Карен Тайбер Лиланд, Кит Бейли

Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией

Переводчик Варвара Васильева

Редактор Ксения Герцен

Главный редактор С. Турко

Руководитель проекта А. Деркач

Корректоры Е. Аксёнова, Е. Чудинова

Компьютерная верстка А. Абрамов

Художественное оформление и макет Ю. Буга

© 2020 by Karen Tiber Leland and Keith Bailey

© Издание на русском языке, перевод, оформление. ООО «Альпина Паблишер», 2021

Все права защищены. Данная электронная книга предназначена исключительно для частного использования в личных (некоммерческих) целях. Электронная книга, ее части, фрагменты и элементы, включая текст, изображения и иное, не подлежат копированию и любому другому использованию без разрешения правообладателя. В частности, запрещено такое использование, в результате которого электронная книга, ее часть, фрагмент или элемент станут доступными ограниченному или неопределенному кругу лиц, в том числе посредством сети интернет, независимо от того, будет предоставляться доступ за плату или безвозмездно.

Копирование, воспроизведение и иное использование электронной книги, ее частей, фрагментов и элементов, выходящее за пределы частного использования в личных (некоммерческих) целях, без согласия правообладателя является незаконным и влечет уголовную, административную и гражданскую ответственность.

⁂

Деборе – навсегда.

Кит Бейли

Маме и папе, Норману и Барбаре Тайбер, которые наградили меня критическим мышлением и чутким сердцем.

Карен Тайбер Лиланд

Памяти Джона Гарнера, нашего наставника и друга, который много лет назад объяснил нам, что управляют не временем, а энергией

Введение

В конце 1980-х в офисных разговорах появились слова «баланс работы и личной жизни». Сейчас этому посвящены книги по бизнесу, работа успешных консультантов и телепередач. Баланс работы и личной жизни – это соотношение карьерных достижений (продвижение по службе, продуктивность, совершенствование профессиональных навыков) и самореализации (семья, друзья, увлечения, вклад в общественную жизнь). Но, несмотря на все рассуждения, за последние 20 лет люди стали работать больше: средний показатель вырос с 43,6 до 47,1 часа в неделю. Кроме того, в 2019 году команда сервиса по отслеживанию времени Rescue Time опубликовала исследование на тему баланса работы и личной жизни. Оттуда можно было узнать, что:

● 21 % рабочего времени уходит на развлечения, чтение новостей и социальные сети;

● 28 % работников начинают свой день до 8:30 (5 % – до 7:00);

● 40 % людей продолжают пользоваться компьютером после 22:00;

● 26 % работы выполняется в нерабочие часы.

Многие попадают в замкнутый круг: если уделять больше внимания личной жизни, начинаются проблемы на работе. Если слишком много сидеть в офисе, страдают отношения в семье и ухудшается самочувствие. Мы считаем, что универсального способа справиться с проблемами нет. Но мы уверены: умение управлять временем и энергией существенно помогает на пути к гармонии личной жизни и работы.

Удачные решения, полезные привычки и проверенные советы по управлению временем, описанные в книге, – результат нашей работы: на протяжении 30 лет мы проводили мастер-классы для корпораций, опрашивали десятки тысяч сотрудников, изучали последние исследования ведущих специалистов по поведенческим наукам и внимательно наблюдали за клиентами, которые учатся быть продуктивнее, стараясь при этом сохранять баланс между карьерой и личной жизнью.

Перед тем как начать, следует отдать дань уважения гуру тайм-менеджмента, которые проложили нам дорогу. Все мы можем поучиться у мастеров тому, как извлечь максимум из каждого дня.

Учиться у лучших

На протяжении веков великие философы, успешные предприниматели и даже президенты задавались вопросом: «Как использовать время эффективно?» То, к каким ответам они приходили, во многом определяет современное отношение ко времени. Вот лишь несколько примеров.

Психолог

В 1943 году Абрахам Маслоу написал знаменитую ныне научную работу «Теория мотивации человека» (A Theory of Human Motivation). Речь шла о том, что человек способен заботиться о потребностях более высокого уровня (достижение успеха, творчество, решение проблем), когда удовлетворены базовые нужды (еда, тепло, кров, безопасность). Такая иерархия человеческих потребностей вдохновила на создание техники POSEC (от англ. Prioritize, Organize, Streamline, Economize, Contribute) – расстановки приоритетов через систематизацию, рационализацию, экономию и содействие:

● Распределяйте время в зависимости от жизненных приоритетов. Если человек знает свои цели, ему проще их достигать.

● Создайте себе все условия для удовлетворения базовых потребностей в стабильности и безопасности – как в финансах, так и в семье. Возможно, следует договориться о еженедельном семейном ужине или настроить автоматический перевод части каждой зарплаты на сберегательный счет.

● Упростите или усовершенствуйте дела, которыми не всегда хочется, но приходится заниматься (домашние обязанности и т. п.). К примеру, в банк, на почту и магазин можно сходить за один раз, а не растягивать это на несколько дней.

● Сократите время и силы, которые уходят на выполнение несрочных или не очень важных задач. Скажем, не требуется тратить целый день, если нужно разобрать рабочий стол.

● Займитесь благотворительностью или другими добрыми делами.

Многие замечают, что после выполнения всех пунктов этого плана у них естественным образом возникает желание ставить перед собой более значимые цели.

Гуру бизнеса

Стивен Кови в популярной книге «Главное внимание главным вещам»[1] поделился историей, которая иллюстрирует важность расстановки приоритетов. Он рассказал, как на лекции о времени инструктор наполнил пятилитровую банку с широким горлом крупными камнями и спросил слушателей, полна ли она. Услышав в ответ «Да!», он доказал обратное, засыпав пустоты между камнями гравием. В этот раз на вопрос, полна ли банка, отвечать никто не спешил. Инструктор добавил песок и воду, чтобы заполнить оставшееся пространство. Когда он спросил, что слушатели думают по поводу такого опыта, кто-то ответил: «В жизни всегда есть пустоты, которые, хорошенько подумав, можно заполнить». Но суть была не в этом. Инструктор объяснил: если оставить крупные камни напоследок, для них не хватит места. А вам случалось находить время для гравия, песка и воды, но не для крупных камней?

Президент

Дуайт Эйзенхауэр говорил: «Всё, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко бывает важным». Эта мысль лежит в основе его подхода к расстановке приоритетов. Он делил задачи так:

● Неважные и несрочные дела нужно отложить, отказаться от них или поручить кому-либо еще.

● Важные и срочные дела выполняются сразу и никому не делегируются.

● Неважные, но срочные дела нельзя откладывать, но можно кому-либо передать.

● Важным, но несрочным делам необходимо присвоить высокий приоритет, внести их в свой график и выполнить самому.

Консультант

В 2001 году вышла книга-бестселлер Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок»[2]. Она сделала его самым известным консультантом по вопросам личной продуктивности. Метод Аллена основан на следующем: для достижения продуктивности нужно освободить голову от текущих задач и проектов, выписав их на внешний носитель (бумагу, планшет и т. д.), а затем распределить по этапам рабочего процесса. Вот пять столпов метода Аллена:

● Сбор всей информации.

● Прояснение необходимых действий.

● Организация в соответствии с категориями и приоритетами.

● Просмотр и обновление списков дел.

● Работа над задачами.

Благодаря Дэвиду Аллену расставлять приоритеты научилось целое поколение.

Экономист

Вильфредо Парето – итальянский экономист начала XX века. Он считается автором «принципа Парето», или принципа 80/20. В 1897 году, задолго до появления интернета, Парето обнаружил, что 80 % благ – в руках у 20 % населения. С тех пор многое изменилось, но теория диспропорции Парето и сейчас применяется во многих сферах бизнеса, от контроля качества до управления временем. Перечислим несколько примеров того, как принцип 80/20 может влиять на вашу жизнь и что с этим делать:

● 80 % целей достигаются за счет выполнения 20 % задач. Определите, какие задачи из списка дел сильнее всего приближают вас к важнейшим целям, и выполните их самыми первыми.

● 20 % усилий приводят к 80 % результата. Научитесь замечать, какие именно усилия позволяют получить максимум пользы от потраченного времени.

● 80 % пользы от чтения деловой литературы извлекается из 20 % материалов. Выясните, какие издания (журналы, блоги, книги) чаще всего оказываются полезными, и откажитесь от остальных.

● 20 % коллег обеспечивают 80 % необходимой поддержки. Определите, кто из коллег готов вас поддержать, и не оставайтесь у них в долгу. Считайте поддержание хороших отношений с этими людьми первоочередной задачей и показывайте им, что они облегчают вам работу.

● 80 % пользы клиент получает от 20 % деятельности компании. Выясните, по каким критериям клиент оценивает компанию, и улучшайте именно эти области.

● 20 % привычек по управлению временем решают 80 % проблем с продуктивностью. Если присмотреться, то можно заметить, что основные проблемы со временем объясняются одной-двумя пагубными привычками (плохой расстановкой приоритетов, многозадачностью, прокрастинацией). Поймите, что это за привычки, и стремитесь избавиться от них.

Бунтарь

Тимоти Феррис, автор бестселлеров по версии The New York Times, пишет на своем сайте, что учит людей «не торчать в офисе от звонка до звонка, жить где угодно и богатеть». Эта же мысль – лейтмотив книги Ферриса «Как работать по 4 часа в неделю»[3]. Она приобрела невероятную популярность у миллениалов, которые не захотели следовать примеру родителей и мучиться на скучной, выматывающей работе. Автор помог высказаться людям, которые выступают за свободный график и отказ от привязки к месту.

Мы познакомились с главными именами в мире тайм-менеджмента и почти готовы повышать вашу личную продуктивность. Осталось определить отправную точку.

Часть первая

Оцените отношения со временем

Понимание отправной точки в вопросах управления временем позволит понять, куда и как двигаться, и оценить прогресс в процессе формирования навыков. В этой главе мы предлагаем четыре способа, которые можно применять для работы с навыками тайм-менеджмента.

1

Определите, грамотно ли вы обращаетесь со временем

Чтобы понять, на каком уровне ваши отношения со временем, оцените каждое из утверждений ниже:

1 – почти никогда;

2 – иногда;

3 – часто;

4 – постоянно.

1. Я составляю список дел на день и расставляю приоритеты. __________

2. Если возможно, я стараюсь выполнять важные задачи в начале дня. __________

3. Порядок на рабочем столе побуждает меня заниматься делами. __________

4. У меня записаны конкретные цели в карьере и личной жизни. __________

5. Я прихожу на встречи вовремя и подготовленным. __________

6. Я поручаю дела другим, если могу. __________

7. Я регулярно проверяю электронную почту. __________

8. Я закрываю дверь кабинета или предпринимаю другие меры, когда необходимо сосредоточиться. __________

9. Я знаю, когда и как отказывать людям в том, что они просят. __________

10. Я не срываю сроки работы. __________

11. Я могу найти любую необходимую информацию за пять минут. __________

12. На решение срочных вопросов я трачу меньше трети дня. __________

13. Письма в моей папке «Входящие» в полном порядке. __________

14. Мои рабочие документы отсортированы, в папках нет ничего лишнего. __________

15. Я не откладываю «на потом» сложные или неприятные задачи. __________

Подводим итог:__________

● 50–60 баллов: поздравляем! Вы превосходно управляете временем. Очевидно, вы понимаете базовые принципы тайм-менеджмента и каждый день применяете их на практике. Чтобы добиться большего, выберите отдельную область и усовершенствуйте ее, пользуясь этой книгой. Кроме того, можно записаться на мастер-класс по управлению временем, чтобы отточить тот или иной навык.

● 35–49 баллов. Вы неплохо чувствуете время, но тратите силы и теряете концентрацию из-за нескольких вредных привычек. Пересмотрите вопросы и обратите внимание, какие из них вы оценили на два балла или меньше. Вероятно, стоит обратиться за помощью к коллегам, которым вы доверяете. Так вы сможете понять, когда начинаете вести себя непродуктивно. Найдите в книге приемы, которые позволят справиться с выявленными проблемами.

● 15–34 балла. Вам не помешало бы поработать над навыками тайм-менеджмента. Возможно, проблемы со временем связаны с прокрастинацией, выгоранием или огромным потоком задач. Выбирайте по одному пункту из списка и работайте над ним, используя принципы, методики и упражнения из книги, пока не улучшите свои навыки.

10 киберпреступлений против времени

● Не заканчивать разговор.

● Не делать следующий шаг.

● Игнорировать письма, звонки и сообщения.

● Делать вид, что время не имеет значения.

● Легкомысленно относиться к графику.

● Не соблюдать сроки.

● Относиться к людям как к вещам.

● Не уважать чувства окружающих.

● Не благодарить.

● Не отдавать должное.

● Не понимать разницы между срочной и важной задачей.

Онлайн-преступления против тайм-менеджмента

Благодаря интернету людям стало легче и комфортнее общаться, но это палка о двух концах. Онлайн-общение породило среду, где процветают так называемые онлайн-преступления против времени. Если вы решительно настроены на то, чтобы повысить личную продуктивность и стать лучше в целом, бегите от них как от чумы.

Нет легкомыслию: не бросайте разговор на середине

Всем знакома такая ситуация. Вы тратите несколько часов, а то и дней, работая над идеальным предложением в ответ на потенциальный запрос. А клиент? Он возвращается с ответом и называет число. День икс наступает, а ответа нет. Вы пишете письмо – тишина. Вы звоните – никто не отвечает. Проходит две недели, вы пишете снова, но в ответ опять молчание. Вам уже не до сделки, хочется просто внятного ответа… Вот еще несколько примеров того, как люди беспечно бросают дела на полпути:

● Пообещать что-либо сделать к определенной дате, но не сдержать слова и не предупредить о том, что сроки срываются.

● Пообещать сделать следующий шаг и не выполнить обещание.

● Начать важный разговор, отвлечься или прерваться на середине и не возвращаться к этой теме.

● Не отвечать на звонки и письма, на которые надо ответить.

Знакомо? Сегодня большинство работающих людей успело побывать по обе стороны баррикад. Наверняка вы и сами совершали такие «преступления» и становились «жертвами» чужих. Всем понятно, что у людей много работы и большой поток задач, что иногда не хочется вступать в спор или отказывать другому в просьбе. Но ради экономии времени и поддержания хороших отношений пообещайте себе, что никогда не оборвете разговор на полуслове и вернетесь с ответом, если договорились об этом.

Не делайте вид, что время ничего не значит

Вы знаете, что совещание начинается в 13:00, но приходите в 13:30 и спешите к своему месту, невнятно извиняясь? Среди коллег вы заслужили репутацию ненадежного человека. Мы зачастую недооцениваем то, как несерьезное отношение ко времени влияет на других людей и на их мнение о нас. Проявлять такое легкомыслие можно по-разному:

● Регулярно срывать сроки.

● Постоянно опаздывать на совещания и встречи, заставляя остальных ждать.

● Забывать о совещаниях и встречах.

● Регулярно переносить совещания и встречи.

● Не отвечать на звонки, письма и сообщения вовремя.

● Не выполнять данные обещания.

● Не признавать срыв сроков и не извиняться за это.

● Не предупреждать, что задерживаете работу или опаздываете.

Скорее всего, вы сталкивались с таким поведением и знаете, как оно раздражает и какое недовольство вызывает у других. Дело в том, что хорошие отношения ведут к более эффективному использованию времени, а значит, к удовлетворению. Относитесь ко времени окружающих уважительнее. Как ни странно, это подарит вам больше свободы.

Не относитесь к людям как к вещам

В современном мире, где все повсеместно «свайпят» друг друга направо и налево в соцсетях, очень легко относиться к окружающим как к расходным материалам или шестеренкам в механизме, который должен привести человека к цели. Один собеседник не ответил мгновенно – и вы обращаетесь к другому, «чтобы не тратить время». Проблема такого якобы эффективного мышления в том, что на самом деле оно вызывает неприятные эмоции, недопонимание и недовольство, которые медленно накапливаются – и отнимают время и силы. В деловой среде подобное отношение к людям чаще всего проявляется так:

● Не обращать внимания на чувства человека по поводу конкретного проекта, цели или вопроса.

● Не благодарить и не выражать признательность, когда человек что-либо делает (пусть даже это входит в его обязанности).

● Отказываться или забывать отдавать должное человеку за любой вклад в проект или достижение цели.

● Менять исполнителя, как только предыдущий замедляет работу.

● Игнорировать письма и звонки, когда хочется избежать неприятного разговора.

Многочисленные исследования показывают: отношения в коллективе остаются хорошими, когда люди готовы решать сложные или неприятные вопросы. Пообещайте себе, что вы станете прикладывать усилия для работы над отношениями – не ради краткосрочного эффекта, а ради долгосрочной выгоды.

2

Поймите, как вы относитесь ко времени

Философы и ученые пытались понять, что такое время, с давних пор. Дать определение времени довольно сложно. Есть простые формулировки (например, «череда мгновений»), есть более сложные. Одно из таких определений встречается на сайте http://www.spacetoday.org:

Человеческое восприятие, определяемое как длина интервала, разделяющего две точки на непространственном континууме, в котором все явления происходят в необратимой последовательности от прошлого к настоящему и будущему.

Но проблемы со временем не решаются попытками дать ему определение. Любые убеждения, касающиеся времени, влияют на ваше отношение к нему. К примеру, вы когда-нибудь ловили себя на мысли, что в сутках просто не хватает часов?

Упражнение

Запишите ваши мысли и убеждения насчет времени.

Соответствует ли написанное принципу «Используй время, пока не поздно»? Что для вас время – вселенская тайна или банальное движение стрелок на часах? Какое отношение ко времени видно в ваших заметках – положительное или отрицательное? Как бы то ни было, именно временем вы стараетесь управлять, когда занимаетесь тайм-менеджментом. Спросите себя: «Это вообще возможно? В своем ли я уме?» Пытаясь управлять временем, человек хочет взять под контроль то, чего никто до конца не понимает, то, чему невозможно дать определение, то, о чем постоянно спорят.

Если взглянуть на время со стороны и постараться быть рациональными, можно заметить, что минута – всегда минута, час – всегда час, а день – всегда день. Надо признать, если с организованностью и концентрацией полный порядок, время пролетает незаметно и радостно. Если же человек не умеет планировать, постоянно отвлекается, то время тянется медленно и болезненно, а продуктивность страдает. Но в обоих случаях количество времени остается одним и тем же.

Представьте, что у вас есть час, чтобы подготовить предложение для важного клиента. Электронные письма от этого человека и вложенные файлы под рукой. Вы отключили уведомления и предупредили коллег, что в ближайшее время вас нельзя беспокоить. Все эти действия помогают сосредоточиться. Пришлось серьезно потрудиться, зато теперь можно вздохнуть с облегчением: предложение готово.

Возьмем ту же ситуацию и кое-что изменим. У вас не получается быстро найти письма от клиента: вам их кто-то пересылал, но вы не помните, кто именно. Вас постоянно отвлекают входящие сообщения, как минимум трижды подходили коллеги с вопросами или предложением перекусить. Отведенный на работу час заканчивается, но предложение готово лишь наполовину. Вы устали и злитесь, вам придется задержаться на работе.

Один и тот же час, но какие разные результаты! Похоже, управлять временем как таковым нельзя, зато можно тем, что вы от него получите: энергией, продуктивностью, результатом. Случалось замечать, как одни ваши коллеги используют время как можно эффективнее, а другие постоянно тратят его впустую? В этом случае время – общий знаменатель. Люди по-разному управляют собой. На кого из них хотели бы равняться вы?

3

Перестаньте отрицать время

Каждый год 15 апреля миллионы американцев рвут на себе волосы, пытаясь успеть подать налоговую декларацию до полуночи. Почему они делают это в последнюю минуту? Дело в прокрастинации и отрицании, особенно – в отрицании того, сколько времени займет поиск и сортировка квитанций, оформление бумаг и подсчеты, необходимые для успешной отправки формы.

Сколько времени нужно, чтобы подготовить и заполнить налоговую декларацию? По оценке правительства, в среднем налогоплательщики тратят 28,5 часа на декларацию с постатейными вычетами и доходами от процентов, дивидендов и прироста стоимости активов.

Склонность недооценивать количество времени на то или иное дело не ограничивается серьезными вопросами вроде уплаты налогов. Она распространяется и на будничные привычки – например, опаздывать на встречи.

Корень проблем, незаметный на первый взгляд, – отрицание времени. Человеку кажется, что из точки А в точку Б он доберется быстрее, чем на самом деле. Избавиться от такого подхода и начать более точно рассчитывать время помогут следующие приемы.

Начните с конца

Начните планировать с конца, чтобы определить, сколько понадобится времени. Продумайте необходимые шаги и рассчитайте, сколько они займут. Это позволяет прояснить, что нужно сделать и к какому сроку. Например, ежегодный деловой ужин с высоким начальством начинается в 19:30 и проходит в новом модном ресторане Café du Posh. Вы продолжаете отрицать время и планируете уйти с работы в 19:00. У вас полчаса: 15 минут, чтобы доехать, и еще 15 – привести себя в порядок. Но если начать с конца, то более реалистичный план будет выглядеть так:

Если не отрицать время, уходить с работы надо в 18:40, а не в 19:00. Разница с первой оценкой – целых 20 минут!

Продумайте худший сценарий

Отрицание времени смягчает и размывает восприятие того, сколько на самом деле займет движение из пункта А в пункт Б. 10 % времени всегда должно быть в запасе – на непредвиденные случаи, изменения и задержки: если на дороге больше пробок, чем вы ожидали, нет мест для парковки, в последний момент появилась какая-то рабочая задача…

Перестаньте недооценивать мелочи

Нередко люди опаздывают из-за того, что не уделяют должного внимания мелочам, в особенности тем, которые способны замедлить переход к следующему действию. Например, вы готовитесь к выходу, но перед этим вам нужно найти кошелек, телефон, сумку и ключи, а потом ввести пункт назначения в навигатор. Все эти мелкие дела требуют времени, и их тоже следует учитывать.

4

Ведите дневник

«В сутках недостаточно часов», «У меня не хватает времени на все дела», «Свалилось столько всего, что я ничего не успеваю». Это лишь несколько фраз из длинного перечня жалоб на нехватку времени, которые постоянно звучат из уст коллег.

Действительно, зачастую надо делать много дел в очень сжатые сроки. Однако America Online и Salary.com опубликовали исследование, согласно которому сотрудники в среднем тратят на работе впустую два часа в день. Что именно съедает их время и снижает продуктивность? Вот что:

«А при чем тут я?! – воскликнете вы. – Я никогда не трачу время на работе впустую!» Но на самом деле практически у всех (даже у лучших из лучших) есть вредные привычки в обращении со временем. Они и снижают результативность работы.

Один из способов определить, на что же все-таки уходит время и где проявляются вредные привычки, вести подробный дневник действий в течение недели.

Шаг первый. Записывайте все действия

Каждый день записывайте абсолютно всё, что делаете (и по работе, и нет), и время, которое ушло на каждое действие. Делайте это весь рабочий день. Представьте, что вы – беспристрастный аудитор, задача которого – создать подробный и точный отчет об использовании времени. К примеру, если первые 15 минут в офисе уходят на обсуждение вчерашней игры «Нью-Йорк Янкиз» за чашкой кофе, запишите это в дневник. Если следующие 20 минут вы проверяете почту, запишите и это и т. д. К концу дня записи могут выглядеть так.

Шаг второй. Категоризируйте отдачу

В конце дня проанализируйте журнал и в поле «Отдача» поставьте букву «А», «Б» или «В»:

● А – я получил(а) большую отдачу по этому действию, оно приблизило меня к важной цели.

● Б – я получил(а) среднюю отдачу по этому действию, оно немного приблизило меня к важной цели.

● В – я почти не получил(а) отдачи по этому действию, оно почти не приблизило меня к важной цели.

Шаг третий. Определите цену категории «В»

Чтобы узнать цену каждого действия, рассчитайте свою часовую ставку. Вы и так ее знаете, если работаете консультантом, бухгалтером или юристом с почасовой оплатой. Если привыкли измерять зарплату годовым доходом – можете использовать следующую формулу. Предположим, вы работаете примерно 48 часов в неделю, а ваш годовой доход равен $70 000:

$70 000: 2000 (приблизительное количество часов) = $35 в час.

Вычислив почасовую ставку, подсчитайте стоимость каждого действия из категории «В»: умножьте вложенное время на ставку. Например, если ставка – $35, то 15 минут на действие категории «В» обходится вам в $9. Впишите эту сумму в колонку «Цена». Мы обращаем внимание именно на действия категории «В», так как они зачастую приносят очень скромный результат или не приносят ничего.

Шаг четвертый. Проанализируйте журнал действий за день

Чтобы понять, сколько времени каждый день уходит на не самые важные задачи, сложите минуты, потраченные на действия категории «В», и запишите их внизу таблицы. Подсчитайте стоимость этих действий. При почасовой ставке $35 заполненный журнал действий будет выглядеть следующим образом:

Из таблицы следует, что почти два часа и $71 ушли на действия категории «В». Другими словами, человек потратил два часа на то, от чего не было почти никакой отдачи.

Упражнение

Ведите дневник всю рабочую неделю, чтобы больше узнать о том, грамотно ли вы распоряжаетесь временем. Возможно, вы с удивлением обнаружите, сколько рабочих часов уходит на общение с коллегами, на чтение почты, на отвлечения и другие действия категории «В». Анализируйте записи, смотрите, на что тратите время, отмечайте вредные привычки (например, поиск дешевых авиабилетов по полчаса в день) и вносите изменения, которые позволят вам эффективнее расходовать ценный ресурс.

Распечатайте шаблон дневника в пяти экземплярах и в течение недели следите, на что уходит время.

Часть вторая

Цель – работа – результат

В суете рабочих задач и домашних забот сложно воспринимать картину целиком, поэтому большинство людей ставит только те цели, которые помогают в карьере. Однако стремление к успеху в разных областях помогает добиться баланса работы и личной жизни – и дарит удовлетворение от того, что время потрачено не зря. Попробуйте взглянуть на себя со стороны и подумать, какие цели можно поставить в разных сферах жизни:

● Финансы.

● Карьера и предпринимательство.

● Досуг и увлечения.

● Здоровье и благосостояние.

● Отношения.

● Личностное развитие.

● Совершенствование мира.

Выполните упражнение, чтобы запустить мыслительный процесс и найти для себя новые возможности.

Упражнение

Запишите все, что придет в голову при размышлении над личными целями. Не сдерживайте воображение. Главное, не поправляйте себя: возможно, появятся идеи, которых вы не ожидали. Закончив упражнение, вернитесь к записям и вычеркните все, что точно невозможно осуществить.

УПРАЖНЕНИЕ НА ПОСТАНОВКУ ЦЕЛЕЙ. Часть I

УПРАЖНЕНИЕ НА ПОСТАНОВКУ ЦЕЛЕЙ. Часть II

Формулируйте позитивно

Есть два подхода к постановке целей: определить то, к чему вы идете, или то, от чего вы уходите. Позитивная формулировка («хочу весить 56 кг») – отличный способ проложить мост в будущее. Если же формулировка будет негативной («хочу избавиться от 9 кг), вы сами сожжете мосты к успеху. Вспомните одну цель, о которой вы думали в негативном ключе, и исправьте формулировку так, чтобы она стала позитивной. Как изменится ваше отношение к цели?

5

Ставьте конкретные цели

Вы сформулировали свои цели. Настало время рассмотреть надежные способы их достичь и сложности, которые могут встретиться на пути.

В известной детской книге «Приключения Алисы в Стране чудес» главная героиня спрашивает Чеширского Кота:

– Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?

– Это во многом зависит от того, куда ты хочешь прийти, – ответил Кот.

Цели, как известно и Чеширскому Коту, и любому грамотному бизнесмену, задают курс и помогают определить, во что вкладывать время и силы каждую минуту, час, день, иногда – всю жизнь.

Совет звучит разумно, и его придерживаются лучшие умы мира, но многие не воспринимают искусство постановки целей всерьез.

Подумать о целях или поделиться намерениями с коллегой – хорошее начало, но это не всегда приводит к результату. Например, если спросить группу из 100 человек: «Кто хочет больше денег?», то поднимется лес рук – 90 % людей любого круга разделяют это желание. Но если сказать: «Хорошо, вы нашли на улице монету, у вас больше денег», большинство не согласится и скажет: «Это не то, что мы имели в виду!»

Чтобы повысить шансы достичь целей, попробуйте сделать их максимально конкретными, в том числе установить сроки выполнения. Чем точнее цель, тем легче отследить прогресс и понять, чего вы добились. Посмотрите на такую размытую формулировку:

Я хочу улучшить навыки проведения презентаций.

Но как понять, что цель достигнута? По каким критериям оценивать, что человек стал более искусным оратором? Конкретная цель может звучать так:

За следующие полгода я хочу улучшить навыки проведения презентаций: увереннее вступать в зрительный контакт, вплетать истории в повествование и использовать презентации PowerPoint на выступлениях. Эти усилия повысят мою оценку с 6 до 8 из 10.

Возможно, мысль о такой подробной и точной формулировке наводит на вас ужас, и вы переживаете, что не уложитесь в жесткие сроки. Не волнуйтесь. Вы сами ставите себе цели, и их можно изменить в любое время. Проработка цели не означает, что она высечена в камне. Если обстоятельства изменятся, а намерения перестанут им соответствовать, можно скорректировать цель или вовсе отказаться от нее.

Записывайте цели

Запись целей помогает реализовать их. Причин этому две:

● Записанное на видном месте часто перечитывают, лучше запоминают, а оттого цель кажется более достижимой.

● Появляется то, что специалисты в нейронауке называют «эффект генерации»: человек лучше запоминает то, что он создал, чем то, что просто прочитал. Если записать конкретные и подробные цели, это поможет как следует запомнить их: мозгу потребуется больше усилий.

6

Добивайтесь целей каждый день

Вы сформулировали цели для каждой сферы жизни. Если бы можно было просто откинуться на спинку кресла и ждать, пока Вселенная исполнит все желания! Да, иногда случается так, что вы чудесным образом добиваетесь результата без особых усилий, но это скорее исключение из правила. Слишком часто бывает так, что рабочие вопросы требуют немедленного решения, а менее срочные, но не менее важные задачи остаются без внимания. Следующие четыре шага помогут вам последовательно и регулярно тратить время на достижение целей и претворение их в жизнь.

Шаг первый. Определите цель

Начните с определения цели, которой вы хотите достичь, но постоянно затрудняетесь найти на нее время. Например:

● Цель: написать статью «Как сделать презентации более живыми и интересными» для блога компании.

Шаг второй. Выделите время

Откройте календарь и внесите туда время для работы над конкретной целью. Общее правило такое: старайтесь найти не менее 15 минут, но и не более часа.

Желательно выключить в это время телефон (или по крайней мере перевести его в беззвучный режим) и закрыть почту, чтобы вас ничего не отвлекало. Если в помещении шумно, пригодятся наушники с шумоподавлением.

Шаг третий. Составьте список дел

Вы нашли время в графике? Составьте список задач, которые нужно успеть сделать за этот промежуток, чтобы достичь цели. Список может включать такие пункты:

● Изучить статистику и исследования на тему проведения презентаций.

● Связаться со Сьюзен из отдела маркетинга, у которой получаются очень увлекательные презентации, и узнать, как она к ним готовится.

● Наметить три пункта, которые я планирую изложить в статье.

● Написать черновик (никакой самокритики!).

Внимание! Сосредоточьтесь на выбранной цели и не отвлекайтесь на социальные сети.

Шаг четвертый. Будьте последовательны

Уделяйте время работе над важными целями постоянно – каждый день, каждый месяц, каждую неделю, всю жизнь. Это превратит надежду на то, что они сбудутся, в высокую вероятность.

Первые шаги к цели, особенно очень большой, можно посвятить чтению, посещению занятий или другим формам обучения. На этом этапе работа, скорее всего, будет заключаться в исследовании темы и подготовке к тому, чтобы окунуться в нее с головой.

7

Структурируйте цели и организуйте поддержку

Компания Day-Timers Inc. опубликовала исследование, участниками которого стали более тысячи человек. Оно показало, что люди добиваются целей, когда внутренняя мотивация сочетается с внешней поддержкой. Список самых популярных источников мотивации и поддержки, по мнению респондентов, выглядит так:

● 86 % человек отметили решимость идти до конца, даже когда на пути вставали трудности;

● 76 % участников дали обещание не сходить с дистанции;

● 76 % респондентов признавали неудачи и продолжали действовать;

● 71 % отвечающих сочли, что визуализация помогает добиться успеха;

● 59 % участников исследования награждали себя за достижения;

● 57 % человек рассказали о намерениях окружающим;

● 44 % респондентов установили напоминания в своих гаджетах;

● 40 % отвечающих составили пошаговый план;

● 39 % участников не проходили весь путь в одиночку, а обратились за помощью.

Джозеф Гренни, соавтор книги «Как влиять на других: Принципы, методы, примеры» (Influencer: The Power to Change Anything), разделяет эту точку зрения. При исследовании он выяснил, что люди, которые применяют как минимум четыре из шести таких стратегий, в четыре раза чаще меняют свое поведение и добиваются целей.

Действуйте целенаправленно

Недостаточно поставить цель написать роман, получить звание «Продавец года» или покорить Эверест. Достижение любой цели, какой бы она ни была, требует действий и практики, а вместе с тем – стремления и ясности. Вам необходимо определить, какие именно привычки следует развить и как изменить поведение, а затем регулярно работать над этим, чтобы сформировать новые навыки.

Придумайте подсказки

Чтобы достичь большинства поставленных целей, нужно изменить мышление и подход. Если повесить листки с подсказками на видных местах, то забыть о новых привычках станет сложно.

Поощряйте себя

Очень многие ждут конечного результата, чтобы получить награду. Мы советуем поощрять себя за достижения на всем пути к большой цели.

Найдите поддержку

Ральф Уолдо Эмерсон однажды сказал: «Наше главное желание – встретить того, кто вдохновит нас быть теми, кем мы можем быть». Когда речь идет о достижении целей, важно помнить, что к успеху редко приходят в одиночку. Партнер, команда или группа поддержки помогут не сбиться с пути, когда что-то пойдет не по плану, порадуются вашим достижениям и подбодрят в сложные моменты. Это бесценно.

Доверьтесь наставнику

Наставничество – более серьезный подход к получению поддержки, чем группа или партнер. Одни видят пользу в том, чтобы нанять профессионального наставника – человека, который обладает опытом и знаниями в нужной области. Он помогает пройти весь путь, необходимый для достижения цели. Другие находят ментора – человека, который готов делиться своим опытом и знаниями, потому что для него это способ улучшить мир.

Как бы то ни было, наставником или ментором должен стать человек, от которого вы готовы получать обратную связь по своим действиям и предложения по развитию.

Работайте на себя

Убедитесь, что выбранные цели соответствуют именно вашим убеждениям. Если опираться только на удачные идеи других, которые хотелось бы разделять и вам, то, скорее всего, ничего не выйдет. Но, если цели отражают ценности, значимые именно для вас, желание их добиться будет куда сильнее.

8

Остерегайтесь антицелей

Каждый раз, когда человек ставит перед собой цель любого масштаба, он создает и ее полную противоположность – «антицель». Антицель – всё, что может помешать реализовать ваше намерение. Обычно она вызывает страх, смятение и тревогу, дискомфорт, сомнения и растерянность. Антицель всегда соответствует цели по масштабу цели: скромные намерения обычно влекут за собой небольшую антицель, а серьезные – крупную.

К примеру, вы задались относительно малой целью – разобрать ящик рабочего стола, где хранятся документы. Вы открываете папки, о которых давно забыли, и сталкиваетесь с суровой реальностью: вы несколько лет подряд без разбора запихивали туда бумаги – отчеты, которые вы печатали, чтобы прочитать как-нибудь потом, чеки, информацию о налогах и вычетах. Вы добираетесь до дна ящика, работы не становится меньше, появляется зевота, а вместе с ней – паника. Мозг требует свежего воздуха и беззвучно кричит: «Покинуть корабль! Из этой затеи ничего не выйдет!» И вот вы сидите посреди горы бумаг, погрузившись в мрачные мысли. Так выглядит самый разгар антицели. Хочется засунуть всё обратно, захлопнуть ящик и уйти подальше.

При столкновении с антицелью (а оно неизбежно) всегда можно выбрать, куда направить внимание. Если сосредоточиться на антицели (в нашем случае – уйти), время окажется потрачено зря. Если же признать наличие антицели и сделать осознанный выбор в пользу цели, вы получите разобранный ящик с документами.

Чем серьезнее и смелее становятся цели, тем больше антицели. К примеру, вы поставили перед собой серьезную задачу – создать рабочую группу, которая разработает и внедрит стратегию улучшения качества в масштабах целой компании. Вы предлагаете коллегам присоединиться к группе, но в ответ слышите: «Вряд ли это нужно в масштабах компании. Пусть отделы сами разбираются с качеством». Приглашенные пишут отписки о том, что слишком заняты для участия в разработке стратегии. Женщина, которой вы предложили возглавить комитет, поспешно отвечает, что у нее ни одной свободной минуты, и рада бы помочь, но не может! Несмотря на благие намерения, вы столкнулись с антицелью тех же масштабов, что и цель.

Вы были воодушевлены и настроены оптимистично, но теперь вас переполняют сомнения. «Ладно, – говорите вы. – Если всем плевать, то почему я должен переживать по этому поводу?» Возможно, вы задумываетесь, стоит ли вообще работать в такой компании.

Но вы снова можете выбрать, на чем сосредоточить внимание. С одной стороны, если сфокусироваться на антицели, можно решить, будто цель была слишком амбициозной, и отказаться от нее. С другой – если сосредоточить внимание на будущем результате, у вас получится использовать намерения и навыки переговоров для того, чтобы справиться с препятствиями на пути.

Мало кто осознает, что антицель – неотъемлемая часть любого начинания. Поэтому люди слишком часто сдаются на ранних этапах. Научитесь воспринимать антицели как признак того, что вы движетесь в верном направлении. Спросите себя, что можно сделать, чтобы устранить помехи. Подумайте, кто из вашего окружения готов дать полезный совет или оказать поддержку.

9

Избавьтесь от сдерживающих привычек

Вредные привычки по управлению временем не возникают мгновенно. Те или иные модели поведения формируются постепенно и начинают влиять на жизнь человека. Ничто так не мешает достижению целей, как вредные привычки в тайм-менеджменте, которые не дают двигаться вперед. К счастью, с помощью осознанного подхода и достаточных усилий можно избавиться от пагубных привычек (на это требуется примерно три недели) и научиться лучше управлять временем. Обуздать привычки можно за пять шагов.

Шаг первый. Назовите свои вредные привычки

Взгляните на список наиболее распространенных вредных привычек в области тайм-менеджмента. Отметьте, какие присущи вам. Можете дописать свои варианты в конце списка.

● Прокрастинация, из-за которой снижается продуктивность и уходят возможности.

● Беспорядок в документах, электронных письмах, на столе или в кабинете.

● Хаотичная система ведения документов и переписки.

● Неаккуратные стопки бумаг.

● Решение вопросов в последнюю минуту.

● Громкие невыполненные обещания.

● Срыв оговоренных сроков.

● Невыполнение обещаний по поводу времени.

● Постоянные опоздания на совещания и встречи.

● Отвлечения на телефон, планшет и другие устройства.

● Неподготовленность к совещаниям.

● Отказ от ведения списка дел.

● Неумение расставлять приоритеты.

● Неумение поручать работу другим.

● Многозадачность, которая приводит к рассеянности.

Шаг второй. Определите, в чем вред

Просмотрите отмеченные вами пункты и выберите то, что вы готовы исправить. Каким образом вредная привычка влияет на вашу работу и, возможно, личную жизнь? Возьмем для примера пункт «Неподготовленность на совещаниях». Вот чем может навредить эта привычка:

● У вас нет возможности принять решение в ходе совещания.

● Вы не можете полноценно участвовать в обсуждениях.

● Вы сдерживаете развитие команды.

● Вы утрачиваете доверие коллег.

Моя вредная привычка из области тайм-менеджмента:

Негативные последствия для меня и окружающих, к которым она приводит:

Шаг третий. Найдите пользу от исправления

Подумайте о том, чем полезно изменение привычки. Как это улучшит вашу жизнь? Как скажется на коллегах, родных, друзьях? Например:

Если я начну приходить на совещания подготовленным, я буду меньше испытывать стресс. Я буду лучше разбираться в вопросах и смогу быстрее принимать решения. Окружающие сочтут меня ответственным человеком, способным работать в команде.

Положительные последствия изменения привычки будут такими:

Шаг четвертый. Разбейте привычку на части

Если присмотреться, то можно заметить, что любая вредная привычка состоит из ряда действия и мыслей. К примеру, человеку сообщают о предстоящем совещании. Вот что он делает:

● Добавляет событие в календарь и обещает себе подготовиться позже.

● Ближе к совещанию начинает нервничать и обнаруживает, что времени готовиться как следует не осталось.

● Успокаивает себя тем, что не подготовился из-за других важных неотложных дел.

Ваши вредные привычки в области тайм-менеджмента тоже состоят из ряда действий и мыслей, которые их сопровождают. Запишите их ниже.

Моя вредная привычка состоит из следующих шагов:

Шаг пятый. Решите, что делать

Проявите фантазию и придумайте, что конкретно вы можете сделать, чтобы превратить плохие привычки в хорошие. Например:

● Записывая дату совещания в календарь, установите не менее одного напоминания.

● Выделите полчаса на подготовку.

● Отнеситесь к этому как к важнейшей задаче. Не дайте другим делам отодвинуть ее на второй план.

● Настройте напоминание за полчаса до начала совещания, чтобы успеть просмотреть повестку и свои заметки по ее поводу.

Вот что конкретно я сделаю, чтобы исправить привычку:

Часть третья

Не отвлекайтесь и избегайте многозадачности

Как часто вы замечаете, что вас отвлекают от работы – другие люди, звонки, электронная почта? А часто ли вы сами себя отвлекаете – приступаете к выполнению нескольких дел одновременно или читаете посторонние сайты? Как бы то ни было, чаще, чем вам кажется.

Глория Марк, профессор Калифорнийского университета в Ирвайне, выяснила, что сотрудники тратят всего лишь 10,5 минуты на задачу, прежде чем отвлечься от нее. Чтобы вернуться к ее выполнению, в среднем необходимо 23,25 минуты. Исследование показало, что в 56 % случаев человек отвлекается из-за внешних факторов, а в 44 % – по собственной инициативе.

Сотрудники Института психиатрии при Лондонском университете установили, что коэффициент интеллекта у работников, постоянно переключающихся между письмами, звонками и сообщениями в мессенджерах, снижается на 10 баллов.

Какой вывод? Сегодня работа предъявляет к нам высокие требования. Умение справиться с отвлекающими факторами, возвращаться к делам после перерыва и брать под контроль многозадачность – ключ к правильному управлению временем. Мы расскажем о нескольких проверенных способах, которые помогут полностью сосредоточиться на работе.

10

Ведите дневник отвлечений

Представьте, что вы полностью погружены в работу над составлением предложения. Это первостепенная задача. Вдруг к вам подходит коллега и просит помочь разобраться с принтером. Вы с большой неохотой откладываете свои дела и приходите на помощь. Через 20 минут вы возвращаетесь к работе над предложением, но сосредоточиться уже сложнее. Для начала давайте выясним, насколько часто вас отвлекают от работы – и что или кто именно.

Упражнение

Выделите 45 минут, чтобы сосредоточенно поработать над проектом или задачей, находясь в офисе (желательно – за рабочим столом). Используйте часы, секундомер или таймер, чтобы отслеживать каждое отвлечение, причиной которого стали вы или кто-то другой. Записывайте всё в дневник: скажем, отведенные 45 минут начинаются в 13:00.

Анализ записей показывает, что 22 из 45 минут, отведенных на сосредоточенную работу, – 48 % времени! – ушли на разные отвлечения. Используйте шаблон дневника, приведенный ниже, чтобы зафиксировать свои 45 минут. Затем проанализируйте всё, на что вы отвлекались, и задайте себе такие вопросы:

● Насколько часто я действительно отвлекаюсь, когда пытаюсь сосредоточиться?

● Кто чаще становится причиной отвлечений: я или другие?

● Что отвлекает меня чаще остального?

● Что из моих действий (или бездействия) приводит к отвлечениям?

● Как это сказывается на моей концентрации и продуктивности?

Вы составили представление о том, как часто и по каким причинам отвлекаетесь. Теперь ознакомимся с надежными способами не сбиваться с пути.

11

Не позволяйте другим отвлекать себя

«Есть минутка?», «Просмотришь эти бумаги?», «Встретимся в ближайшее время?» – такие вопросы задают нередко. Но, если слишком часто отвечать «да», с концентрацией и продуктивностью можно распрощаться. Попробуйте последовать советам ниже, чтобы окружающие не смогли разрушить ваши планы на день.

Предложите другое время

В следующий раз, когда кто-нибудь зайдет в кабинет и спросит, готовы ли вы кое-что обсудить, ответьте: «С удовольствием, но не сейчас». Вместо того, чтобы бросать все дела и уделять внимание этому человеку, договоритесь побеседовать попозже или в другой день.

Ограничьте время

Если вопрос срочный, спросите, сколько времени понадобится на его обсуждение. Скажите, что сейчас вы можете выделить лишь несколько минут. Если потребуется продолжить разговор, внесите его в свое расписание. Это позволит свести отвлечения к минимуму и научит окружающих использовать ваше время эффективнее.

Переходите к сути

Чтобы отвлечение не затянулось, попросите собеседника сразу перейти к сути дела и его изложить в нескольких фразах, что требуется от вас, какое решение он предлагает и к какому сроку нужен результат.

Смените место

Чтобы снизить риск отвлечений, сделайте так, чтобы окружающим было сложнее вас найти. Если вам нужно полностью сосредоточиться для работы над важным проектом, попробуйте занять пустой кабинет или конференц-зал.

Установите часы открытых дверей

Вместо того чтобы придерживаться политики открытых дверей, когда каждый может зайти в любое время с любым вопросом, постарайтесь выделить часы, когда это можно делать. Большинство людей готовы подождать, чтобы обсудить несрочные вопросы, если точно знают, сколько ждать.

Исключите возможность вас отвлекать

Люди постоянно заглядывают к вам, чтобы распечатать документы, забрать маркетинговые материалы или сварить кофе? Если ответ положительный, попробуйте убрать принтер, кофемашину и тому подобное из кабинета, чтобы коллеги перестали вас отвлекать.

Будьте доступны

Смысл сокращения отвлечений, особенно в моменты сосредоточенной работы, – повышение продуктивности и личной эффективности. Но это не значит, что надо избегать общения с коллегами до скончания века. Всегда думайте, что может принести пользу другим сотрудникам, отделу и всей компании.

Стратегии руководителей

Центр креативного лидерства (Center for Creative Leadership, CCL) провел исследование, в котором приняли участие 247 руководителей высшего звена. Респондентов спросили, какие стратегии они применяют, когда необходимо сосредоточиться. Оказалось, что:

● 29 % закрывают дверь кабинета и вешают табличку «Не беспокоить».

● 18 % расставляют приоритеты в календаре, выделяя время для рабочих встреч и свободные часы.

● 14 % прибегают к помощи ассистентов, которые отсеивают звонки и обращения не первой важности.

● 13 % отключают мобильный и стационарный телефон или принимают только срочные звонки.

● 12 % поддерживают связь при удаленной работе из дома или вне офиса, в том числе заранее планируют, чем именно займутся в самолете или аэропорту.

● 6 % устанавливают определенное время для проверки электронной почты, отключают уведомления и просят ассистентов сортировать письма.

● 4 % приходят на работу раньше, уходят позже или работают на выходных, чтобы успевать завершать дела, когда никто не отвлекает.

12

Перестаньте отвлекаться сами

Если вы перестали работать над задачей, не успев завершить ее, и переключили внимание на другое дело, значит, вы отвлеклись. Вот на что отвлекаются люди чаще всего:

● Переключиться на дело, о котором вспомнили только сейчас.

● Начать искать что-то в интернете и открыть ряд посторонних сайтов.

● Проверять социальные сети при каждом уведомлении.

В исследовании Глории Маркс говорится о том, что в 40 % случаев сотрудник, который отвлекся, не возвращается к задаче, которую выполнял, а начинает заниматься другими делами. Представьте, что вы работаете за столом, как вдруг звонит телефон (отвлечение № 1) – коллега просит вас проверить, прошла ли оплата по последнему счету-фактуре. Вы выполняете просьбу и уже готовы положить трубку, чтобы вернуться к чтению, как вдруг та же собеседница просит переслать новую политику затрат (отвлечение № 2). Вы снова идете навстречу. Вас дважды отвлекли от работы. Если ничего не предпринять, вы отвлечетесь еще три, четыре и неизвестно сколько раз.

Как же это предотвратить? Попробуйте пять простых приемов.

Выделите время

Определите временной интервал для работы над конкретным проектом и занесите его в ежедневник. 20–25 минут – идеальный отрезок: он достаточно длинный, чтобы успеть что-то сделать, и достаточно короткий, чтобы вынести решение сторонних вопросов за его пределы.

Пользуйтесь таймером

Приложение-таймер поможет сосредотачиваться на одной задаче за раз, задавая короткие промежутки для работы и перерыв на отдых между ними. Большинство таймеров отслеживают прогресс в отдельных проектах. Кстати, если вы, часто проверяя социальные сети, растеряли навыки концентрации внимания, то таймеры помогут вернуть их обратно.

Держите под рукой бумагу и ручку

Вполне вероятно, что в голову будут приходить новые мысли, забытые дела или великолепные идеи. Не отмахивайтесь от них, а запишите на бумаге. Почему на бумаге? Это позволит не отвлекаться на телефон, планшет или компьютер.

Сложные задачи – в конце дня

Всем известен совет по управлению временем, согласно которому следует делать самое сложное в начале дня, на свежую голову. Но исследование Виктора Гонсалеса, преподавателя Автономного технологического института Мексики, опровергает это утверждение. Гонсалес проанализировал 889 часов работы сотрудников трех организаций, занимающихся высокими информационными технологиями. Всё это время работники переключались между задачами. «Участники исследования чаще отвлекались в начале дня и делали это реже ближе к его концу», – отмечает Гонсалес.

13

Откажитесь от многозадачности

В течение обычного рабочего дня человек успевает отправить напоминания коллегам, посмотреть смешные видео с котами, составить отчеты по продажам и поучаствовать в нескольких видеозвонках – и всё это одновременно! Исследователи Рубинштейн, Мейер и Эванс обнаружили, что, переключаясь между задачами, люди снижают продуктивность и точность, иногда – наполовину.

Сегодня, когда работа не прекращается ни на минуту (спасибо смартфонам, электронной почте и мессенджерам), люди ведут уже не по пять, а по 15 проектов одновременно. Большой поток входящей информации и невозможность полностью его контролировать приводят к тому, что современный человек сталкивается со сложностями в работе, которые не получается решать своевременно. Попробуйте следующие простые техники, которые помогут справиться с многозадачностью.

Отключите устройства

Уведомления о новом письме или сообщении кажутся мелочью, но на самом деле они отвлекают от текущей работы и приводят к многозадачности. Переведите телефон в авиарежим или воспользуйтесь приложением, которое ненадолго ограничивает доступ в интернет.

Отведите время конкретным задачам

Выделите время сразу на все звонки, письма и мелкие поручения. Сделать всё получится быстрее: не придется переключаться между разными задачами.

Извлеките из утра максимум пользы

Джулия Моргенстерн в книге «Никогда не проверяйте почту утром» (Never Check Email in the Morning) советует не начинать день с проверки электронной почты. Вместо этого посвятите первый рабочий час важным задачам или проектам, которые требуют повышенного внимания.

Записывайте все новые задачи

Не стоит сразу приниматься за выполнение новой задачи только ради того, чтобы не забыть про нее. Лучше внесите ее в список дел, чтобы не держать в голове и точно знать, где записали. С этим справится любое приложение для заметок на смартфоне.

Заведите лоток для бумаг

Не полагайтесь лишь на папку «Входящие» в электронной почте и систему хранения файлов. Поставив на рабочий стол лоток для бумаг, вы сможете класть в него всё, что требует внимания и должно быть под рукой.

Оставляйте свободное время

Не расписывайте по минутам весь рабочий день. Оставьте часть времени свободным, чтобы успеть справиться с новыми задачами или решить вопросы, которые уже давно ждут своего часа.

Делайте дела параллельно

Если от разговоров о концентрации на одном-единственном деле у вас идут мурашки по коже, не волнуйтесь, лучше познакомьтесь с родственником многозадачности – параллельным выполнением задач. При таком подходе удается сэкономить время и силы. К примеру, слушайте аудиокнигу по бизнесу, пока едете в машине, читайте письма и отчеты, пока тренируетесь на беговой дорожке, проведите бизнес-завтрак в самолете, сделайте бумажную работу в очереди к врачу.

14

Сделайте прививку от прокрастинации

Согласно исследованию доктора Пирса Стила, профессора Университета Калгари, прокрастинация сейчас на пике. В 1978 году около 15 % населения в умеренной степени откладывали дела. Сегодня число выросло в четыре раза – до 60 %.

Еще один важный вывод из исследования звучит так: 95 % жителей североамериканского континента считают, что прокрастинируют на работе. Это приводит к снижению продуктивности и потере прибыли, которая исчисляется миллиардами долларов. Прокрастинация – явление естественное. Полностью искоренить его нельзя, но можно взять под контроль при помощи приведенных ниже стратегий.

Оцените уровень прокрастинации

По данным исследования Тимоти Пичила, сотрудника Университета Оттавы, проблемы с прокрастинацией наблюдаются у 70 % североамериканцев. А как дела у вас? Пройдите тест, чтобы определить текущий уровень прокрастинации.

Подумайте о рабочих буднях и оцените каждое утверждение. Подсчитайте количество баллов, чтобы узнать, насколько большое влияние прокрастинация оказывает на вашу работу.

1 – почти никогда,

2 – иногда,

3 – часто,

4 – постоянно.

1. Я все время откладываю начало работы над задачами или проектами, которые мне не нравятся. __________

2. Даже если у меня есть точный срок, я откладываю работу до последнего момента. __________

3. Когда нужно принять сложное решение, я тяну с этим как можно дольше. __________

4. Мне не нравится откладывать работу над важной задачей, но я продолжаю так делать. __________

5. Я постоянно опаздываю на совещания и встречи. __________

6. Мне часто приходится сдвигать сроки. __________

7. Я постоянно обещаю себе, что «сделаю это завтра». __________

8. Я теряю работу или порчу с кем-то отношения из-за того, что откладывал дела. __________

9. Даже когда мне хочется поскорее приступить к новому интересному проекту, мне тяжело начать. __________

10. Я легко теряю концентрацию, часто отвлекаюсь на пустяки. ____________

Подводим итог: ____________

● 10–15 баллов. Поздравляем! Да, иногда вы откладываете дела, но вас нельзя назвать хроническим или заядлым прокрастинатором. Чтобы прокачать «мышцу выполнения дел» еще сильнее, определите наиболее важные задачи и выделите на них отдельный день и конкретное время.

● 16–25 баллов. У вас нет серьезных проблем с прокрастинацией, но система расстановки приоритетов вам бы не помешала. Она поможет работать результативнее. В качестве основы для системы используйте не сложность и срочность задачи, а ее важность и результат выполнения. Это поможет не поддаваться соблазну отвлечься.

● 26–32 балла. Прокрастинация плохо сказывается на вашей работе и карьере. Возможно, вы слишком загружены. Попробуйте разбить крупные проекты на мелкие задачи. Это поможет приступить к действию быстрее и легче.

● 33–40 баллов. У вас серьезная проблема с прокрастинацией. Оцените, насколько сильно она влияет на ваши рабочие результаты и отношения с людьми. Многие прокрастинаторы отвлекаются на различные устройства. Электронная и голосовая почта, сообщения в мессенджере, интернет – прекрасные инструменты, но, когда они постоянно отрывают вас от работы, сосредоточиться практически невозможно. Положите этому конец, выделив время, в которое вы не будете пользоваться гаджетами и просматривать сайты.

Подстройтесь под свои ритмы

Вы жаворонок, который расправляется с утренним списком дел так же быстро, как медведь – с бочонком меда? А может, вы сова и вам легко решать даже самые сложные задачи в 23:00?

Как бы то ни было, если подстроиться под естественные ритмы спада и подъема энергии, справиться с прокрастинацией будет просто, в том числе и при работе над нелегкими проектами.

Используйте силу календаря

Есть ли в вашем списке дел задача, которую вы откладывали несколько дней, недель или даже (о ужас!) месяцев? Если да, воспользуйтесь силой календаря, чтобы наконец с ней разделаться. Откройте ежедневник, смартфон или планшет и зарезервируйте конкретный день и время, в которое обязательно займетесь этой задачей – и только ей.

Продумайте следующий шаг

Одна из причин, по которой люди прокрастинируют, – страх перед задачей в ее текущем виде. Многие не знают, что делать дальше. Чтобы не чувствовать такого давления, продумайте следующий шаг, который приблизит вас к цели, и сделайте его настолько простым, насколько возможно. Если разбить крупную неконкретную задачу на небольшие и понятные шаги, мозг получит сигнал: «Я справлюсь».

Хвалите себя

Как только вы что-нибудь предпримете (и не важно, велико ли дело), похвалите себя. Не ждите, пока выполните весь список дел, чтобы испытать хоть какое-то удовлетворение. Такое самоодобрение дает положительный импульс, который побуждает двигаться дальше.

Будьте решительны

Завтра вам точно не станет проще решить, что сделать с проблемным документом. Приучите себя распределять всё, что попадает на рабочий стол, по категориям: «Сделать сейчас», «Поручить другому», «Выкинуть», «Отложить». К слову, отложить – не значит убрать в груду других бумаг и притвориться, что задачи не существует. Это путь к прокрастинации. Отложить – это занести документ в картотеку с датами (электронную или обычную) и выделить время на работу с ним. Альтернатива – занести в список «Когда руки дойдут» и с чувством вины постоянно откладывать на потом.

15

Контролируйте звонки

Электронные письма и сообщения стали более предпочтительным средством коммуникации, чем разговоры по телефону. И если большую часть звонков, писем и сообщений, автор которых – вы, контролировать можно, то с теми, которые поступают к вам, сложнее. Телефонные звонки и уведомления слышны вне зависимости от того, удобно вам сейчас ответить или нет.

Управление звонками – важнейший шаг к контролю над временем. Удивительно, насколько легко это сделать, если следовать некоторым базовым правилам.

Входящие звонки

Не отвечайте

Если телефон звонит, это не значит, что нужно брать трубку. Зачастую люди ведут себя как подопытные крысы: непроизвольная реакция на стимул в виде звонящего телефона – ответить. Если вы на совещании, занимаетесь важным проектом или просто сосредоточенно работаете над чем-то, не берите трубку. Пусть звонящий оставит сообщение.

Договоритесь перезвонить

Если вам звонит кто-то, с кем нужно поговорить, но время неподходящее, не отвечайте резкой фразой «Я не могу сейчас разговаривать». Договоритесь перезвонить. Если назначить время звонка, то удастся избежать бесконечных попыток созвониться, которые отнимают так много сил. Если вам кажется, что тему лучше обсудить письменно, предложите собеседнику написать на электронную почту.

Перейдите к сути

Если вы когда-нибудь сталкивались с тем, что кто-то жужжит над ухом не переставая, а вам вот-вот сдавать проект, то вы прекрасно понимаете, насколько это раздражает. Вместо того, чтобы вежливо продолжать разговор, пока время бесследно исчезает, попросите собеседника перейти к сути. Используйте краткую и уместную фразу: «У меня есть лишь столько-то минут, скажите, чем я могу вам помочь. Постараюсь сделать за это время всё, что в моих силах».

Завершите разговор

Как только вы решили вопрос или вышло время, пора завершать разговор. Вежливо повторите то, к чему вы пришли или о чем договорились, и поблагодарите за звонок, показав, что готовы положить трубку.

Исходящие звонки

Выделите время

Один из способов перестать отрываться от работы или терять концентрацию – выделить время для звонков и внести его в расписание. Ведите отдельный список нужных звонков и найдите на них время в календаре.

Продумайте план звонка

Если цель вашего звонка не только выяснить, как дела, имеет смысл составить план разговора, чтобы сэкономить время. Хорошая идея – отправить собеседнику письмо о том, какие темы планируете обсудить. Это поможет не отвлекаться на посторонние вопросы при разговоре.

Спросите, удобно ли говорить

Чтобы убедиться, что вы не отвлекаете собеседника от важных дел, в начале разговора просто спросите, удобно ли ему сейчас разговаривать. Если нет – договоритесь перезвонить в более подходящее время. Если да – сам факт того, что вы спросили, заставит человека слушать внимательнее.

Оставляйте короткие голосовые сообщения

Длинные голосовые сообщения, в которых собеседник пытается подробно изложить весь разговор, удаляют через несколько секунд. Лучше оставьте короткое, где будет самая суть. Назовите свое имя, цель звонка, телефонный номер и время, в которое вам можно перезвонить. Убедитесь, что у человека есть всё необходимое, чтобы с вами связаться.

Текстовая переписка

Переписка в мессенджерах отвлекает так же, как звонки, а иногда – и сильнее. В большинстве случаев мгновенный ответ тоже не нужен, поэтому отложите его до тех пор, пока у вас не появится время. Это лучше, чем бросать ради сообщения все дела. Вот о чем надо помнить:

● Отправляйте короткие сообщения, которые сэкономят время вам и собеседнику.

● Если вы получаете длинное сообщение, попробуйте созвониться с тем, кто его прислал.

● Потратьте пару секунд, чтобы перечитать сообщение и убедиться, что Т9 не дал волю возражению (воображению).

Часть четвертая

Научитесь делегировать

Как всё успевать, когда в сутках не хватает часов, чтобы закончить дела? Делегировать. Это крайне важный инструмент управления временем. Каждый менеджер знает, что такое делегирование, но при этом далеко не все понимают, как его применять. При правильном подходе выигрывают обе стороны: передающий полномочия экономит время, а получающий – улучшает навыки. Если воспринимать делегирование как возможность для развития подчиненных, а не лишнюю трату времени, оно превратится в привычку, нужную всем менеджерам. Кроме того, иногда единственный способ справиться с нагрузкой – разделить ее с другими!

16

Оцените свои навыки делегирования

Предположим, вы согласны с мыслью, что умение делегировать необходимо. Начнем с оценки текущей ситуации.

Упражнение

Прочитайте следующие утверждения и дайте каждому оценку:

1 – никогда,

2 – иногда,

3 – бóльшую часть времени,

4 – почти всегда.

1. Задачи, которые я поручаю другим, исполняют так, как я этого ожидаю. __________

2. Я нахожу время, чтобы поручить то, что нужно, тому, кому нужно. __________

3. Если мои четкие указания не исполняют, я вижу в этом две возможности: улучшить свои навыки коммуникации и обучить сотрудников. __________

4. Работу, которую я делегирую, выполняют так же хорошо, как сделал(а) бы ее я сам(а). __________

5. Я учитываю текущую загрузку сотрудников, прежде чем поручить им новые задачи. __________

6. Когда я делегирую работу, мне практически никогда не приходится ее переделывать. __________

7. Делегируя работу, я объясняю, по каким критериям ее выполнять. __________

8. Я делегирую как стандартные, так и нестандартные задачи. __________

9. Я считаю, что делегирование экономит время. __________

10. Часто сотрудники могут выполнить порученные им задачи лучше, чем я сам(а). __________

Подводим итог: __________

● 32–40 баллов. Поздравляем! Вы отлично справляетесь с делегированием задач и проектов, тем самым развивая навыки сотрудников и экономя собственное время. Чтобы продвинуться еще дальше, попробуйте поручить что-то более масштабное и важное члену команды, которому доверяете. Если потребуется выступить в качестве наставника, тем лучше. Обучение подчиненных новым навыкам – занятие благодарное. Оно высвободит вам время при работе над другими проектами.

● 21–31 балл. Вы неплохо справляетесь с делегированием и, если постараетесь чуть лучше, сможете сэкономить еще больше времени. Используйте журнал действий, чтобы определить, какие будничные задачи вы готовы поручить сотрудникам, и сделайте это. Пройдите обучение делегированию или попросите другого менеджера компании, который опытнее в этом, стать вашим наставником.

● 10–20 баллов. Делегирование не входит в число ваших сильных сторон. Возможно, из-за этого вам сложно управлять временем. Начните с пересмотра приведенных выше утверждений и попробуйте выявить закономерность. У вас не получается делегировать из-за того, что вы не уделяете этому достаточно времени? Вы не доверяете работу другим, потому что ее сделают не так хорошо, как вы? Постарайтесь выяснить причину, по которой не поручаете задачи другим или делаете это не лучшим образом. Ознакомьтесь с приемами делегирования из нашей книги: это поможет вам улучшить собственные навыки.

Не важно, хорошо ли вы умеете поручать работу другим. С помощью описанных далее приемов делегировать научится каждый.

17

Определите, что поручать

Чтобы определить, какую работу поручить сотрудникам, ознакомьтесь с пятью типами задач ниже.

Стандартные задачи

Это повседневные дела, которые необходимо выполнять для поддержания рабочей обстановки: мелкие поручения, отчеты по затратам, бумажная работа и незначительные письма. Поручайте их новым сотрудникам, чтобы проверить их рабочие способности. Такие задачи можно и распределить между членами команды, у которых закончился один проект и еще не начался другой, или между теми, у кого есть свободное время (что маловероятно).

Задачи, на которые не хватает времени

Эта работа отличается умеренной степенью важности и может не относиться к повседневным задачам. Если вы погружены в более срочные или важные дела, поручите задачи такого типа подчиненному, который справится с дополнительной работой.

Задачи на принятие решений

Для таких задач требуются определенные знания или навыки. Если у одного или нескольких подчиненных есть соответствующие компетенции или опыт, поручите работу этим людям.

Задачи на развитие навыков

Если правильно подходить к делегированию, оно способно стать инструментом развития сотрудников. Определите, какие из ваших текущих задач, которые можно передать подчиненным, помогут им расти и развиваться.

Задачи, которые отражают изменения в работе

Со временем вы можете обнаружить, что акценты в работе сместились: у вас появились новые обязанности, для которых нужны дополнительные действия. Вы можете делегировать «старые» дела и обязанности, чтобы освободить время для новых.

Упражнение

Пересмотрите пять типов задач, описанные выше, и найдите по одному примеру дела, которое вы хотите и можете делегировать.

1. Стандартная задача, которую я могу делегировать, – это…

2. Задача, на которую у меня не хватает времени, поэтому я поручу ее другому, – это…

3. Задача, для выполнения которой требуется принимать решения, – это…

4. Задача, которая развивает навыки сотрудников, – это…

5. Задача, которую я планирую делегировать из-за того, что в моей работе сместились акценты, – это…

Вопросы, которые следует задать себе до делегирования

● Действительно ли необходимо, чтобы задачу выполнил(а) именно я, или ее может сделать кто-либо другой, обладающий необходимыми навыками, опытом, компетенциями или находчивостью?

● Есть ли среди моих коллег человек, который сможет вырасти в профессиональном плане, если я поручу ему эту задачу?

● Регулярна ли эта работа, станет ли она стандартной в дальнейшем?

● Хочу ли (и могу ли) я потратить время и силы, необходимые, чтобы правильно делегировать эту задачу?

18

Составьте план делегирования

Делегирование – не способ переложить скучные, сложные или неожиданные задачи на плечи другого человека. Это скорее тщательно продуманный процесс, в ходе которого вы определяете, что нужно сделать и с каким результатом, после чего объясняете это другому человеку, который тоже сможет получить пользу от делегирования. Чтобы не потратить время впустую, следуйте плану из пяти шагов.

Шаг первый. Определите конечный результат

Зачастую менеджеры не объясняют, каких результатов ждут от работы, и это одна из самых очевидных ошибок при поручении задач. Прежде чем обсуждать задание с подчиненным, постарайтесь как можно яснее понять, что оно из себя представляет. Определите, при каких условиях вы сочтете задачу решенной. Не думайте, что эти условия понятны всем и их не стоит проговаривать – стоит! Представим, что вы поручаете кому-то подготовить отчет.

● Должен ли подчиненный заранее собрать информацию для отчета и представить ее вам до составления документа? Устно или письменно? Или?..

● Должен ли подчиненный собрать информацию, написать черновик отчета и показать его вам? Или?..

● Должен ли подчиненный собрать информацию, написать отчет, оформить и распространить его сам, время от времени консультируясь с вами в процессе?

Шаг второй. Проясните критерии

Степень вашего контроля и вовлеченности будет меняться в зависимости от того, насколько важна поручаемая задача и от того, хочет ли и готов ли сотрудник ее выполнить. Есть три основных вида делегирования, при каждом из которых человек обладает разным уровнем самостоятельности. Заранее выберите тот, который наиболее подходит для поручаемой работы.

● Задание – вы объясняете сотруднику, что нужно сделать и каким образом.

● Вовлечение – вы говорите сотруднику, что нужно сделать, и вместе с ним решаете, каким образом.

● Наделение полномочиями – вы говорите сотруднику, каких результатов ожидаете, и позволяете самостоятельно решить, как этого добиться.

Шаг третий. Придите к согласию

После поручения задачи важно дать сотруднику возможность на нее отреагировать. Есть четыре варианта реакции:

● Человек принимает задание как есть.

● Человек сразу же отказывается от задания (редко, но случается).

● Человек принимает задание, но хочет обсудить подробности его исполнения.

● Человек принимает задание, но на определенных условиях.

Не думайте, что поручаемое задание всегда принимают как есть. Придите к согласию по поводу того, кто и что будет делать и к какому сроку, а также определите, когда начинать. Если сразу выяснить эти подробности, удастся сэкономить время и силы впоследствии.

Шаг четвертый. Проверяйте и поддерживайте

Передавайте полномочия, но не отрекайтесь от них. Когда вы поручаете задачу другому сотруднику, ответственность за ее исполнение все еще лежит на вас. Чтобы следить за прогрессом, попробуйте делать так:

● Спрашивайте подчиненных, как идут дела.

● Устраивайте совещания после завершения каждого этапа, чтобы оценить прогресс и обсудить вопросы.

● Периодически контролируйте качество работы.

● Попросите сотрудников отчитываться, что они сделали, и сообщать о сложностях.

● Отвечайте на вопросы и давайте обратную связь.

● Сообщите коллегам, где чья зона ответственности.

● Время от времени уточняйте у сотрудников, нужна ли им ваша помощь.

● Передавайте подчиненным новую информацию по проекту.

Шаг пятый. Оцените успешность делегирования

Вложить время и силы в работу, но не получить реакции (не говоря уже о благодарности), – это неприятно. Если вы хотите научиться мастерски поручать дела другим, необходимо оценивать результаты делегирования и определять, что можно сделать лучше. Для этого нужно:

● Определить, чему сотрудник научился и какие навыки развил.

● Наградить или поблагодарить сотрудников за их усилия и полученный результат.

● Выделить области, над которыми надо поработать в будущем.

● Определить, как именно улучшить навыки делегирования.

Последний шаг не только поможет сотрудникам почувствовать, что они молодцы, но и повысит их желание выполнять ваши поручения в будущем.

19

Решите, кому поручить задачу

Когда вы определитесь, какие задачи из огромного списка дел можно делегировать, следующий шаг – выбрать кому. Важно помнить: если вы хотите снять с себя часть задач, это не значит, что все подчиненные готовы или могут взять их на себя. Вам необходимо уделить время тому, чтобы подготовить почву для делегирования: постепенно улучшать навыки сотрудников и стимулировать их желание браться за новые дела.

Чтобы стимулировать желание работать:

● поручайте подчиненным задачи, связанные с теми аспектами работы, которые им нравятся;

● подключайте сотрудников к постановке целей и затем делегируйте им задачи, связанные с этими целями;

● объясняйте, как важны порученные задачи, и показывайте, как участие подчиненных повлияет на результат;

● объясняйте, какую пользу получит именно этот сотрудник от выполнения задачи.

Чтобы улучшать навыки:

● делегируйте задачи, которые покажутся подчиненным сложными, но все еще выполнимыми;

● организуйте обучение сотрудников, чтобы помочь им справиться с заданием;

● предложите подчиненным стать их наставником или найдите другого человека на эту роль;

● подключите сотрудников к совместной работе над похожим проектом – так они смогут развить навыки, необходимые для будущих задач.

Выберите задачу для делегирования. Оцените текущее состояние команды и впишите имена сотрудников в соответствующие ячейки.

Упражнение

Ниже вы увидите три варианта делегирования в одной и той же ситуации. Они помогут вам отточить навыки поручения дел. Оцените эффективность делегирования после каждого из ответов.

Недовольный покупатель звонит в сервисный центр онлайн-магазина и сообщает Грегу (сотруднику), что вернул товар без оригинальной упаковки и поэтому пришлось платить комиссию. Грег начал работать всего несколько недель назад. Он просит клиента остаться на линии и объясняет ситуацию Мейвис, своей начальнице.

Позвонил клиент. Он недоволен тем, что ему пришлось заплатить комиссию за возврат товара. Утверждает, что товар нельзя вынуть из упаковки, не повредив ее, поэтому с него не должны были брать комиссию. Он – наш постоянный покупатель. Как мне поступить?

Как вы оцените следующие ответы Мейвис с точки зрения эффективности делегирования (хорошо, нормально, плохо)?

● Ответ № 1. «Не переживай. Переведи звонок на меня, я со всем разберусь».

Моя оценка делегирования:

○ Хорошо

○ Нормально

○ Плохо

Почему?

● Ответ № 2. «Не переживай, так бывает. Скажи, что ты проконсультировался с руководством. Тебе ответили, что нашу политику возврата товара легко найти на сайте компании и что мы не можем сделать исключение. Если клиент начнет возмущаться, переведи его на меня».

Моя оценка делегирования:

○ Хорошо

○ Нормально

○ Плохо

Почему?

● Ответ № 3. «Грег, у тебя достаточно опыта и смекалки, чтобы решить этот вопрос. Как, по-твоему, лучше всего выйти из этой ситуации? Политику компании ты знаешь, но это постоянный покупатель. Полагайся на здравый смысл, а я поддержу любое решение, которое ты примешь. Просто помни: тебе нужно остаться правым и для клиента, и для компании».

Моя оценка делегирования:

○ Хорошо

○ Нормально

○ Плохо

Почему?

Правильные ответы:

● Ответ № 1 – пример плохого делегирования. Когда Мейвис сказала Грегу, что сама разберется с ситуацией, она лишила его возможности научиться работать с таким типом проблем, а в будущем ему точно придется с ними столкнуться. Из-за поведения начальницы Грег и дальше будет обращаться к ней с любыми трудностями, а не пытаться решить вопросы самостоятельно.

Правильно: оценивать ситуацию в долгосрочной перспективе. Если это возможно, уделять время обучению сотрудников актуальным навыкам, которые понадобятся им в дальнейшем.

Неправильно: подключаться к работе и делать все самостоятельно, считая, что сейчас так проще. Если учитывать только краткосрочную перспективу, это приводит к большим проблемам в будущем, ведь никто, кроме вас, не сможет выполнить работу.

● Ответ № 2 – пример нормального делегирования. Рассказав о политике компании, Мейвис обучила Грега и показала ему, как поступать в таких ситуациях. Она дала ему возможность самому объявить о решении покупателю. Это поможет Грегу улаживать споры с клиентами в дальнейшем. Однако Мейвис не посоветовала подчиненному мыслить шире инструкции и ориентироваться на здравый смысл.

Правильно: рассказывать сотрудникам о правилах, инструкциях, политиках и протоколах, которые применимы к задаче. Это поможет принять верное решение.

Неправильно: не позволять сотрудникам прибегать к творческому подходу, сводить обсуждение к инструкции. Делегировать по-настоящему получится, только если люди поймут, в каких ситуациях важно строго следовать правилам, а в каких ими можно пренебречь.

● Ответ № 3 – пример хорошего делегирования. Мейвис показала, что она уверена в Греге, и доверила ему самостоятельно принять решение. Она назвала два момента, на которые следует обратить внимание (статус клиента и политика компании), и предложила Грегу взвесить оба фактора, чтобы сделать правильный выбор.

Правильно: помогать сотрудникам увидеть картину целиком, когда они получают задачу. Это позволит им принимать верные решения и делать правильные шаги на пути к желаемой цели.

Неправильно: бояться делегировать задачи, которые могут оказаться для подчиненного непростыми. Пока вы помогаете человеку и поддерживаете его решения, можно не переживать по поводу того, что задание сложное.

Делегирование: «да» и «нет»

● Оценивайте ситуацию в долгосрочной перспективе.

● Не подключайтесь к задаче, чтобы сделать все самостоятельно.

● Объясняйте сотрудникам правила, инструкции, протоколы и политику компании.

● Не ограничивайте творческий подход подчиненных к решению проблемы, не сводите обсуждение к правилам.

● Помогайте подчиненным увидеть картину целиком.

● Не бойтесь делегировать сложные задачи.

Часть пятая

Возьмите под контроль совещания

В 2019 году появилась статистика об организации совещаний, и она весьма неутешительна: Doodle, онлайн-сервис по составлению расписаний, опубликовал результаты исследования. В ходе него были проанализированы 19 млн собраний, на которых присутствовало более 6500 сотрудников из США, Великобритании и Германии.

По данным исследования, только американские компании потеряли $399 млрд из-за того, что плохо организовывали совещания. Среди последствий этого были такие проблемы:

● Сотрудник не успевал закончить текущую работу (44 %).

● Сотрудник уходил с совещания, не понимая, что делать дальше (43 %).

● На совещаниях присутствовали сотрудники, которые не имели никакого отношения к его теме и только мешали (31 %).

Все мы бывали на совещаниях, где хотелось спросить: а стоит ли тратить время на болтовню, если можно сделать что-то более значимое?

Но из-за чего совещания превращаются в пустую трату времени? Обычно это объясняется неудачным планированием, плохим проведением мероприятия и неверными действиями после него. Попробуйте использовать приемы из этой главы, чтобы провести время на совещании с пользой и избежать ошибок, описанных в отчете Doodle.

20

Структурируйте любое совещание

Если хотите мгновенно улучшить организацию совещаний, планируйте их по принципу PAL (purpose – цель, agenda – повестка, limits – ограничения). Этот простой и действенный прием помогает осознанно подойти к совещаниям и не тратить время и силы впустую. Принцип PAL применим даже к самым простым собраниям.

Определите цель совещания

Стивен Кови в книге «Семь навыков высокоэффективных людей»[4] пишет, что начинать нужно, представляя конечную цель. Прежде чем проводить мероприятие, потратьте время на то, чтобы в письменном виде сформулировать, чего именно хотите. Подумайте, что должно произойти к концу совещания. Например:

● Члены рабочей группы договорятся о месте проведения и теме новогоднего корпоратива.

● Сотрудники отдела продаж легко смогут обсудить с клиентами наш новый продукт.

● Специалисты финансового отдела решат, где нанять рабочих для ремонта офиса.

Чем точнее сформулирована цель, тем сосредоточеннее собравшиеся будут над ней работать. К тому же станет легче оценить, успешно ли прошло собрание.

Продумайте повестку

Относитесь к повестке как к плану, который поможет провести собрание, не сбиваясь с пути и не отвлекаясь на сторонние вопросы. Так вы дадите понять участникам совещания, чего стоит от него ждать и чего ждут от них. Иногда надо составить повестку совместно с другими сотрудниками. Хорошо проработанная повестка включает в себя следующую информацию:

● цель совещания;

● дата, время начала и окончания;

● место;

● конкретные цели, которых необходимо достичь;

● темы для обсуждения (по порядку);

● информация, которую необходимо знать участникам;

● дополнительная информация (дресс-код, подготовительная работа и т. д.).

Ниже вы можете увидеть, как выглядит грамотно составленное оповещение о собрании:

Придерживайтесь ограничений

Если совещание начинается позже и длится дольше оговоренного времени, это портит планы собравшихся и испытывает их терпение. Назначайте время начала и окончания каждого совещания и строго придерживайтесь назначенного. Если вы и ваши коллеги научитесь серьезно относиться к ограничениям времени, собрания будут проходить продуктивнее.

21

Выработайте правильные привычки по организации совещаний

Компания Microsoft запустила проект «Проблема личной эффективности» (Personal Productivity Challenge). Участие в нем приняло более 38 000 человек из 200 стран. Выяснилось, что в США сотрудники тратят 5,5 часа в неделю на совещания. 71 % из них отмечает, что это непродуктивно.

Один из способов исправить ситуацию – выработать правильные привычки по планированию и проведению совещаний. Воспользуйтесь следующими стратегиями.

Дайте подготовиться

Чтобы совещание имело больше смысла для тех, кто на него придет, дайте им пищу для размышлений или организуйте подготовительную работу. Например, можно попросить сотрудников ознакомиться с информацией по ситуации, придумать решение проблемы или подготовить историю, которая проиллюстрирует тему собрания. Хотя бы разошлите всем приглашенным повестку за день до собрания: это поможет морально подготовиться.

Пригласите нужных людей

Отбор присутствующих на совещании – шаг очевидный. Но, несмотря на это, очень часто случается так, что невозможно принять решение или прийти к согласию из-за того, что на месте нет нужных людей (ключевых сотрудников, специалистов, экспертов, заинтересованных в результате коллег). Пересмотрите цель и повестку собрания, а затем составьте список тех, кого надо позвать. Посоветуйтесь с коллегами и разошлите приглашения.

Не откладывайте

Задать верный тон совещанию легко: достаточно начать его в назначенное время. Честь и хвала всем, кто пришел вовремя, а опоздавшие пусть сами поймут, что вы серьезно относитесь к срокам.

Спрашивайте мнения

Если совещание идет несколько часов, время от времени проверяйте, не отклонились ли вы от первоначального курса. Спросите каждого участника, что он думает о ходе собрания. Не принимайте ответы вроде «Нормально», «Хорошо» или «Не очень». Старайтесь добиться более конкретных формулировок. Например:

● «Мы рассмотрели много вопросов» – более полный ответ, чем «Хорошо».

● «Мы не очень-то укладываемся в оговоренные сроки» – более полезное замечание, чем «Нормально».

Если ответы однозначные, скорректировать курс при необходимости будет проще. Высокопоставленных коллег опрашивайте последними: так участники собрания не окажутся в ситуации, когда понадобится перечить начальнику.

Назначайте задачи в процессе

Совещание без новых задач – это как суп с фрикадельками, но без фрикаделек. Не начинайте обсуждать новую тему, не выделив и не назначив сотрудникам задачи (не важно, крупные ли). Если делать это по ходу совещания, то по мере того, как задачи появляются, вам удастся избежать задержек в их исполнении.

Не принимайте поспешных решений

Ближе к завершению совещания постарайтесь не допустить, чтобы все стремились поскорее принять решение, покончить с вопросом и вернуться к нормальной работе. Возможно, так плохие решения окажутся популярными, а хорошие пройдут незамеченными. Если есть сомнения, назначить еще одно совещание, чтобы окончательно разобраться с проблемой.

Оцените процесс

В конце каждого совещания полезно уделить несколько минут оценке того, насколько успешно оно прошло. Попросите присутствующих описать, что получилось хорошо, а что стоило бы исправить. Тогда следующее собрание пройдет лучше.

Заканчивайте вовремя

Вовремя нужно не только начинать, но и заканчивать. Всегда оставляйте несколько минут на то, чтобы еще раз вспомнить все назначенные задачи и договориться о времени следующего собрания. Протокол совещания и список дел необходимо отправить всем в ближайшие дни.

Следите за протоколом

Важно иметь возможность вернуться к протоколам прошедших совещаний. Не стоит пренебрегать их ведением. В них может содержаться полезная информация о договоренностях, принятых решениях или согласованных действиях. Чтобы все это было под рукой, не затягивайте с оформлением и отправкой протокола.

22

Сделайте собрания привлекательными

Ничто так не затягивает совещание и не приводит к пустой трате времени, как незаинтересованные и пассивные участники. Проблема вовлеченности встает еще острее, если присутствующие отвлекаются на телефоны. Если знать, как справляться с «трудными» участниками, эффективность совещаний заметно повысится.

Скучающие

Сотрудники, которые откровенно скучают, могут в два счета испортить настроение всем присутствующим. Они отказываются участвовать в обсуждении, и вся работа ложится на ваши плечи. Не стоит пытаться достучаться до них сквозь стену безразличия. Лучше выведите всех из спячки.

Задайте вопрос по теме повестки и попросите каждого записать ответ на бумаге. Затем узнайте мнение сотрудников по очереди.

Создайте тест из пяти вопросов, касающихся повестки, чтобы проверить знания присутствующих. Пусть участники совещания запишут свои варианты, после чего вы дадите правильные ответы и устроите обсуждение.

Выскочки

Это люди, у которых готов ответ на любой вопрос и комментарий ко всему, что говорят коллеги. Если оставить все как есть, выскочки могут превратить оживленное обсуждение в гробовое молчание подавленных сотрудников. Чтобы держать их в узде, покажите окружающим, что вы заинтересованы во мнении всех присутствующих. Скажите:

«Спасибо, что поделились мнением. Сейчас бы я хотел услышать, что по этому поводу думают остальные».

Разбейте участников собрания на группы, чтобы все смогли обменяться идеями в более спокойной и «безопасной» обстановке. Затем попросите одного человека из каждой группы рассказать, к какому выводу она пришла. Этот прием отлично подходит и для работы со скромными людьми, которым некомфортно выступать перед большой аудиторией.

Злые и недовольные

Иногда случается так, что отдельные (или даже все) сотрудники агрессивно настроены во время обсуждения одного из пунктов повестки. Чтобы не превратить совещание в бесполезный марафон жалоб, покажите, что вы понимаете эмоции собравшихся, но хотите потратить время на поиск выхода из ситуации. Скажите:

«Я понимаю, что это неприятно, и вижу, что вас это раздражает. Но я бы хотел потратить время на то, чтобы решить проблему, а не просто жаловаться на нее».

Скромные и застенчивые

Нередко бывает так, что люди стесняются делиться отличными идеями при других. Не стоит игнорировать таких сотрудников и их ценный вклад в обсуждение. Подбодрите их такими словами:

«Кажется, сегодня вы молчаливы. Возможно, вам есть что добавить?»

Отложите телефоны

Присутствующие на собрании довольно часто проверяют телефон, читают письма, отправляют сообщения и т. д. Это верный признак скуки и вредная привычка, хотя сейчас она и кажется нормой. Чтобы сотрудники не отвлекались и активно участвовали в обсуждении, попробуйте прибегнуть к решительным мерам. Вежливо попросите всех отложить телефоны, чтобы быстро обсудить повестку и закончить раньше. Отличная мысль, правда?

23

Укрепите навыки координации совещаний

В 2005 году в Journal of Applied Psychology («Журнал прикладной психологии») появилось исследование, посвященное совещаниям. Целеустремленные сотрудники отмечали, что их удовлетворенность работой падала, когда приходилось присутствовать на все большем числе собраний. Не стоит пассивно следить за совещаниями, на которых вы выступаете в роли председателя. Вместо этого станьте координатором с активной позицией и возьмите на вооружение следующие приемы.

Направляйте обсуждение

Не позволяйте обсуждению расползаться, не превращайте его в поток сознания, не переходите на личные вопросы. Удерживайте внимание собравшихся на конкретных пунктах повестки и мягко возвращайте людей к теме совещания. Если они отклонились от курса, попробуйте сказать:

● «Мы слегка отошли от темы. Давайте вернемся к главному вопросу».

● «Думаю, надо сосредоточиться на…»

● «Это хорошая мысль, но ее, вероятно, стоит обсудить на отдельном совещании».

Покажите, как правильно слушать

Вы, как координатор, задаете тон всему совещанию. Старайтесь не отвлекаться на посторонние дела: не отвечайте на звонки, не переписывайтесь и не проверяйте почту. Вместо этого внимательно слушайте, о чем говорят собравшиеся, и показывайте заинтересованность, делая заметки и кивая. Так вы поддержите уважительную атмосферу. Помните: чем сосредоточеннее люди на собрании, тем быстрее оно закончится.

Поощряйте участие в обсуждении

Когда люди чувствуют, что внесли значимый вклад в ход совещания, они реже считают, что время было потрачено зря. Ниже перечислены несколько способов вовлечь присутствующих в обсуждение и дать каждому возможность высказаться:

● Вежливо попросите многословного сотрудника, который перетягивает на себя дискуссию, перейти к сути, чтобы остальным хватило времени изложить свою позицию.

● Ограничьте каждое выступление двумя минутами, за которые нужно поделиться мнением и получить обратную связь.

● Задайте вопрос и попросите каждого в кабинете высказаться по очереди.

● Предложите ответить на сторонние вопросы после совещания, чтобы не отнимать время у остальных.

Подведите итоги

Чтобы подтвердить, что время прошло не зря, еще раз перечислите, о чем договорились, что решили и что запланировали, – и только потом отпускайте сотрудников.

Установите правила

Правила определяют нормы поведения и помогают свести к минимуму действия, которые делают собрания непродуктивными. Для разных групп и ситуаций подходят разные правила, но почти везде встречаются такие:

● Не перебивать человека, пока он говорит.

● Критиковать идею, а не человека.

● Вовремя возвращаться с перерывов.

● Не отвечать на звонки во время собрания.

● Переводить гаджеты в беззвучный режим.

24

Внимание: видеоконференция

Каждый, кто хоть раз сидел в аэропорту и три часа ждал, пока погода наладится и можно будет вылететь, знает: поездки могут быть сложными, выматывающими и, конечно, дорогими. Поэтому видеоконференции стали распространенным способом собирать вместе людей из разных стран.

По данным исследования специалистов ИТ-сектора, проведенного Forrester Consulting, 74 % респондентов отметили, что за последние два года видеоконференций стало гораздо больше. Возможность связаться с человеком из любой точки мира и встретиться удаленно привела к тому, что ежедневно люди стали в 200 раз чаще пользоваться средствами видеосвязи. Насколько продуктивны онлайн-встречи – это уже другой вопрос. Чтобы в видеоконференциях участвовало много людей и они оказывались полезными, попробуйте на практике следующие советы.

Проверьте все заранее

Чаще всего проблемы на онлайн-мероприятиях связаны с тем, что организаторы не проверяют технику и соединение заранее. Заставить своих коллег ждать, пока вы разберетесь с техническими неполадками, – верный способ потратить рабочее время впустую. Постарайтесь проверить связь хотя бы за 10 минут до начала звонка.

Отключите микрофоны участникам

Лай собак на фоне, разговоры в соседнем кабинете, шум работающего кондиционера – любые посторонние звуки могут отвлечь присутствующих. Лучше всего попросить участников отключить микрофоны в самом начале мероприятия.

Назначьте ведущего

На обычных совещаниях есть человек, который отвечает за порядок. Точно такое же правило действует и для онлайн-встреч: назначьте координатора, который не даст дискуссии уйти в сторону. Ведущий видеоконференции может прибегнуть к следующим приемам:

● Использовать метод PAL, описанный выше, чтобы обозначить цель, повестку и временны́е ограничения звонка.

● Выделить каждому участнику по две минуты на то, чтобы они отчитались по своим зонам ответственности, а затем скоординировать обсуждение и вопросы.

● Разделить звонок на тематические секции и попросить ответственных за них участников высказаться по очереди, а потом устроить общее обсуждение.

Попробуйте выключить видео

Звучит парадоксально, но недавнее исследование показало, что для удержания внимания во время видеозвонка требуется повышенное эмоциональное напряжение. Сосредоточение на экране выматывает сильнее, чем присутствие на обычной встрече, где люди то и дело смотрят в окно или окидывают взглядом окружающих. Подумайте, действительно ли важно включать камеру. Это зависит от степени знакомства участников, количества собравшихся, уровня серьезности темы и т. д.

25

Максимум на выезде

Если вам и коллегам нужно сконцентрироваться, чтобы выработать стратегию, решить серьезную проблему или взглянуть на ситуацию со стороны и придумать инновационное решение, выездное мероприятие – то, что нужно. Совещание вне офиса поможет не отвлекаться на рутинные вопросы, возродить живой интерес к делу или проекту и полностью на нем сосредоточиться. Воспользуйтесь нашими стратегиями, чтобы извлечь максимум из выездного совещания.

Останьтесь с ночевкой

Если возможно, пусть поездка будет длиннее одного дня. Сократив ее ради экономии, вы лишите сотрудников возможности пообщаться и обсудить рабочие вопросы в непринужденной обстановке.

Полегче с презентациями

Безусловно, какую-то часть информации донести важно, но, если презентации будут идти одна за другой, да еще и в полуосвещенной комнате, всем захочется спать (особенно после обеда). Лучше организуйте групповые упражнения, обсуждения, ролевые игры, рабочие сессии с уклоном в практику и демонстрации. Пригласите докладчиков из других компаний.

Дайте передышку

Плотный график без перерывов на отдых приводит к эмоциональной перегрузке и выгоранию. Не стоит забивать день огромным количеством мероприятий, иначе участники не смогут перевести дух и «переварить» то, что узнали.

Будьте гибче

Если развернулась горячая и важная дискуссия, не прерывайте ее только ради того, чтобы не отставать от графика или не отклоняться от повестки. Цель выездного совещания – сплотить сотрудников и дать им возможность думать и действовать иначе.

Развлекайтесь

Выездное совещание должно быть одновременно продуктивным и увлекательным. Без развлечений не обойтись. Сыграйте с коллегами в гольф, поужинайте в известном ресторане, сходите в музей, театр или спа-салон, придумайте еще что-нибудь.

Чек-лист

Организуя выездное совещание, еще до его начала ответьте на такие вопросы:

● Какова цель или тема совещания?

● Кого пригласить (с учетом цели)?

● Кто выберет место, займется организацией и будет координировать работу в процессе?

● Что должны получить участники, приехав?

● Требуется ли аудиовизуальное оборудование? Если да, кто будет за него отвечать?

● Кто ваше контактное лицо на месте? Можно ли оформлять поставки на этого человека?

● Будут ли проводиться презентации во время обеда или ужина? Если да, знает ли об этом ответственный за кейтеринг?

● Нужны ли развлекательные мероприятия по вечерам? Какие? Кто их организует?

● В какое время должны приехать сотрудники? Нужен ли подробный маршрут? Будет ли организовано питание по приезде? Есть ли вегетарианское меню?

● Кто на месте отвечает за прибытие, расселение по номерам и регистрацию?

● Как начать и закончить выездное совещание?

26

Совещание как взгляд со стороны

Есть мнение, особенно популярное среди тех, кто на первое место ставит продуктивность: «Лучше сперва выстрелить, а потом уже целиться». Но это не так. Если потратить немного времени на анализ проблемы, впоследствии удастся избежать разочарования и сэкономить силы. Короткие совещания по сути вопроса – отличная возможность сделать все как нужно с первого раза. Вот как организовать собрание, нацеленное на решение проблем.

Найдите настоящую причину проблемы

То, о чем вы собрались говорить, – настоящая проблема или только симптом проблемы? Работа с симптомами – правильный промежуточный шаг, но если не добраться до самой сути того, что вызывает сложности, то в будущем потребуется приложить гораздо больше усилий. Лучше всего спросить себя и коллег: «Почему проблема есть?» Продолжайте задавать себе этот вопрос, пока не доберетесь до главной причины.

К примеру, изначально проблема была сформулирована так: «Качество ответов на входящие звонки упало». В ходе обсуждения и анализа может выясниться, что сотрудникам требуется обучение по работе с новой телефонной системой. Возможно, окажется, что сотрудников невозможно надолго отвлечь от работы на телефоне и поэтому они не успевают толком пройти обучение!

Придумайте возможные решения

Прибегните к методу мозгового штурма: придумайте максимальное количество решений. Некоторые идеи покажутся безумными и неисполнимыми, но послужат источником вдохновения, чтобы справиться с проблемой. Например, если причина в том, что сотрудники не могут покинуть рабочие места и пройти обучение, среди вариантов найдутся следующие решения:

● Разработать более короткую программу обучения, которую получится встроить в текущий график.

● Разбить программу продолжительностью четыре часа на четыре модуля по часу.

● Заплатить сотрудникам за прохождение обучения в нерабочие часы.

● Перевести очное обучение в онлайн-формат с материалами для изучения дома.

Выберите жизнеспособное решение

Перечислив несколько возможных решений, вы поймете, какие из них получится реализовать на практике. Но не стоит сразу же переходить к активным действиям. Для начала проанализируйте:

● краткосрочные последствия решения;

● долгосрочные последствия решения;

● относительные издержки решения;

● доступность необходимых ресурсов;

● готовность и поддержку руководства;

● риск новых проблем.

Проанализируйте силовое поле

Если вы планируете что-либо изменить (в личной жизни или на работе, кардинально или нет), анализ силового поля позволит сэкономить время и убережет от реализации нежизнеспособного плана. Анализ состоит из четырех шагов, которые помогут объективно оценить препятствия и опоры на пути к успешному решению. Чтобы изменение прижилось, движущие силы (те, что ему способствуют) должны быть больше, чем сдерживающие (те, что препятствуют).

● Запишите конкретное изменение или решение на бумаге и разделите лист на три колонки так, чтоб цель была по центру.

● Слева перечислите все силы, которые сдерживают изменение или отдаляют от него.

● Справа перечислите все силы, которые способствуют изменению или приближают его.

● Используйте шкалу от 1 до 10 (1 = слабое, 10 = мощное), чтобы оценить относительное влияние каждой из сил. Сделайте это для обеих колонок.

Например, вы хотите нанять специалиста по интернет-маркетингу на полную ставку, чтобы он занялся поисковой оптимизацией сайта вашего малого бизнеса. Лист может выглядеть так:

Из анализа следует, что решение нанять сотрудника, скорее всего, будет правильным: движущие силы перевешивают сдерживающие на два балла. Если бы сложилась обратная ситуация и сдерживающие силы перевесили, шансов на успешное изменение было бы куда меньше.

27

Используйте время на конференциях с умом

На конференциях можно отдохнуть, узнать что-то новое и установить контакты с людьми из вашей сферы. Но если такие мероприятия подготовлены неграмотно, они могут быть также бессмысленной потерей времени и нести убытки для компании. Ведь сотрудники в таких случаях отвлекаются от текущей работы. Чтобы извлечь максимум из отраслевых конференций, подготовьтесь к ним заранее, используйте время на мероприятии с умом и продумайте, что будете делать после него.

Перед конференцией

Заблаговременно ознакомьтесь с программой

Не стоит принимать решение в последнюю минуту за чашкой кофе с круассаном, завтракая перед конференцией. Заранее прочитайте программу мероприятия и темы докладов. Просмотрите сайты докладчиков, выслушайте советы коллег и продумайте наиболее удачный план проведения.

Чтобы получить максимум за свои деньги, при выборе докладов и потоков опирайтесь на следующее:

● Можно ли применить на практике то, что заявлено в теме доклада?

● Расширяет ли это ваши текущие знания и набор навыков?

● Заставляет ли это выйти из зоны комфорта и научиться чему-то новому или сложному?

● Читает ли доклад человек, которым вы восхищаетесь или с которым давно хотели поговорить?

Заранее договоритесь о встречах

Узнайте, какие компании, коллеги и потенциальные клиенты участвуют в той же конференции, что и вы, и договоритесь с ними о встрече. Многие ждут и надеются, что смогут без проблем связаться с людьми на месте, более того, иногда так и происходит – спонтанные обсуждения оказываются полезными. Но некоторые возможности не стоит отдавать на волю случая.

Подготовьте краткий рассказ

Пока вы стоите в очереди в буфет, ждете начала доклада или потягиваете кофе в перерыве, вас десятки (если не сотни) раз спросят: «Чем вы занимаетесь?»

Если у вас готово короткое и емкое описание работы (проекта, цели или даже мечты), нетворкинг и ожидание в очереди станут эффективнее. Главное – составить хлесткий и интересный рассказ на полминуты.

Забронируйте номер в отеле

Даже если конференция проводится в огромном отеле, о номере следует позаботиться заранее. Как только решите, что поедете на конференцию, бронируйте номер в той гостинице, где будет мероприятие, или как можно ближе к ней. Проживание в отеле, где проводится конференция, сэкономит время по утрам, ведь ехать потребуется на лифте, а не на машине по загруженным дорогам. К тому же устраивать перерывы, звонить и проверять почту гораздо удобнее в номере несколькими этажами выше, где никто не будет беспокоить.

На конференции

Подготовьте запасной план

Если через 15 минут после начала выбранного доклада вас начинает клонить в сон, следуйте запасному плану и идите куда-нибудь еще.

Посмотрите, как добраться до зала

Изучите план здания и определите, куда нужно добраться, чтобы присутствовать на сессии. Тогда не придется носиться по коридорам, перебегать дорогу и мчаться сквозь тоннели, чтобы не опоздать. Закладывайте дополнительное время на ожидание лифта и разговоры с людьми.

Управляйте энергией

Прослушивание докладов час за часом и день за днем отнимает больше сил, чем можно подумать. Чтобы хватило выносливости на восприятие новой информации, старайтесь высыпаться и не злоупотреблять алкоголем на вечерних мероприятиях. Похмелье определенно не добавит сосредоточенности. Кроме того, конференции известны тем, что проверяют на стойкость самых сильных из нас. Чтобы не заснуть на первом докладе после обеда, откажитесь от шоколадного чизкейка с мороженым.

Извлеките максимум из нетворкинга

Поставьте цель знакомиться хотя бы с одним человеком в день. Чем активнее вы участвуете в сессиях и мероприятиях, тем больше пользы извлечете. Если можете, поезжайте на конференцию с коллегой. Побывав на разных сессиях, вы сможете обменяться полученными знаниями, а значит, посетите два мероприятия одновременно. Это и есть мгновенный тайм-менеджмент!

После конференции

Запланируйте, что делать

Только что полученные визитные карточки радуют, и вам кажется, что они вот-вот прожгут дыру в кармане. Но в офисе вы возвращаетесь к старым делам, и новые висят камнем на шее. Во время конференции или на обратном пути составьте список людей, с которыми нужно связаться, и запишите зачем. Перенесите всю важную информацию из печатных материалов и карточек на лист бумаги. Откройте календарь, назначьте дату и время на следующих неделях, чтобы проработать пункты списка.

Часть шестая

Извлеките максимум из списков дел

Наверняка первое, что приходит в голову, когда вы думаете об управлении временем, – список дел на день. Эта идея стара как мир. Гуру тайм-менеджмента и влиятельные бизнесмены постоянно твердят, что нужно пользоваться списками. В том, чтобы записать задачу, а затем ее вычеркнуть, есть нечто приятное.

Но удовольствием дело не ограничивается. Списки дел помогают распределять время, расставлять приоритеты и управлять энергией. За последние 80 лет многочисленные исследования доказали: даже если задач очень много, главное – продумать план, как с ними справиться. Список дел – отличное начало. Записывая задачи, вы становитесь продуктивнее.

28

Составьте список дел грамотно

Вот несколько рекомендаций по составлению действительно полезного списка дел:

● Перечислите не только то, что необходимо сделать, но и то, что хочется.

● Продумайте план того, что действительно можно успеть за день. Не путайте его с мечтами о том, что хотелось бы успеть. Чересчур амбициозные списки приводят к разочарованию.

● Включайте в список то, что можно сделать за день в один или два приема.

● Развивайте гибкость, чтобы успешно подстраиваться под непредвиденные обстоятельства и отвлечения.

● Экономьте время, объединяя однотипные действия (звонки, мелкие поручения, работу с электронной почтой) и выполняя их за один раз.

● Выбирайте несколько задач с разной степенью важности, в том числе и несрочные.

● В конце дня переносите невыполненные задачи в список дел на завтра или на другую дату.

● Периодически пересматривайте список, чтобы не забывать о делах.

Несмотря на то, что список как инструмент тайм-менеджмента прост в использовании и дарит очевидные преимущества, многие до сих пор им пренебрегают.

Внимание!

Следующие три техники позволят вам избежать недальновидного подхода:

● Списки дел на месяц.

● Списки дел по проектам.

● Списки дел «Когда-нибудь потом».

Будьте дальновиднее

Список дел на день помогает справляться с будничными задачами. Но есть еще три типа списков, благодаря которым легче справляться с долгосрочными задачами, целями, мечтами, обещаниями и проектами – как рабочими, так и личными.

Список дел на месяц

Список дел на месяц – идеальная возможность записать все несрочные, но важные цели, которые состоят из нескольких шагов. Представим, что сейчас февраль, а вы хотите привести в порядок финансы. Это довольно размытая задача, но она включает в себя множество небольших действий, нужных для выполнения цели. Их можно встроить в еженедельный или ежедневный график:

● Договориться о встрече с юристом, чтобы пересмотреть завещание.

● Позвонить брокеру и проверить имеющиеся активы.

● Заполнить анкету по подбору пенсионного вклада, которую прислал бухгалтер.

● Подать заявку на рефинансирование ипотеки, так как появились предложения со сниженной ставкой.

● Проанализировать все доходы и расходы.

Списки дел по проектам

Список дел по проекту прекрасно подходит для задач, которые принесут плоды спустя долгое время (месяцы и годы, а не дни и недели). Присвойте каждому проекту название и составьте список значимых событий. К примеру, если проект – ремонт офиса, они могут быть такими:

● Составить общий бюджет.

● Выбрать архитектора, который будет следить за ходом работ.

● Опросить сотрудников и выяснить, что нужно (и возможно) изменить.

● Получить первую визуализацию проекта.

Каждое из знаковых событий порождает связанный с ним список конкретных задач, которые можно переносить в список дел на месяц, неделю и день.

Списки дел «Когда-нибудь потом»

У всех нас есть планы на день, когда мы выйдем на пенсию, разбогатеем или будем располагать свободным временем. Это то, чем мы хотим заняться когда-нибудь потом. Даже если кажется, что до того дня еще целая вечность, все равно запишите эти планы. Возможно, руки до них так никогда и не дойдут. Но, перенеся идеи на бумагу, вы перестанете тратить умственные силы на то, чтобы держать их в голове.

29

Перестройте систему приоритетов

Рей Джонсон в своей книге «Логика CEO: Думать и действовать как глава корпорации» (CEO Logic: How to Think and Act Like a Chief Executive) пишет:

Проблемы по управлению временем решает правильная расстановка приоритетов, а не компьютеры, эксперты по эффективности или графические расписания. Не нужно работать быстрее или продуктивнее, чтобы лучше использовать время. Нужно тратить больше времени на правильные задачи…

Многие назначают задачам приоритеты, но большинство распределяет их по срочности и неотложности, по категориям «А», «Б» и «В» (или 1, 2, 3…) в зависимости от того, какой пожар нужно потушить раньше. Проблема такого подхода в том, что он нацелен лишь на действия, которые влияют на вас прямо сейчас. Цели и проекты, что повлияют в будущем, остаются без внимания. Чтобы перестроить систему приоритетов, научитесь отличать срочные задачи от важных.

● Срочные задачи требуют немедленных действий и внимания.

● Важные задачи приближают человека к важной цели.

Срочные задачи, которые не относятся к целям

У всех есть задачи, которые срочно нужно выполнить, но зачастую они не очень важны. Другими словами, от их выполнения меньше отдачи по сравнению с важнейшими карьерными и личными целями. Система приоритетов, которая относит такие задачи (срочные, но не связанные с целями) к категории «А» (1), заставит вас бесконечно разбираться с неотложными делами или поддерживать привычный порядок вещей. К сожалению, тогда у вас не получится уделять достаточно внимания задачам, которые приближают вас к целям. Чтобы перестроить систему приоритетов, отнесите срочные, но неважные (т. е. не относящиеся к цели) задачи к категорию «В» (3).

Срочные задачи, которые относятся к целям

Некоторые срочные дела в списке связаны с вашими целями. Другими словами, у них высокая отдача. Чтобы перестроить систему приоритетов, занесите срочные и важные (т. е. относящиеся к цели) задачи в категорию «А» (1).

Несрочные задачи, которые относятся к целям

Представьте одно дело, которое, если делать его регулярно, заметно улучшит жизнь. Наверняка оно важное, но несрочное. Зачастую от вложенных в такие дела времени и сил очень много отдачи, но им не уделяют достаточно внимания, потому что вокруг много задач срочнее.

Чтобы перестроить систему приоритетов, записывайте относящиеся к цели, но несрочные задачи в категорию «Б» (2).

Представим, что среди ваших важнейших карьерных и личных целей есть такие:

● Изменить процесс адаптации новых сотрудников отдела продаж.

● Увеличить продажи на 10 % в этом квартале.

● Научиться кататься на водных лыжах.

● Запланировать поездку на Гавайи с семьей следующим летом.

Если придерживаться критериев, обозначенных выше, список дел может выглядеть следующим образом:

Упражнение

Запишите в таблицу шесть задач, которые вы выполнили вчера. Расставьте приоритеты (А, Б или В), опираясь на систему, описанную ваше.

30

Используйте правило четырех «Д»

Список дел на день – одновременно и проклятие свободомыслящих, спонтанных предпринимателей, и спасение занятых, влиятельных игроков рынка. К какому бы типу людей вы ни относились, список остается одним из лучших инструментов по управлению временем. Но мало записать все предполагаемые к концу дня достижения. Совсем другое дело – решить, что делать с каждым из них. Чтобы наиболее рационально вложить время и силы, подумайте, какое из следующих четырех «Д» лучше всего подходит для ваших задач.

Делать

Иногда задачи в списке так воодушевляют, что хочется приступить к их выполнению как можно скорее. Иногда нас мотивируют конкретные сроки. Как бы то ни было, для задач, которые необходимо выполнить до конца дня, подходит слоган из рекламной кампании Nike: «Just Do It» («Просто сделай это»).

Задайте себе вопросы:

● Эту задачу можно выполнить легко и быстро прямо сейчас?

● Нужно ли выделять определенное время на эту задачу?

● На эту задачу потребуется менее пяти минут?

● Договориться (об отмене)

Вычеркнуть

Некоторые задачи долго обитают в календаре, перемещаясь со дня на день и с недели на неделю. Если вы замечаете, что постоянно откладываете дело, обычно это можно объяснить тремя причинами.

● Задача слишком большая, и ее необходимо разбить на несколько мелких.

● Задача нечетко сформулирована, поэтому за нее не получается взяться.

● На самом деле вам не нужно это делать.

Если дело в последней причине, нет ничего постыдного в том, чтобы отказаться от задачи, особенно если вы поставили ее себе сами. Если же это поручение начальника, просто так отказываться от него – не лучшая мысль.

Спросите себя:

● Мне действительно нужно это делать? Хочу ли я этого?

● Я обязывался(лась) выполнить эту задачу или это просто хорошая мысль?

● Я поместил(а) ее в список по желанию или из чувства вины?

Делегировать

Если вы придумали задачу, это не всегда значит, что вам ее и исполнять. Наиболее успешная стратегия по высвобождению времени – передать дело другому. Разумеется, нужно при этом учитывать загруженность коллеги, его навыки и желание помочь. Но о том, что работу можно делегировать, надо помнить всегда. Задайте себе следующие вопросы:

● Действительно ли эту задачу должен(на) сделать именно я?

● Могу ли я передать эту задачу или заплатить за ее выполнение столь же (или более) компетентному сотруднику?

Двигать сроки

Многие дела заносят в список только для того, чтобы про них не забыть, а значит, их можно выполнять не сразу. Подумайте о приоритетах, целях и обязательствах, чтобы решить, какие задачи можно перенести. Главное – сразу же переписать их на день, в который вы планируете ими заняться.

Задайте себе такие вопросы:

● Действительно ли нужно и важно сделать это сегодня? Может ли это подождать?

● Будут ли серьезные неприятные последствия, если я отложу эти дела?

Четыре «Д» в действии

Один из способов внедрить правило четырех «Д» – значки в календаре. Если вы предприняли нужные действия для каждой задачи, можно считать, что на сегодня она выполнена.

В примере ниже каждое дело в списке отнесено к одной из следующих категорий:

Упражнение

Просмотрите вчерашний и сегодняшний списки дел. Что удалось выполнить? Поставьте напротив галочку. Есть ли дела, от которых вы решили отказаться? Вычеркните их или поставьте рядом крестик. Какие задачи можно делегировать и кому вы их делегируете? Поставьте рядом букву «Д». Какие дела следует перенести на другой день, неделю, месяц и даже год? Перенесите их и поставьте рядом стрелку. Чувствуете облегчение? Прилив энергии? Удовлетворение от завершенности? Принимать решения насчет следующих действий – одно из главных правил по управлению энергией.

31

Сделайте выбор: бумага или цифра

Мы проводим много времени в цифровом мире, поэтому ведение дел на телефоне, планшете или ноутбуке кажется вполне очевидным выбором. Иметь календарь и список задач под рукой на всех устройствах удобно. Но там же – новости, социальные сети, звонки, сообщения, маршрутные квитанции, GPS, приложение для управления сигнализацией, прогноз погоды, котировки ценных бумаг и браузер… Все это отвлекает, запутывает, а если еще и синхронизация не работает как следует – даже раздражает! Не разумнее ли вести бумажный ежедневник?

Так что же выбрать – бумагу или цифру? Мы подготовили чек-лист, чтобы облегчить вам задачу.

● Используйте приложение, если:

○ оно вам подходит и вам удобно просматривать списки с разных устройств;

○ вы делитесь задачами с другими в той же сети;

○ у вас не очень много задач на день;

○ работа не позволяет вам носить с собой бумажные блокноты (например, вы парашютист, укротитель львов или водолаз);

○ вы часто отменяете задачи в течение дня.

● Используйте бумажный ежедневник, если:

○ вам нравится писать на бумаге;

○ вы следуете нашим принципам составления списка дел и вам удобнее добавлять колонки на бумаге;

○ вы часто делаете быстрые заметки и вам неудобно искать приложение;

○ вас отвлекают приложения;

○ синхронизация для вас остается величайшей тайной Вселенной;

○ вам легко и приятно ориентироваться в блокноте-планере или записной книжке;

○ вы против любой автоматизации.

Как организовать дела на бумаге

В бумажных планерах на кольцах множество страниц. Некоторые из них выглядят привлекательно, но никак не помогают в вопросах продуктивности. Кроме того, большой планер тяжело носить с собой. Вам же нужны те страницы, которые позволят справляться с делами каждый день, неделю и месяц.

Списки дел

Это страницы на каждый день, где вы перечисляете задачи и делаете важные пометки или записываете напоминания. Обычно двух стандартных колонок недостаточно, поэтому расчертите лист сами – как вам удобнее.

Если вы записываете дела только на неделю вперед, семи страниц будет достаточно. В конце недели вытащите старые (возможно, их захочется сохранить) и добавьте семь новых. Не забудьте перенести на другие дни все дела, которые не успели завершить на предыдущей неделе.

Заметки

Всегда держите под рукой пустые страницы, на которых можно записать всё, что не поместится в календарь или список дел. На них же можно и делать подробные записи во время совещаний, чтобы сосредоточиться на повестке.

Проекты

Удобно отводить каждому проекту отдельную страницу. Если вы планируете выполнить конкретную задачу, связанную с проектом, в определенный день, перенесите ее в список дел на день.

32

Списки как источник энергии

После выполнения задачи (крупной или не очень) человек переживает всплеск энергии и душевный подъем от того, что удалось завершить дело. Вспомните, какое удовольствие – поставить галочку напротив одного пункта из списка, наконец закончить полугодовой проект или даже почистить подставку для ручек.

Временем как таковым управлять нельзя (час всегда остается часом), зато энергией – можно. Один из базовых принципов управления временем – завершение дел пробуждает энергию. Выполнив даже небольшую задачу, вы становитесь бодрее. Это проявляется по-разному: приходит облегчение, душевный подъем, чувство обновления, энергия, восторг, радость и гордость.

Регулярно завершая дела, вы сохраняете мотивацию, а с поддержанием энергии лучше всего помогает справиться обычный список.

Давайте представим, что ваш список дел на день выглядит примерно так:

Обычно люди идут по списку, выполняя задачи и то и дело отвлекаясь на что-то постороннее, а в конце дня анализируют успехи и благодарят себя за усилия. Задача, которая оказалась «на обочине», переносится на следующий день.

Но проблема такой системы в том, что она лишает нас возможности получать энергию в течение всего дня и анализировать в процессе, что удалось сделать. Сразу после того, как вы завершили дело (большое или нет), надо это отметить:

● поставьте галочку рядом с этим пунктом;

● вычеркните его из списка;

● выделите пункт маркером.

Представим, что рабочий день начался несколько часов назад, а вы уже успели выполнить несколько задач из списка. Теперь он может выглядеть так:

Потратив несколько секунд на то, чтобы отметить выполнение задачи, вы заряжаете свои «батарейки» весь день, а не только под его конец. Попробуйте сами: откройте список дел. Там есть задачи, которые вы успели сделать, но еще не отметили? Если да, скорее отмечайте! Ну как ощущения?

Добавляйте задачи, на которые отвлекались

Если вы часто отвлекаетесь на что-то и выполняете незапланированные задачи, добавляйте их в список и вычеркивайте, как только завершили дело. Осознав, что оно сделано, вы превратите его из похитителя времени в источник энергии.

Часть седьмая

Сведите к минимуму незавершенное

Каждый из нас сталкивался и с душевным подъемом после завершения дел, и с унынием, когда осталась куча несделанного. Даже мелкая задача, оставшись невыполненной, истощает силы и перетягивает внимание, а значит – вызывает тревогу, стресс, депрессию, раздражительность, вину, досаду и усталость. Можно начать день в хорошем настроении и полным энергии, но закончить его истощенным – умственно и физически. Виной всему – мелочи, которые остались недоделанными.

День множества мелких завершенных дел

Вы просыпаетесь полностью отдохнувшим и готовым к новым свершениям. Впереди – интересная работа, сейчас много всего происходит, а вы как раз в самом центре событий. По дороге в офис вы попадаете в пробку и размышляете о предложении, которое обещали отправить еще вчера, но так и не отправили.

На работе вы входите в кабинет и видите в углу сломанный принтер. Вы собираетесь отвезти его на переработку уже несколько месяцев, но руки не доходят. Затем вы открываете электронную почту в телефоне и краем глаза замечаете, что на франкировальной машине всё еще мигает желтая лампочка – несколько дней она предупреждает о низком уровне чернил.

Вы возвращаетесь мыслями к столу. На нем – стопка папок, бумаги в которых нужно правильно рассортировать. На месте их удерживает импровизированное пресс-папье – чашка с холодным кофе, которая осталась там с прошлого вечера. Вы включаете компьютер и пытаетесь найти предложение, которое должны были отправить вчера. К сожалению, рабочий стол завален файлами и найти что-то трудно.

В досаде вы открываете электронную почту. В папке «Входящие» – несколько вчерашних писем, на которые необходимо ответить, а за ночь пришло еще несколько срочных. С ними нужно разобраться, но вы чувствуете такую усталость, что решили поскорее отправиться с чашкой к кофемашине. Что случилось с энтузиазмом и энергией, которые переполняли вас всего пару часов назад? Их уничтожила куча незавершенных дел.

Почему же такие, казалось бы, мелочи оказывают столь большое влияние? Представьте, что мозг – компьютер с ограниченным объемом памяти, пусть и очень большим. Чем больше его загружать, тем хуже он обрабатывает новую информацию. Не важно, в какой сфере остались незаконченные дела – в личной жизни или на работе. Все они влияют на качество внимания, которое вы можете уделить текущим задачам.

Упражнение

Чтобы избавиться от лишней информации и освободить место, составьте список всех незавершенных дел и придумайте, как довести их до конца (или хотя бы решите, что вовсе от них откажетесь, тем самым поставив точку). Воспользуйтесь перечнем: он поможет определить основные области, в которых таятся «повисшие» задачи. Обведите наиболее подходящий ответ:

А – всё хорошо,

Б – нужно доработать,

В – нужны серьезные действия.

● Мои полки и ящики в полном порядке, там нет ничего лишнего.

● Дома ничего не нужно ремонтировать.

● Мои финансы под контролем.

● В кабинете полный порядок.

● Файлы на компьютере структурированы, мне легко найти необходимое.

● Телефонные звонки и электронная почта под контролем.

● Я держу все обещания, данные клиентам.

● Я держу все обещания, данные коллегам.

● Я не откладываю нужные разговоры.

Потратьте несколько минут, чтобы просмотреть вопросы с ответами «Б» и «В». Выберите два пункта, о которых чаще всего думаете, и пообещайте себе что-нибудь предпринять в течение недели. Выделите в календаре время на решение этих вопросов. Продолжайте так делать каждую неделю, пока все ответы «Б» и «В» не превратятся в «А».

Теперь, когда вы знаете, как у вас с незаконченными делами, настало время подробно рассмотреть то, как их завершать. Сейчас многое происходит в интернете, но начать важно с реальности.

33

Разберите вещи

Вещи. Они повсюду. В подставке для ручек не хватает места, в облачном хранилище с файлами – тоже, а если выйти из цифрового мира в реальный, там окажется стопка бумаг высотой с километр. Вещи нужны всем, но, накапливаясь и выходя из-под контроля, они превращаются в хлам, а тот высасывает энергию и делает человека медлительнее. Ниже описан простой способ расчистки физического пространства – по ящику за раз.

Выбирайте для уборки ограниченную зону

Если вы не можете выделить целый день на уборку кабинета, выберите одну зону. Обязательно выделите достаточно времени, чтобы закончить начатое. К примеру, если разобрать нужно целый стол, но есть только полчаса, начните с двух верхних ящиков.

Проведите С-анализ

Двигаясь в логичном порядке (справа налево, сверху вниз, спереди назад), просмотрите все вещи, что лежат перед вами. Подумайте, к какой категории относится каждая из них: «Сор», «Сокровище», «Сохранение и перенос» или «Сомнения». Затем предпримите соответствующие действия.

● Сор. Вещь сломалась, не нужна или не нравится. Она отслужила свое и готова отправиться из кабинета на свалку.

Действие: выбросите хлам прямо сейчас! Если вещь в хорошем состоянии, отложите ее в коробку и передайте на благотворительность.

● Сокровище. Вещь нужна, нравится и (или) полезна. Она находится там, где должна.

Действие: оставьте эту вещь на месте и радуйтесь, что нашли.

● Сохранение и перенос. Вещь, которую хочется сохранить, но лежит она не в том месте.

Действие: переложите вещь в коробку и отнесите куда надо, когда уборка закончится.

● Сомнения. Вещь, которая вызывает противоречивые эмоции. С одной стороны, хочется ее оставить. С другой стороны, вы не знаете, будете ли еще ей пользоваться. Чтобы определиться, спросите себя:

У меня есть другая вещь с той же функцией?

Насколько на самом деле пригодится эта вещь в будущем?

Когда я в последний раз этим пользовался(лась)?

Мне нужно отчитываться за сохранность этой вещи?

Каким будет худший исход, если я избавлюсь от этой вещи?

Действие: выберите, что сделать с этой вещью, прямо сейчас.

Организуйте вещи

На этом этапе уборки вы, вероятно, решите, что пластик – самый волшебный материал из всех, изобретенных человеком. Воспользуйтесь органайзерами для ящика, стола и шкафа, чтобы привести в порядок свои «сокровища».

Теперь сделайте шаг назад, глубоко вдохните и объявите разобранную зону свободной от хлама!

34

Укротите бумажного тигра

Давным-давно в далекой-далекой галактике люди пользовались бумагой, чтобы не забывать о различных встречах, задачах, потенциальных клиентах и других делах. Сегодня календари ведут на телефоне, информация о клиентах хранится на сервере, а списки дел – в облачном хранилище.

Тем не менее достаточно одного взгляда, чтобы заметить: наши дома и офисы утопают в стопках бумаг. Интерес к цифровой организации дел велик, но бумага до сих пор играет большую роль на арене тайм-менеджмента.

Первый шаг в приручении бумажного тигра – регулярно, лист за листом, проверять бумаги на столе. Начните с верхней части стопки. Распределите документы по категориям и решите, что делать с каждым.

Неотложная бумажная работа

Это документы, которые требуют немедленного принятия мер. Например, поставить подпись, прочесть служебное письмо, выполнить срочную задачу. Если вы видите такую бумагу на столе и на действие требуется от двух до пяти минут, сразу же приступайте. Закончив, вы испытаете удовольствие, хотя справились только с одним документом зараз. Если для работы требуется больше времени (от 10 минут), найдите «окошко» в календаре в течение ближайших двух дней. Благодаря этому вы не забудете о бумаге и не пострадаете от последствий невыполнения срочной задачи.

Несрочная бумажная работа

Это те документы, с которыми необходимо что-либо сделать, но не так срочно, как с предыдущими: накладные, счета, запросы, буклеты и т. д. Кроме того, в эту группу входят документы, для работы над которыми требуется больше информации. Чтобы стопка несрочных бумаг не стала напоминать Пизанскую башню, переложите их в лоток или папку с надписью «В работе». Возвращайтесь к ним раз в неделю и перемещайте нужное в стопку «Неотложная бумажная работа».

Справочные материалы

С этими документами ничего делать не нужно, но лучше держать их под рукой для справки. К примеру, может понадобиться быстро найти все чеки за год, когда вы будете подавать налоговую декларацию. Распределите бумаги по категориям, поместите в папки и снабдите пометками.

Временные промежутки

На разбор бумаг можно потратить две минуты, два часа или два дня. Чтобы повысить эффективность, заранее определите, сколько времени у вас есть сейчас.

● Две минуты. Возьмите один документ, с которым можно разобраться сразу, и разберитесь.

● Пять минут. Что-то нельзя успеть за долю секунды, но от завершения задачи вас отделяет всего несколько шагов (например, нужно отправить буклет). В следующий раз, когда у вас будет пять свободных минут (бывает и такое), найдите подобные задачи.

● Час. Если у вас есть несколько крупных задач, которые состоят из нескольких этапов и требуют поиска дополнительной информации, посвятите им побольше времени.

● Целый день. Если вы поддались весенней уборочной лихорадке, а на столе творится полный кошмар, выделите день на уборку – хотя бы и субботу.

35

Разберите картотеку

С рабочим столом вы справились, поэтому пришла пора заглянуть, если можно так выразиться, под лежачий камень: разобраться с системой хранения документов. К сожалению, невозможно великолепно организовать новую систему, не разделавшись со старой.

Возможно, мысль о старых пыльных бумагах наводит на вас тоску. Подумайте о том, что вы можете обнаружить забытые, но важные документы, а все лишнее отправить в мусорную корзину. Начните с ближнего края и продвигайтесь вглубь, бумага за бумагой. Задайте себе следующие вопросы.

Что мне с этим делать?

Если из содержимого документов становится ясно, что нужны какие-то действия, сделайте пометку в списке дел и выделите время в календаре. К примеру, вам попалось письмо от руководителя: он просит изложить идеи по запуску нового продукта. Или встретилась информация о новом потенциальном клиенте. Или вы нашли буклет с описанием предстоящей конференции. Если документ нужно сохранять, пока вы не выполните действие, оставьте его в файле или переложите в лоток для бумаг. Если нет, выкиньте его и занесите задачу в список.

Это нужно для отчетов?

Если документы требуются для налоговых или юридических целей, сделайте соответствующую пометку, чтобы их было легко отыскать. К этой категории относятся бумаги, необходимые для аудита, старые контракты для текущих поставщиков, счета-фактуры и другие документы, у которых нет копии. Если не уверены, оставьте бумагу до тех пор, когда ее точно можно будет выбросить.

Это актуальный справочный материал?

Старые журналы, буклеты с прошедших конференций, приглашения на мероприятия, которые уже давно состоялись, – всему этому не место в вашей системе хранения. Выкидывайте немедленно! Сохраняйте только те справочные материалы (статьи, буклеты, конспекты, рабочие тетради), которыми пользуетесь сейчас или которые понадобятся в ближайшем будущем.

Мне это еще понадобится?

Не попадайтесь в ловушку и не сохраняйте документы, «которые, возможно, когда-нибудь для чего-нибудь пригодятся». Лучше постарайтесь представить конкретную и реалистичную ситуацию, в которой понадобится этот документ. Если не удалось, смело отправляйте его в корзину.

Если ни один из вопросов не помог, задайте себе последний: «Что ужасного может произойти, если я это выброшу?» Если после ситуации, описанной в ответе, жизнь продолжится, выбрасывайте.

Отсканируйте

Благодаря широкому распространению компактных потоковых сканеров вы всегда можете сохранить информацию, но не на бумаге. Просто отсканируйте документ.

36

Пересмотрите и обновите папки

Снаружи картотечные шкафы выглядят опрятно. Неприятная правда может открыться, когда вы заглянете внутрь. Если в ящиках царит беспорядок, нужно их разобрать. Прежде чем начать, подготовьте следующие вещи:

● подвесные папки с пластиковыми табуляторами по размеру стандартного листа;

● трех– или пятиуровневые папки-уголки по размеру стандартного листа;

● самоклеящиеся этикетки (белые или прозрачные);

● черный маркер;

● принтер для этикеток (по желанию).

Когда все нужное под рукой, можно начать со списка общих категорий. Они лягут в основу системы и будут использоваться для маркировки папок. Общие категории могут быть следующими:

● Клиенты.

● Конференции.

● Контракты.

● Финансы.

● Страхование.

● Юридические вопросы.

● Офисное оборудование.

● Проекты.

● Справочные материалы.

● Путешествия.

Как только список будет готов, сделайте этикетку для каждой категории и вставьте ее в пластиковый держатель. Если присоединить его к верхней части папки, он будет хорошо заметен. Поместите подвесные папки с этикетками в ящик. В зависимости от предпочтений можно расположить папки по алфавиту или по частоте использования.

Следующий шаг – разбить общие категории на подкатегории, которые будут использоваться для папок-уголков. К примеру, категорию «Клиенты» можно разбить на файлы по каждой организации или человеку, «Финансы» – на подкатегории «Отчеты по расходам», «Счета-фактуры» и «Пенсионные накопления», а для «Офисного оборудования» могут потребоваться отдельные папки для каждого устройства (компьютера, телефона, принтера и ксерокса).

Теперь – самое интересное. Когда список подкатегорий будет готов, наклейте соответствующие этикетки на каждую папку и вложите ее в подвесную папку с подходящей общей категорией. Расположите папки-уголки в алфавитном порядке, чтобы отыскать нужные бумаги было как можно проще.

Выбирайте слова с умом

При создании файловой системы выбирайте те слова, которые понятны и близки вам. К примеру, какую папку вы скорее будете искать, когда вам понадобится документ:

● «Финансы» или «Деньги»?

● «Машина» или «Автомобиль»?

● «Клиенты» или «Заказчики»?

● «Путешествия» или «Поездки»?

● «Справочные материалы» или «Информация»?

Суть файловой системы в том, чтобы находить нужные бумаги быстро и без затруднений. Это не просто стопка документов. Если на этикетках – те формулировки, которыми вы обычно оперируете, станет гораздо легче.

37

Запишите открытые позиции

Открытые позиции – это все дела, проекты, цели, идеи и задачи (личные и рабочие), которыми вы должны или хотите заняться, но пока не успели. Может быть, пора сделать это прямо сегодня, а может – в далеком будущем, на пенсии. Хитрость в том, чтобы собрать все вместе и записать: тогда вы не будете тратить ценные ресурсы собственной памяти и держать все в голове.

Представьте, что мозг – жесткий диск компьютера, на котором может уместиться только ограниченное количество информации. Когда место заканчивается, он начинает работать медленнее и давать сбои. Если перенести все открытые позиции на лист бумаги, мозг сможет снова сосредоточиться на том, чем вы занимаетесь сейчас. Идеи и задачи, входящие в список, возникают из разных источников. В их числе:

● разговоры (с родными, друзьями или коллегами);

● чтение (книги, журналы, брифы, научные статьи);

● все, что приходит по обычной почте (брошюры, приглашения, буклеты);

● электронные письма;

● занятия;

● конференции;

● голосовая почта;

● профессиональные сообщества;

● мероприятия;

● рабочий стол;

● картотечные шкафы;

● ящики, шкафчики, полки.

Если вы решите применить только один совет из книги, пусть им будет этот. Потратив время на записывание всех открытых позиций в жизни, вы заметно улучшите концентрацию и станете чаще доводить дела до конца. Можно составить список за один раз (тогда понадобится целый день) или за несколько подходов. Чтобы изложить всё на бумаге, воспользуйтесь следующими техниками.

Загляните в каждый уголок

И на работе, и дома просмотрите каждый ящик, шкаф, полку, стол и папку, чтобы составить наиболее полный список дел на основе увиденного. Например, если заглянуть в ящик картотечного шкафа, может оказаться, что нужно разобрать финансовые бумаги за прошлый год, собрать чеки, сделать этикетки для новых папок или написать потенциальному клиенту, визитная карточка которого попалась на глаза.

Проверьте гаджеты

Просмотрите электронную почту и прослушайте голосовые сообщения. Добавьте в список действия, которые вы не планируете выполнять прямо сейчас и которые больше нигде не записаны. К примеру, пришло письмо от коллеги: он просит внести правки в составленный вами отчет. Или вы получили голосовое сообщение от брата, который предлагает выбрать день для встречи всей семьей. Или в почте находится сообщение от профессиональной ассоциации краболовов – вас приглашают на ежегодное собрание и ужин из крабов.

Разберитесь с мыслями

Подумайте, что вы стараетесь держать в голове, и выпишите на листок все, что необходимо сделать. После этого этапа вы сможете поддерживать чистоту созданной системы, занося в главный список дел то, что приходит на ум.

38

Разбейте задачу на части

В интернете ходит байка, что 20 июня 1995 года некий Дик Миллер доел последний кусочек машины весом более одной тонны. Начал с двух зажимных гаек, а закончил через пять лет – корпусом муфты. Так что в следующий раз, когда столкнетесь с огромной, неподъемной задачей невероятных размеров, вспомните о Миллере. Разбейте проблему на мелкие части, которые удастся проглотить и переварить.

К счастью, на работе не придется есть автомобили. Достаточно разложить задачу на компоненты, хотя некоторые из них и могут оказаться непростыми. Для этого взгляните на проекты, цели и дела под другим углом.

Главное – выделить действия, которые можно сделать легко и быстро.

В традиционном подходе к управлению крупный проект разбивается на логичные этапы. Скажем, вы хотите внедрить в компании обучение по вопросам этнического и гендерного разнообразия на рабочем месте. Тогда основные цели будут такими:

1. Сформировать рабочую группу, чтобы выявить цели обучения, и организовать еженедельные видеоконференции.

2. Создать заявку на участие для потенциальных поставщиков услуг.

3. Выбрать поставщика.

4. Составить расписание мастер-классов.

5. Провести оценку полученных знаний в онлайн– формате.

Эти шаги логически последовательны, но предпринять их сложно из-за объема задачи, а это, в свою очередь, может привести к прокрастинации. При ближайшем рассмотрении становится заметно, что эти шаги тоже можно разбить на мелкие действия. К примеру, выбор поставщика состоит из таких этапов:

1. Составить список зарекомендовавших себя поставщиков, которые получат заявку на участие.

2. Отправить заявку на участие по электронной почте поставщикам из списка.

3. Провести видеоконференцию с рабочей группой, чтобы рассмотреть все предложения, поступившие от поставщиков.

4. Составить список из трех-четырех наиболее подходящих кандидатов.

5. Связаться с поставщиками из этого списка.

6. Пригласить поставщиков, чтобы они провели презентацию для рабочей группы.

7. Выделить время на презентации в графике рабочей группы.

8. Выбрать одного поставщика и обсудить нюансы соглашения.

9. Поблагодарить всех, кто откликнулся на заявку.

Приведенные выше пункты тоже можно разбить на более мелкие задачи. К примеру, «Составить список зарекомендовавших себя поставщиков, которые получат заявку на участие» делится так:

1. Найти в интернете информацию о подходящих поставщиках.

2. Получить список поставщиков из отдела кадров.

3. Спросить коллег из другой компании, где проводилось подобное обучение, к каким поставщикам они обращались.

Главное в этом деле – разложить действие на количество шагов, необходимое для выполнения крупной задачи. Они должны помочь вам подготовиться к работе умственно, эмоционально и физически.

Упражнение

Вспомните интересующий вас проект, цель или задачу, которые по какой-то причине «встали на паузу». Опишите это ниже.

Разбейте задачу на действия такого масштаба, которые кажутся выполнимыми. Если мини-задача всё еще выглядит сложной, разложите ее на подпункты. В результате должен получиться список дел, который поможет продвинуться по проекту, но при этом каждый пункт будет простым в исполнении. Если в конце вы вздохнете с облегчением, значит, задачи сформулированы верно.

Мини-задача № 1:

Мини-задача № 2:

Мини-задача № 3:

Мини-задача № 4:

Мини-задача № 5:

Мини-задача № 6:

Мини-задача № 7:

Мини-задача № 8:

Разбивайте задачу, когда:

● она кажется неподъемной;

● вы откладываете работу над ней;

● вы пять раз передвигали ее в календаре;

● мысль о ее выполнении вызывает слезы.

39

Пересмотрите понятие «готово»

Суровая правда звучит так: «Никто, даже самые продуктивные люди и несравненные гуру тайм-менеджмента, не может сделать за день всё, что было запланировано, – за исключением редких случаев». Так устроена работа. Несмотря на всю подготовку и благие намерения, некоторые пункты плана на день приходится передвигать на завтра.

Представьте, что в списке дел стоит задача с самым высоким приоритетом: перезвонить клиенту по поводу недавнего счета. Вы пытались дозвониться до него, но он не брал трубку. Потом он перезвонил, но у вас была деловая встреча за обедом. Чехарда продолжается, а вам пора идти на совещание, которое продлится до конца рабочего дня. Вы предпринимаете последнюю отчаянную попытку, тоже безуспешную, вы сдаетесь и передвигаете звонок на завтра.

В этот момент у вас два варианта действий. Можно расстроиться из-за того, что дело не удалось закончить, начать критиковать себя и стыдиться, что пришлось сдвинуть задачу на следующий день. А можно – иначе взглянуть на понятие «готово».

У слова «готово» в словаре есть разные синонимы: «сделано», «закончено», «завершено» и т. д. Традиционный подход к определению подразумевает, что вы успешно дошли от точки А в точку Б. Сделано. Finito.

Но такую узкую и ограниченную трактовку можно расширить, а ряд синонимов – дополнить. Тогда это позволит создать ощущение завершенности даже для тех дел, которые закончены не были.

Кажется, здесь какое-то противоречие? Вовсе нет. У вас не получилось закончить все задачи из списка, но можно отметить, что вы всё же выполнили какие-то пункты плана, так как знаете, что еще предстоит сделать. Дальнейшие действия исходят из вашего решения и ответов на вопросы: «Я займусь этим прямо сейчас? Ладно. Готово. Я передам эту задачу кому-то другому? Отлично. Передаю – и готово. Я откажусь от этой задачи? Справедливо. Вычеркиваю и считаю выполненной. Я перенесу ее? Здорово. Сдвигаю на другой день, неделю или месяц – и со спокойной душой иду отдыхать, зная, что дело запланировано на будущее».

Делегированные или перенесенные задачи обычно требуют дополнительных действий, пока не будут завершены или отменены. Но на сегодня их можно считать готовыми, потому что следующий шаг известен. Если же игнорировать задачу и не принимать решений по дальнейшим действиям, чувства завершенности это не принесет.

Часть восьмая

Сформируйте полезные привычки

Если ввести в поисковую систему запрос «инструменты тайм-менеджмента», появится огромное количество статей, в которых идет речь о постановке целей, приоритетах, организации и делегировании. ОК! Все это – важные аспекты грамотного управления временем. Но не менее важно сосредоточиться на не столь очевидных способах улучшить отношения со временем и понизить уровень стресса.

Мы дадим вам шесть полезных советов, которые зачастую остаются незамеченными.

40

Ведите разговоры правильно

Для бизнеса разговор – то же самое, что двигатель для автомобиля. Продавец общается с покупателем по телефону, сотрудник решает проблему клиента, руководитель проводит мозговой штурм с подчиненными. Без этого все стоит на месте. Но при этом многие беседы на работе ни к чему не приводят. Понимание того, какие виды разговоров подталкивают к дальнейшим действиям, – критически важный навык для успешной работы.

Действенные разговоры

Обычно в эту категорию попадают беседы, в которых содержится просьба или требование. В зависимости от того, как предпочитает работать собеседник, просьбу можно выразить по-разному.

● Более конкретно: «Ким, мне нужно, чтобы ты пришла завтра к 7:30, тогда мы закончим инвентаризацию к обеду. Сможешь прийти?»

● Менее конкретно: «Рэна, мне кажется, я не успею закончить инвентаризацию к завтрашнему дню. Поможешь?»

Прямые и четкие запросы приводят к более рациональному использованию времени: всё оговаривается заранее, и задача, скорее всего, будет выполнена в срок. Чтобы формулировка оказалась удачной, включите в нее следующие пункты:

● Конкретные результаты. Просьба, которая сформулирована без подробностей, способна привести к потере времени, сил и денег. Например, вы просите: «Ким, на следующей неделе я выступаю на конференции, и мне нужна вся информация от научно-исследовательского отдела, которую удастся достать».

● Если Ким не понимает, что конкретно от нее требуется, она может потратить много времени (в том числе после окончания рабочего дня) и составить документ на 100 страниц, при этом отодвинув более важный проект. А может отправить пару коротких электронных писем. Как бы то ни было, вы не получите то, что действительно нужно. Большинство коллег не умеет читать мысли. Иногда у них получается угадать ваши желания, но все же стоит с самого начала изложить задачу максимально четко. Например: «Рэна, на следующей неделе я выступаю на конференции, и мне нужен обзор нового продукта от научно-исследовательского отдела. Объем – две страницы».

● Временны́е рамки. Конкретные временны́е рамки, о которых вы договорились с человеком, гарантируют, что вы получите желаемое в подходящие сроки. Представьте, что вы говорите: «Ким, мне нужны итоговые показатели продаж за третий квартал как можно скорее».

● Эту просьбу можно трактовать по-разному: для одного человека «как можно скорее» значит «на следующей неделе», а для другого – «как только я закончу со всеми своими делами». Правильнее будет сказать так: «Рэна, мне нужны итоговые показатели продаж за третий квартал завтра к обеду».

● Дополнительная информация. Обращаясь к человеку с просьбой, не думайте, что он знает все, что знаете вы. Скажем, Джилл отправляет Майку, коллеге-бухгалтеру, письмо: «Мне нужна оплата по счету-фактуре к концу недели».

● Майк не получил от Джилл подробностей, поэтому ему приходится их искать, что приводит к недельной задержке. Та же просьба, но со справочной информацией, была бы сформулирована так: «Майк, мой счет-фактура (№ 3421 на сумму $651,23) был принят 15 марта 2020 года. Из-за внутренней ошибки в бухгалтерии оплата вовремя не прошла. Получится оплатить до конца этой недели?»

Инертные разговоры

Инертные разговоры кардинально отличаются от эффективных. Из-за них время на рабочем месте тратится впустую: в центре внимания – мнения людей, при этом решить вопрос никто не пытается. Можно выделить четыре типа таких бесед. Будьте осторожны! Они уведут вас с пути продуктивности.

● Разговоры о несбыточных желаниях, «а вот если бы». Они обычно ни к чему не приводят. Например: «Каждый квартал инвентаризация, и каждый раз требуют, чтобы я укладывался в жесткие сроки. Вот бы процесс стал проще!»

● Осуждения. Они позволяют выпустить пар – и ничего более. Время от времени все высказываются с осуждением, но такие разговоры не выливаются ни во что хорошее. Например: «На прежнем месте была нормальная инвентаризация. Там действительно хорошо в этом разбирались. Не то что здесь».

● Нытье. Не путайте его с жалобами. В отличие от грамотной жалобы, нытье ситуацию не изменит. Например: «Ненавижу процесс инвентаризации. С каждым разом легче не становится. Бесят программы, которыми приходится пользоваться. С этим всем надо что-то делать, а то жду конца квартала с ужасом».

● Разговоры о текущем положении. Если вы когда-нибудь были на собрании, где шло активное обсуждение, но ничего существенного не происходило, у вас наверняка возникал вопрос: «А о чем, собственно, спор?» Это бесполезный и выматывающий тип инертных разговоров. В отличие от мозгового штурма, после которого начинается работа, такие обсуждения ведут лишь для того, чтобы сохранить текущее положение дел.

41

Не попадитесь в ловушку согласия

Вы стоите у кулера в офисе, никого не трогаете. Вдруг к вам подходит коллега и просит организовать развлечения на пикнике, который компания устраивает в следующем месяце. Пикник как раз между предстоящим выступлением в администрации города и ежегодным приездом тетушки, поэтому стоило бы сказать «нет». Вы открываете рот, чтобы сказать «Прости. Я бы рад помочь, но не выйдет», но вместо этого произносите: «Ладно, помогу».

«Нет». Это простое слово будет легче произносить, если вы научитесь соглашаться на нужное и отказываться от ненужного. Понимание трех ловушек согласия и выхода из них упростит задачу.

Ловушка № 1. Вкусные конфеты

На Хеллоуин дети ходят по домам и собирают конфеты. У каких-то из соседей всегда самые вкусные сладости – к ним нужно обязательно успеть зайти. Повзрослев, мы тоже боимся что-то пропустить, поэтому соглашаемся из страха, что отказ – это упущенная возможность «успеть съесть самые вкусные конфеты».

Умное решение: если хочется согласиться, но время неподходящее, предложите другой вариант или договоритесь сделать это потом:

● «Буду рад, если предложишь мне в следующий раз».

● «Не забывай про меня, ладно?»

● «Может, на следующей неделе или через месяц».

Ловушка № 2. Не быть плохим

Отказываться сложно не только слабовольным или нерешительным людям. Внутреннее сопротивление и склонность соглашаться не зависят от образования, успешности или уровня интеллекта. Люди боятся, что из-за отказа окружающие начнут воспринимать их как грубых и несговорчивых.

Умное решение: дайте собеседнику понять, что вы понимаете его чувства или ситуацию, в которой он оказался:

● «Я знаю, что для тебя это важно, и мне неловко отказывать. Но я никак не могу согласиться».

● «Мне жаль, но я ничем не могу сейчас помочь».

Ловушка № 3. Я вам нравлюсь!

Ничего себе! Вам предложили возглавить софтбольную команду вашей компании. Разумеется, вы польщены. Еще бы! Всем хочется нравиться окружающим. Возможность быть частью коллектива приносит удовлетворение. Но даже приятные занятия могут повиснуть камнем на шее, если у вас и так много дел.

Умное решение: в нашей культуре, где принято решать задачи круглые сутки, вынужденное согласие на любое предложение может приводить к подавленности. Проведите черту и дайте окружающим понять, что у вас может не хватать времени, сил и внимания.

● «У меня сейчас очень много дел».

● «Мне нужно выполнить несколько важных задач».

● «У меня правда нет времени».

Упражнение

Как часто вы попадаете в ловушку согласия? Результат теста может вас удивить. Чем больше ответов «Правда», тем сильнее вам нужно научиться отказываться!

Выберете ответ «Правда» или «Ложь»:

42

Двигайтесь

Если вы, как и миллионы других людей, работаете за столом, разговариваете по телефону или печатаете на клавиатуре, то вам знакома боль в запястьях, шее и плечах. Сидение в одной и той же позе на протяжении нескольких часов плохо сказывается на здоровье, высасывает энергию и мешает сосредоточиться. Попробуйте простые упражнения, чтобы дать телу передышку и улучшить концентрацию. Разумеется, они не заменят похода к врачу. Помните: все движения на растяжку следует выполнять медленно и плавно. Больно быть не должно! Если сомневаетесь, можете ли выполнять эти упражнения, проконсультируйтесь со специалистом.

Верхняя часть спины и плечи

Положите кисти рук на плечи. Опустите локти вниз, а плечи отведите назад. Задержитесь в этом положении на 20 секунд. Повторите четыре раза.

Поясница

Встаньте и с выдохом медленно приблизьте голову к коленям. Пусть руки расслабленно свисают около щиколоток. Задержитесь на пять секунд. Со вдохом медленно вернитесь в положение стоя. Повторите четыре раза.

Шея

Плавно поверните голову влево, посмотрите за левое плечо и останьтесь в этом положении на десять секунд. Далее мягко поверните голову вправо, посмотрите за правое плечо и задержитесь на десять секунд. Повторите четыре раза.

Запястья

Соедините ладони вместе на уровне груди. Надавите ладонями друг на друга, слегка приподняв локти. Задержитесь на пять секунд. Все еще держа руки вместе, поверните кисти так, чтобы пальцы указывали на пол. Задержитесь на пять секунд, а затем расслабьте руки. Повторите четыре раза.

Спина и бедра

Положите руки на поясницу. Мягко подайте грудь вперед и прогнитесь назад. Задержитесь на пять секунд. Повторите четыре раза.

Ноги

Сядьте на стул, напрягите мышцы пресса, вытяните левую ногу так, чтобы ступня и бедро оказались на одном уровне. Задержитесь на две секунды. Затем, все еще напрягая мышцы пресса, вытяните правую ногу так, чтобы ступня и бедро были на одном уровне. Задержитесь на две секунды. Повторите два раза.

Повысьте продуктивность с помощью упражнений

Городской университет Лидса провел исследование, в котором приняли участие 200 офисных сотрудников. Выяснилось, что шесть человек из десяти отметили улучшение навыков тайм-менеджмента, умственных способностей и соблюдение сроков в те дни, когда выполняли физические упражнения. Джим Маккенна, преподаватель дисциплины «Физическая активность и здоровье», сообщает, что качество работы улучшилось приблизительно на 15 %.

43

Позаботьтесь о сне

Если на работе был тяжелый день, виноват, возможно, не властный начальник и не сумасброд-коллега. Вероятно, дело в недостатке сна. Обратите внимание на результаты исследований.

В 2018 году организация National Sleep Foundation провела опрос. В ходе него выяснилось, что 65 % респондентов уверены: они лучше справляются с работой после качественного ночного сна. То же исследование показывает, что у большинства людей хороший сон не входит в список приоритетов.

Согласно научным исследованиям, взрослому человеку требуется от семи до девяти часов сна за ночь. 40 % американцев спят менее семи часов в день каждый рабочий день, а 75 % опрошенных отмечают проблемы со сном несколько раз в неделю. Это приводит к вынужденным отгулам и ошибкам на работе.

По данным совета Better Sleep Council, 65 % американцев испытывают проблемы со сном из-за стресса. Американская ассоциация по вопросам тревоги и депрессии (ADAA) предлагает такой способ обрести спокойствие и крепкий сон:

Уделяйте первостепенное внимание списку дел. Тратьте время и силы на те задачи, которые действительно важны, а крупные проекты разбивайте на более мелкие части. Поручайте работу другим, если это возможно.

Чтобы стать бодрее и лучше работать, попробуйте следующие приемы.

Спите по расписанию

Выработайте режим сна: ложитесь и вставайте примерно в одно и то же время каждый день. Это помогает организму настроить внутренние часы, которые говорят, что пора спать. С этим поможет справиться любое из множества доступных приложений для смартфона.

Потушите весь свет

Чем темнее в комнате, тем крепче сон. Наденьте маску для сна, накройте электронные устройства, выключите ночник и закройте дверь, чтобы свет к вам не проникал.

Если вы ночуете в гостиничном номере, где стоят часы со светящимся циферблатом, накройте их полотенцем. Если лампочка на телевизоре горит красным, заклейте ее парой листков бумаги для заметок. Помните и о звуке: берите в поездки хорошие беруши, чтобы не слышать соседей по этажу, закатывающих дикие вечеринки.

Избегайте стимуляции

Телевизора, работа и даже физические упражнения за час до сна могут вызвать проблемы из-за чрезмерной стимуляции. Вместо этого придумайте себе вечерний ритуал: полежать в теплой ванне, послушать белый шум или спокойную музыку, почитать что-то легкое. Всё это поможет подготовить ум и тело ко сну.

Следите за едой и напитками

Кофе, чай и газированные напитки ближе к вечеру могут помешать уснуть. Сладкая еда и алкоголь помогут засыпать быстрее, но они же могут и заставить проснуться среди ночи. Откажитесь от сахара в пользу продуктов, богатых аминокислотой триптофаном индейки, нежирных молочных продуктов, бананов и хумуса.

Наденьте носки

Организм готовится ко сну разными способами. Один из них – расширение кровяных сосудов на руках и ногах, чтобы ушло лишнее тепло. Исследование показало, что людям с холодными ногами сложнее засыпать. Поэтому лучше не считайте овец, а ложитесь в постель в носках.

Поэкспериментируйте с белым шумом

Белый шум многим помогает крепче спать, потому что блокирует раздражающие звуки (лай собак, шум проезжающих машин и соседей, если вы остановились в отеле). С технической точки зрения это – звук, который остается равномерным на разных частотах. Если вы спите чутко, стоит попробовать запустить приложение с белым шумом для смартфона.

44

Отправьтесь в настоящий отпуск

Вы когда-нибудь задумывались о том, что в рассказах о далеком будущем отдых и отпуск – основное времяпрепровождение людей, а работа – скорее исключение? В реальности же, несмотря на все разговоры о современных технологиях и их влиянии на жизнь, у большинства людей не получается отвлечься от работы.

По данным опроса рекрутинговой компании Hudson, более половины работающих американцев используют не все дни отпуска. Треть отмечает, что берут меньше половины из них, а 20 % говорят, что берут несколько дней вместо положенных одной или двух недель. Из другого опроса, проведенного компанией OfficeTeam, стало ясно, что 76 % руководителей высшего звена во время отпуска несколько раз возвращаются к работе, а 33 % продолжают работать каждый день. Одна из причин, по которой люди не могут оторваться от работы, – неудачное планирование дел перед отъездом. Вот несколько советов, которые помогут вам извлечь максимум из отпуска.

Сообщите окружающим

Оповестите клиентов, коллег и поставщиков, что уезжаете в отпуск, и дайте контакты человека, с которым они могут связываться во время вашего отсутствия. Не забудьте отослать эту информацию по электронной и голосовой почте.

Делегируйте решения

Наделите полномочиями коллегу, которому доверяете, чтобы он принимал решения от вашего имени, пока вас нет. Оставьте всю важную информацию, которая может понадобиться коллегам, на рабочем столе.

Ограничьте контакты

Если вам необходимо связываться с офисом, выделите конкретные дни и время, в которые вы будете это делать, и придерживайтесь такого графика. Если коллеги знают, что вы не на связи, снижается и вероятность того, что они станут звонить вам по рабочим вопросам.

Планируйте заранее

Если есть возможность, запланируйте отпуск на тот период, когда работы меньше. Сообщите об этом руководителю как можно раньше, чтобы он смог перестроить процессы.

Будьте не в сети

Подумайте о том, чтобы оставить компьютер дома.

Закончите дела

Начните готовиться к отпуску за несколько недель. Постарайтесь закончить все открытые задачи, чтобы они не преследовали вас на отдыхе: оплатить счета, обновить отчеты, разослать предложения и счета-фактуры. Заранее уберите на столе, чтобы этого не пришлось делать потом.

Подготовьтесь к возвращению

Чтобы не думать о том, сколько работы вас ждет после отпуска, заранее составьте список задач, которые необходимо будет выполнить в первые дни после возвращения. (И прочтите совет 45.)

45

Сохраните рассудок после отпуска

Воодушевлению по поводу предстоящего отпуска у большинства людей сопутствует стресс из-за возвращения к работе, который появляется за несколько дней до завершения отдыха. Пара часов в офисе может свести на нет все расслабление на курорте. Не переживайте. Если правильно организовать дела, получится избежать тоски после отпуска и сделать так, чтобы восстановленных сил хватило надолго.

Начните с общения

Прежде чем с головой броситься в дела, пообщайтесь с коллегами. Пенелопа Транк, автор книги «Наглый карьерист» (Brazen Careerist), считает, что сразу же приступать к работе с документами и жаловаться всем на свою занятость – не лучшая идея: вы становитесь настолько непродуктивны, что и отпуск брать не стоило. Вместо этого Транк предлагает пройтись по офису.

Расскажите об отдыхе, спросите у коллег, как у них дела и что нового произошло. Так у них появится возможность поделиться с вами тем, что они хотели сказать, но боялись побеспокоить вас в первый день после отпуска.

Не забивайте календарь

Дэвид Аллен, автор книги «Готовность ко всему» (Ready For Anything), считает, что люди неверно оценивают количество времени, необходимое, чтобы вновь войти в колею. «В среднем специалисту требуется час в день на то, чтобы собрать, проработать и распределить полученную информацию, – пишет Аллен. – Подумайте, сколько дней вы будете отсутствовать в офисе. Выделите по часу на каждый из них. Если уезжаете на две недели, понадобится по меньшей мере два дня». Аллен предлагает оставлять календарь относительно пустым в течение нескольких дней после возвращения.

Помните о законе Парето

Пока вас не было, список дел пополнился огромным количеством пунктов. Но не все требуют немедленного внимания. «Многие приходят на работу и сразу открывают почту», – замечает доктор Памела Додд, автор книги «25 лучших приемов тайм-менеджмента» (The 25 Best Time Management Tools and Techniques). Вместо этого она предлагает определить 20 % наиболее важных задач, которые приведут к 80 % результата – к плавному возвращению в рабочий ритм.

Вносите изменения

«Отпуск подталкивает к размышлениям, – пишет Транк. – Но все это окажется впустую, если вы вернетесь в офис и продолжите делать то же самое». По мнению Пенелопы, людям необходимо задуматься о том, какие изменения внести в жизнь, чтобы подстроиться под новый взгляд на вещи.

К примеру, если на отдыхе вы вспомнили об увлечении фотографией и захотели снова им заняться, то, вернувшись, постарайтесь не назначать встречи по пятницам после 15:00. Так вы сможете уходить с работы немного раньше и тратить время на хобби.

Часть девятая

Оптимизируйте социальные сети и электронную почту

Мы уже рассказывали, как взять под контроль вещи, бумаги, цели, приоритеты и даже режим сна. Но ни один уважающий себя автор, который пишет об управлении временем, не может пройти мимо советов о жизни в сети – по крайней мере с точки зрения тайм-менеджмента.

В современном мире онлайн-жизнь включает в себя отбор, сортировку, организацию и контроль огромного количества информации, в том числе электронной почты, социальных сетей и файлов на компьютере.

По данным исследования Microsoft, американцы в среднем проводят семь часов в день за компьютером. Опрос компании Accountemps показал, что на поиск информации работники тратят по шесть недель в год.

Статистические данные могут показаться не связанными между собой. Но это не так. Люди часто ищут что-то на компьютерах. Сколько времени на прошлой неделе вы потратили на то, чтобы найти файл, затерявшийся где-то в ноутбуке?

Мучительный поиск нужного контракта с клиентом подталкивает к мысли, что в периодической уборке нуждаются не только шкафы, но и папки на компьютере. Приведем несколько проверенных способов усовершенствовать жизнь онлайн и освободить больше времени в процессе.

46

Наведите порядок в компьютере

За последние годы объем памяти в компьютерах увеличился во много раз, поэтому вопрос хранения файлов стоит не так остро – в отличие от дурной привычки забивать пространство информацией без разбора. Делимся несколькими способами сохранить порядок на жестком диске.

● Удалите старые ненужные черновики документов, у которых есть обновленная версия.

● Удалите файлы, в которых содержится неактуальная информация.

● Удалите пустые папки, которыми никогда не пользовались.

● Разберитесь с папками, у которых разные названия, но одинаковое содержимое.

● Удалите сотни (или даже тысячи) лишних фотографий из последней поездки.

Избавившись от старого и ненужного, можно приступать к созданию логичной системы.

Попробуйте воспроизвести систему хранения бумажных документов. Чем больше основные папки и категории напоминают привычную нецифровую систему, тем легче искать и сохранять различные документы.

В дополнение к этому создайте на рабочем столе папку «В работе» или «Текущее», чтобы сохранять там все, над чем вы работаете в данный момент, и иметь к этому легкий доступ. Пусть в основном компьютер и служит архивом, но в этой папке можно держать последнюю информацию и проекты.

Наконец, организуйте и обновите закладки в браузере. Там тоже может быть сохранено огромное количество ссылок без особой структуры. Воспользуйтесь возможностями браузера, чтобы создать папки с понятными названиями, которые можно объединить и наполнить закладками.

47

Возьмите под контроль электронную почту

Для многих папка «Входящие» стала полигоном задач, которые необходимо выполнить. Начните уборку в почтовом ящике с удаления старых ненужных писем. Затем опустошите корзину.

Из-за того, что у многих достаточно места для хранения писем, этот шаг часто пропускают. Однако по собственному опыту можем сказать: чем больше человек стремится держать почту в порядке, тем меньше времени ему требуется на поиск необходимой информации.

Организуйте систему хранения электронных писем. Один из способов – создать папки по категориям, которые используются для работы. К примеру, если обычно вы организуете работу по клиентам, в названиях папок укажите их имена. Если по продукту, упомяните его название.

Наконец, не стоит попадать в ловушку и игнорировать файлы на компьютере. Это та же самая ситуация, что с ящиками, шкафами и даже целыми комнатами: в беспорядке они превращаются в черную дыру и начинают высасывать энергию. Случайные файлы всплывают то здесь, то там, и в памяти компьютера остается множество хлама.

48

Разберитесь с папкой «Входящие»

Если вам когда-нибудь приходилось искать что-то конкретное в захламленном шкафу, вы знаете, сколько времени и сил это отнимает. Продираться через коробки со старьем, стопки бумаг, мелочи со свадьбы тетушки Милдред – всё это съедает минуты и часы, а еще проверяет терпение на прочность. Беспорядок в папке «Входящие» способен вызвать те же эмоции и так же вывести из себя. Потратив несколько минут и наведя порядок сейчас, вы сохраните в 10 раз больше времени в будущем.

В работе с почтовым ящиком – два направления. Первое – удалить ненужные письма и рассортировать по категориям оставшиеся. Второе – распределять новые письма при их поступлении.

Для начала удалите все письма, которые вам больше не требуются (не забудьте очистить папку «Спам»). На вашем компьютере наверняка достаточно места, чтобы хранить целое собрание Библиотеки Конгресса, поэтому так привлекательна мысль пропустить этот шаг. Но помните: чем больше порядка в почте, тем меньше времени вы тратите на поиск информации.

Следующий шаг – организовать систему папок, которая позволит относительно легко находить старые сообщения. Можно воссоздать в почте те же папки, которые используются для организации рабочих документов. К примеру, если вы структурируете бумаги по именам заказчиков, так же стоит поступить и с папками в электронной почте. Если вы распределяете их по датам, назовите папки соответствующим образом.

Сколько раз вы возвращались к одному и тому же письму (смотрели, открывали, перечитывали), а затем переключались на другую задачу, ничего не сделав с предыдущей? Как только вы приведете почтовый ящик в порядок, не позволяйте новым письмам его нарушить. Не откладывайте работу с письмом, не ждите, что оно само себя прочитает и напишет ответ. Алан Лакейн в своей известной книге «Искусство успевать»[5] рекомендует обращаться к каждому документу только раз. Тот же принцип распространяется и на письма. Простое решение – обрабатывать каждое письмо, когда оно поступает, предпринимая одно из следующих действий.

Ответить

Если из письма следует, что от вас требуется какое-либо действие и его можно выполнить за разумное время (не более пяти минут), приступайте сразу. Если мгновенный ответ невозможен, выделите письмо или переместите в папку «В работе», чтобы оно не потерялось и не осталось без ответа. Если для задачи требуется больше времени (от 15 минут), откройте календарь и назначьте конкретный день. Будьте осторожны, не создавайте слишком длинный список дел на будущее. Дважды в неделю просматривайте его, выполняйте задачи и не позволяйте папке «В работе» разрастись до огромных размеров.

Переместить в папку

Если подходящей папки еще нет, создайте ее. Тогда вы сможете собирать в ней письма из одного и того же источника, от одного клиента, по одному проекту или одной теме.

Удалить

Иногда приятно выбросить стопку старых журналов, которые лежали дома полгода. Точно такие же чувства вызывает решение ничего не делать с несущественным письмом. Если мысль об удалении сообщения, которое может пригодиться в будущем, наводит на вас ужас, то, чтобы принять окончательное решение, спросите себя:

● В этом письме есть важная информация, которую я смогу использовать сейчас или в будущем?

● Это письмо относится к важному проекту, цели или задаче, над которыми я сейчас работаю?

● Это письмо содержит информацию, которую важно сохранить из юридических, налоговых и тому подобных соображений?

Переслать

Если задачу из письма можно передать кому-нибудь другому, перешлите его как можно скорее. Если вы беретесь за ее выполнение сами, но хотите включить в переписку кого-то еще, перешлите письмо сейчас и не откладывайте.

Наконец, не переходите в режим «Игнорировать», когда приходят новые сообщения. Все, что долго лежит в папке «Входящие», сливается в общую массу, отнимает умственные силы и забивает почтовый ящик.

49

Усовершенствуйте исходящие письма

Продуктивность в цифровом мире можно повысить, если знать, как писать электронные письма. Это позволит добиться желаемых результатов и сэкономить время себе и окружающим. Сделать это помогут несколько приемов.

Пишите четче и короче

По данным опроса компании ClickZ, 60 % людей дочитывают письмо только до половины. Чтобы ваши письма не угодили в число тех, которые не дочитали от скуки, уберите все лишнее и переходите к самой сути. В качестве примера рассмотрим письмо. Версия до редактирования:

Меня поразила и вдохновила наша встреча, проведенная два дня назад, по поводу новых систем, которые планируется ввести в эксплуатацию весной следующего года. Мне кажется, все, кто на ней присутствовал, хорошо подготовились и понимали специфические вопросы, связанные с процессом интеграции. Как мы и говорили на встрече, только совместными усилиями мы сможем предугадать возможные проблемы и справиться с ними по мере их появления. С нетерпением жду следующей встречи, которая назначена на пятницу, 27-е число в 9:30.

То же письмо после редактирования:

Спасибо всем за хорошую подготовку к совещанию по новым системам два дня назад. С нетерпением жду нашей совместной работы по эффективному внедрению. Следующая встреча – в пятницу, 27 января, в 9:30.

Следите за абзацами

Общее правило «чем короче, тем лучше» распространяется на большинство писем, но некоторые из них могут содержать больше информации и, соответственно, занимать больше места. В таком случае удачнее всего будет поместить главное в первый абзац. Его точно прочитают, даже если остальная часть письма останется без внимания. В следующем примере главная мысль – в четвертом абзаце, но он в самом конце письма.

Уважаемая госпожа Гудлайт!

Спасибо за Ваш заказ. Ответы на Ваши вопросы таковы:

На наших складах хранится более 200 моделей ламп. Товары, которых нет в наличии, поступают в течение одной недели. Все наши лампы выполнены из материалов наилучшего качества, и мы даем два года гарантии на каждую. По запросу возможно изготовление по индивидуальному дизайну.

С оптовыми покупателями мы сотрудничаем на условиях оплаты в течение 30 дней с даты выставления счета. Вы можете отправить заявку, связавшись с Барни Смитом по адресу bsmith@loveourlamps.com. Он отправит вам все необходимые документы для заполнения. Обработка заявки обычно занимает не более двух недель.

Заказанные Вами лампы доступны в цветах «хром» и «никель». Сообщите нам о выбранном покрытии, и мы сразу же отправим заказ.

Если возникнут вопросы, пожалуйста, задайте их в ответном письме.

Чтобы усовершенствовать это письмо, абзацы следует расположить в другом порядке: по убыванию важности.

Уважаемая госпожа Гудлайт!

Спасибо за Ваш заказ. Заказанные Вами лампы доступны в цветах «хром» и «никель». Сообщите нам о выбранном покрытии, и мы сразу же отправим заказ.

Отвечаем на Ваши вопросы:

С оптовыми покупателями мы сотрудничаем на условиях оплаты в течение 30 дней с даты выставления счета. Вы можете отправить заявку, связавшись с Барни Смитом по адресу bsmith@loveourlamps.com. Он отправит вам все необходимые документы для заполнения. Обработка заявки обычно занимает не более двух недель.

На наших складах хранится более 200 моделей ламп. Товары, которых нет в наличии, поступают в течение одной недели. Все наши лампы выполнены из материалов наилучшего качества, и мы даем два года гарантии на каждую. По запросу возможно изготовление по индивидуальному дизайну.

Если возникнут вопросы, пожалуйста, задайте их в ответном письме.

50

Используйте соцсети с умом

По данным исследования организации Statista, в среднем человек тратит на социальные сети 2,5 часа в день. Не важно, публикуете вы информацию или просто ее воспринимаете: без должного контроля соцсети могут превратиться в огромного пожирателя времени. Если из-за них вам стало сложно управлять временем, вы не одиноки. Воспользуйтесь следующими советами, чтобы укротить общение в сети.

Представляйте, чего хотите

Прежде чем беспорядочно публиковать посты, следует представить конечную цель. Продуманные рекламные кампании в социальных сетях занимают меньше времени и приводят к более качественным результатам. Определитесь, чего вы действительно хотите достичь. Увеличить количество потенциальных клиентов в воронке продаж? Повысить узнаваемость бренда? Завоевать больше читателей перед стартом продаж книги? Знать конечную цель перед тем, как действовать, – более эффективный подход.

Сузьте внимание

Не все социальные сети одинаковы. Если быть точнее, у них разная аудитория. Подумайте, на каком сайте проводит время ваш идеальный клиент. Где он потребляет информацию? К примеру, LinkedIn ориентирован на модель B2B, а Facebook – на модель B2C. Если сузить внимание и публиковать информацию в основном в тех соцсетях, которыми пользуются ваши клиенты (в том числе и потенциальные), это позволит сохранить силы и время.

Составьте редакционный календарь

Делать по три или пять публикаций в неделю может быть непросто, особенно если каждый раз приходится с нуля придумывать, что писать. Редакционный календарь поможет упростить процесс и заметно сэкономит время. Если говорить простым языком, это – план на несколько месяцев с темами для публикаций.

Большая часть редакционных календарей включает в себя ключевые слова и фразы для SEO (оптимизации для поисковых систем), а также актуальные темы для каждого месяца. Например, статьи о предстоящих праздниках, о постановке целей – в январе, призывы к уборке офиса – в апреле. Планирование публикаций заранее делает вас продуктивнее, и это главное.

Ставьте на таймер

Платформы вроде Hootsuite позволяют писать заметки для Twitter и Facebook и ставить их в очередь для дальнейшей публикации за день или неделю до желаемой даты. Если сразу загрузить все посты на неделю, получится сэкономить время: не придется каждый раз заходить на сайт.

Ограничьте соцсети

Если вас когда-нибудь затягивало в социальные сети на несколько часов, то вы прекрасно понимаете, сколько времени они способны отнять. Постоянно отвлекаясь от работы, чтобы посмотреть обновления друзей, вы отдаляете себя от важных дел и целей. Удачное решение – выделить время на социальные сети и установить ограничения: к примеру, 15 минут на Facebook утром и 20 минут на Twitter вечером.

Заключение

В конечном счете искусство управления временем сводится к искусству принятия решений, к смелости выбирать, какие действия станут следующими, когда они будут выполнены и каким образом, к постановке важнейших жизненных целей и определению приоритетов.

В повседневной деловой жизни такой выбор – часть рабочего процесса. На эту тему написаны книги, созданы системы и программы, хотя суть управления временем до изящного проста:

● Информация появляется в жизни из разных источников: из голосовой, электронной и обычной почты, от других людей, из собственной головы.

● Мы фиксируем ее в разных местах: в списках дел, на бумаге, в почте или документах.

● Затем мы решаем, что делать с каждым пунктом. Займемся этим прямо сейчас? Отложим? Передадим другому? Откажемся?

● Мы действуем, чтобы задачи переходили от этапа к этапу, пока они не будут считаться выполненными.

Звучит просто, правда? В какой-то степени так и есть. Но дисциплина и навыки, которые для этого необходимы, требуют инструментов, приемов и советов, изложенных в этой книге и других, подобных ей. Вы можете взять под контроль свои рабочие процессы. Нужны только практика и целеустремленность. И немного времени.

Об авторах

Карен Тайбер Лиланд – основательница компании Sterling Marketing Group, которая занимается брендингом, маркетингом и построением цветовой стратегии. Она помогает организациям и людям сформировать мощную личную, командную и деловую репутацию. Среди ее клиентов – Twitter, LinkedIn, Apple, American Express и Google. Карен – автор девяти популярных книг, общий тираж которых составил более 400 000 экземпляров, и постоянный автор сайта Inc.com. Последняя изданная книга – «Стратегия позиционирования брендов: Как разработать, построить и развить свой бренд» (The Brand Mapping Strategy: Design, Build and Accelerate Your Brand). Она давала интервью журналистам Today, CNN и Fox News, участвовала в «Шоу Опры Уинфри», выступала с лекциями в Гарвардском и Йельском университетах, участвовала в TEDx и многих других мероприятиях.

Карен живет в Нью-Йорке, играет в любительском театре, фотографирует на досуге и посещает все бродвейские постановки, какие может.

Кит Бейли – тренер по коммуникациям для руководителей (хотя получил диплом фотографа). Его клиенты – Google, Fidelity Investments, Bank of America, World Vision, UnitedHealth Group, Netflix, гостиничные сети Marriott, немецкий авиаперевозчик Lufthansa, правительство Великобритании и многие другие. Опыт Кита и его знания о бизнесе широко востребованы и многократно освещались в газетах, журналах и телепрограммах. Это – его восьмая книга о бизнесе. Кит увлекается кулинарией, фотографией и гончарным делом. Живет в Санта-Фе, штат Нью-Мексико, с женой Деборой и карликовым пуделем Карри.

Сноски

1

Меррилл Роджер А., Кови Стивен Р., Меррилл Ребекка Р. Главное внимание главным вещам. – М.: Альпина Паблишер, 2020.

2

Аллен Д. Как привести дела в порядок. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015.

3

Феррис Т. Как работать по 4 часа в неделю. – М.: Добрая книга, 2009.

4

Кови Стивен Р. Семь навыков высокоэффективных людей: Мощные инструменты развития личности. – М.: Альпина Паблишер, 2020.

5

Лакейн А. Искусство успевать. – М.: Агентство «ФАИР», 1996.

Content

Карен Тайбер Лиланд, Кит Бейли
Найти баланс. 50 советов о том, как управлять временем и энергией

Введение

Учиться у лучших

Часть первая Оцените отношения со временем

1 Определите, грамотно ли вы обращаетесь со временем

Онлайн-преступления против тайм-менеджмента

2 Поймите, как вы относитесь ко времени

Упражнение

3 Перестаньте отрицать время

4 Ведите дневник

Часть вторая Цель – работа – результат

5 Ставьте конкретные цели

6 Добивайтесь целей каждый день

7 Структурируйте цели и организуйте поддержку

8 Остерегайтесь антицелей

9 Избавьтесь от сдерживающих привычек

Часть третья Не отвлекайтесь и избегайте многозадачности

10 Ведите дневник отвлечений

11 Не позволяйте другим отвлекать себя

12 Перестаньте отвлекаться сами

13 Откажитесь от многозадачности

14 Сделайте прививку от прокрастинации

15 Контролируйте звонки

Входящие звонки

Исходящие звонки

Часть четвертая Научитесь делегировать

16 Оцените свои навыки делегирования

17 Определите, что поручать

18 Составьте план делегирования

19 Решите, кому поручить задачу

Часть пятая Возьмите под контроль совещания

20 Структурируйте любое совещание

21 Выработайте правильные привычки по организации совещаний

22 Сделайте собрания привлекательными

23 Укрепите навыки координации совещаний

24 Внимание: видеоконференция

25 Максимум на выезде

26 Совещание как взгляд со стороны

27 Используйте время на конференциях с умом

Перед конференцией

На конференции

После конференции

Часть шестая Извлеките максимум из списков дел

28 Составьте список дел грамотно

Будьте дальновиднее

29 Перестройте систему приоритетов

30 Используйте правило четырех «Д»

Четыре «Д» в действии

31 Сделайте выбор: бумага или цифра

Как организовать дела на бумаге

32 Списки как источник энергии

Часть седьмая Сведите к минимуму незавершенное

33 Разберите вещи

34 Укротите бумажного тигра

35 Разберите картотеку

36 Пересмотрите и обновите папки

37 Запишите открытые позиции

38 Разбейте задачу на части

39 Пересмотрите понятие «готово»

Часть восьмая Сформируйте полезные привычки

40 Ведите разговоры правильно

41 Не попадитесь в ловушку согласия

42 Двигайтесь

43 Позаботьтесь о сне

44 Отправьтесь в настоящий отпуск

45 Сохраните рассудок после отпуска

Часть девятая Оптимизируйте социальные сети и электронную почту

46 Наведите порядок в компьютере

47 Возьмите под контроль электронную почту

48 Разберитесь с папкой «Входящие»

49 Усовершенствуйте исходящие письма

50 Используйте соцсети с умом

Заключение

Об авторах

Сноски