Джен Ягер

ВСЁ! ДОВОДИ ДО КОНЦА

Синдром незавершенных дел

Jan Yager

How to Finish Everything You Start

Understanding the Causes of the Unfinished Epidemic, Its Cures, and When

Choosing Not to Finish Is Okay

© Jan Yager, Ph.D.

Published in 2019 by Hannacroix Creek Books, Inc.

© Jan Yager, Ph.D., 2019 All Rights Reserved.

© Перевод на русский язык, издание, оформление. Издательство «Олимп-Бизнес», 2020

* * *

В сегодняшнем динамичном мире мы находимся под непрестанным давлением обязательств: мы должны сделать то, что должно быть сделано. Джен Ягер опирается на собственные исследования и личный опыт, чтобы определить возможные причины ваших неудач. Она предлагает примеры из реальной жизни, практические советы и ответы на ключевые вопросы, чтобы помочь вам повысить производительность и доделать необходимые дела. Прекрасная книга — от начала до конца!

Линда Суиндлинг, доктор юриспруденции, дипломированный оратор, автор «Настольной книги высокоэффективного менеджера» (The Manager’s High-Performance Handbook, 2015)

Незаконченные дела — это настоящая беда. Но Джен Ягер просто вдохновила меня своей новой книгой «Всё! Доводи до конца»: я многое понял о себе, выполняя рекомендованные упражнения.

Эджит Курана, управляющий компанией

В новой книге Джен Ягер названы реальные причины, по которым мы часто не заканчиваем начатое, и, что важнее, предложен план действий для преодоления препятствий, стоящих на нашем пути.

Дон Гэйбор, автор книги «Как начать беседу и завести друзей» (How to Start a Conversation and Make Friends, 1983)

Книга Джен Ягер «Всё! Доводи до конца» — обязательное чтение для тех, кто берется за великие свершения, но порой не в силах пересечь финишную черту. В этом простом руководстве профессор Ягер делится прагматичными и действенными советами, которые помогут вам добиться успеха. Прочитайте эту книгу — до конца! — и вы многому научитесь у плодовитого автора, который знает толк в искусстве завершать любое дело.

Венди Макнилл, основатель клуба «Charli Jane Speakers»

Часть первая. Причины

Глава 1. Эпидемия незавершенных дел и ее последствия

Вам когда-нибудь приходилось оказываться в ситуации, когда совершенно невозможно что-то доделать, иначе говоря, довести до конца какое-то дело — будь то проект на работе или тот, который вы наметили себе лично, — например, написать книгу или сбросить наконец лишние килограммы? Вы не одиноки. В действительности этим страдают очень многие, и последствия сказываются не только на нас самих, но и на окружающих.

Чем вызван этот повальный недуг? Причин множество. Я занимаюсь вопросами управления временем вот уже тридцать лет. Мои исследования подтверждают: одна из причин означенной проблемы состоит в том, что слишком многие из нас пытаются делать слишком многое одновременно. Всё приводит к тому, что дела так и остаются незавершенными. Вот почему вы сейчас и держите в руках эту книгу.

Вторую причину я бы назвала словом «отвлекоз». Люди с таким «диагнозом» слишком легко отвлекаются и перескакивают с одного на другое. В порыве кипучей деятельности зачастую сам не замечаешь, как вдруг оказываешься посреди вороха незаконченных дел. Невыполненные обязательства растут как снежный ком, и появляется чувство подавленности. Если такое случается на работе, вы подводите не только себя, но и всю команду. Это даже может поставить вас под угрозу увольнения.

В личной жизни последствия незавершенных дел могут быть не так заметны, как на работе, однако они есть и там. Дом с неоконченным ремонтом в ванной будет намного сложнее выставить на продажу… Пару недель назад вы въехали в новое жилье, а вещи всё еще лежат в коробках… Ах, если бы только сбросить эти несчастные пять килограммов, удалось бы влезть в любимое платье…

В процессе одного исследования, в котором приняли участие 205 мужчин и женщин из разных стран, в том числе США и Индии, респондентов просили назвать самый главный проект или задачу, которые они не выполнили. Ниже приведены лишь некоторые ответы.

Дела, связанные с работой или школой:

• создать видеопрезентацию для организации;

• пройти онлайн-обучение;

• подготовить отчет по итогам выезда на производство;

• получить ученую степень;

• дописать песню;

• написать роман;

• найти новую работу;

• составить учебный план на две недели.

Повседневные дела:

• оплатить обучение дочери в школе;

• проводить больше времени с внуком;

• похудеть;

• освободить квартиру от ненужного хлама;

• жениться / выйти замуж.

Если вам кажется, что начать проще, чем закончить, знайте — так кажется не только вам. Из всего числа людей, которым я задала этот вопрос, 39 % написали, что им легче начать, и только 19,51 % — что закончить. Когда я выделила ответы респондентов из Индии (49) и Соединенных Штатов (105), пропорции внутри этих групп оказались примерно одинаковыми: 40 % американцев и 39 % индийцев отметили, что начинать легче, чем заканчивать.

Был еще и третий вариант ответа; за него проголосовало столько же, сколько и за то, что начинать легче: 40 % участников каждой из стран считают, что всё зависит от самого проекта. Таким образом, почти половина опрошенных в ходе исследования уверены, что завершение какой-то промежуточной задачи является затруднительным в большей степени, чем завершение дела вообще, хотя, как мы видим, доведение начатого до конца для 39 % респондентов остается проблемой.

Как начать дело

Хотя большинство людей, участвовавших в моем исследовании, ответили, что им трудно завершить проект (или, как вариант, что всё зависит от конкретной задачи), для меньшинства в количестве около 20 % самое серьезное испытание — начать что-либо делать.

Нетрудно догадаться, что нельзя завершить проект, так его и не начав. Давайте рассмотрим те случаи, когда гораздо сложнее приступить к его выполнению.

Лично я прямо сейчас нахожусь в такой ситуации. Мы готовим к выпуску книгу, работа над которой длилась десять лет. Помню, как два года назад, перед тем как закончить черновой вариант рукописи, я просидела над ним несколько месяцев подряд. Казалось, моему воодушевлению не было предела. Но стоило остановиться и отложить книгу в сторону, как это состояние вдруг пропадало (так случалось несколько раз: я отвлекалась — и не могла вернуться). Честно говоря, было непросто снова засесть за рукопись и доделать финальный вариант. Вот такой наглядный пример проблемы возвращения к начатому.

Итак, рассмотрим обе ситуации: когда необходимо приступить к делу и — снова взяться за него после перерыва. Если вам тяжело начать проект или задачу…

1. Напомните себе: невозможно что-то закончить, пока вы это не начнете.

2. Спросите себя, есть ли что-нибудь, чем вы очень хотите заняться после завершения текущего проекта. Только после того, как вы начнете и закончите одно дело, вы сможете приступить к покорению следующей вершины.

3. Попробуйте метод «по чуть-чуть». Решите так: «Если я уделю проекту всего 10 минут, потом можно будет заняться чем-то другим». Когда вы начнете посвящать проекту по 10 минут, бо́льшую часть этого времени вы будете с головой погружены в работу и не заметите, как 10 минут растянутся до часа или до такого промежутка времени, за которое вы добьетесь ощутимых результатов.

4. Делегируйте. Возможно, вы неохотно принимаетесь за какой-то специфический проект, потому что не считаете его приоритетным. Работа с ним не требует вашей высокой квалификации, или здесь вы не самый подходящий исполнитель. Возможно, будет удобнее передать решение задачи кому-нибудь другому.

5. Проанализируйте все характерные для вас и усвоенные вами модели поведения и установки, из-за которых, вероятно, вам сейчас не под силу закончить начатое, и подумайте, не мешают ли они вам приступить к делу. Среди таковых: страх успеха или неудачи, прокрастинация, перфекционизм и т. д.

Цели настоящей книги — понять причины, по которым вы не доводите дела до конца, обозначить возможные способы их искоренения и затем научить вас лучше выполнять каждое задание или проект, который вы решили завершить.

В главе 2 мы перечислим (в 22 пунктах) всё, что создает препятствия на пути к финишу, — это ваши убеждения, модели поведения и вредные привычки.

В третьей части данной книги мы также обсудим, над чем вам следует поработать в первую очередь. Здесь мы разберемся с тем, как неудача на пути к финишу может послужить сигналом о том, что тут скрывается нечто большее, какая-то более глубинная причина, которую необходимо проанализировать и рассмотреть еще до завершения начатого. Это поможет вам понять: а стоило ли вообще начинать именно это дело?

Наша книга учит доводить до конца больше задач и проектов, чем когда-либо прежде; вы ощутимо улучшите свои результаты. Сокращая число дел, исключая массу незавершенных задач и попыток разобраться с ними, преодолевая такие чувства, как неуверенность в себе, заниженная самооценка, ненависть к себе, которыми слишком часто сопровождаются подвисшие дела, вы повысите свою производительность. Это приведет к бо́льшим успехам и принесет вам ощущение счастья.

Одна из причин, побудивших меня написать данную книгу, конечно же, состоит в том, что я и сама иногда борюсь с похожими проблемами. То же случилось с рукописью этой книги, когда я в какой-то момент отложила ее в сторону. Но как только было проведено последнее исследование и на календаре я увидела дату, когда мне снова предстояло за нее сесть (иными словами, я давала себе вполне конкретное обещание), — к моему изумлению, слова буквально полились рекой.

«Всё! Доводи до конца» — моя седьмая книга по тайм-менеджменту. Первая — «Творческое управление временем» (Creative Time Management) — была опубликована в 1984 году в издательстве Prentice Hall, а последняя — «Дайте себе больше времени» (Put More Time on Your Side, 2013) — во втором издании вышла в США и Канаде в Sound Wisdom благодаря правам на выпуск в других странах, которыми распоряжается мое небольшое издательство Hannacroix Creek Books, Inc.

Темой шести из этих книг, включая учебное пособие по обучению тайм-менеджменту IT-специалистов — «Поставка времени для IT-специалистов» (Delivering Time Management to IT Professionals, 2015), выпущенное издательством Packt of Birmingham в Англии, стали базовые принципы управления временем.

Две книги посвящены применению принципов управления временем при решении конкретной задачи: поиска романтического партнера («Как встретить любовь всей вашей жизни. 125 способов, которые работают» [125 Ways to Meet the Love of Your Life, 2004]) и проблемы с весом («Как быстро сбросить вес и перестать его набирать» [The Fast Track Guide to Losing Weight and Keeping it Of, 2015]). Мои книги были переведены более чем на 30 языков, включая испанский, португальский, арабский, индонезийский, традиционный и упрощенный китайские языки, корейский, японский, словенский, хорватский, маратхи, болгарский, вьетнамский, русский, тайский; готовятся переводы на тамильский язык и хинди.

Как пользоваться этой книгой

Вы можете прочитать книгу от начала до конца, а затем вернуться к упражнениям в конце каждой главы. Или читать по одной главе и выполнять упражнения по мере чтения. При желании вы можете пропускать упражнения, однако больше пользы от книги вы получите, если найдете время для выполнения сопроводительных упражнений.

Примечание к пользованию библиотечными экземплярами и аудиоверсией данной книги. Обратите внимание: если вы взяли эту книгу в библиотеке, то имеете право скопировать из глав или раздела «Приложения» страницы с упражнениями, где требуется вписать ответы. Автор разрешает делать ксерокопии этих страниц, и потому записывать ответы вы можете на копиях, а не на библиотечном экземпляре. Если же вы приобрели книгу, то ничто не мешает вам делать записи с ответами прямо в ней. Для аудиоверсии мы собираемся подготовить сборник материалов, доступ к которому у вас появится после того, как вы оплатите аудиокнигу. Вы сможете скачать архив, если захотите выполнить упражнения.

Последствия незаконченных дел

Поговорим лишь о нескольких последствиях национального и международного масштаба, к которым приводят незавершенные проекты.

• В Соединенных Штатах около 600 тысяч старшеклассников в год бросают учебу, вместо того чтобы получить аттестат об окончании средней школы.

• Почти 50 % — чуть меньше половины — учащихся американских колледжей регулярно перестают учиться, не получив степень бакалавра.

• В 2015 году в Венесуэле, Мехико и Чили только 19 % начавших обучение в колледже завершили его.

• Кандидатские бросают с пугающей частотой, становясь так называемыми ABD (All but dissertation — «Всё кроме диссертации»). (Согласно исследованию Ребекки Шуман, опубликовавшей статью «Компания ABD» [ABD Company], в течение 10 лет с момента начала обучения студентов доля успешно защищенных ими кандидатских колеблется от 49 % в гуманитарных науках до 56 % в социальных науках и 55–64 % в области естественных, технических и точных наук.)

Это всего лишь четыре вида незавершенных проектов в сфере образования, и они повлекут для кого-то пагубные последствия в обучении, карьере, финансовом благополучии и даже самоуважении. Есть и много других. В вашей личной биографии наверняка тоже найдется парочка. К счастью, наша книга поможет вам понять, почему так происходит и что с этим делать, так что завершенных проектов у вас станет гораздо больше.

Прежде чем поделиться с вами обзором того, что вы найдете в книге, предлагаю пройти небольшой тест и выяснить, насколько у вас развита способность к завершению начатого.

ТЕСТ БЕЗ ПРОВЕРКИ

Нужно ли вам совершенствовать способность к завершению начатого?

Пройдите этот тест из 10 вопросов, чтобы понять, насколько у вас развит наиважнейший в вопросах управления временем навык завершения начатого. На листке бумаги или на компьютере дайте один из вариантов ответа — «да», «нет» или «иногда».

1. Есть ли у вас на данный момент хотя бы одна задача, проект или даже отношения, которые вас беспокоят своей незавершенностью?

Да

Нет

Иногда

2. Приходится ли вам просить сдвинуть дедлайны на работе?

Да

Нет

Иногда

3. Чувствуете ли вы, что выполнение задачи занимает у вас больше времени, чем вам на нее отведено?

Да

Нет

Иногда

4. Часто ли ваше начальство или коллеги называют вас перфекционистом и считаете ли вы себя таковым?

Да

Нет

Иногда

5. Достаточно ли времени вы выделили для того, чтобы провести необходимое предварительное исследование либо оценку и убедиться, что именно текущей задачей в данный момент заниматься правильнее всего?

Да

Нет

Иногда

6. Есть ли хотя бы одно задание, проект на стадии завершения или отношения, оставшиеся в неопределенности, которые имеют значение для вас, но необязательно имеют ключевое значение для работы или для других людей?

Да

Нет

Иногда

7. Есть ли у вас ощущение, что вы делаете слишком многое одно временно?

Да

Нет

Иногда

8. Откладываете ли вы дела на потом?

Да

Нет

Иногда

9. Проверяете ли вы телефон чаще, чем это необходимо для работы или личных отношений?

Да

Нет

Иногда

10. Говорите ли вы «да», когда хотите сказать «нет»?

Да

Нет

Иногда

Проверьте ответы. Если вы ответили утвердительно на девять из десяти, кроме пятого вопроса, то налицо некоторые проблемы. (На вопрос о том, проводите ли вы дополнительное исследование перед тем, как согласиться что-либо сделать, предпочтительный ответ — «да».)

Если вы ответили отрицательно на один и более вопросов, за исключением пятого, то, судя как минимум по остальным девяти пунктам, вы отлично справляетесь с делами.

Если хоть на один или все вопросы вы ответили «иногда» (или как минимум в тех отдельных случаях, где навыки завершения дел важны, а вы поставили «иногда») — вам есть что совершенствовать.

Доводить до конца начатое дело — наиболее важное умение для тех, кто хочет реализовывать всё задуманное и добиться большей эффективности и продуктивности. Мне вспоминается один писатель, проработавший в книжном издательстве несколько лет и уволенный за то, что боялся принять неверное решение и не мог закончить ни одного задания, за которое брался.

Ваша репутация на работе зависит от того, выполняете ли вы максимально вовремя (насколько это возможно) то, о чем вас просят.

Мы будем надеяться, что вам повезло и в следующих главах вы сумеете найти для себя то, что поможет вам эффективно и последовательно доходить до финиша.

О чем пойдет речь дальше?

В первой части книги, «Причины», вы прочтете четыре главы.

В главе 2 — «Причина — в вас. Список-22: убеждения, модели поведения и вредные привычки, которые могут помешать вам закончить начатое» — рассказано обо всех возможных причинах, в силу которых вы бросаете начатое, — от страха успеха до перфекционизма, прокрастинации и многих других. Как и во всех последующих, в главе 2 имеются упражнения для закрепления прочитанного.

В главе 3 — «Слишком много дел одновременно» — мы рассмотрим главную причину, которая мешает завершать начатое. Кажется, что так много всего надо сделать!

В главе 4 — «Справляемся с прокрастинацией» — обсудим, как подавить склонность к затягиванию дел и заканчивать их чаще и быстрее. Возможно, вы и прежде читали о прокрастинации, но здесь изложена принципиально новая модель ее преодоления. Раньше я выступала за креативный подход к борьбе с данной проблемой, который предлагает отодвигать в сторону приоритетную задачу и переключаться на другую, вместо того чтобы просто терять время, когда что-либо мешает выполнению текущей. Но если таким креативным подходом злоупотреблять или пользоваться не к месту, может случиться и так, что число незавершенных дел и проектов лишь возрастет. Вот почему в этой главе я ратую за более консервативный метод — «по мере поступления / не всё сразу», — метод, который позволяет доводить дела до конца.

В главе 5, последней в первой части, — «Учимся пересматривать дедлайны» — я расскажу о дедлайнах и о том, что они способствуют вашему успеху и их не следует бояться. Сроки позволяют не сбиваться с пути и побуждают нас закончить дело более организованно.

Во второй части, «Избавление», рассматривается больше вариантов решения вашей проблемы с неумением заканчивать дело. Здесь шесть глав. Они включают в себя конкретные техники, которые помогут вам завершить любой проект. Из главы 6 — «Как использовать концепцию „ФИНИШ“» — вы узнаете об акрониме ФИНИШ и о том, как этот подход помогает закончить ваши самые важные проекты.

Глава 7 — «Всё под контролем: ставим цели и расставляем приоритеты» — поможет вам по-новому оценить, насколько важно ставить и прояснять для себя краткосрочные и долгосрочные цели. Мы еще раз вспомним, что такое постановка целей по системе SMART, — с теми, кто уже знаком с этим эффективным инструментом планирования, — и я познакомлю с ним тех, кто еще не в курсе.

В главе 8 — «Эффективный список дел» — рассказано, как еще можно справиться с проблемой зависших дел: мы проясним, что необходимо делать ежедневно. Если создавать списки дел, то большие проекты дробятся тем самым на маленькие части, с которыми легче работать.

В главе 9 — под названием «Учимся говорить „нет“» — мы рассмотрим одну из типичных моделей поведения, которая создает в будущем неприятности тем, кому сложно доводить начатое до конца. Если знать, как корректно говорить «нет», можно выйти из этого затруднения.

Глава 10 — «Эффективно делегируем задачи» — познакомит вас еще с одним действенным способом, позволяющим заканчивать больше проектов и дел, а именно с делегированием. Наравне с попытками делать много дел одновременно есть еще одна причина, по которой у нас остается столько незавершенных дел, — попытка делать всё самому. Поняв, как делегировать, вы овладеете мощным приемом, который освободит вам время для тех задач, в которых вы ас. Кому делегировать и как это эффективно делать — вот ключевые вопросы. Самый очевидный способ — делегировать задачи другим людям, но можно также довериться и технике. В этой главе мы рассмотрим, какие технологии действенны и как узнать, на пользу они вам или, напротив, ни к чему хорошему не приводят и только тратят ваше время.

Завершит вторую часть глава 11, «Как всё-таки доделать большой проект? Пишем книгу». В ней я подробно расскажу о методике, позволяющей преодолеть стремление бросать книгу прежде, чем она будет дописана и издана. На примере одного незаконченного проекта (с чем сталкиваются и новички, и опытные авторы) вы увидите, что даже такое большое и сложное мероприятие, как написание книги, можно завершить, стоит только представить себе, что именно скрывается за затягиванием, и принять правильные меры.

Третья часть, «Прочие суждения и заключение», состоит из глав 12 («Исключение, которое подтверждает правило: в каких случаях хорошо, что дело не доделано») и 13 («Подводя итоги»). В первой из них ключевая тема — необходимость принимать осознанное решение о том, что именно доводить до конца и когда это делать, не позволяя неосознанному сопротивлению или вредным привычкам отодвигать первостепенные дела или проекты на задний план.

Наконец, в заключительной главе я рассказываю о некоторых вспомогательных ресурсах, на которые вам, возможно, следовало бы обратить внимание. Например, если вы думаете, что страдаете от взрослой формы синдрома дефицита внимания и гиперактивности, способного привести к тому, что вам окажется не под силу закончить начатое, то, возможно, вам следует обратиться за медицинской помощью и даже подумать о приеме препаратов, которые помогут контролировать проявления данного синдрома. Если вы считаете, что вам нужно поработать вместе с проектным менеджером, я поделюсь идеями и на этот счет. И наконец, в финале главы вы живо представите себе, какой может стать ваша жизнь, если вы доведете до конца то, что выбрали для себя сами. Мы продолжим путешествие, которое можно назвать «А что, если…», чтобы вдохновить вас на создание более продуктивной копии самого себя.

В «Библиографии, включающей работы, приведенные в тексте» вы найдете полный перечень статей и книг, которые упоминаются по всему тексту, а также дополнительные ресурсы — книги, статьи и даже видео, которые вам, возможно, будет полезно посмотреть.

В разделе «Дополнительные ресурсы» вы найдете список ассоциаций, организаций и компаний, а также наиболее популярных инструментов, которые имеют отношение к обсуждаемым здесь вопросам и позволят вам управлять вашими проектами.

В разделе «Приложения» представлены формы для заполнения — планировщик (инструмент, который позволит вам разобраться с приоритетами), а также чистые разлинованные страницы для составления списков дел. Возможно, вы захотите воспользоваться ими или приспособить для себя. На обложке книги вы также найдете информацию об авторе; здесь приведены сведения обо мне и адрес персонального сайта — если вы захотите посетить мой семинар, задать дополнительные вопросы или подписаться на рассылку, из которой можно узнать о запланированных к изданию книгах, новых постах в блоге или предстоящих выступлениях.

УПРАЖНЕНИЕ

Обведите кружком, подчеркните или отметьте галочкой в приведенном списке все причины, по которым вы хотите научиться чаще и эффективнее доводить до конца всё задуманное или хотя бы то, что имеет для вас первостепенное значение. После того как обведете пункты, описывающие преимущества, которые вы получите, научившись заканчивать свои проекты, оставьте список себе в качестве напоминания о вашей мотивации дочитать эту книгу и усовершенствовать навыки по завершению дел.

Хорошо себя чувствовать

Быть более продуктивным

Иметь больше свободного времени

Чувствовать себя менее напряженным

Быть более организованным

Жить более упорядоченно

Работать без стресса

Создать себе репутацию того, кто доходит до финиша

Стать счастливее

Чувствовать себя более организованным

Больше успевать

Продвинуться по карьерной лестнице

Больше зарабатывать

Повысить свой профессионализм

Меньше расстраиваться

Другое _____________________

Другое _____________________

Другое _____________________

Держите при себе список отмеченных вами вдохновляющих пунктов как своего рода гарантию чувств, которые вы будете испытывать, когда научитесь доводить до конца больше дел. После того как вы прочтете книгу, сделаете парочку упражнений (или даже все предложенные) и начнете применять советы, посмотрите, насколько оправдались ваши прогнозы относительно вашего самоощущения либо производительности на работе.

С тех пор как вы утратили концентрацию внимания, вами овладел «отвлекоз» и вы стали бросать дела на полпути, отдаете ли вы себе отчет, как часто проверяете телефон, если он у вас есть? Если у вас нет смартфона, как часто вы проверяете почту или заходите в интернет с компьютера? Если у вас есть аккаунты в соцсетях — Facebook, Instagram или Pinterest, — как часто вы заходите туда? Потратьте время и понаблюдайте за собой хотя бы час-другой, или 12 часов, или даже в течение суток. В дополнение к тому, чтобы понять, насколько часто вы проверяете социальные сети, посмотрите, сколько времени вы там проводите за один раз.

Как часто я проверяю телефон:

____ раз в течение получаса

____ раз в течение часа

____ раз в течение двух часов

____ раз в течение дня

Частота и продолжительность времени, проведенного в социальных сетях.

Глава 2. Причина — в вас. Список-22: убеждения, модели поведения и вредные привычки, которые могут помешать вам закончить начатое

В моем исследовании я обозначила 22 пункта — убеждения, модели поведения и вредные привычки, которые мешают нам довести до конца то, что мы начали.

1. Страх неудачи.

2. Опасения в связи с успехами.

3. Склонность к перфекционизму.

4. Боязнь окончания дела.

5. Склонность к прокрастинации (подробно описана в главе 4).

6. Недостаточное умение планировать.

7. Недостаточное умение выполнять задачу пошагово.

8. Постановка изначально нереальных дедлайнов.

9. Выполнение слишком большого количества дел (подробно описано в главе 3).

10. Несобранность.

11. Эмоциональная нестабильность.

12. Озлобленность.

13. Последствия работы под давлением обстоятельств.

14. Соблазн остановиться на каком-то этапе и временно выйти из процесса.

15. Склонность откладывать дела в долгий ящик (чтобы глаза не мозолили).

16. Переключение на новую задачу до завершения предыдущей.

17. Трата времени на телевизор, видеоигры, социальные сети, интернет и другие развлечения.

18. Привычка опаздывать.

19. Недооценка себя или своей цели.

20. Переоценка себя или своей цели.

21. Неумение противостоять отвлекающим факторам.

22. Непоследовательность в своих усилиях.

Страх неудачи

Не делай ничего — точно не ошибешься. Такой образ мышления — осознаёте вы это или нет — может помешать вам закончить начатое. Печально здесь то, что, не завершая дел, вы как раз навлекаете на себя те неудачи, которых боитесь. Вы можете писать лучшие в мире отчеты. Но никому не нравится, когда начальник просит сдать работу завтра, а вам нужна дополнительная неделя или того больше.

Откуда же берется страх неудачи? Зачастую он уходит корнями в раннее детство. Ребенку говорят, что оценка «пять с минусом» за контрольную — это недостаточно хорошо. Подростком он получает посыл, что институт, в который он (или она) решил поступать, мог бы быть и получше. Родитель, учитель или любое авторитетное лицо, вместо того чтобы взращивать у ребенка чувство собственного достоинства, приучают его чувствовать себя неудачником, говоря ему, что у него никогда не получается то, чего от него хотят. И это становится единственным уроком, который он усваивает действительно хорошо.

Знакомо звучит? Здесь может скрываться причина того, почему вы не можете ничего доделать до конца. Как это исправить?

Во-первых, представьте себе самое ужасное, что может случиться после того, как вы закончите проект. Представьте, как вам говорят, что его нужно переделать, или выяснится, что награду за него получит кто-то другой, а не вы.

Каково пережить подобное разочарование? Как справиться с плохими новостями?

Теперь постарайтесь обернуть свои прогнозы на 180 градусов и подумайте, что будет, если, напротив, ваш отчет всем очень понравится. Представьте, как вам вручают награду, которую вы выиграли у остальных 78 претендентов.

Как вам такие (хорошие) новости?

Теперь представьте точку где-то посередине между этими крайностями. Вам говорят, что над отчетом нужно поработать еще, но ваш начальник уверен, что вы можете переделать его так, как нужно. Награда вам в этот раз не досталась, но вас вдохновили на то, чтобы попробовать еще раз через год.

Как и с остальными пунктами из списка моделей поведения, убеждений и вредных привычек, осознание, что у вас есть страх неудачи, — первый шаг на пути к исправлению. Если в попытках понять, почему вы тратите время впустую (вместо того, чтобы взять и сделать), внутренние диалоги или усердная самостоятельная работа над собой не помогают — рассмотрите вариант работы с психотерапевтом. Если данная черта характера и тенденция у вас давно, тогда, возможно, пришло время прояснить скрытые причины, которые вас сдерживают.

Страх неудачи — чрезвычайно распространенная причина, заставляющая нас бросить или оставить что-то недоделанным, и я хочу рассказать о нескольких возможных решениях, которые позволят справиться с этим состоянием.

1. Пройдите тренинг и получите опыт, который придаст вам уверенности.

Если вы компетентны в каком-то вопросе, шансов провалить задание меньше. Наращивая свои способности добиваться успеха, вы будете чувствовать себя увереннее, продвигаясь вперед и доводя начатое до конца.

2. Придумайте самое страшное что только может произойти после того, как вы закончите текущее дело, и представьте, как вы преодолеваете его.

В своей книге «Краткое пошаговое руководство по овладению навыками публичного выступления» (The Fast Track Guide to Speaking in Public, 2013) я рассказываю о 12 худших ситуациях для выступающего. Я советую то же самое, о чем только что сказала: представьте, что вы столкнулись с одним из этих сценариев; проживите его. Что же может произойти? Всё что угодно: начиная с того, что аудитория начнет покидать помещение, — до того, что вы сами вдруг позабудете, о чем собирались сказать, — наряду с тем, что вас начнут поминутно перебивать. Это лишь некоторые ситуации, с которыми приходится иметь дело каждому выступающему.

Но умение преодолевать столь жесткие условия, продолжая при этом говорить, и отличает профессионалов от любителей. Точно так же, независимо от того, какое дело вам не удается закончить, вы можете представить себе, что адекватно реагируете на критику или на то, чего вы больше всего боитесь, приближаясь к концу, — и это придаст вам уверенности в движении к завершению дела.

Возможно, вы боитесь закончить обучение, потому что не знаете, удастся ли вам найти работу. Сумеете ли вы справиться с такими неприятностями? Сумеете — потому что у вас как минимум будет диплом. Может быть, вы боитесь, что, дописав и опубликовав книгу, получите на нее один или два негативных отзыва. Сможете ли вы жить с этим? Подумайте обо всех значительных произведениях, которые поначалу подвергались легкой или бурной критике. Например, великий роман Германа Мелвилла «Моби Дик».

3. Поменяйте точку зрения, уясните для себя, что эта неудача должна закалить ваше мужество.

Есть выражение, которое звучит примерно так: «Через провалы — к успеху».

Чтобы пожинать плоды успеха, нужно претерпеть и неудачи. В другой части этой книги я рассказываю историю о Томасе Эдисоне, который терпел крах тысячи раз, а потом изобрел электрическую лампочку — и она изменила мир. Таких примеров более чем достаточно. Вам не потребуется много времени на то, чтобы найти во Всемирной паутине информацию о тех неудачниках, у которых в итоге всё получилось, — хотя бы Уолт Дисней, которому предположительно 302 раза было отказано в просьбе профинансировать строительство огромного парка по сюжетам его сказок. Или история о Гарри Поттере писательницы Джоан Роулинг: первая глава ее романа была отвергнута 12 раз, и Джоан едва не лишилась жилья, прежде чем нашелся издатель, который взялся опубликовать рукопись.

Вы могли бы преуспеть в чем угодно, если бы шли до конца. Ключевой момент: вы никогда не узнаете об этом, если не найдете в себе мужество продолжать двигаться вперед и добиваться успеха.

4. Хорошо проясните для себя, что именно не получается в том проекте, который вы всё время откладываете, и внесите необходимые изменения.

Если вы думаете, что всё, что вы откладываете, может закончиться провалом, такие опасения пойдут только на пользу, потому что они укажут вам, что именно нужно изменить — начать больше работать или применять другой подход. Вместо того чтобы бояться поражения, оцените критически ваш проект или задание и, если вы думаете, что есть обоснованная причина, по которой вы можете потерпеть неудачу, поменяйте что-нибудь — и, скорее всего, к вам придет успех.

5. Воспринимайте постоянные неудачи как тренировочное поле на пути к успеху.

Часто можно услышать: «Важно не то, что ты упал и ушибся, а то, что ты потом снова поднялся». Если ты не закончил дело и не получил никакой оценки, как ты будешь развивать свою настойчивость для того, чтобы продолжать?

6. Если ты не закончишь начатое, ты и получишь тот самый про вал, которого так боишься.

Бросить или не довести до конца дело, пожалуй, худшее, что может случиться после неудачи как таковой. Если вы хотите сделать перерыв в какой-то деятельности и делаете его осознанно — это одно. Но если вы прекращаете попытки или бросаете на полпути, безвольно задвинув что-то или даже кого-то в долгий ящик, это означает безынициативный подход к своей карьере и жизни (в главе 12 — «Исключение, которое подтверждает правило: в каких случаях хорошо, что дело не доделано» — исследуется динамика осознанного выбора, каким из дел перестать заниматься).

Опасения в связи с успехами

Это другая сторона той же медали, что и страх поражения. Такой страх не столь ярко выражен, но, к сожалению, приводит к тому же результату: он парализует вас, вы не можете закончить проект или дело и смиряетесь.

Зачем бояться успеха? Если в детстве среди братьев и сестер вы росли с ощущением «самого находчивого» или «самого спортивного» (и это заставляло вас испытывать чувство вины за ваши успехи), возможно, вы неохотно сдаете проект или завершаете задачу, потому что от оглушительного успеха возникают смешанные чувства. Может быть, это страх того, что коллеги будут плохо выглядеть из-за вас, если хвалить будут только вас, не обращая внимания на других и их достижения.

Если ваши отец или мать считают, будто им не удалось достичь в жизни чего-то, к чему они стремились, ваш законченный проект может пробудить давние опасения, что вы затмите собой любимого старшего родственника.

Вот несколько возможных глубинных причин боязни успеха, но, как отмечалось выше, причины, заставляющие вас бояться превосходства над вашими коллегами или, что еще хуже, над начальником, могут быть и более поверхностными.

В общем, вы тянете время, чтобы избежать успеха.

Как ни печально, в большинстве случаев такие задержки приводят к противоположному эффекту: осуждение, критика и разочарование. Если вам так удобнее, то, проваливая проекты, вы неосознанно обеспечиваете себя «наградами» в виде наказаний.

Так же как и в случае со страхом неудачи, вам нужно погружаться в самоанализ и проводить «разбор полетов», чтобы преодолеть эту эмоциональную ловушку, мешающую вам закончить проект и получить награду или хотя бы обратную связь, которых вы заслуживаете и в которых нуждаетесь.

Склонность к перфекционизму

Я бы хотела, чтобы перфекционистами были мои хирург и корректор. Что же касается остальных, лучше потратить время на то, чтобы добиться отличного качества (что достижимо), чем идеального результата (что невозможно). Каким же образом ваш перфекционизм мешает вам закончить дело? Перфекционист снова и снова переделывает, стараясь сделать «как надо». Переписывание письма, чтобы в нем содержалась верная информация или оно было написано «тем самым тоном», либо внесение поправок в презентацию для инвесторов, чтобы она возымела больший эффект, — это точно нельзя назвать праздными занятиями. Ваши усилия становятся бездумной тратой времени лишь в том случае, если потраченные на выполнение задачи время, силы и другие ресурсы не соответствуют отдаче от дела или полученным выгодам.

Нужно вернуться в детство и подростковый возраст, чтобы понять причины перфекционизма. Это родственник и учитель, которому никак не угодишь. Мать или отец, для которых 99 % — недостаточно хорошо. Всё должно быть хорошо на 100 %. Они ругают за пятерку с минусом, потому что это не твердая пятерка. К сожалению, подобные реакции старших в годы становления личности у кого-то откладываются надолго. Здесь ключ к пониманию того, что речь идет о тех самых невыполнимых стандартах, из-за которых вы боитесь доделывать дела до конца.

Это не значит, что нужно сдавать сырой отчет или не исправлять в эссе орфографические и грамматические ошибки и опечатки. Но это значит, что нужно научиться отпускать, когда наступило время отпустить. Когда вы сделали всё, что было в ваших силах, и пришло время продемонстрировать ваши старания. Возможно, вы захотите поделиться плодами ваших трудов с другими, чтобы получить обратную связь и убедиться, что выполненная работа — ваш максимум. Однако в стремлении добиться своего максимума вы вовсе не должны откладывать финальную точку на дни, недели, месяцы или даже годы лишь потому, что, возможно, пока не достигли идеала; и не важно, что это будет — книга, игра, бизнес-план, переделанный сайт (список может продолжаться до бесконечности).

Вот несколько вариантов решений, если перфекционизм мешает вам закончить начатое.

1. Осознайте, что вы — перфекционист.

Как и с любыми отвлекающими занятиями и мешающими привычками, на которые утекает время, в первую очередь нужно понять, что данное свойство вас характеризует. Теперь — объективно и без самоуничижения — вы осознали: вы перфекционист, а потому закончить начатое для вас — настоящее испытание. Как можно исправить ситуацию?

2. Признайте, что никто, включая вас, не идеален.

Теперь, после того как вы поняли, что вы перфекционист, вам нужно принять, что вы не являетесь идеальным человеком, — чтобы впредь у вас была возможность контролировать свои порывы корпеть над задачей или проектом сверх того, что требуется в данной ситуации. Другими словами, вы в сотый раз переписываете письмо, даже если оно уже было хорошо сделано на второй раз. Или вы хотите написать идеальный пост для блога, но из-за того, что продолжаете его переписывать — хотя и так уже лучше не сделаешь, — вы затягиваете и упускаете возможность прокомментировать актуальный вопрос.

Вот утверждения, которые могут помочь:

• «Я не идеален».

• «Я люблю себя таким, какой я есть».

• «Я нормально себя чувствую, когда стремлюсь к отличному результату, а не к идеальному».

3. Научиться адекватно воспринимать и похвалу, и критику.

Перфекционисты, которые так долго сидят над чем-то, что не в состоянии закончить, могут опасаться критики в свой адрес за то, что «отполировано недостаточно хорошо». Напротив, если люди привыкли не доводить до совершенства, им может быть неприятна похвала, которой их удостоят после завершения работы. Стремитесь к тому, чтобы спокойно воспринимать реакцию окружающих в каждой из этих ситуаций.

4. Пересмотрите свои стандарты, чтобы стремиться к достижимому высокому качеству, а не к фантастическому идеалу.

Как упоминалось выше, сфокусируйтесь на отличных результатах, которых вы способны достичь, и это освободит вас от неосуществимых стандартов, лежащих в основе того, что вы бросаете начатое или ваши усилия так ни к чему и не приводят.

5. Делегируйте задачи или работайте вместе с кем-то.

Если вы слишком строги к себе, привлеките кого-нибудь к некоторым или ко всем задачам либо разделите с кем-то проект, причем завершение проекта пусть остается за партнером. Возможно, это поможет вам стать на шаг ближе к успеху в конце.

6. Напоминайте себе, что у перфекционизма есть свои последствия.

Те начальники, которым из-за их стремления к идеалу не угодишь, могут невольно создавать недоброжелательную рабочую атмосферу, в которой подчиненные чувствуют: что бы они ни сделали, этого всё равно недостаточно. Вместо того чтобы иметь мотивацию на достижение великолепных высоких результатов, поставленных начальством, работники чувствуют себя разбитыми и ослабленными. Они могут начать искать новое место или отправят запрос на перевод в другой департамент, где их исключительные старания признают и вознаградят. Если вы занимаете руководящий пост и при этом являетесь перфекционистом, вы рискуете получить соответствующий ярлык. Кадровые службы или руководство, вероятнее всего, расценят такую черту характера как профессиональный недостаток.

Если родители давят на своих маленьких детей, подростков или даже судят уже взрослых детей по завышенным стандартам, им нужно осознать, что внушительные недостижимые планки могут стать причиной того, что у их отпрыска в глубине души разовьется тревога.

Если в сфере личной привязанности применять завышенные требования к друзьям или своей лучшей половине, есть риск подорвать отношения, которые могли бы быть замечательными. Примите несовершенство в тех, о ком вы заботитесь, — как и в самом себе.

Боязнь окончания дела

В основе страха завершения, мешающего вам закончить начатое, порой лежат низкая самооценка и отсутствие чувства безопасности. Если у вас есть проблема с перфекционизмом, вы, возможно, боитесь что-то закончить, ибо это будет неидеально. Пока вы отодвигаете финишную черту, вы можете продолжать работать над задачей, избегая негативной реакции, которой боитесь.

Если вы испытываете страх завершения дела, задайте себе следующие вопросы.

• Какие эмоции я испытываю, когда не могу доделать что-то до конца? Какие преимущества — сознательно или нет — я получаю от такого поведения?

• Если бы вы закончили какое-то дело, какая реакция окружающих могла бы последовать — положительная или отрицательная?

• Смогу ли я пережить эту реакцию самостоятельно — или мне нужна помощь?

Возможно, вас растили, вольно или невольно внушая, что ничего из того, что вы когда-либо делали, не было достаточно хорошо. Вероятно, у вас были учителя, которые редко вас хвалили, когда вы этого заслуживали.

А может быть, вы боитесь довести до конца выполнение конкретной задачи или проекта из опасения, что потом вам нечем будет заняться. Особенно если это очень важное для вас дело, которому вы отдаете всего себя, и вас беспокоит предстоящая неопределенность. Чтобы обойти подобный страх скуки, нужно иметь в очереди после текущего хотя бы один проект — при условии, что вы не попадете в ловушку и не станете браться за всё сразу.

Если вы беспокоитесь о том, как другие оценят ваш проект или задание, — возможно, вы откладываете его реализацию или переключаетесь на нечто иное, дабы задержать то, что, по вашим опасениям, случится, когда вы закончите текущую работу. В следующем разделе вы найдете несколько полезных советов о том, как бороться с прокрастинацией.

Склонность к прокрастинации

(В этом разделе вопрос рассмотрен кратко; более подробно — в главе 4.)

Прокрастинация убивает огромное количество времени и мешает человеку довести начатое до конца. Но, лишь говоря об этом или признавая сей факт, вы вряд ли поможете делу. Я предлагаю рассматривать прокрастинацию немного иначе, нежели это принято. Я воспринимаю ее как источник информации. Почему вы тянете? О чем говорит тот факт, что вы переносите проект? Может быть, о том, что вы неправильно поступили, выбрав именно эту задачу как перво очередную? Возможно, вам на самом деле сначала нужно заняться чем-то другим, а этот проект — единственный, из-за которого, как вам кажется, вы «тормозите», — имеет меньший приоритет и должен подождать?

Я рассуждаю так: если вы осознаете, что у вас проблемы, вы медлите с работой и откладываете дела, вам будет полезно как следует разобраться, что за этим скрывается. Иногда прокрастинация замедляет вас и дает вам шанс еще раз оценить свои задачи, чтобы убедиться в правильности выбранной очередности их выполнения. Возможно, тот отчет, который вы согласились сделать, должен был бы делать кто-то другой из вашего департамента? Может быть, вы медлите, поскольку вас злит и обижает то, что вас просят выполнять чужую работу или работу, которая для вас слишком проста либо, напротив, слишком трудна, чтобы справиться с ней?

Так же как и с другими пунктами из Списка-22, вы должны выяснить, почему вы впадаете в прокрастинацию. Но будьте конкретны. Если просто навесить на себя ярлык нарушителя дисциплины, это никому не поможет, и особенно вам. Отбросьте его, чтобы взглянуть на детали.

Что представляет собой задача, которую нужно выполнить, а вы ее откладываете и тянете время? Опишите ее вкратце на строке ниже.

_________________________________________

Назовите причины, по которым, возможно, вы затягиваете выполнение задачи, — хотя бы одну или две-три.

Причина 1 ________________________________

Причина 2 ________________________________

Причина 3 ________________________________

Теперь рассмотрите каждую из этих причин ваших отсрочек. Есть ли в них какая-то закономерность? Есть ли в них логика, которая приводит к тому, что вы откладываете завершение дела?

Теперь перечислите последствия, которые повлечет промедление с выполнением этой конкретной задачи или проекта.

Последствие 1 ________________________________

Последствие 2 ________________________________

Последствие 3 ________________________________

Теперь, когда вы знаете возможные последствия неудачи, подумайте, чем вы могли бы себя вознаградить, если всё же завершите начатое.

Вознаграждение 1 ________________________________

Какое вознаграждение вы записали? Пойти в кино? В ресторан? Купить себе новый компьютер?

Если у вас неважно с планированием

Плохое планирование — это одно из четырех «П», которые приводят к отсрочкам и неэффективности: прокрастинация, перфекционизм, плохое планирование и плохое членение целого на части.

Плохое планирование зачастую необходимо отличать от неосведомленности о том, что должно входить в проект. Если точнее, то оно обычно сводится к заниженной оценке времени, которое потребуется на выполнение чего-либо. Если вы соглашаетесь взять новый проект, который зависит от даты завершения уже имеющегося проекта, но допустите ошибки в планировании, может выясниться, что первый проект занимает больше времени, а следующий уже должен стартовать. Вы не успеете оглянуться, как один, два, три проекта наложатся один на другой. Я стала особенно внимательно отслеживать этот опасный момент после серии интервью с IT-специалистами разных уровней — от программистов до директоров — для своего учебного пособия «Поставка времени для IT-специалистов». Тяжелые последствия недооцененного по времени мероприятия наглядно продемонстрированы в книге Эдварда Йордана «Путь камикадзе» (Death March, 1997)[1]. Автор описывает термин «безнадежный проект» на примере проекта по разработке программного обеспечения, график которого был ужат больше чем вполовину от количества предполагаемого времени по методологии RUP. Таким образом, задачу, на выполнение которой, по предварительной оценке, должно было уйти 12 календарных месяцев, требовалось теперь закончить за шесть месяцев или даже раньше.

Вы спросите: как же так? Где это видано, чтобы кто-то соглашался выполнить проект за половину или даже меньше от того времени, которое реально требуется на реализацию? На то может быть много причин. Одна из очевидных: проектный менеджер говорит вам, сколько времени, по его оценке, должно понадобиться на такой долгосрочный проект, как написание книги, создание бизнес-плана или оценка программы, а вы сознательно или подсознательно опасаетесь, что работу отдадут кому-то, кто согласен выполнить ее за меньшее время. Или новый проект настолько уникален, что вы понятия не имеете, за сколько времени его можно сделать, и поэтому ваша оценка далека от адекватной.

Другой вариант событий: когда вы соглашались на какой-то дедлайн, у вас был меньший объем работ. Вы думали, что не составит труда добраться из точки А в точку Б. Но всё течет и меняется, и неожиданно срок сдачи проекта наступает раньше, чем заканчиваются работы по проекту.

Объяснить и исправить один раз гораздо легче, чем если ситуация регулярно повторяется и навешивает на вас ярлык плохого планировщика.

Так как же пройти путь от плохого до самого точного и прекрасного планировщика?

Вот несколько предложений.

1. Обещайте меньше, давайте больше. Всё время обещайте мало или еще меньше, а потом приходите с перевыполненным планом, и тогда вы скорее будете выглядеть прекрасным исполнителем, а не отстающим неудачником.

Если у вас уже был похожий проект, сколько времени на него ушло?

Если есть различия между этим и другими проектами, то в чем они заключаются? Как они влияют на длительность проекта — нужно ли прибавить времени или, наоборот, убавить, чтобы закончить вовремя?

Если речь идет о совершенно уникальном продукте и, соответственно, вам не на что ориентироваться при планировании графика работ, найдется ли что-то похожее, от чего можно было бы отталкиваться? Каковы различия между проектами, из-за которых придется увеличить или уменьшить ваш предварительный срок выполнения задачи?

2. Планировать следует со знанием дела и вдумчиво. Не нужно брать сроки с потолка, потому что в итоге получится красивая цифра, под которой придется подписаться.

Чем больше в оценке сроков выполнения задачи или проекта вы отталкиваетесь от исследовательской работы и анализа вашего предыдущего опыта, тем вероятнее вы сдадите работу в срок или раньше того срока, который вы для себя наметили.

В тайм-менеджменте есть и другое правило. Сколько бы, по вашему мнению, ни занял проект, прибавьте 25 %, чтобы у вас было достаточно времени на его завершение в срок. Иногда может возникнуть желание прибавить даже 50 %.

Существует принцип, согласно которому дела стремятся заполнить всё отведенное для них время. Это означает, в частности, что не всегда хорошо иметь в запасе большой срок. Успех при решении многих задач и проектов был обусловлен тем, что их необходимо было выпустить на рынок как можно скорее. С учетом данного фактора бездумное прибавление лишнего времени к проекту, наоборот, может ему навредить.

Прежде всего уделите время планированию. Иногда вы составляете план в самом начале проекта или даже до его запуска, ибо только так и можно понять, насколько ровно он пойдет и уложитесь ли вы в срок или сделаете раньше на столько-то дней, недель, месяцев, а то и лет.

Зачастую чем тщательнее вы составляете план в начале проекта, тем лучше идет его реализация — и вероятность того, что работы завершатся благополучно, оказывается выше. Один женатый аспирант из университета Таиланда выразился так: «На мой взгляд, самая большая проблема [в тайм-менеджменте] в том, что очень многие не понимают: если потратить время на подготовку перед тем, как приступить к огромному проекту или задаче, это сэкономит кучу времени, когда нужно будет его делать».

Если у вас неважно с пошаговым выполнением задачи

Как правило, невозможно написать книгу за день, неделю или даже за месяц, и вам, безусловно, нужно будет делать перерывы в течение дня. Таким образом, продвижение по небольшим отрезкам в день или на регулярной основе поможет определить не только то, успеете вы закончить вовремя или нет, но и то, как вы будете чувствовать себя физически, интеллектуально и эмоционально, когда дойдете до конца.

Я предполагаю, что книгу «Путь камикадзе» Йордан написал оттого, что в сфере разработки программного обеспечения очень часто приходится сталкиваться с неправильным дроблением проекта на части. Но, по моим наблюдениям, это присуще не только IT-сфере и разработке программ. Вспомним такие области, как издательское дело, журналистика, производство телепередач, научные исследования, где настолько трудно представить, сколько времени займет тот или иной проект, что людям приходится просиживать ночи напролет, пытаясь успеть к сроку, и литрами заливать в себя напитки с повышенным содержанием кофеина, лишь бы не уснуть.

Помните, что дробить весь проект на отрезки, рассчитанные на каждодневную работу, — то есть такое количество работы, с каким вы в состоянии справиться за день, — так же важно, как и разбивать его на более длительные этапы, по которым будет понятно, сколько всего времени уйдет на проект.

Постановка нереальных сроков

Поставив с самого начала реальные сроки, вы, вероятно, избежите провала, когда настанет момент прощаться с проектом, — если только вас уже не накрыли с головой трудности в жизни, на работе или дополнительные дела. Если ставить реальные сроки для проекта или задачи уже поздно и вы уже над ним работаете, организуйте себе подмогу на будущее и разработайте «план Б».

Как понять, разумно ли поставлен дедлайн? Как упоминалось выше, вам нужно знать, сколько времени, по вашему мнению, уйдет на то, чтобы сделать дело. Вы можете взять за основу предыдущий опыт и поставить срок, полагаясь на то, сколько уходило на похожие проекты в прошлом. Или, если это невозможно, собрать воедино некую гипотезу из составляющих компонентов и частей аналогичных задач и проектов, уже реализованных вами или кем-то еще. Можно даже провести небольшое исследование и расспросить тех, кто был в похожей ситуации, или поискать информацию в интернете, причем не важно, какая перед вами стоит задача. В сети люди делятся самым разнообразным опытом — от написания и редактирования текстов до обзвона и даже подготовки основного списка с контактами спикеров на ежегодном мероприятии, которое они организуют.

Вам просто нужно поставить дедлайн, основанный на исследовании вопроса и опыте, а не брать дату «с потолка» или соглашаться с чьим-то предложением в угоду кому-то, не подумав хорошенько, подходит ли это лично вам.

Выполнение слишком большого количества дел

Следующая глава целиком посвящена проблеме, связанной с чрезмерной загруженностью, потому что, согласно проведенному мной исследованию, именно в этом основная причина, по которой не удается доводить дела до конца. Если вы изъявили готовность выполнить пять проектов, а времени, ресурсов, сил и внимания хватает только на один, максимум на два, — очень скоро обнаружится, что вы погрязли в незаконченных делах и невыполненных обязательствах.

Вот что интересно: во время моего исследования среди 234 работающих мужчин и женщин на вопрос, из-за чего они теряют больше всего времени, 33 % из них ответили, что на первом месте — «попытка делать одновременно слишком много». На втором, третьем, четвертом и пятом местах в рейтинге расхитителей времени оказались прокрастинация, неспособность сказать «нет», слишком большое количество работы с документами и перфекционизм: каждый пункт набрал примерно равное число (по 8 %) голосов.

Грамотному распределению времени и доведению дел до конца сильнее всего может помешать попытка сделать слишком много одновременно. Возьмем, к примеру, нынешнюю ситуацию с почтой. В старые добрые времена вы получали корреспонденцию, могли положить ее в папку полученных писем и прочитать тогда, когда вам будет удобно. Находились и те, кто то и дело заглядывал туда, чтобы удовлетворить любопытство — от кого пришло письмо. Но в большинстве случаев регулярной почтой было легче управлять.

Теперь взглянем на сегодняшнее положение дел; большинство читателей меня поймет. Письма приходят в электронном виде на наши смартфоны. В исследовании, проведенном новостным агентством South West News Service и опубликованном в New York Post, сказано, что в среднем «американцы проверяют телефон 80 раз в день». Это означает: раз в 12 минут. Опрос, в котором приняли участие две тысячи человек, показал, что каждый десятый проверяет телефон раз в четыре минуты.

Независимо от того, читаете вы почту, которую видите, когда берете в руки телефон, или нет, сама регулярная проверка e-mail может отвлекать гораздо серьезнее. Зачастую это приводит к ощущению, будто вас бросает из стороны в сторону сильнее, чем если бы вы собирали почту где-то в одном месте, пока не найдется время прочитать ее.

Даже простое чтение писем — одно из проявлений того, что мы беремся слишком за многое сразу. Но в грядущей главе мы взглянем на еще более красочное изображение той ситуации, когда дело доходит до того, что мы «хватаемся за всё». Способ избавления от этой проблемы — «Учимся говорить „нет“» — будет рассмотрен в главе 9.

Несобранность

Как несобранность увязывается с тем, что вы не доделываете то, что начали? Как вам закончить начатое, если вы даже не можете выяснить, что делать в первую очередь.

Несобранность также тесно связана с беспорядком. Если у вас кипы и груды бумаг, книг и папок, а вы по ошибке засунули куда-то файл с проектом, над которым сейчас работаете, то, конечно, его трудно найти и в нужное время взяться за него. Вы можете поддаться искушению перескочить на другой проект — так вы хотя бы над чем-то будете работать, а не только в очередной раз перебирать то, что у вас валяется на рабочем столе или книжных полках, и стыдиться того, что вы сообщаете всему офису о своей неорганизованности.

К счастью, существует способ победить несобранность, на которую впустую уходит столько времени. Мы подробно рассмотрим его в главе 7, которая называется «Всё под контролем: ставим цели и расставляем приоритеты». Контролировать — не только следить за тем, над какими проектами работать. Необходимо еще следить за порядком на рабочем месте и за пределами офиса, а если вы работаете удаленно — того рабочего пространства, где вы трудитесь дома.

Эмоциональная нестабильность

Очень сложно заканчивать проекты, когда эмоциональное состояние нарушено. Нервозность может быть вызвана тяжелой ситуацией, происходящей на ваших глазах: например, скончался муж подруги или у родственника проблемы со здоровьем. Это может быть связано и с трудностями в отношениях или финансовыми неурядицами, которые отвлекают ваше внимание и силы от текущих проектов.

И всё-таки вы должны собрать свои душевные силы, насколько это возможно, и подтолкнуть себя к тому, чтобы сделать то, что должно быть сделано. Сегодня во многих фирмах и профессиях время имеет большое значение; причем время — не только деньги, время — это всё. Если вам требуется взять день, неделю или больше для решения личных вопросов, обязательно воспользуйтесь такой возможностью. Но следите за тем, что с вами происходит, дабы вовремя получить необходимую помощь, если ваше душевное смятение слишком затянулось и вы уже действуете на нервы своей команде или компании и даже не можете скрыть, что нуждаетесь в спокойствии, благодаря которому повысится не только ваша работоспособность, но и уровень удовлетворенности.

Поиски спокойствия, из-за которых трудно сосредотачиваться на важных делах, так как требуется немедленное удовлетворение этой потребности, могут привести к тому, что вы чего-то не доделаете. Иногда вы можете за что-нибудь взяться без абсолютной уверенности в том, сколько потребуется усилий. Если вы приступаете к проекту и осознаёте, что работы больше, чем вы думали, вам, вероятно, не удастся делегировать его полностью или хотя бы какую-то его часть. Скорее всего, вам придется сделать его самому и приобрести опыт на будущее.

Вот один из способов, позволяющих справиться с ситуацией, когда вы вдруг почувствовали, что завалены в основном крупными проектами или задачами: разбить какой-нибудь крупный проект на задачи поменьше, чтобы их можно было легко выполнить. Этот метод особенно подойдет тем, кто тяжело переносит разочарование от неудач. Вам просто нужно концентрировать свое внимание на каждом небольшом задании, а не пытаться осилить всю глыбу целиком.

Тяжелое переживание разочарований и нетерпеливость обычно тянутся из далекого прошлого, поэтому такую тенденцию будет не так просто искоренить или изменить. Но вы должны знать о ней и быть осторожным на работе, главным образом потому, что она может сдерживать ваше продвижение к завершению дела, благодаря которому вы могли бы далеко пойти.

Если вы не способны справиться с нетерпеливостью, первый шаг — осознать это. Дальше нужно научиться работать в четко заданных рамках так, чтобы избежать переутомления и перегруженности, от которых вы теряете самообладание или допускаете ошибки.

Если вы вдруг испытали сильную подавленность от более сложного проекта или задачи, по возможности частично делегируйте их другим.

У вас также может быть наготове пара-тройка хитростей, помогающих справляться с подавленностью, — они должны нести в себе положительный заряд и не разрушать вас изнутри (как бывает, например, от переедания и скандалов с окружающими); таким образом, можно по мере необходимости применять то одно, то другое. Вот несколько вариантов — пойти прогуляться, помедитировать, позвонить или написать другу (только если вы это сделаете так, что никто не подумает, будто вы отлыниваете от работы), послушать музыку, сделать несколько физических упражнений, почитать книгу или смешные статьи в интернете. Как еще вы преодолеваете подавленность?

Озлобленность

Когда мы хотим что-то сделать, озлобленность мешает нам гораздо чаще, чем хотелось бы думать. Вы можете злиться на кого-то, с кем работаете; вы замещаете или переносите свой гнев на того, кому надо передать по завершении ваш проект, или даже на весь коллектив, который ждет от вас материал. Независимо от того, является связь между вами и той стороной, на которую вы злитесь, прямой или косвенной, злоба здесь играет ведущую роль. Она может стать причиной того, что вы «отключаетесь», противитесь и не хотите доделывать — что бы там ни было.

Как быть? В первую очередь нужно осознать свое состояние и сам факт, что именно оно, вероятно, препятствует завершению задачи. Как только вы это установите — сумеете понять, на кого и почему вы злитесь.

Как только вы это поймете, нужно обсудить с тем человеком, что вы чувствуете, — лично или по телефону при необходимости. Если говорить лично неудобно или небезопасно, передайте сообщение через третье лицо.

Можете даже попробовать такой вариант: разыграйте по ролям с кем-нибудь, что вы собираетесь сказать тому, на кого злитесь. Как только представится случай, просто выскажите это — и, возможно, вам станет легче. Если разыграть подобную ситуацию не с кем (или окружающим некомфортно вести такой разговор), проведите такой «диалог» наедине с собой, у себя дома — перед зеркалом или обращаясь к пустому стулу. Обязательно обговорите всё, что вас беспокоит и мешает вам закончить проект.

Последствия работы под давлением обстоятельств

Кто-то, как может показаться, выполняет работу лучше, когда горят сроки, — но для большинства из нас это связано с неприятными последствиями. Вы напрягаетесь сильнее, чем обычно. У вас чаще случаются ошибки, или из-за нехватки времени вы начинаете чувствовать себя настолько подавленным, что откладываете в сторону задачи, решение которых требует вашего участия, и отправляетесь гулять либо в кино, — или просто сидите сложа руки, расстраиваясь из-за того, что оказались в такой напряженной и нерабочей обстановке.

Вот почему жива пословица: «Поспешишь — людей насмешишь», — и ее повторяют по сей день. Ведь в большинстве случаев так и происходит — мы снова и снова вынуждены возвращаться к этапу, на котором необходимо планировать и дробить проекты на короткие отрезки. Вырабатывая и поддерживая постоянный рабочий темп, мы продвигаемся гораздо дальше, чем если бы работали короткими нерегулярными рывками.

Соблазн остановиться (на каком-то этапе) и временно выйти из процесса

Вы легко бросаете начатое? Может, вы никогда раньше не замечали этого, но, возможно, в последнее время на вас обрушивается столько требований, что вы доводите проект до какой-то точки и просто отодвигаете его в сторону. Вы думаете, что сейчас к нему вернетесь, но проходят часы, потом дни, которые превращаются в недели, месяцы, а порой и в годы. Такое вероятнее произойдет с теми проектами, которые нужны лично вам, нежели с теми, которые вам поручит начальник или (если вы студент) ваш преподаватель. Как ни парадоксально, эти «задвинутые» проекты или задачи могут оказаться именно тем трамплином, с помощью которого вы совершите скачок на следующий уровень в своей карьере. Может быть, это связано с необходимостью вернуться обратно в школу, подать заявку на обучение по Фулбрайтовской программе, дописать роман или популярную книгу, над которой вы работали последние пять лет.

Почему вы делаете остановки? Что это значит? Вернитесь назад — к тому месту данной главы, где мы обсуждали, на что тратим время, и посмотрите, что из этого у вас есть и есть ли вообще. Может быть, это страх успеха? Страх неудачи? Перфекционизм? Неважное планирование? Прокрастинация?

Ну хорошо, дайте себе немного передохнуть, однако не растягивайте отдых до бесконечности. Возвращайтесь обратно в строй. Вернитесь к заданию и доведите его до конца. Если есть веская причина, по которой вам необходимо перестать что-то делать, — хорошо, не делайте (ниже мы подробно расскажем об этом в главе 12 — «Исключение, которое подтверждает правило: в каких случаях хорошо, что дело не доделано»). Но если вы делаете паузу, потому что позволяете себе слишком легко сдаться, — используйте некоторые или все способы, описанные в нашей книге, чтобы вернуться к задаче, которая стоит перед вами, и завершите ее.

Возможно, вы попросту выдохлись: вам всего-то нужно подзарядить батарейку — и тогда вы с новыми силами устремитесь вперед.

Вот несколько утверждений, которые вы можете принять во внимание и повторять их, чтобы заставить себя вернуться к текущему проекту или заданию.

«Я делаю этот проект».

«Я уже почти доделал это задание».

«Я всё доделываю до конца».

«Я могу управиться с чем угодно».

С глаз долой, из сердца вон!

(И пусть глаза не мозолят)

Есть люди, которым чрезвычайно трудно понять, что именно нужно сделать, — до тех пор, пока проект упрятан на полку или в папку на жестком диске. Однако если разложить проекты перед собой или наклеить на доску объявлений стикеры с напоминаниями, это будет выглядеть неорганизованно и физически или визуально загромождать пространство. Так давайте же прояснять для себя, что именно нам следует делать, с помощью визуализации и других приемов.

Каждый из нас самостоятельно решает данную проблему, но очень полезно хотя бы знать, что существует такой феномен, как откладывание дел в долгий ящик. Абсолютно чистый и пустой стол может впечатлить окружающих, но будет ли это показателем высокой продуктивности его владельца? Когда я проводила интервью для книги «Заставьте офис работать на вас» (Making Your Office Work for You, 1989)[2], то опрашивала многих руководителей, и они говорили, что у них два офиса. Первый — для приема посетителей; там минимум беспорядка, ведь этот кабинет нужен для того, чтобы его демонстрировать. Дальше располагался вспомогательный офис — место, где, собственно, и шла работа. Там повсюду лежали папки, книги, компьютеры и каталоги.

Мне как-то довелось брать интервью у психолога в ее просторном кабинете, где она вела прием пациентов. По направлению к задней части кабинета, обставленной очень просто: диван, рабочий стол и стул, — располагался крупногабаритный экран. Этот экран маскировал весь скрывающийся за ним беспорядок: папки и книги, необходимые хозяйке для работы, но отвлекающие пациентов и создающие впечатление неорганизованности, которую ей не хотелось бы демонстрировать посетителям.

В главе 8 мы рассмотрим, как можно использовать списки дел, чтобы в упорядоченном виде напоминать себе обо всех обязательствах, которые у вас есть, или заданиях, которые вы должны выполнить. Это удобный способ самоконтроля, применение которого позволяет сохранить физический порядок в офисе или в рабочем пространстве дома, скрыть от посторонних глаз задачи и проекты, над которыми вы сейчас работаете.

Переключение на новую задачу до завершения предыдущей

Для вас это удивительная возможность оказаться в западне с огромным количеством проектов, сдать которые нужно одновременно. Но вы не одиноки, если думаете, что приступить к проекту или задаче легче, чем их завершить. Я опросила 205 мужчин и женщин, и 39,2 % ответили, что легче начать, чем закончить. Только 19,5 % сказали, что закончить проще, а остальные 40 % отметили, что всё зависит от конкретного проекта (и еще 1,46 % не отметили ничего из этих трех вариантов).

Таким образом, если вы относитесь к первой группе, то есть к тем, кому легче начать, остерегайтесь этой наклонности! Вы можете внезапно осознать, что, согласившись и подписавшись на целый ворох проектов, вы оказались по уши в долгах, поскольку начинать-то начинаете, но ничего не заканчиваете.

Теперь, если вы попали в категорию тех, для кого «всё зависит от конкретного проекта»… Вам есть о чем задуматься: например, с чем связаны проект или задача. Для начала определите типы проектов, которые вам легче начать, чем закончить, и наоборот: это поможет вам направлять свою переключаемость в разные стороны. Возможно, вы будете быстрее завершать проекты, если станете более последовательно начинать и подталкивать себя к их завершению.

Телевизор, видеоигры, аккаунты, интернет и другая трата времени

Мы уже отмечали, что постоянная проверка телефона может помешать вам делать то, что вы должны делать. А как насчет просмотра телевизора, видеоигр, чтения не относящихся к делу статей в интернете и других отвлекающих факторов? Вот уж на что и правда уходит масса времени, тем паче если с этим переусердствовать.

В умеренных количествах подобные занятия могут неплохо разгрузить вашу голову, особенно в нерабочие часы. Во время перерывов или на выходных одно или все эти развлечения могут послужить вам вознаграждением за труды или помочь отвлечься от физического или умственного труда, которым вы обычно заняты. Но во время работы, когда вы должны именно работать, для них нет места.

Если ваша деятельность не связана с обслуживанием клиентов, где постоянно требуется проверять почту, или вы на похожей должности, предполагающей непрерывный контроль над перепиской, и если вы хотите повысить свою эффективность, — вам нужно сосредоточиться на текущих приоритетных задачах и следить за тем, сколько времени на работе или даже на досуге вы тратите на то, чтобы отвечать на письма.

В упражнениях к последней главе предлагается отслеживать, как часто вы проверяете почту, а также сколько времени вы проводите в социальных сетях. Коротко пройдитесь сейчас по этим вопросам. Не слишком ли много времени вы тратите на проверку почты или аккаунта, особенно в течение рабочего дня? Отвлекает ли вас такое времяпрепровождение, становится ли вам труднее сосредоточиться на задаче — той, что вам нужно выполнить, дабы продвинуться вперед в карьере или в личной жизни?

Самое главное даже не просто стараться реже туда заходить, а именно точно узнать, сколько времени вы на это тратите. Вы также должны хорошо понимать, какие задачи и проекты вам нужно завершить и когда, а также убедиться, что эти необходимые дела у вас на первом месте. Если вы будете расставлять приоритеты, — а это одно из ключевых условий грамотного распределения времени и повышения продуктивности, — то далеко продвинетесь в искусстве завершения дел. В главе 7 — «Всё под контролем: ставим цели и расставляем приоритеты» — вопрос о приоритетах будет рассмотрен более подробно.

Пока же вам достаточно знать, что все перечисленные выше занятия могут отнимать у вас время, тогда как вы стараетесь как можно чаще доделывать всё «вовремя и в рамках бюджета» — так говорят в Голливуде об успешных съемках фильма.

Привычка опаздывать

Глава, в которой рассматривается, на что мы тратим наше время, была бы неполной, если бы мы не поговорили об опозданиях и о том, как из-за них можно провалить всё, за что мы беремся, или завершать дела, когда они начинают терять актуальность.

Опоздания — неуважение к окружающим. Одно дело — когда в редких случаях это неизбежно: например, при переносе сроков или из-за непредвиденных обстоятельств. Редкие задержки, особенно если они оправданны, обычно можно простить, и их прощают. Но если вы хронически опаздываете из-за обстоятельств, которых наверняка могли бы избежать, будь вы более организованны: например, «проспал», «забыл завести будильник» или «слишком поздно вышел из дома», — дело, кажется, плохо. И если ваши опоздания создают неудобства другим, о вас могут говорить как о человеке, для которого прийти вовремя — серьезная проблема.

Мы начали обсуждать эту тему, потому что человек, у которого не получается что-то закончить, обычно всё время опаздывает. Возможно, так или иначе проект будет завершен и принят. Но вы станете доделывать его рывками и с гораздо большими усилиями, чем могли бы. Отсрочка — разновидность опоздания и говорит о том, что собственное время для вас важнее, чем чужое. Если вы приходите вовремя, а другие опаздывают, то вам известно, каково это — когда вас заставляют ждать. Я думаю, что нормальное время задержки, в течение которого люди готовы кого-то ждать для участия в совместном мероприятии (например, обеде), — от 15 до 30 минут, если только опаздывающий не позвонил и не сообщил, что появится позже.

А как же насчет проектов и задач, у которых есть четкий срок завершения? Как долго кто-то должен вас ждать? Как долго вы должны кого-то ждать? Что, если этот человек лучше всех способен справиться с порученной задачей, и вы бы скорее предпочли подождать, чем получить более посредственный результат от другого — того, кто, возможно, успеет вовремя? Вы должны задать себе эти вопросы и ответить на них. Но что, если всё срастется один к одному? Одаренный и отличный специалист закончит вовремя то, что начал? Разве это не тот идеальный вариант, к которому надо стремиться — и стараться, чтобы так было и впредь?

Хочу отметить, что проблема опозданий не так понятна и проста, как кажется. Я консультировала одну старшеклассницу: ее мама обратилась ко мне, потому что боялась за будущее своей дочери в одном из университетов Лиги плюща, куда она поступила на следующий год. Девушка хорошо окончила среднюю школу — достаточно для того, чтобы ее зачислили в Лигу плюща, — но проблема состояла в том, что она никогда не сдавала задания вовремя и дотягивала до последней минуты, чтобы сесть за подготовку к экзаменам.

Итак, ее мать была обеспокоена этим моментом в поведении дочери.

За несколько консультаций (раз в неделю) мы обсудили различные концепции и принципы управления временем. Ее дочь также рассказала мне о жизни своей семьи. Я узнала, что она не сдает вовремя работы и начинает готовиться к тестам в последнюю минуту из-за проблем с перфекционизмом. Стало очевидно, что она затягивает и, как про нее было сказано, патологически опаздывает, ибо так она маскирует страх разочаровать родителей, учителя и себя. Чтобы сократить, уменьшить и устранить случаи отсрочек и опозданий, ей нужно целенаправленно поработать над повышением самооценки, а также осознать свое стремление к перфекционизму и преодолеть его.

Таким образом, если вам или кому-то из ваших знакомых приходится вечно бороться с опозданиями, постарайтесь найти скрытые причины. Решение проблемы — в понимании этих причин и того, что надо сделать, дабы избавиться от каждой из них. Недостаточно просто сказать кому-то: «Начни делать вовремя», — идет ли речь об опозданиях на работу или своевременной сдаче проектов. Нужно разъяснить им, что если так будет продолжаться, то последствия не заставят себя ждать.

Недооценка себя или своей цели

Если вы себя недооцениваете или занижаете значимость того, что вам нужно сделать, то, к сожалению, проще простого отложить дело в сторону, сказав себе: «Да какое это имеет значение?» или «Разве я действительно так важен, чтобы хоть что-то значить?».

Иногда, если себя в достаточной мере любить и уважать, этого хватит, чтобы продолжать движение по пути к завершению того, что вы начали, — будь то что-то запланированное на недолгий срок (например, испечь пирог или изучить новую компьютерную программу) или более глобальное — выбрать специализацию в колледже или дописать диплом.

Если вы обесцениваете то, что должны сделать, вы, возможно, рассуждаете так: «На самом деле всем всё равно» или «Вот я закончу… Разве это произведет фурор? Тогда зачем напрягаться?». Разве вашей племяннице не всё равно, придет ей поздравительная открытка в день рождения или после дня рождения? Неужели важно, в порядке ли стол, убран ли он, когда в следующий раз придет наставник вашего курса?

Переоценка себя или своей цели

Если у вас очень высокое мнение о себе или вы преувеличиваете значение того, что должны сделать, — возможно, вы выключаетесь из процесса, поскольку находитесь под действием всех страхов, которые я перечислила в начале данной главы. Разве ваша курсовая в самом деле должна стать лучшей из всех сделанных прежде исследований — или это просто тренировка, которую вам надо пройти, чтобы приступить к подготовке и защите диплома? У каждого правила есть исключения. Как нам повезло, что Эмиль Дюркгейм написал свое величайшее произведение — «О разделении общественного труда» (De la division du travail social, 1893). Колоссальный вклад в социологию! Но что, если именно вы — следующий Дюркгейм или Эйнштейн? Однако если, находясь в одном ряду с такими фигурами, вы начинаете испытывать сложности в работе и достижении своего максимума, — может быть, пришло время взглянуть на себя более реалистично, без самоуничижения и подавления?

Реальный взгляд на собственную значимость — а ведь именно из-за искаженного представления о ней вы всё время откладываете дела — поможет вам закончить начатое. Пьеса, которую вы сочиняете, может быть не так хороша, как у Шекспира или Теннесси Уильямса, но, если вы ее допишете и ее поставят, это будет постановка именно вашей пьесы — и, возможно, она даже окажется хорошей или отличной.

Путешествие, в которое вы планируете отправиться с семьей, может и не быть отпуском всей вашей жизни или поездкой мечты. Стоит вам заранее забронировать авиабилеты на тот курорт или направление, где каждый хочет побывать, — и у вас будет больше шансов прекрасно отдохнуть с семьей, чем если вы отложите бронирование до последнего момента, а кончится всё тем, что вы никуда не полетите или вам придется выбирать из кучи дешевых билетов, потому что всё остальное уже распродано.

Неумение противостоять отвлекающим факторам

Вы не заканчиваете начатое еще и потому, что слишком неустойчивы к отвлекающим факторам: стоит вас чем-то отвлечь, как вы сразу же бросаете свое занятие.

Если вы откладываете что-то в сторону, так как непременно должны переключиться на что-нибудь менее срочное и важное по работе или по личному вопросу, то оказываетесь в ситуации, когда задвигаете свою текущую задачу в долгий ящик, вместо того чтобы отвлечься ненадолго и сразу продолжить прерванную работу.

Есть способ, как лучше справляться с отвлекающими факторами, чтобы они не так сильно выбивали вас из рабочего процесса.

Воспринимайте их как необходимые и предсказуемые события, а не как непредвиденные обстоятельства, из-за которых вам становится труднее оставаться в рамках своих приоритетов.

Непоследовательность в своих усилиях

Наконец, большинство из нас согласится, что привычка выполнять что-то в обычном порядке помогает продолжать дело до тех пор, пока оно не будет завершено. Идеальный вариант: вы приступаете к чему-то и делаете до тех пор, пока не закончите. Но если у вас на что-то выделено совсем немного времени, старайтесь понемногу заниматься этим каждый день, или в какой-то день недели, или по выходным.

Такое понятие, как постоянство, может для каждого иметь разное значение. Что одному — приятная регулярная обязанность, другому — скука смертная. Самое главное — понимать, сколько времени и сил у вас уходит на какое-то дело, проект или решение вопроса. Если результаты вас не устраивают, можете изменить свой регулярный план. Лично я всё время напоминаю себе: «Тише едешь — дальше будешь».

УПРАЖНЕНИЯ

1. Просмотрите еще раз все модели поведения, убеждения и вредные привычки, обозначенные и рассмотренные в этой главе. Выберите, на что у вас уходит больше всего времени и из-за чего вы не можете завершить начатое. Запишите это ниже.

________________________

Что вы планируете сделать, чтобы искоренить эту тенденцию? Запишите свой план ниже.

________________________

Как вы поймете, что преуспели в этом?

________________________

Запишите ниже срок — две недели начиная с сегодняшней даты.

________________________

Это будет тот день, когда вы проверите себя и узнаете, как далеко вы продвинулись в борьбе со своим расхитителем времени.

2. Вспомните о ком-то, кого вы знаете как человека, всегда и всё делающего вовремя. Какие особенности в его или ее поведении могут послужить для вас примером? Всегда ли он или она приходит на работу в одно и то же время? Как часто он или она звонит в рабочее время по личным вопросам и звонит ли вообще? Как часто он или она проверяет свой телефон, чтобы узнать, не пришло ли новое сообщение или письмо?

3. Назовите ниже хотя бы один проект, который вы не довели до конца, но хотели бы доделать.

________________________

Что мешает вам доделать его?

________________________

Что вы собираетесь предпринять, чтобы это преодолеть?

________________________

В главе 5 мы рассмотрим, почему полезно ставить промежуточные дедлайны наравне с одним общим дедлайном. Но пока запишите ниже срок, когда, по вашим реалистичным оценкам, вы можете закончить проект.

________________________

Что вам нужно сделать, чтобы закончить в срок?

________________________

Глава 3. Слишком много дел одновременно

Существует восемь основных причин, по которым люди не доводят дела до конца. Безусловно, самая главная помеха, вынуждающая нас бросить на полпути задачу или проект, состоит в том, что нам нужно выполнить слишком много дел одновременно. На это указали 30 % из 205 опрошенных мною мужчин и женщин.

Я специалист по управлению временем, но даже у меня бывают случаи, когда я беру на себя слишком много. Обнаружив у себя несколько лет назад эту проблему, я составила список дел, и — как вы думаете, сколько в нем оказалось пунктов? Хотите — верьте, хотите — нет, но их было 47. А вы говорите — гора дел!

Если мы в любой момент запишем всё, что должны сделать, наберется 10 или, может быть, 20 задач и проектов по работе, в школе или в повседневной жизни.

Но тут-то мы всё и бросаем, так и не доделав. Сделать одновременно 10 или 20 дел практически невозможно. Поэтому вы должны решить, что для вас самое главное, и заняться им в первую очередь.

Об этом навыке я во всех подробностях расскажу в главе 7 — «Всё под контролем: ставим цели и расставляем приоритеты». А пока просто знайте: если у вас есть четкий план того, что делать прямо сейчас, а что отложить на потом, — вы можете довести до конца всё, за что беретесь.

В дополнение к тому, что вы учитесь заниматься одним делом в один момент времени, можно учиться делать и два дела параллельно, для чего как минимум необходимо натренировать избирательное внимание. Это означает следующее: делая что-то одно, вы посвящаете данному занятию всего себя. Потом вы можете переключиться на что-то другое, и тогда уже необходимо будет целиком сконцентрироваться на этом другом деле. Но вы уже не мечетесь в буквальном смысле между двумя делами.

Некоторые считают, что нужно всегда закончить одно дело, прежде чем приступать к другому. В идеале так и должно происходить. Я бы с удовольствием сказала, что сама так поступаю. Иногда это действительно так — когда задача относительно проста, не связана с другими и ее можно выполнить в один присест. Например, написать учебный план к курсу — одна из таких задач, которую я в состоянии выполнить одним махом, хотя на неё может уйти от двух до шести часов. И это будет зависеть от того, пишу я план с нуля или беру за основу уже проверенный и зарекомендовавший себя документ, который нужно просто отредактировать — обновить даты, добавить новую информацию или ссылки на литературу.

Но на масштабные и сложные проекты может уйти много времени. Большинству из нас закончить проект становится не под силу, и это сводит все старания на нет. Идет ли речь о долгосрочном проекте на работе, на который требуются дни, недели, месяцы, или о том, чтобы разобрать кладовку или помыть гараж, — сколько всего сложных и затратных по времени проектов вы можете охватить одновременно?

Возможно, вы испытываете трудности с тем, чтобы отказать кому-то в просьбе, и тем самым создаете себе препятствия, взваливая на себя слишком много дел, которые начинают копиться. В главе 9, «Учимся говорить „нет“», мы попробуем разобраться в этом. Вы начнете оттачивать мастерство вежливого отказа, который не обидит того, кто вас о чем-то просит. Резко ответить «нет» способен кто угодно. Но отказывать так, чтобы оставаться на хорошем счету у коллеги или друга, — это навык, который, к счастью, можно легко освоить.

Что значит, когда кто-то заявляет — «У меня слишком много дел»? Вернее всего, человек переживает нелегкие времена, так как не может разобраться с приоритетами и решить, что делать сейчас, что потом, а чего вообще не делать. Не буду забегать вперед и рассказывать сейчас то, что изложено в крайне важной главе следующей части и касается постановки целей и расстановки приоритетов. Пока же просто позвольте вас уверить: вы действительно в силах осуществить всё, что вам нужно сделать. Вы способны на это!

Вот несколько утверждений, которые транслируют эту идею и в которые я, например, стойко верю применительно к себе.

• Я могу прямо сейчас сделать всё, что мне нужно.

• Я справлюсь со всем, что мне нужно сделать.

• Я доделаю до конца то, что я сейчас делаю.

• Я принял правильное решение насчет того, что мне нужно сделать прямо сейчас.

• Что я бы сейчас ни делал, я целиком концентрируюсь на этом.

Когда вы последний раз говорили кому-то, что у вас слишком много дел? Или от кого вы это слышали?

Может быть, это звучало иначе: «Я слишком занят!»

С какого момента большое количество дел — это плохо? Когда кто-нибудь жалуется мне, что он слишком занят, я спрашиваю в ответ: «Ты занят чем-то полезным?»

Я всегда получаю огромное удовольствие, когда у меня много дел. Мне очень скучно ничего не делать. Это не значит, что я никогда не оставляю себе времени на то, чтобы заняться чем-то приятным для своего удовольствия. Просто мне кажется, что в последнее время, когда у кого-то много дел, это считается чем-то безрадостным. В 1980-е годы меня очень часто привлекали к тренингам по управлению временем и достижению продуктивности, а также к написанию статей по этой теме, и я хорошо помню, как всё крутилось вокруг темы трудоголизма. К данной концепции обращались очень многие. Помню, что ключевым моментом в исследовании о трудоголиках было то, что им очень трудно начинать какое-то дело и трудно остановиться, а потому они работают постоянно. Их эффективность ниже, чем у тех, кто продвигается равномерными короткими дистанциями, поскольку у трудоголиков выше вероятность профессионального выгорания, как и того, что они перестанут работать над конкретным проектом или работать вообще. Это обратная сторона продуктивности.

Сегодня мы знаем, что можно выполнять массу дел и требовать многого от своего распорядка дня, но, если придерживаться принципов грамотного распределения времени, о которых пойдет речь далее, у вас появится больше шансов научиться доводить до конца любое начинание. Быть может, вам следует научиться по-разному организовывать начало работы над тем, что предстоит сделать, но вы способны — и у вас наверняка получится! — довести все дела до завершения и потом закрепить успех. Я знаю, что эти принципы работают: ведь я сама использую их каждый день во многих проектах, которые должна реализовать, — профессиональных и личных.

Итак, обязательно дочитайте эту главу до конца, прежде чем делать упражнения, и повторяйте про себя, как мантру: «Я сознательно выбираю, чем мне сейчас заниматься».

В следующей главе мы подробно рассмотрим прокрастинацию — вторую из наиболее частых причин, по которым мы терпим неудачи и не заканчиваем начатое. Тем не менее в моем опросе она набрала всего 8 % ответов и здорово отстала от самого распространенного варианта «я слишком много делаю одновременно», который отметили 31 % опрошенных.

УПРАЖНЕНИЯ

1. Ощущаете ли вы, что делаете слишком много одновременно? Если ответ — «да», составьте список из всего, что вы сейчас должны или хотите сделать. Пишите всё подряд и настолько подробно, насколько сможете. Пишите всё, что придет в голову, не отделяйте специально дела особой важности. Мы вернемся к этому списку, когда будем разбирать приоритеты в главе 7.

Что мне сейчас нужно сделать:

1. ________________________

2. ________________________

3. ________________________

4. ________________________

5. ________________________

6. ________________________

7. ________________________

8. ________________________

9. ________________________

10. ________________________

…″…

49. ________________________

50. ________________________

2. Теперь возьмите список, который вы составили. Обведите или выделите первые три пункта, которые вы должны выполнить.

Что я должен сделать:

1. ________________________

2. ________________________

3. ________________________

Просмотрите еще раз полный список дел и запишите ниже три дела, которые вы хотите завершить:

1. ________________________

2. ________________________

3. ________________________

На данный момент вопрос не в том, совпадают ли ваши «должен» и «хочу». Этот список может открыть вам глаза на реальное положение вещей. Кроме того, хоть книга и ориентирована на то, чтобы убедить вас: вы в состоянии доделывать всё до конца, поскольку чаще всего речь идет о задачах по работе, бизнесу или школе, — но всё же в зону внимания должны попасть и ваши незаконченные «хотелки».

3. Вспомните, когда вы занимались чем-то одним в один момент времени, если такое бывало. Когда это было?

________________________

Как вы себя ощущали, когда ваше внимание было сфокусировано на чем-то одном?

________________________

Каков был результат?

________________________

Глава 4. Справляемся с прокрастинацией

Как было сказано выше, я считаю, что склонность к прокрастинации несет в себе определенную информацию. Что ж, давайте рассмотрим данную идею более детально — всё-таки это вторая по распространенности причина, которая заставляет нас откладывать дела в сторону.

Как может проявляться прокрастинация? Представьте себе проект, который вы очень хотели бы закончить. Ниже представлен список, куда попали лишь некоторые незавершенные дела, проекты или даже невыясненные отношения, о которых рассказали 205 опрошенных мною человек.

• Закончить работу или задачу в тот самый день, который мне назначили.

• Написать роман.

• Нет времени на спортзал.

• Написать отчет о моем выезде на производство.

• Проект моей мечты.

• Я никогда не делал домашнюю работу.

• Получить ученую степень.

• Моя цель — подготовиться и сдать экзамен на конкурсной основе.

• Уборка в доме.

• Купить дом поменьше.

• Жениться / выйти замуж.

• Подготовить видеопрезентацию для организации.

• Разобрать семейные фотографии.

• Накопить денег.

• Окончить колледж.

• Сбросить пять килограммов.

• Устроиться на работу.

• Закончить строительство нового дома.

• Разобрать вещи в доме и выбросить всё ненужное.

• Проводить больше времени с внуком.

А что у вас? Запишите ниже.

________________________

Теперь рассмотрим, почему вы медлите и никак не завершите проект или задачу и не достигаете цели ваших взаимоотношений с кем-либо.

Для начала давайте вспомним, что подразумевается под прокрастинацией: когда вы откладываете в сторону то, что должны или хотите сделать. Следует добавить: имеется в виду именно что-то неприятное, с чего вы переключаетесь на другое, более позитивное и увлекательное занятие. Но необходимо скорректировать это определение, поскольку иногда то, что мы отказываемся делать, как раз увлекательнее того, на что норовим переключиться.

Так зачем же кому-то откладывать в сторону то, чем он хочет заниматься? То, что делается вместо желаемого, может быть менее приятным. Вместо того чтобы дописывать отчет, который поможет продвинуться в карьере, вы занимаетесь холодными звонками, которые отнимают много сил и нервов. А пройдя курсы по программированию, которые всё время откладываете и которые могут дать вам возможность создать собственный сайт, вы получите больше контроля над процессом его создания и даже сэкономите деньги.

В начале книги мы составили список из 16 вредных привычек, отнимающих у вас время и способных помешать вам завершить одну или больше задач и проектов, которые вы хотите или должны выполнить. Всё это — возможные причины вашей прокрастинации. Если вы испытываете страх неудачи, то будете откладывать проект, потому что так вы не получите воображаемый и пугающий вас негативный отзыв о своей работе. Если вы страшитесь успеха, прокрастинация позволяет отсрочить его.

У некоторых людей за прокрастинацией кроется перфекционизм. Из опасений, что ваши усилия всё равно ни к чему не приведут, вы откладываете задачу снова и снова — вместо того чтобы увидеть свои собственные недостатки. Причиной прокрастинации могут стать неправильное дробление целого на части и плохое планирование. Но она способна также оказаться и сигналом о необходимости отдыха, который посылают вам тело или мозг. Если вы просидели за компьютером восемь часов подряд и глаза уже стекленеют, сходите прогуляйтесь, вздремните или закончите на сегодня — и это будет правильное решение, а не прокрастинация.

Причиной того, что вы тянете с выполнением работы, может послужить эмоциональное перенапряжение, поскольку если вам в жизни приходится испытывать сильный стресс или тревогу по личному вопросу, то сосредоточиться на определенном типе задач становится гораздо сложнее. Ваши ощущения могут вынудить вас сделать перерыв и разобраться с личными проблемами, прежде чем вернуться к текущему проекту или задаче. Таким образом, в подобном случае у вашей прокрастинации есть весомая причина. Это не будет попустительством или проявлением дурной привычки.

Точно так же нежелательные последствия могут иметь постоянные авралы. Как отмечалось выше, прокрастинация — способ лучше узнать себя. Если сроки проекта вас сильно поджимают, организм (внешне это выглядит как прокрастинация) сообщает вам: ему что-то нужно.

В связи с этим расскажу случай из моей жизни. Однажды я впервые в своей преподавательской карьере проводила летний тренинг — трехнедельный интенсив. Курс по криминологии, который обычно продолжается 16 недель, мне необходимо было дать всего за три недели. (Я всегда говорю об этом тренинге как о трехнедельном, хотя студенты предпочитают говорить, что он длился 11 дней.)

Рада сообщить, что тренинг оказался вполне успешным. Мало того, мы изучили всю теоретическую часть, сделали пять тестов, все выступили с обязательным докладом, прошли выездную практику, послушали приглашенного спикера, два раза съездили в ближайшее исправительное учреждение, где нарушители занимаются общественными работами, а также рассмотрели два наказания, альтернативных взятию под стражу в зале суда.

И вот, как раз перед самым окончанием курса, в очень жаркий день (у меня еще в течение многих часов не было возможности вернуться в Коннектикут) я пошла в кино вместо того, чтобы ехать в офис. Там я смотрела документальный фильм о судье Верховного суда США Рут Бейдер Гинзбург, известной по прозвищу RBG.

Пара часов, проведенных за просмотром фильма, стали для меня, как говорится, спасательным кругом. Я пошла в кино одна, потому что не было желания с кем-то общаться. После очередного напряженного дня, проведенного со студентами, — а занятия летом длились по четыре часа в день с 9:00 до 12:45, — я поняла, что мне нужно посмотреть фильм и расслабиться.

Кто-то, вероятно, скажет, что я отлынивала от работы. Я же предпочитаю расценивать это как заботу о себе.

Единственный случай, когда откладывание дела приводит к прокрастинации, — это если вы не можете своевременно вернуться к работе.

Когда временный отдых и перерывы выходят из-под контроля, вам нужно что-то предпринять, прежде чем вы начнете сильно отставать в своих профессиональных и домашних делах и на вас посыплются выговоры. Ниже дается несколько подсказок, как справиться с прокрастинацией, если из-за нее вы тратите слишком много времени зря и это создает вам проблемы.

1. Попробуйте наладить систему поощрений.

Для меня поход в кино был наградой за усиленную работу во время интенсивного тренинга, который я вела. Какое вознаграждение вы для себя выберете, чтобы оно помогало вам контролировать перерывы в работе, пока они не стали слишком частыми и систематическими? Убедитесь, что вам действительно приятно будет его получить и это вас на самом деле замотивирует.

Запишите ниже, с какой задачей вы начинаете медлить.

________________________

Теперь запишите, какое поощрение вы получите.

Сделав то, что нужно (или то, что я должен) сделать, я позволю себе это:

________________________

2. Позволяйте себе отложить что-то ненадолго.

Вместо того чтобы постоянно принуждать себя к работе, позвольте себе отложить ее.

Так же как и с системой поощрений, спланируйте свой день или неделю так, чтобы оставалось время на одну-две паузы. В детстве мне довелось наблюдать, как в этих случаях поступают зубные врачи. Мой отец был стоматологом, он всегда брал выходной по вторникам. Большинство врачей используют такие паузы, чтобы отдохнуть или, возможно, даже поиграть в гольф. Мой отец работал волонтером в местном госпитале Управления по делам бывших военнослужащих. Для него это занятие служило передышкой от ежедневных приемов пациентов, не проходивших военную службу. Откладывая основной прием пациентов на один день, он возвращался к нему с новыми силами.

Ниже есть пустые строки, куда вы можете записать запланированные отсрочки.

Я беру паузу — позволяю себе отложить основное занятие

в такие-то часы ___________________________

или

в такой-то день ___________________________

3. Попробуйте применить творческий подход к борьбе с прокрастинацией, технику которого я описываю в книге «Творческое управление временем в новом веке».

Творческий подход к борьбе с прокрастинацией — очень мощный инструмент. Если использовать его эффективно, можно гораздо сильнее повысить продуктивность, чем когда-либо прежде, доводя до конца всё больше и больше проектов. Если использовать его неразумно или неправильно, вы обнаружите, что у вас накапливается всё больше и больше незаконченных дел, то есть добьетесь результата, прямо противоположного тому, которого мы пытаемся достичь с помощью этой книги.

Вот ключевой аспект творческого подхода к борьбе с прокрастинацией, который будет способствовать скорее завершению проектов, чем накоплению еще большего количества подвисших дел. Пользуйтесь этим методом, чтобы доводить начатое до конца. Я имею в виду следующее: допустим, вам нужно написать отчет, а вы застряли на вводной части.

Вместо того чтобы отложить его в сторону и перейти к чему-то другому, посмотрите, какую часть этого отчета вы можете сделать: например, составить библиографию, провести собственное исследование вопроса или еще раз проверить, что вы написали вчера.

Таким образом, вы творчески справляетесь с прокрастинацией, чтобы двигать конкретный проект вперед до полного завершения.

Это напоминает дробление большой задачи на маленькие, которые легче выполнить, — один из ключевых принципов управления временем. Но вместо того, чтобы разбивать большую задачу на несколько мелких, нужно передвигаться от задачи к задаче внутри конкретного проекта, который необходимо завершить. Идет ли речь о том, чтобы разобрать вещи в кабинете, написать отчет или приступить к другой части обязательного проекта либо задачи, — пообещайте себе, что вы будете делать это до тех пор, пока не завершите.

4. С утра (или приходя в офис) выполняйте в первую очередь именно те задачи, с которыми вы больше всего тянете.

Не надо сразу же проверять электронную почту, выходить в интернет, читать интересные статьи на отвлеченные темы или заниматься еще чем-то полезным, но не связанным с текущим проектом, который вы хотите завершить. Большинству из нас — особенно жаворонкам — легче работать по утрам, потому что в это время мы полны сил. Даже если вы не жаворонок, но в начале рабочего дня в первую очередь займетесь тем проектом, который собираетесь закончить, вы сможете сосредоточиться на нем хотя бы до тех пор, пока вам не придется отвлекаться на другие всевозможные дела, также требующие вашего внимания.

5. Найдите ту идеальную черту, у которой вы остановитесь сегодня.

Что бы вы ни собирались доделать, если вы правильно ставите промежуточную точку, в которой на сегодня нужно остановиться, вам будет гораздо легче с этого места продолжить работу, когда вы решите к ней вернуться. Так вы избежите соблазна перескочить на что-то другое и не будете тянуть с задачей.

Что значит правильно выбрать промежуточную точку? Всё зависит от индивидуальных особенностей каждого из нас. Что касается меня, когда пишу книгу, я предпочитаю дописывать до конца одну главу в день и на этом останавливаться. Это как поставить твердую точку в конце дня. А потому назавтра легко возобновить работу, начав с новой главы, — и не важно, идут главы подряд или нет.

Кто-то гораздо охотнее предпочитает делать остановки по смысловому принципу — в самый разгар описания какого-то конкретного аспекта того, о чем рассказывается, — нежели дописывать до конца всю часть. Им проще продолжать работу с этого места.

Не существует правильного или неправильного способа, но вам обязательно следует разобраться, что подойдет вам лучше всего.

6. Работайте с кем-то в паре.

Если вы всё время откладываете что-нибудь в сторону, не исключено, что работа с партнером поможет вам избавиться от подобной привычки. Возможно, вы с ним просто обсудите то дело, которое постоянно откладываете, или же он действительно сумеет склонить вас заняться проектом либо задачей. Иногда участие кого-то другого помогает освободиться от сковывающего вас оцепенения, не дающего довести важное дело до завершения.

УПРАЖНЕНИЯ

1. С чем вы тянете прямо сейчас? Выделите хотя бы одно дело, которое вы откладываете, но хотели бы сделать.

________________________

Просмотрите пять предложенных способов борьбы с прокрастинацией и постарайтесь понять, как они связаны с делом, которое вы затягиваете. Как вы собираетесь справиться с ней при помощи этих подсказок? Используйте форму, представленную ниже, чтобы разработать план.

Тактика первая борьбы с прокрастинацией

________________________

Тактика вторая борьбы с прокрастинацией

________________________

Тактика третья борьбы с прокрастинацией

________________________

2. Ниже приведен список характеристик, которые у многих связываются с прокрастинацией. Обведите те пункты, которые, по вашему мнению, относятся к вашей ситуации.

Мне лень

Мне скучно

Я не организован

Я перегружен

Я слишком занят

Постоянно опаздываю

Я перфекционист

Боюсь провала

Боюсь успеха

Не удается спланировать время

Использую творческий подход в борьбе с прокрастинацией

Прокрастинация для меня — это источник информации

Я отлично всё планирую

Я самовлюблен

Я сделал себя сам

Плохо планирую

Не разбиваю целое на части

Отлично планирую

Я отлично могу разбивать целое на части

Позволяю себе откладывать

Я трудоголик

Веду с собой позитивный внутренний диалог

Я перенапряжен

Не испытываю стресса

Я расслаблен

У меня своя система поощрений

Теперь вернитесь к списку и посмотрите, сколько отрицательных свойств вы обвели. А положительных?

Список отмеченных отрицательных свойств, которые имеют отношение ко мне и моей прокрастинации:

________________________

Список отмеченных положительных свойств, которые имеют отношение ко мне и моей прокрастинации:

________________________

Что вы собираетесь сделать для того, чтобы превратить ваши отрицательные характеристики в положительные?

________________________

Глава 5. Учимся пересматривать дедлайны

В главе 2 мы кратко рассказали о последствиях, к которым приводят нереалистичные дедлайны. Рассмотрим слово «дедлайн». Оно состоит из двух частей — dead (англ. «мертвый») и line (англ. «линия»).

Насчет линии всё ясно. Это черта, за которую нельзя заходить. Обычно под ней подразумевается дата, к которой планируется закончить и сдать работу.

Но что насчет первой части слова — «мертвый»? Откуда это пошло?

Всем неприятно думать о смерти, — так стоит ли ассоциировать с этим весьма негативным образом свой проект или задачу?

Откуда же взялся термин «дедлайн»? Лично я связываю его со сроками сдачи материала в номер газеты. Если происходит какое-то событие, то материал о нем должен быть сдан до того, как газета уйдет в печать. Если справиться в онлайн-версии Оксфордского словаря английского языка (Oxford English Dictionary, OED) с девяностолетней историей, увидим такое определение: «линия, которую нельзя сдвинуть или обойти».

В словаре приводятся три варианта происхождения этого слова. Первый связан с военной тематикой и относится к 1864 году. Как отмечается в записи Конгресса от 12 января 1876 года, «мертвой линией» называлась черта, «за которую нельзя было заходить заключенным».

Согласно словарной статье, термин упоминается и в другом военном документе 1868 года: «На расстоянии 17 футов от внутреннего ограждения шла мертвая линия, которую ни один не мог пересечь и остаться в живых».

Второе словарное значение слова «дедлайн» относится к области печати: «Направляющая линия, отмеченная на основании печатного станка».

И, наконец, третье значение, которое приводится в словаре: «Срок, к которому должен быть готов материал, чтобы попасть в определенный номер печатного издания».

Я пишу эту книгу, чтобы сказать вам: если вы хотите доводить до конца любое начинание — хотя бы те важные дела, которые вы выбрали для себя и хотите завершить, — вам следует воспринимать дедлайн как позитивное событие, а не как что-то ужасающее.

Для начала, чтобы понять, надо ли вам менять свое отношение к дедлайну, пройдите самостоятельно следующий тест.

ТЕСТ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ

Какие ощущения у вас вызывает слово «дедлайн»?

Пройдите приведенный ниже тест, выбрав один из вариантов — «да», «нет», «иногда» или «часто». Данный тест нужен вам для самоанализа, поэтому старайтесь отвечать предельно честно.

1. Когда я слышу слово «дедлайн», то начинаю злиться.

Да

Нет

Иногда

Часто

2. Я нейтрально отношусь к дедлайнам.

Да

Нет

Иногда

Часто

3. Если у проекта, над которым я работаю, нет сроков, я выставляю их для себя сам.

Да

Нет

Иногда

Часто

4. Для меня дедлайн равносилен руководству к действию.

Да

Нет

Иногда

Часто

5. Порой я мечтаю: если бы я был начальником — отменил бы все дедлайны.

Да

Нет

Иногда

Часто

6. Если обратиться к прошлому и посмотреть, когда я был на пике продуктивности, то он приходился на время, когда я успевал к сроку или раньше срока.

Да

Нет

Иногда

Часто

7. Если я работаю над сложным проектом, даже если у него всего один общий дедлайн, я всё равно ставлю промежуточные сроки, чтобы знать, что я (или моя команда) на верном пути.

Да

Нет

Иногда

Часто

8. Я веду ежедневник или органайзер, где у меня записаны основные дедлайны по дням, неделям и/или годам.

Да

Нет

Иногда

Часто

9. Для меня постановка дедлайнов — это эффективный способ расставить приоритеты и распределить время так, что у меня выше вероятность закончить первоочередные проекты вовремя.

Да

Нет

Иногда

Часто

10. За последний год я был вынужден пересматривать дедлайны.

Да

Нет

Иногда

Часто

11. Я люблю ставить дедлайны, потому что так я не сбиваюсь с пути.

Да

Нет

Иногда

Часто

Теперь просмотрите свои ответы. Если вы согласны с первым утверждением («Когда я слышу слово „дедлайн“, то начинаю злиться»), вероятно, дедлайн для вас — настоящее испытание, которое не дает закончить начатые проекты или задачи и как можно точнее выдержать сроки. К счастью, если вы осознаете, какие чувства в реальности у вас вызывают дедлайны, вам удастся переосмыслить свое отношение к ним и сделать его более нейтральным, таким, которое отражено в утверждениях 2 и 11: «Я нейтрально отношусь к дедлайнам» и «Я люблю ставить дедлайны, потому что так я не сбиваюсь с пути».

Надеюсь, что в пункте 11 вы поставили «да», «иногда» или «часто».

Взгляните на утверждения еще раз. Какие ответы содержат негативное отношение к срокам? А какие ответы показывают, что у вас к ним в целом положительное отношение, за исключением нескольких вариантов?

Чтобы заканчивать проекты и задачи, которые вам необходимо завершить, нужно переосмыслить свое отношение к дедлайнам и изменить линию поведения так, чтобы это стало возможным.

Некоторые респонденты из моего заключительного исследования заявили: у них не получается довести дело до конца из-за того, что «у проекта или задачи нет дедлайна, он с открытой датой».

Если кто-то говорит вам «сдай, как сделаешь» и не указывает точный срок, сами поставьте себе дедлайн.

Если у вас нет дедлайна для важного проекта или задачи, нужно поставить его самостоятельно.

Если у вас уже стоит какой-то срок, один ли это общий срок на неделю, месяц или даже на ближайший год? Или вы разбили проект на промежуточные, короткие вехи, чтобы вам легче было организовать себя и то дело, которым вы занимаетесь?

Первое, что нужно сделать, чтобы осознать всю пользу дедлайнов, — однажды поставить себе дедлайн.

Между тем одного срока может оказаться недостаточно, особенно для более сложных и долгосрочных проектов. Возможно, вам потребуется поставить несколько контрольных точек.

Большая ошибка, которую совершают при постановке дедлайнов, — назначать себе заведомо нереальный срок. Мы обсуждали этот вопрос, когда говорили о проектах по разработке программного обеспечения. Объем работ по ним настолько нелепо недооценивали, что это порой приводило к тому, что проекты переходили в ранг безнадежных. Проблема возникает не только в сфере технической разработки, но и во многих других областях. Разброс может быть большим — от организации мероприятия до написания статьи, от подготовки ужина к восьми часам до сбора материалов и написания курсовой работы.

Ставить сроки полезно даже тогда, когда нужно сделать что-то маленькое и простое: например, «попасть в банк к двум часам дня», если вы не ведете ваши банковские дела по телефону или онлайн, или «ответить на эти телефонные звонки в пять часов».

Но для более сложных проектов дедлайны критически важны. Как отмечалось выше, помимо общего срока полезно проставить и промежуточные контрольные точки.

Самое главное — реалистично оценивать объем предстоящих работ и время на их выполнение. Я говорила о том, как часто нас подстегивает желание согласиться на нереальный срок из страха, что работу отдадут кому-то другому, если вы признаетесь, сколько времени на нее уйдет на самом деле. К сожалению, вы сами себя ставите в весьма затруднительное положение. Вместо того чтобы воодушевлять вас, слишком сжатые сроки могут помешать сделать работу не только вовремя, но и наилучшим образом. Если мчаться сломя голову, вы не достигнете цели и не выполните работу, достойную похвалы. Таким образом, вы хотите всё сделать до конца и вовремя, но также не мешало бы выделить на проект столько времени, сколько на него реально требуется.

Впрочем, есть у медали и обратная сторона. Когда вы просите выделить вам слишком много времени, даже если такой срок подтвердят, вам может показаться: он наступит так нескоро, что вы откладываете проект до лучших времен, или вас одолевают соблазны сначала закончить другие дела, а потом только приняться за это.

С дедлайнами всё обстоит примерно так же, как было описано в классической сказке «Маша и три медведя». Не слишком много, но и не слишком мало: надо, чтобы обозначенный срок оказался в самый раз. Хорошая новость: намечая дедлайны, вы получаете больше контроля над проектами и ситуацией.

Как разбивать большие задачи на более мелкие, чтобы их было легче выполнять?

С вопросом, как выставлять реалистичные дедлайны, которые помогут эффективнее продвигаться по пути к завершению проекта, тесно связано умение дробить большие задачи на более мелкие. К нему также относится и вопрос о преимуществах, которые появляются, если ставить контрольные точки вместо одного очень далекого общего дедлайна.

Какой проект из тех, которые вы хотите завершить, выиграл бы от того, что вы его разделите на более выполнимые задачи?

Когда вы раздробите ваш огромный проект на много мелких задач, поставьте у каждой из них промежуточный срок выполнения внутри общего дедлайна всего проекта.

Например, в случае с книгой, особенно на научно-популярную тему, логично будет разбить проект на части и писать за какой-то конкретный промежуток времени по одной главе.

Тот же принцип разбивать всё на части, равные одной главе, можно применять и к созданию художественного произведения, например романа. Хотя для этого жанра такое дробление, вероятно, является избыточным, так как план работы зависит от особенностей сочинения. Кроме того, во многих романах действие перескакивает из прошлого в настоящее и обратно, а кто-то, может быть, вообще предпочитает писать книги с конца.

Принцип дробления слишком сложных задач на короткие и более выполнимые с выставлением для каждой из них собственного дедлайна можно применять к любым задачам и проектам, которые стоят на повестке дня. Таким образом, задачи становятся менее громоздкими — начиная от составления приглашения, похода по магазинам и приготовления ужина к восьми вечера до организации свадьбы и медового месяца или семейного отпуска.

Во второй части книги мы рассмотрим другие методики, позволяющие избавить себя от незавершенных дел, которые вы начали и бросили.

Подводя итог, скажу, что дедлайны могут быть очень эффективным средством в вашем стремлении завершить всё, за что вы беретесь.

УПРАЖНЕНИЯ

1. Запишите три самых главных проекта, которые вам нужно доделать. У всех ли проставлены дедлайны или у нескольких? Если да, запишите их. Если нет, то спланируйте их сейчас. Убедитесь, что вы выставляете реалистичные сроки для каждого проекта. Помимо этого, если выставлено только по одному общему дедлайну, добавьте одну или несколько промежуточных точек, в зависимости от того, насколько сложным и насыщенным является текущий проект.

Незаконченный проект № 1

________________________

Окончательный дедлайн

________________________

Промежуточный дедлайн 1

________________________

Промежуточный дедлайн 2

________________________

Помимо дат промежуточных дедлайнов, запишите то, что будет сделано за каждый отрезок времени. Это одна из версий принципа управления временем, который подразумевает разбиение обширной задачи на мелкие и выполнимые части.

Незаконченный проект № 2

________________________

Окончательный дедлайн

________________________

Промежуточный дедлайн 1

________________________

Промежуточный дедлайн 2

________________________

Незаконченный проект № 3

________________________

Окончательный дедлайн

________________________

Промежуточный дедлайн 1

________________________

Промежуточный дедлайн 2

________________________

2. Подумайте, как вы относитесь к слову «дедлайн». Любите ли вы дедлайны, ненавидите их или вам всё равно? Коль скоро четкие сроки не для вас, особенно если вы выполняете такую работу или живете такой жизнью, где конкретные сроки не требуются, — тогда ладно. Как вы в таком случае не сбиваетесь с намеченного пути? Может быть, вы всё-таки намечаете себе какие-то даты, чтобы следить за ходом выполнения работы? Ниже вы можете описать, как отслеживаете то, что нужно сделать и когда, а также как вы помогаете себе чаще доводить дела до завершения и оставаться в тех временных рамках, которые сами себе задали.

________________________

Часть вторая. Избавление

Глава 6. Как использовать концепцию «ФИНИШ»

Весьма эффективным способом всегда держать руку на пульсе является концепция «ФИНИШ» — она будет напоминать вам, что нужно продвигаться короткими дистанциями. Итак, я с удовольствием расскажу о придуманной мною методике, которая помогает мне в моих делах.

Ф — фокусируемся на первоочередной задаче.

И — игнорируем всё, что отвлекает нас.

Н — делать надо немедленно, а не завтра или потом.

И — исследуем новые способы, как сделать так, чтобы не останавливаться на полпути и продолжать работать.

Ш — шагаем прямо по курсу, как бы тяжко ни приходилось.

Бонус: награждаем себя чем-нибудь в честь завершения дела.

Давайте рассмотрим подробно каждый принцип.

Ф — фокусируемся на первоочередной задаче.

Мы выяснили: если отвлекаться и делать массу дел одновременно, то многое нам не удастся довести до конца. Это одно из самых значительных препятствий, которые мешают нам заканчивать дела. Выберите первоочередной проект и занимайтесь только им.

И — игнорируем всё, что отвлекает нас.

Иногда вам приходится отрываться от дела и уделять внимание кризисным ситуациям на работе или в повседневной жизни. Но как только вы разобрались с непредвиденным обстоятельством, снова вернитесь к текущему проекту. Это те самые отлучки, которые вы сами себе позволяете и которые необходимо контролировать. Действительно ли вам нужно прерваться и прочитать сейчас почту?

Н — делать надо немедленно, а не завтра или потом.

Когда вы тянете время или откладываете что-то на потом, на завтра или даже на грядущие недели и месяцы, это служит препятствием к тому, чтобы закончить дело. Таким образом, надо пообещать себе целиком сконцентрироваться на первоочередной задаче, а не откладывать ее на потом или даже на завтра.

И — исследуем новые способы, как сделать так, чтобы не останавливаться на полпути и продолжать работать.

Приступить к чему-то бывает трудно, особенно если дело переходит в разряд тех, которые вы всё пытаетесь закончить, но откладываете снова и снова. Но как только вы приступили, вы способны не останавливаться и продолжать работать, и именно так вам надо поступить. Если вы отвлекаетесь или вдруг поняли, что блуждаете где-то вдали от вашей основной задачи, придумывайте новые способы, которые заставят вас опять вернуться в прежнее русло. Например, купите таймер или заводите будильник на телефоне, чтобы оставаться погруженным в задачу в течение часа, двух или больше. Когда вы уверены, что крепко держитесь курса (и вознаграждаете себя после звонка будильника), это может послужить отличным способом продвинуться в чем-то вперед.

Ш — шагаем прямо по курсу, как бы тяжко ни приходилось.

Говорят, что Томас Эдисон совершил тысячу попыток, прежде чем смог наконец изобрести электрическую лампочку. Над чем бы вы ни работали, возможно, это и не войдет в историю и не повлияет на жизнь человечества, как электрическая лампочка, но может изменить всё в вашей карьере или личной жизни. Так что напоминайте себе почаще о Томасе Эдисоне, который не сдавался, и берите с него пример.

Бонус: награждаем себя чем-нибудь в честь завершения дела.

Когда вы всё-таки завершите задачу, хорошенько похвалите себя. Не важно, будут вам аплодировать начальник или коллеги, — похлопайте себе сами. Наградите себя чем-то ощутимым или даже пригласите друга, свою пару или члена семьи где-нибудь отпраздновать это событие. Вот вы успешно справились с задачей, и, если это было настоящим испытанием, вы заслуживаете того, чтобы заострить особое внимание на том, что достигли цели. Чем более позитивным для вас будет факт завершения и чем больше тормозящих вас страхов, расхитителей вашего времени и вредных привычек вы победите, тем вероятнее, что в будущем вам всё легче и легче будет доводить до завершения дела, — до тех пор, пока это не перестанет быть проблемой.

Прежде чем перейти к следующей главе, где мы рассмотрим, как следует ставить цели и расставлять приоритеты, давайте рассмотрим два ключевых аспекта, которые помогут вам заканчивать всё начатое.

Первое — найти скрытые резервы времени; второе — охватить всю ситуацию целиком и понять, на что вы тратите время. Заведите дневник учета времени, если вы еще этого не сделали или не ведете его прямо сейчас, — он поможет понять, на что у вас уходит время.

Как найти скрытые резервы времени и использовать их по максимуму

У всех нас много дел, но вы можете постараться выкроить скрытый временной резерв в течение рабочего дня, вечера или выходных. Что означает «скрытый временной резерв»? Это время, которое вы уже успели потратить впустую, потому что недостаточно осознанно расходовали его или потому, что не знали, как использовать его наилучшим образом. Например, если вы долго добираетесь на работу на общественном транспорте, вы, возможно, никогда не думали о том, что эти резервные минуты или часы в поезде, автобусе, самолете или автомобиле могут помочь вам закончить начатые дела.

Даже если смартфон всё время при вас, можно бросить в карман, портфель или сумку маленький ноутбук и пользоваться им, чтобы оперативно вносить идеи по поводу любой задачи, которой занимаетесь. Вы даже можете составить на нем черновики важных писем, над которыми хотели бы подумать, а не отделаться от них побыстрее.

Скрытый резерв включает в себя время, проведенное в ожидании приема в кабинете у какого-нибудь врача — например, стоматолога или другого специалиста. Если только у вас нет необходимости читать в холле журналы, возьмите с собой книгу или распечатанный проект, над которым работаете, и эти минуты перед приемом вы неожиданно проведете с большей пользой.

Порой вы даже понятия не имеете, куда у вас девалось время, когда подошли к концу день, неделя или месяц. Если вы не первый раз читаете книгу про тайм-менеджмент, то знаете, что нужно вести дневник и что он способен оказаться весьма ценным инструментом. Если вы всё подробно записываете в ежедневник, создайте на его основе дневник, с помощью которого обнаружатся скрытые резервы времени. Можете сделать дневник прямо в текущем ежедневнике или отксерить из него пару страниц и отделить дневное расписание от более подробного журнала времени, который вы сейчас ведете.

Как вы сейчас распределяете свое время?

Ниже представлен образец журнала учета времени; можете в него вписать, как вы сейчас проводите свой день. (Если у вас достаточно подробный ежедневник, сделайте из него журнал учета времени. В разделе «Приложения» приводится еще один образец такого журнала — его тоже можно использовать для учета.)

Можно вписывать прямо здесь или сделать несколько копий страницы, чтобы отслеживать свое время в течение нескольких дней. Если вы встаете в 7:00, прямо с этой графы и начните записи. Если в 5:00 — то с этого момента.

Журнал учета времени

ЕЖЕДНЕВНЫЙ УЧЕТ ВРЕМЕНИ. ЛИСТ 1

Сегодняшнее число: ____________________

День недели: ____________________

Тип дня: ____________________ (работа / школа / досуг)

Завершите дневные записи, проставив время, когда вы легли спать.

________________ __________________________________

Дополнительно:

Отметьте те временны́е промежутки, когда вы чувствовали себя особенно бодрым или сильно уставшим; также пометьте часы наибольшей продуктивности, время, когда вы особенно сосредоточены и внимательны к деталям. В какие часы у вас лучше всего или хуже всего получается работать с людьми — и лично, и по телефону?

________________ __________________________________

ЕЖЕДНЕВНЫЙ УЧЕТ ВРЕМЕНИ. ЛИСТ 2

Сегодняшнее число: ____________________

День недели: ____________________

Тип дня: ____________________ (работа / школа / досуг)

Завершите дневные записи, проставив время, когда вы легли спать.

________________ __________________________________

Дополнительно:

Отметьте те временны́е промежутки, когда вы чувствовали себя особенно бодрым или сильно уставшим; также пометьте часы наибольшей продуктивности, время, когда вы особенно сосредоточены и внимательны к деталям. В какие часы у вас лучше всего или хуже всего получается работать с людьми — и лично, и по телефону?

________________ __________________________________

Пока что отложите в сторону заполненные листы учета времени. Мы будем их разбирать в следующей главе.

Вот несколько вариантов, как можно использовать обнаруженные вами скрытые временные резервы — по пути на работу, по вечерам, в обеденный перерыв или на выходных.

1. Составить план, как лучше использовать скрытые резервы времени.

2. Брать с собой ноутбук, планшет или использовать смартфон, чтобы писать короткие заметки, заниматься рабочими делами — либо попросту расслабляться и смотреть видео, телевизор или слушать музыку.

3. Сделать несколько физических упражнений.

4. Провести сеанс медитации.

5. Поспать днем.

6. Устроить с коллегами мозговой штурм по телефону, скайпу или лично.

7. Пообщаться с кем-нибудь.

8. Вздремнуть (если вы не навредите себе этим, чтобы никто не подумал, будто вы ленитесь или не выполняете своих обязанностей. Некоторые прогрессивные компании оборудовали специальные комнаты для сна и кресла для отдыха в уборных, где разрешается ненадолго вздремнуть).

9. Пересмотрите свои долгосрочные и краткосрочные цели.

10. Имейте при себе бумажные листки для заметок или поздравительные открытки, которые вы можете заполнить и отправить.

11. Почитайте книгу — обычную, электронную или послушайте аудиоверсию.

12. Сделайте что-нибудь по дому или выполните чье-нибудь поручение, если пообещали, — и вы освободите себе большой кусок времени вечером или на досуге.

13. Вспомните какую-нибудь незавершенную задачу. Запишите хотя бы три причины, почему в профессиональном и личном плане вам будет выгоднее это доделать.

УПРАЖНЕНИЯ

1. Примените технику «ФИНИШ» к незаконченному проекту или задаче.

Ф — это главный проект, на котором вы сосредотачиваете всё свое внимание. Запишите его ниже.

__________________________

И — что вы делаете, чтобы не отрываться от работы?

План по освобождению от отвлекающих факторов:

__________________________

Н — вы обещаете себе погрузиться в проект или задачу прямо сейчас, а не откладывать его?

Да

Нет

И — какие способы, позволяющие вернуться к работе, вы для себя изобретете или усовершенствуете?

__________________________

Ш — вы стойко держитесь курса?

Да

Нет

Если вы отметили «нет», вернитесь, пожалуйста, к началу слова, чтобы прийти в рабочее состояние.

Или, если необходимо, перечитайте главу 2 и просмотрите еще раз Список-22 с перечнем причин, которые вас тянут назад, или перечитайте главу 4 — «Справляемся с прокрастинацией».

Наконец, как только вы достигнете отметки ФИНИШ — будь то целый проект или часть большого начинания, — отметьте по-праздничному окончание дела! Усильте эффект от завершения.

2. Посмотрите на акроним из пяти букв — ФИНИШ. Выделите в нем букву или принцип, которые для вас представляют особую трудность и являются главной причиной, по которой вы всё время переносите, бросаете и не можете закончить начатое. Запишите ниже эту букву и принцип, который ее описывает.

__________________________

Что вы сделаете, чтобы повернуть ход дела в обратную сторону?

__________________________

Как только вы почувствуете, что улучшили результаты по этой букве/проблеме в слове ФИНИШ, перейдите к следующей, которая вызывает у вас наибольшие трудности, — чтобы еще сильнее натренировать навык завершения дел, — и так пройдите по всем пяти буквам.

Глава 7. Всё под контролем: ставим цели и расставляем приоритеты

Я уже слышу, как кто-то из вас произносит: «Нет, только не цели и приоритеты! Хватит уже цели ставить и приоритеты расставлять. Расскажите мне лучше о том, чего я еще не знаю!»

Если вы уже читали книги по управлению временем, посещали семинар, посвященный этой теме, проходили онлайн-тренинг или присутствовали на веб-конференции, то, конечно, знаете: первое, чему там учат, — постановка цели и расстановка приоритетов. Даже если вы уже знакомы с ключевыми идеями эффективности, стоит еще раз рассказать об этих фундаментальных понятиях и рассмотреть их в контексте той сложившейся ситуации, в которой вы работаете и живете в настоящий момент. Практически везде на земном шаре сумасшедший ритм жизни. Вы, конечно, можете попробовать найти такое место, где не будет телефонных звонков и массы отвлекающих факторов, но сделать это с каждым разом всё труднее и труднее.

Постановка целей поможет понять, за что браться в первую очередь

Один из моих любимых навыков из классической научно-популярной книги Стивена Кови по личностному росту «Семь навыков высокоэффективных людей» (The 7 Habits of Highly Successful People, 1989) — принцип под номером два: «начинайте представлять конечную цель». Эта мысль Кови напрямую связана с другой, не менее важной: «мы всё делаем дважды». Первый раз — в своей голове, второй раз — физически. (Курсив авторский — по изданию 1989 года.)

Далее Кови объясняет, что концепция двух актов творчества, на которых строится привычка номер два, основана на стремлении человека к лидерству. Согласно этому принципу, первый акт творчества — руководящий. Второй — исполнительный. Вот как он объясняет разницу между двумя действиями: если вы в джунглях, то именно лидер «лезет на самое высокое дерево, осматривается сверху и кричит: „Ребята, это не те джунгли!“».

Такой подход напрямую связан с тем, почему так важно ставить цели и заканчивать не всё из того, что начато. Вам необходимо поставить долгосрочные и краткосрочные цели так, чтобы можно было субъективно оценить, что необходимо завершить сейчас, что — на следующей неделе, что — через месяц, а что — через пять лет.

Цели помогают держаться курса и со всей ясностью и определенностью реагировать на изменения и возможности, вместо того чтобы колебаться и задаваться вопросом, что делать в этих новых обстоятельствах.

Но цели нужно время от времени пересматривать. Небольшая гибкость — в порядке вещей, особенно если корректировки произошли из-за изменившихся обстоятельств или ваших ценностей. Это не то же самое, что считать какой-то из пунктов Списка-22, который мы обсуждали в главе 2, причиной, по которой можно отложить в сторону цель, проект, задачу или вообще отказаться от их выполнения.

Сегодня моя цель — продолжать писать книгу «Всё! Доводи до конца» до тех пор, пока я ее не закончу. Никакой неопределенности. Я встаю с утра, быстро проверяю почту, продажи книг и социальные сети. Одно из моих любимых занятий с тех пор, как я организовала там множество полезных деловых сообществ, — смотреть, кто пишет мне личные сообщения. Но в течение 30 минут я сосредотачиваю внимание на сегодняшних целях.

Ставите ли вы себе краткосрочные цели — помимо долгосрочных? Полезно сначала ставить долгосрочную цель, потому что тогда обычно бывает легче определиться с ближайшими, так как они становятся промежуточными по отношению к долгосрочным.

В научном сообществе, обучая студентов, мы останавливаемся на вопросе краткосрочных целей. В учебном плане мы относим их к разделу «Как подводить итоги». Однако и преподавателям, и студентам было бы полезно обратить внимание на изучение долгосрочных целей. Такой курс позволит понять, каким образом то, что студент узнает в этом семестре, в будущем и даже вообще в жизни, поможет ему/ей в достижении карьерных целей и в реализации одной из задач, которую, по моему мнению, должны обеспечивать колледж и аспирантура, а именно — приобрести навык обучаться на протяжении всей жизни.

Один из самых популярных подходов к постановке цели — это методика SMART-целей. Данкан Хогей в статье «Краткая история методики SMART-целей» (A Brief History of SMART Goals) приписывает создание теории SMART-целей консультанту по стратегическому планированию Джорджу Т. Дорану, который впервые рассказал о ней в ноябре 1981 года в журнале Management Review.

Вот что означает акроним SMART:

S — (Specific) конкретная.

M — (Measurable) измеримая.

A — (Assignable) имеющая конкретного исполнителя.

R — (Realistic) реалистичная.

T — (Time-related) привязанная ко времени.

Давайте подробнее рассмотрим значение этого акронима. S (конкретная) означает, что вы сосредотачиваете свое внимание на одной конкретной задаче. И это имеет основополагающее значение в моем подходе к постановке целей и завершению любого начатого дела. А именно: вам нужно выделить один главный проект или задачу, которые вы хотите закончить, а не ставить цель наподобие «Я хочу стать более продуктивным, больше успевать и доводить до конца больше начинаний, которые всё еще важны для меня».

Вам нужно конкретнее обозначать цель. Например: «Моя цель — написать порученный мне моим начальником маркетинговый отчет о новом продукте, который мы сейчас изучаем».

M (измеримая) означает, что должен существовать способ как-то измерить успех от достижения цели. Дополним предыдущий пример: «Моя цель — написать порученный мне моим начальником маркетинговый отчет за три рабочих дня».

Заметьте, насколько более измеримой стала цель.

A (имеет конкретного исполнителя) касается того, кто должен что-то сделать. Давайте еще раз взглянем на наш пример: «Моя цель — закончить исследование, написать порученный мне моим начальником маркетинговый отчет за три рабочих дня включительно и отдать помощнику исправить ошибки к концу третьего дня».

Что насчет R (реалистичная)? Реальна ли цель, которую мы поставили выше, или на то, чтобы достичь ее, уйдет не три рабочих дня, как предполагается, а четыре — семь?

В свою очередь последняя буква акронима — T (цель должна быть привязана ко времени) еще раз напоминает, что существенно важно определить конкретный период, за который можно будет реализовать решение.

Почему бы не потратить какое-то время и не применить SMART-методику к одному из самых главных проектов или задач у вас на работе или в жизни, — тем, которые вы еще не доделали, но хотели бы доделать? Давайте же так и поступим.

Какова ваша цель? ______________________________

Теперь разложите ее по SMART-методике.

S — конкретная. Перепишите или подумайте, как иначе можно сформулировать то, что вы написали выше, дабы убедиться: то, что вам нужно сделать, вполне конкретно.

__________________________

M — измеримая. Как вы будете измерять свой прогресс на пути к достижению цели?

__________________________

A — цель должна иметь исполнителя. Кто должен завершить дело?

__________________________

R — реалистичная. Сколько времени понадобится на выполнение задачи?

__________________________

Реально ли уложиться в эти временные рамки?

Да

Нет

Если нет, то какова правдивая оценка времени, за которое можно достичь цели?

__________________________

T — цель привязана ко времени. Теперь добавьте еще больше конкретики. В какой день или в какую дату вы закончите задачу?

__________________________

Данкан Хогей в статье «Краткая история методики SMART-целей» отмечает, что некоторые даже расширяют понятие SMART до SMARTER. Две дополнительные буквы обозначения этого понятия содержат в себе следующую идею:

E — (Evaluated) оценка.

Идея в том, чтобы оценивать, насколько ближе к цели вы стали. Да, полезно пересматривать каждую цель и оценивать, как далеко вы продвинулись к тому, чтобы достигнуть ее.

R — (Reviewed) пересмотр.

Дополнительный этап, во время которого вы даете оценку своему прогрессу и делаете необходимые корректировки в своем подходе или способах, которые могут облегчить вам достижение цели.

Вы можете применять технику SMART или более расширенную версию SMARTER к тому важнейшему проекту или заданию, которые хотите завершить. Обе техники являются одинаково мощным инструментом, который поможет вам достичь цели.

А дальше — чуть более подробный опросник для самопроверки по теме краткосрочных и долгосрочных целей.

Более подробный опросник для самостоятельной работы по теме краткосрочных и долгосрочных целей

Занесите в форму для заполнения ваши большие рабочие задачи и личные цели. Проставьте дату, когда вы это записали, чтобы в будущем вернуться к ним и посмотреть, не изменились ли ваши долгосрочные цели. (В разделе «Приложения» есть дополнительные формы для постановки целей, чтобы можно было регулярно пересматривать ваши краткосрочные и долгосрочные цели.)

Какие из нескольких долгосрочных целей, связанных с вашей работой и карьерой, вы хотели бы внести в список? Пройти дополнительное обучение, чтобы повысить квалификацию? Закончить текущую учебу и получить сертификат об окончании? Возглавить крупную или среднюю компанию? Открыть свою фирму? Добиться повышения зарплаты на определенную сумму? Подняться на определенный уровень по карьерной лестнице?

ДОЛГОСРОЧНЫЕ РАБОЧИЕ/КАРЬЕРНЫЕ ЦЕЛИ

Сегодняшнее число ___________

Мне сейчас _____ лет

Ниже мои рабочие и карьерные цели, которых я хочу достичь:

Через 25 лет моя цель — _____________

Через 20 лет моя цель — _____________

Через 15 лет моя цель — _____________

Через 10 лет моя цель — _____________

Через 5 лет моя цель — _____________

Через 2 года моя цель — _____________

Теперь взглянем на ваши личные цели. Они тоже важны, и то, каковы эти цели и достигнете ли вы их, может повлиять на то, реализуете ли вы рабочие и карьерные задачи или вам придется откорректировать свои стремления. Какие личные задачи вы хотели бы перечислить? Найти любовь всей жизни? Создать семью? Поехать в отпуск с семьей на две недели в страну мечты? Запланировать и провести встречу выпускников? Натренировать себя и пробежать марафон? Прочитать пять классических произведений, с которыми давно желали ознакомиться? Поработать волонтером в местной бесплатной столовой? Переставить мебель в комнате?

ДОЛГОСРОЧНЫЕ ЛИЧНЫЕ ЦЕЛИ

Сегодняшнее число ___________

Мне сейчас _____ лет

Ниже мои личные цели, которых я хочу достичь:

Через 25 лет моя цель — _____________

Через 20 лет моя цель — _____________

Через 15 лет моя цель — _____________

Через 10 лет моя цель — _____________

Через 5 лет моя цель — _____________

Через 2 года моя цель — _____________

Теперь, когда вы записали свои текущие карьерные долгосрочные цели, сделайте то же самое для краткосрочных целей — и рабочих, и личных. В основе одной из моих любимых книг по тайм-менеджменту всех времен — работа классика Алана Лакейна «Искусство успевать» (How to Get Control of Your Time and Your Life, 1973)[3]. Здесь изложена почти самостоятельная концепция в отношении того, как наилучшим образом проводить свое время в данный момент. Лично для меня краткосрочная цель номер один — использовать текущие часы и сегодняшний день для того, чтобы писать книгу до тех пор, пока я ее не допишу.

Представьте свои краткосрочные цели, связанные с работой или личной жизнью. Какая у вас самая главная краткосрочная цель на сегодня? Как вы распределите свое время, чтобы повысить вероятность ее достижения? Какова ваша цель на следующий час? На два часа? На утро? На дневное время? На конец рабочей недели? На конец этого месяца? На три следующих месяца? На полгода? На год?

Как уже говорилось выше в отчете новостного агентства South West News Service, американцы проверяют свой телефон до 80 раз за день. Представьте, насколько больше вы сделали бы за день, если бы перестали бесконечно брать в руки телефон или хотя бы делали это реже. Представьте, насколько больше вы успели бы сделать в следующие полчаса, час, два часа, за утро, за рабочий день или неделю.

Воспользуйтесь формой для заполнения, которая представлена ниже, чтобы проставить краткосрочные цели на ближайший год. Всё, что позднее года, уже будет рассматриваться как долгосрочное планирование.

КРАТКОСРОЧНЫЕ РАБОЧИЕ/КАРЬЕРНЫЕ ЦЕЛИ

Сегодняшнее число _____________

Мне сейчас _____ лет

Вот мои цели, связанные с работой и карьерой, которых я хочу достичь:

Через 30 минут я сделаю: _____________

Через 1 час я сделаю: ________________

Через 2 часа я сделаю: _______________

К 12:00 я сделаю: ____________________

К 17:00 я сделаю: ____________________

К пятнице я сделаю: _________________

Через месяц я сделаю: _______________

Через 3 месяца я сделаю: _____________

Через полгода я сделаю: _____________

Через 1 год я сделаю: ________________

Теперь давайте применим тот же опросник к вашим личным краткосрочным целям. Поскольку это список ваших личных целей, то, возможно, время выполнения будет стоять вечернее (если у вас стандартный рабочий день с 9:00 до 18:00, будет рассматриваться промежуток примерно с шести вечера до того момента, как вы идете спать) — либо выходные и отпуск.

КРАТКОСРОЧНЫЕ ЛИЧНЫЕ ЦЕЛИ

Сегодняшнее число _____________

Мне сейчас _____ лет

Вот мои личные цели, которых я хочу достичь:

Через 30 минут я сделаю: _______________

Через 1 час я сделаю: __________________

Через 2 часа я сделаю: _________________

К 12:00 я сделаю: ______________________

К 17:00 я сделаю: ______________________

КРАТКОСРОЧНЫЕ РАБОЧИЕ/КАРЬЕРНЫЕ ЦЕЛИ

Сегодняшнее число _____________

Мне сейчас _____ лет

Ниже перечислены мои краткосрочные цели в повседневной жизни, которых я хочу достичь:

По вечерам в будни

Моя цель — ________ до того, как я лягу спать.

На выходных

На вечер пятницы моя цель — ______________

На день субботы моя цель — _______________

На вечер субботы моя цель — ______________

На день воскресенья моя цель — ___________

На вечер воскресенья моя цель — ___________

Как расставлять приоритеты

На то, как вы будете распределять приоритеты на работе, влияет очень много самых разных факторов. Предполагается ли на вашей работе соблюдать строгое расписание, или она больше ориентирована на выпуск продукта, причем не важно, сколько времени займет его подготовка? На рабочие приоритеты влияют также и ваши личные задачи, даже несмотря на то, что нам приятно думать, будто мы живем в идеальном мире, где у нас под контролем решительно всё. Например, журналистка составляет график телефонных интервью для статьи, над которой работает дома, только чтобы сидеть со своим трехмесячным ребенком: вроде бы он уснул, но вдруг с чего-то начинает голосить. Приоритеты мгновенно меняются в пользу плачущего ребенка.

Пройдите тест по самоконтролю, призванный помочь вам с расстановкой приоритетов. Действительно ли тому проекту или заданию, над которым вы сейчас работаете, нужно посвятить всё время, пока дело не будет сделано, или в ваших интересах переключиться на что-то другое?

ТЕСТ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОГО ПРОХОЖДЕНИЯ

Решаем, на чем сейчас сосредоточить внимание (и делать, пока не закончим)[4].

1. Поставьте оценку от одного до пяти, где один — наименее важное, пять — наиболее важное: какой номер присвоить задаче, которую вы оцениваете? _________

2. Поставьте оценку от одного до пяти задаче, на которую вы хотите переключиться. _________

3. Поставьте оценку от одного до пяти: насколько точно по времени должно быть выполнено задание, над которым вы работаете, и задание, на которое вы хотите переключиться? _________

4. Оба задания одинаково зависят от сроков? Это события, которые невозможно пропустить (например, свадьба или похороны), или это регулярные занятия? _________

5. Поставьте оценку от одного до пяти: насколько жесткий дедлайн у этой задачи? _________

6. Вкратце опишите, у какого задания больше преимуществ: у того, над которым вы сейчас работаете вплоть до его завершения, или у того, на которое хотите переключиться. _______________

7. Кто попросил вас сделать/закончить задание? Ваш начальник, коллега, начальник вашего начальника? Или это было ваше личное решение? _____________

Существует много способов приблизиться к расстановке приоритетов. Один из наиболее распространенных — метод квадрантов или матрицы, который Стивен Кови описал в книге «Семь навыков высокоэффективных людей». В матрице Кови четыре клетки. Верхний левый угол — срочные дела, или № 1. Верхний правый — несрочные, или № 2. По вертикали расположены слова — «важные» и «неважные». Под квадратом «Срочные № 1» стоит квадрат «Важные № 3», а справа — под «Несрочными № 2» стоит квадрат «Неважные № 4».

Ключевая идея в том, чтобы заниматься делами из квадрантов «Важные и срочные» и «Важные несрочные» и не тратить время на квадранты 3 и 4. Какие дела попадают в эти части матрицы? Сюда Кови относит всё, на что мы отвлекаемся: хлопотливую работу, то, на что зря уходит время, и даже то, что мы относим к категории «какие-то встречи» и «какие-то телефонные звонки».

Другой подход к приоритетам — принцип Парето 80/20. Разработка концепции этого инструментария для расстановки приоритетов приписывается итальянскому экономисту Вильфредо Парето. Еще в 1906 году он обнаружил, что 80 % территории его родной Италии находится во владении лишь 20 % ее населения. Со временем принцип 80/20 стали применять и к другим областям, а в конечном счете — к распределению времени, предположив, что 20 % усилий приносят 80 % результата. Ключевой момент в том, чтобы понять, что это за 20 % усилий, а затем применить их непосредственно к определению приоритетов, дабы убедиться, что вы занимаетесь теми вещами, которые принесут вам наибольшую выгоду, будь то ваш бизнес или личная жизнь.

Что значит расставить приоритеты? Это значит быть уверенным: лучший вариант использования вашего времени — то, что вы делаете в данный момент. В приоритете может стоять проект, или личные отношения с кем-то, или задание, которое для вас имеет наибольшее значение. Отнюдь не факт, что вы хотите тратить свое время на это в данную минуту, но подразумевается, что вам следовало бы это делать, по вашему мнению, — и именно потому такое дело является приоритетным.

Иногда приоритеты навязываются вам руководством; или же, наоборот, если вы индивидуальный предприниматель, вы расставляете их сами в силу характера вашей деятельности. Чаще всего пространство для маневра невелико.

Но у других — вариантов больше, и им приходится постоянно анализировать, что нужно сделать этим утром, днем, сегодня вечером и даже в данную минуту.

Мое особое увлечение — акронимы. Вот еще один, который я придумала для предыдущей книги — «Работайте меньше, делайте больше» (Work Less, Do More, 2008). Это план к действию — ACTION!

A — (Assess) Даем оценку.

C — (Control) Ежедневно контролируем процесс.

T — (Target) Метим строго в цель.

I — (Innovate) Совершенствуемся.

O — (Organize) Систематизируем.

N! — (Now!) Прямо сейчас!

Вот как можно с помощью этой методики довести до конца всё, за что вы беретесь.

A — Даем оценку. На данном этапе вы просматриваете все свои обязательства, которые необходимо выполнить, и решаете, что делать в первую очередь. Задайте себе вопрос Алана Лакейна: «Как мне наиболее эффективно использовать данную минуту?» Если вас попросили выступить на крупнейшей конференции, а на прошлой неделе вы имели оглушительный успех на другом подобном мероприятии, вы тем не менее прежде всего быстренько набросаете что-нибудь для будущего выступления. С того момента, как в вас закралось предубеждение: успех в одной ситуации гарантирует такой же успех и в другой, — провал, вероятно, не за горами.

Приступайте к каждой обязанности бодро, воодушевленно и с посылом получить наилучший результат, как это было впервые, когда вы начали работать или впервые приступили к написанию книги, — и вы, скорее всего, будете довольны каждым последующим результатом.

Это более развернутая версия присказки — «Не загадывай».

C — Ежедневно контролируем процесс. Фокусируйте внимание именно на том, на что вы в состоянии повлиять своим собственным поведением, а не впадайте в рассуждения на тему, кто или что может помешать вам чего-либо достичь. У вас есть проекты, которые нужно завершить, и множество перерывов и отвлекающих факторов, с которыми необходимо справиться. Но, по моим наблюдениям в сфере управления временем, которые длились более трех десятков лет, если мы прерываемся на что-то, то, скорее, сами мешаем себе рационально использовать время. Можете подключить к мобильному телефону голосовую почту. Можно не приступать к новым задачами и делам: таким образом вы будете концентрировать внимание на том, чтобы закончить проект, который вы назначили приоритетным.

Как еще можно осуществлять контроль? Если вы завалены слишком большим количеством поручений, не переместиться ли вам хотя бы ненадолго куда-то еще — туда, где вы сумеете сосредоточиться на одном текущем проекте? Если в вашей компании есть корпоративная библиотека, вам, возможно, стоит отправиться туда, чтобы спокойно всё обдумать и составить план. Если вам разрешается работать удаленно, выделите дополнительный день или два, чтобы поработать из дома, где вас будут меньше отвлекать. И наоборот, если у вас дома маленькие дети и слишком много отвлекающих факторов, можно рассмотреть вариант поработать в офисе. Если вас наняли как удаленного сотрудника, идите работать в городскую библиотеку, кафе или воспользуйтесь коворкингом, который стал очень популярным (правда, если вы можете себе это позволить).

T — Метим строго в цель. Вы собираетесь плотно засесть за какое-то очень важное конкретное поручение и довести его до конца. Как только вы с ним разберетесь, вы сможете приступить к следующему. Чем конкретнее то, что нужно сделать, тем выше вероятность, что вы это сделаете. Вместо того чтобы думать, что ваша цель — написать роман, говорите, что вам нужно написать фантастический или исторический роман, действие которого будет происходить в Индии в промежутке с 1940-х годов до конца британского правления.

I — Совершенствуемся. Будьте открытыми и пробуйте новое — новые идеи и технологии, которые способны помочь вам быстрее и легче закончить начатое и получить лучший результат. Или, быть может, у вас уже есть какой-то способ, который хорошо зарекомендовал себя в действии, но о котором вы забыли, а теперь самое время его применить?

O — Систематизируем. Концепция систематизации, призванная увеличить скорость и повысить вероятность того, что вы выполните поручение, включает в себя диапазон действий от такого базового принципа по организации процесса, как предварительное исследование по задаче, до таких более масштабных целей, как группировка задач. Например, провести несколько необходимых телефонных интервью в один день или поставить себе за правило, что вы работаете над приоритетным проектом каждое утро с 9 до 12, так что вы будете двигаться в заданном темпе, который повысит вашу эффективность.

N! — Прямо сейчас! Существует миллион причин, по которым можно делать что-то другое вместо той задачи, которую вы поставили себе главным приоритетом. Сейчас мы должны вспомнить, что в большинстве случаев отсрочки указывают на прокрастинацию. Я годами наблюдала, как многие утверждают: начинать дело им сложнее, чем доводить его до конца, — однако, приступив к откладываемому проекту, они с удивлением обнаруживают, насколько он движется быстрее, нежели они себе представляли прежде. Многие «зависают» на задаче, и это их очень выматывает. Причины, по которым хочется что-то отложить в сторону, могут показаться разумными. Ну, например: начальник велел переключиться на другую задачу, или в клиентском отделе произошла внештатная ситуация, и только вы, как вам кажется, можете это исправить. Но если вы задумаетесь, станет очевидно, что это не разумная причина, а один из пунктов Списка-22. Осознайте и разрешите эту проблему, из-за которой вы не занимаетесь вашим приоритетным проектом прямо сейчас, — и вы продвинетесь вперед по пути завершения всего, что вы начали и решили довести до конца сами.

В главе 8, «Эффективный список дел», мы рассмотрим один из по-настоящему действенных инструментов для достижения цели и выполнения заданий — составление списка дел. Но прежде чем вы приступите к упражнениям в данной главе или перескочите на следующую, хочу еще раз вернуть вас к журналу учета времени из предыдущей главы.

Журнал учета времени содержит подробную информацию как минимум об одном рабочем дне, который вы отслеживали. Теперь, когда вы определились со своими приоритетами, а также краткосрочными и долгосрочными целями, выделите или обведите все дела за день и вечер, относящиеся к числу тех, которые вам нужно сделать и которые вы должны завершить в обязательном порядке.

Проводите ли вы за их выполнением бо́льшую часть времени? Вы закончили с ними или нет? Или, возможно, вы думали, что будете заниматься приоритетными проектами, но, увы, занимались множеством не связанных с ними задач. А возможно, вы потратили огромное количество времени и сил, чтобы сделать то, что вам нужно сделать, однако не закончили так быстро, как хотелось бы. Читайте дальше! Благодаря информации, которую вы о себе собираете, вы будете в совершенстве владеть своим временем и улучшите способность доводить начатое до конца.

Как расставлять приоритеты в незавершенных делах?

Не все «подвисшие» дела и проекты одинаково важны. Вы сами решаете, приступать вам к ним по порядку или нет. Иногда за вас решают другие — например, начальник заглядывает к вам в кабинет или подходит к вашему рабочему месту и говорит: «Прервись и приготовь через час вот это…»

Чтобы рассортировать различные незавершенные задачи, проекты и вопросы и решить, что делать дальше, составьте список дел. Можете составить один список для дел по работе и другой — для личных. Затем около каждого пункта укажите причину, по которой это дело отложено, а также возможные последствия того, что дело не будет завершено.

Подумайте над всеми без исключения пунктами из списка и решите, продолжать эти дела или нет. Если вы решили, что надо продолжить, то в каком порядке?

Также напротив каждого дела можете проставить срок выполнения: «прямо сейчас», «к концу рабочего дня», «к концу недели», «к концу месяца», «через полгода», «через год», «через пять лет» и так далее.

Вот «рыба» такого списка.

Бизнес-задача, проект или вопрос:

__________________________

Вы сами для себя решили это сделать — или вам поручили?

__________________________

Какими могут быть последствия, если вы не завершите задачу?

__________________________

Поставьте оценку от одного до десяти (где 1 — наименее важное и 10 — наиболее важное) той задаче, которую вам надо завершить.

__________________________

Если вы решили, что ее надо доделать, то в какой срок?

__________________________

Распишите таким же образом все задачи по работе и личные дела, которые вы хотите доделать.

Как только вы распишете каждый пункт без исключения, пронумеруйте список в порядке значимости задач — от одного до числа задач в вашем списке.

Отсортируйте задачи по степени значимости, начиная с первой.

Поставьте дату составления этого списка и возвращайтесь к нему после каждого выполненного задания. Впрочем, если обстоятельства изменились, не держитесь упрямо за устаревший список и внесите изменения — уберите из него часть пунктов, а какие-то добавьте.

УПРАЖНЕНИЯ

1. Воспользуйтесь формой для заполнения по методике ACTION! из раздела «Приложения», чтобы оценить приоритетность проекта или задачи, которые вам необходимо завершить.

2. Не торопитесь и подумайте, как можно упростить этот список, выделив по одной самой важной для вас цели в трех областях: работа или школа; личное; проекты, требующие завершения.

Цель по работе (или по школе): __________________

Личная цель: __________________

Проект, который я хочу закончить: __________________

Теперь к каждой из них примените методику SMART-целей.

Цель по работе: __________________

S — конкретная __________________

M — измеримая __________________

A — достижимая __________________

R — реалистичная __________________

T — ограниченная во времени __________________

Личная цель: __________________

S — конкретная __________________

M — измеримая __________________

A — достижимая __________________

R — реалистичная __________________

T — ограниченная во времени __________________

Проект, который я хочу закончить: __________________

S — конкретная __________________

M — измеримая __________________

A — достижимая __________________

R — реалистичная __________________

T — ограниченная во времени __________________

Глава 8. Эффективный список дел

Одна женщина рассказывала мне, как придумала эффективный способ справиться с бессонницей: перед сном она составляла список дел, которые ей надо будет сделать на следующий день. Закончив перечень, она сразу же засыпала. Прежде ее всю ночь терзала беспредметная тревога и мучили вопросы: «Что же мне делать завтра? Что я должна сделать? Что я забыла доделать?»

Возможно, вам не нужен список дел, чтобы крепко спать по ночам, однако это очень эффективный инструмент доведения дел до конца, — причем не важно, ведете вы такой список постоянно, порой или только во времена авралов, когда срочно необходимо внести ясность в планы, разложив всё по полочкам.

Выше я рассказывала о неэффективном списке дел. По сути, он представлял собой перечисление 47 пунктов, которые нужно выполнить, — от главнейших проектов до повседневных домашних дел. Подобный перечень бесполезен в качестве органайзера и инструмента для самоорганизации. И хотя всю эту информацию полезно держать в одном месте, необходимо всё же составить такой список, который будет реалистичным и управляемым.

Один из ключевых аспектов правильного списка — наличие временных рамок. Важнее всего не просто перечислить свои конкретные проекты и дела, которые вы обязаны выполнить, но и указать, когда вы должны их представить и сколько на них уйдет времени. А также: что будет указывать на выполнение задачи? Вы вычеркнете пункт из списка? Или у вас в таблице выделены особые ячейки, чтобы отмечать эти дела галочками?

Вот одна из самых частых ловушек, в которую попадают те, кто составляет себе списки: если вы доделываете не всё из перечисленного, то необходимо перенести невыполненное в следующий перечень. Избегайте того, чтобы эти пункты оставались неотмеченными в старом списке, потому что вы сами не заметите, как они исчезнут из поля зрения, образовав некую неопределенную категорию незаконченных дел и даже больших проектов.

Ниже представлен образец составления списка дел. Несколько дополнительных листов имеются в разделе «Приложения»: размножьте формы и пользуйтесь ими. Вы также можете приобрести такие формуляры в магазине канцтоваров.

МОЙ СПИСОК ДЕЛ

Если у вас на компьютере установлен Microsoft Excel, можно составить список в этой программе. В левой колонке «А» — дела, которые надо сделать. В колонке «B» — описание задачи. В колонке «C» проставьте время, которое, по вашему мнению, уйдет на ее выполнение. В колонке «D» можете отмечать галочками выполненные задачи, а в колонке «E» — число, когда вы их завершили.

Важно, чтобы у вас были записи о ваших делах и путеводитель по ним. Своим студентам я предлагаю делать пометки в течение занятия, и для многих это оказывается новым навыком. Исследование показало, что писать заметки от руки более эффективно, чем заносить их в компьютер или другое электронное устройство. Но, по моему мнению, записывать на компьютере лучше, чем вообще ничего не записывать. Однако, если есть такая возможность, лучше писать от руки: от данного способа больше пользы. Она напрямую связана с преимуществами от написания и хранения списка дел. Смысл в том, что, когда мы записываем что-то на бумаге, это становится реальным — и ваше обязательство выполнить его усиливается.

Но отсюда вовсе не следует, что надо записывать вместо того, чтобы делать. Вы обязаны делать то, что включаете в свой перечень. Когда вы перечисляете то, что должны выполнить, это помогает вам конкретизировать свои цели и достичь каждой из них. Хорошо составленный список помогает также и отслеживать ваш прогресс.

Мы уже отмечали, что лучше получается ставить цели, если назначать реалистичные дедлайны. Чем больше информации есть у вас о том, сколько времени потребуется на выполнение того или иного дела, тем больше вероятность указать реалистичный крайний срок. Если проставлять время выполнения задач, это послужит подтверждением вашей эффективности.

Если вы работаете на себя или являетесь консультантом с почасовой оплатой, тогда чем больше у вас будет сведений о том, сколько вы успеваете за час, тем более точные сметы вы сможете выставлять по своим проектам.

Давайте обсудим, как можно организовать ваш список. Вот два основных способа.

• По хронологии.

• По важности задач.

Если вы составляете список по хронологии, то идете последовательно, начиная с утра и завершая вечером, и фиксируете, что вы будете делать в этот промежуток времени.

Если вы отдаете предпочтение подходу по важности задач, то вы располагаете их по степени значимости, независимо от времени выполнения.

Тут вы подумаете или даже воскликнете: «Но я не хочу целыми днями составлять списки!» А вы когда-нибудь записывали, что вам нужно купить, например в бакалее, перед походом в магазин? Если нет, то вы, скорее всего, тратите гораздо больше времени и денег, совершая покупки. Списки покупок позволяют спланировать и быстрее купить всё необходимое в супермаркете.

Таким же образом использование перечня задач для организации работ по вашему основному проекту позволит вам делать больше.

Если вы должны завершить огромный проект, вам понадобится наметить промежуточные задачи, а также несколько промежуточных дедлайнов в рамках общей задачи. Например, планирование ежегодного выездного совещания относится к категории слишком обширных задач, которые не должны стоять в вашем списке к исполнению одним пунктом. Весь проект может называться «План организации выездного совещания», но задачи лучше разбить на подзадачи, чтобы видеть свои дела на каждый день.

1. Написать письмо и/или поговорить с тем, кто организовывал совещание в прошлом году, взять у него контактную информацию о той площадке, где оно проходило, в том случае если совещание будет проводиться там же.

2. Поискать другие площадки в интернете или связаться с компанией, которая организует поездки.

3. Уточнить у _________ (менеджера из отдела по связям с общественностью) количество приглашенных на мероприятие.

4. Выяснить, какого числа и в какой день недели будет проводиться мероприятие и есть ли возможность изменить дату.

5. Назначить дату заседания, на котором соберется комитет выездного совещания, чтобы обозначить круг вопросов для обсуждения на мероприятии. Как только будет назначен день проведения заседания комитета, обозначить дату самого выездного совещания.

6. Написать электронное приглашение на предварительное заседание.

7. Утвердить текст приглашения на выездное совещание у одного из членов комитета и получить обратную связь.

8. Как только приглашение будет утверждено, разослать его по электронной почте.

9. Зайти на сайт типографии, которая выполняла заказ на печать в прошлый раз, найти информационные листки и отпечатанные раздаточные материалы.

10. Отправить заказ на разработку образца раздаточного материала.

Ваша цель — не стать тем, кто только и делает, что составляет списки. Вместо этого вы создаете его и отслеживаете его выполнение, дабы ваша эффективность оказалась максимальной и повысилась вероятность того, что ваш проект будет подготовлен и запущен. OTD — Out of door («запуск») — еще один из моих любимых акронимов.

УПРАЖНЕНИЯ

1. Составьте очень простой список дел на сегодня, причем не важно, рабочий у вас сегодня день или выходной. Какой принцип организации вы выберете? По хронологии или по важности?

СПИСОК ДЕЛ НА СЕГОДНЯ

Сегодняшнее число _________ День недели _________

1) __________________________

2) __________________________

3) __________________________

4) __________________________

5) __________________________

Завтра еще раз взгляните на список. Сколько пунктов вы выполнили? Помогло ли вам то, что вы упорядочили его определенным образом?

2. Если выяснилось, что вам не очень подходит составлять на бумаге список предстоящих дел, то какую систему в таком случае вы выработали для себя, если таковая имеется? Изучите подробно электронные ресурсы для ведения списков — они перечислены в разделе «Дополнительные ресурсы» в конце книги. Лично я предпочитаю вести списки на компьютере, в телефоне или на бумаге, но очень многие доверяют мобильным приложениям (одни из них бесплатные, другие нужно оплатить на месяц или год), которые помогают держать в упорядоченном виде недельные и годовые задачи.

Глава 9. Учимся говорить «нет»

Всем неприятно получать отказ, и большинство из нас, услышав «нет», принимает это на свой счет. Особенно если присутствует страх кому-то не понравиться. Но что еще важнее — если вам неловко слышать «нет», то, вероятно, так же неловко его и произносить.

Такие внутренние противоречия могут держать вас словно зажатым в тиски; вы начинаете соглашаться со всем подряд и, сами того не замечая, вдруг обнаруживаете у себя слишком много дел. Подобная ситуация заставляет бросать то, что необходимо доделать до конца.

Поговорим о том, как научиться давать отрицательный ответ. Нужно чаще прибегать к здравому смыслу. Вы не должны испытывать неловкость, если не хотите выполнять просьбу коллеги, — хотя бы потому, что это не ваша работа. Однако если начальник просит срочно переключиться на другую задачу, то в таком случае отказ — не самое мудрое решение.

Почему я так заостряю внимание на этой проблеме и посвящаю ей целую главу? Дело в том, что говорить «нет» в безобидной форме столь же важно, как и отказывать кому-то в чем-то в принципе. Если своим «нет» вы вызываете неприязнь или вас начинают воспринимать как человека, который наплевательски относится к дополнительной работе, отказ в небольшой просьбе в будущем может вылиться в неприятные последствия.

Итак, вы собираетесь отклонить запрос — вежливо, признавая и уважая нужды и приоритеты того, кто просит уделить ему время и сосредоточиться на его просьбе. Поскольку умение говорить «нет» связано с умением ставить цели и расставлять приоритеты, ответьте себе на следующие вопросы. Соответствует ли то, о чем вас просят, вашим профессиональным и личным целям? Если всё же вы согласитесь выполнить поручение, будет ли это способствовать выполнению ваших собственных первостепенных задач? В случае согласия поможет ли это быстрее доделать уже начатое, чем бы оно ни являлось?

Если ответ — нет, в таком случае по возможности откажитесь, но так, чтобы было понятно: вы не отвергаете лично того, кто просит, или его просьбу, а просто вам поручено сделать что-то другое в то же самое время. Вы даже можете сказать нечто вроде: «Я буду рад помочь, как только разберусь с этим конкретным проектом».

Еще один способ отказать и при этом не оттолкнуть того, кто просит о помощи, — предложить в качестве исполнителя кого-то другого. Чаще всего, обращаясь за помощью, мы просто ищем того, кто способен решить проблему, и не суть важно, кто им окажется. Предложите одного или нескольких специалистов, способных вас заменить, — если, конечно, это не вызовет у них раздражения, — и вы тем самым снизите градус недовольства своим отказом.

Возможно, у вас на примете окажется организация, ассоциация или компания, а не конкретный человек, — предложите их: так вы снизите вероятность вызвать недовольство коллеги, которому переадресовываете просьбу (если только вы не договорились с ним обо всем заранее).

Еще один способ — посоветовать другой отдел в вашей же компании, если его сотрудники — более подходящий вариант и, по вашим сведениям, даже обрадуются такой уникальной возможности показать себя в деле.

Если вас тянет согласиться, когда в действительности вы этого не хотите, то, вероятно, здесь таится какая-то неудовлетворенная потребность, уходящая корнями в детство. Возможно, будучи ребенком, вы стремились дать понять родителям, что вы с ними — одна команда и заслуживаете их любви и внимания. Теперь, в сознательном возрасте, вам кажется, что вы не способны изменить этот тип реакции, общаясь с коллегами в офисе или на выездных переговорах. По крайней мере, возьмите паузу и обдумайте запрос, который потребует вашего времени или сдвинет вас с пути к вашей цели. «Мне необходимо проанализировать эту задачу, я дам ответ позже» — вот фраза, которая позволит выиграть время.

Получив отсрочку, можете посоветоваться с близким другом, членом семьи или даже с коллегой, если вам это не навредит. Кто в курсе вашей загруженности и знает, что у вас один или несколько проектов первостепенной важности, которые действительно надо довести до конца, может вразумить вас принять лучшее решение, в данном случае — отказать. Заручившись поддержкой со стороны относительно важности ваших приоритетов или даже просто взяв тайм-аут, чтобы всё обмозговать самостоятельно, вы получаете возможность продумать отказ заранее. Если возьмете день-два, чтобы проанализировать запрос, и решите сказать «нет», оно прозвучит не так резко, как если бы вы сходу отфутболили человека. Это может навести его на мысль, что вам вообще безразличны чьи бы то ни было нужды.

Бывают случаи, когда так и тянет согласиться. Выручить коллегу — отличная перспектива, но, если вам необходимо во что бы то ни стало закончить какое-то свое дело, ваше согласие следует сопроводить указанием на временные рамки.

Например, как уже упоминалось ранее, ответ может звучать так: «Большое спасибо за то, что даете мне отличный шанс проявить себя. Я бы рад помочь, но у меня есть несколько проектов, которые я должен закончить в первую очередь. Если располагаете временем, подождите, пожалуйста, пока я их доделаю, и потом я смогу переключиться на вашу проблему. Вас это устроит?» Ключевой момент в том, что вы не полностью отвергаете кого-то или что-то, а откладываете выполнение, чтобы сначала погрузиться в первоочередные задачи, которые нужно закончить сейчас.

Ниже перечислены 20 способов вежливого отказа, включая упомянутые выше.

20 способов вежливого отказа[5]

1. Нет, но большое спасибо за предложение.

2. Не думаю, но, может быть, мы обсудим это снова через пару недель, когда я доделаю свою работу?

3. Я в самом деле хочу сказать «да», но, к сожалению, вынужден ответить «нет». Надеюсь на понимание.

4. Позвольте подумать над вашим предложением и вернуться с ответом позже. (Когда через день или два поднимете этот вопрос, вежливо откажите.)

5. Я очень благодарен вам за доверие, которое вы мне оказали, попросив меня о помощи. К сожалению, ввиду различных причин, связанных со сроками и не только, я вынужден отказать.

6. К сожалению, я уже связан одним обязательством в эту дату. Я глубоко сожалею, но вследствие этого вынужден отказать.

7. Прошу прощения, но, пожалуйста, поймите: я должен еще раз повторить то, что говорил ранее. К сожалению, я снова вынужден вам отказать. Благодарю за то, что уважаете мое решение.

8. Я очень высокого мнения о вас и вашей ассоциации (компании, организации, мероприятии и т. д.), но у меня нет возможности принять ваше любезное предложение.

9. Прошу меня извинить, но я вынужден отказать, так как у меня горят сроки.

10. Я польщен тем, о чем вы меня просите, но, к сожалению, вынужден отказать.

11. Я сейчас занят. Не могли бы вы еще раз позвонить мне в _____ (поставьте время или даже конкретное число), чтобы мы тогда смогли урегулировать проблему, в случае если я смогу в тот момент дать положительный ответ?

12. Я только что приступил к другому поручению, поэтому у меня нет возможности посвятить себя вашему проекту, так как я должен качественно сделать текущую работу.

13. К сожалению, я не могу ответить согласием, но позвольте порекомендовать вам человека, который мог бы вам помочь в данном вопросе!

14. Спасибо, но, к сожалению, я вынужден сказать «нет».

15. Хотел бы я оказаться сразу в двух местах одновременно, но, увы, я уже принял приглашение на то же самое время в этот же день на другое мероприятие.

16. Извините, у меня запланирована поездка, и я хотел бы успеть до нее разобраться со всеми уже имеющимися вопросами. Можете написать мне после того, как я вернусь?

17. Я сейчас не могу согласиться, но позвольте детально рассмотреть ваше предложение позже и дать ответ через несколько недель, если вы готовы так долго ждать моего решения.

18. Нет, не сейчас. Это неудобное для меня время. Может быть, позже.

19. Возможно, в другое время. Вы застали меня в неподходящий момент.

20. Нет, потому что __________ (впишите свою причину).

В следующей главе мы рассмотрим, как вы могли бы делегировать несколько или все свои задачи, которые вам нужно выполнить, с целью освободить себя для того, что способны сделать только вы.

УПРАЖНЕНИЯ

1. Вспомните прошедший день, неделю, месяц или даже больше. На что вы в последний раз согласились; от чего, оглядываясь назад, вам стоило бы отказаться? Опишите эту ситуацию ниже.

__________________________

Каковы были положительные и отрицательные последствия от вашего согласия в профессиональном и личном плане?

__________________________

Основываясь на знаниях, полученных из данной главы, воспроизведите еще раз: что случилось, когда вас изначально просили об участии в некоем деле, — и вы сожалеете о своем согласии?

Запишите отрицательный ответ, какой вы могли бы тогда дать и который, скорее всего, дадите в следующий раз, когда в ваших интересах будет сказать «нет», а не «да».

__________________________

2. Как ранее упоминалось в данной главе, тем, кому трудно говорить «нет», трудно и получать отказы. Когда вы последний раз слышали «нет» и вас это расстроило?

__________________________

Как давно это случилось?

__________________________

Согласны ли вы: то, как вы стали себя чувствовать из-за полученного отказа, может быть причиной того, что вы слишком часто на всё соглашаетесь?

__________________________

Глава 10. Эффективно делегируем задачи

Помимо трудностей, связанных с неспособностью сказать «нет», те из нас, у кого слишком много «подвисших» дел и проектов, очень часто стараются сделать всё сами. Менеджеры согласятся: самое эффективное использование времени — делать то, что получается лучше всего и чего никто, кроме тебя, так же хорошо или так же, как ты, не сделает. А значит, порой вам следовало бы делегировать кому-нибудь какие-то задачи с целью освободиться и сосредоточить внимание на том, что вам действительно нужно сделать.

Вот несколько сигналов, которые дают знать о том, что вам нужно избавиться от части задач — общих или промежуточных в каком-то конкретном проекте.

1. Для выполнения задачи требуется меньше навыков, чем имеется у вас.

2. Вам скучно делать часть или все пункты задачи, которую вы делаете.

3. То, что делаете вы, может сделать компьютер или программа.

4. Вы хотели делегировать кому-то задачу, но решили: быстрее будет выполнить ее самостоятельно, нежели кого-то обучать.

5. Вы сомневаетесь, что кто-то сможет выполнить какую-то часть или всю работу так же хорошо, как вы.

6. Вам часто говорят, что вы чокнутый трудоголик, который предпочитает всё делать самолично.

Один или больше пунктов — это про вас? Если вы можете представить себя в одной из перечисленных ситуаций, вам нужно провести серьезный самоанализ или поговорить с кем-то, кто специализируется на подобных вопросах, — чтобы вам было легче делегировать задачи.

Я не обещаю вам радужной картины в результате делегирования полномочий. Здесь тоже есть свои подводные камни. Экономия времени, достигаемая при передаче нескольких или многих задач, которые вы обычно выполняете сами, могла бы позволить вам закончить больше незавершенных проектов, — однако внезапно может открыться «ящик Пандоры». Я вспоминаю одну известную женщину-историка, которая поручила провести исследование своим ассистентам. К сожалению, те не снабдили кавычками большое количество фрагментов текста, которые были дословно скопированы из книг и документов. Когда она писала книгу, то рассчитывала, что эти параграфы будут даны иначе (то есть ее ассистенты перескажут идеи своими словами). Тем не менее программа проверки на плагиат подсветила множество абзацев, которые были скопированы без какого-либо упоминания об их истинных авторах. Наша автор поняла, что именно произошло, и была вынуждена принести извинения за промахи своих ассистентов. Но инцидент, пусть и ненадолго, всё же нанес ущерб ее репутации, которая до того момента являлась безупречной.

Тем не менее грамотное делегирование реально связано с экономией. Оно позволяет вам освободить ценное время и ресурсы для того важного проекта, который, казалось бы, вы уже никогда не успеете закончить или на который ушло бы гораздо больше времени, чем вы предполагали (если бы появилась возможность завершить его быстрее).

Беверли Де Пью, агент по недвижимости в Image Realty (агентство недвижимости), отметила в моем опросе наиболее частую причину, по которой она не завершает дела: «Я могла бы делегировать какие-то отдельные задачи или проекты кому-то другому». Она развила эту мысль: «Слишком часто бывает так, что есть задачи, которые мог бы выполнить мой ассистент или кто-то еще, но я тем не менее всё делаю сама. Возможно, достаточно лишь проконтролировать и удостовериться, что всё выполнено точно: в глубине души я знаю — это мог бы сделать кто-то другой. Тем не менее огромное количество дел выводит меня из состояния равновесия».

Беверли Де Пью не одинока. Если с самого начала делегировать задачу или проект кому-то другому, то можно освободить больше времени на приоритетные занятия, которые под силу только вам. Ниже перечислено, что нужно сделать, чтобы делегировать задачи более эффективно.

Восемь шагов к эффективному делегированию

1. Решите, какие задачи, часть проекта или проект целиком вы хотите передать. Отдавайте то, что вам не хочется делать, или то, что кто-то другой может сделать не хуже или даже лучше, чем вы.

2. Выберите того, кому лучше всего будет делегировать задачу. Внимательно отнеситесь к выбору кандидата. Вам потребуется ознакомиться с его резюме, побеседовать с ним по телефону или, по возможности, даже лично. Если позиция удаленная, для интервью с потенциальным кандидатом используйте Skype или FaceTime — так у вас будет больше информации о человеке. Проверьте, нет ли в резюме подозрительных моментов, которые надо прояснить. По возможности, попросите потенциального кандидата выполнить простое задание, похожее на то, которое он или она будут делать регулярно. Тщательно проверьте выполненное задание, прежде чем пообещаете нанять этого человека или даже разрешите кому-то из другого отдела вашей компании перейти к вам.

3. Вырабатывайте доверие к человеку, которому вы делегируете задачи. Особенно вначале тщательно проверяйте его/ее работу и следите, чтобы результат соответствовал тому тестовому заданию, которое вы одобрили. По возможности, попросите еще какого-нибудь коллегу проверить работу, делегированную сотруднику. Таким образом, у вас появится еще одно мнение. Если надо будет что-то исправить, посмотрите, как быстро и точно будут внесены правки.

4. Убедитесь, что даете понятные инструкции. В конечном счете именно вы несете ответственность за работу, которую выполняет тот, кому вы ее перепоручили, так что вы должны быть отличным учителем. Осторожно делегируйте задачи, если у вас объективно не хватает навыков обучать. При необходимости попросите коллегу или еще кого-нибудь, кто отчитывается перед вами, помочь вам провести обучение, — таким образом, результат получится превосходный.

5. То, что вы делегируете, должно быть предельно понятным и иметь жесткий дедлайн. Также следует наладить обратную связь и обсуждение задачи. Слишком часто, как только кому-то поручено выполнение основной задачи или множества делегированных обязанностей, обратная связь дается редко, а порой вообще неизвестно, когда она будет. Назначьте конкретную дату — не только окончания работы, но и ответа по заданию. Чем конкретнее, тем лучше. Например: «Обратная связь будет через два дня. Эту часть проекта надо завершить к такому-то числу». Договоритесь насчет обсуждения результатов, во время которого отметьте, что удалось, а над чем еще надо поработать.

6. Дайте аванс и поблагодарите после завершения. Вы можете лично поблагодарить человека, которому поручали что-то сделать, или, при необходимости, представьте человека всей команде. Например, если вы поручили проверить контакты тех, кто получит отчет, который вы вот-вот закончите, на еженедельном собрании вы можете сказать: «Я бы хотел поблагодарить Такого-то за то, что он так блестяще справился со своей работой и проверил все имена, почтовые адреса и актуальные номера телефонов тех, кто получит наш отчет, как только он будет готов. Эта работа гарантирует, что мы сможем получить отчет быстрее и с меньшей вероятностью утечек, поскольку информация о получателях обновлена». Или вы можете дать аванс, но с глазу на глаз: «Спасибо за помощь. Вы делаете поистине очень важную работу».

7. Делегируйте не только задачу, но и ответственность за ее выполнение. Делегируя кому-то некие задачи, будьте осторожны и не создайте себе еще больше работы. Дело в том, что если вы поручаете задачу правильно, то вы действительно экономите время и посвящаете свои часы как специалиста тем задачам, которые способны выполнить только вы. Проверяйте исполнителя до тех пор, пока не убедитесь, что можете передать ему/ей всю ответственность за задачу и за всю работу, часть которой он делает. Например, если вернуться назад к той задаче с поручением проверить контакты тех, кто получит отчет, то назначенный для этого человек должен также внести данные в таблицу Excel или в базу данных компании. Если вы должны взять эти данные и самостоятельно их внести, вы втянете себя в работу исполнителя, которая должна была включать в себя и этот аспект, а не только сверку.

8. Поручайте задачи не только людям, но и технологиям. Вам зачастую приходится обучать тех людей и руководить теми, кому вы поручаете задачи. Есть еще одна возможность в дополнение к делегированию другим людям или заменяющая его: использование различных технологических решений для полного или частичного решения задач, которые вы выполняли бы вручную и самостоятельно. В разделе «Дополнительные ресурсы» в конце книги я привожу список всевозможных мобильных приложений и сайтов, которым вы можете перепоручить всё — начиная от ведения вашего списка дел и заканчивая помощью в постановке целей. Вероятно, вы не можете прямо сейчас позволить себе купить специального робота, но есть машины, которые можно взять в аренду или приобрести: например, робот-пылесос iRobot Roomba — с ним вы освободите себя от вороха домашних хлопот по уборке. В прошлом отправлять приглашения по электронной почте считалось признаком дурного тона, но позже, благодаря преимуществу отправки автоответов на такие приглашения, эта практика набрала популярность в бизнес-сфере и повседневной жизни. Если пользоваться такими сервисами, можно освободить неслыханное количество времени, которое иначе вы провели бы, подписывая конверты и вручную занося имена знакомых в новую записную книжку.

В следующей главе мы рассмотрим, как акроним ФИНИШ — так же как и всё, что вы узнали из этой книги, — можно применить к одной большой задаче… Например, написать книгу.

УПРАЖНЕНИЯ

1. Составьте список дел, которые вы выполняете самостоятельно. Во второй колонке укажите, кому вы могли бы делегировать их.

2. Иногда, когда вы кому-то делегируете обязанности, развитие событий удается предугадать. Если вы спланируете, как справиться с возможными проблемами, вам будет легче делегировать и даже расширять круг задач и исполнителей: что и кому вы делегируете.

• Исполнитель, которому вы что-то поручили выполнить, сделал слишком много орфографических ошибок и опечаток в прошлый раз. Как с этим быть?

• Исполнитель, которому вы что-то поручили, слишком долго не мог завершить поставленные задачи. Что вы можете ему/ей предложить, дабы ускорить процесс, причем так, чтобы это не отразилось на качестве?

• Исполнитель, которому вы поручаете задачу, слишком много разговаривает по телефону по личным вопросам, а также ведет чересчур обширную переписку по делам, никак не связанным с работой, — причем вы в этом уверены. Надо ли что-то говорить? Если надо, то что именно сказать?

• Даже несмотря на то, что вас вполне устраивает работа, которую выполняет исполнитель, вы считаете необходимым составить регулярное расписание совещаний по поводу задач и обсуждать его/ее прогресс. Когда такие встречи должны проходить? Где? Как часто? Как сообщить об этих регулярных совещаниях исполнителю в позитивном ключе, чтобы он не подумал, будто вы недовольны его/ее работой или подсматриваете через плечо?

Глава 11. Как всё-таки доделать большой проект? Пишем книгу

Когда я служила редактором в издательстве Grove Press, я прочитала роман одного молодого писателя. Мне показалось, что я познакомилась с выдающимся произведением. Я спросила Барни Россета, основателя и президента компании, можно ли мне взять этот роман на редактирование. Тот согласился; мы предварительно решили сотрудничать с писателем, и я подготовила этому молодому человеку предложение о работе. Выпустить роман было мечтой всей его жизни.

Но он предпочел переписать роман, прежде чем соглашаться на сделку. Я терпеливо ждала, пока он закончит. К сожалению, когда срок истек, мы оба поняли, что он не очень-то хотел дописывать книгу, и сделка так и не состоялась.

Я привела только один из примеров, когда писательская карьера завершается, так и не начавшись. Есть еще множество других неопубликованных авторов, которым нужно помочь дописать их первую книгу. Много раз бывало так, что авторы уже выпустили одну или две-три книги, но вдруг впали в прокрастинацию. Если вы относитесь к любой из названных категорий, читайте эту главу дальше.

Незаконченная и невыпущенная первая или последующая книга порой имеет серьезные последствия для разочарованного автора. Ситуация может оказаться тяжелой и для семьи писателя, и для его друзей: они чувствуют себя не в силах помочь близкому человеку, который так убивается из-за недописанной рукописи. Если вам уже выплатили часть аванса, то вы заставите долго себя ждать редакторов и производственные отделы. Даже если вы пишете «в стол» или планируете самиздат, то, не достигнув цели и не закончив рукопись, которую можно публиковать, вы навлечете на себя также эмоциональные, финансовые и профессиональные последствия.

Если у вас еще не было публикаций, но есть одна недописанная рукопись или уже имеются опубликованные книги и еще одна либо несколько незавершенных, ниже я привожу 21 способ, который поможет вам дописать и выпустить книгу.

21 способ дописать книгу

1. Помните о принципе управления временем: дробите большую задачу на маленькие, короткие этапы.

Написать книгу — звучит пугающе, да так оно и есть. Иначе говоря, из ниоткуда надо добыть от 40 000 до 80 000 слов. Это может быть эквивалентно десяти главам для документальной прозы или двадцати пяти — для художественной литературы. То есть разделите вашу книгу на части, которые легче будет создавать.

Вот несколько способов.

Решите, сколько слов вы должны будете успевать написать за день. Может быть, 5000 слов, может — 1000; ну а если вы уже точно знаете, что именно хотите сказать, то можно осилить и 10 000 слов. Через пять дней у вас будет первый черновик.

Если количественный метод вам не подходит, то попробуйте (особенно если вы работаете с документальной прозой) сначала составить оглавление и работать по главам.

Подумайте, какой подход вы будете использовать для художественной прозы. Сразу начисто писать текст или делать какие-то наброски? Работать над одной главой за период времени или писать какое-то количеству слов в день?

Очень важно, что, разбивая большую книгу на маленькие части, с которыми легче управиться, вы повышаете вероятность того, что допишете ее до конца.

2. Поймите, по какой причине вы не можете закончить книгу: это прокрастинация или вам действительно нужно больше времени?

Как автор шести книг по управлению временем, включая «Дайте себе больше времени» и «Работайте меньше, делайте больше», я изучала прокрастинацию и помогала избавиться от нее многие десятки лет. Я всегда говорю слушателям моего курса и читателям: главное — понять, почему вы откладываете что-то, то есть впадаете в прокрастинацию, — избегаете ли вы окончания дела, или вам нужно больше времени, чтобы собрать максимум информации и качественно улучшить свой проект? Чтобы закончить книгу, попробуйте понять причины заминки: вы что, боитесь довести дело до конца, ибо если книги не будет, то вы и не подвергнетесь критике? А может быть, вам нужно больше времени, чтобы исследовать вопрос, улучшить текст, переписать его еще раз или два? Или, возможно, в данный момент для вас в приоритете какой-то другой проект?

Как только вы поймете причину, почему вы тянете, вам будет легче воспользоваться какой-нибудь проверенной техникой, чтобы преодолеть прокрастинацию и закончить книгу.

3. Придумайте себе вознаграждение за то, что дописали книгу.

Если у вас есть издатель, будем надеяться, что ваше вознаграждение — это его согласие выпускать книгу или даже вторая часть аванса. Но всё равно, есть ли договоренность с издательством или нет, вознаградите себя по окончании работы. Придумайте что-нибудь интересное и пообещайте себе это сделать, как только закончите свою книгу. Купите билеты на бродвейское шоу, которое откладывали, потому что не хотели строить планы, пока не допишете книгу. Или пообещайте себе поехать на выходные в маленькое путешествие, которое тоже откладывали. Можете сходить на кулинарные курсы или поработать волонтером в приюте для бездомных, если не хотите, чтобы Ее Величество Книга поглотила всё ваше время и силы.

4. Составьте список плюсов, которые вам дает завершение книги.

Запишите столько положительных результатов от того, что вы допишете книгу, сколько сможете придумать, и оставьте список на виду на рабочем месте. Например, вот что написал мне один известный социолог, когда я ему сообщила, что наконец-то завершила работу над диссертацией. Я своими словами передаю текст его письма, и суть заключается в том, что теперь мне не нужно будет всем объяснять, почему я всё еще сижу над своей диссертацией. То же самое и с книгами. Помню, как вышла моя первая книга в жанре нон-фикшн под названием «Страсть к овощам: История вегетарианства» (The Vegetable Passion: The History of the Vegetarian State of Mind, 1975). Издательство Scribner’s выпустило ее, когда мне исполнилось 26 лет. А собирать материал для книги я начала еще в школьные годы, когда готовила письменную работу по истории вегетарианства. Я долгие годы исследовала вопрос, съездила в Индию и Германию, потом читала об этом лекции в Новой школе. Когда я сказала маме, что наконец-то дописала книгу, она воскликнула что-то наподобие: «А я думала, она уже давно опубликована!»

Что хорошего в том, чтобы дописать до конца научную книгу? Таким способом вы заявляете о себе. Вы демонстрируете свои знания, а это может дать толчок к тому, чтобы вас пригласили на интервью для телевидения, радио и прессы. Когда речь о художественной прозе — романе или сборнике коротких рассказов, — в том случае, если вы всё допишете, по ним могут даже снять фильм. Так о вашем замысле и персонажах будете знать не только вы. Не надо забывать и о том, что здесь кроется еще и возможность заработать.

5. Если вы закончите проект, это избавит вас от того, что он вам надоест еще до завершения и вы его отложите в сторону.

Чтобы закончить книгу, вам нужна движущая сила. Трудность вот в чем: чтобы начать долгий процесс написания книги, проработать материал и закончить его, вам нужно всё время себя подстегивать. Несмотря на то, что я написала свои первые два черновика будущих книг за неделю и выходные соответственно, на редактирование и переписывание каждого ушли недели и даже годы. Но ключевой момент в том, чтобы заниматься проектом так долго, как получится, пока не доделаешь. Это может растянуться на дни, недели и годы. Не позволяйте себе откладывать книгу в сторону на значительный срок — она может надолго покрыться пылью или устареть и потерять актуальность еще до отправки в типографию, особенно если речь идет о научных работах, которые должны публиковаться своевременно.

6. Что, если закончить книгу вам мешает перфекционизм?

Я переживала трудные времена, пытаясь дописать книгу «Жертвы» (Victims, 1978), — это был результат четырехлетней работы над исследованием жертв преступлений, которое никто до меня не проводил. Тогда же я прошла двухгодичное обучение и получила степень магистра уголовного судопроизводства в колледже Гоббард. Я перечитывала гранки книги, которую уже принял к печати мой издатель Scribner’s. Но я хотела внести некоторые правки. Ничего кардинального, просто хотела кое-где переписать пару абзацев. Всем, кто работал с ведущими издательствами, известно, что они не любят вносить правки на том этапе проекта. Не только потому, что это в большинстве случаев дорого обходится, но еще и потому, что каждый раз, внося что-то новое, ты можешь наделать ошибок, тогда как под книгой уже подписались редактор, корректор и, конечно же, сам автор.

Тогда я обратилась за советом к своему первому боссу в издательской сфере — Нэнси Кресс; теперь она стала мне хорошим другом. Она в этой области уже не один десяток лет, включая период работы редактором проектов в отделе школьной литературы в издательстве Macmillan Publishers. Нэнси сказала, что выходов у меня два — или бесконечно переписывать одну и ту же книгу, или принять тот факт, что она написана. Я многому научилась за то время, что писала и переписывала книгу, как и другие авторы, работавшие над своими рукописями и извлекавшие удовольствие и пользу из этого опыта. Но нужно перестать переписывать одно и то же и приступить к новой работе с уже имеющимся опытом.

Я последовала совету Нэнси и дала добро издателю на печать и выпуск книги «Жертвы», получившей шквал откликов и оказавшей огромное влияние на самих пострадавших, их адвокатов, криминалистов и социологов. Книга вышла как раз вовремя.

7. Представьте себе самое худшее, что может случиться, когда вы допишете книгу, и переживите это.

Что вас больше всего пугает из возможных последствий того, что вы закончите книгу? Что отзывы будут отрицательными? Что продажи окажутся слишком скудными, хотя вложено столько труда, причем вы даже получили отличные отзывы?

Любой автор так или иначе чего-то боится. Если вы никак не закончите книгу, имеет смысл сделать паузу, сесть и задуматься о своих самых сильных страхах, которые мешают вам доделать дело.

Затем вы, анализируя себя, преодолеваете эти страхи. Плохой отзыв? Ну и что, время от времени такое случается. Переживете. Если в большинстве своем рецензии, к счастью, положительные, один отрицательный отзыв не имеет такого значения, которое вы ему придаете, раздувая его до такой степени, что из-за него не можете дописать и выпустить книгу.

Отличные отзывы на Amazon, Barnes & Nobles, Goodreads или еще где-нибудь, однако продажи плохие? Ну и что, бывает и так. Но если вы закончите и выпустите книгу, у вас хотя бы появится шанс, что однажды продажи подскочат. Вы не сможете продать рукопись, которая лежит у вас в столе или пылится где-то на жестком диске. Вам нужно дописать книгу и выпустить ее.

8. Стремитесь к отличному качеству, а не к идеалу; идеал недостижим.

Теперь хочу вас предостеречь. Я выступала с докладами по тайм-менеджменту и рассказывала о том, что на перфекционизм слишком много времени тратится впустую. И когда я говорила: пускай перфекционистами будут нейрохирург и корректор, — в зале обычно раздавался смех. Что ж, можно быть перфекционистом и в том случае, если ты пишешь и дописываешь книгу. Не важно, сами вы издаете книгу или отдаете ее в издательство, — вы хотите, чтобы она была отредактирована и вычитана до блеска. Но как автор книг вы должны стремиться скорее к качеству, нежели к идеалу, которого, возможно, удастся достигнуть, переписав рукопись в пятнадцатый раз, но вы-то уже на седьмом всё закончили.

9. Прежде всего вы сами должны быть довольны результатом.

Полезное и хорошее правило в написании книги — в первую очередь вы сами должны быть довольны своим достижением. Если вас устроил результат (а перед этим вы себе поставили довольно высокую планку и достигли ее), вы будете спокойнее себя чувствовать в отношении той книги, которую дописываете, и станете меньше расстраиваться из-за того, что подумают редактор, читатели или критики.

10. Смотрите на каждую книгу как на отдельный проект, не сравнивая его с предыдущими и не думая о следующих.

В издательских кругах всегда говорят: выпустить вторую книгу труднее, чем первую. Дело в том, что, когда вы публикуетесь впервые, вы — начинающий автор и пока не знаете, чего ожидать. Не с чем сравнивать. Но как только вы выпустите первую книгу, у вас уже появляется опыт, связанный с ней или с вашими предыдущими работами, который будет вас вдохновлять на завершение книги или, наоборот, отталкивать.

Угомонитесь! Перестаньте сравнивать! Каждая книга является и должна являться самостоятельной единицей, даже если она одна из серии. Не позволяйте сравнениям, которые другие могут допустить в отношении вас или ряда ваших книг, замедлить ход вашей работы или даже вовсе остановить его и помешать закончить дело. Воспринимайте каждую книгу как отдельно взятый проект. (Ситуация похожа на многодетную семью. Когда у родителей спрашивают, кого из детей они больше любят, — надеюсь, они отвечают: «обоих» или «всех до единого».)

11. Никому нет дела, когда вы закончите книгу и закончите ли вы ее вообще.

Даже ваш издатель, если он у вас есть, так не беспокоится о том, допишете ли вы рукопись, как должны беспокоиться вы сами. Его заботит аванс, который он вам выплатил, но на карту-то поставлена ваша карьера. Это вопрос вашей репутации как автора книг.

Что если рукопись станет следующим шагом в карьере? Это может помочь вам добиться повышения по службе или, если вы преподаете в учебном заведении, получить там постоянное место.

Именно это издание может стать исполнением вашего обещания самому себе — выпустить книгу. Или поделиться своей оригинальной историей с семьей или друзьями, если речь идет о мемуарах.

Дописать рукопись — значит освободить всё время и силы, которые вы тратили на книгу, и не суть важно, как вы теперь ими распорядитесь — начнете писать новую, отправитесь в путешествие, будете больше времени проводить с семьей и друзьями или читать больше развлекательной литературы.

Замотивировать себя на завершение удастся лучше всего, если создать внутренний стимул продолжать работу над книгой и наконец закончить ее. Дописать книгу — всё равно что пробежать дистанцию. Я никогда не бежала марафон, но в школе участвовала в забегах на короткие дистанции. На старт, внимание, марш!.. Пишем-пишем — и добежали!

Не расставайтесь со своей мечтой дописать книгу — вы можете это сделать!

12. Забудьте отговорки вроде «у меня нет времени на книгу».

Время на книгу у вас есть, даже если вы трудитесь полный рабочий день или сидите с детьми круглые сутки. Как только вы дали себе обещание писать, становится неважным, много ли у вас дел; вы удивитесь, обнаружив, сколько на самом деле у вас времени! Вот несколько советов, как выделить время на написание книги, даже если вы не можете писать в течение рабочего дня.

• Вставать на час раньше (не лишая себя при этом сна с вечера).

• Ложиться спать на час-другой позже.

• Выключить телевизор и вместо этого засесть за книгу на час или два.

• В выходные дни посвящайте письму не менее двух-трех часов в день.

• Если вы круглосуточно сидите с детьми, попробуйте нанять няню на полдня или воспитателя для детей более старшего возраста — и освободите себе несколько часов днем, чтобы писать.

• Если вы добираетесь на работу на общественном транспорте, пишите в поезде или автобусе.

• Если вы за рулем, можете наговаривать мысли на смартфон либо на электронное устройство, которое будет преобразовывать слова в текст, или потом расшифровывайте записи в специальной программе.

• Наймите редактора, «литературного раба» или учителя по написанию текстов, чтобы кто-нибудь помог вам дописать книгу.

• Повторите еще раз эту фразу: «Я могу найти время для книги».

13. Позволяйте себе перерывы.

Полагаю, иногда вы просто обязаны отложить книгу в сторону и вернуться к ней лишь спустя дни, недели и месяцы или, в редких случаях, даже долгие годы. Сложность здесь в том, чтобы определиться, когда такие перерывы идут на пользу делу и не являются прокрастинацией из-за отсутствия желания доводить дело до конца. Однако здесь кроется определенный подвох. Вдохновение не приходит по расписанию — но ведь именно благодаря ему текст струится ручьем и парит птицей, а не становится приземленным и скучным, даже в случае с научно-популярной литературой. Иными словами, если вы хотите сделать перерыв на пару часов и погулять с собакой, подзарядиться, пообщавшись с друзьями или позвонив своему возлюбленному/возлюбленной, — не исключено, что это поможет вам продолжить работу. Но обязательно возьмитесь снова за рукопись и допишите ее!

14. Не позволяйте себе длительных перерывов.

С другой стороны, иногда нужно принять непростое решение и не позволять себе сделать перерыв, поскольку такая задержка может потопить проект, который находится на этапе завершения.

Вот что случилось со мной, когда я уже почти дописала книгу «Когда дружба причиняет боль» (When Friendship Hurts, 2002)[6]. На ее издание был заключен контракт с издательством Simon & Schuster.

И вот однажды я купила билеты на самолет и забронировала номер в отеле, чтобы попасть на книжную выставку, которая в это время проходила в Чикаго. Мне очень хотелось ее посетить. Я решила, что таким будет мое вознаграждение за окончание трудов. Но — увы! — я не успевала с книгой к сроку. Хотя оставалось совсем чуть-чуть; все, у кого уже написана книга или кто только пишет, прекрасно представляют, что я имею в виду. Как я люблю говорить, это такое чувство, когда ты в ударе, переживаешь чудесное время и вот-вот допишешь то, над чем трудился много лет.

И вот пришлось усилием воли отменить поездку, понеся убытки в размере стоимости невозвратных авиабилетов из Нью-Йорка. Но я знала: прежде всего надо закончить книгу, — и именно благодаря этому усилию я завершила проект за те самые выходные, на следующей неделе сдала рукопись, а остальное, как говорится, уже история. Последовали блестящие отзывы, телеинтервью в программе «Доброе утро, Америка» и других ведущих телешоу, книга выдержала семь изданий — она всё еще продается спустя десяток лет, а у электронной версии уже новая вступительная часть — ведь ее перевели на 29 языков.

Так что вам необходимо решить, уходить на перерыв или нет. Если ваша семья и друзья хотя бы отдаленно представляют себе, каким трудным может быть написание книги, они поймут, если время от времени вы будете отказываться от встреч с ними, поскольку у вас период завершения работы над вашей книгой.

15. Если вам не назначили срок, поставьте его себе сами.

Дедлайн — не то, чего следует бояться, а то, что помогает. Помогает, в частности, сосредоточить свое внимание и поставить цель. Вы должны поставить себе срок, но только реалистичный — такой, к которому возможно всё закончить. Если вы возьмете слишком много времени, то рискуете впасть в прокрастинацию. Если слишком мало — начнете волноваться, и порой это даже чревато тем, что придется закончить раньше, так как время вышло, хотя книга еще требует доработок. Чтобы определиться с дедлайном для такого длительного проекта, как создание книги, особенно если она первая для вас, придется, вероятно, действовать методом проб и ошибок.

Вам, по-видимому, стоит назначить и промежуточные дедлайны. Вместо одной даты поставьте сроки для каждой главы. Особенно хорошо это работает, если вы собираетесь выпускать книгу у издателя, который традиционно назначает дату сдачи всей книги целиком. Это соответствует одному из основных принципов управления временем — делите сложные задачи на короткие единицы. Таким образом, у книги, состоящей из 20 глав, будет как минимум 20 дедлайнов — по одному для каждой главы.

16. Подумайте, не стоит ли страх неудачи за тем, что вы не можете закончить рукопись.

Перечитайте главу 2 («Причина — в вас»), особенно раздел «Страх неудачи», так как он может быть причиной, по которой вам не удается дописать рукопись. Подобные страхи одолевают большинство из нас, но с учетом возросшей популярности Amazon.com и того, что читатели начали оставлять отзывы, теперь можно легко получить и негативный отзыв, в котором публично осудят вашу работу, — а потому авторам особенно важно посмотреть в лицо этому страху и преодолеть его.

В свое время Сьюзан Джефферс, Ph.D., выпустила книгу с отличным говорящим названием: «Бойся… но действуй» (Feel the Fear and Do It Anyway, 1987), ставшую теперь классикой. Именно так должен поступать автор книги, если хочет закончить рукопись и опубликовать ее. Возможно, она не окажется такой грандиозной, как вы надеялись. Возможно, это не будет великий роман, к числу которых начинающие авторы часто относят свои первые труды. Но ваша книга может стать бестселлером, источником полезных идей и фраз на каждый день, как, например, книга Малкольма Гладуэлла «Переломный момент. Как незначительные изменения приводят к глобальным переменам» (The Tipping Point, 2000); или вы можете сами ее выпустить, как это сделал Энди Вейер, издавший роман «Марсианин» (The Martian, 2011), который разошелся миллионным тиражом и лег в основу кассового фильма.

Вы даже представить не в силах, что может произойти с рукописью, которой вы занимаетесь. Вы не сумеете предсказать, хорошо ли ее примут, принесет ли она огромную прибыль или станет убыточной, — но вам нужно доделать ее и выпустить, чтобы это узнать. Дерзайте. Вытаскивайте слова с вашего чердака и делитесь ими с миром. Вы почувствуете себя лучше, когда сделаете это. Убедитесь, что ваша книга — лучшее из того, что могло бы быть. Но в тот момент, когда вы поняли, что достигли своего максимума, в тот миг писательского процесса, когда вы точно знаете, что закончили, вам нужно подняться на следующую ступень и, несмотря на страх неудачи, «отпустить» этот вопрос — и опубликовать книгу.

17. Не позволяйте страху успеха удерживать вас.

Как уже отмечалось в главе 2 («Причина — в вас»), рука об руку со страхом неудачи идет страх успеха. Как бы странно это ни звучало, автор может опасаться признания книги из-за предвзятых представлений о том, что собой представляет успех. Например, писатель порой думает так: если книга станет успешной, смогу ли я побить ее рекорд своей следующей работой? Или, например, если кто-то избегает излишнего внимания, он может задаться вопросом: стань эта книга популярной, придется ли мне тратить время на ее продвижение, а не на свою семью и другие обязательства, как я хотел бы?

Там же вам было предложено поразмышлять над тем, что для вас значит успех в самом общем смысле, и немного подумать об успехе непосредственно вашей рукописи. Возможно, вы пишете мемуары или документальную криминальную прозу, основанную на реальных событиях. Если ваши мемуары или криминальный роман станут популярными, вы можете испугаться: а вдруг упомянутые в тексте реальные персонажи обвинят вас в том, что вы их используете? Или, может быть, у вас есть друзья, которые профессионально пишут книги, и вы боитесь, что ваш успех затмит их карьерные достижения.

Не существует ни хороших, ни плохих причин, по которым мы испытываем страх успеха. Имеет значение лишь одно: вы должны осознать, что́ в вашем представлении об успехе действует против вас и не дает вам закончить книгу.

18. Улучшайте концентрацию внимания, чтобы больше успевать и в конце концов дописать книгу.

Тот самый «отвлекоз», к которому мы возвращаемся на протяжении всей книги: когда вы позволяете себе переключаться на другие занятия помимо вашей основной задачи, читать SMS-сообщения, проверять почту, разговаривать по телефону, — отрицательно сказывается на вашем стремлении закончить книгу. Чтобы сделать это, требуется быть постоянно сосредоточенным на тексте; таким образом, вы будете писать его с нуля и подправлять, пока не закончите. Если вы не умеете без оглядки концентрироваться на чем-то, попробуйте применить какой-нибудь из приведенных ниже способов, с помощью которых можно написать и закончить книгу.

1. Начинайте день с работы над рукописью. Поставьте ее на первое место в вашем списке дел за день.

2. Не проверяйте почту, если знаете, что там нет ничего критически важного по работе или сообщений, требующих немедленной реакции. В этом случае достаточно лишь просмотреть темы писем и решить, надо ли читать какое-то письмо и/или отвечать на него.

3. Следите за порядком на своем рабочем месте. Если перед вами расклеено много картинок и фотографий, попробуйте убрать их из поля зрения полностью или частично.

4. Если вы думаете, что у вас синдром дефицита внимания и гиперактивности (СДВГ), обратитесь за помощью. Под наблюдением врача начните прием соответствующих препаратов, которые помогают в тех случаях, когда из-за этой особенности во взрослом возрасте не удается сосредоточиться.

5. Распланируйте каждый день недели, включая выходные, чтобы наиболее оптимально распределять внимание и добиваться результата.

6. Если у вас отдельный кабинет с дверью в офисе или дома, повесьте на нее табличку «Обращаться только в случае крайней необходимости», чтобы помочь себе сосредоточиться и сократить количество отвлекающих факторов.

7. Если не можете сосредотачиваться на книге долго, начните с коротких отрезков времени — по 15–30 минут. Пообещайте себе, что в течение этого времени будете только писать и ни на что не отвлекаться. Если же вам не составляет труда долго концентрировать внимание на чем-либо, постепенно увеличивайте временные интервалы, в течение которых будете писать не отрываясь. Возможно, вас удивит, насколько быстро данная методика позволит вам сосредотачиваться на книге в течение часа, двух или даже трех, ни разу не заглянув в холодильник, чтобы перекусить, не проверяя последние сообщения в почте и не просмотрев новости про звезд и политиков, которые абсолютно не связаны с вашей основной задачей — написанием книги.

19. Используйте стратегию «ФИНИШ», чтобы достичь своей цели и дописать книгу.

Ф — фокусируемся на своей первоочередной задаче.

Первым делом положите сверху на кипу бесконечных дел свой проект — написание книги. Не заваливайте его другими проектами и не убирайте куда-нибудь в шкаф или ящик. Держите на виду любые уже готовые черновики вашего труда. Если кто-нибудь спросит, что вы делаете, отвечайте: «Работаю над новой книгой» или «Занимаюсь очень важным проектом». Или выделите себе время с утра, после работы или на выходных, если вы еще где-то работаете.

И — игнорируем отвлекающие факторы и не прерываемся.

Не делайте больше ничего в тот временной промежуток, который выделили для работы над книгой. Это то время, когда вы заняты только книгой. Не позволяйте ничему вас отвлекать, — неважно, сами вы хотите прерваться или вас кто-то пытается отвлечь. Контролируйте свое время, держите книгу на первом месте, и тогда вы ее допишете.

Н — начинаем работать немедленно, а не завтра и не потом.

Нет времени на жалкий лепет оправданья. Но есть время и силы на то, чтобы дописать рукопись — раз и навсегда! (Ближе к выходу книги, возможно, вам и понадобится внести кое-какие правки, если это научная литература.)

И — изобретайте новые способы, как возвращать себя к делу, пока оно не будет закончено.

Возможно, вам придется проявить смекалку в поисках хитростей, как доделать начатое. Если вы работаете полный рабочий день, можете наговаривать на смартфон свои мысли по поводу книги. Можете работать над книгой во время обеда. Можете заводить будильник на час раньше обычного или ложиться на час позже, но так, чтобы не лишать себя сна. Можете поручить часть своих рутинных дел ассистенту. Вы обязательно найдете способ завершить книгу, если это будет для вас задачей номер один.

Ш — шагаем, топаем, бредем до победного; держимся курса вплоть до завершения, как бы тяжело ни было и как бы ни хотелось переключиться на другое.

Скоро намечается поездка? Отложите всё остальное до тех пор, пока не закончите книгу, — если, конечно, это не командировка, от которой никак не отказаться, и не оплаченный заранее круиз, деньги за который вам не вернут в случае отмены. Будет очень тяжело продолжать работу над книгой, если хоть раз отложить ее в сторону. Как только вы погрузились в работу над ней, всё должно идти как по маслу — и вы по инерции будете придумывать и записывать (потом переписывать, редактировать написанное и снова переписывать). То есть просто продолжайте в том же духе, и процесс сам подхватит вас, пока не приведет к концу. Хватит уже позволять отсрочкам и незаконченным проектам командовать вашим сознанием и временем! Пора начать практиковать позитивные и победоносные стратегии, которыми пользуются те, кто всегда доводит до конца всё, за что берется, в том числе и книги!

Бонус: отпразднуйте свой успех после завершения, прежде чем приступить к следующему делу номер один в вашем списке.

Начните с простого: немного потанцуйте прямо на работе или дома — в зависимости от того, где находится ваше рабочее место, — или просто встаньте и сделайте несколько приседаний. Как вы можете отблагодарить себя за то, что доделали намеченное? Как насчет незапланированной поездки или похода в ресторан или кино, особенно если вы откладывали в сторону все развлечения, потому что вас держала книга? Если вы активны в социальных сетях, можете сообщить своим подписчикам в Twitter, Facebook и прочих соцсетях, что книга закончена. Но не из корыстных побуждений и не в надежде получить что-то выгодное для себя после этого поста. Просто делитесь чистой радостью от того, что доделали свое дело. Всегда испытываешь радость, когда сделал что-нибудь достойное, особенно если эта задача поглощала всё твое внимание в течение многих дней, недель, месяцев, лет или даже десятилетий.

20. Представьте, что вы уже дописали книгу.

Вообразите, что вы уже дописали книгу и открываете конверт, в котором лежит первый напечатанный экземпляр рукописи. Нарисуйте в своем воображении, как вы устраиваете вечеринку в честь выпуска вашей книги или в честь того, что она попала в топ самых продаваемых книг по версии The New York Times. Чтобы это было легче сделать, найдите уже существующий список бестселлеров The New York Times в вашем жанре. Вырежьте название вашей книги и вклейте его на первую строчку этого списка.

Теперь почувствуйте наслаждение от того, что выпустили книгу! Я не буду желать вам удачи с той книгой, которую вы сейчас пишете, ибо вы прикладываете конкретные усилия, чтобы ее сделать. Вам не нужно полагаться на счастливый случай.

Не суть важно, какая у вас по счету книга — первая, вторая или сорок вторая: чтобы ее написать, вам понадобятся решимость, мужество и самоотверженность. Я всегда вспоминаю выражение: «Кто не рискует, тот не пьет шампанское». Эти мудрые слова особенно верны в отношении такого основательного мероприятия, как создание книги.

21. Пишите каждую новую книгу как в первый раз.

Не имеет значения, пишете вы первую в своей жизни книгу или сорок вторую, но если приступать к делу со всем воодушевлением, интересом и восторгом, с какими работает почти любой автор над своим первым проектом, — вы, скорее всего, закончите то, за что взялись. Берите на вооружение чувство восхищения, присущее новичкам, если это ваш первый книжный проект. Если книга уже не первая, которую предстоит закончить, забудьте обо всем хорошем и плохом, что было связано с предыдущими написанными (и, возможно, опубликованными) книгами. Вместо этого относитесь к ней как к отдельно взятой книге, которую хотите написать (или которую вам нужно написать и довести до полной готовности) и опубликовать. Поздравьте себя с отлично проделанной работой!

* * *

Независимо от того, какая это по счету ваша книга — первая, пятая или пятнадцатая, — чтобы завершить ее, вам потребуется взять на себя определенные обязательства; от вас потребуется позитивный взгляд на мир, а также осознанные действия, — столь фундаментальная задача должна стать главным делом, на которое вы тратите время. Если вы заняты где-нибудь полный рабочий день, то для того, чтобы завершить написание книги, работе над ней можете посвятить обеденный перерыв, утренние или вечерние часы либо выходные, — вы обязательно должны это сделать.

УПРАЖНЕНИЯ

1. Помню, как рассказала одному известному социологу, что наконец-то дописала диссертацию. Он в ответном сообщении заметил, что теперь мне наконец-то не придется всем объяснять, почему я до сих пор ее не закончила! Звучит достаточно просто, но каждый, кто когда-нибудь пытался работать над долгим книжным проектом или делал это успешно, знает: нужно много энергии, упорства и целеустремленности, чтобы книга появилась на свет. Отметьте все причины, по которым вы хотите довести дело до конца, чтобы таким образом оставаться постоянно замотивированным. Если таких причин, как у вас, в списке нет, добавьте их в поле «Другие».

Заработать деньги

Рассказать всем о том, о чем я хочу рассказать

Изменить мир

Развлечь людей

Получить удовлетворение от процесса написания книги

Создать себе имя

Получить мировую известность

Достичь цели, которую я сам для себя поставил

Обучить других

Выполнить обязательство, связанное с моей профессией (работой, сферой деятельности)

Узнать из любопытства, что это такое — написать книгу

Узнать из любопытства, что это такое — быть автором книги

Укрепить мой имидж в качестве эксперта

Продвинуться по карьерной лестнице

Помочь другим

Другие _____________________

Другие _____________________

Другие _____________________

2. Иногда полезно напомнить себе, как важны книги в нашей жизни, чтобы подстегнуть себя и продолжить работу над своей собственной книгой, закончить ее и выпустить. Запишите ниже названия книг и имена авторов, которые оказали самое сильное влияние на вашу жизнь. Просто напишите что-нибудь одно (самое важное) или три самых главных названия и имени в каждой категории. Если же вы не помните заглавия либо ничто из прочитанного вам не запомнилось, оставьте это поле пустым.

Детские книжки с картинками

__________________________

Книги, которые запомнились мне из средней школы

__________________________

Книги, которые запомнились мне в подростковом возрасте

__________________________

Научные книги, которые запомнились мне в зрелом возрасте

__________________________

Художественные книги, которые запомнились мне в зрелом возрасте

__________________________

Мемуары

__________________________

Поэзия

__________________________

3. Запишите названия двух-трех книг, которые вы читали и которые вам больше всего запомнились и представляют для вас наибольшую ценность. Это должны быть книги разных жанров. А теперь впишите название своей собственной книги в строку ниже. Представьте себе, как будет выглядеть выпущенная книга; вообразите, что она у кого-то появилась в списке самых значимых книг наравне с другими!

Я запишу эту идею в форме заявления, чтобы она вдохновляла вас как автора особенной книги, которую очень нужно закончить.

Я автор новой книги под названием…

__________________________

Впишите сюда название своей книги!

Часть третья. Прочие суждения и заключение

Глава 12. Исключение, которое подтверждает правило: в каких случаях хорошо, что дело не доделано

До настоящего момента основная тема книги касалась доведения дел до конца, особенно если вам предстоит несколько задач и проектов одновременно: поменять обстановку в доме, окончить колледж или сдать в блог статью, которую надо дописать к вечеру. В этой главе мы исследуем более глубокий, даже философский вопрос — как принять решение, какое из дел следует заканчивать в первую очередь. Когда единственно верным окажется решение отложить что-то в сторону? В каких случаях не доделывать дело — сознательное решение, принятое на основе взвешенной оценки ситуации, а не результат неразрешенных проблем и неврозов, таких как страх провала, страх успеха, прокрастинация, отсутствие ощущения безопасности или обесценивание ваших способностей?

Несколько слов о том, когда по объективным причинам не нужно что-то доделывать

В небольшой степени я касалась данной темы в главе 7 — «Всё под контролем: ставим цели и расставляем приоритеты», — но эта проблема, не позволяющая вам справиться с задачами, настолько важна, что я хочу обратиться к ней еще раз. И всё потому, что с вопросом о том, заканчивать дело или нет, напрямую связан более масштабный вопрос: «Надо ли начинать это делать в первую очередь?»

Если ваш ответ — «нет», ничего страшного, если вы оставите дело незавершенным, каким бы оно ни было.

Бывают дела, проекты и даже отношения с людьми, о которых теперь, после тщательных размышлений, вы думаете, что не стоило их и начинать. После того как вы всё обдумали, взвесили и вынесли решение, оставить начинание будет верным ходом, а не признаком неудачи или проигрыша.

Все мы постоянно меняемся в ту или иную сторону. И хотя, в общем и целом, наши ценности остаются чем-то неизменным во времени, иногда приходят в голову такие соображения и мысли, которые подводят нас к решению, что лучше направить наши силы и дарования в другое русло. В связи с этим хочу привести в пример собственную писательскую карьеру. В колледже у меня была специализация — изобразительное искусство, а когда мне исполнилось 28 лет, даже состоялась выставка моих работ в Клубе национальных искусств. Но я продолжила карьеру в писательской и издательской сфере, потом переключилась на уголовное право, а потом уже — на социологию и науку.

Хотя в качестве иллюстраций ко многим книгам — для обложки или оформления текста — я использовала свои работы, мне всегда было любопытно узнать: не стоило ли мне попытаться продолжить карьеру профессионального художника? Я знала, что полностью посвятить себя художественному ремеслу — долгий и трудный путь, и я сделала другой выбор, который позволил мне направить энергию по нескольким разным направлениям; при этом у меня оставалось время и на мужа, и на воспитание наших двоих сыновей.

Больше года назад я стала членом Ассоциации художников Стэмфорда и заняла одно из двух свободных помещений, которые каждый год выделяют членам ассоциации для проведения персональных выставок. Я с воодушевлением снова открыла выставку (впервые за пару десятилетий), собрала все свои работы, и обо мне даже написали в местной газете.

Выставку посетило очень много людей, и я даже продала полдюжины своих коллажей и рисунков.

По иронии судьбы эта вторая по счету выставка подтвердила верность моего решения продолжить карьеру в других сферах. Во время второй экспозиции я перестала чувствовать себя так, словно бросила это занятие, даже не попытавшись чего-то достичь.

Я также узнала, что в онлайн-галерее Saatchiart.com выставлены на продажу мои ранние работы, и перестала испытывать чувство вины из-за того, что выбрала другую профессиональную сферу.

В общем, я прошу вас хорошенько подумать и назвать один или больше проектов, которые, как вам кажется, вы хотите выполнить; оцените, насколько вы действительно хотите или должны заняться ими. Что, если имеются какие-то разумные и более существенные причины, по которым нужно отложить их в сторону на время или даже навсегда?

Вы хотите принять рабочее решение, которое будет опираться на все взвешенные «за» и «против» ситуации или проекта. Ваше решение относительно того, продолжать ли двигаться в том же направлении или сменить его, должно основываться на ясных соображениях, а не приниматься из-за разочарования, безысходности или ощущения минутной слабости.

Предположим, вы хотите попасть в программу Фулбрайта и следующим летом поехать в Данию преподавать в течение двух недель. Но вы решили, что у вас есть вариант поинтереснее и можно не разрываться на части. Такой сценарий в корне отличается от иного: если бы вы не смогли поехать в Данию из-за того, что не успели оформить заявку на конкурс, не сдали ее вовремя и поэтому вашу кандидатуру даже невозможно было принять к рассмотрению.

Вспомнилось, как ныне покойный колумнист Чарльз Краутхаммер, который публиковался одновременно во многих изданиях, однажды изменил ход своей жизни. Он получил образование врача-психиатра в медицинской школе при Гарварде. Даже травма шейного отдела позвоночника, которую он заработал в последний год учебы при прыжке в воду, не помешала ему закончить обучение. Но спустя время, как он сам говорил во многих своих интервью, которые транслировались в медиа уже после его смерти от рака в 2018 году в возрасте 67 лет, он решил, что его призвание — это медийная журналистика. Он оставил психиатрию и стал работать комментатором на телеканале Fox News, выбрав из числа других именно этот канал и никогда не оглядываясь назад.

Основатель и генеральный директор пяти компаний Адам Хергенротер, рассказывая о преимуществах такого решения — оставить другие проекты или коммерческие предприятия, отмечает: «Я не заявляю во всеуслышание, будто следует бросать что-то на полпути, и не выступаю за то, что не надо пытаться прорваться сквозь свой страх неудачи, — такие кризисы случаются на пути к успеху… Но я хочу сказать, что это нормально — осознать, что вы больше не хотите идти тем путем, по которому шли прежде. Корректировать направление движения — это часть жизни».

Доктор медицинских наук Марлен Карозелли, выпустившая 62 книги, в том числе «Справляемся с прокрастинацией» (Defeating Procrastination, 1997), говорит почти то же самое, что Хергенротер. Она отмечает: «…если вы непременно доводите до конца всё, за что беретесь, это может указывать на обсессивное расстройство поведения. Лучше оставлять некоторые проекты, если становится понятно, что они не оправдают вложенных средств, как мы изначально предполагали. Умеренность необходима во всем; так советовали древние греки».

Вспомните принцип Парето 80/20, который мы подробно обсудили в главе 7 в связи с постановкой целей и расстановкой приоритетов. Данную идею начали применять к чему угодно, и со временем это стало означать, что 20 % усилий дают 80 % результата. Если вы будете использовать такой принцип, когда вам потребуется что-либо доделать, вам лучше решить заранее, что будет в 80 % результата, которые вы собираетесь получить, и заранее начать направлять на их достижение 20 % ваших усилий.

Мы договаривались, что одна из целей данной книги — помочь вам принимать более эффективные и осознанные решения о том, что из начатого необходимо доделывать, вместо того, чтобы попадаться в ловушку с незаконченными начинаниями, которые явились следствием проявления обозначенного в Списке-22 — поведенческих моделей, убеждений и мешающих склонностей, которые мы подробно рассмотрели в главе 2. Это особенно верно для ситуаций, когда мы делаем слишком много одновременно, боимся потерпеть неудачу, стараемся всё сделать идеально, тянем время, переносим дедлайны или ставим нереальный срок, отрываемся от основного дела, прежде чем закончить его и приступить к другому, или позволяем дурным эмоциям взять над собою верх.

Эффект Хемингуэя

Я нашла интересное исследование, проведенное в Японии, задачей которого было продемонстрировать истинность того, что исследователи Есинори Ояма, Эммануэль Манало и Есихиде Накатани относят к так называемому эффекту Хемингуэя. В предварительном варианте их научной работы, опубликованной в сети под названием «Принцип Хемингуэя: как невыполнение задания может оказать положительное влияние на мотивацию» (The Hemingway effect: How failing to finish a task can have a positive effect on motivation), они заключили, что «стремление упорствовать в завершении чего бы то ни было связано с тем, что конец задачи совсем близок».

Почему они назвали сформулированный ими принцип эффектом Хемингуэя? Он основан на цитате из одного интервью с известным писателем Эрнестом Хемингуэем, который на вопрос: «Как много, по вашему мнению, следует писать в день?» — ответил: «Самое лучшее — это остановиться в тот момент, когда вы набрали определенный темп и когда вы знаете, что по сюжету случится дальше. Если так происходит каждый день, пока вы пишете роман, то работа никогда не встанет».

Чтобы проверить совет Хемингуэя, группа исследователей попросила 260 студентов первого курса одного японского университета переписать от начала до конца текст из газеты, разбившись на две команды. Через 2 минуты 40 секунд их попросили закончить; таким образом, бо́льшая часть студентов не успела выполнить задание до конца. Студентов попросили сосчитать и назвать количество текстовых знаков, которые надо было переписать, но они не успели.

Каковы были результаты? У группы исследователей возникло ощущение, будто они нашли подтверждение тому, что явление, определяемое как эффект Хемингуэя, действительно существует. Как же оно проявилось в результатах данного исследования? А вот как: чем меньше оставалось знаков, которые студентам необходимо было переписать, чтобы выполнить задание, тем сильнее, по их словам, им хотелось это сделать.

Как можно применить данный эффект к вашим трудновыполнимым задачам, которые вы стремитесь осуществить? Если исследователи правы, это значит, что, сумев каким-то образом подтолкнуть себя поближе к завершению задания, а не просто бросив его, вы испытаете прилив желания снова приступить к делу и довести его до конца.

Во второй части исследования по проверке эффекта Хемингуэя группе из 131 первокурсника дали короткое текстовое задание. Задание было двух типов: со структурой и без нее.

И снова работу обеих групп прервали раньше, чем они успели закончить то, что от них требовалось. Вот что особенно интересно в результатах второй части исследования: признаки эффекта Хемингуэя обнаружились лишь у тех студентов, которым дали структурированное задание. Для нас с вами это означает следующее: чем более конкретны мы в том, что еще предстоит сделать в незавершенном задании, тем больше у нас мотивации вернуться к нему и закончить его.

Если наше задание не будет структурировано или не будет иметь срока окончания, мы не получим необходимый толчок, чтобы завершить его. Исследование этого феномена получило развитие после публикации научных работ Марии Овсянкиной и Блюмы Зейгарник[7]. Проводя исследования, Зейгарник обнаружила: если участников эксперимента прервать до того, как они выполнят задания, им лучше запоминаются те, которые не были закончены. Овсянкина выяснила: участники возвращались к своим заданиям и доделывали их — даже несмотря на то, что за это не предполагалось материального вознаграждения. Ояма и коллектив авторов сделали вывод: «…если прервать человека, выполняющего какое-то задание, это вызовет в нем стремление вернуться позже к незаконченной задаче — или даже к чему-то аналогичному — из очевидной необходимости так или иначе поставить точку».

Эти исследования указывают: если перед нами незаконченный проект, особенно близкий к завершению, всё не так плохо. Если кто-то думает, что вот-вот что-либо доделает, то у него, вероятно, будет больше решимости довести дело до конца.

Таким образом, видеть перед собой ясную перспективу того, что дело или проект будут закончены, — это главное, что вам нужно взять из результатов исследования и применить к вашей работе или повседневной жизни, чтобы вы могли делать больше. Вместо того чтобы окончательно забросить проект, зависший в незавершенном виде, и уже не надеяться когда-либо его закончить, посмотрите на это состояние незавершенности как на побуждение к действию.

УПРАЖНЕНИЯ

1. В качестве продолжения разговора о так называемом «эффекте Хемингуэя» составьте список своих дел, находящихся на стадии завершения. Если вы пытаетесь решить, что именно вам делать дальше, то, возможно, вас скорее побудит к действию что-либо из этого списка, нежели такой проект, над которым еще работать и работать. (Предполагается, что все задачи одинаковы по значимости и у вас есть выбор, чем заниматься. Тем не менее часто на работе обстоятельства складываются таким образом, что ваш начальник или рабочий график диктуют вам, что делать дальше.)

СПИСОК ЗАДАЧ, КОТОРЫЕ ПОЧТИ СДЕЛАНЫ:

1) __________________________

2) __________________________

3) __________________________

4) __________________________

5) __________________________

2. Вернитесь к главе 1, где вы составляли длинный список дел. Оцените еще раз записанные там задачи и проекты, расставив их по порядку значимости — от наименьшей до наибольшей. Задумайтесь: вдруг некоторые из них стали делами, которые вы раньше желали довести до конца, но теперь (исходя из того, что узнали из книги), по вашим ощущениям, — хотите оставить и не трогать. Помните: вы хотите перестать работать над чем-то, потому что осознанно приняли такое решение, так как в ваших интересах отложить какое-то дело на время или насовсем. Вы не позволяете неосознанным побуждениям (таким, как страх неудачи или успеха), отрицательным склонностям наподобие прокрастинации и перфекционизма заставить вас бросить начатое.

Пересмотрите ваш изначальный список, если это необходимо, вычеркните всё лишнее и оставьте только то, что должны закончить, а в некоторых случаях даже добавьте приоритетные вещи, которые надо сделать, но вы этого не знали.

Глава 13. Подводя итоги

Удивительно: слова «Подводя итоги» даже писать приятно. Они означают, что я очень близка к тому, чтобы закончить книгу. Похоже на послевкусие. После того как издатель из Индии полгода назад возложил на меня данное обязательство, ознакомившись с подробным планом книги и пробной главой, для меня стало настоящим испытанием решительно отложить в сторону все развлечения и уйти с головой в работу над книгой. Несмотря на это, как только я занялась исследованием и написанием книги, то поняла, что мне очень нравится сам процесс. Когда вы преподаватель колледжа и начинается семестр, студенты и преподаватели хорошо знают, когда курс закончится, и ждут окончания с нетерпением. Но когда этот срок наступает, все испытывают смешанные чувства. Студентам не хочется даже заканчивать обучение после четырех-пяти лет учебы и переходить к следующему этапу жизни.

Если вы прямо взглянете на то, как у большинства из нас появляются смешанные чувства в связи с тем, надо ли завершать дело, то сможете легче и чаще доводить начатое до конца. Вам не удастся справиться с этими противоречивыми и сбивающими с толку ощущениями, пока вы не доделаете то, что задумали. Пока вы тянете с завершением, вы находитесь в подвешенном состоянии, и оно в большинстве случаев гораздо хуже тех ностальгических чувств, которые обычно остаются у того, кто дойдет до конца.

Как можно избавиться от этих ностальгических и двойственных чувств, которые сопровождают нас на финишной прямой? Как только вы возьмете паузу, чтобы отпраздновать завершение дела, лучше всего сразу же приняться за новую задачу или проект. Вы же хотите двигаться вперед — к новым свершениям и сферам деятельности — и покончить с невыполненными обязательствами.

Спасибо, что прочитали эту книгу и выполнили упражнения в конце каждой главы. Как и с другими книгами для работы над собой, чем больше усилий вы вкладываете в изучение материала, тем скорее вы увидите положительные изменения в своем поведении, хотя гарантировать это на сто процентов нельзя.

Прежде чем обратиться к тому, как могла бы выглядеть ваша жизнь, если бы вы всё доводили до конца, хочу поведать вам один секрет. Несмотря на то, что, записывая свои цели, вы делаете их более конкретными, а составляя список дел, чувствуете себя более собранным, иногда вы можете столкнуться с неприятными последствиями того, что рассказали другим о своих незавершенных делах. Или о том, что вам наконец удалось достичь ощутимого результата, которого вы так долго добивались. Вас может очень удивить, что самые близкие вам люди, вместо того чтобы подбадривать вас, начинают скучать, услышав об этом проекте «еще раз».

Я вспоминаю, что ответила моя мама, когда я ей сказала, что почти закончила свою первую научно-популярную книгу по истории вегетарианства, которую на тот момент мы уже условились выпустить с издательством Scribner’s. Я работала над ней несколько лет, и наконец вдали замаячил финал. Мама сказала тогда нечто вроде: «Я так давно слышу об этой книге и думала, что она уже давно вышла». Дописать книгу — лишь первый шаг во всем процессе: на то, чтобы книгу напечатать и выпустить, уйдет еще примерно год.

Таким образом, осторожно выбирайте тех, кому вы рассказываете о том, что чего-то не довели до конца. Одно дело — записывать, что именно нужно выполнить; это будет держать вас в тонусе, а еще бывает здорово, когда вас есть кому поддержать — друзьям, домочадцам или коллегам, с которыми вы можете поделиться своими незаконченными проектами. Но иногда вам лучше помолчать об отложенных проектах, чтобы вас лишний раз не обескуражило отсутствие ожидаемой реакции близких. Когда придет время, можно сообщить о том, что всё сделано, — и тогда вы испытаете потрясающее чувство!

Также в этой заключительной главе я хочу коснуться темы самооправданий — или, точнее, механизма, в соответствии с которым мы создаем себе оправдания. Знаю, это очень обширный вопрос, но он определенно напрямую относится к заглавной проблеме нашей книги. В главе 2 я рассказывала о 22 различных причинах, по которым у вас может появиться отвращение к тому, чтобы завершить какой-то конкретный проект, или возникнет какая-то более общая проблема. Придумывание себе оправданий, чтобы не заканчивать что-то, включает в себя самые разные моменты. Речь идет скорее о том, чтобы дать себе разумное объяснение и обоснование, почему вы бросаете на полпути конкретную цель, план, идею или даже такую обыденную вещь, как разобрать шкаф в гараже. Если кажется, что ваше нежелание что-то делать начинает обрастать оправданиями, примените технику «ФИНИШ», и она поможет вам справиться со сдерживающими вас оправданиями.

Эффект Хоторна

Эффект Хемингуэя (чем ближе вы подходите к завершению дела, тем сильнее вам хочется его доделать), о котором вы узнали из предыдущей главы, напомнил мне об эффекте Хоторна, который связан с тем, о чем я упоминала выше, — с преимуществами, которые мы получаем, если не рассказываем о своих целях. Исследование производительности, проведенное в прошлом среди рабочих на фабриках, из которого потом вывели так называемый эффект Хоторна, на самом деле оспаривает преимущества сохранения в секрете своих целей или конкретного проекта, который вы хотите закончить. Время и место исследования — между 1924 и 1932 годами на заводе Hawthorne Works компании Western Electric Company, в пригороде Чикаго. Эффектом Хоторна называется феномен, который был обнаружен во время исследования зависимости производительности труда работников от фактической освещенности помещения. Изначально считалось, что производительность росла за счет улучшения условий освещенности рабочих мест. Но позже был сделан вывод, что производительность повышается не из-за освещенности, а из-за осознания рабочими того обстоятельства, что за ними наблюдают.

Какое отношение имеет данный вывод к проблеме завершения дел? Если рассказать кому-нибудь, что вы прикладываете усилия, дабы что-то сделать, и вас похвалили за это, вы тем самым поможете себе повысить продуктивность. Однако выбирайте поверенного с осторожностью. Если вы наткнетесь на того, кто вызовет в вас чувство вины из-за слишком продолжительного выполнения какого-то дела или поинтересуется, достаточно ли у вас времени, чтобы всё сделать как следует, желаемый эффект Хоторна вы можете и не получить — и тем самым не повысить продуктивность.

Работа с документами

Львиная доля книги посвящена «большим» заданиям или проектам — главным задачам, которые могут помочь развитию вашей карьеры или обрушить ее. Но для многих из нас то, как мы справляемся с такими ежедневными «мелочами», как работа с документами, ответы на электронные письма и звонки, и расставляем подобные дела в нашем графике — это вопросы, на которые нужно обратить внимание в книге, посвященной тому, как доводить всё до конца. Иногда по вашей способности справляться с мелкими вопросами, например с документами, можно судить, насколько быстро и легко вы справитесь с большими делами — и справитесь ли вообще. Знаю, что это в корне противоречит идее бестселлера «Не переживайте по пустякам» (Don’t Sweat the Small Stuff, 1997), но иногда мелкие дела вырастают в огромные проекты, а что-то большое можно разделить на маленькие задачи, которые становятся уже не столь неподъемными.

Знаю, что к офису без бумажной волокиты долгое время стремились очень многие, включая меня, особенно после того, как на смену печатным машинкам пришли компьютеры. Также с появлением виртуальных хранилищ, включая такие сервисы, как Dropbox и Microsoft OneDrive, стало гораздо легче хранить копии электронных документов. Теперь можно выбирать, распечатывать документы на бумаге и устраивать беспорядок из бумаг, которые потом еще необходимо расфасовать по папкам, или же не делать этого.

По крайней мере, я так всегда говорю до тех пор, пока не возникнет необходимость найти какой-либо файл на диске компьютера, внешних дисках или в моем виртуальном облаке, — тогда я испытываю сильнейшее чувство благодарности, что распечатала копию файла и она лежит в папке.

Вы должны решить, как будете работать с документами, но вот главное, что нужно усвоить относительно работы с документами, даже если они хранятся у вас в электронном виде: вам от них никуда не деться. Если вы не успеете подготовить документы для проекта, над которым работаете, или не сохраните важную электронную копию в одном или нескольких местах на всякий случай (вдруг полетит жесткий диск на компьютере и не удастся его восстановить), то вы сильно расстроитесь. В зависимости от того, что вы потеряли или куда-то переложили, ваша работа может застопориться на часы, недели или даже годы.

Существенно важно наладить такую систему работы с вашими документами, найти такой способ хранения файлов в электронном виде, который подойдет именно вам. Есть множество вариантов. Некоторые предпочитают работать в онлайн-программах на платной основе, чтобы упорядочивать свои данные и файлы. Если вас такой способ устраивает, выберите его.

Придумайте стандарт для оформления названий файлов, чтобы впоследствии было легче их найти. Резервное копирование, резервное копирование и еще раз резервное копирование — вот совет, к которому вы должны прислушиваться, ибо существует масса вариантов утраты или стирания файлов, особенно если вы не держите запасную распечатанную копию.

Я обычно сама себе отправляю важные файлы; таким образом, у меня есть еще один способ хранения копии, которую будет легко отыскать в случае необходимости.

Обработка писем, сообщений и звонков

Еще один аспект такой «эпидемии» незавершенных дел, который я наблюдала, касается тех, кто забывает перезвонить, ответить на SMS-сообщение или письмо. Это что-то вроде танца, в котором два партнера взаимодействуют друг с другом, когда общаются. Ответить на SMS, письмо или звонок — часть такого танца. И хотя порой ответа не требуется — да, такое случается, когда разговор уже завершен, отвечать не надо и ответа не ждут, — но по большей части реакция в виде ответного сообщения требуется и ожидается.

Отвечая на письмо, перезванивая, если вам оставили голосовое сообщение, или отвечая на SMS, вы позитивно завершаете диалог. Можно использовать различные способы коммуникации. Написать письмо в ответ на голосовую почту или перезвонить в ответ на SMS. Но всегда должна быть какая-то реакция на коммуникацию другой стороны, в противном случае этот обмен окажется незавершенным.

После того как мы обсудили здесь «большие» задачи — от написания книги до подготовки выездного совещания, — такие дела, как реагирование на каждый телефонный звонок, SMS-сообщение или письмо, на первый взгляд кажутся незначительными моментами. Но слишком часто случается, что подобные мелочи перерастают в недопонимание, потерю друга, ослабление деловой связи.

Другой вариант — когда люди знакомятся на конференции или деловой встрече и там договариваются о следующей встрече. Одна или обе стороны могут или нарушить эту договоренность, или нет. Если встреча так и не состоялась, то договоренности считаются невыполненными. Изначально многообещающее и вдохновляющее взаимодействие теперь дрогнуло и пошатнулось. Без завершения того, что было решено на первоначальной встрече, ее можно считать пустой тратой времени. Мало того, что вторая встреча маловероятна, — вы еще и рискуете снискать репутацию человека, который не держит слово, прослыть болтуном, а не человеком дела.

Много лет назад я принимала участие в семинаре, посвященном вторичным авторским и зарубежным правам. Даже несмотря на то, что я сама преподаю эти темы и устраиваю семинары по ним, мне иногда бывает интересно, чему учат и о чем рассказывают мои коллеги.

Один из участников поделился с остальными присутствующими менеджерами по правам и издателями тем, что он часто бывает разочарован, когда приходит на книжную выставку: каждый раз его заваливают приглашениями на различные встречи. У него всегда образуется огромная очередь из запросов, на которые нужно ответить, и он их всё время откладывает в сторону. Ведь чтобы их обработать, требуется столько времени! Он подавлен подобными трудностями.

Дать ему ответ было нелегко. Очевидно, что один из способов, к которому можно прибегнуть, — поручить кому-то обрабатывать эти приглашения. Но, судя по словам этого человека, он единственный в компании, кого ими заваливают.

Так каким же должно быть решение? Пожаловаться? Это, конечно, ненадолго принесет облегчение, но если он потратит время и силы, уделив внимание каждому приглашению, то справится и сам. А может быть, стоит попробовать обучить помощника и назначить ему вознаграждение, чтобы помог управиться с этой кучей материала? Но тогда придется учитывать время и силы, потраченные на обучение такого помощника, а затем — на то, чтобы контролировать и проверять его.

Наш коллега мог бы найти подходящую компьютерную программу или другие технологические решения, чтобы облегчить себе работу с приглашениями. Но не важно, будет он делать это вручную или найдет какое-то более системное электронное или технологическое решение, чтобы работать с обратной связью после выставок, — важно то, что он это сделает. Если же кипу приглашений игнорировать, то последствия не заставят себя ждать.

Иногда дела остаются незавершенными, потому что меняются обстоятельства. Недавно я писала одному сотруднику из организации в Индии, который обещал для меня кое-что сделать. Прошло уже больше месяца с тех пор, как он должен был выслать мне работу. Я получила сообщение на автоответчик, в котором сообщалось, что этот сотрудник больше не работает в компании. К счастью, там были контакты и имя того, кто его заменял.

Но было бы гораздо приятнее, если бы тот человек, который уволился, прислал мне заранее оповещение о своем уходе. Это сэкономило бы мне пять недель рабочего и личного времени.

Что изменилось бы в вашей жизни, если бы вы заканчивали не все дела, а только некоторые?

Давайте с психологической точки зрения рассмотрим преимущества, которые обеспечивает завершение какого-либо дела. Вот лишь некоторые варианты полученных от 205 мужчин и женщин ответов на вопрос: «Как изменилась бы ваша жизнь, если бы вы заканчивали не все дела подряд, а лишь некоторые?»

• «Всё было бы тогда отлично».

• «Было бы меньше стресса».

• «Замечательно».

• «Моя жизнь действительно стала бы лучше».

• «Она стала бы проще, и было бы меньше беспорядка».

• «Лучше организована, меньше хаоса».

Только пятеро из 205 опрошенных считают, что заканчивать непременно всё, за что ты берешься, — это плохо. Они так описали результат.

Четверо сказали: «Скучно».

Еще один ответил: «Слишком предсказуемо».

Мы не знаем, как именно то обстоятельство, что эти пять человек не доделывают свои проекты, влияет на окружающих их людей. На тех, которые, возможно, ждут, когда же эти дела будут доделаны. Но даже если они не изменят свое отношение к завершению дел — рассматривая его как положительное, а не как потенциально вредное, — мне придется заострить внимание на тех 200 опрошенных, которые думают, что если доделывать до конца только некоторые дела, то жизнь станет «не такой стрессовой», «восхитительной» и «замечательной».

Итак, запишите слово, которым вы обрисовали бы свои ощущения, если бы заканчивали всё, что начинали. Данная идея поможет вам понять, что прокрастинация мешает вам испытать эти новые чувства.

__________________________

Если вы находитесь в спокойной обстановке, закройте глаза и представьте, будто делаете вовремя всё, что вам нужно сделать, выбираясь из-под завалов всех этих незаконченных дел, которые отнимают у вас столько сил, — от поздравительных открыток и рассылки писем с описанием нового продукта до обновления смартфона.

Есть люди, у которых доводить дела до конца получается лучше, чем у остальных. Я обратилась к одному блогеру, который пишет для некой организации и как раз обладает такой способностью, и он ответил: «Нет никакого секрета. Просто приклеиваешь задницу к стулу, пока не допишешь, вот и всё».

Что, если вы хотели бы делать так же, но вам кажется, будто вы слишком легко отвлекаетесь и начинаете, но бросаете на полпути слишком много дел и проектов, которые не удается закончить? Что вы можете сделать, чтобы изменить ситуацию? Возможно, вам следует обратиться за помощью к специалисту.

Что делать, если у вас синдром дефицита внимания и гиперактивности (СДВГ)

Советы, которые приводятся в этой книге, носят информационный характер и дают лишь общее представление о причинах, по которым вы бросаете проекты незавершенными, и о способах уменьшения количества таких случаев. Но хоть я и социолог и защищала работу по психиатрической арт-терапии, я не врач в медицинском смысле слова.

У некоторых, возможно, за неспособностью доделать что-то до конца скрываются причины физиологического характера, особенно если у вас или вашего ребенка-школьника имеется диагноз синдрома дефицита внимания и гиперактивности.

Только терапевт или специалист по СДВГ могут определить, страдаете ли вы этим синдромом, но если вы патологически не доводите дела до победного, то, возможно, вам следует исключить причины физиологического и неврологического свойства и, основываясь на своих длительных наблюдениях, определить, нужна ли вам медицинская помощь.

Национальный институт психического здоровья (NIMH) в информационном бюллетене на своем сайте отмечает некоторые из ключевых симптомов СДВГ. Из трех ключевых — невнимательности, гиперактивности и импульсивности — с проблемой незаконченных дел наиболее тесно связана невнимательность. Как отмечают в институте, «невнимательность — это состояние, при котором человек отстраняется от выполнения задачи, теряет настойчивость, испытывает трудности с концентрацией и не организован. Эти проблемы не являются следствием неповиновения или недостатка понимания».

Как и в случае с поиском других врачей физиологической или психологической направленности для оказания помощи, поспрашивайте сначала у своих друзей и членов семьи, нет ли у кого рекомендованных врачей — психолога, психотерапевта или специалиста по коррекционной педагогике со специализацией СДВГ, к которым вы сможете попасть на прием для осмотра. Важно самому исследовать этот вопрос в интернете, по книгам и статьям, но это не должно заменять врачебную помощь. При необходимости после первого приема стоит показаться врачу еще раз.

Терри Матлен, психотерапевт и автор книги «Чемпион по отвлечению» (The Queen of Distraction, 2014), консультирует пациентов по поводу СДВГ — недуга, с которым она тоже борется. Матлен рассказала, почему людям с этим синдромом сложнее доводить что-то до конца:

«Взрослые с синдромом дефицита внимания и гиперактивности испытывают трудности с тем, чтобы закончить или начать что-либо делать, из-за проблем с исполнительной функцией мозга, которая, если в двух словах, позволяет нам прочертить путь из точки А в точку Б. Это вызывает сильную тревогу, вплоть до клинической депрессии, так как может затронуть многие сферы жизни: поддержание порядка в доме, планирование обедов и ужинов, завершение рабочих задач. Это сказывается — очень сильно сказывается — на взрослых с СДВГ, разрушая самооценку, отношения с другими и так далее. Симптомы СДВГ — обычно невнимательность, гиперактивность/импульсивность и тому подобное, но многие — особенно женщины — страдают от невнимательности. Мы очень быстро сбиваемся с курса из-за отвлекаемости; таким образом, мы начинаем проект, но не доделываем его, потому что замечаем другие вещи, которые требуют нашего внимания. И так, разумеется, до бесконечности».

Каковы прочие причины неспособности завершить начатое у людей с СДВГ?

Матлен продолжает:

«По моему мнению, другая сторона проблемы — прокрастинация, которая появляется по многим причинам: это ощущение, что ты завален кучей дел, которые нужно переделать. Оно приводит к тому, что ты не делаешь ничего; как упоминалось выше, это проблемы с исполнительной функцией мозга, затрудняющие понимание того, где начать и как надо закончить; также это страх скуки. Спросите любого с синдромом дефицита внимания, какое ощущение самое неприятное, и многие ответят: „То, что я не могу подавить скуку“. Проявляется это по-разному. Например, мы очень часто нетерпеливы».

Как отмечалось выше в разделе про СДВГ и ранее в книге, диагноз синдрома дефицита внимания и гиперактивности должен ставить профессиональный врач-психотерапевт или психолог-консультант. Как можно подавить проявления этого диагноза? Я попрошу вас вернуться к главе 2, где, говоря о страхе завершения дел, я предположила, что после выполнения текущего плана имеет смысл сразу наметить новый. Это определенно поможет справиться со страхом скуки, который часто лежит в основе того, что вы никак не завершите проект.

В увлекательной статье из Harvard Business Review «Когда система перегружена» (Overloaded Circuits) Эдвард Хэллоуэлл пишет о синдроме дефицита внимания. Он говорит, что «так происходит, когда перегружен мозг» и что «в современных организациях сотрудники с СДВГ встречаются очень часто. Ключевые симптомы — это отвлекаемость, внутренняя ярость и нетерпеливость». Далее Хэллоуэлл утверждает (приводя список последствий данного синдрома): «Людям с синдромом СДВГ трудно организовывать себя, расставлять приоритеты и распределять время». Я еще добавила бы, что люди с синдромом дефицита внимания сильнее других испытывают трудности с завершением проектов.

Как Хэллоуэлл предлагает справляться с этим синдромом на работе? Первое, о чем он говорит, — нужно зарядиться позитивом. Работать среди людей приятнее, чем в одиночестве. Он объясняет это очень просто и понятно: «Если каждые четыре или шесть часов вы делаете перерыв на общение с кем-то, кто вам нравится, вы даете мозгу то, в чем он нуждается».

Следующее, что он предлагает, — «физически заботиться о своем мозге». Хэллоуэлл говорит, что этого можно достичь, если отводить достаточно времени на сон, делать упражнения и правильно питаться: всё звучит разумно.

Он также советует быть более организованным, так чтобы в начале дня сделать свои наиболее важные задачи, вместо того чтобы читать почту. Он рекомендует бережно обращаться со своими лобными долями и не суетиться.

В разделе «Дополнительные ресурсы» данной книги вы найдете список организаций, которые предоставляют больше информации о синдроме дефицита внимания и гиперактивности. Если провести занятия с профессиональным тренером по организации времени, это может помочь людям с синдромом дефицита внимания улучшить свои показатели успеха на пути завершения проекта. В разделе «Дополнительные ресурсы» упоминается о Национальной ассоциации профессиональных организаторов (National Association of Professional Organizers, NAPO); она ведет актуальный справочник членов организации, с которыми можно договориться об очной или телефонной консультации, а консультант даже может продемонстрировать вам на деле принципы организации времени и задач.

Работа с проектным менеджером

Еще один вариант — поработать с проектным менеджером, если вы трудитесь над одним или несколькими проектами и сложность этих задач выходит за рамки ваших организационных навыков. Попросить помощи у проектного менеджера — это не значит признать свое поражение, а наоборот — сделать правильный шаг. Если вы застряли на проекте и не сумели его выполнить, то, возможно, вам нужна помощь с тем, чтобы разобраться во множестве других дел, которые являются частью большой задачи. Каковы преимущества работы с проектным менеджером? Поскольку он ответственен за распределение времени, бюджета и мониторинг проекта, то способен помочь вам в этом. Он расставит вам промежуточные дедлайны, а наличие кого-то, перед кем вы несете ответственность, поможет вам снизить вероятность отставания.

Вам нужно выяснить, есть ли в штате вашей организации проектные менеджеры, чтобы обратиться к ним, либо вы можете взять такого человека на работу в качестве консультанта. Если компания одобрила вашу идею нанять подобного специалиста для работы с вами, вы должны проявить должную осмотрительность и произвести тщательный отбор, рассмотрев разные кандидатуры. Особенно если на повестке дня очень сложный проект: ведь вам, вероятно, придется работать вместе дни, недели, месяцы или, в некоторых случаях, даже годы. Следует уважительно отнестись к каждому кандидату и с каждым наладить хорошие взаимоотношения. Вы также должны понять, соответствует ли стиль его/ее работы вашим личным установкам и восприятию. Возможно, вам стоит передать одному или нескольким проектным менеджерам образчик своей работы или заняться каким-нибудь пробным проектом, чтобы оценить качество вашего взаимодействия.

«Если вы работаете над громоздким проектом, вам действительно стоит подумать над тем, чтобы подключить проектного менеджера», — говорит Лайза Венто Нильсен, сертифицированный специалист по проектному менеджменту (PMP) из Статен-Айленда в Нью-Йорке; она также управляет двумя небольшими фирмами. Нильсен согласна с тем, что предприниматели, которые стараются всё сделать сами, могут получить значительные преимущества, если делегируют управление целым проектом конкретному менеджеру, чтобы разгрузить свой список задач. «В очень многих случаях им нужно всего лишь понять, что делать в первую очередь и что главное, — говорит Нильсен. — У них в списках сотни задач. Что следует делать сначала?»

Если вы не можете себе позволить проектного менеджера, Нильсен советует договориться по бартеру: например, если у вас есть что предложить менеджеру взамен на его услуги.

Когда проблема — не ваша проблема

Возможно, ваши нерешенные задачи создают проблемы для тех, кто с вами работает. Вы, в конце концов, генеральный директор, глава всей компании. Наверное, вы бы им не стали, если бы слишком многое не доводили до конца.

Один руководитель из Швеции, который считает себя очень эффективным и, несмотря на то что работает очень много, не воспринимает себя как трудоголика, рассказывает: главная сложность для него — «так замотивировать легко отвлекающуюся команду, чтобы она не отрывалась от задачи и выполняла ее, пока не закончит».

Итак, что можно сделать, если вы в такой ситуации? Вот несколько предложений, как побудить команду расставлять приоритеты и сосредоточивать внимание на чем-то одном.

1. Раздать всем книги с инструкциями, как доводить дела до конца. (Для вашего удобства я привожу некоторые из этих книг в разделе «Приложения».)

2. Выберите одну книгу из списка и закажите ее копии для всего персонала.

3. Прочитайте книгу вместе и обсудите ее. Проведите сами семинар по материалу книги или (для удобства) пригласите тренера провести его. По возможности угостите его обедом или обеспечьте прохладительными напитками.

4. Придумайте, как поощрить тех, кто после семинара стал более эффективно завершать выполнение задачи. Можно выдать премию наличными, подарочный сертификат на совершение покупок или устроить ужин в любимом ресторане.

5. Назначьте индивидуальные встречи с каждым из сотрудников, которые испытывают подобные трудности. Поработайте с ними, обращая внимание на скрытые причины и на то, как сотрудники будут с ними справляться; помогите им составить план, как лучше доводить дела до конца.

6. Внедрите однотипные ежедневные задачи, как это сделал Дэвид Ниу, основатель и генеральный директор TINYpulse, главный офис которого размещен в Сиэтле, а филиал — во Вьетнаме. Вот как Ниу это объясняет:

«Вся компания собирается с утра на короткое совещание, которое проводится стоя, чтобы быстро обсудить статус задач, которые они выполняли накануне (проставляя напротив каждой соответствующие метки — зеленую галочку для завершенных задач и красный крестик для незавершенных), или разобраться, что мешает выполнить ту или иную задачу и что должно быть в приоритете. Во время такого совещания я могу понять, что именно не дает моей команде достичь конечной цели или доделать то, над чем она работала; таким образом, я вникаю в задачу и делаю замечания, которые помогут закончить работу. За счет того, что во время таких летучек выявляется препятствие номер один, другие команды будут в курсе проблемы, и в случае, если у них есть подходящие ресурсы и решения, они могли бы поделиться ими друг с другом и помочь коллегам после совещания».

Семь основных советов, как заканчивать всё, что вы начинаете

Существует великое множество отвлекающих и пересекающихся моментов в вашей работе или повседневных делах: например, когда звонит телефон или срабатывает сигнал вашего электронного устройства, напоминающий о том, что нужно проснуться либо поздравить кого-то с днем рождения или юбилеем. Как вам пробиться сквозь весь этот шум-гам и выполнить ваши приоритетные проекты? Как начать движение вниз по списку больших и маленьких задач, которые не должны остаться без вашего внимания?

Вот семь моих важнейших советов, которые помогут доделать всё, что вы начинаете. Некоторые из них могут показаться радикальными. Но возьмите на вооружение одну или несколько стратегий, особенно если в последнее время ваша продуктивность ниже, чем обычно.

1. Будьте беспощадны к себе и сконцентрируйте внимание на том, что считаете своим приоритетным проектом. Говорите «нет» всем и каждому, кто мешает вам завершить его.

2. Если вы окончательно сбились с курса из-за других дел, которые тоже требуют вашего внимания, возьмите ваш самый главный проект и при необходимости переместитесь с ним в другое место — в вашем офисном здании, дома или за пределами офиса и дома, если необходимо, — и сосредоточьтесь на нем.

3. Напоминайте себе, что откладывать в сторону что бы то ни было — хуже, чем довести дело до конца, ибо в результате это дело так и останется в подвешенном состоянии.

4. Всё время повторяйте про себя: «Я заканчиваю всё, за что берусь».

5. Стремитесь к отличному качеству, которого можно добиться, а не к недостижимому идеалу, из-за чего вы рискуете не завершить начатое.

6. Несмотря на то, что очень важно начать дело, ибо это первый шаг к тому, чтобы завершить его, для большинства людей гораздо труднее что-то закончить. Помните: довести начатое до конца трудно не только вам.

7. Снова вернитесь к акрониму ФИНИШ, чтобы подтолкнуть себя:

Ф — фокусировать внимание на приоритетной задаче;

И — игнорировать всё, что отвлекает нас;

Н — делать дело немедленно, а не завтра или потом;

И — исследовать новые способы, как сделать так, чтобы не останавливаться на полпути и продолжать работать;

Ш — шагать прямо, как бы ни было тяжко.

Бонус: награждаем себя чем-нибудь в честь завершения дела.

Одно предостережение насчет советов, приведенных выше: решайте сами, использовать ли описанные стратегии — и когда именно. Судите сами, насколько жестко необходимо регулировать свое время. Если вашего внимания просят несовершеннолетний ребенок или друг, попавший в беду, отложите свой приоритетный проект и вернитесь к нему сразу же, как только освободитесь.

Оставайтесь на позитиве, напоминайте себе и подталкивайте себя к тем действиям, которые вновь и вновь будут внушать вам убежденность в том, что вы на пути к завершению дела, которое вы, руководствуясь здравым смыслом, захотели завершить.

Напоминайте себе, что закончить проект — в ваших силах. В конце концов, вы ведь уже сто раз так делали! Теперь примените эти конструктивные поэтапные меры к вашему проекту или задаче, ибо нас судят по тому, что мы делаем сейчас и завтра. То, что мы делали вчера, тоже считается, но важно двигаться дальше.

Используя стратегию «ФИНИШ», которую мы обсуждали в главе 6 и пересмотрели еще раз чуть выше, вы можете вдохновить себя и увеличить производительность. А с методикой DO-IT-NOW (сделайте это сейчас), о которой я рассказала в книге «Творческое управление временем в новом веке» (Creative Time Management for the New Millennium, 1999), вы сможете сделать еще больше. Эти идеи всё еще в силе. (Каждая из них описана в разделе «Приложения» [ «Семь принципов творческого управления временем»].)

О том, как лучше узнать себя

Лучшее понимание себя — каким образом вы эффективнее всего работаете, можно вам отвлекаться или нельзя, что происходит с вашим телом и сознанием, если вы не позволяете себе нормальные перерывы, — поможет вам и вашим наемным работникам довести до конца любое начинание.

Что наделяет вас энергией, а что отбирает ее? Вы жаворонок или сова? Может быть, вы встаете и садитесь за работу в четыре утра, а уже в пять-шесть вечера чувствуете, что устали? Быть жаворонком или совой — это ни хорошо, ни плохо. Как сказал один консультант из Колорадо (и не только он), «я жаворонок, так что мне лучше работается с утра». Еще больше преимуществ от того факта, что он жаворонок, ему дает то, как он строит график работы по утрам: «Я прихожу в офис очень рано, когда еще не так много людей, которые могут меня отвлечь».

Крайне важно, чтобы вы понимали свои особенности. Когда свои особенности будет понимать каждый ваш сотрудник, дела пойдут быстрее и лучше.

Все мы хотим ежедневно выполнять те дела, которые действительно имеют значение, и каждую неделю, месяц, год и даже всю жизнь мы желаем делать то, что для нас важно в профессиональном и личном плане.

Ключевой аспект — расстановка приоритетов. Какой проект или задача в данный момент наиболее важны? Это и надо доделывать.

Встречаются весьма объемные проекты, а также проекты, которые способны увести вас так далеко от ваших истинных целей, что вы потратите чересчур много времени на их реализацию. Какие-то из них могут быть в вашем списке must-do — тех обязательных вещей, которые надо успеть сделать в жизни. Вы также можете назвать этот список как-то иначе, если не хотите таким названием напоминать себе о том, что все люди смертны. Например, «Мои мечты» или «Список желаний». Я знаю, что должно находиться в моем списке желаний: снять фильм и поставить спектакль. Мне нужно разбить эти два больших проекта на этапы, с которыми легче справиться. Но с тех пор, как я начала тратить столько сил на книги, тренинги, курсы в колледже, помощь молодым писателям, консультирование и распространение прав на издание моих книг за рубежом, я вынуждена эти цели-желания хранить в памяти — и только; таким образом, я реализую их не раньше, чем сумею выделить для них время.

Как однажды выразился в письме ко мне один мой друг, покойный актер и писатель Дэвид Кэррадайн, «в Голливуде неудач не бывает. Бывают только люди, которые отчаиваются слишком рано».

То есть вполне нормально, если в вашем списке желаний какие-то проекты или другие важные вопросы не закрыты. Запишите свои заветные мечты и постоянно помните о поставленных целях до тех пор, пока не появится время для их реализации. И хотя вы не знаете, сколько времени уйдет на это: недели, месяцы, годы или целая жизнь, — всё дело в том, чтобы осуществить ваши стремления. Воспользуйтесь формой для заполнения, которая расположена ниже, чтобы составить список своих желаний в профессиональной и личной сфере.

Мой список желаний

Сегодня: ________________________________

Список желаний в профессиональной сфере:

1) __________________________

2) __________________________

3) __________________________

Список желаний в личной сфере:

1) __________________________

2) __________________________

3) __________________________

* * *

Надеюсь, что эта книга поможет вам делать правильный выбор относительно того, какие дела доводить до конца, а также подскажет, как не испытывать чувство вины, если вы что-то отложили в сторону. Возможно, вы даже решили покинуть какое-то деловое сообщество, потому что настало время прощаться. Или вы откладываете какую-то работу, поскольку неожиданно появилось нечто более важное; порой это совершенно нормально — отпускать кого-то или что-то.

Ксавьер Паркхаус-Паркер, сооснователь маркетингового агентства ZapHub (Великобритания), отвечая на мой вопрос: «Когда наступает тот самый момент, когда нужно отложить проект или задачу?» — написал: «Когда это больше не имеет значения». Он также добавил к своему комментарию: «единственное, что должно остаться несделанным, — то, чего и не стоит доделывать».

Надеюсь, вы уже поняли: осознание того, что вам проще начать проект, чем закончить его, поможет определить, где именно следует приложить максимум усилий. Цель книги «Всё! Доводи до конца» состоит в том, чтобы вы либо доделали те проекты и подвели к логической точке развития те отношения, которые хотите продолжать, либо покончили с ними усилием воли и не мучились опасениями, что вы чего-то не доделали, с чем-то тянете или остановились на полпути еще по каким-то причинам.

Итак, мы подошли к концу книги. Спасибо за то, что совершили этот долгий путь вместе со мной! Далее вы найдете разделы: «Библиография, включающая работы, приведенные в тексте»; «Дополнительные ресурсы»; «Приложения». Надеюсь, эта информация поможет вам доводить до конца больше проектов, успевать больше читать, большего добиваться, сбросить нужное количество килограммов по вашей программе похудения, ликвидировать беспорядок, продолжить учебу в колледже или аспирантуре, получить, может быть, научную степень, в дополнение к основной работе заняться предпринимательской деятельностью — и вообще достичь любой цели, которой вы еще не достигли.

УПРАЖНЕНИЯ

1. Какова ваша нынешняя главная или ключевая идея, которая появилась после прочтения книги? Запишите ниже.

__________________________

2. Возможно, вы не из тех, кому сложно доводить начатое до конца, или же теперь вы почувствовали, что можете лучше контролировать эту тенденцию. Что, если кто-нибудь, кто вам небезразличен или работает с вами вместе, оставляет дела незаконченными? Даже если у них уже имеется образец для подражания в вашем лице и заразительный пример, который вы подаете, как еще вы способны помочь ему/ей делать больше?

__________________________

* * *

Еще раз спасибо, что прочитали книгу «Всё! Доводи до конца». Ниже приведен список других книг, в том числе и по тайм-менеджменту, которые вам также стоит прочитать.

• Мари Кондо, «Магическая уборка» (The Life-Changing Magic of Tidying Up, 2011).

• Стивен Кови, «Семь навыков высокоэффективных людей» (The 7 Habits by Highly Effective People, 1989).

• Стивен Левинсон и Питер Грейдер, «Пробиваясь вперед» (Following Trough, 2009); Стивен Левинсон и Крис Купер, «Сила заканчивать начатое» (The Power to Get Tings Done, 2015).

• Джин Хейден, «Продираясь сквозь преграды» (The Follow-Trough Factor, 2009).

• Тим Феррис, «Как работать по четыре часа в неделю» (The 4-Hour Work Week, 2007)[8].

• Джен Ягер, «Работайте меньше, делайте больше» (Work Less, Do More, 2008); «Творческое управление временем в новом веке» (Creative Time Management for the New Millennium, 1999); «Дайте себе больше времени» (Put More Time on Your Side, 2013).

• Алан Лакейн, «Искусство успевать» (How to Get Control of Your Time and Your Life, 1973).

• Кен Бланшар и Спенсер Джонсон, «Новый Одноминутный Менеджер» (The New One Minute Manager, 1982).

Выходные данные содержатся в «Библиографии, включающей работы, приведенные в тексте» в конце этой книги. Чтобы закрепить информацию, которую вы получили из книги «Всё! Доводи до конца», а также открыть для себя дополнительные источники знаний и способы справляться с неспособностью заканчивать дела и другими проблемами управления временем, я предлагаю вам прочитать бумажную или электронную версию любой из этих книг или даже послушать аудиокниги, пока вы упражняетесь в тренажерном зале, занимаетесь спортивной ходьбой во время обеденного перерыва или едете на работу (причем находитесь в спокойной обстановке — например, в поезде или автобусе, а не за рулем — и не отвлекаетесь по пустякам).

Библиография, включающая работы, приведенные в тексте

Помимо полного списка публикаций, выдержки из которых приводятся в данной книге, здесь вы найдете узкоспециализированные и более общие книги и статьи по тайм-менеджменту, а также другие — преимущественно на темы, смежные с нашей заглавной темой. Есть масса доступных изданий по управлению временем, и этот список можно продолжать.

Acuff, Jon. Finish: Give Yourself the Gift of Done. NY: Portfolio, 2017. [Эйкафф Д. Закончи то, что начал. Как доводить дела до конца. — М.: Эксмо, 2018.]

Blake, Jenny. Pivot: The Only Move Tat Matters is Your Next One. NY: Portfolio, 2016.

Blanchard, Ken and Spencer Johnson. The New One Minute Manager. NY: William Morrow, 2015. [Бланшар К., Джонсон С. Новый Одноминутный Менеджер. — М.: Попурри, 2015.]

Canfield, Jack; Mark Victor Hansen; and Les Hewitt. The Power of Focus. Deerfield Beach, FL: HCI Communications, 2012. [Джек Кэнфилд, Марк Виктор Хансен, Лес Хьюитт. Сила фокуса. — СПб.: Питер, 2005.]

Carlozo, Lou. «Why college students stop short of a degree». Reuters. March 27, 2012.

Cockerham, William C. Medical Sociology. 10th edition. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall, 2006.

Corpuz, John. «Best Calendar Apps». Posted on April 23, 2018 at Tom’s Guide: https://www.tomsguide.com/us/picturesstory/442-best-calendar-apps.html.

Covey, Stephen. The 7 Habits of Highly Effective People. NY: Simon & Schuster, Inc., 1989. [Кови С. Семь навыков высокоэффективных людей. Мощные инструменты развития личности. — М.: Альпина Бизнес Букс, 2017.].

Davis, Sampson; George Jenkins; and Rameck Hunt with Lisa Frazier Page. The Pact. NY: Riverhead Books, 2003.

Deadline (n. d.). In Oxford English Dictionary. Retrieved from https://en.oxforddictionaries.com/definition/deadline.

Dearden, Lizzie. «The books many start but few finish: Top ‘unread’ bestsellers revealed». July 8, 2014.

Drucker, Peter. The Daily Drucker. NY: HarperBusiness, 2004. [Друкер П. Друкер на каждый день. 366 советов по мотивации и управлению временем. — М.: ИД «Вильямс», 2007.]

Farkas, Dora. «7 Reasons Why Bright Students Drop Out of Grad School». Posted on November 4 at https://finishyourthesis.com/drop-out/.

Ferriss, Timothy. The 4-Hour Workweek. NY: Crown Publishers, 2007, 2009. [Феррис Т. Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. — М.: Добрая книга, 2018.]

Gazzaley, Adam and Larry D. Rosen. The Distracted Mind: Ancient Brains in a High-Tech World. Cambridge, MA: The MIT Press, 2017. [Розен Л. Д., Газзали А. Рассеянный ум. — М.: Эксмо, 2019.]

Gladwell, Malcolm. The Tipping Point. NY: Back Bay Books, 2002. [Гладуэлл М. Переломный момент. — М.: Альпина Паблишер, 2018.]

Hansen, Morten T. Great at Work: How Top Performers Do Less, Work Better, and Achieve More. NY: Simon & Schuster, Inc., 2018. [Хансен М. Мастер своего дела. 7 практик высокой продуктивности. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2019.]

Hallowell, Edward M. «Overloaded circuits: Why smart people under-perform». Harvard Business Review on Managing Yourself. Boston, MA: Harvard Business School Press, 2005. 19–41.

Haughey, Duncan. «A Brief History of SMART Goals»; https://www.projectsmart.co.uk/brief-history-of-smart-goals.php. Posted at www.projectsmart.co.uk, December 13, 2014.

Hayden, Gene C. The Follow-Trough Factor: Getting from Doubt to Done. Toronto, CA: McClelland and Stewart, 2009.

Hurtado, Maria Elena. «Only three out of ten university students graduate». April 24, 2015. University World News. Posted at http://www.universityworldnews.com/article.php?story=201504219123029167.

Jeffers, Susan. Feel the Fear and Do It Anyway. NY: Ballantine Books, 1987, 2006. [Джефферс С. Бойся… но действуй! Как превратить страх из врага в союзника. — М.: Альпина Паблишер, 2018.]

John, Arit. July 9, 2013, «The Books People Leave Unfinished». In The Atlantic, online version. Posted at https://www.theatlantic.com/entertainment/archive/2013/07/most-disappointing-books-recent-publishing-history/313505/.

Khadaroo, Stacy Teicher. «How to get high school dropouts into ‘recovery’? Ideas bloom across US». Christian Science Monitor, January 15, 2013. Posted at https://www.csmonitor.com/USA/2013/0115/How-to-get-highschool-dropouts-into-recovery-Ideas-bloom-across-US.

Knight, Sarah. Get Your Sh*t Together: How to Stop Worrying About What You Should Do So You Can Finish What You Need to Do and Start Doing What You Want to Do (A No F*cks Given Guide). NY: Little, Brown, 2016.

Kondo, Marie. The Life-Changing Habit of Tidying Up. NY: Ten Speed Press, 2014. [Кондо М. Магическая уборка. Японское искусство наведения порядка дома и в жизни. — М.: Бомбора, 2018.].

Lakein, Alan. How to Get Control of Your Time and Your Life. NY: Signet, 1973, 1989. [Лакейн А. Искусство успевать. — М.: ФАИР, 1996.]

Levinson, Steven and Peter Greider. Following Trough: A Revolutionary New Model for Finishing Whatever You Start. Third edition. Createspace, 2015; 1st edition, NY: Kensington Publishing, 1998.

Levinson, Steven and Chris Cooper. The Power to Get Tings Done (Whether You Feel Like It or Not). NY: Perigee, an imprint of Penguin Random House, 2015.

Luongo, Janet. 365 Daily Affirmations for Creativity. Foreword by Jack Canfield. Stamford, CT: Hannacroix Creek Books, Inc., 2005. Audiobook version, 2013. E-book version, 2016.

Luke, Ali. «How to finish what you start: A five-step plan for Writers». June 15, 2015. Posted at WritetoDone; https://writetodone.com/how-to-finish-what-you-start-a-a-five-stepplan-for-writers/.

Matlen, Terry. The Queen of Distraction: How Women with ADD Can Conquer Chaos, Find Focus, and Get It All Done. Oakland, CA: New Harbinger Publications, 2014.

Mind Tools Team. «SMART Goals. How to Make Your Goals Achievable». Posted at Mindtools.com https://www.mindtools.com/pages/article/smart-goals.htm.

Morgenstern, Julie. Time Management from the Inside Out. 2nd edition. NY: Holt, 2004. [Моргенстерн Дж. Самоорганизация по принципу изнутри наружу. — М.: Добрая книга, 2003.]

National Institute of Mental Health (NIMH), «Attention Hyperactivity Deficit Disorder». Posted at https://www.nimh.nih.gov/health/topics/attention-deficithyperactivity-disorder-adhd/index.shtm-l#part_145447 (Last revised March 2016).

Oyama, Yoshinori; Emmanuel Manalo; and Yoshihide Nakatani. «The Hemingway effect: How failing to finish a task can have a positive effect on motivation». Science Direct, Thinking Skills and Creativity. Available February 2, 2018. Posted through Creative Commons license at https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S187118711730189X.

Porter, Jane. «Why you can never finish anything and how to finally change it». Posted at Fast Company online, February 3, 2014.

Rayome, Alison DeNisco. «Distracted minds: 3 tips to disconnect from tech and increase productivity». November 16, 2016. Published in TechRepublic. Posted at https://www.techrepublic.com/article/distracted-minds-3-tips-todisconnect-from-tech-and-increase-productivity/.

Rizzo, Paula. Listful Thinking: Using Lists to be More Productive, Highly Successful, and Less Stressed. Foreword by Julie Morgenstern. NY: Viva Editions, 2014.

Sandberg, Jared. «Rise of false deadline means truly urgent often gets done late». Wall Street Journal, January 23, 2007.

South West News Service. «Americans check their phones 80 times a day: study». Posted on November 8, 2017; https://nypost.com/2017/11/08/americans-check-their-phones-80-timesa-day-study/.

Schuman, Rebecca. «ABD company». Posted on Slate http://www.slate.com/articles/life/education/2014/08/abds_all_but_dissertation_ph_d_candidates_who_can_t_quite_finish.html, August 1, 2014.

Stack, Laura. Doing the Right Tings Right. Oakland, CA: Berrett Koehler Publishers, 2016.

Waldron, Travis. «Nearly half of all America’s college students drop out before receiving a degree». March 28, 2012, Think Progress. Posted at https://thinkprogress.org/study-nearly-half-of-americas-college-studentsdrop-out-before-receiving-a-degree-68867634fa5e/.

Waters, Kelly. «Stop starting, start finishing. Unfinished work is debt». Posted at https://www.101ways.com/stop-starting-startfinishing-unfinished-work-is-debt, June 12, 2013. Agile Team.

Weir, Andy. The Martian. NY: Broadway Books, 2014. [Вейер Э. Марсианин. — М.: АСТ, 2014.]

Wheelis, Allen. How People Change. NY: Harper & Row, 1973.

Winter, Arthur and Ruth Winter. Brain Workout. NY: St. Martin’s Press, 1997.

Yager, Jan. 125 Ways to Meet the Love of Your Life (Second edition). Stamford, CT: Hannacroix Creek Books, Inc., 2016. 1st edition: 2005, Hinkler Books. [Ягер Дж. Как встретить любовь всей вашей жизни: 125 способов, которые работают. — М.: Инфотропик Медиа, 2011.]

Yager, Jan. 365 Daily Affirmations for Time Management. Stamford, CT: Hannacroix Creek Books, Inc., 2011.

Yager, Jan. Creative Time Management. Englewood-Cliffs, NJ: Prentice Hall, Inc., 1984. [Ягер Дж. Творческое управление временем. — М.: Альбина Паблишер, 2009.]

Yager, Jan. Creative Time Management for the New Millennium Stamford, CT: Hannacroix Creek Books, Inc., 1999. [Ягер Дж. Творческое управление временем в новом веке. — М.: Альпина Паблишер, 2003.]

Yager, Jan. Delivering Time Management for IT Professionals: A Trainer’s Manual. Birmingham, UK: Packt, 2015.

Yager, Jan. The Fast Track Guide to Losing Weight and Keeping It Of. Stamford, CT: Hannacroix Creek Books, Inc., 2015.

Yager, Jan. «Permanent Delegation». EXEC magazine. Spring 1995, pages 78–81.

Yager, Jan. Productive Relationships: 57 Strategies for Building Stronger Business Connections. Stamford, CT: Hannacroix Creek Books, Inc., 011. [Ягер Дж. Продуктивные взаимоотношения. 57 стратегий успеха. — М.: Инфотропик Медиа, 2011.]

Yager, Jan. Work Less, Do More: The 7-Day Productivity Makeover (Third edition). Stamford, CT: Hannacroix Creek Books, Inc., 2017, 2012; 1st edition: 2008, Sterling Publishing, Inc. [Ягер Дж. Работайте меньше, делайте больше. 14-дневный тренинг повышения продуктивности. — М.: Инфотропик Медиа, 2012.]

Yager, Jan. Put More Time on Your Side (Second edition). Shippensburg, PA: Sound Wisdom, 2017.

Дополнительные ресурсы[9]

Сайты ассоциаций, виртуальные помощники для постановки целей, ресурсы по тайм-менеджменту и программы, связанные с этими вопросами.

Тематические ассоциации и компании

ИНСТИТУТ ПРОЕКТНОГО МЕНЕДЖМЕНТА (PMI)

http://pmi.org

Образовательное сертифицирующее учреждение для проектных менеджеров, расположенное неподалеку от Филадельфии.

НАЦИОНАЛЬНАЯ АССОЦИАЦИЯ СПЕЦИАЛИСТОВ ПО ПОВЫШЕНИЮ ПРОДУКТИВНОСТИ И ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЦЕССОВ NAPO®

http://napo.net

Ассоциация включает более 3500 специалистов по организации процессов. Ведется учет членов ассоциации, где вы можете подобрать для консультации подходящего специалиста. Каждый год проводится обучающая конференция для участников сообщества.

ОБЩЕСТВО ПО ВОПРОСАМ СИНДРОМА ДЕФИЦИТА ВНИМАНИЯ

https://add.org

Волонтерская, международная, виртуальная организация, не имеющая физического офиса. Номер телефона для связи, который приводится на сайте: 800-939-1019

КОНСУЛЬТИРОВАНИЕ ПО ВОПРОСАМ СИНДРОМА ДЕФИЦИТА ВНИМАНИЯ

www.ADDConsults.com

Предоставляет каталог членов организации, а также информационных ресурсов о синдроме дефицита внимания для женщин. Организацию основала и поддерживает Терри Матлен, медицинский социальный работник; она специализируется на вопросах СДВ, много написала и рассказала об этой проблеме.

ОБЩЕСТВО ВЗРОСЛЫХ И ДЕТЕЙ С СИНДРОМОМ ДЕФИЦИТА ВНИМАНИЯ И ГИПЕРАКТИВНОСТИ (CHADD)

Национальный ресурс по вопросам СДВГ

http://www.chadd.org/

4601 Presidents Drive, Suite 300

Lanham, MD 20706

Членская организация для людей с СДВГ, а также их родителей, воспитателей и учителей. Проводит ежегодную конференцию по вопросам синдрома дефицита внимания и гиперактивности.

НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИНСТИТУТ МЕНЕДЖМЕНТА

www.timeman.com

Сайт Национального института менеджмента (NMI) и Питера Турла, бывшего конструктора ракет NASA, который ведет тренинг по менеджменту. Центр по обучению управлению временем, расположенный в Далласе, штат Техас, располагающий командой тренеров; также предоставляет два платных онлайн-курса для самостоятельного удаленного использования.

www.drjanyager.com

Мой сайт, где приводится множество ссылок на мои книги по тайм-менеджменту, опубликованы статьи и более ранние работы по тайм-менеджменту и на другие темы. Некоторые статьи можно бесплатно прочитать прямо на сайте. Как только мы наконец запустим новый сайт, появится возможность оставить свой электронный адрес для получения периодической новостной рассылки, а также для того, чтобы быть в курсе моих последних публикаций, специальных предложений и предстоящих семинаров, авторских мероприятий и выступлений.

Приложения, сайты и компании, посвященные вопросам продуктивности

WUNDERLIST

https://www.wunderlist.com/

Бесплатное приложение, которое позволит всегда держать при себе список дел, благодаря синхронизации между планшетом, компьютером и смартфоном.

EVERNOTE

https://evernote.com

Бесплатное приложение для любых записей, которое позволит оставаться всегда в курсе своих целей. Есть также расширенная версия для офиса за 12,5 долл. в месяц с оплатой раз в год.

МОБИЛЬНОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ PAPER

http://www.fiftythree.com

Разработано в FiftyThree, Inc.

Доступно в iTunes. Приложение позволяет составлять списки, рисовать, объединять и выполнять задачи. Для iPad и iPhone приложение является бесплатным.

ONENOTE

https://www.onenote.com

Продукт Microsoft, в бесплатной версии доступно составление заметок и списков дел на компьютере, планшете и смартфоне.

DROPBOX

www.dropbox.com

Удобный способ хранить важные документы, доступ к которым вы можете получить отовсюду. Есть бесплатная версия, но в ней имеется ограничение на используемый общий объем памяти. Тем не менее существует много различных расширенных версий с большей вместимостью, доступных на платной основе.

ПРИЛОЖЕНИЯ С КАЛЕНДАРЯМИ

Существует столько всевозможных приложений с календарями, что, мне кажется, лучше дать вам ссылку на обзор 20+ самых популярных, включая несколько бесплатных, написанный Джоном Корпузом для Tom’s Guide:

https://www.tomsguide.com/us/pictures-story/442-best-calendar-apps.html

AT-A GLANCE®

www.ataglance.com

ACCO Brands Direct

P. O. Box 400

Sidney, NY 13838–0400

Производит различные варианты ежедневников для ведения графика встреч; можно планировать день по 15-минутным отрезкам, с разбивкой по неделям или месяцам. (Мой любимый вариант — номер G520H, DayMinder® Weekly Appointment Book, в твердом переплете. Я люблю эту вещь, потому что в данном ежедневнике в глянцевой твердой обложке день разбит на отрезки по 15 минут — с 8:00 до 21:45. А с 7:00 до 7:30 — на получасовые интервалы. По воскресеньям отсутствуют градации времени.) Такой ежедневник можно заказать прямо у них на сайте, в вашем любимом магазине канцелярских товаров или онлайн.

ПРОГРАММЫ ДЛЯ ПОСТАНОВКИ ЦЕЛЕЙ

https://www.stickk.com/

Эта программа основана на идее заключения контракта. Ее сооснователи — ученые из Йельского университета, среди которых профессор экономики Дин Карлан. Также в разработке программы участвовали Джордан Голдберг, Йен Айрес и Виктория Фенар. И хотя на сайте приводятся примеры платного использования программы, вы, разумеется, можете реализовать эту идею самостоятельно.

http://weekplan.net/

Идея возникла из книг Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей» и Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» и воплощена Аймериком Горат-Апелли. У программы есть пробная версия на семь дней, дальше можно приобрести одну из двух подписок — за 0,83 долл. и 1 долл. в неделю, с оплатой раз в год.

http://lifetick.com/

Использование сервиса будет вам стоить 14 долл. в месяц. В основе — принцип постановки SMART-целей; программа разработана в австралийской компании Meridian-86 в 2008 году. Доступна пробная версия, рассчитанная на 30 дней бесплатного использования.

Прочие ресурсы, которые могут быть вам полезны

https://www.lumosity.com

Сайт с тренажерами для тренировки концентрации внимания. Можно завести аккаунт и попробовать три бесплатных упражнения.

www.Timeanddate.com

Бесплатный сайт, на котором вы можете узнать, который сейчас час в любой точке мира, чтобы совершить международный звонок или отправить SMS-сообщение в том случае, если вы не хотите разбудить адресата посреди ночи.

www.xe.com

Бесплатный и простой способ узнать стоимость одной валюты в пересчете на другую. Просто впишите в поле сумму в текущей валюте, которую вы хотите конвертировать, а потом выберите валюту для конвертации. Нажмите «Конвертировать» — и высветится сумма в выбранной валюте.

www.Twitter.com

Этот бесплатный сервис позволяет вам создать собственную трибуну или бренд из вашего имени, продукта или компании. Можете попробовать наладить связь с популярными блогерами, подписываясь на них и комментируя их твиты.

ОТЕЛЬ НА СЕГОДНЯ

https://www.hoteltonight.com/

Приложение для бронирования последних свободных номеров в гостиницах.

GRUBHUB

https://www.grubhub.com/

Приложение для онлайн-заказа и срочной доставки еды.

Проведение исследований

https://surveymonkey.com

Позволяет подписчикам рассылать электронные опросы конкретным участникам — по имеющейся собственной платной базе респондентов или по анонимной платной базе жителей США и других стран. Доступна бесплатная версия сервиса, которая позволяет отправлять опросы, содержащие различное количество вопросов на ваше усмотрение, но не более десяти.

GOOGLE

https://www.google.com/forms/about/

Поисковая система Google предоставляет бесплатный функционал для проведения опросов и исследований.

Приложения

Как создавалась эта книга

Я работала над книгой «Всё! Доводи до конца» в тот период, когда проходила тренинг по социологии и арт-терапии для выпускников и проводила свои исследования. Тогда же я вела пробные занятия в колледжах, консультации и вспомогательные семинары по тайм-менеджменту в компаниях, агентствах, ассоциациях и в рамках личных встреч. Я даже прочитала четвероклассникам месячный курс по тайм-менеджменту.

Я изучила сотни опросов и интервью для предыдущих книг в поисках ответов, которые связаны с темой завершения начатого и могли бы быть полезны для этой новой работы, а также провела дополнительное исследование. Это был анализ результатов анонимного опроса (состоящего из 10 вопросов) 205 мужчин и женщин по программе рассылки по платной базе surveymonkey.com, которая позволяет оплатить участие анонимных респондентов. Я также дополнительно пригласила мужчин и женщин для работы над более расширенной версией исследования; анкету я распространила через сервис «Помоги репортеру». Мои помощники — 51 человек (мужчины и женщины) — ответили на 34 вопроса из расширенной версии опросника, и это позволило мне продолжить общение с некоторыми участниками по почте или телефону. 256 респондентов каждого из исследований, а также участники дополнительных интервью и просветительской работы, направленной на распространение идеи, как эффективно заканчивать дела, представляли разные страны — США, Индию, Латвию, Новую Зеландию, Великобританию, Канаду, Вьетнам, ЮАР и другие.

Наконец, я штудировала книги и статьи, которые связаны с темой завершения и перечислены в разделе «Библиография, включающая работы, приведенные в тексте».

Рабочий лист для отработки стратегии ACTION![10]

Задача или проект:

__________________________

A (Оценка)

__________________________

C (Контроль)

__________________________

T (Целеполагание)

__________________________

I (Усовершенствование)

__________________________

O (Организация)

__________________________

N! (Прямо сейчас!)

__________________________

Рабочий лист для отработки стратегии ACTION!

Задача или проект:

__________________________

A (Оценка)

__________________________

C (Контроль)

__________________________

T (Целеполагание)

__________________________

I (Усовершенствование)

__________________________

O (Организация)

__________________________

N! (Прямо сейчас!)

__________________________

Мой список дел

Семь принципов творческого управления временем[11]

1. Будьте инициативны и контролируйте свои реакции.

Принимайте взвешенные решения относительно того, на что тратить свое время, а не откликайтесь на все возникающие просьбы и требования.

2. Ставьте цели.

Если вы начнете ставить долгосрочные и краткосрочные цели, то сумеете понять, куда вы движетесь и что вам требуется, чтобы туда попасть. Это поможет вам отслеживать, какие задачи и проекты вам необходимо завершить.

3. Расставляйте приоритеты.

После того как вы определитесь с целями, расставьте приоритеты: что нужно сделать, чтобы достичь каждой из них. Будьте осторожны и не позволяйте нерешенным задачам, незаконченным проектам и невыясненным отношениям, которые имеют для вас значение, скрыться из виду — да так и остаться незавершенными.

4. Будьте внимательны.

Концентрируйтесь на одном главном проекте в один момент времени, даже если вы никак не можете решить, как его доделать. Какой бы ни была задача, которую вам обязательно нужно выполнить (и на то есть все основания), — выложитесь полностью и идите вперед, пока не дойдете до конца.

5. Ставьте реалистичные дедлайны.

Дедлайны, особенно поставленные разумно, помогут вам фокусировать внимание на конкретных долгосрочных целях и особенно на краткосрочных. Если дедлайн стоит слишком далеко, то вам будет трудно удержаться и не браться за другие важные дела и проекты. Слишком близкий дедлайн увеличивает вероятность того, что вас постигнет разочарование, поскольку вы будете продолжать работать в том темпе, который тяжело поддерживать, или потому, что будете вынуждены просить о продлении срока один или два раза. Постарайтесь выяснить, сколько времени на самом деле требуют большие задачи, чтобы назвать реалистичный срок, добавив себе еще немного времени для подстраховки. Присказка учит: «Обещай меньше, давай больше».

6. DO-IT-NOW (делай это сейчас) — используйте данный акроним, чтобы всё время повышать свою продуктивность.

D — Divide and conquer: Разделяй свои задачи и властвуй над ними.

O — Organize: Приведите в порядок все составляющие, которые вам понадобятся для выполнения задачи.

I–Ignore: Не позволяйте себе устраивать перерывы, это очень отвлекает.

T — Take the time: Потратьте время, чтобы изучить, как выполнять задачу самостоятельно.

N — Now: Делать надо сейчас, а не завтра. Не впадайте в прокрастинацию.

O — Opportunity: Вам может улыбнуться удача. Пользуйтесь такими моментами.

W — Watch out for: Следите за тем, на что у вас уходит время. Отслеживайте — и контролируйте, сколько времени вы проводите в интернете, соцсетях, за чтением и отправкой почты и SMS-сообщений.

7. Сбалансируйте свою жизнь.

Седьмой пункт, наверное, самый важный в этом списке. Главным делом вашей жизни будет оставаться работа, пока вы лишь ищете свободное время для общения с теми, кто вам дорог: с вашей парой, детьми (маленькими или уже взрослыми), внуками, детьми от предыдущих браков, дальними родственниками, друзьями, соседями, группами по интересам, коллегами и даже домашними животными; однако работа — это не вся ваша жизнь. Вы должны жить полноценной жизнью, которой мы все заслуживаем. Одна из составляющих баланса — уделять время самому себе, ходить в спортзал, читать книги для удовольствия, ходить ради развлечения на культурные, спортивные и музыкальные мероприятия или делать то, что вам нравится, что должно быть частью вашей жизни и может стать ею, если вы будете использовать на практике творческое управление временем.

Журнал учета времени 1

Подведите итог дня, проставив время, когда вы легли спать.

Комментарии.Постарайтесь указать, случались ли моменты, когда вы ощущали себя особенно бодрым или особенно уставшим, а также отметьте часы наивысшей продуктивности, периоды повышенной концентрации и моменты, когда вы уделяли особенное внимание деталям. В какие часы у вас лучше всего или хуже всего получается работать с людьми — и лично, и по телефону?

Журнал учета времени 2

Подведите итог дня, проставив время, когда вы легли спать.

Комментарии.Постарайтесь указать, случались ли моменты, когда вы ощущали себя особенно бодрым или особенно уставшим, а также отметьте часы наивысшей продуктивности, периоды повышенной концентрации и моменты, когда вы уделяли особенное внимание деталям. В какие часы у вас лучше всего или хуже всего получается работать с людьми — и лично, и по телефону?

Планировщик встреч

День недели ______________ Число _____________

00:00 __________________________

1:00 __________________________

2:00 __________________________

3:00 __________________________

4:00 __________________________

4:15 __________________________

4:30 __________________________

4:45 __________________________

5:00 __________________________

5:15 __________________________

…″…

23:45 __________________________

00:00 __________________________

Вопросы для обсуждения в клубе читателей книги «Всё! Доводи до конца» автора Джен Ягер, PH.D

1. В главе 2 («Причина — в вас») Джен Ягер приводит список из 22 возможных причин, почему у вас могут возникать трудности с завершением дел вообще или конкретного проекта в частности. Вспомните, какой из ваших проектов сейчас завис и беспокоит вас. Прочитайте еще раз о 22 возможных причинах и поймите, какие из них относятся к вам, — возможно, они помогут вам закончить ваш проект или начинание.

Незаконченный проект или начинание:

__________________________

Основные причины из главы 2, по которым они не закончены:

1) __________________________

2) __________________________

3) __________________________

2. Одна из главных идей книги «Всё! Доводи до конца» — дела следует заканчивать выборочно, а также в определенной заданной последовательности. Вы согласны или имеете иное мнение? Обсудите критерии, по которым вы станете что-то доводить до конца и которые помогут вам это сделать.

3. Вам приносит пользу составление списка задач? Если да, то каким образом вы его сейчас составляете? Вручную на бумаге? В электронном виде? Используете приложение для составления списка? (В разделе «Дополнительные ресурсы» перечислено много вариантов; можете попробовать какой-нибудь новый.) Как вам начать использовать списки дел более эффективно, если сейчас вы их не ведете? Если уже ведете, то как их можно изменить, чтобы они стали более эффективными и помогли вам справиться с большим количеством задач, которые вы должны или хотите выполнить?

4. Прочитайте еще раз главу 10 — «Эффективно делегируем задачи». Что самое главное вы почерпнули из нее и поможет ли вам это в делегировании задач?

__________________________

5. Как предложения Джен Ягер из главы 10 — «Учимся говорить „нет“» — могут помочь вам выполнять больше дел?

6. В главе 11 рассказывается о методике «ФИНИШ», которую автор рассматривает на примере большой задачи: написать (и выпустить) книгу. Выберите среди своих проектов (на работе или в повседневной жизни) самый большой и разберите его по этой методике. (При необходимости вернитесь к главе 6 — «Как использовать концепцию „ФИНИШ“».)

7. Вы уже сформировали краткосрочные и долгосрочные цели? Если да, запишите ключевые личные и профессиональные задачи на следующий час, день, неделю, год, пять лет. Если нет — не хотите ли сейчас этим заняться? Какие идеи из главы 7 («Всё под контролем: ставим цели и расставляем приоритеты») помогут вам поставить цели?

8. Когда наступает тот момент (если с вами вообще это случается), в который вы понимаете, что какой-то проект доделывать не нужно, а от какого-то начинания лучше отказаться? Обсудите различные варианты развития событий, которые перечислила Джен Ягер в главе 13 («Подводя итоги»).

9. Как вам следует поступить, если кому-то из вашей команды будет трудно что-то довести до конца? Выберите какие-то варианты из предложенных доктором Ягер в главе «Подводя итоги», в разделе, озаглавленном «Когда проблема — не ваша проблема».

10. Вознаграждение — это сильный мотиватор, чтобы закончить дело, — для вас, вашего департамента или компании. Есть ли у вас уже устоявшаяся система вознаграждений? Если нет, то какими способами вы можете поощрить сотрудников материально (например, выдачей премии, то есть вознаграждением за старания, похвалой или выдачей грамоты лучшим работникам), чтобы увеличить преимущества от завершения задач?

11. Как концепция эффекта Хемингуэя (вы понимаете, что дело подходит к завершению, и стремитесь закончить его быстрее, чем если бы оставалось еще много работы) помогает вам справляться с вашими задачами?

12. Вы ловили себя когда-нибудь на том, что делаете одновременно много дел? Если да, то какими способами вы сможете себя дисциплинировать или как вам сменить рабочую обстановку, чтобы концентрироваться только на одной задаче в один момент времени и завершить работу с главной задачей, прежде чем переходить к другой? Поможет ли вам идея избирательного внимания, о которой Джен Ягер говорит в своей книге, или вы понимаете, что вам нужно четко следовать принципу «делаю одну задачу в один момент времени до тех пор, пока она не будет выполнена»?

13. С какой идеей настоящей книги вы совершенно не согласны и почему? Какой альтернативный вариант вы бы предложили и какой подход использовали бы сами?

14. Какая из идей книги «Всё! Доводи до конца» наиболее вам интересна и почему? Как вы можете использовать ее, чтобы она помогала вам доводить до конца все ваши начинания?

15. Есть ли у вас список желаний, состоящий из больших обязательных дел и проектов, которые вы должны осуществить в своей жизни? Возможно ли, что к каким-то из них вы даже не приступали? Составьте этот список сейчас, чтобы он четко напоминал вам о ваших планах.

Краткая заметка для читателей и участников моего семинара

Одно из преимуществ составления книги, где я продолжаю изучать тему, которой посвятила многие десятилетия, в том, что у меня есть возможность наблюдать, как этот вопрос меняется с годами. И по сей день используют прекрасные методики, впервые сформулированные еще в 1980-е годы, — методики составления списка задач, борьбы с прокрастинацией и перфекционизмом, преодоления своих страхов и т. д.

Но какое-то время спустя я поняла: некоторые из этих проблем даже более обширны, а способы решения тех или иных задач посредством тех или иных принципов могли измениться. Например, людям уже не обязательно составлять списки дел на бумаге — можно использовать для этого сайты и приложения. Но мысль осталась той же: перечень дел помогает помнить о них.

Я поняла, что заканчивать дела стало гораздо сложнее, чем когда-либо. И речь идет не только о задачах, способствующих продвижению по карьерной лестнице или в бизнесе, — например, написание книги, которая откладывается после первых двух глав; выпуск из колледжа или защита научной работы, о которых забывают даже после многих лет напряженного труда, несмотря на потраченные деньги, силы и время. Речь идет и о таких немаловажных вопросах, как отношения, которые заканчиваются слишком рано, между тем как их вполне можно было спасти.

Книга «Всё! Доводи до конца» стала для меня захватывающим приключением: я занималась этим проектом, основываясь как на информации, полученной давно, так и на абсолютно свежих данных.

Да, написание целой книги, посвященной одной насущной проблеме — завершению начатого, — оказалось совсем иным опытом, нежели я предполагала много месяцев назад, впервые задумавшись об этом проекте. Вскоре я поняла, что для раскрытия данной темы — темы завершения дел — необходимо задействовать все свои знания о тайм-менеджменте, эффективности, отношениях и человеческой природе, полученные на протяжении многих лет и даже больше.

Обсуждение с группой читателей или на рабочем семинаре вопросов, связанных с завершением начатого, порой бывает весьма эффективным. Вы можете поговорить о прочитанном, вспомнить собственные истории, примеры из жизни ваших друзей, коллег и участников группы читателей или клуба обсуждений.

Когда будете выступать с речью, помните одно из правил мозгового штурма: не существует правильных или неправильных идей — все могут рассказывать, о чем хотят; необходимо поддерживать атмосферу безопасности и открытости, даже если вы не согласны с чьей-то точкой зрения.

Примечания

1

См.: Йордан Э. Путь камикадзе. М.: Лори, 2003. — Примеч. пер.

2

См.: Ягер Дж. Заставьте офис работать на вас. М.: Инфотропик Медиа, 2012. — Примеч. пер.

3

См.: Лакейн А. Искусство успевать. М.: ФАИР, 1996. — Примеч. ред.

4

Это адаптированная версия теста из книги «Работайте меньше, делайте больше. Семидневный тренинг повышения продуктивности» (Work Less, Do More: The 7-Day Productivity Makeover, 2008). — Примеч. авт.

5

Эти положения перепечатаны без нарушения прав из моей книги «Работайте меньше, делайте больше»; некоторые слегка отредактированы, также добавлено пять новых способов. — Примеч. авт.

6

См.: Ягер Дж. Когда дружба причиняет боль. М.: Инфотропик Медиа, 2011. — Примеч. пер.

7

Мария Арсентьевна Рикерс-Овсянкина (1898–1993) — советский психолог, ученица Курта Левина. В 1928 г. защитила диссертацию на тему «Возобновление прерванных действий» (Университет Гессена). Блюма Вульфовна Зейгарник (1900–1988) — советский психолог, ученица Курта Левина, одна из создателей факультета психологии МГУ. В дипломной работе (1927, Берлинский университет) доказала факт преимущественного запоминания незавершенных действий, вошедший в мировую литературу под названием «эффект (или феномен) Зейгарник». — Примеч. ред.

8

См.: Феррис Т. Как работать по четыре часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. М.: Добрая книга, 2017. — Примеч. пер.

9

То, что в настоящем разделе перечислены лишь некоторые программы и сайты, посвященные тайм-менеджменту, не говорит об их исключительности. И если какие-то другие здесь не упомянуты, это не значит, что автор считает их плохими. Данный раздел подготовлен только для того, чтобы поделиться полезной информацией. Следует помнить: контент сайтов может измениться или они могут больше не работать. Оцените самостоятельно каждый из пунктов списка. — Примеч. авт.

10

Более подробно система ACTION! описана в главе 7 — «Всё под контролем: ставим цели и расставляем приоритеты». — Примеч. авт.

11

Немного отредактировано и перепечатано (с соблюдением прав) из моей книги «Творческое управление временем в новом веке». — Примеч. авт.

Content

Джен Ягер
ВСЁ! ДОВОДИ ДО КОНЦА
Синдром незавершенных дел

Часть первая. Причины

Глава 1. Эпидемия незавершенных дел и ее последствия

Глава 2. Причина — в вас. Список-22: убеждения, модели поведения и вредные привычки, которые могут помешать вам закончить начатое

Глава 3. Слишком много дел одновременно

Глава 4. Справляемся с прокрастинацией

Глава 5. Учимся пересматривать дедлайны

Часть вторая. Избавление

Глава 6. Как использовать концепцию «ФИНИШ»

Глава 7. Всё под контролем: ставим цели и расставляем приоритеты

Глава 8. Эффективный список дел

Глава 9. Учимся говорить «нет»

Глава 10. Эффективно делегируем задачи

Глава 11. Как всё-таки доделать большой проект? Пишем книгу

Часть третья. Прочие суждения и заключение

Глава 12. Исключение, которое подтверждает правило: в каких случаях хорошо, что дело не доделано

Глава 13. Подводя итоги

Библиография, включающая работы, приведенные в тексте

Дополнительные ресурсы

Приложения

Вопросы для обсуждения в клубе читателей книги «Всё! Доводи до конца» автора Джен Ягер, PH.D

Примечания