Мартин Манзер

Научись вести сложные переговоры за 7 дней

Martin Manser

Difficult Conversations at work in a week:

Teach Yourself

Copyright © Martin Manser 2014

© Новикова Т. О., перевод на русский язык, 2018

© ООО «Издательство «Эксмо», 2018

Благодарность

Я бы хотел поблагодарить Линду Эли, которая тщательно перепечатала мою рукопись, а также Майкла Оллми за его помощь и бесценный вклад.

Мартин Манзер

Примечание. Эта книга никоим образом не может заменить юридическую консультацию по разрешению сложных проблем коммуникации на работе. По всем юридическим вопросам консультируйтесь с кадровой службой своей организации.

Вступление

Как профессионально поговорить с коллегой, работа которого не соответствует стандартам? А с поставщиком, который никогда не выдерживает сроков поставки? Вежливо отказать? Сообщить плохие новости?

Многим из нас приходилось участвовать в деловых переговорах, которые были плохо организованы, для которых было неверно выбрано время, к которым наш собеседник вообще не подготовился. Можно сказать: «Как они могли так отнестись ко мне после того, что я для них сделал?» Многие сотрудники чувствуют себя недооцененными – и все из-за того, как с ними общаются руководители. Эта практическая книга поможет молодым, честолюбивым руководителям ориентироваться в различных деловых ситуациях – как сообщить плохие новости на аттестации, как общаться с ленивыми, негативно настроенными или некомпетентными сотрудниками.

В этой книге мы обсудим следующее:

Воскресенье. Почему разговор бывает трудным? Мы склонны его избегать; а как еще с ним справиться?

Понедельник. Управляйте своими эмоциями. Отличайте факты и события от того, как относятся к ним коллеги. Учитывайте чувство идентичности сотрудников.

Вторник. Тщательно готовьтесь. Место, атмосфера и время крупного разговора имеют огромную важность. Необходимо как следует подготовиться. Особое внимание обратите на начало и то направление, в котором должна развиваться беседа. Ищите альтернативные способы решения проблем.

Среда. Внимательно слушайте. Слушая, вы узнаете о настроении и мотивации коллег очень многое. Вам нужно научиться задавать острые вопросы, которые помогут выявить суть проблемы.

Четверг. Относитесь к коллегам с уважением. В процессе трудного разговора вы должны подтвердить точку зрения коллеги и внимательно слушать, пока он не почувствует, что вы его выслушали. Объясняйте свою точку зрения вежливо, но твердо. Не занимайте ни пассивной, ни агрессивной позиции.

Пятница. Стремитесь к переменам. Вовлекайте коллег в общение; учитесь коммуницировать с коллегами определенного типа – например, с ленивыми, агрессивными или чрезмерно застенчивыми.

Суббота. Стройте отношения на доверии. Изо всех сил старайтесь строить крепкие рабочие отношения, чтобы вам было легче вести серьезный разговор – ведь вы будете хорошо знать человека.

Каждый день недели посвящен определенному аспекту, и материал организован таким образом, что в самом начале вы будете знать, чему посвящена вся глава. Затем размещен основной материал, где разъясняются основные уроки. Мы поговорим о важных принципах, вы получите полезные советы и познакомитесь с реальными примерами и т. п. В конце главы мы будем подводить итоги, а вопросы помогут вам закрепить изученный материал.

Принципы, о которых я собираюсь вам рассказать, – плод 30 лет работы в бизнесе, особенно в сфере коммуникации, а также 10 лет проведения курсов по деловому общению. По реакции участников моих семинаров я понял, что сумел дать им главное. Многие говорили, что мои курсы повысили их уверенность и помогли по-новому на себя взглянуть. Надеюсь, что чтение этой книги и следование моим советам поможет и вам тоже. Вы обретете ту уверенность в себе, которая необходима для непростого общения на работе.

Мартин Манзер

Воскресенье

Настраиваемся на нужный тон беседы

Вступление

Сегодня мы приступим к обсуждению проблемы трудного разговора с истории о беседе с коллегой, работа которого вас не удовлетворяет.

Эта история поднимает целый ряд вопросов:

• Склонность к уклонению от решения сложных проблем;

• Необходимость рассмотрения разных вариантов в позитивном и конструктивном ключе, а не деструктивном и негативном;

• Необходимость управлять эмоциями, уметь внимательно слушать и относиться к людям с уважением.

Все это закладывает основы тем, которые мы будем обсуждать в течение всей недели.

Кроме того, мы поговорим о следующем:

• Почему мы стремимся избегать трудного разговора;

• Как мы справляемся с ним;

• Какие деликатные проблемы могут возникнуть на работе;

• Самосознание и способы использования этой модели для укрепления рабочих отношений;

• Необходимость сосредоточения на цели в ходе сложной беседы.

Почему мы избегаем разговора на деликатные темы?

Гэри был компетентным и разумным продавцом, но на этой должности он засиделся. С покупателями он стал слишком благодушен. Возросла его зависимость от группы поддержки. Он предпочитал проводить время в офисе, погружаясь в какие-то мелочи, вместо того чтобы увеличивать продажи. Джон, начальник Гэри, какое-то время раздумывал, что делать, но откладывал принятие решения, поскольку ему не хотелось идти на конфликт.

Понимая квалификацию Гэри, Джон решил найти ему другую работу внутри организации, где его опыт смогут оценить по достоинству. Джон считал, что незнакомая среда может стать стимулом и Гэри начнет работу с чистого листа. Поговорив с руководителем отдела продаж, Джон пригласил Гэри кое-что обсудить.

Сначала разговор шел не очень хорошо. Как и ожидалось, Гэри сразу же занял оборонительную позицию. Он почувствовал атаку на себя лично и раскрыл тайные планы перемещения. Джон быстро понял, что концентрироваться на негативе бессмысленно, поэтому он предложил Гэри рассказать о том, что ему нравится в своей работе, а что кажется ему скучным и неприятным. В конце концов Джон и Гэри сумели выявить те аспекты работы, которые представляли трудность и с которыми следовало бы справляться лучше.

После этого Джон сумел сосредоточиться на том, что Гэри нравилось и в чем он добивался успеха. Он начал проводить параллели с потребностями других отделов организации.

Гэри такой поворот понравился, и Джон сумел перейти к сути разговора. Он сказал, что другой отдел ищет опытного продавца. По мнению Джона, Гэри прекрасно подошел бы для этой роли. Он спросил, не хочет ли Гэри узнать побольше об этой возможности, потому что мог бы все разузнать и порекомендовать его.

После некоторого раздумья и преодоления опасений, связанных с риском перемен, Гэри согласился, что подобная возможность была бы для него очень интересна.

Этот разговор состоялся восемь лет назад. Сегодня Гэри начальник отдела региональных продаж в Европе и на Дальнем Востоке. Его карьера в новой команде сложилась успешно, и работа доставляет ему искреннее наслаждение.

Джон часто думал, не вышел ли он за рамки честности и действовал ли именно так, как и должен действовать хороший руководитель. В тот момент он решил, что, поняв мотивацию Гэри и потребности компании и конструктивно изучив активные решения проблемы, ему удастся превратить конфликтную ситуацию в возможность для развития карьеры. Джон сумел помочь подчиненному и поддержать собственную компанию.

В этой истории затронуто несколько тем, о которых мы будем говорить на этой неделе. А сначала давайте подумаем о том, почему мы стремимся избегать разговоров на деликатные темы. Тому есть несколько причин:

• Вы отвергаете само наличие трудностей;

• Вы не знаете, что сказать или с чего начать;

• Вы не хотите обидеть собеседника, поэтому предпочитаете ничего не говорить;

• Вам хочется нравиться людям, а разговор на деликатную тему может разрушить ваши отношения;

• Вы знаете, что такой разговор станет для вас источником стресса и нагрузка может оказаться слишком большой, поэтому предпочитаете просто не поднимать эти вопросы;

• Вы не знаете, как отреагирует собеседник. А вдруг он разозлится, выйдет из себя и неожиданно выскажет все, что думает, в самой резкой форме? Как вести себя, если собеседник вдруг заплачет? А вдруг ваши замечания будут встречены молчанием? Не желая сталкиваться с неопределенной реакцией, вы предпочитаете ничего не делать;

• Вам кажется, что ваши благие намерения могут быть восприняты как угроза, преследование, презрение, поэтому предпочитаете руководствоваться принципом «береженого бог бережет» – то есть не рисковать;

• Вам кажется, что обсуждение одной проблемы может перерасти во что-то еще более сложное, возможно, неловкое или неприятное. Поэтому вы решаете вообще не затрагивать сложных тем;

• Вы уже говорили на эту тему с другими коллегами, и разговор не сложился: ваши намерения были истолкованы превратно, а мотивы подверглись сомнению. Беседа была настолько неприятной, что вы решили никогда больше не заговаривать на столь щепетильные темы;

• Ваши отношения с потенциальным собеседником нельзя назвать хорошими и доверительными.

Однако если вы уклоняетесь от проблем и не решаете их, то ситуация становится только хуже. И решить проблему станет еще труднее. Ваша подавленность и эмоциональный стресс усилятся настолько, что вы можете не сдержаться и выплеснуть свой гнев по малейшему, не заслуживающему столь энергичной реакции поводу. Это как зубная боль, которая не проходит, но становится только сильнее. Это как стук в двигателе вашей машины, который не исчезает, а становится все громче. Рано или поздно, но проблему придется решать.

СОВЕТ:

Если вы уклоняетесь от проблемы и не решаете ее, то тем самым лишь ухудшаете ситуацию.

Другие способы ведения трудного разговора

Вот несколько способов справиться с таким разговором:

• Соперничество, когда одна сторона жестко настаивает на своем, зачастую не допуская возражений и не заботясь о чувствах собеседника.

• Приспособление, когда главная цель заключается в сохранении отношений любой ценой и готовности удовлетворять все желания оппонента.

• Компромисс, когда вы соглашаетесь с решением, которое является половинчатым для обеих сторон: обе стороны что-то получают и от чего-то отказываются. В ходе обсуждения стороны приходят к решению о том, что кое-что получает одна сторона, а кое-что – другая.

• Сотрудничество, когда обе стороны эффективно работают над решенями, которые удовлетворят всех.

Обратите внимание на то, что в определенных ситуациях приемлемы все эти стили. Например, стиль соперничества может подойти для ситуации, когда вы требуете возмещения за возвращенный в магазин некачественный товар. Чувства продавца вас не волнуют: вы имеете право получить возмещение. Приспособление поможет вам в ситуации, когда отношения гораздо важнее относительно незначимой проблемы, с которой связан разговор. Компромисс уместен при решении малозначащего вопроса в условиях нехватки времени на обсуждение и выработку продуманного решения.

В этой книге основное внимание мы уделим стилю сотрудничества, умению внимательно слушать собеседников, уважать чужую точку зрения и творчески подходить к поиску решения.

Разные виды деликатных проблем

Какие же сложные проблемы мы с вами обсуждаем? Вот лишь несколько примеров:

• Работа коллеги вас не удовлетворяет, и вы, как руководитель, должны обсудить эту проблему в процессе аттестации.

• Вопросы, связанные с оплатой и условиями работы. Например, после нескольких месяцев работы я узнаю, что коллега, имеющий аналогичную квалификацию и опыт и выполняющий те же обязанности, получает больше меня. Я чувствую, что ко мне относятся несправедливо.

• Увольнение коллеги.

• Разговор с сотрудником, настроенным негативно, нарушающим порядок или склонным спорить по любому поводу.

• Разговор с начальником, который склонен к запугиванию.

• Разговор со слабым начальником.

• Разговор с начальником, который нагружает вас сверх меры, а потом пристально следит за вами, чтобы убедиться, что вы делаете все так, как хочет он.

• Разговор с коллегами, чье поведение или гигиена вас не устраивают.

• Разговор с коллегами, которые постоянно не выдерживают сроков выполнения работ.

Самосознание

Давайте немного отступим и вместо того, чтобы продолжать изучение реакции собеседника, поговорим о более широкой проблеме – о самосознании. Насколько хорошо и по-настоящему вы знаете себя?

Нам с вами поможет модель, получившая название Окна Джохари. Это графическая модель, которая широко используется для улучшения понимания в корпоративной среде и в группах психологической поддержки. Мы берем окно, разделенное переплетом на четыре части. Эти части символизируют четыре типа личного осознания: открытое, скрытое, слепое и неизвестное. Модель получила название в честь разработавших ее в 1955 году американских психологов Джозефа Лафта и Харри Ингэма.

1. Это открытая зона, известная вам и известная другим. Сюда относятся ваши навыки, знания и опыт. Размеры этой зоны полезно будет расширить, чтобы повысить эффективность работы и улучшить сотрудничество с коллегами.

2. Эта зона известна другим членам группы, но неизвестна вам – в этом отношении вы слепы. Речь может идти о черте характера, личных ощущениях неприятия или неадекватности. Окружающие замечают это, но самому человеку бывает трудно осознать такую свою особенность и справиться с ней. В такой ситуации очень полезна обратная связь – индивидуальная и безоценочная. Главная цель – помочь человеку лучше понять себя.

3. Эта зона известна вам, но вы скрываете ее от других, поэтому они остаются не в курсе. Часть подобной информации является глубоко личной (например, неуверенность и личные страхи), поэтому желание скрыть ее совершенно естественно. Но другие аспекты, которые могут быть связаны с навыками или опытом, необходимыми для работы, следует раскрыть, чтобы человек и группа могли сотрудничать более эффективно. Хотя обычно компании и организации поощряют подобную открытость, степень откровенности каждого зависит исключительно от его собственных пожеланий.

4. Это зона способностей, чувств и опыта, неизвестных ни самому человеку, ни окружающим. Примерами этого могут служить навыки, о который человек сам даже не подозревает.

Значимость этой модели заключается в увеличении размеров зоны 1, то есть открытой зоны. Сделать это можно за счет постепенного раскрытия скрытой зоны (т. е. уменьшения размеров зоны 3). Очень важно делать это постепенно. Вы постоянно поступаете так при построении отношений – встретившись с человеком впервые, вы не выкладываете ему всю свою подноготную, а раскрываетесь постепенно, с течением времени. Например, узнав, что коллега окончил тот же университет, что и вы, спрашиваете, знает ли он каких-то преподавателей с вашего факультета. Если вы оба помните преподавателя, то можете рассказать о своем восприятии и оценке его работы. Подобные разговоры способствуют углублению отношений с коллегами.

Еще одна важная сфера личного развития – это принятие обратной связи от окружающих с целью минимизации размеров зоны 2, слепой зоны. Так вы сможете узнать о себе то, что очевидно окружающим, но чего не осознаете сами. Но такая обратная связь должна быть очень тонкой.

Сосредоточенность на цели

В заключение сегодняшнего дня давайте выясним, чего мы хотим достичь трудным разговором. Наша цель – способствовать развитию человека, чтобы он сумел реализовать свой потенциал в полной мере. Мы хотим решить проблему, не превращая ее в конфликт, в котором обе стороны высказывают свое мнение, упрекая друг друга во всех смертных грехах.

И вот несколько советов.

• Учитесь различать факты – то, что произошло, и чувства, с этим произошедшим связанные. Вспомните какой-нибудь случай из своей жизни, когда с вами произошло что-то плохое. Вы вспоминаете само происшествие и эмоции, с ним связанные. Например, когда я узнал, что мне платят меньше, чем имеющему то же образование и опыт коллеге за равноценную работу, проблема заключалась в оплате. Но в то же время у меня возникли отрицательные эмоции – гнев, ощущение собственной малозначимости и недооцененности. Когда мы разбираемся с фактами, связанные с ними неприятные эмоции могут сохраниться – как говорят, «остается неприятный осадок» (более подробно об эмоциях мы поговорим в понедельник).

• Как следует готовьтесь к неприятным разговорам. Продумайте, где, как и когда вести такой разговор, с чего его начать (более подробно об этом мы поговорим во вторник).

• Слушайте собеседника, чтобы как можно более полно понять причины его поведения. Мы часто делаем ложные предположения о действиях и намерениях коллег только потому, что упускаем жизненно важную информацию. Слушая собеседников, вы можете понять, на чем именно следует сосредоточиться, – возможно, это понимание будет отличаться от ваших первоначальных представлений (более подробно об этом мы поговорим в среду).

• Оцените свое влияние на чувство идентичности собеседника, который может почувствовать исходящую от вас угрозу и перейти в оборонительную позицию (более подробно об этом мы поговорим в среду и четверг).

• Сохраняйте уважительное отношение к собеседнику, всегда старайтесь видеть в нем человека. Большинство людей считают, что на работе их недооценивают. Многим руководителям нужно больше ценить своих сотрудников (более подробно об этом мы поговорим в четверг).

• Сохраняйте концентрацию. Ваша задача не в том, чтобы выйти победителем – это означает, что ваш коллега окажется побежденным и вряд ли смирится с этим. Вам нужно достичь определенного результата и по возможности сохранить хорошие рабочие отношения с коллегой (более подробно об этом мы поговорим в пятницу).

СОВЕТ:

Помните – ваша цель не в том, чтобы выйти победителем, а в том, чтобы достичь определенного результата и сохранить хорошие рабочие отношения.

Модель обратной связи е2с2

Джо недавно стала руководителем и сразу же столкнулась с очень сложной ситуацией. Ее коллега Рэй опоздал с предоставлением ежемесячного отчета. Джо решила последовать совету своего начальника и использовать модель обратной связи е2с2 (evidence; effect; change; continue – доказательство, эффект, перемена, продолжение). Она поговорила с Рэем. Сначала Джо привела ему доказательство: «Рэй, вы предоставили отчет на три дня позже срока». Затем она описала эффект, какой действие произвело на других коллег: «Из-за этой задержки другим отделам пришлось делать оценки, опираясь на неточные данные».

Поняв свои конкретные ошибки и то влияние, какое они оказали на других сотрудников, Рэй понял свою неправоту. Поэтому он был совершенно готов к тому, что Джо потребует от него необходимых перемен: «Было бы хорошо, если бы свой следующий отчет (а он должен быть представлен через две недели) вы представили точно в срок». Рэй понял, что он должен продолжить оттачивать свои навыки в тайм-менеджменте – только так он мог оставаться эффективным членом команды Джо. С помощью модели обратной связи е2с2 Джо помогла Рэю самым позитивным образом.

Резюме

Сегодня мы с вами рассмотрели:

• Пример решения деликатной ситуации;

• Типы проблем, возникающих на работе;

• Причины, по которым мы стараемся избежать обсуждения неприятных вопросов;

• Способы ведения сложных переговоров, требующих решения назревших проблем;

• Модель «окна Джохари», показывающую различные типы личного осознания.

В частности, вы поняли, что для личного развития и повышения эффективности рабочих отношений следует развивать две сферы:

• получение позитивной обратной связи в тех сферах, о которых окружающие знают, но вы сами не догадываетесь;

• постепенное раскрытие информации о себе, своих навыках, опыте и т. п. с целью укрепления рабочих отношений с окружающими;

• Необходимость позитивного сосредоточения на цели путем внимательного выслушивания коллег, уважительного к ним отношения и хорошей подготовки к встречам.

Заключительный анализ

1. Каких сложных разговоров вы избегаете на работе?

2. Какие сложные проблемы возникают в вашей профессиональной карьере? Как вы и ваши коллеги с ними справляетесь? Какими способами эти проблемы можно было бы решить легче и лучше?

3. Какие знания, навыки и опыт вам следовало бы продемонстрировать коллегам? Когда вы это сделаете?

Вопросы

1. Говорить о деликатных проблемах…

a. Сложно, поэтому я стараюсь этого не делать ❏

b. Важно, и поэтому я читаю эту книгу ❏

c. Это пустая трата времени ❏

d. He нужно ❏

2. Если я не решу деликатную проблему на работе, то…

a. Ситуация только ухудшится, поэтому решить эту проблему необходимо ❏

b. Надеюсь, проблема исчезнет ❏

c. Надеюсь, ее решит кто-то другой ❏

d. Ситуация разрешится сама собой ❏

3. В сложном разговоре я обычно…

a. Уступаю требованиям собеседников – я хочу жить спокойно ❏

b. Выхожу из себя ❏

c. Веду себя агрессивно и жестко утверждаю свой авторитет ❏

d. Выслушиваю обе стороны с уважением к людям и ищу творческое решение ❏

4. Решать проблему путем компромисса…

a. Нельзя никогда ❏

b. Нужно всегда ❏

c. Можно, когда проблема мелкая и времени совсем нет ❏

d. Можно, когда обе стороны не правы, но говорить об этом не хочется

5. Модель Окна Джохары показывает…

a. Способ принятия решений ❏

b. Сферы, которые вы осознаете и не осознаете, и те, которые осознают и не осознают окружающие ❏

c. Способ подготовки новых сотрудников ❏

cl. Новый вид двойных стекло пакетов ❏

6. То, сколько информации о себе раскрывает человек…

a. Зависит от его собственного желания ❏

b. Может быть потребовано агрессивным способом управления ❏

c. Зависит только от его происхождения ❏

d. Извините, о чем вы вообще говорите? ❏

7. В нашей компании или организации обратная связь должна осуществляться…

a. Негативно ❏

b. Бесчувственно ❏

c. Конструктивно ❏

d. Спонтанно ❏

8. В нашей компании или организации мы стремимся к тому, чтобы каждый сотрудник…

a. Уходил домой ровно в пять вечера ❏

b. Реализовал свой потенциал в полной мере ❏

c. Был терпеливым и знающим ❏

d. Был уверенным и общительным ❏

9. Решая деликатную проблему, моя задача заключается в том, чтобы…

a. Победить любой ценой ❏

b. Обсудить несколько разных вариантов, но не добиваться конкретных результатов ❏

c. Уйти домой как можно быстрее ❏

d. Добиться конкретного результата и сохранить хорошие рабочие отношения с коллегой ❏

10. В модели е2с2 рассматриваются следующие элементы:

a. Экономика, эмоции, культура, коммуникация ❏

b. Доказательство, эффект, перемена, продолжение ❏

c. Этика, визуальный контакт, характер, критика ❏

d. Полномочия, сочувствие, уверенность, конфликт ❏

Понедельник

Учимся управлять эмоциями

Вступление

Я люблю поезда. Если мне предстоит где-то проводить семинар или презентацию, я всегда предпочитаю ехать поездом, а не на машине, потому что так я могу подумать и почитать в дороге. Но, как это часто случается, ситуация порой выходит из-под контроля. Я дважды оказывался в поездах, которые приходили с большим опозданием из-за несчастных случаев на железной дороге. В таких ситуациях реакция пассажиров абсолютно разная. У одних неудобства в связи с задержкой вызывают гнев. Другие же встают на место пострадавших.

Все это я рассказал, чтобы вы поняли: мы не всегда можем контролировать то, что происходит с нами, но в состоянии контролировать свою эмоциональную реакцию на такие события.

Сегодня мы обсудим управление эмоциями во время непростых разговоров. И вот основные моменты нашего обсуждения:

• Не игнорируйте ощущения;

• Управляйте своими мыслями;

• Выражайте эмоции;

• Подкрепляйте идентичность;

• Не упрекайте, а переосмысляйте.

Не игнорируйте ощущения

Как мы говорили вчера, всегда полезно отделять факт – то, что произошло, – от ощущения, которое вы при этом испытали. Например, гнев или боль следует отделять от того, что случилось в действительности.

В ходе сложного разговора мы не можем игнорировать ощущения, поскольку они очень важны. Люди чувствуют, что хотят быть выслушанными; коллеги чувствуют себя недооцененными и хотят признания своих заслуг.

Однако мы осознаем, что, дав волю чувствам, можем лишь осложнить и запутать ситуацию – случиться может всякое. Люди могут обидеться, отношения могут быть испорчены. Тем не менее мы должны подключать чувства, потому что, если мы оставим их невысказанными, они всплывут позже – и возможно, не самым полезным для нас способом. Поэтому чувства нужно выражать. Если их не выразить, то озлобление будет накапливаться.

Как же высказать чувства максимально безопасным образом?

СОВЕТ:

Различайте проблему и чувства гнева и боли, связанные с ней. Оцените собственный эмоциональный фон

Разные народы выражают эмоции по-разному. У меня есть друзья-африканцы, которым вообще не свойственно сдерживаться. Сам я – британец, поэтому не отличаюсь особой эмоциональностью. Редко расстраиваюсь до слез. Обычно я довольно сдержан и спокоен. Жизнь движется своим чередом, но у меня все же есть эмоции, и периодически они выходят на поверхность. Несправедливости, творящиеся в мире, наполняют меня печалью и гневом. Я злюсь, когда вижу, как впустую тратятся время и деньги.

Оглядываясь назад, я понимаю, что мои родители редко проявляли свои чувства по отношению друг к другу. Возможно, так было принято в их поколении. В семье мы редко говорили о чувствах – только о событиях. Поэтому я научился управлять этой стороной своей жизни: я воспринимаю чувства как часть естественной и здоровой жизни.

Поэтому будет полезно задуматься: а каков ваш эмоциональный фон? Как вы относитесь к собственным эмоциям? Какие эмоции вам легко проявлять? Какие сложнее?

И здесь мы порой ошибаемся. Нас окружают стереотипы – «настоящие мужчины не плачут», «проявлять гнев или поддаваться страху неправильно». Но мы же не можем постоянно находиться в состоянии абсолютного счастья!

Мне помогает привычка записывать свои чувства, обсуждать их со своей женой и самыми близкими друзьями. Так я понимаю истинную значимость чувств и могу двигаться дальше.

Иногда чувства превращаются в предвзятые суждения о других. Например, мы можем долгое время помогать кому-то, ни разу не услышав благодарности. В конце концов гнев проявится через предубеждение: «Ты думаешь только о себе, всегда только о себе и никогда о других!» Заметьте, насколько это отличается от оценки собственных чувств – ведь можно было сказать: «Мне это неприятно. Я думал, что мы с тобой друзья».

Управляйте своими мыслями

Чтобы управлять чувствами, нужно уметь управлять мыслями. Помните, что эмоции – это не мысли. Наши мысли часто бывают расфокусированными и нечеткими. Например, несколько лет назад я был убежден, что на чердаке нашего дома живут птицы. Лежа в постели, я слышал их каждое утро. Ко мне зашел приятель, который занимался починкой крыш, и убедил меня, что это невозможно – в крыше не было отверстий, и птицы просто не могли залетать на чердак. Они просто садились на крышу. Мне нужно было услышать правду – и эта фактическая правда повлияла на мои мысли, а уже мысли повлияли на чувства, избавив меня от ощущения незащищенности.

То же самое происходит и в отношениях с другим человеком. Как-то раз я случайно не поздоровался с подругой, которая проходила мимо меня на улице. Она решила, что я сознательно игнорирую ее, и стала вслух возмущаться, чем же она меня так обидела. Мне пришлось объяснить, что я ее просто не заметил.

Анализируйте предположения

У нас есть чувства, которые основываются на определенных размышлениях. Эти размышления, в свою очередь, базируются на определенных предположениях. Поэтому мы должны анализировать данные предположения, чтобы понять, действительно ли они истинны. Если они окажутся ложными, мы сможем изменить свои мысли. (Мои предположения о птицах на чердаке основывались на том факте, что в крыше могут быть дыры, поэтому я проверил состояние крыши, убедился, что дыр в ней нет, и смог изменить свои мысли.)

Во время сложных переговоров мы строим предположения о намерениях собеседников. Однако мы видим и слышим только то, что человек говорит и делает. Мы не можем объективно оценить намерения, которые стоят за словами и поступками. Например, кто знает, что на уме у коллеги, который неадекватно ведет себя по отношению к представителям противоположного пола? Мы не можем точно знать, что творится в голове другого человека. Мы знаем только то, что происходит в нашей голове.

Если человек каждый день на час опаздывает на работу и винит в этом общественный транспорт, то мы можем проявить доброту и поверить в то, что он говорит правду, хотя в глубине души мы думаем, что это не так. А можно проявить твердость и предложить коллеге, чтобы он изменил свое поведение как можно скорее.

Чтобы оценить предположения о намерениях других людей, мы должны понять, каковы эти намерения. Четкое, нейтральное, сдержанное заявление (например, «Я не понимаю, как именно вы воспринимаете эту проблему») может перевести разговор на следующий этап. Признание того, что вы не понимаете намерений собеседника – но хотите понять их и его точку зрения, может стать серьезным шагом вперед. Тем самым вы поддержите коллегу, и он свободно выскажет и разъяснит свои намерения и взгляды.

СОВЕТ:

Признайте, что вы хотите понять намерения и взгляды своего собеседника.

Выражайте эмоции

Сегодня мы уже говорили, что эмоции нельзя игнорировать. Но нужно сделать больше – эмоции нужно выражать. Думаю, будет полезно воспринимать выражение чувств как первый этап, а решение проблемы – как второй. Если кто-то выходит из себя и в течение нескольких минут высказывает все, что у него на душе, то это разряжает обстановку и человек начинает чувствовать себя лучше. Не поддавайтесь соблазну остановить собеседника, когда он высказывает свое раздражение. Позвольте ему высказаться, а затем двигайтесь дальше.

Позволяя людям высказывать свои взгляды и сильные эмоции и делая это правильно, мы можем разрешить давно существующие проблемы и упрочить рабочие отношения.

Несколько лет назад я присутствовал на светском семинаре «Тренировка тренеров». В самом начале нас попросили рассказать, почему мы решили принять участие в этом мероприятии. Я подумал, что никогда больше не встречусь с этими людьми и могу высказаться честно. Поэтому сказал: «Боюсь, что люди будут задавать мне вопросы, на которые я не смогу ответить». Следующая участница по имени Фэй была явно впечатлена моим честным и открытым выражением чувств. Она сказала, что недавно получила повышение и начальник отметил, что эта должность досталась ей благодаря удаче и настойчивости (похоже, начальник не до конца верил, что Фэй способна справиться с такой ответственностью). Я сразу почувствовал, что этой женщине нужны не просто советы, которые позволили бы ей стать лучшим тренером, но более глубокое подтверждение ее роли.

Семинар проходил в течение двух дней. Поговорив с организатором семинара, я решил сделать следующее. В начале второго дня я вручил Фэй белую лилию со словами: «По поручению всей группы мне хотелось бы подтвердить вашу роль тренера». Фэй явно была тронута. Она высказала свои чувства. Я ее услышал и понял. Тем самым она серьезно помогла себе и смогла дальше развиваться как личность.

Подтверждение эмоций

Когда чувства выражены, очень важно их признать. Можно сказать: «Я не знал, что ты так думаешь». Признание выражения чувств – это важный шаг. Сделав это, вы демонстрируете, что чувства собеседника важны и ценны для вас. Более подробно об этом мы поговорим чуть ниже и вернемся к этому вопросу в четверг.

Подтверждайте чувство идентичности

Давайте вернемся к истории, которую я рассказал вам в воскресенье.

Сначала беседа шла не очень хорошо. Как и ожидал Джон, Гэри почувствовал атаку на себя и тайный план руководителя по его замене.

Когда мы критикуем кого-либо, предположим, за плохое качество работы, человек сразу же ощущает угрозу и переходит к обороне. Он начинает оправдываться, напоминает о всех своих достоинствах и ценных качествах. Более того, когда критикуют нашу работу, эта критика направлена не только на работу. В глубине души мы ощущаем угрозу, которая нарушает наше чувство идентичности.

Наш воскресный герой Гэри был глубоко уязвлен и смущен. Всем нам знакомы подобные чувства. Несколько лет назад после короткой презентации коллега мне сказал, что моя работа была «непрофессиональной». Я был удивлен, обижен и смущен. Эти слова поколебали мою самооценку и чувство собственного достоинства.

Когда происходит атака на нашу идентичность, мы ощущаем неуверенность и начинаем верить в то, что было сказано о нашем характере, навыках или знаниях: «Возможно, я и правда плохой специалист». Нам нужно реалистично оценить себя – мы не можем быть совершенными во всех отношениях, но не можем быть и абсолютно некомпетентными. Нам нужно справиться с собственными мыслями (см. выше). Факты должны влиять на наши мысли.

Не упрекайте, а переосмысляйте

Во время сложного разговора легко начать упрекать собеседника: «Это ваша вина, что отчет задержан на три дня» или «Вы должны были закончить работу раньше». Гораздо лучше задуматься над тем, какой вклад в проблему внесли обе стороны. Возможно, вы сами слегка задержались с предоставлением коллеге необходимой для отчета информации. Очень важно проявить профессионализм и убедить человека в том, что вы не собираетесь никого винить, а хотите понять проблему, ее причины и чему она может научить.

Превращение трудности в возможность обучения

Джон занимался доставкой пяти тысяч книг на октябрьскую выставку в Германии. Текст был отправлен в типографию согласно графику – в июле. Но из-за того что коллега Джона, Дуглас, неправильно заполнил документы на доставку, печать книги задержалась. И это означало, что книги попадут в Германию не раньше ноября. Было решено отправить книги самолетом, чтобы успеть к назначенному сроку. В результате потребитель был полностью удовлетворен: компания выполнила принятые на себя обязательства. Фирма сосредоточилась на исполнении ожиданий покупателя, хотя пришлось пойти на дополнительные затраты на воздушную перевозку.

На совещании Шейла, начальница Дугласа, повела себя профессионально. Она сказала, что не собирается никого винить. (До совещания она спокойно и тактично поговорила с Дугласом и узнала, что за несколько дней до совершения той ошибки у него умер отец, а также что ему нужна дополнительная профессиональная подготовка для выполнения служебных обязанностей.)

Шейла постаралась не критиковать Дугласа публично. Вместо этого она обратилась ко всем членам команды: «Как могла возникнуть такая ситуация? Как произошла подобная задержка?» Шейла целиком сосредоточилась на будущем – какие уроки можно извлечь из произошедшего, как улучшить внутренние процедуры и коммуникацию. Не концентрируя внимания на ошибке конкретного человека, сохраняя позитивный настрой и думая о том, чему этот случай может научить всю команду, Шейла превратила проблему в возможность конструктивного обучения и развития команды.

Переосмысляйте

Переосмысление – это изменение восприятия человека на чей либо счет. То, что казалось сложным и негативным, в результате переосмысления может стать более позитивным.

Впервые я столкнулся с подобным, когда занимался с коллегой, которая терпеть не могла собеседований. Она сказала, что ей сложно общаться с человеком наедине, но в то же время ей нравилось вести переговоры. Она любила преодолевать сложности, готовясь к переговорам. Ей нравилось обращать внимание на различные ключи, говорящие о намерениях другой стороны, обсуждать альтернативы и достигать согласия. И тогда я предложил ей переосмыслить свое отношение к собеседованиям и начать воспринимать их позитивно – как переговоры. И это предложение стало для нее настоящим просветлением.

Мы можем переосмыслить свое восприятие неаккуратного человека – сам он считает себя человеком творческим. А взять того, кто на совещаниях ведет себя тише воды и ниже травы: он считает, что не следует ничего говорить, предварительно не обдумав.

Применим все вышесказанное к непростому разговору. Если человек чрезмерно критичен в отношении мелких проблем, не следует говорить ему, чтобы он прекратил вести себя подобным образом. Вы можете переориентировать его на факты и подтолкнуть к изменению своей точки зрения, нейтрально напомнив об общих целях компании и задавая позитивные вопросы. В примере, который мы рассмотрели в этой главе, Шейла переосмыслила ситуацию. Она могла бы обвинить во всем Дугласа и повести себя негативно. Но ей удалось сделать ситуацию позитивной – она провела анализ и показала сотрудникам, как они могут совместно работать на благо компании.

Резюме

Сегодня мы с вами поняли, что не можем игнорировать ощущения в ходе сложного обсуждения. Позволив человеку выражать собственные чувства, вы делаете важный шаг к разрешению проблемы. Вам понадобится проанализировать собственный эмоциональный фон и понять, насколько вы темпераментны.

Очень важно дать коллеге выразить и объяснить свои намерения. Возможно, ваши предположения в корне неверны. Мы также поняли, что для прогресса деятельности не следует обвинять людей и критиковать их открыто. В такой ситуации человек сразу ощущает угрозу и переходит к обороне. Постарайтесь переосмыслить проблему и взглянуть на ситуацию более позитивно и конструктивно.

Заключительный анализ

1. Насколько вы игнорируете чувства в ходе сложного разговора?

2. Как бы вы описали собственный эмоциональный фон?

3. Позволяете ли вы своим мыслям контролировать ваши эмоции или наоборот? Насколько по-другому повели бы вы себя сегодня?

Вопросы

1. Во время трудного разговора роль эмоций…

a. Мала ❏

b. Значительна ❏

c. Не стоит упоминания ❏

d. Единственное, что по-настоящему важно ❏

2. Понимание собственного эмоционального фона…

a. Полезно ❏

b. Пустая трата времени ❏

c. Бессмысленно ❏

d. Единственное, что по-настоящему важно ❏

3. Чтобы управлять своими чувствами, нужно…

a. Подчеркнуть их ❏

b. Есть больше отрубей ❏

c. Управлять своими мыслями ❏

d. Игнорировать их ❏

4. Обсуждение чувств – это…

a. Пустая трата времени ❏

b. Очень важно ❏

c. Может быть неприятно, поэтому лучше такого избегать ❏

d. Может быть полезно, если у вас есть время ❏

5. Я подвергаю сомнению свои предположения относительно намерений других людей…

a. Никогда ❏

b. Всегда, я только этим и занимаюсь ❏

c. Часто ❏

d. А что такое предположения? ❏

6. Когда человек высказывает свои чувства, вы должны…

a. Перебить его ❏

b. Приказать ему замолчать и успокоиться ❏

c. Избегать его ❏

d. Позволить ему выговориться ❏

7. Когда человек открыто выразил свои эмочии, очень важно…

a. Подтвердить это выражение в качестве следующего шага ❏

b. Забыть о том, что такое случ илось ❏

c. Игнорировать человека в течение всей дальнейшей работы в компании ❏

d. Постоянно напоминать ему о том дне, когда он разрыдался ❏

8. Когда нас критикуют…

a. Мы счастливы ❏

b. Наше чувство идентичности укрепляется ❏

c. Наше чувство идентичности не меняется ❏

d. Мы чувствуем, что наше чувство идентичности подвергается нападению ❏

9. Когда что-то идет не так, мне хочется…

а. Обвинить во всем коллегу, который совершил ошибку ❏

b. Извлечь урок из этой ошибки ❏

c. Наказать коллегу, который совершил ошибку ❏

d. He обращать внимания ❏

10. Переосмысление – это…

а. Умение взглянуть на негатив с позитивной стороны ❏

b. Умение смотреть на позитив с негативной стороны ❏

c. То, что мы делаем со старыми фотографиями ❏

d. Внедрение изменений в стиль управления ❏

Вторник

Тщательно готовимся к сложному разговору

Вступление

Сегодня мы поговорим о том, что тщательное планирование может облегчить ваш трудный разговор. Вы наверняка знаете это и узнали не самым легким путем – либо начав разговор без соответствующего планирования, либо оказавшись в противоположной ситуации – разговаривая с человеком, который не подготовился к разговору. Как бы то ни было, вы испытывали трудности. Попробуйте извлечь урок из собственных ошибок и впредь планировать и организовывать все намного лучше.

Вы можете спланировать:

• Место проведения разговора;

• Время;

• Вступительные фразы;

• Направление хода разговора;

• Завершение разговора.

А это означает, что совершенно недопустимо приходить на крупный разговор, адекватно к нему не подготовившись. Если вы не подготовились к трудной беседе, то существует риск того, что ситуация еще больше ухудшится. Кроме того, вы даром потратите ценное время, хотя могли бы достичь полезного результата. Обратите внимание и на то, что подготовка повысит вашу уверенность и вы будете чувствовать себя спокойнее. Ситуация окажется под вашим контролем, потому что вы будете точно знать, в каком направлении движется разговор.

Подготовьте место для разговора

Условия в помещении, где будет проходить разговор, очень важны. Возможно, вы не можете этого изменить, но если это в ваших силах, то последуйте нашим советам, которые могут заметно облегчить общение.

Попробуйте встретиться на нейтральной территории или в кабинете вашего коллеги (то есть не в вашем кабинете), чтобы вам было легче уйти в удобное время.

Вам наверняка приходилось сидеть напротив своего начальника, когда между вами стоял большой стол. Как вы себя чувствовали? Лучше сесть под углом к коллеге. Атмосфера в комнате очень важна для того, чтобы люди почувствовали себя спокойно и могли говорить открыто. Закройте дверь, чтобы свести посторонний шум к минимуму, и сядьте так, чтобы вам не приходилось постоянно оглядываться.

Все это относится к личной встрече, которая всегда намного лучше электронного «разговора» или телефонного звонка. Кроме того, речь идет о встрече один на один, а не о публичном обсуждении, когда может возникнуть желание открыто высказать свою критику в адрес коллеги в присутствии других сотрудников.

Все участники обсуждения должны сидеть на стульях или креслах одинаковой высоты. В комнате не должно быть ни слишком жарко, ни слишком холодно. Советую поставить на стол стаканы с водой.

Время разговора

По возможности постарайтесь решить проблему пораньше. Небольшая проблема может стать серьезной, если отложить обсуждение слишком надолго. При возможности заранее предупредите коллегу, что хотите с ним встретиться. «Я бы хотел поговорить с вами о… Мы можем обсудить это завтра?» Предупредив коллегу заранее, вы дадите ему возможность обдумать предстоящую встречу и свою позицию.

Если это невозможно, спросите у коллеги, удобно ли для него предложенное вами время. Если нет, то договоритесь о встрече в более удобное для вас обоих время.

При возможности назначайте встречу на такое время, когда вы не будете испытывать стресса или усталости.

Подготовьте свою речь

Очень важно подготовить то, что вы хотите сказать, и заранее составить максимально подробный план.

• Обратите особое внимание на те слова, с которых вы начнете. Это очень важно. Ваш коллега их наверняка запомнит. «Я хочу поговорить с вами» (не «перемолвиться с вами парой слов», что может быть истолковано как желание спора). «Кажется, между показателями вашего отчета и реальными цифрами имеется расхождение. Мне бы хотелось услышать ваши соображения по этому поводу». (Такие выражения, как «кажется», «мне бы хотелось», «не могли бы вы», облегчают ситуацию. Если вы скажете: «Ваши цифры неверны», это прозвучит слишком грубо.) Если вы скажете человеку: «Вы работаете слишком медленно», ваши слова прозвучат излишне прямолинейно и провокационно. Совершенно иначе прозвучит другое начало разговора: «Не могли бы вы рассказать мне о разных этапах своей работы?» Вместо того чтобы критиковать человека за некомпетентность, напомните ему о стандартах качественной работы, которым он должен соответствовать.

• Более подробно об этом в контексте общения с людьми разного типа мы поговорим в пятницу.

• При возможности используйте позитивные выражения. Помните, что ссора вам не нужна.

• Старайтесь говорить кратко и по существу.

СОВЕТ:

Продумайте начало разговора, поскольку эти слова запомнятся вашему коллеге.

• Полезно заранее набросать схему основной проблемы. Это позволит вам сосредоточиться и не отвлекаться на мелочи. Заметив, что разговор отклоняется от намеченной темы, вам будет проще вернуть беседу в нужное русло – заранее подготовленные заметки вам в этом помогут.

• Возможно, вам будет полезно составить список вопросов, которые вы не хотите обсудить, поскольку их значимость в сравнении с основной проблемой слишком мелка. Например, если вы идете говорить с начальником, который чересчур вас нагружает, то будет неразумно затрагивать вопросы отпуска, поскольку это не связано с основной проблемой.

• Подготовьте не только вступление к разговору. Продумайте возможные реакции коллеги и заранее решите, как можно будет ответить на каждую из них. (В реальном общении вы можете забыть о своем плане – а заглянуть в заметки не всегда представляется возможным. Но предварительное обдумывание и планирование всегда идет на пользу.)

• Полезно сказать о том влиянии, какое действие вашего коллеги оказало на вас, вашу работу, других коллег и на всю компанию или организацию в целом. (Вернитесь к модели e2c2 – доказательство; эффект; перемена; продолжение – об этом мы говорили в воскресенье.)

• Запишите те чувства, которые вызвали в вас действия коллеги. Это могут быть раздражение, смущение или разочарование.

• Ведите разговор. Когда я был очень молод и не хотел брать на себя ответственность при общении, однажды так долго тянул с началом беседы, что наше время закончилось, когда мы не успели обсудить и малой доли всего необходимого. Берите инициативу на себя, даже если вам этого не хочется. Такова роль руководителя. Если необходимо, заставьте себя сделать это.

Будьте позитивны

Ребекка не ладила со своей коллегой Салли. Салли получила повышение, и это нервировало Ребекку. Но они продолжали работать вместе. Обе понимали, что им трудно общаться друг с другом, но вместо того чтобы сосредоточиться на том, что им не нравилось, они предпочли обсуждать свои сильные стороны и то, какими могли бы быть гармоничные рабочие отношения. Они выяснили, что Ребекка лучше умеет обдумывать последствия принятых решений, а Салли частенько выдвигает идеи, тщательно их не продумав. Перед следующим важным совещанием они решили кое-что обсудить вместе и использовать свои сильные стороны. Позитивный настрой и готовность к совместной работе позволили им сотрудничать вполне эффективно.

Чаще пользуйтесь местоимением «я», чем «вы»

Бессмысленно говорить человеку «вы постоянно опаздываете» или «вы такой невнимательный». Попробуйте перефразировать сказанное, используя местоимение «я»: «Мне кажется… когда вы… потому что…». Вот небольшой пример: «Я очень расстраиваюсь, когда вы задерживаете работу, потому что нам необходимо подавать финансовые отчеты нашего отдела вовремя. Из-за ваших задержек наши коллеги из других отделов даром теряют время – им просто нечего делать. Или им приходится строить догадки на основе данных за предыдущие месяцы, что не позволяет получить точную картину нашего финансового положения».

Мы с вами вновь вернулись к модели е2с2, о которой говорили в воскресенье: вы рассказываете о том эффекте, какой имела работа вашего коллеги. Рассказ о своих чувствах выводит человека из оборонительной позиции. А вот если бы вы сказали: «Вы никогда не выполняете работу в срок», он почувствовал бы угрозу лично себе и тут же перешел бы к обороне. Кроме того, употребляя местоимение «я», вы показываете причины, побудившие вас к подобному разговору. Когда вы показываете собеседнику широкую картину, он начинает понимать последствия своих действий и ему самому захочется поговорить о своих проблемах и найти решение.

Говорите четко и объективно

Говорите четко, чтобы вас правильно поняли

Софи хорошо помнит свои первые шаги на руководящем поприще. Ей в первый раз пришлось сообщить своему молодому коллеге, что в отношении него в компании начата дисциплинарная процедура. Сначала Софи встретилась с Джеком в неформальной обстановке. Она объяснила ему проблему, поставила перед ним конкретные цели и рассказала, какую поддержку может оказать ему в их достижении. Затем она подтвердила все то же в письменной форме. Прошел месяц, но результатов не было. Софи пришлось сделать Джеку выговор, о чем она предупреждала его заранее. Но он пришел к ней в сопровождении представителя профсоюза и сказал, что даже не подозревал, что в отношении него начата дисциплинарная процедура. После той встречи у него сложилось впечатление, что речь идет о возможности повышения!

Софи пришлось научиться быть менее осторожной и неуверенной. В первый раз она говорила настолько неопределенно и двусмысленно, что Джек ничего не понял. Софи хотела смягчить удар, а в результате Джек неправильно истолковал характер встречи. Софи должна была попросить Джека повторить все то, что она ему говорила. Ей нужно было проверить, понял ли он ее слова и все происходящее.

Конечно, поведение Джека могло быть простой попыткой затянуть процедуру, поскольку пришлось повторить начальную неформальную стадию процесса… Как бы то ни было, в конце следующего месяца Джек уволился.

По возможности придерживайтесь фактов и четко формулируйте конкретные задачи: «Отчет должен предоставляться каждый четверг в 12 часов. В течение последних трех недель вы приносили отчет в пятницу в 10 часов, в пятницу в 11 часов и в четверг в 5 часов». Всеми силами старайтесь избегать таких слов, как «всегда» и «никогда». Они слишком неточны и могут вызвать чувство враждебности. Сохраняйте спокойствие.

Проверяйте, поняли ли коллеги сказанное вами

Делая замечания коллегам, вы должны убедиться, что они точно поняли сказанное вами. Иногда понять это можно по ходу разговора. В других случаях приходится откровенно спрашивать: «Я объяснил это достаточно понятно или требуются пояснения?» Реакция собеседников поможет вам решить, что говорить дальше в соответствии с их поведением. Более подробно о подведении итогов в конце общения мы поговорим в пятницу.

Не отклоняйтесь от темы разговора

Ваша задача – следить за тем, чтобы обсуждение не отклонялось от основной темы. Перед каждым конкретным разговором обдумайте его цель. Вы должны понимать, что этот разговор может стать одним из многих, поэтому ваша цель – просто провести очередной этап, а затем дать коллегам время и возможность все обдумать перед продолжением обсуждения. Например, если вы хотите, чтобы ваш коллега принял на себя дополнительную ответственность, во время первой беседы можно обсудить этот вопрос в принципе – и начать думать о том, какие обязанности он может поручить другим сотрудникам. На следующей встрече вы можете согласовать детали и обсудить, когда он сможет приступить к новой работе.

Итак, вот наше правило: обсуждение не должно отклоняться от темы. Следите за тем, чтобы собеседники не переключились на другие вопросы и не увели вас в сторону. Если вы идете на совещание, имея неопределенную цель, то и добьетесь соответствующего результата – неопределенности. Но если у вас есть четкая цель, вам будет легче добиться желаемого результата. Разговор должен развиваться в направлении, соответствующем вашей цели.

Делайте перерывы

Если совещания идут в течение нескольких недель, то время между ними дает вам возможность для размышлений и дополнительной подготовки.

Если встречи назначаются с меньшим интервалом – например, в один и тот же день, вы можете использовать перерыв для небольшого отдыха. Даже 10–15 минут бывает достаточно для того, чтобы обе стороны отдохнули и снова сосредоточились. Порой интересные мысли приходят в голову тогда, когда вы не думаете о проблеме: возможность поработать получает подсознание, которое и рождает новые идеи.

Делайте предложения

Готовясь к непростому разговору:

• Учитывайте интересы – мотивы, тревоги и потребности – обеих сторон: и собственные, и вашего коллеги. Помните: чем лучше вы понимаете интересы коллеги, тем более успешным будет ваше общение.

• Имейте несколько творческих способов разрешения проблемы. Вы должны точно знать преимущество каждого из них. Сначала сосредоточьтесь на достоинствах коллеги, его интересах и приоритетах. Ваша задача – уйти от простого обсуждения и решить проблему. Например, если работа коллеги вас не удовлетворяет, вы как руководитель можете предложить ему каждый день отправлять вам список выполненных заданий. Наблюдая за процессом работы, вы можете выявить все проблемы и трудности и посоветовать способы их исправления, чтобы работа сотрудника не мешала, а гармонично вписывалась в общую работу отдела.

Ваши предложения должны быть простыми, но в то же время они – основа для объективной оценки, переговоров и обсуждения. Например: «Я бы предпочел отложить внедрение новой компьютерной системы на три месяца до Рождества, чтобы возможные проблемы не помешали выполнению рождественских заказов. Что вы думаете?» Чтобы помочь коллеге оценить последствия своих действий, можете спросить у него: «Вы именно к этому стремились?» Если ответ отрицательный, вы вместе может проанализировать разные варианты изменения ситуации.

СОВЕТ:

Рассматривайте творческие способы решения проблемы и преимущества каждого решения.

Заканчивайте на позитивной ноте

Убедитесь, что результаты согласованы и понятны. Вам нужно удостовериться в том, что цели соответствуют модели SMART:

• S – Specific – конкретность; точное определение желаемых результатов, не допускающих неоднозначного толкования.

• M – Measurable – количественная оценка; вы должны знать, что цели достижимы, а для этого нужно определить ориентиры, которые позволят оценивать достигнутый прогресс.

• А – Agreeable – согласованность; с целями должны быть согласны все присутствующие на совещании.

• R – Realistic – реалистичность; цели должны быть достижимыми, не слишком простыми, но требующими определенного развития и напряжения ресурсов и навыков коллеги.

• T – Timed – ограниченность во времени; к какому времени действия должны быть завершены.

Некоторые добавляют к этой модели суффикс ER – SMARTER:

• E – Evaluated – оценка; на последующем совещании должна быть проведена оценка достигнутого прогресса.

• R – Reported – отчетность; оценка фиксируется на следующих совещаниях.

При необходимости подтвердите результаты в письменной форме, чтобы у вас и вашего коллеги не возникло недопонимания. Очень важно, чтобы коллега точно представлял свои обязанности. Возможно, вы захотите обсудить и согласовать, как эти обязанности будут исполняться. Говорите очень четко. Если вы поручаете человеку возглавить проект, точно назовите верхний финансовый предел, не требующий дополнительного согласования с вами.

Вы можете договориться о встрече в конкретную дату для оценки прогресса, продвижения к согласованным целям и преодоления возникающих препятствий и барьеров.

И наконец, попросите коллегу точно повторить, какие обязанности он принял на себя и когда он должен их исполнить. Повторение закрепит достигнутые соглашения и выявит любое непонимание, которое можно будет устранить сразу же. В этом отношении всегда лучше раньше, чем позже.

Хорошо подготовленная аттестация

Манфред проработал в организации 25 лет. Он возглавлял отдел. Ему поручили, помимо собственных обязанностей, поработать с другой командой, которой руководил начальник другого отдела. Менеджер команды Оуэн проработал в организации 12 месяцев. Сюда он пришел из компании, занимавшейся примерно тем же, но имевшей совершенно иную корпоративную культуру.

В целом Оуэн достаточно хорошо освоился, но никак не мог отвыкнуть от привычки постоянно повторять: «А в ХХХ мы делали вот так». Он не всегда понимал, что в новой организации царит иная культура.

Некоторые навыки Манфреда не соответствовали специализации новой команды, но многие гармонично ее дополняли. Команда работала коллективно и на пару. Оуэн и Манфред регулярно работали в паре. Их отношения складывались непросто, главным образом потому, что Оуэн считал, что в повседневной работе он по опыту превосходит Манфреда. Хотя Манфред никогда этого не оспаривал, с остальным членами команды ему работалось проще, чем с Оуэном. С этими людьми он ощущал внутреннее родство, да и навыки их были сходными.

Манфред не был непосредственным начальником Оуэна, но его попросили написать характеристику для ежегодной аттестации. В работе Оуэна было немало преимуществ, но были и проблемы, которые следовало исправить в будущем. Преимущественно проблемы были связаны с корпоративной культурой. Манфред чувствовал, что неприязнь Оуэна может повлиять на объективность обсуждения других проблем и привести к еще большему обострению отношений.

Перед аттестацией Манфред раздумывал, какой подход ему следует использовать. Он решил не связывать проблемы с поведением и личными качествами Оуэна. Вместо этого Манфред решил рассмотреть проблемы с точки зрения организации: компания не предусмотрела возможность появления подобных проблем и не смогла создать структуры, способные справиться с ними.

Манфред начал очень позитивно. Затем он назвал проблемы, нуждающиеся в исправлении, и рассказал, что должна сделать организация, чтобы осуществить необходимые перемены. В результате ему удалось устранить все личные сомнения, какие могли иметься у Оуэна относительно неспособности Манфреда успешно провести его аттестацию. Выбранный Манфредом подход сделал дискуссию объективной. В организации не существовало процедуры введения новых сотрудников в должность и знакомства их со структурой организации и бизнеса в целом. В результате кругозор Оуэна оказался ограниченным своими непосредственными обязанностями в команде. Организации следовало улучшить подготовку новых сотрудников и разработать процедуры их знакомства с компанией. Оуэну тоже следовало лучше познакомиться с организацией и выйти за пределы своей непосредственной команды.

Оуэн спокойно воспринял перечисленные проблемы, сочтя их проблемами личной ответственности перед организацией и отделив от проблем профессиональных отношений с Манфредом.

В конце концов обе стороны остались удовлетворены аттестацией и сочли ее полезной и позитивной. В результате удалось выработать четкий и согласованный план действий на будущее.

Хорошая подготовка – четкое понимание процедуры и организации процесса аттестации, ее основных целей, планирование стратегии, которая позволила бы предупредить любое отклонение от непосредственной задачи, сделала аттестацию объективной и успешной.

Резюме

Сегодня мы обсуждали подготовку и планирование. Если вы не подготовились – значит, вы ориентированы на неудачу. Хорошо продуманная беседа почти наверняка пройдет лучше, чем та, к которой вы не готовились. Вам нужно подобрать помещение, где будет проходить беседа, и выбрать самое удобное время для ее проведения.

Заранее подготовьте вступительные слова. Сохраняйте позитивный настрой и сосредоточьтесь на достижении своей цели.

Подумайте о возможных реакциях коллеги и о том, как реагировать на них самому. Удерживайте разговор в намеченных рамках, чтобы прийти к желательным выводам.

Заключительный анализ

Подумайте о предстоящем вам непростом разговоре:

1. Что вы можете сделать, чтобы подготовиться к нему?

2. Где лучше всего его проводить? В какое время?

3. Что кажется вам основной проблемой для обсуждения?

4. Как вы начнете разговор? Что именно скажете?

5. Как могут отреагировать ваши коллеги? Как вы отреагируете на их поведение и слова?

6. Какова цель разговора? Каким образом разговор может уйти в сторону?

Вопросы

1. Лучший способ провести трудный разговор – это…

a. Электронная почта ❏

b. Телефон ❏

c. Текстовые сообщения ❏

d. Личная встреча ❏

2. Время, потраченное на выбор времени проведения непростого разговора и организацию места его проведения…

a. Потрачено впустую ❏

b. Ничего не значит ❏

c. Жизненно важно ❏

d. Полезно ❏

3. Подготовка вступительных слов…

a. Жизненно важна ❏

b. Не имеет значения – сказать можно первое, что придет в голову ❏

c. Пустая трата времени ❏

d. Полезна, если вспомнить об этом ❏

4. Во время трудного разговора важно…

a. Быть максимально негативным, чтобы человек понял ваши чувства ❏

b. Быть максимально непонятным, тянуть время ❏

c. Быть максимально позитивным и помогать коллеге ❏

d. Быть максимально откровенным, чтобы смутить коллегу ❏

5. Во время трудного разговора важно…

a. Не обсуждать ничего, что может привести к переменам ❏

b. Избегать основной проблемы, так как обсуждать ее слишком болезненно ❏

c. Четко сформулировать основную проблему ❏

d. Отклоняться от основной темы для поддержания разговора ❏

6. Лучше всего использовать…

a. Неопределенные выражения ❏

b. «Я» вместо «вы» ❏

c. «Вы» вместо «я» ❏

d. Такие слова, как «всегда» и «никогда» ❏

7. Важно…

a. Придерживаться фактов и говорить четко ❏

b. Быть субъективным ❏

c. Резко критиковать ❏

d. Говорить неопределенно и расплывчато ❏

8. Когда дискуссия уходит в сторону…

a. Я доволен, потому что можно подумать о чем-то другом ❏

b. Я возвращаюсь к основной проблеме ❏

c. Я не понимаю, какая проблема важнее всего ❏

d. Я позволяю разговору идти, как сложится ❏

9. Готовясь к разговору, вы должны подумать…

a. О том, как уйти домой пораньше ❏

b. О непосредственной реакции, которая приведет к активному решению проблемы ❏

c. Об отвлекающих моментах, чтобы не нужно было решать главную проблему ❏

d. О творческих предложениях, которые приведут дискуссию к выработке решений проблемы ❏

10. В конце трудного разговора вы должны…

a. Снова начать спор ❏

b. Подтвердить согласованные с коллегой действия ❏

c. Попросить коллегу повторить что именно он должен сделать ❏

d. He беспокоиться ни о чем и спокойно пойти домой. ❏

Среда

Тренируемся внимательно слушать собеседника

Вступление

Вы никогда не делали выводов о человеке, не зная всех фактов? Как же это происходило? Большинству из нас приходится на собственном печальном опыте учиться сначала собирать инфрмацию и лишь затем делать выводы. Сегодня мы будем говорить о слушании… Слушайте же, пока не поймете, в чем суть проблемы.

Думая о трудных разговорах, мы сразу же вспоминаем ответственность за сказанное. Нам хочется сказать только то, что уместно и важно. Но кроме этого, мы должны помнить о том, что наши слова не могут быть вырваны из контекста. Мы говорим в определенных ситуациях. Умение внимательно слушать, прежде чем что-то сказать, позволяет нам сделать собственную речь эффективной.

Итак, сегодня мы поговорим о:

• Значимости слушания.

• Умении слушать более внимательно, сосредоточиваясь на том, что говорит собеседник.

• Приемах, которые помогут нам слушать более эффективно.

А затем мы обсудим искусство задавания острых вопросов, которые вскрывают суть проблемы во время крупного разговора.

Слушайте более внимательно

Сегодня мы будем говорить об умении слушать во время личного общения. В качестве руководителя вам приходится многое выслушивать – не только в трудном общении с коллегами, но и при общении с начальником, который направляет вашу работу, с подчиненными, работу которых направляете вы, с участниками совещаний, на которых обсуждаются различные темы и принимаются решения.

Выслушивание – это тяжелая работа

Как же научиться более внимательно слушать в рабочей ситуации? Вы уже многое сделали, чтобы стать начальником. И часть этой тяжелой работы – не дополнение! – это умение слушать. Выслушивание помогает вам управлять членами своей команды и поддерживать их более эффективно. Развивая умение слушать, вы понимаете, что выслушивание – это очень важно, что именно оно позволяет лучше понять своих коллег. Но не забывайте, что это не самоцель, а средство достижение цели. Выслушивание позволяет вам задавать острые вопросы, которые помогают вскрывать самую суть проблемы.

Сложность выслушивания объясняется целым рядом причин:

• Мы предпочитаем сосредоточиться на том, что хотим сказать в соответствии с собственными приоритетами – то есть быстро посоветовать или убедить коллегу следовать определенным путем. Выслушивание же требует сосредоточиться на собеседнике и следовать за его мыслями.

• Человек, которого мы слушаем, может изъясняться неконкретно, говорить слишком быстро или повторяться.

• Нас просто не учат слушать. Я с трудом припоминаю, как в школе нас учили читать, писать и говорить на иностранных языках, но меня никогда не учили слушать (или я просто не слушал учителя во время таких уроков?)

Но выслушивание – это очень ценный навык. Вы никогда не чувствовали на своих плечах тяжкого груза, который заставлял вас раскрывать свое сердце другому человеку? И в конце разговора вы с глубоким облегчением говорили: «Спасибо, что выслушал меня!»

СОВЕТ: Выслушивание – это не просто способность слышать.

Важная роль выслушивания

Выслушивание позволяет:

• Сосредоточиться на собеседнике. Часто, когда другой человек говорит, мы сосредоточиваемся не на его словах, а на том, что можно сказать ему в ответ.

• Оценить человека, которого вы слушаете, как личность, лучше понять его, понять, почему он работает или говорит именно так, как делает это. Выслушивание помогает вам понять, что за человек перед вами.

• Задать правильные вопросы. Когда вы сосредоточены на собеседнике (а не на себе), вам хочется узнать больше. Мы должны различать:

– закрытые вопросы: те, на которые можно ответить «да» или «нет»: «Вы сдадите проект в срок?» – «Да», «Вы сможете дать мне информацию к пяти часам?» – «Нет».

– открытые вопросы: те, что заставляют людей давать развернутые ответы. Открытые вопросы начинаются со слов «почему», «как», «кто», «когда», «где», «что». «Почему вам кажется, что проект не будет сдан в срок?» – «Потому что мы не запланировали достаточно времени на дополнительные работы, которых хочет клиент». Большую часть вопросов руководителя должны составлять открытые вопросы, которые позволяют понять восприятие и точку зрения другого человека.

• Не просто слышать слова коллеги, но воспринимать его реакцию на сказанное вами, то есть обращать внимание на сигналы языка тела и интонацию.

• «Слушать между слов», то есть осознавать истинный смысл сказанного – например, понять, что человек несчастлив из-за того, что чувствует себя недооцененным на работе.

• Отличать факты от мнений. Вы услышите и то и другое, но сможете понять, какая информация является объективной, а какая является субъективным восприятием этой информации. И тогда вы сможете правильно оценить услышанное.

• Собирать информацию для более эффективного решения проблем, принятия решений и ведения трудного разговора.

• Установить взаимопонимание и доверие между собеседниками: вы показываете свою искреннюю заинтересованность в другом человеке. Такая основа помогает эффективно работать и общаться. Выслушивание часто способствует улучшению отношений. Когда вы слушаете человека, он может высказать свои негативные чувства и не накапливать их в душе. Это снимает напряженность. Когда человек получает возможность открыто рассказать о своих трудностях, это приносит ему большое облегчение.

• Развивать социальные отношения. Например, если коллега говорит: «Завтра я ухожу в отпуск», вы можете либо проигнорировать этот сигнал (но это будет выглядеть довольно грубо), либо почувствовать намек на то, что человеку хочется больше рассказать вам о себе. «Отлично, а куда вы едете?» – «В Гонконг». Не забудьте о том, что вам сказали, и тогда, встретив человека в следующий раз, вы сможете спросить его: «Ну как там в Гонконге?»

• Разрешать разногласия. Если у вас с коллегой возник конфликт, внимательное выслушивание позволит вам понять точку зрения этого человека – соглашаться с ней вы не обязаны. Понимание – это важный шаг на пути разрешения разногласий.

• Лучше понять людей. Когда вы внимательно слушаете человека, открываете для себя много нового: что для него важно, как он мыслит, что чувствует. Недавно коллега, находившийся в состоянии стресса, сказал мне: «Я хочу вернуться в Австралию». Я многое понял об этом человеке – ему хотелось избавиться от напряженности настоящего и вернуться в более спокойную и расслабленную среду прошлого. Такие знания помогают лучше сотрудничать с людьми, даже если они вам не нравятся или вы не согласны с их мнением.

Сьюзи сердита

Сьюзи злилась. Она каждый вечер задерживалась после работы, чтобы закончить свой проект, но чувствовала, что ее усилия никто не ценит. Только когда вместе с ней стала работать новая сотрудница Джен, ситуация изменилась. Джен меньше думала о себе и о собственной работе (кстати, справлялась она с ней прекрасно), но больше о коллеге – она всегда останавливалась у стола Сьюзи и выслушивала ее. Как-то раз Сьюзи даже разрыдалась, открыв свое сердце Джен. Только ей она смогла рассказать, какое давление испытывает на работе. В конце разговора Сьюзи сказала: «Спасибо, что выслушала меня. Ты – первый человек, которому я смогла это рассказать».

Советы по улучшению навыков выслушивания

Вот несколько советов, которые помогут вам научиться правильно слушать.

• Проявляйте любопытство. Представьте, что ваша коллега только что сдала экзамен, вы спрашиваете, как все прошло, и она отвечает: «Я правильно ответила на большинство вопросов». В действительности она надеется на то, что вы проявите любопытство и спросите о тех вопросах, ответить на которые ей не удалось. Она использовала слово «большинство» в надежде на то, что вы отреагируете на него. Вы должны внимательно слушать, чтобы проникнуть в истинные мысли и желания человека. Следите за использованными словами и теми чувствами, которые они выражают. Вы можете сказать: «Когда вы сказали, что на большинство вопросов ответили правильно, вы имели в виду, что некоторые показались вам сложными?» Собеседница наверняка раскроется и расскажет, какие вопросы показались ей сложными. Такое любопытство должно быть достаточно тонким, чтобы не показаться агрессивным и не превратиться в допрос. Вы же не допрашиваете коллегу, да и разговор ваш происходит не в зале суда!

• Будьте ответственным. Поймите, что выслушивание – это активный навык и, следовательно, напряженная работа. Сосредоточьтесь. Например, когда я впервые встречаюсь с человеком, то слушаю его особенно внимательно, чтобы запомнить его имя. Если мне кажется, что я расслышал его верно, то я повторяю имя: «Рад встрече с вами, Ник!» Если я не расслышал имени, то обязательно говорю: «Извините, я не расслышал вашего имени» или спрашиваю (если имя необычное и произнести его правильно сложно): «Не могли бы вы повторить ваше имя?»

СОВЕТ:

Не поддавайтесь соблазну перебивать собеседника, когда тот говорит.

• Сосредоточьтесь на собеседнике, а не на себе. Остановитесь и внимательно слушайте то, что вам говорят. Поддерживайте визуальный контакт, интересуйтесь собеседником. Перефразируйте сказанное им по-своему, чтобы прояснить смысл. Повторите. Например: «Значит, вы хотите сказать, что мы должны внедрять более эффективные методы контроля?», «Значит, вы видите это так:…». Такое перефразирование называется «рефлексивным слушанием». Оно показывает, что вы услышали суть сказанного (и произнесенные слова, и скрытые за ними эмоции) вашим коллегой. Вы не обязаны соглашаться с тем, что говорит собеседник. Смысл не в этом. Рефлексивное слушание показывает, что вы воспринимаете собеседника всерьез.

• Будьте искренни. Мы по сто раз на дню говорим: «Как дела?», но при этом не испытываем никакого желания узнать, как дела нашего собеседника. Когда такой вопрос задают мне близкие друзья, а день у меня выдается нелегким, я спрашиваю: «Тебе действительно интересно?» Это заставляет их задуматься. Если они искренне отвечают: «Да» (а так чаще всего и случается), я могу слегка излить им душу. Люди чувствуют, когда собеседник просто следует правилу, а когда говорит по-настоящему искренне.

• Будьте готовы принять точку зрения и мнение собеседника как осмысленное и имеющее право на жизнь. Будьте готовы признать, что вы могли строить ложные предположения и руководствоваться предубеждением.

• Выявляйте основной смысл сказанного. Человек может не уметь структурировать свои аргументы. В неформальном разговоре бывает трудно отличить факты от мнений, примеров и идей. Но вы должны стараться уловить основные положения сказанного вам. Задавайте вопросы, перефразируйте сказанное, чтобы прояснить, правильно ли вы поняли коллегу. «Не могли бы вы привести мне пример…», «Правильно ли я понял, что…», «Значит, вы говорите…», «Вы хотите сказать…»

• Изо всех сил сохраняйте внимание, даже если собеседник отвлекается. Не отвлекайтесь сами.

• Слушая собеседника, делайте заметки, чтобы не забыть то, что нужно запомнить. Заметки помогут вам сосредоточиться. И тогда то, что влетит в одно ухо, не вылетит из другого.

• Не перебивайте собеседника. Ваша задача – терпеливо ждать и внимательно слушать: когда времени мало, когда хочется побыстрее решить проблему или когда ваше мнение отличается от мнения собеседника, это бывает трудно. Если же вы удержитесь, не станете перебивать собеседника и терпеливо его выслушаете, то можете понять основной источник трудностей.

• Не бойтесь пауз. Учитесь мириться с ними. Паузы – это естественная часть разговора. Пауза может быть:

– соединением: в каком направлении дальше пойдет беседа?

– временем для обдумывания услышанного;

– возможностью для дальнейшего выражения своих мыслей;

– возможностью подумать о том, что было сказано.

• Следите за языком тела, особенно если нервничаете. Избегайте сигналов, которые могут быть восприняты негативно. Не скрещивайте руки (от скуки), не осматривайтесь вокруг (отвлечение). Поощряйте коллегу говорить дальше и демонстрируйте искреннюю заинтересованность:

– слегка наклонитесь вперед;

– выражение лица должно быть внимательным;

– периодически кивайте в знак понимания того, что говорит ваш коллега;

– говорите спокойно, тепло, заинтересованно и серьезно;

– используйте вербальные подтверждения: «понимаю», «да-да», «ммм».

Выслушивание помогает вам лучше понять собеседника

Вы никогда не пытались решить проблему, а потом оказывалось, что вам не хватает важнейшей информации? Вы взялись за дело слишком рано, не успев оценить всей картины в целом. Вы начали действовать в спешке и сделали неверные выводы.

Не делайте выводов слишком быстро

• Во время одного из частых периодов сокращения дорожных расходов Джону позвонил Билл – его справедливый начальник, региональный менеджер, полностью лишенный чувства юмора. Билл сердито сообщил Джону, что только что вернулся с конференции в Берлине. Билл исполнил требование компании и полетел эконом-классом. А вот Фиона, одна из подчиненных Джона, преспокойно сидела в третьем ряду бизнес-класса.

• «Это стало последней каплей! Уволь эту женщину!» – приказал Билл Джону, прежде чем повесить трубку.

• Это был первый неприятный разговор для Джона. Еще больше усугубляло ситуацию, что разговаривать нужно было с Фионой. Фиона была женщиной независимой, порой неудобной, но ее любили коллеги и уважали клиенты. Джону никак не хотелось терять такого ценного сотрудника.

• Джон и Фиона встретились, чтобы выяснить, почему она так поступила и что делать дальше. После встречи Джон все обдумал и понял, что получил ценнейший урок по поведению в сложной, конфликтной ситуации: не нужно воспринимать все слишком прямолинейно. Выяснилось, что Фиона использовала билет от ранее отмененного перелета; ее перелет вообще не стоил компании ни цента. Естественно, что она не стала просить, чтобы ее пересадили в эконом-класс!

• Не следует слишком быстро делать выводы. Хотя об увольнении речи не шло, но Джон собирался сделать Фионе выговор, который в сложившихся обстоятельствах показался бы ей крайне несправедливым.

• Нужно убедиться в том, что все понимают положение дел. Речь шла не о классе перелета, а об унижении руководителя и о той несправедливости, которую он ощутил. Фиона и Джон обсудили это, и Джон спросил, что она почувствовала, если бы увидела в бизнес-классе начальника.

• Стремитесь к справедливости. И Билл, и Фиона должны были почувствовать, что их мнение было услышано. Фиона почувствовала удовлетворение, потому что объяснила ситуацию, и ее не в чем было обвинить. А Джон мог сообщить Биллу, что провел «серьезный разговор» о произошедшем.

• И наконец, никогда не ждите благодарности! Обе стороны оказались слегка недовольны, но Джон сумел справиться с раздраженным начальником и сохранил для компании лояльного и успешного сотрудника. Он по праву мог быть доволен хорошо выполненной работой.

Задавайте острые вопросы

Острые вопросы показывают, что вы четко мыслите, хорошо понимаете все важное и умеете выразить свое понимание. Острые вопросы продвигают разговор в нужном направлении. Главное – это думать не о том, что следует сказать, а о том, что нужно спросить. Такие вопросы показывают, что вы умеете замечать и понимать неочевидное – то есть умеете оценивать людей и ситуации интеллигентно и точно. Острый вопрос может оспорить предположение и вскрыть суть проблемы.

Как мы уже говорили сегодня, нужно различать закрытые вопросы, на которые можно ответить односложно «да» или «нет» («Проект был задержан?» – «Да»), и вопросы открытые, которые подталкивают человека к разговору и рассказу о своем восприятии и опыте. Открытые вопросы начинаются со слов «почему», «как», «кто», «когда», «где», «что»: «Что мешает вам приходить на работу вовремя?», «Почему вам кажется, что проект не будет выполнен в срок?». Такие вопросы перекладывают ответственность на собеседника и не позволяют ему от этой ответственности уклониться.

Повторим пример, который мы рассматривали выше. Если вы спросите у коллеги: «Когда вы говорите, что правильно ответили на большинство вопросов, это означает, что некоторые показались вам сложными?», то она наверняка раскроется и расскажет вам об этих сложных вопросах. Иногда я спрашиваю: «А как вы относитесь к…», потому что людей нечасто спрашивают об этом. Гораздо чаще задаются более конкретные вопросы: «Когда вы выполните это задание?» Прямой вопрос о чувствах дает человеку возможность раскрыться.

Слушание позволит вам извлечь из сказанного собеседником ценную информацию. Вы заметите даже то, о чем человек не говорит. Я несколько лет общался с одной нашей сотрудницей и довольно хорошо ее знал. Но заметил, что она часто упоминает о матери, но никогда не говорит об отце. И однажды я спросил ее об отце.

Поэтому, если человек задерживает сдачу работы, не спрашивайте его «Почему вы никак не можете закончить работу?» или «Дела у вас не ладятся, верно?». Вместо этого спросите: «Какие затруднения вы испытываете?» Можно задать более конкретный вопрос: «Чем мы можем помочь вам выполнить работу в срок в следующий раз?»

Вопросы должны быть направлены на суть обсуждаемой проблемы. Например, вы можете сказать: «Мне бы хотелось узнать ваши соображения по поводу…»

Обычно не принято задавать личные вопросы об отношениях с партнером. Хорошие вопросы сосредоточены на обсуждаемой проблеме и способствуют развитию беседы и приближению решения.

Задавая острые и наводящие вопросы, вы можете раскрыть и собственные мотивы, т. е. показать коллеге широкую картину. Если этого не сделать, то ваши вопросы могут показаться угрожающими. И тогда собеседник может перейти к обороне. Но если вы раскроете свои поводы – «Я спрашиваю, потому что действительно хочу знать, как, по вашему мнению, мы дошли до такой ситуации», «Мне бы хотелось больше узнать о вашем отношении к нашей новой системе, потому что…» – то ситуация улучшится, и надолго.

Более глубокие проблемы

Если мы общаемся с коллегой и возникает проблема, то иногда эта проблема бывает более глубокой. Порой коллега, с которым мы обсуждаем проблему, испытывает нас, чтобы понять, можно ли нам доверить. И тогда он заговаривает на относительно неважную тему. Если мы реагируем позитивно и сочувственно, то коллега понимает, что нам можно доверить и что-то более серьезное. К сожалению, мы часто этого не понимаем и ограничиваемся решением лишь не самой важной проблемы.

Один учитель говорил мне, что при разговоре с родителями об особых образовательных потребностях их детей он часто замечал, что родители не готовы услышать правду.

Они рассчитывают на то, что у них нормальный, счастливый и здоровый ребенок. А потом сталкиваются с тем, что их ребенок вовсе не такой. Им нужно почти что оплакивать ребенка, которого они потеряли, прежде чем они смогут принять того, какой у них есть. То же самое происходит и во время любого сложного разговора: человек не хочет слышать того, чего не хочет или к чему не готов.

Восприимчивое слушание

Макс – внешний консультант. Он рано утром приехал в компанию Peterson’s Ltd, где должен был провести однодневный семинар по навыкам командной коммуникации. Сара спросила, не хочет ли он чашечку кофе, и Макс согласился. Коллега Сары, Джим, почти сразу же довольно сердито произнес: «Ты никогда не предлагаешь кофе мне». Макс почувствовал, что между коллегами возникает напряженность. Вскоре он узнал, что все сотрудники компании принадлежат к двум противостоящим друг другу лагерям, но в течение дня ему удавалось успешно лавировать и убеждать противостоящие стороны общаться друг с другом. Позже он понял, что источник проблемы – недостаток общения. Джиму казалось, что с ним обошлись несправедливо – не сделали руководителем проекта, отдав предпочтение Саре, которая была моложе и, по мнению Джима, менее опытна, чем он. Со временем сформировались две группы – каждая поддерживала своего лидера. К счастью, Макс смог помочь им преодолеть разногласия и гармонично работать вместе над завершением проекта.

Восприимчивое выслушивание позволяет почувствовать характер людей и отношения между ними. С помощью этого способа Макс сумел по-настоящему сплотить команду.

«Но когда-нибудь нам все же нужно поговорить»

Поначалу Сэм не понимал, что делать, – Кэрол категорически отказывалась с ним общаться. Она просто сидела и хмуро молчала, отказываясь что-то говорить. Сэм понял, что так называемое «отсутствие коммуникации» на самом деле говорит о серьезных проблемах – например, о том, что Кэрол ощущает в сложившейся ситуации угрозу для себя. Сэм знал, что спрашивать: «Что случилось?» или «Что не так?» бесполезно. Он с уважением отнесся к нежеланию Кэрол разговаривать и сказал: «Кэрол, ты не обязана сейчас что-то говорить. Но когда-нибудь нам все же нужно будет все обсудить». Дав Кэрол время на размышления, Сэм наделил ее властью – и ответственностью. Теперь она сама могла решить, когда можно будет начать разговор.

Резюме

Сегодня мы обсудили навыки выслушивания и умение задавать острые вопросы. Выслушивание – сложная работа… Но и благодарная тоже!

Заключительный анализ

1. Спросите у коллег, считают ли они, что вы умеете слушать. Услышьте их ответ.

2. Вспомните недавний деловой разговор. Не были ли вы слишком заняты мыслями о том, что сказать? Не мешало ли это вам по-настоящему услышать то, что хотел сказать вам собеседник?

3. От чего следует отказаться, чтобы слушать более эффективно?

4. Какие позитивные шаги можно предпринять, чтобы стать хорошим слушателем? Попросите коллег помочь вам в этом.

5. Как часто вы делали выводы, не дав коллеге высказаться до конца и не поняв сути проблемы?

6. Какие практические шаги можно предпринять, чтобы задавать более острые вопросы? Когда у вас будет возможность сделать это?

Вопросы

1. Ключевой навык выслушивания – это…

a. Смотреть собеседнику в лицо ❏

b. Думать о том, что нужно сказать ❏

c. Сосредоточиться на том, что говорит собеседник ❏

d. Смотреть в пол ❏

2. Умение хорошо слушать…

a. Ухудшает отношения ❏

b. Провоцирует ссоры ❏

c. Позволяет людям почувствовать себя свободно ❏

d. Улучшает рабочие отношения ❏

3. Выслушивание – это…

a. Просто – вот почему меня и назначили начальником ❏

b. Тяжелая работа, но и благодарная тоже ❏

c. То, о чем не следует задумываться ❏

d. Полезно, если бы у меня было время ❏

4. Когда я слушаю собеседника правильно, то…

a. Могу понять основной смысл того, что пытается сказать мне собеседник ❏

b. Я окончательно запутываюсь ❏

c. Я легко отвлекаюсь ❏

d. Я перебиваю собеседника ❏

5. Выслушивание дает мне основу для того, чтобы…

a. Высказать собственное мнение тому, кто готов слушать ❏

b. Задать дополнительные вопросы ❏

c. Решить, что заказать на обед ❏

d. Понять, кто мне нравится, а кто нет ❏

6. Дать людям возможность высказаться и не перебивать их – это…

a. Слишком долго, а я спешу ❏

b. Раздражает ❏

c. Легко, если не нужно вслушиваться в то, что они говорят ❏

d. Позволяет понять суть проблемы ❏

7. Задавать вопросы, чтобы прояснить смысл сказанного, это…

a. Пустая трата времени ❏

b. Очень важно ❏

c. Полезно, если есть время ❏

d. Прием, смысла которого я никогда не понимал ❏

8. Я перефразирую сказанное коллегой…

a. Всегда, и это их раздражает ❏

b. Иногда, чтобы самому не заснуть ❏

c. Никогда – это признак неуважения ❏

d. Часто, чтобы прояснить то, что мне говорят ❏

9. Мои сигналы языка тела во время сложного разговора показывают…

a. Что я усвоил эти приемы ❏

b. Что мне скучно ❏

c. Что я восприимчивый человек ❏

d. Что я спешу домой ❏

10. Во время сложного разговора я задаю вопросы, которые можно назвать…

a. Агрессивными и заставляющими собеседников переходить к обороне ❏

b. Личными и смущающими собеседников ❏

c. Поверхностными и никого не задевающими ❏

d. Острыми и позволяющими выяснить суть проблемы. ❏

Четверг

Проявляем уважение к коллегам

Вступление

Какова ваша цель в трудном разговоре? Побудить людей к действиям и решить проблему. Но очень важно, как вы это сделаете. Слишком легко бывает перейти к агрессивному тону, попытаться утвердить свою власть и унизить коллегу. Если вы пойдете по этому пути, то можете выиграть сражение, но напрочь испортить отношения с этим человеком.

Сегодня мы поговорим о том, как следует с уважением относиться к коллегам:

• Подтвердите право коллеги на свою точку зрения.

• Продолжайте слушать коллегу, пока он не почувствует себя услышанным.

• Четко формулируйте свою точку зрения.

• Оставайтесь вежливым, даже если не согласны с коллегой.

• Демонстрируйте сочувствие коллегам, старайтесь войти в их положение.

• Не скрывайте своих мотивов.

• Отстаивайте свои взгляды – но не становитесь ни пассивным, ни агрессивным.

• Иногда говорите «нет», но делайте это вежливо.

Подтверждайте права других людей

Вчера мы говорили об умении слушать. Относительно всего, о чем мы говорим на этой неделе, можно сказать, что умение слушать жизненно важно, чтобы понять:

• Мысли и чувства коллег, связанные с их положением;

• Их потребности – например, в достойной оценке;

• Их интересы, цели и соображения по развитию текущей ситуации.

Но как реагировать на поведение коллег, когда они начинают говорить о себе? Вы можете продемонстрировать понимание, периодически говоря «понимаю» или «ммм». Такие жесты демонстрируют поддержку и являются сигналом для собеседника, что он может продолжать разговор. Можно иногда кивать. Но не забывайте, что все подобные сигналы должны быть естественной частью вашего стиля общения, а не усвоенным искусственным приемом. Другими словами, будьте естественны, будьте самим собой. Коллеги сразу почувствуют вашу неискренность и притворство.

Пока ваш коллега говорит, а вы реагируете, вы узнаете о нем очень многое. Вы можете почувствовать, что понимаете коллегу, но не согласны с ним. Что же делать в таком случае? Все очень просто: вы должны уважать коллегу как человека, несмотря на любые разногласия. Помните, что сигналы языка тела и интонация способны выдать ваши истинные мысли. Однажды я был на встрече руководителей одной организации, и одна из них при любом упоминании другого, который недавно получил повышение (незаслуженное, по ее мнению), переходила на повышенные тона. Интонация сразу же выдавала ее отношение к этому повышению.

Если вы выскажете подобные чувства вслух, то коллега наверняка разозлится, а его отношение к вам станет враждебным. Если вы выразите подобные чувства вслух, а потом попытаетесь извиниться, то коллега все равно будет думать: «Значит, вот что он обо мне думает!» Мы должны бороться с проявлениями неуважения друг к другу, даже если согласия между нами нет.

СОВЕТ:

Слушайте, пока не поймете истинные чувства своего собеседника

Продолжайте слушать, пока коллега не почувствует себя услышанным

Мы с вами вновь вернулись к теме, которую обсуждали в среду. Слушайте, пока не поймете истинных чувств своего собеседника. Не говорите: «Понимаю, что вы чувствуете» или «Понимаю, через что вам пришлось пройти». Если вы так скажете, то собеседник вряд ли вам поверит. Слушая, старайтесь понять чувства, стоящие за словами собеседника. Такие чувства нормальны. Вы подтверждаете право на них и показываете, что считаете их ценными. Ваша задача – по-настоящему понять человека и передать ему свои мысли. Поймите его восприятие. Вы сможете понять интересы, тревоги и потребности своего коллеги. Лично мне требуется смелость, чтобы высказать свои мысли и понять, правильно ли я истолковал мысли и чувства моего собеседника. Смелость нужна, потому что я не хочу ошибиться. Гораздо проще кивать, не понимая собеседника по-настоящему. Но я учусь преодолевать это желание. Мне хочется показать собеседнику, что я его понимаю. Даже если я знаю, что понял его не до конца, мое поведение – это первый шаг к полному пониманию. Он может мне сказать: «Это не совсем так» или «Вы не совсем правы», а потом поправить меня в том месте, где я ошибся. Вы можете сказать: «Судя по тому, что я услышал, главная проблема заключается в том, что вы много лет проработали в компании, но никто не оценил вашей работы и не высказал одобрения вашего вклада в работу команды».

Естественно, что порой вы можете оказаться в ином положении: вы понимаете главную проблему, но она совсем не та, с какой начал ваш коллега. Например, изначально разговор шел о разногласиях, связанных с мелкой проблемой, но в ходе разговора выявилась проблема более серьезная, связанная с доверием: «Вы не доверяете мне, лидеру этой организации!»

Кроме того, вы можете оказаться в положении, сходном с положением коллеги, и это позволит вам высказать свои соображения о собственном опыте или опыте кого-то другого. Как-то раз моя коллега никак не могла в срок завершить очень объемный отчет. Ей очень помогли мои слова: «Когда несколько лет назад мне пришлось составлять подобный отчет, я постоянно чувствовал, что мне не хватает нескольких дней для завершения работы». Я почувствовал, что она искренне хочет выполнить работу хорошо и в срок, но на завершение проекта понадобилось времени больше, чем ей хотелось. Она поняла, что и я тоже испытывал сходные чувства и переживал нечто подобное. И это позволило ей довериться моему опыту.

Гай умел хорошо слушать

Гай был расстроен. Он недавно получил повышение и был счастлив… несколько недель. А затем его начальник уволился, и Гай неожиданно столкнулся с проблемами, решить которые не мог. В частности, ему пришлось оценивать работу коллеги Петры. Встреча началась не лучшим образом. Гай не подготовился, поскольку вовсе не знал Петры, и у него не было времени узнать, как она работает. Петре казалось, что ее не ценят. Она пожаловалась на то, что разные руководители поручают ей слишком много работы. Петру даже отправляли на курсы тайм-менеджмента, и это ей помогло, но главная ее проблема заключалась в том, что ее руководители совершенно не умели общаться и принимать четкие решения.

Но Гай умел слушать. Он выслушал Петру и постарался ее поддержать. Он понял, что она очень организованный человек, хорошо ладящий с людьми. Кроме того, она говорила по-португальски (Петра мельком обмолвилась об этом). Гай отлично разобрался в навыках Петры и предложил ей стать личным помощником директора по внешнеторговым связям с Бразилией – Бразилия являлась для компании интересным новым рынком. В новой должности Петра просто расцвела.

Четко формулируйте свою точку зрения

Когда коллега почувствует, что вы его выслушали и поняли истинную (или глубинную) причину проблем, можно высказать собственную точку зрения. Во вторник мы с вами говорили, что нужно очень тщательно подбирать слова. Говорите кратко, четко и позитивно. Будьте смелым и выразите свои чувства, связанные с проблемой. Помните, что проблема – это не только сама проблема, но и чувства, с ней связанные. Пока не будут решены все эмоциональные вопросы, проблема вряд ли разрешится.

Будьте вежливы

Иногда в своем желании эффективно решить проблему мы забываем о мелочах – вежливости и соответствующем поведении.

• Ведите себя и разговаривайте вежливо: при встрече пожимайте людям руки, говорите «спасибо» и «пожалуйста». Не забывайте об общепринятых правилах поведения.

• Не высказывайтесь в спешке, не подумав (о подготовке к высказыванию мы с вами говорили во вторник). Будьте профессионалом, не сплетничайте.

• Помните о своем характере. Я, как правило, остаюсь человеком мягким, поэтому мне приходится заставлять себя быть более жестким и напористым. Если вы от природы склонны к доминированию, то порой старайтесь проявлять большую мягкость. Мой опыт показывает, что собеседники относятся к вам так же, как и вы к ним. Если вы разговариваете с кем-то агрессивно, можете рассчитывать на столь же агрессивную реакцию. Более мягкий и спокойный подход позволит коллегам общаться с вами в том же тоне.

• Всегда проще начать более мягко и перейти к более жесткому тону позже при необходимости. Если вы начинаете агрессивно, коллега наверняка перейдет в оборонительную позу и отреагирует столь же агрессивно. Кроме того, поменять подход на более мягкий в такой ситуации сложнее.

• Оставайтесь любезным. Помните: ваша цель не заключается в том, чтобы одержать победу над коллегой. Сохраняйте уважительное отношение. Не стремитесь унизить собеседника или выставить его в глупом свете. Не прибегайте к сарказму, не используйте покровительственный тон. Обсуждайте проблемы открыто и честно. Будьте искренни и всегда оставайтесь сами собой.

• Демонстрируйте сочувствие, готовность поставить себя на место коллеги. Слушая коллегу, вы можете понять его интересы и мотивы. Например, вы начинаете чувствовать, что коллега страдает из-за недооцененности. Подтвердите это чувство, покажите свое понимание – тем самым вы поможете ему понять, что вы воспринимаете ситуацию так же, как и он. И это покажет человеку, что вы действительно его понимаете и относитесь к нему с уважением.

• Откровенно говорите о своих мотивах. Поскольку вы преисполнены решимости подняться над мелкими офисными интригами, то должны действовать профессионально и во благо всей организации или компании. Например, если во время совещания вы скажете о том, что считаете необходимым урезать бюджет другого отдела на следующий финансовый год, и не подкрепите свое заявление вескими доводами, то не удивляйтесь, если сотрудники этого отдела перестанут с вами общаться. Если же вы объясните причины, заставившие вас высказаться подобным образом, то у коллег появится хотя бы основа для дискуссии.

• Не стесняйтесь извиняться. В некоторых книгах пишут, что извиняться не следует никогда, но мне такой совет кажется неправильным. Совершив ошибку, искренне извинитесь за нее: «Извините, я забыл сказать вам, что совещание отменили». Если ваше сожаление о сделанном или несделанном будет искренним, то можно честно объяснить причины, по которым это произошло, и перейти к более важным делам.

• Не используйте выражения «мне очень жаль», чтобы смягчить дурные новости. Вместо того, чтобы говорить: «Мне очень жаль, но мы не сможем повысить вашу зарплату в этом году», лучше искренне сказать: «Мы очень хотим повысить в этом году ваш доход. И вот несколько вариантов – например, можно предоставить дополнительный недельный отпуск…»

• Не чурайтесь и допустимого физического контакта – например, для демонстрации сочувствия. Степень физического контакта различна для разных культур. В большинстве стран физический контакт считается недопустимым, если:

– Есть вероятность того, что собеседник почувствует себя некомфортно;

– Это не соответствует социальным обстоятельствам или отношениям между коллегами.

• Оставайтесь профессионалом, даже если коллега явно расстроен. Если во время разговора собеседник явно расстраивается, вы должны остановить беседу и спросить, не нужно ли сделать перерыв хотя бы на несколько минут. Покажите, что вы понимаете обоснованность огорчения коллеги – скажите: «Я понимаю, что эти новости звучат довольно обескураживающе для вас» или что-то в этом роде.

• В конце разговора позитивно закрепите ваши отношения: «Возможно, мы и не пришли к полному согласию по всем вопросам, Фреда, но вы всегда будете для меня надежной коллегой, достойной уважения».

Осуществляйте перемены постепенно

Марту повысили и сделали лидером группы. У нее было множество хороших идей, связанных с полезными изменениями: ведение статистического учета, графики и новые личные цели. Но коллеги не восприняли свалившиеся на их голову перемены с восторгом. Наставник Марты решил с ней поговорить: «Лучше эволюция, чем революция». Марта ослабила напор и стала внедрять перемены постепенно, объясняя каждому члену команды необходимость перемен в неформальном общении. В результате коллеги почувствовали, что их ценят. Успешное внедрение перемен повысило уверенность в себе каждого из сотрудников.

Уверенность в себе

Уважение – это процесс двусторонний. Не только вы должны демонстрировать уважение коллегам, но и им следует относиться к вам с уважением. Уверенность в себе отличается от:

• Пассивности – то есть готовности терпеть плохое отношение к себе со стороны других людей

• Агрессивности – то есть желания всегда настоять на своем и плохого отношения к другим людям.

Когда вы уверены в себе, то:

• Уважаете и собственные права, и права других людей, то есть справедливо относитесь и к себе, и к окружающим

• Ведете себя активно, а не реактивно, то есть заранее готовитесь к разговорам и действиям

• Сосредоточиваетесь на поведении других людей, не критикуете их и не отрицаете их идентичность

• Устанавливаете границы

• Общаетесь твердо и уверенно

СОВЕТ:

Твердо отстаивайте свое мнение, не позволяйте другим людям относиться к вам плохо, но и не настаивайте на своем слишком агрессивно. вы не должны ни терпеть плохого отношения, ни плохо относиться к окружающим.

Как отказать в просьбе

Возможно, вам трудно говорить «нет». Кому-то хочется избежать конфронтации, кто-то хочет нравиться и быть оцененным, а кто-то наслаждается ощущением собственной нужности.

• Помните, что окружающие могут пытаться вызвать в вас чувство вины, если вы скажете им «нет».

• Отказывать лучше раньше, чем позже. Чем дольше вы откладываете что-либо, тем сложнее потом сказать «нет». Будьте более уверенны в себе и тверды.

• Работайте над улучшением отношений (см. также главу «Суббота»). Если вы хорошо знаете человека, то сможете отказать, не обидев его.

• Четко сознавайте собственную роль и приоритеты. Постоянно помните об этом. Не придется ли вам ради выполнения просьбы серьезно отвлечься от собственных дел? Если да, то скажите «нет».

• Помните о собственной квалификации. Возможно, придется отказаться от участия в работе над проектом, если вы не обладаете необходимыми навыками.

• Помните о собственных ценностях. Если вас просят поступиться принципами (например, солгать ради собственного начальника), однозначно отказывайтесь.

• Учитывайте последствия выполнения просьб. Не приведет ли выполнение просьбы к задержке выполнения собственных задач и взятых на себя обязательств?

• Будьте справедливы по отношению к себе: у вас есть право сказать «нет».

• Не забывайте о таких замечаниях, как: «Мне хотелось бы помочь, но сейчас я страшно занят и перегружен». Можете добавить: «Надеюсь, вы найдете кого-нибудь, кто сможет вам помочь». «Я очень занят, но если вы хотите написать мне короткое электронное письмо с описанием того, что вам нужно и чем я могу вам помочь, я познакомлюсь с ним».

• Предлагайте альтернативы: «Не уверен, что я подхожу для этой задачи. Почему бы вам не спросить…»

• Если начальник просит вас принять на себя дополнительную ответственность, переложите принятие решения на него – спросите, что именно вы должны делать в первую очередь.

• Обсуждайте, что именно нужно сделать.

• Не извиняйтесь. Не говорите: «Я помогу вам позже, если у меня появится время». Это лишь расширяет список ваших обязательств. Предложите коллеге обратиться к вам позже (к счастью, чаще всего люди этого не делают). Или скажите: «Посмотрим, может быть, на следующей неделе я буду не так занят».

• Идите на компромиссы, ведите переговоры: «Я подменю вас, если вы подмените меня в субботу». Но вы должны быть твердо уверены в том, что другая сторона выполнит взятые на себя обязательства.

Резюме

Сегодня мы обсудили необходимость относиться к коллегам с уважением и обратили особое внимание на следующие моменты:

• Слушайте, что говорит ваш коллега, чтобы понять суть дела.

• Будьте чутким – спокойным, но твердым – по отношению к своему коллеге и выскажите ему свое сочувствие.

• Сохраняйте уверенность в себе, четко формулируйте проблему и не скрывайте собственных мотивов.

• Отделяйте реальную проблему от связанных с ней эмоций.

• Оставайтесь вежливым.

• Будьте спокойны и уверены в себе (не ведите себя ни пассивно, ни агрессивно).

• При необходимости говорите «нет».

Заключительный анализ

1. Вспомните какой-нибудь трудный разговор на работе. Как бы вы могли лучше выслушать разные точки зрения собеседников и отделить событие от эмоций, с ним связанных? Какие следующие шаги нужно предпринять?

2. Спросите у коллег, считают ли они вас профессиональным и вежливым в трудном разговоре. Учтите реакцию коллег на будущее.

3. Продумайте заранее стратегии отказов, чтобы спокойно отвечать «нет», когда вы вернетесь к своей работе.

Вопросы

1. Относиться к коллегам во время трудного разговора с уважением, даже если вы с ними не согласны, это…

a. Приятное качество ❏

b. Полезное качество, если эти люди вам симпатичны ❏

c. Жизненно важное качество ❏

d. Совершенно не важно ❏

2. Чтобы продемонстрировать свое понимание, когда говорит мой коллега, я…

a. Периодически киваю ❏

b. Не двигаю головой ❏

c. Энергично трясу головой ❏

d. Энергично киваю каждые три секунды ❏

3. Я продолжаю слушать коллегу…

a. До обеда ❏

b. Пока точно не пойму, как он видит проблему ❏

c. Пока точно не пойму, что он чувствует ❏

d. Пока он не замолчит ❏

4. Эмодии, связанные с проблемой…

a. Истинны и нуждаются в разрешении, если на это есть время ❏

b. Истинны и нуждаются в разрешении, поэтому на них нужно выделить время ❏

c. Настолько важны, что сами становятся проблемой и не находят разрешения ❏

d. Несерьезны, поэтому я не обращаю на них внимания ❏

5. Демонстрация понимания слов и действий коллеги – это…

a. Пустая трата времени и сил ❏

b. Мило, если соответствует вашему характеру ❏

c. Признак слабости ❏

d. Очень важно ❏

6. Поняв суть проблемы и эмоций, с ней связанных, вы…

a. Можете пойти домой, потому что закончили разговор ❏

b. Должны разобраться с эмоциями ❏

c. Должны четко отреагировать и на эмоции, и на проблему ❏

d. Должны решить только проблему ❏

7. Извиняться за совершенную ошибку – это…

a. Всегда неправильно ❏

b. Иногда необходимо ❏

c. Пустая трата времени ❏

d. Бесполезно ❏

8. Быть уверенным в себе – это…

а. Позволять ситуации развиваться и реагировать на произошедшее ❏

b. Как следует подготовиться к трудному разговору ❏

c. Позволять другим людям диктовать вам, что нужно сделать ❏

d. Четко формулировать свою точку зрения, чтобы заставить окружающих с ней согласиться ❏

9. Быть уверенным в себе – это

a. Уважать себя так же, как и других людей ❏

b. Реагировать на произошедшее, не проявляя активности ❏

c. Плохо общаться ❏

d. Проявлять агрессивность ❏

10. Когда коллеги просят меня выполнить еще какую-то работу…

a. Я громко и сердито отказываюсь ❏

b. Я всегда соглашаюсь, потому что мне нравится им помогать ❏

c. Я всегда отказываюсь, потому что это их работа ❏

d. Иногда я отказываюсь, потому что уважаю собственные права ❏

Пятница

Стремимся к переменам в работе

Вступление

Приближаясь к концу недели, мы подошли к тому моменту, когда нужно рассмотреть конкретный пример трудного разговора. Мы будем опираться на то, что уже успели обсудить:

• Нужно понять, что провести трудные переговоры необходимо и уклоняться от них нет смысла

• Нужно управлять собственными эмоциями и эмоциями собеседника

• Нужно изменить взгляд на проблему, сделав его свежим и позитивным

• Нужно как следует готовиться к трудным переговорам – готовить место и т. п. Очень важны слова, сказанные в самом начале

• Нужно внимательно слушать, чтобы понять суть проблемы

• Нужно с уважением относиться к коллеге

• Нужно понять точку зрения и намерения коллеги

• Нужно творчески работать над поиском возможных решений

• Нужно сосредоточиться на цели.

Сегодня мы продолжим говорить о необходимости быть уверенным в себе и твердо отстаивать свою точку зрения в разных ситуациях. И, наконец, мы поговорим о необходимости формулировать согласованные действия в конце переговоров, чтобы время не оказалось потраченным впустую.

Управление качеством работы

В большинстве компаний и организаций есть определенные процедуры для оценки работы коллег и подчиненных. Такие процедуры обычно описаны в руководстве для сотрудников. Их называют управлением качеством работы, но иногда используются термин «аттестация».

Аттестации

Аттестации руководитель проводит регулярно – раз или два раза в год. Руководитель встречается с членами своей команды, чтобы обсудить работу каждого. В частности, руководитель должен оценить:

• Изменение качества работы с момента последней аттестации. Что сделано хорошо? Что доказывает это? Какие поставленные цели были достигнуты? В чем причины того, что некоторые цели остались не достигнутыми?

• Потребности возможного будущего развития. В чем сотрудник недостаточно квалифицирован и нужна ли ему дополнительная подготовка? Какие навыки ему нужно развить для того, чтобы добиться прогресса в карьере? Информацию о качестве работы сотрудника можно получить у тех, с кем он работает – у членов команды, подчиненных или клиентов. Это называется «полной аттестацией». Обратите внимание на то, что при таком подходе работу руководителей высшего звена оценивают те, кто на них работает.

Очень важен общий тон аттестации: меня учили использовать метод «высоко-низко-высоко» – начинайте и заканчивайте похвалой и рекомендациями, а в середине аттестации обсудите то, что идет не очень хорошо. Основная задача заключается в том, чтобы большую часть времени говорил аттестуемый сотрудник. Выслушайте его мнение о различных аспектах работы – возможно, существуют негативные факторы, которые сказываются на качестве. Будьте справедливы, позитивны и конструктивны. Выявите причины неудовлетворительного качества работы и предложите средства исправления положения. Ваша компания наверняка имеет определенные процедуры – например, политику оценки способностей – на случай, если работа сотрудника долгое время не соответствует установленным стандартам.

В конце аттестации следует поставить перед сотрудником определенные цели. Эти цели должны соответствовать SMART-подходу (более подробно об этом мы говорили во вторник).

Как сделать аттестацию менее сложной

Джек и его коллеги ненавидели ежегодные аттестации – неприятный и пугающий процесс, который повторялся каждый год. И тогда они предложили, чтобы каждый член команды в неформальной обстановке каждый месяц встречался со своим руководителем.

Неформальные личные встречи помогали раньше выявлять сложные проблемы и быстрее с ними справляться, пока они не стали слишком серьезны. Например, руководитель Джулии заметил, что ей приходится заниматься не только своей работой, но и выполнять обязанности коллеги, который долгое время находился на больничном. Руководитель сумел прийти ей на помощь довольно быстро. Питер прошел обучение на полезном семинаре по написанию отчетов. Начальник попросил его поделиться полученными знаниями с другими сотрудниками. Личные встречи улучшили отношения между сотрудниками и руководителями, руководители стали более информированными и стали лучше представлять работу каждого из сотрудников. Ежегодные аттестации стали гораздо менее неприятными.

Границы перемен

Прежде чем перейти к обсуждению конкретных ситуаций, нам нужно рассмотреть более общий вопрос: вы можете измениться, но не можете изменить других людей.

Мы можем надеяться на то, что коллеги изменятся, но не можем измениться за них.

Мы можем убеждать и пытаться убедить их в необходимости перемен, но эффективность такого убеждения может оказаться низкой. В этой книге я пытаюсь показать, что вовлечение человека в разговор, в ходе которого он может высказать и разъяснить свои взгляды и проблемы, рассчитывая на уважение и понимание, с большей вероятностью приведет к тому, что он изменит свое поведение и поступки.

СОВЕТ:

Если вы вовлекаете человека в разговор, в ходе которого он чувствует, что его слушают и понимают, он с большей вероятностью изменит свое поведение.

Вовлекайте коллег в общение

Поскольку вы относитесь к сотрудникам с уважением и позволяете им делиться своими эмоциями и намерениями, поскольку вы строите предположения именно на том, что услышали, вы можете вовлечь коллег в разрешение проблемы.

Попробуйте спросить: «Что вы должны сделать, по вашему мнению?» или «Как вы думаете, какие у вас (нас) есть варианты?» Подобные вопросы открывают дорогу к плодотворной дискуссии. Такой подход гораздо лучше конкретных приказов, когда вы сами будете говорить человеку, что он должен сделать. Вовлечение в процесс углубляет чувство доверия и позволяет сотрудникам принимать на себя ответственность. Ваши вопросы не должны звучать угрожающе и всегда должны быть направлены на решение проблемы. (Вернитесь к среде, когда мы с вами обсуждали искусство формулирования вопросов.)

Если сотрудник постоянно опаздывает на работу, не говорите ему: «Ну когда же вы начнете приходить на работу вовремя?». Ответом на такой вопрос будет мрачное: «Не знаю». Вместо этого спросите: «Как вы думаете, что вам нужно сделать?» или «Какие у вас есть варианты?». Эти вопросы открывают дорогу к разговору о других проблемах в жизни сотрудника – например, уход за детьми или забота о престарелых родственниках. Тогда можно будет обсудить альтернативные графики работы – посменная работа или работа на дому один день в неделю.

Позвольте сотруднику самому осознать трудности – не диктуйте ему. Помните историю, о которой мы говорили в воскресенье? Если бы руководитель Джон откровенно и грубо сказал Гэри, что он некомпетентен, Гэри занял бы еще более оборонительную позицию, чем раньше. Он просто не открылся бы ни для каких новых идей, связанных с другой работой. Но поскольку Джон был мудрым руководителем и относился к Гэри с уважением, он предложил ему поговорить о тех сторонах работы, которые тому нравились. Этот разговор заложил основу для пробуждения у Гэри интереса к другой работе.

Когда не нужно разрешать ситуацию

Если проблема мелкая, на нее можно не обращать внимания, если она не создает барьера между вами и сотрудником. Это означает, что о ней не нужно думать. Кроме того, проблема может быть связана с вами, а не с вашим коллегой. Однажды я присутствовал на корпоративном дне отдыха. Я стал свидетелем разговора двух коллег. Джейн откровенно сказала Сьюзи, что у нее (Джейн) вечно возникают проблемы в отношениях со Сьюзи. Это была проблема Джейн, но то, как она о ней сказала, вызвало у Сьюзи ощущение дискомфорта. Джейн вообще не нужно было ничего говорить. Проблема заключалась в ней самой, а не в ее коллеге Сьюзи.

Конкретные ситуации

Сообщение дурных новостей

То, как вы сообщаете дурные новости, в определенной степени зависит от вашего собственного характера.

• Начните кратко, но определенно. Как сообщить другому человеку дурные новости – например, как сказать другим членам семьи, что кто-то из родственников умер? Я заметил, что в нашей семье все начинают с короткого вступления: «Ты сидишь?», «У меня плохие новости», «Боюсь, я получил плохое известие». Начинать кратко, но определенно очень полезно.

• Сообщите плохие известия четко и откровенно. Сразу подходите к сути дела, не пытайтесь ходить вокруг да около. Скажите: «Вы не получили эту работу». Эти слова ваш сотрудник запомнит, поэтому постарайтесь их тщательно обдумать: вспомните, о чем мы говорили во вторник.

• Дайте сотруднику возможность ответить. Если он расстроится, позвольте ему выразить свои эмоции (см. «Понедельник»). Если вы сообщаете о том, что человек не получил работы, на которую надеялся, можете сказать: «Я понимаю, что вы очень разочарованы» или что-то подобное, если это уместно.

• Не позволяйте разговору уходить в сторону. Поскольку вы хорошо подготовились (см. «Вторник»), то вы уже знаете, какие шаги нужно предпринять вашему сотруднику. Например, нужно подписать какие-то бумаги. Если это уместно, предложите встретиться позже, чтобы обсудить дальнейшие шаги.

Восприятие критики

Никто из нас не любит, когда его критикуют, но критика – это путь к обучению и развитию.

• Если критика справедлива, поблагодарите сотрудника. При необходимости извинитесь за допущенные ошибки (или невыполненные действия) и заверьте, что в будущем в аналогичных ситуациях вы поступите по-другому.

• Если критика несправедлива, подумайте о том, что сказал коллега. Возможно, позже вам захочется сказать: «Я понимаю вашу точку зрения, Джек, но, думаю, я воспринимаю это по-другому». А затем можно рассказать о своем подходе, при необходимости объяснить свои намерения и предположения, а затем обсудить ситуацию с коллегой, чтобы понять, есть ли у вас нечто общее, что могло бы стать основой для согласия.

Общение с ленивыми, упрямыми или немотивированными сотрудниками

Ваша задача – убедить человека работать лучше или более гибко и показать, какие выгоды это сулит.

Будьте конкретны: помогите человеку понять свою роль в команде: «Если вы вводите данные в компьютер к двенадцати часам, то отдел маркетинга может работать более эффективно», «Если мы (заметьте, лучше говорить «мы», а не «вы»!) не выполним заказ для Манчестера к пятнице, то, вероятно, потеряем следующий контракт. Поэтому вам нужно…», «Как, по вашему мнению, нам следует заняться этой проблемой?» (т. е. предложите человеку сделать выбор, не спрашивайте: «Есть ли у вас какие-то идеи касательной этой проблемы?», поскольку на такой вопрос легко ответить односложно: «Нет!»)

Общение с агрессивными, негативно настроенными или эгоистичными сотрудниками

Иногда сотрудники бывают настолько агрессивны, критичны и эгоистичны, что работать с ними становится практически невозможно. Здесь можно рекомендовать разные подходы.

• Укажите на последствия их поведения: «Вы так грубо разговариваете, что двое ваших коллег попросили о переводе в другой отдел».

• Старайтесь не подпадать под влияние их негативных эмоций. Изо всех сил старайтесь сохранять спокойствие, хотя я понимаю, что на практике сделать это довольно трудно.

• Постарайтесь минимизировать непосредственное общение с этими сотрудниками.

• Сообщите руководителю, что вы могли бы работать более эффективно в другом месте (т. е. не делайте проблему слишком личной).

• Оперируйте фактами, а не эмоциями. Люди, о которых мы говорим, любят играть на нервах. Сохраняйте объективность и руководствуйтесь логикой. Будьте максимально неэмоциональны: «Подобные замечания непрофессиональны». Не тратьте время на споры с такими сотрудниками.

Общение с некомпетентным руководителем

Некоторые начальники считают себя очень значительными и идеальными. Им не нравится думать о том, что их авторитет может подвергаться сомнению. Но в реальности некоторые руководители не обладают знаниями и навыками, необходимыми для эффективной работы. Никто из нас не совершенен, и никто не знает ответов на все вопросы. Поймите, что у вашего начальника есть сильные и слабые стороны. Вот несколько тактических приемов.

• Указывайте на его ошибки косвенным образом. Иногда бывает достаточно сказать: «Возможно, вы не заметили, но…» или «Я уверен, что это случайная ошибка». А можете просто заполнить пробелы в его знаниях и навыках собственным опытом.

• Прежде чем критиковать, проверьте все факты.

• Будьте позитивны: «Мы сможем выполнить китайский заказ, если нам поможет Кейт. Я могу к ней обратиться?». Это звучит лучше, чем: «Мы не выполним заказ для Китая, если вы не попросите Кейт помочь нам».

• Обсудите трудности и возможные пути решения проблемы с доверенным коллегой или надежным другом, который сохранит ваш разговор в тайне.

• Постарайтесь не проявлять неуважения к начальнику в разговорах с коллегами.

• В самом крайнем случае обратитесь к вышестоящему начальнику.

Общение с раздраженными клиентами

Выслушайте жалобы клиентов и отнеситесь к ним серьезно. Задавайте вопросы, чтобы понять суть проблемы. Полезно будет поставить себя на их место и постараться понять, что они испытали (некачественный товар, опоздание с доставкой, раздражение из-за получасового ожидания на телефоне). Если вы общаетесь лично, поддерживайте визуальный контакт.

После того, как вы дали собеседнику возможность высказать свои эмоции и заметили, что его гнев ослабевает, подумайте, что можно сделать.

Если вы можете предпринять какие-то позитивные шаги, спросите: «Чем я могу вам помочь?» (Подобный прямой вопрос может обезоружить собеседника.) По крайней мере, вы должны продумать какие-то позитивные предложения: «Мы можем предложить вам возмещение…», «Мы можем предложить вам еще одну ночь с завтраком в нашем отеле бесплатно».

Если вы можете предложить хотя бы две альтернативы, это даст возможность человеку ощутить контроль над ситуацией – больше, чем раньше. При необходимости извинитесь за конкретные промахи: «Я сожалею, но в этом случае мы действительно вас подвели». Но не переусердствуйте с извинениями – для клиента более важно исправить ситуацию.

Общение с перфекционистами

Сегодня мы не обсуждаем качество работы, а говорим об общении с коллегами, которые настолько критичны, что готовы спорить даже о таких мелочах, как размер шрифта. Такие люди сосредоточиваются на мелких, незначительных деталях и порой бывают очень негибкими и неудобными в общении – кажется, их главное желание (почти что навязчивая идея) довести все до абсолютного совершенства. Их больше интересует буква закона, а не его дух.

Попробуйте предложить такому человеку оценить ситуацию в целом: «Алиса, если ты будешь и дальше трижды сверять данные каждой ячейки со всеми остальными документами, мы не успеем к сроку. Как ты думаешь, что нужно сделать, чтобы мы выдержали сроки?» Обратите внимание на позитивную формулировку второго предложения – мы не сказали: «Как ты думаешь, что тебе нужно перестать делать, чтобы мы успели к сроку?»

Сплетни и слухи

Сплетни распространяются со скоростью лесного пожара. Например, неосторожное замечание о чьем-либо отсутствии может привести к увольнению коллеги в считаные минуты.

Как же справиться со сплетнями?

• Их можно игнорировать. Если проблема не серьезна, сплетни умрут сами собой.

• Можно их оспорить: «Руперт, это вы сказали…»

• Можно показать, что сплетни не имеют под собой оснований, для чего нужно привести факты: «Управляющий директор не уволен».

• Если вы ничего не можете сказать, то люди должны знать: «Мы знаем, что ходят слухи… В данный момент мы ничего не можем сказать, но будьте уверены, что все разъяснится к… (уточните время)». Конечно, очень важно сдержать обещание и дать нужную информацию к назначенному времени.

Общение с застенчивыми людьми

Я сам страдал застенчивостью много десятилетий и знаю, что нет смысла говорить: «Перестаньте стесняться!». Застенчивые люди становятся менее стеснительными и замкнутыми, если готовы к разговору. Возможно, стоит направить все силы на то, чтобы сделать обстановку более свободной, а не твердить стеснительным людям, чтобы они перестали стесняться.

Учитывая все это, вы можете обратиться ко всей группе (а не к отдельным сотрудникам) со словами: «У кого-то еще есть мнение, которым хотелось бы поделиться?» в надежде на то, что наиболее активные поймут намек и промолчат, а более тихие воспримут это обращение как разрешение на то, чтобы высказать свои взгляды.

Общение с сотрудниками, которые сопротивляются переменам

Мы живем в эпоху великих перемен, но многие из нас предпочитают действовать точно так же, как всегда действовали в прошлом. Роль руководителя заключается в том, чтобы быть позитивным, честным и устремленным в будущее.

• Покажите своим сотрудникам цель – объясните, к чему вы стремитесь. Цель может быть такой же, что и раньше, но теперь к ней поведет иной путь. Воспользуйтесь возможностью подробно и точно объяснить это.

• Объясните, почему вы осуществляете перемены («Компания X сегодня располагает большей долей рынка, чем мы, и нам нужно что-то сделать, чтобы изменить это положение»).

• Будьте позитивны: «Чем мы как компания можем помочь вам?» (а не: «Какие проблемы возникли у вас в связи с предлагаемыми переменами?»)

• Используйте местоимение «мы», а не «вы» (см. предыдущий пример).

• Приводите примеры: «Другая компания испытала эту формулу и добилась большого успеха. Их прибыль в три раза превысила ту, что они имели пять лет назад».

• Объясните, как перемены повлияют на сотрудников. Подчеркните все преимущества. Сотрудникам нужно знать о них – им нравится понимать, что действия компании будут полезны для них: «В следующем году мы переместим четыре наших офиса. Мы переедем в более просторные помещения, и у вас будет больше пространства. Наш офис переезжает третьим – это произойдет в июне».

Как справиться с недопустимым поведением или недостатками личной гигиены

• Зафиксируйте произошедшее фактически.

• Если сотрудник подвергся сексуальному домогательству или расовой дискриминации, немедленно обсудите этот вопрос с кадровой службой.

• Говорите о произошедшем обобщенно: «Несколько сотрудников считают используемую вами лексику оскорбительной. В нашей компании мы привыкли общаться более профессионально. Мы были бы признательны, если бы вы перестали пользоваться подобными выражениями», «Некоторые сотрудники замечают неприятный запах возле вашего рабочего места».

СОВЕТ:

Когда неприятный разговор заходит в тупик, то порой приходится прибегать в посредничеству – а это другой тип разговора. если дело зашло настолько далеко, то обеим сторонам следует обратиться к посредникам в поисках решения – иначе результата не будет.

В конце разговора нужно подвести итоги

Сотрудники запоминают не только те слова, с которых беседа началась, но и заключительные фразы. Вспомните, как прекрасно проведенное время с друзьями, родственниками или коллегами было безнадежно испорчено в самом конце из-за того, что было сказано нечто неприятное. К сожалению, неприятный финал сохраняется в памяти гораздо дольше всего приятного.

Не забывайте о том, что к сотрудникам нужно всегда относиться с уважением – ведь они останутся вашими коллегами по работе и после неприятного и трудного разговора. Нужно расстаться с ними на позитивной ноте – это очень важно. Убедитесь, что ваш коллега понимает:

• Что нужно перестать делать

• Что нужно начать делать

• Как следует изменить свои действия и поступки.

Ваши цели должны быть SMART-ориентированы (см. «Вторник»):

• S (Specific) – конкретными, а не расплывчатыми

• M (Measurable) – поддающимися оценке

• A (Agreed) – согласованными со всеми присутствующими

• R (Realistic) – реалистичными и достижимыми, но в то же время способствующими развитию навыков вашего сотрудника

• T (Timed) – с четко обозначенными временными границами: когда действия должны быть завершены?

Если разговор закончился позитивно и эффективно, вы можете даже предложить помочь новому сотруднику, который только приступает к работе.

Завершение трудного разговора – неподходящее время для следующих действий:

• Поручение сотруднику дополнительной работы: «Пока вы здесь, хочу спросить, не могли бы вы…»

• Похвалы сотрудника: «Понимаю, что последние полчаса были для вас непростыми, но хочу, чтобы вы знали: ваша работа всегда производит на меня глубокое впечатление».

СОВЕТ:

В конце разговора убедитесь в том, что сотрудник четко понимает, что нужно прекратить, что начать и как изменить свои действия.

Резюме

Сегодня мы рассмотрели разные способы стимулирования сотрудников к переменам. Мы отметили, что прямое указание на недопустимое поведение редко приводит к желательным результатам. Гораздо более эффективно:

• Вовлечь сотрудников в разговор

• Больше узнать о них

• Выслушать их

• Отнестись к ним с уважением

• Найти позитивные способы решения проблем.

Мы рассмотрели различные ситуации и заметили, что иногда нужно вести себя прямолинейно (например, при сообщении дурных известий), тогда как в других случаях лучше избрать менее откровенные способы (например, при замечаниях относительно личной гигиены).

В целом, вы должны:

• Позволить сотруднику ответить

• Говорить четко, точно и объективно

• Всегда оставаться профессионалом

• Говорить конкретно

• Вовлекать сотрудников в разговор по мере сил

• Сохранять позитивный настрой: рассказывать о том, какие преимущества получат сотрудники в результате перемен

• Отличать факты от эмоций

• Предлагать альтернативы

• Поощрять сотрудников к тому, чтобы они воспринимали свою работу в контексте общей работы организации

• Эффективно завершать разговор, подводя итоги и закрепляя достигнутые результаты.

Заключительный анализ

Подумайте о тех сложных людях, с которыми вам приходится работать. Как вы будете общаться с ними теперь?

Вопросы

1. Мы проводим аттестацию:

a. Один раз в год ❏

b. Никогда ❏

c. Каждые две недели ❏

d. Когда вспомним ❏

2. Некоторые проблемы настолько незначительны, что…

a. Я все равно заговариваю о них, потому что мне нравится оказываться в неловком положении ❏

b. Я учитываю их, но не придаю им значения ❏

c. Я никогда не обращаю внимания на них ❏

d. Я заговариваю о них при любой возможности, чтобы уклониться от решения серьезных проблем ❏

3. Во время трудного разговора вы должны…

a. Говорить максимально уклончиво ❏

b. Критиковать как можно резче ❏

c. Говорить максимально четко ❏

d. Вести себя максимально приятно ❏

4. Быть конкретным во время трудного разговора – это…

a. Не нужно ❏

b. Полезно ❏

c. Полезно, если вы действительно так думаете ❏

d. Пустая трата времени ❏

5. Во время трудного разговора вы должны…

a. Постоянно говорить ❏

b. Позволить сотруднику говорить постоянно ❏

c. Уклоняться от решения проблемы ❏

d. Вовлекать сотрудника в разговор ❏

6. Во время трудного разговора вы должны обсудить…

a. Планы сотрудника на отпуск ❏

b. Вчерашний футбольный матч ❏

c. Преимущества конкретного решения ❏

d. Трудности конкретного решения ❏

7. Предлагать альтернативы во время трудного разговора – это…

a. Не нужно ❏

b. Главное, что следует сделать ❏

c. Возможно, если вы можете хоть что-то придумать ❏

d. Важно, если вы понимаете, что происходит ❏

8. Во время трудного разговора вы должны подталкивать сотрудников к тому, чтобы они…

a. Думали о работе своих коллег ❏

b. Лучше понимали свою работу ❏

c. Понимали, как их работа влияет на работу компании или организации ❏

d. Не думали о собственной работе ❏

9. В конце трудного разговора вы должны…

a. Не думать о подведении итогов, а просто отправиться домой ❏

b. Резюмировать только основную проблему ❏

c. Еще раз обсудить эмоции ❏

d. Напомнить о тех действиях, которые должен предпринять сотрудник ❏

10. Во время трудного разговора вы должны…

a. Знать объективные факты ❏

b. Обсуждать только эмоции ❏

c. Обсуждать только факты ❏

d. He иметь никакого плана ❏

Суббота

Строим доверительные отношения с подчиненными

Вступление

Мы подходим к концу нашей недели, посвященной ведению трудного разговора. Как вы себя чувствуете? Вам не терпится выйти «в поле» и испробовать различные принципы, о которых вы узнали? Или вас пугает перспектива сказать что-то не то? Сегодня мы рассмотрим тему трудного разговора в перспективе и поговорим о том, как облегчить эту задачу, опираясь на доверительные отношения с коллегами.

Если у вас уже сложились хорошие рабочие отношения, то вам будет проще вести трудный разговор, так как вы можете опереться на доброжелательность и доверие. Ту же идею можно высказать и в негативном ключе: плохие рабочие отношения – или отсутствие хороших – означают, что компания или организация не функционирует достаточно хорошо, а это делает трудный разговор еще сложнее, чем он должен был бы быть.

Я очень тщательно выбирал слова для названия этой главы: стройте – то есть предпринимайте активные шаги по формированию и развитию отношений; доверие – рабочие отношения, основанные на доверии, очень прочны (на это требуется время), и разрушить их не так уж и легко.

Поэтому сегодня мы поговорим о том, как можно построить и развить крепкие рабочие отношения, основанные на доверии.

Развивайте личные качества

Может показаться странным, что эта глава начинается с вас самого, а не с ваших отношений с коллегами. Но вместо того, чтобы указывать на слабости других людей, полезно для начала проанализировать собственную жизнь и перестать думать о своих отношениях, прежде чем учитывать отношения других.

• Обладаете ли вы цельностью?

– Честны ли вы? Твердо ли отстаиваете собственные моральные принципы? Не притворяетесь ли вы кем-то, кем не являетесь в действительности? (Я не говорю о том, что испытывали практически все: неопытность в начале новой работы и беспокойство относительно того, сможем ли мы справиться с требованиями. Я говорю о тех людях, которые активно обманывают других и вся жизнь которых подчинена сокрытию правды от окружающих.)

– Откровенны ли вы? Стараетесь ли вы не строить планов обмана, не действовать несправедливо или бесчестно?

– Не слишком ли поспешно вы работаете, чтобы сэкономить время или деньги? Не приводит ли это к снижению качества работы, хотя вам хорошо известно, что качество это должно быть достаточно высоким?

– Не остаются ли ваши великие идеи всего лишь идеями? Не свойственно ли вам уклоняться от усилий, которые могли бы воплотить их в жизнь?

– Можно ли вас назвать позитивным человеком? В мире, где большинство развлечений (т. е. мыльные оперы и криминальные сериалы) основано на обмане, нам нужно внимательно следить за тем, что проникает в наши умы и сердца, и контролировать собственные мысли. Поэтому мы должны изо всех сил стараться сохранять позитивный настрой в негативном мире. (Я вспоминаю тот период своей жизни, когда писал статьи для словарей и целые дни тратил на букву D. В этом разделе оказалось очень много негативных слов, начинающихся с приставки dis-: disappoint (разочарование), disconcerting (дезориентация), discourteous (бесцеремонный), disloyal (вероломный), dissent (несогласие), distress (бедствие). Помню свое внутреннее раздражение и острое желание побыстрее закончить с этими негативными словами и начать жить нормальной, позитивной жизнью.)

• Заслуживаете ли вы доверия? Только надежный и ответственный человек может рассчитывать на доверие окружающих. Всегда ли вы выполняете обещанное в оговоренные сроки? (Коллеги обязательно заметят ваши опоздания на совещания и не сданные в срок работы. Ваше поведение они воспримут как разрешение самим поступать так же.)

СОВЕТ:

Заслужить доверие окружающих может только надежный и ответственный человек.

• Насколько вы обязательны? Большинство участников моих курсов и семинаров ведут себя очень ответственно, но порой встречаются и те, кто занимается спустя рукава. И требуется немало усилий и упорства, чтобы заставить их увидеть ситуацию в ином свете и начать учиться в полную силу. Не свойственен ли и вам такой подход? Энтузиазм заразителен, но не менее заразительно и отсутствие энтузиазма и обязательности. Члены вашей команды сразу же почувствуют вашу необязательность и сочтут, что для них тоже позволительно такое же отношение к делу.

• Храните верность своему руководителю публично. Если вы с ним не согласны, обсуждайте ваши разногласия наедине.

• Извиняйтесь за совершенные ошибки. Прочитав эту главу, вы можете подумать, что я идеален! Это далеко не так – поговорите хотя бы с моей женой или коллегами! Поэтому мне пришлось научиться извиняться за совершенные ошибки. Мой мудрый старший друг однажды сказал мне: «Только сильный человек умеет признавать свои слабости». Я счел его слова полезными, поскольку наша работа – и жизнь – вовсе не связана с нашей воображаемой значимостью. Главное – это то, какие мы люди.

• Если вы скромный, застенчивый человек, вам нужно постараться стать более толстокожим и не так легко обижаться на критику, огорчаться и расстраиваться из-за нее.

• Вы должны осознавать свои ограничения. Оказавшись в трудном положении, с которым не можете справиться самостоятельно, не стесняйтесь просить помощи. Обращайтесь за советами к доверенным коллегам, которые сумеют сохранить в тайне то, о чем вы с ними говорили. Надеюсь, у вас есть такой (скорее всего, узкий) круг верных коллег и друзей, которым можно довериться.

Развивайте хорошие рабочие отношения с коллегами

• Будьте на виду: затрачивайте время и силы на построение крепких рабочих отношений со своими коллегами.

• Разговаривайте с коллегами, не ограничивайтесь одной лишь электронной почтой. Запоминайте имена. Помогайте людям. Делайте им искренние комплименты. Улыбайтесь им. Не пренебрегайте светскими беседами – они способствуют укреплению отношений. Демонстрируйте свой интерес. (Главное испытание для меня – запомнить место, где собеседники провели отпуск. Я всегда расспрашиваю, чем коллеги занимались в отпуске, но с трудом запоминаю, где они побывали.) Такие незначительные жесты уважения очень важны. Слушайте своих собеседников (вспомните, о чем мы говорили в среду). Не скрывайте своей симпатии и уважения.

• Будьте терпеливы. Вас ожидает долгий путь. Построение отношений, основанных на доверии, всегда требует времени. Некоторые рабочие отношения, которые вы построите сегодня, сохранятся на всю жизнь и будут полезны в течение всей карьеры.

• Говорите четко. Мне доводилось общаться с коллегами, которые говорили настолько расплывчато и неопределенно, что я помню об этом даже спустя несколько десятков лет. Если вы даете кому-то поручение, четко формулируйте задачу и сроки ее выполнения. Абсолютно четко формулируйте свои ожидания.

• Реже обескураживайте, чаще подбадривайте.

– Нам гораздо легче высказать свое неодобрение, чем подбодрить кого-либо. Недавно я оказался на лондонском вокзале, куда обычно приходил мой поезд, и заметил двух железнодорожников. Мне хотелось высказать им все, что я думаю об опозданиях поездов, но я сумел сдержаться, потому что знал, (а) что они наверняка делают все, что в их силах, в пределах возможного, и (б) что мои слова наверняка будут высказаны в негативном и критическом тоне. Поэтому я предпочел вообще ничего не говорить.

– Придумать слова поощрения труднее, чем высказать свое неодобрение. На это требуется время. Гораздо проще ничего не делать. Вернемся к железной дороге. На нашем местном вокзале недавно состоялась встреча пассажиров с руководством железнодорожной компании. Мы получили возможность обсудить свои проблемы и недовольство. На доске объявлений фиксировался ход дискуссии. И вдруг среди жалоб появилось одно позитивное замечание: «Нам кажется, что персонал вокзала очень хорош». Я имел в виду одну из кассирш. Когда я подходил к ней и говорил: «Мне кажется, вы просто очаровательны», она всегда улыбалась мне – даже в 6.10 утра! Зачем я это рассказал? Если то, что вы хотите сказать, может обескуражить человека, подумайте, стоит ли это говорить. Гораздо лучше приберечь силы на то, чтобы сказать что-то ободряющее.

СОВЕТ:

На преодоление одного обескураживающего замечания требуется как минимум пять выражений поддержки и ободрения.

• Если вы хотите кого-то поддержать, постарайтесь быть максимально конкретным. Не стоит отделываться пустым: «Пэм, спасибо за все, что ты делаешь». Гораздо лучше сказать: «Пэм, то, как ты справилась с…, было очень полезно. Ты – очень позитивный человек и надежный партнер». И самое главное – будьте искренни!

• Тщательно планируйте то, что собираетесь сказать. Но если слова не подбираются или кажутся неуместными, все равно выскажите их или напишите. (Вспомните, когда кто-то поощрял вас – возможно, вы не сможете вспомнить, что именно сказал вам этот человек, но наверняка вспомните, как этот поступок повысил вашу самооценку, вселил в вас надежду или уверенность.) Даже если ваши слова не будут продуманы от начала и до конца, все равно всегда можно сказать что-то вроде: «Пол, я не умею красиво говорить, но считаю, что ты великолепно справился с делом Мортимера». Я всегда стараюсь поддерживать и ободрять своих коллег, когда они делятся со мной чем-то личным и оказываются в уязвимом положении.

• Если вам нужно извлечь урок из неприятной или неудобной ситуации, будьте позитивны, а не негативны. А это означает, что не нужно искать виновных, а нужно работать над исправлением того, что было сделано неправильно.

• Иногда нужно проявлять храбрость для того, чтобы:

– Признать то, что пошло не так, как вам хотелось;

– Отстаивать то, что вам кажется правильным;

– Просто сидеть и слушать других людей.

• Ориентируйтесь на людей, а не на проблемы. Если вы не умеете хорошо ладить с людьми, обратитесь за помощью.

• Участвуйте в «светских беседах». Даже о самых обычных, относительно не важных вещах говорите со строго деловой точки зрения. Встречаясь с человеком впервые, стоит поговорить о том, как он добирался до места встречи, о погоде, семье, результатах недавнего футбольного матча, планах на отпуск и т. п. Подобный разговор делает деловые переговоры более спокойными и ровными. Без такого вступления ситуация может осложниться. Поделитесь своими взглядами на жизнь. Задавайте вопросы – начните с закрытых вопросов, на которые можно односложно ответить «да» или «нет», а затем переходите к вопросам открытым, которые начинаются со слов «почему», «как», «кто», «когда», «где» или «что» и заставляют людей разговориться. Но у собеседника не должно сложиться впечатления, что вы его допрашиваете.

• Осознавайте роли. Когда вы встречаетесь с человеком впервые и он рассказывает вам, чем он занимается (дантист, врач, полицейский, бухгалтер), помните, что вы наверняка сразу же отнесете его к категории его профессии и будете общаться с ним соответственно. Сегодня мы с вами еще поговорим о ролях внутри команды.

• Учитывайте статус и положение коллег, но к каждому относитесь как к уникальной личности. Например, если вы впервые встречаетесь с директором школы, то можете предположить, что он обладает большим авторитетом. И тогда в его обществе вам будет неуютно, потому что ваш собственный статус ниже, чем статус собеседника. Но проблема заключается в вашем восприятии, а не в реальности. Если директор школы искренне говорит вам: «Мне интересно, что вы можете сказать о…», то вам наверняка польстит то, что человек, занимающий подобное положение, спрашивает вашего мнения. Для меня важнее всего видеть в каждом человеке уникальную личность. Вспоминаю слова, сказанные об одном моем знакомом учителе: «Он разговаривает даже с уборщицами». Поймите, что вы можете полностью сокрушить человека, подчеркивая его малозначимость, постоянно перебивая или полностью игнорируя его.

СОВЕТ:

Старайтесь увидеть в каждом человеке уникальную личность.

• В меру сил убедитесь в том, что мнения, высказываемые разными отделами вашей компании или организации, соответствуют, а не противоречат друг другу.

• Ставьте цели компании или организации превыше всего. Старайтесь работать в полную силу. В большинстве организаций всегда существует офисная политика. Кто-то из коллег нравится вам больше, а кто-то меньше. Чтобы выполнить свои обязанности профессионально, вы должны в меру сил подняться выше собственных предубеждений. Не обращайте внимания на внешность и характер коллег. Всегда будьте вежливы. Не распространяйте слухов и сплетен. Старайтесь не жаловаться на коллег и всегда работайте максимально профессионально.

• Признавайте достижения коллег. Самые простые слова: «Спасибо, вы прекрасно справились с работой» – это уже выражение благодарности. Публично подтверждайте и признавайте достижения коллег, т. е. хвалите их работу в присутствии других людей. Делайте небольшие подарки – например, шоколад. Введите сертификаты, подтверждающие достижения – вы поразитесь тому, какая конкуренция за них развернется.

Как воспринимать критику

Энди только-только начал работать тренером. Он прекрасно знал свое дело, но беспокоился, сумеет ли четко донести свои идеи до слушателей. Старший коллега Питер наблюдал за его семинаром и заметил некоторые слабые места.

После семинара Питер отозвал Энди в сторону, чтобы спокойно с ним поговорить. Энди воспринял это нормально: место было выбрано вполне безопасное и удобное. Энди воспринял конструктивную критику Питера, потому что знал, что тот действует в его интересах – они оба уже давно знали друг друга.

Мы готовы воспринимать конструктивную критику от людей, обладающих большими знаниями и опытом. Мы должны знать, что можем доверять движущим их мотивам.

Развитие позитивного командного духа

Лидер команды обязан поддерживать и подбадривать членов команды. Как же вы можете поддержать членов своей команды, чтобы они более успешно сотрудничали друг с другом?

• Умейте донести до членов команды главную цель. Чем занимается команда? Какова цель этой работы? Вы должны точно представлять свои цели и вдохновить ими членов команды.

• Ставьте четкие цели перед членами команды. Абстрактные рассуждения, не имеющие связи с реальностью, расхолаживают и лишают желания работать. Неудивительно, что с совещаний коллеги выходят циниками – когда цель поставлена, но никаких практических шагов по ее реализации не намечено, на вдохновение рассчитывать не приходится. Нужно разработать практические шаги по воплощению глобальной идеи в жизнь.

• Помните, что команда – это группа людей, а не набор навыков, программ или проблем.

• Не забывайте, что сила команды – в сочетании сильных сторон ее членов (дополнительную информацию вы найдете на сайте www.belbin.com).

• Убедитесь в том, что командные ценности согласованы. Доверяют ли члены команды друг другу? Уважают ли друг друга? Чувствуют ли они собственную значимость? Ощущают ли себя частью чего-то большего? Поддерживайте членов команды, чтобы сохранить их позитивный настрой, веру в собственные силы и единство коллектива.

• Проясните ответственность каждого члена команды. Все должны знать свои задачи, и вся команда должна быть в курсе того, чем занимаются отдельные ее члены. У каждого члена команды свои навыки, поэтому старайтесь использовать сильные стороны всех членов коллектива. Например, не приглашайте на совещания тех, кто отличается нерешительностью и не представляет своих задач достаточно четко.

• Старайтесь поручать сотрудникам такие задания, которые соответствуют их навыкам и интересам. Так можно добиться наилучшего результата. Если люди заняты не тем делом, подтолкните их к расширению горизонтов, и тогда они найдут наилучшее применение своим навыкам.

• Четко распределите обязанности и определите подотчетность. Все члены команды должны точно представлять, какими денежными суммами имеют право распоряжаться. Если все покупки должны утверждаться лидером команды, члены коллектива должны знать об этом.

• Будьте гибким, ведите переговоры, признавайте право на разные стили работы. Прислушивайтесь к предложениям коллег. Будьте готовы расширить рамки существующих стандартов мышления и работы. Ищите творческие решения трудных проблем.

• Будьте справедливы. Одинаково относитесь ко всем своим коллегам, даже если кто-то из них нравится вам больше остальных.

• Убедитесь в том, что все члены команды работают одинаково напряженно и каждый исполняет свои обязанности. Вы не можете позволить себе иметь в своей команде тех, кто работает значительно меньше остальных.

• Поощряйте открытость. В меру сил привлекайте членов команды к принятию решений. Интересуйтесь мнением тех, кто отличается стеснительностью. Проявите дипломатические таланты, чтобы успокоить тех, кто говорит слишком много.

• Поощряйте инициативу членов команды. Людям вовсе не обязательно обращаться к вам с самыми мелкими проблемами и трудностями. Поощряйте предприимчивость и самостоятельность в решении проблем.

• Подталкивайте членов команды к поддержке друг друга. Если кто-то испытывает трудности, то другие члены команды могут прийти ему на помощь.

• Всячески повышайте эффективность работы команды. Члены команды не должны сидеть и ждать. Все должны постоянно искать новые, лучшие способы работы, которые сократят затраты времени или денег. Проверьте, не вводят ли члены команды одни и те же данные в разные документы? Если да, то устраните дублирование, чтобы сотрудникам достаточно было ввести информацию один раз.

• Разработайте и установите эффективные процедуры контроля, чтобы постоянно знать, что происходит, и регулярно оценивать прогресс. Например, если вы замечаете, что расходы персонала не проверяются должным образом, эту ситуацию следует разрешить немедленно.

• Отмечайте успехи. Признавайте успехи членов команды. В некоторых странах сотрудники стесняются этого, но это является важной частью одобрения и высокой оценки. Отмечайте успехи команды: завершив проект, устройте какой-нибудь праздник – пообедайте всем коллективом в особом месте или пригласите всех на банкет. Такие мероприятия развивают у членов команды чувство принадлежности.

СОВЕТ:

Отмечайте успехи. признавайте успехи и отдельных сотрудников, и всей команды в целом.

• Не забывайте об обратной связи. Вы как лидер команды должны неформально общаться со всеми сотрудниками, чтобы они понимали, хорошо ли работают. Или недостаточно хорошо. Говорите конкретно: «Я считаю, что вы прекрасно ответили на жалобу клиента и выбрали верный тон». Сотрудники должны знать, что вы ожидаете от них обращений. Это позволяет решать сложные проблемы быстрее, пока они не стали по-настоящему серьезными.

• Обеспечьте членам команды возможность обращаться к вам, если им нужна помощь. Не будьте слишком холодным и недоступным.

• Обеспечьте сотрудникам возможности для повышения квалификации, особенно в тех сферах, которые во время аттестаций были отмечены как нуждающиеся в развитии.

• Не забывайте о юморе. Устраивайте дни укрепления командного духа, чтобы люди, работающие в разных группах, могли пообщаться друг с другом. Устраивайте соревнования для групп. Такие развлечения всегда вызывают смех и сближают людей. Вы увидите людей с такой стороны, о какой и не подозревали.

Работайте над отношениями

Питер начал работать в новой компании. Еще на собеседовании его предупредили об одном из коллег, Дереке. Питер знал, что Дерек – человек сложный и работать с ним непросто. В первый же день работы Питер представился Дереку. Он сказал, что работа Дерека непроста, поскольку в его помощи нуждаются многие сотрудники. Питеру самому понадобится помощь Дерека в том проекте, который будет ему поручен. В конце разговора Питер выразил надежду на то, что их сотрудничество будет плодотворным.

Коллеги поразились тому, как хорошо Питер сработался с Дереком. Но все началось с искреннего желания Питера построить хорошие отношения с Дереком. Питер не пожалел для этой цели ни времени, ни сил и продемонстрировал, что относится к новому коллеге с глубоким уважением.

Резюме

Сегодня мы обсудили практические способы, с помощью которых руководитель может построить крепкие, основанные на доверии рабочие отношения с сотрудниками. Это не просто поможет вам успешно пережить сложные моменты, которые неизбежны в любой работе, но еще и будет полезно с чисто человеческой точки зрения.

Заключительный анализ

1. Изучите приведенный ниже список качеств:

a. Умение принимать критику

b. Умение извиняться

c. Четкое распределение обязанностей

d. Обязательность

e. Смелость

f. Умение вдохновлять сотрудников

g. Энтузиазм

h. Умение ценить успехи коллег и говорить об этом

i. Хорошие навыки общения

j. Умение хорошо слушать

k. Навыки лидера команды

l. Цельность

m. Осознание собственных ограничений

n. Преданность

o. Терпение

p. Надежность

2. Какие три качества развиты в вас особенно хорошо?

3. Каким трем качествам вам следует уделить больше внимания?

4. Какие практические шаги вы можете предпринять по развитию тех трех качеств, которые в этом нуждаются? Что именно вы можете сделать? Когда это можно сделать?

Вопросы

1. Построение основанных на доверии рабочих отношений в организации – это…

а. Роскошь ❏

Ь. Жизненно важно ❏

с. Пустая трата времени ❏

4. Совершенно неважно ❏

2. Пытаясь построить хорошие рабочие отношения вы должны больше думать…

а. О том, как обескуражить сотрудников ❏

Ь. О том, как поддержать сотрудников ❏

с. О своем начальнике ❏

d. О своем отпуске ❏

3. «Светская беседа» – это…

а. Полезное для достижения взаимопонимания средство ❏

Ь. Абсолютно пустая трата времени ❏

с. Нечто более важное, чем реальный бизнес ❏

d. Обычное проявление вежливости ❏

4. Думая о ролях других людей…

а. Я испытываю трепет перед теми, кто обладает более высоким статусом ❏

Ь. Я весьма высокомерен по отношению к тем, чей статус ниже ❏

c. Я помню об этом, но этот фактор не влияет на мое поведение ❏

d. Я вообще не думаю о других ❏

5. В нашей команде мы точно знаем, что…

а. У каждого есть строго определенная роль, которую мы обсуждаем при встрече ❏

Ь. у каждого есть разные роли, которые используются в качестве основы и помогают работать более эффективно ❏

с. У нас нет определенных ролей ❏

d. Все исполняют одни и те же роли ❏

6. Мне бы хотелось улучшить командный дух в своей команде:

а. Спасибо, у нас и так все хорошо. Ничего делать не нужно ❏

b. И я очень хочу предпринять практические шаги по достижению этой цели ❏

с. Но я осознаю свою слабость и промахи, совершенные при руководстве командой ❏

d. Но я слишком ленив, чтобы сделать это ❏

7. Поручая работу коллегам:

а. Я просто даю им задания, не думая об их навыках и опыте ❏

Ь. Я не поручаю работу коллегам и не распределяю обязанности. Вот почему я считаю себя незаменимым и перегруженным сверх меры ❏

с. В хорошие дни я стараюсь четко определять порученные людям задания ❏

d. Я стараюсь поручать людям дела, которые соответствуют их навыкам и увлечениям ❏

8. Если кто-то совершил ошибку, я:

а. Не обращаю на это внимания и продолжаю работать, надеясь, что это не повторится ❏

Ь. Указываю на совершенный промах публично, чтобы человек всю жизнь мучился от стыда ❏

с. Не обращаю внимания и не превращаю ситуацию в полезный для будущего урок ❏d. Спокойно беседую с человеком в приватной обстановке ❏

9. Отмечая успехи, я:

а. Публично отмечаю заслуги и сильные стороны сотрудника ❏

b. Говорю об этом сотруднику наедине чтобы тот не возгордился, а остальные члены команды об этом вообще не знали ❏

с. Неискренне и неохотно признаю заслуги других людей ❏

d. Я слишком стеснителен, чтобы делать это, поэтому и не делаю ❏

10. Я сосредоточен на…

а. Решении проблем ❏

Ь. Преодолении кризисов ❏

с. Помощи людям в реализации их потенциала ❏

d. Себе самом ❏

Как выжить в трудные времена

Во время экономического спада трудный разговор возникает гораздо чаще, поскольку все ощущают трудности и давление. Сотрудники испытывают серьезный стресс, поскольку им приходится держаться за работу – конкуренция усиливается, а рабочих мест становится меньше. Но не падайте духом! Если вы запомните то, о чем говорилось в этой книге, то сумеете сделать все возможное, чтобы максимально облегчить это сложное общение.

Вот десять основных советов, которые помогут вам убедиться в том, что даже самый непростой разговор в эти сложные времена будет исключительно профессиональным.

1. Общайтесь эффективно

Во времена экономического спада эффективная деловая коммуникация приобретает особое значение. Организациям, которые признают важную роль деловой коммуникации для бизнеса, легче выжить и преуспевать, чем тем, которые этой роли не признают. Руководители организаций, где ценят коммуникацию, знают, что эффективные рабочие отношения улучшают моральный климат в компании и облегчают функционирование организации. Преимуществом этого является то, что когда (обратите внимание: «когда», а не «если») начинается крупный разговор, сложившиеся хорошие отношения между сотрудниками делают подобное общение менее тяжелыми.

2. Цените своих сотрудников

Организации, которые ценят своих сотрудников, создают корпоративную культуру, которая помогает им не только выжить, но еще и приспособиться к сложным экономическим условиям. Начните прямо сегодня с мотивации, поощрения и поддержки коллег. Роль руководителя не только в том, чтобы относиться к коллегам с уважением, но еще и в создании условий, которые позволят каждому сотруднику в полной мере реализовать свой потенциал.

3. Говорите четко

В сложные экономические времена поговорка «время – деньги» приобретает особый смысл. Вы наверняка захотите, чтобы каждая ваша беседа была максимально эффективной. А для этого нужно говорить очень четко. Вы должны точно представлять себе цель любой беседы, аттестации или совещания. Вы должны точно знать, каких результатов хотите добиться. Избегайте расплывчатой неопределенности, будьте сосредоточены и готовьтесь к каждой беседе, чтобы не тратить попусту время и силы. Приходите на совещание с четко продуманными творческими решениями – только так можно продвинуться вперед. Если разговор уходит в сторону, вы должны вернуться к основной теме.

4. Оставайтесь профессионалом

В эпоху экономического спада крупные разговоры приходится вести чаще, чем обычно. Тщательно продумывайте, что вы хотите сказать. Особое внимание уделяйте вступительным словам. Не поддавайтесь искушению не тратить времени на подготовку. Поймите, что вам нужно решать проблемы, а не игнорировать их в надежде, что они решатся сами собой. Не уклоняйтесь от решения сложных проблем. Ведите себя профессионально, будьте твердым и справедливым.

5. Станьте хорошим слушателем

Поймите, что секрет победы в сложном разговоре кроется в умении слушать. Вы должны внимательно слушать, пока суть проблемы не станет вам ясна. В сложные времена это бывает непросто, поскольку возникают другие трудности, а вам нужно вскрыть самую значимую, глубинную проблему.

6. Сохраняйте уверенность в себе

Уверенность в себе позволяет достичь золотой середины между пассивностью и агрессивностью. Если вам свойственна пассивность и мягкость, то вы должны научиться проявлять твердость – это необходимо любому руководителю. При необходимости заставляйте себя проявлять во время общения большую жесткость, чем обычно. Если же от природы вы – очень уверенный в себе человек, то вам нужно научиться сдерживать свою жесткость, чтобы люди могли проявить себя в вашем присутствии наилучшим образом.

7. Будьте дипломатом

Поскольку вам нужно добиться от людей наилучших результатов, иногда необходимо спокойно побеседовать с сотрудником в приватной обстановке. Вы должны знать, когда следует заговаривать о проблеме и решать ее, а когда это не имеет значения и можно оставить все как есть.

8. Умейте говорить «нет»

В трудные экономические времена в условиях сокращения штатов порой приходится брать на себя больше обязанностей, чем обычно. Трезво оценивайте свои возможности. Иногда приходится отказывать коллегам просто для того, чтобы завершить собственную работу. Мы с вами говорили об этом в четверг – вернитесь к нашим рекомендациям.

9. Сохраняйте позитивный настрой

Во времена экономического спада нас буквально бомбардируют дурные известия. Старайтесь сохранять позитивный настрой и оставайтесь конструктивным лидером. Постарайтесь подняться над общей негативностью и цинизмом. Не погружайтесь в ничегонеделание. При возможности подчеркивайте преимущества и предлагайте альтернативные варианты. Будьте сильным и позитивным лидером.

10. У вас должна быть группа поддержки

Поскольку вы знаете, что в период экономического спада крупные разговоры неизбежны, то будет полезно создать круг верных друзей – группу поддержки, к которым вы можете обратиться и с которыми при необходимости можете поделиться конфиденциальной информацией. Эти люди помогут вам не воспринимать критику (а критика обязательно будет!) слишком близко к сердцу.

Ответы на вопросы в конце каждой главы

Воскресенье: 1b; 2a; 3d; 4c; 5b; 6a; 7c; 8b; 9d; 10b.

Понедельник: 1b; 2a; 3c; 4b; 5c; 6d; 7a; 8d; 9b; 10a.

Вторник: 1d; 2c; 3a; 4c; 5c; 6b; 7a; 8b; 9d; 10c.

Среда: 1c; 2d; 3b; 4a; 5b; 6d; 7b; 8d; 9c; 10d.

Четверг: 1c; 2a; 3c; 4b; 5d; 6c; 7b; 8b; 9a; 10d.

Пятница: 1a; 2b; 3c; 4b; 5d; 6c; 7d; 8c; 9d; 10a.

Суббота: 1b; 2b; 3a; 4c; 5b; 6b; 7d; 8d; 9a; 10c.

* * *

Content

Мартин Манзер
Научись вести сложные переговоры за 7 дней

Вступление

Воскресенье Настраиваемся на нужный тон беседы

Вступление

Почему мы избегаем разговора на деликатные темы?

Другие способы ведения трудного разговора

Разные виды деликатных проблем

Самосознание

Сосредоточенность на цели

Резюме

Вопросы

Понедельник Учимся управлять эмоциями

Вступление

Не игнорируйте ощущения

Управляйте своими мыслями

Выражайте эмоции

Подтверждайте чувство идентичности

Не упрекайте, а переосмысляйте

Резюме

Вопросы

Вторник Тщательно готовимся к сложному разговору

Вступление

Подготовьте место для разговора

Время разговора

Подготовьте свою речь

Чаще пользуйтесь местоимением «я», чем «вы»

Говорите четко и объективно

Проверяйте, поняли ли коллеги сказанное вами

Не отклоняйтесь от темы разговора

Делайте перерывы

Делайте предложения

Заканчивайте на позитивной ноте

Резюме

Вопросы

Среда Тренируемся внимательно слушать собеседника

Вступление

Слушайте более внимательно

Выслушивание – это тяжелая работа

Важная роль выслушивания

Советы по улучшению навыков выслушивания

Выслушивание помогает вам лучше понять собеседника

Задавайте острые вопросы

Более глубокие проблемы

Резюме

Вопросы

Четверг Проявляем уважение к коллегам

Вступление

Подтверждайте права других людей

Продолжайте слушать, пока коллега не почувствует себя услышанным

Четко формулируйте свою точку зрения

Будьте вежливы

Уверенность в себе

Как отказать в просьбе

Резюме

Вопросы

Пятница Стремимся к переменам в работе

Вступление

Управление качеством работы

Аттестации

Границы перемен

Вовлекайте коллег в общение

Конкретные ситуации

Сообщение дурных новостей

Восприятие критики

Общение с ленивыми, упрямыми или немотивированными сотрудниками

Общение с агрессивными, негативно настроенными или эгоистичными сотрудниками

Общение с некомпетентным руководителем

Общение с раздраженными клиентами

Общение с перфекционистами

Сплетни и слухи

Общение с застенчивыми людьми

Общение с сотрудниками, которые сопротивляются переменам

Как справиться с недопустимым поведением или недостатками личной гигиены

В конце разговора нужно подвести итоги

Резюме

Вопросы

Суббота Строим доверительные отношения с подчиненными

Вступление

Развивайте личные качества

Развивайте хорошие рабочие отношения с коллегами

Развитие позитивного командного духа

Резюме

Вопросы

Как выжить в трудные времена

1. Общайтесь эффективно

2. Цените своих сотрудников

3. Говорите четко

4. Оставайтесь профессионалом

5. Станьте хорошим слушателем

6. Сохраняйте уверенность в себе

7. Будьте дипломатом

8. Умейте говорить «нет»

9. Сохраняйте позитивный настрой

10. У вас должна быть группа поддержки

Ответы на вопросы в конце каждой главы