Кэтрин Грейс

Жизнь по помидору. Знаменитые системы тайм-менеджмента простыми словами

Глава 1. Дорогу осилит идущий: планируем

Несмотря на то, что это может казаться простым, попробуйте заняться делом, ограниченным чёткими временными рамками. Просто попробуйте. Для этого вам потребуется взять бумагу и ручку, составить небольшой список дел, которые доступны прямо сейчас. Среди них может быть домашнее задание, работа по дому, поиски подарка любимой бабушке на день рождения. Всё, что угодно.

Теперь же вам предстоит решить, какая из написанных задач является важнейшей. Перепишите список по релевантности. Готовы? Сейчас предстоит следующее: заведите таймер на 10 минут и полностью сконцентрируйтесь на выбранной задаче. Даже если вы не успели решить поставленный вопрос, после сигнала таймера остановитесь. Теперь вам нужно 3 минуты, чтобы отдохнуть.

Итак, вы снова с нами. Подумайте, удалось ли вам не думать о прочих ненужных вещах в течение отведённого времени? Сколько раз вы посмотрели на таймер? Выбирая «метод помидора», человек обычно использует 25 минут для решения поставленной задачи. Именно такой промежуток времени считается оптимальным для полного сосредоточения на конкретной цели. Трёхминутные передышки важны, поскольку они дают организму расслабиться и набраться сил перед следующим забегом.

Во время перерыва нельзя думать о предыдущих и последующих помидорах. Не стоит начинать писать какие-либо письма или звонить. Ваш мозг также нуждается в отдыхе, чтобы поработать последние 25 минут напряжённой работы. Время, отведённое на усвоение итогов, ни в коем случае нельзя забирать. Если же отдых от интеллектуальной работы не приводит к полному расслаблению, вы сами убедитесь в этом. Это скажется напрямую на ваших мыслительных процессах, а в конечном итоге – на биоритмах. Всё это может повлиять на качество сна или аппетит.

Запомните: хронический стресс снижает ёмкость вашей рабочей памяти и способность к концентрации. Радость от работы и выполнения плана уступает место тревоге, в то же время вдохновение сменяется раздражением.

Раз помидор, два помидор

Метод помидора впервые появился ещё в 80-х годах прошлого столетия. Студент Франческо Чирилло заключил сам с собой пари. Он решил 10 минут полностью посвятить себя учёбе, но для этого требовался объективный способ отследить время. Был необходим какой-то предмет типа школьного звонка. И вот взгляд его упал на кухонный таймер в форме помидора. Догадываетесь, что произошло дальше?

В чём суть метода: превратить время из вашего врага в друга. Если вы до сих пор тревожитесь по поводу сроков, наступающих через час, день, неделю или месяц, вы не может объективно решать текущую задачу. В таком случае заведите таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на текущем вопросе. Если время вышло, а вы ещё работаете, это совершенно не говорит о том, что вы «не успели». Это значит лишь то, что вы смогли! Смогли полностью посвятить работе конкретный период времени.

Проще говоря, это и является основой жизни по помидору. Вы сами выбираете задачи, которыми будете заниматься в течение дня, а после ставите для себя таймер на 25 минут и приступаете. Завершающим этапом всего этого станет оценка итогов дня, где вы самостоятельно должны понять, что получилось, а что нет.

Все помидоры равны, но некоторые – более равны

Кора головного мозга представляет собой трёхмиллиметровый слой серого вещества, покрывающий оба полушария – левое и правое. Они, в свою очередь, разделены глубокой щелью. В 1960-ом году учёные обнаружили, что основные функции интеллекта также делятся между полушариями. Несмотря на то, что оба могут участвовать в решении базовых задач любой области, есть те или иные виды деятельности человека, в которых приоритетным будет одно из полушарий.

Левое полушарие в основном соотносит информацию, воспринимаемую человеком в настоящем времени, с информацией о том, что уже происходило. Когда мы разговариваем с кем-либо, работает именно левое полушарие: оно помогает строить речевые обороты, предложения и соблюдать определённые правила. Для правого полушария характерна интуитивная деятельность. С его помощью мы фантазируем, понимаем метафорические связи в речи.

Однако существуют определённые ситуации, когда мозг работает совершенно по-другому. Термин «идиот-савант» придумал профессор Джон Лэнгдон Даун, изучавший людей с низким коэффициентом интеллекта, но прекрасно запоминающих разные детали. К примеру, среди исследуемых был мальчик, получивший травму головы, а именно левого полушария. После этого он стал запоминать погодные условия любого дня, прошедшего с момента удара. Ещё одни испытуемые – близнецы Джордж и Чарльз – были способны назвать день недели любой даты в течение двух секунд.

Теперь задумайтесь, способны ли вы запомнить последовательность из более чем семи цифр? Важно понимать, что рабочая память имеет ограниченную ёмкость. Не все способны сосредоточиться на двух задачах одновременно и хорошо выполнить обе. Когда вы внезапно отвлекаетесь на какие-то посторонние вещи во время работы, зачастую для того, чтобы вернуться в ритм, требуется время. В связи с этим частая смена деятельности снижает результативность. Вот здесь и потребуется метод помидора, который не позволит вашей ограниченной рабочей памяти закупорить себя ещё больше.

Живём одним днём: список дел на сегодня

Вы когда-нибудь задумывались, с чего следует начать очередной день? Без метода помидора эта задача может оказаться непосильной. Кажется, что у вас миллион неотложных дел, и при этом все сразу решить вы не можете. Время идёт, а вы всё никак не можете приступить к работе. В итоге наступает обед, а там и ужин, но вы так ничего и не выполнили.

Хочется вспомнить известный слоган: «Just do it». Говорите его себе почаще – это хороший приём, чтобы начать действовать прямо сейчас. Приступая сразу к работе, которую вам нужно сделать, вы сможете сократить общее её количество. Как только же вы решаете отложить свои дела на завтра, вы рискуете забыть определённые моменты, которые были важны в конкретный момент времени. Ждать вдохновения или момента, когда откроется «второе дыхание», – решение неверное.

Зачастую держать под рукой длинный список дел не является наилучшим вариантом, поскольку возникает проблема выбора. В тот момент, когда вы принимаете решение взяться за то или иное конкретное дело, вы одновременно откладываете остальные задачи, которые также требуют внимания. Что же делать в этом случае? Расставить приоритеты, а затем сосредоточиться на важнейшем деле. Такой порядок позволит вам почувствовать себя уверенно, ведь вы на правильном пути.

Если этого не сделать и оставить список таким, какой есть, вы будете вновь и вновь задаваться вопросом: «Действительно ли то, что я делаю сейчас, так важно?». Это может не просто сбить с толку, но и разрушить весь план. Выходом из ситуации станет метод помидора: на короткий промежуток времени вы сможете сконцентрироваться на деле, а потом уже понять, является ли оно самым важным. Таким образом, вы перестроите работу мозга с установки «надо закончить» на установку «к чему приступить?»

В начале каждого «помидорного» дня важно выбрать из перечня дел наиболее важные и записать их в список дел на сегодня. Такой метод планирования позволит распределить время наилучшим образом. После этого поставьте таймер на 25 минут и сосредоточьтесь на том деле, которое стоит первым в списке. Способность заниматься чем-то потому, что именно так вы решили, является основой эффективного управления временем. Когда вы принимаете решение о том, что будете делать, нужно иметь представление обо всей картине проекта в целом. В противном случае вы погрязнете в мелочах, и всё планирование будет напрасным. Метод помидора поможет каждое утро определять, какие дела у вас в приоритете. Можно сказать, что это своеобразное соглашение с самим собой: из множества задач вы выбираете только те, которые важны сегодня. Если вы сможете выполнить их все, то получите чувство глубокого удовлетворения в качестве награды.

Итак, приступим. Возьмите ручку, лист бумаги и таймер. Вам также пригодится перечень дел, составленный ранее. Заведите таймер на 5 минут. Напишите заголовок «Список дел на день» и начинайте рассматривать дела, которые можете сделать в течение грядущего дня. Не забудьте свериться с исходным списком, вдруг там не хватает определённых задач, которые вы ещё не вписали. Не записывайте слишком много пунктов, пока не будете уверены в том, что сможете добиться желаемого в течение дня. Работайте над списком, пока не прозвенит таймер.

Запомните: ваш список дел на день – это своеобразное соглашение с самим собой в ограниченном временном промежутке. С помощью этого листа бумаги вы сможете увидеть цель конкретного дня, к достижению которой и нужно стремиться.

Глава вторая. Властелин времени

Почему именно 25 минут, а не 30 или 50? Вы, наверное, уже задумались над этим вопросом. Является ли число 25 волшебным или имеет какое-либо основание, выявленное с помощью экспериментов? На самом деле, нельзя даже сказать, что это время является наиболее оптимальным. Продолжительность отрезка активной работы зависит напрямую от того, кем вы являетесь и чем занимаетесь в жизни. На это также влияет и ваше рабочее окружение, ваши обязанности перед этими людьми. Многое зависит и от вашего расположения духа, а также усталости в конкретный момент времени.

Вас постоянно отвлекают на работе? Значит, надо сократить длительность вашего «помидора». Более короткие отрезки помогут вам концентрироваться на деятельности с начала до конца. Длительные отрезки означают более редкие перерывы, однако они тоже должны быть увеличены по времени. В общем, для каждого в методе помидора есть возможность найти своё оптимальное время. Вы можете начать с 25 минут и придерживаться этого варианта в течение недели или двух. Слишком часто менять длительность «помидора» тоже нельзя: это нарушит ваш ритм.

Стандартный график, который уже упоминался ранее, составляет три коротких перерыва, а после – длинный (необязательный). Зачастую вы сами можете контролировать эти промежутки, ориентируясь на свои особенности и то, как вы себя чувствуете. Для сложных задач может потребоваться больше долгих перерывов. К примеру, если вы сегодня устали больше обычного, возможно, вам стоит увеличить зону отдыха. При этом не стоит забывать о том, что слишком большие перерывы могут сыграть злую шутку с вашим ритмом работы. Начало каждого помидора будет ощущаться как совершенно новое дело. Но, пропуская периоды отдыха, вы можете снизить качество работы из-за всё более рассеянного внимания.

Начинать каждый последующий «помидор» можно только в состоянии психологической готовности. Нет смысла окунуться в задачу с головой, если вас ещё не отпустила предыдущая. Если вы ещё только начинаете осваивать тактику, можете обозначить рамки перерывов. Спустя неделю стоит вернуться к прежнему ритму.

Для некоторых характерна следующая ситуация: в списке дел беспрестанно возникает одна и та же задача, с которой справиться не представляется возможным. В этом случае не помешает составить ещё один лист – лист прогресса. Запишите на нём сверху по горизонтали все даты месяца от первого до 31-ого дня. В первом столбце слева – все имеющиеся в этом месяце задачи. Можно сказать, что это альтернатива списку дел.

Каждое утро, выбирая дела для ежедневного списка, нужно обозначать кружком ту клетку, где пересекаются текущая дата и выбранная задача. Если в итоге вы добились успеха в своём начинании, можно обозначить это в конце дня каким-нибудь значком: звёздочкой, снежинкой или просто линией. Наличие большого количества пустых кружков изо дня в день говорит о том, что вы слишком много на себя берёте и не способны справляться с таким объёмом.

Бег на короткие дистанции: засекаем время

Если вы не уверены, какие дела более приоритетные в вашем списке, а от каких нужно отказаться, вам поможет следующее упражнение. Начать нужно с того, чтобы выписать на бумагу названия всех дел – по одному на листок. Затем они все перемешиваются, и выбирается два в случайном порядке. Что бы вы выбрали, если бы у вас была возможность заняться только одни делом из этих двух? Выигравшая задача остаётся у вас в руках. И так далее с каждым листком. В итоге у вас останется одно самое важное дело, имеющее высший приоритет.

Но вы же можете сделать больше, поэтому продолжайте этот своеобразный «розыгрыш призов». По сути, количество раундов зависит от вашей возможности делать определённое количество дел в течение дня. Выбранная кучка дел-победителей переписывается в список дел на день, которые вы осознанно выбрали для себя. Если же вы попытаетесь проделать то же самое, но лишь оценивая на глаз список дел, результат может оказаться другим. Причина кроется в ограниченном объёме нашей рабочей памяти.

Наш мозг – удивительный орган, состоящий из четырёх частей: основы, лимбической системы, коры и лобных долей. Каждая из них отвечает за определённые действия. Однако, если вы не будете разбрасываться по мелочам и сосредоточитесь на своей деятельности, они помогут вам решить любую задачу. В мозге работают порядка 100 миллиардов нервных клеток, общающихся друг с другом посредством синаптических связей.

Если задуматься, мозг воспринимает время двояко: как продолжительность и как череду событий. Порой это затрудняет планирование. Непредсказуемость длительности предстоящих запланированных дел может вызвать определённый диссонанс.

Беспокойство в свою очередь приводит к падению продуктивности и способно погубить результат работы.

Существует такое состояние психики, при котором вы можете найти баланс между сложностью задачи и своими навыками, ясность целей и необходимую концентрацию. Оно называется «потоком». Такое состояние считается эффективным в решении творческих задач, но постоянно находиться в нём невозможно. Так вы можете потерять реальный контроль над ситуацией. Особенно это касается тех людей, которым важно периодически видеть общую картину и видеть стратегические решения в том деле, которым они сейчас занимаются.

Налево пойдёшь – время потеряешь

Составляя список дел на сегодня, вы должны дать себе чёткую установку сосредоточиться. В противном случае ваше время будет потрачено впустую. Существует множество подходов к управлению этим ресурсом, и они во многом схожи между собой. С их помощью вы сможете оптимизировать расходы времени или, точнее сказать, распределение своего внимания на планирование, постановку целей, приоритеты, восстановление сил. Как же работает в этом случае метод помидора?

На самом деле метод помидора инструктивный, то есть имеет ряд чётких правил и установок. Прибегая к простым и конкретно работающим приёмам, человек проще начинает дело. Правда, есть одно «но»: инструктивность может привести к тому, что метод подойдёт не каждому по разным причинам. Тем не менее, метод помидора отличается гибкостью. Он побуждает нас сосредоточиться на выполнении определённой работы, а порой действительно может быть полезно отвлечь внимание от целостной картины. При помощи простых инструментов (бумага, таймер и карандаш) вы можете постичь свободу, порой недоступную даже при использовании компьютерных технологий.

Мозг тоже хочет отдохнуть

Человеческий организм живёт по своим собственным ритмам, которые управляют им с рождения до самой смерти. Активность сердца или дыхательные циклы – всё это ритмы тела. Потребность в пище или отдыхе в связи с этим вполне предсказуема. Эта цикличность распространяется и на гормональный уровень.

Что же касается общественных ритмов, вы тоже не должны их недооценивать. Некоторые считают своим долгом ежегодно отмечать наступление Нового года или Рождество, а при каких-то отклонениях от программы – просто впадают в панику. Несмотря на то, что будет ещё множество таких праздников, цикличность не позволяет пропустить ни один. Многие базовые ритмы, унаследованные от наших древних предков, контролируются стволом мозга. Их смещение может вызвать ощущение разбитости, к примеру, при смене нескольких часовых поясов. Те же, кто живёт вне ритмов, более склонны к чувству тревожности и дезориентации.

Но все сказанное отнюдь не значит, что ритмы универсальны и одинаковы у всех. К примеру, ваш ритм может существенно отличаться от ритма спринтера или борца сумо. Разница не столько в выносливости или темпераменте, сколько в том, какое количество времени организм работоспособен и какой длительности перерыв ему потребуется для восстановления сил.

Глава третья. Разбор полётов

Итак, в общих чертах вы увидели, что представляет собой метод помидора и как его можно применять. Возникает резонный вопрос: всем ли он подходит? Не стоит сразу отказываться от того, чтобы его попробовать. Возможно, вы входите именно в ту категорию людей, которым метод помидора будет более полезен, чем кажется на первый взгляд. Пока не попробуете – не узнаете.

К слову, для любого начинания по жизни нужно иметь вдохновение, не так ли? Если вы так считаете, то, возможно, метод помидора действительно не для вас. Но если внимательно подумать, можно увидеть, что именно такому творческому человеку будет полезен размеренный рабочий график. Составляя утренний распорядок дня, вы вместо неразберихи в голове видите конкретный план. Давая чёткое обязательство себе, вы расставляете приоритеты в списке дел на сегодня. Важно, что как только вы приступите к одному из дел, это усилит состояние готовности.

Ищете драйв по жизни и работаете тогда, когда чувствуете прилив сил? Тогда вы тоже можете забраковать метод помидора, который кажется таким скучным на первый взгляд. Но помните, что абсолютная концентрация на задаче не равна абсолютной продуктивности, и это нужно понимать. Так человек способен легко увязнуть в мелочах, бесконечно затрачивая своё время на решение задачи, кажущейся важной. При этом если каждые полчаса отступать и смотреть на ситуацию со стороны, вы сможете увидеть картину в целом. Кроме того, короткие перерывы будут задавать устойчивый ритм, который придёт на смену нескончаемой борьбе с нарастающим внутренним стремлением отвлечься.

Собираем урожай: отслеживание

День в рамках метода помидора делится на пять основных этапов, которые важно пройти для достижения конкретно поставленной цели:

• Планирование. Ваш день начинается с того, что вы переносите из своего списка дел наиболее важные и переносите в список на день.

• Мониторинг. На следующей ступени вам потребуется таймер, который вы заводите на 25 минут и приступаете к первому по значению делу. Каждый «помидор» (25-минутка) поможет вам узнать больше о вашем рабочем процессе. К примеру, если вы находитесь в людном офисе, можете посчитать, сколько раз вас прервали.

• Запись. В конце трудового дня вы заносите результаты наблюдений в протокол. Если вы отслеживали количество помех, то и это число нужно записать.

• Обработка. Уже на листе бумаги вы превращаете данные в ценные для вас сведения. К примеру, достаточно просто вычислить, сколько раз в среднем вы отвлекались в течение 25-минутного отрезка времени.

• Визуализация. Вы можете упорядочить информацию, полученную в течение дня так, чтобы увидеть возможные улучшения своего рабочего процесса.

По сути, это и есть конечная цель, которую человек ставит перед собой ежедневно.

Приведите свои привычки в соответствие с реальностью, и вы сможете работать более плодотворно в течение дня.

Таким образом, каждый день начинается с планирования, а заканчивается детальным анализом, что получилось и что мешало достичь желаемого.

Цикл «спланировать – выполнить – проверить – исправить» был придуман американским статистиком Уильямом Демингом совместно с Уолтером Шухартом. Этот цикл можно использовать для улучшения разных процессов. И именно этот подход лежит в основе метода помидора. Сами посудите: утром вы планируете, какие задачи будете решать и какие показатели изучать в течение дня. Затем на протяжении этого времени вы постоянно помечаете происходящие события определёнными метками, понятными вам. В конце дня происходит сравнение записей с ожиданиями, насколько они оправдались. Получилось ли у вас завершить все запланированные дела? Если нет, то как можно изменить это, чтобы завтрашний день прошёл лучше? Постоянное циклическое повторение даёт определённую точку опоры для совершенствования рабочего процесса.

Лучше тупой карандаш, чем острая память: ведение записей

Метод помидора становится простым, если вы знаете, как применять его инструменты. А сделать это не так сложно, как кажется на первый взгляд. Выбирая жизнь по помидору, вы становитесь способныы сосредоточиться на реальных задачах, игнорируя механику процесса. Основными инструментами являются карандаш, ручка, таймер и три листа бумаги.

Можно использовать совершенно любой вид таймер, начиная от электронного кухонного и заканчивая таймером в мобильном телефоне. Используя механику, вы ещё и тренируете свои условные рефлексы. Спустя время вы сможете соблюдать ритм, опираясь на это действие. Почему нужно использовать три листа бумаги, спросите вы. Во-первых, один из них будет включать список дел на день. Информация в нём содержит текущую дату, ваше имя и список дел, которые вы запланировали сделать сегодня. Каждое утро вам предстоит наполнять список новыми делами.

Второй лист – это перечень упорядоченных по релевантности задач, ориентированных на ближайшее будущее. На нём тоже нужно записать ваше имя. Используя один и тот же реестр день за днём, вы добавляете новые дела и вычёркиваете завершённые.

И последний лист – это протокол. Здесь вы фиксируете свои результаты. Он тоже помогает вам ежедневно сравнивать сегодняшние результаты со вчерашними.

Итак, как же составить список дел? Для начала возьмите перечисленные инструменты и заведите таймер на 5 минут. Вверху листа напишите «Список дел» и начинайте думать, что вам нужно сделать сегодня, к примеру, по дому. Пока что вас не должны волновать приоритеты и порядок: записывайте ситуацию такой, какой она будет, если вы сделаете то или иное дело. К примеру: «готов ужин» или «напечатан отчёт». Лучше всего избегать длинных повествований или аббревиатур – пишите слова, которые действительно важны. Поскольку вы пишете для себя, самое главное – чтобы вы могли понять названия своих дел спустя неделю или месяц.

Записывать дела нужно вертикальным столбиком, по одному на строке. Вы можете также отмечать, к какому сроку нужно решить тот или иной вопрос. Хотите сходить в кино – записывайте «куплены билеты на сеанс в 19 часов вечера». Не прекращайте упражнение до тех пор, пока не прозвенит таймер.

Люди, играющие в покер или бильярд, имеют конкретную ясную цель – обыграть противника. Для этого они используют соответствующие инструменты. После каждой сдачи или удара кием они немедленно получают результат. Количество шаров на поле важно только в определённом контексте. Что следует, если я сейчас выиграю сдачу? Сколько шаров нужно забить, чтобы добрать противника? Каждый человек испытывает удовольствие в момент, когда затраты сил или внимания приводят к успеху.

Занимаясь определённым делом в течение нескольких дней или месяцев, крайне важно получать моментальную обратную связь. Если же это возможно только после решения главной задачи, неуверенность человека возрастает. Особенно это характерно в те моменты, когда наступает дедлайн. Ситуация становится хуже: неуверенность в выполнении растёт, вы начинаете беспокоиться. Этим и хорош метод помидора, который обеспечивает моментальную обратную связь. В течение каждых 25 минут вы получаете определённый результат, а приложенные усилия расцениваются как успех.

Если вы хотите избежать концентрации на менее важных делах, нужно не забывать о регулярной переоценке важности дел. Помимо этого, не забывайте делать перерывы и периодически анализировать собственную деятельность, чтобы быть в курсе слабостей и стремится усилить способности. В этом поможет письменный план, выверенный рабочий процесс и запрограммированный таймер.

Ретроспективная память человека занята прошлым. Её дополняет проспективная память, позволяющая запоминать дела, которые мы отложили на будущее. Мы используем последний вид памяти, когда вспоминаем, что нам нужно сделать в конкретный момент времени, например, позвонить или прийти на встречу. Возрастные изменения не идут на пользу: активность лобных долей мозга снижается и проспективная память слабеет. Однако компенсировать этот процесс можно с помощью внешних стимулов, например, создавая напоминания в ежедневнике или смартфоне.

Проспективная память тесно связана с нашими намерениями и планами. Если вы собираетесь добиться какой-то цели, чтобы в будущем что-то произошло, мы строим долгосрочный план. Как только он выполняется, мы получаем награду.

Глава четвёртая. Сделал дело – гуляй смело: анализируем и делаем выводы

Давайте представим, что перед вами стоит новая масштабная задача – к примеру, новый проект. Вам предстоит проанализировать множество информации и обсудить её со многим людьми, прежде чем приступить непосредственно к работе. Даже поиск тех, с кем нужно поддерживать связь по вопросам проекта, представляет собой кажущуюся сложной задачу. Так что одна только подготовка занимает много времени. А мы с вами ещё не приступили к делу.

Спустя некоторое время можно определить закономерности в том, что ранее казалось полной путаницей. Вы сосредотачиваетесь полностью на задаче, постоянно думаете о ней и трудитесь над её решением. Однако, прежде чем сдать завершённый проект, вам нужно подготовить его к сдаче. И здесь снова тот же процесс, который вы проходили в самом начале.

Готовность – это состояние повышенной психической активности. Для того чтобы двигаться в устойчивом темпе для решения поставленной задачи, нужно оградиться от всплесков или спадов активности.

А вот тут вам поможет прокрастинация. Что же это такое? Прокрастинация представляет собой механизм, который помогает справиться с тревогой, связанной с началом или завершением любой задачи. Не стоит думать, что люди не могут принимать решительных действий из-за собственной лени. Всё гораздо проще и одновременно сложнее: прокрастинаторы обладают достаточной целеустремлённостью, чтобы заниматься различными вещами или хобби по интересам.

Стремление откладывать дела на потом имеет три основных причины:

• Вы вынуждены делать что-либо против своего желания, подвергаясь влиянию других людей.

• Вы хотите получить безупречный результат.

• Вы боитесь сделать ошибку или боитесь критики.

К примеру, вы систематически опаздываете, а сроки сдачи работы всегда застают вас врасплох. Соответственно, у вас не остаётся времени на личную жизнь и восстановление сил. Что же происходит? Дело в том, что прокрастинация приносит ощутимую выгоду: она даёт временное освобождение от стресса. Но помните, что источник стресса находится внутри вас. Для того чтобы полностью и реально избавиться от него, важно найти в своём проекте отправную точку.

Переработки порождаются сочетанием геройства и чувства вины. Оно, в свою очередь, может быть вызвано обещанием сделать работу. Однако нужно с самого начала осознавать: у переработок много общего с покупкой в кредит. Если с помощью кредитной карты вы можете приобрести какую-то вещь прямо сейчас, то впоследствии вы так или иначе должны будете расплатиться за это живыми деньгами. И кроме основной суммы покупки, вам придётся потратиться и на проценты банку. То же самое происходит и со временем. Не сделав что-то сейчас, вы в будущем также будете выплачивать по процентам, которые будут тормозить вас.

Человек способен сделать больше, если будет придерживаться устойчивого темпа. Наш мозг нуждается в регулярном отдыхе, и короткие передышки ему на пользу. Кроме того, не стоит забывать и про длинные ежедневные перерывы, когда вы отдыхаете от рабочей обстановки в целом.

В 1933-ем году Хедвиг фон Ресторф осуществила несколько опытов, связанных с памятью. На основании своих экспериментов она сделала вывод, что элемент, выделенный среди остальных, запоминается лучше. Скажем, если вы пойдёте в магазин и заметите среди белых ценников один цветной, то скорее всего именно он вам и запомнится.

Эффект Ресторф говорит о том, что человек способен хранить в памяти то, что выделено в ряде других предметов. Для того чтобы использовать это знание при работе со списком сегодняшних дел, запишите текущую задачу на полоску бумаги. Положите перед собой и выделите её каким-либо цветным маркером. По завершении достаточно вычеркнуть его из списка.

Выделенная задача – это задача, которой вы посвящаете всё своё внимание в данный момент. Получается, что список определяет два состояния человека: полный фокус на одном деле или отсутствие фокуса на чём-либо другом. В этом списке только одно дело, которое требует решения. И ваша задача – в течение 25 минут полностью сосредоточиться именно на этом деле.

Итак, прошло 25 минут – таймер подаёт сигнал. Это значит, что вы справились с одним помидором. Смело ставьте пометку рядом с этим делом, а после этого можно прерваться. Длительность перерыва зависит от вас: в это время вы должны полностью отключиться от своего занятия и вообще любой другой деятельности, связанной с умственным напряжением. Трёх – пяти минут достаточно, чтобы попить воды или подумать о будущем обеде.

Лучше всего, если вы сможете отойти от своего рабочего места. Скажем, размять ноги. Так вы сможете освободить свою голову от мыслей о предыдущей задаче и расслабить плечи и спину.

После перерыва определитесь, хотите ли вы заниматься далее этим делом или возьмётесь за другое. Переключение происходит в двух случаях: когда задача полностью решена, или вы сменили приоритеты.

Вычёркиваем лишнее

Необходимость выбирать между имеющимися вариантами может вызвать чувство тревоги и помешать сосредоточиться. Имея слишком большое количество альтернатив, человек вынужден принимать много решений. Получается, что на действительно важные вещи остаётся совершенно немного времени. Выбор порождает беспокойство, а оценка альтернатив забирает бесценный ресурс и мешает сконцентрироваться.

Однако каждый из нас хочет посвящать время только наиболее важным вещам. Когда вокруг всё меняется, мы также должны пересматривать приоритетность задач. Тем не менее, важно ограничить моменты, когда человек вынужден расставлять или пересматривать приоритеты. Вместе с тем такие моменты должны быть достаточно частыми, чтобы можно было адекватно реагировать на смену обстановки. Или иными словами, переключаться с одной деятельности на другую.

К примеру, в середине помидора вы вдруг вспомнили, что обещали сходить с другом в кино. Уже бросились набирать номер? Ни в коем случае не прерывайте процесс, предписанный методом помидора. Если вы хотите сократить до минимума помехи, прежде всего, нужно осознать эти факты. Сколько раз в день вы прерываетесь на различные отвлечения? С чем они связаны? Вы должны увидеть их.

Вместо того чтобы звонить другу, запишите на листке «позвонить другу». В середине листа прямо под запланированными делами можно расположить прочие срочные и внеплановые задачи. К примеру, если вы уже практически опаздываете на сеанс, звонок становится более срочным делом. После этого на полях списка дел на день справа от текущего дела поставьте маленькую черту. Она позволит сосчитать внутренние помехи, которые прерывают вас в течение дня. Не забывайте анализировать результат: это число не просто дань лихорадочному чувству, что вы что-то забыли, а информация о том, сколько помех в работе вы преодолевали сегодня. Важно не упустить момент и ещё решительнее взяться за текущую задачу, чтобы завершить её.

Сталкиваясь с внутренней помехой, вы должны не просто принять её, но и записать, немедленно возвращаясь к прерванной текущей задаче.

Лучшая стратегия работы с помехами заключается в том, чтобы замечать и принимать их, корректируя план или устраняя помеху. Не забывайте, что внутри помидора нельзя переключаться между делами! Основное правило заключается именно в этом: раз уж начали работать с конкретной задачей, работайте до конца. Внутренние убеждения могут подталкивать вас к отвлечению, но шаг в сторону, и вы уже нарушите свою концентрацию. Важно понять, что касса кинотеатра или друг ответит на звонок в любом случае, позвоните вы сейчас или через пару часов.

Подумали о каком-то деле? Запишите его. Так вы не забудете о нём, но в то же время освободите свой мозг. Тем более что вы можете либо внести это дело в сегодняшний план, либо назначить на другой день. Другими словами, то, что внезапно вам захотелось сделать, теперь есть в плане и является его частью.

Однако существуют помехи, которые невозможно преодолеть. К примеру, банальный поход в туалет. Если вы чувствуете необходимость выйти, не стоит пытаться завершить свой помидор, даже если осталось 10 минут. Можно ли вернуться и продолжить начатую задачу? Нет, поскольку метод помидора предполагает неделимость. Если вы оставили своё дело даже на некоторое время, вы должны обнулить его. Этот «помидорный» отрезок времени не принимается в расчёт, поэтому вы не можете пометить его как завершённый. Вместо этого вам предстоит завести таймер на следующие 25 минут и начать следующий «помидор».

Почему же нельзя сформировать «помидор» из коротких интервалов времени? Дело в том, что так вы нарушите приемлемый для вас ритм и сведёте на нет всю пользу метода, потому что будете чрезмерно подвержены искушению прерваться. В то же время обнулённый помидор не стоит рассматривать как неудачу. Ведь количество завершённых дел не является универсальным мерилом вашего профессионализма, усидчивости или компетентности в делах. Это обычное число полноценных двадцати пяти минут усилий, направленных на совершенствование своего рабочего процесса.

Теперь поговорим о планировании. Если вы будете взвешенно оценивать результаты своего труда, то ваше ежедневное соглашение с собой станет более реалистичным. В результате усилится ваша мотивация. Записывая количество завершённых помидоров, вы сможете получить правильное представление о своей скорости работы.

Выбирая в начале дня самые важные дела из списка, вы должны иметь в виду свою скорость. Список оценок не должен превышать выбранные дела. Записывая выбранные дела, используйте простую схему: добавляйте рядом с каждым из них столько квадратиков, сколько помидоров требуется по вашему мнению.

Соответственно, после каждого звонка таймера, сигнализирующего, что помидор кончился и настало время перерыва, ставьте крестик в квадратик с текущим делом. Это поможет вам понимать, сколько времени потрачено на данное дело и насколько правильно вы оценили свои возможности. В этом случае могут быть три варианта развития событий:

Первый. Пустые квадратики кончатся раньше, чем вы завершите дело. Это говорит о том, что вы недооценили масштаб задачи.

Второй. Вы завершаете дело быстрее, чем зачеркнули последний квадрат.

Третий. Вы уложились в план.

Что же делать в том случае, если вы не закончили начатое дело, а пустые квадратики уже кончились? Это говорит о том, что вы не совсем правильно оценили количество помидоров, которое потребуется для выполнения определённой задачи. При таком раскладе вам следует провести переоценку, предполагая, сколько ещё времени понадобится для работы над данным делом. Не забудьте дорисовать дополнительные кружочки в соответствии со своей оценкой.

Если же происходит аналогичная ситуация вновь: все помидоры исчерпаны, а решение не готово – вы проводите третью и последнюю переоценку. Теперь вам нужно добавить треугольники, так вы отмечаете потребовавшееся дополнительное время. У вас получилось попасть в прогноз после третьей переоценки – поздравляем, это хорошо. В противном случае речь идёт о серьёзном провале. Внимательно проанализируйте, почему вы недооцениваете задачу. Возможно, вам предстоит разбить дела на более мелкие и не такие громоздкие. Сложно устроенные задачи по своей природе не поддаются точной оценке, так что не расстраивайтесь.

Пожинаем плоды

Итак, вы заканчиваете помидор за помидором, делая незначительные перерывы. В конце дня процесс завершается, когда вы выполняете все намеченные дела. Не забывайте вычёркивать из списка дел на день те, с которыми вы смогли справиться. Помните: нельзя переключаться между делами, пока не закончилось время!

Возникает закономерный вопрос: что же делать, если вы закончили поставленную задачу, а время ещё осталось? Потратьте оставшиеся минуты на сверхобучение. Вы можете повторять, что уже сделали, чтобы закрепить навыки. Не помешает поиск того, что поможет вам улучшить свой результат. Вы можете записывать свои новые мысли и будущие идеи до тех пор, пока не прозвенит таймер.

Сверхобучение – это развитие, которое происходит в момент после достижения определённого уровня мастерства. Если вы действительно хотите добиться превосходства в одной из выбранных отраслей, вам нужно обязательно уделять время сверхобучению.

Нельзя переключаться между делами в середине помидора. Однако заниматься сверхобучением можно. Дело в том, что возможность отвлечься от поставленной задачи вносила бы постоянную сумятицу в ваш график работы. Остановка посередине помидора обязательно собьёт вас с ритма. А поскольку такое прерванное дело станет короче остальных, то его уже нельзя будет сопоставить с прочими.

Теперь рассмотрим такой вариант. Допустим, у вас есть множество задач, продолжительность которых вам нужно чётко обозначить. Об этом могут просить коллеги, заказчики или близкие люди. При этом методом помидора вы не пользуетесь, и это может вызвать определённые проблемы. Как только вы спрогнозировали, сколько времени потратите на ту или иную задачу, вы словно даёте обещание. Это определённо вызывает чувство тревожности. Проблема заключается в следующем: вы не уверены, сколько действительно времени потребует дело, но если вы не выполните вовремя задачу, вас ждут неприятности. Состояние тревожности снижает вашу продуктивность и ослабляет мотивацию.

Как мы уже разобрали, в методе помидора 25 минут сосредоточенных усилий и называются «помидором». Это абстрактная неделимая единица времени. Вы даёте обещание в течение этих 25 минут приложить максимум усилий для решения задачи наилучшим из имеющихся в вашем распоряжении способов. Пока вы занимаетесь этой задачей, вопрос о том, сможете ли вы решить её, даже не рассматривается. В то же время значение имеет всё, что делаете вы.

Как это поможет вам в соблюдении срока поставленной задачи? В целом, никак. Но, находясь внутри «помидора», вы должны думать только об этих 25 минутах, а не о том, как решить всю задачу. Это позволит вам лучше сосредоточиться.

Таймер всегда должен быть у вас на виду. Он ведёт обратный отчёт от 25 к нулю. Как только это время проходит, вы можете вознаградить себя: отметить крестиком один завершённый «помидор» и позволить себе отдохнуть, не отягощаясь чувством вины. Так вы на протяжении всего помидора будете чувствовать себя всё ближе и ближе к вознаграждению.

В конце дня наступает этап записи. Для новичков будет полезно ежедневно считать количество выполненных помидоров. Таким образом, ваш протокол будет состоять из двух колонок: даты и завершённых дел. Если каждый день заполнять таблицу, это войдёт в привычку, не будет вызывать никаких проблем. Каждая строка соответствует одному дню – так проще ориентироваться и сравнивать результаты.

Мониторинг позволяет отвечать на вопросы о ходе работы и повышать продуктивность. К примеру, одним из вопросов может стать: почему я так много вкладываю сил, но при этом выполняю так мало дел? Вполне вероятно, что вы не до конца доводите свои 25-минутные временные интервалы. Насколько это плохо или хорошо – решать вам. Вполне возможно, вы тратите большую часть времени на помощь другим. В любом случае, теперь у вас есть корректное и основанное на опыте объяснение.

Время для следующего упражнения. Возьмите ручку, лист бумаги и таймер. Посмотрите по календарю, сколько пунктов было в вашей вчерашней повестке дня. Если были назначены деловые встречи – запишите их. Не забудьте проставить дату напротив количества дел, которые вы смогли выполнить. На следующей строке сделайте то же самое для предыдущего дня. Продолжайте двигаться дальше в прошлое, пока не прозвенит таймер.

А теперь время оценить свой протокол. Посчитайте, сколько рабочих элементов приходится в среднем на один день. Получилось больше или меньше, чем вы думали? От этого зависит, стоит ли вам заполнять свой календарь более плотно или отказаться от определённых дел.

Непрерывное совершенствование – вот к чему вы должны стремиться. Такой подход к организации работы подразумевает постоянные изменения, направленные на улучшение рабочего процесса. К примеру, поддержание чистоты и порядка должно быть частью вашей ежедневной работы. Вам нужно ежедневно спрашивать себя: нужно ли делить задачи на более мелкие части? Насколько сильно докучают постоянные помехи? Есть ли излишества в стандартных задачах и личном рабочем процессе?

Научный подход позволяет не забывать о совершенствовании. В первую очередь, нужно стандартизировать свою деятельность, а после измерить её, сравнивая полученные показатели с изначальными требованиями. При необходимости не бойтесь вносить изменения.

Например, вы приняли решение, что увеличите время «помидора» до 40 минут. Затем в конце периода нужно просчитать, действительно ли такой вариант соответствует ожиданиям или вы много отвлекаетесь. На основе анализа вы можете либо сократить длительность помидора, либо оставить на выбранном уровне.

Развиваемся дальше

Вы уже запомнили, что переключаться между делами или прекращать текущее дело в середине «помидора» категорически запрещено. Но что делать, если есть помехи, не подвластные нам? К примеру, вы вспомнили о важном деле, не терпящем отлагательств, или вам захотелось в туалет. Метод помидора защищает от проволочек и помех. Однако есть методы, позволяющие обходить их наиболее эффективным и разумным способом.

Американские учёные провели исследования, доказывающие, что офисные работники отвлекаются примерно каждые три минуты. Те из них, кто работает за компьютером, открывают около восьми окон в браузере. Для того чтобы описать последствия такого стиля работы, психиатр Эдвард Хэллоуэлл ввёл термин «синдром приобретённого дефицита внимания». Он говорит о том, что мозг человека постоянно захлёстывают потоки информации, и им нет числа.

Задумайтесь и представьте: вы начинаете рабочий день с сортировки почты. Тут же вы получаете звонок по работе, и вам говорят срочно отправить какой-либо документ. В то же время в ваш офис заходит коллега, который пришёл уладить совместный вопрос. А через полчаса у вас совещание, к которому нужно подготовиться. Сложно, не правда ли?

Последние исследования деятельности мозга доказали, что при попытках одновременно решать несколько задач и при столкновении с отвлекающими факторами задействуется один и тот же участок. Он же связан с такой характеристикой как ёмкость рабочей памяти. Отвлекаясь на что бы то ни было, мы теряем ту информацию, которая только что отложилась в памяти. А вот вернуть утраченное внимание – довольно долгий процесс, который может дорого обойтись.

Помехи есть всегда. Новые запросы поступают непрерывно. Если вы всё время пытаетесь решить задачу, которая появляется последней, ваши долгосрочные дела будут постоянно откладываться в долгий ящик. Вы так никогда с ними не справитесь.

Постоянный процесс получения новой информации будет не просто отнимать ваше время, но и рабочую силу. Если вы будете тратить свою энергию в таком темпе, у вас не получится довести что-либо до конца. В итоге возникает хроническое раздражение, стресс, снижается результативность.

В качестве альтернативы такому образу действий – создание грандиозных планов. К примеру, в канун Нового года вы садитесь за стол, берёте ручку и бумагу и составляете план на первое января. Затем берётесь за второе, третье и так далее, пока не дойдёте до 31 декабря. Что в итоге? Получите ли вы результат от такого игнорирования происходящих изменений? Конечно, нет. Третий вариант позволяет принимать происходящие изменения, оставляя время сосредоточиться на выполнении прямых обязательств перед собой же.

Используя метод «помидора», вы можете зарезервировать некоторое время в конце дня для подготовки к следующему дню. При этом совершенно не обязательно тратить на это целый «помидор». Имея в запасе небольшое количество времени, например, 10 минут, вы переворачиваете листок со списком дел обратной стороной. Сделайте так, чтобы он лежал как альбомный лист. В центре листа нарисуйте картинку главной темы дня. Что это? Вы выбираете наиболее значимое событие, произошедшее сегодня. К примеру, это может быть конференция, где вы длительное время выступали с докладом. Это может быть дело, над которым вы работали больше всего сегодня. Или новый инструмент, показавший себя эффективным. В любом случае выбирать вам.

Следующим этапом является составление интеллект-карты с цветными ветками и свободными ассоциациями. Как только время «помидора» закончится, положите свою интеллект-карту в стопку с другими. Если ежемесячно просматривать эту стопку, вы не забудете, чему смогли научиться за это время.

Заключение

Метод помидора – один из наиболее простых вариантов, как успеть сделать всё вовремя, концентрируясь на поставленной задаче. Внутренние и внешние раздражающие факторы могут вас буквально атаковать, провоцируя отвлекаться. Всё, что вам нужно – это простые инструменты, с помощью которых вы будете идти к своей цели. Данная методика тайм-менеджмента является одной из наиболее простых и популярных. Овладев ею, вы можете экономить своё время и успевать сделать значительно больше.

Content

Кэтрин Грейс
Жизнь по помидору. Знаменитые системы тайм-менеджмента простыми словами

Глава 1. Дорогу осилит идущий: планируем

Раз помидор, два помидор

Все помидоры равны, но некоторые – более равны

Живём одним днём: список дел на сегодня

Глава вторая. Властелин времени

Бег на короткие дистанции: засекаем время

Налево пойдёшь – время потеряешь

Мозг тоже хочет отдохнуть

Глава третья. Разбор полётов

Собираем урожай: отслеживание

Лучше тупой карандаш, чем острая память: ведение записей

Глава четвёртая. Сделал дело – гуляй смело: анализируем и делаем выводы

Вычёркиваем лишнее

Пожинаем плоды

Развиваемся дальше

Заключение