Деймон Захариадис

Дел до ж*пы.

Как вести список задач, чтобы они выполнялись сами собой

© 2016 by Damon Zahariades

All rights reserved. The Art of Productivity and DZ Publications is not affiliated with Bombora Publishers/EKSMO Publishing House or responsible for the quality of this translated work. Translation arrangement managed RussoRights, LLC on behalf of the Art of Productivity and DZ Publications.

©Валяев В., перевод на русский язык, 2024

©Оформление. ООО «Издательство «Эксмо», 2025

Предисловие

Список дел – один из простейших способов управления задачами. И все же, несмотря на простоту, он остается неподвластным миллионам людей. Они просто не знают, как эффективно использовать этот инструмент. Вполне вероятно, вы купили эту книгу по той же причине. Давайте разбираться.

Во-первых, отсутствие навыка – не ваша вина. В школе этому не учат, а профессиональную подготовку по составлению эффективных списков проходят не все. Людям просто не приходит в голову, что этому можно и нужно учиться. Поэтому к моменту выхода на свою первую работу большинство людей уже привыкают использовать неэффективный подход к планированию дел.

Во-вторых, вы, не имея должной подготовки, вероятно, используете метод управления задачами, который только мешает вам их действительно выполнять. Я называю этот феномен «парадоксом продуктивности», и мы еще поговорим о нем подробно.

В результате получается просто кошмар.

Без рабочей стратегии распределения задач мы теряем контроль над повседневной жизнью. Уровень стресса пробивает потолок, увеличиваясь из-за неумолимо надвигающихся дедлайнов.

И это одновременно с бесконечным потоком мелочей, которые так и норовят свалиться на голову и требуют нашего срочного внимания. Мы чувствуем, что не справляемся абсолютно ни с чем. А списки дел все разрастаются, выходя за пределы разумного – туда, где уж точно не стоит ждать выполнения хоть чего-нибудь. Так живут миллионы людей!

Именно поэтому я и написал это руководство.

Я расскажу, как распределять задачи и создавать списки дел, которые помогут вам выполнять важную работу. Обещаю: стоит только обрести этот навык, как большая часть вашего стресса просто испарится.

Это короткая книга, призванная помочь вам начать действовать как можно быстрее. Это очень важно. Ведь вы наверняка читаете эту книгу, потому что чувствуете себя погребенными под кучей дел, проектов и обязанностей. Я покажу основные принципы системы, которая поможет вам встать у руля в работе и всегда быть на шаг впереди.

Руководство создавалось не для того, чтобы вы его пролистали и отправили пылиться на полку. Оно предназначено для мгновенного применения на практике.

Информация написана и организована таким образом, чтобы ее можно было изучать быстро. Если хотите, можете читать только те разделы, которые, по вашему мнению, наиболее важны.

Применяйте прочитанное на практике так, как вам будет угодно.

Не существует единой идеальной системы управления задачами, подходящей абсолютно каждому. Напротив, моя цель – помочь вам найти подход, который наилучшим образом впишется в ваш индивидуальный рабочий процесс.

В книге мы рассмотрим несколько актуальных систем планирования. Каждая из них обладает и полезными качествами, и существенными недочетами. О них обязательно поговорим. А затем я научу вас составлять эффективные списки дел, покажу процесс от начала и до конца.

На последних страницах мы поговорим о том, как отладить ваш новообретенный механизм, чтобы он приносил пользу изо дня в день. Я советую перенять только те методики, которые полезны для вас, – от остальных можете спокойно отказаться.

Как я уже не раз говорил в своих предыдущих книгах, вы – капитан своего корабля. Я лишь даю вам путевую карту и толковые советы. А куда плыть – решаете вы сами.

И последнее: пусть вас не пугает оглавление этой книги. Я распределил все знания так, чтобы вы могли легко найти разделы, которые окажут наибольшее влияние на вашу жизнь. Так что, если вам не хочется читать все подряд, сначала откройте главы, которые вас заинтересовали. Остальные можно отложить на потом.

Впрочем, если вы чувствуете, что совсем не справляетесь с планированием, – советую читать книгу от корки до корки. По мере прочтения станет понятно, что не так с вашим текущим подходом. Вы осознаете, что следует изменить, чтобы впредь укладываться в сроки, снизить уровень стресса и просто жить в удовольствие.

К концу книги вы научитесь создавать списки дел, которые будут не просто наборами пунктов в столбик. Они будут помогать вам управляться с задачами. И, что еще важнее, позволят сфокусироваться на главном. А это, в свою очередь, даст возможность сменить привычную борьбу с хроническим стрессом и чувством вины на удовольствие от расслабленной, ничем не обремененной рабочей недели.

Вы познакомитесь с системой, которая перевернет ваш подход к делам не только на работе, но и в быту.

Готовы? Давайте приступим!

Чего вы хотите добиться с помощью списков дел?

Что вам даст грамотная тактика составления списков дел?

Во-первых, возможность контролировать свой рабочий день. Вы всегда будете знать, на чем нужно сосредоточиться, а какие задачи можно отложить на потом. Выстроенная система управления делами избавит от хаоса в рабочее время.

Во-вторых, вы сможете выполнять работу в срок. Грамотно составленный список дел выявит приоритеты дня на основе их важности и срочности. Вы будете понимать, чему стоит уделить свое внимание и время в конкретный момент.

В-третьих, ваш список дел позаботится о том, чтобы всему было свое время. Вы будете выполнять неотложные задачи в первую очередь и переключаться на менее приоритетные по мере освобождения. Вместо чувства, что ничего не успеваете, придет ощущение, что вы всегда на шаг впереди дедлайна.

В-четвертых, вы убережете себя от необходимости тратить драгоценное время на попытки разгрести кучу неотложных мелочей. Помните: ваш список задач подскажет, над чем нужно работать, исходя из срочности каждого пункта. Вы научитесь опираться на него в вопросах распределения времени. Качественный список дел не позволит вам срываться на ситуации, которые только кажутся экстренными. Напротив, вы будете оценивать каждую ситуацию объективно в зависимости от текущей нагрузки и принимать взвешенные решения о том, на что стоит потратить и без того ограниченное время.

Стоит отметить, что в большинстве случаев «кризисные ситуации» такими не являются. Они лишь кажутся экстренными из-за нашей эмоциональной реакции.

Думаю, вам это знакомо. Список дел убирает эмоциональную составляющую, позволяя принимать правильные решения, способствующие продуктивности.

Кстати, раз уж мы о ней заговорили. Вот еще одно преимущество: грамотный список поможет сделать больше дел за меньшее количество времени. Вы будете заниматься чем-то действительно необходимым. В конце концов, продуктивность заключается не в том, чтобы закрывать длиннющие списки дел, и не в том, чтобы быть вечно занятым. Суть продуктивности в умении концентрироваться на действительно важных занятиях, которые помогают достичь поставленных целей.

В-пятых, со списком дел вы будете испытывать меньше стресса. Работа всегда будет выполнена в срок, поэтому неприятное чувство давления – то самое, что всегда сопровождает закрытие дедлайнов и убивает креативность, – обойдет вас стороной. Вас не будут отвлекать так называемые экстренные ситуации. Вы сфокусируетесь на высокоприоритетных задачах, и ваше время будет распределено максимально эффективно.

В-шестых, правильно составленный список дел улучшит вашу концентрацию.

В вопросах продуктивности способность концентрироваться – ваш главный козырь.

Как я уже говорил, список покажет, на что нужно обратить внимание в первую очередь. Вы будете знать, какие задачи приоритетны и, соответственно, достойны вашего времени и сил. Концентрация даст вам возможность выполнять действительно важную работу вместо того, чтобы тратить время на маловажные задачи или имитацию бурной деятельности.

И, наконец, хороший список дел избавит вас от разочарования и чувства вины, которые вы испытываете, когда отстаете от сроков выполнения проектов. Он привнесет в ваш рабочий процесс эффективность и осмысленность. Вы сосредоточитесь на тех пунктах, которые действительно ведут вас к целям, и в конце каждого дня будете засыпать с искренним чувством выполненного долга.

В следующем разделе этой книги мы поговорим о том, почему ваши текущие списки только мешают выполнению задач. Я называю это Парадоксом Продуктивности.

Парадокс продуктивности: как списки дел мешают вашему успеху

Взгляните на статистику, любезно предоставленную разработчиком приложения для продуктивности iDoneThis.

• 41 % пунктов из списков дел остаются невыполненными;

• 50 % завершенных пунктов были выполнены в течение дня;

• 18 % завершенных пунктов выполняются в течение часа;

• 10 % завершенных пунктов выполняются в течение минуты.

О чем говорят эти цифры? Во-первых, они показывают неэффективность большинства списков дел. А если конкретнее, то неэффективными являются системы управления задачами, которые отвечают за составление этих самых списков. Как ни крути, более 40 % задач так и остаются невыполненными. Можно подумать, что пункты переносятся на следующий день, откладываются на неопределенный срок или вообще отменяются. Все это – явные признаки неэффективной системы управления задачами.

Во-вторых, множество пунктов выполняются моментально, некоторые даже в первую минуту. Можно предположить, что люди не указывают в своих списках количество времени, которое потребуется на выполнение отдельных задач. Также мы можем наблюдать тенденцию браться в первую очередь за наиболее легкие для выполнения задачи. Проблема такого подхода в отсутствии приоритетов у задач.

Можно вычеркнуть из списка огромное количество пунктов, но это вовсе не будет означать, что выполнены те самые пункты – действительно важные дела.

В результате – ложное чувство удовлетворения.

В-третьих, большинство списков дел слишком длинные. Они буквально трещат по швам – а наша голова трещит от осознания, что мы никогда в жизни не угонимся за растущим числом пунктов нашего списка. Приходится переносить что-то на будущее или полностью отказываться от некоторых задач.

Статистика показывает, что многим из нас не удается даже приблизиться к выполнению абсолютно всех записанных дел. Согласно данным от iDoneThis, 41 % пунктов так и останутся привычно невыполненными. Эта проблема куда масштабнее, чем кажется. По результатам анкетирования от LinkedIn, почти 90 % профессиональных работников признались, что не справляются со своими списками задач на регулярной основе.

В-четвертых, приведенные выше данные говорят о том, что множество людей подходят к вопросу таск-менеджмента без должного понимания своего расписания и занятости. Опять же, вдумайтесь: 41 % задач остаются невыполненными. Это пугающе большая цифра в контексте нашей продуктивности.

Вот, собственно, и Парадокс Продуктивности как он есть.

Мы создаем списки дел, чтобы они помогали нам с организацией задач, распределением времени и достижением целей. Но из-за того что полагаемся на изначально плохо продуманные системы организации, в результате порождаем списки, которые только обесценивают наши усилия.

Таким образом, мы теряем продуктивность. Вместо того чтобы сделать больше, мы остаемся у разбитого корыта.

В следующем разделе мы внимательно рассмотрим вашу текущую систему списков дел. С большой долей вероятности могу предположить, что ваши списки стопорят ваш успех – если вы, конечно, не проходили профессиональную подготовку по таск-менеджменту.

Почему вы не завершаете списки дел

Видеале все пункты на странице вашего ежедневника должны быть зачеркнуты в конце дня. Если у вас не так, рекомендую с особым вниманием прочитать этот раздел.

Я перечислю восемь самых распространенных причин, по которым люди не завершают свои списки. Любая из них может снизить продуктивность и помешать вам делать все вовремя.

Причина #1: вы не понимаете предназначения списков дел

Зачем вы составляете списки дел? Большинство людей ответит: «Чтобы делать дела». Казалось бы, все очевидно. Однако смысл грамотно составленного списка вовсе не в этом.

Его основное предназначение – помочь вам организовывать задачи и проекты, подмечая при этом наиболее важные. Со списком у вас есть возможность полностью освободить голову от мелочей, имеющих свойство ускользать от внимания. Записывая их, вы собираете все в одном месте и можете взглянуть на главные задачи дня с высоты птичьего полета.

Гораздо проще управляться с делами, когда они представлены в виде четкого списка перед глазами, а не беспорядочно витают где-то на просторах серого вещества в вашей голове.

К тому же можно с легкостью организовать задачи в порядке их срочности, а затем распланировать день подходящим образом. Это поможет вам сосредоточиться на самой важной работе.

Большинство людей упускают суть основной функции списка дел. Они уверены, что список – это инструмент, который поможет выполнить каждую задачу, которая, по их мнению, заслуживает внимания. На самом же деле правильно составленный список концентрирует внимание только на важном, уберегая от вероятности отвлечься на что-то менее значимое.

Вы составляете список дел не для того, чтобы выполнить абсолютно все. Это способ, который гарантирует: вы выполняете только самое необходимое.

Почувствуйте разницу. Если неправильно понимать предназначение списков дел, вы будете создавать и использовать их максимально неэффективно. А это, разумеется, будет тормозить вашу продуктивность, вместо того чтобы ее повышать.

Чуть позже я дам четкие инструкции, как составлять списки, чтобы они работали на вас. Конечно, вы сможете модифицировать мою систему под свой рабочий процесс, настроить ее на свой лад. Но вы обнаружите, что фундаментальные принципы – основа качественного списка дел – применимы везде и всюду.

Причина #2: вы пренебрегаете назначением сроков

Список дел без дедлайна – это просто список желаний. Мы склонны бездействовать, когда не устанавливаем четкие ограничения по времени.

Дедлайны полезны не только тем, что нагоняют чувство срочности. Они также помогают нам ранжировать задачи и проекты, основываясь на времени, необходимом для их выполнения. Кроме того, чем ближе дедлайн, тем активнее мы начинаем шевелиться.

Подумайте вот о чем: насколько оперативно вы бы оплачивали кредит, не будь у него определенной даты внесения платежей? Или, допустим, госпошлину на регистрацию автомобиля? Думаю, вы бы отложили эти дела на неопределенный срок.

То же самое происходит, когда люди составляют списки дел, но не назначают четкие сроки выполнения каждой задачи. Нет дедлайна – нет стимула действовать. Нет стимула действовать – дела не делаются. Вот вам и причина, по которой так много списков выходят из-под контроля, становясь все больше и больше с каждым днем. Множество людей подвержены прокрастинации – привычке откладывать важные дела в пользу менее значимых и более легких задач. Даже те, кому посчастливилось от нее избавиться, вынуждены постоянно быть начеку, чтобы не дать прокрастинации снова взять над нами верх.

Дедлайны – злейший враг прокрастинации. Они мотивируют нас браться за дело и выполнять задачи.

А еще помогают оценивать, насколько эффективно наше управление временем. Если мы стабильно делаем важные дела вовремя, значит, все идет как надо.

Дедлайны мотивируют нас решать, на что стоит выделить ограниченные ресурсы внимания и времени – а это важно.

Ведь задач всегда будет больше, чем времени, необходимого для их исполнения. Собственно, дедлайны помогают выбрать между конкурирующими по важности делами в зависимости от целей, которые мы перед собой ставим.

Вспомните закон Паркинсона: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Так что если вы решили не назначать сроков своим задачам – не удивляйтесь, что они так и остаются висеть в списке невыполненными.

Причина #3: ваши списки чересчур длинные

Ну, вы понимаете, о чем я. О тех самых ежедневных списках дел, которым нет ни конца ни края. Они тянутся, тянутся, тянутся, вмещая десятки позиций.

Такие списки не способствуют продуктивной работе по нескольким причинам.

Во-первых, они рассеивают внимание. В чересчур длинных списках слишком много позиций. Каждая перетягивает фокус на себя, отвлекая от приоритетных задач.

Во-вторых, они нереалистичны. Рано или поздно переполненный список дел становится неуправляемым. Вы физически не сможете сделать все, что написали, потому что пунктов стало слишком много.

В-третьих, такие списки приводят в уныние. Каждый день вы осознаете, что не смогли сделать все запланированное. То и дело сталкиваясь с этой мыслью, вы рано или поздно утратите мотивацию вообще что-то делать.

В-четвертых, поприветствуйте прокрастинацию. Если вы изо дня в день не справляетесь со своими делами, ваш разум начинает думать, что такое положение дел нормально. Со временем у вас не останется ни желания, ни стимула делать что-то своевременно.

Каждый день у вас есть ограниченное количество времени для выполнения своих дел и обязанностей. Значит, стоит умерить амбициозность вашего списка дел, чтобы умещаться в обозначенные рамки. Если у вас в распоряжении всего четыре часа, убедитесь, что сможете выполнить поставленные задачи за этот промежуток времени. В противном случае будьте готовы к тому, что ничего не получится.

Довольно часто люди «разгружают» свои мысли, записывая все, что хотят или должны сделать. Такая мозговая разгрузка, как правило, происходит в одном большом списке. Проблема такого подхода в дальнейшем нежелании категоризировать написанные задачи и распределять их по отдельным спискам на основе контекста, приоритетности и срочности. Пункты так и остаются в огромном списке, который используется как единое напоминание обо всех делах.

Это ужасный подход к управлению задачами. В результате мы получаем невыполнимый список дел, который только увеличивается по мере поступления новых задач.

Причина #4: ваши списки слишком разнообразны

Вышеупомянутые «разгрузочные» списки дел неизменно собирают слишком широкий спектр задач. Пункты, на выполнение которых нужно всего три минуты, стоят рядом с пунктами, на выполнение которых требуется три недели. Высокоприоритетные задачи находятся вплотную с теми, которые вполне можно отложить в долгий ящик. И куда же без задач, относящихся к куче не связанных между собой проектов.

Проще говоря, мы видим набор задач, не связанных между собой. Такой подход имеет неприятные последствия.

В первую очередь вы, столкнувшись с большим количеством дел, скорее всего, будете парализованы бездействием либо машинально займете себя чем-то малополезным, например полезете листать соцсети.

Психолог Барри Шварц окрестил данный феномен «Парадоксом Выбора». Чем больше у нас вариантов, тем меньше мы способны выбрать какой-то из них и тем большую тревогу испытываем в итоге.

Второе последствие слишком разнообразного списка дел – то, что вы тратите больше времени на выполнение задач. Неважно, скованы ли вы нерешительностью или увлечены просмотром соцсетей – вы теряете драгоценное время. А это вредит продуктивности.

И, наконец, неоднородность вашего списка повышает уровень стресса. Вы больше отвлекаетесь, а значит, работаете менее эффективно. Вы не можете выбрать конкретную задачу, а это убивает вашу способность распределять время. Следовательно, остается меньше времени для работы над важными проектами – и это вынуждает вас трудиться в авральном режиме. Чем меньше у вас времени, тем выше вероятность не сдать работу в срок и обзавестись чувством вины, стыда и разочарования.

В результате уровень стресса может взлететь до небес. И, естественно, это уменьшит вашу способность делать работу качественно и своевременно.

К счастью, негативных последствий можно легко избежать, научившись составлять эффективные списки дел. О них вы узнаете чуть позже.

Причина #5: вы предоставляете себе слишком много выбора

Эта проблема тесно связана с тем, что мы обсуждали в предыдущем пункте: излишним разнообразием. Но я считаю, что она заслуживает отдельного упоминания. Это напрямую зависит от того, как наш мозг принимает решения.

Каждое утро мы просыпаемся с ограниченным запасом когнитивных ресурсов. В течение дня этот запас расходуется по мере принятия нами различных решений. Каждое решение уменьшает ресурс, независимо от своей сложности или важности.

Именно поэтому нам так легко делать выбор по утрам. К примеру, вы думаете, чем бы позавтракать: вафлями, яичницей или хлопьями? Разумеется, у вас хватает на это сил – когнитивных ресурсов еще много. Однако под конец дня даже самый простой выбор кажется невыносимым. Пойти в спортзал, посмотреть телевизор или поговорить по душам со своей второй половинкой? Невозможно решить! Вы устали и израсходовали большую часть своего запаса когнитивных ресурсов. В результате вам очень трудно принимать рациональные решения.

Этот феномен очень важно осознать, потому что он может оказать катастрофическое влияние на нашу способность распределять время между соревнующимися друг с другом вариантами деятельности. Мы становимся менее рациональными, хуже концентрируемся и не можем контролировать свою импульсивность. Из-за этого мы выбираем занятия, которые приносят моментальное удовлетворение, а не те, что объективно более полезны, но требуют больших усилий.

К примеру, в конце дня мы – под влиянием усталости от принятия решений – с большей вероятностью уставимся в телевизор, а не пойдем в спортзал. И, скорее всего, наши руки потянутся за пачкой чипсов вместо того, чтобы приготовить салат или пожарить стейк. Мы выберем путь наименьшего сопротивления.

Списки дел с большим количеством позиций только усугубляют проблему.

Они вынуждают вас принимать дополнительные решения о том, какими задачами заняться. А любое решение, как я уже говорил, потребляет когнитивные ресурсы и усиливает усталость от выбора.

Постепенно вы попадаете в ситуацию, известную как «избегание решений». Сталкиваясь с большим количеством опций, вы избегаете выбора в принципе – ведь он требует приличных умственных усилий. Гораздо проще тратить драгоценное время на просмотр электронной почты, пролистывание социальных сетей и чтение новостных заголовков. Что угодно, лишь бы отсрочить необходимость решать, над чем работать.

Результат предсказуем. Ваша продуктивность катится под откос, а задачи, в том числе и важные, так и остаются невыполненными.

Причина #6: вы не присваиваете контекста задачам

Один из самых значимых недостатков большинства списков дел – отсутствие контекста для отдельных задач. Пункты записывают без указания необходимого для их выполнения времени, приоритетности и роли, которую они играют в достижении конкретных целей.

Без таких обозначений трудно разобраться, какие задачи требуют немедленного внимания. Я вам больше скажу: трудно даже понять, стоит ли вообще приступать к конкретной задаче, учитывая ваши текущие обстоятельства.

Разве вы можете с уверенностью браться за работу, если не представляете, как долго будете ее выполнять, насколько она сейчас важна и как поможет в достижении ваших целей? Можете ли вы работать над задачей, не зная, какие ресурсы нужны для ее реализации? Ответ очевиден: конечно, не можете.

Поэтому списки дел, в которых нет контекста для каждой задачи, неэффективны. От них даже больше вреда, чем блага. Они вынуждают вас тратить время на задачи, не подходящие под текущие обстоятельства, вместо того чтобы помогать сфокусироваться на наиболее важных делах.

Давайте представим: ваш список содержит пункт «позвонить бухгалтеру». О чем он говорит? Ни о чем. В нем нет информации о приоритетности задачи. Как срочно вам нужно позвонить бухгалтеру? Прямо сейчас? Или можно отложить звонок на следующую неделю? Отсутствуют сведения о том, долго ли продлится беседа. Несколько минут или целый час? А это напрямую зависит от содержания вопроса, о котором в списке тоже нет ни слова. Вам нужно спросить о возможном списании? Или вы хотите обсудить плюсы и минусы создания фиктивной корпорации? Как говорится, детали решают. Невозможно понять, стоит ли браться за выполнение задачи, не зная ее контекста.

Создавая списки без конкретики, вы загоняете себя в западню вариантов, из которых крайне тяжело выбирать.

И каков результат? Ваш список, предназначение которого быть хранилищем важных дел, превращается в свалку забытого и невыполненного.

Причина #7: вы обозначаете задачи недостаточно четко

Проблема недостаточно четких задач в том, что они слишком масштабны. У них нет явной начальной и конечной точки. Из-за этого мы не можем адекватно оценивать свои успехи.

Предположим, в вашем списке есть пункт «сделать веб-сайт». Как-то слишком размыто, правда? Создание веб-сайта включает несколько шагов, многие из которых не начать, пока не завершены предыдущие. Вам нужно: зарезервировать доменное имя, найти веб-хостинг, создать хостинг-аккаунт, указать серверы имен на серверах хостера, установить Wordpress, установить тему, установить плагины для Wordpress и многое другое.

Иными словами, широко обозначенный пункт «сделать веб-сайт» – это целый проект, состоящий из множества отдельных этапов.

На вашем месте я бы понятия не имел, с чего начать, поскольку не удосужился разбить этот проект на задачи. И что бы я делал? Правильно, прокрастинировал. Моя идея создать сайт осталась бы нереализованной, вызывая усиливающееся с каждым днем чувство тревоги и вины.

Для сравнения, строго обозначенные задачи имеют четкие начальные и конечные точки. Вернемся к примеру с веб-сайтом. Так вы будете точно знать, что подзадачи «зарезервировать доменное имя» и «найти веб-хостинг» – первые в списке. У них общая цель. Когда они выполнены – можно переходить к следующим. Если не разбивать большие проекты на составные части, будет казаться, что вы имеете дело с перечнем простых задач. Из-за недостатка конкретики трудно планировать, когда проект будет завершен.

Представьте автора, который собирается написать новый роман. Пункт «начать писать роман» звучит слишком размыто. В нем много неопределенности. Более эффективным будет пункт «написать черновик первой главы».

Конкретика побуждает к действию и позволяет легко определить, когда пункт будет выполнен.

Представьте студента колледжа, которому нужно подготовиться к экзамену. Пункт «готовиться к экзамену» неточен. А вот «выполнить практические задания на страницах 171–175» более эффективен, поскольку дает студенту четкую задачу для решения.

И, наконец, представьте корпоративного управляющего, который хочет улучшить рабочий процесс в своем отделе. В пункте «повысить продуктивность отдела» отсутствует четкость. «Назначить встречу с руководителями команды, чтобы обсудить планы нового рабочего процесса» звучит гораздо лучше, потому что содержит одну конкретную задачу. И в дальнейшем будет легко понять, выполнена ли она.

Думаю, вы понимаете, о чем я: нечеткость поставленных задач не способствует их выполнению. Из-за своей размытости они так и будут простаивать. Так что если вы регулярно не справляетесь с задачами из своего списка дел – попробуйте дробить их.

Причина #8: ваши задачи не привязаны к конкретным целям

Все, что вы делаете, имеет определенную цель. Например, вы меняете масло в машине, чтобы поддерживать двигатель в рабочем состоянии. Вы вовремя оплачиваете налоги, чтобы избежать штрафов и пеней. Вы заранее бронируете столик в любимом ресторане, чтобы не ждать его 45 минут.

Цели побуждают нас действовать.

Мы менее склонны тянуть время, когда можем предсказать положительный эффект от выполнения задачи. При прочих равных условиях, чем больше мы уверены в результате, тем выше вероятность начать что-то делать.

Как ни странно, многие люди забывают об этом при создании списков дел. Они пишут (или печатают) все, что приходит в голову, но не связывают записанные задачи с определенными целями в своей жизни. Как следствие, они посвящают свое ограниченное время работе над пунктами, которые не принесут им никакой пользы.

Давайте представим, что вы ведете блог и вносите в список дел пункт «написать новый пост». Это задача, которую, как вы полагаете, нужно выполнить. Но знаете ли вы, для чего? Планируете ли достичь определенной цели, выполнив эту задачу?

Возможно, вы надеетесь, что ваша новая запись в блоге завирусится в социальных сетях и приведет новых читателей. Или хотите дать Google хороший повод отображать ваш блог выше остальных при поиске? Кто знает, может быть, вы надеетесь заинтересовать инфлюенсеров вашей сферы и обрести полезные связи?

Как бы то ни было, очень важно присваивать цель каждой задаче в списке дел. Вы должны точно знать, зачем выполняете тот или иной пункт. Пренебрегая этим шагом, вы теряете мотивацию делать запланированное.

Если вы уже сталкивались с этой проблемой, не отчаивайтесь. Я ведь обещал показать, как создавать мотивирующие, повышающие вашу эффективность и продуктивность списки задач. И я исполню обещание в следующих разделах книги. Однако, прежде чем мы пойдем дальше, давайте проведем оценку эффективности ваших списков дел.

Самостоятельная работа: проверяем уровень владения списками дел

Перед началом обучения нужно оценить, насколько эффективны ваши текущие списки дел. Нам недостаточно знать, что вы не закрываете их полностью. Думаю, после прочтения предыдущего раздела про причины вам это понятно.

Опросник, который вы найдете в этом разделе, поможет вам оценить, насколько хорошо вы ориентируетесь в составлении списков дел. Он выявит ваши сильные стороны, а также определит, какие аспекты управления задачами требуют внимания.

Проверка не займет много времени. Просто ответьте на восемь вопросов и поставьте за каждый оценку от одного до пяти баллов. «Один» означает, что вам нужна помощь, а «пять» – что у вас все в порядке.

Вы можете заметить, что каждый из восьми вопросов соответствует восьми причинам, которые мы только что рассмотрели. Подсчитайте баллы после ответов на вопросы и узнайте, насколько вы искусны в составлении эффективных списков дел!

1. Понимаете ли вы, в чем заключается ключевая роль списков дел в системе управления задачами?

2. Назначаете ли вы крайние сроки – конкретную дату, а не «к концу месяца – для каждого пункта списка дел?

3. Ограничиваете ли вы количество пунктов в своих списках дел десятью? (Если да, поставьте себе три балла). Ограничиваете ли вы их до 7? (Если да, поставьте себе пять баллов).

4. Составляете ли вы списки дел с минимальной вариативностью? Здесь имеется в виду время, необходимое для выполнения каждой задачи, а также их приоритетность. Например, есть ли в вашем списке задачи, на выполнение которых требуется три минуты, и задачи, на которые уйдет три часа? В списке есть задачи с наивысшим приоритетом и задачи с наименьшим приоритетом?

5. Ограничиваете ли вы списками дел ваши возможности в отношении того, на что вы должны потратить свое время?

6. Указываете ли вы контекст для каждого пункта, чтобы знать, является ли эта задача важной или малозначимой, а также каких временных затрат она требует?

7. Определяете ли вы задачи узко и конкретно, можно ли быстро понять, что они выполнены?

8. Связываете ли вы каждую задачу с конкретной целью?

Пришло время подсчитать баллы. Помните, что нужно оценивать себя по шкале от одного до пяти по каждому вопросу. Оценка зависит от того, насколько хорошо вы справляетесь с указанной проблемой. После подсчета баллов вы узнаете свой уровень мастерства в составлении списков дел.

Если вы набрали от 32 до 40 баллов, можете называть себя списочным ниндзя. Вы – истинный мастер управления задачами. Вы проходите по спискам как нож по маслу, параллельно добиваясь успехов в своих важнейших делах. Но я все равно рекомендую вам изучить руководство, чтобы укрепить ваши умения.

Если вы набрали от 19 до 31 балла, значит, у вас все достаточно хорошо. Однако вам стоит усовершенствовать некоторые области своей стратегии управления задачами. Возможно, вы чувствуете себя подавленными своими обязанностями на работе и дома. Вероятно, вы испытываете постоянный стресс, поскольку список ваших задач растет с каждым днем. Научившись составлять эффективные списки дел, вы сможете существенно повысить свою продуктивность и качество управления временем.

Если вы набрали 18 баллов и меньше, вам необходимо пересмотреть свой подход к составлению списков дел. Вы напряжены и чувствуете, что жизнь выходит из-под контроля. Вы редко, а то и вовсе не справляетесь со своими списками дел. Это вызывает у вас чувство разочарования, вины и даже некомпетентности. Не корите себя! У меня для вас отличная новость: вы на правильном пути. К концу этого руководства вы будете знать, как составлять списки задач, которые помогут вам выполнять важные дела.

В следующем разделе мы рассмотрим, как эмоции могут помешать вашей продуктивности, даже если у вас на руках грамотный список дел.

Как негативные эмоции снижают вашу продуктивность

Важно помнить о том, какое влияние эмоции оказывают на нашу продуктивность. Когда мы несчастливы, испытываем стресс или страх, наша продуктивность снижается. Мы отстраняемся от работы, независимо от того, какую роль она играет в достижении наших целей. Кроме того, мы становимся менее креативны и с трудом принимаем решения, теряем концентрацию и чаще отвлекаемся. И, как следствие, делаем меньше.

У всех нас бывают периоды, когда мы испытываем негативные эмоции. Такова человеческая природа. Помните: такие периоды не длятся вечно.

Рано или поздно к нам возвращается позитивный взгляд на вещи, позволяя сменить черную полосу на белую и ехать дальше по дороге жизни.

К сожалению, многие люди испытывают длительные приступы негативных эмоций и позволяют своим страхам, разочарованиям и комплексам управлять мыслями. Это оказывает вполне предсказуемое разрушительное влияние на их продуктивность.

Исследования показывают, что хронический стресс и тревожность буквально меняют работу нашего мозга. По мере накопления гормонов стресса – таких как кортизол – ухудшаются наши навыки обработки мыслей и принятия рациональных решений. Неврологи обнаружили, что со временем такое состояние может повредить мозг, сделав изменения необратимыми. Подумайте об этом в контексте работы со списками дел. Даже если ваши списки короткие, в них указаны сроки и контекст, а задачи связаны с конкретными целями, результаты могут быть не самыми лучшими. Негативные эмоции – страх, гнев и чувство вины – могут сделать концентрацию и выполнение дел практически невозможными.

Так что, если вам трудно быть продуктивными в течение рабочего дня, остановитесь и оцените свое эмоциональное состояние. Возможно, вы испытываете чувства, которые высасывают из вас энергию? Боретесь с эмоциями, отрицательно влияющими на вашу силу воли? Ощущаете, как негативный настрой подрывает вашу способность фокусироваться, заставляет отвлекаться?

Если ваш ответ «да», то постарайтесь найти причины этих чувств и эмоций. Подумайте, чувствуете ли вы себя виноватыми и подавленными, потому что упустили важные дедлайны на работе? Или испытываете стресс и злость от того, что вас одолевает куча одновременных обязанностей по дому?

Как только вы определите источники негативных эмоций, постарайтесь принять меры, чтобы изменить обстоятельства, избавиться от напряжения.

На первый взгляд может показаться, что все это не касается ваших списков дел. Но вдумайтесь: ваше душевное состояние напрямую влияет на то, насколько успешно вы работаете. В том числе и с помощью списков. Не забывайте: они нужны, чтобы помочь вам организовывать задачи согласно их важности и первоочередности. А еще – чтобы понимать, как эффективно потратить ограниченное время. Невозможно воспользоваться всеми преимуществами списков дел, если у вас всегда паршиво на душе, и это постоянно отвлекает и не дает сосредоточиться.

Ну что, кажется, с этим разобрались. Теперь давайте взглянем на самые популярные и актуальные стратегии ведения списков дел.

10 самых популярных систем составления списков дел

Есть множество способов составить список дел. В этом разделе мы поговорим о самых популярных на сегодня методиках. Возможно, вы уже знакомы с некоторыми из них. Цель этого раздела не в том, чтобы выбрать лучшую систему. Он написан для того, чтобы вы могли рассмотреть несколько вариантов и отметить функции, наиболее подходящие вам.

Информация из этого раздела пригодится, когда мы будем создавать систему организации задач под ваш рабочий процесс. Вы сможете собрать понравившиеся функции из разных систем в одну – идеально соответствующую вашим предпочтениям.

#1 – огромный, всеобъемлющий список

Этот метод лишен какой-либо изящности. По сути – это просто свалка для разгрузки головы. От вас требуется лишь писать все, что придет вам в голову, в один большой список.

Проблемы такого подхода очевидны. Во-первых, список быстро станет бесконечным. Если вы будете каждый день пополнять его новыми задачами, то вряд ли сможете выполнить их все.

Во-вторых, такой список дает слишком много выбора. Это вредит вашей способности принимать решения. Когда перед вами огромный список самых разных задач, вы скорее замрете в нерешительности, а не приметесь за дело.

В-третьих, в этом списке слишком много вариативности. Дела на три минуты будут стоять рядом с делами на три часа. Неважные задачи будут висеть рядом с высокоприоритетными. Вы будете тратить время на пункты, которые вовсе не нуждаются в сиюминутном внимании.

У «большого и всеобъемлющего» подхода есть и другие минусы. Однако я полагаю, вы уже и так все прекрасно поняли. Стратегия оставляет желать лучшего.

Несмотря на все сказанное, важно уточнить, что полная мысленная разгрузка – нужный шаг на пути к созданию эффективного списка дел. Но это только первый шаг. После того как вы выпишете все задачи, скопившиеся у вас в голове, необходимо организовать их в зависимости от важности, срочности, контекста и так далее.

Этот момент мы обсудим подробнее чуть позже.

А пока мы выяснили: вываливать все в один большой список и пытаться с ним работать – ужасная идея!

Выполнение задач и вычеркивание их из списка подарит вам ощущение невероятной продуктивности. На самом деле вы будете склоняться к наиболее легким, неприоритетным задачам, которые требуют меньше времени и усилий. А действительно важных и срочных пунктов так и не коснетесь.

Этот подход весьма популярен, но вовсе не из-за своей эффективности. Просто большинство из нас не умеет создавать рабочие системы управления задачами.

Я специально решил пройтись по этой методике в самом начале, чтобы подчеркнуть ее минусы. Разумеется, у оставшихся девяти методик тоже есть минусы, но гораздо менее вредоносные для вашего долгосрочного успеха.

#2 – список «задача + дата начала + дата завершения»

Прелесть этого формата в простоте. А также в том, что он содержит важнейший элемент качественной системы управления задачами – сроки.

Мы уже говорили, что в большинстве списков дел отсутствуют четкие временные рамки. У составителя такого списка может быть примерное понимание, когда дедлайн той или иной задачи. Однако точную дату выполнения он не назначает.

Это – большая ошибка. Дедлайны важны: именно они побуждают нас действовать. И они же помогают распределять ограниченное время между соревнующимися за него проектами и задачами.

Продуктивность растет при условии, что установленные нами дедлайны реалистичны и учитывают сравнительную важность пунктов списка.

Мы не просто успеваем делать больше – мы выполняем больше полезных дел.

Описанный в этом пункте подход к спискам дел знакомит нас с еще одной важной функцией – датой начала. Вместо того чтобы оставлять вас наедине с длинным перечнем задач и их крайними сроками, ваш список дел подскажет конкретные даты, когда необходимо начать выполнять эти задачи.

Эта функция полезнее, чем кажется на первый взгляд. Она дает два существенных преимущества. Во-первых, благодаря обозначенным датам начала вы сможете сконцентрироваться на меньшем количестве дел. Вам нужно будет уделить внимание только текущим задачам – тем, к которым необходимо приступить сегодня. Вы не будете отвлекаться на задачи, чье время еще не пришло.

Во-вторых, вероятность, что вы будете что-то доделывать в самую последнюю минуту, существенно снизится. Даты начала помогут вам приступать к задачам так, чтобы завершать их вовремя.

Для наглядности вспомните, как большинство людей – и вы в том числе – проходят по своим спискам дел. Они выбирают пункты, не зная, какие могут подождать, а какие требуют незамедлительных действий. Не имея конкретных дат начала и окончания, мы действуем наугад. Результат часто не радует.

Пренебрежение датами может буквально уничтожить продуктивность. Вы с почти 100 %-ной вероятностью будете заняты не теми задачами и не тогда, когда это нужно.

Конечно, система, описанная в этом пункте, неидеальна. Однако подход с дедлайнами во много раз лучше огромного списка, о котором шла речь в предыдущем.

#3 – парные списки дел: основной список + ежедневный список

Следующий подход – двойной удар в мире списков дел. Он заключается в ведении двух отдельных списков: основного и ежедневного. Как и предыдущие системы, он совсем не идеален. Однако я считаю себя обязанным рассказать вам об этом подходе. Хотя бы потому, что он устанавливает четкие границы между списком-«свалкой» и ежедневным списком задач.

Вот как это работает:

Ваш основной список представляет собой хранилище всех задач, которые приходят вам в голову. Это место, куда попадает каждое дело, независимо от его приоритетности, сроков исполнения, необходимого на выполнение времени и проекта, к которому оно относится.

Хотите позвонить кровельщику, чтобы прикинуть стоимость новой крыши для дома? Пишите в основной список. Вашему автомобилю пора заменить колодки? Этой мысли тоже место в основном списке. Хотите получше изучить акции нашумевших биотех-компаний, о которых говорил ваш инвестиционный консультант? И это пишите туда же!

Естественно, вам никогда не одолеть основной список. Более того, со временем он только вырастет. И это нормально, если верить пользователям такой системы.

Суть основного списка в том, чтобы захватить и удержать кучу задач, которые болтаются в вашей голове, и избавить вас от необходимости помнить абсолютно все.

А что насчет ежедневного списка? Как ясно из названия, это список, по которому вы работаете в течение дня. Именно его вы держите рядом с собой и периодически просматриваете, чтобы оценить свой прогресс. Его объем ограничен теми задачами, которые вы собираетесь выполнить сегодня.

Эти два списка работают в паре.

Каждый вечер вы просматриваете свой основной список. Ищете задачи, которые должны быть выполнены в ближайшее время, или те, которые необходимо решить, чтобы сдвинуть с мертвой точки другие задачи. Выбрав несколько таких пунктов, вы переносите их в ежедневный список на следующий день. Конечно, если в вашем расписании есть время для их выполнения.

Также вы можете пересматривать свой основной список раз в несколько дней. В этом случае вам придется планировать ежедневные списки дел на несколько дней вперед.

Такой подход к управлению задачами может быть эффективным. Главное, чтобы каждой задаче были назначены сроки, а также сделаны примечания с указанием ее приоритета, контекста и времени, необходимого для выполнения.

К сожалению, мало кто из пользователей этой методики не ленится проделывать все нужные манипуляции. Пренебрегая ими, можно получить те же проблемы, что и в других системах: бесконечно растущие списки, которые постепенно сводят с ума, пункты, которые приходится постоянно переносить на следующий день, потерянное впустую драгоценное время, которое потратили на мелочи.

#4 – метод «3+2»

Эта система строится на очень простой формуле: три крупных задачи и две поменьше.

В начале каждого дня (а лучше накануне вечером) вы выбираете пять задач, над которыми будете работать. На выполнение больших задач вы можете выделить от одного до двух часов. На задачи поменьше – не более получаса.

Думаю, вы уже заметили одну из ключевых особенностей этой системы. Она ограничивает количество задач, которыми вы занимаетесь в течение дня. Всего пять. Ни больше ни меньше.

Еще одно достоинство – определение объема каждой задачи с учетом времени, отведенного на ее выполнение. Крупные задачи можно выполнить в течение двух часов, в то время как мелкие должны занимать менее 30 минут. Задачи, на выполнение которых нужно более двух часов, чаще всего можно разбить на мелкие.

Эта особенность стратегии «3+2» делает ее совместимой с такими популярными способами управления временем, как «метод помидора» и таймбоксинг.

Например, вы можете запланировать четыре таймера, каждый из которых состоит из 25-минутного рабочего отрезка и пятиминутного перерыва для выполнения одной из ваших больших задач. Выделите блоки, которые дадут вам время, необходимое для выполнения более мелких задач.

Стратегия «3+2» помогает сосредоточиться, ограничивая объем списка задач. Имея всего пять пунктов для работы, вы меньше отвлекаетесь на посторонние дела.

Кроме того, вы будете реже страдать от «аналитического паралича» – состояния, при котором невозможно принять решение из-за чрезмерного анализа ситуации.

Такой подход уменьшает переключение между задачами. В вашем списке изначально меньше пунктов, поэтому вы не будете переключаться между ними туда-сюда, теряя продуктивность. Вы будете сфокусированы на одной задаче до тех пор, пока не выполните ее.

Стратегия «3+2» не без изъяна. К примеру, в ней нет присвоения контекста каждому пункту списка. Можно подумать, что в этом случае контекст не особо важен из-за небольшого количества вариантов. Однако контекст нужен, чтобы наиболее важная работа выполнялась в первую очередь.

Кстати, в этой системе нет указания на источник пяти ежедневных задач. Откуда они берутся? Вы берете их из какого-то основного списка или же определяете в начале каждого дня путем мозгового штурма?

Эти вопросы остаются без ответов.

Еще один минус такой системы – отсутствие гибкости. Она, можно сказать, деревянная – не прогнешь.

Давайте представим, что завтра идеальный день для выполнения всяких мелочей. На каждое дело потребуется буквально несколько минут. Вам нужно оплатить счета, положить в почтовый ящик посылку, записаться к зубному, списаться с другом, помыть ванную и так далее. Стратегия «3+2» совершенно для этого не подходит – ведь можно выбрать лишь две мелких задачи.

Лично я применял бы эту методику таким образом. Я бы вел основной список со всеми делами, которые всплывают в голове. Каждый пункт был бы четко обозначен и привязан к определенной цели. Я бы расставил дедлайны и дал каждой задаче контекст. Каждый вечер я бы выбирал из этого списка три крупных и две маленьких задачи на следующий день.

Конечно, неидеально. Но я бы делал так – по-моему, это оптимальный вариант, позволяющий взять от способа максимум.

#5 – правило «1-3-5»

Правило «1-3-5» почти идентично стратегии «3+2» из предыдущего пункта. Только теперь вы выбираете одну большую, три средних и пять маленьких задач на день.

Стратегия «3+2» ограничивала вас пятью задачами, тогда как правило «1-3-5» увеличивает их количество до девяти.

Преимущество такого подхода – его большая, по сравнению с методом «3+2», гибкость. Он не только дает возможность брать на день девять задач вместо пяти, но и расширяет количество категорий до трех вместо предыдущих двух.

Появление средних задач очень полезно – с ними вам будет проще управлять своим расписанием.

Для примера давайте представим, что у вас есть задача и вы точно знаете, что на выполнение потребуется 45 минут. Если решать эту задачу в рамках стратегии «3+2», то она не попадает ни под критерии большой задачи (которая должна занимать от одного до двух часов), ни под критерии мелкой (на выполнение которой должно уходить максимум 30 минут). А в подходе «1-3-5» для таких задач есть место.

Еще одно преимущество этой системы: она побуждает вас сосредоточиться на приоритетных задачах. Поскольку вы ограничены в количестве пунктов списка, вы будете включать в него те, что имеют высокий приоритет.

Третье преимущество в том, что вы не станете жертвой чрезмерного оптимизма. Обычно мы думаем, что за день можем сделать больше, чем на самом деле. Поэтому мы заполняем свои списки большим количеством задач, многие из которых остаются невыполненными. Правило «1-3-5» решает эту проблему, ограничивая количество задач девятью.

Как уже можно догадаться, правило «1-3-5» страдает теми же недостатками, что и стратегия «3+2». Во-первых, здесь тоже ничего не говорится о контексте. Во-вторых, не упоминается основной список, из которого выбираются девять ежедневных задач. И, в-третьих, этот подход не позволяет использовать пакетный список задач.

Мы поговорим о пакетных списках уже совсем скоро. А пока нам достаточно знать, что они являются важной частью грамотной системы управления временем.

Система «1-3-5» может быть вполне эффективной, если ее немного модифицировать. А пока просто запомните основы этой стратегии. Возможно, некоторые ее функции пригодятся при создании вашей собственной системы.

#6 – проектная система

Подход основан на категоризации ваших задач по их принадлежности к определенным проектам. В результате у вас получится несколько списков, каждый из которых привязан к своему проекту.

Допустим, вы хотите переделать кухню. Для этого конкретного проекта вы составляете список со следующими задачами:

• спланировать дизайн новой кухни;

• выбрать тип шкафов;

• выбрать материал столешницы;

• выбрать светильники;

• изучить варианты отделки задней стенки;

• перечислить бытовую технику, которую нужно заменить;

• подобрать холодильник, который будет соответствовать дизайну новой кухни;

• позвонить трем подрядчикам, чтобы узнать расценки.

Для других проектов, которые вы хотели бы реализовать – например для покупки нового автомобиля или планирования отпуска – необходимо составить отдельные списки.

В списке, привязанном к покупке авто, могут быть следующие задачи:

• определить, сколько денег вы можете потратить;

• составить список марок и моделей, которые вам нравятся;

• сузить список до трех вариантов;

• посетить автосалоны;

• провести тест-драйв автомобилей;

• обсудить комплектацию и цену;

• найти оптимальную форму финансирования;

• получить одобрение на кредит;

• оформить покупку.

При работе по проектной системе важен контекст каждой задачи. Любая позиция в отдельном списке имеет четкое назначение, поскольку напрямую относится к проекту, для которого составлен список.

Еще одно преимущество этой системы в том, что она дает возможность ранжировать ваши многочисленные проекты. Вы можете выбирать задачи для работы в зависимости от того, какой проект хотите продвинуть вперед.

Одним из недостатков проектной системы является то, что в ней практически нет расписания вашего дня. Вместо того чтобы работать по единому списку дел, созданному для максимальной продуктивности, вы выбираете задачи из нескольких. Это создает слишком большую вариативность.

Еще один недостаток – ограниченный контекст, присвоенный каждой задаче. В этом подходе нет указания на время, необходимое для выполнения каждого пункта из каждого списка. К тому же в разрозненных списках сложно расставить приоритеты. Как и другие стратегии составления списков дел, которые мы уже рассмотрели, эта система может быть эффективной. Однако она не учитывает все нюансы управления задачами.

Давайте продолжим поиски.

#7 – подход «3-MIT»

Возможно, вы уже где-то слышали об этой стратегии. Она обрела популярность благодаря Лео Бабаута, создателю сайта ZenHabits.net. Впрочем, сам он открыто признает, что подход был придуман кем-то до него.

MIT – аббревиатура, означающая most important task, или «самая важная задач». Это пункт, обладающий самой высокой приоритетностью в вашем списке. Единственное дело, которое вы должны сделать в течение одного дня.

Первоначальная концепция предлагает выделить одну MIT и сосредоточиться на ее выполнении, исключив все остальные дела. Только выполнив назначенный пункт, можно перейти к следующему.

Подход «3-MIT» более популярен, чем подход с одной главной задачей.

Очевидно, он дает больше простора для планирования. Поэтому его выбирают чаще.

Как следует из названия, вы можете определить три высокоприоритетные задачи, на которых сосредоточитесь в течение дня. Что бы ни случилось, необходимо выполнить эти три пункта.

В зависимости от того, сколько времени вам нужно на выполнение трех высокоприоритетных задач, могут быть дни, когда вы закончите свои дела раньше обычного. Тогда у вас будет возможность поработать над другими пунктами. Однако в другие дни вам придется засиживаться допоздна, чтобы успеть закончить все три важных задачи.

Эффективность подхода «3-MIT» зависит от его практического применения.

К примеру, как вы выбираете три важные задачи?

Связываете ли их с определенными целями и присваиваете ли соответствующий контекст?

Оцениваете ли заранее, сколько времени займет выполнение каждой, чтобы избежать перегрузки с учетом вашего расписания и занятости?

Каким образом вы вписываете эти задачи в свой календарь, чтобы уделить им необходимое внимание и время?

Будете ли добавлять к трем основным другие – небольшие, но важные задачи – и выполнять их в срок?

Как видите, система довольно универсальная. Она устанавливает некоторые границы, но при этом предоставляет значительную гибкость в применении. Увы, такая свобода действий может только помешать, если вы испытываете трудности с управлением списками дел. Подход дает слишком много свободы.

Если у вас есть сложности с прокрастинацией, вы регулярно отвлекаетесь и страдаете от недостатка мотивации, такой свободный подход к работе над задачами не лучшее решение.

Гораздо большую пользу вам принесет структурированная система с четкими правилами.

Несмотря на сказанное выше, идея концентрироваться на нескольких ключевых задачах не лишена практичности. Возможно, вы захотите встроить элементы этой системы в вашу собственную методику. Просто имейте ее в виду до момента составления собственного идеального списка.

Давайте разберем оставшиеся системы управления задачами. Следующий в списке – метод Канбан.

#8 – метод Канбан

Метод Канбан – более визуальный подход по сравнению с уже изученными нами системами. Эта система ведения списков дел прекрасно подойдет тем, кто любит наблюдать свои проекты и задачи в разных стадиях выполнения.

Изначально метод Канбан (Kanban) появился в Японии как система организации работы на производстве. Мастера, ответственные за разные этапы производства, крепили на общую доску карточки с работами, которые нужно было выполнить.

Вот как он работает в сфере управления задачами.

Возьмите пробковую доску и пачку самоклеящихся листочков-стикеров. Разделите доску на три колонки. Назовите левую колонку «К выполнению», среднюю – «В процессе», а правую – «Выполнено».

Вы, наверное, догадываетесь, к чему я веду.

Суть метода Канбан – записывать каждую новую задачу на стикер и приклеивать их в колонку «К выполнению». Там она будет висеть до тех пор, пока вы не приступите к ее выполнению. Начав работу над задачей, вы переклеиваете соответствующую бумажку в колонку «В процессе». Когда задача выполнена, стикер перемещается в колонку «Выполнено».

У этой стратегии есть несколько заметных преимуществ. Во-первых, она дает наглядное представление о ваших проектах и задачах. Это позволяет легко выявить наиболее важные пункты, требующие немедленного внимания, и облегчает расстановку приоритетов в соответствии со сроками их выполнения.

Во-вторых, метод Канбан позволяет отслеживать ход выполнения отдельных задач. Вы сразу видите, к какой задаче еще предстоит приступить, какая находится в процессе выполнения, а какая уже завершена.

Третье преимущество в том, что задачи можно легко связать с более крупными проектами. Это придает им необходимый контекст. Вы можете расположить листочки с заметками так, чтобы было понятно, как отдельные задачи вписываются в более крупную конструкцию.

В-четвертых, вы можете использовать разноцветные стикеры для обозначения уровней приоритета. Например, красный цвет – для высокоприоритетных задач, желтый – для среднеприоритетных, а синий – для низкоприоритетных. Главное достоинство метода Канбан – наглядность.

Необязательно использовать пробковую доску. С тем же эффектом можно взять маркерную. Однако имейте в виду, что это ограничит вашу способность перераспределять задачи в зависимости от меняющихся приоритетов.

Сейчас появилась возможность использовать метод Канбан онлайн. Вы можете использовать такие приложения, как Trello, KanbanFlow, LeanKit и Kanbanote.

У каждого из этих приложений есть свои преимущества и недостатки. Если вам хочется поэкспериментировать с методом Канбан, я рекомендую попробовать Trello. Оно бесплатное и легкое в освоении.

Один из минусов метода Канбан – риск потерять счет мелким задачам.

Допустим, ваш основной список дел содержит более 100 пунктов, над которыми еще предстоит поработать. Эти пункты будут представлять собой множество листочков, расположенных в одном месте (предположительно, в колонке «К выполнению»). Вполне вероятно, что вы «проглядите» некоторые из них и пропустите важные задачи.

Эффективным решением может стать цветовое выделение: я уже предлагал обозначать приоритетность задач разными цветами. Но даже в этом случае контролировать большой объем дел будет сложно.

В методе Канбан есть много того, что может вам понравиться. Но и он неидеален. Обратите внимание на его основные особенности и подумайте, как включить некоторые из них в свою личную систему составления списков дел.

#9 – система Матрицы

Система Матрицы обрела популярность благодаря Стивену Кови, автору книги «Семь навыков высокоэффективных людей». Эту технику еще называют «Матрица Эйзенхауэра». Название не играет роли – в любом случае это инструмент, помогающий понять, как распределить свое время между конкурирующими задачами.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица разделена на четыре квадрата:

1. Важное – Срочное

2. Важное – Несрочное

3. Неважное – Срочное

4. Неважное – Несрочное

Задачи распределяются по квадратам согласно приоритетности. С теми, что попадают в первый квадрат, необходимо разобраться сейчас же. Задачи во втором квадрате не так неотложны, как в первом, но их решение все равно нужно запланировать на ближайшее будущее. Задачи в третьем квадрате можно делегировать, а от содержимого четвертого квадрата можно избавиться совсем.

Матричная система позволяет легко понять, какие пункты вашего списка заслуживают внимания, а какие можно игнорировать. Вы сможете без проблем видеть задачи, относящиеся к самой важной работе: они будут в квадратах I и II. У вас также будет возможность спокойно избавляться от тех дел, которые имеют минимальное значение: эти задачи будут в квадратах III и IV.

К примеру, проектная работа с надвигающимся дедлайном (т. е. сегодня в 16:00) должна находиться в первом квадрате. Она требует незамедлительных действий.

Еженедельный отчет можно поместить во второй квадрат. Дело важное, но не горит. Внесите его в расписание, чтобы не забыть.

Некоторые встречи вполне подходят для третьего квадрата. Их срочность в том, что они привязаны к определенному времени, однако некоторые встречи могут оказаться не такими уж важными именно для вас. Попробуйте устроить так, чтобы их провел кто-то другой.

Необходимость перезвонить торговому представителю, предложение которого вас не слишком заинтересовало, можно смело поместить в четвертый квадрат. Это неважное и несрочное дело. Ничего не случится, если вы просто его проигнорируете.

Неоспоримый плюс Матрицы в том, что она позволяет концентрироваться на задачах, которые соответствуют вашим целям. Вы будете постоянно спрашивать себя: «Действительно ли это необходимо?» – по мере просмотра составленного вами списка. От бесполезных задач можно избавиться, не испытывая угрызений совести. В итоге вы сосредоточитесь на выполнении действительно ценных дел.

К минусам подхода можно отнести то, что он не предлагает присваивать контекст распределенным по квадратам задачам. Также ничего не говорится о времени выполнения той или иной задачи и о взаимосвязи с другими пунктами или проектами.

Еще одна потенциальная проблема: матрица может вырасти до огромных размеров, и у вас будет слишком много выбора.

Как и в случае с методом Канбан, в системе Матрицы Эйзенхауэра множество замечательных функций, несмотря на общую небезупречность. Некоторые могут отлично вписаться в ваш рабочий процесс.

Уже совсем скоро мы приступим к созданию вашей личной системы ведения списков дел. Перед этим я приглашаю вас взглянуть на последнюю – пожалуй, самую популярную на сегодняшний день систему управления задачами: GTD, или Getting Things Done.

#10 – Getting Things Done (GTD)

Систему Getting Things Done предложил Дэвид Аллен. Это одна из самых используемых систем управления задачами в наше время. Любопытно, что противников у этой методики столько же, сколько и фанатов.

Вот ее основные принципы:

В вашей голове множество разных дел. Большинство из них никак не категоризированы по контексту, приоритетности и желаемым результатам.

Предположим, вы думаете о дне рождения брата, нехватке бумажных полотенец на кухне и сольном выступлении вашей дочери на концерте юных пианистов. Вы также тратите ментальную энергию на мысли о том, что нужно заправить машину, подстричь газон и купить спрей, чтобы избавиться от муравьев в ванной.

Одновременно с этим у вас болит зуб, недвусмысленно намекая на визит к зубному. Еще и спина ноет – точно пора к врачу. И вдобавок тихий голосок в вашем сознании нашептывает, что не мешало бы почаще заниматься спортом.

Все это витает в вашей голове.

Вы не планируете заняться выполнением этих мелочей, поэтому их удел – бесконечно висеть над душой.

Вы бы очень хотели все это сделать, но руки никак не доходят. А когда какая-то проблема долго маячит в поле зрения без решения – мы испытываем стресс.

Задача GTD – «вызволить» все эти дела из вашей головы и перенести их в список. Теперь это не просто шарманка в уме, а конкретные пункты, над которыми можно работать.

Как только вы переносите содержимое головы в основной список, необходимо распределить все по контексту. Создание нескольких списков и распределение задач туда, где им место, – часть процесса.

Каждую неделю вы просматриваете свои списки, чтобы иметь четкое видение ситуации.

Это упрощенное описание системы GTD (а о ней, между прочим, написаны полноценные книги). Для наших целей этого вполне достаточно.

Стратегия предлагает несколько важных функций. Во-первых, она вынуждает вас присваивать каждой задаче контекст. Это необходимо, когда мы «вываливаем» содержимое нашей памяти в один большой список задач, а затем распределяем все по своеобразным полочкам.

Во-вторых, теперь ваши задачи разделены по важности. Отдельная часть GTD – создание списков «следующие действия» и «может быть/когда-нибудь». Полезен и тот, и другой. Первый мотивирует вас продвигаться в работе. Второй дает возможность зафиксировать идеи, которые могут быть полезны, но требуют дальнейших размышлений для определения степени этой полезности.

В-третьих, система GTD рекомендует просматривать списки каждую неделю. Можно подумать, что это не так уж важно. Однако сам Аллен утверждает, что это буквально ключ к успешной эксплуатации Getting Things Done.

В-четвертых, GTD гибкая настолько, насколько вам это необходимо. Хоть система и обладает определенной структурой, вас никто не заставляет бездумно подчиняться правилам. Вам дается каркас, который можно без проблем адаптировать под свои нужды.

Несмотря на все вышеперечисленное, у GTD есть нюансы. Во-первых, она больше заточена под обработку идей в вашей голове, а не ориентирована на их исполнение.

Во-вторых, очень мало внимания уделено тому, как пункты из большого списка относятся к вашим целям. Хоть вам и нужно разносить пункты по более узконаправленным спискам, вас не просят привязывать задачи к четким целям.

В-третьих, присущая GTD гибкость может сыграть с некоторыми пользователем злую шутку. Чаще всего людям, у которых трудности в организации задач, нужно больше ограничений, а не почти полное их отсутствие. Ограничения помогают обуздать вредные привычки и улучшить концентрацию.

В-четвертых, с GTD легко свернуть не туда. Безусловно, это эффективная система для переноса мыслей на бумагу (или в онлайн-заметки). Однако далеко не все в вашей голове заслуживает быть в списке дел. Большая часть мыслей никак не способствует вашим целям. Если записывать все подряд, можно буквально задохнуться под горой мелочей.

Getting Things Done – популярная стратегия организации задач и создания списков дел. С этим не поспоришь. Но чем глубже вы будете ее изучать, тем больше обнаружите пользователей, отказавшихся от этой системы.

Возникает вопрос: «А эффективна ли система GTD?» В следующем разделе мы постараемся на него ответить.

Эффективна ли Getting Things Done?

Getting Things Done кажется невероятно эффективной, когда только берешь ее на вооружение. Вы тратите приличное количество времени на то, чтобы вытащить хаотичные планы из головы и рассортировать их по контексту. Это важнейшие шаги для выделения самых приоритетных дел. Кроме того, теперь вы меньше тревожитесь. Вам больше не нужно помнить абсолютно все. Этот факт значительно повышает привлекательность GTD в ваших глазах.

Однако со временем вы можете вполне ожидаемо разочароваться в этой стратегии. Гиперфиксация Getting Things Done на «следующих действиях» противоречит сосредоточенной работе над многоэтапными задачами. Вам начинает казаться, будто вы «на побегушках»: беспорядочно выполняете все больше «следующих действий», ни на секунду не останавливаясь, чтобы оценить ситуацию.

Еще одна проблема GTD – отсутствие методики выбора между соревнующимися задачами. В ней просто-напросто нет системы управления рабочими процессами, благодаря которой наиболее важные задачи будут выполняться в первую очередь, а второстепенные будут отложены на потом.

GTD также страдает слабой привязкой задач к конкретным целям. Из-за того что система пропускает задачи через призму «следующих действий», а не поэтапных проектов, связь с целями теряется. В GTD нет осмысленного фундамента для постановки и достижения целей.

Некоторые люди утверждают, что ставить цели не просто бессмысленно и бесполезно, но даже вредно для управления задачами в долгосрочной перспективе. Я не согласен с этим. Цели дают видение, концентрацию и мотивацию, а также возможность отслеживать наши успехи.

На мой взгляд, самым страшным грехом GTD является ее безразличие к ценности задач. Все, что от вас требуется, – делать, делать, делать, просто выполнять задачи и не спрашивать себя, действительно ли они вам нужны.

Добивались ли люди успехов в создании списков дел и управлении своими задачами с помощью Getting Things Done? Да. Но столько же людей обнаружили, что для них GTD бесполезна по многим причинам, включая приведенные выше.

В GTD действительно есть полезные функции. Я рекомендую вам обратить на них внимание.

В следующем разделе я покажу, как составлять эффективные списки дел. Время засучить рукава, потому что мы будем создавать их с нуля.

Как создать идеальный список дел

Настало время применить полученные знания на практике. Мы соберем все, что уже изучили, чтобы создать эффективную систему списков задач.

Система, которую нам предстоит создать, поможет вам выполнять важную работу в срок. А еще снизит уровень стресса и раздражительности, улучшит вашу способность концентрироваться.

Большинство людей не понимают, насколько важны списки дел, недооценивают их влияние на продуктивность. Я призываю вас взглянуть на следующие страницы с противоположной точки зрения. Осознайте, что списки дел играют ключевую роль в том, как сложится ваш день.

По-настоящему действенная система поможет вам не только контролировать рабочие дела, но и управляться с бытом.

Давайте создадим идеальный список дел.

Шаг 1: разделяйте текущие и будущие задачи

В главе «10 Самых Популярных Систем Составления Списков Дел» я отметил, что одной из сильных сторон системы GTD Дэвида Аллена является использование нескольких списков сразу. Как мы помним, в ней предлагается вести списки «следующих действий» и «может быть/когда-нибудь».

Мы можем улучшить эту практику и получить еще больше пользы.

Для начала составьте список текущих задач, чтобы решить, как распределить свое время и внимание на каждый день. В этот список внесите дела, которые нужно выполнить до конца дня.

Затем используйте список будущих задач, чтобы отслеживать пункты, которые потребуют вашего внимания в определенный момент. Вы не будете использовать этот список в течение рабочего дня. Вместо этого вы будете обращаться к нему в конце дня, чтобы составить список дел на следующий.

Этот простой шаг, отделяющий текущие задачи от будущих, очень важен. Он может стать решающим фактором для своевременного выполнения важной работы. Многие люди работают с одним массивным списком дел, который растет с каждым днем по мере добавления в него новых пунктов. Им никогда не удается справиться со всеми задачами, поэтому они постоянно чувствуют, что просто топчутся на месте.

Разделение текущих и будущих задач избавляет от этого чувства. Огромный список, содержащий все будущие задачи, откладывается в сторону. Во время рабочего дня вы не обращаете на него внимания. На первый план выходит список текущих задач. Его ограниченный объем – помните, в нем только те пункты, которые должны быть выполнены в этот день, – снижает стресс и избавляет от чувства перегруженности.

Так мы немного отделяемся от списка «следующие действия» в системе GTD, который не помогает вам фокусироваться на текущем дне. По словам самого Дэвида Аллена, создателя GTD, список «следующие действия» предназначен для «записывания следующей физически реальной, заметной деятельности, которой необходимо заняться с целью движения текущей реальности к исполнению». Очевидно, такой список может растянуться на несколько страниц.

Описанное различие в корне меняет дело. Вы обнаружите, что выполнение списка дел на каждый день будет мотивировать и вдохновлять вас. Есть что-то воодушевляющее в вычеркивании каждого пункта. Вы будете чувствовать, что день прошел успешно. Только представьте, что будете испытывать это день за днем!

Шаг 2: определяйте задачи по желаемым результатам

Единственная причина, которая мотивирует нас что-то делать, – движение к определенной цели. Например, мало кто изучает математику на досуге. Большинство людей пытается разобраться в самой точной из наук для того, чтобы сделать домашнее задание, подготовиться к тестированию или расширить свои навыки.

Никто не чистит слив на крыше ради потехи. Люди делают это, чтобы крыша не загнила.

Мы выполняем действия, чтобы получить определенный результат. Иначе зачем тратить время и усилия?

Можно заниматься более приятными вещами: к примеру залипать в любимый сериал на Netflix.

Подумайте об этом в контексте ваших списков дел. Как часто вы бросали дела – если вообще начинали их – из-за того, что они казались не такими уж и важными? Велика вероятность, что эти задачи не были привязаны к четким целям, которых вы хотели добиться.

Вам будет гораздо проще закрывать свой список дел полностью, если вы будете спрашивать «зачем я это делаю?» рядом с каждым пунктом. Поймите, почему задача присутствует в вашем списке. Выясните, для чего ее нужно выполнить. Напишите причину рядом с заданием.

Давайте представим, что в списке есть пункт «позвонить родителям». У вас наверняка есть причина набрать им – хотя бы просто спросить, как дела. Или, может быть, вы хотите пригласить их в гости.

Суть: даже звонок родителям имеет определенную цель. Запишите ее – или желаемый результат – рядом с задачей. Вы охотнее выполните ее, зная, зачем вы это делаете.

Держать причины выполнения задач в голове недостаточно. Их нужно записывать. Так мысль становится материальной. Физически зафиксированная причина что-то сделать более реальна, чем нечто, витающее у вас в голове.

Вы обнаружите, что выполнять задачи хочется гораздо больше, когда вы ждете конкретного результата. Активные действия символизируют движение к целям. Это одна из самых ярких черт эффективного списка дел.

Шаг 3: разбивайте проекты на отдельные задачи

Вы наверняка слышали шутку: «Как съесть слона? По кусочкам».

Шутка шуткой, но в ней кроется важный принцип управления задачами. Единственный способ выполнить большой проект – разделить его на части. Общая задача движется вперед за счет работы над индивидуальными шагами, необходимыми для ее выполнения.

Вы и так это знаете. Но применяете ли к своим повседневным спискам дел?

Трудно понять, с чего начинать, когда перед нами крупный проект. Именно поэтому мы отвлекаемся. Мы хватаемся за любой повод оттянуть начало занятия, в котором нам не хватает ни чувства направленности, ни разгона.

По этой причине многие пункты так никогда и не воплощаются в реальность. Технически их можно назвать проектами. Они слишком масштабны и, кажется, способны накрыть с головой – поэтому мы прокрастинируем. И в итоге переносим эти дела на следующий день, где они продолжают нас раздражать.

Если мы не уделим время тому, чтобы разбить крупные задачи на более мелкие, выполнимые подзадачи, наша мотивация так и будет ломаться под весом обстоятельств день ото дня.

Позвольте привести пример.

Предположим, в вашем основном списке есть пункт «сделать уборку». Это проект, выполнение которого может занять несколько часов. В таком виде этот пункт удручает – не знаешь, с чего начать.

Давайте разобьем эту крупную задачу на пункты поменьше. Такие, чтобы на каждом можно было спокойно сконцентрироваться. Вот обновленный список:

• помыть посуду;

• протереть столешницы на кухне;

• помыть пол на кухне;

• помыть ванную на первом этаже;

• помыть ванную на втором этаже;

• пропылесосить;

• протереть пыль.

Обратите внимание: каждая задача содержит четкое действие. И, что важно, все пункты списка независимы друг от друга, так что вы можете расправляться с ними так, как вам захочется.

Это дает вам гибкость в распределении времени. Вместо того чтобы выделять четыре часа на «уборку дома», вы можете заложить 10 минут на мытье посуды, 15 минут – на влажную уборку кухни и 30 минут на то, чтобы навести порядок в ванной.

Проекты, разбитые на подзадачи, кажутся более выполнимыми. И вы можете сосредоточиться на делах, исходя из их приоритетности и ценности. Например, мытье посуды может быть высокоприоритетной задачей, требующей вашего немедленного внимания, иначе вам просто не в чем будет подать ужин. А вот уборку в ванной можно без проблем отложить на завтра.

Убедитесь, что в ваших списках только выполнимые задачи, а не проекты. Если пункт требует более одного действия – это проект, который можно и нужно разбить на части. Так вы сможете лучше сосредоточиться и быстрее выполнить важную работу.

Шаг 4: назначайте дедлайн для каждой задачи

Вы уже знаете, как важны дедлайны. Они помогают нам сосредоточиться на важных задачах и упорядочить наши календари. Они побуждают нас к действию. Исследования показывают, что они повышают нашу работоспособность. Наличие крайних сроков повышает нашу эффективность и продуктивность, подталкивая к выполнению важных дел.

Поэтому каждая задача в вашем основном списке дел должна быть привязана к определенному сроку. Необязательно назначать жесткие временные рамки – сроки могут меняться по мере изменения приоритетности и срочности задач.

То же касается и точной даты. В вашем списке могут быть пункты, которыми рано или поздно нужно будет заняться, но пока их можно отложить. Если задача не требует вашего внимания в ближайшие несколько месяцев, можно сделать пометку «к середине августа» вместо «14 августа».

Установка крайнего срока для каждого пункта основного списка облегчает понимание того, какие задачи следует перенести в ежедневный список.

Вы сразу поймете, какие пункты требуют вашего внимания завтра, а какие – через пару месяцев.

Тем не менее недостаточно просто назначать крайний срок для каждого пункта. Важно, как именно вы это делаете. От этого зависит ваше моральное состояние, мотивация и способность сосредоточиться. То, как вы устанавливаете сроки, определяет их эффективность.

Вот пара советов.

Во-первых, убедитесь, что ставите реалистичные сроки. Не нужно назначать невыполнимую дату просто ради того, чтобы она была. Это приведет к стрессу, раздражению и унынию.

Во-вторых, проверьте, что у каждого дедлайна есть веская причина. Допустим, сейчас лето и вашему ребенку нужно пройти осмотр у стоматолога. Значит, вам следует запланировать визит к врачу до 31 августа – до начала учебного года. Теперь у вас есть стимул действовать. Причины делают дедлайны реальными.

Когда вы ставите крайние сроки просто так – я имею в виду случайный выбор даты, – призыва к действию гораздо меньше. Чувство срочности искусственно.

В-третьих, давайте себе меньше времени, чем нужно по вашим расчетам. Я упоминал закон Паркинсона в разделе «Почему Вы Не Завершаете Списки Дел». Он гласит «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Как правило, мы даем себе слишком много времени на выполнение дел. Ограничивая этот промежуток, вы увидите, как повышается ваша концентрация, а с ней приходят эффективность и продуктивность.

Не нужно бояться дедлайнов. Наоборот, вам стоит внедрять их в каждый пункт основного списка дел. Дедлайны помогут вам избежать отвлекающих факторов и дадут мотивацию, вдохновение и энергию, необходимые для прогресса в работе.

Шаг 5: ограничивайте число текущих задач – не более семи

Мы уже знаем, что одной из самых распространенных проблем списков дел является их непомерная длина. Списки, которые начинаются с нескольких пунктов, неизбежно разрастаются до десятков одновременных задач. Неудивительно, что у многих не получается завершать свои списки дел. Это же практически невозможно!

С одной стороны, источник проблемы понятен.

В течение любого дня рождаются новые проекты, а из них произрастают новые задачи. Но зачем добавлять их в ежедневный список дел? Эта привычка заранее обрекает вас на поражение.

Я рекомендую добавлять в ежедневный список не более семи задач. Это адекватное количество. Если ни одна задача не будет занимать часы вашего времени, вполне реально полностью закрыть такой список к концу дня.

Мы уже обсуждали стратегию «3+2» и правило «1-3-5» в главе «10 Самых Популярных Систем Ведения Списков Дел». Оба метода ограничивают количество задач в вашем ежедневном списке. Они держат ваш список в узде, чтобы вы могли закрыть его в течение дня. Так вы избегаете чувства перегруженности и вины.

Позвольте кое-что прояснить. Я сказал, что нужно ограничивать количество ежедневных задач до семи. У вас наверняка появляется вопрос, как с таким подходом продираться через сотни задач из ежедневно растущего основного списка?

Мое предложение ограничивать до семи применимо только к задачам, на которые потребуется минимум 15 минут. Вы обнаружите, что большую часть задач из вашего основного списка можно выполнить за одну-две минуты. Вот несколько примеров:

• заправить кровать;

• проверить голосовую почту;

• рассортировать обычную почту;

• запустить стирку;

• забронировать столик в ресторане;

• подписаться на рассылку;

• перезвонить;

• добавить плагин в ваш блог;

• разобраться на рабочем месте;

• решить, что вы хотите на ужин.

Все это «крохотные задачи», которым нет места в вашем повседневном списке дел. Почему? Потому что они вполне могут поднять количество пунктов до десятков.

Вместо этого я рекомендую вам обзавестись так называемым «пакетным списком». Мы подробно поговорим о нем в разделе «Как поддерживать отлаженную систему списков дел». А пока запомните, что мелочам вроде «разобрать почту» нет места среди семи пунктов в вашем ежедневном списке.

Шаг 6: организовывайте задачи по проекту, типу или локации

Часто к основному списку относятся как к постоянно меняющейся «свалке для мыслей». Новые задачи добавляют в конец списка по мере того, как они приходят в голову. Проблема в том, что со временем их становится слишком много.

Даже если назначать каждой задаче дедлайны и сортировать их по контексту, рано или поздно список может стать обузой.

Вам будет все тяжелее разбираться в нем, и множество пунктов просто забудется.

Представьте, каково это – просматривать 20 страниц с пунктами. Мой собственный основной список был в разы длиннее, пока я не научился составлять эффективные списки дел. Поиск определенных задач и управление соответствующими проектами занимали слишком много времени.

Теперь я распределяю задачи в зависимости от контекста, будь то проект, тип задачи или локация. И таким же образом я управляюсь с остальными своими списками дел. Прошу заметить, что вышеупомянутые списки отделены и отличны от моего ежедневного списка дел.

Контекст на уровне задачи – важная часть каждой системы управления списками дел. Он определяет, сколько займут задачи по времени. Он напоминает вам, зачем эти задачи нужно выполнять. Он мотивирует вас сконцентрироваться на задачах с самым высоким приоритетом.

Поэтому категоризируйте каждую задачу в вашем основном списке по следующим трем признакам:

1. Проект.

2. Тип.

3. Локация.

Я советую вам создать отдельный список для каждого проекта, каждого типа задачи и каждой локации. Например, вот проекты, которым однозначно нужны отдельные списки:

• написать книгу;

• сделать ремонт на кухне;

• купить машину.

Вот типы задач, которые требуют отдельного списка для каждой:

• аналитическая работа;

• творческая работа;

• бездумная работа.

Аналогично, вот локации, каждой из которых потребуется свой собственный список:

• в офисе;

• дома;

• в дороге.

Распределение пунктов по проектам, типу и локации поможет вам быть организованнее. Вы сможете отбирать задачи для ежедневного списка дел с учетом всех обстоятельств: где вы будете находиться и чем сможете заняться.

К примеру, «пропылесосить в гостиной» – явно задача, основанная на локации. Вы должны быть дома, чтобы выполнить ее. Если вы планируете весь день просидеть в офисе, то вам ни к чему добавлять эту задачу в свой ежедневный список.

Некоторым задачам можно – и нужно – присваивать больше одного контекста.

Возьмем проект «Написать книгу». Одним из начальных пунктов будет «написать черновик первой главы». Эта задача уже категоризирована по проекту. Но если у вас есть возможность писать, только когда вы находитесь дома, то эту задачу следует дополнить контекстом локации. Не забывайте также, что писательство – творческая работа, для которой нужна ментальная энергия. Не будет лишним категоризировать эту задачу по типу деятельности. Так вы сможете запланировать написание книги на периоды, когда полны энергии.

Если вы пишете списки дел на бумаге, присваивать задачам по несколько контекстов может быть сложновато. В таком случае используйте цвета.

Например, задача «написать черновик первой главы» уже принадлежит проекту «написать книгу». Здесь нам не нужно ничего кодировать по цветам. Однако вы можете использовать цветные ручки для присвоения типового и локационного контекстов. Допустим, писать красным цветом «дома», а синим – «творческая работа».

Решение, конечно, неидеальное. Лучше использовать онлайн-инструмент вроде Todoist. В нем есть функции тегов и ярлыков вкупе с разнообразием цветов. Это значительно упрощает организацию дел по разным контекстам.

Скажу кое-что напоследок. Возможно, вам пригодится отдельный список для высокоприоритетных задач. Его также называют HIT-листом, или high impact task list. Иначе говоря, список очень важных дел.

На мой взгляд, использование HIT-листа – уже перебор. Я и так определяю приоритетность для каждого пункта в моих многочисленных списках, так что мне не нужен еще один список для высокоприоритетных задач. Он только мешает.

Тем не менее я хотел поделиться этой практикой с вами на случай, если она улучшит ваш рабочий процесс. Помните, мы здесь для того, чтобы создать систему, которая подходит вам.

Шаг 7: очищайте свой список от ненужных задач

Держать основной список в чистоте и порядке – одна из важнейших и полезнейших вещей в управлении задачами. Нужно регулярно «шерстить» список, избавляясь от пунктов, которые уже не являются необходимыми или не соответствуют вашим целям. Если этого не делать, ваш основной список может стать неуправляемым из-за того, что вы вписываете новые задачи каждый день.

«Подрезание» вашего списка поможет его контролировать. Вам будет проще определять важные проекты и связанные с ними задачи.

Управление задачами становится в разы эффективнее, когда вычеркиваешь или полностью убираешь из списка ненужные пункты.

Очистка ограничивает ваш основной список теми задачами, которые продвигают вперед важную работу. Вы не будете тратить драгоценное время и внимание на бесполезные занятия.

Как же определить кандидатов на вылет? Ориентируйтесь на следующие пункты:

• желания;

• нечеткие задачи;

• тривиальные задачи;

• решения.

Как правило, желания сформулированы как проекты, а не как выполнимые действия. Например, вы хотите «отремонтировать кухню». Или, допустим, «съездить с семьей на курорт следующим летом». Желание обозначены слишком широко и не похожи на четко сформулированные действия для достижения конкретных целей. Поэтому их следует убрать из основного списка дел.

Пишите такие пункты в список желаний.

Нечеткие задачи – задачи без контекста. Чаще всего причина его отсутствия в том, что эти задачи не заслуживают вашего внимания. Они так и висят, пока вы их не заметите и не удалите.

Хорошим примером будет задача вроде «позвонить Джону». Зачем вам ему звонить? Будут ли последствия, если вы не позвоните Джону? Какие?

Обнаружив нечеткую задачу в своем основном списке, оцените ее важность по-новой в зависимости от ваших текущих целей. Возможно, от нее стоит избавиться.

Тривиальные задачи – те, от которых можно избавиться без последствий. Это случайные пункты, которые вы вспоминаете, записываете, а потом благополучно забываете. Ваш основной список накапливает такие задачи. Да, в этом его предназначение – освобождать вашу голову от дел, которые трудно запомнить. Но при более вдумчивом рассмотрении множество таких пунктов можно и нужно убрать из списка.

Решения – это, по сути, обещания. Они отличаются от обычных пунктов тем, что, как правило, требуют смены привычек. К примеру, вы решаете «упражняться», «сбросить вес» или «выучить испанский». Нет ничего дурного в том, чтобы иметь такие цели. Однако не путайте их с задачами-действиями.

Убирайте все решения из вашего основного списка дел. Им там не место. Лучше поместите их в отдельный список «жизненных целей» и относитесь к ним как к проектам. Когда будете готовы действовать, создайте для каждого решения отдельный список. Разбейте на более мелкие, выполнимые задачи и расставьте крайние сроки.

Большой и неуклюжий список дел не воодушевляет. Если вы не будете за ним ухаживать, он постепенно разрушит вашу мотивацию и уничтожит вашу креативность.

Держите свой список в чистоте, регулярно «подпиливайте ветки» в виде ненужных задач. Это сделает ваш список более живым, ведь он будет состоять из дел, у каждого из которых свое конкретное предназначение.

Благодаря такой периодической чистке вам будет проще выявлять наиболее важные задачи в своих ежедневных списках дел. Вы также будете тратить меньше времени на малозначительные пункты, что, в свою очередь, даст мощный толчок вашей продуктивности.

Шаг 8: определяйте, сколько времени займет выполнение каждой задачи

Вам нужно знать, сколько времени понадобится на выполнение каждой задачи в основном списке. Эта информация поможет вам выбирать задачи для ежедневного списка, учитывая, сколько у вас есть свободного времени для работы над ними. Если вы знаете время выполнения каждой задачи, то можете создавать реалистичные списки дел. Вам не придется постоянно переносить что-то на следующий день.

Не стоит пренебрегать этим шагом. Именно он отделяет вас от чувства раздражения и перегруженности в конце дня.

Чтобы подсчитать примерное время на задачу, вы должны знать, что необходимо для ее выполнения. Здесь мы смотрим на три аспекта: инструменты, информацию и вклад от других людей.

Давайте представим, что у вас в списке есть задача «закончить отчет о дебиторской задолженности для начальника». Для того чтобы подготовить этот отчет, вам наверняка потребуется обратиться в отдел продаж вашей компании. Скорее всего, вам нужно будет взглянуть на отчет за прошлую неделю, а также на отчеты о движении денежных средств. Сколько времени понадобится, чтобы собрать всю необходимую информацию и ресурсы? Это необходимо учитывать при расчете примерного времени выполнения задачи.

Просмотрите ваш основной список и назначьте примерное время каждой задаче. Будь то 15 минут или три часа – запишите это рядом с соответствующим пунктом.

Не поддавайтесь искушению поставить время наугад. Как правило, мы чересчур оптимистично оцениваем свои возможности и даем себе мало времени.

Имейте это в виду.

Возьмите реалистичные цифры на основе необходимых вам ресурсов (включая вклад других людей) и сложностей, с которыми вы можете столкнуться в процессе.

Если задача вам знакома, вы уже знаете, сколько времени понадобится на ее выполнение. Так что можете выдать в меру реалистичный прогноз. Если же задача вам незнакома, обратитесь к кому-то, кто уже работал над ней. Поинтересуйтесь у этого человека, сколько времени он или она обычно тратят на эту задачу.

По мере того как вы будете расставлять задачам примерное время выполнения, вы заметите один интересный парадокс. Я уже писал, что нам привычно переоценивать свои силы и давать себе на задачи меньше времени, чем необходимо. Мы склонны быть чересчур оптимистичными. Но, с другой стороны, мы часто отводим слишком много времени на выполнение дел.

В качестве примера возьмем стрижку травы на лужайке. Допустим, реалистичный срок для этого занятия – 45 минут. Оптимизм убеждает нас, что мы вполне справимся меньше чем за полчаса. И тем не менее мы выделяем полтора часа – спешить-то некуда.

Такая снисходительность к себе очень опасна, потому что снижает нашу продуктивность.

Вновь вспомним закон Паркинсона: «Работа заполняет время, отпущенное на нее».

Несмотря на то что вы можете покосить траву за 45 минут, вы будете делать это в два раза дольше, потому что сами дали себе столько времени.

Помните о законе Паркинсона, когда будете назначать своим задачам примерное время выполнения. Это поможет вам значительно уменьшить количество времени, потраченного зря. В результате вы сделаете все задуманное и порадуетесь освободившемся часам, которые сможете потратить на отдых или на новые цели.

Шаг 9: начинайте каждую задачу с глагола действия

Порой достаточно одного удачно сказанного слова, чтобы наполнить нас желанием действовать. У глаголов есть эта сила. Ставьте их в начало каждого пункта в ваших списках, и вам будет проще взяться за дело.

Задача оживает, когда ее обозначает глагол. Из обычной заметки в списке дел она превращается в задание, которое требует действия.

Глаголы каким-то образом влияют на наш мозг, заставляя его сфокусироваться на выполнении поставленной задачи.

Давайте посмотрим на пару примеров. Ниже приведены «задачи» (технически это просто заметки), перед которыми нет глагола:

• стирка;

• торт на день рождения;

• отчет по доходам;

• шины;

• завтрак с родителями.

Обратите внимание на отсутствие эмоционального и мотивационного заряда в этих задачах. Давайте исправим ситуацию, добавив к ним глаголы:

• загрузить стиральную машинку;

• купить торт на день рождения;

• закончить отчет по доходам;

• проверить давление в шинах моей машины;

• позвонить родителям, чтобы запланировать дату завтрака.

Видите, как глаголы четко говорят нам, что нужно делать? Ни капли неопределенности. Не нужно гадать, какое действие предполагает задача: купить торт или, может быть, испечь? Глагол все объясняет.

Кстати, глаголы значительно облегчают определение времени выполнения задачи. Тяжело понять, сколько займет просто «стирка», а вот «загрузить стиральную машинку» вы можете за пять минут.

Впрочем, не все глаголы подойдут для дела.

Важно овладеть искусством правильного выбора глагола. Главное – конкретика.

Давайте представим, что у вас есть задача «связаться с Бобом по поводу отчета». Глагол «связаться», конечно, полезный, но размытый. Он может означать что угодно:

• позвонить Бобу по телефону;

• написать Бобу по электронной почте;

• отправить Бобу смс;

• заехать к Бобу в офис;

• оставить Бобу послание в почтовом ящике.

Нужно выбирать точный глагол, который определяет задачу. Вы позвоните Бобу или напишите на электронную почту? Отправите ему смс или приедете в офис?

Правильно подобранные глаголы подстегивают к исполнению. Они побуждают вас действовать. Неправильно подобранные глаголы имеют обратный эффект: вынуждают прокрастинировать. Глаголы вроде «ознакомиться», «запланировать» и «связаться» не несут конкретики. Они менее эффективны, чем «исследовать», «набросать черновик» и «позвонить». В последних явно больше смысла, они указывают на конкретные действия. Их невозможно интерпретировать некорректно.

Пишите задачи правильно, и у вас будет мотивация их выполнять. Вы будете меньше отвлекаться и прокрастинировать, точно зная, что нужно делать.

А значит, сможете гораздо быстрее закрывать ежедневные списки, завершая больше дел за меньшее количество времени.

Шаг 10: отмечайте, каким задачам требуется участие других людей

Некоторые задачи из вашего ежедневного списка потребуют участия других людей. Например, вы можете работать над командным проектом. В таком случае вам может потребоваться, чтобы другие члены команды выполнили свои задачи, прежде чем вы сможете заняться теми, за которые отвечаете.

Даже если вы работаете в одиночку, вклад других людей может быть очень важен для рабочего процесса.

К примеру, отчет о дебиторской задолженности, который вам поручено завершить, может потребовать участия кого-то из отдела продаж. Для конференц-звонка, который вы собираетесь провести, может понадобиться информация от вашего коллеги.

Важно, чтобы вы могли мельком взглянуть на свой список дел и сразу понять, какие задачи требуют участия других. Система GTD Дэвида Аллена предполагает создание отдельного списка «ожидания», в который будут помещаться все задачи, по которым вы ждете действий от других людей.

На мой взгляд, использовать отдельный список ожидания – излишество. Если вы учтете девять предыдущих пунктов при создании основного, контекстных и ежедневных списков, вы прекрасно справитесь без еще одного. Думаю, «список ожидания» только усложнит вашу систему управления задачами.

Я рекомендую оставлять короткую заметку рядом с каждым пунктом, по которому вы ждете чьих-либо действий. Уточните детали вклада, который вам требуется для этой задачи: письмо, звонок, отчет, таблица и так далее – и поставьте ожидаемую дату получения.

Ожидаемая дата побудит вас лишний раз напомнить человеку об обещанном, если вы вдруг не получите от него своевременного ответа. Это поможет вам формировать ожидания в отношении других людей и возлагать на них ответственность за выполнение необходимых задач. А это очень важно, если ваш рабочий процесс зависит от их действий.

Большинство людей не делают заметки о вкладе других сторон. К сожалению, если рабочий процесс зависит от других людей, это упущение испортит расчеты времени, необходимого для выполнения задач. В итоге они будут тратить драгоценное время на ожидание. А это, в свою очередь, снизит их способность доводить дела до конца и серьезно повлияет на продуктивность.

Как поддерживать отлаженную систему списков дел

Ваши основные, контекстные и ежедневные списки дел – части большой системы. Их эффективность напрямую зависит от целостности этого «механизма».

Если система хорошо отлажена, списки помогут вам быстрее и эффективнее выполнять важную работу. Если же система неисправна, списки способны навредить рабочему процессу.

В следующих разделах я шаг за шагом покажу, как поддерживать эффективную систему списков дел. Большинство этих советов опираются на концепции, которые мы уже рассматривали в предыдущих разделах. Некоторые вводят новые понятия. Все они важны для создания системы, которая гарантирует, что ваши списки дел будут работать на вас, а не против.

Совет #1: используйте пакетный список для «мелочи»

Пакетный список предназначен для организации всех маленьких задач в одном месте. Маленькие задачи – пункты из списка, выполнение которых занимает меньше 10 минут. Суть такого списка – собрать всю «мелочь» в одном «пакете» и разобраться с ней разом в течение одной рабочей сессии.

Мелким задачам не место в вашем ежедневном списке дел. Помните, ваш список дел на день должен быть ограничен семью задачами. Оставьте в нем место для важных, на которые потребуется больше времени (минимум 15 минут).

В основном списке мелочам тоже не место. Они просто заполонят его, как саранча.

Лучше поместите их в отдельный пакетный список. Как только у вас будет свободная минутка, берите в работу несколько задач. Вычеркивайте их из списка по мере выполнения.

Вот примеры мелких задач, которые стоит поместить в отдельный пакетный список:

• застелить кровать;

• запустить стирку;

• отправить электронное письмо клиенту;

• записать данные о вчерашних продажах;

• разобрать посудомоечную машину;

• запланировать встречу с коллегой;

• забронировать столик на ужин;

• проверить голосовую почту;

• вынести мусор;

• проинформировать босса о текущем проекте;

• перезвонить;

• навести порядок на рабочем месте;

• оплатить счета онлайн;

• обновить программное обеспечение.

Каждую из этих задач можно выполнить за несколько минут. Однако если заниматься ими спонтанно в течение дня, они превратятся в отвлекающие факторы и нарушат ваш рабочий процесс. Вы почувствуете искушение заняться всем и сразу, что потребует дополнительных расходов времени и энергии на переключение между делами. А частое переключение, как известно, отрицательно влияет на вашу работоспособность и снижает продуктивность.

Поэтому просто собирайте мелкие задачи в «пакет». Выделите от 30 до 45 минут на работу над ними. Это позволит вам сконцентрироваться на всех пунктах по очереди, не отвлекаясь от более важной работы. По сути, у вас будет отдельная рабочая сессия, посвященная мелочам.

По возможности собирайте в одном месте задачи, которые схожи по контексту. Например, если вам нужно ответить на несколько писем, обозначьте каждое как отдельный пункт в списке и расправьтесь со всеми сразу за один «пакетный разбор». Аналогично, если у вас есть несколько дел по хозяйству, соберите их и выполните разом.

Работая над одинаковыми по контексту задачами, мы убираем расходы за переключение. Благодаря чему можем делать больше за меньший промежуток времени и не ошибаться.

Совет #2: избегайте чувства перегруженности

Чувство перегруженности – одна из самых больших угроз для любой системы управления задачами.

Не сомневаюсь, вам приходится с ним сталкиваться. К примеру, когда вы открываете электронную почту и тут же хотите ее закрыть, увидев сотни непрочитанных писем. Или когда вы смотрите на свой основной список и расстраиваетесь из-за его длины и отсутствия контекста у задач. А может, когда просматриваете список дел на день и замечаете, что все ваши задачи – туманно обозначенные проекты без побуждения к конкретным действиям.

К счастью, вы можете решить или хотя бы облегчить все эти проблемы, следуя рекомендациям из раздела «Как составить идеальный список дел». Качественная система поможет вам эффективно распределять нагрузку.

И все же риск перегруженности будет всегда. Стоит этому чувству проникнуть в сознание, как оно начнет высасывать из вас энтузиазм, тушить пламя мотивации и мешать творческому началу.

Поэтому очень важно не терять бдительность. Обстоятельства могут складываться так, что вы против своей воли окажетесь под завалом из важных дел. Например, начальник может поручать вам все новые и новые проекты. Коллеги – попытаться делегировать свои дела. Ваш супруг может пополнять список ваших обязанностей, не понимая, что у вас не хватает сил справиться с ними в срок.

В такой ситуации вам тоже помогут списки дел. Если вы составляете их так, как описано в разделе «Как создать идеальный список дел», вы можете объективно оценить свою загруженность и взять на себя новые задачи – или отказаться от них.

Не стоит недооценивать деструктивное влияние перегруженности.

Она повышает уровень стресса, делает вас более восприимчивыми к отвлекающим факторам и мешает выполнить важные дела.

Совет #3: характеризуйте списки дел по контексту

Мы уже разбирали эту тему. Однако повторение лишним не будет.

В шаге #6 раздела «Как создать идеальный список дел» я говорил, что каждую задачу в списке нужно снабжать контекстными деталями. К примеру, вам следует уточнить, к какому проекту относится задача, каков ее тип деятельности (аналитическая, творческая и так далее), ограничена ли она пределами какого-то места.

Поначалу эти детали могут показаться пустой тратой времени. Но они крайне важны для поддержания бесперебойной работы системы списка дел. Добавляя контекст к задачам в вашем основном списке, вы сможете быстро определить, над какими из них вам следует поработать.

Допустим, вы отвечаете за высокоприоритетный проект, по которому поджимают сроки. Вы сосредоточитесь на задачах, которые продвигают этот проект (контекст, основанный на проекте).

Или, скажем, сейчас середина дня и у вас низкий уровень энергии. Вам лучше сосредоточиться на бездумной работе (например, вводе данных, наведении порядка на столе и так далее), а не на аналитической или творческой работе (контекст, основанный на деятельности).

Или, предположим, вы находитесь в офисе. Вы сосредоточитесь на делах, которые можно сделать только там (контекст, основанный на местоположении).

Контекст на уровне задач позволяет принимать решения о том, что делать дальше.

Хотя предварительное указание контекстных данных требует времени, это упрощает процесс принятия решений в дальнейшем. Назовем это хорошей инвестицией в будущее.

Помните, я рекомендовал вести несколько списков по контексту? Такой принцип работает для меня. Думаю, он будет полезен и вам, если вы будете применять его регулярно.

Совет #4: проводите еженедельные обзоры

Делать еженедельные обзоры ваших списков очень важно. От этого зависит, будет система мотивировать вас на выполнение важных дел или провоцировать прокрастинацию. Благодаря обзорам можно понять, успешно ли вы воплощаете в жизнь поставленные задачи.

Большинство людей считают такие обзоры ненужными. Они полагают, что и так хорошо понимают объем своей работы, поэтому проводить регулярные оценки – пустая трата времени.

Не исключено, что для вас это действительно так. Если в вашем основном списке не больше 10 пунктов, вы сможете отслеживать все, не проводя еженедельных обзоров.

Но велика вероятность, что у вас куда больше задач, которые нужно контролировать. Если у вас есть обязанности и цели, ваш основной список наверняка настолько длинный, что с ним невозможно справиться без периодических обзоров. Уж не сомневайтесь.

Представьте, что в вашем списке дел около 100 пунктов. Без периодических обзоров вы не сможете точно оценить свой прогресс по ним. Вы также не сможете мысленно упорядочить их в соответствии с контекстом. Слишком много, чтобы следить за происходящим в режиме реального времени.

Смысл еженедельного обзора в том, что он дает вам возможность оценить ваш прогресс в достижении различных целей.

Кроме того, вы можете изменить приоритеты задач, если необходимо.

Я провожу еженедельные обзоры по воскресеньям. Вам же следует выбрать такие день и время, которые подходят под ваши обстоятельства. Учтите, вы должны сосредоточиться, так что выделите для себя 45 минут так, чтобы вас не беспокоили.

Как делать обзор?

1. Соберите все свои списки дел, включая основной и контекстные.

2. Выполните «мозговую свалку» всех задач и проектов, находящихся у вас в голове. Добавьте их в основной список.

3. Разбейте новые проекты на индивидуальные задачи.

4. Распределите новые задачи в зависимости от контекста (проект, тип деятельности, локация). При необходимости создайте новые контекстные списки.

5. Расчистите свою электронную почту. Ответьте на письма, если это необходимо. Если в письме от вас требуется какое-то действие, но при этом оно не является срочным, сделайте об этом пометку в основном списке задач и архивируйте письма. Кстати, советую вам архивировать письма, которые не требуют ответа либо действия, но могут пригодиться позже. Удаляйте все остальное.

6. Просмотрите основной и контекстные списки. Уберите задачи, которые больше не нужны или не важны.

7. Обратите внимание на те задачи, которые одновременно и важны, и первоочередны. Пометьте их как претендентов на ежедневный список.

8. Отметьте задачи, которые требуют участия других людей. Напишите имя участника и дату, когда вы планируете получить от него ответ. Дата подскажет вам, когда нужно будет напомнить в случае отсутствия этого ответа.

9. Просмотрите свои текущие дедлайны по важным задачам. Подкорректируйте их, если необходимо.

10. Назначьте дедлайны новым задачам, которые вы добавили в основной и контекстные списки.

11. Просмотрите свой календарь на грядущую неделю. Составьте список дел на день согласно доступности.

Может показаться, что все вышеперечисленное требует больших усилий. По правде говоря, так оно и есть. Но, как я уже говорил, это своеобразная инвестиция в будущее. Еженедельный обзор – неотъемлемая часть хорошо отлаженной системы списков дел. Благодаря ему вы сможете сконцентрировать свое ограниченное время на пунктах, которые позволят продвинуться в работе, наиболее важной для вас.

Совет #5: обновляйте свой список целей

Цели предопределяют ваше времяпрепровождение. Они дают вам понимание, чего вы хотите добиться в ближайшее время и в долгосрочной перспективе.

Цели помогают вам отдавать отчет в своих действиях.

Когда вы знаете, к чему стремитесь, приходит осознание, что каждое принятое вами решение либо приближает вас к цели, либо отдаляет от нее.

Цели также помогают сосредоточиться на главном. В шаге № 2 раздела «Как создать идеальный список дел» я рекомендовал назначить конкретную цель для каждой задачи в вашем списке. Это нужно, чтобы начать действовать. Когда вы знаете причину, по которой необходимо выполнить то или иное действие, и эта причина значима для вас, вы будете сосредоточены на выполнении задачи. Что важно учесть?

Во-первых, назначайте конкретные цели. У большинства людей цели расплывчаты. И это проблема, потому что без конкретики трудно судить о прогрессе в их достижении.

Взгляните на пример ниже.

Расплывчатая цель: рано выйти на пенсию.

Конкретная цель: выйти на пенсию к 60-летию, имея 2 миллиона долларов в ликвидных инвестициях и доход в 5000 долларов в месяц.

Обратите внимание, что при расплывчатом варианте практически невозможно отследить свой прогресс. Невозможно определить, насколько вы близки к достижению цели, потому что вы не установили метрики, по которым оценивается успех.

Напротив, четкая формулировка дает отслеживаемые показатели.

Во-вторых, запишите свои цели. Так вы с меньшей вероятностью откажетесь от них.

В 1979 году выпускников магистратуры делового администрирования из Гарвардского университета спросили, записывают ли они свои цели. 84 % опрошенных ответили, что не имеют никаких четких целей; 13 % сказали, что у них есть цели, однако они их не записывают; оставшиеся 3 % опрошенных не только записывали свои цели, но и составляли планы их достижения.

В 1989 году исследователи снова пообщались с выпускниками. В ходе опроса они обнаружили два примечательных факта. Во-первых, те 13 %, у кого были цели, зарабатывали больше, чем 84 %, у кого целей не было. Во-вторых, те 3 %, которые записали свои цели, зарабатывали в 10 раз больше, чем 97 %, которые их не записывали.

Как видите, в закреплении целей на бумаге есть некая сила.

Итак, вы наметили конкретные цели. И записали.

Что же дальше?

Третий шаг – ежемесячно пересматривать их. Выделяйте 30 минут в конце каждого месяца, чтобы проследить за своим прогрессом и оценить, не изменились ли ваши цели. Если изменились, сделайте соответствующие пометки.

Ваша система списков дел определяется тем, чего вы хотите достичь в своей жизни. Некоторые цели будут краткосрочными, например получить повышение на работе в этом году. Другие будут носить долгосрочный характер, например выйти на пенсию к 60 годам с 2 миллионами долларов в ликвидных инвестициях.

Пересматривайте и обновляйте свои цели каждый месяц. Это поможет поддерживать систему в рабочем состоянии.

Совет #6: не заморачивайтесь с методикой

Людям, заинтересованным в повышении собственной продуктивности, свойственно пробовать разные системы. Мы уже обсудили те, что относятся конкретно к ведению списков дел, в разделе «10 самых популярных систем ведения списков дел». Если расширить спектр обсуждения и включить общие системы тайм-менеджмента, мы столкнемся еще со множеством других: «методом помидора», таймбоксами, системой Фрэнклина-Коуви, методом Zen To Done и так далее.

Безусловно, нужно пробовать разные подходы. Только так можно определить, какие хороши для вашей работы. И это отличный способ узнать новые тактики, которые можно применить в собственной системе.

По сути, на протяжении всего руководства мы этим и занимались: изучали самые популярные методики ведения списков дел, выделяя полезный функционал. Эти функции мы включим в собственную систему списков дел.

Однако у систем тайм-менеджмента есть темная сторона: в них легко погрязнуть с головой. Мы настолько увлекаемся методиками управления временем, что они начинают оказывать негативное влияние на нашу продуктивность. Мы уже обсуждали вариацию этой проблемы в главе «Парадокс продуктивности: как списки дел мешают вашему успеху». Системы, созданные с целью помочь, заставляют нас стоять на месте.

Абсолютно у всех систем продуктивности, в том числе и систем списков дел, одна цель – помогать вам выполнять нужные действия в нужное время. Все ради того, чтобы повысить вашу эффективность и, в конце концов, облегчить управление вашей жизнью.

Если зациклиться на методиках, можно получить обратный эффект. Вам наверняка знакомы люди, берущие на вооружение каждую новую систему тайм-менеджмента, которая попадает им на глаза. Или использующие настолько громоздкую систему, что она только тормозит все рабочие процессы.

Ваша система списков нужна для того, чтобы помогать. Чтобы вы выполняли самое важное и приближались к достижению своих целей. А не для того, чтобы вы стали ее рабом.

Не заморачивайтесь методиками. Будьте открыты к изменениям деталей своей системы по мере того, как меняются ваши нужды.

Вводите новые функции по мере обнаружения более удачных и эффективных способов добиваться своего.

Просто помните, что ваша система списков дел – ваш друг, а не хозяин.

Совет #7: создайте и используйте систему, которая подходит ВАМ

Идеальной системы списков дел не существует. Подход, который работает для других людей, может не работать для вас. Я уже не первый раз говорю об этом.

Базовые элементы эффективной системы – сроки, контекст, разделение текущих и будущих задач – обладают фундаментальной ценностью. Другие аспекты менее важны. Их можно изменить или заменить на более эффективные.

Более того, их даже нужно изменить или заменить, если это улучшит вашу способность доводить дела до конца.

Цель этого руководства не в том, чтобы заставить вас работать в рамках одной системы. Напротив, его цель – помочь создать систему, которая будет работать на вас.

Мы обсудили самые популярные стратегии составления списков дел и выделили их лучшие черты. Также мы рассмотрели основы эффективных списков. Это очень важно для создания успешной системы.

Сейчас мы обсудим основные характеристики структуры поддержки, которая обеспечит бесперебойную работу вашей системы в течение длительного времени.

Концепции, которые мы рассмотрели, преследовали одну цель: помочь вам создать свою личную систему списков дел, которая будет работать на вас. Ваш подход может отличаться от моего. Так и должно быть. У нас разные обстоятельства. Наши рабочие процессы различны. Наши пристрастия и склонности индивидуальны.

А значит, и системы составления списков дел у нас будут разными.

Стоит повторить, что основные блоки, о которых говорилось в разделе «Как создать идеальный список дел», остаются неизменными.

Они необходимы для создания эффективной системы. Но ваше применение их будет отличаться от моего. Самое главное, чтобы ваш подход дополнял ваш рабочий процесс и обстоятельства.

Совет #8: постоянство – ключ к успеху

Ваша система списков дел будет эффективна, если вы будете последовательно применять принципы, о которых мы говорили в этом руководстве.

Последовательность – ключ к успеху в любом деле, и поддержание успешной системы управления задачами – не исключение.

Одно дело – знать в теории, как составлять эффективные списки дел. И совсем другое – применять эти знания на практике ежедневно. Сложность практического применения всех этих принципов заключается в двух моментах. Во-первых, последовательность требует изменения привычек. Большинство из нас склонны предоставлять себе слишком большую свободу действий. Нужно выработать привычку действовать определенным образом на регулярной основе. Ведь для нас это не является естественным.

Вторая проблема заключается в том, что пропуск одного-двух дней может привести к эффекту снежного кома.

Вам наверняка это знакомо. Вы когда-нибудь замечали, что, если отложить нежеланное дело – например, поход к стоматологу – на потом, становится проще откладывать его раз за разом? В нашем случае может произойти то же самое. Пропустив один этап, вы рискуете развалить всю систему. Если вам тяжело соблюдать постоянство, попробуйте использовать стратегию Джерри Сайнфелда. Я расскажу ее историю чуть позже, сначала объясню, как она работает:

Для начала изучите 10 шагов по созданию эффективной системы списков дел. (Эти шаги были подробно описаны в разделе «Как создать идеальный список дел».)

Затем запомните восемь советов по обеспечению стабильной работы вашей системы в течение длительного времени. (Эти восемь советов вы найдете в текущем разделе «Как поддерживать отлаженную систему списков дел».)

После этого купите настенный календарь, в котором весь год представлен на одном листе. И красную ручку.

И, наконец, каждый день применяйте изученные шаги и советы к своему основному списку, контекстным спискам и ежедневным спискам дел. После того как вы успешно справились с этой задачей, вычеркните день красной ручкой.

Сайнфелд использовал эту стратегию, когда выступал в комедийных клубах. Он писал шутки ежедневно, вычеркивая каждый продуктивный день в своем календаре. Красные отметки «X» образовывали цепочку, которую он старался никогда не разрывать. Сайнфелд считает, что именно эта стратегия «цепочки», которая побуждала его писать регулярно, помогла ему стать искусным комиком.

Пока вы не выработаете привычку последовательно выполнять задания, попробуйте применить подход Сайнфелда. Я использовал его, чтобы приучить себя к физическим упражнениям. Сработало превосходно. Готов поспорить, что вы добьетесь такого же успеха, используя его для поддержания системы списков дел.

Что делать при неудачах?

Впредыдущем разделе я отметил, что для поддержания эффективной системы списков необходимо постоянство. Беда в том, что держать последовательность изо дня в день непросто. Так и тянет дать себе поблажку.

К сожалению, поблажки могут очень быстро привести к спаду. Не успеете и глазом моргнуть, как система рухнет и вы будете мучительно пытаться выбраться из-под горы обломков.

Почему так происходит? Дело в том, что любая система продуктивности, будь то управление задачами или повышение эффективности рабочего процесса, представляет собой ряд заученных моделей поведения. Чтобы поддерживать ее в рабочем состоянии, нужно выработать новые привычки и применять их с постоянством. А для этого требуется последовательность и стойкость.

Будьте готовы к испытаниям при работе со своей системой списков дел.

Наверняка вам захочется опустить руки. И это вполне естественно. Менять плохие привычки на хорошие – дело нелегкое.

Главное – то, как вы поступите, когда собьетесь с пути.

Некоторые люди сдаются. Они считают, что поддерживать систему списков дел слишком сложно, и в качестве доказательства приводят свои ошибки. С таким пораженческим настроем они позволяют своим системам рухнуть и смиряются с последствиями.

Другие придерживаются противоположного подхода. Они признают, что совершенство – это несбыточная мечта. Поэтому они готовы время от времени спотыкаться. Но вместо того чтобы сдаться, прощают себя и снова садятся в пресловутую повозку.

Я призываю вас выбирать второй вариант. Не занимайтесь самобичеванием – оно не принесет вам никакой пользы. Просто встаньте, отряхнитесь и простите себя.

Затем попробуйте найти причину. Почему вы споткнулись? Может быть, какой-то аспект вашей системы недостаточно четкий? Возможно, вам не хватило сил на еженедельный просмотр списков? Или вы пытаетесь делать слишком много, несмотря на ограниченное время?

Как только причина вашей осечки станет понятна, вы сможете внести соответствующие изменения и устранить скрытую проблему.

Правильно разработанная и последовательно реализуемая система списков дел повысит вашу продуктивность и качество жизни. Вы будете испытывать меньше стресса и получите больше свободного времени для общения с теми, кого любите. У вас также появится больше возможностей для реализации личных интересов.

Однако следует понимать, что вы столкнетесь с трудностями. И от того, как вы справитесь с ними, будет зависеть, насколько эффективно ваша система будет работать в долгосрочной перспективе.

Оффлайн против онлайна: где лучше всего создавать списки дел?

Что лучше для создания и организации списков дел: цифровые инструменты или старые добрые ручка да бумага? Вечный спор.

По правде говоря, на этот вопрос нет одного верного ответа. И у того и у другого способа есть плюсы и минусы. В этом разделе я приведу аргументы в пользу обеих сторон, чтобы вы могли выбрать подходящий вам способ.

Ручка и бумага

Метод не очень современный. Однако миллионы людей считают его эффективным. На самом деле в написании списков на бумаге можно найти много плюсов.

Во-первых,

при записи задачи на бумаге она буквально впечатывается в сознание. Мы запоминаем эту задачу, и с большей вероятностью ей займемся.

Эффект меньше, когда мы печатаем на компьютере или в телефоне. Именно поэтому я рекомендую записывать цели (в разделе «Как Поддерживать Отлаженную Систему Ведения Списков Дел»).

Во-вторых, блокнот безупречно адаптируется под ваш способ создания заметок. Он идеально подойдет для линейного формата – типичного способа организации списков дел. Блокнот подойдет и для ментальных карт, и для других способов ведения заметок.

В-третьих, вам не придется беспокоиться об очередной программе. Скорее всего, вы и так используете множество программ в течение дня – от текстовых редакторов до таблиц. Любая из них может сломаться и выбить вас из рабочего ритма.

Минус программного обеспечения в его ненадежности.

Стоит отметить, что использование приложений с облачными хранилищами не гарантирует круглосуточного доступа. Вдруг на серверах произойдет сбой или их взломают? А телефон может разрядиться в самый неподходящий момент.

Обо всем этом не нужно беспокоиться, если у вас под рукой есть блокнот и ручка.

В-четвертых, блокнот легко носить с собой. Вы всегда можете держать его под рукой, записывая пункты по мере того, как они приходят в голову. С техникой придется повозиться. Представьте, как тяжело следить за задачами на ноутбуке. Когда вам захочется что-то записать, нужно будет вытащить ноутбук, включить его, зайти в нужную программу (или на сайт, если вы используете облачный сервис) и напечатать то, что нужно. С телефоном немного проще, но вы, например, не сможете делать заметки во время разговора по нему.

В-пятых, ничто не сравнится с тактильными ощущениями от вычеркивания выполненного пункта ручкой. Нажатие кнопки на компьютере или экране телефона не даст вам тех же эмоций. Это не так приятно.

А теперь давайте переключимся и рассмотрим причины, по которым стоит использовать цифровые инструменты для ведения наших списков дел.

Ведение списков онлайн

Существует множество решений для тех, кто хочет управлять задачами в режиме онлайн. От Todoist и Evernote до Trello и Asana – приложений, с помощью которых можно создавать и организовывать списки дел, очень много И каждый год появляются новые.

В предыдущем разделе я перечислил пять аргументов в пользу блокнота и ручки. Здесь я приведу пять доводов «за» цифровые инструменты. Помните, что правильный подход – тот, который лучше всего работает для вас.

Первая причина перейти на цифровые технологии: современные приложения позволяют легко упорядочивать списки задач по контексту. Вы помните из раздела «Как создать идеальный список дел», что нужно использовать несколько списков, организованных по проектам, типам деятельности и местоположению. У вас также могут быть дополнительные контекстуальные списки. Вести их с помощью таких инструментов, как Todoist, гораздо проще, чем на бумаге.

Во-вторых, вы можете легко перемещать пункты дел из списка в список. Это удобно, если вам нужно перераспределить задачи по категориям или внести изменения в привязанные к ним контекстные детали.

В-третьих, многие онлайн-приложения, такие как Todoist, позволяют устанавливать оповещения и напоминания. Представьте, что у вас есть основной список задач с 200 пунктами, каждому из которых вы назначили срок выполнения. А теперь представьте, что онлайн-приложение предупреждает вас о приближающихся сроках, чтобы вы могли соответствующим образом расставить приоритеты в ежедневном списке дел. С бумажными списками так не получится.

В-четвертых, вы можете организовать проекты и задачи в виде многоступенчатой структуры.

Это помогает визуализировать объем работы. Вы можете взглянуть с расстояния на задачи, из которых складываются крупные проекты, и проследить за своим прогрессом в их выполнении.

В-пятых, такие инструменты, как Todoist, позволяют совмещать списки дел с календарем. Это очень важная функция, ведь календарь определяет вашу доступность. Создав списки в Todoist, вы можете синхронизировать их с выбранным вами календарем (например, Google Calendar). Стоит отметить, что интеграция с некоторыми календарями требует использования сторонних инструментов, таких как Zapier и IFTTT (If This, Then That). Не переживайте. Эти инструменты разработаны так, чтобы их было легко использовать.

Итак, стоит ли вам использовать бумажные списки дел или создавать и вести списки онлайн? Ответ зависит от того, как вы работаете. Некоторые люди преуспевают с бумажными носителями. Лично я предпочитаю Todoist. Он прост в использовании, не бьет по бюджету (премиум-аккаунт стоит меньше 30 долларов в год) и не зависит от платформы. Вы можете использовать его на ноутбуке, iPhone или устройстве Android.

Если вы считаете, что бумажная система не для вас, я настоятельно рекомендую Todoist. Он идеально подходит для личного использования.

Если вы управляете проектами и командами, попробуйте Trello. Как и Todoist, это приложение с множеством полезных функций. В случае необходимости вы сможете перейти на премиум-аккаунт.

Как внедрить календарь в списки дел

Еще одно великое противостояние в сфере продуктивности – календари против списков дел. Что лучше? У обоих есть как преданные сторонники, так и ярые противники.

По правде говоря, одно другому не мешает. Лучший способ увеличить вашу ежедневную отдачу – совместить календарь и список дел.

В предыдущем разделе я говорил, что календарь определяет вашу доступность. Он говорит, сколько времени у вас есть на работу над пунктами из списка дел.

Нет ничего хорошего в создании списка дел на пять часов, когда свободных у вас всего три. Вы просто обрекаете себя на поражение.

А это, как мы знаем, ведет к стрессу, разочарованию и раздражительности.

Печального исхода легко избежать: просто синхронизируйте календарь и списки дел. Позвольте первому обосновывать ваши решения по поводу вторых.

Вот простой алгоритм:

Во-первых, просматривайте свой календарь на завтра в конце текущего дня. Отмечайте, когда вы будете на встречах, заняты звонками или просто недоступны.

Во-вторых, прикидывайте, сколько времени вы сможете уделить задачам из вашего списка. Не забывайте выделить себе время на прием пищи и перерывы. Не забудьте также слегка увеличить примерное время на случай непредвиденных задержек – к примеру, вдруг ваш начальник попросит с чем-нибудь помочь.

Затем составьте список дел на грядущий день. Вы должны примерно понимать, сколько займет та или иная задача (вспомните шаг #8 раздела «Как Создать Идеальный Список Дел»). Пишите список, опираясь на вашу доступность.

В-третьих, мысленно представляйте свой день как набор 30-минутных временных отрезков. Встреча длиной в час – два отрезка. Двухчасовая конференция – четыре отрезка. Закройте эти отрезки в своем календаре.

В-четвертых, запланируйте время для работы над задачами из списка в незакрытые отрезки времени.

Для примера представим, что ниже ваше расписание на завтра:

• С 08:00 до 09:00 – Встреча с начальником.

• С 10:30 до полудня – Конференц-звонок с отделом продаж.

• С полудня до 13:00 – Обед.

• 15:00–15:30 – Собрание отдела.

Из этого расписания можно извлечь время, в которое вы сможете заняться задачами из списка дел:

• с 9:00 до 10:30;

• с 13:00 до 15:00;

• с 15:30 до 17:00.

В сумме – пять с половиной часов. Убираем 45 минут на перерывы и спонтанные просьбы, и у вас остается 4 часа и 45 минут. Теперь вы можете создать реалистичный список дел на завтрашний день, основываясь на вашей доступности.

Ваш список дел – собрание всего, что вы надеетесь сделать в течение дня. А календарь определяет, насколько это возможно.

Использовать один инструмент и пренебрегать другим – залог провала. Пользуйтесь и тем, и другим, ставьте разумные и реалистичные цели каждый день.

Что такое «список сделанного» (и нужно ли вам его вести?)

Одна из проблем, мешающих нам оставаться продуктивными в течение долгого времени, – потеря мотивации. Знакомое чувство, верно? Вы носитесь весь день туда-сюда, а в конце удивляетесь: «И на что я потратил свое время?»

Все порой испытывают это чувство. Многие – регулярно.

Результат предсказуем: разочарование, стресс и чувство вины за невыполненные задачи.

«Список сделанного» (или список выполненных дел) поможет справиться с этой проблемой. В нем фиксируются все задачи, которые вы закрыли в течение дня.

Идея в том, чтобы вид выполненных задач вдохновил вас на новые свершения.

Такой список, по задумке, должен зарядить вас энергией и наполнить мотивацией для дальнейшей работы.

Работает ли это? Может ли список выполненных дел действительно вдохновить на дальнейшие действия?

Зависит от ситуации.

Если вам нужна дополнительная мотивация, то это стратегия что надо. Список выполненных дел будет подчеркивать ваши достижения в течение дня и не даст вам забыть о них.

Ведь когда вы просто работаете, вычеркивая задачи, легко упустить из виду, как много вы на самом деле успели сделать.

С другой стороны, если вам и так хватает мотивации, список сделанного может быть лишним. Это еще один список, с которым вам придется работать. Он будет загромождать вашу систему и отнимать время.

Если вы не уверены, нужен ли вам список сделанного, я советую поэкспериментировать. Ведите такой список в течение двух недель и отмечайте, как он на вас влияет. Если вы заметите, что он положительно сказывается на вашей продуктивности, продолжайте его использовать. Если нет – откажитесь от него. Помните, что смысл всех ваших действий в том, чтобы создать систему, которая будет работать на вас.

В следующем разделе я расскажу, как создать список сделанного. Это до безобразия просто.

Как создать «список сделанного»

Начнем с того, что ваш список сделанного не должен заменять обычный список дел. Я вынужден это уточнить, поскольку многие эксперты советуют полностью отказаться от обычных списков дел и фиксировать только результаты работы.

Я не согласен с таким подходом на 100 %.

Эффективная система списков дел бесценна для организации работы над задачами. Список выполненных дел не может заменить эту систему. Он недостаточно универсален.

Однако он может стать полезной частью системы списков дел, если вы хотите видеть свои ежедневные достижения.

Вот как создать и использовать «список сделанного».

Во-первых,

записывайте каждую задачу, которую вы выполняете в течение дня. Объем и приоритет не имеют значения.

Сдали отчет, порученный вам на прошлой неделе? Так и запишите. Запланировали встречу с менеджерами? Запишите. Переговорили с потенциальным клиентом по поводу нового проекта? Внесите это в свой список выполненных дел!

Во-вторых,

просматривайте список сделанного в конце дня. Обращайте внимание на то, как много вы успели сделать.

Уделите время тому, чтобы по достоинству оценить свою работу. И мысленно похлопайте себя по плечу.

В-третьих, на следующее утро, прежде чем приступить к выполнению задач на новый день, просмотрите вчерашний список сделанного. Отметьте еще раз, сколько всего вы успели. Используйте это как мотивацию.

Вот и все. Это и есть ваш список сделанного в действии.

Лично я не использую список выполненных дел. Не потому, что он неэффективен. Многие люди считают его весьма полезным. Просто я попробовал и пришел к выводу, что мне он мало чем помогает.

Как я уже говорил, если вам необходим всплеск мотивации, поэкспериментируйте со списком сделанного. Возможно, вы обнаружите, что он значительно повышает эффективность вашей работы. Только не позволяйте ему заменить основную систему списков дел.

Заключительные мысли о создании эффективных списков дел

Яуже много раз говорил это, однако, думаю, стоит повторить еще раз: ваша система списков дел должна дополнять рабочий процесс.

В этом руководстве я снабдил вас основными приемами и подчеркнул полезные функции, которые вам следует включить в свой подход.

Однако стратегия управления делами, которую вы создаете, должна работать так, как нужно вам.

Стоит повторить еще кое-что: ваши списки задач – от основного до ежедневных – не предназначены для того, чтобы вы выполнили абсолютно все. Их смысл в том, чтобы вы могли сконцентрироваться на самой важной работе.

Помните, продуктивность – это не вечная занятость. Продуктивность – это умение выполнять самое важное в соответствии с вашими краткосрочными и долгосрочными целями.

Одно из преимуществ формулы создания списков дел, о которой я рассказал в этом руководстве: она позволяет извлечь все из головы. Вы можете перенести все на бумагу или в онлайн-систему вроде Todoist. А там – распределить пункты по контексту, срокам и прочим параметрам. Так важнейшие дела окажутся на самом верху, а менее приоритетные не останутся незамеченными.

Как только вы соорудите достойную систему, вам останется лишь стабильно применять все изученное на практике, не пропуская ни дня. Стабильность – топливо для вашего прогресса.

Сегодня вам предстоит сделать множество дел, как и завтра, на следующей неделе и в следующем месяце. Запомнить их все невозможно. Как и грамотно организовать у себя в голове.

Списки в помощь!

Теперь у вас есть рецепт создания действительно рабочих списков дел. И вы знаете, как они работают внутри более масштабной системы управления задачами. Вооружившись всеми этими знаниями, вы сможете создавать списки, которые гарантируют, что вы сделаете важнейшие дела в своей жизни!

Об авторе

Деймон Захариадис – «корпоративный беженец», который годами терпел бесполезные совещания, разговоры с коллегами на ходу и отвлекающую рабочую обстановку, прежде чем «вырвался на свободу». Сегодня он является автором книг по тайм-менеджменту и рабочей эффективности, а также ведет блог о продуктивности на сайте ArtofProductivity.com.

В свободное время Деймон разрабатывает маркетинговые кампании, с помощью которых современные растущие компании привлекают клиентов.

Деймону 50 лет. Он живет в Южной Калифорнии со своей прекрасной заботливой женой и непоседливой собакой.

Content

Деймон Захариадис
Дел до ж*пы.
Как вести список задач, чтобы они выполнялись сами собой

Предисловие

Чего вы хотите добиться с помощью списков дел?

Парадокс продуктивности: как списки дел мешают вашему успеху

Почему вы не завершаете списки дел

Самостоятельная работа: проверяем уровень владения списками дел

Как негативные эмоции снижают вашу продуктивность

10 самых популярных систем составления списков дел

Как создать идеальный список дел

Как поддерживать отлаженную систему списков дел

Что делать при неудачах?

Оффлайн против онлайна: где лучше всего создавать списки дел?

Как внедрить календарь в списки дел

Что такое «список сделанного» (и нужно ли вам его вести?)

Как создать «список сделанного»

Заключительные мысли о создании эффективных списков дел

Об авторе