Тиэ Икэда

Час твоего рассвета. Японский метод планирования жизни и достижения целей

Оригинальное название:

Все права защищены.

Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.

“ASA 1-JIKAN” DE SUBETE GA KAWARU

MORNING ROUTINE

Copyright © Chie Ikeda 2020

Russian translation rights arranged with Nippon Jitsugyo Publishing Co., Ltd. through Japan UNI Agency, Inc., Tokyo

© Издание на русском языке, перевод, оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2024

* * *

Введение. Как утреннее определение приоритетов поможет вам управлять жизнью

Эта книга для тех, кто сталкивается со следующими проблемами:

1) нехваткой времени:

• не могу рано вставать: либо не получается выработать привычку, либо это не приносит никаких результатов;

• встаю рано, но не успеваю сделать ничего из запланированного;

• хочу заняться каким-нибудь хобби, но постоянно работаю, и времени на себя не остается;

• хочу меньше перерабатывать, вовремя достигать целей и доводить начатое до конца;

• работа отнимает все время, и я не вижу никаких перспектив для себя;

2) тревогой о карьере и будущем:

• выполняю много срочных задач, но опыта мне это не прибавляет, радости не приносит, поэтому не знаю, что делать дальше;

• хочу перепробовать все и везде, и пусть это никак не связано с моей нынешней работой и карьерой;

• с годами мне дают все больше и больше поручений, кажется, что я живу только ради работы.

Начнем утро с самого важного

Доброе утро! Меня зовут Тиэ Икэда, и я ваш утренний консультант по планированию времени.

Сейчас я руковожу сообществом «Утренняя карьера», которое помогает людям обрести уверенность в вопросах карьерного роста, смены работы, подработки, открытия своего бизнеса, выхода на пенсию и т. п. Я провожу корпоративные тренинги и лекции, посвященные планированию утреннего распорядка сотрудников, а также консультирую тех людей, которые хотят изменить свою жизнь, помогаю им научиться вставать рано по утрам и осознать, куда двигаться дальше.

Вот уже двадцать шесть лет я встаю рано утром и одиннадцать лет занимаюсь изучением утренней активности. В ходе исследований я узнала, что проблемы «мне не хватает времени» и «я беспокоюсь о карьере и будущем» легко решить, если грамотно использовать свое утро, а точнее, первый час дня. Однако многие люди не умеют рано вставать и не могут выделить этот час. Для них в этой книге я представляю конкретные техники, которые, во-первых, научат подниматься спозаранку, а во-вторых, расскажут, что надо делать после раннего подъема.

Но сначала позвольте рассказать, почему я выступаю за ранний подъем. Когда я оглядываюсь на свой жизненный путь, то осознаю, что поворотным моментом в моей судьбе стало именно раннее пробуждение. У меня было много комплексов, я не знала, кто я на самом деле, постоянно обвиняла во всем окружающих, злилась и жаловалась на то, что меня обманули, – и только ранний подъем изменил меня.

Я всегда была совой, но в девятнадцать лет, после того как дважды провалила вступительные экзамены в университет, решила бросить себе вызов. Я поняла, что так дальше продолжаться не может: этот путь ведет меня в тупик.

Именно поэтому я перестала учиться спустя рукава, начала рано вставать и заниматься на свежую голову. Так мне стало проще концентрироваться, я ощутила бодрость, мои результаты улучшились – и я поступила на факультет политологии Университета Кэйо. Это был мой первый успешный опыт раннего пробуждения.

Итак, я поступила туда, куда хотела, и решила, что теперь-то все будет хорошо. Но я ошибалась. Я с трудом сдала вступительные экзамены, а теперь едва получала зачеты, и оценки мне ставили весьма посредственные. Кроме того, у меня не было никаких увлечений, а меня окружали умные и сообразительные студенты, которые жили на полную и выглядели очень ярко. «Почему я не такая, как они?» – целыми днями мучилась я вопросом, а потом впадала в апатию и хандру.

Наступило время искать работу, но и тут все пошло не так: я получила отказы от тридцати компаний. В конце концов меня взяли только в ресторанную венчурную фирму. Однако мне не удавалось работать и развиваться, и вскоре меня отсадили подальше к окошку и перестали давать важные поручения.

В тот момент я вспомнила, как успешно поступила в университет, и снова начала рано вставать. Постепенно моя репутация на работе изменилась к лучшему. Потом я устроилась по внештатному договору в компанию, которая занималась стратегическим консалтингом. Чтобы повысить квалификацию, я поднималась ни свет ни заря и усердно работала, и вскоре меня перевели на постоянную должность – и у меня появилось время на хобби. Чуть позже я получила от компании разрешение открыть собственное дело и заниматься им вне рабочего времени.

Свой опыт я описала в книге «Вставай в четыре часа утра, и все получится», которая вышла в 2009 году. С тех пор было продано более 120 тысяч экземпляров издания, а я стала известна как эксперт по утренней активности. В 2010 году я разработала специальный блокнот для утренних дел, который вот уже более десяти лет пользуется популярностью.

За прошедшие годы многие узнали об утренней активности и стали сторонниками этой стратегии, участниками моих мероприятиях. Я очень благодарна за это. Многих людей отпугивает необходимость просыпаться в четыре утра. Но на самом деле неважно, во сколько вы поднимаетесь.

Не надо жертвовать сном, чтобы вставать именно в четыре утра.

Делайте то, что важно именно для вас, и делайте это утром, когда вы можете сконцентрироваться, но не зацикливайтесь на времени пробуждения.

Так чем же важным можно заняться за время, отведенное для концентрации? Это так называемый утренний распорядок, который займет один час вашего утра. В частности, первые полчаса стоит посвятить задачам на текущий день, а вторые полчаса – тем делам, которые помогут приблизить исполнение вашей мечты.

Эту книгу можно назвать окончательным и полным изданием, посвященным утренней деятельности. Все годы после выхода «Вставай в четыре часа утра, и все получится» я продолжала рассказывать об этой стратегии и провела множество консультаций, благодаря которым поняла, насколько важно обозначить приоритеты утром. Если, используя утренний распорядок, вы определите главные задачи и будете управлять ими по предложенному мной шаблону, то сможете решить те проблемы, которые перечислены в самом начале.

Книга состоит из трех частей и дополнения.

В первой части я объясняю, почему вам не удается встать рано, даже если вы этого хотите, и рассказываю, как можно это исправить.

Во второй части я привожу конкретные способы по постановке задач на день (это первые полчаса вашего утреннего распорядка).

В третьей части я советую, какие меры принять, чтобы достичь своего идеального будущего (задачи на оставшиеся полчаса), и рассказываю о своей системе посева.

В качестве приложения представлено «Руководство по утренней деятельности START UP», которое поможет вам выработать привычку вставать рано утром и находить час свободного времени.

Что такое утренний распорядок?

Утренний распорядок – это последовательность действий, которую вы определяете для себя каждое утро. В целом распорядком называют привычный и неизменный шаблон действий, но я предлагаю стратегически изменить это представление, добавив ему прицел на будущее, к которому вы стремитесь. Известная поговорка гласит: путь в тысячу ли начинается с одного шага. Так и здесь: если вы мечтаете добиться результатов и изменить настоящее, то множество мелких ежедневных действий помогут вам приблизиться к своему идеалу и стать тем, кем вы хотите.

Преимущество раннего подъема – возможность выделить время для посева, который поможет вам приблизиться к идеальному будущему и стать тем, кем вы хотите.

Изменив привычки, вы, несомненно, сможете изменить и свою жизнь. На каждом этапе моего пути, когда я думала: «Хочу стать такой-то и такой-то», мне удавалось воплотить эти намерения в жизнь благодаря изменениям, внесенным в утренний распорядок.

Когда я была абитуриенткой, мое «хочу стать» означало «хочу поступить в университет». И когда я осознала, что так дальше продолжаться не может, то прекратила учиться как ни попадя. Вместо того чтобы вяло засиживаться за учебниками до ночи или ходить только на лекции популярных профессоров, я сузила фокус занятий, сконцентрировалась на конкретных вещах, внесла их в свой утренний распорядок и смогла сдать экзамены.

В ресторанной компании, куда меня взяли на работу после вуза, я часто расстраивалась. Меня не приглашали на встречи, хотя я хотела в них участвовать, а в те дни, когда я была готова на трудовые подвиги, мне говорили: «Лучше возьми выходной». Я не могла ощущать себя частью команды и стала думать, что неспособна к работе. В этой ситуации мое «хочу стать» означало «хочу успешную карьеру в компании и получить признание». Во время утреннего распорядка я внимательно проанализировала свою работу и сформулировала план действий: тщательно наблюдать за людьми, которые успешно трудились, и читать книги, чтобы улучшить деловые навыки. В результате отношение ко мне в компании постепенно изменилось.

После смены работы меня взяли вне штата на контракт с почасовой ставкой в тысячу иен. И тут мое «хочу стать» стало значить «хочу работать в штате!». В мои обязанности входила коммуникация с консультантами и подготовка необходимых материалов для переговоров. Здесь я снова использовала утренний распорядок как возможность совершенствоваться – продумать тайминг коммуникации и техники переговоров, а также методы составления вспомогательных материалов. В результате через год меня взяли в штат.

Когда с работой у меня все наладилось, я решила: «Хочу улучшить свои кулинарные навыки» – и принялась по утрам оттачивать это мастерство. С разрешения компании я стала по выходным проводить занятия по хлебопечению и научилась совмещать работу и хобби.

Начав собственный бизнес, я решила: «Хочу рассказать как можно большему числу людей о преимуществах раннего подъема». И в качестве утреннего распорядка я выбрала написание и рассылку текстов. В результате я уже десять лет выпускаю блокнот, посвященный утренней деятельности, провожу консультации по улучшению бизнеса под названием «Всего один утренний час» и руковожу сообществом «Утренняя карьера».

На каждом жизненном этапе повторяйте: «Я хочу стать тем-то или быть таким-то!» – уделите этому часть своего утреннего распорядка, и вы сможете добиться всего, чего хотите. Выполнив задачи, которые вы назначили себе утром, вы получите ощущение самореализации и самоутверждения, поскольку смогли сдержать данное себе обещание и потратить время на важное дело.

Стремительное распространение удаленной работы и гибкого рабочего графика показало: до сих пор мы нередко достигали поставленных целей с помощью принуждения – «приходи на работу и делай вот это до назначенного времени», «беспрекословно следуй установленным правилам». Однако в будущем, когда необходимость приходить в офис исчезнет или когда обязательной работы больше не будет, придется самому думать о себе, смело смотреть в свое будущее и создавать систему, которая жестко упорядочит жизнь в соответствии с принципом «хочу стать!».

Лучший способ изменить себя в пока еще не определенном будущем – утренний распорядок, который поможет вам достичь идеала. Настало время обзавестись привычкой к утреннему распорядку как ко времени самосовершенствования.

Не откладывайте на пенсию то, что можете сделать за утренний час

На одной недавней консультации меня шокировали слова клиента, которому только-только исполнилось тридцать: «Мечтаю открыть небольшой магазинчик, когда выйду на пенсию».

Возможно, он говорил так из скромности или стеснения, но до пенсии еще было очень далеко.

От слов «мечта» и «пенсия» мне стало неловко, ведь за ними стояли такие мысли и чувства:

• откажись от мечты, пока не состаришься;

• я откладываю исполнение своей мечты, не хочу пока начинать;

• я думаю, что смогу реализовать ее потом, например в старости;

• самоотрицание: я не могу исполнить свою мечту сейчас.

Если вы думаете: «Надо подождать, еще не время», то имейте в виду: «нужное» время никогда не настанет. Почему бы не избавиться от привычки ждать у моря погоды, полагая, что сейчас – не самый лучший момент?

Раньше я часто сравнивала себя с другими и впадала в уныние. Мне знакомы эти чувства – многие люди игнорируют свою ценность. Но не стоит тратить время впустую, замечая только то, чего у вас нет, и мечтая об этом.

Не стоит извиняться за то, что вы недостаточно хороши. Ведь наверняка есть что-то, что поддержит вас на пути вперед. А утренний час поможет вам сделать первый шаг.

Вот цитата, которая всегда ободряет меня. Это слова американского предпринимателя Бена Хоровица из книги «Легко не будет»: «Прими свою необычность, свое воспитание, свою интуицию. Если все это не станет залогом твоей победы, то его не существует вообще»[1].

В конце концов, у вас есть только то, что у вас есть, и вы можете сражаться только этим.

Почему бы вам не поискать в настоящем, где вы можете одержать победу?

Будущее не обязательно является следствием прошлого. Каким бы безысходным ни казалось прошлое, в любой момент могут произойти большие перемены, в чем я убедилась на примере утренней деятельности. У вас может быть прекрасное будущее, которое вы сейчас и представить не можете. Но оно не случится, если вы будете думать: «Я сделаю это на пенсии, а сейчас подожду».

Оружие для воплощения вашей мечты – час с утра, необходимый для утреннего распорядка. Если в течение утреннего часа вы сможете сосредоточиться на том, что необходимо сделать, определить приоритеты, а затем в течение дня завершить намеченное, то будете двигаться вперед не с тревогой, а с чувством удовлетворения.

Даже если в какой-то день вы не справитесь с задачами утреннего часа, это всего лишь один день из трехсот шестидесяти пяти. Чтобы каждый день бросать себе вызов и становиться лучше, обзаведитесь ежедневной привычкой определять приоритеты, спокойно обрабатывать задачи и анализировать, насколько вам удалось их выполнить, оценивать, была ли постановка задачи подходящей. Когда вы сможете заниматься важными вещами благодаря утреннему часу, ваша жизнь кардинально изменится.

Часть первая. Почему вам не удается вставать рано?

Определение приоритетов – ключ к раннему подъему

Уже более десяти лет я учу людей раннему подъему и заметила схожие сложности как у тех, кто не может встать рано, так и у тех, у кого не формируется привычка к раннему подъему либо кто ничего не добивается даже при раннем пробуждении. Перечислю эти сложности и наиболее распространенные проблемы.

1. Я не знаю, как определить приоритеты.

• У меня много задач, которые я должен сделать, но я не могу выполнить их все.

• Ничего не знаю, мне сейчас нужны только сон и отдых.

• Я работаю над важным проектом, но мои старания не оценивают.

2. Я неправильно определяю приоритеты.

• Начальник постоянно спрашивает у меня: «Как продвигается проект?» Я стараюсь аккуратно выполнять все поручения, но босс думает, что я работаю медленно, и низко оценивает меня.

• Не могу похудеть: то сижу на рискованных диетах и худею на три килограмма за три дня, то компульсивно переедаю.

• Я хочу замуж и ребенка («часики тикают»), но не могу планировать брак и семью, потому что много работаю.

• Я хочу работать за рубежом! Я даже начал учить английский, но забываю оттачивать другие навыки и вряд ли когда-нибудь добьюсь своей цели.

3. По пути я теряю цель из виду.

• Я либо раз в полгода меняю модель для подражания, либо ищу ее годами.

• Поступил в аспирантуру для работающих взрослых по программе «Сто лет активной жизни», но только учусь и не знаю, что делать дальше.

• В компании сняли запрет на подработку, и теперь я подрабатываю. Однако не ощущаю синергии с основной работой и трачу все свое время только на работы и подработки.

Может, и вам знакомы такие проблемы? Если хотя бы в одном из этих примеров вы узнали себя, вероятно, вы в замешательстве и не знаете, что делать дальше.

Как показывает мой опыт, в таком состоянии человек не знает, куда движется его карьера или жизнь, не понимает, что нужно сделать или чего он хочет, и поэтому действует строго по чужой указке. Как результат, ему не удается верно обозначить приоритеты, он упускает время, когда нужно действовать, или, напротив, тратит его впустую.

Чтобы выйти из подобного состояния, я рекомендую утренний распорядок: утром надо составить список самых важных для вас задач и выполнить их. Ранний подъем поможет вам потренироваться в определении приоритетов и сделать три важных шага:

• пересмотреть привычки, с которыми вы жили до сих пор;

• убедиться, что у вас достаточно времени на сон;

• сосредоточиться на важных вещах в утреннее время.

Если вы сможете сосредоточиться на необходимом и убрать три «Н» (ненужное, напрасное и непостоянное), то обеспечите себе достаточно времени для сна. Благодаря раннему подъему вы сможете попрощаться со словами «времени нет» и «я так занят».

Проблема избытка информации

Почему все больше и больше людей постоянно меняют цели и средства их достижения и не могут определиться с приоритетами? Я полагаю, одна из причин – избыток информации.

По данным Международной исследовательской и консалтинговой компании IDC, с 2000 по 2020 год количество доступной людям информации выросло в 6450 раз.

При столкновении с информационной перегрузкой человек теряется из-за слишком большого выбора. Возьмем, например, диеты – есть разные режимы питания и варианты меню. Одни считают, что углеводы вредны, другие же утверждают, что углеводы необходимы для сбалансированности традиционной японской диеты, поэтому их обязательно нужно употреблять.

При таком количестве различных точек зрения у многих возникает вопрос: «И что же выбрать?» Все больше и больше людей оказываются в замешательстве.

На этот звонок надо ответить прямо сейчас?

Важность определения приоритетов проявляется и на примере рабочих контактов. Например, если вы согласны с утверждениями: «Я не могу проигнорировать несрочный телефонный звонок» или «Мне трудно не ответить на письмо, даже если дело не горит».

Конечно, бывают звонки и письма, на которые нужно дать ответ сразу же, их не стоит игнорировать. Однако если вы выполняете все, даже наимельчайшие дела по мере их поступления, у вас, естественно, не хватает времени.

И в таком случае есть риск обзавестись привычкой делать абсолютно все, о чем вас попросят, и соглашаться на все. Хорошо, что вы рады помочь другим и хотите быть полезным, но не бывало ли такого, что из-за усердной работы над чужими просьбами у вас оставалось меньше времени на то, что хотели (и были обязаны) сделать вы сами?

Время так же важно, как и жизнь. Не будет преувеличением сказать, что жить, тратя все свое время на других, самому довольствуясь лишь его остатками, – это все равно что тратить жизнь впустую.

Раннее пробуждение – лучший способ попрощаться с таким режимом, когда вами управляют другие, и научиться делать личный жизненный выбор.

Один час до начала работы поможет изменить все – даже если вы не умеете вставать рано

Мне нужно много сна – голова не работает, если я не посплю восемь часов. Если я лягу в десять вечера, мне нужно проснуться в шесть.

Я встаю рано, но трачу время на сборы детей, а на себя ничего не остается.

Я работаю в ночную смену, поэтому в разные дни просыпаюсь по-разному.

Если у вас такие же проблемы, не переживайте. Вопросы «Во сколько вставать?» или «Как встать рано?» легко снимаются, если вы можете просто уделить себе один час до начала работы. Допустим, если ваша ночная смена начинается с 16:00, то совершенно нормально применять описанный здесь метод с 15:00 до 16:00, за час до начала работы.

Честно говоря, сейчас я практикую этот способ, воспитывая четырехлетнего сына. Он с самого рождения просыпается рано, в четыре-пять часов утра, поэтому почти все мое утреннее время уходит на общение с ним. Затем я отвожу его в детский сад, а потом посвящаю час с 8:00 до 9:00 своему утреннему распорядку. И этого достаточно.

Если дорога на работу занимает целый час, а свободное время у вас есть только утром, можно воспользоваться этим промежутком – например, распределять задачи на день в поезде или автомобиле, если за рулем находитесь не вы, пользуясь мобильной почтой, заметками или голосовыми сообщениями.

Время очень похоже на накопление денег. Если у вас нет силы воли, накопить будет непросто, особенно если для вас привычна такая мысль: «Начну откладывать, когда появятся лишние деньги». Так и тут, если говорить: «Я сделаю это, когда будет время», то окажешься постоянно занят и ничего не получится.

Как финансовые накопления помогают обрести психологическую устойчивость, так и утренний час поможет вам в этом. Благодаря ему вы сможете рассмотреть те проблемы, с которыми вам нелегко справиться, и избавиться от тревог о будущем.

В повседневной суете необходимо выделить время, чтобы спокойно побыть наедине с самим собой. Только это позволит постепенно освободиться от спешки и невозможности закончить дела, а значит, вернуть жизнь под контроль.

Утренний час и утренний распорядок помогут определить приоритеты

Вообще «определить приоритеты» – очень расплывчатое выражение, ведь эти пресловутые приоритеты меняются каждый день в зависимости от обстановки. В одних случаях первоочередная задача – заняться тем, что срочно нужно сделать прямо сейчас. А в других лучше сделать то, что пока еще не горит, но с чем в дальнейшем будет труднее справиться.

В повседневной суматохе нам нередко кажется, что главное – справиться с наиболее срочными задачами. Однако на самом деле наиболее эффективное использование времени подразумевает готовность прямо сейчас выполнить важные задачи – не срочные, но такие, которыми лучше заняться сразу, чтобы избавиться от сложных последствий.

Часто мы определяем приоритеты интуитивно. «Мне кажется, это важно! Надо сделать немедленно!» Однако это ненадежный способ, ведь люди подсознательно всегда выбирают те решения, к которым привыкли. Например, если вы всегда с готовностью выполняете просьбы окружающих, то будете жертвовать своим временем ради чужих желаний. А если вы работаете только под угрозой дедлайна, то будете обращать внимание именно на срок сдачи проекта.

Стоит задуматься. Вы хотите вставать рано для того, чтобы продолжать делать то, чем уже занимаетесь? Или для того, чтобы стать лучшей версией себя? Действительно ли ваша интуиция «каким-то образом» ведет вас в правильном направлении? Ведь если вы хотите пойти другим путем, значит, вам нужен другой путь.

И добиться этого поможет утренний распорядок, благодаря которому вы будете распределять важные и срочные задачи на день.

Концентрация и чувство выполненного долга благодаря утреннему часу

А теперь немного подробнее поговорим о том, в чем особенности утреннего часа.

1. Его легко начать – достаточно лишь слегка изменить повседневные привычки.

2. Вы получаете небольшую задержку во времени перед реализацией задуманного.

3. Мозг еще не устал, поэтому вы можете работать быстрее.

4. Вам не захочется лениться, потому что вы точно знаете, когда час закончится.

5. Он поможет вам испытать чувство удовлетворения и жить насыщенной жизнью.

6. При отсутствии помех легко сконцентрироваться.

1. Его легко начать – достаточно лишь слегка изменить повседневные привычки

Если вы из тех, кому кажется, что вставать в четыре утра – настоящая мука, можете просто выделить себе час утром в любое время, лишь слегка изменив свои повседневные привычки. В приложении, которое приведено в конце книги, я раскрою секреты и специальные приемы, которые помогут найти время для утреннего часа.

2. Вы получаете небольшую задержку во времени перед реализацией задуманного

Бывало у вас такое, что вечером вы читаете книгу и думаете: «Вау! Попробую-ка я этот способ», а наутро уже не помните о нем? Или просматриваете в метро статью или заметку, которая вам очень нравится, и забываете о ней, когда добираетесь до места назначения?

Распределяя по утрам задания на рабочий день, вы сможете избежать подобных ситуаций. Более того, вы сможете не только концентрироваться на ограниченный период времени и не рассеивать внимание, но и немедленно исполнять то, что хотели сделать. Часто говорят: «Куй железо, пока горячо». Незамедлительно применяя на практике полученные знания, вы сможете улучшить различные навыки.

3. Мозг еще не устал, поэтому вы можете работать быстрее

Из беседы с доктором Нисита Масаки, психиатром и доцентом Университета Васэда, автором множества работ, посвященных сну, я узнала следующее.

Сон помогает людям упорядочить свои воспоминания, эмоции и переживания. Другими словами, утром мозг максимально чист, не заполнен разнообразным опытом дня. После пробуждения мозг начинает записывать информацию, которой становится все больше и больше. У внимания есть определенный лимит, поэтому к вечеру оно притупляется. Наступает усталость. В таком состоянии вы чаще думаете о вопросах, на которые нет ответа, ваши тревоги растут, а эмоции всё труднее сдержать.

Утром же вы можете спокойно оглядываться назад без лишних эмоций, рационально оценить ситуацию и даже составить план действий на будущее. Распределение задач лучше всего проходит утром, когда мозг еще не устал.

4. Вам не захочется лениться, потому что вы точно знаете, когда час закончится

Благодаря концентрации в течение утреннего часа вы сможете быстро и четко определить приоритеты. И напротив, вечером труднее собраться и часто кажется, что времени еще много. Так что при выборе утреннего часа у вас появится дополнительная мотивация – постараться использовать ограниченное время максимально осмысленно.

5. Он поможет вам испытать чувство удовлетворения и жить насыщенной жизнью

Самые важные дела, которые имеют приоритет (не срочные, а так называемый посев), могут казаться вам неважными, и поэтому вы не спешите к ним приступать.

Допустим, вы собираетесь жениться или выйти замуж и, соответственно, перейти от круглосуточной работы со множеством командировок к более «оседлой» и спокойной. Тогда подготовка к переговорам с компанией о возможной смене отдела и размышления о том, как убедить начальника, – это и есть ваш посев. Однако многие люди слишком заняты текущими задачами, хотят по-прежнему соответствовать идеалам компании и просто боятся идти на переговоры, тем самым поддерживая ненужное для них положение и не обращая внимание на те «семена», которые могут прорасти и сделать их жизнь лучше. И даже если в результате этих тщетных усилий у них начнутся проблемы со здоровьем, компания вряд ли это оценит. Так что лучше не доводить ситуацию до такого и первым делом выбрать те действия, которые будут иметь для вас приоритет.

Думая по утрам о посеве и предпринимая хотя бы по одному шагу за раз, вы сможете ощутить удовлетворение оттого, что приступили к важному делу.

Например, для ситуации выше в качестве посева можно рассматривать следующие действия:

• узнать условия перевода в другой отдел;

• начать зондировать почву для разговора с начальником;

• привести дела в порядок, чтобы передать их своему будущему сменщику;

• показать отличные результаты в следующем полугодии, чтобы ваш переход не выглядел эгоистичным;

• получить важные для перехода квалификации;

• продумать альтернативный план, чтобы не выступать с простым заявлением «Я хочу перевестись».

Определите конкретные шаги, которые вы хотите сделать, но не делаете, потому что заняты или стесняетесь, и потихоньку продвигайтесь вперед.

6. При отсутствии помех легко сконцентрироваться

Вы когда-нибудь слышали о методе помидора, который придумал итальянец Франческо Чирилло? Двадцать пять минут концентрации на работе и пятиминутный перерыв помогают повысить производительность труда.

Суть в двух вещах: ограниченном времени работы и отдыха и отсутствии помех. И это легко воплотить в течение утреннего часа.

Один цикл «25 минут работы + 5 минут перерыва» называется помидором. Представьте, что утренний час – это два помидора. В первые 25 минут составьте список того, что вам необходимо сделать за день, а за время второго «помидора» распределите задачи для посева вашего будущего и спокойно приступайте к ним после начала работы. Это поможет повысить производительность и даст вам время на то, что вы действительно хотите делать.

Посейте семена будущего за утренний час

Утренний распорядок, представленный в этой книге, состоит из 30 минут на подготовку к повседневным задачам и 30 минут на определение несрочных, но важных проектов для посева на ваше будущее.

Посев важен для вашей жизни, поэтому я немного расскажу о нем.

Многие люди в глубине души сознают его необходимость, но все равно пренебрегают посевом. Они понимают, что это серьезное дело, но не знают, с чего начать, или им тревожно даже думать об этом.

У каждого есть «семена», которые он хочет «посеять», например пойти на курсы ради самосовершенствования и карьерного роста. Пока человек сидит в офисе, он думает: «Надо бы этим заняться», но в свободное время сразу же теряет мотивацию и ленится. А причина в том, что он не рассматривает посев как конкретную задачу, которую нужно немедленно выполнить.

Если откладывать дела, повторяя: «Все еще впереди» или «Разберусь сначала со срочными задачами», то посев рано или поздно вам отомстит. Работа, у которой есть дедлайн, будет преследовать вас всегда. Даже если вы надеетесь заняться посевом «когда все закончится», у вас впереди не вечность. Именно поэтому так важно овладеть искусством постановки задач, чтобы сразу же начать работать над несрочными, но важными задачами.

Выше я приводила примеры из сферы работы и карьеры, но здоровье – это тоже посев. Для здоровья важно питаться овощами, и регулярные аэробные упражнения полезны для организма. Все это понимают, но большинство людей продолжают каждый день питаться только любимыми жареными блюдами и пропускают зарядку и занятия в спортзале. А значит, здоровью постепенно причиняется ущерб. А потом люди впадают в панику или кусают локти, когда в ходе медицинского обследования обнаруживается какое-то заболевание.

Время, проведенное с семьей, тоже важно, поэтому совместное чтение книг с детьми, учеба или прогулка – это тоже посев. К таким же важным, пусть и несрочным делам относится и анализ накопленного опыта перед выходом на вторую работу (необходимо понять, сможете ли вы с этим справиться), и изучение акций и недвижимости с целью увеличения активов. Давайте объединим все посевы, и рабочие, и личные, и будем заниматься ими по полчаса с утра.

Днем время летит в мгновение ока. Если вы сможете определить степень важности каждой задачи и рассортировать их утром, то поймете, что действительно самое важное в вашей жизни и какие шаги помогут этого добиться.

Чтобы определить посев, необходимо внимательно проанализировать значимость тех задач, которые вы хотите выполнить «сейчас» или «просто так», и обозначить приоритеты с этой точки зрения. Это поможет вам осознать, какие действия вы совершали по инерции, и сократить их ради повышения производительности.

Ищите ролевые модели по установкам, а не по должности

Во время определения приоритетов многие люди будут опираться на информацию о знаменитостях, которую они нашли в интернете. Но важно не просто ссылаться на текущее положение или роль человека вроде «офисный сотрудник за двадцать», «работа с проектами», «работающая мамочка», «ребенок в начальной школе», а смотреть на установки человека в рабочей и личной жизни.

Например, приоритеты работающей мамочки, которая постоянно думает о работе и не переживает из-за того, что дома не прибрано, – главное, что дети нормально едят и спят (то есть такой женщины, которая нормально относится к совмещению частной и профессиональной жизни), – будут отличаться от приоритетов другой работающей мамочки, которая любит наводить порядок в доме, а главными ее заботами являются быт, дизайн интерьера и питание детей.

У разных людей свои приоритеты – будем искать образцы для подражания, чтобы соответствовать им. Нам не нужно ориентироваться на тех, кто делает что-то в схожей с нами среде и схожих обстоятельствах. Нужно ответить на вопросы: какой жизнью вы хотите жить? В каком состоянии чувствуете себя счастливым? Для начала необходимо прояснить свои установки, узнать, как люди с такими же установками определяют приоритеты, и воплощать их в жизнь.

Приоритеты меняются вместе с жизненными этапами

Помимо влияния неправильных привычек мышления, приоритеты также меняются в зависимости от семейного окружения и текущего жизненного этапа.

Так, в примере с работающей мамочкой, которая любит работу и считает ее смыслом жизни, целью посева наверняка будет успех проекта, которым она руководит. И напротив, для тех, кто любит и стремится создать уют, посев будет направлен на создание приятной и спокойной домашней обстановки.

Или, например, президент компании, разместившей акции на бирже, часто говорит о своих бизнес-теориях. Но президенты бывают разными, и цель посева у того, кто получил должность как повышение после долгой работы в офисе, будет отличаться от цели президента – основателя венчурной компании. Цели также будут различными в зависимости от того, готов ли топ-менеджер смело инвестировать для выполнения намеченных стратегических задач, даже если это означает временную потерю денег.

Установки могут меняться и с возрастом. Когда вам чуть за двадцать, вы только устроились на работу и мечтаете о карьере. Но, выйдя замуж в возрасте около тридцати лет и начав заботиться о детях, вы уже не сможете уделять работе столько же времени и внимания, как раньше, вне зависимости от того, помогает вам муж или нет. И ваши приоритеты изменятся.

Если ваш идеал – абстрактная «работающая мамочка», или «сотрудник офиса», или «проектная работа», но при этом вы не учитываете собственные установки, то ваши приоритеты неверны.

* –[2]

Определение приоритетов: время × допустимость риска + человеческие отношения

Итак, как же определить установки и обозначить приоритеты в своей жизни?

Решение: на каждом жизненном этапе основываться на формуле «время × допустимость риска + человеческие отношения» и соответственно менять цель посева.

На приведенной ниже диаграмме перечислены взаимосвязи элементов данной формулы. Горизонтальная ось – это время (есть ли у вас строгие временные рамки или нет), а вертикальная – степень допустимости риска (можете вы рисковать или нет). Три фона на заднем плане (индивидуализм, командная игра и гибкость) показывают ориентацию на человеческие отношения в работе.

Формула «время × допустимость риска + человеческие отношения» поможет изменить утренние задачи

Используя эту схему, вы сможете прояснить свои установки, а это, в свою очередь, поможет вам не поддаваться чужому влиянию и правильно обозначить приоритеты.

Никто не отправляется в путешествие по бушующему морю, не определившись с пунктом назначения, никто не поднимается на Фудзи, не ознакомившись с маршрутом. С помощью диаграммы проанализируйте, где вы находитесь сейчас и чего хотите добиться в будущем. Даже если вы слишком заняты и не знаете, куда двигаетесь, диаграмма поможет понять, где вы оказались и в каком направлении вам следует направляться.

Исходя из этого, мы визуализируем приоритеты на один год, одну неделю и один день.

Общие характеристики каждой установки таковы.

Установка на работу и работу

• Всегда думаю о работе, хочу посвятить ей все свое время.

• Люблю работать и в процессе забываю о времени.

• Хочу зарабатывать деньги, добиваясь результатов в компании.

• Хочу чего-то добиться вместе со своими товарищами.

• Ориентируюсь на цели компании и на свои цели.

• Не жалею времени на учебу, чтобы добиться результатов на работе.

Установка на работу и личную жизнь

• Усердно тружусь в рабочее время, но не в ущерб личному свободному времени.

• В рабочее время делаю то, что скажут, и не сопротивляюсь.

• Уделяю время хобби и любимым вещам.

• Работаю так, чтобы не приносить в жертву жизнь моей семьи.

• Не хочу тратить свои сбережения.

• Ценю больше свободное время, а не деньги.

Установка на работу и подработку

• Спокойно работаю на подработке.

• Для карьерного роста нужен опыт в различных областях.

• Хочу применить навыки, приобретенные на текущей работе, в другом месте.

• Мне тяжело оттого, что в своей компании я словно лягушка в колодце[3].

• Хочу иметь разностороннее представление о многих вещах.

• Мне интересно взаимодействовать с людьми из разных отраслей и сфер деятельности.

Установка на работу и инвестиции

• Не хочу посвящать все свое время работе.

• Не хочу ограничивать себя во времени, месте или деньгах.

• Могу потратить деньги ради достижения большой цели в будущем.

• Я хочу поступать так, как мне нравится.

• Хочу работать только с теми, кто мне нравится.

• Хочу получить максимальный эффект при минимальных усилиях.

Повторяю: установка меняется в зависимости от жизненного этапа и положения, например после брака, рождения и воспитания детей, заботы о родителях. Также можно иметь две установки одновременно.

Например, вы хотите работать и одновременно уделять время воспитанию ребенка, поэтому ваша установка – «работа и личная жизнь», но в будущем вы планируете ориентироваться на «работу и подработку». В таких случаях можно распределять задачи для подготовки к этому будущему.

Один из способов эффективно использовать утренний час – в первые 30 минут подготовиться к действиям с ориентацией на работу и личную жизнь, а оставшиеся полчаса посвятить изучению людей, чей доход основан не на зарплате, а, например, на инвестициях или акциях, то есть заняться установкой «работа и инвестиции».

Если вы однажды приняли решение, то это не значит, что теперь до конца жизни придется придерживаться одной конкретной установки. Регулярно пересматривайте ее в зависимости от приоритетов. Например, в моем случае установка трансформировалась так, как показано на схеме. И в будущем я тоже планирую сохранять гибкость и менять ее в зависимости от жизненного этапа.

Смена ориентации в зависимости от жизненного этапа и планов (случай Икэда)

Зная свою установку, вы сможете определить, что следует делать сейчас

Почему важно сначала определить свою установку? Чтобы ясно понимать, что необходимо сделать сейчас, а что можно оставить на потом.

Если вы знаете, как действовать, то сможете сосредоточиться на обязательных задачах и не слушать посторонних.

Если вы знаете свою цель, то не станете тратить время на то, что делается «на всякий случай», «в данный момент» или «сию минуту».

Именно поэтому сначала стоит определить свою установку, а затем уже распределять задачи на день.

Небольшое улучшение списка дел, чтобы приоритеты стали заметнее

Вероятно, многие каждый день составляют список важных дел, куда входят и рабочие, и домашние задачи. Не нужно отказываться от этого. Но помните вот о чем:

1) составьте весь список сразу, за один утренний час;

2) обозначьте каждую задачу одним из четырех цветов в соответствии со степенью срочности и важности;

3) выбирайте маленькие «семена» для посева, чтобы сразу «засеять» (то есть выполнить) их.

Я рекомендую сортировать задания по следующим критериям, кодируя их с помощью шариковой ручки четырьмя цветами.

1. Несрочное и важное → посев → красный.

2. Срочное и важное → жатва → зеленый.

3. Срочное и неважное → прополка → синий.

4. Несрочное и неважное → заготовка → черный.

Цифры обозначают порядок приоритетов ваших задач

Несрочное и важное – это те дела, которыми мы склонны пренебрегать, но которые окажут большое влияние на наше будущее. Я называю их посевом из-за характера ежедневных усилий, которые в будущем принесут плоды. Эти действия выделены красным цветом, чтобы указать на их важность. Есть три серьезные причины, по которым мы редко обращаем внимание на посев:

1) нет ощущения безвыходной ситуации, поэтому такие дела не кажутся срочными;

2) надо сделать так много всего, а как подступиться – не знаю;

3) трудно увидеть прогресс, а мотивация так неустойчива.

За утренний час необходимо тщательно разделить посев на отдельные задачи, чтобы сразу же приступить к ним.

Срочное и важное называется жатвой в том смысле, что она непосредственно связана с жизнью и работой. Раскрасим жатву в зеленый, чтобы создать такой образ.

Срочное и неважное. Такие дела не окажут большого влияния на вашу жизнь, даже если вы их выполните, но тем не менее сделать их надо прямо сейчас. В этот раздел, как правило, относятся переписка и телефонные звонки – хорошо уделить им свободное время, чтобы сделать всё сразу. Подобные дела называются прополкой, раскрасим их в синий.

Несрочное и неважное – это занятия, которые не имеют большого смысла и которые выполняют не задумываясь. Именно поэтому они называются заготовкой и окрашены в черный.

Ежедневная сортировка задач по цвету поможет вам понять, что действительно важно в вашей жизни.

С помощью цветовой маркировки вы сразу увидите, к чему относятся задачи, которые собираетесь выполнить сегодня. В течение дня необходимо заниматься посевом и жатвой. Конечно, надо уделить внимание и прополке, и заготовке, но стоит помнить, что это всего лишь прополка и заготовка, и не тратить на них больше времени, чем нужно.

Когда вы привыкнете к этому, то сможете рассматривать свою повседневную жизнь с учетом всех четырех аспектов без необходимости составлять список задач. Например, вы сможете описать прошедшую встречу таким образом: «Первые десять минут – пересказ предыдущего собрания, и это прополка, которую можно просто проверить по электронной почте. Слушать тут нечего. Через сорок минут мы наконец-то начали говорить о посеве. Надо слушать». Такое деление поможет вам повысить производительность, и вы сможете увидеть и убрать три «Н»: ненужные, напрасные и непостоянные траты времени. Поскольку каждое решение отмечено цветом, вам больше не придется принимать их наугад. При составлении расписания вы сможете избавиться от ненужных дел и выполнять нужные в мгновение ока.

Если удастся внедрить эту систему в ваш внутренний распорядок, то вы избавитесь от беспокойства, связанного с зацикленностью на планах, и у вас появится время подумать о том, чего вы действительно хотите. Потратите ли вы свое время впустую или с пользой, зависит от того, сможете ли вы сконцентрироваться и обдумать все за утренний час.

Обратите внимание, что третий принцип «выбирайте маленькие “семена” для посева, чтобы сразу “засеять” их» будет подробно рассмотрен во второй части книги.

Удачное распределение задач придаст вам сил на весь рабочий день

Определение материала для посева и распределение задач – самая трудоемкая, но очень важная часть жизни. Если разобраться с ней до начала рабочего дня, вы сможете трудиться с новыми силами.

Все тянется долго, пока вы не возьметесь за дело. Первая подготовка важнее, чем последний рывок. Вам точно будет легче, если еще утром вы определите, какими задачами будете заниматься весь день. Немедленно приступив к делу, вы сможете сразу же вернуться к нему, даже если с вами заговорят во время работы или прервут по срочному вопросу.

Часть вторая. Первые полчаса – постановка задач на день

Как составить список сильных сторон для роста производительности

Первые полчаса ставим задачи

Процесс постановки задач на день и определения приоритетов помогает взять ответственность за ежедневные решения и понять, что для вас важно, а от чего следует отказаться.

Жизнь – это череда решений. Если откладывать свой выбор из-за того, что вы заняты или думаете, что всё еще впереди, придется сильно сожалеть об этом впоследствии.

Утренняя постановка задач – ваш личный посев, который никому нельзя уступать. Это проверка того, что вы цените и какой образ жизни хотите вести. Если вы ставите задачи, которые не удается выполнить за день, то увидите, чего вам не хватает. А увидев это, сможете понять, как компенсировать нехватку. И даже если вы не можете самостоятельно выполнить дело и хотите обратиться к кому-то за помощью, все это тоже начинается с постановки задач.

Семь преимуществ постановки задач

Перечислим, почему важно включить постановку задач в ваш утренний распорядок.

1. Вы становитесь решительнее и действуете быстрее.

2. Вы избегаете действий «на всякий случай».

3. Вы можете оценить собственную работу.

4. Вам больше не придется нагружать себя делами.

5. Вы сможете создать подборку распространенных вопросов о вашей работе.

6. Вы увидите разницу между сверхурочной работой, которую надо делать и которую делать не надо.

7. Вы обеспечите себе повышенную концентрацию в течение дня.

Разберем каждый из этих пунктов.

1. Вы становитесь решительнее и действуете быстрее

Я правда должен сделать это сейчас?

Я правда должен сделать именно это?

В повседневной суете мы иногда задаемся такими вопросами, но не всегда можем высказать их напрямую – из-за своего положения или чтобы никому не надоедать. Порой нам просто не хватает времени задуматься об этом, поэтому мы продолжаем двигаться по инерции. Случается с вами такое?

Дело в том, что вы не привыкли к решительности.

Например, люди, которые подолгу отвечают на письма, не решили, какой ответ они хотят услышать. А человек, который жалуется, что работа всегда занимает много времени, но продолжает ее выполнять, не пытается принять решение и улучшить рабочие процессы.

Ставя себе задачи, вы сможете выработать привычку к решительности. И под решительностью я подразумеваю способность выявлять цели, симпатии и антипатии, делать быстрые суждения и распределять задачи.

Смысл каждого дня может быть совершенно разным («сегодня я все сделаю!» или простое выполнение обыденных задач), как разным бывает и чувство удовлетворения и достижения. Начните с мелочей и заведите привычку немедленно принимать решения и обосновывать их.

Ежедневный выбор, даже если он окажется ошибочным, – верный путь к совершенствованию навыка принятия решений. По мере его развития вы сможете сокращать время, затрачиваемое на работу.

2. Вы избегаете действий «на всякий случай»

При постановке задач во время утреннего часа вы не сможете вместить в список информацию обо всем, что произойдет в течение дня, поэтому нужно тщательно отобрать каждый пункт.

Например, распространенной практикой является презентация незавершенной работы со словами «Это текущая стадия, показываем на всякий случай», хотя другой стороне требуется только финальный вариант. Не стоит относиться к такой презентации как к срочной и важной задаче или тем более выполнять ее первым делом с утра. Что сможет сделать с незаконченными материалами тот, кому вы их представляете?

Разделение задач также эффективно помогает выявить те действия, которые мы выполняем не вполне осознанно.

Функция «копия» в электронных письмах также часто используется «на всякий случай». Разве вам не встречались письма со множеством адресатов в копии, которые как бы говорят: «Надо бы и этого человека оповестить на всякий пожарный»? Но если адресат из копии не посмотрит письмо, вины его в этом нет. И вместо упреков в невнимательности гораздо проще отправить письмо непосредственно этому человеку. Некоторые топ-менеджеры даже не смотрят на письма, которые отправлены им «в копии», это особенно актуально для занятых людей.

Не тратьте впустую свое и чужое время, избавьтесь от привычки действовать «на всякий случай». Твердо придерживайтесь задач, поставленных в ходе утреннего часа.

3. Вы можете оценить собственную работу

Реформа стиля производства, сокращение сверхурочных часов, повышение производительности и продвижение удаленной работы – важные темы, которые интересуют многих и вызывают бурные дискуссии. По моему мнению, ключом к решению этих вопросов является визуализация «нормальной» работы и разделение опыта между всеми.

Проблему переработок обычно списывают на проблемы личности (отсутствие привычки к делегированию задач, легкомысленная оценка труда, дискомфорт, если не каждое задание выполнено идеально). Но как ответить на конкретные вопросы: «Не слишком ли переоцениваю я свои силы?», «Как узнать, что слишком легко, а что в самый раз?» – если не сравнивать себя с другими?

Даже если речь идет об электронной переписке или подготовке документов, разные люди выполняют эти действия по-разному. Если мы сможем создать среду, где нормой будет быстрое и точное выполнение задач и где принято делиться и обмениваться опытом, производительность труда резко возрастет.

Если вы визуализируете работу, которую выполняете так или иначе, то сможете сравнить себя с теми, кто совершает те же действия, а при сравнении сможете понять, где поступаете не так, как нужно. Также можно спросить старшего коллегу или человека, который умеет выполнять эту работу: «Как вы поступаете в таких случаях?» – и получить нужный совет. В результате вы сможете точно оценить свои действия.

4. Вам больше не придется нагружать себя делами

На лекции для будущих менеджеров я услышала от одного из участников такую историю: «Когда я прихожу к начальнику со свежей идеей, он говорит: “Отлично! Приступай!” – и тут же поручает мне новый проект. Я ценю это, но не могу заниматься им сверх того, что у меня уже есть… Тем более что проект еще не готов».

Рассказчик был опытным, быстрым, внимательным, ответственным работником и пользовался доверием окружающих. Часто говорят: «Поручайте работу занятым людям», однако чем вы профессиональнее, тем больше работы вам доверяют, и чем успешнее вы ее делаете, тем больше заданий получите и тем больше вам придется работать. Порой это приносит удовлетворение, но также будет большим психологическим бременем.

Проблема здесь в том, что люди, которые отлично справляются со своей работой, часто не знают рабочие процессы так хорошо, как нужно. У них нередко возникает ощущение, что быстрее сделать самому, нежели объяснить процесс и поручить задачу кому-то другому. В результате работа наваливается на них как снежный ком и никогда не уменьшается.

Чтобы не загнать себя и не оказаться погребенным под завалом работы, которая превышает ваши возможности, важно ставить себе конкретные задачи. Разберите, что вам нужно сделать, обдумайте это должным образом, чтобы сказать: «Да, я могу выполнить новое задание здесь и сейчас, но мне нужна помощь со всем остальным» – и проблема исчезнет.

5. Вы сможете создать подборку распространенных вопросов о вашей работе

Приходилось ли вам задумываться, почему о том или ином действии спрашивают только вас, хотя вокруг много других работников? Возможно, в ответ на предложение погуглить вы часто слышите: «Нам трудно разобраться, поэтому мы хотим спросить вас».

Подобные вопросы часто имеют скрытое значение, которое можете знать только вы. Разъяснение вашей рабочей механики похоже на составление ответов к разделу «FAQ о том, что вы делаете». И если вы считаете, что даже в привычной рутине, о которой вам задают одни и те же вопросы, спрятаны сокровища – именно ваши уникальные решения рабочих задач, – то разве это не делает вашу работу немного приятнее?

Создание списка задач в утренний час – это вербализация действий, которые вы обычно делаете бессознательно. Если облечь в слова эти действия, то вы сможете:

1) проанализировать, какие навыки у вас есть;

2) выразить их так, чтобы они стали понятны другому человеку;

3) стандартизировать и систематизировать процессы, чтобы их могли выполнить все, а не только вы.

После этого вы сможете делегировать свои задачи другим. Коллеги будут довольны, а вам будет легче. Кроме того, когда вы смотрите на рабочий процесс с точки зрения «давайте я вас научу», меняется способ вашего общения, и вы сможете получить новое удовольствие в своей повседневной деятельности.

6. Вы увидите разницу между сверхурочной работой, которую надо делать и которую делать не надо

Постановка задач позволит вам понять, что было сделано, а что нет, и выявить пробелы в оценке. Например, есть два вида переработок: необходимые и те, которых можно избежать, если проявить изобретательность. Постановка задач поможет выявить переработки второго типа и принять меры по их сокращению.

Был ли у вас когда-нибудь подобный опыт: от клиента или руководителя вы получили инструкции по новому проекту и принялись за работу, хотя не до конца поняли ее содержание и не стали задавать вопросы. Конечно, по ходу дела проявились моменты, которые требовалось перепроверить. Однако человек, который мог бы вам помочь, отсутствовал или был занят, поэтому вам пришлось ждать его три часа…

Это сверхурочная работа второго типа, которую можно было бы предотвратить, задай вы вопросы в момент получения инструкций. Если тщательно поставить задачи, то вы поймете, что создание проекта включает в себя проверку, выполнение и перепроверку результатов выполнения инструкций, – и так можно избежать ненужной переработки.

Более того, если вы понаблюдаете за переработками не только своими, но и своего босса и подумаете, как можно от них избавиться, то, возможно, вам удастся тратить впустую куда меньше рабочего времени.

7. Вы обеспечите себе повышенную концентрацию в течение дня

Когда постановка задач за утренний час войдет в привычку, утро станет временем вашего «пикового менеджмента». «Пиковый менеджмент» – это набор стандартных выигрышных действий, которые спортсмен выполняет, чтобы прийти в оптимальную форму и добиться лучших результатов во время матча.

Бывший бейсболист Мацуи Хидэки рассказывает, что он делал перед выходом на поле, чтобы собраться: брался за конец биты обеими руками, наклонялся вперед, растягивался при помощи круговых движений, покачивался влево и вправо, как питчер перед подачей, при вступлении на позицию очищал обувь от почвы и смотрел на кончик биты.

Аналогичным образом, превращая свой утренний час в ритуал управления задачами, вы сможете настроиться и войти в трудовую колею. Ощущение радости от выполненных задач поддержит вас. И как только все это войдет у вас в привычку, диапазон действий расширится.

Психолог Михай Чиксентмихайи назвал состоянием потока такую всепоглощающую сосредоточенность человека на чем-то, при которой его уже не волнует окружающий шум. Если вы сможете расставить утренние задачи в состоянии потока, то получите мотивацию выполнить все намеченное на день.

Кроме того, составляя список задач во время утреннего часа, вы автоматически принимаете решение, какие дела необходимо реализовать, поэтому, даже если вас прервут (внезапно спросят о чем-то, или возникнет неожиданная проблема), потом вы сможете быстро вернуться к намеченному.

Отключите интернет, пока еще не привыкли к утреннему часу

В современную эпоху, когда мы имеем постоянный доступ к интернету, существует множество приложений для смартфонов, которые могут быстро создавать списки дел. Однако постановку задач в ходе утреннего часа рекомендуется осуществлять с помощью бумажного еженедельника или блокнота, пусть даже это порой и утомительно. Возможно, если вы проводите утренний час в дороге, то блокнотом тут не обойдешься, но постарайтесь не тратить время на просмотр веб-страниц и проверку почты.

Этому есть две причины:

1) так вы сохраните концентрацию и рассудительность;

2) вы не будете откладывать выполнение задачи из-за инерции.

«Обилие информации приводит к недостатку внимания», – сказал Герберт Саймон, лауреат Нобелевской премии по экономике. Если объем информации будет слишком велик, вы перестанете думать, потому что устанете выбирать, процесс принятия решений станет беднее и медленнее. Все это также окажет влияние и на определение приоритетов. Каждый раз, когда вы разблокируете смартфон или откроете браузер, вы получите новую информацию, даже если не хотите ее видеть. И если сталкиваться с такой информацией ежедневно, то критерии суждения станут расплывчатыми – будет уже неважно, обдумывали вы это мнение сами, или так кто-то сказал в интернете. Соответственно, есть опасность загрузить всю ту информацию, которая находится вокруг вас, и на ее основе решить, что вы думаете правильно.

Постарайтесь обзавестись привычкой не поглощать информацию в ходе утреннего часа, а напротив, выдавать ее. Взяв в руки смартфон, вы станете между прочим заниматься и другими делами. Чтобы сосредоточиться на составлении списка задач, рекомендую выделить время для осознанного выхода из Сети.

Кроме того, создав список задач в цифровом виде, вы сможете легко скопировать и повторить его. Это в целом полезная функция, но она сокращает время на размышления, действительно ли необходимо то или иное действие. Кроме того, простое копирование списка снижает чувство вины за то, что вы не смогли выполнить задачу, а заодно и лишает мотивации.

Некоторые пишут задания одно за другим на листочке, приклеивают их на видное место и выбрасывают, когда дела закончены. Но так поступать я тоже не рекомендую, ведь если вы просто избавитесь от выполненных задач, то упустите траекторию ваших усилий. Сохраняйте в блокноте или записной книжке линию своих достижений и задач, обозначенную разными цветами. Вы даже можете провести красную черту, чтобы отметить завершенные задачи и ощутить чувство выполненного долга.

Приложение-памятка Captio для разделения задач на ходу

Хотя я и рекомендую не пользоваться интернетом во время утреннего часа, но у многих есть возможность ставить задачи только во время поездки на работу в переполненном вагоне или автобусе. Для таких ситуаций я рекомендую приложение Captio (платное). Это простая и легкая в управлении программа, которая отправляет по почте составленную вами заметку. Также можно использовать голосовой ввод.

Отправленное вами электронное письмо с заранее заданным заголовком придет в ваш почтовый ящик, так что вы получите список задач, просто просмотрев почту на рабочем месте или в кафе. На ходу я тоже отправляю все свои заметки по электронной почте с помощью Captio.

Подготовьте специальный блокнот и ручку

Подготовку к утреннему часу я рекомендую начать с «формы».

Для постановки задач вам нужны всего лишь листок бумаги и ручка, но ваша мотивация только усилится, если вы выберете лучшую, удобную и эргономичную ручку и прекрасный блокнот, который легко носить с собой. Необязательно выбирать исключительно дорогую брендовую ручку и записную книжку (впрочем, если вам нравятся вещи известных производителей, почему бы и нет?). Возьмите блокнот, который вам сразу же захочется открыть с утра.

Лично я выбрала такие три блокнота:

• для ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач я использую «Блокнот утренней деятельности», который выпускается уже в течение десяти лет;

• для задач на ближайшие три – шесть месяцев (см. ниже) беру Life Noble Note Plain, размер B6, чистые листы без линовки;

• для «утренних страниц» (см. ниже) использую блокнот Midori с бумажной обложкой, чистые листы[4].

Для цветовой кодировки задач у меня четырехцветная шариковая ручка Lamy 2000 L401[5]. У многих четырехцветных ручек дизайн так себе, а эта выглядит стильно и вызывает у меня приятные эмоции. Однако у нее вязкие чернила, и при письме приходится сильно нажимать, поэтому я использую специальные запасные стержни. Их множество, я предпочитаю модель Jetstream SXR20005. Но у нее нет зеленого цвета, для него я использую стержень Zebra core Sherbo 4C-0.7 B-BR-8A-4.

Обратите внимание, что стержни Jetstream выпускаются под множеством серийных номеров. К ручке Lamy подходит SXR20005.

Задачи на три – шесть месяцев я записываю карандашами Tombow Play Color, в наборе 12 цветов.

Как максимально эффективно использовать первые полчаса: три этапа постановки задач

А теперь поговорим о том, как ставить задачи и сортировать их. Утренний час подразумевает ежедневные, еженедельные, ежемесячные дела и задачи на три – шесть месяцев. Поскольку порядок действий во всех случаях одинаковый, объясню на примере ежедневных задач.

1. Выпишите все задачи, которые пришли вам в голову.

2. Раскрасьте их четырьмя цветами в соответствии с системой посева.

3. Рассортируйте посев на мелкие «семена» и выберите те дела, которые можете сделать сразу же.

Этап 1. Выпишите все задачи, которые пришли вам в голову

8 апреля. Задачи на сегодня

• Утренняя проверка почты

• Ответ на запрос компании В

• Рассмотрение повестки дня планового совещания

• Посещение планового совещания

• Подготовка протокола планового совещания

• Создание предложения

• Обед с господином А

• Обеденная проверка почты

• Подготовка предложений для новых деловых партнеров

• Написание поста о хобби в блог

• Тренировка мышц пресса – 100 раз

• Перевод платы за семинар

Этап 2. Раскрасьте их четырьмя цветами в соответствии с системой посева

8 апреля. Задачи на сегодня

• Утренняя проверка почты (зеленый)

• Ответ на запрос компании В (зеленый)

• Рассмотрение повестки дня планового совещания (синий)

• Посещение планового совещания (синий)

• Подготовка протокола планового совещания (синий)

• Создание предложения (синий)

• Обед с господином А (красный)

• Обеденная проверка почты (зеленый)

• Подготовка предложений для новых деловых партнеров (зеленый)

• Написание поста о хобби в блог (зеленый)

• Тренировка мышц пресса – 100 раз (зеленый)

• Перевод платы за семинар (черный)

На самом деле текст можно выделять по-разному (подчеркивать, или ставить цветные галочки, или обводить цветной ручкой и т. п.), главное, чтобы вам было понятно.

Этап 3. Рассортируйте посев на мелкие «семена» и выберите те дела, которые можете сделать сразу же

Подготовка предложений для новых деловых партнеров

• Изучить проблемы клиента

• Изучить клиентов клиента

• Продумать цели

• Составить приблизительный план

• Перечислить возражения и вопросы

• Подготовить ответы на них

• Подтвердить расписание события

• Подтвердить необходимый персонал

• Согласовать предварительный план с начальником

• Начать подготовку материалов

• Окончательная проверка материала → правки

• Отрепетировать презентацию

• Распечатать три цветные копии

1. Выписываем все задачи, которые пришли вам в голову

Прежде всего необходимо выписать все задачи, которые вы хотели бы выполнить сегодня, не рассуждая о том, что из этого вам хочется или что надо сделать. Цель в том, чтобы не тратить ценные ресурсы мозга на запоминание. Лист бумаги или блокнот станет внешним продолжением вашей памяти. В это время вы можете подумать так: «О, вот еще дело, пожалуй, займусь им завтра» или «Это лучше сделать на следующей неделе», но не останавливайте поток задач, записывайте буквально все, что приходит в голову. (О том, как управлять задачами на завтра и другие дни, я расскажу позже, в соответствующих разделах.)

Часто смутная ноша «не забыть» или «нужно сделать это» становится слишком тяжкой и заставляет нас откладывать дела. Так что надо записать все, чтобы избавиться от расплывчатых и неопределенных намерений.

Если вы задумаетесь о цветном кодировании уже на данном этапе, это остановит поток мыслей, поэтому цветные ручки пока можно отложить. Запишите задачи черной ручкой или карандашом.

Если у вас есть время на выписывание задач только во время дороги на работу, отправьте себе электронное письмо, используя приложение Captio. Не зацикливайтесь на том, чтобы сделать красивый перечень. Вне зависимости от количества и объема задач вам нужно всего лишь записать их все.

Ежедневные задачи часто можно разделить на пять категорий, так что если вам ничего не приходит в голову, то попробуйте начать с перечисления следующих пунктов:

• с кем вы хотите связаться,

• ваши текущие проекты,

• чем вы хотите заниматься в будущем,

• темы, которые нужно изучить,

• книги и материалы, которые вы должны изучить.

В «Блокноте утренней деятельности» изображена временная ось «4:00 – 9:00». Однако если вы будете использовать советы по раннему подъему, которые приведены в приложении, и научитесь рано вставать, то вам не придется записывать другие дела на утро (например, пробуждение, завтрак и т. п.), кроме собственно постановки задач. Попробуйте использовать не только «Блокнот утренней деятельности», но и любой вертикальный блокнот, где на развороте указаны задачи на неделю, а на вертикальной шкале обозначено время с интервалами от 30 минут до часа.

Я использую вертикальную часть моего «Блокнота утренней деятельности», игнорируя ось времени, и составляю список задач на день.

Если ничего не приходит на ум, попробуйте «утренние страницы» в качестве подготовительного упражнения

Если у вас не получается заниматься сортировкой задач по утрам, попробуйте в качестве подготовительного упражнения так называемые утренние страницы. Эту практику придумала Джулия Кэмерон и описала ее в книге «Путь художника». Она заключается в том, что рано утром вы должны заполнить три страницы любым текстом, который пришел вам на ум.

Можно писать все что угодно и как угодно. Пишите и представляйте, как выплескиваете все свои мысли на бумагу. Не надо быть формальным. Можете честно фиксировать: «Мне сегодня не о чем писать. Чем и как я смогу заполнить эти три страницы?» Пусть поток унесет вас, и вы продолжите писать.

Если вы выплеснете все свои мысли на утренних страницах, то сможете расписаться, а дальше уже естественным образом сформулировать «то, что я хочу сделать» и «то, что мне нужно сделать». Это поможет вам определиться, что сделать сегодня, что – на этой неделе, что необходимо выполнить в этом месяце, а что в будущем.

Другими словами, «утренние страницы» помогут вам раскрепостить свои мысли за счет открытого вопроса. А уже затем, распределяя задачи, вы сможете ответить на закрытые вопросы вроде «Что я хочу сделать?» или «Что буду делать на этой неделе?». Я советую этот метод, когда слишком тяжело заняться постановкой задач.

2. Раскрашиваем задачи четырьмя цветами в соответствии с системой посева

Напомню цветовую кодировку задач.

Несрочное и важное → 1) посев, красный.

Срочное и важное → 2) жатва, зеленый.

Срочное и неважное → 3) прополка, синий.

Несрочное и неважное → 4) заготовка, черный.

Цветовая кодировка визуально поможет вам определить приоритеты. Пока вы еще к ней не привыкли, запишите все задачи черными чернилами, затем подчеркните их, обведите или выделите маркерами разных цветов.

Даже если вы сомневаетесь, на данном этапе вы сможете наконец определить степень важности своих задач. Конечно, порой можно запутаться или принять неправильное решение. Но тем не менее благодаря цвету вам будет проще смотреть на задачи, чем если бы вы писали только черным.

Когда вы привыкнете к цветному кодированию, сможете увидеть, например, нужно ли отвечать на это письмо сразу или следует подождать и т. п. Вы будете быстрее судить о делах, и, как следствие, у вас появится больше свободного времени.

Примеры задач

Общие задачи посева для всех установок: инвестиции в поддержание физического и психического здоровья, медицина, физические упражнения, семья, любимый человек, друзья, наставники и т. д.

Задачи посева для установки на работу и работу: меры, которые принесут пользу для компании в будущем, которые увеличат ценность компании, например связанные с исследованиями и планированием (такие как разработка новых продуктов и исследование трендов компаний); инвестирование в улучшение репутации; приобретение навыков, необходимых для роста.

Задачи посева для установки на работу и частную жизнь: совершенствование навыков для хобби; эффективное выполнение рабочих задач; концентрация на своих увлечениях и на том, чем вы хотите заниматься.

Задачи посева для установки на работу и подработку: исследование того, что вы уже сделали; обзор будущего карьерного плана; варианты увеличения продуктивности, чтобы найти время на подработку; зондирование почвы на основном месте работы, поиск места, которое поможет использовать ваши текущие навыки, и т. п.

Задачи посева для установки на работу и инвестиции: подготовка к тому, чтобы зарабатывать деньги; изучение акций и недвижимости, исследование рынка ценных бумаг, чтобы преуспеть; уроки от успешных людей.

Жатва, прополка и заготовка являются общими для всех ориентаций.

Жатва

Дела, напрямую связанные с жизнью и работой. Например, сообщения от важных деловых партнеров, презентации в заданные даты и время, материалы с важных встреч.

Прополка

Дела, которые не окажут большого влияния на ситуацию, если вы их не сделаете, но которые хорошо бы выполнить прямо сейчас. Например, несрочные телефонные звонки и электронные письма, которыми можно заняться в свободное время.

Заготовка

То, что вы делаете, особо не задумываясь и не осмысливая. Рутинная работа, которая отнимает время.

Руководствуясь чувствами других при определении приоритетов, не забывайте о себе

Когда я рассказываю об этом методе определения приоритетов, некоторые говорят: «Я не хочу принимать решения, переоценивая или, напротив, недооценивая планы другой стороны». Однако мне кажется, куда более неправильно притворяться хорошим, одновременно накапливая стресс и ощущая фрустрацию. Если вы с помощью цветной маркировки сможете разъяснить себе, почему тратите свое время на других людей и по каким критериям принимаете такое решение, то вам станет легче оттого, что вы делаете осмысленный выбор.

Мне кажется, что определение приоритетов и решение поставленных задач не будут вас стеснять, а, скорее, помогут стать свободнее. Решения, принятые по правилам, без промедлений и в хорошем темпе, создают запас времени, чтобы вы могли делать то, что захотите. Осознавая внутренние процессы, вы сможете довести их до автоматизма. Так что давайте делать всё по правилам.

Меня часто просят показать мой утренний блокнот и говорят: «Вау! Это потрясающе!» А потом я слышу: «Как жаль, что я не могу так подробно все описывать». Но хотя мой блокнот довольно подробный, я делаю всего лишь три несложных шага: записываю дела, отмечаю их цветом, а затем разделяю на более мелкие. Это очень просто.

3. Сортируем посев на мелкие «семена» и выбираем те дела, которые можете сделать сразу же

После цветного кодирования разделите красные задачи посева на мелкие дела-«семена», которые вы можете выполнить сразу же. Если вы не видите таких задач в числе ежедневных, проверьте расписание на следующую неделю и выберите задачи оттуда.

Например, для сотрудника ивент-компании, который никуда не торопится, но хочет предложить новое мероприятие возможному заказчику, посевом будет подготовка предложения для нового клиента. Давайте разберем этот пример здесь.

• Выясните, в чем проблема кандидата в клиенты.

• Узнайте, какие заказчики приходят к вашему потенциальному клиенту и какие проблемы они хотят решить.

• Подумайте о цели для нового кандидата в клиенты.

• Придумайте план, который даст ответы на семь вопросов: когда, где, кто, почему, что, как и за сколько.

8 апреля. Задачи на сегодня

Утренняя проверка почты (зеленый)

Ответ на запрос компании В (зеленый)

Рассмотрение повестки дня планового совещания (синий)

Посещение планового совещания (синий)

Подготовка протокола планового совещания (синий)

Создание предложения (синий)

Обед с господином А (красный)

Обеденная проверка почты (зеленый)

Подготовка предложений для новых деловых партнеров (красный)

Написание поста о хобби в блог (красный)

Тренировка мышц пресса – 100 раз (красный)

Перевод платы за семинар (черный)

Подготовка предложений для новых деловых партнеров

Изучить проблемы клиента

Изучить клиентов клиента

Продумать цели

Составить приблизительный план

Перечислить возражения и вопросы

Подготовить ответы на них

Подтвердить расписание события

Подтвердить необходимый персонал

Согласовать предварительный план с начальником

Начать подготовку материалов

Окончательная проверка материала – правки

Отрепетировать презентацию

Распечатать три цветные копии

• Перечислите возможные возражения и вопросы потенциального нового клиента.

• Подготовьте ответы на эти возражения и вопросы.

• Подтвердите расписание события.

• Подтвердите количество необходимого персонала.

• Составьте примерный план в блокноте и покажите его начальнику, чтобы обсудить направление проекта.

• Попросите начальника проверить проект.

• Начните готовить материалы.

• Попросите у начальника наконец проверить материалы или изменить их, если нужно.

• Отрепетируйте презентацию.

• Распечатайте три цветные копии для завтрашней встречи.

Если вы разберете задачи и подготовите их на таком уровне, то, когда придет время приступить к ним (то есть время жатвы), вам будет легче идти по плану и определить, что можете сделать, а что нет и что лучше передать другим.

Например, вы поймете, что задачи «выяснить, в чем проблема кандидата в клиенты», «подтвердить количество необходимого персонала», «изучить потребности целевой аудитории» или «распечатать три цветные копии» можно передать коллегам. Даже простое осознание того факта, что вы можете делегировать свои полномочия другим или, напротив, какие-то дела в состоянии выполнить только вы, изменит способ вашей деятельности в будущем.

Кроме того, подробно описывая этапы, вы затем сможете проанализировать, какие приготовления были важны, а какие – нет, и не тратить так много времени при подготовке предложения следующему новому клиенту.

К слову, если вам удастся отточить этот навык декомпозиции, то вы сможете избавиться от ощущения «я весь день был так занят, но, когда закончил работу, оказалось, что ничего не сделал». Дело в том, что «семена» должны быть настолько мелкими, что вы вряд ли сможете работать весь день и не сделать ничего.

Этот прием можно использовать не только для посева, но и в том случае, когда у вас слишком много дел для жатвы.

Порой бывает, что перед угрозой надвигающегося дедлайна мы не можем ничего сделать и в конце концов убегаем от реальности, занявшись чем-то совсем несвоевременным, например уборкой или сортировкой почты. Причина заключается в том, что мы не знаем, что делать, где начать и как приступить к заданию. Процесс разделения жатвы на мелкие задачи – это прекрасный посев, который поможет вам спокойно сделать дела и занять утренний час.

Если вам удастся разделить задачу посева на маленькие «семена», будь то в рабочей или личной жизни, то вы сможете объективно измерить прогресс. И даже если не получится завершить все задачи, запланированные на день, понимание «я продвинулся на 70 процентов» поможет избавиться от депрессии и повысить самооценку. Более того, вы сможете ощутить освежающее чувство «сегодня я сделал что-то важное для себя» именно потому, что уделили утреннее время посеву.

Подготовьте отдельный лист бумаги для каждого посева

Декомпозиция задачи посева такова: один посев на лист (или на разворот, если вы пользуетесь специальным блокнотом для посева). Не стоит размещать несколько посевов на одной странице: так будет трудно увидеть, что вы сделали и как далеко продвинулись. Кроме того, внушительный список дел только усиливает психическое давление и может повредить вашей мотивации. Однако при использовании одного посева на лист будет легко и просто определить количество предстоящих задач, просто пересчитав страницы.

Возможно, потребуется время, чтобы привыкнуть к декомпозиции задач посева на одном листе. Если на это не хватило утреннего часа, разделите декомпозицию на несколько дней. Кроме того, поскольку многие этапы посевов невозможно выполнить за один день, совершенно нормально, если вы не успеете закончить все задачи за день.

Создание задач за утренний час и их выполнение сами по себе являются важной частью посева.

Утренняя деятельность: задачи перед открытием собрания (9:00)

Когда вы привыкнете к декомпозиции задач по этому методу, начните указывать также необходимое время и в дальнейшем используйте получившийся график для самостоятельной оценки работы и планирования будущих мероприятий (однако это необязательно, если психологически тяжело вам дается).

Если ваша команда регулярно проводит мероприятия, а вы хотите, чтобы все четко и слаженно выполняли необходимые действия, можно подготовить инструкцию для каждого участника. В таком случае замените поле «Необходимое время» на «Ответственный». Это также считается посевом.

Как отличить крупные «зерна-задачи», которые можно разбить на более мелкие

Если делить задачи на всё более мелкие и мелкие «зерна», то только на эту работу может уйти целый день. Тут легко забеспокоиться, ведь одного утреннего часа точно не хватит. Но не стоит переживать: мы разбиваем задачи на мелкие «зерна», чтобы связать их с конкретными действиями. Другими словами, вам не нужно утруждать себя декомпозицией тех задач, которые вы уже освоили на высоком уровне, незаметном для вас.

Необходимо разделять на более мелкие только те задачи, которые вызывают у вас следующие ощущения:

• вы задаетесь вопросами «Могу ли я сделать это проще?», «А нормально ли это?», но продолжаете действовать так, как привыкли;

• я хочу внедрить это в свою жизнь;

• хочу бросить себе новый вызов, но пока не получается;

• процедура не отлажена, и я не знаю, как действовать;

• эта задача всегда требует дополнительного времени.

Другими словами, декомпозируйте по системе посева те задачи, которые можете охарактеризовать так: я в целом понимаю, что это важно, но пока еще не удалось этим заняться; я думаю об этом, но у меня не получилось продвинуться.

Вопросы по цветовой кодировке и размеру задач

Многие люди часто не понимают, как лучше кодировать задачи по цвету и по размеру «зерна». Разберем несколько распространенных вопросов.

У меня нет красных задач

Вопрос: когда я пытаюсь раскрасить задачи на день, там только жатва (зеленая), прополка (синяя) и заготовка (черная). Что делать, когда задач посева нет?

Ответ: в принципе нормально, что задач посева (красных) меньше, чем задач других цветов, поэтому не стоит переживать.

Что касается процентного соотношения, то 70 процентов задач – это жатва (зеленая). Доля каждой другой задачи – около 10 процентов, и в некоторые дни может оказаться, что красных пунктов нет вовсе. Однако часто люди упускают задачи посева, поскольку недооценивают его важность. Так что я советую найти хотя бы одно важное задание для посева в утреннее время, пусть даже совсем небольшое. Кроме того, если вы не нашли задачу для посева на день, подумайте о том, каких целей вы хотели бы достичь в рамках недели, месяца или года.

Более того, действия, направленные на упрощение процедур жатвы, тоже относятся к задачам посева (красный), так что попробуйте зайти с этой стороны. И постепенно количество красных строчек будет расти.

Какого цвета проверка почты?

Вопрос: я работаю с заграничными компаниями и могу определить цвет задачи только после того, как проверю почту утром. Является ли проверка почты жатвой (зеленой) или посевом (красной задачей)?

Ответ: получение информации из писем по электронной почте и разработка стратегии на день вполне может быть задачей посева. Однако с некоторыми письмами нужно разобраться немедленно, а другие, напротив, могут подождать, поэтому, когда вы привыкнете к кодированию, можете использовать цвет и для писем. Время, необходимое для ответа на письмо, меняется в зависимости от ситуации, но лучше выработать свою личную систему и пытаться ответить на все за ограниченный срок. Так что я рекомендую заниматься посевом в первый час утра, чтобы вам ничего не мешало.

Пример

Беглый просмотр содержимого письма, оценка срочности и важности – посев (красный), 15 минут.

Классификация – посев (красный), 20 минут.

Ответ на отдельные письма – жатва (зеленый), 20 минут.

Что делать, если каждый день приходится заниматься жатвой (зелеными задачами)

Вопрос: я работаю каждый день. По мере работы задач жатвы (зеленых) становится только больше и больше. Даже если я пытаюсь быстро решить их и перейти к посеву (красным), зеленые пункты все равно накапливаются, и я не могу справиться с важными делами.

Ответ: неприятности из-за все большего количества зеленых задач могут возникнуть у каждого. Именно поэтому я советую включить в расписание обработку жатвы за определенный период времени и повторную ее сортировку (сам этот процесс будет посевом, то есть красной задачей).

В этом случае я использую в «Блокноте утренней деятельности» обзор задач на месяц и распределяю действия по следующим разделам:

• с кем нужно связаться,

• проекты на будущее,

• что я хочу делать в будущем,

• темы, которые я хочу изучить,

• книги и другие материалы, с которыми я хочу ознакомиться,

• другое важное.

Если в этих пунктах обнаружились дела, которыми я уже месяц не занималась безо всяких последствий, то я смело бросаю их. Если же какие-то последствия все-таки возникли, то возвращаюсь к этой задаче.

Здесь уместна аналогия с одеждой: даже когда я выбрасываю вещи, которые не носила в течение двух сезонов, у меня все равно не возникает проблем из-за того, что я их не носила. Схожим образом можно не обрабатывать сразу все накопленные задачи жатвы (зеленые). С течением времени они могут стать заготовкой (черными). Вам станет психологически легче, если вы будете разбирать их раз в месяц.

Как отличить задачу жатвы от посева?

Вопрос: я часто не могу понять разницу между жатвой (зеленой) и посевом (красным). Мне кажется, что определение срочности зависит от человека и ситуации. Как мне перестать колебаться?

Ответ: как вы и сказали, определение срочности может меняться каждый день в зависимости от ситуации и вообще субъективно, поэтому сомневаться совершенно нормально. Вполне возможно, что одно и то же задание сегодня было посевом (красным), а завтра станет жатвой (зеленым). Жатва – это дело срочное и важное, поэтому у него есть аура неотложности, а задачи посева – это семена, которые принесут плоды и потребуют жатвы. Если вы не можете сориентироваться, то вспомните о своей установке (работа и работа; работа и подработка; работа и инвестиции; работа и частная жизнь).

Более того, в цветовом кодировании важно не то, насколько правильно вы распределили задачи, сколько возможность на месте отнести задачу к категории жатвы или посева. Так что вполне допустимо классифицировать задачу так, как вам это кажется правильным в данный момент (даже если вы не правы, то все равно сможете увидеть свои действия в цвете).

Однако если вам неудобно или вы не понимаете, насколько срочная это задача, то можете установить свои правила, например такие: задача, которую можно выполнить за три дня, – это жатва, задача, которая требует больше времени, – посев.

Что, если внутри задач посева (красных) есть и другие задачи?

Вопрос: когда я разделяю задачу посева на более мелкие, то первые из них неизбежно более срочные, чем остальные. В этом случае к красным пунктам примешиваются другие цвета. Это нормально?

Ответ: когда вы декомпозируете посев (красный), внутри оказываются задачи жатвы (зеленые) и прополки (синие). Так посев из красного превращается в многоцветный (лучше всего раскрашивать задания тогда, когда вы уже привыкли к кодированию, чтобы не запутаться). Таким образом, важные задачи посева, которые выделены в ходе утреннего часа, могут включать в себя мелкие, конкретные задачи жатвы и прополки.

Как провести исследование конкурентов с помощью цветовой кодировки?

Вопрос: какого цвета задачи по анализу конкурентов – просмотру их домашних страниц и сбору информации?

Ответ: в широком смысле это посев – вклад в развитие нового направления бизнеса. Но если вы не знаете, на что обращать внимание, и просто просматриваете сайты, то, скорее всего, по прошествии времени задача станет заготовкой. Важно разделить посев на мелкие этапы, например такие:

• определите, что именно вы будете искать на сайтах конкурентов (посев, красный);

• составьте сравнительную таблицу (посев, красный);

• найдите информацию по ключевому слову (синий, прополка – задача явно неважная, но без нее никак);

• заполните сравнительную таблицу (черный, заготовка – ее можно заполнить в любой момент).

Когда вы привыкнете к цветовому кодированию, сможете с легкостью распределять вложенные задачи по цветам. Однако на начальном этапе подобное исследование можно рассматривать как посев (если у вас достаточно ресурсов, вы можете визуализировать процедуру, цветом обозначив задачи, которые следует выполнить).

Как обозначить срочную рабочую консультацию?

Вопрос: является ли срочная рабочая консультация, предложенная во время работы, жатвой, потому что она срочная? Или это прополка (синяя) или заготовка (черная)?

Ответ: предлагаемая консультация является жатвой для той стороны, которая ее предложила. Для тех, кому ее предлагают, это может быть и прополка, и заготовка. Поскольку цель цветовой кодировки заключается в том, чтобы добиться ощущения выполненных задач и самореализации на работе, вы можете раскрасить задачу в соответствии с собственными ощущениями.

Например, если вы в спешке отвечаете на жалобы, которых легко было избежать, и возникает ощущение, что вы зря потратили время и силы, то это вполне может быть прополка.

Как упоминалось выше, ключом к цветовой кодировке является принятие решений на месте, а не правильная или неправильная классификация. Так что вы можете судить по выбору, который сделали в самом начале.

Убираем лишние задачи с помощью еженедельной и ежемесячной сортировки

Как уже говорилось, иногда задач жатвы становится слишком много, и, даже когда хочется перейти к посеву, зеленые пункты всё копятся и копятся, что приводит к стрессу. Возникает необходимость сортировать задачи раз в неделю, раз в месяц, а также раз в три месяца – полгода. Напишите все действия, которые вы откладываете, к которым вам нелегко приступить, и те, к которым вы хотели бы приступить, но не можете.

В частности, выделите время для еженедельного пересмотра задач по следующим пунктам. Я, например, пользуюсь обновленным списком из «Блокнота утренней деятельности» и посвящаю этой работе 30 минут утреннего часа в понедельник:

• с кем нужно связаться,

• проекты на будущее,

• что я хочу делать в будущем,

• темы, которые я хочу изучить,

• книги и другие материалы, с которыми я хочу ознакомиться,

• другое важное.

Через неделю вы увидите, что некоторые задачи выполнены, а другие вообще не продвинулись. На этом этапе надо решить, стоит ли переносить задачу на следующую неделю или нет. Совершенно нет смысла держаться за задачи, с которыми ничего не случится, если вы отодвинете их на следующую неделю.

Если вы решите перенести задачу, не приходите в отчаяние оттого, что не выполнили ее, напротив, назовите это стратегической отсрочкой и попробуйте включить ее в список дел на следующей неделе. Аналогичным образом в конце месяца мы снова просматриваем задачи и проводим их переучет.

В ходе этого процесса вы сможете переключиться – не винить себя за то, что не всё сделали, а напротив, сосредоточиться на том, что нужно выполнить, и продолжить в следующем месяце.

Оставшиеся задачи – это стратегическая отсрочка

Ответственные люди чаще всего пытаются работать по полной, задерживаются допоздна или пытаются впихнуть все задачи в свое расписание. Многие находятся под гнетом представления о том, что не смогут спокойно лечь спать, если не выполнят все дела до единого, поэтому они, уже будучи усталыми, засиживаются над мелкими расчетами, делают ошибки, процесс затягивается… Я советую таким людям воспользоваться так называемой стратегической отсрочкой.

Начнем с того, что идея декомпозиции задач заключается в том, чтобы сосредоточиваться только на том, что вы не смогли сделать, и не впадать в депрессию.

Если вам никак не удается справиться с задачей и вы вносите ее в список снова и снова, наверное, за этим что-то стоит. Может быть, вы на самом деле не хотите этим заниматься или вам это в конечном счете не нужно, тем более если дело идет без каких-либо проблем (заготовка, черный). Если вас гнетет тот факт, что вы никак чего-то не сделаете, возможно, лучше решить, что оно вам и не надо, и забыть об этом.

Задачи, которые вы не бросили и не хотите бросать, но которые вам необходимо выполнить, я предлагаю назвать стратегической отсрочкой и перенести на потом.

Составляя список оставшихся дел, мы записываем туда те задачи, которые хотим выполнять каждый месяц, но не выполняем и которые не доставляют нам никаких проблем. Однако благодаря списку стратегической отсрочки вы можете запросто отказаться от дел, которые навевают на вас тоску. Вместо того чтобы обвинять себя в лени и неумении, вы можете сознательно сказать себе: «Я выбрал вот эти задачи и выполню их в следующем месяце». Это поможет начать все с чистого листа.

От своего друга я узнала об этом методе, который называется AI: Appreciative Inquiry и был разработан в США, в Университете Чикаго. Ученые выяснили, что смена наименования действия помогает вам двигаться в правильном направлении.

Сделать 80 процентов – это нормально

Если вы пытаетесь идеально выполнять все дела с самого начала, то, чтобы отказаться от нового подхода, вам хватит и одного дня, в который вы чего-то не успеете. Именно поэтому я предлагаю поначалу принять следующее решение: выполнять 80, а не 100 процентов задач – это нормально.

Попробуйте поработать так неделю и, если вы что-то не успели, определите объем работ, который хотите перенести на выходные.

Пересматривайте задачи раз в неделю или в месяц и при необходимости переводите их в стратегическую отсрочку.

В этом и заключается смысл поддержки мотивации. Таким образом вы можете сказать: «Не получилось в будние дни – получится в выходные» или «Я не могу выполнить это задание на этой неделе, но сделаю его на следующей». Тем самым вы не утратите мотивации. Попробуйте поработать так неделю!

Меняйте детализацию мечты раз в три – шесть месяцев

Ежедневное разделение задач во время утреннего часа – это способ мышления, который поможет вам разобраться с текущими делами. Однако если мы будем сосредоточиваться только на них, то вскоре забудем обо всей картине в целом. Например, важно соблюдать диету, изучать иностранный язык, вести блог, готовиться к квалификационному экзамену, посещать семинары и т. д., но если вы будете заниматься этим слишком усердно, можете забыть, ради чего и для кого вы это делаете.

Поэтому, если в процессе утреннего часа вы сосредоточитесь только на текущих делах, вы не заметите никаких изменений в своей жизни. Единственной вашей целью станет исключительно решение повседневных задач. Чтобы бороться с этим, я рекомендую использовать интеллект-карты и диаграммы Ганта и анализировать вашу цель «с высоты птичьего полета» раз в три – шесть месяцев.

Добавление ветви интеллект-карты в диаграмму Ганта

Увеличение детализации в следующем порядке:

Интеллект-карта – это способ организации мышления, который придумал британский автор Тони Бьюзен[6]. Вы рисуете карту, в центре помещаете ключевые слова и образы, от них отходят важнейшие мысли и идеи. В моем случае вокруг главного рисунка в центре распределено все то, что должно быть сделано.

По мере выполнения этой работы вам станет ясно, «кто», «что», «когда» и «как». Это поможет вам создать диаграмму Ганта – таблицу, которую применяют в управлении проектами. Многие часто используют ее на работе. Если у вас есть блокнот, рассчитанный на три – шесть месяцев, им можно пользоваться для составления диаграмм Ганта.

Интеллект-карты помогут вам расширить идеи, а затем вы сможете более конкретно описать их при помощи диаграмм Ганта. Это позволит не сосредоточиваться на чересчур мелких задачах в ходе утреннего часа, а также не перепутать средства и цели.

Детализация задачи выглядит так: интеллект-карта → диаграмма Ганта → утренние страницы → посев в ходе утреннего часа. В утренний час можно заниматься не только постановкой задач на день, но и пересмотром целей более крупного масштаба.

Ловушка «обратного мышления»

Метод разделения задач в ходе утреннего часа, о котором я пишу, – это не «обратное мышление», когда вы ставите цель, а затем выстраиваете план для ее достижения. Это «строительство», при котором вы формулируете то, что стоит перед вами.

Когда вы хотите улучшить жизнь, обратное мышление порой может помешать. Конечно, необходимо оценивать свои цели с «высоты птичьего полета» раз в три – шесть месяцев или раз в год, но не стоит выстраивать более подробные планы. Если они окажутся чрезмерно детализированными, то вы наверняка рискуете упустить неожиданные возможности.

Сейчас, в эпоху нестабильности, когда вы не знаете, где будете работать через три или пять лет, я считаю, что не стоит ограничивать себя в будущем – с новым опытом и новыми идеями – теми планами, которые вы составили когда-то в прошлом.

Профессор Джон Крамбольц из Стэнфордского университета предложил теорию запланированной случайности. По его мнению, 80 процентов карьерного роста – это случайность, а ключ к будущему заключается в том, чтобы удачно воспользоваться открывающимися возможностями. Именно поэтому я и настаиваю на том, что важно определить установку, которая меняется в зависимости от вашего жизненного этапа, и составлять гибкие планы с учетом возможных изменений.

Часть третья. Вторые полчаса – посев для вашей мечты

«Что делать?» – задачи посева с заделом на будущее

В предыдущей части я представила метод посева – разделение задач, которое следует проводить в течение первых 30 минут утреннего часа. Теперь расскажу о том, как справиться с проблемами и превратить посев в метод не только решения рабочих задач, но и достижения будущего.

Когда у вас нет мотивации, указывайте задачи по принципу «и так помню»

Когда вы декомпозируете задачи во время утреннего часа, порой вам не удается добиться результата, и ваша мотивация падает. Чаще всего это случается потому, что детализация задачи слишком большая.

По этой причине я советую отмечать задачи, которые вы «и так помните», чтобы тем самым снизить детализацию.

Возьмем в качестве примера задачу «навести порядок в доме». В отношении места ее можно разделить на следующие подзадачи:

1) прибраться в гостиной,

2) прибраться в кухне,

3) прибраться в кабинете,

4) прибраться в ванной,

5) прибраться в детской,

6) прибраться в кладовке.

Таким образом задач станет больше, а значит, вы сможете ясно увидеть, какие из них вы выполнили, и оценить прогресс.

Более того, задачу «прибраться» можно детализировать еще сильнее:

1) избавиться от ненужных вещей,

2) убрать разбросанные вещи на место,

3) пропылесосить,

4) вытереть пыль.

Когда вы разберете задачу «прибраться» по способу уборки, то увидите, что одну задачу можно разделить по шести осям места и по четырем осям типа, то есть на 24 подзадачи (и более).

С таким списком вы наверняка сможете выполнить хотя бы одну из задач. Более того, этот метод может помочь вам рассчитать процент выполненного и проанализировать, что вы смогли сделать, что не смогли и почему. Это поможет добиться ощущения выполненного долга и повысит вашу самооценку.

Уменьшение детализации задания

Когда ваша мотивация на нуле, без колебания записывайте даже мелочи, которые вы «и так помните».

Даже если вы знаете, как наводить порядок, и обычно не вносите более мелкие операции в подробный список дел, все равно запишите их, чтобы добиться чувства реализованности. Решение даже небольшого объема задач поможет двигаться вперед и оценить свой прогресс. И вам не придется чересчур надеяться на свою память.

Сосредоточьтесь на том, что вы можете контролировать, и избавьтесь от неясностей в карьере

Ранее я упоминала, что приоритеты следует менять в зависимости от вашей установки (работа и работа, работа и подработка, работа и личная жизнь, работа и инвестиции). Но некоторым бывает сложно ее определить – люди не знают, кем хотят стать в будущем.

Чтобы избавиться от этого, в ходе утреннего часа сосредоточьтесь на делах, которые сейчас стоят перед вами и которые вы можете контролировать. Это станет для вас посевом. Выпустите тревоги из головы, посмотрите на них, визуализируйте их и классифицируйте.

Этот процесс проходит в три этапа.

1. Выпишите все причины беспокойства и тревог по принципу «одна тема – одно облачко».

2. Составьте таблицу, в которой по горизонтали расположено время, а по вертикали – контроль, и распределите задачи.

3. Забудьте о проблемах, которые вы не можете решить (или контролировать) своими силами, и сосредоточьтесь на тех, которые вам подвластны. Подумайте о решениях, начиная с краткосрочных.

Суть в том, чтобы выписать все то, что приходит вам в голову, не беспокоясь о порядке и размере ваших проблем, и решать их постепенно, пока «облачка» полностью не опустеют. Например, вы перечисляете:

• на мне лежит ответственность, и я не могу передать работу;

• компания может обанкротиться;

• на работе случилось фиаско, и мне от этого грустно;

• что делать, если меня сократят?

• почему я не могу завести бойфренда?

Пишите свободно, не делая различий между работой и личной жизнью, по мере того как что-то приходит в голову.

Затем визуализируйте свои проблемы в таблице, как показано на с. 116.

Преимущество этой системы в том, что она помогает понять масштабы и сроки возникновения проблем, взглянуть на них с другой точки зрения, оценить их реальную значимость и увидеть решения, которых мы обычно не замечаем.

Пример визуализации проблем

На самом деле мы часто сожалеем об ошибках, которые уже произошли, беспокоимся о том, чего еще не произошло, и вздыхаем, думая о неприятностях, на которые не можем повлиять сами.

Например, если вы постоянно беспокоитесь о том, что коллеги быстрее вас продвигаются по работе, сам факт того, что какой-то сослуживец опередил вас, не изменится. Если же вы решите: «У меня нет времени переживать об этом» – и вместо этого проанализируете карьерный путь успешного коллеги, то тем самым сможете избавиться от негативных эмоций: ревности или зависти.

Таким образом, вы можете использовать утренний час, чтобы упорядочить свое сознание, двигаться вперед и избавиться от эмоций, которые тянутся за вами. Конечно, есть вещи, которые мы не можем контролировать, но к которым должны быть готовы (например, стихийные бедствия или экономические кризисы), но давайте сосредоточимся на решаемых проблемах и будем на регулярной основе делать все возможное, чтобы разрешить их.

Помимо того, горизонтальная ось – ось времени. И если вы начнете думать о решении простых краткосрочных проблем, то обнаружите, что вам постепенно становится легче. Используйте это ощущение для решения среднесрочных и долгосрочных проблем.

В «сложностях» и «я могу» таятся силы

Если вы застряли на мысли: «Я не могу добиться успеха на нынешней работе» или «Моя работа – не то, чем я хочу заниматься», легко запутаться в том, какую установку выбрать и как определить приоритеты. В таком случае попробуйте сделать следующие две вещи в качестве посева.

1. Напишите список «Это для меня сложно».

2. Напишите список «Я могу это делать» и подумайте, восхищаются ли такими делами окружающие.

1. Напишите список «Это для меня сложно»

Причина, по которой я прошу вас написать этот список, такова: нередко в делах, которые, по вашему мнению, у вас получаются плохо, скрываются потенциальные сильные стороны и преимущества. Люди, ставшие экспертами в том или ином деле, часто получили такую репутацию не потому, что у них что-то получалось, а потому, что какая-то тема была для них сложной и они начали со всей серьезностью изучать ее.

Большинство тех, кто преподает техники пикапа, глубоко знает их потому, что не пользовался успехом у женщин, и даже я придумала систему утренней деятельности потому, что не могла рано вставать. Вокруг меня много людей, которые учат других публичным выступлениям. И среди них немало тех, кому самому трудно выступать на публике. Также многие не сдавали экзамен на должность сертифицированного аудитора, но стали популярными специалистами по подготовке к нему благодаря глубокому знанию этого экзамена.

Люди, которые хорошо что-то умеют с самого начала, не знают, как систематизировать свои умения, поскольку не прилагают усилий. Но те, кто постоянно думает: «Я не могу этого сделать, но я хочу», способны тщательно следить за процессом, пока не научатся. Так что сложности – это нормально, а их осознание поможет развитию ваших сильных сторон.

Знание того, что сложность – обратная сторона силы, помогает спокойно справляться с чередой неприятностей и разочарований. За счет смены перспективы вы сможете воспринимать повседневные события в позитивном ключе.

Ваше «нормально» для кого-то на самом деле «удивительно». За тем, что сложно для вас, скрываются способности и умения, поэтому составьте такой список.

2. Напишите список «Я могу это делать» и подумайте, восхищаются ли такими делами окружающие

Следующая моя рекомендация – выписать то, что вы делаете постоянно, и подумать, может ли это вызвать восторг у окружающих.

У меня уже давно вошло в привычку вставать в четыре часа утра – для меня это совершенно обычно. Но однажды, когда за обедом я случайно обмолвилась о времени своего подъема, у всех присутствующих буквально расширились глаза, и меня засыпали вопросами: «А во сколько вы ложитесь спать?», «Почему вы встаете в четыре утра?», «И как вы поднимаетесь?» Именно поэтому в 2009 году я выпустила книгу «Вставай в четыре часа утра, и все получится».

То, что вам кажется настолько очевидным, что не стоит даже упоминания, может оказаться чрезвычайно ценным для других людей.

Порой бывает нелегко осознать собственные достоинства, поэтому попробуйте поделиться с другими тем, что, по вашему мнению, может оказаться удивительным, и посмотрите на их реакцию. Хорошим показателем станет количество людей, которые скажут «вау!» или «потрясающе». Или запишите десять дел, которые вам хорошо удаются, и опубликуйте список в соцсетях, а затем сравните количество восхищенных комментариев по каждому из ваших привычных занятий.

Таким образом, выполнив эту задачу посева в утренний час, вы освободитесь от предрассудков о собственной незначимости. Регулярно уделяйте этому время!

Система 5W2H для осуществления вашей мечты

Работа и работа, работа и подработка, работа и личная жизнь, работа и инвестиции… У каждой установки есть образ идеального будущего, и посев поможет его добиться!

Чтобы этот образ не остался просто мечтой, а стал планом, я советую рассмотреть его по системе 5W2H. 5W2H – это вопросы когда (When), где (Where), кто (Who), что (What), почему (Why), как (How) и сколько (How much). Возможно, вы уже слышали об этом методе на работе, но его можно использовать и в личной жизни. Например, так.

• Я хочу отдыхать на вилле на пляжном курорте за границей и любоваться на балконе закатом над морем. Я пью пиво и читаю любимую книгу столько, сколько мне хочется.

• Я успешно похудела и теперь с гордостью демонстрирую свои формы на улицах Гиндзы[7], чего не могла делать раньше.

В этот момент постарайтесь максимально детально и конкретно представить себе, как будет выглядеть одежда, которую вы наденете, какой аромат вы ощутите или какую еду закажете в изысканном ресторане. Представить так подробно, будто это уже случилось.

После того как вы нарисовали себе приятное будущее и обрадовались ему, можно приступать к его воплощению в реальность. Если конкретизировать «Отдых на вилле на пляжном курорте» с помощью системы вопросов 5W2H, то это будет выглядеть примерно так:

• где: выберите потенциальный курорт среди множества доступных на карте мира или поискав информацию в интернете;

• почему: подумайте, почему именно этот вариант – хороший выбор;

• когда: через сколько лет вы захотите приобрести виллу на этом курорте;

• кто: с кем вы тогда будете общаться, будут ли у вас родственники, дети, семья, друзья;

• сколько: какой бюджет потребуется, чтобы купить виллу на курорте;

• что: что вы можете сделать, чтобы достичь этой цели;

• как: если стоимость виллы для вас неподъемна, подумайте, есть ли какой-то другой способ добиться желаемого (например, арендовать виллу на несколько месяцев в году).

Подробно рассмотрев задачу при помощи системы 5W2H, вы увидите те места, где регулярно застреваете и не можете справиться. Если вы их увидели, то вам повезло. Теперь подумайте вот над чем: что нужно сделать, чтобы преодолеть тупик? Если вы сможете дойти до этой точки, вероятность того, что ваша фантазия станет реальностью, будет гораздо выше.

А если вы разделите пункт «как» на еще более мелкие задачи и приступите к их выполнению, то сделаете шаг к своей мечте. Преимущество метода 5W2H для превращения фантазии в привычку заключается в том, что во время утреннего часа ваше желание приобретает конкретные черты, и вы не будете стесняться говорить другим: «Я хочу это сделать!»

А что, если я в итоге не смогу?

Что, если я потерплю неудачу?

Если вы будете излишне беспокоиться или только думать о том, что хотите сделать, то вы упустите возможности.

Вероятнее всего, потребуется смелость, чтобы признать какие-то факты. Тем не менее если вы найдете время составить план, тщательно конкретизировать и проанализировать свои шаги, то стыдиться будет нечего. Даже если вы потерпите неудачу, всегда можно спланировать все заново, используя систему 5W2H. Утренний час наступает каждый день. Вы можете начать в любом месте и в любое время.

Как сделать утреннее чтение временем посева

Работа и работа, работа и подработка, работа и личная жизнь, работа и инвестиции… Для любой установки утреннее чтение может стать посевом.

У утреннего чтения есть два основных преимущества:

• вы можете сосредоточиться, и это ничем не прерывается;

• знания, полученные из книг, можно сразу применить на практике.

Утреннее чтение дает возможность без труда воспринимать написанное и рождает ощущение «я все легко и просто понимаю». Что же до вечернего чтения, то, даже если я отмечаю интересную идею, которую неплохо бы попробовать, утром я часто забываю о ней. При чтении утром вы можете сконцентрироваться на книге и сразу же применить на практике то, что узнали, тем самым улучшив свои навыки.

Но чтение не ограничивается развитием полезных навыков. Например, прочитав в журнале статью, в которой рекомендуются рестораны рядом с вашим офисом, вы решите там пообедать. (Чтение помогает и в таких мелочах.) А сходив туда на обед именно сегодня, вы пополните свой запас информации о новых заведениях. Это еще и увлекательное занятие.

Однако не буду утверждать, что утром можно читать всё: некоторые книги не подходят для утреннего чтения. Например, любовные романы, детективы и другие произведения, вызывающие волнение, приятнее читать медленно, вечером, с бокалом вина или травяного чая. Другими словами, вечером лучше взаимодействовать со своими эмоциями и читать такие произведения, для восприятия которых требуется время, такие, которые рождают у вас вопросы «А как бы я поступил?», «Что я бы сделала?» и настраивают на внутренний диалог с самим собой. И потом, уже засыпая, вы сможете ощутить, как упорядочиваются и вызревают ваши эмоции.

Утром лучше всего прочитать то, что можно применить немедленно и что содержит информацию, которая подталкивает к реальным действиям. С точки зрения ускорения и разогрева вашего «рабочего мотора» хороши легкие книги и журналы с советами и ноу-хау, а если вы учитесь, то учебники для квалификационных экзаменов (однако, читая в сонном состоянии, вы легко можете заснуть, поэтому рекомендую делать заметки). Как видите, способы чтения и применения книг зависят от различных целей.

Как найти объективные недостатки в своей работе

Многие люди с установкой на работу будут использовать утренний час для своей деятельности. В таком случае я рекомендую использовать время посева для выявления недостатков в материалах презентаций и проектов.

Бывало ли так, что вам трудно начать работу над презентацией или длинной статьей или, наоборот, вы были настолько сосредоточены на подготовке материала, что, когда позднее пересматривали его, замечали несостыковки и ошибки? В подобных случаях стоит записывать те моменты, которые вам кажутся недостатками, вместе с разными уточнениями. Я, когда пишу статьи или готовлю материалы, тоже записываю эти «недостатки».

В частности, я делаю следующее. Когда во время написания статьи я замечаю логические ошибки, то вместо того, чтобы отвлекаться и прекращать писать, оставляю комментарий (красным цветом): «предыдущее предложение не связано с последующими», «что я хочу сказать?», «ход мысли непонятен» или «подкрепить данными», – то есть оставляю такие пометки-шпильки. Это помогает мне не останавливаться в подготовке текста и работать быстро и динамично. При последующем анализе написанного можно вернуться и переделать предложения, обращая внимание на красные пометки.

Даже если на этом этапе у вас что-то не получается, вы почувствуете удовлетворение оттого, что удалось написать часть текста. Затем, пересматривая свои предложения снова и снова, вы сможете спокойно проанализировать удачные моменты и скорректировать неудачные.

Это также упражнение на самообъективацию. Снова и снова пересматривая написанное трезвым взглядом, вы научитесь выражать мысли удачнее. Если вы просматриваете свои тексты вечером, когда мозг устал, вы не будете столь критичны к себе, а вот утром сможете выискать все ошибки.

Как определить приоритеты в работе и жизни

На лекции, посвященной изменению стиля работы, мне представилась возможность рассказать об определении приоритетов при помощи утреннего часа. Один из участников задал такой вопрос: «Я постоянно путаюсь в выборе приоритетов между текущей работой и такой, которая будет полезной, интересной и поможет в будущем и компании, и моей карьере. Например, этот проект безусловно полезен для компании и общества в целом, и я очень хочу над ним поработать, но он не имеет прямого отношения к моим нынешним обязанностям, и я не знаю, как это совместить».

Проблема того, как совместить дела, которые кажутся вам хорошими, и текущие задачи, – довольно мучительная. Если вы настолько заняты рутинными заданиями, что не можете приступить к полезным и интересным делам, которые также выгодны и для вашей карьеры, то постепенно начнете задумываться, устраивает ли вас такое положение вещей. Однако, если вам нравится ваша работа, вы не можете просто написать заявление об уходе. Так что один из способов посева – подумать о том, как найти положительные стороны в текущей неудовлетворенности.

Например, можно попробовать такие варианты.

1. Подумайте о «мостике» между вашей нынешней и будущей работой.

2. Придумайте достаточно весомые аргументы, чтобы убедить компанию, и презентуйте их.

1. Подумайте о «мостике» между вашей нынешней и будущей работой

Для начала определите ценность потенциальных проектов, которые хороши для компании или общества в целом, и ценность той работы, которую вы делаете сейчас. Это я называю «переброской мостика».

Например: «Целый год я буду работать на полную и сконцентрируюсь на работе, которая передо мной стоит, чтобы потом иметь возможность работать по своему усмотрению и все были согласны со мной». Или: «Когда снимут запрет на подработку, то мои навыки офисного ассистента для индивидуальных предпринимателей могут оказаться востребованы. Если я сейчас подумаю, какой офисный документооборот легко коммерциализировать, то это пригодится, когда я займусь подработкой или открою свое дело».

2. Придумайте достаточно весомые аргументы, чтобы убедить компанию, и презентуйте их

Другой способ – представить, что произойдет, если вы опишете свою идею лицам, принимающим решение, а затем реализуете ее. Подумайте, насколько проект, которым вы увлечены и который считаете безусловно полезным для вашей фирмы, может изменить будущее компании к лучшему.

Главное здесь – мыслить в контексте компании. В двух словах, надо понять, является ли ваша затея прибыльной или нет. Многим может показаться, что вопрос «А принесет ли это доход?» слишком груб и прямолинеен, однако именно стремление компании к получению прибыли является ее достоинством, поэтому, даже если вы предложите идею, которая полезна для компании, но не приносит денег, ее не одобрят.

Попробуйте, например, воспользоваться утренним часом, чтобы увязать свою презентацию со стратегией управления фирмой на текущий и следующий финансовый год, и постарайтесь сделать упор на том, как ваши мероприятия необходимы для получения прибыли.

Что делать, если в вашей работе нет посева

Разделение задач в ходе утреннего часа также введено в корпоративное обучение и практикуется сотрудниками, но бывают случаи, когда возникают следующие вопросы: «Я понимаю, что определение приоритетов важно, но моя работа вспомогательная, и я не вижу смысла в посеве. Другими словами, я не могу найти дела, которые были бы связаны с посевом. Что мне делать?»

Если отвечать кратко, посев присутствует в любой работе. Если вы будете характеризовать задание словами «его может выполнить каждый» и «в нем нет места посеву», то можете упустить важные «зерна», которые находятся перед вами.

На самом деле раньше я тоже относилась к своей работе спустя рукава, считая, что там нет «семян» для посева. Я работала в консалтинговой компании, но была не полноценным первоклассным консультантом, а вспомогательным сотрудником, который готовил документы. Я хотела стать экспертом, но мне не хватало необходимых навыков.

Каждый день, создавая сотни страниц в PowerPoint, я ощущала себя машиной по производству документации. Я хотела выступать под собственным именем, но чувствовала себя лишь еще одним винтиком в своем подразделении. В то время в консалтинговой отрасли не было других отделов, кроме тех, которые занимались созданием и подготовкой материалов, поэтому я считала, что не стоит даже пытаться сменить работу.

Именно тогда начальник сказал мне то, что изменило мое представление о работе: «Наша деятельность не просто поддержка. Мы последний бастион качества компании».

В консалтинге мы торгуем идеями. Наш отдел должен был взять бесформенный продукт и придать ему форму. Именно поэтому требовалось создавать красивые и понятные документы со всем вниманием к деталям, тем самым развивая бренд компании.

В тот момент, когда изменился смысл моей деятельности, изменился и мой мир.

Когда я снова взглянула на свою работу, то поняла: отдел подготовки материалов – это удивительное место, где виден процесс разработки управленческих стратегий в действии. Читая документы, я смогла немного узнать о динамике этого процесса. Я стала думать, как их проще объяснить, и постепенно научилась выражать свои мысли. Когда находишь смысл, меняется и отношение к делу! Моя репутация в компании была плохой, пока я не изменила свое отношение к работе, но постепенно она улучшилась.

Распространенные вопросы

Что делать, если в вашей работе нет посева?

Нынешняя работа кажется бесполезной.

↓

Что делает работу эффективной? → Менеджмент?

↓

Как можно сделать менеджмент эффективным? → С помощью коммуникации.

↓

Как включить элемент менеджмента в свою текущую работу?

Увеличить количество контактов с клиентами?

Стать командным игроком?

↓

В любой работе есть посев

Если вы рассматриваете свою работу как труд, то она может казаться вам прополкой (синий) или заготовкой (черный). Но если смотреть на нее как на ценность, то ваши действия повышают стоимость компании, а значит, это посев (красный).

Далеко не всех людей, выполняющих такие «вспомогательные» обязанности, в будущем заменит искусственный интеллект или роботы. Необходимо научиться распознавать и оценивать работу, которую могут выполнять машины, и ту, которую им нельзя поручать. Для человека, который работает, сознавая, что его заменит ИИ, и для того, который знает, что можно доверить роботу, а что – нет, смысл и удовольствие работы отличаются.

Если вы думаете, что ваша работа полезна (она создает окружение и помогает вам сделать то, что вы хотите), то это естественным образом увеличивает вашу мотивацию. Однако если вам кажется, что вы занимаетесь только вторичными делами и у вас нет дел для посева на будущее, то в течение утреннего часа подумайте, как улучшить эффективность своей деятельности, и это станет великолепным задатком для посева.

Посев – создание инструкции к задачам жатвы

Как упорядочить работу по дому и найти время на хобби? Такие размышления – это тоже посев.

Сократить время и повысить эффективность поможет автоматизация задач жатвы. Так что в качестве посева в утренний час можно взяться за подготовку инструкций по решению задач жатвы.

При составлении инструкции следует помнить о цифрах и конкретике. Если вы используете расплывчатые термины типа «в зависимости от ситуации» или «по мере необходимости», вы каждый раз будете теряться. Если же вы научитесь не задумываться лишний раз и работать машинально, то тем самым не только облегчите свою работу, но и сможете поделиться этой инструкцией с другими.

Например, если у вас проводятся ежемесячные собрания, сведите в одну инструкцию задачи и поручения, связанные с их проведением: до, во время и после собрания.

Инструкция для собрания

Кстати, когда моему ребенку еще не исполнился год, я тоже разработала инструкцию. Я расписывала конкретные наборы задач: «Утренние задачи – 100 мл молока; внести запись в блокнот для связи; выкинуть мусор»; «К возвращению домой – вскипятить воду в кастрюле, разморозить четыре кубика детского питания, подготовить молоко на ужин» и т. п. Это позволило мне спокойно разделить с мужем домашние обязанности.

Пример инструкции (для семьи с маленьким ребенком)

Сделаем из хобби работу

Многие люди хотят сделать мир лучше с помощью своих долговременных увлечений и хобби, даже если не ставят перед собой цель много на этом заработать. В подобном случае одним из посевов является подготовка к рассылке информации в социальных сетях и организация небольших встреч.

Я рекомендую размещать информацию о своем хобби в социальных сетях, общаться с друзьями и знакомыми, которым это может быть интересно, организовать встречу, пусть даже бесплатную, чтобы увидеть реакцию. В настоящее время позвать людей на встречу можно через твиттер, блоги, соцсети и т. д. Начните с приглашения друзей – сложностей при организации мероприятий будет куда меньше.

В частности, я рекомендую регулярно организовывать мероприятия по утренней деятельности в удобное для всех участников время. Даже если вы не знаете своих планов на вечер, можно назначать встречи с утра, если вы встаете достаточно рано, а поскольку у вас есть четкое начало рабочего дня и нет необходимости затягивать эти встречи, они могут стать привычкой. Организация мероприятия может показаться событием достаточно масштабным, но можно начать с обычного – стать инициатором и приглашать друзей и коллег.

Главное – выбрать формат, чтобы материал не исчерпывался. Например, вы решили организовать учебную группу, чтобы углубить свои знания о финансах. Если вы будете пересказывать содержимое учебников, то утренние занятия закончатся, как только кончится учебник. Но если вы хотите поделиться личным опытом, то можете провести заседание книжного клуба по финансовой теме или встречу для обсуждения новостей. Книги и новости выходят каждый день, так что вы сэкономите время и не окажетесь перед вопросом «Что делать дальше?».

Так, я уже более десяти лет веду группу под названием «Утренние рестораны», где мы вкусно завтракаем, и наша группа продолжит это делать, потому что заведения, где можно позавтракать, не исчезнут.

Давайте начнем «маркетинг для самопроверки»

Мне не нравится нынешнее место работы, я не чувствую себя самим собой, я хочу больше свободы… Многие люди, исходя из этих ощущений, стремятся найти некое «третье место», отличное от работы и дома. Но я хотела бы, чтобы вы подумали вот о чем: что такое для вас свобода и что значит быть самим собой? Можете вы это сформулировать?

Ведь для того, чтобы работа стала игрой, а игра – работой, необходимо осознать, что вам нужно, определить приоритеты и сделать правильный выбор. Более того, если вы перестанете думать о своей работе плохо, то осознаете: в компании, где нет «свободы», но есть большие полномочия и бюджет, вы сможете достичь таких результатов, которых не добиться самостоятельно. Осознав это, вы поймете, что в компании на самом деле немало свободы.

Изучение своих прошлых предпочтений и поступков с целью определить, что же значит свобода для вас, также является отличной задачей посева.

Многие люди относятся к самоанализу поверхностно, как к материалу, который может заинтересовать интервьюера при поиске или смене места работы, однако для вашего же блага необходимо делать его регулярно и тщательно. Живя без тщательного самоанализа, вы каждый раз будете сталкиваться с одними и теми же проблемами, тратить время на необязательные занятия, игнорируя то, что вам действительно необходимо, а это не приведет ни к каким результатам.

Так что же делать? Я предлагаю посмотреть на себя со стороны, раз и навсегда прекратить сравнивать себя с другими и обратить внимание на то, что есть у вас самих. В частности, советую вспомнить по три самых счастливых момента и три самых грустных момента из младенчества, детского садика, начальной и средней школы, старших классов и так далее и спросить себя, почему вы были счастливы и почему грустны. Загляните в прошлое и вспомните, какие переживания вы испытывали, когда погружались в игру, забывая о сне и отдыхе, на что всегда обижались.

Если вы проведете тщательный самоанализ, «инвентаризацию себя», то, возможно, обнаружите следующее: мне нравится объединять людей, вещи и предметы; я ярче проявляюсь, когда играю роль серого кардинала, который за кулисами поддерживает лидера; я скорее ремесленник, чем торговец; мне нравится спокойно достигать своих целей в одиночку, а не в команде. Пока это гипотезы, связанные с вашим карьерным направлением. Поскольку они всё еще на стадии гипотезы, не стоит внезапно менять работу. Для начала попробуйте примерить на себя новый вариант в небольших масштабах и текущей обстановке.

Например, попробуйте найти в своем нынешнем окружении деятельность, которой подходили бы ключевые слова «серый кардинал», «объединять людей и вещи», «ремесло», «один человек, молчаливый». Если вы не можете найти ничего подобного в своей компании, попробуйте себя в качестве новичка в сообществах за пределами фирмы или в деятельности pro bono[8], где вы можете бесплатно предложить свои знания. Неплохо также пообщаться в блогах и социальных сетях.

Это так называемый маркетинг для самопроверки. Прикидывая направления своей установки, пробуя ее на небольших делах и корректируя гипотезы, вы можете экспериментально проверить, имеют ли ваши склонности и ценности хождение в этом мире и получаете ли вы удовольствие от того, что делаете.

Как превратить свою досаду в посев

Если вы хотите оценить свои сильные стороны и подготовиться к разрешению на подработку, попробуйте изложить в письменном виде те аспекты, которые вызывают у вас досаду, желание вмешаться и все переделать.

На самом деле проблемы, которые можете решить только вы, часто скрываются в вещах, которые вам досаждают или раздражают. Выделите утром полчаса, чтобы записать все, что действует вам на нервы и что вы могли бы улучшить.

Например, у меня есть привычка рассматривать рекламу в поездах и журналах с точки зрения представления материала, потому что я много лет создавала основы для презентаций. Мне нравится мысленно корректировать слишком длинные или неряшливые предложения, цветовые схемы или дизайн, которые меня не устраивают. В этой деятельности, кроме раздражения («какой ужас!», «да кто так делает!»), таятся подсказки, которые помогут вам найти установку на работу и подработку.

• Что вызывает у вас такие эмоции?

• Почему они у вас возникают (объясните профессионально)?

• Как можно исправить ситуацию?

Ответы на эти вопросы опубликуйте в соцсетях или блоге. И можно не беспокоиться о конфиденциальности.

Если вы эксперт в области красоты и макияжа, то, возможно, обращаете внимание на лица прохожих. «Такая форма бровей больше подходит другому типу лица», «Эта странная форма только все портит!» Когда вы попытаетесь выразить свое разочарование и предложите способ улучшить ситуацию, сможете записать свое уникальное видео.

На днях моя знакомая, редактор, поделилась собственным интересным мнением. Она рассказала, что сопроводительные тексты в музеях всегда сложны для понимания. Посетители подолгу стоят перед картиной, читая непонятное описание, и в музее становится тесно. Если бы сопроводительные тексты были проще, понятнее и содержали краткое резюме, то в музеях было бы приятнее! Мне кажется, она высказала уникальную профессиональную точку зрения.

Наиболее подробным источником специальных знаний являются учебники. И конечно, в сравнении с учебниками подобные «точки зрения», безусловно, проигрывают по количеству и полноте знаний. Однако установка «работа и подработка» не сводится к передаче совершенных знаний другому человеку. У вас существует и идеальное, и неидеальное положение вещей. Ваше видение того, что и как вы можете улучшить, может оказаться продуктом.

Если вы используете утренний час для генерации таких идей, возможно, это поможет вам сохранять восторг даже после работы.

Как превратить опыт в продукт

Желание написать книгу, преподавать или превратить свой опыт в контент – это тоже посев. Здорово иметь возможность профессионально и активно работать, используя навыки, полученные при работе в компании. Если у вас появится возможность сделать коммерческую публикацию или снять видео, вы сможете действовать согласно установке «работа и инвестиции» и получать дополнительный доход в виде гонораров. Попробуйте обобщить свои знания за утренний час.

Вот три шага для обобщения и систематизации ваших знаний.

1. Вспомните собственный опыт (включая рабочий и личный).

2. Подумайте о том, может ли он решить проблемы других людей.

3. Подумайте о концепции и прислушайтесь к реакции окружающих.

Давайте объясним по порядку.

1. Вспомните собственный опыт (включая рабочий и личный)

Подробно опишите не только свои успехи, но и неудачи, свои размышления и то, что вы хотели бы сделать по-другому, будь у вас такая возможность.

Речь идет о том, чтобы анализировать не только свой опыт работы, но и личную жизнь, ведь от индивидуального темперамента часто зависит успех на работе, они неразрывно связаны. Если разделить свои мысли на «рабочие» и «личные», то ваши идеи могут лишиться непринужденности, поэтому старайтесь размышлять свободно.

2. Подумайте о том, может ли ваш опыт решить проблемы других людей

Страдают ли окружающие от подобных проблем? Поможет ли ваш опыт решить их? Подумайте об этом.

Когда я создавала «Блокнот утренней деятельности», то хотела помочь тем людям, у кого возникали такие мысли:

• хочу встать пораньше, но не получается;

• хочу сам свободно проводить свое время, но не могу;

• меня мотивируют на раннее вставание, но мотивация сохраняется не больше трех дней;

• не могу встать раньше и поэтому ненавижу себя.

Я предлагала различные методы: визуализацию целей, использование шаблонов расписания, смену негативных реакций на позитивные и т. п. – и пробовала объединить их в блокноте.

3. Подумайте о концепции и прислушайтесь к реакции окружающих

Я предложила «Блокнот утренней деятельности» издателю, ориентируясь на тех, кто хотел бы рано вставать, но не может. После выхода блокнота в 2011 году я получила много откликов в твиттере, а первый тираж разошелся очень быстро. По этой причине в марте следующего года пришлось создать блокнот для утренней деятельности без дат. С тех пор его печатают уже больше десяти лет подряд.

Настоящая реформа стиля работы начинается с сомнения в правилах

Вне зависимости от вашей установки общая задача состоит в том, чтобы выяснить, что не так с вашей текущей работой, найти три «Н» – ненужное, напрасное и непостоянное – и повысить эффективность труда. Утренний час и посев хороши для того, чтобы поставить под сомнение правила и обычаи компании.

Недавно я присутствовала на совещании, где докладчицы представляли свои идеи генеральному директору. Докладчиц было десять, все они претендовали на руководящие должности. За некоторое время до того я дала им индивидуальные рекомендации по оформлению презентаций и сбору данных для изложения своих идей. После месяца обучения у каждой из них было десять минут, чтобы представить свой проект руководителю предприятия.

Выступления и тезисы докладчиц были хорошо организованы и логически проработаны. Однако, к сожалению, некоторые идеи оказались не так интересны, как могли бы быть. На наших индивидуальных встречах проекты казались захватывающими, что же случилось? Я задумалась. А потом, когда опросила выступавших женщин, услышала: «Я сдалась, потому что не смогла найти данные, убедительно подтверждающие мои идеи, так что сделала презентацию только с теми сведениями, которые смогла собрать».

Для официальных презентаций вне компании, конечно, неприемлемо использовать сырые или неполные данные. Однако на той встрече мы готовы были обсуждать идеи. Я хотела, чтобы докладчицы представили интересный проект, даже если не смогли собрать данные. Я говорила: «Мы еще не нашли эти данные, но думаю, что идея просто класс!» Но после некоторых выступлений я испытывала только сожаление.

И все же именно я не так подробно изложила свои ожидания от этих женщин. Это событие заставило меня задуматься о том, что я недостаточно их убедила в том числе и потому, что подчеркивала важность данных. Именно поэтому я потерпела крах.

Одна только фраза «так принято» таит в себе сладкий соблазн перестать думать. Легко следовать правилам, не задумываясь о них, ведь до поры до времени тебя никто не будет предупреждать.

Однако если у вас есть идея, которую вы хотите, но не можете представить (у вас не хватает данных, или так делать просто «не принято»), нередко все заканчивается тем, что вы отказываетесь от задумки, в которую верили. Другими словами, цель и средства меняются местами.

Если вы действуете определенным образом, потому что «таковы правила» или «так принято», то остановитесь и подумайте, для чего эти правила вообще нужны. Ведь если вы будете чересчур старательно следовать нормам и обычаям, то рискуете застрять. Не подавляйте свои спонтанные идеи, полагая, что вы не сможете изменить правила.

Не отказывайтесь от замыслов, которые вызывают у вас восторг только потому, что «такого еще не было» или «это не по правилам». А первый шаг к тому, чтобы предложить идею и сделать свое будущее реальностью, – это ваш утренний час, о котором я писала здесь.

Приложение. Руководство START UP

Как выделить час, даже если вы заняты

Настройтесь на ранний подъем

До сих пор я рассказывала вам, как изменить свою жизнь с помощью декомпозиции задач в течение утреннего часа. Но, возможно, вы не умеете рано вставать по утрам или у вас нет свободного часа после пробуждения. В этом разделе я расскажу о том, как его все же выкроить.

Если у вас не получается вставать рано или эта привычка никак приживается, приложение поможет вам выделить время и сделать утренний час реальностью.

Вставать рано – это не цель, а средство

«В этом году я точно начну рано вставать!» Люди часто дают себе подобные новогодние обещания, а когда у них не получается, думают так: «Вставать рано – для этого нужна сильная воля и твердая решимость», «Я не могу делать то, что мне не под силу».

Один из экспертов в области поведенческих наук однажды сказал мне: только два процента людей способны упорно заниматься спортом, учиться или выполнять какие-то привычные действия только за счет воли или мотивации. В большинстве случаев мотивации и стремления стараться хватает лишь на чуть-чуть. Вот почему важно встроить в свою жизнь мотивацию как механизм.

Еще один момент, о котором я хочу сказать, – не сокращайте время сна. Нельзя говорить: «Чтобы рано вставать, буду меньше спать». На днях я была поражена, когда кто-то сказал: «Я сплю всего четыре часа в день, но хочу вставать еще раньше». Урезать время сна и потом страдать весь день – ошибка в определении приоритетов. Вместо этого подумайте, как передвинуть важные мероприятия на утро.

Я часто говорю людям: «Представьте, что вы учитесь за границей в стране, где рано встают». Начните свое утро так, будто вы находитесь в другой стране с разницей во времени в один час.

Причина, по которой раннее пробуждение из средства становится целью, заключается в том, что вы не понимаете свою установку. В зависимости от нее будут меняться занятия, которые вам удастся сократить или от которых, наоборот, вы не сможете отказаться, и, естественно, будет меняться то, как вы используете свое время. Если вы испробовали различные методы, но все равно чувствуете себя спокойнее вечером, то вполне можно заняться посевом и в вечернее время, передвинув домашние дела на утро.

В качестве примера я приведу график 35-летней работающей матери, ориентированной на «работу и работу», которая хочет расслабляться по вечерам: она воспитывает дочь трех с половиной лет и сына, ему год и восемь месяцев. Ее главная цель – достижение результатов на работе, и она стремится к ней, руководствуясь следующими критериями.

• Я хочу ложиться спать после личного времени вечером, поэтому утром я использую посев для подготовки к спокойному решению вечерних задач.

• Утром я складываю белье, делаю легкую уборку и разогреваю готовый ужин, и этого достаточно.

• Я переезжаю жить ближе к работе, чтобы сэкономить время, даже если арендная плата будет немного выше, вместо того чтобы вечерами тратить личное время на дорогу.

• Если работа или домашние дела переносятся на время после 21:00, то я рассматриваю их как сверхурочные и осознаю, что у них тоже есть сроки выполнения.

• Приоритетными в воспитании детей на этом этапе являются еда и сон. Даже если в комнате не все прибрано, но ребенок хорошо ест и спит, он вырастет здоровым.

Пример работающей мамочки с двумя детьми (3,5 года, 1 год и 8 месяцев)

Таким образом, в зависимости от поставленной цели можно сделать четкий выбор и избежать колебаний. Без колебаний вы действуете быстрее и успеваете больше.

Стремление к короткому сну – верх глупости

Как упоминалось выше, утренняя активность заключается не в сокращении времени сна, а в переносе дел на утро.

Данные научных исследований также подтверждают, что стремиться к короткому сну неправильно. В сентябрьском выпуске журнала Neuron за 2019 год сообщалось об открытии так называемого гена короткого сна, который не позволяет людям засыпать, даже если они спят на несколько часов меньше нормы. Как выяснили ученые, мутация в одном из оснований гена ADRB1 приводит к изменению продолжительности сна. Однако встречается такое крайне редко – примерно у четырех человек из ста тысяч. Это открытие исследователей свидетельствует о том, что попытки сократить сон путем тренировок или каких-то усилий – пустая трата времени. Если вы сокращаете время сна, а ваша продуктивность и концентрация снижаются, вы буквально ставите телегу впереди лошади.

Подготовка среды

Чтобы перенести важные дела на утро и обустроить свой утренний час, воспользуйтесь руководством по утренней деятельности START UP. Оно включает в себя выполнение следующих четырех последовательных действий.

1. Sleep (сон): обеспечьте оптимальную продолжительность сна.

2. Target (цель): определите цель посева в зависимости от вашей установки.

3. Time (время): автоматизируйте утренние задачи, чтобы обеспечить время для посева.

4. Backup (подстраховка): составьте запасной план, чтобы подготовить себя даже к крайним ситуациям.

1. Сон: обеспечьте оптимальную продолжительность сна

Сократить время сна невозможно, но можно определить оптимальную для вас продолжительность и выстроить расписание удобным образом.

Уже более десяти лет я работаю с людьми, которые хотят, но не могут вставать рано. Мало кто из них имеет правильное представление о том, как меняется их работоспособность в зависимости от количества сна.

Необходимое время сна варьируется в зависимости от индивидуальных особенностей, возраста, уровня дневной активности, физического состояния и других факторов, но, как мне кажется, часто люди действуют под влиянием СМИ или собственных субъективных ощущений. Если это относится и к вам, то рекомендую сначала определить оптимальное для вас время сна – с оглядкой на ваше физическое состояние.

Как и при одинаковом потреблении калорий, одни люди набирают вес, а другие нет, так и необходимая продолжительность сна у всех разная. Сначала необходимо собрать данные о себе: сколько часов сна вам подходит, какова минимальная продолжительность сна, которая поможет вам дотянуть до следующего дня, сколько часов для вас много и т. п. С помощью метода, указанного ниже, постарайтесь определить, сколько часов сна вам нужно и в каком состоянии вы находитесь.

Для определения оптимальной продолжительности я рекомендую использовать в течение недели формулу: 90 минут × (4 или 5) + α.

Вам понадобится выполнить три шага.

1. Понять фазы быстрого и медленного сна

В первую неделю мы увеличиваем или уменьшаем время сна на 90 минут плюс время α, которое требуется для засыпания (в зависимости от человека, обычно около 30 минут). Это необходимо, чтобы обнаружить границу сна, которая поможет вам поддерживать концентрацию в течение дня. Например, 7,5 часа сна + α по понедельникам, вторникам и средам, 6 часов сна + α по четвергам, пятницам и субботам, а в воскресенье – спите в соответствии с вашим физическим состоянием.

2. Отрегулировать время сна относительно обнаруженной границы

Основываясь на правильной границе сна, определенной на предыдущем этапе, и постепенно меняя продолжительность, установите границу оптимального и избыточного сна.

3. Вести дневник и изучить взаимосвязь между временем сна и дневной работоспособностью

Ведите дневник в период адаптации. Если вы будете отмечать самочувствие и сонливость после обеда, то сможете определить оптимальное для вас время сна.

Кроме того, в «Блокноте утренней активности» есть графа, в которую следует заносить пять этапов изменения физического состояния в зависимости от времени сна и бодрствования. Я, например, знаю, что если сплю меньше семи часов, то меня начинает клонить ко сну после 14:00. Так что, если у меня нет другого выбора, кроме как поспать всего пять-шесть часов, я стараюсь либо обедать умеренно, чтобы подготовиться к послеобеденной сонливости, либо немного вздремнуть после выпитого кофе. (По опыту я знаю: если выпить чашку кофе и вздремнуть на 15 минут, я проснусь как раз в тот момент, когда кофеин начнет действовать. Это помогает мне ощутить бодрость.)

Кстати, подходящее время сна и бодрствования варьируется в зависимости от жизненного этапа и установки и не является раз и навсегда принятым решением.

У меня время сна и пробуждения всегда зависело от жизненного этапа.

В 19 лет просыпалась рано и готовилась к экзаменам:

• ложилась спать в 22:00 и просыпалась в 5:30 – 7,5 часа сна.

В 24 года вернулась к раннему пробуждению:

• ложилась спать в 23:00 и просыпалась в 5:30 – 6,5 часа сна.

От 30 лет до беременности в возрасте 40 лет:

• ложилась спать в 23:00 и просыпалась в 4:00 – 5 часов сна.

Во время беременности:

• ложилась спать в 21:00 и просыпалась в 4:00 или в 5:00 – 7–8 часов сна (продолжительность выросла из-за сонливости).

Вскоре после рождения ребенка:

• ложилась спать в 20:30 и просыпалась в 4:00 – 7 часов сна (если ребенок новорожденный, вы неизбежно будете спать с перерывами, поэтому фактически я спала около 6 часов).

Сейчас, когда ребенку четыре года:

• ложусь в 21:00 или 22:00 (зависит от режима сна ребенка и его ночных пробуждений), просыпаюсь в 4:00 или в 5:00 – 7 часов сна.

В воспитании детей я все еще действую методом проб и ошибок. По ходу взросления режим дня меняется, поэтому едва закрепившиеся привычки могут быстро устареть. Тем не менее если вы знаете, сколько часов вам комфортно спать, то не будете бояться ежедневных изменений и сможете даже получать от них удовольствие. Попробуйте активно собирать данные о себе, используя методы, представленные выше.

2. Цель: определите цель посева в зависимости от вашей установки

Если вы начинаете свою утреннюю деятельность только потому, что надеетесь, что это как-то изменит вашу жизнь, или считаете, что должны стать жаворонком во что бы то ни стало, ничего не получится. Но если вы выстроите свое утреннее расписание на основе измеряемого цифрами успеха, то это вам поможет! (Я называю это законом конкретики.) Определение успеха в соответствии с законом конкретики не позволит вам сначала пропустить день, а потом сказать: «Ну и ладно» или «Я бросаю». После определения критериев успеха попытайтесь найти время для посева.

Рекомендую разделять цели на главные и мелкие. При слишком подробном определении легко перепутать средства и цели, а при слишком общем – не почувствовать прогресса. Если возникает ощущение, что вы путаете средства и цели, запишите их на видном месте, например в блокноте, чтобы всегда можно было вернуться к этому определению.

Если вы стремитесь к успеху в своей нынешней компании (установка «работа и работа»)

Главная цель: заниматься посевом, чтобы получить высший балл на кадровом экзамене в марте следующего года.

Мелкая цель: заниматься посевом, чтобы до начала рабочего дня придумать пять идей для проектов, которые помогут за неделю увеличить продажи компании.

Если хотите и дальше развивать свое увлечение марафонским бегом (установка «работа и личная жизнь»)

Главная цель: заниматься посевом, чтобы пробежать весь марафон в феврале следующего года.

Мелкая цель: заниматься посевом, пробегать утром 5 км три раза в неделю.

Если вы хотите найти подработку (установка «работа и подработка»)

Главная цель: заниматься посевом, до апреля следующего года найти вторую работу, которая будет нравиться и приносить доход.

Мелкая цель: заниматься посевом, каждую неделю находить один пример того, кто с удовольствием занимается подработкой, в то же время успешно продвигаясь на основной работе.

Если вы хотите найти дополнительный доход (установка «работа и инвестиции»)

Главная цель: заниматься посевом, чтобы в течение трех лет получать заработную плату плюс 150 тысяч иен[9] дополнительного дохода.

Мелкая цель: заниматься посевом, каждую неделю находить один пример того, кто добился успеха в сферах недвижимости, фондового рынка или интеллектуальной собственности.

3. Время: автоматизируйте утренние задачи, чтобы обеспечить время для посева

Чтобы обеспечить себе утренний час для посева, необходимо заранее определить, на что вы не собираетесь тратить лишнее время, и обеспечить бесперебойное выполнение этих задач. А для того чтобы выполнять необходимые действия быстро и без напряжения, их надо автоматизировать. Так вы перестанете действовать по настроению и искать причины отлынивать от работы со словами «и так сойдет».

Пока раннее пробуждение не вошло в привычку, – это труд, а значит, довольно просто попасть в ловушку «и так сойдет». Для того чтобы новая привычка закрепилась, требуется в среднем от десяти дней до двух недель. Но утром вы уже автоматически умываетесь и чистите зубы. Точно так же, если вы встанете рано утром и заранее определите необходимые действия, вас не будет тянуть в сон, когда вы проснетесь. Установив регламент для тех занятий, которыми вы обычно занимаетесь не слишком сосредоточенно, например для приготовления завтрака или утренних сборов, вы сможете избежать усталости от решений.

По мере привыкания вы почувствуете дискомфорт от того, что не двигаетесь по одной и той же схеме, точно так же как вам дискомфортно, если не почистить зубы. Вот именно это вам и нужно. Теперь вы можете следовать графику не задумываясь. Конечно, поначалу придется действовать методом проб и ошибок, но, найдя оптимальную схему, сосредоточьтесь на том, чтобы вести себя максимально спокойно в соответствии с ней.

В частности, установите себе правила для разнообразных утренних ритуалов и дел, чтобы отвести утренний час под посев и спокойно сделать все остальное. Вы можете воспользоваться примерами для главной и мелкой цели по каждой установке или выработать собственные правила.

Установка на работу и работу

Чтобы как можно быстрее собраться на работу, я сокращаю расход времени: заранее готовлю одежду на каждый день недели, разогреваю на завтрак вчерашнюю еду, уезжаю на поезде в то время, когда точно могу сесть, стираю утром, чтобы сразу после возвращения домой лечь спать.

Установка на работу и личную жизнь, хобби – бег

Каждое воскресенье проверяю прогноз погоды на неделю и решаю, в какие дни буду бегать на улице, чтобы устраивать пробежки трижды в неделю. Форма для бега лежит у кровати, чтобы можно было выйти на дистанцию сразу после пробуждения. Рабочую одежду держу в ванной комнате, чтобы можно было принять душ и переодеться сразу после возвращения.

Установка на работу и подработку

Раз в месяц посещаю утреннее мероприятие, где люди разных отраслей, возрастов и должностей собираются вместе для расширения кругозора. Раз в неделю выхожу на утреннюю пробежку, провожу время наедине с собой, чтобы продумать идеи. В остальное время думаю о том, как использовать полученные знания во благо компании.

Установка на работу и инвестиции

Готовлюсь к тому, чтобы стать более продуктивным, не работая сверхурочно, тем самым получив свободу времени и денег. Первые полчаса отвожу на чтение и конспектирование книг по продуктивности, чтобы подготовиться к изменению стиля работы. Вторые полчаса изучаю способы получения дополнительного дохода помимо основной работы, например инвестирование в недвижимость или акции.

4. Подстраховка: составьте запасной план, чтобы подготовить себя даже к крайним ситуациям

Часто все идет не по плану. Если вы составите один-единственный – наилучший, идеальный для вас – план, то расстроитесь, если что-то пойдет не так, и, возможно, потеряете интерес к утренним занятиям. Именно поэтому следует разработать резервный вариант на всякий случай, особенно если вы работаете в условиях непредсказуемости или очень велика разница между периодами напряженной работы и простоя.

Составьте резервный план (и даже не один), и тогда, даже если случится что-то экстраординарное, вы сможете двигаться по запасному пути, тем самым сохранив свою мотивацию. По этой причине я рекомендую подготовить «план А, план Б и план В», определив, какие действия в них входят.

Например, в моем случае эти планы выглядят так.

План А: встаю в 4 утра, ребенок спит до 6 (у меня 2 часа утреннего времени).

План Б: встаю в 5 утра, ребенок спит до 6 (у меня 1 час утреннего времени).

План В: встаю в 6 утра вместе с ребенком, или ребенок просыпается в 4 вместе со мной (утреннего времени нет).

А теперь посмотрим, что входит в эти варианты.

План А: приседаю или качаю пресс во время просмотра Amazon Prime и Netflix, делаю макияж, готовлю план на день с помощью блокнота утренних занятий.

План Б: приседаю или качаю пресс во время просмотра Amazon Prime и Netflix, делаю макияж.

План В: готовлю завтрак для ребенка, отвожу его в садик.

Если вы заранее решите, как поступите в каждом случае, то сможете не сетовать на свою слабую волю и не оправдываться, что вы хотели это сделать, но не смогли.

Я рекомендую также создавать отдельные планы на периоды напряженной работы и простоя. Позиция «Я не могу заниматься утренней деятельностью, потому что сейчас много работаю» вредит вашей мотивации. Однако если вы с самого начала подготовите план на периоды занятости, то вам станет спокойнее, потому что вы просто будете идти вперед по выбранному маршруту. Советую также разделить график на летний и зимний периоды. Если вы запланировали утренние пробежки, то можете обнаружить, что зимой для них слишком холодно, и мотивация бегать исчезнет. Так что определите план А, план Б и план В для каждого сезона.

Благодаря использованию системы START UP вы сможете проанализировать, как вы используете свое время.

Кроме того, если у вас есть дополнительные ресурсы, то вы можете более эффективно использовать свое время, прибегнув к следующим двум способам.

Разработаем идеальное расписание

Нередко вы думаете: «Мне нужно больше времени для себя», а потом задаетесь вопросами: «Я работаю с 9 до 17, как мне повысить эффективность?», «Как оптимизировать домашние дела?» В подобных ситуациях все обычно заканчивается советами работать быстрее или делать несколько дел одновременно.

Конечно, эти методы важны, но время, которое можно сэкономить за счет ускорения и повышения эффективности, ограничено. Главный вопрос: зачем вообще нужно работать с 9 до 17?

Сколько часов подряд я могу сохранять сосредоточенность? Можно ли за три часа выполнить то, что обычно делаю семь часов? Нужно ли делать работу по дому? Может, я могу ее делегировать или воспользоваться более удобными бытовыми приборами? Если вы не ответите на эти вопросы, то никогда не найдете то, что вам действительно нужно.

Итак, прежде всего, пользуясь диаграммами, изобразите свое идеальное расписание. Вы также сможете увидеть то, чем действительно хотите заниматься, то есть вашу установку.

Идеальное расписание будней

Идеальное расписание выходных

Если получившееся расписание вас вдохновляет, попробуйте воплотить его в жизнь – создать график, который вызывает у вас такие же чувства и заставляет трудиться.

Главное – не начинать с попыток разобраться в текущей ситуации. Сначала нарисуйте идеальный график. В противном случае текущие дела будут тянуть вас вниз и вы не сможете достичь идеала. Этот процесс необходим для того, чтобы войти в режим и отдать предпочтение тому, что вам нравится, а не тому, что, как вам кажется, вы должны делать.

Поскольку этот график идеальный, значит, вам не нужно работать с 9:00 до 17:00 только потому, что в вашей компании так принято. Не нужно и скромничать, сокращая предполагаемый рабочий день на несколько часов: «Обычно я на службе с девяти до девяти, вот бы в идеале работать с девяти до семнадцати часов». Лучше размышлять так: «Каждый день будет прекрасным, если я смогу достичь цели!» Неважно, сколько времени вы захотите работать, возможно, только три часа в день, с 7:00 до 10:00. Вы можете быть настолько свободны, насколько хотите.

Но люди – рабы привычки, поэтому, даже создав идеальный график, они склонны придерживаться привычной рутины. Допустим, вы думаете: «Вот было бы здорово работать удаленно, не выходя из дома!» Но при этом все равно тратите час времени на дорогу как само собой разумеющееся. Главное – осознанно избавиться от этой привычки.

Идеальное расписание – не то, что можно просто придумать и сразу же воплотить. Однако если вы не можете прямо с завтрашнего дня работать только три часа, то можете уже сегодня узнать, действительно ли есть такие люди, чья работа укладывается в такой срок, и если да, то как они этого добились. Составление идеального расписания – это способ постепенно изменить свое мышление с «такое невозможно» до «я смогу воплотить некоторые из своих идеалов уже завтра».

Составляя идеальное расписание, вы можете увидеть свои «хочу», а не «надо». Другими словами, в таком расписании прячутся «зерна» посева для вашего будущего. Как только вы их увидите, сможете изучить людей, которые идут по такому же пути, чтобы воплотить идеал в реальность.

На диаграмме выше показан идеальный график, который я составила в прошлом. Он помог мне понять, что я предпочитаю оставаться дома и работать в тишине, а не встречаться с людьми. Теперь я практически смогла воплотить его в жизнь.

Идеальное расписание на будни

Идеальное расписание на выходные

Изучаем, как использовать текущее время

После того как вы разработали идеальный график, необходимо точно определиться с тем, что происходит прямо сейчас. Суть примерно та же, но порядок действий другой: вместо схемы «понимание текущей ситуации → идеал» следует придерживаться схемы «идеал → понимание текущей ситуации». Следите за тем, чтобы не действовать в обратном направлении, иначе вы можете оказаться там, где вы должны что-то делать.

Способ заключается в следующем: сначала нужно составить идеальное расписание, а затем сравнить его с тем, как все происходит на самом деле. Для этого можно использовать программу управления расписанием, которой вы пользуетесь на работе, например Outlook, записывая не только свои планы, но и то, что вы сделали на самом деле.

С помощью приложений для управления расписанием включите все пункты на день с учетом других лиц, например:

10:00–11:00 – запланированная встреча

12:00–13:00 – обед (г-н А)

Кроме того, следуя диаграмме, можно узнать, сколько времени вы потратили и на что. Сделайте график более подробным:

9:00–9:15 – проверка почты

9:15–9:30 – телефонный звонок от г-на Б

9:30–10:00 – рассмотрение темы запланированной встречи

10:00–11:00 – запланированная встреча

Расписание запланированной встречи:

10:00–10:05 – подтверждение повестки

10:05–10:40 – текущее обсуждение

10:40–11:00 – определение темы следующей встречи

11:00–11:30 – составление протокола встречи

11:30–12:00 – подготовка сметы

12:00–13:00 – обед (г-н А)

13:00–13:30 – проверка почты

13:30–16:00 – подготовка материалов для совещания по планированию

Дочитав до этого места, вы, возможно, подумаете: «О нет! Какие хлопоты!»

Да, это действительно хлопотно. Но только в течение недели. Так что наберитесь терпения и попробуйте. Уверяю вас, оно того стоит. Я могу вам это доказать. Вы узнаете, сколько времени тратите на работу, а сколько – теряете непонятно на что. Уже через неделю вы сможете более точно оценивать затраты времени, поэтому обязательно попробуйте в течение недели измерять время работы с секундомером в руках и посмотрите, к чему это приведет.

Обычно мы просто занимаемся текущими делами, не обращая внимания, сколько времени тратим на них. Если вы добавите в свое расписание раздел «Фактическое время», то сможете проверить, идет ли работа в соответствии с планом или нет, а также проанализировать временные затраты и понять, насколько хорошим был план. Это поможет вам взглянуть на себя со стороны.

Некоторые могут спросить, почему нужно включать в расписание ту работу, которую фактически вы делаете самостоятельно. Однако не всегда ваше расписание зависит от других людей. Часто ли вы настолько полагаетесь на чье-то еще расписание, что забываете о своем?

Почему люди склонны не сдерживать данные себе обещания?

Потому что от этого пострадают только они сами.

Если вы будете мириться с собственными неудобствами, думая, что готовы сделать всё, лишь бы не побеспокоить других, то никогда не узнаете, чего хотите на самом деле. У вас не будет времени сосредоточиться на себе, и вы станете злиться на других. Беспокойство о других не поможет вам достичь собственной мечты. Относитесь ко времени для себя с таким же вниманием, как и к своим обязательствам перед другими людьми.

По этой причине в свое расписание нужно внести раздел «фактическое время», чтобы оценить, выполнили вы план или нет, а также проанализировать, насколько этот план был удачен.

Рекомендуемое приложение Toggl

Признаю, следить за каждым рабочим часом довольно хлопотно, поэтому я рекомендую приложение Toggl. С его помощью сразу видно, сколько времени вы тратите и на что. Перед началом работы достаточно ввести название проекта и название задачи. Нажимая кнопки «старт» и «стоп», вы измерите время работы. С помощью подобных инструментов можно ясно увидеть, сколько времени вы тратите на работу и на какие именно дела, а также повысить свою эффективность, чтобы научиться рано вставать, не урезая время на сон.

Используйте вертикальные ежедневники

Если на вашем рабочем месте не применяется приложение для управления временем, воспользуйтесь вертикальным дневником. Проведите пунктирную линию в середине недельного списка. Записывайте расписание слева, а фактически потраченное время – справа и проверяйте, насколько ваша работа соответствует расписанию. Также можно визуализировать, как сильно вы выбиваетесь или опережаете график. В моем «Блокноте утренней деятельности» есть раздел, посвященный таким успехам.

Не падайте духом, если между запланированным и реально проведенным временем есть большое расхождение.

Трудно смотреть на себя со стороны и видеть, что ничего не получается. Однако постарайтесь прежде всего взглянуть на себя объективно. Поначалу может показаться, что вы считали себя способным на большее. Однако если вы опустились на самое дно, то у вас остается один путь – только наверх! Вы научитесь оценивать свои планы и думать, как можно сделать их лучше.

Ничего не выходит: пять хитростей для раннего пробуждения

Для того чтобы рано проснуться, важно рано лечь спать и хорошо выспаться. Если вы будете заставлять себя вставать спозаранку, при этом поздно засыпая, то ничего хорошего из этого не выйдет. Чтобы достаточно высыпаться, необходимо подготовить все необходимое для сна. Другими словами, именно в ночном сне кроется секрет успешного утреннего часа.

Часто бывает, что все идет не по плану: появляется сверхурочная работа или непредвиденный поход в бар с коллегами. Однако можно сделать так, чтобы и они пошли вам на пользу. Вот несколько небольших хитростей.

Тактика вех

Веха – это определенное время. Попробуйте начать с момента засыпания и идти в обратном направлении, чтобы понять, что вам нужно сделать. Например, вы знаете, что лечь нужно в 23:00. Это значит, что ванну следует принять до 22:00, а домой вернуться не позднее 21:30. Продумайте свое расписание так, чтобы достичь этой цели.

Тактика переключения сна

Подготовьте специальную технику, чтобы спокойно заснуть в приятной, расслабляющей обстановке. Например, я использую в качестве переключателя специальную маску с подогревом для глаз. С ней я чувствую себя превосходно и могу мгновенно заснуть. Летом в продаже также есть маски для глаз с охлаждающим эффектом, так что попробуйте и их.

Стратегия походов в бар

Походы в бар необходимы для общения с другими людьми в непринужденной обстановке. Как бы вам ни хотелось побыть одному, ограничивать общение не стоит – вам станет скучно. Я рекомендую взять на себя роль организатора. Многим кажется, что это хлопотно и требует много сил, но на самом деле организация – лучший способ освободить время. Вы можете создать такую обстановку, в которой сами определяете график пирушки, а остальные естественным образом слушают вас. Вы назначаете время начала, решаете, будет ли второй заход или нет, а также выбираете место встречи, а значит, можете приглядеть бар на вашей ветке метро.

Ужин – выбор приема пищи

Еще одна маленькая хитрость при организации похода в бар: если вы хотите закончить вовремя, выбирайте блюда из комплексного меню. С заказом a la carte вам будут подавать еду, пока всё не принесут, а с комплексным заказом вы заранее определите все блюда, и это поможет не беспокоиться о потерянном времени.

Используйте утро выходных дней

Многие люди по выходным спят до полудня, чтобы полноценно расслабиться. Однако слишком долгий сон может ухудшить ваше самочувствие, а время будет потрачено попусту. Эффективный способ избежать таких потерь – устраивать в выходные утренние встречи.

Вы можете записаться в парикмахерскую или к стоматологу на утро выходного дня, когда опаздывать будет просто неудобно. Так вы освободите день и почувствуете удовлетворение оттого, что даже выходной провели с пользой. Это чувство придаст вам сил для начала понедельника.

В заключение. Утренний час – устройте работу и личную жизнь так, как хотите вы!

В этой книге я хотела донести до читателя, что управление задачами – это не избавление от того, что необходимо сделать, а выполнение того, что сделать хочется. В повседневной жизни мы постоянно заняты и забываем о том, чего хотим на самом деле. Мы так часто делаем то, что должны, что наши собственные желания отходят на второй план.

Самое неприятное в жизни – пребывать в пассивном состоянии, когда невозможно ничего решить. Не понимая, чего вы на самом деле хотите, вы постоянно ощущаете недоумение и тревогу. Среди повседневных забот находите ли вы время, чтобы прислушаться к себе? Суть утреннего распорядка заключается в том, чтобы в ходе утреннего часа выкроить время для «атаки», избавиться от повседневного шума и понять, хотите ли вы чего-то на самом деле или нет.

Когда вы освоите утренний распорядок, вы станете по-другому воспринимать стоящие перед вами задачи и свой опыт. Вместо необходимости зарабатывать на собственное существование вы найдете что-то ценное, что изменит вашу жизнь к лучшему. Ощущение, что вы хозяин своей жизни, поможет забыть о времени, впустую потраченном на других, и взять на себя ответственность за собственную судьбу. Даже если эта попытка сначала обернется провалом, вы сможете тренироваться и извлечь максимум пользы из выбранного пути.

Утренний час – это ежедневное напоминание о жизненных ценностях и способ определить приоритеты. Если вы привыкнете не откладывать вещи в долгий ящик, избавитесь от отговорок вроде «и так сойдет», «тут ничего не поделаешь», то будете понемногу продвигаться вперед и день за днем корректировать траекторию своего движения, чтобы она наилучшим образом подходила именно вам.

Я уже объяснила способы, которые помогут вам изменить свою жизнь за утренний час. Теперь настало время взять их на вооружение и приняться за дело. Ключ к преодолению текущего неудовлетворительного статус-кво – в ваших руках. Если вы измените свое мышление, то даже ваши неудачи и провалы помогут вам подсветить верный путь. И я надеюсь, что благодаря утреннему часу вы сможете осознать свои истинные ценности и жить спокойной и мирной настоящей жизнью.

Март 2020 года. Тиэ Икэда

Библиография

1. Хоровиц Бен. Легко не будет. Как построить бизнес, когда вопросов больше, чем ответов / пер. с англ. Э. В. Кондуковой. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015.

2. Канеман Даниэль. Думай медленно, решай быстро / пер. с англ. А. Андреева, Ю. Деглиной, Н. И. Парфеновой. – М.: АСТ, 2023.

3. Чирилло Франческо. Метод помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией / пер. с англ. Н. Бабиной. – М.: АСТ, 2020.

4. Кови Стивен. Семь навыков высокоэффективных людей / пер. О. Кириченко. – М.: Альпина Паблишер, 2012.

5. Чиксентмихайи Михай. Поток: Психология оптимального переживания / пер. с англ. Е. Перовой. – М.: Альпина, 2015.

6. Бьюзен Тони. Интеллект-карты. Полное руководство по мощному инструменту мышления / пер. с англ. Ю. Константиновой. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2021.

7. Кэмерон Дж. Путь художника: Ваша творческая мастерская. – М.: Гаятри/Livebook, 2007.

8. Krumboltz John. Luck Is No Accident: Making the Most of Happenstance in Your Life and Career. – Impact Publishers, 2004.

9. Садосима Ёхэй (). We Are Lonely, But Not Alone. [Гэндай-но кодоку то дзидзоку канона кэйдзайкан тоситэ-но коммюнити]. – Изд-во Гэнтося, 2018.

10. Мацуи Хидэки (). [Кабэ-о утиябуру 100 % сико хо]. – Изд-во PHP, 2011.

Над книгой работали

Руководитель редакционной группы Светлана Мотылькова

Ответственный редактор Александра Данилова

Литературный редактор Надежда Соболева

Креативный директор Яна Паламарчук

Арт-директор Антон Героев

Дизайн обложки Наталья Савиных

Корректоры Евлалия Мазаник, Елена Бреге

ООО «Манн, Иванов и Фербер»

mann-ivanov-ferber.ru

Эту книгу хорошо дополняют:

Магия утра

Хэл Элрод

Магия утра для всей семьи

Хэл Элрод, Линдси Маккарти и Майк Маккарти и Хонори Кордер

Магическая формула

Хэл Элрод

Магия утра для предпринимателей

Хэл Элрод, Кэмерон Герольд и Хонори Кордер

Сноски

1

Хоровиц Б. Легко не будет. Как построить бизнес, когда вопросов больше, чем ответов / пер. с англ. Э. В. Кондуковой. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2015.

2

Такой доход намного ниже среднего уровня зарплаты в Японии, в 2022 году составившего 310 тысяч йен. Прим. ред.

3

Отсылка к японской пословице «Лягушка в колодце не знает моря». Прим. ред.

4

Life, Midori – японские бренды канцелярских товаров, которые славятся бумажной продукцией высочайшего качества. Прим. ред.

5

Lamy – немецкая компания, выпускающая принадлежности для письма. Прим. ред.

6

Подробно о методике Тони Бьюзена можно узнать из книги «Интеллект-карты», выпущенной издательством «Манн, Иванов и Фербер» в 2021 году. Прим. ред.

7

Гиндза – торговый и развлекательный квартал в центре Токио, один из самых роскошных в мире. Прим. ред.

8

Pro bono – безвозмездная помощь благотворительным или некоммерческим организациям. Прим. ред.

9

Чуть больше 240 тысяч рублей. Прим. ред.

Content

Тиэ Икэда
Час твоего рассвета. Японский метод планирования жизни и достижения целей

Введение. Как утреннее определение приоритетов поможет вам управлять жизнью

Часть первая. Почему вам не удается вставать рано?

Определение приоритетов – ключ к раннему подъему

Концентрация и чувство выполненного долга благодаря утреннему часу

Определение приоритетов: время × допустимость риска + человеческие отношения

Небольшое улучшение списка дел, чтобы приоритеты стали заметнее

Часть вторая. Первые полчаса – постановка задач на день

Как составить список сильных сторон для роста производительности

Семь преимуществ постановки задач

Как максимально эффективно использовать первые полчаса: три этапа постановки задач

Вопросы по цветовой кодировке и размеру задач

Убираем лишние задачи с помощью еженедельной и ежемесячной сортировки

Меняйте детализацию мечты раз в три – шесть месяцев

Ловушка «обратного мышления»

Часть третья. Вторые полчаса – посев для вашей мечты

«Что делать?» – задачи посева с заделом на будущее

В «сложностях» и «я могу» таятся силы

Система 5W2H для осуществления вашей мечты

Как сделать утреннее чтение временем посева

Как найти объективные недостатки в своей работе

Как определить приоритеты в работе и жизни

Что делать, если в вашей работе нет посева

Посев – создание инструкции к задачам жатвы

Сделаем из хобби работу

Давайте начнем «маркетинг для самопроверки»

Как превратить свою досаду в посев

Как превратить опыт в продукт

Настоящая реформа стиля работы начинается с сомнения в правилах

Приложение. Руководство START UP

Как выделить час, даже если вы заняты

Подготовка среды

Разработаем идеальное расписание

Изучаем, как использовать текущее время

Ничего не выходит: пять хитростей для раннего пробуждения

В заключение. Утренний час – устройте работу и личную жизнь так, как хотите вы!

Библиография

Над книгой работали

Эту книгу хорошо дополняют:

Сноски