел в себе силы изменить ситуацию. Минус – ему приходится заново завоевывать место под солнцем в другой организации.

• А3. Босс и сотрудник заключают джентльменское соглашение, делят функции и быстрее решают задачи. Борьба носит скрытый характер и может перерасти в открытый конфликт.

Квадрант Б. Босс анализирует ситуацию и ставит более сложные задачи. Босс опирается на ресурсы сотрудника и использует его стремление к росту. Результат – босс идет на повышение, сотрудник занимает его место.

Квадрант В. Страх босса необоснован, подчиненного устраивает его положение. Сотруднику надо через третьих лиц донести до босса информацию, что его сфера интересов не пересекается с интересами босса.

Квадрант Г. Сотрудника устраивает скорость его развития, но из-за этого босс тормозит в своем развитии. Боссу надо ускорить развитие сотрудника.

Проблема № 7 – босс боится потерять контроль над делом, как только выпустит его из рук

Противоречие

• Надо контролировать выполнение задачи, чтобы не потерять контроль над ней.

• Не надо контролировать, так как это требует времени.

Идеальный конечный результат: работа сама контролирует результаты исполнения.

Решения

1. Сотрудник переходит на самоконтроль и сам докладывает о ходе выполнения задания.

2. Работа содержит встроенные инструменты контроля.

3. Босс имеет хранилище поручений, которое само напоминает о необходимости контроля.

Рассмотрим, например, как можно применить решение № 1. Босс хочет на недельку слетать в Таиланд. Одновременно дает задание сотруднику написать прогноз рынка к своему возвращению. Босс боится, что, как только он уедет, подчиненный уйдет в загул, а в ночь перед приездом босса напишет отчет, но его качество будет не самым высоким.

Решение: сотрудник каждый вечер по электронной почте присылает отчет о результатах работы над документом.

Первый день: «Привет, босс. Сегодня подготовил раздел 1. Высылаю».

Второй день: «Привет, босс. Если честно, сегодня забухал. Ничего не сделал. Клятвенно обещаю завтра прислать разделы 2 и 3».

Третий день: «Привет, босс. Сегодня пришла волна. Написал разделы 4, 5, 6. Разделы 2 и 3 напишу завтра».

Четвертый день: «Привет, босс. Человек предполагает, а Бог располагает. Сделал только четверть раздела 2».

Пятый день: «Привет, босс. Спасибо за подсказку. И как я раньше не додумался. Разделы 2 и 3 сделал за полдня».

Шестой день: «Привет, босс. Отчет готов. Ниша рынка пустая. Надо быстрее ее занимать».

В чем фишки диалога? Сотрудник креативен, талантлив, но не умеет и не хочет работать по четкому плану. Босс слегка отпускает ситуацию, но одновременно требует отчета. Подчиненный правдиво написал, что в какой-то день не работал над документом, указал причину, но взял обязательство исправиться. И поручение начальника было выполнено в срок.

А вот пример применения решения № 2 – работа содержит встроенные инструменты контроля. Этот метод можно использовать в обучающих задачах – результат решения известен заранее.

Во многих программах заложены инструменты «защиты от дурака». Инструмент «Супермаркет» ограничивает производство продукции конкретным цехом. Можно заранее встроить в процесс лист самопроверки сотрудника. Тогда после выполнения задачи он может сам себя проверить и найти ошибку.

Применяя решение № 3, босс имеет хранилище поручений, которое само напоминает о необходимости контроля. Например, в почте можно создать две папки: «Контроль ежедневный» и «Контроль еженедельный». В роли электронного хранилища поручений можно также использовать Excel или программный продукт «Мегаплан».

Проблема № 8 – босс сомневается в сотруднике и не хочет рисковать

Противоречие

• Рисковать надо, так как делегировать задачу необходимо.

• Рисковать нельзя, так как можно сорвать выполнение задачи.

Суть противоречия

• Либо квалификация сотрудника не отвечает сложности задачи.

• Либо степень ответственности сотрудника не отвечает уровню задачи.

Идеальный конечный результат

• Задача сама не дает сотруднику ошибиться при ее выполнении.

• Задача сама напоминает сотруднику о том, что ее надо довести до конца.

Решения

1. Инструкция к задаче задана в виде четкого алгоритма, как в конструкторе LEGO. Вероятность ошибки резко снижается.

2. Напоминание о задаче встроено в систему контроля поручений.

Рассмотрим несколько примеров. Вначале – два примера применения решения № 1.

В кафе пригласили на работу иностранного менеджера. Он собрал официантов, раздал по листу бумаги и предложил написать следующее.

1. Число салфеток на столе должно быть равно девять.

2. Солонки и перечницы должны быть полными.

3. Край скатерти должен отстоять от пола на 30 см.

4. После ухода посетителей скатерть вытряхнуть.

В ответ официанты стали возмущаться, что стаж их работы – пять лет и такую ерунду они знают и без него.

В чем фишка действий менеджера? Сотрудник сможет выполнить задачу на автопилоте. В итоге обеспечивается минимальный стандарт обслуживания. Официанты могут переходить на более высокий уровень – отрабатывать голливудскую улыбку и учиться предупреждать желания клиентов.

В реальной жизни каждый четко использует железный алгоритм перехода через дорогу: красный свет светофора – стой, зеленый – иди. Почему этот алгоритм применяется на автомате? Высока цена ошибки – жизнь.

И два примера применения решения № 2.

Электронная почта руководителя сама отсылает на почту сотрудника напоминание о задаче.

Босс может настроить шаблоны контрольных писем и сохранить их в папке в электронной почте. Он задает время отправки писем, и система Microsof Outlook сама отправляет контрольные запросы без участия человека.

Проблема № 9 – босс боится потерять авторитет, если его задачу выполнит сотрудник

Противоречие:

• делегировать задачи нужно, чтобы команда работала эффективно;

• делегировать задачи нельзя, так как в таком случае команда сможет обойтись и без босса.

Суть противоречия – в основе лежит страх босса оказаться ненужным в организации.

Разобраться в ситуации поможет матрица «Желание перемен – потенциал развития».

Матрица «Желание перемен – потенциал развития»

Возможные ситуации

А. Делегирования задач нет. Сотрудники не растут. Фирма превращается в болото. Авторитет босса начинает падать без влияния внешних факторов.

Б. Сотрудники растут автономно. Босс рассматривается как ограничение.

В. Босс обеспечивает рост сотрудников и встраивается в команду.

Г. Делегирование задач происходит без проблем. Сотрудники принимают задачи босса, так как признают его авторитет.

Возможно следующее развитие ситуации.

A. Команда начинает разрушаться. Лучшие сотрудники покидают команду и ищут новые точки приложения своих сил.

Б. До тех пор пока босса устраивает такое положение дел, ситуация остается в равновесии. Если босс захочет вернуть себе активную позицию, возможна итальянская забастовка со стороны сотрудников.

B. Босс начинает играть роль советника. Постепенно в команде вырисовывается новый лидер, который принимает власть.

Г. Команда растет вместе с боссом и переходит на новый уровень задач.

Идеальный конечный результат: страх босса помогает ему развиваться.

Босс должен понять, что у него есть два варианта.

1. Занять страусиную позицию, оборонять свое место под солнцем и ждать, пока внешние силы не сметут его организацию. В итоге босс будет выброшен из жизни и ему останется плакать горько и неустанно.

2. Обострить свой страх до предела, получить порцию адреналина и измениться, чтобы успеть в последний вагон уходящего поезда жизни. В этом случае он может из квадранта А перейти в квадрант В. Либо, если это талантливый разгильдяй, из квадранта Б – в квадрант В или Г.

В сказке Р. Киплинга «Маугли» была описана процедура передачи власти от Акелы другому лидеру. До тех пор пока Акела в состоянии показывать качества вожака, его авторитет не подвергается сомнению. Как только Акела начал дряхлеть, другие волки ждут, когда вожак промахнется, чтобы занять его место под солнцем.

В Древнем Египте фараон регулярно должен был доказывать свою способность управлять страной. Он должен был четыре раза пробежать вокруг своей будущей гробницы, чтобы доказать, что ему еще рано уходить. Тем самым происходила проверка адекватности босса.

Во многих крупных компаниях существует наблюдательный совет, который оценивает авторитет босса и его способность к дальнейшему развитию. Этот совет определяет длительность контракта босса и может его продлить или нет.

Проблема № 10 – босс не знает, что делать, если сотрудник блокирует делегирование

Противоречие

Надо преодолеть сопротивление сотрудника, чтобы делегировать ему задачу.

Не надо преодолевать сопротивление сотрудника, так как босс не знает, как это делать.

Суть противоречия: техника делегирования не соответствует желанию или возможностям сотрудника.

Сотрудник не хочет выполнять задачу (лень, слишком умный, босс неавторитетен).

Сотрудник не может выполнить задачу (ему не хватает квалификации, он не понял задачу).

Разобраться поможет матрица «Техника делегирования – причина блокирования задач».

Матрица «Техника делегирования – причина блокирования задач»

Возможны следующие ситуации.

A. Сотрудник не хочет, чтобы ему делегировали задачу, а босс не умеет делегировать.

Б. Сотрудник не хочет, чтобы ему делегировали задачу, хотя босс четко ставит ее.

B. Сотрудник хочет принять задачу, босс плохо ставит ее.

Г. Сотрудник пока не готов выполнять задачи, хотя босс ставит их четко.

Возможные решения для квадрантов

A. Сотрудник сам формулирует задачу. Босс оценивает, насколько она верна. Подробнее данное решение было рассмотрено в проблеме № 1.

Б. Задача сама контролирует качество в ходе выполнения. Встроенное качество. Система самоконтроля.

B. Постановка задачи сама повышает мотивацию – бьет в нужное место. Босс определяет структуру мотивации коллектива. Он видит те веревочки, с помощью которых можно управлять отдельными сотрудниками.

Г. Задача сама «въезжает» в мозги сотрудника. Применение принципа LEGO и четких пошаговых инструкций.

Проблемы у сотрудников при делегировании им задач

Почему сотрудники блокируют делегирование им задач? У них существует несколько проблем.

1. Пассивность, привычка во всем полагаться на руководство.

2. Страх критики, наказания.

3. Отсутствие знаний, умений, навыков.

4. Перегруженность работой, избыток обязанностей и поручений.

5. Отсутствие мотивации, желания брать на себя ответственность.

Рассмотрим эти проблемы подробнее.

Проблема № 1 – пассивность, привычка во всем полагаться на руководство

Противоречие

• Сотрудник должен быть активным, чтобы решить задачу.

• Сотрудник не должен быть активным, чтобы босс не давал поручений.

Суть противоречия: сотрудник хочет, чтобы босс сам решил проблему.

Рассмотрим несколько примеров того, как можно справиться с нежеланием подчиненного решать возложенную на него задачу. Например, босс дает поручение сотруднику. Тот формально берет под козырек, а затем регулярно подходит с пустяковыми вопросами.

Прекратить эту итальянскую забастовку можно так: босс тепло приветствует сотрудника, при его входе встает и выслушивает вопросы стоя. Если требуется совместное совещание, босс проводит его стоя. Он может попросить сотрудника письменно сформулировать вопросы, затем просматривает их и выделяет самые простые. Босс предлагает сотруднику самому ответить на простые вопросы, причем в письменном виде.

В чем фишка? Босс использует вредный фактор себе на пользу. Сотрудник фонтанирует вопросами, а босс обращает эту энергию на пользу как себе, так и сотруднику. Сотрудник понимает, что его выслушают внимательно. Если вопрос серьезный, ему помогут. А вот если вопрос простой, сотрудник потеряет массу времени на его формулировку, а затем на самостоятельный письменный ответ. Сотрудник отвыкнет задавать элементарные вопросы и будет четко решать сложные проблемы.

Еще один пример: решая задачу, сотрудник выдает полуфабрикат в надежде, что босс сам доделает ее.

В этом случае босс предлагает сотруднику встать на его место и рассмотреть документ с этой позиции. Сотрудник должен сам критически взглянуть на свой полуфабрикат и выявить недостатки. После этого сотрудник письменно фиксирует недостатки и начинает их устранять. Либо босс сам формулирует перечень требований, выдает его сотруднику и просит ответить, все ли требования соблюдены. В итоге сотрудник перед походом к боссу сам проверяет свой продукт и выявляет несоответствие требованиям.

Босс может использовать и такой прием – обратиться к сотруднику с просьбой о совете. Он использует волшебный прием «Посоветоваться!». Сотрудник начинает считать себя большим специалистом в конкретном вопросе, к которому сам Иван Иванович обращается за советом.

Босс вовлекает сотрудника в обсуждение проблемы и подталкивает его к выработке решения. У руководителя может быть в запасе решение, но он готов принять вариант сотрудника, если этот вариант окажется лучше его собственного. Сотрудник с большей охотой будет выполнять задачу, решение которой он нашел сам, чем просто исполнять чужую волю.

Или босс может выработать предельно четкую процедуру делегирования задачи. Например, дает карточку поручения, где прописаны все параметры: требуемый результат, срок исполнения, ресурсы, источники информации и точки контроля.

Сотрудник понимает, что эта задача уже попала в электронное хранилище и босс не забудет о ней – придет время, и он обязательно спросит. Сотрудник знает: если задача не будет решена, его ждет большая порка. Страшит не само наказание, а его неотвратимость.

Если босс показывает, что контроль будет, сотрудники к этому привыкают. У них в мозгу формируется условный рефлекс: вне зависимости от личного отношения сотрудника к задаче она должна быть исполнена.

Проблема № 2 – страх критики, наказания

Противоречие

Сотрудник должен испытывать страх наказания, чтобы иметь морковку сзади.

Сотрудник не должен бояться наказания, чтобы проявить инициативу.

Суть противоречия: страх и инициатива взаимно исключают друг друга.

Идеальный конечный результат

Страх сам стимулирует инициативу.

Страх – сам ресурс творчества.

Решение: наказание за отсутствие инициативы должно быть большим, чем наказание за неправильное исполнение задачи.

В Древней Спарте мальчики должны были добывать себе пропитание воровством. Их наказывали не за факт воровства, а за то, что попадались. Если украл и не попался, значит, молодец. Если не украл, остался голодным. Если украл, но попался, получил по шее за то, что попался. В результате мальчики вырастали в ловких, смелых и очень изобретательных воинов.

Существует несколько возможностей избавить сотрудников от парализующего инициативу страха.

1. Допускайте риск ошибки. Спокойно принимайте, помогайте исправить их. Контроль должен быть периодическим, а не тотальным! В деловой практике этот прием называется «Редлайн» (что можно перевести как «красная линия» или «линия ранения»). Редлайн – это предварительный срок, дедлайн – крайний срок, после которого выполнение задачи просрочено окончательно. Если сотрудник нарушает редлайн, то босс вмешивается и вносит коррективы.

Выгода в том, что сотрудник нарушил редлайн, но до наступления дедлайна еще есть время. Сотрудник доводит дело до конца, а босс не боится ошибки сотрудника, так как есть страховка.

2. Критикуйте этично! Даже если задача выполнена плохо, старайтесь вместе с подчиненным понять причины неудачи, а не ударить по его самооценке. Разберите причину ошибки, проведите объективный анализ.

Например, в сказке А. С. Пушкина «Сказка о рыбаке и рыбке» в роли босса выступала старуха, в роли исполнителя – старик. В первый раз старик пришел и рассказал, что он отпустил золотую рыбку без выкупа. Старуха стала его бранить: «Дурачина ты, простофиля! Не умел ты взять выкупа с рыбки! Хоть бы взял ты с нее корыто, наше-то совсем раскололось».

Старуха больно ударила по самооценке старика. Он выступил в роли благодетеля, а его называют дурачиной и простофилей. Это ее ошибка. Но в то же время эти слова программируют дальнейшие действия старика: он идет просить у рыбки корыто. Здесь четко прослеживается призыв к конкретному действию.

3. Оценивайте и обсуждайте обстоятельства, а не человека. Дайте ему сохранить лицо. Обсуждая ситуацию, рассматривайте ее со стороны. Смоделируйте ситуацию следующим образом: это не сотрудник совершил ошибку, а вы как эксперты рассматриваете ситуацию, случившуюся с другим человеком.

Пример: в армии опытный старшина обычно применяет прием под названием «ободрать кота», «дать дрозда», «вставить пистон». Старшина обходит территорию и видит, что дневальный уснул на посту. Он будит провинившегося и смотрит на него. Солдат со страхом ждет наказания.

Однако старшина говорит: «За такое нарушение я могу тебя одним ударом размазать по стене. Посмотри на мои кулаки. Правый – больница, левый – насмерть. Однако я культурный человек, я верю в твой разум и в то, что ты сам понимаешь свою ошибку. Так вот, подумай, осознай свой долг как солдата и больше не спи на посту».

Будьте уверены, солдат до смены будет стоять почти не моргая.

В чем фишка? Солдат только что заглянул в лицо крупным неприятностям, то бишь увидел кулак и представил, что с ним может произойти. А тут старшина отпустил ситуацию. Был страх, а теперь расслабление. Контрастный душ!

4. Ищите не виноватых, а способ исправления ошибки. Это метод «Учитель – ученик». Предложите сотруднику самому продумать способ исправления ошибок. Создайте кейс с неправильно сформулированными противоречиями или заранее заложенными ошибками.

Пример: отец хочет, чтобы сын научился писать диктант без ошибок. Сын абсолютно не хочет бесконечно писать диктант, так как понимает, что у него нет шансов сделать это без ошибок. Любая ошибка повлечет за собой ругань. Решение заключается в том, что отец сам пишет диктант с ошибками и дает на проверку сыну. Тот должен найти эти ошибки. Он играет роль сыщика, следопыта, охотника. Каждая найденная ошибка – трофей.

5. Планируйте подстраховку заранее. Определите уровень ошибки и момент, когда надо будет вмешаться боссу.

Пример: босс дает сотруднику задание выполнить черновую обработку деревянных брусков рубанком, чтобы в дальнейшем можно было начисто обработать их фуганком и шлифмашинкой. Босс чертит на бруске линию, до которой надо строгать рубанком. Линия берется с небольшим запасом. Даже если сотрудник перейдет эту линию, дело не пострадает, так как есть небольшой запас. Как только сотрудник подошел к линии и начинает в отдельных местах ее переходить, босс вмешивается.

6. Босс вселяет уверенность, оптимизм и вдохновение в сотрудников. Он находится на капитанском мостике. Это последний оплот империи. Сотрудники должны быть уверены, что у них есть Батька, который не будет прятаться за их спины в случае провала. Босс сумеет ободрить строй солдат в бою и вдохнуть страсть в сердца измученных бесплодной работой.

У босса всегда должны быть готовые энергетические яркие шаблоны поведения, наподобие «Врагу не сдается наш гордый “Варяг”» или «Мы команда-ураган, называемся не зря – высокая энергия». Такие шаблоны могут меняться в зависимости от моды, их можно заимствовать из популярных фильмов.

В чем фишка? Эти фразы уже закрепились в мозгу у сотрудников, боссу просто надо использовать готовые эмоциональные крючки.

Проблема № 3 – отсутствие знаний, умений, навыков

Противоречие

Сотрудник должен иметь объем знаний, необходимый и достаточный для решения задачи.

Сотрудник не должен иметь знаний, так как придется потратиться на его обучение и платить ему высокую заработную плату.

Идеальный конечный результат

Задача сама снабжает сотрудника знаниями для выполнения задачи.

Сотрудник сам продумывает суть задачи, босс оценивает формулировку.

Есть несколько решений этой проблемы.

1. Босс ставит задачу и заранее определяет примерные камни преткновения сотрудника.

Пример: начальник отдела издательского центра дает задание сотруднику определить количество сертификатов для рассылки авторам публикаций. Он говорит: «Здесь есть ряд трудностей. Во-первых, не всегда люди указывают в заявке, сколько сертификатов им надо; во-вторых, люди могут запросить сертификат, но не оплатить его; в-третьих, они могут попросить вписать в сертификат какие-то значимые именно для них фразы. Твоя задача – учесть все эти вопросы и рассчитать, сколько сертификатов и кому именно надо высылать».

2. Босс заранее указывает, в каких источниках можно получить нужные знания или какие конкретные лица могут помочь сотруднику. Пример: босс предлагает продумать новые рекламные приемы для продвижения продукции. Он дает поручение сотруднику просмотреть конкретные номера журнала «Маркетинг в России и за рубежом», где описаны рекламные фишки.

3. Босс обучает сотрудника технологии запросов в Интернете или обращения к другим сотрудникам или к самому боссу.

Пример: боссу надо, чтобы сотрудник нашел решение конкретной проблемы и при этом вышел на новый уровень развития. Он предлагает сотруднику метод «Семь вопросов» для описания проблемы. Сотрудник последовательно ставит эти семь ключевых вопросов (Кто? Что? Где? Чем? Зачем? Как? Когда?) и отвечает на них. Сотрудник учится правильно определять проблему и решает ее.

4. Босс изначально подбирает сотрудника с навыками решения аналогичных задач.

Пример: босс ставит задачу оформить заявку на конкурс. Он смотрит, кто из сотрудников уже имеет опыт решения подобных вопросов и знает все подводные камни. Именно ему и дается задание решить сложную задачу с большим количеством нюансов.

5. Босс в пару к новичку назначает наставника.

Пример: босс решил дать сотруднику-новичку сложную задачу – ознакомиться с хитросплетениями коридоров власти в организации и кодексом поведения в каждом конкретном кабинете. Он дает ему задание обойти все кабинеты и подписать ряд важных документов. Вместе с ним посылает опытного сотрудника, который знает неформальные правила общения с конкретным лицом в кабинете и приемной. Новичок в боевой обстановке в кратчайшие сроки понимает, где надо:

• сделать умный вид, подавая документ;

• надеть на лицо маску почтения;

• в обязательном порядке отпустить ироничную шутку про вышестоящее руководство, в том числе про своего босса;

• притвориться туповатым.

Эти неписаные правила общения выполняют роль смазки в колесе бюрократической телеги, где отдельные элементы веками взаимодействуют друг с другом и каким-то образом выполняют свои функции. А вот при формальном подходе вся работа давно бы уже встала.

6. Босс заранее составляет список часто задаваемых вопросов. Данный принцип был рассмотрен ранее.

Проблема № 4 – перегруженность работой, избыток обязанностей и поручений

Противоречие

Сотрудник должен иметь высокую загрузку, чтобы обеспечить высокую отдачу.

Сотрудник не должен быть сильно загружен, чтобы не перегореть.

Суть противоречия: объем работы должен соответствовать объему внутренних ресурсов сотрудника.

Идеальный конечный результат: процесс работы сам определяет оптимальную загрузку сотрудника.

Здесь, как и в предыдущих случаях, есть несколько способов решения проблемы.

1. Определите критерии качества исполнения задач. Определите «мертвые» задачи, выполнение которых не приносит пользы ни фирме, ни сотруднику.

В песне Высоцкого про физзарядку есть потрясающие строки про бег на месте: «Красота, среди бегущих первых нет и отстающих, бег на месте общепримиряющий». Суть бега на месте в том, что все что-то делают, все довольны, а результата нет. Никто ни на кого не обижается, потому что все в одном болоте.

Если босс и сотрудник хотят трезво смотреть на вещи, надо проанализировать задачи с точки зрения реальной отдачи. Если задача требует много времени, а результата нет, то это бег на месте.

Пример: в одном вузе надо было подписать документы у ряда лиц, в том числе у библиотекаря, подтверждающего, что в библиотеке есть нужные книги. Библиотекарь не ставит подпись, так как этих книг нет в наличии.

Суть в чем: в настоящее время информацию можно получить не только из бумажных книг. Можно зайти в Интернет и скачать электронные издания требуемого автора. Однако по правилам вуза надо иметь книги на бумажном носителе в библиотеке и подтвердить их наличие там. Функция библиотеки сильно изменилась, а формальная структура еще существует и требует внимания. Это яркий пример «мертвой» задачи.

2. Предложить сотруднику самому определить срок исполнения задачи. Если к сроку не выполнил, узнать, когда выполнит. Если и к этому сроку не выполнил, тогда применить дисциплинарные меры. Если задача срочная – брать ее решение под собственный контроль.

Пример: босс спросил сотрудника, сколько времени ему надо, чтобы выполнить задачу. Сотрудник, чтобы не ошибиться, называет срок с запасом – два дня и тем самым ставит боссу ловушку. Последний может возмутиться и сократить срок до одного дня, что соответствует реальному.

Однако сотрудник может не выполнить задачу за один день, а потом упрекнет босса в том, что он поставил ему нереальный срок. Босс ловко обходит эту ловушку и говорит с видом благодетеля: «Думаю, ты прав, эта задача требует минимум двух дней. И я даю тебе еще полдня на всякий случай».

В результате сотрудник должен отреагировать на доброту босса обратной услугой и уложиться в срок с гарантией. Более того, он постарается оправдать доверие и сделать все на высшем уровне.

3. Разработайте аналитическую поточную карту выполнения задач. Анализ покажет, как можно ускорить процесс или упростить задачу. Все операции независимо от их содержания можно разделить на пять видов: хранение, транспортировка, ожидание, контроль и непосредственно само действие. Любой процесс может быть описан с помощью этих операций и очищен от эмоциональной окраски. Все операции ожидания могут быть либо сокращены, либо вообще ликвидированы.

Пример: можно с утра сначала пойти умываться, а потом поставить чайник. В итоге, пока чайник нагревается, свистит во всю глотку, надувается важностью, мы находимся в режиме ожидания. Наше время уходит вхолостую.

Можно сделать наоборот – сначала поставить чайник, а потом пойти умываться. Процесс умывания и нагревание чайника запараллелены и идут одновременно.

Более подробно инструмент «Поточная карта» рассмотрен в книге И. А. Калинина «Самоучитель по тайм-менеджменту».

4. Босс может применить для решения задачи матрицу «Срочность – важность» – дать понять сотруднику, какие задачи обладают наивысшим приоритетом, а какие могут быть отодвинуты на время. При этом нужно показать, что важные, но несрочные задачи через какое-то время могут перейти в ранг важных и срочных. Их лучше решать заранее, чтобы не оказаться в цейтноте и не работать над ними в стрессовой ситуации.

5. Босс решает, что отдельные функции сотрудника на время могут быть отменены или по крайней мере приостановлены. Например, стоит важнейшая задача – сдать квартальный отчет. От ее решения зависит премия всего отдела. Конечно, нет времени рассуждать о высоком. Надо срочно взяться за весла и грести быстрее, отложив на время другие дела.

Проблема № 5 – отсутствие мотивации, желания брать на себя ответственность

Противоречие

Сотрудник должен брать на себя ответственность и иметь мотивацию к работе.

Сотрудник не должен брать на себя ответственность и иметь мотивацию, так как это требует усилий.

Идеальный конечный результат: работа сама обеспечивает высокую мотивацию сотрудника.

Вновь рассмотрим несколько решений проблемы.

1. Босс должен понять, какие эмоциональные триггеры зажигают конкретного сотрудника.

Существует несколько типов мотивации: инструментал, профессионал, хозяйственник, патриот, люмпен.

Инструменталу можно пообещать дополнительное вознаграждение. Его привлекают обычные радости жизни – новая игрушка в виде сотового телефона, машины, шубы и т. д. Дайте ему возможность приблизиться к мечте, и он будет успешно принимать задачу. Для него четко прослеживается связь между задачей и мечтой о новом телефоне.

Профессионала привлекают интересные и трудные поручения. Здесь он может реализовать свои профессиональные качества. Дайте ему возможность пошевелить мозгами, проявить интеллект, получить порцию эндорфина. Уже это позволит ему получить кайф без дополнительного финансового допинга.

Хозяйственника мотивируют возможностью вести дело от начала до конца. Он воспринимает себя как хозяина конкретного дела. Он чувствует себя, как гладиатор на арене Колизея. Его девиз – «Со щитом или на щите!».

Патриота мотивируют признание и уважение со стороны коллег и начальника. Ему нравится выступать в роли матери Терезы, спасателя, который спешит на помощь. Дайте ему возможность почувствовать свою востребованность в этом мире, получить внешнюю оценку, повесьте благодарственное письмо на видное место.

Люмпена трудно чем-либо мотивировать, но он выступает в роли козла отпущения. Люмпен четко понимает, что сфера его интересов лежит вне пределов организации: например, рыбалка, вышивание крестиком, вырезание лобзиком, компьютерные игры. Там он чувствует себя профи. Работа ему необходима, чтобы просто не умереть от голода. Все остальное ему просто по барабану, в том числе похвала или ругань босса. Босс может использовать непробиваемость люмпена в своих интересах: при всех ругать его и хвалить других работников за успехи в работе. На фоне люмпена другие сотрудники чувствуют себя крутыми перцами и готовы пластаться ради права чувствовать себя выше люмпена. В итоге все довольны – люмпена ругают, но не увольняют и платят заработную плату. Люмпен понимает, что за право плевать на все с высокой колокольни надо сыграть роль козла отпущения. Сотрудники за счет люмпена вырастают в собственных глазах и не замечают, что босс ловко подсадил их на крючок гордыни. Босс использует ресурс пофигизма люмпена для мотивации остальных.

2. Использование принципа минимального вклада. Сотрудники имеют более высокую мотивацию к работе, когда вознаграждение приходит сразу после ее исполнения. Сделал задачу – получил хотя бы устное одобрение или похвалу руководства. Тем самым формируется условный рефлекс: работа приводит к похвале и росту самооценки.

Пример: руководитель дал поручение сотруднику привести документ большого объема в требуемую форму и распечатать его. Сотрудник столкнулся с проблемой: кончилась краска в принтере, сам документ был оформлен с ошибками. Сотрудник нашел множество вариантов решений и довел задачу до финиша. Босс при всех сразу же похвалил его за находчивость и проявленный профессионализм. Основная фишка – награда сразу же нашла своего героя, а не пылилась в голове у босса.

3. Босс обеспечивает информационный обмен между сотрудниками. Проблема современного мира – безумная скука и пресыщенность людей. Отсюда бесконечные сплетни в социальных сетях и просмотр пустых фотографий в Интернете. Дайте людям предмет обсуждения – делегированные задачи и проблемы при их решении. Пусть люди обращаются друг к другу за консультацией. Один сотрудник выступает исполнителем и отвечает за конечный результат, а второй играет роль консультанта, эксперта, который с умным видом может ляпнуть какую-нибудь фразу. Основной смысл фишки – общение направляется в деловое русло.

4. Боссу надо понять, насколько сбалансированы обязанности сотрудника и реальные ресурсы. Если у сотрудника элементарно нет доступа к принтеру или Интернету, ему приходится обращаться за помощью к другим сотрудникам. Происходит потеря времени, и снижается мотивация.

Если сотруднику дают поручения, ему надо дать и полномочия и объявить всем остальным, что просьбы сотрудника должны восприниматься как просьбы самого босса.

Пример: однажды начальник организации собирал людей на конференцию. Организовали группу сотрудников для обзвона предприятий. Телефоны стояли в каждом отделе, но они нужны были для текущей деятельности. Возникла проблема – звонить надо, а доступ к телефонам ограничен. Тогда босс сам позвонил во все отделы и прямо сказал, что в ближайший час телефоны находятся в распоряжении сотрудников, занятых обзвоном. В результате каждый из них получил в свое распоряжение телефон и без помех выполнил работу.

Как ставить задачи

Ставить задачи можно несколькими способами:

• по проблеме;

• по результату;

• по алгоритму.

При постановке задачи по проблеме руководитель формулирует проблему, но не описывает, как ее решать.

Достоинства

• Сотрудник может подойти к задаче творчески, что обеспечивает его рост и статус.

• Экономится время.

Недостатки

• Трудно контролировать ход выполнения задачи.

• Неясен результат.

Применить этот способ возможно при высокой квалификации исполнителя.

Пример: босс ставит задачу: «Пойди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что!» Это типичный пример постановки задачи по проблеме – абсолютно непонятно, что надо сделать и как.

Посмотрим, как можно подойти к решению такой задачи. Сотруднику дана абсолютная свобода действий и творчества. Он может придумать эликсир молодости, изобрести вечный двигатель, открыть Америку. Любой из этих результатов будет признан достойным уважения, а такой сотрудник гарантированно скоро сам станет боссом.

Сотрудник посидел, подумал и решил: «Ну его к черту. Пусть босс сначала придумает, что надо делать, а я пока посплю, подожду у моря погоды». В результате не было сделано вообще ничего, не предпринимались даже попытки действовать или хотя бы уточнить задачу. Проиграли оба: и босс, и сотрудник.

При постановке задачи по результату босс формулирует проблему и результат. Сотрудник сам думает, как его достичь.

Достоинства

Ясен результат.

Растет самостоятельность сотрудника.

Экономится время.

Недостатки

Затрачивается время на определение критериев и согласование результата.

От сотрудника требуются высокая мотивация и опыт.

На предприятии вышло из строя оборудование. Начальник цеха вызвал механика и сказал: «Николаич, у нас проблема. Пресс вышел из строя. А мне надо делать план. Большая просьба: сделай так, чтобы пресс заработал. Я знаю, ты у нас Кулибин, ты сможешь. И еще. Пресс мне нужен завтра к 8:00. Постарайся успеть, иначе план не выполним. А не будет плана, весь цех лишится премии».

В чем здесь фишка? Начальник цеха применил сразу несколько приемов:

• четко обозначил проблему – сломался конкретный пресс;

• четко определил результат и срок его достижения – к 8:00 пресс должен работать;

• мотивировал сотрудника и эмоционально зажег его: «Ты у нас Кулибин, ты сможешь»;

• предупредил о возможных санкциях: «Не будет плана, весь цех лишится премии»;

• придал исполнителю статус супергероя. Задача супергероя не в том, чтобы починить пресс, а в том, чтобы обеспечить весь цех премией.

При постановке задачи по алгоритму босс формулирует проблему, описывает результат, предлагает план действий. Сотрудник работает строго по заданному алгоритму – принципу LEGO.

Достоинства

Четкость и конкретность процесса.

Легкий контроль.

Недостатки

Много времени затрачивается на постановку задачи.

Ответственность работника снижается.

Отсутствует творчество.

Метод стоит применять, если задание дается в первый раз или для его выполнения привлекают сотрудников низкой квалификации.

Босс дает новичку задание подготовить помещение для круглого стола: «Володя, у нас важное мероприятие – круглый стол. Приедет профессор кислых щей. Так что отнесись к этому предельно серьезно. Запиши. Во-первых, купи четыре красные скатерти для столов, размер А0. Во-вторых, приготовь, распечатай и заламинируй беджики для участников. Список участников возьми у Аллы Сергеевны. Заламинировать можно в универсаме напротив. В-третьих, купи 10 бутылок минеральной воды: четыре с газом, шесть без газа. В-четвертых, на каждом из столов поставь вазу с цветами. Букеты должны быть разными – гладиолусы, каллы, лилии, розы. Букет с гладиолусами должен стоять на столе перед профессором кислых щей. Букет с розами должен стоять на столе, за которым будет сидеть Анна Иоанновна. В-пятых, на столах должен быть раздаточный материал из расчета одна штука на одного участника. В-шестых, для кофе-брейка надо приобрести конфеты. Ни в коем случае не “Гусиные лапки” или “Сломанные шейки”. Конкретно – “Коркунов”. Срок исполнения – 14:30 сегодняшнего дня. Если есть вопросы, можешь обратиться за помощью к Глебу Егоровичу. Он стреляный волк, подскажет, если что. Все понял? Молодец, мгновенно въезжаешь. Далеко пойдешь».

В чем фишка? Задача раскрыта предельно полно, абсолютно все понятно. Задача зафиксирована на бумаге, ее легко контролировать.

Список рекомендованной литературы

1. Абульханова К. А. Время личности и время жизни. – СПб.: Алетейя, 2008. – 304 с.

2. Аллен Д. Как привести дела в порядок: искусство продуктивности / Пер. с англ. – М.: Вильямс, 2008. – 368 с.

3. Архангельский Г. А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2008. – 160 с.

4. Архангельский Г. А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. 2-е изд. – М.: Питер, 2008. – 448 с.

5. Архангельский Г. А. Тайм-менеджмент в корпоративной культуре // Справочник по управлению персоналом, 2008. – № 2. – С. 82–86.

6. Архангельский Г. А. Тайм-менеджмент: патруль времени // Справочник по управлению персоналом, 2007. – № 1. – С. 58–61.

7. Архангельский Г. А. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007. – СПб.: Питер, 2009. – 154 с.

8. Аслетт Д., Картаино К. Как успевать жить и работать / Пер. с англ. – М.: Астрель, 2008. – 159 с.

9. Берд П. Тайм-менеджмент: Планирование и контроль времени / Пер. с англ. – М.: Фаир-пресс, 2009. – 288 с.

10. Вронский А. И. Как управлять своим временем. – М.: Феникс, 2007. – 224 с.

11. Герасимов Н. Н. Тайм-менеджмент // Главбух, 2007. – № 10. – С. 74–78.

12. Горбачев А. Г. Тайм-менеджмент. – СПб.: Питер, 2009. – 256 с.

13. Горбачев А. Г. Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24 + 2. – М.: ДМК-пресс, 2008. – 128 с.

14. Диттмер Р. Как управлять временем / Пер. с англ. – СПб.: Диля, 2009. – 224 с.

15. Добротворский И. Л. Самоменеджмент: Эффективные технологии. – М.: Приор-издат, 2008. – 272 с.

16. Дункан Т. М. Ловушки времени. – М.: Эксмо, 2008. – 224 с.

17. Зайверт Л. Ваше время – в ваших руках. – М.: СмартБук, 2008. – 178 с.

18. Захаренко Г. Тайм-менеджмент. – СПб.: Питер, 2009. – 128 с.

19. Калинин С. И. Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем. – СПб.: Речь, 2009. – 371 с.

20. Кук М. Эффективный тайм-менеджмент. – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 168 с.

21. Лачинина Т. Формирование команды в управление проектами // Финансовая газета, 2009. – № 17. – С. 14–15.

22. Лукашенко М. А. Эффективное обучение тайм-менеджменту: формы и технологии // Управление персоналом, 2006. – № 17. – С. 77–80.

23. Михайлов О. Б. Секреты тайм-менеджмента, или Практика управления временем // Бюджетный учет, 2007. – № 10. – С. 18–20.

24. Моргенс терн Д. Тайм-менеджмент. Иск ус с тв о планиров а ния и у правления временем. – М.: Добрая книга, 2007. – 130 с.

25. Образцова Л. Время – деньги. Как управлять своим временем. – М.: Сова, 2007. – 130 с.

26. Потапов С. В. Как управлять временем. – М.: Эксмо, 2008. – 162 с.

27. Прентис С. Тайм-менеджмент. – М.: Добрая книга, 2007. – 228 с.

28. Самоучитель по тайм-менеджменту: Учеб. / Под ред. Ю. Л. Васильченко, З. В. Тараченко, М. Н. Черныш. – СПб.: Питер, 2007. – 256 с.

29. Сидорова С. В. Тайм-менеджмент. – М.: Дашков и К., 2008. – 220 с.

30. Соснина М. А. Личный тайм-менеджмент, или Как управлять своим временем. – М.: Феникс, 2008. – 256 с.

31. Сотников Д. М. Менеджер проекта – кто он? // Справочник кадровика, 2008. – № 1. – С. 121–123.

32. Трейси Б. Тайм-менеджмент. Как заставить время работать на вас / Пер. с англ. – М.: Добрая книга, 2009. – 238 с.

33. Халан И. С. Управление временем. – М.: Диля, 2009. – 96 с.

Об авторе

Руслан Хабирович Исмагилов – тренер по тайм-менеджменту, кандидат экономических наук, доцент кафедры экономики и управления Казанского национального исследовательского технического университета им. А. Н. Туполева (КАИ).

Обратная связь

Уважаемые читатели! Буду очень признателен за все пожелания и критические стрелы в адрес книги. Замечания будут учтены при переиздании.

Адрес электронной почты для обратной связи: mavr78@list.ru.

Content

Руслан Исмагилов
Как превратить 24 часа в 48

Введение, или Почему здесь его нет

Часть 1 Аспириновые фишки тайм-менеджмента

Метод «Пять целей в день»

Метод «Слон»

Метод «Зеленая волна»

Метод «Во имя отца, начни с конца!»

Метод «Воры времени»

Метод «Бесконечная минута»

Метод «Пакет задач»

Метод «Погоди выполнять, отменят»

Метод «Реальное время»

Метод Ганта

Метод «Синдром откладывания»

Метод «Три лягушки»

Метод «Швейцарский сыр»

Метод «Альпы»

Метод «Работа не волк»

Метод «Эйзенхауэр»

Метод «Обед»

Метод «Начальник шлагбаума»

Метод «Зона хаоса»

Метод «Три секунды»

Метод «Интернет»

Метод «Остановите мир, я хочу сойти!»

Метод «Бриллиант»

Метод «Информационная диета»

Метод «Концерт тишины»

Метод «Светофор»

Метод «Микеланджело»

Метод «Спарта»

Метод «Да – нет»

Метод «Квинтилиан»

Метод «Релакс»

Часть 2 Делегирование задач

Инвестиции во время

Оценка эффективности инвестиций во время

Проблемы делегирования задач со стороны босса

Проблема № 1 – нехватка времени на объяснение задачи

Проблема № 2 – босс сам еще не «въехал» в задачу

Проблема № 3 – босс может сделать работу быстрее сотрудника

Проблема № 4 – босс не хочет перепоручать то, что поручено ему

Проблема № 5 – босс любит некоторые задачи

Проблема № 6 – босс боится, что сотрудник решит задачу лучше него

Проблема № 7 – босс боится потерять контроль над делом, как только выпустит его из рук

Проблема № 8 – босс сомневается в сотруднике и не хочет рисковать

Проблема № 9 – босс боится потерять авторитет, если его задачу выполнит сотрудник

Проблема № 10 – босс не знает, что делать, если сотрудник блокирует делегирование

Проблемы у сотрудников при делегировании им задач

Проблема № 1 – пассивность, привычка во всем полагаться на руководство

Проблема № 2 – страх критики, наказания

Проблема № 3 – отсутствие знаний, умений, навыков

Проблема № 4 – перегруженность работой, избыток обязанностей и поручений

Проблема № 5 – отсутствие мотивации, желания брать на себя ответственность

Как ставить задачи

Список рекомендованной литературы

Об авторе

Обратная связь