Кевин Круз

15 секретов управления временем: Как успешные люди успевают всё

Переводчик И. Евстигнеева

Редактор К. Бычкова

Руководитель проекта А. Василенко

Корректор Е. Аксёнова

Компьютерная верстка А. Абрамов

Дизайн обложки С. Хозин

© Kevin Kruse, 2015

© Издание на русском языке, перевод, оформление. ООО «Альпина Паблишер», 2016

Все права защищены. Произведение предназначено исключительно для частного использования. Никакая часть электронного экземпляра данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для публичного или коллективного использования без письменного разрешения владельца авторских прав. За нарушение авторских прав законодательством предусмотрена выплата компенсации правообладателя в размере до 5 млн. рублей (ст. 49 ЗОАП), а также уголовная ответственность в виде лишения свободы на срок до 6 лет (ст. 146 УК РФ).

Удвойте свою продуктивность, не чувствуя себя загнанным трудоголиком!

Как получить несколько дополнительных часов в день на чтение, занятия спортом или отдых с семьей?

Опираясь на свои исследовании и опросы миллиардеров, олимпийских чемпионов, студентов-отличников и более чем двухсот предпринимателей, в том числе Марка Кьюбана, Кевина Харрингтона, Джеймса Альтушера, Джона Ли Дюма, Гранта Кардона, Льюиса Хауэса и многих других, автор бестселлеров Кевин Круз отвечает на вопрос:

Каковы секреты экстремальной продуктивности?

Вы узнаете:

• Как победить прокрастинацию при помощи «Путешествия во времени».

• Как сэкономить восемь часов в неделю благодаря «трем гарвардским вопросам».

• Как узнать свои настоящие приоритеты.

• Как добиться чистого ящика входящих электронных сообщений.

• Как система Э-3К может повысить вашу продуктивность в десять раз.

• Как снизить уровень стресса при помощи тайного орудия Ричарда Брэнсона.

• Как уходить с работы в 17:00 без чувства вины.

• Как проводить эффективные совещания по методу Apple, Google или Virgin.

• Как не отвлекаться на социальные медиа.

• БОНУС: узнайте свой стиль управления временем.

• БОНУС: 100+ лучших высказываний об управлении временем.

ДВА ПОДАРКА

В качестве благодарности за покупку этой книги я предлагаю вам два бесплатных бонуса:

1) Как миллионеры планируют свой день (одностраничный планировщик).

2) 15 удивительных вещей, которые сверхпродуктивные люди делают иначе (краткое руководство).

Перейдите по ссылке ниже, чтобы получить мгновенный доступ:

www.MasterYourMinutes.com;

Кевин Круз,

автор бестселлеров по версии The New York Times;

автор статей для Forbes;

предприниматель, вошедший в рейтинг Inc 500

Предисловие

«Загнанный трудоголик» на автостраде Нью-Джерси

«Ваши водительские права?»

Это случилось в 5:20 промозглым осенним утром. Я, как всегда, направлялся на работу, когда меня остановил полицейский. Притормозив, я съехал на обочину.

– Догадываетесь, почему я вас остановил?

Зачем он так кричит?

– Наверное, я превысил скорость, – мой голос надломился.

– Превысили скорость?! – он подался вперед, так что поля его шляпы уперлись в верхнюю часть моего окна. Глядя мне прямо в глаза, он сказал: – Вы подлетели ко мне сзади как сумасшедший, врезались в мой бампер, обогнали – и поехали дальше, как ни в чем не бывало! При этом я двигался со скоростью 100 километров в час в правом ряду!

Я хотел было сказать, что офицер ехал на обычном автомобиле без опознавательных знаков, но это было не так. В зеркало заднего вида я видел большой белый «Форд» с мигалкой на крыше и огромной желто-синей эмблемой полиции штата на двери.

Я не мог этого объяснить. Я совершенно не помнил, чтобы задел какую-нибудь машину, не говоря уже о заметном полицейском автомобиле. По-видимому, находясь в полусонном состоянии и всецело поглощенный мыслями о работе, я ехал со скоростью около 130 километров в час, наткнулся на патрульного, который плелся у обочины с черепашьей скоростью, обогнал его и помчался дальше.

– Мне очень жаль, офицер. Кажется, я просто отключился…

– Отключился?!

– Я мало сплю, знаете ли, работа…

Мне повезло, что он меня не арестовал.

Но еще больше мне повезло, что я не попал в аварию и никого не убил.

Это было 20 лет назад. Тогда я был молодым и глупым. Я был так «сумасшедше занят», что продолжал удлинять свой рабочий день и выполнять еще больше дел в течение каждого часа. Я уезжал из дома в пять часов утра и работал до полуночи. У меня не было времени даже на то, чтобы как следует поесть. Я завтракал кофе и бутербродами прямо в машине, про обед забывал, а ужин проглатывал на бегу.

Я выпивал столько диетического «Ред Булла», что вскоре не мог обойтись без этих сине-серебристых банок, как пропащий алкоголик без бутылки водки. Я постоянно глотал этот допинг.

То происшествие с патрульным на шоссе стало худшим из всего, что я сделал, но мироздание и раньше посылало мне тревожные сигналы о том, что ситуация выходит из-под контроля.

Например, однажды я уехал с заправки, забыв вытащить шланг из бака! Просто чудо, что не случился взрыв.

Жена постоянно твердила мне: «Ты абсолютно не уделяешь мне внимания!» Скоро она стала моей бывшей женой.

При этом нельзя сказать, чтобы я был полным профаном в вопросах управления временем. Я читал все бестселлеры на эту тему. Я был мастером в составлении списка дел и ранжировке задач – и ответственно занимался этим каждый вечер. Порой у меня был такой длинный перечень, что мне едва хватало стандартного блокнотного листа – две колонки по 35 пунктов в каждой, всего 70 дел на день.

Теперь я оглядываюсь на тот период моей жизни с ужасом и смущением.

К счастью, сегодня я стал другим человеком.

Я отец-одиночка с тремя детьми. Каждый вечер я помогаю им делать уроки и через день ужинаю дома. Я посещаю большинство их школьных мероприятий, спортивных соревнований и концертов. Я не атлет, но регулярно тренируюсь и поддерживаю себя в хорошей форме. Один-два вечера в неделю я встречаюсь со своей подругой.

Что касается работы, то я управляю небольшой консалтинговой фирмой, пишу по две книги в год, выступаю с лекциями по всему миру и контролирую свои инвестиции в несколько стартапов и коммерческую недвижимость.

Я нахожу время и для отпуска. В одном только прошлом году я побывал в Пуэрто-Рико, Канкуне и на побережье Джерси, провел несколько выходных в Нью-Йорке, а в честь 16-летия своей дочери совершил с ней эпическое путешествие по Испании – мы посетили Барселону, Мадрид и посмотрели на забег быков в Памплоне.

И все это я делаю – вот в чем самое главное! – без стресса, спешки, перегруженности и чувства вины. Я вовсе не чувствую себя «сумасшедше занятым» и не пытаюсь хвастаться своей «сумасшедшей занятостью» перед другими.

Вы еще не ненавидите меня?

Мое отношение к времени и стрессу начало меняться после того, как я стал интересоваться у своих успешных друзей их секретами управления временем.

Меня удивило, что никто из них даже не упомянул о тех вещах, которым учат в традиционных книгах по тайм-менеджменту.

Вскоре мое любопытство переросло в целенаправленный поиск, и я профинансировал проведение полноценного исследования, чтобы найти корреляции между конкретными практиками управления временем и продуктивностью, стрессом и счастьем. Мы изучили привычки нескольких тысяч профессионалов, но так и не нашли никакой взаимосвязи между обучением тайм-менеджменту и более высоким уровнем продуктивности или более низким уровнем стресса. Полный ноль!

Тогда я принялся опрашивать сотни успешных людей, включая Марка Кьюбана и других известных предпринимателей и миллиардеров, олимпийских чемпионов, таких как Шэннон Миллер, и лучших студентов.

Я сделал шокирующее открытие: успешные люди не составляют списки дел, не используют сложные техники управления временем и не применяют диаграммы, наподобие логических деревьев, для принятия решений.

На самом деле очень успешные люди вообще не думают о времени. Вместо этого они думают о ценностях и приоритетах и опираются на правильные привычки.

Хотя мне не удалось найти двух людей, которые бы одинаково управляли своим временем, я сумел выделить несколько общих принципов. Я предлагаю вам опробовать их «секреты» – кто знает, может быть, они помогут вам радикально изменить вашу карьеру и жизнь?

Кевин Круз,

Округ Бакс, штат Пенсильвания

Глава 1

Магическая сила 1440 минут

Может ли одно число изменить вашу жизнь?

От одного короткого и, казалось бы, невинного вопроса «Есть минутка?» я весь покрывался мурашками.

Да, я был боссом. И да, я верил в политику открытых дверей. И да, некоторые люди говорили мне, что я чересчур зациклен на деталях, из-за чего мои подчиненные предпочитали советоваться со мной по каждой мелочи (вот уж неправда!).

Я был основателем и президентом компании в области цифрового обучения, и наше дело быстро набирало обороты. Доходы удваивались каждый год, а вместе с ними множились и проблемы: запуск новых продуктов, рост продаж, наем новых сотрудников, поиск финансирования и т. д.

Бизнес расширялся, и в скором времени стук в дверь моего кабинета с вопросом «Есть минутка?» стал непрерывным.

Не было ничего плохого в том, что люди обращались ко мне за советом или за помощью. Но вскоре я обнаружил, что трачу все свое время на проблемы других людей, поскольку пресловутая «минутка» неизбежно превращалась в полчаса или больше. Мои собственные приоритеты, стратегические приоритеты компании – все смывалось бесконечным потоком срочных «минуток».

В конце концов, я напечатал на большом листе бумаги жирное число 1440 и повесил его на двери своего кабинета.

И все. Больше никаких слов. Никаких объяснений. Просто число 1440 крупным жирным шрифтом.

Как я боролся с ворами времени

Каждый раз, когда я входил в свой кабинет, я видел число 1440. Тик-так, тик-так… Это напоминало мне о том, что минуты утекают незаметно и их нельзя расходовать бездумно.

Но благодаря этой табличке случилось и кое-что еще. Люди, которые заходили ко мне с вопросом «Есть минутка?», обязательно спрашивали: «Что значат цифры 1440 на вашей двери?»

Я объяснял им, что таким образом я напоминаю сам себе о ценности времени и о том, что нужно мудро «инвестировать» каждую минуту дня.

Хотя я делал акцент на себе, продолжительность этих «минутных» встреч вдруг заметно сократилась. Один из сотрудников, услышав мое объяснение, сказал: «Знаете, я понял, что этот вопрос может подождать до понедельника, когда соберется вся наша команда, и мы решим его сами».

Я подозреваю, что поначалу мое напоминание о 1440 минутах шокировало и испугало моих сотрудников. Должно быть, Кевин в плохом настроении. Он больше не хочет с нами общаться, как раньше. Он лицемер… говорит о политике открытых дверей, а сам тычет нам в глаза этими цифрами.

Но табличка продолжала висеть, и постепенно все к ней привыкли. Вскоре я услышал, как сотрудники в офисе ссылаются на «1440 минут», обсуждая приоритетные задачи или отклоняя приглашения на ненужные встречи.

1440 минут в день

Если вы относитесь к числу тех людей, кто хочет улучшить свое управление временем, вероятно, вы предполагаете, что должна существовать некая уникальная система или тайные техники, которые позволят вам значительно увеличить вашу продуктивность или добавить несколько лишних часов в ваш рабочий день.

Между тем ключ к действительно эффективному управлению временем и продуктивностью кроется не в конкретных тактиках и инструментах – а в изменении мышления.

Люди, ставшие миллионерами, профессиональные спортсмены, преуспевающие в учебе студенты и другие успешные личности относятся ко времени совершенно иначе, чем среднестатистический человек. Они воспринимают его по-другому.

От первого лица…

Прежде чем взяться за любой новый проект, я провожу тщательный анализ… Сколько моего времени он потребует и какую финансовую отдачу может принести. Я оцениваю его на основе «прибыли в расчете на минуту» и берусь только за те задачи, где неделя потраченного мной времени обещает принести миллион долларов прибыли.

Кевин Харрингтон, изобретатель рекламных телевизионных фильмов, автор многих бестселлеров, ведущий инвестор в телешоу «В бассейне с акулами», а также основатель и председатель правления компании As Seen On TV

Найдите минутку, чтобы подумать о самых важных вещах в вашей жизни. Оторвитесь от чтения, закройте глаза и мысленно составьте список того, что вы цените больше всего.

Я подожду…

Вы действительно выполнили это маленькое упражнение? Просто так читать эту книгу нет смысла – вся информация влетит вам в одно ухо и вылетит из другого. Необходимо закреплять уроки на практике! Изменить свое мышление и поведение очень трудно, и пассивное чтение не позволит вам этого сделать. Давайте попробуем добиться реальных изменений в вашей жизни?

Итак, ваш список жизненных ценностей, скорее всего, включает вашу семью, друзей, здоровье, деньги и, конечно же, время.

Успешные люди имеют похожий перечень с одним лишь отличием – на первом месте у них стоит время.

Но разве здоровье – не самое главное в жизни? Да, здоровье важно. Но иногда его можно потерять, потом вылечиться и снова чувствовать себя хорошо.

А как насчет денег? Можно потерять все свои деньги, а потом заработать их опять.

Друзья? Они тоже важны, но вспомните, со сколькими закадычными друзьями детства и юности вы утратили связь? А когда в последний раз вы виделись со своими университетскими приятелями? Мы постоянно теряем старых друзей и приобретаем новых.

Семья? Да, вы не мыслите жизни без своей жены или мужа, однако 50 % супружеских пар разводятся, а большинство разведенных находят новую «любовь всей своей жизни».

Но время…

Вы не можете потерять время и вернуть его обратно.

Время нельзя потратить и заработать его снова. Время нельзя купить, взять взаймы или добыть любыми другими способами.

Время – ваш самый ценный ресурс

Время – уникальный и великий «уравнитель». Одни люди рождаются богатыми, другие бедными. Одни учатся в престижных университетах Лиги плюща, другие не могут окончить даже среднюю школу. Одни с детства одарены спортивными талантами, другие рождаются с ограниченными физическими возможностями.

Но у каждого из нас день содержит по 1440 минут. Время – это наименьший общий знаменатель.

Приложите руку к своему сердцу.

Я снова настаиваю на том, чтобы вы сделали это по-настоящему. Приложите руку к груди и почувствуйте биение своего сердца. Тук… тук… тук…

Прислушайтесь к своему дыханию. Вдох-выдох… вдох-выдох…

Вы никогда не сможете вернуть эти удары сердца и эти вдохи обратно. На самом деле я только что отнял у вас, у вашей жизни, несколько сердцебиений и несколько вдохов.

Но это того стоило, если помогло вам со всей остротой ощутить, как течет ваше время.

Возможно, вы думаете: «Да, время важно. Именно поэтому я и читаю эту книгу. Я понимаю это!»

Но живете ли вы согласно этому пониманию?

Подумайте о том, сколько внимания вы уделяете деньгам. Вы трудитесь с утра до ночи, чтобы получить как можно больше, ищите способы выгодно инвестировать заработанное, беспокоитесь о том, что кто-то может украсть ваше состояние, наконец, читаете книги из разряда «Как стать миллионером».

Вы не сорите деньгами, внимательно следите за своими банковскими картами и не раздаете купюры незнакомцам на улице.

Но большинство из нас мало думает о своем времени. Мы позволяем другим людям красть наше время, либо сами бездумно пускаем его на ветер, забывая о том, что это – наш самый ценный и невосстановимый ресурс.

1440 – магическое число, которое может изменить вашу жизнь.

Я призываю вас испытать на себе магию этих цифр. Просто напишите крупным жирным шрифтом число 1440 на листе бумаги и повесьте его на двери вашего кабинета, над телевизором, рядом с вашим компьютером – там, где оно будет постоянно находиться у вас перед глазами и напоминать об ограниченности такого драгоценного источника, как время.

Почему минуты, а не секунды?

День содержит 86 400 секунд. Если это число действует на вас сильнее, чем 1440, – ради бога, используйте в качестве напоминания о времени табличку с надписью 86 400.

Но лично я считаю, что лучше сосредоточиться на минутах. Секунды ускользают слишком быстро, чтобы осознать всю их ценность. Но минуты! Только подумайте о том, как вы можете потратить всего одну минуту.

Я попросил членов моей группы в Facebook (www.facebook.com/KruseAuthor) написать, что они могли бы сделать за одну минуту. Вот их ответы:

• Сделать 30 приседаний.

• Сказать кому-то, как сильно вы его любите.

• Сделать упражнение из йоги под названием «Дыхание огня».

• Написать благодарственное письмо.

• Познакомиться с новым человеком.

• Прочитать стихотворение.

• Придумать гениальную идею.

• Полить цветы.

• Погладить кошку.

• Разбить кому-то сердце или самому оказаться с разбитым сердцем.

• Исполнить песню.

• Сделать запись в дневнике или блоге.

• Съесть яблоко.

• Выпить стакан воды.

• Отправить сообщение человеку, о котором вы думаете.

• Погреться под лучами солнца.

• Принять решение бросить курить.

• Сделать пожертвование.

• Извиниться.

• Заварить чай.

• Поделиться своим хорошим настроением в Twitter.

• Помечтать.

• Улыбнуться.

• Сделать фотографию, чтобы запечатлеть памятное событие.

• Постоять в «планке».

• Подышать… вдыхая изобилие и выдыхая благодарность.

• Обнять маму.

• От души поцеловаться с любимым человеком.

• Вспомнить о счастливом моменте в своей жизни.

• Поразмышлять.

• Помолиться.

Очень успешные люди остро ощущают течение времени. Они знают, какой потенциал скрыт в каждой минуте.

От первого лица…

По моему опыту дисциплина и правильные привычки – вот главное отличие по-настоящему успешных людей… Если бы мне нужно было создать персонажа – победителя в компьютерной деловой игре, я бы дал ему 70 % интеллекта и 30 % самодисциплины.

Эндрю Мейсон, сооснователь компании Detour, сооснователь и бывший генеральный директор популярного сервиса коллективных скидок Groupon

Когда вы просыпаетесь и подсознательно начинаете отсчет – 1440, 1439, 1438… – перенять правильные привычки успешных людей становится гораздо проще.

СЕКРЕТ 1

Время – ваш самый ценный и дефицитный ресурс.

Как бы вы изменили вашу жизнь, если бы реально ощущали течение каждой из 1440 минут?

БЕСПЛАТНЫЙ БОНУС

Скачать готовый к печати плакат с цифрами 1440 и другие бесплатные материалы можно на сайте: www.MasterYourMinutes.com.

Глава 2

Важность правильных приоритетов

Как узнать, какое дело для вас самое важное?

Чьи мечты вы воплощаете в жизнь?

Если вы не занимаетесь достижением собственных целей, значит, вы занимаетесь достижением чужих целей.

«Одна вещь»

В популярной комедии 1991 года «Городские пижоны» старый ковбой Кёрли (в исполнении Джека Пэланса) преподает урок жизни Митчу (которого играет Билли Кристал). Подняв вверх указательный палец, Кёрли объясняет, что человек должен выбрать одну вещь и сосредоточиться на ней.

Однако концепция «одной вещи» выходит далеко за пределы этого фильма. Прочитайте проверенные временем советы:

• «Делать два дела одновременно – значит не сделать ни одного». – Римский поэт Публий Сир

• «За двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь». – Русская пословица

• «Наиболее важные дела никогда не должны подчиняться наименее важным». – Немецкий поэт и мыслитель Гете

• «Только те, кто умеет сосредоточиться на одной цели, достигают успеха в этом мире». – Американский писатель и «гуру продаж» Ог Мандино

• «Примите решение и сделайте все, чтобы воплотить его в жизнь». – Американский генерал Джордж Паттон

• «Важнее делать правильные вещи, чем делать вещи правильно». – Американский теоретик менеджмента Питер Друкер

• «Успех требует целеустремленности». – Известный американский футболист и тренер Винс Ломбарди

Определите вашу самую важную задачу (СВЗ)

Тереза Макан, профессор из Университета штата Миссури в Сент-Луисе, провела новаторские исследования в области управления временем, продуктивности и стресса и установила, что двумя ключевыми факторами успеха являются правильные приоритеты и механика (механика применения техник и тактик управления временем).

Проще говоря, самое важное – знать, что нужно сделать, и как это сделать. Я называю это «знать свою самую важную задачу» (коротко СВЗ).

Исследования показывают…

Помимо повышения продуктивности, наличие ежедневной самой важной задачи позволяет повысить уровень энергии и счастья.

(Источник: The Kruse Group, 2015)

На тему постановки целей написаны отдельные книги, но в конечном итоге все сводится к пониманию того, что является для вас наиболее важным, и какие действия с вашей стороны помогут вам этого достичь.

От первого лица…

Примерно за полгода до Олимпийских игр я начинала рассматривать все принимаемые мной решения с точки зрения того, поможет ли мне это достичь моей главной цели – завоевать олимпийское золото. По несколько раз в день я задавала себе простой вопрос: «Буду ли я лучше играть и станет ли моя команда чемпионом благодаря этому?»

Бриана Скарри, голкипер американской женской футбольной команды, двукратная олимпийская чемпионка 1996 и 2004 годов

Я стараюсь правильно распределять свое время. Является ли это частью моей миссии? Приносит ли это пользу людям или улучшает мою способность приносить пользу людям? Эти два вопроса не дают мне сбиться с избранного пути. И, разумеется, помогают мне эффективно управлять своим временем и приоритетами.

Крис Броган, автор бестселлеров и генеральный директор Owner Media Group

Я всегда начинаю с самой важной задачи в моем списке приоритетов. Не потратить неделю на выполнение самой важной задачи – значит провести время впустую.

Рэнди Гейдж, автор девяти книг по саморазвитию, включая бестселлер по версии The New York Times «Риск или новые стратегии успеха»

Большинство людей ставят перед собой цели, связанные со здоровьем, богатством и отношениями. Другие добавляют такие вещи, как духовное развитие, благотворительность и отдых.

К чему бы вы ни стремились, здравый смысл подсказывает, что ваша цель должна быть конкретной и измеримой. Например, вместо цели «экономить деньги» нужно поставить перед собой цель, скажем, «сэкономить 5000 долларов к концу года». А вместо цели «сбросить лишний вес» необходимо конкретно указать «сбросить десять килограммов за десять недель».

После того как вы определились с главной целью, вы должны определить, какие действия приведут вас к ее достижению и какая деятельность является наиболее важной на данный момент.

Если вы не можете точно сформулировать свою главную цель, не зацикливайтесь на этом и не опускайте руки. На самом деле некоторые эксперты, такие как консультант руководителей Питер Брегман, считают, что у конкретных целей есть недостатки. Вместо этого Брегман предлагает определять «области фокусировки».

Например, на момент написания этой книги я знаю, что в этом году я хочу увеличить свой пассивный доход. Но я не держу в голове конкретную сумму в долларах, и, поскольку у меня достаточно денег, у меня нет необходимости ее определять.

Но я также знаю, что для того, чтобы увеличить свой пассивный доход, я должен создавать такие вещи, как книги, лекции и программы онлайн-обучения. Поэтому я задаю себе вопрос:

Что является для меня самой важной задачей (СВЗ) на данный момент, позволяющей приблизиться к моей главной цели?

Я знаю, что это работа над этой книгой. Когда она будет закончена, моей самой важной задачей станет создание вспомогательного контента. Когда я накоплю достаточно материала для продажи, моей следующей самой важной задачей станет разработка маркетинговых материалов или вебинаров, чтобы распространить информацию. Но сейчас я знаю, что моя СВЗ – написать эту книгу.

Ваша собственная самая важная задача зависит от ваших профессиональных и личных целей. У торгового представителя текущей СВЗ может быть обзвон потенциальных клиентов, чтобы выполнить план по продажам. У разработчика программного обеспечения – отладка конкретного модуля, чтобы закончить проект в срок. У руководителя IT-отдела – наем команды программистов, чтобы разработать новое приложение. У директора стартапа самой важной текущей задачей может быть создание презентации, которая позволит ему привлечь венчурный капитал. У студента это может быть поиск репетитора, чтобы хорошо сдать предстоящий экзамен. А у мамы-домохозяйки – резервирование места в палаточном лагере в местном национальном парке, чтобы семья могла провести замечательные летние каникулы.

Марк Пинкус о своей самой важной задаче

Определение самой важной задачи помогает легко и эффективно распланировать время. Когда вы знаете, что является для вас приоритетным, нужны весомые причины, чтобы тратить свое время на что-то другое.

Компания – разработчик игр для социальных сетей Zynga, пожалуй, наиболее известна своей игрой «Фармвиль», которая на пике популярности насчитывала более 265 миллионов активных пользователей. Генеральный директор Zynga Марк Пинкус четко знает свою самую важную задачу и тратит на нее по крайней мере половину всего времени.

От первого лица…

Если вы хотите создавать отличные продукты, посвящайте им не меньше 50 % своего рабочего времени. Не отвлекайтесь на разного рода выступления, интервью или встречи, если только они не обещают принести конкретных преимуществ для вашей компании или ваших пользователей.

Марк Пинкус, сооснователь и генеральный директор компании Zynga

Два драгоценных утренних часа

После того как вы определите свою самую важную задачу, ее необходимо внести в ежедневный план. Откройте свой ежедневник или календарь-планировщик и выделите под эту задачу как можно более ранние часы в течение рабочего дня.

Дэн Ариэли, профессор психологии и поведенческой экономики из Университета Дьюка, утверждает, что у большинства людей пиковый уровень продуктивности и когнитивных функций приходится на первые два часа после того, как они полностью проснутся. Вот что написал Ариэли по этому поводу на новостном ресурсе Reditt:

Одна из самых печальных ошибок в управлении временем состоит в том, что люди склонны тратить два самых продуктивных часа в течение дня на вещи, которые вовсе не требуют больших когнитивных усилий, такие как просмотр социальных медиа. Если бы мы приучили себя заниматься в этот драгоценный период действительно важными делами, большинство из нас стали бы куда более успешными в достижении своих целей.

Почему мы так поступаем? Почему мы тратим наши лучшие часы на наименее важные дела?

Многие из нас любят начинать день с самых легких и быстрых задач. Рассортировать накопившуюся за ночь почту, ответить на письма, подписать заказы на покупку – расщелкав эти дела, как орешки, вы чувствуете себя таким продуктивным! Смотрите, всего 11:00, а я уже решил 50 вопросов!

От первого лица…

Выделите утро на работу над приоритетной задачей номер один – ту, которая будет способствовать построению и развитию вашего бизнеса. Занимайтесь этим, пока весь остальной мир спит, и не отвлекайтесь на посторонние дела, такие как электронная почта или СМС-переписка.

Том Зиглар, генеральный директор компании Ziglar

Начинайте с креативной работы. Всю «реактивную» работу оставляйте на потом.

Джонатан Миллиган, автор бестселлера «15 качеств успешного блогера» (The 15 Success Traits of Pro Bloggers)

Некоторые люди предпочитают начинать утро с самых неприятных задач, что известно как стратегия «сначала съесть лягушку».

Этот метод борьбы с прокрастинацией состоит в том, что, если вам нужно сделать что-то неприятное, не стоит медлить – нужно совершить это в первую очередь. Это хорошая тактика, если она действительно помогает победить прокрастинацию, но она может быть контрпродуктивной, если вы регулярно тратите ваши лучшие часы не на самые важные, а на самые неприятные дела.

От первого лица…

Я готовлю список «Нужно сделать!» с вечера. Утром, когда я сажусь за рабочий стол, я начинаю именно с этих задач – и только после этого проверяю электронную почту.

Эндрю Макколи, сооснователь компании Autopilot Your Business

Утренние часы хороши не только тем, что большинство людей в это время находятся на пике своих когнитивных способностей, но и тем, что утром гораздо реже возникают непредвиденные вопросы и проблемы, требующие вашего срочного внимания.

От первого лица…

Я стараюсь зарезервировать утро под «реальную работу». Утром, на свежую голову, мне гораздо проще сосредоточиться на важных делах, чем после того, как на меня посыплется множество текущих и срочных вопросов. Поэтому я стремлюсь назначать все встречи и совещания на вторую половину дня.

Нейтан Блечарзик, сооснователь Airbnb

Следуя совету профессора Ариэли, выпейте утром чашку хорошего кофе, потом закройте дверь своего кабинета, отключите телефон, запретите себе включать электронную почту и социальные медиа – и займитесь вашей самой важной задачей.

От первого лица…

В моем еженедельном расписании запланированы 90-минутные «сессии», когда я сосредотачиваюсь исключительно на одной жизненно важной задаче – и ни на чем больше.

Стивен Весснер, ведущий подкаста Onward Nation и генеральный директор Predictive ROI

Я обнаружила, что более всего продуктивна с шести утра до полудня. На свежую голову мне приходят сумасшедшие творческие идеи! За эти часы я делаю больше, чем многие люди за целую неделю.

Кристина Дейвс, автор бестселлера «PR для каждого» (PR for Anyone), основатель и генеральный директор компании PR for Anyone®

Как это применимо

Eсли вы…

Предприниматель: подумайте, можно ли определить одну ключевую задачу, которая является наиболее важной для достижения ваших квартальных целей?

Руководитель: не стоит ли четко обозначить главную цель, относительно которой будут оценивать эффективность вашей работы за год?

Фрилансер: какая «одна вещь» поможет вам увеличить количество клиентов?

Студент: какая учебная дисциплина является наиболее важной для вашей будущей профессиональной карьеры?

Неработающий родитель: какая «одна вещь» в настоящее время имеет решающее значение для здоровья и развития вашего ребенка (например, организация прогулочной группы, выбор летнего лагеря, посещение уроков музыки)?

СЕКРЕТ 2

Определите свою самую важную задачу (СВЗ) на настоящий момент и начинайте день с работы над ней.

Итак, какова ваша самая важная задача? «Одна вещь», на которой вы должны сосредоточить усилия?

БЕСПЛАТНЫЙ БОНУС

Скачать рабочий бланк «Приоритеты и СВЗ» и другие бесплатные материалы можно на сайте www.MasterYourMinutes.com.

Глава 3

Перестаньте составлять списки дел – начните делать!

Вы действительно думаете, что миллионеры и миллиардеры составляют списки дел?

Вы вправду считаете, что Билл Гейтс, Дональд Трамп и Уоррен Баффетт пишут длинные перечни задач и ранжируют их по приоритетности: A1, A2, B1, B2, C1 и т. д.?

Вы думаете, что Стив Джобс по несколько раз в день заглядывал в свой блокнот и спрашивал: «Итак, что бы мне сделать дальше?»

В чем недостатки таких списков?

Списки дел чаще всего напоминают списки пожеланий. Это вопросы, которые вы бы хотели решить, но не имеете четкого плана, когда приступить и как. Сколько пунктов в вашем текущем списке дел находятся там уже несколько дней? Недель? Месяцев?

Первым недостатком таких перечней является то, что в них не различаются задачи, которые занимают всего несколько минут, и задачи, требующие многочасовой работы. В результате когда вы смотрите на такой список и думаете «За что бы мне взяться теперь?», вы чаще всего выбираете не самое важное дело, а самое легкое и быстрое.

Исследования показывают…

41 % пунктов в списках дел никогда не выполняются.

(Источник: The Busy Person's Guide to the Done List, iDoneThis)

Второй минус: списки дел поощряют вас заниматься срочными, а не важными вопросами. Вот почему пункт «Сделать семейный фотоальбом за 2013 год» вот уже три года (!) мозолит мне глаза в моем перечне задач. Вы знаете, сколько мужчин год за годом пишут в своих списках дел «Пройти колоноскопию»?!

Исследования показывают…

50 % пунктов в списках дел выполняются в течение одного дня, главным образом в первый час после составления списка.

(Источник: The Busy Person's Guide to the Done List, iDoneThis)

Третий важный недостаток заключается в том, что списки дел вызывают ненужный стресс. Да, составление такого списка помогает вам лучше запомнить, что нужно совершить. Но перечень невыполненных задач также служит постоянным мучительным напоминанием о том, как много вам нужно сделать. Неудивительно, что мы чувствуем себя перегруженными и подавленными. Вечерами мы валимся без сил на кровать, но не можем заснуть, потому что наш мозг продолжает упорно перебирать невыполненные дела. В результате наш организм не выдерживает стресса и дает сбой.

Исследования показывают…

Эффект Зейгарник – психологический эффект, состоящий в том, что незавершенные действия запоминаются человеком лучше, чем завершенные, и могут вызывать навязчивые, неконтролируемые мысли.

Живите по календарю-планировщику

Успешные люди составляют не списки, а ежедневные планы дел. В ходе всех интервью и опросов, проведенных мной для этой книги, я получил одно из главных сообщений: если вы хотите, чтобы что-то было сделано, нужно запланировать для этого конкретное время.

От первого лица…

Возьмите ежедневник и разбейте весь день на 15-минутные блоки. На первый взгляд это кажется слишком сложным, но постепенно вы привыкните к такой самоорганизации, и она позволит вам выполнять до 95 % всех намеченных дел. Запомните: если задачи нет в вашем ежедневном плане, вряд ли она будет решена. Если она там есть, все будет сделано. Используйте эти блоки не только для назначения встреч, но и для планирования звонков, проверки электронной почты, тренировок и т. д.

Джордан Харбингер, сооснователь компании The Art of Charm и ведущий подкаста The Art of Charm, обучающего навыкам общения и построения отношений

Именно поэтому сверхзанятые политики, руководители и знаменитости нанимают секретарей специально для того, чтобы они занимались планированием их рабочего дня. И вот почему, как бы претенциозно это ни звучало, успешные люди часто говорят: «Пусть ваш секретарь позвонит моему секретарю, чтобы договориться о встрече».

От первого лица…

Я все заношу в свой график. Все, что я делаю на повседневной основе, вписано в мой ежедневный план. Ровно 30 минут на социальные медиа – строго по графику. Ровно 45 минут на электронную почту – строго по графику. Совещание с моей виртуальной командой – строго по графику. Спокойное время, чтобы поразмышлять и составить планы, – строго по графику. Практический результат: все, что есть в моем графике, обязательно будет сделано.

Крис Дакер, серийный предприниматель, автор бестселлеров и популярный бизнес-блогер и подкастер

Удивительно, но само по себе такое простое действие, как занесение задачи в календарь-планировщик, а не в список дел, помогает освободить ваш ум, уменьшить стресс и улучшить когнитивную деятельность. Исследователи из Флоридского университета обнаружили поразительную вещь: эффект Зейгарник – навязчивые сознательные и бессознательные мысли, связанные с незавершенной задачей, – можно преодолеть, если просто составить план выполнения этой задачи, даже если она никогда не будет реально выполнена.

Исследования показывают…

План значительно увеличивает вероятность достижения цели при одновременном снижении когнитивных затрат…

(Источник: журнал Journal of Personality and Social Psychology, 2011)

Существует несколько ключевых правил управления жизнью при помощи календаря-планировщика вместо списка дел.

Во-первых, заранее выделяйте периоды или блоки времени под важные дела; это называется планированием временных блоков. Если вы цените здоровье и решили заниматься спортом по 30 минут в день, не вносите эту цель в список дел – впишите ее в ежедневный план. Выделите под тренировки конкретное время в течение дня. Если вы цените хорошие отношения с клиентами как выигрышную стратегию ведения бизнеса и решили общаться по крайней мере с двумя клиентами в день, выделите в своем ежедневном плане блок времени для звонков клиентам.

От первого лица…

Во время подготовки к Олимпиаде мне приходилось совмещать учебу в школе, интенсивные тренировки, домашние обязанности, выступления и массу других дел, что мне удавалось при помощи соблюдения строгого графика. Нужно было концентрировать усилия на главном, а от чего-то отказываться… Эта привычка расписывать сутки почти по минутам сохранилась у меня и сегодня. Я стараюсь сосредотачиваться на тех вещах, которые ежедневно помогают мне приблизиться к моей цели. Каждая секунда имеет значение!

Шэннон Миллер, гимнастка, завоевавшая семь олимпийских медалей на Олимпийских играх 1992 и 1996 годов

Во-вторых, планируйте важные дела на утренние часы. Как бы мы ни пытались придерживаться нашего графика, в течение дня неизбежно возникают незапланированные дела, которые могут требовать вашего неотложного внимания. Это может быть вызов в кабинет босса, звонок раздраженного клиента или звонок школьной медсестры, которая сообщит вам, что ваш ребенок заболел и его нужно забрать из школы. Естественно, чем больше проходит времени, тем больше вероятность того, что случится что-то неожиданное.

Лично для меня это представляет собой реальную проблему. Например, если я планирую тренировку на вторую половину дня или на вечер, в большинстве случаев к тому моменту у меня находится куда более важное дело, нуждающееся в моем внимании и заставляющее меня пожертвовать занятием. Фактически я знаю, что если не попаду на беговую дорожку утром, то в этот день не попаду на нее вообще.

В-третьих, не отменяйте дела, а переносите их в случае необходимости. Например, если обычно вы тренируетесь каждый день с 12:00 до 13:00, во время обеденного перерыва, но в понедельник в это время вы часто оказываетесь в самолете, перенесите занятие в этот день на более ранний или поздний час.

От первого лица…

Купите себе большой ежедневник и планируйте свои дни. Разумеется, для этого можно использовать и телефон, но это не так продуктивно.

Уилл Дин, член канадской команды по гребле, участник Олимпийских игр в Лондоне 2012 года; в настоящее время готовится к Олимпиаде 2016 года в Рио-де-Жанейро

В-четвертых, относитесь к запланированным делам так же, как к посещению врача. Большинство из нас легко нарушают собственные планы. Например, если вы выделили блок времени с 16:00 до 17:00 вечера, чтобы поработать над важным отчетом в офисе, но в этот момент к вам заходит коллега и просит проконсультировать его по «срочному» вопросу, вы рефлекторно соглашаетесь, думая, что нет ничего страшного в том, чтобы уделить коллеге 15 минут, – в конце концов, вы либо успеете составить отчет за 45 минут, либо задержитесь на 15 минут, либо закончите его завтра.

Но представьте себе, что вместо работы над отчетом у вас была бы назначена встреча с вашим стоматологом. Вы бы согласились решить вопрос с коллегой и явиться к врачу на 15 минут позже? Вряд ли.

От первого лица…

Для меня самый эффективный способ управления временем – это купить ежедневник с большими графами. Я записываю в него, какие темы мне нужно изучить и сколько времени в день мне следует посвящать каждой из них.

Кейтлин Хейл, студентка, с отличием окончившая колледж; в настоящее время учится в Медико-стоматологическом университете Нью-Джерси

Если этого нет в моем ежедневнике, это не будет сделано. И наоборот. Я делю день на 15-минутные блоки и в соответствии с ними планирую встречи, обзоры, работу над статьями и любые другие дела, которые мне нужно совершить. Я соглашаюсь встретиться со всеми, кто пожелает, но выделяю на это всего час в неделю. Люди могут записаться на встречу со мной на сайте на www.ScheduleDave.com.

Дейв Керпен, автор трех бестселлеров по версии The New York Times, сооснователь и председатель правления компании Likeable Media, основатель и генеральный директор Likeable Local

Приучите себя автоматически реагировать на непредвиденные запросы, конфликтующие с вашим графиком, примерно так: «К сожалению, с 16:00 до 17:00 у меня запланировано важное дело. Мы можем поговорить после 17:00 или это подождет до завтра?»

Вы будете удивлены, как часто такие экстренные задачи могут быть отложены на следующий день, когда вам удастся выделить под них свободное время в своем расписании. Разумеется, бывают случаи, когда вопрос действительно является более важным и срочным, чем запланированная вами деятельность. Но научиться переносить решение проблем на свободное время, чтобы не нарушать своих планов, – это очень полезная привычка, которая позволит значительно повысить вашу продуктивность.

Джефф Вейнер о блоках «буферного времени»

Глава LinkedIn Джефф Вейнер написал в своем блоге, что он обязательно включает в свое ежедневное расписание блоки свободного времени:

Если вы посмотрите на мое ежедневное расписание, то заметите в нем множество временных окон, выделенных серым цветом, но без указания конкретных дел. Это вовсе не означает, что я забыл заполнить эти поля или что у меня проблемы с принтером. Серые участки – это «буферное время», которое я намеренно освобождаю от всяких задач и встреч.

В общей сложности я выделяю на такое буферное время от полутора до двух часов в день (это может быть один 90-минутный блок или же несколько блоков по 30 минут). Эту систему я разработал в течение последних нескольких лет в ответ на все более плотный график с непрерывной чередой встреч, совещаний, срочных вопросов, который фактически не оставлял мне времени, чтобы остановиться и осмыслить происходящее или просто подумать.

Поначалу я использовал это свободное время как резерв. Я мог встретиться с людьми, с которыми никак не мог увидеться до этого, или выполнить дела, которые давно откладывал в долгий ящик. Но постепенно я осознал, что эти перерывы абсолютно необходимы для того, чтобы я эффективно выполнял свою работу как глава компании.

Планирование идеальной недели

Еще один способ использовать планирование как эффективный инструмент управления временем – разработать план идеальной недели.

Подумайте, как он должен выглядеть.

Если вы фрилансер, консультант или коуч, ваша идеальная неделя может включать работу над проектами, встречи с клиентами, обучение новым навыкам и повышение квалификации, работу над вашими собственными маркетинговыми инициативами и встречи с коллегами для обмена идеями.

Если вы руководитель среднего звена, ваша идеальная неделя может включать совещания с вашей командой, наставничество, решение текущих вопросов, а также время на стратегическое планирование, когда вы можете спокойно подумать и составить планы на будущее.

Независимо от вашей профессии, ваша идеальная неделя – и (в совершенстве) каждый день – будет включать и личные дела, например, время, которое вы проводите с семьей, занятия спортом, хобби и отдых.

Выделите в вашем еженедельном расписании блоки времени под все эти повторяющиеся виды деятельности. Это позволит вам структурировать вашу жизнь таким образом, чтобы получать от нее максимальную отдачу – и максимальное удовольствие.

Мой собственный идеальный план на неделю отражает многие из моих ценностей:

• Я берегу здоровье, поэтому каждое утро у меня предусмотрен 60-минутный блок времени на физическую активность.

• Я ценю коучинг, поэтому по понедельникам выделяю специальный блок времени на индивидуальные встречи с каждым членом моей команды.

• Я придаю большое значение построению эффективной команды и разрушению функциональных барьеров, поэтому еженедельно выделяю блок времени на командные встречи.

• Я ценю письменное творчество, поэтому каждую неделю отвожу по два-три значительных блока времени на работу над статьями, книгами и другими материалами.

• Я придаю большое значение образованию детей, поэтому каждый вечер после ужина у меня предусмотрен блок времени под названием «Домашняя работа».

• Я считаю важным регулярно подзаряжаться энергией и получать новые впечатления, поэтому заранее, иногда за год, выделяю блоки времени продолжительностью в несколько дней или даже недель для отдыха и путешествий – даже если я пока не знаю, куда захочу поехать.

Итак, теперь вы понимаете, почему не следует использовать традиционный список дел как основной инструмент управления временем. Задачи, занесенные в этот перечень, могут остаться там навсегда, постоянно отодвигаемые на задний план проблемами, которые кажутся более актуальными на данный момент. Кроме того, наличие длинного списка нерешенных вопросов может стать одним из скрытых факторов, вызывающих хронический стресс.

Когда вы освоите планирование временных блоков, используя вместо списка дел ежедневник, ваш еженедельный план будет наглядно отражать ваши жизненные приоритеты.

Как это применимо

Подумайте, не будет ли полезно выделить в вашем еженедельном расписании блоки времени на:

Для предпринимателя: общение с клиентами, обзор достигнутых показателей относительно целевых или коучинг подчиненных?

Для руководителя: работу над ключевыми задачами?

Для фрилансера: чтение блогов в вашей сфере профессиональной деятельности или получение новых навыков?

Для студента: участие в научных кружках или консультации с преподавателями?

Неработающий родитель: посещение тренажерного зала, пешие прогулки и оплату счетов?

СЕКРЕТ 3

Используйте календарь-планировщик, а не список дел.

Попробуйте выбросить свой длинный список дел в мусорную корзину и жить по ежедневному и еженедельному плану. Вы почувствовали, насколько снизился ваш уровень стресса?

БЕСПЛАТНЫЙ БОНУС

Скачать «Планировщик дня для миллионера» и другие бесплатные материалы можно на сайте: www.MasterYourMinutes.com.

Глава 4

Боремся с прокрастинацией

Представьте себе, что вам удалось окончательно победить прокрастинацию. Как бы изменилась ваша жизнь?

Прокрастинация – это не лень

Как ни парадоксально, но на момент написания этой главы я занимаюсь прокрастинацией. По-хорошему мне бы следовало приступить к исследованиям и адаптации материала для моего предстоящего выступления – одна крупная энергетическая компания пригласила меня выступить с серией лекций по управлению временем перед ее персоналом. Но вместо этого я пишу эту главу. Нельзя сказать, чтобы у меня не было мотивации… они платят мне приличную сумму – 54 425 долларов за три дня выступлений. Так что я должен прыгать от радости и с головой погрузиться в подготовку. Но, увы, мне гораздо приятнее и интереснее писать эту книгу, чем копаться полдня в Интернете, читать сухие научные статьи и создавать презентационные слайды. К тому же я могу сделать это и завтра…

Прокрастинация – это склонность избегать выполнения значимых, менее приятных дел путем придания первоочередной важности другим, более интересным и привлекательным занятиям: среди которых проверка электронной почты, чтение ленты в Twitter или Facebook, перекус или просмотр телевизора.

В своем интервью в журнале Американской психологической ассоциации профессор психологии Джозеф Феррари поделился некоторыми результатами своих исследований:

Мы все иногда откладываем дела на потом, но проведенное мной исследование показало, что 20 % американцев обоих полов являются хроническими прокрастинаторами. Они медлят всегда и везде – дома, в школе, на работе, в отношениях. Они превращают прокрастинацию в образ жизни. Но 20 % населения – это очень много. Это больше, чем количество людей с такими распространенными психическими расстройствами, как клиническая депрессия или фобии.

Чтобы победить прокрастинацию раз и навсегда, необходимо понять ее причины. Вы откладываете дела и не держите свои обещаний, не потому что вы ленивы. Вы делаете это, потому что:

1) вам не хватает мотивации

и/или

2) когда вы ставите цель или принимаете решение, вы недооцениваете силу привычек – силу «будущего себя» по сравнению с «настоящим собой».

Мы склонны откладывать буквально все, что угодно. Можно оттягивать подготовку доклада в школе, обзвон потенциальных клиентов, увольнение явно некомпетентного сотрудника, уборку в гараже и т. д. Лично мое слабое место – занятия спортом. В любой другой сфере моей жизни, когда я принимаю решение, то, как правило, выполняю его без проволочек. Но тренировки… Это совсем другая история. Поэтому позвольте мне использовать эту больную для меня тему, чтобы наглядно проиллюстрировать основные методы борьбы с прокрастинацией.

Исследования показывают…

Люди, которые не склонны к прокрастинации, сообщают, что чувствуют себя более продуктивными, энергичными и счастливыми.

(Источник: The Kruse Group, 2015)

Стратегия 1: Путешествие во времени

Это одна из самых эффективных стратегий борьбы с прокрастинацией. Она позволяет преодолеть присущую всем нам проблему, которую психологи называют временнóй непоследовательностью.

Например, мы решаем, что должны есть больше овощей, и закупаем салат на неделю вперед. В результате через две недели мы обнаруживаем склизкие, полусгнившие листья салата в нижнем ящике нашего холодильника.

Или мы добавляем документальные и независимые фильмы в список для просмотра на Netflix, но так никогда и не добираемся даже до номера один, потому что предпочитаем любимые комедии с Уиллом Ферреллом.

И именно поэтому я продолжаю покупать все новые тренажеры, фитнес-браслеты, напольные весы и книги о здоровой пище, но до сих пор так и не приобрел заветные шесть кубиков на животе.

Наши представления о будущем всегда искажены. В психологии это называется искажением настоящего момента. Мы строим великие планы на будущее, решаем внести радикальные изменения в нашу жизнь, стать новым человеком, но, когда будущее наступает и превращается в настоящее, мы продолжаем выбирать сладости, комедии, Facebook и видеоролики с котиками. Это гораздо проще и веселее. А изменить свою жизнь можно и после обеда, или в понедельник, или вообще с 1 января!

Мы всегда недооцениваем, насколько трудно быть идеальной версией себя в настоящем моменте.

Чтобы преодолеть эту временнýю непоследовательность, нам нужно победить «будущего себя» – того, кто будет саботировать наше решение, когда будущее станет настоящим. Наше «будущее я» является врагом нашего «лучшего я».

Мне нравится представлять это сражение как путешествие во времени, которое я совершаю для того, чтобы победить «будущего себя». Например, когда я ставлю цели, связанные со здоровьем и физической активностью (как вы помните, это мое слабое место!), я всегда думаю: как я буду саботировать эти цели в будущем? Что я могу сделать, чтобы предотвратить это?

• Я знаю, что мое «будущее я» станет уговаривать меня перекусить нездоровой пищей. Чтобы не допустить этого, мое «настоящее я» идет на кухню, выбрасывает из шкафов всю вредную еду и запрещает себе покупать и держать ее дома. Вместо этого я приобретаю морковку, яблоки и хумус.

• Мое «будущее я» примется саботировать тренировки, убеждая меня в том, что я слишком занят и у меня есть дела поважнее. Чтобы исключить возможность такого саботажа, мое «настоящее я» выделяет под занятия спортом самый первый утренний блок времени в дневном расписании. Пока я не потренируюсь, мое «сегодняшнее я» запрещает мне даже проверять электронную почту.

• Мое «будущее я» также будет пытаться саботировать тренировки, уверяя меня в том, что я и без них вполне здоров и выгляжу куда лучше большинства своих сверстников, к тому же мое давление и холестерин находятся в норме. В результате в те дни, когда я буду пренебрегать беговой дорожкой, мое «настоящее я» разрешает моей подруге больно ущипнуть меня за жировую складку на животе и, сморщив нос, заявить: «Фу, какой ты жирный!»

Одна моя знакомая идет на крайние меры, чтобы победить свое «будущее я» через пять минут! Поставив перед собой цель правильно питаться, она высыпает в тарелку всю соль, всякий раз, когда ей приносят в качестве гарнира картофель фри. Она научилась не доверять своей силе воли в этом деле. Она знает, что через пять минут ее «будущее я» скажет: «Я только попробую…» – ну и так далее, пока тарелка не опустеет. Все мы в курсе, как это происходит.

Так как вы решите бороться с вашим «будущим я»?

Стратегия 2: Боль и удовольствие

В конце концов, если мы не выпрыгиваем утром из постели в радостном возбуждении, чтобы как можно быстрее взяться за очередной проект, то только лишь потому, что наши мечты не являются достаточно убедительными. Они недостаточно нас мотивируют. А мотивация сводится к боли и удовольствию. Когда вам необходимо выполнить трудную задачу из разряда тех, с которыми вы склонны медлить, подумайте (и даже четко визуализируйте), какая боль и какое удовольствие могут за ней стоять.

Какое удовольствие я получу, если сделаю это?

Какую боль я буду чувствовать, если не сделаю этого?

Одна из моих целей – тренироваться каждый день. Йога для растяжки, силовые упражнения и кардиотренировка на беговой дорожке. Чтобы не саботировать занятия спортом, мне нужно очень наглядно представить себе связанные с ними боль и удовольствие. Почему я должен тренироваться? Потому что я хочу хорошо выглядеть, хочу иметь накачанный пресс (а кто из мужчин этого не хочет?), хочу быть энергичным, хочу иметь здоровую сердечно-сосудистую систему и хорошо функционирующий головной мозг.

Какую боль я буду чувствовать, если не буду тренироваться? Я представляю самого себя с выпирающим пивным животом и дряблыми мышцами (отвратительное зрелище!). Вспоминаю о странных болях в коленях, которые начинаю испытывать, если долго не делаю йоговскую асану «поза голубя». Думаю о том, что превращусь в неудачника, вялого домоседа и брюзгу. Я даже рассуждаю о том, что избегание тренировок – это проявление неуважения по отношению к моей подруге.

Такое мысленное упражнение кажется вам слишком экстремальным? Возможно, но оно реально помогает. Если я не чувствую достаточной мотивации, я заставляю себя пройти через весь этот мысленный цикл боли и удовольствия, так что в конечном итоге поспешно переодеваюсь в спортивную одежду и запрыгиваю на беговую дорожку. Благодаря многократному повторению обе мысленные картины – и хорошая, и плохая – надежно отпечатываются у меня в голове и становятся очень и очень убедительными.

Стратегия 3: Контролирующий партнер

Мой друг детства Курт вырос и стал спортивным психологом. По его словам, наличие напарника по тренировкам – это один из главных факторов, от которого зависит, будет ли человек регулярно заниматься спортом или нет.

Таким партнером может быть ваш сосед, который каждое утро в 6:00 ждет вас на пробежку. Это может быть профессиональный тренер, которому вы платите 50 баксов в час, чтобы он пришел к вам домой и заставил вас пропотеть. Это может быть ваш босс, который каждый день в обеденный перерыв любит играть в баскетбол. Это может быть клуб «Весонаблюдателей» (Weight Watchers), где вы прилюдно взвешиваетесь каждую неделю. И, разумеется, это может быть ваш хороший друг или подруга, которые будут требовать с вас отчет о спортивных занятиях.

Почему наличие такого контролирующего партнера является надежным методом борьбы с прокрастинацией, объясняется тем, что, когда мы прокрастинируем, мы нарушаем обещание, данное самим себе. Но мы чувствуем себя гораздо хуже, когда нарушаем обещание, данное другому человеку.

Стратегия 4: Кнут и пряник

Некоторые люди очень хорошо реагируют на «подкуп» – даже если они подкупают сами себя!

Одна моя знакомая пообещала себе купить очень дорогие туфли, если расплатится с долгами по всем своим кредитным картам. Другой мой знакомый приобрел бутылку изысканного вина, но запретил себе его пить до тех пор, пока не похудеет на десять килограммов.

Но помимо «пряника» не забывайте и о «кнуте». Человеческая психология такова, что мы гораздо сильнее боимся что-то потерять, чем стремимся что-то получить. Поэтому следует пообещать себе не только награду за достижение цели, но и абсолютно реальное наказание за ее недостижение.

Компания StickK (www.stickk.com) создала веб-сайт, на котором можно заключить договор-обязательство. Вы выбираете цель, наказание (в виде суммы в долларах) и благотворительную организацию, которая получит эти деньги, если вы не достигните своей цели. На момент написания статьи общая сумма «ставок» превышала 14 миллионов долларов.

Недавно мой друг Джон вместе со своими коллегами по работе заключил на этом сайте коллективный контракт-обязательство. Будучи либералами по своим политическим взглядам, каждый из них пообещал пожертвовать по 100 долларов Национальной стрелковой ассоциации[1], если к определенному сроку не сбросят определенное количество килограммов.

Разумеется, эту стратегию можно использовать и без продвинутых современных технологий. Заключите такой контракт с друзьями, пообещав им заплатить 100 долларов или другую ощутимую для вас сумму, если вы не добьетесь своей цели. Эти деньги они могут оставить себе или потратить на благотворительность.

Стратегия 5: Действуйте так, как если бы вы были…

Будьте. Просто будьте тем, кем вы хотите быть.

Да, это довольно глубоко. Это связано с нашей идентичностью. Мы все формируем определенные представления о самих себе и стараемся действовать в соответствии с этими представлениями.

Значительная часть проблемы прокрастинации заключается в том, что мы еще не стали тем человеком, которым пытаемся стать. Мы можем представлять себе наше идеальное будущее, но зачастую наше нынешнее состояние – например, отдых на мягком диване перед телевизором – кажется куда более привлекательным. Одна из необычных, но очень эффективных стратегий состоит в том, чтобы убедить себя, что вы уже являетесь «идеальным собой». Например, вы можете говорить самому себе вслух или мысленно:

«Я – приверженец здорового образа жизни», «Я – отличный бегун», «Я – агент по продажам номер один в моей компании», «Я – автор бестселлеров», «Я – успешный предприниматель».

Такая беседа помогает закрепить в сознании ваши ценности. Если вы – отличный бегун, то будете чувствовать себя плохо и неестественно, если не выйдете сегодня на пробежку. Если вы – автор бестселлеров, то, конечно же, вы будете делать то, что делают все авторы бестселлеров, т. е. сядете за компьютер и станете писать. Если вы – приверженец здорового образа жизни, разумеется, в аэропорту вы закажете овощной салат вместо пиццы.

Просто будьте тем, кем вы хотите стать. В результате подсознательно вы начнете стремиться действовать так, чтобы соответствовать этому представлению о себе, а любые попытки уклониться покажутся вам противоестественными и неподобающими.

Стратегия 6: Установите планку на уровне «достаточно хорошо»

Иногда мы охотно беремся за какое-то дело, но медлим с тем, чтобы его закончить. Один из способов победить такую прокрастинацию – заранее настроиться на достаточно хороший, но несовершенный результат.

Вы начали бегать трусцой по пять километров в день, но потом стали постоянно отлынивать? Скажите себе, что вы просто выйдете на улицу и неспешно пробежите один квартал. Это уже достаточно хорошо. И кто знает, может быть, после вы захотите пробежаться дальше?

Вы никак не можете закончить книгу, над которой работаете? Скажите себе, что вам просто нужно написать более-менее приличный текст. В конце концов, вы всегда способны вернуться к нему впоследствии и доработать.

Тянете с тем, чтобы завершить новый продукт? Выведите на рынок то, что есть, и совершенствуйте его с каждым новым выпуском.

Когда вы заранее устанавливаете планку на уровне «достаточно хорошо», ваша мотивация закончить начатую работу будет гораздо сильнее.

Как это применимо

Если вы победите прокрастинацию, не позволит ли это вам:

Предпринимателю: делать те вещи, которые в настоящее время находятся за пределами вашей зоны комфорта?

Руководителю: предоставлять трудную, но столь необходимую обратную связь вашим непосредственным подчиненным?

Фрилансеру: увеличить ваш ежедневный доход?

Студенту: гораздо быстрее выполнять учебные проекты?

Неработающему родителю: организовать домашнюю работу таким образом, чтобы тратить на нее намного меньше времени?

СЕКРЕТ 4

Прокрастинацию можно преодолеть, если придумать, как победить «будущего себя», который попытается саботировать достижение вашей цели.

Вы знаете, что вам нужно сделать на этой неделе. Подумайте, как не позволить себе медлить и откладывать эти задачи на потом.

БЕСПЛАТНЫЙ БОНУС

Скачать инфографику «Победа над прокрастинацией» и другие бесплатные материалы можно на сайте: www.MasterYourMinutes.com.

Глава 5

Как уходить с работы в 17:00 без чувства вины

Как известным людям удается всегда сохранять спокойствие, избегать стресса и ничего не пропускать?

Американский политический стратег Карл Роув рассказал в The Wall Street Journal интересную историю:

Все началось в канун Нового, 2006 года. Президент Буш поинтересовался, какие цели я поставил перед собой на следующий год. Я сказал, что всегда был заядлым читателем, но в последнее время забросил эту привычку, поэтому в следующем году решил осваивать по одной книге в неделю. Три дня спустя мы были в Овальном кабинете, когда он остановил на мне свой взгляд и сказал: «Я уже начал вторую. А ты?» Он превратил мою цель в соревнование.

Чем оно закончилось?

В конце года я победил президента: 110 книг у меня против 95 у него. Он вручил мне кубок, подозрительно напоминающий те, что дают на молодежных соревнованиях по боулингу. И неубедительно заявил, что он проиграл только лишь потому, что был очень занят делами как лидер свободного мира.

Лидер свободного мира находит время, чтобы прочитать 95 книг за год?

Шерил Сэндберг всегда ужинает дома

Посмотрите на образ жизни этих очень успешных бизнес-лидеров:

• Операционный директор Facebook Шерил Сэндберг каждый день уезжает из офиса в 17:30, чтобы поужинать со своими детьми.

• Бывший президент Intel Эндрю Гроув всегда приходил на работу в 8:00 и уходил ровно в 18:00.

• Основатель Virgin Group Ричард Брэнсон, руководящий конгломератом из более чем 400 компаний, кажется, не вылезает со своего частного острова и регулярно ставит все новые сумасшедшие мировые рекорды.

Вас это не шокирует? Когда они все успевают?

Когда я впервые прочитал эту историю о Буше, я был потрясен. У президента Соединенных Штатов Америки миллион дел, не так ли? В конце концов, ему нужно позвонить и повлиять на стольких лидеров иностранных государств, прочитать столько докладов ЦРУ, выбить деньги у стольких спонсоров президентской кампании, посетить столько раненых ветеранов, пожать руки стольким избирателям – всё надо, надо, надо! Срок его полномочий стремительно истекает, а ему предстоит еще немало сделать, чтобы оставить свой след в истории! И, несмотря на это, президент Буш находит время, чтобы прочитать 95 книг в год!

Дуглас Конант, который в течение десяти лет возглавлял компанию Campbell's Soup, отправлял по 20 написанных от руки благодарственных писем в день. Вы представляете себе занятость генерального директора компании из списка Fortune 500? Сотни встреч, звонков, отчетов, электронных писем, аналитических записок и т. д. В конце концов, ему нужно стратегически подумать о будущем компании… И между тем Дуглас заканчивал свой рабочий день, безмятежно составляя 20 благодарственных писем.

Когда я был молодым и глупым, я управлял организацией, бывшей частью более крупного конгломерата. Каждый год моя компания удваивалась в размере, и, сколько бы я ни работал, мне никогда не хватало времени. Я помню, как буквально бегал по офисным коридорам, чтобы сэкономить драгоценные минуты.

Между тем мой бизнес-партнер и босс Нил, который курировал мою компанию и 11 других подразделений, ходил вальяжно и неторопливо, всегда находил время, чтобы рассказать смешной анекдот или историю, и проводил массу времени в местном гольф-клубе.

«Откуда у людей время, чтобы играть в гольф?» – удивлялся я.

Секрет избавления от чувства вины

В своей книге «Высокоэффективный менеджмент» Эндрю Гроув раскрывает нам этот секрет:

Мой рабочий день всегда заканчивается тогда, когда я устаю и готов идти домой, а не тогда, когда вся моя работа закончена. Такого у меня никогда не бывает. Как и у любой домохозяйки, работа у менеджера никогда не кончается: всегда есть еще работа, которую надо сделать, которая должна быть выполнена, – и ее всегда больше, чем можно сделать.

Это одна из тех простых идей, которая сможет кардинально изменить вашу жизнь, если вы ее прочно усвоите.

Я хорошо помню, как прочитал книгу Гроува, – меня словно поразило молнией.

До этого я был рабом своего списка дел. «К сожалению, я не смогу приехать домой на ужин – мне нужно еще подготовить отчет».

Я не занимался спортом, пропускал обеды и ужины, перекусывая на бегу фастфудом. В моей жизни было всего одно измерение – работа, но даже в этом одномерном мире я копошился на земле, как муравей, не находя времени абстрагироваться от повседневной текучки и увидеть ситуацию в перспективе, как парящий в небе орел.

Успешные люди не проводят бесконечные часы на работе, пытаясь вычеркнуть как можно больше пунктов из своего списка дел. Вместо этого они четко определяют приоритетные задачи, выделяют под них конкретное время, а дальше – надо знать меру.

Вероятно, Джордж Буш ценил чтение и читал по две книги в неделю, потому что это позволяло ему снять стресс, стать умнее и просто было увлекательным занятием. Он знал, как важно постоянно учиться новому и подзаряжаться энергией, и не позволял разного рода «срочным» делам мешать ему в этом.

Шерил Сэндберг придает большое значение совместному семейному ужину и ничему не позволяет нарушать эту традицию. Да, для нее важен ее профессиональный успех и успех ее компании, но «успех» ее отношений с детьми имеет для нее гораздо бо́льшую ценность.

Ричард Брэнсон ценит путешествия и приключения и планирует свою жизнь соответствующим образом. Более того, он умело использует свою любовь к рискованным авантюрам для построения бренда Virgin Group.

Исследования показывают…

Люди, которые регулярно уходят с работы в одно и то же время, чувствуют себя менее нервозными и уставшими.

(Источник: The Kruse Group, 2015)

А нужно ли вам быть всем для всех?

Джессика Тернер, автор книги «Неприкосновенные часы: Как найти время для себя» (The Fringe Hours: Making Time for You), побеседовала с более чем двумя тысячами женщин, и наряду с другими вопросами она спрашивала у них, что самое сложное в том, чтобы быть женщиной. Все они отвечали: «Быть всем для всех».

В качестве примера Тернер приводит саму себя. Она замужем, воспитывает троих детей в возрасте до шести лет, пишет книги, ведет очень популярный блог «Творческая мама» (www.themomcreative.com) и старается найти время для общения с подругами. Она объясняет, как эти многочисленные роли могут превратить жизнь женщины в ад.

Присущее большинству женщин болезненное стремление всем угодить может пагубно отражаться на всех аспектах их жизни. Желание заботиться о других заложено в нас природой. Мы хотим помочь всем, одарить всех своей любовью и заботой. Но иногда мы делаем это в ущерб самим себе.

Этот феномен тесно связан с перфекционизмом. Опасно основывать свою самооценку на том, что думают о вас другие люди.

Как ни удивительно, но многое из того, о чем говорит в своей книге Тернер, я, как мужчина, могу отнести к себе. Возможно, это объясняется тем, что я – отец-одиночка и привык сам вести домашнее хозяйство и заботиться о своих детях.

К сожалению, в своем стремлении быть идеальным хозяином и отцом семейства иногда я трачу слишком много времени – и нервов – на мелочи, которые в действительности не имеют никакого значения.

Недавно мне позвонил мой финансовый консультант и сказал, что скоро он будет в моем районе и может зайти ко мне, чтобы сообщить последнюю информацию о состоянии моих активов. Это было показателем сервиса высокого класса, и я с благодарностью согласился.

Но мой ум немедленно начал работать: может быть, нужно сварить кофе? Есть ли в холодильнике кока-кола? Что если он пьет только диетическую колу? Есть ли она у меня? Мы будем встречаться на кухне, поэтому здесь нужно как следует убраться… Не страдает ли он аллергией на кошек? Может быть, их стоит запереть в подвале?..

Смешно суетиться подобным образом перед визитом своего финансового консультанта, и вот почему:

1. Он работает на меня и будет продолжать работать, пока я буду ему платить.

2. Он знает обо мне гораздо более важные вещи – например, размер моих чистых активов, – поэтому его вряд ли волнует порядок на моей кухне.

3. Он тоже мужчина, поэтому может прийти в благоговейный ужас оттого, что другой мужчина способен держать дом в такой чистоте!

4. Он давно меня знает и, я уверен, судит обо мне по моим душевным качествам и жизненным ценностям, а не моим навыкам гостеприимства.

Одно дело – иметь хорошие манеры и быть приветливым, но совсем другое – считать, что вы должны быть идеальным. Вместо того чтобы полчаса носиться по дому как угорелый, чтобы подготовиться к визиту гостя, я мог бы просто встретить его с улыбкой и спросить: «Хотите воды?»

Как пишет Тернер в своей книге:

Вряд ли вы бываете настолько заняты, что не можете выделить время на то, что любите. Это всего лишь вопрос приоритетов – проанализируйте, как вы тратите свое время в течение дня и найдите в нем пару свободных часов. Если для вас что-то действительно важно, вы найдете способ вписать это в вашу жизнь.

Всех дел не переделаешь

Это касается любой области вашей жизни:

• Всегда можно сделать еще больше работы в офисе.

• Всегда можно навести еще больший порядок дома. И еще бо́льшую чистоту в туалетах.

• Всегда можно найти, чем заняться во дворе и в саду.

• Больше, больше, больше!

Вы должны научиться ограничивать свое стремление сделать еще больше. Помните: поток дел бесконечен – в отличие от вашего времени и вашей жизни.

После того как вы овладеете искусством меры, вам будет гораздо проще вовремя уходить с работы, чтобы провести время с семьей, не испытывая при этом чувства вины.

Как это применимо

Не позволит ли вам осознание того, что всех дел не переделаешь:

Предпринимателю: проводить больше времени с семьей и друзьями?

Руководителю: регулярно ходить в спортзал?

Фрилансеру: тратить больше времени на овладение новыми навыками и стратегическое планирование будущего?

Студенту: быть удовлетворенным оценкой «хорошо», а не «отлично»?

Неработающему родителю: найти пару часов в день на себя – на чтение, занятия спортом или хобби?

СЕКРЕТ 5

Смиритесь с тем фактом, что всегда можно сделать больше, чем вы в состоянии сделать.

Вы почувствуете громадное облегчение, когда наконец-то осознаете и смиритесь с тем, что всех дел не переделаешь – их всегда окажется больше, чем будет вам по силам!

БЕСПЛАТНЫЙ БОНУС

Скачать множество бесплатных материалов можно на сайте: www.MasterYourMinutes.com.

Глава 6

Тайное орудие Ричарда Брэнсона

Как освободить свой мозг? Как всегда запоминать свои гениальные идеи?

Самая важная вещь, которая есть у миллиардера Брэнсона

Сэр Ричард Брэнсон, вероятно, является самым знаменитым предпринимателем нашего времени. Будучи основателем корпорации Virgin Group, включающей в себя более 400 компаний различного профиля, Брэнсон входит в число самых богатых людей на планете с состоянием около 5 миллиардов долларов.

В одном из интервью в 2006 году у него спросили, какие вещи он всегда берет с собой в путешествия, и вот что он ответил:

Это может показаться смешным, но самая важная вещь, которую я всегда ношу с собой, – это маленькая записная книжка, умещающаяся в заднем кармане джинсов. Это предмет номер один, который я кладу первым делом, собираясь в любую поездку… Я никогда бы не построил такую компанию, как Virgin Group, без этого маленького блокнота.

По словам Брэнсона, он приучил себя записывать буквально все: «Если у вас возникает какая-то мысль, но вы ленитесь ее записать, знайте – на следующее утро вы можете ее и не вспомнить!» Однажды Брэнсону пришла в голову отличная мысль по поводу одной бизнес-модели, но у него под рукой не оказалось блокнота. Поэтому он набросал эту схему в паспорте!

Советы от миллиардера Аристотеля Онассиса

Греческий судостроительный магнат Аристотель Онассис однажды дал интервью, в котором поделился «уроком на миллион долларов»:

Всегда носите с собой записную книжку. Все записывайте. Появилась идея? Запишите ее. Когда вы знакомитесь с новым человеком, запишите все, что о нем узнали. Таким образом, вы поймете, сколько вашего времени стоит этот человек. Услышали что-то интересное – запишите. Это заставит вас действовать. Если не будете записывать, то непременно это забудете. Это урок на миллион долларов, которому не учат в бизнес-школах!

Три сокровища Джима Рона

Самодостаточный миллионер и легендарный бизнес-тренер Джим Рон придавал большую важность ведению заметок:

Если вы действительно хотите стать богатым, сильным, утонченным, здоровым, влиятельным, культурным и уникальным человеком – ведите дневник…

Ведение дневника – очень важное занятие. Я называю это одним из трех сокровищ, которое вы можете оставить для следующего поколения…

Первое сокровище – ваши фотографии. Делайте много фотографий…

Второе сокровище – ваша библиотека. Это библиотека, которая учила вас, помогала защищать ваши идеалы. Она помогала вам развить вашу философию. Она помогла вам стать богатым, сильным, здоровым, утонченным и уникальным…

Третье сокровище – ваши дневники: идеи и информация, которую вы тщательно собирали.

Из этих трех сокровищ ведение дневника – один из главных показателей, что вы являетесь серьезным человеком.

Записные книжки 20 известных личностей

В блоге «Искусство мужественности» есть замечательная статья (www.artofmanliness.com/2010/09/13/the-pocket-notebooks-of-20-famous-men/), в которой представлены фотографии карманных записных книжек 20 известных людей, включая Марка Твена, Джорджа Паттона, Томаса Джефферсона, Чарльза Дарвина, Джорджа Лукаса, Эрнеста Хемингуэя, Людвига ван Бетховена, Бенджамина Франклина, Томаса Эдисона, Леонардо да Винчи, Фрэнка Капру и Джона Рокфеллера.

Хотя записные книжки и стили ведения заметок существенно различаются, мы видим, что эти великие мыслители всегда держали под рукой блокнот и ручку, чтобы зафиксировать свое наблюдение, идею или, как в случае Марка Твена, грязную шутку.

Какой тип записной книжки лучше?

Как говорится, на вкус и цвет товарищей нет:

• Многие творческие личности, любители красивых вещичек, используют записные книжки Moleskine (www.moleskine.com/us/home). Я сам пользуюсь ими. Эти высококачественные блокноты в кожаных переплетах делаются в Италии и стоят от 9 до 25 долларов за штуку.

• Некоторые фанаты Moleskine, включая Майкла Хайятта (www.michaelhyatt.com/why-i-ditched-my-moleskine-journal.html), перешли на записные книжки Ecosystem (www.ecosystemlife.com), которые производятся в США из переработанной бумаги и имеют перфорацию на каждой странице.

• На протяжении многих лет я предпочитал более дорогую и, к сожалению, очень скучную записную книжку Boorum & Pease Account Book. Она имеет твердую обложку, содержит 300 страниц, так что ее хватает очень и очень надолго, и она достаточно толстая, чтобы стоять на полке, как обычная книга. Она настолько большая, что я никогда ее не терял.

• Известный предприниматель и писатель Джеймс Альтушер (www.jamesaltucher.com) рекомендует использовать блокноты официантов. По его словам, они имеют идеальный размер, служат отличным поводом начать беседу, а также говорят людям о вашей скромности.

Обратите внимание на то, что никто не советует применять классические желтые блокноты с отрывными листами и отдельные листы бумаги. Отдельные листочки легко теряются, а обычные блокноты без обложки недолговечны. Между тем, как считает Джим Рон, ваши записи должны дожить до ваших потомков.

От первого лица…

Я пользуюсь блокнотом Moleskine, который везде ношу с собой. Я делаю в нем заметки по поводу тренировок, рабочие записи и просто фиксирую важные наблюдения и мысли. Дома у меня стоит целая полка старых блокнотов – я постоянно к ним возвращаюсь, чтобы найти нужную информацию.

Сара Хендершот, член олимпийской команды США по гребле, участница Олимпийских игр 2012 года; в настоящее время готовится к Олимпиаде в Рио-де-Жанейро

Для ведения своих записей я использую систему планирования Bullet Journal. Я фиксирую свои идеи, мысли, а также важные вопросы, требующие моего внимания. Я настоятельно рекомендую всем вести дневник, потому что жить стоит так, чтобы вам хотелось записать вашу жизнь.

Оноре Кордер, эксперт по личностным изменениям, автор и предприниматель

Да, приложения на цифровых устройствах могут быть полезными и способны помочь вам повысить вашу продуктивность, но лично я предпочитаю использовать ежедневник Moleskine.

Натали Макнейл, предприниматель, лауреат телевизионной премии «Эмми», создатель www.SheTakesOnTheWorld.com, автор бестселлера «Набор инструментов для победителя» (The Conquer Kit)

Ведите записи от руки, а не на цифровом устройстве

Предпочтительнее использовать для ведения записей бумажные блокноты, а не ноутбуки, планшеты или смартфоны.

Подождите с гневными возражениями!

Прежде всего позвольте мне сказать, что, если вы страдаете дислексией или другим проблемами с обучаемостью и можете делать записи, только печатая на клавиатуре, – ради бога, используйте цифровое устройство! Это не смертный грех, и я вовсе не пытаюсь специально усложнить вам жизнь.

Но если вы просто являетесь ярым приверженцем цифровых технологий и считаете меня ретроградом, я рекомендую вам прочитать интересную статью «Почему ручка эффективнее клавиатуры», опубликованную в журнале Psychological Science в 2014 году.

Пэм Мюллер и Дэниел Оппенгеймер, психологи из Принстонского университета и Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе, провели серию из трех экспериментов с участием 327 студентов. В первом исследовании студентам показывали выступления на конференции TED, во время чего им разрешалось фиксировать услышанное, а спустя 30 минут предлагали пройти тест. Студенты, которые вели заметки от руки и на ноутбуках, показали одинаковые результаты по фактическим вопросам, но пользователи ноутбуков продемонстрировали худшие результаты по концептуальным вопросам.

Заметив, что приверженцы ноутбуков больше стенографировали выступления, чем фиксировали основные идеи, Мюллер и Оппенгеймер провели второе исследование, на этот раз попросив пользователей ноутбуков записывать информацию своими словами. Результаты были такими же: студенты, делавшие заметки от руки, гораздо эффективнее усваивали материал.

Как правило, в защиту ведения заметок на ноутбуке выдвигается тот аргумент, что это позволяет сделать более полные записи, что очень полезно, если вам нужно вспомнить материал впоследствии. Другими словами, у вас будет больше сырой информации для повторения. Это заставило исследователей провести третье исследование, в котором студенты проходили тест через неделю, предварительно получив время на повторение услышанного. И снова студенты, делавшие заметки от руки, показали лучшие результаты.

Эти три исследования наглядно подтверждают то, что люди знали давным-давно: ведение заметок от руки включает акт слушания, когнитивную обработку и запоминание. При ведении записей на ноутбуке люди, как правило, автоматически печатают то, что слышат, не подвергая информацию никакой обработке.

И не забывайте, что вы можете перевести все сделанные от руки записи в пригодную для поиска цифровую форму, отсканировав их в Evernote, используя стилус Jot Script 2 Evernote или блокнот Livescribe от Moleskine, который позволяет одновременно делать записи на бумаге и электронном устройстве.

Моя личная система ведения записей

Люди изобретают множество оригинальных систем ведения записей в тех же блокнотах Moleskine, вырезают выступы на обрезах, как в телефонных справочниках, и применяют сложные методы маркировки. Я тоже придумал собственную «Гениальную систему Кевина Круза по использованию блокнотов "Молескин" (ОК, я только что сочинил это название, но это вовсе не умаляет значения моей разработки!). Я знаю, что чем изощреннее я оформлю свой блокнот, тем меньше вероятность того, что я буду его использовать. Поэтому я стараюсь сделать все как можно проще.

1. Купите себе новый красивый блокнот. (Лично я предпочитаю Moleskine.) Почувствуйте, как приятно держать его в руках.

2. Приобретите несколько гелевых ручек Pilot G2. Они дешевые, и ими приятно писать. Мне также нравятся ручки Sharpie Extra Fine Point.

3. Приклейте свою визитную карточку на внутренней стороне обложки: если вы однажды забудете записную книжку в конференц-зале или самолете, добрый самаритянин сможет ее вам вернуть. Некоторые люди указывают: «Если вы нашли этот ежедневник, пожалуйста, позвоните или напишите мне ____. Вознаграждение гарантируется!»

4. Также укажите на внутренней стороне обложки текущую дату, чтобы в будущем без труда отыскать нужную записную книжку, если вам понадобятся записи с конкретного совещания или мероприятия. Некоторые проставляют начальную дату на обрезе, чтобы ее было видно даже без необходимости открывать блокнот.

5. Записывайте все, что вы не хотите забыть. Фиксируйте все пришедшие вам в голову творческие решения: новые идеи для книг, новые идеи для бизнеса, идеи новых продуктов, идеи новых маркетинговых тактик, идеи подарков для членов вашей семьи, идеи по поводу будущего отпуска и путешествий, рекомендованные вам рестораны, названия хороших вин, имена для ваших будущих детей – да что угодно! Записывайте все, и вам не придется больше беспокоиться о том, что вы можете что-то забыть.

6. Каждый раз, когда вы читаете или слышите от кого-нибудь важный совет или вдохновляющую фразу, вносите их в конец записной книжки. Отведите на эти крупицы мудрости несколько страниц в конце, чтобы вы могли легко перечитать их в будущем.

7. В начале каждого телефонного звонка или встречи запишите дату, время и имена людей, с которыми вы говорите. Обозначьте все важные моменты разговора, особенно все обещания что-то сделать, которые дали вам или дали вы.

8. Если вы присутствуете на встрече с большой группой незнакомых людей, нарисуйте схему размещения участников беседы за столом и запишите их имена. Ведите заметки по ходу встречи, но не пытайтесь фиксировать все подряд. Вы не судебный протоколист! Отметьте ключевые решения, действия, следующие шаги. Подведите итог.

9. Когда записная книжка закончится, обозначьте дату ее окончания на внутренней стороне обложки, что также поможет вам легко находить нужные книжки, когда их у вас накопится великое множество.

10. Поставьте записную книжку на полку рядом с предыдущими ежедневниками. Здесь будет храниться подробный отчет обо всей вашей жизни!

11. Сделайте традицией пролистывать закончившиеся записные книжки накануне каждого Нового года. Вы будете поражены, сколько всего полезного вы сможете узнать из старых заметок, и, кроме того, они будут наглядно демонстрировать ваш прогресс. Если вы хотите еще раз обдумать какие-либо мысли или идеи из прошлого, просто перенесите их в новый или текущий блокнот.

Я также использую графические обозначения, чтобы сделать заметки, которые я веду по ходу встречи, более удобными для восприятия:

• Рядом с каждой записью из разряда «надо сделать» я рисую пустой квадратик После встречи я как можно быстрее вношу это дело в свой ежедневник, выделяя под него конкретное время.

• Рядом с каждой записью о предстоящем мероприятии я рисую пустой кружок Затем я вношу это мероприятие в свой ежедневник.

• Рядом с каждой записью, предусматривающей от меня какие-либо последующие действия, я ставлю восклицательный знак (!).

• Рядом с теми пунктами, которые я хотел бы отдельно прояснить в конце встречи, я ставлю знак вопроса (?).

• Рядом с записями о ключевых темах или решениях я ставлю звездочку (*).

Как это применимо

Не полезно ли использовать записную книжку для того, чтобы фиксировать:

Предпринимателю: все обязательства, которые берут на себя участники встречи.

Руководителю: все, что вам удалось достичь в течение года.

Фрилансеру: обязательства перед всеми, особенно ключевыми клиентами.

Студенту: основные моменты лекции.

Неработающему родителю: все случайные дела, которые возникают в течение дня. (Помните, что после этого их нужно как можно быстрее перенести в ежедневник, выделив под них конкретное время.)

СЕКРЕТ 6

Всегда носите с собой записную книжку и ручку.

Только представьте, насколько меньше стресса вы будете испытывать, когда начнете освобождать свой мозг, перенося все важное в записную книжку.

БЕСПЛАТНЫЙ БОНУС

Скачать справочную карточку «Как получить максимальную пользу от записной книжки» и другие бесплатные материалы можно на сайте: www.MasterYourMinutes.com.

Глава 7

Управление электронной почтой по методу 3-21-0

Как быстро очистить свой почтовый ящик и не позволять электронной почте мешать продуктивной работе?

Электронная почта – игровой автомат для мозга

Согласно результатам опроса, проведенного McKinsey Global Institute, офисные сотрудники тратят 2,6 часа в день на чтение и ответы на письма по электронной почте, что составляет 33 % от 40-часовой рабочей недели. (Да, сегодня мало кто трудится всего 40 часов в неделю, но все равно это значительная часть рабочего времени!)

Сегодня электронная почта стала одной из основных форм профессиональной коммуникации, что естественно привело к увеличению ее объема. Вы должны научиться справляться с ее потоком, а также взять на себя ответственность за то, чтобы не вносить свой вклад в превращение этого потока в потоп.

Ваш мозг использует электронную почту – и социальные медиа – как когнитивный игровой автомат. Когда вы заходите в свой почтовый ящик, чтобы проверить новые сообщения, вы испытываете такие же эмоции, как в тот момент, когда дергаете за ручку «однорукого бандита». И точно так же в большинстве случаев ничего не выигрываете. Вы опускаете ручку вниз – динь-динь-динь… «О, смотри-ка! Интересная статья!» или даже «О, мне задали вопрос, на который я могу ответить за пять минут! Какой я полезный и продуктивный!».

Каждый раз, когда на вашем почтовом игровом автомате выпадает три вишни (бинго!), ваш мозг вырабатывает немного гормона счастья дофамина. Ах, как хорошо! Это заставляет вас возвращаться и повторять это действие снова и снова. Но есть способы избавиться от этой игровой зависимости.

Как взять электронную почту под контроль: семь шагов

Отказаться от всех подписок. Вам действительно нужны все эти рассылки с веб-сайтов? Эти сумасшедшие скидки? Эти потоки «новостей», единственная цель которых – заставить вас кликнуть мышкой? Не позволяйте этим заинтересованным лишь в своей выгоде отправителям бесцеремонно вторгаться в ваш рабочий день, прерывать ваши занятия, чтобы соблазнить вас своими предложениями. Они стараются всеми силами проникнуть в вашу голову и завладеть вашим вниманием, но у них не будет возможности этого сделать, если вы – первое и самое главное – закроете им путь в ваш почтовый ящик. Зайдите в свою электронную почту и решительно отпишитесь от всех рассылок, которые только найдете! Также существует замечательный сайт www.unroll.me, который позволяет легко отписаться от всех ненужных подписок, а оставшиеся сгруппировать в одно большое письмо, которое вы будете получать один раз в день в установленное время.

Отключите уведомления о входящих письмах. Электронная почта по своей природе не предназначена для срочной коммуникации, и в нынешние времена, когда большинство из нас получает от 50 до 500 писем в день, включенная функция уведомлений о входящих письмах – это тяжкий грех. Уведомления нарушают вашу концентрацию, прерывают сосредоточенную работу и отвлекают во время выступлений на совещаниях и переговорах. Что бы это ни было – звуковой сигнал, вибрация на телефоне или всплывающее окно на мониторе, извещающее вас о новом сообщении, – ОТКЛЮЧИТЕ ЭТО!

Обрабатывайте электронную почту три раза в день по методу 3-21-0. Выделите на работу с электронной почтой три сеанса в день (утром, днем и вечером), установите таймер на телефоне на 21 минуту и старайтесь за это время полностью – до нуля – очистить вашу папку входящих сообщений. Превратите это в игру. Вероятно, 21 минуты будет явно недостаточно, но это поможет вам работать быстро и сосредоточенно, делать ваши ответы короткими и не начинать кликать по ссылкам, погружаясь в засасывающее болото интернет-развлечений.

Применяйте правило СОДА. Когда вы открываете электронную почту, вы должны произвести с каждым письмом одно из четырех действий – Сделать это, Отложить, Делегировать или Архивировать/Удалить. (В английском варианте это звучит как правило «четырех D» – Do, Defer, Delegate, Delete.)

Если вы решаете отложить, в большинстве случаев следует немедленно занести это дело в свой календарь-планировщик – превратить письмо в конкретный пункт вашего плана (но не списка дел!).

Если вы сомневаетесь, можно ли удалить какое-либо сообщение, просто его заархивируйте. В наши дни нет недостатка в месте для хранения, и в будущем вы легко сможете найти это письмо при помощи функции «Поиск».

Помимо четырех вариантов СОДА есть еще и пятый вариант – сохранить в виде файла. Это одна из форм архивирования, которая может оказаться полезной, если вы боитесь удалить нужную информацию. Создайте отдельные папки для всех ваших проектов, ключевых клиентов или даже такую беспрецедентную папку, как «Ответить когда-нибудь», и сохраняйте в них соответствующие электронные письма, чтобы держать ваш ящик входящих сообщений совершенно чистым.

От первого лица…

Встречи, телефонные звонки и обработка электронной почты могут занять целый день, практически не оставляя вам времени на значимые дела и обдумывание важных вопросов… Боритесь с этим: тщательно выбирайте встречи и проверяйте электронную почту всего несколько раз в день.

Йона Бергер, профессор маркетинга в Уортонской школе бизнеса при Пенсильванском университете, автор бестселлера «Заразительный. Психология сарафанного радио»

Как повысить свою эффективность? Очень просто: планировать самому, что вам нужно выполнить, а не позволять другим решать это за вас. Большинство людей делают как раз последнее, практикуя, казалось бы, невинную, но совершенно антипродуктивную привычку начинать день с проверки электронной почты… В результате их внимание и энергия направляются туда, куда хотят другие люди, а не туда, где бы они произвели наибольший эффект.

Дэнни Ини, основатель компании Firepole Marketing, специализирующейся на обучении в области маркетинга и бизнеса, а также автор бестселлеров «Вовлеченность с нуля!» (Engagement from Scratch!) и «Революция в мире потребителей» (The Audience Revolution)

Подумайте дважды, прежде чем использовать функции «переслать», «отправить копию» или «отравить скрытую копию». Как сообщалось в статье от 9 августа 2013 года в The Wall Street Journal, британской компании International Power удалось сократить общий трафик электронной почты на 54 % (!) только лишь благодаря тому, что она стала поощрять своих руководителей подумать дважды, прежде чем нажимать кнопку «копия» при обработке электронных писем. Мы часто пересылаем сообщения или рассылаем копии только лишь для того, чтобы держать людей в курсе, но тем самым невольно усугубляем проблему информационной перегрузки. Помните, что каждое сообщение, которое вы пересылаете или рассылаете в виде копий, означает, что вы, скорее всего, получите на него ответ. Чем меньше сообщений вы посылаете сами, тем меньше их вы будете получать.

Используйте строку темы, чтобы указать требуемое действие. В идеале в строке темы необходимо указывать не только тему письма, но и тип действия, которое оно требует. Это помогает получателям электронной почты быстрее и эффективнее обрабатывать ваши сообщения. И, будем надеяться, поможет научить их делать то же самое в ответ. Идея состоит в том, чтобы предварять тему письма ключевой метаинформацией. Я предпочитаю использовать заглавные буквы, чтобы выделить эту метаинформацию на фоне темы. Вот некоторые примеры:

• «К ВАШЕМУ СВЕДЕНИЮ: [тема]» – используйте это обозначение в том случае, когда вы просто хотите сообщить человеку некую информацию, не требующую никаких действий в ответ.

• «ВЫПОЛНИТЬ к [ДАТЕ] или ОТЧИТАТЬСЯ О ВЫПОЛНЕНИИ к [ДАТЕ]: [тема]» – используйте это обозначение, когда получатель письма должен предпринять какое-либо конкретное действие, в выполнении которого ему следует (или нет) отчитаться перед вами.

• «НЕ ТРЕБУЕТ ОТВЕТА: [тема]» – это предупреждение позволяет избавить вас от бесполезных «вежливых» ответов на ваши письма, когда люди просто пишут «Благодарю», «Спасибо, интересно», «Спасибо, посмотрю это на следующей неделе» и т. п.

• «[тема]. КОНЕЦ СООБЩЕНИЯ» – это мой любимый вид письма, когда я могу уместить все сообщение в строке темы. Предупреждение «конец письма» говорит получателю о том, что ему не нужно его открывать – все его содержимое находится в строке темы.

Делайте электронные письма максимально короткими. В наши дни краткость – это не проявление невежливости, а наоборот, знак уважительного отношения к другому человеку и его занятости (не говоря уже о вашем собственном времени).

Существует даже целое движение за то, чтобы приучить людей относиться к сообщениям по электронной почте как к СМС-сообщениям. На сайте www.five.sentenc.es нас призывают ограничить письма пятью предложениями (а лучше даже меньше) и добавлять в конце ссылку на этот сайт, чтобы объяснить причины такой лаконичности.

От первого лица…

Зачем использовать сто слов, когда может хватить и десяти? Краткость важна везде, будь то электронное письмо, отчет, презентация или предложение о продаже. Она делает вас более убедительным.

Найоми Симсон, основатель RedBalloon, автор книги «Живите тем, что вы любите» (Live What Your Love), инвестор в австралийской версии телешоу «В бассейне с акулами»

Пишите электронные письма «по существу». Я приучил себя составлять письма из трех предложений, отбрасывая всю незначительную информацию и оставляя только самые существенные моменты. Это экономит и мое собственное время, и время получателей.

Райан Холмс, основатель и генеральный директор компании HootSuite

Как очистить почтовый ящик за десять минут

У моей знакомой Кристины в почтовом ящике больше 10 000 писем, причем большинство из них непрочитанных! Можете себе представить?

Если у вас похожая ситуация, у вас может возникнуть желание объявить себя, как получателя электронной корреспонденции, полным банкротом и начать жизнь с чистого листа – а вернее, начать правильное управление своей электронной почтой с чистого почтового ящика.

Вот что я предлагаю:

1. Разобраться со всей электронной почтой, поступившей в течение последних 48 часов.

2. Создать папку под названием «Старые сообщения».

3. Переместить в нее ВСЕ оставшиеся входящие сообщения.

4. Готово! Ваш почтовый ящик чист, и вы можете начать новые отношения с вашей электронной почтой без груза прошлых ошибок.

Не является ли это в некотором смысле обманом? Возможно.

Нельзя ли заархивировать письма, а не создавать новую папку? Можно.

Но почему вы не сделали этого раньше – не заархивировали, не удалили или не сохранили в виде файлов все эти сообщения? Чего вы ждали? Большинство людей говорят мне, что боятся удалить или пропустить что-то важное. Судя по всему, они просто не знают, как пользоваться функцией архивирования. В этом случае самое простое решение – создать свою папку и переместить туда всю почту. Вперед!

Как это применимо

Если вы…

Предприниматель: не позволит ли эффективное управление электронной почтой снизить уровень стресса и тратить больше времени на деятельность, приносящую доход?

Руководитель: не позволит ли сокращение времени на обработку электронной почты тратить больше времени на стратегические приоритеты?

Фрилансер: не позволит ли сокращение времени на обработку электронной почты выделять больше времени на развитие профессиональных навыков?

Студент: я думаю, вы не так много пользуетесь электронной почтой!

Неработающий родитель: не позволит ли сокращение подписок по электронной почте найти более продуктивное применение вашему времени?

СЕКРЕТ 7

Электронная почта – отличный способ для других людей вторгнуться в вашу жизнь и навязать вам свои приоритеты, поэтому управляйте вашим почтовым ящиком.

Способны ли вы принять волевое решение проверять электронную почту не больше трех раз в день?

БЕСПЛАТНЫЙ БОНУС

Скачать инфографику «Как очистить почтовый ящик» и другие бесплатные материалы можно на сайте: www.MasterYourMinutes.com.

Глава 8

Секреты эффективных совещаний от Google, Apple и Virgin

Как просто и быстро сократить на треть время, которое тратится на совещания?

Доводилось ли вам недавно присутствовать на отличном собрании? Вряд ли. Большинство из них отличаются крайне плохой организацией и крайне низкой эффективностью.

В ходе опроса, проведенного в 2015 году сервисом Clarizan, 35 % опрошенных заявили, что их еженедельные совещания и планерки являются напрасной тратой времени. Зачастую люди встречаются только лишь для того, чтобы сообщить или услышать информацию, которую можно было бы распространить каким-либо другим способом за несколько минут. А если десять человек одновременно сидят и «напрасно теряют» время, то в общей сложности это составляет десять часов потерянного рабочего времени! Теперь посчитайте, во сколько вам обходятся эти встречи.

Между тем, по оценкам профессора Гарвардского университета Нэнси Коэн, в одних только Соединенных Штатах ежедневно проводится около 11 миллионов совещаний!

Почему совещания так неэффективны?

Чем объясняется такая низкая эффективность?

Совещания начинаются с опозданием. Является ли это следствием непрофессионального поведения или же того факта, что у многих встречи идут друг за другом впритык, большинство совещаний начинается позже назначенного времени. В результате привычка опаздывать становится феноменом корпоративной культуры. Какой смысл вовремя приходить на совещание, если его начало все равно задержится на 10–15 минут? Когда десятки, сотни и даже тысячи человек сидят и ждут чьего-то прихода, чтобы начать собрание, за год эти минуты ожидания могут сложиться в десятки часов потерянного рабочего времени.

На совещании присутствуют ненужные люди. Судя по всему, организаторы руководствуются принципом «Лучше позвать больше людей, чем меньше!». В результате человек, которого пригласили «на всякий случай» и которому не хватило мужества отказаться, понапрасну тратит свое рабочее время, а если к тому же он чувствует себя обязанным задавать вопросы или вносить свои идеи, он может впустую расходовать и время всех остальных людей, присутствующих на совещании.

Закон тривиальности Паркинсона. Также известен как «эффект велосипедной парковки». Этот закон гласит, что организации тратят бо́льшую часть ресурсов на обсуждение маловажных, тривиальных вопросов и неоправданно мало времени на согласование наиболее важных вещей. Говорят, что этот закон был сформулирован Паркинсоном после одного реального случая. Однажды он присутствовал на заседании комитета, основной целью которого было утвердить планы постройки атомной электростанции стоимостью десятки миллионов долларов. Эта задача была решена быстро и практически без возражений, после чего комитет принялся очень детально и активно обсуждать такой тривиальный вопрос, как организация велопарковки для персонала. Поскольку атомная электростанция – штука сложная, члены комитета всецело понадеялись на профессионализм проектировщиков. Однако с велопарковками в своей жизни сталкивались практически все, поэтому каждый постарался высказать свои предложения или возражения.

Совещания назначаются в неправильное время. Они могут неразумно прерывать рабочий день, мешая людям сосредоточиться на важных делах. Или же приходиться на периоды спада когнитивной активности.

На совещаниях доминируют неправильные люди. Как правило, уверенные в себе люди и экстраверты доминируют в любом коммуникационном процессе – за счет тех, кто может знать больше, но в силу своего характера не готов бороться за публичное внимание.

Правило встреч от Марка Кьюбана

Проводя исследования для этой книги, я общался с сотнями очень успешных людей. Я пытался связаться с наиболее влиятельными персонами на планете, и, зная об их ограниченном времени – всего 1440 минут в день и ни минутой больше, я абсолютно не удивлялся, когда они не реагировали на мои запросы.

Поэтому я был поражен, когда миллиардер-предприниматель Марк Кьюбан ответил на мое электронное письмо всего через 61 минуту после того, как я нажал кнопку «Отправить».

В своем типичном прямом и емком стиле он изложил свой поход к назначению встреч.

От первого лица…

Соглашайтесь на встречу только тогда, когда вам выписали чек.

Марк Кьюбан, миллиардер, владелец баскетбольной команды «Даллас Маверикс», серийный предприниматель и инвестор на ТВ-шоу «В бассейне с акулами»

Дастин Московиц: никаких совещаний по средам!

Если совет Марка Кьюбана кажется вам немного экстремальным или непрактичным, есть еще один подход – освободить от встреч один день в неделю.

В интервью для этой книги Дастин Московиц поделился своим правилом «НСС», которому он научился в Facebook.

От первого лица…

Выберите один день в неделю, когда вы и ваша команда можете сосредоточиться на индивидуальной работе, не отвлекаясь на совещания или встречи. В Asana мы ввели правило «Никаких совещаний по средам!» (НСС), чтобы стимулировать продуктивность по всей компании.

Дастин Московиц, один из основателей Facebook и сервиса управления проектами Asana

Его сотрудники охотно переняли эту практику однодневных передышек от встреч и называют их «Рабочими днями». Идея состоит в том, что каждый человек сосредотачивается сам и позволяет сосредоточиться всем остальным на самых важных задачах.

Как создать правильную повестку дня

Успешные люди знают, что эффективные совещания начинаются с эффективной повестки дня, которая заранее распространяется среди участников. Вот основные секреты создания продуктивной повестки дня:

• Попросите участников предложить свои вопросы, которые они считают необходимым обсудить на совещании, чтобы по ходу встречи не возникли неожиданные темы и не помешали решению основных задач.

• Четко укажите цель совещания.

• Четко укажите, кто будет вести совещание.

• Определите участников. Руководствуйтесь принципом «Чем меньше, тем лучше», но при этом не забудьте пригласить ключевых людей. Google старается ограничивать количество участников десятью и меньше. Известно, что Стив Джобс выгонял сотрудников с совещаний, если у них не было весомой причины там находиться.

• По возможности сформулируйте пункты повестки дня в виде вопросов, чтобы участники сосредоточились на принятии решений.

• Укажите примерное время на обсуждение каждого пункта повестки дня, чтобы участники могли контролировать ход и темп совещания; убедитесь, что ваш расчет времени является реалистичным.

Секретное оружие Google Ventures

Джейк Кнапп, партнер венчурного фонда Google Ventures и директор по разработкам, считает: чтобы вести обратный счет времени на совещании, эффективнее всего использовать настоящие часы или, точнее говоря, таймер. Впервые он увидел подобное устройство в классе у своего ребенка.

Известно, что учителя называют такие таймеры «Магическими часами». Они бывают разных размеров, и за 25 долларов на www.amazon.com можно купить довольно большой прибор, который будет хорошо виден всем участникам собрания. Красный диск на циферблате медленно уменьшается в размере, показывая количество оставшегося времени. Но почему нельзя просто использовать приложение на смартфоне? Как написал Кнапп в своем блоге на Medium (www.medium.com/@jakek):

Большой детский таймер гораздо эффективнее, чем таймер на смартфоне. Его легче установить и настроить, он материальный – как материальны отсчитываемые им минуты, – и его совершенно невозможно игнорировать.

Когда Марисса Майер работала в Google, она подключала к ноутбуку проектор, который отображал на стене в комнате для совещаний гигантский таймер. Я предполагаю, что она до сих пор использует эту практику в Yahoo!

«Пешие» совещания

В 1999 году группа психологов провела исследование, определив разницу между «стоячими» и «сидячими» совещаниями в 56 разных группах. В Journal of Applied Psychology они сообщили следующее:

«Сидячие» встречи были на 34 % длиннее, чем «стоячие», но при этом не приводили к принятию лучших решений.

В другом исследовании ученые из Университета Вашингтона в Сент-Луисе установили, что «стоячие» встречи являются гораздо более эффективными, чем «сидячие», с точки зрения результатов. В журнале Social Psychological & Personality Science они сообщили, что «стоячие» встречи вели к улучшению сотрудничества, меньшему чувству собственничества в отношении идей, более высоким уровням вовлеченности и более творческому подходу к решению проблем.

Я до сих пор хорошо помню, как продал свою первую компанию. Руди Карсан был генеральным директором компании-покупателя, и, когда я впервые зашел в его кабинет, он немедленно вскочил с места и, не дав мне даже присесть, предложил: «Давайте пройдемся!» Спустя 30 минут мы ударили по рукам, заключив сделку на 2 миллиона.

Ричард Брэнсон также не любит традиционные встречи. Как он признался в своем блоге (www.virgin.com/author/richardbranson):

Один из моих любимых приемов – проводить как можно больше встреч стоя. Я обнаружил, что, когда люди стоят на своих двоих, а не сидят в удобных креслах, они гораздо быстрее переходят к сути дела, принимают решения и договариваются о сделках. Если есть такая возможность, я иду еще дальше – в буквальном смысле слова – проводя встречи на ходу, то есть во время прогулки.

Известно, что Стив Джобс также любил проводить «встречи на ходу» во время длительных пеших прогулок, и эта практика была перенята Марком Цукербергом и Джеком Дорси.

Марисса Майер и Ричард Брэнсон: правило десятиминутных встреч

Почему большинство собраний длятся 30 минут или час? Кажется, что люди выбирают такую длительность встреч только лишь потому, что этот интервал стоит по умолчанию в календаре-планировщике Outlook. А как известно, работа обычно занимает все выделенное на нее время.

В интервью Bloomberg Business в 2006 году Марисса Майер (тогда она еще работала в Google, а не в Yahoo!) сказала, что в неделю она проводит 70 встреч и совещаний. Единственный способ успеть все – разбить 30-минутный блок в календаре-планировщике на небольшие, иногда всего лишь пяти- или десятиминутные встречи.

Основатель Virgin Group Ричард Брэнсон также говорит о своем неприятии продолжительных совещаний. В своем блоге он написал:

Это редкость, что вопрос нельзя обсудить и решить за пять – десять минут.

От первого лица…

По умолчанию длительность встреч и телефонных звонков – как внутри компании, так и вне нее – должна составлять 20 минут; дольше – только в исключительных случаях… Сам по себе простой переход от 30-минутных встреч к 20-минутным позволяет вам вместить 46 дополнительных встреч, совещаний и телефонных звонков в день.

Райан Делк, директор по развитию в Gumroad

Смартфоны под запретом

Вы проверяете текстовые сообщения и электронную почту на своем смартфоне во время деловых встреч?

Если вы ответили утвердительно, то, согласно результатам исследования, проведенного Школой бизнеса Маршалла Южно-Калифорнийского университета, это означает, что вас раздражают ваш босс и коллеги. Исследование показало:

• 86 % респондентов считают, что непозволительно отвечать на телефонные звонки во время деловых встреч;

• 84 % считают, что непозволительно писать текстовые сообщения и электронные письма во время деловых встреч;

• 75 % считают, что непозволительно читать текстовые сообщения и электронные письма во время деловых встреч;

• 66 % считают, что непозволительно писать текстовые сообщения и электронные письма во время любых встреч;

• 22 % считают, что в принципе неприлично отвлекаться на смартфон во время встреч.

Почему так много людей категорично высказываются против использования смартфона во время деловых встреч? Дело в том, что, занимаясь своим гаджетом, вы демонстрируете окружающим:

• отсутствие уважения: вы показываете, что информация на вашем телефоне важнее, чем обсуждаемая тема, и что люди за пределами этого помещения важнее для вас, чем те, кто сидит перед вами.

• отсутствие внимания: невозможно оставаться сосредоточенным на двух делах одновременно; многозадачность – это миф.

• отсутствие слушания: для активного слушания требуется внимание.

• отсутствие власти: вы уподобляетесь современной собаке Павлова, которая спешит отреагировать на чужие команды в форме сигналов на смартфоне.

Чтобы максимально продуктивно использовать отведенное на встречу время, все участники должны неукоснительно соблюдать правило: поставить на беззвучный режим свои смартфоны и спрятать их в карманы.

Ежедневные летучки устраняют потребность в формальных совещаниях

Может ли увеличение количества встреч вести к уменьшению их количества?

За многие годы мне довелось работать со многими консультантами, но только Верн Харниш раскрыл мне секреты создания успешных, быстрорастущих компаний. Верн Харниш – основатель легендарной организации предпринимателей Entrepreneurs Organization, основатель и генеральный директор компании Gazelles, а также автор бестселлера «Развитие бизнеса».

Благодаря Харнишу я понял, что организация способна двигаться исключительно так же, как ее руководящая команда. То есть в каком темпе работает руководство, в таком же темпе трудится и вся остальная организация. И для того чтобы обеспечить высокий уровень мобильности и согласованности, очень важно установить правильную частоту – или ритм – встреч, особенно так называемых «ежедневных летучек».

Ежедневные летучки – это короткие, оперативные совещания членов команды, которые обычно проводятся стоя. Они длятся не больше 15 минут и проходят всегда в одно и то же время каждый день.

Поначалу я скептически отнесся к этой идее.

Но после того как я внедрил практику летучек в своей компании, я вскоре обнаружил, что это устранило потребность во многих более длительных совещаниях, сократило количество телефонных звонков и электронных писем, а также принесло такие дополнительные преимущества, как повышение вовлеченности сотрудников и увеличение перекрестных продаж.

Повестки дня таких ежедневных летучек должны включать три основных компонента:

• Новости – что нового случилось за последние 24 часа, что имеет отношение к работе команды.

• Цифры – обзор ключевых ежедневных показателей, таких как продажи, показатели эффективности рекламы или производство виджетов.

• Проблемы – это вопросы, на которые нужно ответить, проблемы, которые нужно решить, бюрократические барьеры и все что угодно, что мешает вам двигаться вперед.

От первого лица…

«Заведенный порядок жизни делает вас свободным» – эта мантра лежит в основе наших инструментов и подходов, предлагаемых нами для быстрорастущих компаний. Это относится и к 15-минутным ежедневным летучкам с вашей командой (или членами вашей семьи!), которые в совокупности позволяют участникам сэкономить более часа времени в день, избежать того, чтобы небольшие проблемы перерастали в большие катастрофы, а также оперативно использовать любые открывающиеся возможности. Если вы хотите двигаться быстрее, ваш пульс должен биться быстрее.

Верн Харниш, генеральный директор компании Gazelles

Ограничьте длительность ежедневных летучек 15 минутами! Если они будут длиться дольше, они потеряют свою эффективность. Стимулируйте людей быть краткими, а все вопросы, которые не могут быть сняты немедленно, следует решать вне формата летучек.

Как это применимо

Если вы…

Предприниматель: не позволит ли сокращение времени на совещания тратить больше времени на улучшение вашего продукта?

Руководитель: не позволит ли сокращение времени на совещания тратить больше времени на коучинг вашей команды?

Фрилансер: не позволит ли сокращение времени на встречи тратить больше времени на поиск новых клиентов?

Студент: действительно ли учебные группы помогают вам быстрее выполнять домашние задания и проекты или вы бы тратили меньше времени, если бы работали в одиночку?

Неработающий родитель: сколько собраний школьной ассоциации учителей и родителей, собраний в поддержку футбольной лиги и других общественных мероприятий вы посещаете? Не могли бы вы найти более полезное применение этому времени?

СЕКРЕТ 8

Используйте совещания как последнее средство, когда все другие формы коммуникации не позволяют достичь нужной цели.

Посмотрите, какие встречи и совещания запланированы в вашем календаре-планировщике на неделю вперед. Подумайте, не можете ли вы отменить некоторые из них или сократить их продолжительность?

БЕСПЛАТНЫЙ БОНУС

Скачать плакат «Максимально продуктивные совещания» и другие бесплатные материалы можно на сайте: www.MasterYourMinutes.com.

Глава 9

Одно короткое слово, преумножающее успех

Хотите узнать одно волшебное слово, которое поможет вам экономить массу времени и сил?

«Фокусироваться – значит говорить "нет"».

Стив Джобс

Электронная почта, социальные медиа, сервисы обмена сообщениями не только увеличивают общий объем информации, с которой нам приходится иметь дело, но и дают другим людям возможность легко с нами связаться. Значительная часть этих обращений носит вовсе не рабочий, а личный характер: «Хочешь куда-нибудь пойти сегодня вечером?», «Пойдем пообедаем?», «Выпьем чашечку кофе?»

У людей, которые добились хотя бы какого-то делового или финансового успеха, от предложений «пообедать» и «выпить чашечку кофе» почтовые ящики буквально трещат по швам.

Бесконечные запросы на наше время

Вот запросы на мое время, которые я получил только за последние 24 часа:

• От партнера по бизнесу: «Приглашаю на ланч».

• От знакомого автора: «Если у вас есть какие-то мысли по поводу этой книги, я был бы очень признателен, если бы вы опубликовали свой отзыв на Amazon. Вот ссылка».

• От агента с просьбой включить его клиента в мой список «100 топ-спикеров о лидерстве».

• От незнакомого предпринимателя: «Я сейчас нахожусь в Бостоне и, надо сказать, в шоке от ваших снегопадов. Я был бы рад возможности связаться с вами по телефону, чтобы выразить вам свою благодарность и получить ваш совет».

• От замечательного руководителя одной местной некоммерческой организации, извещающего меня о начале кампании по сбору средств: «Я надеюсь, что каждый член комитета продаст не меньше десяти билетов на это мероприятие».

• От декана местного колледжа: «Я очень хотел бы обсудить с вами то, что мы делаем на нашем факультете делового администрирования. Не могли бы мы в ближайшее время встретиться с вами за чашечкой кофе?»

• Девять писем от читателей, которые представлялись и рассказывали мне о своих текущих проблемах.

И, разумеется, еще были запросы, поступившие через LinkedIn. Я получаю 10–20 сообщений в день с просьбой о встрече или телефонном разговоре, чтобы обсудить, не хотел бы я инвестировать в ту или иную компанию, рассмотреть предложение нового продукта, дать рекомендации по раскрутке стартапа, помочь написать первую книгу и т. д.

Не поймите меня неправильно! Я вовсе не жалуюсь и не смеюсь над людьми, которые ко мне обращаются! Наоборот, я очень польщен и рассматриваю эти запросы на мое время и внимание как свидетельство того, что я делаю что-то правильное и полезное. И на самом деле я стараюсь удовлетворять многие из этих предложений (например, такие, как разговор за кофе с деканом).

Но мы должны очень бережно относиться к нашему времени.

Помните: у вас есть всего 1440 минут в день!

От первого лица…

Одна из сторон жизни спортсмена – отказываться от многих вещей и пропускать много интересных событий и мероприятий. А в период подготовки к Олимпиаде приходится говорить «нет» буквально всему.

Сара Хендершот, член олимпийской команды США по гребле, участница Олимпийских игр 2012 года; в настоящее время готовится к Олимпиаде в Рио-де-Жанейро

Даже 30 минут, потраченных на телефонный звонок или встречу за чашечкой кофе, означают, что это время не будет использовано на что-то другое. Это может быть стихотворение, которое никогда не будет написано, кусок программного кода, который не будет отлажен, отчет, который не будет проверен, клиент, которому не перезвонят до завтрашнего дня, два километра, которые вы не пробежите, или блестящая идея, которая не придет вам в голову. У времени всегда есть цена.

«Разница между успешными и очень успешными людьми состоит в том, что очень успешные люди почти всегда говорят "нет"».

Уоррен Баффетт

Остерегайтесь далеких слонов

Как гласит поговорка, на большом расстоянии даже гигантские слоны кажутся маленькими мухами. К сожалению, многие из этих мух превращаются в слонов, когда приближается время.

Исследования показывают…

Люди, которые умеют отвечать «нет» на запросы на свое время, сообщают, что чувствуют себя более энергичными и счастливыми.

(Источник: The Kruse Group, 2015)

В один прекрасный день мне написала студентка Колледжа Дикинсона; она сообщила, что является поклонницей моих работ о лидерстве. Она рассказала, что ее колледж каждый год организует серию лекций с приглашенными специалистами и спрашивала, не соглашусь ли я выступить.

«Разумеется», – ответил я. Это было мое первое «да».

Через месяц со мной по электронной почте связался администратор Колледжа Дикинсон, чтобы сообщить мне конкретную дату моего выступления, а также, что за мою лекцию не предусмотрено оплаты. Подходят ли мне такие условия? Мой типичный гонорар за подобные услуги составляет от 12 500 до 22 500 долларов, но я люблю выступать перед студентами и всегда стараюсь запланировать хотя бы одну бесплатную лекцию в месяц перед какой-нибудь некоммерческой группой.

Я посмотрел в свой календарь-планировщик и убедился, что в тот день – через три месяца – я буду абсолютно свободен. На самом деле на всю ту неделю у меня не было запланировано ни одного дела. Ух ты, неужели в будущем я буду занят намного меньше, чем сегодня! Это замечательно! Я принял приглашение. Это было мое второе «да».

Вскоре мне написала еще одна студентка, которая спросила, не соглашусь ли я дать интервью для их студенческой радиостанции. «Вы бы могли приехать в колледж за два часа до начала лекции, и мы бы с вами записали интервью». «Конечно, – сказал я, – это будет честью для меня». Это было мое третье «да».

За неделю до лекции со мной связался профессор этого колледжа, чтобы спросить, не соглашусь ли я выступить перед группой студентов-экономистов с лекцией о бизнесе, этике и вовлеченности. Он сказал, что это можно было бы сделать утром в тот же день. Поскольку я люблю выступать перед студентами, а в тот день я все равно собирался быть в колледже, я сказал свое четвертое «да».

По мере приближения моей бесплатной лекции неизбежно начали появляться все новые обстоятельства. На тот же день был назначен школьный концерт, в котором участвовала моя дочь, – мне пришлось его пропустить. Мне предложили выступить в качестве основного докладчика на корпоративном мероприятии за полный гонорар – я был вынужден отказаться. В тот же день австралийская программа новостей хотела провести со мной интервью в прямом эфире – но я был занят.

Да, мне было очень досадно пропустить все эти события, особенно выступление моей дочери, но я не сожалел о своем первоначальном решении и череде последовавших «да».

Зачем я рассказал вам эту историю? Чтобы наглядно проиллюстрировать присущее многим из нас ошибочное предположение о том, что в будущем мы будем менее заняты, чем в настоящем.

Легко принять приглашение пообедать через три недели: вы смотрите в свой ежедневник и видите, что на этот день у вас не запланировано никаких встреч и важных дел. Почему бы не согласиться? Но, когда наступает назначенный день, он оказывается до отказа забит совещаниями, сдачей проектов и семейными обязательствами.

Вы должны понимать: все те же самые обстоятельства, заказы и дела, которые у вас есть сегодня, будут у вас через месяц, полгода или год. Они никуда не денутся, если только вы неким радикальным образом не измените свою жизнь. Ваши дети будут продолжать болеть и участвовать в школьных мероприятиях, вас будут продолжать приглашать на родительские собрания, ваш босс по-прежнему будет поручать вам проекты, ваш автомобиль по-прежнему будет нуждаться в техобслуживании и ремонте, ваши друзья по-прежнему будут устраивать вечеринки и т. д.

Каждое «да» – это «нет» чему-то другому

Ключевое правило, которому я стараюсь научить даже своих детей: каждое «да» – это «нет» чему-то другому. Это не значит, что вы должны говорить «нет» всему подряд; но предполагается, что вы должны тщательно подумать, прежде чем говорить «да».

От первого лица…

Если вы не можете сказать чему-то «ДА, черт возьми, ДА!!!», лучше скажите «Нет!».

Джеймс Альтушер, инвестор, автор бестселлеров и ведущий «Шоу Джеймса Альтушера»

Творцы понимают, что совершенство достигается не только тогда, когда нечего больше добавить, но и тогда, когда нечего больше убрать. Это ваш карт-бланш на то, чтобы говорить «нет», потому что каждое «нет», сказанное вами сегодня, освобождает вам больше времени завтра.

Рори Ваден, известный бизнес-тренер, автор бестселлеров «Целенаправленная прокрастинация» (Procrastinate On Purpose) и «Вверх по лестнице»

Настоящий фокус – это уметь говорить «нет» тому, чем вам на самом деле хочется заняться.

Никил Арора и Алехандро Велес, основатели компании Back to the Roots

Мое главное правило эффективного управления временем очень простое: я всегда помню о том, что за каждое «да» приходится платить «нет» чему-то другому.

Мелани Бенсон, соавтор «Руководства по запуску информационно-маркетингового стартапа» от www.entrepreneur.com

Недавно моя дочь согласилась пойти на день рождения своей подруги. Но спустя пару дней узнала, что ее любимый певец Макс Шнайдер в тот же день дает концерт в нашем городе. Представляете себе все душевные муки подростка! Она пообещала подруге прийти на ее вечеринку и теперь была вынуждена держать свое слово.

Мой 11-летний сын согласился участвовать в спортивном турнире (он – один из двух вратарей в школьной футбольной команде). Но в середине сезона ему неожиданно предложили сыграть роль в постановке местного театра. Это было его давней мечтой, но участие в спектакле означало, что он должен пропустить несколько матчей. Что делать? Он взял на себя обязательство перед тренером и своими товарищами по команде, поэтому ему пришлось отказаться от заманчивого предложения.

Повторяю: суть не в том, чтобы всегда говорить «нет». Просто вы должны понимать, что, когда придет время, взамен каждого «да» вам придется сказать «нет» чему-то другому. Понимание того, что всегда есть «цена выбора» – возможности, которые вам придется упустить, – заставит вас предельно внимательно относиться к тому, что вы соглашаетесь внести в свои планы.

Почему нам так трудно говорить «нет»

Даже если мы прекрасно осознаем, что за каждое «да» нам придется платить каким-либо «нет», многие из нас находят очень трудным говорить «нет» другим людям. На то есть много причин:

• Мы боимся разозлить человека.

• Мы боимся ранить чьи-то чувства.

• Мы хотим, чтобы к нам хорошо относились.

• Мы не хотим быть невежливыми, потому что нас с детства учили, что нужно быть воспитанными.

• Мы недооцениваем, сколько времени это займет в действительности.

• Мы четко не знаем собственных приоритетов.

• Нам нравится быть полезными.

• Мы рассчитываем заработать «услугу за услугу».

Нас с детства учат тому, что мы должны помогать другим людям. Помощь тем, кто в ней нуждается, – это действительно важно и нужно.

Но бесконтрольное «да» в ответ на любые запросы вашего времени лишает вас возможности делать все остальные вещи, которые вы также цените, – в том числе и те, что сделали вас успешным.

Разрешите себе говорить «нет», не испытывая чувства вины. Вас не должно беспокоить, что подумают о вас другие, когда вы отклоняете их запросы на ваше время!

Семь простых способов сказать «нет»

Прежде всего вы должны знать, что достаточно просто сказать «нет». Вы не обязаны никому ничего объяснять.

Но если подобная прямолинейность вам не под силу, попробуйте говорить «нет» более деликатно. Например, я часто начинаю ответ по электронной почте со слов «Благодарю вас за то, что связались со мной…», после чего использую одну из следующих фраз:

1. «…Но у меня приближается срок сдачи важного проекта, и я не назначаю никаких встреч, пока его не закончу». Я часто использую эту уловку с незнакомыми людьми. Я не уточняю, какой именно проект мне нужно закончить, поскольку посторонние люди не знают деталей и не ожидают, что я буду вводить их в курс дела. Но слова «срок сдачи» обладают магическим действием, потому что большинство людей хорошо представляют себе, что это такое.

2. «…Но, к сожалению, в этот период у меня такой плотный рабочий график, что я соглашаюсь только на встречи со своими клиентами. Спасибо за понимание». Я использую этот подход с теми, кто хочет получить от меня бесплатную консультацию. Меня удивляет, как часто люди, которые уже имеют приличный доход и бизнес, просят у меня время и информацию, которая позволит им заработать кучу денег, но даже и не думают за нее платить. Вышеуказанной фразой я мягко намекаю им на то, что, если они действительно хотят поговорить со мной о своей бизнес-проблеме, они могут это сделать, но не бесплатно. Почти всегда после этого они исчезают.

3. «…И я был бы рад встретиться с вами, но в моем расписании нет ни минуты свободного времени до 14:15 ___ [выбрать дату через пять-шесть месяцев]». Так я обычно отвечаю людям, с которыми не знаком лично, но как-то косвенно связан. Например, это может быть друг человека, который работал на меня несколько лет назад. Цель такого ответа – не давать прямой отказ, но сообщить, что у меня очень напряженный рабочий график, поэтому ко мне можно обращаться только с действительно важными вопросами. Я обнаружил, что большинство людей с пониманием относятся к моему положению и отвечают: «О, не беспокойтесь! Это не столь срочное дело, поэтому мы можем встретиться, когда вы будете менее заняты». И исчезают.

4. «…Но в моем расписании свободное окно для телефонного звонка есть только с 2:00 до 2:15 ночи в четверг на следующей неделе. Дайте мне знать, подходит ли вам это время». Обратите внимание, что я нарочно пишу «ночи», а не «дня». Такой прием я использую довольно редко, потому что, если человек согласится на мой блеф, мне придется действительно вылезать из теплой постели в два часа ночи, чтобы принять его звонок. Этот прием предназначен только для самых настойчивых людей. Если это упрямый продавец, который пытается мне что-то продать, я легко говорю «нет». Но если это хороший знакомый или деловой партнер, моя воспитанность не позволяет мне жестко отказаться. А вышеуказанный ответ предъявляет определенные требования и к запрашивающей стороне. Как сильно человек хочет со мной поговорить? Готов ли он для этого пожертвовать своим сном? Обычно мне отвечают: «Кажется, вы по ошибке написали в два часа ночи… в четверг в два часа дня – отличное время, я вам позвоню!» Тогда я отвечаю: «Нет, я не ошибся. Мне приходится работать почти круглые сутки. И в четверг с 2:00 до 2:15 ночи – это единственное свободное окно на ближайшие нескольких месяцев. Так я вас записываю на это время?» Удивительно, но еще ни один человек не согласился на это предложение. Люди просят меня потратить мое личное время на то, чтобы снабдить их информацией, способной кардинально изменить их профессиональную карьеру, бизнес или жизнь в целом, но не готовы заплатить за это парой часов своего сна! И, если бы кто-нибудь когда-нибудь сказал мне «Отлично! Я позвоню вам!», я бы, скорее всего, ответил, что у меня внезапно появилось свободное окно, и мы можем связаться в нормальное рабочее время.

5. «…Но я не думаю, что я – тот, кто вам нужен. Вам лучше посоветоваться с…» Это самый легкий способ. Люди часто обращаются к вам, потому что думают, что вы знаете что-то важное, что поможет им помочь, или что вы отвечаете за принятие решений, например, о покупках. Если вы не можете выручить человека своими советами или же делегировали принятие решений о покупках одному из членов вашей команды, используйте этот подход. Вы можете добавить объяснение, например: «Самый быстрый способ решить эту задачу – непосредственно связаться с моим коллегой Джоном. Не беспокойтесь: говорить с Джоном – все равно что говорить со мной. Все вопросы такого рода у нас решает он».

6. «…Но я настолько занят, что не могу найти свободное время для дополнительных звонков или встреч в обычные рабочие часы. Но у меня бывает возможность отвечать на электронные письма в ходе поездок или ночью. Вы не хотели бы связаться со мной по электронной почте?» Такую формулировку я использую чаще всего. Я действительно стараюсь разбирать все письма своих читателей, подписчиков моих рассылок, людей, которых направляют ко мне мои коллеги и т. д. И электронная почта зачастую более эффективна, чем телефонные звонки.

7. «…Но, как правило, я ограничиваю длительность первой беседы 15 минутами. Если вы заинтересованы, не могли бы вы прислать мне примерный перечень вопросов, чтобы я мог заранее знать, о чем мы будем беседовать и какой результат вы хотели бы получить?» Такой ответ также позволяет не давать прямой отказ, но при этом сообщить человеку, что вы очень заняты, и, если он действительно хочет поговорить с вами, то должен проделать некоторую подготовительную работу. Как правило, на этом наше общение заканчивается.

От первого лица…

Научитесь говорить «нет» друзьям: всегда размышляйте о последствиях и о том, что является лучшим для вас. Не пытайтесь угодить другим – думайте прежде всего о себе. Будьте внимательны с тем, какими людьми вы себя окружаете. Если это настоящий друг, он с пониманием отнесется к вашему «нет».

Хейли Сильва, одна из лучших учениц в средней школе Сьерра

Как это применимо

Не позволит ли вам умение говорить «нет»:

Предпринимателю: избавиться от неважных встреч, чтобы сосредоточиться на работе над новым продуктом?

Руководителю: перестать распыляться на инициативы из разряда «хорошо бы сделать…» и добиться большего прогресса в достижении ваших квартальных целей?

Фрилансеру: сократить количество часов, которое вы тратите на безвозмездную работу?

Студенту: проводить больше времени в библиотеке и меньше времени в кафе?

Неработающему родителю: сократить волонтерскую деятельность и уделять больше времени и внимания вашим детям?

СЕКРЕТ 9

Говорите «нет» всему, что не помогает в достижении ваших целей.

Каким встречам, звонкам и делам вы можете сказать «нет» в ближайшие недели?

БЕСПЛАТНЫЙ БОНУС

Скачать бесплатные материалы можно на сайте: www.MasterYourMinutes.com.

Глава 10

Могущественный принцип Парето

Может ли простой анализ рабочей нагрузки сократить ее на 80 %?

Поразительное открытие в итальянском саду

Мало кто не слышал имя Вильфредо Федерико Дамасо Парето, известного итальянского философа и экономиста, жившего в 1848–1923 годах. Легенда гласит, что однажды, работая в саду, молодой ученый заметил, что 80 % всего урожая гороха он собирает с 20 % растений. Это наблюдение натолкнуло его на мысль о неравномерном распределении. Проанализировав распределение богатства, он обнаружил, что 80 % земли в Италии принадлежит всего 20 % населения. Затем он исследовал различные области промышленности и выяснил, что 80 % всей продукции в каждой отрасли производится 20 % ведущих компаний.

20 % усилий дают 80 % результата.

Этот «универсальный закон» о систематическом и предсказуемом дисбалансе стал известен как принцип Парето или правило 80/20. Хотя это соотношение не всегда составляет ровно 80/20, подобный дисбаланс встречается во многих ситуациях в бизнесе:

• 20 % торговых представителей обеспечивают 80 % всего объема продаж;

• 20 % клиентов приносят 80 % всей прибыли;

• 20 % ошибок в программном обеспечении вызывают 80 % всех сбоев в работе этих программ;

• На 20 % пациентов приходится 80 % всех расходов на здравоохранение (а на 5 % пациентов – 50 % всех расходов!).

В моей личной жизни также действует могущественный закон 80/20. Вот несколько примеров.

У меня есть пять отличных костюмов, но 80 % времени или даже больше я ношу черный костюм от Armani вместе с бледно-голубой рубашкой. (Дамы, сколько туфель есть в вашем гардеробе и как часто вы надеваете любимые 20 %?)

В моем доме 15 комнат, но 80 % времени я провожу в спальне, гостиной и своем кабинете.

Я не знаю, каковая общая протяженность дорог в том маленьком городке, где я живу, но держу пари, что я езжу не более чем по 20 % из них.

На моем смартфоне Samsung S5 имеется 48 мобильных приложений с иконками на экране, но в 80 % случаев я использую всего восемь из них.

Когда я совершаю покупки, то преимущественно хожу по периметру магазина: где лежат молочные продукты, рыба, хлеб, овощи и фрукты, а проходы в середине зала обычно пропускаю (кроме тех, где выставлены товары для здоровья и красоты).

Будучи законченным интровертом, я не так много общаюсь с людьми, но вы можете обнаружить, что 80 % времени проводите с 20 % ваших лучших друзей и членов семьи.

От первого лица…

Я хорошо понимаю, что не могу сделать всего, поэтому занимаюсь только самым важным, используя правило 80/20.

Джеймс Шрамко, основатель компании SuperFastBusiness

Две ключевые концепции высокой продуктивности, которые я применяю, таковы. Во-первых, правило 80/20, которое помогает мне определить, какие задачи принесут наибольшую отдачу и, следовательно, на чем необходимо сфокусироваться. Во-вторых, теория ограничений, которая позволяет мне понять, что именно в данный момент мешает мне достичь желаемого результата.

Яро Старак, автор блога Profits Blueprint и основатель блога www.EntrepreneursJourney.com

Итак, как мы можем использовать принцип Парето для того, чтобы получить больше времени в нашей жизни?

Бизнес по правилу 80/20

В бизнесе можно тщательно проанализировать всю клиентскую базу и «уволить» 80 % наименее прибыльных клиентов. В свое время я избавился от многих клиентов, которые не стоили затрачиваемых на них сил. То же самое можно сделать и со штатом агентов по продажам. Примените правило 80/20 и увольте бо́льшую часть сотрудников, которые генерируют меньше всего продаж. Это позволит вам увеличить вознаграждение успешных агентов, работающих с крупными клиентами или обслуживающих большие территории, а также увеличить время, которое вы тратите на коучинг.

Вы можете посмотреть на продукты, которые в настоящее время предлагает ваша компания, и, используя метод 80/20, избавиться от тех из них, которые приносят наименьшую прибыль. Это может существенно уменьшить нагрузку по обслуживанию клиентов, освободить пространство на ваших складах, а также упростить ценностное предложение.

Если вы управляете компанией, производящей программное обеспечение, определите, какие ошибки в программных продуктах являются причиной 80 % звонков в ваш колл-центр. Устраните эти недочеты, и вы значительно сократите расходы на техническую поддержку.

Можно применить правило 80/20 и к маркетинговым усилиям. Однажды на конференции я спросил у Сета Година, почему он не использует Twitter. Это было в те времена, когда все были помешаны на Twitter, и люди не понимали, почему «гуру маркетинга» игнорирует эту платформу. Он сказал: «Я не имею ничего против Twitter. Но в моем дне всего 24 часа, и, если я буду тратить время на Twitter, значит, я не буду тратить время на что-то другое, например, на написание ежедневного поста в моем блоге».

В наш век социальных медиа многие считают, что просто обязаны иметь аккаунт в Twitter, Facebook и LinkedIn – о, боже, у меня даже есть страничка в Pinterest! Но простой анализ 80/20 покажет, что бо́льшая часть вашей аудитории или вашей клиентской базы сосредоточена на одной из платформ. Вы можете сообщить людям, что теперь вы будете присутствовать в такой-то социальной сети, а все остальные платформы обойти вниманием.

Работа во дворе по правилу 80/20

Сколько времени и денег вы тратите на ваш двор каждый год? Ваша работа здесь может включать стрижку газонов, применение удобрений или других химикатов, прополку клумб, обрезку кустарника и деревьев, посадку цветов и подметание дорожек. Подумайте, сколько средств нужно на покупку удобрений и гербицидов, замену мульчи или на наем работников для стрижки газонов и обрезки деревьев, если вы не занимаетесь этим сами.

Правило 80/20 предполагает, что всего 20 % всей деятельности по обслуживанию двора обеспечивают 80 % тех результатов, которые видят соседи и люди из проезжающих мимо автомобилей. Зная об этом, можно существенно сократить объем дворовых работ – например, продолжать подстригать газоны и сажать цветы, но отказаться от сезонных сортов и тщательно пропалывать клумбы от сорняков (разумеется, если это доставляет вам удовольствие!)

Чтение и учеба по правилу 80/20

Когда я поступил в университет, моя любимая школьная учительница дала мне замечательный совет. Она предупредила, что теперь мне придется читать несоизмеримо больше, чем в школе: одна художественная книга плюс по несколько глав из каждого учебника в неделю.

Она объяснила, что, если прочитать первый и последний абзац в каждой главе, а также первое предложение каждого абзаца по всему тексту, можно понять 80 % содержания книги. Учительница сказала, что даже если такой метод чтения не позволит мне стать круглым отличником, то твердые четверки мне будут обеспечены.

Сегодня у меня трое детей-школьников. Когда я помогаю своим старшим дочерям готовиться к тестам, я рекомендую им начинать с чтения краткого содержания параграфов и вопросов для самопроверки. Это позволяет узнать, что автор учебника считает наиболее важным, а затем вернуться и найти ответы на эти вопросы в тексте – такой метод изучения материала является гораздо более эффективным, чем чтение всего параграфа от начала до конца.

Что в сумке у Далай-ламы?

Моя любимая история о Далай-ламе была опубликована в газете The Globe and Mail в 2002 году. Далай-лама много ездит по миру, чтобы просвещать людей о буддизме и бедственном положении тибетского народа. Он путешествует налегке, но повсюду возит с собой маленькую красную сумку. Как рассказывает журналист, однажды на пресс-конференции у Далай-ламы спросили, что лежит внутри.

Он тут же открыл ее и начал вынимать из нее вещи. Там были шоколадный батончик, футляр для очков, зубная щетка, салфетки Kleenex и одна конфета, которую он быстро развернул и засунул в рот.

Сколько всего вы берете с собой в путешествия? Не задумывались ли вы о том, что слишком большое количество вещей отнимает у вас драгоценное время и силы?

Почти у всех моих друзей есть второй дом – в Нью-Йорке, на океанском побережье или на горнолыжном курорте. Они удивляются, почему у меня нет подобного пристанища для отдыха. Они не знают, что я очень внимательно слушаю их разговоры о домах. Они редко говорят об удовольствии. Чаще всего они рассказывают о том, что их в очередной раз обокрали, или что из-за урагана Сэнди затопило весь первый этаж, или что они сдали коттедж в аренду и арендаторы оставили там полный разгром.

Второй дом – еще один наглядный пример того, что за любую собственность приходится платить. Например, если это коллекция каких-либо предметов, вам следует обеспечить ей надежную охрану и каждую неделю стирать с нее пыль. Чем больше дом, тем больше времени и сил нужно тратить на его уборку. Каждый электронный гаджет требует, чтобы вы научились с ним обращаться, настроили его, регулярно заряжали аккумулятор и иногда ремонтировали. Бассейны нужно чистить. Домашних животных необходимо кормить, выгуливать, дрессировать и водить к ветеринару. Лодки важно спускать на воду и ремонтировать, а также обеспечивать им правильное хранение зимой.

Имея трех детей школьного возраста, я считаю практичным жить в большом доме в пригороде. Но, как только они вырастут и уедут из дома, я также его покину! Я собираюсь избавиться почти от всего, что у меня есть (все дорогие мне сентиментальные вещи я упакую – их нет так уж и много – и сдам в хорошее хранилище), и буду арендовать на год квартиры в разных городах мира, пока мне не надоест кочевая жизнь или я не умру. Нью-Йорк, Барселона, Амальфи, Сидней или Мельбурн, Гонконг, Ла-Холья или Напа – передо мной будет открыт весь мир!

Урок состоит не в том, что что-то иметь – это плохо. Например, у меня самого есть несколько машин и две кошки. Я говорю, что все вещи требуют времени и мы должны дважды подумать, прежде чем их приобретать.

И хотя вряд ли кто-то из нас захочет ограничить свое имущество только тем, что вмещается в маленькую красную сумку, мы можем вдохновиться примером Далай-ламы, который явно не нуждается в большом количестве вещей, чтобы быть счастливым.

Образ мышления 80/20

Применять принцип Парето на практике – не значит всюду носить с собой калькулятор и скрупулезно рассчитывать, что входит в заветные 20 %, дающие 80 % результата, в различных областях вашей жизни.

Необходимо развить образ мышления 80/20, который позволит вам четко определять задачи и виды деятельности, обещающие принести максимальную отдачу. Вам нужно:

• искать короткие пути;

• исключительно хорошо делать самые важные вещи, а остальное делать «достаточно хорошо» или вообще не делать;

• развить свои навыки до высочайшего уровня профессионализма в нескольких выбранных областях; не пытаться стать мастером на все руки;

• осознать, что вы можете значительно снизить свою рабочую нагрузку и стресс и стать более счастливым, если сосредоточитесь на 20 % наиболее важных для вас целей и видов деятельности.

Как это применимо

Не позволит ли вам образ мышления 80/20:

Предпринимателю: оставаться сфокусированным на стратегическом плане и тратить меньше времени на погоню за бесконечными новыми возможностями?

Руководителю: получить максимальную отдачу от ваших ограниченных ресурсов?

Фрилансеру: сосредоточиться на работе с наиболее важными и прибыльными клиентами?

Студенту: учиться более эффективно, начав определять самые важные мысли в тексте и запоминать их?

Неработающему родителю: тратить меньше времени и сил на управление домашним хозяйством?

СЕКРЕТ 10

20 % усилий дают 80 % результата.

Какие 20 % вашей деятельности генерирует 80 % того, что вы цените в жизни?

БЕСПЛАТНЫЙ БОНУС

Скачать бесплатные материалы можно на сайте:www.MasterYourMinutes.com.

Глава 11

«Три гарвардских вопроса», экономящих восемь часов в неделю

Могут ли три простых вопроса сэкономить вам восемь часов в неделю?

Как один лентяй стал «Лучшим программистом»

В январе 2013 года несколько новостных агентств сообщили о замечательной истории программиста по имени Боб (имя вымышленное).

Будучи сотрудником компании, занимающейся разработкой программного обеспечения, 45-летний Боб отлично справлялся со своими обязанностями – его программные коды отличались высоким качеством и всегда были готовы в срок. Квартал за кварталом компания присуждала ему звание «Лучший программист» и поощряла материально. Он был образцом идеального сотрудника – приходил на работу к 9:00, уходил ровно в 17:00, перед этим не забывая отправить боссу ежедневный отчет о проделанном за день.

Между тем, как показало последующее расследование, Боб проводил свой рабочий день весьма своеобразно. Все утро, примерно с 9:00 до 11:30, он посвящал чтению блогов на Reddit и просмотру видеороликов на YouTube, после чего отправлялся на полуторачасовой ланч. Вернувшись в офис к 13:00, следующие три с половиной часа лучший программист компании тратил на «исследования» eBay, Facebook, LinkedIn и других социальных сетей. В 16:30 он отправлял отчет начальнику и отправлялся домой, не написав ни одной строчки кода. Так он проводил все рабочие дни.

Но как такое было возможным? Как можно лентяйничать днями напролет и при этом быть лучшим программистом компании?

Оказалось, что Боб был не столько трудолюбивым, сколько сообразительным парнем.

Вместо того чтобы задать вопрос «Как я могу это сделать?», он задал другой вопрос – «Как это может быть сделано?».

Ответом стало то, что Боб начал перепоручать свои задания китайским программистам – фактически он передал свою работу на аутсорсинг подрядчику из Шэньяна. Компания платила Бобу около 200 000 долларов в год, и четверть этой суммы – 50 000 долларов в год – он отдавал на оплату услуг китайцев.

Долгое время компания Боба удивлялась его профессионализму, в то время как он целыми днями бездельничал в Интернете.

В конце концов организация обратила внимание на аномальную активность подключений к ее серверу из Китая, где у нее не было сотрудников. Предположив, что ее сеть взломали злоумышленники, компания провела расследование и наткнулась на блестящую схему Боба. К сожалению, на руководство не произвела впечатление деловая смекалка сотрудника, и Боб был уволен.

Исследования показывают…

Люди, которые активно перепоручают дела другим, сообщают, что ощущают себя более продуктивными, энергичными и счастливыми и реже чувствуют себя «переработавшими и переутомленными».

(Источник: The Kruse Group, 2015)

Будь я главой организации, я бы в два раза увеличил Бобу зарплату и сделал его техническим директором, чтобы он мог внедрить свою аутсорсинговую схему в масштабах всей компании и сэкономить ей миллионы долларов.

Несмотря на то что Боб был уволен за нарушение корпоративных правил, мы можем многому научиться у его подхода к работе.

От первого лица…

Рационально подходите к использованию своего времени… Не занимайтесь всей работой подряд, по максимуму применяйте свои знания и опыт, а остальное делегируйте другим.

Джефф Мур, президент двух компаний по производству морепродуктов и основатель международной организации предпринимателей и профессионалов Thursday Night Boardroom

Перестать делать, перепоручить или делать иначе

В сентябре 2013 года профессора Джулиан Биркиншоу и Джордан Коэн поделились в журнале Harvard Business Review результатами своего эксперимента по повышению продуктивности.

Они обнаружили, что 41 % своего времени высококвалифицированные работники умственного труда тратят на разного рода второстепенные виды деятельности, которые либо не приносят им профессионального удовлетворения, либо вообще могут быть выполнены другими.

Но почему же люди продолжают этим заниматься?

Исследователи предполагают, что многие любят чувствовать себя занятыми, потому что это повышает их чувство собственной значимости; они получают удовлетворение от выполнения небольших, незначительных задач; а также приветствуют даже скучные совещания, потому что это дает им возможность встать из-за рабочего стола и пообщаться с коллегами.

После того как Биркиншоу и Коэн научили людей останавливаться и по-новому смотреть на свой труд, те получили огромный выигрыш во времени.

В среднем обученные этому подходу сотрудники начали экономить по восемь рабочих часов в неделю, сократив время работы за столом на шесть часов и время на совещания на два часа.

Так в чем же секрет такой впечатляющей экономии времени?

Исследователи научили людей анализировать каждую задачу с точки зрения того, не могут ли они:

• перестать это делать: какие вещи я могу перестать делать; какую работу я могу полностью игнорировать и это никак не отразится на моих результатах?

• перепоручить: какие задачи и обязанности я могу делегировать подчиненным; что можно передать на аутсорсинг?

• делать иначе: что я должен продолжать делать, но могу выполнять по-новому, более эффективно и быстро?

Чтобы применить этот подход на практике, составьте список всех дел и совещаний, которые были у вас на прошлой неделе, и ответьте на следующие вопросы:

1. «Насколько важна эта конкретная работа для меня или моей компании? Что произойдет, если я просто перестану ее делать?»

2. «Я единственный человек, который может выполнить эту работу? Не может ли ее делать кто-то другой внутри или за пределами организации?»

3. «Как можно достичь такого же результата, но гораздо быстрее? Как бы я мог выполнить эту работу, если бы у меня была только половина времени?»

Эти «три гарвардских вопроса» позволят вам определить наименее ценные задачи, которые можно полностью игнорировать или поручить кому-то другому, а также найти наиболее эффективные способы выполнения важных дел.

От первого лица…

Извлекайте максимальную выгоду из аутсорсинга – приобретайте время других людей. Это ключ к успеху. Организуйте свои 168 часов в неделю, а затем покупайте время у других, чтобы расти.

Шейн и Джослин Сэмс, основатели успешной семейной компании по продаже цифровых продуктов, создатели проекта www.FlippedLifestyle.com, цель которого – помочь другим семьям «перевернуть свою жизнь» при помощи онлайн-бизнеса

Тони Роббинс нанял помощника, когда был начинающим предпринимателем

Это произошло много лет назад, когда я был очень молодым и глупым. Тогда мне было 25 лет, я являлся генеральным директором стартапа, работал больше 80 часов в неделю, хронически недосыпал, не занимался спортом, не вел никакой социальной жизни – и тем не менее все лето каждую субботу я вытаскивал из гаража газонокосилку и проводил по несколько часов за стрижкой травы.

Жаркое солнце нещадно жгло мне лицо, по спине текли ручьи пота, облако пыли и цветочной пыльцы не давало дышать, но я упрямо толкал газонокосилку по нескончаемому участку, не переставая думать о слайдах для важной презентации, которые мне нужно было подготовить к понедельнику, о сотнях писем, ждущих ответа, не говоря уже о покраске стен в детской спальне, стирке и походе в магазин за продуктами.

Почему я не мог нанять какого-нибудь подростка, чтобы тот постриг газон вместо меня? Потому что мне не хватало денег. Вернее, я считал, что у меня не хватало на это денег. Недавно я посмотрел интервью с Тони Роббинсом. Он рассказал, что, когда ему не было еще и 20 лет, он находился в похожей ситуации – он был начинающим предпринимателем и работал с утра до ночи. Но, несмотря на стесненность в средствах, он нанял себе помощника, сначала всего на два часа в день. Вот его рассказ:

Вначале ты думаешь, что все должен делать сам. Но потом ты осознаешь, что в твоем дне всего 24 часа, а как же семья, дети, друзья и жизнь вообще? Когда все успеть?

Ответ – кого-то нанять. Обменять свои деньги на чье-то время. Именно это я и сделал. Нанял сначала всего одного человека и всего на два часа. Я хорошо помню тот период своей жизни, когда только начинал свою карьеру. У меня было всего два костюма, и однажды я сдал их в химчистку. Вечером я улетал, и мне требовалось успеть забрать костюмы после работы, потому что иначе мне нечего было бы надеть на встречу с важным клиентом.

Когда я мчался в химчистку, а потом в аэропорт, обливаясь пóтом, как загнанная лошадь, я понял, что делаю что-то неправильно.

Я собираюсь стать успешным бизнесменом и при этом стою в очереди в химчистку? Это глупо. И антипродуктивно. Мне тогда было лет 18–19, и я сказал себе: «Мне нужен помощник. Хотя бы на два часа в день». Потом я увеличил это время до четырех часов.

Моя точка зрения такова: я не должен делать того, что кто-то другой может выполнить лучше меня, и я не должен делать того, что не является максимально продуктивным.

Прислушайтесь к совету Роббинса и начните обменивать свои деньги на время других людей, даже если пока вы не чувствуете себя готовым к этому. Что мне стоило привлечь подростка, который за несколько долларов в неделю стриг бы газон вместо меня?

Вы – родитель-одиночка? Почему бы вам не нанять студентку, которая будет присматривать за вашими детьми пару часов после обеда, чтобы вы могли спокойно заняться своими делами?

От первого лица…

Ничто так не тормозит вас на пути к успеху, ничто не делает вас настолько непродуктивным, как стремление браться за вещи, которые одновременно вам не нравятся и которые у вас не очень хорошо получаются. Все, что попадает в эту категорию, необходимо как можно скорее перепоручить кому-то другому (в идеале тому, кто любит и умеет это делать). Пока вы продолжаете заниматься такого рода вещами, вы не сможете по-настоящему полюбить свою работу и добиться в ней настоящего успеха.

Андреа Вольц, соавтор бестселлера «Стремись услышать "нет"», профессиональный тренер и оратор

Я стараюсь перепоручать все, что только могу. Благодаря таким фантастическим инструментам, как Amazon Prime для доставки в течение двух дней и Peapod для заказа продуктов на дом, мне не нужно ходить в магазины; при помощи виртуального секретаря www.FancyHands.com я могу назначать встречи, находить поставщиков, проводить маркетинговые исследования и т. д.; сервис Thumbtack позволяет найти помощников для работы по дому, а ZocDoc – записаться на прием к врачу. Быть мамой двух маленьких детей и управлять разветвленными маркетинговым агентством невозможно без посторонней помощи!

Ким Уолш-Филлипс, ведущий специалист по маркетингу в социальных медиа, автор бестселлеров, оратор, и основатель компании IO Creative Group

Венчурный капиталист Марк Састер о ценности администратора

Вы – генеральный директор стартапа? Во сколько вам обойдется наем хорошего помощника по административным вопросам? Возможно, вы думаете: «Я умею обращаться с компьютером и могу делать все сам. Зачем тратить деньги на администратора?»

Есть всего два блога, которые я читаю с религиозным рвением, и один из них принадлежит венчурному капиталисту Марку Састеру. В своем блоге «По обе стороны стола» (www.bothsidesofthetable.com) Састер дает советы начинающим предпринимателям. И в статье «Кого следует нанять первым делом после раунда "А"?» он приводит убедительные аргументы в пользу привлечения помощника по административным вопросам.

Первый сотрудник, которого вы должны нанять после привлечения первого раунда инвестиций, – это офис-менеджер или помощник по административным вопросам.

«Что?! Вы, наверное, шутите?»

Вовсе нет.

Да, я считаю, что начинающий предприниматель должен скрупулезно контролировать свои расходы. Но я также считаю, что, когда у вас появляется хотя бы немного денег, вы должны сделать ставку на эффективность. Я видел слишком много генеральных директоров/основателей, которые увязали в мелочах, потому что привыкли к этому в начальной фазе и из-за этого не могли выйти на новый уровень бизнеса.

Только подумайте: ваш самый ценный актив в период становления дела – руководящая команда, команда основателей. От этих людей зависит будущее вашей компании, а вы хотите заставить их заниматься отчетами о командировочных расходах, бронированием гостиниц, планированием встреч, расчетом заработной платы, заказом компьютерной техники, ремонтом протекающих туалетов и т. п.?!

Если у вас нет администратора, вы сами являетесь администратором.

Даже если вы можете делать все административную работу сами, подумайте, насколько это разумно? Один час в день, выделенный на поход на почту, составление отчета о командировочных расходах или бронирование авиабилетов, может быть потрачен с куда большей пользой на звонки потенциальным клиентам, обучение или стратегическое планирование. Всегда старайтесь уделять как можно больше времени таким видам деятельности, которые задействуют ваши уникальные сильные стороны и приносят максимальную отдачу. Поход в магазин канцтоваров за бумагой для принтера вряд ли попадает в эту категорию.

От первого лица…

Сосредоточьтесь на том, в чем вы гениальны, а для всего остального наймите людей.

Льюис Хауэс, бывший профессиональный спортсмен, а ныне ведущий подкаста The School of Greatness, автор бестселлеров и предприниматель

Штат виртуальных помощников к вашим услугам!

После выхода в свет бестселлера Тимоти Ферриса «Как работать 4 часа в неделю» в моду вошли виртуальные помощники. В те времена под виртуальным помощником понимался удаленный сотрудник где-нибудь в Индии или на Филиппинах, который занимался разбором вашей электронной почты, назначением встреч и другими обычными административными обязанностями. К сожалению, во многих случаях языковой барьер и низкое качество работы делали виртуального помощника плохой заменой традиционному секретарю.

Но с тех пор концепция виртуального помощника претерпела значительное развитие, и сегодня она позволяет вам найти исполнителя фактически для любой работы, причем без предварительного планирования.

Uber была одной их первых компаний, которая популяризировала концепцию мобильного сервиса по требованию. Вы когда-нибудь завидовали «богатым и знаменитым», которые ездят на лимузинах с личными шоферами? Теперь вы можете запустить приложение Uber на вашем смартфоне, и через несколько минут автомобиль с персональным водителем будет вас ждать у дверей вашего офиса или дома.

Нет времени ходить по магазинам за продуктами? Посмотрите, не работает ли в вашем регионе Instacart (www.instacart.com), Peapod (www.peapod.com) или Fresh Direct (www.freshdirect.com). Для покупки непродовольственных товаров пользуйтесь сервисом Subscribe & Save от www.amazon.com (www.amazon.com/gp/subscribeandsave/details/).

Требуется человек, чтобы провести интернет-исследование, сделать обновления в социальных медиа, заказать столик в ресторане или отменить подписку на кабельное ТВ? Зайдите на сайт www.FancyHands.com.

Нужно выполнить хозяйственные работы? На TaskRabbit (www.TaskRabbit.com) найдутся люди, готовые почистить вашу печь, собрать мебель Ikea или навести порядок в ваших шкафах.

И не забывайте, что для всех ваших потребностей фрилансера существуют такие сайты, как www.fiverr.com, www.freelance.com и www.upwork.com.

На момент первой публикации книги «Как работать 4 часа в неделю» аутсорсинг был новинкой. Теперь считается нормой, что работу можно поручить лучшим людям, и никто не заботится о том, где они находятся географически. Благодаря повсеместному доступу в Интернет, Wi-Fi, Skype, электронной почте и инструментами управления проектами, таким как Asana (www.asana.com) и Slack (www.slack.com), работа с удаленными членами команды больше не представляет собой проблемы.

Я живу в пригороде Филадельфии и активно пользуюсь услугами виртуальных помощников:

• Кларисса является одним из дизайнеров обложек для моих книг; она живет в Сингапуре, и я понятия не имею, как она выглядит (мы общались только по электронной почте).

• Баладжи живет в Индии, и я использую его команду для проведения исследований, интеллектуального анализа данных и создания слайдов.

• Серена отвечает на мои технические вопросы по сервису почтовых рассылок Mailchimp (когда мы впервые связались с ней, она путешествовала по Ирландии, а теперь живет в Таиланде).

• Камилла – одна из редакторов моих книг; я нашел ее на www.fiverr.com (на ее персональной странице сказано, что она живет в Соединенных Штатах, но я не в курсе, где именно).

• Мэтт и Крис помогают мне с поддержкой моих веб-сайтов (я никогда не встречался с ними лично).

Помимо команды удаленных фрилансеров я регулярно нанимаю помощников для следующей работы:

• Я плачу 60 долларов в неделю местной ландшафтной компании за стрижку моего газона.

• Я плачу 100 долларов парню, который расчищает подъездную дорожку к моему дому во время сильных снегопадов.

• Я плачу 150 долларов каждые две недели клининговой компании за наведение порядка в моем доме.

• Я плачу 20 долларов в час женщине, которая каждое утро отвозит моих детей в школу.

• Я плачу бухгалтеру, который ведет мою деловую и личную бухгалтерию. Я никогда не выписываю чеки сам.

• Я нанимаю сантехников, электриков и маляров для ремонта моего дома.

Но Марк Кьюбан по-прежнему сам занимается стиркой

Но существует ли что-то, что не следует перепоручать другим?

Заметьте: несмотря на то, что у меня есть помощница, которая каждое утро заезжает ко мне домой и отвозит моих троих детей в школу, я никогда не нанимал полноценную няню. Многие мои знакомые семьи пользуются услугами нянь, которые живут у них дома или приходят ежедневно на полный рабочий день, но лично для меня это было бы некомфортно. Я не хочу, чтобы со мной жил чужой человек, и я также придаю большое значение своей роли отца, поэтому стараюсь воспитывать своих детей сам. Мне повезло в том, что у меня довольно гибкий рабочий график и я могу себе это позволить. Я не осуждаю других людей, которые делают другой выбор. Я решился на такой шаг сознательно, понимая, что это стоит мне определенных потенциальных доходов и карьерного роста.

Я также сам хожу в магазин за продуктами – почти каждый день или через день. Это совершенно нерационально с точки зрения оптимального использования времени, но я просто получаю от этого удовольствие. Мне нравится покупать свежие фрукты, овощи и рыбу, и, кроме того, поскольку я работаю дома, поход в магазин – хороший повод прогуляться, чтобы подышать свежим воздухом и погреться на солнце.

Миллиардер Марк Кьюбан признался на телешоу «В бассейне с акулами», что он, как и в студенческие времена, сам занимается стиркой. Я тоже. Я мог бы нанять человека, который бы раз в неделю приезжал ко мне домой и перестирывал грязное белье вместо меня или отвозил бы его в прачечную – и, если вы терпеть не можете стирку, вам лучше так и поступить. Просто я не имею ничего против стирки и считаю, что это занятие немного «приземляет».

Суть в том, что вы должны стараться перепоручить другим людям как можно больше работы, кроме тех случаев, когда:

1) вы получаете удовольствие от этого занятия, оно помогает вам отдохнуть и подзарядиться энергией;

2) это занятие является частью ваших жизненных ценностей;

3) нанять кого-то стоит дороже, чем сделать эту работу самому.

От первого лица…

Каждый год проводите аудит вашего времени и находите способ перепоручить другим по крайней мере 15 % того, что вы делаете.

Джей Байер, основатель компании Convince & Convert, профессиональный тренер и оратор, автор книги Youtility

Как это применимо

Не позволит ли более активный подход к аутсорсингу и делегированию работы:

Предпринимателю: сосредоточиться на тех видах деятельности, которые задействуют ваши уникальные деловые способности?

Руководителю: сократить расходы на реализацию проекта?

Фрилансеру: тратить больше времени на те виды деятельности, которые задействуют ваши истинные таланты?

Студенту: тратить больше времени на подготовку к важным экзаменам? (Как насчет найма помощника для стирки белья?)

Неработающему родителю: получить несколько часов свободного времени в день, чтобы заняться спортом или отдохнуть?

СЕКРЕТ 11

Старайтесь тратить свое время только на те занятия, которые задействуют ваши уникальные таланты или по-настоящему вам нравятся.

Что вы можете перепоручить другим людям, начиная со следующей недели?

БЕСПЛАТНЫЙ БОНУС

Скачать бесплатные материалы можно на сайте: www.MasterYourMinutes.com.

Глава 12

«Темы дня» от сооснователя Twitter Джека Дорси

Может ли одно простое изменение в вашем календаре-планировщике обеспечить вам квантовый скачок в продуктивности?

Секрет высокой продуктивности Джека Дорси

Джек Дорси является одним из создателей мегапопулярной социальной сети Twitter, а также основателем и генеральным директором компании Square. Некоторое время назад Дорси полноценно трудился в обеих компаниях: по восемь часов в каждой, в сумме 16-часовой рабочий день. В 2011 году в интервью онлайн-изданию Techonomy Дорси поделился секретом своей продуктивности:

Единственный способ это делать – быть очень дисциплинированным и предельно рациональным. Я обнаружил, что лично мне помогает такой способ организации работы, как «темы дня». По понедельникам в обеих компаниях я сосредотачиваюсь на вопросах управления и руководства – в Square мы проводим управленческое совещание, а в Twitter совещание оперативного командования, и в этот день я встречаюсь один на один с членами обеих руководящих подразделений. По вторникам я фокусируюсь на продуктах; по средам – на маркетинге, коммуникации и росте; по четвергам – на отношениях с разработчиками и партнерами; по пятницам – на корпоративной культуре и найме новых сотрудников. По субботам я отдыхаю – я люблю совершать походы в горы. Воскресенье я отвожу для размышлений, разработки стратегий, анализа обратной связи и подготовки к предстоящей неделе.

Разумеется, невозможно полностью сосредоточиться только на указанной «теме дня», но, как правило, я могу быстро справиться со всеми посторонними вопросами. Например, знание того, что вторник – это «день продуктов», позволяет мне не распылять усилия. Это также помогает дисциплинировать всю компанию в целом: мы всегда знаем, где мы были на прошлой неделе и где мы должны быть на следующей, и это способствует достижению результатов.

Как Джон Ли Дюма использует «темы дня»

За несколько лет Джон Ли Дюма превратил свой ежедневной подкаст EntrepreneurOnFire в успешный мультимиллионный бизнес. В 2014 году его коллега Кейт Эриксон написала в своем блоге большой пост о том, какую роль играют «темы дня» в его бизнесе.

Мы оба обнаружили, что планирование каждого дня в неделю в соответствии с определенной «темой» позволяет значительно повысить нашу эффективность. Например, у Джона вторник – это день подкаста, и именно на этот день он назначает все свои интервью.

Среда – день вебинаров. По средам мы проводим наши подкасты в прямом эфире, мастер-классы, эксклюзивные вебинары для членов нашего интернет-сообщества и т. д.

Такие «темы дня» значительно облегчают планирование и позволяют не сбиться с курса. Когда вы посвящаете целый день определенному виду деятельности, тем самым вы создаете соответствующий настрой, «рабочее пространство» для решения данного вида задач, и уменьшаете вероятность того, что эти дела будут отложены до завтра.

Три типа дней от Дэна Салливана

Известный бизнес-тренер Дэн Салливан рекомендует планировать каждую неделю в соответствии с тремя типами дней.

Фокусные дни: в эти дни вы должны сосредоточиться на наиболее важных видах деятельности, как правило, тех, что направлены на генерацию дохода. В идеале в этот же период вы должны максимально задействовать ваши уникальные таланты – делать то, что вы умеете лучше всего.

Буферные дни: эти дни предназначены для того, чтобы совершить все необходимые звонки, обработать электронную почту, провести встречи и совещания, раздать поручения, разобраться с документами, а также заняться профессиональным обучением.

Свободные дни: это дни для отдыха, развлечений или, возможно, благотворительности. Никаких деловых звонков, электронных писем, встреч, никаких мыслей о работе! Это время для того, чтобы восстановить силы.

Как я планирую свою идеальную неделю

Я тоже стараюсь планировать свою неделю в соответствии с определенной схемой, хотя она несколько отличается от метода Дорси, Дюма или Салливана. Моя типичная неделя выглядит следующим образом.

Понедельник: первый день недели я посвящаю управлению компанией (как Дорси). Я встречаюсь один на один с каждым членом руководящей команды, чтобы провести обзор результатов за предыдущую неделю и наметить план деятельности и цели на предстоящую. В конце дня я провожу собрание со всей командой, где каждый может рассказать о проблемах, поделиться своими мыслями и идеями, что позволяет создать необходимую контекстную осведомленность внутри компании. Если честно, я не люблю понедельники, потому что я не очень общительный человек и не в восторге от совещаний. Но я предпочитаю начинать неделю с самого «трудного», чтобы остальные четыре дня сосредоточиться на приятных делах.

Со вторника по четверг: дни в середине недели – это мои «фокусные дни». В это время я пишу книги, разрабатываю программы электронного обучения, составляю маркетинговые материалы. То есть в этот период я создаю «продукты», которые генерируют доход, и, безусловно, задействую при этом все свои уникальные таланты.

Пятница: конец рабочей недели – мой «буферный день», который я использую для разбора счетов и электронной почты, ответа на письма читателей и т. п.

Приемные часы

Помимо такого тематического планирования дней недели я выделяю последнюю пятницу каждого месяца под встречи за кофе и ланчем.

Я буквально завален предложениями «собраться за чашечкой кофе и поговорить», и для тех приглашений, которые я готов принять, я специально отвожу последнюю пятницу месяца. Официантов в ресторанчике LaStalla в Ньютауне всегда забавляет, когда я прихожу туда в 11:00, сажусь за столик и принимаю череду гостей, примерно по одному в час. В конце дня я получаю счет, который обычно включает три-четыре ланча (я съедаю только один) и около десятка чашек кофе.

Автор бестселлеров Дейв Керпен также выделяет еженедельный блок времени для встреч. Как он объяснил мне: «Я соглашаюсь увидеться почти с каждым, кто хочет, но отвожу под такие "приемные часы" всего один час в неделю».

Окружите отпуск «буферными днями»

Раньше я ненавидел отпуск. Для меня это был слишком большой стресс.

Безусловно, отдых – это прекрасно, но пара дней перед его началом превращались для меня в настоящий кошмар: передать дела, раздать задания и поручения, закончить срочную работу. В первые несколько дней отпуска я беспокоился о том, что не успел выполнить, и пытался завершить неоконченные дела по телефону или электронной почте. По возвращении меня снова ожидал кошмар – груды накопившихся вопросов, электронных писем, срочных встреч и совещаний.

Потом я понял, что есть простой способ наконец-то расслабиться – включить хотя бы одному «буферному дню» перед отдыхом и после него. В первый день после отпуска – никаких заранее запланированных совещаний, никаких обзоров проектов, никаких важных встреч. Посвятите этот день тому, чтобы совершить необходимые звонки, разобрать электронную почту, переговорить со своими менеджерами и ключевыми сотрудниками, чтобы войти в курс дела и вернуться к нормальному рабочему ритму.

Знание того, что у вас есть время, чтобы спокойно передать дела перед отпуском, а затем включиться в работу в размеренном темпе, позволит вам расслабиться и хорошо отдохнуть.

Хотите еще один секрет? Сообщите своему офис-менеджеру, когда вы вернетесь на работу, но попросите его не убирать отметку «в отпуске» в вашем календаре-планировщике. Таким образом, все будут считать, что вы еще на каникулах, и не набросятся на вас с неотложными вопросами и проблемами, как только вы переступите порог компании.

Как это применимо

Если вы…

Предприниматель: отвести определенные дни недели под разработку продуктов и привлечение клиентов?

Руководитель: выделить еженедельные блоки времени для встреч внутри компании, а также для стратегического анализа и планирования?

Фрилансер: выделить один день в неделю под «неприятные» дела, такие как поиск новых клиентов или работа с бухгалтерскими документами?

Студент: выделить один вечер в неделю под вечеринки и два под работу в библиотеке?

Неработающий родитель: во вторую половину дня в воскресенье выделить пару часов на то, чтобы приготовить еду на неделю вперед?

СЕКРЕТ 12

Отведите определенные дни недели под регулярно повторяющуюся работу.

Подумайте, насколько бы выросла ваша продуктивность и снизился уровень стресса, если бы вы организовали свою работу подобными дневными блоками?

БЕСПЛАТНЫЙ БОНУС

Скачать бесплатные материалы можно на сайте: www.MasterYourMinutes.com.

Глава 13

Сделайте это сразу!

Может ли одно небольшое изменение в ваших привычках сэкономить вам десятки минут в день и массу умственных сил?

Как вы разбираете свою почту?

О людях можно многое сказать по тому, как они сортируют свою ежедневную почту. Вот как я делал это раньше…

Я возвращаюсь домой после долгого рабочего дня, достаю из ящика почту и отношу ее на кухню. Сгорая от любопытства, бегло просматриваю пухлую стопку: реклама, счет за электричество, реклама, заявление на ипотеку, реклама, реклама, журнал, подписанный от руки конверт без обратного адреса, реклама, реклама, предложение кредита на покупку автомобиля, реклама, реклама.

Подписанный от руки конверт явно выделяется на общем фоне, поэтому я сразу же его открываю. Это приглашение для моего сына на вечеринку по случаю дня рождения, которая состоится через пару недель. Я открываю календарь-планировщик на своем iPhone. Кажется, на этот день у нас не запланировано никаких важных дел, и он может пойти. Но нужно будет проверить еще раз.

Я откладываю приглашение в сторону и открываю счет за электричество. В прошлом месяце я много пользовался кондиционером, поэтому мне интересно, какой счет мне выставили. Да уж, немало! Я решаю открыть другие квитанции, чтобы взглянуть, какие там суммы.

Затем я откладываю счета и беру BusinessWeek. Пролистываю страницы, читаю несколько заголовков и решаю чуть позже прочитать одну из статей.

Наконец, я откладываю журнал и начинаю готовить ужин. Позже тем же вечером я возвращаюсь к почте, сортирую ее и выбрасываю всю рекламу. Журнал я оставляю на кухне (захламляя свое пространство), а остальную почту кладу на стол в своем кабинете. В ближайшие дни я снова достану счета, чтобы оплатить их, и, если вспомню, опять открою приглашение, чтобы свериться с календарем-планировщиком и отправить ответ.

Хотя подобная «обработка» почты может показаться пустяком, зачастую это свидетельствует о том, как мы делаем все остальное: мы возвращаемся к незаконченным делам снова и снова.

Услышав «динь», уведомляющее нас о новом входящем сообщении, мы открываем электронную почту, смотрим, от кого пришло послание и какова его тема, и решаем, читать его сейчас или нет. Если мы решаем прочитать письмо, мы можем оставить его в почтовом ящике и ответить на него позже… и затем нам приходится перечитывать его еще раз.

Или мы снимаем с себя грязную одежду и бросаем ее на пол в спальне. Через некоторое время мы берем эти вещи и засовываем их в шкаф. Раз в неделю – или когда перестают закрываться дверцы гардероба – мы приносим в спальню корзину для белья, складываем туда всю одежду и относим к стиральной машине. Позже мы сортируем белье, загружаем его в барабан и начинаем стирку.

Образ мышления «Сделай это сразу»

Очень успешные люди почти всегда разбираются с делами незамедлительно. Они знают: чтобы быть эффективным, нужно тратить на каждое дело как можно меньше времени и умственной энергии. Короче говоря, для них характерен образ мышления «Сделай это сразу».

Теперь я тоже разбираю свою почту по принципу «Сделай это сразу»:

• Я выхожу к почтовому ящику и беру почту.

• Идя по дорожке к дому, я отбираю все ненужное.

• Прежде чем зайти в дом, я выбрасываю мусорную почту в корзину для макулатуры в моем гараже.

• Я отбираю журналы и кладу их в стопку «журналов, которые нужно прочитать» на кофейном столике.

• Счета – как правило, это все что осталось, потому что никто больше не посылает обычных писем, – я кладу в стопку «счетов для оплаты» рядом с моим компьютером.

• Поскольку на оплату квитанций у меня выделен 30-минутный блок времени в пятницу утром, до того момента я их даже не открываю.

На самом деле я считаю правило «Сделай это сразу» настолько важным, что рекомендую вам незамедлительно разбираться с теми операциями, выполнение которых занимает пять минут или меньше. При условии, что это не мешает выполнению более важной, заранее запланированной задачи, со всеми незначительными делами и вопросами лучше заканчивать сразу, чтобы не возвращаться к ним в будущем.

От первого лица…

Если у меня возникает задача, которую можно решить за пять минут, я предпочитаю покончить с ней сразу же, чем откладывать на потом. Благодаря этому у меня никогда не накапливается гора дел, о которой мне приходится постоянно думать.

Нихар Сутхар, студент-отличник в Корнеллском университете

Работа с электронной почтой по принципу «Сделай это сразу»

Большинство людей читают электронные письма немедленно, как только те приходят, или же открывают свой почтовый ящик, видят груду новых сообщений и принимаются их разбирать. Но даже если ответ требует всего пару слов, мало кто реагирует сразу же – почти все предпочитают вернуться и ответить потом. В результате позже приходится снова заходить в почту, находить нужные письма, перечитывать их – то есть выполнять двойную работу!

Самый эффективный способ – обрабатывать каждое сообщение немедленно. Вот как я разбирал свою электронную почту сегодня утром и какая внутренняя дискуссия при этом происходила в моем сознании:

11:00. Все мои утренние ритуалы выполнены, дети отправлены в школу, и у меня только что закончился двухчасовой «фокусный» блок времени, отведенный на сосредоточенный письменный труд. По расписанию – время работы с электронной почтой. Итак, делаю глубокий вдох…

Первое письмо – оповещение от сервиса Google, который отслеживает упоминание моего имени в Интернете. В нем сообщается, что мой заранее подготовленный пост был опубликован в блоге сегодня утром. Я перехожу по ссылке в свой блог, чтобы убедиться, что там все в порядке, и тут же замечаю опечатку прямо в заголовке поста. Черт, это нужно исправить! Только сначала просмотрю остальные письма…

Нет! Сделай это сразу! Внутренний голос неумолим, поэтому я быстро открываю WordPress, исправляю опечатку и нажимаю кнопку «Опубликовать».

Следующее письмо от работающего на меня фрилансера, который сообщает мне свой ИНН, чтобы мой бухгалтер мог подготовить налоговую документацию. Ладно, потом перешлю это письмо бухгалтеру вместе с парой своих замечаний…

Нет! Сделай это сразу! Я вздыхаю, нажимаю кнопку «Переслать», добавляю от себя несколько строк и отправляю письмо.

Следующее письмо от моего юриста; в приложении – счет. Что?! Я не ожидал никакого счета. Я щелкаю мышкой по файлу PDF. Да, верно, я совсем забыл, что он занимался моим вопросом о товарных знаках. А я только вчера оплатил все квитанции!

Я могу распечатать счет и положить его в стопку для оплаты, которой займусь на следующей неделе… Нет! Сделай это сейчас! К счастью, мой юрист принимает банковские карты. Я вношу реквизиты в платежный бланк на его сайте и отправляю его для оплаты – всего три минуты.

Следующее письмо… Недавно я вступил в Пенсильванское общество и отправил им членские взносы. Банку нужно знать, имеет ли эта организация некоммерческий статус. Откуда, черт возьми, я знаю?! Ладно, разберись с этим прямо сейчас! Я открываю новую вкладку в браузере и перехожу на их веб-сайт. Быстро просматриваю страницу «О нас». Никакого упоминания о некоммерческом статусе по пункту 501(с)3. Отвечаю «Скорее всего, нет» и нажимаю кнопку «Отправить». Готово.

Следующее письмо… Кто-то спрашивает о моих гонорарах за выступление и о моей доступности. Переслать это письмо моему виртуальному администратору без всяких комментариев – она сама знает, что делать.

После того как мой ящик входящих сообщений полностью очищен или истекает отведенный 30-минутный блок времени, я закрываю электронную почту и возвращаюсь к ней снова во второй половине дня.

Принцип «Сделай это сразу» и календарь-планировщик

Если вы не можете предпринять немедленные действия в ответ на электронное письмо, занесите эту задачу в календарь-планировщик, выделив под нее конкретное время. Помните: нужно использовать календарь-планировщик, а не список дел.

Например, я получаю послание от моей сестры Дебби. Я не хочу отвечать на него по электронной почте, я предпочитаю поговорить с ней лично, чтобы услышать ее живой голос, узнать все подробности. Но я не оставляю это письмо в почтовом ящике и не добавляю пункт «позвонить Дебби» в конец списка дел, где я могу забыть о нем навсегда. Вместо этого я открываю свой календарь-планировщик, нахожу в нем свободное окно и резервирую его под звонок сестре.

Я пользуюсь почтовым сервисом Gmail и календарем-планировщиком Google Calendar, поэтому могу внести запись в календарь прямо из почтового сервиса. Для этого мне нужно:

1. Нажать кнопку «Еще» (раскрывающееся меню) в верхней части письма.

2. Выбрать в раскрывшемся меню опцию «Добавить в календарь».

3. Открывается новая вкладка с формой для создания нового события в календаре Google; по умолчанию в ней указана текущая дата и время, а в качестве названия события используется тема сообщения. Текст сообщения помещается в поле «Описание».

4. Установить нужную мне дату и время и нажать кнопку «Сохранить». Готово!

Если вы пользуетесь почтой Microsoft Outlook, все еще проще. При открытом электронном письме нажмите кнопку «Расписание» или просто перетащите сообщение на нужную дату в календаре, находящемся в правой части экрана.

Чтобы получить дополнительную информацию или найти скриншоты, объясняющие, как это делать в различных почтовых программах, наберите в поисковике Google запрос «Как создать запись в календаре из электронной почты».

Как применять принцип «Сделай это сразу» в быту?

Захламленный дом может угнетающе действовать на ваш разум и психику, отнимать у вас массу времени на поиск нужных вещей и время от времени заставлять вас проводить трудоемкую генеральную уборку. Образ мышления «Сделай это сразу» позволит вам поддерживать чистоту и порядок на постоянной основе.

Например, я стараюсь приучить к правилу «Сделай это сразу» своих троих детей. Раньше они относили грязную посуду к раковине и оставляли ее там. В конце концов, накапливалась целая гора, так что мне приходилось тратить несколько минут на то, чтобы все разобрать и сложить в посудомоечную машину.

Теперь они знают, что после еды они должны взять свои тарелки и стаканы, сполоснуть их в раковине и положить в посудомоечную машину.

То же самое и с одеждой. Больше никаких грязных носков, брошенных и забытых рядом с диваном в гостиной. Никаких испачканных футболок в шкафу. Все несвежие вещи они тут же относят в стирку.

Я даже поставил две корзины для белья в своей гардеробной – одну для цветной одежды (стирка в холодной воде), другую для белой (стирка в горячей воде). Зачем тратить время на сбор и сортировку грязных вещей, если это можно сделать сразу?

Как это применимо

Если вы начнете применять принцип «Сделай это сразу», не позволит ли это вам:

Предпринимателю или руководителю: держать свой электронный почтовый ящик чистым?

Фрилансеру: держать в порядке свою административную и бухгалтерскую документацию?

Студенту: не откладывать на последний день домашние задания и проекты?

Неработающему родителю: легко поддерживать чистоту и порядок в доме?

СЕКРЕТ 13

Если дело можно закончить меньше чем за пять минут, приступите к нему сразу.

Сколько времени вы сэкономите, если не будете возвращаться к одним и тем же делам снова и снова? Занимайтесь ими сразу!

БЕСПЛАТНЫЙ БОНУС

Скачать бесплатные материалы можно на сайте: www.MasterYourMinutes.com.

Глава 14

Измените свое утро – измените свою жизнь

Как один час утром, потраченный на себя, может обеспечить ощущение продуктивности, креативности и счастья в течение всего дня?

Как вы начинаете свое утро? Просыпаетесь, вспоминаете о своем бесконечном списке задач и немедленно хватаетесь за дела, начиная с первого пункта? Не забывая перед этим просмотреть накопившуюся за ночь электронную почту и социальные медиа?

Даже если вы поставили перед собой цель по утрам есть здоровый завтрак и полчаса проводить на беговой дорожке, когда вы входите в такой реактивный режим, вы обычно думаете: «Ладно, перехвачу по пути кофе, а потренируюсь сегодня вечером. Сейчас гораздо важнее пораньше попасть в офис и разобрать как можно больше дел».

Но самые успешные люди разрабатывают определенный утренний распорядок, который заряжает их энергией и дарит душевное равновесие, и строго его придерживаются.

От первого лица…

Я просыпаюсь хорошо отдохнувшим, трачу 30 минут на медитацию, а затем иду в свой домашний спортзал. Пока я тренируюсь, я слушаю разные аудиозаписи, так что за эти 45 минут получаю не только хорошую физическую нагрузку, но и массу полезной информации и пищи для размышлений. Я никогда не начинаю утро с чтения новостей и электронной почты на своем iPhone, каким бы важным это ни казалось… Я тщательно оберегаю первый час моего дня, заботясь о том, чтобы в это время получать только творческую и вдохновляющую информацию и положительные эмоции. Многие из моих самых потрясающих креативных идей пришли мне в голову именно в этот «священный час», причем часто в тот момент, когда я обливался потом на тренажере. К 9:00 я бодр, полон сил и готов ко всему, что принесет мне день.

Дэн Миллер, публицист, пишущий для The New York Times, автор книг «48 дней к работе мечты» (48 Days to the Work You Love), «Скажите "нет" ужасным понедельникам» (No More Dreaded Mondays) и «На стыке мудрости и страсти» (Wisdom Meets Passion)

Вставайте на 15 минут раньше всех в доме и приходите в офис на 15 минут раньше остальных. Вы сможете решить любую проблему в вашей жизни, если сосредоточенно поразмышляете над ней 15 минут утром в тишине и спокойствии.

Крейг Баллантайн, создатель методики «Турбулентного тренинга», редактор онлайн-издания www.EarlyToRise.com

Мои «священные утренние 60 минут»

В предисловии к этой книге я рассказал вам постыдную историю о том, как однажды, когда я был молодым и глупым, я въехал в зад полицейской машине и даже этого не заметил! В те времена я считал свою «сумасшедшую занятость» признаком полноценной жизни и уже через 20 минут после пробуждения прыгал в машину, чтобы поскорее попасть на работу.

Оглядываясь назад, я хорошо осознаю, что такой образ жизни не только был крайне опасен, но и негативно отражался на моих творческих способностях, стратегическом мышлении и общей продуктивности.

Сейчас я больше не перекусываю бутербродами на ходу и не наезжаю на патрульные автомобили! Сегодня мое утро выглядит так:

6:00–6:20 – встать, накормить кошек, включить кофеварку, накормить завтраком детей, обнять их и отправить в школу.

6:20–6:21 – выпить протеиновый коктейль и стакан воды.

6:21–6:22 – минута благодарности.

6:22–6:27 – концентрирующая медитация.

6:27–6:40 – включить подкаст, сделать растяжку из йоги.

6:40–6:50 – тренировка на выносливость: одна группа мышц.

6:50–7:12 – принять душ, одеться.

7:00 – начать работу над самой важной задачей.

Это мой минимальный «час силы». Когда у меня менее напряженный рабочий график, я добавляю еще 30–60 минут на кардиотренировку, во время которой слушаю аудиокниги или подкасты.

Просто поразительно, насколько улучшилось качество моей жизни после того, как я начал практиковать такой утренний распорядок:

• Благодаря совместному завтраку и нескольким минутам общения со своими детьми я стал чувствовать себя гораздо лучшим родителем.

• Стакан воды пробуждает мой организм, а из-за протеинового коктейля я чувствую себя сытым, но не переевшим.

• Минута благодарности дарит мне ощущение счастья и радости жизни.

• Лично я пока не заметил какой-либо пользы от медитации, но я верю результатам научных исследований и предполагаю, что если бы я медитировал дольше пяти минут, то вскоре обнаружил бы разницу.

• Простые упражнения на растяжку из йоги в буквальном смысле спасают меня: сейчас, когда я переступил 50-летний порог, мое тело становится деревянным и ноет весь день, если я хорошо не растяну его утром.

• Благодаря прослушиванию аудиокниг и подкастов во время растяжки или кардиотренировки я знаю, что, как бы ни сложился этот день дальше, я уже потратил немного времени на себя, на свое саморазвитие или просто получил удовольствие.

Как начинают свое утро Арнольд Шварценеггер, Тони Роббинс и другие успешные люди?

Разумеется, все успешные личности начинают свое утро по-разному, но на удивление в их распорядках можно выделить ряд общих моментов:

• Большинство из них встают рано – в 6:00 или раньше.

• Они пьют много воды, насыщая жидкостью свой организм.

• Они едят здоровый завтрак, хотя их представления о полезности могут разниться (например, овсяная каша и фрукты, зеленый смузи, белки или медленно усвояемые углеводы).

• Спортивная тренировка.

• Многие медитируют или читают.

В видеоролике, записанном для Тима Ферриса, Арнольд Шварценеггер рассказал о своем типичном утре:

Мой утренний распорядок очень прост. Я встаю в 5:00, спускаюсь на кухню, просматриваю газеты и новости на iPad, разбираюсь с электронными письмами и другими сообщениями. Потом поднимаюсь наверх в тренажерный зал и занимаюсь примерно 45 минут или час, включая кардиоупражнения. После этого я завтракаю. Обычно я ем овсянку, в которую добавляю клубнику, чернику и кусочки бананов, и запиваю все это кофе. Наконец я принимаю душ, одеваюсь и иду на работу.

В своей аудиопрограмме «Максимальное преимущество» (The Ultimate Edge) Тони Роббинс раскрыл секреты своего «часа силы». Он начинает каждое утро с комплекса дыхательных упражнений, потом посвящает десять минут размышлениям о том, за что он благодарен судьбе, и визуализации того, чего он хочет добиться в жизни. Затем он тратит 15–30 минут на физические упражнения, при этом повторяя персональные «мантры». В недавнем интервью Тиму Феррису Роббинс поделился, что теперь каждое утро он практикует криотерапию – несколько минут проводит в специальной камере, где температура снижается до –110 °С.

Вот что рассказал в интервью для этой книги о своем утреннем распорядке Шон Стивенсон, популярный эксперт по фитнесу и здоровому образу жизни, автор бестселлеров и ведущий подкаста The Model Health Show:

Энергия – это все. У нас есть определенное количество силы воли, отведенное нам на день, и ее запасы быстро сгорают, когда наша энергия находится на низком уровне. Поэтому я предпочитаю заниматься творческой работой утром, когда я могу сесть за компьютер на пике своей активности. Есть три вещи, которые я обязательно делаю после пробуждения.

Во-первых, я принимаю так называемую «внутреннюю ванну», выпивая около 900 миллилитров специальной воды высокого качества. Это помогает запустить метаболизм и смыть продукты обмена веществ, которые накопились в организме во время сна. После долгой ночи вода помогает мгновенно восстановить в организме здоровый баланс.

Во-вторых, я делаю короткую зарядку – 20 минут или меньше – прыжки на мини-батуте, энергичная ходьба на беговой дорожке или комплекс Табата (выполнение занимает всего четыре минуты!) Цель такой зарядки – не накачать кубики на животе (хотя это бы не помешало), а запустить выработку эндорфинов, создающих у нас ощущение благополучия и счастья, и гормонов стресса, таких как кортизол и адреналин, которые помогают нам сосредоточиться (и как показывают исследования, выработка этих гормоном утром позволяет нам лучше спать по ночам).

В-третьих, я съедаю умеренный протеиновый завтрак с низким содержанием углеводов и высоким содержанием жиров.

Новостной портал Business Insider также попросил некоторых очень успешных людей поделиться тем, как они проводят свое утро:

• Гари Вайнерчук, сооснователь и генеральный директор VaynerMedia, встает в 6:00, просматривает новостные ленты и социальные медиа, потом 45 минут занимается с тренером. По дороге на работу он звонит своим членам семьи.

• Создатель популярных комиксов Скотт Адамс каждое утро строго придерживается установленного распорядка, включая выходные и праздничные дни. Он просыпается в 5:00, но, как он сказал в интервью Business Insider: «…Если я просыпаюсь в любой период после 3:30, я считаю это приемлемым временем для подъема и мгновенно выпрыгиваю из кровати». Его завтрак состоит из кофе и протеинового батончика.

• Предприниматель и инвестор в телешоу «В бассейне с акулами» Кевин О'Лири просыпается в 5:45 и 45 минут проводит на велотренажере, просматривая при этом новостные телеканалы.

• Президент FOCUS Brands Кэт Коул встает в 5:00, за 20 минут выпивает 700 миллилитров воды, пока проверяет социальные медиа и новостные ленты, затем 20 минут посвящает физическим упражнениям и ест богатый протеинами завтрак.

• Ученый и автор нескольких бестселлеров Кэл Ньюпорт поднимается в 6:00, выпивает стакан воды и выходит на прогулку со своей собакой. В парке он делает небольшую разминку и 25 раз подтягивается на турнике.

Шесть составляющих волшебного утра от Хэла Элрода

Хэл Элрод (www.halelrod.com), психолог, тренер по личностному росту и писатель, считает, что именно изменение утреннего расписания позволило ему кардинально изменить свою жизнь и создало прочную основу для успеха. На самом деле он так свято верит в силу утренних ритуалов, что даже написал об этом книгу «Магия утра». В одном из интервью Элрод сказал мне:

Залог «Магии утра» – просыпаться и начинать каждый день с занятий, направленных на саморазвитие. Это поможет вам стать таким человеком, каким вы хотите стать, создать себе самую необыкновенную жизнь, которую вы только можете себе представить, и добиться того, что в настоящий момент может казаться вам невозможным. Тогда как большинство людей сосредоточены на том, чтобы «делать больше», «Магия утра» концентрирует вас на том, чтобы «стать бóльшим» – и в результате делать меньше, но достигать гораздо большего.

Опираясь на исследования и собственный опыт, Элрод разработал систему, которую он назвал Life S.A.V.E.R.S. («Спасатели жизни»):

• S – это Silence или «Тишина» (спокойствие, благодарность, медитация или молитва);

• А – Affirmations или «Установки» (цели, задачи, приоритеты);

• V–Visualization или «Визуализация» (визуализация целей или идеальной жизни);

• E – Exercise или «Физическая активность»;

• R – Reading или «Чтение» (книг по саморазвитию);

• S – Scribing или «Ведение дневника».

Элрод приводит убедительные доказательства того, что, каких бы успехов вы уже ни добились в жизни, привычка «инвестировать в себя» первые минуты каждого дня неизменно выведет вас на еще более высокий уровень.

Как это применимо

Если вы будете начинать каждое утро со «священного 60-минутного ритуала», не позволит ли это вам:

Предпринимателю: улучшить вашу способность к стратегическому и творческому мышлению и стойко преодолевать все трудности, неизбежно возникающие при управлении стартапом?

Руководителю: улучшить ваше физическое и психическое здоровье, чтобы не «сгореть» на работе и построить многолетнюю успешную карьеру?

Фрилансеру: значительно повысить вашу почасовую продуктивность в течение дня?

Студенту: снизить уровень стресса во время экзаменационной недели?

Неработающему родителю: обрести бо́льшее спокойствие и ощущение счастья?

От первого лица…

Мой священный утренний ритуал обязательно включает 35-минутную энергичную прогулку. Пребывание на свежем воздухе позволяет очистить разум и сосредоточить его на новых задачах, а также дает мощный старт дню, полному свершений.

Джон Ли Дюма, создатель и ведущий подкаста EntrepreneurOnFire, генерирующего ежемесячный доход свыше 250 000 долларов (Дюма также предлагает бесплатный 15-дневный курс на ресурсе www.FreePodcastCourse.com)

Превратите первые 120 минут дня в ритуал, призванный наполнить вас жизненной энергией. Обязательно включите в него 30-минутную физическую разминку, растяжку и медитацию.

Джефф Мур, президент двух компаний по производству морепродуктов и основатель международной организации предпринимателей и профессионалов Thursday Night Boardroom

Мой лучший совет, как быть высокопродуктивным, – рано просыпаться. Раннее начало дня дает вам время для самоанализа и подготовки. Лично я стараюсь приезжать в офис к 6:30.

Крис Майерс, сооснователь и генеральный директор компании BodeTree, публицист, пишущий для The Wall Street Journal, Forbes, Entrepreneur Magazine и MSNBC

СЕКРЕТ 14

Инвестируйте первые 60 минут дня в утренний ритуал, который укрепит ум, тело и дух.

На какое время вы должны поставить будильник, чтобы успеть выполнить «священный утренний ритуал»?

БЕСПЛАТНЫЙ БОНУС

Скачать бланк «Измените свое утро – измените свою жизнь» и другие бесплатные материалы можно на сайте: www.MasterYourMinutes.com.

Глава 15

Энергия – ключ ко всему

Хотите узнать настоящий секрет, как выполнять 12-часовую работу за 8-часовой рабочий день?

Увеличить количество времени нельзя, количество энергии – можно

Что если главный секрет управления временем кроется вовсе не во времени? В конце концов, что бы вы ни делали, в вашем дне все равно останется 24 часа, и ни минутой больше. На самом деле, когда люди говорят об «управлении временем», они просто хотят успевать делать больше при меньшем уровне стресса. И настоящий секрет, как этого добиться, состоит в том, чтобы максимально увеличить свою энергию.

Я решил раскрыть вам эту тайну только в конце книги, потому что в начале вы бы не поняли, о чем идет речь, и пропустили бы эту ключевую главу. Но повторяю: это и есть самый главный секрет управления временем.

Нация «Ред Булла»

Бывает ли, что, читая книгу, вы по несколько раз перечитываете один и тот же абзац, потому что никак не можете вникнуть в его содержание?

Бывает ли, что у вас никак не получается сосредоточиться на работе над важным отчетом и вы постоянно уноситесь куда-то мыслями, теряя драгоценное время?

Бывает ли, что во время мозгового штурма вы не способны придумать ни одной мало-мальски хорошей идеи?

Вы чувствуете себя сонливым в течение одного-двух часов после обеда? Насколько вы продуктивны в это время?

Наконец, вы когда-нибудь засыпали за рабочим столом? А в ходе совещания?

Если вы ответили утвердительно на большинство этих вопросов, значит, вы знаете на собственном опыте, что наши уровни физической, психической и умственной энергии меняются в течение дня, и это оказывает непосредственное влияние на нашу продуктивность.

От первого лица…

Не жертвуйте сном. Рано или поздно недосып сделает свое дело – ваши запасы энергии истощатся, и вы заболеете. О каких высоких результатах может идти речь?

Уилл Дин, член канадской команды по гребле, участник Олимпийских игр в Лондоне 2012 года; в настоящее время готовится к Олимпиаде 2016 года в Рио-де-Жанейро

Знаете ли вы, что в Соединенных Штатах продается более 4 миллиардов банок «Ред Булла» в год? А объем продаж сверхконцентрированного энергетического напитка «5-Hour Energy» превышает 600 миллионов долларов ежегодно?

Чтобы побороть постоянное чувство усталости, современные люди используют энергетики. Но несмотря на то, что энергетические напитки могут дать кратковременное ощущение бодрости, они не позволяют справиться с хронической усталостью мозга, к которой многие из нас настолько привыкли, что считают ее нормой.

Как Моника Леонелле повысила свою продуктивность в шесть раз

Я писатель.

Я пишу медленно. И это проблема. Потому что я зарабатываю этим на жизнь.

Примерно год назад я стал отслеживать свою продуктивность и обнаружил, что в среднем я пишу 500 слов в час. Большинство профессиональных писателей успевают написать за то же время в два раза больше.

Чтобы повысить свою продуктивность при написании книги, которую вы сейчас держите в руках, я решил наладить более эффективное управление своим «писательским временем». Я составил список всего того, что мне нужно было написать в ближайший период. Я ранжировал эти задачи по приоритетности и выделил ежедневный блок времени для работы над этой книгой. Я свел к минимуму все отвлекающие факторы и стал чаще говорить «нет», чтобы получить несколько дополнительных часов в неделю. Я привлек помощников для выполнения некоторых исследований для этой книги, таких как сбор цитат об управлении временем, которые вы найдете в приложении.

Все эти меры, безусловно, помогли мне – но не настолько, как мне бы хотелось.

Но потом я заметил, что мне лучше всего пишется в восемь утра. Дети ушли в школу, я чувствую себя выспавшимся и свежим, а выпитый кофе дает мне заряд бодрости. Мои наблюдения показали, что в эти утренние часы я пишу в среднем 750–1000 слов в час. В дневное время, когда мой ум немного устает от сосредоточенной работы, и я уже начинаю думать о вечерних мероприятиях, моя продуктивность резко падает до 250 слов в час. Да, моя средняя продуктивность составляет 500 слов в час, но ее уровень существенно разнится в зависимости от моего уровня энергии в разное время дня.

От первого лица…

Я знаю, когда я должен заниматься самыми важными вопросами (утром), когда моя работоспособность немного снижается (после совещаний и подкастов), а когда я могу совершать только относительно автоматические действия (после обеда). Мой цель – не охватить максимальный объем задач, а подобрать идеальное время – когда я нахожусь на пике или на спаде своей работоспособности – под те дела, которые мне нужно выполнить.

Джонни Труант, один из ведущих популярного подкаста SelfPublishing Podcast, соавтор бестселлера «Пиши. Публикуй. Пиши еще: Как добиться успеха в самоиздании, не рассчитывая на везение» (Publish. Repeat: The No-Luck-Required Guide to Self-Publishing Success), автор нескольких художественных книг

Автор книги «Пишите лучше и быстрее» (Write Better Faster) Моника Леонелле делится тем, как она научилась писать не 600, а 3500 слов в час. Вот ее секреты:

• Когда она начала использовать повторяющиеся циклы: 25-минутный писательский «спринт», после чего следовал пятиминутный перерыв, ее продуктивность выросла на 50 %. Благодаря этим коротким восстановительным перерывам она смогла поддерживать состояние потока в течение более длительных периодов времени в ходе всего дня.

• Боли в запястьях и пальцах заставили ее сменить рабочие инструменты. Вместо клавиатуры она начала использовать диктофон, что дополнительно увеличило ее производительность на 33 %.

• Благодаря использованию диктофона Леонелле смогла диктовать свои произведения во время прогулок на свежем воздухе, что повысило продуктивность еще на 25 %.

Хотя Леонелле не могла увеличить продолжительность своего рабочего дня, она смогла повысить свой уровень энергии, благодаря чему за то же время она стала делать в шесть раз больше!

От первого лица…

Очень важно выделять в своих планах время для себя, когда вы можете полноценно отдохнуть и восстановить силы.

Кэти Уландер, член олимпийской команды США по скелетону, участница Олимпийских игр 2006, 2010 и 2014 годов

Каждый день давайте себе физическую нагрузку хотя бы в течение одной-двух минут, чтобы как следует перекачать кровь в организме. Такие короткие интенсивные тренировки дают отличный заряд энергии и снабжают мозг кислородом – это все, что вам нужно, чтобы захватить власть над миром.

Эйбел Джеймс, автор бестселлеров, музыкант и ведущий популярного подкаста о здоровом образе жизни Fat Burning Man

Не жертвуйте сном ради работы. Многие молодые предприниматели считают, что главное – поставить на ноги свой стартап, а отоспаться можно и в старости. Однако хронический недостаток сна, который не дает мозгу возможности восстановиться, упорядочить информацию и т. п., лишает их необходимой ясности и остроты ума.

Марк Сиссон, автор бестселлера «Первичная схема» (The Primal Blueprint) и основатель компании Primal Nutrition

Самые продуктивные люди делают больше перерывов

Тони Шварц, основатель компании The Energy Project, утверждает, что человеческий организм и головной мозг постоянно «пульсируют», чередуя периоды расходования и восстановления энергии. Его исследования показывают, что людям свойственен естественный энергетический цикл: каждые 90 минут высокий уровень энергии и концентрации сменяются физиологической усталостью. Наш организм посылает нам сигналы о том, что нам нужно отдохнуть и восстановить силы, но мы подавляем их при помощи кофе, энергетических напитков, сладостей или же просто задействуем свою силу воли и заставляем себя сосредоточиться на работе, пока наши запасы энергии не иссякнут.

Чтобы этого не происходило, Шварц рекомендует прерываться каждые 90 минут в течение дня – выпить стакан воды, подвигаться, перекусить здоровой пищей. Его мантра «Пульс – пауза – пульс».

Идея пульсации энергии лежит и в основе метода помидора, который сейчас набирает всю большую популярность. Эта техника управлением временем предложена итальянцем Франческо Чирилло (и, как мы увидели выше, ее использует Моника Леонелле).

Метод помидора очень прост: вы устанавливаете таймер на 25 минут, сосредоточенно работаете над одной задачей (над одним «помидором»), пока не раздастся звонок, затем делаете пятиминутный перерыв, во время которого нужно встать, подвигаться, выпить немного воды. И затем повторяете этот цикл.

Компания Draugiem Group установила программное обеспечение, которое отслеживало время и эффективность всех ее сотрудников. К своему удивлению, руководство обнаружило, что 10 % самых продуктивных работников трудились ничуть не больше, чем остальные. Мало того, они делали гораздо больше перерывов. В среднем эти высокопродуктивные люди работали в течение 52 минут, а затем делали 17-минутную паузу.

Как мы видим, во всех случаях рекомендуется чередовать сосредоточенную работу на протяжении 25, 52 или 90 минут с небольшими восстановительными перерывами. Вы должны определить, какая продолжительность «спринтов» и пауз подходит именно вам – то есть какой «пульсирующий» ритм работы дает оптимальные результаты. Поскольку наши когнитивные способности снижаются в течение дня, регулярные перерывы позволят вам восстанавливать ментальную энергию и поддерживать высокую продуктивность.

От первого лица…

Если мне нужно сделать какую-то работу, я предпочитаю короткие интенсивные атаки, чем длительную непродуктивную осаду (когда 80 % времени тратится на Facebook). Такие стратегии, как метод помидора, позволяют сосредоточиться на задаче, не отвлекаясь на посторонние вещи, и значительно повысить свою эффективность.

Джон Рамос, студент-отличник в Университете Коимбры, Португалия, автор статей для ресурса www.TheStudentPower.com

Что бы вы ни делали, установите таймер. Когда у вас ограниченное время, вы более продуктивны. Лично я использую метод помидора.

Иэн Клири, основатель сайта о маркетинговых технологиях Razorsocial, получившего несколько наград как лучший блог

Я считаю, что могу выполнить любое дело (даже то, которое терпеть не могу) за 25 минут. Для этого нужно открыть сайт www.tomato-timer.com (он бесплатный), нажать на помидоре кнопку «Старт» и приступить к задаче, с которой иначе я бы тянула до последнего.

Кристи Мимс, создатель веб-сайта The Revolutionary Club, вошедшего в 100 лучших веб-сайтов в сфере карьеры по версии Forbes

Энергия начинается со здоровья

Лучший способ повысить свой общий уровень энергии – это, конечно же, заботиться о своем здоровье. Чтобы увеличить продуктивность, вы должны:

• получать достаточное количество сна;

• свести к минимуму потребление алкоголя;

• свести к минимуму потребление кофеина, особенно в конце дня;

• есть больше цельных продуктов и меньше промышленно обработанной пищи;

• поддерживать здоровый вес;

• пить много воды;

• ежедневно заниматься спортом (20 минут интенсивной ходьбы – вполне себе!).

От первого лица…

Ежедневные тренировки во время обеда позволяют мне получить заряд энергии для ума и тела. Как правило, к 13:00 я уже отработал семь часов. Понятно, что мне обязательно нужно отдохнуть и перезарядиться, чтобы провести вторую половину с тем же уровнем энергии и концентрации, как и первую.

Мохаммед Девьи, генеральный директор танзанийской компании MeTL Group, самый молодой миллиардер в Африке по версии Forbes

Приучите себя к ежедневной физической активности. Чем лучше я себя чувствую, тем эффективнее работает моя голова, к тому же так я принимаю более правильные решения и добиваюсь бóльших успехов.

Дж. О'Доннелл, основатель и генеральный директор CareerHMO и Careerealism, чьи работы часто цитируются в The Wall Street Journal, USA Today, The New York Times, The Boston Globe и др.

Как это применимо

Не позволит ли вам повышение уровня энергии:

Предпринимателю: успевать делать больше за то же количество времени и более гармонично сбалансировать свою жизнь?

Руководителю: выполнять больше за то же количество времени и проводить вечера вместе с семьей?

Фрилансеру: быть более продуктивным в сонные послеобеденные часы?

Студенту: делать больше за то же количество времени и избавить вас от необходимости зубрить по ночам во время сессий?

Неработающему родителю: эффективнее справляться со своими домашними обязанностями и стать более спокойным?

СЕКРЕТ 15

Секрет высокой продуктивности – в энергии и концентрации, а не во времени.

Как вы можете повысить свой уровень энергии прямо завтра?

БЕСПЛАТНЫЙ БОНУС

Скачать бесплатные материалы можно на сайте: www.MasterYourMinutes.com.

Глава 16

Система Э-3К: соединяем все вместе

Как можно свести 15 секретов управления временем и продуктивностью в простую и удобную в применении систему?

От первого лица…

Я поддерживаю высокую продуктивность благодаря моей «личной операционной системе», которая представляет собой набор процессов, инструментов и контрольных точек и на основе которой я выстраиваю свою ежедневную работу. Специфика такой «операционной системы» может разниться от человека к человеку, но главное – чтобы она была.

Корбетт Барр, сооснователь и генеральный директор Fizzle, популярной онлайн-платформы для предпринимателей

Помните, что не существует универсальной системы, которая работала бы для всех и каждого, и ваша персональная «операционная система» необязательно должна включать все 15 вышеуказанных секретов, чтобы обеспечить вам скачок продуктивности. Узнав о привычках, которые практикуют очень успешные люди, вы можете выбрать и перенять те, что подходят именно вам и вашей ситуации. Чтобы дать вам отправную точку и помочь сделать первые шаги к разработке собственной «операционной системы», я свел все секреты высокой продуктивности в простую методику, которую назвал Э-3К: «Э» означает энергию, а три «К» – конспектирование, календарь-планировщик и концентрацию.

Энергия

Первый и самый важный компонент системы Э-3К – это энергия.

Вы не можете увеличить количество времени, которое у вас есть, но вы способны быть продуктивнее. Повышение уровней энергии и концентрации позволяют достичь десятикратного увеличения продуктивности за то же количество времени.

Очень успешные люди понимают всю важность полноценного сна и стараются хорошо высыпаться.

Очень успешные люди едят здоровую пищу и регулярно занимаются спортом.

Очень успешные люди строго придерживаются утренних ритуалов, включающих медитацию, гидратацию организма, физическую зарядку и т. п., которые дарят им заряд бодрости и сосредоточенность на весь день.

Очень успешные люди работают в «пульсирующем» ритме и делают много перерывов, чтобы поддерживать максимальную продуктивность в течение дня.

Конспектирование

Первая «К» в моей системе Э-3К означает конспектирование или письменную фиксацию информации.

Вы должны конспектировать в своей записной книжке всё и вся, чтобы не держать это в голове. Попытка сохранить в памяти все дела, звонки, встречи, покупки, мероприятия и т. д. значительно увеличивает когнитивную нагрузку и приводит к лишнему стрессу – или, что еще хуже, к тому, что вы постоянно все забываете.

Очень успешные люди всегда носят с собой записную книжку и фиксируют в ней все, что хотят запомнить. Они записывают не только дела, которые нужно выполнить, но и информацию о встречах, телефонных звонках и людях, новые идеи, важные уроки, любимые цитаты и другие вещи, которые могут пригодиться им в будущем.

Относитесь к записной книжке как к внешнему устройству памяти, дополняющему вашу голову. Чем больше информации вы в нее поместите, тем меньше будет загружен ваш биологический мозг!

Я считаю, что бумажные записные книжки (такие как Moleskine и другие) работают лучше всего; сделанные от руки заметки всегда можно перенести в Evernote – или, еще лучше, поручить это своему администратору или виртуальному помощнику!

Кроме того, привычка все вносить в записную книжку повышает вашу эффективность, поскольку вы больше не забываете о важных вещах, которые вам нужно сделать, об обещаниях и обязательствах, которые взяли на себя другие люди, а также можете извлечь множество ценных уроков из накопленного письменного опыта.

Включая в записную книжку дела, которыми вам нужно заняться, помните: их нужно как можно быстрее перенести в календарь-планировщик, выделив под них конкретное время.

Календарь-планировщик

Вторая «К» в моей системе Э-3К означает календарь-планировщик.

Это подразумевает, что вы не должны использовать список дел! Если вы хотите что-то сделать, сразу же занесите это в календарь-планировщик. Успешные люди четко знают свои ценности и приоритеты – и, следовательно, свою самую важную задачу (СВЗ) на данный момент. Вам следует определить свою СВЗ и выделить под нее конкретное время в своем календаре-планировщике. Также необходимо отвести блоки времени под те виды деятельности, которые поддерживают ваши основные ценности (здоровье, семья, благотворительность и др.).

Очень успешные люди также используют «темы дня». Например, понедельник может быть днем совещаний и встреч один на один с членами руководящей команды. Вторник, среда и четверг – днями без встреч, предназначенными для сосредоточенной работы. Пятница может быть отведена под встречи с внешними клиентами. Суббота – день отдыха, а воскресенье – день покупок, стирки и подготовки к предстоящей неделе.

Успешные люди трепетно относятся к планированию своей жизни и строго придерживаются своих планов, потому что знают – нет ничего важнее времени. Они говорят «нет» всему, что не соответствует их приоритетам, и остерегаются «далеких слонов». Каждое дело они оценивают через призму «трех гарвардских вопросов» – нельзя ли перестать это делать, перепоручить или делать это иначе. Благодаря такому подходу они тратят свое время и силы на 20 % тех задач, которые приносят 80 % результата, – а все остальное либо вообще не делают, либо делегируют другим людям.

Концентрация

Третья «К» в моей системе Э-3К означает концентрацию.

Успешные люди действуют проактивно, заранее расписывая свое время с помощью календаря-планировщика, и не реагируют на внешние стимулы, такие как электронные письма, сообщения в социальных сетях или встречи из разряда «У вас есть минутка?». Успешные люди не верят в многозадачность и не работают в многозадачном режиме; они концентрируются на одном деле за раз.

Кроме того, успешные люди четко знают свои приоритеты и самые важные цели и направляют свои усилия именно на них.

Наконец, успешные люди работают над первостепенными задачами на пике своей энергии и концентрации (который, как правило, приходится на утро) и грамотно поддерживают высокие уровни сосредоточенности и продуктивности в течение дня благодаря регулярным перерывам каждые 30–60 минут.

От первого лица…

Занимайтесь одним делом за раз. Многозадачность – это крайне непродуктивно!

Майк Кэннон-Брукс, соучредитель австралийской компании Atlassian, которая специализируется на разработке программного обеспечения

Главный принцип управления временем заключается в следующем: сосредоточиться на одном деле и заниматься только им, пока вы его не закончите. Это означает, что вы должны выключить свой смартфон или отнести его в другую комнату, чтобы никакие сообщения, никакие новости из Snapchat, Twitter или Instagram не отвлекали вас от работы!

Элизабет Поблете, студентка-отличница в Университете Ксавьера

Отключите все уведомления на своем мобильном устройстве. Проверяйте новости и сообщения только в отведенное для этого время. Да, я поставил особый звуковой сигнал для сообщений от моей жены, но это всё. Не позволяйте цифровым устройствам управлять вами – будьте не их рабом, а хозяином.

Митч Джоэл, президент международного агентства цифрового маркетинга Mirum, автор бестселлеров «Шесть пикселей отдаления» и «Ctrl + Alt + Delete»

Сейчас – самое время

Я не собираю произведения искусства. Но когда я случайно увидел картину Питера Танни «Сейчас – самое время», я понял, что должен купить ее за любые деньги. Она передает простое, но мощное послание.

Помните об этом.

Живите с целью и смыслом.

Помните, что у вас есть всего 1440 минут в день.

Хотите узнать больше о системе Э-3К?

БЕСПЛАТНЫЙ ОНЛАЙН-ТРЕНИНГ

Я лично записал серию обучающих видеомодулей, к которым вы можете получить бесплатный доступ как читатель этой книги. Эти и другие бесплатные материалы доступны на сайте www.MasterYourMinutes.com.

Глава 17

Еще 20 секретов управления временем и продуктивностью

Вышеописанные 15 секретов представляют собой общие принципы, которые с наибольшей вероятностью дадут вам значительный выигрыш в продуктивности. Ниже я привожу еще несколько советов и приемов, которые вы можете использовать, чтобы сэкономить время.

1. Всегда готовьте еду не на один, а на несколько раз. На приготовление пищи тратится масса времени: выбрать блюдо, сходить в магазин за продуктами, приготовить, помыть посуду. Что касается меня, я люблю весь этот процесс, но, когда я стряпаю обед, я стараюсь, чтобы его хватило на два-три раза. Если я предпочитаю здоровые и полезные блюда, почему бы не поесть их два-три дня подряд? В течение рабочей недели я ем в основном ради здоровья, а не ради удовольствия.

2. Разгружайте свою память с помощью камеры на телефоне. У меня отвратительная память, но я научился компенсировать этот недостаток при помощи телефона. Я фотографирую все: табличку с моим номером в отеле; место, где я припарковал машину; этикетку бутылки хорошего вина; обложку книги, которую мне рекомендовали прочитать; доски с записями, сделанными во время совещаний, и многое другое. Это простой способ не только освободить память, но и сэкономить несколько минут на поисках автомобиля на парковке или своего номера в гостинице.

3. Поставьте телефон на беззвучный режим и отключите все уведомления. В этой книге было много сказано о том, насколько важна концентрация внимания, поэтому нет ничего глупее и антипродуктивнее, чем позволять цифровой технике прерывать вашу сосредоточенную работу всевозможными «бип» и «дзинь». Мой телефон всегда в беззвучном режиме, кроме тех случаев, когда мои дети вечером уходят из дома и я хочу быть доступен для них, если вдруг что-то случится. Подумайте, действительно ли электронные письма или сообщения на Facebook или Twitter так важны, чтобы немедленно получать уведомления о каждом из них?

4. Пейте на завтрак протеиновый коктейль. Держу пари, что сейчас вы либо вообще пропускаете завтрак, чтобы сэкономить время, либо заезжаете по пути на работу в Starbucks или Dunkin Donuts, чтобы перехватить кофе и пончик. И то, и другое очень плохо. Помните: нужно работать не дольше, а продуктивнее, а ключ к высокой продуктивности – энергия. Протеиновый коктейль даст вам энергию и бодрость на все утро и, кроме того, стимулирует метаболизм, поэтому благодаря нему вы сожжете больше калорий, чем если пропустите завтрак. Наконец, приготовить и выпить протеиновый коктейль гораздо быстрее, чем заехать в Starbucks, постоять в очереди, подождать, пока приготовят ваш кофе, и вернуться к машине.

5. Никогда не смотрите телепередачи в эфире. Почему? Из-за рекламы. Если вам интересна какая-либо телепрограмма, запишите ее и ознакомьтесь с ней в свободное время в записи, пропуская рекламные ролики. Если только это не прямая трансляция со спортивного события или церемонии вручения «Оскара», какой смысл смотреть ее в неудобное для вас время, да еще и с надоедливой рекламой в придачу?

6. Вообще не смотрите телевизор! Дэвид Мирман Скотт, авторитетный эксперт по стратегии маркетинга и продаж, автор десяти бестселлеров, включая «Новые правила маркетинга и PR» и «Ньюсджекинг», в интервью для этой книги сказал мне:

По данным агентства Nielsen, средний американец тратит 158 часов в месяц на просмотр телевизора! Это 1896 часов в год. Черт возьми! Да за это время можно написать отличную книгу или основать компанию. Хотите кубики на животе? Тренируйтесь вместо того, чтобы сидеть перед экраном. Уберите телевизор из своей жизни, и вы получите почти 2000 дополнительных часов в год! Только представьте, что вы можете сделать за это время!

7. Мудро используйте время за рулем. Подумайте, сколько часов в год вы проводите за рулем. Дорога на работу и с работы, визиты к клиентам, длительные поездки к родителям. Даже если вы тратите всего 30 минут в день на дорогу на работу и домой, это составляет больше 200 часов или почти десять дней в год! Обычно мы автоматически считаем время за рулем потерянным и просто включаем любимую музыку. Но в процессе вождения можно сделать звонки по работе, друзьям или членам семьи. Можно слушать новости, подкасты, образовательные программы, программы по саморазвитию и даже учить иностранные языки. Для этого удобно использовать специальные приложения для подкастов, например Stitcher (www.stitcher.com), которое позволяет легко находить отличные программы и прослушивать их на удвоенной скорости, чтобы сэкономить еще больше времени!

8. Никогда не звоните людям, заранее не договорившись об этом (конечно, если это не звонок близкому другу или члену семьи). Как часто вы звоните людям без предварительной договоренности и натыкаетесь на голосовую почту? «Добрый день, Джейн, я просто хотел узнать, как прошло совещание по продажам. Перезвоните мне». Джейн перезванивает, когда вы заняты, и тоже попадает на голосовую почту: «Добрый день, это Джейн. Отвечаю на ваш звонок. Перезвоните мне». Так можно обмениваться голосовыми сообщениями до бесконечности. Вместо этого отправьте приглашение через календарь-планировщик или электронное письмо, в котором сказано: «Джейн, давайте созвонимся, чтобы вы могли сообщить мне подробности о совещании по продажам. Удобно ли вам завтра в 11:00? Если нет, напишите, когда у вас есть свободные окна для звонка». Обратите внимание, что вам нужно попросить предложить не одно свободное окно, а несколько, чтобы вы могли выбрать наиболее удобное для вас и не играть в пинг-понг электронными письмами, пытаясь согласовать время.

9. Избегайте часов пик, насколько это возможно. Этот секрет сэкономит вам много минут в неделю и много часов в год. Правило простое: при планировании своих дел учитывайте реалии внешнего мира. Вместо того чтобы ходить в магазин за продуктами в субботу утром, когда там толпа людей, делайте это поздно вечером в пятницу или рано утром в воскресенье. Не планируйте поездки к клиентам в часы пик. Не ходите в банк во время обеденного перерыва.

10. Используйте второй монитор. Добавление второго монитора к компьютеру – один из самых простых способов значительно повысить свою эффективность при работе на компьютере. Это избавит вас от необходимости постоянно переключаться между окнами. Лично я работаю одновременно с тремя мониторами – один монитор на одном компьютере и два на другом. Но даже два монитора существенно помогут вам в работе – например, вы можете одновременно печатать в текстовом редакторе и проводить исследования в Интернете, или открыть код на одном мониторе и отлаживать его на другом, или же на одном мониторе держать открытой электронную почту или календарь-планировщик, а на другом работать (разумеется, этого нельзя делать, если вы трудитесь в «фокусном» режиме над важной задачей).

11. Составьте список «Перестать делать». Признанный мыслитель в сфере бизнеса Джим Коллинз часто говорил, что список «Перестать делать» так же, если не более важен, как список дел. В своей статье «Как начать новую жизнь с Нового года?» (www.jimcollins.com/article_topics/articles/best-new-years.html) он рассказывает о том, как этот подход практикуют великие компании, и признается, что перед Новым годом он составляет не только перечень того, что он хочет начать делать в ближайший год, но и того, от чего он хочет отказаться. Простота и минимализм освобождают ваш ум и время, позволяя сделать гораздо больше полезных и важных дел.

12. Напоминайте людям о времени окончания. В моей жизни был период, когда мою компанию купила другая организация, я стал подотчетен ее генеральному директору и мои рабочие обязанности значительно расширились. Я быстро начал тонуть. Тогда заместитель генерального директора предложила мне помощь. Понаблюдав за моей работой пару недель, она сказала: «Единственное, что вам нужно делать, – это строже следить за временем. Не позволяйте людям задерживать вас дольше, чем было запланировано. Напоминайте им о времени окончания». Это был отличный совет! С тех пор я начинаю каждую встречу и особенно каждый телефонный звонок с предупреждения: «У нас с вами есть 30 минут, как мы и договаривались, и ровно в 15:00 мы должны закончить». Таким образом, все сразу понимают, что это будет не непринужденная, неторопливая беседа, а деловой разговор по существу. Это особенно важно, когда вы отводите на звонки всего по 10–15 минут.

13. Общайтесь с высокопродуктивными людьми. Этот совет кажется странным, но он реально полезен. Если ваши лучшие друзья на работе тратят на обед по полтора часа, вы будете делать то же самое. Если каждый день они по часу обсуждают, что случилось в популярном реалити-шоу вчера вечером, вы будете обсуждать это вместе с ними. Подумайте, не стоит ли вам обновить свой круг общения на работе и за ее пределами. Если вокруг вас нет высокопродуктивных людей, найдите таких в Интернете. Лично я вступил на Facebook в несколько групп для предпринимателей, писателей, любителей бега и т. д. – это отличный способ пообщаться с людьми, которые мотивируют друг друга, делятся своими секретами высокой эффективности и поддерживают друг друга на пути к успеху.

14. Попросите окружающих людей не беспокоить вас. Как сообщила The Wall Street Journal в своей статье от 11 сентября 2013 года, главным отвлекающим от работы фактором являются не электронная почта или социальные медиа, а окружающие люди. Если вы работаете дома, четко объясните членам семьи, что дело есть дело и вас нельзя дергать по пустякам. Если вы трудитесь в офисе, повесьте на двери табличку «Не беспокоить» или «Занят до ___ [укажите время]» или перегородите вход в свой кабинет предупреждающей желто-черной лентой. Или, если вы босс, вы можете ввести во всем офисе «фокусные часы», предназначенные для сосредоточенной работы.

15. Покупайте поздравительные открытки пачками. Вы идете в магазин и покупаете открытку каждый раз, когда приближается чей-то день рождения или другое торжественное событие? В следующий раз купите сразу 20–30 открыток и запас марок – на год вперед – и держите их в ящике стола, используя по мере необходимости. Только подумайте, сколько 15-минутных походов в магазин вы сэкономите за год.

16. Используйте автоматическую оплату счетов. Вы оплачиваете счета по старинке, раз в две недели или в месяц, в банке? Напрасная трата времени. Подключите автоматическую оплату счетов – по возможности с кредитной карты, на которую будут начисляться баллы. Вам просто нужно следить за тем, чтобы на вашем счете всегда оставалась соответствующая сумма, но вы быстро к этому привыкнете, и это позволит вам экономить массу времени.

17. Никогда не отвечайте на звонок с неизвестного номера. Если этого номера нет в вашем списке контактов, очень маловероятно, что звонок от члена семьи, друга или важного клиента. Скорее всего, это холодный звонок с предложением о продаже или звонок от малознакомого или незнакомого человека, которому кто-то дал ваш телефон. И даже если звонит кто-то, кого вы знаете, всегда лучше, чтобы он заранее договорился с вами о разговоре.

18. Найдите себе бизнес-тренера, наставника или группу единомышленников. Этот совет может показаться странным с точки зрения управления временем, но помощь человека, который уже прошел этим путем до вас, позволит вам научиться беречь время (не говоря уже о деньгах и нервах).

19. Распространяйте созданный вами контент сразу по нескольким каналам. Джо Пулицци, автор знаменитой книги «Управление контент-маркетингом», дает такой совет: «Относитесь к планированию контента стратегически. Большинство людей подходят к созданию контента на уровне тактических действий, таких как «опубликовать пост в блоге или на Facebook». Однако о контенте нужно думать как об истории, которую вы можете рассказать людям, причем рассказать разными способами – через статью, блог, книгу, вебинар, посты в социальных медиа, подкаст и т. д. Такое заблаговременное стратегическое планирование дает огромную экономию времени».

20. Помните: сделанное лучше идеального. У разработчиков программного обеспечения есть присказка: «Лучше готовый продукт, чем идеальный». Они стремятся в максимально сжатые сроки выпустить на рынок версию 1.0, а затем начинают ее дорабатывать, исправляют неизбежно содержащиеся в ней ошибки и выпускают версию 1.1, затем версию 1.2 и т. д., постепенно совершенствуя продукт. Когда вы пишете книгу, существует опасность, что в погоне за совершенством вы можете никогда ее не закончить – у вас все время будут появляться свежие идеи, новый материал, лучшие формулировки… Но опубликованная книга имеет для мира куда бо́льшую ценность, чем не опубликованная вообще.

От первого лица…

«Скорость» – вот мой девиз. Черт, да я каждый день надеваю другие часы и у меня даже нет времени установить на них правильное время! Я стараюсь делать все настолько быстро, насколько это возможно, и не трачу время на мелочи. Если я где-то что-то сделаю не так, то всегда могу вернуться и исправить.

Грант Кардон, автор бестселлеров, эксперт по продажам и основатель четырех компаний

Глава 18

Секреты управления временем от семи миллиардеров

«Миллиардер». Скажите это слово – и вы гарантированно привлечете внимание людей. На нашей планете живет 7 миллиардов человек, из них – всего 1645 миллиардеров (по данным Forbes).

Миллиардеры, добившиеся всего самостоятельно, работают иначе, чем все остальные? Они знают о времени и продуктивности что-то такое, что помогло им заработать миллиардные состояния?

Я написал письма 28 миллиардерам, и, к моему удивлению, семь из них ответили короткими сообщениями. Такой же процент откликов – один к четырем – я получил при попытке связаться с 800 «обычными» миллионерами и генеральными директорами стартапов. Марк Кьюбан ответил на мое электронное письмо всего через 61 минуту после того, как я его отправил (да, я считал время).

Хотя эта когорта опрошенных весьма малочисленна, примечательно, что советы трех из семи миллиардеров касались встреч. Будь то рекомендация никогда не тратить на встречи утренние часы, освободить от встреч один день в неделю или не соглашаться на встречу, пока вам не выпишут чек (Кьюбан), эти очень успешные люди хорошо понимают, что встречи могут превращаться в «черные дыры» для вашего времени, энергии и продуктивности.

Другие советы, предназначенные для предпринимателей, включали предостережение против многозадачности, напоминание о необходимости заботиться о себе и не отвлекаться на вещи, которые не имеют решающего значения для успеха.

Итак, вот что порекомендовали миллиардеры в ответ на мой вопрос об эффективном управлении временем и продуктивностью.

НЕЙТАН БЛЕЧАРЗИК является одним из основателей Airbnb. Он повторил свой совет, который первоначально был опубликован на www.lifehacker.com:

Я предпочитаю заполнять свой календарь-планировщик в обратном направлении, начиная с конца дня, и стараюсь зарезервировать утро под «реальную работу». Утром, на свежую голову, мне гораздо проще сосредоточиться на важных делах, чем после того, как на меня посыплется множество текущих и срочных вопросов. Поэтому я стремлюсь назначать все встречи и совещания на вторую половину дня.

МАЙК КЭННОН-БРУКС, соучредитель австралийской компании Atlassian, занимающейся разработкой программного обеспечения и обслуживающей более 35 000 клиентов по всему миру.

Занимайтесь одним делом за раз. Многозадачность – это крайне непродуктивно!

МАРК КЬЮБАН, миллиардер, владелец баскетбольной команды «Даллас Маверикс», компаний Magnolia Pictures и Landmark Theatres, председатель совета директоров AXS TV и инвестор на ТВ-шоу «В бассейне с акулами». Его совет предельно лаконичен и категоричен:

Соглашайтесь на встречу только тогда, когда вам выписали чек.

МОХАММЕД ДЕВЬИ, генеральный директор танзанийской компании MeTL Group, самый молодой миллиардер в Африке по версии Forbes. Отвечая на мой вопрос о своих секретах высокой продуктивности, он сказал следующее:

Уделять время себе – вот ключевое условие для поддержания высокой умственной работоспособности, без которой, что совершенно очевидно, невозможно добиться настоящего успеха. Я на личном опыте обнаружил, что, по мере того как ты берешься за все новые начинания и поднимаешься все выше и выше, сохранять оптимальные уровни энергии и концентрации становится все труднее. Когда в течение дня тебе приходится встречаться с десятками людей, отвечать на десятки звонков, проводить несколько совещаний и разбирать сотни электронных писем, твой мозг устает и теряет необходимую остроту и ясность мышления.

Ежедневные тренировки во время обеда позволяют мне получить заряд энергии для ума и тела. Как правило, к 13:00 я уже отработал семь часов. Понятно, что мне обязательно нужно отдохнуть и перезарядиться, чтобы провести вторую половину с тем же уровнем энергии и концентрации, как и первую. У каждого человека свой способ «подзарядить батарейки». Вы должны определить, что работает лучше всего для вас, и выделять под это время. Я настоятельно рекомендую начинающим предпринимателям прислушаться к моему совету, потому что свежий ум – это ключ к успеху.

ЭНДРЮ МЕЙСОН, один из основателей компании Detour, сооснователь и бывший генеральный директор популярного сервиса коллективных скидок Groupon. Вот его послание для читателей этой книги:

Вместо того чтобы давать конкретные советы (я бы мог сгенерировать их десятки, но там нет никаких уникальных «тайных техник»), я скажу, что, по моему опыту, дисциплина и правильные привычки – вот главное отличие по-настоящему успешных людей.

Я часто встречаю личностей, которые кажутся умнее меня, но добились гораздо меньшего, потому что им не хватает самодисциплины и/или уверенности в себе, чтобы анализировать то, что они делают, и находить способы многократно улучшать это. Я считаю, что это единственная причина. Меня неизменно удивляет, почему большинство людей не понимают эту простую вещь и не принимают ее всерьез.

Если бы мне нужно было создать персонажа-победителя в компьютерной деловой игре, я бы дал ему 70 % интеллекта и 30 % самодисциплины.

ДАСТИН МОСКОВИЦ, один из основателей Facebook и сервиса управления проектами Asana (www.asana.com). Он поделился следующим секретом высокой продуктивности:

Выберите один день в неделю, когда вы и ваша команда можете сосредоточиться на индивидуальной работе, не отвлекаясь на совещания и встречи. В Asana мы ввели правило «Никаких совещаний по средам!» (НСС), чтобы стимулировать продуктивность по всей компании.

МАРК ПИНКУС, один из основателей и генеральный директор компании Zynga. Его совет состоит в следующем:

Если вы хотите создавать отличные продукты, посвящайте им не меньше 50 % своего рабочего времени. Не отвлекайтесь на разного рода выступления, интервью или встречи, если только они не обещают принести конкретных преимуществ для вашей компании или ваших пользователей.

Никто не будет спорить, что умение эффективно управлять своим временем является одним из ключей к тому, чтобы стать миллиардером. Прислушайтесь к мудрым советам людей, которые быстро взлетели на вершину делового и финансового успеха, если хотите выйти на новый уровень результативности и благополучия.

Глава 19

Секреты управления временем от 13 олимпийцев

Как лучшие спортсмены мира поддерживают высокие уровни концентрации, дисциплины и энергии? Как спортсменам без спонсоров удается совмещать работу с тренировками и семейными обязанностями?

Пожалуй, эти люди, как никто другой, оглядываются на часы. Между Олимпийскими играми у них есть четыре года, и каждый прожитый день приближает их к этому важнейшему событию в их жизни – к тому моменту, когда буквально сотые доли секунды могут решить, войдут ли они в историю как олимпийские чемпионы или нет.

Как и другие очень успешные люди, ведущие спортсмены, опрошенные мной для этой книги, подчеркивают важность наличия четких приоритетов и дисциплины в планировании своей жизни.

Отличительным аспектом их рекомендаций является то, что большинство из них указывают на значимость сна и необходимость восстановления сил. Для спортсменов ключевую роль играет не только время, но и максимальный уровень энергии.

Гимнастка Шэннон Миллер говорит о «восстановительном дневном сне». Член олимпийской команды по гребле Уилл Дин замечает: «Чтобы быть на пике своих возможностей, нельзя забывать про отдых. Не бойтесь немного вздремнуть днем». Член олимпийской команды США по скелетону Кэти Уландер советует: «Очень важно выделять в своих планах время для себя, когда вы можете полноценно отдохнуть и восстановить силы». А велосипедист Крис Кармайкл считает, что «отдых, пожалуй, является одним из самых игнорируемых и недооцениваемых аспектов управления временем».

Ниже я привожу советы по управлению временем, которые дали 13 опрошенных мной олимпийцев.

САРА ХЕНДЕРШОТ, член олимпийской команды США по гребле, участница Олимпийских игр 2012 года; в настоящее время готовится к Олимпиаде 2016 года в Рио-де-Жанейро. Вот ее рекомендации:

Мой подход таков: решения о том, каким будет мой завтрашний день, нужно принимать тогда, как у меня есть на это время и силы. Я заранее планирую свое расписание – что я должна сделать, когда и сколько времени выделить на каждую задачу, – чтобы гораздо меньше думать об этом по ходу процесса.

Я пользуюсь блокнотом Moleskine, который везде ношу с собой. Я делаю в нем заметки по поводу тренировок, рабочие записи и просто фиксирую важные наблюдения и мысли. Дома у меня стоит целая полка старых блокнотов – я постоянно к ним возвращаюсь, чтобы найти нужную информацию.

Я не использую календарь-планировщик, а просто отмечаю в своей записной книжке, что и когда мне нужно сделать. Например, с 19:30 до 20:00 – ответить на электронные письма; с 20:00 до 20:15 – доработать такой-то документ и т. д. Я составляю примерный план на день.

Одна из сторон жизни спортсмена – отказываться от многих вещей и пропускать много интересных событий и мероприятий. А в период подготовки к Олимпиаде приходится говорить «нет» буквально всему. Я уже привыкла. Очень важно знать пределы своих возможностей и не пытаться превзойти их. Я убедилась в этом на собственном опыте – это не приводит ни к чему, кроме травм и болезней.

ШЭННОН МИЛЛЕР, самая титулованная гимнастка в истории американского спорта, завоевавшая семь олимпийских медалей на Олимпийских играх 1992 и 1996 годов. Она дала следующий совет:

Во время подготовки к Олимпиаде мне приходилось совмещать учебу в школе, интенсивные тренировки, домашние обязанности, выступления и массу других дел, что мне удавалось при помощи соблюдения строгого графика. Нужно было концентрировать усилия на главном, а от чего-то отказываться. Некоторые вещи я должна была делать в строго определенное время, например, школа с 8:00 до 14:00 и две тренировки с 7:00 до 8:00 и с 15:30 до 20:30. Это не обсуждалось. Поэтому все остальное я выстраивала вокруг этих занятий, отдавая предпочтение тому, что способствовало достижению моей главной цели. Очень важно ВСЕ ФИКСИРОВАТЬ… Эта привычка расписывать сутки почти по минутам сохранилась у меня и сегодня. Я стараюсь сосредотачиваться на тех вещах, которые ежедневно помогают мне приблизиться к моей цели. Каждая секунда имеет значение!

УИЛЛ ДИН, член канадской команды по гребле, участник Олимпийских игр в Лондоне 2012 года; в настоящее время готовится к Олимпиаде 2016 года в Рио-де-Жанейро. Вот его секреты:

Купите себе большой ежедневник и планируйте свои дни. Разумеется, для этого можно использовать и телефон, но это не так продуктивно.

Не бойтесь говорить, что вы заняты. Люди всегда будут хотеть вашего внимания, а мелкие дела и просьбы в сумме поглощают массу времени и сил. Поставьте в приоритет спорт и здоровье, а все остальное не должно идти в ущерб этим двум вещам.

Следует понимать, что эффективное управление временем не означает заполнение своего дня непрерывной чередой дел. Чтобы быть на пике своих возможностей, нельзя забывать про отдых. Не бойтесь немного вздремнуть днем, посмотреть телевизор, пойти на прогулку.

Не жертвуйте сном. Рано или поздно недосып сделает свое дело – ваши запасы энергии истощатся, и вы заболеете. О каких высоких результатах может идти речь?

БРИАНА СКАРРИ, голкипер американской женской футбольной команды, двукратная олимпийская чемпионка 1996 и 2004 годов. Ее совет:

Целеустремленность – вот главное условие, если вы хотите добиться чего-то стоящего. Все высшие достижения в спорте, науке или бизнесе были совершены людьми, которые были буквально одержимы своей целью и были готовы на все, чтобы к ней прийти. Примерно за полгода до Олимпийских игр я начинала рассматривать все принимаемые мной решения с точки зрения того, поможет ли мне это достичь моей главной цели – завоевать олимпийское золото. По несколько раз в день я задавала себе простой вопрос: «Буду ли я лучше играть и станет ли моя команда чемпионом благодаря этому?»

Постоянное видение цели позволяло мне не сбиться с пути и принимать правильные решения, даже если это были такие решения, как устроить себе выходной день или немного отступить в сторону, чтобы увидеть ситуацию в перспективе. Оно обеспечивало мне четкий фокус и помогало поддерживать самодисциплину.

РОЙ АЛЛАН БЕРЧ, пловец с Бермудских островов, участник Олимпийских игр 2008 и 2012 годов, в настоящее время готовится к Олимпиаде в Рио-де-Жанейро. В ответ на мой вопрос об управлении временем он написал следующее:

Чтобы достичь вершин в нашем виде спорта, требуется невероятная дисциплина. Почти все время посвящено интенсивным тренировкам, а в те дни, когда у вас нет занятий, ваша задача – максимально восстановить свои силы, чтобы подготовиться к следующему тренировочному дню… Детальный распорядок – это жизненная необходимость. Вместо того чтобы постоянно думать о том, чем заниматься дальше, вы просто делаете то, что указано в вашем расписании. В плавании очень жесткая конкуренция, тысячи спортсменов по всему миру упорно готовятся каждый день, поэтому способность с максимальной отдачей использовать свое время, будто то время на тренировки или восстановление сил, становится все более важным фактором успеха отдельно взятого спортсмена.

КЭТИ УЛАНДЕР, член олимпийской команды США по скелетону, участница Олимпийских игр 2006, 2010 и 2014 годов. Вот ее рекомендации:

Один из наиболее важных аспектов управления временем – это наличие расписания, определяющего ваши цели на каждый день и на неделю вперед. Для нас, спортсменов, которые постоянно тренируются и соревнуются, отдых имеет невероятно большое значение, чтобы поддерживать себя на пике физической и психической формы. Очень важно выделять в своих планах время для себя, когда вы можете полноценно отдохнуть и восстановить силы.

Кроме того, в спорте необходимо уметь адаптироваться к изменениям и преодолевать препятствия, возникающие на вашем пути. В конце концов, какую бы конечную цель вы перед собой ни поставили, все зависит от того, насколько хорошо вы осуществляете процесс в целом, а также от вашего умения приспосабливаться к изменениям, потому что процессы никогда не бывают идеальными и требуют постоянных улучшений. Ключ к успеху – стремиться к совершенству, но также понимать, что совершенство недостижимо. Стремление к идеалу означает, что вы должны быть готовы постоянно учиться и оставлять позади препятствия, находя оптимальные решения. Это нужно делать каждый день, и если вы сможете сосредоточиться на каждом шаге, то обязательно увидите результаты своих усилий.

ЭНДРЮ УАЙБРЕХТ, американский горнолыжник, бронзовый призер Олимпийских игр 2010 года и серебряный призер Олимпийских игр года. Его совет:

Для меня секрет успеха кроется не столько в управлении временем, сколько в готовности жертвовать многим ради достижения цели и умении воспользоваться возможностью, когда такая представляется. Вид спорта, которым я занимаюсь, требует постоянных поездок и строгой дисциплины, поэтому, когда я готовлюсь к соревнованиям и соревнуюсь, это единственное, на что у меня хватает времени и сил. Но когда я отдыхаю, я полностью абстрагируюсь от всего. Короче говоря, чтобы быть способным на высокие результаты, важно уметь разделять работу и отдых и по максимуму использовать и тот, и другой период.

ЭРИН ХЭМЛИН, американская саночница, участвовавшая в Олимпийских играх 2006 и 2010 годов, бронзовый призер Олимпиады 2014 года. Ее совет:

Что касается тренировок, то, я думаю, я всегда подсознательно считала спорт главным приоритетом в своей жизни, поэтому легко находила время для занятий. Это также позволяло мне без труда отказываться от других вещей, потому что подготовка стояла на первом месте.

КРИС КАРМАЙКЛ, американский велосипедист, участник Олимпийский игр 1984 года. Его совет:

Отдых, пожалуй, является одним из самых игнорируемых и недооцениваемых аспектов управления временем. В тренировочном процессе мы должны научить спортсменов отдавать приоритет качеству над количеством, а для достижения более высокого качества тренировок человек должен быть хорошо отдохнувшим и восстановившим силы. Таким образом, отдых становится важной составляющей подготовительного процесса, а не «свободным от занятий временем».

ТОБИ ДЖЕНКИНС, австралийский ватерполист, участник Олимпийских игр 2004 года, сегодня генеральный директор компании Bluewire Media, занимающейся цифровым маркетингом и веб-стратегиями. Вот его рекомендации:

Найдите человека, который вызывает у вас доверие и восхищение и который уже добился именно того, чего хотите добиться и вы. Попросите его помочь вам, а затем адаптируйте его советы к вашей собственной ситуации. Это позволит вам сэкономить не один-два часа, а целые годы на достижение поставленной цели.

На протяжении моей спортивной карьеры мне довелось работать с несколькими замечательными тренерами. У каждого из них были свои сильные и слабые стороны. И я понимал, что, если у меня есть конкретная проблема, мне нужен человек с соответствующими знаниями, чтобы ее решить.

Если мне требовалось подкачать мышцы, я разговаривал не с моим тренером по водному поло, а со специалистом по силовой подготовке – здоровенным парнем, когда-то занимавшимся толканием ядра и метанием диска. Он помогал людям накачать мышцы быстрее, чем любой другой тренер, которого я когда-либо знал.

Если я нервничал перед игрой, я общался с капитаном моей команды, который участвовал в сотнях международных соревнований, чтобы узнать о том, что он делает перед матчем.

Если я хотел улучшить скорость плавания и выносливость, я шел к тренеру по плаванию, который готовил самых быстрых пловцов Австралии.

Все это кажется очевидным, но понимание того, с какой именно проблемой или препятствием вы столкнулись, и затем обращение к человеку, который имеет соответствующие знания и опыт и может предоставить необходимую помощь, значительно ускоряет обучение и прогресс. Почти невозможно подсчитать, сколько времени позволил мне сэкономить такой подход на протяжении моей спортивной карьеры, а теперь и карьеры в бизнесе.

ДЖУЛИЯ МАКДОНАЛЬД, австралийская пловчиха, бронзовый призер Олимпиады 1988 года. Ее совет:

Я не представляю свою жизнь без распределения времени. Если у меня нет графика, я легко отвлекаюсь и действую непродуктивно. Поэтому я планирую все – тренировки, работу, благотворительность и даже развлечения! Благодаря этому я все успеваю.

СКОТТ ДЕНБЕРГ, американский спортсмен-паралимпиец, участвовавший в пяти Паралимпийских играх в таких дисциплинах, как легкая атлетика, плавание и пауэрлифтинг; также директор по фитнесу в Центре долгожительства Притикина. В ответ на мой запрос он сообщил следующее:

Как пятикратный участник Паралимпийских игр, я изобрел отличный способ сочетать спорт и жизнь. Я представляю себе воображаемую полку и помещаю на нее все свои многочисленные дела и обязанности, связанные со спортом, работой и просто «жизнью». Это длинная полка с несколькими передвижными перегородками, поэтому я могу ранжировать задачи, распределять их по разным отсекам и перемещать их по мере необходимости. Рабочие дела имеют фиксированные перегородки, поскольку они должны быть выполнены в строго определенные дни и часы и имеют приоритетный статус – от них зависят мои доходы и мое будущее. Другие задачи, например, связанные с семьей и отдыхом, имеют подвижные перегородки, поскольку могут быть решены в разные дни недели и в разное время дня, хотя они тоже занимают постоянное место. Что касается тренировок, то некоторые из них имеют фиксированные перегородки, но для большей части занятий я стараюсь закладывать гибкий график, чтобы уделять время семье и отдыху. Хотя некоторые спортсмены считают, что нужно «жить и дышать» своим делом, я уверен, что гармонично сбалансированная жизнь, в которой есть место интересам за пределами спорта, не менее важна для успеха, чем интенсивные тренировки.

Заполненная «полка» не остается неприкосновенной, поскольку мои приоритеты постоянно меняются – например, по мере приближения соревновательного сезона и соревнований я существенно увеличиваю время, выделяемое на тренировки. Как правило, я не могу изменить фиксированные участки, в основном связанные с работой, поэтому я передвигаю другие перегородки. К сожалению, чтобы выкроить дополнительное время для тренировок, мне приходится урезать часы, предназначенные для семьи и отдыха. Такова участь всех спортсменов – зачастую мы вынуждены проводить больше времени в спортзале, чем с любимой семьей, но близкие, которые любят нас и поддерживают во всех наших усилиях, являются важнейшим фактором успеха. Спортсмену приходиться жертвовать многим, чтобы сосредоточиться на тренировках, но его спортивные победы, те радость и гордость за свою страну, что он дарит своим болельщикам, щедро вознаграждают его за эти жертвы.

ВИНС ПОСЕНТЕ, канадский лыжный гонщик, участвовавший в Олимпийских играх 1992 года; сегодня генеральный директор Big Goals Fast Institute и автор бестселлера «Жизнь на максимальной скорости». Его совет:

Определяйте пять «самых важных задач» на этот день и выполняйте их в первую очередь. Самый непродуктивный подход – пытаться сделать все, а высококонкурентная среда не прощает такой потери времени. В спорте успеха достигают не те, кто проводит больше часов в спортзале, на стадионе или на катке, а те, кто наиболее эффективно использует свое время. Я попал на Олимпиаду благодаря тому, что делал вещи, которых не делали мои конкуренты. Это необязательно имело отношение к спорту. Например, я читал книги по аэродинамике, изучал технологию изготовления лыж, общался с экспертом в области политики спорта, по два часа в день занимался визуализацией с использованием биологической обратной связи, проходил процедуры в камерах сенсорной депривации, участвовал в сеансах гипноза, занимался медитацией и читал научно-популярные книги для тренировки ума.

Даже если вы не готовитесь к очередным Олимпийским играм, у вас, безусловно, есть цели, которых вы хотите достичь – возможно, опередив своих конкурентов. Подумайте, не помогут ли вам эти советы по управлению временем и эффективностью гораздо быстрее приблизиться к заветной «медали»?

Глава 20

Секреты управления временем от 29 лучших студентов

Что нужно для того, чтобы учиться на «отлично» в Гарвардском университете, Массачусетском технологическом институте или любом другом заведении, успешно совмещая учебу, занятия спортом, различные хобби и студенческую жизнь?

Студенты-отличники, которых я опрашивал для этой книги, дали немало замечательных советов по эффективному управлению временем, которые, к сожалению, невозможно уместить в формат одной книги.

Я хотел бы напомнить, что не существует одного-единственного правильного способа, как достичь высокой продуктивности и успехов в учебе. Например, обе мои дочери-подростка учатся на «отлично», несмотря на очень разные привычки: одна слушает музыку, когда делает домашние задания, другая предпочитает полную тишину. Одна проверяет социальные медиа в качестве «вознаграждения» за каждое выполненное упражнение, а другая относит телефон в дальнюю комнату, чтобы избежать соблазна.

Уникальным для этой группы было то, что студенты и школьники очень часто упоминали о социальных медиа. Почти все они сравнивали уведомления от Snapchat, Instagram или Facebook с манящим зовом сирен, и многие предлагали использовать специальные приложения, такие как SelfControl или StayFocused, чтобы ограничить доступ к этим «пожирателям времени».

В дополнение к типичным рекомендациям использовать календарь-планировщик и четко знать свои приоритеты, студенты-отличники также подчеркивали важность умения говорить «нет». Они понимают, что ограничение социальной жизни (некоторые советовали даже полностью отказаться от социальных контактов, что все же представляется мне крайностью в столь юном возрасте) – это та цена, которую нужно заплатить за достижение истинных высот в образовании.

Глава 21

Секреты управления временем от 239 предпринимателей

Новаторы, дерзкие мечтатели, рисковые люди, бизнес-магнаты, миллионеры, добившиеся всего самостоятельно… Короче говоря, предприниматели. Пожалуй, ни одна другая из опрошенных мной групп не испытывает такого колоссального давления многочисленных «надо»: контроль за разработкой новых продуктов и отслеживание продаж, обслуживание клиентов и привлечение капитала, выступления на конференциях, создание подкастов, написание книг… Как предпринимателям удается быть настолько продуктивными?

Для предпринимателей управление временем и высокая продуктивность – острые вопросы, поэтому они не скупились на щедрые советы (всего я получил в ответ более чем 25 000 слов). К сожалению, формат этой книги не позволяет привести их все дословно.

Разумеется, в таком разнообразии стилей и подходов невозможно выделить один-единственный универсальный ответ на вопрос, как максимизировать свою продуктивность. Однако меня поразило то, как много предпринимателей подчеркивали важность правильного утреннего распорядка – «священного утреннего ритуала». Замечу, что они говорили об этом сами, без какой-либо подсказки с моей стороны.

Помимо всего прочего предприниматели советовали заносить в календарь-планировщик все, что вы хотите сделать, наладить правильное управление своей электронной почтой, а также отмечали значимость фокусировки на приоритетах. И никакой многозадачности!

Бонус 1

Тест: Узнайте свой стиль управления временем

Тест на определение вашего стиля управления временем, разработанный Кевином Крузом, позволит вам тщательно проанализировать ваши текущие модели поведения и привычки. Как показало новаторское исследование, осуществленное доктором Терезой Хофф Макан в 1994 году, двумя ключевыми факторами грамотного тайм-менеджмента являются четкая расстановка приоритетов и применение механики планирования. Знание вашего настоящего уровня компетентности в этих двух важных аспектах позволит вам определить области, требующие улучшения, и пути к дальнейшему повышению продуктивности.

Пройти тест и получить отчет о результатах можно на сайте:

www.KevinKruse.com/time

Бонус 2

110 лучших высказываний об управлении временем

1. «Вчера – это история, завтра – это тайна, а сегодня – подарок судьбы». – Элеонора Рузвельт.

2. «Не ждите "идеального" момента. Он никогда не наступит». – Наполеон Хилл.

3. «Если ты потратил день на кого-то, значит, ты не потратил его на себя». – Чарльз Диккенс.

4. «Человек, который осмеливается потратить впустую час времени, не осознал ценность жизни». – Чарльз Дарвин.

5. «Благоразумный делает вначале то, что неразумный в конце. И тот и другой делают одно и то же – разница лишь в поре: один действует в пору, другой – не в пору». – Бальтасар Грасиан.

6. «Жить каждый день так, как если бы он был последним». – Марк Аврелий.

7. «Все великие дела требуют времени». – Майя Энджелоу.

8. «Нам ничего не принадлежит, кроме нашего времени; во времени живет даже тот, у кого нет ничего другого». – Бальтасар Грасиан.

9. «Семена цветов, которые вырастут завтра, мы сеем сегодня». – Китайская пословица.

10. «В мире нет ничего более могущественного, чем идея, время которой пришло». – Виктор Гюго.

11. «Относитесь к времени мудро. Смотреть на часы и смотреть на восход солнца – не одно и то же». – София Бедфорд-Пирс.

12. «Время – ваш лучший помощник во всех начинаниях». – Уильям Моррис Хант.

13. «Лучше на три часа раньше, чем на минуту позже». – Уильям Шекспир.

14. «Тот, кто постоянно смотрит на часы, никогда не находит подходящего времени». – Джеймс Кэш Пенни.

15. «Решитесь навсегда избавиться от лени. У вас не будет случая пожаловаться на недостаток времени, если вы не будете терять ни минуты. Удивительно, сколько всего можно совершить, если вы всегда будете заняты делом». – Томас Джефферсон.

16. «Не путайте движение с прогрессом. Деревянная лошадь-качалка движется, но не продвигается вперед ни на дюйм». – Альфред Монтапер.

17. «Не задерживайтесь в прошлом, не мечтайте о будущем, сосредоточьте ум на настоящем моменте». – Будда.

18. «Пусть календарь не вводит вас в заблуждение. В вашем году ровно столько дней, сколько вы потратили с пользой. У одного человека год умещается в одной неделе, а у другого неделя стоит целого года». – Чарльз Ричардс.

19. «Не занимайтесь муравьями, когда вам нужно накормить слона». – Питер Турла.

20. «Не позволяйте страху потерять слишком много времени вставать на вашем пути к достижению цели. Время пройдет в любом случае – так нужно использовать его с максимальной пользой». – Эрл Найтингейл.

21. «Не говорите о том, что у вас нет времени. Времени у вас ровно столько же, сколько его было у Микеланджело, Леонардо да Винчи, Томаса Джефферсона, Луи Пастера, Хелен Келлер и Альберта Эйнштейна». – Джексон Браун.

22. «Не тратьте доллар времени на центовое решение». – Питер Турла.

23. «Любите ли вы жизнь? Тогда не теряйте времени; ибо время – ткань, из которой соткана жизнь». – Бенджамин Франклин.

24. «Даже если вы находитесь на правильном пути, вы никуда не доберетесь, если будете сидеть на месте». – Уилл Роджерс.

25. «Ничто другое, пожалуй, так не отличает эффективных руководителей от всех остальных, как бережное отношение к времени». – Питер Друкер.

26. «Ничто не стоит на месте, все меняется. Таков закон жизни. И те, кто смотрит только в прошлое или настоящее, несомненно пропустят будущее». – Джон Кеннеди.

27. «Выиграть время – это выиграть в любви, торговле и войне». – Джон Шеббир.

28. «Сначала мы спешим, чтобы сэкономить время, а потом тратим сэкономленное время на то, чтобы придумать, чем себя занять». – Уилл Роджерс.

29. «Я пишу длинно, потому что у меня нет времени писать коротко». – Паскаль.

30. «Только тот человек вправе зваться свободным, кто временами волен предаваться безделью». – Цицерон.

31. «Долго живет тот, кто живет правильно; а неправильно потраченное время не прожито, а потеряно». – Томас Фуллер.

32. «Тот, кто поздно встает, должен весь день бежать». – Бенджамин Франклин.

33. «Кто выигрывает время, выигрывает все». – Бенджамин Дизраэли.

34. «Самый мудрый человек тот, кого больше всего раздражает потеря времени». – Данте.

35. «Я не думаю о прошлом. Значение имеет только вечное сегодня». – Сомерсет Моэм.

36. «Я рекомендую вам заботиться о минутах; часы позаботятся о себе сами». – Лорд Честерфилд.

37. «Я не могу закрыть кран – я слишком занят тем, что вытираю пол». – Неизвестный автор.

38. «В последнюю минуту – вот когда делаются многие вещи». – Майкл Трейлор.

39. «Если вы хотите с толком использовать свое время, выделите самое главное и посвятите этому все время, которое у вас есть». – Ли Якокка.

40. «В реальной жизни никогда ничего не происходит в нужное время и в нужном месте. Но историки и журналисты умело это корректируют». – Марк Твен.

41. «Если человек хочет что-то сделать, он всегда найдет на это время. Людям обычно не хватает не времени, а силы воли». – Сэр Джон Лаббок.

42. «Заглядывать слишком далеко вперед – недальновидно. В каждый момент времени можно удержать только одно звено цепи судьбы». – Уинстон Черчилль.

43. «Лучше прожить один день, как тигр, чем тысячу лет, как овца». – Тибетская пословица.

44. «Лучше делать правильные вещи медленно, чем неправильные вещи быстро». – Питер Турла.

45. «То, как мы тратим наше время, – вот ключ к успеху. Если вы чувствуете, что неправильно взаимодействуете со временем, измените это». – Марсия Видер.

46. «Быть занятым недостаточно; таковыми бывают и муравьи. Вопрос в том, чем вы заняты?» – Генри Дэвид Торо.

47. «Знайте истинную ценность времени: ловите, пользуйтесь и наслаждайтесь каждым мгновением. Отбросьте праздность, лень, промедление; никогда не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня». – Лорд Честерфилд.

48. «Потерянного времени не вернешь». – Пословица.

49. «Никогда не оставляйте на завтра то, что можно сделать сегодня». – Бенджамин Франклин.

50. «Потерянное богатство можно возвратить усердием, забытые знания – учебой, утраченное здоровье – лекарствами, потерянное же время уходит навсегда». – Сэмюэл Смайлс.

51. «Не теряй момент – не упускай возможность». – Уильям Шекспир.

52. «Управлять временем без определения приоритетов – все равно что стрелять куда попало и надеяться попасть в мишень». – Питер Турла.

53. «Многие люди не задумываются о деньгах до тех пор, пока те не заканчиваются. Другие ведут себя также со временем». – Гете.

54. «Деньги – чудесная вещь, но за них можно заплатить слишком высокую цену». – Александр Блох.

55. «Деньги можно заработать или потерять. Но время можно только потерять, поэтому его нужно тратить с умом». – Неизвестный автор.

56. «Никогда не позволяйте вчерашнему дню влиять на сегодняшний». – Ричард Нельсон.

57. «Ничто не является пустой тратой времени, если вы мудро используете опыт». – Огюст Роден.

58. «Нам ничего не принадлежит кроме времени». – Гете.

59. «Как только вы овладеете временем, вы поймете, что большинство людей переоценивают то, что могут выполнить за год, и недооценивают то, что могут достигнуть за десять лет». – Энтони Роббинс.

60. «Только тому всегда хватает времени, кто правильно его употребляет». – Гете.

61. «Одно успешно законченное дело стоит полусотни полузаконченных дел». – Малькольм Форбс.

62. «Обычные люди думают, как потратить время. Великие люди думают, как его использовать». – Неизвестный автор.

63. «Осознайте, что сейчас, в настоящий момент, вы творите – творите следующий момент вашей жизни. Вот что важно». – Сара Паддисон.

64. «Отдыхайте. Отдохнувшее поле дает богатый урожай». – Овидий.

65. «Мне больше всего хочется, чтобы ты знал одну вещь, которую очень мало кто знает, а именно – какая великая драгоценность время и как необходимо его разумно использовать». – Лорд Честерфилд.

66. «Время летит – это плохая новость; хорошая новость – вы пилот своего времени». – Майкл Альтшулер.

67. «Между успехом и неудачей лежат четыре слова: "У меня нет времени"». – Франклин Филд.

68. «Нужно не тратить время, а инвестировать его». – Стивен Кови.

69. «Самый важный вопрос, который вы должны задать себе: "Каким я хочу стать?"» – Джим Рон.

70. «Самый верный способ опоздать – иметь много времени». – Лео Кеннеди.

71. «Время действовать – сейчас. Никогда не поздно что-то сделать». – Карл Сэндберг.

72. «Время, потраченное на удовольствия, – не потерянное время». – Бертран Расселл.

73. «Даже худшие дни у тех, кто любит свое дело, лучше, чем лучшие дни у тех, кто занимается нелюбимым делом». – Джим Рон.

74. «Нет ничего более бесполезного, чем эффективно делать то, что вообще не нужно было делать». – Питер Друкер.

75. «Все времена хороши, если у вас есть любимое дело». – Ральф Уолдо Эмерсон.

76. «Кто не умеет с толком употребить свое время, тот первый жалуется на его нехватку». – Жан де Лабрюйер.

77. «Время да я – на любого врага». – Бальтасар Грасиан.

78. «Часы бегут сквозь злейшее ненастье». – Уильям Шекспир.

79. «Время, старясь, может научить всему». – Эсхил.

80. «Время – хороший лекарь, но плохой косметолог». – Люсиль Харпер.

81. «Время – лучший учитель, но, к сожалению, оно убивает своих учеников». – Гектор Берлиоз.

82. «Время – это самая ценная и самая тленная наша собственность». – Джон Рэндольф.

83. «Время – деньги». – Бенджамин Франклин.

84. «Время – это единственный капитал, который есть у человека, и единственная вещь, которую он не может позволить себе потерять». – Томас Эдисон.

85. «Время – это монета вашей жизни. Только вы вправе решать, на что ее следует потратить. Остерегайтесь, чтобы ее не потратил за вас кто-то другой». – Карл Сэндберг.

86. «Время – наездник, укрощающий юность». – Джордж Герберт.

87. «Время – это школа, в которой мы учимся; время – это огонь, в котором мы горим». – Делмор Шварц.

88. «Время – мудрейший советчик». – Перикл.

89. «Время – это то, чего мы больше всего желаем, но что, увы, хуже всего используем». – Уильям Пенн.

90. «Потерянное время уже не найдешь». – Бенджамин Франклин.

91. «Герои во времени остаются, знаменитости исчезают». – Дэниел Бурстин.

92. «Время длится долго для тех, кто использует его с умом». – Леонардо да Винчи.

93. «Время способно отнять ваши деньги, но купить время за деньги нельзя». – Джеймс Тейлор.

94. «Делать два дела одновременно – значит не сделать ни одного». – Публий Сир.

95. «Если слишком долго думать о том, чтобы что-то сделать, может не остаться времени на то, чтобы это сделать». – Эва Янг.

96. «Пока вы не научитесь управлять своим временем, вы не сможете управлять ничем другим». – Питер Друкер.

97. «Пока вы не научитесь ценить себя, вы не научитесь ценить свое время. Пока вы не научитесь ценить свое время, вы не научитесь правильно его использовать». – Скотт Пек.

98. «Тратить много времени на пустяки столь же непозволительно, как тратить мало времени на важные вещи». – Джим Рон.

99. «Что можно сделать всегда, то не сделается никогда». – Шотландская пословица.

100. «Когда я готовлюсь к разговору с человеком, то трачу треть времени на обдумывание того, что собираюсь сказать я, и две трети времени на размышления о том, что может сказать он». – Авраам Линкольн.

101. «Лучшие сейчас времена или худшие – других у нас не будет». – Арт Бухвальд.

102. «Пока мы откладываем жизнь, она проходит». – Сенека.

103. «Работа занимает все отведенное на нее время». – Сирил Паркинсон.

104. «Прошлое изменить невозможно, но можно испортить настоящее, беспокоясь о прошлом». – Неизвестный автор.

105. «Сделать доброе дело слишком рано невозможно, потому что невозможно знать, когда будет уже слишком поздно». – Ральф Уолдо Эмерсон.

106. «Нельзя убивать время, не вредя этим вечности». – Генри Дэвид Торо.

107. «Ты можешь медлить, но время медлить не станет». – Бенджамин Франклин.

108. «У вас есть выбор: либо сеять весной, либо просить подаяние осенью». – Джим Рон.

109. «Время самой собой не появится – вы должны его найти». – Чарльз Бакстон.

110. «Думайте о главном, когда занимаетесь мелочами – тогда и эти мелочи будут идти в правильном направлении». – Элвин Тоффлер.

Ресурсы

Присоединяйтесь к движению #1440

Вы узнали из этой книги хотя бы одну полезную вещь, которая позволила вам стать более продуктивным и найти больше времени для себя? Если это так, пожалуйста, помогите мне – расскажите об этом всем!

Будьте добры, поделитесь своими мыслями, замечаниями, идеями или вопросами об управлении временем и продуктивностью на Twitter, Facebook или Instagram, используя хэштег #1440 (помните: у вас есть всего 1440 минут в день!). Вы также можете набрать в поисковике запрос #1440, чтобы узнать, что говорят другие.

Существуют и иные способы помочь людям:

1. Дайте прочитать эту книгу вашим «сумасшедше занятым» друзьям.

2. Купите эту книгу для своих сотрудников.

3. Порекомендуйте эту книгу в своем книжном клубе.

4. Посоветуйте пригласить Кевина Круза выступить на вашем следующем корпоративном мероприятии или конференции.

Лекции и семинары

Семинар или лекция: «Экстремальная продуктивность»

Хотите значительно повысить продуктивность ваших сотрудников и помочь им гармонично сбалансировать работу и жизнь?

Экстремальная продуктивность с Кевином Крузом

Кевин Круз выступает по всему миру на конференциях предпринимателей и бизнес-лидеров, мероприятиях для топ-менеджмента и отраслевых съездах. Опираясь на свой бестселлер «15 секретов управления временем», а также на свои беседы с сотнями самых уважаемых личностей, Кевин щедро делится удивительными способами, как достичь экстремальной продуктивности и перестать чувствовать себя «загнанным трудоголиком».

Чтобы пригласить Кевина выступить на вашем следующем мероприятии, свяжитесь с ним по электронной почте: info@kevinkruse.com.

Об авторе

Кевин Круз – автор бестселлеров по версии The New York Times, автор статей для Forbes, востребованный лектор и основатель нескольких компаний стоимостью миллионы долларов. Он консультирует топ-менеджеров компаний из списка Fortune 500, генералов морской пехоты США и членов конгресса.

В погоне за американской мечтой Кевин создал свою первую компанию, когда ему было всего 22 года. Он работал круглыми сутками, почти жил в своем однокомнатном офисе и принимал душ в местном отделении Юношеской христианской организации (YMCA), но год спустя был вынужден сдаться, глубоко увязнув в долгах. После того как он открыл для себя концепцию лидерства на основе вовлеченности и стратегию управления минутами, Кевин создал несколько успешных организаций, вошедших в рейтинг наиболее влиятельных компаний Inc 500 и признанных лучшими работодателями.

Веб-сайт: www.KevinKruse.com

LinkedIn: www.linkedin.com/in/kevinkruse67

Facebook: www.facebook.com/KruseAuthor

Twitter: @Kruse

Instagram: kevin__kruse

В этой книге собраны статьи, которые ранее были опубликованы в блоге автора на www.kevinkruse.com, на www.forbes.com, а также интернет-форумах, но были доработаны и обновлены с момента первого выхода.

Сноски

1

Некоммерческая ассоциация в США, которая объединяет сторонников права граждан на хранение и ношение огнестрельного оружия. – Прим. ред.

Content

Кевин Круз
15 секретов управления временем: Как успешные люди успевают всё

Предисловие «Загнанный трудоголик» на автостраде Нью-Джерси

Глава 1 Магическая сила 1440 минут

Как я боролся с ворами времени

1440 минут в день

Время – ваш самый ценный ресурс

Почему минуты, а не секунды?

Глава 2 Важность правильных приоритетов

«Одна вещь»

Определите вашу самую важную задачу (СВЗ)

Марк Пинкус о своей самой важной задаче

Два драгоценных утренних часа

Как это применимо

Глава 3 Перестаньте составлять списки дел – начните делать!

В чем недостатки таких списков?

Живите по календарю-планировщику

Джефф Вейнер о блоках «буферного времени»

Планирование идеальной недели

Как это применимо

Глава 4 Боремся с прокрастинацией

Прокрастинация – это не лень

Стратегия 1: Путешествие во времени

Стратегия 2: Боль и удовольствие

Стратегия 3: Контролирующий партнер

Стратегия 4: Кнут и пряник

Стратегия 5: Действуйте так, как если бы вы были…

Стратегия 6: Установите планку на уровне «достаточно хорошо»

Как это применимо

Глава 5 Как уходить с работы в 17:00 без чувства вины

Шерил Сэндберг всегда ужинает дома

Секрет избавления от чувства вины

А нужно ли вам быть всем для всех?

Всех дел не переделаешь

Как это применимо

Глава 6 Тайное орудие Ричарда Брэнсона

Самая важная вещь, которая есть у миллиардера Брэнсона

Советы от миллиардера Аристотеля Онассиса

Три сокровища Джима Рона

Записные книжки 20 известных личностей

Какой тип записной книжки лучше?

Ведите записи от руки, а не на цифровом устройстве

Моя личная система ведения записей

Как это применимо

Глава 7 Управление электронной почтой по методу 3-21-0

Электронная почта – игровой автомат для мозга

Как взять электронную почту под контроль: семь шагов

Как очистить почтовый ящик за десять минут

Как это применимо

Глава 8 Секреты эффективных совещаний от Google, Apple и Virgin

Почему совещания так неэффективны?

Правило встреч от Марка Кьюбана

Дастин Московиц: никаких совещаний по средам!

Как создать правильную повестку дня

Секретное оружие Google Ventures

«Пешие» совещания

Марисса Майер и Ричард Брэнсон: правило десятиминутных встреч

Смартфоны под запретом

Ежедневные летучки устраняют потребность в формальных совещаниях

Как это применимо

Глава 9 Одно короткое слово, преумножающее успех

Бесконечные запросы на наше время

Остерегайтесь далеких слонов

Каждое «да» – это «нет» чему-то другому

Почему нам так трудно говорить «нет»

Семь простых способов сказать «нет»

Как это применимо

Глава 10 Могущественный принцип Парето

Поразительное открытие в итальянском саду

Бизнес по правилу 80/20

Работа во дворе по правилу 80/20

Чтение и учеба по правилу 80/20

Что в сумке у Далай-ламы?

Образ мышления 80/20

Как это применимо

Глава 11 «Три гарвардских вопроса», экономящих восемь часов в неделю

Как один лентяй стал «Лучшим программистом»

Перестать делать, перепоручить или делать иначе

Тони Роббинс нанял помощника, когда был начинающим предпринимателем

Венчурный капиталист Марк Састер о ценности администратора

Штат виртуальных помощников к вашим услугам!

Но Марк Кьюбан по-прежнему сам занимается стиркой

Как это применимо

Глава 12 «Темы дня» от сооснователя Twitter Джека Дорси

Секрет высокой продуктивности Джека Дорси

Как Джон Ли Дюма использует «темы дня»

Три типа дней от Дэна Салливана

Как я планирую свою идеальную неделю

Приемные часы

Окружите отпуск «буферными днями»

Как это применимо

Глава 13 Сделайте это сразу!

Как вы разбираете свою почту?

Образ мышления «Сделай это сразу»

Работа с электронной почтой по принципу «Сделай это сразу»

Принцип «Сделай это сразу» и календарь-планировщик

Как применять принцип «Сделай это сразу» в быту?

Как это применимо

Глава 14 Измените свое утро – измените свою жизнь

Мои «священные утренние 60 минут»

Как начинают свое утро Арнольд Шварценеггер, Тони Роббинс и другие успешные люди?

Шесть составляющих волшебного утра от Хэла Элрода

Как это применимо

Глава 15 Энергия – ключ ко всему

Увеличить количество времени нельзя, количество энергии – можно

Нация «Ред Булла»

Как Моника Леонелле повысила свою продуктивность в шесть раз

Самые продуктивные люди делают больше перерывов

Энергия начинается со здоровья

Как это применимо

Глава 16 Система Э-3К: соединяем все вместе

Энергия

Конспектирование

Календарь-планировщик

Концентрация

Сейчас – самое время

Глава 17 Еще 20 секретов управления временем и продуктивностью

Глава 18 Секреты управления временем от семи миллиардеров

Глава 19 Секреты управления временем от 13 олимпийцев

Глава 20 Секреты управления временем от 29 лучших студентов

Глава 21 Секреты управления временем от 239 предпринимателей

Бонус 1 Тест: Узнайте свой стиль управления временем

Бонус 2 110 лучших высказываний об управлении временем

Ресурсы Присоединяйтесь к движению #1440

Лекции и семинары Семинар или лекция: «Экстремальная продуктивность»

Об авторе

Сноски