Рэндалл Инглунд, Альфонсо Бусеро

Руководитель проектов. Все навыки, необходимые для работы

Предисловие

Квалифицированный руководитель проектов обладает ключевыми навыками работы с людьми, а также организационными и техническими навыками. Успех в любой сфере во многом зависит от выполнения проектов профессиональными менеджерами и командой при поддержке эффективных спонсоров. Полный спектр нужных навыков позволяет выделяться на общем фоне и достигать оптимальных результатов.

Цель этой книги — помочь развить полный набор навыков тем, кто хочет преуспеть в современной конкурентной среде. Для того чтобы показать, какие навыки нужны, мы используем метод сторителлинга и на реальных примерах моделируем их применение. Мы стараемся мотивировать читателя стремиться к точному сочетанию жестких профессиональных навыков и мягких навыков убеждения, которые помогают сформировать среду, поддерживающую максимальный успех проекта. Наша цель — чтобы читатели стали лидерами и менеджерами в проектной среде и за ее пределами.

Актуальность

Многие профессионалы повышают свое мастерство с помощью качественного образования и опыта работы. Однако приходит время, когда, чтобы продвигаться к следующему уровню производительности, требуются расширенный набор навыков и новая точка зрения на работу с людьми. Как преодолеть это плато? Наша книга предлагает продуманный цельный подход. Для того чтобы описать разнообразные сочетания навыков, необходимых профессионалу, мы используем аналогии из органической химии. Эти знания можно немедленно пустить в дело.

Если вы хотите прогрессировать лично и профессионально как менеджер проектов, необходим план. Мы надеемся, что эта книга подскажет, как его сформулировать и достичь целей вашего развития.

Люди позволяют влиять на себя многим «врагам перемен». Таковы фразы «это еще не придумали», «я слишком занят», «у меня мало времени», а также когнитивная слепота, которая подавляет адаптацию наилучших лидерских и управленческих практик. Некоторые из этих установок укоренились в нашем сознании в течение жизни. Мы не в состоянии повлиять на стереотипы, но можем изменить тех, кто в них верит. Для этого нужно запустить внутренние мотивационные двигатели. Следующий шаг — на практике применить системный подход: простой, мощный и универсально эффективный, который даст потрясающие результаты.

Одну из целей этой книги изначально сформулировал наш коллега доктор Роберт Лауридсен, когда описывал задачу консалтинга как «достижение конкурентного преимущества в эпоху взаимодействия… улучшение способов, с помощью которых люди взаимодействуют во имя достижения общих целей». Помимо того, у нас была цель написать книгу, которая пригодилась бы нам самим в начале наших карьер. Она охватывает темы, необходимые для успешного продвижения, которые не освещают на профессиональных курсах: умение ладить с другими, манипулировать руководством, вести переговоры, продавать, разрешать конфликты.

Вы, возможно, не в курсе, что ваше текущее мировоззрение снижает вашу эффективность. Эта книга проведет вас через все этапы принятия, адаптации и применения нового подхода. Изменение образа мыслей и действий обеспечит более надежные, своевременные и качественные результаты. Так будет, потому что настоящие руководители проектов применяют все навыки лидерства, влияния, продаж и переговоров, которые ранее вы упускали из виду или применяли недостаточно активно. Сознательно используя их, вы улучшите свои компетенции и достигнете результатов, которые до этого вам не давались, придете к более высокому уровню личного удовлетворения и профессионального роста.

Эта книга нужна менеджерам проектов, потому что отвечает на вопрос «Где найти реальные примеры и исследования, объясняющие и иллюстрирующие мягкие навыки менеджмента, управления, лидерства и бизнеса?» С нашей точки зрения, все дело в обращении с людьми.

Целевая аудитория

Аудиторией этой книги являются прежде всего менеджеры проектов, программ и портфелей во всех дисциплинах и отраслях, коммерческих, некоммерческих, государственных. Заметим, что Институт управления проектами — это более 350 тысяч участников по всему миру.

Это и новички в профессии менеджера проектов, программ или портфелей, которые ищут букварь, чтобы двигаться в нужном направлении. Это и те, кто имеет некоторый опыт и хочет быстрее двигаться вперед. И люди с богатым опытом, которые поняли, что на повестке дня новое начало и изменение мировоззрения, к чему, возможно, привели сокращение, смена работы или иной переходный период.

Вторая категория наших читателей — это специалисты, эксперты по теме (Subject Matter Experts, SME), члены команд проектов, руководители менеджеров проектов, спонсоры и др. Они могут быть новичками в своей роли и не до конца понимать, во что ввязались. Как общаться с подчиненными, каковы их роли и ожидания специалистов, с которыми вы работаете?

А еще есть опытные специалисты, которые ищут передовые практики, способные улучшить их собственную производительность. Эта аудитория даже больше, чем аудитория менеджеров проектов. Мы надеемся, что опыт, полученный благодаря нашей книге, подвигнет рекомендовать ее более широкому кругу читателей.

Замысел и применение

Шаг за шагом мы покажем, как принимать, адаптировать и применять более совершенный подход к управлению, чтобы прийти к надежным, своевременным и качественным результатам. Вы сможете творить чудеса, достичь лучших результатов благодаря изменению своего мировоззрения. Наши концепции универсальны, сильны, их легко понять и можно сразу применить, не разбираясь со сложными моделями.

Возможно, вы уже знаете, что должны делать, но по ряду причин не делаете этого. Эта книга объяснит, почему так происходит и как быть. Практичность нашего подхода демонстрируется на исследованиях и примерах реальных людей, применяющих наши концепции. Преграды могут быть связаны с вашей средой, руководством, бизнесом — со всем, что тормозит проекты, вызывает перерасход ресурсов, снижает качество или приводит к тому, что полученные результаты не соответствуют требованиям. Эта книга продемонстрирует способы полностью изучить ситуацию и найти новые решения или применить по-другому старые.

Вы ищете способ перейти от хорошего качества к отличному? Требуются принципиально новые навыки и мировоззрение, чтобы повысить свою эффективность как менеджера проектов или спонсора? Эта книга станет вашим руководством по развитию лидерства, обучению, мотивации личного и профессионального роста. Примеры других людей покажут, как применять эти практики по всей организации, на всех уровнях, особенно в политически заряженных ситуациях. Вы узнаете, как творчески использовать мягкие навыки менеджмента проектов, организации среды, лидерства, ведения переговоров и убеждения. Наша задача — интегрировать знания и навыки, важные для удовлетворенности и заданных результатов.

Мы предпочитаем академическим моделям сторителлинг, основанный на личном опыте. В этой книге поделились своими историями люди с различным культурным багажом, так что она подойдет людям разных профессий и разных стран, которые стараются понять, как работать друг с другом.

Эта книга подходит для самостоятельного обучения; в поисках новых идей к ней можно возвращаться снова и снова как к справочнику; она будет интересна книжным клубам, где люди обмениваются опытом; университетам и компаниям, организующим тренинги по менеджменту и лидерству; ее также могут использовать консультанты на семинарах, которые проводятся по всему миру.

Мы обнаружили, что реакция аудитории по всему миру на наши презентации, семинары и блоги отличается душевностью. Люди замечают нашу страсть и «правду». Наша энергия и энтузиазм служат стимулом для них. Одна участница семинара отметила, что эти идеи и стиль изложения превращают концепции из «чего-то заумного» в то, что можно использовать «прямо здесь», снабжают инструментами и подталкивают к действию. И вы не найдете никого другого, кто за 70 лет работы (если сложить вместе) узнал столько историй и смешных примеров и готов поделиться ими.

Источники

Некоторые материалы этой книги не новы, однако основная новизна состоит в том, что мы показываем, как применять навыки, описываемые широким кругом дисциплин; как это обеспечивает больший успех в реализации проектов. Наша цель — предложить свежее, позитивное, мотивирующее и полезное руководство.

Мы, авторы, владеем навыками критической обратной связи, полученными благодаря опыту и систематическому применению наших знаний, и делимся ею с участниками наших мастер-классов, курсов и консультаций. Этот экспериментальный подход пронизывает нашу книгу. В ней сочетаются теория и практика, юмор и страсть, концепции и примеры, взятые не только из обширного опыта авторов, но и из опыта других исследователей. Среди них самые талантливые люди в мире, с которыми мы познакомились в ходе многочисленных проектов, семинаров и конференций.

Накоплена огромная база знаний и опыта, который можно использовать как в менеджменте в целом, так и в менеджменте проектов. Далеко не все книги обращаются к полному набору навыков, необходимых менеджерам проектов для достижения успеха в сегодняшней обстановке: например, не рассказывают о социальных и эмоциональных навыках. Куда обратиться читателю, чтобы разобраться во всем этом?

Эта книга сочетает технический, поведенческий и системный подходы к описанию менеджмента проектов и дополняет его уникальными и интересными примерами. Она основана на нашей предыдущей работе — Environment for Successful Projects — и может считаться ее расширением. Она сводит воедино навыки из книги Successful Compleat Upper Manager.

Элементы управления изменениями, поддержки вышестоящего руководства и позиции менеджера описаны в книге Creating the Project Office, Project Sponsorship, and Today Is a Good Day. Эта книга также дополняет главы, написанные для других книг, например Organizational Project Management и Advising Upwards, а также многие работы, которые мы представляли на встречах PMI{1} и других конференциях профессиональных ассоциаций. Мы также использовали материалы, опубликованные на blog.projectconnections.com и других сайтах. Дополнительные инструменты, анкеты, таблицы, практические рекомендации и примеры есть в книге-путеводителе The Complete Project Manager: Toolkit of Practices.

При создании этой книги мы использовали материалы изданий «От хорошего к великому»{2}, «В поисках совершенства»{3}, а также «Преодоление пропасти»{4} и Soul at Work, чтобы показать, что менеджер проектов, программы или портфелей, стремясь к профессиональному и личному росту, может применить широкий набор концепций.

Вопреки мнению наших редакторов, мы выступали с позиций разных лиц и смешивали интонации. Мы говорим от первого лица — «мы», излагая убеждения, которых придерживаемся оба. Пишем «Инглунд» и «Бусеро» и используем первое лицо «я», когда делимся личными примерами. Говорим о «квалифицированном менеджере проектов» в третьем лице, описывая идеальные характеристики. Прибегаем ко второму лицу — «вы», когда делимся советами с вами, читателем. Просим прощения за такую неразбериху и надеемся, что благодаря этому объяснению вам будет все понятно.

Мы предполагаем, что вы взяли эту книгу, поставив перед собой ряд основных задач.

• Изменить свое представление о необходимых навыках, чтобы поднять собственную продуктивность без отрыва от производства.

• Научиться применять различные подходы, основанные на примерах и исследованиях, к лидерству и менеджменту проектов.

• Осознать, что и как нужно сделать, чтобы достичь лучших результатов.

• Развивать профессиональную карьеру менеджера проектов или программ.

Мы не обещаем полностью раскрыть темы, которые рассматриваем. Содержание этой книги не является исчерпывающим описанием «квалифицированного менеджера проектов», а наши идеи не единственный путь к успеху. Мы предлагаем точки зрения, основанные на собственном опыте. И будем рады, если вы поделитесь с нами своим опытом.

Рэндалл Инглунд, США

www.englundpmc.com

Альфонсо Бусеро, Испания

www.abucero.com

Введение

Квалифицированный менеджер проектов обладает ключевыми навыками работы с людьми, а также организационными и техническими навыками.

План

В каждой главе мы делимся мыслями и примерами, посвященными определенному навыку. Вот план нашего руководства.

Лидерство / управление. Навыки лидерства и управления — это те жизненно важные, концептуальные деловые компетенции, которые так необходимы тем, чей статус позволяет влиять на коллег, членов команды, руководство, клиентов и прочих. К ним относятся харизма, обучаемость и смелость, а также делегирование, умение слушать и навыки построения отношений.

Личные качества. Личные качества в данном случае — это компетенции в области взаимодействия с людьми. Квалифицированный менеджер проекта обладает определенными склонностями, позицией и способностью к неформальному общению, что позволяет эффективно и результативно взаимодействовать с людьми.

Роль юмора и шуток. Мы выступаем за юмор и шутки, потому что они делают работу более эффективной, продуктивной и запоминающейся. Набор инструментов менеджера будет более совершенным, если на повестке каждого дня — радость и каждый день слышится смех.

Навыки менеджера проектов. Основы навыков менеджера проектов изложены в Руководстве PMI по основам знаний для менеджеров проектов. Мы дополнили его идеями и примерами, чтобы помочь квалифицированным менеджерам проектов разобраться и применять РMBOK®{5}.

Навыки управления средой. Квалифицированный менеджер проектов может добиться систематичного значительного прогресса, сконцентрировавшись в первую очередь на создании обстановки, стимулирующей реализацию проектов.

Организаторские навыки. Перед квалифицированными менеджерами проектов стоит задача не только управлять процессами менеджмента проектов, но и заниматься ими в рамках «зеленых» организаций, то есть таких, которые поощряют проектную работу. «Зеленая» организация, в отличие от «токсичной», приспособлена не только для выживания, но и для процветания даже в сложные времена.

Навыки ведения переговоров. Результаты проекта зависят от договоренностей. В ваших интересах, а также в интересах компании и команды учитывать, что навык ведения переговоров необходим, и усердно применять его.

Политические навыки. Квалифицированные менеджеры проектов понимают структуру власти в организации. Влияние зарождается в умах и сердцах людей, и власть больше зависит от ее признания, чем авторитета. Чтобы быть эффективными, менеджеры проектов должны быть политически чувствительными.

Навыки разрешения конфликтов. В самых важных для нас ситуациях мы часто работаем хуже всего. Учитесь оценивать конфликты, реагировать на них и вести обучающие переговоры. Радуйтесь конструктивному противодействию.

Навыки продаж. Вам следует помнить, что жизненный цикл проекта всегда является частью цикла продаж. Не становитесь жертвой упущенных продаж или возможностей. Примите процесс продаж как честный способ добиться необходимых обязательств, достойный квалифицированного менеджера проекта.

Навыки управления изменениями. Невозможно двигаться вперед и одновременно оставаться на месте. Ключ к успешной работе с изменениями в том, чтобы хорошо к ним относиться и готовиться к встрече с ними. Вам нужно понимать процесс управления изменениями.

Знание рынка / потребителей. У всех проектов есть заказчики. Квалифицированные менеджеры проектов заботятся о том, чтобы понимать рыночные силы и проблемы удовлетворения потребителей. Применяйте лидерство как служение. Во всех взаимодействиях используйте этичные методы.

Заключение. Интегрировав ключевые концепции через сторителлинг, вы сможете сформировать более полную картину своей роли, возможно, создав отдел проектирования из одного человека (Рroject Оffice of Оne, POO). Проведите субъективную оценку своих навыков.

В этой книге мы подчеркиваем важность позитивного отношения: такой подход помогает организации достичь успеха в проектной деятельности.

Визуализация

Для того чтобы подчеркнуть ключевые компоненты квалифицированного менеджера проектов, мы используем структуру сложной молекулы в качестве метафоры (благодарим Wikipedia.org и приносим свои извинения специалистам-химикам) (рис. I.1).

Рис. I.1. Молекулярное соединение

Органическая химия — раздел химии, изучающий соединения углерода, их структуру, свойства, реакции, а также методы синтеза соединений углерода с другими элементами.

Органические соединения различаются по своей структуре. Спектр применений органических соединений огромен. Они образуют основу множества веществ и почти всех процессов живых организмов либо являются их важными элементами.

Точно так же менеджмент проектов — это применение знаний, навыков и техник, позволяющее эффективно и успешно реализовывать проекты. Это стратегическая компетенция организаций, благодаря которой они могут связать результаты проектов с задачами бизнеса и преуспевать на конкурентном рынке. Фокус менеджмента проектов определяется ролью, ресурсами и расписанием каждого проекта. Ценность менеджмента проектов подчеркивается мировым развитием менеджмента проектов в качестве признанной и стратегической компетенции во всех индустриях и организациях, а также его развитием как учебной дисциплины и направления карьерного роста.

Молекулы органических соединений часто характеризуются более высоким уровнем сложности, чем полностью неорганические соединения, так что синтез органических соединений стал одной из самых важных областей химии. Биохимия — химия живых организмов, их структуры и взаимодействий в контролируемой среде и внутри живых систем — открывает новую, невероятную по своему масштабу главу органической химии. Биохимия как органическая химия в первую очередь фокусируется на соединениях, содержащих углерод.

Менеджмент проектов посвящен людям, и нас поражает невероятная глубина интересов, стилей, подходов и интерактивная динамика, которая открывается, когда мы пытаемся работать на общеорганизационном уровне. Каждый день приносит новые вызовы, внезапные события и инновации. При этом нельзя забывать о том, что мы, существа, работающие на углероде, невероятно талантливы, но редко идеальны.

Важнейшим открытием органической химии явилась концепция химической структуры, в которой атомы углерода соединяются друг с другом, образуя углеродную решетку… точная схема атомных связей может быть разгадана благодаря умелой интерпретации соответствующих химических реакций.

Неформально менеджментом проектов занимались всегда. Но как профессия он начал формироваться только в середине ХХ века. Руководство PMI к Своду знаний по управлению проектами (PMBOK® Guide){6} описывает повторяющиеся элементы всякого проекта. Это пять групп процессов: инициирование, планирование, исполнение, мониторинг и контроль, закрытие. И девять областей знания: управление интеграцией проекта; управление содержанием проекта, управление сроками, управление стоимостью, управление качеством, управление человеческими ресурсами, управление коммуникациями, управление рисками, управление закупками, управление заинтересованными сторонами. Это руководство предлагает базовую структуру развития навыков менеджмента проектов, но, чтобы достичь прорыва в производительности, критически необходима связь с другими дисциплинами: развитием организаций, продажами и переговорами.

Первые открытия органических реакций и их применение часто были случайными. Затем начались систематические исследования органических соединений, за которыми последовал синтез крайне сложных молекул с помощью многоступенчатых процедур. Синтез сложных природных соединений постепенно становился все изощреннее и наконец достиг коммерциализации. Он принес значительные доходы фармацевтической отрасли. Сложность синтеза продолжает возрастать.

Стихийные менеджеры проектов — люди, которые пришли в профессию, почти ничего не зная о ее процессах и процедурах, — были и будут всегда. Руководство PMBOK® повысило узнаваемость профессии и заложило основания для достижения результатов высочайшего качества.

Круг профессий и отраслей, в которых признают достоинства дисциплинированного подхода менеджмента проектов к получению результатов, постоянно расширяется. Это вызывает потребность в пересмотре традиционных процессов и увеличивает спрос на профессионалов с разнообразными навыками, способных действовать в сложной обстановке. Лидеры с выдающимися навыками способны сплавить разрозненную группу людей в новую организацию благодаря органическому росту или слияниям, а затем эти группы могут породить новаторские или инновационные решения.

Сегодня целью новых исследований стали химические соединения, имеющие одинаковое строение, но отличающиеся пространственным расположением атомов. Стереоизомеры имеют одинаковую конституцию, но различные конфигурацию и/или расположение (рис. I.2). Пример стереометрии — человеческие руки. Они имеют сходные физические параметры, за исключением направления их вращения. Два соединения, являющихся отражениями друг друга, имеют одинаковые физические качества, за исключением направления, в котором они вращаются, и того, как они взаимодействуют с другими соединениями. Они могут вызывать существенно различающиеся биологические эффекты.

Рис. I.2. Молекулы-стереоизомеры

Данное описание, как никакое другое, подходит для менеджмента проектов, программ и портфелей.

В отличие от многих неорганических веществ, органические соединения, как правило, плавятся, и многие горят. Их точки плавления и горения коррелируют с полярностью молекул и их молекулярным весом. Органические соединения, как правило, не очень устойчивы при температуре выше 300 °C.

Такова жизнь. У людей есть свои пределы, и когда мы их достигаем, то полностью разрушаемся — «плавимся» или сгораем в эмоциональном срыве. Эти реакции связаны как с естественными склонностями, так и с умением личности справляться с жизненными трудностями. Квалифицированные менеджеры проектов способны сохранять большую стабильность.

Жизнь на Земле существует благодаря левосторонним аминокислотам, которые возникли на основе сходных кислот, сформировавшихся в космосе и попавших на Землю вместе с метеоритами. Почему аминокислоты в космосе закручивались влево? Никто этого не знает, но известно, что радиация также существует в левосторонней и правосторонней формах.

Если сконцентрироваться на чем-то одном и провести исследование, то можно прийти к новым открытиям. Возможно ли создать правосторонние молекулы? Кто знает! Вполне может быть, ведь такие существуют. Так же безграничны и возможности квалифицированных менеджеров проектов, стремящихся развить новые навыки. Профессия менеджера проекта, программы и портфелей лишь обогатится благодаря такому стремлению.

Вы можете использовать рис. I.3 в качестве руководства или плана пути к созданию собственной комбинации «молекул» — вашего набора навыков менеджера проектов.

Рис. I.3. «Молекула» квалифицированного менеджера проектов

ГЛАВА 1. ЛИДЕРСТВО И УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ НАВЫКИ

Суть лидерства не только в том, чтобы привлекать последователей. Его суть также в обучении и создании новых лидеров. Мне приятно знать, что я делюсь духом лидерства с моей командой.

В этой главе мы рассмотрим лидерство и навыки управления, эти жизненно важные компетенции, которые так необходимы людям, чье положение позволяет влиять на коллег, членов команды, руководство, клиентов и других людей. Квалифицированный менеджер проектов обладает харизмой, способен к обучению, уважает себя и окружающих. Он смел и может вести за собой, а также подавать хороший пример, делегировать свои обязательства, слушать людей и налаживать с ними отношения. Ему приходится взаимодействовать с людьми и добиваться результатов.

Возглавлять или управлять?

Начнем с того, что рассмотрим в табл. 1.1 различия между деятельностью по руководству и по управлению командой. Они вызывают много споров. Мы утверждаем, что важно и то и другое. Менеджеры проектов склонны рассматривать свою работу как управление. Мы считаем, что квалифицированный менеджер проектов должен также быть лидером.

Таблица 1.1. Возглавлять команду проекта или управлять ею?

В некоторых культурах люди делают только то, что велено. Тут вспоминается анекдот.

Одного воина в бою ранили стрелой в ногу, и он страдал от неутихающей боли. Командир отряда послал за лекарем, разбирающимся в лечении наружных заболеваний.

Лекарь осмотрел раненого и сказал: «Ничего сложного!» Затем отломил древко стрелы и потребовал гонорар.

«Да это любой мог сделать! — вскричал воин. — Наконечник стрелы все еще у меня в ноге! Почему ты не вытащил его?»

«Я свое дело снаружи сделал, — ответил врач. — Вынимать наконечник должен хирург».

Члены команды проекта тоже могут рассматривать свои роли очень узко. Профессиональные менеджеры проектов обычно знают свои обязанности, но, по нашему опыту, часто выходят за эти рамки, чтобы добиться прогресса. Мы рекомендуем быть гибкими и уметь приспосабливаться. В некоторых культурах приходится подавать остальным пример и исполнять различные роли, особенно если коллегам мешает представление, что они ограничены рамками должностных обязанностей.

Что такое успех проекта?

Обычно лидеры и менеджеры стремятся сделать проект успешным. На своих занятиях я (Инглунд) предлагаю следующее упражнение: прошу всех рассмотреть успех проекта с точки зрения руководства и найти то, что связывает ключевые факторы, определяющие успех и неудачу. Ответ, которого я добиваюсь, заключается в том, что все эти факторы касаются людей. Люди — самое важное. Как правило, проекты удаются или проваливаются не из-за технических факторов, не потому, что мы не можем заставить электроны двигаться быстрее скорости света. Они проваливаются или выигрывают в зависимости от того, насколько хорошо люди работают вместе. Когда мы перестаем обращать внимание на вопросы, связанные с людьми: ясность цели, эффективность и плодотворность общения и поддержка менеджмента, — мы обречены на неудачи. Увлеченные люди находят способы разобраться с любыми проблемами. Перед лидерами стоит вызов: создать среду, в которой люди смогут показать свои лучшие качества.

Существует множество определений успеха проекта (так же много, как объяснений, почему проекты проваливаются). Столкновение с тройственной ограниченностью — это только начало. У вас может быть все в порядке с содержанием, сроками и стоимостью, и все равно проект провалится: изменится рынок, или конкурент окажется сильнее, или клиент изменит мнение. С другой стороны, вы можете не справиться ни с одним из ограничений, но все равно сделать успешный проект в долгосрочной перспективе. Конечно, важно как можно точнее соблюдать все требования, но так же важно быть достаточно гибким, поскольку потребности и условия меняются со временем или по мере того, как с продвижением проекта вы узнаёте о нем все больше.

Позвольте предложить ключевой критерий успеха: свяжитесь с основными заинтересованными лицами и спросите их, что они считают успехом. Причем попросите дать только одно определение. Вы услышите очень неожиданные ответы, например: «Не беспокойте меня», «Главное — не попасть в газеты», «Закончить хоть что-то». Ответы могут быть даже противоречивыми. Объедините их и займитесь тем, чтобы осуществить требования заинтересованных сторон. Если провести этот диалог на ранней стадии жизненного цикла проекта, он укажет четкий порядок и выявит, что важно для основных заинтересованных лиц.

Теперь, когда вы знаете, что удачи и провалы зависят от людей, выясним, как развить в себе лидерство и начать руководить людьми, а не просто проектами.

Станьте собственным руководителем

Приходилось ли вам когда-нибудь работать с людьми, которые плохо контролировали себя? Или, хуже того, с руководителями, которые не владели собой? Нам приходилось, и это всегда было очень плохо: мы лишались поддержки и испытывали разочарование.

Такие люди напоминают ворона из басни. Один ворон целыми днями неподвижно сидел на дереве. Кролик спросил его: «Можно я тоже буду весь день сидеть и ничего не делать?» — «Конечно, — ответил ворон. — Почему бы и нет?» Кролик уселся под деревом. Мимо бежала лиса, увидела кролика, схватила его и съела.

Мораль: если вы собираетесь целыми днями ничего не делать, лучше забраться повыше. Но если вы внизу, где кипит вся работа, вы не можете позволить себе прохлаждаться. Ключ к руководству собой — стать собственным менеджером. Мы встречали много людей, которые придавали огромное значение принятию решений и очень малое — управлению ими. В итоге им не хватало фокуса, дисциплины, целенаправленности и смысла.

Успешные люди приходят к верным решениям на ранних стадиях и управляют ими изо дня в день. Некоторые считают, что управлять собой значит каждый день выносить верные решения. Но на самом деле нужно принять лишь несколько критических решений в основных областях жизни и затем управлять этими решениями день за днем.

Классический пример. Обещали ли вы себе под Новый год, что будете заниматься спортом? Конечно, уже тогда вы понимали, что спорт важен. Вам было несложно принять решение заняться собой. Однако управлять этим решением и следовать ему куда сложнее. Допустим, в первую неделю января вы приобрели абонемент в фитнес-клуб и были в восторге. Но, когда отправились в зал, там оказалось столпотворение. Приехало столько машин, что полицейским пришлось регулировать дорожное движение. Вы кружили минут пятнадцать, прежде чем наконец нашли парковку в четырех кварталах от зала. Ну ладно, вы же все равно приехали за физической нагрузкой, так что пошли в зал пешком.

Затем вы ждали очереди, чтобы переодеться. Но решили, что и это не страшно. Вы же хотите прийти в форму. Все будет отлично. Так вы думали, пока не оделись и не обнаружили, что все тренажеры заняты. И снова ждали. Наконец вы добрались до тренажера. Не совсем того, что вам нужен, но вы смирились и занимались двадцать минут. Когда после этого вы увидели очередь в душ, то решили обойтись без него и переодеться дома.

На выходе вы встретили менеджера клуба и решили пожаловаться ей на загруженность. Она ответила: «Не волнуйтесь. Приходите через три недели, и сможете припарковаться у здания и выбрать любой тренажер. К этому времени 98 % неофитов бросят занятия!»

Одно дело — решить заниматься. Другое — в самом деле приступить к тренировкам. По мере того как остальные будут бросать спортзал, вам придется решить, хотите ли вы тоже остановиться или будете придерживаться плана. А для этого нужно владеть собой.

Ничто не произведет большего впечатления на вашего руководителя, чем способность к самоорганизации. Если он постоянно должен тратить энергию на то, чтобы управлять вами, то вас будут воспринимать как человека, который отнимает время и силы. А если вы организованны, руководство рассматривает вас как человека, который увеличивает потенциал компании и максимально использует личные силы. И именно к вам руководитель обратится в сложное время. У меня (Инглунд) был коллега, который, кажется, постоянно раздражал нашего руководителя. Я, напротив, поставил себе задачу всегда помогать ему и не создавать проблем. В итоге руководитель заботился обо мне.

Вопрос вот в чем: что требуется лидеру, чтобы управлять собой? Если вы хотите заслужить доверие руководства, сконцентрируйтесь на следующем.

1. Управляйте своими эмоциями. Люди, которые водят машину «на эмоциях», на 144 % чаще попадают в аварии. По данным того же исследования, одна из пяти жертв аварий со смертельным исходом в течение шести часов перед аварией ссорилась с другим человеком.

Важно, чтобы все справлялись со своими эмоциями. Никто не любит иметь дело с людьми, напоминающими ходячие бомбы, которые могут взорваться в любой момент. Лидерам особенно важно контролировать свои эмоции: то, чем занимаются они, влияет на множество людей. Хорошие лидеры знают, когда проявлять эмоции и когда не показывать этого. Иногда они демонстрируют свои чувства, чтобы дать остальным понять, что они ощущают. Это способ оживить команду. Не манипуляция ли это? Мы так не думаем; во всяком случае, если лидеры делают это на благо команды, а не ради собственной выгоды. Они видят больше и дальше остальных и часто испытывают эмоции первыми. Позволив команде ощутить то, что испытываете сами, вы поможете им увидеть то же, что видите вы.

2. Управляйте своим временем. Задачи управления временем особенно сложны для тех, кто находится на среднем уровне иерархии. Руководители могут делегировать. Работники на низших уровнях часто работают строго по расписанию. У них почасовая оплата, и они делают все что могут, пока тикают часы. Руководители на среднем уровне в то же время испытывают стресс и напряжение, потому что их тянут в нескольких направлениях. Их часто поощряют работать сверхурочно, чтобы справиться со всеми задачами, и от них этого ожидают.

3. Управляйте своими приоритетами. В некоторых компаниях менеджеров проектов вынуждают жонглировать различными обязанностями. Но старая поговорка остается верной: за двумя зайцами погонишься — ни одного не поймаешь.

Так что делать управленцу среднего уровня? Не являясь боссом, вы не контролируете ни список своих обязанностей, ни свое расписание. Возможный вариант — стать узким специалистом, превратиться из того, кто делает множество вещей хорошо, в того, кто делает несколько вещей превосходно. Секрет такой трансформации часто заключается в дисциплине. В книге «От хорошего к великому» Джим Коллинз пишет: «Почти все мы очень заняты, но очень недисциплинированны. Наши списки дел все удлиняются, и мы пытаемся набрать обороты, делая, делая и делая все больше. Это редко срабатывает. Те, кто превращает хорошие компании в великие, получают не меньше пользы от списков “чего не делать”, чем от списков “что делать”. Благодаря замечательной дисциплине они отказываются от всевозможного мусора».

4. Управляйте своей энергией. Некоторым людям нужно беречь силы, чтобы не иссякнуть. Еще несколько лет назад обо мне нельзя было такого сказать (Бусеро). Когда люди спрашивали, как мне удается столько всего делать, я всегда отвечал: «Сила есть — IQ не надо». С самого детства я всегда находился в движении. Мне было шесть лет, когда я понял, что меня зовут не «Успокойся!».

Теперь, когда я стал старше, мне приходится обращать внимание на уровень своей энергии. Вот одна из моих стратегий управления энергией. Каждое утро, глядя на свой календарь, я спрашиваю себя: «Какое дело сегодня главное?» Это единственное дело, которому я не позволю себе уделить меньше максимума моих сил. Оно может касаться моей семьи, подчиненных, друга, издателя, спонсора, конференции или времени для творчества. Я всегда слежу за тем, чтобы мне хватило энергии выполнить именно эту задачу с глубокой концентрацией и полной отдачей.

5. Управляйте своим мышлением. Худший враг хорошего мышления — занятость. Управленцы среднего уровня, как правило, самые занятые люди в организации. Если вы обнаружили, что ритм жизни не позволяет вам остановиться и подумать во время рабочего дня, прививайте себе привычку намечать три или четыре вещи, над которыми нужно хорошенько задуматься или спланировать и вам некогда это сделать. А позже уделите им немного ценного времени и подумайте.

Правильно ли вы делегируете обязанности?

Хотя менеджер проекта не может перепоручить все свои задачи, делегирование может сделать его жизнь проще. Однако многие сомневаются, передавать ли свои обязанности. Скажем, во многих организациях, которые отличает низкая зрелость в области менеджмента проектов, менеджеры фокусируются на результатах проекта, а не на контроле над ним.

Многим менеджерам не хватает авторитета, так что они одновременно играют роль управленца и технического специалиста. Многих передвинули с технических позиций на позиции менеджмента. Внося личный вклад в проект, они не привыкли перекладывать работу на других, ведь раньше они просто решали технические задачи и следовали плану проекта. Теперь как менеджерам проектов им некомфортно делегировать обязанности, потому что они не уверены в участниках своей команды и никто не объяснил им, почему и как это делать. Вот некоторые обоснования, которыми с нами поделились люди, не делегирующие свои обязанности.

• Я быстрее сделаю работу сам.

• Меня беспокоит недостаток контроля.

• Мне нравится заниматься делом и самостоятельно принимать решения.

• Люди и так загружены.

• Ошибка члена команды может дорого обойтись моему проекту.

• Участникам команды не хватает общих знаний, которые требуются при принятии многих решений.

Для того чтобы научиться делегировать, нужно понимать, что у вас есть команда, есть люди, которые помогают вам достичь успеха проекта. Вы не добьетесь успеха в одиночестве. Многие из тех, с кем мы говорили, управляют более чем одним проектом и жонглируют набором технических и менеджерских задач. Все это так, но истинная причина неумения делегировать часто связана с глубокой неуверенностью. Это упадническое настроение влияет на то, как вы относитесь к работе своих подчиненных и насколько признаёте ее.

Не думайте, что, делегируя, вы оказываете услугу. Делегирование части вашей власти облегчает работу вам. У вас появляется больше времени на то, чтобы управлять проектом, проверять работу членов команды и разрешать конфликты. Ваша организация также выигрывает, поскольку результаты улучшаются и работа по проекту завершается более эффективно.

Личный пример

Правильный лидер чаще всего вдохновляет собственным примером. Наш коллега и ведущий менеджер проектов в отделе исследований IBM Джим Де Пьянте, PMP{7}, поделился с нами личной историей на эту тему.

В начале своей карьеры менеджера проектов я получил ценный урок, который мне здорово пригодился. Но произошло это не на работе. Я получил его на футбольном поле, в роли начинающего футбольного тренера.

В мой первый день работы тренером я пришел на первую тренировку команды. Пришел вовремя, с собой у меня был свисток, нашивка с надписью «тренер», планшет и план тренировки.

Я не играл в командные виды спорта в детстве и не очень понимал, чем должен заниматься тренер. В целом полагал, что главное — утвердить себя в роли человека у руля, чтобы мальчишки сразу поняли, кого слушаться. Я решил, что это единственный способ собрать их в команду, а команда будет важной предпосылкой их побед на соревнованиях.

Я без колебаний объяснил, что мы собрались для того, чтобы выигрывать соревнования, и для этого нам нужна командная работа, дисциплина и обязательность. Я четко понимал, что хочу сделать я и чего хочу от детей. Свои идеи объяснил прямо, просто и однозначно.

То, что в итоге произошло, меня немного удивило. Не должно было, но удивило. Мальчики и их родители послушались меня. Они делали то, что я им говорил. Так что совершенно закономерным стало достижение командой определенных успехов: мальчики хорошо играли вместе и выигрывали матчи. И чем дальше, тем больше доверяли моим оценкам и лидерству и строже следовали моим указаниям. В итоге, к нашему восторгу, они играли все лучше и выигрывали все более сложные матчи.

Это был один из незабываемых жизненных уроков: я осознал, что главной причиной успеха была моя готовность быть лидером. Они ожидали от меня именно этого, и, поскольку я отвечал их ожиданиям, они с радостью выполняли мои. Результатом стал их успех как команды.

Я работал с шестилетними детьми. Взять на себя роль лидера и решительно играть ее было не так уж сложно. С другой стороны, на работе, в моих проектах, мне казалось, что будет большой дерзостью взять командование на себя, что потрясающе талантливые технические специалисты в моей команде не захотят, чтобы я выступил их лидером, что они будут сопротивляться этому.

Я был неправ.

Благодаря опыту на футбольном поле я переосмыслил свои взгляды. Я пришел к выводу, что лидерство — это служение людям, которыми я руковожу. Лидерство являлось критически важным компонентом успеха команды, и я был обязан его обеспечить. Я также понял, что как футбольной команде было важно, чтобы я взял на себя и исполнял роль лидера, так это важно и команде проекта. Они ожидали от меня, что я буду лидером и возьму на себя всю ответственность, которую это влечет за собой. По сути, в этом и заключался мой долг перед ними, и поступить иначе означало бы обмануть их.

Для того чтобы они собрались в команду и смогли как следует выложиться, им требовалось влияние и организационный принцип лидера. Поэтому взять на себя лидерство означало просто реализовать их ожидания. Их ожидания формировали обстоятельства, в которых мы преуспели. В команде не нашлось никого, кто был бы для этого предназначен, таким образом, они полагались на меня.

Я был прав.

Урок выучен.

Управление своим руководителем

Квалифицированные менеджеры проектов, обладающие хорошими навыками межличностного общения, особенно с начальством и спонсорами проектов, всегда в выигрыше. Значение хороших навыков общения возрастает, когда вы имеете дело с начальством, которое убеждено, что ему не нужно вникать в проекты или процесс управления ими, потому что «для этого есть менеджер проектов». В целом менеджеры проектов озабочены результатами этих проектов, а начальство и старшие менеджеры — результатами бизнеса и успехом бизнеса вообще. Но когда каждая из этих групп хочет быть понятой, они должны говорить на языке, который понимает другая группа. Менеджеров, как правило, не интересуют технические тонкости: они озабочены результатами, целями, ROI{8}. Сложно поставить себя на место своего начальника, а вашему начальнику так же тяжело понять ваши проблемы как менеджера проектов.

Несколько лет назад я (Бусеро) работал в Испании с одной из крупнейших многонациональных компаний в мире. Я управлял внешним проектом, инициированным клиентом, бюджет составлял 10 миллионов евро, в нем было занято 150 работников и четыре подрядчика. За два с половиной года работы проекта мой непосредственный руководитель встретился с клиентом всего один раз, и, хотя я виделся с ним каждый месяц, отчеты о состоянии проекта никогда не длились дольше десяти минут. Этот менеджер практически не интересовался проблемами, с которыми я сталкивался во время работы над проектом.

Постепенно в Южной Европе подобное неразумное поведение уходит в прошлое. По мере того как организации ближе знакомятся с менеджментом проектов, руководство начинает понимать важность и необходимость планирования, прежде чем действовать. Ну а кто знает больше о людях, организационных возможностях и о том, как лучше внедрить проект, чем его менеджер?

Менеджеры проектов нужны руководителям, чтобы реализовать стратегию. Они могут добиться согласия с руководством, если найдут общие интересы и сфокусируются на них.

• Менеджеры проектов и руководство разделяют общие организационные цели, потому что работают на одну компанию.

• Поскольку более 75 % деятельности в бизнесе можно классифицировать как проекты, менеджеры проектов и руководство, вероятно, оказывают сходное влияние на бизнес-операции и результаты.

• Опыт и образование менеджеров проектов дают компании конкурентное преимущество, поэтому мудрое руководство находит способы использовать их личный опыт в организации, чтобы взять верх над соперниками.

• Начальство и менеджеры проектов в равной степени должны научиться успешно ориентироваться в политической среде, чтобы обеспечить результаты.

Но даже при всем этом сходстве начальство видит только одну сторону медали. Оно упускает большую долю того, что вскрывается при общении с клиентом, в то время как менеджеры проектов наблюдают это постоянно. К сожалению, последние обычно обращаются к начальству, только когда сталкиваются с проблемами, а сами руководители недостаточно общаются с менеджерами проектов, потому что воспринимают их просто как работников. В этой парадигме менеджеры проектов и руководство теряют шанс работать как партнеры, и многие организации лишаются массы возможностей стать более доходными и успешными благодаря практикам менеджмента проектов.

Многие организации начали фокусироваться на развитии менеджмента проектов, потому что оно коррелирует с улучшением результатов, но как насчет того, чтобы само руководство чему-нибудь научилось? Объяснять руководству, в чем суть миссии проекта, как он будет внедряться и каковы желанные эффекты, имеет смысл, так как конечным продуктом такого просвещения станут более ясно распределенные роли и улучшение отношений с менеджерами проектов.

Квалифицированный менеджер проекта должен знать, понимать и транслировать собственную ценность организации. Не ждите, пока начальство и спонсоры спросят, в каком состоянии ваш проект. Действуйте, используйте любую возможность поговорить о развитии проекта и будьте настойчивы и терпеливы в процессе.

Роль харизмы в менеджменте проектов

Наш собственный опыт в роли менеджеров проектов показал, что харизма как возможность привлекать людей очень важна. Многие думают о харизме как о чем-то мистическом, почти неопределимом, считая, что с этим качеством можно только родиться. Не обязательно. Как и другие черты характера, харизму можно развить. Вам придется привлекать людей для работы, так что необходимо стать симпатичным человеком. Мы подскажем, как прокачать выдающуюся харизму.

1. Любите жизнь. Всем нравится работать с теми, кто наслаждается жизнью. Подумайте, с кем вам хочется проводить время. Как бы вы описали этих людей? Мрачные? Кислые? Подавленные? Конечно, нет. Они не жалуются. Они полны страсти. И вы должны стать такими же, если хотите привлекать сторонников. Если вы заряжаете окружающих энергией, им захочется прийти и посмотреть, как вы горите своим делом.

2. Поставьте каждому члену команды высший балл. Пожалуй, главное, что вы можете сделать для людей и что привлечет их к вам, — это ожидать от них лучшего. Представьте, что вы ранжируете других по шкале от одного до десяти, и поставьте «10» каждому. Повысьте их самооценку, и они более высоко оценят вас.

3. Дайте людям надежду. Надежда — величайший дар. Если вы подарите ее другим, они потянутся к вам и будут вам вечно благодарны.

4. Делитесь собой. Люди любят лидеров, которые делятся собой и частицей своей жизни. Если вы ведете людей за собой, отдавайте им себя. Добавьте личного опыта в истории, которые рассказываете. Делитесь мудростью, ресурсами и даже важными лично для вас событиями. Мы выяснили, что это одно из наших любимых занятий. Например, я (Бусеро) однажды отправился на ежегодный фестиваль танцев на Тенерифе. Я мечтал об этом путешествии годами, и когда мы с женой смогли наконец включить эту поездку в свое расписание, то взяли с собой одного из моих подчиненных и его подругу. Мы отлично провели время, и, что более важно, я смог сделать их жизнь интереснее, поделившись с ними частью своей жизни.

Когда доходит до харизмы, важнее всего думать о других. Лидеры, которые вспоминают о людях и их проблемах прежде, чем подумать о себе, проявляют харизму. Как бы вы оценили себя в этом плане? Тянет ли к вам людей? Вы нравитесь им? Если нет, вам, может быть, свойственна какая-либо из следующих черт.

Самовлюбленность. Никто не хочет следовать за лидером, который считает, что он лучше остальных.

Неуверенность. Если вам некомфортно с собой, то и другим будет не по себе.

Дурной характер. Если люди не знают, чего от вас ожидать, они перестают ожидать чего-либо вообще.

Перфекционизм. Люди уважают стремление к идеалу, но боятся абсолютно нереалистичных ожиданий.

Цинизм. Люди не хотят, чтобы их окатывало ледяным дождем просто потому, что вы видите тучи на любом горизонте.

Если вы избавитесь от этих негативных качеств, то сможете стать харизматичным. Чтобы сфокусироваться на этом, сделайте следующее.

1. Измените свой фокус. Не много ли вы говорите о себе, когда разговариваете с другими? Больше концентрируйтесь на окружающих.

2. Сделайте ставку на первое впечатление. В следующий раз при первом знакомстве постарайтесь произвести как можно более хорошее впечатление. Запомните имя человека. Сконцентрируйтесь на его интересах. Будьте позитивным и мысленно поставьте этому человеку высший балл. Если сумеете сделать это один раз, то сможете делать и постоянно. Это улучшит вашу харизму моментально.

3. Делитесь собой. Поставьте перед собой долгосрочную цель — делиться своим ресурсом с другими. Подумайте, чем можете поделиться с пятью людьми в вашей жизни в этом году. Помогите им вырасти лично и профессионально и не пожалейте для них частицы своего жизненного опыта.

Улучшить свою харизму непросто, но возможно. Оставайтесь позитивным и помните, что сегодня — отличный день!

Эмпатичный менеджмент проектов

Менеджер проектов и автор Брайан Ирвин начал дискуссию об эмпатичном менеджменте проектов на сайте ProjectPractitioners.com (Ирвин, 2011).

Эмпатия — это способность поставить себя на место другого и понять, как чувствует себя другой человек. Значимые человеческие отношения основываются на эмпатии, с помощью которой вы демонстрируете свою уязвимость. Эмпатически относясь к другому человеку, вы показываете свою готовность соединиться с кем-то на базовом человеческом уровне. Возможно, именно акт проявления эмпатии к другому человеку на рабочем месте в наибольшей степени способен трансформировать межличностные отношения и улучшить понимание.

Реалии современных рабочих условий не слишком облегчают менеджерам возможность проявить эмпатию. Значительный объем исполнительской ответственности, необходимой для ведения бизнеса, возлагается полностью на плечи менеджмента, и для эмпатии остается мало места. Ирония ситуации заключается в том, что немалая доля лишних обязанностей связана с низким уровнем вовлеченности сотрудников. Поэтому менеджерам проектов и их непосредственным подчиненным не приходится выбирать, быть эмпатичными или нет. Это их долг, причем критически важный.

Один мой знакомый менеджер был настолько неспособен к эмпатии, что вся его команда, состоящая из десяти непосредственных подчиненных, ушла от него за год. Шесть человек нашли места в той же организации, а трое покинули компанию. У нескольких других менеджеров в той же компании также был очень высокий уровень текучки. Они постоянно отказывали людям в отпуске, а для того чтобы получить отгул, требовалась справка от врача. Это не то отношение к людям, которое следует демонстрировать на руководящих позициях, если предполагается вести команду профессионалов к успеху. Каждый из лидеров был способен принимать взрослые решения. Постоянное проявление равнодушия оказалось невыносимым для подчиненных. Самым нелепым было то, что менеджера повысили, потому что он поддерживал политику и положенные процедуры. Таланты буквально «выходили за дверь», зато он делал все по форме.

ТРИША: Прекрасные слова! Но жаль, что подобные образцы здравого смысла нужно записывать, чтобы люди о них узнали. Я уверена, что этот менеджер, который получил повышение за то, что следовал политике компании, невзирая на ненормально высокую текучку в его отделении, далеко не пойдет. Без навыков работы с людьми и умения мотивировать своих подчиненных этот менеджер в конце концов провалится. Я убеждена в этом, потому что работала с такими. Не прошло и года после того, как я покинула компанию, и ему тоже пришлось уйти. Компания поняла, что менеджер не может функционировать без команды.

Пожалуйста, продолжайте в том же духе!

БРАЙАН: Я рад, что вы считаете написанное мной образцом здравого смысла. Опыт показал мне, что здравый смысл столь же редок, как банальная вежливость и эрудиция.

Вы правы в своем предположении, что менеджер, о котором я рассказывал, не преуспел. Примерно через восемь месяцев после повышения его уволили. Точная причина осталась неизвестной, но, думаю, недостаток умения работать с людьми сыграл большую роль в его падении.

Обучаемость менеджеров проектов

В начале карьеры звезды немого кино Чарли Чаплина никто не мог предсказать его великой славы. Чаплин добился успеха потому, что обладал огромным талантом и невероятным драйвом. Но эти черты подкреплялись его способностью к обучению. Он постоянно стремился расти, развиваться и оттачивать свое мастерство. Даже когда он был самым популярным и высокооплачиваемым актером в мире, статус-кво его не устраивал.

Нам тоже нужно расти и учиться как менеджерам проектов и практикующим специалистам. Наблюдая за членами команды и другими заинтересованными в проекте лицами, вы каждый день сможете учиться чему-то новому. Даже точность оценки улучшается в процессе наблюдения за тем, как разные люди реагируют на сходные и обычно сложные ситуации. Не прекращайте учиться, чтобы оставаться лидером проекта! Вы должны проводить примерно в десять раз больше времени, слушая и читая, чем говоря. Тогда вы убедитесь, что стоите на пути постоянного обучения и личностного роста. Мы любим фразу «Вы могли бы стать моим наставником». Хорошие идеи и поучительные ситуации появляются в любое время, и их источником может оказаться кто угодно, поэтому всякий член команды или заинтересованное в проекте лицо способны стать наставником менеджера проекта. Квалифицированный менеджер проекта готов выучить урок, преподнесенный любым человеком.

Не все готовы учиться, но правда в том, что каждый проект — это обучающий процесс в течение всего его жизненного цикла. Ваш профессиональный рост определяет то, кем вы являетесь. То, кем вы являетесь, определяет, кого вы привлекаете, а те, кого вы привлекаете, определяют успех организации. Если вы хотите расти как квалифицированный менеджер проекта, сохраняйте обучаемость. Анализируйте факты, которые предоставляют ваши проекты, и старайтесь учиться, чтобы повышать свою производительность.

Любите свой проект и уважайте членов команды

Не стоит ждать, что остальные полюбят ваши проекты, если вы сами не получаете от них удовольствия. Ваши действия отражают ваши мысли и влияют на то, как вас воспринимают остальные. Так что если вы не относитесь к себе с любовью и уважением, то посылаете сигнал заинтересованным в проекте лицам, что вы недостаточно значительны, недостаточно ценны и заслуживаете малого. В свою очередь клиенты, члены команды и другие заинтересованные стороны будут плохо с вами обращаться.

В роли менеджера проекта не забывайте, что вы работаете с людьми. Я (Бусеро) занимался в Испании проектом организации разработчиков программного обеспечения, в команде было 25 человек. Мой заказчик считал, что мы будем постоянно работать над проектом, и поначалу наши рабочие дни заканчивались очень поздно. Спустя пять недель тяжелой работы моя команда выдохлась, и производительность катастрофически упала. Я не подавал им хороший пример. Я не уважал себя и не уважал моих людей. Это поведение вызывало у них стресс. В поисках выхода я решил заканчивать каждый рабочий день в 18:00. Я поговорил с заказчиком и объяснил ему две важнейшие вещи: во-первых, что мы работали допоздна, не добиваясь особого прогресса, и, во-вторых, что люди должны быть преданны и мотивированны, чтобы достигать успеха в проекте.

Сначала заказчик не согласился с моими доводами. Пришлось потратить время и объяснить ему, что провал проекта, вызванный недостатком преданности команды, окажет негативное влияние на бизнес. Наконец заказчик со мной согласился, и производительность команды начала заметно расти.

Насколько важно уважать остальных, продемонстрировал еще один случай, когда я (Бусеро) работал в многонациональной компании. Коллега из Великобритании рассказал мне, что, обучая младших менеджеров проекта, он порывался выполнять работу за них, потому что думал, что они неопытны и работа для них слишком сложна. Спустя некоторое время он осознал, что здорово оплошал. Теперь он позволял людям ошибаться, и они начали учиться на своих ошибках. Новый подход поднял настроение менеджеров проектов, потому что они стали сами отвечать за достижение собственных целей по проектам.

Некоторые менеджеры проектов жертвуют своими интересами ради членов команды, думая, что такое поведение профессионально и благотворно повлияет на проект, или считая, что ресурсов не хватает: «Всем не хватит, так что я обойдусь». (Многих из нас приучили ставить себя на последнее место, чувствовать себя недостойными и не заслуживающими чего-то хорошего.) Такое самопожертвование в конце концов приводит к разочарованию. Привыкайте сами и приучайте других к мысли, что ресурсов хватит всем. Каждый сам отвечает за то, чтобы работа удовлетворяла его собственные желания и цели. Вы не можете сделать это за другого, потому что не можете думать или чувствовать за кого-то, кроме себя. Это касается как самоуважения, так и уважения к окружающим.

Люди несут ответственность за собственное счастье. Не кивайте на других и не говорите: «Теперь ты мне обязан, и ты должен вернуть мне сторицей». Вместо этого сами дайте себе больше. Берите отгулы, если нужно. Восстановитесь, и это позволит вам поделиться с другими. Делайте то, что любите, то, что позволяет вам почувствовать страсть, энтузиазм и энергию, что дает ощущение здоровья и благосостояния. Например, я (Бусеро) плохо себя чувствую, если не получаю немного физической нагрузки каждый день. Я начинаю нервничать, и стресс передается моим подчиненным. Поэтому каждый день я немного занимаюсь спортом, чтобы почувствовать себя лучше.

Когда вы в первую очередь беспокоитесь о собственном счастье и благополучии, вы начинаете делиться положительными эмоциями со всеми вокруг (включая членов вашей команды). С вами приятно находиться рядом, вы становитесь сияющим образцом подражания для каждого члена команды и других заинтересованных лиц. Кроме того, когда вы счастливы, вам даже не нужно заставлять себя делиться. Это происходит естественным образом.

Пока вы не наполните себя, вам нечего дать окружающим. Негативные чувства привлекают таких людей, ситуации и обстоятельства, которые тянут вниз, плохо влияют на команду и воздействуют на результаты проекта. Воспитайте здоровое уважение к себе как к профессионалу. Смените свой фокус и старайтесь думать о своих сильных сторонах и тех областях, в которых вам повезло. Для начала на время сосредоточьтесь на одном из своих лучших качеств. Так вы вызовете у себя больше позитивных эмоций.

У каждого есть комплекс полезных навыков. Поищите — и найдете свой.

В качестве дополнительного аргумента в пользу атмосферы любви и уважения, особенно к вашим собственным мечтам, мы процитируем Нила Уиттена, коллегу из PMI, известного спикера, тренера, консультанта и наставника.

Вы можете подняться на вершину любой горы, которую мечтаете покорить, пока вы способны воображать и мечтать… Если вы действительно хотите увидеть нечто необыкновенное, посмотрите в зеркало. Тот факт, что вы сегодня живы, означает, что вам выпал более редкий шанс, чем шанс выиграть в любой лотерее на планете… Лидерство… означает вашу способность руководить, несмотря на все, что происходит вокруг вас. Зачем продвигаться по службе и по жизни, будучи слишком мягким, боясь заявить о себе? Зачем жить в чужой тени, вместо того чтобы отбрасывать свою? У вас есть необходимые ресурсы, чтобы достичь того, что для вас важно. Как сказал Генри Форд: «Если вы думаете, что можете, и если думаете, что не можете, вы правы». Осуществить свою мечту куда более увлекательно, чем жить мечтами (2011).

Любите себя сильнее. Это позволит вам хорошо себя чувствовать и любить других. Если перефразировать песню Элвиса Пресли, то большинство людей хотят быть желанными, нужными и любимыми. В команде любовь преобразуется в заботу и уважение к коллегам. Фокусируйтесь на положительных чертах людей, с которыми работаете, вместо того чтобы думать: «Члены моей команды такие ленивые… мой клиент необязательный… мой спонсор не поддерживает меня…» Ваши отношения станут лучше, если вы сможете найти качества, которые оцените в других. Даже если у вас проблемы с клиентом, начальством, членом команды, ничего не работает, вы с ними не ладите, кто-то перечит вам — все равно вы в состоянии изменить эти отношения. В следующие тридцать дней запишите все качества, которые цените в этом человеке. Подумайте обо всех причинах, по которым он вам нравится. Возможно, вам нравится его чувство юмора, или вы цените его поддержку. Вы обнаружите, что, когда вы сфокусируетесь на положительной оценке и признании сильных сторон другого человека, он станет проявлять их в большей мере и проблема рассосется сама собой.

Резюмируем.

• Когда вы хотите улучшить свои отношения с клиентом, членом команды или начальством, убедитесь, что ваши мысли, слова и действия не противоречат вашим желаниям.

• Ваша работа — это вы. Вам будет нечего дать другим, если для начала вы не наполните себя.

• Относитесь к себе с любовью и уважением, и вы привлечете людей, которые проявят любовь и уважение к вам.

• Когда вы плохо к себе относитесь, вы блокируете добрые чувства и любовь других людей и привлекаете людей и ситуации, которые продолжают вас расстраивать.

• Фокусируйтесь на качествах, которые вам в себе нравятся.

• Чтобы наладить отношения, фокусируйтесь на том, что вам нравится в других, а не на своем недовольстве. Концентрация на сильных сторонах приводит к тому, что они проявляются чаще.

Качества эффективных лидеров

Участники онлайн-курса UC Irvine Extension под названием «Менеджмент, лидерство и сплочение команды в проектной среде» поделились своими эссе о лидерских качествах, которыми они восхищаются или считают особенно эффективными. Героями эссе могли быть они сами, менеджер, с которым они работали, известная личность, кто-то, чью историю они проходили, или кто угодно другой. Участникам курса объяснили, что они должны выбрать качество, описать, как лидер его проявлял или применял (иными словами, рассказать историю), и поделиться тем, какое впечатление это на них произвело.

Цель была в том, чтобы участники задумались о влиятельных людях, обсудили разнообразные способы руководства, попробовали использовать сторителлинг как один из инструментов лидерства и поучились у других. Участникам предстояло вспомнить, чему они научились на основе своего опыта, и сделать вывод, как люди оказывают заметное влияние друг на друга. Один из них, Марк, привел потрясающий пример принципиальности и скромности.

Я встретил этого старшего менеджера компании генерального подрядчика после того, как меня наняли, и, когда пришел в офис знакомиться, понял, что этот человек отличается от всех, кого я раньше встречал на работе. Его зовут Скотт, он верующий, и он показал нам всем, что мы должны работать принципиально и что он будет нам примером. Мы занимались парком аттракционов, точнее, тематическим парком для заказчика, который задает тон в этой сфере. Скотт добивался того, чтобы мы, участники команды 150-миллионного проекта, избегали стресса, потому что это проект всей жизни, и он хотел, чтобы мы получили удовольствие от работы.

Он проявил свою принципиальность, когда начали поступать запросы на изменения — все больше и больше. Как старший менеджер проекта Скотт должен был общаться с некоторыми руководителями по поводу стоимости возникавших запросов. Скотт заявил им, что не признает подобной практики и в дальнейшем будет пересматривать запросы на изменения, которые должны быть представлены клиенту. Я не уверен, слышал ли клиент вообще об этой конкретной ситуации.

Уже после завершения проекта я узнал, что лидеры компании также проявили принципиальность. Несколько лет спустя клиент передал той компании, где я работал, проект на 500 миллионов долларов, и она получила возможность управлять другими подрядчиками в роли производителя работ, представляя клиента, — вот она, принципиальность в деле.

Принципиальность Скотта была заметна не только членам команды, но и клиенту. Я обрел многое, увидев пример принципиальности, которая не только напомнила мне о моих религиозных убеждениях, но и показала, что работа не должна мешать вам жить в согласии со своими принципами.

Другой участник, Дэн, подчеркнул отдельный момент в рассказе Марка:

Мне понравилось то, что ваш менеджер хотел, чтобы все получали удовольствие, работая над проектом, вместо того чтобы нервничать. Это напомнило мне о менеджере, с которым я когда-то работал. Он говорил всей группе: «Я хочу, чтобы вы получали удовольствие. Если кому-то плохо, пусть обязательно зайдет ко мне!» Думаю, очень важно наслаждаться тем, что делаешь. День становится куда короче.

Мы обратили внимание на эти рассказы, потому что искренность и принципиальность — ключевые слагаемые эффективности лидера. Это тот клей, который скрепляет части головоломки — компоненты среды, необходимой для достижения успеха проекта. Мы считаем, что образцы лидерства можно найти повсюду, в том числе в нас самих. Наша жизнь становится богаче, когда мы не жалеем времени на то, чтобы задуматься о подаренном нам благословении — о знакомстве с выдающимися лидерами, которые пришли в нашу жизнь и сделали нас лучше.

Конечно, истории о лидерстве могут научить нас и тому, как не надо работать. Вот что написал Дженс, участник курса «Менеджмент, лидерство и сплочение команды в проектной среде».

С моей точки зрения, лидеров уважают и доверяют им, они строят ролевые модели и имеют четкую концепцию работы, которая вдохновляет и мотивирует остальных.

Уважения можно добиться разными способами, и для этого, конечно, не требуется, чтобы лидер был идеальным и достигал совершенства в любой области. У всех лидеров есть недостатки; у них могут отсутствовать или быть слабо развиты определенные качества. Важным качеством лидера является осознание этих проблем, что и делает его более приемлемым. Идеальный лидер скорее отталкивает. Ролевая модель служит целью лишь в том случае, когда кажется достижимой и люди понимают, что смогут соответствовать ей.

Лидерство востребовано каждый день как на обыденном уровне, так и в важнейших исторических событиях. Проявление лидерских навыков можно наблюдать в работе и в личных отношениях, например в семье.

Лично я работал с очень разными лидерами, если говорить о личности и качествах, и хотел бы описать двух своих предыдущих руководительниц. Я специально фокусируюсь на том, что обе они были неидеальны, им даже не хватало некоторых навыков. Их лидерские стили также очень различались.

Одна обладала невероятным природным талантом разбираться в деловой среде. Очень умная, ориентированная на результат, она подавала нам пример и работала очень усердно. Однако с ней было сложно взаимодействовать на личном уровне, и некоторым коллегам не удавалось наладить с ней контакт. Хотя она интересовалась благополучием всех в коллективе, ей не хватало теплой материнской интонации другой моей начальницы, о которой я напишу позже, и иногда ее воспринимали как командиршу. Тем не менее люди следовали за ней и уважали за навыки и за успех, который она приносила команде. Мне кажется важным подчеркнуть, что люди, подобные ей, могут считаться лидерами, даже если не особенно жизнерадостны или приятны в общении. Эта женщина, несомненно, многому меня научила, и я благодарен судьбе, что работал с ней.

Другая моя начальница была совершенно иной. Она очень беспокоилась о каждом из коллег и всегда старалась помочь в личных неурядицах, поощряла личное развитие, доверяла нашему профессионализму и поддерживала нас в достижении целей. Она распространяла материнскую атмосферу искреннего интереса и заботы о каждом подчиненном; была очень либеральной, политически подкованной, принципиальной и обладала талантом находить верный путь в самых разных ситуациях, подыскивая нужные слова в нужный момент. Она не скупилась на заслуженную похвалу. С другой стороны, она не являлась лучшим менеджером и не всегда принимала точные бизнес-решения. И все же люди уважали ее и следовали за ней точно так же, несмотря на ее недостатки.

Эти две очень разные руководительницы вдохновляют меня по разным причинам. Совершенно ясно, что навыки и качества лидеров различны и что нужно стараться обучиться лучшим качествам у разных людей, чтобы развить собственные способности. Лидер станет великим, если комбинация его навыков и качеств принесет ему уважение коллег и сделает их его последователями. Сотрудники будут следовать за лидерами с ясной концепцией работы, научатся видеть возможности вместо проблем, получат внутренний стимул стремиться вперед, импровизировать и делать жизнь лучше. Уважение, доверие и вдохновение — рецепт великих лидеров, которые заслужили право вести за собой, основанное на различных личных и лидерских качествах.

На это ответил Селим:

Очень интересно, Дженс, как ты сравнил двух бывших начальниц с совершенно разными наборами навыков. Я уверен, что та, у которой более развиты мягкие навыки, добьется большего. Гораздо легче обучиться ведению бизнеса, чем узнать, как не быть человеком, с которым сложно работать.

Дженс ответил:

Верно, Селим. Соглашусь, что, наверное, легче быть хорошим лидером, если ты нравишься людям, если у тебя есть чувство юмора и так далее. Но, с другой стороны, это необязательное требование. Моя начальница была очень честной и имела высокие стандарты. Мы на нее полностью полагались. Она всегда выполняла обещания, и это очень хорошее качество. Кто-то сказал, что надо «предпочитать доброго человека умному». Она точно была человеком не злым, так как лидер должен быть верным, честным, иметь эмоциональный интеллект, уметь налаживать отношения с людьми и так далее. Если мы разместим лидерские качества на условной шкале от 1 до 10, то, наверное, обнаружим необходимый минимальный порог. И все-таки качества, в которых разные лидеры наберут больше всего, потенциально будут существенно отличаться. Поэтому я бы не выделял отдельные черты, так как личность лидеров состоит из набора, в котором одни черты могут компенсировать недостаток других. В конце концов, все сводится к тому, чувствуете ли вы лично, что можете уважать человека с таким-то набором качеств и доверять ему, и удается ли лидеру вас вдохновить.

Вэл отметил:

Интересные наблюдения. Я согласен, что у каждого есть определенные лидерские навыки, но никто не может обладать всеми. Хорошие лидеры — это те, кто признаёт свои слабости и стремится обратить их в сильные стороны.

Рэнди сказала:

Позвольте добавить, что эффективная стратегия — это работать с людьми, у которых есть недостающие вам качества. Билл Хьюлетт и Дэвид Паккард, основатели HP, прекрасный тому пример. Я работала с другими консультантами во многих проектах, иногда даже готова была поделиться с ними оплатой, потому что они вносили в проект качества, которые улучшали наш общий опыт. Мы учились друг у друга и получали больше удовольствия.

Лидеры проекта могут использовать этот принцип в поиске членов команды, способных взять на себя задачи лидеров, которые, возможно, у тех идут не так хорошо. Это еще один пример полезного умения лидера — признавать, где твоих способностей не хватает, обращаться за помощью и делиться славой.

Дженс ответил:

Отличное замечание, Рэнди. Я иногда замечал, что менеджеры проектов считают, что они должны быть чемпионами команды и все должны признать их самыми умными и одаренными. Возможно, они боятся, что их сместят, если обнаружится, что кто-то делает что-либо лучше, чем менеджер проекта. С моей точки зрения, истинный лидер… умеет выявить лучшее во всех членах команды и организовать хорошую совместную работу. Я думаю, это отличное качество — осознавать, когда пора отойти в сторону и позволить другому участнику сделать то, в чем он разбирается. Это истинный талант — находить таланты в людях и применять их для текущих задач наилучшим образом, чтобы привести проект к успеху.

ПРИСЛУШИВАЙТЕСЬ К СВОИМ ЛЮДЯМ

Слушать людей — это настолько рутинная составляющая работы в проекте, что мало кто озабочен ее развитием. И все же, если вы и в самом деле умеете слушать, то совершенствуете свою способность получать и накапливать знания. Умение слушать помогает понимать членов команды и иные заинтересованные стороны и оказывать на них влияние. Все хорошие лидеры прислушиваются к подчиненным. Для того чтобы наладить вовлеченность участников команды, слушайте их постоянно как в неформальной обстановке, например на кофе-брейках, так и в более формальной, например на запланированных совещаниях по проекту. Квалифицированный менеджер проектов при поддержке и поощрении начальства и высших менеджеров должен развить это ключевое качество как можно раньше в своей карьере.

Существуют культурные различия, которые влияют на то, как люди слушают. Умение слушать означает разные вещи для разных людей. Одно и то же утверждение может восприниматься по-разному одним и тем же человеком в разных ситуациях. Поэтому профессионалы используют разные подходы к слушанию в зависимости от того, что считается допустимым в их культуре. Например, испанцы смотрят прямо в лицо человеку, который с ними разговаривает, в то же время в странах Азии считают оскорбительным глядеть человеку прямо в глаза, разговаривая с ним.

И все-таки для любой культуры слушать очень важно. Хавьер из Испании рассказал нам следующее:

На ранних стадиях карьеры менеджера проекта общение в целом и умение слушать в частности имеют очень низкий приоритет. По мере того как менеджер проекта растет, навыки межличностного общения и слушания становятся критически важными.

Выдающийся старший менеджер проектов и программ Ремко Мейснер из Нидерландов говорит:

Вполне очевидно, что необходимо знать, что считают важным клиенты, чего команда проекта уже добилась и где кроются недостатки, а для всего этого вам нужно уметь хорошо слушать.

ГЛАВНОЕ — СМЕЛОСТЬ

Вы можете потерять деньги, лишиться союзников, но если вы потеряете отвагу, то потеряете все. Без смелости нет надежды. Профессионалов вдохновляют лидеры, которые проявляют инициативу и рискуют личной безопасностью во имя дела. Только тот, кто в периоды кризиса и изменений действует решительно, привлекает добровольных последователей.

Квалифицированный менеджер проекта должен быть смелым, чтобы управлять сложностями и препятствиями и преодолевать их. Необходимы огромная смелость, сила характера и преданность, чтобы выжить в сфере менеджмента проектов. Это не место для робких. Лидерам необходимо собрать свою волю, если они хотят мобилизовать личные и организационные ресурсы, чтобы восторжествовать над обстоятельствами. Им нужна дерзость, чтобы честно взаимодействовать с членами команды проекта.

Европейские менеджеры проектов сделали своим символом «флаг смелости». В Европе все большую популярность приобретают глобальные мультикультурные проекты: в команды входят представители самых разных стран. Лидеры, которые руководят такими проектами, должны обладать смелостью, чтобы управлять людьми разных культур, способных по-разному себя проявлять в жизни проекта. Рассказывает Джей О., специалист по проектам из Испании:

Менеджеру проекта придется потратить много времени, чтобы понять членов своей команды, прислушаться к ним. Он должен провести с ними не один час. Смелость требует энергии: сделайте ваших сотрудников сильными и заряжайтесь от них.

Мы как профессионалы в сфере проектов часто говорим о нашей смелости, имея в виду, что готовы отстаивать то, во что верим. Мы должны верить в наши проекты: в противном случае не удастся передать позитивное отношение и энтузиазм членам команды и другим заинтересованным сторонам. Но, наверное, будет проще понять, что такое смелость, если мы скажем, что это готовность пожертвовать своей свободой ради убеждений. Пожалуй, самое верное мерило преданности общей концепции и ценностям — тот объем свободы, которым мы готовы рискнуть.

На что бы вы ни надеялись: на свободу, успех проекта, качество, карьерный рост, — вы должны поработать ради этого. И чем больше вы надеетесь, тем больше труда вложите в то, чего хотите добиться. Все потому, что смелость и действия связаны между собой. Вот что значит пожертвовать своей свободой. Если у вас больше надежд, чем реального трудолюбия, то вы (и члены вашей команды) будете разочарованы. Пострадает и ваша репутация.

Однако как быть с балансом? Сохраняют ли квалифицированные менеджеры проектов баланс в своей жизни? Конечно. Баланс — вещь относительная. Никто не может определить, потеряла ли равновесие чья-то жизнь, не зная, что отягощает другого человека и как он оценивает свою нагрузку. И если лидер кладет на одну чашу весов тонну надежд, единственный способ привести его жизнь в равновесие — загрузить другую чашу весов тонной работы. Меньший вес, несомненно, приведет к разочарованию. Но если у лидера только крупица надежды, а на весах тонны работы, равновесие будет нарушено. Секрет в том, чтобы не перегружать обе чаши весов. Когда надежда и работа, задачи и навыки находятся в равновесии, вы достигаете оптимальной производительности.

Люди с большими надеждами не игнорируют реальность. Если что-то не работает или текущие методы неэффективны, они не отрицают проблему, а просто удваивают усилия. Они оценивают ситуацию и ищут новые способы достичь своих целей. И если пункт назначения начинает удаляться быстрее, чем приближаться, такие люди перезагружают свои цели.

Изменить стратегию или выбрать другую цель — не пораженчество. Если лидер проекта настаивает на стратегии, которая не работает, то члены команды проекта могут почувствовать разочарование, и это приведет их к ощущению проигрыша. Лучше найти новый путь или решиться на новое направление. Тогда, дойдя до финиша, вы сможете поставить перед собой новую, более сложную задачу.

Репутация не всегда укрепляется попытками упорно делать обещанное, если это не работает. Признать, что вы неправы, и найти новый курс действий — куда более смелая и заслуживающая доверия тактика. Смелость требуется также для того, чтобы давать отпор, когда спонсоры навязывают вам нереалистичные содержание, время и стоимость. Если у менеджеров проектов не хватает духу, чтобы конструктивно возражать и вести переговоры с должным усердием, они обрекают себя на неудачи.

РАЗВИТИЕ ОТНОШЕНИЙ

Качественное управление проектом основано на отношениях. Люди не пойдут с вами, если не могут с вами поладить.

Ключ к появлению «химии» между вами и лидерами проекта — развитие взаимоотношений. Если вы в состоянии приспособиться к личности своего босса, оставаясь собой и сохраняя свои принципы, то сможете стать лидером и для тех, кто выше вас в иерархии организации.

Создавать отношения с членами команды проекта так же важно. Квалифицированный менеджер проектов как лидер должен объединяться с людьми, которыми он руководит. Возьмите на себя обязанность наладить связь не только с людьми, которыми руководите вы, но и с человеком, который руководит вами (вашим начальником или спонсором проекта). Если вы хотите руководить, нужно взять ответственность за связи с людьми наверху.

Итальянский профессионал по проектам отметил важность посредничества и кооперации для команд проектов:

Посредничество — это главное. В одном проекте могут сойтись различные интересы. Суть в том, чтобы всегда быть посредником между потребностями, приоритетами и пониманием подхода обеих сторон. Если менеджер проекта владеет навыками посредничества и вовлеченные стороны соглашаются на активный и дружественный подход, то коллектив работает стабильно.

Испанский специалист в области проектов утверждает, что для построения отношений и появления энтузиазма важно по-человечески общаться с людьми:

Я верю, что этого можно достичь, если вести себя с людьми по-человечески, а не только как с сотрудниками. Быть уверенным, вежливым, искренним, создать командный дух в проекте, разъяснить общую цель. Эти качества сами по себе должны породить энтузиазм.

ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ РАЗВИТИЕ

Квалифицированный менеджер проекта должен брать на себя ответственность, быть организованным и постоянно развиваться. Мы многое почерпнули из блестящей метафоры «компостной кучи» Джима Де Пьянте — модели профессионального развития, представленной на Глобальном конгрессе PMI (2009). Здесь мы свели вместе ключевые моменты его выступления.

Исторически метафорой карьерного успеха была лестница. Почему? Потому что лестница позволяет карабкаться, перекладина за перекладиной, к вершинам, которых вы мечтали достичь. Но у лестниц есть недостатки. Они неустойчивы. Они опасны. На лестнице есть место только для одного человека. И, конечно, лестницы у многих ассоциируются с несчастливыми приметами. Пришло время новой модели. Компостная куча — куда более живая модель, адаптированная ко временам перемен и к новому тысячелетию. Это модель роста, обмена, счастья. Это способ понять карьерный успех в терминах органики: ваш жизненный (переработанный) опыт образует обширную базу, на которой культивируют и собирают новый и еще более ценный опыт. Куча все разрастается, не теряя стабильности. Аналогия описывает карьерный рост, смерть, разложение и возрождение. Что бы ни произошло в вашей жизни, бросьте это в кучу и позвольте этому сгнить. Долой карьерные лестницы. Займемся компостными кучами.

Философы и ораторы во все времена дружно приходили к выводу, что счастье состоит не в том, чтобы получать то, что мы хотим, а в том, чтобы хотеть то, что мы получаем. Мы, кажется, поздновато поняли это важное послание и до сих пор ищем счастье, особенно в карьере, в преследовании, в том, чтобы карабкаться, обладать, получать. Лестница служила моделью карьерного успеха нескольким поколениям. Но это очень ограничивающая модель. Она определяет успех как подъем вверх. Обычно это понимают как подъем в организационной иерархии. То есть эта метафора говорит о солидном вознаграждении; таким образом, успех приравнивается к получению большей зарплаты.

Когда я впервые пришел в IBM, я искал совета более мудрых и опытных людей. Меня заинтересовало то, что IBM предлагает не одну, а две карьерные лестницы (техническую и управленческую), и я узнал, что в компании человек может активно и безопасно перемещаться между ними. Мне эта модель показалась неудовлетворительной, и я искал другую, которая бы больше подходила моему темпераменту.

Будучи в целом счастливым человеком, в поисках способа синтезировать это счастье с помощью более удовлетворительной модели я предложил образ компостной кучи как модель накопления и роста. Я считаю ее очень полезной и здравой, я представил ее многим коллегам, которые с радостью ее приняли и развили. Моя модель выдержала активное применение, и я уверен, что пришло время сделать ее более известной.

Выражаясь метафорически, мы являемся суммой того, чему учимся, того, что переживаем, и того, что создаем. Мы копим наше знание и мудрость, берем то, что нам дает солнце, и возвращаем это миру, теплому и также освещенному солнцем. В конце концов, нам мало что остается кроме того, чтобы передать мудрость, которую мы накопили. Тогда мы становимся почвой, вполне буквально присоединяя наш гумус к коллективной Мудрости. В такой модели прогресс заключается в том, чем мы станем, а не в том, как высоко заберемся. Во всяком нашем жизненном опыте есть цель и ценность. Мы будем интерпретировать и оценивать наши карьеры согласно модели, и мы свободны в выборе модели для синтеза нашего счастья. Можно сказать, что это модель, с помощью которой возможно использовать свет солнца, чтобы фотосинтезировать наше счастье.

Аналогия Джима сочетается с нашей идеей структуры молекулы как органической аналогии квалифицированного менеджера проекта. Благодаря естественному стабильному процессу отбросы превращаются в восхитительный гумус… впрочем, не миновав кое-какие вонючие промежуточные стадии. Добавляя к компосту отходы, такие как навоз (мы можем представить себе, что это метафора обучения на дурном опыте), мы ускоряем процесс создания плодородной почвы. В итоге, когда полученный компост возвращается в сад природы, он приносит богатый урожай. Сходным образом мы становимся лучше как люди, менеджеры и лидеры, если постоянно расширяем и развиваем наши навыки и учимся на полученном опыте.

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

Квалифицированный менеджер проектов должен быть и лидером, и управленцем — тем, кто отвечает и за концепцию, и за исполнение. Это значит, что приоритетом должно стать понимание и умение прислушиваться к людям. Показывайте им пример. Демонстрируйте позитивное отношение к жизни. Культивируйте связи на всех уровнях организации.

Определите лидерские качества, которые оказались важными в вашей жизни. Вспомните о людях, повлиявших на вас. Проанализируйте, что они делали. Будьте внимательным учеником, который постоянно работает над собой и применяет гибкий подход к лидерству.

Знайте себя, верьте в себя, заботьтесь прежде всего о себе, а затем уже беритесь за остальных. Следуйте органической модели профессионального развития.

Ремко Мейснер, хороший друг и прекрасный коллега, который вместе с нами идет по тому же пути менеджера проектов, поделился с нами размышлениями о стиле лидерства:

Чтобы быть хорошим менеджером или менеджером проектов, необходимо умение работать в разных лидерских стилях, выбирая тот, который вам доступен. Какой именно, зависит от ситуации. Если, например, организация имеет дело со свежей, ясной, чистой точкой зрения на то, как принести больше радости людям, нужен лидер с концепцией, тот, кто вдохновит команду, кто ходит в ту же «церковь». Где-то в другом месте, возможно, менеджера ищет уважаемая и старинная организация, погрязшая в процедурах, заложенных еще в каменном веке. Их проекту нужен жесткий лидер, который скажет, что будет дальше, когда и кто должен работать.

ГЛАВА 2. РОЛЬ ЮМОРА И ВЕСЕЛЬЯ

В проекте шутка — очень серьезная вещь.

Альфонсо Бусеро

«Молекула» квалифицированного менеджера проектов

Менеджер проекта заходит в офис начальника и говорит: «Вот базовый размер бюджета, который нужен для успеха проекта». Начальник: «А что вы можете сделать за половину этой суммы?» Менеджер: «Прогореть». Начальник: «Хорошо, когда вы сможете начать?» Менеджер: «Да мне кажется, я уже все сделал».

Какое впечатление на вас произвела эта история? Вы улыбнулись, тихо засмеялись, захихикали или разразились громким хохотом? Конечно, люди по-разному реагируют на шутки, но в целом, рассказывая байки и анекдоты, можно привлечь их внимание и подготовить почву для перехода к серьезным темам, таким как успех или провал.

В этой главе мы проповедуем использование юмора и веселья в наборе инструментов квалифицированного менеджера проектов. Мы уверены, что юмор делает работу более эффективной, продуктивной и запоминающейся. Мы не стали проводить всеобъемлющего исследования юмора и не можем дать инструкцию, как найти что-то смешное в любой ситуации. Но можем поделиться нашей приверженностью к созданию жизнерадостной рабочей обстановки и надеемся, что и вы уделите внимание юмору и благодаря этому придете к мысли, что серьезную работу менеджера проектов стоит немного облегчить. Чувство юмора жизненно важно, когда нужно, чтобы окружающие засмеялись в ситуации, которая в противном случае кажется невыносимой. Люди не могут от души смеяться и при этом оставаться злыми или враждебными.

Когда человек смеется над шуткой, он соглашается с ее базовой предпосылкой. Шутка — это часто игра слов, которая придает утверждению двойной смысл. Суть шутки редко заключается в ее буквальном смысле. Именно коннотация или какое-то неформальное понимание делает ее смешной. Люди, которые поняли и буквальное значение шутки, и коннотацию или неформальный смысл, засмеются, если они согласны с ними.

Шутки часто зарождаются непреднамеренно, например, если мы просто пересказываем новости иными словами. Комики используют эту технику, чтобы заставлять нас смеяться над обыденными событиями, которые кажутся смешными, только если описать их иначе. В рамках проекта также кто-нибудь может с юмором «докладывать о фактах» по проекту.

Генерал сухопутных войск США Колин Пауэлл (в отставке), бывший председатель Объединенного комитета начальников штабов и бывший госсекретарь США, писал в книге «На пути к американской мечте» (1996){9}, что люди не должны относиться к себе слишком серьезно. Подходя к ситуациям чересчур серьезно, мы лишаемся способности ясно мыслить и находить лучшие решения проблем. Пауэлл умел разрешать сложнейшие глобальные задачи отчасти благодаря своей способности расслабиться, несмотря на давление, и увидеть светлую сторону жизни.

Говорят, что о каждой настоящей профессии ходят собственные шутки, указывающие на ее уязвимые места и высмеивающие то, как ведут себя некоторые ее представители. Менеджмент проектов станет более узнаваемой профессией, когда о его представителях начнут рассказывать анекдоты. Мы пока вспомнили вот такой: «Какая разница между менеджером проекта и продавцом подержанных автомобилей?» Ответ: «Продавец подержанных автомобилей всегда знает, когда он врет».

При правильном использовании юмор на рабочем месте повышает эффективность и продуктивность команды проекта, изменяет поведение людей и создает атмосферу высокой производительности. В частности, к юмору можно прибегнуть для разрядки напряженных ситуаций, а также чтобы подсказать, как исправить поведение, которое противоречит командным целям. Смех над самим собой — здоровое проявление юмора, а вот унижающий или жестокий юмор способен разрушить единство команды и изолировать людей, которые чувствуют, что подверглись нападкам.

В некоторых ситуациях юмор точно неуместен, например в разгар трагических событий или если у собеседника умер кто-то из близких. Но бизнес часто подталкивает к использованию юмора, который изменяет восприятие людьми их окружения. В моих прошлых проектах я (Бусеро) каждый день обещал коллегам, что расскажу за ланчем «анекдот дня». Это был способ снять стресс с участников команды.

А я (Инглунд) наблюдал за тем, как Альфонсо ведет проекты, и могу подтвердить, что его привычка рассказывать анекдоты действительно эффективна. Он создает увлекательную обстановку, пересыпая свои слова шутками. Людям это нравится, и они хотят работать с ним. Это ценное качество.

Уместность анекдотов и юмора зависит от деловой культуры. Веселье и смех также не всегда своевременны, и не в каждой ситуации их ожидают, хотя как раз когда этого меньше всего ждут, юмор бывает эффективнее всего. Чтобы избежать нежелательной реакции, нужно обладать тонким чутьем. Баланс хорошего вкуса и юмора — ключевые элементы успеха во многих сферах.

ВЛИЯНИЕ ЮМОРА НА МЕНЕДЖМЕНТ ПРОЕКТОВ

Доброжелательная, творческая среда — важный фактор успеха многих предприятий. Если атмосфера напряженная, недружелюбная, «токсичная» или даже враждебная, производительность будет очень низкой. В такой обстановке каждый остается настороже, общение ограничено, и организация очень страдает. То же самое относится и к командам проектов. Их участники могут потерять интерес к работе, отказаться строить отношения и углубиться в свои повседневные задачи вместо целей проекта. Несработавшуюся команду, скорее всего, ожидает множество проблем, и преодолевать препятствия ей будет сложнее, чем команде, которая хорошо сработалась и не прочь повеселиться.

Рекомендуем сделать хорошее настроение приоритетом. Юмор в бизнесе не имеет отношения к клоунаде. Речь о том, чтобы продемонстрировать людям, что вы теплый, отзывчивый, интеллигентный и душевный человек. Мы любим людей, и нам хочется, чтобы и они хотели работать в наших командах. Нам нужны энергичные и страстные энтузиасты. Мы сможем вдохновлять их, если сами будем позитивными и сфокусируемся на светлых сторонах нашей работы.

Однако кому-то веселье на рабочем месте дается непросто. Многие не видят связи между словами работа и веселье. Веселье — это что-то, что обычно не прилагается к работе. Однако его можно внедрять постепенно, и в конце концов оно станет частью работы или даже культуры организации. Слово «веселье» само по себе проблематично для некоторых менеджеров; в таком случае попробуйте использовать слово «удовольствие». Деловая среда, которая допускает немного веселья или удовольствия, может привлечь высококвалифицированных людей, помочь команде быстрее стать эффективной и привести к выдающимся результатам.

Кстати, вот анекдот.

Три человека: менеджер проекта, разработчик программного обеспечения и инженер-электронщик — работали в одном проекте. Где-то посередине рабочей недели они решили прогуляться по пляжу в обеденный перерыв. По пути они наткнулись на старую ржавую лампу. Потерли ее — явился джинн и сказал: «Обычно я выполняю три желания для одного, но раз вас трое, то пусть у каждого будет по одному».

Инженер сказал: «Я бы хотел провести остаток жизни в большом доме на острове Сент-Томас и не нуждаться в деньгах». Джинн исполнил его желание — отправил на Сент-Томас.

Разработчик ПО сказал: «Я хочу провести остаток жизни на огромной яхте, рассекая волны Средиземного моря, и не нуждаться в деньгах». Джинн исполнил и его желание, отправив в Средиземное море.

Наконец, настал черед менеджера проекта. «Ну а ты чего пожелаешь?» — спросил джинн. «Я менеджер проекта, и я хочу, чтобы оба члена моей команды вернулись ко мне после обеда», — ответил менеджер.

Юмор — важное качество менеджера проектов. Такого рода шутка — хорошее начало для презентации или совещания. Люди, которые работают над проектами, могут узнать себя в героях, понять их мечты и образ мысли. Эта шутка, например, подчеркивает самоотверженность менеджера проектов и его преданность работе. Она поддается переделке: можно заменить менеджера проекта, например, на спонсора, если это уместно.

Пусть ваши шутки будут короткими, имеют отношение к делу, и не тратьте слишком много времени на то, чтобы о них рассуждать (хотя сослаться на смешной момент позже нормально, тогда у вас получится что-то вроде сквозной темы выступления).

А вот еще один анекдот.

«Воздухоплаватель летал на воздушном шаре и понял, что заблудился. Он снизился и заметил внизу человека. Опустился еще ниже и окликнул незнакомца:

— Не могли бы вы мне помочь? Я обещал другу, что встречусь с ним; время встречи прошло еще полчаса назад, но я не понимаю, где нахожусь.

Ему отвечают:

— Вы на воздушном шаре, примерно в девяти метрах над землей, между 40 и 42 градусами северной широты и между 58 и 60 градусами западной долготы.

— Наверное, вы программист, — кричит человек с воздушного шара.

— Да, — отвечает прохожий. — Как вы узнали?

— Просто вся эта информация технически верна, но я все равно понятия не имею, что она дает, помимо того факта, что я заблудился.

Человек снизу отвечает:

— А вы, наверное, менеджер проекта.

— Да, — отвечает человек с шара. — Как вы узнали?

— Вы не знаете, где вы и куда направляетесь. Вы дали обещание, которое понятия не имеете, как сдержать, и ожидаете, что я решу вашу проблему. По факту вы пока точно в том же положении, в каком были до нашей встречи, но теперь почему-то в этом виноват я».

Подобный анекдот позволяет посмеяться над различными профессиями, одновременно показывая, что люди воспринимают одни и те же вещи по-разному. Такая история — хороший зачин для групповых дискуссий о ролях, ответственности и личных различиях. Следующий шаг — прийти к общему решению о том, как группа может работать вместе более эффективно.

Из нашего опыта менеджмента проекта мы вынесли еще один образчик юмора — десять основных причин, почему руководство не хочет использовать менеджмент проектов (рис. 2.1). Мы думаем, что каждая из этих причин предлагает с виду несерьезный, но на самом деле важный стимул подстраховаться на случай непредвиденных обстоятельств в общении с руководством.

Рис. 2.1. Десять причин не использовать менеджмент проектов

Мы проконсультировались с «риск-доктором» Дэвидом Хиллсоном, PMI Fellow, HonFARM (www.risk-doctor.com), и попросили его определить место юмора в менеджменте проектов. Вот «рецепт», который он прислал нам из Великобритании.

Юмор — важная часть эффективного межличностного общения, если использовать его в меру и к месту. И поскольку все согласятся с тем, что менеджеры проектов должны эффективно общаться, мы должны знать, как правильно использовать юмор. К несчастью, здесь очень легко потерять меру, что приведет к негативным результатам, особенно при мультикультурном общении.

Я столкнулся с этим сам, когда несколько лет назад выступал на конференции в Дублине, Ирландия. Во всех культурах принято шутить о других нациях и группах людей, и для англичан таким предметом шуток являются ирландцы. Я подумал, что простая «ирландская шутка» будет неплохим вариантом начать речь на дублинской конференции, и выбрал то, что казалось мне необидным и смешным, чтобы расположить к себе слушателей: «Ирландский волкодав лежит перед камином и грызет кость. Когда он встает, его нога отваливается». Это была катастрофа: анекдот встретили гробовым молчанием, и остаток моего визита прошел в напряжении. Я понял, что не надо шутить над принимающей стороной! Но неприятный опыт привел к тому, что я стал искать способ правильно использовать юмор.

Различные культуры очень по-разному подходят к юмору. Хотя большая часть шуток включает элементы нелепости, неожиданности, структура шуток различна. Американская шутка, например, очень непосредственна, она подводит прямо к ударной фразе. Затем ее прямо излагают, делая на ней ударение, чтобы все понимали, где нужно смеяться. Английский анекдот менее прямой: слушателям озвучивают элементы шутки и позволяют самостоятельно соединить их, и тогда они смеются, если понимают, в чем дело. Вот типичная английская шутка, которую часто не понимают и которая иллюстрирует мой тезис: «Человек заходит в бар. Ой»{10}. Так что я всегда шучу с осторожностью, когда работаю в другой стране или в мультикультурной команде, зная, что то, что я нахожу смешным, может быть непереводимым либо в силу смысла слов, либо в силу стиля.

Не стоит использовать шутки, для понимания которых нужно быть узким специалистом, если только вся ваша аудитория не разбирается в упоминаемых вещах. Когда я говорю группе риск-аналитиков, что «люди, которые понимают функции распределения вероятности, ненормальны», они смеются. Точно так же группе разработчиков программного обеспечения понравился мой заход на мастер-классе по рискам: «В мире есть десять типов людей: те, кто понимает бинарный код, и те, кто его не понимает». Но эти шутки не сработают для большинства людей, и мы должны пользоваться ими с осторожностью.

Большинство людей любят шутки, основанные на игре слов или каламбурах, например: «У меня есть ручной тритон, я зову его Тайни, потому что это мой тритон»{11}. Но каламбуры не работают в мультикультурной среде, где ваш язык не для всех родной. Можно предположить, что тут подойдут многоязычные каламбуры, скажем: «Почему французы едят только по одному яйцу на завтрак? Потому что по-французски одно яйцо — это un oeuf»{12}. Но такая шутка получится еще сложнее и потребует знания обоих языков, так что ее поймут еще хуже.

Важно, чтобы юмор был уместным, связанным с темой вашей речи. Нет ничего хуже, чем начать совещание по анализу проекта с неуместной шутки, пытаясь растопить лед. «Смешная история случилась со мной по дороге сюда… А теперь проверим эти индикаторы прибавочной стоимости». Гораздо лучше использовать что-то относящееся к теме: «Сколько менеджеров проекта нужно, чтобы поменять лампочку? Один, потому что спонсор проекта не одобряет дополнительного выделения ресурсов, если его нет в Структуре работ проекта. А теперь перейдем к нашей статистике использования ресурсов…»

Менеджмент проектов — интересное занятие, и нужно делать все, чтобы повысить настроение участников наших встреч и совещаний. Однако к юмору следует прибегать осторожно и уместно, если мы хотим, чтобы он помогал нам, а не мешал. Существует масса неловких шуток, но, если шутка удалась, вы получите огромное преимущество. Люди работают лучше, когда улыбаются!

ВЛИЯНИЕ ЮМОРА НА «МЯГКИЕ НАВЫКИ»

Юмор улучшает все мягкие навыки менеджмента проектов (рис. 2.2).

Рис. 2.2. Юмор и мягкие навыки

Общение

Люди обращают больше внимания на остроумных докладчиков, а юмор улучшает восприятие информации. Я (Бусеро) два года занимался проектом за пределами своего города, моя команда состояла из 150 человек. Каждый понедельник, когда мы приезжали на территорию клиента, кто-то из членов моей команды говорил: «О, Альфонсо, сегодня понедельник. До пятницы так далеко…» Я отвечал: «Не волнуйтесь. Сейчас девять утра, и скоро у нас будет завтрак… после завтрака мы поработаем пару часов и пойдем на ланч, а после ланча уже почти вторник». Люди смеялись над этим ответом, и я понимал, что шутка им нравится. В шуточной форме я признавал, что они вправе сетовать, но в то же время предлагал другую точку зрения. Юмор может сделать ваше заявление более убедительным, но им можно и злоупотреблять, чтобы затуманить смысл своих слов.

Управление командой

Использование юмора на этапе сплочения команды — это ненавязчивый способ проверить силу отношений. К тому же это что-то вроде страховки на случай негативной реакции. Положительный отклик на шутку поощряет других членов команды также шутить, ускоряя процесс социализации. Юмор облегчает общую интерпретацию событий, подчеркивает понимание между членами команды и создает ощущение равенства. Шутка может запустить цепочку остроумных замечаний о ситуации, подарив участникам ощущение единства и товарищества в команде.

Юмор в нужное время в нужном месте способен улучшить отношения между членами команды, если он не унизительный и не непристойный. Неподходящие шутки могут навредить команде проекта. Людям покажется, что их критикуют и изолируют.

Спонтанное использование юмора может служить индикатором личного или организационного благополучия. Юмор помогает снизить тревожность и страх в критических ситуациях; он сигналит о противоречиях и нестыковках. Спонтанный юмор подскажет, что возникла двусмысленная ситуация; неожиданные смешные ответы укажут на пробелы в понимании. Самые смешные шутки появляются в самые неожиданные моменты. Я (Инглунд) дал себе слово обращать внимание на такие спонтанные комичные ситуации и не жалеть времени, чтобы насладиться ими. Это значит, что в серьезной работе нужно делать перерывы и не упускать возможности посмеяться. Такие эпизоды очень легко не заметить, закопавшись в работе, поэтому я стараюсь выделять их, чтобы усилить сплоченность команды.

Лидерство

Одно исследование показало, что юмор положительно сказывается на индивидуальной и командной производительности. Хорошие лидеры часто не столько шутят сами, сколько поощряют остроумие других.

Лидеры, которые шутят сами, ориентированы на задачу. Лидеры, которые поощряют чужой юмор, ориентированы на отношения. Однако порой плохие лидеры пытаются маскировать свою некомпетентность юмором.

Лидеры способны заложить фундамент корпоративной культуры, в которой поощряется и ожидается веселое настроение. Один лидер корпоративного офиса управления проектами повесил буквы Б, В и П над повесткой дня совещаний с подчиненными. В начале каждой встречи он повторяет: «Мы собрались, чтобы Быть продуктивными, Внести свой вклад и Повеселиться».

Разрешение конфликтов

Юмор можно по-разному использовать с целью разрешения конфликтов; зависит это от вашего стиля работы с конфликтами.

Уклонение от конфликта. Юмор помогает совладать с собой, снижает эмоциональное вовлечение людей в ситуацию, изменяет доминирующую точку зрения на нее. Он также дает возможность перевести стрелки в случае критики.

Противодействие конфликту. Такой юмор, в основном в форме метафор, раскрывает различные точки зрения на ситуацию, предлагая более широкий набор альтернатив разрешения конфликта.

Сглаживание конфликта. С помощью юмора можно представить ситуацию в положительном свете, отмечая моменты, которые позволяют напомнить об общих интересах.

Смягчение конфликта. Юмор поможет сделать сообщение менее резким и выразить мысли, которые, если изложить их откровенно, оскорбят или расстроят остальных.

Преодоление конфликта. Юмор бывает враждебным и агрессивным. Облеченное в форму шутки агрессивное сообщение выглядит менее рискованным и оскорбительным, но смысл шутки от этого не меняется.

Юмор — палка о двух концах. С его помощью можно как разрядить напряжение и таким образом облегчить взаимодействие, так и помешать попыткам углубить уровень взаимодействия или затронуть чувствительные темы. Не позволять конфликтам выходить на свет может быть опасно, но в целом юмор вряд ли позволит скрыть или подавить конфликтную ситуацию.

Устранение неисправностей и принятие решений

Остроумные стимулы положительно влияют на процесс решения проблем и креативность. Юмор снижает напряжение и повышает оригинальность мышления. Но все-таки возможен и негативный эффект в отношении восприятия риска. Люди иногда недооценивают угрозу, если она представлена в юмористическом ключе.

Управление стрессом

В современном деловом мире многие страдают от стресса. Одних пугают крайние сроки, которые устанавливает начальство, или люди, которые прибегают к давлению, чтобы сдать работу в срок. Другие пытаются совместить свою профессиональную и личную жизнь. В итоге нагрузка растет, что может привести к срыву или выгоранию, профессиональному или личному.

Юмор, а значит, и смех помогают снизить негативный эффект стресса, дают сознанию возможность переключиться, что позволяет людям почувствовать себя более спокойными и менее эмоциональными. Юмор уменьшает враждебность, снимает напряжение и поднимает боевой дух.

В настоящее время приходит понимание пагубного влияния стресса на достижение успеха. В некоторых организациях предусмотрены возможности отдыха и восстановления на рабочем месте с целью снижения стресса, но это подчас дорого. Важно учитывать стресс в рабочей обстановке и вовремя понять, сколько средств будет потрачено на борьбу с ним. Поощряя сотрудников оставаться позитивными и смеяться на работе, компании могут сократить стресс и уменьшить его негативные эффекты.

Далее приведено «Исследование юмора», из которого можно больше узнать о том, как юмор воздействует на стресс.

Мотивация

Юмор может возродить в человеке надежду. Он вселяет веру в собственные силы, когда человек сталкивается с проблемами или стрессовыми событиями, а также помогает сконцентрироваться на позитивном мышлении, а не на провалах и проблемах. Юмор поощряет открыто осмысливать происходящее, позволяет генерировать новые идеи и преодолевать трудности, таким образом повышая мотивацию.

В проекте, который я (Бусеро) вел в Испании для оператора связи, я заметил, что на ежемесячных совещаниях заказчик постоянно концентрировался на проблемах. Проект не двигался из-за повышенной критичности заказчика и его негативного настроя. Я решил принять меры и на очередной ежемесячной встрече попросил сделать перерыв. Я предложил всем выпить кофе и рассказал несколько злободневных анекдотов. Очень скоро все уже смеялись. От негативного отношения люди перешли к спокойствию, расслабились и начали думать об альтернативных решениях проблем и задач. «Минута юмора» не всегда работает, но в той ситуации она мне очень помогла.

Один менеджер программ, с которым я (Инглунд) работал, всегда шутил на совещаниях команды программы. Обычно — в целях безопасности — мишенью оказывался он сам. Он мог начать письмо с чего-то типа: «Итак, ваш покорный слуга опять опростоволосился». Одна женщина — менеджер проекта сказала мне, что всегда с интересом ждала его отчетов и передавала их спонсору, которому тоже нравилось их читать. Сочетая доклад о ходе работ с шутками, автор мотивировал людей уделять больше внимания программе. К тому же менеджер программ раскрывал в письмах свой комический талант, который в противном случае мог бы пропасть даром.

Переговоры

Юмор повышает симпатию к рассказчику, а люди, которые нравятся другим, потенциально способны сильнее на них влиять. Юмор также несколько снижает значимость предмета переговоров, что порой приводит к большим уступкам стороны, которую просят о компромиссе.

ВЛИЯНИЕ ЮМОРА НА ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ НАВЫКИ

Профессиональными навыками нужно овладевать, а затем применять их. Если включить юмор в курс профессионального обучения, учиться станет легче. Так, юмор в материалах лекций усиливает внимание слушателей, повышает их способность находить связи и несостыковки между концепциями и запоминать информацию. Юмор полезен при самостоятельном обучении, потому что он привлекает внимание читателя. Если вы подходите к применению профессиональных навыков с юмором, то можно сместить фокус с конкретной методологии на то, как она используется. Остроумие особенно полезно при знакомстве с новыми методологиями.

Убедитесь, что ваши шутки имеют отношение к материалу курса. Менеджер проектов и программ Ремко Мейснер заметил: «Юмор позволяет менеджерам проектов говорить клиентам то, чего говорить не следовало бы, но сказать нужно. Однако помните, что юмор нужно использовать в строго отмеренных дозах и в избранных ситуациях. Однажды я попытался развеселить группу банкиров после очень успешного совещания руководства проекта: “Господа, кажется, за прошедшие 45 минут мы разрешили все наши проблемы. Как же нам теперь быть?” Они посмотрели на меня с недоумением, не оценив шутку. Она смутила их, и эффект от нашего успеха оказался смазанным».

ИССЛЕДОВАНИЕ ЮМОРА

В прошлом юмор не был предметом серьезных исследований, но за последние два десятка лет психологи и социологи подошли к изучению остроумия более строго и систематически. Исследование влияния юмора на работу, в том числе в группах, пока только началось. По утверждениям ученых, смех полезен для здоровья — начиная с того, что он укрепляет иммунную систему, и заканчивая тем, что снижает тягу к перееданию и повышает болевой порог. Существует даже новейшее терапевтическое направление, которое называют терапией юмора, где смех используют, чтобы помогать людям быстрее выздоравливать. Вот как юмор помогает бороться со стрессом.

Гормоны. Смех уменьшает уровень гормонов стресса, таких как кортизол, эпинефрин (адреналин), дофамин и гормон роста. Он также повышает уровень улучшающих здоровье гормонов — эндорфинов и нейромедиаторов. Смех увеличивает число клеток, вырабатывающих антитела, и улучшает эффективность T-лимфоцитов. Все это приводит к укреплению иммунной системы, а также к сокращению физических последствий стресса.

Физическое расслабление. Приходилось ли вам чувствовать себя так, словно вы разрыдаетесь, если не засмеетесь? Приходилось ли испытывать ощущение очищения после того, как вы от души посмеялись? Смех дает сбросить с себя тяжесть и физически, и эмоционально.

Тренировка «изнутри». Хороший смех «от живота» тренирует диафрагму, мышцы пресса и даже плечи, благодаря чему мышцы расслабляются. Он даже является хорошей тренировкой сердечной мышцы.

Отвлечение внимания. Смех имеет огромные преимущества по сравнению с другими способами отвлечься, потому что выводит нас из состояния злости, вины, стресса и других негативных эмоций. Он расслабляет, готовя нас к тому, чтобы мыслить ясно и действовать рационально.

Социальные преимущества смеха. Смех объединяет. Он заразителен, поэтому, добавив смех в свою жизнь, вы поможете людям вокруг вас смеяться чаще и воспользоваться преимуществами хорошего настроения. Подняв настроение людей вокруг себя, вы сократите их уровень стресса и, возможно, улучшите качество вашего взаимодействия с ними, что снизит ваш уровень стресса еще больше.

ДУМАЙТЕ ПО-НОВОМУ

Менеджеры проекта должны знать, как чувствует себя команда и каждый ее член. Если что-то не в порядке, важно действовать так, чтобы сохранить динамику работы и не дать людям потерять мотивацию. Юмор поможет увидеть вещи в новом, возможно, неожиданном свете, это влечет за собой новые идеи или обсуждения, а стало быть, превосходные результаты.

Мы все хотим не только хорошо и усердно работать, но и получать удовольствие от работы. Жизнь такова, что мы проводим все больше и больше времени с коллегами, поэтому очень важно делиться с ними хорошим настроением. Помните об этом, и вы достигнете вершин.

Сталкиваясь со стрессовой или затруднительной ситуацией, скажите себе: «Я могу посмотреть на это с другой стороны». В прошедшие годы я (Инглунд) не раз произносил эту фразу, и она изменила мою жизнь. Когда кто-то резко меня критикует, вместо того чтобы спорить, я говорю себе: «Я могу подумать об этом по-другому, — а затем отвечаю: «Спасибо, вы сделали мой день». Когда кто-то сказал Альфонсо, что у него ничего не получится, он ответил: «Я тоже вас люблю».

Перепалки редко приносят пользу. А вот остроумный, неожиданный и позитивный ответ обезоруживает противников. В таких ситуациях тот, кто первым выходит из себя, проигрывает. Со мной (Инглунд) этим поделился один мудрый менеджер после того, как у меня сдали нервы. (В этот момент мне точно нужно было думать по-новому: я начал искать новую работу.)

Позвольте себе развлечься. Иногда лучший ответ в затруднительном положении — это смех. Отважные лидеры проектов обладают чувством юмора, они способны посмеяться над собой и своими проблемами даже в самые тяжелые времена. А это помогает процветать. Отважные лидеры проектов находят комичное в трагичном. Они способны веселиться, даже если пришла непростая пора. Они знают, что смех поднимает моральный дух, когда вы подавлены. Люди без чувства юмора, которые относятся ко всему слишком серьезно, куда скорее потонут в болоте отчаяния и потащат за собой остальных.

Мы хотим поделиться с вами тремя анекдотами и вытекающими из них «уроками». Надеемся, что они помогут вам разрешать проблемы менеджмента проектов.

Для начала вспомним первый анекдот из главы 1.

Один ворон целыми днями неподвижно сидел на дереве. Маленький кролик спросил его: «Можно я тоже буду, как ты, весь день сидеть и ничего не делать?» — «Конечно, — ответил ворон. — Почему бы и нет?» Кролик уселся под деревом. Мимо бежала лиса, увидела кролика, схватила его и съела.

Урок 1. Чтобы проводить весь день, ничего не делая по проекту, вы должны находиться очень, очень высоко в организационной иерархии.

Как-то раз индюк сказал быку: «Я хотел бы взлететь вон на то дерево, но у меня нет сил». — «Попробуй есть мой навоз, — ответил бык. — Он питательный». Индюк съел немного навоза, и ему хватило сил, чтобы долететь до первой ветки дерева.

На следующий день он забрался на вторую ветку. А через две недели с гордостью взлетел на вершину дерева. И тогда пришел фермер… и пристрелил его.

Урок 2. Дерьмо может попасть на вершину, но не сможет на ней удержаться.

Птичка летела на юг, чтобы перезимовать. Было так холодно, что она замерзла и упала на землю. Пока она лежала на земле, мимо шла корова и нагадила прямо на нее. Птичке стало так тепло! Она была так счастлива, что начала петь.

Услышав птичьи трели, пришла кошка. Она увидела птицу в навозной лепешке, вытащила ее и съела.

Урок 3. Не всякий, кто поливает тебя дерьмом, — твой враг. Не всякий, кто вытаскивает тебя из грязи, — друг. А если ты по шею в дерьме, лучше помалкивай.

НЕМНОГО О МИРОВОЗЗРЕНИИ

Несколько лет назад мой (Бусеро) отец заболел. Ему диагностировали рак легких. В то же время я устроился в многонациональную компанию менеджером проекта. Я не мог отказаться от работы, потому что у меня была семья, и мне следовало двигаться вперед как профессионалу. Я старался проводить с отцом каждые выходные, иногда вместо сна (он страдал бессонницей). В оставшуюся неделю занимался проектом вдали от дома (450 километров). Мой отец всегда улыбался, когда я встречал его в выходные, и всегда поощрял меня продолжать работать над проектом. Я хорошо помню его слова: «Когда ты молод, то должен летать и учиться, сосредоточиться на людях и быть внимательным к деталям. Ты сможешь добиться статуса профессионала». Я никогда не забуду его слова. Он любил рассказывать байки и анекдоты и передал мне этот дар.

Казалось, он не замечает, что умирает. Когда он умер, я осознал, что он берег меня. Он всегда думал о хорошем и улыбался, когда я приходил. Всю жизнь буду помнить эти дни, когда я разговаривал с отцом, и то, как он помогал мне справляться со стрессом. Я знал, что он с каждым шагом приближается к смерти, но он никогда не жаловался. Он умер, улыбаясь и любя людей, он был примером для всей семьи.

Я не раз сталкивался со стрессовыми ситуациями в проектах, но большинство из них кажутся незначительными, когда я вспоминаю о том, как мой отец боролся со своей болезнью. Первое, о чем я напоминаю себе, — это то, сколько хорошего в жизни, и нужно улыбаться и никогда не сдаваться. Такое отношение к жизни делает меня счастливее и приносит счастье команде. Сегодня отличный день, чтобы улыбаться немного чаще.

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

В этой главе мы ратовали за разумное использование юмора и веселья. Набор инструментов менеджера проектов будет более совершенным, если в нем присутствует юмор. Нам кажется, что и жизнь в целом, и проекты в частности идут лучше и вы достигнете большего, когда люди вокруг выполняют свою работу с удовольствием. Юмор и веселье дарят множество преимуществ. Они повышают здоровье, как личное, так и организационное. Юмор привлекает внимание людей и помогает им запоминать информацию. Он укрепляет связи между людьми, помогает разрешать конфликты, сокращает стресс, увеличивает мотивацию и облегчает ход переговоров. Когда ведете свою команду к цели, ищите дорогу, где есть место юмору, который позволит облегчить вашу ношу. Люди захотят работать друг с другом и с вами, если поймут, что эта работа не исключает веселье.

ГЛАВА 3 ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА

Но да не устрашит тебя величие: одни рождаются великими, другие достигают величия, к третьим оно нисходит.

Уильям Шекспир. Двенадцатая ночь (Перевод Э. Л. Линецкой)

«Молекула» квалифицированного менеджера проектов

Менеджеры проектов очень востребованны, и мы убеждены, что этот спрос будет только расти, потому что возрастает необходимость в эффективных технологах. Хорошими менеджерами проектов становятся, а не рождаются. Это особенная порода людей, которым требуется полный набор навыков. В этой главе мы рассмотрим личные навыки — жизненно важные компетенции, необходимые при работе с коллегами, членами команды, руководством, клиентами и другими. Квалифицированный менеджер проекта обладает определенными талантами, позицией и навыками налаживания связей, позволяющими ему взаимодействовать с другими людьми и добиваться результатов.

Мы считаем, что квалифицированные менеджеры проектов — это люди, которые хотят находиться на своем месте. Они развивают свои навыки через опыт, практику и образование. Они становятся лучше каждый раз, когда успешно завершают проект. Они обучаются новым техникам и применяют их. Они учатся на своем опыте, иногда непростом, который делает их лучшими менеджерами и лидерами.

КАК МОТИВИРОВАТЬ И ПОДДЕРЖИВАТЬ ЛЮДЕЙ

Менеджер проекта должен мотивировать и поддерживать людей: члены команды ожидают, что он решит их проблемы и поможет преодолеть препятствия, возникающие как внутри команды, так и за ее пределами. Существует множество способов, с помощью которых менеджеры проектов могут помочь членам команды сохранять мотивацию.

Подавать пример. Члены команды внимательно следят за тем, что делает менеджер проекта, поэтому он должен быть честным, прямым, откровенным и разбираться во всем, что касается проекта и отношений с его людьми. Хороший менеджер знает, когда нужно усердно работать, а когда можно веселиться, и этот подход заразителен. Я (Бусеро) управлял многими проектами за пределами моего города, покидая дом на всю рабочую неделю. Мне нужно было общаться с людьми позитивно, хотя самому бывало нелегко. Но я считал, что должен подавать хороший пример.

Демонстрировать позитивное отношение. Менеджерам проектов нужно всегда иметь позитивный настрой, даже если на пути проекта возникают серьезные сложности, проблемы или препятствия. Негативное отношение подрывает уверенность и усугубляет ситуацию.

Четко определять свои ожидания. Менеджерам следует ясно обозначить, что требуется от членов команды. Важно изложить свое видение письменно и получить согласие от каждого конкретного члена команды. Это поможет избежать проблем в будущем, особенно если кто-нибудь заявит: «Это не моя работа». В начале каждого проекта указывайте, какую производительность ожидаете от его участников.

Быть внимательным. Менеджмент проектов — изнурительная работа, которая требует обладания множеством навыков на многих уровнях. Но самое главное — будьте отзывчивы, уважайте людей и уделяйте им время и внимание, которого они заслуживают. Пусть люди понимают, что их усилия ценятся и потому работа, которую они выполняют, важна. Письмо, личный комплимент или электронное сообщение с благодарностью способны на многое.

Быть прямым. Люди уважают честных, открытых руководителей проектов, которые готовы встретиться с любыми трудностями. Никогда не скрывайте проблемы, никогда не пытайтесь уйти от признания того, что они существуют. Если решение окажется неподвластно команде или менеджеру проекта, то обратитесь к руководству. Никогда не давайте обещаний, которые вы неспособны выполнить. Наше любимое правило — «Недообещать, но перевыполнить».

Со временем, общаясь с отдельными людьми и командами, квалифицированный менеджер проектов набирается опыта. Это поэтапный процесс, и он не выстлан лепестками роз, но и непреодолимым не является. Позитивное отношение на этом пути особенно важно.

НАВЫКИ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ОБЩЕНИЯ С ЛЮДЬМИ

Менеджеры проектов имеют дело с людьми. В очень небольшом числе организаций они могут выбирать членов команды. Обычно на проект назначают тех, кто доступен, и, возможно, не все они обладают необходимыми навыками. Поэтому менеджерам проектов следует развивать следующие умения.

Налаживание связей. Это способность оценить качество рабочих отношений, разобраться, где их нужно улучшить на благо проекта, и развить широкую сеть поддержки.

Создание доверительных отношений. Это работа по развитию положительных чувств в тех людях, к которым можно обратиться за поддержкой.

Достижение приверженности целям проекта. Недостаточно иметь цели проекта. Следует убедиться в том, что все участники готовы помочь менеджеру проекта достичь их.

Слушание. Слушание — жизненно важный навык в любом деле, в частности потому, что умение слушать помогает распознавать возникающие угрозы. Например, мы заметили, что некоторые менеджеры проектов не обращают внимания на своих людей, когда те приходят, чтобы обсудить проблемы.

Навыки консультирования. Менеджер проекта не обязан становиться профессиональным терапевтом, но эти навыки можно использовать, чтобы помогать членам команды преодолевать личные сложности. В таких ситуациях менеджер проекта с навыками консультирования все равно что спортивный тренер, выбегающий на поле в середине игры, чтобы помочь травмированному игроку вернуться в игру как можно скорее. Некоторые менеджеры уверены, что личные проблемы нужно оставлять дома, но это как нереалистично, так и вредно для реализации проекта.

Обоснованное использование власти. Отношение менеджеров проектов к власти часто очень сложное. Власть нужно использовать осторожно, в противном случае вы рискуете утратить добрую волю и производительность людей, жизненно важных для успеха проекта.

Делегирование. Это базовый навык менеджера, критически важный в проектной работе. Некоторые менеджеры проектов, особенно те, кто пришел с технических должностей, сталкиваются с трудностями, потому что не умеют делегировать достаточно или должным образом.

Разрешение конфликтов и переговоры. Конфликты могут быть полезны. Когда ими правильно управляют, менеджер проекта заслуживает уважение, преданность и находит лучшие решения проблем. Если конфликтом управлять плохо (или вообще игнорировать его), то люди будут сопротивляться или даже противиться целям проекта.

НАВЫКИ РАБОТЫ С КОМАНДАМИ

Навыки, необходимые для управления маленькой базовой командой, включают в себя:

определение стадии развития команды (используя модель Такмана, например, вы можете определить, что команда находится на стадии формирования, шторма, урегулирования или результативности);

планирование вмешательств с целью улучшения коллективной производительности дальнейшего развития команды;

создание совместной собственности на общие цели;

управление разнообразием индивидуальностей и ролей, которые они играют в команде;

разработка и поддержка командных процессов;

внедрение новых людей в команду и управление выходом из команды;

обеспечение стабильности потока коммуникаций и обмен опытом;

улучшение отношений и поощрение сближения там, где это уместно.

ДУШЕВНЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ

Вот трогательный пример одного из моих (Инглунда) коллег по онлайн-обучению. На заре своей карьеры Бренда непосредственно отвечала перед женщиной-менеджером, которой она по сей день восхищается как лидером. «Хотя я больше с ней не работаю, я благодарна ей за то, что получила возможность потренироваться и быть ее ученицей. Она сформировала те лидерские качества, которыми я владею сегодня, — говорит Бренда. — Маргарет (я немного изменил имя) очень хорошо разбирается в политических играх, которыми занимается высшее руководство. У нее отличные концепции работы, и она знает, как вдохновлять своих людей полностью выкладываться. Она принадлежала к тому типу руководителей, которых никто не хочет разочаровать, работая спустя рукава, потому что она никогда не тратит на работу менее 100 % своих сил. Но, что самое важное, она при всем этом по-настоящему приятный человек».

Бренда запросила о переводе без повышения на очень заметный пост, где она бы постоянно оказывалась на виду у руководства команды. Она объясняет:

Я обладала необходимой квалификацией для этого места: диплом бакалавра в области бизнеса, магистерский диплом и 13 лет практического опыта. С моей точки зрения, не имелось совершенно никакой причины, по которой я не должна была получить это место.

И вот настала та судьбоносная пятница, когда я узнала, что меня не взяли на это место. По мнению директора, отвечающего за наем сотрудников, хотя мои технические навыки идеально подходили для работы, некоторые из «заинтересованных лиц» выражали сомнения в моих личных качествах и моей способности эффективно общаться с другими людьми. Я чувствовала, что раздавлена! На мой взгляд, в том, как я общалась с людьми и относилась к ним, не было ничего плохого. Я всегда подходила к техническим вопросам с точки зрения логики и к людям относилась таким же образом. Я признавала, что в ряде случаев отношения между мной и кем-то в моем отделе оказывались не такими гладкими, как хотелось бы, но я объясняла это тем, что те ребята просто ленились!

Я помню, что в пятницу после обеда зашла в кабинет Маргарет, закрыла дверь и разрыдалась. Она дала мне выговориться и пожаловаться на то, что организация, которой я посвятила всю свою сознательную жизнь, так ужасно со мной обошлась. Спустя десять минут моих бессвязных жалоб Маргарет спросила меня, готова ли я услышать честную оценку моих личных качеств. Я ответила: «Конечно», — и она рассказала мне, что, хотя я думала, что я самый прекрасный человек в мире, некоторые люди в организации не разделяли мое мнение. Она сказала, что иногда я слишком сильно сосредоточивалась на том, чтобы правильно выполнять техническую часть моей работы, и уделяла недостаточно внимания отношениям с окружающими. Она посоветовала мне использовать более мягкий подход к людям. Пообещала, что, как только я освою искусство построения отношений, смогу получить любую работу, какую захочу. Маргарет подчеркнула: «Ключ к работе с недвижимостью — это место, место, место. А ключ к бизнесу — это отношения, отношения, отношения!» Это был лучший совет, который мне когда-либо давали.

Маргарет дала мне почитать книгу под названием Managing from the Heart{13}. Она сказала, что я напоминаю ей главную героиню и, наверное, в книге найдется несколько уроков, которые могут мне пригодиться.

Главная идея книги заключается в том, что лидерам нужно придерживаться следующих правил, когда они взаимодействуют с людьми.

1. Пожалуйста, не вините меня, даже если вы со мной не согласны.

2. Выслушайте и поймите меня.

3. Расскажите мне правду с сопереживанием.

4. Не забывайте о моих добрых намерениях.

5. Признайте, что и во мне есть величие.

Я прочитала книгу. Маргарет оказалась права: главная героиня — это я. Я была талантливой, сосредоточенной и целеустремленной, но мои личные навыки ужасали! С этого момента я постаралась стать другим работником, взяв эти пять мантр за основу во всех моих отношениях с коллегами, а затем с моими собственными подчиненными. Оглядываясь назад, я могу оценить то, как Маргарет применила все пять этих правил, когда говорила со мной. Иногда сложно выслушать, как о тебе нелестно отзываются, но в тот день это было совсем не сложно. Я могу честно признаться, что Маргарет и эта книга навсегда изменили мою личность к лучшему!

Прочитав историю Бренды, другой наш коллега сказал: «Отличный пример “обучающей беседы”, проведенной талантливым переговорщиком. [См. главу 9 об обучающих беседах.] Ваш менеджер вполне мог просто выслушать вас, а затем отправить работать дальше, не поделившись этими важными словами, которые вам необходимо было услышать. Я надеюсь, что и в моей жизни есть люди, которые достаточно заботятся обо мне, чтобы сказать мне правду, когда она будет мне нужна! Троекратное ура Маргарет! Гип-гип-ура!»

ВАЖНОСТЬ ПОЗИЦИИ

Позицию можно определить как «положение тела или манеру подачи себя, состояние разума или ощущений, предрасположенность, вызывающий или враждебный настрой или отношение» (Urban Dictionary). Позиция выражает предпочтения личности или организации в отношении вещей, событий, людей. Это настрой, точка зрения, с которой личность, группа или организация относится к развитию сообщества. Позиция определяет все ваши решения и действия.

Когда-то давно мы, авторы, демонстрировали негативное отношение к работе и проектам, которыми занимались. Мы создавали себе отрицательный образ в глазах коллег, членов команды и менеджеров. Результаты были плохими: негативное отношение передавалось руководству и членам команды, вредило нашей репутации и уменьшало наши потенциальные возможности.

Процесс взросления привел нас к смене мировоззрения. Пришло время задуматься о своем отношении! Изменив наше отношение, мы изменили и наш мир. Эти перемены оказались фундаментальным, жизненно важным событием, и теперь мы чувствуем обязанность поделиться этим с нашими читателями.

Наше мировоззрение нам помог изменить Майк Шлаппи во время своей страстной приветственной речи на Глобальном конгрессе PMI 2010 года в Северной Америке. В молодости Майка случайно ранили выстрелом в грудь, и он остался парализован ниже пояса. Он выиграл четыре паралимпийские медали и многие другие награды. Его девиз: «Если не можешь стоять, как все, будь не таким, как все!»

Рассказывая о своем процессе восстановления, Майк объяснил, что все дело в отношении. «Хорошее отношение означает, что мы стремимся действовать, исходя из убеждения, что у нас все получится. Плохое отношение означает, что мы стремимся действовать с точки зрения, что у нас ничего не выйдет… Внутреннее отношение — это настрой, а не настроение. Вы можете быть в плохом настроении, но иметь хороший настрой. И можете быть в хорошем настроении, но иметь плохой настрой».

Майк сравнивает нашу позицию с индикатором авиагоризонта в самолете, который показывает его положение относительно горизонта или земли во время полета. «По словам каждого гражданского пилота, с которым я консультировался, индикатор пространственного положения (а не высоты) — самый важный инструмент в кабине пилота». Он служит основным пилотажным индикатором безопасного полета, особенно ночью или в условиях плохой видимости. Он сообщает пилоту о том, что самолет летит верно и по прямой, накреняется влево или вправо… или вошел в штопор. Майк пишет: «С нами происходит то же самое. Наша позиция — это самое важное. Неважно, какое у нас настроение — счастливое или раздраженное, мрачное или полное энтузиазма, — наш настрой может оставаться стабильным и конструктивным… Обычно мы не в состоянии выбирать настроение, а отношение можем. Мы можем выработать позицию по отношению к нашим обстоятельствам независимо от того, в каком мы настроении».

Когда мы говорим с аудиторией, состоящей из менеджеров проектов, то хотим показать, что заботимся о них, и демонстрируем им, как важно общаться с другими людьми. Мы используем иллюстрации, анекдоты и видеоклипы, чтобы помочь понять и запомнить, что мы рассказывали. Мы демонстрируем нашу позицию — веру в важность эффективного взаимодействия с аудиторией — и используем различные средства, чтобы сделать наше сообщение как можно более ясным. Мы тратим особые усилия на то, чтобы готовить слайды или материалы для семинаров, чтобы убедиться, что информация, которой мы хотим поделиться, будет ясной и запоминающейся.

Позиция проекта

Мы привыкли говорить о позиции отдельных людей, но важно понимать, что у команд проектов и организаций также есть позиция. Обычно, когда мы говорим о позиции организации, мы используем выражение организационная культура. Рассматривая позицию проекта, говорим о культуре проекта. Позиция менеджера проекта решительно влияет на позицию команды.

Важной командной позицией является уверенность. В ходе развития проектов перед командой встают всевозможные проблемы. Иногда может даже показаться, что это испытание веры. Команда собирает огромный объем данных, анализирует их, организует и собирает в действующее целое. В случае очень серьезных предприятий только несколько ключевых работников видят цельную картину происходящего, и даже это понимание может отличаться своей полнотой. Этот момент неясности проверяет на прочность уверенность членов команды. Как сделать так, чтобы команда оставалась стабильной и уверенной в себе в течение всего процесса, и как это отразится на индивидуальных позициях участников?

На рис. 3.1 показаны ключевые качества и убеждения, которые, по нашему опыту, определяют, насколько позиция отдельного лица, команды или организации способствует тому, чтобы успешно руководить или активно участвовать в проекте.

Рис. 3.1. Желательное отношение к проекту

Уильям Джеймс сказал: «Величайшее открытие моего поколения заключается в том, что люди могут изменять свою жизнь, изменяя свое отношение к ней». Мы искренне верим, что позиция — это вопрос выбора. Обычный менеджер проекта ждет, пока его кто-то мотивирует. Он считает, что его мышление обусловлено обстоятельствами. Но что возникает первым — обстоятельства или позиция? Правда в том, что это неважно. Неважно, что случилось с вами вчера в проекте или в вашей организации, — вы выбираете ваше отношение сегодня. Поэтому ваша позиция определяет ваши действия.

Ваша позиция — это секретное оружие, которое работает 24 часа в сутки, поддерживая вас или причиняя вред. Позиция — это фильтр, сквозь который вы воспринимаете мир. Есть те, кто смотрит на мир через оптимистический фильтр, и есть пессимисты. Некоторые люди представляют собой нечто среднее — не очень оптимистичны, но и не слишком пессимистичны.

Предположим, руководитель спрашивает менеджера проекта: «Как дела с проектом?» Тот отвечает: «Как обычно, все плохо». Если вы склоняетесь к такому подходу, то ваши враги будут радоваться, а друзья — грустить. Как лучше ответить? Менеджер проекта мог бы сказать: «У нас наблюдается прогресс. Я в курсе, что некоторые работы по проекту задерживаются. У нас есть ряд проблем, но моя команда работает над этим, и скоро мы вернемся на курс. Я буду докладывать вам о ходе работ».

Люди с положительным отношением фокусируются на решениях, с негативным — на сложностях и проблемах. Менеджеры проекта с негативным отношением радикально влияют на его успех. Отношение менеджера проекта к проекту и к его команде определит и отношение проекта к менеджеру. Мы формируем собственные проекты. Мы можем выбрать позицию, которая сделает наш проект успешным.

Позиция — важный показатель силы духа. Посмотрите на себя. Вы довольны собой как менеджером проекта? Будьте честны. Профессионалов отличает стремление к уважению и признанию. Как его добиться? Вместо того чтобы думать о том, чего вам не хватает, подумайте о том, как вам повезло. Не оглядывайтесь на ограничения проекта, определите его риски и возможности.

Среда, в которой вы находитесь, — это зеркало вашего отношения. Если у вас есть проблема, задайте себе вопрос, откуда она взялась. Ваша команда изменится, когда изменитесь вы. Обращайтесь с окружающими так, как вы бы хотели, чтобы обращались с вами. Всем нам нужно признание, благодарность и доброжелательность. Позиция, с которой вы начинаете работу, заметно влияет на финальный результат предприятия. Хорошее отношение часто открывает новые возможности, а также определяет успех.

Как изменить свое отношение с целью роста в менеджменте проектов

Квалифицированный менеджер проекта всегда может выбрать либо позитивное, либо негативное мышление. К сожалению, негативное мышление инстинктивно. Позитивное — это вопрос обучения и самодисциплины, которую менеджерам необходимо тренировать и практиковать каждый день. Чтобы добиться позитивного отношения, корректируйте себя на физическом, словесном и ментальном уровнях.

Лоррейн Манкузо, проработавшая в IT 28 лет, была программистом и администратором базы данных Oracle, до того как заняла пост директора отдела руководства проектами образовательного учреждения в Скрантоне, Пенсильвания. Она поделилась личным примером того, как «коррекция отношения» в положительную сторону стала ключом ее успеха в менеджменте проектов.

Как молодой программист и администратор базы данных, я знала ответы на все вопросы. Дел было много, но двигались они так медленно! Мой первый начальник считал, что я веду себя словно слон в посудной лавке. Он посоветовал не упираться и атаковать, а поднять голову и для начала посмотреть, куда я двигаюсь. По мере того как я снова и снова вляпывалась в неприятные ситуации, его слова начинали обретать смысл. Я стала ловить себя на том, что опять воюю, и старалась остановиться и оглядеться.

Мой следующий руководитель помог мне понять, что мой кругозор ограничен. Я редко ставила себя на место другого человека. Считала, что быть ограниченной, а тем более невежественной недопустимо, поэтому стала поднимать голову чуть выше и смотреть немного дальше. После этого не раз задавала себе вопросы: «Что переживает этот человек? С какими неизвестными мне трудностями сталкивается?» — а если не могла ответить, то спрашивала людей лично. Мне открылся новый мир, и я поняла, как мало знаю. Я поняла также, что некоторые волновавшие меня проблемы были на самом деле неважны, если учитывать полную картину.

Когда вы долго работаете в одном месте и не видите особых улучшений, то часто становитесь критичны и предвзяты. Я не знала об этом, и я была слишком сосредоточена на проблемах и не предлагала никаких решений. Когда я обсуждала мое возможное повышение с должности помощника директора до директора с моим нынешним руководителем, он произнес очень простую фразу: «Будь полезной». Вот в чем дело! Все сложилось. Остановись и подумай. Поставь себя на место другого человека и предложи решения. Будь полезной!

Изменение моей позиции, отличные советы и поддержка руководителей расширили мои навыки лидерства и управления, превратив меня в успешного директора недавно созданного отдела руководства проектами. Я связываю этот успех в первую очередь с готовностью изменить свою точку зрения. Я смогла увеличить свою производительность. Я больше не раздражаюсь. Мне нравится находить решения и помогать другим достигать их целей на уровне отдельных задач, проекта или программы, что в конечном счете реализует цели бизнеса.

ОДАРЕННОСТЬ

Одаренность — это природная способность, талант или умение что-либо делать. Одаренность в какой-либо области означает, что вы умеете хорошо это делать. Когда мы говорим о способностях менеджера проектов, то говорим о профессионале, который обладает талантом или способностью корректно вести проект и достигать хороших результатов согласно требованиям заинтересованных лиц. Вот некоторые характеристики, которыми, как мы полагаем, должен обладать квалифицированный менеджер проектов:

• стрессоустойчивость при работе в неясных обстоятельствах;

• способность работать в команде;

• ориентированность на потребителя;

• ориентированность на бизнес.

Менеджмент проектов, программ и портфелей — это определенная профессия, и на это место необходимо принимать людей, которые обладают талантами, подходящими для этой работы. Это означает, что сотруднику должен нравиться менеджмент проектов, что у него есть природные, поддающиеся совершенствованию навыки и что ему не нужно тратить непомерные силы на то, чтобы выполнять работу успешно.

ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ

Многие эксперты в области лидерства отмечают, что худшее решение — это решение не принимать решений. Многие не понимают, что идея ничего не решать — само по себе некое решение.

Нехватка реальных решений может быть губительной для любого проекта. Для того чтобы быть успешными, проектам нужно постоянно двигаться вперед. Поскольку производительность менеджеров оценивается по успеху их проектов, крайне важно добиваться эффективного принятия решений.

Рассмотрим две категории решений: первая — это решения, которые находятся вне контроля менеджера проекта; вторая — решения, контролируемые менеджером проекта. Между ними находится серая зона, и нелегко разобраться, кто в ней несет ответственность за выбор решения. Если решения лежат явно за пределами полномочий менеджера проектов, то он должен зафиксировать принятые решения и их влияние на проект. Кроме того, он должен учесть, как повлияет на проект время принятия решений. Как правило, чем больше времени уходит на решение, тем больше в проекте возникает рисков, затрат, тем дольше он тянется. Все это нужно подробно документировать и отправить спонсору (спонсорам) проекта и ответственным лицам.

Люди склонны избегать принятия решений, которые выходят за пределы их полномочий. Оказавшись в ситуации, когда вы не знаете, что делать, проанализируйте ее развитие в том случае, если вы отложите принятие решения или вообще откажетесь от него. Со временем постоянный уход от принятия решений снижает авторитет менеджера проектов. (Это свойство не одних менеджеров проектов; люди, как правило, боятся делать первый шаг.) Склоняясь к тому, чтобы чаще принимать решения, вы поднимаете свой авторитет.

Чтобы укрепить собственный авторитет, менеджеры проектов должны постоянно контролировать уровень своих полномочий, потому что никто не признается, сколько власти вы реально можете использовать. Люди обычно радуются, когда вы принимаете решения по вопросам, выходящим за пределы ваших полномочий. Организациям отчаянно не хватает людей, способных на это. Сделав шаг вперед, вы не только получите больше власти, но и посодействуете прогрессу проекта. Вы заслужите уважение за то, что не побоялись шагнуть вперед. Таким образом, принятие решения улучшает вашу эффективность как менеджера проектов и делает вас более ценными для организации.

Один студент спросил: «На занятии преподаватель подчеркнул, что менеджеру проектов нельзя принимать определенные решения. Это общее правило или существуют конкретные сценарии, в которых он не вправе принимать решения?» Я (Инглунд) ответил: «Я не считаю общим правилом то, что менеджер проекта не может принимать конкретных решений, но убежден, что эта способность обусловлена ситуацией и зависит от организации, а также от навыков, зрелости и личности менеджера проекта. Возможно, ему придется заслужить право принимать конкретные решения, добившись этого благодаря росту своей репутации, через опыт работы».

Так что дерзайте. Выходите за рамки и за пределы того, что считаете своей сферой полномочий в области принятии решений. В конце концов вы пожнете плоды своей преданности делу и тяжелого труда.

ВЛИЯНИЕ

Большинство менеджеров проектов сталкиваются с проблемой влияния на людей, над которыми у них нет прямой власти. Это сами члены команды, непосредственный руководитель, заинтересованные в проекте лица или начальство, которое контролирует сам процесс менеджмента проекта. Тем не менее способность квалифицированного менеджера проекта убеждать и информировать является критичной для успеха проекта.

Улучшайте свои навыки устной и письменной речи, используя практику и обратную связь, чтобы стать достаточно компетентным и уверенным и убеждать заинтересованные стороны на любом уровне. Ведите эффективные переговоры с внешними субподрядчиками и внутренними поставщиками услуг, чтобы достигать соглашений, в которых нет проигравших (формата win-win).

Основной путь к личному влиянию включает в себя использование инструментов убеждения.

Взаимность. Подарите подарок без повода. Люди почувствуют желание поделиться чем-то в ответ — возможно, более интересным контрактом или, может, просто подарят вам еще одну возможность продолжить построение крепких отношений.

Настойчивость. Вынуждайте людей давать публичные обещания, пусть даже очень скромные. Это очень эффективный способ управлять движением будущих действий. Просите людей взять на себя некое обязательство и последовательно добивайтесь его выполнения. Даже если вы просто убедите собеседников кивнуть в ответ, это уже достижение.

Социальное одобрение. Дайте собеседнику знать, что остальные считают внедрение методологии менеджмента проекта нормой. Люди часто приходят к решению поступать как все.

Симпатия. Показывайте людям, что они вам нравятся и что вы тоже приятный человек. Нам нравится работать с теми, кто нам симпатичен. Элементы, которые создают симпатию, включают физическую привлекательность, сходство, комплименты и сотрудничество. Не вступайте в конкурс на роль самого привлекательного и обаятельного, но стремитесь к положительному образу, который люди могут уважать.

Авторитет. Будьте профессиональны и заметны. Костюм и галстук способны творить чудеса. Опыт, профессионализм и научные достижения подтверждают ваш авторитет. Пусть вас публично назовет менеджером проекта кто-то из вышестоящего руководства — используйте эту связь, чтобы привлечь внимание остальных.

Уникальность. Пользуйтесь тем, что хорошие навыки менеджмента проектов, программ и портфелей встречаются редко, не говоря уж о людях, способных изменять организационную культуру. Не все знают, что нужно сделать, чтобы проект преуспел. Формируйте репутацию человека, который делает правильные вещи правильным образом.

Итак, совершенно осмысленно платить добром за добро, вести себя последовательно, следовать примеру людей, похожих на вас, и уважать запросы тех, кому мы нравимся, прислушиваться к легитимным лидерам и ценить редкие ресурсы (Чалдини, 2000).

Схема влияния

На ваши проекты могут влиять многие люди. Одни источники влияния очевидны, и их легко выявить. Другие менее заметны, но не менее важны. Если вы не сможете идентифицировать эти персоны и управлять ими, то, скорее всего, столкнетесь с неожиданным сопротивлением вашим проектам и, не исключено, даже с ошеломительным провалом. Это особенно верно для крупных проектов, поскольку число людей, которых эти проекты касаются, увеличивается.

Предполагается, что люди внутри организации будут работать вместе, открыто и по доброй воле. На самом деле все они: ваш босс, члены вашей команды, клиенты, босс вашего босса и даже племянник директора, который работает экспедитором, могут повлиять на вас в определенных обстоятельствах.

Ну а люди вне организации еще и имеют всевозможные интересы и мотивы, которые вы не можете контролировать. Поэтому критически важно выяснить, кто на кого влияет, если вы хотите хоть чего-то добиться.

Итак, знаете ли вы, кто влияет на ваш проект? Вам известны причины, направление и сила этого влияния? Исследование формальной вертикали власти не всегда способно вам помочь. Зная, кто располагает реальной властью, вы сможете определить, где нужно прилагать больше усилий, если реально хотите преуспеть.

Схема влияния показывает, кто на самом деле заинтересован в вашем проекте (а не только бросается в глаза) и как между ними распределяются властные полномочия. Составление схемы влияния помогает определить ключевых персонажей, у которых вы сможете получить ресурсы и поддержку, необходимые для того, чтобы достичь своих целей.

Схема влияния — это естественное продолжение анализа заинтересованных сторон. Успех проекта может зависеть от определения ключевых заинтересованных лиц и воздействия на различные отношения между ними. Заинтересованные лица обладают возможностью помочь или навредить любой инициативе, так что управление ими — важный аспект менеджмента проектов.

Элементы схемы влияния

Схема влияния — это визуальная модель, описывающая людей, которые влияют на решения по проекту и принимают их. Она показывает, как заинтересованные лица относятся друг к другу, чтобы вы могли быстро понять направление влияния. Помните, что даже самые сильные люди редко работают в одиночку. Топ-менеджеры и другие властные персоны полагаются на советников. Выясните, кто эти советники, и поймите, как они действуют. Это может быть жизненно важно для успеха проекта.

Вот пример. Вы предложили создать новую организационную структуру, которая способствовала бы работе отделов с межфункциональными командами. Вы знаете, что это серьезная реформа (иными словами, проект изменения менеджмента), и хотите быть уверены в том, что она получит поддержку в компании до того, как вы попытаетесь ее внедрить.

Самыми очевидными заинтересованными сторонами являются:

CEO Роуз Джил

CFO{14} Луи Бусеро

Директор по маркетингу Кристина Ханс

Директор по развитию продукции Льюис Бах

Директор по персоналу Джон Патчес

Но нет ли в организации других игроков? И кто на кого влияет?

В ходе дальнейшего расследования выясняется следующее.

1. При реорганизации важно будет учесть мнения всего отдела HR, а не только директора по персоналу. Недавно нанятый реформист, Том Бизон, особенно важен.

2. Роуз Джил работала с Льюисом Бахом более 15 лет, она ценит мнение Льюиса по поводу стратегических инициатив.

3. Председателем совета директоров является старый приятель Льюиса Баха. Как и Роуз Джил, он ценит мнение Льюиса и никогда не возражал против какой-либо инициативы, которую поддерживал Льюис.

4. Джон Патчес и Луи Бусеро — давние враги, потому что Луи поздно оценил стратегическую важность работы с человеческими ресурсами. Луи до сих пор со скрипом выделяет деньги на проекты HR, которые считает менее важными. Критически важно добиться одобрения Луи, если вы хотите получить финансовые ресурсы, необходимые для реформы.

Теперь, когда вы присмотрелись поближе, вы обнаружили новых игроков, которые могут повлиять на план реорганизации. И не все они имеют одинаковое влияние. Итоговая схема влияния показана на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Схема влияния

Эта схема влияния показывает, как важен Льюис Бах для успеха плана реструктуризации. Кроме того, нужно постараться добиться поддержки от Джона Патчеса и Луи Бусеро, прежде чем обращаться к руководству.

Прежде вы могли предположить, что максимальным влиянием на любые изменения обладают CEO и CFO. Но схема влияния показала, что в этой ситуации существуют и другие игроки.

Влияние не статично. Оно меняется со временем, как и обстоятельства, сопровождающие любой проект или решение. Регулярно создавая схемы влияния, вы можете фиксировать эти перемены и добиваться большего признания за то, как принимаются решения. Этот подход облегчит процесс принятия решений и позволит вам более эффективно работать с заинтересованными сторонами.

Главное

Схемы влияния — это важные визуальные модели, показывающие ключевых людей и отношения, которые воздействуют на проект или решение. Не заблуждайтесь: иерархия и традиционная вертикаль власти — не всегда маршрут принятия решений. Не пожалейте времени на то, чтобы вскрыть тайные отношения и влияние, которым обладают ключевые заинтересованные лица. С этой информацией вы сможете использовать реальные источники власти и убеждения. В малых проектах люди делают это интуитивно, но в крупных влияние нужно изучать осознанно. Особенно важно это для проектов, в которых участвуют люди извне.

Страсть, настойчивость и терпение

Работая над международными проектами, квалифицированным менеджерам следует проанализировать культуру и ценности разных членов команды. Даже если не принимать во внимание географические границы, люди создают собственные барьеры, и, чтобы пересечь их, любой менеджер проекта нуждается в полноценном взаимодействии с командой. Самое главное здесь — разработать свою технику работы на наборе СНТ: страсть, настойчивость, терпение.

Много лет назад я (Бусеро) впервые приступил к управлению проектом. Это был проект разработки программного обеспечения для банка Hispano Americano, центральный офис которого находился в Мадриде, Испания. Проект внедрялся в 11 разных офисах в Испании, Португалии и Южной Америке, и в него входило 20 участников. Я руководил проектом два года, и это было нелегко. Эти люди оказались очень разными, они представляли различные ценности, позиции и культуры.

Хотя у меня имелись необходимые технические навыки, я с трудом взаимодействовал с людьми. Попытки заставить других выполнять работу выводили меня из себя. Я не мог управлять этими людьми: они управляли мной.

Начал я неудачно, однако проявлял настойчивость и терпеливо пытался понять чувства своей команды. Я прислушивался к ним, интересовался их мнениями и был членом команды не в меньшей степени, чем ее лидером. Несколько месяцев спустя я понял, что ситуация изменилась. Теперь мои коллеги уважали меня, потому что я был честен, и я уважал их. Моим истинным достоинством как лидера проекта стало то, что я смог сделать членов проекта более вовлеченными и ответственными. Участники команды чувствовали, что могут свободно общаться друг с другом и заказчиком, потому что знали, что я как лидер проекта поддерживаю их.

Квалифицированный менеджер проекта должен со страстью относиться к проекту и людям. Нужно поощрять передовые практики и объяснять, почему они лучше. Для того чтобы работа шла правильно, менеджер проекта должен быть настойчивым. Для разговоров с людьми и решения проблем нужно терпение.

Необходимо проводить какое-то время с каждым членом команды проекта, разбираясь с недопониманием, проблемами общения и различиями в восприятии. Вы должны прислушиваться к членам команды, даже если это нелегко. Если вы относитесь к коллегам по-человечески, различия в языке, культуре и поведении уходят на второй план. Когда люди чувствуют, что их ценят, они становятся более ответственными, и их производительность улучшается.

Общение — это базовая проблема многих международных проектов. Языковые различия, конечно, создают сложности, но главная состоит в том, насколько по-разному люди понимают ваши указания. Различные культуры отличаются различными ценностями, так что члены международной команды могут недопонимать ваш подход к выполнению работ и задачам. Хорошие менеджеры разъясняют, на чем основаны их приоритеты. Некоторые многонациональные компании проводят предварительные совещания, на которых растолковывают свою миссию, чтобы добиться согласия с миссией проекта, целями, личными ролями и обязанностями. Можно использовать теле- и видеоконференции, чтобы общаться и делиться информацией, или проводить регулярные встречи лицом к лицу. Менеджеру проекта нужно бывать в каждой стране, где работают члены команды, чтобы узнать о статусе работ, получить обратную связь от членов команды и выяснить, как они относятся к проекту.

Люди могут приспособиться к среде, в которой работают, но недостаток культурной чувствительности отвлекает их от текущих задач. Всем менеджерам нужно понимать, что в глобальном мире они должны вдохновлять своих менеджеров проектов расти в области изучения иных культур и манер поведения.

НАЛАЖИВАНИЕ СВЯЗЕЙ

Что бы вы выбрали: добиться успеха раньше или позже? Налаживание связей — отличный способ оптимизировать усилия и ускорить темп, с которым вы достигаете результатов. Мы убеждены, что чем более крепкие отношения вы строите, тем более повышаются шансы на успех. Чем раньше начнете создавать связи, тем быстрее будете продвигаться в вашей карьере.

Франциско хотел наладить контакты на рынке электроники, поэтому вступил в Ассоциацию электронных компаний в Мадриде в 1998-м. Он начал посещать собрания ассоциации. Когда на них искали волонтеров для различных проектов, Франциско поднимал руку. Он активно включился в работу.

Спустя шесть месяцев после вступления кто-то подошел к нему и сказал: «Мы слышали о вас хорошие отзывы. Вы хорошо работаете и очень энергичны. Не хотели бы вы войти в наш совет директоров?» Нетрудно догадаться, что Франциско с удовольствием согласился. Спустя несколько месяцев он начал замечать существенный подъем в своем бизнесе. В начале 1999 года Франциско осознал, что более 50 % его текущих контрактов можно связать с людьми, с которыми он познакомился через Ассоциацию, что доказывает, что люди могут добиться хороших результатов за короткое время, эффективно налаживая связи.

Когда я (Бусеро) присоединился к Институту управления проектами в марте 1993 года, это запустило невероятную цепную реакцию, которая навсегда определила мою профессиональную жизнь, а затем и мою нынешнюю занятость.

В конце 1992 года я отправился на тренинг по менеджменту проектов во Франции, организованный HP, в которой я работал почти 14 лет. На этом тренинге лектор раздавал посетителям статьи по менеджменту проектов, откуда я узнал о существовании Института управления проектами (PMI), профессиональной ассоциации. Я спросил своего руководителя, могу ли я посетить Глобальный конгресс PMI в 1993 году, и после некоторых колебаний он одобрил мой запрос. Я приехал на конгресс, и передо мной распахнулась дверь в огромный мир.

В первый день конгресса меня несколько тревожило то, что я был единственным посетителем из Испании, и я не мог не думать о том, что из многочисленных менеджеров проектов, которые работают в Испании, сюда никто не приехал. Я посетил сессию под названием «Глобальный форум», организованную Дэвидом Пеллсом (он теперь ведет сайт PMForum.org). Я познакомился там со многими профессионалами, с которыми поддерживаю отношения многие годы. У меня появилась возможность раздать много визиток, и я собрал много визиток коллег из разных стран и отраслей. Я с пользой провел время, общаясь и знакомясь с людьми.

Это первое мероприятие оказалось для меня очень важным. Оно мотивировало меня, я понял огромную силу налаживания связей. Год за годом я посещал эти ежегодные конгрессы PMI, и теперь у меня большая сеть знакомств, которая все увеличивается. Я слежу за тем, чтобы поддерживать активность своей сети связей.

Огромные преимущества налаживания связей

Ваш успех зависит от вас, но он увеличивается, если вы вступаете в профессиональную ассоциацию и пытаетесь построить отношения с людьми. Проще говоря, в крупномасштабных проектах вы не сможете преуспеть в одиночку. Сила связей по меньшей мере феноменальна.

Вот почему налаживание связей так важно. Налаживание связей можно определить как развитие отношений с людьми ради взаимной выгоды. Рис. 3.3 показывает, какие преимущества предоставляет налаживание связей профессионалам в области проектов в их бизнесе.

Рис. 3.3. Преимущества налаживания связей

А что можно сделать, чтобы увеличить эффективность вашей сети?

Действуйте

1. Производите впечатление победителя. Ваша позиция — это ключ к успеху в налаживании связей. Если вы позитивны и полны энтузиазма, люди захотят проводить с вами время. Они пожелают помочь вам. Если же мрачны и негативны, то будут избегать вас и задумаются, говорить ли о вас своим коллегам.

2. Активно работайте в фондах и ассоциациях. Эффективное налаживание связей и построение отношений требуют большего, чем только платить взносы, входить в списки и появляться на совещаниях. Вам нужно доказать, что вы готовы потратить время и усилия на то, чтобы сделать свой вклад. Как вы можете себя проявить? Для начала — вызваться волонтером для работы в комитете или стать сотрудником или участником совета директоров. Другие участники зауважают вас, увидев, что вы закатали рукава и занялись делом. Они познакомятся с вашими навыками работы с людьми, вашим характером и вашими ценностями и, наконец, что немаловажно, с вашей позицией.

3. Помогайте людям в вашей сети. Служить другим критически важно для построения и получения выгоды от вашей сети. Всегда задавайте себе вопрос «Как я могу помочь другим?», а не «Что мне с этого будет?». Если вы будете выглядеть как жадный человек, «потребитель», а не альтруист, никто не захочет вам помогать. Напрягитесь лишний раз ради людей — это лучший способ открыть дверь потоку позитивных событий. Чем вы можете помочь другим в вашей сети? Начните с того, что поделитесь контактами потенциальных клиентов. А каждый раз, когда вы видите статью или иную информацию, которая может быть интересна кому-то в вашей сети, передавайте этот материал нужному человеку.

Когда я (Бусеро) думаю о профессионалах в области налаживания связей, первое имя, которое приходит мне на ум, — Джим Де Пьянте, специалист по проектам из США. Он работает на многонациональную компанию в области менеджмента проектов. Джим делает доходчивые оригинальные презентации о навыках работы с людьми для профессионалов в области проектов на конгрессах и мероприятиях PMI, отдавая часть своей силы, позитивного отношения и энергии. Я делился с Джимом многими клиентами. Почему? Потому что он талантливый, щедрый человек, который не жалел сил, чтобы поддержать меня и помочь мне укрепить силу моих связей.

Джим познакомил меня с участниками собственной сети, которые были способны мне помочь. Он распространял мои материалы на своих презентациях. Джим — один из тех людей, кто просто продолжает делиться, делиться и делиться. Вот почему люди хотят помочь Джиму, и это одна из причин, по которой его имидж, репутация и профессионализм растут и признаются на международном уровне.

Еще один яркий пример специалиста по налаживанию связей — наш коллега Мишель Тири, активный профессионал в области менеджмента проектов. Он обладает особой харизмой, которая привлекает людей, и он нарастил свою профессиональную сеть всего за несколько лет. Как? Наблюдая за людьми на конгрессах PMI и действуя на опережение. Он заговаривал с ними и приглашал вступить в его сеть, звал их на ужины, обменивался с ними опытом и подыскивал способы заниматься бизнесом с ними вместе. Как член PMI Мишель также прилагает большие усилия к тому, чтобы номинировать достойных людей на награды.

Каждый декабрь я (Бусеро) беру телефон и обзваниваю определенных клиентов, с которыми долго не общался. Многие из них ничего не заказывали в моей компании годами. Я разговариваю с ними спокойно, моя единственная задача — быть дружелюбным. Я не пытаюсь им ничего продать. Я ценю те деловые отношения, которые были у нас в прошлом, и просто хочу узнать, как у них дела на личном и профессиональном фронте.

Если эти звонки приводят к сделкам — отлично. Год за годом благодаря этим звонкам я получаю работу. Иногда кто-то говорит: «Я бы хотел заказать больше услуг по менеджменту проектов» или «У нашей компании через шесть месяцев совещание по продажам, и нам бы могла пригодиться ваша презентация».

Пожалуйста, обратите внимание, это не манипуляция и не тактика продаж с моей стороны. Я не ожидаю, что эти люди станут со мной работать. Мне действительно интересно, как их дела. А бизнес — просто побочный эффект оживления старых связей.

Обменивайтесь рекомендациями

Если вы рекомендуете кого-либо, попросите, чтобы человек упомянул ваше имя как источник рекомендации. Так честно и говорите. Предположим, вы хотите посоветовать Джона Смита вашему графическому дизайнеру Джейн Джонс. Можете сказать Джону: «Позвони Джейн и, пожалуйста, скажи ей, что это я дал ее контакты». В некоторых случаях можете сами позвонить Джейн, чтобы предупредить ее, что с ней будет связываться Джон Смит. Затем, в следующий раз, когда вы встретите Джейн и поговорите с ней, не забудьте спросить, звонил ли Джон и как все прошло. Вам будет полезно закрепить в памяти Джейн, что вы помните о ней и помогаете ей развивать ее бизнес.

Будьте избирательны. Не рекомендуйте всех людей, с которыми встречаетесь. Уважайте время участников вашей сети. Рекомендовать неквалифицированных людей — только портить свою репутацию. Спросите себя, обладает ли конкретный человек ценностью для вашего партнера по сети. Помните, что секрет в качестве, а не в количестве людей, которых вы рекомендуете.

Общайтесь

Будьте хорошим слушателем. Приходилось ли вам общаться с человеком, который говорит и говорит о себе и своем бизнесе и никогда не спросит, как ваши дела? Мы все видели таких болтунов, и это последние люди, которым хочется помогать. Так что в своих беседах сконцентрируйтесь на том, чтобы интересоваться другими людьми. Позвольте им рассказывать о своих карьерах и интересах. Вас будут воспринимать как неравнодушного, внимательного и интеллигентного человека. И вы рано или поздно получите шанс поговорить о себе.

Время от времени звоните людям просто потому, что вам не все равно. Как бы вы отнеслись к тому, если бы кто-то позвонил и спросил: «Привет, я тут вспоминал о тебе, и мне стало интересно, как у тебя дела?» Наверное, порадовались бы. Если так, то почему бы не поступать так чаще? Время от времени напоминайте себе позвонить людям из вашей сети, просто чтобы спросить, как они поживают, и предложить свою поддержку и поощрение. Именно так. Звоните, потому что вам не все равно и вы хотели бы, чтобы с вами обращались так же.

Пользуйтесь шансами, которые вам дают повседневные встречи с людьми. Прекрасные контакты можно наладить практически везде. Вы понятия не имеете, какие плоды принесут ваши новые знакомства. Изучите и применяйте передовые практики, перечисленные на рис. 3.4.

Рис. 3.4. Передовые практики общения

Считайте важными всех людей, а не только «влиятельных» знакомых. Не будьте снобом. Любой человек, которого вы встречаете (неважно, босс это или нет), может иметь друга или родственника, которому пригодится ваш товар или услуга. Поэтому, когда вы разговариваете с кем-то на совещании или вечеринке, уделяйте собеседнику полное внимание.

И, пожалуйста, не будьте одним из тех, кто вечно смотрит по сторонам в поисках «более полезных» людей, чтобы поговорить с ними. Знакомо такое? Бывает, вы разговариваете с кем-то, и тут ваш собеседник краем глаза замечает кого-то, кого считает более важным, чем вас. Он сразу теряет к вам интерес и быстро прощается, чтобы начать разговор с тем человеком. Не делайте так! Относитесь к каждому, с кем вы столкнулись, с достоинством и уважением.

В 1996 году я (Бусеро) приехал в Вашингтон, чтобы посетить тренинг по менеджменту проектов. За ланчем вместо того, чтобы сидеть с друзьями из моей компании, я сел за столик, где никого не знал. Там оказался мужчина по имени Фрэнк, и у нас завязалась беседа. Его организация проводит отличные программы тренингов по навыкам убеждения для профессионалов.

Оказалось, что Фрэнк также верит в важность позиции. Он стал моим хорошим другом. Я очень рад, что не сел в тот день за стол с моими друзьями, иначе упустил бы этот прекрасный шанс.

На совещаниях и семинарах старайтесь общаться с разными людьми. Не сидите с одной и той же группой на каждом мероприятии. Проболтать с друзьями часть совещания — приятное занятие, но вы получите куда больше преимуществ, если предпримете больше усилий, чтобы увидеть новые лица.

Будьте готовы выйти из своей зоны комфорта. Например, если чувствуете, что хотели бы представиться кому-то, сделайте это! Вы можете сомневаться, думая, что этот человек слишком важен или слишком занят, чтобы поговорить с вами. Если нервничаете, заставьте себя шагнуть вперед и обменяться контактами. Со временем это станет проще.

Спросите себя, чего вы хотите. Помогая другим, вы заслуживаете право требовать помощи себе. Не стесняйтесь. Поскольку вы делаете все, что можете, чтобы помочь другим в вашей сети, ваши друзья будут рады отплатить вам тем же.

Сделайте следующий шаг и оставайтесь на связи

После первой встречи с человеком отправьте ему короткое сообщение. Например, вы были на ужине и познакомились с кем-то. Как можно скорее отправьте этому человеку короткое сообщение, написав, как вы были рады познакомиться и пообщаться. Возможно, приложите что-то из своих материалов или информацию, которая может быть ему интересна. Спросите, не нужна ли ему ваша помощь. Постарайтесь послать это сообщение в течение 48 часов после встречи, пока адресат еще хорошо вас помнит.

Отдавайте должное качественным презентациям и статьям. Если вы увидели интересную презентацию или прочитали отличную статью, напишите спикеру или автору, как вам понравился текст и сколь многому вас научил. На такие отзывы тратит время один человек из ста. Так будьте этим человеком. Лекторы и авторы часто развивают большие сети знакомств, покрывающие широкий круг отраслей. Это сети, к которым стоит присоединиться.

Если вы получили рекомендацию или ценный письменный материал, всегда отправляйте благодарственное письмо или позвоните, чтобы сказать спасибо. Прислушайтесь к этому совету, чтобы получить больше рекомендаций и больше полезной информации. Если вы недостаточно отблагодарите человека, который вам помог, в будущем он вряд ли захочет снова это делать.

Отправляйте поздравительные открытки и письма. Если кто-то в вашей сети получил повышение или награду или празднует какое-то другое событие, напишите короткое поздравление. Все любят, когда их ценят, но мало кто тратит время на то, чтобы похвалить других. Ваше внимание к людям только поможет вам выделиться. Уместно послать открытку, соболезнования, если умер член семьи кого-то из вашей сети.

Создайте свою сеть

Предложенные советы по налаживанию связей — лишь вершина айсберга. Вам стоит найти и несколько собственных идей. Как? Зайдите в библиотеку или книжный магазин и изучите хорошие книги по налаживанию связей. Обращайте внимание на то, что делают другие люди, и адаптируйте их идеи так, как вам удобно.

Помните, что серьезные результаты обычно не проявляются моментально. Культивируйте страсть, настойчивость и терпение, если хотите увеличить свою сеть. Постройте надежную базу отношений, а затем продолжайте расширять и укреплять ее. Придется немало вложить, прежде чем вы начнете получать отдачу.

Наконец, отличные способности в налаживании связей не заменяют профессионализм в вашей сфере. Вы можете быть прекрасным человеком, но, если не обладаете талантом в том, что делаете (и не учитесь и не импровизируете), ваши усилия приведут к удручающим результатам.

А теперь двигайтесь вперед. Выберите несколько техник налаживания связей и примените их прямо сейчас. Возьмитесь за дело, помогайте другим и улучшайте вашу сеть связей. И однажды у вас появится целая армия, которая поможет достичь успеха.

Я (Бусеро) посещаю международные конгрессы по менеджменту проектов каждый год с 1993 года. Благодаря регулярному участию в них я познакомился с людьми из Малайзии, Японии, Индии, США, Коста-Рики, Панамы, Аргентины, Перу, Чили, Мексики, Колумбии, Венесуэлы, Уругвая, Кубы, Бразилии, Марокко, Мальты, Франции, Голландии, Бельгии, Швейцарии, Швеции, Норвегии, Дании, России, Люксембурга, Италии, Греции, Португалии, Великобритании, Ирландии, Аравии, Румынии, Венгрии, Хорватии и Словении.

Когда я впервые выступал на английском языке на конгрессе по менеджменту проектов, мне было очень непросто. Во-первых, мой английский оставлял желать лучшего. Во-вторых, на мне лежала большая ответственность: я представлял свою организацию на международном уровне, и требовалось показать себя с лучшей стороны. В-третьих, подготовка речи не освобождала меня от остальной моей рабочей нагрузки. Тем не менее мой энтузиазм заставил меня двигаться вперед и улучшить свои профессиональные навыки.

Так продолжалось год за годом. Я встречал замечательных людей, которые с удовольствием давали мне советы. Я встречал людей, которые понимали невероятные возможности налаживания связей, необходимость объединения с людьми для обмена своим опытом, неудачами, успехами, отличными приключениями и великими проектами.

Я выяснил, что это дело требует дисциплины. Мало добавить профессионалов в свой круг — нужно поддерживать эти отношения. В моем случае это было непросто, но и ничего невозможного в этом нет. Я сохраняю связи настолько активными, насколько это реально сделать. Например, каждый месяц встречаюсь за ланчем с кем-нибудь из коллег и время от времени пересекаюсь с большинством из них по сети.

Налаживание связей очень помогло мне при управлении международными проектами. Имея знакомых и друзей по всему миру, я могу связаться с ними при необходимости, главное — не забывать заниматься своей сетью. Я вхожу в сообщества менеджеров проектов, такие как PMEforum.org, где отвечаю за корреспонденцию из Испании. Цель таких сообществ — облегчить обмен опытом в областях знаний, связанных с менеджментом проектов, с целью продвижения личного и профессионального роста каждого участника.

РАЗВИТИЕ ВАШЕГО ПОТЕНЦИАЛА В КАЧЕСТВЕ МЕНЕДЖЕРА ПРОЕКТОВ

Квалифицированный менеджер проектов испытывает удовлетворение от того, что в полной мере использует свой потенциал. Успешные менеджеры, как правило, настроены на победу и работают со страстью. В стрессе они не теряют уверенности в себе. Им свойственна гордость и сильная самооценка, они хотят добиться успеха и рассчитывают на него.

Победители устанавливают свои цели и добиваются их. До вашей главной цели должно оставаться пять-десять лет, и она должна быть чем-то большим, чем просто «хорошо зарабатывать». Необходимо ставить краткосрочные цели на сегодня, на следующую неделю и следующий месяц. Это увеличивает эффективность и производительность и облегчает принятие решений.

Победителям нужно эффективно общаться с другими людьми. Одни делают это интуитивно, другие учатся этому. Они знают, что движет людьми. Они действительно заботятся об остальных; внимательно слушают и легко проявляют одобрение.

Для того чтобы продвинуть свою карьеру, поговорите с наставником, со старшим руководителем, который может провести вас через процесс обучения и представить своим коллегам. Другой вариант — хороший карьерный консультант. Некоторые успешные люди считают, что полагаться на «профессиональную помощь» — это слабость, но мы считаем, что это отличное подспорье в поддержке настроя на победу.

Фокусируйтесь на ваших сильных сторонах

В начале моей (Бусеро) профессиональной карьеры менеджера проектов я отвечал сразу за три проекта в Испании — не очень сложных, но требующих времени, усилий и внимания. Поскольку уровень зрелости моих руководителей в менеджменте проектов был невысоким, они полагали, что я смогу погнаться за «тремя зайцами», то есть эффективно управлять всеми тремя проектами одновременно.

Эта ситуация усложнила мою жизнь и вогнала меня в стресс. Тем не менее я справился, и это стало для меня отличным уроком о необходимости концентрации. Нужно определять приоритеты и учиться говорить правду своему начальству. Иногда приходит время сказать: «Не сейчас». Постепенно мои руководители стали лучше понимать важность концентрации на чем-то одном.

Каждый менеджер проектов должен на них фокусироваться. Однако клиенты и другие заинтересованные в продукте лица склонны полагать, что вы посвятите 100 % своего внимания их конкретному проекту. Обо всех остальных проектах, которыми вы занимаетесь в это же время, люди думают то же самое. Уровень концентрации на конкретном деле различается в течение нашей профессиональной жизни: он может повышаться и понижаться в зависимости от обстоятельств, таких как организация, обстановка, руководство и клиенты.

Как же распределить свое время и энергию? Мы советуем фокусировать 70 % времени и усилий на ваших сильных сторонах, 25 % — на новых задачах и 5 % — на слабых сторонах. Зачем фокусироваться на сильных сторонах вместо слабых? Дело в том, что и лично, и профессионально вы будете расти быстрее, опираясь на свои сильные стороны. Когда вы с комфортом выполняете работу или задачу, вы верите в себя, и ваша самооценка повышается, как и вероятность того, что вы достигнете прекрасных результатов. В таких обстоятельствах вы еще больше укрепите свои сильные стороны и, возможно, потратите немного усилий на укрепление слабых. Однако основная часть профессионального обучения сосредоточивается на работе со слабыми сторонами. Это поглощает массу сил. Такое обучение требует больше энергии, а результаты всегда оказываются так себе.

Сделав определенные усилия, вы улучшите концентрацию на своих сильных сторонах.

Определите свои сильные стороны. Составьте список того, что у вас хорошо получается на работе. Определите, какую долю своего времени вы этим занимаетесь. Люди нередко заблуждаются. Например, вы можете обнаружить, что тратите много времени, делая то, что у вас получается хорошо. Если это не так, то тратьте на это больше времени, и вы увидите, что ваша производительность кардинально улучшилась.

Поручите дела другим. Поручите другим людям делать то, что у вас не получается. Попытайтесь у них научиться. Если вы делегируете работу, которую делаете не очень хорошо, скорее всего, люди преподнесут вам приятные сюрпризы.

Найдите точку опоры. Задайте себе вопрос: что вам нужно для перехода на новый уровень в своей самой сильной области? Какие новые инструменты понадобятся? Обдумайте, как вы работаете, и приготовьтесь чем-то пожертвовать.

Если вам все равно сложно концентрироваться, вот предложения, как войти в колею.

Работайте над собой. Ежедневно уделяйте себе немного времени. Не волнуйтесь, если начнете с 15 минут в день. Постарайтесь понять свои чувства. Разберитесь, какие вещи вы делаете хорошо, попросите коллег об обратной связи и узнайте, что из того, что вы делаете, полезно для них.

Поработайте над приоритетами. Начинайте каждый день с определения приоритетов. Достаточно пяти минут. Сделайте это за чашкой кофе. Сфокусируйтесь на важных задачах в первую очередь и на срочных — во вторую.

Работайте со своими сильными сторонами. Выделите время на развитие своих сильных сторон. Если вы хорошо делегируете, наблюдайте за этим процессом, чтобы в дальнейшем делегировать еще лучше. Если хорошо мотивируете людей, постарайтесь еще лучше разобраться в них.

Работайте со своими современниками. Присоединяйтесь к позитивным людям и тем, кто любит работать над собой. Ваша позиция изменится к лучшему благодаря их примеру.

Синди Маргулес, PMP, владелица PM Transformation, предложила прекрасный пример применения личных навыков.

Я росла в семье военных, что означало постоянные переезды, и мне приходилось каждые несколько лет с нуля заводить новых друзей. Кто-то скажет, что у меня было тяжелое детство, но я считаю, что оно заложило краеугольный камень моей карьеры. Детский опыт научил меня обращать внимание на окружение и различать типы людей, с которыми я столкнусь. Мне пришлось преодолевать клеймо «новичка» и искать новые подходы к знакомствам. Я была новичком так часто, что привыкла к борьбе с теми, кто хотел сохранить статус-кво. Я и не догадывалась в то время, что эти навыки окажутся ключевыми в развитии моей карьеры и преодолении сопротивления реформам. Фактически многие из менеджерских позиций, которые я занимала, даже не существовали, пока я не объясняла начальству, что они критически необходимы.

Наблюдательность привела меня к достижению одного из моих самых больших успехов — к изобретенной мной эффективной процедуре собеседования. Несколько лет назад я начала PMO и собрала международных участников для занятий по сплочению команды. Во время этих мероприятий я заметила повторяющуюся схему. Участников, которые показывали лучшие результаты во время игр на сплочение команды, на их работе со временем оценивали как высокоэффективных менеджеров проектов. Я подумала, что должен существовать способ использовать эту схему новым образом для идентификации и оценки ключевого успешного поведения и качеств, что позволило бы нанимать лучших из возможных кандидатов.

Несколько месяцев спустя мне сообщили, что я могу развивать свой PMO только в отдаленных местах по всему миру. Возникла проблема: как контролировать процесс найма, чтобы не потратить месяцы за границей на создание новых команд. Тогда я разработала собственную процедуру собеседования, объединив традиционные техники интервью, поведенческую психологию и систему определения качеств, которую дали упражнения на сплочение команды. Процедура состояла из серии командных игр и креативных упражнений на решение задач, предназначенных для естественного определения, как кандидат поведет себя и будет работать в определенных ситуациях. Идея была радикальной, но простой. Инновационной, но основанной на здравом смысле. Она сработала, но все равно оставались скептики, которые боялись или не принимали перемен. Мне постоянно приходилось бороться с корпоративным отделом персонала.

Моя настойчивость окупилась, когда мне позволили провести пилотный процесс за рубежом. Я сумела нанять целую команду менеджеров проектов за два дня, и за полгода люди в этой группе стали самыми высокооплачиваемыми менеджерами проектов в компании. Я использовала этот процесс собеседования более чем в 12 странах, во множестве индустрий и с кандидатами всех возрастов и уровней квалификации. На данный момент он демонстрирует 100 %-ную точность: все нанятые кандидаты работали на своих позициях именно так, как мы предсказывали.

Даже после того как я доказала, что система стабильна, мне все равно приходилось регулярно убеждать людей в ее достоинствах. Одна компания была настроена очень критично, даже снисходительно. Я уговорила их позволить мне провести собеседования с их текущей командой из 15 менеджеров проектов максимум в течение двух часов. Затем я оценила бы эффективность их менеджеров и сравнила их рейтинг с самым свежим рейтингом, составленным компанией. Они согласились. Спустя два часа наблюдений я сравнили их список с моим. Они оказались идентичны во всем, за исключением менеджеров проектов под номерами 8 и 9 — они поменялись местами. Когда я спросила руководителя, почему мой более сильный кандидат оказался у них на более низком месте, он ответил: «Потому что у него меньше опыта: его наняли только три месяца назад, и, судя по всему, он будет быстро расти». И тогда они поверили в меня.

Поскольку я была наблюдательной, изобретательной и настойчивой, я создала нечто позволившее многим компаниям найти достойных кандидатов в менеджеры проектов и добиться прекрасных результатов в бизнесе. А соискатели получили выгоду благодаря своим отличным рейтингам и рекомендациям, а также повышениям зарплаты и повышениям, которые последовали за этим. Ключевой урок, который я получила, таков: у вас всегда есть шанс. Ищете ли вы его? И готовы ли вы пойти на риск, чтобы за него ухватиться?

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

Квалифицированный менеджер проекта обладает талантами, позицией, качествами и способностями к налаживанию связей для взаимодействия с людьми и достижения результатов. Ваша способность мотивировать других начинается с оценки и развития своих личных навыков, среди которых особое внимание нужно уделить демонстрации положительного отношения. Работайте над вашими сильными сторонами. Поскольку налаживание связей очень важно, помните о следующих передовых практиках.

• Чем раньше вы начнете создавать сеть, тем быстрее будет продвигаться карьера.

• Ваш успех начинается с вас, однако участие в сообществах и отношения с людьми могут помочь вам стать успешнее.

• Будьте хорошим слушателем.

• Время от времени звоните людям просто потому, что вам не все равно.

• Считайте важным каждого человека, а не только «влиятельных персон».

• Напоминайте о себе каждый раз после того, как с кем-то познакомились.

Концентрация на сильных сторонах поможет вам расти лично и профессионально. Приложите усилия к тому, чтобы использовать свои навыки, когда для этого выпадет шанс. Время и деньги, которые вы тратите на то, чтобы подняться на новый уровень как менеджер проекта и как профессионал, — это лучшие инвестиции, которые вы можете вложить в свою профессиональную карьеру.

ГЛАВА 4 НАВЫКИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Выдающееся качество менеджмента проектов — это не конкурентное преимущество, а условие работы.

Грегори Балестреро, экс-CEO, Институт управления проектами

«Молекула» квалифицированного менеджера проектов

В этой главе мы отталкиваемся от Свода знаний по управлению проектами, разработанного Институтом управления проектами. Наша задача — предложить идеи и примеры, которые помогут квалифицированным менеджерам проектов разобраться в Своде знаний PMBOK® и применить его. Мы рассмотрим стадии процесса менеджмента проектов и поделимся своими предложениями о том, как претворить их в жизнь. Затем немного расскажем о создании проекта и организационном превосходстве, об ответственности и компетенциях. Полный процесс менеджмента проектов показан на рис. 4.1. Менеджмент проектов — это применение знаний, навыков и техник, позволяющих эффективно и продуктивно осуществлять проекты. Свод знаний PMBOK® выделяет элементы, свойственные каждому проекту. Это пять стадий процесса осуществления проекта: инициирование, планирование, исполнение, мониторинг и контроль, закрытие. А также десять областей знания: управление интеграцией проекта, управление содержанием проекта, управление сроками проекта, управление стоимостью проекта, управление качеством проекта, управление человеческими ресурсами проекта, управление коммуникациями проекта, управление рисками проекта, управление закупками проекта и управление заинтересованными сторонами проекта. В то время как Свод знаний описывает базовую структуру проектов, в дальнейшем, чтобы добиться нового уровня в своей работе, вам потребуются практика, изобретательность и умение учиться на чужом опыте. Начнем с инициирования проектов.

Рис. 4.1. Полный процесс менеджмента проектов

ИНИЦИИРОВАНИЕ ПРОЕКТОВ

Распространенная в менеджменте ошибка — сосредотачиваться на преимуществах, которые вы предлагаете (на продукте), и не уточнять, в чем заключаются преимущества этих преимуществ (то есть в чем результат, или, на языке бизнеса, ценность). Продукт — это некие реальные поставляемые результаты, товары или услуги. Результат — это критерии успеха или измеримый итог успешного производства продукта. Часто получению продуктов уделяют слишком много внимания, забывая о результатах. Но продукты могут иметь невысокую внутреннюю стоимость, если они никак не связаны с результатами.

Например, квалифицированный менеджер проекта может сказать: «Запустив создание офиса управления проектами для координации нашего портфеля проектов [продукт], мы выберем правильные проекты, позволяющие реализовать наши стратегические цели и обеспечить ключевой набор услуг, необходимых нашим конечным пользователям [результат]».

Пока отделения компании и члены команды проекта не поймут, почему необходимо решить выявленную проблему, или не увидят потенциал инновации, будет сложно получить необходимые для проекта ресурсы. Одно лишь утверждение о наличии проблемы занижает значимость той ценности, которую организация приобретет, реализовав проект.

У каждой проблемы есть причины и последствия. Для того чтобы привести убедительные аргументы в пользу инициирования проекта для решения конкретной проблемы, полезно включить причины и последствия проблемы в описание проекта. Постановка проблемы отвечает на следующие вопросы:

• Почему этот проект необходим? Какие проблемы, ситуации или потребности его оправдывают?

• Откуда мы знаем, что такие потребности существуют?

• Как с ними разбираются в данный момент?

• Как проблема влияет на продуктивность, командную работу, доходность или другие критические факторы?

• Как проект решит проблему либо какие он принесет потенциальные возможности?

Важность видения

Заявление о видении компании — это выразительное описание желаемого будущего состояния, к которому компания придет после того, как проект достигнет успеха. Это уникальное состояние, к которому может привести только данный проект, и заинтересованные лица поймут, когда это новое состояние будет достигнуто.

Чтобы проиллюстрировать, на что способно ясное видение при инициировании и исполнении проекта, приведем пример доктора Томаса Юли из Германии, автора Leadership Principles for Project Success (2010).

Я много лет работал профессиональным менеджером проектов и имел дело с многочисленными проектами разного масштаба. Не все их можно назвать успешными. Это хорошо, потому что неудачи научили меня тому, что важнее всего для достижения успеха проекта. Я обнаружил, что навыки менеджмента проектов хотя и необходимы, но недостаточны. Эффективный менеджмент проектов нуждается в солидном фундаменте, которым является лидерство над проектом и командой.

Не всякий менеджер проекта — прирожденный лидер. И это не страшно. Однако ради достижения успеха каждый менеджер проекта должен быть знаком с базовыми принципами лидерства. Один из самых важных принципов заключается в том, что лидер помогает создать видение проекта. Видение проекта выходит за пределы формального заявления о цели проекта. Видение — это смысл проекта. Оно определяет общую картину проекта.

Создание общего видения проекта — это не теоретическое упражнение. Это практичное и довольно простое занятие. Чтобы проиллюстрировать свою точку зрения, я расскажу историю о проекте, которая докажет мою правоту.

Мы с женой очень переживали из-за того, что не могли найти в нашем городе надежный детский сад. Наша старшая дочь недавно закончила ходить в садик, который, к сожалению, вскоре после этого закрылся, а другие садики поблизости отсутствовали. Вот почему мы искали садик для младшей дочери. В других садиках района либо были завышенные цены, либо пришлось бы ждать год или больше, чтобы записать туда ребенка. Однажды вечером мы встретились с другими родителями, которые столкнулись с такой же проблемой и волновались так же, как и мы. Мы говорили о том, как нам нужен достойный детский сад. Мы представляли себе, какими в нем должны быть занятия, как были бы в нем счастливы дети и так далее.

В какой-то момент я перебил друзей и спросил, а почему бы нам не основать садик самим? У нас было видение садика: мы представляли, как он должен работать, представляли себе счастливых, улыбающихся детей. Мы видели, как им в нем нравится. Вскоре наш изначальный скептицизм по поводу основания и руководства детским садом сменился восторгом и азартом предпринимательства. Терять нам было нечего, мы могли только выиграть. Неделю спустя мы встретились снова и учредили организацию, которая юридически позволяла основать детский сад. Всего через девять месяцев мы его открыли. Шесть лет спустя наш сад все еще работает и вырос. Он стал частью нашего сообщества.

Этот проект оказался таким успешным по ряду причин. Краеугольным камнем нашего успеха стало наше видение и вера в него. Мы представляли себе, как создаем собственный надежный и доступный детский сад, как он работает, и это изо дня в день помогало нам строить планы и работать. Поначалу мы понятия не имели, как реализовать наше видение. Перед нами стояло множество преград. Нам говорили, что понадобится как минимум два или три года, чтобы основать детский сад. Но мы доказали, что это не так. Наше видение вело нас и помогало преодолевать препятствия. Возможно, оно даже помогло проигнорировать очевидные препятствия и преодолеть их без особой суеты. Мы доказали, что наши критики ошибаются, и завершили с виду невозможное менее чем за год.

Эта история подчеркивает, что правильное видение может далеко вас завести. Правильное видение определяет направление проекта. Во-первых, оно является причиной иницидение — это движущая сила.

Для того чтобы понять, что такое видение и как оно становится частью жизни хорошего лидера, нужно понимать следующее.

Видение зарождается внутри. Черпайте из ваших природных талантов и желаний. Узнайте себя лучше: используйте обратную связь, чтобы получить более полную картину ваших компетенций или сфер развития.

Видение питается вашим опытом. Видение возникает на основе вашего прошлого и благодаря опыту окружающих вас людей.

Видение удовлетворяет чьи-то потребности. Настоящее видение имеет большие перспективы.

Видение помогает вам собирать ресурсы. Чем масштабнее видение, тем больше сильных людей оно способно привлечь.

Чтобы найти видение, неотъемлемое от лидерства, станьте хорошим слушателем. Прислушайтесь к нескольким голосам.

К внутреннему голосу. Вы знаете, какова ваша собственная жизненная миссия как менеджера проектов?

К несчастному голосу. Недовольство своим статус-кво — отличный катализатор воображения.

К успешному голосу. Никто не может достичь величия в одиночестве. Реализация видения требует хорошей команды. Однако вам также нужен совет того, кто опередил вас на пути лидера. Если вы хотите вести к величию остальных, найдите наставника. Есть ли у вас советчик, который может помочь вам уточнить ваше видение?

К голосу свыше. Конечно, видение должно прийти изнутри, но не позволяйте ему стать ограниченным.

Видение крайне важно не только для иницидения. Менеджер проектов обязан расти лично и профессионально. Такой рост требует времени, усилий, страсти, настойчивости и терпения. Работайте над своим видением, чтобы строить профессиональную карьеру. Без ясного видения вам будет сложно достичь величия в роли менеджера проектов.

ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЕКТОВ

В процессе планирования разбейте все необходимые задачи на части, определите сроки, назначьте ответственных лиц и составьте расписание. Учитывайте все, чему вы научились за время предыдущих проектов, чтобы определить, сколько времени займет выполнение задач, и учитывайте, что в проекте всегда внезапно появляются «неожиданные» задачи.

Полезно обдумать альтернативные способы исполнения проекта. Они не только могут разрешить конфликты из-за ресурсов, но порой позволяют завершить проект раньше либо с использованием меньших ресурсов, чем планировалось изначально.

По всей вероятности, план проекта будет содержать несколько случаев перегрузки ресурсов, которая возникает, когда бывает необходимо более 100 % ресурсов, доступных в данный период. Эту проблему решает процесс перераспределения ресурсов, который приводит к тому, что проект в любой момент требует не более 100 % ресурсов. План проекта остается нереалистичным, пока ресурсы не перераспределены.

Если два или более проектов соперничают из-за ресурсов, организации нужно определить стратегические приоритеты. Согласованный и четко оговоренный процесс выбора проектов и обеспечения их необходимыми ресурсами помогает деполитизировать менеджмент проектов и сделать их более органичной частью бизнес-стратегии. Хотя за выделение редких ресурсов в конечном счете отвечают спонсор проекта и рабочий комитет, лидеру проекта важно указать на последствия нехватки необходимых ресурсов для достижения качества проекта или осуществления его в крайний срок. Вовлекайте рабочий комитет проекта или спонсора проекта в процесс принятия решений.

Проанализируйте всех ключевых игроков, которые могут быть заинтересованы в проекте, чтобы:

• понять их потребности;

• определить, что ожидается от отчетности и производительности;

• узнать, какие есть вопросы и затруднения;

• выявить предпочитаемые процессы общения;

• сократить потенциальные конфликты;

• выработать настрой на сотрудничество.

Ключевая задача на стадии планирования проекта — анализ заинтересованных лиц и обсуждение с ними проекта. Когда я (Бусеро) начал работать президентом отделения PMI, мое отделение не проводило членских мероприятий. Я предложил совету директоров своего отделения организовать профессиональное мероприятие PMI. Они согласились и договорились, что займутся этим как команда. Я считал, что профессиональное мероприятие будет хорошо принято, но я ошибался. Мы с командой запланировали мероприятие, не спросив участников, какой тип мероприятия их интересует. Наше оказалось успешным, возможно потому, что мы работали с огромной страстью. Но когда в финале мы провели опрос, то обнаружили реальные потребности участников. Теперь я обычно трачу время на то, чтобы задать вопросы заинтересованным сторонам. И они часто глубоко благодарны мне за то, что я обращаю внимание на их интересы.

Анализ заинтересованных сторон помогает менеджерам проектов понять, как разные лица могут влиять на принятие решений во время проекта. Простая схема заинтересованных лиц и шаблон рабочей таблицы доступны на сайте www.englundpmc.com в разделе Offerings. Вы можете использовать ее, чтобы проводить изначальную оценку заинтересованных сторон. У вас получится график, описывающий уровень интереса и влияния каждой из сторон. В него включена таблица заинтересованных лиц, которая может быть использована, чтобы идентифицировать их интерес к проекту, их влияние, а также подходы к работе с каждым из них. Используйте эту информацию для того, чтобы двигаться вперед, обладая более полной информацией о потенциальных реакциях заинтересованных лиц во время стадий планирования и исполнения проекта.

Вот что одна студентка рассказала о схеме заинтересованных лиц.

Я считаю, что она обязательно пригодится мне при движении вперед, потому что поможет быстрее выявить заинтересованные стороны, а затем лучше определить их потребности и обеспечить некоторую степень контроля во время встреч по планированию и общения, позволив убедиться в том, что я ничего не упускаю из виду. Нет ничего хуже, чем услышать после исполнения проекта, что ты пропустила кого-то, и этот человек пишет: «Никто не спрашивал моего мнения по этому поводу!»

В прошлом я никогда не пыталась применить стратегию менеджмента заинтересованных лиц. Оглядываясь назад, я вижу ряд проблем, которых можно было бы избежать или по крайней мере сгладить их, если бы я так сделала. В будущем я обязательно постараюсь сбалансировать потребности всех заинтересованных лиц. В моем случае я считаю, этого можно достичь, заполняя реестр заинтересованных лиц, анализируя и документируя их вклад в результаты проекта, отмечая потенциальные конфликты и решения, разрабатывая уникальную схему связи, сохраняя высокую видимость в течение жизненного цикла проекта, используя передовые навыки переговоров и вырабатывая взаимное уважение и доверие. Все это можно свести в трехцелевой подход: вовлечение, баланс и влияние.

ИСПОЛНЕНИЕ ПРОЕКТА

Адаптивность и инновации — ключевые навыки квалифицированных менеджеров проектов. В разговоре со старшим менеджером проектов Хосе Солера, который работает в Кремниевой долине, мы обсудили многие вопросы, которые надо учесть и преодолеть на фазе исполнения проекта, особенно в области разработки программного обеспечения.

ХОСЕ: В конце 2006 года я присоединился к высокотехнологичной компании, став руководителем отдела разработки возможностей учета продукта «Программа как услуга» (SaaS), который компания хотела запустить к середине 2007 года, то есть через девять месяцев. Одновременно компания пыталась освоить приобретение, которое она сделала год назад, и столкнулась с серьезным вызовом — проблемой совмещения с системой Oracle ERP. Прошел год после покупки, совмещения систем ERP так и не произошло, и руководство IT вынуждено было сфокусироваться на этой задаче.

РЭНДИ: Почему это стало приоритетом?

ХОСЕ: Было сложно разобраться со счетами. Приобретенная компания оказалась почти такой же большой, как та, что ее купила. К тому же рынок акций не радовал. Так что CEO требовал решить эту задачу. Невозможность совмещения с системами ERP означала, что бухгалтерии приходилось работать вручную, что влияло на эффективность работы всей организации. Поэтому все остальные проекты, включая мой, отложили на неопределенный срок. Однако дата запуска продукта SaaS оставалась прежней — май 2007-го!

Когда я изучал, как ускорить проект, потому что нам следовало двигаться вперед, я разобрался в методах Agile (например, Scrum, XP), которые позволяют создать продукт (обычно программное обеспечение) куда быстрее, чем каскадный метод. Если вы не в курсе, при каскадной модели все фазы разработки должны проходить последовательно. Анализ требований, проектирование, реализация и так далее. Agile же фокусируется на том, чтобы создать ценность (продукт) в очень короткие отрезки времени, от двух до четырех недель.

Я забросил идею использования Agile в комитет управленческого анализа, вице-президентам из IT и заказчику. Поскольку компания потратила немало времени и ресурсов на то, чтобы разработать собственную каскадную методологию, я услышал предсказуемый ответ: «Вы будете использовать нашу [каскадную] методологию!» Что мне было делать? Часики тикали, а наш проект все еще откладывали.

РЭНДИ: Какие факторы заставляли откладывать проект?

ХОСЕ: Необходимость сосредоточить ресурсы IT на совмещении систем с Oracle ERP. Ситуация авральная, все ресурсы IT уходили на Oracle ERP… но запуск все равно был назначен на май 2007 года.

Я вспомнил подход, который создала компания Intel, чтобы более эффективно и быстро разрабатывать их полупроводниковые продукты. Он описан Тимом Эске в книге No Surprises Project Management (1999). Его суть в том, чтобы отдельные работники выполняли работу и брали на себя обязательства о сроках ее сдачи. Этот метод стимулирует общение между членами команды и одновременно помогает предупреждать возникновение проблем. План разрабатывается в группе на встречах, которые называются «днем карты», потому что план выглядит именно так. Производительность отслеживается с помощью простых инструментов (таблица Excel). Если это сработало у Intel, то, подумал я, этот метод можно использовать и в моем проекте разработки. Что мне терять? Традиционное планирование и управление проектом гарантировали, что он будет исполнен слишком поздно, и осложняли общение с клиентом.

РЭНДИ: Не могли бы вы подробнее рассказать о том, как преодолели сопротивление руководства? Какие шаги предпринимали? У вас был сторонник или спонсор, который вас поддерживал? Как вы поступали? Вы двигались вперед вопреки мнению руководства или в соответствии с ним?

ХОСЕ: Я взял риск на себя, поставив моего непосредственного начальника в известность о том, что собираюсь использовать новый подход. Разрешения не спрашивал, хотя и проинформировал руководство о дне планирования, и многие пришли на него, чтобы запустить проект.

Мне было нечего терять, так что я сделал шаг вперед и провел первый «день карты» в феврале 2007 года вскоре после того, как проект разморозили. Я рисковал, обсуждая мой подход только с непосредственным начальником, но и не скрывал этого от других. Старшие менеджеры пришли, чтобы запустить проект, но не остались на сессии. Впрочем, если бы они остались, я бы попытался доказать, что этот подход даст нам более оперативные результаты.

Итогом стал отличный высококачественный план для всего проекта, указывающий, что, хотя мы не сможем справиться до мая 2007 года, мы сможем все сделать к октябрю. Кроме того, стало ясно, какой объем работы потребуется.

РЭНДИ: Какой была реакция на эти новости? Как вы отвечали на вопросы по поводу задержки?

ХОСЕ: К этому моменту команда клиента столкнулась с собственными задержками, и они были готовы принять эти перемены. Это оказалось проще, чем я думал, потому что основные представители клиента очень разумно отнеслись к ситуации. В противном случае вышла бы некрасивая история. Планирование завершили в один день. Как позже сказал мне один из главных участников, наш подход свел в один день то, что, как правило, занимает два месяца работы.

Этот подход использует схему Agile, которую сегодня иногда называют Commitment-Based Project Management (менеджмент проектов, основанный на обязательствах), или CBPM, поверх традиционной методологии разработки программного обеспечения. Помимо общего планирования еженедельно проверяется статус проекта, уровень результативности, оценивается, что сделано, а что задерживается, и все, что не вошло в расписание. К обязанностям подходят гибко, и человека, который приносит дурные вести, никогда не казнят. Мы поощряем сотрудников как можно раньше сообщать о проблемах. И одновременно все еще можем использовать каскадный метод и выполнить все его требования.

Короче говоря, хотя нам пришлось изменять план, чтобы уложиться в две фазы — одна в августе и одна в ноябре, мы все сдали в срок без проблем.

РЭНДИ: Пришлось ли вам приложить дополнительные усилия, чтобы предать гласности свой успех? Стали ли эти результаты прецедентом? Изменили ли они подход к работе?

ХОСЕ: Успех команды оценили по достоинству, и наш подход признали заслуживающим внимания. Как сказал один участник, кризисов не было, и программа работала как хорошо смазанный часовой механизм. Успех привел к запросам на внутреннее обучение этому подходу.

РЭНДИ: Вы можете рассказать о том, какие мотивы привели вас к тому, что вы стали специалистом по пропаганде информационных технологий?

ХОСЕ: Мне приходили запросы на помощь другим командам и обучение их подходу, который я поддерживал. С тех пор я использовал этот подход в разных сферах. С клиентом из обороны мы приложили его к развитию системы контроля третьей ступени (программное обеспечение и оборудование) ракеты комплекса ПВО. С крупным университетом — к развитию дозиметра радиации, который применяется при крупных ядерных катастрофах. В обоих случаях подход соответствовал методологии развития продукта, приводя к лучшей производительности команды.

Благодаря всем этим успехам и опыту обучения такому подходу в моей компании я начал проводить семинары о том, как планировать и исполнять проекты, используя CBPM. Я автоматизировал процесс отслеживания производительности с помощью Excel и сделал этот инструмент доступным тем, кто посещает мои мастер-классы, а также иным заинтересованным лицам. Благодаря этим мастер-классам, а также мастер-классам Тима Эске и других многие менеджеры проектов смогли успешно применить этот подход.

Инновационный менеджмент

На стадии исполнения проекта от вас часто ожидают инноваций. Томас Бакхольц на основе своего опыта долгой и интересной работы как в коммерческих, так и в правительственных организациях поделился с нами следующими уроками инновационного менеджмента.

«Я хотел бы предложить несколько рабочих принципов инновационного менеджмента. Они обобщают уроки, полученные из инновационных предприятий, в которых я участвовал. Надеюсь, что на основе этих принципов можно будет создать еще более полезные рекомендации или использовать нечто сходное, чтобы поощрять полезные инновации в своих проектах, программах и портфелях.

Я проиллюстрировал каждый принцип на примере моей работы по внедрению программы инноваций, которая заключалась в том, что во всех отделениях компании Pacific Gas and Electric начали использовать вычисления на ПК. Через три с половиной года после того, как я присоединился к компании в роли руководителя маленькой группы компьютерного отдела, я объявил руководству на презентации: “У нас есть 5 тысяч компьютеров. Я потратил 20 миллионов долларов из бюджета компании. И вы здесь в этой комнате одобрили 100 миллионов долларов как возвратную ежегодную прибыль”. Всего сокращение затрат составило около 1,5 % годовой выручки компании.

Верьте, что почти каждый человек может предложить идею плодотворных инноваций. Моя программа приветствовала предложенные инновации, в основном улучшение качества и продуктивности, со стороны любых сотрудников в компании. Проекты запускались людьми, занимающими должности от клерка до директора. Одни проекты включали в себя специфическую работу, для которой не было компьютерной поддержки. Другие — такую работу, как сбор показаний счетчиков, для которой компьютерная поддержка имелась, но отсутствовала автоматизация на стадии сбора данных.

Наблюдайте и, возможно, изменяйте культуру инноваций. На ранней стадии я заметил, что разговоры ведутся основном о технологиях. Я постарался изменить темы для бесед, чтобы сфокусироваться, во-первых, на результатах для компании, клиентов и сотрудников, во-вторых, на человеческой инфраструктуре, такой как командная работа, инновации, обмен и обучение, и, в-третьих, на технологии. После того как моя группа начала публиковать новостную рассылку, я порекомендовал основное место уделять историям об улучшении работы, а не техническим статьям.

Постарайтесь делать упор на принципы, а не на цели, либо на то и другое одновременно. Моя группа разработала и обнародовала следующие семь принципов:

1) учитывайте потребности лиц и отделов, как общие для всей компании, так и специфичные;

2) выпускайте удобные системы;

3) поощряйте самостоятельность организаций и сотрудников при использовании технологии;

4) развивайте интеграцию процессов и технологий;

5) поощряйте гибкость выполнения и обмена работой и использования преимуществ меняющейся технологии;

6) интегрируйте офисную технологическую информацию с общими информационными ресурсами компании;

7) продвигайте правильную последовательность и хронологию усовершенствования.

Не имело смысла устанавливать целевые показатели. Мы основывались на принципах, которые обеспечивали совместимость между индивидуальными проектами и более широкими потребностями корпорации, чтобы определить, когда придет пора заинтересоваться новыми типами программного обеспечения и оборудования.

Опирайтесь на контакты и навыки, которые приносят ведущие инновации. Главный экономист компании захотел познакомиться с лидерами индустрии Кремниевой долины (часть территории обслуживания PC&E), и я организовал встречу с руководством Intel. Я добился для компании возможности узнать об отмене государственного контроля над транспортным комплексом США. В итоге была назначена встреча, в которой участвовали два или три ведущих лидера компании. Я организовал выступление в Ротари-клубе для CEO компании.

Материалы СМИ, посвященные нашей программе, показали, что мы обладаем передовым опытом в области лицензирования корпоративного программного обеспечения. Позже СМИ стали сообщать об успехах наших разнообразных проектов инноваций. После того как я устроил несколько интервью, отделение по связям с общественностью разрешило мне намечать и проводить интервью без их участия.

Я также смог добиться автономии от юридического отдела и помогал вести переговоры без вовлечения юриста компании.

Поощряйте исследование и сокращение рисков нарушения планов. Ведущая группа программы обслуживала всю компанию, включая традиционных клиентов других частей компьютерного отделения — менеджеров и инженеров. Возникал риск неуместной вражды внутри компьютерного отдела. Моя группа поощряла другие группы компьютерного отделения относиться к персональным вычислениям как к части набора технологий и услуг, которые эти группы предлагают своим клиентам.

Не существует гарантии, что программа инноваций, инновационная концепция или конкретный проект инноваций не провалятся. Руководство корпорации способно подорвать инновационную культуру, лишив научно-исследовательские группы и эксперименты финансирования. Или вот, например, в 1980 году правительство Соединенных Штатов ввело дисциплину «управление информационными ресурсами» (IRM), которая объединила управление знаниями (эту отрасль еще иногда называют менеджментом информации или оперативным учетом), вычислениями и телекоммуникациями. Как представитель Администрации общих служб Соединенных Штатов (с 1989 по 1993 год), я руководил организацией, которая включала в себя группу, служившую партнером директора по информационным технологиям исполнительной ветви власти федерального правительства США. Правительство вводило усовершенствования на основе концепции IRM. Но, судя по всему, в середине 1990-х годов внимание сместилось к менеджменту программ и технологий, а фокус на информации как ресурсе утратил свою значимость.

Надеюсь, что мои соображения будут полезны и люди попытаются применить мои советы, поделятся обратной связью или как-то иначе расскажут о том, что они делают, и таким образом помогут нашему обществу воспользоваться преимуществами того, чему они научились и что помогли создать».

КОНТРОЛЬ ИЛИ РЕЗУЛЬТАТЫ?

Проекты мониторинга и контроля — это ключевые процессы, проводимые, в частности, в фазе исполнения жизненного цикла проекта. В этот момент прогресс проекта отслеживается, рассматривается и регулируется, чтобы соответствовать задачам производительности согласно плану менеджмента проекта, включая исправления или профилактику с целью следования плану при отступлениях от него.

Когда менеджеры не добиваются желаемых результатов, тщательное наблюдение показывает, что они вкладывают много сил в ужесточение контроля, устанавливая конкретные показатели и требуя подробных отчетов о ходе работ. Парадокс в том, что, когда сложно предсказать результаты проекта, часто нужно ослабить контроль, чтобы добиться успеха и реализовать бизнес-цели. Люди говорят, что они хотят результатов, но действуют так, словно хотят контроля. Они переходят на командный тон. Нам присуще желание приказывать и надзирать, но оно оказывает дурную услугу в современных организациях.

Проектная работа вынуждает нас барахтаться в океане данных и несвязных фактов, мучительно выбирая среди множества вариантов. На базовом уровне основной наш выбор — это выбор между контролем и результатами. Цель каждого проекта — достичь результатов. Считается, что для этого менеджеры должны «контролировать все». Тем не менее неограниченный контроль подавляет достижение результатов, потому что демотивирует людей и ограничивает творчество. Можно стремиться и к контролю, и к результатам, но в определенной точке возникает конфликт. Ключевой вопрос квалифицированного менеджера проектов: что выбрать в такой ситуации? Если более важен контроль, то его цена — худшие результаты. Если важнее результаты, то придется лишиться части контроля. Чтобы получить где-то больше, придется пойти на жертвы.

Контроль часто предполагает, что менеджеры не доверяют работникам, хотели они это продемонстрировать или нет. Когда нет доверия, не бывает и экстраординарных результатов. Давайте для начала обсудим природу парадоксов. А затем возьмемся за вопрос, как разобраться с парадоксом и добиться отличных результатов проекта.

Мне (Инглунду) посчастливилось стать соавтором нескольких книг, статей и мастер-классов с доктором Робертом Грэмом. Как культуролог и антрополог он обучен наблюдать за необычным поведением в «племенах». Благодаря его урокам и руководству я пришел к пониманию ценности наблюдения. Я научился ценить важность вопросов и процесса постановки вопросов. Один из вопросов, который мы рассматривали, звучит так: «Чего вы добиваетесь, контроля или результатов?» — и большинство людей, конечно, отвечают, что хотят результатов. Но, когда мы наблюдаем за тем, что они реально делают, становится очевидно, что контроль — всему голова.

Задать вопрос, пожалуй, даже важнее, чем получить на него ответ, потому что вопрос подталкивает людей к размышлениям о своем опыте. Однажды я провел несколько часов, разговаривая с известным специалистом из компании Motorolla, которого заинтриговал мой вопрос. Конечно, желательно добиться как контроля, так и результатов, но это не всегда возможно. Стремление к контролю по природе своей ущербно, поскольку невозможно контролировать все. Отсюда парадокс: вам нужно отказаться от контроля, для того чтобы получить результаты.

В данном разделе мы:

• определяем природу парадоксов и то, как они влияют на достижение результатов проекта;

• обсуждаем, как можно изменить процесс мышления, чтобы сфокусироваться на том, что более важно для успеха бизнеса;

• используем набор идей, передовых практик и примеров в нашей работе, связанной с проектами, чтобы немедленно достичь повышенной продуктивности.

Парадокс

Существует несколько определений парадокса.

1. Это утверждение, которое кажется противоречивым или противоречащим здравому смыслу, однако является верным.

2. Это внешне верное утверждение, которое способно приводить к противоречиям или к обстоятельствам, противоречащим интуиции.

3. Человек или вещь, обладающий противоречивыми качествами.

4. Утверждение, которое немедленно приводит к огромному противоречию (Wiktionary).

Наш парадокс можно сформулировать следующим образом: в работе, связанной с проектами, менеджерам может быть необходимо отказаться от контроля, чтобы достичь результатов.

Парадокс по определению не может быть разрешен. Чтобы разрешить дилемму между контролем и результатами, нам нужно заново определить, чем мы занимаемся и как рассматриваем эти ценности, чтобы попросту избежать возникновения парадокса.

Примеры из менеджмента проектов

Кем восхищаются люди? Героем А — борцом с кризисом или героем Б — менеджером проекта и команды, которая предотвращает само возникновение кризиса? Кто был героями Y2K{15} — те, кто усердно работал, чтобы сделать смену тысячелетий безобидным событием для компьютерных систем, или же те, кто реагировал (или был готов отреагировать) на крах систем? Большинство организаций хотят нанимать тех, кто планирует и совершает подвиги, но кого они выбирают и награждают, когда доходит до управления организаций? Будьте осторожны, награждая «пожарного», который разрешил кризис: он мог быть и виновником того, что разгорелось пламя.

Организациям стоит понять, что пора переоценить символы героизма. В свое время компания AT&T (Американская телефонно-телеграфная компания) была известна своей способностью творить чудеса во время стихийных бедствий. К «спасателям» часто относились как к героям, что символизировал Золотой мальчик — семиметровая статуя посланника богов Меркурия, которая отразила мышление эпохи: все, что касалось электричества и современного «гонца» — телефона, воспринималось как чудо.

Миссией AT&T было связать мир проводами. Этот менталитет сохранился, но он несовместим с подходом менеджмента проектов, без которого невозможна работа в современной организации. Восхищение героическими спасателями пришлось сменить на восхищение компетентной работой. Так же как от проводной связи мы перешли к беспроводной, пора сдвинуть парадигму нашего поведения и отношения к героизму.

Рассмотрим другой подход: вот, например, компания Visa, выпускающая кредитные карты, выбрала подход полного отсутствия дефектов в процессе транзакций. Она перенесла этот подход на менеджмент проектов, создав обстановку, которая требует достичь совершенства до закрытия проекта. Обращайте внимание на историю компании. Она может угнетать внедрение новых процессов или инновационных инициатив. Почитайте традиции, но одновременно наращивайте основы и поддерживайте новые способы управлять и контролировать проекты.

История успеха

Внутренняя служба работала как офис управления проектами в самоподдерживающемся режиме: внутренние клиенты «приобретали» услуги и продукты через транзакции или перевод на код отдела. Бюджеты основывались на опросе, и предложения продолжали приходить, пока клиенты видели ценность работы и добровольно обеспечивали достаточный доход, чтобы покрывать затраты. В таком режиме группа время от времени спонсировала мероприятия, которые приобрели популярность, предлагая посетителям познакомиться с внешними экспертами и передовыми практиками, которые применяли их коллеги.

Вскоре после того как должен был завершиться один большой проект, начальство потребовало серьезно урезать бюджет. Директор внутренней службы единолично занялся контролем затрат. Он сделал это, чтобы установить стандарт для остальной организации, считая, что проект слишком заметен и люди не будут контролировать расходы самостоятельно. Это принуждение резко противоречило добровольной, самостоятельной модели. Менеджера программы не спросили, как вести проект с меньшими затратами, но велели либо закрыть его, либо сделать значительные сокращения по приказу директора.

В данном случае директор решил, что важнее демонстративно урезать затраты, чем завершить проект, который многими воспринимался как очень ценный. Людям не понравилось, когда он дал им понять, что у них нет выбора, хотят они участвовать или нет. Менеджер программы активно боролся за продолжение проекта, потому что был разработан тщательно составленный набор предложений, чтобы ответить запросам клиентов. Он показал, что затраты на сокращение приведут к утрате ценности, а вот продолжение работы принесет хотя бы маржинальную ценность. В итоге он получил разрешение продолжать работать, но его коллектив урезали вчетверо.

Менеджер программы все это время был сосредоточен на предложении ценного результата в противовес работе в рамках бюджета или стремления к безубыточности. Он был убежден, что если ценность есть, то и финансирование найдется. Директор в итоге испытал его убеждения на прочность, хотя и сделал это по иным мотивам. Страстность и настойчивость менеджера программы, а также его решение противостоять тираническому давлению сохранили проект (а также послужили «уроком» директору).

Если не считать страданий, которые они принесли, краткосрочные меры директора по урезанию расходов не получили особого признания и были скоро забыты. Но еще долго после его закрытия люди поминали добром реализованный проект.

Обычно после того, как я рассказываю эту историю, люди говорят: «Спасибо, Рэнди! Как обычно, отличный пример того, как глупо произвольно назначать какие-то цели или параметры!»

В проектах часто возникают похожие дилеммы, когда друг другу противоречат две важные ценности: хочу ли я создавать ценность или контролировать расходы? Простого ответа не существует, потому что это спор правильного с правильным. Чтобы найти дорогу через неизведанное, люди должны знать, каковы их ценности. Рис. 4.2 показывает, как сбалансировать действия и их последствия.

Рис. 4.2. Контроль vs результаты

В идеальной ситуации желательно иметь оптимальный контроль, который ведет к желательным результатам. Последние обычно определяются задачей, видением и положением о миссии, элементами устава проекта и обсуждениями с ведущими заинтересованными лицами. Каков оптимальный контроль, чтобы достичь этих результатов, понять сложнее. Догадаться можно благодаря опыту, обсуждениям с командой проекта и спонсорами либо случайно. Когда контроль отсутствует либо минимален, результаты хаотичны, что означает нехватку определенных аспектов производительности проекта. Избыток контроля, с которым мы сталкиваемся чаще, ведет к нежелательным результатам, о которых мы хотели бы рассказать.

Опирайтесь на смелость

Мы живем в мире враждующих ценностей или приоритетов. Требуется смелость, чтобы делать решительные шаги. Разрешайте конфликты между ценностями и скрытыми дилеммами, вступая в диалог с ключевыми заинтересованными сторонами. Доверяйте собственной оценке самого необходимого. Выберите сторону, определите, какие ценности окажутся для вас важнее в случае парадокса, в тот момент, когда будет невозможно достичь обеих ценностей. Что важнее: быть героем или составителем плана? Контроль или результаты? Продукт или результаты? Затем можете попытаться преследовать обе цели до той точки, где они реально начинают конфликтовать, и в этой точке вам надо выбрать и объяснить остальным, что важнее.

Какой бы выбор вы ни сделали, он потребует смелости, особенно если вы предпочли более сложный выбор или менее популярный; двинулись против течения и традиций или пошли на эксперимент и новации. Помните, что последние варианты, как правило, приводят к прорывам, но также сопровождаются сопоставимым риском. Полагайтесь на свою страстность и чувство уверенности в том, что вы делаете правильное дело, чтобы сохранять энергию и держаться. В то же время обращайте внимание на обратную связь и новую информацию, которая может потребовать использовать другой подход.

Фокусируйтесь на ценности

Многие группы избегают риска. Наш опыт работы в профессиональных организациях, являющихся спонсорами крупных мероприятий, показывает, что большая часть обсуждений посвящается пессимистическим прогнозам, страхам по поводу точек равновесия и задачам. Иногда мы молча терпим эти переговоры. А потом встаем и напоминаем группе Первое правило денег: деньги придут, если ваше дело правое. Мы переводим обсуждение на то, почему мы устраиваем мероприятие, напоминаем, что целью был вклад в профессиональное сообщество (а не только спасение организации от разорения), и вовлекаем остальных в прояснение ценности предложенного предприятия — как людям, продвигающим его, так и участникам. Если в нем действительно есть ценность, мы можем требовать высоко оплатить участие, но люди придут.

Мы должны всегда относиться с энтузиазмом к проектам, которыми занимаемся. Этот энтузиазм и его источник становятся заразительными и притягивают новых участников.

Расскажите историю

Люди извлекают уроки, слушая истории. Они превращают безличное в личное. Когда-то я (Бусеро) работал в организации, где должен был ежедневно предоставлять директору финансовую отчетность. Время, которое уходило на эти доклады, мешало мне заниматься продажами. Я был уверен в услугах, которые предлагал, но меня раздражало и отвлекало помешательство на цифрах. Мне было физически больно… и я испытал облегчение, когда решил уйти из компании и основать собственное дело. Мои профессиональные ценности вступили в конфликт с надежностью этой должности и избыточными требованиями к отчетности.

Поделившись примером такого рода, вы поможете людям понять противоречивые ценности, расскажете о том, как другие разрешают свои конфликты, и мотивируете их сделать верный выбор.

Как разобраться с парадоксом

Опыт подсказывает нам, что в точке, где становится невозможно достигать противоречивых ценностей, нужно отказаться от части контроля, чтобы получить результат. Контроль — это, в сущности, иллюзия. Природа существует в хаосе. Мы пытаемся убедить себя и наших боссов в том, что мы, менеджеры проектов, контролируем их. Мы близко подходим к этой иллюзии и обычно куда больше знаем о проекте или программе, чем кто-либо другой. Но сколько бы мы ни старались, факт остается фактом: в мире существуют силы, которые мы неспособны ни понять, ни контролировать. Но это не снимает с нас обязанности достигать результатов. Как же тогда мониторить и контролировать проекты?

Фокусируйтесь на результатах и постоянной корректировке курса, чтобы оставаться в русле. Используйте минимально необходимые данные, чтобы быть в курсе. Ищите информацию, которая поддерживает практическое принятие решений. То, что мы можем зафиксировать каждый воспринимаемый кусочек информации, не означает, что мы должны это делать, а большинство организаций и не может себе этого позволить. Избыточные отчетность и статистика могут поддерживать ощущение комфорта, но это ощущение обманчиво. Постоянные диалоги с заинтересованными сторонами и подкрепление предполагаемых результатов — куда более эффективные меры для снятия тревоги.

Краткость, ясность и история — вот что поможет вам раскрыть, что вы чувствуете по поводу проблемы. Рассказывайте свои истории. Когда вы делитесь чувствами, то пробуждаете чувства в других и вербуете последователей. Будьте уверены, что результаты возможны, но они могут быть достигнуты и не вполне ясным образом. Черпайте силы в отваге и остерегайтесь вводить избыточный контроль, понимая, какие ограничения он может накладывать на поведение людей. Будьте гибкими — и вперед!

ЗАКРЫТИЕ ПРОЕКТА

В следующей истории мы расскажем о том, как нам не удалось добиться полного закрытия проекта и как это повлияло на мотивацию его участников.

Профессиональная ассоциация спонсировала крупное мероприятие, которое включало участие трех отделений из региона. Планирование мероприятия проходило так, как полагается в менеджменте проектов: было сформулировано и согласовано видение, приглашены выступающие с реальными и интересными докладами, которые соответствовали заявленной теме мероприятия, подписались спонсоры, событие хорошо освещалось, имелись промоматериалы, цитирующие ключевые моменты выступлений, проводились еженедельные отчетные встречи всех участников проекта. Были опубликованы ключевые документы, доступные для всех на сайте SharePoint. Менеджер проекта использовал сценарий «день в жизни», который позволил планировщикам пройти через все детали проекта, чтобы убедиться, что они ничего не упустили из виду. Энтузиазм был высоким, реакция позитивной, мероприятие прошло по плану, с максимальной посещаемостью, и финансовые показатели ассоциации также оказались прекрасными.

Я (Инглунд) как директор отвечал за содержание и программу мероприятия. Проблема, на мой взгляд, возникла после завершения мероприятия. Как волонтеры, которые вложили много времени в этот проект, мы хотели убедиться, что причины успеха нашего проекта осознаны, что мы достигли всех наших целей, и узнать, что наша работа оценена по достоинству. Проводились опросы мнений посетителей, но результатами с командой не поделились. Итоговые цифры отчетов знали только некоторые. Мы собрали коллектив опытных и трудолюбивых волонтеров и оплатили их работу. Но мы не зафиксировали накопленный опыт и примененные передовые практики. Последующие мероприятия не воспроизводили ключевые факторы, которые сделали это мероприятие успешным, и, таким образом, мы не добивались того же уровня участия.

Я сумел повлиять на предварительный дизайн проекта, добившись общего информирования всех участников. Я настоял на приглашении известных лекторов вместо того, чтобы размещать объявления о сборе тезисов. Но я не смогу убедить менеджера проекта и спонсирующую организацию наметить последующий анализ проекта. Мы все были заняты, и в нашем плане отсутствовал анализ, так что он никогда и не состоялся. В итоге некоторые участники почувствовали, что этот опыт остался незавершенным и весь тяжелый труд — напрасным.

Людям необходимо закрытие, особенно после успешного проекта. Мы учились друг у друга и получили удовольствие, но я чувствовал, что этот проект не оценили в той же высокой степени, в которой его оценивал я, просто потому что места для выражения этих чувств не хватило. Похоже, что отсутствие новостей — это плохие новости. Ключевых сотрудников не ознакомили с финансовыми данными, хотя это укладывалось в бюджет; последующие краткие отчеты и аудиовидеоматериалы не были доведены до участников, как это изначально планировалось. Я думаю, что мы «слишком растянули резину», проводя такое мероприятие, но потом организация резко вернулась к тому, как работала раньше. Мы не сумели оказать долгосрочного влияния на наше сообщество и опереться на материалы, созданные мероприятием. В итоге сейчас я менее заинтересован в том, чтобы участвовать в других проектах этой организации.

Как член команды проекта, я должен взять на себя ответственность за то, что мы не достигли желанного закрытия. Кроме того, я осознал, что мы зависели от менеджера проектов, чтобы пройти через эту стадию. Нужно было, чтобы кто-то стимулировал нас закрыть незавершенные задачи. Поскольку этого не случилось, наши чувства не нашли выхода.

Мне этот опыт говорит о том, как важно лидеру проекта уделять внимание всем его аспектам от начала до конца. Если закрытие (я имею в виду «катарсический» процесс разбора того, что прошло хорошо, что нужно повторить и что мы должны пересмотреть) не состоится, люди утратят мотивацию тратить свои силы на будущую работу. Поскольку их внимание на стадии закрытия, естественно, сдвигается к будущей работе, менеджеру проекта следует приложить существенные усилия, чтобы закрытие состоялось. Если вы не сделаете этого, то утратите шанс повлиять на восприятие людей. А также на то, будете ли вы еще сотрудничать дальше; на то, сколь высоко оценят проекты в этой организации; на то, чтобы сделать приоритетным совместное обучение и применение полученного опыта в будущих проектах, а также на награждение людей за их отличную работу.

Анализ проекта

За время всего жизненного цикла проекта менеджер проекта собирает много информации. Иногда эти данные в дальнейшем оказываются невостребованными. Люди снова и снова изобретают колесо в последующих проектах. Многие менеджеры, менеджеры проектов и, в конечном счете, организации, которые на них полагаются, лишаются возможности чему-либо научиться, потому что не тратят время на анализ полученных результатов во время жизненного цикла проекта. Поэтому на ум приходит следующий вопрос: как нам управлять знаниями проекта?

Много лет проработав в менеджменте проектов, я (Бусеро) столкнулся с тем, что менеджеры проектов в Европе всегда страдают от одного и того же: у них нет времени, чтобы остановиться, проанализировать свой опыт и извлечь из него уроки. Когда я работал в многонациональной компании, которая продавала клиентам IT-проекты, я отвечал за определение и внедрение процесса управления знанием для консультирующих организаций. Младшие и старшие менеджеры проектов получали поддержку нашего офиса управления проектами. Все они говорили: «Мы заново изобретаем колесо с каждым новым проектом, но у нас нет возможности потратить время на то, чтобы обсудить в команде наши проекты». Эта ситуация безумна, но такова реальность.

Обучение на собственном опыте не является приоритетом во многих организациях. В бизнесе по продаже решений менеджеры наверху хотят продавать больше и больше, а учиться на основе проектов, которые они спонсируют, им, кажется, неинтересно.

Как организация, продающая решения, мы должны достигать прибыльных результатов благодаря нашим клиентским проектам. В то время результаты проектов были не очень хороши, но стратегическое направление заключалось в улучшении и достижении следующего уровня зрелости организации. Тогда я предложил внедрить улучшенный процесс, используя офис управления проектами, и получил зеленый свет от топ-менеджмента.

Мы начали с идентификации проектов в нашем портфеле и навыков и опыта менеджеров проектов в нашей организации. Затем мы, как офис управления проектами, провели презентацию для менеджеров проектов и вышестоящих менеджеров на тему, как собирать ценную информацию во время жизненного цикла проекта, учитывая бюджетные и временные ограничения организации. Итогом стало применение «кратких описаний проекта», сессий на полдня с целью выявления опыта, полученного благодаря проекту, определение полезных знаний и идентификация возможности улучшения навыков или методологии для всех заинтересованных лиц.

Каковы были цели этих сессий?

• Обсудить успехи и опыт, полученный на стадиях продажи и внедрения проекта.

• Сконцентрироваться на ключевых темах, таких как управление масштабом и проектом, общение, разрешение проблем, проблемы и успехи.

• Оценка успехов и обучение более эффективному осуществлению последовательных стадий или проектов для клиентов.

• Идентификация инструментов и передовых практик, которые можно распространить более широко.

Какова ценность таких сессий? Они создавали ценность для профессионалов, команды проекта, менеджера проекта и для всей остальной организации. Профессионалы повышали уровень работы и углубляли опыт членов команды, делясь опытом друг с другом, избегая лишней работы, убеждаясь в том, что все члены команды понимают, над чем работает каждый человек, и разрешали затруднения на ранних стадиях проекта, сделав их прозрачными и спокойными.

Команда проекта повышала уровень своего обучения и успехи текущей проектной работы, могла сбалансировать все в данном проекте для более последовательного внедрения, а также получала вместе с командой продаж лучшее понимание точки зрения клиента (если он участвовал в сессии).

Другие команды проекта узнавали, как можно повторно использовать существующие инструменты, идентифицировали команды проекта, которые завершили сходные проекты, и были способны использовать свое обучение, чтобы расширить итоги проекта и избежать дорогостоящих ошибок.

Менеджеры проекта могли оценить успехи использования определенных методологий и решений и узнавали о возможностях для продаж и предложения решений.

Организации эти сессии позволяли избавиться от ненужной работы и больше внимания уделять улучшению удовлетворения клиентов и росту продаж.

ДОСТИЖЕНИЕ СОВЕРШЕНСТВА ПРОЕКТА

Стремление к совершенству в менеджменте проектов, разумеется, — достойная цель. Наше исследование, основанное на личном опыте и литературе, открыло, что разницу между группами, которые постоянно добиваются успеха, и теми, кто теряет свой уровень, определяют следующие черты.

1. Смысл важнее, чем идеал.

o Фокусируйтесь на нескольких важных вещах.

o Устанавливайте приоритеты и избегайте отвлекающих факторов.

2. Среда всегда побеждает.

o Удаляйте отвлекающие факторы с рабочего места.

o Признавайте людей, которые правы и занимаются тем, что важно.

3. Любовники приходят первыми.

o Важно следовать за своей страстью.

o Сохраняйте способность продолжать действовать в тяжелые времена (Томпсон, 2008).

Мы считаем, что для достижения превосходства необходимо найти смысл. Никос Моркоджанис пишет: «Люди, добивающиеся превосходства, выбирают действия, которые приносят внутреннее ощущение самореализации (и потому “прекрасны” или “элегантны”)… Как лидеры могут использовать Цель для достижения преимущества? Лидеры не просто изобретают Цель — они открывают ее, в то же время разрабатывая стратегию и убеждаясь, что Цель и стратегия поддерживают друг друга. Для этого они должны прислушиваться к себе и своим коллегам, проявлять чувствительность к их духу, а также быть в курсе коммерческих возможностей, которые дают сильные стороны компании» (2008).

Применяя указанные концепции и достигая превосходства в менеджменте проектов, квалифицированный менеджер вместе со спонсорами проектов формирует пространство для создания организационного превосходства через менеджмент проектов. Это означает:

• достижение существенного продвижения к зрелости сотрудников, процессов и среды организации, основанной на проектах;

• оптимизацию и достижение лучших результатов работы, основанной на проектах;

• осознание конкурентного преимущества путем реализации стратегии через проекты.

Брюс Эдвардс, CEO Exсel Corporation, говорит, что превосходство в менеджменте проектов на организационном уровне характеризуют следующие черты.

• организация сосредоточена на проектах;

• культура сосредоточена на проектах;

• сильная поддержка менеджмента проектов организацией и ее лидерами;

• матричная структура команды;

• приоритет образования и развития навыков менеджмента проектов;

• особое внимание навыкам менеджмента проектов;

• глобально последовательный курс обучения менеджменту проектов;

• глобально последовательный процесс и инструменты менеджмента проектов;

• инструмент основан на опыте, а не процедурах;

• многоязыковые инструменты и обучение;

• признание и поддержка продвинутой сертификации менеджмента проектов (Project Management Professional [PMP], Certified Associate in Project Management [CAPM]);

• наличие внутренней программы поддержки PMP или CAMP для участников;

• сильный менеджмент рисков;

• обмен знаниями между менеджерами проектов;

• организационная видимость портфеля проектов и их статуса, которая достигается с помощью использования коммерческого программного обеспечения, такого как PlanView (Керзнер, 2010, с. 108–118).

Достижение превосходства включает создание образа идеальной среды (говоря о людях, процессах и среде) для внедрения проектов и требует честной оценки текущей обстановки. Получая обратную связь от экспертов и обмениваясь примерами, опытом и улучшенными практиками, которые помогают приблизить реальность к идеалу, вы сможете подготовиться к трансформации своего подхода к менеджменту проектов, и неважно, где вы работаете.

Возьмите ответственность на себя

Мы уверены, что успех проекта требует от вас взять на себя ответственность. Всех успешных людей объединяет такое качество, как способность брать на себя ответственность. Мы убеждены, что лидер проекта может отказаться от многого, но только не от ответственности. Квалифицированные менеджеры проектов никогда не соглашаются на мировоззрение жертвы. Они признают, что отвечают за то, кто они и где находятся. Они никогда не жалуются. Кроме того, лидеры проектов подают пример и передают своим людям это ощущение ответственности, фундаментальное для успеха команды и проекта.

КОМПЕТЕНТНЫЙ МЕНЕДЖЕР ПРОЕКТА

Компетенция — это способность успешно выполнять определенную задачу, действие или функцию. Компетенция в менеджменте проектов выходит за рамки банальной болтовни. Это лидерская способность рассказать, распланировать и выполнить дело таким образом, чтобы другие поняли, что менеджер знает, что делает, и что они хотят следовать за ним. Компетентные менеджеры проектов завершают свою работу: они учатся в каждом проекте. Они профессионалы, которые всегда готовы учиться и всегда идут на шаг впереди. Это люди, преодолевшие страх совершить ошибку, готовые признать лучшие способы сделать дело и способные учиться как на удачах, так и на неудачах и на чужом опыте. Компетенция — это ключ к репутации, а репутация — ключ к влиянию на других. Большинство членов команды последуют за компетентными менеджерами проектов.

Коротко, компетентные менеджеры проектов — это:

• те, кто видит, что должно произойти;

• те, кто добивается, чтобы это произошло;

• те, кто может заставить вещи произойти, когда это действительно нужно.

Люди восхищаются менеджерами проектов, которые демонстрируют высокую компетентность не только в самом менеджменте, но также в связанных с этим проектом и других необходимых дисциплинах. Проанализируйте и выберите три вещи, которые можете сделать, чтобы усовершенствовать свои профессиональные навыки. Затем уделите время и деньги тому, чтобы этим заняться.

Помните, что вы хороши лишь настолько, насколько хороши ваши профессиональные стандарты. Пересмотрите свои стандарты, помня о том, что люди не ограничены ничем в своей способности к развитию, обучению и движению вперед. В конце этой недели найдите время и составьте план повышения уровня своей компетентности.

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

Осуществление уникальных проектов приводит к достижению цели процесса менеджмента проектов, который покрывает пять стадий, начиная с инициирования до закрытия всякого проекта. База, основанная на Своде знаний PMI, — это точка отсчета. На своем пути ищите передовые практики на каждой фазе жизненного цикла проекта и применяйте их. В этой главе мы поделились с вами некоторыми практиками, которые сами считаем полезными. Фокусируйтесь на результатах.

Добивайтесь превосходства в менеджменте проектов, развивая навыки и процессы их применения, и переходите к созданию организационного превосходства через менеджмент проектов, создавая высокопроизводительную организацию, основанную на проектах, которая оптимизирует результаты. Разработайте набор компетенций, которые отражают высокие стандарты, и возьмите на себя ответственность за свои действия.

ГЛАВА 5 НАВЫКИ УПРАВЛЕНИЯ СРЕДОЙ

Наши исследования указывают на то, что процесс, являющийся определяющей чертой человеческой эволюции, — увеличение размера и сложности человеческого мозга, — скорее всего, еще не завершен. В то же время наша окружающая среда и навыки, необходимые для выживания в ней, изменяются быстрее, чем мы могли себе вообразить. Я бы предположил, что человеческий мозг, который до сих пор неплохо справлялся, продолжит адаптироваться к этим изменениям.

Брюс Лан

«Молекула» квалифицированного менеджера проектов

В этой главе мы обратимся к среде, в которой работает квалифицированный менеджер проектов. Мы имеем в виду не физическое окружение, а отношения между людьми, которые определяют, что происходит в организации. Это наслаивается на физическую среду. Фокус на создании окружения, дружественного к проектам, в большей мере, чем любые другие изменения, способствует систематическому и обширному прогрессу.

Одни и те же подходы, применяемые одинаково талантливыми менеджерами, могут приводить к совершенно разным результатам в зависимости от культуры, принципов работы, структуры, традиций, процедур и ценностей организации.

Квалифицированные менеджеры проектов принимают хаос как естественную действующую силу. Уверенное достижение цели — это средство процветания в любой среде. Важно также принять социальную ответственность, оставаясь порядочным гражданином в более общем контексте окружающей среды.

Мультикультурные команды проектов становятся нормой во многих организациях. Квалифицированный менеджер проекта должен чувствовать влияние культуры на каждый проект и быть способным создать культуру проекта, которая подходит для работы с людьми с разным культурным багажом.

Для того чтобы создать среду проекта, которая подходит для всех участников, необходимо оценить обстановку и выявить силы, влияющие на поведение. Эта оценка поможет менеджеру проекта заняться изменениями, основанными на реальном знании того, как люди ведут себя в определенной среде. Превратив эти данные в знания, можно будет подойти к работе, основанной на проекте, с более высокой вероятностью успеха. Это знание применяется при подготовке и выполнении планов действий.

Данные исследований укрепляют нашу убежденность в необходимости создания эффективного организационного климата. Учитывайте эффект многократного усиления.

• В одном исследовании только по одному климату в компании смогли определить, какие компании доходны, а какие нет, какие растут, а какие нет, в 75 % случаев.

• Климат — то, как люди ощущают себя, работая в компании, — можно связать с 20–30%производительности бизнеса.

• Действия лидера влияют на 50–70 % восприятия работниками климата их организации (Гоулман, Бояцис и Макки, 17–18).

Таким образом, по действиям лидера можно предсказать до 16 % производительности организации (0,75 × 0,30 × 0,70 = 0,16). Это существенный многокомпонентный эффект, который заслуживает внимания и подчеркивает, как важно уделять время программам улучшения среды.

УПРАВЛЕНИЕ МУЛЬТИКУЛЬТУРНЫМИ КОМАНДАМИ

Все менеджеры проектов непохожи друг на друга, и, выслушивая членов команды и заинтересованных в проекте лиц, принадлежащих к разным культурам, мы понимаем, как проявляются эти различия. Мы как менеджеры проектов также прислушиваемся к тому, что говорят, по-разному.

Я (Бусеро) имел возможность поработать с европейскими, американскими и ближневосточными коллегами в многонациональной программе. Менеджером программы был американец, он управлял группой мультикультурных менеджеров проектов из Великобритании, Голландии, Швейцарии, Бельгии, Норвегии, Швеции, Германии, Франции, Португалии, Испании, Италии, Венгрии и России. Первое, что он сделал, — организовал совещание для того, чтобы рассказать о миссии программы, целях и ее масштабе команде. Однако одной из ключевых задач встречи было познакомиться друг с другом. Я получил фантастическую возможность наблюдать за тем, как по-разному понимают друг друга, реагируют и ведут себя коллеги, которые прибыли из разных стран. Я слышал, как они говорили что-то вроде: «Я со Среднего Запада США, и этот парень с побережья просто бесит меня своей агрессией». Или: «Мы не можем использовать этот подход. Мы из Испании, а в Испании все по-другому».

Некоторые из этих заявлений вызывали улыбку, что помогало нам расслабиться. Мы понимали, что наше восприятие различается, поэтому нам было проще прислушиваться друг к другу. Эта программа оказалась положительным примером управления мультикультурной командой.

Как профессионалы проектов мы обладаем разной мотивацией. Кроме того, различия в процессе межличностного общения обусловлены нашим гендером, региональным или культурным багажом. Очевидно, поскольку нам предстоит работать с людьми в проектах и организациях, мы должны быть чуткими к этим различиям в мире глобализации.

Эти различия проявляются во всех коммуникациях. Они воздействуют на ход общения на всех уровнях: слов, тона, интонации, языка тела, — влияя и на то, как мы сообщаем информацию, и как принимаем ее; на то, что мы говорим и как мы это говорим, а также на фильтры, которые применяем, когда говорим. Профессионалы из различных культур имеют различные фильтры. Хорошие менеджеры проектов используют эмпатию, принимая во внимание гендерные, региональные и культурные различия.

Хорошие менеджеры проектов должны быть хорошими слушателями, способными распознать базовые проблемы коммуникаций, возникающие вследствие языкового барьера, например когда кто-то пользуется английским как вторым языком или когда они сами используют второй язык.

Что мы можем сделать, чтобы разобраться с этими проблемами? Предлагаем вам рекомендации по улучшению способности к эмпатии. Во-первых, помните, что внимание к культурным и региональным различиям — это образ мыслей. Это решение, которое вы принимаете самостоятельно: вы отделяете услышанное от вашего личного контекста и переносите информацию в иной контекст.

Во-вторых, помните, что все люди отличаются друг от друга, и уважайте эти различия (и у каждого человека есть сердце). Восхищение тем, что мы разные, приводит к хорошему общению, в отличие от равнодушия или конфликта с ними. Именно так проявляется уважение к людям. Радуйтесь тому, что члены вашей команды такие разные!

В-третьих, признайте, что существуют серьезные различия между культурами как внутри самих культур (например, есть разница между итало-германской, германо-американской и британо-американской культурами), так и между вашей и той культурой, которую вы встретите в другой стране. Если вы имеете дело с международным проектом, поищите информацию об особенностях культуры, а затем применяйте ее, учитесь сами и учите своих людей. Американцев в мире, как правило, считают зацикленными на себе, о немцах говорят, что они высокодисциплинированны, а испанцев и итальянцев принято считать менее дисциплинированными и более креативными. Чтобы быть успешным как квалифицированный менеджер проекта, важно честно попытаться понять культурные различия.

В-четвертых, поищите книгу об отношениях между мужчинами и женщинами. Помните, что обобщения — это всегда плохо. Мужчины не всегда с Марса, а женщины не всегда с Венеры. Наша культура может устанавливать стереотипы восприятия, но то, что мотивирует людей и поднимает их самооценку: ориентация действий, помощь другим, логика, принадлежность к группе и создание консенсуса, — не определяется гендером. Стереотипы полезны как базовые данные, чтобы знать, чего ожидать, когда вы работаете в новом окружении, но проверяйте их и обращайте внимание на вариации базовых ожиданий вместо того, чтобы принимать их бездумно.

Проявлять чувствительность к другим не означает утратить собственное «я». Цель не в том, чтобы стать частью чужой культуры. Когда вы прислушиваетесь к другим, перед вами встает вопрос признания различий, вопрос уважения. Если вы уважаете людей других культур и то, как они взаимодействуют, они будут уважать вас. Эмпатичное слушание, вне зависимости от гендера, а также региональных или культурных границ, требует умения абстрагироваться от личного, но эти усилия привносят реальную ценность и дополнительные идеи в процесс общения с другими людьми и расширяют наше собственное восприятие и привычный образ мысли.

КАК СОЗДАТЬ КУЛЬТУРУ ПРОЕКТА

Когда доходит до внедрения менеджмента проектов в организациях, мы привыкли слышать три модных, но опасных слова: «Просто сделайте это». Многие компании хотят быть первыми на рынке, и, кажется, им неважно, если финальный продукт или услуга не достигают ожидаемого уровня качества. В итоге организации тратят огромные деньги на то, чтобы «просто сделать это», по неправильной причине, в неправильное время и неправильным образом.

Эти организации нанимают менеджеров проектов, но не поддерживают их. Они просто не верят, что определение и планирование проекта нужно провести до его внедрения и исполнения. В Испании я (Бусеро) помогал трем крупным компаниям внедрить менеджмент проектов в их организациях. Все они знали, что могли бы улучшить свои методы менеджмента проектов, но не находили на это времени. «Слишком заняты», «Слишком много стресса» — отговаривалось руководство. Несмотря на это, они продолжали посылать людей на обучение и тратили уйму денег на тренинги и консультации по менеджменту проектов.

Когда я провел тренинг для этих организаций, все участники казались заинтересованными, но многие из них говорили мне: «Хотя мой менеджер отправлял много лидеров проектов на тренинги и раньше, у нас редко (если вообще когда-либо бывает) находится время, чтобы применять практики в реальности».

Организация сможет изменить свой подход к проекту, если сформулирует четко очерченную миссию, видение и стратегию, работающие как первичный фильтр для принятия решений по проекту. Необходимый шаг на пути к прогрессу — улучшение общения между менеджерами проектов и руководителями, принимающими решения. Часто менеджеры проектов концентрируются на индивидуальных проектах, в то время как руководство видит картину в целом.

Один из способов преодолеть препятствия — лучше понять компанию и то, как проекты связаны с ее стратегией. Руководство и менеджеры проектов обладают отличной возможностью сформировать культуру совместной работы.

Общаясь со старшими менеджерами в телекоммуникационной компании, я (Бусеро) узнал, что срочный выход на рынок был самой важной целью проекта. Учитывая это, я предложил значительно изменить процесс: ввести ретроспективный анализ (обучение на прошлом опыте), обучить руководство фильтровать информацию и принимать решения с фокусом на проекте, а также поддержать стратегический фокус при использовании менеджмента проектов.

Культура менеджмента проектов в первую и главную очередь требует правильных менеджеров проекта — лидеров, которые действительно хотят этим заниматься. Внедрение менеджмента проектов в организациях поддерживает истинных лидеров, которые способны мыслить холистически, а не только над конкретным проектом. Все в организации должны придерживаться общих интересов.

Компании стремятся поддерживать и улучшать свою конкурентоспособность и расширять свой рынок, что неизбежно приводит к внедрению практики менеджмента проектов. Некоторые организации пытаются создать эффективные офисы управления проектами или просто решают назначить лидеров / менеджеров проектов, чтобы те, помимо их текущих обязанностей, управляли кросс-культурными проектами. Какими бы ни были подход или цель организации, установление эффективной культуры является трудной задачей, очень сходной с отделением зерна от плевел.

Однажды меня (Бусеро) наняла субподрядчиком в качестве консультанта менеджмента проектов одна логистическая компания в Испании. Организация в основном сосредотачивалась на своих операциях (они хранят химическую продукцию и готовят ее к передаче потребителям), однако занималась и проектами — случайным образом, потому что у них не было большого числа опытных и обученных менеджеров проектов или вообще каких-либо процессов менеджмента проектов. Им не хватало дисциплины во внедрении и управлении своими проектами.

Начав работать с ними как консультант, я произвел оценку организационной среды и проинтервьюировал примерно 20 сотрудников разного статуса в организации. Я провел анализ EASI (из PMC Инглунда) и изучил 20 случайно выбранных проектов, которые вели их менеджеры. Результаты свидетельствовали о недостатке дисциплины, слабых навыках межличностного общения, нехватке лидерства, избыточном количестве проектов, нехватке обученных менеджеров проектов. Доклад о менеджменте я представил исполнительному совету директоров. Я встретился с ними и объяснил необходимость культурного сдвига в сторону менеджмента проектов более дисциплинированным и структурированным образом ради достижения лучших результатов в бизнесе. Сначала они сказали мне: «Наш бизнес и так идет неплохо, нам не нужно меняться». Но когда я больше рассказал им об их ключевых проектах и недостатке хороших данных и предоставил информацию об их состоянии, они прислушались.

Был запущен проект изменения менеджмента в компании. В первые три месяца я сталкивался с протестом и преградами, которые возводили передо мной многие заинтересованные в проектах лица в организации. Добившись одобрения от спонсора проекта (директора), я смог обучить команду руководителей, менеджеров проекта и остальную организацию. Мне удалось разработать для них очень простую методологию менеджмента проектов, и теперь они начинают ее использовать.

Ключ к успеху с данным конкретным заказчиком состоял в достижении результатов через людей, сбор измеримой информации и демонстрацию ее команде руководства. Изменить культуру заказчика было сложно, но не невозможно, хотя это потребовало времени и перспективы.

Глобальные рынки изменяются с большой скоростью, и заказчики становятся все более требовательными. Организации, которые смогут отвечать их потребностям более эффективно, достигнут большего финансового успеха. Когда мы используем слова «изменения» или «потребности заказчика», нужно помнить, что менеджмент проектов может лучше отвечать уникальным запросам клиентов, чем традиционные техники менеджмента. Лидеры проектов, способные использовать лексикон руководителей, понятный высшему менеджменту, сумеют продать им преимущества траты времени на разработку среды, дружественной к проектам. Пройдет десять лет, и успешные организации будут определяться по тому, внедрили ли они эффективно менеджмент проектов и создали ли культуру менеджмента проектов.

СОЦИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ: ОБЯЗАННОСТЬ ИЛИ ПРИЗВАНИЕ?

Социальная ответственность означает отказ от безответственного или неэтичного поведения, которое приносит вред сообществу менеджмента проектов, его людям или среде еще до того, как возникает. Квалифицированные менеджеры проектов последовательно распространяют позитивное и этичное поведение в своих командах и среди своих клиентов. Бизнес имеет высокий приоритет, но люди важнее. Почему? Потому что они работают. Если вы заботитесь о людях, то они позаботятся о работе проекта. Менеджер проекта должен подавать другим пример, и это включает социальную ответственность.

Менеджеры проектов должны отвечать на вопросы, касающиеся профессиональной и личной ответственности, когда проходят экзамен по PMP. Однако, когда приходится работать с глобальными проектами, возникают реальные проблемы: как обращаться с разнообразной проектной средой, политикой, начальством и клиентами. Глобализация вынуждает нас иметь дело с разными культурами и разными точками зрения на ведение бизнеса, и нам нужно вести себя этично в любой ситуации, в которой мы оказываемся.

Принимая этичные решения, вы укрепляете свою репутацию в бизнесе. Тем самым увеличивается продуктивность — объем результатов процесса. Можно, например, улучшить условия работников, предложить им хорошую медицинскую страховку или выгодный пенсионный план. Я (Бусеро) постоянно напоминаю себе о том, что мои сотрудники не посторонние в моем бизнесе лица. Они глубоко заинтересованы в том, что делает компания и как ею руководят. Когда сотрудники верят, что являются ценностью компании, и к ним так относятся, продуктивность растет.

Но не все компании заботятся о своем персонале, некоторые фокусируются только на цифрах и результатах. Эти организации не ориентированы на проекты и не вносят свой вклад в развитие профессии менеджера проектов. Они ненамеренно создают препятствия на пути профессионального развития.

В течение года я (Бусеро) наблюдал занятный феномен, проявившийся в ассоциации менеджеров проектов в Испании. В Испании действуют три отделения Института управления проектами: в Мадриде, Барселоне и Валенсии, и две ассоциации менеджеров проектов (AEDIP, AEIPRO). Все очень социально ответственны. Хотя отделения имеют одинаковый подход и стараются сотрудничать друг с другом, две оставшиеся ассоциации ведут себя иначе. У меня имелось видение: я должен добиться взаимодействия между ними. Мы должны и можем это сделать.

Я член AEIPRO и часто посещаю их конгрессы и выступаю на них. Однако не вижу аналогичного отношения к сотрудничеству с их стороны. Почему? Возможно, они не догадываются, что такое сотрудничество оказало бы серьезное социальное воздействие и принесло выгоду сообществу менеджеров проектов.

Позитивный настрой помогает профессионалам в области проектов лучше понимать социальную ответственность. У нас, менеджеров проектов, есть социальная миссия: «Распространение знаний и передового опыта в области менеджмента проектов во благо нашего общества», а не только во благо бизнеса. Нас волнует безответственность и неэтичное поведение некоторых профессионалов, которые входят в профессиональные ассоциации. К сожалению, во всем мире есть те, кто вредит нашему обществу, пятнают репутацию профессии и негативно влияют на бизнес-сообщество и будущее профессионалов в области проектов.

Печально, что в некоторых странах руководители публичного сектора не участвуют в менеджменте проектов и в мероприятиях PMI. В публичном секторе существует масса проектов, и, к сожалению, отказ от участия драматически влияет на итог социальных проектов.

И все же мы упорно повторяем, что «сегодня отличный день». Мы должны верить, что стакан наполовину полон. Нам нужно быть позитивными и передавать свою веру в то огромное влияние, которое профессионалы оказывают на построение лучшего общества. Менеджеры проектов — отличные докладчики, наставники, коучи и преданные сторонники. Мы можем проявлять энтузиазм, настойчивость и терпение, работая с заинтересованными сторонами. Можем обдумать наши действия и еще более тщательно выполнять то, чем мы занимаемся.

Все больше и больше людей по всему миру интересуются профессией менеджера проектов. Магистерская степень по программе менеджмента проектов становится все более популярной. Мы несем огромную ответственность за воспитание все лучших профессионалов в нашей области. Мы должны подавать пример.

В Европе наблюдается приток эмигрантов из Южной Америки и Африки. В глобальном мире необходимо снизить барьеры коммуникации, и не только языковые, но и культурные. Сообщество менеджеров проектов может помочь обществу, создавая ощущение смысла в социальной ответственности. Добровольческая работа в рамках ассоциаций менеджмента проектов часто довольно слабая, но волонтерство сохраняет интерес и увлеченность людей, воспитывает добрые чувства. Волонтеры могут сотрудничать в университетских мероприятиях, помогая студентам узнать, что такое проекты, что каждый проект нужно планировать, и они также могут помогать правительственным и неправительственным организациям, работая над внедрением программ.

Как профессиональные менеджеры проектов мы привилегированные люди. Среди прочих наших миссий — обучение людей схемам и поведению в менеджменте проектов, но также мы должны стремиться делать мир лучше в целом. В фильме «Властелин колец» королева эльфов говорит: «Даже самый маленький человек может изменить ход будущего». А волшебник добавляет: «Только в наших силах решать, что делать со временем, которое нам отпущено». Менеджеры проектов в состоянии помочь изменить наше общество, взяв на себя социальную ответственность. Мы понимаем это как готовность отдавать, не получая ничего взамен. Кажется сложным, но это возможно.

Многие ли из вас занимаются менеджментом проектов только из долга, но не по призванию? Не бывает проектов без проблем. Учтите, что мы работаем с самыми разными заинтересованными лицами, некоторых не знаем или не можем увидеть, но это люди, которые окажут существенное влияние на проект в долгосрочной перспективе. Мы несем социальную ответственность во всех проектах, которыми занимаемся, в любом бизнесе, которым управляем. Пожалуйста, не думайте только о себе и своем бизнесе — думайте также о том, как ваше поведение повлияет на наше общество. Это наша коллективная обязанность.

ОСМЫСЛЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ ХАОСОМ

Ключевой проблемой управления проектами является хаос. Удивительные уроки нам преподносит та реальная окружающая среда, в которой хаос процветает, — это природа. У нее мы можем научиться естественному, органическому подходу живых систем и применять его к работе с людьми в проектах. Обостренное ощущение цели будет поддерживать нас во всех наших предприятиях, какими бы хаотичными они ни были, и помогать достигать лучших и более гармоничных результатов проектов.

Теория хаоса — очень полезное руководство по поведению в организации, которая полагается на работу, основанную на проектах. Вот суть теории хаоса.

• Природа непредсказуема и беспорядочна.

• Хаос — основной процесс восстановления и возрождения.

• Маленькие изменения в изначальных условиях могут привести к значительным последствиям.

• Сходные схемы возникают на всех слоях (фрактальная геометрия).

Когда эта теория применяется в организациях, она становится известна как теория сложных систем. Вот ее основные принципы.

• Информация — это первичная организующая сила, распространяйте ее как можно шире.

• Развивайте разнообразные отношения.

• Примите видение как невидимое поле.

• Люди обладают сходными потребностями и соответствующими реакциями.

• Ищите схемы поведения.

• Совместная работа — источник смысла и цели.

• Установите объединенное чувство цели.

Каждый из этих пунктов является руководством для поведения в организации. Создавайте условия для формирования связей между людьми, потому что они приведут к возникновению идеи или техники, которая может разрешить крупные проблемы или породить изобретение нового товара или услуги. Упорно назначайте личные встречи даже в сложные времена, потому что людям нужно встречаться и налаживать связи. Собрание для запуска проекта позволяет людям больше узнать о талантах и устремлениях друг друга, на нем они могут перейти к таким стадиям развития команды, как формирование, мозговой штурм, нормирование и выполнение. Уважайте разнообразие, потому что благодаря ему возникает больше возможностей для расцвета новой гениальной идеи.

Вместо того чтобы рассматривать хаос как нечто нежелательное, обращайтесь к природным силам, действующим в организациях. Используйте потребность людей в цели, объясняя в заявлении о цели убедительную причину для этой группы людей работать вместе, например «вести постоянное улучшение менеджмента проектов по всей компании». Опишите желательное будущее состояние в заявлении о видении компании, например такое, где успешные практики проектов:

• выявлены;

• разборчиво записаны;

• повсеместно поняты;

• добровольно признаны;

• соответственно адаптированы;

• с энтузиазмом применяются.

Сделайте это, чтобы люди, управляющие проектами, последовательно улучшали свою работу и вели других к быстрому достижению отличных результатов.

Заявление о видении и цели, приведенные здесь, взяты из корпоративной Инициативы менеджмента проектов HP, участником которой был я (Инглунд). Мы создали их на основе наших обсуждений, и они отлично послужили нам, ежедневно напоминая каждому, почему мы здесь и что делаем. Мы разработали заявление о миссии для особых задач, которые нам предстояло реализовать, а также цели для каждого участника, которые учитывали наши интересы и таланты, и уточняли, когда и каким образом каждый из нас внесет свой вклад в общие цели.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТЕОРИИ ХАОСА В ОРГАНИЗАЦИИ, ОСНОВАННОЙ НА ПРОЕКТАХ (PBO{16})

Когда я (Инглунд) делал презентацию под названием «Применение теории хаоса в организации, основанной на проектах» на Конгрессе PMI в Амстердаме (2009), один солидный джентльмен спросил меня: «Должно быть, на личном уровне подобное радикальное изменение мышления и поведения и поддается оценке, но как вы собираетесь убедить руководство работать в описанной вами манере?»

Некоторые из пунктов, которые я привел в моем докладе, предлагали представить себе организацию, в которой сотрудники исповедуют следующее.

• Мы убеждены в том, что системы динамичны, сложны и бесконечно непознаваемы.

• Мы убеждены в том, что органические системы обладают своей внутренней скоростью движения и цельностью.

• Мы предполагаем, что в этих системах уже содержится мудрость, позволяющая найти лучшие решения.

• Мы признаем, что то, как люди моделируют свои ситуации, — самая важная часть их ситуаций.

Я порекомендовал менеджерам работать в «ограниченной нестабильности», где вы позволяете без помех расцветать тому, что выглядит как хаотичная активность команды проекта, пока она не дойдет до точки, где неизбежно нарушение границ: возникновение серьезного конфликта, нарушение расписания или повышение стоимости. К преимуществам свободы поведения относятся рост креативности, инноваций и энтузиазма на рабочем месте. Добиваясь этих преимуществ, распространите и признайте широкий ряд органических принципов, концептуальных схем работы, теорий и моделей, чтобы руководить отбором и использованием наиболее естественных, дружественных к людям практик. Их применение приводит к повышению продуктивности и усиливает нашу способность добиваться больше в проектной работе.

Мой ответ на заданный вопрос, по сути, был таким: «Я покажу им ценность». Будьте уверены в себе и практикуйте это поведение сами, будьте успешны и будьте пропагандистом: выступайте и поощряйте более естественное, разумное поведение. Задавайте много вопросов «почему». Предлагайте и указывайте способы новых подходов, применяйте метафорические уроки природы. Например, расскажите о том, как устроена корневая система сосны, или о том, что построение стаи гусей в форме V помогает им прилагать меньше усилий в полете и облегчает полет отдельным участникам стаи, или о том, как пчелы в ульях моделируют поведение для проблемно ориентированной работы.

Помните, что изменение поведения людей — нетривиальная задача. Не сомневайтесь, что создание продвинутой рабочей обстановки — достойная цель. Изучение теории хаоса и теории сложных систем подсказывает, что мы можем и что нам нужно усерднее применять эти органические принципы в проектной среде. Постоянный диалог, эксперименты и достижение успешных результатов заставят людей поверить в эти практики. Конечно, культура, которая принимает инновационные подходы, критически важна.

Каждый человек должен оценить культуру и среду, в которой он в данный момент действует. Затем выбрать время и место, когда ключевые люди окажутся доступны для применения новых подходов. Постоянно создавайте заделы на будущее и обращайте внимание на поучительные моменты. Моделируйте желательное поведение, особенно то, которое противостоит текущему токсичному поведению. Ваш пример может стать лучшей мотивацией для других, чтобы они поменяли сначала свое мышление, а потом и свое поведение.

АНАЛИЗ СИЛОВОГО ПОЛЯ

Вот упражнение, позволяющее оценить силы, которые влияют на среду внутри организации (рис. 5.1), а затем разработать порядок действий, чтобы изменить статус-кво.

Рис. 5.1. Движущие силы и ограничители

1. Обсудите способы убедительно повлиять на силы, создающие равновесие (статус-кво).

2. Создайте диаграмму силового поля:

o выберите утверждение, которое описывает проблему в текущей обстановке;

o опишите текущее состояние, идеальное и худшее состояние;

o определите ведущие и ограничивающие силы (см. список далее), их направления и мощность.

Анализ образцов, показанный на рис. 5.2, демонстрирует четыре движущие и четыре ограничивающие силы.

Рис. 5.2. Диаграмма силового поля

Типичные определения состояний и сил при разработке диаграммы силового поля:

Идеальное состояние (10): четкие правила и сфокусированная работа приводят к великолепным результатам и возможности завершить каждую миссию.

Текущее состояние (0): неустойчивая поддержка проекта вызывает замешательство и конфликт.

Худшее состояние (–10): провал проекта угрожает нашей возможности продолжать работать.

Спонсорство: назначен единый спонсор, который активно поддерживает каждый проект.

Энтузиазм: спонсор является сторонником и страстно заинтересован в проекте.

Доступность: при необходимости у менеджмента найдутся время и ресурсы.

Постоянство: каждый проект преуспевает при внимании менеджмента.

Преданность: команда менеджмента определила приоритет каждого проекта и полностью финансирует запланированные проекты.

Командная работа: менеджмент сотрудничает как команда и демонстрирует желательное поведение.

Фокус: стратегические цели внедряются через четко определенный портфель проектов.

Видение: общая концепция организации и каждого проекта ясна, убедительна и наглядна.

Что, безусловно, радует: всякая смена фокуса приводит к тому, что точка статус-кво (равновесия) сдвигается. Зная ключевые действующие силы, вы можете составить полный план, который включает как легкие способы подтолкнуть, так и серьезные изменения векторов силы по всей схеме. Так же как природа не терпит пустоты и стремится заполнить ее, изменения любой силы приводят точку равновесия в движение, пока не возникают противодействующие силы. Первый шаг — разморозить силы, которые держат организацию в состоянии статус-кво, возможно, поделившись оценкой с ключевыми заинтересованными лицами, сосредоточившись на одной силе или комплексе сил и продемонстрировав их влияние на проект с помощью остроумной истории.

Для того чтобы позитивные сдвиги сделать возможными, организацию нужно вывести из равновесия. Этого можно добиться, усиливая движущие силы, сокращая ограничивающие или делая и то и другое одновременно. Втягивайте менеджеров в диалог, чтобы вскрыть определенное поведение и действия, которые лучшим образом поддерживают работу проекта. Пользуйтесь энтузиазмом и преданностью спонсора и добейтесь от него обязательств присутствовать на мероприятиях при запуске, оперативно принимать решения и быть стойким при определении и поддержке приоритетов. Наметьте даты будущих отчетов.

С помощью силового поля оцените все силы, действующие в организации, в терминах реформаторов. Затем приготовьте планы действий, которые незначительно или существенно увеличат или уменьшат каждую силу. Убедите собственников внедрить планы и гордитесь собой, наблюдая за происходящими переменами!

ПРИМЕР ИЗ ПРАКТИКИ

Этот случай описывает процесс оценки обстановки и последующий план действий улучшения менеджмента проектов в компании под названием Grupo Eroski, которая управляла внутренними проектами инфраструктуры IT. В организации были заняты восемь формальных менеджеров проекта и около 150 сотрудников. Они осознавали, что проекты исполнялись с опозданием, что возникало много неожиданных изменений в течение жизненного цикла проекта и не хватало спонсорства проектов. Они поняли, что следует улучшить менеджмент проектов в организации, и наняли консалтинговую компанию (Bucero PM Consulting), чтобы запустить эту инициативу.

Я (Бусеро) как консультант по менеджменту проектов стал гидом для менеджеров проектов и руководителей организации, помогая им понять, как сформировать правильную обстановку для успешных проектов и создать репутацию менеджерам проектов. Сначала мы оценили уровень зрелости организации в менеджменте проектов. Мы также сделали обзор всех проектов. Открытия оказались очень значимыми для руководства, помогли понять, насколько зрелой является проектная работа. Руководство пришло к пониманию, что компания могла сделать много улучшений, которые внесли бы большой вклад в бизнес.

Участники оценки зрелости объединили профессионалов из различных областей: менеджеров проекта, руководителей подразделений и IT-директора организации. После проведения опроса был разработан план действий, который внедрили в течение двух лет. Теперь все в организации лучше понимают и выше ценят функции менеджера проекта. Клиенты, начальство и члены команд организации рассматривают менеджеров проектов как лиц, заслуживающих доверия. Они оказались способны создать лучшую среду ради успеха проекта и выяснили, как это усилие повлияло на всю организацию.

Оценка

Для того чтобы оценить зрелость организации, мы использовали очень эффективный Инструмент оценки состояния среды (Environmental Assessment Survey Instrument, EASI), который фокусируется на десяти зонах организационной зрелости, выявленных Грэмом и Инглундом в Creating an Environment for Successful Projects (2004). Зоны, по степени зрелости развития которых оценивают организацию, включают в себя движение в сторону организации, основанной на проектах; разработку стратегической поддержки проектов, влияние высшего руководства; ключевые командные процессы; организационную поддержку менеджмента проектов; разработку информационной системы менеджмента проектов; разработку плана отбора и развития менеджеров проектов; создание обучающей организации; разработку инициативы в области менеджмента проектов; развитие культуры менеджмента проектов. В каждой области нужно ответить на десять вопросов, на весь опрос уходит не более 30 минут.

Прежде чем проводить опрос, я (Бусеро) попросил всех участников быть честными и говорить правду, объяснив, что никого не накажут за правдивые, чистосердечные ответы. Это подход себя оправдал. Он помог участникам задуматься о том, что реально происходит внутри их проектов. Я сидел с отдельными людьми, пока они заполняли опросник. После мы поговорили о проектах, которыми они занимались, их ощущениях и чувствах.

Все люди, которых мы опрашивали, отнеслись к опросу позитивно. Ответы оценивались по шкале от 1 до 7 баллов. Результаты показаны на рис. 5.3. Отдельные ответы и точки зрения старших и младших менеджеров проектов оказались очень интересными. Некоторые опрошенные руководители также по-разному отвечали на одинаковые вопросы. Например, высшее руководство поставило больше баллов созданию организации, основанной на проекте, а менеджеры подразделений оценили эту область ниже. Это был неожиданный результат. Углубившись в тему PBO, я обнаружил, что менеджеры подразделений имели дело с менеджерами проектов ежедневно и их волновали их проекты: они общались с заинтересованными сторонами и пытались вести диалог. В то же время руководство не беспокоилось из-за проектов. Они считали, что от проектов все равно нет толку, и одновременно смотрели на проекты сквозь розовые очки и верили, что все просто прекрасно.

Рис. 5.3. Результаты опроса

То же самое случилось с вопросом об информационной системе менеджмента проектов. Когда я объяснил директору по менеджменту, что организации не хватает данных по большинству проектов и это может заметно сказываться на бизнесе, они начали понимать ценность использования науки менеджмента проектов. Их поведение изменилось, и они начали прислушиваться к моим словам.

Результаты и рекомендации

Общие показатели Eroski — это более светлые полосы на рис. 5.3. Темные полосы над ними — сравнительные или ориентировочные средние показатели сотен респондентов по всему миру, которые участвовали в опросе. Групповое среднее по всем зонам нигде не было выше 4,5. Самый высокий средний балл составил 4,9, самый низкий — 2,8. Данные продемонстрировали, что организационная культура менеджмента проектов слаба.

Формирование организации, основанной на проекте. Позиция менеджера проекта рассматривалась в организации не как формальная должность, а как временное назначение. Менеджеры проектов воспринимали проекты как важные для организации, но не чувствовали поддержки организации. Кроме того, не хватало общения между членами команд проектов. Одна из причин этого заключалась в том, что многие из них работали над множеством проектов.

Стратегическая поддержка. Стратегическая поддержка оказалась слабой. Большинство опрошенных сказали, что цели проектов не были связаны со стратегическими целями. Не существовало формального процесса отбора.

Поддержка менеджмента. Создавалось общее впечатление, что менеджмент недостаточно поддерживал команды проектов и не признавал усилия, потраченные на проекты. Люди чувствовали, что выполняли слишком много проектов. Приоритеты проектов были неустойчивыми, не существовало методологии менеджмента проектов, и менеджеры проектов не имели достаточно власти в организации. Менеджмент фокусировался на результатах, а не на контроле. Большинству членов команд проектов не хватало преданности.

Поддержка команд проектов. Большинство членов команд участвовали не в одном проекте, поэтому считали, что командная работа организацией не признается, что приводило к недостатку лояльности.

Организационная поддержка. Приоритеты проекта не были устойчивыми для всех отделов организации. Отсутствовала общая методология. Организация фокусировалась на операциях, а не проектах. У менеджеров проектов не хватало авторитета в организации. Иногда организационная структура создавала препятствия для проектов.

Информационная система менеджмента проектов (Project management information system, PMIS). Такой системы не существовало. У организации имелись лишь некоторые инструменты, которые использовались для контроля за ресурсами и стоимостью проектов.

Отбор и развитие менеджеров проектов. Не существовало формального процесса назначения менеджеров проектов на проекты. Для них не предусматривалось плана профессионального развития. Не было и определенности пути карьерного роста.

Обучающая организация. В целом, с точки зрения большинства, организация не поощряла креативность. Организационные решения не основывались на ранее задокументированном опыте. Организация не проводила анализ проектов.

Офис управления проектами. В компании был только один человек, работающий на неполную ставку, который продвигал менеджмент проектов в организации. Отсутствовали инвентарь проектов и общее хранилище проектной документации.

Культура менеджмента проектов. Не все заинтересованные в проектах лица имели представление о состоянии проектов. Не было однородной дисциплины менеджеров проектов по всей организации. Не проводился анализ проектов, и не создавалось описание проектов. Общее мнение опрошенных подтверждало, что не все правдиво рассказывали о проектной работе.

Я предложил рекомендации в каждой области. Я задался целью улучшить культуру и поднять репутацию менеджмента проектов. Я сделал предложения для каждой из изученных десяти зон, но главной проблемой оставалось начало работы. Что должно стать первым?

Хотя во многих организациях существует общая тенденция браться за слабые зоны, выявленные опросом о зрелости, мы сфокусировались на самых сильных сторонах. У нас было восемь менеджеров проектов, которые кое-что делали хорошо, нам следовало положиться на них и выдать им кредит доверия, а также продемонстрировать, что ролевые модели существуют и что есть простор для улучшения. У них уже есть потенциально хорошие профессионалы для управления их проектами.

Последующие мероприятия и внедрение

Я порекомендовал начать работу над всеми зонами, где оценки были наиболее высоки. К ним относились развитие менеджеров проектов, информационная система менеджмента проектов и сдвиг в сторону организации, основанной на проектах. Затем мы приготовили план внедрения. Табл. 5.1 показывает некоторые из проведенных нами мероприятий. Мы начали с обзора текущих проектов и провели базовый тренинг по менеджменту проектов.

Таблица 5.1. План действий

Для того чтобы показать движение, мы использовали цвета: красный — пауза, желтый — в прогрессе, зеленый — завершен. Каждый месяц матрицу обновляли. Схема помогала не только отслеживать прогресс, но и учиться на своих ошибках и принимать меры для их исправления.

Я посещал заказчика три дня в месяц и один день из трех был доступен для всех, отвечал на вопросы или решал проблемы. Вечером второго дня каждого месяца я организовывал двухчасовой семинар, посвященный мягким навыкам (эффективные презентации, межличностное общение, командная работа, создание отношений и лидерство). Содержание этих семинаров подкрепляли рассылка о менеджменте проектов (двухстраничный документ, разъясняющий концепции и практики менеджмента проектов) и форум, где люди делились историями о том, что они сделали и что получилось хорошо (или плохо). Критически важно было привести на занятия старший менеджмент, чтобы они действительно поняли, что такое менеджмент проектов и что делают менеджеры не только в теории, но и на практике. Они также узнали, как их решения и действия влияют на прогресс проектов. Помимо МП и старших менеджеров, я приглашал на некоторые семинары членов команд и других менеджеров. Поначалу люди общались друг с другом с трудом, но спустя два месяца чувствовали себя все более комфортно, заметив, что все они в одной лодке.

Фокус последующих мероприятий был сделан на усилении важности роли менеджера проектов в организации, потому что менеджеры проекта — это ключ к успеху проекта и организации. Базовое обучение МП для менеджеров/руководства, менеджеров проектов и членов команды и процесс наставничества, которые мы ввели, оказались эффективной комбинацией.

Критические факторы успеха

Мы убеждены, что существует ряд критических факторов, которые помогли создать более благотворную обстановку для успеха проекта и повысить репутацию менеджеров проектов в Grupo Eroski. Мы предложили следующее.

• Оценить обстановку работы по ведению проектов, затем укрепить сильные стороны и обратить внимание на зоны улучшения.

• Задать вопросы заинтересованным в проектах лицам и провести личные встречи с ними.

• Говорить руководству правду. Признаться, во что вы верите, и действовать в соответствии с тем, что вы сказали. Одним из примеров этого явилось создание и распространение рассылки МП, благодаря которой начальство знакомилось с языком менеджеров проекта, их мнением и навыками.

• Говорить на языке, который понимает руководство. Рассказывать о результатах, осязаемых вещах и ROI. Это повысит шансы на поддержку менеджмента.

• Уделять время общению с членами команд и менеджерами, делиться миссиями проектов и целями, сложностями и удачами.

• Черпать силы в страсти.

• Быть позитивным и вдохновлять своих людей и руководство.

Итоги и полученный опыт

Для создания успешной среды проектов и повышения репутации менеджеров проекта требуется много времени, но это возможно. Понадобилось почти два года, чтобы изменить отношение менеджеров проектов, менеджеров и членов команды в Grupo Eroski. Высшее руководство признало ценность, увидев осязаемые результаты. Достижение маленьких побед стало первой ласточкой. Так, я попросил высшее руководство поддержать требование менеджеров проектов приготовить устав проекта при его запуске. Я потратил время на то, чтобы объяснить всем менеджерам проектов и руководителям, почему и кто создает устав проекта. На это усилие ушло почти шесть месяцев душевных сил, настойчивости и терпения, но оно сработало! В начале предприятия большинство менеджеров проектов были сфокусированы на планировании действий для своих проектов и не заботились о членах команды. Это демотивировало их. С настойчивостью и терпением мы изменили и это.

Я стал каждый месяц приглашать на семинары по менеджменту проектов членов команд. Они все лучше понимали действия и обязанности менеджера проектов, его роль как необходимую часть проекта в организации. То же самое произошло между менеджментом проектов и высшим руководством. Процесс анализа проектов предоставил менеджерам и менеджерам проектов возможность поделиться информацией о состоянии проектов, проблемами, вопросами и достижениями. Это было прекрасно. Они вместе изучали свои проекты. Они учились на своих успехах и промахах.

Если вы создадите правильную обстановку для успешных проектов, ваши менеджеры проектов будут иметь больше формальной власти, больше поддержки руководства и больше признания. Все в организации поймут, что менеджеры проектов жизненно необходимы для успеха проектов.

Мы узнали, что репутация лидера основана на том, как он работает с позициями людей, поведением и схемами — иными словами, насколько сильны его мягкие навыки. Вот несколько ключевых советов, которые могут применить менеджеры проектов.

• Будьте страстным.

• Будьте настойчивым. Создание репутации — длительный процесс, но он не невозможен.

• Часто говорите со своими менеджерами. Не ждите, пока вас спросят о проекте.

• Говорите о том, в чем вы убеждены, и действуйте в соответствии со своими словами. Если вы обещаете сделать что-то, делайте.

• Будьте честным.

• Члены команды верят в своих лидеров, если они уверены, что лидеры заботятся об их интересах.

• Служите своим людям.

Планирование действий

Инструмент оценки состояния среды доступен в интернете на сайте www.englundpmc.com (откройте раздел Offerings), а также в руководстве The Complete Project Manager: Toolkit of Practices.

Можете проанализировать свои ответы и посмотреть, сколько баллов набрала ваша проектная среда по сравнению с другими лидерами проектов. Таблица с долями, которую вы получите вместе с информацией о средних показателях, позволит определить, в какой конкретно процент вы попадаете, на основе вашего среднего балла по каждому из 10 компонентов. Используйте эти данные для подготовки плана действий EASI, в соответствии с черновиком плана действий, который доступен на сайте www.englundpmc.com. Образец заполненного черновика предлагает примеры шагов, которые могут улучшить ваше конкурентное преимущество.

Рис. 5.4 описывает примерный черновик. Введите ваши личные баллы из EASI, затем взгляните на средний балл, который вы получите вместе с информацией об общем мировом среднем показателе. Используйте ваши баллы в сравнении со средним как руководство к действию.

Рис. 5.4. Образец плана действий

Относительно тех зон EASI, где вы набрали много баллов, подумайте, что вы можете предпринять, чтобы укрепить и расширить практику, которая обусловила этот высокий балл? Не забудьте идентифицировать значимые шаги, ориентированные на действие, внутри сферы вашей деятельности, а не просто обозначить, что, по-вашему, надо сделать другим или что нужно организации. Что касается сфер, в которых вы набрали мало баллов, подумайте: что вы можете предложить для изменений? Какие практики можете ввести для улучшения вашего балла? Ищите передовые идеи других специалистов. Цель этого упражнения — оценить вашу среду, а затем выявить, что можно принять, адаптировать и использовать в любой организации.

Используйте книгу Грэма и Инглунда Creating an Environment for Successful Projects как руководство. Используйте данные, которые вы собрали, и планы действий, которые разработали, чтобы поговорить с людьми о потребностях и средствах улучшения вашей проектной среды. Так как многие менеджеры помешаны на данных, получение информации из широкого ряда источников вместе с данными для сравнения — отличный способ привлечь внимание руководства к необходимости сфокусироваться на среде проектов. Руководство, в частности, заинтересуется вашими планами усилить или изменить сильные стороны и выяснить возможности развития или конкурентные слабости.

На основе вашего балла EASI, сравнения своего среднего показателя с показателями других, образца плана действий и других материалов из этой книги определите, в чем суть вашего плана по созданию среды для реализации более успешных проектов в вашей организации. Какие специфические шаги вы намерены предпринять, чтобы изменить ситуацию и то, как люди внедряют работу, основанную на проектах?

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

Квалифицированный менеджер проектов понимает, как важен трансформирующий эффект внимания и создания эффективной рабочей атмосферы. Среда, которая поддерживает проектную работу, — наверное, самый важный фактор, влияющий на возможность успеха в каждом проекте.

• Будьте внимательны к культурным факторам, признавая разнообразие ценностей, которые существуют в разных культурах.

• Старайтесь создать культуру продуктивности.

• Примите хаос как естественное состояние.

• Разбирайтесь в схемах, которые существуют в природе и по которым действуют люди.

• Создавайте условия, которые открывают людям, занимающимся проектами, разнообразие передовых практик. Такие изначальные условия, как оценка, тренинги, общение с другими или консультирование, могут привести к огромным переменам в рабочей обстановке.

• Используйте инструменты анализа, чтобы оценить обстановку и создать план действий, который приведет к высокой вероятности успеха в вашей организации. Затем предпринимайте действия и пожинайте плоды своей работы.

ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАТОРСКИЕ НАВЫКИ

«Полномочная» организация — это организация, в которой люди обладают знаниями, навыками, желанием и возможностью добиваться личного успеха таким образом, который приводит к коллективному успеху организации.

Стивен Кови

«Молекула» квалифицированного менеджера проектов

В этой главе мы обратимся к структуре, культуре, процессам, управлению и финансам, которые окружают и регулируют или обеспечивают работу, основанную на проектах, — к организации. Сегодня мы замечаем особую важность «зеленых» организаций, поэтому расскажем, как перейти от «токсичной» организации к «зеленой». Поскольку то, что попадает в портфель проектов, обычно определяется силами организации, мы также поделимся своей точкой зрения на портфельное управление проектами.

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА

Менеджер программ Р. К. рассказал о следующей, совсем не удивительной ситуации.

Когда IT-организация отчитывалась непосредственно перед директором завода, она успешно реализовывала цели бизнеса в соответствии с требованиями менеджмента завода. Однако головной офис беспокоило, что развитие IT не соответствовало корпоративным стандартам, поэтому они решили вмешаться и забрать подразделение себе. В итоге головной офис ввел так много новых ограничений и административных процессов, что пострадала непосредственная поддержка завода.

Культура IT-коллектива на заводе заключалась в том, что сотрудники стремились предоставить заводу полную поддержку, чего бы это ни стоило. Когда верх взял головной офис, цель изменилась, и на первое место вышла реализация корпоративных целей, а не целей завода. Это привело к конфликту, который серьезно повлиял на способность IT-группы завода отвечать на требования завода к IT. Структура и процессы изменились, что ослабило возможность IT отвечать в оперативные сроки на запросы заказчика.

Когда IT отчитывалась перед менеджментом завода, организация была очень естественной. Проекты идентифицировались и завершались в атмосфере сотрудничества между IT и клиентами завода. Когда же корпорация взяла верх над IT, организация постепенно стала формальной. Были созданы три независимых отделения, которые отчитывались перед тремя разными корпоративными менеджерами. Кооперация внутри IT уменьшилась, что, конечно, отразилось на способности поставлять продукт клиентам завода. Стало очевидно, что органическая модель — куда лучшая организационная структура, чем механическая.

В рамках нынешней механической структуры сложно скоординировать проекты внутри IT. Никто не хочет брать на себя эту задачу. Каждая группа сосредоточилась на выполнении собственных целей независимо от того, как это повлияет на общую эффективность организации. В итоге пострадали производительность и возможность управлять проектами.

Это отличный пример того, как переход от работающей, продуктивной структуры к более иерархичному и централизованному устройству может серьезно повлиять на среду, в которой существуют проекты. Мы наблюдали, как это происходит в тех случаях, когда менеджмент требует находить решения «одного окна» и потребители получают то, что им нужно, централизованно, а не на местах. Очень часто это приводит к падению уровня услуг.

Прежде чем внедрять такие «решения», менеджмент должен учесть преимущества, которые будут утрачены в результате снижения затрат. Затраты (время, силы, стресс) на стандартизацию и поиск общего решения могут оказаться высоки, а желанное решение проблемы останется недостижимым. При этом упомянутые затраты часто упускают из виду.

Важно привести цели организации к балансу. Стандартизация, например, может быть необходима для создания общего бренда, для выполнения юридических требований или и того и другого. Остается только надеяться, что процесс поиска баланса не превратится в тиранию головного офиса, а пройдет в форме диалога и не повредит эффективным рабочим практикам.

Не существует организационной структуры, которая подходит на все случаи жизни, как нет идеальной организации. У всего есть минусы, и мнения о том, как структурировать любую организацию для будущей работы, всегда будут различаться. Многие хотели бы, чтобы в их организации было больше гибкости. Значительная часть организаций до сих пор устроена архаично. Многие менеджеры с ума сходят по поводу организационных структур и упражняются в реорганизации, не обращая особого внимания на то, хватит ли сил на следование такой стратегии.

Однажды я (Инглунд) работал в корпоративной консалтинговой группе и наблюдал за тем, как директор объявил реорганизацию. Решено было заменить иерархическую структуру системой кругов. Идея казалась очень интересной. Директор поставил цель укрепить точки пересечения между группами и поддержать группы в более тесной совместной работе. Я ждал, когда же мы начнем работать по-новому. Но не дождался. Доклады оставались прежними, задания такими же, и люди не менялись. Кажется, единственным новшеством стали введенные на бумаге круги. В организации работы ничего больше не изменилось, и группы продолжали заниматься своими делами.

Как давние сторонники менеджмента проектов, программ и портфелей проектов мы симпатизируем идее организации, основанной на проектах. Искренняя приверженность проектной работе в большинстве случаев приносит больше пользы, чем традиционный подход. Тем не менее широкое принятие PBO распространяется медленно. Такие компании, как HP, где мы раньше работали, совмещают подразделения и проекты. Многие организации применяют гибридный подход: функциональная структура используется для рутинных операций, а проектная организация — для таких работ, как разработка новых продуктов или выполнение клиентских заказов. Таким образом, проектам не приходится соперничать за ресурсы и внимание менеджеров. Эта структура и поддерживает цели организации.

Мы считаем, что естественный подход как во внедрении менеджмента проектов, так и в организационных структурах предпочтителен, потому что он проще адаптируется к живым организмам. При органическом подходе структура организации является гибкой или вообще отсутствует. Естественные, органические процессы и структуры потенциально способны вносить больше гармонии, меньше стресса и обеспечивать больше результатов. Поток информации зыбок. Но людям, которые нуждаются в структуре, может быть некомфортно в органической среде.

Инструмент EASI, рассмотренный в этой книге, подсказывает, как оценить эффективность существующей среды и организационной структуры. Запомните оценку своей организации и продолжайте подбирать полезные идеи из исследований и обсуждений. Составьте план действий, который определит конкретные шаги решения организационных вопросов. Квалифицированным менеджерам проектов идет на пользу изучение альтернативных подходов и открытость экспериментам. Испытание новых подходов во многом зависит от информированности руководства и желания стать первопроходцем.

Обязательно убедитесь, что сама организационная структура не является препятствием на пути проекта. Распределение людей по функциональным автономным подразделениям, изолированным друг от друга и связанным в жесткую иерархическую цепь, избыточная отчетность, непрямые каналы коммуникаций и неэффективная статистика — все это примеры потенциальных препятствий. Признав силу проектов и установив приоритет проектной работы, лидеры проектов и их команды могут проявить инициативу и найти способ достичь результатов, несмотря на структуру организации. Кроме того, ясность видения, эффективные процессы, четко определенные роли и обязанности, а также назначение правильных людей приводит к оптимальным результатам.

ЛЮДИ И КУЛЬТУРА

Квалифицированный менеджер проектов знает, как важны люди внутри организации и как многое из того, что происходит (или не происходит), зависит от культуры организации. Нуриа Бласко Пастор, менеджер проектов в Tepsa, Барселона, Испания, поделилась с нами своим опытом в этих областях.

Одни люди обладают широким набором навыков, позволяющих наладить хорошие, естественные, позитивные и дружеские отношения с другими людьми. Не все это умеют. Если вы умеете, то, несомненно, это хорошее начало, но этого недостаточно. Если нет, вы все равно можете стать прекрасным профессионалом. Да, вы можете стать хорошим менеджером проектов, даже если вы не самый популярный человек на вечеринках.

Здорово иметь природные социальные и эмоциональные навыки, но есть еще две вещи, о которых важно помнить.

Все мы разные. Это утверждение может показаться очевидным, но о нем часто забывают. Мы должны адаптироваться и изменять наше поведение, чтобы успешно взаимодействовать с разными людьми.

Вы можете привить себе новые навыки или улучшить имеющиеся, если действительно этого хотите. Но прежде чем вставать на долгий путь улучшения, спросите себя, правда ли это вам нужно и хотите ли вы посвятить всю энергию такой деятельности.

Правило номер один: друзья и коллеги — это разные группы людей. Если ваша компания выбрала вас в менеджеры проектов, они ожидают, что вы будете исполнять эту роль как профессионал, а не просто станете дружелюбным начальником.

Работать с людьми непросто, и эту сложность невозможно переоценить.

Работа с людьми — часть ваших должностных обязанностей, так же как сочинение электронных писем или посещение совещаний. Мне потребовалось много времени, прежде чем я наконец это поняла. Работать согласно строгому расписанию, справляться с проблемой качества или ладить с трудным человеком — все это составляющие вашей работы. Поэтому я делаю все, что могу, чтобы укладываться в расписание, в установленный бюджет и поддерживать качество работы на высоте. Точно так же я должна стараться изо всех сил, общаясь с людьми. Более того, работа с людьми — это первостепенная задача в нашей работе. Мой личный опыт показывает, что чем больше я думаю о целях проекта, тем более профессионально общаюсь со сложными людьми, не фокусируясь на наших различиях, и это очень полезно и эффективно.

Я работаю в хорошей компании, и мне нравится работа, которой я занята. Моя компания здорово выросла за последние десять лет, приложив много усилий к расширению, техническому улучшению и пересмотру операционных процедур. Я выросла до технического директора, и мне приходилось выполнять много функций скрытого офиса управления проектами, и тогда я поняла, что еще есть пространство для роста.

Я узнала о менеджменте проектов и руководстве PMBOK® и убедила руководителей разработать и применить профильную методологию, чтобы улучшить нашу работу. Они признали, что это единственный способ преуспеть в вызовах ближайшего будущего, и поняли, что признание проектного подхода является следующим шагом в процессе роста и обновления компании. К счастью, мою инициативу полностью поддержали, и мы на самом деле начали мягкую реформу культуры.

Сказать проще, чем сделать. Первый год был посвящен изучению менеджмента проектов и анализу нашей текущей ситуации, второй год мы занимались разработкой, общением и обучением пользователей новой методологии. Третий год должен стать годом консолидации (я надеюсь!), и я рассчитываю на четвертый год наладить методологию на основе реального опыта. Я искренне верю, что глубокие культурные перемены всегда наступают медленно и спокойно, они не драматичны, настоящая революция почти неощутима. Бывают дни, когда мне кажется, что у нас не получится, но я все равно придерживаюсь профессионального подхода. С другой стороны, в иные дни я чувствую, что мы на верном пути. Каждый день я убеждаюсь, что это главный и единственный способ управлять проектами в сложной организации.

На мой взгляд, чем более долгосрочной является культурная реформа, тем она медленнее. Ускорять ее, может быть, даже контрпродуктивно.

Побочным эффектом нашего проекта (как только вы начинаете анализировать свои процессы, обнаруживаете, что вам необходимо улучшить массу вещей, которые априори вам казались хорошими) стали аналогичные инициативы улучшения в смежных сферах, таких как управление закупками и инвестициями. Мы обнаружили сходные качества во всех этих процессах и используем сходные подходы к их исследованию. Некоторые процессы, которые используются для менеджмента проектов, пригодились и тут. Семя культурной революции проросло!

УПРАВЛЕНИЕ СПОНСОРАМИ

Мы часто писали о том, что в любой организации для того, чтобы добиться преданности руководства проекту, необходимо превосходное спонсорство (Инглунд и Бусеро, 2006). Мы пришли к заключению, что прогресс в этой сфере во многом зависит от развития у квалифицированных менеджеров проекта навыков «управления снизу вверх». Это значит, что вы должны помочь спонсорам осознать их роль и понять, что от них нужно.

Мы познакомились с Вики Джеймс, старшим менеджером проектов в CodeSmart, в Олимпии, на Глобальном конгрессе PMI. На нас произвело впечатление, как она подошла к этой цели.

Я хочу поделиться своими мыслями и соображениями обо всем, что связано с менеджментом проектов, и получить от читателей еще больше идей и предложений. Моя работа заключается в том, чтобы помогать людям формулировать видение и план внедрения изменений, а затем успешно внедрять эти изменения. Я фокусируюсь на том, «что с этого будут иметь» стороны, затронутые реформами, а затем работаю над созданием среды, которая способствует мягкому переходу.

Однажды я делала презентацию для группы людей, которые представляли правительственные организации, заинтересованные в недавно запущенном многостороннем проекте федерального бюджета. Презентация была рядовой и ориентировалась на большую разносортную аудиторию, в которой могут присутствовать как спонсоры, так и менеджеры проектов из разных организаций и разных проектов. В том, чтобы демонстрировать стандартную презентацию очень специфической группе, обнаружилось непредвиденное преимущество.

В обсуждении участвовали люди, всерьез заинтересованные в управлении надвигающимся проектом. Они проанализировали определения, обязанности и рекомендации, данные в презентации, и откровенно обсудили потребности проекта. Это помогло им открыться друг другу, поговорить о том, кого нужно пригласить в рабочий комитет, как спонсоры могут поддержать друг друга, работая вместе, какие противоречивые интересы существуют внутри проекта, а также позволило пролить свет на то, какого нужно выбрать менеджера проекта ради успеха. Интерес и дискуссия оказались настолько бурными, что мне пришлось сократить презентацию, так как нам не хватило времени, но, учитывая всю проделанную работу и развернувшееся обсуждение, я была этому только рада.

Я хочу сказать, что благодаря тому, что спонсорство было подано таким образом, который стимулировал обсуждение концепций со всеми основными заинтересованными лицами, группа смогла обсудить свои потребности, а не слушать, что от нее требуется. Дискуссия продемонстрировала, что они понимают роли спонсоров и рабочего комитета и то, как именно они могут направлять проект к успеху. Я предложила следующие стратегии обязательств каждого менеджера проекта.

• Понять ожидания, цели и задачи спонсора проекта.

• Запланировать частые, но краткие личные беседы со спонсором.

• Стать для спонсора доверенным источником информации.

• Убеждаться в том, что отправленные сообщения доставляются адресату.

• Четко объяснять, что вам нужно от спонсора.

ОТ «ТОКСИЧНОЙ» ОРГАНИЗАЦИИ К «ЗЕЛЕНОЙ»

Долг квалифицированных менеджеров проектов во всех организациях заключается не только в том, чтобы приступить к управлению процессами менеджмента, но также и в том, чтобы делать это в «зеленой» организации, которая поощряет работу, основанную на проектах. Когда мы сочетаем эти элементы, организация способна не просто выживать, но и процветать даже в сложные времена.

В данном случае выражения «зеленая» и «токсичная» приобретают материальный смысл: мы говорим о физическом воздействии нематериальных, неосязаемых отношений на рабочую среду людей в организации. Под «зеленой» организацией мы имеем в виду организацию хорошую, продуктивную и желательную. «Зеленая» организация позволяет людям работать так, как это и должно быть в природных, естественных живых системах. Например, в «зеленой» организации:

• царит доверие между коллегами и руководством;

• нормой является кооперация, а не конкуренция;

• общее ощущение цели придает смысл и значимость всей деятельности;

• общее видение проясняет направление работы;

• люди полноценно и регулярно общаются друг с другом;

• индивидуальность уважается, люди способны выразить свой творческий потенциал и имеют возможность влиять друг на друга через позитивные техники убеждения.

В свою очередь, «токсичная» рабочая среда характеризуется недоверием, неспособностью общаться, затрудняющими работу требованиями отчетности, вводящей в заблуждение статистикой и тактиками подсиживания. Негативные политические практики создают атмосферу тревоги и разочарования среди всех, за исключением тех, кто злоупотребляет своей властью. Организационные структуры и культуры либо игнорируются, либо не связаны с потребностями работы, основанной на проектах.

В «токсичной» организации менеджеры едва способны понять и оценить процесс менеджмента проектов, и они могут принимать близорукие решения. В «зеленой» лидеры поощряют свободную дискуссию среди своих сотрудников и допускают возможность протеста, чтобы определить лучший способ подступиться к сложному проекту.

Для того чтобы сделать организацию «зеленее», нужно, чтобы лидеры избавились от «отравляющих веществ» и «токсичного» поведения, которые демотивируют людей и команды. Специалисты в этой области с неудержимой любознательностью ищут ведущие практики. Ведущая практика — это процесс, действие или процедура, которая еще не достигла признания как передовая практика, но демонстрирует огромный потенциал в качестве лучшего способа оптимизировать результаты работы, основанной на проекте. Когда вы находите такие практики, готовьтесь взяться за дело.

Руководители нередко настаивают на том, чтобы все делалось как они велят, даже когда являются новичками на своих местах или в области бизнеса. Однажды от меня (Инглунда) потребовали, чтобы я стал техническим экспертом по проекту, которым я руководил, потому что мой руководитель считал, что обладание техническими познаниями — единственный способ заслужить уважение. Я объяснял ему, что задача менеджера проектов — вести проект в целом и разрешать проблемы, а не пытаться контролировать технических экспертов. Поначалу наш спор закончился ничем, но мы согласились о том, что будем информировать друг друга о ходе проекта.

В какой-то момент мой руководитель начал критиковать меня за введенные мной изменения. Я пояснил, что команда проекта тщательно обсудила перемены и согласилась с тем, что необходимо решить старые проблемы. Мне потребовались смелость, чтобы спорить с руководителем, который принимал решения только на основе чужих результатов, а не собственного опыта или знаний. На моей стороне были способности команды, наше единодушие и моя собственная уверенность в том, что я поступаю правильно. Босс отступил.

За время реализации проекта я постоянно применял надежные практики менеджмента проектов и достиг успеха. Именно успех и последовательность действий принесли мне уважение. Мой руководитель и его босс, которые не разбирались в менеджменте проектов, признали, что менеджер проектов вносит уникальный, ценный вклад в реализацию проектов, потому что стали свидетелями того, как мастерски может быть применена моя дисциплина. Я реализовал сложные проекты с помощью подхода, который выходил за пределы их знаний. Я информировал их о том, что я делаю, чтобы не возникало никаких сюрпризов, а также добился их поддержки в целом, в виде стабильной коммуникации. Этот подход принес мне дополнительные преимущества, потому что мой руководитель уважал мой вклад и ему не приходилось прибегать к микроменеджменту.

Этот отчасти болезненный процесс привел к достижению ценной долгосрочной цели — сдвигу от «токсичной» критики к «зеленой» поддержке и успешному результату. Когда пришло время двигаться дальше, руководитель сказал мне: «Сначала мне не было интуитивно понятно, что вы делаете. Теперь я вижу, что вы применили очень мощный и продуктивный метод. Вы человек, к которому я обращусь, когда мне нужно будет реализовать проект. Я не уверен, что смогу найти кого-то, чтобы вас заменить».

Мы убеждены в том, что квалифицированный менеджер проектов должен внедрять, создавать и поддерживать «зеленые» практики. Без «зеленого» подхода люди и организации часто обречены на провал, превышение стоимости и неудовлетворенность заинтересованных сторон. Каждый человек обладает внутренней способностью принять это мировоззрение и изо дня в день применять его.

Оценка здоровья организации

Экоосознанность, «переход к экологической ответственности» стал важным трендом. Производитель смесителей Moen вместе с компанией Iconoculture, занимающейся исследованием культурных трендов, собрали информацию об уровне интереса потребителей к «зеленым» продуктам (Examiner, 2009). Исследование разделило потребителей на четыре основные группы: «темно-зеленые», «средне-зеленые», «светло-зеленые» и «незеленые». Они пришли к выводу, что ключевые ценности и финансовый статус в большей мере, чем возраст, помогают предсказать уровень заинтересованности человека в «зеленых» продуктах. Мы можем использовать эту шкалу от «очень зеленого» до «вообще незеленого», чтобы проанализировать проектные организации. Квалифицированный менеджер проектов может понять, в какой среде он находится и какова позиция заинтересованных лиц в создании «зеленой» рабочей организации. Такой анализ может выявить «токсичность» организации и «токсичные» элементы, которые менеджеры часто, намеренно или нет, в ней закрепляют.

Главное — быть «зеленым»

Исследование показало: большинство людей ощущают какую-то внутреннюю потребность в том, чтобы «позеленеть» — неважно, заботятся ли они о нашей планете или хотят обрести статус «экологически ответственного» человека. В исследовании Moen/Iconoculture 40 % опрошенных сказали, что заплатили бы больше за более «зеленые» продукты, а 52 % отметили экологическое сознание как нечто крайне или отчасти важное (Examiner, 2009). Потребители ждут, что появятся удобные продукты, которые сделают их жизнь «зеленее». Аналогичным образом мы убеждены в том, что создание «зеленого», «нетоксичного» рабочего окружения привлечет большинство заинтересованных в проекте лиц, если позиционировать такую реформу как естественный, простой, необходимый и удобный способ вести проектную работу.

Для того чтобы стать «зеленым», нужно верить в неотъемлемую ценность людей, проектов и окружения для успеха организации, особенно если все они являются частью «зеленого» движения. Наш хороший друг Ремко Майснер советует тем, кто двигается к более «зеленой» организации:

• убедите организацию участвовать в вашем проекте;

• прислушивайтесь к мнениям «других» — людей, которые не связаны с вами напрямую;

• не злоупотребляйте человеческими или природными ресурсами;

• если вы стараетесь быть «добрым католиком», вы не ошибетесь: в душе вы всегда будете знать, что хорошо, а что плохо.

УПРАВЛЕНИЕ ПОРТФЕЛЕМ ПРОЕКТОВ

Успешные проекты, которые генерируют новые товары, услуги или процедуры, способствуют росту организации. Менеджеры посвящают все больше усилий достижению лучших результатов текущих проектов своих организаций, а также налаживанию лучшей кооперации внутри организации.

Чаще всего менеджеры проекта жалуются на то, что проект кажется случайным, не связанным с известной стратегией и команда не в курсе точного количества и содержания проектов. В итоге люди чувствуют, что работают над множеством целей, или над слишком большим числом бесконечных проектов, или просто над слишком многими проектами. Но когда организация выбирает проекты стратегически, это ощущение ослабевает. Основной способ собрать детали пазла, создать среду для успешных проектов — это подходить к выбору проектов на основе ведущей стратегии компании (Грэм и Инглунд, 2004).

Благодаря процессу связи проектов со стратегией — обычно его называют управлением портфелем проектов — любая организация добьется преимущества. Налаживание сотрудничества внутри компании требует от руководства использовать систематический подход к проектам. Это значит, что они рассматриваются как система внутренне связанных действий, которые сочетаются для достижения общей цели. Общая цель — реализация глобальной стратегии организации. Обычно все проекты черпают ресурсы из одного источника, так что они связаны уже в силу этого. Таким образом, система проектов — сама по себе проект, в рамках которой меньшие проекты являются действиями, которые приводят к реализации организационной цели — большого проекта.

Любой недостаток командной работы руководства отражается на всей организации. Если высшее руководство не моделирует желательное поведение, сложно рассчитывать, что остальные работники сделают это за начальство. Любой провал кооперации в руководстве, несомненно, отразится на поведении групп проектов, и нельзя надеяться на то, что менеджеры проектов смогут самостоятельно решить возникающие проблемы.

Совместимо ли управление портфелем проектов с практиками современного менеджмента?

Брайан Ирвин, PMP, работал в области менеджмента проектов и программ много лет. Он поделился с нами своими мыслями о внедрении управления портфелем проектов.

Взволнованный, я сидел в офисе директора PMO, собираясь сделать предложение по внедрению процесса управления портфелем проектов организации. Я несколько месяцев составлял черновик этого процесса и проанализировал его с некоторыми ключевыми заинтересованными лицами. Я хорошо подготовился и знал, что должен достичь успеха.

Презентация длилась полчаса. Молчание слушателей, казалось, тянулось бесконечно, хотя на деле прошло секунд десять после моего выступления. Наконец директор PMO вынес свой вердикт: «Меня одного тут чуть сердечный приступ не хватил?» Я похолодел, думая, что же забыл включить в доклад. Директор продолжил: «У нас это никогда не сработает, потому что вы хотите, чтобы один из вице-президентов отдал свои ресурсы (как человеческие, так и финансовые) другому вице-президенту и ослабил свой отдел».

До этого момента я с разным успехом применял процесс управления портфелем проектов в нескольких организациях. Теоретически идея звучит очень привлекательно: совместить все проекты и другие задачи организации с ее стратегией, соответственно распределить ресурсы и реализовать стратегию. Однако на практике все выглядит иначе. Внедрять процессы управления портфелем проектов в организации, даже очень зрелой в плане менеджмента проектов, — это, мягко говоря, монументальный труд. Извините за банальность, но это все равно, что грести на «Титанике» суповой ложкой.

Проблема, с которой я сталкивался каждый раз, состояла в разрыве, который, похоже, существует между практикой управления портфелем проектов и практикой современного менеджмента, что можно было понять по комментарию директора, который я процитировал. Современные практики бизнеса поощряют отдельных менеджеров, особенно вышестоящих, за производительность их конкретного подразделения. Управление портфелем проектов требует, чтобы те же менеджеры и их руководители поделились своей частью пирога ради блага всей организации. Однако их производительность все равно оценивается на основе производительности подразделения. Вы не заметили, что тут, кажется, что-то не так?

Этот, на первый взгляд, небольшой разрыв — основная причина, по которой инициативы по созданию портфеля проектов в организациях проваливаются. Сам процесс создания портфеля проектов в организациях сравнительно прост и очевиден. Как и в большинстве случаев, дело в человеческом элементе. Чтобы организация могла воспользоваться преимуществами, которые приносит управление портфелем проектов, нужно обдумать поведение людей, мотивацию и повестку дня.

Организации очень редко создают единый пул ресурсов. Подавляющее большинство все еще состоит из отдельных подразделений, разбросанных по предприятию, в конечном счете складывающихся в единое лицо, известное как «компания». Бюджет компании, как правило, распределяется между отделами на основе бесчисленных факторов, таких как размер отдела, доходность и предполагаемый рост. Вам повезло, если вы оказались в одной из тех немногих организаций, которые действительно связывают оперативную и проектную работу со стратегией компании, и повезло еще больше, если ежегодный бюджет организации распределяется согласно этой стратегии. Так что же делать?

Ответ прост, а вот его реализация невероятно сложна. Нужно пересмотреть само устройство организации. Просто применять процессы управления портфелем, как их определяет PMI, недостаточно. Должна быть продумана заранее и встроена система ответственности и поощрения руководства и менеджмента. В своей книге «Будущее менеджмента»{17} [2007] Гэри Хэмел описал процесс новых бизнес-возможностей (Emerging Business Opportunities, EBO), разработанный в IBM. Запущенный в 2000 году, процесс EBO быстро превратился в новую полноценную систему для идентификации, набора человеческих ресурсов, финансирования и отслеживания новых бизнес-инициатив в IBM (Хэмел и Брин, 2007). За первые пять лет программы IBM запустила 25 новых предприятий. Пусть этот случай не относится непосредственно к управлению портфелями проектов, но это отличный пример продвижения сотрудничества и партнерства руководства.

Сейчас я занимаюсь совсем другим процессом развития и внедрения управления портфелем проектов. И, как обычно, организация готова бежать, хотя она все еще учится ходить. Рвение и энтузиазм — восхитительные качества, но, если не обдумать все аспекты внедрения, они могут быть бессмысленными (2010).

Если идеальный менеджмент портфеля проектов так прост, почему все им не занимаются?

Еще один аспект организационной жизни, в которой политика играет ключевую роль, — это внедрение менеджмента портфеля проектов. Когда менеджмент видит свою роль в определении, отборе и исполнении проектов в соответствии с согласованной стратегией, его выбор отражает общую цель и смысл организации. Однако бюджеты часто формируются по принципу «победитель-проигравший»: если одно подразделение выигрывает, остальные проигрывают. Это приводит к частичной оптимизации, когда успех одного индивидуума вредит остальному коллективу.

Для того чтобы решить эту проблему, руководство должно сделать следующий первый шаг: действовать как команда и сообща разработать процесс, нацеленный на поощрение нового типа поведения. Нет смысла ждать, что участники команд проектов примут перемены, если сам менеджмент не продемонстрирует образцовое поведение.

Но помните, что поведение, необходимое для эффективного внедрения портфеля проектов, подавляют многие силы. Мы хотим рассказать о них квалифицированному менеджеру проектов. Подготовленный менеджер проектов сможет более мудро выбирать, к чему приложить свои силы.

В следующем эссе наш коллега, культуролог и антрополог доктор Роберт Грэм пытается ответить на вопрос: «Почему организации продолжают пытаться вести слишком много проектов?»

Введение

Попытаемся ответить на вопрос, почему организации упорно пытаются вести множество внутренних проектов одновременно. Это важная проблема, потому что попытка одновременно реализовать множество результатов задерживает все эти проекты, а также приводит к менее чем оптимальному использованию ресурсов проектов. То есть эти попытки вызывают задержки и стоят денег. Это не редко встречающаяся проблема, свойственная лишь отдельным организациям. Напротив, она знакома многим предприятиям, и менеджеры часто спрашивают, как ее решить. Существует несколько давно известных очень хороших решений. Они разумны и рациональны, их часто рекомендуют консультанты по менеджменту проектов, и руководством они обычно принимаются очень благосклонно. Итак, это важная, распространенная, хорошо известная проблема, у которой есть хорошо известные решения, обычно принимаемые руководством. Тем не менее справляются с ней редко.

Описанная ситуация соответствует определению, которое Барбара Такман{18} дает глупости: глупость проявляется, когда люди знают, что есть проблема; знают, что есть способы ее решить; знают, что тот выбор, который они сделали, не поможет решить проблему, но все-таки придерживаются этого выбора, хотя все прекрасно знают, что он неверен. Она приводит много примеров глупости из истории человечества. Так что организационная глупость не является новым и уникальным феноменом, но имеет богатую и славную историю. Чтобы понимать, как она развивается и сохраняется, нужно изучить организационную динамику, которая руководит человеческим поведением и склонностью выбирать статус-кво вместо решения проблемы.

Базовая схема нашего анализа заключается в том, что организации разрабатывают процедуры для того, чтобы решать проблемы в зародыше. Эти процедуры передаются от поколения к поколению. Наверное, в этом был смысл, когда они изначально разрабатывались, но, по мере того как мир менялся, использование старых процедур начало вызывать сомнение. Решение проблем обычно заключается в отказе от старых процедур и изобретении неких новых. Тем не менее старые процедуры настолько въелись в групповое мышление организации, что отказ от них превращается в крайне сложный процесс организационных изменений. Некоторые организации пытаются измениться, но процесс так долог и мучителен, что многие решают: стоимость перевешивает преимущества, которых можно было бы достичь. Таким образом, попытки изменений, как и многие другие попытки реформ, проваливаются, и статус-кво сохраняется.

Происхождение проблемы

У организаций слишком много проектов, потому что метод отбора, назначения человеческих ресурсов управления проектами основан не на передовых практиках, а на процедурах, разработанных в далеком прошлом. Эти методы выросли из стандартных процедур, используемых в подразделениях организаций. Тем не менее проекты не совпадают со структурой подразделений, они являются временными и межведомственными задачами. Короче, проект — это полная противоположность подразделения.

В результате эволюции методов процедуры, используемые для отбора, назначения человеческих ресурсов и управления проектами, оказываются совершенно непригодными. Конечно, организация может с грехом пополам доводить их до конца, используя неподходящие процедуры, и обычно справляется, пока не происходит серьезный провал либо руководство не делает дружную попытку внедрить передовые практики.

Методы отбора проектов обычно плохо проработаны. Сегодня это уже не относится к капитальным проектам, на которые уходят огромные суммы денег. Но для так называемых внутренних проектов, таких как обновление систем, развитие новых продуктов или улучшение пользовательских услуг, это все еще справедливо. Главное ограничение капитальных проектов — деньги, поэтому их хорошо анализируют. Для внутренних проектов главным ограничением, как правило, являются другие типы ресурсов, в основном люди. В прошлом большинство проектов удавалось выполнить более или менее в рамках одного подразделения. Подразделение само решало, что нужно сделать, и выделяло на эти проекты своих сотрудников. Крупнейшие подразделения имели больше людей и обычно больше всего проектов. Проекты принадлежали определенному подразделению и, как предполагалось, приносили ему выгоду.

Конечно, хороших идей всегда больше, чем людей. Когда возникала хорошая идея, обычно принимались за проект, не подумав о других, уже запущенных. Для того чтобы начать новый проект, приходилось красть людей из текущих проектов, так и поступали. Чтобы добиться своего меньшими силами, людям поручали работать по совместительству на разных проектах, вместо того чтобы полный рабочий день заниматься одним. Таким образом, подразделение могло вести много проектов одновременно, повышая свой статус и престиж.

Связь проектов с подразделениями приводила к негативным последствиям по мере того, как проекты достигали масштаба всей компании и становились межведомственными. Проекты, о которых обычно говорили: «там что-то такое у инженеров» (или как-то так), с трудом привлекали людей из других подразделений. Во-первых, менеджеры других подразделений хотели, чтобы их люди занимались их собственными проектами. Во-вторых, что бы ни делали инженеры, это не могло быть так уж важно. По крайней мере, так считали все, кто не работал в техническом (или как его там) отделе. Учитывая все это, людей из других отделов приписывали к инженерам, часто вопреки их желанию, и они точно были не самыми способными людьми.

Еще одна проблема возникала потому, что сроки завершения проектов обычно назначали с оптимизмом. Изначально расчеты могли быть верными, если все участники проекта были из одного подразделения. Они знали друг друга, знали, на что способны их коллеги, и привыкли работать вместе. По мере того как проекты становились все более межведомственными, требовалось больше времени, чтобы собрать участников в работающую команду. Время, уходившее на развитие команды, обычно не учитывалось и потому не включалось в расписание. В итоге проекты стали занимать куда больше времени, чем ожидалось.

Кроме того, менеджеры проектов назначались случайным образом — просто потому, что они больше всего знали о проблеме или используемой технологии. Таким образом, людей выбирали не потому, что у них был определенный навык управления, а потому, что имелись технические навыки. Это приводило к феномену случайного менеджера проектов. А он обычно фокусировался на технологии, а не на людях, занятых в проекте. Он уделял мало внимания базовым задачам менеджмента проектов, таким как разработка системы разделения работ (мы узнаем, что делать, когда до этого дойдем), разработка плана проекта (план — это просто слово из четырех букв) и развитие команды проекта (нам тут и так есть чем заняться). Недостаток внимания к менеджменту проектов приводил к еще большим задержкам, а также к общему ухудшению качества результатов проектов и часто — к необходимости крупных доработок. В итоге проекты начали отнимать еще больше времени, чем должны были.

Описанный процесс создавал порочный круг. Во-первых, организации запускают слишком много проектов. Люди работают над слишком большим числом проектов, поэтому каждый из них занимает больше времени, чем «должен». На проекты назначают не тех людей, и это вызывает еще большие осложнения. Так как проекты становятся межведомственными, требуется больше времени на сплочение команды, что означает увеличение длительности проекта. Слабый менеджмент проектов ведет к еще большим задержкам. Конечно, из-за того что все эти проекты занимают столько времени, у людей возникают новые идеи, как добиться результатов. И они запускают новые проекты, и людей уже ни на что не хватает, и все проекты вместе задерживаются еще больше, и те, что уже пора было выполнить, не выполнены, так что число проектов продолжает множиться, и, кажется, конца этому не видно.

Решение проблемы

Существует множество хорошо известных методов, позволяющих разорвать этот порочный круг. Тем не менее они непросты. Решение этой проблемы требует скоординированной, полноценной и долгосрочной программы, направленной на отказ от старых привычек и обучение новым. Компоненты такой программы описаны далее.

Во-первых, процесс отбора проектов должен стать более формализованным, а также централизованным. В большинстве таких случаев управляющий комитет берет на себя процесс отбора проектов и разрабатывает его критерии, например учитывающие, что все выбранные проекты вносят свой вклад в реализацию организационной стратегии. Комитет также разрабатывает оценку доступных ресурсов для того, чтобы число выбранных проектов оставалось в рамках бюджета организации и их можно было бы завершить к назначенному времени. Комитет начинает с применения своих критериев к уже существующим проектам, таким образом уменьшая число проектов, а это весьма непросто.

После отбора проектов управляющий комитет устанавливает приоритеты в их расписании. Таким образом, вместо того чтобы пытаться выполнить все проекты одновременно, их, например, запускают сериями, так чтобы проекты более низкого приоритета не начинались, пока не завершены проекты более высокого. Выполнение проектов сериями помогает ускорить их завершение и, таким образом, внести вклад в ликвидацию завала проектов.

Далее руководящий комитет назначает спонсора проекта. Это важно, потому что ни один сложный проект не выживает в иерархической организации, пока не появится в руководстве кто-то, кого реально интересовали бы результаты. Спонсор работает с менеджером проекта и менеджерами отделов, чтобы обеспечить наполнение проекта персоналом. Корректный подбор человеческих ресурсов означает, что люди, работающие над проектами, одномоментно работают только над одним. Кроме того, это значит, что ключевые члены команды преданы проекту с начала до конца и что менеджеры подразделений обеспечивают участие этих членов команды на всем протяжении проекта.

Наконец, управляющий комитет назначает компетентного менеджера проекта. Это значит, что кандидата на эту позицию не будут больше выбирать на основе только технических знаний. Скорее всего, учтут его квалификацию и способность управлять проектами в коммерческой организации. Кроме того, управляющий комитет следит за обучением всех участников проекта техникам менеджмента проектов, чтобы увеличить их производительность в условиях проекта. Работа над проектами значительно отличается от работы в подразделениях, и производительность проектов увеличивается, когда людям объясняют эти различия.

Организационная динамика

Что происходит в действительности Изложенные идеи вполне разумны и рациональны и, как правило, признаются бизнесом. Проблемы начинаются при внедрении новых идей, что требует долгосрочных скоординированных усилий по изменению поведения в организации. Большинство попыток изменить организацию проваливаются. Организации не созданы для того, чтобы делать что-то по-новому. Напротив, организационные убеждения, вознаграждения, системы и процедуры разработаны для того, чтобы поддерживать статус-кво. Изменение организационной реальности — долгий и тяжелый труд, который ведет к задержкам, разочарованиям и досаде. В какой-то момент сторонники изменений решают, что затраты на перемены обходятся дороже, чем преимущества этих изменений, и тогда от усилий отказываются и статус-кво сохраняется. Попытки сократить число проектов часто сталкиваются со многими затруднениями.

Во-первых, кто будет руководить такой реформой? Подобные нововведения требуют долгосрочной преданности человека, который находится на самой вершине организации. Как уже упоминалось, большинство попыток изменить организацию проваливаются. Усилие по сокращению количества проектов потребует преданности процессу, который, скорее всего, провалится. И большинство членов организации, в частности, те, кто наверху, понимают, что о человеке чаще судят по его провалам, чем успехам. Они знают, что успех скоро забудется, а провалы будут помнить долго. Поэтому достаточно сложно найти уполномоченных членов организации, которых настолько волнует проблема «у нас слишком много проектов», чтобы рисковать своей карьерой. Тем не менее без сильной поддержки и приверженности попытка обречена на провал с самого начала.

Далее заходит речь об управляющем комитете. Предполагается, что эта группа будет голосовать, так что можно будет достичь консенсуса по поводу отбора проекта и критериев расписания. Но это означает, что руководству придется поделиться властью и сдаться на милость консенсуса группы. Этого тоже очень сложно достичь. Во-первых, люди на властных позициях обычно стремятся сохранить или увеличить свою власть, чтобы иметь больше влияния на направление организации. Во-вторых, чрезвычайно тяжело забрать что-то у кого-то, если он привык это иметь. Наконец, стоит ожидать, что многие рационально звучащие аргументы будут отброшены ради сохранения статус-кво власти.

Несмотря на сопротивление, такие комитеты все же собираются. Однако организационная реальность состоит в том, что одно конкретное подразделение будет доминировать в вопросах бюджета, власти и престижа, так что директор такого подразделения будет лоббировать достижение большего влияния на отбор проектов. Когда он его добивается, отобранные проекты получают лучшие условия и приносят пользу более сильному подразделению, как и раньше.

После того как собирается управляющий комитет, выясняется, что разработать критерии для отбора проектов непросто. Если же они разработаны, то обнаруживается, что применить эти критерии, чтобы удалить текущие проекты, практически невозможно. Люди легко согласятся с тем, что проекты нужно сократить, если только это не их любимые проекты. Всегда можно найти хорошие, убедительные причины, почему не надо закрывать какой-то конкретный проект, в частности, если его поддерживает более сильное подразделение. Например, будут говорить, что конкретный проект «важен для будущего компании» и потому, видимо, его нельзя закрыть. А если рациональные аргументы не подействуют, найдутся бюрократические. Скажут, например, что «мы потратили столько денег на этот проект, что остановить его сейчас — все равно что выкинуть их. К тому же команда уже собрана и работает, и мы никогда не соберем их снова, если остановимся». Если ни рациональные, ни бюрократические аргументы не сработают, начнутся политические сделки («Я проголосую за ваш, если вы проголосуете за мой»). В конце концов анализ текущих проектов покажет, что ни один из них нельзя закрыть, как и раньше.

Поскольку ни один проект нельзя бросить, следующим шагом обычно становится выделение приоритетных проектов, чтобы их можно было выполнять сериями, а не параллельно. Существует несколько хорошо известных техник для рационального установления приоритета проектов. Однако и их можно обойти и даже саботировать. Всплывут те же аргументы, что и против закрытия проектов, и политические игры усилятся. Неудивительно, что проектами с высоким приоритетом окажутся те, которые поддерживает более сильное подразделение.

Даже если наступает согласие, что определенные проекты нужно прекратить, это не значит, что работа реально будет остановлена. Существует несколько хорошо известных примеров, когда CEO приказывал остановить работу по определенному проекту, но работа продолжалась. Каждый, кто имел дело с бюрократией хоть какое-то время, быстро поймет, что есть способы добиться своего, которые никак не засветятся ни в бюджетах, ни в расписаниях. Я лично знаю несколько организаций, где чуть ли не в каждом отделе имелся какой-нибудь «секретный» проект. Так что, даже если существует формальное согласие остановить проект, работа идет, как и раньше.

Несмотря на упорные усилия установить приоритет проектов, будут возникать кризисные проекты, и то внимание, которое им уделят, сломает любую систему приоритетности. Положим, у нас три проекта: А, Б и В, которые нужно выполнять именно в таком порядке. Можно предположить, что люди, которым нравится проект В, будут жаловаться на такой порядок. Допустим, что во время выполнения проекта А произошел какой-то кризис, который требует всеобщего внимания. Пока им занимаются, проект В откладывается еще дальше. Люди, которые предпочитают проект В, жалуются, что, будь по-старому, они успели бы хоть начать. Им кажется, что их будут отодвигать бесконечно. Подобный опыт дает еще больше поводов продолжать работать над проектами, пусть даже все и согласились с системой приоритетов.

Пока это происходит, члены команды проекта будут в курсе неловкой ситуации. С одной стороны, им прикажут отложить работу над определенными проектами, а с другой стороны — велят продолжать. Члены команды начнут жаловаться, что новая схема приоритетов — очередная «мода», которая скоро пройдет. Все потому, что большинство членов организации уже сталкивались с подобными попытками перемен. Они становились свидетелями того, как объявляют реформы, видели вызванное ими замешательство, слышали критику и затем наблюдали, как реформа угасает. Чтобы защитить себя, они, как и раньше, будут работать над любым проектом, который назовет менеджер их отдела.

Пока все это происходит, практика назначения человеческих ресурсов не становится лучше. Возносится хор жалоб, члены организации страдают под стрессом реформ и жалеют о «старых добрых временах». Наверное, в это время человек, который руководит реформой, начинает колебаться, и это сигнал, что конец близок. В этот момент реформаторский порыв выдыхается и умирает под собственным весом. Люди решают, что преимущества, которые можно получить, выполняя проекты лучше и быстрее, не стоят той боли, которую это приносит организации. Поэтому они выбирают «ковылять помаленьку», как и раньше.

С другой стороны

С другой стороны, существуют убедительные причины продолжать выполнение сразу многих проектов. Во-первых, какой проект сделать первым, может быть неясно. Если дело в этом, то, возможно, лучше начать несколько проектов одновременно и посмотреть, какой окажется более многообещающим? Во-вторых, жесткий подход к отбору способен привести к стагнации. Известный пример демонстрирует компания Ford Motor Company, когда в результате очень жесткого отбора проектов был создан «Эдсель» — знаменитый провал. После этого руководство компании выгорело и сомневалось, создавать ли новые модели автомобилей вообще. К счастью для них, группа менеджеров проигнорировала диктатуру руководства, работала над «секретным проектом», скрываясь от ока начальства, и создала «Форд Мустанг» — популярный автомобиль, который производится до сих пор. Наконец, куда интереснее работать над проектами, чем над их отбором. Честно говоря, процесс совещаний, обсуждений, голосований и убеждения довольно скучен. Время, которое уходит на все это, возможно, было бы куда лучше потратить на проекты. Люди, которые работают над проектами, склонны действовать, а не болтать.

Заключение

Итак, мы разобрались, почему в организации, поделенной на отделы, слишком много проектов: это, скорее, естественный порядок. Затем предположили, что затраты на реформы и боль, причиняемая этими реформами, обычно оцениваются как более значимые факторы, чем преимущества, которые эти реформы принесут. В любой организации действуют мощные силы, стремящиеся сохранить статус-кво.

Кажется, лучший способ создать организацию, в которой не будет слишком много проектов, — с самого начала сформировать комитет для отбора проектов. В таком случае техники, позволяющие ограничить число проектов, будут внедрены в организационную систему и сознание работников организации. Тогда работа над уместным числом проектов превращается в статус-кво. К организации потянутся люди, которым комфортно работать в такой системе. А любая попытка выполнять слишком много проектов будет наталкиваться на сопротивление, так как будет вредить статус-кво.

Тем не менее в типичной организации, поделенной на отделы, так не бывает. Стремление выполнять слишком много проектов — это норма, и она сохраняется. Как мы знаем, если только не возникает ужасной боли, «в большинстве своем люди более склонны страдать, чем бороться, дабы устранить причину страданий» (Томас Джефферсон).

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

Квалифицированный менеджер проектов осознает, что организация — это место, где происходит вся работа, которое оказывает неизгладимое воздействие на то, как проходит работа. Ищите баланс между стратегией, исполнением, структурой, культурами и портфелем проектов.

Поддерживайте переход от «токсичной» к «зеленой» организации, анализируя и уделяя внимание проблемам, которые влияют на эту динамику. Распознавайте проблемы, мешающие развитию интегрированной системы менеджмента портфеля проектов. Проще всего создать качественную систему отбора с самого начала жизненного цикла организации.

ГЛАВА 7 НАВЫКИ ВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ

Мир — это не отсутствие конфликта. Это умение уладить конфликт мирным путем.

Рональд Рейган

«Молекула» квалифицированного менеджера проектов

Достигнутые проектами результаты зависят от того, о чем вы договорились. В этой главе мы поговорим о переговорах, а также рассмотрим принципы, инструменты и рекомендации, которые могут помочь вам достичь лучших результатов благодаря силе переговоров.

Мы ведем переговоры каждый день: что купить, сколько заплатить, куда идти, что делать или как решить проблемы, на какие требования согласиться и как добыть нужные ресурсы. Полностью ли вы подготовлены к тому, чтобы добиваться наилучших возможных итогов? Что если вы сможете увеличить свои переговорные способности как минимум на 10 %? Не пожалейте времени на то, чтобы выучить десять базовых правил и развить навыки переговоров, и вы пожнете плоды этих навыков. Представьте, насколько ваша жизнь станет легче, если вы узнаете, как добиться четких критериев успеха и как подготовиться к успеху, а не к провалу. Развив свою способность к переговорам, вы измените свою жизнь.

В этой главе рассматриваются темы, которые помогут вам:

• существенно улучшить эффективность переговоров. Вы научитесь добиваться более выгодных соглашений в рамках проектной среды как в неформальных переговорах с равными, так и на формальных деловых переговорах;

• подготовиться к переговорам и выявить четыре силы, существующие в каждых переговорах;

• четко определить успех и достичь беспроигрышных результатов.

Приведенные здесь исследования и примеры подкрепят рассматриваемые концепции и помогут их применять.

Важно помнить, что в проекте можно вести переговоры обо всем и что квалифицированный менеджер проекта должен быть способным переговорщиком. Всегда помните о возможности договориться и учитывайте основные принципы переговоров, включая четыре базовые силы: власть, информацию, время и подход — во всех переговорах. Разберитесь в техниках переговоров и используйте их, чтобы выводить людей из патовой ситуации к решению проблемы.

Я (Инглунд) впервые прошел короткий курс по ведению переговоров более 20 лет назад. Он изменил мою жизнь. Инструктор, который был адвокатом, сказал, что для того, чтобы доказать ценность улучшения навыков переговоров, необходимо добиться только 5–10 %-ного улучшения итогов каждых переговоров. Цель не в том, чтобы побеждать в каждых переговорах, а в том, чтобы постоянно достигать лучших результатов для обеих сторон переговоров.

Я выучил десять правил ведения переговоров на этом курсе и с тех пор их применяю. В мире проектов встречаются самые разные люди, с самым разным стилем и подходом к отношениям. Правила помогают мне справляться с любыми взаимодействиями, нахожусь ли я в пределах или за пределами моей зоны комфорта. Одним из самых потрясающих уроков, которые мне дал этот курс, — это то, насколько больше я могу получить, если просто попрошу!

Мне (Бусеро) было незнакомо то волшебство, которое можно сотворить с помощью простой просьбы. Помню, как-то я работал с проектом развития программного обеспечения, где члены моей команды испытывали тяжелый стресс, потому что нам нужно было достичь определенного этапа проекта в соответствии с очень строгим расписанием. Наш заказчик просил нас потратить дополнительные часы на то, чтобы провести больше проверок приложений конечного пользователя. Я попросил членов моей команды прогнать проверки, не споря с моим клиентом, в стиле «будет сделано».

После того как мы поработали несколько выходных, я решил спросить клиента, можно ли моей команде начать работать в понедельник в 11 вместо 8, чтобы компенсировать им усилия за выходные. Клиент немедленно согласился. Несколько недель я боялся попросить у клиента разрешения, но как только попросил, я его получил.

ПОДГОТОВКА К ПЕРЕГОВОРАМ

Прежде чем вступать в любые переговоры, необходимо подготовиться. Даже внезапные переговоры, когда вы, например, поймали ключевого члена команды или другое заинтересованное лицо в коридоре и вступили в спор на месте, пройдут лучше, если вы потратите немного времени, мысленно подготовившись и обдумав процесс заранее. Надежный план проекта, план общения, политический план и стратегия управления заинтересованными лицами — все это создает удачный фон для эффективных переговоров.

Время (когда), информация (что), подход (как) и власть (кто) — четыре силы переговоров (рис. 7.1) — основные соображения в любых переговорах. Приготовьте ответы на эти вопросы заранее.

Рис. 7.1. Четыре силы переговоров

Преимущества

Менеджеры проектов нуждаются в навыках переговоров, потому что обычно взаимодействуют и управляют рядом сил:

• полномочиями менеджеров проекта (обычно очень низкими);

• структурами отчетности участников команды (сложной);

• организационными структурами (замысловатыми);

• общими ресурсами (вызывающими проблемы);

• влиянием диктаторского стиля (повсеместным);

• мультикультурными командами проектов (сложно понять других членов команды);

• глобальными командами проектов (очень далекими);

• партнерами — поставщиками и производителями (разными);

• заказчиками (требовательными).

Как говорится в руководстве PMBOK®, к типичным вопросам, о которых ведут переговоры в ходе проекта, относятся:

• устав проекта, пределы полномочий;

• содержание, стоимость и цели по расписанию;

• изменения содержания, стоимости или расписания;

• выпуск, приемка, критерии «годен — не годен»;

• условия контракта;

• назначения, роли и обязанности;

• ресурсы.

Важные темы, о которых следует провести переговоры, включают в себя:

• понятия;

• условия;

• цены;

• сроки;

• количество;

• ответственность.

Успех проекта

Что определяет успех проекта? Этот вопрос нужно задавать, но его задают редко. На своих занятиях я (Инглунд) предлагаю следующее упражнение: прошу всех рассмотреть успех проекта с точки зрения руководства и попробовать определить нечто общее, что связывает все ключевые факторы, определяющие успех и неудачу. Ответ, которого я добиваюсь, заключается в том, что все эти факторы касаются людей. Люди — это самое важное. Как правило, проекты удаются или проваливаются не из-за технических факторов, не потому, что мы не можем заставить электроны двигаться быстрее скорости света. Они проваливаются или выигрывают в зависимости от того, насколько хорошо люди работают вместе. Когда мы перестаем обращать внимание на то, как важны вопросы, связанные с людьми, такие как ясность цели, эффективность и плодотворность общения и поддержка менеджмента, мы обречены на неудачи. Увлеченные люди находят способы разобраться с любыми проблемами. Как лидеры мы обязаны создать среду, в которой люди смогут продемонстрировать свои лучшие качества.

Существует множество определений успеха проекта (так же много, как объяснений, почему проекты проваливаются). Столкновение с тройственной ограниченностью{19} — это только начало. У вас может быть все в порядке с содержанием, временем и стоимостью, и все равно вам не удастся добиться успеха, например, потому, что изменился рынок, или конкурент оказался сильнее, или клиент изменил свое мнение. В то же время вы можете не справиться ни с одним из ограничений, но все равно реализовать успешный проект в долгосрочной перспективе.

Позвольте предложить ключевой критерий успеха: свяжитесь с основными заинтересованными лицами и спросите их, что они считают успехом. Попросите, чтобы каждый дал только одно определение. Вы можете услышать очень неожиданные ответы, например: «Не беспокойте меня», «Главное — не попасть в газеты», «Закончить хоть что-то». Интегрируйте эти ответы воедино и займитесь тем, чтобы осуществить требования заинтересованных сторон.

Если провести этот диалог на ранней стадии жизненного цикла проекта, то он укажет вам четкий походный порядок и предупредит о том, что важно для основных заинтересованных в проекте лиц. Менеджеры проектов растут как лидеры и руководители людей, а не просто проектов, когда они понимают, что успех или провал проекта зависит от его участников.

ПРОЦЕСС ПЕРЕГОВОРОВ

Переговоры — это:

• обмен репликами с целью принять общее решение;

• способ найти взаимно приемлемое решение общей проблемы;

• путь к достижению идеального выхода: мудрое решение, по поводу которого все дружно и эффективно согласились.

Существуют следующие стили переговоров.

• Жесткий (контролирующий). Жесткие торги враждебны. Вы предполагаете, что ваш оппонент — ваш враг, и единственный способ выиграть — это заставить его проиграть. Так что вы настаиваете на своем агрессивно, как соперник.

• Мягкий (уступающий). Мягкие переговоры — полная противоположность жестким. Ваши отношения с оппонентом так важны, что вы сдаетесь куда раньше, чем стоило бы. Люди злоупотребляют вашим желанием всем угодить и хотят достичь соглашения легко, но оно редко оказывается мудрым.

• Принципиальный.

o Люди: отделяйте людей от проблем.

o Позиции: фокусируйтесь на интересах, а не позициях.

o Решения: находите решения, которые улучшают ситуацию для всех, прежде чем выбрать какое-либо из них.

o Принимайте решение, опираясь на объективные критерии.

o BATNA{20} (лучшая альтернатива обсуждаемому соглашению): изучите альтернативы партнеров, выясните и улучшайте собственные.

Это более эффективный стиль, чем предыдущие.

Хорошие переговоры заключаются в неутомимых попытках найти третью альтернативу. Люди привыкли к тому, что их ждут отношения формата победить / проиграть (win-lose). Они рассматривают большинство ситуаций с позиции либо / либо: либо я выиграю, либо я проиграю. Может быть либо так, либо так. Однако существует третья альтернатива, когда никто не проигрывает либо проигрыш минимизируется и честно разделяется между партнерами, хотя ее может быть сложнее найти. Это беспроигрышная стратегия (win-win), или синергия (Фишер и Ури, 1981).

Источники силы в переговорах включают:

• развитие хороших рабочих отношений между переговаривающимися людьми;

• понимание интересов;

• изобретение элегантного решения;

• использование внешних стандартов и ориентиров;

• разработка хорошей BATNA;

• понимание BATNA другой стороны;

• составление тщательно продуманного обязательства — предложение сделать или не сделать что-либо.

Стадии жизненного цикла переговоров описаны на рис. 7.2. Переговоры не всегда складываются, особенно если статус-кво и так неплох либо существует альтернативный выход из ситуации. Но если сторонам необходимо достичь взаимного согласия, добросовестно пройдите через все этапы жизненного цикла переговоров.

Рис. 7.2. Жизненный цикл переговоров

Десять правил переговоров

Интеллект-карта на рис. 7.3 сводит вместе десять правил поведения во время любых переговоров. Ни от одного из них нельзя отказаться. Одни соблюдать проще, чем другие. О каких-то вы можете вспомнить за долю секунды до того, как заговорите. Чем ближе эти правила вашей системе убеждений, тем будет легче применять их на практике, тем проще они станут частью вашего мировоззрения и вы начнете легко пользоваться ими естественным образом.

Рис. 7.3. Десять правил переговоров

Позиции и отзывы о переговорах

Один из моих (Инглунда) любимых курсов — обучение результативным переговорам. Мне кажется, будет интересно поделиться некоторыми комментариями, позициями и подходами, которые публиковали участники курса в онлайн-обсуждении менеджмента и лидерства.

Я знаком с хорошими специалистами по переговорам и себя не отнес бы к лучшим. Я неплохо веду переговоры с теми, с кем у меня сильные рабочие отношения, где есть взаимное доверие. В ситуациях, когда нужно спорить по поводу финансов, например с поставщиком, мне не так комфортно. Я привык думать, что я не силен в переговорах, и мне они не нравятся.

Переговоры — часть повседневной жизни, будь то работа или сфера личного. Во время переговоров я концентрируюсь на их теме и ставлю себе задачу прийти к беспроигрышному результату win-win. Недавно мне пришлось вести речь об условиях с группой консультантов, и после долгих споров мы пришли к согласию. Мне очень помогло, что я посмотрел на ситуацию с точки зрения консультантов. Несколько раз я просил совета у экспертов или опытных людей, прежде чем выходил на переговоры. Один из самых распространенных поводов для переговоров — расписание. Меня обычно убеждают составить более жесткое расписание, но я должен убедить команду не отрываться от земли. Цель не в том, чтобы составить расписание, которое хорошо смотрится, а в том, чтобы оно было реалистичным и его можно было выполнить.

Я, как правило, говорю себе: все получится, если проявить настойчивость и терпение. Искренне убежден, что можно добиться многого, если сделать шаг вперед и встретиться с проблемами лицом к лицу. Я ищу мотивацию в достигнутых успехах и позитивных событиях. Я знаю, что во время дискуссии / переговоров нужно учитывать потребности другой стороны. Если итоговый результат слишком неравномерен, если решение легло тяжелым бременем на одного человека / компанию, у участников может остаться неприятный осадок, и они не захотят больше вести дела со мной и моей командой.

Я все еще новичок в деловых переговорах. Для того чтобы управлять участниками своей команды, чаще общаюсь с ними, проверяю, как они справляются с задачами, и выясняю, не требуется ли им больше времени. Стараюсь понять, не нужна ли им помощь в их работе и не перегружаю ли я их. Я чувствую, что, если они узнают, что я работаю ради них, а не командую ими, они будут более мотивированы и активны. Я и правда не босс — я сотрудник, поэтому стремлюсь сохранять баланс и не переходить в «режим начальника». На переговорах готовлю как можно больше аргументов для подтверждения своей позиции. Начинаю с того, что заявляю, что, по-моему, должно произойти, и объясняю, почему мы должны поступать так, как считаю я. Всегда спрашиваю мнение остальных, чтобы убедиться, что они высказались и я никого не проигнорировал. Во время переговоров убеждаю себя в том, что мое мнение может быть и не лучшим, но благодаря обратной связи и предложениям коллег мы можем вместе прийти к лучшему варианту. Стараюсь не выдвигать себя на передний план, вместо этого даю остальным почувствовать, что они руководят или вносят вклад в проект.

Иногда я понимаю, что слишком углубился в детали. Но, среди всего прочего, я научился делать шаг назад, чтобы охватить общую картину. Порой, когда меня слишком уносит в частности, я забываю о главной причине, о том, чего мы пытаемся достичь. Я также заметил, что полезно знать, каким я хочу видеть финальный результат. Еще один вопрос, который я задаю себе: что бы я сделал на их месте? Как бы отреагировал, позитивно или негативно? Я провожу небольшой анализ рисков, прежде чем открываю рот.

Думаю, я неплохой переговорщик. Я чувствую себя довольно уверенно в том, что делаю. Не боюсь высказывать свои идеи, когда дело касается работы. Я готов первым признать, когда неправ. Но, конечно, мне доставляет определенное удовольствие быть правым, если это так. Я знаю, что не идеален, и принимаю любую критику моей работы. Говорю себе, что все вопросы имеют право на существование и их следует задавать и что мое мнение — неважно, каково оно, — так же важно и должно быть высказано, чтобы запустить обсуждение и дискуссию.

Раньше я относился к переговорам предвзято. В моей голове бродили мысли о ситуациях типа «победитель-проигравший» или о том, что благодаря таланту ловкого переговорщика у кого-то отбирают то, что должно ему принадлежать. Я всегда думал, что мне будет очень сложно участвовать в переговорах, потому что я довольно робок, ненавижу заговаривать о деньгах и верю в честность, но я прочитал несколько книг о переговорах, которые изменили мое мнение… Я начал осознавать, что ситуация не должна иметь формат «победитель-проигравший» и что быть хорошим переговорщиком не означает, что вы отнимаете у людей то, что они заслужили. Я отношусь к тем людям, которым нравится собрать больше информации, прежде чем принять решение, и мне нравится чувствовать, что я точно знаю, в какой позиции нахожусь, и принимать полностью взвешенное решение. Я выяснил, что подготовка информации очень ценна для переговоров. Представление об альтернативах не только помогает нам, но, что более важно, позволяет оставаться честными.

Переговоры — это навык, который совершенствуется с опытом. Я каждый день веду переговоры как в личной жизни, так и на работе. Важно следовать избранному курсу. Забыть о том, что вы ведете переговоры, очень легко, особенно если одну из сторон захлестывают эмоции. Я всегда ищу варианты, в которых нет проигравших. Хочу, чтобы решения, которые мы принимаем, были честными и не вызывали враждебности в дальнейшем. Я включаю всех в процесс принятия решения и использую схемы «за / против», чтобы помочь переговорам. Если пользоваться записями, становится легче выбрать свою позицию и придерживаться ее. Я думаю, что инструменты, которые я использовал в прошлом, сделали меня успешным переговорщиком. Вступая в переговоры, я убеждаюсь, что проставил все точки над i. Когда я уверен в моей позиции, это приводит к лучшим результатам.

Я (Инглунд) добавил следующий комментарий:

Переговоры — это весело и продуктивно. Благодаря обучению и практике по мере развития навыков переговоров люди начинают больше уважать вас и перестают воспринимать как человека, который бросает вызов их профессионализму. Как на работе, так и в повседневной жизни договариваться можно обо всем. В интересах и вашей команды, и организации признать, что ведение переговоров — обязательный навык, и применять его. Пройдите курс по переговорам, почитайте книги, измените свое отношение, чтобы принять концепции, особенно беспроигрышных переговоров, готовьтесь и будьте терпеливы, верьте в то, что вы хороший переговорщик (конечно, каждый из нас может стать лучше, но это уже другая тема…), — и вы будете благодарить себя каждый день за то, что сделали это.

Я (Бусеро) с годами овладел навыками переговоров, хотя изначально не верил, что могу быть эффективным переговорщиком. Однако теперь я понял, после того как наделал много ошибок во время переговоров, что могу кое-чему научиться на любых переговорах. Советую быть настойчивым, анализировать, как вы ведете переговоры, и работать над своими ошибками.

Один из принципов эффективных переговоров — стремиться к беспроигрышному итогу. Это единственно приемлемый результат. (Если это невозможно, то лучше отказаться от переговоров, особенно если вас устраивает статус-кво.) Продуманное давление на партнеров не должно приводить к появлению победителей и проигравших или характеризоваться как манипуляция, конфликт или конкуренция. Для того чтобы достичь беспроигрышного результата:

• учтите все заинтересованные стороны и то, как вы на них повлияете;

• спросите, что они думают, и внимательно прислушайтесь к их ответам, отвечайте на их вопросы;

• когда возникают проблемы, подумайте, как их обойти, а также о том, какие результаты оправдают потраченные силы;

• предложите что-то ценное другой стороне в обмен на то, что вы у нее просите.

Другой ключевой принцип переговоров — подготовка к ним. Вы должны иметь представление о вариантах обеих сторон, о стартовых и желательных конечных точках. Люди оказываются в проигрышном положении без этой информации. Они задают много вопросов, и им нужно много времени, чтобы полностью изучить потребности и варианты всех сторон, прежде чем прийти к решению, а это может иметь долгосрочные негативные последствия.

Необходимо приучать себя твердо придерживаться десяти правил переговоров. Само по себе знание этих правил и рекомендаций не означает автоматически, что они будут применены, адаптированы и приняты. Кимберли Вифлинг объясняет, почему люди не используют на практике то, что им известно: «Мышление “победитель-проигравший” инстинктивно присуще многим людям, участвующим в любых переговорах… Любое совместное принятие решений или решение проблемы — это переговоры, и мы ведем их много раз за день с членами наших команд. Мы тратим свое время на то, чтобы добиться большего, чем остальные, а истинное движение вперед отходит на вторые роли. Страх проиграть в сочетании с отсутствием четких целей не позволяет людям хотя бы начать игру» (2007, с. 111).

Ремко Мейснер добавляет: «Не занимайте позицию, которую планируете защищать так, словно вы на войне. Двигайтесь с потоком и поймите, что существует много точек зрения, которые можно изменить, пошатнуть или вообще избавиться от них, не причиняя вреда изначальному замыслу, лежащему в основе проекта. В Голландии мы называем это polderen{21}. Мы разговариваем со всеми и пытаемся найти решение, которое удовлетворяет всех. В процессе мы часто жертвуем чем-то одним, чтобы приобрести что-то другое».

ПЕРЕГОВОРЫ С ВАШИМ СПОНСОРОМ

Содействие высшего руководства критически важно для успеха проекта. Однако спонсоры не всегда оказывают проекту достаточную поддержку, чтобы обеспечить его успех. Почему? Может быть, дело в равнодушии, невежестве, раздражении собственной ролью, занятости или нежелании помогать? Причиной может быть что-то одно или все сразу, но квалифицированный менеджер проекта должен уметь эффективно вести переговоры со спонсорами.

В этом разделе мы рассмотрим этапы процесса гипотетического разговора между спонсором и менеджером проекта. Представьте себе, что вы подслушиваете этот диалог вместе с коучем. Отметьте, что происходит плохого, хорошего и ужасного. Подумайте о том, как десять правил переговоров используются в динамических отношениях между менеджерами проектов и спонсорами. Обратите внимание на то, как заметно навыки переговоров повышают способность добиваться эффективного спонсорства и все время подкреплять спонсорскую поддержку ради достижения успеха проектов.

Продуктивные переговоры

Переговоры между менеджерами проектов и спонсорами предоставляют менеджерам проектов возможности развить важные навыки, например:

• умение определять, что пришло время переговоров;

• проведение необходимой подготовки для переговоров;

• эффективное применение десяти правил переговоров;

• смелость и настойчивость при переговорах в сложных ситуациях;

• разработка эффективных альтернатив для достижения успешных соглашений;

• влияние на людей с целью склонить их к сотрудничеству и взаимовыгодному подходу к решению проблемы;

• работа с крайними сроками;

• разработка приемлемых уступок;

• правильное использование власти, информации, методик и выбора момента в переговорах;

• приведение переговоров к успешному завершению.

Цель переговоров — содействие наилучшему исполнению спонсируемого проекта, начиная с первоочередной задачи менеджера проекта проявить инициативу, уяснить правила переговоров, а затем применять их в постоянном диалоге с заинтересованными лицами. Результаты проектов станут лучше, потому что эффективные переговоры покажут, как именно будут внедряться проекты, так что руководство предпримет надлежащие шаги для поддержки работы проекта.

О чем вести переговоры

Идеальным временем для переговоров является момент начала предприятия. Прежде чем соглашаться на назначение проекта, задайте руководству ряд вопросов, включая следующие:

• Почему мы делаем этот проект?

• Какую проблему решает этот проект?

• Как был выбран этот проект (процесс, критерии)?

• Какие стратегические цели поддерживает этот проект?

• Полностью ли мы готовы обеспечить этот проект?

• Что будет означать успех проекта?

Когда вас просят совершить невозможное, без ресурсов и к завтрашнему дню, проект в беде. Большинство проектов далеко не так плохи… но некоторые очень близки к этому описанию. Соглашаться на провал неприемлемо. Но, чтобы вступить в переговоры с руководством, потребуется изменение образа мысли и смелость. Начало проекта — самое время, чтобы обговорить все факторы, относящиеся к проекту.

Рассмотрим следующий диалог.

Что они говорили

Что они думали

Спонсор: Я позвал вас сегодня, чтобы поручить новый проект. У нас есть прекрасная возможность разработать новый продукт, основанный на новейшей технологии. Вы будете руководить командой, чтобы вовремя подготовить его к следующей крупной отраслевой выставке.

С: Я слышал, что эта новая технология творит чудеса, но понятия не имею, как она работает. Наш отдел в прошлом недорабатывал, так что от меня хотят, чтобы я сделал что-то новое и выдающееся.

Менеджер проекта: Отлично, когда мы начинаем?

МП: Звучит прекрасно, но о чем, черт возьми, речь?

С: Прямо сейчас.

С: Надеюсь, нам ничего не помешает.

МП: Я закончу свой текущий проект и возьмусь за этот как можно скорее.

МП: Я хочу заняться этим новым проектом, но как мне сначала разобраться с огромным списком дел, над которыми я уже работаю?

С: Я полагаюсь на вас.

С: Надеюсь, я выбрал подходящего исполнителя.

Кажется, что это довольно честный обмен репликами между двумя игроками, и тон беседы выглядит оптимистичным, пока мы фокусируемся на левой колонке. Но мы знаем, о чем на самом деле думает каждая из сторон. Под спудом таится множество проблем, которые стороны не обсудили. Этот диалог не ведет к хорошему началу.

Одно из правил переговоров — быть позитивным. В приведенном диалоге с этим нет проблем. Обе стороны позитивны, оптимистичны. Да, даже в ситуациях, когда возникают более серьезные проблемы, позитивное отношение (см. Бусеро, 2010) всегда полезно. Во-первых, оно помогает наладить контакт с другой стороной и, во-вторых, облегчает сотрудничество, позволяющее достичь решения.

Два других правила переговоров: подготовка и терпение. Менеджеру проектов сложно подготовиться, если его впервые знакомят с новой возможностью. Однако можно предугадать такие ситуации. Быть подготовленным означает продумать, какие вопросы задать. Подготовка также означает, что вы сумеете удержаться от эмоционального порыва, который породит новая возможность, а также преодолеете искушение принять предложение или же согласиться слишком рано. Ваша типичная реакция может зависеть от личного стиля: кто-то включается быстро и эмоционально, а кто-то склонен к осторожности и логическим размышлениям. Неважно, каков ваш природный стиль, постарайтесь проявить терпение. Потратьте время на то, чтобы выразить несогласие, задать вопросы, и предложите дать ответ позже.

Затем соберите информацию и узнайте о своих альтернативах. Что произойдет, если вы не примете этот проект? Вас уволят или о вас будут дурно думать, если вы не согласитесь? Есть ли другая работа, о которой вы и так задумывались? Какие альтернативы есть у спонсора? Есть ли другие люди, способные вести этот проект? Что сделает спонсор, если проект не удастся запустить? Может ли другой менеджер достичь цели или, предположим, возможен другой подход к проекту?

Тревога спонсора по поводу проекта в диалоге не прозвучала, но колонка справа демонстрирует его технологическое невежество и давление, которое на него оказывают; его переживания по поводу затруднений и неуверенность в менеджере проектов. Спонсоры проекта могут демонстрировать свою тревогу косвенным образом, например уходя от вопросов, выставляя нерациональные требования или проявляя одержимость проектом. Если тревогу спонсора не удастся выявить, это чревато большими проблемами в будущем, например вялой поддержкой проекта, принятием неудачных решений при выборе новой технологии. (См. обсуждение поведения спонсора в Project Sponsorship: Achieving Management Commitment for Project Success [Инглунд и Бусеро, 2006].)

Беспокойство спонсора говорит о том, что он во многом зависит от успеха менеджера проекта. Эта ситуация наделяет последнего большой властью. Руководство в целом и спонсор в частности не всегда владеют полным пониманием того, что нужно, чтобы реализовать проект. Они могут быть незнакомы с процессом, со средствами или технологией. С другой стороны, они могут быть экспертами в этих сферах и все равно хотеть заниматься микроменеджментом. Тогда они будут вам мешать.

В любом случае, квалифицированный менеджер проектов обязан управлять снизу вверх и вступать в переговоры. Благодаря хорошему знанию проектов, которым обычно обладают менеджеры, и их обязательному умению систематически доводить дела до конца вовремя, они располагают четырьмя базовыми силами, необходимыми для проведения успешных переговоров: властью, информацией, временем и методами. Менеджер проекта, таким образом, находится в выгодной позиции при переговорах со спонсором.

Правило переговоров, которое нужно применять в этом случае, — «знайте свой статус». Когда вам поручают вести проект, спонсор находится в роли продавца, а менеджер проекта — покупатель. Покупатели обычно обладают более высоким статусом, потому что продавец зависит от того, примет ли покупатель предложение. Сила спонсоров как продавцов заключается в том, что они обладают большей информацией о том, почему и насколько проект важен для организации. По мере того как переговоры приближаются к концу, менеджеры проектов, как покупатели, получают возможность «откусить» ценный кусок. Добивайтесь уступок по каждой обязанности, которую хочет возложить на вас спонсор, получите что-то взамен за каждое обязательство, которое даете.

Задавайте больше вопросов

Теперь этот диалог может пойти иначе.

Что они говорили

Что они думали

С: Я позвал вас сегодня, чтобы поручить новый проект. У нас есть прекрасная возможность разработать новый продукт, основанный на новейшей технологии. Вы будете руководить командой, чтобы вовремя подготовить этот продукт к следующей крупной отраслевой выставке.

С: Я слышал, что эта новая технология творит чудеса, но понятия не имею, как она работает. Наш отдел в прошлом недорабатывал, так что от меня хотят, чтобы я сделал что-то новое и выдающееся.

МП: Звучит прекрасно. Не могли бы вы мне подробнее рассказать о том, почему выбраны эта технология и проект?

МП: Интересно, но я хочу узнать больше.

С: Наша стратегическая цель — быть лидером рынка, а эта технология явно станет бумом.

С: Я рад, что у нас есть рабочая группа, которая может уловить что-то в шуме по поводу новых технологий, потому что я в этом не силен.

МП: А какие еще альтернативы рассматривались?

МП: Надеюсь, я выгляжу не слишком пессимистично.

С: Наша лаборатория провела тщательное исследование альтернативных вариантов. Эта технология — единственная, являющаяся коммерчески выгодной и подходящая нашим целям.

С: Нечего сомневаться в решениях руководства.

МП: Разрешите, я подумаю над этим проектом еще немного и зайду к вам завтра, чтобы еще раз его обсудить?

МП: Не хотелось бы ввязываться во все это, не подумав, так что я поспрашиваю людей и подумаю о том, годится ли этот проект для меня и для организации.

С: Конечно.

С: Интересно, почему он тянет.

Этот диалог вскрыл больше информации, но все равно некоторые вопросы оставил без ответа. Хотя менеджер проекта теперь больше знает о связи проекта со стратегией (это хорошо) и у него в повестке дня, и без того загруженной, появился еще один проект (это плохо), сомнения спонсора так и не прозвучали (это ужасно). То, о чем на самом деле думает каждая сторона, пока не проявилось либо воспринимается как нечто, о чем нельзя заговаривать. Однако отношения между спонсором и менеджером проекта не будут полноценными, пока оба не смогут узнать, что мотивирует и стимулирует другую сторону. Подобные упущения позднее могут приводить к конфликтам и нежелательным результатам.

В данном диалоге стороны сделали следующие шаги в переговорах: в обмен на то, что спонсор предоставил больше информации о том, почему проект был выбран, менеджер проекта попросил больше времени на то, чтобы его обдумать.

Очень полезное правило переговоров — запускать пробные шары. Это вопросы, начинающиеся с «а что, если?», которые используются, чтобы получить информацию, не давая при этом обязательств. В переговорах также важно ограничивать свой авторитет, чтобы вы могли свериться с другими экспертами или получить одобрение от более высокого руководства. Эта техника помогает обеим сторонам удержать и не принять оперативное, но плохо продуманное решение.

Копнем глубже

Учитывая перечисленные правила, посмотрим, как в этом диалоге можно получить больше информации.

Что они говорили

Что они думали

С: Наша стратегическая цель — быть лидером рынка, а эта технология явно станет бумом.

С: Я рад, что у нас есть рабочая группа, которая может уловить что-то в шуме по поводу новых технологий, потому что я в этом не силен.

МП: А какие еще альтернативы рассматривались?

МП: Надеюсь, я выгляжу не слишком пессимистично.

С: Наша лаборатория провела тщательное исследование альтернативных вариантов. Эта технология — единственная, являющаяся коммерчески выгодной и подходящая нашим целям.

С: Нечего сомневаться в решениях руководства.

МП: Чего именно мы хотим от этой технологии?

МП: Интересно, что сам спонсор считает важным сделать?

С: Вы знаете, я не очень разбираюсь в деталях, так что надеюсь, что команда проекта разберется в этом вопросе.

С: Я понятия не имею, как это работает, это задача для экспертов нашей компании.

МП: Тогда мне нужно собрать подходящую команду. Если мы начнем анализировать эту технологию и выясним, что лучше использовать что-то иное, можно будет обсудить это с вами?

МП: Я тоже в этом не эксперт, так что мне нужно ограничить свой авторитет. Не хочется оказаться в сложном положении, если не сможем выполнить заказ. Кажется, что у нас есть отличный шанс, но мы сами по себе. Есть ли у нас возможность проверить варианты? Проверим, что он ответит.

С: Разумеется, я хотел бы, чтобы вы использовали лучшее из возможных решений.

С: О, звучит неплохо, может, мы и не застрянем с провальной идеей.

МП: Что для вас будет означать успех этого проекта?

МП: Попробую узнать больше о том, что он реально думает.

С: Для нас главное — показать что-то на выставке, чтобы на рынке нас воспринимали как ведущего игрока.

С: Моя репутация на кону, я должен оправдать ожидания руководства коммерческого отдела.

МП: Получается, проект ограничен по времени? Есть еще какие-то условия?

МП: Получается, главное ограничение — это время. Рискованно с новой технологией.

С: Да, я хочу, чтобы меня держали в курсе дел, это очень заметный проект и крайне важный для нашей организации.

С: Мне нужно быть уверенным, что все идет хорошо.

МП: Вы придете на наше первое совещание, чтобы поделиться с командой своей концепцией и ожиданиями? Хотите, будем встречаться каждую неделю, чтобы отслеживать прогресс?

МП: Так, похоже, это реально важно для спонсора. Нужно добиться обязательств, которых он будет придерживаться.

С: Да, это хорошая идея.

С: Мне нужно внимательно следить за этим проектом.

МП: Разрешите, я еще подумаю о проекте и завтра снова зайду к вам, чтобы обсудить его?

МП: Я опасаюсь сразу браться за дело, так что поспрашиваю и подумаю, о том, годится ли этот проект для меня и для организации.

С: Конечно.

С: Мне начинает казаться, что этот человек подходит для проекта.

Очевидно, что стороны добились большего прогресса, но осталось учесть еще несколько правил переговоров.

Стартовое предложение и окончательный результат

Будьте в курсе своего стартового предложения — это правило применимо в начале переговоров. Идея состоит в том, чтобы дать другой стороне начать переговоры, особенно если они касаются денег. Ваша задача — дать другой стороне показать желательный и осуществимый диапазон существенных параметров.

Если спонсор спрашивает, как много времени займет проект, желательно ответить: «Давайте я набросаю предварительный план проекта». Очень часто спонсор требует определиться сразу. Опасность заключается в том, что менеджер часто переоценивает или недооценивает срок, который займет проект. И, хотя менеджер проекта верит, что названные им «приблизительные» сроки никак его не связывают, спонсор накрепко запоминает названные даты как «план».

Важно знать, каков ваш окончательный результат. Каковы ваши границы? Если спонсоры проекта требуют, чтобы им достали луну с небес, менеджеру проекта обязательно надо проявить несогласие, сначала мягко, но постепенно повышая голос и, если необходимо, двигаясь вверх по вертикали власти. Делайте это с осторожностью, собирайте подтверждающие вашу точку зрения факты, историческую информацию и аргументы, а также убедительные истории. Создайте коалицию сторонников, которые могут убедительно предоставить соответствующие данные, повысить ваш авторитет и выражать общее мнение. Выясните, насколько спонсоры стремятся избежать риска. Говорите на языке спонсоров, выучите и используйте такие термины, как последствия для бизнеса, ROI, рыночная доля, репутация и удовлетворение потребителей. Напомните спонсорам о прошлых провалах, которые могут повториться. Предложите позитивные альтернативные решения. Избегайте технических деталей. Будьте прозрачны: действуйте искренне и честно.

Вы сможете более естественно следовать этим советам, если твердо определились с окончательным результатом. Осознав свои границы, менеджер проекта знает, когда жестко стоять на своем, когда активно вести переговоры, а когда положиться на альтернативы. Ваши границы определяют, продолжать переговоры или уйти.

С начала и до завершения переговоров никогда не поощряйте тактику давления. Менеджер проекта, который не выражает несогласия с нереалистичным содержанием, расписанием или ресурсами, приучает спонсоров настаивать на своем. Вместо этого задавайте ожидание, обсуждая тройственную ограниченность проекта на первом совещании по проекту и при любых изменениях. Идите на уступки, только когда другая сторона тоже их делает. Если спонсор прибегает к тактикам давления, отказывается от предыдущих уступок, угрожайте уйти, объявите перерыв, не сотрудничайте и не делайте уступок.

Еще одно правило, которое никогда нельзя нарушать: за каждую уступку, которую вам делают, предлагайте что-то взамен. Это правило взаимообмена, золотое правило, естественный порядок вещей. Это правило в особенности применимо, когда идет речь о тройственных ограничениях в любом проекте: содержании, расписании и ресурсах. Нарушите это правило — и почти наверняка почувствуете себя плохо, вы не будете счастливы и обнаружите, что порочный круг ведет вас к провалу.

Мы снова и снова убеждаемся в том, что просто попросить о чем-либо во время беседы очень полезно. Другая сторона всегда может сказать «нет», и ничего страшного не произойдет. Либо другая сторона скажет «да» или сделает встречное предложение, и в итоге обе стороны останутся довольны.

ДОСТИЖЕНИЕ УСТУПОК

Следование правилам переговоров позволяет достичь закрытия переговоров. Оно состоится, когда вы придете к согласию по поводу решения проблемы, нового проекта с ясными целями и ограничениями, принятыми обеими сторонами, или обязательствами, достигнутыми по ходу действий. Например, создание проектного офиса (Инглунд, Грэм и Динсмор, 2003) — это совместные усилия по развитию и управлению проектами, программами и портфелями в организации, основанной на проектах. Эта инициатива может вылиться в серьезную реформу организации, требующую интенсивных переговоров с целью принятия, адаптации и применения процесса менеджмента изменений.

На рис. 7.4 показан типичный пример диалога, который приведет к обязательствам с обеих сторон, между менеджером проекта и спонсором. Спонсор требует нерациональных уступок, менеджер не соглашается и говорит, что это невозможно; переговоры идут, и цели изменяются, менеджер подтверждает, что проект реалистичен, спонсор одобряет проект, и менеджер проекта берется за него.

Рис. 7.4. Достижение обязательств: диалог между спонсором и менеджером проекта

Спонсору нужно признать необходимость взаимных уступок. Некоторые старомодные управленцы отрицают такой подход, полагая, что остальные должны слушаться их. С их точки зрения, менеджеры проектов нарушают субординацию. Но сейчас диалог рассматривается как нечто естественное. Эффективные менеджеры проектов развивают и применяют навыки, позволяющие выражать несогласие и сотрудничать со спонсорами. Обе стороны добросовестно исполняют роли, которые приносят им удовлетворение.

Когда правила не применяются, или применяются неверно, или забываются, возникает патовая ситуация. Все недовольны, либо одна сторона «выигрывает», а другая «проигрывает». Цель же в том, чтобы достичь беспроигрышного результата (см. Фишер и Ури, 1981). Определите четкие результаты и стремитесь к ним. Ведите переговоры на старте и в течение всего жизненного цикла проекта.

Хороший результат

Рассмотрим, как пойдет диалог с использованием последнего набора правил переговоров. Общая задача — преодолеть эмоции и давление, окружающие предложенный проект, и прийти к соглашению, приемлемому для всех сторон, а для этого необходимо вести диалог продуктивно. Необязательно, чтобы дискуссия шла без конфликтов или даже была приятной. Для того чтобы чувства, предубеждения, вопросы и тревоги, изначально скрытые или неочевидные, проявились, необходимы опыт и настойчивость.

Что они говорили

Что они думали

С: Когда вы можете начать?

С: Мне нужно быть настойчивым и подчеркнуть, как этот проект важен для меня.

МП: У меня есть еще ряд вопросов. Можем ли мы их обсудить?

МП: Боюсь, соглашаться рано. Надо прояснить ряд вопросов, прежде чем брать на себя какие-либо обязательства.

С: Я хочу, чтобы вы начали прямо сейчас. Мы теряем время, которого у нас нет. Выставка скоро начнется, неважно, готовы мы или нет!

С: Я нервничаю. Нужно настоять на том, чтобы начать прямо сейчас.

МП: Я мало что смогу сделать, пока у нас нет полного списка требований и всех необходимых проекту ресурсов.

МП: Чувствую, что на меня давят. Но мне нужно быть твердым и следовать руководству PMBOK®.

С: Мы справимся. А пока я хочу, чтобы вы прямо сейчас определились с персоналом и сроками.

С: Повышу-ка я голос.

МП: Сейчас я не могу дать никаких точных ответов.

МП: На меня давят. Пришло время занять жесткую позицию.

С: Но мне нужно вернуться к рабочей группе с ответом.

С: Похоже, его не продавить. Попробую объяснить, почему это важно.

МП: В таком случае, учитывая, что крайний срок — начало выставки, единственное, что я могу пообещать прямо сейчас, — это подготовить минимально функциональный прототип с помощью работающей на полную ставку команды, которая возьмется за дело через две недели.

МП: Мне нужно дать какой-то ответ. Полностью развернутый проект при таком расписании — слишком большой риск, но можно предложить сокращенную версию. Посмотрим, подойдет ли такой подход.

С: Ну, это неплохое начало.

С: Это не тот ответ, который я хотел услышать, ну ладно, может, так будет даже лучше для всех.

МП: Я немедленно начну работать над планом проекта, в котором подробно опишу, что нам надо сделать. Можно встретиться с вами через неделю, чтобы обсудить этот план?

МП: Проект начинает меня радовать. Я рад, что стоял на своем.

С: Да, буду рад работать с вами над этим проектом.

С: Кажется, складывается хорошая рабочая ситуация.

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

Перед началом любых переговоров сверяйтесь с интеллект-картой из этой главы, которая описывает все 10 рассмотренных нами правил переговоров. Не обязательно следовать им в данном порядке. Диалог в этой главе показывает, что главное — применять их сознательно, когда это уместно, в течение жизненного цикла любых переговоров. Помните, что через применение этих правил проявляют себя четыре ключевых параметра, определяющие судьбу любых переговоров: время, информация, подход и власть.

Переговоры могут быть приятным и продуктивным занятием. Пользуйтесь возможностью просто попросить о чем-либо. Делитесь чем-либо в обмен на каждую уступку. Квалифицированные менеджеры проектов обязаны участвовать в переговорах ради себя и своих партнеров. Пришло время понять, что обо всем можно договориться.

ГЛАВА 8 ПОЛИТИЧЕСКИЕ НАВЫКИ

Я всегда говорила, что в политике ваши враги не могут вас ранить, но друзья вас убьют.

Энн Ричардс

«Молекула» квалифицированного менеджера проектов

В этой главе поговорим о том, как добиться наилучших результатов проекта в политически заряженной обстановке. Политическая обстановка — это структура формальной и неформальной власти в организации. Это то, как в рамках повседневных процессов, с помощью сети взаимоотношений, решаются вопросы.

Организационную политику часто рассматривают как реализацию индивидуальных планов и личных интересов независимо от того, как это влияет на попытки организации достичь своих целей. Связь власти и политики означает, что люди преследуют личные цели, чтобы достичь целей в рамках организации. Поскольку менеджмент проектов вращается вокруг достижения результатов, разумно предположить, что без власти тут никак. Власть — это способность вызывать или предотвращать действия и влиять на ситуацию. Это возможность для каждого человека преобразовывать свои намерения в реальность и не давать им угаснуть. Организационная политика — это осуществление или использование власти.

Власть — это не прерогатива налагать ограничения. Ее нужно заслужить, а не требовать. Источником власти может быть положение в организации, известная человеку информация, его сеть связей или вообще случайность, в результате которой человек оказывается в центре важной зоны внутри организации. Для того чтобы руководить организацией, основанной на проектах, опираясь на власть, нужно стяжать легитимность в сложных организационных условиях.

Вместо того чтобы сожалеть о провалившемся проекте, программе или инициативе, стремитесь изучить власть и политику, чтобы улучшить итоги проектов. Знание, мудрость и смелость вкупе с активными действиями потенциально способны изменить ваш подход к работе над проектом. Примеры и открытия, которыми мы поделимся в этой главе, помогут вам перейти от сценария жертвы к сценарию политических побед, где нет проигравших.

Главная задача заключается в том, чтобы создать обстановку позитивной политики, организацию, в которой люди настроены на формат win-win (все стороны в выигрыше). В организации такого рода все действия совершаются открыто, а не тайно, не бывает подковерных игр или разговоров за закрытыми дверями. Люди усердно работают ради общей цели. Результаты желательны или как минимум приемлемы для всех заинтересованных сторон. Хорошие, умные люди, которые доверяют друг другу (пусть даже не всегда соглашаются) и собираются вместе, чтобы решить четко определенные и важные вопросы в ходе эффективных процессов с помощью посредничества, полностью раскрывая имеющуюся информацию, могут достичь почти чего угодно. Именно такие образы власти и политики мы продвигаем в этой главе. Целью улучшения ваших политических навыков заключается создание дружественной к проектам обстановки в организации, характеризующейся позитивной политикой.

Признайте, что организации неизбежно обладают политическим устройством, так что приверженность позитивной политике — важная позиция, которая создает здоровые, функциональные организации. Она может привести к переменам в организации. В такой организации взаимоотношения выстраиваются в формате win-win, реальные намерения людей прозрачны (не скрыты и не искажены), а доверие является базой этичных взаимоотношений.

СТРЕМИТЕСЬ К ЛЕГИТИМНОСТИ

Влияние зарождается в сердцах и умах людей, и потому власть зависит не столько от авторитета, сколько от легитимности. Влиянию на других людей способствует формирование четких, убедительных и внушающих доверие аргументов и распространение их через все уместные средства.

Именно люди наделяют своих лидеров легитимностью. Так они реагируют на тех, кто действует искренно и прямо. Именно то, как лидер себя ведет, приводит к безоговорочной поддержке последователей. Когда люди принимают и легитимируют власть лидера, они начинают поддерживать (и, таким образом, оказывать меньшее сопротивление) его инициативы.

Создайте руководящую коалицию

Очень часто причиной успеха или провала любой организационной инициативы является создание руководящей коалиции — союза спонсоров и влиятельных людей, которые поддерживают проект или инициативу. Эта поддержка (или ее отсутствие) представляет собой мощную силу, которая либо позволяет достичь цели, либо мешает этому. Достижение цели определяется тем, удастся ли вам собрать поддержку. Умеренного успеха можно добиться и без широкой политической поддержки, но для долгосрочного, непрерывного влияния в бизнесе необходимо привести к балансу факторы власти внутри организации.

Организации, которые пытаются реализовать проекты, объединяющие различные функции, предприятия и географические точки, все чаще сталкиваются со сложностями, которые угрожают их успеху. Обычно на это реагируют введением системы контроля: отчетов, штрафов, поощрений, — что тормозит достижение желанных результатов. Так происходит, когда мы нарушаем природные законы, подавляем свободный поток информации и навязываем ненужные ограничения. Эти внешние силы, как правило, лишают людей всякой мотивации.

Напротив, когда заинтересованные стороны обладают сильным чувством цели, развивают общее видение и ценности, делятся информацией как благоприятным фактором и адаптируют схемы, стимулирующие сотрудничество поверх культурных барьеров, становится возможным приручение хаоса и управление сложными системами. Во многих организациях эти процессы приводят к фундаментальным изменениям.

Квалифицированный менеджер проектов берет на себя ответственность за управление процессами, проектами и работой, выходящими за пределы одного отдела или географической точки. Стандартному рабочему процессу и потоку информации, который горизонтально проходит через всю организацию, не хватает человеческого измерения. Ответственный подход ликвидирует этот пробел. Когда люди не прибегают к однозначным, жестким требованиям или обязательствам выполнять работу, не соглашаются по поводу содержания и сроков и не назначают ответственных за элементы работы, возникают сбои. На самом деле работа по сути выполняется благодаря общению: люди делают предложения, просят или обещают что-либо друг другу.

Очень часто люди слишком поздно узнают о силе не-руководящей коалиции, например, когда не удается сбалансировать повсеместную поддержку или добиться согласия по плану действий. Менеджер проектов, например, к своему удивлению, может столкнуться с неожиданной атакой заинтересованного лица, которая приведет к нехватке ресурсов, появлению новых обязательств, переназначению менеджера проектов или закрытию проекта. Для того чтобы реализовать любой проект или инициативу, важно заблаговременно добиться явно выраженных обязательств, и чем публичнее они будут сделаны, тем лучше. Соблюдение обязательств следует систематически проверять. Но если вы изначально не добились обязательств, то не сможете продержаться весь жизненный цикл проекта. А начинать нужно с исследования позиций и оценки процесса решения вопросов.

Признайте, что политика неизбежна

Альберт Эйнштейн как-то сказал: «Политика сложнее физики». Всякий раз, когда кто-либо пытается воплотить видение перемен в реальность, ситуация становится политической. Это суровая правда жизни, а не грязное слово, не что-то, что нужно запретить. Но, вместо того чтобы признать правду, мы часто первым делом представляем себе политические интриги и закулисные игры, которые ведут к ситуации «победитель-проигравший». В таких организациях тайные совещания происходят чаще, чем публичные. Взаимовыгодные соглашения заключаются на благо отдельных лиц, а не организации. Люди чувствуют, что ими манипулируют.

Менеджеры проектов, которые держатся подальше от власти и политики, не выполняют свои функции полностью. Автоматическая негативная реакция на слово «политический» может препятствовать вашему успеху. Менеджеры проектов должны учиться эффективно лавировать в политической среде.

Джеффри Пинто, доктор наук, профессор, руководитель отделения технологий и управления в Школе бизнеса Блэка при Университете Пенн-Стейт-Эри, дважды обладатель награды за выдающийся вклад Института управления проектами и автор книги Power and Politics in Project Management (1996), поделился с нами тем, как жизнь преподнесла ему политический урок.

На заре своей карьеры я получил возможность на личном опыте (ну а как еще можно чему-то научиться?) понять, как важно успешному менеджеру проектов разбираться в политической обстановке. Наша организация занималась сокращением расходов (проще говоря, «сокращением»), и однажды утром в понедельник меня с коллегой вызвали в офис нашего босса, где нам сообщили, что в пятницу днем пройдет ревизия наших проектов. Один из них лишат финансирования, так что теперь мы знаем, что должны подготовиться и как можно лучше выступить в поддержку своих проектов.

(Большую часть того, что случилось потом, я выяснил через некоторое время, проведя собственное расследование.)

Мы с коллегой вышли из офиса, сочувственно кивая друг другу и говоря о том, как все это несправедливо и как много работы предстоит проделать, чтобы подготовить наши проекты к оценке. После того как я вернулся в свой кабинет, мой коллега сделал полицейский разворот и отправился обратно к боссу. «А кто входит в комитет, оценивающий наши проекты?» — спросил он. Узнав их имена, он провел следующие три дня, переговариваясь, заключая сделки, предлагая услуги и, в общем, обрабатывая членов комитета одного за другим. К среде он собрал достаточно голосов, чтобы быть уверенным в своей победе.

Итак, я пришел на совещание с большой презентацией, отчетами, диаграммами, прогнозами и всевозможными подсобными материалами. Он взял с собой конверт, на обратной стороне которого нацарапал несколько тезисов. Моя презентация длилась двадцать пять минут и состояла из фактов, логических аргументов, цифр и всего, что нужно, чтобы построить хорошую доказательственную базу. Его презентация длилась пять минут — и все. Результат совещания оказался предсказуемым для всех, кроме меня: его проект сохранили, а мой закрыли.

Я понял, что эта история была прекрасной иллюстрацией к классической поговорке об офисной политике: «Все важные решения принимаются задолго до совещания!» Если мы примем идею, что политика — это всего лишь распоряжение властью, то мой коллега, по сути, не делал ничего плохого. Он просто признал эту основополагающую реальность. Политика — необходимый инструмент менеджера проектов. Это не обязательно какой-то преднамеренно деструктивный процесс, но надо признать, что менеджеры проектов часто лишены формальной власти в организациях. Поэтому у них немного вариантов повлиять на успех проекта. Один из таких вариантов — узнать, как уместно и убедительно использовать политические инструменты. Разбираясь в политике, вы зайдете дальше, чем если просто будете технически подкованным и интеллигентным человеком, потому что понимание политики подскажет вам, насколько больше нужно вложить в проект для его успешного завершения. Китайцы говорят: «Умный человек знает всё, а мудрый человек знает всех».

Оценка политической среды

Квалифицированный менеджер проекта разбирается в структуре власти в организации. Определенные подсказки, конечно, можно найти в формальной схеме организации, но решение вопросов зачастую требует выйти далеко за ее пределы. Из космоса не видны линии, которые разделяют страны, политические, организационные или функциональные области. Эти линии созданы человеческим воображением и существуют в нашем сознании или на бумаге, но не в реальности.

Люди всегда использовали организацию для усиления человеческой власти. Арт Кляйнер (2003) предполагает, что в каждой организации есть ключевая группа людей, «которые имеют большое значение», и действия организации последовательно направлены на осуществление воспринимаемых потребностей и приоритетов этой группы.

Кляйнер предлагает множество способов определить, кто эти могущественные люди. Те, кто обладают властью, находятся в центре неформальной сети организации. Символически они выражают направление организации. Они попали на это место благодаря своему положению, степени, возможности нанимать и увольнять других людей. Возможно, они контролируют ключевое уязвимое место или принадлежат к определенной влиятельной субкультуре. Они могут обладать личной харизмой или отличаться принципиальностью. Эти люди занимают выраженную позицию в отношении принципов организации и вызывают уважение к себе. Как лидеры, они посвящают себя важнейшим задачам организации и определяют, куда она двигается. От того, как они думают, ведут себя и какой позиции придерживаются, зависят и все остальные. Именно их качества и принципы показывают, за что выступает организация. Это ключевые игроки, которые могут заставить организацию двигаться в новом направлении либо, если они против перемен, оставаться на прежнем месте.

Еще один способ выявить ключевых игроков — узнать, кто принимает основные решения. Их действия могут быть согласованы с культурой головного офиса, они могут относиться к доминирующему этносу или гендеру внутри организации, говорить на местном языке или принадлежать к семье основателей компании. Вот ряд вопросов, которыми следует задаться: чьи интересы мы учитывали, когда принимали решения? Кто добивается своего? Кто может предотвратить определенные события? Кто «герои» компании?

Простой способ узнать, кто располагает властью и влиянием, — понаблюдать, с кем люди разговаривают и к кому обращаются за советом. Возле чьего стола все встречаются? У кого всегда полно голосовых или электронных сообщений? В чьем календаре сложно найти свободную дату?

Построение отношений, репутация и компетенция

Один из наиболее надежных источников власти при работе в рамках всей организации — это репутация, которая создается благодаря сети отношений. Прежде чем вы сможете привлечь членов команды, в особенности лучших работников, которые обычно заняты и чье время посвящено множеству других дел, следует заработать репутацию. Людям легче сработаться с тем, чьим знаниям можно доверять. Репутация возникает благодаря построению отношений в политической среде. Но компетенция вам также потребуется.

Дефицит доверия возникает, когда становится известно, что человек не оправдал возложенных на него ожиданий, либо когда о его реальных навыках мало что известно и потому они находятся под вопросом. Организации отличаются долгой памятью: люди хорошо помнят прошлое, особенно если дела пошли плохо, и не отказываются от сложившегося мнения без должной причины.

Власть и политика, действующие на отношения в компании, влияют на базовые приоритеты трех ограничений менеджмента проектов: содержание, стоимость, результаты. Так, если власть в организации сосредоточена в области маркетинга, где выпуск новых продуктов зависит от отраслевых выставок, то важнее всего становится соблюдать расписание рынка. Организация, в которой заправляет научно-исследовательский отдел, скорее будет фокусироваться на функциях и новых технологиях, зачастую игнорируя стоимость и расписание.

После оценки политической обстановки и отношений внутри компании остается решить, что вы можете и хотите сделать в текущей ситуации. Дж. Дэвидсон Фрейм, доктор наук, PMP, — наш близкий друг и наставник. Он выдающийся специалист: декан по научной работе Арлингтонского университета менеджмента и технологий (Виргиния), участник и бывший член совета Института управления проектами и признанный писатель. Дэвид поделился с нами следующей историей.

Мое знакомство с необыкновенно способными людьми, состоявшееся в ранние годы моей жизни, подарило мне опыт, который пригодился в начале моей более чем тридцатилетней карьеры в менеджменте проектов. Я понял, что один из самых мощных вариантов авторитета, возможный для человека, работающего в проектах, — это то, что я называю авторитетом компетенции. В стандартных курсах и книгах по менеджменту проектов часто рассматривается важность формального авторитета человека, который является примером для подражания, технического авторитета и авторитета, основанного на контроле бюджета. Но на моих курсах и в моем опыте менеджмента проектов я уделяю особое внимание авторитету компетенции. Суть его в том, что если вы действительно хороши в том, что делаете, и работаете в здоровой организации, люди будут прислушиваться к вашим идеям и предложениям, потому что они знают, что ваше мнение ценно. Какая разница, что думает плохой профессионал? Давайте послушаем наших самых опытных коллег!

Ваша компетенция — это ваши меч и щит. Даже когда политика поднимает голову в организации, самые компетентные люди часто могут позволить себе стоять над схваткой. Кто посмеет повредить курице, которая несет золотые яйца?

Большая слабость этой позиции заключается в том, что она надежна только в здоровой организации. Организации, страдающие от основных патологий, например тонущие в политической борьбе, вряд ли смогут оценить компетенцию. Когда персонал проекта обнаруживает, что обстановка патологическая, нельзя рассчитывать на свою компетенцию. Нужно уходить как можно скорее, чтобы избежать заражения.

Мой совет менеджерам проектов, которые хотят поднять свой авторитет в организациях: работайте усердно. Придерживайтесь высочайших стандартов. Делайте все возможное, чтобы быть лучшими. А затем наслаждайтесь уважением своих коллег.

ПОВЕДЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН

Анализ заинтересованных сторон — это интегральная часть разработки политического плана. Есть забавный способ изучить своих коллег: попробуйте представить их в роли диких животных. Это хороший способ обойти болезненные темы, одновременно позволяющий людям быстро понять, как работать с определенными «животными».

Оцените, например, каждого человека относительно уровня взаимного доверия и согласия по цели, видению и миссии проекта или программы. Затем запустите стратегию управления заинтересованными лицами, укрепляя сильные места и работая над слабыми. Используйте знания о шаблонах поведения, чтобы обращаться к потребностям каждого заинтересованного лица и при необходимости защищать себя. Учитывайте, что разные животные говорят на разном «языке», так что квалифицированный менеджер проекта должен говорить на многих языках, то есть вы должны адаптировать свою речь так, чтобы человеку, с которым вы общаетесь, было комфортно и просто это делать.

Политические джунгли

Один из элементов политического плана, способный привести к политическим победам без проигравших, — это оценка и обсуждение политического ландшафта. Органический подход к менеджменту проекта означает, что мы наблюдаем за миром, в котором живем, и применяем образцы из природных систем к организациям. Как известно, когда мы добиваемся организационных изменений, часто возникает сопротивление. Его можно сравнить с появлением новой особи в политических «джунглях». Обитающие в них животные по-разному реагируют на вторжение, чаще всего атакуя пришельца. Их реакции можно изучать и затем использовать для того, чтобы нарушитель мог вести себя так, чтобы не только выжить, но и создать нечто новое.

Внутри любой организации есть люди, чье поведение сходно с повадками некоторых обитателей джунглей. Тигры-одиночки живут и охотятся в лесах сами по себе. Чтобы выжить, им нужны большие лесистые территории, где есть вода и подходящая крупная добыча. Типичная последовательность атаки хищника: медленное, бесшумное преследование, а затем молниеносный рывок, позволяющий поймать добычу и затем убить ее, вонзив зубы в шею или горло. Тигру нужно убивать примерно один раз в неделю, но удачной оказывается лишь одна из 10 или 20 охот (Лампкин, 1998).

Территория самцов тигров всегда больше, чем у самок. Самка тигра знакома с другими самками, чьи территории пересекаются с ее владениями. Самки знакомы и с пересекающими их территории самцами и знают, когда место занимает новый самец. Все тигры умеют узнавать проходящих через их охотничьи угодья незнакомцев. У тигров-одиночек на самом деле активная социальная жизнь, они просто предпочитают социализироваться на расстоянии. Территориальные взрослые тигры, особенно самцы, которые должны защищать свою территорию от других самцов, больше всего рискуют своей жизнью (Лампкин, 1998).

Проницательный лидер проекта идентифицирует тигров в организации. Это те, кто руководит обширной территорией, — руководство высшего звена: CEO, COO, директор по IT или ведущий менеджер проектов. Они также могут быть генеральными менеджерами или, возможно, руководить управлением персоналом. Это сильные и умелые строители империй. Ввиду уникальности своей позиции они одиноки; они обладают наибольшей властью, но часто изолированы. Это происходит потому, что остальные боятся последствий, которые могут возникнуть, если сказать всю правду или дать тиграм всю доступную информацию. Тигры живут в политизированной и напряженной обстановке, потому что многие другие стремятся занять их территорию и снять дивиденды.

Львы, в свою очередь, — самые социальные из кошек. Самцы и самки образуют коалиции. Самки живут в прайдах, связанных родством, а самцы образуют коалиции для вступления в прайды. Оба пола демонстрируют активное сотрудничество при защите территории, охоте и воспитании детенышей. Прайды соревнуются друг с другом в территориальных спорах. Самцы покидают прайд, когда достигают зрелости или когда приходит новая коалиция. Самцы львов часто отправляются в далекие путешествия в поисках еды и спутников, пока не подрастут достаточно, чтобы найти себе товарищей, захватить прайд и поселиться в нем. Число детенышей льва зависит от способности добиваться и поддерживать доступ к прайду. Коалиция может быть вытеснена более крупной вражеской, и, если старых львов выселяют, им редко удается снова стать членами прайда. Конкуренция за жизнь в прайде бывает очень интенсивной, более крупные группы подавляют мелкие в агрессивных столкновениях. Коалиция самцов редко удерживает прайд дольше двух-трех лет, затем ее вытесняют яростные соперники. Лучший показатель успеха льва — размер его коалиции (Гриннел, 1997).

Как самцы, так и самки львов ревут. Члены прайда ревут, только находясь на собственной территории: у самцов рычание — это демонстрация права собственности. Желание львов объединяться в стаи традиционно объясняется преимуществами совместной охоты. Группы из двух или трех самок куда лучше защищают своих котят. Самки уменьшают свои риски, уходя, когда слышат рев посторонних самцов, и избегая новых самцов. Собираясь вместе, самки могут защищать своих детенышей от прямых атак львов-убийц, либо, рыча вместе, они могут уменьшить шансы того, что такая атака вообще произойдет (Гриннел, 1997).

Львы обнаружили, что рык — куда более выгодный способ прогонять посторонних, чем драться с каждым. Так лев провозглашает себя собственником территории и издалека уведомляет слушателя о своем поле и местоположении. У людей, впрочем, слова являются ненадежным сигналом. Нам легко врать и словами, и тоном голоса. Вокальные сигналы слишком легко фальсифицировать, и ничто не может гарантировать их честности. Сигналы оценки, с другой стороны, сообщают о личности нечто не поддающееся подделке. Оценка показывает, на что на самом деле способна личность или группа. Члены коалиции львов часто рычат вместе, а не соревнуются друг с другом. Одиночка или маленькая группа не могут имитировать большой групповой хор; он не складывается случайно, в ходе соревнования ревущих львов. Местный лев подтверждает свое право собственности и намерение защищать прайд честно, постоянно вызывая на бой любого нарушителя, который не уважает его рев. Местные львы ревут, а львы-бродяги молча проходят мимо (Гриннел, 1997).

Львы в организации — часто функциональные менеджеры в маркетинге и продажах. Это люди открытые, доступные, они хотят делать вещи по-своему, и их привлекает ясность и однозначность цели. Они защищают свои границы и развивают множество отношений; они заметны, сильны и талантливы. Их «рев» слышен по всей организации. Это сигналы оценки, которые прямо связаны с реальностью: им выгоднее быть честными, чем врать. Эти сигналы по сути своей надежны, потому что для того, чтобы дать сигнал, необходимо обладать указанным качеством. Например, когда функциональный менеджер маркетинга критикует качество нового разрабатываемого продукта, к его словам нужно относиться серьезно, потому что обычно этот человек обладает пробивной силой, дающей возможность внести изменения в план проекта.

Бурые медведи, за исключением самок с детенышами, — одиночки. Они территориальны, и угодья самцов обычно больше и частично пересекаются с территориями нескольких самок. Медведи оставляют территориальные знаки — запах и длинные следы от когтей в древесной коре. Бурые медведи захватывают зоны с исключительно обильными источниками пищи.

Хотя бурые медведи являются одними из самых опасных животных на свете, они обычно миролюбивы и предпочитают избегать людей. Как правило, они бродят в местах, где люди их не беспокоят, и убегают, как только почуют человека. (Медведи медленно размножаются, поэтому их популяции с трудом восстанавливают потери.) Перемещаются медведи обычно неторопливо, однако могут неожиданно быстро атаковать, если чувствуют угрозу (до 30 миль в час в гору, под гору или по ровной поверхности, на короткие расстояния; Юс, 1999).

Медведь вызывает страх и осторожность, а также любопытство и удивление: нам они кажутся хитрыми, умными, сильными, ловкими и независимыми. В самом деле, медведи — одни из самых умных млекопитающих. У них очень хорошая память, особенно долгосрочная, и они отлично ориентируются на местности.

Медведи обычно молчаливы. Однако они издают разные виды ворчания, когда расслаблены, а когда напуганы, стучат зубами или издают громкие трубные звуки. Они могут выражать ряд эмоций, от удовольствия до боли.

Если вы столкнулись с медведем, не паникуйте, не бегите и не кричите. Вместо этого ведите себя спокойно, оставайтесь на месте, посмотрите на медведя и мягко заговорите с ним. Большинство медведей уйдут по собственной воле, определив, что вы не представляете угрозы. Медведи считывают язык тела, так что важно, насколько это возможно, сохранять спокойствие.

Люди, работающие на удаленных объектах, и технические профессионалы напоминают медведей. Люди-медведи обладают глубокой способностью к самоанализу, они заботливы, сострадательны, стремятся к рефлексии, часто мечтатели и не прочь помочь. Они обладают огромной властью и физической силой, им свойственны интеллигентность, уверенность в себе, сдержанность и отстраненность. Во время конфликта они отступают в свои берлоги, набираются силы в одиночестве и конфликту предпочитают мир, полагаясь на свою способность к исцелению. Их вклад — это сила, рефлексия и самопознание. Медведи могут вспылить и слишком полагаться на свое могущество. Они почти ничего не боятся и иногда забывают об осторожности. То, что они не осознают пределов своей силы, в определенных условиях может приводить к катастрофам.

Для того чтобы обрести власть в политических джунглях, нужно начать с идентификации, обозначения и описания «животного», которое занимает территорию. Помимо приведенных примеров, людей можно сравнивать и с другими животными. Вы найдете больше идей в командных или групповых упражнениях, во время которых люди описывают себя или других как различных животных. Этот важный этап поможет вам спрогнозировать уровень сопротивления коллег изменениям статус-кво.

Следующая задача лидера проекта — применить политические познания в рабочей среде. Сложные проблемы не имеют простых ответов, но честная и принципиальная реакция приводит к эффективным действиям. Это фундаментальные концепции, которые часто забывают в современном бизнесе. Меры, эффективные в краткосрочной перспективе, могут казаться соблазнительными, вас могут к ним подталкивать. Но представьте, что вы вспоминаете этот момент пять лет спустя. Каким своим выбором в сложной политической ситуации вы будете больше всего гордиться? Что вам лучше запомнится: что вы уложились в бюджет или что поступили правильно?

После того как я (Инглунд) представил эти концепции на Конгрессе PMI, я был очень приятно удивлен реакцией любимого редактора и коллеги Жаннет Кабанис-Бревин, которая представляет в бизнес-СМИ Центр деловых практик, издательский и исследовательский отдел PM Solutions.

В диких джунглях рыщут консультанты.

Я вспомнила об этом несколько недель назад в Анахейме (где я, кстати, жила через улицу от Диснейленда), когда просматривала презентацию, подготовленную одним из моих любимых менеджеров проектов Рэнди Инглундом. Я подозревала, что в отличие от 80 % людей, делающих презентации по менеджменту проектов, он снова придумал что-то свеженькое и новое.

И это мягко сказано.

В первый и единственный раз я от души посмеялась на конференции, когда он с каменным лицом начал презентацию «Лидерство и власть» с того, что перевел слово «политик» с латыни следующим образом: «Поли» значит “много”, тик{22} означает “клещ” — таким образом, получаются кровососущие паразиты».

Когда позже он предложил нам определить, кто каким политическим животным является среди наших коллег: львом, тигром или медведем, — я поразилась, что никто из слушателей не закричал: «Да ладно!» Возможно, дело было в том, что многие участники прибыли на конференцию не из США, так что они не выросли за просмотром приключений Дороти и Тотошки на ТВ. А может быть, менеджеры проектов слишком сдержанные люди, чтобы реагировать на шутки? Но я готова поспорить, что была не единственной, кто задумался: когда же на сцене появятся летающие обезьяны?

Ну а если серьезно, аналогия с джунглями может быть полезна для того, кто вступает в джунгли, то есть в организацию. Кто из политических животных дружелюбен? Кого можно приручить? Кто робок и его нужно выманивать? Кто способен сожрать вас живьем?

Например, тигры из высшего эшелона власти — важные шишки, которые считают своей территорией всю организацию, — имеют определенные слабости. Из-за своего одиночества они изолированы. В результате борьбы за место на вершине тигр вызывает зависть других тигров, которые хотят править его территорией, и страх всех остальных. Изоляция и страх означают, что они часто не получают полную или ясную информацию. Они действуют, как и тигры, в темноте. Возможно, именно поэтому их поступки часто выглядят такими хищническими и неэтичными на фоне идеи организационного сообщества.

Львы, с другой стороны, любят валяться на солнышке со своими большими прайдами поклонников и приживал. Вы можете услышать их рев за мили вокруг. Они защищают свою территорию и играют полезную роль, не позволяя стадным животным расслабиться и заплыть жиром. Согласитесь, это напоминает любого знакомого вам менеджера отделения, особенно из тех, кто занимается маркетингом, продажами или человеческими ресурсами.

В то же время медведи-одиночки занимаются своим делом тихо. Не беспокойте их, и они не побеспокоят вас. Они не любят людей и по возможности избегают их. Кажется, они погружены в себя. Но ни в коем случае не дайте им заподозрить, что вы посягаете на кого-то из их «деток»! Технические специалисты и авторы похожи на медведей. Не позвольте их неуклюжей, косолапой походке обмануть вас: острый ум «медведя» просчитывает все варианты, а его когти могут быть грозным оружием, если понадобится. Почему мы чувствуем себя неловко, когда начинаем шутить о нашей работе? Может быть, дело в наших предках-кальвинистах?{23} Я заметила, что коллеги из Индии без проблем принимают метафору и начинают с ней играть.

Игра и метафора не мешают размышлять о жизни в организации, но освежают эти размышления. За последние несколько лет вышло всего несколько книг и статей об использовании метафор, сторителлинга и юмора для формирования позитивной организационной культуры и поддержки людей при столкновении со стрессорами во время организационных реформ. Рэнди не только шутил, когда включил этот раздел в свой доклад: он продемонстрировал, что мы можем относиться к организационной политике в позитивном свете. Вместе того чтобы думать о политике как о коварных и манипулятивных действиях, о зоне победы или поражения, он предложил нам противостоять реальности «корпоративных джунглей» и обыграть ее, стремясь к созданию политического игрового поля для решений формата win-win, гласности и желательных результатов.

Хм… Все это нам не помешало бы и в национальной политике, и во множестве других организаций.

Но я все не могу забыть о том, что мы пропустили летающих обезьян. Кто они? Ясно дело: это кликуши, ударные войска, боевая машина. Это бездумное групповое повиновение злобному лидеру. Это те, кто налетает и уносит свою добычу прочь. Когда вы выясните, где они находятся на схеме организации, дайте мне знать (2004).

РАЗРАБОТАЙТЕ ПОЛИТИЧЕСКИЙ ПЛАН

Поскольку организации по своей природе политичны, квалифицированный менеджер проектов обретает политическую чувствительность. Это значит, что он начинает понимать, как решаются вопросы в организации, но не вовлекается в негативные политические войны. Избегайте амбивалентности между властью и политикой. Займите свою позицию: откровенно работайте над тем, чтобы мотивировать других к достижению решений формата win-win. В противном случае вы рискуете стать политической жертвой ситуации win-lose, что произойдет не публично, а в своего рода закулисье, не на виду. История полна примерами того, как диктаторы, власть толпы и привилегированные группы ограничивали или замедляли развитие системы. Свободные рынки и открытые организации достигают куда большего за более короткие периоды времени.

Создайте политический план, который учитывает политическую структуру в вашей организации, уровень влияния и поддержки заинтересованных сторон, которые сформируют поддерживающую или руководящую коалицию, чтобы превратить видение в реальность, и зоны фокуса, которые составляют стратегический план.

Иметь дело с политикой — все равно что играть в шахматы. Хотя вы осознаете роль и силу каждой фигуры, успех в игре зависит и от ваших ходов, и от ходов вашего противника. Хороший «игрок» может влиять на людей в организации.

Внедрение плана

Я (Инглунд) работал вместе с доктором Ральфом Мюллером над статьей о внедрении плана работы в политических джунглях: Leading Change Towards Enterprise Project Management (2004). Вот отрывок из нее.

После того как вы идентифицировали «политических животных» и разработали политический план, пришло время использовать «звериную силу» для поддержки и развития менеджмента проектов в организации. Успешные подходы к эволюции менеджмента проектов от тактических разовых задач до стратегического влияния на всю организацию часто начинаются с малого и естественным путем развиваются со временем. Выберите отдельное лицо, желательно одного из самых опытных менеджеров проектов, который также обладает заметной политической чувствительностью, чтобы ваш подход постепенно приобретал репутацию в глазах тех, кто критически наблюдает, как продвигается менеджмент проекта. Такой человек, как бурый медведь, устойчив и склонен к рефлексии и самопознанию. Еще одна сходная черта: это человек находится в зоне обильных «пищевых ресурсов». Все организации имеют неудачные проекты, которые надо спасать, работников, чьи навыки и практики в менеджменте проектов надо улучшать, и так далее. Возникает вопрос: с чего начать?

Среди всех возможных зон улучшения изначально сконцентрируйтесь на организационном принятии подхода. Лицо, ответственное за продвижение менеджмента проектов, должно создать репутацию лояльного, знающего и политически проницательного человека. Иными словами, вызывающего доверие. Этого легче всего достичь, помогая другим менеджерам проектов и линейным менеджерам стать успешными в их проектах. Как это сделать?

Это трехступенчатый процесс, где достижение каждой ступени позволяет сбалансировать или уравновесить инвестиции в способности менеджмента проектов и возможный возврат инвестиций благодаря улучшению результатов проектов. В зависимости от важности проектной работы для организации можно остановиться на первой ступени или двигаться к третьей и второй. Если проектами занимаются лишь изредка, то первой ступени будет достаточно. Если проектная работа вносит основной вклад в результаты организации, следует пройти и вторую ступень. Если же проекты — это краеугольный камень бизнеса, необходимо достичь третьей ступени для устойчивого успеха в проектах и сэкономить на возврате на инвестиции (return on investment, ROI). Достижение третьей ступени будет куда более вероятным, если политическая власть в организации рассеяна и существует высокий уровень доверия. Итак, каковы эти три ступени?

Ступень 1: закладываем основание. Начинаем с инвентаря. Оценив, какую методологию и базовое обучение представляет организация, мы определим, что потенциально способны сделать менеджеры проектов, чтобы лучше управлять ими. Аналогичным образом, изучив практики руководящей группы, можно узнать, чего руководство требует от менеджеров проектов. Это включает оценку заинтересованности руководства в хороших практиках менеджмента проектов. Таким образом, то, что реально происходит в проектах, особенно проблемных, отражается в отчетах.

Оценив практики менеджмента проектов с этих трех точек зрения, их можно улучшить и синхронизировать. То есть мы можем достичь гармонии между тем, что людям позволяют делать обучение и методология, тем, что от них требует руководство, а также тем, что реально происходит в проектах. Гармония достигается с помощью оценки текущих практик и осторожного единодушного руководства менеджеров проектов и руководителей направлений, чтобы сбалансировать ожидания от проектов и практики управления ими со стороны членов команд проектов, менеджеров проектов, высшего руководства и потребителей. Так возникает база для менеджмента проектов. Это самый низкий уровень баланса между инвестициями и ROI. Этого может быть достаточно для организаций, где проектная работа является только частью бизнеса и ее не планируют развивать.

Ступень 2: садимся за руль. Это серьезный шаг вперед. Для того чтобы перейти на вторую ступень, ведущей силой успеха предприятия станет преданность руководства менеджменту проектов. Компании, чьи результаты в бизнесе во многом зависят от реализации успешных проектов, должны подняться на эту ступень. Она, как правило, следует за успешной реализацией первой ступени. Лицо или лица, выполнявшие предыдущие задачи, теперь стали частью организации, офиса менеджмента проектов (PMO) или проектного офиса (PO). На этой ступени потребуется сдвиг парадигмы. Люди типа медведей, которые осуществляли первый шаг, не могут заниматься всеми проектами и всеми менеджерами проектов одновременно. Как львы, которых мы описали ранее, они должны найти менее затратный способ борьбы с нарушителями (плохими результатами проектов). Так что медведям нужно нанять в свои PMO несколько львов, которые будут реветь в унисон, чтобы это было слышно по всей организации. Это означает, что информация, связанная с проектом, больше не ограничена несколькими (проблемными) проектами, но становится доступной в виде регулярного доклада обо всех крупных проектах на ежемесячной основе. Это улучшает связь на всех уровнях иерархии организации и распространяет информацию о производительности проектов и организационном уровне среди всех работников. Практика «доносить правду до руководства» становится частью организационной культуры, что резко сокращает слухи, связанные с проектами, и ослабляет политику закулисья.

Параллельно PMO дополнительно подтвердит способности менеджеров проектов с помощью сертификации. Она служит нескольким целям. Во-первых, показывает, что а) PMO стремится к профессионализму, выходящему за рамки установленных внутренних практик менеджмента проектов; б) человеческие ресурсы проекта являются квалифицированными, заслуживающими доверия и признанными; в) менеджмент проектов и связанные с ним навыки могут быть использованы как аргумент при продажах специалистами по маркетингу. На этой стадии вам потребуется групповой рев львов из PMO. Убедить менеджеров проектов получить сертификаты непросто. Особенно сложно с самыми опытными, которые уже давно не учились и боятся потерять лицо, не пройдя экзамены. Чтобы справиться с этим, PMO должен стать ролевой моделью, где работают первые сертифицированные менеджеры проектов и предлагаются курсы подготовки для сертификационных экзаменов. Пока львы в PMO занимаются распространением сообщений о результатах проектов и необходимости сертификации, медведи заботятся о менеджменте PMO в целом и стратегически важных проектов. Для этого они обучают менеджеров проектов, занимающихся нестандартными проектами, либо тестируют новые техники и инструменты на предмет их пользы для организации.

Вторая ступень углубляет и расширяет распространение практик менеджмента проектов по всей организации. В то время как на первой ступени зарождаются корни общеорганизационного менеджмента проектов благодаря работе над несколькими проектами, почти не замечаемыми крупными подразделениями организации, вторая приводит к росту менеджмента проектов и делает его видимым для всех. Она приводит к балансу затрат и отдачи в организации, дела которой во многом, но не полностью зависят от успешного менеджмента проектов.

Стадия 3: станьте лидером. Если проекты и управление ими являются стратегическими краеугольными камнями организации бизнеса, то мало быть не хуже конкурентов. В таком случае организация должна стремиться стать лидером в своей области. Потребуется расширить свое представление о менеджменте проектов, а также добавить к менеджменту проектов и технологическим навыкам отраслевые навыки и более продвинутые техники планирования и менеджмента. Достичь этого можно с помощью продвинутых программ обучения, а доказать — с помощью внутренних программ сертификации (см. также Мюллер, 2002). Как и описанная нами вторая ступень, это задача для львов в PMO. Их дружный рев сообщит о необходимости углубить навыки и провести широкую сертификацию всей фирме.

Еще одно представление, которое нужно расширить, — это руководство проектами. Необходимо оценить практики менеджмента проектов в сравнении с компаниями в той же отрасли и в других отраслях. Изучение отрасли покажет, в чем компания может улучшиться по сравнению со своими конкурентами, анализ других отраслей обнаружит, какие стороны нужно подтянуть, чтобы стать лучше, чем конкуренты. Это задача медведей в PMO. Их богатый опыт и способность к рефлексии позволят выявить адекватные и доступные зоны улучшения.

Наконец, третье представление, которое предстоит углубить, — это представление об организации и ее ответственности за менеджмент проектов. Работайте над тем, чтобы все поняли, что вся действительность организации должна поддерживать верный менеджмент проектов, потому что это краеугольный камень результатов ее бизнеса. Понимание, что все организационные единицы однозначно процветают благодаря успешным проектам, позволит подготовиться к изменениям, и разрозненные отделы преобразуются в межведомственные команды, принимающие решения.

Подъем на эту ступень требует зверя иной породы. Вам нужен орел, который парит над всей организацией и видит общую картину и то, как стыкуются все части организационной головоломки. А в следующую минуту орел способен сосредоточиться над проблемой размером с зернышко для того, чтобы исправлять процессы, роли и ответственность. Инструменты орла — это зрелые модели менеджмента проектов, которые могут варьироваться, начиная с простых пятиступенчатых моделей, дающих одностороннее представление об «уровне зрелости», и заканчивая сложными многосторонними инструментами, которые описывают зрелость организации и помогают выявить зоны для улучшения. Организации, применяющие техники третьей ступени, находятся на пути к тому, чтобы стать лидерами в своей отрасли и образцом для менеджмента проектов в своей области. Они превращают менеджмент проектов в стратегическое преимущество компании, где PMO является центральным фокусом всех действий. Ответственность PMO сменяется с улучшения единичных проектов (ступень 1) через улучшение профессионализма менеджеров проектов (ступень 2) к построению организации, основанной на проектах (ступень 3).

Организации, проходящие по данным ступеням, одновременно развивают возможности менеджмента программ и портфелей. В данном случае под программой понимается группа проектов, которые служат общей цели, а под портфелем — группа проектов, которая распоряжается общими ресурсами (Тернер и Мюллер, 2003). Роль PMO в управлении позициями менеджмента проектов исключительно подходит для создания ролей менеджмента портфелей. PMO управляет результатами портфеля с помощью отбора проектов, занимается планированием бизнеса и ресурсов до включения проектов в портфель, за чем следуют идентификация и восстановление проблемных проектов, менеджмент руководящей группы и улучшение практик после того, как проекты вошли в портфель (Блумквист и Мюллер, 2004).

На пути к отраслевому управлению проектами сила и авторитет PMO невероятно возрастают. PMO включается в политическую игру между силами организации, соотнося собственные силы и слабости с теми, кто уже находится во власти в организации. Медведей рекомендуется сравнивать с медведями — теми, кто обладает глубоким опытом, практикой отношений и политических игр. Львы из PMO могут стать еще громче, если объединят свои голоса со львами из других организаций. Как писал Инглунд (июнь 2004 года), если эти изменения переживают проверку временем (и реорганизацией) и приживаются, они попадают в область действия Стратегического офиса проектов (Strategic Project Office, SPO). Используйте силу тигра (СЕО), чтобы успешно создать SPO. За это время орлам нужно найти своих товарищей. Орлы редки, и, поскольку большинство медведей и львов предпочитают оставаться на своих местах, их сложно вырастить внутри PMO. Однако орлов часто находят на позициях CTO (chief technology officer, технические директора) или даже вне фирмы в профессиональных организациях и университетах. Эти внешние и внутренние голоса могут предоставить существенный вес той ценности, которую PMO предлагает для движения компании к ее стратегическим целям.

ДВИЖЕНИЕ ПО КРУГУ

Порочный круг поведения, как и благотворный круг, — это образ, который описывает последствия политического поведения. Легко попасть в порочный круг, если у вас нет времени, чтобы создать ясное и доступное видение бизнеса. В итоге повседневные действия состоят из решения проблем и борьбы с пожарами, и вам чаще приходится руководствоваться сроками, а не необходимостью. Следовательно, если не определены приоритеты работы и все происходит сразу, времени для выбора приоритетов становится еще меньше. Выбор делается в изоляции, что приводит к тому, что усилия либо дублируются, либо не предпринимаются. Результаты бизнеса оказываются плачевными, потому что нужные вещи не были сделаны. Так мы проходим полный круг: нам опять нужно четкое видение. Весь фокус в том, чтобы разорвать этот цикл. Если вы поймете, как он работает, это можно сделать почти в любой момент.

Лидеры, попавшие в порочный круг, похожий на тот, что изображен на рис. 8.1, если они действуют беспринципно и совершают преступления против честности, следуют архетипу «перекладывания груза». Это значит, что они застревают на незначительных или безопасных шагах вместо того, чтобы взяться за фундаментальные решения, которые необходимо предпринять, чтобы улучшить эффективность работы. Лидеры могут игнорировать фундаментальные ценности, но тогда они обнаружат, что оказались в опасной западне. Либо они могут потратить всю энергию и лояльность подчиненных на то, чтобы преуспеть. Добиться иного можно, если действовать открыто, принципиально и честно.

Рис. 8.1. Порочный круг

Примеры преступлений против честности

• Менеджер выступает перед членами команды проекта с речью о (нереалистичных) «достоинствах» завершения 18-месячного проекта за 6 месяцев.

• Лидер начинает совещание, заявив об определенном намерении, но искажает его ради собственных целей.

• Руководитель передает требование высшего руководства подчиненным так, словно согласен с ним, хотя на самом деле не согласен.

• Вы заканчиваете каждый телефонный разговор словами: «Тут кто-то подошел, мне пора».

• Руководство требует достигать контрольных точек, обещая передать обратную связь и отзывы потребителей, но не передает их.

• Людям велят использовать стандартную технологию, но не обучают, как это делать.

• Вы обещаете поделиться контактами на следующей неделе и не посылаете их.

Такие действия вызывают у людей ощущение, что их обманули.

ПРИНЦИПИАЛЬНОСТЬ В ДЕЙСТВИИ

Фундаментальное решение в рамках процесса создания политического плана включает в себя использование инструментов влияния и убеждения, принципиальных и честных поступков. Принципиальные люди верят в то, что говорят, а честные люди выполняют свои обещания по тем причинам, о которых они заявили. Принципиальность и честность связывают голову и сердце, слова и действия, они отделяют веру от неверия и часто — успех от неудачи.

Многие люди в организациях жалуются, что их «лидерам» не хватает принципиальности и честности. Когда такие мысли превалируют в компании, невозможно развивать доверие, а оптимальных результатов едва ли можно достичь (Грэм и Инглунд, 2004, с. 9). Это становится болезненно очевидным, когда член команды чувствует разлад между тем, что он и его лидеры считают важным. Уровень энергии падает, и продуктивная работа либо прекращается, либо замедляется.

Честность — это самая дорогая и самая важная ценность, которую может продемонстрировать лидер. Честность раскрывается медленно, день за днем, в словах и делах. Действия, которые ставят под сомнение честность лидера, часто влекут быстрые и значительные последствия. Каждый лидер — свет для тех, кого он ведет. Поэтому недостаток честности сразу же становится очевидным. Политические лидеры часто «проваливаются» не из-за своих действий, а потому что им не хватает честности.

Менеджеры, которые совершают преступления против честности, становятся жертвами собственных систем оценки и вознаграждения. Это аксиома: «Покажите мне, как оценивают людей, и я покажу вам, как они себя поведут». Системы оценки должны принципиально отражать ценности и руководящие принципы организации. Навязанные или неверные оценки и награждения приносят больше вреда, чем пользы.

Внутренний голос каждого человека отражает его ценности и убеждения, которые формируют принципиальность и честность, но люди находятся также под внешним давлением: от них требуют добиваться результатов. Проверка на истинное лидерство — поиск баланса между внутренним и внешним давлением и демонстрация собственной верности делу таким образом, чтобы все, кто необходимо, поверили в выбранное направление. Знайте, что люди обычно работают в любое время и повсюду следуют за человеком, который ведет их за собой принципиально и честно. Будьте этим человеком.

Ремко Мейснер добавляет следующие революционные мысли:

Не все люди, имеющие влияние на проект, поведут себя честно или прозрачно. Некоторые имеют иные ценности, чем вы, и для менеджера проекта это часто означает, что эти люди двигаются по загадочным траекториям. Сохраняйте собственную прозрачность. Говорите другим от чистого сердца, что вы собираетесь сделать, почему и каким образом. Главное — суметь объяснить свои шаги вашему собственному совету проекта. Вы можете справиться с этим, одновременно немного исправляя ситуацию и, таким образом, сохраняя хорошие отношения с людьми с чуждыми ценностями.

Многим организациям не хватает хороших политических «пловцов». Но обращаться с властью можно научиться. Власть требует оценки, идентификации, развития навыков, планирования и применения. Как любое обучение, это предполагает движение от размышлений к действию. Создание политического плана начинается с того, что вы берете на себя обязательство распоряжаться властью, причем, вероятнее всего, личной властью. Дальше вы предпринимаете действия, чтобы идентифицировать источники власти, провести анализ заинтересованных лиц и реализовать принципиальность и честность.

Систематически анализируйте политическую среду вашей организации. Если ваша среда может быть описана как порочный круг, работайте над созданием благотворного круга, основанного на убеждении и влиянии. Невозможно развивать доверие, и усилия по внедрению на предприятии менеджмента проектов будут потрачены впустую, пока лидеры не создадут обстановку, которая поддерживает эти ценности. Потратьте время на составление политического плана, запись своих наблюдений и решений о последующих шагах.

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

Образ мышления квалифицированного менеджера проектов выходит за пределы исполнения проектов в соответствии с расписанием, содержанием и затратами. Улучшение производительности организации зависит от ее совершенствования с помощью проектов. То, что именно вы делаете и как вы это делаете, является частью власти и политики. Поскольку власть — это способность транслировать намерение в реальность и поддерживать его, а организационная политика — это упражнение в использовании власти, то реформирование предприятия с целью развития менеджмента проектов означает признание политической среды как средства достижения успеха в максимальном масштабе.

Организации по своей природе политичны. Чтобы быть эффективным, менеджер проектов должен стать политически чувствительным. Учитывайте обстановку, обдумайте свое отношение к политике и власти, развивайте эффективный политический план — это основные шаги к развитию превосходной политической чувствительности. Они помогают использовать структуру власти в организации, идентифицировать критические уровни доверия и согласия с заинтересованными лицами, развивать руководящую коалицию и определять зоны фокуса. Одна из ключевых целей развития политической чувствительности — превратить потенциальный сценарий жертвы в политические победы формата win-win.

Политический план — это внешний слой процесса менеджмента проектов. Он предполагает наблюдение за тем, как организация решает вопросы, и анализ заинтересованных сторон. Далее, план включает в себя креативную человеческую динамику, чтобы поощрить мышление на опережение: как отвечать и влиять на других людей в организации. Квалифицированные менеджеры проектов развивают политические планы так же, как и эффективные планы проектов.

В организации всегда происходит политический процесс, а политические джунгли хаотичны. Успех приходит к тем, кто идентифицирует «животных» в джунглях и признает, что они обладают определенными качествами и поведенческими схемами. Каждого ведет цель. Эффективное взаимодействие с этими «животными» и влияние на них включают работу в предпочитаемом ими режиме, общение на их языке и баланс общих целей.

Необходимо научиться руководить изменениями в политической обстановке, что включает оценку, идентификацию, создание навыков, планирование и применение, а также знание о потенциале менеджмента проектов и желание дисциплинированно применять этот процесс к сети одновременно исполняемых проектов по всей организации. Как в любом обучении, чтобы быть эффективным в этой области, нужно перейти от рефлексии к действию.

Самые производительные люди используют мощные процессы, позитивную политику и прагматичную власть, чтобы достигать значимой выгоды и удерживать организацию на пути к цели. Применяя эти концепции к жестким ситуациям, лидеры проектов приобретают способность внедрять перемены, развивать навыки, которые обеспечивают усиление влияния, и добиваться зрелости менеджмента проектов в своих организациях.

ГЛАВА 9 НАВЫКИ РАЗРЕШЕНИЯ КОНФЛИКТОВ

Конфликтов нельзя избежать; мы должны разрешать их со страстью, настойчивостью и терпением.

Альфонсо Бусеро

«Молекула» квалифицированного менеджера проектов

Даже квалифицированные менеджеры проектов не застрахованы от конфликтов. Иногда они даже приветствуют их, потому что конфликты доказывают, что люди увлечены своей работой. В этой главе мы рассмотрим источники конфликтов, обсудим работу с трудными людьми, сконцентрируемся на человеческом факторе конфликта и используем технику рефрейминга, чтобы достигать лучших результатов при разрешении конфликта. Мы также затронем принятие решений в момент конфликта.

ИСТОЧНИКИ КОНФЛИКТОВ

Источники конфликтов разнообразны (табл. 9.1). Потенциальными итогами конфликтов могут быть:

• ссоры;

• конкуренция;

• саботаж;

• неэффективность или низкая производительность;

• упадок духа;

• плохие личные взаимоотношения;

• напряженные отношения.

Таблица 9.1. Источники конфликта

Источник

Пример

Ресурсы

Недостаток денег, времени, персонала или материалов способен привести к конфликту

Цели

Расхождение в целях (например, что выбрать: качество или количество) может привести к возникновению конфликтов

Ожидания

Конфликты могут проявиться, когда ожидания людей различаются и чьи-то ожидания не реализуются

Восприятие

Люди воспринимают мир по-разному, и эти различия могут выразиться в конфликте

Ценности

Ценности людей, работающих вместе, также могут различаться, и когда от этих ценностей зависит решение проблемы, ситуация чревата конфликтом

Потребности

У людей есть разные потребности (например, признание, безопасность, достоинство, участие), и, если эти потребности не удовлетворяются, возникают недовольство и конфликты

Культура

Недостаточное понимание культурных особенностей может привести к несогласию и конфликту

С другой стороны, недостаток конфликтов может указывать на отсутствие интереса, сниженную мотивацию и равнодушие; все это уменьшает шанс достичь высокопроизводительных результатов. Наша цель — создать конструктивные разногласия, в ходе которых люди взаимодействуют друг с другом и стремятся к наилучшим решениям, привыкая к позиции: «Давайте работать вместе, чтобы придумать, что делать».

Урок разрешения проблем, в особенности связанных с риском, я (Инглунд) получил еще в молодости, когда работал на сельских ярмарках, где проводили конкурсы и демонстрации скота. Победители далеко не всегда были хозяевами самых послушных животных, но они выигрывали, потому что при необходимости мастерски восстанавливали свои позиции на выставке и демонстрировали лидерство. Конфликт с питомцем лишь придавал им возможность проявить себя. Мы предлагаем простой процесс разрешения конфликтов в проекте. Он начинается с ответа на следующие три вопроса.

• В чем суть конфликта?

• Почему он произошел?

• Как вы пытались его разрешить?

На основе этого списка вопросов вы можете определить, возник ли конфликт из-за R — назначения подходящих людей или выделения ресурсов для проекта; из-за O — различий, связанных с целями того, что нужно сделать, или из-за I — глубоко укоренившихся проблем, связанных с личными убеждениями, принципами, историческими прецедентами или идентичностью.

РАБОТА С ТРУДНЫМИ ЛЮДЬМИ

Один из наибольших источников стресса для команды — работа с трудными людьми. Трудные люди — это те, кто мешает действиям и прогрессу остальных. Их поведение уменьшает продуктивность и подрывает командную работу. Иметь с ними дело почти физически больно: кажется, что они причиняют окружающим эмоциональные страдания. Трудные люди влияют на команду, потому что способны контролировать взаимодействия в ней.

Согласно Закари Вонгу, доктору наук, менеджеру с 30-летним опытом работы в менеджменте и менеджменте проектов, трудные люди, как правило, демонстрируют поведение низшего уровня; иными словами, это те, кто оказывается ниже «заданного уровня» (рис. 9.1) и пожирает энергию команды (2007). Они отнимают время, ресурсы, внимание, препятствуют согласию. С ними всего нужно достигать в борьбе. Команда чувствует себя обескровленной, усталой, слабой и недовольной, когда ей приходится работать со стабильно трудным человеком. Людям начинает казаться, что их недооценивают, потому что команда принимает негативное поведение и постоянно идет на компромиссы и подачки, пытаясь задобрить трудных людей.

Рис. 9.1. Примеры поведения выше и ниже «установленного уровня»

По материалам Zachary Wong, Human Factors in Project Management, 2007 год. Перепечатка с согласия John Wiley & Sons

Стабильно трудный человек будет тянуть команду за собой вниз. Если команда привыкнет к более низкому уровню динамики, пострадают производительность и качество. Работа на низком уровне означает, что команда функционирует с меньшей энергией и синергией, у нее более низкий «установленный уровень». Установленный уровень команды отражает коллективное мировоззрение и дух команды. Вместо того чтобы стремиться к лучшему, команда с низким установленным уровнем радуется, если хотя бы доводит дело до конца. В таких командах нежелательное поведение (сопротивление изменениям, нетерпеливость, подозрительность, трусость) практикуется чаще, чем поведение, способствующее сотрудничеству (внимательность, щедрость и открытость).

Напротив, вы поймете, что у команды высокий установленный уровень, если:

• разногласия поощряются и конфликты быстро разрешаются;

• все открыто признаются в своих взглядах и чувствах;

• члены команды предпочитают работать вместе, а не по отдельности;

• люди заботятся друг о друге;

• итог командной работы равняется большему, чем сумма его частей;

• команда постоянно запрашивает обратную связь о поведении;

• признание и подкрепление являются нормами поведения.

Один из подходов к решению проблемы с трудными людьми — привлечь своего менеджера. Ана объясняет, как ее менеджер подходит к решению проблем: «Моему боссу постоянно приходится иметь дело со сложными ситуациями, потому что он возглавляет отдел IT, и если, например, возникнет проблема с сетью, упадет интернет и так далее, то пострадает работа всей организации. Он не тратит время, обсуждая предположения в поисках виноватых. Он пытается дойти до сути проблемы и найти решение как можно скорее. Одна из его любимых фраз: “Не обращайтесь ко мне с проблемой, если не можете предложить решение”».

Я (Инглунд) долго соглашался с этой фразой и часто слышал, как менеджеры повторяют ее. Это неплохой подход при рутинных проблемах. Но он, скорее, мешает при столкновениях со стабильно трудными людьми, а также с перспективами или сложными ситуациями, где не существует идеального решения, где обязательно возникают побочные эффекты, либо в случаях, когда проблема слишком велика, чтобы решение мог предложить один человек. Если от сотрудника требуется найти решение, прежде чем жаловаться на проблему, менеджера могут вовремя и не предупредить, потому что люди побоятся обращаться к нему. Такая обстановка способна навредить сильнее, чем открытая среда, где люди сразу сообщают о проблемах и все участвуют в мозговом штурме или коллективном обсуждении, чтобы предложить варианты выхода. Поскольку трудные люди могут быть «токсичными» для всей организации, от высшего руководства требуется оперативная реакция.

Мы упомянули эту точку зрения только для того, чтобы люди не злоупотребляли процитированной фразой. Квалифицированные менеджеры проектов рассматривают себя не только как людей, решающих проблемы, но и как людей, которые увеличивают число возможностей. Это значит, что они принимают ситуации, которые могут не иметь легких, явных или чистых решений. Признав такие ситуации, они открывают пути к поиску нового знания и решения сложных проблем.

ЧЕЛОВЕЧЕСКИЙ ФАКТОР ПРИ РАЗРЕШЕНИИ КОНФЛИКТОВ

Неудивительно, что люди по-разному относятся к управлению конфликтами. Нуриа Бласко Пастор, менеджер проектов из Tepsa в Барселоне, рассказывает следующее.

За последние несколько лет я немало узнала о разрешении конфликтов… мои дети — отличные учителя! Улыбки малышей и раньше, и сегодня напоминают мне о том, что мне есть еще чему поучиться. А их слезы и раньше, и сегодня подсказывают мне, что в каждом конфликте существует риск кому-то навредить. Но кроме этого — об этом часто забывают, — в каждом конфликте есть шанс на улучшение, позитивный риск.

Конфликты — часть нашей профессиональной деятельности. Менеджмент проектов — это искусство интеграции частей в одно целое при одновременном следовании трем ограничениям. Задумайтесь на минуту о слове «ограничения». Ограничения порождают конфликты, поскольку это неиссякаемый источник проблем.

Шаг за шагом я продвигаюсь в разрешении конфликтов, пусть даже иногда я сама их порождаю. Давайте я поделюсь с вами своими приемами.

В прошлом, когда проблемы заключались в расписании, стоимости, изменении спецификации, я старалась идентифицировать и пытаться разрешать конфликты только со своей точки зрения. Сложно признать, но это, очевидно, предвзятый подход. Я научилась тому, что сначала надо рассмотреть потенциальный конфликт глазами третьей стороны. Я использую следующее упражнение: мысленно описываю конфликт так, как будто я посторонний человек. Таким образом, я обретаю перспективу и способна увидеть более полную картину. По существу, я добиваюсь отделения личных чувств от профессиональных вопросов (хотя это сложно) и, ставя себя в положение независимого наблюдателя, фокусируюсь в основном на профессиональной стороне.

…Конфликты будут всегда, и решать их сложно. Возможно, мы бы хотели игнорировать конфликт и ждать, пока он разрешится сам собой. Но это неправильно и непрофессионально. Поэтому, если мне надо взяться за сложную ситуацию, я делаю это рано утром. Если вам нужно съесть лягушку, сделайте это как можно скорее… и остаток дня будет приятным и простым. Потратьте немного времени на подготовку и глотайте лягушку!

Подход win-win. Это классика теории менеджмента. Это святая истина. Я заставляю себя рассматривать менее агрессивные способы разрешения конфликта и стараюсь не задевать чужие чувства. Понятно, что обижать людей нехорошо, более того — это еще и неэффективно. И, что самое важное, в долгосрочной перспективе применим только подход win-win. Я использую простой трюк — компенсацию «проигрыша» в конфликте дополнительным вниманием, например публичным поздравлением за хорошо проделанную работу или наградой в виде приятного задания, или же я даю стороне понять, что осознаю их тревоги… или просто беседую с ними утром за хорошим кофе!

Norton Healthcare в Луисвилле имеет корпоративный отдел руководства программой (Enterprise Program Management Office, EPMO), который занимается строительством нового здания. Эта чрезвычайно успешная программа стала финалистом Проекта 2010 года Института управления проектами. Мы попросили Дженис Вивер, PMP, системного заместителя вице-президента EPMO, рассказать о ее подходе к конфликтам.

Работа с конфликтами — одна из сложнейших сфер менеджмента проектов, от которой специалисты стараются уклониться. Несмотря на то что в повседневной жизни мы постоянно сталкиваемся с конфликтами, многие люди испытывают дискомфорт, имея с ними дело. Многие предпочли бы отвернуться и надеяться, что все рассосется само.

Однако неразрешенные конфликты редко разрешаются сами по себе. Если не следить за ними, они нарастают и выливаются в большие проблемы, которые негативно влияют на проект, что осложняет ситуацию, порождая еще больше конфликтов. Ключ к решению состоит в том, чтобы разрешить конфликт как можно скорее, пока не дошло до беды.

Навыки лидерства включают в себя способность к разрешению конфликтов. То, как мы, менеджеры проектов, разрешаем конфликты, отделяет «хороших» менеджеров проектов от «великих».

Меня часто спрашивают: «Как вы разрешаете конфликты в проекте? Они так раздражают!» Я отвечаю: «По обстоятельствам». Это зависит от проекта, от участников, от ситуации и от влияния конфликта на проект.

Существуют модели, придуманные для того, чтобы менеджеры проектов могли руководствоваться ими в ходе разрешения конфликта. Однако в реальном мире надежного подхода к разрешению конфликта в менеджменте проектов не существует. И, нравится нам это или нет, именно менеджер проекта отвечает за то, чтобы конфликт был решен оперативно и результативно.

В стандартном проекте многое может стать источником конфликта. Например, к нему могут привести технические проблемы. Технические вопросы решать легко. Конфликт, который включает человеческий фактор, нужно разбирать осторожно, чтобы не причинить неизгладимый вред отношениям в проекте.

С людьми может быть связано множество всевозможных проблем в проекте, особенно если он сопровождается высоким риском, очень заметен, очень дорогостоящ и имеет насыщенное расписание. Ожидания руководства высоки. В такой ситуации менеджеры проекта должны фокусироваться на человеческой стороне, а не на процессах менеджмента, что более комфортно большинству менеджеров проектов.

Рассмотрим не такую уж гипотетическую ситуацию.

Один из шести лидеров проекта по внедрению новой информационной системы не отвечает вовремя на звонки и письма. Я назову этого человека «невидимым лидером проекта». Проект повлияет на целое предприятие в 11 тысяч человек. У него строгое расписание, высокая стоимость, и к нему привлечено внимание всего совета. Другие лидеры проекта и несколько членов команды проекта жалуются на недостаток реакции. Это негативно сказывается на их задачах. Они ожидают, что менеджер проекта решит эту проблему.

Если оставить ее нерешенной, люди начнут жаловаться друг другу на невидимого лидера проекта и отсутствие реакции на запросы информации. Скоро это станет проблемой производительности, потому что слишком многие будут сплетничать возле кулера и в переписке, вместо того чтобы работать над заданиями. Несколько задач уже выпали из расписания. Нередко все это бурление проходит мимо радаров менеджера проекта.

Что делать?

Ничего не делать: такой вариант существует всегда, но в данной ситуации он не рекомендуется. Слишком многое на кону. Проект отстанет еще сильнее. Пострадает качество, и в конце концов спонсор проекта и руководитель менеджера проектов начнут интересоваться, что происходит и почему проблема не решена. Избегайте такой ситуации всеми силами!

Одна из первичных задач менеджера проектов — предугадать проблемы и не допустить их. Вот где нужен менеджмент рисков, что тесно связано с разрешением конфликтов. Так что можно или нужно было сделать, чтобы предупредить и избежать такой ситуации?

Многие вопросы и конфликты в менеджменте проектов связаны с неясными ролями и обязанностями. Неясность приводит к дублированию работы, пропущенным срокам и напряжению в целом; все это дорого обходится.

Вы должны четко расписать роли и обязанности в плане руководства человеческими ресурсами проекта. Четко изложите, что ожидается от каждого человека, начиная с руководящего комитета и заканчивая членами команды. Если возможно, учитывайте персонал подрядчика. Они являются частью команды и должны придерживаться тех же правил, что и внутренние члены команды проекта.

Вот образец обязательств, расписанных по ролям.

Лидеры проекта

1. Отвечают за успех порученных им основных поставляемых результатов.

2. Следят за тем, чтобы все задачи по планированию выполнялись в соответствии с указаниями.

3. Оперативно разрешают проблемы и при необходимости обращаются к менеджеру проекта для разрешения, если не могут сделать это самостоятельно.

4. Управляют ожиданиями членов команды, добиваясь того, что все знают, что от них ожидается.

5. Выявляют потенциально угрожающие события и развивают план управления данными рисками.

6. Руководят работой в соответствии с расписанием проекта, включая детализованные задачи, действия, сроки, ресурсы и ключевые точки.

7. Сообщают о состоянии поставляемых результатов согласно организации связи в проекте.

8. Поддерживают командный дух и атмосферу сотрудничества среди членов команды проекта и между командами проекта.

Менеджер проекта

1. Отвечает за успех всего проекта.

2. Добивается достижения всех запланированных поставляемых результатов проекта.

3. Разрешает вопросы, обращаясь для разрешения к спонсору проекта, только если это необходимо.

4. Управляет ожиданиями, добиваясь того, что все лидеры команды знают, что от них ожидается.

5. Руководит выявлением и фиксацией всех потенциально угрожающих событий в плане руководства рисками и добивается внедрения плана мероприятий по снижению рисков.

6. Сообщает о развитии проекта всем заинтересованным сторонам согласно организации связи в проекте.

7. Занимается мониторингом бюджета в целом и обеспечивает любые дополнительные запросы о финансировании, если необходимо.

8. Поддерживает командный дух и атмосферу сотрудничества среди команд проекта.

Между этими двумя списками много общего. Обе роли требуют подотчетности. От обеих требуется разрешать проблемы, управлять ожиданиями, связью в проекте и поддерживать командный дух и атмосферу сотрудничества. Разница заключается в объеме контроля между лидером проекта и менеджером проекта. Лидер проекта отвечает за часть проекта. Менеджер проекта (или программы) — за весь проект.

В начале каждого проекта обговорите обязанности, даже если члены команды уже с этим знакомы. Освежить память никогда не помешает. Это обсуждение позволит всем задать вопросы, если они не понимают обязанностей, включенных в план менеджмента проекта, или не согласны с ними. Если новые члены команды присоединились к проекту после его запуска, то лидеры проекта обязаны ввести их в курс дела, если же присоединился новый лидер команды, то это обязанность менеджера проекта.

Теперь вернемся к нашей «теоретической» ситуации. Предположим, что этот лидер проекта назначен на проект с самого начала, присутствовал на встрече, когда все это обсуждалось, и согласился с командой менеджмента проекта. Вы один из лидеров проекта, ожидающий важной информации от невидимого лидера проекта. Пересмотрите список обязанностей лидеров и решите, какая относится к данной ситуации.

Правильный ответ заключается в том, что и менеджер проекта, и лидер проекта отвечают за достижение успеха проекта. (Обязанность № 1: ответственны за успех порученных им основных поставляемых результатов.)

Во-первых, проверьте письмо, которое вы отправили невидимому лидеру проекта, чтобы убедиться, что запрос был ясен и включал в себя дату, к которой вам нужна информация. Если это не так, отправьте вежливое письмо-напоминание, убедившись, что теперь сообщение и дата ясны. Попросите написать вам, если прислать информацию к этой дате невозможно. Иными словами, убедитесь, что не вы вызвали просрочку, не задав правильный вопрос с самого начала. (Обязанность № 4: управлять ожиданиями членов команды, добиваясь того, что все знают, что от них ожидается. Обязанность № 5: выявлять потенциально угрожающие события и развивать план управления данными рисками.)

Во-вторых, оцените ситуацию. Может быть, невидимый лидер проекта — новичок в проекте, отделе и/или организации? Не столкнулся ли он с личными проблемами, которые могут мешать ему работать (например, у него в семье кто-то болен)? Это не разрешает конфликт, но помогает внести немного сочувствия в ситуацию. Отступите и убедитесь, что вы разрешаете ситуацию профессионально. (Обязанность № 3: оперативно разрешать проблемы и при необходимости обращаться к менеджеру проекта, если не можете разрешить их самостоятельно.)

В-третьих, поговорите с невидимым лидером проекта, желательно лично или по телефону. Объясните ситуацию и спросите, когда информация будет доступна. Приготовьтесь немного сдвинуть дату, если это поможет. Если задача не относится к критическим, обеспечение небольшого пространства для маневра поможет вам укрепить рабочие отношения. (Обязанность № 8: поддерживайте командный дух и атмосферу сотрудничества среди членов команды проекта и между командами проекта.)

Если все эти варианты не помогли, обращайтесь к менеджеру проекта и требуйте разрешения. Опишите факты, но не драматизируйте и не преувеличивайте проблему. Это не поможет ее решить и не вернет проект обратно в колею.

Менеджерам проекта легко увлечься проектом и процессами, связанными с его выполнением, и забыть о том, что мы работаем с людьми. Нужно проявлять профессионализм и сострадание, если проблемы связаны с человеческим фактором. Проект может закончиться успешно в плане содержания, расписания, качества и удовлетворения потребителей. Но если никто больше не захочет работать с вами в другом проекте, то вы провалились и как лидер, и как менеджер проекта.

РЕФРЕЙМИНГ

Рефрейминг — это рассмотрение конфликта или решения через иную «линзу», всякий раз с новой стороны. На базовом уровне рефрейминг означает рассмотрение менеджмента проекта как управления людьми с целью достижения стратегических целей, а не просто как набор задач и диаграмм. Рефрейминг помогает найти больше альтернатив, вариантов и точек зрения, которые можно обдумать. Мудрые лидеры используют рефрейминг на ранних стадиях конфликтов, чтобы переключить мышление людей. Этот процесс открывает двери для компромиссов и креативных решений.

Рассмотрение ситуации с разных точек зрения помогает уйти от узкого и механического восприятия. Квалифицированные менеджеры проектов, способные к рефреймингу, приобретают удивительное ощущение выбора и власти, их куда меньше пугают организационные извращения, и они лучше понимают людей и события. Они предвидят революционные повороты и перемены в организационной жизни, развивают уникальные альтернативы и новые идеи о том, что требуется организации, видят новые возможности и достигают более широкого круга результатов в ситуации неопределенности. Они напоминают художников, преобразующих мир так, чтобы зрители увидели в нем новые возможности. Например, в «теоретической ситуации» Дженис Вивер смогла рассмотреть ситуацию с новой точки зрения: люди не проблема, но каждый из них обладает определенной ответственностью и должен соответственно вести себя.

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

Конфликты будут всегда, и они могут быть полезны. Для эффективного разрешения конфликтов следуйте данным шагам.

• Сфокусируйтесь на целях и задачах.

• Оцените глубину и тип конфликта. Связан ли он с ресурсами, целями или идентичностью?

• Внедрите список шагов, которым надо следовать в зависимости от ситуации.

• Следуйте процессу решения проблем, который учитывает человеческий фактор.

• Займитесь рефреймингом в контексте среды.

• Обратитесь к членам команды.

• Будьте креативны.

• Добейтесь разрешения конфликта и проследите за его реализацией.

Оценивайте конфликт с разных точек зрения и рассматривайте решения в области проектной работы не только в финансовом плане. Подумайте, как ваши решения повлияют на развитие людей и качество проектной работы.

ГЛАВА 10 НАВЫКИ ПРОДАЖ

Если вы не верите в ваш проект, вы не сможете его продать.

«Молекула» квалифицированного менеджера проектов

Несколько лет назад, когда я (Бусеро) работал на многонациональную компанию, мой руководитель сказал мне: «У вас нет навыков продаж. Вы вообще никогда не сможете продать ни один проект. Вы слишком добры, а в мире волков нельзя быть овечкой». Шли годы, я наблюдал за тем, как растут мои достижения в бизнесе, и начал понимать, что многие из моих продаж проектов были непрямыми. То есть, реализуя проект, я продавал его. Я продавал, когда консультировал организации. Остается только пожалеть, что я не подошел к продажам сознательно с самого начала: насколько эффективнее я мог бы работать!

Когда мы имеем дело с внешними клиентами или потребителями, мы всегда на виду. Клиенты обращают внимание на профессиональное поведение как на один из показателей репутации. Они постоянно наблюдают за менеджерами проектов в поисках профессионального стиля, реакций и поведения, следя за тем, как те принимают решения и ведут себя с людьми. Клиенты обращаются к менеджерам проектов как к доверенным советчикам, чьих мнений они ищут, когда принимают решения. Делиться мнениями — это часть процесса продаж.

Когда мы добиваемся того, что повышается осведомленность об истинном потенциале и ценности менеджмента проектов на стратегическом уровне в рамках организаций, мы также во многом продаем менеджмент проектов как ключевую, необходимую организации дисциплину. Специалисты в области менеджмента проектов находятся не в вакууме — они работают в организациях, и им нужно убеждать руководство в ценности менеджмента проектов. Это означает продажи менеджмента проектов, в процессе которых вы даете понять всем остальным его преимущества не только для конкретного проекта, но для всего бизнеса в целом.

В зависимости от уровня зрелости организации по-разному реагируют на инициативы менеджеров проектов. Последние существенно эволюционировали за последнее десятилетие. Вы можете создать отделение PMI в своей стране, и это поможет распространить информацию о менеджменте проектов, но этого недостаточно, чтобы продвинуть профессию. Мы обнаружили, что один из ключей к тому, чтобы добиться признания менеджмента проектов, заключается в том, чтобы потратить время на объяснение значения менеджмента проектов руководству. Однако эти люди не всегда доступны и не всегда готовы вас слушать.

В данной главе поговорим о навыках продаж. Все профессионалы, да практически все люди, могли бы достичь большего, в том числе в своих карьерах, развив эти навыки. Мы предлагаем более подробно рассмотреть формальный процесс составления коммерческого предложения в ответ на заявку о предложениях.

Итак, какие навыки продаж должен развивать квалифицированный менеджер проектов? Мы убеждены, что самый главный навык — научиться продавать вашу ценность и опыт. Проектами руководят люди. Решение клиента покупать или не покупать зависит от людей, которые руководят проектом. Продавать себя означает продавать свой образ, репутацию, честность и принципиальность, говорить правду и очень хорошо знать клиентов и их организацию. Для этого потребуются время и усилия, так что учитывайте, что вам придется подготовиться.

Я (Бусеро) был частью международной команды компании Hewlett-Packard. Наша группа внедрила проектные офисы по всему миру. Менеджер программ предпринял сверхъестественные усилия, чтобы объяснить каждой команде менеджеров, каким образом эти офисы предлагают ценность участникам команд проектов, организациям и клиентам, и продемонстрировал доказательства преданности менеджмента, компетентной поддержки команды и улучшения производительности проекта и организации.

Ключ к тому, чтобы добиться поддержки высшего руководства на данном этапе (продавая проект), состоял в том, чтобы показать, как PMO разрешали текущие проблемы и какой огромный вклад в бизнес они вносили. Руководству было предложено идеальное экономическое обоснование (которое было написано «на менеджерском» языке).

Заинтересованные в PMO лица являлись руководителями бизнеса, принимавшими решения, которые влияли как на конечных потребителей, так и на высшее руководство. Благодаря анализу заинтересованных лиц я смог определить, как различные люди влияли на решения по проекту. Такой анализ помог мне понять уровень тревоги и авторитета команд руководства, а также то, как их поведение или поведенческие схемы влияли на достижение результатов менеджерами проектов.

Ориентация на краткосрочные цели в бизнесе несовместима с подходом, ориентированным на проекты. Проекты нужно планировать и внедрять, менеджеров проектов следует обучать, наставлять и заниматься с ними коучингом, а проектам необходимы спонсоры. В HP, например, я продал высшему руководству необходимость пройти курс спонсорства. Я смог доказать, что, хотя спонсоры проектов не являются активными членами команды, они становятся тем источником, который служит мотивацией и преодолевает преграды. Большинство руководителей убеждены в том, что менеджмент проектов — это некое тактическое умение, имеющее отношение только к менеджерам проектов. Я потратил немало времени, проводя беседы и мастер-классы на языке, который понимает высшее руководство: говоря о прибылях, стратегии, целях и о том, как получать лучшие результаты. Я провел много личных встреч на различных уровнях корпоративной иерархии, но поначалу мне не везло. Ключами к успеху проекта стали настойчивость и дисциплина.

ПЛАН ПРОДАЖ

Любая деятельность только выигрывает благодаря тщательному планированию. Планирование важно для продавцов, потому что это люди, которые напрямую связаны с потребителями, и их успех или поражение во многом зависят от навыков продаж. Таким образом, структура планирования продаж должна быть тщательно подготовлена. Менеджеры проектов проходят через этот процесс, когда тесно сотрудничают с продавцами на ранних стадиях жизненного цикла клиентских проектов. Мы настойчиво рекомендуем квалифицированным менеджерам проектов рано включаться в циклы продаж. Ваше присутствие выкладывает на стол переговоров ваш опыт в данной области, вашу репутацию и преданность делу. К тому же менеджеры проектов могут предостерегать против негодных проектов и заранее получить информацию о будущих требованиях к проекту. Невозможно точно сказать, когда начнется процесс продаж, так что рассчитывайте на то, что продажи могут случиться в любой момент, и будьте готовы моментально переключиться на ментальность продавца.

Примерная структура планирования звонков включает ряд шагов. Каждый нужно завершить прежде, чем переходить к следующему.

• Назначьте время встречи.

• Назначьте встречу с лицом, принимающим решения.

• Назначьте встречу, чтобы представить предложение.

• Добейтесь заказа.

• Определите перспективы будущего сотрудничества.

Мастерство планирования продаж раскрывает потенциал продаж быстрее, чем любой другой процесс. Разучите хорошо определенный процесс продаж, которому вы сможете следовать и на опыте которого будете учиться. Не забывайте и о том, что хороший процесс продаж отражает схему, по какой клиенты принимают решения о покупке.

Не все продавцы способны следовать процессу продаж, облегчающему построение отношений с покупателем, потому что они не считают отношения с покупателями важными. Решения о покупке, которые принимают клиенты, можно разбить на пять последовательных стадий: выбор продавца, продукта, компании, цены, времени. Так что, если специалист по продажам не намерен служить покупателям и реагировать на их реальные потребности, он не сможет синхронизироваться с покупателями.

УМЕНИЕ ЗАДАВАТЬ ВОПРОСЫ

Вопрос — это инструмент номер один, позволяющий специалисту по продажам исследовать перспективы бизнеса, налаживать контакты, вскрывать потребности, приходить к соглашению о потребностях, контролировать ход обсуждения и управлять полным циклом продаж. Лучшие вопросы во время продаж начинаются со слов «что», «почему» и «как» и являются открытыми. Они поощряют покупателей рассказывать о проблемах, с которыми те сталкиваются. Они подсказывают продавцам, как задавать более глубокие вопросы о конкретных потребностях покупателей, которые они могут удовлетворить. Неумение задавать вопросы позже, в цикле продаж, приводит к сопротивлению в форме возражений, не облегчает построение отношений и не помогает компании выделиться на общем фоне.

Лучшие вопросы для продаж

Вопросы помогают покупателям принять свое первое ключевое решение: «покупать» ли продавца. Вопросы создают контакт и демонстрируют вашу заинтересованность в покупателе. Они раскрывают потребности покупателя, наводят на мысли о том, к кому обратиться; благодаря вопросам вы узнаете, каковы временные рамки принятия решения, кто ваши конкуренты и как именно потребитель принимает решение.

Вот примеры хороших вопросов во время продаж.

• Что вы использовали в прошлом?

• Как вы это внедряли?

• Почему вы выбрали именно это?

Задавая открытые вопросы, чтобы исследовать потребности покупателя, вы столкнетесь с потребностями, которые являются особенно срочными. Каждый раз, когда у вас возникает такое подозрение, подтолкните покупателя с помощью нового вопроса, чтобы убедиться в том, что он у вас на крючке, и прояснить ситуацию.

Вот примеры таких вопросов.

• Как эта проблема повлияла на вас и вашу компанию?

• Что произойдет, если эта проблема не будет устранена?

• Как это повлияло на ваших клиентов?

Такие вопросы поощряют покупателей заводить разговор о насущных проблемах, с которыми они столкнулись. Прояснив, что именно стоит на кону в сфере бизнеса, каковы перспективы, ваши вопросы повысят желание клиента найти решение. А продавцу они позволят узнать, как представить продукт в качестве идеально подходящего решения.

Если вы хотите показать, что вы лучшее или единственное решение для ваших клиентов, задавайте лучшие вопросы. Потребители будут считать вас консультантом, который заботится исключительно об их потребностях.

ФУНКЦИИ, ПРЕИМУЩЕСТВА И ВЫГОДЫ

Классический подход к продажам, применимый практически в любой обстановке, состоит в том, чтобы описать функции, выгоды и преимущества (рис. 10.1) товара или услуги. Используйте убедительные описания и аргументы и не пытайтесь получить пятерку за знание словаря иностранных слов.

Рис. 10.1. Навыки продаж

Если вы не знаете, что больше всего беспокоит вашего клиента (или заинтересованное лицо), нужно описать все функции вашего продукта или решения. Однако лучший подход — сфокусироваться на том, что действительно волнует клиента. Опишите детали, покажите прототип или устройте демонстрацию, чтобы клиент четко понял основные характеристики: «Этот проектный офис (PMO) решает основную проблему организации, обеспечивая полное управление документацией и систему автоматического поиска. Давайте я покажу вам, как это работает…»

Опишите выгоды, которые предоставляет использование этих функций: «Эта система избавит консультантов от затрат времени на деятельность, приносящую мало ценности, обеспечит повышение качества в рамках процесса реализации проекта через доступ к наиболее современным документам и послужит благоприятной средой для обмена знаниями».

Покажите, как эти выгоды создадут конкурентное преимущество организации: «Внедрение этой системы будет означать, что мы предложим нашим клиентам новейшую технологию и корректную документацию, что приведет к большему числу повторных заказов, а консультанты на местах смогут тратить больше времени как на существующие, так и на будущие требования клиентов и преобразовывать их в продажи».

В процессе продаж двигайтесь в такой последовательности.

• Говорите с руководством на языке менеджмента.

• Четко обозначьте проблему.

• Представьте убедительные основания, почему функции вашего продукта приведут к выгодам.

• Опишите преимущества данного подхода.

• Сделайте предложение и выслушайте обратную связь.

• Завершите и получите заказ.

РАБОТА С ВОЗРАЖЕНИЯМИ

Многие страшатся того неизбежного момента, когда клиенты, потребители или руководство начнут задавать вопросы или выражать озабоченность предложенным проектом. На самом деле относиться к этому следует совершенно иначе. Эти возражения — настоящий дар! Теперь вы знаете, что нужно, чтобы добиться продаж или заручиться обязательством. Без этой ценной информации вам бы пришлось рассказывать о каждой функции, надеясь, что какая-нибудь привлечет интерес клиента. Возражения открывают дверь к победе; все, что вам нужно, — это ответить на них.

Я (Бусеро) был частью команды многонациональной компании, готовившей предложение по проекту для телекоммуникационной компании в Испании. Мы работали над предложением две недели, основываясь на RFP{24}, который нам дал заказчик. Часть информации была мне не совсем ясна. Но специалисты по продажам из организации продавца не позволили нам встретиться с клиентом, чтобы прояснить детали. Так что мы готовили наш подход к предложению проекта, основываясь на нашем понимании RFP. Затем отправили наше предложение заказчику, и он пригласил нас, чтобы мы защитили свое предложение. Когда мы начали презентацию, от заказчика последовали возражения. Мы попытались было защитить наши идеи, чтобы выиграть сделку, но несколько минут спустя поняли, что нам повезло, потому что оказалось, что мы не разобрались в нескольких ключевых вопросах, от которых зависел успех проекта. Возражения заказчика позволили нам задать много конкретных вопросов. И в итоге мы решили переписать наше предложение.

Не забудьте поинтересоваться вопросами и возникающими по поводу вашего предложения возражениями. Слушайте внимательно, задавайте уточняющие вопросы, чтобы понять, что лежит в основе каждой проблемы. Если вам ответили, абсолютно честно учитывайте эти возражения. Если проблема требует дополнительной работы или исследования, укажите, как именно вы будете этим заниматься. Затем договоритесь о том, когда снова сможете вступить в диалог. В данном случае вам нужно, оттолкнувшись от негативного восприятия, создать функцию с помощью инновационной реакции, которая подкрепит как вашу личную, так и организационную принципиальность как поставщика решений.

НАВЫКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Для многих специалистов по продажам и потенциальных клиентов презентации в продажах — просто свалка данных. Они слишком много говорят, слишком рано начинают презентации и импровизируют в ходе звонков, что приводит к неприятным последствиям: потерям времени, просрочкам и возражениям, упущенным сделкам, затянутому циклу продаж, размыванию пределов затрат и отсутствию ясного способа улучшения. Короче говоря, карьера продавца останется в лучшем случае посредственной, если у него нет ясной картины, которой надо следовать, чтобы показать презентацию в нужное время — именно тогда, когда клиент готов ее выслушать. После того как вы сделали любую презентацию, проанализируйте, что было хорошо, а что не очень и что нужно улучшить к следующему разу.

ДОСТИЖЕНИЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ

Принципиальная миссия специалиста по продажам — добиваться обязательств. Вот почему компании ценят их работу. Для того чтобы эффективно достичь обязательств от клиента, заранее определите цели каждого звонка. Когда все функции, выгоды, преимущества, вопросы и возражения будут учтены, добейтесь завершения, попросив о заказе. Предложите всем заинтересованным сторонам ясно определить свои обязательства. Пусть они публично кивнут или подпишут виртуальный или символический «контракт».

Многие презентации, предложения или сделки не приносят желанных результатов просто потому, что продавец не достиг завершения. Не время быть скромным. Завершение обязательно! Даже стандартный запрос информации или поддержки станет лучше, если четко определено, что и когда нужно сделать. Люди, конечно, настроены выполнять свои обещания, но, если никто от нас этого не требует, мы радостно делаем то, «что можем», без всяких гарантий завершения или приоритета. Не отпускайте вожжи. Запрашивайте четкие обязательства в отношении как можно большего количества в рабочих моментах.

ПОДГОТОВКА ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Менеджеров проектов могут пригласить для подготовки предложений для клиентов, которые часто называют RFP (запрос предложения), или RFQ (request for quotation — запрос цитирования), или даже RFI (request for information — запрос информации). Задача часто оказывается непростой, в основном потому, что у вас недостаточно времени, чтобы пообщаться с клиентом во время подготовки предложения. Это приводит ко множеству предположений, способных повлиять на качество предложения и на будущее проекта. Цель в том, чтобы разработать выигрышное предложение проекта. Предложения — это база для начала проектов. Успешные предложения хорошо спланированы, хорошо написаны, связны и конкурентоспособны.

Предложения могут быть адресованы как внешним, так и внутренним клиентам. У любой попытки создать предложение есть команда и лидер. Учитывая временную природу такой команды, ее лидер должен быть способен быстро собрать и мотивировать людей. Он должен донести до команды разработки предложения его необходимость и важность для организации.

Предложение рассказывает потенциальному клиенту о том, как вы осуществите его требования или реализуете его потребности. Для того чтобы заключить контракт с любым предложением, потребуется целенаправленное усилие по разработке документа, подходящего потенциальному клиенту. Успешные предложения проектов развития требуют дисциплины. Самое сложное при составлении предложения — передать необходимое сообщение и обозначить свою преданность делу. Привлеките лучших специалистов из всех требующихся отраслей, чтобы приготовить предложение. Лидеры разработки предложения должны убедиться в том, что для каждого задания есть квалифицированное лицо, назначенное на свою часть работы над предложением. Разработайте расписание работы над предложением, чтобы быть уверенным, что вы укладываетесь во все важные сроки. Очень важно работать по графику, чтобы убедиться, что предложение будет доставлено клиенту вовремя. Наш опыт показывает, что в большинстве случаев на команды разработки предложений очень давят из-за нехватки времени. Это приводит к ошибкам и упущениям. Планируйте выполнение задач и оставьте время на редактуру предложения, чтобы исключить любые ошибки.

Стратегия, которой мы предлагаем следовать, чтобы заключить сделку, выглядит следующим образом.

1. Разберитесь в требованиях и нуждах клиента.

2. Узнайте и проанализируйте предложения ваших конкурентов.

3. Оцените то, что может предложить ваша организация.

4. Примите решение о том, как оформить ваше предложение, которое с наибольшей вероятностью приведет к победе.

Содержание предложения

Когда вы готовите большие и сложные предложения, удобнее всего действовать шаг за шагом. Предложения клиентам обычно затрагивают три сферы:

• Что вы собираетесь сделать?

• Как именно вы собираетесь это сделать?

• Сколько это будет стоить?

Основные компоненты предложения таковы.

Резюме проекта. Выделите ключевые аспекты предложения. Эта часть похожа на заявление о целях проекта, где вы рассказываете, что делаете, почему, как и сколько это будет стоить.

Техническая часть. Описание работы, которая будет выполнена, и процедур, которые для этого используют.

Организационная часть. Предлагаемый метод руководства работами по проекту и информация, необходимая для подтверждения надежности поставщика. Эта часть демонстрирует, что ранее вы уже занимались подобными проектами.

Цена. Предложение цены заявки и условий.

В зависимости от размаха проекта эти компоненты могут быть сведены в один или несколько документов: по одному для технической, организационной и ценовой частей предложения, вместе с обзором и резюме.

Технический компонент предложения

Этот компонент предложения описывает конкретные детали того, что вы предлагаете. Как правило, он включает следующие составляющие:

• Введение.

• Постановка задачи.

• Техническое пояснение.

• План проекта.

• Формулировка задания.

• Резюме.

• Приложения.

Организационный компонент предложения

В данной части вы описываете, как будете управлять проектом. Обычно она включает следующие разделы:

• Введение.

• Подход к менеджменту проекта.

• Историю организации.

• Информацию о руководстве.

• Предыдущий опыт.

• Оборудование.

• Резюме.

Ценовой компонент предложения

Эта часть касается деталей стоимости проекта и предлагаемых в контракте условий. Обычно она включает следующие разделы:

• Введение.

• Общая стоимость.

• Обоснование.

• Условия.

• Используемые техники оценки стоимости.

• Резюме.

Поиск проблемы

Самая важная часть любой попытки разработать предложение — выявление и понимание проблемы, которую необходимо решить для заказчика. Убеждение заказчика в том, что вы разделяете его беспокойство и что ваше предложение — лучшее, зависит от того, как вы продемонстрируете понимание его проблемы и проект, который предлагаете, чтобы ее решить. Важно, чтобы ваше объяснение было четким, убедительным и точным. Выявив не ту проблему или предложив субъективное мнение, вы не убедите клиента, что ваше предложение — наилучшее решение.

Описание проблем и решений обычно включает:

• суть проблемы;

• историю проблемы;

• характеристики оптимального решения;

• рассмотренные альтернативные решения;

• выбранный подход или решение.

Процесс продаж предложений

В зависимости от отрасли, страны и организационной культуры длительность процесса продаж может различаться, но в целом процесс обычно состоит из следующих шагов:

• Предпродажа.

• Сбор требований.

• Подготовка предложения.

• Переговоры по предложению.

• Подписание контракта.

Презентация продаж

Квалифицированный менеджер проектов должен развивать навык демонстрации презентаций. Хотя некоторые менеджеры проектов обладают природными талантами, большинству нужно учиться и приобрести опыт презентаций. Один из эффективных способов сделать это — поработать с наставником, который умеет хорошо делать презентации.

Презентации предложений всегда проходят по-разному, и требуются особые усилия, чтобы адаптировать их к среде, организации и ситуации клиента. Вам понадобятся время и смелость. Человеку, который делает презентацию, критически важно передать свой энтузиазм клиенту и завоевать его доверие. Продемонстрируйте преданность интересам заказчика. Для того чтобы повысить свои шансы на успех, делите свою презентацию на части соответственно решениям, которые принимает заказчик. Именно так профессионалы продаж организуют свои звонки. По мере того как отношения между покупателем и продавцом крепнут, они становятся основным критическим фактором, который приводит к более успешным итогам.

Помните, что эти навыки требуют практики, страсти, настойчивости и терпения. Их нельзя приобрести за день.

ПРИМЕР ИЗ ПРАКТИКИ

Меня (Инглунда) однажды назначили менеджером программы, и я должен был скоординировать создание обширного предложения ведущей бухгалтерской компании по обновлению их системы и компьютеров OEM с нашей помощью. У технического директора клиента мы получили полную информацию о технических требованиях, включая необходимые индивидуальные модификации.

Как правило, наша компания не интересовалась разработкой индивидуальных решений, потому что являлась поставщиком техники, продающим готовые системы. Но потенциал сделки заставил нас задуматься. Для того чтобы развить этот интерес, я организовал встречи с директором отдела, заведующим производством и специалистом по продажам головного офиса. Я привел управляющего местным сбытом, представителей отдела продаж и системного инженера на фабрику, чтобы лично встретиться с этими ключевыми руководителями. Эти встречи привели к тому, что все понимали, что происходит. Мы могли разрабатывать предложение, заранее зная, что все руководители, которые должны будут его одобрить, нас поддерживают.

Требования были непростыми, так что мы командой работали над решением. В итоге мы свели наши идеи вместе и учли все технические аспекты, поддержку, квалификацию, обязательства компании и цены. Я нанял редактора для вычитки длинного коммерческого предложения. Художник нарисовал обложку и слайды для презентации, подчеркнув полдюжины ключевых аспектов. Я сделал набросок письма, которое подписал CEO, выражая преданность руководства делу; также я набросал сценарий презентации и проинструктировал сопровождающих директора (позже ставшего CEO компании), которые должны были присоединиться к нам на презентации. Мы забронировали корпоративный самолет, чтобы отправиться на завод клиента.

Я порекомендовал представителю отдела продаж позвонить директору клиента, который, по сути, был бы покупателем, и переговорить с ним, помимо технических специалистов, с которыми он регулярно встречается. Это принцип «продажи на всех уровнях». Я предложил провести встречу, чтобы сократить возможный риск того, что директор будет удивлен или неверно проинформирован о большой заявке на ассигнования, которая окажется на его столе. Но эта встреча не состоялась: представитель продаж узнал от представителей производства, что их мнения будет достаточно. Однако так бывает редко. Встреча должна была состояться. Она бы также дала нам больше информации о рынке и о будущем бизнесе клиента.

Все участники проделали отличную работу, представляя предложение. Они выступили как цельная, хорошо скоординированная команда. Особенно эффективен был руководитель группы. Он поддержал текст предложения, добавив личные акценты, например сказал, что пришел на встречу, заручившись «полной поддержкой CEO и лично обязуясь работать с вами как партнер». Клиент сообщил нам, что мы его просто изумили, потому что предложение превосходило любые ожидания.

Для меня этот опыт стал примером того, как важно добиваться полного участия всех ключевых игроков в процессе продаж. Личные встречи, обмен возможностями и энтузиазмом, демонстрация потенциала нашего решения — все это важные факторы. С тех пор я использовал этот процесс много раз и закрепил эти шаги в плане действий. Они всегда работают!

Финал истории: наша компания не заключила эту сделку просто потому, что заказчик переживал глубокий спад в своей отрасли именно в это время и ему пришлось отменить планы апгрейда. Мы также поняли, что как в данном случае, так и в целом пришло время прекращать продажи.

Не все усилия, даже подкрепленные лучшими намерениями и исполнением, оказываются успешными. Тем не менее этот процесс можно оценить как отличный и успешный проект. Я написал письма приблизительно 80 заинтересованным лицам, которые в нем участвовали, и поблагодарил их за их вклад. Мы преуспели как организация в том, что использовали лучшие техники продаж, и в том, что все люди, участвовавшие в этой большой программе, получили ценный опыт.

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

Ключевым вызовом, стоящим перед многими менеджерами проектов, программ и портфелей, является продажа ценности их услуг и процессов. Вам необходимо признать процесс продаж и научиться ему. Используйте процесс продаж, который облегчает построение отношений с покупателями. В любой новой сделке или приобретении покупатели хотят, чтобы их «купили». Покупка — это обычно эмоциональный отклик, за которым следует рациональное осознание, оправдывающее это решение. И здесь критически важно создание отношений. Относитесь ко всем заинтересованным сторонам как к потенциальным покупателям ваших услуг. Будьте преданы покупателям и предлагайте им то, что им действительно нужно. Говорите на их языке. Продавайте на всех уровнях организации, используя холистический подход к проблеме. Рассматривайте возражения как возможность «выиграть сделку»: когда покупатель возражает, он участвует в общении и сообщает вам, что ему действительно нужно.

Создание убедительного предложения — это процесс, требующий дисциплины. Предложения следуют определенному формату и состоят из трех компонентов: технического, организационного и ценового. Формат предлагает структуру для описания вашей способности обеспечить потребности клиента в товаре или услуге. Мы убеждены, что лучшие предложения пишут компетентные специалисты и мотивированная команда.

Помните, что в течение жизненного цикла проекта вы постоянно находитесь внутри цикла продаж. Не становитесь жертвой упущенных продаж или возможностей. Признайте процесс продаж как средство добиться необходимых обязательств достойным менеджера проектов образом.

ГЛАВА 11 НАВЫКИ УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ

Все значимые и продолжительные изменения начинаются в вашем воображении, а затем выбираются на свет. Воображение важнее, чем знание.

Альберт Эйнштейн

«Молекула» квалифицированного менеджера проектов

В этой главе мы поделимся мыслями об управлении изменениями, опишем процесс управления изменениями, состоящий из трех частей, и обсудим такое важное качество, как способность к адаптации. В качестве примера используем ситуацию внедрения в организации проектного офиса. На этой основе мы проиллюстрируем фазы управления изменениями. Далее разберем ситуацию из банковской отрасли, чтобы описать подходы к внедрению изменений. Мы проведем сравнение и противопоставление контроля изменений и управления изменениями, а также поделимся примерами управления изменениями других менеджеров проектов.

УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ

3 августа 1492 года Колумб отправился от мыса Палос в Южной Испании на поиски западного пути в Азию. Он был убежден в том, что Земля круглая, хотя почти все в Европе считали, что она плоская. Большинство людей думали, что корабль, который плывет на запад, свалится с края Земли.

Колумб не нашел желанный маршрут, но убедился в своем предположении, что Земля круглая. Спустя месяцы скитаний, потеряв один из кораблей, он 15 марта 1493 года героем вернулся к Палосу. Прошли месяцы, и представление европейцев о форме Земли начало коренным образом изменяться, хотя не все были к этому готовы.

Все сопротивляются изменениям. Многие годы мы думали, что лидерам проектов нравятся изменения, а всем остальным нет. Окрыленные вдохновением, мы считали, что тянем упирающихся последователей в будущее. Но наконец, как следует изучив вопрос, мы поняли, что лидеры проектов любят изменения не больше, чем их последователи, если только, конечно, они сами не предложили эту идею.

ПОВОДЫ ДЛЯ ИЗМЕНЕНИЙ И ТИПИЧНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ПОПЫТКИ РЕФОРМ

Существуют факторы среды, которые влияют на большинство отраслей и приводят большинство организаций к тому, что они ищут новые ответы на вызовы времени.

1. Внешние факторы:

o устаревшие товары;

o требования потребителей;

o предложения конкурентов;

o давление времени.

2. Внутренние факторы:

o отсутствие стабильной методологии внутри организации;

o недостаток навыков;

o обучение не приводит к результатам;

o недостаток поддержки;

o проекты не отвечают требованиям к содержанию, времени или стоимости.

Типичные (и, как правило, неэффективные) меры обычно выглядят следующим образом.

1. Действия:

o использование новой технологии;

o внедрение практик и процедур;

o поиск новых потребителей;

o решение новых проблем;

o фокус на решениях, а не только на продуктах.

2. Реакции:

o инициирование проектов… больше проектов… еще больше проектов;

o просрочки… провалы… еще больше проектов… в спешке создается проектный офис.

3. Результаты:

o около 80 % работы сосредотачивается на проектах;

o организация не в состоянии придерживаться своей стратегии, она становится неэффективной, сосредоточенной на проектах;

o что-то нужно менять.

Всегда помните предостережение, которое века назад озвучил Никколо Макиавелли: «Нет ничего труднее, опаснее и неопределеннее, чем руководить введением нового порядка вещей».

ОЖИДАЙТЕ СОПРОТИВЛЕНИЯ ПЕРЕМЕНАМ

Добиться изменений очень сложно. Все признают, что даже в самой счастливой жизни они несут определенную долю страданий. Но эту боль мы навлекаем на себя сами. Причина ее — невежество, усиленное привязанностью к вещам, которая выражается в том, что мы хватаемся за вещи, которые хотим, но не можем получить, и отталкиваем вещи, которых не хотим, но и не можем избежать.

Например, я (Бусеро) люблю свою семью и хочу как можно больше времени проводить с родными. Однако за прошедшие несколько лет моя профессиональная жизнь как менеджера проектов и консультанта существенно изменилась. Несколько лет назад экономика Испании обвалилась, и мне пришлось больше, чем обычно, путешествовать, чтобы найти работу в других странах и заработать на жизнь. Эта ситуация мучила меня. Я испытывал постоянное ощущение, что все время работаю и все время в разлуке с моей семьей. Но ситуация была такой, какой она была, так что приходилось приспосабливаться. Я привык к моему новому формату работы. Я вспоминал слова моего отца: «В твоей профессии негибкими могут быть только камни» — всякий раз, когда сталкивался с изменениями в проектах, которыми занимался. Квалифицированный менеджер проектов должен быть гибким, когда возникает необходимость изменений.

Мотивация к изменениям

Изменения происходят постоянно, и иногда у нас есть шанс осуществить их или помочь им свершиться. Мотивацией к изменениям служат страдание, избегание чего-либо или стремление к удовольствию. Конечно, все это связано. Избегание и избавление от боли приносит удовольствие. Научно-исследовательская работа и разработка новых коммерческих проектов могут доставлять удовольствие. Большинство проектов по улучшению производительности относятся к разряду избегания страданий. И все эти виды реформ сталкиваются с сопротивлением изменениям.

Сопротивление словно возрастает по экспоненте с повышением градуса угрозы привычным структурам. Но мы не хотим ждать, пока наши мучения станут настолько чудовищными, что пересилят наше сопротивление переменам. Мы хотим действовать на упреждение, изменяя вещи, которые контролируем, чтобы улучшать нашу производительность.

Сопротивление имеет свои плюсы и минусы. Часто в страхе есть рациональное зерно, и, если правильно к нему подойти, он обеспечивает устойчивую базу для управления рисками и принятия эффективных решений. Оценив негативный потенциал перемен, мы можем выявить нежелательные последствия или уменьшить их эффект. Именно изучая сопротивление, мы находим лучшие варианты достижения желанных изменений.

Помните, что страх — естественное чувство. Наша смелость проявляется в том, как мы реагируем на наши страхи. Привязанность также естественна, а наша способность действовать на опережение зависит от того, в какой степени мы к чему-либо привязаны. Если мы осознанно замечаем свои скрытые чувства, которые заставляют нас сопротивляться, то можем проанализировать их, а не просто на них реагировать. Можем почувствовать страх или желание, прежде чем они превратятся в поток мыслей и действий (в ту последовательность ментальных, вербальных и физических событий, которые составляют наше поведение), который вынуждает нас реагировать. Вместо того чтобы сразу поддаваться своим страхам и желаниям, можем анализировать, планировать и действовать.

Сопротивление внедрению методологий менеджмента проектов существует на многих уровнях организации. Самым серьезным является сопротивление руководства и старших менеджеров. Они единственные, кто решает, заниматься ли основной проблемой, игнорировать ее или использовать какое-либо решение, аналогичное прикладыванию подорожника в безосновательной надежде, что это поможет. После того как лица, принимающие решения, согласились на организационные изменения на любом уровне, сопротивлением остальных можно управлять относительно легко, учитывая, что оно признается и включается в план проекта.

Как управлять этим сопротивлением? Управление изменениями начинается с осознания того, что проект затронет то, как работают люди, их отношения, безопасность, авторитет, власть или любые зримые и незримые элементы работы, которые они считают важными. Это осознание приводит к вероятности сопротивления.

Следующий элемент — планирование. Включите в план проекта стратегию избегания и сдерживания неблагоприятного воздействия сопротивления. Стратегия осуществляется в виде таких действий, как своевременное должное информированное людей о том, что происходит, как это может на них повлиять и какие роли им придется играть, а также подбор персонала, который поможет сотрудникам мягко перейти к новым процессам, например через тренинги и коучинг, и вообще протянув людям «руку помощи». Работа по управлению изменениями и сопротивлением проводится в течение всей жизни проекта, не только в момент его завершения.

Если вы сталкиваетесь с сопротивлением на уровне лиц, принимающих решения, необходимо более тонкое управление. Скорее всего, если вы не обработаете руководство и старших менеджеров во время представления проекта (в тот момент, когда глаза сторонников проекта сияют) и в процессе его инициирования и планирования на высшем уровне (когда определяется стратегический подход), то никакого проекта вообще не будет или появится другой проект. В эти моменты первопроходцам нужно отважно и мастерски продемонстрировать примеры, которые уничтожат иррациональное сопротивление, одновременно реалистично осветив потенциальную возможность провала.

Готовность к изменениям

Выражение «готовность к изменениям» описывает степень, в которой лицо или организация готовы сыграть позитивную роль в создании перемен — источника перемен или человека, принимающего перемены. Готовность можно укрепить с помощью общения и обучения, но бывают времена, когда все, что удается сделать, — это терпеливо отступить и ждать, когда она вернется. Бывает, что готовность к переменам становится результатом достижения точки кипения или отказа от невежества, которым объясняется наше рефлекторное желание ухватиться за старое и не отпускать его.

Невежество, как правило, заканчивается благодаря эволюционному процессу, который включает в себя образование и изменение общей готовности принимать новое. Так, например, чтобы улучшить менеджмент проектов, от многих организаций требуются такие предварительные меры, как повышение общей осведомленности и принятие набора лучших практик в рамках дисциплины менеджмента проектов. Эти действия требуют изменений в том, как организация управляет ресурсами портфелей и смежных проектов, то есть являются способом решить проблему производительности проектов. Предыдущие попытки внедрения формального менеджмента проектов и портфелей, как правило, встречаются с сильным сопротивлением и часто проваливаются.

Сопротивление изменениям — это правда жизни. Люди часто предпочитают неприятную, но известную ситуацию той, которая обещает облегчение страданий за счет изменения статус-кво. Это сопротивление основано на страхе перед неизвестностью, на привязанности к таким вещам, как ощущение безопасности и власть, и попытке избежать неизбежного. Но основной источник сопротивления — это сопротивление неуклонному ходу прогресса и отсутствие представления о возможности, до определенного предела, руководить им. Позитивный эффект сопротивления заключается в том, что оно способно стимулировать эффективный процесс управления рисками. Мы можем утверждать, что управление изменениями должно быть частью любого плана проекта, который включает организационные реформы.

ПРОЦЕСС УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ В ТРЕХ ЧАСТЯХ

Часть первая

Поскольку изменения могут принимать разные формы, возьмем конкретный пример. Представьте, что наша цель — создать проектный офис как меру организационных изменений, в особенности изменений в направлении большего уважения к проектной работе. Создание проектного офиса может быть «внутренним» делом, но и оно сопряжено с риском. Ваш первый шаг в данном случае — выяснить, какие процессы необходимы, чтобы руководить организационными изменениями, и создать условия, которые обеспечат эти изменения. Пришло время подготовить план проекта.

Кто-то скажет, что планирование — пустая трата времени. Кто-то будет настаивать на быстрых результатах и проскочит всю стадию планирования. А кто-то может голосовать за то, чтобы ускорить процесс и быстрее перейти к действиям. Но менеджеры проектов и программ знают правду: планирование критически важно. Расскажем печальную историю для тех, кто считает, что можно срезать дорогу и пропустить стадию планирования.

Весной 1846 года группа иммигрантов выехала из Иллинойса в Калифорнию. Впереди лежал путь длиной в 2000 миль. Они запланировали использовать хорошо известный Орегонский тракт, чтобы добраться до места. Часть группы — отряд Доннера — захотела достичь Калифорнии быстрее, поэтому было решено срезать дорогу. Они путешествовали вместе с большей группой, пока не достигли Литтл-Сэнди-Ривер. В этом месте основная группа повернула на север, выбрав более длинный путь до Калифорнии через Орегон. Отряд Доннера повернул на юг и пошел по непроверенному маршруту, известному как маршрут Гастингса. Поскольку никто, включая самого Гастингса, никогда не пользовался этой дорогой, они понятия не имели, чего ожидать. Первой преградой на их пути стала пустыня Соленого озера, где они столкнулись с условиями, которые не могли вообразить: испепеляющая жара днем и стужа ночью. Когда они достигли хребта Сьерра-Невада, то столкнулись с более серьезными проблемами. Поскольку «короткий путь» задержал их продвижение, уже началась зима, самая холодная из когда-либо виденных в Сьерре, и жестокие снежные метели вынудили группу зазимовать в самодельных хижинах или палатках, к востоку от прохода, который теперь носит название группы. Большинство этих несчастных провели голодную, морозную зиму, запертые в горах. Люди дошли до каннибализма. Многие из группы умерли, а те, кто выжил, попали в Калифорнию гораздо позже, чем участники группы, изначально выехавшей из Иллинойса.

Отряд Доннера:

• понятия не имел, насколько тяжелым будет путь;

• не имел опыта и путешествовал без проводника;

• рисковал своими жизнями;

• следовал по маршруту, который был неясным, непроверенным, неизученным и неизвестным;

• имел непрактичный план;

• оказался на пути к краху.

Во-первых, вывод, который может сделать команда проектного офиса из этой истории, таков: до вас уже многие шли по тропе организационных перемен. Их коллективный опыт формирует эквивалент Орегонского тракта — процесса, который показывает известный способ достичь желанной цели. Хотя дорога может казаться длинной, игнорируйте ее только на свой страх и риск. Во-вторых, Орегонский тракт, хорошо известный и хорошо исхоженный, не был таким уж легким. Так что выбор Орегонского тракта не гарантия успеха, но, по крайней мере, он существенно повышает ваши шансы. В-третьих, короткий путь ведет на неизведанную территорию, похожую, например, на пустыню Соленого озера. На карте все может выглядеть отлично, но карта — это еще не местность. Путь напрямик может привести к упущенным требованиям и плохим результатам.

Когда мы спросили менеджера проектов Дэнниса Х. о том, каким бы он хотел казаться в глазах других людей, он рассказал нам эту поучительную историю. «Я надеюсь, что после завершения проекта заинтересованные стороны захотят и дальше работать со мной. Как лидер проекта я бы хотел иметь репутацию караванщика, который повел поселенцев в Орегон, а не того человека, который повел за собой отряд Доннера».

Так что читайте книги и статьи о создании проектного офиса (или проведении иной реформы), ищите наставников, добудьте хорошую карту и следуйте процессу. Разберитесь, в чем ваши проблемы, кто располагает властью, куда вы двигаетесь и как вам туда добраться. Оцените организационную среду, прежде чем предлагать создание проектного офиса, идентифицируйте слабые и сильные стороны, которые могут привести к поддержке и продвижению или к запрету и задержке проекта. Так как ваша цель — оптимизация производительности проектов во всей организации, определите ключевые ценности, которые лежат в основе всей деятельности организации. Определите необходимых для изменений игроков и выберите лидерский подход. Лучший совет людям, планирующим создание проектного офиса, которые задумались о сокращенном пути, дала Вирджиния Рид, выжившая в отряде Доннера: «Помните, никогда нигде не срезайте дорогу и поспешайте изо всех сил».

Часть вторая

Часть первая процесса управления изменениями создает условия для реализации изменений. Во второй части вы переходите от планирования к действиям. Теперь наступило время завязать контакты с людьми из организации, которые должны осуществить запланированные изменения. Как гласит военная мудрость, «еще ни один план не переживал столкновения с противником». Участники организации вам не «враги» в классическом смысле слова, но можно ожидать, что они будут реагировать самыми неожиданными, незапланированными и даже невообразимыми способами.

Вот несколько предложений.

Будьте гибки. План — это метафора, а не закон. Относитесь к плану организационных изменений как к инструкции по поведению, а не приказу. Это ключевая идея еще одной военной мудрости: «План — ничто, планирование — всё».

Будьте начеку. В первое время работа может пойти легко. Команды инициаторов перемен часто говорят, что поначалу их инициативы встречали одобрение. Нередко это вызывало фальшивое ощущение уверенности, веру в то, что все пройдет без особого сопротивления. Однако обычно это означает лишь то, что вы застали оппозицию врасплох. В этот момент легко оставаться на коне, пока оппозиция собирается с силами.

Будьте внимательны. Непредвиденное сопротивление приходит в любой момент. Дорога может казаться свободной, но впереди вас подстерегают львы, тигры и медведи. Разработайте политический план и следуйте ему, чтобы заходить в джунгли с готовым планом действий.

Будьте готовы импровизировать и вносить изменения в план, чтобы адаптировать его к реальности. На каждом этапе плана у вас есть три варианта. Первый — отказаться или пропустить шаг, если кажется, что он не работает. Второй — модифицировать этот этап, внеся изменения, отталкиваясь от реальности, с которой вы столкнулись. Третий выбор — настаивать на прохождении данного шага, если вы считаете, что он сработает, как было запланировано.

Найдите небольшой проект, столкнувшийся с проблемами; покажите, как стандартные методы менеджмента проектов могут помочь, добейтесь выигрыша в этом проекте и затем используйте эту победу, чтобы подтвердить правомерность своих действий и двигаться к более крупным проектам. Команда проектного офиса порой неожиданно обнаруживает, что они вовлечены в огромный, очень заметный проект, где на кону стоит судьба всей компании. В таком случае необходим радикально иной подход, очевидная смена плана.

Иногда полагают, что развитие широкомасштабных действий по созданию проектного офиса должно начинаться с обучения менеджеров проектов, а затем предоставления им такого опыта, чтобы офис в конце концов привел к созданию портфеля проектов. Однако, возможно, менеджмент портфеля проектов — это первое задание, которое потребуется выполнить участникам офиса. Тогда также пойдет речь об изменении плана.

Контакт с организацией часто приводит к ситуациям, которые кажутся хаотичными. Четкого, ясного подхода к реагированию на хаотичные события не существует. Сверяйтесь с картой и настаивайте на своем.

Часть третья

В первой части мы рассказали о создании условий для изменений, вторая часть была посвящена реализации изменений. Теперь мы готовы перейти к финальной, самой сложной стадии нашего путешествия: как сделать так, чтобы изменения прижились. Если команда инициаторов перемен добралась до этого этапа, вероятно, прошло какое-то время. Проектный офис, несомненно, не раз изменился; возможно, превратился из офиса по контролю над проектами в центр совершенствования менеджмента проектов и стал стратегическим проектным офисом.

Да и сама организация, вероятно, менялась не раз, став более централизованной, перейдя к децентрализации, а затем снова к централизации. Мог быть назначен руководитель проектного офиса, наделенный властью наравне с ведущим исполнительным директором. И таким образом матрица организационной структуры приняла ромбовидную форму. CEO мог смениться, и даже несколько раз. Менеджеров охватило какое-нибудь модное поветрие, которое затем сменилось новым. Например, это могла быть верстка бюджета с нуля, потом компания перешла к сокращению в стиле Нейтронного Джека{25}, попробовала реструктуризацию или даже взвешенный подход.

Если команда проектного офиса выжила и внедрила предложенные структуры и процессы, она могла почувствовать, что изменения укоренились, что в организации произошла революция. Ах, если бы это было правдой!

Опыт говорит о совершенно ином сценарии. Представьте себе организацию как резиновую ленту, которую растягивают двумя руками. Использование менеджмента проектов привело к тому, что люди в организации крутились, вертелись и растягивались. Пока натяжение сохранялось, организация оставалась в растянутом положении. Но как только натяжение исчезнет — одна рука отпустит ленту, — организация стянется обратно в исходное положение.

Большинство процессов серьезных организационных изменений связывают с одним человеком или с группой людей. Пока эти люди сохраняют власть в организации, на то, чтобы провести изменения, затрачиваются внушительные усилия. Проводятся встречи, посещаются конференции, создаются комитеты, планы отмечаются в ежегодном докладе. Все это происходит, пока члены организации стремятся показать, что они поддерживают изменения. Однако в тот день, когда лидер покидает организацию или, например, реформатор лишается власти, все останавливается. Больше не проводят встреч по поводу процессов перемен. Комитеты распущены: у всех внезапно нашлись дела поважнее. О разделе в ежегодном отчете забыли. Посетитель, который зашел в организацию на следующий день после ухода лидера, с трудом найдет какие-либо следы деятельности, доказывающие, что изменения вообще рассматривали. Организация очень быстро возвращается к прежнему состоянию.

Проблема сохранения изменений после ухода их инициаторов означает, что вам нужно стремиться к измененному состоянию и создавать условия его достижения. Используйте лидерство, обучение, поощрения и мотивацию — не два или три фактора, а все четыре — и влияйте на компоненты организационной зрелости, определенные в пятой главе, в целях создания среды для успешных проектов (Грэм и Инглунд, 2004). Ваша задача заключается в том, чтобы достичь «переломного момента» (Гладуэлл, 2002), когда ключевые люди, процессы и среда сбалансированы таким образом, чтобы поддерживать измененное состояние. Ключ к успеху — поддерживать давление так долго, чтобы в организации не осталось никого, кто бы помнил, что когда-то вы работали иначе. Когда это получается, прежнего состояния, к которому можно вернуться, не существует, так что новые процессы становятся организационной реальностью. Удачи!

Контроль изменений и управление изменениями

Термин «контроль изменений» в целом описывает реальное руководство изменениями проекта и достижение того, что любые изменения одобрены, внедрены, задокументированы и так далее. «Управление изменениями» имеет отношение к более широкому спектру вопросов, в основном организационных или связанных с человеческими ресурсами, которые влияют не только на изменяемый проект, но и на то, как перемены воздействуют на людей в целом. Это включает в себя работу с преодолением сопротивления изменениям лиц, которых могут пугать перемены, и с реакцией внутри организации, возникающей потому, что ее текущая структура не подготовлена к тому, чтобы справиться с переменами. Управление изменениями начинается не просто после того, как реформу одобряют в ходе процесса контроля изменений, но еще раньше, во время определения, зачем, почему, как и когда нужно управлять изменениями.

Контроль изменений — это детализованный процесс управления изменениями любого из трех ограничений проекта. Управление изменениями — это процесс управления тем, как люди принимают, адаптируют и применяют изменения. Высокопроизводительные лидеры проектов должны владеть обоими навыками. Смущают нас термины или нет, когда мы внедряем изменения на индивидуальном, командном, проектном и организационном уровнях, над ними важно задуматься.

Последовательность управления изменениями — создание условий для изменений, проведение самих изменений и обеспечение их устойчивости — подходит для любой инициативы. Например, если организация собирается ввести более тщательный процесс контроля изменений в проектах, она должна следовать процессу управления изменениями, чтобы добиться шанса на внедрение контроля изменений. Сходным образом, если вы хотите пропагандировать внедрение большего количества процессов менеджмента проектов в вашей организации, нужно использовать подход управления изменениями.

Менеджер проектов Кристен Дж. предлагает свою точку зрения.

В Своде знаний Института управления проектами PMBOK® говорится, что контроль за изменениями сосредоточен на «выявлении, документировании и одобрении или отклонении изменений документов, поставляемых результатов или базовых планов проекта». Он также описывает его как «определение корректив или предупредительных мер либо перепланировку и отработку порядка действий с целью выяснить, разрешили ли предпринятые действия проблему производительности». Таким образом, можно заключить, что контроль изменений относится больше к определению того, какие нужны изменения и от чего нужно отказаться. В отличие от управления изменениями, которое, скорее, относится к уже одобренным изменениям и их внедрению.

В книге Creating the Project Office (Инглунд, Грэм и Динсмор, 2003) говорится о стадиях управления изменениями: руководите изменением организации, чувствуйте момент, создайте руководящую коалицию, развивайте видение и стратегию, используйте внутреннюю поддержку, управляйте сложностями, внедряйте, продолжайте двигаться, набирайте персонал и осуществляйте свои задачи, смотрите в будущее и подавайте пример. Все перечисленное относится к тем же ключевым целям: вы должны убедиться, что перемены, которые полезны для организации и/или целей проекта, одобрены и ведут организацию путем реформ к позитивному результату.

В книге также говорится о создании среды для перемен. Я рассматриваю эту задачу скорее как изменение внутри организации и в меньшей степени — как задачу изменения конкретного проекта, которое влияет только на результаты проекта. Изменения необходимы для того, чтобы компании становились сильнее, получали больше доходов, и они требуют наличия в организации сильной системы управления изменениями. Контроль изменений представляет собой работу советника, он касается поведения членов команды или сотрудников, на которых влияют изменения.

По моему опыту, существуют два вида изменений: изменения содержания / времени / затрат проекта и изменения политики компании или ее цели / видения. У меня на работе постоянно происходят изменения в проектах: требования наших клиентов часто меняются, при этом пожелания по времени / затратам остаются прежними, и в этой сфере процедуры контроля изменений нуждаются в некоторых улучшениях. Что же касается управления изменениями, то в компании несколько лет назад началась реформа направления, но мы находимся в ее хвосте. Произошел переход от более традиционных форм рекламы (ТВ и печать) к цифровым (баннеры и социальные сети). Наше агентство сделало своей миссией превратиться в более современную компанию. Это вызвало сопротивление тех сотрудников, которым комфортнее работать с привычными для них средствами размещения, и они боялись учиться новому. Так что одним из важнейших факторов в управлении изменениями являлась команда лидеров. Если взглянуть на стадии изменения, заметно, что они коррелируют с тем, через что мы прошли. Я обнаружил, что менеджеры проектов готовы учиться новому с меньшим сопротивлением, чем некоторые представители других отделений, и благодаря нашей реакции на реформы мы стали примером для наших коллег.

ПРИМЕР ИЗ ПРАКТИКИ

Если компания, в данном случае банковская, хочет остаться среди лидеров рынка, она должна быть способна изменять свое поведение, навыки, структуры и процессы. Это исследование описывает процесс руководства изменениями, который потребовался Caja Granada, испанской банковской компании, чтобы снизить сопротивление переменам и воспользоваться преимуществами сложившихся благоприятных условий. Всякие изменения травматичны сами по себе, а этот проект требовал усилий всех работников организации. Некоторые люди реагировали положительно, но многие сопротивлялись попыткам изменить их поведение.

Hewlett-Packard Consulting в Мадриде (Испания) был выбран в качестве главного подрядчика. Как менеджер проекта, я (Бусеро) взялся за эту задачу с командой, чтобы добиться результата с помощью навыков и процессов менеджмента проектов. Для достижения целей проекта предстояло измениться всей организации. У нас были шансы на успех благодаря готовности людей учиться, способности мотивировать команду проекта и отказу сдаваться перед лицом крайне тяжелых обстоятельств.

Основание проекта и цели заказчика

Заказчик — ведущая банковская компания на юге Испании. В течение десяти лет она была очень крупным пользователем систем и решений UNISYS и сохраняла стабильность и хорошие бизнес-показатели. Системы и методы, которые оставались статичными много лет, не допускали проведения скоростных и сущностных изменений, и потому компания оказалась под чудовищным давлением со стороны конкурентов.

Заказчик был убежден, что клиенты, используя старую систему, довольны. Однако, чтобы выжить среди конкурентов из банковского сектора, требовалось как можно скорее провести реформу. Приближался двухтысячный год, и всем финансовым организациям следовало подготовиться, то есть обновить или создать новые процессы, обучить людей и обновить или изменить технологию.

Red Castle («Красная крепость») — стратегический проект информационной системы — стартовал в сентябре. Он состоял из организационных и технологических инноваций, которые отвечали потребностям рынка и среды за счет внедрения платформ на базе собственного ПО и оборудования, разработки оптимизированного пакета ПО и управления изменениями.

Изучив все необходимые изменения, я понял, что моя задача — начать работу с новым заказчиком, определить все заинтересованные стороны и изучить их поведение.

Бизнес-цели клиента были следующими:

Улучшение производительности. Некоторые процессы приводили к часам задержки, в то время как офисы проводили все больше транзакций.

Рост. Банку требовалось увеличить количество отделений организации, не ухудшив производительность.

Новые технологии. Они нуждались в более ценных конкурентных предложениях, поэтому обязаны были изменить свою платформу и ПО.

Вызовы

Одной из самых сложных моих задач было убедить руководство банка в необходимости планирования проекта. В самом начале заказчик проявил высокую вовлеченность. Спустя месяц он потребовал осязаемых результатов. Я объяснил, что планирование — абсолютно необходимая часть успеха проекта. Я одолжил оборудование и поручил одному члену команды работать с ним, чтобы продемонстрировать заказчику, как HP сможет работать на его платформе. Это на время ослабило давление руководства.

Управление вызовами в течение проекта является частью управления изменениями, потому что оно относится к сфере ответственности менеджера проекта. Налаженные коммуникации и близость к руководству банка являлись критическими факторами успеха. Я проверил связь между проектом Red Castle и стратегией банка: она оказалась очень ценной для нас в ходе всего проекта. По моему настоянию руководство присвоило данному проекту высший приоритет.

Процесс

Корпоративная инициатива менеджмента проектов Hewlett-Packard (форма проектного офиса) обозначила процесс руководства изменениями. Я применил его (рис. 11.1), чтобы добиться поддержки и минимизировать негативные последствия для организации заказчика.

Рис. 11.1. Шаги процесса изменений

Определение ведущих игроков проекта

Потребовалось более двух месяцев, чтобы проанализировать всех ведущих игроков в организации заказчика. Для начала в первый месяц я организовал периодические встречи, чтобы вовлечь людей и информировать их о состоянии проекта. Одной из моих повседневных задач было оставаться доступным для всех, чтобы способствовать движению потока информации и коммуникации между членами команды.

Моим критическим успехом стало привлечение спонсоров, которые обладали полномочиями выделять ресурсы и поддерживали менеджера проекта. Заказчик решил, что проект имеет стратегическое значение и полностью отвечает целям бизнеса. Модель инициативы HP определяет четыре категории ключевых игроков: сторонники, спонсоры, реформаторы и цели. Я был реформатором, но, честно говоря, сначала чувствовал себя сторонником. Мне пришлось действовать уверенно и на упреждение и добиться доверия заказчика, чтобы создать открытый процесс коммуникаций.

Разработка плана исполнения

Первое, что мы сделали, — это идентифицировали события, которые гарантируют изменения и помогут всем понять ценность изменений. Мы вовлекли всех лидеров команд на ранней фазе планирования для обсуждения разных вариантов внедрения. Это было несложно, потому что каждый лидер команды отвечал за различные функциональные сферы и хорошо знал старую систему.

Мы проанализировали разрыв между старой системой и приложениями и новой. Кроме того, в плане следовало учесть изменения процессов, систем, людей и организации. Затем мы разработали план внедрения изменений, учтя возможные последствия и нештатные ситуации, связанные с процессом, людьми и технологией.

Нам пришлось обратиться за поддержкой руководства банка, чтобы осуществить изменения. Я убедил их, поделившись с ними фактами и аргументами, которые помогли им прийти к выводу, что план изменений эффективен. Когда план был составлен, мы попросили, чтобы спонсор его одобрил, и я добился консенсуса рабочего комитета и других заинтересованных лиц в организации.

Понять схемы поведения и реакции на изменения

Как обычно в проекте такого рода, мы выяснили, что может помешать изменениям в течение жизненного цикла проекта. Мне предстояло провести личные встречи со всеми директорами отделений компании, чтобы уточнить цели проекта и убедить их в значительных преимуществах проекта для них и их бизнеса.

Банк настаивал на изменениях, и мы разъясняли группе за группой все причины и основания этих изменений. Итогом стало уменьшение сопротивления, потому что мы наладили хороший механизм коммуникаций.

Ситуация заказчика была стабильной в плане процесса, людей и технологии, и руководство банка знало, как мотивировать людей на лишние усилия и компенсировать их, так как нельзя требовать переработки, не компенсировав ее. Затем определили показатели и личные цели для каждого лидера команды в проекте.

Одним из факторов успеха стало признание различных схем поведения, а также то, что нам дали время поработать со всеми сотрудниками организации.

Руководство процессом изменений

Руководство. Мы определили восемь функциональных групп и специфических целей для отдельных лиц. Наделили лидеров команд полномочиями принимать участие в большинстве решений. Обычно мне требовалась поддержка руководства и заказчика, чтобы добиться результатов, но я также мог влиять на других, не применяя много власти.

Проверка. Мы предложили людям высказать свое мнение об изменениях. Обратная связь была очень ценной и позволила учиться на ошибках и вносить улучшения.

Признание. Мы определили показатели, которые оставляли пространство для улучшений, и признавали усилия и достижения команд и лидеров команд.

Мониторинг. Каждый проект живой, и за ним надо присматривать. В данном случае мы делали это с помощью коротких еженедельных встреч с лидерами команд, анализа результатов и обучения на нашем опыте.

Команда

Наша команда состояла из лидеров функциональных команд, которые отвечали за весь жизненный цикл проекта в каждой функциональной области банка. Каждый функциональный лидер был обязан встретиться и пообщаться с конечными пользователями, руководить своей командой разработки ПО и провести все тесты. Консультанты HP научили этих лидеров управлять и мотивировать свои команды, а менеджер проектов HP поддерживал их.

Члены рабочего комитета также участвовали не только в выполнении задач спонсора, но и в общении в целом, а также распространяли информацию, внося свой вклад в успех проекта. Они обсуждали его и поддерживали людей, повышая их боевой дух и публично признавая их достижения.

Использованные инструменты

• Упражнения на сплочение команды, использование совещаний для реализации идей на практике.

• Определение ролей и обязанностей, которые затем были опубликованы в документах по планированию.

• Обучение реформаторов.

• Ежедневное общение между членами команды.

• Запрос обратной связи от каждого лидера команды.

• Общение и уважение среди членов команды.

Результаты

Проекты часто проваливаются не по техническим причинам, а потому, что люди в организации отказываются меняться. Критическим фактором успеха внедрения систем является способ, который учитывает как человеческий, так и организационный факторы. Технология тут на втором месте. Изначально команда руководства не понимала этого. Потребовалось шесть месяцев на то, чтобы всех убедить.

С точки зрения заказчика, мы можем измерить результаты по ряду параметров, но когда мы говорим об управлении изменениями, то мы говорим о процессе, людях и технологии, которые способствуют изменению.

Процесс

Процессы должны определять, изменять и использовать люди. Внедрение новых процессов было одной из самых тяжелых задач этого проекта, но люди, вовлеченные в эту сферу, гордились тем, что у них имелась возможность вложиться в успех проекта, а затем оказаться сотрудниками успешного банка. Анализируя старые процессы, они выделили новые, которые позволили им вывести на рынок новые продукты. Ключом явилась ответственность за процессы.

Люди

Другим ключевым результатом стало использование системы конечными пользователями. Шаг за шагом каждый пользователь приспосабливался к функциям новой системы и новым процессам. Всякая система проверяется, измеряется и оценивается конечными пользователями. В данном конкретном случае сначала конечные пользователи в отделах компании были не в восторге, потому что их не вовлекли сразу, однако их уровень вовлеченности изменился в положительную сторону в течение нескольких месяцев.

Технология

В финале проекта все программные модули нового приложения работали, и у клиента появилась базовая платформа для создания будущей информационной системы нового века. Технические результаты улучшились по сравнению со старой системой. Производительность поднялась, и созданная система доказала, что заказчик обладает технологической компетенцией на финансовом рынке.

Полученный опыт

Мы сформулировали ключевые факторы успеха.

• Обязательная поддержка руководства заказчика.

• Фундаментальная связь проекта со стратегией банка.

• Полезным был менеджмент качества.

• Планирование коммуникаций и запуск оказались сложными моментами, но они стали ключевым для реформаторов.

• Поощрение участия конечных пользователей — обязательная задача.

Я обнаружил, что должен с разной степенью вовлеченности работать с разными представителями команды. Доля времени, проведенного с людьми, может зависеть от фазы проекта.

Фаза инициирования и планирования

• 100 % моего времени было посвящено оценке содержания и планирования (я провел это время с менеджером проекта заказчика, лидерами команд и другими заинтересованными лицами).

Фаза исполнения и контроля

• 75 % моего времени включало общение с руководством (со всей командой).

• 40 % времени (каждую неделю) я посвящал совещаниям по проекту (с лидерами команд, руководством, рабочим комитетом).

• Остаток моего времени уходил на планирование, мониторинг и контроль.

Достижение успеха в больших организациях и таких сложных проектах, как инициатива Caja Granada, даже если на вашей стороне превосходное лидерство, требует участия множества людей, а также времени, терпения, настойчивости и, в особенности, поддержки руководства. Подробно разработанный процесс управления изменениями, такой как провели мы, является незаменимым инструментом в наборе менеджера проектов.

АДАПТИВНОСТЬ КОМАНДЫ ПРОЕКТА

Наш коллега и добрый друг, Майкл О’Брохта, теперь работающий в Zozer, поделился с нами своим опытом.

Даже самые благие планы в менеджменте проектов (неважно, как тщательно вы их готовили) могут меняться. Я сделал это открытие на заре своей карьеры менеджера проектов в ЦРУ. Оглядываясь назад, думаю, что должен был догадаться раньше.

В начале карьеры в разведке я полагался на свои навыки электротехника и верил, что чем больше я стараюсь, тем лучше и точнее смогу выразить потребности заказчиков в хорошо составленных требованиях, которые выдержат проверку временем. Я тщательно документировал требования для устройств слежения и обнаружения, которые агенты могли использовать, чтобы разыскивать людей и транспорт. Я даже добавлял требования к спискам, которые составлял, руководствуясь не только растущим пониманием того, чего хотел заказчик, но и того, как я понимал, что ему нужно. Я стал неплохо в этом разбираться. Я ценил свою аккуратность: в конце концов, я ведь был инженером.

Я был наивен. Времена меняются. Я не мог контролировать ход времени. Я недовольно отмечал, что не могу контролировать изменения, и продолжал погружаться в самообман. Я начал признавать изменения к требованиям, но усиленно работал над тем, чтобы не представлять их в моих проектах. В конце концов, что мешает заказчику приспособиться? С моей точки зрения, мне следовало защитить проект от этих изменений для того, чтобы уложиться в график и бюджет и не беспокоиться о реальных переменах. С этим я тоже неплохо справлялся. Я гордился тем, как я оттесняю заказчиков в сторону, пока работаю с подрядчиками, на которых мог положиться, зная, что они будут придерживаться исходного списка требований.

И в самом деле, я довел до завершения многие проекты точно в срок, в соответствии с бюджетом, и полностью уложился во все требования. Проблема в том, что некоторые из этих проектов навсегда легли в долгий ящик. Полученные результаты, будь то устройства слежения или иные шпионские гаджеты, так и не использовались заказчиком, их забрасывали на полки складов, где они тщетно ждали, пока наконец пригодятся. В чем дело, удивлялся я. Почему шпионские устройства, которые работали и отвечали всем требованиям, не используются? В этот момент я начал расставаться со своей наивностью и обрел немного мудрости на основе личного опыта.

Я начал понимать, что моя работа как менеджера проектов заключалась не в том, чтобы тормозить перемены, а в том… чтобы приветствовать их. Я понял, что надо управлять воздействием перемен; что требуется установить методы и процессы для управления изменениями, которые, несомненно, произойдут. Я буду выявлять наиболее вероятные изменения в качестве рисков и разрабатывать способы уменьшить шанс этих рисков и/или сократить их воздействие на проект, если они возникнут. Я буду определять основные параметры требований, сроков и планов и всего остального, что может подвергнуться переменам. Я буду управлять методом исключения. Если ничего не изменится, то буду действовать согласно плану. Если что-то изменится, то проведу анализ и определю, в чем заключается воздействие этих изменений. Я поделюсь этой информацией с коллегами, так что они смогут решить, стоит ли ценность этого изменения ожидающегося воздействия. Я стану действовать согласно их решению. В это время я познакомился с развитыми методами и процессами управления изменениями: MilStd-973 для управления конфигурацией проекта очень вовремя открыл мне глаза.

Это было потрясающим инсайтом для молодого инженера ЦРУ, который еще только развивал свои навыки менеджмента проектов. Вот это да! Оказывается, моя работа заключалась в управлении изменениями.

Негибкость — один из худших недостатков менеджера проекта. Вы можете научиться проверять, насколько вы импульсивны, и преодолевать страх с помощью уверенности, а лень — с помощью дисциплины. Но от негибкости ума нет лекарства. Она сеет семя собственного поражения.

Некоторые менеджеры проектов пытаются навязывать собственные порядки и сроки, когда работают над проектом заказчика. Но важно быть гибким и приспосабливаться к расписанию заказчика, если вы хотите добиться интеграции с его командой. Мы рекомендуем, чем бы вы ни занимались, жить тем, чем живут заказчики, есть то, что едят они, пить то, что пьют они, в противном случае вы не будете считаться интегральной частью команды. Командная работа и личная негибкость не сочетаются. Чтобы хорошо работать с другими и быть хорошим командным игроком, будьте готовы приспособиться к команде.

Командные игроки проектов, способные адаптироваться, демонстрируют определенные качества. Адаптивные люди отличаются следующими особенностями.

Они обучаемы. Это люди, для которых временная боль или дискомфорт ничего не значат, пока они видят, что получаемый опыт выведет их на новый уровень. Они интересуются неизведанным и знают, что единственный путь к нему лежит через барьеры. Адаптивные люди всегда придают большое значение новым открытиям. Они в высокой степени обучаемы.

Эмоционально стабильны. Проекты — непредсказуемая территория, и нужно верить в успех проекта, чтобы достичь его. Эмоционально нестабильные люди почти всё рассматривают как вызов или угрозу. Они жестко и недоверчиво встречают присоединение к команде еще одного талантливого человека, новое действие или изменение в способе работы. Уверенные люди не начинают нервничать просто из-за каких-то изменений. Они оценивают новую ситуацию или изменение в своих обязанностях с точки зрения их значимости.

Креативны. Креативность — это способность видеть вещи по-новому. Когда наступают сложные времена, люди находят способ справиться с ними. Те, кто реагирует на перемены без страха, — поистине креативные люди, способные изобрести новые способы двигаться вперед и достигать результатов.

Ориентированы на служение. Люди, сосредоточенные на себе, вряд ли добьются перемен для команды, в отличие от тех, кто стремится служить другим. Ничего не делать для других — значит губить себя. Если ваша цель — служить команде, адаптироваться для достижения этой цели несложно.

Какова ваша адаптивность? Если улучшение производительности команды требует, чтобы вы как менеджер проекта изменили свои методы, как вы на это реагируете? Вы поддерживаете реформы или предпочитаете делать все по-старому? Ключ к тому, чтобы быть командным игроком, — быть готовым адаптироваться к команде, а не ожидать, что команда адаптируется к вам.

Вот несколько идей, основанных на нашем опыте, которые помогут вам стать более адаптивными.

Привыкайте учиться. Я (Бусеро) много лет носил в кармане карточку. Каждый день, узнавая что-либо новое, я записывал это на карточку. В конце дня старался поделиться этой идеей с другом или коллегой, а потом сохранить информацию на будущее. Это приучило меня искать, чему бы еще научиться. Попробуйте делать так в течение недели и посмотрите, что получится.

Обдумайте свою роль. Потратьте время на то, чтобы осознать свою роль в команде. А теперь попробуйте представить, какую еще роль вы могли бы исполнять так же или лучше, чем текущую. Этот процесс может заставить вас сменить работу, но даже если и не заставит, мысленное упражнение само по себе развивает вашу гибкость.

Стремитесь к оригинальности. Многие люди не приспосабливаются потому, что погружаются в размышления, почему это невозможно. Если вы склонны к пессимизму, запишите эту фразу и поместите ее там, где сможете видеть ее каждый день: «Не спрашивайте, почему это невозможно, а спрашивайте, как это можно сделать». Ищите непривычные решения каждый раз, когда сталкиваетесь с проблемой. Вы поразитесь своей креативности, если будете к этому настойчиво стремиться.

Проекты часто изменяются в течение своего жизненного цикла, и вам нужно адаптироваться ради своей команды. В таком случае у вас всегда будет шанс на успех. Адаптивность — критический навык квалифицированных менеджеров проектов. Потратьте время на то, чтобы научить и свою команду быть более адаптивной, — и вы станете еще более профессиональным менеджером проектов.

КАК ПОМОЧЬ ДРУГИМ ПРИНЯТЬ ПРОЦЕСС ИЗМЕНЕНИЙ

Симона Бонхез, PMP, работавшая в Румынии, поделилась с нами диалогом, объясняющим процесс обучения, с которым столкнулась она и ее коллеги.

Симона: Традиционные менеджеры проектов упорно фокусируются на механике проекта (инструментах и техниках), забывая иногда о человеческих аспектах — управлении отношениями и посредничестве во взаимодействиях. Доказано, что степень успеха можно повысить, если уделять больше внимания группам влияния, чья поддержка вам нужна или чье сопротивление требуется преодолеть. Конечно, мы говорим о заинтересованных сторонах — людях и группах, которые могут повлиять на результат, продвигая проект внутри организации и активно поддерживая его или же воспринимая его негативно и таким образом препятствуя его реализации. Я хотела бы привести пример — проект организационного развития внутри строительной компании. Профессионал с богатым опытом в технической области — инженерном деле и технологии, был назначен управлять этим сложным внутренним проектом. Он очень хорошо разбирался в технике и мотивировал команду. Однако проект поставил его перед серьезным вызовом, потому что управление заинтересованными сторонами и коммуникации оказались для него чересчур «экзотическими» задачами.

МП: Эта работа серьезно отличалась от проектов, которыми я занимался раньше (строительные проекты). Тут нужно было сделать переход от технических навыков к использованию «мягких» навыков. Мнение, что личное взаимодействие — слишком сентиментальное занятие и отнимает много времени, миф. Для этого проекта следовало добиться преданности и вовлеченности как от руководства, так и от работников компании, и единственное «оружие», которым я располагал, — это коммуникации. На печальном опыте я выяснил: для того чтобы быть эффективным, необходимо выявить все заинтересованные стороны, чтобы понять их требования и ожидания, чтобы предупредить их реакции и (это самое сложное) повлиять на них.

Симона: Что вы считаете самым важным личностным навыком, который должен использовать менеджер проектов, чтобы влиять на других, заставить их действовать определенным образом?

МП: Для меня самым существенным личностным навыком были коммуникации и понимание управления изменениями. Мне приходилось общаться с высшим руководством, добиваясь их постоянной поддержки, чтобы этот проект сохранял высокий приоритет; с директорами и менеджерами подразделений, чтобы убедить их, что изменения не грозят их положению, чтобы позволить им понять, как изменятся их обязанности, и помочь им приспособиться. Некоторые их идеи были включены в наш проект, некоторые инициативы пришлось остановить, и каждое из этих действий следовало обосновать, распланировать, корректно донести до общего сведения и внедрить.

Симона: Итак, управление заинтересованными лицами касается не только очередного социологического взаимодействия с областью менеджмента проектов. Его результаты видимы в нескольких «чистых» аспектах менеджмента проектов, таких как планирование ресурсов, качества, контроль изменений. Это явно переводится в качественные и количественные показатели и результаты. Анализ заинтересованных лиц должен быть проведен менеджером проекта на ранних стадиях, их требования и ожидания необходимо зафиксировать и представить команде. После того как проанализированы интересы этих лиц (а также то, насколько они могут, позитивно или негативно, повлиять на проект), разрабатывается план управления отношениями с ними, включая способ достижения их поддержки, уменьшение сопротивления и создание благоприятного климата в проекте.

МП: И этого недостаточно: у заинтересованных сторон разный уровень ответственности и властных полномочий в проекте, они сами могут меняться с течением жизненного цикла проекта, и их ожидания могут меняться или вступать в конфликты с ожиданиями других заинтересованных лиц. В начале нашего проекта один из членов команды был его надежным сторонником, но по мере развития проекта понял, что тот повлияет на его положение неожиданным образом, и, ощутив угрозу, начал нам мешать. Я понял, что должен проявить бдительность и не принимать текущий статус заинтересованных лиц как данность, а также присматриваться к внешним изменениям, которые могут сдвинуть позиции заинтересованных лиц. Управление заинтересованными лицами — это постоянная ответственность в течение всего жизненного цикла проекта.

Симона: Управление заинтересованными лицами и взаимоотношениями — это подход менеджера проектов, который сдвигает фокус работы с «технических» навыков проекта (действий, связанных с содержанием) к «мягким» (аспектам отношений). Конечно, оба измерения крайне важны и должны быть хорошо сбалансированы. Для того чтобы достичь этой цели, необходимо профессионально работать с проектами, чтобы узнать, что инструмент управления заинтересованными лицами является необходимой техникой с доказанной эффективностью.

Ремко Мейснер поделился с нами следующим эпизодом, чтобы помочь читателям понять, какое влияние способны оказывать изменения, проанализировать «температуру» в организации и разобраться, как поступать квалифицированному менеджеру проектов. Обратите внимание на то, как он строит диалог с помощью тщательно подобранных вопросов.

Во время запуска проекта в правительственной организации ко мне пришел Вим и поинтересовался моим мнением. Я знал его десять лет или около того, так что заметил, что он с некоторой неуверенностью спрашивает: «Как ты думаешь, мы сможем справиться с проектом за три месяца или около того?»

Ремко: Я имел дело с проектами вроде этого, и на них уходило всего несколько недель. Чтобы предложить точный прогноз, мне понадобится больше информации. Я знаю, например, что это министерство за последние пять или шесть лет пережило как минимум несколько организационных реформ подряд. Это могло не повлиять на их рвение, но, если честно, боюсь, что все случившееся за такой срок привело людей к истощению.

Вим: Да, думаю, за прошедшие годы много всего случилось. Вторая половина года была совсем иной. Мы недавно объявили о новой процедуре, которая потребует, чтобы почти весь персонал изменил способ работы. Как тебе известно, нам пришлось это сделать, потому что таким был политический выбор правительства. До последнего месяца мы занимались внедрением нового инструмента планирования. Это заняло куда больше времени и усилий, чем мы предполагали. Мы до сих пор не вполне удовлетворены окончательными результатами. Работа истощила наших специалистов фронт-офиса, и они, очевидно, заметили разницу между тем, что мы надеялись получить, и тем, что реально получилось.

Ремко: Я недавно разговаривал с Питером, и он рассказал мне об этом. Он также сказал, что во всех зданиях по всей стране планируется ремонт. В одном из зданий несколько лет назад произошел пожар, из-за которого погибли люди и несколько человек серьезно пострадали. Это привлекло внимание СМИ. В итоге почти семьдесят зданий по стране нуждаются в улучшении противопожарных условий: новая фурнитура окон, замена всех дверей, металлических конструкций и так далее. Так что понадобится организовать временный переезд всех работников и жильцов. Это также приведет к напряжению персонала и жильцов. Кроме того, у вас едва хватает места для временного размещения всех этих людей.

Вим: Да, на следующий год намечено решение нескольких очень сложных задач. И, если собрать все это вместе, трехмесячный срок не кажется таким уж многообещающим, верно?

Ремко: Ну, возможно, это не главная проблема. Последний раз, когда я занимался для вас разработкой ПО, нам пришлось работать вместе с несколькими дюжинами внешних аналитиков, программистов, дизайнеров и тестировщиков. Насколько я помню, ваша компания не имела особого опыта реализации сложных проектов, в которых участвует много специалистов из разных организаций и все работают по жесткому расписанию. Неудивительно, что у вас мало опыта, ведь это просто не ваше основное занятие? Этот проект — исключение из правил. Конечно, для многих стало шоком, что в процессе возникло больше затруднений, чем изначально ожидало министерство.

Вим: О, это был тот еще проект! Но мы справились. Я помню, как сложно было заставить информационный центр сотрудничать с участниками проекта. Они оказались очень разными: персонал проекта созрел для инноваций и обновления, а информационный центр пытался пользоваться своими старыми процедурами и соглашениями на уровне услуг. Они были не в своей тарелке. И у них недоставало опыта в области проектов такого объема и сложности. Тут я полностью с тобой согласен.

Ремко: Вот что еще меня поразило, когда мы последний раз делали проект вместе. Совет директоров в Гааге был на одном конце линии, а директора раскиданных по всей стране отделений — на другой. Они придерживались очень разных мнений относительно способа вести дела, верно? Гаага требовала изменений в организационной структуре, которую после некоторой борьбы приняли все директора. В конце, однако, им удалось вернуться к изначальной структуре, чего совет не заметил, так что фактически они снова смирились с изначальной идеей. Я думаю, это типично для правительственной организации, так что не жалуюсь. Но меня это тогда очень заинтересовало, потому что в частной организации такого бы не произошло.

Вим: Да уж, в этом мы спецы. Чиновники работают так десятилетиями. В Гааге не слишком хорошо знают, как разобраться с глубокими практическими проблемами, и с самыми лучшими намерениями принимают то одно решение, то другое, которые в долгосрочной перспективе игнорируются внешней стороной. Или в лучшем случае их медленно, пошагово приспосабливают, так что в конце концов они совершенно видоизменяются.

Ремко: Так что организация довольно-таки закоснела?

Вим: Да. Есть такое. Обычно это к лучшему.

Ремко: Итак, если я правильно понял, у вас есть сложный проект, который вы хотели бы закончить через несколько месяцев.

Вим: Именно так!

Ремко: Подожди. Я не закончил! (Смеются.) Вы пережили сложный год, да и предыдущий период не был спокойным и мирным, правильно?

Вим: Да.

Ремко: Были введены новые инструменты, что потребовало больше усилий, времени и денег, чем предполагалось. И вы не в восторге от результатов?

Вим: Это так. Мы думаем, работа еще не закончена.

Ремко: А еще все это строительство, вызванное политическим давлением, с целью не допустить повторения инцидента с пожаром. Это повлияет на все отделения, разбросанные по всей стране, и реально поставит людей в тяжелейшие условия, потому что им придется перемещать все свои группы, чтобы рабочие смогли установить противопожарные устройства на металлические конструкции, рамы, двери и так далее.

Вим: Да. Думаю, это будет основным источником их стресса. У нас не так уж много места для переезда…

Ремко: И, наконец, я хочу напомнить, что у вас мало опыта работы с подобными проектами. Люди в подразделениях и в центральном офисе не привыкли иметь дело с крупными изменениями. Они потребуют сложной схемы планирования, потому что вам придется работать по всей стране и снова вводить глубокие изменения режима дня. Новый режим сменит прежний и перевернет с ног на голову текущие функции, иерархию и систему вознаграждения.

Вим: Мне уже страшно тебя слушать.

Ремко: Организация устала от изменений, ей приходилось иметь дело с крупными реформами на протяжении ряда предыдущих лет. Изменение, о котором мы говорим сегодня, повлияет на нее фундаментальным образом, затронет названия должностей, систему вознаграждения, связанные с ней информационные системы, метод планирования… (короткая пауза). К слову, о системе планирования. Я так понял, что вы ею не совсем довольны?

Вим: Это так. В ней тоже произойдут некоторые изменения и обновления.

Ремко: Изменения, к которым ваша организация, что касается подхода, ориентированного на проекты, не подготовлена. Потребуются существенные изменения, затрагивающие множество отделов. Потребуются все виды экспертов в различных областях, которым придется работать вместе и искать консенсус по множеству вопросов, и каждый из них, в свою очередь, может привести к тому, что та конструкция, о которой мы говорим, опрокинется.

Вим: Так ты думаешь, что три месяца — это слишком мало?

Ремко: Да, думаю, что три месяца — это слишком мало. Вы должны быть способны справиться с этим проектом оперативно. Однако ситуация не выглядит обнадеживающей. Полагаю, лучше опираться на более реалистичное расписание. Вам нужно твердо встать на тот камень, до которого вы дошли, и тщательно подумать, что делать дальше, прежде чем прыгать на следующий. Если вы этого не сделали, боюсь, можете промахнуться и потонуть.

Вим: Так что ты посоветуешь?

Ремко: Вы должны учиться на имеющемся опыте. Вам нужно разобраться, какие шаги следует предпринять, чтобы внедрить эти изменения в одном отделе. Пусть он станет образцом. Пока вы этим занимаетесь, выясните, каковы сроки других проектов. Где они все пересекаются и что разумнее выбрать. Я имею в виду, надо узнать, кто первым получает зеленый свет, кто будет следующим и так далее. Важно узнать, насколько сложно изменить информационный центр, чтобы работать с новой структурой, и как проект повлияет на приложения, которые используются по всей стране. Я предполагаю, что они все еще используют тот длинный список ПО, с которым я столкнулся в прошлый раз?

Вим: Да, но мы над этим работаем.

Ремко: Знаю. Отказаться от многих из них непросто. Этим отделам в прошлом дали привилегии, и мы оба знаем, как легко привыкнуть к привилегированному статусу. Куда сложнее смириться с тем, что его отнимают!

Вим: Мы убрали многие из них из перечня рабочих операций. И открыто распространили информацию об этом шаге. Но если ты проверишь, как обстоят дела на самом деле, то все равно увидишь, что в отделах каждый день используют отвергнутое ПО.

Ремко: Я знаю. Позволь дать еще один совет: вы должны связаться с командой руководства в Гааге, а также с отделениями. Тебе нужен качественный сценарий того, где ты хочешь оказаться. Нужно определить, каковы факторы успеха и провала и какова изначальная «температура». Людей утомили перемены, поэтому на старте должен царить холод. Как ты собираешься убедить всех этих людей участвовать в проекте, который подвергнет угрозе их текущий рабочий режим?

Вим: Так нам нужно найти подход к изменениям?

Ремко: Да. Нужен подход к изменениям. И поскольку это ориентированная на проект среда (по крайней мере, организация предпочитает такой подход), следует предложить несколько проектов работы с различными сферами, которые подвергнутся реформе. Подход к изменениям обеспечит вас связью с директорами на различных позициях, поможет добиться принятия решений и отследить все. Проектный подход разберется с планированием, которое может стать отдельным проектом. Другой проект коснется персональных систем. Третий будет связан с различными приложениями, используемыми на практике. Система SAP и все финансовые потоки данных станут проектом номер четыре, а сделка с рабочим советом и профсоюзами — проектом номер пять. Этот последний проект вряд ли будет отвечать определению проекта, поскольку потребует чудовищной последовательности действий, но его можно урезать до чего-то напоминающего проект, если вам так больше нравится.

Вим: Итак, когда мы приступим?

Эта история, которая очень напоминает реальный диалог, является иллюстрацией того, как полезны навыки менеджмента изменений и менеджмента проектов в случае глобальных организационных изменений, к которым заказчик изначально относился так, словно это стандартные проекты.

Управление изменениями — еще одна дисциплина, связанная с менеджментом проектов. Между ними есть сходство, поскольку и то и другое имеет дело с временными организациями, сопутствующей структурой, часто включает привлечение внешних экспертов, ограниченный (как правило) бюджет, общение с командой руководства и так далее. Но существует и множество различий.

При управлении изменениями необходимо учитывать стартовую позицию участвующей организации. Не сталкивалась ли она уже с целой серией (последовательных) изменений за прошедшие месяцы или годы? Это повлияет на то, смогут или не смогут люди в организации принять еще одно изменение. Если организация была стабильна или ей приходилось иметь дело только с мелкими подвижками, ее можно считать «теплой». В данном случае это означает, что она способна справиться с новизной и люди не повернутся к изменениям спиной. В «холодной» организации работники устали или истощены от работы с вашими предшественниками. Если не учесть их точку зрения в начале проекта или программы, они могут взбунтоваться. В любом случае помогать вам особо не станут.

Управляя изменениями, нужно учитывать факторы успеха и провала в организации. Чем факторы успеха хороши и что люди смогут выдержать, даже если сами не понимают это так же ясно, как мы? На какие вещи или действия факторы провала отреагируют с неудовольствием так что лучше избегать вовлечения их в подобное?

Нам также стоит учесть «теорию бизнеса» (Питер Друкер). Какая идея стоит за организацией? На каком основании организация начинается, развивается и выживает и к каким предположениям в итоге приходит?

Наконец, самое важное, нужно учитывать тот факт, что управление изменениями рассматривает организации, в то время как менеджмент проектов обычно имеет дело с вещами. Признаемся: мы, конечно, учитываем людей в наших проектах, но есть существенная разница в подходе менеджеров проектов по сравнению с лидерами изменений.

Менеджеры изменений должны убедить работников двигаться от пункта А к пунктам B, C и так далее. Но как только на их пути возникают вещи, путь превращается в проекты.

Менеджеры проектов сосредоточены на разработке новых вещей, их перемещении или изменении. Как только к этому подключаются люди, менеджеры учтут тех, кто находится ближе всего к вещам (так, по крайней мере, поступит надежный менеджер проектов!), но в проекте обычно рассматривается не весь коллектив сотрудников организации.

Нельзя называть кошку собакой и наоборот. Нас не казнят, если мы назовем менеджера проектов менеджером изменений и наоборот. Мы можем начать проект, который, по сути, является организационными изменениями, но его нельзя так называть, потому что тогда он провалится еще на старте. Но если мы искренне попытаемся быть честными и максимально непредвзятыми, сказанное верно.

В идеале любой менеджер проектов, нацеленный на участие в сложных проектах, должен разбираться по крайней мере в основах управления изменениями. Любой проект, большой или маленький, выиграет от такого руководства. Мы часто забываем о том, что вещи и люди во многом связаны. Мы, менеджеры проектов, сможем улучшить нашу производительность и добиться большей благодарности за свои проекты, изучив управление изменениями и используя все восхитительные новые идеи, которые оно нам предлагает.

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

Квалифицированный менеджер проектов не пожалеет времени и сил на то, чтобы разобраться, почему люди сопротивляются изменениям. Ключ к успешной работе с изменениями — хорошо к ним относиться и готовиться к ним. Изучайте процесс управления изменениями: создавайте условия для изменений, проводите их в жизнь и добивайтесь того, чтобы они прижились. Изменения произойдут, хотите вы этого или нет. Без этого невозможен рост. Квалифицированные менеджеры проектов обязаны меняться. Это включает в себя умение приспосабливаться к новым ситуациям и способам работы. Учитесь на опыте тех, кто успешно внедрял изменения.

ГЛАВА 12 ЗНАНИЕ РЫНКА И ПОТРЕБИТЕЛЯ

Когда вы очаровываете людей, ваша цель — не заработать на них деньги и не заставить их делать то, что вы хотите, а наполнить их глубочайшим восторгом.

Гай Кавасаки, бывший ведущий «евангелист» Apple

«Молекула» квалифицированного менеджера проектов

Успех на рынке — это стандартный источник положительного потока денежных средств. Успешные проекты оживляют организацию. Менеджерам проектов, которые вносят ключевой вклад в такие результаты, имеет смысл интересоваться тем, что происходит на рынке, и принимать соответствующие решения, которые могут позитивно влиять на поток денег, возникающий в результате осуществления проектов. Пусть лишь проекты разработки новых продуктов явно связаны с рынком, так или иначе результаты большинства проектов выходят на рынок. В случае с внутренними проектами потребителем может быть другое подразделение или отдел той же организации. Конечный пользователь — лицо, которое в итоге получает выгоду от завершения проекта, — будет клиентом проекта. Когда мы говорим о клиентских проектах, клиент и оказывается потребителем, а конечным пользователем становится потребитель данного клиента. Так что в итоге все проекты рано или поздно начинают соревноваться за место на рынке.

Мы никогда не должны забывать о том, что именно потребители оплачивают наши счета и зарплаты. Руководство, конечно, важно для нашего благополучия и будущего, но, если потребители уйдут или перестанут с нами работать, пострадают все. Некоторые люди считают, что существует только один истинный потребитель — финальный покупатель результатов проекта, который платит реальные деньги за товар или услугу. Мы полагаем, что существуют также внутренние потребители, которые зависят от результатов проектов и возникающих продуктов. Квалифицированные менеджеры проектов обязаны проявлять внимание ко всем потребителям.

Как лидеры-служители менеджеры проектов должны хорошо понимать своего потребителя и рынок результатов проекта, если они действительно хотят достичь успеха. Ключевой частью этого знания является понимание конкурентных сил рынка. Эта глава сосредоточена на вопросах маркетинга и изучении наиболее важных для квалифицированного менеджера проектов потребителей. Мы рассмотрим, как определить, кто ваши потенциальные потребители и чего они хотят; как узнать, кто ваши конкуренты и что они предлагают; как распределить усилия между качествами производительности продукта, такими как преимущества, характеристики и стоимость, и как определить идеальное время для выхода на рынок. Мы также поделимся историей о корпоративной этике и ее важной роли во взаимодействиях между руководством, работниками, конкурентами и клиентами.

В общем и целом потребителям нужны результаты проектов, которые решают проблему или задачу, запускают продукт или обновляют систему. Первым шагом к получению прибыли станет разработка продуктов, услуг или процессов, которые помогают потребителям решать их проблемы или соответствуют ожиданиям потребителей, а еще лучше — превосходят их. На потребительский спрос также влияет общее рыночное предложение, а на долю компании на этом рынке влияют как результаты проекта, так и срок проекта.

Иногда потребность клиента заключается в том, чтобы сохранять свою конкурентоспособность или не отставать от остальных. Помню, мне (Бусеро) как-то раз поручили создать PMO (проектный офис) в многонациональной организации. Я спросил спонсора проекта: «Зачем нам нужен PMO?» Он ответил: «Потому что это модно; каждая организация, которая занимается проектами, заводит такой». Я не мог этому поверить, но на мнение моего руководителя влияла конкурентная обстановка того времени. Поскольку конкуренты поступали определенным образом, он считал, что и мы должны этим заняться.

Очень часто, пусть и не всегда, чем скорее вы завершаете проект, тем легче компании занять свою рыночную долю. Потребители делятся отличными подсказками о том, как их зацепить. Спрашиваете ли вы своих потребителей, что им нужно, какие тренды на них влияют, чего они хотят? Вы очень часто услышите следующий ответ (а мы добавим совет, как на него отреагировать): «Пожалуйста, сделайте вот это», — то есть удовлетворите потребность клиентов «как можно скорее».

Для того чтобы лучше служить потребителям, критически важно интересоваться, чего они хотят, что им нужно и какие силы на них влияют. Как задавать правильные и профессиональные вопросы? Это непросто, вам потребуются время и опыт, но у вас получится. В этой главе мы расскажем, как задавать хорошие вопросы.

РЫНОЧНЫЕ ТРЕНДЫ

Важно находиться в курсе тенденций рынка, и вам понадобятся время и наблюдательность, чтобы с ними познакомиться. Цифры вы можете найти в интернете или в специализированных изданиях, но, чтобы реально понять, что происходит, вам нужно наблюдать за привычками и действиями потребителей. Я (Бусеро) использую одну очень полезную технику: когда я провожу семинар, руковожу проектом или устраиваю опрос о степени удовлетворенности качеством обслуживания, я спрашиваю, какие услуги хотели бы получить мои потребители. Потребители хотят, чтобы их любили, им это нравится.

Помните, иногда то, что подходит для одной отрасли, не годится для другой. Маркетинг — это набор процедур, помогающих менеджеру проекта лучше узнать рынок. Рынок состоит из потребителей, которые могут купить окончательный продукт; конечных пользователей, которые будут его использовать; проблем, которые эти люди пытаются решить, и конкурентов, которые предлагают решения тех же проблем тем же потребителям и конечным пользователям. Маркетинг включает в себя проведение анализа конкурентов, определение требований к продукту и запуск новых продуктов.

Менеджеры проектов обычно беспокоятся о создании окончательного продукта, а не о том, как его продать, и заработок менеджеров, как правило, зависит от этого производства. Я (Бусеро) годами продвигаю эту идею, после того как осознал, что провожу большую часть моего времени на стороне потребителя, разбираясь с его проблемами в проекте. Я очень хорошо знал потребности моих клиентов. Это означало, что я был самым подходящим человеком для того, чтобы убедить потребителя купить еще больше решений, предлагаемых моей организацией. Мне следовало прекратить считать, что маркетинг и продажа результатов проектов — чья-то чужая задача. Именно я находился в наилучшем положении для заключения такой сделки.

Разработка проекта часто начинается с внутреннего предположения о том, что удастся продать. Типичное предположение выглядит так: «Если мы это сделаем, они это купят». Увы, это предположение не раз оказывалось ложным. Например, я (Бусеро) как-то демонстрировал одному из своих клиентов идею электронной программы крупного обучающего проекта по менеджменту проектов и обучению руководства данной организации. Я объяснил клиенту, что мой электронный продукт находится в разработке и будет готов не раньше чем через шесть месяцев. Потребитель с этим согласился, моя компания инвестировала много денег в разработку, проверку и выпуск продукта… и в итоге потребитель его не захотел.

Когда наши предположения раз за разом оказываются ложными, стоит серьезно задуматься о маркетинге. Как вариант в ядро команды можно включить специалиста по маркетингу. Это поможет повысить уровень знаний команды о маркетинге, а также понять, что происходит с потребителем и рынком. Некоторые компании даже включают в ядро команды представителей потребителя.

Хотя квалифицированному менеджеру проекта необходимо отлично разбираться в маркетинге, это не значит, что он должен брать на себя все функции маркетинга, связанные с результатом проекта. Он должен участвовать в тех функциях маркетинга, которые мы ранее обозначили как важные для менеджеров проектов: определить, чего на самом деле хочет потребитель или конечный пользователь; разобраться в конкурентах; сбалансировать характеристики, стоимость или затраты; определить срок завершения проекта (представления проекта). Менеджеру проекта нужно разбираться в этих функциях, потому что его команде придется принимать решения в данных сферах в течение жизненного цикла проекта, а решения повлияют на успех результата полученного продукта.

Мы убеждены, что маркетинг необходим всем типам проектов. Особенно очевидна потребность в нем при создании новых продуктов — проектов разработки. Но если речь идет о взаимодействии с клиентом или проекте развития внутреннего IT, то и тут знание маркетинга помогает убедиться, что финальный продукт будет соответствовать потребностям конечного пользователя. Я (Бусеро) принимал участие в проектах внедрения методологии в организациях по всему миру. Я сталкивался со следующей типичной ситуацией: потребитель нанимает консультанта и просит его разработать уникальную проектную методологию для организации. Потребитель позволяет консультанту устраивать интервью с менеджерами, руководителями, потребителями и другими заинтересованными лицами, но не позволяет менеджерам проектов самим задаться вопросом о том, что им, собственно, нужно, в основном потому, что они заняты менеджментом проектов. Вклад менеджеров проектов впоследствии минимален и неконкретен. Разрабатывается методология менеджмента проектов, но, оказывается, ее очень сложно внедрить, потому что конечные пользователи не участвовали в ее разработке.

Менеджеры проектов должны разговаривать с конечными пользователями, задавать им вопросы и принимать их ответы. Продолжайте заниматься этим в течение разработки и вплоть до демонстрации прототипа. Эти шаги являются критически важными для успеха проекта и организации.

ПРЕДЛАГАЕМЫЕ ПРОДУКТЫ И УСЛУГИ

По всему миру в области менеджмента проектов предлагают все больше продуктов и услуг. Услуги по обучению и консультированию в этой сфере сегодня доступны в большинстве стран.

В Центральной Европе существует множество консалтинговых компаний в области менеджмента проектов. На Средиземноморском побережье также немало компаний, предлагающих обучение менеджменту проектов. Для некоторых стран характерна смесь услуг консультирования, обучения и аутсорсинга. Все больше людей стремятся получить сертификат профессионала в области менеджмента проектов или обращаются за какими-либо услугами по сертификации, предлагаемыми Институтом управления проектами. Заглядывая в будущее, можем предположить, что консалтинговый бизнес в области менеджмента проектов продолжит развиваться. Многие компании осознали потребность реорганизации с целью управления проектами, программами и портфелями и запускают все более и более качественные проекты.

Ориентация на потребителя

Наш опыт подсказывает, что информация о потребителях и конечных пользователях крайне важна, если мы хотим определить точное соотношение между ценой и характеристиками результата проекта. Порой потребители не знают, чего хотят. И они часто меняют свое мнение. Так что квалифицированный менеджер проекта должен задумываться о бизнесе и о том, как помочь потребителям лучше разобраться в собственных потребностях. Потребителей больше всего волнует, будут ли решены их проблемы, и куда меньше, а порой и вовсе не волнует то, какая именно для этого будет использоваться технология.

Люди, занимающиеся клиентскими проектами, часто полагают, что потребители не очень-то умны. Однако они не глупы: ваша задача — решить их проблемы. Квалифицированный менеджер проектов должен применять эмпатию, работая с клиентами, пытаться понять их потребности и поставить себя на их место.

Один из лучших способов понять ваших клиентов, который мы можем порекомендовать, — это навестить их. Однажды я (Бусеро) работал менеджером проекта в финансовой отрасли. Я занимался проектами для банков и сберегательных банков. Я попросил у своей организации разрешения время от времени участвовать в проверке проектов и таким образом получил возможность посещать моих клиентов, какое-то время жить их интересами и столкнуться с их повседневными сложностями и проблемами. Спустя несколько лет я начал понимать, в чем наши главные точки соприкосновения и как лучше с ними работать. Аналогичным образом я (Инглунд) несколько лет занимался развитием производства на заводе и помогал торговым представителям на месте. Я поставил своей задачей достаточно часто выезжать на точки к клиентам. Я наблюдал за тем, как они используют наши продукты, выслушивал их вопросы и жалобы и делал презентации, которые помогали им лучше понять наши продукты и направление, в котором мы двигались. Мне не только удавалось содействовать процессу продаж, но я также уносил с собой ценные идеи для отдела маркетинга относительно проблем клиента и наших потенциальных возможностей.

Кто наш потребитель?

Потребитель — это лицо или организация, которая приобретает результат продукта или услуги. В некоторых случаях решение о покупке принимает группа потребителей. Как правило, потребитель — это лицо (или лица), которые платят за результат, хотя иногда переговоры об окончательной стоимости с поставщиком продукта ведет отдел закупок.

В случае с проектами разработки новых продуктов потребители — это люди, которые покупают конечный продукт. Если речь идет о внутренних продуктах, потребителем может быть другой отдел или подразделение. В случае с клиентскими продуктами потребитель — это клиент, который заказал выполнение работ. Неважно, о каком виде проекта идет речь; конечные результаты должны удовлетворять потребителя.

Очень часто лицо, которое будет использовать конечный продукт, — это не то же самое лицо, которое оплачивает счета. Такие потребители обычно определяют свои потребности на основе потребностей групп людей, называемых конечными пользователями, — тех, кто будет пользоваться результатами проекта или получать выгоду от них. Это те люди, которые должны быть удовлетворены результатами проекта. Знать потребителя и угодить ему важно, но куда важнее знать и угодить конечному пользователю. Некоторые менеджеры проектов упускают из виду важное различие между ними.

Слушаем внимательно

Если мы будем слушать только потребителей и решать их проблемы, не факт, что мы решим проблемы конечного пользователя. Критически важно понимать, чего хотят потребители и чего хотят конечные пользователи. Некоторые консалтинговые компании предлагают решения потребителям, не прислушиваясь к реальным запросам. Вот что сказал один менеджер из многонациональной компании:

Знаете, мне действительно грустно. Я работаю менеджером проекта в клиентском проекте в страховой компании в Испании. Моя компания предлагает решения в области страхового программного обеспечения, и мой руководитель продал одно из таких решений клиенту. Теперь я занимаюсь проектом установки этого решения на предприятии клиента. Я обнаружил, что конечному пользователю нужно не более 30 % функционала, предоставляемого нашим решением. Клиент немало заплатил за это решение, но не будет пользоваться большей его частью. Конечный пользователь не участвовал в оценке решения, этим занимались только менеджеры отделов. Я думаю, это не лучший вариант для успешного бизнеса. Я расстроен, потому что выяснил, что реально нужно конечному пользователю, но уже слишком поздно.

Как позаботиться о клиенте и успокоить его

Мы встретились с Ремко Мейснером на нашем семинаре, посвященном спонсорству проектов. Ремко произвел на нас впечатление интересными историями о разрешении сложных ситуаций. Вот один из примеров.

Пьер: Как мне быть с моим клиентом? Он просит найти ему менеджера проектов с международным опытом работы, который получил сертификат в PRINCE2 и ITIL{26}, прекрасно владеет Word и пишет на английском, немецком, французском и голландском языках, с высшим образованием и готового к международным командировкам.

Ремко: Я бы схватился за такую вакансию!

Пьер: Я бы тоже! Вот только он не хочет ни за что платить. Он предлагает 90 евро в час!

Ремко: Я бы послал его к черту!

Пьер: Наверное, вы правы. Но вакансия очень соблазнительная. Это очень интересный проект, и я бы хотел им заняться. Но боюсь, мне не стоит этого делать.

Ремко: Со мной тоже такое бывало. Знаете, если вам действительно интересно, возможно, стоит за это взяться. Будут и другие возможности. Не стоит гадить в собственном гнезде. Согласен, наши клиенты бывают теми еще идиотами. Вчера один обвинил меня в проблемах собственной организации, как будто я мог бы с ними что-то поделать!

Пьер: И что вы ему ответили?

Ремко: Я никогда не спорю с клиентами. В крайнем случае предлагаю им выход из ситуации. Думаю, единственное, что мы, менеджеры проектов, можем сделать, — это предлагать организациям и клиентам выход из ситуаций, которыми они недовольны. Нет смысла спорить. Это только усугубит пропасть между мной и клиентом или создаст ее там, где ее и не было.

Пьер: Значит, вот в чем фокус. Соглашаться с клиентами и брать всю вину на себя?

Ремко: Нет. Все не так просто. Я просто не нападаю на них в ответ. Но и брать на себя вину не надо. Вот в чем разница. Я думаю, люди (в конце концов, даже наши клиенты все-таки люди, верно?) переходят к грубости, когда заходят в тупик. Их начальство, их персонал или их жены (смеется)… ситуация довела их до предела. Неважно, что это за ситуация и кто ее вызвал.

Пьер: То есть они кусают, потому что их укусили?

Ремко: Именно так. Нет смысла кусать их в ответ. Какой в этом прок? Предположим, клиент отступит и согласится с вашими аргументами. Он признает свою ошибку, потеряет свою позицию, рухнет. Но нет, этого не случится. Даже если он неожиданно поймет, что допустил ошибку, он ни за что не возьмет свои слова обратно.

Пьер: Но как нам тогда повлиять на ход его мысли? Он хочет чего-то, понимает, что этого не получит, и ему нужно обвинить в этом кого-то, кроме себя самого.

Ремко: Это отличное описание! Как видите, он уже почти на месте. Он хочет чего-то, что ему недоступно. Он постоянно думает об этом. Ему нужен плохой полицейский. Нет смысла спорить с ним, ведь он почти что прав. Нам нужно разобраться с плохим копом.

Пьер: Как?

Ремко: Мы должны выяснить, в чем причина его проблемы. Это и есть плохой коп! Как только найдем ее, мы должны согласиться с тем, что плохому следователю нет места в системе. В этот момент, пока мы еще разбираемся с ситуацией, мы ни на кого не перекладываем вину. Мы позволяем нашему клиенту говорить о ней что угодно и не реагируем на его слова.

Пьер: Мы позволяем ему кипеть? Работаем сами над тем, чтобы выяснить, в чем реальная причина проблемы, но не ищем ее виновника?

Ремко: Да. И как только выясняем, что ему мешает, в чем проблема, вешаем на нее ярлык плохого копа. Не раньше и не позже.

Пьер: Таким образом, мы не мешаем его порыву, иногда даже реальной ярости, попытке найти источник проблем и прикончить его голыми руками.

Ремко: Ни в коем случае не надо его успокаивать. Пусть огонь полыхает, главное — не сгореть самим. Мы помогаем клиенту ассоциировать его ярость с реальной проблемой.

Пьер: Вместо того чтобы ассоциировать его с парнем, который сидит напротив, бедным, невинным менеджером проектов, с его любимой женой и детками.

Ремко: Именно так. Не трогайте его страсть, отследите реальную проблему, свяжите его страсть с реальной проблемой, а не с тем, кто первым приходит на ум клиенту.

Пьер: Думаю, я бы смог так разобраться и с проблемой оплаты.

Ремко: Разумеется! У требовательного заказчика есть проблема. Ему нужен гениальный менеджер проектов, способный разобраться со всеми земными преступлениями и прекратить их, говоря на всех земных языках. Заказчику надо дать понять, что, по сути, он ищет Зевса. А Зевсу надо и платить соответственно!

Пьер: То есть мне не надо посылать его к черту? Мне нужно рассказать ему, что это работа для Зевса, и познакомить его с более мелкими божествами, чтобы он на практике понял, в чем разница.

Ремко: Да, и после этого возможны две вещи. Либо он сдуется, согласится на простого смертного и откажется от запроса на божественное вмешательство, либо сохранит свои изначальные требования, но поймет, что и платить ему придется как божеству.

Пьер: Боюсь, в итоге его многомиллионным проектом будет заниматься мистер Бин…

Ремко: Что же, тогда он узнает, что почем в этой жизни. Возможно, он предпочтет пасти коз в Италии.

Пьер: Наверное, так было бы лучше и для него, и для мира…

Ремко: Я думаю, все менеджеры проектов, обладающие каким-либо опытом, узнали свои проблемы в этом диалоге. Он показывает, что мы не должны спорить с упрямыми клиентами. Даже если видим, что они откровенно заблуждаются. «Дракой делу не поможешь», как говорила моя бабушка (а уж она в свое время повоевала!).

Однако превращаться в мальчиков для битья тоже не стоит. Обычно мы разбираемся в нашем деле куда больше, чем клиенты. Лучше всего держаться в курсе ситуации и сконцентрироваться на ней, а не на поиске того единственного человека, который вызвал проблему (или который просто открыл ее и теперь во всем виноват, как обычно и бывает). Мы, профессионалы, должны сконцентрироваться на способах решить проблему. Нам нужно взять клиента за руку, показать ему дорогу к спасению души и повести его к решению, проходя с ним шаг за шагом, действуя рационально и объективно. Менеджер проекта не какой-то палач. А клиент не должен становиться судьей (хотя ему это с трудом дается).

Предлагать решения и способы воплотить их в реальность — вот путь к сердцу клиента. А пощечина им не является. Независимо от того, правы вы или нет, драка приведет лишь к тому, что менеджер проекта проиграет.

К последнему замечанию Ремко мы бы хотели добавить, что первым проигрывает тот, у кого сдают нервы. Неважно, какие внутренние переживания вызывает в вас работа со сложным клиентом, — всегда важно оставаться профессионалом. Это может означать, что вы возьмете время для передышки, или зададите уточняющие вопросы, или промолчите. Правило «клиент всегда прав» все еще действует, даже если он неправ.

Другой подход к работе с трудными клиентами

Хосе Солера — очень опытный менеджер проектов, который много работал в Области залива Сан-Франциско. Он поделился с нами своим подходом к работе с требовательными потребителями.

За время своей карьеры я заметил, что некоторые люди предпочитают сказать «да», когда сталкиваются с вызовом, вместо того чтобы подумать, к чему это, скорее всего, приведет в будущем. Вы можете назвать их оптимистами, людьми, принимающими вызовы судьбы, но я бы сказал, что они просто боятся сказать «нет» и столкнуться с проблемой лицом к лицу. Вместо этого они предпочитают выдавать желаемое за действительное.

Как говорится в менеджменте проектов, плохие новости с возрастом лучше не становятся. Так что я быстро приучил себя отмечать реалистичные идеи, но не соглашаться со всеми желаниями клиентов или руководства.

Один из первых таких случаев произошел, когда я работал на крупную технологическую компанию в 90-х годах. Моя руководительница, которая одновременно была клиенткой проекта разработки программного обеспечения, потребовала, чтобы систему подготовили и запустили в течение трех месяцев. Поскольку мы только что начали и у меня даже не было требований к проекту, я мог бы сказать: «Хорошо, мы все сделаем», — а потом спрятаться на рабочем месте, надеясь, что как-нибудь справлюсь, но прекрасно понимая, что это маловероятно. Вместо этого я сказал: «Хорошо, только из этого ничего не выйдет. На самую простую систему ушло бы три месяца. Эта система не проста, и мы до сих пор не знаем, что должны сделать». Очевидно, она хотела бы услышать не это, но я стоял на своем.

Вскоре после совещания группы разработчиков она продавила полное внедрение всей системы. Я все еще собирал требования и работал со своими коллегами, коммерческими директорами, работавшими на нее, пытаясь убедить их, что лучше быстро реализовать частичное решение, чем полное, на которое уйдет около года. Достигнув соглашения по этому поводу, мы обратились с ним к руководительнице, и она согласилась на такое направление работы. Мы успешно подготовили первый набор функций и в итоге пришли к ежемесячным выпускам, что теперь считается стандартом в проектах на Agile.

Позже я столкнулся с тем, что мой проект отложили в долгий ящик вместе с другими, не обозначив, когда нам разрешат начать работу. Мой клиент, внутренняя группа разработки продукта, готовился запустить новый продукт, и ему требовались те инструменты, которые я должен был создать. Я не стал обманывать клиента. Вместо этого сказал, что, хотя надеюсь, что скоро мне позволят начать работать, ему на всякий случай лучше поискать альтернативные варианты. Несколько недель спустя нам разрешили начать работу, и у нас было достаточно времени, чтобы поддержать клиента. Тем не менее на совещании по поводу планирования, когда клиент заговорил о своих ожиданиях относительно нашего проекта, я сказал: «Спасибо, что поделились вашими ожиданиями. Давайте посмотрим, что мы можем сделать», — и объяснил, что запланировала моя команда. Оказалось, что ожидания клиента неисполнимы. Поскольку он присутствовал на совещании вместе с нами, то смог понять, какой объем работы нам предстоит проделать. Он принял этот план (перед его группой тоже возникли определенные затруднения). В итоге мы смогли выполнить наши обязательства вовремя.

Это подход не означает, что, как только возникает проблема, я бегу к клиенту и сообщаю, что у нас неприятности. Хотя я ценю полную прозрачность и полагаю, что клиенту нужно знать все, что происходит, я также считаю, что описание проблемы без анализа и альтернатив не отвечает моему статусу менеджера проектов. Вместо этого я немного выжидаю, чтобы убедиться, что проблема реальна, выясняю, чем она грозит и как ее можно решить, а уже потом сообщаю о ней клиенту. Вдумчиво обсудить проблему, ее последствия и альтернативные выходы с клиентом куда эффективнее, чем поспешно информировать его, что все пропало, либо просто промолчать и надеяться на лучшее.

Потребители идут по инстанциям

Поработав с потребителями в маркетинге на производстве, я (Инглунд) очень хорошо разобрался в том, как они добиваются удовлетворения своих требований: они идут к кому-нибудь, кто обладает авторитетом. Несколько раз, будучи не в состоянии решить проблему или не обладая достаточными полномочиями, я давал телефон моего босса клиенту. Конечно же, я немедленно предупреждал босса о возможном звонке. Тогда он оказывался в сложной ситуации: ему нужно было удовлетворить потребителя и поддержать своего работника. При наилучшем раскладе удается и то и другое. Иногда все, что нужно потребителю, — это чтобы кто-то обладающий властью прислушался к нему. В такие моменты требуются исключительные навыки слушания и временный отказ от оборонительной реакции.

Этот опыт здорово помог мне, когда я оказался в роли потребителя. Однажды я обратился со своими проблемами к непосредственной руководительнице представителя службы сервиса. Она не помогла мне, и я попросил о возможности поговорить с ее руководителем. Она сказала мне, что является конечной инстанцией. Но я-то знал, что это не так. У всех нас есть боссы, даже у директора компании. Ее отношение меня разочаровало, так что я был полон решимости найти другой путь. Изучив сайт компании, я нашел электронные адреса директоров и региональных руководителей. Вскоре после того, как я послал им письма, мне позвонил другой менеджер, который и заменил дефектный продукт. Этим подходом я пользовался в нескольких других случаях, в том числе и для того, чтобы досрочно прекратить договор с мобильным оператором по причине низкого качества связи, и выяснил, что подход работает. Кроме того, у всех нас есть теперь доступ к социальным сетям, таким как Facebook и YouTube, где можно озвучить свое недовольство.

В другом случае, когда мы планировали крупную потенциальную закупку в рамках всей компании, я настаивал на том, чтобы поставщик предоставил набор функций, которых изначально не существовало. К его чести, представитель отдела продаж не стал давать обещаний, которых не мог бы выполнить, и не врал мне, чтобы заполучить сделку. Он пообещал уточнить вопрос на производстве. Выяснилось, что выполнить мой запрос невозможно. Но мы все равно заказали у них продукт, во многом благодаря принципиальности, которую он проявил во время переговоров.

Я (Бусеро) как-то руководил проектом внедрения инфраструктуры и программного обеспечения для клиента на севере Испании. Это был важный правительственный проект, и мы как поставщик услуги не могли провалиться. Возникла проблема: часть оборудования не доставили вовремя, потому что на заводе возникла задержка поставки. Я обратился с этой проблемой к руководству завода. Услышал много щедрых обещаний, но не добился никаких результатов. Поставка все равно задерживалась. Тогда я сообщил о проблеме своему спонсору, но ничего не произошло. Мне нужно было принять решение, так что я сказал заказчику: «Поверьте мне, я делаю все, что могу, но я не смог донести до моего спонсора актуальность этой проблемы. Я предлагаю вам пожаловаться спонсору на нее». Мой клиент позвонил спонсору и сообщил ему, что моя организация не оказывает мне поддержку. Он сказал, что он в курсе, что я приложил усилия, но не добился результатов, и ему срочно нужно оборудование. Мой спонсор немедленно позвонил директору завода. Он смог ускорить доставку оборудования, и оно прибыло вовремя.

Квалифицированный менеджер проекта будет сталкиваться с этой проблемой. Обращение в необходимые инстанции — хорошая идея. Иногда нужно подталкивать к этому других. Используйте свои личные навыки, навыки продаж и переговоров. Успешные результаты зависят от вашего настойчивого, но профессионального разрешения проблем в ходе процесса.

КОНКУРЕНЦИЯ

Вопрос, на который нужно отвечать в любом проекте, звучит так: «А что у нас с рынком?» Наш подход — представлять рынок как набор потребностей или проблем потребителей, которые вы можете решить, помня при этом, что существуют конкуренты, которые пытаются сделать то же самое. Чтобы описать определенный рынок, мы говорим о размере рынка, рыночной классификации (сегментах) и конкуренции.

Размер рынка часто определяют компании, специализирующиеся на анализе рынка. Изучите их публикации в торговых и маркетинговых отчетах.

Рыночные сегменты находят, а не изобретают. Люди и организации естественным образом сегментируют себя сами согласно своим целям и интересам. Ваша задача — проводить опросы, фокус-группы, интервью и наблюдения, чтобы определить, в чем заключаются эти интересы. Для этого потребуется творческий подход, а также проницательный анализ и интеграция данных, которые позволят вам классифицировать рынок.

Ключевые конкуренты — это организации, которые нацелились на тот же сегмент рынка, с аналогичной стратегией и решениями тех же проблем. Вам нужно знать, кто эти конкуренты, чтобы определить потенциальные результаты / наборы функций, цены и объем продаж ваших продуктов. Каждая организация находится в поисках своего конкурентного преимущества. Вы, квалифицированный менеджер проектов, должны знать своих конкурентов очень хорошо, чтобы сравнить ваше решение проблемы потребителя с решением ваших конкурентов и объяснить разницу заинтересованным лицам и потенциальным потребителям. Кроме того, имея представление о ценах конкурентов, вы понимаете, что необходимо установить цену, основанную на рыночных условиях, а не на стоимости создания и производства продукта. Определение цены и объема существенно для определения потока денежных средств. Потенциальный объем продаж также отчасти обусловлен действиями конкурентов. Знание тенденций конкурентов, их практики подбора человеческих ресурсов и рекламы поможет предсказать их действия и реакции. Конечно, вы не можете предсказать их действия и реакции в точности, но анализ подскажет вам некоторые идеи.

РЫНОЧНЫЕ СИЛЫ

Полезно познакомиться с гуру маркетинга, которые пишут книги и выступают на мероприятиях профессиональных организаций. Связь с ними позволит вам собрать информацию об эволюции рынка, трендах маркетинга, циклах, инновационных практиках и конкурентном анализе. Мы пригласили консультанта в области маркетинга писателя Джеффри Мура выступать на внутренней конференции компании по менеджменту проектов. Я (Инглунд) рассказал Джеффри, что аудитория состоит не из директоров или специалистов по маркетингу, а из менеджеров проектов, собранных со всего света.

Джеффри начал выступление: «Как менеджеры проектов вы привыкли к внутреннему фокусу на завершении ваших проектов. Сегодня я хочу поделиться с вами рассказом о том, как ваш успех зависит от внешних рыночных сил, о которых вы должны знать». Затем он объяснил, что компания может преодолеть пропасть между новой идеей и принятием на рынке, уговорив потребительский «десант» принять продукт. Затем следует разработать «цельный продукт», который удовлетворяет все потребности прагматичных потребителей. Когда компания оказывается «внутри торнадо», то есть ее продукт лидирует на рынке, она должна просто распространять его как можно активнее, не внося в него никаких изменений.

Если ваша компания «шимпанзе», а не «горилла» — лидер рынка, обслуживайте нишевые потребности и не пытайтесь соперничать с лидером напрямую. Если ваша компания вышла «в народ», то есть ваш продукт становится более популярным, продолжайте улучшать и обновлять его, пока он не устареет. Это время задуматься о новых, инновационных продуктах.

Джеффри также объяснил, что создание удобного в использовании продукта является конкурентным преимуществом. «Я не знаю, в чем разница между морским портом и сетевым, но я знаю компанию, которая сделала настройку интернета проще с помощью подробной инструкции».

На мой первый проект разработки продукта с HP я (Инглунд) пришел из регионального подразделения в GE{27}. Хотя мой предыдущий опыт касался совершенно иной производственной линии, я знал, как сложно устанавливать оборудование на практике, если на производстве не учтут все возможности. Я принес эту практическую точку зрения в команду проекта и предложил испытать процедуры установки новой операционной системы на месте и создать более подробные инструкции.

Приведенный пример подчеркивает ту же идею. Успешные продукты — это продуманные проекты, которые учитывают все рыночные силы как в продукте, так и в жизненном цикле проекта. Квалифицированный менеджер проекта знает, на какой стадии рыночного цикла находятся результаты его проектов. Он помнит о точке зрения пользователя и ищет возможность увеличить полезность конечного продукта.

Существует еще один способ, которым рыночные силы воздействуют на проекты, — это время рыночного окна. Мы быстро продвигались с проектом персонального компьютера, который надо было срочно выводить на рынок, когда маркетинг обратился к ключевой команде с требованием на несколько месяцев отложить представление. Они объяснили, что презентация будет куда лучше заметна, если устроить ее на весенней отраслевой выставке — именно тогда, когда пресса и потребители ищут новые продукты. Демонстрация в неподходящее время может привести к тому, что продукт затеряется в общем шуме.

Ремко Майснер по поводу знания рынка советует следующее:

Некоторые рынки двигаются быстро. Мы как менеджеры проектов должны приспосабливаться к их ритму. Пришло время наблюдать за качеством нашей работы (мы должны настаивать на минимальных временных рамках, как бы то ни было). Часто рынки напоминают вечный недвигатель (который никуда не двигается), в то время как человечество продолжает искать рынки, похожие на вечный двигатель (воображаемое устройство, которое продолжает двигаться бесконечно долго после того, как его запустили). Мы тоже должны найти свое место. То же правило касается как консервативных, так и инновационных проектов. В целом менеджеры проектов должны быть хамелеонами».

По поводу ориентации на потребителя Ремко говорит: «Будьте вашим потребителем!»

ЛИДЕРСТВО В СЛУЖЕНИИ

Что такое лидерство в служении? В своем эссе «Слуга в роли лидера» (1970) Роберт Гринлиф пишет: «Слуга-лидер — прежде всего слуга… Это начинается с естественного чувства, что вы хотите служить, служить в первую очередь. Затем осознанный выбор приводит к стремлению руководить. Такой человек резко отличается от того, кто в первую очередь хочет руководить, возможно, из потребности утолить необыкновенную жажду власти или достичь материальных благ… Лидер в первую очередь или слуга в первую очередь — два крайних типа. Между ними находятся оттенки и смеси, являющиеся частью бесконечного разнообразия человеческой природы».

Лидерство в служении — концепция, значимая для всех аспектов менеджмента проектов, программ и портфелей, особенно применительно к знанию рынка и потребителей. Квалифицированные менеджеры проектов осознают, что их миссия заключается не только в том, чтобы производить результаты проектов, но производить результаты, которые поддерживают потребителей и конечных пользователей. Это также означает, что они служат людям, которые выполняют работу в их проектах.

Майкл О’Брохта поделился с нами своим опытом использования лидерства в служении в работе, основанной на проектах.

Почти сорок лет назад, когда я присоединился к ЦРУ в качестве молодого выпускника колледжа, электронщика, я не ожидал, что мои первые два босса будут практиковать лидерство в служении. Сам термин лидерство в служении тогда еще не был популярным. Это произошло только в 1977 году, когда Роберт Гринлиф написал свою выдающуюся книгу под названием «Слуга в роли лидера»{28}.

Я точно знал в это время, что на рабочем месте ко мне относятся не так, как ко всем… и это было потрясающе. Я обнаружил, что работаю на пару руководителей, которые действуют с авторитетом: они говорили мне, чего от меня ожидают. Меня это не удивило. Как новый работник в солидной государственной организации, я ожидал, что мне будут говорить, что делать: иерархический подход, характерный для многих организаций, разумеется, практиковался и в той части ЦРУ, куда меня наняли. Мне говорили, над какими проектами по контрмерам для усиления безопасности я буду работать, кто мои внутренние заказчики, с которыми я должен общаться, и каких подрядчиков я должен привлечь, чтобы соответствовать нашим требованиям. Мне следовало говорить, что нужно делать, потому что я был новым и неопытным сотрудником и не мог преуспеть иным образом. Но меня удивило то, что произошло дальше, то, что я позже стал называть лидерством через служение. А дальше мои боссы спросили меня: «Чем мы можем помочь?»

Оба босса активно интересовались успехом моих проектов. Хотя они четко донесли до меня информацию о том, что я отвечаю за результаты проектов («Ваша работа — все тут наладить», — как один из них часто повторял), они также дали понять, что они здесь, чтобы мне помочь. Я не был одинок. Они понимали, что один я не справлюсь. Они задавали мне вопросы, так как знали, что моя неопытность не позволяет мне знать ответы на них… и затем предлагали ответы. «Кто еще использует технологию, которая требуется для наших проектов?» — спрашивали они. «Я не знаю», — отвечал я. «Тогда вы должны поговорить с таким-то и таким-то», — советовали они. И так далее. Мною руководили два босса, которые обслуживали мои потребности как неопытного менеджера проектов.

Позже, делая карьеру в ЦРУ в качестве руководителя, я старался подражать стилю лидерства в служении. Большинство сотрудников, которые отчитывались передо мной, имели определенный опыт работы с боссами до меня, однако он был далек от того потрясающего опыта, который приобрел я на заре своей карьеры. Большинство подчинявшихся мне работников не имели представления о лидерстве в служении. Они чаще сталкивались с командно-административным, иерархическим подходом «босс всегда прав». Ну а почему бы и нет: разве не так работают в большинстве организаций? Очевидно, да. Теперь они столкнулись с начальником, который вел себя иначе, искренне заинтересованным в том, что им необходимо, чтобы преуспеть. Что интересно, им потребовалось к этому привыкнуть. Уровень взаимного уважения и доверия, связанного с практикой лидерства в служении, был мало знаком большинству работников.

Они быстро признали атмосферу лидерства в служении. Таким образом мне удалось сформировать тесные связи с моими подчиненными. Я думаю, что это привело к более высокому уровню успеха проектов и миссий — в конце концов, именно поэтому мы и работали на ЦРУ.

Опыт, который получил Майкл в начале своей карьеры, научил его, что нужно отказаться от узкого фокуса на одном лишь исполнении проекта и начать рассматривать служение людям, потребителям и конечным пользователям как смысл работы.

Монир Аджам, основатель и СЕО SUKAD FZ-LLC в Дубае (Арабские Эмираты), поделился личной историей о лидерстве в служении и о работе с клиентами и командами.

В конце 1990-х годов я работал над проектом проектирования и строительства нефтехимического завода мирового уровня в Техасе. Проект был совместным предприятием трех партнеров, и им руководила представляющая их интегрированная команда менеджмента проектов. Меня прикрепили к команде в качестве начальника контроля реализации проекта.

На ранней стадии проектирования команда менеджмента проекта привлекла в команду консультанта по сплочению команды, чтобы провести занятия по командной работе. Сессии состояли из встреч и обсуждений и различных мероприятий на свежем воздухе. В конце каждого дня участники делились друг с другом обратной связью. Каждому человеку предстояло отметить две вещи: нечто позитивное и нечто, что можно улучшить.

В то время я был нетерпелив и, кажется, мне всегда хотелось двигаться быстрее, даже если кто-то из членов команды не стремился к этому.

Когда пришло время участникам команды поделиться со мной обратной связью, мой коллега, мистер Вес Агню, сказал: «Монир, я хочу сказать тебе кое-что хорошее, и в то же время это конструктивная критика… тебе надо быть осторожнее. Ты, кажется, очень умный человек, и ты спешишь запрыгнуть в автобус, но помни, что не надо уезжать, пока все остальные не сели на тот же автобус». Он имел в виду, что из-за моей нетерпеливости я рискую оттолкнуть других членов команды, которые могут быть не готовы двигаться так же быстро, как и я.

Я принял этот отзыв близко к сердцу и немало о нем размышлял.

Помню также, что один коллега сказал мне: «Монир, ты остро реагируешь на некомпетентность». Готов с этим согласиться. Ничто не раздражает меня так, как некомпетентные люди, то есть, в моем определении, это те, кто некомпетентен, но ведет себя так, словно он мастер.

Возвращаясь к сессиям по сплочению команды: так в чем проблема? Разве мои коллеги были некомпетентны? Большинство из них являлись вполне сведущими людьми, высококвалифицированными специалистами. Я продолжал разбираться в себе и понял, что некоторые люди склонны к риску… и я один из них. Я также понял, что качество, которое отличает лидеров от руководителей, заключается в том, что лидеры могут полагаться на ограниченные факты и инстинкты и принимать решения, в то время как руководителям нужно как можно больше информации для принятия решений.

В это время, в силу этой ситуации и других факторов, я начал понимать, что обладаю скорее лидерскими, чем управленческими качествами. Я хорошо работал во главе различных команд, но на самом деле мне не нравилось управлять. В итоге я принял и понял отзыв коллеги.

С тех пор каждый раз, оказываясь в ситуации, когда мне кажется, что мы готовы двигаться, но я замечаю, что готовы не все, я вспоминаю фразу об «автобусе» и сбавляю обороты. Тем не менее я также понимаю, что некоторым людям может потребоваться вечность, чтобы забраться в автобус. Так что же делать?

Как предприниматель и бизнес-лидер я стараюсь балансировать между своими инстинктами и желанием двигаться быстро и необходимостью добиться согласия и поддержки моей команды. Поэтому теперь, когда я работаю с любой командой, я быстро забираюсь в автобус и остаюсь в нем, объясняя, делясь и поощряя членов команды присоединиться ко мне в этом путешествии. Я буду ждать других, но только определенное время. Я говорю своей команде: «Дайте мне знать, если вы не готовы подняться на борт, и я сделаю все, что смогу, чтобы помочь вам осуществить переход и объяснить, почему нам надо собраться в этом автобусе. Но ждать я буду только определенное время». Если кто-то слишком сильно сомневается или не может принять решение, то мы уедем без них!

Те несколько слов — простая обратная связь, которую я получил много лет назад, — до сих пор отзываются в моей душе, и я делился ими со многими людьми. Они не раз помогли мне при работе не только в команде, но и с волонтерами в некоммерческой сфере. Я понял, что лидеры обязаны быть лидерами в служении и добиваться консенсуса. Мы не можем вести вперед, если оставляем людей, которые нам доверяют, позади или отталкиваем их.

Наконец, я должен признать, что это не всегда работает. Порой наше терпение может быть огромным, а порой его хватает ненадолго. Мы учимся и развиваемся по мере того, как продолжается наше прекрасное путешествие, которое мы называем жизнью!

ЦЕННОСТНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ

«Ценностное предложение» можно определить как «обещание обеспечить некую ценность» и веру потребителя в то, что он эту ценность получит.

Оно основано на обзоре и анализе преимуществ, затрат и ценности, которые организация может предложить своим потребителям, потенциальным потребителям и другим группам клиентов в рамках и за пределами организации. Это также позиционирование ценности, где Ценность = Преимущества — Затраты (затраты включают риск)…

В маркетинге предложение ценности покупателю (Customer Value Proposition, CVP) состоит из общей суммы преимуществ, которые продавец обещает покупателю в обмен на соответствующую оплату (или иной перевод стоимости). Предложение ценности покупателю — это заявление о том, почему потребитель должен купить продукт или использовать услугу. Оно специально направлено в адрес потенциальных потребителей, а не иных групп, таких как сотрудники, партнеры или поставщики. Это явно выраженное заявление, которое разработано таким образом, чтобы убедить потребителей, что данный конкретный товар или услуга добавят больше ценности или лучше решат их проблему, чем продукты, предлагаемые конкурентами (Wikipedia).

Как правило, именно маркетинг отвечает за создание ценностного предложения по проекту. Менеджер проекта работает с маркетингом, чтобы проверить и уточнить это предложение; более точно определить проблему, которая разрешается проектом; то, насколько важна эта проблема, какую ценность принесет внедренное решение и какими будут преимущества. Если представитель команды маркетинга или бизнес-аналитик не участвует в этом, квалифицированный менеджер проектов все равно должен разработать ценностное предложение для каждого проекта. Ценностное предложение может совпадать с заявлением о целях проекта, в котором говорится, что делает проект, для кого, когда и сколько это стоит. Ценностное предложение ясным образом добавляет преимущества для потребителей в уравнение заявления о целях.

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ЭТИКА: ОПРЕДЕЛЕНИЕ И СОХРАНЕНИЕ НАСЛЕДИЯ

Мы обратились к консультанту по этике, автору и профессору доктору Дэвиду Гиллу, чтобы он поделился с нами своим мнением о роли этики в том, как люди в организации могут определить и привить ценности компании, когда речь идет не только о работе с сотрудниками, но также и о потребителях и клиентах. Вот основные моменты из его рассказа об опыте работы консультантом.

Основатель компании Harris & Associates в 2004 году, думая о предприятии, которое он развивал последние три десятилетия, особенно мучительно размышлял над одним вопросом. Конечно, он гордился собой и испытывал удовлетворение. В его фирме, возникшей в 1974 году, теперь работало 400 человек, большинство из них — в головном офисе в Калифорнии, а остальные — в нескольких подразделениях по всему западу Соединенных Штатов.

Компания начала добиваться признания в отрасли, дела шли хорошо, впереди намечались новые возможности, талантливые люди присылали свои резюме. Репутация и бренд Harris в отрасли стали многое значить.

Проблема, которая его занимала, заключалась вот в чем: как сохранить качества, которые сделали его компанию тем, чем она являлась. Как сказал пресс-секретарь компании: «Мы находились на стадии, когда нам нужно было действовать на упреждение, определяя ценности нашей компании и наш способ работы. Не то чтобы мы хотели порицать конкурентов, но мы просто не собирались отступать от наших ценностей, и неважно, как вели себя коллеги по индустрии».

Достаточно почитать ежедневные газеты, чтобы узнать, как хорошая репутация и этичный подход в одно мгновенье могут получить удар, от которого уже не оправятся. Ни одна компания не обладает иммунитетом к критике и серьезным рискам. В 2004 году один из представителей руководства Harris переступил черту, и это привело к его увольнению. «Необходимость уволить важного сотрудника за нарушение этики показала мне, что мы должны уделять больше внимания этичности нашей работы на всех уровнях организации», — сказал основатель компании.

До того Harris как-то пришлось разбираться с ситуацией неэтичного поведения в одном из региональных офисов. Предложение потенциальному клиенту включало в качестве члена команды талантливого человека, который не был в то время сотрудником Harris, но согласился бросить текущего работодателя, если контракт будет заключен. Это был неприкрытый обман, который противоречил ценностям Harris. Сходные ситуации происходили и у конкурентов: например, компания могла отправить звездную команду для презентации проекта, а когда работа над проектом начиналась, убрать этих звезд из команды. «Другие могут так поступать, но это не по-нашему», — сказал основатель.

«Мы выяснили, что некоторые из наших конкурентов нарушали как этические, так и юридические нормы, чтобы добиваться благосклонности потенциальных клиентов и заключать контракты. Один из наших конкурентов пригласил клиентов на свой новогодний корпоратив и добился того, чтобы лучшие подарки получили именно клиенты, которые будут решать вопрос о награждении будущих контрактов». В такой конкурентной обстановке Harris & Associates было сложно следовать этике и не поддаваться искушению.

Когда в каком-нибудь региональном офисе возникал этический вопрос, например, как работать с трудным клиентом или ситуацией, вполне могло случиться, что новый сотрудник сказал бы: «Ну, у нас в Halliburton (или Bechtel, или еще где-то) это решалось так…» Что можно сделать, чтобы сохранить ценности Harris во всех подразделениях компании по мере ее расширения?

«Мы гордились тем, что мы “белые вороны”. Нам не нравились бесконечные графики, официальные документы и бюрократия. Мы были семьей. По мере нашего роста и расширения, увеличения персонала, открытия новых офисов мы стали понимать, что нам надо яснее и четче объяснять, как именно мы работаем. В противном случае люди, особенно новички, будут путаться. Это касалось не только нашей этики и ценностей, но и всех аспектов организации и управления: пришло время определить и прояснить, чем мы тут занимаемся», — рассказывает пресс-секретарь.

С самого начала в Harris & Associates решили сосредоточиться на муниципальных проектах, а не на сотрудничестве с частными застройщиками. «Городская или региональная организация всегда знала, что не получится так, что в один день мы вдруг перестанем с ними работать и на следующий явимся как представители частного разработчика, который хочет что-то получить от этого учреждения. Это избавляло нас от серьезного источника потенциальных конфликтов интересов», — объясняет пресс-секретарь.

После обсуждений в духе «Нам и правда пора придумать какой-то этический кодекс и записать в нем все правила, которых мы придерживаемся» я [Дэвид Гилл] предложил обсудить этическую программу. Выбор предстояло сделать на двух основных направлениях. Во-первых, руководство должно разобраться с этическим лидерством проектов, а во-вторых, следовало определиться с масштабом проекта. Изначально этический проект заключался в том, чтобы определить и выразить миссию и видение компании. Задачей организационной этики и ценностей было не просто «не попасть в суд и в тюрьму» (минималистский подход, сводящийся к устранению негативных последствий). Нет, задача заключалась в том, чтобы предложить идею того, «какой компанией мы должны быть» и «как нам нужно обращаться друг с другом и со всеми заинтересованными сторонами, чтобы преуспеть и усовершенствоваться в выполнении нашей миссии и реализации нашего видения». Организация хотела подойти к этике с точки зрения миссии и видения, а не контроля рисков.

«В отличие от многих компаний, нам было мало получать чистый доход. Наша компания хотела быть финансово успешной, и она такой стала. Но мы фокусировались не столько на финансовых результатах, сколько на людях — наших сотрудниках, клиентах и деловом сообществе. Юмор ситуации заключается в том, что акцент на людях полезен для бизнеса. Например, около 70 % нашей работы — это повторные заказы. Таким образом, имеет практический смысл инвестировать в нашу этику», — говорит пресс-секретарь.

Миссией Harris было «помочь нашим клиентам преуспеть». Специалисты Harris консультировали инженеров и менеджеров проектов. Каким образом они помогали своим клиентам? Благодаря «ведущему опыту менеджмента и консультационных услуг». Видение Harris заключалось в том, чтобы стать не самой большой гориллой в отрасли, а «принципиальным и превосходным лидером» в тех сферах, где работала компания. Компания с радостью брала на себя ответственность за разработку и управление муниципальными проектами. Помощь процветанию общества была критической частью того, чем в Harris хотели заниматься. Но компания существовала также для того, чтобы помочь своим сотрудникам продвигать их карьеры.

Поскольку именно они обязаны беспокоиться из-за каждого аспекта работы компании, изначальными создателями и хранителями миссии и видения, конечно, стали руководители и совет директоров. С их позиций лучше всего видно целое, и они несли за него основную ответственность. Но если бы они приняли миссию и видение без обсуждения с остальными сотрудниками, это противоречило бы культуре Harris. Harris добивалась широкой поддержки, к тому же требовался и опыт, и любые предложения по улучшению документов о миссии и видении. Таким образом, заявления рассмотрели все менеджеры и сотрудники компании, и все они могли поделиться своими комментариями.

После этого рядовые сотрудники Harris в своих окопах должны были сыграть основную роль в создании и применении этических руководств для повседневных рабочих практик компании. Как сказал пресс-секретарь: «Естественным продолжением нашей культуры явилось уважение ко всем нашим сотрудникам и обращение к ним с просьбой принять участие в создании этического кодекса».

Участникам раздали небольшой опросник, состоявший из пяти вопросов: 1) каковы ваши основные рабочие задачи? 2) какие основные письменные рекомендации необходимо предложить новым (или сомневающимся) сотрудникам, чтобы они могли выполнять эти задачи успешно и этично и не попасть в беду? 3) какие основные искушения и проблемы могут возникать в вашей сфере работы? 4) какие письменные правила могли бы помочь новым или сомневающимся сотрудникам избежать проблем или этических нарушений, если бы они столкнулись с этими вызовами? 5) можете ли вы предложить другие важные правила или рекомендации, которые должны стать частью этического кодекса и на которые мы все должны постоянно опираться?

После долгой работы при участии практически всех работников был составлен «Путь Harris» — полный, цельный, сбалансированный документ, описывающий миссию, видение, ключевые ценности и этические правила компании. Для того чтобы помочь менеджерам и работникам разобраться, следует ли принимать меры в конкретных случаях, сформулирован следующий список вопросов:

• Законно ли это?

• Противоречит ли это ценностям и этическим правилам нашей компании?

• Нарушает ли это золотое правило или внутреннее чувство справедливости?

• Поступали бы мы подобным образом, если бы эта история попала в газеты?

• Может ли это принести кому-либо существенный и непоправимый вред?

Если работник отвечает «да» на какой-либо из этих вопросов, это означает, что ему следует сообщить о возникшей проблеме.

Этическое и ценностное наследие Harris & Associates, несомненно, четко и доходчиво прописано. Теперь, когда доходит до вопросов этики и ценностей, лежащих в основе «Пути Harris», нет никаких оправданий нарушениям со стороны старых или новых работников. Миссия Harris, ее видение, ценности и этические стандарты доступны в письменном виде, написаны ясным и понятным языком. Пресс-секретарь компании сказал: «Все руководство высшего звена было довольно, даже счастливо, и не только потому, что мы создали хороший продукт, но и потому, что мы подготовили его правильным образом. Вы не можете заставить человека отвечать, если не объясните ему, за что он несет ответственность. Конечно, теперь, когда мы заявили об этих ценностях и стандартах, и рядовые сотрудники могут потребовать, чтобы менеджеры и руководители несли ответственность перед ними!»

Harris сделала огромный шаг вперед, твердо выразив свои этические принципы, но это оказалось бы пустой тратой времени, если бы они не пошли дальше и не занялись обсуждением этих принципов, обучением и внедрением. С моей помощью они создали программу, которая позволила познакомить всех в компании с миссией, видением, ключевыми ценностями и этическими правилами, чтобы люди смогли понять их смысл, тонкости и способ применения «Пути Harris» в конкретных обстоятельствах.

Дэвид подводит итоги: «В моих консультациях, работах, лекциях я рассматриваю этику и превосходство как неотделимые явления. Превосходный менеджмент проектов является этическим менеджментом проектов. Тезис “Делать вещи правильно” тесно связан с тезисом “Делать правильные вещи”. И наоборот. Я часто пишу об этом. О том, почему этика и ценности критически важны для успешного, эффективного и устойчивого менеджмента проектов. Harris & Associates с моей помощью проделали потрясающую работу по идентификации, обнародованию, внедрению и, наконец, оценке своих ценностей и этики». Если вы четко определите свои ценности и этику, это также означает, что потребители могут полагаться на вас и получать преимущества от сотрудничества с вашей организацией.

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

Квалифицированные менеджеры проектов не должны забывать о маркетинге и потребностях клиентов, от которых зависят их проекты и программы. Внимание к этому аспекту включает в себя определение потенциальных потребителей и их желаний; исследование конкурентов и их предложений; понимание сочетания характеристик производительности проекта — его преимуществ, функций и цены, а также определение идеального момента для выхода на рынок. Наблюдайте за рыночными силами. Убедитесь, что результаты проекта приносят ценность рынкам, потребителям и конечным пользователям. Используйте подход лидерства в служении при работе с потребителями. Разрабатывайте навыки работы с трудными людьми. Оставайтесь профессионалами в моменты эскалации конфликта, чтобы сохранить отношения и добиться удовлетворения потребителя. Помните, что служение потребителям — это задача большей части проектной работы. Всегда учитывайте то, как важно этичное поведение для достижения успеха в любой организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В своей книге The Lazy Project Manager: How to Be Twice as Productive and Still Leave the Office Early (2009) наш коллега, консультант Питер Тейлор, пишет следующее: «Всегда будьте готовы узнать больше об истории и науке менеджмента проектов, свободно общайтесь с коллегами, чтобы усвоить уроки, которые они могут вам преподать, и делитесь со всеми тем, что знаете сами» (2009).

Дэвид Юбанкс опубликовал книгу How to Be a Project Manager without Getting Killed (2010), где знакомит читателей с основами менеджмента проектов. Вот так начинается его рассказ:

Когда я создал домашний офис, я был в восторге от того, что буду работать дома в одиночестве. Когда-то считалось, что благодаря коммуникациям работник сможет обрести больший контроль над соприкасающимися мирами семьи и работы, используя компьютер дома и компьютерную сеть в офисе. Он будет сам определять свои приоритеты и свое рабочее время. Разве не здорово? Вы сможете гибко настраивать свой график. Оказалось, что теперь у моего рабочего дня нет ни начала, ни конца. Я работаю постоянно. И постоянно доступен для коллег со всего мира.

Эта история хорошо знакома квалифицированным менеджерам проектов, которые пускаются в плавание по океану индивидуального консультирования. Дэвид продолжает свой рассказ.

Неприятности в моем хрупком мирке начались, когда через один из гаджетов я получил сообщение о задаче и взялся за нее. Мне предстояло заняться проектами компании Best Bargain. Привлечь меня сложной проблемой никогда не составляло труда. Я всегда реагировал на вызовы, как бык на красную тряпку. Но в этот раз колебался, прежде чем согласиться на задание, предложенное мне Винсентом.

А он сказал: «Я прошу тебя заняться этим делом. Они считают, что больше никому не могут доверить его… У нас виснут проекты. У каждого из них открытый баланс и просрочка в месяцы. Мы теряем деньги, нужно это как-то прекратить… Ждать больше нельзя. Я знаю, ты справишься. Пожалуйста, позвони мне в любое время. В любое. Сделай это ради спасения нашей компании».

Это произошло почти семь месяцев назад. Пожалуй, и правда в компании никто, кроме меня, не был достаточно компетентен, чтобы взяться за такое сложное дело, и достаточно глуп, чтобы согласиться на эту пытку, не говоря о том, чтобы поддаться на шантаж Винсента. Но, конечно, никто не мог предсказать, что из этого выйдет.

Несмотря на то, в какой абсурдной ситуации я оказался, я был доволен, что согласился. Это было мое первое плавание в роли менеджера проектов. Думаю, многие из нас — «менеджеры проектов по случайности». Нас занесло на эту позицию течением.

Честно признаюсь, я изо всех сил старался быть профессионалом, работая над проектами Best Bargain. Как ни странно, я убедился, что именно методология является панацеей и лучшей практикой, когда компанию лихорадит… Я изучил менеджмент проектов, и не только в абстрактном, теоретическом смысле, но и в самом практическом. Вот что удивило меня больше всего: сколь многое зависит от самых незначительных нюансов нашего поведения.

Приносим нашу благодарность и извинения Дэну Брауну, автору «Кода да Винчи», и предлагаем нашу собственную повесть, которая описывает становление квалифицированного менеджера проектов.

КОД ПООЧ

Промен Е. Джетокер убрал свой телефон на место. Звонок вывел его из себя. Собеседница возмущалась тем, что происходило в ее офисе. «Это полный бардак, — жаловалась она. — Каждый занят своим делом, а менеджеры не желают ни руководить процессом развития, ни принимать важные решения. Если мы продолжим работать в таком духе, то не восстановимся к выходу продукта на рынок. Помогите мне!»

Промена беспокоил ее негативный настрой. Но он чувствовал, что в этом запросе есть за что уцепиться. Он решил поговорить о звонке со своей руководительницей. Когда-то она была его коллегой, и они неплохо работали вместе. Но теперь, став боссом, она выбрала авторитарный стиль управления, что заставляло его размышлять над своим текущим положением. Он больше не вел совещания команды, ему поручали только задания по поддержке проекта. Возможно, этот телефонный звонок даст ему шанс проявить себя в новом амплуа.

Разговор с начальницей прошел хорошо. Да, проблемы в организации вполне реальны, и нужно что-то делать. Не хочет ли он помочь, взяв на себя новое поручение? Конечно, хочет!

Промен решил встретиться с менеджером, которая ему звонила. При личной встрече она произвела на него иное впечатление. Звонившая оказалась очень умной женщиной, ясно выражала свои мысли. Было очевидно, что она страстная сторонница перемен. Она понимала, как работает организация, и до боли хорошо знала, что в текущей корпоративной среде люди боялись предлагать что-либо новое и избегали нестандартных подходов. Если бы новая идея провалилась, то человека, который ее предложил, заклеймили бы позором. Больше всего она нуждалась в ком-то, кто помог бы ей с тактической стороной проведения реформ. Она была готова проталкивать свои идеи, пока кто-нибудь прикрывает ее спину и решает текущие задачи.

Помимо названных проблем, организации было важно добиться согласия по ключевым вопросам, чтобы команды могли двигаться вперед. В то же время журналисты тревожили корпорацию, задаваясь вопросом, сможет ли она преуспеть в выпуске своей новой платформы.

Итак, Промен знал, что у него есть спонсор, который поддерживает его усилия, и чувствовал, что проект полностью отвечает его способностям. Этот проект был отличным шансом, ярким и важным делом. Промен понял, что нашел то, что давно искал. Возможность бросить свою унылую работу и занять место, где он способен принести огромную пользу. Ура!

Промен изучил повестку дня первого совещания команды руководства. На него произвело большое впечатление, как Тони — менеджер, занимавшаяся проблемами проекта, с которой он успел пообщаться, — сумела убедить эту разрозненную группу собраться вместе. Она взяла на себя задачу встретиться с каждым из заинтересованных лиц, обсудить проблему, указать на последствия, перечислить преимущества для организации и попросить их поддержки. Наконец, она пользовалась прекрасной репутацией в их глазах, потому что немало проработала с этой организацией и успешно завершала свои проекты. Но для того чтобы решить текущую проблему, одного послужного списка было недостаточно. Энергия и страсть, которые она вложила в проект, в сочетании с актуальностью проблемы и ее очевидностью сделали ясным одно: пора что-то предпринять. Ее убедительный лидерский подход расставил все точки над i.

Для людей, заходящих в комнату, на стойке стояли закуски. Промен знал, что встреча в обеденное время поможет собрать всех вместе в определенный момент. Еда всегда притягивает.

Руководители отделов научных исследований каждого из отделений громко спорили за едой. Агрессивные люди, отнюдь не из тех, кто согласится выслушать длинную презентацию. Им часто приходилось работать вместе и бороться за ресурсы и продвижение для своих продуктов.

— Давайте начнем! — Тони попыталась перекричать собравшихся. — Я попросила руководителя нашей группы сказать несколько слов о том, в какой ситуации мы оказались.

Эти слова привлекли всеобщее внимание. Пока выступал босс, Промен спешно делал пометки, запоминая ключевые вопросы, которые будут часто подниматься в следующие несколько месяцев: «Нужно завести общую методологию и устойчивую архитектуру, которая позволит всем работать вместе; нужно сфокусироваться на том, что важнее всего для этой организации, чтобы создать основание для будущих десяти или пятнадцати лет разработки продуктов». Промен подумал о том, как хорошо, что они с Тони уделили время тому, чтобы объяснить этому руководителю ситуацию перед встречей.

Затем технические специалисты описали возникающие у них сложности. Тони предложила процесс их разрешения. Вместе с Променом они провели немало времени за мозговым штурмом, чтобы собрать инженеров в группы для обучения и убедить технических специалистов по всей организации оставить свои отзывы и проголосовать за предложения.

Их план включал в себя определение обязанностей и черновик расписания. Никогда прежде в компании не предпринимали чего-либо подобного масштаба и технической сложности. В ограниченные сроки всем специалистам предстояло взяться за работу, чтобы только начать проект. Промен подготовил простой, но исчерпывающий график. Вместе с Тони они рассказали менеджерам о процессе и ответили на их вопросы, а также проинформировали, что будут лично наблюдать за процессом, отмечать прогресс и докладывать руководству. В свою очередь, менеджерам следовало определиться с приоритетами и ограничениями, нацелить разработчиков на их задачи в ближайшие несколько месяцев, каждую неделю встречаться, чтобы проверять, как идет дело, и принимать решения по возникающим вопросам.

К удивлению Промена, группа руководства дала ему зеленый свет и с энтузиазмом поддержала проект. Его план был убедителен, и репутация вызывала доверие.

Когда все вышли из комнаты, Промен и Тони посмотрели друг на друга, понимая, что оба чувствуют в равной степени и облегчение, и тревогу.

— Отличное начало, — сказала Тони. — Но сможем ли мы выполнить обещанное?

— Очень на это надеюсь, — ответил Промен.

Он рвался в бой. Нужно было записать краткие итоги совещания, составить график работы команды и проработать свой план в деталях. Он надеялся на лучшее, но понимал, что все не так просто, как кажется…

Тони села за стол совещаний напротив Промена и скорчила гримасу. Дела шли не лучшим образом.

Сразу после ланча директор группы подошел к столу Промена, чтобы спросить, как двигается работа. Промен с гордостью ответил, что более половины вопросов разрешены, но несколько сложных задач оказались не так просты.

— Над ними сейчас работают лучшие люди, — сказал Промен, задаваясь про себя вопросом, полностью ли он понимает, что они делают. У него было техническое образование, но недоставало квалификации и опыта в данной технологической области. Однако он точно знал, что техническим специалистам не хватало способностей к систематизации процессов, которыми обладал он.

Еженедельное совещание Промен начал с напоминания ключевым разработчикам из каждой учебной группы о том, что решение проблем, которые они обсудили, имеет наивысший приоритет. Участники совещания, как безумные, спорили друг с другом, но прогресса не предвиделось. Вот тогда он и сделал свой ход.

— Давайте перечислим все возможные решения, — распорядился он.

После того как группа записала на доске 16 возможных вариантов, Промен сказал:

— Теперь пусть каждый проголосует за то решение, которое он предпочитает.

Десять экспертов хором возмутились:

— Мы не готовы выбрать решение.

— Я знаю. Голосование вас ни к чему не обязывает. Однако нам нужно понять, в каком направлении двигаться, — настаивал Промен, стараясь увести группу от бесконечных дебатов и добиться соглашения.

Голоса распределились более или менее равномерно.

«И что теперь делать?» — подумал Промен.

И тут кто-то предложил:

— Если бы я смог проголосовать второй раз, то выбрал бы вариант двенадцать.

Еще один эксперт сказал:

— О, а я не знал, что можно голосовать повторно. Но я бы тоже проголосовал за двенадцатый.

Что удивительно, вся группа выбрала номер 12. Но никто не голосовал за этот вариант в первую очередь. Дальнейшее обсуждение показало, что это решение казалось всем фантастическим. Оно нравилось всем, но никто в него не верил. Дебаты приняли иное направление, и инженеры придумали компромиссный вариант.

Промен выходил из комнаты с самодовольным выражением. Он думал: «Да, черт возьми, я ничего не понимаю в технических деталях, но, если бы меня с ними не было, они бы спорили до бесконечности».

Позже, сидя за столом с лидерами команд, Промен понял, что одного «чуда» мало. Доклады показывали, что по многим вопросам споры все еще продолжаются. И на каждом совещании слышал одно и то же: «Нам нужно больше времени». По лицу Тони можно было догадаться, как ее раздражает этот рефрен. Промен старательно отмечал ход прогресса и на каждом совещании требовал новой информации.

К его столу подошел руководитель отделения и сказал:

— Нам нужно ускорить процесс. Разработка нового продукта замедлилась, и программа разрешения проблем не продвигается достаточно оперативно.

Промен возразил:

— Специалисты работают изо всех сил.

В свое время он видел, как его непосредственная руководительница поторапливала команды, когда работа шла медленно. Эффект был деморализующим и разрушительным. Сотрудникам требовались дискуссии с коллегами, обстановка, поощряющая креативность, а не приказы начальства. Промен пришел к убеждению, что ненавязчивые напоминания, вопросы и предложения в такой ситуации куда уместнее.

— В данном случае я с вами не согласен, — заметил руководитель подразделения. — Пожалуйста, разработайте процесс передачи задач на более высокие уровни. Возможно, мне придется продавить некоторые решения. Рассмотрим их вместе завтра.

Промен был не в восторге от такого поворота событий, но сел за описание процесса. На следующий день он получил положительную обратную связь по поводу своего предложения, а также некоторые исправления. «Может получиться что-то интересное», — подумал он.

На следующем совещании команды Промен и Тони представили процесс передачи на более высокие уровни. Руководитель подразделения, который также был спонсором этой программы, присутствовал, чтобы оказать поддержку, когда раздались возражения.

— Нам нужно двигаться быстрее, потому что само наше выживание на рынке зависит от того, представим ли мы эту платформу в этом году, — твердо сказал он.

Следующие совещания показали, насколько он оказался прав. У команд не было проблем с возможными решениями. На самом деле существовало множество возможных решений. Однако эксперты по всей организации горячо спорили, защищая проделанную ими работу. Альтернативой было только отказаться от нее и сделать что-то новое. Другие эксперты выступали за чистоту технологий, игнорируя прагматичный подход, который легче внедрить в подразделениях. Не существовало идеального решения. Приходилось идти на уступки и торговаться.

Промен вступил в переговоры с усиленной энергией. Он понял, что, установив временные рамки дискуссий и дедлайны принятия решений, сможет добиться того, чтобы разработчики пошли на компромиссы. Они наконец поймут, что иначе за дело возьмутся менеджеры, решения которых могут оказаться необоснованными или непрактичными. Это не сработает в ситуации, где нужна техническая креативность. (Однако, когда требовалось принимать бизнес-решения, менеджеры оказались готовыми к правильному выбору скорее, чем инженеры.)

Промен был благодарен своему спонсору за поддержку, особенно когда тот склонился над рабочим столом Промена и пожелал хорошей работы на совещании. Однако он все еще чувствовал давление; было важно завершить решение и всех остальных задач.

Процесс передачи задач на более высокий уровень сработал! По мере того как миновала установленная дата завершения программы, Промен ощущал, как растет напряжение во всей организации. Менеджеры ждали, когда разработчики вернутся к своей основной деятельности, оставив решение глобальных технических проблем. Но тогда проекты зашли бы в тупик. Компания не могла бы развиваться (либо могла, но это развитие оказалось бы бессмысленным), пока не будут завершены работы над интерфейсом технологии.

Процесс, который помог создать Промен, состоял из трех шагов. Учебные группы ключевых технических экспертов в первую очередь отвечали за предложение решений и получение согласия от остальных экспертов. Они делали это, публикуя сообщения во внутренней сети компании. Если несогласие мешало их работе, проблему передавали группе руководителей, которая была создана как ключевая команда надзора за процессом. Эти менеджеры пытались выбрать лучшее решение. Если у них это не получалось, проблему адресовали двум непосредственным руководителям.

Промен наблюдал за диалогом, который разворачивался в сети. Автор публиковал свое решение. Все остальные эксперты взяли на себя ответственность каждый день читать новые сообщения и комментировать их. Многие комментарии заключались в простом сообщении: «Я согласен». Неожиданно удаленный сотрудник написал: «Это решение не подходит для нашего приложения, потому что… Наилучшим решением было бы…» Скоро появился ответ: «Я не думал о таких последствиях, но теперь, когда узнал о них, я также считаю, что альтернативное решение лучше».

Но не все проблемы разрешались так просто. Их передавали команде менеджеров. Для каждой из 12 проблем в повестке дня на принятие решений выделялось до пяти минут. Таймер служил визуальным напоминанием. Один из ведущих технических экспертов, известный тем, что говорил очень медленно и увязал в деталях, почти впал в панику, посмотрев на таймер. Но смог изложить свои аргументы. Участники проголосовали и приняли решения… по всем вопросам, кроме одного.

Задача номер 105 оказалась особенно сложной. Следующим шагом для противников и сторонников было приготовить свои доводы и представить их руководству. Эта повышенная концентрация на проблеме сама по себе почти разрешила конфликт, потому что лучшие умы вступили в глубокий диалог. Наконец руководители приняли решение, и все были рады завершению процесса!

Промен испытывал смешанные чувства. Процесс затянулся на 9 недель в дополнение к тем 16, которые он отвел для него в основном расписании. Возникали политические интриги, но их удавалось погасить благодаря сильному спонсорству и уверенному лидерству. Потребовались особые уговоры, чтобы добиться расписания от каждой группы, но благодаря своему упорству он сделал это. Ему не раз приходилось подавлять нетерпение, общаясь с техническими специалистами, которые неохотно шли на контакт, и менеджерами, которые не понимали или не ценили то, что происходило.

С другой стороны, он испытывал восторг от того, что программа двигалась к цели и предлагала решения. Он играл ключевую роль в координации действий в сложной организационной структуре. Было очень приятным заданием убедить ведущего руководителя, самого главного технического специалиста и спонсора технологии подписать письмо каждому участнику с благодарностью за проделанную работу. Промен составил первый черновой вариант, который руководитель слегка исправил и с удовольствием подписал. Руководителю каждого участника послали копии. К тому же участникам очень понравились подарочные кофейные кружки и личные письма.

Промен размышлял о своей роли. Он словно расшифровал какой-то код. Как же ему удалось разрешить серию сложных технических задач, в которых была занята огромная организация на конкурентном рынке, пусть он даже и работал с замечательными профессионалами? Конечно, с точки зрения содержания следовало сказать спасибо техническим специалистам. С точки зрения процесса маленькая команда изобрела уникальный набор шагов и операций, чтобы ускорить техническую работу. Пусть этот термин и не использовался, но такую команду можно назвать проектным офисом. Суть Промена сводилась к тому, чтобы стать «проектным офисом из одного человека» — ПООЧ. Официально его не назначали на эту должность, да никто и не собирался ее создавать. Программа оказалась достаточно сложной, чтобы имело смысл назначить кого-то на роль центра идентификации задач, составления расписания, отслеживания и координирования всех задач и отношений. Промен имел необходимые качества, и он был заинтересован в работе. Он идеально подходил для этой роли и для того, чтобы довести дело до конца.

Вот если бы он только мог понять, почему у него такое странное имя…

Фокусник закончил свое выступление под громкие аплодисменты. Промен нанял его, чтобы отметить завершение того периода, который стали называть Фазой один проекта. На вечеринку пригласили всех участников проекта со всей компании. Дворик ресторана в тени деревьев был отличным местом для отдыха, в небе ярко светило солнце.

Промен улыбнулся, вспоминая о знакомстве с фокусником. Они отредактировали выступление, чтобы сделать его забавным и запоминающимся. Придумали шутку по поводу упрямой проблемы номер 105 — о ней упоминалось несколько раз за время выступления. «ПРОБЛЕМА 105» было написано на рулоне туалетной бумаги, которой потом обернули руководителя, принимавшего окончательное решение. Смех воодушевлял.

Промен сосредоточился на процессе. Несмотря на атмосферу торжества, он чувствовал, что сделать предстоит еще многое. Конечно, покоя ждать не приходится. Тяжелая работа, долгие часы в офисе, напряженное общение измучили всех. Но впереди еще много задач, которые придется решить до того, как платформу можно будет представить на рынке.

Позже, когда собрался совет руководителей учебных отделов всей организации, они обсудили Фазу один и заговорили о предстоящей работе.

— Что нам от вас нужно, — сказала Тони, возвращаясь к своей роли инициатора, — так это новый набор приоритетов. Мы должны продолжать работать над задачами. Мы многому научились за прошедшие несколько месяцев, и это поможет работать более упорядоченно. Но нам требуется ваша поддержка.

Тони знала, что восторг не может быть вечным и люди скоро начнут расходовать свою энергию на собственные текущие проблемы, если не сконцентрировать их на больших задачах, которые касаются всех.

Ретроспективный обзор программы, занявший целый день, описывал полученные уроки. Крэйг зафиксировал данные, которые показывали, сколько времени ушло на каждую задачу. Он провел корреляцию между затраченным временем и тем, насколько сложной была каждая задача. Затем рассортировал по степени сложности оставшиеся. Данные также показали, что, хотя миссией программы было решить 100 задач, на самом деле к концу фазы их набралось 120: пришлось уточнять некоторые технические вопросы, чтобы завершить более крупные разделы. Промен беспокоился об этом расширении масштабов работы, но технические эксперты уверяли, что дополнительные задачи действительно являлись необходимой частью работы.

Другие темы, затронутые во время длительного совещания, касались сложностей коммуникации, обучения лидеров групп менеджменту проектов, процесса передачи задач на более высокий уровень и процесса составления расписания, который был полезным, но подлежал улучшению теперь, когда появились ретроспективные данные.

Промен почувствовал, что это его шанс.

— Я могу провести короткий семинар по менеджменту проектов для лидеров учебных групп. Это поможет всем разобраться в этапах процесса. Получив отзывы, я заново создам основное расписание, но на этот раз мы добавим на 20 % больше работы. Мы можем активнее применять онлайн-технологии, чтобы размещать предложения и отвечать на них. Я сам могу руководить одной из учебных групп.

Когда он показал этот план спонсору, она спросила:

— Почему вы показываете мне 60 вопросов? Я думала, что совет одобрил работу только над 50.

— Мы и начнем с 50. Однако опыт показывает, что работа всегда увеличивается на 20 %, — объяснил Промен. — Мы включили это расширение в план программы. Это поможет нам избежать сюрпризов, и мы сможем идти по графику.

— Я не уверена в этом, но ладно. Вы убеждены, что сможете руководить учебной группой?

Промен подтвердил это без колебаний. Он немного беспокоился о том, поймет ли технический жаргон, но знал, что его роль — добиваться прогресса и результатов, а не решать проблемы самостоятельно.

Запуск Фазы два и быстрый прогресс в последующие недели шли в точности как представлял себе Промен. Обучение, план коммуникаций, доклады, отслеживание и дискуссии были крайне продуктивными. И действительно, всплыли непредвиденные задачи. Как и в прошлом, пришлось совместно решать некоторые новые вопросы. Но на этот раз их включили в расписание, так что работа шла по графику.

И он снова расшифровал код! Промен узнал, что полноценное расписание может включить в себя много неизведанных проблем в высокотехнологическом окружении. Он узнал, что нужно обучить людей процессу менеджмента проектов, использовать в новой среде исторические данные, найти уверенного лидера, добиться и удерживать поддержку процесса руководством, быть гибким и постоянно находить инновации. Он узнал, что план следует продать всем ключевым заинтересованным лицам и усердно вести переговоры. А затем — отпраздновать успех и поделиться обратной связью.

Изначально его рабочая обстановка не соответствовала его ожиданиям, но Промен ощущал гордость и удовлетворение от того, что с помощью нескольких друзей взял на себя инициативу, чтобы применять свои навыки и знания и управлять предприятием как программой.

Возможно, он был рожден для этого. Он смотрел на свое имя — Промен Е. Джетокер — и думал: а вдруг это анаграмма…

Промен находился на распутье. Большая программа только что завершилась. Что дальше? Он обратил внимание на то, как глубоко сроднился со своей работой. Каждый день он бросался на амбразуру с удвоенной силой. Казалось, он инстинктивно знает, что делать. Люди — даже те, кто был умнее его или выше в иерархии, — обращались к нему за руководством. Конечно, нередко он чувствовал, что ему хочется придушить кого-то, кто не желает сотрудничать. Но даже такие эпизоды заставляли его искать в себе конструктивный ответ, который привел бы к положительной реакции.

Промен уже сталкивался с похожей схемой. Его задачи были важными и срочными. Каждая являлась уникальной, и для нее требовался кто-то, кто взял бы на себя работу с остальными коллегами, чтобы добиться результатов. В отличие от многих технических задач, которые требовали глубокого анализа в конкретной сфере, задачи Промена обычно были более обширными, сложными, связанными с людьми и процессами. Не существовало очевидных ответов или единственного правильного способа сделать его работу. Он изобретал новые практики либо заимствовал и модифицировал существующие, чтобы достичь результатов. Его завораживала человеческая динамика, хотя нередко и раздражала. Успех в работе, кажется, наступал тогда, когда технические и человеческие аспекты, интеллект и эмоции, голова и сердце работали заодно.

Промен постоянно учился (хотя ему и не нравились домашние задания и экзамены), и однажды, читая какую-то профессиональную литературу, узнал, что есть имя для таких людей, как он, и для того, чем он занимается. На самом деле этот подход к проектной работе вырос в дисциплину, профессию, отрасль знаний.

Главная улика была перед ним все это время. Глядя на свое имя — Промен Е. Джетокер, — он начал переставлять буквы местами: ПРОЕКТ-МЕНЕДЖЕР. Вот оно! Он был менеджером проектов, он занимался менеджментом проектов, он руководил программой и работал как проектный офис из одного человека (ПООЧ). Никто не просил его создавать проектный офис. Просто ситуация потребовала, чтобы кто-то выступил в этом качестве.

Как он вскоре узнал, термин «проектный офис» не всем по душе. Для некоторых людей это означает завал бумаг и бюрократию. Один руководитель признался ему (конечно, куда позже), что ему казалось, будто человек, руководящий проектным офисом программ, — шпион руководства. Функциональные менеджеры хотят, чтобы организация была равноправной, чтобы компетенции и действия распределялись в ней равномерно, а не концентрировались в одном и дорогостоящем отделении.

Позже Промен работал в разных проектных офисах, выступал на профессиональных конференциях, писал статьи и книги и работал внутренним консультантом по менеджменту проектов с командами в разных частях организации. Он стал сторонником проектных офисов как единого средства фокусировки на улучшении практик менеджмента проектов.

Однажды сотрудник организации, который, кажется, был совершенно не тронут идеей проектных офисов, задал ему непростой вопрос: «Может ли один человек стать проектным офисом?» Иными словами, может ли отдельное лицо воплотить в себе все черты, навыки, знания и действия, свойственные проектному офису?

Промен почувствовал, будто все его тело кричит: «ДА!» Проектный офис из одного человека возможен в организационной культуре, которая поддерживает суть проектного офиса, но не его структуру. Проектный офис из одного человека — это агенты перемен, отдельные лица, которые учатся «размораживать», изменять и «замораживать» снова людей вокруг них, тем самым предлагая организации огромную ценность. Шаги от хаоса к нирване могут быть предприняты и отдельными менеджерами проектов или людьми, которые делают попытки изменений и просто имеют необходимые качества. Люди, которые становятся проектными офисами из одного человека, добиваются результатов через ряд действий, хотят быть великими, а не посредственными, и хотят, чтобы их результаты шли на пользу и соответствовали целям организации, а не ложились на полку. ПООЧ позволяют этому произойти благодаря своему знанию ведущих практик и опыту в процессах менеджмента проектов.

Проектный офис из одного человека — это менеджер проектов или другое лицо, воплощающее в себе, как уже сказано, все черты, навыки, знания и действия, которые могут существовать в проектном офисе, но делает это без формального указания или должности. Термин не всегда применяется официально, но это позиция, к которой стремятся люди, приверженные превосходству в работе над проектами. Такие люди, как Промен, могут практиковать свое ремесло — пусть молчаливо, скрыто или анонимно — и магически выдавать ошеломительные результаты. Они будут привлекать внимание других менеджеров, которые станут спрашивать: «Как вы это сделали?» Тогда ПООЧ сошлется на процесс менеджмента проектов (примененный способным профессионалом). И руководство спросит: «Можете ли вы помочь нам применить это во всей остальной организации?» Это отличный вопрос, позволяющий реализовать желания ПООЧ. Теперь перед вами открыта дверь, и вы расширите влияние вашей работы, возможно, положив начало вирусному процессу нетворкинга с использованием социальных связей, чтобы увеличить признание менеджмента проектов или достичь других целей благодаря самовоспроизводящемуся «вирусному» процессу.

Нет высшей награды для истинного менеджера проектов, чем взяться за более масштабный проект, в данном случае — за внедрение менеджмента проектов по всей организации. Возможности привести организацию к более высокому уровню зрелости и достичь оптимальных результатов бесконечны.

ЭПИЛОГ

«Секретный» код успеха и продвижения в любой организации — сделать себя более ценным сотрудником, следовать целям организации, привлекать единомышленников, которые хотят что-то изменить, и взять на себя инициативу. Люди, которые так делают, могут работать в роли проектного офиса из одного человека.

Истории выпускников продвинутых программ менеджмента проектов показывают, что они применяют эти концепции и обучают своих боссов и руководителей и воспринимаются как более ценные для организации. Их поведение резко контрастирует с поведением тех, кто говорит: «Я просто выполняю свою работу».

Один вице-президент успешной высокотехнологичной компании сказал нам: «Люди, которые используют свои навыки и способности и применяют их на работе, крайне ценны. Они — тот клей, который удерживает вместе виртуальную человеческую сеть».

Эти действия эффективны, когда в организации существует ясное видение, установлен набор приоритетов и продуманы процессы для их внедрения. В таких условиях менеджер проектов начинает отвечать за следование приоритетам, а не только за выполнение своих функциональных обязанностей. Именно такие люди и становятся квалифицированными менеджерами проектов.

Сегодня отличный день, чтобы стать квалифицированным менеджером проектов.

ГОЛУБАЯ БАБОЧКА

Мы закончим путешествие с вами, читатель, рассказав знаменитую притчу о голубой бабочке.

У одного человека были две дочери, очень умные и любознательные. Они задавали много вопросов. Но он мог ответить только на некоторые из них.

Для того чтобы они получили наилучшее образование, он отправил их в горы к мудрецу.

Мудрец всегда отвечал на все вопросы без малейшего сомнения. Девочки решили придумать вопрос, на который невозможно ответить. Одна из них поймала красивую голубую бабочку, чтобы обмануть мудреца.

— Что ты собираешься сделать? — спросила ее сестра.

— Я спрячу бабочку в руке и спрошу мудреца, жива она или мертва. — Если он скажет, что она мертва, я открою руки, и она улетит. Если он скажет, что она жива, я сожму руки. И что бы он ни ответил, он ошибется!

Дети пришли к мудрецу, погруженному в медитацию.

— Я поймала голубую бабочку. Скажи мне, мудрец, жива она или мертва?

Мудрец улыбнулся и спокойно ответил: «Это зависит от тебя… ее судьба в твоих руках».

Ваша судьба как менеджера проектов в ваших руках. Мы открыли двери, чтобы поделиться с вами мыслями, открытиями, опытом и историями из жизни. Мы использовали расширяющуюся молекулярную структуру — метафору из органической химии — как модель обширного набора и комбинации навыков, которые вы можете развить. Достижение совершенства — это бесконечное путешествие. Дальнейшая ваша судьба в ваших руках.

ССЫЛКИ И ИСТОЧНИКИ

Blomquist T. and R. Müller (2004). “Roles and Responsibilities of Program and Portfolio Managers.” In Frontiers of Project Management Research: State-of-the-Art 2004, edited by D. P. Slevin, D. L. Cleland, and J. K. Pinto. Newton Square, PA: Project Management Institute.

Bolman, Lee G., and Terrence E. Deal (1997). Reframing Organizations: Artistry, Choice, and Leadership. 2nd ed. San Francisco: Jossey-Bass.

Bracey, Hyler, Jack Rosenblum, Aubrey Sanford, and Roy Trueblood (1990). Managing from the Heart. New York: Dell.

Bucero, Alfonso and Randall Englund (2006). “Building the Project Manager’s Credibility: A Real Case Study.” In PMI Global Congress EMEA Proceedings, Madrid, Spain.

Bucero, Alfonso (2010). Today Is a Good Day! Attitudes for Achieving Project Success. Oshawa, Ontario: Multi-Media Publications Inc.

Cabanis-Brewin, Jeannette (2004). “Lions and Tigers and Bears: Loose in the Projects!” Personal Best no. 47, e-Advisor Issue no. 76. Center for Business Practices.

Cialdini, Robert B. (2000). Influence: Science and Practice. 4th ed. New York: Pearson, Allyn, & Bacon.

Cooperrider, David L., and Diana Whitney (2000). Appreciative Inquiry: A Positive Revolution in Change. San Francisco. Berrett-Koehler Publishers, Inc.

Covey, Stephen R. (1990). Principle-Centered Leadership. New York: Free Press.

Covey, Stephen R., A. Roger Merrill, and Rebecca R. Merrill (1994). First Things First. New York: Simon & Schuster.

De Piante, Jim (2009). “The Compost Pile as a Model of Career Success and Happiness.” In PMI Global Congress North America Proceedings, Orlando, Florida.

Englund, Randall L. (2009). “Applying Chaos Theory in a Project-Based Organization.” Presentation at the PMI Congress EMEA, Amsterdam. http://blog.projectconnections.com/project_-practitioners/2009/05/applying-chaos-theory-in-a-project-based-organization.html (по состоянию на декабрь 2011 года).

Englund, Randall L. (2004). “Leading with Power.” Presentation at the PMI Global Congress North America, Anaheim, California.

Englund, Randall L. Political Plan slides and templates. http://www.englundpmc.com/-Creating%20Poli%20Plan_re.pdf (по состоянию на декабрь 2011).

Englund, Randall L. “Speaking Truth to Power: Leading from the Middle to Correct a Troubled Architecture.” http://www.projectconnections.com/interviews/detail/-case-speaking-truth-to-power.html (по состоянию на декабрь 2011 года).

Englund, Randall L. (2010). “Ten Rules of Negotiating.” http://englundpmc.com/-offerings%20page.htm (по состоянию на декабрь 2011 года).

Englund, Randall L., and Alfonso Bucero (2006). Project Sponsorship: Achieving Management Commitment for Project Success. San Francisco: Jossey-Bass Publishers.

Englund, Randall L., Robert J. Graham, and Paul Dinsmore (2003). Creating the Project Office: a Manager’s Guide to Leading Organizational Change. San Francisco: Jossey-Bass.

Englund, Randall L., and Ralf Müller (2004). “Leading Change Towards Enterprise Project Management.” Projects & Profits (November). http://citeseerx.ist.psu.edu/viewdoc/summary?doi=-10.1.1.88.2131 (по состоянию на декабрь 2011 года).

Esque, Timm (1999). No Surprises Project Management. Ensemble Management Consulting.

Eubanks, David (2010). How to Be a Project Manager without Getting Killed. CreateSpace.

Examiner (2009). “What Shade of Green Are You?” March 15, p. 5.

Frame, J. Davidson (1999). Building Project Management Competence. San Francisco: Jossey-Bass.

Gladwell, Malcolm (2002). The Tipping Point: How Little Things Can Make a Big Difference. Boston: Back Bay Books.

Goleman, Daniel, Richard Boyatzis, and Annie McKee (2002). Primal Leadership: Realizing the Power of Emotional Intelligence. Boston: Harvard Business School Press.

Graham, Robert J., and Randall L. Englund (2004). Creating an Environment for Successful Projects. 2nd ed. San Francisco: Jossey-Bass Publishers.

Graham, Robert J., and Randall L. Englund (1977). Servant Leadership: A Journey into the Nature of Legitimate Power and Greatness. Mahwah, NJ: Paulist Press.

Grinnell, Jon (1997). “The Lion’s Roar: More than Just Hot Air.” Smithsonian Zoogoer 26, no. 3. http://nationalzoo.si.edu/Publications/ZooGoer/1997/3/lionsroar.cfm (по состоянию на декабрь 2011).

Hamel, Gary (2007). The Future of Management. With Bill Breen. Boston: Harvard Business School Press.

Irwin, Brian (2011). “Empathic Project Management.” http://blog.projectconnections.com/project_-practitioners/2011/03/empathic-project-management.html (по состоянию на декабрь 2011 года).

Irwin, Brian (2010). “Portfolio Management: Is Modern Management Practice Compatible?” http://-blog.projectconnections.com/project_practitioners/2010/11/-portfolio-managementis-modern-management-practice-compatible.html (по состоянию на декабрь 2011 года).

Juli, Thomas (2010). Leadership Principles for Project Success. New York: CRC Press.

Kerzner, Harold (2010). Project Management Best Practices: Achieving Global Excellence. 2nd ed. The IIL/Wiley Series in Project Management. New York: Wiley.

Kidder, Rushworth M. (2005). Moral Courage. New York: William Morrow.

Kleiner, Art (2003). Who Really Matters: The Core Group Theory of Power, Privilege, and Success. New York: Currency Doubleday.

Lumpkin, Susan (1998). “Tiger, Panthera tigris.” Smithsonian Zoogoer 27, no. 2. http://-nationalzoo.si.edu/Publications/ZooGoer/1998/2/tigerfacts.cfm (по состоянию на декабрь 2011 года).

Moran, Robert T., Philip R. Harris, and Sarah V. Moran (2007). Managing Cultural Differences. 7th ed. Burlington, MA: Butterworth-Heinemann.

Mourkogiannis, Nikos (2008). Purpose: The Starting Point of Great Companies. New York: Palgrave Macmillan.

Müller, Ralf (2002). “Managing Information Technology Projects — A Training and Communications Challenge.” In Proceedings of the First International Software Project Management Congress, IT Business in a New Light — The Projectised Way. Bangalore, India.

O’Connor, Paul (2011). “Irrational Portfolio Management.” The Adept Group eNewsletter (January 31). www.adept-plm.com.

Phillips, Michael, and Salli Rasberry (1974). The Seven Laws of Money. San Francisco: Clear Glass Publications.

Pinto, Jeffrey K. (1996). Power and Politics in Project Management. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

Project Management Institute (2008). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK®Guide). 4th ed. Newtown Square, PA: Project Management Institute.

Rothman, Jay (1997). Resolving Identity-Based Conflict in Nations, Organizations, and Communities. San Francisco: Jossey-Bass.

Schlappi, Mike. (2009). Shot Happens. Brigham Distributing.

Simmons, Annette (2007). Whoever Tells the Best Story Wins: How to Use Your Own Stories to Communicate with Power and Impact. New York: AMACOM.

Taylor, Peter (2009). The Lazy Project Manager: How to Be Twice as Productive and Still Leave the Office Early. Oxford, UK: Infinite Ideas Limited.

Thompson, Mark (2008). “Secrets to Success.” Training (February): 22.

Turner, J. Rodney, and Ralf Müller (2003). “On the Nature of the Project as a Temporary Organization.” International Journal of Project Management 21, no. 1: 1–8.

Urban Dictionary. Definition of “attitude.” http://www.urbandictionary.com/define.php?term=-attitude&defid=1562061 (по состоянию на декабрь 2011 года).

Wikipedia. “Value proposition.” http://en.wikipedia.org/wiki/Value_proposition and http://-en.wikipedia.org/wiki/Customer_value_proposition (по состоянию на декабрь 2011 года).

Wiktionary. Paradox. http://en.wiktionary.org/wiki/paradox (по состоянию на декабрь 2011 года).

Whitten, Neal (2011). “No Excuses.” PM Network (March): 21. http://nealwhittengroup.com/-wp-content/uploads/2011/07/2011-april-no-excuses.pdf (по состоянию на декабрь 2011 года).

Wiefling, Kimberly (2007). Scrappy Project Management: The 12 Predictable and Avoidable Pitfalls Every Project Faces. Silicon Valley, CA: Happy About.

Wong, Zachary A. (2007). Human Factors in Project Management: Concepts, Tools, and Techniques for Inspiring Teamwork and Motivation. San Francisco: Jossey-Bass.

Youth, Howard (1999). “Brown (Kodiak/Grizzly) Bear.” Smithsonian Zoogoer 28, no. 2. http://-nationalzoo.si.edu/Publications/ZooGoer/1999/2/fact-brown.cfm (по состоянию на декабрь 2011 года).

Браун Дэн. Код да Винчи. М.: АСТ, 2017.

Гринлиф Р. Слуга в роли лидера. М.: Рубиновый луч, 2003.

Пауэлл Колин. На пути к американской мечте. М.: Мир, 2002.

Фишер Роджер, Юри Уильям, Паттон Брюс. Переговоры без поражения: Гарвардский метод. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013.

БЛАГОДАРНОСТИ

Сегодня отличный день, чтобы поблагодарить всех менеджеров проектов и профессионалов всего мира, которые поделились своими мнениями и опытом для реализации этого проекта. Благодарим Миру Штраус из Management Concepts, которая стала нашим спонсором и одаряла нас своей вовлеченностью, энтузиазмом, поддержкой и обратной связью все время осуществления проекта. Но особенно мы благодарим наших жен, Мэрилин и Роуз, которые ни на минуту не прекращали поддерживать и поощрять нас, пока мы писали эту книгу.

ОБ АВТОРАХ

Рэндалл Инглунд — автор, лектор, тренер, профессиональный организатор, а также основатель, директор и ответственный консультант Englung Project Management Consultancy (www.englundpmc.com). Он организует семинары по менеджменту проектов для Института управления проектами (PMI) и ведет занятия на курсах при Калифорнийском университете и в других профессиональных объединениях.

Рэнди опирается на свой опыт бывшего старшего менеджера проектов в компании Hewlett-Packard, где проработал 22 года. Он отвечал за постоянное совершенствование менеджмента проектов по всей компании в рамках корпоративной инициативы, фиксируя передовые методики в Карте мероприятий. В подразделениях компании он отвечал за выпуск высокотехнологичных продуктов, разработку жизненного цикла системы, разрешал вопросы архитектуры, исследовал эффективные практики достижения успеха проектов и разработал процессы, курсы и дистанционное обучение менеджмента. До работы в HP он был сервисным инженером и контролером установки в GE Medical Systems.

Рэнди получил магистерскую степень по менеджменту в Государственном университете Сан-Франциско и степень бакалавра по проектированию электрических систем в Калифорнийском университете Санта-Барбары. Он является членом Института управления проектами и Американской ассоциации управления, а также бывшим членом правления Ассоциации проектирования и менеджмента (Product Development and Management Association, PDMA), в которой стал сертифицированным профессионалом в области разработки новых продуктов (New Product Development Professional, NPDP). Рэнди также сертифицированный коммерческий директор (Certified Business Manager, CBM), согласно Ассоциации профессионалов в области менеджмента организаций.

Вместе с доктором Робертом Дж. Грэмом он стал автором книг Creating an Environment for Successful Projects (2-е изд., 2004) и Creating the Project Office: A Manager’s Guide to Leading Organizational Change (2003). Вместе с Альфонсо Бусеро он написал книгу Project Sponsorship: Achieving Management Commitment for Project Success (2006).

Работая по всему миру, Рэнди с помощью мультимедийных презентаций, мастер-классов, участия в тематических сборниках и публикации статей делится своим пониманием менеджмента и лидерства на системном и органическом уровне. Помимо публикации собственных книг и статей, он написал главы книг: AMA Handbook of Project Management: Third Edition (2010), Advising Upwards (2011) и Organizational Project Management (2010). Его интерактивный стиль поощряет слушателей исследовать практические методики работы, которые можно немедленно применять с целью оптимизации проектной деятельности.

Альфонсо Бусеро, основатель и старший партнер BUCERO PM Consulting (www.abucero.com). Он почти два года руководил международным институтом IIL (International Institute for Learning) Испания и тринадцать лет работал старшим менеджером проектов испанского филиала Hewlett-Packard (Мадрид).

Альфонсо — член PMI, ALI (Asociación de Licenciados, Ingenieros y Doctores en Informática), AEIPRO (организация — участник IPMA) и советник DINTEL. Альфонсо — основатель, спонсор и бывший президент отделения PMI Барселона в Испании и эксперт IPMA. Он был членом Congress Project Action Team конгрессов PMI EMEA в Эдинбурге, Мадриде и Будапеште. В 2007 году он окончил курсы лидерства PMI. Работал президентом испанского отделения PMI в Мадриде и занимал должность куратора в компании, входящей в группу 8-го региона Юга. В 2010 году Альфонсо благодаря своей длительной и многосторонней работе получил от PMI Награду за выдающийся вклад, а в 2011 году — Награду члена совета института, введенную для того, чтобы признать и отметить членов PMI, которые более десяти лет вносят устойчивый и значительный вклад в работу PMI и профессию менеджера проектов. Это высочайшая и самая престижная награда PMI, которую может получить физическое лицо.

Альфонсо обладает степенью в области компьютерных наук Политехнического университета Мадрида, а также степенью доктора наук в области менеджмента проектов университета Сарагосы, Испания. За его плечами 27 лет практического опыта, 22 из них он провел, руководя проектами по всему миру. Он занимался консультированием и менеджментом проектов во множестве стран по всей Европе.

С 1994 года Альфонсо регулярно выступал с лекциями на международных конгрессах PMI и Seminars World. Он проводил тренинги для менеджеров проектов и оказывал услуги консультанта в странах по всему миру. Будучи человеком, горячо убежденным в ценности менеджмента проектов, он утверждает, что жизненно важные ключи к успеху проекта — это страсть, настойчивость и терпение.

Он является автором книги Dirección de Proyectos, Una Nueva Vision (2003). Бусеро также написал главу 7 книги Creating the Project Office (2003) под авторством Рэндалла Инглунда, Роберта Грэма и Поля Динсмора. Он является соавтором главы From Commander to Sponsor: Building Executive Support for Project Success в книге Advising Upwards (2011).

В соавторстве с Рэндаллом Инглундом Альфонсо написал книгу Project Sponsorship (2006) и стал автором книги Today Is a Good Day: Attitudes for Achieving Project Success (2010). Он также пишет статьи для специализированных журналов в США, России (SOVNET), Индии (ICFAI), Аргентине и Испании. Альфонсо — пишущий редактор колонки Crossing Borders в PM Network, публикуемой Институтом управления проектов. BUCERO PM Consulting — зарегистрированный поставщик образовательных услуг (Registered Education Provider, REP) при PMI.

Комментарии

1

Project Management Institute, PMI — Институт управления проектами, всемирная некоммерческая профессиональная организация по управлению проектами. Прим. ред.

2

Джим Коллинз. От хорошего к великому. Почему одни компании совершают прорыв, а другие нет… М.: Манн, Иванов и Фербер, 2017.

3

Томас Дж. Питерс, Роберт Уотерман. В поисках совершенства. Уроки самых успешных компаний. М.: Альпина Паблишер, 2017.

4

Джеффри Мур. Преодоление пропасти. Как вывести технологический продукт на массовый рынок. М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012.

5

Project Management Body of Knowledge, PMBoK — «Свод знаний по управлению проектами», американский национальный стандарт, представляет собой сумму профессиональных знаний по управлению проектами. PMI использует этот документ в качестве основного справочного материала для своих программ по профессиональному развитию. Прим. ред.

6

Руководство к своду знаний по управлению проектами. Руководство РМВОК. М.: Олимп-Бизнес, 2018.

7

Project Management Professional, РМР, — менеджер по управлению проектами. Прим. ред.

8

ROI (Return On Investment) — возврат на инвестиции, финансовый коэффициент, иллюстрирующий уровень доходности или убыточности бизнеса. Прим. ред.

9

Колин Пауэлл. На пути к американской мечте. М.: Мир, 2002.

10

Рассказчик использует игру слов: bar — «бар» и bar — «доска». Прим. перев.

11

My newt («мой тритон») звучит так же, как minute («малый»), поэтому герой анекдота называет питомца Tiny («маленький»). Прим. перев.

12

Un oeuf («одно яйцо», фр.) звучит как английское enough («достаточно»). Прим. перев.

13

Managing from the Heart by Bracey, Rosenblum, Sanford, and Trueblood (1990).

14

CEO (Chief Executive Officer) — главный исполнительный директор, высшее должностное лицо компании; CFO (Chief Financial Officer) — финансовый директор, один из высших управленцев, ответственный за управление финансовыми потоками бизнеса, за финансовое планирование и отчетность. Прим. ред.

15

Y2K — компьютерный сбой, связанный с переменой дат на компьютерах в 2000 году, когда многие устаревшие программы могли интерпретировать новую дату как 1900 год. Прим. перев.

16

Рroject-based organization, PBO — организация, основанная на проектах. Прим. ред.

17

Гэри Хэмел, Билл Брин. Будущее менеджмента. BestBusinessBooks, 2013. Прим. ред.

18

Барбара Такман. Ода политической глупости. От Трои до Вьетнама. М.: АСТ, 2015. Прим. перев.

19

Тройственная ограниченность описывает баланс между содержанием проекта, стоимостью, временем и качеством. Качество было добавлено позже, поэтому изначально это понятие было названо тройственной ограниченностью. Прим. ред.

20

Best alternative to a negotiated agreement, BATNA — «лучшая альтернатива соглашению на переговорах». Базовые идеи концепции BATNA сформулированы нобелевским лауреатом, математиком Джоном Нэшем. Окончательно эту управленческую модель оформили через несколько десятков лет гарвардские ученые Роджер Фишер и Уильям Ури. Прим. ред.

21

Polderen (нидерл.) — искать компромисс с целью заключения соглашения, особенно в политической ситуации. Прим. перев.

22

От англ. tick — «клещ». Прим. перев.

23

В оригинале forebears — с англ. «предшественники», что также является каламбуром от слов for — «пред» и bears — «медведи». Прим. перев.

24

Request for proposal, RFP, — запрос на контрактное предложение. Прим. ред.

25

Нейтронный Джек — прозвище американского предпринимателя Джека Уэлча. Он считал, что бизнес должен быть первым или вторым в своей отрасли, в противном случае его нужно продавать. Прим. перев.

26

PRINCE2® (Projects IN Controlled Environments, version 2», или Проекты в контролируемой среде, версия 2) — метод управления проектами, применимый ко всем видам проектов. ITIL (IT Infrastructure Library — библиотека инфраструктуры информационных технологий) — библиотека, описывающая лучшие из применяемых на практике способов организации работы подразделений или компаний, занимающихся предоставлением услуг в области информационных технологий. Прим. ред.

27

GE — General Electric. Прим. ред.

28

Гринлиф Р. Слуга в роли лидера. М.: Рубиновый луч, 2003.

Content

Рэндалл Инглунд, Альфонсо Бусеро
Руководитель проектов. Все навыки, необходимые для работы

Предисловие

Актуальность

Целевая аудитория

Замысел и применение

Источники

Введение

План

Визуализация

ГЛАВА 1. ЛИДЕРСТВО И УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ НАВЫКИ

Возглавлять или управлять?

Что такое успех проекта?

Станьте собственным руководителем

Правильно ли вы делегируете обязанности?

Личный пример

Управление своим руководителем

Роль харизмы в менеджменте проектов

Эмпатичный менеджмент проектов

Обучаемость менеджеров проектов

Любите свой проект и уважайте членов команды

Качества эффективных лидеров

ПРИСЛУШИВАЙТЕСЬ К СВОИМ ЛЮДЯМ

ГЛАВНОЕ — СМЕЛОСТЬ

РАЗВИТИЕ ОТНОШЕНИЙ

ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ РАЗВИТИЕ

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

ГЛАВА 2. РОЛЬ ЮМОРА И ВЕСЕЛЬЯ

ВЛИЯНИЕ ЮМОРА НА МЕНЕДЖМЕНТ ПРОЕКТОВ

ВЛИЯНИЕ ЮМОРА НА «МЯГКИЕ НАВЫКИ»

Общение

Управление командой

Лидерство

Разрешение конфликтов

Устранение неисправностей и принятие решений

Управление стрессом

Мотивация

Переговоры

ВЛИЯНИЕ ЮМОРА НА ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ НАВЫКИ

ИССЛЕДОВАНИЕ ЮМОРА

ДУМАЙТЕ ПО-НОВОМУ

НЕМНОГО О МИРОВОЗЗРЕНИИ

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

ГЛАВА 3 ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА

КАК МОТИВИРОВАТЬ И ПОДДЕРЖИВАТЬ ЛЮДЕЙ

НАВЫКИ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ОБЩЕНИЯ С ЛЮДЬМИ

НАВЫКИ РАБОТЫ С КОМАНДАМИ

ДУШЕВНЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ

ВАЖНОСТЬ ПОЗИЦИИ

Позиция проекта

Как изменить свое отношение с целью роста в менеджменте проектов

ОДАРЕННОСТЬ

ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ

ВЛИЯНИЕ

Схема влияния

Элементы схемы влияния

Главное

Страсть, настойчивость и терпение

НАЛАЖИВАНИЕ СВЯЗЕЙ

Огромные преимущества налаживания связей

Действуйте

Обменивайтесь рекомендациями

Общайтесь

Сделайте следующий шаг и оставайтесь на связи

Создайте свою сеть

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

ГЛАВА 4 НАВЫКИ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

ИНИЦИИРОВАНИЕ ПРОЕКТОВ

Важность видения

ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЕКТОВ

ИСПОЛНЕНИЕ ПРОЕКТА

Инновационный менеджмент

КОНТРОЛЬ ИЛИ РЕЗУЛЬТАТЫ?

Парадокс

Примеры из менеджмента проектов

История успеха

Опирайтесь на смелость

Фокусируйтесь на ценности

Расскажите историю

Как разобраться с парадоксом

ЗАКРЫТИЕ ПРОЕКТА

Анализ проекта

ДОСТИЖЕНИЕ СОВЕРШЕНСТВА ПРОЕКТА

Возьмите ответственность на себя

КОМПЕТЕНТНЫЙ МЕНЕДЖЕР ПРОЕКТА

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

ГЛАВА 5 НАВЫКИ УПРАВЛЕНИЯ СРЕДОЙ

УПРАВЛЕНИЕ МУЛЬТИКУЛЬТУРНЫМИ КОМАНДАМИ

КАК СОЗДАТЬ КУЛЬТУРУ ПРОЕКТА

СОЦИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ: ОБЯЗАННОСТЬ ИЛИ ПРИЗВАНИЕ?

ОСМЫСЛЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ ХАОСОМ

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТЕОРИИ ХАОСА В ОРГАНИЗАЦИИ, ОСНОВАННОЙ НА ПРОЕКТАХ (PBO)

АНАЛИЗ СИЛОВОГО ПОЛЯ

ПРИМЕР ИЗ ПРАКТИКИ

Оценка

Результаты и рекомендации

Последующие мероприятия и внедрение

Критические факторы успеха

Итоги и полученный опыт

Планирование действий

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАТОРСКИЕ НАВЫКИ

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА

ЛЮДИ И КУЛЬТУРА

УПРАВЛЕНИЕ СПОНСОРАМИ

ОТ «ТОКСИЧНОЙ» ОРГАНИЗАЦИИ К «ЗЕЛЕНОЙ»

Оценка здоровья организации

Главное — быть «зеленым»

УПРАВЛЕНИЕ ПОРТФЕЛЕМ ПРОЕКТОВ

Совместимо ли управление портфелем проектов с практиками современного менеджмента?

Если идеальный менеджмент портфеля проектов так прост, почему все им не занимаются?

Введение

Происхождение проблемы

Решение проблемы

Организационная динамика

С другой стороны

Заключение

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

ГЛАВА 7 НАВЫКИ ВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ

ПОДГОТОВКА К ПЕРЕГОВОРАМ

Преимущества

Успех проекта

ПРОЦЕСС ПЕРЕГОВОРОВ

Десять правил переговоров

Позиции и отзывы о переговорах

ПЕРЕГОВОРЫ С ВАШИМ СПОНСОРОМ

Продуктивные переговоры

О чем вести переговоры

Задавайте больше вопросов

Копнем глубже

Стартовое предложение и окончательный результат

ДОСТИЖЕНИЕ УСТУПОК

Хороший результат

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

ГЛАВА 8 ПОЛИТИЧЕСКИЕ НАВЫКИ

СТРЕМИТЕСЬ К ЛЕГИТИМНОСТИ

Создайте руководящую коалицию

Признайте, что политика неизбежна

Оценка политической среды

Построение отношений, репутация и компетенция

ПОВЕДЕНИЕ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН

Политические джунгли

РАЗРАБОТАЙТЕ ПОЛИТИЧЕСКИЙ ПЛАН

Внедрение плана

ДВИЖЕНИЕ ПО КРУГУ

Примеры преступлений против честности

ПРИНЦИПИАЛЬНОСТЬ В ДЕЙСТВИИ

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

ГЛАВА 9 НАВЫКИ РАЗРЕШЕНИЯ КОНФЛИКТОВ

ИСТОЧНИКИ КОНФЛИКТОВ

РАБОТА С ТРУДНЫМИ ЛЮДЬМИ

ЧЕЛОВЕЧЕСКИЙ ФАКТОР ПРИ РАЗРЕШЕНИИ КОНФЛИКТОВ

РЕФРЕЙМИНГ

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

ГЛАВА 10 НАВЫКИ ПРОДАЖ

ПЛАН ПРОДАЖ

УМЕНИЕ ЗАДАВАТЬ ВОПРОСЫ

Лучшие вопросы для продаж

ФУНКЦИИ, ПРЕИМУЩЕСТВА И ВЫГОДЫ

РАБОТА С ВОЗРАЖЕНИЯМИ

НАВЫКИ ПРЕЗЕНТАЦИИ

ДОСТИЖЕНИЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ

ПОДГОТОВКА ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Содержание предложения

Технический компонент предложения

Организационный компонент предложения

Ценовой компонент предложения

Поиск проблемы

Процесс продаж предложений

Презентация продаж

ПРИМЕР ИЗ ПРАКТИКИ

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

ГЛАВА 11 НАВЫКИ УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ

УПРАВЛЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЯМИ

ПОВОДЫ ДЛЯ ИЗМЕНЕНИЙ И ТИПИЧНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ ПОПЫТКИ РЕФОРМ

ОЖИДАЙТЕ СОПРОТИВЛЕНИЯ ПЕРЕМЕНАМ

Мотивация к изменениям

Готовность к изменениям

ПРОЦЕСС УПРАВЛЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЯМИ В ТРЕХ ЧАСТЯХ

Часть первая

Часть вторая

Часть третья

ПРИМЕР ИЗ ПРАКТИКИ

Основание проекта и цели заказчика

Вызовы

Процесс

Определение ведущих игроков проекта

Разработка плана исполнения

Понять схемы поведения и реакции на изменения

Руководство процессом изменений

Команда

Использованные инструменты

Результаты

Процесс

Люди

Технология

Полученный опыт

Фаза инициирования и планирования

Фаза исполнения и контроля

АДАПТИВНОСТЬ КОМАНДЫ ПРОЕКТА

КАК ПОМОЧЬ ДРУГИМ ПРИНЯТЬ ПРОЦЕСС ИЗМЕНЕНИЙ

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

ГЛАВА 12 ЗНАНИЕ РЫНКА И ПОТРЕБИТЕЛЯ

РЫНОЧНЫЕ ТРЕНДЫ

ПРЕДЛАГАЕМЫЕ ПРОДУКТЫ И УСЛУГИ

Ориентация на потребителя

Кто наш потребитель?

Слушаем внимательно

Как позаботиться о клиенте и успокоить его

Другой подход к работе с трудными клиентами

Потребители идут по инстанциям

КОНКУРЕНЦИЯ

РЫНОЧНЫЕ СИЛЫ

ЛИДЕРСТВО В СЛУЖЕНИИ

ЦЕННОСТНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ

ОРГАНИЗАЦИОННАЯ ЭТИКА: ОПРЕДЕЛЕНИЕ И СОХРАНЕНИЕ НАСЛЕДИЯ

КРАТКИЕ ВЫВОДЫ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

КОД ПООЧ

ЭПИЛОГ

ГОЛУБАЯ БАБОЧКА

ССЫЛКИ И ИСТОЧНИКИ

БЛАГОДАРНОСТИ

ОБ АВТОРАХ

Комментарии